第一篇：對人大機關公文處理實踐中幾個問題思考

對人大機關公文處理實踐中幾個問題的思考 地方人大機關設立四十年來，人大機關公文逐漸規(guī)范，特別是 2000 年全國人大常委會辦公廳印發(fā)了《人大機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》），人大機關公文處理更加科學統(tǒng)一，較好地為人大及其常委會依法履職和人大工作正常開展提供了服務。但隨著人大事業(yè)的不斷發(fā)展和黨政機關公文處理的更加完善，特別是 2012 年 7 月，《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）實施后，地方人大機關的公文處理也面臨一些新情況新問題，需要在實踐中進一步探索、規(guī)范。

一、關于兩種特有的文種 與《條例》相比，“法、條例、規(guī)則、實施辦法”和“建議、批評和意見”是《辦法》規(guī)定的人大機關特有的文種。但在實際運用中卻與相關規(guī)定有一定的沖突。

關于“法、條例、規(guī)則、實施辦法”。法、條例、規(guī)則、實施辦法等公文的制作，《立法法》進行了規(guī)范，有立法權的地方人大對制定和批準“條例”也專門作出了規(guī)定。這些特殊的規(guī)定與《辦法》中公文辦理程序并不完全一致。同時，這種文種獨立性不強，在公布時必須與“命令”、“公告”等組合使用才能生效。

關于“建議、批評和意見”。機關公文形成的主體必須是機關法人，機關公文必須符合國家標準體式。人大代表不

具備機關法人資格，不能代表人大機關法人。正因為如此，《條例》也沒有把憲法賦予公民在履行批評和建議權利時所形成的書面材料視作公文。同時，機關公文格式的國家標準規(guī)定，公文必須由發(fā)文機關標識（發(fā)文版頭）、公文生效標識（印章）、版記等區(qū)別于其他類型文書的特定標志組成。人大代表提出的建議、批評和意見所形成的書面材料，不符合上述規(guī)范。

由此可見，“法、條例、規(guī)則、實施辦法”和“建議、批評和意見”并不適合按公文處理，可以配合其他文種使用運行，并不會降低它的法定效力。

二、關于行文原則和行文關系 關于行文原則。①人大常委會黨組和人大常委會機關黨組不宜向下行文，根據(jù)《黨章》《黨組工作條例》的規(guī)定，黨組是領導機構，討論決定本單位的重大事項，黨組不是一級黨委，它只對上級黨委負責，和下一級人大及其常委會，以及同級人大機關各部門，沒有隸屬關系。《辦法》規(guī)定，人大機關各部門可以相互行文，也可以向下一級人大機關行文，所以黨組的決策和要求可以通過人大機關有關部門發(fā)文來實現(xiàn)。②人大的專門委員會是人民代表大會的機構，在人代會閉會期間接受人大常委會的領導，不是獨立的工作機構，因此不宜直接向黨委報告工作，也不能單獨對外發(fā)文。③文件應有主送部門。請示性或要求對方辦理答復的文件，主送部門應該明確，以便受文單位及時處理。除了主送部門，對其他有關部門可以作為抄送關系行文。抄送部門同樣不應過多，因為抄送部門一般不負責處理，只需了解情況和協(xié)助貫徹執(zhí)行，多了只會增加文書處理工作部門的負擔。同時還要注意，向上級機關的請示，不要同時抄送下級機關；向下發(fā)的重要文件，可以抄送直接上級機關。④聯(lián)合行文應當確有必要，聯(lián)合單位不宜過多，要協(xié)商一致方能行文。

關于行文關系。上行文。人大機關的上行文，主要是請示問題、匯報工作。請示問題，應當一事一文，不得在非請示公文中夾帶請示事項。不得越級請示或者多頭請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。向領導請示問題的公文，應當送辦公廳（室）文秘部門按規(guī)定程序辦理，不應直接送領導本人。平行文。向相互間沒有隸屬關系的機關、部門之間的行文就是平行文。人大機關同本級的黨政軍機關、團體、工礦企業(yè)、事業(yè)單位，不論行政區(qū)域是否隸屬，相互間如果有問題要解決，都可以直接行文。只是相互間一般不能發(fā)指令性文件，也不能互相請示、匯報、報告，雙方應是一種平等身份。平行文應當是協(xié)商關系。下行文。一般有三種情形：逐級行文，行文只對直接的下一級；多級行文，同時直接發(fā)到所屬幾級組織的辦法，目的是免除層層轉(zhuǎn)發(fā)的環(huán)節(jié)，提高時效；直貫到底行文。高一級人大機關根據(jù)需要可以把文件一下子發(fā)到最基層的組織或直達人

大代表，需要全社會周知的某些文件還可以采取登報等形式，直接與廣大人民群眾見面。

三、關于實踐中的幾個問題 “函”“批復”“審議意見”等的處理。“函”和“批復”均是法定公文名稱，不能出現(xiàn)在“機關代字”中。報告是上行告知類正式文種，而沒有“匯報材料”、“情況匯報”、“匯報”等文種。平時工作中使用的“計劃”“要點”“方案”等也不是法定文種，但這些事項是需要辦理的，可以通過印發(fā)“計劃”“要點”“方案”的“通知”等方式來交給受文單位處理。“審議意見”在人大機關出現(xiàn)頻率很高，非常重要，《監(jiān)督法》從內(nèi)容到形式都作了具體規(guī)定，目前大多是以常委會印發(fā)“通知”來處理，但如果以常委會文件交辦，“審議意見”作為人大機關的一個文種勢在必行，如果以辦公室文件交辦，則“審議意見”缺乏獨立性，效力也大打折扣。

繁瑣標題的處理。《××縣工商局轉(zhuǎn)發(fā)市工商局轉(zhuǎn)發(fā)國家工商局關于××××的通知的通知的通知》這樣的多重轉(zhuǎn)發(fā)類標題，冗長雜亂，令人生厭。標題應是正文的中心思想，語言簡潔精煉，對轉(zhuǎn)發(fā)性通知標題，可只保留公文發(fā)源處的一個文種即可。因此，可將整個標題改為《××縣工商局轉(zhuǎn)發(fā)國家工商局關于××××的通知》，把轉(zhuǎn)發(fā)中間層次即市工商局的情況寫進公文的開頭，如“近日，接市工商局轉(zhuǎn)發(fā)

