第一篇：淺談工程資料管理的重要性及整理方法

淺談工程資料管理的重要性及整理方法

劉 坤

周 榮

劉本廣

中國石油天然氣管道局第三工程分公司，河南中牟，451450 【摘要】在工程建設中，工程資料是建設施工中的一項重要組成部分，是工程建設及竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據。現在建設單位對工程資料管理工作都非常重視，多次強調要做好工程資料工作，明確指出：任何一項工程如果工程資料不符合標準規定，則判定該項工程不合格，對工程質量具有否決權。隨著石油天然氣行業的發展迅速，市場的不斷規范，注重工程資料的管理尤為重要。

【關鍵詞】資料管理；工作態度；專業技能；工作職責；核查方法 1.資料管理的背景

隨著社會的發展，國家對基礎設施的投入大大加強，對工程的質量，進度等各方面要求的更加嚴格，也更加規范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質量的檢查以及規范，就要通過資料來體現，一個工程項目資料的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的組成環節。工程資料是記載工程施工活動全過程的一項重要內容，它是工程檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，又是對工程進行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建和擴建的原始依據。資料管理工作直接反映了一個施工企業的管理水平。施工單位為獲取高質量的施工技術資料，很有必要建立健全檔案資料的搜集與管理制度。2.資料管理工作必備的條件 2.1資料管理工作的態度

一般人都認為資料員的工作看似輕松，其實做好也是不容易的。資料員如何去完成項目交給的每一項工作，是值得深思熟慮的問題。我們要經常提醒和捫心自問，在做資料的工作中是否及時、整潔、完整；怎樣配合好技術員做好施工組織、方案、技術交底等工作；我們是否對項目前期工作施工組織設計等進行了審核，用字是否恰當和規范，是否有遺漏和不全面；怎樣和監理、業主用謙虛的態度及規范的語言進行了溝通；你是否對監理、業主提出的意見和建議虛心接受了；你是否在第一時間熟悉施工圖并發現問題，你是否在第一時間和業主、設計單位進行了聯系和溝通，并在最短時間段內解決；對各條線的管理人員在工作過程中所提出的建議是否樂于接受并落實到項目管理中去； 是否對以前的工作進行了總結，留下好的一面，否定了不好的一面。并用踏實、勤奮、認真及科學的態度去工作、去做好資料這些都是我們資料人員都要考慮和必須考慮的問題。

在項目施工資料工作中，工作的復雜性、艱巨性，相信每個人都會遇到。如何去完成好每一個

第1頁.共5頁 2 施工項目的所有資料，就需要在日常工作中多思考、多交流、多協調，并用熱忱、認真的態度去工作、去落實。作為一個公司的員工要有危機感、責任感，要珍惜自己的工作。對公司交給你的工作不論大與小，都要用十分的熱忱、盡己所能。仔仔細細、認認真真的去做好、完成好。在做好本職工作的同時對工作的各個環節都要有補位意識，并加強協調和配合，用團隊精神來增加凝聚力、向心力。不斷加強學習和廣泛涉獵施工資料相關的書籍和有利于文化素養的書籍。來提升我們自身的素質，讓企業整體文化素養上一個臺階，同時在工作中不斷地總結、再總結。找出不足之處，使每個工程項目的資料都能做到最好，都能得到顧客的認可和好評。2.2資料管理必備的專業技能

當然做好資料的管理，做好資料員，不光在態度上再思想上有能動性，還必須具備一定的的工程專業知識，因為工程資料員的工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，所以必須具備一定的工程專業知識、檔案專業知識及操作計算機應用軟件的能力。隨著中國建設的不斷升溫,資料員社會需求量逐年提高,現在資料員已成為工程行業必不可少的專業人才。首先崗位必備知識：熟悉檔案工作法律、法規、政策、規定、標準；能看懂施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術和方向。能正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格；了解工程測量有關知識，熟悉工程定位測量、施工測量、竣工測量，并能填寫相應的工程測量技術文件及表格；了解文秘基礎知識，熟悉報告、批復、通知、紀要等應用公文的編寫方法；熟悉工程檔案的內容、范圍。掌握工程檔案收集、編制、整理的方法；了解計算機在檔案管理中的作用及基本知識。2.3明確資料管理職責也是做好資料管理的重要前提

對于目前工程資料員來說明確自己的職責也是充分做好工作的前提。很多建筑資料員沒有一個很好的工作職責分析導致工作沒有目標性。所以明確資料管理職責是很重要的。工程資料應隨工程進度及時收集、整理，并應按專業歸類，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應采用統一格式。工程資料應采取分級管理的方式，各單位技術負責人負責本單位工程資料的全過程管理工作，而工程資料的收集、整理和審核工作則有本單位資料員負責。首先明確資料員管理的職責：負責工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理； 規范工程開發、施工期間的各類圖紙、變更通知、工程合同及其他工程項目方面文件資料的收發、保管工作；檢查工程管理人員對施工單位開工前及施工過程中進度計劃的制訂及調整的審批情況；檢查工程管理人員在施工管理工程中的各管理資料的記錄、整理情況，并對現場管理人員的資料收集、管理情況進行監督；對各種工程資料進行科學的編號、登記；檢查工程部人員完成工作計劃情況以及工程部人員的《施工管理日記》；檢查施工單位的資料完成情況；做好技術資料的收文登記，并根據具體情況送監理、施工單位及其他相關單位或部門；加強工程部和公司相關部門的溝通和配合，協助工程管理人員做好與設計公司的聯系，工程圖紙、設計變更聯系單要做好收支登記并及時交分管人員會簽；對工程部的聯系單、通知單、工程圖紙的第2頁.共5頁 2 發放記錄進行登記整理；嚴格控制工程部用印審核制度，加蓋工程印鑒的文件、工程資料等，須經工程部經理確認后蓋章；做好圖集、規范、標準文件保管工作，并做好借閱登記；所有工程部內部資料，未經領導同意，不得借或復印外單位；經批準借閱外單位的文件，須按規定辦理借閱手續；到期歸還時，須雙方簽名確認；不允許將公司內部資料透露他人；認真做好工作筆記，完成公司安排的其它工作；資料員發送的圖紙資料必須留一份連同發放清單一起存檔。

