第一篇：德國的秘書與秘書工作

當(dāng)今之世，西方發(fā)達國家有關(guān)專家都正在從各方面探討和研究秘書科學(xué)。筆者十分稱贊德國的研究專家克里薩爾，他從秘書的合理組織、心理觀點等方面去著手研究提高工作效率的實用方法。該專家認為，有效地借助現(xiàn)代技術(shù)，只能解決信息程序問題，而在通過管理決議方面，使程序及通訊型式化則極其困難。在管理工作中，靠人的直覺直觀的意志

解決問題的方法，其作用迄今仍是不可忽視的。人際關(guān)系中的心理因素方面，對管理領(lǐng)域的工作效率，仍能夠起到極大的影響。一句話，再先進的工具也代替不了人的意志，從而使人聯(lián)想到《人際關(guān)系學(xué)》在秘書工作領(lǐng)域的重要性。該專家的這種論點，可貴之處符合實情。

德國于世界二次大戰(zhàn)后，作為戰(zhàn)敗國，國家枯萎凋零，百廢待興，但世人皆知，德國人能干肯干，其經(jīng)濟由復(fù)蘇到崛起舉世矚目。隨著經(jīng)濟的發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的突飛猛進，日益需要加強行政管理，以求提高工作效率，增進社會效益。本著此原則，德國秘書工作之發(fā)展，極端注意時間，分秒必爭，重又引起世人注目。

（一）德國秘書的主要分類和各類秘書的工作概要

．國務(wù)秘書

在德國，總理府設(shè)一名國務(wù)秘書，主管首都的事務(wù)，由總理直接領(lǐng)導(dǎo)。此外，還設(shè)一位議會國務(wù)秘書，負責(zé)議會院和政府之間的聯(lián)系，并協(xié)助總理保持同議會的聯(lián)系。政府各部，也都設(shè)有國務(wù)秘書和議會國務(wù)秘書，作為部長的助手。概而言之，議會國務(wù)秘書必須是議院議員，協(xié)助部長處理行政事務(wù)，負責(zé)部里的常務(wù)工作，相當(dāng)于某些國家的常務(wù)副部長，他有權(quán)代表該部出席內(nèi)閣會議、議會、各專門委員會和從事其它各種活動。當(dāng)部長因故不能任職時，他可以被委任為代理部長。至今，德國一般每個部設(shè)議會國務(wù)秘書和國務(wù)秘書一人，重要的部各設(shè)兩人。國務(wù)秘書屬于高級秘書，是政府高級官員的組成部分。人數(shù)雖不多，但在政府的工作中占有極其重要的地位。國務(wù)秘書一般皆具有兩重身份，對國家元首或部長來講呢，是參謀是助手，執(zhí)行的是秘書職責(zé)；對下級單位來講，他們卻又是領(lǐng)導(dǎo)和指揮者。

．企業(yè)秘書

一般是指企業(yè)中從事秘書工作的人員，皆為企業(yè)董事長或經(jīng)理的專職秘書。德國企業(yè)秘書唯一重要的原則是，要合理計劃時間，合理安排工作。一般秘書的基本條件，年齡不能超過歲，必須是中等文化程度，專業(yè)秘書訓(xùn)練班和英語訓(xùn)練班畢業(yè)，通過考試任用；再有的是從事過圖書館整編和管理工作的人，能獨自編寫一般信息，懂英語，年齡不得超過歲，要求其工作必須以最短的時間達到最佳效果，這也是必備的原則。此等秘書之一般工作為重新打印呈送領(lǐng)導(dǎo)者的報告，電話交談，書寫內(nèi)容復(fù)雜的信函，（不得超過分鐘）同領(lǐng)導(dǎo)人座談，向同事進行咨詢，與秘書實習(xí)生進行入門座談，準(zhǔn)備整理書信，發(fā)出電傳打字和通訊，為領(lǐng)導(dǎo)人擇選材料，匯編和裝訂檔案，皆有時間限制，不得超過規(guī)定時間。同時，閱讀文件要求思維將文件分為段落，便于掌握文件內(nèi)容和重點，便于擬出扼要提綱。故而企業(yè)秘書，首先要精于整理文件，來文分為立即要執(zhí)行的，緊急執(zhí)行的，普通公務(wù)信件和處理有一定期限的四種。關(guān)于變更重要定貨人電話號碼的通知；關(guān)于分配全年獎金的指示；同你號合作的企業(yè)的定期咨詢；非主要訂貨人提出的減價要求；邀請你公司或號領(lǐng)導(dǎo)人出席作為重要供應(yīng)者的企業(yè)紀(jì)念會；關(guān)于某企業(yè)首領(lǐng)生病需要休假之際變更代替人的通知；有關(guān)電話洽談重要的縮減開支方面的決定；對本公司領(lǐng)導(dǎo)人報告內(nèi)容質(zhì)詢，秘書要立即答復(fù)，如在休假期間，假終進行；整頓七天一疊未拆開的公文；本公司領(lǐng)導(dǎo)人報告摘要手稿三天之內(nèi)作好；進行關(guān)于發(fā)起組織技術(shù)裝備的提案；電話中達成的協(xié)議，值本公司領(lǐng)導(dǎo)人休假，會晤問題由秘書負責(zé)；對本公司或號領(lǐng)導(dǎo)人參加的董事會重要會議計劃記錄事項要由秘書掌握；十分重要的是，供領(lǐng)導(dǎo)人用的資料要由秘書進行擇選，以便于領(lǐng)導(dǎo)人對各種情況廣泛清楚透徹了解，所以秘書的重要任務(wù)就在于擇選最需要的材料。例如錄用工作人員時如何交談的指導(dǎo)材料，以便提高領(lǐng)導(dǎo)人在這方面之技能。企業(yè)秘書的檔案室工作亦屬重要，檔案室文件要進行分類：企業(yè)內(nèi)部規(guī)章；顧客訂貨信息單據(jù)；有關(guān)同行業(yè)競爭信息；生產(chǎn)計劃；有關(guān)公司對手方面的信息；進行舉辦講習(xí)班的資料；簽字無訛的字樣證明；有關(guān)各學(xué)院進行秘書講習(xí)班提高技能的辦法；企業(yè)史；企業(yè)工作活動圖表；參觀訪問者的統(tǒng)計表冊；實習(xí)生工作須知等等。

