第一篇：物資采購項目操作流程

物資采購項目操作流程

一、采購項目的申請

1.部門根據營業情況需要在部門、庫房沒有該項目或該項目不足的情況下可以申購；庫房在庫存定額不足的情況下要根據物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認真檢查部門及庫房該項目庫存量及消耗量。

2.庫房儲備以外的項目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項目的儲備或替代品。

二、采購項目的審批、擇商、確認、報價與購買

1.經確認實屬必要購買項目，必須由庫房或使用部門填寫申購單，經部門負責人、庫管員、分管領導簽字，經總經理審批后交采購統一辦理。

2.酒店所需商品由財務部負責安排采購；

3.采購員應按照申購項目進行采購，如有疑問可直接與申購部門進行溝通。在確認無誤后，應按照要求盡快安排采購。如該項物資由長期供應商供應，可直接聯系供應商供應。如果沒有長期供應商應尋找至少三家供應商進行業務洽談，經過對比、篩選，并報有關人員同意后進行采購。對于零星項目的采購可安排采購員在市場上直接采購，但要做好采購監督工作。

4.供應商的優惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有，任何部門或人員不得占為私有。

5.對有特殊要求的或需要加工定做的采購項目，申購部門需要作詳細的說明或提供樣 品，供應商報價時必須提供樣品或有關資料，經部門負責人及有關人員同意后方可辦理采購。

6.財務部對內要主動與部門保持密切聯系，樹立服務意識，熟知酒店物品的標準和使用情況；對外經常做好市場調查研究，掌握市場信息；積極主動向使用部門推薦適路產品及質優價廉的替代品；積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。

7.所有采購項目擇商、報價必須由財務部在充分準備、掌握市場行情的條件下擇優確定；使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑。財務部在擇商報價中必須認真研究對待；使用部門必須在工作中要主動與財務部溝通配合，對所掌握的供應商情況及購物意向要主動通報財務部，由其選定質優價廉服務好的供應商。

8.確屬疑難采購項目，財務部應及時與使用部門進行溝通，研究對策，必要時可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時上報，不得拖延誤事。

9.所有采購項目依據有效申購單由財務部安排采購員統一購買，其他部門一般不得自行購買。

10.在購買過程中要認真檢查所購物品的品質、商標、期限、等內容，堅決杜絕假冒偽劣等不合格產品流入酒店。

三、采購項目的驗收

1.無論是供應商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯系，由庫房根據申購表驗收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。

2.對于不符合采購申請表的采購，庫房人員有權拒收。供應商或采購人員辦理入庫驗收手續后，庫管員應開立入庫單，并將入庫單客戶聯交采購員或供應商辦理結算。

3.庫房在驗貨過程中對項目質量、規格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。

4.在驗收過程中庫房或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求，經確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨。

5.購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作，共同做好工作。對于有爭議的問題應各自向上級報告協調解決。

四、采購項目的結算

1.采購人員零星的采購可以直接支付現金。但不得超過1000元，超過1000元的必須辦理轉賬結算；必須辦理現金結算的須經總經理同意。

2.供應商結算的1000元以下可以辦理現金結算，超過1000元的必須辦理轉賬結算。

3.辦理結算時，必須按照報賬程序填好報銷單，經財務部審核、分管領導簽字、總經理審批后方可交出納辦理結算。

第二篇：集中采購項目業務操作流程

閔行區鎮、街道（莘莊工業區）集中采購項目業務操作流程

依據《關于推進鎮、街道（莘莊工業區）政府采購工作實施意見》的規定，為了全面推進我區鎮、街道（莘莊工業區）政府采購工作的規范運行，建立、健全相互制約的內部監督機制，規范財政支出管理，提高財政資金使用效益，根據《政府采購法》、《招標投標法》及《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》等有關法律法規，制訂本流程。

一、采購任務確定

（一）采購任務的范圍

1、鎮、街道（莘莊工業區）（以下簡稱“街鎮”）納入區招標投標中心操作的集中采購任務為：根據《政府采購目錄和限額標準》（以下簡稱《目錄》）規定的區集中采購任務、部門集中采購任務，2、屬于《目錄》規定的納入市級電子集市采購的通用貨物，由街鎮登陸市政府電子采購信息平臺，按照《上海市政府采購協議采購網上供貨管理暫行辦法（試行）》實行協議采購和電子集市直購。

