第一篇：對秘書形象的理解

對秘書形象的理解

說起對秘書形象這個問題的理解，首先我是一個秘書專業(yè)的學生，其實我原本對這個專業(yè)是不抱有什么特別的想法的，之前的我對于秘書這個職業(yè)，我總是覺得很多人都可以從事的，不從在專業(yè)與非專業(yè)的區(qū)別。一直都認為，即使我日后畢業(yè)了，即使我是秘書專業(yè)畢業(yè)，仍就會有許多非專業(yè)的人來競爭這個職業(yè)，不像那種專業(yè)性非常強的行業(yè)，只從在同行業(yè)的競爭，而我們面對的競爭會非常激烈。并且，如果我們面臨的是年紀跟我們差不多，但工作經(jīng)驗比我們這種剛出學校的畢業(yè)生多的人，無疑，我們的競爭能力會相對弱點。

對于秘書專業(yè)的理解，我當初有著這樣的偏差，不過經(jīng)過這么長時間的學習，我對秘書這個職業(yè)有了新的認識，而對于秘書形象的理解，我本身是個不太注意外在形象的人，所以對于秘書形象的理解，我依舊認為內(nèi)在修養(yǎng)要比外在形象重要，但是前提是外在形象也要過關(guān)。

我認為秘書人員要身著職業(yè)套裝，盤發(fā)或者短發(fā)，要保持干凈，簡潔，利落大方，會給人一種睿智，高效，淡雅的感覺。但是電視劇當中也不缺乏那種年輕漂亮的時尚的女士作為秘書人員出現(xiàn)。

秘書人員確實在外表上有一定的要求，在工作中，不能太過于隨意張揚，要大方，五官端正，起碼外觀上看上去要舒服。

所以對于秘書的外在形象的塑造是必要的。從發(fā)型、著裝、妝容，都有一定的要求，年輕的秘書可以適當?shù)臅r尚一點，不用太過于老成，但是不能奇裝異服，妝容要求是淡妝，簡單而高雅。發(fā)行便于工作就可以。

對于秘書形象的塑造，我們不能只將精力投入在外形的塑造，太過于注重外表，就會忽略了內(nèi)在的修養(yǎng)。

一個秘書的形象，雖說外表可以近乎完美，但是一個人的氣質(zhì)的散發(fā)是由內(nèi)而外的。如若不想讓大家透過你華麗的外表看到空虛膚淺的自己，那么自己就必須有高雅的內(nèi)涵，必須讓自己由內(nèi)而外的趨向睿智和聰慧。一個人的內(nèi)在修養(yǎng)想要提高，不僅需要將秘書本職的知識學好，同樣還需要別的知識充實自己，或者要在實踐中歷練自己，讓自己的修養(yǎng)提升。

對于內(nèi)在與外在形象的塑造，我更偏向內(nèi)在的，沒有內(nèi)在的支撐，外在無論再美好，都會顯得那么膚淺，沒有力量。古話說“相由心生”，也就是說內(nèi)在的東西會通過外表表現(xiàn)出來，如若有好的修養(yǎng)，那么外在就會表現(xiàn)出區(qū)別于別人的特殊氣質(zhì)。

所以我認為內(nèi)在修養(yǎng)更重要。

文秘二班

2011072108姚玥

第二篇：秘書形象塑造

論秘書形象

----淺議當代秘書形象塑造

內(nèi)容簡要：

隨著社會的發(fā)展，形象的包裝已不再是明星的“專利”，普通職場人士對自己的形象也越來越重視，因為好的形象可以增加一個人的自信，對個人的求職、工作、晉升和社交都起著至關(guān)重要的作用。當今社會是一個商業(yè)社會，急需大批訓(xùn)練有素能力卓著的職業(yè)秘書，企業(yè)的老板和職業(yè)經(jīng)理人已經(jīng)日益認識到社會分工的重要性，只有依靠秘書的協(xié)助，自己才能更有效地從事經(jīng)營和管理。作為一種受人矚目的職業(yè)，秘書毫無疑問是職業(yè)規(guī)范的表率，其言行舉止不僅代表著企業(yè)形象，同時也對工作環(huán)境的人事產(chǎn)生重要的影響。從一位秘書的表現(xiàn)就能感覺得出其所在企業(yè)的品質(zhì)特征，以及其上司的品質(zhì)特征。因此，塑造其形象更是不可缺少。秘書的職業(yè)形象是指秘書在公眾面前樹立的印象，它是通過衣著打扮、言行舉止反映出你的專業(yè)的態(tài)度、知識、技能等。同時，也是秘書與社會溝通、并使之接受的方法。良好的職業(yè)形象不僅能夠提升個人品牌價值，而且還能提高自己的職業(yè)自信心。塑造良好的職業(yè)形象是秘書的必修課，秘書的職業(yè)形象是綜合的，它包含眾多內(nèi)容，主要的有外在形象和內(nèi)在素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：形象外在形象內(nèi)在形象知識能力道德素養(yǎng)綜合能力

隨著社會的發(fā)展，形象的包裝已不再是明星的“專利”，普通職場人士對自己的形象也越來越重視，因為好的形象可以增加一個人的自信，對個人的求職、工作、晉升和社交都起著至關(guān)重要的作用。形象設(shè)計師建議，好的形象并不只是靠幾件名牌衣服就可以建立，人們應(yīng)該更多重視到一些細節(jié)上。職場形象決定職場命運在這個越來越眼球化的社會，一個人尤其是職場人士的形象將可能左右其職業(yè)生涯發(fā)展前景，甚至會直接影響到一個人的成敗。據(jù)著名形象設(shè)計公司英國CMB對300名金融公司決策人的調(diào)查顯示，成功的形象塑造是獲得高職位的關(guān)鍵。另一項調(diào)查顯示，形象直接影響到收入水平，那些更有形象魅力的人收入通常比一般同事要高14%。知名形象設(shè)計師鞠瑾女士認為，職場中一個人的工作能力是關(guān)鍵，但同時也需要注重自身形象的設(shè)計，特別是在求職、工作、會議、商務(wù)談判等重要活動場合，形象好壞將決定你的成敗。以往，人們往往以為形象就只是指發(fā)型、衣著等外表的東西，實際上現(xiàn)代意義的形象是包括儀容(外貌)、儀表(服飾、職業(yè)氣質(zhì))以及儀態(tài)(言談舉止)三方面，其中最為講究的是形象與職業(yè)、地位的匹配。鞠瑾認為，一個人好的形象，不光是把自己打扮成多么美麗、英俊，最主要的是要做到自身發(fā)型服飾、氣質(zhì)、言談舉止與職業(yè)、場合、地位以及性格相吻合。

當今社會是一個商業(yè)社會，急需大批訓(xùn)練有素能力卓著的職業(yè)秘書，企業(yè)的老板和職業(yè)經(jīng)理人已經(jīng)日益認識到社會分工的重要性，只有依靠秘書的協(xié)助，自己才能更有效地從事經(jīng)營和管理。作為一種受人矚目的職業(yè)，秘書毫無疑問是職業(yè)規(guī)范的表率，其言行舉止不僅代表著企業(yè)形象，同時也對工作環(huán)境的人事產(chǎn)生重要的影響。從一位秘書的表現(xiàn)就能感覺得出

