辦公室工作中的精細化管理

辦公室工作中的精細化管理

“辦公室工作無小事”。辦公室工作性質特殊，工作頭緒繁多而又責任重大，一旦把握不好，處理不當，就可能小事變大事，甚至影響機關的正常運轉，影響領導的威信，影響單位的形象。辦公室工作的特點，決定了辦公室工作必須走科學化、規范化、精細化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務實中求精細”。全面推進辦公室工作精細化管理的主要途徑有以下幾個方面。

(一)更新觀念、提高服務意識、增強責任意識。辦公室工作人員必須牢固樹立“細節決定成敗”的意識，把重視細節作為一種素質，一種修養，一種工作態度，從小事做起，把小事做好，從細微之處見精神、見水平。要樹立服務意識，不僅要服務好領導，還要服務好基層，強化被動服務向主動服務的轉變。要增強責任意識，辦公室每項工作都很重要，尤其是對全局性的工作要思考在前、服務在先，將責任意識帶入工作中，講質量、講效率，堅持“誰工作、誰負責”的原則，把各項工作落到實處，力求達到“零失誤”。

(二)以學習教育為先導，提高整體素質。辦公室工作人員要從以下幾點提高綜合素質。一是加強政治理論學習。緊密聯系辦公室工作實際，合理安排政治理論學習內容，多學習一些時效性較強的政策法規和理論文章，努力提高把握政策的能力，服務經濟和社會發展的能力，更好地發揮參謀輔政作用。眼下，更要深入學習中央政治局八條新規，積極響應黨中央號召，結合辦公室的實際工作，改進工作作風，改進文風，精簡材料，不鋪張浪費，勤儉節約。二是加強業務學習培訓。新形勢的發展，對辦公室工作人員的能力要求越來越高。因此，必須加大對辦公室人員的業務學習和培訓力度，采取舉辦公文知識培訓、檔案管理培訓、合同管理培訓、會務接待培訓、禮儀培訓以及安全駕駛及汽車維護培訓班等等。真正提高業務水平，更優質、高效、準確地完成各項工作。

(三)以制度建設為基礎，提高事務管理水平。實施精細化管理，必須要有制度作為堅實保障。(1)健全完善制度。結合新的工作形勢，立足當前，著眼長遠，注重操作性、實用性和長效性，對目前應建立而沒有建立的規章制度，及時組織人員制定，使規章制度成為規范職工工作行為的有效手段和提高辦公室服務效能的堅實保障。(2)規范工作程序。按照企業內部控制手冊的要求規范細化辦公室工作流程，嚴密各種手續，有效地推進事務工作的規范化、標準化建設，每一項工作都在規范的工作程序下操作，從而保證辦公室工作各個環節運轉高效順暢。(3)強化責任落實。按照定崗、定職、定責的要求，明確細化工作職責。對照制度和職責，強化責任落實。用制度加強內部管理，用職責約束職工行為，形成完整的責任鏈條，把精細化管理落實到事務工作運轉的全過程，確保辦公室各項工作高效有序運轉。(4)狠抓制度執行。制度制定得再好，不去嚴格執行，就如同虛設。通過組織開展聯合檢查，抽調有關人員，定期對制度執行、工作推進等情況進行督促檢查，確保每一項制度都能落到實處，每一項工作都能按照既定目標推進。

(四)實行節能降耗，節約企業成本。節能降耗是實踐科學發展觀的重要舉措，降低辦公運行成本是構建和諧發展型辦公室的必然要求。一是倡導節約意識。提倡和引導辦公室工作人員站在實踐科學發展觀的高度，充分認識節約資源對經濟和社會發展的重大意義，從自身做起，從身邊的點滴事情做起，把節約變成自覺行動，形成崇尚節儉的工作作風和濃厚的學習氛圍。二是提高工作效率。做到工作求質量，辦事求效率，力求以盡可能小的資源消耗和辦公成本，獲得最高的工作績效。三是壓縮彈性支出。對管理措施進行量化和細化，大力壓縮辦公費、電話費、水電費和油料消耗等彈性費用支出。量化和細化車輛加油管理，認真做好車輛臺賬記錄，嚴格規范車輛維修審批手續，降低車輛油量消耗和維修費用支出。

