第一篇：公文辦理與檔案管理培訓講義(20171015)

公文辦理與檔案管理培訓講義

第一部分 公文辦理

1、公文的涵義。

公文是公務文書，或稱公務文件的簡稱，是法定機關與社會組織在公務活動中為行使職權、實施管理而制作的具有法定效用和規范體式的書面文字材料，是傳達和貫徹方針和政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，指示答復問題，指導、布臵和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

2、公文處理程序

公文的處理程序一般包括：①收文；②分辦、批辦；③催辦；④擬稿；⑤審核、簽發；⑥編號、印發；⑦立卷（歸檔）；⑧銷毀。與寫作有直接關系的是擬稿。

3、公文的主要特點

（1）法定性；（2）政策性；（3）實用性；（4）時效性；（5）規范性。

4、公文的功能

（1）決策作用；（2）強制執行和處理的作用；（3）依據和憑證作用；（4）工作聯系與溝通作用；（5）宣傳與教育作用。

5、教會常用公文文種

（1）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關教會及人員，變更或者撤銷下級教會不適當的決定事項等。

（2）通知：適用于批轉下級教會的公文，轉發上級兩會（單位）和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級教會辦理和需要有關教會周知 1 或者執行的事項，任免人員等。

（3）報告：適用于向上級兩會（單位）匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（4）請示(申請)：適用于向上級兩會（單位）請求指示、批準。（5）批復：批復是用于答復下級教會請示事項的公文。（6）函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。

（7）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

6、公文的表達方式：敘述、說明

7、公文寫作的基本要求

語言要求：規范、準確、科學、簡練、得體

領導意圖：領導在布臵工作、下達任務、發出指令時的本意及其希望達到的標準或目標。

8、公文常見結構：開頭與結尾、層次與段落、過渡與照應。

9、常見公文寫作特點和方法

10、公文擬寫的一般格式

（1）秘密等級（密級）；（2）緊急程度；（3）發文機關標識；（4）發文字號；（5）簽發人；（6）公文標題；（7）主送單位；（8）公文正文；（9）附件說明；（10）發文單位署名；（11）成文日期；（12）用印（騎年壓月）；（13）主題詞；（14）抄送單位；（15）印制單位與日期。

正式公文用紙采用A4210mm×297mm(寬×長)。一般使用60g/m2-80g/m2膠版紙。左側裝訂。文字一律從左向右橫排。公文用紙開頭（上白邊）為：37mm ±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm 2 ± 1mm，版心尺寸為：156mm×225mm。

公文的密級分為絕密、機密、秘密三個等級，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。公文份數序號用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。秘密等級用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級標第1行，緊急程度標第2行。

發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成，對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，即發文機關位臵應自上頁邊起留出天頭62mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，即發文機關位臵應自上頁邊起留出天頭117mm。發文機關標識使用小標宋體字，紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定。但一般應小于22mm×15mm（高×寬）。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字臵于發文機關名稱右側，上下居中排布。

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。

公文標題，紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。正式的公文標題一般由三部分組成：制發機關、公文內容、文種。如《屏南縣基督教兩會關于同意舉辦培靈會的批復》。“屏南縣基督教兩會”是制發單位，“同意舉辦培靈會”是公文內容，“批復”是文種。公文標題中一般一加標點符號，但標題中的法規、規章名稱要加書名號。

正文用3號仿宋字，文中如有小標題可用3號小標宋體或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

主題詞。主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進行檢索。上報的公文，應標注上級機關公文主題詞表中所規定的主題詞。

一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。主題詞標在文件的抄送欄上，用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。

在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式（文種）的詞。如《寧德市人民政府關于落實消防安全責任制的意見》，先標類別詞“公安”，再標類屬詞“消防”、“責任制”，最后標上“意見”。例如，《中共福建省委關于進一步學習與貫徹實施<中華人民共和國憲法>的意見》這一公文，主題詞就有“宣傳工作”、“憲法”、“學習”、“意見”四個。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標題混同。

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一 4 個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。抄送單位名稱應寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內。

印發機關和印發時間位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位臵；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。“印發單位”和“印發時間”，放在抄送單位細實線下。

11、公文寫作常見問題解析

標題使用標點符號：如關于稅、費問題的請示。2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規定“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。

結構層次序數混亂：經常直接用“1.”、“2.”…..；正確的結構層次應為“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”等；

生造文種：如把“批復”改成“批示”，把“請示”改成“申請”，如《××同志在員工大會上的講話》，《關于加強思想政治工作的措施》等；

數字使用不當：

（1）該用漢字表示的錯用阿拉伯數字：

成文日期：2004年7月5日（二○○四年七月五日）； 定型的詞組：如第3（三）季度，星期

5（五）；

鄰近數字并列表示概要：如4、5（四五）點鐘，今年7、8（七八）月份。

（2）該用阿拉伯數字的錯用漢字

世紀、年代、年、月、日等：二十世紀九十年代（20世紀90 5 年代），二○○四年七月五日（2004年7月5日），2003年五月（2003年5月），下午三時三十分（下午3時30分）；

正負整數、分數、小數、百分比、比例等：如十八個月（18個月）、二十四小時（24小時）、三分之一（1/3）、一千二百元（1200元）、四比一（4：1）、2萬3千（2.3萬）。

12、公文辦理

（1）發文辦理： 發文辦理是指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核（核稿）、會稿、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

（2）收文辦理：收文辦理是指對收到的公文的辦理過程，包簽收、登記、分送(先送主要領導)、傳閱、審核（對收到的需要辦理的公文進行審查核實）、擬辦（文秘人員）、批辦（領導）、承辦、催辦、注辦等程序。

13、公文管理

（1）公文管理原則：統一管理；保守秘密；便于保存和利用；注意書寫材料。

（2）收文辦理的文件保管：注意公文報送份數；密切跟蹤公文去向；保管領導批示原件；妥善存放、適時歸檔。

（3）發文辦理的文件保管：底稿的保存；會簽意見的保存；簽發及審簽意見的保存；聯合發文的文稿保存（文稿原件應保存在主辦機關，會辦單位保存復印件）；送印文稿的管理；文稿與印成件一并保存。

（4）公文的日常管理：公文翻（復）印（要經單位負責人或文秘部門負責人批準并做好登記）；公文傳遞；公文清退；公文用印（公 6 文用印需經本單位負責人批準。公文用印須與公文首頁的發文機關標識一致）；公文銷毀與移交。

第二部分 檔案管理

1、檔案涵義：（1）涵義：檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（2）檔案的來源：過去和現在的國家機構、社會組織以及個人;檔案又來源于形成者自身的實踐活動；（3）檔案的形成條件：是由文件材料有條件轉化來的；（4）檔案的形式是多樣的（5）檔案是原始的歷史記錄。

2、檔案種類

3、檔案工作

4、教會檔案工作

（1）涵義：教會檔案工作就是管理教會檔案和教會檔案事業的工作。

（2）機構的設臵和人員的配備

①教會要設臵檔案室，以對本教會不同門類、不同載體的全部檔案實行集中統一管理。

②有條件要配備專職檔案人員

（3）教會檔案工作各項規章制度的內容(供參考)：①歸檔制度：包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。②檔案利用制度：包括檔案利用的范圍、方式、要求、批準手續。③檔案人員崗位責任制：包括檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。檔案人員崗位責任制要對崗不對人，即檔案人員在這個崗位上做到什么，人員多少不同，7 職責分工不同。④檔案保管制度：包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。⑤檔案保密制度：包括檔案保密措施和對檔案人員的保密要求。⑥檔案管理辦法：包括檔案工作的體制、機構、人員配臵及檔案收集、整理、保管、利用、統計、鑒定、移交等內容。可以制定成一個各種門類及載體檔案的管理辦法，也可以各種門類及載體檔案的管理辦法分別制定。

