第一篇：04 企業(yè)外貿(mào)管理制度

即墨市海東鐵木制品廠

銷售部管理規(guī)章制度

企業(yè)外貿(mào)管理制度

一、組成人員：

★老板----盯目標(biāo)

望遠(yuǎn)鏡---全面的看待市場(chǎng)和使命，要有前瞻性； ★外貿(mào)部經(jīng)理----追過(guò)程 求結(jié)果-平面鏡---真實(shí)的看待自己，時(shí)刻檢查自己的工作 ★外貿(mào)部業(yè)務(wù)員----強(qiáng)有力地正確執(zhí)行

顯微鏡---把事情做細(xì)，從小處入手，精細(xì)的做好每一件事情！

共同的關(guān)鍵詞：開心、付出有回報(bào)（個(gè)人能力提升和經(jīng)濟(jì)收入）

☆ 阿里客戶專員：幫助監(jiān)督過(guò)程、協(xié)調(diào)各部門、引導(dǎo)、激勵(lì)

☆ ERP客服專員：通過(guò)培訓(xùn)，深化了解系統(tǒng)的使用技巧和流程再造。

二、管理制度

1）接受培訓(xùn)----接受阿里巴巴的電子商務(wù)培訓(xùn)，將培訓(xùn)內(nèi)容運(yùn)用到日常工作中。

2）熟悉產(chǎn)品----了解貴公司的產(chǎn)品知識(shí)，相關(guān)術(shù)語(yǔ)，建立一份所有產(chǎn)品的價(jià)格表，并經(jīng)常更新；

3）準(zhǔn)備實(shí)物樣本和電子樣本：需由生產(chǎn)部配合，每件產(chǎn)品要提供高質(zhì)量的樣品，便于寄樣。同時(shí)制作電子樣本，買家會(huì)經(jīng)常要求寄樣品冊(cè)，可以用電子樣本代替。4）準(zhǔn)備報(bào)價(jià)單：

A.報(bào)價(jià)單采用文本形式，其優(yōu)點(diǎn)文件小，不易受電腦病毒感染，海外買家更愿意接受。

B 報(bào)價(jià)單的確定需有生產(chǎn)部門和銷售部門的協(xié)助，大家經(jīng)過(guò)詳細(xì)分析，最后確定。爭(zhēng)取同一產(chǎn)品能有多種報(bào)價(jià)。

5）詢盤處理：

A/接收客戶詢盤：至少每天三次收發(fā)郵件(早中晚各一次)B/詢盤回復(fù)：

a.確保回復(fù)每一個(gè)查詢

b.及時(shí)報(bào)價(jià)：一般無(wú)特殊情況，客戶的每次詢價(jià)提問(wèn)確保在一天內(nèi)完成，爭(zhēng)取在兩小時(shí)內(nèi)完成，如果需要，報(bào)價(jià)時(shí)連同電子樣本、報(bào)價(jià)單一起發(fā)出。

c.回復(fù)時(shí)盡量告訴買家我們能為他做什么,扼要介紹公司并強(qiáng)調(diào)優(yōu)勢(shì)所在,完整填寫公司地址，電話，傳真讓買家感覺(jué)我們是一家很正規(guī)的公司 C．詢盤整理：每天在收到買家查詢后

第一步：接收并分析郵件, 剔除垃圾郵件。（參考客戶管理檔案）第二步：客戶建檔，評(píng)級(jí)并錄入買家數(shù)據(jù)庫(kù)：

* 新聞公告：定期向買家發(fā)送市場(chǎng)資訊，行業(yè)動(dòng)態(tài)，公司新聞

* 定期推薦：隔些日子，向買家發(fā)送最新的產(chǎn)品或最熱門的產(chǎn)品，并通知買家到網(wǎng)站上去看； * 新產(chǎn)品開發(fā)：尋求買家對(duì)新產(chǎn)品的要求和建議，或按照買家的要求定做新產(chǎn)品

* 國(guó)外參展并拜訪客戶：利用買家數(shù)據(jù)庫(kù)找出目的地的客戶，并查看每次聯(lián)系的記錄，與買家約時(shí)間溝通；

* 展館推介：利用買家數(shù)據(jù)庫(kù)通知買家攤位號(hào)，帶上最新樣品，追蹤表格。按照買家反饋與買家約見面； * 樣本推薦：利用買家數(shù)據(jù)庫(kù)寄送最新的樣本，樣品和節(jié)日問(wèn)候及正常性商務(wù)問(wèn)候；

* 統(tǒng)計(jì)分析：利用買家數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作；了解客戶源實(shí)力，地域，性質(zhì)和最受歡迎的產(chǎn)品。

D客戶級(jí)別：

E客戶分類：

6）客戶跟進(jìn)：按級(jí)別、類型進(jìn)行不同時(shí)間段的跟進(jìn)。

A級(jí)：每周2次

B級(jí)：每周一次

C級(jí)：每半月一次

D級(jí)：每月一次

版本：2014-01

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銷售部管理規(guī)章制度

方法：

1)將所有的客戶資料（如老客戶、展覽會(huì)認(rèn)識(shí)的客戶）放入Erp/Excel/Crm客戶管理系統(tǒng)中，而不只是來(lái)自阿里巴巴的郵件查詢。

2)每次收到一個(gè)陌生的郵件查詢、電話或傳真時(shí)，先在客戶管理系統(tǒng)中查找是否為同事的客戶。如果不是就查看是否為建檔客戶，然后具體分析詢盤，他以前有沒(méi)有和您聯(lián)系過(guò)，問(wèn)過(guò)產(chǎn)品，如果以前有過(guò)聯(lián)系，當(dāng)時(shí)的進(jìn)展如何？在對(duì)該客戶的情況有一個(gè)基本的判斷，進(jìn)行更有效的后續(xù)跟進(jìn)。

3)郵件寫好后，點(diǎn)擊發(fā)送前，根據(jù)系統(tǒng)顯示客戶當(dāng)?shù)貢r(shí)間，來(lái)設(shè)置郵件定時(shí)發(fā)送的時(shí)間，以保證我們的郵件優(yōu)先被客戶看到。

4)系統(tǒng)地跟蹤每一個(gè)查詢，一般每半個(gè)月至少和客戶聯(lián)系一次，如果有參展、新產(chǎn)品發(fā)布或促銷活動(dòng)，通知客戶。

5)經(jīng)常利用客戶管理系統(tǒng)來(lái)分門別類的發(fā)直郵給所有問(wèn)過(guò)產(chǎn)品的買家。6)常發(fā)新產(chǎn)品推薦給買家。

7)從節(jié)省成本角度出發(fā)，合理利用電話、傳真、郵件，Trademanager;QQ,skype, msn…。

TEL電話：針對(duì)A級(jí)客戶了解詳細(xì)的情況； FAX傳真：傳真查詢用傳真回復(fù)（12小時(shí)以內(nèi)）；

POST：給買家提供最完整的資料，用特快專遞寄資料，設(shè)計(jì)一個(gè)反查詢表格隨信件一起發(fā)過(guò)去。7）客戶要求寄樣品：

a.電子樣本。先寄電子樣本給客戶，因?yàn)樗俣瓤於页杀緸榱悖€有樣本可隨時(shí)更新。

b.真實(shí)樣品。樣品郵寄費(fèi)一般采用樣品免費(fèi)，快件費(fèi)倒付方式，樣品量大，客戶先由T/T方式匯到我司帳號(hào)。

8）網(wǎng)頁(yè)資料更新：

資料更新（如產(chǎn)品圖片更換、公司基本信息修改）是非常重要的一個(gè)方面。就好比是公司的一張臉，需要給人以新鮮的面孔。

阿里巴巴的后臺(tái)操作工具—My Alibaba是為了針對(duì)跟進(jìn)買家操作特別設(shè)計(jì)的，可以自己非常方便的完成部分資料發(fā)布及更新。具體要求如下：

A、首先建立一個(gè)產(chǎn)品關(guān)鍵詞表，因?yàn)樗械牟僮鞫柬殗@關(guān)鍵詞來(lái)； B、每天發(fā)布一定數(shù)量的新產(chǎn)品和新供求信息。

C、發(fā)布新產(chǎn)品時(shí)按照關(guān)鍵詞發(fā)布，盡量做到每個(gè)產(chǎn)品主推的關(guān)鍵詞都不同，以達(dá)到全面覆蓋關(guān)鍵詞，從而全面提升曝光量。

D、櫥窗產(chǎn)品每1-2周更新一次，主要考慮更換部分圖片，以保持網(wǎng)頁(yè)新鮮感。

三、作息時(shí)間：

上午：08:00－08:30晨會(huì)；08:30-11:30工作

中午：11:30－13:30休息

下午：13:30－17:00工作；17:30－18:00 總結(jié)會(huì) 如果有特殊情況，需提前向公司申請(qǐng)并說(shuō)明情況.四、學(xué)習(xí)培訓(xùn)：

1)內(nèi)部培訓(xùn)會(huì)：為了形成公司內(nèi)部學(xué)習(xí)和交流的良好氛圍，達(dá)到互助提高的效果，鼓勵(lì)交流、學(xué)習(xí)和互相幫助。

2)阿里專員培訓(xùn)會(huì)：阿里巴巴公司提供的業(yè)務(wù)培訓(xùn)要求必須到場(chǎng)，而且做好學(xué)習(xí)筆記，充分利用、加強(qiáng)和阿里客戶專員的溝通和學(xué)習(xí)，好的意見要充分利用，幫助自己提升業(yè)務(wù)能力和業(yè)績(jī)；

3)員工分享會(huì)：業(yè)務(wù)員之間定期舉辦分享會(huì)，將經(jīng)驗(yàn)和技巧與同事分享。

五、員工培養(yǎng)：

1）新員工首先進(jìn)行公司歷史、文化的介紹。2）駐廠學(xué)習(xí)產(chǎn)品知識(shí)1-2個(gè)月。3）產(chǎn)品培訓(xùn)：由外貿(mào)主管考核 3）每個(gè)外貿(mào)主管/組長(zhǎng)最多可以帶2個(gè)新人；實(shí)習(xí)期內(nèi)新人出單，主管可以拿0.2個(gè)點(diǎn)。新人仍然拿1個(gè)點(diǎn)。經(jīng)過(guò)實(shí)習(xí)期間的學(xué)習(xí)實(shí)踐，新人會(huì)成長(zhǎng)起來(lái)，脫離主管，獨(dú)立做外貿(mào)。這時(shí)再安排新的新人給這個(gè)主管帶。

