第一篇：綜合辦公室的精細化管理細則

辦公室精細化管理細則

目 錄

1、文件管理制度………………………………………3

2、文書管理制度………………………………………5

3、檔案管理制度………………………………………6

4、辦公用品管理制度…………………………………8

5、會議管理制度 ……………………………………10

6、日常事務管理制度 ………………………………11

7、用章管理制度 ……………………………………13

8、車輛管理制度 ……………………………………15

9、附則 ………………………………………………18

文件管理制度

第一條 管理要點

1、文件管理的范圍包括：上級下發文件、單位各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

2、制度類文件按照單位文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規范，表達無歧義。

3、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條 制度規范

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

2、單位收到各類文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

3、辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表予以存檔。

4、其他各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

5、辦公室各類收文應按時間、內容、部門、名稱等進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。第三條 文件管理流程

1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印→傳發→文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文→文件批閱→文件整理→文件存檔

3、借閱流程：提出申請→辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔

文書管理制度

第一條 管理要點

1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證單位內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、申請、會議紀要、總結匯編）、發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關單位的重大事項文書資料。

3、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

第二條 制度規范

1、根據單位實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

2、按時間、內容等合理排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

3、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理；如有需銷毀的，須上級審批同意，方可銷毀。

第三條 文書管理流程

起草文書→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退

檔案管理制度

第一條 管理要點

1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業；及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

2、檔案管理范圍：單位各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3、根據各類資料性質、用途等進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

第二條 制度規范

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件等。

2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

4、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是單位職工個人信息、單位圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

5、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

6、如各部門或職工個人需借閱相關檔案資料，辦公室人員應及時做好相應的記錄。

第三條 流程設計

根據文件、文書目錄整理→排序→編制編目→存檔。

辦公用品管理制度

第一條 管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

4、辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

第二條 制度規范

1、單位辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由辦公室全權負責。

2、辦公用品購臵應遵循以下程序：各科室將所需辦公用品填寫辦公用品申購單經領導批準后報至辦公室，辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經領導批準簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經領導批準。

3、辦公室應對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。

5、任何人不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責辦公用品的發放和登記。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

第三條 管理流程設計

填寫《辦公用品申購單》→審批→采購→入庫登記→發放。

會議管理制度

第一條 管理要點

1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規范會議管理。

2、根據單位實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。

3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精、精而細，講究高效原則。

4、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。

第二條 制度規范

1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。

4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料整理并歸檔。

5、會議記錄為單位的機要檔案，保管人員不得擅自外泄；如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。

第三條 會議管理流程

準備所需資料→通知參加人做好會議記錄會后→會議記錄歸檔整理。

日常事務管理制度

1、接待管理

第一條 來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護單位的良好形象，對接待工作做具體的要求。

第二條 以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。

第三條 接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。

第四條 接待流程：接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔。

2、報刊收發整理

第一條 辦公室管理人員按照單位實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。

第二條 辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理報紙，內部刊物可隨意閱覽。

第三條 任何人不得隨意將單位內部刊物挪為他用。第四條 報紙每月處理一次。

3、后勤管理

第一條 為了認真貫徹單位的各種制度，充分發揮和調 動職工的積極性和主動性，根據實際嚴格制度。

第二條 后勤管理主要為考勤登記匯總管理工作。第三條 辦公室人員每周對考勤表收集一次，并打印最新考勤登記表，月末根據簽到情況進行總的考勤匯總。

第四條 合理安排周末、節假日值班工作。

第五條 考勤流程：打印簽到登記表→如實審核→匯總登記→報表。

4、文化宣傳管理

第一條 負責單位內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責單位外部的宣傳維護工作。

第二條 根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。

第三條 關注國家政策法規，及時記錄政策動向，制作簡報以供學習。

第四條 收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。

第五條 流程設計：獲取信息來源→編輯整理→張貼→學習→存檔。

5、其他事務

第一條 各類標語、宣傳制作、收發傳真等其他事務。第二條 負責單位文書的打印復印工作。

第三條 協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。第四條 領導交辦的其他臨時性工作。

用章管理制度

第一條 管理要點

1、單位公章、合同章等印章：由辦公室指派專人負責管理。

2、單位財務專用章、法人代表名章：由專人負責管理。第二條 印章使用范圍

1、單位各類合同。

2、單位各類報表。

3、文件材料。

4、證明材料。

5、其它需要使用印章的文書。第三條 制度規范

1、公章、合同章使用：用章申請人應詳細填寫《印章使用記錄表》注明使用時間、使用人、具體內容、批準人等。

2、合同、協議：合同、協議等經會簽后，由有相應負責人的簽字，經由站長審批后可以使用印章。

3、報表：包括財務報表、社保報表等向相應上級或政府機構上報的報表。需經相應副站長審核，站長批準后可以使用印章。

4、文件材料、證明材料及其它文書：經相關負責領導審核、站長審批后方可使用印章。

5、一般文書：如本單位人員外出聯系業務的介紹性文 13 件、證明信、職工收入證明等，經相關領導審核，站長同意后，可以使用公章。

6、其它：上述內容未涉及到的文件，需要用章時應視具體情況，請示領導后方可使用印章。

第四條 特殊情況處理

如工作緊急，審批人又不在單位，印章管理人員需通過電話等方式親自與審批人聯系，得到批準后，可以使用印章，并及時登記用章管理。

第五條 印章借出

1、原則上單位各類印章不得帶出使用。

2、由于業務需要，為了提高工作效率，以下事由可以將印章借出：銀行所需印鑒時；其它必須帶印章的工作。

3、印章借出規定：因工作需要攜帶公章外出時，必須有兩人同行，并同時辦理印章借用手續。印章借出時間不得超過8小時，返回后，應及時歸還印章。

車輛管理制度

第一條 管理要點

1、單位公務車的證照及稽核等事務統由辦公室負責管理，并定期指派專人負責維修、檢驗、清潔等。

2、用車須于事前向辦公室申請調派，車輛派出要遵循對于同一方向、同一時間段的派車盡量合用、減少派車次數和車輛使用成本的原則。

3、對于不按規定辦理申請的，不得派車。第二條 制度規范

1、使用人必須具有駕照。

2、公務車不得借予非本單位人員使用。

3、所有公務車輛一律不得私用。

4、駕駛人須嚴守交通規則。

5、使用人于駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、煞車油、電瓶液、輪胎、外觀等）。如發現故障、配件失竊或損壞等現象，應立即報告，否則最后使用人要對由此引發的后果負責。

