第一篇：煤炭企業(yè)物資采購管理流程的優(yōu)化設計分析

煤炭企業(yè)物資采購管理流程的優(yōu)化設計分析

摘 要：隨著經濟的飛速增長，近些年我國完成了經濟跨越式發(fā)展，然而對煤炭能源需求的增加，使國內煤企均在擴能增產，因此導致了目前煤炭產能過剩，造成了煤價的不斷下滑。煤炭企業(yè)開始從內部著眼，挖潛降耗。更加重視物資采購的管理，特別是對物資采購管理的流程設計的重視。文章就煤炭企業(yè)物資采購管理中流程出現(xiàn)的問題，和對采購管理流程的優(yōu)化設計方案進行詳細的探討。

關鍵詞：煤炭企業(yè)；物資采購管理流程；優(yōu)化設計

由于能源的使用量大幅度增加，煤炭行業(yè)開始了飛快的發(fā)展，在煤炭企業(yè)求大求量的發(fā)展過程中，因產品單

一、產能落后等問題，抵御市場風險的能力不強。從國家宏觀經濟層面看，國內經濟仍處于結構調整期，從對煤炭的需求來看，煤炭行業(yè)仍面臨著產能過剩、進口煤沖擊、環(huán)保政策壓力增大的困難局面，價格近期難有回升空間。如何加強經營管理，如何降低成本，保障利潤是公司迫切解決的問題。堅決貫徹公司年度工作計劃，“開源節(jié)流、降本增效”仍是公司近期的重要工作。煤炭企業(yè)物資采購管理流程特點

煤炭企業(yè)最大的物點是安全風險較高，在安全方面的投入占生產成本比重較大，時刻確保在煤炭的生產過程中最大程度上降低生產成本，來提升企業(yè)的經濟效益和資源最大化利用。煤炭企業(yè)生產過程中所需要的物資都具有和其他很多行業(yè)不同的特點，露天井工聯(lián)合生產是平朔公司獨有的方式，生產、洗選所需設備類型多且雜，配件、材料類物資具有需求量大、資金成本高等特點。

平朔公司另一個特點是露井聯(lián)采，生產過程比較復雜、環(huán)節(jié)比較多，但產品比較單一等等特點。煤炭企業(yè)在生產過程中地質環(huán)境對設備運轉的影響非常大，比如說，地質條件、地下水等很多的安全隱患，在安全措施、安全設備方面投入也比較大，所以煤炭企業(yè)的生產在很多方面有著與其他行業(yè)不同的特點，這些特點鑄就并決定了煤炭企業(yè)在能源行業(yè)的特殊地位。煤炭企業(yè)物資采購管理出現(xiàn)的問題

我國煤炭企業(yè)面臨了價格下行的壓力，全行業(yè)經營形勢嚴峻。平朔公司一方面成本依然面臨巨大的上升壓力，采掘條件變化、村莊搬遷、設備大修、延期結算費用、人工、折舊等剛性支出因素較多。

2.1 經濟體制流程的問題（管理體制的問題）

煤炭企業(yè)在計劃經濟體制方面存在著一些問題，企業(yè)在物資采購中沒有完全形成經濟體制成本管理意識。我國大部分的煤炭企業(yè)在這方面都缺少對物資具體的采購管理模式和管理流程理念，在采購的時候由于沒有很精細的采購制度，所以很盲目的進行采購，有很大的隨意性。沒有具體規(guī)范化的管理流程導致了采購人員在對物資采購的過程中增加了采購的成本，并且由于呆滯、積壓庫存的存在，這樣在企業(yè)資金周轉和物資的利用上都很容易出現(xiàn)一些問題。

2.2 企業(yè)物資采購效率的問題（環(huán)節(jié)協(xié)調方面）

除了體制管理有問題以外，在物資采購效率上存在著一些問題。比如，在采購的技術設備上還沒有配備足夠的現(xiàn)代化設備，在對這些設備進行管理的時候，缺少對這些設備專業(yè)操縱的管理人才，這就在一定程度上降低了物資采購的效率。這種效率低下的狀況還沒有建立起有效的采購管理模式，沒有真正與現(xiàn)代的市場經濟接軌。

2.3 采購計劃不到位

煤炭企業(yè)在采購計劃上做的不是特別到位，很多的企業(yè)在進行計劃的時候，根本沒有按照生產任務來進行編制企業(yè)物資供應計劃，這就出現(xiàn)了在采購中進行盲目采購，導致了倉庫過多的儲存或者儲存過少的情況，貨物的積壓就加大了成本。占用了很多的資金，資金利用率就變得很低，很有可能資金周轉不開，影響生產，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

2.4 缺少完善的監(jiān)督機制和采購人員素質問題

由于有些人員的素質低下，在采購過程中缺少必要的監(jiān)督工作。物資采購的目的就是取得貨幣資金，它是直接跟利益聯(lián)系在一起的，所以必須要制定具體的監(jiān)督制度對其監(jiān)督。但是從目前煤炭行業(yè)來看，很多的企業(yè)物資采購往往是由小部分的人制定采購計劃，甚至一個人來制定采購計劃，大權掌握在一個部門或者幾個人手里。如果沒有制度對其公平約束的話，這樣長期下去，很容易就出現(xiàn)一些歪風邪氣，直接影響企業(yè)的健康、正常的發(fā)展。由于一些采購人員的素質不是很高，導致在監(jiān)督過程中監(jiān)督不到位，就會出現(xiàn)一些管理問題，所以，在建立完善的監(jiān)督機制的同時，還要把人員的素質提高上去。煤炭企業(yè)對采購人員的安排和人員的數(shù)量配置的不是很合理。煤炭企業(yè)物資采購管理流程的設計

有很多的煤炭企業(yè)由于受經濟體制的影響，導致企業(yè)的經濟狀況不是很好，在煤炭系統(tǒng)出現(xiàn)了疲軟，無能為力的狀態(tài)，很大程度上面臨著虧損的局面。直接消減了企業(yè)的順利發(fā)展，所以，我們要在提高采購效率的同時，把采購成本降下，只有這樣才能使煤炭企業(yè)采購繼續(xù)發(fā)展。下面的幾條是針對企業(yè)管理流程的合理設計方案：

3.1 實現(xiàn)采購管理流程中的優(yōu)化設計

有很多方面影響著煤炭企業(yè)在發(fā)展過程中的經濟效率，它主要包括物資質量、物資價格等一些原因，現(xiàn)在煤炭市場存在著產品不規(guī)范和劣質品的現(xiàn)狀。所以，保證購物的質量是非常重要的。首先我們必須要建立起一個全方位的采購管理流程，丟掉那些陳舊的采購管理模式。運用管理流程對物資的穩(wěn)定和周期性進行全面的綜合管理。嚴格把關物資的采購渠道，做到安全采購。

3.2 加強采購人員的培訓和管理

對采購人員進行自身的素質培養(yǎng)也要作為采購管理中的一項內容來實施，采購工作是一件非常辛苦的事情，需要企業(yè)對員工進行心靈上的培養(yǎng)和精神上的鼓勵，要培養(yǎng)出一大批敬崗愛業(yè)的員工，培養(yǎng)他們的責任心，通過讓他們上培訓班之類的課程來提高他們的素質，讓他們在采購工作中有一個好的精神面貌來對待工作，保證他們完成采購質量。對員工的教育也是采購中的一部分。

3.3 加強對供應商的管理

煤炭企業(yè)在經營過程中一個最重要的環(huán)節(jié)就是，對供應商的管理。它是雙方在達成協(xié)議之后的一個承諾，它是物資的主要來源，煤炭企業(yè)要在企業(yè)內部制度出一個明確的供應商管理制度。要對供應商定期考核。在對供應商定期考核的內容有很多，它包括供應商提供物資的質量、信譽度、售后等很多的考核事項。

3.4 物資采購中的監(jiān)督管理

對采購中的監(jiān)督主要是企業(yè)要建立一個價格監(jiān)督管理部門。對凡是涉及到資金的部門都要進行監(jiān)督，設立相應的審計部、經營管理部等對采購全過程的監(jiān)督部門。企業(yè)在對采購物資進行計劃決策時，一定要按照各個部門進行監(jiān)督式的決策方式，不允許個人決策。在日常的管理中，也要非常明確各個監(jiān)督部門之間的權利和負擔的責任，尤其是價格監(jiān)督部門。結束語

煤炭企業(yè)要想在行業(yè)競爭中贏得上風，企業(yè)內部就要有一個好的管理模式，在管理模式中，對管理的各個環(huán)節(jié)進行有效的把握，尤其是煤炭采購管理流程這個環(huán)節(jié)。它在很大程度上決定了在環(huán)節(jié)中的效果，這是每個煤炭企業(yè)走好內部管理的關鍵一步。

參考文獻

[1]李艷.煤炭企業(yè)物資采購管理流程再造[J].淮南職業(yè)技術學院學報，2011，1：55.[2]江妍，郭桂琴.煤炭企業(yè)物資采購管理思考[J].黑龍江科技信息，2010，30：123.[3]何麗.煤炭企業(yè)物資采購管理流程分析[J].現(xiàn)代商業(yè)，2012，2：100.[4]張燕斌.淺議煤炭企業(yè)物資采購管理方法[J].中國集體經濟，2013，36：17.