版本：2014-01

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五、客戶跟進(jìn)管理方法：

要求每個(gè)業(yè)務(wù)人員，把自己聯(lián)系中的客戶進(jìn)行軟件或表格管理，把每個(gè)客戶每次跟進(jìn)的情況，在客戶管理平臺(tái)進(jìn)行管理和記錄，以便外貿(mào)經(jīng)理和老板定期查看；也方便自己有效管理客戶。一周內(nèi)的新客戶必須在當(dāng)周至少聯(lián)系一次，對(duì)于客戶必須進(jìn)行等級(jí)和類別管理，較高級(jí)別以上的客戶每月至少聯(lián)系5次（任何形式）。

六、工作報(bào)告的提交：

要求外貿(mào)部人員，每周寫工作報(bào)告，打印出來(lái)提交給老板或外貿(mào)部經(jīng)理，同時(shí)要求自己建立報(bào)告檔案，報(bào)告要求如下：

1．本周工作回顧；

2．本周重點(diǎn)開發(fā)的客戶以及重點(diǎn)跟進(jìn)客戶（要求說(shuō)明，客戶公司名稱，地址，主要聯(lián)系人，電話，E-mail，客戶跟進(jìn)情況詳細(xì)描述）；

3．工作總結(jié)：本周工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，包括公司內(nèi)部的問(wèn)題，自身存在的問(wèn)題，改進(jìn)方法，公司如何給予支持；自己業(yè)務(wù)員心態(tài)的變化及感受。

公司制定的外貿(mào)部管理?xiàng)l例，每位員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，堅(jiān)決執(zhí)行，有意見可以及時(shí)向老板提出，在以后的實(shí)施過(guò)程中，可以及時(shí)補(bǔ)充，目的是為了更好的提升個(gè)人和公司業(yè)績(jī)，建立良好的工作氛圍。若暫無(wú)其它意見，公司管理層和外貿(mào)部人員可以簽訂制度共同遵守執(zhí)行。

即墨市海東鐵木制品廠

二零一五年一月一日

版本：2014-01

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第二篇：企業(yè)外貿(mào)管理制度

企業(yè)外貿(mào)管理?xiàng)l例

一、組成人員：

老板----盯目標(biāo)

望遠(yuǎn)鏡---全面的看待市場(chǎng)和使命，要有前瞻性；

外貿(mào)部經(jīng)理----追過(guò)程 求結(jié)果-

平面鏡---真實(shí)的看待自己，時(shí)刻檢查自己的工作

外貿(mào)部業(yè)務(wù)員----強(qiáng)有力地正確執(zhí)行

顯微鏡---把事情做細(xì)，從小處入手，精細(xì)的做好每一件事情！

共同的關(guān)鍵詞：開心、付出有回報(bào)（個(gè)人能力提升和經(jīng)濟(jì)收入）

二、管理制度

為了更好的發(fā)展公司外貿(mào)業(yè)務(wù)，提升外貿(mào)業(yè)績(jī)，同時(shí)幫助外貿(mào)人員更好的成長(zhǎng)，特制定如下條例：

一、基礎(chǔ)工作：

1）接受培訓(xùn)----接受中國(guó)制造的電子商務(wù)培訓(xùn)，將培訓(xùn)內(nèi)容運(yùn)用到日常工作中。

2）熟悉產(chǎn)品----了解貴公司的產(chǎn)品知識(shí)，相關(guān)術(shù)語(yǔ)，建立一份所有產(chǎn)品的價(jià)格表，并經(jīng)常更新；

3）準(zhǔn)備實(shí)物樣本和電子樣本：需由生產(chǎn)部配合，每件產(chǎn)品要提供高質(zhì)量的樣品，便于寄樣。同時(shí)制作電子樣本，買家會(huì)經(jīng)常要求寄樣品冊(cè)，可以用電子樣本代替。

4）準(zhǔn)備報(bào)價(jià)單：

A.報(bào)價(jià)單采用文本形式，其優(yōu)點(diǎn)文件小，不易受電腦病毒感染，海外買家更愿意接受。

B 報(bào)價(jià)單的確定需有生產(chǎn)部門和銷售部門的協(xié)助，大家經(jīng)過(guò)詳細(xì)分析，最后確定。爭(zhēng)取同一產(chǎn)品能有多種報(bào)價(jià)。

5）詢盤處理：

A/接收客戶詢盤：至少每天三次收發(fā)email(早中晚各一次)

B/詢盤回復(fù)：

a.確保回復(fù)每一個(gè)查詢

b.及時(shí)報(bào)價(jià)：一般無(wú)特殊情況，客戶的每次詢價(jià)提問(wèn)確保在一天內(nèi)完成，爭(zhēng)取在兩小時(shí)內(nèi)完成，如果需要，報(bào)價(jià)時(shí)連同電子樣本、報(bào)價(jià)單一起發(fā)出。

c.回復(fù)時(shí)盡量告訴買家我們能為他做什么,扼要介紹公司并強(qiáng)調(diào)優(yōu)勢(shì)所在,完整填寫公司地址，電話，傳真讓買家感覺(jué)我們是一家很正規(guī)的公司

C．詢盤整理：每天在收到買家查詢后

第一步：接收和評(píng)級(jí), 將所有詢盤按A`B`C`D`級(jí)進(jìn)行保存（參考客戶管理示范）

第二步：建立買家數(shù)據(jù)庫(kù)：

?

?

?

? 定期向買家發(fā)送市場(chǎng)資訊，行業(yè)動(dòng)態(tài)，公司新聞 隔些日子，向買家發(fā)送最新的產(chǎn)品或最熱門的產(chǎn)品，并通知買家到網(wǎng)站上去看； 新產(chǎn)品開發(fā)：尋求買家對(duì)新產(chǎn)品的要求和建議，或按照買家的要求定做新產(chǎn)品 國(guó)外參展并拜訪客戶；利用買家數(shù)據(jù)庫(kù)找出目的地的客戶，并查看每次聯(lián)系的記錄，與買家約時(shí)間溝

通；

? 參加商展；利用買家數(shù)據(jù)庫(kù)通知買家攤位號(hào)，帶上商展的最新樣品，追蹤表格。按照買家反饋與買家

約見面；

?

? 利用買家數(shù)據(jù)庫(kù)寄送最新的樣本，樣品和節(jié)日問(wèn)候及正常性商務(wù)問(wèn)候； 利用買家數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作；了解客戶源實(shí)力，地域，性質(zhì)和最受歡迎的產(chǎn)品。

注：A級(jí)：有明確意向，成交可能性較大的客戶。

B級(jí)：有意向，但有些猶豫，需要通過(guò)努力才能爭(zhēng)取的客戶。

C級(jí)：有意向，但屬于長(zhǎng)線采購(gòu)，周期較長(zhǎng)，不確定因素較多。

D級(jí)：意向不明確，但也有可能成交。

每月由貴公司操作人員將所有A級(jí)客戶名單及具體情況提交給總經(jīng)理。

6）客戶跟進(jìn)：按ABCD級(jí)進(jìn)行。

A級(jí)：每周2次B級(jí)：每周一次C級(jí)：每半月一次D級(jí)：每月一次

方法：

1)將所有的客戶資料（如老客戶、展覽會(huì)認(rèn)識(shí)的客戶）放入Access/Excel/crm客戶管理系統(tǒng)中，而不只是來(lái)自中國(guó)制造的郵件查詢。

2)每次收到一個(gè)陌生的郵件查詢、電話或傳真時(shí)，先在客戶管理系統(tǒng)中查找他以前有沒(méi)有和您聯(lián)系過(guò)，問(wèn)過(guò)產(chǎn)品，如果以前有過(guò)聯(lián)系，當(dāng)時(shí)的進(jìn)展如何？在對(duì)該客戶的情況有一個(gè)基本的判斷，進(jìn)行更有效的后續(xù)跟進(jìn)；如果該客戶以前沒(méi)有聯(lián)系過(guò)，則將他的資料錄入到系統(tǒng)中。

3)系統(tǒng)地跟蹤每一個(gè)查詢，一般每半個(gè)月至少和客戶聯(lián)系一次，如果有參展、新產(chǎn)品發(fā)布或促銷活動(dòng)，通知客戶。

4)經(jīng)常利用客戶管理系統(tǒng)來(lái)發(fā)直郵給所有問(wèn)過(guò)產(chǎn)品的買家。

5)常發(fā)新產(chǎn)品推薦給買家。

6)從節(jié)省成本角度出發(fā)，合理利用電話、傳真、郵件，Trademanager;skype, msn…。TEL電話：針對(duì)A級(jí)客戶了解詳細(xì)的情況；

FAX傳真：傳真查詢用傳真回復(fù)（12小時(shí)以內(nèi)）；

POST：給買家提供最完整的資料，用特快專遞寄資料，設(shè)計(jì)一個(gè)反查詢表格隨信件一起發(fā)過(guò)去。

7）客戶要求寄樣品：

a.電子樣本。先寄電子樣本給客戶，因?yàn)樗俣瓤於页杀緸榱悖€有樣本可隨時(shí)更新。

b.真實(shí)樣品。樣品郵寄費(fèi)一般采用樣品免費(fèi)，快件費(fèi)倒付方式，樣品量大，客戶先由T/T方式匯到我司帳號(hào)，如果客戶對(duì)產(chǎn)品確有誠(chéng)意，他會(huì)主動(dòng)提出倒付，這樣的客戶希望很大，關(guān)鍵就取決于樣品質(zhì)量了。

8）網(wǎng)頁(yè)資料更新：

資料更新（如產(chǎn)品圖片更換、公司基本信息修改）是非常重要的一個(gè)方面。就好比是公司的一張臉，需要給人以新鮮的面孔。

中國(guó)制造的后臺(tái)操作工具—Virtual office是為了針對(duì)跟進(jìn)買家操作特別設(shè)計(jì)的，可以自己非常方便的完成部分資料發(fā)布及更新。中國(guó)制造提供操作手冊(cè)和培訓(xùn)。

