第一篇：人事檔案管理辦法(試行)

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人事檔案管理辦法（試行）

各分子公司、本部各部門：

為了規(guī)范公司勞動人事檔案管理工作，對人事檔案進行妥善保管，維護人事檔案材料的完整性，防止材料損壞和遺失，以及便于人事檔案材料的使用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù)，特制定本管理辦法。

一、適用范圍

員工人事檔案日常管理。

二、管理原則

安全、保密、清晰、完整。

三、管理職責(zé)

由人力資源部（行政人事部）負(fù)責(zé)按本管理辦法對公司所有員工的人事檔案進行管理。

四、管理程序

（一）人事檔案建立

新員工入職之日，由人力資源部（行政人事部）為其建立一個獨立的人事檔案。人力資源部（行政人事部）首先對檔案材料進行收集和整理，若收集的是復(fù)印件必須與原件對照審驗，且由員工本人在復(fù)印件空白處標(biāo)注“此為本人真實***證之復(fù)印件”，并簽字確認(rèn)大母指用印，準(zhǔn)確無誤后進行歸檔。人事檔案包括但不限于以下資料：

1.身份證復(fù)印件（正反面復(fù)印在同一張A4紙上）、戶口本復(fù)印件（戶口本主頁及本人頁）。

2.證書復(fù)印件。證書包括職業(yè)資格證書、職稱證書、學(xué)歷及學(xué)位證等。

3.管理及技術(shù)關(guān)鍵崗位的員工，應(yīng)有其原工作單位出具的解除或終止勞動關(guān)系證明。4.近期免冠1寸彩照1張。

5.應(yīng)聘人員登記表（包括附帶的個人簡歷）以及員工信息采集表。

6.縣區(qū)級以上醫(yī)院體驗合格證明。體檢項目包括但不限于：血常規(guī)、胸部透視、心電圖、肝功能（禁查乙肝）。

7.從事保衛(wèi)等重要崗位的，應(yīng)有戶籍所在地公安部門開具的“無犯罪記錄證明”。8.法規(guī)規(guī)定的特殊崗位，應(yīng)有職業(yè)資格或從業(yè)資格證書復(fù)印件（原件應(yīng)審驗）。9.《勞動合同》或《勞務(wù)協(xié)議》，以及《保密協(xié)議》和《承諾函》正本各一份。

10、背景調(diào)查表（主管及以上崗位，出納及關(guān)鍵核心崗位）及錄用審批表。

11、員工手冊簽收單。

（二）人事檔案資料的添加

以下類別信息，由人力資源部檔案保管專員在收到資料后添加到其本人人事檔案中：

1、人員轉(zhuǎn)正申請審批表及相關(guān)轉(zhuǎn)正材料及考核資料。

2、員工與公司補充簽訂的各種重要的個人申請、承諾、協(xié)議、保險等材料。

3、員工崗位（職務(wù)）變動調(diào)整通知書。

4、員工晉升、各種處分、處罰材料和通報批評等獎懲類相關(guān)資料。

5、員工變更的個人資料。

6、員工勞動合同續(xù)簽意見征詢單。

7、員工離職申請、離職審批表、離職交接手續(xù)等記錄。

8、終止勞動關(guān)系通知書員工簽收回執(zhí)。

9、其他需添加的資料。

（三）人事檔案的其他專項保管

考慮部分專項工作特殊情況，以下類別由各業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對相關(guān)人事檔案材料作專項保管。

1、員工考勤類材料。

2、員工薪資變動資料。

3、員工考核考察資料，包括月度考核、年度考核、晉升考察等資料。

4、員工培訓(xùn)申請、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)心得、培訓(xùn)效果評估等與培訓(xùn)相關(guān)的資料及考核相關(guān)資料。

5、按相關(guān)食品安全管理法規(guī)須持有的健康證相關(guān)資料。

6、其他需單項保管材料。

（四）人事檔案編號

1、公司人事檔案統(tǒng)一按SAPHR系統(tǒng)員工工號編號。

2、員工離職后，其檔案從在職檔案中取出歸入離職人員檔案，但檔案編號保持不變，仍采用原工號編號。

（五）人事資料的定期更新與維護

1、員工有調(diào)動、考評、獎懲等人事動態(tài)時，及個人資料有變化時，人事檔案管理人員應(yīng)及時進行記錄或修改，確保人事檔案的正確性。

2、為確保員工人事資料的有效性，可由員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案，員工一旦有個人信息資料（身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位等）更新，則按最新個人信息更新人事和人事數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并統(tǒng)一在規(guī)定時間前以電子文檔和紙質(zhì)材料同時報送所在公司人力資源部（行政人事部）。

