第一篇：審計機關行政公文處理辦法

審計機關行政公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為了規范審計機關行政公文處理工作，根據《中華人民共和國審計法》和《國家行政機關公文處理辦法》（國發［2000］23號），制定本辦法。

第二條 本辦法所稱審計機關行政公文，是指審計機關在行政管理工作中形成的具有法定效力和規范體式的文書。

第三條 本辦法所稱的公文處理，是指公文的制發、辦理、管理、立卷、歸檔、銷毀等一系列相互關聯的工作。

第四條 審計機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關并負責指導下級機關的公文處理工作。

審計機關的各內設機構，應當指定公文管理人員。

第五條 公文處理工作必須嚴格執行國務院《國家行政機關公文處理辦法》，做到準確、及時、安全。

第六條 審計機關通過計算機網絡發出的電子公文經密碼確認后，與紙質文件具有同等效力。要充分利用審計機關計算機網絡等現代辦公手段，擴大電子公文的應用范圍，逐步減少紙質公文，提高公文處理效率。

各級審計機關要保障計算機網絡的安全暢通，及時準確地收發信息，做到設備、制度、人員落實。

第七條 各級審計機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

第二章 公文種類

第八條 審計機關的行政公文種類主要包括：

（一）命令（令）

適用于依照有關法律、行政法規發布部門規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

（二）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

（三）公告

適用于宣布重要事項或者法定事項。

（四）通告

適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

（六）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（八）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（九）批復

適用于答復下級機關的請示事項。

（十）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（十一）函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十二）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第九條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（三）發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。

（四）發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。

（五）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（七）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（八）下發行政規章用“發布”；下發本機關產生的其他公文用“印發”；下發隸屬機關的公文用“批轉”；下發上級、同級或不相隸屬機關的公文用“轉發”。批轉、轉發公文，只將事由寫清楚，不必照抄原標題。

（九）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

（十）公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應該加蓋印章。

（十一）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

（十二）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

（十三）公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

（十四）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（十五）文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。

第十條 公文排版規格及各要素標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704-1999）執行。

第十一條 公文用紙一般采用國際標準Ａ４型（２１０mm×２９７mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第十二條 電子公文的格式與紙質公文的格式相同，按審計署制定的模版規格制作。

第四章 行文規則

第十三條 行文應當確有必要，注重效用。

第十四條 審計機關的行文關系應當根據各自的隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。

第十五條 署機關行文的權限。

（一）以審計署名義行文：

１.向國務院報告、請示工作；

２.答復省、自治區、直轄市人民政府等請示國務院的有關審計業務問題；

３.就審計工作發布審計規章、決定、公告和通告；

４.就審計工作對地方審計機關及署派出派駐機構發布指示、布置工作，答復請示；

５.就有關工作向省部級單位發出函件。

（二）以審計署辦公廳名義行文：

１.就審計業務對地方審計機關及署派出派駐機構布置工作計劃，答復一般性問題的請示，交流情況和經驗；

２.通知召開會議、舉辦培訓班等；

３.代表審計署就有關工作向地方或外部門廳（司、局）級單位發出函件。

（三）署機關各司局可以本司局名義，就具體工作事項向地方審計廳（局）、署派出派駐機構發信函，但不得正式行文、直接布置任務和要求直接報送文件。

第十六條 省級審計機關及署派出派駐機構應經過辦公廳向署報送文件，不得多頭報送或直接向有關業務司局報送文件，也不得未經署領導允許直接向領導同志個人報送文件。

第十七條 同級審計機關依據職權可以相互行文和向下一級審計機關行文；除依法行使審計監督職責發出審計文書，以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，未經本級政府授權不得向下一級政府正式行文。

審計機關的派出派駐機構，可以在主管機關授權范圍內對外行文。

各級審計機關的內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

第十八條 向下級審計機關的重要行文應當同時抄送其上級審計機關和本級人民政府。

第十九條 擬制公文，對涉及其他機關職權范圍內的事項，應當與有關機關會商，取得一致意見后方可行文；經會商意見仍不一致的，應據實上報各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。

第二十條 同級審計機關、上級審計機關與下一級人民政府可以聯合行文；審計機關與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；審計機關與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

第二十一條 聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，應經政府同意后行文，文中應當注明經政府同意。

第二十二條 “請示”應當一文一事，不得越級；情況特殊，確需越級請示的，應當抄送被越過的上級機關；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十三條 受雙重領導的審計機關同時向本級人民政府和上級審計機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級審計機關向受雙重領導的下級審計機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

第二十四條 對下級審計機關不適當的行文，有管轄權的上級審計機關應當予以糾正或撤銷。

第五章 發文辦理

第二十五條 發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、復核（業務文書）、簽發、核查、繕印、用印、登記、分發等程序。

第二十六條 草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如果提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引用標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為（“一）”，第三層為“１.”，第四層為（“１）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第二十七條 公文送負責人簽發前，應當由擬文單位、會簽單位辦公室進行審核。

第二十八條 以本機關名義制發的公文，由主要負責人或者經主要負責人授權的其他負責人簽發。

第二十九條 公文正式印制前，文秘部門應當進行核查，核查的重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，是否符合行文規則，格式是否統一、規范等。如果發現文件內容有誤需要對文稿進行實質性修改，應按程序復審。

對已送印的公文文稿，印制過程中如發現有疑義，應當報文秘部門處理；必須做改動的，送簽發人審閱同意后方能修改。

第三十條 草擬、修改和簽批公文使用的筆墨，必須符合存檔的要求。不得在裝訂線外書寫。

第三十一條 繕印公文必須手續完備，印制符合規定格式，字跡清晰、紙面整潔、裝訂端正牢固；對公文原稿應當注意保護，不得涂抹和損壞；校對要準確無誤。

第三十二條 紙質文件加蓋發文機關的公章方能生效。

第三十三條 發送秘密紙質公文，應當在信封上標明秘密等級。絕密公文應當加蓋專用密封章或指定專人傳遞。密碼電報不得密電明復、明電密電混用。

第三十四條 電子公文的發文比照紙質公文的發文規定辦理。發送秘密電子公文必須通過審計機關加密的計算機網絡系統，絕密級文件不得用網絡傳輸。

第六章 收文辦理

第三十五條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十六條 各級審計機關收到公文后，要簽收、登記，并檢查核對。如發現問題，要及時與發文單位聯系處理。外出參加會議帶回的公文（包括重要資料），交本機關文秘部門按收文辦理。未經文秘部門登記分發的公文，各部門不予辦理。

第三十七條 收到文件后要區分閱件與辦件，閱件及時送有關領導和部門傳閱，上級機關交辦事項的文件呈負責人批示后送有關部門處理。

收到下級審計機關上報的辦件，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。符合本辦法規定的辦件，應當及時送負責人批示辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。批辦公文應當確定辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經辦公廳（室）負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

第三十八條 承辦部門收到公文后應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時向批辦領導說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的領導并說明理由。

第三十九條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門負責人負責協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。

第四十條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第四十一條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，各級文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第四十二條 下載打印電子公文要從嚴控制。下載打印的文件騎縫加蓋本機關公章，以對其真實合法性負責，并應按照紙質公文進行管理。

第七章 公文歸檔

第四十三條 公文辦理完畢后，應當由公文主辦部門根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。

個人不得保存應當歸檔的公文。

第四十四條 歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十五條 聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十六條 本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。

第四十七條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

第四十八條 電子公文的歸檔按照國家檔案部門的有關規定辦理。

第八章 公文管理

第四十九條 審計機關的文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度，并經常進行檢查，督促落實。

第五十條 上級審計機關的公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經下一級審計機關負責人或者辦公室主任批準，可以翻印。翻印秘密文件時，應當注明翻印的機關、時間、份數和印發范圍。密碼電報不得翻印、復制。

