第一篇：辦公室精細化管理

辦公室精細化管理初探

辦公室是公司的中樞神經，肩負著公司承上啟下、聯系內外、溝通左右、綜合協調的重要職責。辦公室工作的好壞直接關系到全公司工作效能的高低、管理水平的優劣和全年目標任務的完成與否，直接影響到公司的對外形象。如何做好新形勢下的辦公室工作，是辦公室長期以來應該思考和探索的一個問題。根據新領導班子提出的新的要求、辦公室結合實際，首先從完善崗位責任管理體系入手，從細節抓起，以各項工作細化、量化、標準化、協同化、實證化、精益化為逐一突破口，研究探索精細化管理的可行之路，促進公司各項工作全面高效地開展。我認為，要達到精細化管理的目標，必須切實完成以下幾個方面的轉變。

一、崗位責任管理方式的轉變

實行辦公室工作的精細化管理，首先要實現崗位責任粗放式向精細化的轉變。規范化管理是辦公室的基礎性工作，而精細化管理是規范化管理工作的具體化和可操作形式，按照“定崗、定責、定標準”的要求，辦公室首先健全和完善了各項工作的崗責體系。現行辦公室崗位職責為：

（1）協助公司領導對各部門工作進行綜合協調；

（2）負責各類會議的安排和決議事項的督辦，組織重要會議及重大活動；

（3）承辦公文運轉、信息、保密、機要、印簽，負責文書、工程、合同檔案的整理、保管、利用以及綜合性資料的管理工作；（4）負責治安保衛的管理工作；（5）負責水電、基建、綠化工作；

（6）負責人事以及輔助協調其他部門的管理工作；（7）負責公司后勤服務、接待、環境綠化和辦公用品管理；（8）負責完成上級行政職能部門和本級領導交辦的工作事項。上述職責內容幾乎涵蓋了辦公室工作的方方面面，但也只是大體劃定了辦公室的主要工作職責范圍。這些工作誰去做、何時完成、質量標準是什么、誰負責檢查考核等均不明確。針對此種狀況，辦公室首先從崗位管理制度上變粗放式為精細化。根據工作職能和流程，明確界定崗位職責，形成具體的崗位工作規范，使每位工作人員都能夠全面了解崗位職責，熟悉本職業務，同時在工作中也便于對照執行，確保優質高效地完成本職工作。

二、工作要求的轉變

實行辦公室工作的精細化管理，要實現工作要求由一般性強調到量化、限時完成的轉變。辦公室隨機性、突發性工作較多，對質量、時效性要求很強。以前辦公室在工作上對各崗位人員提出的只是一般籠統性要求，只作泛泛的強調，安排和管理缺乏科學性。經常出現有能力、能干好工作的同志日夜加班，能力差、什么工作都干不好的同志靠上網、聊天打發時間的現象。這種情況不但會極大的挫傷上進心強職工的工作積極性，還會助長某些職工的懶惰、不求上進等不良風氣。實行量化到人、限時完成就能很好地解決這一問題。

（一）變工作安排臨時抓為按崗位明確規定到人 工作事前無計劃臨時抓的弊端很多，臨時安排的任務不一定在承辦人崗位職責范圍內，領導安排的任務又不好當面推脫，雖然表面上接受了任務，但因為手頭還有其他任務或是其他原因心里上很不情愿，這樣必然缺乏責任感，能拖則拖，逼到時限了馬虎應付了事，質量自然可想而知了。現在將辦公室每個崗位職責精細化分解為一項項具體工作，任務安排到人頭，明確這就是其崗位工作，令其無法借口推諉，從而提高工作質量、效率。同時這樣也方便績效考核，促進職工增強工作責任感，（二）變崗位工作模糊為精細量化到人

以前辦公室在工作中，因崗位工作范圍、內容模糊不明確，經常會出現工作交叉的“三角地帶”，致使工作推諉扯皮，得不到真正的落實。通過制定并完善精細化崗位職責，分別向辦公室主任、副主任、秘書、司機、水電、治安等崗位人員下達了具體工作任務，明確了各自工作標準規定、時間要求，辦公室的每個人都明確自己的工作任務是什么，何時該做什么，達到什么標準等。每個人通過日清日結工作日志，制定出本周的工作計劃，記錄好每天工作的實施、完成情況及存在的問題，對自己及辦公室里的工作心中有數，提前做好準備，保證了各項工作高效率高質量的完成。

（三）變工作任務時限模糊為責任到人限時完成

隨著科學的進步和時代發展的步伐，高效管理已步入了高速發展的快車道。只有快捷、高效地做好辦公室全面工作，才能不辱使命為公司領導和各部門工作提供保證。辦公室在制定本部門每月的目標任務時均有明確的時限要求，從事每項工作的人也都清楚自己的工作時限，完成時間只能提前，不得拖延。

（四）變推諉扯皮為高效優質完成

通過崗位職責和工作時限的精細化，辦公室人員都非常清楚各自崗位職責、任務，知道自己應做的工作不能無故把“皮球”踢給別人，干不好就得自己承擔責任。通過嚴格的精細化考核辦法，使職工的崗位意識和責任意識進一步得到增強，工作和自己相比有了較大的提高，和同行相比有了明顯的進步。

三、任務落實的轉變

實行辦公室工作的精細化管理，要完成任務落實由不定時督查到定時績效考核的轉變。在以往的辦公室工作中，辦公室領導布置的任務做沒做完、進展情況和存在的問題、個人執行任務的質量如何等沒有一個量的標準，缺乏制度上的約束。有時因為執行人沒有及時進行反饋和匯報，致使一些工作因銜接不力而出現工作上的疏漏等問題。辦公室采用“四變四為”法促進辦公室全員積極履行崗位職責，保證各項工作的高效、及時完成。

（一）變主任工作督催制為個人主動回報制

主任督催雖然能促使職工及時完成領導交辦的工作任務，但同時也會傷及某些同志的自尊心，會起到一定的負面作用。但辦公室工作千頭萬緒，辦公室主任不可能面面俱到，沒有時間對自己安排布置的任務嚴盯死守，如果經辦人不將辦理結果及時反饋給辦公室領導，待出現問題或結果提交時間超過了工作時限時就可能會給領導造成工作上的被動或者出現工作疏漏。個人主動回報制度是變被動工作為主動，經辦人事情辦理后，及時向領導匯報工作情況、反饋辦理意見，使每件事情有始有終，有因有果，避免工作差錯。

（二）變職工被動接受檢查為個人自查在先組織檢查在后 辦公室以前在工作檢查上都是職工被動接受檢查。對檢查出的問題，有的職工整改不認真、不徹底，有的問題下次檢查時仍然出現或根本未改。現改為個人自查后科室再檢查，每個職工要逐日認真填寫日清日結工作日志，對照本人精細化崗位工作職責要求，逐條逐項查漏補缺，抓緊時間整改完善；對工作中已經發現或預計可能出現的情況提出對策，供領導決策。檢查只是促進工作的一個手段，最終目的是把工作做好。實踐證明：個人自查在先、組織檢查在后比職工單獨被動接受檢查效果明顯好得多。

（三）變粗放式考核為精細化考核

所謂精細化考核，就是廢除無分制粗放型考核，改為規范化管理工作標準，采用百分制對每個崗位職責任務逐條逐項分解賦分，按月公開考核到崗到人。嚴格執行制定出的平分標準，以實際考核得分衡量每個人崗位日常工作的好差，激勵先進，鞭策落后。通過考核，真正做到獎勤罰懶，獎優罰劣，調動每位職工的工作積極性，促使每個精細化管理點都能達到規定的工作標準和質量要求，真正發揮精細化管理的作用，達到精細化管理的目標。

（四）變口頭泛泛批評為管理手段的經濟化 口頭批評，對因特殊原因或一時疏忽沒有做好工作的自覺性較高者有效，而對缺乏工作責任感、事業心的不求上進者，根本起不到作用。實行崗位工作任務完成業績、個人日常量化任務及年終考核掛鉤制度。

