第一篇：律師事務所業務檔案管理制度

ABC律師事務所 業務檔案管理制度

為加強本所業務檔案管理，統一業務檔案管理流程，根據《律師法》、《檔案法》及司法部、國家檔案局頒布的《律師業務檔案立卷歸檔辦法》和《律師業務檔案管理辦法》等相關規定，結合本所實際情況，制定本制度。

第一章 原則

第一條 業務檔案是律師及律師事務所從事業務活動的真實記錄，反映律師維護國家法律正確實施，維護委托人合法權益的情況，業務檔案管理是律師事務所的重要任務。

第二條 本所實行紙制檔案卷宗歸檔管理，有條件時建立電子檔案并納入檔案管理范圍，電子檔案的管理辦法由本所結合紙制檔案管理制度另行制定。

第三條 卷宗材料應按訴訟程序或非訴訟業務的客觀進程或時間順序裝訂歸檔。

第四條

律師業務檔案按年度和一案一卷、一卷一號原則立卷。第五條

兩名以上律師共同承辦同一法律事務一般應合并立卷，但不同律師事務所律師合辦的法律事務分別立卷。

第六條 律師承辦跨年度的業務，應在辦結年立卷。律師擔任常年法律顧問，應做到一單位一卷。

第七條 業務檔案立卷實行承辦律師負責制。

第八條 律師業務檔案由本所統一保管，律師因工作變動或因故調離本所的，應將其經辦的業務檔案及有關文件材料辦理交接后方可辦理手續。

第二章 歸檔材料的收集和整理

第九條 律師接受委托人委托之前，應首先向委托人提交訴訟風險告知書并由委托人簽字蓋章，作為入卷歸檔材料。

第十條 律師接辦業務,經本所利益沖突審查后,填寫收案登記表,經審批后由本所與委托人簽訂書面委托合同，同時由委托人簽發授權委托書。

第十一條 律師在承辦業務中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調查記錄等必須用藍黑色或黑色鋼筆書寫、簽發，字體應當使用簡化漢字并力求整齊、清晰。

第十二條 業務辦結后，由委托人如實填寫《業務質量監督卡》，并將服務質量反饋的意見和處理結果一并裝訂歸檔。第十三條 律師應在法律事務辦理完畢后，即全面整理、檢查辦理該項法律事務的全部文書材料，要補齊遺漏的材料，去掉不必立卷歸檔的材料。

第十四條 卷宗應在結案或非訴訟業務辦結后一個月內完成并歸檔。凡不符合立卷規定要求的，綜合行政部一律退還立卷人重新整理，涉及國家機密和個人隱私案卷應當確定密級。歸檔時，應在檔案封面左上角加蓋密級章。

第十五條 提交人民法院、仲裁機構或有關部門的材料，律師應將其副本或復印件入卷歸檔。

第十六條 業務檔案應按照案卷封面、卷內目錄、案卷材料、備考表、卷底的順序排列。

案卷內檔案材料應按照訴訟程序或非訴訟業務的客觀進程或時間順序裝訂歸檔。一般順序為：

訴訟業務檔案

（一）刑事卷

1、律師事務所批辦單；

2、風險告知書；

3、收費憑證；

4、委托代理協議；

5、委托書或指定書；

6、起訴書；

7、閱卷筆錄；

8、會見被告人、委托人、證人筆錄；

9、調查材料；

10、承辦人提出的辯護意見；

11、集體討論紀錄；

12、出庭通知書；

13、代理詞；

14、裁定書、判決書；

15、上訴書、抗訴書；

16、辦案小結；

17、業務質量監督卡。

（二）民事代理卷

1、律師事務所批辦單；

2、風險告知書；

3、收費憑證（本所出具票據的復印件）；

4、委托代理協議；

5、授權委托書；

6、起訴書（或上訴書）；

7、一審起訴書（或代理二審時的上訴書）；

8、訴訟保全申請書、證據保全申請書、先行給付申請書和法院就此出具的裁定書；

9、出庭通知書；

10、答辯書；

11、閱卷筆錄；

12、會見當事人談話筆錄；

13、證據材料；

14、調查材料（證人證言、書證）；

15、質證意見；

16、庭審筆錄；

17、代理詞；

18、判決書、裁定書、調解書、上訴書；

19、辦案小結； 20、業務質量監督卡。非訴訟業務檔案

（三）法律顧問卷

1、聘請法律顧問協議；

2、聘方基本情況介紹材料；

3、收費憑證；

4、辦理各類律師事務（如起草規章、審查合同、參與談判、代理解決糾紛、提供法律建議或法律意見、咨詢或代書等）的記錄和有關材料；

5、協議存續、中止、終止的情況；

6、工作小結；

7、業務質量監督卡。

（四）其他非訴訟法律事務

1、律師事務所批辦單；

2、風險告知書；

3、收費憑證；

4、委托代理協議；

5、授權委托書；

6、會見當事人談話筆錄；

7、調查材料（證人證言、書證）；（可有可無）

8、承辦律師代理意見；

9、集體討論紀錄；

10、辦案小結；

11、業務質量監督卡。

第十七條 行政訴訟代理、經濟訴訟代理和仲裁代理卷順序參照民事代理卷排列。

涉外類卷分別參照國內卷順序排列。

第十八條 終止委托的業務，承辦律師仍應按上述各類業務排列順序歸檔，承辦律師應將委托人要求終止委托的書面文字材料或承辦律師對終止委托原因的記錄收入卷中，排在全部文書材料之后。