第二篇：煤炭企業(yè)物資計劃采購管理流程再造

前 言

煤礦生產的特點是井下作業(yè),其產品雖然單一,但生產過程卻是一個復雜的多工序、多環(huán)節(jié)的綜合體。包括了地質勘探、測量、開拓、掘進、運輸提升、排水、通風、供電、爆破、支護、采煤、選礦等諸多方面和環(huán)節(jié)。生產及設備投入受地質條件影響極大，面臨瓦斯(煤塵)爆炸、透水、火災、冒頂?shù)戎卮蟀踩[患的威脅，使用物資品種繁雜且消耗不規(guī)律。煤礦生產的上述特點決定了煤礦物資采購管理工作的地位十分重要,確保煤礦安全生產、及時供應和降低采購成本就成為煤炭企業(yè)物資采購工作的中心任務。

山東新陶陽礦業(yè)有限責任公司（以下簡稱新陶陽公司），前身是肥城礦業(yè)集團有限責任公司陶陽煤礦，2008年11月經企業(yè)關閉破產注冊成立了以多元化投資為主體結構的民營企業(yè)。2009年3月掛牌成立了新公司。新陶陽礦業(yè)公司現(xiàn)開采中

一、中三兩井田，至2004年底，尚有工業(yè)儲量3164.6萬噸，可采儲量1895.8萬噸，開采煤系地層為石炭系太原群和二迭系山西組。礦井設計能力為90萬噸/年，現(xiàn)實際生產能力為70萬噸/年，生產煤種為氣煤和肥煤，主要產品為塊煤、粒煤和未能煤。目前公司面臨的現(xiàn)狀，一是采場接續(xù)緊張，現(xiàn)場條件不理想，礦井壓力大，受水威脅嚴重，受水威脅可采儲量為1105.9萬噸，并且下組煤開采難度大，面對企業(yè)重重經營困難，如何盡快的適應高效快速的社會經濟運行體制，抓住發(fā)展機遇，全面打造以煤為主，多業(yè)并舉的產業(yè)新格局，成為公司發(fā)展面臨的新課題。通過注重管理創(chuàng)新，積極探索新形勢下企業(yè)物資采購計劃管理的新路子，新途徑，是保證安全生產，取的較好效益最有效、最根本的途徑。

當前企業(yè)處于由國企向民營制企業(yè)轉軌階段，在物資采購管理方面基本上還是粗放型的，片面強調服務管理多、講求低成本采購、忽視物資計劃管理的現(xiàn)象還存在于企業(yè)。通過流程再造，運用市場經濟手段，實施科學、高效管理手段，保障企業(yè)物資供應，實現(xiàn)安全生產。

目 錄

一、課題選擇…………………………..………………3

二、課題研究與設計……………………………………4

二、課題實施過程………………………………………7

（一）計劃編制與審批流程再造………………………7

（二）采購環(huán)節(jié)流程再造……………………………….8

（三）物資驗收入庫流程再造??????????10

（四）財務手續(xù)流程再造????????????11

（五）分析與考核流程再造???????????11

四、效果評價?????????????????12

五、跟蹤與反饋????????????????13

第一部分 課題選擇

一、選題理由

煤礦生產的特點是井下作業(yè),其產品雖然單一,但生產過程卻是一個復雜的多工序、多環(huán)節(jié)的綜合體。包括了地質勘探、測量、開拓、掘進、運輸提升、排水、通風、供電、爆破、支護、采煤、選礦等諸多方面和環(huán)節(jié)。生產及設備投入受地質條件影響極大，面臨瓦斯(煤塵)爆炸、透水、火災、冒頂?shù)戎卮蟀踩[患的威脅，使用物資品種繁雜且消耗不規(guī)律。煤礦生產的上述特點決定了煤礦物資采購管理工作的地位十分重要,確保煤礦安全生產、及時供應和降低采購成本就成為煤炭企業(yè)物資采購工作的中心任務。

山東新陶陽礦業(yè)有限責任公司（以下簡稱新陶陽公司），前身是肥城礦業(yè)集團有限責任公司陶陽煤礦，2008年11月經企業(yè)關閉破產注冊成立了以多元化投資為主體結構的民營企業(yè)。2009年3月掛牌成立了新公司。新陶陽礦業(yè)公司現(xiàn)開采中

一、中三兩井田，至2004年底，尚有工業(yè)儲量3164.6萬噸，可采儲量1895.8萬噸，開采煤系地層為石炭系太原群和二迭系山西組。礦井設計能力為90萬噸/年，現(xiàn)實際生產能力為70萬噸/年，生產煤種為氣煤和肥煤，主要產品為塊煤、粒煤和未能煤。目前公司面臨的現(xiàn)狀，一是采場接續(xù)緊張，現(xiàn)場條件不理想，礦井壓力大，受水威脅嚴重，受水威脅可采儲量為1105.9萬噸，并且下組煤開采難度大，面對企業(yè)重重經營困難，如何盡快的適應高效快速的社會經濟運行體制，抓住發(fā)展機遇，全面打造以煤為主，多業(yè)并舉的產業(yè)新格局，成為我們新公司發(fā)展面臨的新課題。通過注重管理創(chuàng)新，積極探索新形勢下企業(yè)物資采購計劃管理的新路子，新途徑，是保證安全生產，取的較好效益最有效、最根本的途徑。

二、目的與意義

物資采購計劃管理，是企業(yè)為適應集約化和規(guī)模化生產方式，加強物資采購管理工作采取的一種管理方法，是提高企業(yè)物資采購水平，降低采購成本，提高企業(yè)經濟效益的重要手段。

（一）推進物資計劃采購管理，可以提高企業(yè)物資供應保障水平

當前企業(yè)處于由國企向民營制企業(yè)轉軌階段，在物資采購管理方面基本上還是粗放型的，片面強調服務管理多、講求低成本采購、忽視物資計劃管理的現(xiàn)象還存在于企業(yè)。通過流程再造，運用市場經濟手段，實施科學、高效管理手段，保障企業(yè)物資供應，實現(xiàn)安全生產。

（二）加強物資計劃采購管理流程再造，可以實現(xiàn)物資采購工作的精細化運作。

將計劃、采購、驗收、結算等業(yè)務分段管理,實現(xiàn)物資采購各環(huán)節(jié)的相互制約機制。在機構設置上按業(yè)務功能組建各有關部門部門,重新設計業(yè)務流程,并通過物資管理信息系統(tǒng)的有利配合對流程和業(yè)務分工進行嚴格界定,做到采購管理各環(huán)節(jié)權責清晰、鏈接穩(wěn)定、相互監(jiān)督、公開透明。

（三）實現(xiàn)物資采購過程監(jiān)督機制。

通過物資采購計劃管理流程再造實現(xiàn)物資采購全過程監(jiān)督。全過程監(jiān)督是指對采購前、采購過程中和采購完成后進行的監(jiān)督。從采購計劃的制定開始,到采購物資的結算完畢,其中對計劃下達、價格咨詢、采購方式確定、簽訂合同、物資驗收、貨款結算等六個環(huán)節(jié)進行全程監(jiān)督。對計劃的監(jiān)督主要是保證計劃的合理性和準確性;對價格的監(jiān)督主要是看是否進行了貨比三家、價格是否合理;對合同的監(jiān)督主要是考察其合法性和公平程度;質量監(jiān)督是保證驗收過程不降低標準,不弄虛作假;付款監(jiān)督是確保資金安全,按合同履行。把監(jiān)督貫穿采購活動的全過程是確保采購管理行為規(guī)范和保護企業(yè)自身利益有效途徑。