6、使用者應將車輛停放于指定位臵、停車場或適當、合法位臵。任意放臵車輛導致違犯交規、損毀、失竊，由使用者賠償損失。

第三條 車輛保養管理

1、駕駛人員要愛護車輛，精心保養，使車輛保持良好狀況。如需維修，由駕駛人員提出維修申請，要貨比三家，選擇質量好價格低的汽修廠進行修理或在指定的維修點更換汽車零配件，并做到提前電話匯報，且將換下的廢棄零配件保存，由單位統一回收，統一處理。在支付維修費用的同時，應要求維修點必須開具增值稅發票，并提供相對應的零配件明細單。特殊原因也必須事后補報，以備單位備案核查。

2、車輛于行駛途中發生故障或其他耗損急需修復或更換零件時，可視實際情況需要進行修理。第四條 違規與事故處理

1.在下列情形之一的情況下，違反交通規則或發生事故，由駕駛人負擔。

(1)無照駕駛。

(2)未經許可將車借予他人使用。2.違反交通規則，其罰款由駕駛人負擔。

3.各種車輛如在公務途中遇不可抗拒之車禍發生，應先急救傷患人員，向附近警察機關報案，并即與辦公室聯絡協助處理。如屬小事故，可自行處理后再向辦公室報告。第五條 車輛用油管理

辦公室建立車輛的用油臺賬，不定期核算，抽查，嚴格按行車里程與百公里耗油標準核發油料，辦公室人員做好油卡記錄，油卡由辦公室管理登記。單位車輛一律憑卡指定加 油站加油。

1、所有車輛加油前需仔細填寫《車輛加油登記表》，并由相關領導簽字確認。

2、辦公室負責對單位車輛的用油進行監督，控制，財務輔助配合監控管理。

3、車輛使用者應加強車輛用油管理，節約用油開支，使車輛均能在經濟耗油的情況下有效地運營。

4、單位所有車輛統一油卡加油，如油卡損壞，不能正常加油時，辦公室人員應及時處理。

5、駕駛員在使用油卡加油時，應保留好每次加油的小票，及時交予財務部門統一管理。

附則

第一條 本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。第二條 本辦法由單位法人核準后實施，修改時亦同。

第二篇：綜合辦公室的精細化管理細則

辦公室精細化管理細則

2015年3月25日

目 錄

1、文件管理制度………………………………………3

2、文書管理制度………………………………………4

3、檔案管理制度………………………………………5

4、辦公用品管理制度…………………………………6

5、會議管理制度 ……………………………………7

6、日常事務管理制度 ………………………………8

7、用章管理制度 ……………………………………9

8、車輛管理制度 ……………………………………11

9、辦公室考核辦法……………………………………15

文件管理制度

第一條 管理要點

1、文件管理的范圍包括：上級下發文件、單位各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

2、制度類文件按照單位文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規范，表達無歧義。

3、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條 制度規范

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

2、單位收到各類文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

3、辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表予以存檔。

4、其他各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

5、辦公室各類收文應按時間、內容、部門、名稱等進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。

文書管理制度

第一條 管理要點

1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證單位內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、申請、會議紀要、總結匯編）、發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關單位的重大事項文書資料。

3、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

第二條 制度規范

1、根據單位實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

2、按時間、內容等合理排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

3、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理；如有需銷毀的，須上級審批同意，方可銷毀。

檔案管理制度

第一條 管理要點

1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業；及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

2、檔案管理范圍：單位各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3、根據各類資料性質、用途等進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

第二條 制度規范

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件等。

2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

4、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是單位職工個人信息、單位圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

5、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

6、如各部門或職工個人需借閱相關檔案資料，辦公室人員應及時做好相應的記錄。

辦公用品管理制度

第一條 管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

第二條 制度規范

1、單位辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由辦公室全權負責。

2、辦公用品購臵應遵循以下程序：各科室將所需辦公用品填寫辦公用品申購單經領導批準后報至辦公室，辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經領導批準簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經領導批準。

3、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。

4、任何人不得私自挪用辦公用品。

5、辦公用品管理人員負責辦公用品的發放和登記。

會議管理制度

第一條 管理要點

1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規范會議管理。

2、根據單位實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。

3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精、精而細，講究高效原則。

4、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。

第二條 制度規范

1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。

4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料整理并歸檔。

5、會議記錄為單位的機要檔案，保管人員不得擅自外泄；如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。

