第一篇：15 行政機關公文處理中公文常見的誤用符號現象

行政機關公文處理中公文常見的誤用符號現象

《國家行政機關公文處理辦法》（國務院國發〔2000〕23號）規定，公文序號為：第一個層次是漢字數字加頓號，例如“

一、”；第二個層次是括號中包含漢字數字，例如“

（一）”；第三個層次是阿拉伯數字加下腳點，例如“1.”。據此，寫成“

1、”“

2、”“

3、”等是錯誤的。這是常見的誤用情況，應注意改正。

另外，《國家行政機關公文格式》（GB/T9704--1999）規定，公文發文字號中的年份要寫在六角括號內，例如“京語辦發〔2008〕12號”。但是常看到有的文件把六角括號寫成方括號，例如寫成“京語辦發[2008]12號”，這種情況也應當予以糾正。

公文文末成文時間書寫不規范，也是一種常見的差錯。《國家行政機關公文處理辦法》（國務院國發〔2000〕23號）規定，公文文末的成文時間要用漢字數字來書寫。例如“2008年12月28日”應當寫成“二〇〇八年十二月二十八日”。應當注意，其中的漢字“〇”不要寫成阿拉伯數字“0”。有的公文把“二〇〇八”寫成“二零零八”，也是不對的。“二〇〇八”是一串沒有數位的數字，要用“〇”，不用“零”。“零”用于出現數位的一串漢字數字中，例如“三千一百零六”中，出現了數位“千”“百”，因此應當用“零”。

第二篇：行政機關公文的常見錯誤

（一）文件內容方面存在的問題

按照《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔2000〕23號，以下簡稱《辦法》）發文辦理規定，草擬公文應當做到符合國家的法律、法規及其他有關規定。但有些文件內容與政策規定不符。

（二)行文關系方面存在的問題

1．報送渠道不規范

按照《辦法》關于各種公文適用范圍的規定，上行公文（請示、報告）應當主送上級機關，而不是上級機關的內設機構。如果辦理上級機關內設機構可以自行處置的事項，可以直接向有關內設機構行文，但應當使用函。有些報告、請示的主送單位打印上級機關的辦公廳或其他內設機構，或以本機關辦公室的名義向上級機關的辦公廳請示、報告單位的工作。

2.“請示”主送上級機關并領導個人

按照《辦法》的規定，“請示”一般只寫一個主送機關。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”、和“報告”。但有些單位將“請示”主送上級機關并署領導個人。

3.在主送給上級機關的同時，又抄送給某內設機構

按照公文處理工作有關規定，公文發送給一個單位后，都由收文單位的辦公廳（室）負責分發給本單位的相關領導人和業務主管部門，發文單位不應再多頭抄送給收文單位的領導人或內設機構。但有些單位在主送給上級機關的同時，又抄送給某內設機構。

(三)行文規則方面存在的問題

1.“報告”在行文規則方面存在的問題

按照公文處理工作有關規定，向上級機關報告事項，應用上行文格式；須有主送單位，注明簽發人姓名；報告不得夾帶請示事項；下行文不應署簽發人姓名，不能用上行文格式。但有些單位用下行文格式印制報告；報告無主送單位，無簽發人；在報告中夾帶請示事項，結尾出現“請閱示”字樣，混淆了與“請示”的用語規范；有些下行文使用上行文格式。

2.“請示”在行文規則方面存在的問題

按照公文處理有關規定，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話；公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行；文件結尾應當使用“請批示”等規范的請示用語。但有些單位用下行文格式印制請示；有些沒有以附注注明聯系人姓名及電話；有些雖然標注了聯系人和聯系方式，但附注位置不規范；有些文件結尾沒有使用“請批示”等規范的請示用語；還有在請示中“以上請示，如無不妥，請求批準”一句為結束語后，又接著寫了一段文字也是不對的。

（四）公文要素方面存在的問題

1．公文份數序號

按照保密要求，機密級以上秘密公文應在每份文件上標明份數序號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。具體執行中出現報告是機密等級，卻未標明份數序號的情況。

2.發文字號

發文字號中的括號應使用“〔〕”，序號不編虛位，不加“第”字。但有些文件中發文字號中的括號卻使用“（）”或“[ ]”、還有編虛位、發文字號錯誤現象。

3.簽發人

國家標準規定：上報的公文標識的“簽發人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，簽發人姓名用3號楷體字。有些文件中“簽發人”未用3號仿宋體字；有的將“簽發人”標識為“簽發”；有的未用3號楷體字標識簽發人姓名。

