第一篇：行政文員工作指引

工 作 職 責 指 引

一、住宿的辦理及水電費用的核算

二、飯卡的管理及伙食費用的核算

三、工傷保險及養老保險

四、車輛出入費用統計記錄

五、工衣的發放

六、辦公用品登記和保管

七、行政文件的收發

工 作 細 則

一、水電費用的核算：（在每月5號前核算好交工資核算文員，并發郵件給財

務黃發明。）

1．首先在上月水電費用總明細表中，把本月的離職人員刪除，新進人員名單添加進去。（指有分宿舍）

2．收集維修部提供的宿舍水表、電表的度數。例如，A12棟二樓是共用一個水表，計算方法是：{水表總數-（宿舍的總間數*公司補助的數量）}*每度的金額/宿舍的總間數=每個宿舍的水費/房間住的人數=個人的水費用

3．一般情況下的水電費計算方法：{（總的水噸數-公司補助的噸數）* 每噸水的金額+（總的電數-公司補助的度數）*每度電的金額}/房間的人數=每個人的水電費用

4．每個人的水電費用后面小數點以0.5元為單位。

5．有辭職或新進的員工沒滿一個月就相應的減少費用。

6．外住93棟主管宿舍的計算方法同上。（其中702房唐小青的水電公司有提供一部份。）冬季（12月1日--3月31日）：水公司提供5方/月，電公司提供60度/月。夏季（4月1日--11月30日）：水公司提供10方/月，電公司提供190度/月。

二、伙食費用的核算：（在每月5號之前核算好交工資核算文員，并發郵件

給財務黃發明。）

1．首先在本月伙食費用總明細表中把本月的新進人員名單添加進去，把本月離職人員的離職時間在表中注明，如果是沒有領飯卡的可以從中刪除。

2．在IMS里把本月的請假人員名單打印出來，在本月伙食費用總名單里注名。

3．在核算伙食費用的明細表中，有請假的必需從中扣除。（在飯堂用餐之人員請假一次性超過五天以上（含五天）的在表中注名并且要在補飯堂伙食費用中扣除請假天數，若沒有在飯堂用餐的人員請假半天以上（含半天）需扣除）

4．員工餐補助4元一天，主管餐補助6元一天，在算補飯堂伙食費用中一律是6元一天。（所有在飯堂用餐人員）

三、飯卡的管理：

1．每月底26號前各部門把下月用餐人員名單發電子郵件形式發于我，統計好，在員工檔案里把所有人員名單導出來，制作一份下月的領用飯卡總名單，注明用餐或用中餐，制作一份用餐人員名單在下月初交飯堂主管(備注好夜班人員的人數)，另一份自己保存在電腦里,以后核算伙食費。

2．每月底26號飯堂主管把飯卡送我處，照各部門發的用餐名單寫好飯卡加蓋人事部章，在月底30號發郵件給各部門領飯卡。

四、工傷保險的辦理：

參工傷保險：

工傷參保在每月26日或29日統計好該月的新進人員和辭職人員，先插入3.5磁盤，新進人員在桌面上的參保系統里輸入，后保存到3.5磁盤里,辭職人員在桌面上的退保系統里的參保人員名單的表中,在姓名前有個方框里打上鉤即可，然后保存到磁盤里。報工傷：

工傷部門應填寫好工傷報告一份，打印工傷者的當月上、下班考勤記錄，我處填寫好證明給工傷者至醫院加蓋工傷保險專用章，醫療費用收據需讓醫院就診的醫生加蓋工傷保險專用章，需填寫好《工傷申請認定表》并且工傷者簽名按指模（確認工傷者工傷部位），工傷報告復印一份保存，原件交陳生，醫療費用收據交并復印交陳生，帶好工傷者的考勤記錄、身份證原件及復印件各一份，工傷者的病歷卡和疾病診斷證明書到社保部報工傷。（工傷發生一個月內申報有效，周一至周五辦理）

