第一篇：文書檔案整理過程中應注意的原則

文書檔案整理過程中應注意的原則

[摘 要]在文書檔案的管理中，文書檔案的整理是一個非常關鍵的工作環節，所以要想更好的提高工作質量，就一定要對文書檔案整理過程中應該把握的原則予以更加清晰的認識，只有這樣，文書檔案整理的效果才會更好，工作的效率也會更高，本文主要分析了文書檔案整理過程中應注意原則，以供參考和借鑒。

[關鍵詞]檔案;原則;整理

在檔案管理工作中，文書檔案整理占據著非常關鍵的位置，它也是檔案工作中不容忽視的一個環節，只有不斷的提高文書檔案整理工作的質量，才能更好的提高檔案查閱和利用效率的提高，所以在檔案工作中，工作人員一定要仔細、認真的將這項工作順利的完成。

一、重視檔案管理和利用的便利性

(1)注意不同檔案的保管期限、單位整理、裝訂

在整理工作中，應該按照文件材料自身的特點和使用價值的大小來確定其保管的期限，國家檔案局已經做出了相關的規定，規定指出，文書檔案的保管期限主要有兩大類，一類是永久保存，一類是定期保存。前者就是說在不發生特殊的狀況下，檔案的保存期限可以無限期延長。定期保存的檔案在年限上分成兩種，一種是保存十年，一種是保存30年。

大家都知道整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等都按其原來的裝訂方式，一個自然本(冊)為一件。

歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后;計算機及其網絡環境中形成的文件。若定稿無重要修改手跡或無領導批示的，定稿無須保存的，正本在前，發文稿紙在后;(大家應注意的是發文稿紙;領導簽字后，必須加蓋單位公章)，正文在前，附件在后，原件在前，復制件在后;轉發文在前，被轉發文在后;有文件處理單位的來文，文件處理單在前，正文在后。

方式與用材的選擇：應歸檔的文件，可根據件內文件的厚薄而定，文件較薄的全縣統一，可采用無糧漿糊等方式粘貼文件左上角，件內文件較厚的，用原來三孔一線的裝訂方式，裝訂時按1：8：6：的尺寸，以文件的左側為裝訂邊進行裝訂;去掉金屬物后文件應取左邊和下側對齊，線兩頭分別留線背后打死結。

(2)保證檔案形成機關和部門之間建立良好的關系

在充分的保證文件之間形成有機聯系的前提下，將上級機關，同一級的機關和本機關應該管理的材料進行科學的劃分，將同一類的進行妥善的整理，但是需要注意的是對于一些聯系非常密切的文件，如果其不屬于同一個部門，不能隨意將其分開，如果要分開，必須要請示上級主管部門，得到上級主管部門的批示以后才能將其分割開。

(3)做好檔案利用中的保密工作

在檔案保密性上，總是采用一種觀點去看待它是不正確的，但是這并不意味著檔案的使用者就不對重要的檔案進行保密，在實際的工作中，應該強化檔案使用者的保密意識，同時還要做出嚴格的保密規定，讓檔案信息的使用者知道什么樣的情況下需要對檔案信息進行保密，保密的范圍又是什么。

二、要保持檔案的自然聯系

(1)維護檔案原有的歷史聯系

檔案是對歷史的最為真實和客觀的反映，所以在檔案工作中，對檔案進行嚴格的管理的緣由之一就是要將事物原本的面貌更加真實客觀的還原。

(2)保持檔案信息的來源聯系

檔案是社會實踐活動的過程中，由不同的黨委構成的，在檔案接收的時候也必須要體現出檔案自身的形成單位，這也就說明，每一個檔案都是有其出處的，在文書檔案的來源方面應該注意到的一點就是注意保持文書檔案自身的形成機關或者時生效機關，這也是工作中需要注意的一個重要內容。

