第一篇：怎樣做辦公室主任和秘書

怎樣做辦公室主任和秘書

一、辦公室主任的職能

辦公室主任直接隸屬于單位一把手，是領導的參謀和助手，其指導思想應是：為直接領導服務，為有關的各級領導服務，為客戶服務，其工作的基本原則是：準確、迅速、保密。辦公室主任的主要職能是：

1、辦文：起草各種文件，做好文秘處理；

2、辦事：辦理會務、處理事務，安排領導的公務活動，搞好接待、信訪、催辦、查辦，安排后勤生活和領導交給的其他工作；

3、當好參謀助手。配合領導決策開展調研、信息分析，提供有價值的建議，經常搜集匯總各方面情況，搞好信息反饋，為領導篩選文件、資料，提供參考使用，為領導辦文、辦事、辦會提供預案。

二、辦公室主任及其所屬工作人員工作中的九個注意

1、注意明確部門的職責、權限和人員的分工及崗位職責；

2、注意科學地安排各項工作秩序；

3、注意遵守保密紀律，守口如瓶；

4、注意加強各個環節工作之間的聯系；

5、注意時效，保證各項工作按時有效的完成；

6、注意辦文、辦事，又出謀劃策；

7、注意收發、傳遞信息，又給予處理信息；

8、注意既不斷總結辦事經驗，又實行科學管理；

9、注意服從領導安排指揮，又積極主動服務。

三、秘書（內勤）職責

作為辦公室秘書要做到“二個吃透”（上頭意見和下頭實際）、“四個勤快”（腦勤、手勤、筆勤、腿勤）、“五個善于”（思考研究、分析、綜合、公關接待、協調各方、應急處置）。具體工作有十項：

1、文稿的草擬、繕寫、打印、送達；

2、來客的登記、接待、引見；

3、信訪的受理和答復；

4、會務的安排與會議記錄；

5、企業大事的記載及資料、電文、文件、函件、檔案的受理與提供；

6、人事聘用、任免、調動、獎懲手續的辦理；

7、匯總考核、考勤、考績情況；

8、保證企業檔案的完整與安全；

9、負責企業印鑒的管理和正確使用；

10、根據領導意愿和指令，協助處理日常事務和交辦工作。

四、擬文要求及辦文、收文程序

1、擬文要求：符合法律法規、方針政策、情況完整、觀點明確、條理清楚、層次分明、文字精練、引用準確、時間具體、用詞準確、規范、書寫清楚。

2、辦文程序：

擬稿——審核——會簽——復核——簽發——編號——打印——裝訂——用印

3、收文程序：

簽收——拆封——登記——擬辦——分發——傳閱——承辦——催辦——辦復

五、辦會要點

1、會議要素：名稱、日期、時間、地點、主持人、規模（參加范圍）、參加人、組織議程、活動安排、經費名稱、開支辦法、目的和指導思想、議題和議程、方式方法、文件、商、最終結果。

