第一篇：淺析辦公室管理

淺析辦公室行政管理的若干問題

內容摘要：辦公室行政管理工作是單位正常運轉的重要保障。本文主要通過對辦公室工作的重要性和工作職能，及需要處理的主要矛盾，對如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作提出建議。

關鍵詞 ： 辦公室 行政管理 問題

辦公室作為一個綜合、全面的辦事機構，在單位中是溝通上下的喉嚨、協調左右的紐帶、傳遞信息的中樞，又是協助領導決策的“外腦”和處理日常事務的手足，地位舉足輕重。結合實際工作，就做好辦公室行政管理工作進行了一些思考。

一、充分認識辦公室行政工作的重要性

（一）從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個單位正常運轉的“橋梁”和“紐帶”，大量地、經常性地聯系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進行的。行政管理崗位往往被設在辦公室的“窗口”位置上，它擔負著日常的辦公室事務工作，盡管大多是瑣碎的事務、重復的服務，然而人們往往從這個“窗口”來看待和評價單位的工作。比如，電話接轉看似簡單的工作卻是代表著聯系內外、左右的單位第一形象，它有上級指示、有各種問訊、有情況反映等等，只有做到了既了解單位的整體基本情況，又注意講話的態度、藝術，才能使來電者滿意、信服。

（二）從提高辦公室整體效率看，單位各業務部門只負責本業務系統的工作，而每一項工作的各個環節的合理、準確、及時的銜接，都要靠辦公室綜合協調、處理、解決。只有找準、認識到行政管理工作特定的位置和職能，才能牢固樹立全方位服務觀念，積極努力、耐心細致地為領導服務、為機關服務、為基層服務，以良好的“窗口”形象，提高辦事效率，促進辦公室的各項工作有序開展。

二、正確把握辦公室的行政管理職能

從行政管理的角度來看，辦公室面對的工作主要是上級部門和本單位下達的各項行政工作，面對的人員主要是單位領導和各部門同事。辦公室的行政管理職能主要有四個方面：

一是助手作用。按照上級機關的部署，辦公室要結合領導的意見，貫徹執行、組織實施和檢查落實執行結果，對加強機關管理、維護正常工作秩序、保證工作質量等發揮著重要的作用。

二是參謀作用。辦公室人員要經常深入一線，了解基層情況，聽取意見、總結經驗、提出改革建議，并及時向領導匯報、提出建設性的參考意見，做好領導的參謀。

三是協調作用。辦公室在行政管理工作中要負責協調，以維持正常的工作秩序，及時傳達上級部門和本單位領導的指示精神，主動協調好各部門的關系，起著承上啟下、聯系內外的樞紐作用。

四是保障作用。既要保證上級部門和本單位布置的各項具體事務工作及時有效地完成，保證領導集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內各部門建立良好的工作關系，傾聽他們的意見，充分調動員工的積極性，齊心協力完成各項任務。

三、辦公室工作中需要處理的主要矛盾

（一）大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合職能部門，其性質和其他部門的區別主要體現在服務性上這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務大局”作為工作的出發點和落腳點，當部門工作與單位的整體工作、小局工作與大局工作發生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局工作的基礎和前提。

（二）主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動 性，但要做好辦公室工作，又必須發揮主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規性、規律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。

（三）“過”與“不及”的矛盾。為領導出主意、當參謀，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，急領導之所急，要為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。

四、如何做好辦公室行政管理工作

（一）提高服務意識，直面問題和矛盾

辦公室面對的多數事務比較繁瑣、復雜，且矛盾和問題也比較集中，因此，在增進理解、化解矛盾、改進工作方面應采取行之有效的辦法，來強化政務、搞好事務、規范服務，做到提高效率，事半功倍。提高服務意識，化解多方矛盾。辦公室作為一個綜合部門，其服務的特殊性要求辦公室要有“圍繞中心，服務大局”的意識，切實處理好“小局”與“大局”的矛盾，把大局意識作為辦公室工作的出發點和落腳點，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，切實處理好“被動”與“主動”的矛盾，要善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規性、規律性、階段性等確定性工作，要主動著手、提前準備；對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等非確定性工作，要積極謀劃，靈活應對。為領導當好助手和參謀，切實處理好“主”與“從”的地位，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。

（二）強化團隊意識，建立良好的合作關系

辦公室工作雖然各有分工，各有職責，工作中少數業務依靠個人力量也可完成，但更多的工作要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合 力，必須建立起同事間良好的工作關系，在相互團結、相互支持、相互信任、相互尊重的基礎上，凝心聚力、協調配合、開拓創新、勇于奉獻，最大限度地發揮每個人的潛在能力。辦公室人員還需不斷汲取知識，豐富內涵，增進理解，真正實現思想同心、目標同向、工作同步，營造團結和諧的工作氛圍。辦公室工作“事無巨細皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長補自己之短，與其他同事多溝通，多協作，做到愛崗敬業，恪盡職守，在完成自己本職工作的同時，做好與其他同志的協調銜接，集思廣益，共同進步，不斷提高工作質量和效率。

（三）做好調查研究，為決策提供準確依據

辦公室工作要為領導決策提供服務，當好參謀助手，這就要求我們把調研工作作為一項重要任務來抓。要在充分調研的基礎上，認真撰寫報告，提出可行性建議和意見，為領導決策提供最準確、最真實的依據，發揮調查研究對單位綜合性、全局性決策的組織、指導、服務、協調作用。在制訂工作目標時，要將預期目標與奮斗目標相結合，提高辦事效率。

（四）加強綜合協調能力，確保政令暢通

綜合協調能力的高低是辦公室工作人員綜合素質的重要體現。綜合協調貫穿于辦公室工作的方方面面，這個作用發揮的好不好，關系到工作能否高效運轉。辦公室工作要按照各級領導的意圖和要求思考、籌劃、安排和處理問題，協調各方面關系，統一思想，形成共識。更要協助領導抓工作部署，抓科學決策，抓工作落實，同領導保持一致，確保政令暢通。做好協調工作，要求我們必須了解全局、熟悉教學規律，按程序辦事，提高辦事效率，在日常工作中體現創新。圍繞本單位工作重點，既要按部就班，踏實工作，又要未雨綢繆，獻計獻策。在重大問題的處理上，要增強敏銳性，發揮“主心骨”作用。重大會議、重大活動的安排上，要不斷提高工作計劃性，做到長計劃，短安排，計劃性和靈活性相結合。