資料員明確自己職責不是最重要的，最重要的就是關于在工程建設中很好的落實自己的職責。工程質量的保障離不開資料員對工程資料的匯總和整理。資料員做好自己的工作是工程質量得到保障的前提。

3.工程資料常出現的通病和解決措施 3.1施工資料不真實

原因分析：某單位工程所有分項工程均驗收合格且無任何缺陷，出現真正的“零缺陷工程”。又如土方開挖工程質量評定中的基槽開挖后的長度、寬度誤差實測值均為幾毫米，明顯不切實際。檢驗批質量驗收記錄，不是由項目部檢查小組實測實量測出數據，而是由資料員在電腦軟件上一次性生成，失去了資料真實性。

解決措施：公司應加強對工程項目的資料管理，特別是對分包方施工隊伍的監督管理，不僅要檢查現場質量、安全，現時也要經常檢查現場過程的施工資料是否及時、真實、準確、完整。3.2施工資料不完整

原因分析：不完整的技術內業資料會導致片面性，不能系統、全面的反映單位工程的質量狀況。在工程中，可能會因某種原因導致局部未及時施工，有些單位為保持資料在時間、部位上的延續和資料的整潔，就不進行資料編制，或將些部分資料抽出，這也會造成資料漏項。

解決措施：項目總工應召開所有相關人員的專題會議，編制施工資料的收集方案，對資料“收集人”、“收集依據”、“收集時間”、“收集范圍”、“收集要求”等做出具體規定，使施工資料管理工作做到“收集有依據，檢查有根據”。3.3施工資料與施工進度不同步

原因分析：某種材料早已使用，但相應的產品合格證、質保單和材料復試結果還未送達現場；有些項目不能在一個分項工程結束后及時收集和整理有關資料，而是集中在一起以“回憶錄”形式進行收集整理，造成施工資料與現場施工進度脫節；施工單位專業工長責任心不強，依賴軟件來做資料；對過程技術資料失控，檢查把關不嚴。

解決措施：應確保施工資料的及時性，在資料整理過程中，應該明確人員分工。3.4原材料試驗缺乏代表性，取樣頻率不足，代表數量不確切

原因分析：由于試驗人員水平參差不齊，施工單位為了整理資料方便，或出于經濟考慮，使得

第3頁.共5頁 2 試驗中取樣缺乏代表性，取樣頻率不足。

解決措施：提高項目人員的素質，項目部應組織相關人員進行施工資料管理和國家規范的培訓，使他們明確原材料試驗中的取樣方法，取樣頻率等規范。4 工程施工文件資料、竣工資料的核查、驗證方法 4.1與施工圖紙核對法

施工圖紙是最規范、權威的工程語言。按圖施工、按圖編制和收集整理資料是最基本方法，在施工資料檢查前，首先要閱讀施工圖紙，尤其是總說明，以此來了解工程概況、結構類型和所用材料，然后根據圖紙要求進行資料核查。例如通過圖紙可知鋼材的材質、規格、連接方式、間距；混凝土的品種、強度等級；防水材料的種類等等。尤其應注意特殊部位的特殊要求，做到心中有數，有的放矢地進行資料核查工作。4.2與施工現場核對法

施工現場施工工藝流程及質量檢查實測實量的數據是施工過程資料形成的真實反映。在施工資料檢查前，應檢查現場的施工部位；所用鋼材的品種、規格、搭接長度、定位措施；模板的布置類型；混凝土澆筑部位；同條件養護試塊的留置等情況。并在現場進行質量抽檢，如構件的截面尺寸、鋼筋保護層厚度、鋼筋間距等數據。在資料核查時，要重點檢查資料是否全面，是否是現場施工進度和施工質量的的真實反映。

4.3縱向資料檢查與橫向資料檢查結合法

縱向資料和橫向資料的交圈能保證施工過程資料形成的規范性和完整性。在施工資料檢查中，縱向資料檢查要與橫向資料檢查相結合，也就是核查不同資料的內容、時間、工藝是否交圈相吻合；各工序交接檢查是否合理；工程資料用語是否規范、統一。橫向資料交叉檢查是資料檢查工作的重點，也是最能反映資料問題的方法。如抽查到地下防水工程報驗單，可以檢查防水材料的質量保證資料是否齊全，復試報告是否合格，以及防水隱檢內容是否合理，時間是否對應。5做好建筑施工單位施工技術資料管理的建議 5.1必須及時做好工程技術資料記錄和收集。

工程技術資料是對建筑物質量情況的真實反映，因此要求各種資料必須按照建筑物施工的進度及時收集、整理。工程所用鋼材、水泥、機磚、防水材料、鋁合金等一些重要原材料和構配件的質量一般是從檢查出廠合格證以及材料取樣試驗情況加以認可，但由于當前市場機制不完善，許多材料需要經過好幾手轉售，使得合格證和試驗報告不能與原材料同步到位，以往在其他工程上有發現，由于施工人員沒有及時收集資料，待工程竣工時，才發現缺少某種材料合格證或試驗報告。因此，在工程開工之時，就指定專人負責管理工程技術資料，負責對質保資料逐項跟蹤收集，并及時做好分項分部質量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進度同步，做到內容連貫、交圈對口。