三、外貿(mào)部銷售人員收入計(jì)算方法（具體數(shù)據(jù)每個(gè)公司不同）：

基本工資（每月發(fā)放）＋外貿(mào)業(yè)務(wù)提成（每季度或半年發(fā)放一次）+ 獎(jiǎng)金（每年發(fā)放一次）提成根據(jù)外貿(mào)業(yè)績(jī)，每季度累計(jì)業(yè)務(wù)0-100萬(wàn)人民幣（包括100萬(wàn)）提成2%

100萬(wàn)-500萬(wàn)（包括500萬(wàn)）提成2.5%, 500萬(wàn)以上提成4%和額不外獎(jiǎng)金

獎(jiǎng)金根據(jù)每季度阿里有效利用率和工作態(tài)度及方法綜合而定,獎(jiǎng)金額度不少于整年的工資。

四、外貿(mào)部作息時(shí)間：

考慮到國(guó)外買家的工作時(shí)間跟國(guó)內(nèi)工作時(shí)間的時(shí)差問(wèn)題，特調(diào)整公司外貿(mào)部作息時(shí)間如下：

上午：09:00－11:30工作

中午：11:30－13:30休息

下午：13:30－17:00工作

晚上：17:00－18:00休息

晚上：18:00－20:00工作

周日休息

如果有特殊情況，需向公司老總請(qǐng)假說(shuō)明.五、外貿(mào)部的學(xué)習(xí)培訓(xùn)：

為了形成公司內(nèi)部學(xué)習(xí)和交流的良好氛圍，達(dá)到互助提高的效果，公司鼓勵(lì)交流，學(xué)習(xí)和互相幫助，比如中國(guó)制造提供的業(yè)務(wù)培訓(xùn)要求必須到場(chǎng)，而且做好學(xué)習(xí)筆記，中國(guó)制造后臺(tái)外貿(mào)服務(wù)部要充分利用，加強(qiáng)和中國(guó)制造外貿(mào)服務(wù)人員的溝通和學(xué)習(xí)，好的意見要充分利用，幫助自己提升業(yè)務(wù)能力和業(yè)績(jī)；

六、客戶跟進(jìn)管理方法：

要求每個(gè)業(yè)務(wù)人員，把自己聯(lián)系中的客戶進(jìn)行軟件管理，把每個(gè)客戶每次跟進(jìn)的情況，在用戶管理平臺(tái)進(jìn)行管理和記錄，老板會(huì)定期查看；也方便自己有效管理客戶。一周內(nèi)的新客戶必須在當(dāng)周至少聯(lián)系一次，對(duì)于客戶必須進(jìn)行等級(jí)管理，較高級(jí)別以上的客戶每月至少聯(lián)系5次（任何形式）。

七、工作報(bào)告的提交：

要求外貿(mào)部人員，每周寫工作報(bào)告，打印出來(lái)提交給老板或外貿(mào)部經(jīng)理，同時(shí)要求自己建立報(bào)告檔案，報(bào)告要求如下：（參見工作周報(bào)）

1．本周工作回顧；

2．本周重點(diǎn)開發(fā)的客戶以及重點(diǎn)跟進(jìn)客戶（要求說(shuō)明，客戶公司名稱，地址，主要聯(lián)系人，電話，E-mail，客戶跟進(jìn)情況詳細(xì)描述）；

3．工作總結(jié)：本周工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，包括公司內(nèi)部的問(wèn)題，自身存在的問(wèn)題，改進(jìn)方法，公司如何給予支持；自己業(yè)務(wù)員心態(tài)的變化及感受。

公司制定的外貿(mào)部管理?xiàng)l例，每位應(yīng)員工認(rèn)真執(zhí)行，有意見可以及時(shí)向老板提出，在以后的實(shí)施過(guò)程中，可以及時(shí)補(bǔ)充目的是為了更好的提升個(gè)人和公司業(yè)績(jī)，建立良好的工作氛圍。若暫無(wú)其它意見，公司管理層和外貿(mào)部人員可以簽訂制度共同遵守執(zhí)行。

第三篇：企業(yè)外貿(mào)管理制度更新版概要

企業(yè)外貿(mào)管理?xiàng)l例

一、組成人員： 老板----盯目標(biāo)

望遠(yuǎn)鏡---全面的看待市場(chǎng)和使命，要有前瞻性； 外貿(mào)部經(jīng)理----追過(guò)程 求結(jié)果-平面鏡---真實(shí)的看待自己，時(shí)刻檢查自己的工作 外貿(mào)部業(yè)務(wù)員----強(qiáng)有力地正確執(zhí)行

顯微鏡---把事情做細(xì)，從小處入手，精細(xì)的做好每一件事情！共同的關(guān)鍵詞：開心、付出有回報(bào)（個(gè)人能力提升和經(jīng)濟(jì)收入）

二、管理制度

為了更好的發(fā)展公司外貿(mào)業(yè)務(wù)，提升外貿(mào)業(yè)績(jī)，同時(shí)幫助外貿(mào)人員更好的成長(zhǎng)，特制定如下條例：

（一）、基礎(chǔ)工作：

1）接受培訓(xùn)----接受阿里巴巴的電子商務(wù)培訓(xùn)，將培訓(xùn)內(nèi)容運(yùn)用到日常工作中。

2）熟悉產(chǎn)品----了解貴公司的產(chǎn)品知識(shí)，相關(guān)術(shù)語(yǔ)，建立一份所有產(chǎn)品的價(jià)格表，并經(jīng)常更新；

3）準(zhǔn)備實(shí)物樣本和電子樣本：需由生產(chǎn)部配合，每件產(chǎn)品要提供高質(zhì)量的樣品，便于寄樣。同時(shí)制作電子樣本，買家會(huì)經(jīng)常要求寄樣品冊(cè)，可以用電子樣本代替。

4）準(zhǔn)備報(bào)價(jià)單：

A.報(bào)價(jià)單采用文本形式，其優(yōu)點(diǎn)文件小，不易受電腦病毒感染，海外買家更愿意接受。

B 報(bào)價(jià)單的確定需有生產(chǎn)部門和銷售部門的協(xié)助，大家經(jīng)過(guò)詳細(xì)分析，最后確定。爭(zhēng)取同一產(chǎn)品能有多種報(bào)價(jià)。

5）詢盤處理：

A/接收客戶詢盤：至少每天三次收發(fā)email(早中晚各一次 B/詢盤回復(fù)： a.確保回復(fù)每一個(gè)查詢

b.及時(shí)報(bào)價(jià)：一般無(wú)特殊情況，客戶的每次詢價(jià)提問(wèn)確保在一天內(nèi)完成，爭(zhēng)取在兩小時(shí)內(nèi)完成，如果需要，報(bào)價(jià)時(shí)連同電子樣本、報(bào)價(jià)單一起發(fā)出。

c.回復(fù)時(shí)盡量告訴買家我們能為他做什么, 扼要介紹公司并強(qiáng)調(diào)優(yōu)勢(shì)所在, 完整填寫公司地址，電話，傳真讓買家感覺(jué)我們是一家很正規(guī)的公司

C ．詢盤整理：每天在收到買家查詢后

第一步：接收和評(píng)級(jí), 將所有詢盤按A`B`C`D`級(jí)進(jìn)行保存，進(jìn)行EXCEL 表管理（參考客戶管理檔案）第二步：建立買家數(shù)據(jù)庫(kù)：

●

定期向買家發(fā)送市場(chǎng)資訊，行業(yè)動(dòng)態(tài)，公司新聞 ●

隔些日子，向買家發(fā)送最新的產(chǎn)品或最熱門的產(chǎn)品，并通知買家到網(wǎng)站上去看； ●

新產(chǎn)品開發(fā)：尋求買家對(duì)新產(chǎn)品的要求和建議，或按照買家的要求定做新產(chǎn)品 ● 國(guó)外參展并拜訪客戶；利用買家數(shù)據(jù)庫(kù)找出目的地的客戶，并查看每次聯(lián)系的記錄，與買家約時(shí)間溝

通；

● 參加商展；利用買家數(shù)據(jù)庫(kù)通知買家攤位號(hào)，帶上商展的最新樣品，追蹤表格。按照買家反饋與買家

約見面； ●

利用買家數(shù)據(jù)庫(kù)寄送最新的樣本，樣品和節(jié)日問(wèn)候及正常性商務(wù)問(wèn)候； ● 利用買家數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作；了解客戶源實(shí)力，地域，性質(zhì)和最受歡迎的產(chǎn)品。

注：A 級(jí)：有明確意向，成交可能性較大的客戶。

B 級(jí)：有意向，但有些猶豫，需要通過(guò)努力才能爭(zhēng)取的客戶。C 級(jí)：有意向，但屬于長(zhǎng)線采購(gòu)，周期較長(zhǎng)，不確定因素較多。D 級(jí)：意向不明確，但也有可能成交。

每月由貴公司操作人員將所有A 級(jí)客戶名單及具體情況提交給總經(jīng)理。6）客戶跟進(jìn)：按ABCD 級(jí)進(jìn)行。

A 級(jí)：每周2次 B級(jí)：每周一次 C級(jí)：每半月一次 D級(jí)：每月一次 方法： 將所有的客戶資料（如老客戶、展覽會(huì)認(rèn)識(shí)的客戶）放入Access/Excel/crm客戶管理系統(tǒng)中，而不只是來(lái)自阿里巴巴的郵件查詢。每次收到一個(gè)陌生的郵件查詢、電話或傳真時(shí)，先在客戶管理系統(tǒng)中查找他以前有沒(méi)有和您聯(lián)系過(guò)，問(wèn)過(guò)產(chǎn)品，如果以前有過(guò)聯(lián)系，當(dāng)時(shí)的進(jìn)展如何？在對(duì)該客戶的情況有一個(gè)基本的判斷，進(jìn)行更有效的后續(xù)跟進(jìn)；如果該客戶以前沒(méi)有聯(lián)系過(guò)，則將他的資料錄入到系統(tǒng)中。系統(tǒng)地跟蹤每一個(gè)查詢，一般每半個(gè)月至少和客戶聯(lián)系一次，如果有參展、新產(chǎn)品發(fā)布或促銷活動(dòng)，通知客戶。經(jīng)常利用客戶管理系統(tǒng)來(lái)發(fā)直郵給所有問(wèn)過(guò)產(chǎn)品的買家。5 常發(fā)新產(chǎn)品推薦給買家。從節(jié)省成本角度出發(fā)，合理利用電話、傳真、郵件，Trademanager;skype, msn…。TEL 電話：針對(duì)A 級(jí)客戶了解詳細(xì)的情況；