2、會務工作的任務

（1）會前準備：

組織班子、處理會務、安排議題、提出議程、起草文件、打印裝訂、制作會議證件、組織活動、布置會場、安排座次發出會議通知準備食宿、安全保衛、車輛安排、接送代表等。

（2）會中活動：

簽到分組、會議記錄、文件發放、簡報編發、組織討論、安全保衛、生活醫療服務、新聞報導、文娛活動。

（3）會后服務：

會議紀要、文件清退、立卷歸檔、返程車、機、船票，會議總結，會議決議執行情況，會議信息反饋、研究。

六、印鑒管理制度

1、單位行政印章由辦公室秘書管理，法人印章由出納管理，財務印章由會計管理，部門負責人、主管名章由本人自行管理或內勤管理，專用章由部門負責人或內勤管理；

2、嚴格用印制度，凡單位呈報上級和平行單位的重要行文及單位對所屬職能部門發布的指令、通知、批復等文件，經單位法人或主管領導在底稿上審批簽字后，方可加蓋單位印章；

3、屬于工作計劃、統計報表、財務預決算等上報或歸檔材料，可按常規加蓋法人及主管名章。加蓋名章，需有用印人簽字，以備查考；

4、單位各部門對外聯系業務，出具介紹信和職工探親等由辦公室用印出具證明；

5、凡是用印，原則上要有存根備查，特殊情況無存根用印，經主管領導批準，由辦公室秘書用印，并做好登記手續，由批準人及秘書在登記本上簽字；

6、單位所屬各部門印章的制作、啟用、作廢，統一由辦公室扎口承辦，各部門無權私自改動；

7、下列情況，不予蓋章：

（1）審批手續不全，按規定應有領導簽字而沒有簽字的；

（2）公示文件不符合要求，不合規范，字跡不清，表達含糊，標點錯誤者；

（3）有可能涉及法紀，影響本單位榮譽者；

（4）非單位工作、業務事宜；

（5）與本單位工作、業務無關的其他單位證明；

（6）空白介紹信、空白信件、文件空白頁。

七、文件檔案管理規定

1、管理責任：文件檔案管理由辦公室秘書負責。部門文件材料由部門管理、需歸檔者，填報歸檔登記表，交辦公室管理。凡文件的原件，由辦公室秘書統一保管，避免滅失，部門業務需要只留復印件；

2、公文歸檔、立卷的要求：分類登記、按序排列，及時清理，定期歸檔，按立卷，年終裝訂，制作索引，便于索查，保證檔案的完整和安全。

3、歸檔的內容與范圍：

（1）政府及有關部門對本單位的指示、批文與批轉的文件材料；

（2）單位制定的重要文件、指示、決定、規章制度；

（3）會議的重要文件、工作計劃、總結、調研報告、重要的請示報告、信息反饋及各種全局性的上報表格和大事記；

（4）有關機構變動、人事任免、獎懲等文件材料；

（5）簽訂的各種合同、協議及重要的電文、信函、電話記錄；

（6）榮獲的各類榮譽、證書、獎狀；

（7）法人證書等各類資格資質證書。

4、借閱規定：

（1）一般情況下，檔案只能室閱，不得外借，在必需的情況下，經負責人批準并辦理借閱手續后，才能借用，并限時歸還；

（2）人事檔案，除法人、主要領導和組織人事部門外，任何人無權查閱，業務檔案經主管領導批準后，方可查閱；

（3）借閱人必需愛護檔案，保證檔案的完整、保密，不得擅自涂改、刪節、剪裁、翻印、移借和損壞。

5、復制規定：

（1）人事檔案禁止復制；

（2）一般性文件、材料經辦公室主任或部門主管批準可以復制，但需要辦理登記手續；

（3）涉密文件、材料，經法人批準，在辦理登記手續后，方可復制。

第二篇：怎樣當好辦公室主任

怎樣當好辦公室主任

辦公室是一個單位的綜合系統，承擔著全單位的承上啟下、連接左右、服務全局的重任。辦公室的職責主要是：參與政務、管理事務、搞好服務。辦公室是保證一個單位工作正常運轉和日常運轉的日常辦事機構，是協助領導及其他科室處理政務、管理事務、搞好服務的綜合職能部門，是聯系群眾以及社會各界的重要窗口，是全局的參謀部和內務部，處于四面八方的中樞地位，辦公室工作能否正常、高效、關系到領導決策和工作部署是否落實，政令是否暢通，關系到搞好服務的質量，關系到全單位的形象和威信，因此，辦公室主任必須具有以下素質和能力：

1、技術能力，必備的專業知識。有效把專業知識適用到工作實踐中。

2、人文能力，也就是處理人事關系的能力。在工作實踐中，善于理解和體諒他人，善于領會他人意圖，并善于以對方能夠接受的方式把自己的意見傳達給別人，動員群眾為實現組織目標努力工作。

