第一篇：加強(qiáng)辦公室的精細(xì)化管理

加強(qiáng)辦公室的精細(xì)化管理

一、為什么實(shí)行精細(xì)化管理

辦公室是一個(gè)單位的中樞神經(jīng)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位。辦公室既是一個(gè)單位的綜合管理部門(mén)，又是一個(gè)單位具體的辦事機(jī)構(gòu)，直接為單位領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工服務(wù)，同時(shí)也承擔(dān)一部分對(duì)外服務(wù)職能，其職能主要體現(xiàn)為參謀助手、協(xié)調(diào)綜合、審核把關(guān)、運(yùn)轉(zhuǎn)保障和督促檢查等五個(gè)方面。

做好新形勢(shì)下的辦公室工作，是辦公室長(zhǎng)期以來(lái)應(yīng)該思考和探索的一個(gè)問(wèn)題。當(dāng)前，做好辦公室工作，必須緊緊圍繞單位中心工作，把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，大力推進(jìn)科學(xué)化和精細(xì)化管理，加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，使辦公室各項(xiàng)工作的流程更加優(yōu)化、職責(zé)更加明晰、考核更加科學(xué)、制度更加嚴(yán)密、督辦更加有力，使辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、單位和基層的績(jī)效更加顯著。精細(xì)化管理，就是要按照精確、細(xì)致、深入的要求，明確職責(zé)分工，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善崗責(zé)體系，加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱環(huán)節(jié)，區(qū)別不同情況，有針對(duì)性地采取措施，抓緊、抓細(xì)、抓實(shí)，不斷提高管理效能。精細(xì)化管理就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一個(gè)管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結(jié)，每天都要對(duì)當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，及時(shí)處理等等。

辦公室工作精細(xì)化管理應(yīng)從管理理念、工作流程、崗位職責(zé)、績(jī)效考核、規(guī)章制度、保障手段和人員素質(zhì)等方面著手，只有全面推進(jìn) 科學(xué)化、精細(xì)化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不優(yōu)、崗責(zé)不細(xì)、職能不順、落實(shí)不夠等問(wèn)題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項(xiàng)工作高效優(yōu)質(zhì)、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、管理有序，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為單位、為基層服務(wù)。

二、目前存在不足和問(wèn)題

一是傳統(tǒng)的辦公室理理念和管理模式不能完全適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的要求，辦公室工作任務(wù)不應(yīng)僅僅滿(mǎn)足于完成日常事務(wù)性工作和維持本單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。二是有關(guān)辦公室工作的規(guī)章制度還不夠完善，現(xiàn)有規(guī)章制度的科學(xué)性和系統(tǒng)性還需進(jìn)一步提升，工作流程也有不夠科學(xué)的地方，這在一定程度上限制了辦公室職能的有效發(fā)揮。三是崗責(zé)體系還需進(jìn)一步健全，工作職責(zé)不明確，責(zé)任不落實(shí)的情況還不同程度地存在。四是人員素質(zhì)參差不齊，有些員工習(xí)慣于原有的工作模式和工作方法，辦事節(jié)奏慢，難以接受和掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)，其素質(zhì)和能力與科學(xué)化精細(xì)化管理的要求還存在一定差距。

三、如何加強(qiáng)精細(xì)化管理

圍繞轉(zhuǎn)變職能和增強(qiáng)執(zhí)行力。從目標(biāo)制定、工作計(jì)劃的實(shí)施，體現(xiàn)管理與服務(wù)的結(jié)合，以管促效能，以服務(wù)促效能。具有上情下達(dá)和督查督辦職能的辦公室，更應(yīng)體現(xiàn)執(zhí)行力，強(qiáng)有力的執(zhí)行力，是提高辦公室行政效能的載體。推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理，關(guān)鍵在人，在于有一支政治上靠得住、業(yè)務(wù)上叫得響、作風(fēng)上過(guò)得硬的辦公室干部隊(duì)伍。進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室干部隊(duì)伍建設(shè)，為提高辦公室工作的科學(xué)化、精細(xì)化管理水平提供強(qiáng)有力的組織保證和人才支持。

1、要把加強(qiáng)辦公室工作人員的思想教育擺到突出位置，強(qiáng)化理 論修養(yǎng)，開(kāi)展崗位練兵，使人人成為政務(wù)、事務(wù)的行家。進(jìn)一步增強(qiáng)“三種意識(shí)”、提高“四項(xiàng)能力”、樹(shù)立“五方面作風(fēng)”：即增強(qiáng)把握規(guī)律的意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、精益求精的意識(shí)；提高輔助決策的能力、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的能力、狠抓落實(shí)的能力、促進(jìn)和諧的能力；樹(shù)立理論聯(lián)系實(shí)際、愛(ài)崗敬業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、雷厲風(fēng)行、清正廉潔的良好作風(fēng)，打牢效能建設(shè)的基礎(chǔ)。

2、明確職責(zé)，細(xì)化流程。確保崗位職責(zé)精細(xì)化。分解細(xì)化崗位職責(zé)，按章辦事，做到不越位，不缺位。建立調(diào)查研究、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、新聞宣傳、檔案管理、督促檢查和值班、財(cái)務(wù)、會(huì)議、信訪、網(wǎng)站等各方面管理工作的具體流程，做好“三個(gè)協(xié)調(diào)”：一是做好與上級(jí)單位的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取支持；與科室之間的協(xié)調(diào)，督辦落實(shí)；與其他部門(mén)的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取配合；與相對(duì)人關(guān)系的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取理解。形成加強(qiáng)協(xié)作，協(xié)調(diào)配合、齊抓共管的工作格局。

按照精簡(jiǎn)程序、理清環(huán)節(jié)、分清責(zé)任、明確標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，把握辦公室工作規(guī)律，依據(jù)辦公室職能逐項(xiàng)建立和優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作流程，如建立信息調(diào)研、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、新聞宣傳、督促檢查、會(huì)議管理、安全保密、單位財(cái)務(wù)、信訪處理、網(wǎng)站管理等各方面工作的具體流程。各項(xiàng)工作都依既定流程運(yùn)行，才能做到有條不紊，高效有序。辦公室工作的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實(shí)施、反饋、評(píng)估、完善為導(dǎo)向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對(duì)策建議，決策后的宣傳、督查、反饋等主要環(huán)節(jié)來(lái)設(shè)計(jì)流程，使各項(xiàng)工作均依流程運(yùn)行。

為確保辦公室各項(xiàng)工作有章可循，規(guī)范有序，辦公室必須建立一套科學(xué)的規(guī)章制度，將辦公室各項(xiàng)工作及辦公室人員的行為納入管理 規(guī)范之中，以條文的形式加以明確，從而建立辦公室工作“法治”秩序。要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真清理，保留合理的，補(bǔ)充必要的，廢止過(guò)時(shí)的，形成完善、管用、有效的制度體系。

3、要根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位，制訂詳細(xì)的“崗位操作手冊(cè)”。把辦公室的工作任務(wù)分解并明確地落實(shí)到具體個(gè)人身上，實(shí)現(xiàn)人人有事做，事事有人管的管理目標(biāo)，使辦公室每個(gè)成員都各司其職，優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔(dān)的工作任務(wù)。

4、對(duì)工作計(jì)劃、工作任務(wù)和重要工作部署落實(shí)、進(jìn)展情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督考核，可以確保每一項(xiàng)工作都得到具體落實(shí)和實(shí)施。對(duì)工作啟動(dòng)慢，未能按計(jì)劃完成工作等情況，嚴(yán)格的監(jiān)督考核有助于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，找出差距，從而及時(shí)改進(jìn)工作方式方法。