第4頁.共5頁 2 5.2確保各種技術資料的真實性。

真實性是做好工程技術資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區。必須堅決杜絕對原始記錄采用“后補”造假的做法，尤其是混凝土、砂漿強度是以隨機抽樣方法進行抽取試塊檢驗評定的。取樣的科學性和真實性非常重要，絕對不允許對制作試塊的樣料“專門加工”，否則，一旦工程出了質量問題，不僅不能作為技術資料使用，反而造成工程技術資料混亂，以致誤判。同時，也不能為了取得較高的工程質量等級而歪曲事實。資料的整理必須實事求是、客觀準確。5.3完善質量記錄、做好資料整理。

工程項目有很大部分的內在質量和功能質量是不能系統測試和顯示出來的，這就要靠用一些質量記錄材料來證明。所以，在工程項目的施工過程中，為了證明一些工程部位的質量狀況，證明各項質量保證措施的有效運行，必須做到有完善的質量記錄，做好資料整理和保管工作。使用戶通過工程技術資料，對工程的質量面貌有一個全面系統的了解。同時，通過對這些資料的分析，又能體現企業的質量管理水平。工程技術資料是給用戶看的，也是給后人看的，是供今后工程管理、維修、改建、擴建時查閱的。資料的整理要系統，裝訂要整齊，保管要加強，使后人能方便查閱。6.結語

資料員的工作看起來非常的瑣碎，似乎是個人就能干的一項工作，但要想把資料員工作干好絕對不是隨隨便便就都能做到的。資料員接觸的面太廣了，尤其工程行業里有關安全、質量、技術以及現場全面管理的東西都有，法律法規、施工質量規范、技術標準、安全標準規定等等，你都可以接觸。尤其是剛入行的新員工，只要你想好好干，資料員的工作會給你提供了一個全面學習的高起點。在資料員的工作過程中，你可以有目的有意識的多著重哪一部分內容學習，為自己以后的發展方向奠定一個堅實的基礎，同時也是逐漸展示自己某一領域才能的一個平臺。

參考文獻

[1] 謝咸頌,陳錦平.建筑工程資料管理.北京：化學工業出版社，2009 [2] 鄭大勇.資料員一本通.北京：中國建材工業出版社，2006 [3] 中華人民共和國建設部.GB/T 50328-2001建設工程文件歸檔整理規范.北京：中國建筑工業出版社

作者簡介：劉坤，工程師，1982年生，2005年本科畢業于鄭州航空工業管理學院計算機專業，現主要從事管道施工技術管理工作。

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第二篇：淺析加強工程竣工驗收資料管理重要性范文

淺析加強工程竣工驗收資料管理重要性

摘 要：工程資料是工程驗收和質量保證的重要依據，有依據、憑證的作用。一個好的建筑產品，不僅要求他的安全功能可靠，而且要求它的技術資料有真實性和完整性，但是，在我國建筑行業中的管理人員在施工過程中忽略技術資料的整理與收集，使資料無法反應施工的真實情況，在工程交工后出現質量問題而查無實據，在此，筆者在自己的工作實踐中，提出了如何加強工程材料的管理的建議。

關鍵詞：工程資料；施工；質量

“工程資料”是在工程建設過程中形成各種信息記錄，包括基建文件、材料監督和竣工圖等，在建筑工程中，工程材料是施工一項重要組成部分，是工程建設和驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理和改建的原始依據，工程建設部門對工程材料的管理都是很重視的，多次強調有做好工程驗收材料的管理工作，隨著建筑業的迅速發展，建筑市場不斷規范，注重工程管理顯得尤為重要。

正確認識工程資料

1.1 工程資料的作用和性質

工程資料能全面反映工程的建設過程、實物質量的材料，工程資料的基本要求是真實、有效和齊全。真實就是資料和實際的施工情況保持一致，有效就是要有一定的法律效力，工程資料將長期保存用于建后的查詢、事故的處理和工程的擴建等。

1.2 工程材料和建筑的關系

材料驗收要和實物驗收同步，工程材料不符合要求的，不得進行竣工驗收，實物驗收完成后，凈業內資料的簽認，才能進行下一步的施工；上一步工程的驗收，將作為下一步施工的依據。

1.3 目前質量管理和業內管理的誤區

領導對資料的不重視，認為就是瞎編亂造，應付檢查和驗收，施工組織只是空口許諾，最后質量、工期、成本都不理想。質量檢查也只是表面工作，造成工程質量不穩定，薄弱環節較多，個別監理工作流于形式，習慣走過場，有時深入現場，卻不深入工作。必須及時收集和整理材料

工程驗收材料是工程質量的真實反應，因此要求各種材料一定要及時收集和整理，建筑工程材料要按照施工進度及時收集整理，建筑工程材料中最重要就是資料保證，一般來講，建筑工作就是工程質量的保證，一般來講，建筑工程施工所用的鋼筋、水泥、磚等一些重要材料和配件質量都是以出場合格證以及取樣情況來認可，在施工中經常發現，由于施工現場管理人員沒有及時收集材料，待工程竣工時發現缺少某種材料，影響工程交工。從工程開工時起，對材料進行收集，使資料整理和施工同步進行。

確保材料的真實有效性

真實是做好工程的靈魂，不真實的材料會把人引入誤區，必須杜絕工程材料的造假，尤其是混凝土抽樣檢測進行評定，這樣的工程材料必須公正客觀，實事求是不能為了高質量而扭曲事實。

工程材料必須完整

不完整的技術材料會導致施工的片面性，不能全面、系統的了解工程施工的情況，目前有很多建筑公司都缺乏資料的統一管理，致使技術文件、資料記錄不全，少量資料掌握在管理人員手中，建議施工企業要制定可以的資料管理制度，公司要設立資料管理員，明確職權便于管理。