(3)注意檔案承載物的形式聯系

一般情況下，檔案都是又很多文書材料構成的，但是對文書材料內容進行承載的物質卻存在著一定的差別，同一個內容，可以用文字的形式展現出來，也可以用聲音和圖像的形式展現出來，這樣也就形成了文字稿和錄音帶以及錄像帶等多種文字資料。當前計算機技術在文書檔案工作中也得到了非常廣泛的應用，所以也出現了電子文件的形式，在文書檔案管理的過程中，電子文書檔案和紙質文書檔案在管理的方法上存在著非常大的差別，所以在實際的工作中也需要對其進行研究，做好電子檔案保護工作。

(4)尊重檔案反映的內在聯系

在文書檔案工作中，我們所填寫的文字材料實際上都是為了可以更好的解決單位運營和發展中存在的問題，在單位進行了一些重要的活動之后也會形成文字材料，這些檔案的內容都是有著十分緊密的聯系的，有些材料甚至是相互補充的，也是因為文字材料上存在著非常明顯的內在聯系，所以在實際的工作中也逐漸體現出了文字材料的整體性，不同的案卷雖然不劃歸為一類，但是其內在的聯系是不能忽視的，在對文書檔案進行整理的過程中也應該得到高度的重視，只有做好了這一點，才能更好的在工作中提高工作的效率和質量。

(5)考慮檔案形成的時間聯系

檔案中的各種文字材料實際上都是在一定的歷史時期所形成的，所以，同一個時期形成的檔案在反應的內容上一定存在著某些共同點，將同一時期的檔案放在一定位置可以很好的展現出這一過程中存在的問題，這對整體管理工作質量的提升都有著十分重要的推動作用。

三、尊重、利用檔案的原有基礎

原有的檔案能夠反映歷史面貌。歷史的原始記錄和客觀的有機聯系，使檔案能夠如實反映本單位社會活動過程和歷史原貌，繼而使檔案對于工作查考、經驗總結、科學研究等方面具有重要的憑證或參與作用。

檔案管理的標準不斷變化，原有的案卷總是無法符合新要求。然而，過去的案卷反映了過去的歷史環境和技術水平，反映了過去的真實歷史面貌，起到了歷史憑證作用。

四、結語

檔案整理工作在檔案管理工作中是一項基礎性的工作，它也是檔案工作得以順利展開的前提，所以工作人員一定要對這一過程中出現的各種問題予以總結，同時還要掌握工作中應該堅持的原則，只有這樣，檔案整理工作的質量才能得到有效的提升。

[1]李萍.淺談檔案管理的保密工作[J].陜西檔案.2012(03)

[2]陳碧燕.淺談企業科技檔案的收集與整理[J].辦公室業務.2012(03)

第二篇：文書檔案整理注意的幾個問題

文書檔案整理過程中 應當遵守的幾個注意事項

歸檔文件的收集：收集是歸檔文書檔案管理整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發文、內部文件。必須采取以下相應措施：

1、立檔單位要建立健全收發文登記制度，有完整的收文登記本、發文登記本、印章登記本、依據歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。

2、檢查本單位在工作中產生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位工作會議材料（總結、計劃、規劃）、表彰材料，專業會議材料，代表發言材料；本單位在上級工作會議上的發言、匯報、經驗材料、典型材料、交流或發表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業技術人員等花名冊及主要業務工作登記簿）；年報表（業務、黨員、人事勞資等各種統計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關系、干部調動、行政事務等）、協議、合同。

以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料。

歸檔文件的判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關文件材

稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文在前，復文在后；漢文在前，少數民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

3、裝訂的部位與對齊方式及注意事項：？文件裝訂時應以左、下側對齊，以便裝訂和利用。？裝訂時，應將保管期限為永久的文書檔案管理歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設備進行消毒，否則可能會引起火災）。較厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。文書檔案管理分類：

歸檔文件采用機構——保管期限分類法進行分類。以每個科室為單位進行歸檔整理。

1、區分

①以落款日期為準。如2009年形成的《2008年工作總結》應歸入2009年。

②跨的文件放入辦結的。如2008年形成的《2009-2010年工作規劃》應歸入2008； 某單位2007年立案、2008年結案的某信訪案件，其文件材料統一在結案歸檔，即歸入2008年。