（五）不斷加強學習教育，提高自身素質

辦公室工作涉及面廣，特別是擔負著為領導輔助決策的任務，如果平時不 注意加強學習，不斷更新知識，就難以勝任工作。因此要不斷提高辦公室人員的政治水平和理論素質，不斷提高“辦文、辦事、辦會”的水平和能力，加強心理素質鍛煉和能力培養，不斷滿足新形勢下對辦公室工作的高標準和高要求的需要。

結束語：辦公室作為單位行政工作的中樞，責任重大，任務艱巨，我們只有清晰地認識辦公室的重要地位和職能作用，主動適應形勢變化，抓好行政工作重點，協調好各環節工作，才能不斷提升服務質量、有效發揮辦公室行政管理職能、更好地推動全局工作的順利開展。

參考文獻：

[1]秦懷茂，從行政管理角度談做好辦公室工作的認識，新疆財經學院學報，2013，（4）.[2]段根良，努力適應新形勢需要，不斷提高辦公室工作整體水平，西北工業大學學報（社會科學版），2011（2）.

第二篇：辦公室管理

辦公室日常管理制度

暫行辦法

第一章

總 則

辦公場所是職員從事生產，經營及管理的工作場所，公司努力創造一個安全、舒適、健康的辦公環境，員工應自覺維護良好的辦公環境。

目的：為規范辦公區域的管理，創造文明、整潔的辦公環境，維護正常的辦公秩序，樹立良好的企業形象，提高辦公效率，利于公司各項工作的開展，特制定本制度。

第一章

員工行為規范

第一條 ：職業道德

忠誠、正派、守紀、勤勉、盡職、敬業。

第二條 ：行為言舉規范

一、公司員工日常著裝應以端莊大方、整齊清潔為標準。員工衣著應當合乎企業形象及部門形象，原則上員工穿著及修飾應穩重大方、整齊清爽、干凈利落，服裝正規、整潔、完好、協調、悅目。

二、儀容要以干凈、整潔、素雅為標準，不得濃妝。

三、行為舉止要文明、禮貌，不得打架，斗毆，酗酒，從事違法亂紀的活動。

四、說話要和氣、謙遜，要使用“請、您好、謝謝、對不起、再見”等文明用語。為集體創造團結、友善的氛圍。

五、語音清晰親切、謙虛，語氣誠懇、語速適中、語調平和、語意明確言簡。

六、與他人交談，要專心致志，面帶微笑，不能心不在焉，反應冷漠。

七、嚴禁說臟話、忌語，使用文明用語。

八、同事之間溝通問題時，應本著“換位思考、解決問題”的原則，語言應禮貌，委婉。

九、匯報工作時應簡潔、明確。

十、為了建立公司形象，同事之間稱呼應以職稱為準，下級不得直呼上級姓名。

十一、遵守考勤制度，準時上班、下班，不遲到、早退。病假、事假需及時申請或通知本部門負責人，填報請假單。

十二、上班時間保持良好的精神狀態，精力充沛，精神飽滿，樂觀進取。

十三、對待上司要尊重，對待同事要熱情，處理工作保持頭腦冷靜，提倡微笑待人，微笑服務。

十四、開誠布公，坦誠待人，平等尊重，團結協作，不將個人喜好帶進工作中，不拉幫結派、黨同伐異。

十五、熱情接待每一位客人，不以貌取人，不盛氣凌人，與客人約見要準時，如另有客人來訪需等待時，應主動端茶道歉。

十六、出入會議室或上司辦公室，主動敲門示意，進入房間隨手關門。

第三章 辦公現場管理規范

一、工作中不得擅自翻閱他人的文件、資料、報告等材料。

二、工作時間內禁止在辦公區域內食用有氣味的食品及零食。

三、辦公桌上應素雅、整齊、清潔，各類文件存放應注意保密，不得隨意擺放。

四、桌面和室內辦公設備擺放整齊，保持外表干凈。

五、室內文件柜文件擺放科學有序，外觀整潔。

六、辦公室墻面除了張貼必要的文件或圖表外，應保證墻面清潔。

七、辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正。

八、保證所屬辦公區域的設備設施完好，做到人走關停所有設備電源。

九、要節約用電，下班后及時關閉計算機及顯示器；開啟空調時按要求調整溫度，人員長時間離開辦公室時應關閉空調。

十、會議桌上不允許存放雜志和報紙；辦公室內不允許長期存放與工作無關的私人物品。

十一、未經行政部同意，禁止私自調換工作位置或挪動工作臺、文件柜等辦公家具、辦公設備。

十二、工作中同事之間應本著以公司利益為重，團結合作、快捷高效為原則，應及時解決可能存在的矛盾和問題。

十三、公司的電腦、傳真機、復印機原則上不能用于私人用途，若有特殊原因，須事先提出申請，經批準后方可使用。

十四、公共及洗手間衛生由行政人事打掃，各自辦公桌桌面由各自打掃，每位員工應自覺維護干凈、整潔的辦公環境。

十五、員工應自覺維護辦公場所清潔衛生，禁止在辦公區域、衛生間內吸煙，亂扔煙頭現象，嚴禁堆放雜物、隨意丟棄廢棄物，嚴禁隨地吐痰、傾倒污水和茶

渣，保持地面、門窗、辦公家具、辦公設備等清潔整齊。

十六、在使用傳真機或復印機后，所產生的錯誤報告或廢紙等，須及時處理，重要文件應予以銷毀，非重要文件應回收再利用。傳真后的稿件，應立即拿走，禁止堆放在傳真機或復印機上。

第四章

公 共 財 產

一、每位員工應愛護公司的財產，如有損壞，照價維修或賠償。公司發放的辦公用品，員工須妥善保管，如有遺失，自行負責。

二、復印機、打印機和傳真機的管理與清潔及一般的維護由專人負責。

三、電腦的日常維護由使用人負責，如遇故障影響正常使用的情況，將由工程部派專業人員對電腦進行維修，不得擅自處理。

四、公司所購的書籍資料等，由行政部指定的專人進行登記、編號，并加蓋章。若要借閱須事先在行政部辦理借閱手續，借閱最長期限為兩周，超出期限須辦理續借手續。

五、發現設備、設施有問題時，及時通知行政部，由行政部向維修單位說明情況，并協調好維修時間，然后根據設備、設施的損害情況做相應處理。

六、為了維護公司正常的工作秩序，保證公司公共設備和設施正常運轉，提高維修的時效性，每位員工都賦有在第一時間內將發現的公共設備、設施受損情況及時向行政部報告的責任。