日常事務管理制度

1、接待管理

第一條 來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護單位的良好形象，對接待工作做具體的要求。

第二條 以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。

第三條 接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。

2、報刊收發整理

第一條 辦公室管理人員按照單位實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。

第二條 辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理報紙，內部刊物可隨意閱覽。

第三條 任何人不得隨意將單位內部刊物挪為他用。第四條 報紙每月處理一次。

3、后勤管理

第一條 為了認真貫徹單位的各種制度，充分發揮和調 動職工的積極性和主動性，根據實際嚴格制度。

第二條 后勤管理主要為考勤登記匯總管理工作。

第三條 辦公室人員每周對考勤表收集一次，并打印最新考勤登記表，月末根據簽到情況進行總的考勤匯總。

第四條 合理安排周末、節假日值班工作。

4、文化宣傳管理

第一條 負責單位內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責單位外部的宣傳維護工作。

第二條 根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。

第三條 關注國家政策法規，及時記錄政策動向，制作簡報以供學習。

第四條 收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。

第五條 流程設計：獲取信息來源→編輯整理→張貼→學習→存檔。

5、其他事務

第一條 各類標語、宣傳制作、收發傳真等其他事務。第二條 負責單位文書的打印復印工作。

第三條 協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。第四條 領導交辦的其他臨時性工作。

用章管理制度

第一條 管理要點

1、單位公章、合同章等印章：由辦公室指派專人負責管理。

2、單位財務專用章、法人代表名章：由專人負責管理。第二條 印章使用范圍

1、單位各類合同。

2、單位各類報表。

3、文件材料。

4、證明材料。

5、其它需要使用印章的文書。第三條 制度規范

1、公章、合同章使用：用章申請人應詳細填寫《印章使用記錄表》注明使用時間、使用人、具體內容、批準人等。

2、合同、協議：合同、協議等經會簽后，由有相應負責人的簽字，經由站長審批后可以使用印章。

3、報表：包括財務報表、社保報表等向相應上級或政府機構上報的報表。需經相應副站長審核，站長批準后可以使用印章。

4、文件材料、證明材料及其它文書：經相關負責領導審核、站長審批后方可使用印章。

5、一般文書：如本單位人員外出聯系業務的介紹性文件、證明信、職工收入證明等，經相關領導審核，站長同意 10 后，可以使用公章。

6、其它：上述內容未涉及到的文件，需要用章時應視具體情況，請示領導后方可使用印章。

第四條 特殊情況處理

如工作緊急，審批人又不在單位，印章管理人員需通過電話等方式親自與審批人聯系，得到批準后，可以使用印章，并及時登記用章管理。

第五條 印章借出

1、原則上單位各類印章不得帶出使用。

2、由于業務需要，為了提高工作效率，以下事由可以將印章借出：銀行所需印鑒時；其它必須帶印章的工作。

3、印章借出規定：因工作需要攜帶公章外出時，必須有兩人同行，并同時辦理印章借用手續。印章借出時間不得超過8小時，返回后，應及時歸還印章。

車輛管理制度

第一條 管理要點

1、單位公務車的證照及稽核等事務統由辦公室負責管理，并定期指派專人負責維修、檢驗、清潔等。

2、用車須于事前向辦公室申請調派，車輛派出要遵循對于同一方向、同一時間段的派車盡量合用、減少派車次數和車輛使用成本的原則。

3、對于不按規定辦理申請的，不得派車。第二條 制度規范

1、使用人必須具有駕照。

2、公務車不得借予非本單位人員使用。

3、所有公務車輛一律不得私用。

4、駕駛人須嚴守交通規則。

5、使用人于駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、煞車油、電瓶液、輪胎、外觀等）。如發現故障、配件失竊或損壞等現象，應立即報告，否則最后使用人要對由此引發的后果負責。

6、使用者應將車輛停放于指定位臵、停車場或適當、合法位臵。任意放臵車輛導致違犯交規、損毀、失竊，由使用者賠償損失。

第三條 車輛保養管理

1、駕駛人員要愛護車輛，精心保養，使車輛保持良好狀況。如需維修，由駕駛人員提出維修申請，要貨比三家，12 選擇質量好價格低的汽修廠進行修理或在指定的維修點更換汽車零配件，并做到提前電話匯報。在支付維修費用的同時，應要求維修點必須開具增值稅發票，并提供相對應的零配件明細單。特殊原因也必須事后補報，以備單位備案核查。

2、車輛于行駛途中發生故障或其他耗損急需修復或更換零件時，可視實際情況需要進行修理。第四條 違規與事故處理

1.在下列情形之一的情況下，違反交通規則或發生事故，由駕駛人負擔。

(1)無照駕駛。

(2)未經許可將車借予他人使用。2.違反交通規則，其罰款由駕駛人負擔。

3.各種車輛如在公務途中遇不可抗拒之車禍發生，應先急救傷患人員，向附近警察機關報案，并即與辦公室聯絡協助處理。如屬小事故，可自行處理后再向辦公室報告。第五條 車輛用油管理

辦公室建立車輛的用油臺賬，做好加油單記錄，油單由辦公室管理登記。單位車輛一律憑加油單指定加油站加油。

1、所有車輛加油前需仔細填寫《車輛加油登記表》，并由相關領導簽字確認。

2、辦公室負責對單位車輛的用油進行監督，控制，財務輔助配合監控管理。

3、車輛使用者應加強車輛用油管理，節約用油開支，使車輛均能在經濟耗油的情況下有效地運營。

辦公室考核制度

辦公室考核從考勤、工作效率、安全與學習三個方面進行。

一、考勤方面

1、辦公室人員出勤21天算滿勤，系數為0.2，遲到一次扣0.01系數，超過5次后每次扣除0.1系數，曠工一天扣0.1系數；早退一次扣0.01系數，超過5次后每次扣除0.1系數。

2、事假一天由辦公室主任批準，超過一天由公司經理批準；事假超過兩天以后每天扣除0.02系數，當月事假累計超過10天取消當月系數。

3、病假除按單位規定執行外，當月病假累計超過15天的，取消當月系數。

二、工作效率方面

在崗期間聽從領導安排，及時完成領導交給的各項工作任務，給予滿系數0.1；自由散漫，無責任心。領導交辦的各項工作不能認真完成，造成工作滯后及損失的，此項系數為零；放假期間，此項系數為零。

