第一篇：辦公室管理試題

試卷代號：2180

中央廣播電視大學(xué)2011—2012學(xué)年度第二學(xué)期“開放專科”期末考試

辦公室管理試題

2012年7月

一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）

1．辦公室，顧名思義，是辦公的場所。下列諸項中（）應(yīng)不屬于辦公室范疇。

A．醫(yī)療室B．廠長室C．院長室D．經(jīng)理室

2．文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的（）。

A．準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條

B．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

C．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理

D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密

3．為了能保證質(zhì)量、有效率地工作，文員應(yīng)有一定的工作指導(dǎo)思想，應(yīng)圍繞著（）這樣一個滾動的過程。

A．計劃——實施——檢查B．計劃——檢查——實施

C．實施——計劃——檢查D．檢查——實施——計劃

4．為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應(yīng)該改進(jìn)？（）

A．工作人員工作盡可能專門化、單一化B．盡可能定量控制辦公室工作

C．重復(fù)性的工作盡量由機器完成D．合理設(shè)計辦公室的工作流程

5．電話是現(xiàn)代社會中不可或缺的通訊工具，文秘人員在打業(yè)務(wù)電話時不應(yīng)該（）

A．考慮打電話的時間是否合適B．核對電話號碼，確保一次撥號就能成功通話

C．在盡量少的通話時間內(nèi)達(dá)到預(yù)期的效果D．在工作時間同久未打電話來的朋友閑聊

6．在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習(xí)慣用（）

A．“頃悉”、“際此”B．“謹(jǐn)啟”、“鈞啟”C．“臺鑒”、“惠鑒”D．“臺安”、“鈞安”

7．按照美國人類學(xué)家愛德華·霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45CM——120CM，應(yīng)該是（）。

A．個人區(qū)B．社交區(qū)C．親密區(qū)D．公眾區(qū)

8．文員進(jìn)行會議的計劃和準(zhǔn)備時，不應(yīng)該做的是（）。

A．什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急程度

B．文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便

C．會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定

D．文秘人員必須配合會議議程，詳細(xì)檢查各項工作

9．上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該（）。

A．和上司先充分溝通，避免在會議進(jìn)行中臨時以電話聯(lián)系的不便

B．出了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料

C．如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間

D．只在便箋上寫好會議名稱

10．電子文件歸檔要做到真實、完整，達(dá)到檔案的功能價值。歸檔的電子應(yīng)該按“件”進(jìn)行管理，下列項目中，以“件”為單位，（）項是不適宜的。

A．多份電子文件B．重要法規(guī)的歷次修改稿

C．正文和附件D．一套計算機軟件或源程序

二、判斷題（正確打“√”，錯誤打“×"。每小題1分，共10分）

11．感謝信、祝賀信或吊唁信最好不用傳真機發(fā)送。（）

12．大辦公室一般隔成3—4平方米的個人工作室，隔板高約1.5米。（）

13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（）

14．請示與報告可以合并使用，如“關(guān)于××××問題的請示報告”。（）

15．受意是領(lǐng)導(dǎo)接納文員的意見和建議。（）

16．假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知廢棄，以免干擾其他事情。（）

17．如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（）

18．在西方，無論什么時候也不應(yīng)在街上去吻女性的手表示敬意。（）

19．文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（）

20．電子文件歸檔的做法是，將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。（）

三、簡答題（每小題10分，共20分）

21．簡要說明會議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？

22．簡要說明文秘人員隨上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。

四、設(shè)計題（每題15分，共30分）

23．文員面對“有問題”的來訪者時，這些來訪者一般是怎樣的？應(yīng)如何應(yīng)對？

24．某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？

五、案例分析題（每小題15分，共30分）

25．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。

請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？

26．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題：

（1）市教委關(guān)于2008年招生工作的通知；

（2）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作校務(wù)擴大會議紀(jì)要；

（3）北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作計劃；

（4）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于2008年招生工作的請示（呈市教委）；

（5）市教委關(guān)于北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作的批復(fù)；

（6）北京廣播電視大學(xué)校務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

（7）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于調(diào)整系主任的通知；

（8）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；

（9）北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；

（10）北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于如強學(xué)生思想工作的報告；

（11）北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；

（12）北京廣播電視大學(xué)2008年度工作總結(jié)。

參考答案

一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）

1．A2．B3．A4．A5．D

6．D7．A8．C9．D10．A

二、判斷題（正確打“√”，錯誤打“×”。每小題1分，共10分）

11．√12．√13．√14．×15．×

16．×17．×18．√19．×20．√

三、簡答題（每小題10分，共20分）

21．簡要說明會議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？

要點：

會議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認(rèn)識、指導(dǎo)工作的作用。

可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達(dá)會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。

