第一篇：千方百劑醫藥管理系統模塊說明（定稿）

千方百劑醫藥管理系統模塊說明

隨著醫藥衛生體制改革的深入，醫藥連鎖經營的推行以及日趨激烈的商業角逐，越來越多的醫藥經營企業意識到提高企業管理水平的重要性，迫切要求加快管理信息化的進程。

《千方百劑II醫藥管理系統》是以SQL Server大型網絡數據庫技術作為其程序開發的底層數據庫，是專門針對我國醫藥企業藥品經營管理開發的醫藥軟件產品，用于藥品銷售企業進行批發及零售管理。該系統在規范管理的基礎上結合管理實踐和業態趨勢，集進、銷、存、財務、經營分析及GSP管理為一體，充分滿足醫藥經營企業的各種需求。并通過采購管理、庫存管理、銷售管理、配送管理、零售管理、財務管理及往來管理等功能模塊，為藥品經營企業建立完善的物流管理平臺和良好的信息管理平臺，并通過藥品價格跟蹤、藥品貨位管理、多倉庫管理、銷售（采購）退補價、門店權限下傳、嚴謹貨位盤點、批次跟蹤查詢、銷售成本查詢、多種報警功能、門店缺貨通知以及自動生成采購計劃、決策支持等多種管理工具，為企業提供良好的信息管理渠道，最大程度的保障藥品經營企業，業務處理的流暢性和安全性，促進醫藥企業的高效運作。

該系統具有藥品銷售企業所必須的批次管理及效期管理，并可對批準文字、注冊商標、國家批發價及國家零售價等進行管理，充分滿足了醫藥行業的特殊需求。該系統將GSP管理全面融入到整個業務流程中，對藥品在流通領域中全面質量管理的各個環節進行記錄與管理，提供了包括管理職責、人員與培訓、售后服務、設備與設施、檢查驗收、儲存與養護及出庫管理等模塊的GSP報表近百余種。

《千方百劑醫藥管理系統》的基本信息管理是整個系統所有操作的信息來源，貫穿于整個系統的業務流程；因此，基本信息數據的準確性直接影響到整個系統數據的準確性，在進行基本信息錄入時，一定要做到準確、詳細。基礎信息的建立，是開始使用本系統之前所必須做的重要工作之一。

在建立正確的基本信息前，用戶應該意識到基本信息在整個系統操作過程中是作為公共信息使用的，在基本信息中加入了商品、往來單位等信息后，業務操作過程如銷售、進貨時只需選擇某商品或往來單位就可以了，不用再重復錄入，因此信息輸入要準確、詳細。進入系統主界面后點擊[基本信息]菜單，彈出子菜單，共二十類，業務單據包括：采購單、采購退回單、銷售單、銷售退貨單、配送單、配送退回申請單、配送退貨出庫單、門店收貨入庫單、配送退回入庫單、處方單、零售單、零售退貨單、零售匯總單、成本調價單、批號修改單、同價調撥單、變價調撥單、報損單、報溢單、獲贈單、贈送單、其他入庫單、其他出庫單

GSP報表包括：首營藥品審批表、首營企業審批表、質量保證協議、合格供方檔案表、藥品質量檔案表、檢驗報告管理、進口品種一覽表、采購計劃查詢、采購記錄、購進藥品到貨請驗單、質量驗收記錄、入庫通知單、可見異物檢查報告、抽樣記錄、抽樣批次匯總表、藥品拒收報告單、購進藥品退出記錄、藥品養護記錄、進銷存催銷表、重點養護藥品確定表、藥品養護檔案表、中藥材/中藥飲片在庫養護記錄、中藥飲片裝斗復核記錄、中藥品種分裝記錄、中藥品種分裝一覽表、中藥標本目錄表、重要標本目錄表、中藥標本臺帳、客戶資格審核表、直調藥品質量驗收記錄、銷售記錄、出庫復核記錄、銷售退回通知單、退回收貨記錄、退回請驗單、銷售退回驗收記錄、退回入庫通知單、退回藥品臺帳、銷出藥品追回記錄、委托運輸記錄、運輸記錄、質量事故報告、藥品質量處理通知單、藥品質量投訴記錄表、用戶接待記錄、藥品質量/質量管理意見征集意見書、藥品不良反應報告、藥品事故報告表、售后藥品質量問題跟蹤表、藥品復檢通知單、藥品停售通知單、藥品解除停售通知單、不合格藥品臺帳、不合格藥品報損清單、不合格藥品報損審批表、不合格藥品情況匯總分析表、藥品銷毀記錄、配送出庫復核記錄、配送出庫記錄、配送退回通知單、配送退回請驗單、配送退回質量驗收記錄、配送退回入庫通知單、配送退回藥品臺帳、處方藥調配銷售記錄、拆零銷售記錄

采購管理作為進、銷、存管理的重點環節主要對采購訂貨及合同、采購入庫及退貨、采購付款等方面進行重點管理。

《千方百劑II醫藥管理系統》軟件的采購流程可以根據在[GSP管理]/[GSP系統設置]中設置的不同，可以分為在GSP嚴格控制下的采購流程和根據采購業務自動生成GSP報表兩個流程，但無論屬于哪個采購流程，只要相關的業務單據過賬后，相應會計科目和數據會發生變化。

銷售管理作為業務重點涉及銷售訂貨、銷售退貨、銷售收款、往來賬結算和相關統計查詢業務。

《千方百劑II醫藥管理系統》軟件的銷售流程可以根據在[GSP管理]/[GSP系統設置]中設置的不同，可以分為在GSP嚴格控制下的銷售流程和根據銷售業務自動生成GSP報表兩個流程，但無論屬于哪個銷售流程，只要相關的業務單據過賬后，相應會計科目和數據會發生變化，庫存管理主要用于處理藥品非經營性出入庫、成本調價、報損報溢、效期管理、批次跟蹤、庫存盤點以及庫存上下限報警管理等等。庫存管理和配送管理配合使用，可以更好地實現藥品調撥和物價管理功能。庫存管理的各單據功能如下：

? ? [庫存成本調價單]用于對庫存商品成本價格的調整； [出庫單]和[入庫單]用于非經營性庫存藥品的出庫和入庫； ? ? [報損單]和[報溢單]是商品發生損、溢時填寫的；

[庫存盤點]用于對庫存藥品的盤點，盤點結果可直接錄入[庫存盤點錄入表]，也可使用[庫存盤點（自動盤溢盤虧功能）]自動生成報損、報溢單；

? [商品折裝單]和[生產模板]可將藥品重新組裝。

財務管理模塊主要用于對資金進行賬務管理，內容涉及公司的費用、收入、資產以及會計憑證。

報表中心能幫您快速準確的查詢各種報表。其主要將各功能模塊中所有的查詢報表歸納在一起，您不需要在進入任何功能模塊，只需要直接進入該中心便可以對各功能模塊中多種報表的詳情與原始憑證進行輕松而快捷的查詢。

