第一篇：檔案管理培訓

積極參加檔案培訓 推進檔案規(guī)范化管理

檔案管理是企業(yè)管理的基礎性工作，也是行政系統(tǒng)亟待規(guī)范的一項工作。行政部于 3月22—30日組織各子公司檔案管理人員分兩批參加市檔案局舉辦的檔案工作人員崗位培訓。本次培訓是市檔案局新管建成后組織的最全面、系統(tǒng)的一次專業(yè)培訓，課程涵蓋了檔案管理的系列課程，包括《檔案材料歸檔范圍與標準》、《會計、聲像、實物等各門類檔案管理》、《企業(yè)檔案管理》、《檔案室信息化建設及軟件的應用》、《電子文檔管理》、《檔案實體及數(shù)據的安全管理》、《家庭建檔》等內容，第一批參加培訓的有的檔案工作人員。

檔案管理與利用是目前我企業(yè)管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，通過參加此類專業(yè)培訓、參觀檔案管理工作的優(yōu)秀企業(yè)，有助于提升我們對檔案管理工作系統(tǒng)、直觀的認識，不僅使大家了解了檔案在企業(yè)管理中的重要作用，也系統(tǒng)學習了檔案收集、整理、立卷、歸檔等基礎知識，通過此類培訓，加強了企業(yè)與檔案管理部門的聯(lián)系，我們將借助專業(yè)的工作指導，進一步提升企業(yè)檔案管理工作的標準化，進而推進此項工作的規(guī)范化進程。

第二篇：檔案管理培訓講義

檔案管理培訓講義

培訓目的：

通過培訓，提升各單位檔案管理人員的專業(yè)知識水平和檔案處理工作效率，規(guī)范各級檔案管理流程，為公司建立規(guī)范化、科學化的檔案管理體系夯實基礎。培訓要點：

一、檔案管理的基礎知識

二、公司檔案管理的內容及要求

一、檔案管理的基礎知識

1、什么是檔案？

國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

2、什么是檔案工作？

管理檔案和檔案事業(yè)的活動。

3、什么是檔案統(tǒng)計？

對反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進行搜集、整理和分析的活動。

4、什么是歸檔？

辦理完畢且具有保存價值的文件經系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。

5、什么是案卷？

由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

6、什么是檔案整理？

按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

7、什么是檔案立卷？

將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。

8、什么是檔案實體分類？

根據檔案的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

9、什么是檔號？

以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

10、什么是文件？

國家機構、社會組織或個人履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。

11、什么是文本？

同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

12、什么是歸檔文件？

在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保存的各種紙質文件材料。

13、什么是歸檔文件管理？

將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

14、什么是全宗號？

全宗號是指檔案館給立檔單位編制的代號。

15、什么是全宗指南？

介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報道全宗構成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。

16、什么是專題指南？

介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

17、什么是檢索工具？

檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。

18、什么是索引？

索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應出處的檔案檢索工具。

19、什么是編目？

按照一定的規(guī)則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。

20、什么是案卷目錄？

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。

21、什么是全引目錄？

全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內文件目錄相結合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

22、什么是分類目錄？

分類目錄是依所分類表按照分類標識以一定次序編排 3 而成的一種檔案目錄。

二、公司檔案管理的內容及要求

1.檔案管理的范圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：公司在經營活動中形成的行政事務、黨群工作、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備管理等方面有保存價值的原始材料。

2.檔案的管理部門

公司各職能部室為檔案管理的職能部門，按業(yè)務范圍負責公司檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

3.檔案的分類

根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為九大類：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）財會檔案、（D）生產經 4 營管理、（E）技術質量安全管理、（F）外來文件、（G）聲像檔案、（H）實物檔案、（I）其他檔案。

財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上九類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

4.歸檔要求

4.1歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

4.5檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在 5 前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

4.6文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

4.7歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）應將立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

5.檔案的查閱和借閱

5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。

5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門領導簽署意見后方可復制。

5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門領導簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找；

