第一篇：特殊載體檔案整理

特殊載體檔案管理

第一部分：特殊載體的概述

特殊載體的種類：磁帶檔案、磁盤檔案、膠片檔案、照片檔案、光盤檔案、實物檔案等。

1、磁帶檔案：可分為錄音磁帶、錄像磁帶、數字磁帶和儀用磁帶等四類。

2、磁盤檔案：磁盤主要有軟磁盤和硬磁盤兩類。

3、膠片檔案：膠片檔案是利用膠片上的感光材料，把文字、圖像等通過光波形式記錄在膠片上。

4、照片檔案：

（1）、普通照片：是指企業在生產和社會活動中直接形成的以靜止攝影為主要反映形式的，主要由底片、照片及文字說明構成。

（2）、數碼照片：數碼照片是指用掃描儀、數碼照相機等設備獲得的，以數碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。

5、光盤檔案：光盤（CD、VCD、DVD）是一種光學存儲器，激光束通過在光盤記錄介質上形成長短不同的熔坑來記錄信息。

6、實物檔案：包括證書、錦旗、獎章、獎狀、獎牌、獎杯、印章等。

第二部分：特殊載體的整理方法 一、傳統照片檔案整理

（一）照片檔案整理依據：2002年批準發布的國家標準《照片檔案管理規范》GB/T11821-2002。

（二）照片檔案的分類

照片檔案分為傳統照片檔案和數碼照片檔案，傳統照片檔案又分為底片檔案和照片檔案。

（三）照片檔案的作用

1、歷史記錄的真實見證。

2、維護單位利益的旁證。

3、為其它種類檔案提供印證。

4、為新聞報道提供服務。

5、為利用者提供藝術享受。

（四）照片檔案存在的問題

收集不全、整理凌亂、裝具混亂、對照片里的事由、地點、人物描述不清、說明不全，其中尤其是收集不全的問題特別突出。

（五）照片檔案的收集范圍：

1、領導人和著名人物參加與本單位有關重大公務活動的照片。

2、本單位組織或參加的重要外事活動的照片。

3、記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的照片。

4、記錄本單位地理概貌、廠區建設、重點工程、自然風光、標志性物體的照片。

5、其他具有保存價值的照片。

（六）照片檔案的收集歸檔

1、歸檔時間：隨時歸檔、階段性工作結束歸檔、年底歸檔。

2、歸檔要求：照片、說明二者齊全；照片影像相符；注意畫面形象；反映同一主題若干張照應選有代表性的照片歸檔；具有保存價值的照片要定期歸。

（七）照片檔案的整理原則

應遵循有利于保持照片檔案的有機聯系，有利于保管、有利于提供利用的原則。

（八）照片檔案整理步驟：照片分類、照片排列、照片編號 照片裝冊、編寫文字說明、編制卷內目錄、填寫照片冊內容、編制照片檔案案卷目錄。

1、照片分類：照片的分類有兩種方法：保管期限-專題-年度；保管期限-年度-專題。

2、照片排列：按照片拍攝時間先后順序排列。

3、照片編號：照片編號采取兩段式 照片冊號——張號

如：14—5表示第14本照片冊中的第5張照片

4、照片裝冊：照片冊由297㎜×210㎜大小、紙質的若干芯頁和封面、內封、封底組成。照片要按照照片號順序依次固定在照片冊芯頁上。

5、編寫文字說明：照片的文字說明由總說明和分說明兩部分組成。總說明主要包括六要素：事由、時間、地點、人物、背景、攝影

者。它是具體反映這組照片的說明。分說明是指每一張照片的說明，其位置在照片冊芯頁上每一張照片旁邊。

① 事由：指照片影像所反映事件、事件的情由；

② 時間：指拍攝時間或事件發生、事物變化所產生的時間； ③ 地點：指被拍攝物所在具體地點；

④ 人物：指照片影像上主要人物的姓名，身份以及在照片中的位置；

⑤ 背景：指對揭示照片影像主題具有襯托作用的背景； ⑥ 攝影者：指照片的拍攝單位和拍攝人；

⑦ 參見號：即與該張照片有密切聯系的其他載體形式檔案的檔號、案卷號或盒號等。

⑧ 對組聯號的特別說明：對反映一個事件或一次活動的，兩張以上的照片，需在小卡片左上角編制組聯號，組聯號依次采用“①”、“②”、“③”……同組中的照片其組聯號相同。如冊內只有一組照片，其他均為散片時，只需對這組照片編號。注意：組聯號不宜越冊。

6、編制卷內目錄

卷內目錄是對每張照片編制目錄，其要求是：要先編制每組照片的目錄（總說明），再在每組照片目錄下面編制每張照片的目錄（分說明）。包括：照片號、照片題名、拍攝時間、照片所在頁號、底片所在卷號頁號底片號、備注等欄目。

7、填寫照片冊內容：包括填寫照片冊內封面、填寫照片冊內備考表、填寫照片冊冊脊三方面內容。

8、編制照片檔案案卷目錄：照片檔案案卷目錄的項目包括： ① 案卷號：照片冊的號碼；

② 題名：照片冊的案卷標題（總說明匯總）； ③ 起止年月：照片形成的起止時間； ④ 照片張數：照片的數量； ⑤ 保管期限：照片的保管年限；

⑥ 備注：著錄各項目中需要解釋和補充說明的事項；

二、數碼照片（光盤）檔案整理

數碼照片檔案整理的步驟包括：數碼照片分類、數碼照片排列、數碼照片編號、編寫文字說明、編制數碼照片檔案目錄、刻錄光盤、光盤編號、填寫光盤標簽、光盤校驗、編制光盤目錄。