《國家工商局關于××××的通知》，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，望……。” 文頭的準確稱謂。一般情況下，文頭的稱謂應是受文單位全稱或者規(guī)范性簡稱。有兩種情況需要注意，在擬辦常委會會議通中，開頭僅稱“各位委員”是不正確的，完整的稱謂是“常委會各組成人員”；在擬辦常委會會議主持詞時，可稱“主任、各位副主任、秘書長、各位委員”，如果是主任主持會議，可稱“各位副主任、秘書長、各位委員”。

附件的準確處置。把附件和正文分離的做法是不正確的。在正文下空 1 行，左空 2 字用 3 號仿宋體標注“附件”。有兩個以上附件時，應注明順序，順序號使用阿拉伯數(shù)字，數(shù)字后使用小圓點。“附件”放在成文日期之后“版記”之前，以保持公文正文與附件的完整一體性。

版記要規(guī)范。版記一般用 4 號仿宋體字，有時也可以用3 號仿宋體字。正式文件不能在版記下標注校核人員、打印人員，因為公文是對公的，不能出現(xiàn)與文件正文無關的個人姓名。統(tǒng)一使用抄送，不要用“報”“抄報”“送”等，抄送機關之間一般用“，”隔開，而不是“、”。在最后一個抄送機關后要標句號。

下行文要恰當。上一級人大常委會的工作委員會直接給下一級人大常委會下文，這是不妥的。因為各級人大專門委員會和人大常委會的工作委員會，都只是負責人大某一方面的工作，并不代表人大或者人大常委會。《條例》明確規(guī)定，黨委、政府各部門不得向下一級黨委、政府發(fā)布指令性公文或提出指令性要求，如需行文，應報請本級黨委、政府批轉(zhuǎn)或由辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)。人大機關處理公文時，可以參照《條例》規(guī)定，向下一級人大常委會直接行文的只能是上一級人大常委會本身或其辦事機構，其他機構如需向下行文，應由常委會批轉(zhuǎn)或由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)。

第二篇：人大機關公文處理辦法

人大機關公文處理辦法（試行）

第一章總則

第一條為使人大機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理的效率和質(zhì)量，制訂本辦法。

第二條人大機關的公文，是人大及其常委會在依法行使各項職權過程中形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是發(fā)布法律、地方性法規(guī)、決定、決議、公告，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。

第三條人大機關秘書部門是人大機關公文管理的工作機構，負責公文的處理，協(xié)調(diào)和指導本機關各部門的公文處理工作。人大機關各部門應當設置專門機構或配備專職人員負責本部門公文的處理工作，并逐步改善辦公手段，努力提高工作效率和質(zhì)量。

文秘工作人員應當忠于職守、作風嚴謹、嚴守機密、廉潔正派，具備相應的專業(yè)知識。

第四條人大機關的公文處理，是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。公文處理必須做到準確、及時、安全。

第五條公文處理中必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和人大機關內(nèi)部的保密規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第二章公文種類

第六條人大機關的公文種類主要有：公告，決議，決定，法、條例、規(guī)則、實施辦法，議案，意見、批評和建議，請示，批復，報告，通知，通報，函，意見，會議紀要等。

公告適用于發(fā)布法律、地方性法規(guī)及其他重要事項。

決議適用于經(jīng)會議審議或討論通過的重要事項。

決定適用于對重要事項做出的決策和安排。

法、條例、規(guī)則、實施辦法適用于人大及其常委會審議通過的法律、地方性法規(guī)。

議案適用于根據(jù)法定程序，有關機構向人大及其常委會提請審議的事項。意見、批評和建議適用于人大代表向人大及其常委會提出，由常委會的辦事機構交由有關機關研究處理并負責答復的事項。

請示適用于請求指示、批準事項。

批復適用于答復請示事項。

報告適用于匯報工作、反映情況、提出建議，或答復詢問等。通知適用于傳達指示，轉(zhuǎn)發(fā)公文，傳達需要執(zhí)行或周知的事項等。通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流情況。

函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門提出請求等。

意見適用于對議案或重要問題提出見解和處理辦法等。

會議紀要適用于記載會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第七條人大機關的公文，一般由版頭、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)

人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文時間、印章、附注、主題詞、抄送機關、印制版記等部分組成。

（－）版頭版頭由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，或者加括號標明文種組成。聯(lián)合行文時，主辦機關應該排列在前。

（二）秘密等級秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”。“秘密”，標注于公文首頁左上方。機關內(nèi)部的公文，應當標明 “內(nèi)部文件”。

（三）緊急程度緊急公文應分別標明“特急件”、“急件”；緊急電報應標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發(fā)文字號發(fā)文字號由機關代字、年份、序號組成。“文件”的發(fā)文字號應當排列于版頭之下，橫線之上居中處。“函”的發(fā)文字號應當排列于版頭之下，橫線之下居右側(cè)。聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦機關發(fā)文字號。橫線中央不嵌五星。

（五）簽發(fā)人上報公文應當在發(fā)文字號右側(cè)標注“簽發(fā)人”，由發(fā)文機關的領導審批簽字。

（六）標題公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明公文的種類。位于主送機關或正文之上正中間。

（七）主送機關主要受理公文的機關。應當用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文上方，頂格排列。

（八）正文公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標題或主送機關下方。

（九）附件公文附件，應當在正文之后，發(fā)文機關署名之前注明附件順序和名稱。

（十）發(fā)文機關署名發(fā)文機關應當寫全稱或規(guī)范化簡稱。

（十一）成文時間應當以領導簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關領導的簽發(fā)日期為準。電報應當以發(fā)出日期為準。特殊情況除外。

（十二）加蓋印章公文中有發(fā)文機關署名的（含聯(lián)合發(fā)文），應當加蓋部門印章。印章必須與署名相符。

（十三）主題詞主題詞的標注，應當符合公文主題詞標注的各項規(guī)則。

（十四）抄報、抄送單位指除主送機關以外的其他需要告知的上下級、同級或不相隸屬機關。“抄報”是向上級機關和領導報送公文；“抄送”是向同級、下級或不相隸屬機關分送公文。

應當排列于公文本頁下端。

（十五）印制版記由公文制發(fā)機關名稱、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)組成，標于公文末頁下端。印發(fā)日期和份數(shù)應當用阿拉伯數(shù)字書寫。