精細化管理是精在事前，細在過程，意在結果的管理理念，企業辦公室人員要以精細管理的工作理念，積極上進的工作態度，扎扎實實地做好每一項工作，認認真真地對待每一件事情，力求把工作做實、做細、做好、做精。無論辦文、辦會、辦事，都力爭做到高標準、嚴要求，好上加好。只要把精細化管理工作真正落到實處，企業辦公室工作就會做得更好。

辦公室工作中的精細化管理

引：

辦公室作為一個管理的中樞部門，承上啟下，對公司的內外銜接和正常運轉起著重要的作用。辦公室作為領導的“身邊人”，不僅要提升自身的業務水平和思想認識，也承擔著從自身的角度，協助企業經營者拓寬思維空間的重任。如何優化辦公環節，如何提高會務水平，提高整體服務能力，如何進一步推動精細化管理，這是一個重要的問題。

一、精細化管理的主要內涵

現代意義上的精細化管理，起源于汽車業屆風行的“精益化生產模式”，其內涵是用精益求精的態度和認真細致的方法來控制生產的每道工序、每個環節，從而以最小的投人創造出最大的價值。隨著現代社會分工的越來越細和專業化程度的越來越高，一個精細化的工作和管理時代已經來臨。新形勢下，將企業精細化管理理念融入辦公室管理之中，推進辦公室從粗放型管理逐步向精細化管理轉變，全面提升辦公室工作質量和服務效能，是應對新任務、新要求的緊迫任務和有益嘗試。

所謂“精細”，就是精密細致之意。在中國傳統文化中，有關“精細化”的思想源遠流長。宋朝朱熹說道：“言治骨角者，既切之而復磋之;治玉石者，既琢之而復磨之;治之已精，而益求其精也。”其他如荀子的“不積畦步無以至千里，不積小流無以成江海”，韓非子的“千里之堤，潰于蟻穴”等，也均從不同角度闡述了精細化思想的重要作用，精細化管理是源于發達國家的全新管理理念，它是社會分工精細化以及服務質量精細化對現代管理的必然要求，其主要目標是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術，精細化管理通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化和數據化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協同和持續運行。精細化管理最基本的特征就是重細節、重過程、重具體、重落實、重質量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個細節上精益求精、力爭最佳。

二、運用精細化管理推進辦公室工作水平的總體思路

(一)強化精細管理意識，提升專業隊伍素質。

思想是行動的先導。培養精細化管理意識，是精細化管理中不可缺少的一部分，能促使工作人員在工作中采用縝密思維，提高工作效率，確保工作成效。精細化管理是一項關系到辦公室目標任務能否快捷、高效完成的大事，每位辦公室成員都要形成精細做事、精細管理的意識和嚴謹細致的工作作風，把重視細節作為一種素質、一種修養、一種工作態度，從小事做起，把小事做好，從細微之處見精神、見水平。在辦公室工作中，要善于發現細節，把注意力集中到關鍵點、銜接點、隱藏點和創新點上。要堅持從基礎抓起，從“細”上著眼，在“精”上下功夫，在“實”上做文章，真正使每位員工懂得并看到精細化管理所帶來的良好效果，確確實實樹立起精益求精、嚴密細致的工作態度，將精細化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學習之中。精細化管理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質提升的方式實現，提升辦公室專業隊伍綜合素質是精細化管理得到順利實施的基礎和保障。高素質、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專業知識和豐富的辦公室工作經驗、政治素質過硬、責任感強、辦事效率高，同時還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻的精神。

(二)狠抓規章制度建設，完善考核評議機制。

推行辦公室精細化管理，要求辦公室工作走專業化、流程化、標準化之路。要按照精確、細致、深人的要求，明確崗位職責，優化工作流程，完善崗責體系，加強溝通協調。要抓住辦公室管理的薄弱環節，有針對性地采取措施，抓緊、抓細、抓實，不斷提高管理效能。要通過完善規章制度建設，努力營造高效有序的工作氛圍，減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實，建立健全和認真執行辦公室的各項管理制度、崗位責任制度和工作程序，堅持按制度辦事，規范辦公室管理和服務行為。要根據崗責體系的要求，積極推進辦公室績效考核，完善考核評議機制。科學設定績效考核指標體系，堅持定量考核與定性考核相結合、綜合考核和分類考核相結合、內部考核與外部評議相結合的形式，以增強考核的科學性、公正性和可操作性。堅持將考核結果與獎優評先、職務晉升等有機結合起來，完善考核評議機制，推動辦公室各項工作水平的提高。