1、數碼照片分類：采用保管期限--年度--組的分類方法。此種方法是通過在計算機中建立層級文件夾實現的。尤其值得注意的是每個文件夾都要命名。

2、數碼照片排列：

① 建立“數碼照片檔案文件夾”，在此基礎上建立“年度文件夾”，再在“年度文件夾”內建立“組文件夾”，按時間排列，最后在“組文件夾”內排列每一張數碼照片。

② 數碼照片排列：2005-3清源集團爭創名牌產品工作會（“組文件夾”內排列每一張數碼照片）

③ 數碼照片編號：采用三段式進行編號： 年度—組號—順序號（張號）

組號：指同一年度內組文件夾的流水號 張號：指組內每張照片的流水號

注意：每組文件夾里的數碼照片都從“1”開始編號

④編寫文字說明：文件夾的命名、組文件夾內的總說明、每張數碼照片的分說明。

⑤ 編制數碼照片檔案目錄：數碼照片是以“張”為單位編制目錄。在年度文件夾內建立EXCEL電子表格文件，對一個年度內各個文件夾的所有數碼照片進行統一編目，并以年度命名。注意：每一個年度文件夾內都要編制目錄。

⑥ 刻錄光盤：刻錄要求：數碼照片應定期刻錄成光盤保管。⑦ 光盤編號：全宗號---綜合檔案室時給的編號；目錄號---代表一個特定門類的檔案；順序號---數碼照片在存儲光盤中按形成年度編制的流水號（可以多年存放一張光盤，不跨年）。注意：光盤編號標注在數碼照片光盤檔案登記表中。

⑧ 填寫光盤標簽

光盤刻錄完成后，應填寫數碼照片檔案登記表和數碼照片檔案元數據登記表。

⑨ 光盤校驗

光盤刻錄完成后要進行校驗，校驗內容包括：數碼照片文件、著錄文件和光盤說明文件。校驗是否完整、能否打開、文件數量是否準確等。

⑩ 編制光盤目錄

編制光盤目錄包括：光盤號（全宗號--目錄號--盤號）、光盤題名（單位名稱、年度和數碼照片三部分組成）、起止年月、照片張數、刻錄日期和備注等。

3、照片檔案的保管

照片檔案庫房（檔案室）應符合隔熱、防潮、防火、防塵、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物等要求。應使用規范的照片檔案裝具。底片、照片應保存在能密閉的專門柜架（最好存放防磁柜）中；光盤檔案需要定期檢查，發現問題及時解決，必要時進行數據遷移。

三、實物歸檔的整理方法

實物歸檔的整理就是將歸檔實物以件為單位進行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。歸檔實物的整理單位。一般以每件實物為一件。實物檔案的整理應遵循保持實物檔案的有機聯系、便于保管和利用的原則。

（一）整理要求一是歸檔實物應齊全完整。凡是本單位在公務活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實物檔案均應收集齊全、完整無損，整理歸檔。二是 每件歸檔實物均應轉拍照片進行相應歸檔。

（二）整理方法

1、鑒定。一是 根據本單位的歸檔范圍，對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應當歸檔。二是對存有真偽疑義的實物應采取必要措施

進行鑒定。三是歸檔實物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。

2、分類

歸檔實物應在其全宗—實物類別內，按照年度或類別——年度進行分類。歸檔實物數量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩定。

⑴按年度分類

將歸檔實物按形成或獲得年度分類。采用公元紀年標識，如“2006”。

⑵按類別分類

將歸檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。

榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等； 紀念品（禮品）類包括：紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、字畫、題詞、雕塑、產品、樣品、花瓶等；

印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標。

3、排列

根據分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內按時間先后順序排列。格式主要有如下幾種：

格式①：全宗號—實物—件號。格式②：全宗號—實物—年度—件號。格式③：全宗號—實物—類別—年度—件號。

實物檔案較少的單位（每年少于30件）可選擇格式①或②；實物檔案較多的單位可選擇格式③。

4、編號

根據排列方式，編制由全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。這個歸檔章完全不跟文書檔案一樣需要蓋印，而是可以跟圖書標簽一樣先用不干膠按這個模式做好，整理時就在實物上粘貼項目完整的歸檔章（見圖1），再編制歸檔章項目。平面實物將歸檔章粘貼在實物正面右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底座。歸檔章項目包括全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。如下圖：

(全宗號)S(年 度)(類 別)(件 號)(參 見 號)長×寬=55×16mm 全宗號：同文書檔案

實物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標識，即“S”。年度：填寫實物形成或獲得的年度。類別：榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。件號:歸檔實物的排列順序號。

在分類方案的最低一級類目內，按歸檔實物排列順序從“1”開始標注。

參見號：指與本件實物有密切聯系的其它載體檔案的主要檔號。

5、編制實物檔案目錄

實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質、型制、年度、類別、參見號、備注。目錄用紙A4型

圖2: 實物檔案歸檔目錄

件號 題名 材質 型制 年度 類別 參見號 備注（文字說明）

?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? 件號：見歸檔章

題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。

材質：實物的制成材料。

型制：實物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸,單位用mm 年度、類別、參見號：見歸檔章

備注：注釋實物檔案除題名外需說明的情況。

6、編制目錄封面

實物檔案目錄應編制目錄封面，并可以將歷年的目錄裝入歸檔文件目錄夾，方便查閱統計。封面可以視需要設置全宗名稱、年度、類別、起止件號等項目。

（三）保管

實物檔案應專柜保管。對貴重的實物檔案，要采取相應措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續。存放實物檔案的庫房和框架應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色，確保實物檔案完好無

損。易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護工作。有條件的單位應建立實物檔案庫房，作為專門保管實物檔案的場所。

第二篇：檔案載體演變過程

我國檔案載體演變過程

我國檔案工作的歷史源遠流長，現存最早的檔案是商代的甲骨檔案，之后又出現了青銅銘文檔案、簡牘檔案、金石檔案、縑帛檔案等，再到后來一直使用到今天最多的紙張檔案。近現代以來，由于科技的發展，檔案載體種類日增多，檔案的形式也日漸增多，出現了大量的以膠片、磁性材料以及光盤為載體的膠片檔案、音響檔案、磁性載體檔案和光盤檔案等。