第五十一條 公文復制件作為正式公文使用時，要注明復制機關并加蓋復制機關印章，視同正式公文妥善保管。

第五十二條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經過審計機關辦公廳（室）負責人批準，可以銷毀。

第五十三條 銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。

第五十四條 機關合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。

審計機關工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第五十五條 密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。

第五十六條 電子公文及各種載體比照紙質公文的辦法管理，具體辦法另行制定。

第九章 附則

第五十七條 審計機關審計規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關規定處理。

第五十八條 公文處理中涉及電子公文的未盡事宜另行規定。

第五十九條 各級審計機關的辦公廳（室）對上級機關和本級機關下發公文的貫徹落實情況，應當進行督促檢查并建立督查制度。有關規定另行制定。

第六十條 本辦法自２００２年１月１日起施行。１９９６年１２月１７日審計署發布，１９９７年１月１日起施行的《審計機關公文處理的規定》同時廢止。

審計業務文書按有關規定辦理。

各級審計機關可結合當地政府的要求和本地的實際情況，制定實施細則。

第六十一條 本辦法由審計署辦公廳負責解釋。

第二篇：行政公文處理辦法

行政公文處理辦法

第一節 總則

第一條 為做好公司的行政公文處理工作，使之規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據國家有關規定，特制定本辦法。

第二條 公司行政公文，是公司在各項工作管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹公司決定，發布規章制度，施行管理措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條 公文處理是指圍繞公文的形成、辦理、管理等所進行的一系列銜接有序的工作。行政管理部主管負責指導公司系統的公文處理工作，堅持統一領導、統一管理、統一歸檔的原則。

第四條 公文處理工作人員應當具備一定的政治、文化和業務素質，工作積極，作風嚴謹，嚴守紀律，恪盡職守，樹立為領導、為基層服務意識。

第五條 公文處理的基本要求是準確、及時、安全、保密。

第六條 公文處理要堅持實事求是的原則，力戒官僚主義、形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質量。

第二節 行文規則

第七條 公司行文關系，應當根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。

第八條 公司各部室、各子公司可分別以本單位名義行文，但不得以本單位名義自行對外行文，更不能自行對外報送請示性公文。因業務工作需要對外行文時，自擬文稿，經總公司領導簽發后以公司名義行文。

第十條 公司各部室，在自己的職權范圍內，可以向各公司行文；根據集團公司的授權和有關規定，可以答復各公司請示事項。在一般情況下，各部室不能對各公司發布指示性公文。相關部室對同一問題未達成一致意見，不得各自行文。

第十一條 請示的公文，不要同時抄送同級或下級單位，在上級單位未批復前，下級單位不得擅自按請示公文的內容執行，請示問題堅持“一文一事”制度，避免“一文數事”和在“報告”中夾帶請示事項。

第十三條 各公司向集團公司報送正式公文，公文抬頭一律寫“集團公司”送行政管理部擬辦、呈批，不要直接送領導同志本人，更不要同時送幾位領導同志，以免重復批示或遺漏。

第十四條 向下級單位行文，一般不抄報上級單位。重要行文，經簽發人審定，可以抄報直接上級單位。

第十五條 行文要注重效用，堅持少而精的原則，對普發性文件，應嚴格控制發文數量，發文范圍為集團公司各領導和各公司、各部室。

一、凡是通過網絡、口頭、電話或其他便捷方式能夠解決的問題，不要再行文；

二、某項工作方針已經明確，執行過程中不需要采取新的措施，只是一般性號召或重申已有的規定、要求，不要再行文。

三、發布內部制度、規范性公文，必須注意與已發布的同類規章相銜接，內容不得抵觸。若有新的規定，必須在行文時注明對原發布規章修改或廢止，已有的規章未廢止前，不要重復發布同類規章。

四、只有原則性意見，尚未有切實可行的執行措施或辦法前，不要倉促行文。

第三節 常用文種

第十七條 集團公司常用文種主要有：決定、決議、意見、通知、通報、請示、報告、批復、會議紀要等。

決定：對重要問題或重大行動做出的決定及采取的措施，用“決定。”

決議：經會議討論通過并要求貫徹執行的重要決策事項，用“決議。”

意見：發布對重大問題的主張，要求有關部門貫徹執行，用“意見。”

通知：發布規章，任免干部，傳達上級的指示，向各部室、各公司布置工作，轉（印）發上級、同級單位和不相隸屬單位的公文，發布要求各部室、各公司辦理、周知或共同執行的事項，用“通知”。

通報：表彰先進，批評錯誤，交流經驗，傳達重要精神或情況用“通報”。請示：向公司外或上級單位請求指示、批準，用“請示”。

報告：向上級單位匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級單位的詢問或要求，用“報告”。“請示”和“報告”必須嚴格分開，不得在“報告”中夾帶請求指示和批準事項，公文標題不得用“請示報告”。

批復：上級單位向下級單位答復請示用“批復”。

會議紀要：記載和表達會議主要精神和議定事項，要求與會單位共同遵守，用“會議紀要”。

第四節 公文起草

第十八條 起草公文是在領導決策過程中一項重要的參謀工作。公文起草要在調查研究的基礎上認真撰寫，反復修改。起草重要文件，應在總經理辦公會認真研究的基礎上，由有關領導親自動手或親自指導、主持進行。

第十九條 公文起草的基本要求：

一、全面、準確地反映客觀實際情況，符合黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規，符合上級單位的有關指示精神；

二、完整、準確地體現工作意圖；

三、重點突出，觀點鮮明，結構嚴謹，條理清楚，文字清晰，標點準確，書寫工整，篇幅力求簡短。

四、正確使用文種，符合公文格式要求；

五、人名、地名、時間、數字、引文等要準確，時間應寫具體的年月日，引用文件應先引用標題，后引發文字號；

六、公文中的數字，除部分序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作詞素的數字以及其他必須使用漢字的外，一般使用阿拉伯數碼。結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，不得逆向使用。在同一公文中，數字的使用應前后一致；

七、公文中的漢字和標點符號按國家發布的標準方案執行，計量單位采用國家法定計量單位；

八、文字規范，用詞準確。使用簡稱時，除已規范化的簡稱外，一般先用全稱，并注明簡稱。

第二十條 擬送審核、簽發的文稿首頁必須使用規范的發文稿紙。

第五節 公文校核

第二十一條 集團公司公文在送領導審批或簽發前，均須行政管理部負責認真核稿。第二十二條 公文核稿的重點：

一、是否確需行文；

二、內容是否符合黨和國家的路線、方針、政策以及有關的法律、法令和規定，是否完整、準確地體現了發文單位的意圖，政策是否保持連續性，提法是否同已發布的有關公文相銜接，提出的措施和辦法是否切實可行，內容涉及的單位是否經過協調，意見是否一致；

三、篇章結構是否合理，層次是否清楚，文句是否簡明通順、符合語法規范，書寫是否工整；

四、公文格式如標題、主送單位、發文單位、成文日期等的擬寫是否合乎要求，文種的選擇是否適當等；

五、是否符合規定的審批、會簽手續，附件是否齊全。

第六節公文審批權限

第二十三條 公文必須經有關領導簽發方能印發生效。集團公司公文，按照下列規定簽發：

一、凡屬對外公文，由集團公司總經理簽發，特殊情況由經授權的其他領導簽發。

二、凡屬內部行文由總經理簽發。

三、經會議授權或經簽發人授權的公文，可由被授權人簽發。

第七節 公文格式

第二十四條 公文格式包括版式和公文體式的有關部門。即：版頭、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、發文單位、發文日期、單位印章、主題詞、抄送（報）單位、秘密等級、緩急時限、印制版記等。