由于報表的操作都相對簡單，錄入相關查詢條件后確定就行。所以，我們不再進行報表的詳細說明。

下面介紹一下常用的按鈕：

查詢：即重新彈出查詢條件進行統計。

列表：即選擇部份或者全部列表，以展開明細方式進行統計報表體現。

明細賬本：即查看針對信息對應的每一筆明細情況，以核算統計的正誤。

查看憑證：即查看明細對應的原始單據。

單據選擇：即選擇需要參與統計查詢的單據類型

[系統維護]涉及退出系統、更換賬套、更換用戶、數據管理、數據結存、超級用戶管理、期初建賬、單據格式配置以及軟件信息等，在系統維護中可對系統進行相關設置及維護。

GSP管理作為藥品銷售企業在未來幾年內的重點已經受到越來越多的關注，《千方百劑醫藥管理系統》提供包括管理職責、人員與培訓、售后服務、設備與設施、檢查與驗收、儲存與養護及出庫管理等七大模塊的GSP報表報表近百余種。在《千方百劑醫藥管理系統》系統中，可通過兩種方式生成GSP報表:

（一）嚴格按照GSP控制流程一步一步的生成GSP報表；

（二）自動生成GSP報表；下面我們對不同的方式進行簡單的說明：

1.GSP控制流程

進入[GSP系統設置]時，如下圖；用戶可以看到整個設置中除了‘人員值班’以外，我們對四個模塊：采購管理、銷售管理、采購退貨、銷售退貨進行分別的獨立控制，既是用戶可以在采購管理模塊使用嚴格的‘GSP流程控制’的同時，可以在‘采購退貨’模塊采用自動生成GSP報表，所以用戶在進行GSP控制設置，巧妙的根據需求選擇設置，可以大大的提高軟件運用的靈活性。

數據的關聯性：在整個GSP流程控制中進行業務操作時，應注意到不同單據之間數據的關聯性。如在采購流程中從采購計劃到入庫通知單這六個步驟中，上一個步驟的報表審核以后都可以自動生成下一步驟的調用草稿，如“采購計劃”審核以后，在錄制采購合同時可以調用由采購計劃審核以后生成的采購合同草稿，在“銷售出庫、銷售退貨、進貨退貨等”模塊里同理，具體的調用操作，我們將在獨立模塊中進行詳細的介紹。

調用草稿的操作為用戶帶來的很大的便捷性：但是利用數據的關聯性，應注意的操作是：如果要采購合同調用采購計劃生成的草稿數據，則在選擇了采購計劃的同時，下一步驟應該選擇‘采購合同’，如果沒選擇，則采購計劃過賬以后會生成‘購進記錄表’的調單來源。所以選項的選擇與否對上下步驟都有較大的影響。

2.自動生成GSP報表

在以上四個模塊中，用戶可以選擇自動生成生成GSP報表；

所有的報表都是在相應的業務單據過賬以后，自動生成。用戶在上圖中可以看到采購管理模塊能夠自動生成的GSP報表有四種，如果用戶沒有在選項前打勾，不會自動生成該GSP報表，因此用戶可以根據自己的需求選擇所需生成的GSP報表。注意：GSP流程簽字中，如果不希望操作員選擇其它人進行簽字，只能自己簽字，則注意GSP簽字權限里的“允許選擇其它人員簽字權限”。沒有此權限時，簽字只能以當前操作員進行簽字，沒有簽字權限時就不能簽字，也不能選擇其它有簽字權限的人進行簽字

采購流程中的GSP管理

在“GSP流程控制”中，系統提供了8個選項，其中有6個選項用戶可以根據需求決定選擇與否，而有兩項是系統默認為必選項；下面我們將對這個7個設置選項以及整個流程做一個詳細的介紹。

數據的關聯性：

用戶在整個GSP流程控制中進行業務操作時，應注意到不同單據之間數據的關聯性。如在采購流程中從采購計劃到入庫通知單這六個步驟中，上一個步驟所生成的單據草稿，都可以被下一個步驟進行單據錄入時所調用，在“銷售出庫、銷售退貨、進貨退貨等”模塊里同理，具體的調用操作，我們將在下面做詳細的介紹。

? “采購計劃”選項是否選擇都可以錄入，并在勾選的下一步流程單據中可調用，如選擇該選項，則下一步流程單據只能調用審核后的采購計劃，不允許手動錄入商品明細；反之則下一步流程的單據即可以調用審核后的采購計劃，也可以手動錄入商品明細。? “采購訂單”選項是否選擇都可以錄入，并在勾選的下一步流程單據中可調用，如選擇該選項，則下一步流程單據只能調用審核后的采購訂單，不允許手動錄入商品明細；反之則下一步流程的單據即可以調用審核后的采購訂單，也可以手動錄入商品明細。? “采購記錄”，該選項與“采購訂單”選項連動，當完成采購訂單后由系統自動生成，不需用戶手工錄入。? “購進藥品到貨通知單”，該項為必選，如未勾選采購計劃或采購訂單，則選擇該選項，則在錄入到貨通知單時調購采購錄生成的草稿完成通知單后自動生成下一流程的數據來源。? “收貨記錄”，如選擇該選項，則在錄入收貨記錄時可以調上個流程的數據完成自動生業務記錄，如不選擇該選項，則不用錄入收貨記錄。? “購進藥品到貨請驗單”，如選擇該選項，則在錄入到貨請驗單時可以調上個流程的數據完成請驗單后自動生成藥品質量驗收記錄，如不選擇該選項，則不能錄入藥品到貨請驗單，完成購進記錄表后生成藥品質量驗收記錄的草稿。在此，我們建議用戶選擇該選項。? “藥品質量驗收記錄”為灰色不能修改，是必選項。

? “購進藥品入庫通知”如打勾則可以錄入，并且提示生成采購入庫單草稿。不打勾則不能錄入該單據，采購入庫單草稿在完成“藥品質量驗收記錄”后提示生成。銷售出庫GSP流程控制

在“GSP流程控制”中，系統提供了2個選項，其中有2個選項用戶可以根據需求決定選擇與否，而有兩項是系統默認為必選項；下面我們將對這個4個設置選項做一個詳細的介紹。

? “銷售訂單”選項是否選擇都可以錄入，但如選擇該選項，則完成銷售訂單后會自動生成銷售出庫單草稿。? “銷售開單”為必選項不能修改，完成該單據后自動生成出庫復核記錄的草稿。? “藥品銷售記錄”，該選項與“銷售開單”選項連動，當完成 銷售單審核后由系統自動生成，不需用戶手工錄入。? “出庫復核”為必選項不能修改，完成該單據后自動生成銷售記錄草稿。

銷售退貨的GSP流程控制

1）“退貨通知單”選項為灰色用戶不可以自行選擇，系統默認為必選項。如果用戶此時選擇了下一步驟“退貨請驗單”，則該通知單審核以后，系統自動生成退貨請驗單草稿，如果用戶不選擇“退貨請驗單”，系統自動生成退貨驗收記錄草稿。