有兩種形式：

（1）議決性會議紀(jì)要；

（2）周知性會議紀(jì)要。

22．簡要說明文秘人員隨上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。

（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證、送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。

（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。

（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù),旅行前未完的工作。

（4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。

（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

四、設(shè)計題(每小題10分，共20分)

23．文員面對“有問題”的來訪者時，這些來訪者一般是怎樣的？應(yīng)如何應(yīng)對？

（1）固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)（但要注意禮貌）地反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。堅持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度，可保證：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。

（2）進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。

（3）情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能會使她平靜下來；如果不行，找一個成熟的女同事來幫忙。

（4）騙人的老手。他們①介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；②公司經(jīng)營時間不長；③個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護(hù)公司和上司的利益。

24．某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？

（1）清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；

（2）征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；

（3）比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；

（4）贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；

（5）附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。

五、案例分析題（每小題20分，共40分）

25．題略

（1）小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示；

（2）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；

（3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；

（4）如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；

（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。

26．題略

案卷一：

（1）市教委關(guān)于2008年招生工作的通知；

（4）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于2008年招生工作的請示（呈市教委）；

（5）市教委關(guān)于北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作的批復(fù)；

標(biāo)題：市教委、北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作的通知、請示、批復(fù)

案卷二：

（2）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作校務(wù)擴大會議紀(jì)要；

（6）北京廣播電視大學(xué)校務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

（7）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于調(diào)整系主任的通知；

（8）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；

標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、通知 案卷三：

（3）北京廣播患視大學(xué)2008年招生工作計劃；

（12）北京廣播電視大學(xué)2008年度工作總結(jié)；

標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)招生工作計劃、年度工作總結(jié)

案卷四：

（9）北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；

（10）北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于加強學(xué)生思想工作的報告；

（11）北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；

標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報告

（評判第四、第五大題時，應(yīng)視考生問題回答的合理性、表述的正確性與否給予分?jǐn)?shù)，不要拘泥本答案的文字表述）

第二篇：辦公室管理試題（本站推薦）

試卷代號：2 1 80 中央廣播電視大學(xué)2003～2004學(xué)第一學(xué)期“開放專科”期末考試

現(xiàn)代文員專業(yè)辦公室管理試題

2004年1月

一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1

分，共10分)1．辦公室布置要注意（）。

A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻放

B．一般辦公室桌椅最好面對面放置

C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些

D．各種溝通、保密

2．傳真機的使用哪一項是不對的（）

A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量

B．隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送

C．不宜發(fā)送禮儀性文本

D．不宜發(fā)送私人、保密文本

3．在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當(dāng)?shù)模ǎ?/p>

A．協(xié)助簽到

B．分發(fā)資料

C．作會議記錄時離開會議室接聽電話

D．暫時保管與會者的物品 4．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的（）。

A．保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾

B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品

C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度

D．用庫存一覽表來儲備辦公用品

5．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的（）。

A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項工作

B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機智應(yīng)對的應(yīng)變能力

C．上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進(jìn)行

D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實施

6．文員必須管理好金錢，學(xué)會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當(dāng)?shù)模ǎ?/p>

A．最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要

B．作出預(yù)算，按月或季度預(yù)計辦公室的開銷來控制開支

C．采購大量物品時可以享受批量折扣，就一次多購買一些辦公用品

D．限制不必要的長途電話，輕易不要選擇快遞服務(wù)

7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的（）

A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致

B．應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己

C配備文秘人員時遵從異質(zhì)結(jié)合的原則

D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任

8．以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的（）。

A．審查功能

B．保密功能

C．歡迎詞播放功能

D．報數(shù)功能

9．以下關(guān)于文員的宴會禮儀中；哪一項是正確的（）。

A．用叉、匙進(jìn)食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔

B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物

(2．El內(nèi)含有食物與人說話

D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 10．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免（）

A．上司沒有經(jīng)過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上

B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號

C．制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間 D．日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄

二、判斷題(正確打“√“，錯誤打“×”o每小題1分，共10分)

1．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹

（）

2．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。

（）

3．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。

（）

4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔“，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。

()

5．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。

()

6．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。

()

7．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。

（）

8．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。

()

9．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。

（）

10．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。

()

三、簡答題(每小題10分．共20分)1．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么? 2．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷?