其所在企業(yè)的品質(zhì)特征，以及其上司的品質(zhì)特征。因此，塑造其形象更是不可缺少。秘書的職業(yè)形象是指秘書在公眾面前樹立的印象，它是通過衣著打扮、言行舉止反映出你的專業(yè)的態(tài)度、知識、技能等。同時，也是秘書與社會溝通、并使之接受的方法。良好的職業(yè)形象不僅能夠提升個人品牌價值，而且還能提高自己的職業(yè)自信心。塑造良好的職業(yè)形象是秘書的必修課，秘書的職業(yè)形象是綜合的，它包含眾多內(nèi)容，主要的有外在形象和內(nèi)在素養(yǎng)。外在形象有儀容、儀表、和儀態(tài)。儀容包括第一，整潔的發(fā)型，即頭發(fā)干干凈凈、整整齊齊、長短適當，發(fā)型簡單大方、樸素典雅。要勤洗發(fā)、勤理發(fā)，把頭發(fā)梳理到位。男秘書頭發(fā)以6厘米左右為佳，最長也不應(yīng)該后及領(lǐng)口，前過額頭；女秘書頭發(fā)的長度則相對來說寬松一些，不過最好是不要長過肩部，或擋住眼睛。工作場合，則必須將長發(fā)扎起來。第二，清爽的面孔，不允許面部不干凈、不衛(wèi)生。要做到這一點，必須勤洗臉，不是自己的面部從在一絲一毫的汗?jié)n、淚漬以及不潔之物。從事商務(wù)活動的男秘書不許蓄須，最好每天堅持剃一次胡須，絕對不可以胡子拉碴地上班或會面。還要注意經(jīng)常檢查和修剪鼻毛，最后還要注意去除口部的多余物，這是指口角周圍沉積的唾液、飛沫、食物殘渣和牙縫間的牙垢。要消除口腔異味，養(yǎng)成在參加商務(wù)活動前不吃生蒜、生蔥和韭菜一類帶刺激性氣味的食物的良好習慣。第三，干凈的手部，必須勤洗手，常剪指甲，決不要留長指甲。第四，女秘書應(yīng)適度化妝。工作崗位上宜施淡妝，白天的社交活動也應(yīng)是淡妝。濃妝只適合晚上的娛樂性活動，如舞會等。在喜慶的場合化妝可以艷麗些，以烘托熱烈的氣氛；而在吊唁、喪禮的場合濃妝艷抹則是非常失禮的，此時只允許施淡妝。

衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。秘書也是如此，正式場合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。秘書的打扮可以說是公司形象的風向標，客戶來拜訪，先見到的不是老板而是秘書。身為秘書、特別助理，應(yīng)記得隨時保持得體的美麗形象，不要怕比老板穿得莊重。每個老板的穿著品味不同，可是心態(tài)卻是一致的：希望自己的秘書外表典雅莊重，在外人面前很有面子。所以說工作再怎么努力，行程再怎么匆忙，也要從容利落；抽屜里可以放些簡單的化妝品、梳子與鏡子，以備不時之需。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，對企業(yè)秘書素質(zhì)的要求越來越高。“絕大多數(shù)老板對秘書的要求是工作高效率，能創(chuàng)造價值。”專業(yè)人士董先生認為，“干秘書這一行，重視儀表美，并不為了到舞臺上表演，也不是要人家鐘情于你，而是要樹立秘書這個角色的美好形象，更有利于為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，有利于開展工作。”秘書人員的外在形象美主要是儀表美、氣質(zhì)美，秘書應(yīng)該保持一個較為完美的外觀形象，給公眾以良好的喜愛的感覺。

儀態(tài)就是要培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度，謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。不過高估計自己，不過低估計別人，善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點欣賞和學習。恭敬就是尊重對方的人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。

1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們可以表現(xiàn)出對對方的欣賞、理解和歡迎。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因為每個人都喜歡用語言表達自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)

生愿意同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。

2、舉止。舉止禮儀是自我心誠的表現(xiàn)，一個人的外在舉止行動可直接表明他的態(tài)度。要塑造良好的交際形象，必須講究禮貌禮節(jié)，注意行為舉止做到彬彬有禮，落落大方，遵守一般的進退禮節(jié)，盡量避免各種不禮貌、不文明習慣。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場合，更應(yīng)注意禮節(jié)。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。

3、牢記別人的姓名，稱呼恰當親切。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。，切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。秘書人員要使自己的形象美，就得做到行為美。而行為美要靠平時的自我修養(yǎng)，經(jīng)常檢查自己的行為，注意糾正越軌行為，凡事掌握“度”，克制過激情緒和“一時沖動”，把自己的行為約束在法律、紀律、制度和社會道德、風俗人情的范圍之內(nèi)，做現(xiàn)代文明社會的“四有”新人。

秘書的內(nèi)在形象也就是內(nèi)在素養(yǎng)是秘書形象的重中之中，包括很多方面，但主要的有如下幾點：第一，知識能力素質(zhì)，隨著秘書活動領(lǐng)域的擴大和現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，對秘書的知識面和能力范圍也提出了新的要求。這就要求秘書人員有廣泛的興趣，去掌握更多的知識與技能，從而使秘書在工作中具有較強的應(yīng)變能力和較強的適應(yīng)性。一個優(yōu)秀的秘書首先應(yīng)有主導(dǎo)的興趣，也就是對本職工作的熱愛，只朋了主導(dǎo)的興趣才能統(tǒng)馭其它的興趣，有效地發(fā)揮作用。秘書人員應(yīng)把運用語言的興趣和對本部門專業(yè)知識及管理狀況的興趣作為自己的主導(dǎo)興趣；其次，秘書還應(yīng)有持久的興趣。凡事見異思遷，喜新厭舊，那不是興趣而是好奇；秘書工作者只有對自己的工作所需要的知識和技能產(chǎn)生扭持久的興趣，才能表現(xiàn)出應(yīng)有的耐心和恒心，取得應(yīng)的成績。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善，秘書人員知識要求越來越高，秘書人才逐漸向“復(fù)合型”通才方向發(fā)展，其知識體系趨于龐大和復(fù)雜。秘書人員必須在實踐中不斷地拓展自己的知識面和更新知識結(jié)構(gòu)。一是基礎(chǔ)知識和基本理論。基礎(chǔ)知識和基本理論是秘書必備的本領(lǐng)和基本功，是秘書人員思維飛向更高的“翅膀”，也是秘書人員成長過程中的“階梯”。目前，秘書人員必須更加注重學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，注重結(jié)合市場經(jīng)濟的具體實踐，掌握科學的世界觀和方法論，將市場經(jīng)濟體制下的新情況、新問題上升到一定的理論高度加以概括和總結(jié)，正視改革過程中出現(xiàn)的新問題。二是專業(yè)知識和業(yè)務(wù)知識。秘書必須通曉各種業(yè)務(wù)、熟悉各種經(jīng)營活動和發(fā)展戰(zhàn)略，及時收集、處理各種市場信息；國家宏觀調(diào)控方面的信息；國際國內(nèi)工藝水平、經(jīng)濟動向信息等。必須通曉行政、財務(wù)、統(tǒng)計、管理、市場、營銷等方面的知識，特別是隨著市場經(jīng)濟體制的完善，必然會帶來秘書工作行政型弱化而商務(wù)型加強的新情況。中國即將進入wto，參與國際經(jīng)濟大循環(huán)，參與國際經(jīng)濟競爭，這就要求秘書人員必須具有較高的外語水平，精通國際性法規(guī)、慣例。三是相關(guān)知識。秘書工作涉及面廣，不論哪個方面的知識都要懂一些。因此，在日常工作和工作閑暇時博聞強記，盡可能掌握、熟悉專業(yè)以外的有關(guān)知識，如法律、公共關(guān)系、文學、藝術(shù)、數(shù)理、統(tǒng)計、科學方法等。熟悉法律常識，掌握相關(guān)法律、法規(guī)知識。