5.3.2按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱；

5.3.3要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人；

5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫；

5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚；

5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任；

5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。

6.檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。

7.檔案的保管

要 做 好 檔 案 的 防 火、防 蟲、防 盜、防 塵、防 陽 光 直 射“五 防”工 作。檔案 柜 所 在 辦 公 室 嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領導報告，并采取補救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

8.檔案的銷毀

公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀

9.責任

有下列行為者，將 根 據 公 司 有 關 規(guī) 定 和 國 家 法 規(guī)，給 予責 任 行為人行政、經濟處罰，情節(jié)嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。

9.1擅自涂改檔案。

9.2未按規(guī)定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。9.3未按規(guī)定向他人提供檔案。9.4造成檔案遺漏、損毀、丟失的。

第三篇：檔案管理培訓試題

工程

檔案管理員培訓試題

單位 姓名 日期 成績 A.一、單選題(每題2分，共40分)1．屬于資料員在施工階段的工作內容是()。

A．協(xié)助編制技術交底資料 B．熟悉施工圖 C．整理測試記錄 D．資料歸檔

2．在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄稱為()。A．工程技術資料 B．建設工程資料 C．工程管理資料 D．工程質量驗收資料 3．建筑材料報審表由承包單位填報，加蓋公章，項目經理簽字，經()審查符合要求后簽字有效。

A．專業(yè)監(jiān)理工程師 B．監(jiān)理員 C．技術負責人 D．總監(jiān)理工程師 4．單位工程質量控制資料檢查記錄中的結論由()填寫。A．技術負責人 B．承包責任人 C．總監(jiān)理工程師 D．檔案管理者

5．沉降觀測記錄是為了保證建筑物質量滿足設計對建筑()的要求而進行的沉降觀測的記錄。

A．結構強度 B.抗震等級 C.使用年限 D.高度

6.分項工程質量驗收由監(jiān)理工程師組織項目專業(yè)()在檢驗批驗收合格的基礎上進行。

A.行政負責人 B.監(jiān)理人員 C.技術負責人 D.資料員

7.由設計單位或建設單位提出的技術修改或工程變更，采用()。A.工程變更單 B.技術核定單 C.通知單 D.更改證明 8.地基與基礎分布工程中屬于施工記錄的是()。A.結構吊裝記錄

B.混凝土抗壓強度試驗報告 C.基槽驗線記錄 D.基礎驗槽記錄

9.主體分部工程屬于隱蔽工程驗收記錄的是()。A.樓層放線記錄 B.墻體拉結筋記錄 C.模板復核記錄 D.結構吊裝記錄

10.“施工組織設計報審表”是施工單位提請()對施工組織設計進行批復的文件資料。A.項目設計機構 B.項目監(jiān)理機構 C.項目承包單位 D.有關行政部門

11.單位工程開工報告應與()配套使用。

A.工程開工報審表 B.施工組織設計報審表 C.分包單位資格報審表 D.技術交底

12．建設單位辦理工程竣工驗收備案應當提交有關文件外，商品住宅還應當提交《住宅質量保證書》和()。A.《住宅使用說明書》 B.《房屋設計檢查報告》 C．《房屋建設許可證》 D.《質量驗收記錄》

13．所謂文件依據，主要是指那些適用于工程項目通用的、具有普遍指導意義和必須遵守的基本文件：包括()。A．施工圖文件 B．立項文件 C．項目建議書 D．驗收合格文件

14．竣工驗收報告應當包括()。A.質量事故處理記錄 B．施工圖紙 C．工程報建日期 D．設備安裝記錄

15．工程檔案由()進行驗收。A．設計單位 B.施工單位 C．建設單位 D．監(jiān)督單位

16．參與工程建設的各單位()負責本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負責審核。A．董事 B．行政負責人 C．技術負責人 D．檔案管理員