5、辦公室推行科學(xué)化、精細(xì)化管理，要按照獎(jiǎng)優(yōu)、治庸、罰劣的原則，探索開(kāi)展績(jī)效考核，為提高管理水平提供可靠保障。推行辦公室工作精細(xì)化管理，要高度重視精神的作用，重視文化建設(shè)，形成每個(gè)辦公室成員都自覺(jué)認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。要把精細(xì)化管理當(dāng)作一種工作要求，一種精神境界，一種文化素養(yǎng)，真正融入工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實(shí)踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績(jī)。

辦公室在實(shí)施精細(xì)化管理的過(guò)程中，必須關(guān)注科學(xué)技術(shù)在管理中的應(yīng)用。精細(xì)化管理要產(chǎn)生大量的信息流、數(shù)據(jù)流，針對(duì)這些資料如何收集、整理、篩選、加工、分析、應(yīng)用，目前軟件市場(chǎng)也推出了數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，各類(lèi)組織都可以找到適合本組織規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件包。辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理必須依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段的 支持，實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化是提升辦公室管理水平的必然要求。因此，辦公室必須改變傳統(tǒng)運(yùn)作模式，加快信息化建設(shè)步伐，充分利用現(xiàn)代技術(shù)以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要。

四、結(jié)合本單位實(shí)際情況制定以下管理制度

為了加強(qiáng)辦公室管理，明確內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)部管理工作更加精細(xì)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，特制訂本制度。

一、工作規(guī)范

（一）、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語(yǔ)規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。

（二）、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開(kāi)展工作。

二 辦公室事務(wù)管理

（一）、文書(shū)管理制度

文件是文書(shū)的重要組成部分，文件是各部門(mén)根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書(shū)。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書(shū)特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書(shū)基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書(shū)的延續(xù)。現(xiàn)把文件、文書(shū)、檔案統(tǒng)歸于文書(shū)管理，并對(duì)文書(shū)管理制度做以下規(guī)定。

1、文件管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

2、文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。

3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì)；正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無(wú)歧義。

4、根據(jù)文件屬性、類(lèi)別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。

第二條 制度規(guī)范

1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在公司經(jīng)理，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3、公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司經(jīng)理簽發(fā)；各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由公司經(jīng)理負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方可正式打印，由公司經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5、辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。

6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。

8、按時(shí)間、內(nèi)容、部門(mén)、名稱(chēng)等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報(bào)公司簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。

第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)

1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

3、借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

2、文書(shū)管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

2、文書(shū)管理范圍包括：一般性文書(shū)（通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、發(fā)文文書(shū)（學(xué)習(xí)資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào)）、宣傳資料、各類(lèi)應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料。

3、除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必須標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書(shū)具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

4、根據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條 制度規(guī)范

1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū)，張貼公示學(xué)習(xí)。

2、按照文書(shū)管理范圍，發(fā)文根據(jù)需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》，所有文書(shū)原稿均分類(lèi)存檔備查。

3、按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。

4、根據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀；須上級(jí)審批同意，方可銷(xiāo)毀。

5、若發(fā)現(xiàn)文書(shū)丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向公司經(jīng)理報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。

第三條 流程設(shè)計(jì)

起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀

3、檔案管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè)，及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯、傳遞文書(shū)資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

2、檔案管理范圍：公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

3、根據(jù)文書(shū)整理和文件整理編號(hào)，對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。第二條 制度規(guī)范

1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。

2、所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書(shū)材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。

3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對(duì)照編目，列出清單。

4、各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案，須由公司經(jīng)理簽字，審核通過(guò)后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。第三條 流程設(shè)計(jì)

根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

(二)辦公用品管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無(wú)私自挪用現(xiàn)象。

3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫(kù)等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原則。

4、辦公用品的采購(gòu)，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性?xún)r(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開(kāi)支。

第二條 制度規(guī)范

1、公司辦公用品的采購(gòu)、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫(kù)登記由辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。

2、辦公用品購(gòu)置應(yīng)遵循以下程序：每月27號(hào)之前各部門(mén)將所需辦公用品報(bào)至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門(mén)的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫(kù)存和用量，做出采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部簽字后方可采購(gòu)。對(duì)急用品的采購(gòu)，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)。

3、根據(jù)物品所屬類(lèi)別，對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫(kù)登記，注明名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫(kù)時(shí)間等，做到賬物相符。

4、各部門(mén)申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補(bǔ)填。

5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。

8、管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)查，核實(shí)庫(kù)存，保證出入庫(kù)等量。

第三條 管理流程設(shè)計(jì)

編制《需求計(jì)劃表》 審批 采購(gòu) 入庫(kù)登記 發(fā)放 編制需求計(jì)劃 統(tǒng)計(jì)申購(gòu)情況 月末清算匯總 出庫(kù)登記

（三）、圖書(shū)管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為了讓大家有一個(gè)良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范圖書(shū)管理工作。

2、圖書(shū)管理人員嚴(yán)格按照制度中規(guī)定準(zhǔn)時(shí)到崗，服務(wù)到位，保證借還流程有序進(jìn)行。

3、根據(jù)圖書(shū)類(lèi)別，對(duì)圖書(shū)進(jìn)行編號(hào)，并制作目錄卡以備員工查閱。

第二條 制度規(guī)范

1、各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際工作需要，申請(qǐng)申購(gòu)圖書(shū)。

2、按照各部門(mén)的實(shí)際需求申購(gòu)圖書(shū)，辦公室每季度負(fù)責(zé)采購(gòu)圖書(shū)1-2次。

3、對(duì)所有圖書(shū)進(jìn)行分類(lèi)整理，貼上類(lèi)別標(biāo)簽并編號(hào)登記，注明購(gòu)進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項(xiàng)目。

4、按照規(guī)定時(shí)間借閱圖書(shū)、歸還圖書(shū)；借閱期滿(mǎn)，未按時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書(shū)者，按照規(guī)定進(jìn)行懲處。

5、借書(shū)人員妥善保管好圖書(shū)，不得在書(shū)中圈點(diǎn)、畫(huà)線、涂寫(xiě)，如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書(shū)，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖書(shū)者全額賠償。

6、圖書(shū)管理員定期對(duì)圖書(shū)進(jìn)行清點(diǎn)，如遇圖書(shū)丟失，查明原因，報(bào)部門(mén)主管，按指示行事。

第三條 管理流程設(shè)計(jì)

1、申購(gòu)流程：填寫(xiě)申購(gòu)單→審批→采購(gòu)→圖書(shū)入庫(kù)登記

2、借還流程：查閱圖書(shū)目錄卡→填寫(xiě)借閱單→圖書(shū)卡簽字→圖書(shū)借閱→續(xù)借圖書(shū)，再次填寫(xiě)圖書(shū)借閱單

（四）、會(huì)議管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為了提高會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動(dòng)能力，進(jìn)而規(guī)范會(huì)議管理。

2、根據(jù)公司實(shí)際及具體的情況，確定會(huì)議召開(kāi)的必要性。

3、清楚會(huì)議召開(kāi)目的，合理安排時(shí)間，做到少而精，講究高效原則。

4、會(huì)議負(fù)責(zé)人有效的控制會(huì)議，明確會(huì)議召開(kāi)與否的界限；提高會(huì)議主持人控制會(huì)議進(jìn)程的能力與水平，保證會(huì)議實(shí)效。

5、按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會(huì)議管理，參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，并遵守會(huì)議紀(jì)律。

6、會(huì)議組織者審時(shí)度勢(shì)，明確會(huì)議要點(diǎn)，做好一切準(zhǔn)備工作。第二條 制度規(guī)范

1、收集會(huì)議議題，根據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料，擬定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。

2、會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開(kāi)并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù)，行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄。

3、行政專(zhuān)員根據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項(xiàng)，及時(shí)整理好會(huì)議記要或者會(huì)議決議，打印并張貼。

4、按照時(shí)間排列，將所有會(huì)議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

5、會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書(shū)管理制度規(guī)定執(zhí)行。

第三條 管理流程設(shè)計(jì)