一、版頭由發文單位全稱或規范化簡稱（或加括號標注文種名稱）組成。版頭文字一律用紅色套印。

二、發文字號由單位代字、發文和發文順序號組成（如“××字[2003]××號”），位于發文單位標識下方居中。公文的發文順序號一律以本單位發文順序統編大流水號。

三、簽發人姓名標注在發文字號右側適當位置。

四、公文標題應當準確、概括地反映公文的主要內容，一般由發文單位名稱、公文內容和文種三部分組成，使用版頭的公文，標題中可省略發文單位名稱。公文標題位于發文單位標識和發文字號下方居中。

五、主送單位是指收受、辦理公文的單位，寫在標題之下，正文之上，頂格書寫。

六、正文是公文的主體部分，用來表達公文的內容。

七、公文如有附件，標題置于正文之后、發文單位名稱之前；如附件較多，應標注順序號，逐件寫明附件的名稱。

八、發文單位名稱應使用全稱，寫在正文的下面偏右側，一般不得省略。

九、成文日期以公文簽發或會議通過日期為準，一般標注在發文單位名稱下方居中。

十、公文的秘密等級分“絕密”、“機密”、“秘密”，緊急公文為“特急”、“急”。公文的密級范圍和緩急由擬稿人提出，核稿人和簽發人審定。密級和緊急程度標注在公文首頁左上角。

十一、正式公文都應加蓋單位印章（有特定版頭的普發性公文除外）。用印位置要求上不壓正文，下要騎年蓋月，端正清楚。

十二、集團公司行政公文，要逐步實現標注主題詞，以利于現代化工具檢索。主題詞由反映公文主要內容的規范化名詞或詞性詞組組成，標注在公文末尾左下部，抄送范圍上方。

十三、公文抄送（報）范圍標注在發文單位下方位置。除主送單位外，對其他需要了解公文的主管單位或部門用“抄報”，同級單位和不相隸屬單位用“抄送”。對抄送（報）單位的數量應嚴格控制，既不要濫抄濫送，又要防止遺漏。

十四、印制版記包括打字人、校對人和印刷份數。公文末頁下端，并加上、下隔線。

十五、當發文單位署名頁無正文時，應當在發文單位名上方標明“（此頁無正文）”。第二十五條 公文使用的漢字從左至右橫排，采用3號仿宋字體打印。公文用紙幅面規格一般用A4紙型，左側裝訂，頁數多的公文在左冊兩處用釘，毛天齊地，毛左齊右。第二十六條 公文制作要先急后緩，保證時限要求，做到準確及時、文面清晰、字體適當、用紙規范、美觀大方、裝訂整齊。

第八節公文辦理

第二十七條 公文辦理為收文辦理和發文辦理。收文辦理主要包括公文的簽收、啟封、登記、擬辦、分發、傳閱、批辦、承辦和對內催辦等程序；發文辦理主要包括公文的核發、登記、印制和分發等程序。

一、簽收公文要逐件清點，重要公文要逐頁查點；如發現問題，應及時向發文單位查詢并采取相應的處理措施。急件要注明簽收的具體時間。各部室、各公司要指定人員按時負責公文的取送簽收。

二、啟封應按規定的職責范圍進行。一般公文由行政管理部人員啟封；寫明領導“親收”、“親啟”的封件，應交本人啟封。

三、登記須將公文標題、發文字號、發文單位、成文時間、主送單位、份數、收發時間及處理情況等逐項填寫清楚，以利管理、查詢和催辦。

四、擬辦主要指行政管理部負責人對收文提出初步處理意見，注請主管領導批示或注送有關職能部室辦理，并提供背景材料，供領導審批時參考。

五、分發是指行政管理部根據擬辦意見或領導批示、有關規定將公文分送有關領導和有關單位。時限性強的公文要及時分送，以免延誤。

六、傳閱是指行政管理部根據領導批示或授權，按照一定的程序將公文送有關領導閱批。辦理公文傳閱應當注明送傳時間，隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。

七、批辦是領導對公文作出批示性意見，是公文處理的決策程序。有領導重要批示的公文批示文件必須妥善保存、歸檔；批示意見須其他領導閱知或須有關人員辦理時，由行政管理部人員統一分送，不得橫傳，防止丟失或延誤。送領導批示的公文除急文隨到隨辦外，領導一般在三日內做出批示。

八、承辦是指有關部室、公司和人員對公文的具體辦理。凡屬承辦單位職權范圍內可以答復的事項，承辦單位應當直接答復呈文單位，同時在批辦單上注明辦理結果并簽署日期，送行政管理部銷結；凡涉及其他單位的業務事項，承辦單位要主動與有關單位協商辦理；凡須報請領導審批的事項，承辦單位應當提出處理意見，送請主管領導審批。承辦公文一般要在三日內做出處理。

九、催辦是指行政管理部對需要辦理的公文的承辦情況進行督促檢查，是實現公文效用的關鍵環節。它貫穿于公文辦理的各主要環節中。緊急或重要的需要辦理的公文應當及時、重點催辦，一般公文應當定期催辦，防止公文漏辦或延誤，做到件件有結果，并隨時或定期向領導反饋。

十、核發是指行政管理部在公文正式印發前，對公文的審批手續、文種、格式等進行復核，確定發文字號、確定分送單位和印制份數。

第二十八條 起草、修改、校核、簽批、辦理公文，應當使用符合存檔要求的書寫材料，禁用鉛筆、圓珠筆，并書寫在裝訂線以內。

第九節 公文管理

第二十九條 行政公文的傳閱、復印、銷毀由行政管理部統一管理，復制的公文應與正式印發的公文同樣管理。

第三十條日常公文管理由行政管理部和各公司、各部室兼職檔案員負責。工作人員調離工作崗位時，不得將個人保管或借用的公文帶走，應當按照有關規定移交、退還。

第十節 公文立卷和歸檔

第三十一條 公文辦理完畢后，各公司、各部室兼職檔案員負責及時、按要求將本單位具有查考和保存價值的公文（包括文件、電報、傳真件等文字材料）收集齊全，上交行政管理部（檔案室）按照《檔案管理制度》有關規定進行立卷和歸檔。其他部門和個人不得保存應歸檔的公文。

第三十二條 行政管理部（檔案室）負責對各公司、各部室文書立卷歸檔工作進行業務指導、協調、檢查、督促。

第十一節 附則

第三十三條 集團公司各部室、各公司各級領導干部應帶頭執行本辦法，并認真督促檢查本辦法的貫徹落實，對違反本辦法造成嚴重后果的，應嚴肅處理。

第三十四條 本辦法由集團公司行政管理部負責解釋。

第十四章文書收發制度

第一條 本公司文件（本公司之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及公司外文件的收發、分發等均按本制度執行。

第二條 文書的收發、分布等事務，由行政管理部統一管理。

第三條在部室中設文件負責人，負責本部門內文件的分發、保管等工作。

第四條對公司外來文書的接收由行政管理部負責。

第五條收文中除親啟信函、掛號信、傳遞證明外，其余一般信函全部拆封，拆封后，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處、將信封附上，用別針別在一起。