FAX 傳真：傳真查詢用傳真回復(fù)（12小時(shí)以內(nèi)）；

POST ：給買家提供最完整的資料，用特快專遞寄資料，設(shè)計(jì)一個(gè)反查詢表格隨信件一起發(fā)過(guò)去。

7）客戶要求寄樣品：

a.電子樣本。先寄電子樣本給客戶，因?yàn)樗俣瓤於页杀緸榱悖€有樣本可隨時(shí)更新。

b.真實(shí)樣品。樣品郵寄費(fèi)一般采用樣品免費(fèi)，快件費(fèi)倒付方式，樣品量大，客戶先由T/T方式匯到我司帳號(hào)，如果客戶對(duì)產(chǎn)品確有誠(chéng)意，他會(huì)主動(dòng)提出倒付，這樣的客戶希望很大，關(guān)鍵就取決于樣品質(zhì)量了。

8）網(wǎng)頁(yè)資料更新：

資料更新（如產(chǎn)品圖片更換、公司基本信息修改）是非常重要的一個(gè)方面。就好比是公司的一張臉，需要給人以新鮮的面孔。

阿里巴巴的后臺(tái)操作工具—my alibaba是為了針對(duì)跟進(jìn)買家操作特別設(shè)計(jì)的，可以自己非常方便的完成部分資料發(fā)布及更新。具體要求如下：

A、首先建立一個(gè)產(chǎn)品關(guān)鍵詞表，因?yàn)樗械牟僮鞫柬殗@關(guān)鍵詞來(lái)； B、每天發(fā)布20個(gè)新產(chǎn)品，可使用導(dǎo)入功能，將時(shí)間最早的老產(chǎn)品導(dǎo)入，發(fā)布成新的產(chǎn)品，24小時(shí)后將被導(dǎo)入的老產(chǎn)品刪除（防止產(chǎn)品越積越多，造成頁(yè)面繁亂）。

C、發(fā)布20個(gè)新產(chǎn)品時(shí)按照關(guān)鍵詞發(fā)布，盡量做到每個(gè)產(chǎn)品主推的關(guān)鍵詞都不同，以達(dá)到全面覆蓋關(guān)鍵詞，從而全面提升曝光量。

D、櫥窗產(chǎn)品每2周更新一次，主要考慮更換部分圖片，以保持網(wǎng)頁(yè)新鮮感。

（二）、外貿(mào)部銷售人員薪酬激勵(lì)（具體數(shù)據(jù)每個(gè)公司不同）：

基本工資（每月發(fā)放）＋外貿(mào)業(yè)務(wù)提成（每月、季度或半年發(fā)放一次）+ 獎(jiǎng)金（每半年或一年發(fā)放一次）為激勵(lì)外貿(mào)人員多做業(yè)績(jī)，可采用浮動(dòng)底薪制及分層提成法。

浮動(dòng)底薪制：例如基本工資最低800元，每月根據(jù)業(yè)績(jī)量給予不同的底薪，完成2萬(wàn)以內(nèi)800元，2萬(wàn)~4萬(wàn)1000元，依次遞增；

分層提成法：按照銷售金額提成而非利潤(rùn)，提供給外貿(mào)人員產(chǎn)品成本價(jià)（最低銷售價(jià)），實(shí)際銷售金額低于成本價(jià)部分按照2%提成，高于成本價(jià)20%之內(nèi)部分按照8%提出，高于成本價(jià)20%~50%之內(nèi)部分按照12%提成，高于成本價(jià)50%以上部分按照15%提成。

獎(jiǎng)金根據(jù)每季度阿里巴巴有效利用率、工作態(tài)度及方法、業(yè)績(jī)情況等綜合而定, 獎(jiǎng)金額度不少于相應(yīng)期間的基本工資。

（三）、外貿(mào)部作息時(shí)間：

考慮到國(guó)外買家的工作時(shí)間跟國(guó)內(nèi)工作時(shí)間的時(shí)差問(wèn)題，特調(diào)整公司外貿(mào)部作息時(shí)間如下： 上午：09:00－11:30工作 中午：11:30－13:30休息 下午：13:30－17:00工作

晚上：17:00－18:00休息 晚上：18:00－20:00工作 周日休息 如果有特殊情況，需向公司老總請(qǐng)假說(shuō)明.（四）、外貿(mào)部的學(xué)習(xí)培訓(xùn)：

為了形成公司內(nèi)部學(xué)習(xí)和交流的良好氛圍，達(dá)到互助提高的效果，公司鼓勵(lì)交流，學(xué)習(xí)和互相幫助，比如：阿里巴巴公司提供的業(yè)務(wù)培訓(xùn)要求必須到場(chǎng)，而且做好學(xué)習(xí)筆記，阿里巴巴后臺(tái)外貿(mào)服務(wù)部要充分利用，加強(qiáng)和阿里巴巴外貿(mào)服務(wù)人員的溝通和學(xué)習(xí)，好的意見要充分利用，幫助自己提升業(yè)務(wù)能力和業(yè)績(jī)；

（五）客戶跟進(jìn)管理方法：

要求每個(gè)業(yè)務(wù)人員，把自己聯(lián)系中的客戶進(jìn)行軟件或表格管理，把每個(gè)客戶每次跟進(jìn)的情況，在客戶管理平臺(tái)進(jìn)行管理和記錄，老板會(huì)定期查看；也方便自己有效管理客戶。一周內(nèi)的新客戶必須在當(dāng)周至少聯(lián)系一次，對(duì)于客戶必須進(jìn)行等級(jí)管理，較高級(jí)別以上的客戶每月至少聯(lián)系5次（任何形式）。

（六）工作報(bào)告的提交：

要求外貿(mào)部人員，每周寫工作報(bào)告，打印出來(lái)提交給老板或外貿(mào)部經(jīng)理，同時(shí)要求自己建立報(bào)告檔案，報(bào)告要求如下：（參見工作周報(bào)）

1．本周工作回顧；

2．本周重點(diǎn)開發(fā)的客戶以及重點(diǎn)跟進(jìn)客戶（要求說(shuō)明，客戶公司名稱，地址，主要聯(lián)系人，電話，E-mail，客戶跟進(jìn)情況詳細(xì)描述）；

3．工作總結(jié)：本周工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，包括公司內(nèi)部的問(wèn)題，自身存在的問(wèn)題，改進(jìn)方法，公司如何給予支持；自己業(yè)務(wù)員心態(tài)的變化及感受。

公司制定的外貿(mào)部管理?xiàng)l例，每位應(yīng)員工認(rèn)真執(zhí)行，有意見可以及時(shí)向老板提出，在以后的實(shí)施過(guò)程中，可以及時(shí)補(bǔ)充，目的是為了更好的提升個(gè)人和公司業(yè)績(jī)，建立良好的工作氛圍。若暫無(wú)其它意見，公司管理層和外貿(mào)部人員可以簽訂制度共同遵守執(zhí)行。

第四篇：外貿(mào)部門管理制度

外貿(mào)部門管理制度

-------------深圳市垚垚科技有限公司

一． 主要職能：

1.制定銷售計(jì)劃，并報(bào)批給總經(jīng)理審核，審核通過(guò)后進(jìn)行目標(biāo)分解，并執(zhí)行實(shí)施；

2.按照總經(jīng)理的部署，做好產(chǎn)品的宣傳推廣，管理公司網(wǎng)站，及時(shí)調(diào)整及更新推廣內(nèi)容；

3.合理進(jìn)行外貿(mào)部的預(yù)算控制；

4.制定業(yè)務(wù)人員的行動(dòng)計(jì)劃，并予以檢查控制；

5.留意市場(chǎng)動(dòng)態(tài)收集市場(chǎng)信息；

6.根據(jù)客戶詢盤及時(shí)與客戶溝通，建立各級(jí)顧客資料檔案并備份；

7.與客戶協(xié)商，談判，確立銷售合同項(xiàng)目。包括所購(gòu)產(chǎn)品的價(jià)格，數(shù)量，規(guī)格，材料及其要求，貿(mào)易國(guó)別，交貨方式，付款方式，交貨期，配件額度及其他條款；

8.向生產(chǎn)部門下達(dá)生產(chǎn)訂單，備貨期間，對(duì)生產(chǎn)情況進(jìn)行跟蹤，并告知客戶

9.聯(lián)系貨代安排發(fā)貨，發(fā)貨后通知客戶發(fā)貨詳情

10.做好合同尾款的回收

11.做好銷售服務(wù)工作，促進(jìn)，維護(hù)與客戶的關(guān)系；

12.組織完成各類產(chǎn)品的銷售

二．職能說(shuō)明：

A．外貿(mào)部經(jīng)理：

1.分析市場(chǎng)供應(yīng)需求成交量等競(jìng)爭(zhēng)狀況，正確做出市場(chǎng)銷售預(yù)測(cè)并報(bào)批；

2.擬定年，季度，月銷售計(jì)劃，分析目標(biāo)，報(bào)批，并督導(dǎo)實(shí)施；

3.根據(jù)發(fā)展規(guī)劃合理進(jìn)行人員預(yù)備，配備；

4.匯總市場(chǎng)信息，提報(bào)調(diào)整，修改建議；

5.關(guān)注所轄人員心態(tài)變化，及時(shí)溝通處理；

6.組織建立客戶的完整檔案，確保業(yè)務(wù)人員離職后客戶不會(huì)丟失；

7.評(píng)估控制交易風(fēng)險(xiǎn)，避免公司損失；

8.指導(dǎo)巡視監(jiān)督檢查下屬；

9.定期向上級(jí)述職報(bào)告；

10.制定部門工作程序，和規(guī)章制度，報(bào)批通過(guò)后實(shí)行；

11.統(tǒng)計(jì)記錄月銷售報(bào)表，季度銷售報(bào)表，銷售報(bào)表

B.外貿(mào)業(yè)務(wù)人員：

1.嚴(yán)格執(zhí)行銷售程序，規(guī)范銷售；

2.嚴(yán)格執(zhí)行行為規(guī)范，熱情服務(wù)客戶；

3.對(duì)個(gè)人洽談的客戶，負(fù)責(zé)售后跟蹤及售后反饋，及時(shí)匯報(bào)；

4.對(duì)個(gè)人發(fā)生的訂單，負(fù)責(zé)催收尾款；

5.接受客戶異議與意見，并及時(shí)上報(bào)；

6.建立客戶的完整檔案并每月向上級(jí)提交

7.完成公司下達(dá)的銷售任務(wù)