第五章

罰

則

一、本制度的檢查、監督部門由公司行政部執行。公司管理層將不定期對公司規章制度的落實情況進行督檢，如發現有未落實或違規之處，將直接問責行政部。

二、本制度適用于公司所有人，請大家嚴格執行并落實。

三、若有員工違反此規定，公司將以口頭警告、通報批評、罰款、降薪、辭退為體現方式。

四、根據規定，各種處罰項目除按上述規定處罰外，均計入當月績效考核項目。

第六章 附

則

第三條

本規定由公司行政部負責解釋、修訂。第四條

本規定自二〇一八年六月十五日起執行。

陜西澳美廣告文化有限公司

2018年6月16日

第三篇：辦公室管理

第一章 辦公室實務概述

★

一、辦公室的兩大職能：政務（或業務）服務和事務管理。詢問什么時候發送最合適。（3）每一份傳真也許會經過許多人的手才能送達當事人，文員應注意保密，所以最好不用傳真發送一些私人或機密的圖文。如要罰，應請對方站到傳真機前去等待收件。（4）事務管理是為政務服務而展開的輔助性工作

二、事務管理的特征：服務性、分散性、專業性、主動性、繁雜性。

★

三、辦公室實務：就是指辦公室的工作事務和操作實務。辦公室工作人員以文員和秘書人員為主，所以辦公室實務通常又被稱為文秘工作或秘書工作。

四、我國文秘工作內容可以分為15項：

1、文書撰寫（上司口述或會議記錄、整理、文件起草、修改、潤色等）；

2、文書制作（打字、復印、編排、裝訂等）；

3、文書處理（收發、傳遞、辦理、立卷等）；

4、檔案管理（歸檔、堅定、管理、提供等）；

5、會議組織（準備、記錄、文件、善后等），6、調查研究（計劃、實事、分析、研究等）；

7、信息資料（收集、整理、提供、儲存等）；

8、信訪工作（群眾來信來訪或顧客投訴處理等）；

9、接待工作（日常工作來訪與計劃來訪接待、安排、服務等）；

10、協調工作（政策、工作、地區、部門、人際關系等）；

11、督查工作（政策推行或決議實施的監督、檢查等）；

12、日程安排（為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等）；

13、日常事務（通訊、聯絡、值班、生活、管理等）；

14、辦公室管理（環境、設備、經費等）；

15、其他臨時交辦的事項。

五、國際文秘人員工作內容：

1、以速記記下上司交待的事項；

2、執行上司留在錄音機中的吩咐；

3、檔案管理（個人的、機密的）；

4、閱讀并分類信件；

5、以電話往來維持和外界的良好公共關系；

6、替上司訂約會并做好記錄；

7、按上司的口頭或書面指示完成信函；

8、在權限內按自己的意思發出信函；

9、接待來訪賓客；

10、替上司接洽外界人士，例如記者、工會職員等；

11、自動處理例行的事務；

12、為上司安排旅行或考察；

13、替公司賓客訂飯店的房間、定機位、發電報、打電話；

14、準備好公司要公開的資料；

15、替上司收集演講或報告的資料；

16、協助上司準備書面的財務報告、研究報告；

17、整理并組織好粗略的資料；

18、替上司保管私人的，財務的或其他的紀錄；

19、協助上司申報交納所得稅及辦理退稅；20、督導一般職員或速記員；

21、安排會議事務，并做好會議記錄或綱要；

22、復印資料。

其中8、10、15、16、18、19、20屬于高級秘書的職責，其余15項文員涉及或部分涉及。

六、我國外資企業或合資企業辦公內容：

1、辦公室環境的布置和整理；

2、通訊事務、電話、信函和郵件處理；

3、執行上司交辦的事項；

4、照料上司身邊的瑣事；

5、接待賓客和員工的來訪；

6、記錄上司指令及會談、會議內容；

7、打印文稿及表格；

8、收集及整理各種信息；

9、保管辦公室設備及用品；

10、外出辦事，如銀行、郵局、稅務所等。

七、主要辦公器械的使用

1、★傳真機的使用：應注意：（1）發送前邀監察原稿的質量，紙張太厚或太薄的文件，有皺褶、卷曲、潮濕或切邊不齊的文件不宜發送，以免發生堵塞、損壞等現象，還應將文件上的緊固件如回形針、訂書釘、膠帶等除去，以防出現機器故障。（2）如果要發出的文件很長，那會占有對方的傳真機很久，應該先打電話給對方，文員不要以為什么信息都可以用傳真機來傳送，如感謝信、祝賀信或吊唁信，或者是給一個尊敬的、有潛力的客戶，最好手寫在信紙上，或寄明信片。

八、辦公用品的準備

1、★辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張。（2）軟盤、光盤等。（3）鉛筆。（4）圓珠筆。（5）簽字筆或鋼筆。（6）修正液。（7）印盒。（8）個中小型機器。（訂書機、切紙刀、計算器等）（9）小刀。（10）日歷等。（11）其他。（直尺、繩帶、大頭針、粘膠帶等）

★

九、辦公室和接待室的管理：

1、要建立器具和備用品的臺帳，簡明記載購入時間、修理經過。

2、器具和用品臟了、壞了時，應立即找有關部門安排更換或修理。

3、注意保持室內的清潔，經常打掃。

4、注意預防火災，要了解滅火器和緊急電話的使用方法，以及災害發生時的避難途徑，對遇有緊急情況需要拿走的文件也要放好。

5、對櫥柜、房門等的鑰匙，要認真管理，防止丟失，注意保密。

第二章 文員實務

★

一、文員工作指導思想：

1、計劃的步驟。2實施的步驟。3檢查的步驟。

★★

二、按照“優先順序”處理工作（怎樣決定工作的優先順序）：（1—3）

1、先將自己想做的工作以重要程度為標準

（1）是否應該做的事？（2）是否做或不做都無所謂的事？（3）是否不可以做的事？

2、其次以緊急程度和重要程度為標準

（1）重要且緊急的事；（2）緊急但并不重要的事；（3）重要但并不緊急的事；（4）雖然有做的價值，但并不重要也不緊急的事。

3、同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率，對于現在該做的重要且緊急的事情決定優先順序。在考慮上司意向的時候，有必要先了解上司決定優先順序的習慣；不能決定優先順序時，最好直接找上司商量、請示。