17.()工程文件的收集整理是歸檔工作的重點和難點。A．項目準備階段 B．項目實施階段 C．項目驗收階段 D．項目完成階段

18.()負責工程檔案的最后驗收．并對編制報送工程檔案進行業(yè)務指導、督促和檢查。A．建設單位 B.施工單位 C．地方城建檔案館 D.設計單位

19.一個建設項目由多個單位工程組成，工程文件應按()組卷。A.建設項目 B.單位工程 C.分部工程 D.分項工程

20.[附加單位工程]與[附加分部分項工程]指在()窗口中，建立自己需要的分級目錄對工程文件進行分類管理。A．工程目錄管理 B.工程信息管理 C．自定義 D.工具欄

二、多選題(每題3分．共45分,多選或少選不給分)1．施工質量管理資料包括()。A．施工組織設計 B.技術交底 C．檢測方案 D．技術處理方案 2．工程資料的意義有()。

A.保證工程竣工的需要 B．維護企業(yè)經濟效益和社會信譽的需要 C開發(fā)利用企業(yè)資源的需要 D．維護公民合法權益的需要 3．現(xiàn)場管理制度包括()。

A.圖紙會審記錄 B．開工報告 C．設計交底 D．技術交底

4．“分部工程質量驗收記錄”是對該分部工程所有分項工程的質量驗收記錄進行匯總、核查，并檢查()是否滿足要求的記錄資源。A.砂漿強度 B．質量控制資料 C．觀感質量 D．安全功能和檢驗 5．單位工程質量控制資料核查記錄包括()。A．設計變更記錄 B．工程定位放線記錄 C．施工試驗報告 D．工程質量竣工驗收記錄 6．設計圖紙會審前施工單位應先進行內部預審，其主要內容包括()。

A．熟悉圖紙內容 B.將問題整理歸類 C.了解項目特點 D．了解項目背景 7.施工日志應具有()的特征.A．可追溯性 B．創(chuàng)造性 C．準確完整 D．連續(xù)性 8．屬于工程質量檢驗記錄的是()。

A．工程質量事故處理記錄 B．幕墻工程驗收記錄 C．混凝土抗?jié)B試驗記錄 D．主體工程驗收記錄 9．工程承包單位提請開工報審時，提供的附件應滿足以下條件：()。

A．施工許可證未獲政府主管部門批準 B．征地拆遷工作能夠滿足工程施工進度的需要 C．施工圖紙及有關設計文件已齊備

D．測量控制樁已經項目監(jiān)理機構復查合格，施工管理人員已按計劃到位

10．施工準備階段的質量控制點包括()。

A．掌握工程的特點關鍵 B．理解和執(zhí)行建設工程質量監(jiān)督方法 C．合理部署和選擇施工隊伍 D．預測施工風險和做好應變準備 1.11．竣工圖的內容應按專業(yè)、系統(tǒng)進行整理，包括()。A．裝飾竣工圖 B．總圖(室外)工程竣工圖 C．建筑專業(yè)竣工圖 D．結構竣工圖 12.建筑工程資料編制的總體要求是()。

