中海管理制度

中海管理制度1

一、檔案資料的歸檔管理

歸檔范圍

a.分公司在物業管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等，由行政部負責歸檔。

b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。

c.各部門在專門業務活動中形成的各種專項檔案，如：會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等，由行政部負責歸檔。

d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案，由行政部負責歸檔。

e.財務檔案按《財務管理規定》的范圍歸檔，由行政部負責。

2.歸檔要求

a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。

歸檔的電子文件需排版整齊；

字體一般是宋體，標題三號字，正文四號字；語言通順，文字輸入正確無誤。

b.歸檔的文件材料要完整齊全。

c.歸檔的書面文件必須是原件，電子文件為最終使用件。

d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。

3.歸檔時間

a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。

b.員工檔案及時歸檔。

c.財務檔案按季度歸檔。

4.歸檔份數a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份；電子文件一般歸檔一式三份（其中包括軟盤上一份）。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。

5.不歸檔文件材料的范圍

a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

b.上級單位發來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

c.未經會議討論和領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規性文件、草稿除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）。

d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

e.參加非主管單位召開的會議，不需貫徹執行或無查考價值的文件材料。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。

6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。

二、檔案資料的保管

1.分公司檔案資料由行政部統一管理，其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

2.存放文書檔案要有專用柜架，在排放上應按照類別和時間的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。存放電子文件應有專用硬盤分區或專用文件夾；在保存電子文件時，按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。

文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽，以方便查詢。

3.底圖除修改、送曬外，不得外借。

修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。

4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的.密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取復制、拷貝。

5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作，做到賬冊相符，對破損或載體變質的文書檔案，要及時進行修補和復制，文書檔案發霉或蟲害要及時消殺；

對于出現損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。

三、檔案資料借閱管理

1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

2.員工查閱檔案，須辦理登記手續，并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。

3.在借閱檔案時應做到以下幾點：

a.辦理登記手續，定期歸還。

b.要愛護檔案，不得丟失。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對檔案隨意更改、涂寫。

4.借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案員和借閱者當面核對清楚。

5.檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。

6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

7.調離分公司的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

四、檔案鑒定和銷毀

1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行；日常檔案的鑒定工作由行政部負責。

2. 鑒定的主要項目有：

a.檔案保管期限表。

b.對到期檔案提出存、毀意見。

3.確定保管期限原則：

a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

4. 鑒定工作應該定期進行。

5.檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管質量達到標準規定。

鑒定中發現檔案不準確、不完整，部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。

6.銷毀檔案的程序：

a.經鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告，經部門領導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批準。

b.檔案銷毀時，由部門派二人以上進行監銷并在銷毀清單上簽名。

c.銷毀檔案時，要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對部門造成損失的，將根據國家有關規定進行處理。

中海管理制度2

1.工作目標

1.1規范管理處停車場的收費工作，提高工作效率和服務質量。

1.2確保每次收費的準確率達100%。

2.工作職責

2.1管理處計費員：管理車庫收款員的具體業務。

2.2管理處收款員：負責車庫所有款項的收、支。

2.3計算機操作模塊負責人：負責車庫收費系統的正常使用及維護。

2.4停車場收款員：負責管理處停車場臨時車費收取的具體操作，同時協助處理停車場突發事件；收費設備的日常保養，排除一般性故障。

3.工作指引

3.1停車場收款員的基本要求：

3.1.1必須熟悉和嚴格遵守管理處停車場收費室的管理規定。

3.1.2必須熟悉電腦收費系統的.操作。

3.1.3必須熟悉停車場在突發事件時的應急處理規程。

3.1.4必須熟悉和嚴格執行公司規章制度和工作程序。

3.1.5對停車場管理設備的原理和操作有基本的了解。

3.2日常收費：

3.2.1月租停車費

3.2.1.1管理處計費員收到車位租賃合同時，要及時將用戶的資料輸入電腦，制作月租卡；管理處收款員收取車位月租費及月租卡按金后，發卡給業戶。業戶退租車位時，憑卡及收據無息退還有關按金。