工程材料管理存在的問題

建設工程材料主要包括項目的依據性文件，工程設計文件，竣工驗收文件，盡管國家相關部門對此有明確的規定和要求，但由于種種原因，工程材料的管理應存在著一定的問題。

（1）施工綜合管理文件不齊全。個別設計、監理單位下發的文件都是復印件，難以滿足材料管理的標準要求。

（2）施工驗收材料不齊全。為了滿足施工進度的需求，現場驗收后沒有按照國家標準進行簽字儀式。

（3）竣工文件不規范。有的工程材料不按照一定的規范，部分工程存在使用代圖現象，而工程文件一般都要求有工程組卷，導致圖紙大量缺失。

（4）驗收材料格式不規范。原始施工驗收材料沒有統一的格式和內容，而是在施工過程中，在施工過程中，不斷變換形式和內容，資料格式不統一、不規范。

（5）施工的原始材料書寫不規范。原始的施工材料一般都是書寫潦草，使用不規范的漢字，甚至還有錯別字，修改后不加印章，給工程材料的編排帶來一定的難度。

（6）工程資料移交不及時。不能按照規定及時移交工程資料，造成 工程時間的延誤，導致工程資料的丟失。

工程資料管理問題的分析

6.1 檔案意識淡薄

對檔案的管理、編排宣傳的力度不夠，造成工程管理人員、施工單位領導者對檔案意識淡漠，存在重建設、輕檔案的現象。

6.2 檔案管理制度不健全

雖然施工單位都有資料管理制度，但一般都不健全，難以保證資料編排工作的有效開展，如在文件、技術管理方面沒有統一規定，人員變動時資料手續不嚴密，造成資料遺失。

6.3 責任落實不到實處

施工單位在簽訂合同中對工程資料的編排對內容沒有明確的要求，施工單位缺乏完善的管理系統，相關部門對資料的管理知識匱乏，沒有嚴格的監督機制。

6.4 人員的素質不高

施工單位技術薄弱，管理水平差，造成施工驗收資料不規范或質量不高，監理人員有專業技術但是管理水平比較差，導致對現場資料把關不嚴，缺乏既懂技術有擅管理的從業人員，工程技術人員往往只懂技術而不動管理，兩者不能很好的結合起來，從而影響工程質量。

6.5 工程控制不到位

資料編排與施工進度不相符，資料的編排者在編排過程中，由于對工程進度的不了解，資料內容和施工進度不相符，不熟悉施工操作過程，在資料的編排過程中，該做記錄的沒有做好記錄。加強建筑工程材料的管理策略

7.1 從工程項目抓起

當前，工程建設項目大多都是企業領導者直接負責的管理模式，領導要對項目負責，也意味著要對工程材料負責，從工程項目立項開始，負責工程材料的收集、整理和歸檔工作，負責對施工材料的指導、監督。工程項目的立項要與資料的編排同時進行，要將資料貫穿在施工的過程中。

7.2 健全資料的管理制度

工程項目的建設單位、工程技術人員要切實負起責任，避免資料脫離施工的實際，對于后補的資料，管理人員要深入施工現場，對施工單位資料的同步性、規范性進行檢查，確保材料的真實性。

7.3 運用法律手段

目前，建筑市場的沒有設置招標制度和工程監理制度，工程項目管理部門應利用承包的有利條件，積極起草合同，把文件材料作為一項耽誤的條款，對工程材料的歸檔、驗收，資料副本內容及質量提出明確要求，而且要留一定數額的押金，是工程的承包商重視資料歸檔國內工作，只有這樣資料歸檔才能從法律上得到保證。

7.4 重視宣傳工作

工程建設部門在項目展開后，工程項目管理單位要高度重視加強資料宣傳工作，有計劃有組織的對工程資料進行編排，使項目規范化、標準化。

7.5 嚴格把住驗收關

進工程驗收的重要條件是工程資料達到項目要求，因此早工程驗收階段，資料管理人員要嚴把驗收關，對施工報告進行認真的審閱，檢查資料

是否完整準確等，總之在工程的驗收階段，項目管理部門和監理部門要密切的配合，確保資料的真實性和準確性。

結束語

綜上所述，工程資料管理是一個細致嚴謹的工作，要保證工程資料的完整、齊全真實的反應施工驗收的全過程，要求有關部門要加工程資料管理的制度改革，嚴把驗收關，同時要充分發揮資料管理人員的監督指導作用。不斷豐富自己的知識，為企業多做貢獻。

參考文獻

[1]溫東颯，倪杰.建筑工程技術資料整理研究[J].現代商貿工業，2009-09-15.[2]李嬡.建筑工程技術資料管理[J].人民交通出版社，2008（12）

[3]劉宏兵.建筑工程施工技術管理的探討[J].科技風，2010（21）

第三篇：做好工程資料管理的重要性

做好工程資料管理的重要性

管建鳳

資料的管理是項非常重要的工作，資料的保管具有重要的利用價值，如何才能做好這項工作，讓資料保管萬無一失是每個資料管理工作人員的首要職責。

隨著單位工程施工的持續開展會形成種類繁多的項目文件資料，諸如有施工前期的籌劃資料、施工過程的記錄、竣工驗收資料等。這些資料全面反映了整個工程建設的詳細情況。它對工程質量的評定，工程竣工后的收尾工作以及對新建工程的準備等都具有重要的利用價值。因此，認真做好資料管理工作是非常重要的。