4.公文標題

《辦法》規定，公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。行政公文標題中的文種部分，必須與國家規定的13個法定文種一致。有的單位以“報告”文種報送業務或其他事項時，往往在標題中的文種部分出現《……的業務調查報告》、《……的專項報告》、《……的專項分析報告》等提法，形成文種不規范現象。應當統一表述為《……**調查的報告》、《……（某專門事項）的報告》。還有的文件標題末尾將“請示”寫作“申請”，將“通知”寫作“方案”，將“報告”寫作“匯報”。有些文件公文標題中濫用標點符號。

5.主送機關

《辦法》規定，主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。但有些單位將主送單位“上級機關”寫為“國家上級機關”；有些簡報、信息在正文前打印了主送單位，不符合簡報的行文格式。

6.公文正文

《辦法》規定，正文結構層次序數，第一層為“

一、”,第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，文章各部分同等層次段落的標題體例應當統一；公文中多次出現某單位的名稱時，應當首先引用其全稱，同時標注其規范簡稱，然后均使用規范簡稱。

有些文件段落序號不連貫、缺序號、序號不符合“

一、”、“

（一）”、“1.”、“（1）”的層次規范，尤其是第三層序號數字后面常常用“、”，而沒有用“．”；同一文件內層次序號用法不統一；頁之間文字不銜接、出現斷行、缺頁；正文內對同一審計對象先后使用了多種不同稱謂。

7.附件

國家標準規定：公文如有附件，正文后應標識“附件”；附件如有序號使用阿拉伯數碼；附件名稱后不加標點符號；附件應與公文正文一起裝訂，頁碼連續編排；附件的序號和名稱前后標識應一致；公文附件如果是表格，仍標識為“附件”，而不能將所附表格標識為“附表”或“表”。有些文件帶附件，但沒有在正文結尾處作附件說明；有的附件說明與附件的實際排序、標題內容不一致；有些文件附件稱謂比較混亂，有的寫作“附”，有的寫作“附表”；附件標識的序號阿拉伯數字與漢字混用。

有些附件與正文印在同一頁，不符合附件與正文分頁印制的規范；有些附件沒有與正文統一編排頁碼；有些表格排版裝訂時朝向不規范；有些文件僅在左上角訂一釘；有些文件附件與正文脫離且正文無附件說明。

8.成文時間

成文日期應當用漢字將年、月、日標全。誤將“○”寫為“零”英文“O”或數字“0”。

9.印章

《辦法》規定，公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。在實際運用中，出現聯合上報的公文，發文機關都加蓋了印章。

按照公文排版規定，印章須與正文安排在同一頁內，印章所在頁不得出現“此頁無正文”字樣；印章上邊緣與正文結尾行之間不得超過一行字的間隔。如果印章與正文在同一頁安排不下時，應當增加或減少正文最后一兩頁的字間距、行間距，以使印章與正文同頁，即在此種情況下正文最后一兩頁可不受每頁22行、每行28個字的排版規范限制。

9.版記應當位于文件封底，最后一個要素應當置于版面最后一行。有的文件沒有版記，有的版記沒有位于封底。

（五）排版規格與印制裝訂方面存在的問題

1.排版規格

國家標準規定，公文紙張規格為A4型紙，一份公文紙張規格應當保持一致（有些表格例外）。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。但有些單位的文件A4型與16開紙張混用，文件封面與正文紙張規格不同；排版有的每面為20行或21行、每行有的26個或29個漢字。還有的行距過大或過小。

2.印刷、裝訂

國家標準規定，公文雙面印刷，頁碼套正，左側裝訂，不掉頁。頁碼用4號半角阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。一份文件應統一順次編排頁碼。

有些單位的公文為單面印刷，有的還在左上角裝訂；有的公文頁碼標識的位置不對，有的沒有一字線或一字線字號不規范；有些公文空白頁和空白頁以后的頁標識了頁碼；轉發幾份文件的通知，全文未統一順次編排頁碼，而是被轉發的幾份文件頁碼自成體系。

3.標題字號

國家標準規定：公文標題用2號小標宋體字，置于紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文一級小標題字型使用長城小標宋體或黑體。

有些單位的公文標題使用仿宋體或黑體；字號使用小二號或者三號；字體被加粗；與紅色反線之間未空出兩個行距。公文一級小標題字型沒有使用長城小標宋體或黑體，而是與正文其他部分一樣使用仿宋體或仿宋體加粗。

（六）數字及標點符號方面存在的問題

1.數字。《辦法》規定，公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。但使用過程中有應使用阿拉伯數字卻用漢字、數字寫法不規范等現象存在。