行政管理部將全部收文的收受日期、發文單位、發文者姓名、文件標題、內容概要、分發地點等項目登在“收文簿”上，交行政管理部負責人。

第六條行政管理部在對文件及“收文簿”加以審核后，作出分發。

第七條行政管理部將“收文簿”及文件分發各部門，各部門的領導或文書負責人應該在“收文簿”上簽收。

第九條 文書的發送由行政管理部負責。

第三篇：行政公文處理辦法

行政公文處理辦法》制定本細則。

第一章公文格式

第一條公文通常由文頭、文干和文尾三大部分組成。

第二條文頭部分包括秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人等要素，各要素根據需要選擇。

1.涉及國家和學院秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限，一般情況下，行政公文無需標明。

2.緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

3．發文單位標識（以下簡稱“版頭”）由發文單位全稱或者規范化簡稱后加“文件”組成，也可以只用發文單位全稱或者規范化簡稱，紅色套印。聯合行文，主辦單位一般排列在前。我院的發文版頭包括“西安交通大學城市學院文件”、“西安交通大學城市學院”、“西安交通大學城市學院會議紀要”，印制時應采用小標宋體字，字號為14mm×10mm。

根據職權范圍和行文關系，學院發文版頭的使用范圍為：

（1）“西安交通大學城市學院文件”版頭，適用于印發學院決定、工作部署，以學院名義下發的學院綜合性通知、工作安排等；向教育部和省、市級政府、省教育廳及領導人請示、報告；批復、批轉院內單位的重要請示、報告、意見；院長依照職權任免相應職級的負責人；院級表彰獎勵和懲處；公布院長辦公會議通過的規章制度等。

（2）“西安交通大學城市學院”版頭，適用于向不相隸屬的政府業務歸口管理部門詢問、商榷、答復、請求批準有關事項；向院外不相隸屬的單位詢問、商榷或答復有關事項等；轉發上級機關的重要文件；印發上級領導和學院領導的重要講話；就全院帶有綜合性的工作作出具體安排和布置等。

（3）“西安交通大學城市學院會議紀要”版頭，主要適用于院長辦公會議、董事會會議。

4.發文字號由發文單位代字、年份和序號組成。聯合行文只標明主辦單位發文字號。發文單位代字應使用規定的代字，重要發文都應有發文字號。

5.“請示”文在發文單位標識右下方注明簽發人姓名。

第三條文干部分包括標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章落款等。

1.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文單位。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

2.主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。主送單位較多時，應按單位類別集中排列。

3.公文正文應按照行文關系、文種及擬文要求認真撰寫。

4.公文如有附件，應當注明附件順序和名稱（如“附件：1.××××”），并與所附附件順序和名稱相一致。附件名稱后不加標點符號。附件一般不加印章。印發、轉發類公文，應在標題和正文中表述附件名稱，正文之后可不再列述。

5.落款，包括發文單位印章（發文單位）和成文日期。落款名稱和印章與發文單位版頭必須一致。

（1）上報的公文和其他對外行文：不署名，只蓋發文單位印章。

（2）下發的公文：數量較大的普發性公文暫以署名代替印章，但存檔的公文必須加蓋印章；凡涉及對師生員工獎懲、涉及學院權益等重要文件（包括普發性公文）必須加蓋印章，并以單位負責人名義行文，同時冠以職務或身分。

（3）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。成文日期必須標明漢字年、月、日，“零”應寫為“0”。

（4）當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

第四條文尾部分一般由附注、主題詞、抄送單位、印發單位、印發日期等部分組成。

1.附注。公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注在落款之下主題詞之上。“請示”類公文根據需要在附注處標明聯系人的姓名和電話。

2主題詞。公文應當標注主題詞。

3.抄送機關。抄送機關指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位。排列方法與“主送單位”相同。公文如需抄送個人，應排在單位名稱之后。

4.印發單位和時間。在公文末頁下方最后一行，應當注明公文的印發單位和印發時間。印發時間以送印日期為準。

第五條文字從左至右橫寫、橫排。版頭、公文用紙一般為A4型，右側對齊，左側裝訂。需公開張貼的公文用紙大小，可根據時間需要確定。

第二章發文辦理程序

第六條發文處理一般包括擬稿、核稿、會稿、審稿、簽發、登記（編號）、繕印、用印、分發、立卷、歸檔等程序。

第七條擬稿。學院的綜合性公文，由黨政服務中心組織擬稿或者由黨政服務中心會同有關部門共同擬稿。凡屬職能部門業務性、專業性公文，由職能部門擬稿。重要的公文，領導人要親自起草或者主持起草。草擬公文應當做到：

1.內容符合黨和國家的路線、方針、政策及有關法律、法規、行政規章等規定。

2.情況屬實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，字詞規范，文字簡潔，書寫工整，標定正確，篇幅力求簡短。

3．公文的文種應當根據行文目的、發文機關職權和與主送機關的行文關系確定。

4.擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

5.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

6．結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

7．使用國家法定計量單位。

8．文內使用非規范化簡稱，應當先使用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

9．公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第八條擬稿完畢，擬稿人應當清楚地填寫“西安交通大學城市學院發文稿紙”中的有關要素。

第九條核稿。核稿由擬稿人送主辦單位負責人完成。核稿的重點：是否符合國家的法律法規和方針政策及學院有關規定；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本細則規定；是否需要其他單位會稿。

第十條會稿。會稿一般由擬稿人送審，由會稿單位負責人完成。會稿的重點是：把握正文涉及本部門職權范圍內需要配合執行或者核定的事項。會稿部門如有不同意見，應明確表述，若只簽姓名，則視為同意。

第十一條審稿。一般由擬稿人送審，凡以學院名義印發的重要公文（包括規章制度）在報院領導簽發前，必須送黨政服務中心審稿。審稿的重點是：是否確需行文，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合規定；是否需要其他單位會稿；是否與學院已有的規章、政策相一致；是否需要經學院研究決定。需要由院領導簽發的，注明“請×××簽發”。

第十二條簽發。公文一經簽發，即成為定稿，并據此生效。簽發人代表本發文單位對公文在政治上、內容上、文字上的正確性負完全責任。緊急公文，簽發人如果不在校內，可以通過電話聯系，經請示同意后，可先發文，再補辦簽發手續。公文簽發應按照領導的分工和職權范圍進行。

1.以“西安交通大學城市學院文件”、“西安交通大學城市學院”版頭制發的公文，由院長、常務副院長或主管副院長簽發。

2.需要經會議通過的必須按規定程序提交會議通過后再行簽發。會議紀要由會議主持人簽發。會議討論通過的公文，必須注明會議名稱和通過的日期。

3.公文簽發應在簽發欄中簽全名和年月日。只簽姓名，視為同意。簽發人如認為須送其他負責人（或上級領導）事先閱知時，可注明“請先送×××閱后再發”。

第十三條繕印。公文正式印制前，負責該文的文秘人員應當進行復核。重點是：審批、核發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。爾后按照規定的公文格式排版繕印。

第十四條蓋印。擬稿單位將文件裝訂好后，由擬稿人在送發前，按本細則規定加蓋印章。

第十五條分發。由擬稿單位負責按規定的份數和范圍發送。重要的和有辦理時限的院內發文必須一一送交簽收；寄送校外的請示、重要報告必須用掛號信發出或親送簽收。

第十六條利用計算機、傳真機傳輸秘密公文，必須采取加密措施，絕密級公文不得用計算機、傳真機傳輸。

第十七條公文分發后，擬稿人應及時收集底稿并連同印制好的公文一起交有關人員立卷和歸檔。第十八條需要辦理的公文，有關部門及人員應及時按學院有關規定督查、督辦。

第三章收文辦理程序

第十九條收文辦理一般包括簽收、編號、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷等程序。黨政服務中心負責學院行政收文處理。