在工作中要對各級各類的資料進行分類，要做到規范化、標準化、系統化，保證資料的完整不散失，要將資料管理工作滲透到工作的各個環節之中。當某個項目工程建設時間較長時，從項目開工到工程竣工這一階段，工程形成的文件資料涉及面廣，內容繁雜，經歷的時間長，稍有疏忽就可能遺漏，加之施工組織是臨時機構往往是工程任務一完成，臨時機構解散，而資料也隨之消失。為了保證資料收集齊全、完整，我們平時要加強業務學習，對工作中所要形成的哪些資料要做到心中有數，資料收集要依據工程進展及時跟進、采取積極主動的收集方法。將工作中形成的文件材料按日期和工程內容的不同進行分類保管，在日常工作中要時刻注意積累資料，為今后的建檔提供基礎。做好資料的收集、歸檔、積累、貯存等工作都是為今后竣工驗收提供便利。作為資料保管收集人員，要專心學習工程業務，不斷提高工程資料收集的完整性、準確性、系統性。資料的形成是工作者勞動智慧的結晶，我們通過收集歸檔將其轉為信息資源，而這些資源又能通過資料工作者之手將其提供給工程建設人員對新項目或類似項目進行有益參考、對比、借鑒，為進一步降低成本提高生產效率服務，這就體現了資料的價值。為了企業的健康發展我們必須要認識到資料管理的重要性，進而認真地做好這項工作。

淺談施工技術資料的收集與施工進度同步進行的重要性

2006-2-22 9:32:

52工程項目從開工到竣工的整個過程中，會產生大量有保存價值的資料，如何及時的收集、積累并統一集中的保管這些寶貴的資料，對今后施工技術檔案的有效形成有著重要的意義。

一、施工技術資料形成時間比較長，一般規模的工程其施工時間需一年左右，大規模的工程或重點工程的施工時間需一年以上、若干年以下，因某種原因時而開工、時而停工的工程施工時間將會更長，較長的施工工期給資料的及時收集、積累帶來了影響。目前，很多施工單位還存在著人員流動性大，工種調動頻繁的狀況，有的施工人員既在甲地施工，又到乙地兼職，如不針對施工進度形成一套合理的資料管理機制，將會造成資料的混亂和失散。

二、建設工程項目施工程序繁多，有些工程項目不僅是由一個施工單位來完成，而是由樁基、土建、水、電、市政工程等多家施工單位，按施工順序共同來完成的。先完成施工任務的單位，往往“帳清人走”。而資料沒有及時收集，待整個工程竣工后，會使資料不完整，或者失實，甚至造成無法彌補的損失。

三、采用檔案“保證金”制度時，有些單位認為，反正有。保證金”作為抵押，資料遲些移交沒啥關系，對個別大的工程項目，因押金力度不大，有些單位還認為“保證金”退不退無所謂，資料移交不移交也不在乎，缺乏資料及時收集，及時歸檔的責任感。實行《工程竣工檔案移

交責任書》或《承諾書》新辦法后，對施工技術資料的收集、保管，提出了新的要求，建設單位必須做到資料的收集、積累與工程的施工進度同步進行，做到“工完場清”，確保資料完整、準確。同時建設單位還應及時收集好工程的前期資料，否則質監部門將不予核定工程質量等級．這充分說明實行《工程竣工檔案移交責任書》或《承諾書》對資料應及時收集的必要性。

做好施工技術資料的收集、積累與施工進度同步進行宜采取以下措施：

一、大力宣傳和認真貫徹“檔案法”及城建檔案有關的法規，提高對城建檔案工作地位和作用的認識。建設單位要加強對施工單位的工程技術資料管理，采用切實有效的措施，保證施工技術資料的完整性、準確性和及時性。

二、實行城建檔案工作持證上崗制度。對建設單位和施工單位從事，城建檔案工作人員要加強業務培訓和考試考核，經考試合格的專業人員發給城建檔案工作上崗證，做到專業化、制度化。明確有否持有城建檔案上崗證作為今后工程招投標的必備條件之一

三、加強業務指導，抓好資料源頭工作。施工單位是技術資料產生的的源頭。首先城建檔案管理人員和工程建設單位要深入施工現場，對施工技術資料的歸檔內容及要求，進行面對面的指導。要求制訂施工技術資料收集積累與施工進度同步進行的辦法和措施，要把已經形成的、分散的資料及時的收集起來，做到專人負責，集中保管。其次，要充分發揮工程監理和質監部門的監督作用。要求施

工人員做到施工資料及時記錄、及時編制、及時做好簽章手續、及時統一集中保管，確保施工資料的準確、完整和及時。

第四篇：淺談資料管理的重要性

2010優秀施工論文（技術總結）淺談資料管理的重要性

淺談資料管理的重要性

耿麗君 蘇鵬 劉洋

【內容提要】在建筑工程中，工程資料是建設施工中的一項重要組成部分，是工程建設及竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據。建設部與各省市建設部門對工程資料管理工作都非常重視，多次強調要做好工程資料工作，明確指出：任何一項工程如果工程資料不符合標準規定，則判定該項工程不合格，對工程質量具有否決權。隨著建筑業的發展迅速，建筑市場的不斷規范，注重工程建設的管理尤為重要。

【關 鍵 詞】資料管理；工作態度；專業技能；工作職責；

1.資料管理的背景

隨著社會的發展，國家對基礎設施的投入大大加強，對建筑工程的質量，進度等各方面要求的更加嚴格，也更加規范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質量的檢查以及規范，就要通過資料來體現，一個工程項目資料的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的組成環節。建筑工程資料是記載建筑工程施工活動全過程的一項重要內容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，又是對工程進行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建和擴建的原始依據。建筑資料管理工作直接反映了一個建筑施工企業的管理水平。建設部要求建立并管好城市基礎設施建設檔案，進一步加強對工程項目建設檔案管理的重要性和緊迫感的認識，并明確指出：任何一個工程，如果技術資料不符合有關標準規定，則判定該工程不合格，對工程質量具有否決權。足見資料管理的重要性。