③幾分文件作為一件，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復文為一件，以復文為準等。

④反映機關人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關和職工權益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關形成文件的重點和核心。（參照本機關修訂的保管期限表）

準確理解保管期價值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點。《規定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時，突出以本機關文件為主（即以我為主），在操作時，實現對每級文件（上級、本級、同級、下級）文件進行兩分制：

上級機關文件：針對本機關的文件或屬于本機關主管業務的歸永久保存。如同級黨委、政府關于本機關機構設臵、領導人任免、人員編制等文件；上級機關對本機關或人員的表彰文件；上級機關對主管業務工作的規劃、意見、批復等。其他需要貫徹執行或查考的保存10年。（參照本機關修訂的保管期限表）

本機關文件：反映本機關主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年。（參照本機關修訂的保管期限表）

同級機關文件：非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料保存10年。

下級機關文件：報送的重要的總結、報告保存30年，一般的保存10年。（參照本機關修訂的保管期限表）

設臵全宗號、機構、、保管期限、件號等必備項目。

1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。

2、機構：填寫所在科室。如：辦公室或財務科。

3、：文件形成，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如2008。

4、保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

5、件號：歸檔文件的排列順序號。以為界，每年必須從1編起，不能跨連續編號，各期限分別編流失號（即每年分期限共編三條流水號：永久、30年、10年各編一條）。

件號包括室編件號和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內；按文件排列順序從“1”開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如：

2007年永久件號：1、2、3……82 30年件號：1、2、3……73 10年件號：1、2、3……243 館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據需要填寫。歸檔文件編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現對相應來文的查找。

如20080708。

6、頁數：每一件歸檔文件的總頁數、文件中有圖文的頁面為一頁。

7、備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內容填寫入備考表中。文書檔案管理裝盒

裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內。

1、裝盒要求：歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應檔案盒中，否則，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

2、檔案盒應采用無酸紙制作，各立檔單位應到各級檔案行政管理部門購買。以保證檔案盒制成材料的質量。

3、檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設臵全宗號、、保管期限、起止件號、盒號等必備項。其中起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。

明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。文書檔案管理歸檔文件目錄封面設臵全宗名稱、、保管期限等項目。

全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

：填寫本目錄所登錄文件的形成。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根據目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年

第三篇：文書檔案劃分保管期限應注意的問題

劃分保管期限應注意的問題：

各部室整理文書檔案，要根據總經理工作部電司總【2007】15號《關于印發公司機關文件材料歸檔范圍及保管期限表和文書檔案分類表的通知》文件規定劃分保管期限。保管期限分為永久、30年、10年，在對每一份文件劃分保管期限時，注意分析文件的責任者和具體內容來確定保管期限。

1、分析歸檔文件的責任者（即發文單位）

我公司的檔案是以本公司為主，即本單位歸檔文件保管期限的劃分，應“以我為主”，即“我公司”形成的歸檔文件的保管期限相對較長。針對“我公司”的文件的保管期限相對較長。

在相同內容、相同文種的情況下，本公司形成的文件比外單位形成的文件至少要長一個檔次。如《湖北省電力公司關于印發新農村電氣化建設管理等辦法的通知》為永久保管，《國家電網公司關于印發新農村電氣化建設管理等辦法的通知》為30年保管。

針對“我公司”的文件的保管期限相對較長。如國家電網公司等單位針對我們公司下發的各項指標、計劃、任務，各項專業工作、機構、組織設置等批復、通知為永久保管。

2、分析歸檔文件的具體內容

分析歸檔文件內容是確定檔案保管期限最重要的方面。歸檔文件內容為“重要的”其保管期限相對較長。

一是反映本公司的主要職能、基本面貌，其中以反映本公司職能的典型性問題尤為重要。本公司各項指標、計劃、任務、工作總結、各專業總結、統計報表、重要的報告、本公司制定的法規政策性文件、召開重要會議、舉辦的重大活動等文件材料，為永久保管。二是反映本單位經濟關系，如本公司的房產、物產及資產登記、重要的合同協議等憑證性文件材料。