8.聽從領(lǐng)導(dǎo)指揮，完成上級(jí)發(fā)布的其他任務(wù)

三.薪資待遇：

A．工資：

1.崗位工資:業(yè)務(wù)員1500/月；外貿(mào)經(jīng)理4000/月（試用期80%）

2.績(jī)效工資:業(yè)務(wù)員700/月；外貿(mào)經(jīng)理無(wú)

①.業(yè)績(jī)部分：300元，按完成當(dāng)月銷售任務(wù)百分比計(jì)算

②.考勤部分：100元，全勤且無(wú)遲到早退（病假喪假婚嫁除外）按100%發(fā)放；遲到早退在三次以內(nèi)（含）或事假一天以內(nèi)按50%發(fā)放；遲到早退超過(guò)三次或事假超過(guò)一天以上，無(wú)考勤獎(jiǎng)勵(lì)

③.團(tuán)隊(duì)部分：200元，服從領(lǐng)導(dǎo)管理，無(wú)違反部門及公司管理制度，與同事關(guān)系融洽，按100%發(fā)放，輕微違反部門及公司管理制度，或與同事之間發(fā)生輕微情緒爭(zhēng)執(zhí)按50%發(fā)放；嚴(yán)重違反部門及公司管理制度，或與同事之間發(fā)生嚴(yán)重爭(zhēng)執(zhí)按，無(wú)團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)勵(lì)；

④.執(zhí)行力部分：100元，嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的命令，及公司下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)按100%發(fā)放；未嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的命令，及公司下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)，視情節(jié)嚴(yán)重發(fā)放50%或無(wú)獎(jiǎng)勵(lì)

B．銷售提成：

1.個(gè)人銷售提成：

a.銷售提成=當(dāng)月銷售返款*提成比率

b.提成比率：

完成個(gè)人當(dāng)月銷售目標(biāo)的0%-100%，1%；

完成個(gè)人當(dāng)月銷售目標(biāo)的101%-150%，100%以內(nèi)按1%，101%-150%按1.25%； 完成個(gè)人當(dāng)月銷售目標(biāo)的151%以上，100%以內(nèi)按1%，101%-150%按1.25%，151%以上按1.5%

2.團(tuán)隊(duì)銷售提成：

a.銷售提成=當(dāng)月銷售返款總額*提成比率

b.提成比率：

完成團(tuán)隊(duì)當(dāng)月銷售目標(biāo)的0%-100%，5‰；

完成團(tuán)隊(duì)當(dāng)月銷售目標(biāo)的101%-150%，100%以內(nèi)按5‰，101%-150%按7‰； 完成團(tuán)隊(duì)當(dāng)月銷售目標(biāo)的151%以上，100%以內(nèi)按5‰，101%-150%按7‰，151%以上按9‰

c.團(tuán)隊(duì)銷售提成的分配：

銷售經(jīng)理10%；當(dāng)月銷售冠軍10%；當(dāng)月銷售亞軍8%；當(dāng)月銷售季軍7%；當(dāng)月協(xié)作之星5%（如當(dāng)月銷售均為個(gè)人獨(dú)立完成則當(dāng)月此項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)累入年終獎(jiǎng)）；10%納入團(tuán)隊(duì)福利基金；20%納入季度獎(jiǎng)；30%納入年終獎(jiǎng)

C．獎(jiǎng)勵(lì)：

a.季度獎(jiǎng)：由團(tuán)隊(duì)銷售提成中提出20%，每季度發(fā)放一次，根據(jù)季度銷售報(bào)表發(fā)

放獎(jiǎng)金，銷售經(jīng)理20%；當(dāng)季銷售冠軍20%；當(dāng)季銷售亞軍15%；當(dāng)季銷售季軍10%；其他業(yè)務(wù)員按業(yè)績(jī)分配

b.年終獎(jiǎng)：由團(tuán)隊(duì)銷售提成中提出30%，每一年發(fā)放一次，根據(jù)銷售報(bào)表發(fā)放獎(jiǎng)金，銷售經(jīng)理20%；當(dāng)年銷售冠軍20%；當(dāng)年銷售亞軍15%；當(dāng)年銷售季軍10%

c.為公司提出合理化建議，致使成本下降，售價(jià)上升，品牌提升，由部門向公司申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)，金額100-3000元

D．福利：

a.員工試用期滿，經(jīng)公司及部門領(lǐng)導(dǎo)審核轉(zhuǎn)正后，在公司任職期間均可享受公司規(guī)定的有關(guān)福利待遇

b.外貿(mào)團(tuán)隊(duì)福利基金，由每月的團(tuán)隊(duì)銷售提成中提出10%，可用于團(tuán)隊(duì)協(xié)作訓(xùn)練，業(yè)務(wù)技能升級(jí)，工作之余放松等

四．懲罰措施：

以下行為構(gòu)成過(guò)失，將處以相應(yīng)的罰款，嚴(yán)重的將會(huì)導(dǎo)致解雇；懲罰金只在績(jī)效獎(jiǎng)金內(nèi)扣除

1.在工作時(shí)間長(zhǎng)時(shí)間接打私人電話，或者接待私人探訪超過(guò)30分鐘

2.在工作時(shí)間睡覺(jué)

3.在工作時(shí)間看與工作無(wú)關(guān)的報(bào)紙雜志或網(wǎng)站

4.將個(gè)人情緒帶入工作，對(duì)客人或同事無(wú)理

5.事先未通知且無(wú)充足理由的遲到超過(guò)10分鐘

第五篇：外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理制度

成本核算管理制度

外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理制度

辦理客戶業(yè)務(wù)前的準(zhǔn)備工作

營(yíng)業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或來(lái)電來(lái)函所應(yīng)辦工作是否已完成,如未完成應(yīng)速辦妥。

(一)營(yíng)業(yè)助理對(duì)客戶所寄來(lái)擬在仿制的原樣品,如需準(zhǔn)備報(bào)價(jià)、樣品、印盒、紙?zhí)住?biāo)紙、標(biāo)頭、陳列箱、說(shuō)明書等資料,應(yīng)即準(zhǔn)備齊全,如有問(wèn)題不能解決,應(yīng)即向主管經(jīng)理請(qǐng)示如何處理。

(二)營(yíng)業(yè)助理須將客戶所欲購(gòu)的項(xiàng)目,應(yīng)準(zhǔn)備最新報(bào)價(jià),以滿足客戶再訂購(gòu)的需要。

(三)營(yíng)業(yè)助理應(yīng)客戶所需,代訂飯店 房間、并于前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò),不可有誤。

(四)營(yíng)業(yè)助理須通知裝押助理,最遲于于客戶來(lái)前一日辦妥OOL。

(五)如需采購(gòu)部有關(guān)科長(zhǎng)配合準(zhǔn)備工作者,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)協(xié)調(diào)妥善對(duì)大客戶來(lái)應(yīng)預(yù)到公司日期。

客戶接待工作

(一)如需到機(jī)場(chǎng)迎接,營(yíng)業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科安排接機(jī)事宜,并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時(shí)與航空公司機(jī)場(chǎng)辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時(shí)間。必須提前5分鐘抵達(dá)機(jī)場(chǎng)或飯店將客人接來(lái)公司。

(二)如客戶需赴工廠察看,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò),安排行程。

(三)如客戶需要游覽名勝古跡,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程。

客戶來(lái)訪接待

(一)赴機(jī)場(chǎng)或飯店接客戶前,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。

(二)如客戶需要飲料、食品等,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)通知樣品室準(zhǔn)備。

(三)如需采購(gòu)部有關(guān)科長(zhǎng)備詢時(shí),營(yíng)業(yè)助理應(yīng)事先通知待命。

客戶接洽業(yè)務(wù)

(一)營(yíng)業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。

(二)經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編號(hào)、規(guī)格、包裝明細(xì)、材數(shù),最近工廠價(jià)格。如有必要,得與有關(guān)科長(zhǎng)協(xié)調(diào)報(bào)價(jià)。如客戶是以C&F或CIF條件采購(gòu)者,應(yīng)即計(jì)算所擬報(bào)單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi),如該產(chǎn)品客戶以前曾購(gòu)買者,則應(yīng)記錄前次廠價(jià)與賣價(jià)。

(三)與客戶洽談中,對(duì)報(bào)價(jià)及客戶所特有要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、品質(zhì)、訂購(gòu)數(shù)量等，營(yíng)業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列入記錄,必要時(shí)畫上該產(chǎn)品草圖。

(四)如客戶當(dāng)日未能決定采購(gòu)者,須待次日繼續(xù)洽談時(shí),營(yíng)業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來(lái)的樣品,留條囑咐樣品室暫保留于業(yè)務(wù)治談室架子內(nèi)。以免下次洽談時(shí)重復(fù)挑選。(保留期限不得超過(guò)一星期)。

(五)如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)囑咐樣品室歸還原處。

(六)客戶如有任何詢問(wèn)應(yīng)即查核答復(fù),如不能即時(shí)答復(fù),亦應(yīng)向客戶說(shuō)明原因并告以何時(shí)答復(fù)。

(七)與客戶洽談中,對(duì)客戶所交代的工作應(yīng)于下次洽談前完成。

整理報(bào)價(jià)單

(一)應(yīng)客戶需要,將洽談中感興趣的產(chǎn)品,營(yíng)業(yè)助理與采購(gòu)部有關(guān)科長(zhǎng)協(xié)調(diào)整理報(bào)價(jià)單,經(jīng)主管理經(jīng)理核閱后打出交給客戶。

(二)客戶訂購(gòu)產(chǎn)品,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限內(nèi)將報(bào)價(jià)單單項(xiàng)總價(jià)及全部總價(jià)底稿整理妥當(dāng),呈主管經(jīng)理閱后,掃報(bào)價(jià)單所規(guī)定份數(shù)增加二份。如是C&F或CIF時(shí),報(bào)價(jià)單上的材數(shù)不予打出。