2.資料管理工作必備的條件

2.1資料管理工作的態度

一般人都認為資料員的工作看似輕松，其實做好也是不容易的。資料員如何去完成項目交給的每一項工作，是值得深思熟慮的問題。我們要經常提醒和捫心自問，在做資料的工作中是否及時、整潔、完整；怎樣配合好技術員做好施工組織、方案、技術交底等工作；我們是否對項目前期工作施工組織設計等進行了審核，用字是否恰當和規范，是否有遺漏和不全面；怎樣和監理、業主用謙虛的態度及規范的語言進行了溝通；你是否對監理、業主提出的意見和建議虛心接受了；你是否在第一時間熟悉施工圖并發現問題，你是否在第一時間和業主、設計單位進行了聯系和溝通，并在最短時間段內解決；對各條線的管理人員在工作過程中所提出的建議是否樂于接受并落實到項目管理中去； 是否對以前的工作進行了總結，留下好的一面，否定了不好的一面。并用踏實、勤奮、認真及科學的態度去工作、去做好資料這些都是我們資料人員都要考慮和必須考慮的問題。

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在項目施工資料工作中，工作的復雜性、艱巨性，相信每個人都會遇到。如何去完成好每一個施工項目的所有資料，就需要在日常工作中多思考、多交流、多協調，并用熱忱、認真的態度去工作、去落實。作為一個公司的員工要有危機感、責任感，要珍惜自己的工作。對公司交給你的工作不論大與小，都要用十分的熱忱、盡己所能。仔仔細細、認認真真的去做好、完成好。在做好本職工作的同時對工作的各個環節都要有補位意識，并加強協調和配合，用團隊精神來增加凝聚力、向心力。不斷加強學習和廣泛涉獵施工資料相關的書籍和有利于文化素養的書籍。來提升我們自身的素質，讓企業整體文化素養上一個臺階，同時在工作中不斷地總結、再總結。找出不足之處，使每個工程項目的資料都能做到最好，都能得到顧客的認可和好評。

2.2資料管理必備的專業技能

當然做好資料的管理，做好資料員，不光在態度上再思想上有能動性，還必須具備一定的的建筑專業知識，因為建筑工程資料員的工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，所以必須具備一定的建筑專業知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力。隨著中國建設的不斷升溫,建筑資料員社會需求量逐年提高,現在資料員已成為工程行業必不可少的專業人才。首先崗位必備知識：熟悉國家、省、市城市檔案工作法律、法規、政策、規定、標準；能看懂一般工業與民用建筑（市政）施工圖，能編制修改工程竣工圖（包括重新繪制基礎竣工圖）；了解各種建筑結構施工技術和方向。能正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格；了解工程測量有關知識，熟悉工程定位測量、施工測量、竣工測量，并能填寫相應的工程測量技術文件及表格；了解文秘基礎知識，熟悉城市建設活動的報告、批復、通知、紀要等應用公文的編寫方法；熟悉城市建設工程檔案的內容、范圍。掌握工程檔案收集、編制、整理的方法；了解計算機在檔案管理中的作用及基本知識。

2.3明確資料管理職責也是做好資料管理的重要前提

對于目前工程資料員來說明確自己的職責也是充分做好工作的前提。很多建筑資料員沒有一個很好的工作職責分析導致工作沒有目標性。所以明確資料管理職責是很重要的。工程資料應隨工程進度及時收集、整理，并應按專業歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應統一采用本地區建筑行政管理部門或檔案管理部門的統一格式。工程資料應采取分級管理的方式，各單位技術負責人負責本單位工程資料的全過程管理工作，而工程資料的收集、整理和審核工作則有本單位資料員負責。首先明確建筑資料員管理的職責：負責工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理； 規范工程開發、施工期間的各類圖紙、變更通知、工程合同及其他工程項目方面文件資料的收發、保管工作；檢查工程管理人員對施工單位開工前及施工過程中進度計劃的制訂及調整的審批情況；檢查工程管理人員在施工管理工程中的各管理資料的記錄、整理情況，并對現場管理人員的資料收集、管理情況進行監督；對各種工程資料進行科學的編號、登記；檢查工程部人

員完成工作計劃情況以及工程部人員的《施工管理日記》；檢查施工單位的資料完成情況；做好技術資料的收文登記，并根據具體情況送監理、施工單位及其他相關單位或部門；加強工程部和公司相關部門的溝通和配合，協助工程管理人員做好與設計公司的聯系，工程圖紙、設計變更聯系單要做好收支登記并及時交分管人員會簽；對工程部的聯系單、通知單、工程圖紙的發放記錄進行登記整理；嚴格控制工程部用印審核制度，加蓋工程印鑒的文件、工程資料等，須經工程部經理確認后蓋章；做好圖集、規范、標準文件保管工作，并做好借閱登記；所有工程部內部資料，未經工程部經理同意，不得借或復印外單位；經批準借閱外單位的文件，須按規定辦理借閱手續；到期歸還時，須雙方簽名確認；不允許將公司內部資料透露他人；為保證文件資料不外泄，資料員有責任控制人員進出資料室；認真做好工作筆記，完成公司安排的其它工作；資料員發送的圖紙資料必須留一份連同發放清單一起存檔。

建筑資料員明確自己職責不是最重要的，最重要的就是關于在工程建設中很好的落實自己的職責。工程質量的保障離不開資料員對工程資料的匯總和整理。資料員做好自己的工作是工程質量得到保障的前提。