（4）檔案保管的基本物質條件

兩個方面：一是有適宜保存檔案的庫房；庫房的選擇：①承重負荷要符合要求，地面、墻壁要堅固、平整、光滑；②庫房的門窗要小、少，密封要好；③庫房應遠離火源。庫房中的電器、照明導線應采用芯導線，并用鐵管保護暗敷。庫房不要靠近鍋爐房；④不能選擇在水房旁，也不能選在無地下室或防潮結構不好的底層，更不能選在地下室。隨著照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等特殊載體檔案數量的增加，有條件的教會檔案室還應設立專門存放的庫房。無專門庫房也可在庫房內設臵防磁柜，把磁性聲像檔案放入其中減少外界磁場對它的影響；⑤庫內照明使用白熾燈，不用日光燈；⑥要做好庫房清潔衛生工作；⑦放臵防蟲、鼠藥劑；⑧要配備測量溫濕度的儀表，自動記錄更好，人工記錄的要按時登記。

二是檔案保管所必須的設施設備：①檔案裝具（五節柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去濕、空氣調節和空氣處理設備、吸塵器、防火裝臵（含防火報警器和滅火裝臵）、檔案庫房門窗上要安裝防盜門和防護欄、計算機、錄音機、掃描儀、光盤、刻錄機、復印機、打印機等設施設備。②庫房中的檔案柜、架應排列一致，如有大小樣式不一的柜架，應分開排列，盡量做到整齊、美觀、一致。裝具的排放，8 既要充分利用空間，又不能太擁擠，主要通道寬度不應少于1米；裝具與裝具之間的間距為80厘米左右；有窗的庫房，裝具應與窗垂直排放，以便通風和防止陽光直射；柜架不應緊靠墻壁，柜架與墻之間的距離在10厘米以上，以防潮濕。③所有裝具應統一編號。在一間庫房內，檔案裝具的編號順序是：自門口起，從左向右，回行時從右至左編順序號，一套檔案箱的上下也要編號，其方法是從上而下逐個編號。

5、文件材料的歸檔

（1）涵義：文件材料的歸檔，就是將具有保存價值的文件材料移交檔案機構（室）保存。

（2）文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表（見文件）（3）歸檔的要求：①歸檔份數：各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的可以適當增加歸檔份數，如基建檔案，為滿足日常需要，向有關單位、專業檔案館報送的需要，歸檔可適當多幾份。新型文件材料的歸檔份數按有關規定執行，如磁性載體文件歸檔一式兩份，電子文件歸檔一式三份。②歸檔的質量要求：i.歸檔的文件材料的種類、份數以及每份文件的頁數必須齊全、完整、保證內容的準確性、完整性、原始性、真實性，能正確反映本單位各項活動的基本面貌和歷史過程。ii.歸檔文件材料要遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的歷史聯系，區分不同價值，經過系統分類，整理編目，以件或立成案卷均可，質量要符合規范要求。Iii.歸檔的文件材料應符合形成過程中的質量要求，以利長久保存。③歸檔的時間：單位文書在形成的第2年6月底前歸檔，科技檔案在任務完成或告一段落后歸檔。會計檔案在會計年度終了后暫由會計部門保管一年，期滿后歸 9 檔，照片檔案沖洗加工后及時歸檔或隨其他載體檔案一起歸檔，磁性載體文件待項目結束后轉換成標準格式及時歸檔。④歸檔（接收）手續：i.編制歸檔文件材料案卷目錄或移交清單，一式兩份，移交時按目錄或移交清單點交清楚，交接雙方簽字后各留一份，以便查考。ii.歸檔材料中若遇有關問題需要說明時，可附說明材料，以備日后查閱。Iii.在檔案工作與文書處理工作由一人兼管的單位，雖不存在辦理歸檔手續的問題，但在檔案工作人員調動工作時，需參照上述辦法辦理交接手續。

6、歸檔文件的整理

（1）裝訂；（2）分類；（3）排列；（4）編制檔號；（5）編制目錄；(6)裝盒；(7)備考表

7、教會檔案管理（供參考）

（1）歸檔范圍：①重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。②上級教會發來的與本教會有關的決定、決議、指示、條例、規定、計劃等文件材料。③本教會對外的正式發文與有關單位來往的文書。④本教會的請示與上級教會的批復。⑤本教會反映主要職能活動的報告、總結。⑥本教會的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。⑦信徒信訪工作材料。⑧本教會與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。⑨本教會教牧人員任免的文件材料以及關于教牧人員獎勵、處分的文件材料。⑩本教會教職人員勞動、工資、福利方面的文件材料。⑾本教會的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

（2）平時歸卷：①各教會都要建立健全平時歸卷制度。對處理完 10 畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。②各教會應根據本教會的業務范圍及當年事工任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。③公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交專(兼)職文書歸卷。④專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記薄上注明。

（3）立卷(案卷質量要求)：①歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。②不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。③卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。④卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。⑤

5、永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。⑥有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應臵卷尾。⑦案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。⑧案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破 11 壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結、或釘不銹鋼釘的方法裝訂。⑨案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，臵于檔案柜內保存。

第二篇：檔案管理培訓講義

檔案管理培訓講義

培訓目的：

通過培訓，提升各單位檔案管理人員的專業知識水平和檔案處理工作效率，規范各級檔案管理流程，為公司建立規范化、科學化的檔案管理體系夯實基礎。培訓要點：

一、檔案管理的基礎知識

二、公司檔案管理的內容及要求

一、檔案管理的基礎知識

1、什么是檔案？

國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

2、什么是檔案工作？

管理檔案和檔案事業的活動。

3、什么是檔案統計？

對反映和說明檔案及檔案工作現象的數量特征進行搜集、整理和分析的活動。

4、什么是歸檔？

辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程。

5、什么是案卷？

由互有聯系的若干文件組成的檔案保管單位。

6、什么是檔案整理？

按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

7、什么是檔案立卷？

將若干文件按形成規律和有機聯系組成案卷的過程。

8、什么是檔案實體分類？

根據檔案的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

9、什么是檔號？

以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

10、什么是文件？

國家機構、社會組織或個人履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。

11、什么是文本？

同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

12、什么是歸檔文件？

在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保存的各種紙質文件材料。

13、什么是歸檔文件管理？

將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

14、什么是全宗號？

全宗號是指檔案館給立檔單位編制的代號。

15、什么是全宗指南？

介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報道全宗構成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。

16、什么是專題指南？

介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

17、什么是檢索工具？

檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統稱。

18、什么是索引？

索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應出處的檔案檢索工具。

19、什么是編目？

按照一定的規則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。

20、什么是案卷目錄？

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。

21、什么是全引目錄？

全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內文件目錄相結合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

22、什么是分類目錄？

分類目錄是依所分類表按照分類標識以一定次序編排 3 而成的一種檔案目錄。

二、公司檔案管理的內容及要求

1.檔案管理的范圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：公司在經營活動中形成的行政事務、黨群工作、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備管理等方面有保存價值的原始材料。

2.檔案的管理部門

公司各職能部室為檔案管理的職能部門，按業務范圍負責公司檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

3.檔案的分類

根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為九大類：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）財會檔案、（D）生產經 4 營管理、（E）技術質量安全管理、（F）外來文件、（G）聲像檔案、（H）實物檔案、（I）其他檔案。

財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上九類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

4.歸檔要求

4.1歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

4.5檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在 5 前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

4.6文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。

4.7歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）應將立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

5.檔案的查閱和借閱

5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。

5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門領導簽署意見后方可復制。

5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門領導簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找；

5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱；

5.3.3要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人；

5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫；

5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚；

5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任；

5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

6.檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。

7.檔案的保管

要 做 好 檔 案 的 防 火、防 蟲、防 盜、防 塵、防 陽 光 直 射“五 防”工 作。檔案 柜 所 在 辦 公 室 嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

8.檔案的銷毀

公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀

9.責任

有下列行為者，將 根 據 公 司 有 關 規 定 和 國 家 法 規，給 予責 任 行為人行政、經濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。

9.1擅自涂改檔案。

9.2未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。9.3未按規定向他人提供檔案。9.4造成檔案遺漏、損毀、丟失的。