3.2.1.2月租車輛出場時，停車場收款員指示司機將汽車月租卡送至感應器上感應，閘桿自動升起，汽車離開30秒后，閘桿自動下降。 3.2.2臨時停車費

3.2.2.1客戶開車出庫，憑臨時停車卡辦理收費手續，收款員按操作規程，收取應收費用。

3.2.2.2收費時要點清金額，注意辨別偽鈔。收款后將停車發票交給客戶，如客戶表明不要發票，收款員要當場毀掉，不允許收款員私存客戶發票，否則，以貪污論處。

3.2.2.3收款員收完費用后，按下enter鍵，閘桿自動升起，車輛離開，出口處保安員記下車輛車牌號碼。

3.2.3交接班

3.2.3.1交接班時首先點清上一班值班人員所收現金，核對發票與金額是否相符，并核對與電腦上的金額是否相符。由當班收款員填寫《停車場收款員交接班記錄》，并由接班收款員簽名確認。

3.2.3.2換班時，先把磁盤插入收銀電腦主機內，然后按f9（清機交班），熒光屏便顯示上班清機時間，并詢問是否清機y=是，其它=否。按y鍵后，顯示當班時租收費款數、失票罰款數、合計款數等項目，按enter清機，并將金額顯示介面的款數清空為0，這時所有當班時出、入車資料和收款數便全部存入a盤和硬盤總存。按其它鍵退出，取出磁盤。按f2輸入接班收款員編號，開始收費。

3.2.3.3接班后的工作：

a.在電腦中輸入自己的用戶名及相應的密碼，使電腦處于清機狀態。

b.準備適量的零鈔以備找零。

c.仔細閱讀上一班收款員的記錄，了解停車場內現存車輛的狀況和待處理問題。

3.3突發事件的處理

3.3.1月租停車用戶忘記帶用戶卡或丟失用戶卡的情況

3.3.1.1先在電腦上核對其身份及月租情況，并在《值班日志》中記錄下用戶名稱、車牌號碼、月租卡號、租賃有效期限等主要情況。：如該用戶確實已交納月租金且該用戶卡在此之前確由該用戶使用（即不存在重復使用現象），可通知保安員協助放行。

3.3.1.2如該用戶卡在此前已給另一部車使用，則該車輛不可放行，請業戶在交納臨時停車費后才能離開。

3.3.1.3如電腦顯示該月租卡過期或未繳費時，要通知對方交清月租費后才能放行。如對方立即要離開，要核實其停車時間，繳清臨時停車費后方能放行。

3.3.2臨時停車用戶丟失臨卡的處理及收費

3.3.2.1接到丟卡通知后，不論何種原因，該車不得放行。車庫收款員要通知保安班長或管理處值班人員來進行處理，在未處理之前，要疏通好客戶車輛，以免造成車輛堵塞。

3.3.2.2如客戶確實是丟失臨時卡的，現場處理的主管人員要對方出示“三證”（機動車行駛證、機動車駕駛證、居民身份證），核對汽車車牌與行駛證號是否相符，司機身份證與駕駛證和身份證所示人員身份是否相符，如達到“兩相符”，與車主聯系無誤后，就可以辦理下述手續，如有一個不符，則將車扣下，直到弄清情況為止。