第三章 立卷編目和裝訂

第十九條 業務檔案填卷宗目錄，并使用阿拉伯數字逐頁編號、注明頁次。兩面有字的要兩面編號，頁號位置位于材料正面右上角、背面左上角，無字頁不編號。

第二十條 承辦業務日期以委托書簽訂日期或人民法院指定日期為準；結案日期以收到判決書（裁定書、調解書）之日為準；法律顧問業務的收結日期，以聘請法律顧問合同的簽訂與終止日期為準；其他非訴訟法律事務，以委托事項辦結之日為結案日。

第二十一條 業務卷宗裝訂前要進一步整理：（1）破損材料要修補或復制，復制件放在原件后面；（2）字跡難以辨認的材料應當附上抄件；（3）主要外文材料要翻譯成中文附后；

（4）業務資料卷面為A4紙，窄于或小于卷面的材料，要用紙張加襯底；大于卷面的材料，要按卷面大小折疊整齊。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉；

（5）卷內的所有金屬物要全部剔除干凈；（6）不要在卷內資料上人為涂畫、標注。

第二十二條 卷宗裝訂可以使用棉線繩裝訂，也可以使用其他合理美觀方式裝訂。

第四章 歸 檔

第二十三條 本所配備專職或兼職檔案管理人員負責業務檔案管理，并建立業務檔案室、檔案柜。

第二十四條 本所檔案管理人員的職責是：

4(一)收集、整理、保管和統計本所的檔案和有關資料，編制《案卷目錄》和必要的檢索卡片，確保檔案的完整和安全；

(二)檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，積極開展檔案的利用工作，為律師開展業務提供服務；

(三)指導、督促、檢查律師對業務檔案的立卷和歸檔，接受司法行政機關和地方檔案行政管理部門的業務指導、監督和檢查。

(四)檔案管理人員嚴格遵守保密制度，并注意保護當事人隱私權及其他非公開信息。不得違反制度提供檔案或擴大利用范圍，不得泄露檔案內容。

第二十五條 業務檔案在業務辦結后一個月內裝訂完畢，由承辦人根據司法部、國家檔案局制定的《律師業務檔案管理辦法》的有關規定提出保管期限，移交檔案管理人員，辦理移交手續。

第二十六條 檔案管理人員接收案卷時，應按照要求檢查案卷質量，并按規定辦理歸檔手續，在案卷封面左上角應蓋“歸檔”章。如案卷裝訂不符合要求，檔案管理人員不予接收并要求重新整理。

第二十七條 涉及國家機密、商業秘密、個人隱私，以及約定本所承擔保密義務的律師業務案卷歸檔時應列為保密卷，確定密級保管。

第二十八條 隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶等聲像檔案，應在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔。

第二十九條 對歸檔案卷，按律師事務所年度順序、業務類別、保管期限等排列編號，絕密案卷單獨編號。

第三十條 同一案件由于審級改變或其他原因形成幾個案號的案卷，可以合并保管。合并保管原則是按時間順序后卷隨前卷保管。

第三十一條 對于歸檔工作表現突出的，要通報表楊，并進行物質獎勵（獎勵方法另行制訂）。對于結案后，未在三個月內歸檔的或歸檔的案卷經檢查不合格的給予批評教育，連續三次不改正的，通報市司法局，暫緩其年檢注冊。

第五章 檔案的查詢與借閱

第三十二條 查詢檔案填寫《查詢登記薄》，包括查詢日期、查詢檔案編號、查詢人簽字、是否復印。

借閱檔案須填寫《借閱登記薄》，包括借閱日期、借閱檔案編號、冊數、借閱人簽字、審批人簽字、歸還情況、歸還日期等。

第三十三條 借閱、查閱，不得從卷內抽取、涂寫、標記、污損材料。第三十四條 同級或上級司法行政機關的律師管理部門因工作需要借閱律師業務檔案的，應出示正式調卷函件，并應履行借閱登記手續。

第三十五條 人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要，要求查閱、借閱有關檔案的，應出示正式查卷函件，經本所主任同意后辦理查閱手續。

第三十六條 凡涉及國家機密或個人隱私的業務檔案，以及當事人要求保密的檔案，一般不得對外借閱和查閱。

第三十七條 對查閱或借出的檔案，要及時催還。如發現卷宗被拆、文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況應立即向本所負責人匯報并及時處理。

第六章 檔案的保管期限

第三十八條 律師業務檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。凡屬于需要長遠查考、利用的律師業務檔案，列為永久保管。