會(huì)前：確定議題、會(huì)上所需資料準(zhǔn)備、通知→會(huì)中：積極參與，做好會(huì)議記錄→會(huì)后：整理會(huì)議記錄→張貼→歸檔整理

（五）、清潔衛(wèi)生管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為了營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，樹(shù)立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進(jìn)行。

2、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項(xiàng)目，并達(dá)到相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。

3、辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項(xiàng)目并不定時(shí)對(duì)衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)。

第二條 制度規(guī)范

1、清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會(huì)議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。

2、按照排班安排，輪流打掃清潔，辦公室主任負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查工作。

3、清潔衛(wèi)生實(shí)行衛(wèi)生責(zé)任制，辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時(shí)做好所有的清潔，監(jiān)督者及時(shí)做好相應(yīng)的督察。

4、由辦公室管理員不定時(shí)對(duì)清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù)，保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。

5、值日生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好所有清潔項(xiàng)目，填寫(xiě)《清潔衛(wèi)生值日表》，監(jiān)督員認(rèn)真核實(shí)，并填寫(xiě)《清潔衛(wèi)生監(jiān)督表》。

第三條 流程設(shè)計(jì)

安排清潔排班→完成清潔項(xiàng)目→填值日表→監(jiān)督檢查→填寫(xiě)監(jiān)督表→辦公室人員執(zhí)行維護(hù)→發(fā)現(xiàn)問(wèn)題→執(zhí)行處理

（六）、日常事務(wù)管理

1、接待管理

第一條 來(lái)客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù)公司的良好形象，對(duì)接待工作做具體的要求。

第二條 以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。

第三條 接待人員問(wèn)清來(lái)者意圖，引領(lǐng)其見(jiàn)所需見(jiàn)的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。

第四條 流程設(shè)計(jì)：接待來(lái)訪人員→詢(xún)問(wèn)來(lái)意，需要找的人→通知被訪者→引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔

2、報(bào)刊收發(fā)整理

第一條 辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要，訂閱報(bào)刊，做出計(jì)劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。

第二條 辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報(bào)紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報(bào)紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

第三條 任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。第四條 報(bào)紙每周更換一次，所有報(bào)紙每季度處理一次。第五條 流程設(shè)計(jì)：收發(fā)報(bào)刊→整理→放置資料架→定期清理

3、后勤管理

第一條 為了認(rèn)真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性，根據(jù)實(shí)際嚴(yán)格制度。

第二條 后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。

第三條 辦公室人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護(hù)，及時(shí)提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。

第四條 根據(jù)外出工作人員情況，及時(shí)督促其按時(shí)填寫(xiě)外出工作時(shí)間登記，如實(shí)填寫(xiě)時(shí)間及外出事由。

第五條 辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)，每?jī)芍苓M(jìn)行一次考勤匯總統(tǒng)計(jì)，月末根據(jù)外出工作時(shí)間登記進(jìn)行總的考勤匯總。

第六條 流程設(shè)計(jì)：監(jiān)督→如實(shí)審核→匯總登記→報(bào)表

4、文化宣傳管理

第一條 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文化活動(dòng)的宣傳和落實(shí)工作，同時(shí)負(fù)責(zé)公司外部的宣傳維護(hù)工作。

第二條 根據(jù)需要，及時(shí)收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。

第三條 關(guān)注國(guó)家政策法規(guī)，及時(shí)記錄政策動(dòng)向，制作簡(jiǎn)報(bào)以供學(xué)習(xí)。

第四條 收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識(shí)面，附上簽閱單進(jìn)行進(jìn)度跟蹤。第五條 流程設(shè)計(jì)：獲取信息來(lái)源→編輯整理→張貼→學(xué)習(xí)→存檔

5、其他事務(wù)

第一條 名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。第二條 負(fù)責(zé)公司文書(shū)的打印復(fù)印工作。第三條 負(fù)責(zé)樹(shù)木花卉的養(yǎng)護(hù)工作。

第四條 協(xié)助其他部門(mén)工作，完成上級(jí)交代的其他任務(wù)。附則

第一條 本制度由行政辦公室制定，解釋權(quán)歸辦公室。第二條 本辦法由總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施，修改時(shí)亦同。

第二篇：辦公室精細(xì)化管理

辦公室精細(xì)化管理初探

辦公室是公司的中樞神經(jīng)，肩負(fù)著公司承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右、綜合協(xié)調(diào)的重要職責(zé)。辦公室工作的好壞直接關(guān)系到全公司工作效能的高低、管理水平的優(yōu)劣和全年目標(biāo)任務(wù)的完成與否，直接影響到公司的對(duì)外形象。如何做好新形勢(shì)下的辦公室工作，是辦公室長(zhǎng)期以來(lái)應(yīng)該思考和探索的一個(gè)問(wèn)題。根據(jù)新領(lǐng)導(dǎo)班子提出的新的要求、辦公室結(jié)合實(shí)際，首先從完善崗位責(zé)任管理體系入手，從細(xì)節(jié)抓起，以各項(xiàng)工作細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化、協(xié)同化、實(shí)證化、精益化為逐一突破口，研究探索精細(xì)化管理的可行之路，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作全面高效地開(kāi)展。我認(rèn)為，要達(dá)到精細(xì)化管理的目標(biāo)，必須切實(shí)完成以下幾個(gè)方面的轉(zhuǎn)變。

一、崗位責(zé)任管理方式的轉(zhuǎn)變

實(shí)行辦公室工作的精細(xì)化管理，首先要實(shí)現(xiàn)崗位責(zé)任粗放式向精細(xì)化的轉(zhuǎn)變。規(guī)范化管理是辦公室的基礎(chǔ)性工作，而精細(xì)化管理是規(guī)范化管理工作的具體化和可操作形式，按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，辦公室首先健全和完善了各項(xiàng)工作的崗責(zé)體系。現(xiàn)行辦公室崗位職責(zé)為：

（1）協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各部門(mén)工作進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)；

（2）負(fù)責(zé)各類(lèi)會(huì)議的安排和決議事項(xiàng)的督辦，組織重要會(huì)議及重大活動(dòng)；

（3）承辦公文運(yùn)轉(zhuǎn)、信息、保密、機(jī)要、印簽，負(fù)責(zé)文書(shū)、工程、合同檔案的整理、保管、利用以及綜合性資料的管理工作；（4）負(fù)責(zé)治安保衛(wèi)的管理工作；（5）負(fù)責(zé)水電、基建、綠化工作；

（6）負(fù)責(zé)人事以及輔助協(xié)調(diào)其他部門(mén)的管理工作；（7）負(fù)責(zé)公司后勤服務(wù)、接待、環(huán)境綠化和辦公用品管理；（8）負(fù)責(zé)完成上級(jí)行政職能部門(mén)和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作事項(xiàng)。上述職責(zé)內(nèi)容幾乎涵蓋了辦公室工作的方方面面，但也只是大體劃定了辦公室的主要工作職責(zé)范圍。這些工作誰(shuí)去做、何時(shí)完成、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是什么、誰(shuí)負(fù)責(zé)檢查考核等均不明確。針對(duì)此種狀況，辦公室首先從崗位管理制度上變粗放式為精細(xì)化。根據(jù)工作職能和流程，明確界定崗位職責(zé)，形成具體的崗位工作規(guī)范，使每位工作人員都能夠全面了解崗位職責(zé)，熟悉本職業(yè)務(wù)，同時(shí)在工作中也便于對(duì)照?qǐng)?zhí)行，確保優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作。