（十六）公文用紙一般為16開型（長260毫米，寬184毫米）。左側(cè)裝訂。公文標準印刷字號：通常情況下，標題用2號宋體字，主送機關使用3號黑體字，正文使用3號仿宋體字，文中小標題，按結構層次，第一層用3號黑體字，第二層用3號楷體字，落款使用楷體字。

第四章行文規(guī)則

第八條人大機關的行文關系，應根據(jù)各部門的隸屬關系和職權范圍確定。

（一）人大機關各部門在本部門職權范圍內(nèi)，可相互行文。

（二）人大機關各部門可向下一級人大機關的有關業(yè)務部門行文。必要時，應當同時抄送其直接上級機關。

人大機關部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

（三）人大機關各部門可對外向不同隸屬關系的部門行文。

重要問題的行文，應當與有關部門協(xié)商一致后發(fā)文。

（四）同級人大機關各部門、上一級人大機關部門與下一級人大機關部門可聯(lián)合行文；人大機關部門與同級黨委、政府部門及其它部門也可聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文應當確有必要，單位不宜過多。

第九條請示問題，應當一事一文，不得在非請示公文中夾帶請示事項。不得越級請示，或多頭請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。

向常委會領導請示問題的公文，應當送辦公廳（室）秘書部門按規(guī)定程序辦理，不應直接送領導本人，特殊情況除外。

第五章公文辦理

第十條公文的辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理主要包括：公文的簽收、登記、分發(fā)、傳閱、請辦、承辦和催辦等程序；發(fā)文主要包括：公文的起草、校核、審簽、登記、印制和分發(fā)等程序。

一、收文的辦理

（－）簽收應當逐件清點來文后簽收。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向發(fā)文機關查詢并采取相應措施。

（二）登記應當將公文的發(fā)文機關、發(fā)文字號、標題、密級、份數(shù)、收到時間及處理情況等逐項填寫清楚，以利管理、查詢和催辦。

（三）分發(fā)應當根據(jù)來文內(nèi)容或來文單位的要求，以及收文單位的有關規(guī)定，將公文及時分送有關領導和部門。

（四）傳閱應當按照規(guī)定和程序?qū)⒐乃陀嘘P領導傳閱，不得隨意擴大傳閱范圍。秘書部門應隨時掌握公文去向，避免漏傳和延誤。

（五）請辦對需要辦理的公文，應當送請主管領導批示后辦理。

（六）承辦有領導批示的公文，應當按照領導批示內(nèi)容辦理。對屬于有關職能部門承辦的公文，文秘部門應盡快交職能部門辦理。承辦部門應盡快辦理，不得延誤、推諉。如認為不屬于本部門職責或不適宜由本部門承辦的，應及時退回交辦部門并說明理由。

對需要報請領導批示的重要公文，應及時上報，需要文秘部門提出辦理意見或建議并代擬文稿的，應將辦理意見和代擬文稿一并上報。緊急公文應提出辦理時限。

（七）催辦對辦理中的公文應當進行督辦、查詢。緊急、重要的公文應及時、重點催辦，一般公文也應當定期催辦，做到件件有結果，并采取適當方式隨時或定期向領導反饋情況。

二、發(fā)文的辦理

（－）公文的起草草擬公文應當做到：

1.符合國家的憲法、法律、地方性法規(guī)和黨的方針、政策及有關規(guī)定。

2.情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精練，用詞和標點準確、規(guī)范。

3.結構層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“（－）”，第三層為“1．”，第四層為“（l）”。

4.必須使用國家法定計量單位。

5.公文中的數(shù)字，除部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具

有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

（二）校對審核公文文稿送領導審批之前，應當認真細致地逐級校對審核，文責自負。公文校對審核的內(nèi)容是：

1.報批程序是否符合規(guī)定；

2.內(nèi)容是否符合國家的法律、地方性法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定，是否完整、準確體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接；

3.涉及有關部門業(yè)務的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見；

4.所提措施和辦法是否切實可行；

5.人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、抄報（送）單位、主題詞是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數(shù)字的用法是否符合有關規(guī)定。

6.已經(jīng)領導審批過的文稿，在印發(fā)之前應再作校核。經(jīng)校核，如內(nèi)容需作實質(zhì)性修改，須報原審批領導復審。

（三）審簽公文須經(jīng)主管領導審批簽發(fā)。重要公文應當由機關主要領導或上級領導審批簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，應當由所有聯(lián)署機關的領導會簽。領導審批簽發(fā)公文，應當明確簽署意見，并寫上姓名和日期。簽發(fā)公文應當用鋼筆或毛筆。

（四）登記編號應當按照發(fā)文字號編制辦法的要求，進行登記編號。

（五）印制應當做到準確、及時、規(guī)范、安全、保密。秘密公文應當由機要印刷廠（或一般印刷廠的保密車間）印制。

（六）分發(fā)應由主稿單位或秘書部門分送主送機關、抄報（送）機關。第十一條傳遞秘密級以上的公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。不得密電明復，或者明、密電混用。絕密級公文不得利用傳真機和計算機傳輸。凡需存檔或請領導批示的傳真件，應當復印后再辦理。

第六章公文立卷、歸檔和銷毀

第十二條公文辦理完畢后，應根據(jù)檔案法及機關檔案管理工作的規(guī)定，按時將公文和有關材料立卷歸檔，并定期向檔案部門移交。部門和個人不得保存應歸檔的公文。

第十三條聯(lián)合辦理的公文，由主辦單位負責立卷，相關單位如需要可保存復印件。

第十四條沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)鑒別和主管領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，應當?shù)街付ǖ谋Ｃ艿攸c，由兩人以上監(jiān)銷。確保不丟失、不泄密。

第七章附則

第十五條各級人大機關可根據(jù)本辦法的規(guī)定，結合工作實際情況，制訂實施細則。

［據(jù)1998年2月6日全國人大常委會辦公廳（關于印發(fā)以

大機關文秘檔案工作座談會會議紀要）和兩個協(xié)法）的通知）

（常辦〔1998〕秘字第12號）】

第三篇：人大機關公文處理辦法

人大機關公文處理辦法 第一章

總

則

第一條 為使人大機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理的質(zhì)量和效率，制定本辦法。

第二條 人大機關的公文，是人大及其常委會在依法行使各項職權過程中形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是發(fā)布法律、地方性法規(guī)、決定、決議、公告，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的重要工具。