凡屬于在長時期內需要查考、利用，作為證據保存的律師業務檔案，列為長期保管，保管期限為二十年至六十年。

凡屬于在一般時間內需要查考、利用，作為證據保存的律師業務檔案，列為短期保管，保管期限為五年至十五年。

列為長期或短期保管的律師業務檔案，具體保管期限，由立卷人提出并報本所主任決定。

第三十九條 律師業務檔案的保管期限，從該項法律事務辦結和終止后的下一年起算。

第四十條 具體業務檔案的保管期限，根據相關規定另行確定。

第四十一條 本所檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記簿、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。

第七章 檔案的統計、保護及清理

第四十二條 檔案的統計、移交、保護按照司法部、國家檔案局制定的《律師業務檔案立卷歸檔辦法》和《律師業務檔案管理辦法》執行。

第四十三條 事務所設置變更時，應對業務檔案進行清理，清理辦法如下：

(一)事務所撤銷的，應交由同級或上級司法行政機關代管，或向同級檔案館移交；

(二)事務所分立的，檔案交由分立前的一個事務所管理；(三)事務所合并的，事務所的檔案交由合并后的事務所管理。

(四)事務所撤銷、分立或合并時，沒有辦理完畢的律師業務視情況移交給新的事務所繼續辦理，承辦該項業務所形成的檔案應由新的事務所保管。

第四十四條 檔案管理人員調動工作時，應在離崗前作好檔案移交工作，辦理檔案移交手續。

第八章 附 則

第四十五條 本制度經合伙人會議（或律師會議）通過后實施。第四十六條 本制度由合伙人會議（或律師會議）負責解釋和修訂。

2014年7月20日

第二篇：河北平太律師事務所業務檔案管理制度

河北平太律師事務所 業務檔案管理制度

為加強本所業務檔案管理，統一本所業務檔案管理流程，根據《律師法》、《檔案法》及司法部、國家檔案局頒布的《律師業務檔案立卷歸檔辦法》和《律師業務檔案管理辦法》等相關規定，結合本所工作實際，制定本制度。

第一章 總則

第一條 業務檔案是律師及律師事務所從事業務活動的真實記錄，反映律師維護國家法律正確實施，維護委托人合法權益的情況，業務檔案管理是律師事務所的重要任務。

第二條 本所實行紙制檔案卷宗歸檔管理，有條件時建立電子檔案并納入檔案管理范圍，電子檔案的管理辦法由本所結合紙制檔案管理制度另行制定。

第三條 律師承辦業務形成的文件材料，根據本所的具體業務分類立卷歸檔。

第四條 律師業務檔案按和一案一卷、一卷一號原則立卷。第五條 兩名以上律師共同承辦同一法律事務一般應合并立卷，但不同律師事務所律師合辦的法律事務分別立卷。

第六條 律師承辦跨的業務，應在辦結年立卷。律師擔任常年法律顧問，應做到一單位一卷。

第七條 業務檔案立卷實行承辦律師負責制。

業務檔案的建立應與本所統一收結案制度、業務收費標準等制度相結合。

第八條 律師業務檔案由本所統一保管，律師因工作變動或因故調離本所的，應將其經辦的業務檔案及有關文件材料辦理交接后方可辦理手續。

第二章 歸檔材料的收集和整理 第九條 律師接受委托人委托之前，應首先向委托人提交訴訟風險告知書并由委托人簽字蓋章，作為入卷歸檔材料。

第十條 律師接辦業務,經本所利益沖突審查后,填寫收案登記表,經審批后由本所與委托人簽訂書面委托合同，同時由委托人簽發授權委托書。

第十一條 律師承辦業務中應注意收集保存有關材料。案件中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調查記錄等材料，都必須用鋼筆、中性筆書寫或打印，要求字體整齊、清晰。

第十二條 業務辦結后，由委托人如實填寫《業務質量監督卡》，并將服務質量反饋的意見和處理結果一并裝訂歸檔。

第十三條 律師在業務辦理完畢后，整理、檢查該項業務的文書材料，立卷歸檔。

第十四條 提交人民法院、仲裁機構或有關部門的材料，律師應將其副本或復印件入卷歸檔。

第十五條 業務檔案應按照案卷封面、卷內目錄、案卷材料、備考表、卷底的順序排列。

案卷內檔案材料應按照業務程序的客觀進程或時間順序排列。一般順序為：

（一）偵查階段刑事卷

1、律師業務受理審批表；

2、風險告知書；

3、委托協議；

4、授權委托書；

5、收費憑證（本所出具發票的復印件）；

6、為犯罪嫌疑人提供法律咨詢筆錄；

7、取保候審申請書；

8、申訴、控告書；

9、辦案小結；

10、河北省法律服務質量監督卡。

（二）審查起訴階段刑事卷

1、律師業務受理審批表；

2、風險告知書；

3、委托協議；

4、授權委托書；

5、收費憑證（本所出具發票的復印件）；

6、移送起訴意見書；

7、閱卷筆錄或復制的卷宗材料、律師調查收集的證據；

8、律師會見犯罪嫌疑人筆錄；

9、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：調查取證申請書、提請收集、調取證據申請書、取保候審申請書、回避申請書、回避復議申請書、重新勘驗申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