工傷賠付（終結）：

1、工傷者完全治療好，是否需做鑒定，不做鑒定者，帶工傷本人、身份證、回執單、病歷卡、工傷費用收據到社保部辦理終結。辦理后把所有資料帶回公司加蓋公章后交社保站，《深圳市工傷保險基金償付核定單》第三、四交財務龔生。（工傷終結每三、五辦理）

2、需做鑒定者，帶工傷本人、身份證及復印件各一份、回執單一份、病歷卡及疾斷證明，兩張一寸彩照相片到社保部領取鑒定表。工傷本人帶起資料到所指定的醫院去鑒定，鑒定結果出來后再由辦理人員帶工傷本人和身份證、回執單、病歷卡、工傷費用收據、《社會保險金收繳核定單》復印件各一份到社保站辦理終結手續。

若工傷者工傷鑒定有評到級別的另需提供：個人帳號（工行、農行、中行、建行）和四寸彩照相片一張。

以上終結《深圳市工傷保險基金償付核定單》、《深圳市工傷保險待遇補償審批表》需加蓋公司公章，《深圳市工傷保險待遇核定書》、《深圳市工傷認定書》需加蓋公章并工傷者需簽名按手印、辦理者也需簽名。

五、養老保險：

按公司規定辦理養老保險，需辦理養老保險人員需提供身份證及身份證復印件各一份，填寫好《參加社會保險申報表》，讓劉生簽字后帶齊資料（申報表和身份證、身份證復印件各一份）到社保站辦理。

六、退養老保險：

如有參養老保險人員辭職的，就需填寫好退保證明給退保本人到社保站辦理退保手續。（每周二、四辦理）

七、車輛費用：(半月一次統計)

每半個月統計一次月度總費用且填寫好《費用報銷單》，每個司機分開填寫。每天輸入的車輛費用明細表要準確，白聯上填寫的費用與附的小票的費用相等，各司機分開輸入，半月統計一次費用并打印好且填寫好《費用報銷單》，陳生、劉生、小佘生簽名后交財務小蔡。外請車一月做一次，到了月末再統計一次下半月各司機的總費用（同前半月一樣）。再把一整個月的各車輛總費用統計好并打印交陳生。

八、工衣：

1．所有新進員工一律發一舊一新登記好，每天下午四點鐘發放工衣。（綠色的工衣）

2．每周六下午四點換工衣，以舊換舊，其它時間不辦理。

3．所有管理服一律發兩件新的工衣。（男的是短袖，女的是長袖）

4．QA部的工衣是粉紅色的，在三樓辦公的QA人員發的是兩件新的長袖工前，其它普通的QA人員發的是一新一舊的短袖工衣。

5．維修部的是深色的工衣。

九、辦公用品登記和保管：

1．所有辦公用品領用需登記，固定資產需登記到個人檔案里和固定資產登記本上。

2．辦公用品若沒有庫存需寫《請購單》讓劉生簽字交物控張威。

3．其它部門去倉庫領用固定資產的需我簽字并登記到個人檔案和固定資產登記本上。

4．藥物品借用要登記并且要歸還。

十、行政文件的收發：

第二篇：文員工作指引

文員工作指引

一、報價單

由文員負責制表，由鐘生簽名，文員負責傳給客戶，交回給財務保留.二、訂購單

1、我司對外的訂購單

一經確認訂購，文員負責通知對方下單，保留原稿，弄清貨物回廠時期，追蹤組長、主管貨物是否已回。已回的原稿注明“X月X日已回”字樣，與未回的分開擺放。

2、客戶對我司的訂購單

客戶給我廠的訂購單要交給鐘生簽名后回傳給客戶，交回財務保留。

三、送貨單

全廠送貨單由文員一人統一填寫，由主管、組長吩咐填寫送貨內容，追蹤客戶是否簽收。文員負責收回已簽收的送貨單，保管好，要送貨單收款，整理好交給財務。誰漏吩咐寫，誰漏寫，誰遺失送貨單，追究誰責任。

