第一篇：集團會議室使用管理規定(修訂)

集團會議室使用管理規定（修訂）

一、目的

為了更好、更合理的利用會議室，為創造良好的使用環境，保障會議的成功召開，結合集團現會議室情況制定本管理規定。

二、適用范圍

本規定適用于集團辦公樓會議室。其他公司會議室可參照執行。

三、職責

（一）集團總裁辦行政部負責會議室的統一管理

1、前臺接待文員是會議室的管理人員，負責： ①對會議室的預約申請及使用情況進行監督管理； ②對有時間沖突的會議提醒預約各方合理調整； ③保管鑰匙、無線話筒、投影儀與空調遙控器； ④負責會議設備的開關等。

2、信息部負責投影儀、音響、話筒等會議室專用設備的調試及維修等。

（二）會議召集單位（部門）負責：指派本單位（部門）專人申請使用會議室，并做好本單位（部門）會議的會前、會中、會后的各項工作。

四、管理規則

（一）會議室的使用原則

1、會議室使用原則上按照提前申請原則。

2、如有例外：按照先預約后臨時、先上級后下級、先集團后子公司、先重要后次要、先大型后小型的調整原則。

（二）會議室使用流程

1、會議室申請

1）各單位（部門）使用會議室應至少提前1天通過OA辦公系統會議管理模塊預約會議室，并注明會議的開始時間和結束時間，如有變動須及時在OA系統上作出相應的變更。

（2）各單位在OA辦公系統通知公告模塊發布的會議通知，作為會議室預約的唯一有效憑證。

（3）沒有經過OA系統或者沒有提前1天申請的會議將一律不安排會議室（特殊情況除外）。

2、會前準備工作

（1）會議室申請人負責找會議室所在樓層前臺接待文員領取會議室鑰匙；（2）前臺人員提前檢查音響、投影儀、話筒、空調等使用情況，保證會議室通風，并檢查燈光的照明情況。

（3）會議使用單位（部門）會務人員做好桌椅的擺放，窗簾閉啟等工作。需要使用投影儀的，請提前自行準備好手提電腦并到前臺接待文員處拿遙控器，放下投影儀幕布，調試好后，派專人操作。如有問題，請及時與前臺接待文員聯系，不得隨意調試會議設備；

（4）會議室使用單位（部門）需提前安排好本單位（部門）人員做好會議記錄、準備所需會議用品、茶葉等工作。如需水瓶、水杯請提前和會議室所在樓層前臺接待文員聯系，自行提前打好開水。如需水果等，提前自行采購清洗并擺放到位。

（5）如需要座次表、席卡等，請使用會議室單位（部門）自行提前打印、裝好，并張貼、擺放好。

（6）會議召集部門需提前通知提醒參會人員準時參會。

3、會中工作

（1）參會人員講話，盡量做到聲音洪亮、清晰；（2）做好清晰的會議記錄；

3）本部門會務人員要密切注意參會人員情況，及時做好加水等服務工作。

4、會后結束工作

（1）使用單位（部門）負責會場的打掃和清理。離開將窗簾拉開到同一角度，做到桌面無紙杯、煙灰缸、垃圾及雜物、擺放好桌椅等。通知當層前臺接待文員關好空調、投影儀、音響、話筒及燈等，收起投影儀幕布，并鎖好門，使會議室恢復原樣。

（2）會議室所在前臺接待文員做好使用記錄，并對使用情況進行評價。

五、會議室使用的日常管理注意事項：

1、愛惜室內財物，不得隨便移動會議室的家俱及物品。會議過程中出現物品、器材損壞事件，會后及時與會議室所在樓層前臺接待文員聯系，不得隱瞞不報。

2、使用過程中應保持會議室的整潔，會后應由會議組織單位（部門）安排專人清理會場；

3、不參加會議、無會議時，無關人員不得隨意進入會議室；

4、會議室在不使用的時候要一直保持鎖閉狀態，由會議室所在樓層前臺接待文員定期檢查安全衛生，視頻設備、音響設備、投影設備、燈光、空調等的狀況，發現異常及時調整或報修，確保會議室隨時可正常使用。

六、會議室外借的注意事項：

1、會議室使用單位（部門）需提前1-2天告知總裁辦相關人員，進行預約所需會議室，如取消會議室使用，需今早告知；

2、總裁辦負責：

（1）提供會議室，前臺人員提前檢查音響、投影儀、話筒、空調等使用情況，保證會議室通風，并檢查燈光的照明情況。

（2）會議設備的操作，提供投影儀、音響、話筒等設備；

3、會議室借用單位（部門）負責：

1）會議使用單位（部門）需派專人提前做好桌椅的擺放，窗簾閉啟、懸掛橫幅等工作。

（2）會議使用單位（部門）需派專人做好一樓及會議樓層的簽到指引工作；（3）會議使用單位（部門）需自行攜帶所需會議用品，如：茶葉、鉛筆、抽紙盒、抽紙、三聯杯墊、糖果罐等