10、承辦律師提出的辯護意見；

11、集體討論記錄；

12、辯護意見書；

13、起訴書或不起訴決定書；

14、辦案小結；

15、河北省法律服務質量監督卡。

（三）審判階段刑事卷

1、律師業務受理審批表；

2、風險告知書；

3、委托協議；

4、授權委托書；

5、收費憑證（本所出具發票的復印件）；

6、起訴書、刑事自訴狀、刑事附帶民事訴狀、刑事上訴狀或刑事申訴狀；

7、閱卷筆錄或復制的卷宗材料；

8、律師會見被告人、委托人筆錄；

9、證據目錄（包括但不限于證據名稱、證據來源、證據內容、證明對象等。）

10、辯護律師收集或向法庭出示的相關證據材料（包括但不限于下列材料：物證、書證、證人證言、被害人陳述、犯罪嫌疑人或被告人供述和辯解、勘驗筆錄、視聽資料、鑒定結論等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

11、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：調查取證申請書、提請收集、調取證據申請書、通知證人出庭申請書、取保候審申請書、出庭通知書、延期審理申請書、回避申請書、回避復議申請書、重新勘驗申請書、撤訴申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

12、承辦人提出的辯護或代理意見；

13、集體討論記錄；

14、出庭通知書；

15、庭審筆錄；

16、辯護詞或代理詞；

17、裁定書、判決書；

18、辦案小結；

19、河北省法律服務質量監督卡。

（四）民事代理卷

1、律師業務受理審批表；

2、風險告知書；

3、委托代理合同（或協議）；

4、授權委托書；

5、收費憑證（本所出具發票的復印件）；

6、民事訴狀、民事上訴狀或答辯狀、反訴狀等其他應附卷的文書；

7、閱卷筆錄；

8、律師會見當事人談話筆錄；

9、證據目錄（包括但不限于證據名稱、證據來源、證據內容、證明對象等。）

10、律師收集或向法庭出示的相關證據材料（包括但不限于所列材料：物證、書證、證人證言、勘驗筆錄、視聽資料、鑒定結論等。注：按案件訴訟程序及時間順序，或證據目錄所示順序排列）

11、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：管轄權異議申請書、回避申請書、回避復議申請書、財產保全申請書、證據保全申請書、先予執行申請書、先予執行擔保書、出庭通知書、延期審理申請書、回避申請書、重新勘驗申請書、撤訴申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

12、承辦律師代理意見；

13、集體討論記錄；

14、出庭通知書；

15、庭審筆錄；

16、代理詞；

17、判決書、裁定書、調解書；

18、辦案小結；

19、河北省法律服務質量監督卡。

（五）法律顧問卷

1、聘請法律顧問合同（協議）；

2、聘方基本情況介紹材料；

3、收費憑證（本所出具發票的復印件）；

4、辦理各類法律事務的記錄和相關材料（包括但不限于下列法律事務：①接受咨詢；②提供法律建議或法律意見；③參與重大 商務談判；④起草、審查、修改合同和規章制度；⑤代辦登記注冊；⑥法制宣傳、教育、培訓；⑦提供有關法律信息等）所出具的法律意見書、律師函、記錄和有關材料。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

5、協議存續、中止、終止的情況；

6、工作小結；

7、河北省法律服務質量監督卡。(六)其他非訴訟法律事務

1、律師業務受理審批表；

2、風險告知書；

3、委托代理合同（或協議）；

4、授權委托書；

5、收費憑證（本所出具發票的復印件）；

6、與委托人談話筆錄；

7、委托人提供的證據材料；

8、調查材料；

9、律師出具的法律意見，或草擬的法律文書、辦理具體法律事務活動的記錄等；

10、工作小結；

11、河北省法律服務質量監督卡。

第十六條 行政訴訟代理、仲裁代理和執行代理卷順序參照民事代理卷排列。

第十七條 終止委托的業務，承辦律師仍應按上述各類業務排列順序歸檔，承辦律師應將委托人要求終止委托的書面文字材料或承辦律師對終止委托原因的記錄收入卷中，排在全部文書材料之后。

第三章 立卷編目和裝訂

第十八條 業務檔案填卷宗目錄，并使用阿拉伯數字逐頁編號、注明頁次。兩面有字的要兩面編號，頁號位置位于材料正面右上腳、背面左上腳，無字頁不編號。

第十九條 承辦業務日期以委托書簽訂日期或人民法院指定日期為準；結案日期以收到判決書（裁定書、調解書）之日為準；法律顧問業務的收結日期，以聘請法律顧問合同的簽訂與終止日期為準；其他非訴訟法律事務，以委托事項辦結之日為結案日。

第二十條 業務卷宗裝訂前要進一步整理：

（1）破損材料要修補或復制，復制件放在原件后面。（2）字跡難以辨認的材料應當附上抄件。（3）主要外文材料要翻譯成中文附后。

（4）業務資料卷面為A4紙，窄于或小于卷面的材料，要用紙張加襯底；大于卷面的材料，要按卷面大小折疊整齊。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。