第二部分 課題研究設計

一、物資計劃采購管理流程再造的概念

物資計劃采購管理流程再造就是從保證企業(yè)安全生產需要出發(fā)，在物資采購過程中實現(xiàn)精細化運作，充分利用資源，合理調整業(yè)務流程，關注市場變化，降低采購成本，實現(xiàn)企業(yè)效益最大化。

二、實施物資計劃采購管理流程再造的內涵

管理流程的再造就是要求在物資采購管理中做到精確定位、合理分工、細化責任、量化考核。精確定位就是指對每個部門、人員的職責要求定位準確，對流程中的不合理工序和環(huán)節(jié)要規(guī)范清晰、有機銜接；合理分工就是指細分工作職責和辦事程序，從而建立制衡有序、管理有責、高效運行的管理體系；細化責任就是對各業(yè)務部門及有關人員在物資采購管理中的責任細化，建立完善的管理獎罰制度，制約或約束各自的行為。量化考核是指對各部門及有關人員的職責、行為進行量化，具體化，進行考核獎懲

三、物資計劃采購管理流程再造的內容

物資采購直接關系到企業(yè)的安全生產,關系到企業(yè)的成本和利潤,是企業(yè)實現(xiàn)低成本、高效益的重要環(huán)節(jié)。因此制定嚴密合理的采購業(yè)務管控程序是提高采購管理水平的重點。其主要內容包括采購計劃方案的編制審定、供應商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來核對、采購業(yè)務的分析與考核等管控流程。

(一)采購計劃方案的編制與審批流程。這一流程可以使企業(yè)最大限度地控制采購預算,其一般業(yè)務控制流程為采購部門根據(jù)企業(yè)生產經營需要,提出物資采購的申請,倉儲或有關部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購計劃,經財務管理部門審核后報采購主管領導審定。采購部門根據(jù)采購計劃編制采購方案,采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。管理控制重點是檢查采購方案是否經采購部門負責人審核,是否明確采購物資的具體數(shù)量、質量要求、交貨期、采購方式等,相關審定是否符合權限。

(二)供應商的選擇與價格確定流程環(huán)節(jié)。這一流程是物資采購控制工作的重點,可以使企業(yè)的采購預算資金得到有效的使用,使企業(yè)經營成本降低,并直接關系到企業(yè)的經營效益。其一般管理控制程序為采購部門應根據(jù)審定的采購方案,通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應商與采購價格。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點為采購是否經過詢比價、有無詢比價記錄,通過招標方式采購的是否符合招標管理規(guī)定,對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式,應集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象,相關審定是否符合權限。

通過合同范本管理,提高合同管理工作的規(guī)范化,降低合同簽訂風險;通過資質信用管理,建立供應商誠信檔案體系,降低了履約風險;通過合同風險點管理,強化合同履行的風險意識,減少合同履行風險;通過合同會簽管理,提高合同審批效率,規(guī)范業(yè)務流程;通過合同履行管理,加強經營過程的控制能力,提升公司精細管理水平;通過合同統(tǒng)計分析管理,提高公司經營決策自我分析能力。這一重點是檢查相關部門是否對合同進行審核,簽訂的合同是否送交財會、法律等相關監(jiān)管部門。

(三)物資驗收入庫流程。采購物資到貨后,物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點,質檢部門出具檢驗報告,倉儲部門依據(jù)檢驗合格的報告辦理入庫手續(xù),編制入庫單,登記庫存明細帳。這一流程的重點是是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不相容要求,庫存明細賬登記是否及時。

(四)采購付款流程。財會部門應依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務處理。采購款的支付應由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請,填制付款申請單,附齊相關單據(jù),經采購等部門負責人審核簽字后送財會部門審核,財會部門根據(jù)資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù),采購款支付應經相關領導審批后辦理。這一流程的管理重點是檢查財務入賬手續(xù)是否齊全,暫估入賬是否及時合理;檢查采購款支付的依據(jù)是否齊全,與合同約定是否相符,相關審批是否符合權限。（五)分析與考核流程環(huán)節(jié)。

在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購業(yè)務流程基礎上,是否能夠有效執(zhí)行就是關鍵。

一是可以通過拓寬監(jiān)督管理渠道,來保證內部控制管理工作的實施,企業(yè)紀檢監(jiān)察、審計等監(jiān)督管理部門要切實發(fā)揮監(jiān)督的職能作用,對采購業(yè)務要由事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進行轉變,并要充分發(fā)揮職工群眾監(jiān)督的作用,督促和約束采購部門的工作效率和工作質量,促進內部控制管理的有效運行。

二是通過制定內部控制管理考核及其責任追究制度來強化執(zhí)行力,明確相關部門及員工在內部控制管理工作中應承擔的責任,加大員工內部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度,對工作責任心不強、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人員進行責任追究,并視情節(jié)輕重予以通報、警告處分或給予必要的處罰來增強了各級管理人員的內部控制管理意識,以此來提升管理人員的業(yè)務水平和對內部控制管理制度的履行意識。

第三部分 課題的實施過程

在物資計劃采購管理的再造的實施過程中，新陶陽礦業(yè)公司專門成了由分管領導為組長，有關部室負責任人為成員的實施領導小組，緊緊圍繞物資計劃采購管理的主要內容，在五個方面進行了實施，具體做法是：

一、物資計劃采購編制與審批業(yè)務流程再造

改變過去物資計劃的編制歸采購單位編制的業(yè)務流程，由企業(yè)管理部負責全公司物資計劃編制、審批、下達、調整，全公司一切物資的采購計劃必須通過企管部編制、審核。

1.物資計劃采購編制的材料范圍重新進行了劃分與確定，包括：（1）各單位在安全生產、自制加工維修中使用的物資；

（2）全公司零星工程、單項工程等基本建設項目計劃需用的物資；（3）列入全公司維簡、大修理、安全費用、安全技措、科研推先項目等計劃需用的物資；

（4）其他不在單位包干費用由公司列支批準采購的物資。

2.全公司維簡、大修理、安全費用、科研推先等項目需用的物資，由總工程師、總會計師組織企管部、生產計劃科、財務資產部、機電科、地測科、技術科、物資供應部（以下簡稱供應部）等部門編制建議計劃和全年資金預算計劃，經董事會研究批準后，由企管部編制下達正式計劃。改變過去各專業(yè)老總分頭計劃采購的局面，做到透明、公開。

3.在物資計劃采購編制的過程中，各單位、部（室）要嚴格按企管部下達 的維簡、大修理、安全費用等物資計劃，根據(jù)本單位、部（室）的實際需用情況，每月5日前提出當月需用計劃，經分管領導簽批報企管部登記簽字后，交供應部辦理。每月26日前各單位、部（室）必須向企管部上報計劃完成情況。大型大宗物資、需廠家訂購物資、市場緊缺物資以及技術性能復雜、非標準材料、機加工專用材料等特殊要求的物資，必須提報需用計劃（必要時，附圖紙資料或作特殊說明），并提前1-3個月提報采購計劃。否則，影響生產、工作責任自負。

4.生產計劃科是生產線編制、審批物資需用計劃的職能部門。生產線各單位必須根據(jù)生產工作需要，按月編制物資需用計劃，于每月23日前報生產計劃科。生產計劃科按審批權限分別報分管領導、生產副總經理審核批準簽字后，于每月25日前編審完畢并報企管部、供應部各一份。其他單位物資需用計劃由企管部負責編制、審批。

5.供應部于每月26號下班前，將各種物資庫存情況（含缺貨計劃）經單位負責人、倉庫保管員簽字后報企管部，要做到準確、齊全、完整。

6.企管部在匯總平衡的基礎上編制物資采購計劃，于每月2號由總會計師組織會審審定后，在6號前下達供應部組織貨源。

7.經公司領導批準的特殊采購事項，不需要通過供應部辦理，使用管理部門直接采購的，使用管理部門代替供應部執(zhí)行計劃、審批程序。

8.各單位追加物資需用計劃或上報后的物資需用計劃需要調整的，由申請單位及時寫出書面報告，按審批權限報請分管領導及職能部門簽批后提前5天報供應部，否則，供應部有權不予辦理，影響生產、工作責任自負。對生產急需及處理突發(fā)性事故所需物資，必須由總經理或當日值班公司領導審批，根據(jù)授權供應部可先行辦理采購，采購結束10日內必須補辦有關審批手續(xù)。