（六）人事檔案的查閱

1、人事檔案為公司密件，也是員工個人的私隱資料，人力資源部（行政人事部）必須合理存放，嚴(yán)格執(zhí)行程序。員工檔案資料是保密的，原則上只有公司領(lǐng)導(dǎo)及人事保管人員方可查閱，員工不能查閱其他人員的檔案，各級管理人員只可查閱其部門下屬員工的人事檔案，特殊情況經(jīng)審批后方可調(diào)閱。

2、員工人事檔案屬保密級文件，原則上不允許借閱（借出），一般采取在人力資源部（行政人事部）人事檔案保管人員的陪同下查閱的方式。各級管理人員查閱本部門下屬員工的個人檔案時，必須為員工個人資料情況保密。

3、如有特殊原因需借閱員工檔案時，遵循以下規(guī)定執(zhí)行：

（1）必須填寫《人事借閱登記表》，按審批權(quán)限批準(zhǔn)后，辦理借閱登記手續(xù)才可借出。（2）借閱時間以規(guī)定時間為限，不得轉(zhuǎn)借，拆卸、調(diào)換、復(fù)印。（3）歸還時，由人力資源部（行政人事部）核對檔案資料歸還是否完整。

（七）人事檔案資料的復(fù)印

1、如因公司業(yè)務(wù)需要復(fù)印員工的身份證、學(xué)歷證明、職業(yè)資格證明等個人證照復(fù)印件，由辦理人員填寫《人事檔案復(fù)印登記表》，按借閱人事審批權(quán)限批準(zhǔn)后方可調(diào)用。

2、如因員工要求復(fù)印個人人事檔案資料，除屬于由員工本人提供的原始人事檔案資料外，其他由人力資源部（行政人事部）添加的人事檔案資料不得復(fù)印、查閱或借閱。

（八）人事檔案的保存

1、人力資源部必須對人事檔案的保存地點、環(huán)境等作出評估，以確保人事檔案的存放安全。

2、無論在職員工或離職員工，已建立的人事檔案任何資料不得退還員工本人。

3、在職員工的人事檔案將一直保存；離職員工的人事檔案原則上保存期自離職日起至少兩年備查。

4、屬于公司解除（終止）勞動合同、辭退、自動離職等類別員工，其人事檔案（應(yīng)注意考勤、獎懲、考核、情況說明等資料）應(yīng)特別審查后特別重點保存。

5、按規(guī)定銷毀的檔案由人事檔案保管人填寫銷毀申請單，經(jīng)人力總監(jiān)審核批準(zhǔn)，并指定人員執(zhí)行銷毀。審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔案。

（九）人事檔案管理信息化

1、為提高人事管理工作效率，公司將逐步建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。人事檔案數(shù)據(jù)庫嚴(yán)格按管理權(quán)限進行提交和使用。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司商業(yè)機密，公司任何人員不得私自竊取、拷貝系統(tǒng)。

2、人力資源部（行政人事部）必須根據(jù)人事變動情況隨時更新人事數(shù)據(jù)信息。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計分析提供資料。人力資源部（行政人事部）應(yīng)認(rèn)真做好人事檔案數(shù)據(jù)庫的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮人事檔案數(shù)據(jù)信息的作用。

五、處罰

（一）人事檔案保管人員必須嚴(yán)格遵守本管理辦法，以高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅、認(rèn)真地處理好公司人事檔案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，導(dǎo)致保密資料外泄，則視其情節(jié)，按公司獎懲管理辦法執(zhí)行處罰。

（二）公司員工有義務(wù)向公司提供詳盡真實的人個資料，并保證所提供的人事資料的真實性。如有提供虛假資料情況出現(xiàn)，屬嚴(yán)重違紀(jì)行為，一經(jīng)查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。員工因提供虛假資料對公司造成經(jīng)濟損失的，公司將保留追究其法律責(zé)任的權(quán)力。員工在職期間個人資料有變化的，應(yīng)及時準(zhǔn)確地向人力資源部（行政人事部）報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更新，確保人事檔案資料正確無誤。