第三篇：公文寫作培訓講義

公文寫作培訓講義

前言

公文是法定機關與共青團組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務文書或者公務文件。無論從事專業工作，還是從事行政事務，都要學會通過公文來傳達政令政策、處理公務，以保證協調各種關系，決定事務，使工作正確、高效地進行。按照我們社團聯合會干部日常事務的實際需要，我將簡單介紹一下公文的語言特點，公文的種類以及重點介紹工作計劃、工作總結、活動策劃書、活動執行書、會議記錄等實用文書的寫作技巧。最后如果時間允許，將簡單說說邀請函、賀信、證明信等的寫作。

一、公文的語言特點

團組織公文語言受限于組織公文的性質、內容、功能，因而具有獨特的語體風格和表達方式，基本要求如下：

1、真實準確

公文的準確真實性是指公文語言要恰如其分地表達思想內容，正確記載和傳遞信息，應該做到概念明確，判斷推理正確，符合語法修辭規范。重要是要認真斟酌詞句，避免產生歧義；應措辭得當，防止褒貶適當。

2、嚴謹莊重

公文的嚴謹莊重除了要求我們不能有錯別字，還要求我們使用規范化的書面語言，不要使用生僻詞，要使用公文專業詞語，不宜運用文學性語言。

3、簡潔平實

公文語言應簡潔樸實，平實易懂，簡明扼要，切忌冗長繁雜，語言平實自 然，切忌堆砌華麗辭藻及濫用辭格。

二、公文的種類

公文寫作按其用途可分為四大類，第一類：公務文書寫作，如決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、批復和函；第二類：事務文書寫作，如會議記錄、工作計劃、工作總結、工作規劃、活動執行書、調研報告等；第三類：專用書信寫作，如表揚信、感謝信、證明信、賀信、慰問信等；第四類：其他常用文書寫作，如開幕詞、閉幕詞、邀請函等。

三、社聯常用文書寫作技巧

（一）、工作計劃

工作計劃是指為了實現一定時期的目標而制定出總體和階段的任務及其實施方法、步驟、和措施的事務性公文。工作計劃具有預見性、指導性、可行性、．．．．．．．．．．．．可變性。工作計劃的寫作一般分為標題、正文、落款三部分。．．．

1、標題

標題是工作計劃的名稱，一般包括單位名稱、時間、事由和文種等要素，不同要素組合構成了不同的標題。常見的標題形式有三種：

（1）時間+單位名稱+事由+文種。如《2011年學生社團聯合會干部培訓工作計劃》。

（2）時間+事由+文種。如《2011年社團文化節計劃》。（3）時間+文種。如《2010年工作計劃》。

2、正文

（1）正文是一份計劃的核心部分，它一般包括前言、主體和結尾三個部分。前言是計劃的綱領性內容，主要是用來說明制定計劃的指導思想、依據等內容，也就是說明為什么要制定計劃、根據什么制定計劃等，為制訂計劃提供前提和基礎。

（2）主體部分是計劃的基本內容。它包括任務目標、辦法措施和步驟三個要素。

任務目標是指完成的任務和應達到的具體目標，即“做什么”，是計劃的核心內容，應分清任務的主次和目標的遠近，確定任務的數量及要達到的目標。

辦法措施是指為完成任務和達到目標所要采取的具體辦法，也就是“怎么做”，一般包括組織領導、任務分工、物質條件、政策保障、相應的手段等內容。這部分越具體，越有利于計劃的執行。

步驟是指完成任務和達到目標的程序安排，即分幾步走、先做什么、后做什么、主抓什么、次抓什么及每一部的時間安排。這些程序安排要順序合理，環環相扣，切實可行，使有關人員知道在一定時間內，一定條件下，把工作做到什么程度，以便他們爭取主動，協調進行。

（3）結尾時計劃的輔助、補充部分。一份計劃是否要結尾，計劃制訂者要根據實際情況靈活掌握，不必強求一致。

3、落款

落款包括計劃制訂單位的名稱和制訂日期。日期書寫，一般不用阿拉伯數字，而用漢字的大寫，但一些情況也有不做硬性要求的。

（二）工作總結

1、工作總結概述。工作總結是對前段實踐活動進行全面回顧、檢查、分析、評判，從理論認識的高度概括經驗教訓，以明確努力方向，指導今后工作的一種事務文體。工作總結是工作完成情況與既定任務目標的對比和總結，主要是 找出差距、總結經驗。工作總結分為三種：第一種，全面總結，又叫綜合性總結，是一個組織、一個單位對于一段時期內各個方面的工作情況，包括成績和經驗、缺點和教訓等進行全面的總結。但是全面總結也要突出重點，不能面面俱到如，《學生社團聯合會第一學期工作總結》；第二種，專題總結，又叫經驗總結，是對某一項或某一方面工作經驗進行專題總結。突出一點、不計其余。專題總結的內容比較集中，針對性、思想性和理論性較強，對相關單位的工作具有較大的指導和借鑒作用。專題總結既可以第一人稱撰寫，也可以第三人稱撰寫，如《2010社團聯合會成立大會活動總結》；第三種，個人總結，是對個人的工作、學習和政治思想方面的情況進行總結。既有全面的總結也有專題的、某一方面的總結，如《某某2010年個人工作總結》。

2、工作總結的寫作技巧

總結的寫作一般分為標題、前言、正文、署名和日期五個部分。（1）標題。標題一般是根據中心內容、目的要求、總結方向來定。總結標題有單標題，一般由總結的單位名稱、總結時間、總結的內容或者種類三部分組成，如《社團聯合會2010工作總結》；有雙標題，正標題往往揭示主題，即所需要總結提煉的東西，副標題往往指明總結的內容、單位、時間等，如《繼往開來、扎實工作、促進社團聯合會的事業不斷發展——社團聯合會2010年工作總結》。

（2）前言。前言作用在于用簡練的文字概況交代總結的問題；或者說明所要總結的問題、時間、地點、背景、事情的大致經過；或者將總結的中心內容、主要經驗、成績與效果等做概況的提示；或者將工作的工程、基本情況、突出的成績作簡潔的介紹。其目的在于讓讀者對總結的全貌有一個概況的了解，為 閱讀，理解全篇打下基礎。

（3）正文。正文是總結的主體，一篇總結是否抓住了事情的本質，實事求是地反映出了成績與問題，科學地總結出了經驗與教訓，文章要突出重點，闡釋透徹、邏輯性強、可信度高。正文一般分為三個部分：開頭、主體、結尾。

(4)署名和日期。

（三）活動策劃書、活動執行書

活動策劃書也叫活動策劃案，是活動執行前的策劃性文書，是對活動的總體規劃、可行性分析、執行方案、經費預算以及后備方案的一個介紹。

1、寫作技巧

一般學生活動策劃書包括板塊有九個，下面一一簡單介紹

（1）名稱：寫清策劃書名稱，簡單明了，如“xx 活動策劃書”，“xx”為活動內容或活動主題，不需要冠以協會名稱。

（2）前言，即簡單介紹活動背景、目的與意義。活動背景、活動目的與活動意義要貫穿一致，突出該活動的核心構成或策劃的獨到之處。活動背景要求緊扣時代背景、社會背景與教育背景，鮮明體現在活動主題上；活動目的即活動舉辦要達到一個什么樣的目標，陳述活動目的要簡潔明了，要具體化；活動意義其中包括文化意義、教育意義和社會效益，及預期在活動中產生怎樣的效果或影響等，書寫應明確、具體、到位。（可視閱讀的對象不同而選擇詳略部分）

（3）活動時間與地點，該項必須詳細寫出，非一次性舉辦的常規活動、項目活動必須列出時間安排表。活動時間與地點要考慮周密，充分顧到各種客觀情況，比如教室申請、場地因素、天氣狀況等。（4）活動開展形式，注明所開展活動的形式，比如文藝演出、文體競賽、影視欣賞、知識宣傳、展覽、調查、講座等。

（5）活動內容，活動內容為活動舉辦的重要部分。活動內容要符合時代主題旋律和校園文化建設內涵，健康向上，富有教育意義與啟示意義。杜絕涉及非健康文化的消極內容。要詳細介紹出所開展活動的主要內容，以及活動的性質和想傳達的性質效果。