（一）以甲骨為載體的甲骨檔案

以甲骨作為原始記錄載體是我國現存的最早的有文字記錄的檔案。主要產生于商代后期的占卜活動中，多為盤庚遷殷到紂亡的273年間的遺跡。甲，主要是指龜腹甲或背甲；骨，主要是指獸骨（如牛肩骨）。內容廣涉當時社會的階級與國家狀況、農業生產、思想文化等各方面。這種檔案載體材料特殊，所以保存年代久遠。

（二）以金石為載體的金石檔案

金石檔案也稱鐘鼎文。一般是指冶鑄在青銅器上的文字。到西周，我國的青銅技術進入了繁盛時期，青銅器質地堅固, 易于長久保存, 故統治者凡有大事記載, 便鑄器銘文，以青銅器作為載體逐漸取代甲骨。關于金文、鐘鼎、金石的稱呼，在古今的一些文著中曾有不同的理解和特指范疇，金石可以包括金屬銘器和石刻，鐘鼎銘文或指金文，或又包括青銅彝銘與鐵鑄鐘鼎銘辭，對周代青銅器銘文特稱金文或金文檔案，我國古代具有代表性的鐵質鐘鼎文檔案，產生于冶鐵業發展和成文法公布的歷史時期，大抵始于春秋階段。秦漢以后，石刻碑碣大量出現。現在人們所稱的金石檔案還包括諸如鐵卷、金冊等一些金屬載體形式的檔案。

（三）以簡牘為載體的簡牘檔案

我國古代以竹木為載體的公私文書，稱為簡牘檔案。簡指竹片，稱竹。簡由竹或木加工而成，通常是削成長條形，將寫字的一面磨光；竹質的還要在火上炙干，這道工序叫做“汗青”或叫“ 殺青”，目的是使其易于著墨和防蠹；牘指木片，稱木犢、木札、木簡。牘多用來書寫契約、醫方、歷譜、過所(通行證)、書信等。兩者又可通稱為簡。形狀狹長，稍寬的木簡又稱為方。中國古代紙張出現以前，簡牘曾是一種主要的書寫材料，最早約產生于先秦，歷經春秋戰國、秦漢，特別是從周代到漢代1000余年之間多用竹片和木板撰寫文書與保存檔案，直至東晉末年（５世紀初）紙張普遍應用后才基本絕跡。

（四）以絲綢為載體的縑帛檔案

縑帛作為書寫載體材料最早出現于戰國時期，中國是絲綢的故鄉，絲織技術的發展促進了縑帛檔案的產生。到了秦代，使用更為廣泛。縑帛具有質地堅韌輕柔的特點，以絹帛為載體的檔案具有便于攜帶和保管等優點，但是由于其價格十分昂貴，一般人根本消費不起，所以未能普遍使用。到魏晉南北朝，隨著紙張的發明和廣泛使用，縑帛的使用量驟減。但是，封建朝廷的一些重要文書仍然用縑帛來書寫。

（五）以紙張為載體的紙張檔案

紙張是中國古代四大發明之一，紙張的發明和造紙術的改進，給中國乃至世界的檔案載體演變化帶來的一次巨大革命。“紙的發明使文字的使用變得簡便易行，成為簡牘縑帛材料的有力競爭者，它改變了簡牘檔案笨重不易書寫，縑帛昂貴的局面，到了三四世紀，基本取代簡帛，成為國家主要的書寫材料，一直使用至今，極大促進了文化的傳播和交流。”

紙張成為檔案的載體至今已有一千六百年的歷史，其壽命的無可比擬性與獨具的魅力使其在人類漫長的信息記載、傳遞和保存的過程中一直占據主導地位。歷史上就有“千年壽紙，五百年卷”之說。直到現在，任何載體都沒有動搖和改變過紙張的牢固的歷史地位，即使膠片和磁性介質大量出現也不過只是紙張的補充，就如同我們知道西方國家至今還有將非常重要的文獻書寫于羊皮紙上的習慣一樣。

（六）新型載體的檔案

隨著工業革命的開展，科學技術不斷向前發展，檔案的載體出現了多樣性，如 照片檔案

唱片檔案、錄音檔案和錄像檔案

光盤檔案

電子檔案

電子檔案的出現，是檔案載體最劇烈的一次變革。它對傳統的檔案管理原則，檔案基本理論帶來了巨大的挑戰，同時影響著人們的思維觀念。

外國檔案發展歷史

泥板

古代刻寫在粘土板上的文書。是西亞地區古代蘇美爾、阿卡德、巴比倫、赫梯、波斯和亞述等的遺物(見泥板文獻)。它真實地記錄了古代奴隸制國家的活動,內容涉及廣泛。有法典和法規、外交條約(如赫梯國王哈圖西利斯三世與埃及法老拉美西斯二世締結的和約)、外貿協定、商業契據、人口調查材料、土地與財產轉讓文件、財務與稅收文件，還有城市平面圖等。17世紀曾在伊朗設拉子附近發現波斯帝國都城波斯波利斯王宮遺留下來的泥板檔案，19世紀40年代以來，蘇美爾城邦拉格什、赫梯古王國都城哈圖沙什和埃勃拉王宮等遺址都發掘出大量泥板檔案。從出土情況來看，這些泥板都有專門庫房保存，用盒子盛放，排列有序，有的還制作副本，并有目錄和保管制度。

紙草

古代用紙草紙制作的文書。紙草又稱紙莎草。是尼羅河下游沼澤地帶生長的一種植物。紙草紙比巖石、泥板輕便，易于書寫，約從公元前 30世紀開始被廣泛使用。紙草檔案最早于1752年發現于意大利，已發現的紙草檔案包括房地產契據、合同書、測產清單、公務決議、書信、古典著作等，其中著名的有都靈紙草、萊頓紙草、哈里斯大紙草等。蠟板