（三）人事數(shù)據(jù)庫屬于公司商業(yè)機密和員工個人私隱，公司任何人員不得利用任何手段非法或私自竊取、拷貝、偷閱，否則一經(jīng)查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。

六、附則

（一）本管理辦法自下發(fā)之月起執(zhí)行。

（二）公司保留對本規(guī)定隨時或定期作出修訂的權(quán)利。最終解釋權(quán)為公司人力資源部（行政人事部）。

******股份有限公司

二〇一八年二月二日

第二篇：人事檔案管理辦法(試行)

附件七：

寧夏理工學(xué)院人事檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 為了加強人事檔案工作，提高人事檔案管理水平，實現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化。根椐《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》和國家教育部《普通高等學(xué)院檔案管理辦法》等法規(guī)，結(jié)合學(xué)院的實際，制定本辦法。

第二條

本辦法所稱檔案的范圍，是人事處主要職能活動和日常人事管理等各項工作活動中形成的，對學(xué)院和社會具有保存價值的文件材料。

第二章 管理體制及其機構(gòu)職責(zé)

第三條

檔案工作遵守統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。人事處設(shè)檔案室，由院長直接領(lǐng)導(dǎo)，主管領(lǐng)導(dǎo)分管。

第四條

人事檔案室既是學(xué)院檔案工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護檔案的機要機構(gòu)。其主要職責(zé)：

1、宣傳貫徹執(zhí)行《檔案法》等國家和地方關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定；執(zhí)行上級主管機關(guān)下達的有關(guān)檔案工作的指令和規(guī)范。

2、制訂和組織實施本院人事檔案工作的規(guī)章制度，履行依法治檔職責(zé)。

3、負(fù)責(zé)本院人事檔案和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護和統(tǒng)計等工作。

4、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃分和守密工作。

5、做好防火、防盜、防蟲等“九防”工作，確保檔案安全。

6、圍繞學(xué)院中心工作，完成學(xué)院交辦的其他任務(wù)。

第五條 依據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，檔案室負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管、利用工作，檔案室應(yīng)配備專職或兼職檔案員。

第三章 文件材料的形成與歸檔

第六條

各類文件材料的形成、積累、整理和歸檔是確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。每個立卷人員應(yīng)按照工作程序和立卷要求，進行材料的積累，工作結(jié)束時應(yīng)及時整理、立卷。經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查合格簽字后歸檔。

第七條

歸檔范圍

（一）教職工形成的下列材料，應(yīng)歸入本人檔案：

1、干部、職工、教師等各類人員登記表，個人簡歷材料，更改出生日期、姓名的材料。

2、自傳及屬于自傳性質(zhì)的簡歷材料。

3、鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料。

4、學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)資格申報表、考績審批材料；

5、政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）。

6、獎勵材料（包括各類證書復(fù)印件）。

7、處分材料（包括甄別、復(fù)查材料，免于處分的處理意見）。

8、錄用、任免、聘用、培訓(xùn)進修、出國、離（退）休、離職、辭職材料。

9、教職工各類花名冊。

10、其他可供組織參考的材料。

（二）、歸檔要求

1、歸檔材料要齊全、完整、手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要由組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機關(guān)、批準(zhǔn)時間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求、手續(xù)不完備的檔案材料，須補辦完手續(xù)后歸檔。

2、歸檔材料統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色、純藍色墨水書寫，不得使用復(fù)寫紙復(fù)寫。

（三）、歸檔時間

1、應(yīng)聘大學(xué)畢業(yè)生的個人檔案自聘用報到后一個月內(nèi)交由學(xué)院人事處檔案室管理。

2、應(yīng)聘教授和副教授的畢業(yè)證、專業(yè)技術(shù)職稱證的復(fù)印件自報到后一個月內(nèi)交由學(xué)院人事處檔案室管理。

3、其他應(yīng)聘者應(yīng)將大專及以上學(xué)歷證明、專業(yè)技術(shù)職稱證書的復(fù)印件自報到后一個月內(nèi)交由學(xué)院人事處檔案室管理。

4、所交的復(fù)印件，必須附帶原件一并查驗，經(jīng)查驗無誤后，將原件退還本人。

5、教職工檔案材料應(yīng)自形成之日起三十天內(nèi)，由人事處檔案員及時整理、分類后歸檔。

第四章 檔案管理

第八條

人事檔案管理要按照規(guī)定的分類編號方法進行統(tǒng)一分類、編目等。

第九條

按照《中華人民共和國保守國家秘密法》，對檔案實行密級保管。

第十條

檔案室應(yīng)設(shè)有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫等設(shè)施。

第十一條

檔案保管期限分為永久、長期、短期，對保管期限已滿的檔案依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。

