第一篇：辦公室管理復習資料答案1
一、單項選擇題
1以下哪點不是辦公室事務管理的特征？B）。A．服務性B．決策性C．專業性D．主動性 2．辦公室布置要注意（D）。
A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻放B．一般辦公室桌椅最好面對面放置C．打字、復印間離上司辦公室近些D．各種溝通、保密
3．文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（C）。
A．準備一些敞開的文件夾，貼上相應的標識條B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經常清理C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密
4．以下關于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（B）。
A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關的物品B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標識D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方
5．在辦公室里，（D）的位置是上座。
A．離入口最遠B．離入口最近C．靠近門口D．靠近窗戶 6．傳真機的使用哪一項是不對的？（B）
A．發送前檢查原稿質量 B．隨時隨地可向對方發送C．不宜發送禮儀性文本D．不宜發送私人、保密文本
7．在使用復印機的過程中，以下哪項內容是不恰當的？（A）。
A．接通電源可立即復印操作B．選定復印紙后要抖松消除靜電C．選擇復印倍率來決定復印紙尺寸D．復印完畢應取下復印品和原稿
8．以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（A）。A．錄音時需將監聽開關至于“ON”位置B．想保存錄制好的內容，可將磁帶盒兩側的防抹片除掉C．機內話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米D．錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音
9．以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的？（D）。A．安置窗簾遮擋室外光線B．與其他設備正確連接C．投影機要遠離熱源D．應設置電腦的桌面屏幕保護功能
10．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？（B）。A．訂購B．制造C．分配D．儲備
11．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（B）。
A．保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾B．讓員工們隨意領取辦公用品C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度D．用庫存一覽表來儲備辦公用品
12．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（B）。A．沒有任何設想就應著手從事該項工作
B．文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力C．上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進行D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實施
13．文員按照“優先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？
（D）。
A.先將自己想做的工作以重要程度為標準分類B．其次以緊
急程度和重要程度為標準分類C.同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率D．可以按照文員自己的習慣進行工作 14．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？C）。
A．定好目標，把想做或需要做的事情寫下來
B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C．每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力D．對每一項工作作出安排，定好最后期限
15．以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（D）。
A．定好目標，把想做或需要做的事情寫下來
B．想辦法加快處理郵件、信件和其他反復出現的事務C．開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而中途停頓D．把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做
16．以下文員對辦公室零用現金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（C）。
A．現金通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里B．把每一次支出的數額都記在零用現金單據中C．標準的零用現金單據有一個簽名D．不允許任何人從零用現金基金里借錢
17．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（A）。
A.傳達可以根據上司主要意思，夾進自己的意見B．必要時可形成文字材料，照本宣科C．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內容的指示D．重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記
18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（B）。
A．善于同他人合作，密切配合，步調一致B．應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己C．配備文秘人員時遵從異質結合的原則D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任19．以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（C）。A．電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄B．文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話C．應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯系D．如果已經回電，但沒打通，切記要再聯系 20以下哪個接打電話的行為是不正確的A）
A．受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊B．給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用D．中途因有事需放下電話請對方等待時，應把聽筒朝下放置
21．文員在接打電話時，正確的做法是（B）。
A．電話鈴響一聲就應接聽B．在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C．文員接聽業務電話時，應首先讓對方報出姓名、單位D．文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻轉達
22．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（B）。
A.考慮打電話的時間是否合適B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話C.有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”D．對待投訴電話先安撫他，以友善的態度表達歉意，并告知一定馬上調查此事
23．以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？（C）。A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀C．按私人公務標準分揀D．換郵件重要性分揀
24．文員在拆郵件時，不正確的做法是（A）。
A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B．應該把郵件分成最急件、次急件和普通件C．經授權閱看信件時，應把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關問題D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好 25．文員如果誤拆了非本公司的信，應該（A）。
A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D．寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去
26．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致？（D）。A．每天開箱次數與郵局投遞次數一致B．取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室D．應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦
27郵件的寄發不要考慮以下哪個因素？（D）。A．時間B．便利C．經濟D．愛好
28．文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應該是（C）。
A．國名、地址、部門、姓名B．姓名、地址，部門、國名C．姓名、部門、地址、國名D．姓名、國名、部門、地址 29傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（A）。
A．一般的圖紙B．機密文件C．很長的文件D．感謝信
30．以下關于握手的禮節，不正確的是（C）。
A．上級先伸手后，下級才能相握B．一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經心用手指尖點一下C．雙方有很多人時，可以交叉握手D．握手時應上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好
31．文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種？（A）。
A．初次寫信，或有過激言行的B．有過激言行或漫罵領導的匿名信C．已做結案處理的D．沒有具體內容的匿名信 32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應（C）。
A．拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂，有轉辦單的放在信紙前面一并裝訂B．對寫信人的各項情況逐項登記C．處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉辦、交辦或自辦D．對問題復雜、調查處理的時間較長的信件，應復信作解釋和答復
33．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的？（C）。
A．協助簽到B．分發資料C．作會議記錄時離開會議室接聽電話D．暫時保管與會者的物品
34．文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是（C）。A．文員按照上司的指示，應事先調查時間安排對參加者是否方便B．什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急程度C．會議場所的選擇，要根據會議時間長短、花費多少作決定D．文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作 35文員做會議記錄時，可以在會議記錄中C）
A．加入自己的主觀意見B．不記錄議題C．與發言者用詞不一致但意思完全一致D．對所記內容作評論
36．會議中有時有人會要求把他發言的一段不作記錄處理，這
時文員應（D）。
A．不理睬B．不征求主持人意見，停止筆錄C．征求主持人意見，停止筆錄，不關錄音機
D．征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機 37上司決定參加某個會議時，文員不應該A
A．只在便箋上寫好會議名稱B．除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C．如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間D．和上司先充分溝通，避免在會議進行中遇到電話聯系的不便
38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創意的會議？（C）。
A．首先搞清楚上司想作什么樣的安排B．辦理預訂飛機票手續之前材料要備齊C．與人聯系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點，應找同一個人D．不必提前在取票前或出發前再用電話予以確認
48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（D）。A．有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性B．到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當時機提醒上司用餐C．對上司的健康管理包括預防、治療、病后調理各階段D．應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協助
49．以下關于名片的使用方式，哪項是錯誤的？（D）。司自己去家里更換D．去買新的服裝 61以下關于說話的要領中，哪一項不適宜B
A．語句要簡短B．由過程先說C.利用重復的效果D．說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言 62．接受忠告的正確反應是（D）。A．以煩躁的傾聽B．盡量把責任推給別人 C．應辯解說：“那是因為??”D．切勿感情用事
63．辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A）。
A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C．保密的話題D．應當忌諱的話題
A.口字型B．教室型C．圓桌型D.U字型
39．以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的？（A）。
A．審查功能B．保密功能C．歡迎詞播放功能D．報數功能 40．有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內容不是文員的任務？（B）。
A．準備資料B．發表意見C．現場服務D．會議或會談記錄 41．文員根據上司指示，向對方要求約會時，以下哪種做法是錯誤的？（D）。
A．如果用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認B．告知你或上司的聯系電話，以便有變化時可立即通知C．對方越忙越必須早一點聯絡D．如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會
42．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？（D）。
A．上司沒有經過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號C．制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間D．日程安排計劃筆記本如果已經使用一年以上，可以廢棄
43．在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業務的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會者的心理。A．社交的能力B．說話的技巧C．聽話的能力D．聽寫的能力44．以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？（A）。
A．以電話方式決定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認B．上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，每天早上核對當天的行動計劃C．如果會議的主辦者是上司，就要確認（至少在舉辦日的二、三天前）會議室D．會議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準備好
45．文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的？（B）。
A．準備旅行計劃和旅館信息B．代替上司制定約會計劃C．為商務洽談收集資料D．把上司商務旅行時需要帶的行李列出清單
46．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（D）。
A.與人聯系要記下對方姓名（同時告知你的姓名），需再打電話弄清疑點應找同一人B．首先要了解火車運行時間，上司對鋪位的要求C.如果預訂需要有保證，應事先申明，如果想取消預訂，也要在結帳之前打電話D．不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明
47．上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不正確？（D）。
A．文員應在任何時候、任何場合攜帶名片B．向別人遞送名片時應雙手捧交，將文字下面朝向對方C．如果對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意D．各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的50．文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應（D）。A．不作聲，等無人時查字典B．作判斷，用同偏旁的字音讀C．不用讀，只稱呼姓即可D．請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？”