（5）卷內的所有金屬物包括釘書釘要全部剔除干凈。（6）不要在卷內資料上人為涂畫、標注。

第二十一條 卷宗裝訂可以使用棉線繩裝訂，也可以使用其他合理美觀方式裝訂。

第四章 歸檔

第二十二條 本所配備專職或兼職檔案管理人員負責業務檔案管理，并建立業務檔案室、檔案柜。

第二十三條 本所檔案管理人員的職責是：

(一)收集、整理、保管和統計本所的檔案和有關資料，編制《案卷目錄》和必要的檢索卡片，確保檔案的完整和安全；

(二)檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，積極開展檔案的利用工作，為律師開展業務提供服務；

(三)指導、督促、檢查律師對業務檔案的立卷和歸檔，接受司法行政機關和地方檔案行政管理部門的業務指導、監督和檢查。(四)檔案管理人員嚴格遵守保密制度，并注意保護當事人隱私權及其他非公開信息。不得違反制度提供檔案或擴大利用范圍，不得泄露檔案內容。

第二十四條 業務檔案在業務辦結后一個月內裝訂完畢，由承辦人根據司法部、國家檔案局制定的《律師業務檔案管理辦法》的有關規定提出保管期限，移交檔案管理人員，辦理移交手續。

第二十五條 檔案管理人員接收案卷時，應按照要求檢查案卷質量，并按規定辦理歸檔手續，在案卷封面左上角應蓋“歸檔”章。

如案卷裝訂不符合要求，檔案管理人員不予接收并要求重新整理。

第二十六條 涉及國家機密、商業秘密、個人隱私，以及約定本所承擔保密義務的律師業務案卷歸檔時應列為保密卷，確定密級保管。

第二十七條 隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶等聲像檔案，應在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔。

第二十八條 對歸檔案卷，按律師事務所順序、業務類別、保管期限等排列編號，絕密案卷單獨編號。

第二十九條 同一案件由于審級改變或其他原因形成幾個案號的案卷，可以合并保管。合并保管原則是按時間順序后卷隨前卷保管。

第五章 檔案的查詢與借閱

第三十條 查詢檔案填寫《查詢登記薄》，包括查詢日期、查詢檔案編號、查詢人簽字、是否復印。

借閱檔案須填寫《借閱登記薄》，包括借閱日期、借閱檔案編號、冊數、借閱人簽字、審批人簽字、歸還情況、歸還日期等。

第三十一條 借閱、查閱，不得從卷內抽取、涂寫、標記、污損材料。第三十二條 同級或上級司法行政機關的律師管理部門因工作需要借閱律師業務檔案的，應出示正式調卷函件，并應履行借閱登記手續。

第三十三條 人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要，要求查閱、借閱有關檔案的，應出示正式查卷函件，經本所主任同意后辦理查閱手續。

第三十四條 凡涉及國家機密或個人隱私的業務檔案，以及當事人要求保密的檔案，一般不得對外借閱和查閱。

第三十五條 對查閱或借出的檔案，要及時催還。如發現卷宗被拆、文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況應立即向本所負責人匯報并及時處理。

第六章 檔案的保管期限

第三十六條 律師業務檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。

凡屬于需要長遠查考、利用的律師業務檔案，列為永久保管。

凡屬于在長時期內需要查考、利用，作為證據保存的律師業務檔案，列為長期保管，保管期限為二十年至六十年。

凡屬于在一般時間內需要查考、利用，作為證據保存的律師業務檔案，列為短期保管，保管期限為五年至十五年。

列為長期或短期保管的律師業務檔案，具體保管期限，由立卷人提出并報本所主任決定。

第三十七條 律師業務檔案的保管期限，從該項法律事務辦結和終止后的下一年起算。

第三十八條 具體業務檔案的保管期限，根據相關規定另行確定。

第三十九條 本所檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記簿、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。第七章 檔案的統計、保護及清理

第四十條 檔案的統計、移交、保護按照司法部、國家檔案局制定的《律師業務檔案立卷歸檔辦法》和《律師業務檔案管理辦法》執行。

第四十一條 事務所設置變更時，應對業務檔案進行清理，清理辦法如下：

(一)事務所撤銷的，應交由同級或上級司法行政機關代管，或向同級檔案館移交。

(二)事務所分立的，檔案交由分立前的一個事務所管理。(三)事務所合并的，事務所的檔案交由合并后的事務所管理。(四)事務所撤銷、分立或合并時，沒有辦理完畢的律師業務視情況移交給新的事務所繼續辦理，承辦該項業務所形成的檔案應由新的事務所保管。