蠟板書，其字跡仍清晰可辨。由于蠟板的價格比較便宜，而且同一塊蠟板可以反復使用，所以蠟板的使用非常廣泛，僧侶、商人、文人、教師和學生都用它來記事、記帳、作草稿、演算、備課和作筆記等。但蠟板上的字跡易受摩擦而模糊，難以保存長久，加上因受書寫材料和書寫工具的限制而很難把文字寫得工整，有時不易辨認，所以蠟板文獻到4 世紀后便被易于折疊的羊皮文獻所取代

羊皮檔案

棕櫚

棕櫚是主要生長在熱帶地區的一種常綠喬木，莖呈圓柱形，沒有分枝;葉子大并有長葉柄;掌狀深裂，裂片呈披針形;花為黃色。以古代印度為代表的南亞諸國將棕櫚葉加工制成書寫材料。

第三篇：成都理工大學聲像載體檔案管理辦法

聲像檔案是高校檔案的一個重要組成部分，它具有客觀、形象和真實的特點，能生動、具體地再現學校教學、科研及各方面工作成果，真實記錄學校各個時期發展的面貌。和其它文字、圖紙、實物檔案一樣，聲像檔案具有現實的查證和利用作用，對歷史研究具有重要的參考利用價值，是學校重要檔案資料和寶貴財富。為加強對我校聲像檔案材料的形成、積累、歸檔工作的管理，更好地發揮其作用，特制定本辦法。第一章基本原則

第一條 凡是在學校各項工作活動中直接形成的記錄和反映工作、活動過程，具有保存、利用價值的各種聲像載體(照片、底片、幻燈片、投影反轉片、錄音帶、錄像帶等)和配套文字材料，均屬聲像檔案材料。屬于特殊載體的檔案材料，是高校聲像檔案工作的基礎。

第二條 聲像檔案必須遵循聲像載體的特點和規律，必須實行集中統一管理，形成聲像檔案的各部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統和安全。對主要聲像載體檔案材料，其數量大、利用率高的部門，經批準后可設立聲像檔案分室。分室可保管本部門形成的聲像檔案。分室在業務上接受檔案館的指導，每年定期向檔案館呈報書面情況報告及辦理移交清單。

第三條 聲像檔案材料的形成、積累、歸檔是我校各部門的工作職責之一。學校各部門要根據聲像檔案載體的特點把聲像檔案工作納入自己的管理制度中，實行“三納入”、“四同步”的原則，大力開發信息資源，為提高本校的教學、科研和管理工作水平服務。