三、文員管理時間的方法（略）

★文員怎樣管理好自己的時間取決于工作性質。

四、文員的工作方法： ★★

（一）請示方法與報告方法

1、請示方法：

（1）文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示；（2）無權處理時，向上司請求批準；（3）上司必須作出答復或批復；

（4）請示必須事先。

2、請示注意：

（1）請示要對口；（2）請示要單一；(3)請示要簡要。

3、報告方法：

（1）文員向上司反應情況；（2）文員向上司提出建議；（3）報告可以在事先、事中、事后；

（4）工作中發生的重大問題，讓上司及時做出處理；（5）上司不一定作出答復或批示。

（二）計劃方法和總結方法 ★★

1、計劃方法：

文員對自己的工作要做到有計劃地事先予以安排。

（1）要有科學的、明確的工作計劃：工作目標、內容步驟、方法、標準、完成的時間。（要素）

（2）分清輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進行。受制約的工作應置于前，自己支配的工作則置于后；重大工作優先考慮，集中精力去做；日常工作空余時間分散去做，任何工作既有嚴肅性，又有靈活性，使計劃有一定的余地。

做到：整段時間---做復雜、需連續進行的工作（如文件擬寫）； 零星時間---做簡單、可間斷的工作（如信件處理、查閱資料）； 要善于控制某些工作（如接待來訪者、通電話）時間的彈性。應養成過一段時間就記錄自己工作時間的使用情況，再結合工作成績、效率作適當調整。

（三）受意方法

受意是文員接受和領會上司意圖。一種是直接受意；另一種是間接受意。

★要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。

要做到：

1、備好記錄本，記錄下指示要點。

2、注意傾聽，用心判斷指示的用意。

3、必要時可以提問，直至明了以圖為止，但不要打斷談話。

4、如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態度。

5、接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

（四）傳達方法

要做到：

1、傳達不走樣，不可夾進自己的意見。

2、必要時可形成文字材料，照本宣科。

3、如果有些指示不便直說，可以根據上司授意，只傳達大致意思。

4、注意保密。不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內容的指示。

5、重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記。

（五）進言方法

1、進言的意義和作用：

（1）參謀作用。（2）補缺作用。（3）增進關系的作用。

2、進言的方法和要求：

（1）適事。（2）適時。（3）適地。（4）適度。

（六）變通方法和擋駕方法

（七）分工方法和合作方法

1、分工方法 ★應貫徹“集中領導，分工負責”的原則。

第三章 電話、電子通訊

一、打電話的方法：

1、將要談的內容及說話的順序記錄下來，并準備必要的文件（因為使用電話必須付費，同時不可浪費對方太多時間，因而事先要做準備，談話也應簡明扼要）。

2、查清楚對方的電話號碼，再撥電話（將常用的電話號碼整

理成卡片，以便使用）。

3、當對方接聽電話時，先問好，接著告知自己的單位名稱、姓名，并請問對方姓名。

或：（代上司打電話給上級或長輩）3-1：對方也由文秘人員接聽

3-2：在電話已撥通，對方尚未講話時，便將話筒交給上司。3-3：如對方以講話，就道歉說：“對不起，請稍 等一下”。

4、“我想與某某談些關于某方面的事，不知是否方便。” 或：（對方不在時）4-1：再打。

4-2：留言：（1）告知簡要的內容。

（2）方便的話，請對方回電。

（3）告知自己的姓名，并問清傳話人的姓名。

5、將要講的話，簡明扼要地告知。

6、談完話，將重點部分再確認一遍。或請對方再復述一遍。或：（電話中途斷掉）

6-1：由打電話的那放再打，可表示：“對不起，剛才電話突然斷了”。

7、最后，說些禮貌的結束語，在輕輕地掛上電話。

二、接聽電話的方法：

1、電話鈴響兩遍，立即接聽；如沒能立即接聽，應向對方道歉“讓您久等了”。

2、左手持話筒，右手準備記對方的留言。或：（兩個電話鈴同時響起）

2-1：接聽其中一個電話，讓另一個電話稍等或再打，待接聽第一個電話完畢，向另一點華表示：“剛才讓您久等了，很抱歉！”

3、拿起話筒，先說出自己單位的名稱，或自己的姓名，使對方確知是打對了電話號碼。

或：（聽不清對方聲音時）

3-1：把這種情形告訴對方：“抱歉，聽不清楚，請再說一遍好嗎？”

3-2：如周圍很吵，切換到安靜處的分機收聽。3-3：如由于電話本身的問題，則該用另一線電話。3-4：請對方調整說話的音量。

4、與對方寒暄幾句：“承蒙您的惠顧，謝謝！” 或：（對方打錯電話時）

4-1：告訴對方自己的電話號碼，已確定對方是否打錯。對方致歉時回答：“不用客氣。”

5、接到打給上司的電話，留心確認對方的目的，不遺漏要點，如不清楚再加確認。

上司在會議或面談中，如有緊急電話，可用便條傳遞給上司。或：（上司不在時）

5-1：如對方要求留言，則需問清留言的內容，需否回電，回電給誰，聯絡對象，并將內容復述一遍以便確定，并報上自己的姓名。

6、文秘人員將對方來電目的簡要傳達給上司（某某公司某某先生因合同事打電話來。）以勝對方復述。

或：（對訪問上司私事時）

6-1：確認對方身份，并詢問理由，不可隨意告知。6-2：電話結束時，以結束語致意。6-3：等對方掛上電話，在輕輕掛上話筒。

7、如上司不能立即接聽，則請使對方：“他現在有事，要稍等片刻才能接聽，可否請您稍等，或請他回電。”

