第一篇：合肥學院聲像載體類檔案工作規范

合肥學院聲像載體類檔案工作規范

為了提高我院聲像載體檔案（以下簡稱聲像檔案）工作的質量和管理水平，有效地為學院工作服務，充分發揮聲像檔案在教學、科研、管理等工作中的作用，并為考核聲像檔案工作提供依據，根據《中華人民共和國檔案法》，中共中央宣傳部、國家檔案局關于印發《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》的通知（有關聲像檔案部門），及原國家教委頒布《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規、規章的規定，結合我院實際情況，特制訂本規范。

一 聲像檔案的收集和歸檔

1、確定聲像檔案歸檔范圍的原則

（1）歸檔學院各項活動中形成的、或校外單位形成的與本院有關的聲像載體材料，必須對學院和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。

（2）歸檔的聲像載體材料必須反映聲像制作活動的全過程，保證完整、準確、系統。

（3）歸檔的聲像載體材料必須遵循其自然形成規律，保持聲像載體與紙質載體、不同聲像載體之間的自然聯系，注意其成套性特點。

2、歸檔的主要內容和重點

（1）歸檔的主要內容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個方面，具體范圍見附件一《合肥學院聲像載體類檔案歸檔范圍和保管期限表》。

（2）歸檔的重點是本院各項活動中直接形成的聲像載體材料，尤其是聲像載體材料的原件。

3、不歸檔的文件材料

（1）不能反映本院工作、活動的聲像材料；

（2）音響、畫面嚴重失真、內容殘缺無使用價值的聲像材料；（3）重份聲像材料。

4、形成積累（1）宣傳部、電教中心和其它聲像材料形成部門，均為立卷單位，分工歸口立卷。

（2）立卷單位聲像項目負責人、編導和其他制作人員，要按分工認真作好制作記錄，整個工作結束后，按歸檔要求向本單位兼職檔案員移送全套案本。

（3）各單位兼職檔案員對收集上來的聲像載體材料，按規定程序進行系統整理后向檔案部門移交。

5、整理組卷（1）立卷原則

根據聲像文件材料形成規律和多種載體的特點，分類組成保管單位。對單位聲像載體材料，要附以文字說明，對同一載體多項內容的，采用按主題內容逐一著錄的方法，對同一內容、多載體合成的檔案，應注明參見號，既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內容的聲像材料具有獨立的使用性。

（2）立卷分類

1）按介質分為紙質文件材料和聲像載體材料。

2）紙質文件材料指綜合管理工作文件材料和制作項目的文件材料。

3）聲像載體材料按類型分為照片、錄音制品、錄像制品、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等。

4）同一類型的聲像載體材料又可按幅面尺寸再細分。（3）立卷分工

1）綜合管理材料由院宣傳部、電教中心等部門立卷歸檔。2）制作項目文件材料和聲像制品，由制作項目單位或個人立卷歸檔。

3）兩個以上單位共同制作的，由主辦單位立卷歸檔。4）外單位制作的反映本院活動的聲像載體材料，由檔案部門負責征集或委托負責收集。

（4）歸檔材料的整理 1）檢查歸檔的材料是否完整、準確、系統、配套、音響、畫面是否清楚，對有局部劃傷、斷裂者，應及時修補、粘結，發霉、發潮的，要及時沖淡、風干。

2）根據聲像載體材料的形成規律，保持其有機聯系和便于查考利用的原則，結合內容、價值、數量和載體類型、尺幅，進行系統整理，組成保管單位。

3）照片及底片要有文字說明（包括內容、時間、地點、人物和制作者），其他載體形式要有相應的文字材料，包括完成原本、定稿本、長度、時間、內容簡介、色彩、密級、制作單位和人員等。

4）聲像制作材料和聲像制品的檔號要與文字材料的檔號互相照應，互記參見號。

5）聲像制品的裝具，一般應使用現有裝具。經制作后的單件聲像制品和照片，可用符合規范的專門的盒、冊、封套裝載。

6、歸檔驗收

（1）聲像材料形成部門應在規定時間內向院檔案部門辦理移交手續，填寫移交目錄一式二份，各執一份備查。

（2）歸檔的聲像載體的文字材料，必須符合本規范的案卷質量要求。

（3）綜合管理材料檔案時間一般為次年4月份以前。聲像載體材料在完成制作后3個月內歸檔。

二 聲像檔案的管理

1、分類編號

（1）按《高等學校檔案實體分類法》進行分類標引，給出檢索分類號。

（2）根據聲像檔案的內容、特點、不同載體，編制用于檔號的二級類目（載體）代號簡表。

（3）聲像類檔案檔號=年度號+聲像檔案分類型號+保管單位號 模式如下：

保管單位依不同載體而定，可以是卷、冊、盒、盤，也可以是張、件。保管單位號依載體代號（代碼）流水。年度用聲像檔案形成的自然年度。

2、編目

（1）檔案部門對接收的聲像檔案在裝具脊背上填寫檔號，也可另行在底邊20毫米處貼上注有檔號的標簽。

（2）登錄聲像檔案目錄，按不同載體檔號先后順序，以保管單位為對象填寫，并注明相應的參見號。

（3）按照GB3792.5－85《非書資料著錄規則》編制題名，案卷級聲像檔案和資料著錄卡，作為手工檢索和計算機采集卡使用。

（4）為方便查閱檔案，應編制各種案卷目錄和專題目錄。

3、將編制的聲像檔案和資料著錄卡數據存貯到計算機的數據庫中，在本院的信息系統建立后，按要求與之聯網。

4、排架、保管

（1）按照不同類型、不同規格聲像載體分別編制的檔號排架。（2）照片庫房保持溫度15~25℃，濕度55~65%。其他聲像檔案的保管，應做到恒溫、恒濕、清潔，溫度宜18~24℃，相對濕度宜35~45%，要有專用的設備和必要的保護措施，要避開30奧斯特以上的磁場。

（3）每年定期檢查庫房的“八防”（防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜）情況。定時記錄庫房溫、濕度，保護庫房整潔。（4）每兩年對庫存檔案進行一次全面核對檢查，寫出檢查總結，發現問題及時處理。

（5）照片、底片要定期檢查，有發黃、發霉、變質等現象，要及時進行清洗和技術處理。

（6）錄像帶、錄音帶、影片等使用完畢后應及時倒帶，并馬上入盒，以防止污染。要定期進行檢查，如發現變形斷裂、磁場脫落等現象，應及時進行補救。

（7）聲像檔案的保管期限與相應文字材料的保管期限一致。需長期、永久保管的聲像材料，在保管一定時間后，應轉錄復制。

（8）母帶（片）與復制帶（片）保管方法一致。母帶（片）必須專柜保管，并特別標明。

5、鑒定與銷毀

按《合肥學院檔案業務建設規范》執行。在銷毀方式上，應注意按不同的銷毀方式，如洗掉、去磁等。

6、統計

按《合肥學院檔案業務建設規范》執行。

三 聲像檔案的開發利用

1、檢索工具的編制

由于聲像檔案按載體類型、尺幅、依檔號順序分類排架，因此，在檢索工具上應比一般的紙質文件材料有更高要求。

（1）按載體制成材料和載體規格編制載體檢索目錄。（2）按《合肥學院聲像載體類檔案歸檔范圍和保管期限表》編制主題檢索目錄。

（3）按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》編制專業學科分類檢索目錄。

（4）編制檢索到題名、內容的著錄卡片，全面標引聲像制作、載體及內容。

2、借閱

（1）檔案部門在適當條件下應設立審片室（聽音室），提供檢索 工具，為利用者查找、閱鑒聲像檔案創造條件。

（2）建立借閱制度，規定借閱檔案的審批權限、期限、對象、觀看人次、數量、手續等。若需借出、抄錄、復制檔案材料，應經有關領導批準。

（3）檔案借閱或歸還時，由利用者和檔案部門共同進行清點、檢查，并在檔案借閱登記簿上登記，對借出的檔案，檔案部門定期催還，需續借者應重新辦理借閱手續。對過期不還者，應停止其借閱并給予經濟處罰。