3.個人總結

資料員的工作看起來非常的瑣碎，似乎是個人就能干的一項工作，但要想把資料員工作干好絕對不是隨隨便便就都能做到的。資料員接觸的面太廣了，尤其建筑行業里有關安全、質量、技術以及現場全面管理的東西都有，法律法規、施工質量規范、技術標準、安全標準規定等等，你都可以接觸。尤其是剛入行的新員工，只要你想好好干，資料員的工作會給你提供了一個全面學習的高起點。在資料員的工作過程中，你可以有目的有意識的多著重哪一部分內容學習，為自己以后的發展方向奠定一個堅實的基礎，同時也是逐漸展示自己某一領域才能的一個平臺。

【參考文獻】

1．《建筑工程資料管理》；謝咸頌、陳錦平；化學工業出版社；2009年9月1版

2．《資料員一本通》；《資料員一本通》編委會；中國建材工業出版社；2008年5月1版

3．《建設工程文件歸檔整理規范》；中華人民共和國建設部；中國建筑工業出版社；2002年5月

第五篇：工程資料管理

工程資料管理方案

1．總

則

1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》（GBT/50328-2001）的要求。1.2工程檔案資料是指在整個建設項目,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、設計、施工、調試、生產準備、試運行、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。

1.3工程檔案資料依據《中華人民共和國檔案法》，資料人員做好文件材料的立卷歸檔工作是自已的義務和崗位職責，資料人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。2 工程檔案管理 2.1資料檔案管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

2.1.2為了便于各個管理環節的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。2.1.3工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統一管理發放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。

2.1.4設備到貨后，由物資組匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的發給施工單位的）統交檔案資料室統一管理，造冊登記并建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

2.1.5購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續。2．2歸檔文件的質量規定 2.2.1 2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單（含工程聯系單）等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

2.2.3調試措施，方案和報告等均應為激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。2.2.5書寫規定

A）書寫字跡工整，圖樣清晰。

B）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

C）文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。

2.2.6書寫材料的大小尺寸應規范,裝訂邊空白間距應為25mm，裝訂邊空白間隙內不能進行書寫和留有信息。3

工程文件收發及管理規定

為加強工程文件收發管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。3.1 工程文件接收

3.1.1各單位提供給工程部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由檔案資料室統一接收；上級主管機關所發的行政及黨務方面的文件由辦公室統一接收。3.1.2工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資料室。

3.1.3設備文件，物資組匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由檔案資料室統一歸口發放給有關單位。

3.1.4檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。

3.1.5檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳（簿式臺帳和電子臺帳），并能利用計算機進行各類工程文件的查詢檢索。

3.1.6登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數后，應按工程部領導審定的工程文件分發表及時分發給有關單位和部門。

3.1.7對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，并認真執行密級文件資料的借閱規定。

3.1.8檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳；對分發各部門的工程文件資料不進行整編作業。3.2 工程文件資料發放

3.2.1分發外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統一歸口辦理。3.2.2呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發放單位和數量。

3.2.3檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發表、設備資料分發表分發工程文件資料（當工程施工圖、設備資料份數有限時），檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設計院提出增加施工圖供應數量；設備資料文件不足部分，由施工單位自行聯系復制，復制的設備資料應加蓋“復制件”印章。

3.2.4分發的圖紙資料應建立資料分發臺帳，資料分發臺帳應留存備查。3.2.5為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發放工程文件資料。

3.3設計修改通知單、工程聯系單、傳遞及管理規定

3.3.1設計修改通知單、工程聯系單統一由檔案資料室按設計修改通知單、工程聯系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。

3.3.2設計修改通知單、工程聯系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存，工程結束后由檔案資料室向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯系單的復印件供設計院編制竣工圖。

3.3.3凡涉及設計修改、變更，檔案資料室應及時在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖紙目錄上加蓋設計修改印章，并將變更單復印件及時放入卷冊內。4檔案部門職責

參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移 3 交建設單位。

項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。

由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。

建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的前期、設備技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。

設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。施工單位：整理現場的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、（竣工圖）、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。

監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文件。

試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文件。施工單位歸檔范圍

負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。負責提交移交試生產前的消缺記錄。

負責提交全部機組建設期間的工程聯系單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調試單位歸檔范圍

負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。負責提交調整試運質量驗評表。

負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設計單位歸檔范圍

負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。

負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實執行竣工圖編制的有關規定。

負責按時提交符合國家檔案局相關制度的全套完整的竣工圖光盤一套 負責提交設計總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）監理部門歸檔范圍

負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。

監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。

負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：

對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件，檔案資料室有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。

凡因工程文件材料歸檔不完整,不符合有關歸檔規定者,不能進行工程決算,各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。工程檔案的鑒定和銷毀

．對歸檔和發放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由申請銷毀的部門登記造冊，再由檔案部門提出銷毀意見，報公司總工及經理批準后方可銷毀。

．對各單位修改替代后的檔案，檔案部門應列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經 5 公司總工及經理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。

．檔案銷毀必須嚴格執行保密規定，由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時，檔案部門、保安部門均應指派專人監銷，監銷人必須在銷毀清冊一簽字，檔案銷毀清冊應存檔。

．在鑒定銷毀檔案時，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長處理。其它

工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規定執行。

檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規定執行。工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執行。檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規定執行。

公司各職能部門工程文件材料立卷歸檔按公司各職能部門基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔時間的規定執行 5 聲像檔案管理辦法

5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。

5.2建設單位應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。5.3照片檔案應符合以下要求：

（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；（2）能體現工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；（3）以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片）；

（4）使用數碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于400萬有效像素（不允許插值）。5.4錄像檔案應符合以下要求：

（1）主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩；

（2）需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環境、人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準層、設計特色、建筑特色等；

（3）報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素質的格 6 式）。

文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、地點、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結構、層數、攝影日期、攝影者等。檔案、資料、圖書借閱制度