數字精確到某一單位的個位數時，其小數點后數字的省略表述“余”字應置于單位詞之后。另外，同一份文件里對同事項的阿拉伯數字保留小數位應統一。

數字、年份不能回行。

2.標點符號。國家標準中關于標點符號用法和出版物上數字用法規定：句子內部并列詞語之間用頓號；兩個數字并列連用表示概數，數字之間不得用頓號。

有些文件在對有關部委所屬二、三級單位進行審計的表述中，將其寫作“二三級單位”，“二三”之間缺少頓號，使得兩個預算級次與概數的概念相混淆；“

二、三十個”，屬于相鄰的兩個數字并列連用表示概數，中間不應用頓號隔開。

如使用書名號，其內應寫全稱。例如：《會計法》，如用書名號就寫全稱《中華人民共和國會計法》，如用“會計法”，則不應加書名號。

波折號長度應為兩個漢字寬度，但是有的文件里只有一個漢字的寬度，容易與“一”字混淆。

（七）文字方面存在的問題

文字方面存在用詞重復、概念交叉、詞語不搭配現象；有些單位行文用語口頭化，導致概念不準確或不規范現象在公文中出現；有些出現錯字、別字、用詞不當現象。

第三篇：公文寫作中常見標點符號誤用例析

公文寫作中常見標點符號誤用例析

常見錯誤一：多個書名號或引號并列時使用頓號分隔

?例1:各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預防未成年人犯罪法》、《中華人民共和國未成年人保護法》、《中華人民共和國義務教育法》及相關要求。（?）

各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預防未成年人犯罪法》《中華人民共和國未成年人保護法》《中華人民共和國義務教育法》及相關要求。（?）

?例2：公安部門要加強校園“警務室”、“護學崗”、“安全網”建設，落實護校制度。（?）

公安部門要加強校園“警務室”“護學崗”“安全網”建設，落實護校制度。（?）解析：標有引號的并列成分之間、標有書名號的并列成分之間通常不用頓號。若有其他成分插在并列的引號之間或并列的書名號之間，宜用頓號。

常見錯誤二：在標示數值和起止年限時使用連接號不規范

?例3：制定并實施學校安防達標建設三年行動計劃（2013-2015年）。（?）制定并實施學校安防達標建設三年行動計劃（2013—2015年）。（?）?例4：要加快工程進度，確保科技園3-5年內建成。（?）要加快工程進度，確保科技園3～5年內建成。（?）

解析：標示時間、地域的起止一般用一字線（占一個字符位置），標示數值范圍起止一般用浪紋線。

常見錯誤三：在并列分句中使用逗號統領

?例5：各職能部門在查處取締無證無照經營工作中要各司其職、互相配合，工商部門負責查處取締未取得有效許可證擅自從事經營活動的行為；工信部門負責依法監督管理無線電和電子電器產品維修行業；公安部門負責依法監督管理旅館業、公章刻制業。（?）

各職能部門在查處取締無證無照經營工作中要各司其職、互相配合：工商部門負責查處取締未取得有效許可證擅自從事經營活動的行為；工信部門負責依法監督管理無線電和電子電器產品維修行業；公安部門負責依法監督管理旅館業、公章刻制業。（?）

解析：用分號隔開的幾個并列分句不能由逗號統領或總結。常見錯誤四：在并列分句中使用句號后再使用分號

?例6：一是養老保險安置。對進入企業工作的失地農民要同企業員工一樣納入企業職工基本養老保險；二是醫療保險安置。城鎮居民醫療保險制度已建立，可參加城鎮居民醫療保險。（?）

一是養老保險安置。對進入企業工作的失地農民要同企業員工一樣納入企業職工基本養老保險。二是醫療保險安置。城鎮居民醫療保險制度已建立，可參加城鎮居民醫療保險。（?）

解析：分項列舉的各項或多項已包含句號時，各項的末尾不能再用分號。常見錯誤五：同一形式的括號套用

?例7：圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結上半年工作，科學謀劃下半年工作。（責任單位：各鎮（街道））（?）

圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結上半年工作，科學謀劃下半年工作。[責任單位：各鎮（街道）]（?）

解析：同一形式的括號應盡量避免套用，必須套用括號時，應采用不同的括號形式配合使用。

常見錯誤六：阿拉伯數字表示次序時使用點號不當

?例8:

1、督促主辦單位按時辦結。(?)1．督促主辦單位按時辦結。(?)?例9：（1）、督促協辦單位按時辦結。（?）（1）督促協辦單位按時辦結。（?）

解析：帶括號的漢字數字或阿拉伯數字表示次序語時不加點號，不帶括號的阿拉伯數字、拉丁字母做次序語，后面用下角點（圓心點）。

常見錯誤七：在圖、表說明文字末尾使用句號

?例10：（圖表略）

注：以上各項數據統計截至時間為2012年12月31日；城市人口指常住戶籍人口；規模工業企業個數統計為新口徑。（?）

注：以上各項數據統計截至時間為2012年12月31日；城市人口指常住戶籍人口；規模工業企業個數統計為新口徑（?）

解析：圖或表的短語式說明文字，中間可用逗號，但末尾不用句號。即使有時說明文字較長，前面的語段已出現句號，最后結尾處仍不用句號。

常見錯誤八：在標示發文年號時使用括號不規范

?例11：根據×發[2013]3號文件精神，??（?）根據×發〔2013〕3號文件精神，??（?）

解析：標示公文發文字號中的發文年份時，應使用六角括號。常見錯誤九：書名號內用頓號表示停頓

?例12：根據《××省物價局、××省財政廳關于××市建制鎮城市基礎設施配套費征收標準的批復》（××規〔2012〕59號）文件要求，特制定本管理辦法。（?）

根據《××省物價局××省財政廳關于××市建制鎮城市基礎設施配套費征收標準的批復》（××規〔2012〕59號）文件要求，特制定本管理辦法。（?）

解析：書名號內標示停頓時用空格。

常見錯誤十：句內括號行文末尾使用標點符號不當

?例13：為加強對全區查處取締無證無照經營綜合治理工作的領導，決定成立××區查處取締無證無照經營綜合治理工作領導小組（領導小組組長由常務副區長兼任，副組長由××局局長兼任。），負責該項工作的協調處理。（?）

為加強對全區查處取締無證無照經營綜合治理工作的領導，決定成立××區查處取締無證無照經營綜合治理工作領導小組（領導小組組長由常務副區長兼任，副組長由××局局長兼任），負責該項工作的協調處理。（?）

解析：括號內行文末尾需要時可用問號、嘆號和省略號。除此之外，句內括號行文末尾通常不用標點符號。

常見錯誤十一：附件名稱后使用標點符號

?例14：

附件：1.××區查處取締無證無照工作領導小組成員名單；（?）

附件：1.××區查處取締無證無照工作領導小組成員名單（?）解析：附件名稱后不用任何標點符號。

常見錯誤十二：二級標題在換行分段情況下使用句號

?例15：

（一）整合監管職能和機構。

為減少監管環節，保證上下協調聯動??（?）

（一）整合監管職能和機構

為減少監管環節，保證上下協調聯動??（?）

（一）整合監管職能和機構。為減少監管環節，保證上下協調聯動??（?）解析：二級標題在換行分段時不使用句號，如使用句號則不需要換行分段。

第四篇：公文處理中的常見錯誤

公文處理中的常見錯誤

一、行文中的常見錯誤

1、濫發文件。主要表現：（1）所發公文屬可發可不發之列；（2）所發公文只是照抄照轉上級的公文（翻印即可，不必轉發）；（3）所發公文內容空洞，無具體措施，不解決問題；（4）行文所涉及的問題可用口頭請示、匯報或開會等形式解決；（5）行文所涉及的內容已在報上全文公布過；（6）在部門之間意見分歧，未經協商取得一致時就行文。

2、行文關系混亂。主要表現：（1）應該黨政分開行文的未分開行文；（2）應該一個機關單獨行文的搞成幾個機關聯合行文；（3）該職能部門行文的“升格”為領導機關行文；（4）該領導機關行文的“降格”為職能部門行文。

二、文種使用中的常見錯誤

1、自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”、“鄭重聲明”等。

2、誤用文種。把屬于機關其他應用文，特別是事務文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“設想”等作為公文文種直接使用，如?××市委××××年工作要點?。把屬于總結類的文種“小結”、“總結”，以及把屬于規章制度類的文種“辦法”、“規程”、“須知”、“實施細則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應用文用轉發或印發通知的形式發布，則是規范用法。如“××市人民政府關于印發市政府××××年工作要點的通知”。

3、混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導致行文關系不清，行文目的不明，行文性質混淆。常見的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。主要表現為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請示誤用為報告，將報告誤用為請示，將“請示”、“報告”合用為“請示報告”，“請示”和“報告”本身是兩個文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請示或報告，將復函誤用為批復。

4、越權使用文種。超出本機關的權限行文，如隨意制定“條例”。實際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度；按照國務院辦公廳發布的?行政規范制定程序暫行條例?的規定，在行政機關公文中，“條例”只能應用于特定國家機關制定的法規中，即全國人大常委會制定的法規，國務院制定的行政法規，地方人大及其常委會制定或通過（批準）的地方性法規。如：?中華人民共和國城市道路管理條例?。基層單位制定有關規章制度時可用“規定”或者用“細則”、“辦法”等應用文種，并用轉發或印發通知的形式發布。

5、降格使用文種。應該用命令、指示發布的公文而用通知發布，如一些省、自治區、直轄市人民政府發布重要行政規章，不是用令發布而用通知發布。這種降格使用，必然影響行文的權威和效力。