第四十二條 檔案管理人員調動工作時，應在離崗前作好檔案移交工作，辦理檔案移交手續。

第八章 附則

第四十三條 本制度經本所律師會議通過后施行。

第四十四條 本制度由本所主任會議負責解釋。

第三篇：律師事務所 文書和檔案管理制度

律師事務所

文書和檔案管理制度

一、律師承辦業務形成的文件材料，必須嚴格按照本制度規定的要求立卷歸檔。立卷歸檔工作由承辦律師負責。

二、律師業務檔案分訴訟、非訴公二類。訴訟類包括刑事辯護（含附帶民事代理和刑事自訴）、民事訴訟代理、行政訴訟代理三種。非訴訟包括法律顧問、仲裁代理、咨詢代書、其他非訴業務四種。

三、律師業務檔案按和一案一卷，一卷一號原則立卷歸檔。兩個以上律師共同承辦同一案件或同一法律事務一般應合并立案。律師承辦跨的業務，應在辦結立卷。

四、律師承辦業務中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調查記錄等，都必須用鋼筆或簽字筆書寫、簽發，要求字體整齊、清晰。

五、對已提交給人民法院、仲裁機構或有關部門的證據材料，承辦律師應將其副本或復印件入卷歸檔。

六、對不能附卷歸檔的實物證據，承辦律師可將其照片及證物的名稱、數量、規格、特征、保留處所、質量檢查、證明等記載或留存附卷后，分別保管。

七、律師業務檔案，應按照案卷封面、卷內目錄、案卷材料、卷底的順序排列。案卷內檔案材料應按照訴訟程序的客觀進程或時間順序排列。

八、終止委托的業務，承辦律師仍應按上述各類業務排列順序歸檔，承辦律師應將委托人要求終止委托的書面文字材料或承辦律師對終止委托原因的記錄收入卷中，排在全部文書材料之后。

九、律師業務檔案一律使用阿拉伯數字逐頁編號，兩面有字的要兩面編頁號，頁號位置正面在右上角，背面在左上角（無字頁不編號）。

十、案卷裝訂一律使用棉線繩，三孔釘牢。

十一、歸檔材料應在結案或事務辦結后三個月內整理立卷。裝訂成冊后由承辦人根據《律師業務檔案管理辦法》的有關規定提出保管期限，經主任或主任指定的人員審閱簽章后，移交檔案管理人員，并辦理移交手續。

十二、檔案管理人員接收檔案時應進行嚴格審查，凡不符合立卷規定要求的，一律退回立卷人重新整理，待全部合格后，方能辦理移交手續。

十三、涉及國家機密和個人隱私的律師業務案卷均應列為密卷，在歸檔時應在檔案封面右上角加蓋密卷章。

十四、隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶、光盤等音像檔案，應在每盤磁帶上光盤上注明當事人姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔。

十五、本制度自本所批準成立之日起生效實施。

第四篇：業務檔案管理制度

石家莊市城鄉規劃局 業務檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強我局城鄉規劃業務檔案的管理，有效地保護和利用檔案，促進業務檔案管理工作的標準化和規范化，根據《中華人民共和國檔案法》有關規定,結合我局實際，制定本制度。

第二條 業務檔案，是指我局在城鄉規劃管理活動中直接形成的文字、圖表、聲像等不同形式或載體的業務材料，是規劃部門依法進行城鄉規劃管理活動的憑證。

第二章 組織架構

第三條 按照集中統一管理的原則，局機關建立檔案室，設置檔案柜，業務檔案實行集中統一管理，做到科學合理、及時分卷、定期歸檔。

第四條 辦公室主管局領導負責檔案工作的組織架構及制度建設。

第五條 檔案室設立專職檔案管理員，負責檔案的移交、立卷、歸檔、保存和查閱等工作，為機關各項工作搞好服務。

第六條 各業務處室設立兼職檔案員，須為單位正式職工。負責該處室業務檔案的收集、整理及移交工作。業務檔案質量、安全實行處長負責制。

第三章 業務檔案分類

第七條 業務檔案按照工作特點分為規劃編制成果類檔案、審批類檔案、行政處罰類檔案和其他類檔案。

1.規劃編制成果類檔案包括總體規劃、詳細規劃等法定規劃和概念規劃、城市設計等非法定規劃。

2.審批類檔案分為用地檔案（用地許可、規劃條件、選址意見書）、建管檔案（建管許可、規劃方案）、市政檔案（市政許可、市政批圖、規劃核實）、規劃條件核實（含批后管理）檔案及鄉村許可檔案等。

3.行政處罰類檔案包括違法建設查處檔案等。4.其他類檔案包括聽證復議、訴訟、信訪類等檔案。

第四章 業務檔案整理

第八條 在城鄉規劃管理活動中形成的文件材料，凡是具有保存價值的均應立卷歸檔。

第九條 綜合處在報建項目審批完結7日內，將移交目錄及相關材料全部交付業務處室。

第十條 各業務處室歸口負責其業務檔案的收集、整理及移交工作。

第十一條 業務處室按照省、市許可案卷、處罰案卷標準整理檔案材料，并進行仔細核驗，確保所有檔案資料完整、準確、簽章完全。材料不齊全的不得移交。

第五章 業務檔案的移交

第十二條 業務檔案事項辦結后應及時移交檔案處，不得于本處室內留存已辦結的業務檔案。規劃審批類業務檔案辦結后須在30個工作日內移送檔案室存檔。規劃編制成果類檔案、行政處罰類檔案及其他類業務檔案原則上辦理完成后隨時移交，最遲于下一季度底前將上完成的業務檔案全部移交檔案室。