若按文件重要程度及其保存時間，宜分別放置，以示其實用價值。文件可分為下列各類：不太有用的或極少用的文件；短時保存的公文；保存期明確文件（如保存到……年為止）；等待答復(fù)的公文；在……法律生效期間內(nèi)保存的文件；長期保存的文件，共此六種。

資料則分為：郵寄費用手冊；送領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件；辦公室木器家具一覽表，家具廣告一覽表；有關(guān)不能參與的提高技能的重要措施方面的宣傳公函；號雜志；對初參加工作者的職業(yè)信息表；旅館飯店一覽表；企業(yè)于某一時期停業(yè)的通告；董事會選舉的結(jié)果；決定性的生產(chǎn)會議記錄；半年之久的剪報；有關(guān)干部問題咨詢服務(wù)信件；老常規(guī)條文；企業(yè)用的只供領(lǐng)導(dǎo)人收受、專門研究領(lǐng)導(dǎo)的過期三個月之久的專門雜志；生產(chǎn)上不幸事故的報告書；董事會對領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)于必須為降低工時損耗作斗爭的預(yù)告。對書籍提出如下的要求：將書籍詳細訂出目錄卡片；將有關(guān)書籍資料正確登入卡片內(nèi)；將書籍按第一個字母、按學(xué)術(shù)領(lǐng)域分類。

秘書對書籍目錄卡分類錄寫擇選舉例如下：（）馬爾特馬麗亞蓋爾克同瓦里切爾約希姆合著：《高等秘書學(xué)校》第４版，門什翁德阿爾巴依特出版社年出版，頁。內(nèi)容：秘書職業(yè)；速記；打字；通訊；電話交談；電報及電傳打字報道；人際學(xué)；、辦公室（廳）工作；工作的合理化；內(nèi)部通訊；書籍與雜志；領(lǐng)導(dǎo)人出差；會議；管理原則。（）安涅馬里、連納爾茨著：《秘書的有效工作》費爾拉格出版社年版，頁。內(nèi)容：秘書職業(yè)；同來訪人接觸；秘書行業(yè)；分配工作；電話交談；準(zhǔn)備開會和會議。（）烏爾蘇拉、德列克斯列爾著：《秘書減輕領(lǐng)導(dǎo)人的工作負擔(dān)》維卡出版社年再版，頁。內(nèi)容：秘書職業(yè)；秘書本人的工作；準(zhǔn)備會議；準(zhǔn)備出差；文件工作；速記；生產(chǎn)交談特點。（）克里斯塔亞捷著：《秘書簡明手冊》，第八版，年版，頁。內(nèi)容：通信；秘書處實用方面的工作與技術(shù)方面的工作；準(zhǔn)備會議；準(zhǔn)備公務(wù)旅行；按期完成工作檢查；提供領(lǐng)導(dǎo)人信息；組織工作的技術(shù)設(shè)備；同人聯(lián)系；縱橫交錯計劃的擬定方法。

（二）德國秘書學(xué)專家對正確使用電話和書信的觀點

正確使用電話和書信書寫的觀點分別為：

．打電話

秘書應(yīng)每日盡量撥出一定時間合理用于一切必要的電話聯(lián)系。電話交談之前，宜認真短暫準(zhǔn)備，電話前應(yīng)將認為重要之事記于紙上或?qū)㈦娫挃M通知之事錄于小冊上。同他人交談時思考好交談目的，準(zhǔn)備交談信息。電話交談時要多做記錄，刪去不需要的內(nèi)容，記錄簡潔而通情達理。公務(wù)電話免除與公務(wù)無關(guān)的話語，以免浪費時間并使公務(wù)通訊工具中斷。通電話時話語速度要慢，言談要準(zhǔn)確，免使對方再問；電話交談時精力要集中，以免遺漏，更重要的是，將注意力集中于當(dāng)時對方的精神狀態(tài)，而免犯心理上的錯誤判斷。、書信書寫技能

德國專家認為，信之格式系屬次要，可靈活運用。但當(dāng)注意書寫信前宜周密思考，言辭應(yīng)妥當(dāng)，字體要端正，這對信的寫收雙方皆有利。收信人職位越高，越無更多時間細觀，故應(yīng)寫得一目了然，洞悉實質(zhì)。寫信前應(yīng)先擬定提綱，以免遺漏；信的內(nèi)容宜簡短扼要，要求簡短、準(zhǔn)確、友好、禮貌；信的本質(zhì)或形式皆不要重復(fù)，要符合現(xiàn)行的語言規(guī)范；避免虛假表示，壓縮書信內(nèi)容，留心勿有語法錯誤；書信分段，必須合乎邏輯；可以劃出信中主要內(nèi)容，如某些數(shù)據(jù)；可用編號表示段落，以便于收信人更快更具體地擬出函復(fù)；業(yè)務(wù)方面的敘述，只道清解決的結(jié)果，要文理通順，要從速涉及主題，宜貫穿主題，不偏離主題。

《德國的秘書與秘書工作》

第二篇：英國的秘書與秘書工作（定稿）

發(fā)達國家英國的秘書與秘書工作，與其語言和種族本屬同一沿革歷程的美國相比，確迥然有異，大相徑庭。表現(xiàn)在英國的秘書與秘書工作之政治性較美國突出鮮明。英國的秘書工作范圍，秘書自身知識、能力等結(jié)構(gòu)，有其突出的特點。

英語中秘書一詞，來自拉丁語。在中世紀(jì)，秘書在大不列顛原本是處理國王通信，處理機密或秘密緊要

問題的高級官階的人。今天西方秘書的種種工作雖有發(fā)展變化，而機密和通信技能的原始概念，卻依然保持，同這種職務(wù)有最基本的傳統(tǒng)關(guān)聯(lián)。