精細化管理是一項關系到全公司目標任務能否快捷、高效完成的大事，每位職工均要形成精細做事、精細管理的意識。推行精細化管理是一個長期的堅持的過程，要有目標、有組織、有步驟，踏踏實實，一步一個腳印向前推進。辦公室要建立適合自身業務需要的精細化管理長效機制，把推行精細化管理與各階段工作任務、目標、發展計劃結合起來，切實提高辦公室工作管理水平，全面促進單位治黃工作又好又快的發展！

第二篇：辦公室管理精細化方案

辦公室管理精細化方案

辦公室精細化管理就是以科學管理為基礎，以精、準、細、嚴為特征，致力于提高管理水平、降低管理成本，提升管理效率的一種管理方式。

一、辦公室管理精細管的內容與要求

推進辦公室工作科學化、精細化的管理，需做好以下方面的工作：

1、定崗定責，權責對等。按照“定崗、定責、定標準”的要求，健全辦公室工作的責任體系。根據辦公室工作職能和流程，科學設置工作崗位。明確界定崗位職責，確定工作銜接的節點和程序，做到分工明確、各司其職、協調配合。按照局部功能最優化、整體功能最大化的要求、將各項管理標準具體分解到沒一個工作崗位，形成崗位工作規范。

2、優化流程，保障有序運作。建立科學簡約、清晰明了的工作流程，是推進辦公室工作科學化、精細化管理的前提。要借鑒現代管理理論，健全和優化辦公室各項工作流程。要根據辦公室職能，建立信息調研，使各項工作均依流程運行。在流程設計中要做到目標明確，環節清晰，努力實現各環節的“無縫銜接”，有機配合，信息共享，既相互促進又相互制約，既提高效率又減少出錯率。

3、實行考核評議，提高績效。要合理確定考核標準。

對一些程序性、易于量化的工作，盡可能設計量化指標；對那些非程序性、主觀因素較強的工作，設計必要的定性評價的指標。要采取科學的考核方法。充分運用信息系統，自動選取并生成相關工作指標。對一些難以量化的指標，輔之以必要的人工方式，人機結合，提高考核效率。通過考核對辦公室整體職能發揮情況進行全面評價。

4、完善制度，劣實基礎。要健全辦公室各個環節事務管理的工作制度，避免出現管理真空。要完善督促檢查制度，提高執行力。要對現行制度進行認真清理，保留合理的，補充必要的，廢止過時的，形成完善、管用、有效的制度體系。

5、強化保障，改進手段。依托先進的信息技術手段支持，實現流程運轉、工作評價的標準化、信息化、自動化，是推進辦公室工作科學化、精細化管理的必由之路。

二、做好辦公室管理精細化具體措施

1、日常管理工作。管理目標：使管理工作規范化、程序化、標準化、科學化、切實加強精細化管理。

根據單位實際情況，梳理，整合、修訂、補充和項規章制度，審核、編制單位對內、對外的公文。負責公文的承收、登記、傳辦、督辦、存檔等。保證公文的時效性和處理的規范性，為領導決策和工作的開展提供保證。

（1）文件的制發。包括打印、審核、校隊、分發單位下發的各類文件、通知、紀要、通告等。一般文稿由相關部

門擬定清樣，通過OA系統各個節點逐級審核、下發。

（2）公文處理。負責上級來文，登記、送閱、審簽后，按照督辦程序確保公文有效辦理，并進行分類存檔。

2、檔案管理。管理目標：檔案管理流程清晰、規范，提高辦公效率，確保檔案的安全性及延續性。

（1）對收發文進行分級、分類、編號登記管理。（2）對檔案的調閱、借用要按照文件密級規定，實行嚴格的審批、登記、回收管理。

（3）電子文檔和紙質文檔同時保存，其它影音資料重點保管，做好安全保護工作，不斷改善檔案室管理條件，引進“檔案電子管理信息化”管理軟件，提高科學化、精細化、信息化管理的能力。

3、會議通知及業務接待。管理目標：及時、準確、高效。認真做好各類會議的通知、會場安排、會議文件印發、會議記錄等，保證及時、準確，不出差錯；提高會議效率，嚴格控制會議數量，盡力壓縮會議規模，做到少開會、開短會，嚴格控制會議費支出。做好業務接待工作，嚴格執行公務接待相關制度，嚴格控制接待費用。

4、加強信息管理。目標：上傳下達，重質量，講時效，為發展決策，提供良好企業窗口，樹立企業形象。完善單位網站管理。在現有網站基礎上改進版面，增加欄目內容。優化現有OA辦公自動化系統，優化收發文信息管理系統，全

面提升辦公效率。

5、職工食堂管理。目標：在保證飯菜質量、安全、口味的基礎上，努力降低成本為用，提高服務水平。

（1）嚴把食材采購關，原材料采購、驗收、入庫、儲存、出庫各個環節要做到流程明確、責任清晰，努力從源頭控制降低成本。

（2）加強后廚管理，在保持傳統精品菜品的基礎上不斷學習創新新的菜品，盡最大可能調節、滿足廣大職工口味，不斷提升服務水平。

（3）狠抓食品安全，嚴格執行食品衛生安全法規，從人員健康、材料質量、烹飪安全、儲存保鮮等各個方面入手，確保食品安全。

6、辦公用品管理。目標：在保障日常辦公的基礎上，嚴格控制辦公費用支出，努力降低庫存。

（1）做好辦公用品計劃申報、審核、采購等相關工作，嚴格按照制度要求采購辦公用品，不超額、不超標。

（2）嚴格控制辦公用品費用，繼續執行好辦公用品領用臺賬制度，低值易耗品盡量壓縮，固定資產定期清查，確保物盡其用，杜絕浪費。

（3）根據辦公用品使用情況，在保證日常用度的情況下，合理降低庫存，減少積壓資金，并加強辦公用品庫管理，做好防潮、防火、防盜等工作。

第三篇：辦公室工作中的精細化管理

辦公室工作中的精細化管理

辦公室工作中的精細化管理

“辦公室工作無小事”。辦公室工作性質特殊，工作頭緒繁多而又責任重大，一旦把握不好，處理不當，就可能小事變大事，甚至影響機關的正常運轉，影響領導的威信，影響單位的形象。辦公室工作的特點，決定了辦公室工作必須走科學化、規范化、精細化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務實中求精細”。全面推進辦公室工作精細化管理的主要途徑有以下幾個方面。

(一)更新觀念、提高服務意識、增強責任意識。辦公室工作人員必須牢固樹立“細節決定成敗”的意識，把重視細節作為一種素質，一種修養，一種工作態度，從小事做起，把小事做好，從細微之處見精神、見水平。要樹立服務意識，不僅要服務好領導，還要服務好基層，強化被動服務向主動服務的轉變。要增強責任意識，辦公室每項工作都很重要，尤其是對全局性的工作要思考在前、服務在先，將責任意識帶入工作中，講質量、講效率，堅持“誰工作、誰負責”的原則，把各項工作落到實處，力求達到“零失誤”。

(二)以學習教育為先導，提高整體素質。辦公室工作人員要從以下幾點提高綜合素質。一是加強政治理論學習。緊密聯系辦公室工作實際，合理安排政治理論學習內容，多學習一些時效性較強的政策法規和理論文章，努力提高把握政策的能力，服務經濟和社會發展的能力，更好地發揮參謀輔政作用。眼下，更要深入學習中央政治局八條新規，積極響應黨中央號召，結合辦公室的實際工作，改進工作作風，改進文風，精簡材料，不鋪張浪費，勤儉節約。二是加強業務學習培訓。新形勢的發展，對辦公室工作人員的能力要求越來越高。因此，必須加大對辦公室人員的業務學習和培訓力度，采取舉辦公文知識培訓、檔案管理培訓、合同管理培訓、會務接待培訓、禮儀培訓以及安全駕駛及汽車維護培訓班等等。真正提高業務水平，更優質、高效、準確地完成各項工作。