2）“退貨請驗單”如打勾則在錄入退貨請驗單后自動生成退貨驗收記錄，如不打勾則不能錄入該單據，只能查詢。

3）“退貨驗收記錄”選項為灰，為必選項。錄制該記錄時，只能調用由上一流程“退貨通知單”或“退貨請驗單”生成的“退貨驗收記錄”草稿，不能自行選擇藥品進行錄入。

4）“退貨入庫單”處打勾則錄入該單據時只能調用從“退貨驗收記錄”生成的草稿，用戶不能自行選擇藥品進行錄入。

采購退貨GSP流程控制

1）“進貨退貨通知單”該選項為灰色，是必選項，該單據完成后生成退貨出庫復核記錄草稿。

2）“退貨出庫復核”該選項為灰色，是必選項，調用草稿完成該單據后自動生成進貨退貨記錄草稿。

3）“進貨退貨記錄”該選項為灰色，是必選項，必須錄入該單據，不能跳過不做錄入。

GSP驗收設置

對抽樣驗收時，需要統計一個抽驗記錄，以及澄明度檢查記錄，點擊[GSP系統設置]/[驗收設置]。

根據GSP相關規定對驗收的抽樣數量進行確認，再選擇澄明度檢查的類型。

抽樣比例設置

對驗收時的抽樣進行設置，如果驗收時是藥品的小包裝，則系統會自動換算，系統將會根據此處所設定的比例生成相關的記錄。（根據GSP對驗收抽樣的規定，當驗收藥品數量為50件是則抽取2件，驗收藥品的數量每增加50件時，則要對多抽取2件，即如果此次驗收的藥品數量為200件，則需要抽取樣品8件。驗收數量不足50件時,按50件計算）

可見異物檢查類型選擇

選擇需要進行可見異物檢查的藥品類型的選擇。（根據GSP對驗收的相關規定，當企業購進水針劑或者口服液類藥品時，在驗收時應采用異物檢查檢查進行驗收，即使用澄明度檢查儀進行檢查。）

質量驗收審核后生成抽樣檢查記錄

選擇該項目后，系統則由已經設置好的驗收比例，根據驗收的數量自動生成抽樣檢查記錄。

質量驗收審核后生成澄明度檢查記錄

選擇該項目后，在質量驗收以后，系統會根據驗收的情況自動統計澄明度檢查記錄。

直調記錄審核后生成采購記錄、驗收記錄和銷售記錄

該選項如勾選，則在直調記錄審核后會自動生成采購記錄、質量驗收記錄、銷售記錄。并且直調生成的這三種記錄，與普通藥品的三項記錄分開。（在這三個GSP記錄查詢的查詢條件中，增加條件‘是否直調’，該條件為下拉列表選擇，可選項有：全部、非直調、直調，默認選擇全部）選擇該選項后，在完成直調驗收記錄后，系統會自動生成購進記錄和銷售記錄。

直調記錄驗收審核后生成采購入庫單和銷售出庫單草稿：

選擇該選項后，在完成直調驗收記錄后，系統會自動生成采購入庫單和銷售出庫單。退貨加倍抽樣檢查：

選擇該選項用于控制退貨驗收的抽樣數量按采購入庫抽樣數量*2

第二篇：千方百劑單體藥店實施步驟

客戶實施文檔

www.tmdps.cn

千方百劑單體藥店實施方案

一、新帳套的創建

千方百劑軟件支持多帳套，創建帳套方式如下圖：

二、基本信息

初始化操作是軟件所有數據的來源，是直接關系到后面進銷存及GSP相關功能是否正確的基礎，一定要認真輸入。

1.商品字典：錄入和管理經營的藥品信息

藥品信息一定要分類，建議分類方法：第一級分為處方藥、非處方藥、非藥品、等類別，在第一級名稱上點擊“分類”輸入第二級名稱，第二級可以按劑型輸入如片劑、膠囊劑、顆粒劑等，然后再點擊分類輸入第三級，第三級輸入具體藥品信息如下圖，又分為四個菜單，分別是：

濮陽市飛龍軟件科技有限公司

地址：振興中路83號

電話：03934614488 / 8

客戶實施文檔

www.tmdps.cn

商品字典：輸入商品的基本資料，建議必填項有：商品名稱、商品條碼、通用名、規格、劑型、批準文號、批準文號有效期、基本單位、生產廠商、GSP驗收屬性、養護方式、儲存條件。商品條碼是為了零售時掃描出庫的，其他內容根據自己需要進行填寫，GSP驗收屬性和養護方式按照要求填寫，方便后期GSP驗收報表和養護報表的查詢操作。

濮陽市飛龍軟件科技有限公司

地址：振興中路83號

電話：03934614488 / 8

客戶實施文檔

www.tmdps.cn

價格信息：輸入商品的相關價格信息，方便后期進行零售時自動帶來對應藥品的價格信息，零售價必填，日常零售特價、最低售價、會員價等根據需要填寫。

輔助信息：根據實際情況進行選擇，如：需要拆零的藥品就要勾選“是否拆零”并點擊左下角的“拆零設置”進行拆零設置；如果勾選“首營品種”就需要填寫對應的首營藥品審批表；如果是處方藥，就需要把處方類型選上，個別藥品麻黃堿藥品國家GSP規定需要進行實名登記的就勾選“實名登記”，等零售的時候彈出頁面進行實名登記；其他選項根據具體需要進行選擇即可。

濮陽市飛龍軟件科技有限公司

地址：振興中路83號

電話：03934614488 / 8

客戶實施文檔

www.tmdps.cn

第四個頁面：有相關資料就進行勾選，方便直接查看資料是否齊全。2.單位信息

新增和管理往來單位信息，需要錄入單位名稱、地址、聯系人、企業類型等相關信息，在往來單位的“其他信息”中勾選是否“首營企業”等住處，選擇完成之后保存。建議0001為零售客戶，再依次增加供應商信息、往來單位的相關證照信息的錄入：在“往來單位”一行上點擊鼠標“右鍵”，再點擊對應證照，輸入證照相關信息，如發證日期、到期日期等，方便進行到期提醒和控制，達到新gsp對往來單位證照的控制要求，如下圖：

3.部門信息

錄入部門信息，如一部、二部。4.內部職員

新增或管理公司相關人員檔案信息。

注：職員編號可以錄入具體工號，職員信息中需要選擇所屬門店，否則就不能進行零售操作。如下圖職員信息錄入

5、經營范圍控制

濮陽市飛龍軟件科技有限公司

地址：振興中路83號

電話：03934614488 / 8

客戶實施文檔

www.tmdps.cn

按新版GSP規定要求，軟件通過經營范圍控制設置，控制對應采購藥品是否往來單位的經營范圍之內。首先設置好所有藥品所屬分類，然后設置對應往來單位的經營范圍，以后在進行藥品入庫的時候，如果對應藥品不在本供應商經營范圍之內，軟件就會以紅色顯示。

6、會員管理

設置會員卡類型，管理會員信息，方便會員在本店的積分或儲值等管理。

三、期初建賬

錄入建賬時的藥品庫存數量及成本單價等信息，方式是在“系統維護-期初建賬-庫存商品期初”中錄入各個藥品的數量和成本單價。

四、日常業務操作

1.采購管理：

軟件采購流程有兩種方式，一種方式是嚴格按照上面流程一步一步進行采購流程操作入庫，另外一種方式是直接做采購入庫單，自動生成相關記錄，選擇方式：“gsp管理—gsp系統設置”中設置，如下圖gsp系統設置：

濮陽市飛龍軟件科技有限公司

地址：振興中路83號

電話：03934614488 / 8

客戶實施文檔

www.tmdps.cn

上面選擇是按照自動生成GSP報表來選擇的，采購計劃和采購訂單可以設置提前幾天生成。

采購入庫操作如下圖：

如果是冷藏藥品入庫的話，需要把上面的運輸方式、發運地點、運輸單位、啟運時間、溫控方式、溫控狀態、到庫測定溫度相關運輸信息錄入完整，新GSP要求冷藏藥品需要有運輸記錄。

2.庫存管理:

進入庫存管理中的“庫存狀況”，可以查詢相關藥品的庫存情況,雙擊具體某個藥品信息，選擇對應時間段可以查詢某藥品信息一段時間內發生的變化情況。3.零售管理：

濮陽市飛龍軟件科技有限公司

地址：振興中路83號

電話：03934614488 / 8

客戶實施文檔

www.tmdps.cn 日常零售業務在零售單中錄入，如下圖:

零售時，可以用掃描槍直接掃描藥品條碼，也可以輸入藥品首品字母，通過模糊查詢進行藥品選擇，如需要修改藥品數量或零售價格，在有權限的情況下點擊鍵盤上面的ctrl+enter，修改對應藥品的數量或價格；如果是實名銷售藥品，在選擇藥品的時候會提示輸入購藥人的相關信息；有限量銷售的藥品并且設置后，軟件也會控制銷售限量（gsp規定）；需要憑處方銷售的，需要建立相關的藥品處方（可先錄入處方，調用處方生成零售單，也可以先錄入藥品，保存時錄入相應處方）；有會員卡的，可刷卡后（如果未帶卡，也可以錄入手機號、卡號等方式），自動執行會員對應的相關優惠政策，如積分或會員價等；都確定完成之后點擊結算，輸入所收款項后，會自動顯示找零等信息，并打印出來相關的小票。

在零售單查詢中查看一定時間段的零售情況，通過零售統計報表中選擇對應的收銀員，查詢相關收銀員的收款情況，以便進行對賬。

五、軟件管理控制；

系統配置：包括成本算法、零售門店、是否啟用滅菌批次、是否啟用價格跟蹤等。權限設置：包括單據的錄入查詢修改等權限，也包括報表的查詢權限、基本信息等其它管理權限，還包括一些諸如成本查看權限、銷售金額查看權限等；操作員只有在授權范圍內對基本信息進行操作。

在報表中心可查看不同的報表，包括gsp相關的各種報表。

六、軟件月結存、年結存

濮陽市飛龍軟件科技有限公司

地址：振興中路83號

電話：03934614488 / 8

客戶實施文檔

www.tmdps.cn 每月結束之后通過軟件系統維護里面的月結存操作完成月結存，通過軟件系統維護里面的年結存操作進行本年業務的年結存(年結存之前一定要做好數據的備份)。

七、數據安全

軟件備份有兩種方式：自動備份和手工備份，自動備份可按天設置備份，手動備份方法是：系統維護—數據管理—數據備份，錄入備份文件名（一般是帳套名稱簡拼及日期，如lb20140518）,備份的文件放在千方百劑安裝目錄下（一般是D盤下的weway-data-backup目錄），為保證數據安全，要求做到“異地雙備份”，以防止電腦系統的損壞甚至是電腦硬件的損壞，可以將備份文件壓縮后，復制到其它電腦上或發送到郵箱中。

八、千方百劑軟件應用價值

1、符合新GSP要求，幫助企業通過新GSP認證；

2、符合企業日常經營需要，如：庫存管理、零售管理、會員管理、促銷管理、供應商結算管理等；

3、千方百劑作為大品牌，會跟隨新GSP要求不斷更新。

九、售后服務

我公司軟件一年內免費服務，為提高服務效率，服務方式依次為電話—遠程—上門。我公司還提供永久免費的每月定向客戶培訓（分行業通知或預約，培訓地點在公司教室）及每年12月份的客戶年會。

服務電話：0393－4614488。

濮陽市飛龍軟件科技有限公司

2014-05-18 濮陽市飛龍軟件科技有限公司

地址：振興中路83號

電話：03934614488 / 8

第三篇：千方百劑標準盤點流程

正常運行系統的門店，要以盤點的方式來解決庫存不準確的問題，標準方法如下：

1、首先確定盤點日期，將截至盤點日的所有單據過賬（收貨入庫、零售、銷售出庫單等）以保證帳面業務與實際業務發生的時間點一致

2、檢查系統設置：菜單欄里：系統維護——超級用戶——系統設置——錄帳設置里面還有一個錄帳設置，單擊點開，這里有一個選項“默認實盤數量為庫存數量”，這個一定不能打勾，初始設置是去掉的，但是由于做系統等原因可能會導致有些店選擇了這個選項，導致盤點不準確，切記一定要去掉該選項，也就是不打勾。

3、點擊菜單欄里：庫存管理——庫存盤點——庫存盤點表，選擇倉庫，倉庫名稱一般為“XXX店”或“陳列倉庫”，需要注意的是，有的門店操作時選擇了類似“XXX店店拆零庫”導致無法進行盤點，請重新選擇倉庫，如果系統提示“您選擇的倉庫已經在盤點中”，可能是上次誤操作開始了盤點，那么請直接到第6步，完成盤點過程，但是不要過賬草稿，直接刪除，然后重新回到這里，選好倉庫確定后，會顯示目前庫存情況，一般直接點擊開始盤點即可，系統會提示，點“是”后，系統提示，再點“是”即可，這時系統記錄此時的電腦庫存，錄入的盤點數據是和這次記錄的數據進行對比庫存差異的

4、開始盤點后，退出當前界面，點擊菜單欄里：庫存管理——庫存盤點——庫存盤點錄入表，這里是錄入實際盤點的庫存情況，這里再次選擇對應門店倉庫，需要注意的是，日期是錄入盤點單的日期，與時間盤點日期無直接關系，如果盤點單錄入日期有好幾天的時間，需要修改查詢時間，設置好后確認即可顯示以前錄入的的盤點單，單擊增加，開始錄入，錄入方式與其它單據錄入一樣，需要注意的是，錄入一個商品，雙擊對應行的批號處，選擇在庫的批號，再輸入對應的實盤數量，如果沒有的批號，手工做錄入，單據錄入時，不要錄入太多行，一般三百行左右即可保存，另外增加一張新單繼續錄入，不影響盤點效果，全部實際庫存情況錄入完畢后，做一下數據備份（方法見最后面的數據備份恢復說明）進入下一步

5、盤點過程中，建議不要錄入其他業務單據，等待盤點完成后再做，方便盤完點后核對賬實庫存是否正確。

6、點擊菜單欄里：庫存管理——庫存盤點——庫存盤點盈虧統計，點擊盤盈盤虧，選擇倉庫，其他提示不理會，全部確定選是即可，最后系統會提示生成草稿，到菜單欄里的 其他——業務草稿里，可以看到對應的報損單（實盤數量小于帳面數量的藥品）和報溢單（實盤數量大于帳面數量的藥品），填入經手人和審核人做單據過賬即可，需要注意的是，報溢單是增加庫存的，如果系統無法確定成本價時會提示輸入成本價，請按照提示輸入，過賬完畢，盤點即結束，可查看盤點結果與實盤結果是否相符。

7、盤點數據的查看：庫存管理——庫存盤點——庫存盤點盈虧統計，點擊盤盈盤虧，選擇倉庫，其他提示不理會，全部確定選是即可，然后點“統計查詢”，選擇合適的時間段和倉庫，即可看到盤點的盈虧狀況

數據備份恢復說明：

1、數據備份：為了保證數據不因病毒或重做系統導致數據丟失，定期備份數據很重要，方法如下：菜單欄系統維護——數據管理——數據備份，輸入備份文件名即可，比如第180分店5月26日的備份，輸入格式為 d180fd0526，一般三天備份一次，或者特定時期做備份比如盤點過程中。