第二，道德職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)，禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。

1、公正客觀。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。

2、忠誠守信。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。

3、擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。

以頂尖的道德素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)贏取人心所謂的道德素質(zhì)與職業(yè)修養(yǎng)，是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準則和規(guī)范。各行各業(yè)都有特殊的職業(yè)道德。鑒于秘書工作的從屬性、服務(wù)性、事務(wù)性、繁瑣性、艱苦性等特點，決定了秘書必須擁有較高的人格，恪守職業(yè)道德。首先，秘書應(yīng)當熱愛自身工作，甘于平凡。秘書崗位十分重要，但秘書人員不處于社會活動的前沿陳地，通常默默無聞。所以，秘書必須要充分認識到自己的工作性質(zhì)，輕名薄利，甘當無名英雄，只有這樣才能做好本職工作。其次，秘書應(yīng)當謙虛謹慎，平等待人。秘書接近領(lǐng)導(dǎo)，常常出面替領(lǐng)導(dǎo)辦各種事情，故人們常把他們看成機關(guān)的代表，領(lǐng)導(dǎo)的代言人。他們本身待人接物的態(tài)度往往影響到單位或領(lǐng)導(dǎo)的聲譽。因此，秘書必須寬厚謙和。對上固然要尊敬請教，對下切莫盛氣凌人。第三，秘書應(yīng)當養(yǎng)成嚴守機密的習慣。秘書經(jīng)常接觸和掌握機密。因此，常有人向他們打探消息，他們甚至成為敵方對手竊取資料情報的主要對象。而秘書經(jīng)常與各種人打交道，出入各種大大小小場合。這就要求秘書人員隨時提高警覺，加強保密觀念，養(yǎng)成保密習慣。第四，秘書需要有堅定的立場。秘書的一切言行在大是大非的問題上，絕不能含糊，要立場堅定，因為他代表的不僅僅是他個人，還有其領(lǐng)導(dǎo)其部門。第五，秘書必須有較高的理論修養(yǎng)。作為秘書人員，要深入學習馬列主義，毛澤東思想，鄧小平理論，特別是用鄧小平理論武裝頭腦和指導(dǎo)工作。秘書人員只有達到一定的理論修養(yǎng)和政治水平才能在紛繁復(fù)雜的環(huán)境中站穩(wěn)立場，才能正確理解各項方針政策并把它們貫徹到各項工作實踐中去。第六，秘書必須自尊自重，克己奉公。秘書的官職雖不大，但權(quán)力比較大，用權(quán)比較方便，用權(quán)的渠道和方式比較多。近年來秘書利用工作之便大肆損公肥私之類的事件不斷見之于報端，就是因為他們沒有真正擺正自己的位置。因此，秘書要自尊自重，不能以自己的特殊地位謀取私利，處理各種問題也不能攙雜私心，更不能擅用領(lǐng)導(dǎo)名義辦各種私事，搞不正之風。在廉政建設(shè)中，秘書也要發(fā)揮重要作用，經(jīng)常提醒領(lǐng)導(dǎo)，堅持原則，秉公辦事。

第三，就是做為一個合格的秘書所應(yīng)該具備的綜合能力了，這包括很多具體的方方面面。秘書必須擁有善于做好各項秘書工作的能力，作為新時期的秘書人員，要做好本職工作，必須具備文“武”雙全的能力。秘書的工作性質(zhì)就要求秘書不但要能說會做，能得心應(yīng)手處理本職工作中所遇到的各種問題，而且要能當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，為領(lǐng)導(dǎo)提供所需求的工作信息，協(xié)調(diào)處理好本單位的內(nèi)外事務(wù)。所以，作為一個合格的秘書，就必須具備多方面的能力。

（一）表達能力表達能力是秘書的“看家本領(lǐng)”，它包括書面的表達能力和口頭的表達能力兩個方面。秘書人員雖然很少去演說，但卻要經(jīng)常“說話”。一般說來，領(lǐng)導(dǎo)的講話精神上出自于領(lǐng)導(dǎo)，但必須形成在秘書工作之中。因此，秘書必須要能充分領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的思想，并將其形成為書面語言。這主要考驗的是秘書的寫作能力，秘書不僅要寫得好，還要寫得快，要求能及時迅速的反映出領(lǐng)導(dǎo)的思維。口頭表達能力主要體現(xiàn)在上傳下達、匯報情況、接待來訪等情況之下，這些時候就要求秘書講究說話藝術(shù)，說話時要清楚明白，注意分寸。

（二）組織協(xié)調(diào)能力秘書的組織協(xié)調(diào)作用主要是由秘書的輔助性決定的。領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)是制定決策并指揮其他人員統(tǒng)一行動已實現(xiàn)決策，這整個過程都離不開秘書對各種工作的組織和各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。組織協(xié)調(diào)工作做得好，結(jié)果是一加一大于二，事半功倍；做得不好則事倍功半。秘書處在領(lǐng)導(dǎo)和其部屬之間的一個樞紐位置，上下、左右、內(nèi)外各種關(guān)系的溝通，雖不能說百分之百，但在很大程度上要通過秘書這個中間環(huán)節(jié)。因此，秘書必須要有超強的組織協(xié)調(diào)能力。在這項工作中，服務(wù)性、事務(wù)性、填補性為主要特點，秘書的主要工作是為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供一個切實實行的平臺，其任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便而不是干擾甚至代替領(lǐng)導(dǎo)決策。因此，秘書的工作首先是位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準確、全面、有效的信息，其次要提供可行的預(yù)選方案，并將領(lǐng)導(dǎo)的決策最終形成文字，以利施行。作為秘書人員，當先有輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策的能力，同時也要準確地把握工作范圍，巧妙的“有所為有所不為”，組織協(xié)調(diào)好日常工作，做到上通下達信息靈通。