3.3.2.3如確認無疑，收款員要與車庫入口保安聯系，了解并核對該車輛進入的時間，計算其應交的停車費用，并讓客戶到管理處交納車卡賠款。

3.3.2.4收款員在《值班日志》上記下以上“三證”的要素，已收金額等，收款員和出口當值保安員簽名后，方可放行車輛。

3.3.3停車場收費過程中應注意事項

3.3.3.1收款員要密切注意電腦顯示，對出現的各種異常信息要作相應處理，如無法處理，則立即通知管理處責任人員來處理。

3.3.3.2如遇電腦死機，需用熱啟動方式重新啟動電腦，要在《值班日志》上記下死機及恢復時間；如采取措施后未能啟動，就應立即通知管理處責任人來處理。

3.3.3.3收款員因事要離開收費室，必須通知計費員或管理處負責人安排人員替班后方可離開，禁止無故離崗。

3.3.3.4如停車場出現異常情況，并進行了處理，收款員要記錄下相關的情況并請當班的保安員簽名證實。

4 .質量記錄

4.1《值班日志》

4.2《停車場收款員交接班記錄表》保存期限5年

5.參閱文件資料

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商城小區路燈管理辦法

一、路燈管理列入管理處水電維修班工作內容，定人定崗負責管理。

二、路燈開關時間原則上據時令而定。每年５月至１１月，開關時間

為每日１９時３０分至次日５時，１２月至次年４月，開關時間為每日１８時至次日６時；同時，考慮到商城的商業性特點，開關時間可根據當日天氣情況靈活掌握。

三、清潔班每半月對路燈柱、燈泡清潔一次。

四、在臺風、冰雹（地震）來臨之前，由水電班做好切斷電源，摘下 燈泡等預防措施。

五、由水電班做好路燈柱、燈泡的養護工作，對損壞部位及時維修，確保桿直燈亮，完好無損。

中海商城業主（客戶）

批量進貨管理辦法

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一、業主（客戶）在批量進貨時須提前24小時通知管理處，以便值班護衛員及時予以放行。

二、業主（客戶）應掌握進貨時間，盡量避開商城內客流高峰期。

三、進貨須遵循指定路線，只可使用貨梯，不得使用觀光梯、扶梯。

四、進貨人應事先做好安排，不得影響其他業主（客戶）的正常營業，不得損壞商城電梯，墻面、地面、照明燈等公共設施和機電設備。

五、業主（客戶）在進貨過程中如損壞商城公共設施、機電設備等，須到管理處備案，并做出相應賠償。

中海商城店鋪管理規章制度

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為了加強對商城店鋪的管理，維護商城正常的經營秩序，創造優美、舒適的購物環境，規范經營行為，提高中海商城的知名度，特制定本店鋪規章制度。

一、各業主、店鋪要堅持“四要”、“八不準”原則。

（一）“四要”

要嚴格遵守國家政策、法律、法規； 要服從和配合管理人員管理； 要文明經商，禮貌待客；

要積極配合公安機關打擊違法犯罪活動；

（二）“八不準”

不準雇請證件不齊，無暫住證及不滿16歲的人員； 不準亂丟垃圾； 不準亂擺賣； 不準無證經營； 不準出售假冒偽劣商品； 不準私自亂接電線； 不準用高音喇叭大聲廣播。

二、各業主、店鋪要自覺遵守管理處制訂的各項管理規章制度，積極配合管理處做好從業人員的登記及管理工作。

三、各業主、店鋪要認真做好本營業場所的清潔衛生工作，養成愛清潔、講衛生的良好習慣，嚴禁隨地吐痰及亂扔雜物，嚴禁將自己店鋪的垃圾及雜物扔到公共部位。違者按深圳市衛生十不禁令規定有關條款進行處