如發現檔案損壞或丟失，應寫書面報告，經校主管領導人簽署意見后，根據不同情況進行處理。

（4）對調出及離、退休人員，在辦理調離手續前，必須清還檔案，沒有檔案部門簽字，人事部門不得辦理調離手續。長期出國人員在出國前應及時向檔案部門清退檔案材料。

（5）對需經常查閱、不涉及保密的檔案材料應復制。

3、咨詢服務、指導交流

（1）指導利用者使用各種檢索工具，回答利用者提出的問題。（2）根據工作需要和條件可能，選擇若干重點聲像檔案的題名，主動介紹有關部門，進行定期跟蹤服務。

（3）了解與本院有關的動態，積極開拓服務。（4）服務方式：可復制、征訂、出售等。

（5）學院要結合現代化進程，逐步應用計算機進行聲像檔案的檢索、匯編等，提高開發利用檔案的能力。

四 聲像檔案工作人員崗位責任制

1、學院分管聲像檔案部門的院領導職責

（1）應加強全院聲像檔案工作的指導、監督，把聲像檔案形成部門工作納入學院聲像工作發展規劃，并列入學院聲像工作議事日程，定期加以研究。

（2）關心聲像檔案的建設與發展，使聲像檔案工作能與學院各項工作協調發展。

2、學院聲像檔案形成部門負責人職責

（1）貫徹執行上級有關聲像檔案工作的指示、規定，把聲像檔案工作納入本部門和有關人員的崗位職責，并認真組織實施。

（2）對本院各部門聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作進行檢查、督促，確保聲像檔案材料的完整、準確。

（3）積極做好聲像檔案的七防（防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防高溫、防鼠）工作。

3、各聲像部門科技人員職責

（1）各聲像工作部門及負責聲像工作的科技人員在每項工作完成后，立即將聲像材料和文字簡介整理好，向本部門兼職檔案人員歸檔。

（2）填好聲像材料歸檔的有關表格，辦完移交手續。

4、學院檔案部門職責

（1）院綜合檔案室的負責人定期或不定期的對校聲像檔案形成部門的相應工作進行檢查、督促、指導。

（2）對聲像材料部門兼職檔案人員的提出的疑難問題，應及時與有關領導研究解決。

（3）關心檔案人員的學習、工作等情況。

5、聲像檔案形成部門兼職檔案人員職責

（1）在部門負責人領導下，監督、指導、協助科技人員做好聲像檔案的平時積累工作，接收本部門人員交來的聲像材料，并檢查是否完整、準確、系統，組卷是否符合要求。

（2）將已收集的案卷，于次年4月底以前向檔案部門辦理移交。（3）完成學院檔案部門委托辦理的其他任務。

附件一：

合肥學院聲像載體類歸檔范圍和保管期限表

SX11 綜合（黨政群團）

序號 1 2 3 4 5 6 7 8 9

類目名稱

本院領導的活動材料（參加國內會議、座談、探望等）

本院各類重大會議（黨代會、工代會、教代會、團代會、學代會等）

本院校慶等重大紀念、慶祝活動材料 中央、省市及上級黨政領導來院視察等材料 省級以上代表團、兄弟院校代表來院活動材料 本院機構成立的活動材料 本院民主黨派重大活動的材料 本院重大宣傳活動材料 本院社團活動的材料

保管期限 長 期

長 期

長 期 長 期 長 期 長 期 長 期 長 期 長 期

SX12

教學

序號 1 2 3 4 5 6

類目名稱

本院開學、畢業典禮活動場面及學士論文答辯活動材料

本院教授、專家，國內知名專家、教授，外籍教師授課場面

本院學生業余生活、課外閱讀、參加各科競賽、演講等活動場面及評比先進材料 本院畢業生（含成人教育）照片 本院體育運動會材料 本院學生軍事訓練活動場面

保管期限 長 期

長 期

長 期

長 期 長 期 長 期 7 本院教學活動獲獎的獎狀照片 長 期

SX13 科學研究

序號 1 2 3 4

類目名稱

本院舉辦的國際性、全國性和省級學術活動及本院學術年會等活動材料

本院教職工在重大科研課題研究過程中及鑒定活動中形成的材料

本院科研獲獎項目成果獎狀照片 本院科學研究評優活動等照片

保管期限 長 期

長 期

長 期 長 期

SX14 產品生產與科技開發

序號 1 2

類目名稱

院屬企業試制生產或正式投入生產的產品聲像材料 產品發布會及產品使用情況等聲像材料

保管期限 長 期 長 期

SX15 基本建設

序號 1 2 3 4

類目名稱

本院建校初期的照片（含院門、教學樓、實驗室等）本院重大工程的基地原貌、建設過程及竣工驗收的聲像材料

本院重大項目開工典禮、奠基、落成材料 本院各實踐實習基地建設的聲像材料

保管期限 長 期 長 期

長 期 長 期

SX16 儀器設備

序號 1

類目名稱

本院大型儀器設備聲像材料

保管期限 長 期

SX17 出版

序號 1

類目名稱

本院出版物有關聲像材料

保管期限 長 期

SX18 外事

序號 1 2 3 4

類目名稱

國外知名人士、學者、在外校友來際講學、參觀、訪問、交流材料

與國外大專院校建立校際關系簽訂協議聲像材料 在我院召開的重要學術會議聲像材料

本院人員在國外考察、講學、合作研究的聲像材料

保管期限 長 期

長 期 長 期 長 期

SX19 財會

序號 1

類目名稱

本院在財務會計工作中形成的聲像材料

保管期限 長 期

合肥學院

2004.2.27 10

第二篇：合肥學院外事類檔案工作規范

合肥學院外事類檔案工作規范

為了提高我院外事類檔案（以下簡稱外事檔案）的質量和管理水平，充分發揮外事檔案在學院對外交流、教學、科研活動中的作用，并為考核外事管理檔案工作提供依據，根據《中華人民共和國檔案法》，國務院批準的《科學技術檔案工作條例》，國家檔案局《機關檔案工作建設規范》，原國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》等法律、法規、規章的規定，結合我院實際情況，特制訂本規范。

一 外事檔案的收集和歸檔

1、確定外事檔案歸檔范圍的原則

（1）歸檔的外事管理和外事活動中形成的文件材料，必須對本院和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。

（2）歸檔的外事文件材料必須反映外事管理、外事活動的全過程，保證其完整、準確、系統。

（3）歸檔的外事文件材料必須遵循其自然形成規律，保持其有機聯系，體現涉外工作的職能和特點。

2、歸檔的主要內容和重點

（1）歸檔的主要內容包括綜合管理、出國、來校、任教、講學、進修、訪問、考察、參加國際會議、國際合作、留學生工作等方面。

（2）歸檔的重點是重大涉外和國際合作項目、留學生工作活動中形成的不同載體的文件材料。

（3）本院人員在國外獲得證書、獎狀、獎章、獎品，可采取不同方式歸檔，或存復印、影印件、外國贈送學院的紀念品、禮品，有保存意義的，應歸檔，不宜長期保存的可存影印件或清單。

3、不歸檔的材料

（1）上級關于外事工作普發（不專指本院）、不辦的文件；（2）未定稿的各種文件；（3）未生效的合同、協議書；

（4）無查考利用價值的一般性、臨時性函件；（5）重份文件，院內各單位發來的文件；（6）與院外單位交換來的材料；

4、形成積累

（1）學院外事處是學院外事管理部門、涉外教學、科研文件材料的歸口部門，在來院、出國（境）、國際合作、國際會議活動結束后，負責將院此項工作有關的單位形成的各種外事文件材料，收集、匯總、整理組卷（件），按規定向院綜合檔案室移交。