（二）采購任務的下達

1、統一由區財政局按照類別進行編號，以書面的形式，將街鎮集中采購計劃下達至閔行區招標投標中心（以下簡稱“招標中心”），同時報送區招標投標管理委員會辦公室（以下簡稱“招管辦”）。該計劃中的信息包括采購人名稱、項目名稱、項目編號、項目具體明細需求、數量、預算資金、采購形式、采購方式、執行時間等。

2、招標中心政府采購計劃崗位工作人員負責對區財政局下達的采購任務進行登記、匯總，并報招標中心主任，由招標中心主任將政府采購任務下達至執行科室。

3、執行科室在接到采購任務后著手開始前期相關準備工作。

二、集中采購任務的流程

（一）項目啟動

1、根據《政府采購法》規定，采購人不得將應當以公開招標方式采購的貨物或者服務化整為零或者以其他任何方式規避公開招標采購。街鎮集中采購項目啟動前，須由街鎮將本計劃中同類通用貨物、服務、工程項目實行歸并。

2、委托區招標投標中心操作的項目必須為區財政局已經下達的集中采購項目。

3、中心在接受街鎮委托操作時，所托項目將納入全區集中采購工作中統籌安排，歸并采購。

4、《鎮、街道（莘莊工業區）委托代理采購項目需求表》

（1）根據部門預算執行的有關規定，采購人在確定采購需求（包括：工程項目的施工圖紙、工程量清單等；貨物、服務的技術指標及服務要求）后，填制《委托代理采購項目需求表（由區招標中心制作，可在閔行區招投標網政府采購欄下載）》并送達招標中心。

（2）《區鎮、街道（莘莊工業區）委托代理采購項目需求表》（以下簡稱“需求表”）應明確列明采購項目名稱、采購編號、采購人單位名稱、地址、聯系人員、規格型號、數量、預算金額、采購結束時間等。以上信息必須與財政下達的預算保持一致。

5、招標中心政府采購計劃崗位負責根據財政下達的任務中的規定對《需求表》進行審核、接收。

（二）采購工作小組會議

區招標中心在接到需求表后，分配給具體工作人員。工作人員將與采購人聯系，召開采購工作小組會議。（1）參加人員：街鎮政府采購責任人、財政所代表、采購人代表、中心主辦人員。（2）采購人介紹項目情況、時間進度以及提供詳細采購需求。

（3）中心主辦人員應介紹政府采購的有關規定、適用的采購方式、大致的時間節點、需要預算單位補充提供的資料等。

（4）對于復雜項目，根據《政府采購法》的規定，招標代理機構應由采購人選擇，提供招標環節的咨詢服務，但必須在具備上海市政府采購代理資質的中介機構中選擇。（5）形成第一次采購工作會議的書面紀要。

（三）采購公告 采購工作小組按照項目要求制作采購信息，經采購人的確認同意后，必須在上海政府采購網（www.tmdps.cn）上發布采購信息，工程項目公開招標的信息同時在上海建筑建材業行政管理服務中心網（www.tmdps.cn）上發布。

（四）采購文件制作

在采購公告發布的同時，區招標中心及招標代理公司會根據采購人提供的采購需求制作采購文件，在經過采購人的確認同意后，在規定的時間發售給前來報名的合格供應商。

為完善采購文件的制作，參照《政府采購法》及《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》相關規定，凡屬于貨物和服務且預算資金在300萬元（含300萬元）以上的項目，采購工作小組負責組織專家對采購文件進行論證，參與采購文件論證的專家不得參與評標。

（五）答疑

采購文件發售后，需要答疑的項目，由區招標中心及招標代理公司組織采購人及報名供應商在區招標中心內召開項目答疑會議，并形成答疑會紀要。

（六）開標

采購文件發售后，按照采購文件中規定的開標時間，在區招標中心內召開項目開標會議，并形成開標記錄。

（七）評標

開標結束后，由區招標中心及招標代理公司組織采購人及政府采購專家在區招標中心內召開項目評標會議，并形成評標記錄。

評委由采購人代表和政府采購專家組成，也可全部由政府采購專家組成，政府采購專家由區招管辦在上海市政府采購專家庫中隨機抽取。

采購人應當根據評審結果，確定排名第一的中標候選人為中標人。

（八）中標（成交）公告

確定供應商后，由招標中心及招標代理公司制作中標（成交）公告在法定網站公布。公告時間為七個工作日，在此期間投標（報價）供應商可對項目進行質疑。

（九）商務談判

中標（成交）公告公布后，由區招標中心工作人員組織采購人及中標（成交）供應商在區招標中心內召開項目商務談判會議。會議中需確定合同具體內容，如付款形式、付款方式、付款時間、交貨時間等，并形成商務談判會議紀要。