四、請款單

由鐘生或財務吩咐文員制表，由鐘生或財務核實傳給對方，追蹤是否收到，是否交給對方財務，追問財務什么時候可以收款,通知本廠財務.五、對賬單

1.我廠對外對賬單,由鐘生或財務提供內容，文員負責制表傳給客戶財務對賬，追蹤是否有疑，若無疑請對方回傳。

2.外廠對我廠對賬單,文員負責對賬,若無疑簽名回傳給對方,如不對找財務核對.六、郵件收發

收到新的郵件需下載的要下載下來,屬報價資料打印出來給鐘生,屬生產資料打印給生產主管、工程師傅、鐘生.不得漏收郵件。處理好郵件的同時回復客人郵件已收到;發出新郵件要清楚,有主題,重復檢查沒有錯才發出去并通知對方收郵件,追問是否收到。

七、傳真收發

收到傳真關于加工的資料要復印一式四份，要交給生產部、工程、鐘生各一份，文員保留一份。其它資料交給財務。發出傳真通知對方收傳真,追問是否收到。

八、負責銅料收.發

收到銅料單,負責到清點銅料件數是否按單回齊,不回齊加追貨,按領

料單發銅料給CNC部門,要領料人簽名,并保管好單據.九、文員接電話時要做到文明禮貌

先向對方問好如:<喂,您好,你那家公司的,找誰,稍等一下>,要用標準國語,語言要清楚,清淅,語氣溫和,不得失禮對方.十、月結單管理

收到送貨時先核對金額是否準確,若有錯告訴財務一同核對,負責進好賬,每統計好每家供應商款額,月初將送貨單交回財務處.十一、模具進度跟蹤

每周一.周六,模具進度表;周二.周五發模具進度照片給客人.十二、后勤管理

1.每周一.周六更新全廠人員名單;安排新入廠人員住宿就餐,記錄好檔案.2.逢節假日出通知休假

3.月初統計好上月的工卡,簽好工時表,(填寫好工時總表連同工卡每月5號前交到鐘周成處讓工人簽名確認)工人用水電費表,飲水表交給財務

第三篇：行政文員工作描述

行政文員工作描述

工作概述：

負責公司前臺信息、資料的收集、傳遞和管理、考勤、員工出入登記、車輛出入登記 工作內容和職責 ：

1、負責制定前臺信息管理工作細則，經審批后嚴格執行；

2、負責公司文件、通知、通告等資料的內部發放和傳遞；

3、負責來賓的來訪的登記、接待和接見引領；

4、負責內部有關工作指示和會議精神的傳達；

5、負責公司會議室布置和有關會議的準備工作；

6、負責內部人員的上傳下達工作的溝通和聯系；

7、根據上級的安排，負責起草有關通知、通知等文件；

8、負責公司有關文件的打印、復印和傳真收發事務；

9、負責收集和妥善保管有關文件和信息資料；

10、負責票務、酒店、餐廳的預定工作；

11、負責員工出入登記、員工考勤統計、車輛出入登記工作；

12、負責辦公用品領用、發放、登記工作；

13、負責圖書、資料、圖紙借閱登記管理工作

14、負責電話轉接工作，做到接轉迅速、準確、服務態度熱情，語言文明，口齒清楚；

15、嚴格執行交***制度，***人未到，***人應堅守崗位，做到交接手續清楚，責任明確，前后銜接；

16、及時處理和反映前臺信息管理的有關問題，并采取改進措施；

17、完成上級安排的其他工作。

工作權限

1、有對前臺信息管理工作的建議權；

2、有向各部門收集與工作相關的文件和資料的權力；

3、有對前臺接待和信息管理工作違規的糾正權和處罰建議權；

4、有對前臺接待工作禮儀的指導權和執行的監督權

工作重點考核項目

1、接待工作規范和禮儀行為執行的有效性；

2、會議布置和準備工作的充分性的符合性；

3、工作態度和服務的良好性，電話轉接的及時性和準確性；

4、資料收集、建立的準確性和有效性；

5、傳達指示的準確性、報送文件的資料的及時性；

6、內外部人員和前臺工作的滿意度。

第四篇：行政文員工作內容

曲靖恒遠化工有限公司 行政文員工作內容

一、接待

1、所有外部來訪人員，以及公司內部到綜合辦公室辦事的人員必須親切問好并問明事由，客人落座必須馬上有茶水奉上；

2、董事長辦公室來訪人員必須陪同泡茶接待；

二、衛生

1、行政文員負責的衛生區域有：董事長辦公室；公司會議室；綜合辦公室（包括衛生間）；

2、行政文員必須做好負責區域的衛生清掃工作以及保持工作，每天早上上班必須做好區域內所有衛生，董事長辦公室的茶具必須在客人走后及時清洗；

3、區域內的所有垃圾桶不得滿溢，董事長辦公室的垃圾桶每天傾倒一次，其他區域的垃圾桶視使用情況及時傾倒；垃圾于每天早上裝袋堆放到指定地點；

4、區域內的花草及時澆水養護。

三、招待用煙酒的管理1、2、招待用的煙酒在領用時必須填好領用單讓領用人簽字確認； 每個月做好煙酒數量變動的流水賬，每個月最后一天必須進行庫存盤點，核對數據，確保記錄的準確性。