（6）活動開展，即活動執行，作為策劃的關鍵部分，表述方面要力求詳盡，不僅僅局限于用文字表述，也可適當加入統計圖表、數據等，便于統籌。活動開展應包括活動流程安排、獎項設置、時間設定等。涉及到獎項評定標準、活動規則的內容可選擇以附錄的形式出現。活動流程安排大致可以分為三個階段：

（一）活動準備階段（包括海報宣傳、前期報名、贊助和經費的助經費等）；

（二）活動舉辦階段（包括人員的組織配置、場地安排情況等）； 注：須注明開展活動的階段負責人（責任要到人）、指導單位、參加人數等信息。

（三）活動后續階段（包括結果公示、活動開展情況總結等）；

（7）活動經費預算，經費預算要盡量符合實際花費；寫出每一筆經費預算開支，以便于報銷處理（報銷時附正規發票）。如果大型活動需要資金贊助，上報主席團后，聯系社聯的外聯部。

（8）活動中應注意的問題及細節，外環境的變化，不可避免的會給方案的執行帶來一些不確定性因素，因此，當環境變化時是否有應變措施，損失的概 6 率是多少，造成的損失多大等也應在策劃中加以說明。可根據實際情況，寫上后備方案。（特別是天氣）

（9）活動負責人及主要參與者，注明主要負責人，如果有子項目的話，寫明子項目的項目負責人。項目負責參與者姓名、單位（如果是小組策劃應注明小組名稱、負責人）也要表標明。

2、提點：策劃書的書寫是根據策劃活動的需要以及視閱讀的對像、用途而靈活處理，如發給內部工作人員使用的，則側重于工作安排以及人員責任分工，以簡單明了，方便進行工作為原則；發給領導老師，期待他們審批活動的，則側重于活動意義和活動經費；如果發給商家用于拉贊助的，則側重于活動影響力以及對商家的宣傳力度方面了。此外，根據經驗，在活動執行方面，使用“工作節點圖”是很好的辦法，把活動分階段分時段，按時按量地完成，既可以循序漸進又可檢查各階段的進展，可以避免突發事件發生時原計劃被打亂。

（四）會議記錄

由于部門會議或者與各社團的會議等，是需要辦公室人員出席的。所以，時間允許的情況下，大概講講會議記錄的書寫。（辦公室有模板的吧）

會議記錄分為三部分：（1）標題

（2）會議組織情況：會議召集單位、會議次數、時間地點、出席人員、缺席人員（可以包括缺席原因）、主持人、記錄人等。

（3）會議內容：包括主持人開場講話、議題、議程、有關文件精神和會議精神的傳達或者情況報告、與會者的發言、討論情況、主持人的總結講話、會談決定與決議等。

（五）邀請函

支持低碳環保生活新主意，以及節省社聯內部開銷，所以，建議以后的活動的邀請函，對內的可以用紅紙打印(即學生會內部、團委、校內組織)，然后用“彩帶拉花”綁好；對外就用邀請卡（即校級領導、校外組織）。那么，我們就有必要學習怎樣書寫紅紙邀請函上的文字了。

邀請函一般由標題、稱謂、正文、敬語和落款五部分組成。

1、2、標題：“邀請函”三個大字字號、字體適中，并居中。、稱謂：頂格寫被邀請單位名稱或者個人名字，必要是加修飾語，如“尊敬的某某書記”。提醒，注意邀請函行文方式，是上行、下行、還是平行，而定是否需要修飾語。

3、4、正文：寫明活動的內容、時間、地點及其他應告知的事項。敬語：一般以“敬請（恭請）光臨”、“此致敬禮”等語句作為結尾。提醒，注意邀請函行文方式，是上行、下行、還是平行，而定使用那種敬語。

5、范例 某某電視臺：

茲定于五月五日晚七點半，在學術報告廳舉行的仲愷農業學院學生社團聯合會成立大會，屆時恭請您的光臨。

仲愷農業工程學院學生社團聯合會 ××年×月×日 落款：署上邀請單位名稱或者個人姓名，然后再下邊署上邀請日期。

第四篇：公文寫作培訓講義

公文寫作培訓講義

學生干部公文寫作，亦即學生干部文書，是學生干部開展工作的基本要求和基本技能。能否會寫、寫好文書，不僅體現了學生干部的工作能力和組織水平，而且直接影響工作的效果。

常見的學生干部公文包括工作計劃、工作總結、調查報告、會議紀要、簡報、海報、新聞稿、請示和專業書信等。這些文書都有固定的格式和寫法。

針對本系工作情況，此次公文寫作培訓著重介紹活動策劃、工作計劃和工作總結的寫法。

一、活動策劃

活動策劃是在活動開展前，為了明確任務、提高質量，對將要舉行的活動總體安排的書面材料。

（一）標題

格式居中，三號字體，黑體加粗。

（二）正文

1、活動主題：活動的口號、指導思想等。

2、活動目的3、活動時間

4、組織單位，有承辦單位的話，還需注明承辦單位。

5、活動對象

6、活動流程：從活動前的準備到活動進行過程中每一步的安排，再到活動后的總結，都要說明清楚。

7、經費預算

8、注意事項：其中包括應急預案等

9、備注

（三）落款

署名。若是個人提出活動則注明所在部門及姓名；若由部門提出則只需注明部門名稱即可。活動制定的日期應為××年××月××日。

二、工作計劃

學生干部工作計劃是學生干部在開展工作過程時，根據指示精神對未來一段時間按內的工作提出初步設想和總體安排形成的書面材料。

（一）標題

格式居中，一般由制定計劃的單位名稱、時限、內容和文種組成，如《××大學學生會2008——2009年第一學年工作計劃》。

（二）正文

1、前言 簡明扼要表達出制定計劃的背景、根據、目的、意義、指導思想等，要清晰明了。

2、主體 明確提出任務、指標和具體要求，寫出主要步驟、方法、措施、分工及必要的注意事項等。

3、結語 計劃補充部分，或強調工作中的重點和主要環節；或防患于未然，分析可能產生的問題。

（三）落款

正文右下方，包括署名和計劃制定的日期。

三、工作總結

工作總結，是學生干部在工作進行一段時間后，為了發揚成績、總結經驗，對工作的完成情況進行系統性地深入分析，并指出指導性意見的書面材料。

根據時間劃分，可分為總結、學期總結等；根據范圍，可劃分為部門總結、活動總結等。

無論是那種總結，格式都是固定。

（一）標題

一般由單位名稱、時間、主要內容、文種組成，如《××學院上半年工作總結》。

（二）前言

是總結的開頭，主要用來說明基本情況。包括單位名稱、工作性質、主要任務、總結目的、主要內容等，文字盡量精簡。

（三）主體

主要包括工作情況、經驗體會、問題與教訓、今后工作的設想和努力方向等內容。通過總結成績和不足，探索經驗和教訓，并提出對日后工作有啟發性和指導性的建議。

一般來說，格式可按照下列順序進行：簡介活動概況——與預期目標的差距——為什么出現這種狀況——如何改進——活動中表現好的地方——個人感受。

（四）結語

是總結的升華部分，展望未來。

（五）落款

署名及總結完成的日期。注意事項：

要有針對性，突出重點，分清主次，語言盡量簡練，字數并非越多越好。

總結：無論是哪種公文，只要把握好要表達的中心思想，清楚表達就可以了。以清晰明確為目的，條理清晰，一目了然，切忌冗繁贅余。

第五篇：公文處理培訓講義

公文處理培訓講義

第一節

對公文處理的一般認識

一、公文處理的涵義

公文處理指為公文的撰制、辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理是黨政機關、人民團體、企事業單位在管理中一項經常性的重要工作，也稱文書處理、文件處理。

二、公文處理的任務

公文處理的主要任務是及時、準確、安全地控制、處理和管理公文，提高辦文工作效率，充分發揮公文的作用，為改革開放和社會主義現代化建設服務，為社會主義物質文明和精神文明建設服務。