(三)營(yíng)業(yè)助理,應(yīng)即核對(duì)報(bào)價(jià)單是否與底稿相符,如有錯(cuò)誤即自行修改確實(shí)無(wú)誤,然后抽出一份報(bào)價(jià)單請(qǐng)示經(jīng)理后,開國(guó)內(nèi)訂單,連同國(guó)內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)一并交裝押助理。

成本核算管理制度

(四)所有寄國(guó)外信件,報(bào)價(jià)單若其他一切文件須由營(yíng)業(yè)助理核對(duì),并在寄出份上經(jīng)理簽名處旁簽名和簽注日期,送交主管經(jīng)理發(fā)出,但報(bào)關(guān)文件由營(yíng)業(yè)助理于結(jié)并前自行核對(duì)單價(jià)數(shù)量，必須在當(dāng)日內(nèi)完成。

開國(guó)內(nèi)訂單

營(yíng)業(yè)助理應(yīng)時(shí)常查核自存的報(bào)價(jià)單,并盡速請(qǐng)主管經(jīng)理會(huì)同有關(guān)采購(gòu)科長(zhǎng)發(fā)出國(guó)內(nèi)訂單,并在存檔報(bào)價(jià)單及資料卡或PRICE LIST 上注明承制工廠、廠價(jià)、國(guó)內(nèi)訂單號(hào)碼及日期。

(一)訂單上嘜頭可采用下列方式: 1.刻章。

2.打字。

3.由營(yíng)業(yè)助理書寫清楚。

(二)如國(guó)內(nèi)訂單上數(shù)量、價(jià)格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時(shí),即發(fā)出“訂單更改通知”,并與原國(guó)內(nèi)訂單留底聯(lián)裝訂一起。

(三)如是將國(guó)內(nèi)訂單改開另一工廠,則應(yīng)于國(guó)內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注明,“本訂單是原訂單號(hào)重開,原訂單作廢”并于存檔報(bào)價(jià)單聯(lián)及資料卡或PRICE LIST上更改國(guó)內(nèi)訂單號(hào)碼、日期、承制廠名稱價(jià)格,但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對(duì)不可注明該訂單是重開,并即將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝運(yùn)押助理。

(四)原國(guó)內(nèi)訂單如是改開別家工廠時(shí),須用特別編號(hào),舉例如下: KR-1021(此為改開訂單號(hào)碼)K-1021(此為原訂單號(hào)碼)

(五)需動(dòng)退的貨,外箱上要打記號(hào),應(yīng)于訂單上特別注明,告知工廠。

(六)如是紡織品的訂單,亦應(yīng)于訂單上注明需辦GUOTA才可出口。

(七)印制樣品請(qǐng)款時(shí),務(wù)必附上樣品才可付款。

(八)訂單一個(gè)ITEM在￥5,000以上,科長(zhǎng)在時(shí)一定要讓科長(zhǎng)簽字,才能寄出,如科長(zhǎng)不在而急于需寄出的訂單由營(yíng)業(yè)部自行決定。此訂單進(jìn)否要由科長(zhǎng)簽字才寄出,但如未經(jīng)科長(zhǎng)簽字的訂單,采購(gòu)科長(zhǎng)應(yīng)協(xié)助出貨,而催貨則由營(yíng)業(yè)部負(fù)責(zé)。

(九)凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切的責(zé)任由營(yíng)業(yè)助理負(fù)責(zé),但裝押助理協(xié)助催貨。

開妥國(guó)內(nèi)訂單

(一)國(guó)內(nèi)訂單開妥后,須校對(duì)與報(bào)價(jià)單上所列的包裝、數(shù)量是否相符。

(二)開妥國(guó)內(nèi)訂單送主管經(jīng)理核閱簽名后: 1.留底聯(lián)存查。

2.工廠聯(lián)及簽回聯(lián)及驗(yàn)貨聯(lián)交管制中心。

3.裝運(yùn)聯(lián)連同報(bào)價(jià)單一份交裝押助理保存出貨用。

4.簽回聯(lián)逾10天工廠未自動(dòng)簽回時(shí),由管制中心過(guò)濾,如該訂單單項(xiàng)金額超過(guò)美金2000元或人民幣8萬(wàn)元以上者,通知有關(guān)副(助)理或外務(wù)員負(fù)責(zé)簽回,(如金額未超過(guò)以上金額者不必硬性簽回),如超過(guò)美金5,000元者,務(wù)必由各有關(guān)科長(zhǎng)簽回。

5.管制中心收到簽回聯(lián)時(shí),核對(duì)單價(jià)、數(shù)量后,如簽回聯(lián)上有更改部分,應(yīng)由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理后轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員更改樣品室價(jià)格。

(三)營(yíng)業(yè)助理收到出貨樣品時(shí),須詳查出貨樣品的品質(zhì)規(guī)格是否符合客戶要求,如符合則呈閱主管經(jīng)理后將出貨樣品自行保管,否則即刻請(qǐng)示旅客經(jīng)理如何處理,驗(yàn)貨平面由主管經(jīng)理核閱后收回再保留。

1.北部地區(qū)助理取回出貨樣品,仍交由管制中心銷案后,自行保管。

2.送他倉(cāng)庫(kù)的出貨樣品亦需取回,但貴重及體積太大的,助理可自行決定是否取回。

(四)工廠收到訂單要求承辦助理改價(jià),須由經(jīng)理決定不可自作主張。

成本核算管理制度

索取樣品

(一)客戶未訂購(gòu),但要求樣品的項(xiàng)目應(yīng)請(qǐng)示主管經(jīng)理會(huì)同采購(gòu)部有關(guān)科長(zhǎng)向何家工廠索取樣品,并填妥樣品索取函,以三聯(lián)交收發(fā)中心以一承留底。

(二)客戶已訂購(gòu)者,應(yīng)按報(bào)價(jià)單國(guó)內(nèi)訂單上規(guī)定數(shù)量向有關(guān)工廠索取樣品。

(三)索取樣品如急迫時(shí),以電話與有關(guān)工廠及外務(wù)員聯(lián)絡(luò)。

(四)重要樣品如在限期內(nèi)仍未收到回音時(shí),應(yīng)即填寫“重要樣品逾期追問(wèn)單”,交有關(guān)采購(gòu)科長(zhǎng)采取緊急措施。

(五)對(duì)外務(wù)人員交辦的事項(xiàng),應(yīng)隨時(shí)督促如期完成,如有任何困難時(shí)請(qǐng)示主管經(jīng)理處理。

(六)收到工廠樣品后應(yīng)即詳細(xì)檢查是否完好無(wú)缺,如有規(guī)格不符或損壞應(yīng)速通知工廠重寄,并囑咐注意改善及小心包裝。

(七)向工廠索取樣品時(shí),要注明該工廠產(chǎn)品的編號(hào),如無(wú)工廠編號(hào),須附上草圖或相片。

(八)向工廠索取樣品時(shí),請(qǐng)勿寫客戶及地區(qū)名稱。

(九)外借樣品申請(qǐng)單上一律附上2“×3”相片留底。

(十)內(nèi)借(暫借)樣品應(yīng)于資料中心登記。

(十一)凡一個(gè)ITEM拍成一張的相片均以2“×3”為主。

附件:

索取樣品職責(zé)的劃分:

1.舊樣品一律由營(yíng)業(yè)部直接向工廠或外務(wù)員索取，若無(wú)法取得,請(qǐng)科長(zhǎng)提供資料,由助理繼續(xù)索取,到完成為止。

2.新樣品一律要科長(zhǎng)負(fù)責(zé)索取,所謂新樣品包括:(1)客戶送來(lái)的樣品(圖片)。

(2)舊樣品但有部分更改者。

①外務(wù)員編制隸屬采購(gòu)部,但其工作直接對(duì)營(yíng)業(yè)部負(fù)責(zé)。

②有訂單的新樣品由科長(zhǎng)負(fù)責(zé)索取樣品到底。

③無(wú)訂單的新樣品索取期限已屆,科長(zhǎng)無(wú)法完成,應(yīng)呈所屬經(jīng)理,說(shuō)明理由。

寄樣品給客戶

在收到工廠所寄來(lái)的樣品上,貼妥本公司標(biāo)簽與ITEM NO.品名

(一)如以海郵或空郵寄出者,應(yīng)打收件人地址、姓名、電話、標(biāo)簽及SAMPLE INVOICE五聯(lián),在第四聯(lián)上簽名及注明日期交包景裹組寄出,將第三聯(lián)隨同樣品裝入箱內(nèi)。第一聯(lián)寄客戶,第二聯(lián)交收發(fā)歸檔,第五聯(lián)自存。

1.如樣品數(shù)量過(guò)多或價(jià)值過(guò)高,而交涉仍需付樣品費(fèi)者,應(yīng)于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向客戶索取樣品費(fèi)及郵費(fèi)。

2.每3個(gè)月依自存的第五聯(lián)SAMPLE INVOICE清理客戶未寄來(lái)樣品費(fèi)郵費(fèi)或其他費(fèi)用,打DEBIT NOTE用會(huì)計(jì)科長(zhǎng)名義向客戶索取。

3.寄國(guó)外包裹,由各助理自行包好,裝入箱內(nèi)“

4.如寄出SMP需辦出口配額者,承辦助理應(yīng)特別注意事先辦理。

(二)如以航空貨運(yùn)方式寄出者,應(yīng)打SAMPLE INVOICE六聯(lián)單價(jià)打上虛價(jià)(不實(shí)的價(jià)格)第一聯(lián)于樣品寄出后隨函寄給客戶,第五聯(lián)由航空貨運(yùn)公司簽名后交秘書室收發(fā)人，六聯(lián)自存。收到航空貨運(yùn)公司提單應(yīng)核對(duì)航空運(yùn)費(fèi)、客戶地址及班機(jī)是否正確,如航空貨運(yùn)公司計(jì)算傭金時(shí)核對(duì),其余交秘書室存檔,如航空運(yùn)費(fèi)為本公司支付者,須客戶確實(shí)收到貨品時(shí)才可簽付運(yùn)費(fèi)。

