第一篇：辦公室管理作業(yè)3

浙 江 廣 播 電 視 大 學(xué)

現(xiàn)代文員專業(yè)（開放專科）

《辦公室管理》單元作業(yè)題（3）

問答題

1．日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。．日程安排計(jì)劃表的種類：

（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。

（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

2．文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

1．提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

2．私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。

3．財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。

3．根據(jù)國際慣例宴請程序及下表中所列的“項(xiàng)目和任務(wù)”，將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸類，提出一個(gè)簡約的工作任務(wù)單。（參看中央電大下發(fā)的辦公室管理形成性考核）

國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會(huì)、宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦各類宴會(huì)。準(zhǔn)備宴會(huì)需要精心、細(xì)心和耐心。正式宴請應(yīng)該完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對參加宴會(huì)的每一個(gè)人都應(yīng)彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細(xì)節(jié)問題。文秘人員應(yīng)該準(zhǔn)備一份備忘錄，列出需要解決的事項(xiàng)。

項(xiàng)目或任務(wù) 完成任務(wù)情況 備注、提示 負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度宴請人數(shù)是否落實(shí)？ 男女比例？ 接待人？重要客人的陪同、接待場地 是否落實(shí)？ 時(shí)間？場地布置是否落實(shí)？ 特殊要求？餐桌上的裝飾品、姓名標(biāo)簽 是否落實(shí)？提供者？菜單選擇是否落實(shí)？灑、飲料是否落實(shí)？ 特殊飲食要求？招待員安排 是否落實(shí)？ 管理？現(xiàn)場音樂主桌和其他席位安排、席位卡簽到桌和簽到本門口的接待工作上司的特別提示、要求（如發(fā)言稿）衣物寄存處、洗手間專人負(fù)責(zé)？來賓的司機(jī)安排、車輛停放意外情況（停電、客人灑醉等）桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn)備結(jié)束后清場

國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會(huì)、宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦各類宴會(huì)。準(zhǔn)備宴會(huì)需要精心、細(xì)心和耐心。正式宴請應(yīng)該完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對參加宴會(huì)的每一個(gè)人都應(yīng)彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細(xì)節(jié)問題。文秘人員應(yīng)該準(zhǔn)備一份備忘錄，列出需要解決落實(shí)的事項(xiàng)。（如下圖所示）

項(xiàng)目或任務(wù)

宴請人數(shù)

重要客人的陪同、接待 場地

完成任務(wù)情況 備注、提示 負(fù)責(zé)人 完成進(jìn)度

場地布置餐桌上的裝飾品、姓名標(biāo)簽菜單選擇酒、飲料招待員安排現(xiàn)場音樂主桌和其他席位安排、席位卡簽到桌和簽到本門口的接待工作上司的特別提示、要求（如發(fā)言稿）衣物寄存處、洗手間來賓的司機(jī)安排、車輛停放意外情況（停電、客人酒醉等）桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn)備

結(jié)束后清場

第二篇：辦公室管理作業(yè)

作業(yè)3

1．日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份XX預(yù)定表。

日程安排計(jì)劃表的種類大致有：工作計(jì)劃表、家務(wù)計(jì)劃表、旅游計(jì)劃表、大型活動(dòng)計(jì)劃表、學(xué)習(xí)計(jì)劃表、就醫(yī)計(jì)劃表等。

2．文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

幫助領(lǐng)導(dǎo)制訂總體規(guī)劃，參與目標(biāo)管理；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓好中心工作，搞好調(diào)查研究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新問題，掌握新情況，總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)。

3．根據(jù)國際慣例宴請程序及下表中所的“項(xiàng)目和任務(wù)”，將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸類，提出一個(gè)簡約的工作任務(wù)單。

國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會(huì)、宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦各類宴會(huì)。準(zhǔn)備宴會(huì)需要精心、細(xì)心和耐心。正式宴請應(yīng)該完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對參加宴會(huì)的每一個(gè)人都應(yīng)彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細(xì)節(jié)問題。文秘人員應(yīng)該準(zhǔn)備一份備忘錄，列出需要解決的事項(xiàng)。（如下圖所示）