三、版頭使用中的常見錯誤

1、版頭混用。將下行文版頭用于上行文；使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告、請示工作、任免干部或批復等；使用不帶“文件”字樣的版頭用于發布黨的方針、政策，重要工作部署或批轉下級的重要報告、請示。

2、使用非標準版頭。使用設計或印刷不標準的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發文機關字體不莊重等。

3、使用沒有版頭的白紙印發文件

四、發文字號中的常見錯誤

1、年號不全。如：將“1997”省略為“97”。

2、括弧不對。?國家機關公文格式?規定發文用六角括弧“??”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。

3、位置不當。將發文位置提前到了機關代字前面。如：將×校字[1997]第×號錯為[1997]×校字第×號。

4、序號累贅。發文順序號中多加了“0”變成“0×”。

5、一文多字號。聯合發文時并用了幾個單位的發文字號。

6、一字號多文。用同一發文字號制作兩份不同的文件。

7、跳號。沒有按自然數的順序依次排列，中間出現跳號現象。

8、字第搭配不當。正確的是“字”在年號之前，“第”在年號之后；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委[1997] ×號。

9、濫用“發”字。只有重要文件才采用“××發”字樣。

10、自制發文字號。未按規定要求編制發文字號。

五、簽發人標注中的常見錯誤

1、上行文未標注簽發人姓名

2、下行文也標注了簽發人姓名

3、標注不規范。簽發人標注位置遠離發文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發人標注的字體字號與發文字號的字體字號不一致；“簽發人”與簽發者姓名之間未加冒號。

六、公文標題中的常見錯誤

1、缺少發文機關或通過決議、決定的會議名稱 “決議”、“決定”等文種的標題不能省略發文機關或通過決議、決定的會議名稱。如：“第八屆全國人民代表大會第五次會議關于批準設立重慶直轄市的決定”不能簡寫為“關于批準設立重慶直轄市的決定”。

2、用發文字號代替文件名稱 如：“關于××字?1997?第×號文的批復”，這類標題的事由，除極少數熟悉標題中所述文件的內容的人外，其他人是不能明白的。

3、文字累贅 如：?××××人民政府關于認真貫徹落實×政發[××××]××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農業奪取豐收的情況的報告?，發文機關可省略，所引文件的發文字號應刪掉，事由可概括，改為?關于春耕播種情況的報告?就簡明了。此外，在標題中常出現文字或詞義重復的現象，如?關于貫徹××××通知的通知的通知?，應為?關于貫徹××××通知的通知?；又如?關于請求解決××××的請示?，應為?關于解決××××的請示?，后面有請示，前面用請求就是多余的。

4、濫用標點符號 除批轉法規性文件外，公文標題中一般不加書名號。常見非法規、規章名稱用了書名號，如?關于認真貫徹?×××決定?的通知?、?關于批轉?××××報告?的通知?、?關于?××××請示?的批復?，標題中加書名號是錯的。

5、缺少文種 如?××市人民政府批轉市教委關于建立高等院校學習基地的報告?，誤把被轉發部門的“報告”當作本公文的文種，應在其后補上“通知”這一文種。另外，在公布事項、工作要點的公文中也常缺少文種，如：?××大學一九九×年重點抓的八件實事?就缺少“決定”這一文種。

6、發文機關簡稱不規范 如：?××市計委二〇〇×年工作計劃?，“計委”容易引起歧義，如果是“計劃經濟委員會”應簡稱為“計經委”，如果是“計劃生育委員會”應簡稱為“計生委”。

七、主送機關中的常見錯誤

1、缺主送機關 除公布性文件外，一般文件都必須標明主送機關。但有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端。

2、主送機關表述不規范 未按黨委、人大、政府、政協、法院、檢察院、軍隊、有關部門的順序排列；未用全稱或規范化簡稱，如“市府”應為“××市人民政府”；分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統稱，如“市內各單位”。

3、多頭主送 主送機關不止一個。向上級機關行文，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關。

4、主送個人 公文不得主送領導者個人。

5、越級主送 一般不得越級請示，特別情況下必須越級請示時，應當抄送被越過的機關。

八、正文中的常見錯誤

1、錯別字 主要表現：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”……

2、標點符號錯誤 常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用……

3、數字使用不規范 應該用阿拉伯數字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應該用漢字的用了阿拉伯數字，如“黨的十四大”錯成“黨的14大”。正文中的數字，部分結構層次數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數字。

4、隨意簡稱 如將“社會主義精神文明建設”簡稱為“社精文建設”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。

5、引文標注錯誤 未按所引用公文的發文時間、標題的發文字號的順序引用。如“你校×校字［1997］第×號文件（關于×××的請示）收悉。”

