第一篇：《辦公室管理》作業答案

《辦公室管理》作業一

一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表 序號

國內一般性

國外一般性

國內企業（含外企）

文書撰寫

按上司的口頭或書面指示完成信函。

記錄上司指令及會談、會議內容。

文書制作

復印資料。

打印文稿及表格。

文書處理

在權限內按自己的意思發出信函。

信函和郵件的處理。

檔案管理

檔案管理。

會議組織

安排會議事務，并做會議記錄或綱要。

記錄上司指令及會談、會議內容。

調查研究

協助上司準備書面的財務報告、研究報告。

信息資料

準備好公司要公開的資料； 替上司收集演講或報告的資料； 整理并組織好粗略的資料。

收集及整理各種信息。

信訪工作

替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。

接待賓客和員工的來訪。

接待工作

接待來訪賓客；

替公司賓客訂飯店的房間、訂機位、發電報、打電話。

協調工作

以電話往來維持和外界的良好公共關系。

督查工作

督導一般職員或速記員。日程安排

替上司定約會并做好記錄； 為上司安排旅行或考察。

日常事務

閱讀并分類信件； 自動處理例行的事務；

替上司保管私人的、財務的或其他的記錄。

通訊事務、電話； 照料上司身邊的瑣事。

辦公室管理

辦公室環境的布置和整理； 保管辦公室設備及用品。

其他臨時交辦的事項

以速記記下上司交待的事項； 執行上司留在錄音機中的吩咐。

執行上司交辦事項。

替上司申報交納所得稅及辦理退稅。

外出辦事，如銀行、郵局等。

二、辦公用易耗品主要包括哪些？P22 辦公用易耗品主要有：

1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆； 5．簽字筆或鋼筆； 6．修正液或修正帶； 7．印盒；

8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等； 9．小刀； 10．日歷等；

11．其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？P27 文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

1．計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2．實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

3．檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯系形成一個循環。

文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。

四、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。優先順序表

審核

1.和王先生聯絡今天預定計劃的變更

2.和司機聯絡今天預定計劃的變更

3.拍發喜慶電報

4.復印下午的會議資料

5.準備奠基儀式

6.謄寫原稿（今天截稿）

7.結算旅費

8.制作感謝信

9.整理檔案

10.練習電腦打字

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。P35 1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；

6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。

本題主要考核本課程的第二章第3點的“文員的工作方法”這一知識點。下面我舉一個例子，同學們按照這個思路作答即可： 1．首先簡要說明此種方法：

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。受意方法要注意：

（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。2．結合實際談體會。

我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。《辦公室管理》作業二

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。P47、49 本題主要考核本課程的第三章第1點的“電話接打”這一知識點。以下為參考答案： 同：

1．都應先問好，再傳達自己的信息； 2．都應保持耐性、熱情的態度；

3．通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情； 4．都應簡明扼要表達自己的意思。異：

1．打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。2．打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。本題需要同學們根據教材內容和實際工作經驗進行分析再作答。以上內容只是給同學們做參考，同學們還可以自己歸納一些要點。

二、怎樣做好為領導篩選電話的工作，主要做法有哪些？P53（1）文秘人員在說了迎接詞，對方發出聲音之后，就能訊速辨聽出對方，這應是一種專業技巧。

（2）除了分辨聲音之外，文秘人員對名字的辨識一定要有相當的把握，新上任的文秘人員尤其要在這方面下工夫。

（3）來電者尋找你的上司，應弄清對方的身份和來電目的，然后再通報上司。（4）有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”，以應付那些上司不想接待的人；或請對方留下口信，待上司作選擇性的回復。