二、工作要求的轉(zhuǎn)變

實(shí)行辦公室工作的精細(xì)化管理，要實(shí)現(xiàn)工作要求由一般性強(qiáng)調(diào)到量化、限時(shí)完成的轉(zhuǎn)變。辦公室隨機(jī)性、突發(fā)性工作較多，對(duì)質(zhì)量、時(shí)效性要求很強(qiáng)。以前辦公室在工作上對(duì)各崗位人員提出的只是一般籠統(tǒng)性要求，只作泛泛的強(qiáng)調(diào)，安排和管理缺乏科學(xué)性。經(jīng)常出現(xiàn)有能力、能干好工作的同志日夜加班，能力差、什么工作都干不好的同志靠上網(wǎng)、聊天打發(fā)時(shí)間的現(xiàn)象。這種情況不但會(huì)極大的挫傷上進(jìn)心強(qiáng)職工的工作積極性，還會(huì)助長(zhǎng)某些職工的懶惰、不求上進(jìn)等不良風(fēng)氣。實(shí)行量化到人、限時(shí)完成就能很好地解決這一問(wèn)題。

（一）變工作安排臨時(shí)抓為按崗位明確規(guī)定到人 工作事前無(wú)計(jì)劃臨時(shí)抓的弊端很多，臨時(shí)安排的任務(wù)不一定在承辦人崗位職責(zé)范圍內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)又不好當(dāng)面推脫，雖然表面上接受了任務(wù)，但因?yàn)槭诸^還有其他任務(wù)或是其他原因心里上很不情愿，這樣必然缺乏責(zé)任感，能拖則拖，逼到時(shí)限了馬虎應(yīng)付了事，質(zhì)量自然可想而知了。現(xiàn)在將辦公室每個(gè)崗位職責(zé)精細(xì)化分解為一項(xiàng)項(xiàng)具體工作，任務(wù)安排到人頭，明確這就是其崗位工作，令其無(wú)法借口推諉，從而提高工作質(zhì)量、效率。同時(shí)這樣也方便績(jī)效考核，促進(jìn)職工增強(qiáng)工作責(zé)任感，（二）變崗位工作模糊為精細(xì)量化到人

以前辦公室在工作中，因崗位工作范圍、內(nèi)容模糊不明確，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作交叉的“三角地帶”，致使工作推諉扯皮，得不到真正的落實(shí)。通過(guò)制定并完善精細(xì)化崗位職責(zé)，分別向辦公室主任、副主任、秘書(shū)、司機(jī)、水電、治安等崗位人員下達(dá)了具體工作任務(wù)，明確了各自工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定、時(shí)間要求，辦公室的每個(gè)人都明確自己的工作任務(wù)是什么，何時(shí)該做什么，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)等。每個(gè)人通過(guò)日清日結(jié)工作日志，制定出本周的工作計(jì)劃，記錄好每天工作的實(shí)施、完成情況及存在的問(wèn)題，對(duì)自己及辦公室里的工作心中有數(shù)，提前做好準(zhǔn)備，保證了各項(xiàng)工作高效率高質(zhì)量的完成。

（三）變工作任務(wù)時(shí)限模糊為責(zé)任到人限時(shí)完成

隨著科學(xué)的進(jìn)步和時(shí)代發(fā)展的步伐，高效管理已步入了高速發(fā)展的快車(chē)道。只有快捷、高效地做好辦公室全面工作，才能不辱使命為公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)工作提供保證。辦公室在制定本部門(mén)每月的目標(biāo)任務(wù)時(shí)均有明確的時(shí)限要求，從事每項(xiàng)工作的人也都清楚自己的工作時(shí)限，完成時(shí)間只能提前，不得拖延。

（四）變推諉扯皮為高效優(yōu)質(zhì)完成

通過(guò)崗位職責(zé)和工作時(shí)限的精細(xì)化，辦公室人員都非常清楚各自崗位職責(zé)、任務(wù)，知道自己應(yīng)做的工作不能無(wú)故把“皮球”踢給別人，干不好就得自己承擔(dān)責(zé)任。通過(guò)嚴(yán)格的精細(xì)化考核辦法，使職工的崗位意識(shí)和責(zé)任意識(shí)進(jìn)一步得到增強(qiáng)，工作和自己相比有了較大的提高，和同行相比有了明顯的進(jìn)步。

三、任務(wù)落實(shí)的轉(zhuǎn)變

實(shí)行辦公室工作的精細(xì)化管理，要完成任務(wù)落實(shí)由不定時(shí)督查到定時(shí)績(jī)效考核的轉(zhuǎn)變。在以往的辦公室工作中，辦公室領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)做沒(méi)做完、進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題、個(gè)人執(zhí)行任務(wù)的質(zhì)量如何等沒(méi)有一個(gè)量的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏制度上的約束。有時(shí)因?yàn)閳?zhí)行人沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行反饋和匯報(bào)，致使一些工作因銜接不力而出現(xiàn)工作上的疏漏等問(wèn)題。辦公室采用“四變四為”法促進(jìn)辦公室全員積極履行崗位職責(zé)，保證各項(xiàng)工作的高效、及時(shí)完成。

（一）變主任工作督催制為個(gè)人主動(dòng)回報(bào)制

主任督催雖然能促使職工及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，但同時(shí)也會(huì)傷及某些同志的自尊心，會(huì)起到一定的負(fù)面作用。但辦公室工作千頭萬(wàn)緒，辦公室主任不可能面面俱到，沒(méi)有時(shí)間對(duì)自己安排布置的任務(wù)嚴(yán)盯死守，如果經(jīng)辦人不將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給辦公室領(lǐng)導(dǎo)，待出現(xiàn)問(wèn)題或結(jié)果提交時(shí)間超過(guò)了工作時(shí)限時(shí)就可能會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)造成工作上的被動(dòng)或者出現(xiàn)工作疏漏。個(gè)人主動(dòng)回報(bào)制度是變被動(dòng)工作為主動(dòng)，經(jīng)辦人事情辦理后，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況、反饋辦理意見(jiàn)，使每件事情有始有終，有因有果，避免工作差錯(cuò)。

（二）變職工被動(dòng)接受檢查為個(gè)人自查在先組織檢查在后 辦公室以前在工作檢查上都是職工被動(dòng)接受檢查。對(duì)檢查出的問(wèn)題，有的職工整改不認(rèn)真、不徹底，有的問(wèn)題下次檢查時(shí)仍然出現(xiàn)或根本未改。現(xiàn)改為個(gè)人自查后科室再檢查，每個(gè)職工要逐日認(rèn)真填寫(xiě)日清日結(jié)工作日志，對(duì)照本人精細(xì)化崗位工作職責(zé)要求，逐條逐項(xiàng)查漏補(bǔ)缺，抓緊時(shí)間整改完善；對(duì)工作中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)或預(yù)計(jì)可能出現(xiàn)的情況提出對(duì)策，供領(lǐng)導(dǎo)決策。檢查只是促進(jìn)工作的一個(gè)手段，最終目的是把工作做好。實(shí)踐證明：個(gè)人自查在先、組織檢查在后比職工單獨(dú)被動(dòng)接受檢查效果明顯好得多。

（三）變粗放式考核為精細(xì)化考核

所謂精細(xì)化考核，就是廢除無(wú)分制粗放型考核，改為規(guī)范化管理工作標(biāo)準(zhǔn)，采用百分制對(duì)每個(gè)崗位職責(zé)任務(wù)逐條逐項(xiàng)分解賦分，按月公開(kāi)考核到崗到人。嚴(yán)格執(zhí)行制定出的平分標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)際考核得分衡量每個(gè)人崗位日常工作的好差，激勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后。通過(guò)考核，真正做到獎(jiǎng)勤罰懶，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，調(diào)動(dòng)每位職工的工作積極性，促使每個(gè)精細(xì)化管理點(diǎn)都能達(dá)到規(guī)定的工作標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，真正發(fā)揮精細(xì)化管理的作用，達(dá)到精細(xì)化管理的目標(biāo)。

（四）變口頭泛泛批評(píng)為管理手段的經(jīng)濟(jì)化 口頭批評(píng)，對(duì)因特殊原因或一時(shí)疏忽沒(méi)有做好工作的自覺(jué)性較高者有效，而對(duì)缺乏工作責(zé)任感、事業(yè)心的不求上進(jìn)者，根本起不到作用。實(shí)行崗位工作任務(wù)完成業(yè)績(jī)、個(gè)人日常量化任務(wù)及年終考核掛鉤制度。