第四條 為確保學校對聲像檔案材料管理工作的落實、各部門聲像載體材料形成后，必須向檔案館歸檔，由檔案館出具證明后，財務部門方受理報銷事宜。

第五條 完整、準確、系統地作好我校聲像檔案形成、管理工作，是檔案人員和全校攝制人員的共同責任。

第六條 聲像檔案工作應列入學校的發展計劃，在經費、庫房設備和人員配備等工作條件上予以保證 

第二章歸檔范圍

歸檔范圍主要內容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個方面。具體范圍：

第七條 黨政活動類：

一、歷屆黨代會、團代會、學代會、教代會、工代會、婦代會、先代會及黨政部門召開的重大會議。包括：開幕、閉幕場面、領導講話、代表發言、會議情況等各種聲像材料。

二、校慶。歷年教師節、重大紀念日、英模報告會等重要聲像材料。

三、建校以來主要領導任職期間的工作照、參加教學、科研等項活動的聲像材料。

四、省級以上黨政領導和社會知名人士來校活動場面(包括視察、座談等)的聲像材料。

五、校內民主黨派的重大活動。

六、國內有影響的教授、專家等在校訪問活動的聲像材料。

七、港澳臺同胞、歸國華僑及校內少數民族的重要活動。

八、本校授予校外人員名譽職務、稱號和聲像材料。

九、其它有重要意義活動形成的聲像材料。

第八條 教學類：

一、迎新、開學及畢業典禮，領導、來賓講話，師生代表發言等活動場面的聲像材料。

二、歷屆畢業生的畢業合影照片，優秀畢業生照片。

三、知名教授、專家和在學術上造詣校深的中老年教師講課，學生聽課、論文答辨、實驗、電化教學等的聲像材料。

四、師生實習、野外考察、社會實踐等各項活動的聲像材料。

五、評選優秀教學獎、優秀教材、評選及發獎大會的場面材料。

六、有關學生實習、軍訓、社會調查、參加各種競賽活動的場面材料。

第九條 科研學術活動類：

一、重點、大型科研課題評審、鑒定會場面的聲像材料。

二、科研成果評選及領獎儀式的場面聲像材料。

三、由本校發起并組織的全國性、省級學術活動。本校學術年會(科技報告會)包括：大會開幕、閉幕式，大會發言、著名學者報告等聲像材料。

四、著名專家來校作學術報告的聲像材料。

五、參加部級以上科技成果展覽的聲橡材料及重大單位項科技成果代表性聲像材料。

六、在校學生及國外留學生在科研和學術活動中取得突出成績的聲像材料。

第十條 外事活動類：

一、外國領導人、友好人士以及各種代表團來校參觀訪問的聲像材料。

二、與國外學校、團體簽訂協議、備忘錄、合同的全過程的聲像材料。

三、外籍人士贈送的禮品照片及其它聲像記錄材料。

四、外籍學生、教師、工作人員在校學習、生活、工作的聲像材料。

五、在我校召開的國際性學術會議場面的聲像材料。

六、本校派出國外進行友好訪問、考察、進修、留學所獲得的聲像材料。

第十一條 產品、儀器設備類：

一、本校研制、試制、生產的產品樣照。

二、產品使用情況的場面聲像材料。

三、價值5萬元以上的重大儀器設備的樣照和安裝調試運行照。

第十二條 體育類：

一、歷屆運動會開幕、閉幕式、領導講話、運動員比賽場面的聲像材料。

二、運動隊訓練、比賽、學生課余體育活動等場面材料。

三、兄弟院校的來訪、表演、比賽等場面材料。

第十三條 藝術類：

一、學校師生員工創作的藝術作品照片、在各種報刊雜志上所發表的作品材料。

二、舉辦書畫展的場面聲像材料。

三、各種音樂團體來校演出，本校文藝團體演出劇照、演員合影等。

第十四條 校園建設類：

一、學校各個時期的校園環境材料。包括：校門、教學樓、實驗室、校園等聲像材料。

二、學校重大項目的開工、奠基、落成典禮和學校建設規劃、模型等聲像材料。

三、校門、校牌、大樓及校園風光。

第十五條 獲獎類：

一、教學活動獲得的獎狀及獎品照片。

二、科研項目成果獎狀及獎品照片。

三、學校產品獲獎的獎狀、照片。

四、各類活動中被評為先進集體、文明單位等獎狀及獎品照片。

五、勞動模范、先進個人證書、獎章及獎品等照片材料。 第十六條 人物類：

一、歷任校長、黨委書記及名人錄的聲像材料。

二、學部委員、博士生導師等名人包括人物檔案的全部照片、底片、材料。

三、國內外知名校友返校活動、捐贈儀式等的聲像材料。

第十七條 學校各有關部門參加科工貿活動形成的聲像材料。

以上各類歸檔材料，包括底片、照片、錄音帶、錄像帶等。

第三章部門立卷和歸檔要求

第十八條 學校電教、宣傳、科技、教學等聲像形成部門負責人應貫徹執行上級有關聲像檔案的指示，經常進行檢查、督促、指導部門聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作，以維護聲像檔案的完整和安全。在業務上接受校檔案館的指導，于次年六月底以前向檔案館辦理各類聲像檔案的移交手續。

第十九條 部門專(兼)職檔案員應在部門負責人領導下，指導、監督、協助科技人員做好聲像檔案的平時積累工作，接收本部門人員交來的聲像檔案材料，并檢查是否完整、準確、系統，組卷是否符合要求，定期選擇有保存價值的向校檔案館歸檔。

第二十條 各級聲像部門的科技人員在每項工作完成后，應立即將聲像材料整理好，及時向聲像檔案室、檔案館辦理移交手續。如與其它類檔案(如教學、科研)有密切關系的照片檔案資料要互相照應、互記參見號。

第二十一條 凡屬個人拍攝或錄制的能反映學校面貌并具有參考價值的聲像載體材料，向校檔案館歸檔者，一經采用，學校將給予適當補償。

第二十二條 聲像檔案的歸檔要求：

一、歸檔的聲像材料必須是原版、原件，而且要求圖像清晰、聲音清楚，并加以必要的文字說明。

二、歸檔時，材料形成單位應準確填寫向檔案館交接目錄單，一式二份，由交接雙方簽字后，各備一份。

三、各單位應將在各項活動中形成的聲像材料的收集、歸檔工作納入各部門的職責范圍，明確專人負責。攝錄人員在材料完成后應及時向檔案館歸檔，任何部門和個人不得據為已有。

四、學校一切可形成聲像載體的有關重大事件等活動，必須通知檔案館，以保證歸檔制度的落實。

第四章聲像檔案管理

第二十三條 按《成都理工學院檔案實體分類和檔號編制方案》進行分類、編目、編制檔號和排架。

第二十四條 聲像檔案庫房應保證恒溫、恒濕，避免磁場干擾和保持清潔，要特別注意防火，定期檢查庫房的“八防”，發現問題及時補救。

第二十五條 聲像檔案的保管期限與相應文字材料的保管期限應一致，需長期、永久保管的聲像材料，在保管一定時間后，應轉錄復制，母帶(片)與復制帶(片)保管方法亦應一致，母帶(片)必須專柜保管，并特別標明。

第二十六條 鑒定與銷毀按《高等學校檔案部門業務建設規范》第10條執行。

第二十七條 統計按《高等學校檔案部門業務建設規范》第10條執行。第五章開發利用

第二十八條 編制檢索工具、著錄卡片，設置放像設備為利用者查找、閱覽聲像檔案創造條件。

第二十九條 建立借閱制度，開展咨詢服務、指導交流。

第四篇：古今檔案載體形態 - 教育在線博客

古今檔案載體形態

自從人類進入文明時代，檔案已伴隨人類走過5000多年的歷史，忠實地記錄了人類文明的優秀成果，世界各文明古國都留下了形態各異的檔案遺產，反映了人類邁出的每一個步伐，成為我們了解祖先，認識過去，展望未來不可或缺的依據。我國檔案工作的歷史源遠流長，現存最早的檔案是商代的甲骨檔案，之后又出現了青銅銘文檔案、簡牘檔案、金石檔案、縑帛檔案等，以及我們今天所看到最多的紙質檔案。近百年來，由于科技的發展，檔案的形式日漸增多，大量出現了照片、錄音、錄像、縮微、光盤檔案等。但“檔案”一詞的出現卻是在清代。清代學者楊賓在其所著的《柳邊紀略》中寫道：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也。存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也”。這是有關“檔案”一詞的最早記載。

下面讓我們簡要回顧人類有史以來璀燦的檔案文化遺產。泥板檔案

古代刻寫在粘土板上的文書。是西亞地區古代蘇美爾、阿卡德、巴比倫、赫梯、波斯和亞述，古埃及和古希臘的遺物。其文字因筆畫一頭粗一頭細，狀如楔子，故被后人稱為楔形文字。作為檔案保存的泥板在末端刻有該文書的關鍵詞或主題詞，以便分類保管。泥板文書一直被使用到大約公元一世紀才逐漸淘汰。