三、學習與安全

1、按時參加辦公室組織的政治業務學習、學習筆記記錄工整，內容齊全，系數為0.1；沒有參加學習或者考試不合格的，此項系數為零；學習請假或無故不參加、筆記記錄不全的，每次扣0.025系數。

2、結合職工工作崗位，無安全事故發生的，當月系數為0.2，出現事故的，扣發當月所有浮動工資。

四、考核過程中與公司制度有沖突以及考慮不到的地方，按公司制度執行。

第三篇：辦公室精細化管理

辦公室精細化管理初探

辦公室是公司的中樞神經，肩負著公司承上啟下、聯系內外、溝通左右、綜合協調的重要職責。辦公室工作的好壞直接關系到全公司工作效能的高低、管理水平的優劣和全年目標任務的完成與否，直接影響到公司的對外形象。如何做好新形勢下的辦公室工作，是辦公室長期以來應該思考和探索的一個問題。根據新領導班子提出的新的要求、辦公室結合實際，首先從完善崗位責任管理體系入手，從細節抓起，以各項工作細化、量化、標準化、協同化、實證化、精益化為逐一突破口，研究探索精細化管理的可行之路，促進公司各項工作全面高效地開展。我認為，要達到精細化管理的目標，必須切實完成以下幾個方面的轉變。

一、崗位責任管理方式的轉變

實行辦公室工作的精細化管理，首先要實現崗位責任粗放式向精細化的轉變。規范化管理是辦公室的基礎性工作，而精細化管理是規范化管理工作的具體化和可操作形式，按照“定崗、定責、定標準”的要求，辦公室首先健全和完善了各項工作的崗責體系?，F行辦公室崗位職責為：

（1）協助公司領導對各部門工作進行綜合協調；

（2）負責各類會議的安排和決議事項的督辦，組織重要會議及重大活動；

（3）承辦公文運轉、信息、保密、機要、印簽，負責文書、工程、合同檔案的整理、保管、利用以及綜合性資料的管理工作；（4）負責治安保衛的管理工作；（5）負責水電、基建、綠化工作；

（6）負責人事以及輔助協調其他部門的管理工作；（7）負責公司后勤服務、接待、環境綠化和辦公用品管理；（8）負責完成上級行政職能部門和本級領導交辦的工作事項。上述職責內容幾乎涵蓋了辦公室工作的方方面面，但也只是大體劃定了辦公室的主要工作職責范圍。這些工作誰去做、何時完成、質量標準是什么、誰負責檢查考核等均不明確。針對此種狀況，辦公室首先從崗位管理制度上變粗放式為精細化。根據工作職能和流程，明確界定崗位職責，形成具體的崗位工作規范，使每位工作人員都能夠全面了解崗位職責，熟悉本職業務，同時在工作中也便于對照執行，確保優質高效地完成本職工作。

二、工作要求的轉變

實行辦公室工作的精細化管理，要實現工作要求由一般性強調到量化、限時完成的轉變。辦公室隨機性、突發性工作較多，對質量、時效性要求很強。以前辦公室在工作上對各崗位人員提出的只是一般籠統性要求，只作泛泛的強調，安排和管理缺乏科學性。經常出現有能力、能干好工作的同志日夜加班，能力差、什么工作都干不好的同志靠上網、聊天打發時間的現象。這種情況不但會極大的挫傷上進心強職工的工作積極性，還會助長某些職工的懶惰、不求上進等不良風氣。實行量化到人、限時完成就能很好地解決這一問題。

（一）變工作安排臨時抓為按崗位明確規定到人 工作事前無計劃臨時抓的弊端很多，臨時安排的任務不一定在承辦人崗位職責范圍內，領導安排的任務又不好當面推脫，雖然表面上接受了任務，但因為手頭還有其他任務或是其他原因心里上很不情愿，這樣必然缺乏責任感，能拖則拖，逼到時限了馬虎應付了事，質量自然可想而知了。現在將辦公室每個崗位職責精細化分解為一項項具體工作，任務安排到人頭，明確這就是其崗位工作，令其無法借口推諉，從而提高工作質量、效率。同時這樣也方便績效考核，促進職工增強工作責任感，（二）變崗位工作模糊為精細量化到人

以前辦公室在工作中，因崗位工作范圍、內容模糊不明確，經常會出現工作交叉的“三角地帶”，致使工作推諉扯皮，得不到真正的落實。通過制定并完善精細化崗位職責，分別向辦公室主任、副主任、秘書、司機、水電、治安等崗位人員下達了具體工作任務，明確了各自工作標準規定、時間要求，辦公室的每個人都明確自己的工作任務是什么，何時該做什么，達到什么標準等。每個人通過日清日結工作日志，制定出本周的工作計劃，記錄好每天工作的實施、完成情況及存在的問題，對自己及辦公室里的工作心中有數，提前做好準備，保證了各項工作高效率高質量的完成。

（三）變工作任務時限模糊為責任到人限時完成

隨著科學的進步和時代發展的步伐，高效管理已步入了高速發展的快車道。只有快捷、高效地做好辦公室全面工作，才能不辱使命為公司領導和各部門工作提供保證。辦公室在制定本部門每月的目標任務時均有明確的時限要求，從事每項工作的人也都清楚自己的工作時限，完成時間只能提前，不得拖延。