(三)所有寄出國(guó)外的樣品須由經(jīng)理過(guò)目,再行寄出。

□ 客戶來(lái)電來(lái)函來(lái)樣品

(一)收到客戶來(lái)電來(lái)函,應(yīng)立即請(qǐng)示經(jīng)理如何處理。

成本核算管理制度

(二)收到客戶來(lái)擬仿制的樣品,或寄來(lái)的目錄相片,其開發(fā)報(bào)價(jià)等,應(yīng)即請(qǐng)示主管經(jīng)理。若有居交訂單者,請(qǐng)公司予以獎(jiǎng)勵(lì)。

(三)主管經(jīng)理外出時(shí),營(yíng)業(yè)助理應(yīng)在自己能力范圍內(nèi)所能管的事先行管理,主管經(jīng)理返公司后,再呈報(bào)處理經(jīng)過(guò)如系緊急事項(xiàng),應(yīng)設(shè)法與主管經(jīng)理取得聯(lián)絡(luò),以便迅速處理。

□ 須經(jīng)確認(rèn)樣品、印刷品

(一)如國(guó)內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒、紙?zhí)住?biāo)紙、標(biāo)頭經(jīng)國(guó)外客戶確認(rèn)通過(guò)后,立即以公司印的表格,寄交工廠及有關(guān)外務(wù)員,留底一份交裝押簽收,并在原國(guó)內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后再交回營(yíng)業(yè)助理留存。如以電話通知工廠,應(yīng)補(bǔ)寄通知以便安排出貨。

(二)客戶正式確認(rèn)通過(guò)的樣品,應(yīng)會(huì)知有關(guān)外務(wù)員或科長(zhǎng),規(guī)格正確以便驗(yàn)貨。

□ 驗(yàn)貨

(一)如非專案訂單因訂購(gòu)數(shù)量小或外務(wù)員忙碌,因地區(qū)偏遠(yuǎn)無(wú)法前往承制廠商貨或因承制廠商品質(zhì)差,外務(wù)人員不能決定可出貨時(shí),外務(wù)人員來(lái)電或來(lái)函通知，營(yíng)業(yè)助理應(yīng)即請(qǐng)示主管經(jīng)理如何處理。但北部地區(qū)、廣州地區(qū)不論任何情況,應(yīng)通知外務(wù)員必須親往驗(yàn)貨。

(二)營(yíng)業(yè)助理因解決重要問(wèn)題須往工廠時(shí),應(yīng)填出差申請(qǐng)表返回公司后憑出差報(bào)告表,向總務(wù)科請(qǐng)領(lǐng)差旅費(fèi)。

(三)所有訂單的驗(yàn)貨聯(lián)均由管制中心直接寄交外務(wù)員,以便協(xié)助催貨,如助理需到倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)貨,自行找裝運(yùn)聯(lián)或留底聯(lián)。

□申請(qǐng)國(guó)外(內(nèi))傭金賠償

(一)營(yíng)業(yè)助理填妥申請(qǐng)書,送呈主管經(jīng)理、總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)送交押匯科長(zhǎng),如賠償須扣工廠者于表上注明并另填寫扣款單一份交會(huì)計(jì),一份交稽核,一份交采購(gòu)科長(zhǎng),一份留底,以便工廠請(qǐng)款時(shí)扣除,如是親交來(lái)公司的客戶,須備妥收據(jù)及護(hù)照影本送交會(huì)計(jì)制單。

(申請(qǐng)書為四聯(lián),其中一份留底)

(二)在支付國(guó)外傭金時(shí)必須:

1.與國(guó)外公司訂傭金可在任何地點(diǎn)支付的契約影本交會(huì)計(jì)。

2.每支付前由對(duì)方公司來(lái)信指定由某人攜帶該公司開立的收據(jù)支領(lǐng)。

(三)押匯科長(zhǎng)收到國(guó)外匯款支出申請(qǐng)單,送交有關(guān)會(huì)計(jì)簽收一份,另一份交稽核。

□ 對(duì)樣品處理

(一)出貨樣品:營(yíng)業(yè)助理必須取得并切實(shí)負(fù)責(zé)驗(yàn)貨無(wú)誤后予以自行保管或予補(bǔ)樣。

(二)收到工廠新樣品,呈閱主管經(jīng)理后,應(yīng)附廠商住址、電話及負(fù)責(zé)人姓名及價(jià)格資料即送采購(gòu)部有關(guān)科長(zhǎng)編資料。

(三)承辦助理收到新樣品,應(yīng)從速送采購(gòu)部,如獲訂單,可得獎(jiǎng)金。

(四)有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列于樣品室。其訂單及樣品函的科長(zhǎng)欄應(yīng)改填經(jīng)理名。

(五)如需向商業(yè)部門借出樣品時(shí),應(yīng)填寫”樣品外借申請(qǐng)單“連同彩色照片呈總經(jīng)理核后方可借出。

(六)如有不可陳列的印刷盒,由承辦助理于出綱SMPL上注明”不可陳列“字樣,先交管制中心銷案后,再由管制中心送交承辦助理保管。

□ 注銷國(guó)內(nèi)訂單

(一)營(yíng)業(yè)助理向裝押助理簽收”營(yíng)業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單“須詳細(xì)核對(duì)單價(jià)、數(shù)量及扣款事項(xiàng)并作付款記錄后交管制中心核對(duì),無(wú)誤后簽名呈閱經(jīng)理,并將原國(guó)內(nèi)訂單底上予以注銷。

(二)凡有退關(guān)稅或退貨物稅的工廠在未結(jié)關(guān)前請(qǐng)款一律保留50%(包括送倉(cāng)庫(kù)貨)，如工廠急需貨款,亦應(yīng)先開來(lái)保證票。

□ 接到報(bào)價(jià)單與國(guó)內(nèi)訂單

成本核算管理制度

裝押助理收到由營(yíng)業(yè)助理轉(zhuǎn)來(lái)的報(bào)價(jià)單與國(guó)內(nèi)訂單時(shí),應(yīng)核對(duì)報(bào)價(jià)單與國(guó)內(nèi)訂單上包裝、數(shù)量是否完全相符,如發(fā)生錯(cuò)誤或有疑問(wèn)時(shí),應(yīng)即與營(yíng)業(yè)助理協(xié)調(diào)或請(qǐng)示主管經(jīng)理如何處理。

□ 簽收L/C影本

(一)押匯科長(zhǎng)收到L/C后,即影印一份送交營(yíng)業(yè)經(jīng)理簽收,再轉(zhuǎn)交營(yíng)業(yè)助理核閱并在存檔的O/C上登記L/C號(hào)碼,S/D、V/D以及金額后,交裝押助理。

(二)L/C可能發(fā)生的問(wèn)題如下:

1.收到L/C時(shí)須先核對(duì)總金額、數(shù)量、單價(jià)是否正確。

2.收以L/C當(dāng)天時(shí),如距有效日少于三天,即須向主管經(jīng)理提出。

3.通常L/C是可分批,如不可分打,須向主管經(jīng)理提出。

4.如由本地?zé)o直接船可到達(dá)的港口,須看L/C是否可以轉(zhuǎn)船,如不可以須請(qǐng)示主管經(jīng)理,必須特別注意出口港不能指定為本地港口。

5.核對(duì)受益人全名、地址有無(wú)錯(cuò)誤。

6.核對(duì)交易條件是為FOB、CIF、C&F是否相符。

7.L/C內(nèi)容有無(wú)錯(cuò)誤字。

8.有無(wú)規(guī)定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。

9.如同一富戶有數(shù)張L/C時(shí)須看有無(wú)規(guī)定可予合并。

10.如L/C直接由國(guó)外客戶寄來(lái),而未經(jīng)銀行登記,須即請(qǐng)示主管經(jīng)理是否送銀行核對(duì)其簽字是否符合。

11.如遠(yuǎn)期付款的L/C應(yīng)查看利息,是否由買方負(fù)擔(dān),如否應(yīng)即請(qǐng)示主管經(jīng)理。

12.如有怪異字眼,或條款有違常理者,應(yīng)即請(qǐng)示主管經(jīng)理。

□裝船通知單

(一)依照國(guó)內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期一個(gè)月至一個(gè)月前開始作業(yè),由裝押助理按外勤人員的報(bào)告或直接與工廠聯(lián)系后填寫裝船通知單。

送貨柜場(chǎng)者:共四聯(lián)

第一聯(lián):

寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營(yíng)業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。

第二、三聯(lián):

(1)寄有關(guān)外務(wù)員,在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期、凈重、毛重、才積、未能如期交貨原因后寄回經(jīng)理,再交裝押助理協(xié)調(diào)安排出貨。

(2)如每一ITEM超過(guò),美金5000元者,第二聯(lián)交有關(guān)科長(zhǎng),第三聯(lián)仍寄交外務(wù)員。

第四聯(lián):裝押助理存查。

貨送倉(cāng)庫(kù)者:填”送倉(cāng)裝船通知單“,共二聯(lián)

第一聯(lián):

寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營(yíng)業(yè)助理簽字后,再送收發(fā)。

第二聯(lián):

裝押助理存查。

如重要訂單未能如期交貨,得填寫”重要訂單逾期追問(wèn)單“交有關(guān)科長(zhǎng)協(xié)助處理。

(二)如國(guó)內(nèi)訂單規(guī)定收到L/C后才通知生產(chǎn)者,收到L/C當(dāng)日即在裝船通知單上注明”L/C已收到“，船期通常以S/D期限前三星期為宜。(彈性應(yīng)用)

(三)如國(guó)內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實(shí)通過(guò)才生產(chǎn)者,當(dāng)收到客戶確認(rèn)函電時(shí),由營(yíng)業(yè)助理填寫確認(rèn)函交工廠,并將留底聯(lián)交有關(guān)裝押助理簽收,并在國(guó)內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后,再交回營(yíng)業(yè)助理,以便安排船期。

(四)如出口美、日地區(qū),應(yīng)將經(jīng)濟(jì)部商品檢驗(yàn)局的原料來(lái)源加工處所切結(jié)書空白數(shù)份填妥,可

成本核算管理制度

隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務(wù)員蓋章填寫后寄回,才回經(jīng)濟(jì)部商品檢驗(yàn)局申請(qǐng)產(chǎn)地證明書。

(五)需確實(shí)注意出口貨品是否含有須辦退稅進(jìn)口零件,協(xié)調(diào)報(bào)關(guān)行后與有關(guān)工廠辦理手續(xù)。

□ 催貨

(一)送貨柜場(chǎng)的裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無(wú)回音交貨,應(yīng)該會(huì)同營(yíng)業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務(wù)人員催貨。