秘書一詞在英國的概念，按英國牛津字典解釋：秘書一為辦事處、營業(yè)所、公司或企業(yè)的雇員，有一種雇傭關(guān)系，其任務(wù)是處理通信，整理記錄，安排約會。往往有地位有財富的人士，將秘書作為一種特殊成員，幾乎都有私人秘書；二為高級官員，其職責(zé)為負責(zé)通訊、記錄等事宜。不以盈利為目的、團體會社的秘書，是義務(wù)的不受報酬。三為國家的秘書，負責(zé)政府機關(guān)的政務(wù)工作，名為秘書，實為部長。如英國的國務(wù)大臣、外交大臣、陸軍大臣，其名稱為（部長或大臣），但也稱（秘書）。就英國高級官員和國家的秘書而言，英國內(nèi)閣辦公廳及議會下院的辦事機構(gòu)，均設(shè)有秘書機構(gòu)，不僅為內(nèi)閣服務(wù)，還為內(nèi)閣委員服務(wù)，如為委員安排議事日程、起草決議等，在各方面協(xié)助委員會主席進行工作并為大臣的特別會議服務(wù)。英國議會下院設(shè)議長辦事處，下設(shè)四個辦公室，即議長辦公室，秘書主要負責(zé)處理議長的公文和信件，協(xié)助議長們進行社交和工作方面的聯(lián)系；官方報告辦公室，主要負責(zé)《下院每周議事錄》的印發(fā)工作；決議事宜辦公室，主要負責(zé)向議員發(fā)送一切有關(guān)議會的文件；供銷辦公室，主要負責(zé)出售報紙和議員需要購買的其它資料。

英國下院設(shè)事務(wù)處，主管下院重要事務(wù)。事務(wù)處下設(shè)一處五室，即：會議秘書處，主要負責(zé)處理議員對大臣提出質(zhì)詢的通知，并準(zhǔn)備一覽表，列出大臣們答復(fù)質(zhì)詢的日程；委員會辦公室，負責(zé)給常設(shè)委員和特別委員配備人員；公議案辦公室，負責(zé)下院的公議案程序和財政程序方面的事務(wù)；議事記錄辦公室，負責(zé)編輯《下院每周議事錄》、《決議事項與會議記錄》等項工作。

英國國家秘書既為官職，可分兩類：一類是政務(wù)官，一類是事務(wù)官。前者是如上所舉的政府成員，由他們決定政府政策，共同對議會負責(zé)，皆與內(nèi)閣共進退；后者則為政務(wù)次長以下的各級官員，其任務(wù)是處理政府事務(wù)，如收稅、會計、管理教育、衛(wèi)生以及辦理文書等項工作。從事管理這些事務(wù)的宮員，被稱為事務(wù)官員。英國的事務(wù)官員較多，超過萬人，其中普通行政人員約萬人，實業(yè)人員一萬人，他們都在政府各部會的政務(wù)官員領(lǐng)導(dǎo)下也行管理，但與內(nèi)閣的進退無關(guān)。他們的職業(yè)是非政治性的，是永久性的。英國政府中的普通行政人員分為四級：一是行政級，包括上述各部常務(wù)次長、次長、司長、副司長、助理司長，下至科長、副科長等，其職務(wù)為輔助大臣和協(xié)助機關(guān)制定、草擬政策，聯(lián)系與協(xié)調(diào)各級工作，改進機關(guān)組織與工作方法，負責(zé)機關(guān)內(nèi)行政人員的考核與監(jiān)督。二是非行政級，這一級為文官的中下層干部，其職務(wù)是對次要提案進行初步審查分析，對不重要的事務(wù)進行直接指導(dǎo)，以及解決、處理公務(wù)中所引起的問題，負責(zé)主持次要工作的進行等等。三是文書或辦事員級，其主要任務(wù)是按一定法規(guī)、指示，處理特定事務(wù)，按規(guī)定格式準(zhǔn)確記錄，回答問題及統(tǒng)計資料，做簡單的文書起草工作，搜集、提供和保存資料，作為上級處理工作的依據(jù)。四是打字、文書和計算機操作級，此類人員大部分為婦女，地位為雇員，主要做譽寫、打字、計算機統(tǒng)計、接電話等工作。由以上所述，明確看出，英國的政務(wù)官與事務(wù)官，官職是稱謂，從事秘書工作是實質(zhì)。換言之，這四類行政人員的工作，大致包括了英國的實際秘書工作，英國的全部秘書工作或秘書職責(zé)盡然歸屬于上述內(nèi)涵。

英國的秘書三個不同的醒目之處：

（一）制定政策的常務(wù)秘書

英國制定國家政策，是由名高級同僚組成的內(nèi)閣決定。內(nèi)閣之下分設(shè)各部門委員會，在制定政策的時候起關(guān)鍵性作用。每一部門委員會的大臣首先負責(zé)提出他所管轄范圍的有關(guān)政策，但在提出政策之前，內(nèi)閣大臣必須廣泛聽取專家的意見，首先是常務(wù)秘書的意見。常務(wù)秘書的傳統(tǒng)作用，是收集并整理一切能收集到的詳細材料和統(tǒng)計資料，以便做出完善的決定。英國認為這是安國根本，正國綱常。在英國體制中，內(nèi)閣大臣絕不能避開其常務(wù)秘書及其部門的技術(shù)專家，而是共同議，言聽計從于常務(wù)秘書。因此，常務(wù)秘書對于決策起著相當(dāng)有效的影響作用。常務(wù)秘書必須盡量客觀和公正，根據(jù)所掌握的材料情況，向大臣提出可供選擇的政策以及在執(zhí)行各項選擇方案中，可能遇到的問題和可能出現(xiàn)的后果。一旦做出決定，大臣就必須接受和維護決定。再者，無論政府如何更迭，常務(wù)秘書的地位總是不變的。雖然常務(wù)秘書在政治上保持中立，但他必須了解情況，明確認識政府的政治哲學(xué)，以便能夠制定達到政府計劃目標(biāo)的總戰(zhàn)略。

（二）

第三篇：秘書與秘書工作（專題講課提綱）

一、秘書

（一）秘書的起源

（二）秘書的定義

１.勞動部《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》：“秘書：專門從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施服務(wù)的人員”。（１９９７）

２.教育部全國自考辦：“秘書是位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)與信息助手”。（２０００）

３.較為精確的新定義：“從事信息性、事務(wù)性、技術(shù)性工作，近距離輔助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理的職員”。

（三）秘書的分類

１.兩大部類分類法（含意義）

２.其他分類：按層次、行業(yè)、工種、型的分類

附：秘書職業(yè)的特征及其重要性

１.遍布管理領(lǐng)域

２.近身圍核運轉(zhuǎn)

３.綜合服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)

二、秘書工作

（一）秘書工作的性質(zhì)

１.本質(zhì)屬性——輔助性

派生出：（１）從屬性；（２）被動性；（３）賦予性；（４）潛隱性。

２.其他重要性質(zhì)：政治性、綜合性、務(wù)實性。

（二）秘書工作的總宗旨——三服務(wù)