三歸檔文件涉及個人利益的文件都是永久保存。如土地使用證、房屋產權證、員工學歷證明、職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤、人事考核、職稱評審、調動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根；職工、黨員、團員、工會名冊等文件材料；一般應作永久保管。

分析歸檔文件利用的時效性。某些文件只能在一段時間內有作用，其保管期限從短。歸檔文件保管期限劃分應從歸檔內容是否重要來分析，同時還要結合文件的責任者來分析，一般來說，本機關、本系統責任者形成的內容重要的文件材料，可永久保存；內容一般重要的可30年保存。外機關、外系統形成的屬本專業內容，且重要的文件材料，可30年保存；內容為一般的可10年保存，非本單位專業的文件材料一般不歸檔。

歸檔文件的形式分析要結合文件材料的責任者、內容的重要性等來分析。一般來說，本單位、本系統上級機關形成的重要的文件材料，可永久保存；一般的文件材料可30年、10年保存。

第四篇：清產核資過程中應注意的幾個問題

清產核資是 企業 所有權人對企業的各類資金、權益、債務等有形資產與無形資產進行確認的過程。對企業進行清產核資是企業的所有權人在不對企業進行直接管理的前提下掌握企業經營狀況的有效手段。因為任何一個企業的經營過程中發生的債權債務關系都會導致企業資產的變化，在 會計 報表上就顯示為負債的增減、所有者權益的增減以及企業總資產的增減。誠然，任何企業都是營利性的組織，都要以合法前提下的贏利最大化為目標。因此，對企業進行清產核資的首要目的是檢查企業的總資產是否比最初投入的資產減少了，并且檢查這種減少是否合理——即檢查總資產的有形流失 問題。而清產核資的最終目的是檢查企業總資產在增漲的前提下增漲的幅度是否高于同期銀行存款利率，否則這種增漲是不 經濟 的增漲，等于是總資產的無形流失。對企業進行清產核資的主要方式是通過核查帳務、現有資金，確定損溢情況，進行資產重估，進而確定資產總值。進行清產核資工作，理論 上程序應由企業的所有權人發起，而不能由企業的直接經營者發起——當然，所有權人與直接經營者為同一特定主體(1)時沒有必要進行啟動程序人的區分，因為任何的自營機構都不會損害自身利益。這就產生了一個所有權人在清產核資問題上如何對待企業的心理問題。因為進行清產核資是一個客觀行為，而清產核資的結果的產生卻是主觀作用于客觀的結果。任何所有權人都不會希望自己的企業有虧損，都希望盈利，并且希望盈利幅度高于同期銀行存款利率，——在企業有銀行貸款的情況下更希望盈利幅度高于銀行同期貸款利率——因此希望對企業的總資產進行確定，并時時進行監控，以防止資產縮水。針對企業所有權人的上述心理特征，本人認為對企業進行清產核資要從以下兩個大方面著手。第一個大方面是規范企業的會計制度。所有權人首先要規范企業報表的統一性，因為企業的直接經營者會由于各種各樣的原因導致企業報表的不統一。這就要求企業的所有權人在清產核資的過程中注意審查報表在一段時間內是否是連續一致的，中間有無間斷，間斷的原因以及間斷被恢復后報表是否繼續保持一致等問題，使報表體系首先有一個 歷史 性的統一。在保證企業報表的歷史性統一的基礎上，審查企業在同一時段內的報表體系是否一致——如審查企業上交統計局的統計報表、上交國稅局、地稅局的稅務報表、交予貸款銀行的資產流轉報表、向上級單位提交的經營報表、對公眾和下級發布的報告等是否統一，有無差別(1)。但以上兩個統一性審查只是形式上的清產核資，本人認為，在形式審核的基礎上還要對企業進行實質的清產核資。具體來說，在對企業進行清產核資的過程中，主要應從以下四方面進行審核。第一，是否物證相符，即對企業現有實物進行清點，在此基礎上將清點的結果與記帳憑證進行核對，看是否一致。第二，是否帳帳相帳符，即審核企業的明細帳與總帳是否一致，一定時間內的同類帳是否連續、銜接。第三，是否帳證相符，即在帳帳相符的基礎上，審核記帳憑證與實際所做的帳是否一致，帳上的每筆數據是否都有相應的記帳憑證存在，相對應的記帳憑證有無更改、涂抹等可能使憑證不能反映真實情況的情形存在。第四，是否帳表相符，即審核企業所做的帳是否與企業上交的報表相一致。總之，要通過一切會計制度的規定對企業的清產核資進行審核。第二個大方面是建立并完善 現代 企業制度。通常認為清產核資行為只是一個確認企業所有權人權益的問題，而建立健全現代企業制度是企業建立的過程中章程的規定是否能夠有效的、順利的實施的問題，兩者是互不相干的。但本人卻認為，建立現代企業制度與清產核資二者是相輔相成、缺一不可的。因為現代企業制度不僅限于將原有企業改制為公司，也包括在改制過程中建立完善的會計制度、監管機制、人事制度以及資產保護制度(1)等。這些制度的建立有助于清產核資的順利進行。同時，清產核資的開展是未建立現代企業制度的企業建立現代企業制度的重要契機，通過清產核資的有效進行，確定企業所有權人的所有權范圍，為建立現代企業制度提供準備。最后探討一下進行清產核資的學理上的原因。由于進行清產核資不是企業所有權人單方的行為，是其與企業直接經營者的互動性的過程，因而不能過于強硬，采取的 方法 也不應過于僵化。在維持工作原則的基礎上，尊重經營者的意見、照顧經營者的情緒是極其必要的。這就要求企業所有權人不能隨意對企業進行清產核資，而必須有選擇、有理由、有步驟的進行。盡管各國實踐中在對企業進行清產核資的過程中都會出現企業經營者借清產核資之機、利用清產核資過程內的混亂侵吞企業現有實際資產，或者用故意更改企業報表、記帳憑證等方式減少企業的帳面資產；更有甚者上述兩種方式雙管齊下。探究企業直接經營者上述行為的心理，本人認為，主要是因為企業內部激勵機制不健全所致。企業直接經營者在經營過程中總會面對利益的雙重選擇問題，即經營過程中是實現企業的利益最大化還是實現自身的利益最大化的問題。因為這個問題不是簡單的手段能解決的問題，涉及到具體的企業直接經營者的個人價值取向問題和個人心理問題。這種虛化的、隱性的問題，不可能通過普通的勸導、教育 解決，只有建立與這種心理針鋒相對的機制。這類機制大體上可分為兩類，一大類是懲戒機制，另一大類是激勵機制。從當前實踐的效果上看，懲戒機制并不適用于營利性的企業(1)，只可能適用于行政部門(2)，這就使激勵機制在企業中的健全與完善成為必要。