(三)培育精細管理文化，不斷提升辦公室軟實力。

辦公室要努力將精細化管理上升為一種文化，使之成為打造和提升辦公室軟實力的重要途徑。美國管理學家、行為科學管理理論代表人物梅奧通過著名的“霍桑實驗”表明，工人不僅僅是由金錢驅使的“經濟人”，而且是“社會人”，精神的力量、社會關系的影響對工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細化管理，同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨特作用。通過加強隊伍政治素質教育，積極營造出昂揚向上的文化氛圍，形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。辦公室人員要自覺實踐勤于服務、樂于奉獻的核心價值觀，努力做到圍繞中心、服務大局、愛崗敬業、甘于奉獻、雷厲風行、嚴謹細致。要把精細化管理當作一種工作要求一種精神境界和一種文化素養，真正融人工作、生活當中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實踐，創造一流工作業績。

三、運用精細化管理推進辦公室工作水平的實施路徑

(一)以學習教育為先導，提高隊伍整體素質

辦公室工作的開展需要一流的工作隊伍，而打造一支優秀的團隊離不開學習和教育。一是加強精神理念教育。通過開展以“維護大局，團結協作，忠于職守，無私奉獻，適應形勢，勤儉好學，深人實際，求實創新”為主要內容的辦公室精神教育活動，增強干部職工的“大局意識、服務意識、奉獻意識、發展意識”，使辦公室精神成為辦公室人員工作創新發展的內在動力。二是加強政治理論學習。緊密聯系辦公室工作實際，結合本地經濟和社會發展，合理安排政治理論學習內容，多學習一些時效性較強的政策法規和理論文章，努力提高辦公室工作人員把握政策的能力，服務經濟和社會發展的能力，更好地發揮參謀輔政作用。三是加強業務學習培訓。新形勢的發展，對辦公室工作人員的能力要求越來越高，因此，必須加大對辦公室人員的業務學習和培訓力度，采取舉辦公文知識培訓班、計算機操作技能比賽等多種形式，達到“四會”(會網絡、會公文、會表達、會協調)，使辦公室人員成為情通業務的“專才”，能寫、能說、能協調的“通才”，以最短的時間、最小的成本高質量地完成各項工作，獲得最大的成效。

(二)以制度建設為基礎，提高事務管理水平

實踐證明，職責不明確，制度不健全，往往是造成工作效能低下的癥結所在。實施精細化管理，必須要有制度作為堅實保障。一是健全完善制度。結合新的工作形勢，立足當前，著眼長遠，注重操作性、實用性和長效性，對符合當前工作形勢發展的規章制度給予保留，反之進行修改、細化和完善，對目前應建立而沒有建立的規章制度，及時組織人員制定，使規章制度成為規范職工工作行為的有效手段和提高辦公室服務效能的堅實保障。二是規范工作程序。規范和細化辦公室工作流程，嚴密各種手續，有效地推進政務和事務工作的規范化、標準化建設，每一項工作都在規范的工作程序下操作，從而保證辦公室工作各個環節運轉高效順暢。三是強化責任落實。按照定崗、定職、定責的要求，明確細化工作職責。對照制度和職責，強化責任落實。用制度加強內部管理，用職責約束職工行為，形成完整的責任鏈條，把精細化管理落實到政務和事務工作運轉的全過程，確保辦公室各項工作高效有序運轉。四是狠抓制度執行。制度制定得再好，不去嚴格執行，就如同虛設。通過組織開展聯合檢查，抽調有關人員，每月定期對辦公室各部門制度執行、工作推進等情況進行督促檢查，確保每一項制度都能落到實處、每一項工作都能按照既定目標推進。