A.資料的收集、整理必須及時，資料來源真實、可信、同步收集 B.各種材料合格證或質量證明文件應為原件 C.移交清單要完整

D.檢查驗收資料應在按要求內容進行自檢的基礎上，根據法定程序經有關單 位審核簽章

13.竣工驗收階段施工單位備案實施要點為()。A.參與工程質量驗收

B．協(xié)助建設單位、監(jiān)理單位查閱并幫助整理工程項目全過程竣工檔案材料

C.施工單位必須保證單位工程達到竣工驗收標準 D.抓好技術復審

14.技術交底的主要內容包括()。A.施工方法

B.總包與分包單位之間安全評分標準可不一致 C.特殊工程部位的技術處理細節(jié)及其注意事項

D.進度要求、施工部署、使用機械、勞動力安排與組織施工 15.竣工驗收報告應當包括()。A．施工許可證 B．施工圖紙 C．工程報建日期 D．設備安裝記錄

三、簡答（共15分）1.什么是工程檔案？(7分)2.請寫出施工資料中包含的八個主要內容？（8分）

一、1-10 CBACC CAABB 11-20 AAACC CBCBA

二、ABD ABC ACD BCD ABC AB ACD ABD BCD BCD BCD ABD AB ACD AC CD BC ABC AD CD

三、1.在工程建設過程中直接形成具有歸檔保存價值的文字、圖像、聲像等各種形式的歷史記錄

2.工程管理與驗收資料、施工管理資料、施工技術資料、施工測量資料、施工物資資料、施工記錄、施工實驗記錄、施工質量驗收記錄

第四篇：檔案管理培訓內容

檔案管理培訓內容

規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

一、文書處理程序：

目 的：為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績，為企業(yè)開拓經營提供服務。

參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》（××字[2002]第111號）

附 件：《檔案庫房管理制度》

《檔案補充修改制度》 《檔案借閱及檔案材料復印制度》

《檔案鑒定與銷毀制度》 《檔案的統(tǒng)計制度》

《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》 《工程經濟檔案內容及責任分工》

（一）收文：

1、上級機關下發(fā)的文件資料，應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。

2、綜合辦收到文件后，應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。

3、文件由公司領導批辦后，按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理，并將承辦結果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。

4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù)，加速公文運轉，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字，并及時送還綜合辦。

5、涉及幾個部門合辦（合閱）的文件，要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負責在辦完后立卷歸檔。

6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應立即逐級上報，嚴肅處理。

（二）發(fā)文：

1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字”、“××工字”、“××

團字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要

有相應人員簽字。

3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務性質歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件，由主管部室會同相關部室會簽，會簽后再報公司領導簽發(fā)。

4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經公司領導簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。

5、文件、資料、報表的打印，要嚴格按有關規(guī)定辦理，主管部室負責校對，公文應在最后

打印打字員、校對員的姓名。

6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。

（三）歸檔：

1、公司設立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案人員（各部室資料

員、內業(yè)），檔案室歸口綜合辦。

2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員

均應按以下步驟歸檔。

（1）收集：對經核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需

歸檔文件。

（2）整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑

設計類、人事檔案類。

（3）檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永（Y）、長（C）、短（D）三種歸檔文件。（4）排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復可為一件。排列順序為：批復在前，請示在后；轉發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集

中排列。

（5）裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。

（6）編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫、室編件號、機構、保管期限等，以固定文件位置。

（7）編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表，經部門經理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移

交手續(xù)。

3、歸檔范圍內的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等

各項活動中的真實內容和歷史過程。

4、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負責妥善保管證

件及文件。

5、重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集并

整理、歸檔。

6、公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍（責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每3月底前將上內形成的應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。

7、當年形成的會計檔案，在會計終了后，可暫由財務部保管一年。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經部門經理審核簽字后，歸檔備查。

8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質部負責組織鑒定歸檔工作。

9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

10、人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批復后，10～20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。

11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件（如：工程設計圖紙、財務軟件數(shù)據備份、會議資料影音文件等），各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光

盤備份存檔。

12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復印件

或其他形式的公文副本。

（四）利用：歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》）。

（五）統(tǒng)計：詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。

（六）保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

（七）銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、印信管理程序：

1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用

營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。

2、綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現(xiàn)漏洞，加強對印鑒、介紹信及營

業(yè)執(zhí)照的管理。

3、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續(xù)及用印登記，方能辦理。

4、分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理

有關用印手續(xù)。

5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印，并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于??

使用”字樣。

6、介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應一致，如介紹信開出后未用，應交回綜合辦，附于存根備查。

7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事故。

8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦

事，須經公司主管領導批準。

9、各部室印鑒（包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等），應由各部室專人保管，部門經理監(jiān)督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。

10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經理填寫《用印審批表》，報公司主管領導簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續(xù)。

11、印鑒不準出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng)，以確保蓋

印清晰。

12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責任。

三、公函郵寄程序：

1、公司公函（包括財務匯票、工程檔案、合同文本等）需使用EMS（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。

2、一般公函（對時間及安全系數(shù)要求不高的），本著降低成本減少辦公費用的原則，由各

部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理EMS郵寄時，經手人要嚴格登記手續(xù)，綜合辦應及時處理，保證當日遞送，不

得拖延。

4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。

四、辦公設備及用品使用程序：

范 圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目 的：為了節(jié)約開支杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。