第十三條 檔案室只負責接收已辦結的各類業務檔案，所有紙質審批類檔案由各業務處室負責移交，規劃編制成果類檔案由城鄉處負責移交，電子審批類檔案由局信息中心負責移交,批后管理檔案、違法建設查處檔案由監查處負責移交。聽證復議、訴訟、信訪類業務檔案由主管處室負責移交。

第十四條 檔案室工作人員須按照移交目錄內容一一進行校核，保證內容與目錄吻合，保證移交的檔案資料符合標準要求。

第十五條 業務檔案經處長簽字后，再經處室兼職檔案員與檔案室檔案員移交雙方簽字確認移交。

第六章 業務檔案立卷歸檔

第十六條 業務檔案立卷就是將零散的文件材料，根據它們之間的聯系，系統地組成案卷。案卷內文件材料必須完整。

第十七條 檔案室按審批事項立卷、按項目關聯的原則建立索引，對移交的業務檔案統一進行整理、歸納，按照標準進行裝訂，規范業務檔案管理，方便存檔和查閱。

第十八條 業務檔案卷內文件裝訂時應按照相互之間的聯系排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉發件在前，被轉發件在后；原件在前，復制件在后；其它文件材料依其形成規律，按有關規定排列。第十九條 業務檔案存檔標準為：檔案版式一律以A4打印紙規格為標準，不符合A4打印紙規格的頁面要進行折疊或補貼；檔案資料按行政審批資料、報建資料及時間順序排放；裝訂方向要求縱向表表頭向上，橫向表表頭向左；檔案按封面、目錄、檔案資料、封底順序總裝。裝訂方法：左邊線打三孔裝訂，距離左邊界1.8cm，上下邊界7cm；檔案盒統一用A4牛皮紙盒。

第七章 業務檔案管理利用

第二十條 查閱業務檔案一般在檔案室內，單位內部如確需打印或拷貝，要經檔案所屬處室處長簽字批準，并進行有關登記手續。

第二十一條 外單位查閱業務檔案應持有單位介紹信，經局主管領導批準方能查閱。

第二十二條 借閱業務檔案時間一般不超過7天，必要時可辦理續借手續，但總借閱時間不能超過15天，到期必須歸還。

第二十三條 歸還業務檔案時檔案管理人員必須詳細檢查，點交清楚，并在借閱登記簿上進行注銷。

第二十四條 借閱人借閱的業務檔案必須妥善保管，不能轉借和私自摘錄、復制、翻印等。

第二十五條 業務檔案借出時，應在借出案卷的位置上放一卡片，注明借閱卷號、時間、借閱單位，以便查閱和催還。

第八章 電子業務檔案管理 第二十六條 檔案室設立專門的電子業務檔案存儲設備，負責存儲已辦結的電子業務檔案。

第二十七條 電子業務檔案需在兩種以上媒體介質上存檔保存，如光盤、移動硬盤或專用電腦主機等，確保電子業務檔案的長期安全保管。

第二十八條 意進行檢索查看、拷貝等。

所有電子檔案移交后要嚴格管理，不得隨

第五篇：公司業務檔案管理制度

九、業務檔案管理制度

第一章

總

則

第一條 為了維護XXXXXXX有限公司及委托單位的利益和合法權益，規范本公司的業務檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，結合本公司的具體情況，特制訂本制度。

第二條 本制度中所稱檔案是指各部門在對項目進行市場調查、數據分析等績效評價活動中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 本公司各類業務檔案的所有權歸本公司所有。各類業務檔案由辦公室統一管理，對各類業務檔案進行日常管理、分類、整理、編目、借閱、銷毀等工作。

第四條 本公司業務檔案實行集中統一管理，接受同級檔案行政管理部門、山東省財政廳等有關部門的監督、指導。

第二章 業務檔案的收集與管理

第五條 檔案收集：業務檔案是本公司業務活動中形成的憑證底稿和文件資料，它是反映本公司業務活動的真實記錄。業務人員在辦理業務過程中，所需文件，權屬證明、會計資料和其他相關資料應收集充分，以備核查和調閱。

第六條 歸檔收集范圍：各項績效評價報告印稿，績效評價工作底稿及業務資料、報表等，包括綜合類、業務類及備查類工作底稿。

第七條 業務檔案管理的基本內容包括：按照業務檔案管理規范化、科學化、制度化要求，對業務報告、工作底稿等業務文件材料進行收集、分類、整理、編目、立卷、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀。

第八條 各業務人員在業務工作結束后，必須將業務工作過程中形成的文件材料和工作底稿按歸檔要求進行收集、分類、整理后及時向檔案管理人員移交，任何人不得拒絕歸檔或將信息私留。