第二十條簽收：收到來文，應當先依據本細則行文的有關規定進行審核簽收。

第二十一條編號、登記：按照來文單位及類別進行分類，并按照收文時間先后進行編號，然后將公文標題、來文單位、來文字號、承辦期限等情況在公文登記簿上逐項進行登記。來文編號、登記時間一般不超過12小時。

學院收到的來文，屬國務院、國家教育部、陜西省教育廳、陜西省政府、西安市政府的，編“政”字號，其它部委和單位的，編“綜”字號，簡報類的，編“簡”字號，院內各單位的，編“內”字號。第二十二條擬辦：編號、登記后的來文，黨政服務中心附“文件閱辦單”后，要在24小時內進行擬辦處理。若遇到緊急公文，可先通知主辦單位按文件要求做準備，再送有關領導批辦。

第二十三條批辦：按照擬辦意見，送有關領導批辦。批辦時間一般不超過三天，并答復來文單位。凡涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，批辦時應注明主辦單位。

第二十四條承辦：已批辦的文件須按領導批示交由主辦單位承辦。承辦時間一般不超過一周，緊急公文應當按文件時限要求辦理，確有困難的應及時向來文單位說明原因。涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，主辦單位應及時、主動與協辦單位協商處理。

第二十五條催辦：對超出辦理時限要求的文件，文秘人員要進行催辦。催辦時，應附催辦單。第二十六條立卷、歸檔：文件辦理完畢后，各單位應對本單位剛收到的文件按照有關規定進行立卷歸檔。涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，由主辦單位進行歸檔。

第四章附則

第二十七條本細則由黨政服務中心負責解釋，自印發之日起施行。公文格式樣板見附件。

第四篇：人大機關公文處理辦法

人大機關公文處理辦法（試行）

第一章總則

第一條為使人大機關的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理的效率和質量，制訂本辦法。

第二條人大機關的公文，是人大及其常委會在依法行使各項職權過程中形成的具有特定效力和規范格式的文書，是發布法律、地方性法規、決定、決議、公告，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。

第三條人大機關秘書部門是人大機關公文管理的工作機構，負責公文的處理，協調和指導本機關各部門的公文處理工作。人大機關各部門應當設置專門機構或配備專職人員負責本部門公文的處理工作，并逐步改善辦公手段，努力提高工作效率和質量。

文秘工作人員應當忠于職守、作風嚴謹、嚴守機密、廉潔正派，具備相應的專業知識。

第四條人大機關的公文處理，是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。公文處理必須做到準確、及時、安全。

第五條公文處理中必須嚴格執行國家保密法律、法規和人大機關內部的保密規定，確保國家秘密的安全。

第二章公文種類

第六條人大機關的公文種類主要有：公告，決議，決定，法、條例、規則、實施辦法，議案，意見、批評和建議，請示，批復，報告，通知，通報，函，意見，會議紀要等。

公告適用于發布法律、地方性法規及其他重要事項。

決議適用于經會議審議或討論通過的重要事項。

決定適用于對重要事項做出的決策和安排。

法、條例、規則、實施辦法適用于人大及其常委會審議通過的法律、地方性法規。

議案適用于根據法定程序，有關機構向人大及其常委會提請審議的事項。意見、批評和建議適用于人大代表向人大及其常委會提出，由常委會的辦事機構交由有關機關研究處理并負責答復的事項。

請示適用于請求指示、批準事項。

批復適用于答復請示事項。

報告適用于匯報工作、反映情況、提出建議，或答復詢問等。通知適用于傳達指示，轉發公文，傳達需要執行或周知的事項等。通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流情況。

函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門提出請求等。

意見適用于對議案或重要問題提出見解和處理辦法等。

會議紀要適用于記載會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第七條人大機關的公文，一般由版頭、密級、緊急程度、發文字號、簽發

人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文時間、印章、附注、主題詞、抄送機關、印制版記等部分組成。

（－）版頭版頭由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，或者加括號標明文種組成。聯合行文時，主辦機關應該排列在前。

（二）秘密等級秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”。“秘密”，標注于公文首頁左上方。機關內部的公文，應當標明 “內部文件”。

（三）緊急程度緊急公文應分別標明“特急件”、“急件”；緊急電報應標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發文字號發文字號由機關代字、年份、序號組成。“文件”的發文字號應當排列于版頭之下，橫線之上居中處。“函”的發文字號應當排列于版頭之下，橫線之下居右側。聯合發文，只標明主辦機關發文字號。橫線中央不嵌五星。

（五）簽發人上報公文應當在發文字號右側標注“簽發人”，由發文機關的領導審批簽字。

（六）標題公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，并標明公文的種類。位于主送機關或正文之上正中間。

（七）主送機關主要受理公文的機關。應當用全稱或規范化簡稱，位于正文上方，頂格排列。

（八）正文公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題或主送機關下方。

（九）附件公文附件，應當在正文之后，發文機關署名之前注明附件順序和名稱。

（十）發文機關署名發文機關應當寫全稱或規范化簡稱。

（十一）成文時間應當以領導簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導的簽發日期為準。電報應當以發出日期為準。特殊情況除外。

（十二）加蓋印章公文中有發文機關署名的（含聯合發文），應當加蓋部門印章。印章必須與署名相符。

（十三）主題詞主題詞的標注，應當符合公文主題詞標注的各項規則。

（十四）抄報、抄送單位指除主送機關以外的其他需要告知的上下級、同級或不相隸屬機關。“抄報”是向上級機關和領導報送公文；“抄送”是向同級、下級或不相隸屬機關分送公文。

應當排列于公文本頁下端。

（十五）印制版記由公文制發機關名稱、印發日期和印發份數組成，標于公文末頁下端。印發日期和份數應當用阿拉伯數字書寫。

（十六）公文用紙一般為16開型（長260毫米，寬184毫米）。左側裝訂。公文標準印刷字號：通常情況下，標題用2號宋體字，主送機關使用3號黑體字，正文使用3號仿宋體字，文中小標題，按結構層次，第一層用3號黑體字，第二層用3號楷體字，落款使用楷體字。

第四章行文規則

第八條人大機關的行文關系，應根據各部門的隸屬關系和職權范圍確定。

（一）人大機關各部門在本部門職權范圍內，可相互行文。

（二）人大機關各部門可向下一級人大機關的有關業務部門行文。必要時，應當同時抄送其直接上級機關。

人大機關部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。

（三）人大機關各部門可對外向不同隸屬關系的部門行文。

重要問題的行文，應當與有關部門協商一致后發文。

（四）同級人大機關各部門、上一級人大機關部門與下一級人大機關部門可聯合行文；人大機關部門與同級黨委、政府部門及其它部門也可聯合行文。

聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。

第九條請示問題，應當一事一文，不得在非請示公文中夾帶請示事項。不得越級請示，或多頭請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。

向常委會領導請示問題的公文，應當送辦公廳（室）秘書部門按規定程序辦理，不應直接送領導本人，特殊情況除外。

第五章公文辦理

第十條公文的辦理分為收文和發文。收文辦理主要包括：公文的簽收、登記、分發、傳閱、請辦、承辦和催辦等程序；發文主要包括：公文的起草、校核、審簽、登記、印制和分發等程序。