8、電話結束時，以結束語致意。

9、等對方掛上電話，在輕輕掛上話筒。

三、接電話要點：

1、電話鈴響二至四聲就應接聽，如果有事耽擱，最好不要超過四聲，否則會讓人覺得機關或企業管理不善。

2、接到電話首先應傳達必要的信息（例如公司名稱、本人身份等）。說話聲音清楚，語氣應熱忱、親切，并且對來電者說的事感興趣，迅速提供消息或滿足他（她）的需求。

3、如果上司不在辦公室，文秘人員詢問來電者的姓名前，先告知他要找的人不在。

4、即使受到通話對方極大的責難，如投訴電話，也要保持禮貌和耐心。

5、通話結束時，應流露出很高興接到對方來點的語氣，應該用快樂的聲音說“謝謝”，即使來電者態度很不友好。

四、打電話要點：

督促上司準時打電話給上級或要人、忙人。

文秘人員代替上司傳達不利消息時，無論當這個信差有多么不舒服，你還是必須立即行動。

文秘人員傳達上司的信息要有分寸。

五、因特網服務：

1、電子郵件---E-mail 2閱讀新聞---USENET 3遠程登錄---TELNET 4文件傳送---FTP2、5瀏覽---BROWSING(1)信息瀏覽Goopher(2)高級瀏覽服務WWW(3)ARCHIE(4)WAIS(Wide Information Server)

六、交互式電話會議：一種方便、省時、高效的會議形式。

第四章 郵件收發

一、郵件的拆封應注意：（P67共10點，以下為重點注意的部分）

1、公務信件是不允許手撕的。

2、信封不能丟掉，也不能損壞信封上的文字、郵戳和其他標志。

3、文秘人員應該把郵件分成最急件、次急件和普通件。

4、文秘人員經授權閱看信件時，應把其中的重點部分用紅筆劃出，并提醒上司注意有關問題。

二、上司不在時郵件的處理（P71共8點，以下為重點注意部分）

1、文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發信人信已受到，告訴對方何時可能得到答復。

2、上司授權文秘人員處理一些應由他處理的郵件。文秘人員應在全面掌握情況的基礎上慎重辦理。在回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發出前復印一份，留待上司過目。

第五章 接待實務

一、初見來訪者

★文員不要首先主動伸手去和客人握手，但是如果客人首先作出了握手的表示，文員則必須與其握手。（社交場合的禮儀：年長的、職位高的、女士一方應該先伸手，年輕的、職位低的、男士一方才能與其握手）。

二、如何接受對方的名片：★遇到名片上有較罕見的字時，不

可輕率地錯讀，可誠懇的請教對方。

★三傳達時應注意的事項（P85以下為重點部分）

1、問清來訪者的單位、姓名后，應該就其來訪的目的、性質作全面的了解，再決定要不要向上司傳達。

2、對接待來訪者的工作，要懷著一生只有這次見面機會的心態去應付，珍惜每一次接待的機會。

3、根據上司健康狀況及繁忙程度，對上司會客的次數與時間作好談性調整。

4、牢記上司的日程安排計劃，切勿作重復安排。

5、以謙和的態度聆聽對方來訪的目的，不可使用盤查的口氣。

★

四、引見（P91,以下為重點部分）

1、來訪者如帶有物品，可以禮貌地為其服務。

2、到轉彎處或樓梯口，停下來說：“往這邊走”，并手掌朝上指示方向。

3、乘坐電梯的帶路法：

二位客人：用一只手按著電梯門，可人進入電梯后自己再進電梯，站在電梯的按鈕邊；等到下電梯時，手按電梯門讓客人先出去，自己隨后出去。

來訪者三位以上：“對不起，我先進去”。進了電梯站在按鈕位置，按著“開”鈕，并用手按電梯門，讓客人陸續進入電梯；出電梯時，也同樣按“開”鈕，待客人都已出去，自己再出去。

五、內賓的接待程序：

1、接受任務

2、了解來賓

3、制訂計劃

4、預訂食宿

5、迎接來賓

6、商議日程

3、按排會談

8、陪同參觀

9、送別客人

10、接待小節

六、外賓接待的程序

1.接受任務

2、了解來賓

3、制訂計劃4.預訂食宿

5、歡迎來賓

6、商議日程7.禮節性拜訪

8、宴請

9、正式會談

10、簽訂協議書

11、陪同參觀游覽

12、互贈禮品

13、歡送來賓

14、接待小節

第六章 信訪實務

一、對下列情況的信件，不再承辦：

1.結案處理的，本人要求過高并明顯不符合政策規定的； 2.病患者的來信；

3.具體內容和情節的匿名信；

4.激言論或謾罵領導、上司而無須轉公安部門查處的匿名信；5.經過認定不再承辦的信件。★★

二、接待來訪的注意事項：

1、組織領導應該定期或不定期地親自接待群眾來訪。

2、企事業單位一般都有接待室。

3、接待人員應該有比較高的思想修養和較強的業務能力。

4、接待者要做好登記，記錄來訪處理的全過程，并要簽署接待者、承辦者（單位）、姓名（名稱）。

★★第七章 會議及會談實務

一、會議的計劃和準備（11項）： 1.舉行會議的決定

2、參加會議的人選 3會議日期、時間的決定。

4、會議場所的選擇。根據會議的性質及人數做決定。程表制作和執行方法。文秘人員必須配合議程，詳細檢查接待方式，會議中的接待、會議的記錄、會議后的收拾整理等在準備方面有無疏漏之處。

旅行----旅館信息資料庫。8辦理旅行保險。

二、辦理簽證：旅游簽證：需要有效護照、兩張一寸免冠照、簽證申請表、旅行及在該國逗留期間費用擔保證明（擔保人或銀行存款證明）、無不法滯留可能性的情況證明、已預定的往返機票的復印件。

5、會議通知的寫法和傳達方式：公司內部會議一般應在一周或十天以前通知；而公司外的人員也參加的會議，至少要在會前兩周用正式的文書寄出通知。

6、會議資料的準備。（1）文秘人員要向上司確定會議需要的材料（2）重新收集資料。（3）制作復印件，為參加者準備好需要的份數。

（4）制作資料時，盡可能逐項列出要點或繪制成圖表，以便能很快地掌握議題要點。（5）資料如果和通知一起送出，有關部門或人員就能提前知曉情況，要作什么準備，更能節省會議的時間。會議議程包括：

1、宣讀議程。

2、宣讀并通過上次會議的會議記錄（或備忘錄）。

3、財務主管報告。

4、其他報告。

5、復議舊的議題。

6、討論新的議題。

7、委員會人事任命。

8、提名并選舉新的負責人。

9、通知。

10、休會。

7、會議場所的布置。

8、出席者的位置。

10、會議用品的準備。

11、為來賓安排膳宿等。

二、會議結束后的處理：

1、出席者離去時。：要替搭車回去的人安排車子。

2、文秘人員離去前：要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如油，則必須加以熄滅。打掃衛生。通知會場的管理單位，會議已經結束。