（三）操作能力秘書活動具有強烈的事務(wù)性特征，辦實事成了秘書的一項基礎(chǔ)性、經(jīng)常性的工作。特別是現(xiàn)在，主要決策者主要是集中精力研究帶關(guān)鍵性、全局性的戰(zhàn)略問題，而把務(wù)實的一些瑣碎工作都交給了秘書部門。因此，秘書的實際操作能力是一種最基本又是最重要的能力。操作能力是由多種能力綜合而成的，包括理解和領(lǐng)會能力，分析能力，應(yīng)變能力等。在日常工作中，秘書需要思維敏捷，行動干練，辦事果斷，全面做好辦公室日常管理、通訊、接待、督察、信息、保密、印信、值班安排等各種工作。應(yīng)該說，秘書工作是一種需要多種技能的綜合性的職業(yè)種類。由于科學技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是辦公自動化設(shè)備的應(yīng)用，使秘書的工作方式發(fā)生了巨大變化。因此要求秘書掌握多種專業(yè)化的事務(wù)工作技能，提高對辦公設(shè)備的操作能力。其操作能力主要包括：文字處理設(shè)備的運用，聲像信息設(shè)備的運用和通迅網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運用以及計算機的運用等。

（四）交際能力秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門，秘書每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人信賴，辦事的成功率才高。所以秘書必須要處理好與領(lǐng)導(dǎo)、與同事、與下屬之間的各種關(guān)系。秘書需要有才能，但不必有心計。坦誠待人，謙虛謹慎，便是贏得尊重與賞識的最佳途徑。

（五）心理承受能力秘書應(yīng)付日常工作一般說來當不是什么難事，但是秘書還有一個任務(wù)，就是要能及時妥善的解決突發(fā)事件。因此，秘書必須要有超強的心理承受能力。在遇到緊急情況時，要處之泰然，要求做到寵辱不驚。誘惑當前，危難當頭，正是秘書施展其才華的大好機會。而此時的秘書應(yīng)當保持清醒的頭腦，以敏捷的思維和準確地判斷能力及時果斷地處理好各種突發(fā)事件。總之，最為一個企業(yè)經(jīng)理的秘書或秘書部門，必須首先擁有良好的品質(zhì)與較強的能力，才能在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、當好高參，以及處理日常事務(wù)的過程中成為領(lǐng)導(dǎo)的貼心人；才能在幫助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，把秘書的各項具體工作做好做活；才能在“有所為有所不為”的取舍之間得心應(yīng)手；也才可能使秘書在今后可能從事的各個工作領(lǐng)域中縱橫馳騁，游刃有余。

市場經(jīng)濟下，大大小小的公司企業(yè)不斷涌現(xiàn)，對秘書的需求急劇的增加，但是做一個合格的好秘書還是很難的，要想使自己在這個職業(yè)中長久的生存下去，首先還是從自己的形象開始改變自己，塑造自己吧！

第三篇：談?wù)勅绾卫斫饷貢妮o助性

談?wù)勅绾卫斫饷貢妮o助性

輔助性工作，往往會讓人產(chǎn)生誤解，認為輔助性工作不重要。起不到實質(zhì)性作用。輔助，雖然不是主導(dǎo)，但與主導(dǎo)卻是密切相關(guān)的。它是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標。

日常工作中，輔助性工作有很多種，最眾所周知的就是秘書，而秘書的輔助性作用主要是提高工作或辦事效率，協(xié)助上司或領(lǐng)導(dǎo)完成工作。設(shè)置秘書部門的目的就是為了輔助領(lǐng)導(dǎo)工作。秘書人員的職責也就是當好領(lǐng)導(dǎo)的助手。在一個組織中，秘書的作用水遠是輔助性的。當然這并不否認秘書部門和秘書人員也可以參加某些決策工作和管理工作。決策前，秘書人員為決策需要提供信息、提供咨詢，為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策作好各方面的準備。決策中，當有幾種方案可供選擇或兩種意見發(fā)生爭持時，秘書人員也可以發(fā)表自己的見解，分析每種方案的優(yōu)劣得失，為領(lǐng)導(dǎo)選擇最佳方案作參考。決策后，秘書人員可以跟蹤調(diào)查決策方案的實施，發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，為決策的完成提供依據(jù)。而且，在某些情況下，秘書人員的正確意見，合理化建議還會對領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理產(chǎn)生較大的影響。但是，我們也必須認識到，實質(zhì)上，秘書參與決策工作和管理工作又不居于主導(dǎo)地位，沒有定奪權(quán)，只能對領(lǐng)導(dǎo)盡輔助之貴，起參謀作用。

當然，秘書的工作也是非常瑣碎繁雜的，呈現(xiàn)出多樣性的特征。有俗語稱：“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”就是其真實寫照。

我們熟知的秘書的輔助性工作主要包括：協(xié)助直接領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)、完成領(lǐng)導(dǎo)交派的任務(wù)；做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理等文字工作；接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息的工作；在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)公司員工，例如負責訂機（車）票等。在很多情況下，秘書同時擔負著照顧領(lǐng)導(dǎo)日常生活，為領(lǐng)導(dǎo)端茶倒水的工作。很多人因此就會對秘書這類輔助性工作產(chǎn)生職業(yè)歧視，認為秘書做這類工作看起來有點“低賤”。

其實不然，試想下，當領(lǐng)導(dǎo)正在為某件事費神，秘書為他端上一杯提神的水。這一小的舉動，不僅體現(xiàn)了秘書的作用，更是提高了工作效率。這是不是也算秘書的功勞呢？因此，我們要正確看待秘書的輔助性工作，牢記“職業(yè)不分貴賤”，只有“在其位謀其職”，充分體現(xiàn)自身價值，才是最有意義的人生。

秘書就像是領(lǐng)導(dǎo)的第三只手，有了這第三只手，領(lǐng)導(dǎo)才能更加得心應(yīng)手的去做一件事。因此，秘書也必須具備冷靜和細致的素質(zhì)。在工作中，充分發(fā)揮其輔助性。

第四篇：我眼中的莎菲形象及對《莎菲女士的日記》的理解

我眼中的莎菲形象及對《莎菲女士的日記》的理解

《莎菲女士的日記》中雖沒有對莎菲外貌的描寫，但是我們從葦?shù)堋⒘杓考爸車娜藢ι频膽B(tài)度上可以想象出，她是一個林黛玉式的病態(tài)美女，性情乖張而又讓人憐愛。不同的是，莎菲遠比黛玉有勇氣，她勇于直面拒絕自己除了愛情什么都可給予的，追求自己所迷戀的，也敢于把自己批駁的淋漓盡致、血肉模糊。

“凡一個人的仇敵就是自己”，愈快樂，愈墮落，“好在在這宇宙間，我的生命只是我自己的玩品，我已浪費得盡夠了，那末因這一番經(jīng)歷而使我更陷到極深的悲境里去，似乎也不成一個重大的事件。”最疼她的蘊姊也因著愛情結(jié)束了生命，莎菲也隨她去了吧。獨個兒南下，等待著她的是什么？小時讀畢還會幼稚的想，莎菲大抵會遇上一份真正值得愛的愛；現(xiàn)在再一想，呵，也許是吧。但更大的可能是如她所說，在無人認識的地方，浪費生命的余剩。寂寂生來，寂寂死去，此前幻想過的精致的死亡，終只是幻想。文末，她只能狂笑著憐惜自己，笑得我淚也潸潸而下。莎菲任性，莎菲不懂得委屈自己討好人，莎菲糟蹋了別人，也糟蹋了別人，也糟蹋了自己。莎菲錯了嗎？她要的，只是愛。