做好三服務(wù)需要了解秘書面對的三方面變化：

１.領(lǐng)導(dǎo)層的變化；

２.時代形勢的變化；

３.科技的發(fā)展變化

（三）秘書工作的內(nèi)容

１.首屆全國秘書長會議提出十個方面：秘書、警衛(wèi)、調(diào)研、電訊、檔案、信訪、交通、保健、保密和機關(guān)生活；

２.９０年代的提法：文稿起草、文件校核、公文處理、會議安排、密碼通信、機要交通、安全保衛(wèi)、警衛(wèi)、檔案、信訪、保密、接待、后勤等；

３.２００３的某種權(quán)威提法：信息工作、督促檢查工作、公文處理工作、信訪工作、檔案工作、辦公自動化工作、軍隊秘書工作、企業(yè)秘書工作。

４.突發(fā)事件處理

５.參謀職能（概念、作用、原理、方法）

附：參謀場強度公式：ｆ場強＝ｆ。（ｅ能／ｒ）

６.參謀注意事項

７.預(yù)測與預(yù)案（專家預(yù)測的要點）

三、秘書工作方法

（一）為領(lǐng)導(dǎo)工作前期鋪墊

（二）為領(lǐng)導(dǎo)工作拓展伸延

（三）為領(lǐng)導(dǎo)工作補償代勞

（四）配合領(lǐng)導(dǎo)管理時間

１.統(tǒng)籌計劃時間法；

２.ａｂｃ分類處理時間法；

３.零碎時間利用法；

４.海外的幾種時間管理法（１）時間表；（２）時間統(tǒng)計法。

四、秘書的思維問題

（一）思維訓(xùn)練內(nèi)容

（二）“必要的張力”秘書思維原理

五、秘書工作的規(guī)律

（一）秘書工作的總規(guī)律：“秘書在主輔配合中近距離綜合輔助與適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要”。

（二）秘書經(jīng)常性工作的“三化”規(guī)律。

（三）對立統(tǒng)一律在秘書工作中的應(yīng)用

如：事務(wù)與政務(wù)、綜合性與專業(yè)性、對上與對下、規(guī)范性與隨機性及其他十項。

六、秘書工作的環(huán)境

（一）硬件建設(shè)

（二）人際關(guān)系

１.秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

（１）秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的性質(zhì)（多維性）；

（２）處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的三點基礎(chǔ)；

（３）處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的方法。

２.其他幾種關(guān)系（女秘書與男上司、秘書與同事、與各部門、與人民群眾、與媒體等）

３.秘書處理關(guān)系的交往原則與方法

七、秘書的禁忌——幾種秘書“病”

八、秘書素質(zhì)與技能中的幾點特殊要求

（一）領(lǐng)會意圖；

（二）鑒別真?zhèn)危?/p>

（三）快讀與速記；

（四）傾聽；

（五）外語；

（六）自我學(xué)習(xí)提高。

第四篇：秘書和秘書工作概述

秘書和秘書工作概述

一、秘書和秘書工作概述

（一）秘書的概念、內(nèi)涵、特征

1、秘書：掌管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或部門負責(zé)人處理日常工作的人員。

2、秘書職務(wù)：如秘書長、辦公室主任、科級秘書等。

3、特征：“三服務(wù)”即為直接隸屬的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為人民群眾服務(wù)。

（二）秘書工作任務(wù)、作用、特點和層次劃分

1、秘書工作任務(wù)（1）總體來說：秘書工作具有辦公、辦會、辦事和參謀的職能（2）各地各單位實際情況不同，秘書工作的具體任務(wù)不同（3）秘書工作共同性工作任務(wù)是：輔助決策；調(diào)查研究；信息工作；文書處理和撰制；會務(wù)工作；信訪工作；文書立卷和檔案管理；電子政務(wù)；查辦工作；印信證章的管理；值班和接待工作；機關(guān)內(nèi)部的管理工作；機要交通與通訊；保密工作；領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

2、秘書工作的作用（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）信息、耳目作用。（5）協(xié)調(diào)作用。（6）門面、窗口作用。

3、秘書工作特點（1）政治性和政策性。（2）輔助性和服務(wù)性。（3）組織性和綜合性。（4）保密性和機要性。

4、秘書層次劃分（1）行政事務(wù)性的秘書工作。（2）文字性的秘書工作。（3）議政謀政的秘書工作。

（三）辦公室工作

1、概念：協(xié)助機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人辦公和組織機關(guān)運轉(zhuǎn)的機構(gòu)或班子。一般來說辦公室是一個辦事機構(gòu)和秘書班子。從某種意義上說，辦公室工作就是秘書工作。辦公室主任，實際上就是一位秘書和秘書工作的負責(zé)人。

2、職能：（1）辦文、辦會、辦事。（2）參謀助手，檢查督促，綜合協(xié)調(diào)，后勤保證。

3、要求：高效、保密、實事求是，團結(jié)同志。

（四）秘書工作人員素養(yǎng)

1、才干素養(yǎng)（1）精明的辦事本領(lǐng)。知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快。（2）較強的文字表達能力。起草文件，綜合情況，會議記錄，潤飾稿件等。（3）特殊技能。電腦打字、攝影、速記、書法、編輯、駕駛等。

2、智能素養(yǎng)（1）知識積累；（2）思維訓(xùn)練；（3）臨機智力訓(xùn)練；（4）記憶訓(xùn)練；（5）反思（反省）訓(xùn)練。

3、心理素養(yǎng)（1）樂觀與沉默；（2）培植自信心；（3）鼓勵競爭精神，防止嫉妒心理；

4、職業(yè)道德（1）為事業(yè)埋頭苦干的獻身精神；（2）遵守紀(jì)律的自覺性；（3）謙和平等的人際關(guān)系。

二、公文寫作

（一）公文的定義公文是國家機關(guān)及其它社會組織在行政職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。

（二）公文的特點

1、法定性；

2、針對性；

3、政策性；

4、效用性；

5、時限性；

6、規(guī)范性。

（三）公文的作用

1、頒布法規(guī)，傳達批示；

2、反映情況，請示工作；

3、聯(lián)系工作，商洽公務(wù)；

4、催辦工作；

5、宣傳教育；

6、依據(jù)憑證；

7、交流信息。

（四）公文的分類

1、按照使用范圍的不同，將公文分為：（1）通用公文：廣義上的公文，發(fā)文主體、規(guī)則、格式等皆循通例。（2）專用公文：專門機關(guān)使用的公文樣式，有特殊要求，如法院的判決書、審計局的審計報告。