第十二條

對檔案的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期整理匯總。

第十三條 檔案轉(zhuǎn)遞

1、應(yīng)聘教師的個人檔案在規(guī)定時間內(nèi)按要求交由人事處檔案室統(tǒng)一管理。移交時，檔案應(yīng)確保完整無損。

2、教職工因工作調(diào)動、職務(wù)任免等需要將檔案轉(zhuǎn)出學(xué)校的，憑調(diào)動通知或任免通知到人事處檔案室辦理相關(guān)手續(xù)。

3、凡是辭退、辭職人員在辦理離校手續(xù)后，應(yīng)及時到人事處檔案室辦理提檔手續(xù)，在15日內(nèi)不辦理提檔手續(xù)的按有關(guān)規(guī)定收取托管費。

4、檔案轉(zhuǎn)遞由人事處檔案室通過機要形式統(tǒng)一發(fā)送。原則上不許本人自帶。

5、檔案轉(zhuǎn)出需詳細(xì)填寫“檔案轉(zhuǎn)遞通知單”上注明轉(zhuǎn)出內(nèi)容；檔案交接雙方要嚴(yán)格履行交接登記手續(xù)。

第十四條

檔案員應(yīng)定期檢查、清點，對已破損、字跡不清的檔案應(yīng)及時修補，發(fā)現(xiàn)隱患立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報解決。

第十五條

做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，逐步實現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化管理。

第五章 檔案資料的查閱

第十六條 閱檔要求

1、查閱人事檔案的部門必須出具組織介紹信，并填寫《查閱人事檔案登記簿》。

2、查閱人事檔案時，各部門應(yīng)派副處級以上的管理人員到檔案室查閱。

3、人事處檔案室根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定是否提供何種材料。

4、人事檔案原則上不外借。如必須借出使用的，要說明理由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還。發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)由借閱者負(fù)責(zé)賠償并追究其責(zé)任。

5、借用時間一般為十五天。不能按期歸還的，要提出續(xù)借理由，并辦理續(xù)借手續(xù)。

6、查（借）閱檔案要妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度和查（借）閱規(guī)定，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。嚴(yán)禁涂改、圈畫、抽取、撤換、污損檔案材料。

7、查（借）閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違犯者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀(jì)律處分。

8、查閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝、復(fù)制、復(fù)印檔案內(nèi)容，因工作需要從檔案中取證的必須提出申請，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)后方可拍攝、復(fù)制、復(fù)印。

第六章檔案的鑒定和銷毀

第十七條

檔案鑒定工作在院主管領(lǐng)導(dǎo)下，由院辦公室、人事處組成鑒定小組。其職責(zé)是調(diào)整密級和保管期限，提出銷毀無保存價值檔案的意見，寫出鑒定報告并由鑒定小組成員簽字，呈報院長審核簽字后實施銷毀。

第十八條

銷毀檔案，應(yīng)登記造冊，履行批準(zhǔn)手續(xù)，鑒定小組指定兩人以上進行監(jiān)督銷毀。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得銷毀檔案。第七章考核、獎勵和處罰

第十九條

學(xué)院建立檔案工作檢查、考核、評估制度，對檔案工作作出突出貢獻的個人（專、兼職）給予表揚和獎勵。

第二十條

對于違反國家和學(xué)院檔案管理的行為，需按照相關(guān)規(guī)定給予處罰。

第二十一條第二十二條

第八章 附則

本規(guī)定由人事處負(fù)責(zé)解釋。本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。7

第三篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

2、在檔案袋目錄上寫明各項材料名稱和數(shù)量，封好歸檔。

3、各單位應(yīng)設(shè)立檔案柜，并放置合適位置。

4、個人檔案按照“員工編碼”順序確定歸檔的具體位置。

（二）電子檔案

1、根據(jù)書面檔案錄入相關(guān)資料，并及時更新，系統(tǒng)自動留存資料變更記錄。

2、管理軟件設(shè)立單項、多項及綜合查詢功能，檢索依據(jù)可根據(jù)需要選擇。

第五條 人事檔案的核查

（一）為保證人事檔案的完整性、時效性要定期進行檢查。各單位每年至少進行三次自檢，并保存自檢記錄。對相關(guān)文件、記錄及時補充及延續(xù)。

（二）各單位可采取書面或電子形式建立檔案管理臺賬，以備核查及記錄。

第六條 人事檔案的轉(zhuǎn)遞

（一）內(nèi)部調(diào)轉(zhuǎn)，員工在集團所屬企業(yè)間調(diào)轉(zhuǎn)。

1、調(diào)出將轉(zhuǎn)遞的人事檔案，填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料明細(xì)單》。