6、隨意使用字體字號 正確的是使用3號或4號仿宋體。

7、隨意設定字距行距 正確的字距為0點距（電腦打字點距下同）；行距為24點距。

九、無正文說明標識中的常見錯誤 常見錯誤是落款和發文時間已正好排滿一頁，而在另一頁的文尾部分的抄送機關等之上標明“此頁無正文”。這種情況無須注明“此頁無正文”，因為公文的正文是指主送機關以下，生效標識以上具體反映公文內容的部分。

十、附件標識中的錯誤

1、有附件不標注

2、附件名未標全稱

3、標注不規范 “附件”二字頂格標注（正確的是頂格空一字）；只標了一個“附”字（正確的是標“附件”二字）；附件未全部標注；附件標題末用了標點符號。

4、內容不適 在印發、轉發、批轉公文的通知中，錯將所印發、轉發、批轉的公文作為附件特殊說明。印發、轉發、批轉通知和所印發、轉發、批轉件是共同組成一件公文的，且已在標題中說明，無需作附件標注。

十一、發文機關標識中的錯誤

1、未標發文機關名稱，用印章代替

2、發文機關未用全稱或規范化簡稱

3、位置不當 常見的錯誤是居中標識或靠右邊頂格標識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發文機關最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標識協調（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發文機關標識可越過中線：一是發文機關全稱字數多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯合發文單位多，豎列太長影響美觀時。

十二、成文日期標識中的常見錯誤

1、將擬稿日期作為成文日期

2、將打印日期作為成文日期

3、漢字和阿拉伯數字亂用 在發文機關署名后標識成文日期時，用阿拉伯數字書寫，如：“2005年3月20日”，在題注域內標識時用漢字標識。

4、標識不全 只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文時期必須將年月日標示完整。

5、位置不當或與落款不協調 常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發文機關第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應是成文日期第一個字與發文機關第三個字（或中間）對齊，向右排印。當發文機關最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字。總的原則是，成文日期的標識是與發文機關標識協調，以保持文面的美觀。

6、將月日寫成“分子式” 如把一月一日寫成“1/元”或“1/1”。

十三、機關印章使用中的常見錯誤

1、當用不用 干部任免通知等重要文件應該用印而未用印。

2、不當用卻用了 印制的有特定版頭的一般普發性文件也用了印。

3、位置不當 用印既不壓發文機關也不壓成文日期或只壓其中一個。

4、模糊不清 未及時清洗印章，使印記模糊不清。

十四、主題詞標識中的常見錯誤

1、不標引主題詞

2、將標題簡單切后分當主題詞標引 主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內容所涉及的范圍和應歸屬的類別，標題中一般不會出現；標題的主要作用是概括公文的性質和要求，由發文機關+事由+文種組成，其中的發文機關一般不宜作為主題詞標引。因此，標引主題詞時不能簡單地切分標題，而應根據公文內容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現形式后，再按主題詞標引的規范進行標引。

3、任意生造主題詞 不在************中央辦公廳、國務院辦公廳或上級主管部門統一制發的?主題詞表?中選用主題詞，而是任意生造。這將導致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標引主題詞的意義。

4、未先標類別詞

5、任意組配

6、亂用標點符號 兩個主題詞之間應該用一個空格符分開，錯為在主題詞間使用了頓號或逗號（但組配標引時可用頓號分開）。

十五、抄送機關標識中的常見錯誤

1、使用已廢除了的“抄報”或“報”、“送”、“發”

2、抄送個人 公文不能抄送個人，需要送某位領導閱否由收文機關秘書部門決定。

3、抄送主送機關 既然是主送機關就不必再抄送了。

4、濫抄濫送 將向上級機關的“請示”同時抄送平級機關或下級機關；將公文抄送給與公文內容無關的機關。

5、標識不規范 抄送機關未分類或標點符號使用不當。

十六、公文處理的誤區

造成公文處理不規范的一個重要原因，是在部分文秘人員的思想認識上存在一些誤區，其對公文規范化的危害不小。為推進公文規范化建設，必須提高認識，走出誤區。常見的有以下8種：

1、按老一套辦法辦文 ?中國共產黨機關公文處理條例?、?國家行政機關公文處理辦法?、?國家機關公文格式?、?發文稿紙格式?、?出版物上數字用法的規定?、?標號符號用法?、?出版物漢字使用管理規定?等，都是公文制作的法規性文件，并構成了公文規范的完整體系。同時，公文規范處在不斷變化和完善之中，任何標準和規范都可能被修訂。廣大文秘人員要加強學習和研究，跟蹤公文發展的動態，在公文實踐中力求使用最新的標準和規范，盡量準確地理解和掌握公文規范的完整體系，不要在新的公文法規頒布很長一段時間后還抱著老一套不放。