★★

三、會議后的工作：

1、制作議事錄并分發；

2、如有必要，應寄答謝卡給出席者，應立即制作、發送；

3、將議事錄和開會的各項資料分發給會議缺席者；

4、會議有關文件的整理和保管。

四、會議記錄的制作方法(P136以下為重點部分)

1、迅速作出一張座位圖，便于你識別會議上的發言者。

2、要一份議程表和其他文件。

3、重要聲明、決定和結論等要一字不差地記錄下來。4.文秘人員漏記了什么或需要額外的信息，可提示主席。

第八章 日程安排

一、日程安排計劃表的種類：（表格制作為重點）

1、年預定表。2月預定表。3周預定表。4日預定表。

二、日程安排計劃管理

日程安排計劃表的制作、變更、調整是管理工作的主要部分。文秘人員經常要提醒上司在什么時間做某事，可以使用提示系統，包括電子提示系統和人工提示系統。

第九章 差旅事宜

一、文秘人員的職責：（為上司安排的準備工作）

1、準備旅行計劃和旅館信息。2制定約會計劃。3為商務洽談收集資料。4決定旅行用品。5行李問題。6安排差旅費。7建立

1、辦理簽證必須注意的是：

（1）所需文件不齊備的話，申請會不被受理。

（2）所有材料最好為原件，并隨附復印件一份（中文材料英翻譯成相應的英文或法文）。

（3）利用偽證或欺騙手法企圖獲得簽證者，可能導致永遠被拒簽或禁止進入該國。

（4）拿申請表應提早，可在駐華使館門口的箱內取到。（5）各駐華使館收取申請、簽證費時均不備零錢，只收取準確數目。

（6）有的大使館申請簽證需預約，如美國、德國。

（7）各國簽證從申請到簽發所用的時間不同，所有應根據自己的出發時間提前申請。

三、旅行結束后的工作：

1、整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。

2、回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。

3、盡快恢復正常工作和生活狀態，繼續旅行前未完的工作。

4、把在出差時結識的有關人士、單位等情況做 好記錄，以便將來有用。

5、對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

第十一章 交際與禮儀

一、喜慶的處理：（P210以下為重點部分）

得知有關人士獲獎或受到表揚時必須盡早安排。如是上司親近的朋友，則由上司親自表達賀意。

上司收到請帖后，無論參加與否，都應該送禮給對方。

二、參加宴會禮儀：（P214以下為重點要求）

應準時到達酒宴場所，見到熟人應落落大方地打招呼，對生人要微笑致意。祝酒時，應由主人和主賓先碰杯。

第十二章 辦公室用語

一、敬語的用法（敬語是針對）：

1、年長或比自己輩分高者； 2有較高職務、職稱或社會地位者；3.給（給過）自己恩惠者；4.有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者； 敬語應按照說話者和對方的人際關系分別使用。

二、敬語的種類：一般分為尊敬語、謙虛語、客套語三種

三、接待用語的使用：接待用語方面，必須能夠使用適當的敬語，口齒清楚地表達出尊重對方，并保持自然大方的態度。

四、聽對方說話常用5W2H加以整理。5W就是：when(何時)、where(何地)、who（何人）、what(何事)、why(何故)；2H則是how(如何)、How much(多少)或How many(多少)。

★★

五、報告的方法：

1、不要失去報告的適當時機。2不要弄錯報告對象及順序。

2、文書立卷標準（立卷特征）：

（1）按問題特征立卷。（2）按作者特征立卷。（3）按文種特征

五、說服的要領：

1、清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么。2具體了解對方的立場和意向。3.以誠懇的態度為對方著想而發言。

六、拒絕的方法：

1、即使已經決定“拒絕”，也要很有耐心地傾聽，讓對方把話說完。

2、用誠懇的表情緩和對方的情緒，在言詞及態度方面都要直率地表達出自己因無法答應對方的請求而覺得很抱歉的心情。

3、清楚而客氣地拒絕。

4、告知補救方法 ★★

七、聽話的方法：

1、用認真的態度集中精神聆聽。

2、聽話時一面在腦海里想5W2H,把對方所說的話整理好，并且能精確扼要地理解內容。

3、在適當時機適當地“附和”，如“是”、“嗯”、“我明白”等。

4、在對方談話告一段落后再發問，若發問事項很多，就逐項列舉，依照談話的內容順序發問。

5、對方說話時，不要挑語病或搶話。

第十三章 印信、值班工作

一、值班工作的任務：信息溝通和通訊聯絡。2 辦理來訪接待。3處理突發事件。4確保安全。5承辦領導交辦事項。

第十四章 文書和檔案實務

一、公文的完全格式包括18項：版頭；發文字號；印刷順序號；密級；緊急程度；簽發人姓名；公文標題；主送機關；正文；附件；發文機關；成文日期；機關印章；注釋；閱讀（發送）范圍；主題詞；抄送單位；印發說明。

二、收文處理（程序）：

1、簽收和拆封。

2、登記。

3、分送。（重點：在進行文件傳閱時，應以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱，即一位領導閱后直接退回給秘書，注銷后再由秘書送給另一位領導閱讀，而不是讓領導與領導之間直接傳閱。）

4、擬辦。

5、批辦。

6、承辦。

7、催辦

8、注辦

三、發文處理的過程：

1、擬稿。

2、核稿。

3、簽發。

4、編號。

5、繕印。

6、校對。

7、用印。

8、登記。

9、分發。

四、文書的保密管理：確定密級和保密期限。應該區分國家秘密、商業秘密、組織內部秘密。

五、立卷歸檔的標準和做法

1、立卷歸檔要求：

（1）歸檔范圍。具有保存價值的各種文件材料，均應歸檔。（2）歸檔時間。應該在第二年上半年內交由檔案室或檔案人員歸檔。

（3）歸檔要求。必須分類立卷，排列有序，表格齊全，填寫無誤，編號科學和符合要求。

立卷。（4）按時間特征立卷。

（5）按地區特征立卷。（6）按通訊者特征立卷。

3、立卷類目主要由類名和條款兩部分組成。

4、案卷標題的結構及標法：通常應當標明卷內文件作者、問題、名稱三個基本部分。標明卷內文件的問題是案卷標題的核心。

5、案卷歸檔：（1）案卷目錄的編制。（2）文件檢索工具的編制。（3）案卷的歸檔。文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”。