紙草檔案

古代用紙草紙制作的文書。紙草又稱紙莎草。是尼羅河下游沼澤地帶生長的一種植物。紙草紙比巖石、泥板輕便，易于書寫，約從公元前30世紀開始被廣泛使用。紙草檔案最早于1752年發現于意大利，已發現的紙草檔案包括房地產契據、合同書、測產清單、公務決議、書信、古典著作等，其中著名的有都靈紙草、萊頓紙草、哈里斯大紙草等。

甲骨檔案 中國古代以龜甲、獸骨為載體的原始記錄。主要產生于商代后期（約公元前14—前11世紀）的占卜活動中。殷墟甲骨檔案于清光緒年間出土于河南安陽小屯村一帶。內容廣涉當時社會的階級與國家狀況、農業生產、思想文化等各方面。

石刻檔案

以石為載體的書史銘文。曾廣泛產生于古代東方各奴隸制國家。大凡紀功頌德、頒布憲令、誓盟立約以及一切重大事件，都要刻石述事，昭示未來。中國收存年代最早的石刻檔案是石鼓文，是公元前770年秦襄公送周平王東遷后的記功石刻。此外，大量的墓志也是中國古代石刻檔案的重要組成部分。

簡牘檔案

中國古代以竹木為載體的公私文書。簡指竹片，稱竹簡；牘指木片，稱木犢、木札、木簡。兩者又可通稱為簡。形狀狹長，稍寬的木簡又稱為方。中國古代紙張出現以前，簡牘曾是一種主要的書寫材料，最早約產生于先秦，歷經春秋戰國、秦漢，直至東晉末年（5世紀初）紙張普遍應用后才基本絕跡。

金文檔案

中國古代以青銅器（鐘、鼎、盤、盂等）為載體的書史銘文，盛行于殷商末期及兩周。金文又稱銘文。商、周時期，中國古代的青銅冶鑄工藝達到了全盛階段，由于禮樂制度的發展，鐘鼎等青銅器物不僅演變為奴隸主貴族和封建地主階級貯存于宗廟的禮器，青銅器上的銘文也發展為記錄當時社會重大史實的歷史文獻。每遇有重大事件，都要作器勒名，珍藏宗廟，以期“子子孫孫永寶用”。金文檔案的內容包括紀念先祖、記述戰功、冊命賞賜、誓盟訂約等多方面。羊皮檔案

古代和中世紀用羊皮紙制作的文書。公元前2世紀，小亞細亞的帕加馬人用牛羊皮代替了紙草紙。公元前2世紀以后的數百年間，羊皮紙與紙草紙同時被普遍使用，3－－13世紀，歐洲各國主要用它書寫文件，14世紀逐漸被中國紙取代，18世紀有些國家仍用它書寫重要法典文件，以示莊重。美國的第一部憲法、獨立宣言、人權法案均用羊皮書寫以顯示其重要性。

縑帛檔案

中國古代以絲織物為載體的公私文書。縑帛是古代絲織品的通稱。縑帛質地優良、柔軟輕便、幅面寬廣，宜于繪畫書寫，所以春秋時已用作書寫材料。縑帛檔案最早發現于1942年被盜掘的長沙戰國楚墳墓，既有文字，又有圖畫，但原件已流失國外。

紙質檔案

以紙張作為載體的檔案。紙張是中國古代四大發明之一，公元2世紀后，紙逐漸在中國內地和西北地區廣為使用。1986年在甘肅天水放馬灘一座西漢墓中，出土了約公元前179——前150年間的紙質地圖殘片，是目前所知世界上最早的紙質檔案。

聲像檔案

以音響、形象等方式記錄知識信息的特殊載體形式的檔案。亦稱音像檔案、視聽檔案。包括照片、影片、錄音、錄像檔案等。聲像檔案具有真實記錄性、選材典型性、視聽形象性、藝術美感性、交流通用性的特點。

機讀檔案

以代碼形式和特定結構記錄在計算機存儲載體上的、計算機能夠識別處理的檔案文獻信息。包括兩種：一是在實現了辦公自動化和無紙辦公系統的部門形成并歸檔的機讀文件；二是將傳統類型檔案信息輸入計算機，由此轉換而成的機讀檔案。

第五篇：檔案編纂信息主流載體的轉變

第二節 檔案編纂信息主流載體的轉變

網絡技術、計算機技術、現代通訊技術等現代高新技術的快速發展，將人類社會帶進一個前所未有的數字化世界。在數字環境下的檔案文獻編纂工作必須朝著數字化方向發展，其編纂信息的主流載體也應該脫離手工操作，尋求適合數字化發展的載體技術，這樣才能更好地賦予檔案文獻以新的形式、新的價值，使之在弘揚民族文化、建設新文化方面發揮應有的作用。

一．檔案專題數據庫——數字化的檔案匯編

1.基本概念

檔案數據庫：檔案數據庫屬于文獻數據庫，是檔案自動化的重要內容，它是經過整理組織以機讀形式出現的檔案信息集合。

檔案專題數據庫：它以各種檔案數據庫為主要數據來源，通過檔案信息管理系統，從這些檔案數據庫中提取與某一專題相關的內容，形成一個內容豐富、格式多樣、系統完整的檔案數據集合。通過網絡、多媒體信息等形式向某一類特定的用戶提供利用，具有較強的針對性、實用性。

計算機專題數據庫：是指利用計算機數據庫程序編制的專題性檔案編研成果，具有便于檢索、統計、匯總、分析和利用等許多優點，它突破了傳統紙質檔案編研成果的有形、單一形式，具有自身獨特的無紙形式和強大的信息加工處理能力。