四、設(shè)計題(每小題10分。共20分)

1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定

召開專家座談會，對新產(chǎn)品進(jìn)行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會?

2．科達(dá)公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理

各職能部門的正副

經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時間

為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、一

天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午

餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導(dǎo)老師賞識，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)劇Ｐ≮w客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司??”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。

小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??

你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對。

2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。

正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。

古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中??這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商。客商拂袖而去。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!”

小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系?”

小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的? 試卷代號：2 1 80

{=I央廣播電視大學(xué)2003—2004學(xué)第一學(xué)期“開放專科’’期末考試 現(xiàn)代文員專業(yè)辦公室管理 試題答案及評分標(biāo)準(zhǔn)

(供參考)

2004年1月

一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分-共10分)

1．D

2．B

3．C

4．B

5．B

6．A

7．B

8．A

9．D

10．D

二、判斷題(正確打“＼／／’’，錯誤打“×’’。每小題1分，共10分)

1．＼／

2．＼／／

3．×

4．×

5．×

6．＼／

7．×

8．＼／／

9．＼／／

10·×

三、簡答題(每小題10分．共20分)

1．答案：

(1)進(jìn)言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；

(2)參謀作用；(2分)

(3)補缺作用；(1分)

(4)增進(jìn)關(guān)系作用；(1分)

(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；(1分)

(6)適時。考慮時機；(1分)

(7)適地。看場合；(1分)

(8)適度。要注意掌握分寸。(2分)

2．答案：

(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；(2分)

(2)按問題特征立卷；

(1分)

(3)按作者特征立卷；

(1分)

(4)按文種特征立卷；

(1分)

(5)按時間特征立卷；

(1分)

(6)按地區(qū)特征立卷；

(1分)

(7)按通訊者特征立卷；

(1分)

(8)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。

(2分)

四、設(shè)計題(每小題10分，共20分)

1．答案：

(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；

(2分)

(2)座談會以小型為主，人數(shù)以

七、／L人為宜；

(2分)

(3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；

(1分)

(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；

(1分)

(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；

(2分)

(6)座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；

(1分)

(7)會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。，(1分)

2．答案：

(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支

(3分)

(2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)(1分)(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(1分)(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(1分)(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)；(1分)(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)

(1分)

(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800

=18750一-800

=19550(元)

(2分)

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．答案：

(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；

(3分)

(2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報表邊聽；

(3分)

(3)對提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報上司；

(4分)

(4)應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；

(3分)

(5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；

(3分)

(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。

(4分)

2．答案：

(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；

(3分)

j(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；

(3分)

(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；

’

(3分)

(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；

(3分)

(5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；

(4分)(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。

(4分)

試卷代號：2180 中央廣播電視大學(xué)2006—2007學(xué)第一學(xué)期“開放專科”期末考試 現(xiàn)代文員專業(yè) 辦公室管理 試題

一、單項選擇

1．社交場合很講究次序禮儀，一般()A．以右為次 B．以右為尊 C.以后為次 D．以左為尊

2．辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題?()A.有共同利益的話題 B．夸耀自己的話題 C．保密的話題 D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題 3．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素()A．時間 B．便利 C．經(jīng)濟 D．愛好

4．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中()A．加入自己的主觀意見 B．不記錄議題

C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 D．對所記內(nèi)容作評論 5．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的?()A．按收件人姓名分揀 B．按收件部門名稱分揀 C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀 D．按郵件重要性分揀 6．傳真機最好用來傳送以下哪種郵件?()A．一般的圖紙 B．機密文件 C.很長的文件 D．感謝信

7．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時的職責(zé)()A.訂購 B．制造 C.分配 D．儲備