(二)退稅資料寄來(lái)本公司時(shí),應(yīng)先告知工廠填明承辦人姓名,否則經(jīng)常很多助理有同一家工廠的貨,退稅資料往往誤傳,而發(fā)生工玫不能退稅的麻煩。

□ 收到倉(cāng)庫(kù)送來(lái)的進(jìn)貨單

(一)裝押助理收到進(jìn)貨單應(yīng)即核對(duì)，對(duì)所列的嘜頭、數(shù)量、包裝情況表是否與國(guó)內(nèi)訂單符合,如需更正即刻通知倉(cāng)儲(chǔ)科長(zhǎng)處理。

(二)收到進(jìn)貨單后,需通知助理前往倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)貨,并制訂”萊部訂單貨款支付核準(zhǔn)單“。

(三)如未通知送貨柜場(chǎng)而擅自送來(lái)倉(cāng)庫(kù)者,應(yīng)扣運(yùn)費(fèi)。

□ 簽訂S/O

(一)依據(jù)出貨明細(xì)表及國(guó)內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)所示大約材數(shù)計(jì)算體積重量。

(二)向擬裝運(yùn)的船公司或報(bào)關(guān)行查是否確實(shí)簽到S/O。

(三)船期如有提前或延后,應(yīng)立即與工廠聯(lián)系務(wù)必配合。

(四)打S/O時(shí)須查核是否每張均打,如有漏打,應(yīng)即時(shí)補(bǔ)上,以免報(bào)關(guān)行在船公司重打,浪費(fèi)時(shí)間。

(五)簽S/O的時(shí)間應(yīng)提早一星期或兩星期,或事先以電話與船公司聯(lián)絡(luò)訂船位。

(六)如裝整臺(tái)貨柜時(shí),必須貨物實(shí)際重不可超過(guò)船公司所規(guī)定的重,如超過(guò)時(shí)應(yīng)請(qǐng)示主管經(jīng)理處理。

□ 結(jié)關(guān)前工作

(一)如由他庫(kù)裝貨柜出貨者,應(yīng)提前將出貨明細(xì)表一份交倉(cāng)儲(chǔ)科科長(zhǎng),以便送貨。(貨未到或尚未驗(yàn)貨,應(yīng)在明細(xì)表上注明)

(二)(如由倉(cāng)庫(kù)出卡車者,須在結(jié)關(guān)前二天將出貨明細(xì)表交押匯科長(zhǎng),以便及時(shí)通知卡車,貨未到或尚未驗(yàn)貨必須在明細(xì)表上注明。

(三)須密切注意倉(cāng)庫(kù)出貨時(shí)間、車號(hào)、嘜頭、數(shù)量及送貨地點(diǎn),確定時(shí)應(yīng)即通知報(bào)關(guān)行。

(四)于船期結(jié)關(guān)前一日,確定出貨明細(xì)表的正確項(xiàng)目、數(shù)量,如所出的貨有配件印刷工廠者,須于出貨明細(xì)表上注明。

(五)打PRCKING LIST六份,并于其中三分抬頭改成INVOICE并于其上注明每家工廠正確全名,統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)票號(hào)碼,交營(yíng)業(yè)助理核閱。并填寫出口登記本四聯(lián),第五聯(lián)(財(cái)務(wù))連同PACKING LIST三份INVOICE二份送交押匯科長(zhǎng)蓋章后,連同退稅資料交報(bào)關(guān)行,一份交會(huì)計(jì)科長(zhǎng),其中另一份INVOICE自行留底。

(六)出口登記本上所列規(guī)定送件日期及預(yù)計(jì)入帳日期,應(yīng)填寫結(jié)關(guān)后七天,如有遲延應(yīng)寫原因。

(七)送貨當(dāng)天早上必須聯(lián)絡(luò)工廠確實(shí)出貨時(shí)間、卡車號(hào)碼及到達(dá)時(shí)間,確定時(shí)立即通知報(bào)關(guān)行。

(八)結(jié)關(guān)當(dāng)天如有未能確定工廠出貨把握者,須立即修改資料,將該綱報(bào)關(guān)。

(九)貨如未依時(shí)間送達(dá),所發(fā)生海關(guān)費(fèi)用及規(guī)費(fèi)應(yīng)有記錄,并于簽訂單支付核準(zhǔn)單時(shí)填上應(yīng)扣數(shù)目,注意請(qǐng)款時(shí)扣除。

(十)裝押助理如當(dāng)日有結(jié)關(guān)的貨,須所有的貨到達(dá)確實(shí)報(bào)關(guān)完畢,才可下班。

(十一)裝押助理必須待進(jìn)貨柜場(chǎng)的貨確已送達(dá)無(wú)誤才可制”營(yíng)業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單“。

(十二)工廠的出貨發(fā)票要開送貨當(dāng)天的日期、配件，如分批出貨,亦需于每一次出貨(磅貨)即

成本核算管理制度

開來(lái)當(dāng)天的發(fā)票,不可延遲于送貨。

(十三)工廠如在貨未結(jié)關(guān)前,即已送達(dá)貨柜場(chǎng),而有需退貨物稅或關(guān)稅者,請(qǐng)款時(shí)一律暫時(shí)保留50%,并于貨款支付核準(zhǔn)單上注明此點(diǎn)。

結(jié)關(guān)后工作

(一)裝押助理須查詢報(bào)關(guān)行及船公司,貨是否確實(shí)出口無(wú)誤,如確實(shí)無(wú)誤,將出口明細(xì)表一份交會(huì)計(jì),另一份送管制中心,并將營(yíng)業(yè)部訂半日貨款支付核準(zhǔn)單交營(yíng)業(yè)助理。

(二)催CBC必須確實(shí)于結(jié)關(guān)次日取得,除非以錯(cuò)單出口者,須隨時(shí)催報(bào)關(guān)行,最遲須于一星期內(nèi)取得,否則須向主管經(jīng)理報(bào)備。

(三)于CBC到達(dá)后,如要辦理經(jīng)濟(jì)部產(chǎn)地證明書,須附上INVOICE一份,工廠已蓋好章的原料來(lái)源加工切結(jié)書一份及CBC副本一份送交報(bào)關(guān)行,以便辦理產(chǎn)地證明。

(四)在拿B/L前須將S/O留底正確無(wú)誤一份交報(bào)關(guān)行,以便到船公司拿B/L時(shí)核對(duì)。

(五)在收到B/L時(shí)立刻核對(duì)材數(shù)與運(yùn)費(fèi)與內(nèi)容有無(wú)錯(cuò)誤是否符合。

(六)B/L如須預(yù)付運(yùn)費(fèi),應(yīng)會(huì)同營(yíng)業(yè)助理填妥營(yíng)業(yè)部雜費(fèi)支付核準(zhǔn)單交有關(guān)會(huì)計(jì),如經(jīng)理不在,為爭(zhēng)取時(shí)效,可憑裝押助理簽名,即送會(huì)計(jì)付款,事后由會(huì)計(jì)送給經(jīng)理、副經(jīng)理、助理補(bǔ)簽。

(七)將文件備妥,待文件齊全后,將全套押匯文件另加出貨明細(xì)表INVOICE,B/L各一份連同出口登記本第三聯(lián)(稽核)第四聯(lián)(押匯)交押匯科長(zhǎng),將必要文件轉(zhuǎn)送銀行押匯,出口登記本第三聯(lián)由押匯科長(zhǎng)轉(zhuǎn)送稽核,時(shí)間由結(jié)關(guān)日起不得超過(guò)七天,如有延誤需寫原因,并須扣各經(jīng)理利息,并處罰裝押助理。

(八)押準(zhǔn)文件存檔聯(lián)及寄交客戶，聯(lián)經(jīng)由營(yíng)業(yè)助理呈閱主管經(jīng)理后，分別寄出并在存檔聯(lián)上注明”歸檔",交收發(fā)中心。

(九)押匯科長(zhǎng)收到結(jié)匯證書連同信匯回條、出貨明細(xì)表、INVOICE及B/L各一份送交有關(guān)會(huì)計(jì)。

□ 打OOL

視客戶或經(jīng)理需要,裝押助理應(yīng)按所辦客戶會(huì)同營(yíng)業(yè)助理打OOL三份,一份由裝押助理留存,兩分轉(zhuǎn)交營(yíng)業(yè)助理留存一份,另一份呈閱主管經(jīng)理。

□ 收到倉(cāng)庫(kù)存貨周報(bào)表

倉(cāng)儲(chǔ)科須于每周一上午11時(shí)半前將倉(cāng)庫(kù)周報(bào)表送交行政助理,行政助理于午前送交裝押助理,裝押助理收到后須填妥L/C期限欄及裝船日期欄,并核對(duì)數(shù)量、嘜頭廠商無(wú)誤后交營(yíng)業(yè)助理核對(duì),于每周二中午下班前交主管經(jīng)理轉(zhuǎn)交行政助理,如倉(cāng)庫(kù)存貨周報(bào)表上有錯(cuò)誤時(shí)須立刻去電話與倉(cāng)儲(chǔ)科長(zhǎng)聯(lián)系查明。

□ 申請(qǐng)LOCAL L/C

(一)向押匯科長(zhǎng)取表填妥,即送主管經(jīng)理,總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)交押匯科長(zhǎng)申請(qǐng),在開發(fā)本地信用狀申請(qǐng)書上須開給何家工廠,手續(xù)費(fèi)是否從工廠扣除。

(二)押匯時(shí)LACAL L/C復(fù)印件本一份需送押匯科長(zhǎng)。

貨完全出清時(shí)的工作

(一)國(guó)內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)待貨完全出清不再使用時(shí),自行燒掉。

(二)L/C影本待貨完全出清不再使用時(shí),應(yīng)即交押匯科長(zhǎng)。

核簽報(bào)關(guān)費(fèi)

(一)核對(duì)嘜頭、件數(shù)是否無(wú)誤,并于出口登記本留底聯(lián)注銷并于出口登記本上報(bào)關(guān)費(fèi)欄登記該批報(bào)關(guān)費(fèi),以免報(bào)關(guān)行重復(fù)請(qǐng)款。

(二)報(bào)關(guān)費(fèi)如多出規(guī)定費(fèi)用時(shí),應(yīng)簽請(qǐng)經(jīng)理核準(zhǔn)