51．以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？（D）。
A．用后跟著地走路B．正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C．男性在任何場合都可戴著手套握手D．穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰
52．社交場合很講究次序禮儀，一般（B）。A.以右為次B．以右為尊C．以后為次D．以左為尊 53當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應（D
A．向上司報告B．送禮C．寫信D．查證消息的可靠性 54．文員協助舉行宴會時，不用考慮（D）。
A.宴會的形式與氣氛B．交通是否方便C.有無停車場D．有無休息室
55．以下說明宴會的種類與形式的內容，哪一項是正確的？（C）。
A．雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好B．茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C．工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可D．午宴一般不設固定席位，以便于客人社交
56．以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（D）。A．用叉、匙進食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物C．口內含有食物與人說話D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 57．以下餐巾的使用方法是正確的（C）。
A．中途離座，把餐巾放在椅子上B．用來擦刀叉C．用來擦嘴唇嘴角D．塞入衣服領口里
59．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（C）。
A．應選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應選用香味較濃的香水，夜晚則應選用香味優雅的香水C.未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上，刀刃向內D．文員應在上司之后與對方碰杯，碰杯時應目視對方以示敬意
60．上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應（A）。
A．通知上司家人把衣服送達B．自己到上司家里去拿C．讓上
64．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A）。A.騎邊章B．封存章C.騎縫章D．證見章 65．值班人員不應該做以下哪類事情？（A）。
A．簽發文件B．分發會議通知C．詢問情況D．傳達指示 66．文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（A）。A．下級單位報送的報告，統計報表等B．未經簽發的文電草稿C．單位內部互相抄送的文件材料D．本單位負責人兼任外單位職務所形成的文件材料
67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用（A）。
A.按通訊者特征立卷B．按地區特征立卷C．按文種特征立卷D．按作者特征立卷
68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）。
A．歸檔內容、歸檔時間、保密要求B．歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求C．收集范圍、歸檔時間、管理制度D．歸檔范圍、時間限度、歸檔材料要求
69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（A）和歸檔要求。
A．歸檔時間B．歸檔憑證C．歸檔模式D．歸檔歷史
二、判斷題
1．辦公室環境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（∨）
2．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）
3．在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。（×）
4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作（∨）
5．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（×）
6．善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（×）
7．文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（×）
8．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（×）
9．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達。（×）
10．文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（×）
11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（∨）12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（∨）
13．文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯系集中起來分批進行。（∨）
14．文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（×）15．文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（∨）16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（×）36．文員因為已經打過電話，并給對方留了言，即是已經完成任務了。“做過某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（×）
37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（×）
38．假如對方所要求的日期已經被預約，除非有相當的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（∨）39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（∨）
40．當上司要求文員協助私人事務時，就把它當作是上司利用臨時應急措施。（×）
62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（×）63．列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（∨）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果（∨）
65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。（∨）
66．即使客觀形勢發生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（×）
17．按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（×）
18．如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（×）
19．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（×）
20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進入室內，輕輕關上門。（∨）
21．如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（∨）
22．介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（∨）23．文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）
24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（∨）
25．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（∨）26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等（∨）27．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數即可。（×）
28．假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）
29．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（∨）
30．會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（×）
31．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。（∨）32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。（∨）
33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（∨）
34．如果不小心發生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優先順序。（×）
35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（×）
文員下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。（∨）41．即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協助。（∨）
42．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（∨）
43文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。×
44女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。∨
45．當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（∨）
46．交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（∨）
47．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統風味的土特產品，如茅臺等烈性酒。（×）48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優劣。(∨）
49．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（×）
50．宴請的請柬一般要提前一至二周發出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發請柬了。（×）
51．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請帖上指定打“黑領結”，便表示穿無尾正式禮服。（∨）52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（×）
53．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（×）
54．要發問或有意見時，應該等上司說完話之后再發問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（×）55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發生不必要的困擾。（）
56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（×）
57．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。（×）
58．監印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）
59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（×）
60．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。（×）
61．面對突發事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取
67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（×）68．文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內，即為年終歸卷工作。（×）
三、簡答題
受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應注意的事項：——用心傾聽、認真記錄、弄清意圖、及時實施。
勸。進言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進關系作用。進言的方法和要求：⑴適事⑵適時⑶適地⑷適度
單位轉來的信件;職工,群眾直接給機關,單位領導的信件.(2)及時拆封.拆封時,不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內容的地方.對急信,要信,或有過激言語的來信,要處理及時,報告上司,還要以有效方式通告有關單位緊急處理.拆開后在裝訂時,信紙在前,信封在后,要一并裝訂.(3)認真閱讀.把握信中的主要內容,也可用顏色筆為領導標明信中的重點,或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗''或”可與前信印證“等.提供領導復信所需要的資料.(4)逐項登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業,單位或住址,寫信時間,收發日期,主要內容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結果和立卷存檔號等詳細記載,便于統計,查找和催辦.(5)認真處理.處理信伺:應該按照”分級負責,歸口辦理“的原則,進行轉辦,交辦或自辦.(6)及時復信.復信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對組織的信任.復信可采取收信人(單位)復信,或承辦人(單位)復信兩種方式進行
如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認3.要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等)、所需要的時間等等4.約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表』：。還應準備約會所需要的文件資料5.星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會6.對方的休息日、節假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會7.公司有重大活動的那一天不宜安排約會
8.地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
（1）有電子提示系統和人工提示系統（2）電子提示系統的做法:在電腦中設置日程表,報警系統,一周計劃以及其他提示事項,文員
應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.人工提示系統的做法:設置基本辦公日程表，固定活動日期一覽表,使用提示性備忘錄((1分),準備約會表((1分),準備特殊提示卡(<1分),準備交往提示文件((1分).名稱；會議記錄人的姓名、蓋章；時間（開始時間，結束時間）；會議地點；議題；主持人、主席；出席者名單；會議的經過情卷,稱為”立卷特征“；(2)按問題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時間特征立卷；(6)按地區特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運用六個特征立卷時,需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。
四、設計題
1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？(1)要替搭車回去的人安排車子(2)在接待處暫時代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領,冒領(3)有留話時,切記務必傳達(4)檢查會場有無物品遺漏(5)要為參加會議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動,必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當,倒去垃圾(8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回(9)關緊門窗并上鎖。
7．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經理、形及結論；相關的資料；下次會議預定日期。
遵循法律法規；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議的數量；縮小會議規模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經費；分析會議成本。
之時，但也有時要在未完成前作期中報告；如果上司太忙，或報告時間長，要預先約好時間。2.不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復雜的報告，內容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。
用語言和態度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態度為對方著想而發言。