(三)以降耗節支為舉措，降低辦公運行成本

降耗節支是實踐科學發展觀的重要舉措，降低辦公運行成本是構建和諧發展型辦公室的必然要求。一是倡導節約意識。提倡和引導辦公室工作人員從實踐科學發展觀的高度，充分認識節約資源對經濟和社會發展的重大意義，從自身做起，從身邊的點滴事情做起，養成節約一張紙、一滴水、一度電、一升油、一分錢的良好習慣，把節約變成自覺行動，形成崇尚節儉的工作作風和濃厚的氛圍。二是提高工作效率。做到工作求質量，辦事求效率，力求以盡可能小的資源消耗和辦公成本，獲得最高的工作績效。充分利用現代化辦公設備和條件，降低人力資源消耗，減少加班工作時間，壓縮辦公成本。同時，要求辦公室人員牢固樹立責任意識、效率意識和成本意識，工作有計劃，做到今日事，今日畢，并學習掌握現代化辦公技術，努力提高工作效率。三是壓縮彈性支出。對管理措施進行量化和細化，大力壓縮電話費、水電費和交通費等彈性費用支出。電話費按工作量設定最高限額，并進行嚴格控制;水電堅持每月對比分析，及時發現問題，及時處理，堵塞管理漏洞，降低水電損耗;量化和細化車輛加油管理，認真做好車輛臺賬記錄，嚴格規范車輛維修審批手續，降低車輛油量消耗和維修費用支出。

(四)以創造精品為目標，實現優質高效服務

精細化管理就是強調注重細節，通過把工作做細做實創造出精品。一是創造參謀輔政精品。在撰寫文稿方面，要站在領導的角度觀察分析問題，緊扣領導的思想脈搏，超前思維和創造性思考，把有見解的好觀點、好措施大膽融入文稿，使文稿起草的過程成為服務的過程，達到以文輔政的目的;在文件的跟蹤、急件的督辦方面，認真了解時限和要求，確保文件運轉高效暢通;在參謀輔政方面，圍繞煙草行業發展的重點、難點和熱點，沉下心到一線深入調查研究，走出去到先進市縣虛心學習，及時為行業提供基層翔實情況和發展先進經驗，力爭每一篇調研文章都是精品。二是創造會議接待精品。隨著經濟和社會的發展，辦公室的接待服務工作日益增多，工作量也越來越大。要樹立嚴謹填密的工作思想，各類會議、活動、服務做到協調有序、周密細致，不出現任何差錯，達到領導和服務對象滿意，圓滿完成各項接待服務任務。在會議承辦方面，從起草通知到會議結束，既要有全盤通暢的統籌安排，又要有周密細致的環節把握，把每一項工作做細做實，確保會議在召開過程中不出現任何紕漏，達到最佳效果。三是創造辦事服務精品。在服務方面，善于變被動為主動，對一些常規性規律性、階段性等確定性工作，主動著手，提前準備;對臨時交辦的任務、應急事情和突發事情等非確定性工作，要靈活應變，忙而不亂，把問題想在先，把工作做在前，以認真、再認真的態度，把每一件事情做細做實做到位，交一份滿意的答卷。特別是在事項督辦方面，嚴格按照時限要求，認真細致地督辦，對已完成的，要認真核查完成質量，對未完成的，要仔細查明滯后原因，做到件件有著落，事事有回音。在事務服務方面，辦公室擔負著機關后勤保障職能，燈不亮、水不流、電話不通、網絡不暢、車子不轉等事務性工作，看似很小，如果沒辦好或辦的不及時，就可能影響機關工作的正常有序運轉，甚至引起混亂，必須認真考慮和處理好后勤管理方面每一個細小環節，要超前發現問題，及時處理和解決問題，提供周到細致的服務，提高辦事效率，發揮好后勤保障作用。

總之，精細化管理是精在事前，細在過程，意在結果的管理理念。精心是態度，精細是過程，精品是成績。精細化也是一種意識、一種觀念、一種認真的態度、一種精益求精的文化。推行精細化管理是一個長期的過程，要有目標、有組織、有步驟，踏踏實實地向前推進。辦公室要建立適合自身工作需要的精細化管理長效機制，把準行精細化管理與各階段工作任務、目標、發展計劃結合起來，切實提高辦公室工作管理水平。