8．文員在處理信訪工作時，由收信人(單位)復(fù)信的情況是以下哪一種()A.初次寫信，或有過激言行的 B．有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信 C.已做結(jié)案處理的 D．沒有具體內(nèi)容的匿名信

9．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議．()A．口字型 B．教室型 C.圓桌型 D．U字型

10．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷．如問函與復(fù)函等用()A.通訊者特征立卷 B．按地區(qū)特征立卷 C.按文種特征立卷 D．按文種特征立卷

二、判斷題

1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。()2．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。()3．文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。()4．文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。()5．在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。()6．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。()7．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。()8．英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。()9．如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會客室后，才能讓客人進(jìn)入。()10．介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員，若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。()三。筒答題

1．什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法? 2．公文的完全格式包括哪幾項?請寫出這些項目。

四、設(shè)計題

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做? 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案?

五、案例分析

1。新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月，陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。

某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字。電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下： 來電者；“是利達(dá)公司嗎？” 陳小姐：“是。”

來電者：“你們經(jīng)理在嗎?” 陳小姐：“不在。”

采電者；“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎?” 陳小姐：“是。”

來電者：“你們的塑膠手套多少錢—打?” 陳小姐：“1．8美元．”

來電者：“1．6美元一打行不行??

陳小姐：“對不起，不行的。”說完，“啪”掛上了電話。

上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1．4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，我知道你的定價是1．8，就說不行的。”上司當(dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說：“為什么?”上司說：“你犯了五個錯。”

陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些 錯? 2．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深．孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對?錯在哪里?面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦?

試卷代號：2180 中央廣播電視大學(xué)2006—2007學(xué)第一學(xué)期“開放專科”期末考試 現(xiàn)代文員專業(yè) 辦公室管理 試題答案及評分標(biāo)準(zhǔn)(供參考)2007年1月

一、單項選擇

1．B 2．A 3．D 4．C 5．C 6．A 7．B 8．A 9．C 10．A

二、判斷

1．√ 2．√ 3．X 4．X 5．X 6．√ 7．X 8．X 9．X 10．√

三、簡答題

1．什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法?(1)受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。(3分)(2)一種是直接受意，另一種是間接受意。(3分)(3)文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。(9分)2．公文的完全格式包括哪兒項?請寫出這些項目。(1)版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。(3分)(2)密級、緊急程度。(1分)(3)簽發(fā)人姓名。(1分)(4)公文標(biāo)題。(1分)(5)主送機關(guān)．(1分)(6)正文、附件。(2分)(7)發(fā)文機關(guān)、成文日期、機關(guān)印章。(3分)(8)注釋、閱讀(發(fā)送)范圍。(1分)(9)主題詞。(1分)(10)抄送單位、印發(fā)說明．(1分)

四、設(shè)計題 1．(題略)電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦放在右邊，(3分)新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條：(3分)各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌子上面或 伸手可以拿得到的抽屜里，(3分)公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)，(3分)墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層．(3分)2．(題略)(1)接受任務(wù)，(3分)(2)了解來賓，(1分)(3)制訂計劃；(1分)(4)預(yù)訂食宿；(1分)(5)迎接來賓，(1分)(6)商議日程，(1分)(7)安排會談：(3分)(8)陪同參觀；(1分)(9)送別客人；(1分)(10)接待小結(jié)。(2分)

五、案例分析題(兩題中任選一題，20分。若兩題都做了，取前面一題計分)1．(題略)(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)；(3分)(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；(3分)(3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)；(3分)(4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)；(3分)(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)，(3分)(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門，(3分)(7)不等對方說完，就“啪”掛上電話。(2分)2．(題略)(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示，(5分)(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地：(3分)(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦，(4分)(4)如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行，(4分)(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。(4分)

第三篇：辦公室管理試題2

辦公室管理試題2

一、單項選擇題（每小題1分，共10分）

1．傳真機最好用來傳送以下(A)類郵件？

A.-般的圖紙B．機密文件C．很長的文件D．感謝信

2．文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪種行為是不適宜的。(B)

A.準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條

B．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

C．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理

D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密

3．對新情況、新問題，無章可循時，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情理的處理。這是采用的(C)方法。