（2）歸檔的外事文件材料，必須用鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、圖樣清晰。

（3）外事文件材料一般歸檔一份，重要活動和經常使用的應酌加副本。

（4）凡出國（境）學習、訪問、考察、講學、參加國際會議的人員，應在歸國后將在國（境）外各項活動中形成的材料交給外事處進行驗收后，出具證明，財務部門方可準予報賬結算，師資管理部門才準予報到上班。

5、整理組卷（件）

（1）根據外事文件材料的形成規律以及內容、價值、數量、密級和載體等實際情況，保持文件材料之間有機聯系和便于查考利用的組卷（件）原則，以內容為主，將每組外事文件材料進行整理組卷（件）。

（2）對來院、出國和國際合作、國際會議的文件材料，上級文件、請示、報告、上級批復與國外來往信函等準備階段材料，按分類組卷（件），將國內和國外活動期間形成的材料及派出回國后的綜合材料按活動性質分類組卷（件），各階段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批復在前，請示在后排列。

（3）拆除每份文件中的金屬物，對破損的文件材料進行修補。（4）每份文件用縫紉機裝訂后裝盒保管。

（5）聲像載體的材料、禮品實物，應保持其原狀，另行專柜保管，檔號與文字材料一致。

（6）每份文件材料，按順序編寫頁碼，無論單面或雙面只要有書寫文字，每面均為一頁，每件頁號均從1開始，頁號位置標在文件材料右側的下角。外事文件材料，以卷（件）為單位，在每卷（件）文件材料的右上角蓋上有單位名稱、檔號、件號的戳記章，逐項填寫。

（7）填寫卷內目錄，歸檔的案卷必須填寫卷內目錄，卷內目錄可打印或用鋼筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。

每個案卷組成以后，都要填寫備考表，對文件材料的完整、準確的程度，損壞缺少情況加以說明，案卷內文件材料需要變更、修改時，由檔案管理人員隨時在備考表上注明。

（8）外事處要進行歸檔的鑒定工作，按規定提出每個案卷（件）內部文件的保管期限和密級意見，經外事處主管領導同院綜合檔案室協商后確定。

6、歸檔驗收

（1）移交檔案時交接雙方必須當面驗收，凡不符合要求者，檔案部門應拒絕接收，要求限期改正。

（2）移交時填寫移交目錄，移交目錄一式二份，雙方各執一份備查（3）外事檔案在次年3月底前歸檔。

二 外事檔案的管理

1、分類編號

（1）按《高等學校檔案實體分類法》進行分類。

（2）每年所有外事檔案材料按先后順序編流水號，（每年一個流水號）。

2、編目

（1）每卷檔案脊背上貼上注有檔號的標簽，標簽下沿的位置距離底邊40mm。

（2）打印外事檔案目錄，按歸檔部門及先后順序，以案卷（件）為對象填寫。

（3）認真登記外事檔案分類目錄。

3、排架、保管（1）按檔號順序排架。

（2）按《合肥學院檔案業務建設規范》執行。

4、鑒定和銷毀

按《合肥學院檔案業務建設規范》執行。

三 外事檔案的開發利用

1、大力開發利用外事檔案，為提高本院教學、科研水平及社會效益和經濟效益服務。

2、借閱

按《合肥學院檔案業務建設規范》執行。

3、咨詢服務、指導交流

（1）指導利用者使用各種檢索工具，回答利用者提出的問題。（2）了解和掌握本單位外事活動狀態，定期編制外事檔案匯編和編輯參考資料，積極為利用者提供服務。（3）結合本單位管理現代化的進程，創造條件，逐步應用計算機進行外事檔案檢索，提高開發利用外事檔案的能力。

四 外事檔案工作崗位責任制

1、分管外事工作的院領導職責

（1）組織學習貫徹《檔案法》及有關檔案工作的方針政策，把外事檔案工作列入分管工作計劃中。

（2）定期檢查和研究解決外事檔案工作中存在的實際問題。

2、與外事活動有業務聯系的各部門領導職責

（1）重視和健全有關的管理制度，確保外事檔案工作全面納入本部門工作之中，并認真執行。

（2）按本部門外事業務活動的程序、形式、積累收集外事文件材料，在工作結束后，將材料匯集、檢查，送院綜合檔案室歸檔。

3、學院外事處領導職責

（1）制定和健全外事工作管理制度，確保外事文件材料的形成積累，將外事檔案工作納入外事管理之中，并監督與外事活動有業務聯系的各部門執行。

（2）指導本部門兼職檔案人員的工作，關心其工作條件的改善和工作素質的提高。

（3）指導、監督按外事活動的程序，將整個活動中形成積累的外事材料整理組卷（件），按期向本院檔案管理部門移交。

（4）指導外事檔案的鑒定工作。

4、外事辦公室兼職檔案員職責

（1）在部門負責人的領導下，做好外事檔案材料的平時積累工作。

（2）會同部門領導，檢查與外事活動有關單位交來的外事文件材料是否完整、準確、系統，經檢查合格后再辦理移交手續。（3）將收集、積累的外事文件材料。整理組卷（件）、裝訂，做到組卷（件）合理、編目清楚、標題準確、裝訂整齊、并及時向院綜合檔案室歸檔。

（4）完成學院檔案部門委托辦理的其他有關任務。

5、學院檔案部門職責

（1）根據國家有關檔案工作的政策、法規，制定本院外事檔案工作的各項管理制度。

（2）監督、指導、檢查、協助外事部門做好外事文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作，檢查驗收外事檔案是否完整、準確、系統。

（3）負責外事檔案的接收、保管、組織鑒定、統計和利用等業務工作。

（4）積極開發利用外事檔案資源，充分發揮其作用。（5）遵守國家有關法規，保證外事檔案的安全。

五 外事類檔案歸檔范圍和保管期限表

綜 合

序號 類 目 名 稱 保管期限

長期 短期 長期 永久 長期 1 上級關于外事工作的文件材料（1）針對本院的需要長期貫徹執行的（2）需要短期貫徹執行的 本院外事工作規章制度、計劃、總結、簡報等 3 本院外事工作統計報表 4 本院外事工作會議材料

出 國

序號 類 目 名 稱 保管期限

長期 短期 長期 長期 長期 長期 長期 長期 長期 長期 1 上級對出國人員的有關文件材料（1）需要長期貫徹執行的（2）需要短期貫徹執行的 2 參加國際學術會議論文等材料 3 投寄國外的學術論文 4 出國人員考察、訪問材料 5 出國講學、研究人員有關材料 出國進修、留學取得學位及研究成果論文和各類證書（影印件）7 本院教職工自費留學、因私出國探親申請報告及批準材料 8 本院選派出國與回國留學人員情況統計表及調查表 9 本院參加國際比賽、競賽材料

來 校

序號 1 2 3 4 5

類 目 名 稱

上級邀請、聘請外籍人士的計劃、批復和來往函件 外國黨政官員、各界人士來院參觀訪問的文件材料 外籍教師、專家、學者及友好人士來院講學的講稿、教材等材料

來院進修、短期培訓研究的外籍人士有關材料 國際比賽、競賽

國際合作與會議

保管期限 長期 長期 永久 長期 長期

序號 1 2 3 4 5 6

類 目 名 稱

中外合作院際交流協議、合同、項目紀要材料、備忘錄

本院完成的國際合作項目、成果等材料 合作項目中國外單位完成項目、成果等材料 授予外籍人員名譽稱號的材料 雙方互贈的禮品、紀念品 國際會議的有關材料

外國留學生工作

保管期限 永久 永久 長期 永久 長期 長期

序號 1 2 3 4 5 6 7 錄取審批材料

類 目 名 稱

學籍登記表、學籍卡片 教學計劃、大綱、安排 學習情況、成績及評語 學位論文及學位證書復印件 學生名冊

學生去向及有關材料

保管期限 永久 永久 長期 永久 長期 永久 長期

第三篇：成都理工大學聲像載體檔案管理辦法

聲像檔案是高校檔案的一個重要組成部分，它具有客觀、形象和真實的特點，能生動、具體地再現學校教學、科研及各方面工作成果，真實記錄學校各個時期發展的面貌。和其它文字、圖紙、實物檔案一樣，聲像檔案具有現實的查證和利用作用，對歷史研究具有重要的參考利用價值，是學校重要檔案資料和寶貴財富。為加強對我校聲像檔案材料的形成、積累、歸檔工作的管理，更好地發揮其作用，特制定本辦法。第一章基本原則