辦公室工作中的精細化管理

針對工作實際,我對煙草行業基層單位綜合辦公室工作在精益化管理過程中存在的難點和對策、如何實施精細化管理、如何提升辦公室的精益化管理職能進行了進一步的思考,通過思考,使我認識到,隨著我國市場經濟的不斷深入發展,煙草行業所面臨的國內外不斷變化的形式要求,對照行業所面臨的挑戰,作為煙草行業基層單位的綜合辦公室,其承擔著運轉樞紐的職能,同時也呈現出了多樣性、特殊性等多元化的發展趨勢,在這樣的形勢下,怎樣做好辦公室工作是當前務必思考和探索的關鍵性問題.基層綜合辦公室工作管理就好比整個企業管理的潤滑劑,適量的潤滑可以使企業這部運轉的車輪轉得更輕、更穩、更快,本文結合自身理解,對辦公室工作精細化管理的難點和對策、以及如何落實好精益化管理工作進行論述.全面推進精益管理是煙草行業提升企業管理水平的一項重要舉措,是對管理理念的再升華、管理水平的再提升、管理文化的再塑造,通過精益管理,細摳管理環節,重塑管理文化,運用精益工具,擬補管理短板,不斷消除浪費,提升效率效益,推動企業發展提質增效升級.德魯克在《卓有成效的管理者》一書中說:“管理好的企業,總是單調無味,沒有任何激動人心的事件.那是因為凡是可能發生的危機早已被預見,并將它們轉化為例行作業.”要想盡最大的努力預見危機,就必須做好綜合辦公室的工作,而做好辦公室工作的關鍵與核心,要以掌握工作的內在規律為前提,大力的推進科學化和精細化的管理,增強創新意識,使得各項工作更加科學、明晰、嚴密,更要結合實際,從細節抓起,以細化、量化、標準化為統一標準,促進各項工作有效的開展.圍繞行業“謀劃三大課題,提升五個形象”,結合“精益管理做除法”的工作要求,煙草行業基層綜合辦公室工作要實現“高效協調、快速響應、上下聯動、優化節點、有效作為”的精益化工作管理理念,就要努力在深化和細化上下功夫,在實招和實效上求突破,要向精益管理、節約成本、減少浪費上要效益.一、企業辦公室管理精細化的現狀分析

(一)精細化管理的內涵.精細化管理最早源于20世紀50年代的日本,相關的資料中給出了這樣的定義:現代企業管理的必然要求,也是一種最大限度減少資源損耗,降低管理成本的管理方式,它以社會分工的精細化以及服務質量的精細化為現代管理的必然要求,是建立在常規的基礎上,并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式,是一種最大限度的減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式.簡而言之,精益化管理就是落實管理責任,并將其具體化和明確化,管理專家汪中求認為:精細化的時代已經到來、細節決定成敗.(二)個別企業將精細化管理流于形式,形同虛設.目前,隨著市場經濟不斷的發展,在國家以“經濟建設為中心”的背景下,各企業面臨很大的經濟壓力,煙草行業在內外控煙政策的推動下,逐步走向了風口浪尖,深入推進精細化管理已經成為迫在眉睫的舉措,而企業要落實精益管理工作,重在推進綜合辦公室的精益管理工作逞能,此項職能推廣應用的好壞,直接反應出管理水平的高低,但是,個別人員將精細化片面的理解為著眼于小事,更有甚者將精細化錯誤的解釋為“繁文縟節”,增加許多不必要過程和手續,不僅使得精細化流于形式,更阻礙了企業的發展,降低了辦事效率.當然,企業辦公室工作管理的精細化需要一個不斷完善的過程,也沒有什么固有的模式可以效仿,這就要求我們要從管理的實際經驗中不斷的歸納和總結,只有不斷的發展創新,具體問題具體分析,才能保證精細化為企業辦公室工作的管理發揮最大的作用.二、辦公室工作精細化管理難點和對策分析