精細(xì)化管理是一項(xiàng)關(guān)系到全公司目標(biāo)任務(wù)能否快捷、高效完成的大事，每位職工均要形成精細(xì)做事、精細(xì)管理的意識(shí)。推行精細(xì)化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的堅(jiān)持的過(guò)程，要有目標(biāo)、有組織、有步驟，踏踏實(shí)實(shí)，一步一個(gè)腳印向前推進(jìn)。辦公室要建立適合自身業(yè)務(wù)需要的精細(xì)化管理長(zhǎng)效機(jī)制，把推行精細(xì)化管理與各階段工作任務(wù)、目標(biāo)、發(fā)展計(jì)劃結(jié)合起來(lái)，切實(shí)提高辦公室工作管理水平，全面促進(jìn)單位治黃工作又好又快的發(fā)展！

第三篇：辦公室管理精細(xì)化方案

辦公室管理精細(xì)化方案

辦公室精細(xì)化管理就是以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，以精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)為特征，致力于提高管理水平、降低管理成本，提升管理效率的一種管理方式。

一、辦公室管理精細(xì)管的內(nèi)容與要求

推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化的管理，需做好以下方面的工作：

1、定崗定責(zé)，權(quán)責(zé)對(duì)等。按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，健全辦公室工作的責(zé)任體系。根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位。明確界定崗位職責(zé)，確定工作銜接的節(jié)點(diǎn)和程序，做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合。按照局部功能最優(yōu)化、整體功能最大化的要求、將各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)具體分解到?jīng)]一個(gè)工作崗位，形成崗位工作規(guī)范。

2、優(yōu)化流程，保障有序運(yùn)作。建立科學(xué)簡(jiǎn)約、清晰明了的工作流程，是推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的前提。要借鑒現(xiàn)代管理理論，健全和優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作流程。要根據(jù)辦公室職能，建立信息調(diào)研，使各項(xiàng)工作均依流程運(yùn)行。在流程設(shè)計(jì)中要做到目標(biāo)明確，環(huán)節(jié)清晰，努力實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的“無(wú)縫銜接”，有機(jī)配合，信息共享，既相互促進(jìn)又相互制約，既提高效率又減少出錯(cuò)率。

3、實(shí)行考核評(píng)議，提高績(jī)效。要合理確定考核標(biāo)準(zhǔn)。

對(duì)一些程序性、易于量化的工作，盡可能設(shè)計(jì)量化指標(biāo)；對(duì)那些非程序性、主觀因素較強(qiáng)的工作，設(shè)計(jì)必要的定性評(píng)價(jià)的指標(biāo)。要采取科學(xué)的考核方法。充分運(yùn)用信息系統(tǒng)，自動(dòng)選取并生成相關(guān)工作指標(biāo)。對(duì)一些難以量化的指標(biāo)，輔之以必要的人工方式，人機(jī)結(jié)合，提高考核效率。通過(guò)考核對(duì)辦公室整體職能發(fā)揮情況進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。

4、完善制度，劣實(shí)基礎(chǔ)。要健全辦公室各個(gè)環(huán)節(jié)事務(wù)管理的工作制度，避免出現(xiàn)管理真空。要完善督促檢查制度，提高執(zhí)行力。要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真清理，保留合理的，補(bǔ)充必要的，廢止過(guò)時(shí)的，形成完善、管用、有效的制度體系。

5、強(qiáng)化保障，改進(jìn)手段。依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段支持，實(shí)現(xiàn)流程運(yùn)轉(zhuǎn)、工作評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動(dòng)化，是推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的必由之路。

二、做好辦公室管理精細(xì)化具體措施

1、日常管理工作。管理目標(biāo)：使管理工作規(guī)范化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、切實(shí)加強(qiáng)精細(xì)化管理。

根據(jù)單位實(shí)際情況，梳理，整合、修訂、補(bǔ)充和項(xiàng)規(guī)章制度，審核、編制單位對(duì)內(nèi)、對(duì)外的公文。負(fù)責(zé)公文的承收、登記、傳辦、督辦、存檔等。保證公文的時(shí)效性和處理的規(guī)范性，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作的開(kāi)展提供保證。

（1）文件的制發(fā)。包括打印、審核、校隊(duì)、分發(fā)單位下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、紀(jì)要、通告等。一般文稿由相關(guān)部

門(mén)擬定清樣，通過(guò)OA系統(tǒng)各個(gè)節(jié)點(diǎn)逐級(jí)審核、下發(fā)。

（2）公文處理。負(fù)責(zé)上級(jí)來(lái)文，登記、送閱、審簽后，按照督辦程序確保公文有效辦理，并進(jìn)行分類(lèi)存檔。

2、檔案管理。管理目標(biāo)：檔案管理流程清晰、規(guī)范，提高辦公效率，確保檔案的安全性及延續(xù)性。

（1）對(duì)收發(fā)文進(jìn)行分級(jí)、分類(lèi)、編號(hào)登記管理。（2）對(duì)檔案的調(diào)閱、借用要按照文件密級(jí)規(guī)定，實(shí)行嚴(yán)格的審批、登記、回收管理。

（3）電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)保存，其它影音資料重點(diǎn)保管，做好安全保護(hù)工作，不斷改善檔案室管理?xiàng)l件，引進(jìn)“檔案電子管理信息化”管理軟件，提高科學(xué)化、精細(xì)化、信息化管理的能力。

3、會(huì)議通知及業(yè)務(wù)接待。管理目標(biāo)：及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。認(rèn)真做好各類(lèi)會(huì)議的通知、會(huì)場(chǎng)安排、會(huì)議文件印發(fā)、會(huì)議記錄等，保證及時(shí)、準(zhǔn)確，不出差錯(cuò)；提高會(huì)議效率，嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量，盡力壓縮會(huì)議規(guī)模，做到少開(kāi)會(huì)、開(kāi)短會(huì)，嚴(yán)格控制會(huì)議費(fèi)支出。做好業(yè)務(wù)接待工作，嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)接待相關(guān)制度，嚴(yán)格控制接待費(fèi)用。

4、加強(qiáng)信息管理。目標(biāo)：上傳下達(dá)，重質(zhì)量，講時(shí)效，為發(fā)展決策，提供良好企業(yè)窗口，樹(shù)立企業(yè)形象。完善單位網(wǎng)站管理。在現(xiàn)有網(wǎng)站基礎(chǔ)上改進(jìn)版面，增加欄目?jī)?nèi)容。優(yōu)化現(xiàn)有OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，優(yōu)化收發(fā)文信息管理系統(tǒng)，全

面提升辦公效率。

5、職工食堂管理。目標(biāo)：在保證飯菜質(zhì)量、安全、口味的基礎(chǔ)上，努力降低成本為用，提高服務(wù)水平。

（1）嚴(yán)把食材采購(gòu)關(guān)，原材料采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、儲(chǔ)存、出庫(kù)各個(gè)環(huán)節(jié)要做到流程明確、責(zé)任清晰，努力從源頭控制降低成本。

（2）加強(qiáng)后廚管理，在保持傳統(tǒng)精品菜品的基礎(chǔ)上不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新新的菜品，盡最大可能調(diào)節(jié)、滿(mǎn)足廣大職工口味，不斷提升服務(wù)水平。

（3）狠抓食品安全，嚴(yán)格執(zhí)行食品衛(wèi)生安全法規(guī)，從人員健康、材料質(zhì)量、烹飪安全、儲(chǔ)存保鮮等各個(gè)方面入手，確保食品安全。

6、辦公用品管理。目標(biāo)：在保障日常辦公的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格控制辦公費(fèi)用支出，努力降低庫(kù)存。