3、觀念能力，就是以抽象思維和從全局出發問題的能力。即進行分析、綜合、推理、概括的能力和用整體的觀點、發展變化的觀點看問題的能力。

4、掌握時間的能力。要精心為領導安排時間、日程、使時間的浪費減少到最低限度，這也是提高工作效率的關鍵之所在。

5、要把握兩種領導藝術的能力：一是處理人的藝術。領導工作的好壞，關鍵在于人的積極性和作用能不能得到充分發揮，要知人善任，用人不疑，放手下面，敢于承擔責任，提高領導藝術，充分調動員工的積極性和創造性，實現人盡其才，才盡其用。二是處理事的藝術。處理事是領導的本職，包括統籌全局，掌握工作重點，擬定實施方案，安排工作程序，制定操作規程，建立責任制度等方面的藝術。把工作分為三類：正業－－必辦；急事---馬上辦；普通件---按正常程序辦。講究處理事的藝術，有主有次，有條不紊，忙而不亂地進行工作，這是提高工作效率，實現有效領導的必要條件。

6、在具備應有素質條件的基礎上，還有認真履行好制定組織目標，提供服務決策、確定方針政策、選拔培養人才、激勵工作人員積極性的職責、行使好決策、指揮、獎懲等權力。

當好辦公室主任，還應掌握以下工作方法：

一、要吃透“兩情”、當好參謀。注意把握領導的思想脈博，力求吃透上情，摸清下情，把上情和下情結合起來，認真分析問題，提出解決問題的辦法和對策，及時供領導參考。

二、要拾遺補缺，善提建議。工作中，辦公室主任不僅要注意在思路和研究問題上與領導思維同步，而且要在充分發揮主觀能力性和自己的知識專業長處，善于發現牽動全局或某方面工作的關鍵和薄弱環節，經過深入細致的調查研究，向領導提出有理有據的分析建議，以引起領導的重視。

三、是善解矛盾，當好助手。正確處理好上與下級與領導和被領導的關系。辦公室主任在與領導相處的過程中，要逐漸熟悉領導的脾氣習慣，比較準確地把握領導喜怒哀樂的變化。這樣，在領導與不同對象交往時做到心中有數。

四、要反省悟道，總結提高。要不斷反思自己做過的事，反思領導做過的事和說過的話，不斷總結提高，促進工作開展，主動維護領導班子的團結。

五、要自重自律，莫狐假虎威。要注重維護領導的形象和辦公室的整體形象。辦公室主任因為與領導接近，非常引人注目，日常中有大套近乎的，有當面奉承的，也有妒嫉誹謗的。工作中不要打著領導的牌子為自己辦事，也不應求領導為自己辦私事。

六、要勤字當頭、苦練內功。辦公室主任工作面廣、量大、任務繁重。因此，必須努力學習、苦練內功、做到“勤”字開頭。即腦勤、嘴勤、腿勤、勤于思考。不求全才、應是通才、要眼光敏捷，要有客觀的觀點、全面的觀點、深入的觀點、具體的觀點、不能抽象，要有靈活的觀點、要有比較的觀點、忌自以為事，要有不怕反復的觀點、切忌急于求成，要有辨證的觀點、切記形而上學的觀點、切忌一塵不變、要有群眾觀點、切忌主觀臆斷。

七、是擺正關系，加強品德修養。辦公室主任的思想品德修養非常重要，而修養又是具體的。要擺正四個關系：一是為領導服務與任命服務的關系；二是工作與學習的關系；三是隨領導活動與參加辦公室活動的關系；四是個人與組織和他人的關系。把這些關系處理好了，工作就能得心應手，駕駛全盤工作就能輕車熟路，保障全局工作運轉就能正常自如。

簡單地說怎樣當好主任： 1.擺正自己的位置，你不是領導 2.你就是20個人的秘書 3.所有人的吃喝拉撒睡你都要管

4.文件管理，一定要細致，分類，作到查閱迅速，保存得當，使同事在需要是你隨時搞定；

5.物品管理，要有檔案，有記錄，勤檢查，勤檢修 6.耗材管理，耗材存量充足，及時補充，注意更新 7.人員管理，詳細記錄每個人的愛好，細節，比如誰忌諱什么，偏好什么，還有就是詳細的通訊方式等等個人信息

8.其他，掌握好外部信息，如鐵路，飛機，酒店，禮儀，蛋糕，鮮花，快遞等 9.微笑、有求必應、忙而不亂、事無巨細

10.記住你就是管家，是服務員，如果有一天你病休了，大家都感到工作比較麻煩，都主動要去看望你，你就成功了.