（十）合同簽訂

中標（成交）公告發布后，應當自中標通知書發出之日起三十日內，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同，招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質性內容的其他協議。其中采購人為甲方，供應商為乙方，招標中心為見證方。

（十一）質保金

工程項目及100萬元以上（含100萬元）貨物項目（機動車輛除外）均需按照合同總額的5％留存質保金，期限為一年，并作為合同條款加以明確。

三、部門集中采購任務的流程

（一）項目啟動

采購人須在項目啟動前填寫《部門集中采購項目納管環節時間節點計劃表》并通過政務網發送郵件到區招標中心設立的部門集中采購專用信箱，區招標中心部門集中采購專職服務崗位會按照《計劃表》安排會議室，并反饋給采購人。

（二）采購信息

采購人在制作好采購公告后，通過政務網發送郵件到部門集中采購專用信箱。區招標中心在上海市政府采購網、閔行門戶網站及閔行招投標網發布。

（三）采購文件制作

采購人在報名前制作好采購文件，采購文件的格式樣張可在閔行招投標網下載。

（四）答疑

由預算單位自行組織報名供應商進行答疑。

（五）評標專家申請

填寫《專家評審申請表》并通過政務網發送郵件到部門集中采購專用信箱。區招標中心報區招管辦抽取好專家后反饋采購人。

（六）開標

由采購人按照采購文件約定時間組織各投標（報價）供應商在區招標中心召開開標會議。并將形成的會議簽到表及開標記錄復印一份，交部門集中采購專職崗位留存。

（七）評標

由采購人按照《計劃表》的時間在區招標中心召開評標會議。并將形成的會議簽到表、評審意見表復印一份給部門集中采購專職崗位留存。

（八）中標（成交）公告

中標（成交）供應商確定以后，采購人須制作中標（成交）公告，并通過政務網發送郵件到部門集中采購專用信箱，由區招標中心進行網上公示。

（九）商務談判、合同簽訂

由采購人自行組織與中標（成交）供應商進行商務談判會議。并簽訂合同。

（十）資料存檔

項目采購所產生的各類文件資料由預算單位自行保管存檔。

四、本流程自下發之日起執行。

第三篇：集中采購項目業務操作流程

閔行區鎮、街道（莘莊工業區）集中采購項目業務操作流程

依據《關于推進鎮、街道（莘莊工業區）政府采購工作實施意見》的規定，為了全面推進我區鎮、街道（莘莊工業區）政府采購工作的規范運行，建立、健全相互制約的內部監督機制，規范財政支出管理，提高財政資金使用效益，根據《政府采購法》、《招標投標法》及《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》等有關法律法規，制訂本流程。

一、采購任務確定

（一）采購任務的范圍

1、鎮、街道（莘莊工業區）（以下簡稱“街鎮”）納入區招標投標中心操作的集中采購任務為：根據《政府采購目錄和限額標準》（以下簡稱《目錄》）規定的區集中采購任務、部門集中采購任務，2、屬于《目錄》規定的納入市級電子集市采購的通用貨物，由街鎮登陸市政府電子采購信息平臺，按照《上海市政府采購協議采購網上供貨管理暫行辦法（試行）》實行協議采購和電子集市直購。

（二）采購任務的下達

1、統一由區財政局按照類別進行編號，以書面的形式，將街鎮集中采購計劃下達至閔行區招標投標中心（以下簡稱“招標中心”），同時報送區招標投標管理委員會辦公室（以下簡稱“招管辦”）。該計劃中的信息包括采購人名稱、項目名稱、項目編號、項目具體明細需求、數量、預算資金、采購形式、采購方式、執行時間等。