9.全公司零星土建、安裝、裝修工程等基本建設項目需用的物資，由企管部及時提報工程項目概（預）算，經分管領導、總經理審查批準簽字后，按程序報供應部辦理采購。

二、物資計劃采購環(huán)節(jié)流程再造

對于物資的采購改變過去材料由物資供應部采購，機電設備由機電科采購的業(yè)務流程，重新設計為全部由供應部進行采購。

1.供應部是全公司物資、設備采購的職能部門，一切物資的采購訂貨必須通過供應部辦理，其他任何單位和個人一律不準插手或直接對外辦理采購和訂貨業(yè)務，更不準變相或采取變通手段進購物資。否則，供應部不準驗收入庫，財務資產部不準付款，一切后果由責任者自負。

2.供應部必須嚴格按審定審批的采購計劃，辦理采購進貨，無計劃、超計劃的，一律不準采購進貨。凡需集團公司統(tǒng)購物資由供應部單獨上報物資計劃并催辦落實。

3.物資采購計劃下達后，供應部要合理編制物資采購方案，對采購計劃和授權范圍內物資采購提出采購建議價與比價情況，填報“物資采購價格審批表”，于每月8日前報企管部組織會審審批物資采購價格。

4.企管部根據(jù)市場調研情況，在收到供應部填報的“物資采購價格審批表” 2日內組織會審完畢，供應部要嚴格按核定的價格進行采購。供應部對企管部確定的價格存有異議的，由企管部、供應部共同調查核實后，按核實情況報分管領導批準后，方可變更處理。

5.在企管部確定的物資價格基礎上，供應部自行組織一般材料招標采購、比價

采購。10000元以上大批量高價位的物資采購必須進行公開招標，由供應部召集，企管部牽頭組織機電、生產計劃、紀委、財務等部門以及使用單位專業(yè)人員進行全過程監(jiān)督，按照公平、公正和誠信原則，確定最終價格和選定供貨單位（最終價格不能高于企管部會審確定的價格）。有關資料經會簽后存檔備查。

6.企管部負責物資采購比價審計，必須由供應部專管人員到企管部核價定價、說明情況。

7.物資采購在審批的采購價格內找不到供應商時，采購計劃返回企管部重新會審核準定價后，企管部不再組織第三次審核定價。特殊情況由企管部、供應部負責人向公司領導匯報處理。

三、物資計劃采購管理驗收入庫流程再造

所有到貨物資，由供應部及時通知企管部、使用單位到指定貨物存放地點組織驗收。特種設備、安標產品、儀器儀表必須同時通知科技通訊信息部、機電科參加驗收。物資驗收時，按以下情況分別處理：

1.對到貨物資的供貨渠道、質量、計量驗收以使用單位和供應部為主，不得推脫責任；

2.對到貨物資的有效證件、外觀質量、實到貨量由供應部保管員在驗收時負責檢查，并對相關證件查驗歸檔，及時辦理移交手續(xù)；

3.對型號規(guī)格復雜、技術性能要求高從外觀不好檢驗的設備和材料，必要時，相關部門負責人、使用單位必須派專業(yè)人員共同驗收。

4.嚴格按計劃驗收，經驗收無誤，由企管部驗收人員在驗收單上簽字認可；對超計劃采購或計劃外采購的，一律不準入庫，并追究有關人員的責任。驗收單為三聯(lián)，企管部、供貨商、供應部倉庫各一聯(lián)。

5.對所購物資實行定品牌、定廠家進貨制度。確需改變定品牌及生產廠家時，必須按以下程序報批：

（1）在使用過程中，使用單位對所使用的定品牌、定廠家物資不能滿足工作需要、存在質量缺陷、價格偏高或感到費工費力，且有較理想的替代產品的，須由本單位寫出書面申請，單位負責人簽字蓋章后，報物資供應部。

（2）物資供應部匯總各使用單位上報情況，報企管部。企管部核實情況后，提出更改建議，報公司分管領導審批。

（3）公司分管領導不同意更改的退回。同意更改的，企管部組織機電、技術、生產計劃、科技通訊信息部核實情況后，確定新的物資廠家及品牌，報分管領導審批后，簽訂試用協(xié)議，試用期一般不少于6個月。試用期結束，供應部、使用單位要及時將試用情況形成書面材料報企管部，由企管部組織審查確認后反饋公司分管領導，公司分管領導認可后，由企管部最終報請公司主要領導簽批后，方可在本公司推廣使用。

6.對驗收不符合規(guī)定的產品，供應部要及時進行妥善處理。新購物資不合

格的要立即退貨，不能給公司造成損失。

7.凡以重量、長度和體積計算的物資，入庫前必須檢斤檢尺。紅土、沙、石子等土產材料由供應部自行驗收，企管部牽頭組織有關部門不定期監(jiān)督、抽查。物資保管要分區(qū)分類，合理存放，保持整潔。對易燃易爆物品要按有關規(guī)定嚴格管理。

8.供應部倉庫要建立健全物資到貨驗收記錄、盤點記錄、材料明細賬，堅持每月一次盤點對賬，做到賬實相符，賬賬相符。

通過以上業(yè)務流程的再造，改變了過去物資到貨后由供應部一個單位驗收后入庫的業(yè)務流程。

四、物資計劃采購管理財務手續(xù)流程再造

采購業(yè)務結束后，供應部或使用部門必須安排專人具體辦理財務手續(xù)，主要是指物資材料的掛帳、付款手續(xù)，并由部門分管人員、行政主要負責人簽字蓋章。

1.企管部負責審計采購價格、采購數(shù)量，并與驗收單核對做好登記，審核無異議的驗收單（供貨聯(lián)）由企管部收回加蓋作廢章，定期銷毀。結算發(fā)票一律使用增值稅專用發(fā)票（非應稅項目物資除外），因開票時間或其他原因影響公司抵扣增值稅進項稅的，追究責任單位及責任者的責任。企管部審核符合規(guī)定的發(fā)票簽章后，由供應部或使用部門專人經分管領導簽字后，方可送交財務部辦理掛賬結算。

2.財務資產部對付款申請統(tǒng)一報批，付款分配明細表須經公司分管領導簽批，并報企管部由專管人員登記蓋章后，財務資產部方能辦理付款手續(xù)。特殊情況，經批準或授權的可不受此程序的約束。

3.付款必須嚴格按約定的付款方式付款。變更付款方式影響資金流動性的，需經分管領導同意簽批，并按企業(yè)內部要求變更相應價位。

五、物資計劃采購分析與考核流程再造

1.各單位物資需用計劃及供應部物資庫存情況（缺貨計劃）要嚴格按照時間規(guī)定報送企管部，否則，每遲報一天對單位行政主要負責人罰款100元，達

不到規(guī)定要求一律限期返工，并對報送人罰款50元。

2.對由于工作失誤，造成計劃不周，計劃的準確率到不到90%，一律追查責任者，對責任者每次扣罰10~50元，對安全生產造成較大影響的加倍扣罰。所造成的損失全部由責任者本人承擔。

3.供應部每月采購計劃完成率必須達到85%以上（包括臨時性追加計劃。考核計劃完成率，要具體到每一個明細規(guī)格，按計劃量驗收入庫視為完成），且不得影響公司的正常生產、工作。否則，每降低1%，對供應部扣罰500元，影響正常生產工作，視情況從重給予扣罰。

4.各單位在月、季、內計劃申請需用的物資，供應部進貨后，必須在月、季、內辦理領用手續(xù)，全部領取出庫，否則，按計劃需用物資（指當期沉淀庫存部分）價值的50%，對責任單位扣罰，按對單位罰款金額的10%對責任單位負責人扣罰。對申請調整計劃未能及時辦理變更手續(xù)的，原申請需用物資已到貨或已簽訂訂貨合同，公司內既不能調劑使用，又不能辦理退貨而造成的損失，由原申請單位全部承擔，并追究審批人的責任。

5.對無計劃、超計劃采購的物資不能辦理退貨的，按物資總價值100%對供應部進行扣罰，其中按扣罰金額的10%對責任者和單位負責人扣罰。

6.自購萬元以上大宗物資或單位價值3000元以上批量采購物資必須全部實行招標采購或比價采購，否則，每發(fā)現(xiàn)一筆違規(guī)業(yè)務，對供應部罰款500元，對供應部負責人和責任人各罰款50元。

7.由于采購或驗收原因造成的材料品種規(guī)格不符、數(shù)量不符、質次價高以及不合格的材料，每發(fā)現(xiàn)一處次對供應部罰款200~1000元，并對供應部負責人罰款20~100元（影響安全生產，按公司有關文件規(guī)定已經考核扣罰的，不再重復扣罰）。由此造成的損失，全部由經辦人或責任者承擔。