（1）做好辦公用品計(jì)劃申報(bào)、審核、采購(gòu)等相關(guān)工作，嚴(yán)格按照制度要求采購(gòu)辦公用品，不超額、不超標(biāo)。

（2）嚴(yán)格控制辦公用品費(fèi)用，繼續(xù)執(zhí)行好辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬制度，低值易耗品盡量壓縮，固定資產(chǎn)定期清查，確保物盡其用，杜絕浪費(fèi)。

（3）根據(jù)辦公用品使用情況，在保證日常用度的情況下，合理降低庫(kù)存，減少積壓資金，并加強(qiáng)辦公用品庫(kù)管理，做好防潮、防火、防盜等工作。

第四篇：辦公室工作中的精細(xì)化管理

辦公室工作中的精細(xì)化管理

辦公室作為一個(gè)管理的中樞部門(mén)，承上啟下，對(duì)公司的內(nèi)外銜接和正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的作用。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的“身邊人”，不僅要提升自身的業(yè)務(wù)水平和思想認(rèn)識(shí)，也承擔(dān)著從自身的角度，協(xié)助企業(yè)經(jīng)營(yíng)者拓寬思維空間的重任。如何優(yōu)化辦公環(huán)節(jié)，如何提高會(huì)務(wù)水平，提高整體服務(wù)能力，如何進(jìn)一步推動(dòng)精細(xì)化管理，這是一個(gè)重要的問(wèn)題。

一、精細(xì)化管理的主要內(nèi)涵

現(xiàn)代意義上的精細(xì)化管理，起源于汽車(chē)業(yè)屆風(fēng)行的“精益化生產(chǎn)模式”，其內(nèi)涵是用精益求精的態(tài)度和認(rèn)真細(xì)致的方法來(lái)控制生產(chǎn)的每道工序、每個(gè)環(huán)節(jié)，從而以最小的投人創(chuàng)造出最大的價(jià)值。隨著現(xiàn)代社會(huì)分工的越來(lái)越細(xì)和專(zhuān)業(yè)化程度的越來(lái)越高，一個(gè)精細(xì)化的工作和管理時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。新形勢(shì)下，將企業(yè)精細(xì)化管理理念融入辦公室管理之中，推進(jìn)辦公室從粗放型管理逐步向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，全面提升辦公室工作質(zhì)量和服務(wù)效能，是應(yīng)對(duì)新任務(wù)、新要求的緊迫任務(wù)和有益嘗試。

所謂“精細(xì)”，就是精密細(xì)致之意。在中國(guó)傳統(tǒng)文化中，有關(guān)“精細(xì)化”的思想源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。宋朝朱熹說(shuō)道：“言治骨角者，既切之而復(fù)磋之；治玉石者，既琢之而復(fù)磨之；治之已精，而益求其精也。”其他如荀子的“不積畦步無(wú)以至千里，不積小流無(wú)以成江海”，韓非子的“千里之堤，潰于蟻穴”等，也均從不同角度闡述了精細(xì)化思想的重要作用，精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國(guó)家的全新管理理念，它是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，其主要目標(biāo)是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術(shù)，精細(xì)化管理通過(guò)規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。精細(xì)化管理最基本的特征就是重細(xì)節(jié)、重過(guò)程、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果，講究專(zhuān)注地做好每一件事，在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精、力爭(zhēng)最佳。

二、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作水平的總體思路

（一）強(qiáng)化精細(xì)管理意識(shí)，提升專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)。

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。培養(yǎng)精細(xì)化管理意識(shí)，是精細(xì)化管理中不可缺少的一部分，能促使工作人員在工作中采用縝密思維，提高工作效率，確保工作成效。精細(xì)化管理是一項(xiàng)關(guān)系到辦公室目標(biāo)任務(wù)能否快捷、高效完成的大事，每位辦公室成員都要形成精細(xì)做事、精細(xì)管理的意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度，從小事做起，把小事做好，從細(xì)微之處見(jiàn)精神、見(jiàn)水平。在辦公室工作中，要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)，把注意力集中到關(guān)鍵點(diǎn)、銜接點(diǎn)、隱藏點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)上。要堅(jiān)持從基礎(chǔ)抓起，從“細(xì)”上著眼，在“精”上下功夫，在“實(shí)”上做文章，真正使每位員工懂得并看到精細(xì)化管理所帶來(lái)的良好效果，確確實(shí)實(shí)樹(shù)立起精益求精、嚴(yán)密細(xì)致的工作態(tài)度，將精細(xì)化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學(xué)習(xí)之中。精細(xì)化管理最終的解決方案只能通過(guò)組織成員的整體素質(zhì)提升的方式實(shí)現(xiàn)，提升辦公室專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍綜合素質(zhì)是精細(xì)化管理得到順利實(shí)施的基礎(chǔ)和保障。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專(zhuān)業(yè)知識(shí)和豐富的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)、政治素質(zhì)過(guò)硬、責(zé)任感強(qiáng)、辦事效率高，同時(shí)還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神。

（二）狠抓規(guī)章制度建設(shè)，完善考核評(píng)議機(jī)制。

推行辦公室精細(xì)化管理，要求辦公室工作走專(zhuān)業(yè)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化之路。要按照精確、細(xì)致、深人的要求，明確崗位職責(zé)，優(yōu)化工作流程，完善崗責(zé)體系，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié)，有針對(duì)性地采取措施，抓緊、抓細(xì)、抓實(shí)，不斷提高管理效能。要通過(guò)完善規(guī)章制度建設(shè)，努力營(yíng)造高效有序的工作氛圍，減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實(shí)，建立健全和認(rèn)真執(zhí)行辦公室的各項(xiàng)管理制度、崗位責(zé)任制度和工作程序，堅(jiān)持按制度辦事，規(guī)范辦公室管理和服務(wù)行為。要根據(jù)崗責(zé)體系的要求，積極推進(jìn)辦公室績(jī)效考核，完善考核評(píng)議機(jī)制。科學(xué)設(shè)定績(jī)效考核指標(biāo)體系，堅(jiān)持定量考核與定性考核相結(jié)合、綜合考核和分類(lèi)考核相結(jié)合、內(nèi)部考核與外部評(píng)議相結(jié)合的形式，以增強(qiáng)考核的科學(xué)性、公正性和可操作性。堅(jiān)持將考核結(jié)果與獎(jiǎng)優(yōu)評(píng)先、職務(wù)晉升等有機(jī)結(jié)合起來(lái)，完善考核評(píng)議機(jī)制，推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作水平的提高。

（三）培育精細(xì)管理文化，不斷提升辦公室軟實(shí)力。

辦公室要努力將精細(xì)化管理上升為一種文化，使之成為打造和提升辦公室軟實(shí)力的重要途徑。美國(guó)管理學(xué)家、行為科學(xué)管理理論代表人物梅奧通過(guò)著名的“霍桑實(shí)驗(yàn)”表明，工人不僅僅是由金錢(qián)驅(qū)使的“經(jīng)濟(jì)人”，而且是“社會(huì)人”，精神的力量、社會(huì)關(guān)系的影響對(duì)工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細(xì)化管理，同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨(dú)特作用。通過(guò)加強(qiáng)隊(duì)伍政治素質(zhì)教育，積極營(yíng)造出昂揚(yáng)向上的文化氛圍，形成每個(gè)辦公室成員都自覺(jué)認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。辦公室人員要自覺(jué)實(shí)踐勤于服務(wù)、樂(lè)于奉獻(xiàn)的核心價(jià)值觀，努力做到圍繞中心、服務(wù)大局、愛(ài)崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)、雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。要把精細(xì)化管理當(dāng)作一種工作要求一種精神境界和一種文化素養(yǎng)，真正融人工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實(shí)踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績(jī)。

三、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作水平的實(shí)施路徑

（一）以學(xué)習(xí)教育為先導(dǎo)，提高隊(duì)伍整體素質(zhì)