第一條 凡是在學校各項工作活動中直接形成的記錄和反映工作、活動過程，具有保存、利用價值的各種聲像載體(照片、底片、幻燈片、投影反轉片、錄音帶、錄像帶等)和配套文字材料，均屬聲像檔案材料。屬于特殊載體的檔案材料，是高校聲像檔案工作的基礎。

第二條 聲像檔案必須遵循聲像載體的特點和規律，必須實行集中統一管理，形成聲像檔案的各部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統和安全。對主要聲像載體檔案材料，其數量大、利用率高的部門，經批準后可設立聲像檔案分室。分室可保管本部門形成的聲像檔案。分室在業務上接受檔案館的指導，每年定期向檔案館呈報書面情況報告及辦理移交清單。

第三條 聲像檔案材料的形成、積累、歸檔是我校各部門的工作職責之一。學校各部門要根據聲像檔案載體的特點把聲像檔案工作納入自己的管理制度中，實行“三納入”、“四同步”的原則，大力開發信息資源，為提高本校的教學、科研和管理工作水平服務。

第四條 為確保學校對聲像檔案材料管理工作的落實、各部門聲像載體材料形成后，必須向檔案館歸檔，由檔案館出具證明后，財務部門方受理報銷事宜。

第五條 完整、準確、系統地作好我校聲像檔案形成、管理工作，是檔案人員和全校攝制人員的共同責任。

第六條 聲像檔案工作應列入學校的發展計劃，在經費、庫房設備和人員配備等工作條件上予以保證 

第二章歸檔范圍

歸檔范圍主要內容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個方面。具體范圍：

第七條 黨政活動類：

一、歷屆黨代會、團代會、學代會、教代會、工代會、婦代會、先代會及黨政部門召開的重大會議。包括：開幕、閉幕場面、領導講話、代表發言、會議情況等各種聲像材料。

二、校慶。歷年教師節、重大紀念日、英模報告會等重要聲像材料。

三、建校以來主要領導任職期間的工作照、參加教學、科研等項活動的聲像材料。

四、省級以上黨政領導和社會知名人士來校活動場面(包括視察、座談等)的聲像材料。

五、校內民主黨派的重大活動。

六、國內有影響的教授、專家等在校訪問活動的聲像材料。

七、港澳臺同胞、歸國華僑及校內少數民族的重要活動。

八、本校授予校外人員名譽職務、稱號和聲像材料。

九、其它有重要意義活動形成的聲像材料。

第八條 教學類：

一、迎新、開學及畢業典禮，領導、來賓講話，師生代表發言等活動場面的聲像材料。

二、歷屆畢業生的畢業合影照片，優秀畢業生照片。

三、知名教授、專家和在學術上造詣校深的中老年教師講課，學生聽課、論文答辨、實驗、電化教學等的聲像材料。

四、師生實習、野外考察、社會實踐等各項活動的聲像材料。

五、評選優秀教學獎、優秀教材、評選及發獎大會的場面材料。

六、有關學生實習、軍訓、社會調查、參加各種競賽活動的場面材料。

第九條 科研學術活動類：

一、重點、大型科研課題評審、鑒定會場面的聲像材料。

二、科研成果評選及領獎儀式的場面聲像材料。

三、由本校發起并組織的全國性、省級學術活動。本校學術年會(科技報告會)包括：大會開幕、閉幕式，大會發言、著名學者報告等聲像材料。

四、著名專家來校作學術報告的聲像材料。

五、參加部級以上科技成果展覽的聲橡材料及重大單位項科技成果代表性聲像材料。

六、在校學生及國外留學生在科研和學術活動中取得突出成績的聲像材料。

第十條 外事活動類：

一、外國領導人、友好人士以及各種代表團來校參觀訪問的聲像材料。

二、與國外學校、團體簽訂協議、備忘錄、合同的全過程的聲像材料。

三、外籍人士贈送的禮品照片及其它聲像記錄材料。

四、外籍學生、教師、工作人員在校學習、生活、工作的聲像材料。

五、在我校召開的國際性學術會議場面的聲像材料。

六、本校派出國外進行友好訪問、考察、進修、留學所獲得的聲像材料。

第十一條 產品、儀器設備類：

一、本校研制、試制、生產的產品樣照。

二、產品使用情況的場面聲像材料。

三、價值5萬元以上的重大儀器設備的樣照和安裝調試運行照。

第十二條 體育類：

一、歷屆運動會開幕、閉幕式、領導講話、運動員比賽場面的聲像材料。

二、運動隊訓練、比賽、學生課余體育活動等場面材料。

三、兄弟院校的來訪、表演、比賽等場面材料。

第十三條 藝術類：

一、學校師生員工創作的藝術作品照片、在各種報刊雜志上所發表的作品材料。

二、舉辦書畫展的場面聲像材料。

三、各種音樂團體來校演出，本校文藝團體演出劇照、演員合影等。

第十四條 校園建設類：

一、學校各個時期的校園環境材料。包括：校門、教學樓、實驗室、校園等聲像材料。

二、學校重大項目的開工、奠基、落成典禮和學校建設規劃、模型等聲像材料。

三、校門、校牌、大樓及校園風光。

第十五條 獲獎類：

一、教學活動獲得的獎狀及獎品照片。

二、科研項目成果獎狀及獎品照片。

三、學校產品獲獎的獎狀、照片。

四、各類活動中被評為先進集體、文明單位等獎狀及獎品照片。

五、勞動模范、先進個人證書、獎章及獎品等照片材料。 第十六條 人物類：

一、歷任校長、黨委書記及名人錄的聲像材料。

二、學部委員、博士生導師等名人包括人物檔案的全部照片、底片、材料。

三、國內外知名校友返校活動、捐贈儀式等的聲像材料。

第十七條 學校各有關部門參加科工貿活動形成的聲像材料。

以上各類歸檔材料，包括底片、照片、錄音帶、錄像帶等。

第三章部門立卷和歸檔要求

第十八條 學校電教、宣傳、科技、教學等聲像形成部門負責人應貫徹執行上級有關聲像檔案的指示，經常進行檢查、督促、指導部門聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作，以維護聲像檔案的完整和安全。在業務上接受校檔案館的指導，于次年六月底以前向檔案館辦理各類聲像檔案的移交手續。

第十九條 部門專(兼)職檔案員應在部門負責人領導下，指導、監督、協助科技人員做好聲像檔案的平時積累工作，接收本部門人員交來的聲像檔案材料，并檢查是否完整、準確、系統，組卷是否符合要求，定期選擇有保存價值的向校檔案館歸檔。

第二十條 各級聲像部門的科技人員在每項工作完成后，應立即將聲像材料整理好，及時向聲像檔案室、檔案館辦理移交手續。如與其它類檔案(如教學、科研)有密切關系的照片檔案資料要互相照應、互記參見號。