（5）應鑒別來電者的問題，根據對方的身份和來電目的分別處理，聰明地轉接電話，把來電轉接給真正處理該事情的人。

（6）文秘人員經常會接到推銷等電話，要完全避開這些電話是不可能的。對這些電話也要有禮貌的回絕。

（7）文秘人員對待投訴電話要有禮貌，有責任心。（8）如果找上司的人是他的朋友或有業務關系的人，文秘人員應妄攀交情，抓著電話暢談。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。P63（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件？P69（1）文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復。（2）上司指明在他不在時把收到的郵件轉送某個部門或人員處理。文秘人員應制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時間。（3）上司授權文秘人員處理一些應由他處理的郵件。文秘人員應在全面掌握情況的基礎上慎重辦理。在回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發出前復印一份，留待上司過目。如果是回電或面談，則應在收到的郵件上寫明回電、面談的時間和內容，以備后查。（4）如果郵件很多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。表上列出何時收到郵件？怎樣處理的（文秘人員回信或轉送他人）？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些內容需要上司回來決定。（5）如果上司習慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應該把需要上司處理的每封信的內容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時向上司匯報。（6）如果上司在臨走時留下通訊地址和電話。文秘人員在處理郵件時遇到棘手的事情，應及時向上司請示。如有可能，可以把那些難以辦理而又急需回復的郵件用傳真、快件、電子郵件等形式發給上司，請上司定奪。（7）把寄給上司郵包連續編號（如 4—

1、4—

2、4—3），這樣就會知道你寄的郵包是否全部到齊了。如果上司經常換地方，在郵包上編號尤為重要。（8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標上“需要簽字的信件”、“需要您處理的信件”、“需要讀的信件”（這些信件已經答復，但上司可能要過目）、“報告”、“一般閱讀材料”（上司可能想讀的廣告和出版物）。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？P89 1．上司正在開會時； 2．上司繁忙時；3．上司即將外出時； 4．遠道來訪或有重要事情的來訪時。

本題在教材上第98頁有明確的答案，在此不再詳細說明，請同學們照以上的要點按教材上的詳細說明回答即可。《辦公室管理》作業三

一、提高會議效率，文秘人員應注意哪些方面，請列出要點。P162 一是遵循法律法規二是合理確定會議目標.三是確定必要的與會者四是減少會議數量五是縮小會議規模六是簡化會議程序七是縮短會議時間八是控制會議經費九是分析會議成本.二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。P172 1．日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業在每年度例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業務活動。

2．各種預定表的編制

請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌握之后，再結合自己的實際情況回答本題。

三、文秘人員應為上司的商務旅行做那些準備工作？請列出工作要點。P188 1 準備旅行計劃和旅館信息.2 制定約會計劃 3 為商務洽談收集資料 4 決定旅行用品5 行李問題 6安排差旅費 7 建立旅行旅館信息資料庫 8 辦理旅行保險，如意外傷害保險等

四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？P208 1．提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。2．私事方面的協助。

協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。3．財物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。

（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。4．其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

五、舉辦一般規模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關要點，并選擇其中某一項工作，做出較為具體的說明。P223 1客人的選擇2確定時間3會場的選擇4有無停車場5寄發請柬6席次的排列（該題目要具體說明具體見書）《辦公室管理》作業四

一、簡要闡述社交話題的選擇原則。P249（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？P254、255 1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。

三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。P276 1．收文處理的程序：

簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2．分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。P285 1．類型：

（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。2．按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應舉例說明。

五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法。P317

1、將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質上。

2、壓縮歸檔。采用數據壓縮工具，對電子計算機網絡上應歸檔的電子文件，經過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質上。

3、備份系統歸檔。一般是在電子計算機網絡環境下采用。將歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質上

4、采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質形式，一般適用于永久和長期保存的電子文件的歸檔，這種方法應在兩種載體中保存規范的機讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯系。

第二篇：辦公室管理作業答案

9辦公室管理形成性考核冊答案作業1

1．一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。

辦公室實務工作一覽表

序號國內一般性國外一般性國內企業（含外企）

（1）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容

（2）[文書制作]復印資料。打印文稿及表格

（3）[文書處理]在權限內按自己的意思發出信函。信函和郵件的處理。

（4）[檔案管理]檔案管理。

（5）[會議組織]安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。

（6）[調查研究]協助上司準備書面的財務報告、研究報告。

（7）[信息資料]準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息

（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。

（9）[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。

（10）[協調工作]以電話往來維持和外界的良好公共關系。

（11）[督查工作]督導一般職員或速記員。

（12)[日程安排]替上司定約會并做好記錄；

(13)[日常事務]閱讀并分類信件通訊事務、電話；

(14)[辦公室管理]辦公室環境的布置和整理,保管辦公室設備及用品

(15)[其他臨時以速記記下上司交待的事項；執行上司交辦事項

交辦的事項]