一、收文的辦理

（－）簽收應當逐件清點來文后簽收。如發現問題，應及時向發文機關查詢并采取相應措施。

（二）登記應當將公文的發文機關、發文字號、標題、密級、份數、收到時間及處理情況等逐項填寫清楚，以利管理、查詢和催辦。

（三）分發應當根據來文內容或來文單位的要求，以及收文單位的有關規定，將公文及時分送有關領導和部門。

（四）傳閱應當按照規定和程序將公文送有關領導傳閱，不得隨意擴大傳閱范圍。秘書部門應隨時掌握公文去向，避免漏傳和延誤。

（五）請辦對需要辦理的公文，應當送請主管領導批示后辦理。

（六）承辦有領導批示的公文，應當按照領導批示內容辦理。對屬于有關職能部門承辦的公文，文秘部門應盡快交職能部門辦理。承辦部門應盡快辦理，不得延誤、推諉。如認為不屬于本部門職責或不適宜由本部門承辦的，應及時退回交辦部門并說明理由。

對需要報請領導批示的重要公文，應及時上報，需要文秘部門提出辦理意見或建議并代擬文稿的，應將辦理意見和代擬文稿一并上報。緊急公文應提出辦理時限。

（七）催辦對辦理中的公文應當進行督辦、查詢。緊急、重要的公文應及時、重點催辦，一般公文也應當定期催辦，做到件件有結果，并采取適當方式隨時或定期向領導反饋情況。

二、發文的辦理

（－）公文的起草草擬公文應當做到：

1.符合國家的憲法、法律、地方性法規和黨的方針、政策及有關規定。

2.情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精練，用詞和標點準確、規范。

3.結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“（－）”，第三層為“1．”，第四層為“（l）”。

4.必須使用國家法定計量單位。

5.公文中的數字，除部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具

有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

（二）校對審核公文文稿送領導審批之前，應當認真細致地逐級校對審核，文責自負。公文校對審核的內容是：

1.報批程序是否符合規定；

2.內容是否符合國家的法律、地方性法規和方針、政策及有關規定，是否完整、準確體現發文機關的意圖，并同現行有關公文相銜接；

3.涉及有關部門業務的事項是否經過協調并取得一致意見；

4.所提措施和辦法是否切實可行；

5.人名、地名、時間、數字、引文和文字表述、密級、抄報（送）單位、主題詞是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數字的用法是否符合有關規定。

6.已經領導審批過的文稿，在印發之前應再作校核。經校核，如內容需作實質性修改，須報原審批領導復審。

（三）審簽公文須經主管領導審批簽發。重要公文應當由機關主要領導或上級領導審批簽發。聯合發文，應當由所有聯署機關的領導會簽。領導審批簽發公文，應當明確簽署意見，并寫上姓名和日期。簽發公文應當用鋼筆或毛筆。

（四）登記編號應當按照發文字號編制辦法的要求，進行登記編號。

（五）印制應當做到準確、及時、規范、安全、保密。秘密公文應當由機要印刷廠（或一般印刷廠的保密車間）印制。

（六）分發應由主稿單位或秘書部門分送主送機關、抄報（送）機關。第十一條傳遞秘密級以上的公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。不得密電明復，或者明、密電混用。絕密級公文不得利用傳真機和計算機傳輸。凡需存檔或請領導批示的傳真件，應當復印后再辦理。

第六章公文立卷、歸檔和銷毀

第十二條公文辦理完畢后，應根據檔案法及機關檔案管理工作的規定，按時將公文和有關材料立卷歸檔，并定期向檔案部門移交。部門和個人不得保存應歸檔的公文。

第十三條聯合辦理的公文，由主辦單位負責立卷，相關單位如需要可保存復印件。

第十四條沒有歸檔和存查價值的公文，經鑒別和主管領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，應當到指定的保密地點，由兩人以上監銷。確保不丟失、不泄密。

第七章附則

第十五條各級人大機關可根據本辦法的規定，結合工作實際情況，制訂實施細則。

［據1998年2月6日全國人大常委會辦公廳（關于印發以

大機關文秘檔案工作座談會會議紀要）和兩個協法）的通知）

（常辦〔1998〕秘字第12號）】

第五篇：人大機關公文處理辦法

人大機關公文處理辦法 第一章

總

則

第一條 為使人大機關的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理的質量和效率，制定本辦法。

第二條 人大機關的公文，是人大及其常委會在依法行使各項職權過程中形成的具有特定效力和規范格式的文書，是發布法律、地方性法規、決定、決議、公告，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的重要工具。

第三條 人大常委會辦公室負責公文的處理，協調和指導本機關各部門的公文處理工作。人大機關各委室應當由專職人員負責本工委的公文的處理工作，并逐步改善辦公條件。

文秘工作人員應當忠于職守、保守秘密、作風嚴謹，具備相應的業務知識。

第四條 人大機關的公文處理，包括公文擬制、審核、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。公文處理必須做到規范、準確、及時、安全。

第五條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

第二章 公文種類

第六條 人大機關的公文種類主要有：公告，決議，決定，法規、條例、規則、實施辦法，議案，建議、批評和意見，請示，批復，報告，通知，通報，函，意見，會議紀要等。

公告 適用于發布法律、地方性法規及其他重要事項。

決議 適用于經會議審議或討論通過的重要事項。

決定 適用于對重要事項做出的決策和安排。

法規、條例、規則、實施辦法 適用于人大及其常委會審議通過的地方性法規。

議案 適用于根據法律規定，依據法定程序，提案人向人大及其常委會提請審議的事項。

建議、批評和意見 適用于人大代表向人大及其常委會提出，由常委會的辦事機構交由有關機關、組織研究處理并負責答復的事項。

請示 適用于請求指示、批準事項。

批復

適用于答復請示事項。

報告

適用于匯報工作、反映情況、提出建議等。

通知 適用于傳達指示，轉發公文，傳達需要辦理、執行或周知的事項，任免人員等。

通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

函 適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門提出請求事項等。

意見 適用于對議案或重要問題提出見解和處理辦法等。

會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第七條 人大機關的公文，一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、主題詞、抄送機關、印制版記等部分組成。

一、秘密等級和保密期限

涉密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”，標注于公文首頁發文機關標識右上方。“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號，位于公文首頁左上方。

二、緊急程度

緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急件”、“急件”；緊急電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

三、發文機關標識

即版頭，由發文機關全稱或者規范化簡稱組成，也可以由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”組成。聯合行文，主辦機關名稱應當排列在前，或者按照規范順序排列。

四、發文字號

發文字號由發文機關代字、年份、序號組成。發文字號應當排列于發文機關標識之下，橫線之上居中處。聯合發文，只標明主辦機關發文字號。

五、簽發人

上報公文應當在發文字號右側標注“簽發人”，由發文機關的領導審批簽字。

六、標題

公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，并標明公文的種類。由發文機關全稱（或者規范化簡稱）、主要內容和文種組成，也可以由主要內容和文種組成。位于主送機關或者正文之上居中排列。

七、主送機關

指主要受理公文的機關。應當用全稱或者規范化簡稱，位于正文上方，頂格排列。

八、正文

公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題或者主送機關下方。

九、附件

公文附件，應當注明順序號和名稱。位于正文之后，發文機關署名之前。

十、發文機關署名 發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱。

十一、成文日期

應當以領導簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導的簽發日期為準。電報應當以發出日期為準。

十二、加蓋印章 公文中有發文機關署名的（含聯合發文），應當加蓋發文機關印章。印章必須與署名相符。加蓋印章必須有正文，不得采取“此頁無正文”的方法處理。

十三、主題詞 主題詞的標注，應當符合公文主題詞標注的各項規則。位于公文末頁，抄送單位之上。

十四、抄送單位 指除主送機關以外的其他需要告知的上下級、同級或不相隸屬機關。

十五、印制版記 由公文制發機關名稱、印發日期組成，位于公文末頁下端。印發日期應當用阿拉伯數字書寫。

十六、公文用紙一般為A4型（210mm×297mm）。左側裝訂。

公文標準印刷字號：通常情況下，標題用2號（或小2號）標宋體字，主送機關、正文用3號仿宋體字。文中小標題，按結構層次，第一層用3號黑體字，第二層用3號楷體字，附件、發文機關署名、抄送單位用3號仿宋體字。主題詞使用3號黑體字。