第二十一條 凡屬個人拍攝或錄制的能反映學校面貌并具有參考價值的聲像載體材料，向校檔案館歸檔者，一經采用，學校將給予適當補償。

第二十二條 聲像檔案的歸檔要求：

一、歸檔的聲像材料必須是原版、原件，而且要求圖像清晰、聲音清楚，并加以必要的文字說明。

二、歸檔時，材料形成單位應準確填寫向檔案館交接目錄單，一式二份，由交接雙方簽字后，各備一份。

三、各單位應將在各項活動中形成的聲像材料的收集、歸檔工作納入各部門的職責范圍，明確專人負責。攝錄人員在材料完成后應及時向檔案館歸檔，任何部門和個人不得據為已有。

四、學校一切可形成聲像載體的有關重大事件等活動，必須通知檔案館，以保證歸檔制度的落實。

第四章聲像檔案管理

第二十三條 按《成都理工學院檔案實體分類和檔號編制方案》進行分類、編目、編制檔號和排架。

第二十四條 聲像檔案庫房應保證恒溫、恒濕，避免磁場干擾和保持清潔，要特別注意防火，定期檢查庫房的“八防”，發現問題及時補救。

第二十五條 聲像檔案的保管期限與相應文字材料的保管期限應一致，需長期、永久保管的聲像材料，在保管一定時間后，應轉錄復制，母帶(片)與復制帶(片)保管方法亦應一致，母帶(片)必須專柜保管，并特別標明。

第二十六條 鑒定與銷毀按《高等學校檔案部門業務建設規范》第10條執行。

第二十七條 統計按《高等學校檔案部門業務建設規范》第10條執行。第五章開發利用

第二十八條 編制檢索工具、著錄卡片，設置放像設備為利用者查找、閱覽聲像檔案創造條件。

第二十九條 建立借閱制度，開展咨詢服務、指導交流。

第四篇：教學類檔案規范

福建工程學院教學類檔案工作規范

一、教學檔案工作的基本原則

1．凡在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學檔案。

2．教學檔案是衡量學校教學管理水平和教育質量的重要標志之一，是學校檔案的主體、核心和重點。

3．教學檔案實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于開發利用。對教學檔案中的少數不屬永久保存的類目，如本科生畢業論文，實習報告等可由系保存，學校檔案部門按一定的比例擇優接收。

4．教學檔案是教學管理的重要組成部分，應實行“三納入”、“四同步”，即納入教學計劃、規劃，納入教學管理制度，納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業分配、上報評審材料、教學考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。

5．各教學管理和教學業務部門應明確一名分管檔案工作的負責人和配備相應專（兼）職檔案人員，統一管理本部門、本系統的教學文件材料，并按期向學校檔案部門辦理移交。

6．努力實現教學檔案工作從經驗管理向科學管理轉變，分散管 理向集中統一管理轉變，手工管理向現代化管理轉變，逐步參與教學管理，成為教學管理和教改的參謀部門，成為教學業務工作的信息咨詢部門之一。

7．逐步建立教學檔案數據庫，并納入全校信息系統統一管理和開發利用。

8．要把教學檔案工作列入本校教育發展計劃，在經費、庫房、設備和人員配備等方面給予保證，每年從教學經費中給予教學檔案工作適當資助。

二、教學檔案歸檔范圍的確定 1．確定的原則

（1）歸檔的教學管理和教學實踐活動過程中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。

（2）歸檔的教學文件與材料，必須反映教學管理、教學實踐活動中的全過程，保證完整、準確、系統。

（3）歸檔的教學文件材料，必須遵循其自然形成規律，保持有機聯系，符合教學管理和教學實踐活動的成套性特點。2．歸檔的主要內容和重點

（1）歸檔的主要內容包括綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、學位工作、畢業生工作、教材等方面，（具體見附件一）。

（2）歸檔的重點是本校在教學工作，特別是教學實踐各個環節活動中形成的不同載體的文件材料。3．不歸檔的文件材料

（1）上級有關教學普發的、不辦的及未定稿的文件。（2）無查考利用價值的事務性臨時性文件。（3）校內其他單位發來的文件。（4）重份文件。

（5）與校外單位交換來的材料。

三、教學文件材料的部門立卷與歸檔流程 1．形成與積累

（1）每年新學年開始后，由分管檔案工作的校長向各系（部）、部署新學年工作時，同時向各系（部）辦公室主任、教學秘書布置形成積累教學文件材料的任務。

（2）教務部門和各系（部）應利用學籍管理軟件對學生學籍登記表（卡）逐項進行登記，并做好數據備份。

（3）系（部）兼職檔案員按文件材料分類表分別積累教學文件材料，并定期進行整理。

（4）檔案室隨時了解、督促、檢查、指導專（兼）職檔案員做好文件材料的積累工作。

（5）歸檔的教學文件材料必須字跡工整，格式統一，簽字手續完備。

（6）教學檔案管理文件一般歸檔一份，重要的教學文件（研究生論文、專著、優秀教材等）除原稿外，根據實際情況，酌加副本。

2．整理組卷（1）堅持由教學文件材料形成部門立卷歸檔的原則，由各系（部）或教學管理部門的專（兼）職檔案員負責將積累的文件材料向檔案部門歸檔。

（2）根據教學文件材料的形成規律，保持其有機聯系和便于利用查考的原則進行組卷。原則上相同內容的文件材料組成一卷便于利用，同一內容的文件材料數量多時可分別組成若干卷，每卷不超過200頁。也可以根據文件材料的內在聯系，對問題單一，文件較少者按不同內容分別組成薄卷。

（3）在不影響卷內文件自然形成規律和有機聯系的前提下，同一內容的文件按永久、長期、短期分別組卷。

（4）卷內密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后的要求排列。

（5）卷內材料一律拆掉金屬物，分別用線或不銹鋼釘裝訂，對破損的文件材料應進行修補。

（6）凡是文件材料未注明標題的應加制封面，注明題名、責任者、時間。

（7）各種材料大小均為A4型紙張大小，圖件按此規格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面。

（8）文中密不可分的插圖、照片應貼入文字材料內；附圖冊、表冊、照片應貼上標簽，填寫件號及檔號附在文字材料之后共同組成保管單位。其他載體材料可專柜保管，但需填寫與文字材料卷一致的檔號。（9）透明圖紙用縫紉機打圖邊，并貼上標簽，填寫張號及與文字報告一致的檔號。

（10）按順序編排頁號，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側的右下角。以件為單位，應在每項文件上端加蓋歸檔章，并逐項填寫。

（11）填寫卷內目錄及備考表。

（12）凡教師業務檔案中規定的內容已分別歸入其他類檔案的，如專著、論文已歸入出版類，科研成果已歸入科研類，應在卷內目錄中注明相應類目的檔號。

（13）文件形成部門提出每個案卷的密級并會同檔案室確定。（14）填寫案卷封面各欄目，標題要簡短、準確。3．歸檔驗收

（1）移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全、排列、書寫是否符合要求，標題是否確切，凡不符合規定要求者，接收人應拒絕接收，并限期改正補交。

（2）移交時填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執一份。（3）教學綜合管理文件次年6月底前歸檔，其他各類材料完成一個培養周期（即一屆學生從就學到畢業）當年寒假前一次性歸檔。

四、教學檔案的管理 1．分類編號

（1）按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》進行分類標引，給出檢索分類號。（2）根據教學檔案的內容和特點。編制用于組成檔號的二級類目代號簡表。