A．進(jìn)言B．受意C．變通D．擋駕

4．為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應(yīng)該改進(jìn)(A)

A．工作人員工作盡可能專門化、單一化‘

B．盡可能定量控制辦公室工作

C．重復(fù)性的工作盡量由機器完成D．合理設(shè)計辦公室的工作流程

5．文員在為上司篩選電話時，以下做法不正確的是(D)

A.文員在說了迎接詞，對方發(fā)出聲音之后，就能迅速辨聽出對方

B．了解單位每個人的工作和職務(wù)，提醒正要接聽轉(zhuǎn)接電話的人，說明情況及轉(zhuǎn)接理由

C．有時需要文員編織一些“美麗的謊言”以應(yīng)付那些上司不想接待的人

D．來電者尋找你的上司，應(yīng)弄清對方的身份再通報上司

6．在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習(xí)慣用(D)

A．“頃悉”、“際此”B．“謹(jǐn)啟”、“鈞啟”

C“臺鑒”、“惠鑒”D．“臺安”、“鈞安”

7．按照美國人類學(xué)家愛德華·霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45CM—120CM，應(yīng)該是(A)

A．個人區(qū)B．社交區(qū)C．親密區(qū)D．公眾區(qū)

8．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。(C)

A．口字型B．教室型C．圓桌型D．U字型

9．上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該(D)

A.和上司先充分溝通，避免在會議進(jìn)行中臨時以電話聯(lián)系的不便

B．除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料

C．如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間

D．只在便箋上寫好會議名稱

10.值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情(A)

A．簽發(fā)文件B．分發(fā)會議通知

C．詢問情況D．傳達(dá)指示

二、判斷題（正確打“√”，錯誤打“×”。每小題1分，共10分）

11．辦公室桌、椅，特別是客人的椅子應(yīng)放在直對光源的地方。(×)

12．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。(√)

13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。(√)

14．請示與報告可以合并使用，如“關(guān)于××××問題的請示報告”。(×)

15．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。(√)

16．假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知廢棄，以免干擾其他事情。(×)

17．如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。(×)

18．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個拳頭大小距離。(√)

19．文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。(×)

20.列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。(√)

三、筒答題（每小題10分，共20分）

21．簡要說明會議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？

答：會議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認(rèn)識、指導(dǎo)工作的作用。（3分）可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達(dá)會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。（3分）

有兩種形式：(1)議決性會議紀(jì)要。（2分）(2)周知性會議紀(jì)要。（2分）

22．請簡單說明提高會議效率的一些基本做法？

答：遵循法律法規(guī)（1分）合理確定會議目標(biāo)（1分）確定必要的與會者（1分）減少會議數(shù)量（1分）縮小會議規(guī)模（1分）簡化會議程序（1分）縮短會議時間（2分）控制會議經(jīng)費（1分）分析會議成本（1分）

四、設(shè)計題（每小題15分，共30分）

23.本單位為了推進(jìn)工作開展，擬制定近三年或中長期工作發(fā)展規(guī)劃，決定召開部分人員參加的工作研討會，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會？

答：(1)座談會邀請對象必須是對部門工作熟悉，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見(3分)

(2)座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3分）

(3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(2分)

(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；（2分）

(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引入注目的座位上去做；（1分）

(6)座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短,(2分)

(7)會場也可準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。（2分）

24.某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？

答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（3分）

(2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；（3分）

(3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；(3分)

(4)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；(3分)

(5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。（3分）

五、案例分析題（每小題15分，共30分）25．請看如下案例：

上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地，一天，江蘇某城市報上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o人問津。奇怪的是廠方卻未收到該用戶的投訴信或電話，而是記者紛紛上門。

廠方?jīng)Q定派一位副廠長帶一名技術(shù)員、一名文秘人員主動上門訪問、調(diào)查。在經(jīng)過周密的檢查之后，技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的原因。細(xì)心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細(xì)小的紅色紙片，便向副廠長匯報。副廠長和戶主進(jìn)行了一整天的耐心、誠懇的交談，并主動提出了賠償冰箱和為之保密的條件。戶主終于說出了是在冰箱里藏放了準(zhǔn)備過年的鞭炮，其他人不知道，取食品時碰撞所致，幸未傷人。又說是因為鄰居聽到爆炸后向居委會報告，引起了媒介的注意才上了報的。查清了原因，副廠長當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系，在當(dāng)?shù)卣匍_了記者招待會，向新聞界說明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認(rèn)了廠方的責(zé)任：“未在冰箱使用說明書上寫明：冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品。”此話引發(fā)出記者們的哄堂大笑，這件事就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速回升，一臺嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。