2、數據恢復：一般不輕易使用，如果確定有問題出現需要恢復，菜單欄系統維護——數據管理——數據恢復，雙擊選擇需要恢復的文件恢復即可，3、備份數據的刪除：每次備份數據都回占用一部分硬盤空間，久而久之磁盤可用空間會越來越小，在數據恢復的界面，有個刪除按鈕，可以刪除當前選擇的數據，定期刪除一下舊備份

4、系統維護菜單——》超級用戶——》系統設置，這里有個備份設置，根據需要設置自動備份

第四篇：醫藥連鎖管理系統解決方案

醫藥連鎖管理系統解決方案

一、醫藥連鎖行業發展概述

目前,全國有17000多家醫藥公司，藥店10萬多家，但各自分而立之，形不成規模。隨著醫藥行業迅猛發展，我國醫藥產值增長很快，現已達年2000億元的規模，醫藥工業利潤超過100億元。為了適應醫藥體制改革、GSP、GMP達標、醫藥企業自身發展、市場競爭、WTO等國內、外大環境變化，我國醫藥企業改制、醫療與藥品分離、連鎖經營等改革措施已全面啟動，表現在以下五個方面：

1.向規模化、集團化方向發展

目前，包括世界排名前15位的跨國醫藥公司總部在內的眾多國際醫藥企業已經進入我國，其連鎖組織經營的形態遠優于國內的醫藥流通企業。醫藥產業的競爭將向“大集團、大品種、大市場”戰略方向靠攏。國家經貿委2000年底時就提出要在中國扶持建立5家至10家面向國內外市場、多元化經營、年銷售額達50億元左右、具有現代營銷水平和高度文化內涵的大型醫藥流通企業集團。

2.規范化經營

醫藥是特殊商品，醫藥流通的特點是有市場準入限制，也是政府管制、行業管制、行政監督較強的行業，相應的法規、標準也日趨成熟。在醫藥流通市場化的同時，行政執法機關將嚴格執行《藥品流通監督管理辦法》、GSP、《藥品經營企業許可證》等驗收標準。

3.區域化及跨區域連鎖

據專家預測，在未來2—3年之后，將會有70％以上的藥房納入醫藥連鎖企業的軌道。相關的政策鼓勵通過GSP認證的藥品零售連鎖企業跨地域開辦連鎖店；進一步營造有利于技術進步和藥品創新的宏觀環境；提倡零售、批發企業實行代理配送制（新特藥、進口藥和普藥），零售企業實行連鎖經營制，形成一批突出主業的多元化經營組織，實現批零一體化經營，降低費用，提高效率與效益。

4.醫藥連鎖的信息化管理需求迫切

在當今高度信息化的時代，醫藥連鎖機構維系業務正常運行以及建立核心競爭力的基礎之一就是擁有高效、穩定的信息系統。可以說，沒有信息化的醫藥連鎖幾乎是不可想象的。

5.多元化資本進入

醫藥行業打破過去只能由國有資本投資醫藥行業的禁令，引入市場競爭機制，允許有條件的企業入市經營連鎖藥業，開設零售藥店，各路資本相繼入市搶灘，特別是我國加入WTO后，會向外資開放醫藥流通市場，醫藥流通企業將遇到更嚴峻的挑戰。醫藥行業主要包括四股資金力量：一是原來已有零售基礎的連鎖藥店；二是藥品制造企業；三是傳統的大國營批發商；四是其他行業資本與民營資本看準商機競相滲入。

二、醫藥連鎖企業的困惑

醫藥連鎖企業隨著規模的擴大，連鎖結構越來越復雜，往往會有二級乃至三級連鎖機構，傳統的管理模式越來越不適應現代激烈競爭的要求了，因此也就產生了大量的管理問題：

●連鎖網絡成本逐漸增高；

●不易及時發現并解決連鎖體系中存在的積壓與短缺情況；

●不太了解連鎖體系中的資金運作狀況；

●及時、準確了解各層次連鎖機構的銷售情況和庫存情況是個難題；

●合理制訂采購、配送計劃較困難；

●連鎖機構分布不盡合理且不易控制；

●銷售前端關鍵業務信息收集與反饋速度緩慢；

●連鎖總部遠離客戶的趨勢明顯；

●報表、數據增多而且整理困難，缺乏有效數據資料；

●大量的人力、物力浪費在資料重復輸入，簡單處理之中；

●在連鎖體系中貫徹GSP認證標準會遇到重重困難；

如何加強對醫藥連鎖網絡的科學管理與有效監控？如何實現對前端銷售現場的數據收集、匯總、分析，及時把握銷售規律、趨勢？如何在醫藥連鎖體系中實施嚴格的質量管理，貫徹GSP標準？建立高效醫藥連鎖管理信息系統是唯一的辦法。

根據醫藥行業多年的了解, 萬友軟件有限公司在多年來大量成功地實施ERP系統和CRM系統的基礎上，開發了“萬友醫藥連鎖管理系統”。萬友醫藥連鎖管理系統對于醫藥藥業企業很好地適應醫療體制的改革，滿足醫藥連鎖企業的經營和管理需要，提供了全面的解決方案。

該系統高度概括了該行業業務管理的共性，采用現代零售藥業及物流管理模式，覆蓋了連鎖業務和批發業務。系統充分體現了“以庫存周轉為核心，以通道費用為利潤源泉，以大規模擴張為企業戰略”的管理思路，對連鎖藥業的物流、資金流、商流、信息流進行全面的跟蹤、統計、分析，為連鎖藥業經營管理的監督、評估、計劃、預測決策提供依據。設計中留有接口，在條件許可時可與社保局和醫院連網，允許醫療卡在國家政策許可的范圍內適度消費。

一、系統總目標： 系統的總目標是：把企業總部和分布在各地的倉庫、連鎖分店的工作站連成統一的計算機網絡系統，做到信息傳遞順暢，數據高度共享，以提高辦公和決策效率；及時采集企業經營活動中的各種信息并及時有效的處理，增強經營機制，及時決策，控制經營活動中的人、財、物和進、銷、調、存，提高企業的現代化管理水平，達到全面提高企業的經濟效益的目的；和社保局聯網，允許醫療卡在國家政策許可的范圍內適度消費，積極配合及促進醫療體制的改革。

二、應用效果： 1)加強對藥品的管理

由于藥店內藥品的種類繁多，連鎖分店的數量大，現行的管理模式難以收集到有關藥品的準確信息，因而也不能對藥品進行科學的管理。本系統將藥品的基本信息、藥品的供應商、藥品的購進、調撥、銷售等物流以及有關的統計分析報表融為一體，使管理人員能夠隨時掌握有關藥品的任何信息，從而對藥店的經營管理作出科學準確的決策。2)加強物流的管理

改進藥品在藥店內的流動環節，使藥品在藥店各部門之間的流動更合理，減少手工傳遞，規范和明確物流中每一環節的任務和要求，對藥品的流動環節進行監控，科學的管理藥品的庫存，設置庫存的上下限，盡量減少藥店的經營成本。3)加強對分店的管理

首先在網絡上保證分店和總部之間能順暢地交換數據，然后要加強對分店的藥品銷售及庫存的管理，并在此基礎上實現總部庫存的自動訂貨，總部對分店的自動調撥以及分店之間的藥品調配，最大程度地減少庫存的積壓，使對分店藥品的配送計算機化、科學化，這樣更合理準確，同時又減少了人力資源的浪費。4)加強和供應商之間的結算