（3）教學類檔案檔號=號+教學檔案分類號+案卷號 案卷號按最下位類目流水。

屬于教學管理內容的采用自然。其余可采用教學。涉及學籍問題的，可采用畢業（“屆”）。

2．編目

（1）每卷檔案脊背上填寫檔號，也可另行貼上注有檔號的標簽，標簽下沿的位置距離底邊40毫米處。

（2）按檔號順序，以案卷為對象填寫。

（3）編制各種分類目錄和專題目錄，積累到一定程度后，打印匯編出版。

（4）必須將編制的教學檔案數據輸入計算機數據庫，逐步實現與本系統的信息庫聯網。

3．排架、保管（1）按檔號順序排架。

（2）保管要求按《高等學校檔案部門業務建設規范》第9條執行。

（3）與文件材料配套的特殊載體記錄的教學檔案，按《聲像載體檔案工作規范》有關條款處理。

4．檔案的補充與修改

（1）各系（部）隨時將收集到的教學文件材料經整理后向檔案 室補充歸檔，檔案室負責教學檔案的人員應及時將補充材料插入卷內相應的位置，并在卷內目錄、帳本上補充填寫。

（2）凡已歸檔的文件材料需要修改時，必須經所在部門主管領導批準；未經批準，不得修改任何文件材料。

五、教學檔案工作崗位責任制 1．教學管理部門領導的職責

（1）制訂和健全有關管理制度，切實做到把教學檔案全面納入教學管理之中，并監督各部門執行。

（2）加強與學校檔案部門聯系，共同做好業務指導和監督檢查工作，保證教學檔案質量。

（3）對本部門管理干部和專（兼）職教學檔案員提出具體要求，并幫助他們解決一些實際困難。

2．各部門專（兼）職教學檔案人員職責（1）做好本單位教學文件材料的形成積累工作。

（2）將收集、積累的文件材料整理組卷裝訂，做到組卷合理，編目清楚，標題準確，裝訂整齊，并及時向學校檔案室移交。

（3）做好存放在本部門的教學檔案的組卷、分類、編目、登記、保管、利用等工作。

3．教研室主任的職責

（1）負責收集教研室的典型教案，集體備課記錄、試題、試卷等向所在部門專（兼）職檔案員移交。

（2）督促教師移交各種業務檔案。附件一：

福建工程學院教學類檔案歸檔范圍和保管期限表

教務處：

綜

合科

序 號

類

目

名

稱

保管期限

上級教育部門下達的指令性及指導性文件 30 年 2 學校有關教學工作的請示和上級的批復、函件

永 久 3 和以上的工作計劃、總結和教學管理制度 永 久

教務管理科 序 號

類

目

名

稱

保管期限

畢業生花名冊 永 久 2 學校學位委員會授予本科學位審批文件材料 永 久 3 學生學籍變更的文件材料（留級、休學、復學、轉學、退學、保留或取消學生入學資格）

3.1 關于學生學籍變更的通知 30 年 3.2 學籍變更的申請報告、審批材料 30 年 4 學生申請轉專業的請示、批復 30 年 5 更正畢業生電子注冊信息的報告 永 久 6 準予學生畢業的通知等相關文件材料

永 久 7 同意結業學生換發畢業證書的通知

永 久 8 關于補辦畢業證明書的文件材料

8.1 補辦畢業證明書的存底材料

永 久 8.2 補辦畢業證明書的申請、審批材料

永 久

實踐管理科 序 號

類

目

名

稱

保管期限

上級對實驗室建設的通知、批復

永 久 2 國家級、省級、校級實驗教學示范中心建設、申報材料 30 年 3 學校基礎實驗室建設項目預算的申請、調整報告年 4 學校實驗室建設規劃、建設項目實施、驗收的通知、報告 30 年 5 高等學校實驗室信息統計數據 30 年 6 上級對學科競賽的表彰文件 永 久 7 學校優秀畢業設計（論文）表彰文件 永 久 8 實習基地協議書 30 年

教學研究科 序 號

類

目

名

稱

保管期限

人才培養計劃方面的指示、規定、辦法 永 久 2 教學改革文件（各級各類教改立項、精品課、教學團隊、綜合班改革等）年 3 文化素質教育材料年 4 各級優秀教學評獎文件 4.1 教學優秀獎評審結果的文件材料 永 久 4.2 教學新秀獎評審結果的文件材料 永 久 4.3 教學名師獎評審結果的文件材料

永 久 4.4 教學成果獎評審結果的文件材料

永 久 4.5 優秀教材獎評審結果的文件材料 永 久 5 教學工作委員會會議紀要 永 久 6 上級對本校學科建設、專業設置、學位授予專業等的通知、批復 永 久 7 新專業籌建、申報及建設的文件材料 永 久 8 增列授予學士學位專業的請示、批復 30 年

招生辦公室

序 號

類

目

名

稱

保管期限

學校招生工作一般性通知 10 年 2 學校有關招生錄取工作的政策性、制度性文件 30 年 3 學校招生計劃、招生簡章、招生專業簡介 30 年 4 新生錄取花名冊 永 久

教材管理中心 序 號

類

目

名

稱

保管期限

本校主編、自編的教材 30年 各系（部）各專業使用教材目錄

30年 3 教材樣書

10年

各系（部）： 序 號

類

目

名

稱

保管期限

1、日常工作中形成的文件材料

1．1工作計劃、總結、規章制度

永 久 1．2系部人事任免職的通知 永 久 1、3系部表彰先進集體、先進個人的決定

永 久 1、4財務工作報告 30 年 1、5崗位聘任、教學管理方面通知、決定 30 年 1、6系部成立、調整領導小組組成人員名單 永 久 1、7迎新工作、畢業生工作的安排通知 10 年 1、8校慶、校友工作的文件材料 10 年

2、教學工作 2、2學生處分的報告、決定 10年 2.2.1受到警告(不含)以上處分的 永 久 2.2.2受到警告處分的 30年 2、3 教學管理方面的通知、決定 30 年 2、4自編、主編教學指導書、實習指導書及習題集

30年

3、系（部）教代會、工代會材料 3、1請示、通知、議程、決議、總結、主席團、代表名單、工作報告、領導講話、候選人情況介紹、討論通過的文件、選舉結果和上次批復

永 久 3．2 提案及辦理情況，會議簡報，會議記錄、紀要、照片、光盤 永 久 3.3 籌備工作、選舉過程中形成的文件、小組會議記錄等文件材料 30 年 3.4 討論未通過的文件 10 年 附件二：

福建工程學院系級教學檔案歸檔范圍

一、綜合類

1.上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件。

2.關于教育改革培養目錄，培養規格，專業和課程設置及學制等方面的指示、規定、辦法等。

3.學校規劃實施計劃、教學要點，有關教學會議記錄、調研報告、簡報等。4.學校制定的各種教學制度、辦法、規定、條例以及有關教學工作的文件。5.有關招生分配的各種制度、規定、辦法、條例以及有關招生計劃分配表及文件。

6.各系及專業簡介，以及招生分配情況介紹。7.學校簡介，以及招生廣告。8.系級教學工作總結。

9.教學經費申請報告，各門課程教學資助金申請表、實際經費預算及結算材料等。

10.有關教學工作的統計數據資料。

二、教學管理類

1.教師教學工作規程、教學工作評估材料。2.教師工作量核算辦法，教師開課情況。

3.教師教學任務安排，有關教師教學情況調查表、教學質量檢查、評估、總結及聽課記錄。

4.師資培訓計劃、考核、總結、出國進修等有關材料。

5.學生學籍管理材料，其中包括學籍卡、學生登記表、成績冊。6.學籍變更材料（升、留級、休、轉、復、退學等）。

7.學生獎懲材料（獎學金優秀學生、先生班級、學生處分材料）。8.重點學科建設論證、申報、評審材料。9.招生計劃、招生簡章、招生工作總結等。10.課程安排表，教學運行表，學年校歷。

11.畢業生質量調查材料，包括對畢業生質量調查的計劃、總結調查表，使用單位對畢業生質量評審意見 12.各類培訓班、進修班的文件材料。

三、教學業務類

1.課程教學標準及要求。

2.課程建設、規則、實施方案、課程設置一覽表。3.主干課程目錄。

4.培養計劃、教學大綱、教學計劃方案、總結等。

5.教材建設、教師自編、主編教材、教學指導書、習題集和解題及使用教材目錄。

6.優秀教師講學的典型教案、教模、標本、幻燈片、錄音、錄音帶及重要備課筆記等。

7.各類優秀學生典型的作業本、筆記本、在校期間發表的論文。

8.教學實習大綱、實習指導書、實習總結、實習講義，實習結果鑒定材料、有代表性的實習報告。

9.實驗教學工作情況（可根據規范具體化）。10.考試試卷。

11.畢業設計（論文）及評審意見。

四、教學研究類

1.獲校級以上的教學成果類的申報材料及獎狀。

2.獲校級以上的教學質量獎、優秀教材類的申報材料及獎狀。3.獲校級以上的優秀集體獎、教書育人獎的申報材料及獎狀。4.專業設置改造、修訂目錄。5.教學工作改革動態。6.教師教學研究論文。