參考文件：總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》（××字[2002]第125號）

1、辦公設備由綜合辦根據需要，經主管領導批準后統(tǒng)一購置。

2、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。

3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應的維修臺帳。

4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。

5、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。

6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。

7、辦公用品要根據實際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中

辦理領用手續(xù)。

8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經領導批準后統(tǒng)一購置。

9、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置，并將采購物品分類進帳。

五、圖書購置、借閱程序：

1、圖書資料由各部室經理編制購書計劃，報公司主管領導批準，由各部室自行購置。

2、購置圖書后，購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續(xù)。

3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。

4、綜合辦應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序，在相關圖書資料上加蓋“有效版

本”章。

5、借閱人員應愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。

六、信息傳遞程序：

1、公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經濟運行中起著重要意義。

2、對于總公司下行的信息（包括Fax、E-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報呈公司領導后下發(fā)相關部室承辦。

3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯(lián)系，接到有關信息后，應立即作好記錄，將記錄內容及時傳達到有關部門和人員，并及時處理有關事項。

4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。

5、公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作，提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理，做到件件有落實，事事有回音。

備 考 表

盒內文件情況說明

整理人：

檢查人：

****年**月**日

關于歸檔案卷的質量要求

總的質量要求: 遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值, 便于保管和利用。具體應做到以下幾點:

一、歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料, 均應收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù), 均應齊全完整。

二、遵循文件的形成規(guī)律和特點, 層次分明。在歸檔的文材料中,應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起, 不得分開；一個項目的材料, 要把項目從立項到結束形成的材料組在一起, 準確地反映企業(yè)科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程,盡量做到一事一卷。

三、卷內文件的排列: 卷內文件材料應保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同情況進行排列, 密不可分的文件材料應依序排列在一起, 即:批復在前, 請示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 會議記錄依會議時間順序排列, 會議文件要按文件的重要程度順序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 結論性的文件在前,依據性的文件在后； 產品銷售合同應按銷售產品種類組卷, 再按供貨時間依序排列。

四、區(qū)分不同價值: 各類文件根據其不同的內容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同

而拆開組卷。

五.具有長期保存的案卷, 卷內文件有圓筆和鉛筆字跡, 要用藍黑墨水或碳素墨水筆重抄

或復印, 連同原件一同歸檔。六.卷內文件的編號：每一本案卷的卷內文件按“件”編號，每件文件用鉛筆編寫頁號，在文件首頁的右上角蓋“件號章”, 并將件號和每件文件的頁數(shù)填寫清楚。（“件號章”的其它項，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙在右下角編寫頁號。

七、裝訂與裝盒：卷內文件以“件”為單位，采取三孔一線的方式進行裝訂。然后，按“件”

號順序排列裝盒，一盒為一卷。

八、歸檔文件目錄的填寫: 凡是組成的案卷, 都應填寫卷內目錄。卷內目錄表的各項要填

寫齊全。

件號（序號）：填寫文件的件號。

責任者：應填寫文件形成的部門或以印章為準。文號：填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號,合同可填寫合同號。

題名：填寫文件標題，一般應照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標題或不能說明文件內容的標題，應根據文件內容自擬標題，外加〔〕；會議記錄應在卷內目錄的文件題名下寫明會議的主要內容。合同、協(xié)議在此欄內填寫合同內容及對方單位。

日期：填寫文件形成的時間，填寫時可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒有責任者、年、月、日的文件要考證清楚責任者和年、月、日。

頁數(shù)：填寫每份文件的頁數(shù)。

九、備考表的填寫: 每個案卷必須附有備考表。卷內文件的情況說明, 都應填在備考表內, 若無情況可說明,也應將立卷人姓名填上, 檢查人由單位領導或案卷質量審核者簽名。

十、案卷題名的擬寫：每份案卷都應根據卷內文件內容擬寫題名。題名主要由三個部分組成：文件的主要制發(fā)機關、案卷內文件主題（文件中心內容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發(fā)機關后加文件形成的年代。用印有公司名稱卷盒的內部文件，可以省略文件制