2、按照來源的不同，將公文分為：（1）對外文件：簡稱發(fā)文。是指本機關(guān)（或部門）擬制向外單位發(fā)出的文件。（2）收來文件：簡稱收文。是指由外機產(chǎn)擬制的作為傳達其自身機關(guān)的意圖，發(fā)送到本機關(guān)（或部門）來的文件。（3）內(nèi)部文件：是指制發(fā)和使用都限于機關(guān)內(nèi)部的文件。

3、按照行文關(guān)系和行文方向的不同，將公文分為：（1）上行文：是指下級機關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。（2）下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)干部對所屬的下級機關(guān)的一種行文。（3）平行文：是指同級機關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間的一種行文。

4、按照秘密程度的不同，將公文分為：（1）秘密文件：指內(nèi)容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。秘密文件還可細分為秘密、機密、絕密三個級別的文件。（2）普通文件：是相對于秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。

5、按照辦理時限的不同，將公文分為：（1）特急件：內(nèi)容極為重要，需要最快速度傳遞，最短時間處理的文件。（2）急件：內(nèi)容緊急，要求在規(guī)定時限或較短時間內(nèi)處理的文件。（3）平件：按照正常工作程序收發(fā)、處理的文件。

6、按照發(fā)文機關(guān)性質(zhì)的不同，將公文分為：（1）官方文件：主要有法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。（2）非官方文件：是指各社會組織、企事業(yè)單位制發(fā)的文件。

7、按照具體職能的不同，將公文分為：（1）規(guī)范性文件：是指機關(guān)、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動、工作等方面嚴(yán)格遵守的行業(yè)規(guī)范。如章程、條例、規(guī)定、辦法、細則、制度等。（2）指揮決策性文件：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下級機關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。如：命令、指示、決定、意見、批復(fù)、政策性通知等。（3）報請商洽性文件：是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文以及同級及沒有隸屬關(guān)系的單位為公務(wù)活動使用的公文。如報告中、請示、議案、函等。（4）公告知照性文件：是指機關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及機關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。如公告、通告、公報、通知、通報、會議紀(jì)要、備忘錄等。（5）日常性公文：是指各機關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動以備查考的公文。如：計劃、規(guī)劃、總結(jié)、會議記錄、電話記錄、大事記、簡報、調(diào)查報告、值班日志等。

（五）公文的種類和特點在2008年8月24日國務(wù)院辦公廳《國務(wù)行政機關(guān)公文處理辦法》中，規(guī)范了13種公文名稱。它們分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。在1996年5月3日中共中央辦公廳《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中規(guī)范了14種公文名稱。它們分別是：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。

1、命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。

2、決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

3、公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

4、通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。

5、通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

6、通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

7、議案適用于各級人民政府或人民代表，向同級人民代表大會或其常委會提請審議事項。

8、報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

9、請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

10、批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請求事項。

11、意見適用于對重要問題提出見解和處理方法。

12、函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

13、會議紀(jì)要（抄告單）適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

（六）公文寫作

1、寫作公文的幾種類型（1）為自己或本部門工作起草；（2）為領(lǐng)導(dǎo)起草（受命代言）；（3）為他人起草（代書）。

2、起草公文的入門條件（1）熟悉情況；（2）熟悉公文格式；（3）熟悉寫作規(guī)范。

3、公文寫作的特點（1）被動寫作，遵守性強；（2）對象明確，針對性強；（3）集思廣益，群體性強；（4）決策之作，政策性強；（5）緊迫之作，時限性強；（6）講究格式，規(guī)范性強。

4、公文寫作的步驟（1）明確寫作公文的主旨（根據(jù)主旨選擇公文）；（2）收集有關(guān)材料（寫作內(nèi)容）；（3）完成總體構(gòu)思，擬出寫作提綱（謀體布局）；（4）起草正文（導(dǎo)語、主體、結(jié)束語）；（5）檢查修改（主題、觀點、材料、結(jié)構(gòu)、語言、格式）；（6）形成送審稿

5、公文寫作的要求（1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性；（2）要實事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律；（3）在文字表達上準(zhǔn)確、鮮明、生動、符合語法和邏輯；（4）要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式和程序；（體式：公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出）（5）要注意細節(jié)。

三、公文處理

（一）公文處理

1、概念（1）發(fā)文：是指機關(guān)文書部門根據(jù)機關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印文件材料等。（2）發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個運轉(zhuǎn)過程。

2、程序發(fā)文辦理程序由擬稿、會商、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與核對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。

3、具體要求（1）擬稿必須注重行文規(guī)則；（2）會商就是涉及其他部門管理職權(quán)時商洽取得一致意見，如協(xié)商不成，則呈報上級組織調(diào)處。（3）審核主要做到“六查”，即一查是否需要行文；二查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機關(guān)部門已有的規(guī)定是否矛盾；三查要求和措施是否明確具體，切實可行；四查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；五查文字表述是否正確、簡練、條理清楚，標(biāo)點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；六查公文格工是否符合規(guī)定。（4）簽發(fā)必須確認是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文；簽發(fā)后必須對文內(nèi)容和文字負完全責(zé)任；聯(lián)合發(fā)文必須會簽。（5）注發(fā)必須對公文主送單位、抄送單位、緊急程度、秘密等級、公文字號、主題詞、文件格式、發(fā)送方式、印刷份數(shù)、印發(fā)日期等詳注。（6）復(fù)核必須審核審批簽發(fā)手續(xù)，公文體式，公文附件材料，行文關(guān)系。（7）繕印是指對已簽發(fā)的公文定稿進行印制。（8）核對一般是三核制，即印 印單位、承辦人員和印制人員對文稿進行核對。核對方法：對核法、折核法、讀核法。（9）用印、簽署。用印是上不壓正文，下騎年蓋月；簽署一般先簽名后蓋章。（10）發(fā)文登記一般采用薄冊式形式。（11）分裝、發(fā)出。發(fā)送方式有印制發(fā)送、傳真發(fā)送、電報發(fā)送。（12）對外催辦主要方式有電話催辦、文字催辦、登門催辦、會議催辦。

（六）公文格式

1、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般要使用紙張定量為60g/m-80g/m的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%-90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5-9.5。

2、公文用紙幅面及版面尺寸（1）公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm*257mm，尺寸的允許偏差±1cm。(2)公文頁邊及版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm*225mm（不含頁碼）