8.對在辦理物資計劃審批、價格監(jiān)督、檢驗入庫、掛賬付款中其他違反本規(guī)定的，對責任者每次罰款200—1000元，性質嚴重的，從嚴分析處理。造成損失的，由責任者全部承擔。

第四部分 效果評價

通過實踐，新陶陽公司初步形成了新的物資計劃采購管理流程，理順了各有關單位和部門的職責范圍，減少了扯皮推諉現(xiàn)象。做到了采購管理各環(huán)節(jié)權責清晰、鏈接穩(wěn)定、相互監(jiān)督、公開透明。

一、通過流程再造集中采購發(fā)揮了部門優(yōu)勢。在未實施流程再造前各物資使用部門都有相當?shù)淖孕胁少彊?造成層層設庫和采購部門,使資金占用大,人員配備多,采購批量小,不僅不便于管理和監(jiān)督,也不能發(fā)揮規(guī)模采購優(yōu)勢。自實施流程再造后充分發(fā)揮了集中采購的規(guī)模優(yōu)勢,增大采購批量,減少了中間環(huán)節(jié),減少了推諉扯皮現(xiàn)象,增強了計劃的實施與完成，發(fā)揮了部門優(yōu)勢。

二、通過流程再造,減少了物資儲備費用。堅持以總量控制為目標,以調整結構,增加有效儲備為核心。儲備管理的重點是儲備結構的調整,有效儲備品種增加,通過嚴格控制庫存動態(tài),制定科學的實物儲備定額,優(yōu)化儲備結構,提高儲備效率,加快儲備資金周轉次數(shù)。自實施流程再造以來，新陶陽礦業(yè)公司物資儲備資金由年初的850萬元，下降到年底的470萬元，下降了380萬元，是近年來下降幅度最大的一年，提高了企業(yè)的經濟效益。

三、通過財務結算流程的再造,節(jié)省了財務費用。通過資金統(tǒng)籌安排，根據(jù)資金狀況,改變自己的支付方式，控制資金支付節(jié)奏,發(fā)揮了集中管控和集中結算方式的優(yōu)勢，為企業(yè)增加了經濟效益。

四、通過流程再造，降低了采購成本。采購的價格不是由采購部門完全決定,必須在價格控制部門的監(jiān)督下,在所準入的供應商中比質比價或招議標，今年以來共計招、投標18次，標底價與實際采購價共計節(jié)約98萬元。

五、通過流程再造加強了物資的驗收工作，提高了物資采購質量。到貨物資經各有關部門共同驗收檢驗確認無誤后方可入庫，使各部門相互協(xié)調,相互制約，有利于科學采購,減少了質次價高物資的購入與使用。

第五部分 跟蹤與反饋

一、實施過程遇到的問題

在實施流程再造過程中，個別單位的重視程度不夠，要求不嚴，思想不夠

統(tǒng)一，突出表現(xiàn)在個別環(huán)節(jié)上不按程序要求辦理，影響了物資計劃采購管理的進行。

二、解決方法與改進方案

（一）提高思想認識

只有提高各有關人員的思想認識，才能保證新的業(yè)務流程的實施與進行。在實際運用過程中要不斷加強宣傳力度，改變過去舊的工作思維與方式，打破舊有的固定模式。

（二）嚴格考核落實

對于各管理流程的每個環(huán)節(jié)做到嚴格監(jiān)督和控制，抓住考核這個核心，保證該項工作的順利實行。

（三）加強制度建設

對在實施過程存在的的問題，還要進一步完善和改進有關業(yè)務流程，使之適應新的業(yè)務的變化。通過加強制度的建設，保障各項業(yè)務的開展。

第三篇：煤炭企業(yè)物資管理優(yōu)化控制論文

摘要：近幾年，煤炭企業(yè)在國民經濟下行的大形勢下，遭遇了前所未有的困難。對于煤炭企業(yè)來說，物資管理在企業(yè)的整體的管理系統(tǒng)中扮演著十分重要的角色，在當前形勢下，煤炭企業(yè)更要提質增效降低成本，將物資管理從粗放化轉變?yōu)榫毣M一步節(jié)省成本。立足于煤炭企業(yè)物資管理現(xiàn)狀，探討優(yōu)化控制的方式有其必要性。

關鍵詞：煤炭企業(yè)；物資管理；優(yōu)化控制

一、引言

在物資管理方面，煤炭企業(yè)長期處于管理較落后的水平，管理觀念也比較老舊，因此造成了煤炭企業(yè)物資管理粗放化的現(xiàn)狀。當前，面對市場困境，煤炭企業(yè)要想在行業(yè)中生存并更好發(fā)展，就必須關注物資管理，基于此，越來越多的煤炭的企業(yè)對物資管理的優(yōu)化控制進行了多種嘗試。

二、我國煤炭企業(yè)物資管理控制的現(xiàn)實情況梳理

(一)部分煤炭企業(yè)缺少完善的物資制度，物資采購計劃實施不夠

從當前的情況來看，煤炭企業(yè)在物資管理方面缺少相應完善的制度支持，有些煤炭企業(yè)雖然編制了相應的制度，但是僅僅是參考其他企業(yè)的制度而完成編制的，與當前企業(yè)現(xiàn)實情況的結合性較少，一些制度上呈現(xiàn)的事項不適用于煤炭企業(yè)自身的發(fā)展。同時，在煤炭企業(yè)中普遍存在物資采購計劃實施不夠的情況，具體來說，一些煤炭企業(yè)在采購物資時缺乏計劃性和針對性，大量盲目采購導致的是資金的占用和物資的閑置，對于煤炭企業(yè)的發(fā)展非常不利。

(二)物資管理的數(shù)據(jù)信息混亂，物資管理信息化管理遭遇困境

當前我國的煤炭企業(yè)由于長時間、大量的物資采購，持續(xù)地產生了數(shù)量眾多的信息數(shù)據(jù)，在一段時間內，煤炭企業(yè)對物資管理的重視不夠，導致物資管理的信息數(shù)據(jù)混亂，梳理清楚困難很大，有些煤炭企業(yè)的物資管理關鍵信息數(shù)據(jù)甚至出現(xiàn)丟失的情況，對今后的信息化管理造成了一定的困難。與此同時，要想管理好這些信息必須引進科學的信息話管理方式，而當前的信息化遭遇困難，不同環(huán)節(jié)例如開拓、掘進，綜采所需物資不同，一些物資信息出現(xiàn)不統(tǒng)一情況。

(三)物資管理人員對物資管理重要性認識不足，綜合素質參差不齊

從當前我國煤炭企業(yè)物資管理人員情況看，大部分物資管理人員對其工作的重要性認識不夠，工作隨意性比較大，從意識源頭對物資管理工作產生了錯誤的認識。同時，整體上煤炭企業(yè)物資管理人員的綜合素質并不高，他們大多數(shù)學歷水平較低，接受高等教育的人數(shù)較少，從事物資管理相關專業(yè)的人數(shù)更為稀少，綜合素質參差不齊。

三、如何進一步優(yōu)化煤炭企業(yè)物資管理的相關要點梳理

(一)搞好物資計劃，以物資制度為支撐有針對性進行采購

物資制度對于物資管理來說，是最基本的規(guī)則支撐，也是實現(xiàn)物資管理優(yōu)化控制的關鍵因素。因此，煤炭企業(yè)必須建立與生產實際相適應的物資制度，根據(jù)物資管理流程嚴格執(zhí)行，讓物資制度在整個物資管理中發(fā)揮應有的左右。同時，另一個關鍵點落在物資計劃上，煤炭企業(yè)要定期根據(jù)不同部門的需求編制物資計劃，在匯總物資需求之后，有針對性的進行購買，減少物資的浪費，在購買時要極為重視物資的質量，只有物資質量過關，才能盡可能利用物資，減少不必要的浪費。先要建立完善的物資供應商檔案，并對這些供應商進行動態(tài)的管理，保證企業(yè)能夠了解供應商供應物資的價格、質量、技術水平、服務水平、供貨能力等相關信息，從而選擇信譽高、效益好的供貨單位，對于那些涉及生產安全的礦用物資和材料設備要從指定的代理商和具有國家規(guī)定生產資質的生產廠家購買，以確保采購材料的質量。[1]此外，對于閑置的物資更要盤活搞活，煤炭企業(yè)內部應進行閑置物資的梳理匯總，能利用的利用，能處理的處理，盡可能減少閑置物資數(shù)量。