辦公室工作的開(kāi)展需要一流的工作隊(duì)伍，而打造一支優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)離不開(kāi)學(xué)習(xí)和教育。一是加強(qiáng)精神理念教育。通過(guò)開(kāi)展以“維護(hù)大局，團(tuán)結(jié)協(xié)作，忠于職守，無(wú)私奉獻(xiàn)，適應(yīng)形勢(shì)，勤儉好學(xué)，深人實(shí)際，求實(shí)創(chuàng)新”為主要內(nèi)容的辦公室精神教育活動(dòng)，增強(qiáng)干部職工的“大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)、發(fā)展意識(shí)”，使辦公室精神成為辦公室人員工作創(chuàng)新發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。二是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。緊密聯(lián)系辦公室工作實(shí)際，結(jié)合本地經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，合理安排政治理論學(xué)習(xí)內(nèi)容，多學(xué)習(xí)一些時(shí)效性較強(qiáng)的政策法規(guī)和理論文章，努力提高辦公室工作人員把握政策的能力，服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的能力，更好地發(fā)揮參謀輔政作用。三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。新形勢(shì)的發(fā)展，對(duì)辦公室工作人員的能力要求越來(lái)越高，因此，必須加大對(duì)辦公室人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，采取舉辦公文知識(shí)培訓(xùn)班、計(jì)算機(jī)操作技能比賽等多種形式，達(dá)到“四會(huì)”（會(huì)網(wǎng)絡(luò)、會(huì)公文、會(huì)表達(dá)、會(huì)協(xié)調(diào)），使辦公室人員成為情通業(yè)務(wù)的“專(zhuān)才”，能寫(xiě)、能說(shuō)、能協(xié)調(diào)的“通才”，以最短的時(shí)間、最小的成本高質(zhì)量地完成各項(xiàng)工作，獲得最大的成效。

（二）以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，提高事務(wù)管理水平

實(shí)踐證明，職責(zé)不明確，制度不健全，往往是造成工作效能低下的癥結(jié)所在。實(shí)施精細(xì)化管理，必須要有制度作為堅(jiān)實(shí)保障。一是健全完善制度。結(jié)合新的工作形勢(shì)，立足當(dāng)前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，注重操作性、實(shí)用性和長(zhǎng)效性，對(duì)符合當(dāng)前工作形勢(shì)發(fā)展的規(guī)章制度給予保留，反之進(jìn)行修改、細(xì)化和完善，對(duì)目前應(yīng)建立而沒(méi)有建立的規(guī)章制度，及時(shí)組織人員制定，使規(guī)章制度成為規(guī)范職工工作行為的有效手段和提高辦公室服務(wù)效能的堅(jiān)實(shí)保障。二是規(guī)范工作程序。規(guī)范和細(xì)化辦公室工作流程，嚴(yán)密各種手續(xù)，有效地推進(jìn)政務(wù)和事務(wù)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，每一項(xiàng)工作都在規(guī)范的工作程序下操作，從而保證辦公室工作各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)高效順暢。三是強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。按照定崗、定職、定責(zé)的要求，明確細(xì)化工作職責(zé)。對(duì)照制度和職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。用制度加強(qiáng)內(nèi)部管理，用職責(zé)約束職工行為，形成完整的責(zé)任鏈條，把精細(xì)化管理落實(shí)到政務(wù)和事務(wù)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的全過(guò)程，確保辦公室各項(xiàng)工作高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。四是狠抓制度執(zhí)行。制度制定得再好，不去嚴(yán)格執(zhí)行，就如同虛設(shè)。通過(guò)組織開(kāi)展聯(lián)合檢查，抽調(diào)有關(guān)人員，每月定期對(duì)辦公室各部門(mén)制度執(zhí)行、工作推進(jìn)等情況進(jìn)行督促檢查，確保每一項(xiàng)制度都能落到實(shí)處、每一項(xiàng)工作都能按照既定目標(biāo)推進(jìn)。

（三）以降耗節(jié)支為舉措，降低辦公運(yùn)行成本

降耗節(jié)支是實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措，降低辦公運(yùn)行成本是構(gòu)建和諧發(fā)展型辦公室的必然要求。一是倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)。提倡和引導(dǎo)辦公室工作人員從實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的高度，充分認(rèn)識(shí)節(jié)約資源對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重大意義，從自身做起，從身邊的點(diǎn)滴事情做起，養(yǎng)成節(jié)約一張紙、一滴水、一度電、一升油、一分錢(qián)的良好習(xí)慣，把節(jié)約變成自覺(jué)行動(dòng)，形成崇尚節(jié)儉的工作作風(fēng)和濃厚的氛圍。二是提高工作效率。做到工作求質(zhì)量，辦事求效率，力求以盡可能小的資源消耗和辦公成本，獲得最高的工作績(jī)效。充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和條件，降低人力資源消耗，減少加班工作時(shí)間，壓縮辦公成本。同時(shí)，要求辦公室人員牢固樹(shù)立責(zé)任意識(shí)、效率意識(shí)和成本意識(shí)，工作有計(jì)劃，做到今日事，今日畢，并學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化辦公技術(shù)，努力提高工作效率。三是壓縮彈性支出。對(duì)管理措施進(jìn)行量化和細(xì)化，大力壓縮電話(huà)費(fèi)、水電費(fèi)和交通費(fèi)等彈性費(fèi)用支出。電話(huà)費(fèi)按工作量設(shè)定最高限額，并進(jìn)行嚴(yán)格控制；水電堅(jiān)持每月對(duì)比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理，堵塞管理漏洞，降低水電損耗；量化和細(xì)化車(chē)輛加油管理，認(rèn)真做好車(chē)輛臺(tái)賬記錄，嚴(yán)格規(guī)范車(chē)輛維修審批手續(xù)，降低車(chē)輛油量消耗和維修費(fèi)用支出。

（四）以創(chuàng)造精品為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)

精細(xì)化管理就是強(qiáng)調(diào)注重細(xì)節(jié)，通過(guò)把工作做細(xì)做實(shí)創(chuàng)造出精品。一是創(chuàng)造參謀輔政精品。在撰寫(xiě)文稿方面，要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度觀察分析問(wèn)題，緊扣領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏，超前思維和創(chuàng)造性思考，把有見(jiàn)解的好觀點(diǎn)、好措施大膽融入文稿，使文稿起草的過(guò)程成為服務(wù)的過(guò)程，達(dá)到以文輔政的目的；在文件的跟蹤、急件的督辦方面，認(rèn)真了解時(shí)限和要求，確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)高效暢通；在參謀輔政方面，圍繞煙草行業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)，沉下心到一線深入調(diào)查研究，走出去到先進(jìn)市縣虛心學(xué)習(xí)，及時(shí)為行業(yè)提供基層翔實(shí)情況和發(fā)展先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，力爭(zhēng)每一篇調(diào)研文章都是精品。二是創(chuàng)造會(huì)議接待精品。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，辦公室的接待服務(wù)工作日益增多，工作量也越來(lái)越大。要樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)填密的工作思想，各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)、服務(wù)做到協(xié)調(diào)有序、周密細(xì)致，不出現(xiàn)任何差錯(cuò)，達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)對(duì)象滿(mǎn)意，圓滿(mǎn)完成各項(xiàng)接待服務(wù)任務(wù)。在會(huì)議承辦方面，從起草通知到會(huì)議結(jié)束，既要有全盤(pán)通暢的統(tǒng)籌安排，又要有周密細(xì)致的環(huán)節(jié)把握，把每一項(xiàng)工作做細(xì)做實(shí)，確保會(huì)議在召開(kāi)過(guò)程中不出現(xiàn)任何紕漏，達(dá)到最佳效果。三是創(chuàng)造辦事服務(wù)精品。在服務(wù)方面，善于變被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)一些常規(guī)性規(guī)律性、階段性等確定性工作，主動(dòng)著手，提前準(zhǔn)備；對(duì)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事情和突發(fā)事情等非確定性工作，要靈活應(yīng)變，忙而不亂，把問(wèn)題想在先，把工作做在前，以認(rèn)真、再認(rèn)真的態(tài)度，把每一件事情做細(xì)做實(shí)做到位，交一份滿(mǎn)意的答卷。特別是在事項(xiàng)督辦方面，嚴(yán)格按照時(shí)限要求，認(rèn)真細(xì)致地督辦，對(duì)已完成的，要認(rèn)真核查完成質(zhì)量，對(duì)未完成的，要仔細(xì)查明滯后原因，做到件件有著落，事事有回音。在事務(wù)服務(wù)方面，辦公室擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)后勤保障職能，燈不亮、水不流、電話(huà)不通、網(wǎng)絡(luò)不暢、車(chē)子不轉(zhuǎn)等事務(wù)性工作，看似很小，如果沒(méi)辦好或辦的不及時(shí)，就可能影響機(jī)關(guān)工作的正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至引起混亂，必須認(rèn)真考慮和處理好后勤管理方面每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，要超前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理和解決問(wèn)題，提供周到細(xì)致的服務(wù)，提高辦事效率，發(fā)揮好后勤保障作用。