3、公文中圖文的顏色行政機關(guān)的公文在一般情況下，除了發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。

4、排版規(guī)格與印制裝訂要求（1）排版規(guī)格正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。（2）制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。（3）印刷要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。（4）裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂訂鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。裝切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。

5、公文中各要素標(biāo)規(guī)則組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紙色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。（1）眉首①公文份數(shù)序號；②秘密等級和保密期限；③緊急程度；④發(fā)文機關(guān)標(biāo)識發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，發(fā)號公文由發(fā)文機關(guān)加“文件”組成；命令（令）由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令（令）”組成，會議紀(jì)要由會議名稱加“會議紀(jì)要”組成，其他公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm，對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm*15mm。聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。⑤發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“[]”括入序號不編虛位，不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。⑥簽發(fā)人上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。（2）主體①公文標(biāo)題公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，發(fā)號公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)，其他公文不標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名名號外，一般不用標(biāo)點符號。紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；四行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。②主送機關(guān)主送機關(guān)指公文的主要管理機關(guān)。標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱之后標(biāo)全角冒號。標(biāo)識主送機關(guān)時應(yīng)標(biāo)明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。③公文正文主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。④附件公文如有附件，在正文下空1行左空2號用3號仿宋體字標(biāo)識附件，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：

1、****”）；附件名稱不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。⑤成文時間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫成“0”。⑥公文生效公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識有以下兩種情況：單一發(fā)文印章：單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正，居中下壓成文時間，印章用紅色。聯(lián)合行文印章：當(dāng)聯(lián)合行文加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文這間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。⑦附注公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。（3）版記①主題詞主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。②抄送（抄報）抄送（抄報）機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文的其他機關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下1行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號分隔，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。③印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號宋體字，印發(fā)機關(guān)干部左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。④版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區(qū)別，二是顯得美觀。⑤版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。

6、頁碼用4號半角體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。

7、公文中表格公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

（二）收文處理

1、概念：收文處理是指收到人證的輸過程，包括簽收、登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。

2、具體要求：（1）簽收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文機關(guān)名稱，是否確屬本機關(guān)的收文，以防錯投、錯收；二查清文件號碼與遞送人在簽收登記上所登的號碼是否一致；三查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時追查原因；四查清文的登記數(shù)與實有件數(shù)是否相符。拆封做到三個明確。即一明確一般文件由辦文人員拆封；二明確領(lǐng)導(dǎo)“親收”“親啟”的封件，由領(lǐng)導(dǎo)本人拆封或由其委托的人代拆；三明確密件交由機要文書或機要室拆封，妥善辦理。（2）登記項目包括收件的流水順號、收到日期、來文機關(guān)、來文字號、密級、份數(shù)、分送部門、簽收、備注等。登記的具體范圍包括：上級機關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要輸?shù)奈募幌录墮C關(guān)文件。包括請示、報告性文件；重要的帶有密級的刊物、資料；其他機關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件；上級極關(guān)召開會議印發(fā)的會議文件材料。（3）審核主要是收到下級單位的上行文后進行預(yù)審，合格公文進入正式辦文，不合格公文可以退回。（4）分發(fā)應(yīng)分閱知件和閱辦件填好《文件傳閱單》或《收文處單》后分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱知辦理。（5）擬辦是對來文的處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。上級來文，主要寫“請**領(lǐng)導(dǎo)閱示，批示”，“擬請**部門辦理”；下級來文或平行文，主要寫“擬請**部門閱處”；需要多個部門聯(lián)合處理的，需要選出牽頭單位和輔助單位。擬辦應(yīng)在收文處理單上給出擬辦意見，并簽名，寫日期。（6）批辦是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有權(quán)人對送批的文件如何處理所作的批示。批辦的主要內(nèi)容包括：

1、提出處理該份文件所述問題的原則和方法；

2、提出并指明負責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時限；

3、凡是需要兩個單位或者多人共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行；

4、需傳閱的公文，寫明傳閱范圍，對象等。

7、承辦是指機關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復(fù)文。總體來說要按照領(lǐng)導(dǎo)的批示，抓好落實。

8、催辦就是要對那些必須輸答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦的形式分口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。

9、注辦要注意以下四點：一是一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期；二是需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號；三是用口頭或電話答復(fù)的要注明時間、地點、接談或接電話者、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；四是不需復(fù)文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。

（三）公文立卷歸檔工作

1、公文立卷（1）公文立卷是指機關(guān)文書部門將已辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。公文立卷的原則：一是公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用；二是公文立卷可以維護文件的完整與安全，便于文件的保管；三是公文立卷，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。（2）公文立卷的主體可以是綜合部門（辦公室），也可以是會計、保衛(wèi)、人事、科技等專門部門。小機關(guān)一般由辦公室或秘書科集中立卷。（3）公文立卷的范圍反映本單位主要職能活動和基本面貌的文件是立卷的重點。公文立卷文件材料范圍包括：上級機關(guān)的文件材料；本機關(guān)的文件材料；同級機關(guān)非隸屬機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)的文件材料。（4）公文立卷的方法

1、文件集中；

2、文件歸類；

3、編制立卷類目（類名和條款）（5）卷內(nèi)文件的整理和編目

1、按照一定標(biāo)準(zhǔn)對卷內(nèi)文件進行排列；

2、對卷內(nèi)文件編制頁號和件號；

3、填寫卷內(nèi)文件目錄。主要項目有：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等。

4、填寫卷內(nèi)備考表備考表置于案卷末尾，項目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等。

5、擬寫案卷標(biāo)題；

6、填寫案卷封皮；案卷封皮項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等。

7、排列案卷；

8、編寫案卷號；

9、編制案卷目錄。

2、案卷歸檔（1）歸檔制度1）歸檔范圍有價值即歸檔。2）歸檔時間機關(guān)文部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年的六月前向檔案部門移交檔案。3）歸檔要求。一是應(yīng)歸檔的文件齊全、完整；二是文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；三是歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷；四是案卷標(biāo)題簡明確切，封面清楚、目錄完整。（2）文件的保管期限1）列為永久保存。是指那些反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的文件材料。2）列為長期保存。是指那些反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件材料。期限為16-50年左右。3）列為短期保存。是指那些只在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料。期限為15年以下。