項(xiàng)目或任務(wù) 完成任務(wù)情況 備注、提示 負(fù)責(zé)人 完成進(jìn)度宴請人數(shù) 是否落實(shí)？ 男女比例？ 接待人？重要客人的陪同、接待 場地 是否落實(shí)？ 場地布置 是否落實(shí)？

時(shí)間？特殊要求？

餐桌上的裝飾品、姓名標(biāo)簽 是否落實(shí)？ 菜單選擇 是否落實(shí)？灑、飲料 是否落實(shí)？ 特殊飲食要求？ 招待員安排 是否落實(shí)？ 管理？ 現(xiàn)場音樂主桌和其他席位安排、席位卡簽到桌和簽到本 門口的接待工作

提供者？

上司的特別提示、要求（如發(fā)言稿）衣物寄存處、洗手間專人負(fù)責(zé)？ 來賓的司機(jī)安排、車輛停放意外情況（停電、客人灑醉等）桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn)備結(jié)束后清場

第三篇：辦公室管理作業(yè)

辦公室管理作業(yè)

（任選一題 1000字左右）

一、聯(lián)系實(shí)際，談?wù)勀銓k公室內(nèi)環(huán)境管理重要性的認(rèn)識(shí) 辦公室管理制度

為實(shí)現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、高效、文明、舒適的辦公目標(biāo),進(jìn)一步促進(jìn)辦公室管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化，特制定本制度。

第一章 辦公室管理

第一條 維護(hù)公共辦公區(qū)域的良好環(huán)境是每位員工的職責(zé)與義務(wù)。綜合部將遵循以下兩點(diǎn)對此工作做全面監(jiān)督和管理：

1、每位員工均應(yīng)將本人工作場所必需物品依規(guī)定位置擺放，并放置整齊。

2、公共辦公場所桌面、地面、煙灰缸做到日日清潔。

第二條 工作紀(jì)律：

1、上班時(shí)間不準(zhǔn)大聲喧嘩、不準(zhǔn)打瞌睡。

2、工作時(shí)應(yīng)注意提高工作效率，盡量減少私人電話及聊天，嚴(yán)禁看與工作內(nèi)容無關(guān)的書報(bào)雜志、玩電子游戲、上網(wǎng)聊天等。

3、員工應(yīng)注意環(huán)保和節(jié)約，盡量不使用一次性茶具。

4、電話、燈光、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)機(jī)、電腦及其他電器應(yīng)按規(guī)定使用。下班前每位員工均須關(guān)閉電腦后方可離開，最后離開公司的員工應(yīng)確保門、窗、燈均關(guān)閉。

5、危險(xiǎn)品嚴(yán)禁帶入辦公區(qū)域。

6、各部門的工作文件作廢時(shí)，需做撕毀處理；辦公電腦及重要電子文檔需設(shè)置密碼，做好保密工作。

7、開會(huì)時(shí)，各參會(huì)人員須關(guān)閉手機(jī)或設(shè)置靜音狀態(tài)，不準(zhǔn)隨意接聽電話，以免影響會(huì)議的進(jìn)行。

第三條 公司名片按固定格式統(tǒng)一印制。任何部門或個(gè)人不得擅自印刷或使用未經(jīng)批準(zhǔn)印刷的名片。

第二章 考勤管理

第四條 公司實(shí)行六天工作制：周一至周六為工作日；周日和國家法定節(jié)假日休息。每天工作時(shí)間為：上午：8：30-12：00 下午：13：00-17：30。到職后應(yīng)及時(shí)簽到。

上午8：30-9：00、下午13：00-13：30到崗的計(jì)為遲到（事先申請的除外）。每月遲到超過三次（含三次）者，公司將給予書面警告，并扣發(fā)工資10元。