（四）變推諉扯皮為高效優質完成

通過崗位職責和工作時限的精細化，辦公室人員都非常清楚各自崗位職責、任務，知道自己應做的工作不能無故把“皮球”踢給別人，干不好就得自己承擔責任。通過嚴格的精細化考核辦法，使職工的崗位意識和責任意識進一步得到增強，工作和自己相比有了較大的提高，和同行相比有了明顯的進步。

三、任務落實的轉變

實行辦公室工作的精細化管理，要完成任務落實由不定時督查到定時績效考核的轉變。在以往的辦公室工作中，辦公室領導布置的任務做沒做完、進展情況和存在的問題、個人執行任務的質量如何等沒有一個量的標準，缺乏制度上的約束。有時因為執行人沒有及時進行反饋和匯報，致使一些工作因銜接不力而出現工作上的疏漏等問題。辦公室采用“四變四為”法促進辦公室全員積極履行崗位職責，保證各項工作的高效、及時完成。

（一）變主任工作督催制為個人主動回報制

主任督催雖然能促使職工及時完成領導交辦的工作任務，但同時也會傷及某些同志的自尊心，會起到一定的負面作用。但辦公室工作千頭萬緒，辦公室主任不可能面面俱到，沒有時間對自己安排布置的任務嚴盯死守，如果經辦人不將辦理結果及時反饋給辦公室領導，待出現問題或結果提交時間超過了工作時限時就可能會給領導造成工作上的被動或者出現工作疏漏。個人主動回報制度是變被動工作為主動，經辦人事情辦理后，及時向領導匯報工作情況、反饋辦理意見，使每件事情有始有終，有因有果，避免工作差錯。

（二）變職工被動接受檢查為個人自查在先組織檢查在后 辦公室以前在工作檢查上都是職工被動接受檢查。對檢查出的問題，有的職工整改不認真、不徹底，有的問題下次檢查時仍然出現或根本未改。現改為個人自查后科室再檢查，每個職工要逐日認真填寫日清日結工作日志，對照本人精細化崗位工作職責要求，逐條逐項查漏補缺，抓緊時間整改完善；對工作中已經發現或預計可能出現的情況提出對策，供領導決策。檢查只是促進工作的一個手段，最終目的是把工作做好。實踐證明：個人自查在先、組織檢查在后比職工單獨被動接受檢查效果明顯好得多。

（三）變粗放式考核為精細化考核

所謂精細化考核，就是廢除無分制粗放型考核，改為規范化管理工作標準，采用百分制對每個崗位職責任務逐條逐項分解賦分，按月公開考核到崗到人。嚴格執行制定出的平分標準，以實際考核得分衡量每個人崗位日常工作的好差，激勵先進，鞭策落后。通過考核，真正做到獎勤罰懶，獎優罰劣，調動每位職工的工作積極性，促使每個精細化管理點都能達到規定的工作標準和質量要求，真正發揮精細化管理的作用，達到精細化管理的目標。

（四）變口頭泛泛批評為管理手段的經濟化 口頭批評，對因特殊原因或一時疏忽沒有做好工作的自覺性較高者有效，而對缺乏工作責任感、事業心的不求上進者，根本起不到作用。實行崗位工作任務完成業績、個人日常量化任務及年終考核掛鉤制度。

精細化管理是一項關系到全公司目標任務能否快捷、高效完成的大事，每位職工均要形成精細做事、精細管理的意識。推行精細化管理是一個長期的堅持的過程，要有目標、有組織、有步驟，踏踏實實，一步一個腳印向前推進。辦公室要建立適合自身業務需要的精細化管理長效機制，把推行精細化管理與各階段工作任務、目標、發展計劃結合起來，切實提高辦公室工作管理水平，全面促進單位治黃工作又好又快的發展！

第四篇：倉儲精細化管理實施細1

倉儲精細化管理

為了貫徹糧庫提出的開展倉儲精細化管理的要求，同時為了

進一步提高倉儲管理水平，并有效控制儲存成本。結合我庫實際

情況，制定如下細則。

一業務流程的管理

1收購入庫環節

（1）搞好新糧調查。每年秋糧收購前，我庫都要派經營部對轄

區內的糧食生產情況進行調查，填寫《新糧自然質量情況調查記

錄》，準確掌握收購范圍內各鄉鎮的糧食產量、等級、水分等情

況，為做好糧食收購工作提供依據。

（2）做好糧食接收準備工作。空倉進行清倉消毒，地上衡進行

檢測，各種檢驗設備作好校驗和鑒定，輸送、清理等設備做好檢

修，鋪設好通風地籠，布置好糧情檢測設備，落實好收購資金，對參與收購的人員做好收購政策的宣傳。

（3）做好糧食收購工作。嚴格執行門檢制度，檢斤室每臺秤要

2人進行操作，一名檢斤員，一名復核員，對入庫的每一車糧食

進行認真的檢斤。保管員要認真堅守收購現場，對每一車糧進行

數量的核對，同時和復檢員密切配合，保證入庫糧食的質量。

2裝倉環節

（1）糧食裝倉要做到“五分開”即不同品種、不同性質、不同

等級、不同水分、不同的糧食分開儲存。

（2）糧食入倉前，要做好倉房的檢查工作，對倉房的質量、氣密性、防潮、倉頂隔熱層都要做好檢查。同時對與倉房配套的通風設備、電子檢溫設備、照明設備等進行檢測，做到一切完好無損。

（3）對入倉的糧食要進行嚴格的檢驗。按照中央臨儲糧的有關政策的要求，確保入庫的糧食在中等品以上。

（4）糧食入倉前要進行清雜處理。對入倉的糧食要過篩處理，減少雜質含量，同時在倉內派專人清掃糧堆表面的大型雜質。

（5）保管員要對當天裝倉的糧食進行匯總。每天裝倉結束后，保管員要根據收購數量或內部移庫證的數量進行匯總，形成裝倉日結報單，與倉儲統計、檢斤員核對無誤后記載保管帳，并將原始憑證裝訂成冊，存檔備查。