第三篇：怎樣當好辦公室主任

高校辦公室主任競聘演講稿

尊敬的各位領導、同志們：

首先感謝領導、同志們的信任和支持，給我這個機會參加競聘演講。我叫xxx，現年××歲，××學歷，××職稱。2005年以來，我一直負責全校的團委工作，2007年有幸被xx授予xx榮譽稱號。辦公室是一個綜合職能部門，是領導的參謀和助手。從工作職能看，辦公室擔負著參與決策、管理事務、督查落實、平衡左右的重要職責。辦公室的工作狀況，直接關系到領導決策的貫徹落實，關系到單位的整體發展。辦公室主任作為辦公室的首腦，其工作能力的大小，工作水平的高低，直接關系到辦公室的整體工作水平和工作效率的發揮，作用舉足輕重。

我之所以竟聘辦公室主任這個崗位，是因為我具有以下四個優勢：一是吃苦耐勞、勤學善思。自參加工作以來，我始終不忘記多讀書、勤鉆研，不斷地豐富自己，提高自己。撰寫的業務論文曾在各類理論研討活動中獲得××獎。二是有較為豐富的實踐經驗。2005年以來，我一直負責全校的團委工作，經常接觸辦公室的工作，在多年的工作中，積累了許多寶貴的經驗，深知辦公室工作在單位工作中的地位、作用，知道辦公室的職責、任務和制度，明白辦公室人員應具備的素質和要求，悟出了一些辦公室工作的方法策略。在宣傳單位、參謀決策、日常服務、溝通協調、信息傳遞等方面也做過了思考和嘗試。三是有較強的工作能力。我在日常生活和工作中注意不斷加強個人修養的培養，言行一致，踏實干事，誠實待人。經過多年學習和鍛煉，自己的寫作能力、組織協調能力、判斷分析能力都有了很大提高，能夠勝任辦公室工作。四是有較好的年齡優勢。我年近而立之年，身體健康，精力旺盛，敬業精神強，能夠全身心投入到工作中。因此，我認為自己完全能夠勝任這一崗位。

假如有幸得到領導和同志們的信任，競聘成功，我打算從以下幾個方面改進辦公室工作，提高辦公室工作水平。

（一）科學規范地做好日常事務工作。辦公室承擔著黨務、文秘、宣傳報道、檔案管理、文件起草、來賓接待等工作，是信息傳遞、政策落實、上下內外溝通的窗口，是為單位工作起輔助作用的綜合部門，既要承擔瑣碎的事務，又要參與政務。我將根據實際情況，進行合理分工，科學調度，認真落實崗位責任制，確保辦公室事務性工作井然有序。

（二）搞好綜合協調，確保單位政令暢通。及時傳達貫徹領導班子的決策，認真領會其精神實質，緊密聯系本單位實際，做出切實可行的實施方案并認真組織貫徹落實。加強督辦檢查，圍繞單位的工作重點，通過跟蹤督查、重點推進、及時反饋等手段，促進單位各項決策的落實。深入實際，在工作中及時發現問題，分析原因，研究找出解決問題的對策和方法。認真、科學地搞好領導與領導、部室與部室之間的溝通協調工作，避免互相扯皮、推諉，出現工作空檔，確保各方面通力合作，默契配合，步調一致，共同完成各項責任目標任務。

（三）當好參謀助手，服務單位決策。及時準確地掌握單位各方面的工作動態，及時地向單位領導反饋各方面的信息，注重調查分析，主動為領導獻計獻策，對各種情況進行科學地分析和判斷，為領導決策提供可靠的依據。對外廣泛宣傳本校的良好風貌，提高知名度，樹立良好形象。