2、不加分析地把上級來文作為范文 由于有的領導機關存在對公文規范化的重視程度不夠的現象，其所制發的公文難免也有時出現不合規范的地方，而有的基層單位的文秘人員往往認為上級秘書部門水平高，他們制發的公文都是正確的，即使有時發現了與公文規范不一致的地方，也認為上級那樣做總是有道理的，于是上行下效，造成不規范公文泛濫。所以，每一個文秘人員都要努力學習，把思想認識統一到公文規范上來，選擇范文時要按公文規范進行判斷，不能認為發文單位的級別越高其所制發的公文規范化程度就越高。同時，要求級別越高的領導機關越要重視公文處理的規范化。

3、發往國外的函件用外文 漢語是聯合國使用的6種語言之一，為世界通用語言，我們在國際交往中完全可以理直氣壯地使用漢語。使用中文不僅符合國際慣例，而且也體現了對中國主權、中國文化的尊重。外國人就不會因為你不懂外文而改用你國的文字。

4、發往港澳臺的函件用繁體漢字 國際上以簡化字為漢語的標準用字，盡港澳臺等地仍使用繁體字，但根據?出版物漢字使用管理規定?：“向臺灣、香港、澳門地區及海外發行報紙、期刊、圖書、音像制品等出版物，可以使用簡化字的一律用簡化字”。人民日報海外版也早從1992年起就改為簡化漢字印刷了。

5、將被批轉、轉發、印發的文件當成附件 被批轉、轉發、印發的文件是主體的有機組成部分，不得視為附件。在這種情況下，正文之后，發文機關署名前不得標注被批轉、轉發、印發的文件順序和名稱，而被批轉、轉發、印發的文件則標印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。

6、以領導人簽發代替辦公（廳）室核稿 有的單位的職能部門辦事人員不按辦文程序辦事，越過辦公（廳）室將公文直接送領導簽發，并以領導已簽發為由拒絕辦公（廳）室的核稿和核發。?條例?和?辦法?規定，公文在送領導人簽發之前，應當由辦公廳（室）進行校核。公文核稿的基本任務是協助機關領導人保證公文的質量。就是在領導審批后，正式印發前，還應由辦公廳（室）進行核發。

7、用計算機起草公文時僅將定稿歸檔 由于辦公自動化的發展，許多文秘人員直接在計算機上起草文稿，各次修改過程也直接在機上進行，最后打印和歸檔的是定稿。由于定稿無法體現修改過程，對于非常重要的文稿，一旦出現問題，難以分清責任，檔案的借鑒作用就要大打折扣。正確的方法，是在原始稿上反復修改，把經領導簽字的修改后的定稿，作為歸檔的真實原件。

8、用傳真件代替正式文件發文或歸檔 傳真件不能代替正式公文，因此，對于重要的公文，雖然緊急情況下可用傳真件發文，但發出傳真件后要及時補寄正式公文。另外，由于傳真件紙張材料的特殊性，保存不久字跡就會全部退盡，如果直接將其歸檔，時間長了就會失去其檔案意義，正確的方法是將傳真件復印后歸檔。由于復印件也容易退色，這時可使用固色劑延長文檔保存期限。

第五篇：行政機關公文格式常見錯誤（定稿）

行政機關公文格式常見錯誤

一、公文眉首常見錯誤

1、公文的眉首是指公文首頁紅色反線（包含）以上的各個要素，它是由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號以及簽發人等構成。公文的眉首看起來很簡單，內容也不多，但由于對1999年新《辦法》不夠熟悉，在實際工作中，公文眉首的格式上仍存在一些問題，其中出現問題較多的當數“秘密等級和保密期限”、“緊急程度”、“發文字號”三處。

舊《辦法》的公文格式規定“秘密等級”、“緊急程度”標識于公文首頁左上角的相應位置，“發文字號”中的“年份”要用方括號“[]”括入；而新《辦法》的公文格式中則明確規定了“秘密等級和保密期限”、“緊急程度”要標識于公文首頁右上角，“發文字號”中的“年份”必須用六角括號“〔〕”括入。例如，現在有不少的單位由于受舊《辦法》的影響，而將公文的“發文字號”寫成“×××[2001]1號”，這是不規范的，應改為“×××〔2001〕1號”。同時注意：序號用虛位（即1編為001），不加“第”字

2、文件版式

《標準》規定，發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25毫米，對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80毫米。目前較普遍的問題是 ：上行公文版式不規范。對于上行公文，《標準》要求發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80毫米。上行公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人居右空1字。較普遍的問題是上行文不用“上行文版式”，或未標識簽發人。