(三)以制度建設為基礎，提高事務管理水平。實施精細化管理，必須要有制度作為堅實保障。(1)健全完善制度。結合新的工作形勢，立足當前，著眼長遠，注重操作性、實用性和長效性，對目前應建立而沒有建立的規章制度，及時組織人員制定，使規章制度成為規范職工工作行為的有效手段和提高辦公室服務效能的堅實保障。(2)規范工作程序。按照企業內部控制手冊的要求規范細化辦公室工作流程，嚴密各種手續，有效地推進事務工作的規范化、標準化建設，每一項工作都在規范的工作程序下操作，從而保證辦公室工作各個環節運轉高效順暢。(3)強化責任落實。按照定崗、定職、定責的要求，明確細化工作職責。對照制度和職責，強化責任落實。用制度加強內部管理，用職責約束職工行為，形成完整的責任鏈條，把精細化管理落實到事務工作運轉的全過程，確保辦公室各項工作高效有序運轉。(4)狠抓制度執行。制度制定得再好，不去嚴格執行，就如同虛設。通過組織開展聯合檢查，抽調有關人員，定期對制度執行、工作推進等情況進行督促檢查，確保每一項制度都能落到實處，每一項工作都能按照既定目標推進。

(四)實行節能降耗，節約企業成本。節能降耗是實踐科學發展觀的重要舉措，降低辦公運行成本是構建和諧發展型辦公室的必然要求。一是倡導節約意識。提倡和引導辦公室工作人員站在實踐科學發展觀的高度，充分認識節約資源對經濟和社會發展的重大意義，從自身做起，從身邊的點滴事情做起，把節約變成自覺行動，形成崇尚節儉的工作作風和濃厚的學習氛圍。二是提高工作效率。做到工作求質量，辦事求效率，力求以盡可能小的資源消耗和辦公成本，獲得最高的工作績效。三是壓縮彈性支出。對管理措施進行量化和細化，大力壓縮辦公費、電話費、水電費和油料消耗等彈性費用支出。量化和細化車輛加油管理，認真做好車輛臺賬記錄，嚴格規范車輛維修審批手續，降低車輛油量消耗和維修費用支出。

精細化管理是精在事前，細在過程，意在結果的管理理念，企業辦公室人員要以精細管理的工作理念，積極上進的工作態度，扎扎實實地做好每一項工作，認認真真地對待每一件事情，力求把工作做實、做細、做好、做精。無論辦文、辦會、辦事，都力爭做到高標準、嚴要求，好上加好。只要把精細化管理工作真正落到實處，企業辦公室工作就會做得更好。

辦公室工作中的精細化管理

引：

辦公室作為一個管理的中樞部門，承上啟下，對公司的內外銜接和正常運轉起著重要的作用。辦公室作為領導的“身邊人”，不僅要提升自身的業務水平和思想認識，也承擔著從自身的角度，協助企業經營者拓寬思維空間的重任。如何優化辦公環節，如何提高會務水平，提高整體服務能力，如何進一步推動精細化管理，這是一個重要的問題。

一、精細化管理的主要內涵

現代意義上的精細化管理，起源于汽車業屆風行的“精益化生產模式”，其內涵是用精益求精的態度和認真細致的方法來控制生產的每道工序、每個環節，從而以最小的投人創造出最大的價值。隨著現代社會分工的越來越細和專業化程度的越來越高，一個精細化的工作和管理時代已經來臨。新形勢下，將企業精細化管理理念融入辦公室管理之中，推進辦公室從粗放型管理逐步向精細化管理轉變，全面提升辦公室工作質量和服務效能，是應對新任務、新要求的緊迫任務和有益嘗試。

所謂“精細”，就是精密細致之意。在中國傳統文化中，有關“精細化”的思想源遠流長。宋朝朱熹說道：“言治骨角者，既切之而復磋之;治玉石者，既琢之而復磨之;治之已精，而益求其精也。”其他如荀子的“不積畦步無以至千里，不積小流無以成江海”，韓非子的“千里之堤，潰于蟻穴”等，也均從不同角度闡述了精細化思想的重要作用，精細化管理是源于發達國家的全新管理理念，它是社會分工精細化以及服務質量精細化對現代管理的必然要求，其主要目標是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術，精細化管理通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化和數據化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協同和持續運行。精細化管理最基本的特征就是重細節、重過程、重具體、重落實、重質量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個細節上精益求精、力爭最佳。

二、運用精細化管理推進辦公室工作水平的總體思路

(一)強化精細管理意識，提升專業隊伍素質。

思想是行動的先導。培養精細化管理意識，是精細化管理中不可缺少的一部分，能促使工作人員在工作中采用縝密思維，提高工作效率，確保工作成效。精細化管理是一項關系到辦公室目標任務能否快捷、高效完成的大事，每位辦公室成員都要形成精細做事、精細管理的意識和嚴謹細致的工作作風，把重視細節作為一種素質、一種修養、一種工作態度，從小事做起，把小事做好，從細微之處見精神、見水平。在辦公室工作中，要善于發現細節，把注意力集中到關鍵點、銜接點、隱藏點和創新點上。要堅持從基礎抓起，從“細”上著眼，在“精”上下功夫，在“實”上做文章，真正使每位員工懂得并看到精細化管理所帶來的良好效果，確確實實樹立起精益求精、嚴密細致的工作態度，將精細化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學習之中。精細化管理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質提升的方式實現，提升辦公室專業隊伍綜合素質是精細化管理得到順利實施的基礎和保障。高素質、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專業知識和豐富的辦公室工作經驗、政治素質過硬、責任感強、辦事效率高，同時還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻的精神。

(二)狠抓規章制度建設，完善考核評議機制。

推行辦公室精細化管理，要求辦公室工作走專業化、流程化、標準化之路。要按照精確、細致、深人的要求，明確崗位職責，優化工作流程，完善崗責體系，加強溝通協調。要抓住辦公室管理的薄弱環節，有針對性地采取措施，抓緊、抓細、抓實，不斷提高管理效能。要通過完善規章制度建設，努力營造高效有序的工作氛圍，減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實，建立健全和認真執行辦公室的各項管理制度、崗位責任制度和工作程序，堅持按制度辦事，規范辦公室管理和服務行為。要根據崗責體系的要求，積極推進辦公室績效考核，完善考核評議機制。科學設定績效考核指標體系，堅持定量考核與定性考核相結合、綜合考核和分類考核相結合、內部考核與外部評議相結合的形式，以增強考核的科學性、公正性和可操作性。堅持將考核結果與獎優評先、職務晉升等有機結合起來，完善考核評議機制，推動辦公室各項工作水平的提高。

(三)培育精細管理文化，不斷提升辦公室軟實力。

辦公室要努力將精細化管理上升為一種文化，使之成為打造和提升辦公室軟實力的重要途徑。美國管理學家、行為科學管理理論代表人物梅奧通過著名的“霍桑實驗”表明，工人不僅僅是由金錢驅使的“經濟人”，而且是“社會人”，精神的力量、社會關系的影響對工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細化管理，同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨特作用。通過加強隊伍政治素質教育，積極營造出昂揚向上的文化氛圍，形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。辦公室人員要自覺實踐勤于服務、樂于奉獻的核心價值觀，努力做到圍繞中心、服務大局、愛崗敬業、甘于奉獻、雷厲風行、嚴謹細致。要把精細化管理當作一種工作要求一種精神境界和一種文化素養，真正融人工作、生活當中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實踐，創造一流工作業績。

三、運用精細化管理推進辦公室工作水平的實施路徑

(一)以學習教育為先導，提高隊伍整體素質

辦公室工作的開展需要一流的工作隊伍，而打造一支優秀的團隊離不開學習和教育。一是加強精神理念教育。通過開展以“維護大局，團結協作，忠于職守，無私奉獻，適應形勢，勤儉好學，深人實際，求實創新”為主要內容的辦公室精神教育活動，增強干部職工的“大局意識、服務意識、奉獻意識、發展意識”，使辦公室精神成為辦公室人員工作創新發展的內在動力。二是加強政治理論學習。緊密聯系辦公室工作實際，結合本地經濟和社會發展，合理安排政治理論學習內容，多學習一些時效性較強的政策法規和理論文章，努力提高辦公室工作人員把握政策的能力，服務經濟和社會發展的能力，更好地發揮參謀輔政作用。三是加強業務學習培訓。新形勢的發展，對辦公室工作人員的能力要求越來越高，因此，必須加大對辦公室人員的業務學習和培訓力度，采取舉辦公文知識培訓班、計算機操作技能比賽等多種形式，達到“四會”(會網絡、會公文、會表達、會協調)，使辦公室人員成為情通業務的“專才”，能寫、能說、能協調的“通才”，以最短的時間、最小的成本高質量地完成各項工作，獲得最大的成效。