第五篇：高考過程中應注意哪些問題

高考過程中應注意哪些問題？

第一、考前應該合理調節情緒及心理，考生應該每天合理安排作息時間，力爭將自己的最佳學習狀態調整到與高考時間同步。考生家長應盡量避免談及考試結果，多和自己的孩子談些輕松的話題，不要苛責自己的孩子，避免加重學生的緊張情緒。

第二、考生家長應合理安排考生的一日三餐。飲食要葷素搭配，營養全面，注意清淡，容易消化，保證能量。避免大魚大肉，水果和蔬菜要保證。

第三、對于遠離考場的考生，應適當提前一點時間出發，避免因交通擁堵耽誤入場考

試。家長要提醒孩子帶好各種證件和必備的文具。

第四、在每一考結束后，不要與孩子談論發揮正常或者失常等問題，避免影響下一科的考試狀態和考試心理。要注意調節孩子的情緒，多減壓，少加壓。

第五、家長要多關心孩子在考試期間的生理或者心理變化，當出現狀況時，要及時疏

導。

第六、高考是一種高度緊張的腦力勞動，考生應講究方法，全神貫注，注意解題技巧。

努力保證會的，沖刺有困難的，舍棄沒有思路的。提倡全社會都要給學生創造安靜的備考環境。考生家庭更是如此。

第七、考試結束后，應允許孩子合理放松，適度娛樂。但要提醒孩子注意安全，珍愛

生命。