（6）糧食裝倉結束后，化驗室要對入倉的糧食質量情況進行復檢，同時做好品質分析。保管員根據檢測結果，填寫中央儲備糧油?？?、中央儲備糧實物臺帳、糧情檢查分析記錄等。

（7）糧食裝倉結束后，要對糧面表層30公分拌入保糧粉，鋪設檢溫電纜，配備手動檢溫探子。平整糧面，鋪上踏糧板，最后關閉門窗，進入常年保管階段。

3日常保管環節

1糧食入倉后，保管員每天要對倉庫實行電子檢溫，分析糧溫變化規律，繪制儲糧三溫曲線圖，詳細記載《臨儲糧糧情檢查分

析記錄》，如發現糧溫變化異常，要查明原因，及時處理。另外保管員每三天進倉檢查一次糧情，進行手動檢溫，與電子檢溫相對照，避免出現意外，同時填寫《臨儲備糧檢查記錄簿》。糧辦倉儲成員每七天進行一次小組檢查，發現問題及時處理，并認真填寫《小組檢查記錄》。每十五天進行一次有倉儲主任參加的大組檢查，認真填寫《聯合檢查記錄》。上級領導檢查時，認真填寫《領導檢查工作記錄》。如遇風雨天氣，要進倉檢查門窗是否密閉，倉壁、倉頂是否滲水漏雨，如發現問題及時處理。

2隨著季節的變化，適時做好機械通風。進入11月份后，選擇有利天氣進行降溫通風，通風前化驗室要對通風倉庫的水分進行測定。通風時必須監控糧溫、外溫、外濕變化情況，安排專人每隔4小時對糧情檢查一次，作好記錄，通風結束后，化驗室要對倉庫的水分進行測定，保管員要根據通風中記錄的各種數據填寫《中央儲備糧機械通風記錄》。夏季尤其是進入7月中旬以后，倉內積溫普遍較高，這時可利用有利天氣打開窗戶或開啟軸流風機降低倉溫，延緩糧食表層糧溫變化。如果糧食局部發熱或通風時出現死角，可利用多管通風機，進行局部通風降溫。

3發現蟲糧，及時處理。如發現蟲糧，首先要確定害蟲的密度、種類、抗藥性和在糧堆中的部位，再根據糧食品種、數量、水分、糧堆高度、糧溫、氣溫、倉濕和大氣濕度等到情況，制定完整的熏蒸方案進行熏蒸。

4出庫環節

1臨儲糧出庫時，必須憑華糧吉林分公司下達的輪換計劃或中央儲備糧油出庫單才能出庫。

2臨儲糧出庫前，要做好設備、器材、檢驗、檢斤等各項準備工作，以便臨儲糧能順利的出庫。

3糧油出庫時要認真填寫《臨儲糧內部移庫》，做到數量真實。化驗室要對出庫的糧油進行檢驗，做到質量良好。糧油出庫后，及時進行帳實對照，核算糧食溢余或損耗情況，按國家有關規定進行處理。統計員、保管員、會計員核對出庫無誤后，核減庫存糧油數量，調整帳卡。

二安全管理

在安全生產和安全管理方面對危險性較大的設備和場所，如鍋爐房、烘干車間、檢驗室、藥品庫，要配備2只以上滅火器，配電室要配備4只以上專用滅火器。

儲糧倉房周邊50米不能有易燃、易爆物品和污染源，儲糧區要有消防設施、設備。

儲糧區、資材區、倉內不準吸煙。

保管員、檢驗員及特殊工種的技術人員實行持證上崗。機械通風、谷物冷卻、糧食出入庫等生產作業現場要設立安全員，嚴格按操作規程進行，設備出現故障要及時停機，由技術人員排除，嚴禁機械帶病作業。

三、倉儲費用定額管理

1、加強預算管理，控制費用

倉儲管理的收購、烘干、裝倉、日常保管、出倉環節的費用支出進行測算和預算。對各業務環節的每個細節，綜合各種因素，制定出科學、先進、合理的指標，在此基礎上，編制倉儲費用開支計劃，納入本企業財務預算，通過加大倉儲費用管理力度，嚴格控制費用開支。

2、實行定額管理，減少費用

制定科學、合理的分環節的費用指標，要根據作業量、作業時間、強度，量化到用工、耗能、耗材、小修費，制定消耗定額、勞動定額和費用定額，促使倉儲作業過程中厲行節約，減少費用。

3、加強核算管理，節約費用

要加強倉儲業務環節的費用核算管理，在倉儲保管費用形成過程中，依據核定的費用定額，對每一個倉儲業務環節都應該分項進行單項、單人、單車核算或定額核算。通過嚴格的保管費用核算和管理，使每一項費用支出都控制在核定的范圍之內。獎勤罰懶，節約費用。