其具體工作有以下幾方面：

1、收文的處理 包括收文的簽收、拆封、登記、審核、分送、擬辦、批辦、承辦、對內催辦、查辦、組織傳閱、注辦等工作。

2、發文的處理 包括發出文件的擬稿、核稿、簽發、復核、繕印、校對、用印、登記、分發、傳遞、對外催辦、查辦等工作。

3、文件的管理 包括公文材料的日常管理和收發文辦理過程中形成的文書檔案資料的收集整理、立卷歸檔、提供利用等工作。

4、文件的保密工作 開展保密教育、保密檢查；搞好文件、特別是機、絕密文件的登記、保管和清退銷毀等工作。

5、文件貫徹落實情況的督促檢查工作。

6、領導同志交辦的有關公文處理的其他工作。

三、公文處理工作的作用

公文處理是行政管理的重要形式，是辦理公務的基本手段之一，它貫穿于機關、單位各項公務活動的始終。機關、單位的管理工作，很大程度上要通過公文處理工作來體現。因此，公文處理工作的地位和作用是不可低估的。

1、公文處理是為機關領導提供參謀、助手作用的輔助性工作。它協助領導加強對公文撰制、辦理的組織與控制，防止公文的積壓與延誤，防止文牘主義，有效提高公文質量。它為領導簡政，減輕領導在辦文方面的負擔，而且使公文得到及時、恰當的處理。它為領導提供有參考價值的信息，為領導決策和指揮工作提供重要依據與參考。它有效地保證和督促領導決策的實施，通過督促檢查以保證領導決策的落實；通過信息反饋，不斷調整、完善決策方案，使決策更科學、更可行、更全面。

2、公文處理是承上啟下，聯系左右的樞紐。公文處理工作通過公文的制發與處理，承上啟下，溝通各級、各類機關、團體、單位之間的縱橫聯系，使政令下達暢通，信息反饋及時，相互配合協調，有效地保證了整個管理體系工作的正常運轉，從而有效地促進了國家的政務管理與事務管理的順利進行。

3、公文處理是機關、單位的門面和窗口。機關、單位的公文處理工作，直接反映了機關、單位工作效率、工作作風和精神面貌，反映了機關、單位領導的決策水平與管理水平，反映了機關、單位工作人員的業務能力與工作責任心。因此，公文處理的質量和效率，是機關、單位工作質量和效率的具體反映，關系到發文機關、單位在受文對象及人民群眾中的形象和威信。

4、公文處理是檔案工作的基礎。公文處理工作與檔案工作既有聯系又有區別。大量檔案來源于公文，公文處理工作是檔案工作的前提和基礎。公文的內容、形式、書寫材料及處理程序是否規范，歸檔公文是否齊備完整，直接影響到檔案質量的好壞。只有加強公文處理工作，才能促進檔案工作的順利進行，進而推動國家檔案事業的發展。(四)公文處理工作的特點

公文處理工作具有較強的政治性、服務性、機要性、時間性和技術性。

1、公文是領導集團實施領導和管理的工具，總是為統治階級服務的。我國的公文，是為黨政機關、企事業單位實施領導、管理服務的，是為鞏固人民民主專政政權、建設社會主義現代化服務的，是為傳達、貫徹黨和國家的方針、政策，指揮指導工作服務的，因此都具有較強的政治性、政策性。而涉及公文撰制、辦理、管理的公文處理工作，自然也有較強的政治性、政策性。離開了公文處理工作，公文本身的政治性、政策性是無從體現的。

2、公文處理工作較強的服務性，體現在它的從屬性、被動性和事務性上。

第一，公文處理工作總是為一定的集團實施領導和管理而設置的，總是從屬于領導工作的。第二，公文處理工作又是被動的。比如公文撰寫、制發，必須按領導意圖、決定以及工作需要而定，不能自行其是；公文的收文處理，也不可能主動地計劃和安排，而必須從收文的實際出發來開展工作。公文處理工作人員的工作主動性，總是寓于公文處理工作的被動性之中的。

第三，公文處理工作大量的是事務性工作，多忙于收收發發、抄抄寫寫。公文處理工作人員則是埋頭苦干、樂于奉獻的無名英雄。

3、公文處理是一項機要性極強的工作。各級黨政機關、單位的公文處理，都要不同程度地接觸到黨和國家的各種秘密，具有極強的機要性、保密性。

4、公文的時效性決定了公文處理的時間性。公文處理不及時，就會影響行文目的的實現，甚至在政治、經濟上造成損失。尤其在實行改革開放、更注重時間的經濟效益的新形勢下，公文處理的時間性表現得更為突出。必須增強時間觀念，講求辦文效率，保證每一件公文的及時處理。

5、公文處理工作是一項技術性很強的工作。公文處理工作是一項規章性極強的工作，研究公文處理工作的公文處理學、文書學，是一門具有多學科性質屬性的邊緣學科、應用學科。隨著網上辦公的逐步推行，辦公現代化的實現，公文處理工作技術性強的特點就更為突出。領導干部、管理人員都不能鄙薄公文處理工作，而要看重其技術性、業務性，認真學習公文處理知識，掌握公文處理工作規律和方法，實現公文處理工作規范化、科學化，提高辦文效率，進而提高工作效率。第二節

公文格式

公文格式是公文的外觀形式。公文格式主要包括公文用紙格式、公文文面格式、公文排版、印刷與裝訂格式。

公文用紙幅面規格目前為兩種：一種是16開型(260mm×184mm)，黨的機關公文大多沿用16開型；一種是A4型(297mm×210mm)，這是國際通用標準，國家行政機關公文用紙目前大多采用A4型。

從目前黨政機關辦文的實用上看，最需要掌握的是公文文面格式。機關公文文面格式一般由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、橫隔線、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記等組成。

一、版頭(國家行政機關公文稱“發文機關標識”)黨的機關公文版頭分為兩種，一種由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，如“中共西充縣委文件”，即大版頭，一般用于向下普發的公文；一種由發文機關全稱或規范化簡稱加圓括號標明文種組成，如“中共西充縣委辦公室(通知)”，也可不加圓括號，用小版頭，用于向上級報文或向同級、下級和無隸屬關系的機關行文。國家行政機關公文版頭由發文機關全稱或規范性簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范性簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。國家行政機關凡上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。這點請縣級部門和鄉鎮黨政辦要注意區分，鄉鎮以政府名義向上級行文就應采取這種版頭。因此，建議鄉鎮將黨委、政府的文件大、小版頭和政府上報公文的版頭都印制出來備用。縣級部門中有部分單位也沒有上報公文的版頭，建議印制。版頭應套紅居中印在公文首頁上部，字體要莊重(行政機關推薦使用小標宋體)，字號要適當，一般不能超過22mm×15mm。版頭一經確定，應長期沿用。聯合行文，版頭可用主辦機關名稱；也可并用聯署機關名稱，牽頭、主辦機關排列在前，如聯署機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

二、份號(國家行政機關公文稱“份數序號”)即同一份公文印制份數的順序號。一般用6位阿拉伯數字頂格標注在公文首頁左上角第一行，如“No000015”。黨的機關公文要求標有密級的公文和印發量大的普發性公文應標明份號，國家行政機關公文只要求“絕密”、“機密”級公文標明份號。

三、密級(國家行政機關公文稱“秘密等級和保密期限”)公文的秘密等級。有保密要求的公文應確定具體密級，兩字之間空1字，用3號黑體字。黨的機關公文密級頂格標注在公文首頁左上角，份號下方。國家行政機關公文需要時可同時標識密級和保密期限，且密級在前，保密期限置后，中間用“★”隔開，如“機密★兩年”都用3號黑體字，頂格標注在版心右上角第一行(有保密期限時，密級兩字之間不空距離)。

四、緊急程度 對公文送達和辦理的時間要求。緊急公文應分別標明“特急”、“加急”，緊急電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。緊急程度兩字之間空1字，用3號黑體字標注。極少數當天要辦的十分緊急事項發“特提”電報，3天內要辦的緊急事頂發“特急”電報，5天內要辦的較急事項發“加急”電報，10天內要辦的稍緩事項發“平急”電報。“特提”、“特急”件應收到即辦，“加急”、“平急”件應在規定或要求的時限內抓緊辦理。確定公文的緊急程度應實事求是，防止隨意性。黨的機關公文緊急程度頂格標注于公文首頁左上角，密級下方。國家行政機關公文緊急程度頂格標注在版心右上角第1行，如需同時標注密級和緊急程度，密級標注在第1行，緊急程度標注在第2行。