第三條 人大常委會辦公室負責公文的處理，協(xié)調(diào)和指導本機關各部門的公文處理工作。人大機關各委室應當由專職人員負責本工委的公文的處理工作，并逐步改善辦公條件。

文秘工作人員應當忠于職守、保守秘密、作風嚴謹，具備相應的業(yè)務知識。

第四條 人大機關的公文處理，包括公文擬制、審核、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。公文處理必須做到規(guī)范、準確、及時、安全。

第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第二章 公文種類

第六條 人大機關的公文種類主要有：公告，決議，決定，法規(guī)、條例、規(guī)則、實施辦法，議案，建議、批評和意見，請示，批復，報告，通知，通報，函，意見，會議紀要等。

公告 適用于發(fā)布法律、地方性法規(guī)及其他重要事項。

決議 適用于經(jīng)會議審議或討論通過的重要事項。

決定 適用于對重要事項做出的決策和安排。

法規(guī)、條例、規(guī)則、實施辦法 適用于人大及其常委會審議通過的地方性法規(guī)。

議案 適用于根據(jù)法律規(guī)定，依據(jù)法定程序，提案人向人大及其常委會提請審議的事項。

建議、批評和意見 適用于人大代表向人大及其常委會提出，由常委會的辦事機構交由有關機關、組織研究處理并負責答復的事項。

請示 適用于請求指示、批準事項。

批復

適用于答復請示事項。

報告

適用于匯報工作、反映情況、提出建議等。

通知 適用于傳達指示，轉(zhuǎn)發(fā)公文，傳達需要辦理、執(zhí)行或周知的事項，任免人員等。

通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

函 適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門提出請求事項等。

意見 適用于對議案或重要問題提出見解和處理辦法等。

會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第七條 人大機關的公文，一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、主題詞、抄送機關、印制版記等部分組成。

一、秘密等級和保密期限

涉密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”，標注于公文首頁發(fā)文機關標識右上方。“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號，位于公文首頁左上方。

二、緊急程度

緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急件”、“急件”；緊急電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

三、發(fā)文機關標識

即版頭，由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱組成，也可以由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”組成。聯(lián)合行文，主辦機關名稱應當排列在前，或者按照規(guī)范順序排列。

四、發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、序號組成。發(fā)文字號應當排列于發(fā)文機關標識之下，橫線之上居中處。聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦機關發(fā)文字號。

五、簽發(fā)人

上報公文應當在發(fā)文字號右側(cè)標注“簽發(fā)人”，由發(fā)文機關的領導審批簽字。

六、標題

公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明公文的種類。由發(fā)文機關全稱（或者規(guī)范化簡稱）、主要內(nèi)容和文種組成，也可以由主要內(nèi)容和文種組成。位于主送機關或者正文之上居中排列。

七、主送機關

指主要受理公文的機關。應當用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文上方，頂格排列。

八、正文

公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標題或者主送機關下方。

九、附件

公文附件，應當注明順序號和名稱。位于正文之后，發(fā)文機關署名之前。

十、發(fā)文機關署名 發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱。

十一、成文日期

應當以領導簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關領導的簽發(fā)日期為準。電報應當以發(fā)出日期為準。

十二、加蓋印章 公文中有發(fā)文機關署名的（含聯(lián)合發(fā)文），應當加蓋發(fā)文機關印章。印章必須與署名相符。加蓋印章必須有正文，不得采取“此頁無正文”的方法處理。

十三、主題詞 主題詞的標注，應當符合公文主題詞標注的各項規(guī)則。位于公文末頁，抄送單位之上。

十四、抄送單位 指除主送機關以外的其他需要告知的上下級、同級或不相隸屬機關。

十五、印制版記 由公文制發(fā)機關名稱、印發(fā)日期組成，位于公文末頁下端。印發(fā)日期應當用阿拉伯數(shù)字書寫。

十六、公文用紙一般為A4型（210mm×297mm）。左側(cè)裝訂。

公文標準印刷字號：通常情況下，標題用2號（或小2號）標宋體字，主送機關、正文用3號仿宋體字。文中小標題，按結構層次，第一層用3號黑體字，第二層用3號楷體字，附件、發(fā)文機關署名、抄送單位用3號仿宋體字。主題詞使用3號黑體字。

第四章 行文規(guī)則

第八條 人大機關的行文關系，應根據(jù)各部門的隸屬關系和職權范圍確定。

一、人大機關各部門在本部門職權范圍內(nèi)，可相互行文。

二、人大機關各部門可向下一級人大機關的有關業(yè)務部門行文。必要時，同時抄送其直接上級機關。

人大機關部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

三、人大機關各部門可對外向不同隸屬關系的部門行文。重要問題的行文，應當與有關部門協(xié)商一致后再行文。

四、同級人大機關各部門、上一級人大機關部門與下一級人大機關部門可聯(lián)合行文；人大機關部門與同級黨委、政府部門及其它部門也可聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文應當確有必要，單位不宜過多。

第九條 請示問題，應當一事一文，不得在非請示公文中夾帶請示事項。不得越級請示或者多頭請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。

向領導請示問題的公文，除特殊情況外，一般應當送辦公室按規(guī)定程序辦理，不應直接送領導本人。

第五章 公文辦理

第十條 公文的辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理主要包括：公文的簽收、登記、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦和催辦等程序；發(fā)文辦理主要包括：公文的起草、校核、審簽、登記、印制和分發(fā)等程序。

一、收文的辦理

(一)簽收 逐件清點來文后簽收。發(fā)現(xiàn)問題，應及時向發(fā)文機關查詢并采取相應措施。

(二)登記 將公文的發(fā)文機關、發(fā)文字號、標題、秘密等級、份數(shù)、收到時間及處理情況等逐項填寫清楚，以利于管理、查詢和催辦。

(三)分發(fā) 根據(jù)來文內(nèi)容或者來文單位的要求，以及收文單位的有關規(guī)定，將公文及時分送有關領導和部門。

(四)傳閱 按照規(guī)定和程序?qū)⒐乃陀嘘P領導傳閱，不得隨意擴大傳閱范圍。文秘部門應隨時掌握公文去向，避免漏傳和延誤。

(五)擬辦、批辦 對需要辦理的公文，由文秘部門提出擬辦意見，再送請主管領導批示后辦理。

(六)承辦 領導批示后的公文，應當按照領導批示內(nèi)容辦理。對屬于有關職能部門承辦的公文，文秘部門應盡快交職能部門辦理。承辦部門應及時辦理，不得延誤、推諉。如認為不屬于本部門職責或者不適宜由本部門承辦的，應及時退回交辦部門并說明理由。