第四章 行文規則

第八條 人大機關的行文關系，應根據各部門的隸屬關系和職權范圍確定。

一、人大機關各部門在本部門職權范圍內，可相互行文。

二、人大機關各部門可向下一級人大機關的有關業務部門行文。必要時，同時抄送其直接上級機關。

人大機關部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。

三、人大機關各部門可對外向不同隸屬關系的部門行文。重要問題的行文，應當與有關部門協商一致后再行文。

四、同級人大機關各部門、上一級人大機關部門與下一級人大機關部門可聯合行文；人大機關部門與同級黨委、政府部門及其它部門也可聯合行文。

聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。

第九條 請示問題，應當一事一文，不得在非請示公文中夾帶請示事項。不得越級請示或者多頭請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。

向領導請示問題的公文，除特殊情況外，一般應當送辦公室按規定程序辦理，不應直接送領導本人。

第五章 公文辦理

第十條 公文的辦理分為收文和發文。收文辦理主要包括：公文的簽收、登記、分發、傳閱、擬辦、批辦、承辦和催辦等程序；發文辦理主要包括：公文的起草、校核、審簽、登記、印制和分發等程序。

一、收文的辦理

(一)簽收 逐件清點來文后簽收。發現問題，應及時向發文機關查詢并采取相應措施。

(二)登記 將公文的發文機關、發文字號、標題、秘密等級、份數、收到時間及處理情況等逐項填寫清楚，以利于管理、查詢和催辦。

(三)分發 根據來文內容或者來文單位的要求，以及收文單位的有關規定，將公文及時分送有關領導和部門。

(四)傳閱 按照規定和程序將公文送有關領導傳閱，不得隨意擴大傳閱范圍。文秘部門應隨時掌握公文去向，避免漏傳和延誤。

(五)擬辦、批辦 對需要辦理的公文，由文秘部門提出擬辦意見，再送請主管領導批示后辦理。

(六)承辦 領導批示后的公文，應當按照領導批示內容辦理。對屬于有關職能部門承辦的公文，文秘部門應盡快交職能部門辦理。承辦部門應及時辦理，不得延誤、推諉。如認為不屬于本部門職責或者不適宜由本部門承辦的，應及時退回交辦部門并說明理由。

對需要報請領導批示的重要公文，應及時上報，需要文秘部門提出辦理意見或建議并代擬文稿的，應將辦理意見和代擬文稿一并上報。緊急公文應當提出辦理時限。

(七)催辦 對辦理中的公文應當進行督辦、查詢。緊急、重要的公文應及時、重點催辦，一般公文也應當定期催辦，做到件件有結果，并采取適當方式隨時或定期向領導反饋辦理情況。

二、發文的辦理

(一)公文的起草 草擬公文應當做到：

1． 符合國家的憲法、法律、法規和黨的方針、政策及有關規定。

2． 情況確實，觀點明確，條理清晰，文字精煉，用詞和標點符號準確、規范。

3． 結構層次序數，第一層為 “一”，第二層為“(一)”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”

4．必須使用國家法定計量單位。

5、國名、地名、人名、時間、數字、引文和文字表述、密級、抄送單位、主題詞應當準確、恰當，漢字、標點符號的用法應當符合有關規定。

公文中的數字，除部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其它的應當使用阿拉伯數字。

(二)校對審核 公文文稿送領導審批之前，應當逐級認真細致地校對審核。公文校對審核的內容是：

1． 報批程序是否符合規定。

2． 內容是否符合國家的法律、法規和黨的方針、政策及有關規定，是否完整、準確地體現發文機關的意圖；并同現行有關公文相銜接。

3． 涉及有關部門業務的事項是否經過協調并取得一致意見。

4． 所提措施和辦法是否切實可行。

5． 文種使用是否準確，公文格式是否規范。

6． 已經領導審批的文稿，在印發之前應再作校核。如內容確需作實質性修改的；須報原審批領導復審。

(三)審簽 公文須經主管領導審批簽發。重要公文應當由發文機關主要領導審批簽發。聯合發文，應當由所有聯署機關的領導會簽。領導審批簽發公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和日期。簽批公文應當用鋼筆、簽字筆或者毛筆，不要用鉛筆。

(四)登記編號 按照發文字號編制辦法的要求，進行登記編號。

(五)印制 做到準確、及時、規范、安全。秘密公文應當由機要印刷廠或者一般印刷廠的保密車間印制。

(六)分發 應由主辦單位或者文秘部門分送主送機關、抄送機關。

第十一條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用符合規定的加密裝置。不得密電明復，或者明、密電報混用。凡需存檔或者報請領導批示的、使用熱敏紙的傳真件，應當復印后再辦理。

第六章 公文立卷、歸檔和銷毀

第十二條 公文辦理完畢，應當根據檔案法及機關檔案管理部門的規定，按時將公文的正本、定稿和有關材料立卷，并定期向檔案部門移交。部門和個人不得保存應當歸檔的公文。

第十三條 聯合辦理的公文，原件由主辦單位負責立卷，相關單位可保存復印件。

第十四條 沒有歸檔和存查價值的公文，經鑒別和主管領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，應當到保密部門指定的場所，由兩人以上監銷。確保不丟失、不漏銷。銷毀絕密級公文（含電報），應當進行登記。

太谷縣人大常委會辦公室 關于文件辦理工作的暫行規定

為做好人大機關文件處理工作，逐步實現公文處理規范化、制度化、科學化，根據全國人大關于《人大機關公文處理辦法》以及省、市人大關于文件辦理工作的有關規定，結合我縣實際，對縣人大機關文件辦理工作作如下規定：