四、公司證件的管理

1、公司的所有證件必須分類存檔，并掃描電子版存檔，如有變動需及時更新；

2、行政文員負責一般證件的年審工作，年審時限內及時準備資料審證；

3、建立公司證件電子管理表格，方便管理和查閱。

五、人際關系的處理

1、必須在最短的時間內熟悉公司的管理架構以及各崗位人員，見面及時問好，做好日常溝通，盡快融入整個團隊；

2、高調做事、低調做人，用高效快捷的辦事風格和隨和的為人處事獲得同時和領導的認可；

3、同事之間有矛盾、對工作有意見時要及時溝通，切記不可散播不良言論，造成影響較大的將直接開除。

六、公司會議及聚會的安排

1、公司開會時要提前做好會場布置，并燒好開水，做好倒茶準備；

2、3、會議期間做好會議記錄，并做好添茶工作；

會議結束后及時清掃會場，清洗茶具及煙灰缸，并及時整理會議紀要下發至各部門。

4、公司安排聚餐時要及時通知相關人員參加，并做好前期工作；

5、6、聚餐期間要安排所有人員落座，并及時處理各種臨時問題； 聚餐結束后及時清點剩余煙酒等物品，可以退款的及時退款，可以帶走的要帶走。

七、外出相關規定

1、跟公司領導及同事因公事外出時必須報辦公室主任知曉，因私事外出時必須向辦公室主任請假，切記無論因公因私都不可私自外出；

2、外出拜訪客戶或者到政府單位辦事期間，必須集中注意力及時熟悉辦事流程及各單位相關人員，不得玩手機，不得三心二意；

3、必須盡快熟悉跟企業聯系比較緊密的單位及負責人員，并打好關系，為以后工作做好鋪墊。

八、其他

1、每天、每周、每月的工作要有個計劃，明確工作思路，要有具體的工作目標；

2、工作態度第一，要有很強的敬業精神，多思考如何把工作做的更好；

3、堅決杜絕遲到早退現象，以及消極怠工現象；

4、及時完成領導交辦的其他工作。

第五篇：行政文員工作流程

行政文員（兼人事招聘、培訓）工作流程

一、打印公司行政文件、資料及辦理的相關手續。

1、按公司行政類別進行編號。2、3000字文件應在一小時內完成打印及核對，以此類推文件的打印完成時間。

3、文件打印核對后應及時填寫文件審批表交經理審核（校正），然后報總經理審批。文件送批后在24小時后應跟蹤審批情況。

4、文件審批后，應根據總經理的批示及時辦理。

（1）可發文的，按發文數復印文件，辦理蓋章手續，登記、發文、公示、傳閱、移交存檔。

（2）交各部門會簽的，應及時在當天交各部門主管會簽，會簽后根據各部門會簽的意見，將文件轉擬稿人修改或確定后報總經理審批。

（3）總經理簽批修改或重寫的，應及時送回起草文件單位主管修改，修改后打印成文再按上述程序辦理。

5、有關資料打印須按領導交代的文件格式打印，打印后須認真校對，無誤后再將打印文件上交領導。

二、辦公用品預算及執行控制事項。

1、月度辦公用品預算：

（1）每月23日前完成部門辦公用品預算交經理審核。

（2）每月24日前完成公司辦公用品預算匯總表交經理審核，然后報總經理審批。

2、月度辦公用品入庫及領用：