(16)替上司申報交納所得稅及辦理退稅。

(17)外出辦事，如銀行、郵局等。

公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；

（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；

（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。

（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

其次，說明三個步驟之間的關系。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯系形成一個循環。文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。

四、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。

本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。

1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結方法；3．受意方法； 4．傳達方法；

5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；

（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。結合實際談體會。

我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。

辦公室管理形成性考核冊答案作業2

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態度；

（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。

異：

（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優劣或應注意的地方。

（1）基本用途：

“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。

“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。

（2）兩者與一般會議的不同： 可以消除時空上的局限性。

（3）各自的優劣： “電視會議”——

優：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術上的要求較高。

“交互式電話會議”——

優：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數功能和歡迎詞播放

功能；劣：費用高，技術含量高。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。

（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件？

答：

1、如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；

2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；

3、如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業郵件——都通知給他；

4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；

5、把寄給上司的郵包連續編號(如3—

1、3—

2、3—

3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；

6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發件人回復的信中告訴對方何時可以得到回復.7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？

（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。

7、簡要闡述會議記錄內容與寫法應注意的一些問題。

答：記錄內容：

a、會議名稱；b、會議記錄人的姓名、蓋章；c、時間（開始時間、結束時間）d、會議地點；e、議題；f、主持人、主席；g、出席者名單；h、會議的經過情形及結論；i、相關的資料；j、下次會議預定的日期；

注意事項：

a、以決定事項為重點，逐項列出較易明了；b、簡潔而有要領地寫出會議經過，不必寫所有人員的發言；c、要注意的是，要寫什么議題？以怎樣的順序提出？這些議題是什么人發言？有什么答復？表決結果有沒有定案？這些都要簡要地寫上；d、要寫正確，寫清楚，要注意會議內容有無疏漏之處？客觀地記錄內容，不可寫記錄的主觀感覺，用主觀意識去影響記錄內容。作業3

一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。

日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從

早到晚的業務活動。

各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。

私事方面的協助。

協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。財物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。

（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

3．第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的范本，同學們可以學習一下。最好能夠根據這個范本，結合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”。

作業4

一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。

口頭語言的基本特征：

（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規范，使人一聽就明白，并留下印象。

（2）有重音。口語中，需要強調的成分，都是通過重音表達的。

（3）有歧義。因為漢字一音多字。

（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調也可輕松、愉快些。

敬語使用的一般場合：

（1）對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。

（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。

（3）敬語一般針對：

年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。

二、簡要闡述社交話題的選擇。

合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。

三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。

四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。

類型：

（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。

六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。

（1）通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；

（2）通過一定的制度和手續，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等，可以提供檔案外借；

（3）根據檔案原件制發各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；

（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據；

（5）以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提供咨詢服務；

（6）將檔案目錄印制成冊，分發到有關部門，可以交流信息；

（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發揮檔案的作用。

第三篇：辦公室管理作業

作業3

1．日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份XX預定表。

日程安排計劃表的種類大致有：工作計劃表、家務計劃表、旅游計劃表、大型活動計劃表、學習計劃表、就醫計劃表等。

2．文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

幫助領導制訂總體規劃，參與目標管理；協助領導抓好中心工作，搞好調查研究，及時發現新問題，掌握新情況，總結新經驗。

3．根據國際慣例宴請程序及下表中所的“項目和任務”，將相關內容進行歸類，提出一個簡約的工作任務單。

國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會、宴畢、休息、告辭。文秘人員經常要協助上司舉辦各類宴會。準備宴會需要精心、細心和耐心。正式宴請應該完全符合社交禮儀規則。文秘人員對參加宴會的每一個人都應彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細節問題。文秘人員應該準備一份備忘錄，列出需要解決的事項。（如下圖所示）

項目或任務 完成任務情況 備注、提示 負責人 完成進度宴請人數 是否落實？ 男女比例？ 接待人？重要客人的陪同、接待 場地 是否落實？ 場地布置 是否落實？

時間？特殊要求？

餐桌上的裝飾品、姓名標簽 是否落實？ 菜單選擇 是否落實？灑、飲料 是否落實？ 特殊飲食要求？ 招待員安排 是否落實？ 管理？ 現場音樂主桌和其他席位安排、席位卡簽到桌和簽到本 門口的接待工作