五、發文字號 機關制發公文的編號。由發文機關代字、發文和發文順序號組成，標注在版頭下方居中位置。其中，國家行政機關上行文的發文字號在橫隔線上居左空1字處標注。黨的機關公文的發文字號用4號仿宋字；國家行政機關公文用3號仿宋體字。聯合行文，一般只標明主辦機關的發文字號。發文、發文順序號用阿拉伯數字書面排印，發文要用全稱，并用“〔〕”括起來。發文順序號自每年第一件起按發出順序編排，不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。

六、簽發人 簽發公文的機關主要負責人。上報公文應在發文字號右側標注“簽發人”，“簽發人”后面標注姓名。聯合上報的公文，應同時標注各聯署機關的簽發人。

黨的機關上報公文的發文字號一般居中，右側標注簽發人，都用4號仿宋體字。國家行政機關上報公文的發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字，“簽發人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，之后用3號楷體字標注簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行。國家行政機關公文還要求“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

七、橫隔線 隔開公文的版頭部分與行文部分的橫線。黨的機關公文由居中紅色五角星加兩側紅色橫線組成，位于發文字號下方。國家行政機關公文只有一條紅色反線，無紅色五角星。橫隔線與版心(圖文區)等寬。

八、標題 公文內容的高度概括。一般由發文機關全稱或規范化簡稱、公文主題(事由)和文種組成，位于橫隔線下空2行居中位置。標題字體要大小適中，一般用2號小標宋體字，排列分行合理、美觀、醒目。黨的機關公文標題中可有標點符號，國家行政機關公文標題中除法律、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

九、主送機關 主要受理公文的機關。主送機關名稱應用全稱或規范化簡稱或同類型機關統稱；向下普發的公文，主送機關名稱應規范、穩定。主送機關名稱位于正文左下方，標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標注，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至主題詞之下、抄送機關之上，標注方法同抄送。

十、正文 公文的主體，用來表述公文的內容。位于標題或主送機關下方。每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

正文中的人名、地名、數字、引文應當準確。引用外文應當注明其中文含義；日期應當寫明具體的年、月、日；必須使用國家法定計量單位；文內如果要使用非規范化簡稱，必須在首次使用全稱的同時注明簡稱；用數字表示層次結構序數，應按“一”、“(一)”、“1”、“(1)”的次序，不可顛倒使用。正文中第一層次標題可用3好黑體字，第二層次標題可用3號楷體字，正文中其他文字一般都用3號仿宋體字。

十一、附件 公文如有附件，在正文下空1行、左空2字用3好仿宋體字標注“附件”，后標全角冒號和附件名稱，如需回行，與附件名稱第1字對齊排列(國家行政機關公文附件名稱后不加標點符號)。有兩個以上附件時，應注明順序，順序號使用阿拉伯數字，在“附件：”后上下對齊排列，數字后用下圓點符號。附件標題一般用小2號小標宋或黑體字。附件應置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在附件左上角第1行頂格標注“附件”，有序號時標注序號，附件的序號和名稱前后標注應一致。

被印發、批轉和轉發的公文，不屬本機關公文的附件，應在印發、批轉、轉發“通知”之后另頁排印，印發、批轉、轉發通知正文用3號楷體字。被印發、批轉、轉發公文的一般格式為：標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期等，被印發、批轉、轉發公文的版頭、抄送機關、印制版記等不再標注。印發、批轉、轉發、“通知”的印制版記、主題詞置于文末。

十二、發文機關署名 發文機關名稱。應用全稱或規范化簡稱，位于正文的右下方。聯合行文時，各聯署機關名稱一般應平行排列，并將牽頭、主辦機關排列在前。國家行政機關公文，因必須加蓋發文機關印章，單一機關制發或兩家機關聯合行文時，不需發文機關署名。

十三、成文日期 一般署會議通過日期或領導人簽發日期(如有兩位以上領導人審簽，署最后一位領導人的簽發日期)；聯合行文，署最后簽發機關領導人的簽發日期。電報以發出日期為準。成文日期應寫明年、月、日，位于發文機關署名右下方。決議、決定、規定、會議紀要等不標明主送機關的公文，成文日期加圓括號標注于標題下方居中位置。黨的機關公文成文日期用阿拉伯數字標注(如2006年4月20日)；國家行政機關公文用漢字標注(如二○○六年四月二十日)。

十四、印章 黨的機關公文，除會議紀要和印有版頭的向下普發的公文外，應加蓋發文機關印章。但在實踐中，我們向下普發的公文也都加蓋了印章的。國家行政機關公文，單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標注成文日期并加蓋印章，成文日期右空４字。加蓋印章應清晰、端正，印章上邊緣不壓正文或者附件，下邊緣居中壓成文日期，印章用紅色。聯合行文，上報的，由主辦機關加蓋印章；下發的，發文機關都應當加蓋印章。聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空７字，牽頭、主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期；采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊；兩印章間互不相交或相切，相距不超過３mm。聯合行文需加蓋３個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。牽頭、主辦機關印章在前，每排３個印章，兩端不得超出版心，最后一排如余１個或２個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切。在最后一排印章之下右空２字標注成文字時間。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標注“此頁無正文”的辦法解決。

十五、印發傳達范圍(國家行政機關公文稱“附注”)一般用于說明印發、傳達范圍或者需要說明的其他事項。在成文日期下１行，居左空２字加圓括號用3號仿宋體字標注。

十六、主題詞 位于抄送機關或印制版記上方。主題詞的標注要準確、完整、規范。主題詞由反映公文內容的類別詞、公文主題詞的詞及公文種類的詞組成。

十七、抄送機關 除主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、下級和無隸屬關系的機關。抄送機關名稱標注在主題詞下１行、印制版記上方，左右各空１字，用仿宋體字(黨的機關公文用４號字，國家行政機關公文用３號字)標注“抄送”，后標全角冒號。抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，在最后一抄送機關后標句號。抄送機關名稱應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。多個抄送機關，按黨、政、軍、群的順序排列，地方政府在前、部門在后；地方、部門分別按行政區劃的順序和機構序列的順序排列。

十八、印制版記(國家行政機關公文稱“印發機關和印發日期”)由公文印發機關名稱、印發日期和印發份數組成，位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)，一般在公文未頁下部印兩條橫線，兩線之間左空1字注明制發單位和名稱，右空1字注明印發日期。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字標注。底線下面右側加圓括號用阿拉伯數字注明印發份數，如“(共印180份)”。黨的機關公文的印制版記用4號仿宋體字，國家行政機關公文用3號仿宋體字。

另外，需要大家掌握的還有機關公文版頭主要形式及適用范圍。黨的機關公文版頭的主要形式及適用范圍

(一)《中共×××委文件》適用于各級黨委；用于發布、傳達貫徹黨的方針、政策，部署工作，轉發上級機關的文件，批轉下級機關的重要報告、請示(見格式一)。

(二)《中國共產黨×××委員會(××)》適用于各級黨委；用于通知重要事項、任免干部、批復下級機關的請示，向上級機關報告、請示工作。在版頭的圓括號內用黑色2號楷體標注文種(見格式二)。

(三)《中共××××辦公廳(室)文件》適用于黨委辦公廳(室)和黨委其他部門辦公室；用于根據授權、傳達黨委的指示，答復下級黨委或部門的請示，轉發上級機關的文件，批轉下級機關的報告、請示，發布有關事項(見格式三)。國家行政機關公文版頭的主要形式及適用范圍

(一)《×××人民政府文件》用于各級政府發布、傳達政策，作出重要工作部署，轉發上級機關文件或批轉下級機關的重要報告、請示，向上級機關報告、請示工作。(二)《×××人民政府》用于各級政府聯系、商洽工作，通知事項，任免干部。(三《)××××××辦公廳(室)文件》用于各級政府辦公廳(室)和政府各部門辦公室根據授權，傳達指示，轉發文件，通知有關事項，向上級機關報告、請示工作。