和供應商之間的結算采用計算機結算系統進行操作，把供應商結算同供應商的藥品銷量兩者緊密地結合起來，結算時可以參考供應商藥品銷售的情況，使和供應商之間的結算更科學、準確；同時記錄每一筆和供應商之間的往來明細帳，做到和供應商結算時心中有數，帳目清楚，盡量減少結算時產生的差錯和混亂。5)提高管理科學化的水平

本系統將提供分店銷量統計、藥品銷量統計、分店銷量排行榜、藥品銷量排行榜等統計分析報表對藥店的經營管理提供輔助決策的支持，最大限度地發揮計算機管理系統在輔助管理方面的作用。

三、設計原則：

本系統是一個具有多個目標，使用目前世界上的先進的成熟技術，并高度集成的大系統。要想得到滿意的解決方案并提出優化的設計，必須用系統工程的觀點和方法，明確總體設計思想，選用必要的先進的設計方法。本系統按以下幾個原則設計。1）總體可行性原則

總體可行性原則包括實用性、可靠性、可推廣性、發展性、先進性等。對所有這些性能的綜合考慮，首先應將實用性放在首位，保證設計的系統能夠達到設計要求，確實能輔助企業進行管理，解決問題，提高管理水平，增加企業在市場中的競爭能力。2）有限合理性原則 我們一方面應看到，計算機管理系統的應用將不可避免地沖擊原有企業中一些不符合管理規律但又沿襲已久的觀念和思想、作風和習慣、程序和方法，甚至責權關系和體系結構；另一方面也應注意到，不能完全按計算機管理系統來改造一切，這是國內外許多實踐已證明了的。所以具體設計時應注意以下幾點：

A、提出合理的建議，使企業盡可能調整企業組織設置，滿足計算機管理系統設計的要求，但在具體設計時必須照顧企業的現行組織機構設置情況。

B、盡可能地按信息功能設計開發功能子系統，而職能部門的管理系統則按要求由功能子系統組合而成，以提高系統的柔性，使其能夠適應職能部門的改變和用戶不斷提出的新的要求，這也是開放系統的概念。（應用級的開放）

C、用戶界面友好，適應非計算機專業人員的使用。3）系統選型原則

萬友醫藥連鎖管理系統是一項大型的系統工程。根據當前的技術發展水平，在充分考慮現有環境條件和投資能力的前提下，對計算機系統，網絡系統和數據系統的選擇也必須遵循一定的原則。

A、統籌配置原則

系統選型要通盤考慮整個工程的當前及長遠要求，使其在整體上系列化、一體化；要遵循國際、部標要求，做到系統軟硬件兼容醫藥；要有較強的靈活性和可擴展性。B、可連續性原則

信息采集、存貯、傳輸和處理技術及計算機技術發展速度驚人，產品更新換代快，性能價格比不斷提高，當前購買的軟硬件在以后相當長的一段時間內能夠充分發揮作用，系統的主要設備應具備升級和擴展的能力。C、先進與實用相結合的原則

硬件應選擇技術先進、運行可靠、配置靈活、兼容性好、性能價格比高、維護方便、整體開放的設備。

軟件應選用數據處理能力強、開發工具齊全、兼容性好、適用范圍廣、用戶界面友好、易學好用的系統軟件。

工程中要盡量采用技術成熟的產品，以確保系統的實用性與可靠性。為適用連鎖藥店的實際需要，系統網絡拓撲結構要合理。

四、系統特點: ◆ 引入工作流管理，實現了數據流驅動業務流

將數據庫技術和基于電子郵件的流程管理技術結合起來，利用電子郵件來串聯一項工作的不同階段。各種單據完成后，系統自動生成郵件發送到下一階段的工作人員的郵箱中；下一階段的工作人員將會在他們的郵箱中看到自己所負責工作的當前狀況，并且可以選擇其中任意一項工作(郵件)切換到相應單據進行處理。

◆ 全面的品類管理報表

通過報表可以了解到每個藥店和總部每一個品類的銷售情況，同比銷售額和銷售數量的變化，同比毛利率的變化，品類品種數的變化，品類中單品分享的銷售額情況及變化等。

◆ 對藥業供應鏈全過程進行監控管理

按照GSP標準，在采購批發、配送中心及各零售門店等業務部門的日常業務過程中，系統均對藥品的品名、規格、生產批號、生產單位、批準文號、經辦人、購銷對象、檢驗記錄、退換貨記錄等有關質量的內容作詳細記錄。

◆ 采用配誤禁忌策略對藥品進行安全性檢查，以求最大限度的降低經營的風險在前臺銷售系統中，會自動對銷售的藥品組合進行校驗，對有禁忌的藥品組合進行報警提示（配誤禁忌）。

◆ 采用三層權限控制技術，力求數據安全而不降低系統的運行速度系統具有全方位的嚴格的權限管理（物理層，網絡層，用戶層），可以控制用戶對每個功能模塊的操作權限。獨特的授權機制，使管理人員可以真正控制住一般用戶對系統的使用。日常的營業數據分兩級存放于網絡內，為保證數據安全，系統還專門提供數據備份和歷史數據轉存的功能。

◆ 采用數據鏈路封裝技術保證應用系統數據的安全性，響應速度和可擴充性

◆ 采用多種促銷模型實現獨特的促銷管理及分析

主要包括：單品促銷、類別促銷、柜組促銷、日期段促銷、時間段促銷、數量促銷等。

◆ 完整決策分析模型的使用

系統提供完整的決策分析功能，以完成對各種數據信息的查詢、分析、統計及預測，為領導經營決策提供科學依據。查詢分析完成以下功能：業務日報月報查詢、商品結構查詢、實時銷售、實時庫存查詢、同比分析、進銷存分析、價位分析、促銷分析、保質期分析、銷售排行榜、客流分析、暢滯銷分析、庫存周轉分析、ABC分類分析、供應商分析、銷售預測、業務走勢預測等等。

◆ 獨特的大批量數據處理機制

萬友軟件將在大型商業系統中大批量數據處理的經驗運用到藥業管理系統中來，通過特殊設計方法來解決批量查詢統計的死鎖和速度瓶徑問題，同時提供安全可靠的備份機制。

◆ 完善的預警機制

系統可以對過期藥品、滯銷藥品、積壓藥品、過期訂單、到期應收帳款、到期應付帳款進行警告和提示。

◆ 采用無人值守技術自動調度數據處理時機，平衡計算機計算負載無人值守技術全面使用在銷售統計、庫存預警、自動補貨、自動結算、庫位調度等方面。

◆ 采用增量傳輸與事務傳輸方法實施方便快捷的數據交換

對于連鎖分店的數據交換，采用增量傳輸與事務傳輸的方法，保證各連鎖分店數據的準確性，時效性。既可以定時撥號傳輸，也可以采取手工干預的方式。

◆ 采用憑證自動對接技術與通用軟件進行數據傳遞

系統采用憑證自動對接技術提供一套完整的財務接口軟件，可以方便地與通用財務軟件（如用友、金蝶、會和等財務軟件）進行數據傳遞，自動生成憑證。與財務系統的自動連接，既提高了數據的準確性，又減輕了財會人員的工作負擔，從而將財務部門從以前簡單繁瑣的核算中解放出來，使他們真正發揮財務管理分析的作用。