六、檔案的保管和利用

文書檔案的保管期限分為永久、長期（16至50年）、短期（15年以下）三種。

1、檔案的利用途徑和方法有以下幾種：

（1）設置檔案室，提供檔案原件或復印件，方便借閱或直接閱讀。

（2）通過一定的制度和手續，提供檔案外借，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等。

（3）根據檔案原件制發各種復印本，實行檔案的有償交流，提供檔案利用率。

（4）利用所收藏檔案中的有關記載和資料，對申請者提供核實某種事實的書面證據。

（5）以檔案為依據，文秘和檔案人員對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提供咨詢服務。

（6）將檔案目錄印制成冊，分發到有關部門，以交流信息。（7）舉辦檔案展覽，充分發揮檔案的作用。

第四篇：辦公室管理

辦公室管理

1.閱讀材料分析題30分 簡答、判斷、多選

2.案例策劃題15分

公司周年慶策劃、前期準備、現場準備、注意事項等 3.案例分析題15分

如一段對話找錯 4.實務操作題15分

如何歸檔、組卷 5.文書擬寫10分

請示、批復

6.分析論述15分

好的辦公環境應該包括哪些必要因素、接待工作、行程安排、宗教禮儀

如何做好辦公室物品管理？（辦公物品管理原則）答：例行節約、合理計劃、確保重點、健全制度 對應匹配

P83 發放辦公用品一定要有審批手續√ 是否所有文件均需歸檔× 文件處理的首要環節——擬稿

核稿的定義

是指以擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實 根據編號的立卷目錄、整理文件——平時歸檔

文員根據單位需要向外或向內發文，需要經過一系列程序即為發文處理過程： 1.2.3.4.5.6.7.8.9.擬稿

核稿 是指以擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實 簽發 是指機關領導人員對文稿的最后審定、簽字發出 編號 已經簽發的文件，由文秘人員統一編排發文字號 繕印 對已經簽發的文件定稿進行謄清、復印或排版印刷 校對 指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正 用印 是指在完成的文件上加蓋機關印章 登記

分發 指對準備發出的文件進行分裝和發送

擬辦 指經過對來文認真閱讀分析后，提出建設性處置意見、形成可選擇方案，供上司審核定奪的一種輔助決策活動。

擬辦范圍：

1.上司明確指示代其提出初步處理方案的來文

2.下屬對來文所涉及的問題較為熟悉，有一定發言權，但最終處置權在上司。擬辦的注意事項： 1.吃透“兩頭”。認真研讀來文，領會公文精神及要求；細致研究現狀，弄清實際情況，使擬辦意見科學合理，切實可行。

2.意見簡明、具體、實用，力戒空泛，以便快捷有效地處理來文。

3.若提出不止一個處理方案，應將傾向性意見排在前面，以引起上司注意。4.在“公文處理單”上工整、清晰地填寫意見，并簽注姓名與日期。

批辦 指有關負責人認真閱讀分析來文后，在其職權范圍內對公文處置作出指示的一種決策活動。

批辦范圍：

1.確需負責人行使其事務處置權、決斷權的重要公文和非常規性公文。2.確無規定處置方案的業務性公文。

不經批辦同樣能得到有效辦理的公文、他人已有合法明確且有效的批辦意見的公文，均不需再次批辦或重復批辦，可由有關部門直接處理。批辦的注意事項：

1.不得越權批辦公文。批辦是一項由法定責任者履行法定的事務處置權的決策活動，任何人都不得超越自己的權限去行使職權，須經授權才能代他人批辦公文。

2.嚴格控制批辦范圍。隨意擴大批辦范圍的做法，有礙于公文處理效率的提高。

3.批示明確、具體，前后一致，切實可行。不能只閱不批，只畫圈不指示；語言不能模棱兩可、似是而非；若批示不止一個承辦者，應注明主辦者，以免互相推諉。

4.在“公文處理單”上工整、清晰地填寫批示，并簽注職務、姓名與日期，以示負責。

承辦 指針對來問內容所涉及的事務和問題進行具體處置的活動。公文只有經過承辦才能產生切實的效用，因此，承辦是文書處理的中心環節。

承辦依據：

1.依上司批辦意見辦理。

2.依法律、法規、規章、制度辦理。3.依上級公文、有關方針政策辦理。

4.依上司合法的口頭指示或以其他形式傳授的意圖辦理。承辦的注意事項： 1.吃透“三頭”。熟悉與公文內容有關的法律政策和業務范疇，理解領會上司意圖，了解掌握實際情況，這樣才能使公文針對的問題得到切實有效的處理。

2.協商各方關系。承辦過程中有時會涉及諸多關系，承辦人應做好協商工作，使其目標和行動一致，從而使承辦工作順利進行。

3.科學安排承辦次序。分清主次、緩急，做到：急件公文隨到隨辦；限時公文按時完成；一般公文盡快處理。

4.多種承辦方式并用。為提高辦文效率，可同時采用召集會議、面談討論、電話溝通、實地調查、現場布置、制發公文等方式。

注辦 指承辦人在承辦過程中隨手簽注來文的承辦經過與結果的活動。其目的為備忘待查。

簽注項目有：

1.主要閱件人、承辦人姓名及承辦日期。2.是否辦復、復文號與復文日期。

3.召集會議的名稱、日期、與會者范圍、會議情況與討論結果 4.電話內容、通話日期、受話人姓名

5.面談人員、日期、采取的措施與面談的結果

6.現場解決的辦法、結果、參與者姓名與解決問題日期

請將下列文件分別組合成3-4個總卷、擬制案卷標題

1.市教委關于2003年招生工作的通知 2.東方學院關于招生工作院擴大會議紀要 3.東方學院2003年招生工作計劃

4.東方學院2003年招生工作請示（市教委）5.市教委關于東方學院2003年招生工作批復 6.東方學院院務會議關于調整系主任的決定 7.東方學院關于調整系主任的通知 8.東方學院關于做好開學工作的通知

9.東方學院關于各學院關于開學準備工作的報告 10.東方學院關于加強學生思想工作的報告 11.東方學院各系關于提高教學質量的報告 12.東方學院2003年工作總結

案卷一：1、4、5 市教委關于東方學院2003年招生工作的通知、請示、批復

案卷二：2、6、7、8 東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知

案卷三：

3、12 東方學院2003年工作計劃、總結 案卷四：9、10、11 東方學院、各學院、各系關于開學準備工作、加強學生思想工作、提高教學質量的報告

請將下列文件分別組合成3-4個總卷、擬制案卷標題

1.利華公司2003年2月份經理會議記錄 2.利華公司2003年銷售計劃 3.市工商局關于年檢工作的通知

4.利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函 5.利華公司4月份經理會議記錄 6.市物價局關于物價檢查的通知