從這個案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？

答：(1)信訪工作也不完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社會上的反饋。(5分)

(2)有些事涉及本單位的利益或信譽，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取主動出擊的方法。（5分）

(3)文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。（5分）

26.請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題：

(1)市教委關(guān)于2008年招生工作的通知；

(2)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作校務(wù)擴大會議紀(jì)要；(3)北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作計劃；

(4)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于2008年招生工作的請示（呈市教委）；(5)市教委關(guān)于北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作的批復(fù)；

(6)北京廣播電視大學(xué)校務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；(7)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于調(diào)整系主任的通知；

(8)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；

(9)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；

(10)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于加強學(xué)生思想工作的報告；(11)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；

(12)北京廣播電視大學(xué)2008工作總結(jié)；

答：.案卷-:(2分)

(1)市教委關(guān)于2008年招生工作的通知；

(4)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于2008年招生工作的請示（呈市教委）；

(5)市教委關(guān)于北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作的批復(fù)；

標(biāo)題：市教委、北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作的通知、請示、批復(fù)（2分）案卷二：(2分)

(2)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作校務(wù)擴大會議紀(jì)要；

(6)北京廣播電視大學(xué)校務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

(7)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于調(diào)整系主任的通知；

(8)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；

標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、通知（2分）

案卷三：(2分)

(3)北京廣播電視大學(xué)2003年招生工作計劃；(12)北京廣播電視大學(xué)2003工作總結(jié)；標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)招生工作計劃、工作總結(jié)（2分）

案卷四：(1分)

(9)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；

(10)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于加強學(xué)生思想工作的報告；(11)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；

標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報告（2分）

第四篇：辦公室管理試題及答案

辦公室管理試題及答案

一、單項選擇題：

1、文員傳達(dá)上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（A）。

A.傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見B．必要時可形成文字材料，照本宣科

C．不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示

D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記

2．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（B）。

A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致B．應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己

C．配備文秘人員時遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任

3、文員在拆郵件時，不正確的做法是（A）。

A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開 B．應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件

C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應(yīng)把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題

D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好

4、郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（D）。

A．時間B．便利C．經(jīng)濟D．愛好

5、以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（C）。

A．按收件人姓名分揀 B．按收件部門名稱分揀C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．按郵件重要性分揀

二、判斷題：

1、文員代替上司傳達(dá)不利消息時，因為當(dāng)這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（x）

2、善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（x）

3、文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（√）

4、對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（x）

5、文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（√）

三、簡答題

1、什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法？

此題考核的是同學(xué)們對于受意方法的掌握。本題共有三個問題，同學(xué)們應(yīng)挨個回答，不要有所遺漏。問題1：什么是受意？

受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。

問題2：受意有幾種？

可以分為直接受意（即領(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。

問題3：辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法？

①善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；

②備好記錄本，記錄下指示要點；

③注意傾聽，用心判斷指示的用意；

④必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

⑤如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；

⑥接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

2、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

1．計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。2．實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的 1

工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。

三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示

四、案例分析題：

1、文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？

本題作為案例分析題，應(yīng)根據(jù)以上兩個原則從這幾個方面來回答：

（1）小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示；

（2）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；

（3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；

（4）如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；

（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋，這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。

2、某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。

小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。

小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

本題考核的是“上司不在時郵件的處理”。一般而言，有以下幾種可能：

（1）文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)。

（2）上司指明在他不在時把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個部門或人員處理。文秘人員應(yīng)制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時間。

（3）上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件。文秘人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。在回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目。如果是回電或面談，則應(yīng)在收到的郵件上寫明回電、面談的時間和內(nèi)容，以備后查。

（4）如果郵件很多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。表上列出何時收到郵件？怎樣處理的？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些內(nèi)容需要上司回來決定。