(1)單位印章,套印章，鋼印,領導人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機關刻制頌發；另一種由法人代表申請,經主管部門批準,公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統一使用,其他印章也應專人專用；加蓋公章,是哪一級的公章,須經哪一級的負責人批準,并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發人,領用人,蓋章人等項詳細登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。
公告;通告；通知、通報；議案；報告；請示；批復:意見；函；會議紀要。
1版頭,發文字號,印刷順序號；2密級,緊急程度；3簽發人姓名；4公文標題；5主送機關；6正文,附件；7發文機關,成文日期,機關印章；8注釋,閱讀(發送)范圍；9主題詞；10
抄送單位,印發說明。
核稿.是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實3.簽發.指機關領導人對文稿的最后審定,簽字發出4.編號.已經簽發的文件,由文秘人員統一編排發文字號5.繕印.對已經簽發的文件定稿進行謄清,復印或排版印制.6.校對,指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對校正7.用印,是指在完成的文件上加蓋機關印章.8.登記9.分發.指對準備發出的文件:
進行分裝和發送.剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當的位置。小李應該怎么做?(P13)
電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機,右手做記錄;電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內；墨水放置在儲物架底層,復印紙放在下面幾層。
2．安徽某企業欲與上海某企業合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？1.接受任務；2.了解來賓；3.制訂計劃；4.預訂食宿；5.迎接來賓；6.商議日程；7.安排會談；8.陪同參觀；9.送別客人；10接待小結。
3．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產品發展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題(1)會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結束的預定時刻)；(4)地點:(具體在幾樓幾號會議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯絡處,電話號碼等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖)；(8)注意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當天應備的資料等。
4．文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節？文秘人員如果在會議上要發言，應該先把要講的內容徹底考慮一下，作一個總結結構的構思，簡略記下發言的要點。會議上注意自己的表情和說話的語調，并控制發言的時間。對發言內容加以引導，提醒時間有限。在會議上可分配工作任務，認真傾聽其他人意見，不要當眾批評某人，最后作總結，統一認識。要求與會者做筆記，自己做好筆記，并把每次會議紀要打印件放進文件夾，以作查證。
5．麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？1)座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者,能獨立思考,有主見又敢于發表意見者；2)座談會以小型為主,人數以七,八人為宜；3)座談會上,文秘人員應與主持人密切配合；4)主持人負責引導,組織,可不做記錄；5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；6)座談會的時間不必嚴格規定,可長可短；7)會場應準備些飲料,茶點,邊吃邊談,可使氣氛輕松。
6．某個下雨天，在利達公司內召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公
副總經理各職能部門的正副經理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G——參加會議人員的每小時人均工資數；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(5)n——參加會議人數為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750-800=19550(元)
8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？(1)整理好旅行過程中所有的單據,憑證,送上司審閱,簽字后向財務部門報銷,或者結算預支的出差費用(2)回到公司上班后,應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報.如果是與上司同行的,可根據上司的原始記錄整理出報告,送上司過目或批準,然后存檔備案(3)盡快恢復正常工作和生活狀態,繼續做旅行前未完的工作(4)把在出差時結識的有關人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員,分別去函或去電表示感謝。
9．文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？履行哪些職責？(1)準備旅行計劃和旅館信息.旅行計劃表要說明出發和到達地點,是乘飛機還是汽車,火車或輪船,出發和到達的日期及時間,座位情況,旅館情況.(2)制定約會計劃.約會計劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國外旅行,寫明城市名和國家名),日期和時間,與上司約會者的姓名,公司和地址,電話號碼.(3)為商務洽談收集資料.(4)決定旅行用品.把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單.(5)考慮行李問題.通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息.為每件:行李準備識別標簽.(6)安排差旅費.(7)建立旅行——旅館信息資料庫.隨時與旅行社聯系,建立最新信息充實自己的資料庫.(8)辦理旅行保險,如意外傷害保險等。
10．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？(1)客人的選擇.確定名單,再請上司核定.(2)確定時間.如果是涉外宴請,宴請時間應該按照國際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對方的重大節假日.(3)會場的選擇.要考慮宴會的性質,客人的數目,以及預算費用等,考慮宴會的形式與氣氛等。
11．文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的,如是為周年慶典,生日,結婚,榮升,喬遷,或是圣誕節,中秋節等(2)還要清楚贈禮對象身份,愛好,文化背景,性格
習慣等;(3)在日歷上應該清楚地標明節日活動安排以引起上司的注意.時間如何取決于當地的購物環境.(4)還應熟知以下規則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對方選擇適當的禮物即可.(5)要看對方的實際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對方.(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價,并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7)如果不是親自送禮,應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應準備一張節日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標明價格范圍.(9)為了避免所送禮物的重復,文主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)。電話禮儀方面：1.接電話時沒有自報家門；2.不等對方說完，就“啪”掛上電話。
2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：??”，出信紙，里面還有兩張產品樣品的照片，小王看了信的內容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發現是產品研發中心為了開發新產品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？(1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的,應制作簽收單,要求小李簽名,并注明時間(2)把上司親啟信件先保存下來,并通知發信人信已收到,告訴對方何時可能得到答復(3)12日回來秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.12．上海某企業欲與德國某企業合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？接受任務；了解來賓；制定計劃；預定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節性拜訪；宴請；正式會談；簽訂協議書；陪同參觀游覽；互贈禮品；歡送來賓；接待小結。13．某中外外資公司總部德方總經理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素1)了解清楚德方總經理的愛好,文化背景,性格習慣等(2)征求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內選購禮物3.比較合適的生日禮物是有中國特色的,總經理又比較喜歡的物品4.贈送的禮物應去掉包裝上的標價,并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下5.附上賀卡寫上中國公司的名稱,讓上司親自送給德方總經理
14．總經理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內,鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經批準交他人代管；加蓋單位公章,須經總經理批準,并審核簽名；并要將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發人,領用人,蓋章人等項詳細登記；加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整。
五、案例分析題
1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：來電者：“是利達公司嗎？”陳小姐：“是。”來電者：“你們經理在嗎？”陳小姐：“不在。”來電者：“你們是生產塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是。”來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？”陳小姐：“1.8美元。”來電者：“1.6美元一打行不行？”陳小姐：“對不起，不行的。”說完，“啪”掛上了電話。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，我知道你的定價是1.8，就說不行的。”上司當即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯。”陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？五個錯：1.該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量；2.該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；3.該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)；4.不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)；5.不懂得保護自己(即使自己自作
她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。1.不應該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應該當面點清郵件總數，并填寫“郵件收領單”，特別要寫清楚機要郵件、經辦人等項目；如有污損還應該當面指出，以分清責任；2.不應隨意打開所有的信，而應按照一定的標準進行分類，允許拆封的信件應按正確的方式拆封，并規整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉交給相應的個人和部門；3.對于誤拆的信件，不應看信的內容，應馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當面交給對方并道歉；4.交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；5.寄至國外的信件，信封的打印應該按國外習慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。
3．文員小曹向分管營銷業務的孫副經理請示了業務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？1.小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示； 2.在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地；3.兩位領導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；4.如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執行；5.如果矛盾不能統一，應向總經理請示，遵照總經理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執行主要決策人的意見。
4．某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經理前幾天還談到準備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經理將參加會議，并替總經理簽了名。拆開第二封信，拿
就參加會議不妥當,不宜在總經理出差回來的當天安排活動(4)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員),發出前復印一份,留待上司過目(5)發現附件缺少,應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量,接著應及時打電話或寫信與寄信人聯系(6)沒有訂購的東西不能簽收(7)在移交郵包里的物品時,要先打印一份清單,注明收到的日期,請接受人員在上面簽字,并保存好。
5．某國營企業總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統計報表，本公司一位實習生，剛從大學經濟管理專業畢業的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經理談談。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司??”，小趙越聽越不高興，結果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經理解決他們的問題。小趙說總經理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經理不可。正好總經理走了進來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應該怎么做才對？(1)不能說”總經理外出了,有什么事請跟我說吧“,辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應細心傾聽,不應邊看報表邊聽；3)對提重要建議的來訪者,應認真記錄,匯報上司；(4)應熱情,不能對來訪者冷嘲熱諷；5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節,宣傳政策；(6)應盡快為總經理解圍,可以請保安或打110。
6．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。正式會談這天，只見坐在古總經理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環、大顆寶石戒指閃閃發光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。
古總經理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中??這一切引起了古總經理和客商的不同反應。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執起來，小沈站在古總一邊，指責客商。客商拂袖而去。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯
解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應該是怎樣的？（1）沈和小陳的穿著打扮不符合工作環境,不符合特定的會談工作要求;(2)沈的穿著突出自己,影響了古總經理的形象;(3)陳的穿著打扮干擾談判,影響工作,破壞工作場所安靜；(4)陳用手拿茶葉,不衛生,引起客商不滿,使得談判一開始就不順利；5)小沈應該對領導的作風,性格有所了解,有針對性地彌補領導的不足.古總經理與客商爭執,她應采取補救措施,可以將上司借故引開,并示意上司忍耐些,使談判繼續,而不是指責客商；(6)小沈受到上司批評,即使是過頭話,也應保門轉了轉，大多數人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席。”星期四上午8：30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。9：00左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經約好客戶在10：00見面。到了·10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結束了，經理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，4.東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；L市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；標題:市教委,東方學院關于招生工作的通知,請示,批復。案卷二：2.東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；6.東方學院院務會議關于調整系主任的決定；7.東方學1憲關于調整系主任的通知；8.東方學院關于做好開學工作的通知。標題:東方學院關于招生工作,系主任調整,開學工作的會議紀要,決定,通知。案卷三：3.東方學院2003年招生工作計劃；12.東方學院2003年度工作總結；標題:東方學院招生工作計劃,年度工作總結。案卷四：9.東方學院各系關于開學準備工作的報告；10.東方學院各系關持冷靜,不反駁,應理解上司的難處.找適當的機會,用適當的方式說明情況,交流思想和感情。
7．小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。”然后，自己坐在汽車后排座位上。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么??你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？(1)主人和客人之間,應該主人先伸手;2)在替客人拿行李前應征求同意:”我替你拿可以嗎 “(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;(4)司機開車,汽車的位次禮儀是”右為上,左為下;后為上,前為下";<5)客人應該坐后排,小李應該坐副駕駛座;(6)客人公司的一些內部情況,個人收人,福利和家庭情況等是不合適的話題;(7)應該與客人談一些合適的話題,如天氣,風土人情,新聞等;
8．波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員。總經理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發現會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經9點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地方來賓已陸續進場，劉小姐心急如焚??突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有??”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發生的各種情況，應該如何處理？（2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓？(1)請租賃公司告知送貨員的聯系方法,想辦法聯系送貨員;2)如果聯系不上送貨員,向總經理匯報,請求該如何辦;(3)馬上向總經理報告,不得擅自決定調整會議議程;(4)得到總經理指示,可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時5)聯系新的租賃公司加急送一臺放映機(或原租賃公司再送一臺);6)召開大型會議,各種準備工作,包括音響,電子類裝置應至少提前一天安排;(7)租借會議廳應全面考慮內外部環境和設施,包括噪音,停車場等問題;(8)不能僅憑電話聯系,應實地查看;(9)重要設備應考慮備用(或兩套方案).9．公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業務部
他們說，根本沒有看到通知。經理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的？(1)應該搞清銷售員的人數和姓名,準備這份名單(2)打印好書面通知(3)在三天內,當面發放通知或電話通知(電話中需要對方確認時間,地點,內容等)到名單上的每個人(4)通知不能寫在布告欄里,可能不被人注意(5)通知上應寫清會議的時間(開始到結束時間),地點(6)應詳細寫清會議內容,應做好哪些準備(7)應提前到會議室做好準備,做好簽到工作
10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛生檢查，某局要召開迎接衛生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領導一向不重視衛生問題，如果他們知道召開的是衛生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：會議通知經局領導決定，茲定于4月2日上午9時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。小萬將通知下發后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責怪的意思。問題一：小萬錯在哪里？應該怎樣寫這份會議通知？過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數百人參加，小萬負責會議材料工作。會議上，聽完報告后，進人小組討論。這時卻出現了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現了一陣騷亂。問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應采取什么措施？問題一:會議通知缺少主題(議題)；時間上缺少從幾點到幾點；請哪些人出席不明確；發放會議通知要交到會議出席者手上,可進行說明解釋；如本人不在,應請代收人(或秘書)簽字,打電話確認是否出席。問題二:會前準備工作的每個細節問題都應認真對待；小萬沒有認真校對材料；最后也沒能仔細審查所有會議材料,加以改正。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊,耳語了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討,終于扭轉了尷尬局面.代表們按原來小組劃分展開了討論。
11．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）市教委關于2003年招生工作的通知；（2）東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；（3）東方學院2003年招生工作計劃；（4）東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；（5）市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；（6）東方學院院務會議關于調整系主任的決定；（7）東方學院關于調整系主任的通知；（8）東方學院關于做好開學工作的通知（9）東方學院各系關于開學準備工作的報告；（10）東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；（11）東方學院各系關于提高教學質量的報告；（12）東方學院2003年度工作總結；
答案 ：案卷一：1.市教委關于2003年招生工作的通知；
于加強學生思想工作的報告；11.東方學院各系關于提高教學質量的報告；標題:東方學院各系關于開學準備,加強學生思想工作,提高教學質量的報告。
12．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司2003年2月份經理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計劃；（2）市工商局關于年檢工作的通知；（3）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經理會議記錄；（6）市物價局關于物價檢查的通知（7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2003年6月份經理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（10）利華公司2003年8月份經理會議記錄；（11）市稅務局關于稅務自查的通知（12）利華公司2003年銷售工作總結。答案：案卷一：1.利華公司2003年2月份經理會議記錄5.利華公司4月份經理會議記錄8.利華公司2003年6月份經理會議記錄10.利華公司2003年8月份經理會議記錄。標題:利華公司2003年經理會議記錄。案卷二：2.利華公司2003年銷售計劃。12.利華公司2003年銷售工作總結；標題:利華公司2003年銷售工作計劃,總結；案卷三:3.市工商局關于年檢工作的通知;6.市物價局關于物價檢查的通知;11.市稅務局關于稅務自查的通知;標題:市工商局,物價局,稅務局關于年檢,物價,稅務自查的通知；案卷四:4.利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函;7.香港凱福公司關于合'Y事宜給利華公司的復函;9.利華公司與香港凱福汀司會議紀要;標題:利華公司與香港凱福公司關于合作事宜的函件,會議紀要
13．皇朝貿易公司總經理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經常與羅浪斯公司的總經理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革進出口貿易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調節心情。我們公司的成績倒不錯，我們經理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告訴你詳細情況。但這次談判確實非常順利。”李麗一邊說，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經理去白天鵝賓館與德國某貿易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。后來德國某公司長駐中圉的代表打來電話說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十。”皇朝貿易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經理及時采取快速行動，也責怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的？他們是如何搶走生意的？問題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？（2）秘書與親
第二篇：辦公室管理形考復習資料
各位同學，本課程的復習資料于期末考試前一個月開放，學生完成形考任務后，可以使用本復習資料核對答案，糾正錯題，鞏固知識點。
本復習資料僅供參考(請勿理解成形考任務的標準答案)，下載本資料后，請勿隨意傳播，謝謝同學們配合。
辦公室管理形考
形考一(僅作參考，請勿照抄！)
各位親愛的老師和同學們：
大家好！我叫XXX，來自XXX，很高興認識大家，我比較喜歡旅游，性格也很活潑開朗，目前是一家連鎖零售企業的一名運營管理，由于公司經營的不斷擴大，知識的缺乏讓我在目前的崗位上工作起來頗感吃力，所以報讀了本課程，希望能幫助我學習到管理方面的知識，提升自己的自信心，提高自己的管理能力，更好地為企業服務，體現自己的價值！
形考二
一、單項選擇題
題目1
級別高的辦公室一般稱為（）
選擇一項：
A.秘書處
B.中心
C.辦公廳
D.聯絡處
正確答案是：辦公廳
題目2
中央機關分別采用分理制和綜理制設置下屬機構，其辦公廳（室）屬于分理制的是（）
選擇一項：
A.國務院
B.全國人大
C.全國政協
D.中央軍委
正確答案是：國務院
題目3
辦公室的核心功能是（）
選擇一項：
A.辦事
B.塑造出組織文化及價值觀
C.辦文
D.辦會
正確答案是：塑造出組織文化及價值觀
題目4
辦公室的本質屬性是（）
選擇一項：
A.服務性
B.綜合性
C.輔助性
D.事務性
正確答案是：服務性
題目5
辦公室管理的第一要義是（）
選擇一項：
A.協調
B.服務
C.管理
D.參謀
正確答案是：服務
題目6
常用辦公用品中屬于辦公文具的是（）
選擇一項：
A.剪刀
B.印章
C.回形針
D.中性筆
正確答案是：中性筆
題目7
發放辦公用品的人員要求是（）
選擇一項：
A.不可指定人員發放
B.發放人員要提醒使用部門和人員節約辦公用品
C.使用者自行入庫取用
D.發放者不必清點核實所發放辦公用品
正確答案是：發放人員要提醒使用部門和人員節約辦公用品
題目8
辦公用品庫存管理中的再訂貨量是指（）
選擇一項：
A.判定需要訂購新的辦公用品的庫存余額
B.新采購辦公用品的數量
C.辦公用品的平均使用量
D.辦公用品一次采購不足而追加采購的數量
正確答案是：判定需要訂購新的辦公用品的庫存余額
題目9
正確選擇辦公設備和易耗品供應商不必考慮的因素是（）
選擇一項：
A.服務和位置
B.名牌和高檔
C.價格和費用
D.質量和交貨
正確答案是：名牌和高檔
題目10
有權對政府采購合同進行監督和管理的是（）
選擇一項：
A.任意級別的政府財政部門
B.國家級或省部級財政部門
C.縣級財政部門
D.地廳級財政部門
正確答案是：國家級或省部級財政部門
二、判斷題（每小題5分，共50分）
題目11
辦公室是組織內部辦文、辦公、辦事、辦會的主要平臺。
“對”
題目12
省政府的辦公廳比其他廳的行政級別要高。
“錯”
題目13
信息調研是辦公室的一項基本職能。
“對”
題目14
辦公室的工作具有綜合性特點。
“對”
題目15
辦公室工作人員要具備自律的職業素質，講規矩要達到拘謹的程度。
“錯”
題目16
辦公室管理要嚴格按既定條條框框辦事，不能引用彈性原理。
“錯”
題目17
發放辦公用品的時候，不需要對用品庫存進行記錄。
“錯”
題目18
辦公電話應定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。
“對”
題目19
辦公用品的最大庫存量是指倉庫最多能容納的數量。
“錯”
題目20
辦公用品的庫存控制和監督中，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。
“對”
形考三
一、單項選擇題（每小題5分，共50分）
題目1
辦公室人員輔助領導進行決策，意味著（）
選擇一項：
A.辦公室人員在輔助決策過程中要勇于替領導進行決斷
B.辦公室人員輔助決策不是對領導工作的“搭臺補臺”，而是要登臺唱戲
C.只能充當領導的參謀和助手
D.辦公室人員只能站在自己的崗位層次輔助領導決策
正確答案：只能充當領導的參謀和助手
題目2
辦公室在做調查研究工作時不能（）
選擇一項：
A.要遵循結論后于調研的原則
B.調查時，要牢記領導對問題的預判來篩選一手材料
C.要尊重客觀事實
D.有針對性
正確答案：調查時，要牢記領導對問題的預判來篩選一手材料
題目3
辦公室調查研究的選題原則不包括下列哪一項（）
選擇一項：
A.可行原則
B.價值原則
C.適量原則
D.易出成果原則
正確答案：易出成果原則
題目4
督查工作的原則不包括（）
選擇一項：
A.督查與代辦相結合B.講求時效
C.實事求是
D.依法督查
正確答案：督查與代辦相結合題目5
辦公室信息工作的要求不包括（）
選擇一項：
A.準確
B.信息量越大越好
C.完整
D.及時
正確答案：信息量越大越好
題目6
在接待準備過程中，下列選項中被視為辦公室接待禮儀基本要素的是（）
選擇一項：
A.熟練掌握寒暄語
B.精心安排合影留念
C.高規格接待
D.要有“誠心”
正確答案：要有“誠心”
題目7
下列電話禮儀中錯誤的是（）
選擇一項：
A.與女士通電話，男士先掛
B.與年長通電話，年長先掛
C.與領導通電話，領導先掛
D.與客戶通電話，客戶先掛
正確答案：與女士通電話，男士先掛
題目8
介紹禮儀中，一般不說出被介紹者的（）
選擇一項：
A.職位
B.姓名
C.年齡
D.單位
正確答案：年齡
題目9
行政辦公費用中的“三項經費”不包括（）
選擇一項：
A.職工福利費
B.工會經費
C.職工福利費
D.業務招待費
正確答案：業務招待費
題目10
公章的尺寸，地、市、州、縣機關的直徑為（）
選擇一項：
A.5厘米
B.6厘米
C.4.5厘米
D.4.2厘米
正確答案：4.5厘米
二、判斷題（每小題5分，共50分）
題目11
我國古代的謀士、諫官和幕僚，以及當今各國的智囊團、思想庫等，都是決策的重要輔助力量。
選擇一項：
對
錯
正確答案：對！
題目12
辦公室工作人員輔助領導決策，是指在決策前收集整理信息的活動。
選擇一項：
對
錯
正確答案：錯！
題目13
調查研究是指通過各種途徑，運用科學方法，有計劃、有目的地對特定的社會現象進行實地考察，了解其發生的各種原因和相關聯系，從而提出解決社會問題對策的活動。
選擇一項：
對
錯
正確答案：對
題目14
調查和研究是一回事。
選擇一項：
對
錯
正確答案：錯！
題目15
決策者督查工作職責主要是指領導班子成員相互督促檢查所負責領域的工作進展情況。
選擇一項：
對
錯
正確答案：錯！
題目16
辦公室信息整理過程中要把原始信息中的虛假、失效和無效信息進行剔除，挑選出有價值的信息變換成為便于使用的信息。
選擇一項：
對
錯
正確答案：對！
題目17
涉外禮儀中以右為尊。
選擇一項：
對
錯
正確答案：對！
題目18
引導客人坐電梯時，按照社交禮儀，應讓客人先進電梯。
選擇一項：
對
錯
正確答案：錯！
題目19
名片遞送應選擇初逢之際，而不可選擇分別之際。
選擇一項：
對
錯
正確答案：錯！
題目20
一般在社交禮儀中，戴著帽子的客人進入主人房間時，應當脫帽。
選擇一項：
對
錯
正確答案：對！
形考四
一、單項選擇題（每小題5分，共50分）
題目1
下面屬于文書的是（）
選擇一項：
A.書信
B.電影片段
C.音樂磁帶
D.話劇表演
正確答案：書信
題目2
在公文行文中，下級向上級行文時，錯誤的是（）
選擇一項：
A.原則上主送一個上級機關
B.屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門
C.根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關
D.抄送下級機關
正確答案：抄送下級機關
題目3
公文寫作的規范要求（）
選擇一項：
A.具有規范體式，符合公文格式標準
B.生動地反映事實，鼓勵文學手法
C.為組織管理服務，提倡個性化寫作
D.采用生活語言，拒絕公文術語
正確答案：具有規范體式，符合公文格式標準
題目4
向上級行文就有關問題進行請示時，下面哪個做法不妥（C）
選擇一項：
A.地級市政府經常越過省政府直接向國務院行文請示
B.請示理由要充分，要求和建議要具體
C.嚴格執行一文一事制度
D.請示必須事前行文，切忌先斬后奏
正確答案：地級市政府經常越過省政府直接向國務院行文請示
題目5
意向書的特點不包括（）
選擇一項：
A.約束性
B.協調性
C.靈活性
D.嚴謹性
正確答案：約束性
題目6
下列關于經濟合同的說法錯誤的是（）
選擇一項：
A.具有平等、公平、協商一致的特點