2、招標中心政府采購計劃崗位工作人員負責對區財政局下達的采購任務進行登記、匯總，并報招標中心主任，由招標中心主任將政府采購任務下達至執行科室。

3、執行科室在接到采購任務后著手開始前期相關準備工作。

二、集中采購任務的流程

（一）項目啟動

1、根據《政府采購法》規定，采購人不得將應當以公開招標方式采購的貨物或者服務化整為零或者以其他任何方式規避公開招標采購。街鎮集中采購項目啟動前，須由街鎮將本計劃中同類通用貨物、服務、工程項目實行歸并。

2、委托區招標投標中心操作的項目必須為區財政局已經下達的集中采購項目。

3、中心在接受街鎮委托操作時，所托項目將納入全區集中采購工作中統籌安排，歸并采購。

4、《鎮、街道（莘莊工業區）委托代理采購項目需求表》

（1）根據部門預算執行的有關規定，采購人在確定采購需求（包括：工程項目的施工圖紙、工程量清單等；貨物、服務的技術指標及服務要求）后，填制《委托代理采購項目需求表（由區招標中心制作，可在閔行區招投標網政府采購欄下載）》并送達招標中心。

（2）《區鎮、街道（莘莊工業區）委托代理采購項目需求表》（以下簡稱“需求表”）應明確列明采購項目名稱、采購編號、采購人單位名稱、地址、聯系人員、規格型號、數量、預算金額、采購結束時間等。以上信息必須與財政下達的預算保持一致。

5、招標中心政府采購計劃崗位負責根據財政下達的任務中的規定對《需求表》進行審核、接收。

（二）采購工作小組會議

區招標中心在接到需求表后，分配給具體工作人員。工作人員將與采購人聯系，召開采購工作小組會議。

（1）參加人員：街鎮政府采購責任人、財政所代表、采購人代表、中心主辦人員。

（2）采購人介紹項目情況、時間進度以及提供詳細采購需求。

（3）中心主辦人員應介紹政府采購的有關規定、適用的采購方式、大致的時間節點、需要預算單位補充提供的資料等。

（4）對于復雜項目，根據《政府采購法》的規定，招標代理機構應由采購人選擇，提供招標環節的咨詢服務，但必須在具備上海市政府采購代理資質的中介機構中選擇。

（5）形成第一次采購工作會議的書面紀要。

（三）采購公告

采購工作小組按照項目要求制作采購信息，經采購人的確認同意后，必須在上海政府采購網（）、上海閔行網站（）、閔行區招投標網（ztb.shmh.gov.cn）上發布采購信息，工程項目公開招標的信息同時在上海建筑建材業行政管理服務中心網（）上發布。

（四）采購文件制作

在采購公告發布的同時，區招標中心及招標代理公司會根據采購人提供的采購需求制作采購文件，在經過采購人的確認同意后，在規定的時間發售給前來報名的合格供應商。

為完善采購文件的制作，參照《政府采購法》及《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》相關規定，凡屬于貨物和服務且預算資金在300萬元（含300萬元）以上的項目，采購工作小組負責組織專家對采購文件進行論證，參與采購文件論證的專家不得參與評標。

（五）答疑

采購文件發售后，需要答疑的項目，由區招標中心及招標代理公司組織采購人及報名供應商在區招標中心內召開項目答疑會議，并形成答疑會紀要。

（六）開標

采購文件發售后，按照采購文件中規定的開標時間，在區招標中心內召開項目開標會議，并形成開標記錄。

（七）評標

開標結束后，由區招標中心及招標代理公司組織采購人及政府采購專家在區招標中心內召開項目評標會議，并形成評標記錄。

評委由采購人代表和政府采購專家組成，也可全部由政府采購專家組成，政府采購專家由區招管辦在上海市政府采購專家庫中隨機抽取。

采購人應當根據評審結果，確定排名第一的中標候選人為中標人。

（八）中標（成交）公告

確定供應商后，由招標中心及招標代理公司制作中標（成交）公告在法定網站公布。公告時間為七個工作日，在此期間投標（報價）供應商可對項目進行質疑。

（九）商務談判

中標（成交）公告公布后，由區招標中心工作人員組織采購人及中標（成交）供應商在區招標中心內召開項目商務談判會議。會議中需確定合同具體內容，如付款形式、付款方式、付款時間、交貨時間等，并形成商務談判會議紀要。

（十）合同簽訂

中標（成交）公告發布后，應當自中標通知書發出之日起三十日內，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同，招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質性內容的其他協議。其中采購人為甲方，供應商為乙方，招標中心為見證方。