四、會議組織工作

（一）會議的涵義和要素

1、組織會議，簡稱“辦會”，是秘書工作的重要內(nèi)容之一；

2、會議的要素：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。

（二）會議的分類

1、按照內(nèi)容性質(zhì)的不同，會議可分為代表大會、工作會議、學(xué)術(shù)會議、聯(lián)席會議等。

2、按照會議鐵形式的不同，會議可分為小組會、座談會、報告會等。

3、按照與會人員的成分的不同，會議可分為黨委會、董事會、記者招待會等。

4、按照人數(shù)、規(guī)模的不同，會議可分為大型會議、中型會議、小型會議。

5、按照會議召開的規(guī)律或日期的不同，會議可分為定期例會、臨時性會議等等。

（三）會議的功能

1、決策功能；

2、指揮功能；

3、溝通功能；

4、協(xié)調(diào)功能；

5、動員功能；

6、顯示功能。

（四）會務(wù)工作的辦理

1、會前準(zhǔn)備、會議準(zhǔn)備、會后整理工作。

2、會議工作流程一般為：擬定會議內(nèi)容→擬出會議方案→報領(lǐng)導(dǎo)審批→下發(fā)通知→會務(wù)準(zhǔn)備工作→會議記錄整理材料→歸檔。

（五）會場的排座

1、小型會議；

2、大型會議。

五、辦公室事務(wù)管理

（一）環(huán)境、衛(wèi)生、安全管理

1、環(huán)境：方便、舒適、和諧統(tǒng)一。

2、衛(wèi)生：干凈、整潔、整齊美觀。

3、安全：無任何隱患和事故。

（二）日常工作與管理

1、日程工作安排；

2、領(lǐng)導(dǎo)約見安排；

3、臨時性工作處理。

（三）電話管理

1、電話機和電話費管理；

2、電話記錄處理；

（四）印章使用與管理

1、印章的刻制和啟用；

2、印章的審批和使用；

3、印章的保管。

（五）介紹信的使用與管理

1、介紹信是用來介紹派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。

2、介紹信管理應(yīng)嚴(yán)格而細致，并注意以下問題：（1）介紹信的格式應(yīng)符合要求；（2）介紹信應(yīng)由專人管理；（3）出具介紹信必須認真履行審批手續(xù)；（4）妥善保管好介紹信的存根。

（六）值班工作

1、值班工作的主要任務(wù)；

2、值班記錄的編寫和處理。

（七）保密工作

1、保密工作的重要性；

2、保密工作的內(nèi)容。

（八）辦公用品管理

1、辦公用品管理的內(nèi)容；

2、辦公用品管理的原則。

（九）接待工作

1、內(nèi)容

2、類型

3、程序

4、接待工作計劃

5、接待工作實施

（十）財務(wù)管理

（十一）車輛管理

（十二）人事檔案管理

（十三）應(yīng)急管理

（十四）其它管理

第五篇：秘書人員如何干好秘書工作

秘書人員如何干好秘書工作

王靜

黔南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理系08文秘班

【摘要】：秘書工作具有很強的職能性和特殊性，一個好的秘書工作者要在領(lǐng)導(dǎo)身邊發(fā)揮參謀輔助的職能，為領(lǐng)導(dǎo)排優(yōu)解難，當(dāng)好合格的助手；找準(zhǔn)工作的特點：機要性、輔助性、綜合性，圍繞中心工作做到全面而細致。

【關(guān)鍵詞】：秘書工作秘書工作特點參謀工作綜合服務(wù)

秘書是在社會確定的對應(yīng)從屬范圍內(nèi)，為特定負責(zé)對象主導(dǎo)性事

務(wù)的權(quán)力和責(zé)任，進行以日常管理為主的知識性服務(wù)的一類職司人員。秘書的主要職能作用是助手、參謀、綜合服務(wù)，秘書工作者要緊緊圍繞秘書工作的中心工作，充分調(diào)動積極性、不斷提升自身素質(zhì)，才能發(fā)揮好秘書的職能作用。秘書工作盡管紛繁復(fù)雜，有時會出現(xiàn)“計劃趕不上變化”的情況，但是只要我們緊緊圍繞秘書工作的中心工作，充分發(fā)揮好秘書職能，相信對于搞好秘書工作會起到很大的促進作用。

一、秘書工作所具有的特點

秘書作為一種職業(yè)，與其他職業(yè)在工作本質(zhì)上有著明顯的不同，這也就是秘書工作的特點。全面、透徹地認識秘書工作的特點，是我們做好秘書工作的一個重要前提。理解秘書工作的特點，更有利于開展工作。從這個意義上說，秘書工作與其他職業(yè)工作最主要的本質(zhì)區(qū)別，是秘書工作具有機要性、輔助性、綜合性。

(一)機要性

機要性：顧名思義是指工作的機密性和重要性。秘書身處領(lǐng)導(dǎo)、上司身邊，秘書部門是最貼近領(lǐng)導(dǎo)中樞的部分，秘書工作就是輔助領(lǐng)導(dǎo)、上司進行管理決策和公務(wù)活動，所以秘書工作中，有相當(dāng)?shù)膬?nèi)容是領(lǐng)導(dǎo)、上司的工作范圍，因為工作需要，秘書必須了解掌握，甚至在需要的時候，代替領(lǐng)導(dǎo)、上司臨時實施管理和開展公務(wù)活動。這對于秘書來說，既要對各方面工作了如指掌，又要明確哪些是需要自己知道的，哪些是自己不必知道的。知道的內(nèi)容，要守口如瓶，不必言及的，不多吐一字，以避免失誤，避免節(jié)外生枝。不必知道的，決不好奇、不打聽，自覺減少失密的可能。秘書工作的機要性要求秘書準(zhǔn)確把握所辦事務(wù)的分寸，具體問題，具體分析，恰當(dāng)解決。

（二）輔助性

輔助性：秘書工作的輔助性具體表現(xiàn)在：其一，所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，秘書工作范圍就要擴大到或延伸到哪里。其二，現(xiàn)代秘書人員能參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會議或共同研究問題，甚至有機會提出解決問題的方案，但秘書參加會議的主要責(zé)任是辦理會議事務(wù)，要慎用發(fā)言權(quán)，無表決權(quán)。其三，現(xiàn)代秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張，自行其是。協(xié)助幫忙，而不必主動做主角，不必主動主持。比如就召開一次會議來說，秘書工作的輔助性特點體現(xiàn)在秘書要做的是會前準(zhǔn)備材料，搜集領(lǐng)導(dǎo)講話所需要的信息資料、布置會場、召集與會人員、準(zhǔn)備會議場地等，還包括會上的組織服務(wù)、會后的逐一落實等。