(一)為什么要提升辦公室精益化管理水平.企業要發展,要做大,必須有一個英明的決策層,制定高遠的企業規劃,必須有一個堅實能干的團隊,并具有很強的執行力,企業在運作過程中如同一個轉動的車輪,所有零部件必須嚴密結合,充分發揮本身的作用,才能跑得快,跑得穩,才不會在跑動的過程中散架,綜合辦公室管理職責,從廣義上包括行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理、資金結算管理等四個方面,狹義上指以行政部門為主,負責行政事務和辦公事務,具體包括相關制度的制定和執行推動,日常辦公事務管理,秘書工作,公文管理,會議管理,辦公物品管理,還涉及生活后勤管理,車輛、安全保衛管理等等.但最終目標是通過各種規章制度和人為努力使部門之間形成密切配合的關系,使整個企業在運作過程中成為一個高速并且穩定運轉的整體,用合理的成本換來員工最高的工作積極性,提高工作效率,成企業目標發展任務,綜合辦公室工作是千頭萬緒的,紛繁復雜,它涉及到企業內部上下左右,里里外外的溝通,協調、管理、服務是綜合辦公室綜合管理職能在企業中的三大功能,其中管理是主干,協調是核心,服務是根本,由于工作的繁雜性,稍有一個細節安排不周或處理得不細,都會帶來不良的影響,有時還會給企業管理帶來一定的難度,甚至會引發重要決策上的變更.因此,企業行政工作的關鍵在于“細”,在于“精”,所以辦公室管理工作更應加強精細化管理.精細化管理是以精細操作的管理為基本特征,通過提高職工素質,克服惰性,強化鏈接,協作管理,從而提高一個企業、一個部門整體效益的管理方法.通俗地講,精細化管理體制就是由過去的粗放型管理向集約型管理的轉變,是一種意識、一種觀念、一種認真的態度,一種精益求精的文化,也是我們在做好各項工作中需不斷追求并持之以恒堅持不懈的理念,企業的每一位員工都是企業精細化管理的對象、載體和參與者,都是企業精細化管理的主體和實施者,只有每個人都參與到此項管理中來,管理工作才能高效開展、高質量完成、精細化的管理才有可能落到實處,得到實現.在煙草行業已經要求我們步入了精細化管理時代的當前,行業間競爭莫過于精細、行業賴以生存的生命線莫過于精細,成功更在于細節,細節決定成敗,這就要求要側重談辦公室工作的精細化管理.(二)辦公室工作精細化管理的難點

崗位職責不清,缺乏溝通.辦公室崗位中兼職崗位多,存在個別工作崗位崗位職責不明確的現象,容易造成有的工作交叉重疊,有的崗位工作又出現空白.只有進一步確定了每個工作人員的職責,才能使辦公室工作面面俱到,做到既無重疊又無空白.但是辦公室工作又需要密切合作的辦公室人員除了需要完成本崗位工作之外,還需要具有相互幫助,共同協作的精神.辦公室人員隊伍效率低.辦公室工作除了對專業理論水平的要求外,更多的需要經驗的積累和高度的責任感,對崗位工作和領導交待的事項必須要一件不落的按時高質量完成,辦公室工作中最忌諱懶懶散散,辦事拖拖拉拉,因為辦公室工作基本都是時限性比較強的工作,辦事效率太低就會誤事,就會漏掉臨時安排交辦的其他工作.沒有建立辦公室工作法治秩序.為了做好紛繁復雜的辦公室工作,辦公室負責人不能一會兒左一會兒右,毫無頭緒地整天瞎忙,或是被領導一會兒支到東,一會兒支到西,結果村村起火、處處冒煙、費力不討好,不知道自己整天都忙了些什么.辦公室負責人應該有“泰山崩于前而色不變的定性”,不管風吹浪打,勝似閑庭信步,有自己的主見,能夠根據事情的輕重緩急,做好安排,指揮若定.(三)辦公室工作精細化管理的對策.為了杜絕表面化、形式化的現象發生,使得精細化管理深入人心,為企業更好的服務,需要做到以下幾點:

1、不斷的完善流程,建立健全相關制度,使精細化落到實處.目前對于大部分企業來說,辦公室管理的精細化還只是一個概念,在工作的過程中不免會出現這樣或者那樣的錯誤,因此,更應該用“制度化”和“規范化”來全面提升其精細管理的質量,不同企業針對自身的特點,理論結合實踐,具體問題具體分析,制定出一套完成、健全的流程,辦公室人員各司其職,各個工作環節、各項工作嚴謹、規范.精細化就是要求每一項工作,每一個流程都落實精確,分毫不差.辦公室的主要責任包括協調、監督、宣傳等多項職能,因此企業辦公室工作管理精細化的實現就必須將各項職能下分到每個環節和崗位,嚴格按照規章制度辦事,一旦在工作中出現了問題或紕漏,能夠找到負責人,第一時間快速有效地解決問題.2、加大宣傳力度,培養和堅持精細化理念.“精細化”管理想要真正的深入人心,有效開展,就必須加大宣傳力度,加強思想建設,在辦公室人員中建立和培養起精細化的理念,制度只能約束人們的行為,將生硬的制度變為人們的潛移默化,才能更好的實現這樣一種管理.在企業不斷的發展壯大中,應當把這種“精細化”的制度變成一種“精品文化”,只有以“精品”來要求自己,才能在工作中不斷的自我超越,提升精細化的含金量,更長久的保持其活力,促使辦公室人員將精細化的管理制度轉化為精細化的工作習慣,才是“精細化”的本質所在,只有這樣“,精細化”才能在企業辦公室的管理中發揮最大的效用.3、精細化管理要體現在辦公室員工意識的增強、細節的落實當中.精細化管理是行業在當前提出的管理模式的升華,它不僅可以全面提升部門的管理水平,也可以有效地提高職工工作的主動性、積極性和工作效率.尤其是辦公室工作,事務繁雜,被動性強,突發性工作多.不論服務領導還是對上接待,不論督查督辦,還是上情下達,稍有疏忽或大意,就有可能造成損失或鑄成大錯,在實際工作中,我們要通過組織大家一起認真學習、體會、探討精細化管理工作,充分認識精細化管理的重要意義,教育引導員工立足本職、腳踏實地,養成精益求精,嚴密細致的工作和學習習慣,使精細化管理的理念逐步深入人心,從而貫穿每個員工工作的始終,為此,辦公室人員要切實增強三種意識.首先,要增強責任意識.這是做好辦公室工作的保證.辦公室工作頭緒多,而且每項工作都很重要,尤其是對全局性的工作更是要思考在前、服務在先,將責任意識融入到工作中來,講質量、講效率,積極主動保質保量,堅持“誰工作、誰負責”的原則,把各項工作落到實處.力求達到“零失誤”、“零缺陷”.在工作中,有些同志認為自己的工作平凡、單調、簡單,所以思想上會忽視其重要性,行動中難免疏忽大意.殊不知,我們無論在哪個崗位,無論做什么工作,都是辦公室工作的一部分.“千里之堤,潰于蟻穴”的故事正說明細小環節的重要性.思想是行動的中樞,只有思想上重視了,行動中才能重視.培養工作人員的責任意識,是精細化管理中不可缺少的一部分,它能促使我們在工作中采用縝密思維,提高工作效率,確保工作成效.我們的工作中看似瑣碎,但這些雞毛蒜皮的小事成就了許許多多的大事,所謂“不積跬步無以　至　千里　”,“不積小流無以成江海”就是這個道理.因此,工作中我們要實實在在從基礎抓起,關注小事、瑣事,從小事、瑣事做起,把小事、瑣事做好.學會從一個文件、一個印鑒、一個電話、一個微笑做起,從細上著眼,小處著手,從精上下功夫,實上做文章,真正使每個職工都懂得并看到精細化管理所帶來的良好效果,確確實實樹立起精細工作的態度,將精細化管理的理念融入到各自的日常管理、學習、工作當中,促使辦公室各項工作扎實、穩定、有序地推進.其次,要增強精品意識.這是做好辦公室工作的根本.辦公室不論辦文、辦事,都要嚴格地遵守程序,盡量把每一項工作、每一個細節都做得盡善盡美,辦文要辦成美文佳作,　辦會要辦得圓滿成功,辦事要辦得無可挑剔.再次,要增強創新意識.這是做好辦公室工作的動力.辦公室人員要從大局出發思考每一項工作,在工作中不斷探索行之有效、靈活多樣新的工作方法和手段,積極適應領導獨特的工作理念、工作思路和工作作風,將服務升華為一門藝術,真正發揮好助手作用.三、辦公室精益管理工作的實現.(一)辦公室精益化管理要體現在制度的落實和規范中.精細化管理要體現在辦公室制度的制訂、嚴格的考核當中,精細化管理要求每一位職工的工作都要精細化、規范化、標準化.如果我們在工作中,只是一味地要求大家這個精細化、那個精細化,而沒有嚴格的獎懲、考核辦法、規定做保證,沒有好與差的區別,沒有量化的標準來衡量,必然導致精細化管理工作落不到實處,甚至流于形式.“無威不足以立規,不懲無人守規”.因此,在實際工作中,我們應分別結合辦公室各類工作制定相應的工作標準與職責要求,把它作為對每一個職工做好本職工作的考核依據,將其工作業績與效益工資掛鉤,把工作業績作為標尺來衡量辦公室工作人員的工作成效、貢獻大小.堅持用事實和數據說話,而不是單純憑主觀印象來評價,使辦公室每個成員都能各司其職、優質高效地完成各自承擔的工作任務,實現人人有事做、事事有人管的管理目的.在此基礎上,再付之于嚴格的監督考核,既激發了職工的工作熱情與工作積極性,也大大推動了部門的精細化管理工作.首先,嚴格的監督考核可以實時了解部門、人員在規章制度、工作任務以及計劃進度等方面的落實情況,　有利于進行評比表彰,建立約束機制和激勵機制,達到激勵先進,鞭策后進,嚴格獎罰的目的.其次,嚴格的監督考核有利于抓進展、找差距.對工作計劃、工作任務和重要工作部署落實、進展情況進行嚴格監督考核,可以確保每一項工作都得到具體落實和實施.對工作啟動慢,未能按計劃完成工作等情況,嚴格的監督考核有助于發現問題所在,找出差距,及時改進工作方式方法,從而以精細的管理促進辦公室各項工作的圓滿完成.(二)辦公室工作精益化管理要體現在工作細節中