B.任何一方違背經濟合同都將承擔經濟責任和法律責任
C.合同中約首部分要使用相關單位或個人的簡稱或代稱
D.是由相關當事人共同訂立的一種契約
正確答案：合同中約首部分要使用相關單位或個人的簡稱或代稱
題目7
在辦理發文時，經復核，對于不符合要求的公文應該（）
選擇一項：
A.辦公室人員幫其糾正后發出
B.修改回來的文稿不再重新復核
C.退交起草部門補充或修正
D.即使文稿做了實質性修改，也無需原簽發人重新簽發
正確答案：退交起草部門補充或修正
題目8
在收文過程中，可以由辦公室人員啟封的信件是（）
選擇一項：
A.公開出版的雜志的贈閱信件
B.信封上寫有領導親啟的信件
C.有密級的信件
D.沒寫名字的信件
正確答案：公開出版的雜志的贈閱信件
題目9
“四分四注意”立卷方法不包括（）
選擇一項：
A.分級別
B.分問題
C.分
D.分紙型
正確答案：分紙型
題目10
.電子公文的處理（）
選擇一項：
A.只能在網上辦理
B.在網上分發流轉時，無需做登記、管理等
C.不能網上處理與紙質處理相結合D.可以印制成紙質文件分發處理
正確答案：可以印制成紙質文件分發處理
二、判斷題（每小題5分，共50分）
題目11
公文的作者是法定的組織或其法定代表人，公文以規范的體式和文字為信息表達方式，是國家進行管理的一種重要工具。
選擇一項：
對
錯
正確答案：對！
題目12
公文行文時越級行文是普遍現象。
選擇一項：
對
錯
正確答案：錯！
題目13
部門行文規則：黨委、政府的相關部門依據職權可以相互行文。部門內設機構除辦公廳（室）外皆可對外正式行文。
選擇一項：
對
錯
正確答案：錯！
題目14
意向書簡單而言就是傳遞意向的文書。
選擇一項：
對
錯
正確答案：對！
題目15
協議書本身與合同的法律效力是一樣的。
選擇一項：
對
錯
正確答案：錯！
題目16
上行發文的主送機關必須為上級機關，而不是上級領導個人。
選擇一項：
對
錯
正確答案：對！
題目17
收文時應逐件清點，核對無誤后以簽字或蓋章的方式簽收，并注明簽收時間。
選擇一項：
對
錯
正確答案：對！
題目18
檔案保管期限與檔案本身的內容重要與否無關。
選擇一項：
對
錯
正確答案：錯！
題目19
檔案庫房要堅固、安全、專用，適宜保管檔案，和閱覽室、辦公室實行三分開。
選擇一項：
對
錯
正確答案：對！
題目20
電子文檔不存在銷毀問題。
選擇一項：
對
錯
正確答案：錯！
一、單項選擇題（每小題5分，共50分）
題目1
會議過程可劃分為不同的基本階段，這些階段不包括（）
選擇一項：
A.會后
B.會前
C.會中
D.茶歇
正確答案:茶歇
題目2
中型規模的會議人數一般是（）
選擇一項：
A.數十人
B.十人以下
C.數千人
D.百人上下至數百人
正確答案:百人上下至數百人
題目3
會議的直接成本不包括（）
選擇一項：
A.會議設備和用品費
B.時間成本
C.辦公會議文件資料費
D.會議文件資料費
正確答案:時間成本
題目4
制定會議策劃方案時，要明確6個W，其中“Who”是指的（）選擇一項：
A.會議發言人
B.會議主持人
C.會務人員
D.會議參加人員
正確答案:會議參加人員
題目5
下列不屬于按照傳遞方式劃分的會議信息類型的是（）
選擇一項：
A.會議書面信息
B.會議講話信息
C.公開性會議信息
D.會議聲像信息
正確答案:公開性會議信息
題目6
公共關系工作的特點不包括（）
選擇一項：
A.以公眾為對象
B.以惠己為原則
C.以長遠為方針
D.以公眾為對象
正確答案:以惠己為原則
題目7
危機的特點不包括（）
選擇一項：
A.意外性
B.危害性
C.嚴重性
D.經常性
正確答案:經常性
題目8
危機管理的原則不包括（）
選擇一項：
A.轉移焦點原則
B.快速反應原則
C.以人為本原則
D.維護信譽原則
正確答案:以人為本原則
題目9
與外國人見面問候招呼時，最好使用國際間比較通用的問候語，下列哪個選項較合適（）
選擇一項：
A.Good morning!
B.Glad to meet you!
C.Hi
D.How do you do?
正確答案:How do you do?
題目10
下面屬于辦公室用語禁忌的是（）
選擇一項：
A.領導交代的工作超出自己一般職責時，立刻說“NO”。
B.等候別人說“恭候”
C.中途先走說“失陪”
D.需要考慮說“斟酌”
正確答案:領導交代的工作超出自己一般職責時，立刻說“NO”。
二、判斷題（每小題5分，共50分）
題目11
會議是實施組織領導和管理的重要手段和工具。
正確答案:對
題目12
會議的主辦者就是會議的主持人。
正確答案:錯
題目13
為了提高會議效率，即使遠超過1個小時的會議，也不應安排中場休息。
正確答案:錯
題目14
大型會議的主持人宣布會議閉幕，通常對會議舉辦者而言會議的基本流程即告終結。
正確答案:錯
題目15
大型會議應設立會務組、秘書組、接待組等籌備組織機構。
正確答案:對
題目16
辦公室公共關系溝通，就是指與組織的服務對象的溝通。
正確答案:錯
題目17
組織做好公共關系的 辦公室管理形考2-5_文檔下載 目的是在優先維護自身目標的基礎上促進社會和公眾利益。正確答案:對
題目18
危機管理是指當組織發生了危及組織和公眾利益的各種矛盾、糾紛、重大突發性事件時，及時采取有效手段，以最快的速度、最大的努力，降低損失、重塑形象的過程。
正確答案:對
題目19
請人勿送的常用禮貌語是說“留步”。
正確答案:對
題目20
與外國人見面問候招呼時，最好使用國際間比較通用的問候語。例如，英語應用“How do you do？”（你好）等。
正確答案:對
第三篇：辦公室復習資料
辦公室含義：處理一種特定事務的地方或提供服務的地方。是提供工作辦公的場所，不同類型的企業，辦公場所有所不同，由辦公設備，辦公人員及其它輔助設備組成，在辦公室適合放些對人和工作氛圍有幫助的東西，如花，畫等。辦公室，還可以指一種機構，如區委辦公室、區政府辦公室、黨校辦公室等，是一個單位對外的窗口，對內協助領導工作的機關。辦公室事務管理特征：服務性，分散性，專業性，主動性，繁雜性。辦公室的職能：政務（或業務）服務和事務管理。
辦公室實務指辦公室的工作事務和操作實務。辦公室工作人員以文員和文秘人員為主，所以辦公室實務通常又稱為文秘工作或文秘人員工作。
我國文秘工作主要包括：文書撰寫，文書制作，文書處理，檔案管理，會議組織，調查研究，信息資料，信訪工作，接待工作，協調工作，督察工作，日程安排，日常事務，辦公室管理，其他臨時交辦的事項。
國際文秘人員工作主要包括：以速記記下上司交待的事
項，執行上司留在錄音機中的吩咐，檔案管理，閱讀并分類信件，以電話往來維持和外界的良好公共關系，替上司定約會并做好記錄，按上司的口頭或書面指示完成信函，在權限內按自己的意思發出信函，按待來訪賓客，替上司接洽外界人士，自動處理例行的事務，為上司安排旅行或考察，替公司賓客訂飯店的房間，訂機位，發電報，打電話等，準備好公司要公開的資料，替上司收集演講或報告的資料，協助上司準備書面的財務報告，研究報告等，整理并組織好粗略的資料，替上司保管私人的，財務的或其他的記錄，協助上司申報所得稅及退稅，督導一般職員或速記員，安排會議事務，并做會議記錄或綱要，復印資料。
我國外資企業與合資企業辦公室實務內容：辦公室環境的布置和整理，通訊事務，電話，信函和郵件處理，執行上司交辦事項，照料上司身邊的瑣事，接待賓客和員工的來訪，記錄上司指令及會談，文員的工作方法a請示方法與報告方法b計劃方法和總結方法c受意方法d傳達方法e進言方法f變通方法和擋駕方法g分工方法與合作方法 請示方法與報告方法-請示內容：必須是自己難以處理或無權處理的事，請求上司給予批示或授權 B請示形式：可以是口頭形式，也可能是書面形式。重大、政策方面、需授權批準的事，書面請示，上司書面批復，以示慎重，也可以備日后查證，一般的事，事務性的工作，只需解決一些疑難的事，可用口頭請示，上司只作口頭答復或指示，緊急的事，文員可先作口頭靖示，及時辦理，事后再補寫書面請示，留檔備查。報告內容，一是定期報告工作情況和進程，讓上司及時了解下情，隨時作出指導二是，工作中發生的重大的問題讓上司及時作出處里，三是合理化建義，供上司改進工作時參考四是應上司的要求匯報情況。文員主動匯報情況，要區分輕重緩急，適時、適地適地進行，以免干擾上司的工作報告方式：口頭或書面形式。重要情況、重大事項采用書面形式，必要時可以附上自己對情況的看法和意見，提出處理問題的建議各方案，供上司選參與計劃方法和總結方法：1要有科學的明確的工作計劃，工作目標、內容步驟、方法、標準完成的時間。2分清輕重緩爭，決定工作次序，有條有理地去進行，受制約的工作應置于前，自己支配的工作置于后，重大的工作優先考慮，集中精力去做，日常工作空余時間分散去做，任何工作既有嚴肅性，又有靈活性，使計劃有一定的余地。總結方法：總結方法是文員每隔一段時間就要對自己的工作做及時回顧，以便肯定成績，得出經驗，找出不足，吸取教訓，從時間、規律上進行受意方法指文員接受和領會上司意圖。兩種受意：一種直接受意指領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等。另一種間接受意指上司在平時隨便交談情況下或與其他人員談話中就某一問題、某項工作發表的意見和看法等。文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。受意會議內容，打印文稿及表格，收集及整理各種信息，保管辦公室設備及用品，外出辦事，如銀行，郵局，稅務所等。
辦公室環境布置的目的：1創造舒適而又工作效率高的環境
2、塑造組織形象3建立擋駕制度4有利于保密工作
辦公室布置的內容與要求1辦公室的配置a小辦公到-上司的辦公室應該是靠里面，文員的辦公室應該緊靠上司辦公室，打字復印間應離上司的辦公室現遠一些，以免噪音干擾，接待室會客室則應靠近樓梯口，客人進出比方便b大辦公室-中間或窗邊留出走廊，大部分空間隔成3-4米的個人工作區，每個人的工作區有自己的桌椅、櫥和配套設備用品。隔板高約1.5米,使辦公室人員坐著相互看不見,免得干擾,站起來可以相互招呼,上司的辦公室應置于辦公室最里邊,用玻璃隔開,上司可以監督員工工作狀況,但不受干擾C公寓室辦公室-一般將進門客廳作為接待室或文員辦公室,里間的臥室作為上司的辦公室或會客室2-照明一般來說要盡可能采用自然光照明,注意光線不能太強,必要時可以用百葉窗窗簾來調節采光3色彩搭配顏色對人心理及生時上都有影響,因而色彩是決定環境的重要因素之一,色彩的搭配是以顏色的效果造成舒服和愉快的氣氛,應適當地利用顏色交果,壁如室頂墻壁地板家具的色彩自然柔和的搭配,暖色或冷色或中間色,基調統一,反差不要太大一般天花板用白色,墻壁用淡色,這樣就可保持心情愉快,減輕工作疲勞,減少眼眼疲勞提高工作效率4隔音-5空氣調節6盆掛畫等-植物能消除疲勞也能增加注意力持續力辦公室最好放置一些花卉盆景,但早晚要注意透風.格調高的掛畫也能調節情緒
文員公辦室的布置a文員坐在辦公桌旁面對桌子伸直雙臂,再雙手合攏在高于桌面15cm左右畫弧表,手臂所能覆蓋桌子面積,比較適合擺放與工作有關的物品b電話一般安裝在左邊電腦一般放在桌子的右邊或放在右邊的電腦桌上c準備一些敞開的文件夾,可以存放需要翻譯的資料待上司簽署的文件已閱讀的文件,處理完畢的文件各資料,在文件夾上貼上相應的標識d各種筆膠水剪刀回形針印盒等文具分門別類放在文具用品盒內,記住用完歸回原處參考書應該放在桌子上面或伸手可能拿得到的抽屜里e辦公桌抽屜里的物品擺放要注意整齊東西不要放得太滿,且要經常清理,應該有幾個帶鎖的屜用了放零用現金保密的東西和私人物品f辦公室內各種類型的文件柜,要分門別類安放文件資料物品,貼上標識g如果用架子,把容易傾翻的化學液體墨水放底層，紙張較重的東西放下面的幾層，較小的東西放盒中，放稍高的層面上h每天下班前，要整理好自己的辦公桌把文件資料收好，要仔細檢查電腦復印機空調開關是否關上，抽屜櫥鎖好，確保萬無一失。
辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒；8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。
按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。在按照“優先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：1．將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。2．對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事（優先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。
簡要闡述文員工作的三個步驟相互關系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。1．計劃的步驟，在事情沒有開始前要先做好計劃，充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2．實施的步驟，是按照計劃從事工作的階段，這個階段檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。3．檢查的步驟，是通過評估，研究工作是否按照計劃實施，是否達到了預期，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯系形成一個循環。文員管理時間的方法1.定好目標，把想做或需要做的事情寫下來；2.作出選擇，按重要性的程序把目標排列出來；3.計劃你的時間，對每一項工作作出安排，定好最后期限，使用日歷、計劃表、檢查表等手段。4.把工作分配給助手去做，這樣你就有更多時間處理重要的事情。5.學會謝絕浪費時間、無關緊要的不速之客。6.盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做。7.提高交流效率，避免重復對話和返工。8.避免和同事浪費時間、毫無意義的閑聊或爭吵。9.想辦法加快處理郵件、信件和其他反復出現的事務。10.第一次做一項工作時可以稍微慢些，因為重新做一遍會花更多的時間。11.把可以同時做的事情集中在一起，比如把所有要跑腿的事情放在一次做。12.開始工作之前要做好準備工作，這樣就不會因為遺忘某事而致中途停頓。13.利用間隙時間計劃一下將要做的事情，如不掛斷電話等人時。14.根據你的體力安排工作，精力最充沛的時候做最難做的工作。15.簡化工作，如用電子郵件代替打電話通知。16.利用好現有的技術等，使枯燥而費時的手工操作變得輕松簡單。
文員接聽電話的方法（1）電話鈴響二至四聲就應接聽（2）接到電話首先應傳必要信息（3）如果上司不在辦公室，文秘詢問來電者詳細資料，并告知他要找的人不在（4）即便收到通話方極大責難，也要保持耐心和禮貌（5）通話結束要流露態度友好、謝謝。
文員打出電話的方法（1）自報家門（2）替上司撥通電話，讓要找的人先接著電話，然后找上司聽（3）應迅速回電，并監督上司當天回復（4）如果回電不通，切記再聯系（5）督促上司準時打電話給上級（6）除非萬不得已、不要打給行車中人（7）通話時要聽清楚對方說話內容（8）與忙人開始長談前，應問對方是否方便（9）不要在工作時間同打電話來的朋友閑聊（10）打電話給外地的人，并請求協助，因費用昂貴，應先確定他是否應該回你電話（11）通話中當需要對方等候，應說“我去查一下，請稍等”（12）替上司傳達不利消息，要立即行動（13）傳達上司的信息要有分寸。從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同：同：1．都應先問好，再傳達自己的信息；2．都應保持耐性、熱情的態度；3．通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；4．都應簡明扼要表達自己的意思。異：1．打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。2．打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步
簡要回答郵件分揀的一般標準？答：1.按照收件人的姓名分揀；2.按照郵件的重要性分揀；3.按照收件部門的名稱分揀。方法要做到：a備好記錄本，記錄下指示要點。b意傾聽用心判斷指示的用意。c要時可以提問直至明了意圖為止，但不要打斷談話。d有不同意見可以公開提出，但要言之理，并要注意方式，態度。e受指示后要不失時機地貫徹實施傳達方法：正式傳達，非正式傳達傳達是文員將上司或上級機關的文件精神、指示、情況等傳遞給下級機關或員工、群眾。正式的傳達由文員在正式的場合宣讀文件，或口授上司的指示，非正式的傳達即由文員有意識地身傳達對象透露主要精神，所謂的吹吹風，重要的文件或口頭指示，應不折不扣逐字句地傳達，非正式的也不容許任意發揮，以上司的口氣講話，傳達方法要做到：a達不走樣，不可夾進自己的意見。b要時可形成文字材料，照本宣科。c果有些指示不便直說可以根據上司授意，只傳達大致意思。d意保密，不可在普通電話，普通函件里傳達有秘密內容的指示。e要的指示應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記。
進言方法：進言是指文員主動對上司提出的意見建議批評或規勸，它不同于工作上發生疑難或處理權限問題面提出的請示，也有別于例行工作制度所規定的報告，或應上級要求面作出的匯報
變通方法：通常情況下，文員必須照章辦事，但是在特殊情況下，文員可采用變通方法，錄活從事，重大緊急的事，可以越級請示，甚至先處理再報告，來信來訪者有特殊困難，文員可以在政策允許的范圍內給予特殊照顧或臨時安置，對于新情況新問題，無章可循時，上司又沒有明確的指示，上司又沒有明確指示，文員可參照有關政策，作出合于是情理的處理擋駕方法：對于上司不必要接見的來訪者、邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕，擋駕的目的是保護上司，使之有時間、精力有效的進行工作，便是要注意方式方法，以不損害人際關系和公務活動為原則，文員沒有必要把正真原因告訴對方，只需要禮貌委婉地達到阻擋拒絕的目的既可：。郵件的拆封要注意幾點：（1）拿到信件后應在桌子上磕幾下，使里面的信紙和其他東西沉落在信封的一邊，以免在拆封時遭到損壞。一般用剪刀拆信封，公務信件是不允許用手撕的，如果需要拆封的信件很多，最好用手動或自動拆信機，以提高拆封的效率。（2）正確的拆封位置在信封的右邊側，信封不能丟掉，也不能損壞信封上的文字、郵戳和其他標志。應該用回形針把它與信紙或附件等附在一起，以供以后查閱、佐證之需，這也是歸檔的要求。（3）信件拆封后，首先要取出里面的所有東西，然后檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。假如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去，這樣才能保證寄信人及時收到回信。（4）信封里有時會附有貨單、發票、支票等，檢查這些附件時，應該一一對照信紙上提到的部分。如發現名稱或數量不附，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯系，爭取事情的妥善解決。信件里的證件、現金等要專項登記和保管。（5）有些郵包是根據公司的訂購信寄來的，文秘人員應找出當時的訂購信的副本，拆開郵包，仔細檢查訂購物品的品種、規格、數量等是否與訂購的一致，記住沒有訂購的東西不能簽收，不能夠接受的東西也不能簽收，以防止有欺詐性或破壞性郵包。如果物品有質量等問題時，要及時與對方聯系。在移交物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。（6）有些單位，如法律部門要求在郵件上加蓋收到時的日期章，也可以用手工方式填寫，表明收到時的年、月、日、時或分。（7）文秘人員應該把郵件分成最急件、次急件和普通件。那些屬于“優先考慮”、“緊急”的信件盡快呈送給上司，如緊急商務信函、國際性電傳、傳真、電報或特快專遞等，而一般的公務性信函可以經文秘人員處理后呈送。（8）文秘人員經授權閱看信件時，應把其中的重點部分用紅筆劃出，并提醒上司注意有關問題（如在信紙邊上注明“參閱某卷宗”、“可與前信印證”等），也可以將信中的要點摘錄下來以供參考。文秘人員還有責任提供上司回信時的參考資料。（9）收到的廣告等郵件，不必交給上司，一般可以作為廢紙處理，但有關行業、產品的資料應保存好，或交給有關部門。（10）有些郵件可能誤投到文秘人員手里。如果文秘人員不知道轉遞地址，應該把錯誤的地址劃去，在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。如果誤拆了非本公司的信，應在信封上注明“誤拆”，并寫上自己姓名的縮寫，然后把信重新封好并退回去。