第九條 各業務項目小組，在每個業務項目完成后，由項目負責人指定專人，按照業務類工作底稿和備查類工作底稿分別進行整理。業務類工作底稿按照業務工作底稿目錄的順序排列裝訂，永久性工作底稿（備查類）按永久性工作底稿目錄的順序整理裝訂。裝訂后的工作底稿要規范整潔。

第十條 各類業務檔案歸檔內容包括以下四類：

1、相應項目當期檔案紙質版。

2、永久性檔案紙質版（即備查工作底稿檔案）。

3、留存正式的績效評價報告。報告已正式簽字蓋章生效。

4、底稿電子版。

第十一條 業務檔案的立卷程序包括以下工作：

1、組卷：按照委托單位項目號劃分，原則上組成一個案卷。

2、公司承接績效評價項目按照及項目號排序，卷內的材料按照工作底稿目錄的內容排序。

3、業務檔案復核：檔案歸類、整理完成后，項目負責人對工作底稿全面審核確認無誤后，在相應位置簽字；立卷人將項目復核后的檔案交至檔案復核人，在相應位置簽字。

4、業務檔案裝訂：業務檔案復核完畢后，去除所有文件材料附帶物。要求統一填寫案卷封面，注明客戶名稱、業務類別、期間、冊書、歸檔日期、歸檔人等相關信息。永久性檔案需單獨裝訂成冊，并注明檔案類別。

5、業務檔案移交：業務檔案立卷完畢后，應及時將業務檔案交公司檔案管理員保管，并辦理檔案移交手續，檔案管理員需驗收確認無誤后歸檔。

第十二條 各業務類檔案，由立卷人編制檔案清單向檔案室移交，檔案室驗收后，按照業務項目和業務報告文號順序編制案卷目錄。凡不符合立卷歸檔要求的則令其退回，重新按要求立卷歸檔。對驗收合格的業務檔案，移交人和接交人要在移交清單上簽字確認。第十三條 移交后的各業務類檔案，檔案室人員根據移交清單，按照檔案的類別編制《皓誠投資咨詢有限公司檔案目錄》，編制好的檔案目錄，驗收合格后正式歸檔保存。

第十四條 公司業務檔案管理人員因工作需要發生變動時，應辦理檔案交接手續，安排有關人員監交。交接手續辦理完畢后，移交人、接受人、監交人均在移交表上簽章。移交人必須辦理完移交手續后方可一離開。若有一方未按照規定移交檔案，將追究其責任。

第十五條 業務人員調（離）職之前，須有檔案管理員在問詢業務人員所在部門經理意見后在《人員調離簽單》中簽署業務檔案移交檢查是否符合規定的意見。凡有未交業務檔案的，應補交相應的業務檔案；凡造成業務檔案丟失且無法彌補的，按照有關規定辦理；業務檔案移交檢查沒有問題，或檢查出的問題全部處理完畢后，檔案管理員方可在《人員調離簽單》中簽署業務檔案移交檢查符合規定的意見；否則，簽署不符合規定的意見，人力資源部不辦理調動和解聘手續。

第三章 業務檔案的保存

第十六條 為保證業務完整性、保密性和方便實用性，本公司業務檔案統一存放于檔案室。

第十七條 正式歸檔后的各類業務檔案，由檔案室管理員進行分類整理，統一編寫案卷目錄。做到存放合理，排列有序，查找方便。

第十八條 檔案室要保持存放檔案的清潔衛生，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等，確保各類業務檔案完好無損。

第四章 業務檔案的利用

第十九條 業務檔案的利用是指對業務檔案的借閱、復印和摘錄等。

第二十條 事公司內部人員借閱業務檔案要嚴格執行借閱手續。檔案的借閱需填制《業務檔案借閱審批表》，經經理和項目負責人審批后方可借閱。借閱責任人及部門經理應對所借閱檔案負完全責任（包括安全性、完整性、保密性等）。

第二十一條 對借閱的業務檔案及本公司內有關文件，需做到嚴格保密，對失密、泄密并造成有損客戶利益和本公司信譽的，應追究當事人的責任，并視其情節的輕重給予通報批評和經濟處罰。

第二十二條 對于繼續為上年客戶提供服務的項目，永久性檔案可在借閱使用后在檔案負責人監督下將內容進行更新，隨本期項目重新立卷歸檔；同時注銷以前永久性檔案存檔記錄編號。

第二十三條 本公司以外人員，如法院、檢察院等因業務工作需要查閱公司檔案時，須經該項目負責人所在部門的部門負責人審批，其他咨詢類公司人員等因業務工作需要查閱事務所檔案時，須經該項目負責人所在部門的部門負責人審批后，由有關部門代為辦理借閱手續方可借閱，但不得帶出公司以外，不得復制相關檔案。借閱的檔案由代辦人負責催收。

第五章 附則

第二十四條 本公司績效評價等咨詢類業務檔案參照本制度執行。

第二十五條 本制度由公司經理辦公會負責解釋和修訂。第二十六條 本制度自發布之日起生效。