總之，精細(xì)化管理是精在事前，細(xì)在過(guò)程，意在結(jié)果的管理理念。精心是態(tài)度，精細(xì)是過(guò)程，精品是成績(jī)。精細(xì)化也是一種意識(shí)、一種觀念、一種認(rèn)真的態(tài)度、一種精益求精的文化。推行精細(xì)化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，要有目標(biāo)、有組織、有步驟，踏踏實(shí)實(shí)地向前推進(jìn)。辦公室要建立適合自身工作需要的精細(xì)化管理長(zhǎng)效機(jī)制，把準(zhǔn)行精細(xì)化管理與各階段工作任務(wù)、目標(biāo)、發(fā)展計(jì)劃結(jié)合起來(lái)，切實(shí)提高辦公室工作管理水平。

第五篇：論辦公室工作精細(xì)化管理

辦公室工作精細(xì)化管理

近期仔細(xì)讀了《精細(xì)化管理》和《細(xì)節(jié)決定成敗》兩本書(shū)，可以說(shuō)受益良多，感觸頗深。

當(dāng)前很多國(guó)有企業(yè)在內(nèi)部管理上不同程度的存在著人浮于事、職責(zé)不清、效率低下等問(wèn)題，隨著改革開(kāi)放的深入，國(guó)有企業(yè)的改革步伐也隨之加快，各個(gè)行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)也日益加劇，要想在這場(chǎng)改革的浪潮中站穩(wěn)腳跟，企業(yè)自身就必須提升競(jìng)爭(zhēng)力，而一個(gè)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的核心就是管理水平，由此提出了精細(xì)化管理的概念。下面就企業(yè)辦公室里如何進(jìn)行精細(xì)化管理談幾點(diǎn)自己的思考。

精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)之上，將常規(guī)的管理進(jìn)一步推向更深層次的管理模式。“精細(xì)化管理是當(dāng)今社會(huì)分工的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理的必然要求”。在企業(yè)辦公室合理運(yùn)用和開(kāi)展精細(xì)化管理，可以有效的提升企業(yè)的辦公質(zhì)量和辦公效率，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)整體的競(jìng)爭(zhēng)力。

長(zhǎng)期以來(lái)，多數(shù)國(guó)有企業(yè)辦公室采用的還是粗放式管理為主。管理者基于過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，往往喜歡個(gè)人發(fā)揮，無(wú)法保證管理的實(shí)效性和延續(xù)性。要想有效地管理好辦公室，首先一定要將這種粗放式管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，在工作方式上進(jìn)行細(xì)化和量化，以便于辦公室管理精細(xì)化能夠真正實(shí)現(xiàn)。這里我們所說(shuō)的細(xì)化也就是對(duì)某項(xiàng)工作或任務(wù)進(jìn)行細(xì)分，這有助于建立工作流程，且責(zé)任到人，進(jìn)而從時(shí)間進(jìn)度上控制好每一個(gè)環(huán)節(jié)。做量化處理則是要針對(duì)工作量來(lái)進(jìn)行分配，合理地量化安排，以便真正提升工作效率。在做好細(xì)化和量化之后，還要將流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的理念引進(jìn)來(lái)，流程化就是分解每一項(xiàng)工作任務(wù)，按照其自然發(fā)展順序一步步銜接下去，以至完成該項(xiàng)任務(wù)。標(biāo)準(zhǔn)化很好理解，就是使完成任務(wù)的過(guò)程以及任務(wù)完成的質(zhì)量符合相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)。最后就是要強(qiáng)化協(xié)同意識(shí)，辦公室內(nèi)部事情繁雜，光靠一個(gè)人、一個(gè)部室是不可能完成的，需要協(xié)調(diào)好其它部室、其他人來(lái)共同完成，這樣才能更大地提高工作效率。

比如承辦會(huì)務(wù)，我們辦公室前期要做很多準(zhǔn)備工作，比如制定會(huì)議方案、起草會(huì)議文件、下發(fā)會(huì)議通知、布置會(huì)場(chǎng)等，會(huì)議期間要做好服務(wù)工作，會(huì)議后要進(jìn)行會(huì)務(wù)工作總結(jié)等。會(huì)務(wù)工作紛繁復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，必須要有科學(xué)縝密的工作方法，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)和強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，一著不慎，就會(huì)影響到會(huì)議質(zhì)量甚至影響到整個(gè)公司的形象，這著實(shí)考驗(yàn)我們管理者。若采用精細(xì)化管理方法，將該承辦會(huì)務(wù)的工作細(xì)化和量化，按照工作難度和工作量的大小分配到人，并安排好各個(gè)事情完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，將任務(wù)流程化，再著重強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)，保證任務(wù)完成的質(zhì)量。遇到困難時(shí)，比如起草文件某一部分材料不足時(shí)，可求助相關(guān)部室來(lái)解決，就能大大提高工作效率。這樣我們才可能做到對(duì)會(huì)務(wù)的承辦工作周密計(jì)劃，精心組織，有條不紊，才能確保萬(wàn)無(wú)一失。

精細(xì)化管理的內(nèi)涵是：精確定位、合理分工、細(xì)化責(zé)任、量化考核。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理，這內(nèi)涵的最后一條，即量化考核也必不可少。而量化考核前提是要將目前管理內(nèi)容中缺少量化和標(biāo)準(zhǔn)化的方面填補(bǔ)上，并對(duì)辦公室人員加強(qiáng)制度、流程和規(guī)范等方面的學(xué)習(xí)，以此來(lái)促使辦公室精細(xì)化管理品質(zhì)的全面提升。量化考核要做到嚴(yán)字當(dāng)頭、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格要求，我們領(lǐng)導(dǎo)干部自身更是要以身作則，帶頭執(zhí)行。根據(jù)考核結(jié)果，實(shí)事求是，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)，這樣得到獎(jiǎng)勵(lì)的可以被激勵(lì)，受到懲處的就能促其悔過(guò)。

為了將一系列標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程建立起來(lái)，還需要經(jīng)常強(qiáng)調(diào)精細(xì)化意識(shí)，以便辦公室工作人員在工作中逐步培養(yǎng)精細(xì)化思想，養(yǎng)成精細(xì)化工作習(xí)慣，促使精細(xì)化管理水平在整體上有所提高。

精細(xì)化管理是我們現(xiàn)代企業(yè)管理中存在的一種新的理念和模式，這正是我們國(guó)企目前需要的一種管理模式。精細(xì)化管理水平的提高不是一朝一夕的事，它需要我們長(zhǎng)此以往、不斷堅(jiān)持。將精細(xì)化管理逐步融入到我們公司辦公室的日常管理中去，可以切實(shí)發(fā)揮精細(xì)化管理的作用，有效地促使辦公室管理水平的提升，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。