(二)以制度建設為基礎，提高事務管理水平

實踐證明，職責不明確，制度不健全，往往是造成工作效能低下的癥結所在。實施精細化管理，必須要有制度作為堅實保障。一是健全完善制度。結合新的工作形勢，立足當前，著眼長遠，注重操作性、實用性和長效性，對符合當前工作形勢發展的規章制度給予保留，反之進行修改、細化和完善，對目前應建立而沒有建立的規章制度，及時組織人員制定，使規章制度成為規范職工工作行為的有效手段和提高辦公室服務效能的堅實保障。二是規范工作程序。規范和細化辦公室工作流程，嚴密各種手續，有效地推進政務和事務工作的規范化、標準化建設，每一項工作都在規范的工作程序下操作，從而保證辦公室工作各個環節運轉高效順暢。三是強化責任落實。按照定崗、定職、定責的要求，明確細化工作職責。對照制度和職責，強化責任落實。用制度加強內部管理，用職責約束職工行為，形成完整的責任鏈條，把精細化管理落實到政務和事務工作運轉的全過程，確保辦公室各項工作高效有序運轉。四是狠抓制度執行。制度制定得再好，不去嚴格執行，就如同虛設。通過組織開展聯合檢查，抽調有關人員，每月定期對辦公室各部門制度執行、工作推進等情況進行督促檢查，確保每一項制度都能落到實處、每一項工作都能按照既定目標推進。

(三)以降耗節支為舉措，降低辦公運行成本

降耗節支是實踐科學發展觀的重要舉措，降低辦公運行成本是構建和諧發展型辦公室的必然要求。一是倡導節約意識。提倡和引導辦公室工作人員從實踐科學發展觀的高度，充分認識節約資源對經濟和社會發展的重大意義，從自身做起，從身邊的點滴事情做起，養成節約一張紙、一滴水、一度電、一升油、一分錢的良好習慣，把節約變成自覺行動，形成崇尚節儉的工作作風和濃厚的氛圍。二是提高工作效率。做到工作求質量，辦事求效率，力求以盡可能小的資源消耗和辦公成本，獲得最高的工作績效。充分利用現代化辦公設備和條件，降低人力資源消耗，減少加班工作時間，壓縮辦公成本。同時，要求辦公室人員牢固樹立責任意識、效率意識和成本意識，工作有計劃，做到今日事，今日畢，并學習掌握現代化辦公技術，努力提高工作效率。三是壓縮彈性支出。對管理措施進行量化和細化，大力壓縮電話費、水電費和交通費等彈性費用支出。電話費按工作量設定最高限額，并進行嚴格控制;水電堅持每月對比分析，及時發現問題，及時處理，堵塞管理漏洞，降低水電損耗;量化和細化車輛加油管理，認真做好車輛臺賬記錄，嚴格規范車輛維修審批手續，降低車輛油量消耗和維修費用支出。

(四)以創造精品為目標，實現優質高效服務

精細化管理就是強調注重細節，通過把工作做細做實創造出精品。一是創造參謀輔政精品。在撰寫文稿方面，要站在領導的角度觀察分析問題，緊扣領導的思想脈搏，超前思維和創造性思考，把有見解的好觀點、好措施大膽融入文稿，使文稿起草的過程成為服務的過程，達到以文輔政的目的;在文件的跟蹤、急件的督辦方面，認真了解時限和要求，確保文件運轉高效暢通;在參謀輔政方面，圍繞煙草行業發展的重點、難點和熱點，沉下心到一線深入調查研究，走出去到先進市縣虛心學習，及時為行業提供基層翔實情況和發展先進經驗，力爭每一篇調研文章都是精品。二是創造會議接待精品。隨著經濟和社會的發展，辦公室的接待服務工作日益增多，工作量也越來越大。要樹立嚴謹填密的工作思想，各類會議、活動、服務做到協調有序、周密細致，不出現任何差錯，達到領導和服務對象滿意，圓滿完成各項接待服務任務。在會議承辦方面，從起草通知到會議結束，既要有全盤通暢的統籌安排，又要有周密細致的環節把握，把每一項工作做細做實，確保會議在召開過程中不出現任何紕漏，達到最佳效果。三是創造辦事服務精品。在服務方面，善于變被動為主動，對一些常規性規律性、階段性等確定性工作，主動著手，提前準備;對臨時交辦的任務、應急事情和突發事情等非確定性工作，要靈活應變，忙而不亂，把問題想在先，把工作做在前，以認真、再認真的態度，把每一件事情做細做實做到位，交一份滿意的答卷。特別是在事項督辦方面，嚴格按照時限要求，認真細致地督辦，對已完成的，要認真核查完成質量，對未完成的，要仔細查明滯后原因，做到件件有著落，事事有回音。在事務服務方面，辦公室擔負著機關后勤保障職能，燈不亮、水不流、電話不通、網絡不暢、車子不轉等事務性工作，看似很小，如果沒辦好或辦的不及時，就可能影響機關工作的正常有序運轉，甚至引起混亂，必須認真考慮和處理好后勤管理方面每一個細小環節，要超前發現問題，及時處理和解決問題，提供周到細致的服務，提高辦事效率，發揮好后勤保障作用。

總之，精細化管理是精在事前，細在過程，意在結果的管理理念。精心是態度，精細是過程，精品是成績。精細化也是一種意識、一種觀念、一種認真的態度、一種精益求精的文化。推行精細化管理是一個長期的過程，要有目標、有組織、有步驟，踏踏實實地向前推進。辦公室要建立適合自身工作需要的精細化管理長效機制，把準行精細化管理與各階段工作任務、目標、發展計劃結合起來，切實提高辦公室工作管理水平。

辦公室工作中的精細化管理

針對工作實際,我對煙草行業基層單位綜合辦公室工作在精益化管理過程中存在的難點和對策、如何實施精細化管理、如何提升辦公室的精益化管理職能進行了進一步的思考,通過思考,使我認識到,隨著我國市場經濟的不斷深入發展,煙草行業所面臨的國內外不斷變化的形式要求,對照行業所面臨的挑戰,作為煙草行業基層單位的綜合辦公室,其承擔著運轉樞紐的職能,同時也呈現出了多樣性、特殊性等多元化的發展趨勢,在這樣的形勢下,怎樣做好辦公室工作是當前務必思考和探索的關鍵性問題.基層綜合辦公室工作管理就好比整個企業管理的潤滑劑,適量的潤滑可以使企業這部運轉的車輪轉得更輕、更穩、更快,本文結合自身理解,對辦公室工作精細化管理的難點和對策、以及如何落實好精益化管理工作進行論述.全面推進精益管理是煙草行業提升企業管理水平的一項重要舉措,是對管理理念的再升華、管理水平的再提升、管理文化的再塑造,通過精益管理,細摳管理環節,重塑管理文化,運用精益工具,擬補管理短板,不斷消除浪費,提升效率效益,推動企業發展提質增效升級.德魯克在《卓有成效的管理者》一書中說:“管理好的企業,總是單調無味,沒有任何激動人心的事件.那是因為凡是可能發生的危機早已被預見,并將它們轉化為例行作業.”要想盡最大的努力預見危機,就必須做好綜合辦公室的工作,而做好辦公室工作的關鍵與核心,要以掌握工作的內在規律為前提,大力的推進科學化和精細化的管理,增強創新意識,使得各項工作更加科學、明晰、嚴密,更要結合實際,從細節抓起,以細化、量化、標準化為統一標準,促進各項工作有效的開展.圍繞行業“謀劃三大課題,提升五個形象”,結合“精益管理做除法”的工作要求,煙草行業基層綜合辦公室工作要實現“高效協調、快速響應、上下聯動、優化節點、有效作為”的精益化工作管理理念,就要努力在深化和細化上下功夫,在實招和實效上求突破,要向精益管理、節約成本、減少浪費上要效益.一、企業辦公室管理精細化的現狀分析