上司不在時郵件的處理：1.把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發信人已收到，告訴對方何事得到答復.2.上司指明在他不在時把收到的郵件轉送某個部門或人員處理，應制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時間.3.上司授權處理一些應由他處理的郵件，應在全面掌握情況的基礎上慎重辦理，在回信上簽上自己的職稱，發出前復印一份，留待上司過目.4.如果郵件很多，還可以制作郵件摘要表.5.如果上司習慣于每天給辦公室打電話，應該把需要上司處理的每封信的內容大致記錄一下隨時向上司匯報.6.如果上司在臨走時留下通訊地址和電話，在處理郵件時遇到棘手的事情，應幾時請示.7.把寄給上司郵包連續編號.8.可以把積壓的信件分別標示，放入紙袋，如標上“需要簽字的信件”需要處理的信件等
簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則？答：收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。分送的基本原則：1.屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；2.屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；3.分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；4.便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；5.在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表？答：日程安排計劃表的種類：（1）年預定表（2）月預定表（3）周預定表（4）日預定表
1.年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。2.月預定表、3.周預定表、4.日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業務活
印章的種類：單位印章 套印章 鋼印 領導人簽名章 其他印章（會議專用章、財務專用章、收發章、辦事章、封條章）
印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？答：印章的使用的主要形式為： 1.落款章；2.更正章；3.證見章；4.騎縫章；5.騎邊章；6.密封章；7.封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：1.落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。2.騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。3.更
正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。內賓接待程序：接受任務—了解來賓—制訂計劃—預訂食宿—迎接來賓商議日程—安排會談—陪同參觀-送別客人-接待小結
外賓接待程序：接受任務—了解來賓—制訂計劃—預訂食宿—歡迎來賓--商議日程—禮節性拜訪—宴請—正式會談—簽訂協議書—陪同參觀游覽—互贈禮品--歡送客人-接待小結
按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義？答：類型：1.按問題特征立卷；2.按作者特征立卷；3.按文種特征立卷；4.按時間特征立卷；5.按地區特征立卷；6.按通訊者特征立卷。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。
通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義？答：1.通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；2.通過一定的制度和手續，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等，可以提供檔案外借；3.根據檔案原件制發各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；4.利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據；5.以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提供咨詢服務；6.將檔案目錄印制成冊，分發到有關部門，可以交流信息；7.通過舉辦檔案展覽，以充分發揮檔案的作用。
會議記錄內容與寫法應注意一下問題：（1）會議記錄的內容有：會議名稱，會議記錄人的姓名蓋章，會議的經過情形及結論，相關資料，下次會議預定的日期;（2）會議記錄的寫法，應該注意事項:①以決定事項的重點，逐項列出較易明了;②要主要的是，需寫設呢議題，以怎樣的順序提出，這些議題是什么人發言，有什么答復，表決結果有沒有定案，這些都要簡要地寫上;③需寫正確，寫清楚，簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合？口頭語言的基本特征是：（1）語音所過就立即消失，但語言讓人明白了（2）有重音，一句話強調的重點不一樣，這些強調的成分，在口語中都是通過重音表達的（3）有歧義，則需對方確定（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。敬語應用的一般針對場合：（1）年長或比自己輩分高者（2）具有較高職務，職稱或社會地位高者（3）給自己恩惠者（4）有求于對方，或希望得到對方幫助或好感者。文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么？答：進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規勸。它不同于工作上發生疑難或處理權限問題而提出的請示，也有別于例行工作制度所規定的報告，或應上級要求而作的匯報。進言具有的意義和作用：1.參謀作用。2.補缺作用。3.增進關系作用。進言方法:a適事，b適時，c適地，d適度。
來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？答：受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。(2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。（3）認真閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。(4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業、單位或住址、寫信時間、收發日期、主要內容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統計、查找和催辦。(5)認真處理。處理信伺：應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。(6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人(單位)復信，或承辦人(單要注意會議內容有無疏漏之處，客觀地記錄內容，不可寫記錄者的主管感覺，用客觀意識去影響記錄內容。
文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？答：會議記錄包括事項如下：a、會議名稱；b、會議記錄人的姓名、蓋章；c、時間（開始時間、結束時間）；d、會議地點；e、議題；f、主持人、主席；g、出席者名單；h、會議的經過情形及結論；i、相關的資料；j、下次會議預定日期。提高會議效率可以有哪些做法？答：要提高公議效率注意以下幾點：（1）遵循法律法規；（2）全理確定會議目標；（3）確定必要的與會者；（4）減少會議數量；（5）縮小會議規模；（6）簡化會議程序；（7）縮短會議時間；（8）控制會議經費；（9）分析會議成本
電視會議是一項新興圖像通信業務，雖然雙方遠在天邊，卻可以面對面地交談共享文件，圖表，錄像等資料，交互式電話會議是一種方便、省時、搞笑的會議形式，單位或個人任意一部話機上組織多方的國際。國內或本市的電話會議，兩者與一般會議，區別并非現場，不需要準備場地，大量的會議工作的準備
交互式電話會議是電信部門開辦的一種召開電話會議的新形式。設備所在地的客戶可以利用它隨時隨地召開某個電話會議，參加會議人員可以是本市、本省、國內或國際的任何一個公用通信網上的用戶。該用戶既可用普通音頻電話機也可以用移動手機，只需撥打一個事先約定的會議電話號碼及密碼，即能參加會議，且可以同時發言，自由交談。交互式電話會議業務適用于管理總結會、緊急討論會、項目研討會、培訓咨詢會、信息交流會、定期例會、突發事件現場會、家族聚會等各式各樣的會議。
衛星通信是地球上的無線電通信站間利用衛星作為中繼而進行的通信。衛星通信系統由衛星和地球站兩部分組成。衛星通信的特點是：通信范圍大；只要在衛星發射的電波所覆蓋的范圍內，從任何兩點之間都可進行通信；不易受陸地災害的影響；只要設置地球站電路即可開通；同時可在多處接收，能經濟地實現廣播、多址通信；電路設置非常靈活，可隨時分散過于集中的話務量；同一信道可用于不同方向或不同區間。了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優劣或應注意的地方：答：1.基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。2.兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。3.各自的優劣：電視會議——優：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術上的要求較高。交互式電話會議——優：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數功能和歡迎詞播放功能；劣：費用高，技術含量高
應這樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪：應盡可能向對方表達上司不能接見的理由，以免來訪者發生唔會并誠懇地看著對方的眼睛致歉。（1）上司正在開會時：讓您舊等了，抱歉：他正在緊急會議中，無法離開，可不可以讓代理人與你先談？（2）上司繁忙時：真對不起，某某（上司）現在正忙，放不下手邊的事，您看這樣好不好，改日在與你聯系，實在麻煩抱歉”。（3）上司即將外出：對不起，某某（上司）已經安排好有事外出，現在正忙著，沒法與您見面，我們上司說讓您白跑一趟，真不好意思，能不能由我轉達留言，我叫XX是他的文員，然后講留言記錄下來。（4）遠道來訪或有重要事情的來訪：先告訴來訪者，他（上司）即將外出（理由）...再去通報上司，若上司指示代理人，便向來訪者傳達“抱歉、讓您久等”某某急著外出，但他請代理人與您見面，請往這邊走...使對方能充分了解情況
。簡要闡述社交話題的選擇？答：合適的話題包括：1.談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；2.一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；3.顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；4.比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；5.積極、健康的生活體驗的話題；6.風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括： 1.應當忌諱的話題。如個人私生活等。2.令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。3.過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。4.自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。5.夸耀自己的話題。6.庸俗的、色情的話題。7.不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。
文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1．提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。2．私事方面的協助。協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。3．財物管理。包括（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。4．其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。
秘書在日常工作中應該怎樣做好保密正作？答：秘書在日常工作中要做好企業信息的保管工作，要有檔案意識，電腦要加密，不要的紙質文檔要碎掉。平時與朋友交談要有保密意識，不要暢所欲言。文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？答：(1)整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。(2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。(3)盡快恢復正常工作和生活狀態，繼續做旅行前未完的工作。(4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。
件：行李準備識別標簽。(6)安排差旅費。(7)建立旅行——旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯系，建立最新信息充實自己的資料庫。(8)辦理旅行保險，如意外傷害保險等位)復信兩種方式進行。
文員受上司指示，向對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？答：
1、要求約會時應注意的事項：（1）要獲得上司的許可；（2）對方如果有文秘人員，一般由文秘人員辦理；（3）如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認；（4）要正確告知對方赴約的姓名、職務、目的、時間、地點、方式（早餐會、午餐會等）、所需要的時間等等，關于日期的確定應該以比較有彈性的說法問對方：“你們什么時候比較方便”，這樣讓對方能夠有所選擇。（5）告知你或上司的聯系電話，以便萬一約會取消或有所改變時可以馬上通知；（6）對方越忙越必須早一點聯絡，時間應盡量有彈性，這是身為文秘人員所應具有的常識。（7）尤其是連續參加兩個以上的約會時，要充分考慮路上交通所需要的時間。（8）如果上司出差，不要在他回來的當天安排約會，可能會發生飛機誤點及其他情況。（9）對方不能確定接受時，要求約會的這一方最好再聯絡一次。（10）已經約好且需要預定會議室時，就要立即預約，如果對天該地點沒有充分把握，應該事先調查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等。（11）約定好以后，一定要向上司匯報，并填定在日程安排計劃表上。（12）上司和某人會面后，可能要求文秘人員安排下一次與那人的約會。文秘安排好后，應確保那人清楚地明了約會的時間，并給予明確的答復后，將此約會記錄在你和上司的日程表上。
2、決定時間、地點時，要注意對方的業務情況、工作場所等。一般說來：（1）星期一早上、周未下午每個人都會很主忙碌，盡量不要安排約會；（2）即將一班之前的那段時間，分司內也會很忙碌；（3）午餐前后約會則會影響吃飯時間；（4）對方的休息日、節假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；（5）公司有重大活動的那一天不宜安排約會；（6）地點必須選擇對方比較方便的地方；（7）地點還應考慮約會的禮儀規格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。文員利用提示系統提醒上司的工作，有哪些提示系統？具體做法是怎樣的？答：
1、文員利用提示系統提醒上司的工作，提示系統有：（1）電子提示系統；（2）人工提示系統；
2、具體的做法：（1）電子提示系統：、許多電腦軟件都有提示功能。文秘人員可以指定某一于、某一時間建立“報警系統”，把這些信息輸入電腦。當打開電腦時，就可知道這一天、什么時間有什么活動，還可以隨時把這些安排打印出來。（2）人工提不系統：文秘人員有時會覺得用手工來提示更方便、更實用、這些方法有：a、基本辦公日程表。文秘人員都有一份臺歷，上司為了旅行和開會的方便經常使用袖珍日歷。b、固定活動日期一覽表。每年在日歷上要標出固定活動日期。c、使用提示性備忘錄。要提醒上司注意沒有事先安排，但十分確定的活動，最好的方法是在標明這次活動的文件夾中放入一份提示性備忘錄。d、準備約會表。文秘人員利用電腦程序，在每天早上或前一天打印一份最近活動安排表。e、準備特殊提示卡。有些上司覺得每天晚上離開辦公室的時候有一張提示卡非常有用。f、準備交往提示文件。如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，這時交往提示文件就可以派上用場。
交際業務應該注意的問題：1消息要正確（得到婚喪喜慶的消息，要加以查證，以免發生錯誤，尤其是喪事，若不查證確實，可能產生嚴重的后遺證）2適當的時機（交際應酬要講求時效，若時機錯過，再來補救，不但無法表達誠意，反而可能破壞彼此的關系）3尊循傳統（處理應酬事宜，必須按照當地的社交禮節和形式來進行，或以傳統的方式呀物品來表達自己的誠意
口頭語言的特征：1語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中，所以發聲要清楚，盡可能說得通俗，生動、規范使人一聽就明白并留下印象2有重音（一句話強調的重點的不一樣）3有歧義：譬如，文秘人員接到一個電話，對方邀請上司在LIANGCHENG飯店，共進晚餐，文秘人員就得問清楚4口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，譬如在上班的時間，開會的場合，口語的就應該規范、簡明些，語調盡職盡責應該認真，休息時間在餐廳就可以生動些對一般同講話就可以通俗、明白些