二、公文主體常見錯誤

公文的主體包括紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各個要素，它由“公文標題”、“主送機關”、“公文正文”、“附件”、“成文時間”和“附注”等構成。這一部分是公文的主體部分，也是寫作中最容易出錯、錯誤較多的地方，主要表現在：、文種。文種是公文標題中最重要的要素，每一個文種都體現著一種嚴格的權限，對文種應根據公文所涉及的內容、文種的范圍、發文機關的權限和隸屬關系以及發文的目的和要求等進行選擇，切不可混淆使用。但在實際的工作中，卻出現了一些錯誤選擇文種的現象。首先，仍按舊《辦法》的規定選用文種。新《辦法》撤消了“指示”文種，而增加了“意見”文種。目前，有不少單位未將“意見”作為一個單獨的文種使用，如“××關于印發《關于嚴格XX秩序的意見》的通知”，應該改為“××關于嚴格XX秩序的意見”。其次，文種的混用現象嚴重。由于某些文種行文方向相同而且文種又很相近，造成了文種的錯選，比如，“請示”和“報告”、“請示”和“函”以及“公告”和“通告”等文種就經常被混用，有的該用“報告”的用“請示”，該用“請示”的用“報告”，甚至“請示報告”同時使用；有的按舊《辦法》的規定將“公告”和“通告”作為同一類文種來使用，新《辦法》對二者有了明確的界定；有的單位為了辦事順利，向不相隸屬的有關主管部門請求批準時，故意將“函”用成“請示”，如“××縣××局關于追加2000辦公經費的請示”（給縣財政局），應改為“××縣××局關于追加2000辦公經費的函”。再次，有少數生造文種的現象。使用規范的文種，是公文與非公文相區別的最顯著的特征之一。但在實際的公文寫作中，卻出現了少數使用黨和國家公文法規規定以外的文種，諸如“匯報”、“批示”等，這些生造文種的現象，影響了公文的規范性、嚴肅性和權威性，應按照黨和國家公文法規規定的文種使用，決不能亂起“名稱”，生造文種。如“××關于XX工作情況的匯報”，將“匯報”作為公文文種來使用，極不規范，應改為“報告”。

2、標題。公文標題由發文機關名稱、事由和文種組成。目前公文標題存在問題較多，將稍

后粘出專帖。

3、主送機關。由于行文規則和行文關系模糊，造成主送機關不明確。新《辦法》規定“主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱”、“行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告”，從而使整個行文規則更加嚴密，更加具體。但在實際工作中，部門行文往往因行文關系的混亂而造成主送機關的不明確，影響了辦文的效率。

主送機關應當明確，否則文件發出后，究竟由誰來主辦不清楚，從而造成辦文的推諉。上行文時，主送機關只能有一個。尤其像我們工商這樣的垂直管理部門，上行文時只能明確一個主送機關，但要同時抄送另一個上級機關。

4、公文成文日期。公文成文的日期，新《辦法》明確指出“以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準”、“電報以發出日期為準”。由于不重視這一點，很多公文成文的日期是用擬稿者擬稿的日期，或用印發日期作為成文日期，從而使公文的時效性受到了影響，甚至嚴重影響到文件的貫徹執行。會議集體作出的決定，其成文日期是以會議決定的日期，還是領導簽發的日期為準，新《辦法》仍未明確。另外，《標準》規定公文成文時間應用漢字將年、月、日標全。常見錯誤是成文時間采用阿拉伯數字，有的國家行政機關公文成文時間將Ο寫成零。

6、空白處處理。新《辦法》規定：“當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識'此頁無正文'的方法解決”，再如印章使用的規定、“請示”文件應當在“附注”處注明聯系人的姓名和電話等等，這些地方都要求我們在實際的公文寫作中要特別注意，以避免出現錯誤。

7、公文生成標志。《標準》規定，單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間，成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正、居中壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓線在成文時間上，當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。而目前的常見錯誤是：單一機關制發公文在落款處加署發文機關名稱的現象十分普遍；加蓋印章隨意性強。有的蓋歪了或甚至蓋倒了；蓋章位置不正確。當公文排版后所剩空白處不能容下印章時，本應采取調整行距、字距的措施加以解決而使印章與正文處于一面。而有的行政機關經常采用標識“此頁無正文”的方式解決。

三、公文版記常見錯誤

公文版記由主題詞、抄送機關和制文機關名稱和日期組成，位于公文最后一頁，版記的最后一個要素位于最后一行。在這一部分中，最容易出現錯誤的就是主題詞了（稍后用專帖說明）。另外在以下幾處也容易出錯：

1、抄送機關標識不規范或仍有抄報字樣。

3、印發時間未用阿拉伯數碼標識。

此外，在公文版記部分，新《辦法》已經取消了“份數”“起草人”“校對人”等項，但仍有不少的單位在公文中標識“份數”。