2、封檔并加蓋騎縫章，隨同《調(diào)轉(zhuǎn)/晉降記錄表》轉(zhuǎn)向調(diào)入單位，在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，通過內(nèi)部傳遞流程轉(zhuǎn)遞、不能交本人自帶。

3、收檔單位在收到檔案核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，三日內(nèi)轉(zhuǎn)回。原單位在檔案臺賬上注銷。

4、調(diào)出、調(diào)入單位在管理軟件中同步做電子檔案調(diào)轉(zhuǎn)。

（二）外部調(diào)轉(zhuǎn)，員工離職，原單位與新單位或與社保部門間書面檔案轉(zhuǎn)遞。

1、調(diào)出將轉(zhuǎn)遞的人事檔案，填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料明細(xì)單》。

2、封檔并加蓋騎縫章轉(zhuǎn)交新單位或社保相關(guān)部門，或由本人提出書面

申請自帶檔案，并在《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料明細(xì)單》上簽收。

3、轉(zhuǎn)出檔案后在檔案臺賬上注銷。

第七條 人事檔案使用

(一)查閱

有權(quán)限人員可以到人力資源部申請查閱檔案，查閱前要辦理登記手續(xù)。

（二）出具證明材料

本人因入黨、招工、出國、婚育等需要出具證明的，人力資源部根據(jù)檔案內(nèi)容并向被證明人核實情況后出具證明材料。

第八條 人事檔案保密規(guī)定及保存期限

（一）由專人負(fù)責(zé)書面人事檔案的保管工作，保管人員不得對檔案刪除、涂改、銷毀，必須嚴(yán)格保密、不得擴散。

（二）有使用、編輯管理軟件權(quán)限的人員應(yīng)妥善保管密碼，不能借給他人，日常要及時更新電子檔案，確保信息同步準(zhǔn)確；有審批權(quán)限的人員需要他人代理工作時需要有授權(quán)，并注意變更密碼，確保授權(quán)的時效。

（三）人事檔案永久保存。下屬單位離職員工未轉(zhuǎn)、提走的書面人事檔案于次年五月一日前封檔提交人力資源部存放。

（四）電子檔案每年定期由信息部做拷備存檔處理。

第九條 以上自2012年6月1日起開始執(zhí)行，原相關(guān)規(guī)定廢止。

集團人力資源部

2012年1月1日

第四篇：人事檔案管理辦法

清徐縣清水湖畔物業(yè)管理有限公司

人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務(wù)，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務(wù)和人事檔案干部

第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。

第六條 人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條 人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條 公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條 收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

第十二條 人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復(fù)寫紙書寫。 第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費。

第十四條 對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。

第十五條 根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十七條 嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

第十八條 做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條 人事檔案應(yīng)通過機要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條 如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。

第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務(wù)變動而及時調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關(guān)部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。

第二十五條 公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生分配單位有變化時應(yīng)及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

清徐縣清水湖畔物業(yè)管理有限公司

2012年3月

第五篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

1.目的

為了規(guī)范公司人事檔案的管理，形成人事檔案管理制度，有效的保護和使用檔案，為公司各級部門提供開展工作的基礎(chǔ)依據(jù)，根據(jù)相關(guān)法律和法規(guī)，制定本辦法。2.范圍

3.總則

人事檔案工作是人力資源部工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分，它是為了貫徹執(zhí)行公司的人才戰(zhàn)略、方針政策、為了選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用人才服務(wù)的，是公司人力資源部按照公司的政策，組織本部門及相關(guān)部門人員對公司員工在工作中和學(xué)習(xí)中形成的個人經(jīng)歷、學(xué)業(yè)情況、培訓(xùn)情況、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工資待遇、崗位變動等一系列內(nèi)容及時進行記載，它是反映個人成長歷史的重要憑證和依據(jù)，由人力資源部實行集中統(tǒng)一管理。4.職責(zé)