說服的方法：說服的要領如下1清楚的在所說 服的事項中，最想說什么A以邏輯分析自己的意向，并對目的效果重要性關聯性等抓住重點B說服進，要盡量具體客觀使對方產生了解的動機C偶爾也需要收某些專家意見或用圖表資料經難談等到2要具體了解對方的立聲和意向A先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己的主觀的方式進行談話，要掌握對方不能了解的地方努力加以說服B主動發支部書記，了解對方想法，對方有關信息的種類和數量及背景等等3以誠懇的態度為對方著想而發言A不要使用令對方反感的言詞B讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產生興趣C不可傷害對方的自尊心
聽話的方法：1認真的態度集中精神聆聽，臉部應朝著說話的人2聽話時同時在腦海里想到5W2H，所對方的話整理好3在適當時機適當地附和：“是，嗯，是嗎，我明白，結果呢”但注意必須附和得有技巧，否則可能會打斷對方的話頭4在對言談話告一段落再發問，若發問事項多，就例舉，依照談話內容發問5對方說話時，不要挑語病或搶話
拒絕的方法：1超越自己權限、能力的事情2雖然有能力辦到但是時間地點無法配合3在道義在不能答應的4清楚而客氣的拒絕5告知對方補方法
文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：(1)不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。(2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；(3)報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，如：“結果是這樣，理由有三個，一是??。”(4)一定要簡短、扼要、流暢；(5)如報告過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告備忘錄”提出來。
辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？答：說服是讓對方接受自己的看法而沒有勉強的感覺。也就是說，改變對方的看法、態度、觀念、行動，而與自己的想法一致。一般而言，人在面臨被說服的時候，會害怕是否會因此失去自己的利益，而產生不安的感覺，以致提高警覺，但一旦覺得對自己有利，就會主動接受說服。因此，進行說服時，最好要符合對方的利益觀點，向對方示意，爭取主動與你合作。其實，最理想的方法是經由態度和行動去感動或影響別人，但因這種做法要花費許多時間，很不容易。所以，通常也只有運用語言和態度而產生合理的說服力去打動別人。說服的要領如下：（1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么a、以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯性等，抓住重點。b、說服時，要盡量具體客觀，使對方產生了解的動機。C、偶爾也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經驗談等等。（2）要具體了解對方的立場和意向a、先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服。b、主動發問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數量，以及背景如何等等（明確了解對方的情況）。（3）以誠懇的態度為對方著想而發言a、不要使用令對方反感的言詞。b、讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產生興趣（讓對方認同自己）。C、不可傷害對方的自尊心。
什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷？答：文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“產卷特征”，通常可以按照以下幾種特征立卷：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。
立卷歸檔要求：1歸檔范圍。凡是單位業務活動中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料均應歸檔2歸檔時間。辦理完畢的文件材料，應該在第二年上半年內交由檔案或檔案室人員歸檔。特殊文件可根據具體情況適當延長時間3歸檔要求凡是應當歸檔的文件，必須分類立卷，排更有序表格齊全填寫無誤碼，編號科學和符合要求
按照2000年《國務院行政機關公文處理辦法》的規定，國務院規定的行政公文共有幾類幾種？答：按照2000年《國務院行政機關公文處理辦法》的規定，國務院所規定的行政公文共有13類14種：（1）命令；（2）決定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通報；（7）議案；（8）報告；（9）請示；（10）批復；（11）意見；（12）函；（13）會議紀要。
公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。答：公文的完全格式包括18項，但多數公文不完全使用格式，如無密級、附件、注釋等。（1）版頭；（2）發文字號。（3）印刷順序號。（4）密級。（5）緊急程度。（6）簽發人姓名。（7）公文標題。（8）主送機關。（9）正文。（10）附件。（11）發文機關。（12）成文日期。（13）機關印章。（14）注釋。（15）閱讀。（16）主題詞。（17）抄送單位。（18）印發說明。
文員根據單位需要向外或向內發文，需要經過一系列程序即為發文處理過程。請說明這一系列過程。答：（1）擬稿。是文件承辦人根據領導的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。（2）核稿。是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。要做到“六查”。（3）簽發。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發出。一般由主要領導人或具體分管的副職領導人簽發，也可由秘書長、辦分廳或部門負責人簽發。聯合發文或內容及其他部門的公文，要實行會簽。簽發時應在發文稿紙的簽發一欄寫明意見、親署姓名、日期。（4）編號。已經簽發的文件，由秘書統一編排發文字號。發文字號的機關代字是統一編制，且長期穩定。由領導人簽署的公布懷公文可按領導人的任職期限連續編號，其他公文一般按編排序號。（5）繕印。指對已經簽發的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。急件要先打印，保密件應指定專門的印刷單位打印，并派人監印和履行簽字手續。（6）核對。指將文件的謄定稿、打印搞或清樣按定搞核對校正。（7）用印。是指在完成的文件上加蓋機關印章。（8）登記。一切發出的文件，均應進行登記，主要是為了便于對文件的管理和查找等。（9）分發。指對準備發出的文件進行分裝和發送。
企業的機密有哪些？答：法律規定：企業機密，是指不為公眾所知悉，能為企業帶來經濟利益，具有實用性并經企業采取保密措施的技術信息和經營信息。具體還要看各企業內部的管理規定。某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？答：(1)客人的選擇。確定名單，再請上司核定。(2)確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節假日。(3)會場的選擇。要考慮宴會的性質，客人的數目，以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣氛。
文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？答：(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節、中秋節等；(2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；(3)在日歷上應該清楚地標明節日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當地的購物環境。(4)還應熟知以下規則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當的禮物即可。(5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應準備一張節日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。
某個下雨天，在利達公司內召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？答：(1)要替搭車回去的人安排車子，(2)在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領;(3)有留話時，切記務必傳達;(4)檢查會場有無物品遺漏，(5)要為參加會議的人員送行，(6)文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅(7)桌、椅早先若有移動，必須還原;清洗煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾，(8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回，(9)關緊門窗并上鎖;(10)通知會場的管理單位，會議已經結束。
第四篇：《施工組織管理》復習資料答案
施工組織管理復習提綱答案
一、選擇題
1．雙代號網絡圖和單代號網絡圖的最大區別是表示工作的符號不同 2．施工現場發生安全事故后,首先應該做的工作是搶救傷員,排除險情
3．從事某一施工過程的工作隊(組)在一個施工段上的工作延續時間的流水參數是流水節拍。
4．施工順序是各施工過程之間在時間上的先后順序。受工藝關系和組織關系兩方面的制約。
5．如果施工流水作業中的流水步距相等，則該流水作業是必定是等節奏流水 6．編制單位工程施工平面圖時，首先確定起重設備 位置。
7．在工程網絡計劃中，關鍵線路是指時標網絡計劃中沒有波形線的線路 8．在雙代號網絡圖中，工序開始或結束時間應注在圓圈內。
9．對于地基基礎設計等級為甲級或地質條件復雜、成樁質量可靠性低的灌注樁所形成的地基及復合地基,應采用靜載荷試驗的方法進行檢驗。
10．建筑產品生產過程聯系面廣，綜合性強是由于建筑產品的體積龐大。11．室外裝飾工程的流水施工方案一般采用自上而下。12．建筑生產的流動性是由于建筑產品的固定性 造成的。
13．施工現場布置石灰倉庫和淋灰池的位置要接近砂漿攪拌站，并安排在下風向。
14．在建設工程施工總承包管理模式下,施工分包合同的主體一般是施工分包方和業主方。
15．雙代號網絡圖中的虛工作不占用時間，不消耗資源。16．某施工項目部決定將原來的橫道圖進度計劃改為網絡進度計劃進行進度控制,以避免工作之間出現不協調情況。該項進度控制措施屬于管理措施。
17．根據《建設工程施工現場管理規定》,對施工現場泥漿水進行處理的要求是未經處理不得直接排入城市排水設施和河流。18．施工企業項目經理是項目管理班子的負責人
19．工程項目的質量終檢存在一定的局限性,因此施工質量控制應重視過程控制。
20．工程施工技術資料中,不屬于施工記錄文件的是交接檢查記錄。
21．政府對建設工程質量進行監督的主要手段是施工許可制度和 竣工驗收備案 制度。
22．編制控制性施工進度計劃的主要目的是指導施工班組的作業安排。
23．下列建設工程施工風險因素中,屬于組織風險的是承包人管理人員的能力。24．《建設工程安全生產管理條例》第十四條規定,工程監理單位和監理工程師對建設工程安全生產承擔監理責任。
25．一般情況下,驗收合格工程的實際竣工日期為 承包人提交竣工驗收申請報告的日期。
26．橫道圖計劃的特點之一是適用于大的進度計劃系統。
27．某項工作有兩項緊前工作A、B，工作持續時間A=3天、B=4天，最早開始時間分別為A=5天、B=6天，則本工作的最早開始時間是10天
28．我國政府對安全生產的監督管理機制是綜合管理和部門管理相結合。29．工程項目信息管理的核心指導文件是信息管理手冊。30．建設工程頊目的總進度目標是在項目的決策階段確定的。
31． 某施工合同實施過程中出現了偏差,經過偏差分析后,承包人采取了夜間加班、增加勞動力投入等措施。這種調整措施屬于組織措施。
32．在建設工程施工總承包管理模式下,施工分包合同的主體一般是施工分包方和業主方。
33．實施性施工成本計劃應當以施工定額為主要依據編制。
34． 施工合同履行過程中發生工程變更時,應由監理方 向承包人發出變更指令。35．施工項目技術負責人每天在施工日志上對當天的施工質量和進度情況進行詳細記載,屬于項目目標動態控制過程中收集項目實際值的工作。
36．在工程項目施工質量管理中,起決定性作用的影響因素是人。37．下列工程施工技術資料中, 沉降觀測記錄不屬于施工記錄文件。38．.在施工成本動態控制過程中,當對工程合同價與實際施工成本、工程款支付進行比較時成本的計劃值是工程合同價。
39．對進入施工現場的鋼筋取樣后進行力學性能檢測,屬于施工質量控制方法中的試驗法。
40．編制單位工程施工平面圖時，首先確定起重設備 位置。
41．某建設工程項目施工前,業主方制定了工程款支付審批程序:施工方申報一監理方審批一業主現場代表審查一業主項目負責人審核一業主分管副經理審批支付。該程序屬于投資控制工作流程
42．承包人承擔風險最大的合同是 固定總價合同。
43．某工程的質量事故,造成人員死亡4人、直接經濟損失20萬元。則該事故屬于重大質量事故。
44．按照《建筑安裝工程費用項目組成》(建標[2003]2O6號),建筑安裝工程費用的組成為直接工程費+措施費+企業管理費+規費+利潤+稅金
45．某施工項目部決定將原來的橫道圖進度計劃改為網絡進度計劃進行進度控制,以避免工作之間出現不協調情況。該項進度控制措施屬于管理措施。46．某施工項目地下水位較高,需要人工降水,由此產生的費用屬于措施費。47．建筑施工企業的三級安全教育是指公司層教育、項目部教育、作業班組教育。48．.檢驗批質量驗收時,認定其為質量合格的條件之一是主控項目質量全部符合有關專業工程驗收規范的規定。
49． 某施工項目部決定將原來的橫道圖進度計劃改為網絡進度計劃進行進度控制,以避免工作之間出現不協調情況。該項進度控制措施屬于管理措 施。
50． 施工成本管理的每一個環節都是相互聯系和相互作用的,其中成本預測是成本決策的前提。
51．工程項目信息管理的核心指導文件是信息管理手冊。
52． 某混凝土結構工程施工完成2個月后,發現表面有寬度0.25mm的裂縫,經鑒定其不影響結構安全和使用,對此質量問題,恰當的處理方式是修補處理。
53．編制項目建議書屬于建設工程項目全壽命周期決策階段的工作。
54．某工人在施工作業過程中腳部被落物砸傷,休養了21周。根據《企業職工傷亡事故分類標準》(GB6441--86),該工人的傷害程度為重傷。
55． 組織結構模式反映了一個組織系統中各子系統之間或各元素之間的指令關系。
56．工程拖工過程中發生索賠事件以后,承包人首先要做的工作是提出索賠意向通知。57．一般情況下,驗收合格工程的實際竣工日期為承包人提交竣工驗收申請報告的日期。
58．施工項目管理機構編制項目管理任務分工表之前要完成的工作是對項目管理任務進行詳細分解。
59．.施工平行承發包模式在合同管理方面的特點是 業主要負責對多個合同的跟蹤管理,工作量較大。
60． 交通運輸是屬于工程技術經濟條件調查內容
61．對整個建設工程頊目的施工進行戰略部署,并且是指導全局性施工的技術和經濟綱要的文件是施工組織總設計
62．《建設工程安全生產管理條例》第十四條規定,工程監理單位和監理工程師對建設工程安全生產承擔監理責任。
63．工程項目的質量終檢存在一定的局限性,因此施工質量控制應重視 過程控制。
64．施工成本控制依據中,能提供工程實際完成量及工程款實際支付情況的是進度報告
65．確定施工成本偏差的嚴重性和偏差產生的原因,是施工成本控制過程中分析階段要解訣的問題。
66．根據《建設工程施工合同(示范文本)》(GF-99-0201),若合同中約定有工程預付款,則預付時間應不遲于約定的開工日期前7天。
67．施工企業質量管理體系文件中,闡明質量政策、質量體系等的文件是質量手冊
68．單位工程施工組織設計編制的對象是單位工程
69．施工安全技術保證體系包括:①安全可靠性技術:②安全保(排)險技術;③安全限控技術;④安全保護技術四個保證環節。該體系從第一大到第四關的排列順序是①③②④
70．在雙代號或單代號網絡計劃中，判別關鍵工作的條件是該工作總時差最小
二、填空題
1．繪制網絡圖的基本要求是工作構成清楚、邏輯關系正確、時間計算準確和編制合乎規定等。
2．施工組織設計的主要內容有工程概況、施工方案選擇、施工進度計劃、施工平面圖、主要技術經濟指標。
3．工程自然條件資料是指：水文地質資料、工程地質資料、地形 資料、氣象資料。
4．網絡計劃優化的內容包括 工期優化、工期—費用優化及工期—資源優化等。
5．施工項目管理機構編制項目管理任務分工表之前要完成的工作是對項目管理任務進行詳細分解。
6．流水施工的主要參數有：流水步距、流水節拍 和 施工過程數、施工段數。7．裝飾工程的施工流向一般采用 自上而下、自下而上、自中而下再自上而中三種。
8．施工方案的定量分析指標主要有工期指標、機械化程度、降低成本指標、主要材料節約指標、單位建筑面積勞動量消耗指標。9．工程交工前，建筑四周場地整潔，其距離為2M內。
10．原始資料調查分析內容主要包括建設地區的 自然條件調查 和 經濟條件調查兩方面。
11．施工組織設計是建筑工程組織施工的重要 生產、技術、經濟文件。12．建筑施工企業的三級安全教育是指公司層教育和項目部教育、作業班組教育。13．工程組織流水施工應具備的條件是要劃分幾個施工段、要有幾個工作班組和各工作班組依次連續投入施工。
14．在組織異節奏流水施工時，又可以采用等步距和異步距兩種流水施工方式。15．政府對建設工程質量進行監督的主要手段是施工許可制度和竣工驗收備案制度。
16．主要資源配置計劃包括勞動力配置計劃和物資配置計劃。17．項目經理部負責施工項目從開工到竣工的全過程施工生產經營的管理，對作業層負有管理與服務的雙重職能。
18．施工項目成本管理包括成本預測和決策、成本計劃編制、成本計劃實施、成本核算、成本檢查、成本分析和考核等環節。
19．施工項目成本管理包括成本預測和決策、成本計劃編制、成本計劃實施、成本核算、成本檢查、成本分析和考核等環節。
20．工程項目管理規劃既是對合同目標的貫徹，又是進行管理決策的依據。21．在建筑工程中，對于房間和外墻面的防滲漏的最低保修期限為5年。22．施工流向的確定是指單位工程在平面或豎向施工開始的部位及展開方向。
三、名詞解釋
1．施工段——是指在組織流水施工時，將擬建的工程項目在乎面上劃分成若干勞動量大致相等的施工段落。
2．施工平面圖——指擬建工程的施工現場布置圖。
3．單項工程——在一個建設單位中，具有獨立的設計文件，竣工后可以獨立發揮生產能力或工程效益的工程，是建設項目的組成部分。