對需要報請領導批示的重要公文，應及時上報，需要文秘部門提出辦理意見或建議并代擬文稿的，應將辦理意見和代擬文稿一并上報。緊急公文應當提出辦理時限。

(七)催辦 對辦理中的公文應當進行督辦、查詢。緊急、重要的公文應及時、重點催辦，一般公文也應當定期催辦，做到件件有結果，并采取適當方式隨時或定期向領導反饋辦理情況。

二、發(fā)文的辦理

(一)公文的起草 草擬公文應當做到：

1． 符合國家的憲法、法律、法規(guī)和黨的方針、政策及有關規(guī)定。

2． 情況確實，觀點明確，條理清晰，文字精煉，用詞和標點符號準確、規(guī)范。

3． 結構層次序數(shù)，第一層為 “一”，第二層為“(一)”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”

4．必須使用國家法定計量單位。

5、國名、地名、人名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、抄送單位、主題詞應當準確、恰當，漢字、標點符號的用法應當符合有關規(guī)定。

公文中的數(shù)字，除部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它的應當使用阿拉伯數(shù)字。

(二)校對審核 公文文稿送領導審批之前，應當逐級認真細致地校對審核。公文校對審核的內(nèi)容是：

1． 報批程序是否符合規(guī)定。

2． 內(nèi)容是否符合國家的法律、法規(guī)和黨的方針、政策及有關規(guī)定，是否完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖；并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

3． 涉及有關部門業(yè)務的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見。

4． 所提措施和辦法是否切實可行。

5． 文種使用是否準確，公文格式是否規(guī)范。

6． 已經(jīng)領導審批的文稿，在印發(fā)之前應再作校核。如內(nèi)容確需作實質(zhì)性修改的；須報原審批領導復審。

(三)審簽 公文須經(jīng)主管領導審批簽發(fā)。重要公文應當由發(fā)文機關主要領導審批簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，應當由所有聯(lián)署機關的領導會簽。領導審批簽發(fā)公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和日期。簽批公文應當用鋼筆、簽字筆或者毛筆，不要用鉛筆。

(四)登記編號 按照發(fā)文字號編制辦法的要求，進行登記編號。

(五)印制 做到準確、及時、規(guī)范、安全。秘密公文應當由機要印刷廠或者一般印刷廠的保密車間印制。

(六)分發(fā) 應由主辦單位或者文秘部門分送主送機關、抄送機關。

第十一條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用符合規(guī)定的加密裝置。不得密電明復，或者明、密電報混用。凡需存檔或者報請領導批示的、使用熱敏紙的傳真件，應當復印后再辦理。

第六章 公文立卷、歸檔和銷毀

第十二條 公文辦理完畢，應當根據(jù)檔案法及機關檔案管理部門的規(guī)定，按時將公文的正本、定稿和有關材料立卷，并定期向檔案部門移交。部門和個人不得保存應當歸檔的公文。

第十三條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位負責立卷，相關單位可保存復印件。

第十四條 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)鑒別和主管領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，應當?shù)奖Ｃ懿块T指定的場所，由兩人以上監(jiān)銷。確保不丟失、不漏銷。銷毀絕密級公文（含電報），應當進行登記。

太谷縣人大常委會辦公室 關于文件辦理工作的暫行規(guī)定

為做好人大機關文件處理工作，逐步實現(xiàn)公文處理規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)全國人大關于《人大機關公文處理辦法》以及省、市人大關于文件辦理工作的有關規(guī)定，結合我縣實際，對縣人大機關文件辦理工作作如下規(guī)定：

一、文件形式及適用范圍

人大機關文件主要有六種形式，即：

（一）太人發(fā)文件，文頭為“太谷縣人民代表大會常務委員會文件”，適用范圍主要是：

1、縣人大常委會關于貫徹落實中、省、市人大重大決策的決定、意見；

2、縣人大常委會發(fā)布的公告、規(guī)定、辦法以及重大事項的決議、決定和重要的工作安排部署；

3、縣人大常委會通過的干部任免通知、審議意見、評議意見；

4、縣人大常委會關于先進集體，優(yōu)秀縣人大代表的表彰決定、通報等。

（二）太人字文件，文頭為“太谷縣人民代表大會常務委員會”，適用范圍是：

1、縣人大常委會向上級人大常委會的報告、匯報、請示；

2、縣人大常委會向同級黨委的報告、匯報；

3、縣人大常委會關于某方面工作的安排部署和“一府兩院”及鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大有關報告、請示的批復（含批轉(zhuǎn)執(zhí)行）等。

（三）太人黨發(fā)文件，文頭為“中共太谷縣人民代表大會常務委員會黨組文件”，適用范圍是：

縣人大常委會黨組關于機關黨建、思想政治及精神文明建設和黨風廉政建設方面工作的安排部署、工作方案等。

（四）太人黨字文件，文頭為“中共太谷縣人民代表大會常務委員會黨組文件”，適用范圍是：

1、縣人大常委會黨組向縣委的報告、匯報、請示；

2、縣人大常委會黨組向縣委提出的干部任免提議和推薦意見等。

（五）太人辦發(fā)文件，文頭為“太谷縣人大常委會辦公室文件”，適用范圍是：

1、關于貫徹落實縣委、縣人大常委會重要會議精神以及有關重大決策、部署的意見、措施、要求的通知；

2、縣人大常委會關于召開人代會、常委會以及其他重要會議的通知；

3、根據(jù)授權，轉(zhuǎn)發(fā)上級文件、印發(fā)常委會和主任會議擬定的事項、工作安排；

4、應由辦公室擬發(fā)的其他文件。

（六）太人辦字文件，文頭為“太谷縣人大常委會辦公室”，適用范圍是：

1、以人大辦公室名義向市人大辦公室的報告、匯報、請示；

2、根據(jù)授權，人大辦公室關于下級機關報告、請示的批復（含批轉(zhuǎn)執(zhí)行）；

3、縣人大辦公室關于工作要點、工作安排、工作總結以及制定的各項規(guī)章制度等。

人大機關文件除上述六種形式外，還有（1）“會刊”，用于輯錄人民代表大會、人大常委會討論通過的事項及會議相關資料；（2）“太谷縣人大常委會辦公室”編“太人辦函字”的文頭，用于轉(zhuǎn)達縣人大常委會領導對有關文件、信訪件的批示，辦公室與不相隸屬機關之間商洽工作和聯(lián)系辦理具體事宜的函件；（3）“太谷人大工作”，主要用于反映縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大工作動態(tài)，經(jīng)驗交流，刊發(fā)具有借鑒、指導價值的理論文章、心得體會、調(diào)查研究材料等。