精細化管理是以精細操作的管理為基本特征,通過提高職工素質,克服惰性,強化鏈接,　協作管理,從而提高一個企業、一個部門整體效益的管理方法.通俗地講,精細化管理體制就是由過去的粗放型管理向集約型管理的轉變,是一種意識,一種觀念,一種認真的態度,一種精益求精的文化,也是我們在做好各項工作中需不斷追求并持之以恒堅持不懈的理念.企業的每一位職工都是企業精細化管理的對象、載體和參與者,都是企業精細化管理的主體和實施者,只有每個人都參與到此項管理中來,工作才能高效開展,高質量完成,精細化的管理才有可能落到實處,得到實現.在煙草行業基層單位綜合辦公室管理工作中,精細化管理要融入在辦公室工作具體的環節、微小的細節當中企業辦公室作為一個單位的窗口,起著上傳下達、溝通各方的橋梁和紐帶作用,是一個企業的形象代表,所以在企業辦公室工作中管理過程的精細,就顯得更為重要.在實際工作中,就是要在建立健全一整套嚴格的規章制度,在人人有規可遵、事事有章可循的前提下,致力于不斷提高部門職工熱愛本職、主動工作、出謀劃策、甘于奉獻的責任意識和政治意識,營造一種沒有一件事情小到不值得去做,　也沒有一個細節細到應該被忽略的良好工作氛圍.辦公室工作無小事,對任何一件經辦的工作,都必須做到嚴謹細致,一絲不茍,來不得半點敷衍和虛假.要時時刻刻、事事處處認真再認真,細致再細致,真正做到不讓領導布置的工作在我手中延誤,不讓需要辦理的公文在我手中積壓,不讓到辦公室聯系工作的同志在我這里受到冷落.辦公室工作實行精細化管理無疑是對辦公室工作人員的業務知識、業務素質提出了更高的要求.把握辦公室工作頭緒多、突發性強的特點,不僅是做好辦公室工作的前提,而且有利于推動精細化管理.精細化管理就要求我們在工作前有切實可行的計劃、工作中有隨機應變的機智、工作后有總結經驗的習慣,所以工作中的具體環節、微小細節看似微不足道,但卻起著牽一發而動全身的重要作用.文字處理、禮儀接待、突發事件的預防無一不要求精細化管理.推行精細化管理模式,時刻提醒我們要把工作中的每一個環節都落實,把工作中每一個要素都了然于胸,防患于未然,把精細化管理滲透在具體的工作環節中,避免某一個人、某一個環節出現差錯或紕漏,給我們的工作或企業帶來不良影響與損失.總之,精細化管理是精在事前,細在過程,意在結果的管理理念.煙草行業基層綜合辦公室工作人員要以精細管理的工作理念,積極上進的工作態度,篤思善學的工作作風,精益求精的精神,扎扎實實地做好每一項工作,認認真真地對待每一件事情,力求把工作做實、做細、做好、做精.無論辦文、辦會、辦事,都力爭做到高標準、嚴要求,好上加好,力求零失誤.只要把精細化管理工作真正落到實處,企業辦公室工作就會做得更好.同時,工作管理精細化的出現是行業當前開展各項工作的必然選擇,更是促進行業進步和發展的重要標志之一,我們要明確工作精細化的實現并不是一朝一夕就可以實現的,它需要不斷的實踐總結,更需要管理者、全體人員的共同努力.只有將精細化的管理形成制度才能保證其規范的實施,只有將精細化管理變成文化深入人心,才能保證其實施質量,因此在建立健全相關制度的基礎上,更要加強思想建設,加大宣傳力度,保證精細化管理有效、有力的實施.主要參考文獻:

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