注：教學檔案的歸檔按照校檔案室歸檔要求，各單位需歸檔的教學檔案由各系檔案員負責收集、整理后向檔案室移交。每年的學籍檔案由各系教務員核對整理，按當年畢業專業裝訂成冊，經系領導審核簽字后向檔案室移交。

第五篇：企業檔案工作規范

企業檔案工作規范

DA／T 42—2009(國家檔案局2009年11月2日發布，2010年1月1日實施)1 范圍

本標準確立了企業檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業檔案業務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南。

本標準適用于大中型工業企業，其他類型企業及事業單位可參照使用。

2規范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

GB／T 9705 文書檔案案卷格式 GB／T 11821 照片檔案管理規范

GB／T 11822 科學技術檔案案卷構成的一般要求

GB／T 17678.1 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 GB／T 18894 電子文件歸檔與管理規范 DA／T 1 檔案工作基本術語 DA／T 12 全宗卷規范 DA／T 13 檔號編制規則

DA／T 15 磁性載體檔案管理與保護規范 DA／T 22 歸檔文件整理規則

DA/ T 28 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范 DA/T 31 紙質檔案數字化技術規范 DA/T 32 公務電子郵件歸檔與管理規則 DA/T 43 縮微膠片檔案數字化技術規范 JGJ 25 檔案館建筑設計規范

ISO 15489.1 信息與文獻一文件管理：通則 IS0 15489.2 信息與文獻一文件管理：指南

3術語和定義

DA／T 1—2000 確立的以及下列術語和定義適用于本標準。3.1 企業檔案business records

企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。3.2 企業檔案工作business records management 企業履行檔案管理職責的行為和活動。3.3 電子檔案electronic records

具有保存價值的歸檔電子文件及相應元數據、背景信息和支持軟件。3.4 檔案信息化archival informationization

運用信息技術對歸檔文件、數據信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的檔案管理提升過程和工作方式。

4檔案工作總則

4.1 企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。

4.2 企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。

4.3 企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。

4.4 企業應維護檔案的完整、準確、系統與安全。

5檔案工作組織 5.1 組織系統建設 5.1.1檔案工作領導 企業應確定檔案工作的分管領導，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責人，確定檔案部門的負責人。5.1.2 檔案機構設置

企業應根據規模和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構。大型企業應設立檔案館。5.1.3 檔案人員配備

企業應配備與企業研發、生產、經營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人員。企業應保持檔案人員相對穩定。5.1.4 檔案工作體系

企業應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。5.2企業管理職責

5.2.1 企業應貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，建立健全檔案工作規章制度，將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃，為檔案工作持續發展提供保障。

5.2.2 企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。5.2.3 企業應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統和安全。

5.2.4 企業資產與產權變動時應做好檔案的處置工作，國有企業應依照檔發字[1998]6號文件的要求進行，其他企業可參照。

5.2.5 企業應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關規定造成檔案損失的相關人員給予處分。5.3企業部門職責

5.3.1 企業各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統負責。5.3.2 企業各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。

5.3.3 專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。5.3.4 企業各職能或承辦部門及項目對文件管理的責任，見ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和檔發[2002]5號文件要求。5.4檔案部門職責

5.4.1 統籌規劃企業檔案工作，制定企業文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統計、利用、移交等有關規章制度。

5.4.2 負責企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。5.4.3 指導企業各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

5.4.4 監督、指導、檢查企業所屬單位(包括派出機構和投資的全資、控股企業)的檔案工作。5.4.5 依照有關規定向國家檔案館或有關單位移交檔案。5.5檔案人員要求

5.5.1 檔案人員應遵紀守法、忠于職守、具有專業知識。

5.5.2 檔案部門負責人應具有中級以上專業技術職稱或大學本科以上學歷。5.5.3 檔案人員應具備大學專科以上學歷或同等學識水平。5.5.4 檔案人員應定期接受檔案業務培訓。

6檔案工作制度 6.1 工作規章

6.1.1明確企業文件形成、歸檔責任。企業在制定有關規章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。

6.1.2 制定企業檔案工作規定。企業檔案工作規定是企業檔案工作的基本要求，其主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋權限等。

6.1.3 建立檔案工作責任追究制度。對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業應提出責任追究和處罰措施，并將有關要求納入相關管理制度。

6.1.4 制定檔案管理應急預案。對可能發生的突發事件和自然災害，企業應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統、數據的維護、防災和恢復，應制定應急預案。6.2管理制度

6.2.1 文件歸檔制度。應明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。

6.2.2 檔案保管制度。應明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(出)庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責。6.2.3 檔案鑒定銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組織、職責、原則、方法和時間等要求。6.2.4 檔案統計制度。應明確統計內容、統計要求和統計數據分析要求。

6.2.5 檔案利用制度。應明確檔案提供利用的方式、方法，規定查(借)閱檔案的權限和審批手續，提出接待查(借)閱檔案的要求。

6.2.6 檔案保密制度。應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任。6.2.7 電子檔案管理制度。應對企業各信息系統中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。

6.2.8檔案管理系統操作制度。應明確檔案管理系統操作人員的職責、檔案管理系統軟件、硬件的操作要求。6.3業務規范

6.3.1 文件、檔案整理規范。應明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。

6.3.2 檔案分類方案。應明確分類依據、類別標識、類目范圍。

6.3.3 文件歸檔范圍和保管期限表。應明確各類文件歸檔的范圍及其相對應的保管期限。6.3.4 特殊載體檔案管理規范。應明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。

7檔案業務工作

7.1 企業檔案工作與業務活動

7.1.1企業檔案工作是企業各項業務和活動的有機組成部分，應納入企業領導工作議事日程，納入企業規章制度及工作流程，納入企業部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制。7.1.2 企業檔案部門或檔案人員應參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統。

7.1.3 企業下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時做好項目文件歸檔交接。7.2文件的形成、積累

7.2.1 文件形成時應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

7.2.2 文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或專項工作檔案人員保管。

7.3文件整理與歸檔 7.3.1 文件整理 文件立卷整理應遵循文件形成規律，區分保管期限，保持文件間有機聯系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應分別符合GB 9705、DA／T

22、GB／T 11822、財會字[1998]32號、勞力字[1992]33號等標準及文件的要求；音像、電子等載體形態文件整理，應分別符合GB／T 11821、DA／T

15、GB／T 18894、DA／T 32等標準的要求。7.3.2 文件歸檔范圍

7.3.2.1 企業在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。國有企業文件歸檔范圍應符合檔發[2004]4號文件要求。

7.3.2.2 歸檔文件的主要來源有：

——本企業形成的文件；

——本企業引進項目、外購設備等接收的文件；

——所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件；

——本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件；

——本企業執行、辦理的外來文件。

7.3.2.3 企業應根據經營管理范圍和業務活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項目建設類文件應依據企業在項目建設中的性質確定，建設單位、設計單位、施工單位、監理單位文件歸檔具體范圍參見DA／T 28；服務類型企業各類文件歸檔范圍及企業中專業性較強的業務活動的文件歸檔范圍，應結合企業活動和專門業務編制。7.3.3文件歸檔時間

7.3.3.1 經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

7.3.3.2 科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。

7.3.3.3 產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

7.3.3.4 會計核算專業材料應在會計終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

7.3.3.5 電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。7.3.3.6 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。

7.3.3.7 更新、補充的文件，企業內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。7.3.4 文件歸檔要求

7.3.4.1 企業應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應按照規定將文件整理后歸檔。

7.3.4.2 歸檔的文件應完整、準確、系統，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備(打印機、復印機、掃描儀等)標稱的質量要求。

7.3.4.3 歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。

7.3.4.4 非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。

7.3.4.5 歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。7.3.4.6 兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。