《莎菲女士的日記》：作者丁玲，《莎菲女士的日記》是一部日記體中篇小說，發(fā)表于二十年代末期。創(chuàng)作背景：丁玲是“五四”以后第二代善寫女性并始終持女性立場的作家。丁玲在二十年代末期，自身便是在母親影響下，在“五四”新文化運動思想的感召下自覺追求自由、民主、追求個性解放的新女性，然后又在“五四”高潮退去時曾一度陷入苦悶的氛圍中。《莎菲女士的日記》正是反映了這個大時代背景上的女性青年知識的精神狀況，是作家的成名作，莎菲這一形象是她早期作品里一系列“五四”退潮后小資產(chǎn)階級叛逆、苦悶的知識女性中最重要的典型。在莎菲身上，有對封建禮教的背叛，對追求“真的愛情”，個性解放的無限憧憬。她執(zhí)拗地尋求人生的意義而無所得，鄙視世俗又不時感到有沉入縱情聲色中的危險，重感情更愛幻想、狂想。這就具體反映出歷史投射到一部分知識分子身上的時代陰影——使反抗帶有病態(tài)但仍是反抗，莎菲的苦悶是受“五四”新思想熏陶的青年，又在后來彷徨無主的真實寫照。

第五篇：論秘書如何實現(xiàn)形象自我凈化

論秘書如何實現(xiàn)形象的自我凈化 學生：周少婷 指導(dǎo)老師：金建新

［內(nèi)容摘要］隨著時代的發(fā)展，社會對秘書的需求日益增加，秘書工作也越來越普遍，秘書從業(yè)者越來越多。然而，社會公眾對秘書工作的職業(yè)特性和職業(yè)角色認知不足，存在一定的認知誤區(qū),其負面影響較大。秘書應(yīng)從自身出發(fā)建立完善的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，努力提高自身的基本技能，培養(yǎng)良好的心理品質(zhì)。從而在社會公眾心目中樹立良好的職業(yè)形象，引導(dǎo)人們走出秘書角色的認知誤區(qū)，實現(xiàn)秘書形象的自我凈化。

［關(guān)鍵詞］秘書；秘書角色認知；凈化

隨著社會信息化和管理工作的復(fù)雜化,秘書工作變得越來越重要,秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,已日益成為現(xiàn)代決策體制和管理體制中不可或缺的重要力量。然而,當前社會公眾對秘書角色認知的準確程度與秘書行業(yè)的快速發(fā)展卻不成正比,存在很多誤區(qū)。這些誤區(qū)嚴重影響秘書行業(yè)的發(fā)展，消除這些誤區(qū)顯得越來越必要和迫切了。

一、秘書以及秘書工作的真正含義

（一）秘書的含義

我國當代秘書學研究始于20世紀80年代，對秘書的認識和界定也與此同時展開。各種論文、著作和工具書對秘書的界定，基本上都是從秘書的位置、性質(zhì)、職能、工作范圍等方面予以強調(diào)，他們或者把秘書看做一種職業(yè)，或者把秘書當做一種職務(wù)，或者認為秘書是一種職位。在秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手這一點上，各家的認識是一致的，但是在對秘書內(nèi)涵的確定上，各家觀點則各有所側(cè)重。綜合各家觀點，根據(jù)世界范圍內(nèi)秘書發(fā)展的狀況，并結(jié)合我國秘書工作的實際情況，對秘書下了這樣的定義“秘書是指身處領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊，以處理信息和綜合服務(wù)的方式輔助領(lǐng)導(dǎo)者實施管理的工作人員。”①

（二）秘書工作的含義

秘書工作是個含義很廣的概念。現(xiàn)代社會科學技術(shù)極為發(fā)達，國家的內(nèi)政、外交、軍務(wù)、商務(wù)、建設(shè)和生產(chǎn)等等工作都極為繁雜和忙碌，因而為黨政機關(guān)、企事業(yè)單位服務(wù)的秘書工作也愈分愈細。在大一點的機關(guān)常常有專管起草文件的，有專管綜合材料處理信息的，有專管辦理文件的，有專管接待來訪和辦信的，有專管會務(wù)和社會活動的等等。這些總起來都是秘書工作。②

二、社會對秘書角色認知的幾個誤區(qū)

（一）秘書是領(lǐng)導(dǎo)人身邊的“花瓶”

有人把秘書當成了專門陪同上司應(yīng)酬的人員，甚至將其戲稱為“酒保”（男秘書）或“花瓶”、“小蜜”（女秘書）。把有些領(lǐng)導(dǎo)違反規(guī)定私自配備的異性秘書視為“花瓶”，置秘書與秘書工作于一種不公正的輿論環(huán)境中。

（二）秘書是領(lǐng)導(dǎo)的“代言人”

有人認為秘書備受領(lǐng)導(dǎo)寵信，掌握實權(quán)，辦事方便，秘書就是單位的“二領(lǐng)導(dǎo)”、“接班人”,其一言一行完全代表領(lǐng)導(dǎo)。③

（三）秘書是打雜的

由于對秘書工作的主動性缺乏認識,人們一般認為秘書是打雜的,只要干些上傳下達,收收發(fā)發(fā),寫寫報報,接傳電話的事務(wù)性的輔助工作即可。秘書對工作的輔助性、服從性不切實際地強調(diào),對領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生一種身心與工作的全面性依附,這樣做的直接危害是秘書在工作中無法充分發(fā)揮主動性與積極性，成為一名獨立于工作的“閑人”，只接觸簡單、一般性的工作，這樣就使自己成為“打雜的”。

（四）秘書是伺候人的

由于秘書工作通常紛繁復(fù)雜，并且與領(lǐng)導(dǎo)者息息相關(guān)。很多人都將秘書看作是伺候人的工作，他們認為秘書所從事的工作是毫無意義和技術(shù)可言的，只要圍繞著領(lǐng)導(dǎo)，將領(lǐng)導(dǎo)的生活安排好就行了。

三、這些認知誤區(qū)造成的危害

（一）影響秘書隊伍的建設(shè)

心理學認為“職業(yè)角色是現(xiàn)代人獲取物質(zhì)利益和精神滿足的肯定性形式，而職業(yè)角色的喪失，則會導(dǎo)致人們物質(zhì)上和精神上的雙重失落”。④社會公眾對秘書角色的錯誤認知會無形中大大貶低秘書的社會價值和社會地位，使人們在擇業(yè)時把秘書視為不得已而為之的職業(yè)，而身在秘書其位的人員也難以樹立秘書職業(yè)的光榮感和使命感，更難以充分發(fā)揮工作的積極性和潛能。凡此種種，終將造成秘書隊伍后繼乏人，人心渙散，乃至職業(yè)道德水準低下的嚴重局面。