（4）會議室使用單位（部門）需派專人進行茶水會務工作；

（5）茶歇由會議室使用單位（部門）相關人員自行準備、清洗并擺放到位；（5）會后使用單位（部門）負責會場的打掃和清理。離開前將窗簾拉開到同一角度，做到桌面無紙杯、煙灰缸、垃圾及雜物、擺放好桌椅等。通知當層前臺接待文員關好空調、投影儀、音響、話筒及燈等，收起投影儀幕布，并鎖好門，使會議室恢復原樣。

七、監督管理

會議室使用情況每月按前臺接待文員登記情況，計入當月各部門評價中。使用情況不良的單位（部門）與其他單位（部門）會議有沖突時，優先安排會議室使用優良者。并按集團獎懲制度和績效管理辦法執行。

弘陽集團總裁辦 二O一四年四月八日

第二篇：會議室使用管理規定

會議室使用管理規定

一 目的

為進一步加強會議室管理，充分發揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規定及申請使用流程，現對會議室的使用作如下規定：

二 會議室使用規定

1、會議室均由行政部統一管理，統籌協調安排使用，并負責衛生、安全以及對室內設備物品的管理；

2、部門或個人需要使用會議室時，需提前一天向人事行政部提出申請并填寫《會議室使用表》，經人事行政部準許后方可使用。臨時性使用會議室，必須經人事行政部負責人同意。

3、使用原則：先申請，后使用。沒有經過申請的部門或個人，在沒有沖突的情況下，可以使用，但如有沖突，必需禮讓已申請使用會議室的部門或個人。

4、按申請的先后順序使用。特殊情況下，經相互之間協商后可以調整使用順序。但行政部不負責協商，由使用者自己協商。

5、遇公司層級的緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調換的情況下，部門或個人應先讓公司層級的重要會議。

6、部門及個人應在所預約的時間到達會議室，并開始使用。超過10分鐘未到達會議室的，行政部有權對會議室的使用權另作安排。

7、部門及個人應按預約的時間內使用完畢，不許超時使用。如需延長使用時，請及時通知行政部，如在緊接的時間段內已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。

8、任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設備設施，安全使用，嚴禁私自接拉電源，私自移動設備。如因個人原因造成設施設備損壞，須照價賠償。會議室內的所有設施設備，未經允許，不能帶出會議室。

9、會議室使用期間，使用部門或個人自行負責會議的模式安排，人員接待，會議記錄等會議需求，前臺接待員可以協助。

10、會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛生的行為；使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、設施設備等還原，離開時關閉電源、空調。未盡上述事宜造成和物品設備損壞或丟失的，則由原使用部門承擔相應賠償責任。

11、如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。

12、禁止任何部門私自占用會議室，一經發現后將全公司嚴厲通報，所有需求部門使用會議室前必須征得行政部同意后方可使用。

第三篇：會議室使用管理規定

會議室使用管理規定

會議室是醫院專門用于召開學術報告、會議、培訓、組織活動和接待客人的場所，為了充分利用會議室的功能，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，以確保各類會議的正常召開，特制定本規定。

一、會議室使用細則

1、會議室由醫院辦公室負責管理、使用登記與調度、設備維護等相關事宜，未經允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。本管理規定所指的會議室包括：新醫療綜合大樓26樓第一會議室、第二會議室和第三會議室。

2、會議室實行提前預約制度。為避免會議發生沖突，相關 科室(人員)使用會議室，須提前2天通知醫院辦公室，使用負責人須在會議室登記薄上登記簽名，以便統一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時，要及時向醫院辦公室提出申請，由醫院辦公室根據會議室安排情況進行協調。

3、各科室申請使用會議室時，需明確使用時間、是否使用設備、參加會議人數等，并在會議室登記薄中注明，醫院辦公室可根據實際情況做好相關工作的的準備工作。

4、如遇會議之間發生沖突，要堅持局部服從整體的原則，院級會議（包括黨委中心組學習、院周會、院長辦公會、黨委會及其他全院性會議）優先于科室會議，科室會議之間本著重要、緊急優先的原則自行協商解決。

5、使用會議室的科室，必須愛護會議室的設施，保持會議室清潔。用后應及時整理：檢查安全(電源)，關好窗、空調。

6、開會期間，請愛惜會議室的設備及物品，自覺保持衛生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑，盡量保持室內清潔。