二、公文格式 人大機關的公文，一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報機關、抄送機關、印制版記等部分組成。按排序依次為：

（一）涉密文件應當標明密級和保密期限，標注位于公文首頁右上方。“絕密”、“機密”級公文要標明份數(shù)序號，位于公文首頁左上方。

（二）緊急公文根據(jù)緊急程度標明“特急”或“急件”等，標注位于公文首頁右上方。

（三）發(fā)文機關標識即版頭，由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱組成，也可以由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成。聯(lián)合行文，主辦機關名稱排列在前，或者按規(guī)范順序排列。

（四）發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、序號組成，位于橫線之上居中處。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。

（五）有的上行公文還要標注簽發(fā)人，位于橫線之上右側(cè)。

（六）公文標題一般由發(fā)文機關全稱（或簡稱）、主要內(nèi)容和文種三部分組成，也可由后兩部分組成，位于正文之上居中排列。

（七）主送機關指主要受理公文的機關，應當用全稱或規(guī)范化簡稱。縣人大常委會文件主送機關針對內(nèi)容而定，一般為縣人民政府、縣法院、縣檢察院。

人大辦公室文件主送機關視內(nèi)容而定。

以通知、通報等形式印發(fā)的文件主送機關位于在上方，頂格排列；以決定、規(guī)定、決議、意見、方案等形式印發(fā)的文件，主送機關位于正文之后，印制版記內(nèi)。

（八）正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標題或者主送機關之下。

（九）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。位于正文之后。

（十）成文日期應以領導簽發(fā)的日期為準。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關領導的簽發(fā)日期為準。

（十一）每一件公文都必須加蓋發(fā)文機關印章。印章一般騎印在發(fā)文機關和發(fā)文日期上。

（十二）公文如有附注，應當在成文日期和印章之下，版記之上加圓括號標注。

（十三）主題詞的標注，應當符合主題詞標注的各項規(guī)則，必須使用規(guī)范標準的主題詞。位于公文末頁，抄報或抄送機關之上。

（十四）抄送單位 是指除主送機關以外的其他需要告知的上下級、同級或不相隸屬機關。

（十五）印制版記由公文制發(fā)機關名稱、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)組成，位于公文末頁下端。印發(fā)日期和份數(shù)用阿拉伯數(shù)字書寫。

公文用紙一般采用國際標準A4型（210MM×297MM），左側(cè)裝訂。公文文字從左至右橫寫、橫排，并使用規(guī)范的字號、字體。

三、行文原則

人大機關文件堅持注重實效，少而精的原則，確保文件的政治性、權威性、規(guī)范性和可行性。

人大機關的行文關系根據(jù)其隸屬關系和職權范圍確定。縣人大機關對外發(fā)文，只能以人大常委會和人大辦公室名義，各工作委員會不對外發(fā)文。

不屬于人大常委會職權范圍內(nèi)的工作，縣人大常委會不發(fā)文件。

中、省、市人大在報刊上已公開發(fā)表的有關決議、決定、規(guī)定、辦法、條例等，縣人大常委會如無新的規(guī)定要求或工作部署，一般不再轉(zhuǎn)發(fā)。

四、辦文程序

公文辦理分為發(fā)文和收文。縣人大機關的文件辦理工作必須嚴格按程序進行處理。其主要環(huán)節(jié)是：

（一）發(fā)文辦理

1、擬辦。以縣人大常委會、辦公室名義上報下發(fā)的文件，須經(jīng)縣人大常委會或主任會研究決定，由常委會領導提出擬辦意見。有關單位報請需要批轉(zhuǎn)的文件，也應交辦公室統(tǒng)一處理。

2、起草。公文起草必須符合行文關系，不違反黨的路線、方針、政策和法律、法規(guī)，事實準確、結構嚴謹、條理清晰、重點突出、觀點鮮明、文字簡練等。

起草的文件，第一頁必須使用統(tǒng)一的“發(fā)文稿紙”，擬稿單位、擬稿人、核稿人要簽署自己的姓名。

3、文件校對審核。縣人大常委會各類文稿在送領導審批之前，必須逐級認真細致地校對審核。縣人大常委會各專委會按照職責分工代縣人大常委會和人大辦公室起草的公文，須經(jīng)專委會主要領導審核后送交辦公室簽署意見，再送分管副主任會簽或?qū)徍灒缧枳鞔蟮男薷摹⒄{(diào)整，退回修改。

4、審簽。縣人大機關文件的審簽應貫徹集體領導和個人分工負責相結合的原則進行。簽發(fā)原則是：

（1）太人發(fā)、太人字文件，由常委會主任簽發(fā)，或常委會主任委托副主任簽發(fā)；

（2）太人黨發(fā)、太人黨字文件，由常委會黨組書記簽發(fā)或常委會黨組書記委托副書記簽發(fā)；

（3）太人辦發(fā)文件，屬于人大常委會或主任會議研究決定授權行文的由常委會主任或副主任簽發(fā)，屬于辦公室職責內(nèi)的，由分管辦公室的常委會副主任簽發(fā)。

（4）太人辦字文件，一般由辦公室主任簽發(fā)，必要時報請分管辦公室的常委會副主任簽發(fā)。

（5）涉及聯(lián)合行文的公文審簽，須由所有聯(lián)署機關的領導審簽。

5、復核。已簽發(fā)文件，打印出清樣后，由主稿人對文字進行核對，再由辦公室對文件內(nèi)容、格式、發(fā)送范圍、文字進行一次全面復核，以杜絕差錯。

6、印制和用印。印制公文應做到準確、及時、規(guī)范、安全、保密。印制完畢要加蓋發(fā)文機關印章。

7、分發(fā)和分送。一般由辦公室或主稿部門協(xié)助對文件進行分撿，收發(fā)人員分送。

（二）收文辦理

1、簽收。由辦公室收發(fā)人員對來文進行認真簽收登記。

2、分發(fā)傳閱。根據(jù)來文內(nèi)容，由辦公室簽署擬辦意見。對上級、平級和下級來文一般按照程序規(guī)定以及常委會領導工作分工和對口聯(lián)系部門的要求將公文分送常委會領導閱或傳閱；對需要周知性的文件普通傳閱，原則上不得隨意擴大傳閱范圍；報刊一般不作傳閱；文件傳閱要及時，應盡量縮短存放時間。