提供者？

上司的特別提示、要求（如發言稿）衣物寄存處、洗手間專人負責？ 來賓的司機安排、車輛停放意外情況（停電、客人灑醉等）桌椅擺設、其他物品準備結束后清場

第四篇：辦公室管理作業

辦公室管理作業

（任選一題 1000字左右）

一、聯系實際，談談你對辦公室內環境管理重要性的認識 辦公室管理制度

為實現嚴謹、高效、文明、舒適的辦公目標,進一步促進辦公室管理的現代化、科學化、規范化，特制定本制度。

第一章 辦公室管理

第一條 維護公共辦公區域的良好環境是每位員工的職責與義務。綜合部將遵循以下兩點對此工作做全面監督和管理：

1、每位員工均應將本人工作場所必需物品依規定位置擺放，并放置整齊。

2、公共辦公場所桌面、地面、煙灰缸做到日日清潔。

第二條 工作紀律：

1、上班時間不準大聲喧嘩、不準打瞌睡。

2、工作時應注意提高工作效率，盡量減少私人電話及聊天，嚴禁看與工作內容無關的書報雜志、玩電子游戲、上網聊天等。

3、員工應注意環保和節約，盡量不使用一次性茶具。

4、電話、燈光、傳真機、復印機、空調機、電腦及其他電器應按規定使用。下班前每位員工均須關閉電腦后方可離開，最后離開公司的員工應確保門、窗、燈均關閉。

5、危險品嚴禁帶入辦公區域。

6、各部門的工作文件作廢時，需做撕毀處理；辦公電腦及重要電子文檔需設置密碼，做好保密工作。

7、開會時，各參會人員須關閉手機或設置靜音狀態，不準隨意接聽電話，以免影響會議的進行。

第三條 公司名片按固定格式統一印制。任何部門或個人不得擅自印刷或使用未經批準印刷的名片。

第二章 考勤管理

第四條 公司實行六天工作制：周一至周六為工作日；周日和國家法定節假日休息。每天工作時間為：上午：8：30-12：00 下午：13：00-17：30。到職后應及時簽到。

上午8：30-9：00、下午13：00-13：30到崗的計為遲到（事先申請的除外）。每月遲到超過三次（含三次）者，公司將給予書面警告，并扣發工資10元。

遲到超過半小時的計為曠工，曠工將按其曠工小時數以200%的比例扣發當日工資。連續曠工三日以上（含三日）或一年中曠工累計七日的，公司將給予除名的處理并有權拒發當月工資。

第五條 員工請假需事先填寫請假申請單（急病除外），報本部門經理批準；部門經理請假需由總經理批準。請假申請單在獲得部門經理或總經理簽字后，交綜合部備案并在月末統計考勤時體現。

第六條 公司考勤由每月1日計至每月30日或31日。月末各部門匯總當月部門所屬人員考勤情況，報綜合部。

第三章 接待管理

第七條 對于有預約的客人，在確認了公司名稱姓氏之后，引領至會見室。如所約見人不在，應告知來客詳細原因，請他（她）等候或留言；如約見人此刻正開會，應及時告知，并請客人等候。

對于沒有預約的客人，應先確認公司名稱、來客姓名、職務及來意，根據實際情況請有關人員接待或請其再約時間。

幾批客人同時到來時，原則上公平地按到達的先后順序來受理。對預約時間較前的客人安排見面，對其他客人講清情況。

第八條 接聽電話應首先說：“您好，XXX ”（外線）或“您好，XXX”（內線）。如所找人未在辦公室，距電話最近者應代接電話，并禮貌地詢問對方姓名、單位、電話、事宜，并做書面記錄以便轉達。

二、聯系實際，談談做好辦公室保密工作

一、辦公室保密工作的定義及范疇

顧名思義，保密工作根據保密的定義，即為保護秘密不被泄露。辦公室作為領導的綜合辦事機構，處在非常關鍵的位置，是重要的涉密部門。辦公室承擔具體的保密日常工作，既要對本單位領導和上級保密主管部門負責，又要承擔對屬下企業和各職能部室保密工作負具體的管理和指導之責。工作中的保密工作包括行業或市委市政府涉及的秘密、機密和絕密文件、黨組討論的不宜公開的秘密事件以及領導的私事、還有其他不宜公開的事件。