遲到超過半小時(shí)的計(jì)為曠工，曠工將按其曠工小時(shí)數(shù)以200%的比例扣發(fā)當(dāng)日工資。連續(xù)曠工三日以上（含三日）或一年中曠工累計(jì)七日的，公司將給予除名的處理并有權(quán)拒發(fā)當(dāng)月工資。

第五條 員工請假需事先填寫請假申請單（急病除外），報(bào)本部門經(jīng)理批準(zhǔn)；部門經(jīng)理請假需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。請假申請單在獲得部門經(jīng)理或總經(jīng)理簽字后，交綜合部備案并在月末統(tǒng)計(jì)考勤時(shí)體現(xiàn)。

第六條 公司考勤由每月1日計(jì)至每月30日或31日。月末各部門匯總當(dāng)月部門所屬人員考勤情況，報(bào)綜合部。

第三章 接待管理

第七條 對于有預(yù)約的客人，在確認(rèn)了公司名稱姓氏之后，引領(lǐng)至?xí)娛摇Ｈ缢s見人不在，應(yīng)告知來客詳細(xì)原因，請他（她）等候或留言；如約見人此刻正開會(huì)，應(yīng)及時(shí)告知，并請客人等候。

對于沒有預(yù)約的客人，應(yīng)先確認(rèn)公司名稱、來客姓名、職務(wù)及來意，根據(jù)實(shí)際情況請有關(guān)人員接待或請其再約時(shí)間。

幾批客人同時(shí)到來時(shí)，原則上公平地按到達(dá)的先后順序來受理。對預(yù)約時(shí)間較前的客人安排見面，對其他客人講清情況。

第八條 接聽電話應(yīng)首先說：“您好，XXX ”（外線）或“您好，XXX”（內(nèi)線）。如所找人未在辦公室，距電話最近者應(yīng)代接電話，并禮貌地詢問對方姓名、單位、電話、事宜，并做書面記錄以便轉(zhuǎn)達(dá)。

二、聯(lián)系實(shí)際，談?wù)勛龊棉k公室保密工作

一、辦公室保密工作的定義及范疇

顧名思義，保密工作根據(jù)保密的定義，即為保護(hù)秘密不被泄露。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，處在非常關(guān)鍵的位置，是重要的涉密部門。辦公室承擔(dān)具體的保密日常工作，既要對本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級保密主管部門負(fù)責(zé)，又要承擔(dān)對屬下企業(yè)和各職能部室保密工作負(fù)具體的管理和指導(dǎo)之責(zé)。工作中的保密工作包括行業(yè)或市委市政府涉及的秘密、機(jī)密和絕密文件、黨組討論的不宜公開的秘密事件以及領(lǐng)導(dǎo)的私事、還有其他不宜公開的事件。

二、做好保密工作的幾點(diǎn)意見

1、辦公室全體人員應(yīng)該提高對保密工作的認(rèn)識(shí)。保密工作任重而道遠(yuǎn)，只有起點(diǎn)，沒有終點(diǎn)。保密工作涉及全局性的重大決議，重大事項(xiàng)，搞不好，會(huì)不同程度地影響全體干部員工的工作積極性，從而影響全局工作的順利開展。辦公室工作人員對保密事項(xiàng)時(shí)刻要提高警惕，要有責(zé)任感，要有大局意識(shí)和全局觀念，對保密事項(xiàng)要做到“三不”：不說、不問、不聊。

2、完善機(jī)構(gòu)，成立保密組織機(jī)構(gòu)。一個(gè)好的組織機(jī)構(gòu)對工作的開展有助推器的作用，保密工作除了要有保密意識(shí)之外，還有重要的一點(diǎn)就是要成立保密組織機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對保密工作的領(lǐng)導(dǎo)、管理和監(jiān)督。要定期開展保密人員的思想教育，定期檢查涉密載體的完整無缺，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)保密工作的情況。

3、完善制度，規(guī)范管理，使保密工作管理步入制度化和規(guī)范化。人們常說：“三分戰(zhàn)略，七分執(zhí)行”，制度的完善是做好工作的前提條件。平時(shí)的工作就要求我們要進(jìn)一步完善保密制度，規(guī)范管理，重視保密工作，將其納入日常的正常工作來。有了制度還不夠，還要去執(zhí)行制度，讓制度監(jiān)管我們的工作。對涉密人員不正常履行自己職責(zé)的要嚴(yán)肅處理。