(二)匯總梳理物資管理信息數(shù)據(jù)，加快物資管理信息平臺建立

物資管理從某種程度上來說也是信息管理，在物資管理的過程中會產生大量的信息數(shù)據(jù)，這些信息數(shù)據(jù)是物資管理的依據(jù)，更是物資管理信息化的載體。因此，煤炭企業(yè)要做的，首先就是匯總并梳理物資管理信息數(shù)據(jù)，在客觀數(shù)據(jù)的基礎上才能開展下一步管理工作。同時，煤炭企業(yè)應加快物資管理信息平臺的建立和完善，將物資管理變得更間接、高效。現(xiàn)代物資管理要求以信息化平臺為媒介，構建物資供應管理系統(tǒng)，嚴密把控物資流向的每一個細節(jié)，從編制計劃、招標比價、合同簽訂審批到物資配送、到貨檢驗、物資發(fā)放以及使用過程的跟蹤管理，全部實現(xiàn)透明的網上運作，各部門局域網互聯(lián)，主管人員、物資管理部門與使用部門之間信息共享，數(shù)據(jù)詳實、準確，每月消耗、結余按照庫存類型不同繪制曲線圖并及時更新，各月消耗資金一目了然。[2]

(三)引進專業(yè)的物資管理人才，抓好已有物資管理人員的培養(yǎng)

煤炭企業(yè)物資管理工作涉及企業(yè)經營生產的各個環(huán)節(jié)，因此要求物資管理人員從物資計劃的編制、采購到最終的發(fā)放都要了解透徹同時團結協(xié)作。一般的物資管理人員僅僅將物資管理工作從“采購”到“發(fā)放”的工作做了，缺少高水平人員推動物資管理工作進一步適應當前形勢。要改進當前煤炭企業(yè)物資管理人員綜合素質現(xiàn)狀，可以從兩個方面入手，一方面，煤炭企業(yè)積極引進專業(yè)的物資管理人才，充分挖掘其專業(yè)性，把這部分人安排在關鍵崗位。另一方面，對于已有的物資管理人員，應抓好其培養(yǎng)工作，增加物資管理知識的培訓和考核，使這部分人員在已有的基礎上提升工作能力。

四、結語

越來越多的煤炭企業(yè)在物資管理上下了大功夫，相當部分企業(yè)做了新的嘗試。從當前的現(xiàn)狀看，煤炭企業(yè)物資管理已有相應發(fā)展，但是仍然不能完全滿足當前市場形勢的需要，因此，煤炭企業(yè)需要的是不斷的探索，在實事求是的基礎上，優(yōu)化控制物資管理。

參考文獻：

[1]趙素娟.加強物資管理提高煤炭企業(yè)管理水平[J].中外企業(yè)家,2013,6Z:98.[2]劉艷.煤炭企業(yè)優(yōu)化物資管理模式的路徑探索[J].煤炭與化工,2016,4:151.

第四篇：淺談優(yōu)化物資采購流程的管理思路

淺談優(yōu)化物資采購流程的管理思路

物資采購是一門科學，一個有組織、有規(guī)格的采購實體，尤其需要采購理論的支持，以便更好的運作。生產型企業(yè)在動作之初就必須意識到：作為整個物資管理的的重要一環(huán)，采購流程對于企業(yè)成本的控制相當重要。采購流程沒有做好，意味著企業(yè)的成本沒有控制好，企業(yè)的經營、生存和發(fā)展就存在問題。如何提高企業(yè)物資采購流程的管理，是目前擺在企業(yè)物資采購管理人員面前的全新課題，隨著市場經濟的發(fā)展和買方市場的形成，資源市場空間越來越大，物資采購流程的控制余地也相應增大，由于原材料、燃料、輔助材料等物資的成本費用是企業(yè)產品成本的重要組成部分，在企業(yè)總成本上約占30%左右，所以物資采購流程管理的優(yōu)與劣關系到整個企業(yè)成本管理的成敗，對物資采購流程的控制就顯得越來越重要，下面，從以下幾方面談一談自己的看法。

1.采購計劃的制定

采購計劃階段是整個采購運作的第一步，至關重要。采購計劃的制定是一項復雜的工作，需要具有豐富生產經驗、計劃經驗、采購經驗等復合知識人才才能勝任，并且要和各生產，輔助等部門協(xié)作進行。目前，企業(yè)庫存積壓致使儲備資金不足的問題已成為嚴重困撓企業(yè)發(fā)展的難題，追究其原因，癥結在于在采購計劃制定階段忽視了倉儲部門與財務部門的作用，庫存物資量與資金使用量沒有得到有效的管理、合理的調控。從內部控制理論分析，一項業(yè)務由兩個或兩個以上的人或部門經手，其發(fā)生差錯和舞弊的機率就會大大降低。因而，在物資采購計劃階段要建立生產、計劃、采購、倉儲、財務五個部門聯(lián)動的控制環(huán)節(jié)：①由生產單位根據(jù)生產計劃提出計劃申請單；②將計劃申請單提交物資計劃部門，計劃部門根據(jù)庫存情況及以往物資消耗情況，編制正式采購申請單交倉儲部門；③由倉儲部門的保管員進一步確認，保管員根據(jù)庫存情況及近期領用情況確認采購數(shù)量，并經部門主管簽字后，遞交到采購部門；④采購部門接到正式采購單后，審查是否重復采購，是否存在其他不合理采購品種和數(shù)量等，審核同意后，根據(jù)已掌握的市場價格，對采購所需資金做出估算，并將采購單交資金預算管理部門；⑤資金預算管理部門根據(jù)企業(yè)生產經營目標和資金預算審核是否在預算之內，審核后再交采購部門，采購部門方可根據(jù)各部門審核過的采購單執(zhí)行。

集團公司的大發(fā)展，產量逐年倍增，為了滿足生產供應，特別是一些進口設

備的備件由于采購周期長而必須提前儲備，致使儲備資金占用也隨著呈現(xiàn)上升趨勢，為此，公司應加大了對供應部門的考核力度，將供應部門職工的新增效益工資分割出來與儲備資金占用指標考核結果掛鉤。同時供應部門在計劃方面對生產單位考核也應相應增加內容，從原來的儲備資金總占用總體考核，延伸到了計劃準確率和領用率的詳細考核，盡可能的避免生產單位不負責隨意報計劃的現(xiàn)象。供應處內部也采取儲備資金占用指標分解的辦法，層層落實責任，并對采購計劃的消耗提出具體要求，采購計劃的消耗按7：2：1比例的要求，即當年采購的物資當年使用率要達到70%，第二年使用率要達到余下部分20%，剩余部分10%第三年應全部使用完。并按物資類別及設備類型，給相應的計劃人員核定了儲備資金指標，并與計劃人員的獎金掛鉤，半年進行一次考核兌現(xiàn)，促進了計劃人員工作的嚴謹性和積極性，減少庫存積壓，降低了儲備資金占用。

2．供應商的選擇

采購渠道的選擇，直接影響到企業(yè)的經濟效益，是物資采購控制的重要一環(huán)。對任何一個采購項目來說，供應商的多少，決定著供應商競爭力的激烈程度，參與的供應商越多，不僅采購項目在其性能、規(guī)格等方面有較多的選擇余地，而且在供應價格上也將得到更大的優(yōu)惠，在售后服務的承諾措施上也將更加完善、周到。

目前，公司在采購渠道的選擇方面，雖然要求進行比價和招標，設置了專門的崗位或部門負責監(jiān)督，但實際上還是主要采購人員和主管領導審定，比價和招標僅僅是一種形式，價格的確定也依賴于采購人員和領導個人的經驗。因此，要在確定供應商和采購價格環(huán)節(jié)制定科學合理的控制程序。首先，制定供應商選擇標準，由采購部門根據(jù)生產經營的實際情況選擇所需物資的供應商。建立健全供應商檔案，全面掌握公司所有供應商的情況，并對供應商進行相應的資質考評，對所有供應商按重要性原則和一般性原則分別建立供應商檔案。將貨品質量、價格、交貨期、配貨能力、結算條件等方面均達到公司接受標準，并把與公司保持經常性業(yè)務往來的供應商確定為重要供應商，將只有偶發(fā)性或者臨時性業(yè)務發(fā)生的供應商確定為一般供應商。其次，制定合理的評標辦法，評標辦法是全面評價投標各項指標的綜合評定，通過嚴格按照合理的評標辦法，對投標單位進行評價、比較、分析，才能真正選出能夠保質保量完成供貨的單位，所以，評標辦法的合理與否，對供應商質量、采購成本、供貨期限等有著至關重要的作用。