7、會議結束后，使用人應進行必要的檢查，關好門窗，并通知醫院辦公室關閉會議室內各種電器設備的電源。如發現設備故障或公務損壞，及時報至醫院辦公室，及時維修，確保其他會議的準時進行。安全責任人為使用者所屬科室負責人。

8、與會人員要愛護會議室內的公共設施，損壞賠償，任何科室和個人未經醫院辦公室同意不得將會議室的各種設施設備拿出會議室或轉做他用。

9、會議室平時衛生由醫院保潔人員每天早晨負責打掃。會議室活動結束后，請使用科室將桌椅整理并歸回原處，以方便其他科室使用。

10、當組織學術活動或培訓時，在醫院辦公室的指導下，由活動的組織者臨時負責會議室管理及設備使用。活動結束后，組織者應就會議室及設備與醫院辦公室進行交接。

二、本規定由醫院辦公室制定并負責解釋，經審批后自頒布之日起執行。

醫院辦公室 2016年12月30日

第四篇：會議室使用管理規定

會議室使用管理規定

一、目的：為了加強會議室的合理利用并對其進行有效管理，保證會議室的安全、整潔及各類設施的完好，確保公司各項會議的順利召開，特制定本規定。

二、范圍：本制度適用于公司會議室使用

三、內容：

1.會議室僅限于本公司用于舉行各類會議，開展教育培訓以及重要來賓接待等工作使用。

2.會議室由行政部制定專人負責管理，會議室在不使用情況下由管理人員將門鎖好任何不得隨意進入會議室。

3.各部門若需使用，需提前向公司行政部填寫《會議室使用申請表》提交申請，由行政部統一安排。各部門每周開例會需使用會議室把時間確定上報行政部匯總。4.行政部根據提交的《會議室使用申請表》進行登記，填寫《會議室使用登記表》，按時間先后安排會議。

申請人在會議開始前到管理人員處確認簽字，并領取鑰匙。會議結束后，會議使用人員要整理會議室，保持會議室清潔，并去行政部辦理交接手續并交回鑰匙。5.會議室使用前的布置工作由會議室管理員配合會議主辦部門完成。

6.各部門在會議室使用過程中，要注意保持衛生，禁止吸煙，要愛護室內設備。7.會議室的設備、工具、辦公用品未證得公司同意，任何人不得拿出會議室或挪動他用。

8.會議室的環境衛生由行政部派人專人負責，在每日早晨進行打掃，并做好日常清潔工作。

9.會議室使用完畢，應隨時關門、窗和全部設施、電源，切實做好防火、防盜及其他安全工作。

第五篇：會議室使用管理規定

會議室使用管理規定

第一章 目的為進一步加強會議室管理，充分發揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規定及申請使用流程，現對會議室的使用作如下規定：

第二章 定義

目前在使用中會議室有：

地下一層：會議室

一、會議室二

二層：洽談會議室

三層：大會議室、小會議室

會議室用途：公司會議、部門會議、員工培訓、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等的場所，不做其它用途。

第三章 申請使用流程

第一條 前臺每周五將《會議室使用登記表》張貼在會議室指定位置處；

第二條 部門或個人將使用時間及用途填寫在《會議室使用登記表》中；

第三條 部門或個人按會議室使用規定使用會議室。

第四章 會議室使用管理規定

第一條 會議室均由行政部統一管理，統籌協調安排使用，并負責衛生、安全以及對室內設備物品的管理；

第二條 部門或個人需要使用會議室時，需提前一天填寫《會議室使用申請表》完成會議室的申請預約；

第三條 沒有經過申請的部門或個人，在沒有沖突的情況下，可以使用；如使用時間發生沖突，需禮讓已申請使用會議室的部門或個人。

第四條 會議室均依據申請的先后順序使用。特殊情況下，經相互之間協商后可以調整使用順序；

第五條 部門及個人應按照預約時間到達會議室，并開始使用。超過10分鐘未到達會議室的，行政部有權對會議室的使用權另作安排。

第六條 部門及個人應按預約的時間內使用完畢，如有延時使用需求，請及時與下一使用個人或部門溝通，獲得應允后方可繼續使用，否則需立刻終止該會議；

第七條 任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設備設施，安全使用，嚴禁私自接拉電源，私自移動設備。如因個人原因造成設施設備損壞，須照價賠償。

第八條 會議室內的所有設施設備，未經允許，不能帶出會議室。

第九條 會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛生的行為；

第十條 會議室使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、設施設備等還原，并在離開會議室時關閉電源、空調。

第五章 附則

第一條 第一條本規定解釋權在集團行政部

第二條 第二條本規定在自發布之日起生效

行政部

2013年11月18日