（三）綜合性

綜合性：秘書工作的綜合性具體表現(xiàn)在全面性、多樣性和系統(tǒng)性三個方面。首先，秘書工作的內(nèi)容涉及本組織的全部工作。其次，秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)部門和整個組織服務(wù)的，這種服務(wù)主要體現(xiàn)在對各種事務(wù)性工作的處理上。再次，秘書工作的綜合性表現(xiàn)在條理化、系統(tǒng)化地處理范圍廣、形式多、紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作。其實秘書工作的綜合性，就是復(fù)雜的工作條理清楚，事務(wù)性工作有章可循，形成有機的動作系統(tǒng)，在綜合服務(wù)中完成輔助管理的職責(zé)。

二、秘書人員應(yīng)具備的素養(yǎng)與能力

（一）、秘書工作人員的綜合素養(yǎng)

秘書代表領(lǐng)導(dǎo)的形象，近身參謀輔助，所從事秘書工作就要人品好、眼界寬、能力強。人品不僅是脾氣秉性，道德良心和思想覺悟也是人品；眼界和位置有關(guān)，站得高才能看得遠。在我國，歷史的原因形成了對秘書講究政治水平和人際關(guān)系的傳統(tǒng)。政治水平高，政策吃得透才世事洞明；人緣好，人際關(guān)系融洽辦事就練達。然而政治水平并不完全等于政治信仰；人際關(guān)系也不等于做人八面玲瓏。要求秘書政治水平高，就是對問題的認識層次高，思考問題的角度和解決問題的方法正確，在復(fù)雜的工作環(huán)境和問題面前既識大局、顧大體又講原則講正氣。要求秘書人際關(guān)系好就是為人處事寬厚、豁達，在處理各方面關(guān)系時既遵紀(jì)守法又善解人意。

（二）、秘書工作人員應(yīng)具有的職業(yè)道德

一個秘書人員不具有一定的職業(yè)道德，不能被稱為是一個合格的秘書的。秘書不為名，不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無名英雄。經(jīng)常擬稿、落款、簽名不是自己;經(jīng)常組織會議,但自己從不上主席臺。經(jīng)常熬夜,但白天還得起早布置工作,節(jié)假日他人休息、與家人團聚,但自己還得值班,不能休息。秘書人員在生活工作中默默無聞，領(lǐng)導(dǎo)碰上麻煩事心情不舒暢時，秘書應(yīng)該為領(lǐng)導(dǎo)排優(yōu)解難，培養(yǎng)自己的耐性。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和社會的公認。凡此種種,都說明一點,沒有一個全心全意為人服務(wù)的心是當(dāng)不了一個秘書的。特別是當(dāng)前秘書人員物質(zhì)待遇相對社會上一些行業(yè)、一些人員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在經(jīng)濟快車、信息高速爆炸的形式下,沒有一定的職業(yè)操守，勤儉自律、勤政為民、艱苦奮斗,忍辱負重、任勞任怨的工作態(tài)度,是干不好秘書工作的。同時由于秘書人員的“德”是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補充”、機關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”,要求秘書人員必須誠實正直、謙虛謹(jǐn)慎、兢兢業(yè)業(yè),恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機密，互相幫助、患難與共。

（三）、秘書工作決定工作人員應(yīng)具有輔助管理的職能

秘書工作是以輔助領(lǐng)導(dǎo)和上級完善管理為目的，通過“辦文”、“辦會”、“辦事”，實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)的事務(wù)服務(wù)。服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀和助手，是領(lǐng)導(dǎo)近身甚至有時還代替領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)。這是秘書人員職業(yè)性質(zhì)所決定的。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，自行辦事，別出心裁，唯所欲為，都是職業(yè)道德所不允許的。個人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮，更多地限于建議、獻策等方面。不能用個人不成熟的想法主觀臆斷，去影

響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。作為領(lǐng)導(dǎo)的近身助手，當(dāng)好參謀，就是要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化、透明化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事順理成章的思維定勢，要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻策者就不是好的秘書人員的新觀念。

（四）、秘書工作使秘書人員應(yīng)具有綜合服務(wù)的職能

秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進行上情下達、左右溝通、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。使主觀符合客觀，變被動為主動，培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng),提高業(yè)務(wù)能力。秘書的地位和職能決定了秘書工作大到覆蓋單位組織的方方面面，小到涉及部門人員的點點滴滴。作為機關(guān)管理的一員，就要求秘書工作事無巨細，都能收放自如。收，要求秘書的工作微觀上不丟不落，見微知著。放，要求秘書的工作宏觀上控制到位，相互銜接。收放自如，要求能把紛繁復(fù)雜的秘書工作條分縷析，用現(xiàn)代科學(xué)管理方法統(tǒng)籌解決具體問題。這就要求秘書具備一定的工作技巧和工作藝術(shù)：一是全局性思維、站在大局的角度爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是不同時期爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握不同時期的重點工作，能夠分清工作的輕重緩急，理清主次高效率完成任務(wù)；三是弄清工作思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以完善和落實，四是及時歸檔、存檔，積累和儲存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。具備這樣的工作技巧，培養(yǎng)了這樣的工作藝術(shù)，在工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)有一致的認識，才有共同觀點和語言，落實任務(wù)和辦事時，才能使工作高效運轉(zhuǎn)。日常工作中，要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)

容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項，畫出一個辦事時間順序圖，先做急而重要的，后做急的，再做重要的。

秘書工作具有的輔助管理、綜合服務(wù)的職能決定秘書在處理事情上將“沒完沒了、沒昏沒曉、沒饑沒飽”，作為不管部的一員，要大事能承擔(dān)，小事不推辭。秘書工作既平常化又具有一定的特殊性。

改革開放的不斷深入和發(fā)展,人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化。現(xiàn)代管理方法作為提高工作效率、促進事業(yè)發(fā)展的有效手段,在黨政機關(guān)和各企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。在建設(shè)有中國特色社會主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級黨政機關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會高效率的管理。秘書人員在管理中要明白工作的特殊性、自身具有的職能性，要起著參與政務(wù)、管理事務(wù)的作用,要加強自身的職能訓(xùn)練,以適應(yīng)市場經(jīng)濟和國內(nèi)外形勢發(fā)展的需要。

參考文獻：

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