（四）加強個人修養，練好基本功。不斷地加強黨性鍛煉，堅決服從安排，言行一致，強化大局意識、服務意識、責任意識。認真進行理論學習和業務鉆研，不斷提高個人的文字綜合能力、組織協調能力、執行能力、管理能力。自覺講學習、講正氣、講紀律，顧全大局，維護單位班子團結，維護領導形象，調動辦公室全體工作人員的積極性，團結辦公室人員一道共同搞好工作，力爭在工作中形成動力，在創新中增加壓力，在與人交往中凝聚合力。

總之，如果單位領導能夠聘任我擔任這一崗位工作，我將會充分發揮主觀能動性，不斷加強理論學習，在工作中認真探索解決問題的新思路、新方法，不斷提高工作能力，不遺余力地做好本職工作。保證當好領導的工作參謀員、信息聯絡員和全校員工的后勤服務員。

領導、同志們，我有信心、有決心搞好我校辦公室工作，我愿與大家攜起手來共創美好的未來，迎接我校輝煌燦爛的明天！

謝謝大家！

如果，我能競選上市招商局辦公室副主任后，我將立足本職，做好“四心四員”。

一是用心工作，做好“參謀員”。辦公室是聯系上下左右、前后內外的橋梁，是收集各類信息的集散中心。如果我能當選辦公室副主任，我將積極主動地站在全局角度思考問題，協助把握中心工作，積極為領導決策提供信息，出謀劃策，當好參謀員。

二是細心工作，做好“協調員”。辦公室需要處理來自內部、外部的各種千絲萬縷、千頭萬緒的復雜關系。如果我能當選辦公室副主任，我一定會注重團結同事、注意細節，協助做好項目科、信息科、外聯科等各類工作，使招商引資工作出效率、出成果、出水平。

三是熱心工作，做好“服務員”。高新區是項目的承載之地。一個項目能不能引進來，能不能留得住，能不能發展得快，我們的服務好不好，是一個重要因素。如果我能當選辦公室副主任，我將認真“踐行”我們的“七商”理念，力爭接待一次客商，感動一次客商，做一名合格的客商服務員。四是誠心工作，做好“宣傳員”。如果我能當選辦公室副主任，我將積極做好《招商簡報》、《XX前沿》的發行以及《招商簡訊》上傳工作，大力宣傳招商引資政策，宣傳我們的服務環境、我們的突出優勢，做好一名合格的XX宣傳員。

乘風破浪會有時，直掛云帆濟滄海。感謝黨工委、管委會給予我們年輕人這次展現自我，提升自我，鍛煉自我的機會。這次競職成功與否，都是我人生的一次重要考驗和鍛煉。如果這次競職成功，說明我具備了職位要求的工作能力，我還要繼續努力。如果沒有成功當選，說明我與職位的要求還有一定的差距。我也不灰心、不沮喪、不氣餒。相反，我將以此次競職作為我人生的一次激勵，一如既往地保持奮發有為的精神狀態和樂觀向上的工作激情投入工作中來，扎扎實實做事，誠誠懇懇做人，與全局一起擰成一條繩，合力一條心，努力謀求招商引資新突破、開創新佳績。最后，我想用這樣一句話作為今天的結束語：既然選擇了遠方，便注定風雨兼程；既然鐘情于這片熱土，就應該盡力揮灑青春。

第四篇：怎樣做好辦公室主任[推薦]