（十一）質保金

工程項目及100萬元以上（含100萬元）貨物項目（機動車輛除外）均需按照合同總額的5％留存質保金，期限為一年，并作為合同條款加以明確。

三、部門集中采購任務的流程

（一）項目啟動

采購人須在項目啟動前填寫《部門集中采購項目納管環節時間節點計劃表》并通過政務網發送郵件到區招標中心設立的部門集中采購專用信箱，區招標中心部門集中采購專職服務崗位會按照《計劃表》安排會議室，并反饋給采購人。

（二）采購信息

采購人在制作好采購公告后，通過政務網發送郵件到部門集中采購專用信箱。區招標中心在上海市政府采購網、閔行門戶網站及閔行招投標網發布。

（三）采購文件制作

采購人在報名前制作好采購文件，采購文件的格式樣張可在閔行招投標網下載。

（四）答疑

由預算單位自行組織報名供應商進行答疑。

（五）評標專家申請

填寫《專家評審申請表》并通過政務網發送郵件到部門集中采購專用信箱。區招標中心報區招管辦抽取好專家后反饋采購人。

（六）開標

由采購人按照采購文件約定時間組織各投標（報價）供應商在區招標中心召開開標會議。并將形成的會議簽到表及開標記錄復印一份，交部門集中采購專職崗位留存。

（七）評標

由采購人按照《計劃表》的時間在區招標中心召開評標會議。并將形成的會議簽到表、評審意見表復印一份給部門集中采購專職崗位留存。

（八）中標（成交）公告

中標（成交）供應商確定以后，采購人須制作中標（成交）公告，并通過政務網發送郵件到部門集中采購專用信箱，由區招標中心進行網上公示。

（九）商務談判、合同簽訂

由采購人自行組織與中標（成交）供應商進行商務談判會議。并簽訂合同。

（十）資料存檔

項目采購所產生的各類文件資料由預算單位自行保管存檔。

四、本流程自下發之日起執行。

第四篇：設備物資采購流程

設備物資采購流程

1.海外項目部根據現場施工需求向國際公司上報設備、物資采購申請，經后勤保障部審議通過后報國際公司領導審批。

2.審批通過后，按照集團公司有關規定需要上報的設備及物資購置計劃上報集團公司審批，待集團公司審批后，根據設備及物資集中采購原則由集團公司組織，國際公司協助進行統一公開招標采購或在合格的供應商中邀請招標采購。其他設備物資按集團公司相關規定由后勤保障部根據《中鐵十八局集團國際公司設備管理辦法》和《中鐵十八局集團國際公司物資管理辦法》邀請三家以上合格廠商競標，經過評議后，選定性價比高、知名廠商、符合現場要求的產品，把信息反饋給現場，與現場溝通后再報公司領導審批，審批通過后按采購程序簽訂相關合同。

3.招標采購包括發招標邀請函、售標書、開標、答疑、評標、發中標通知書、合同評審、簽訂采購合同。

4.簽訂采購合同后，廠商備貨，租船訂艙，按照合同規定日期交貨，如需商檢的設備物資提前進行商檢，后勤保障部進行驗貨，出口報關，編制單據，安排發貨。發貨后，給收貨方提供清關資料，包括：箱單、發票、提單、原產地證、保險單等。報關單、增值稅專用發票的退稅聯、形式發票交給財務進行出口退稅。

5.貨物到港后，海外項目部進行清關，點驗，運貨至現場；對照合同、協議規定及技術標準進行驗收、入庫并填寫《新增機械設備驗收記錄單》、《入庫單》等；對設備進行安裝調試，做好安裝試運轉情況記錄、移交記錄、定期檢查（包括精度檢驗）記錄以及進行人員培訓和設備評估等工作。如發現問題通知后勤保障部，由后勤保障部聯系廠家協商解決。