◆ 采用定制的崗位專用報表與自定義報表技術滿足不斷發展的業務需求

對于已知并已流程化的崗位系統，系統為業務或操作人員定制崗位專用報表；而對于處于發展階段的崗位或出現新的需求，系統提供自定義報表功能，用戶可以根據自己的需要，隨意設計報表的格式及內容，并將自定義報表保存在系統中，隨時調用。

五、系統組成及功能： 1．系統拓撲結構 2．功能模塊

1）藥庫管理

藥品信息管理 藥品入庫 藥品出庫 處方發藥 購買計劃 2）綜合查詢

庫存查詢 處方發藥查詢 單種藥品查詢 3）報表管理

庫存報表 藥品過期報表 藥品驗收報表 4）警示窗管理

地庫存 已過期 5）GPS管理

藥品驗收記錄 藥品養護記錄 GPS相關文檔 6）系統管理

系統用戶管理 當前用戶信息 7）系統幫助

用戶手冊 ◆ 系統簡介

※系統概述 ※系統特點 ※系統配置 ※系統發布 ※系統文檔列表 ※系統使用說明 ◆ 系統資源

※JavaBean ※Servlet ※JS ※CSS ※報表模板 ◆ 系統目錄結構 ◆ 系統數據庫設計 ◆ 技術支持 系統日歷 版本信息

六、目標客戶定位：

@擁有分布范圍廣，流通環節復雜的藥品銷售渠道，包括采購、批發、連鎖零售(直營店、合營店、加盟店、獨立零售店等連鎖方式)分銷渠道的醫藥零售企業；

@希望建立商業批發系統、物流調配系統、連鎖零售系統、決策支持管理系統等整合的銷售管理信息化系統，以順暢藥品從采購、庫存調撥到零售環節一系列管理的醫藥零售企業；

@跨區域的零售和連鎖銷售網絡，對信息完整準確及時和集中化管理要求高，急需按照國家藥監局GSP規定進行藥品全程質量認證和管理，實現藥品批號跟蹤至最終用戶的醫藥銷售企業。

七、方案價值： 通常而言，優良的企業信息管理系統將幫助企業更好地突出企業的核心競爭力，降低企業的總體運行成本，提高企業對市場變化的反應速度，對企業的長遠發展產生強大的促進作用。針對醫藥連鎖零售企業的銷售業務和環節實施該行業解決方案，企業將在多方面獲得明顯的受益--

@ 網絡分銷系統運行，有助于企業重組傳統業務流程

@ 醫藥連鎖零售行業是近年來隨著醫藥制度改革，連鎖經營商業模式出現而發展起來的醫藥行業零售經營模式，行業企業的業務流程還沒有定型，依然停留在傳統的業務流程模式，和摸索中的業務管理規則，面臨經濟環境和管理信息化發展要求的挑戰。萬友醫藥連鎖管理系統在企業中運行，將一套集醫藥行業、連鎖經營、零售模式管理特性融合，完整和流暢的管理思想貫穿其中，有序的將醫藥連鎖零售企業的采購、庫存、配送、調配和銷售過程環環相扣，實際上起到了為醫藥連鎖企業重新整合和規范業務管理流程的作用。

@通過系統的統一運行，分散的零售網點和連鎖店與企業總部的管理要求迅速達到同步和一致，對規范和提升零售網點和連鎖店的銷售與品質管理行為，具有重要的促進意義；

@對醫藥連鎖零售企業來說，銷售環節的特殊管理規范政策，如藥品銷售規則GSP的推行和貫徹非常重要，甚至成為商業化銷售的醫藥企業生存基礎，分銷管理系統的運行為GSP在醫藥企業銷售環節的快速貫徹起到極好的規范和促進作用。

@ 良好的成本控制

信息完整準確，清晰透明，便于企業的成本控制

@ 庫存管理流暢，成本控制可降低30%以上：分銷系統比較完整的收集和記錄了企業銷售終端數據，企業可及時掌握藥品的銷售和庫存狀況，便于建立合理庫存，增加庫存周轉次數，并準確有效的進行藥品的物流調度，降低藥品庫存管理損耗和成本可達30%以上。

@藥品的品質管理更嚴密，損耗成本大大降低：藥品的質量控制在一個統一的系統中進行，信息互通，控制效率提高，最終達到降低企業藥品損耗率，降低成本。

@控制應收賬款，提高企業資金運行效率：系統數據可清晰和完整的查詢到與沒一筆藥品銷售業務相關的應收賬款，有利于預警資金流的管理更加透明有序，降低應收賬款；

@連鎖店的信譽度由總部統一控制，有助于控制應收帳款，降低資金風險

@ 集中訂單處理集中配送集中管理，極大提高工作效率和服務質量

藥品訂單實時錄入和審批，庫存藥品實時集中調配，高效率的處理工作，能更快捷滿足一線銷售終端的藥品需求和配送，服務質量得到改善，從而提高客戶滿意度。

@ 提高企業管理層的決層能力，對市場趨勢的判斷和掌握

分銷管理系統及時采集銷售終端的完整數據，并通過網絡化的應用，為企業管理層提供盡可能完整、量化和及時的基礎數據，為準確快速的決策提供了良好的依據，提高決策的準確性，降低決策失誤風險； 市場競爭的瞬息萬變，要求企業管理層對市場的趨勢了如指掌，這不能夠再依靠拍腦袋憑經驗辦事，分銷管理系統承載連鎖零售機構的信息收集和傳遞，能很好的反應市場的變化狀況，提供的數據能幫助企業更好的把握市場趨勢，調整營銷和產品策略，滿足市場和消費者需要。

@ 強化企業對員工考核的公正性和及時性，增強企業凝聚力

為企業的業績考核提供及時、準確、量化的依據，提高考核的公平性與公正性，有助于增強企業的凝聚力。

@ 未來全球企業競爭：提升價值鏈能力，信息化為首選工具

WTO所帶來的全球性競爭格局，對醫藥連鎖零售行業來說，將打破該 行業的陳舊模式和平衡，醫藥連鎖零售企業競爭力不僅僅是企業本身，更是企業所擁有的管理水平，掌控的供應鏈、分銷鏈、需求鏈所連接的價值鏈順暢與否，管理和掌控力度如何，而未來信息化作為一項技術和管理工具，將成為企業提升價值鏈能力的首選。對即將迎來“狼群”的中國醫藥連鎖零售行業，更加的具有重要價值。

第五篇：圖書管理系統說明

圖書管理系統設計說明書（上）

2009-02-12 18:10閱讀：3,614 摘 要： 介紹了信息中心圖書管理系統數據庫的設計。該系統是運行在學校內的圖書管理系統，實現了圖書資料的計算機管理和圖書查詢功能。關鍵詞： 圖書 網絡 管理系統 數據庫 1 引言

一直以來人們使用傳統的人工方式管理圖書館的日常工作，對于圖書館的借書和還書過程，想必大家都已很熟悉。在計算機尚未在圖書館廣泛使用之前，借書和還書過程主要依靠手工。一個最典型的手工處理還書過程就是：讀者將要借的書和借閱證交給工作人員，工作人員將每本書上附帶的描述書的信息的卡片和讀者的借閱證放在一個小格欄里，并在借閱證和每本書貼的借閱條上填寫借閱信息。這樣借書過程就完成了。還書時，讀者將要還的書交給工作人員，工作人員根據圖書信息找到相應的書卡和借閱證，并填好相應的還書信息，這樣還書過程就完成了。