4、注意防范，妥善使用涉密信息載體。在現(xiàn)代社會(huì)，特別是信息技術(shù)迅猛發(fā)展并廣泛應(yīng)用于機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)的情況下，保密更是滲透了公務(wù)和政務(wù)活動(dòng)的方方面面，保密知識(shí)越來越豐富，科技含量不斷提高，工作要求更加嚴(yán)格，這就要求我們辦公室工作人員更加謹(jǐn)慎。涉密信息載體首先最主要的是我們辦公室工作人員使用的電腦，平時(shí)工作中要求我們的計(jì)算機(jī)使用保護(hù)密碼，盡量不連接外網(wǎng)，不看不健康網(wǎng)站，不安裝來歷不明的軟件，不隨意拷貝他人的文件、資料。下班或不在辦公室關(guān)好辦公室的門窗和電源，確保辦公室的安全。其次是我們使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，要妥善保管好涉密的移動(dòng)硬盤、移動(dòng)U盤，不隨意轉(zhuǎn)借他人。

5、提高警惕，注意保管好涉密載體。涉密載體按照一些資料上的解釋就是以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、視頻和音頻等方式記載秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光盤以及半導(dǎo)體介質(zhì)等各類物品。而我們辦公室工作人員涉及最多的就是辦公系統(tǒng)以及一些涉密紙質(zhì)文件。這就要求我們要加強(qiáng)全區(qū)OA、我們內(nèi)部網(wǎng)站和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)密碼管理。辦公室所有人員都要將廣西煙草商業(yè)辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)、我們內(nèi)部網(wǎng)站和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中個(gè)人的原始登錄密碼修改為使用者本人掌握的密碼，并嚴(yán)禁將本人密碼泄露他人。對于紙質(zhì)文件，比如黨組會(huì)議紀(jì)要以及一些其他敏感、不宜公開的秘密文件，專人要妥善保管好，要用保險(xiǎn)箱鎖好。職能部門要查閱復(fù)印黨組紀(jì)要或者是秘密文件，要專人負(fù)責(zé)復(fù)印、查閱。

6、加強(qiáng)培訓(xùn)，對辦公室涉密人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。要針對辦公室不同特點(diǎn)的涉密人員，分層次、有重點(diǎn)地進(jìn)行保密教育，經(jīng)常組織內(nèi)勤人員、檔案人員、機(jī)要工作人員等自查保密工作中存在的問題，引導(dǎo)大家增強(qiáng)保密工作的責(zé)任心，提高有關(guān)人員對保密法規(guī)的理解深度和在業(yè)務(wù)工作中的應(yīng)用能力，使其對保密的范圍，應(yīng)該保住的秘密和如何保密有個(gè)清醒明確的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)保密工作更加規(guī)范化，從而促進(jìn)中心工作正常開展，更好地服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)好基層、服務(wù)好員工。

綜上所述，筆者認(rèn)為，保密工作事關(guān)全局的重要性，做好保密工作不僅是對自己負(fù)責(zé)，也是對公司負(fù)責(zé)，辦公室工作人員要時(shí)刻保持清醒的頭腦，提高認(rèn)識(shí)，從細(xì)節(jié)做起，才能為企業(yè)的正常發(fā)展、為“卷煙上水平”做好組織保障。

第四篇：辦公室管理作業(yè)2

作業(yè)2 1.從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。答：（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；

（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；

（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；

（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。

異：

（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。

（2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。

2.怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作，主要做法有哪些？

答：詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。

平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進(jìn)行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。

3.簡要回答郵件分檢的一般標(biāo)準(zhǔn)。答：（1）按照收件人的姓名分揀；

（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

4.怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？ 答案就是試卷上的

5.怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？ 答：（1）上司正在開會(huì)時(shí)；