2.檔案專題數據庫的特點

2.1 專題性。檔案專題數據庫注重將館藏中與專題相關的檔案信息提取并揭示出來，并為了說明問題，通常需要對檔案館藏數據庫中的相關數據信息進行整合。

強調的是“精”和“準”，有利于揭示紛繁復雜的館(室)藏內容，也有利于利用者系統、完整地了解和利用某方面的檔案信息。

2.2 多元性。檔案專題數據庫是跨全宗、多類別的檔案數據鏈接的組合。它包括目錄數據、圖像數據、視音頻數據等不同的數據形式，有著豐富多彩的數字復合視聽效果。

根據專題內容的特點，可以分為縱向多元性和橫向多元性。

在信息來源上，檔案專題數據庫不僅局限于館(室)藏檔案。還可以補充采集、鏈接相關的數字化材料。檔案專題數據庫能夠更為全面、直觀地向利用者揭示編纂主題相關的內容。

2.3 系統性。一方面檔案專題數據庫全面涵蓋專題相關的檔案信息資源，通過多角度、多層次的鏈接現有基礎數據庫中相關檔案材料，各種雜亂的、單一相關檔案材料全都有效聚合在一起。

另一方面檔案專題數據庫不是對材料的簡單收集歸納，而必須根據專題定位和子專題的內容進行科學劃分和組織存儲，充分挖掘相關檔案材料之間的有機聯系，系統反映和揭示數據庫所蘊藏和表達的專題內容。

3.檔案專題數據庫功能設置的重點

3.1 數據采集功能強大。

檔案專題數據庫是對多種門類不同載體的檔案數據進行管理，在各種通用檔案管理軟件中都有這些檔案的機讀目錄和電子全文信息，在專題數據庫的數據采集過程中應該充分利用這些已有的信息化成果，直接從原有的數據進行轉換，可以起至事半功倍的效果。

3.2 數據庫設計合理。

建立數據庫時，可以把所有類型的檔案視為一個整體，建立一個包含所有元數據元素的總庫。考慮到數據庫設計的復雜性和維護方便，也可以按照不同的門類不同的載體分別建立相應的子庫，不同的子庫包含不同類型檔案的元數據，實現各子庫的跨庫檢索。

3.3 檢索方式靈活實用。

檢索方式的設置首先要多樣化，可以設置關鍵字和組合式檢索，按照全部字段的條件匹配和多個字段邏輯組合進行檢索，實現對所有目標數據庫的一站式聯合檢索，并對檢索結果進行優化與整合，向用戶提供界面友好、鏈接快速、服務自選的“一站式服務”，從而實現信息服務的“新、快、準、全”和“特、專、全、精”，以滿足用戶的深層次的信息需求。

3.4 利用方式多樣方便。

充分利用各種信息化技術，做到在線和離線并行、被動與主動共存的利用服務。在網絡檢索的基礎上，通過提取特定數據刻錄成光盤然后進行離線利用服務；根據用戶需求，貼合工作熱點，對專題數據庫數據進一步提煉，采用推送的方式主動為用戶提供有參考價值的編研成果，充分發揮檔案管理部門的服務效能，體現檔案管理部門的價值。

4.檔案專題數據庫的基本工作流程

4.1 確定專題。專題的選取要有針對性和有預見性，圍繞大家所關心、所好奇的東西去確定選題。

專題項目建設人員應根據現有檔案資源情況，經充分論證研究，擬制出專題大綱，制定初步的專題方案，大致確定專題的內容架構，并在此基礎上開始組織素材、聚集檔案。

4.2 調查資源。檔案專題數據庫信息資源建設應從館藏檔案資源數字化、檔案基礎數據庫數據采集與重組、網絡虛擬資源挖掘與整合三個方面人手。

4.3 搜集材料。在深入開展資源調查的基礎上，根據調查結果抓好專題材料的搜集工作。材料的完整性，關系到整個專題數據庫的建設質量，搜集工作必須做深、做細。

4.4 搭建平臺。建設檔案專題數據庫，必須選擇一個合適的管理系統作為建設平臺，平臺要解決技術環境的匹配、功能模塊的實現、技術標準的規范等問題。盡量選擇合適的、成熟的、可擴展的、符合國際和國家有關標準的數據庫技術，去構建滿足專題建設需要和目標用戶需求的數據庫功能模塊。

4.5 采集數據。數據采集按專題進行，項目人員根據分配的專題任務可各自單獨采集，到最后階段再進行數據匯總。分為目錄數據采集和全文數據采集。

4.6 存儲鏈接。數據采集后，要通過專題數據庫管理系統將其按專題模塊存儲到相

應的位置，這涉及到元數據的分類與標引。通過數據庫技術，對采集到的數據進行內容標引，包括分析內容、給出主題分類、對內容全文進行相關記錄與主題的動態關聯、元數據資源特征描述等步驟，進行信息資源重組，實現數據存儲。

4.7 信息發布。專題數據的發布采用系統查詢、網站發布、光盤發布及舉辦展覽等形式，盡可能的方便檔案利用，數據庫內容要新穎、形象、直觀，具有很強的感染力和吸引力，盡可能的抓住利用者的眼球。

二．多媒體數據庫——檔案編纂信息的新型組織方式

1.基本概念

多媒體技術：是利用計算機對文本、圖形、圖像、聲音、動畫、視頻等多種信息綜合處理、建立邏輯關系和人機交互作用的技術。多媒體技術所涉及的對象是計算機技術的產物，其實質是將自然形式存在的各種媒體數字化，然后利用計算機對這些數字信息進行加工或處理，以一種最友好的方式提供給用戶使用。

多媒體數據庫：是數據庫技術與多媒體技術集合的產物，是指數據庫中相互關聯的數據的集合，是多媒體文檔的匯集，其中包括文本、圖片、音頻、視頻，半結構化數據，存儲在數據庫系統中的元數據等。它通過統一的模式把多種媒體形式的信息存儲在計算機內，提供對多媒體數據進行操縱、控制的手段。

特點：數據、信息量大；數據的組織和存儲方法復雜；媒體種類多；多種可視聽信息的一體化管理等特點。

2.多媒體數據庫在檔案信息整理中的作用

2.1 有利于存儲、管理各類檔案。

利用多媒體技術，可以對各種專業專門檔案、各種載體形式的檔案信息進行存儲與管理，實現對多種門類、多種載體檔案信息的統一管理，提高管理效率。

檔案多媒體數據庫是以數字形式存儲檔案信息的，便于計算機的處理，可以隨時對有關信息進行存儲、顯示、編輯和打印等操作。并且光盤、磁帶的海量存儲技術為多媒體檔案數據庫的發展提供了便利。