7.3.4.7 文件形成部門應就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》(見附錄B表B.1)。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經項目負責人審核簽字。7.4檔案收集工作 7.4.1 文件歸檔的交接

7.4.1.1 文件形成部門應按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。7.4.1.2 檔案部門接收時應認真核對，并檢查檔案質量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。

7.4.2 檔案與資料的收集

7.4.2.1 企業應接收所屬單位因產權變動后屬本企業所有的檔案。7.4.2.2 企業應根據資產管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。7.4.2.3 企業可根據需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。

7.4.2.4 企業可根據研發和市場競爭的需要收集與企業經營范圍相關的資料。7.4.2.5 企業可根據需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。7.5檔案整理工作

7.5.1 檔案部門應區分全宗進行檔案的分類、排列與編目。7.5.2 分類方案應依據企業管理職能，結合檔案形成特點制定，并應保持相對穩定性和可擴充性。分類方案應附有分類說明。

7.5.3 類別號可采用阿拉伯數字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定。7.5.4 全宗內檔案按類分別集中排列，類別內檔案按類目條款順序依次排列編號。7.5.5 根據分類方案和排列順序編制檔號。檔號應指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見DA／T 13。

7.5.6 檔號可采用“[全宗號—]分類號(或項目代號或目錄號)—案卷號(或件號或盤、盒、張號)”([ ]表示可選)結構。

全宗號由企業根據對所屬單位集中統一管理檔案的需要和企業產權變更情況自行設定。7.5.7 紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。

互見號是反映同一內容其他載體檔案保管單位的檔號。7.5.8 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。

7.5.9 檔案部門應對每個全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內容和編制方法見DA／T 12。7.6檔案保管工作

7.6.1 檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應選擇防磁設施。重要檔案應異地備份。

7.6.2 檔案入庫前一般應去污、消毒。受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。7.6.3 庫房管理

7.6.3.1 庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能(見JGJ 25)。

7.6.3.2 庫房溫、濕度應符合JGJ

25、GB／T 18894和DA／T 15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記(登記表參見附錄B表B.2)。

7.6.3.3 庫房設備運轉情況應定期檢查，并及時排除隱患。

7.6.3.4 庫藏檔案應定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數量發生變化時應記錄說明。7.7檔案鑒定工作

7.7.1 企業應成立由主管領導、職能部門、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組)，負責確定文件保管期限和到期檔案鑒定。

7.7.2 檔案保管期限應根據文件對企業、國家和社會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。

7.7.3 檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執行《會計檔案管理辦法》。

7.7.4 永久保管檔案。凡是反映本企業主要職能活動和歷史面貌，對本企業、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。

7.7.5 定期保管檔案。凡是反映本企業一般工作活動，在一定時間對本企業各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據其參考利用價值分為30年和10年。

7.7.6 企業應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續保存的檔案應重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應登記造冊，填寫銷毀清冊(參見附錄B表B.3)，經企業法定代表人批準后進行監督銷毀。銷毀清冊永久保存。7.8檔案統計工作

7.8.1 檔案部門應及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有關統計報表。

7.8.2 建立檔案工作統計臺賬，主要內容包括：檔案館(室)藏情況；入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設施、設備情況；檔案銷毀情況等。7.8.3 檔案統計工作應保持連續性。7.9檔案利用工作

7.9.1 檔案部門應加強檔案檢索系統建設，開發檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務。

7.9.2 企業應根據保密規定和知識產權管理要求，設定利用者權限。超越權限的利用需經有關領導審批。’

7.9.3 利用檔案應按規定進行登記(借閱登記表參見附錄B表B.4)。利用效果突出的宜進行登記(利用效果登記表參見附錄B表B.5)。

7.9.4 可采用直接查閱、電話調閱、網上查閱等方式提供利用原件、復制件、縮微件和電子檔案。

7.9.5 企業宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規章制度匯編、專題文件匯編等。7.9.6 企業宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設備的更新換代、市場的變化等。

7.9.7 企業宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產經營指標統計分析、重大事故原因研究分析、企業史志等。7.9.8 企業可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。

8檔案信息化建設

8.1 檔案信息化目標與原則

8.1.1企業檔案信息化應以促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標。8.1.2 企業檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業信息化協調和同步的原則。8.1.3 企業各信息系統的開發與實施應充分考慮檔案管理的要求。8.2電子文件的歸檔

8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統。企業各信息系統生成的文本、圖形、圖像、數據等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍應根據相關規定和需要確定。

8.2.2 企業各信息系統所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。

8.2.3 歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB／T18894第6章。8.2.4 電子文件應經鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB／T 17678.1和GB／T 18894。

8.2.5 加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。

8.2.6 文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。8.3傳統載體檔案數字化

8.3.1 企業可根據檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統載體檔案實施數字化。8.3.2 紙質檔案數字化應符合DA／T 31的要求，縮微膠片數字化應符合DA／T 43的要求。8.3.3 照片檔案和聲像檔案數字化文件格式見DA／T 32的附錄B。

數字化生成的檔案副本檔號應與原檔案對應。8.4電子檔案的保管

8.4.1 電子檔案應參照紙質檔案分類方案進行整理。

8.4.2 電子檔案應存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA／T 32的附錄C，保管要求見GB／T 18894的9.4。

8.4.3 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態。8.4.4 存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規定執行，其刪除和銷毀應符合GB／T 18894中9.8的相關規定。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文件目錄存檔。8.5檔案網絡化服務

8.5.1 企業應建立館(室)藏檔案目錄數據庫，并逐步實現檔案的全文檢索。

8.5.2 對數字化檔案和各信息系統歸檔的電子文件，檔案部門應根據設定的利用權限提供及時有效的網絡化服務。

8.5.3 涉密檔案管理系統應與互聯網物理斷開，非涉密檔案管理系統可與互聯網邏輯隔離。8.5.4 檔案管理系統應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。8.5.5 檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。

8.5.6 各信息系統應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。8.6檔案管理系統軟件

8.6.1 檔案管理系統軟件的配置應滿足本企業的實際工作需要，并適應本企業信息化建設發展需要。

8.6.2 檔案管理系統應具備收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統計匯總、權限設置、安全保密、系統維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。8.6.3 檔案管理系統應與各信息系統之間銜接，并能接收和兼容各信息系統生成的電子文件。檔案管理系統設計與實施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

9檔案工作設施設備 9.1 檔案庫房

9.1.1檔案庫房應設置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置一般不宜設置在地下或頂層。

9.1.2 檔案庫房樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重要求。9.1.3 檔案庫房面積應滿足檔案工作發展的需要，留有存儲空間。

設置檔案館的企業，檔案庫房建筑應符合JGJ 25的要求，庫房一般應滿足日后20年檔案存儲需要。9.2業務技術用房

9.2.1 業務技術用房應滿足接收、整理、修復檔案的實際需要。9.2.2 企業可根據工作需要設置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數字化、縮微以及安全監控等用房。9.3閱覽及陳列室

閱覽室應鄰近辦公室和檔案庫房，環境安靜。

陳列室(展覽室)宜設置在適于觀覽的場所。9.4檔案裝具

9.4.1 檔案柜架應牢固耐用，一般應具有防火、防盜、防塵作用。應根據非紙質載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。有條件的可采用密集架。

9.4.2 各類檔案盒規格、式樣和質量應符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和GB／T 11821的要求。9.5保護設備

9.5.1 檔案庫房應配置溫濕度監控設備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設施。9.5.2 根據庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設備。9.5.3 有條件的企業應配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調控、監控等設備。9.6技術設備

9.6.1 配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設備。

9.6.2 配備檔案修復、利用需要的數碼照相機、攝像機、復印機、閱讀機等設備。9.6.3 配備信息化管理需要的計算機、服務器、掃描儀、光盤刻錄機等設備，以及容災備份設備、應急電源。

9.6.4 根據需要可配備CAD繪圖儀、工程圖紙復印機、縮微機等設備。