（1）根據預算及庫存情況確定辦公用品需要量，填寫請購單交經理審批、然后進行采購。（2）根據請購單復核品種、數量、單價一致后辦理交接簽收手續和入庫登帳手續。（3）每個工作日13：00 — 14：00為辦公用品領用時間，應按各部門預算內品種、數量辦理領用手續（在帳本上記錄簽名）。以及按部門領用統計登記。預算外的辦公用品須辦理預算外審批單，才可以領用。

3、月度辦公用品執行匯總。

（1）每月25日12：00前完成本部門辦公用品預算執行表，交經理審核。

（2）每月25日17：00前完成公司辦公用品預算執行匯總表，交經理審核后，26日17：00前交財務部。

4、辦公用品預算。

（1）12月12日前完成本部門次年辦公用品預算，交經理審核。

（2）12月15日前完成公司次年辦公用品預算、交經理審核后，然后報總經理審批。

5、辦公用品預算執行匯總。（1）12月25日12：00前完成本部門一年辦公用品執行情況匯總表。

（2）12月26日17：00前完成公司一年辦公用品執行情況匯總表，交經理審核后，17：00交財務部。

三、傳真收發、郵件發送，文件、資料、圖紙復印事項。

1、文件、資料傳真須各部門經理審批簽字，才可予以傳真。

2、接收傳真件后應及時登記后交接收人簽收。

3、郵件發送，接收發送郵件時應收取郵件發送審批單，然后將郵件發送地址、接件人、發件人情況輸入電腦記錄，再通知快遞公司結帳并辦理報帳手續。

4、文件、資料、圖紙復印，首先應收復印審批單，將復印張數統計在各部門用紙統計表上，然后再根據審批單復印交申請人。

四、人員招聘

1、每月最后一個工作日，根據公司組織機構建制核定各部門、班組缺編數及各部門的用人需求申請數，擬定編制下月招聘計劃和招聘條件，交經理審定。

2、管理、技術人員的招聘計劃、招聘條件經綜合部經理審定后，當日應在人才網上發布。每天上班后在半小時內先上網審核應聘人員的條件，符合條件的即下載資料交經理審核后再交用人單位經理復核并約定面試時間，然后通知應聘人員面試。面試由用人單位經理和綜合部經理分別面試，審核可錄用后報總經理審批。部門經理，業務主管、工程師及人員由總經理面試。

3、操作工的招聘計劃、條件經經理審定后，當日應通知職介所發布招聘信息。對前來應聘人員應先復核應聘條件，對符合條件的予以填寫《應聘人員履歷表》，組織理論測試，然后交用人單位（班組）進行操作測試。測試后錄用與否的意見應由班長和部門經理簽批后再交綜合部經理面試。面試通過后報總經理審批。

4、總經理簽批同意錄用后，應通知錄用人辦理相關手續及提供相關資料（體檢表、身份證、暫住證、畢業證、資格證、照片、建行龍卡），并通知到職報到時間。

五、員工培訓

1、每年12月5日前應下發次培訓計劃表給各部門填報，12月10日前收回。2、12月15日前匯總編制公司次培訓計劃表，16日送經理審批后報總經理批準。

3、每月按照培訓計劃督促實施，每期培訓要收集培訓計劃，培訓人員簽到記錄及效果評估記錄。

4、建立及各期培訓檔案卷宗于次年元月份移交檔案管理員存檔。