2.2 有利于保護、修復檔案。

利用多媒體數據庫，能夠對檔案進行有關圖形、圖像的存儲，獲得全部信息，可以減少調用原件的頻率，保護檔案原件。

在建庫的過程中，一些破損的傳統檔案也可以得到修復，如利用字跡恢復技術對模糊字跡進行恢復；電子檔案的編輯、數據恢復也更加方便。

2.3 有利于檢索、利用檔案。

多媒體技術的交互性和實時性，是提高檔案檢索水平的速度。便捷的操作界面、簡易的輸入方式，使一般用戶檢索基本沒有什么障礙。

檔案信息“聲、文、圖”一體化，將極大地改善文檔的可讀性，使提供的各類檔案信息更加形象、直觀，易于理解和接受。

多媒體信息的檢索方法全面，操作簡單，減少用戶使用障礙。

2.4 有利于編研、宣傳檔案。

檔案工作者利用圖像制作、音頻剪接、視頻剪接、動畫制作等多媒體功能，能根據需要及時地推出更具直接性和針對性的編研成果，為社會提供更直觀、生動的動態服務。

利用文本、圖像、圖形、音頻、視頻和動畫等制作檔案館全宗指南、館藏檔案介紹、檔案利用效益實例分析、名人傳記等多媒體檔案文檔，向本單位和社會宣傳檔案和檔案工作，令更多的人了解檔案，使檔案走向生活和人民大眾，發揮檔案的社會功能。

2.5 有利于傳遞、交流檔案信息。

多媒體技術與通信技術的結合，利用局域網、廣域網以至環球網來存取多媒體檔案信息，可以實現檔案信息資源的遠距離提供利用服務，消除由于地理障礙而給檔案利用帶來的障礙，擴大檔案的服務范圍，實現檔案信息資源共享，發揮更大的社會效益。

3.多媒體數據庫建設的環節

3.1 數字化信息資源的選擇。

選本館的特色檔案，或重要的檔案，或利用率高的檔案，或用戶有興趣的檔案。并且要注重整體性系統性好，圖、文、聲并存，體現特色具有意義。

3.2 信息文字材料的整理。

多媒體數據庫對文字材料的要求非常嚴格，不得有任何誤差，確保錄入數據的準確和精 煉。整理時，應該挑選出原檔案中主要的文字資料及圖像等，以供掃描作數字化處理。保證內容即真實、言簡意賅、完整準確。

3.3 音、像、照片資料的采集。

采集時應尊重充實性原則，應主要收集那些對用戶有用的，具有參考、利用等作用的聲像資料。尊重效益性原則。采集時，應降低成本，注重功效。尊重時效性原則。根據事件發生的階段隨時隨地采集，否則稍縱即逝。

3.4 專題材料的制作。

配樂和解說配音是多媒體的動態特征，也是檔案采集、編纂、利用和儲存的新嘗試。專題檔案不易太大，短小，鮮活，具有感染力即可。

制作步驟，先分頭加工，再進行數字化處理，隨后后輸入數據庫，通過計算機進行綜合程序處理和控制。

三．檔案編纂信息主流載體建設中應注意的問題

1.主體意識不強問題

數據庫建設應以用戶利用需求為導向。在進行建設時，不僅要考慮質量，也要有計劃，有針對性，要以利用需求為導向，變被動服務為主動服務，充分利用檔案信息化的成果，以標準化為前提，以真實性為原則，從館藏實際出發，充分考慮用戶群的特性。拓寬服務領域，創新服務方式，提高服務水平，使操作程序便于掌握，簡便快捷，檢索高效。

2.安全問題

不管是哪種載體的使用，安全問題始終是重中之重。管理時應該從兩個方面入手：

首先是制度方面。在數據庫建立的同時，就應該建立健全相應的配套管理制度，包括數據管理、數據利用方面的制度等。

其次是技術方面。數據庫的安全問題主要涉及介質安全與數據安全兩方面。

3.知識產權保護問題

在數據庫管理系統設計中要高度重視知識產權保護問題，實現對數據細粒度的劃分，加強對數據授權的控制，提供認證機制，只有有利用資格的人才能夠利用該檔案信息。依法辦事，嚴格管理，應用已有的技術，進行制度和技術創新，確保知識產權不被損害。

4.高素質人才培養問題

新信息、數字化時代下，數據庫的建立和完善對檔案工作人員素質的要求也越來越高，必須在較深層次上懂得計算機，會從事制作多媒體產品，多層次多途徑開發利用檔案館資源。

參考文獻：

1.楊敏.論網絡環境下的檔案編研工作【J】，曲靖師范學院學報，2004年第6期.2.李文以.基于現代信息技術條件的檔案文獻編纂模式探微【J】，檔案學通訊，2008 年第5 期.3.劉琳琳.網絡環境下檔案文獻編纂工作的新特點【J】，黑龍江檔案，2012年第1期.4.陳鳳麗.檔案編研的新形式:計算機專題數據庫【J】，北京檔案，2000年第11期.5.孫遜.對檔案專題數據庫建設的思考【J】，檔案管理，2009年第3期.6.郭佳佳，馬朋杰.檔案專題數據庫管理系統設計的思考【J】，機電兵船檔案，2011年第5期.7.張玥，周宏儒.多媒體數據庫在檔案編纂信息成果中的應用【J】，合作經濟與科技，2012年第9期.8.王娣.多媒體數據庫技術綜述【J】，情報雜志，2001年第11期.9.任傳康.全文多媒體數據庫的建立【J】，城建檔案，2007年第7期.10.謝守鳳.檔案多媒體數據庫的作用與建立方法探究【J】，成才之路，2012年第22期.