4．施工程序——是指在建設施工過程或施工階段必須遵守的順序。
5．基本建設——是指國民經濟各部門、各單位建造新的固定資產的經濟活動過程，以及與它有關的工作。也就是形成新的固定資產的過程。
6．時間定額——指在合理的勞動組織與合理使用材料的條件下，完成單位合格產品所必須的工作時間。
7．網絡圖——是一種由箭線與節點組成，用以表示工藝流程的有向、有序的網狀圖形。
8．線路——在網絡圖中，從起點節點沿箭線方向順序通過一系列箭線和節點而到達終點節點的通路。
9．橫道圖——橫道圖(甘特圖)是利用比例橫線條表達各活動的延續時間，在圖中列出活動或施工過程名稱、標注時間坐標值。該方法的特點是簡潔明了，直觀易懂，但計劃中各活動之間的邏輯關系不能明確表達，優化調整較困難。該方法在工程實踐中廣泛應用。10．安全生產——是指使生產過程處于避免人身傷害、設備損壞及其他不可接受的損害風險(危險)的狀態。11．單位工程施工程序——是指在單位工程中各分部工程或施工階段的施工先后順序及其制約關系，主要解決時間搭接問題。12．建設工程項目——為完成依法立項的新建、擴建、改建等各類工程而進行的、有起止日期的、達到規定要求的一組相互關聯的受控活動組成的特定過程，包括策劃、勘察、設計、采購、施工、試運行、竣工驗收和考核評價等，稱建設工程項目。13．施工進度計劃——是指在確定施工方案基礎上，根據工期要求和各種資源供應條件，遵循工程的施工程序，用圖表形式表示各種施工過程的搭接關系及開竣工時間的—種計劃安排。
14．流水步距——在組織流水施工時，相鄰兩個專業工作隊在保證施工順序，滿足連續施工和最大限度搭接，以及保證工程質量要求的前提下，相繼投入施工的最小時間間隔。15．工程變更——是指項目實施過程中，因業主或承包商的原因引起的任務范圍、工程標準等方面的變動，這種變動對合同中已確定的項目費用和進度會產生影響。
四、問答題或簡答題
1．組織施工時，為按計劃組織綜合施工，應做好哪些工作? 答：組織綜合施工時要重點做好以下工作：（1）施工安排：明確施工目標，確定施工順序，劃分流水段，建立工程管理組織機構（2）施工進度計劃：橫道圖計劃或網絡圖計劃（3）施工準備：技術準備，現場準備，資金準備（4）資源配置計劃：勞動力配置計劃，物資配置計劃（5）施工方法和工藝要求 2．編制單位工程施工組織設計的依據有哪些? 答：單位工程施工組織設計編制依據有：施工合同，施工圖紙，主要規范、規程，主要圖集，主要標準，主要法規，地質勘察報告，企業的各項管理手冊、施工工藝標準、程序文件等。
3．建設工程基本建設程序是是什么? 答：建設工程基本建設程序大致可以劃分為六大階段：項目建議書階段、可行性研究階段、設計工作階段、建設準備階段、工程施工階段、竣工驗收交付使用階段。
4．單位工程施工進度計劃的作用是什么? 答：（1）落實施工總進度計劃；（2）確定單位工程的工期和進度；（3）作為施工進度控制的直接依據；（4）作為編制資源進度計劃的基礎；（5）作為編制月旬作業計劃的依據。
5．“三寶”、“四口”和臨邊防護措施有哪些？
答：（1）三寶：安全帽、安全帶、安全網；（2）四口：樓梯口、電梯井口、預留洞口、通道口；（3）五臨邊防護：陽臺周邊防護、屋面周邊防護、樓層周邊防護、樓梯側邊防護、溝坑槽周邊防護。6．怎樣進行施工過程的全面控制? 7．什么是施工方案?施工方案要解決的主要問題是什么? 答：施工方案是以分部分項工程或專項工程為對象編制的施工技術與組織方案，以具體指導其施工過程。要解決的主要問題有明確施工目標，施工現場布置，施工順序的確定，勞動力的安排，材料物資的準備，施工方法的選擇，進度計劃安排，成本管理計劃等。
8．建設工程質量管理常用的工具有那些？
答：建設工程質量管理工具：排列圖法、因果分析圖法、頻數分布直方圖法、控制圖法、相關圖法。
9．單位工程施工平面圖設計的一般步驟? 答：確定起重機的位置→確定攪拌站、倉庫、材料和構件堆場、加工廠的位置→布置運輸道路→布置行政管理、文化、生活、福利用臨時設施→布置水電管線→計算技術經濟指標。
10．工程項目竣工驗收資料的內容有哪些？
答：竣工驗收備案表、工程概況資料、單位工程驗收通知書、單位工程竣工驗收證明書、整改通知書、整改完成報告書、工程質量監理評估報告、建設工程質量評估報告、建筑工程質量保修書、市政工程基礎設施的有關質量檢測和功能性試驗資料、其他文件資料、法律規章規定必須提供的其他文件。11．施工組織總設計的內容？
答：工程概況、總體施工部署、施工總進度計劃、總體施工準備與主要資源配置計劃、主要施工方法、施工總平面布置圖。12．施工方案要解決的主要問題是什么? 答：主要問題：明確施工目標，施工現場布置，施工順序的確定，勞動力的安排，材料物資的準備，施工方法的選擇，進度計劃安排，成本管理計劃等。13．安全工程的控制目標？ 答：項目的安全管理控制目標是針對施工過程中的人的不安全行為、物的不安全狀態、環境的不安全因素和管理缺陷，確保沒有危險，不出事故，不造成人身傷亡和財產損失。
14．質量控制點設置的位置？
答：質量控制點是指質量活動過程中需要進行重點控制的對象或實體，設置質量控制點就是要根據施工項目的特點，抓住影響施工質量的主要因素，對施工活動中的重要部位或薄弱環節，分析影響的原因，并提出相應的措施，以便進行控制。所以質量控制點設置的位置一般設置在施工過程中的關鍵工作，薄弱環節，隱蔽工程，對后續工程質量或安全有重大影響的工序，采用新技術、新工藝、新材料、新設備的部位或環節，施工條件困難或施工難度大的工序和環節等。
第五篇：《辦公室管理》作業答案
《辦公室管理》作業一
一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表 序號
國內一般性
國外一般性
國內企業（含外企）
文書撰寫
按上司的口頭或書面指示完成信函。
記錄上司指令及會談、會議內容。
文書制作
復印資料。
打印文稿及表格。
文書處理
在權限內按自己的意思發出信函。
信函和郵件的處理。
檔案管理
檔案管理。
會議組織
安排會議事務，并做會議記錄或綱要。
記錄上司指令及會談、會議內容。
調查研究
協助上司準備書面的財務報告、研究報告。
信息資料
準備好公司要公開的資料； 替上司收集演講或報告的資料； 整理并組織好粗略的資料。
收集及整理各種信息。
信訪工作
替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。
接待賓客和員工的來訪。
接待工作
接待來訪賓客；
替公司賓客訂飯店的房間、訂機位、發電報、打電話。
協調工作
以電話往來維持和外界的良好公共關系。
督查工作
督導一般職員或速記員。日程安排
替上司定約會并做好記錄； 為上司安排旅行或考察。
日常事務
閱讀并分類信件； 自動處理例行的事務；
替上司保管私人的、財務的或其他的記錄。
通訊事務、電話； 照料上司身邊的瑣事。
辦公室管理
辦公室環境的布置和整理； 保管辦公室設備及用品。
其他臨時交辦的事項
以速記記下上司交待的事項； 執行上司留在錄音機中的吩咐。
執行上司交辦事項。
替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
外出辦事，如銀行、郵局等。
二、辦公用易耗品主要包括哪些？P22 辦公用易耗品主要有：
1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆； 5．簽字筆或鋼筆； 6．修正液或修正帶； 7．印盒；
8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等； 9．小刀； 10．日歷等；
11．其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。
三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？P27 文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
1．計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2．實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。
3．檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：
先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯系形成一個循環。
文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。
四、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。優先順序表
審核
1.和王先生聯絡今天預定計劃的變更
2.和司機聯絡今天預定計劃的變更
3.拍發喜慶電報
4.復印下午的會議資料
5.準備奠基儀式
6.謄寫原稿（今天截稿）
7.結算旅費
8.制作感謝信
9.整理檔案
10.練習電腦打字
五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。P35 1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；
6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。
本題主要考核本課程的第二章第3點的“文員的工作方法”這一知識點。下面我舉一個例子，同學們按照這個思路作答即可： 1．首先簡要說明此種方法：
受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。受意方法要注意：
（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。2．結合實際談體會。
我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。《辦公室管理》作業二
一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。P47、49 本題主要考核本課程的第三章第1點的“電話接打”這一知識點。以下為參考答案： 同：
1．都應先問好，再傳達自己的信息； 2．都應保持耐性、熱情的態度；
3．通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情； 4．都應簡明扼要表達自己的意思。異：
1．打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。2．打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。本題需要同學們根據教材內容和實際工作經驗進行分析再作答。以上內容只是給同學們做參考，同學們還可以自己歸納一些要點。
二、怎樣做好為領導篩選電話的工作，主要做法有哪些？P53（1）文秘人員在說了迎接詞，對方發出聲音之后，就能訊速辨聽出對方，這應是一種專業技巧。
（2）除了分辨聲音之外，文秘人員對名字的辨識一定要有相當的把握，新上任的文秘人員尤其要在這方面下工夫。
（3）來電者尋找你的上司，應弄清對方的身份和來電目的，然后再通報上司。（4）有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”，以應付那些上司不想接待的人；或請對方留下口信，待上司作選擇性的回復。
（5）應鑒別來電者的問題，根據對方的身份和來電目的分別處理，聰明地轉接電話，把來電轉接給真正處理該事情的人。
（6）文秘人員經常會接到推銷等電話，要完全避開這些電話是不可能的。對這些電話也要有禮貌的回絕。
（7）文秘人員對待投訴電話要有禮貌，有責任心。（8）如果找上司的人是他的朋友或有業務關系的人，文秘人員應妄攀交情，抓著電話暢談。
三、簡要回答郵件分揀的一般標準。P63（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？P69（1）文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復。（2）上司指明在他不在時把收到的郵件轉送某個部門或人員處理。文秘人員應制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時間。（3）上司授權文秘人員處理一些應由他處理的郵件。文秘人員應在全面掌握情況的基礎上慎重辦理。在回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發出前復印一份，留待上司過目。如果是回電或面談，則應在收到的郵件上寫明回電、面談的時間和內容，以備后查。（4）如果郵件很多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。表上列出何時收到郵件？怎樣處理的（文秘人員回信或轉送他人）？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些內容需要上司回來決定。（5）如果上司習慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應該把需要上司處理的每封信的內容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時向上司匯報。（6）如果上司在臨走時留下通訊地址和電話。文秘人員在處理郵件時遇到棘手的事情，應及時向上司請示。如有可能，可以把那些難以辦理而又急需回復的郵件用傳真、快件、電子郵件等形式發給上司，請上司定奪。（7）把寄給上司郵包連續編號（如 4—
1、4—
2、4—3），這樣就會知道你寄的郵包是否全部到齊了。如果上司經常換地方，在郵包上編號尤為重要。（8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標上“需要簽字的信件”、“需要您處理的信件”、“需要讀的信件”（這些信件已經答復，但上司可能要過目）、“報告”、“一般閱讀材料”（上司可能想讀的廣告和出版物）。
五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？P89 1．上司正在開會時； 2．上司繁忙時；3．上司即將外出時； 4．遠道來訪或有重要事情的來訪時。
本題在教材上第98頁有明確的答案，在此不再詳細說明，請同學們照以上的要點按教材上的詳細說明回答即可。《辦公室管理》作業三
一、提高會議效率，文秘人員應注意哪些方面，請列出要點。P162 一是遵循法律法規二是合理確定會議目標.三是確定必要的與會者四是減少會議數量五是縮小會議規模六是簡化會議程序七是縮短會議時間八是控制會議經費九是分析會議成本.二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。P172 1．日程安排計劃表的種類：
（1）年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。（2）月預定表、周預定表、日預定表。
月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。
周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業務活動。
2．各種預定表的編制
請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌握之后，再結合自己的實際情況回答本題。
三、文秘人員應為上司的商務旅行做那些準備工作？請列出工作要點。P188 1 準備旅行計劃和旅館信息.2 制定約會計劃 3 為商務洽談收集資料 4 決定旅行用品5 行李問題 6安排差旅費 7 建立旅行旅館信息資料庫 8 辦理旅行保險，如意外傷害保險等
四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？P208 1．提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。2．私事方面的協助。
協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。3．財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。4．其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。
五、舉辦一般規模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關要點，并選擇其中某一項工作，做出較為具體的說明。P223 1客人的選擇2確定時間3會場的選擇4有無停車場5寄發請柬6席次的排列（該題目要具體說明具體見書）《辦公室管理》作業四
一、簡要闡述社交話題的選擇原則。P249（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。
二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？P254、255 1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。
2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。
（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。
三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。P276 1．收文處理的程序：
簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2．分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；
（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。
四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。P285 1．類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。2．按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應舉例說明。
五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法。P317
1、將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質上。
2、壓縮歸檔。采用數據壓縮工具，對電子計算機網絡上應歸檔的電子文件，經過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質上。
3、備份系統歸檔。一般是在電子計算機網絡環境下采用。將歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質上
4、采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質形式，一般適用于永久和長期保存的電子文件的歸檔，這種方法應在兩種載體中保存規范的機讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯系。
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