(一)精細化管理的內涵.精細化管理最早源于20世紀50年代的日本,相關的資料中給出了這樣的定義:現代企業管理的必然要求,也是一種最大限度減少資源損耗,降低管理成本的管理方式,它以社會分工的精細化以及服務質量的精細化為現代管理的必然要求,是建立在常規的基礎上,并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式,是一種最大限度的減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式.簡而言之,精益化管理就是落實管理責任,并將其具體化和明確化,管理專家汪中求認為:精細化的時代已經到來、細節決定成敗.(二)個別企業將精細化管理流于形式,形同虛設.目前,隨著市場經濟不斷的發展,在國家以“經濟建設為中心”的背景下,各企業面臨很大的經濟壓力,煙草行業在內外控煙政策的推動下,逐步走向了風口浪尖,深入推進精細化管理已經成為迫在眉睫的舉措,而企業要落實精益管理工作,重在推進綜合辦公室的精益管理工作逞能,此項職能推廣應用的好壞,直接反應出管理水平的高低,但是,個別人員將精細化片面的理解為著眼于小事,更有甚者將精細化錯誤的解釋為“繁文縟節”,增加許多不必要過程和手續,不僅使得精細化流于形式,更阻礙了企業的發展,降低了辦事效率.當然,企業辦公室工作管理的精細化需要一個不斷完善的過程,也沒有什么固有的模式可以效仿,這就要求我們要從管理的實際經驗中不斷的歸納和總結,只有不斷的發展創新,具體問題具體分析,才能保證精細化為企業辦公室工作的管理發揮最大的作用.二、辦公室工作精細化管理難點和對策分析

(一)為什么要提升辦公室精益化管理水平.企業要發展,要做大,必須有一個英明的決策層,制定高遠的企業規劃,必須有一個堅實能干的團隊,并具有很強的執行力,企業在運作過程中如同一個轉動的車輪,所有零部件必須嚴密結合,充分發揮本身的作用,才能跑得快,跑得穩,才不會在跑動的過程中散架,綜合辦公室管理職責,從廣義上包括行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理、資金結算管理等四個方面,狹義上指以行政部門為主,負責行政事務和辦公事務,具體包括相關制度的制定和執行推動,日常辦公事務管理,秘書工作,公文管理,會議管理,辦公物品管理,還涉及生活后勤管理,車輛、安全保衛管理等等.但最終目標是通過各種規章制度和人為努力使部門之間形成密切配合的關系,使整個企業在運作過程中成為一個高速并且穩定運轉的整體,用合理的成本換來員工最高的工作積極性,提高工作效率,成企業目標發展任務,綜合辦公室工作是千頭萬緒的,紛繁復雜,它涉及到企業內部上下左右,里里外外的溝通,協調、管理、服務是綜合辦公室綜合管理職能在企業中的三大功能,其中管理是主干,協調是核心,服務是根本,由于工作的繁雜性,稍有一個細節安排不周或處理得不細,都會帶來不良的影響,有時還會給企業管理帶來一定的難度,甚至會引發重要決策上的變更.因此,企業行政工作的關鍵在于“細”,在于“精”,所以辦公室管理工作更應加強精細化管理.精細化管理是以精細操作的管理為基本特征,通過提高職工素質,克服惰性,強化鏈接,協作管理,從而提高一個企業、一個部門整體效益的管理方法.通俗地講,精細化管理體制就是由過去的粗放型管理向集約型管理的轉變,是一種意識、一種觀念、一種認真的態度,一種精益求精的文化,也是我們在做好各項工作中需不斷追求并持之以恒堅持不懈的理念,企業的每一位員工都是企業精細化管理的對象、載體和參與者,都是企業精細化管理的主體和實施者,只有每個人都參與到此項管理中來,管理工作才能高效開展、高質量完成、精細化的管理才有可能落到實處,得到實現.在煙草行業已經要求我們步入了精細化管理時代的當前,行業間競爭莫過于精細、行業賴以生存的生命線莫過于精細,成功更在于細節,細節決定成敗,這就要求要側重談辦公室工作的精細化管理.(二)辦公室工作精細化管理的難點

崗位職責不清,缺乏溝通.辦公室崗位中兼職崗位多,存在個別工作崗位崗位職責不明確的現象,容易造成有的工作交叉重疊,有的崗位工作又出現空白.只有進一步確定了每個工作人員的職責,才能使辦公室工作面面俱到,做到既無重疊又無空白.但是辦公室工作又需要密切合作的辦公室人員除了需要完成本崗位工作之外,還需要具有相互幫助,共同協作的精神.辦公室人員隊伍效率低.辦公室工作除了對專業理論水平的要求外,更多的需要經驗的積累和高度的責任感,對崗位工作和領導交待的事項必須要一件不落的按時高質量完成,辦公室工作中最忌諱懶懶散散,辦事拖拖拉拉,因為辦公室工作基本都是時限性比較強的工作,辦事效率太低就會誤事,就會漏掉臨時安排交辦的其他工作.沒有建立辦公室工作法治秩序.為了做好紛繁復雜的辦公室工作,辦公室負責人不能一會兒左一會兒右,毫無頭緒地整天瞎忙,或是被領導一會兒支到東,一會兒支到西,結果村村起火、處處冒煙、費力不討好,不知道自己整天都忙了些什么.辦公室負責人應該有“泰山崩于前而色不變的定性”,不管風吹浪打,勝似閑庭信步,有自己的主見,能夠根據事情的輕重緩急,做好安排,指揮若定.(三)辦公室工作精細化管理的對策.為了杜絕表面化、形式化的現象發生,使得精細化管理深入人心,為企業更好的服務,需要做到以下幾點:

1、不斷的完善流程,建立健全相關制度,使精細化落到實處.目前對于大部分企業來說,辦公室管理的精細化還只是一個概念,在工作的過程中不免會出現這樣或者那樣的錯誤,因此,更應該用“制度化”和“規范化”來全面提升其精細管理的質量,不同企業針對自身的特點,理論結合實踐,具體問題具體分析,制定出一套完成、健全的流程,辦公室人員各司其職,各個工作環節、各項工作嚴謹、規范.精細化就是要求每一項工作,每一個流程都落實精確,分毫不差.辦公室的主要責任包括協調、監督、宣傳等多項職能,因此企業辦公室工作管理精細化的實現就必須將各項職能下分到每個環節和崗位,嚴格按照規章制度辦事,一旦在工作中出現了問題或紕漏,能夠找到負責人,第一時間快速有效地解決問題.2、加大宣傳力度,培養和堅持精細化理念.“精細化”管理想要真正的深入人心,有效開展,就必須加大宣傳力度,加強思想建設,在辦公室人員中建立和培養起精細化的理念,制度只能約束人們的行為,將生硬的制度變為人們的潛移默化,才能更好的實現這樣一種管理.在企業不斷的發展壯大中,應當把這種“精細化”的制度變成一種“精品文化”,只有以“精品”來要求自己,才能在工作中不斷的自我超越,提升精細化的含金量,更長久的保持其活力,促使辦公室人員將精細化的管理制度轉化為精細化的工作習慣,才是“精細化”的本質所在,只有這樣“,精細化”才能在企業辦公室的管理中發揮最大的效用.3、精細化管理要體現在辦公室員工意識的增強、細節的落實當中.精細化管理是行業在當前提出的管理模式的升華,它不僅可以全面提升部門的管理水平,也可以有效地提高職工工作的主動性、積極性和工作效率.尤其是辦公室工作,事務繁雜,被動性強,突發性工作多.不論服務領導還是對上接待,不論督查督辦,還是上情下達,稍有疏忽或大意,就有可能造成損失或鑄成大錯,在實際工作中,我們要通過組織大家一起認真學習、體會、探討精細化管理工作,充分認識精細化管理的重要意義,教育引導員工立足本職、腳踏實地,養成精益求精,嚴密細致的工作和學習習慣,使精細化管理的理念逐步深入人心,從而貫穿每個員工工作的始終,為此,辦公室人員要切實增強三種意識.首先,要增強責任意識.這是做好辦公室工作的保證.辦公室工作頭緒多,而且每項工作都很重要,尤其是對全局性的工作更是要思考在前、服務在先,將責任意識融入到工作中來,講質量、講效率,積極主動保質保量,堅持“誰工作、誰負責”的原則,把各項工作落到實處.力求達到“零失誤”、“零缺陷”.在工作中,有些同志認為自己的工作平凡、單調、簡單,所以思想上會忽視其重要性,行動中難免疏忽大意.殊不知,我們無論在哪個崗位,無論做什么工作,都是辦公室工作的一部分.“千里之堤,潰于蟻穴”的故事正說明細小環節的重要性.思想是行動的中樞,只有思想上重視了,行動中才能重視.培養工作人員的責任意識,是精細化管理中不可缺少的一部分,它能促使我們在工作中采用縝密思維,提高工作效率,確保工作成效.我們的工作中看似瑣碎,但這些雞毛蒜皮的小事成就了許許多多的大事,所謂“不積跬步無以　至　千里　”,“不積小流無以成江海”就是這個道理.因此,工作中我們要實實在在從基礎抓起,關注小事、瑣事,從小事、瑣事做起,把小事、瑣事做好.學會從一個文件、一個印鑒、一個電話、一個微笑做起,從細上著眼,小處著手,從精上下功夫,實上做文章,真正使每個職工都懂得并看到精細化管理所帶來的良好效果,確確實實樹立起精細工作的態度,將精細化管理的理念融入到各自的日常管理、學習、工作當中,促使辦公室各項工作扎實、穩定、有序地推進.其次,要增強精品意識.這是做好辦公室工作的根本.辦公室不論辦文、辦事,都要嚴格地遵守程序,盡量把每一項工作、每一個細節都做得盡善盡美,辦文要辦成美文佳作,　辦會要辦得圓滿成功,辦事要辦得無可挑剔.再次,要增強創新意識.這是做好辦公室工作的動力.辦公室人員要從大局出發思考每一項工作,在工作中不斷探索行之有效、靈活多樣新的工作方法和手段,積極適應領導獨特的工作理念、工作思路和工作作風,將服務升華為一門藝術,真正發揮好助手作用.三、辦公室精益管理工作的實現.(一)辦公室精益化管理要體現在制度的落實和規范中.精細化管理要體現在辦公室制度的制訂、嚴格的考核當中,精細化管理要求每一位職工的工作都要精細化、規范化、標準化.如果我們在工作中,只是一味地要求大家這個精細化、那個精細化,而沒有嚴格的獎懲、考核辦法、規定做保證,沒有好與差的區別,沒有量化的標準來衡量,必然導致精細化管理工作落不到實處,甚至流于形式.“無威不足以立規,不懲無人守規”.因此,在實際工作中,我們應分別結合辦公室各類工作制定相應的工作標準與職責要求,把它作為對每一個職工做好本職工作的考核依據,將其工作業績與效益工資掛鉤,把工作業績作為標尺來衡量辦公室工作人員的工作成效、貢獻大小.堅持用事實和數據說話,而不是單純憑主觀印象來評價,使辦公室每個成員都能各司其職、優質高效地完成各自承擔的工作任務,實現人人有事做、事事有人管的管理目的.在此基礎上,再付之于嚴格的監督考核,既激發了職工的工作熱情與工作積極性,也大大推動了部門的精細化管理工作.首先,嚴格的監督考核可以實時了解部門、人員在規章制度、工作任務以及計劃進度等方面的落實情況,　有利于進行評比表彰,建立約束機制和激勵機制,達到激勵先進,鞭策后進,嚴格獎罰的目的.其次,嚴格的監督考核有利于抓進展、找差距.對工作計劃、工作任務和重要工作部署落實、進展情況進行嚴格監督考核,可以確保每一項工作都得到具體落實和實施.對工作啟動慢,未能按計劃完成工作等情況,嚴格的監督考核有助于發現問題所在,找出差距,及時改進工作方式方法,從而以精細的管理促進辦公室各項工作的圓滿完成.(二)辦公室工作精益化管理要體現在工作細節中

精細化管理是以精細操作的管理為基本特征,通過提高職工素質,克服惰性,強化鏈接,　協作管理,從而提高一個企業、一個部門整體效益的管理方法.通俗地講,精細化管理體制就是由過去的粗放型管理向集約型管理的轉變,是一種意識,一種觀念,一種認真的態度,一種精益求精的文化,也是我們在做好各項工作中需不斷追求并持之以恒堅持不懈的理念.企業的每一位職工都是企業精細化管理的對象、載體和參與者,都是企業精細化管理的主體和實施者,只有每個人都參與到此項管理中來,工作才能高效開展,高質量完成,精細化的管理才有可能落到實處,得到實現.在煙草行業基層單位綜合辦公室管理工作中,精細化管理要融入在辦公室工作具體的環節、微小的細節當中企業辦公室作為一個單位的窗口,起著上傳下達、溝通各方的橋梁和紐帶作用,是一個企業的形象代表,所以在企業辦公室工作中管理過程的精細,就顯得更為重要.在實際工作中,就是要在建立健全一整套嚴格的規章制度,在人人有規可遵、事事有章可循的前提下,致力于不斷提高部門職工熱愛本職、主動工作、出謀劃策、甘于奉獻的責任意識和政治意識,營造一種沒有一件事情小到不值得去做,　也沒有一個細節細到應該被忽略的良好工作氛圍.辦公室工作無小事,對任何一件經辦的工作,都必須做到嚴謹細致,一絲不茍,來不得半點敷衍和虛假.要時時刻刻、事事處處認真再認真,細致再細致,真正做到不讓領導布置的工作在我手中延誤,不讓需要辦理的公文在我手中積壓,不讓到辦公室聯系工作的同志在我這里受到冷落.辦公室工作實行精細化管理無疑是對辦公室工作人員的業務知識、業務素質提出了更高的要求.把握辦公室工作頭緒多、突發性強的特點,不僅是做好辦公室工作的前提,而且有利于推動精細化管理.精細化管理就要求我們在工作前有切實可行的計劃、工作中有隨機應變的機智、工作后有總結經驗的習慣,所以工作中的具體環節、微小細節看似微不足道,但卻起著牽一發而動全身的重要作用.文字處理、禮儀接待、突發事件的預防無一不要求精細化管理.推行精細化管理模式,時刻提醒我們要把工作中的每一個環節都落實,把工作中每一個要素都了然于胸,防患于未然,把精細化管理滲透在具體的工作環節中,避免某一個人、某一個環節出現差錯或紕漏,給我們的工作或企業帶來不良影響與損失.總之,精細化管理是精在事前,細在過程,意在結果的管理理念.煙草行業基層綜合辦公室工作人員要以精細管理的工作理念,積極上進的工作態度,篤思善學的工作作風,精益求精的精神,扎扎實實地做好每一項工作,認認真真地對待每一件事情,力求把工作做實、做細、做好、做精.無論辦文、辦會、辦事,都力爭做到高標準、嚴要求,好上加好,力求零失誤.只要把精細化管理工作真正落到實處,企業辦公室工作就會做得更好.同時,工作管理精細化的出現是行業當前開展各項工作的必然選擇,更是促進行業進步和發展的重要標志之一,我們要明確工作精細化的實現并不是一朝一夕就可以實現的,它需要不斷的實踐總結,更需要管理者、全體人員的共同努力.只有將精細化的管理形成制度才能保證其規范的實施,只有將精細化管理變成文化深入人心,才能保證其實施質量,因此在建立健全相關制度的基礎上,更要加強思想建設,加大宣傳力度,保證精細化管理有效、有力的實施.主要參考文獻:

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第四篇：公司辦公室精細化管理總結

公司辦公室精細化管理總結

自公司精細化企業管理活動開展以來，辦公室按照精細管理工作要求，遵循部門職能定位，以“精確定位、精益求精、細化目標、績效考核”為工作準則，著力管理規范，強化職責履行，優化服務流程，在充分發揮辦公室“綜合協調、參謀助手、承上啟下”作用的過程中，全面提高了辦公室工作的科學化、精細化管理水平，顯著增強了辦公室工作的主動性、預見性和創造性，有效促進了公司的協調、高效運轉。

一、總結精細管理成果

在精細化企業管理活動當中，公司辦公室按照“優化流程、分清責任、明確標準、強化保障”的基本要求，從部門工作的薄弱環節入手，不斷挖掘自身潛力，努力夯實內部基礎，有效提升了部門管控能力和管理水平。

優化了工作流程。根據公司確定的職責及責任邊界，對部門重點工作流程進行了認真梳理，編制了OA系統、車輛運行、辦公用品等業務流程圖共7份，明確了影響該業務的因素、過程目標、控制方法、主要接口和邊界責任，理順了工作流程，有效提升了工作效率。

細化了管控指標。將崗位績效指標由細分到月度，由單一的工作完成指標擴展到全面的績效評價指標，實現了工作由一般性強調向量化到人、限時完成轉變，指標內容由 粗放式向精細化轉變，切實改善了工作完成效果。部門今年各項指標完成情況良好，各項費用進一步得到控制，精細管理成效明顯。

建立了制度體系。根據辦公室的工作職能和流程，按照“定崗、定責、定標準”的要求，對工作崗位、崗位目標、崗位職責進行梳理和規范，共修訂完善了部門崗位說明書12篇；建立健全了從政務服務到事務管理、從外部協調到內部運轉等各個方面的制度，共修訂完善制度15份，其中新增制度6份，將辦公室工作及部門人員的行為納入管理規范之中，確保有章可循、有條不紊、高效有序。

完善了考評機制。根據崗位職責體系的要求，按照獎優、治庸、罰劣的原則，切實制定了月度績效考核辦法，有效開展了崗位月度績效考核工作。在具體工作中，通過定量考核與定性考核相結合、綜合考核與分類考核相結合、統一標準與分級負責相結合的方法，提高了考核的可信度、精確度；在操作手段上，通過完善二級目標考核制度，按月考核各個崗位目標任務的完成情況，有效提高了部門工作的完成率。

鍛煉了員工隊伍。按照精細管理培養人才的目標，辦公室努力打造卓越團隊，著力提升員工的基本素質和業務能力，深化了企業以人為本的管理理念。通過增加每月指標完成情況的自查環節，變領導督催為個人匯報，改進了工作程序，提高了職工的主觀能動性，有力增強了職工的工作責任 感和緊迫感，推進了部門各項工作上水平。

二、查找存在的問題和不足

三年的精細管理雖然取得了一定的成績，提高了部門的執行力和工作效率，同時也存在一些短板和不足，主要表現在以下幾點。一是意識不夠深化。部門全員精細管理意識沒有真正形成，一些工作還停留在老套路上，沒有把精細管理的理念貫穿始終；部分同志還存在著過關的思想，沒有真正理解精細管理的重要性和必要性。二是發展不夠平衡。部門中各項工作的運行節奏、效果體現參差不齊。有的指標水平好一些，有的則差一些；有的指標持續改進，有的指標波動頻繁，制約了整體指標水平的提高。三是工作不夠系統。部分職工在工作中陷入單打一的狀況，只限于完成個人的績效指標，在要求多崗位協作的工作中聯系不夠緊密，從而制約了工作完成效果。

三、明確今后的努力方向

辦公室是公司黨委和行政班子的左右手，是承上啟下、聯系公司領導和職工群眾的橋梁，是上下溝通、協調關系的紐帶，是確保公司正常運轉的神經樞紐。在今后的工作中，我們將進一步更新觀念，尋求突破，創造性地開展各項工作，為公司的持續、穩定、健康發展發揮應有的保障和促進作用。

注重細節，精益求精。辦公室工作要走上科學化、精細化管理的道路，必須要在細節上下功夫，從小事做起，從點 滴做起。“細節決定成敗”，忽略細節，可能招致嚴重后果，造成無法補救的損失。要樹立精品意識，通過抓細節提高執行能力、抓小事提升服務水平，養成嚴密細致的工作習慣，腳踏實地干小事、干瑣事，把細節做好，把基礎打牢，從而幫助領導謀大事、謀全局。

加強協調，用心服務。作為上下溝通、左右協調的中樞和紐帶，辦公室要進一步提高協調能力，堅持從企業實情出發，本著節儉、高效的原則，加強橫向、縱向溝通，加強與公司各個部門、分廠，以及地方政府、部門、行業及相關業務部門的交流銜接，搞好服務保障工作，為公司發展創造健康、和諧的外部環境，樹立和展示企業的良好形象。

升級管理，務求實效。從改善工作實際效果的目的出發，不斷強化管理力度，創新管理觀念，提升管理水平，推動管理進步。在縱深推進精細化企業管理的基礎上，按照公司要求，結合部門實際，積極推行卓越績效管理模式，促進管理從精細走向卓越。

提升素質，強化保障。深化部門職工精細化管理意識，注重培養輔助決策能力、統籌協調能力、貫徹落實能力和促進和諧能力，不斷提高政治思想素質、文化素質，并按照打造“復合型、通用型”人才的標準，著力培養員工素質和能力的全面性，把每一個員工鍛造成勝任各項工作的多面手，為全面推進部門工作上水平提供人力支撐和智力保障。

第五篇：加強辦公室的精細化管理

加強辦公室的精細化管理

一、為什么實行精細化管理

辦公室是一個單位的中樞神經，處在承上啟下、聯系左右、協調內外、溝通各方的核心地位。辦公室既是一個單位的綜合管理部門，又是一個單位具體的辦事機構，直接為單位領導和廣大員工服務，同時也承擔一部分對外服務職能，其職能主要體現為參謀助手、協調綜合、審核把關、運轉保障和督促檢查等五個方面。

做好新形勢下的辦公室工作，是辦公室長期以來應該思考和探索的一個問題。當前，做好辦公室工作，必須緊緊圍繞單位中心工作，把握辦公室工作的內在規律，大力推進科學化和精細化管理，加強自身建設，增強創新意識，使辦公室各項工作的流程更加優化、職責更加明晰、考核更加科學、制度更加嚴密、督辦更加有力，使辦公室服務領導、單位和基層的績效更加顯著。精細化管理，就是要按照精確、細致、深入的要求，明確職責分工，優化業務流程，完善崗責體系，加強協調配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱環節，區別不同情況，有針對性地采取措施，抓緊、抓細、抓實，不斷提高管理效能。精細化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，它要求每一個管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結，每天都要對當天的情況進行檢查，發現問題及時糾正，及時處理等等。

辦公室工作精細化管理應從管理理念、工作流程、崗位職責、績效考核、規章制度、保障手段和人員素質等方面著手，只有全面推進 科學化、精細化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不優、崗責不細、職能不順、落實不夠等問題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項工作高效優質、運轉靈活、管理有序，更好地為領導、為單位、為基層服務。

二、目前存在不足和問題

一是傳統的辦公室理理念和管理模式不能完全適應當前形勢發展的要求，辦公室工作任務不應僅僅滿足于完成日常事務性工作和維持本單位的正常運轉。二是有關辦公室工作的規章制度還不夠完善，現有規章制度的科學性和系統性還需進一步提升，工作流程也有不夠科學的地方，這在一定程度上限制了辦公室職能的有效發揮。三是崗責體系還需進一步健全，工作職責不明確，責任不落實的情況還不同程度地存在。四是人員素質參差不齊，有些員工習慣于原有的工作模式和工作方法，辦事節奏慢，難以接受和掌握現代辦公信息技術，其素質和能力與科學化精細化管理的要求還存在一定差距。