本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發揮檔案、資料為水利建設發展服務的效益，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：

6.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。

6.2借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。6.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內容提供利用。

6.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批準方能借閱。6.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。

6.6借閱時間在兩周以內，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續借手續的，檔案人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。并嚴格按經濟責任制考核辦法執行。

6.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調離手續。同時檔案室如因工作需要有權將檔案、資料調回檔案室。設計修改通知單、工程聯系單管理規定

7.1設計變更制度

7.1.1 應盡量減少施工中的設計變更與簽證，如若不可避免，按本制度執行。7.1.2各現場專業工程師要有強烈的責任心，嚴格履行自己的職責，把好工程質量關，并努力降低工程造價。在工程開工前，仔細研究圖紙，并組織圖紙會審，將施工圖中出現的問題提前解決，對工程圖紙不齊全的部分，需及時督促設計單位補充、修改圖紙。

7.1.3 工程設計變更的具體經辦人是項目部技術負責人，具體負責與公司總工及使用單位、設計單位、施工承包單位聯系，并負責分發設計變更通知單。7.1.4 所有設計變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承諾，事后必須在7日內補辦完設計變更通知單。

7.1.5 設計院以郵寄、傳真等方式的設計變更資料，由項目經理負責簽收并報送工程部備確認案后，技術負責人轉發專業工程師組織實施。

7.1.6各專業工程師在接到設計變更資料后應當天分發到施工承包單位、監理單位并監督實施。

7.1.7設計變更的內容完成后三天內由分管的專業工程師填寫執行結果，并報送項目經理審核。

7.1.8經審核的執行結果備案登記，作為今后結算的依據。7.2簽證管理制度

7.2.1 簽證涉及到投資、工期等工程內容。為了做到有效控制工程造價和工期，所有現場管理人員在開工前須熟悉合同書、招投標文件，需審核施工單位提交的施工組織設計，嚴格控制現場簽證。

7.2.2 發生合同中約定可以變更的情況或非施工單位原因造成的工程內容及工程量的增減經批準后，且在確保工程技術標準和質量標準保持不變的前提下，方能實施簽證。工程施工現場簽證由施工單位、工程監理和項目部現場管理人員共同簽證，嚴禁事后補簽。

7.2.3現場簽證單由施工單位報送，經現場監理工程師審核簽字蓋章后，由現場專業工程師和項目經理復核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。

7.2.4一次性簽定金額在10萬元以內，或工期延誤在5天以內，由現場專業工程師審核后報項目經理審批。超出上述金額（或天數），項目經理需上報公司工程 8 部經理，經工程部經理批準后方可簽證。如遇緊急情況，現場代表可先作處理，但必須按審批程序及時補辦簽證手續。

7.2.5 工程使用材料的質量、價格如有特殊情況需簽證時，由工程監理、項目部有關人員共同簽證，必要時可進行招標確定

7.2.6已審核同意的簽證，施工單位必須按期執行，否則，造成的損失由施工單位承擔。由于施工單位對施工圖閱讀不仔細等原因造成的返工不予認可，因此延誤工期由施工單位負責。

7.2.7 凡涉及到施工單位為評定優質工程等需要，而增加的施工管理、技術設施和部分材料、人工的費用，應由施工單位自行承擔。8工程竣工圖編制管理規定 8.1編制竣工圖的形式和深度

8.1.1凡按圖施工沒有變動的，則由施工單位（包括總包和分包施工單位，下同）在原施工圖上加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。

8.1.2凡在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖（必須是新藍圖）上注明修改的部分，并附以設計變更通知單和施工說明。加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。

8.1.3凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖上修改、補充者，應重新繪制改變后的竣工圖。由于設計原因造成的，由設計單位負責重新繪圖；由于施工原因造成的，由施工單位負責重新繪圖；由于其他原因造成的，由建設單位自行繪圖或委托設計單位繪圖。施工單位負責在新圖上加蓋“竣工圖”標志并附以有關記錄說明，作為竣工圖。重大的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時，應將相關項目的竣工圖資料統一整理歸檔，并在原圖案卷內增補必要的說明。

8.1.4竣工圖一定要與實際情況相符，要保證圖紙質量，做到規格統一，圖面整潔、字跡清楚。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制。竣工圖要經承擔施工的技術負責人審核簽認。8.2編制竣工圖的分工

8.2.1建設項目實行總包制的各分包單位應負責編制分包范圍內的竣工圖，總包 9 單位除應編制自行施工的竣工圖外，還應負責匯總整理各分包單位編制的竣工圖。總包單位在交工時應向建設單位提交總包范圍內的各項完整、準確的竣工圖。8.2.2建設項目由建設單位分別包給幾個施工單位承擔的，各施工單位應負責編制所承包工程的竣工圖，建設單位負責匯總整理。

8.2.3建設項目在簽訂承發包合同時，應明確規定竣工圖的編制、檢驗和交接等問題。

8.2.4建設單位應組織、督促和協助各設計、施工單位檢驗各自負責的竣工圖編制工作，發現有不準確或短缺時，要及時采取措施修改和補齊。8.3竣工圖編制的套數

大中型項目、重要公用工程和其它特殊性項目的竣工圖至少應編制三套，一套送城建檔案部門歸檔，二套由生產或使用單位保存。一般小型項目至少編制二套，一套送城建檔案部門歸檔，一套由生產或使用單位保存，作為維護、改造、擴建的依據。項目竣工圖套數應該在簽訂施工合同時明確規定。8.4竣工圖編制費用

竣工圖編制費用以第二條的分工及第三條規定的套數為基準，增加部分的費用由籌建單位負責。竣工驗收后需要復制的，復制費用由使用單位負責。