4、加強環節管理，降低費用

收購費用（不包括儀器鑒定費）

收購檢驗費用。包括檢驗票證費用（新糧自然情況調查表、水分測定原始記錄、原始檢驗結果單、糧油入庫復查檢驗記錄、糧油檢驗票證、其它用紙）、臨時人員工資、耗電

檢斤室費用（不包括衡器鑒定費）。包括收購進貨憑證、結報單用紙、耗電、收購軟件、其它辦公費。

收購現場費用。包括收購期間每天卸糧用工工資、場地照明、輸送機用電、其它零活用工工資、場地機械修理、零星工具和保管員、統計員辦公用品等。

5、在工人作業用工上加強管理

保管員現場監督工人作業，做到活凈底清，減少零活日工的用工量。

烘干上料時，盡可能把收購車輛直接卸到烘干塔里，以減少重復作業，減少攉糧入機的費用。

如大量用日工時，倉儲部長和工人隊長一起對所干工作分時分量進行預估用工量，并和工人直接包干，以防拖工，延工等現象發生。

6、加強和其它部門配合。

糧食水分的情況是儲糧變化的必要條件，在同一環境條件下，總是水分高的糧食先發熱霉變，而在同一糧堆內，又總是水分高的部位先霉變。因此入庫的糧食水分是確保糧食安全的重要因素，設想糧食入庫水分高，糧食自然發熱，倉儲必然對發熱糧食進行處理，進行攉庫，機械通風，勢必費工費電。所以倉儲必須和化驗人員配合把好入庫糧食水分關。確保儲糧安全。

倉儲部2013-11-20

第五篇：加強辦公室的精細化管理

加強辦公室的精細化管理

一、為什么實行精細化管理

辦公室是一個單位的中樞神經，處在承上啟下、聯系左右、協調內外、溝通各方的核心地位。辦公室既是一個單位的綜合管理部門，又是一個單位具體的辦事機構，直接為單位領導和廣大員工服務，同時也承擔一部分對外服務職能，其職能主要體現為參謀助手、協調綜合、審核把關、運轉保障和督促檢查等五個方面。

做好新形勢下的辦公室工作，是辦公室長期以來應該思考和探索的一個問題。當前，做好辦公室工作，必須緊緊圍繞單位中心工作，把握辦公室工作的內在規律，大力推進科學化和精細化管理，加強自身建設，增強創新意識，使辦公室各項工作的流程更加優化、職責更加明晰、考核更加科學、制度更加嚴密、督辦更加有力，使辦公室服務領導、單位和基層的績效更加顯著。精細化管理，就是要按照精確、細致、深入的要求，明確職責分工，優化業務流程，完善崗責體系，加強協調配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱環節，區別不同情況，有針對性地采取措施，抓緊、抓細、抓實，不斷提高管理效能。精細化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，它要求每一個管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結，每天都要對當天的情況進行檢查，發現問題及時糾正，及時處理等等。

辦公室工作精細化管理應從管理理念、工作流程、崗位職責、績效考核、規章制度、保障手段和人員素質等方面著手，只有全面推進 科學化、精細化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不優、崗責不細、職能不順、落實不夠等問題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項工作高效優質、運轉靈活、管理有序，更好地為領導、為單位、為基層服務。

二、目前存在不足和問題

一是傳統的辦公室理理念和管理模式不能完全適應當前形勢發展的要求，辦公室工作任務不應僅僅滿足于完成日常事務性工作和維持本單位的正常運轉。二是有關辦公室工作的規章制度還不夠完善，現有規章制度的科學性和系統性還需進一步提升，工作流程也有不夠科學的地方，這在一定程度上限制了辦公室職能的有效發揮。三是崗責體系還需進一步健全，工作職責不明確，責任不落實的情況還不同程度地存在。四是人員素質參差不齊，有些員工習慣于原有的工作模式和工作方法，辦事節奏慢，難以接受和掌握現代辦公信息技術，其素質和能力與科學化精細化管理的要求還存在一定差距。

三、如何加強精細化管理

圍繞轉變職能和增強執行力。從目標制定、工作計劃的實施，體現管理與服務的結合，以管促效能，以服務促效能。具有上情下達和督查督辦職能的辦公室，更應體現執行力，強有力的執行力，是提高辦公室行政效能的載體。推進辦公室工作科學化、精細化管理，關鍵在人，在于有一支政治上靠得住、業務上叫得響、作風上過得硬的辦公室干部隊伍。進一步加強辦公室干部隊伍建設，為提高辦公室工作的科學化、精細化管理水平提供強有力的組織保證和人才支持。

1、要把加強辦公室工作人員的思想教育擺到突出位置，強化理 論修養，開展崗位練兵，使人人成為政務、事務的行家。進一步增強“三種意識”、提高“四項能力”、樹立“五方面作風”：即增強把握規律的意識、創新意識、精益求精的意識；提高輔助決策的能力、統籌協調的能力、狠抓落實的能力、促進和諧的能力；樹立理論聯系實際、愛崗敬業、嚴謹細致、雷厲風行、清正廉潔的良好作風，打牢效能建設的基礎。

2、明確職責，細化流程。確保崗位職責精細化。分解細化崗位職責，按章辦事，做到不越位，不缺位。建立調查研究、公文運轉、新聞宣傳、檔案管理、督促檢查和值班、財務、會議、信訪、網站等各方面管理工作的具體流程，做好“三個協調”：一是做好與上級單位的協調，爭取支持；與科室之間的協調，督辦落實；與其他部門的協調，爭取配合；與相對人關系的協調，爭取理解。形成加強協作，協調配合、齊抓共管的工作格局。

按照精簡程序、理清環節、分清責任、明確標準的基本要求，把握辦公室工作規律，依據辦公室職能逐項建立和優化辦公室各項工作流程，如建立信息調研、公文運轉、新聞宣傳、督促檢查、會議管理、安全保密、單位財務、信訪處理、網站管理等各方面工作的具體流程。各項工作都依既定流程運行，才能做到有條不紊，高效有序。辦公室工作的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導向，抓住決策前的調查研究，決策中的對策建議，決策后的宣傳、督查、反饋等主要環節來設計流程，使各項工作均依流程運行。

為確保辦公室各項工作有章可循，規范有序，辦公室必須建立一套科學的規章制度，將辦公室各項工作及辦公室人員的行為納入管理 規范之中，以條文的形式加以明確，從而建立辦公室工作“法治”秩序。要對現行制度進行認真清理，保留合理的，補充必要的，廢止過時的，形成完善、管用、有效的制度體系。