4.1人力資源部應(yīng)為每位員工個人建立人事檔案，并集中對檔案進行收集整理、保管統(tǒng)計、借閱傳遞等管理工作。

4.2員工個人應(yīng)按照公司要求及時提供真實準(zhǔn)確、詳細(xì)完善的資料。

4.3檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關(guān)人員面前議論人事檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借給無關(guān)人員翻閱；未經(jīng)審批不得向外公布人事檔案內(nèi)容。4.4人事檔案的交接和傳遞必須由檔案管理雙方親自交接，并建立檔案交、接臺帳（附件1人事檔案資料交接清單）。

4.5人事檔案必須由人力資源部檔案負(fù)責(zé)人保管。5.管理制度 5.1案卷內(nèi)容

5.1.1卷內(nèi)目錄

見附件2人事檔案目錄 5.1.2入職資料

人員應(yīng)聘登記表

8張一寸紅底免冠照片 身份證正反面復(fù)印件 戶口本戶主頁及本人頁復(fù)印件 畢業(yè)證、學(xué)位證（或?qū)W歷證明）復(fù)印件

解除（終止）勞動合同證明原件（或離職證明、失業(yè)證復(fù)印件）無劣跡證明原件

特殊工種作業(yè)操作證原件/復(fù)印件（焊工、電工、天車工、起重工、司爐工、叉車司機、電瓶車司機）各種資格證和職稱的復(fù)印件 參加過各種培訓(xùn)的證書復(fù)印件

應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生還應(yīng)包括：報到證、戶籍遷移證明原件

5.1.3在職資料

員工本人簽字確認(rèn)后的勞動合同/勞動協(xié)議文本； 員工轉(zhuǎn)正、轉(zhuǎn)崗相關(guān)材料。

5.1.4調(diào)薪資料

工資變動審批表及通知書，提職晉級審批及考核、獎勵工資審批表、各種待遇審批手續(xù)、個人申請類檔案存于《薪資檔案》，此類檔案分門別類，建立檢索目錄。

5.1.5職務(wù)任免文件

審批及通知文件。

5.1.6異動文件、獎懲材料

各類申請書、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、獎懲材料、在職期間病假相關(guān)手續(xù)（診斷、病志等）等工作學(xué)習(xí)中形成的可以反映其德、能、勤、績等文件材料，進入檔案。

5.1.7考核、評定工作中形成的有關(guān)材料

與個人工資收入考核有關(guān)的資料存入《薪資檔案》

5.1.8離職資料

①離職申請、離職交接、考勤表、解除勞動關(guān)系證明等材料。員工離職后檔案仍舊保存。

②未領(lǐng)取完畢的解除勞動關(guān)系證明可單獨存檔保管，建立明細(xì)及領(lǐng)取簽收記錄。

5.1.9其他應(yīng)歸檔的資料 5.2員工檔案歸檔時間

5.2.1 例行常規(guī)資料歸檔時間定于每月30日交接完成上月產(chǎn)生的人事資料，對于特殊重要資料應(yīng)在次日內(nèi)歸檔。

5.2.2對于新入職員工的入職資料，人力資源部門應(yīng)在員工入職當(dāng)日，將與員工個人有關(guān)的材料，進行整理、編號、裝訂，進行歸檔。

5.2.3其它歸檔的資料，由人力資源部門相關(guān)人員在該事項完成后的五個工作日內(nèi)，將相關(guān)材料裝訂，存入該員工的人事檔案。（應(yīng)有紙板、電子版人事檔案交接表格見附件1）

5.3歸檔材料的要求

5.3.1歸檔材料應(yīng)做到完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，以項目為單位的歸檔材料要齊全。

人事檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)審核歸檔資料是否完整齊全，手續(xù)是否完備。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應(yīng)能夠反映事件的來龍去脈，應(yīng)涵蓋申請、報批、審批及回復(fù)等整個流程，以備查考。檔案管理員應(yīng)做好對人事檔案的歸檔與整理、保管與保護、利用與轉(zhuǎn)遞工作，保證歸檔文件材料完整準(zhǔn)確。

5.3.2對符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時詳細(xì)登記歸檔；對不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時通知形成材料的部門修訂或補辦，限期報送；定期核查所管理的檔案，發(fā)現(xiàn)所缺材料，及時登記、補充。5.3.3人事檔案材料的載體和字跡要求。