在選擇供應商時，作為一個重要過程，要堅持貫徹“三個優(yōu)先”原則和“廣、多、寬”方針，即原生產廠家優(yōu)先原則，沒有生產廠的代理商優(yōu)先原則、質量保證下的價格優(yōu)先原則。招標公開范圍要廣，邀請招標對象更多、詢價采購范圍要寬的方針，盡可能選擇有商品生產商直接授權的供應商，減少銷售中間環(huán)節(jié)，降低采購成本，確保供應商報價為出廠最低價。

3.采購價格的確定

采購價格的確定，直接影響到企業(yè)的成本，是物資采購控制的重中之重。在確定采購價格時，弱化采購人員與領導的個人行為，注重產品市場價格調查關，而不是簡單的把采購工作定義為了去問供應商買東西，價格管理就是天天和供應商比價、砍價，比如賣鋁制部件的供應商來就干脆拿個秤去和他談：“用你的產品重量乘以鋁的單價，就是我能付給你的所有錢”。采購的日常工作當然就變成了指揮一幫采購人員去和供應商討價還價，目標就是一次要比一次更低。日久天長，供應商見到采購部的人都怕了，知道這幫人又要來殺價了。確定采購價格時應該一方面，在調查市場價格時充分利用網絡平臺，對采購物資的價格進行市場信息收集，可以通過上互聯(lián)網了解產品的網上報價，發(fā)郵件了解其他地區(qū)報價，還可以查詢部分廠商和專業(yè)人士了解其內部報價，著重了解和掌握商品的成本價，摸準不同銷售商的利潤構成，以消除腐敗隱患。另一方面，充分認識競爭決定價格這一規(guī)律，在市場調查的基礎上，積極采取與各供應商開展競爭性談判方式，要保證他們合理利潤的前提下，促使價格下調到認可的空間。以采購全程總成本最低為目標，建立戰(zhàn)略采購體系

4.嚴把入庫驗收關

物料的驗收是買賣交易中的重要環(huán)節(jié)，為達到控制的目的，驗收人員必須由獨立于計劃、采購和財務部門的人員來承擔，各供應站驗收組應在其可能的范圍內對貨物的質量進行檢驗，對收貨物質質量檢驗需要有較高的專業(yè)知識或者必須經過儀器才能進行的情況下，收貨部門應將部分樣品遞交專業(yè)部門對其質量進行檢驗，由專家和實驗室分析人員的簽字意見。在貨物驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)品種、規(guī)格不符、件數(shù)或重量溢短、包裝破損、潮霉、污染和其他問題時，應詳細地做出書面驗收記錄，由倉庫收貨人員和承運單位有關人員共同簽字，及時驗收，及

時入庫，及時核算，保證了該環(huán)節(jié)工作的有效進行，加強了材料、配件的入庫管理工作，使采購驗收工作更加順暢有序。

5.建立科學的資金使用程序

隨著企業(yè)生產能力的不斷擴大和職工收入的不斷增長，企業(yè)的流動資金嚴重不足，企業(yè)往往依靠拖欠供應商的貨款緩解資金壓力。但是，任何單位包括供應商的活動都是以利潤為目標的，無限制的將資金壓力轉嫁到供應商頭上，一方面會嚴重影響企業(yè)在市場中的誠信地位，減少企業(yè)賒購物資的可能性。另一方面，供應商為減少其負債風險和壓力，會以抬高供貨價格的方式來彌補，造成企業(yè)未來負債越來越大。而且由于企業(yè)流動資金嚴重不足及供應商情況復雜性，財務部門無法保證付款政策的一致性。在此條件下，財務部門付款政策的執(zhí)行就存在較大的隨意性，長期以往，會導致財務部門付款過程中沒有監(jiān)督而產生財務部門有關人員以職謀私情況的產生，因此采購部門和財務部門要制定出一套切實可行的采購欠款付款政策，做好供應商債務分析，按重要生產材料供應商優(yōu)先、長期合作伙伴優(yōu)先并適當涉及其他供應商的原則。按比例、有步驟地償付債務，使有限的資金使用更為合理、公正。

6.加強采購人員的管理和考核

采購人員是物資采購的實際執(zhí)行者，在采購過程中擔任重要的角色，事實表明，采購人員與供應商串通抬價、采購實物與約定質量不符，這是采購中最普通最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐，而這在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行業(yè)操作。因此，①對采購員進行操守約束，以降低人為欺詐動機。企業(yè)可制定職工操守守則使職工按守則條款進行操守承諾，以公司制度和法律責任明確禁止采購人員做出損害公司利益的事情。②注重考核采購員的專業(yè)能力，一個合格的采購員既要熟悉公司的生產運作和物資存儲，又要了解物資本身屬性、市場行情等，這樣才能防止上當受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料，使公司蒙受不必要的損失。③注重采購員的考核。公司對采購員的考核就定期舉行，一般可采用半年考核制，考核由人力資源部及采購部聯(lián)合進行，財務部同時參與，對考核結果優(yōu)良，完成或降低公司采購成本任務的采購員按公司規(guī)定或適度的標準進行精神和物質獎勵，以提高采購人員的積極性。對于考核結果不合格，不能完成規(guī)定任務，或經查證確有違規(guī)行為的采購員，應按公司規(guī)

定處罰。④采用崗位輪崗制，職能管理部門和業(yè)務部門人員應定期相互輪崗。

7.結束語

物資采購流程的管理是企業(yè)生產經營管理中不可缺少的重要組成部分，只有加強和規(guī)范管理、實現(xiàn)采購流程的優(yōu)化和再造、充分挖掘采購成本的潛力，才能提高企業(yè)的經濟效益，增強企業(yè)核心競爭力。

第五篇：采購流程優(yōu)化

采購流程優(yōu)化

［摘要］ 隨著信息化的快速發(fā)展，互聯(lián)網的運用越來越重要，但是許多中小企業(yè)的信息化運用很落后。文章從中小企業(yè)的采購現(xiàn)狀入手，分析中小企業(yè)現(xiàn)有采購流程中存在的問題。根據(jù)中小企業(yè)采購流程中存在的問題對中小企業(yè)的采購進行整合優(yōu)化，再在整合的基礎上提出整個流程的優(yōu)化，并提出具體的優(yōu)化流程及優(yōu)化步驟，最后提出采購流程優(yōu)化后實現(xiàn)的效益。

［關鍵詞］ 中小企業(yè);采購整合優(yōu)化;采購流程優(yōu)化;采購效率 采購是企業(yè)生產運營活動的首要步驟，是企業(yè)成本控制的關鍵點，是企業(yè)各項生產經營活動的前提。但是，對中小企業(yè)的調查研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在中小企業(yè)的經營管理非常落后，對現(xiàn)代化科技手段的運用非常低，采購還停留在人工化采購階段。無論何種采購方式，采購流程都是控制優(yōu)化采購的關鍵。各中小企業(yè)由于信息化的制約，采購的流程大多比較簡單，缺乏現(xiàn)代化的手段。中小企業(yè)可以通過采購流程的優(yōu)化來降低成本，提高效率。近年來，很多學者從不同的角度對信息化影響下的采購活動進行了研究和探索，研究工作和成果有助于我們理解和完善中小企業(yè)采購活動的流程，但總體來說，和國外相比，這一領域還較為薄弱。1 中小企業(yè)采購現(xiàn)狀

采購是指企業(yè)取得一定的產品和服務作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產經營活動的重要活動。而采購流程就是企業(yè)從尋找出合適的供應商開始到收到貨物付款的一系列的中間活動。從調查研究未來的我國中小企業(yè)現(xiàn)有的狀況來看，企業(yè)的采購流程呈現(xiàn)出以下幾個特點。

1.1 各個公司之間獨立采購，且單一業(yè)務獨立采購

由于中小企業(yè)存在著行業(yè)、規(guī)模和不同地域的差異，同一地區(qū)的中小企業(yè)或者是采購物資相同的中小型企業(yè)之間的采購都是相獨立的，企業(yè)之間沒有共同采購、信息共享的意識。且企業(yè)內部的采購物資也是各種物資之間獨立采購，沒有不同物資同一家供應商采購的意識。中小企業(yè)橫向、縱向之間缺乏戰(zhàn)略合作伙伴之間的聯(lián)系，不正當競爭的現(xiàn)象大量存在。由于單個公司的力量較弱，單一業(yè)務獨立采購力量更弱，加大了高價采購的風險、供應商的供貨風險以及為了減少貨源短缺而加大庫存造成的風險，同時多次數(shù)的采購耗費了大量的人力、物力、財力。