二、做好保密工作的幾點意見

1、辦公室全體人員應該提高對保密工作的認識。保密工作任重而道遠，只有起點，沒有終點。保密工作涉及全局性的重大決議，重大事項，搞不好，會不同程度地影響全體干部員工的工作積極性，從而影響全局工作的順利開展。辦公室工作人員對保密事項時刻要提高警惕，要有責任感，要有大局意識和全局觀念，對保密事項要做到“三不”：不說、不問、不聊。

2、完善機構，成立保密組織機構。一個好的組織機構對工作的開展有助推器的作用，保密工作除了要有保密意識之外，還有重要的一點就是要成立保密組織機構，加強對保密工作的領導、管理和監督。要定期開展保密人員的思想教育，定期檢查涉密載體的完整無缺，定期向領導匯報保密工作的情況。

3、完善制度，規范管理，使保密工作管理步入制度化和規范化。人們常說：“三分戰略，七分執行”，制度的完善是做好工作的前提條件。平時的工作就要求我們要進一步完善保密制度，規范管理，重視保密工作，將其納入日常的正常工作來。有了制度還不夠，還要去執行制度，讓制度監管我們的工作。對涉密人員不正常履行自己職責的要嚴肅處理。

4、注意防范，妥善使用涉密信息載體。在現代社會，特別是信息技術迅猛發展并廣泛應用于機關辦公系統的情況下，保密更是滲透了公務和政務活動的方方面面，保密知識越來越豐富，科技含量不斷提高，工作要求更加嚴格，這就要求我們辦公室工作人員更加謹慎。涉密信息載體首先最主要的是我們辦公室工作人員使用的電腦，平時工作中要求我們的計算機使用保護密碼，盡量不連接外網，不看不健康網站，不安裝來歷不明的軟件，不隨意拷貝他人的文件、資料。下班或不在辦公室關好辦公室的門窗和電源，確保辦公室的安全。其次是我們使用的移動存儲介質，要妥善保管好涉密的移動硬盤、移動U盤，不隨意轉借他人。

5、提高警惕，注意保管好涉密載體。涉密載體按照一些資料上的解釋就是以文字、數據、符號、圖形、圖像、視頻和音頻等方式記載秘密信息的紙介質、磁介質、光盤以及半導體介質等各類物品。而我們辦公室工作人員涉及最多的就是辦公系統以及一些涉密紙質文件。這就要求我們要加強全區OA、我們內部網站和各業務系統密碼管理。辦公室所有人員都要將廣西煙草商業辦公自動化OA系統、我們內部網站和各業務系統中個人的原始登錄密碼修改為使用者本人掌握的密碼，并嚴禁將本人密碼泄露他人。對于紙質文件，比如黨組會議紀要以及一些其他敏感、不宜公開的秘密文件，專人要妥善保管好，要用保險箱鎖好。職能部門要查閱復印黨組紀要或者是秘密文件，要專人負責復印、查閱。

6、加強培訓，對辦公室涉密人員進行相關培訓。要針對辦公室不同特點的涉密人員，分層次、有重點地進行保密教育，經常組織內勤人員、檔案人員、機要工作人員等自查保密工作中存在的問題，引導大家增強保密工作的責任心，提高有關人員對保密法規的理解深度和在業務工作中的應用能力，使其對保密的范圍，應該保住的秘密和如何保密有個清醒明確的認識，促進保密工作更加規范化，從而促進中心工作正常開展，更好地服務好領導、服務好基層、服務好員工。

綜上所述，筆者認為，保密工作事關全局的重要性，做好保密工作不僅是對自己負責，也是對公司負責，辦公室工作人員要時刻保持清醒的頭腦，提高認識，從細節做起，才能為企業的正常發展、為“卷煙上水平”做好組織保障。

第五篇：辦公室管理作業2

作業2 1.從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。答：（1）都應先問好，再傳達自己的信息；