3、要根據辦公室工作職能和流程，科學設置工作崗位，制訂詳細的“崗位操作手冊”。把辦公室的工作任務分解并明確地落實到具體個人身上，實現人人有事做，事事有人管的管理目標，使辦公室每個成員都各司其職，優質高效地完成各自承擔的工作任務。

4、對工作計劃、工作任務和重要工作部署落實、進展情況進行嚴格監督考核，可以確保每一項工作都得到具體落實和實施。對工作啟動慢，未能按計劃完成工作等情況，嚴格的監督考核有助于發現問題所在，找出差距，從而及時改進工作方式方法。

5、辦公室推行科學化、精細化管理，要按照獎優、治庸、罰劣的原則，探索開展績效考核，為提高管理水平提供可靠保障。推行辦公室工作精細化管理，要高度重視精神的作用，重視文化建設，形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。要把精細化管理當作一種工作要求，一種精神境界，一種文化素養，真正融入工作、生活當中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實踐，創造一流工作業績。

辦公室在實施精細化管理的過程中，必須關注科學技術在管理中的應用。精細化管理要產生大量的信息流、數據流，針對這些資料如何收集、整理、篩選、加工、分析、應用，目前軟件市場也推出了數據庫管理系統，各類組織都可以找到適合本組織規模的數據庫軟件包。辦公室工作科學化、精細化管理必須依托先進的信息技術手段的 支持，實現管理手段現代化是提升辦公室管理水平的必然要求。因此，辦公室必須改變傳統運作模式，加快信息化建設步伐，充分利用現代技術以適應形勢發展需要。

四、結合本單位實際情況制定以下管理制度

為了加強辦公室管理，明確內部管理職責，使內部管理工作更加精細化、制度化和規范化，結合實際情況，特制訂本制度。

一、工作規范

（一）、辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范、行為規范，相關規定按照員工守則細則執行。

（二）、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。

二 辦公室事務管理

（一）、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續?，F把文件、文書、檔案統歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規定。

1、文件管理制度 第一條 管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化、精細化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規范，表達無歧義。

4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條 制度規范

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在公司經理，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、公司對內公開文件由辦公室負責起草和審核，公司經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由公司經理負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由公司經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

5、辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需公司經理批準后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報公司簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

第三條 文件管理流程設計

1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

2、文書管理制度 第一條 管理要點

1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。

4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。第二條 制度規范

1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

2、按照文書管理范圍，發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均分類存檔備查。

3、按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

4、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。

5、若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向公司經理報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

第三條 流程設計

起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

3、檔案管理制度 第一條 管理要點

1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條 制度規范

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關檔案，須由公司經理簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。第三條 流程設計

根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

(二)辦公用品管理制度 第一條 管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

4、辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

第二條 制度規范

1、公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由辦公室全權負責。

2、辦公用品購置應遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經部門主管批準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批準。

3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。

5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

第三條 管理流程設計

編制《需求計劃表》 審批 采購 入庫登記 發放 編制需求計劃 統計申購情況 月末清算匯總 出庫登記

（三）、圖書管理制度 第一條 管理要點

1、為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續，規范圖書管理工作。

2、圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。

3、根據圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。

第二條 制度規范

1、各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。

2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖書1-2次。

3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登記，注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。

4、按照規定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續借手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。

5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。

6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。

第三條 管理流程設計

1、申購流程：填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記

2、借還流程：查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書，再次填寫圖書借閱單

（四）、會議管理制度 第一條 管理要點

1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規范會議管理。

2、根據公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。

3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。

4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。

5、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。

6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。第二條 制度規范

1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。

3、行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。

4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。

第三條 管理流程設計

會前：確定議題、會上所需資料準備、通知→會中：積極參與，做好會議記錄→會后：整理會議記錄→張貼→歸檔整理

（五）、清潔衛生管理制度 第一條 管理要點

1、為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。

2、按照規定，清潔人員完成所有規定項目，并達到相應潔凈標準。

3、辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目并不定時對衛生進行保持與維護。

第二條 制度規范

1、清潔區域包括：辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。

2、按照排班安排，輪流打掃清潔，辦公室主任負責衛生檢查工作。

3、清潔衛生實行衛生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。

4、由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。

5、值日生在規定時間內做好所有清潔項目，填寫《清潔衛生值日表》，監督員認真核實，并填寫《清潔衛生監督表》。

第三條 流程設計

安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理

（六）、日常事務管理

1、接待管理

第一條 來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。

第二條 以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。

第三條 接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。

第四條 流程設計：接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔

2、報刊收發整理

第一條 辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。

第二條 辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

第三條 任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。第四條 報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。第五條 流程設計：收發報刊→整理→放置資料架→定期清理

3、后勤管理

第一條 為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的積極性和主動性，根據實際嚴格制度。

第二條 后勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。

第三條 辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。

第四條 根據外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。

第五條 辦公室人員每周進行一次外出工作時間統計，每兩周進行一次考勤匯總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤匯總。

第六條 流程設計：監督→如實審核→匯總登記→報表

4、文化宣傳管理

第一條 負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。

第二條 根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。

第三條 關注國家政策法規，及時記錄政策動向，制作簡報以供學習。

第四條 收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。第五條 流程設計：獲取信息來源→編輯整理→張貼→學習→存檔

5、其他事務

第一條 名片制作、收發傳真等其他事務。第二條 負責公司文書的打印復印工作。第三條 負責樹木花卉的養護工作。

第四條 協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。附則

第一條 本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。第二條 本辦法由總經理核準后實施，修改時亦同。