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罰。

四、各業主、店鋪未經管理處同意，嚴禁在大堂、頂棚、扶梯旁、走道、店鋪門口外等公共部位擺放任何物品。

五、各店鋪應嚴格控制門的開啟方向，一般情況下未經管理處同意，一律向內開啟，并且店鋪內用于廣告宣傳的物品和畫報，要求格調高雅、內容健康，并將店內物品擺放整齊。

六、各店鋪的營業時間為每日上午十時三十分至晚上二十二時，望各位業主（店主）嚴格按照規定時間進行營業（如需提前或延長需與管理處取得聯系）。

七、加強消防工作，樹立防火意識，嚴禁在消防通道堆放雜物或堵塞消防通道，嚴禁動用消防設施做其他用途。

八、各店鋪每天營業結束后，一定要鎖好各自的店鋪，如發現不鎖或沒鎖好者，除后果自負外，并處以200至500元罰款。

敬請各業主、店鋪自覺遵守以上各項管理規章制度，共同搞好中海商 城的安全文明建設工作。

中

海

商 城搬 出 物 品 管 理 辦

法

一、業主（租戶）搬出物品，應提前24小時到管理處辦公室申請辦 理手續。

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二、業主須持本人身份證（若業主委托他人搬遷，受托人應持本人身 份證及附有業主身份證復印件的業主委托書）（委托書上注明搬出物品的名稱數量）方可辦理搬遷手續。

三、租戶搬出物品應與業主同來管理處或持業主身份證復印件和業 主同意租戶搬出物品的書面證明，并經業主簽字，注明業主聯系電話號碼，方可辦理搬出手續。

四、業主（租戶）搬出物品應注明全部或是部分。并列出主要物品清 單。

五、護衛員憑辦公室放行單，經核對無誤后，方可放行。

六、搬出物品的注意事項：

1、不得影響其他人員正常經營；

2、搬出時間選擇在早上九時前或晚九時后；

3、不得損壞大廈電梯、墻面、地面等公共設施、機電設備等；

4、只能使用后樓梯或貨梯搬運物品；

5、所有搬出或搬入物品一律從靠貨梯處的路口出入。

七、對搬出物品過程中不按規定，損壞大廈公共設施、機電設備、影響他人生意等行為，管理處有權予以制止，責令其改正，對行為惡劣者除賠償造成的損失外，還將處以100—500元罰款。

中海商城公共照明的管理辦法

一、公共照明屬維修班工作內容，定人定崗對損壞的燈具負責及時 維修更換。

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二、室內公共照明開啟時間從早9：30時至22：30分。

三、室外公共照明原則從6：00時至晚23：00時，但要視業主要求 再做臨時調整。

四、管理處人員如發現公共照明損壞，及時與維修班聯系維修。

五、商城從業人員、顧客，不得改動、損壞公共照明設施，由于疏 忽而損壞公共照明的，應照價賠償。

六、需延時照明時間，請提前24小時書面向管理處提出申請，除 上交所需電費外，還需交納每小時0.5元/只燈的管理費和燈具損耗費。

中海商城戶外廣告、招牌、宣傳

設施及其它懸掛物的管理辦法

一、業主（租戶）如在中海商城轄區內設置招牌及招貼欄，指路牌、櫥宣、畫廊、霓虹燈、條幅、標語等必須報管理處審批后，報城管部門批準方可實施，并按管理處指定部位設置。

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二、業主（租戶）在申請上須寫明臨時設置或固定設置。注明設置 的內容、時間、日期、尺寸、顏色并附樣圖。

三、設置招牌或戶外廣告時，業主（租戶）應保證文字書寫規范、準確、內容健康，構圖色調美觀，與周圍景光協調。并且應當加強管理，對陳舊破損的標牌，戶外廣告，應及時維修或拆除。

四、戶外廣告、招牌與設置物跌落、倒塌造成人員傷亡、財產損失和 其它不可預見的災害發生，均由設置方負責賠償損失。

五、對臨時戶外廣告、招牌設置的收費標準：每平方米每日收費2 元人民幣，不足十平方米按十平方米計算，超出十平方米按實際面積計算，不足半月按半月收取，超出半月按全月收取。

六、固定的戶外廣告、招牌、收費標準參照臨時戶外廣告、招牌收費 標準執行，管理處的廣告位采取公平、公開的方式招標租用。

六、管理處如有特殊原因（如檢查外墻清洗等因素），有權調整戶外 廣告、招牌的位置或終止其廣告行為，按實際發生收取費用。

七、業主（租戶）在商城內部公共部位設置廣告招牌，應按第一條 的內容辦理。

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