（二）影響秘書職業(yè)化發(fā)展，惡化秘書職業(yè)社會環(huán)境

社會認知偏差惡化了秘書職業(yè)在社會系統(tǒng)中的生存環(huán)境，違背了秘書職業(yè)化發(fā)展規(guī)律，阻止了優(yōu)秀人才進入秘書行業(yè)，而職業(yè)化人才的缺失，則使得整體秘書服務(wù)水平下降。領(lǐng)導(dǎo)因享受不到專業(yè)的秘書服務(wù)，無法真正認識秘書的價值，就不會重視秘書的作用，以致無法給予秘書應(yīng)有的薪資、地位、尊重，對秘書從業(yè)者的要求也逐漸降低，較低的準入門檻又使得越來越多的非職業(yè)化人士進入這一行業(yè)。如此惡性循環(huán)，必將制約中國秘書職業(yè)化發(fā)展，增加職業(yè)化發(fā)展難度。

四、秘書如何引導(dǎo)人們走出這些認知誤區(qū)，實現(xiàn)形象的自我凈化

（一）秘書人員應(yīng)該掌握和運用各種禮儀，塑造良好的個人形象

秘書人員個人禮儀指的是秘書人員在公務(wù)活動各種場合和日常工作各種情境中的儀容、姿態(tài)、行為舉止。它包括個人的發(fā)式、面容、衣著、飾物；表情、站、坐姿；待人接物、飲食起居等。

1.言談

秘書人員在言談中應(yīng)該做到：有禮有理有利；口齒清晰，聲音適宜；注意說話時的交流。

2.舉止

舉止同樣是修養(yǎng)的表現(xiàn)，秘書應(yīng)該養(yǎng)成文明優(yōu)雅的舉止習慣做到：坐立有相；行禮有節(jié)；顰笑有度。

3.儀容

儀容即指秘書人員的儀表姿容，秘書人員應(yīng)做到：昂首健康；和諧自然；衛(wèi)生日常。

4.服飾

服飾包括服裝、飾品、領(lǐng)帶、圍巾、帽子、手表、包袋、眼鏡等，對秘書人員服飾的基本要求是：呈現(xiàn)個性；揚長避短；名族特色；簡潔為美。⑤

（二）秘書人員應(yīng)該建立起適應(yīng)秘書工作的知識結(jié)構(gòu)

知識結(jié)構(gòu)是指一個人所學的知識在其頭腦中的構(gòu)成情況和組合方式。它包括各種知識的相互比例、相互協(xié)調(diào)與相互作用，以及由此而形成的知識的整體功能。每一種工作所需要的知識都有其不同的結(jié)構(gòu)，秘書工作也不例外。為了勝任秘書工作，秘書人員必須根據(jù)職業(yè)的需要建立起適應(yīng)秘書工作的、合理的知識結(jié)構(gòu)，并根據(jù)時代的發(fā)展和社會的進步，不斷地更新和優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)。

秘書的知識結(jié)構(gòu)可以分為三層，即基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識和相關(guān)知識。1.基礎(chǔ)知識

基礎(chǔ)知識是指在秘書知識結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的那部分知識，是構(gòu)建秘書知識結(jié)構(gòu)的前提條件。現(xiàn)代秘書的基礎(chǔ)知識主要包括以下幾類：

（1）科學文化基礎(chǔ)知識

這類知識相當于高中水平的語文、政治、歷史、地理、外語等社會科學基礎(chǔ)知識和數(shù)學、物理、化學、生物等自然科學基礎(chǔ)知識，這類知識是從事秘書工作應(yīng)具備的最起碼的文化知識，高中水平是從事秘書工作應(yīng)具備的最起碼的文化程度。

（2）政治經(jīng)濟理論基礎(chǔ)知識

這類知識包括：馬克思主義基本理論、毛澤東思想、鄧小平理論以及“三個代表”重要思想等方面的知識，有關(guān)經(jīng)濟學方面的基礎(chǔ)知識，黨的基本路線、方針、政策和時事政策等方面的基本知識。秘書工作的政治性和政策性都很強，秘

書人員必須了解和掌握有關(guān)政治經(jīng)濟理論的基礎(chǔ)知識，才能很好地開展秘書工作。

（3）法律法規(guī)基礎(chǔ)知識

這類知識包括：國家憲法、法律法規(guī)、各種行政法規(guī)和規(guī)章制度等。這是從事秘書工作的重要依據(jù)。秘書人員如果沒有較為全面的法律法規(guī)方面的知識修養(yǎng)，在秘書工作中就會出現(xiàn)原則性錯誤，輕者會為領(lǐng)導(dǎo)幫倒忙，重者甚至會觸犯法律。所以，法律法規(guī)基礎(chǔ)知識是從事秘書工作的人必須具備的重要知識之一。

2.專業(yè)知識

秘書的專業(yè)知識是指從事秘書工作所必須具備的專門知識，它包含兩個方面的意思：一是指秘書的職業(yè)知識，二是指秘書所在部門的業(yè)務(wù)知識。這兩類知識是秘書知識結(jié)構(gòu)中的核心和主干部分，是各級各類秘書人員都必須具備的知識。

（1）秘書職業(yè)知識

秘書的職業(yè)知識泛指從事秘書工作所必須具備的學科專業(yè)知識，是秘書區(qū)別于其他專業(yè)的重要標志，這些知識是秘書人員明確自身的社會角色，主動適應(yīng)并做好秘書工作的至關(guān)重要的條件。這些知識具體包括：秘書學、文書學、公文寫作學、檔案管理學、信訪學、會議學以及現(xiàn)代通訊和辦公自動化知識。

（2）秘書所在部門的業(yè)務(wù)知識

秘書所在部門的業(yè)務(wù)知識即秘書所在行業(yè)的行業(yè)知識，這些知識同樣是秘書開展工作不可或缺的內(nèi)容。沒有職業(yè)知識，進入不了職業(yè)角色；沒有行業(yè)知識，則無法開展具體的秘書工作。一個秘書人員不可能對社會的各行各業(yè)都熟悉，行業(yè)知識就是秘書由外行變?yōu)閮?nèi)行的前提條件，任何部門的秘書人員都要熟悉本行業(yè)的業(yè)務(wù)知識。秘書應(yīng)該掌握的行業(yè)知識包括：所在行業(yè)的具體知識結(jié)構(gòu)和知識門類；所在部門的工作內(nèi)容和特點；工作中使用頻率較多的行業(yè)知識等。

3.相關(guān)知識

秘書的相關(guān)知識是指與秘書職業(yè)、崗位要求有一定關(guān)聯(lián)的知識。這些知識雖然不是秘書知識結(jié)構(gòu)的重心，但對秘書開展工作可以起到重要的輔助性作用，因而掌握這些知識對秘書人員來說也是必要的。

（1）管理學知識

秘書的首要職能就是輔助領(lǐng)導(dǎo)實施管理，所以學習和掌握管理學知識，有助于秘書人員更好地發(fā)揮輔助管理職能。管理學有很多分支學科，秘書人員除了掌握普通管理學知識外，還應(yīng)該根據(jù)工作需要，有針對性地選擇與自己所屬專業(yè)相關(guān)的管理學知識。