7.香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函 8.利華公司2003年6月份經理會議記錄 9.利華公司與香港凱福公司會議紀要 10.利華公司2003年8月份經理會議記錄 11.市稅務局關于稅務自查的通知 12.利華公司2003年銷售工作總結

案卷一：1、5、8、10 利華公司2003年2月、4月、6月、8月經理會議記錄 案卷二：

2、12 利華公司2003年銷售計劃、總結

案卷三：3、6、11 市工商局、市物價局、市稅務局關于年檢工作、物價檢查、稅務自查的通知

案卷四：4、7、9 利華公司與香港凱福公司合作事宜的函、復函、會議紀要

辦公環境布置需要考慮的因素

1.職工人數：人數多，需要的空間就要大，費用也要增加，因此，辦公環境的布置，需要考慮人數因素。

2.辦公室面積：面積越大，費用越高，尤其是在一些城市中心地帶，地價非常昂貴，必須仔細斟酌，努力降低環境布置成本。

3.機制建制：機構建制決定辦公空間的分類和布置格局，如有多個部室，就應簡化布置。

4.辦公內容：如接待區一般安排在離門較近，總經理辦公室一般不在大門旁邊。又如，帶有生產車間的辦公區一般安排在離門較近的地方。而商店的辦公室通常不會安排在商店的大門旁邊。5.工作需要：環境布置必須有利于部門間的工作聯系，以確保科學有效地實施工作流程，減少或避免不必要的重復與浪費。如將業務相關聯、相連接的部門安排在一起，減少工作人員和文件流動的次數和距離。

6.工作性質：辦公室的間隔方式應符合工作的需要和保密的需要，如開放式辦公室的設計應有利于增強人們的交流，而封閉式辦公室的設計應有利于保密。

7.辦公室周邊的結構：應根據走廊、樓梯、通道的寬窄和暢通情況進行設計，設計應符合安全需要，并安排好公用區域。

8.發展：辦公室隨組織發展變化而變更，所以環境布置需要具有靈活性，如采用容易立放、移動或拆除的間隔物，給辦公室的設計和改變提供了更大的選擇。

第五篇：辦公室管理

辦公室管理制度

一、辦公室基本條例

第一條 為加強公司管理，維護公司良好形象，特制定本規范，明確要求，規范行為，創造良好的企業文化氛圍。

第二條 服務規范：

1.儀表：公司職員工應儀表整潔、大方；

2.微笑服務：在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注釋對方，微笑應答，切不可冒犯對方；

3.用語：在任何場合應用語規范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩；

4.現場接待：遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內應保證有人接待；

5.電話接聽：接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁占用公司電話時間太長。

第三條 辦公秩序

1.工作時間內不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，禁止在辦公室內抽煙，確保辦公環境的安靜有序。

2.遵守勞動紀律，不得遲到、早退曠工；禁止將私人訪客帶入辦公室；離開辦公室前，應將貴重物品、文件柜和抽屜鎖好

3.職員間的工作交流應在規定的區域內進行或通過公司內線電話聯系，如需在個人工作區域內進行談話的，時間一般不應超過三分

鐘（特殊情況除外）。

4.職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區內的衛生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。

5.各部門專用的設備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設施則由辦公室負責定期的清潔保養工作。

6.發現辦公設備（包括通訊、照明、電腦等）損壞或發生故障時，員工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題。

二、辦公室物資管理條例

第一條 總則

為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節約開支，特制訂本規定，此規定的執行部門為辦公室。

第二條 物資分類

1.公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品。

2.低值易耗品：筆、紙、訂書釘、膠水等

3.管制品：訂書機、剪刀、文件夾等

4.個人保管物品：個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資；

第三條 辦公用品物資采購

1.公司辦公用品物資的采購，原則上由辦公室統一購買，屬特殊物資經辦公室同意，可由申購部門自行購買。

申購物品應填寫物品申購單，300元以內物品申購交部門經理同意，辦公室批準；300元以上（含300元）部門主管同意，辦公室審

核，總經理審批。

2.物資采購由辦公室指定專人負責。

第四條 物資領用管理

1.公司根據物資分類，進行不同的領用方式：

2.低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用

3.管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用

4.貴重物品：根據專立文件的領用程度來領用

5.實物資產：由辦公室設立實物資產管理臺帳，以準確記錄固定資產的現狀

第五條 公司物資借用

1.凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門主管簽字認可

2.借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還

3.借用物資發生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償

第六條 附則

1.新進人員到職時有管理部門通知，向辦公室領用辦公物品；人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續，未經辦公室認可的，其它部門不得為其辦理離職手續。

2.辦公室有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。

設備/財產/場地/設施的使用與維護1.愛惜公司公共環境及公共設施，維護公共區域和個人辦公區域的整潔。

2.復印機、打印機、電腦等辦公設備是公司財產，應嚴格按操作規程妥善使用，出現故障及時報告行政部門，如有人為損壞，將追究當事人責任。

防火和安保

1.嚴格遵守防火、安全保衛等行政安全政策。

2.嚴禁在辦公區域吸煙，在發現任何不安全現象，如火災隱患、設備異常等，應立即向主管和相關部門報告。

3.嚴禁將易燃物品帶入辦公室。如因業務所需，如化學樣品，請向行政部報告，并將其放置在指定適當區域并作好標識。4.嚴格遵守公司相關政策。

5.嚴禁打架斗毆等暴力行為

6.如不幸遇到工傷應及時向有關部門報告。

7.嚴禁參加非法組織

信息保密

員工有責任嚴格遵守公司保密條例：

全體員工都應保護公司機密信息、文件及軟件，并有義務不向任何第三方或未經授權的個人傳遞、透露、轉交、使用、出售、轉售、租借或以任何形式使用相關保密資料，并確保所有能夠接觸到屬于公司財產的機密信息、文件和軟件的相關人員同樣遵守此條例。機密信息包括：書面或口頭信息、資料、手冊、方法、設想、合同與協議文本等不為公眾所知的信息；

文件包括：備忘錄、筆記、信函、計劃、磁帶等；

軟件指機器內的任何程序包括：可讀密碼、數據、操作指令等。