3、擬辦、批辦。對需要辦理的公文，由辦公室提出擬辦意見，再送請領導批示后辦理。

4、承辦。有領導批示的公文，應按領導批示內(nèi)容迅速辦理，不得延誤、推諉。

5、催辦、督辦。送有關人員或交承辦部門、專委會辦理的公文，辦公室要負責催辦、督辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

五、公文歸檔

（一）公文辦理完畢后，應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，由辦公室文秘人員將領導簽發(fā)的公文定稿和公文正本整理歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。

（二）收文閱批完畢后也應及時整理歸檔。

（三）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理歸檔，其他機關保存副本。

（四）不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)辦公室主要領導鑒別批準后，可以銷毀。密級公文銷毀要到指定場所由專人監(jiān)督銷毀，并進行登記。檔案資料借閱要按規(guī)定履行借閱手續(xù)。

第四篇：機關公文處理要點

機關公文處理要點

一、公文的分類

（一）按行文方向分：上行文、平行文、下行文三類。

上行文：下級機關向上級機關報送的公文。常見的有：請示、報告等。

平行文：平級機關或不相隸屬機關相互往來的公文。常見的有：函。

下行文：上級機關發(fā)給下級機關的公文，一般帶有指令性或規(guī)范性。常見的有：命令、指示、決定、決議、批復、、通知、意見等。

（二）按公文來源分：發(fā)文、收文兩類。

發(fā)文：由本機關制成并向外發(fā)送的公文。包括轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文。

收文：由外機關制成并發(fā)送到本機關的公文。包括上下級來文、平級來文和不相隸屬單位的來文。

（三）按公文涉密程度分：密級公文、內(nèi)部公文、公開性公文。

密級公文又分：絕密、機密、秘密。內(nèi)部公文介于機密性和公開性之間。

（四）按公文內(nèi)在屬性分：領導指導性公文、呈報性公文、家機關成文日期用漢字。決議、決定、規(guī)定、會議紀要等不需要標明主送機關的公文，成文日期用圓括號標注于標題下方居中位置。黨的機關公文應署名于正文的右下方。國家機關公文，單一制發(fā)的公文落款不署名。單一行文成文日期應右空4字，聯(lián)合行文的成文日期應左右各空7字。

（五）公文排版：黨的機關公文16開型，每面20行，每行25個字；國家機關公文A4型，每面22行，每行28個字。

（六）上行文的簽發(fā)：上行文需要在橫隔線標識簽發(fā)人的姓名。平行排列于發(fā)文字號的右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人居右空1字。簽發(fā)人后用冒號。上行文應在正文后用圓括號標明：聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式。

四、發(fā)文辦理程序

（一）起草：要求：符合政策、法律法規(guī)及上級指示，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖并于有關公文相銜接；全面準確反映客觀情況，提出的政策、措施切實可行；觀點明確，情況屬實，條理清晰，內(nèi)容充實，結構嚴謹，表述準確；開門見山、文字精煉，用語準確，篇幅簡短，文風端正；人名、地名、時間、數(shù)字、引文準確；文種、格式正確。公文起草可由黨政辦或相關職能部門進行。

（二）送審：起草結束后，應填寫發(fā)文文稿紙送相關領導審簽，先由分管領導審核，再由發(fā)文機關主要領導審簽。聯(lián)合發(fā)文應由聯(lián)合發(fā)文的機關主要領導審簽。

公室領導處理，由領導提出擬辦意見。

（四）閱批：擬辦意見提出后，秘書應按擬辦意見將公文送主要領導閱批。

（五）分送：按主要領導意見，將公文送相關分管領導或部門處理。

（六）承辦：分管領導傳閱后，提出承辦意見，轉(zhuǎn)辦公室送相關部門或人員承辦。

（七）催辦：辦公室秘書應對領導、特別是主要領導批示的公文進行催辦。

（八）存檔：公文處理結束后，辦公室應將領導批示的公文迅速收回，放入文件柜的相關單位或部門欄內(nèi)進行存檔，凡是收文登記簿有的均應存放，不得丟失。

（九）裝檔：按檔案處理要求進行。

辦公室是司令部、參謀部、指揮協(xié)調(diào)部、后勤保障部。辦公室的三個服務：為領導服務、為機關服務、為基層服務。辦公室三件事：辦文、辦會、辦事。

辦公室的三個強化：要強化辦公室牽頭協(xié)調(diào)的作用，強化當好耳目、外腦、助手作用、強化當好橋梁、紐帶功能。

辦公室的五個轉(zhuǎn)變：從被動應付向主動超前謀劃轉(zhuǎn)變；從注重日常工作向顧全大局轉(zhuǎn)變；從務虛向務實轉(zhuǎn)變；從按部就班服務向效率優(yōu)先服務轉(zhuǎn)變；從無差錯服務向出精品服務轉(zhuǎn)變。

辦公室三個滿意：領導滿意、部門滿意、基層和群眾滿意。

第五篇：××機關公文處理制度

××機關公文處理制度

第一章 總 則

第一條 為使廳機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)國家有關規(guī)定，結合廳機關實際，制定本制度。

第二條 廳機關的公文處理工作應堅持實事求是的原則，嚴格按國家和本制度的規(guī)定進行，做到準確、及時、安全、保密。

第三條 廳辦公室主管廳機關并負責指導下級單位的公文處理工作，主要任務是：

（一）依據(jù)國家有關規(guī)定，制定廳機關公文處理工作的各項具體規(guī)章、制度，并負責組織實施；

（二）負責廳機關的收、發(fā)文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作；

（三）起草、校核以廳和廳辦公室名義制發(fā)的公文；

（四）負責公文處理中的督促檢查工作；

（五）負責公文處理中的安全保密工作；

（六）對下級單位公文處理工作進行業(yè)務指導，組織業(yè)務交流和業(yè)務培訓；

（七）負責與公文處理有關的其他工作。

第四條 廳辦公室負責公文處理工作的人員應具有較高的政治和業(yè)務素質(zhì)，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，恪盡職守，刻苦鉆研，樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段，努力提高工作效率和質(zhì)量。