（2）心理學知識

秘書工作的性質(zhì)決定了秘書人員需要經(jīng)常和各種各樣的人打交道，在與人交往的過程中，適當運用心理學知識可以幫助秘書人員提高人際交往的質(zhì)量和效

果。心理學知識十分豐富，秘書人員除了掌握普通心理學知識外，還應(yīng)了解一些諸如管理心理學、領(lǐng)導(dǎo)心理學、社會心理學、交際心理學以及秘書心理學等知識。

（3）公共關(guān)系學知識

秘書工作在許多方面都帶有公共關(guān)系性質(zhì)，比如接待客人、參與判斷、協(xié)調(diào)關(guān)系等。因此，掌握一定的公共關(guān)系學知識，有助于秘書人員更好地開展工作。

（4）經(jīng)濟學知識

作為領(lǐng)導(dǎo)助手的秘書人員如果不懂經(jīng)濟學知識，就無法很好的輔助領(lǐng)導(dǎo)進行經(jīng)濟建設(shè)，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用。經(jīng)濟學知識內(nèi)容涉及面很廣泛，秘書人員可以根據(jù)工作的需要，有針對性地選擇會計、證券、金融、市場、外貿(mào)等方面的知識進行學習。

（5）其他相關(guān)知識

除上述知識外，與秘書工作相關(guān)的知識還包括：決策學、咨詢學、統(tǒng)計學、社會學、倫理學、新聞學、傳播學以及文學、美術(shù)等方面的知識。

（三）秘書人員應(yīng)具備能順利完成本職工作的能力結(jié)構(gòu)

能力，是指一個人能勝任某項工作的主觀條件。秘書的能力結(jié)構(gòu)就是指秘書人員能夠順利完成本職工作所應(yīng)具備的各種能力的組合方式。概括地說，秘書的能力結(jié)構(gòu)可以分為兩部分，即基礎(chǔ)能力和專業(yè)能力。

1.基礎(chǔ)能力（1）觀察能力

秘書處于社會組織的樞紐地位，擔負著輔助領(lǐng)導(dǎo)、搜集和反饋信息的重大責任，這就要求秘書人員必須具備敏銳的觀察能力。

（2）注意能力

秘書良好的注意力，有助于秘書充分合理地利用時間，尤其是有助于秘書集中時間和精力去抓主要矛盾，更好的解決工作中的重要問題和繁難問題，從而提高整體工作效率。

（3）記憶能力

秘書工作千頭萬緒，既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。在工作過程中，秘書需要記憶的東西很多，因此，對秘書人員來說，良好的記憶能力是開展工作的必要前提。

（4）思維能力

思維能力在秘書的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)中占據(jù)非常重要的地位，不會思維，就無法正確地認識、判斷事物，更不能透過現(xiàn)象去發(fā)現(xiàn)事物的本質(zhì)，當然也就不能很好地預(yù)測事物，解決問題。所以秘書人員應(yīng)該具備良好的思維能力。

（5）想象能力

想象能力對秘書人員開展工作尤其是創(chuàng)造性工作有很大意義。具備了豐富的想象力，可以幫助秘書人員發(fā)揮創(chuàng)造性，從已知走向未知，預(yù)計事物發(fā)展前景，扶植新生事物，思維活躍，不斷創(chuàng)新。

2.專業(yè)能力

專業(yè)能力是指秘書人員從事秘書工作所應(yīng)具備的職業(yè)能力，是秘書能力結(jié)構(gòu)的核心部分。專業(yè)能力是完成秘書工作的重要保證，也是秘書區(qū)別于其他職業(yè)人員的重要方面。秘書的專業(yè)能力包括以下幾個方面：

（1）表達能力

秘書的表達能力主要包括口頭表達能力、書面表達能力和身勢表達能力。口頭表達能力指運用口語交流思想、傳達信息的能力，也就是說話的本領(lǐng)。秘書在工作中經(jīng)常要向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報工作情況，向群眾傳達上級指示、命令，在各種會議上討論發(fā)言，在日常接待中與客人交談等，這就需要秘書人員具備較強的口語表達能力，能熟練運用語言開展工作。秘書人員在口頭表達上要做到：發(fā)音準確、字正腔圓；中心突出，目的明確；語氣溫和，富有感情；說話得體，符合身份。

書面表達能力，就是運用書面文字表達思想、交流信息的能力，即寫作能力。寫作能力是秘書的看家本領(lǐng)和基本功，沒有扎實的文字功底，秘書尤其是文字秘書的工作質(zhì)量就會大受影響。秘書的寫作能力要求秘書人員首先要具備扎實的文字功底，不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作理論，以及常用的寫作技巧，而且還要具備一定的理論修養(yǎng)。政策水平、專業(yè)知識和思維能力，以及領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖和獲取信息的能力。其次就是要多寫，多練習。

身勢表達，又稱為身體語言或肢體語言，就是運用表情、動作、姿勢、聲音、服飾和距離等非語言手段表情達意的本領(lǐng)。身勢表達是對口頭表達的重要補充，能起到強化口頭表達的作用。秘書人員應(yīng)該熟悉有關(guān)的身勢表達常識，善于向有經(jīng)驗的人學習，加強練習，掌握使用技巧。

（2）辦事能力

秘書人員的許多工作實際上就是辦理各種各樣的事務(wù)，如辦文辦會、信訪接待、日常值班、生活管理等。秘書事務(wù)性工作具有繁瑣性、重復(fù)性、智能性和程序化的特點，這些特點要求秘書人員在鍛煉培養(yǎng)自己的辦事能力時應(yīng)該做到：明確職責范圍，通曉辦事程序。區(qū)分輕重緩急，善于社會交往。

（3）協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)是管理職能之一，是現(xiàn)代社會普遍存在的一種社會現(xiàn)象，也是秘書的必備能力之一。秘書要掌握協(xié)調(diào)的依據(jù)和原則，講究協(xié)調(diào)方法。

（4）管理能力

秘書作為輔助領(lǐng)導(dǎo)實施管理的人員，其自身也要具備如輔助決策、計劃、溝通、協(xié)調(diào)和控制的管理能力。

（5）應(yīng)變能力

應(yīng)變能力就是面對變化的環(huán)境能夠沉著應(yīng)對、妥善處理問題的能力，它是秘書其他能力和素質(zhì)在特殊情況下的綜合反映，是對秘書才智經(jīng)驗的全面檢驗。秘書要善于觀察、反應(yīng)敏捷、從容鎮(zhèn)定，能做到隨機應(yīng)變。

（6）社交能力

秘書在日常工作中每天都要和人打交道，秘書的工作性質(zhì)和工作范圍決定了秘書要面對各種各樣的人際關(guān)系，這就要求秘書人員要善于和人打交道，要有良好的人際交往能力。