（5）如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時向上司匯報。

（6）如果上司在臨走時留下通訊地址和電話。文秘人員在處理郵件時遇到棘手的事情，應(yīng)及時向上司請示。如有可能，可以把那些難以辦理而又急需回復(fù)的郵件用傳真、快件、電子郵件等形式發(fā)給上司，請上

司定奪。

（7）把寄給上司郵包連續(xù)編號（如4-

1、4-

2、4-3），這樣就會知道你寄的郵包是否全部到齊了。如果上司經(jīng)常換地方，在郵包上編號尤為重要。

（8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的信件”、“需要您處理的信件”、“需要讀的信件”（這些信件已經(jīng)答復(fù)，但上司可能要過目）、“報告”、“一般閱讀材料”（上司可能想讀的廣告和出版物）。

根據(jù)以上注意事項，本題應(yīng)從以下幾個方面來分析——

小王的做法不正確，錯在：

（1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；

（2）把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)；

（3）12日回來就參加會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動；

（4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；

（5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；

（6）沒有訂購的東西不能簽收；

（7）在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。

3、新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月，陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。

某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字。電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：

來電者；“是利達(dá)公司嗎？”

陳小姐：“是。”

來電者：“你們經(jīng)理在嗎?”

陳小姐：“不在。”

采電者；“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎?”

陳小姐：“是。”

來電者：“你們的塑膠手套多少錢—打?”

陳小姐：“1．8美元．”

來電者：“1．6美元一打行不行??

陳小姐：“對不起，不行的。”說完，“啪”掛上了電話。

上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1．4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，我知道你的定價是1．8，就說不行的。”上司當(dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說：“為什么?”上司說：“你犯了五個錯。”

陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些

錯?

答：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)；(3分)

(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；(3分)(3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)；(3分)

(4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)；(3分)

(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)，(3分)

(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門，(3分)(7)不等對方說完，就“啪”掛上電話。(2分)

4．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導(dǎo)老師賞識，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)劇Ｐ≮w客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理

外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。

小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……

你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對。

答：(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(3分)

(2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報表邊聽；(3分)

(3)對提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報上司；(4分)

(4)應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；(3分)

(5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；(3分)

(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。(4分)

5．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。

正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。

古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商。客商拂袖而去。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!”

小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系?"小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?

答：

(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；(3分)

j(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3分)

(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜； ’(3分)

(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(3分)

(5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與 客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而 不是指責(zé)客商；(4分)

(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng) 的機會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。(4分)

6、某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午 回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵 包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好 銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。

小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定 于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。

拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照

片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話

讓研發(fā)中心的人取走了。

小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

本題考核的是“上司不在時郵件的處理”。一般而言，有以下幾種可能：

（1）文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)。

（2）上司指明在他不在時把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個部門或人員處理。文秘人員應(yīng)制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時間。

（3）上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件。文秘人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。在回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目。如果是回電或面談，則應(yīng)在收到的郵件上寫明回電、面談的時間和內(nèi)容，以備后查。

（4）如果郵件很多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。表上列出何時收到郵件？怎樣處理的？做了哪些事？ 采取了哪些措施等等，有些內(nèi)容需要上司回來決定。

（5）如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時向上司匯報。

（6）如果上司在臨走時留下通訊地址和電話。文秘人員在處理郵件時遇到棘手的事情，應(yīng)及時向上司請示。如有可能，可以把那些難以辦理而又急需回復(fù)的郵件用傳真、快件、電子郵件等形式發(fā)給上司，請上司定奪。

（7）把寄給上司郵包連續(xù)編號（如4-

1、4-

2、4-3），這樣就會知道你寄的郵包是否全部到齊了。如果上司經(jīng) 常換地方，在郵包上編號尤為重要。

（8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的信件”、“需要您處理的信件”、“需要讀的信件”（這些信件已經(jīng)答復(fù)，但上司可能要過目）、“報告”、“一般閱讀材料”

（上司可能想讀的廣告和出版物）。

根據(jù)以上注意事項，本題應(yīng)從以下幾個方面來分析——

小王的做法不正確，錯在：

（1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；

（2）把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)；

（3）12日回來就參加會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動；

（4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；

（5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；

（6）沒有訂購的東西不能簽收；

（7）在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。

四、設(shè)計題

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做?