第五篇：采購管理制度及操作流程

采購管理制度及操作流程

一、制定目的及范圍

為進一步加強公司制度管理，健全企業采購制度，提高采購效率，明確崗位職責，降低采購成本，減少不必要的開支，保證采購工作的正常化、規范化，特制定本制度。

本制度涉及的采購類別包括：項目采購（材料采購、工程采購）、采購、零星采購、應急采購。

本制度涉及的采購物品包括：單價 萬元以下的工程設備、工程原料、實驗器材、實驗藥劑、化學藥劑、勞保用品、辦公用品以及應急事件、突發事件中需要采購的物品。

本制度中有權申購的部門包括：工程部、研發部、咨詢部、市場部、辦公室、財務部。

二、采購原則

1、采購公司經營中一項重要的工作，各級管理人員和采購經辦人必須高度重視。

2、采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考慮質量、價格因素，擇優選取。

3、各類物資均應向正規商家采購，原則上要求所有采購物資均應開具發票。

4、物資采購由需求部門負責采購、詢價及后期談判。

5、各部門應有專人負責采購事務，申購人與采購人不得為同一人。

三、采購流程

1一般采購流程 1.1采購申請

1.1.1采購之前，申購人應向倉庫詢問所需物資是否有庫存，以免重復采購。

1.1.2采購之前，申購人依據所需物資的品名、規格、數量、需求日期及注意事項填寫“申購單”。其中工程項目采購應提交工程預算，按采購原則進行采購。

1.1.3緊急采購時，由申購人在“申購單”上勾選“緊急”選項，以便各部門加快流轉，及時處理。

1.1.4若撤銷采購，應立即通知采購人，以免造成浪費。1.2申購：工程項目采購提交工程預算并經公司負責人批準后由申購人填寫“采購物資流轉單”，其他采購經本部門負責人批準后，由申購人填寫“采購物資流轉單”。1.3詢價

1.3.1各部門負責采購的人員分別詢價，提供三家以上供應商及價格，財務部提供歷史價格加以比對。

1.3.2采購人詢價時應注意審查供應商的主體資格（經營狀態、是否按時年檢、有無失信記錄、是否涉及重大訴訟等），要求供應商提供聯系方式以便相關負責人核價。確定供應商后，應要求供應商提供證明主體資格的材料（企業提供營業執照副本復印件、個人提供身份證復印件）。同時，采購人應在“采購物資流轉單”上注明所采購物資的商品名稱、規格、型號等基本信息。

1.4核價：采購人或相關負責人參考歷史價格對擬采購物資進行核價，填寫“采購物資流轉單”中的“核價結果、核價意見”。

1.5審批：采購人將“采購物資流轉單”經逐級審批，報公司各級負責人審批后，方能進行采購。

1.6采購實施與驗收入庫

1.6.1“采購物資流轉單”經各級負責人審批簽字且經財務部備案后，由采購人辦理借支采購金額或通知財務辦進貨款手續。

1.6.2采購人按照核準的“采購物資流轉單”向供應商訂貨，并以電話、傳真等方式確定交貨日期或到市場采購。對于需要訂立買賣合同進行采購的物資，應同時按公司合同審批程序進行流轉。

1.6.3所有采購物資到貨后，由采購人、申購人、入庫人協同，按照預定的采購質量標準及數量進行驗收，并辦理入庫手續。如因需立即使用不能及時入庫，應先由申購人、采購人驗收，在緊急情況解除后，及時辦理入庫手續。如采購物資質量、數量不符合要求，應及時保存證據，與供應商協調退換貨事宜。采購人、入庫人驗收完畢后，應出具證明驗收合格的單據，交予財務部備案。

1.6.4所有采購物資原則上要求貨票同行，采購人應在貨到后1個月內辦理報銷手續，因超過報銷時間財務部門不受理報銷的，責任由采購人承擔。

1.6.5采購物資不論金額大小，一律由采購人簽字，財務部負責人審核，報公司總負責人核準簽字后方可報銷。1.6.6采購人應將供應商的送貨單及我公司開具的入庫單、物資采購流轉單、收款收據等單據交予財務部方可結款或開具支票。

2特殊采購流程

2.1集中計劃采購：凡屬日常辦公用品必須集中購買的，各部門應在每月25日前將審批通過的“采購物資流轉單”交至辦公室，由辦公室在月底統一購買。

2.2零星采購

零星采購是指偶然發生的、所采購物資低于 元的采購（如因公司接待、聚會需要進行的采購，場地調查、工程施工過程中因缺少配件、材料而臨時進行的采購等），具有臨時性、偶發性、金額低的特點。