（2）都應保持耐性、熱情的態度；

（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；

（4）都應簡明扼要表達自己的意思。

異：

（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

2.怎樣做好為領導篩選電話的工作，主要做法有哪些？

答：詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。

平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。

3.簡要回答郵件分檢的一般標準。答：（1）按照收件人的姓名分揀；

（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

4.怎樣處理上司不在時的郵件？ 答案就是試卷上的

5.怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？ 答：（1）上司正在開會時；

（2）上司繁忙時；

（3）上司即將外出時；

（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。

作業3 1.提高會議效率，文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。答：工作會議注意事項

1、會議通知：會議通知的發放時間一般是會前一周發放，以便于參加會議的人員做工作計劃（緊急會議可以電話通知）。會議通知的內容應包括如下幾項：

會議標題：標題要簡潔、明了，要突出會議內容。

會議時間：具體開會時間，如2009年10月30日上午9：00;會議地點：具體開會地點，如公司本部七樓會議室（如果是在外部開會要具體詳細，最好附帶行車路線，在會議地點擺放指示牌）會議內容：具體工作會議的內容。參會人員：具體參加會議的人員。

署

名：發文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）

2、會議材料的準備：會議材料最好要提前一天準備好。

3、會議會場布置：①、會議條幅：要提前一天制作好并認真仔細檢查條幅的內容的正確性（特別是要注意詞義的具體情境），最好在會議的前一天下午掛好（會議在第二天上午召開）或上午掛好（會議在當天的下午召開）；②、音響、話筒:會議前一天要把音響、話筒調試好（注意話筒的電池有無充足的電量，最好換未經使用的電池）；③、投影設備：會議前一天要調試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領導的座次（具體情況具體分析，一般情況下領導是很在乎的，一定要小心哦），領導出席牌的排放位置。⑤、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領導到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識。⑥、簽到表：一般的會議要準備簽到表，要求到會的各位簽到，一邊留底登記。⑦、會議紀要：一般會以結束后有會議記錄人員撰寫會議紀要，紀要會議的主要內容，留底存檔，作為歷史資料。

2.日程安排計劃表的種類大致又幾種？試以其中一種為例，編制一份XX預定表。答：1．日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業務活動。

2．各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。3.文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。

答：(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。

旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權利要，應再額外準備一份。

(2)制定約會計劃。約會計劃表應該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。

如果上司與某位洽談業務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。

(3)為商務洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。

(4)決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。

旅行用品一覽表

·信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票

·筆記本

·地址目錄：電話、傳真等號碼

·日歷卡

·世界各地時間表

·國際電話號碼表

·文件夾

·商業名片

·聲像材料

·手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等

·現金、私人與商業支票簿、私人與商業信用卡

·相關檔案

·旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹

·日程表、約會安排表、時間表和計劃表

·護照、簽證等

·鋼筆、鉛筆

·回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子

·圖章和印泥盒

·急救藥盒

(5)行李問題。上司也許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行李。文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的賠償。要準備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包。可以把衣服放在下格，這樣下飛機可直接去約會，而不必先去旅館放行李。

4.文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？ 答：1．提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。

2．私事方面的協助。

協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。

3．財物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。

（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

4．其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

5.舉辦一般規模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關要點，并選擇其中某一項工作，做出較為具體的說明。

答：1.根據參加宴會的人選地點，定檔次 2.發請帖

3.確定參加人員，訂餐

4.到舉辦宴會時間的前一天在進行一次人員核實。不能到到的人員再次邀請。5.到時間正式進行。

作業4 1.簡要闡述社交話題的選擇原則。答：合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。

2.印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

答：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自

行更正的憑信。

3.簡單闡述收文處理的程序及分送的基本原則。答：收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告

之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行

公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

4.按照文書立卷特征立卷，主要有幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。答：類型：

（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征

立卷；（5）按地區特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯

系和處理情況，運用最廣泛。

5.簡要說明電子文件歸檔的基本方法。答：電子文件歸檔一般采用以下方法：

1、將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質上。

2、壓縮歸檔。采用數據壓縮工具，對電子計算機網絡上應歸檔的電子文件，經過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質上。

3、備份系統歸檔。一般是在電子計算機網絡環境下采用。將歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質上