5.3.3.1紙張要求：應(yīng)使用A4復(fù)印紙。寬幅大于A4紙時，可將紙張折成A4紙大小，小于A4紙時，應(yīng)將其與A4紙裝訂一起，檔案裝訂工整，制作規(guī)范，分類有序，方便查找；原件如為熱敏紙質(zhì)傳真件，請勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應(yīng)復(fù)印后再在復(fù)印后的文件上批示及存檔。

5.5.3.2字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫。書寫清楚統(tǒng)一編號，而且確保和電子版檔案號一致。

5.5.4人事檔案卷首頁以《人事檔案明細(xì)》為目錄，應(yīng)如實填寫。

5.5.5人事檔案卷編號規(guī)則，按照檔案建立的順序排列。電子檔案中員工代碼依據(jù)

入職年限、入職順序編號同OA中編號一致。例如2011年10月15日入職，員工代碼為：1110015。

5.5.6員工本人基本信息發(fā)生變化的（如住址變遷，婚姻變更，子女出生，學(xué)歷、職稱等情況的變化），應(yīng)由所在部門統(tǒng)一時間集中上報到人力資源部，以便人力資源部調(diào)整花名冊和檔案記錄。

5.4人事檔案的借閱

5.4.1借閱制度

人力資源部門須建立人事檔案借閱制度，借閱人必須填寫人力資源借閱表格，經(jīng)審批后方可借閱/領(lǐng)取檔案資料。通常情況下，每周周一至周四可以提申請，周五統(tǒng)一領(lǐng)取/借閱檔案。

5.4.2 借閱手續(xù)

5.4.2.1公司員工，確因工作或個人需要，可提出檔案借閱申請，但須填寫《借閱人力資源部相關(guān)資料申請表》，注明借閱事由、借閱內(nèi)容、借閱時間等詳細(xì)內(nèi)容，經(jīng)借閱人部門經(jīng)理審核，人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，在人力資源部門登記，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。

5.4.2.2人力資源部門依據(jù)借閱內(nèi)容，提供相關(guān)資料，在借閱臺帳登記后，必須由借閱人本人簽字接收。

5.4.2.3借閱人必須在規(guī)定時間內(nèi)親自歸還所借閱的資料，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，方可在借閱臺帳上登記注銷。（附件3：借閱/領(lǐng)取:人力資源資料申請單）

5.4.3借閱注意事項

5.4.3.1借閱人必須妥善保管所借閱資料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損借閱資料，要保持檔案的整潔。

5.4.3.2借閱人不得將借閱資料私自轉(zhuǎn)借他人，也不得將資料內(nèi)容透露給他人。5.4.3.3未經(jīng)批準(zhǔn)，借閱人不得私自摘抄、復(fù)制人事檔案材料。如確需要，必須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進行。

6.電子檔案編制原則

6.1電子版檔案包括的內(nèi)容按現(xiàn)有表格如實填寫。

6.2員工編號：員工編號能直觀體現(xiàn)員工入司時間與ERP項目接軌。它的編制原則和方

法是按照入職年份的末兩位，入職月份和入職的先后順序號，總共七位數(shù)字。員工檔案編號入職即編號，不分在職和離職，每個人都對應(yīng)一個唯一號碼，不重復(fù)。6.3 檔案號：指與紙板檔案對應(yīng)的四位編碼，便于檢索紙版檔案。

6.4 電子檔案保存與更新：以月為單位保存電子檔案，每月底復(fù)制一份留存，命名為*年*月電子檔案。7.注意事項

在歸檔的材料中，凡規(guī)定要同本人見面的材料（如考評結(jié)論、異動、工資定級、處分決定或意見等）應(yīng)有本人的簽字；出具意見方同樣應(yīng)有蓋章或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字。8.檔案內(nèi)審工作

8.1目的：以自我管理與提高為目的，規(guī)范完善現(xiàn)有工作，符合外部審計工作標(biāo)準(zhǔn)。

8.2安排：每年兩次，安排在每年1月、7月，根據(jù)近半年人事的重點工作以及人事重要法律要件進行抽查，抽查范圍制定方案，抽查過程進行記錄，最終以結(jié)論報告形式向人資部內(nèi)部告知。9.附件

附件1：人事檔案資料交接清單 附件2：人事檔案目錄

附件3：借閱、領(lǐng)取人力資源相關(guān)資料申請表 附件4：檔案明細(xì)表