（四）秘書人員應(yīng)努力提高自身的基本技能

在信息社會里，作為信息樞紐中心的秘書部門也日益適應(yīng)時代的要求,正在迅速改變其辦公方式和操作方式。電話、電腦、傳真機、復(fù)印機、投影儀、打印機、數(shù)碼攝影機等自動化設(shè)備得到了廣泛的運用。面對這種形勢,秘書人員要不斷更新知識,完善自我,與時俱進,做到熟練使用各種辦公機器,提高自身基本技能。

1.現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用技能

在現(xiàn)代信息化管理的背景下，只有使用先進的現(xiàn)代辦公設(shè)備，秘書才能充分利用信息資源，提高辦公質(zhì)量，使辦公水平從事務(wù)級進入管理級，直至輔助決策。因此秘書要學習和掌握打印機、復(fù)印機、速印機、傳真機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、移動辦公設(shè)備和其他輔助辦公設(shè)備的操作技能，并較快的適應(yīng)現(xiàn)代辦公設(shè)備的不斷改進以及現(xiàn)代辦公方式革命性的變化。

2.日常辦公軟件的使用技能

計算機是辦公室里最主要的設(shè)備，而計算機的運行必須要使用軟件。現(xiàn)代秘書必須要學習計算機基礎(chǔ)理論，掌握操作系統(tǒng)的一般知識和技能，同時還要掌握微軟辦公軟件的使用操作技能。

3網(wǎng)絡(luò)辦公技能

秘書網(wǎng)絡(luò)辦公是指秘書應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和資源并基于網(wǎng)絡(luò)處理各種辦公事務(wù)。互聯(lián)網(wǎng)的信息資源，不僅信息量浩大，而且搜索方便，但是要適時、適地、適人地及時提供信息就需要使用搜索引擎的技能。還有網(wǎng)絡(luò)即時通信的技能，使用OA網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的技能等等，這些都需要秘書學習和掌握。

4.文案處理技能

作為秘書人員，經(jīng)常要從事文字工作，書法、速記、編輯、校對、裝訂文件等便成了秘書人員必不可少的基本技能，秘書人員要熟練應(yīng)用和掌握這些技能。

（五）秘書人員應(yīng)該培養(yǎng)良好的心理品質(zhì)

秘書的心理品質(zhì)是秘書的職業(yè)特點所要求的，是在秘書工作的實踐活動中形成和發(fā)展的。從主體因素來看，秘書作為成年人，良好的心理品質(zhì)的形成，主要應(yīng)通過自我培養(yǎng)，領(lǐng)會社會對秘書的角色期待，內(nèi)化為自己的需要，形成信念。秘書本人可以從以下幾個方面入手，積極培養(yǎng)良好的職業(yè)心理品質(zhì)。

1.進入角色

一個秘書能否經(jīng)常意識到自己的“秘書”角色，意識到有關(guān)各方對自己的角色期待，是能否進入秘書角色的關(guān)鍵。當秘書置身于現(xiàn)實的工作場景中時，這種意識是不難產(chǎn)生的。但當自己處于非工作的場景中時，就會出現(xiàn)與秘書角色不相符的心理狀態(tài)。一個秘書只有經(jīng)常保持明晰的角色意識，始終不忘社會、組織、領(lǐng)導(dǎo)及群眾對秘書的角色期待，才能逐步實現(xiàn)這種期待，形成良好的心理品質(zhì)。

2.強化角色意識

秘書的角色意識，不僅包括對職業(yè)的意義、價值的認識，對職業(yè)要求的行為規(guī)范的認識，還包括對職業(yè)的苦樂、榮辱、勝敗的情緒體驗，以及由認知、情感激起的行為動機。秘書對職業(yè)的意義、價值、行為規(guī)范的認識，尤其是理論上的認識可以從書本、別人的介紹或秘書專業(yè)思想教育獲得間接的體驗。然而對秘書工作真正價值的認識，尤其是對職業(yè)的苦樂、榮辱、勝敗的情緒體驗，只有通過秘書工作的實踐。

秘書在工作實踐中所得到的不同的信息反饋，可以使秘書產(chǎn)生積極的或消極的情緒體驗，從而強化或減弱秘書的角色意識。這種反饋可以來自社會、各級領(lǐng)導(dǎo)者、同事、群眾，尤其是秘書直接為其服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者。

3.加強自我修養(yǎng)，形成正確的自我意識

自我意識是一個人對自己、對自己與周圍事物及他人之間關(guān)系的認識，是個性社會化的結(jié)果。自我意識水平反應(yīng)著一個人的成熟度。作為領(lǐng)導(dǎo)者輔助角色的秘書，由其工作特點決定，應(yīng)該對自己的長處、短處、優(yōu)點、缺點有一個清醒、正確的認識，這對在整個秘書職業(yè)生涯中增強自覺性、避免盲目性，不斷優(yōu)化工作效果，都十分重要。

4.在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，加強心理品質(zhì)修養(yǎng)

一個秘書工作者，清晰而正確的自我意識和角色意識的形成和強化，只有在秘書工作的實踐活動中才能逐步完成，必須在實踐活動中鍛煉自己，在實踐中總結(jié)經(jīng)驗獲得感悟。

首先，領(lǐng)導(dǎo)要在實際工作中給秘書人員交任務(wù)，尤其是對一些新進秘書部門工作的人員，要在嚴格要求的前提下，放手把一些重要任務(wù)交給他們?nèi)マk，使他們在艱苦磨練中縮短“適應(yīng)期”，迅速成長，早日成熟。

其次，要有計劃的安排秘書人員到基層，深入到工作一線，這對于秘書人員增長感性認識不斷提高分析、處理問題的能力，是大有益處的。一個人只有在工

作實踐中，才能獲得大量的感性知識；只有在處理問題的過程中，才能發(fā)現(xiàn)解決問題的技巧。

（六）掌握輿論主動權(quán)，積極宣傳先進的秘書職業(yè)文化

要使社會公眾對秘書這一角色有正確的認識，只靠秘書自身的努力是不夠的。針對文藝作品對秘書不良形象的渲染所造成的負面影響，秘書行業(yè)組織應(yīng)該掌握輿論主動權(quán)，構(gòu)筑并大力宣傳先進的秘書文化。要想構(gòu)建先進的秘書文化，必須科學地繼承中國傳統(tǒng)秘書文化，吸收其精華，擯棄“官本位”觀念，融入時代精神。弘揚先進的秘書文化，可以向社會展示真實的秘書世界，讓社會了解秘書的工作、生活，進而尊重秘書的人格，營造一種有志者、有才者爭做秘書的社會氛圍。

［參考文獻］

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How to Realize the Image of Secretary Purify Yourself [Abstract] With the development of The Times and social on the secretary of the requirement increasingly, secretary job is becoming more and more popular, the secretary practitioners more and more.However, the social public to the secretary of the work class features and professional role cognition deficiency, there are certain cognitive errors, its negative influence is bigger.The secretary should set out from themselves set up perfect knowledge structure and ability structure, and strive to improve their basic skills, cultivate good psychological quality.Thus in the social public mind set up the good professional image, guides the people out of the secretary role cognition pitfalls.,realize the image of secretary purify yourself.