(四)《××××××辦公廳(室)》用于各級政府辦公廳(室)和政府各部門辦公室根據授權，通知具體事項，聯系商洽工作。

(五)《××省××廳文件》用于政府各部門向下級政府相關部門部署工作，轉發文件，發布本部門職權范圍內的事項，通知重要事項，批復下級政府相關部門的請示，向上級機關報告、請示工作。

第三節

行文規則 行文規則就是發、送、報公文的基本規矩和原則。主要有四個方面：

一、根據機關的隸屬關系和職權范圍確定行文關系的原則

(一)向上級機關行文，應當主送一個上級機關，不得同時主送其他上級機關和上級機關的某個部門；如需其他相關的上級機關或部門閱知，可以抄送。不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越過的上級機關。

(二)受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送上級機關和抄送上級機關，由主送機關負責答復請示事項。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，應當抄送其另一上級機關。(三)黨委或政府各部門在各自職權范圍內可以向下級相關部門行文。黨委和政府的辦公廳(室)根據授權，可以向下級黨委或政府行文。黨委的其他部門，不得對下級黨委發布指示性文件，如有關工作必須由下級黨委執行的，應經黨委同意后(冠以“經中共×××委同意”字樣)方可向下級黨委行文。政府各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文；因特殊情況確需向下一級政府正式行文的，應當報經本級政府批準，并在文中注明經政府同意。

(四)部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關有權責令糾正或撤銷。

(五)不相隸屬機關之間一般用函行文。如鄉鎮與部門、部門與部門互相都可用函行文。

二、聯合行文的機關必須是同級的原則

同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍事機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應當把握以下幾個原則：

(一)聯合行文只適用于同一系統的同級機關和不同系統中地位或級別相當的機關之間，上下級機關不能聯合行文。

(二)聯合行文應當確有必要，即只有當公文的內容涉及兩個或兩個以上機關的職權范圍時可以聯合行文。

(三)聯合行文必須明確主辦部門，以便分清主次責任，便于公文處理。

(四)聯合行文應當嚴格控制行文單位數量。如果聯合行文單位過多，往往會造成職責不清、相互推諉。

三、不直接向領導者個人報送公文的原則

這是規范公文處理程序、提高公文處理效率的要求。《中國共產黨機關公文處理條例》第十四條規定：“除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公廳(室)按規定程序處理，不應直接送領導者個人。”《國家行政機關公文處理辦法》第二十二條規定：“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。”

四、請示應當一文一事的原則(一)請示應一文一事。所謂一文一事，指請示公文所提出的請示事項，性質上必須是單一的，并非指只能提出一個要求解決的具體問題。請示事項多是下級機關急于開展的工作或急于解決的問題，需上級機關迅速給予答復，若將幾件性質不同的事項在一篇公文中提出，會增加上級機關處理的難度，花費許多精力和時間，大大降低效率，也不利于公文管理部門按問題特征對公文進行歸檔。

(二)請示事項涉及其他部門業務范圍時，應當經過協商并取得一致意見后上報；經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。這一方面是為了尊重和維護相關機關的職權，另一方面也是為了便于上級機關了解全面和真實的情況，從而作出更準確、更令人信服的批復。(三)請示一般只寫一個主送機關。向上級機關請示事項，應按誰主管就對誰行文的原則行事，切不可將同一份請示報送兩個或兩個以上主送機關。確需同時送其他機關的，應當以抄送形式。

(四)不得在報告等其他公文中夾帶請示事項。如果將請示事項夾帶在報告等其他公文中，有可能被上級機關忽略，造成誤事，而且不便于上級機關辦理、批復，公文歸檔及日后查閱也增加了困難。

第四節

公文校核

公文文稿送領導人審批之前，應當由辦公室進行校核。公文校核的基本任務是協助機關領導人保證公文的質量。公文校核的內容是：

一、報批程序是否符合規定；

二、是否確需行文，發文規格是否合適；

三、內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家法律、法規及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現發文機關的意圖，并同現行有關公文內容相銜接；

四、涉及有關部門業務的事項是否經過協調并取得一致意見；

五、所提措施和辦法是否切實可行；

六、人名、地名、時間、數字、引文和文字表述、密級、印發傳達范圍、主題詞是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數字用法及文種使用、公文格式是否符合規定。具體說來，公文校核就是要嚴把“六關”：

一是嚴把行文關。首先要審核行文是否需要，是否符合規定。要盡可能精簡文件，減少文件數量，提高行政效率。

二是嚴把政策關。公文的政策規定必須正確、切實、可行。要注重與黨和國家政策規定的一致性、與本機關以往政策規定的連續性、與有關部門相關政策規定的聯系性和政策規定的可行性。對涉及民族宗教、干部人事、機構編制、財政開支、稅收減免、計劃生育、報刊征訂以及關系群眾切身利益等敏感問題，必須重點審核。三是嚴把法律法規關。公文必須按照國家法律、法規的規定闡述和反映本機關職權范圍內的事項。公文的內容和各項規定必須符合國家法律、法規。公文中一切涉及法律、法規執行問題的宣傳和要求及具體措施，都要體現法律、法規的本來含義。

四是嚴把內容關。公文的內容要突出主題的鮮明性、材料的真實性、判斷的準確性和內容的完整性。

五是嚴把文字關。公文文字上必須做到結構清晰、字句妥貼、標點準確、文風純正及人名、地名、時間、數字、引文準確。

六是嚴把格式關。公文的格式審核要做到文種選擇恰當、行文形式準確、文件體式規范。第五節

公文收發歸檔管理

一、收文辦理

收文辦理包括公文的簽收、登記、分發、傳閱(傳批)、承辦和催辦等程序。

(一)簽收 收文時應逐件清點，重要文件要逐頁清點，并以簽字或蓋章的方式簽收。如發現問題(如散包、被拆、錯送、錯投等)須及時向發文機關查詢并采取相應的處理措施。緊急公文應注明簽收的具體時間。

(二)登記 公文辦理過程中應對公文的特征和辦理情況作詳細記載。登記應將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機關、份數、收發文日期及辦理情況逐項填寫清楚。收文登記的具體做法可由各機關根據本單位具體情況自行確定并做到規范化，一般應標注本機關的收文序號。

(三)分發 將公文分送給相關領導和部門閱知、批示或研辦。若領導批示需提請黨委會議集體審議的公文，應在會前適時將公文及相關材料移交給承辦部門。分發公文必須嚴格按領導批示范圍進行。時效性強的要及時分送。密級較高的公文要盡量縮小知密范圍。

(四)傳閱(傳批)需送幾位領導人傳閱或傳批的公文，應由秘書部門按一定的程序送有關領導人閱知或批示。一般原則是，傳閱件按領導同志的排序由前向后遞送，傳批件按領導同志的排序由后向前遞送。辦文人員應隨時掌握公文的去向并做好記錄，避免漏傳、誤傳和延誤。切勿橫傳，以免造成傳閱失控或公文遺失。建議各鄉鎮、部門印制一點閱文箋，以便傳閱領導好簽名并批示意見。

(五)承辦 主管部門應及時對需要辦理的公文進行辦理。凡屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項，承辦部門應直接答復呈文機關；若涉及其他部門業務范圍的事項，承辦部門應主動與相關部門協商辦理；若需報請上級機關審批的事項，承辦部門應提出處理意見并代擬批復文稿一并送請上級機關審批。

(六)催辦 秘書部門應對公文的承辦情況進行督促檢查。催辦工作貫穿于公文處理的各個環節。對緊急或重要公文要及時催辦，對一般公文也要定期催辦，并及時向作出批示的領導同志反饋辦理情況。