2.2.1各部門人員需要進行零星采購的，應首先以電話的方式征求本部門負責人，征得負責人同意后，堅持“必需、質量、價格”的原則進行采購。

2.2.2采購人應選擇可靠的供應商進行采購，采購時應購買注有品名、商標、制造廠商、保質期等基本信息的合格商品。所購物資原則上要求供應商開具發票，應供應商原因不能開具發票的，應要求開具收款收據。

2.2.3零星采購原則上由采購人先行墊資采購。采購人完成采購后，應填寫“物資采購流轉單”，按照一般采購程序完成流轉后，將“物資采購流轉單”、發票或收款收據交予財務，由財務進行報銷，財務應在所有材料提交后 日內將采購人墊付金額退還采購人。2.2.4零星采購采購人應對所采購物資的質量負責，若所采購物資發生質量問題，由采購人與供應商協商退換貨事宜。

2.2.5因場地調查、施工等工程需要而進行的零星采購，應在完成采購后納入工程預算。因其他原因發生的零星采購，需要入庫的，應在采購完成后補辦入庫手續，由倉庫管理人員開具入庫單，將入庫單交予財務部方可報銷。2.3應急采購

應急采購是指公司因應急處置需要，而臨時進行的采購。應急采購由公司應急處置小組進行。

2.3.1在接到應急處置任務后，應急處置小組負責人發現需要緊急購買材料、設備的，應先向倉庫管理人員詢問，確定沒有所需材料、設備后，向上一級負責人匯報，得到上一級負責人同意后方可進行采購。

2.3.2應急采購無需進行三方詢價，應以最便捷的方式進行采購，兼顧價格和質量。

2.3.3應急采購結束后，應急處置小組負責人應編制應補填“采購物資流轉單”，按照一般采購流程進行流轉。剩余物資要補辦入庫手續，取得入庫單。若應急采購無法開具發票或收款收據的，應急處置小組負責人應作書面說明，列明應急采購物資來源、價格等信息，報上一級負責人審批、簽字。

2.3.4應急采購原則上由應急處置小組負責人墊付。采購完成后，應在 日內將“采購物資流轉單”、入庫單、發票、收款收據（說明）交予財務部審核，財務部在所有材料提交后 日內將墊付金額退還墊資人。

2.4采購

采購是指因部門生產需要，需定期進行的采購。

2.4.1需進行采購的部門，應編制需求預算，逐級申報審批后，交予財務部審核、備案。

2.4.2需求預算批準后，各部門采購人應從優秀供應商名錄中選取三家進行詢價，要求供應商提供蓋有公司公章的報價單。需要進行招標的，按照相關程序進行招標。

2.4.3采購人詢價后，填寫“采購物資流轉單”，逐級審批后，交予財務部備案。

2.4.4“采購物資流轉單”獲批準后，采購人應與選定的供應商訂立合同，確定價格及付款方式。合同應按公司合同審批程序流轉。財務部按合同的約定支付價款。

2.4.5采購進行過程中，采購人應注意市場價格的變化，若供應商供貨價格明顯高于市場價格，應及時與其協商，協商不成的，終止履行合同。

2.4.6應采購需要訂立的合同，應為不固定總價合同，按季度或按進行結算。

三、備案

1采購結束后，采購人應將采購單、采購物資流轉單、入庫單、發票或收款收據等材料復印兩份，原件交予財務部審核、付款，一份復印件留存本部門，一份復印件連同供應商主體證明材料、聯系方式交予公司法務保管。

2法務人員接受采購相關材料時應要求采購人填寫材料接受清單，按照采購所屬項目進行歸檔，以便日后查詢。

四、采購紀律

1采購人職責

1.1建立供應商資料與價格記錄檔案。1.2做好市場行情的經常性調查。1.3詢價、比價、議價及訂購作業。

1.4所購物資的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。1.5做好平時的采購記錄及對賬工作。

2采購人行為規范

2.1采購人員應嚴格按照本制度進行采購作業，采購完成后及時進行備案并確保備案材料真實、齊全。

2.2若采購人員違反本制度進行采購作業或沒有及時備案導致采購資料丟失或損毀的，第一次由分管負責人進行批評教育，若再發生類似事件，按嚴重程度給予采購人員降職、降薪、轉入試用期或予以辭退。

2.3采購人員不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂；若因嚴重失職或違反本制度作出不適當行為的，給予辭退。給公司造成損失的，應賠償公司損失，情節嚴重涉及違法犯罪的，提交司法機關處理。