1.2 采購數(shù)量少，受市場影響大

受企業(yè)規(guī)模的限制，中小企業(yè)的采購數(shù)量不會很大，對供應商來說大多是量少次數(shù)多的采購。同時，由于物資少，企業(yè)與供應商的討價議價能力較弱，享受到的規(guī)模優(yōu)勢很少。但是從企業(yè)自身角度來說，企業(yè)由于規(guī)模小，資金相對不是特別的充足，對價格的變化較敏感，市場上價格的輕微變化就能引起企業(yè)的巨大的反應，導致企業(yè)抗風險能力較弱。

1.3 供應商不穩(wěn)定，缺乏貨源保證機制

由于企業(yè)采購規(guī)模小，與供應商之間的關系大多是臨時性的關系。遇到緊急情況時，采購人員很有可能需重新尋找供應商，企業(yè)供貨得不到保障。同時，在企業(yè)不同的發(fā)展階段，對物資的需求和采購的要求都會有差異，因而，在企業(yè)外部復雜的生產經營大環(huán)境影響下，企業(yè)與供應商的關系趨向復雜化。現(xiàn)在中小企業(yè)大多實行采購批次少、采購量大的采購，以保障供貨，但是這無形中加重了企業(yè)的庫存負擔，造成企業(yè)資金積壓，給企業(yè)造成不應有的損失。

1.4 信息化程度低，采購效率低

中小企業(yè)大多是家族式企業(yè)，企業(yè)規(guī)模較小、基礎設施落后、信息化程度較低，電子商務普及程度比較低，更不用說電子采購了。企業(yè)基本上靠人工采購，沒有高效的采購信息系統(tǒng)，采購效率得不到提高。傳統(tǒng)的采購流程中不涉及電子采購，流程簡單，但是實施過程時間長，效率過低。

1.5 采購流程簡單，監(jiān)督機制不健全

從整體上看采購流程簡單，信息化程度較低，所有的步驟基本完全是靠采購人員完成。采購人員是一次完整采購的核心。由于中小企業(yè)規(guī)模較小，信息化程度不高，采購流程大多是根據(jù)銷售人員的申請實施，采購人員再根據(jù)申請經采購主管批準去采購物資。采購過程中由采購人員快速的實現(xiàn)產品入庫過程，采購中間時間短，采購人員沒有時間實現(xiàn)市場調查。訂單式采購，采購人員直接按照訂單尋找供應商，采購流程原始、簡單，并且缺乏現(xiàn)代化的監(jiān)督機制，完全由采購人員自主決定采購的權限較大。因此，在采購過程中對采購人員的監(jiān)督特別重要。基于信息化的中小企業(yè)采購整合優(yōu)化

基于信息化的電子采購涉及的角色眾多，如中小企業(yè)、供應商電子采購平臺等。各個中小企業(yè)通過電子采購平臺的采購，有助于實現(xiàn)各個中小企業(yè)之間、各個中小企業(yè)與原料、輔料、服務供應商之間的信息交流與共享。電子采購平臺的設立為各個中小企業(yè)的采購提供一個統(tǒng)一的交互平臺，通過現(xiàn)有采購流程的優(yōu)化及電子化，采用先進的信息技術，實現(xiàn)基礎信息的共享，采購工作的協(xié)同，使采購行為更加規(guī)范，工作更加高效，管理更加科學，通過電子采購平臺的采購希望實現(xiàn)的目標包括以下幾點。

2.1 為各個中小企業(yè)提供全面及時的采購綜合信息服務 各個中小企業(yè)通過平臺可了解到其他中小企業(yè)的資源需求信息、供應商的供應信息、外包資源信息等，并提供基本的分類檢索的功能，方便信息査找。中小企業(yè)可以通過平臺尋找出可供挑選的供應商、共同的資源需求方。

2.2 整合各個中小企業(yè)的力量，強化中小企業(yè)的采購影響力 從現(xiàn)有的狀況來看，各個分子公司之間相互的聯(lián)系較少，沒有規(guī)模采購的優(yōu)勢。中小企業(yè)通過平臺，在平臺中尋找出最合適的供應商，各個中小企業(yè)之間也可以通過平臺，尋找出有共同需求的企業(yè)，通過平臺整合采購需求，加強中小企業(yè)在采購中的影響力。

2.3 加強中小企業(yè)與供應商之間的戰(zhàn)略合作伙伴關系 現(xiàn)在供應商與需求商的關系一般都是臨時性的關系，或是長期合作的關系，很少甚至是沒有戰(zhàn)略伙伴關系的形成。企業(yè)之間相互競爭的狀況不斷，由于供貨出現(xiàn)的問題導致企業(yè)的生產運營情況也是不斷。通過電子采購平臺對供應商評價和監(jiān)督，挑選出最適合的供應商，建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，建立完整的供應鏈機制。

2.4 從整體上控制中小企業(yè)的采購成本

對于各個中小企業(yè)來說，通過虛擬平臺，中小企業(yè)可以與其他同需求的企業(yè)合作，發(fā)揮采購的規(guī)模優(yōu)勢，加強與供應商的議價能力;各個中小企業(yè)通過采購平臺尋找出最為合適的供應商，減少采購和儲存成本;各個中小企業(yè)通過虛擬平臺尋找原料、輔料、服務的供應商，減少了中小企業(yè)之間獨自尋找供應商的成本;各個中小企業(yè)之間可以增加協(xié)調度，減少物資緊缺時原材料的采購和運用成本。規(guī)范化或者固定化中小企業(yè)的采購業(yè)務流程，減少不必要的環(huán)節(jié)。中小企業(yè)加強信息化建設，通過平臺的采購可以將中小企業(yè)的采購流程規(guī)范化，簡化流程，節(jié)約資源。

2.5 實現(xiàn)中小企業(yè)采購一體化

通過平臺，中小企業(yè)可以實現(xiàn)各種原料、輔料、服務供應商的尋找。減少各個中小企業(yè)獨自通過不同渠道尋找不同供應商的消耗。中小企業(yè)采購優(yōu)化的效益

通過電子平臺的采購，給中小企業(yè)帶來了巨大的效益。3.1 提高了采購的效率、降低了綜合采購成本

采購平臺有助于中小企業(yè)采購信息的獲取，減少了尋找供應商的成本;中小企業(yè)也可以通過平臺尋找到共同物料的需求商，增強采購力量與供應商進行談判，加強了與供應商的討價議價能力;通過平臺建立類似于供應商的機制，從信息化的程度上保證了企業(yè)的一體化;與傳統(tǒng)的紙質采購相比，電子化采購減少了出錯率，避免了紙質的浪費，減少了采購成本;通過交易平臺的監(jiān)督，避免了中小企業(yè)獨立尋找供應商交易的風險。通過平臺，從整體上保證了中小企業(yè)尋__找供應商的快速性;增加了企業(yè)尋找產品需求商的途徑;減少了采購人員直接采購的復雜性與耗時性;保證采購的及時性;提高了采購的公開性與透明性，規(guī)范了采購行為;提高了中小企業(yè)的采購效率。

3.2 提高了中小企業(yè)的信息化水平

采購平臺使中小企業(yè)可以通過虛擬平臺實現(xiàn)相關的業(yè)務，如網上下單、網上確認收貨、網上評價等。提高了整個企業(yè)的運作效率。企業(yè)信息技術的發(fā)展，使企業(yè)能夠以敏銳的反應滿足市場需求。電子化采購能夠加強企業(yè)之間的相互協(xié)作、增強市場反應能力、加強企業(yè)的核心競爭力。結論

采購是企業(yè)一項重要的經濟活動，沒有電子采購也形成不了電子商務。企業(yè)應該采用現(xiàn)代化的采購理念，從根本上改善對采購的認識，調整采購流程，提升企業(yè)的競爭力，使企業(yè)融入到現(xiàn)代化的經濟之中。從以上分析可見，現(xiàn)在中小企業(yè)的采購流程完全依靠信息化技術進行優(yōu)化的空間和條件，只要加強對信息化技術的運用，并對采購進行合理化的管理，必然可以提高采購管理效率。中國中小企業(yè)數(shù)量很多，大部分都存在采購的問題。在現(xiàn)代化的浪潮中，誰能盡快調整采購形式，提高采購效率，通過采購節(jié)省提高整個供應商的效率，節(jié)省成本，企業(yè)就能在現(xiàn)代化的競爭中脫穎而出，成為競爭的勝利者。