第五條 廳機關公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則，行政公文不得對黨的組織作指示，不處理黨內(nèi)各種事務。

第二章 公文種類

第六條 公文必須按國家規(guī)定的文種行文，公文的種類主要是：

（一）命令（令）

適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。

（二）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

（三）指示

適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則。

（四）公告、通告

“公告”適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

“通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關秒相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。

（六）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。（凡請上級機關指示或者批復的公文，不得用“報告”）

（八）請示

適用于向上級機關請求指示、批準有關事項。（“請示”就是“請示”，不得用“請示報告”）

（九）批復

適用于答復下級機關的請示事項。

（十）函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批復。（即使是向有關主管部門“請求”批復，也不得用“請示”）

（十一）會議記要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第七條 公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等部份組成。

（一）發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文可以用主辦機關也可以用幾家機關的名稱，主辦機關應當排列在前。（文號應編主辦機關的文號）

（二）秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標注在首頁的右上角，密碼電報的秘密等級標注在首頁的密級欄內(nèi)。“絕密”、“機密”公文應當標明份數(shù)序號。

（三）緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”，標注在首頁右角上，有秘級時，收標注在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內(nèi)，標明“特急”、“加級”、“平級”。

（四）發(fā)文字號，包括機關代字、年份、序號，不般位于發(fā)文機關之下，橫格線之上正中位置。年份不能簡寫，置于中括號內(nèi)。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。

（五）上報公文，應當標明簽發(fā)人姓名，一般標注在發(fā)文字號右側(cè)。聯(lián)合上報的簽發(fā)人姓名上下排列，排列順序與發(fā)文機關一致。

（六）公文標題，應當準確簡明扼要地概括公文主要內(nèi)容，一般應當標明發(fā)文機關，并準確標明公文種類，標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號，批轉(zhuǎn)公文，標題應當避免使用重復用語。

（七）主送機關，應當寫機關全稱或者規(guī)范化簡稱，位于標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文，如“決定”、“會議記要”等，主送機關可以列在正文之后。

（八）公文如有附件，應當在正文以后、成文時間之前注明附件名稱，如有二個以上附件應當注明附件序號。附件應當在首頁左上角注明附件序號。附件一般應當與主件裝定在一起，如不能裝訂在一起，應當在附件首面左上角注明主件發(fā)文字號。

（九）公文會議紀要外，應當加蓋印章，印章端正蓋正成文時間中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下。聯(lián)合行

文，聯(lián)合發(fā)文機關都應當加蓋印章，印章從左到右排列，排列順序與發(fā)文機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發(fā)文機關名稱。落款需署領導人姓名的，應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章，可另加標明成文時間并加蓋印章同時在印章左上方標明“（此頁無正文）”。

（十）成文時間以領導人簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領導人的簽發(fā)時期為準；電報以發(fā)出日期為準。

（十一）文件應當標注主題詞。上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞，主題詞標注在文件末頁抄送機關之上。

（十二）公文件的抄送機關標注在主題詞之下、印發(fā)機關和印發(fā)時間之上。

第八條 公文的文字從左至右橫寫、橫排。印制文件標題一般用2號宋體字，正文用3號仿宋體字，每頁19行，每行25個字。

公文用紙一般為16開型（260×184），涉外公文采用國際標準A4型（297×210）。左側(cè)裝釘。

第四章 行文規(guī)則

第九條 湖南省交通廳湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的職能部門，在職權范圍內(nèi)可以獨立對外行文，上行文：向省人民政府、省人大、省政協(xié)、國家交通部報告、請示工作。根據(jù)工作需要向中央有關部委匯報、請示工作。

平行文：向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作，交辦任務，答復請示事項。本廳各職能處室不得對外行文，廳辦公室可以對外、對下行文，在職權范圍內(nèi)向不相隸屬單位行文。

第十條 各行業(yè)管理局和二級單位在職權范圍內(nèi)可對行文，一般不得越級請示工作、不得越權對外行文。

第十一條 本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。

第十二條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，除領導交辦事項外，“請示”不得直接送領導個人。

第十三條 報告中不得夾帶請示事項。

第五章 收文辦理

第十四條 收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第十五條 收文應當有專人負責登記。標明秘密等級的公文、上級機關的公文、報送本機關的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文，均應編號登記。

第十六條 文件分發(fā)應當根據(jù)文件確定的發(fā)送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況，查對清楚，編號登記、封發(fā)，機密件和絕密件的封口應當加蓋密封章或貼密封箋，交機要交通部門投送。

第十七條 需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或交有關部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。

第十八條 承辦單位應當抓緊公文辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者說不宜本單位辦理的，應當迅速退回交辦單位的文秘部門并說明情況。

第十九條 擬草公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點符號準確，編幅力求簡短。

（三）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題后引發(fā)文字號。日期應當寫具體年月日。

（四）轉(zhuǎn)發(fā)公文應當轉(zhuǎn)發(fā)文件的責任者和公文標題。

（五）結構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文結構層次不宜過多。

（六）必須使用國家法定計量單位。

（七）用詞用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。

（八）二級單位代廳擬稿，應當按公文格式打印或者用方格紙謄正，經(jīng)領導人簽署上報。（并附報文稿磁盤）

第二十條 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。

第二十一條 公文本機關領導人簽發(fā)。重要的或者涉及面廣的，必須由正職或主持的副職簽發(fā)；經(jīng)授權，有的公文可以由辦公室主任簽發(fā)。

第二十二條 審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。圈閱要注明時間。

第二十三條 草擬、修改和簽批公文，應當使用鋼筆、毛筆或?qū)Ｓ煤炞止P。不得在裝訂線外書寫。

第二十四條 公文送領導人簽發(fā)之前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定，是否和有關部門協(xié)商、會簽，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《國家行政機關公文處理辦法》和有關規(guī)定。

第二十五條 上級行政機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印外，經(jīng)廳領導人或辦公室主任批準，可以翻印、復印，翻印、復印件按機要文件進行管理，密碼電報不得翻印、復印。不得密電明復，明電密電混用。

第二十六條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。

第二十七條 凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文，廳收發(fā)室應將公文標題