三、如何加強精細化管理

圍繞轉變職能和增強執行力。從目標制定、工作計劃的實施，體現管理與服務的結合，以管促效能，以服務促效能。具有上情下達和督查督辦職能的辦公室，更應體現執行力，強有力的執行力，是提高辦公室行政效能的載體。推進辦公室工作科學化、精細化管理，關鍵在人，在于有一支政治上靠得住、業務上叫得響、作風上過得硬的辦公室干部隊伍。進一步加強辦公室干部隊伍建設，為提高辦公室工作的科學化、精細化管理水平提供強有力的組織保證和人才支持。

1、要把加強辦公室工作人員的思想教育擺到突出位置，強化理 論修養，開展崗位練兵，使人人成為政務、事務的行家。進一步增強“三種意識”、提高“四項能力”、樹立“五方面作風”：即增強把握規律的意識、創新意識、精益求精的意識；提高輔助決策的能力、統籌協調的能力、狠抓落實的能力、促進和諧的能力；樹立理論聯系實際、愛崗敬業、嚴謹細致、雷厲風行、清正廉潔的良好作風，打牢效能建設的基礎。

2、明確職責，細化流程。確保崗位職責精細化。分解細化崗位職責，按章辦事，做到不越位，不缺位。建立調查研究、公文運轉、新聞宣傳、檔案管理、督促檢查和值班、財務、會議、信訪、網站等各方面管理工作的具體流程，做好“三個協調”：一是做好與上級單位的協調，爭取支持；與科室之間的協調，督辦落實；與其他部門的協調，爭取配合；與相對人關系的協調，爭取理解。形成加強協作，協調配合、齊抓共管的工作格局。

按照精簡程序、理清環節、分清責任、明確標準的基本要求，把握辦公室工作規律，依據辦公室職能逐項建立和優化辦公室各項工作流程，如建立信息調研、公文運轉、新聞宣傳、督促檢查、會議管理、安全保密、單位財務、信訪處理、網站管理等各方面工作的具體流程。各項工作都依既定流程運行，才能做到有條不紊，高效有序。辦公室工作的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導向，抓住決策前的調查研究，決策中的對策建議，決策后的宣傳、督查、反饋等主要環節來設計流程，使各項工作均依流程運行。

為確保辦公室各項工作有章可循，規范有序，辦公室必須建立一套科學的規章制度，將辦公室各項工作及辦公室人員的行為納入管理 規范之中，以條文的形式加以明確，從而建立辦公室工作“法治”秩序。要對現行制度進行認真清理，保留合理的，補充必要的，廢止過時的，形成完善、管用、有效的制度體系。

3、要根據辦公室工作職能和流程，科學設置工作崗位，制訂詳細的“崗位操作手冊”。把辦公室的工作任務分解并明確地落實到具體個人身上，實現人人有事做，事事有人管的管理目標，使辦公室每個成員都各司其職，優質高效地完成各自承擔的工作任務。

4、對工作計劃、工作任務和重要工作部署落實、進展情況進行嚴格監督考核，可以確保每一項工作都得到具體落實和實施。對工作啟動慢，未能按計劃完成工作等情況，嚴格的監督考核有助于發現問題所在，找出差距，從而及時改進工作方式方法。

5、辦公室推行科學化、精細化管理，要按照獎優、治庸、罰劣的原則，探索開展績效考核，為提高管理水平提供可靠保障。推行辦公室工作精細化管理，要高度重視精神的作用，重視文化建設，形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。要把精細化管理當作一種工作要求，一種精神境界，一種文化素養，真正融入工作、生活當中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實踐，創造一流工作業績。

辦公室在實施精細化管理的過程中，必須關注科學技術在管理中的應用。精細化管理要產生大量的信息流、數據流，針對這些資料如何收集、整理、篩選、加工、分析、應用，目前軟件市場也推出了數據庫管理系統，各類組織都可以找到適合本組織規模的數據庫軟件包。辦公室工作科學化、精細化管理必須依托先進的信息技術手段的 支持，實現管理手段現代化是提升辦公室管理水平的必然要求。因此，辦公室必須改變傳統運作模式，加快信息化建設步伐，充分利用現代技術以適應形勢發展需要。

四、結合本單位實際情況制定以下管理制度

為了加強辦公室管理，明確內部管理職責，使內部管理工作更加精細化、制度化和規范化，結合實際情況，特制訂本制度。

一、工作規范

（一）、辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范、行為規范，相關規定按照員工守則細則執行。

（二）、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。

二 辦公室事務管理

（一）、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規定。

1、文件管理制度 第一條 管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化、精細化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規范，表達無歧義。

4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條 制度規范

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在公司經理，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、公司對內公開文件由辦公室負責起草和審核，公司經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由公司經理負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由公司經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

5、辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需公司經理批準后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報公司簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

第三條 文件管理流程設計

1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

2、文書管理制度 第一條 管理要點

1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。

4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。第二條 制度規范

1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

2、按照文書管理范圍，發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均分類存檔備查。

3、按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

4、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。

5、若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向公司經理報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

第三條 流程設計

起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

3、檔案管理制度 第一條 管理要點

1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條 制度規范

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關檔案，須由公司經理簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。第三條 流程設計

根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

(二)辦公用品管理制度 第一條 管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

4、辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

第二條 制度規范

1、公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由辦公室全權負責。

2、辦公用品購置應遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經部門主管批準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批準。

3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。

5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

第三條 管理流程設計

編制《需求計劃表》 審批 采購 入庫登記 發放 編制需求計劃 統計申購情況 月末清算匯總 出庫登記

（三）、圖書管理制度 第一條 管理要點

1、為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續，規范圖書管理工作。

2、圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。

3、根據圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。

第二條 制度規范

1、各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。

2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖書1-2次。

3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登記，注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。

4、按照規定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續借手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。

5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。

6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。

第三條 管理流程設計

1、申購流程：填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記

2、借還流程：查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書，再次填寫圖書借閱單

（四）、會議管理制度 第一條 管理要點

1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規范會議管理。

2、根據公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。

3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。

4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。

5、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。

6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。第二條 制度規范

1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。

3、行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。

4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。

第三條 管理流程設計

會前：確定議題、會上所需資料準備、通知→會中：積極參與，做好會議記錄→會后：整理會議記錄→張貼→歸檔整理

（五）、清潔衛生管理制度 第一條 管理要點

1、為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。

2、按照規定，清潔人員完成所有規定項目，并達到相應潔凈標準。

3、辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目并不定時對衛生進行保持與維護。

第二條 制度規范

1、清潔區域包括：辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。

2、按照排班安排，輪流打掃清潔，辦公室主任負責衛生檢查工作。

3、清潔衛生實行衛生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。

4、由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。

5、值日生在規定時間內做好所有清潔項目，填寫《清潔衛生值日表》，監督員認真核實，并填寫《清潔衛生監督表》。

第三條 流程設計

安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理

（六）、日常事務管理

1、接待管理

第一條 來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。

第二條 以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。

第三條 接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。

第四條 流程設計：接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔

2、報刊收發整理

第一條 辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。

第二條 辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

第三條 任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。第四條 報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。第五條 流程設計：收發報刊→整理→放置資料架→定期清理

3、后勤管理

第一條 為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的積極性和主動性，根據實際嚴格制度。

第二條 后勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。

第三條 辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。

第四條 根據外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。

第五條 辦公室人員每周進行一次外出工作時間統計，每兩周進行一次考勤匯總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤匯總。

第六條 流程設計：監督→如實審核→匯總登記→報表

4、文化宣傳管理

第一條 負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。

第二條 根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。

第三條 關注國家政策法規，及時記錄政策動向，制作簡報以供學習。

第四條 收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。第五條 流程設計：獲取信息來源→編輯整理→張貼→學習→存檔

5、其他事務

第一條 名片制作、收發傳真等其他事務。第二條 負責公司文書的打印復印工作。第三條 負責樹木花卉的養護工作。

第四條 協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。附則

第一條 本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。第二條 本辦法由總經理核準后實施，修改時亦同。