二、發文辦理

發文辦理包括公文的核發、登記、印制和分發等程序。

核發 秘書部門在公文正式印發前，對公文的審批手續、文種、格式等進行復核。

登記 發文登記須由專人辦理，包括填寫發文字號、記錄簽發人、按經領導審定的印發范圍和存檔要求確定公文印發份數等。

印制 應做到準確、及時、規范、安全、保密。分發 公文分發要認真登記，認真執行公文份數、發文通知單、封皮號碼“三對照”的制度，仔細核對，保證分揀、裝封準確無誤。

三、保密管理(一)公文的管理

1、黨的機關公文要嚴格管理。公文一般只發給組織，不發給個人。到上級單位開會帶回的公文，要及時交機關公文管理人員登記保管，個人不得私自保存。秘書部門應切實做好公文的管理工作，既發揮公文效用，又有利于公文保密。

2、借閱公文要經過批準，嚴格借閱手續，限期退回。如需延長使用時間，須辦理續借手續。

3、黨的機關內部公文(即非密級公文)的分發、傳達范圍應按照發文機關的要求執行，如需變更或復制，一般應經本機關(單位)的主管領導批準。

4、公開發布黨的機關公文，須經發文機關批準。標有密級的公文公開發布后，原公文即行解密。

(二)公文的保密

1、對黨的機關標有密級的公文的分發、傳達范圍應按照發文機關的要求執行，下級機關、無隸屬關系的機關如需變更，須經發文機關批準，任何機關、單位和個人不得擅自擴大密級公文的知悉范圍。對接觸和知悉絕密級公文的人員要做出文字記載。傳達密級公文時，凡有要求不準記錄、錄音、錄像的，傳達者應事先聲明。

2、復制上級黨的機關標有密級的公文，須按以下規定執行：復制絕密級公文，應當經發文機關或其上級機關批準；復制發文機關允許復制的機密、秘密級公文，應當經本機關(單位)的主管領導批準。復制密級公文，不得改變其密級、保密期限和知悉范圍，并在本單位內部文印室或經保密工作部門審查批準的定點單位復制。翻印件應當注明翻印機關名稱、翻印日期和份數。復制的公文應與正式印發的公文同樣管理。未經發文機關批準，不得將上級黨的機關標有密級的公文錄入計算機。

3、匯編上級黨的機關標有密級的公文，須經發文機關批準，未經批準不得匯編。上級機關匯編所屬下級機關的公文可不受此限。經批準匯編密級公文時，不得改變原件的密級、保密期限和知悉范圍；確需改變的，應當經發文機關同意。匯編密級公文形成的載體，應按其中的最高密級和最長保密期限標識和管理。

4、絕密級公文和密碼電報應指定專人管理，并采取嚴格的保密措施。

5、對錄有密級公文的計算機磁盤、光盤、磁帶等應按同密級的公文管理。

6、密級公文應當在閱文室(或辦公室)閱讀，不得隨意帶出。閱讀和使用絕密級公文必須在指定的符合保密要求的辦公場所進行。因公外出確需帶密級公文，要經本單位有關領導批準，履行借閱手續，并采取保護措施，使密級公文始終處于攜帶人的有效控制之下。攜帶絕密級公文應經本機關(單位)主管領導批準，并有二人以上同行。禁止攜帶絕密級公文參加涉外活動。禁止將絕密級公文攜帶出境。因工作需要攜帶機密級、秘密級公文出境的，應按有關保密規定，辦理批準和攜帶手續。

7、保存密級公文，應當選擇安全保密的場所和保密部位，并配備必要的保密設備。絕密級公文應當在安全可靠的保密設備中保存，并由專人管理。工作人員離開辦公場所，應將密級公文存放在保密設備里。

8、對遺失密級公文的，要認真進行查處并及時向發文機關和黨委保密委員會辦公室(保密局)寫出書面報告。

(三)公文的清退和銷毀

1、黨的機關的秘書部門應對收進、發出的標有密級的公文定期進行清理、清退。省軍級公文和絕密級公文按規定按時退回省委辦公廳。其他密級公文和未標密級的公文(除標有要清退的外)，由收文單位秘書部門妥善保管，除需留存歸檔備查的外，其余應在一年后按有關規定自行清理、登記、銷毀。需要特別說明的是：目前縣級各部門對市級以上公文的清退做得非常差，每年都有一定數量的上級公文無法清退，縣委辦的機要人員感到非常頭痛，文件沒有全部按時清退回市、省秘書部門，我們縣委辦也無法交差。建議縣級各部門對市級以上的公文的管理要加強，傳閱都要作好登記。

2、機關合并時，全部公文應隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文立卷后按有關規定移交檔案部門，其他公文按照有關規定登記銷毀。工作人員調離工作崗位時，應將本人保管、使用的公文按照有關規定移交、清退。

3、銷毀標有密級的公文，應經本機關(單位)主管領導批準，并履行清點、登記手續，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。銷毀密級公文，應確保秘密信息無法還原。銷毀紙質公文，應采用焚燒、化漿等方法處理；使用碎紙機銷毀的，應使用符合保密要求的碎紙機；送造紙廠銷毀的，應送保密工作部門指定的廠家銷毀，并由送件單位二人以上押運和監銷。禁止將密級公文作為廢品出售。個人不得擅自銷毀公文。

四、公文歸檔

1、公文辦理完畢后，文書部門或業務部門應按照有關規定將公文的定稿、印件和有關材料(包括電報、音像材料)收集齊全，歸檔整理。個人不得保存應歸檔的公文。

2、兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔整理，機關保存復印件。

3、機關各部門一般應于次年第二季度內向機關檔案部門移交檔案。文件歸檔整理工作要符合《歸檔文件整理規則》的要求，并接受同級檔案部門的指導、協調和監督。

4、起草、修改和簽批公文，書寫及使用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。№000020

機密

中共西充縣委文件 西委發〔2006〕×號 中共西充縣委關于×××

×××××××××××的決定(2006年

月

日)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。(此件發至××)主題詞：×××× ××× 決定

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中共西充縣委辦公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)№000020

機密

中國共產黨西充縣委員會(批復)西委〔2006〕×號 中共西充縣委關于

××××××××的批復 中共西充縣財政局黨組：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。中共西充縣委

2006年

月

日

主題詞：×××× ××× ×× 批復

—————————————————————————————————————————————————————— 抄送：×××，×××，×××。

中共西充縣委辦公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)機密 緊急

中共西充縣委辦公室文件 西委辦發〔2006〕×號 中共西充縣委辦公室關于 印發《××××××》的通知

××××××××××××××××××××××××××××： 《××××××》已經縣委同意，現印發給你們，請認真貫徹執行。中共西充縣委辦公室 2006年

月

日 ×××××× 第一章 總

則

第一條 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ??

主題詞：×× ×× 通知

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中共西充縣委辦公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)秘 密

中共西充縣委辦公室(通知)西委辦〔2006〕×號 中共西充縣委辦公室 關于×××××××× ××××××××的通知 ××××××××××××：

××××××××××××××××××××××××××××××。中共××縣委辦公室 2006年

月

日

主題詞：×××× ×× 通知

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中共西充縣委辦公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)秘 密

中共西充縣委組織部文件 ×××〔2006〕×號 中共西充縣委組織部

關于××××××××的意見 ×××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。??

附件：××××××× 中共西充縣委組織部 2006年

月

日 附件：

×××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。主題詞：×××× ×× 意見

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中共西充縣委組織部辦公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)秘 密

中共西充縣委宣傳部(請示)×××〔2006〕××號

簽發人：××× 中共西充縣委宣傳部

關于××××××××的請示 ×××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。中共西充縣委宣傳部 2006年

月

日

主題詞：×××× ×× 請示

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中共西充縣委宣傳部辦公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)№000001

機密★一年 特 急

西充縣人民政府文件 西府發〔2000〕1號

關于×××××××通知

各督導室、各鄉鎮人民政府、縣級各部門：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××。××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

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NO:000021 秘 密 特 急

西充縣人民政府文件

西府〔2000〕×號

簽發人：×××

關于×××××××報告 南充市人民政府：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

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××××××××××××。

附件：

1、××××××××××××

2、×××××××××××× 二○○○年一月一日

主題詞：×× ×× ×× ——————————————————————————————————————————————

抄送：×××××××××××××××××××××××××

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西充縣人民政府辦公室

2000年×月××日印

（共印×份）－－