（2）上司繁忙時(shí)；

（3）上司即將外出時(shí)；

（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。

作業(yè)3 1.提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請列出相關(guān)要點(diǎn)。答：工作會(huì)議注意事項(xiàng)

1、會(huì)議通知：會(huì)議通知的發(fā)放時(shí)間一般是會(huì)前一周發(fā)放，以便于參加會(huì)議的人員做工作計(jì)劃（緊急會(huì)議可以電話通知）。會(huì)議通知的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾項(xiàng)：

會(huì)議標(biāo)題：標(biāo)題要簡潔、明了，要突出會(huì)議內(nèi)容。

會(huì)議時(shí)間：具體開會(huì)時(shí)間，如2009年10月30日上午9：00;會(huì)議地點(diǎn)：具體開會(huì)地點(diǎn)，如公司本部七樓會(huì)議室（如果是在外部開會(huì)要具體詳細(xì)，最好附帶行車路線，在會(huì)議地點(diǎn)擺放指示牌）會(huì)議內(nèi)容：具體工作會(huì)議的內(nèi)容。參會(huì)人員：具體參加會(huì)議的人員。

署

名：發(fā)文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）

2、會(huì)議材料的準(zhǔn)備：會(huì)議材料最好要提前一天準(zhǔn)備好。

3、會(huì)議會(huì)場布置：①、會(huì)議條幅：要提前一天制作好并認(rèn)真仔細(xì)檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特別是要注意詞義的具體情境），最好在會(huì)議的前一天下午掛好（會(huì)議在第二天上午召開）或上午掛好（會(huì)議在當(dāng)天的下午召開）；②、音響、話筒:會(huì)議前一天要把音響、話筒調(diào)試好（注意話筒的電池有無充足的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；③、投影設(shè)備：會(huì)議前一天要調(diào)試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領(lǐng)導(dǎo)的座次（具體情況具體分析，一般情況下領(lǐng)導(dǎo)是很在乎的，一定要小心哦），領(lǐng)導(dǎo)出席牌的排放位置。⑤、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領(lǐng)導(dǎo)到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識(shí)。⑥、簽到表：一般的會(huì)議要準(zhǔn)備簽到表，要求到會(huì)的各位簽到，一邊留底登記。⑦、會(huì)議紀(jì)要：一般會(huì)以結(jié)束后有會(huì)議記錄人員撰寫會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要會(huì)議的主要內(nèi)容，留底存檔，作為歷史資料。

2.日程安排計(jì)劃表的種類大致又幾種？試以其中一種為例，編制一份XX預(yù)定表。答：1．日程安排計(jì)劃表的種類：

（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。

（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。

月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。

周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。

日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

2．各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。3.文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請列出工作要點(diǎn)。

答：(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。

旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。

(2)制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。

如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。

(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問題的文件準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。

(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查，這樣就不會(huì)落下任何東西。

旅行用品一覽表

·信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票

·筆記本

·地址目錄：電話、傳真等號碼

·日歷卡

·世界各地時(shí)間表

·國際電話號碼表

·文件夾

·商業(yè)名片

·聲像材料

·手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等

·現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡

·相關(guān)檔案

·旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹

·日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表

·護(hù)照、簽證等

·鋼筆、鉛筆

·回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子

·圖章和印泥盒

·急救藥盒

(5)行李問題。上司也許想知道在飛機(jī)上可以免費(fèi)帶多重和多大的行李。文秘人員通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經(jīng)常旅行的人總是增加他們的個(gè)人保險(xiǎn)金以獲得毀壞、損失的賠償。要準(zhǔn)備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時(shí)隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包。可以把衣服放在下格，這樣下飛機(jī)可直接去約會(huì)，而不必先去旅館放行李。

4.文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？ 答：1．提神醒腦的服務(wù)。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