以上所描述的手工過程的不足之處顯而易見，首先處理借書、還書業務流程的效率很低，其次處理能力比較低，一段時間內，所能服務的讀者人數是有限的。利用計算機來處理這些流程無疑會極大程度地提高效率和處理能力。我們將會看到排隊等候借書、還書的隊伍不再那么長，工作人員出錯的概率也小了，讀者可以花更多的時間在選擇書和看書上。

為方便對圖書館書籍、讀者資料、借還書等進行高效的管理，特編寫該程序以提高圖書館的管理效率。使用該程序之后，工作人員可以查詢某位讀者、某種圖書的借閱情況，還可以對當前圖書借閱情況進行一些統計，給出統計表格，以便全面掌握圖書的流通情況。

本次作業設計題目：“圖書管理系統”

主要目的是利用數據庫軟件編制一個管理軟件，用以實現圖書、讀者以及日常工作等多項管理。同時對整個系統的分析、設計過程給出一個完整論證。

圖書管理系統是一種基于集中統一規劃的數據庫數據管理新模式。在對圖書、讀者的管理，其實是對圖書、讀者數據的管理。本系統的建成無疑會為管理者對圖書管理系統提供極大的幫助。

第一章 可行性研究及需求分析 1.1可行性研究：

隨著鐵通公司規模的不斷擴大，技術含量越來越高，圖書的藏書、管理人員、讀者的數量也越來越多。圖書涉及大量的數據處理，如果用手工來完成龐大的數據處理，將費時費力，還容易出錯，為了滿足圖書管理的需要，急需要一套圖書管理系統來完成這項工作。作為計算機應用 的一部分,使用計算機對圖書信息進行管理,具有著手工管理所無法比擬的優點.例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提高圖書管理的效率,也是企業的科學化、正規化管理的重要條件。同時還要注意下列幾點：1 由于各方面的限制，如人員不夠、技術缺乏等原因，開發時應本著循序漸進，逐步完善的原則，不能貪大求全，盲目開發。2 要注意信息的準確、及時、適用、經濟，只有及時、準確的信息才能保證系統開發的質量和效率。3 從全局出發注意系統開發的整體優化，還要注意系統的可擴展性和可延伸性。1.2需求分析

公司的圖書管理涉及圖書信息、系統用戶信息、讀者信息、圖書借閱等多種數據管理。從管理的角度可將圖書分為三類：圖書信息管理、系統用戶管理、讀者數據管理。圖書信息管理包括圖書征定、借還、查詢等操作，系統用戶管理包括系統用戶類別和用戶數據管理，讀者數據管理包括讀者類別管理和個人數據的錄入、修改和刪除。經過實際考察與分析，圖書管理系統主要應具有以下功能：

圖書借閱者的需求是查詢圖書室所存的圖書、個人借閱情況及個人信息的修改；圖書館工作人員對圖書借閱者的借閱及還書要求進行操作，同時形成借書或還書報表給借閱者查看確認；圖書館管理人員的功能最為復雜，包括對工作人員、圖書借閱者、圖書進行管理和維護，及系統狀態的查看、維護等。圖書借閱者可直接查看圖書館圖書情況，如果圖書借閱者根據本人借書證號和密碼登錄系統，還可以進行本人借書情況的查詢和維護部分個人信息。一般情況下，圖書借閱者只應該查詢和維護本人的借書情況和個人信息，若查詢和維護其他借閱者的借書情況和個人信息，就要知道其他圖書借閱者的借書證號和密碼。這些是很難得到的，特別是密碼，所以不但滿足了圖書借閱者的要求，還保護了圖書借閱者的個人隱私。圖書館工作人員有修改圖書借閱者借書和還書記錄的權限，所以需對工作人員登陸本模塊進行更多的考慮。在此模塊中，圖書館工作人員可以為圖書借閱者加入借書記錄或是還書記錄，并打印生成相應的報表給用戶查看和確認。圖書館管理人員功能的信息量大，數據安全性和保密性要求最高。本功能實現對圖書信息、借閱者信息、總體借閱情況信息的管理和統計、工作人員和管理人員信息查看及維護。圖書館管理員可以瀏覽、查詢、添加、刪除、修改、統計圖書的基本信息；瀏覽、查詢、統計、添加、刪除和修改圖書借閱者的基本信息，瀏覽、查詢、統計圖書館的借閱信息，但不能添加、刪除和修改借閱信息，這部分功能應該由圖書館工作人員執行，但是，刪除某條圖書借閱者基本信息記錄時，應實現對該圖書借閱者借閱記錄的級聯刪除。并且還應具有生成催還圖書報表，并打印輸出的功能。在本系統中由于沒有打印機設備供試驗，所以預先把報表打印改成報表預覽。具體功能如下： 設計不同用戶的操作權限和登陸方法 對所有用戶開放的圖書查詢 借閱者維護借閱者個人部分信息 借閱者查看個人借閱情況信息 維護借閱者個人密碼

根據借閱情況對數據庫進行操作并生成報表 根據還書情況對數據庫進行操作并生成報表 查詢及統計各種信息 維護圖書信息

維護工作人員和管理員信息 維護借閱者信息 圖1 圖書流通數據流圖(a)第一層數據流圖(b)借書

第二章 圖書管理系統的概要設計 2.1 系統指導思想和建設目標 2.1.1 系統指導思想

立足于校園實際，著眼于未來發展，建成符合標準化協議、通用性較強、實用的系統，以提高圖書信息的現代化管理水平，實現信息資源的共享。2.1.2 系統建設目標

（1）要解決的問題：隨著辦公自動化水平的不斷提高，現在學校管理學生信息也逐步從手工轉到計算機自動化信息處理階段。設計一個功能完整、操作簡便、界面友好的學生信息管理系統已經是勢在必行的了。

（2）系統開發的目的：提高圖書管理工作的效率，減少相關人員的工作量，使學校的圖書管理工作真正做到科學、合理的規劃，系統、高效的實施。（3）系統名稱：圖書管理系統 2.2 總體功能設計 系統要能實現如下功能： 登錄系統：注銷用戶、系統退出。

管理：用戶管理、圖書管理、讀者管理、借閱管理。查詢：圖書查詢、讀者查詢、借閱查詢。

報表打印：所有圖書、借出圖書、庫存圖書、所有讀者。幫助：使用說明、關于。

2.3圖書管理信息系統的功能模塊說明

圖書管理人員維護管理：系統用戶身份的分類、錄入、修改與刪除；圖書數據的錄入、修改、刪除與較審等。

圖書工作人員借還管理：包括圖書的借閱、續借、返還；圖書借閱數據的修改和刪除；圖書書目查詢等。

借閱者查詢管理：圖書書目查詢；借閱情況查詢；借閱者個人數據的錄入、修改和刪除等。

圖書管理系統的數據流如圖2 2.4圖書管理信息系統的概要設計

根據實際情況，我們使用原型法（Rapid Prototyping）即以少量代價快速地構造一個可執行的軟件系統模型。使用戶和開發人員可以較快地確定需求，然后采用循環進化的開發方式，對系統模型作連續的精化，將系統需具備的性質逐漸增加上去，直到所有的性質全部滿足。此時模塊也發展成為最終產品了。

通過對用戶需求的分析，我們可以分析出該圖書管理信息系統大致可以分為幾個模塊：圖書管理人員維護管理模塊、圖書工作人員借還管理模塊、借閱者查詢管理模塊。模塊如圖3