一、文件形式及適用范圍

人大機關文件主要有六種形式，即：

（一）太人發文件，文頭為“太谷縣人民代表大會常務委員會文件”，適用范圍主要是：

1、縣人大常委會關于貫徹落實中、省、市人大重大決策的決定、意見；

2、縣人大常委會發布的公告、規定、辦法以及重大事項的決議、決定和重要的工作安排部署；

3、縣人大常委會通過的干部任免通知、審議意見、評議意見；

4、縣人大常委會關于先進集體，優秀縣人大代表的表彰決定、通報等。

（二）太人字文件，文頭為“太谷縣人民代表大會常務委員會”，適用范圍是：

1、縣人大常委會向上級人大常委會的報告、匯報、請示；

2、縣人大常委會向同級黨委的報告、匯報；

3、縣人大常委會關于某方面工作的安排部署和“一府兩院”及鄉鎮人大有關報告、請示的批復（含批轉執行）等。

（三）太人黨發文件，文頭為“中共太谷縣人民代表大會常務委員會黨組文件”，適用范圍是：

縣人大常委會黨組關于機關黨建、思想政治及精神文明建設和黨風廉政建設方面工作的安排部署、工作方案等。

（四）太人黨字文件，文頭為“中共太谷縣人民代表大會常務委員會黨組文件”，適用范圍是：

1、縣人大常委會黨組向縣委的報告、匯報、請示；

2、縣人大常委會黨組向縣委提出的干部任免提議和推薦意見等。

（五）太人辦發文件，文頭為“太谷縣人大常委會辦公室文件”，適用范圍是：

1、關于貫徹落實縣委、縣人大常委會重要會議精神以及有關重大決策、部署的意見、措施、要求的通知；

2、縣人大常委會關于召開人代會、常委會以及其他重要會議的通知；

3、根據授權，轉發上級文件、印發常委會和主任會議擬定的事項、工作安排；

4、應由辦公室擬發的其他文件。

（六）太人辦字文件，文頭為“太谷縣人大常委會辦公室”，適用范圍是：

1、以人大辦公室名義向市人大辦公室的報告、匯報、請示；

2、根據授權，人大辦公室關于下級機關報告、請示的批復（含批轉執行）；

3、縣人大辦公室關于工作要點、工作安排、工作總結以及制定的各項規章制度等。

人大機關文件除上述六種形式外，還有（1）“會刊”，用于輯錄人民代表大會、人大常委會討論通過的事項及會議相關資料；（2）“太谷縣人大常委會辦公室”編“太人辦函字”的文頭，用于轉達縣人大常委會領導對有關文件、信訪件的批示，辦公室與不相隸屬機關之間商洽工作和聯系辦理具體事宜的函件；（3）“太谷人大工作”，主要用于反映縣、鄉鎮人大工作動態，經驗交流，刊發具有借鑒、指導價值的理論文章、心得體會、調查研究材料等。

二、公文格式 人大機關的公文，一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報機關、抄送機關、印制版記等部分組成。按排序依次為：

（一）涉密文件應當標明密級和保密期限，標注位于公文首頁右上方。“絕密”、“機密”級公文要標明份數序號，位于公文首頁左上方。

（二）緊急公文根據緊急程度標明“特急”或“急件”等，標注位于公文首頁右上方。

（三）發文機關標識即版頭，由發文機關全稱或者規范化簡稱組成，也可以由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”組成。聯合行文，主辦機關名稱排列在前，或者按規范順序排列。

（四）發文字號由發文機關代字、年份、序號組成，位于橫線之上居中處。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。

（五）有的上行公文還要標注簽發人，位于橫線之上右側。

（六）公文標題一般由發文機關全稱（或簡稱）、主要內容和文種三部分組成，也可由后兩部分組成，位于正文之上居中排列。

（七）主送機關指主要受理公文的機關，應當用全稱或規范化簡稱。縣人大常委會文件主送機關針對內容而定，一般為縣人民政府、縣法院、縣檢察院。

人大辦公室文件主送機關視內容而定。

以通知、通報等形式印發的文件主送機關位于在上方，頂格排列；以決定、規定、決議、意見、方案等形式印發的文件，主送機關位于正文之后，印制版記內。

（八）正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題或者主送機關之下。

（九）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。位于正文之后。

（十）成文日期應以領導簽發的日期為準。聯合行文，以最后簽發機關領導的簽發日期為準。

（十一）每一件公文都必須加蓋發文機關印章。印章一般騎印在發文機關和發文日期上。

（十二）公文如有附注，應當在成文日期和印章之下，版記之上加圓括號標注。

（十三）主題詞的標注，應當符合主題詞標注的各項規則，必須使用規范標準的主題詞。位于公文末頁，抄報或抄送機關之上。

（十四）抄送單位 是指除主送機關以外的其他需要告知的上下級、同級或不相隸屬機關。

（十五）印制版記由公文制發機關名稱、印發日期和印發份數組成，位于公文末頁下端。印發日期和份數用阿拉伯數字書寫。

公文用紙一般采用國際標準A4型（210MM×297MM），左側裝訂。公文文字從左至右橫寫、橫排，并使用規范的字號、字體。

三、行文原則

人大機關文件堅持注重實效，少而精的原則，確保文件的政治性、權威性、規范性和可行性。

人大機關的行文關系根據其隸屬關系和職權范圍確定。縣人大機關對外發文，只能以人大常委會和人大辦公室名義，各工作委員會不對外發文。

不屬于人大常委會職權范圍內的工作，縣人大常委會不發文件。

中、省、市人大在報刊上已公開發表的有關決議、決定、規定、辦法、條例等，縣人大常委會如無新的規定要求或工作部署，一般不再轉發。

四、辦文程序

公文辦理分為發文和收文。縣人大機關的文件辦理工作必須嚴格按程序進行處理。其主要環節是：

（一）發文辦理

1、擬辦。以縣人大常委會、辦公室名義上報下發的文件，須經縣人大常委會或主任會研究決定，由常委會領導提出擬辦意見。有關單位報請需要批轉的文件，也應交辦公室統一處理。

2、起草。公文起草必須符合行文關系，不違反黨的路線、方針、政策和法律、法規，事實準確、結構嚴謹、條理清晰、重點突出、觀點鮮明、文字簡練等。

起草的文件，第一頁必須使用統一的“發文稿紙”，擬稿單位、擬稿人、核稿人要簽署自己的姓名。

3、文件校對審核。縣人大常委會各類文稿在送領導審批之前，必須逐級認真細致地校對審核。縣人大常委會各專委會按照職責分工代縣人大常委會和人大辦公室起草的公文，須經專委會主要領導審核后送交辦公室簽署意見，再送分管副主任會簽或審簽，如需作大的修改、調整，退回修改。

4、審簽。縣人大機關文件的審簽應貫徹集體領導和個人分工負責相結合的原則進行。簽發原則是：

（1）太人發、太人字文件，由常委會主任簽發，或常委會主任委托副主任簽發；

（2）太人黨發、太人黨字文件，由常委會黨組書記簽發或常委會黨組書記委托副書記簽發；

（3）太人辦發文件，屬于人大常委會或主任會議研究決定授權行文的由常委會主任或副主任簽發，屬于辦公室職責內的，由分管辦公室的常委會副主任簽發。

（4）太人辦字文件，一般由辦公室主任簽發，必要時報請分管辦公室的常委會副主任簽發。

（5）涉及聯合行文的公文審簽，須由所有聯署機關的領導審簽。

5、復核。已簽發文件，打印出清樣后，由主稿人對文字進行核對，再由辦公室對文件內容、格式、發送范圍、文字進行一次全面復核，以杜絕差錯。

6、印制和用印。印制公文應做到準確、及時、規范、安全、保密。印制完畢要加蓋發文機關印章。

7、分發和分送。一般由辦公室或主稿部門協助對文件進行分撿，收發人員分送。

（二）收文辦理

1、簽收。由辦公室收發人員對來文進行認真簽收登記。

2、分發傳閱。根據來文內容，由辦公室簽署擬辦意見。對上級、平級和下級來文一般按照程序規定以及常委會領導工作分工和對口聯系部門的要求將公文分送常委會領導閱或傳閱；對需要周知性的文件普通傳閱，原則上不得隨意擴大傳閱范圍；報刊一般不作傳閱；文件傳閱要及時，應盡量縮短存放時間。

3、擬辦、批辦。對需要辦理的公文，由辦公室提出擬辦意見，再送請領導批示后辦理。

4、承辦。有領導批示的公文，應按領導批示內容迅速辦理，不得延誤、推諉。

5、催辦、督辦。送有關人員或交承辦部門、專委會辦理的公文，辦公室要負責催辦、督辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

五、公文歸檔

（一）公文辦理完畢后，應根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，由辦公室文秘人員將領導簽發的公文定稿和公文正本整理歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。

（二）收文閱批完畢后也應及時整理歸檔。

（三）聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理歸檔，其他機關保存副本。

（四）不具備歸檔和存查價值的公文，經辦公室主要領導鑒別批準后，可以銷毀。密級公文銷毀要到指定場所由專人監督銷毀，并進行登記。檔案資料借閱要按規定履行借閱手續。