2．私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。

3．財(cái)物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。

（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。

5.舉辦一般規(guī)模的宴會(huì)，需要做哪些工作，請列出相關(guān)要點(diǎn)，并選擇其中某一項(xiàng)工作，做出較為具體的說明。

答：1.根據(jù)參加宴會(huì)的人選地點(diǎn)，定檔次 2.發(fā)請?zhí)?/p>

3.確定參加人員，訂餐

4.到舉辦宴會(huì)時(shí)間的前一天在進(jìn)行一次人員核實(shí)。不能到到的人員再次邀請。5.到時(shí)間正式進(jìn)行。

作業(yè)4 1.簡要闡述社交話題的選擇原則。答：合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；

（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；

（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

2.印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

答：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自

行更正的憑信。

3.簡單闡述收文處理的程序及分送的基本原則。答：收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報(bào)告

之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；

（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行

公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；

（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。

4.按照文書立卷特征立卷，主要有幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。答：類型：

（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征

立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)

系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。

5.簡要說明電子文件歸檔的基本方法。答：電子文件歸檔一般采用以下方法：

1、將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。

2、壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。

3、備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上

第五篇：辦公室管理平時(shí)作業(yè)

辦公室管理平時(shí)作業(yè)

作業(yè)

11．將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。

2、公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

3、簡要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？

文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。

（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。

（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。

三者的關(guān)系為：

1、先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。

2、文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。

4、5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。

受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。

我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。

作業(yè)

21、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

同：（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。

異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。（2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。

2、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些？

1、詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。

2、平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進(jìn)行登記。

3、最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。

4、如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。

3、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。

（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。

4、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？

如果沒有授權(quán)就不要拆看。整理好放在上司的辦公桌中間位置。如果授權(quán)可以拆看，就把重要的事情電話告知或

請示上司，不重要的放在上司的辦公桌上。

5、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？

（1）上司正在開會(huì)時(shí)；（2）上司繁忙時(shí)；（3）上司即將外出時(shí)；（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。

作業(yè)

31、提高會(huì)議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請列出相關(guān)要點(diǎn)。

1、注意把握時(shí)間，靈活的話，可以以端茶、遞交文件等提醒會(huì)議人員注意節(jié)奏；

2、主題；這是一個(gè)相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)，在議題上一定要扣緊

3、發(fā)言順序；這個(gè)直接關(guān)系到會(huì)議質(zhì)量，一般的順序是先談問題，再表揚(yáng)，最后總結(jié)；

4、中場休息，這個(gè)時(shí)間要選擇合適；

5、會(huì)議人員的座位次序，這個(gè)關(guān)系到他們是否能及時(shí)的發(fā)表意見。

2、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。

日程安排計(jì)劃表的種類：

（13、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請列出工作要點(diǎn)。

(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。

(2)制定約會(huì)計(jì)劃。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。

(3)為商務(wù)洽談收集資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。

(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。

4、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

私事方面的協(xié)助。（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候（2）純私人性請求時(shí)

財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理（2）支票往來的管理

其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。

5、舉辦一般規(guī)模的宴會(huì),需要做哪些工作,請列出相關(guān)要點(diǎn),并選擇其中某一項(xiàng)工作，作出較為具體的說明。

1.根據(jù)參加宴會(huì)的人選地點(diǎn)，定檔次2.發(fā)請?zhí)?.確定參加人員，訂餐4.到舉辦宴會(huì)時(shí)間的前一天在進(jìn)行一次人員核實(shí)，不能到到的人員再次邀請。5.到時(shí)間正式進(jìn)行。文秘人員應(yīng)在宴請開始的前一天通過電話了解情況，在宴請的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥

善安排，有否臨時(shí)發(fā)生的問題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會(huì)當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會(huì)結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會(huì)后協(xié)助收拾會(huì)場。

作業(yè)

41、簡要闡述社交話題的選擇原則。

合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題（3）顯示地方或民族色彩的話題（4）比較高雅的話題（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等（3）過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

2、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自

行更正的憑信。

3、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦—

—注辦。

分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報(bào)告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；

（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理

（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。

4、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。

類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。

5、簡要說明電子文件歸檔的基本方法

1、將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。

2、壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。

3、備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上