答：

電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦放在右邊，(3分)

新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條：(3分)

各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌子上面或

伸手可以拿得到的抽屜里，(3分)

公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)，(3分)

墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層．(3分)

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案?

答：

(1)接受任務(wù)，(3分)(2)了解來賓，(1分)(3)制訂計劃；(1分)(4)預(yù)訂食宿；(1分)

(5)迎接來賓，(1分)(6)商議日程，(1分)(7)安排會談：(3分)(8)陪同參觀；(1分)

(9)送別客人；(1分)

(10)接待小結(jié)。(2分)

3．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定

召開專家座談會，對新產(chǎn)品進(jìn)行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會?

答：(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2分)

(2)座談會以小型為主，人數(shù)以

七、／L人為宜；(2分)

(3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(1分)

(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(1分)

(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(2分)

(6)座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；(1分)

(7)會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。，(1分)

4．科達(dá)公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副

經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時間 為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、一

天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午

餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。

答：(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T?n+后勤開支(3分)

(2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)(1分)

(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(1分)

(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(1分)

(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)；(1分)

(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)

(1分)

(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800

=18750一-800

=19550(元)(2分)

第五篇：08年7月辦公室管理試題

試卷代號：2180座位號[[

中央廣播電視大學(xué)2007—2。08學(xué)第二學(xué)期“開放專科”期末考試 辦公室管理試題2008年7月

一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分)

1．以下關(guān)于投影機的使用哪一項是不適宜的()

A．安置窗簾遮擋室外光線

B．與其他設(shè)備正確連接

C．選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸

D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能

2．文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的()

A．準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條

B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理

C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D。下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密

3．以下關(guān)于錄音機的使用哪一項是不適宜的()

A．錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置

B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉．

C．機內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米

D．錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音

4．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的()

A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來

B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做

C．每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力

D．對每一項工作作出安排，定好最后期限

5．以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的()

A．電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄

B．文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話

C．應(yīng)隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系

D．如果已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系

6．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的()

A．以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計劃，不用再以書面形式確認(rèn)

B．上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，每天早上核對當(dāng)天的行動計劃

C．如果會議的主辦者是上司，就要確認(rèn)(至少在舉辦日的二、三天前)會議室，D．會議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好

7．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項是不適宜的()

A．準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息

B．代替上司制定約會計劃

C．為商務(wù)洽談收集資料

D．把上司商務(wù)旅行時需要帶的行李列出清單

8．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的()

A．用后跟著地走路

B．正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿

c．男性在任何場合都可戴著手套握手

D．穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰

9．以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的()

A．雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好

B．茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行

C．工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可

D．午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交

10．上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該()

A．只在便箋上寫好會議名稱

B．除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料

C．如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間

D．和上司先充分溝通，避免在會議進(jìn)行中臨時以電話聯(lián)系的不便

二、判斷題(正確打“√”，錯誤打“×”。每小題1分，共10分)

1．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。()

2．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。()

3．文員代替上司傳達(dá)不利消息時，因為當(dāng)這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。

因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。()

4．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他

解決私人的事務(wù)。()

5．介紹信的正本和存根必須一致。可以出具空白介紹信。()

6．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。()

7．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。()

8．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。()

9．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個拳頭大小距離。

()

10．文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜

用冒領(lǐng)。()

三、簡答題(每小題10分。共20分)

1．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明 這一系列過程。

2．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點?決定時問、地點時要注意什么?

四、設(shè)計題(每小題10分，共20分)

1．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項

目?履行哪些職責(zé)?

2．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作?

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：OO到11：oO召開銷售員會議要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席。”

星期四上午8：30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。9：00左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在10：OO見面。到了10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒

有看通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，你認(rèn)為小劉究竟錯在哪些地方?正確的做法應(yīng)該是怎樣的2．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題：

(1)利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄；

(2)利華公司2003年銷售計劃；

(3)市工商局關(guān)于年檢工作的通知；

(4)利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；

(5)利華公司4月份經(jīng)理會議記錄；

(6)市物價局關(guān)于物價檢查的通知；

(7)香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；

(8)利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄；

(9)利華公司與香港凱福公司會談紀(jì)要；

(10)利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄；

(11)市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；

(12)利華公司2003年銷售工作總結(jié)；