發(fā)機關。

十一、歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時間、地點、所反映事情的內容, 攝

制人。照片要連同底片一起歸檔。

十二.歸檔的電子文檔要附有標簽，標簽內應填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和

軟、硬平臺等。

檔案管理制度

一、主要內容

公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內

容。

二、檔案的管理機構

1、文書結案后，原稿由公司人事行政部歸檔。

2、各經辦部門或個人視實際需要，經人事行政部批準后可留存復印版本。、檔案管理人員主要職責：(1)制定或參與制定檔案管理工作的規(guī)章制度；

(2)對公司各部門及下屬分公司內部文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督；

(3)做好公司檔案的收集、整理、保管和借閱工作；

(4)做好機密檔案的存檔及保密工作；

（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件：包括ZF頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由公司發(fā)布的各種標準、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議：包括由公司總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材

料、會議記錄等。

3、計劃性文件：包括公司總體計劃或規(guī)劃、市場拓展計劃、營銷計劃、財務計劃等。

4、總結性文件：包括公司或月度工作總結、下屬部門的或月度工作總結、單項

性工作總結、調查報告等。

5、批示性文件：包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及公司各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料：包括企業(yè)各部門上報的，在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產狀況、銷售狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、公司和產品獲得各類榮譽牌匾、授權證書和證

明等。

8、匯報性文書資料：包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表，以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料：包括公司各部門及下屬分公司的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

10、聲像制品資料：包括公司各部門及下屬分公司在其經營活動或其它活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈性資料：包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術性資料：包括各類產品的核心技術資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、檔案的收集。

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規(guī)定，有計劃地分別集中到人事行政部。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，公司各部門、下屬分公司指派專人做為兼職檔案員負責檔案管理工作，定期協(xié)同人事行政

部進行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

2、立卷歸檔的時間

(1)凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交人事行政部立卷歸

檔。

(2)對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件，為方便日常工作，立卷

歸檔時間可根據實際情況適當延長。

3、立卷歸檔的要求

(1)各部門檔案持有者在規(guī)定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立

卷歸檔。

(2)移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

(3)歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須

立在一起

(4)立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。(5)填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。(6)立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映公司生產活動狀況和面貌。

(7)立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

(8)立卷應把上級文件與本公司文件按保管期限和文件年限分開立卷。(9)立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

(10)文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方

便。

（11）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原

件，并保持其完好無損。

(12)聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲

像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、檔案的借閱

1、檔案主要供本公司利用，禁止外借。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

3、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。

5、必要時，人事行政部應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋人事行政部印章后才有效。人事行政部證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管

理員要及時催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令

其賠償一切損失。

七、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共

同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經人事行政經

理或副總以上領導批準確定后方可。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經人事行政經理或副總以上領導批準。

5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和人事行政部鑒定解密，對解密檔案作一般

檔案管理，及時提供利用。

6、外來來訪人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節(jié)輕重，給予紀律處分，情節(jié)嚴重將

依法追究法律責任。

8、公司在職工作人員調離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，人事行政部審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由人事行政部經理監(jiān)

督辦理，檔案交接之后，方能調離。

八、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經人事行政部和檔案形成部門領導共同

鑒定，報總經理批準后，按規(guī)定銷毀。

2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。

九、檔案的保管

檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

第五篇：檔案管理培訓心得體會

檔案管理培訓心得體會

2012年8月10日，教育局組織了對各單位的檔案管理培訓。一下午的學習雖然時間短暫，但學習強度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學習，我系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我 不斷地思索，不斷地進步。

下面我談談自己的認識、收獲和體會。

一、規(guī)范化、科學化的檔案管理，是學校必須做好的一項基礎性工作。

當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資本更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為學校教學、教研、師生評價、學籍管理及各項等活動的真實記錄和一項基礎性工作，在學校管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。

二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性。

培訓學習期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，我深知參加檔案

培訓的目的，就是要把理論知識服務于實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計等管理工作提供基礎，體現(xiàn)檔案的價值所在。

檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰(zhàn)和網絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。