辦公室工作看似簡單，實則繁瑣復雜，既是領導的代言人又是員工反映心聲的主心骨。可以說是一個職能部門或是社會團體、企事業中上管天文地理、下管雞毛蒜皮的特殊部門，從事辦公室工作的同志不僅要具備做人的基本素質，還要有勝任“重要崗位”的特殊能力，具體地講就是忠誠可靠、公道正派、清正廉潔、甘于奉獻、知識全面、業務精湛。要做好該項工作，必須要有一個絕對的平常心，因為這項工作做好了無功（不是說你沒有努力、沒有貢獻，而是在整個團隊的運轉上來看，你那兒是最不顯山、不露水的），但萬一稍有紕漏，將會是各個矛盾的集匯點，會有更多的矛頭指向你，所以，想勝任該項工作，您必須具備一下條件：

一、要有一些高超的處世能力

要處事豁達，不要求全責備、斤斤計較。上下之間、部門之間在日常工作中不可能沒有矛盾，正是因為工作中有這樣那樣的矛盾和問題，才需要我們去協調、去處理，在矛盾運動中將事物推向前進。但是，我們在協調、處理各類工作矛盾、問題時，一定要相互理解，相互支持，換位思考，求同存異，抓主要矛盾，不在非原則問題上較真，不在細微末節上糾纏。二是處事謹慎，不要隨心所欲、粗心大意。處事謹慎不是謹小慎微、膽小怕事，而是要嚴謹、慎行。開會發言、匯報工作、處理公文、接待來訪、現場處理協調問題，是辦公室工作人員的經常性工作，說話辦事一定要言之有據、行之有序、動之有規。切忌口無遮掩、隨意表態，東一榔頭西一棒子，把事情攪得亂七八糟。三是待人真誠，不要欺上瞞下、互不信任。誠信是中華民族傳統美德，是走向世界的“綠卡”，是我們為人處事的基本準則。上下之間、部門之間、同事之間都要講真誠，既不能欺騙上級部門和領導，更也不能愚弄基層和群眾。為人處事一定要真心換真心，誠心換誠心，切忌互不信任、互相猜忌。要傳達真實意圖，反饋真實情況，把問題講清、把原因講透、把辦法講實，千萬不要弄虛做假，反饋假情況、反映假民意，干擾領導決策。

二、要有一個聰慧的頭腦

（一）是堅定的政治頭腦。辦公室的工作涉及到的每一個方面，政治性都很強。在很大程度上，代表著一個部門的主張，反映著本部門的形象，連接著單位和職工的切身利益。辦公室的干部必須對黨忠誠，對事關政治性的問題，善于從政治上觀察、分析和處理問題，在大是大非面前頭腦清醒，旗幟鮮明，立場堅定，不隨波逐流、人云亦云。

（二）是豐實的理論頭腦。一個人的理論素養越高，預測、把握和解決問題的能力就越強。辦公室的干部，必須善始善終地把學習放在第一位，如扎實、認真地學習上級領導的重要思想，同時還要多讀一些經濟、法律、科技、文史等方面的書籍，擴展知識領域，更新知識結構，提高分析、解決問題的能力。在理論提高的過程中，既要注意知識的全面性，又要講求學習的系統性，還要注重學用的針對性，做到在學習理論上“學精管用”、務求實效。

（三）是辯證的思維頭腦。隨著地方機構改革的深入和社會生活的變化，人們的思維方式和價值取向正在經歷一場變革，辦公室干部應在這場變革中走在前面。這就要求我們觀察問題要多視角、研究問題要多方位、解決問題要多方法。要注意思維的超前性。比如，當問題還處于苗頭的時候，就能捕捉它；當認識還處在感性階段的時候，就開始作理性的思考和回答；對前人和別人沒有研究的問題，著手研究它，從而找出規律性的東西，對面上的工作給予及時

指導，這是爭取工作主動所必須的。

（四）是求實的科學頭腦。實事求是是我們的一大工作作風，是職業道德，也是工作紀律。每個職員想問題、提建議、當參謀、寫文章、辦事情，都要符合客觀實際。切實做到一是一、二是二，不夸大、不縮小，真實地反映客觀事物的本來面目，包括向領導反映情況，決不能“想當然”、亂揣摩。

（五）是精明的效益頭腦。要樹立說錯話、辦錯事、出歪招是一種浪費、一種過失的觀念。在工作措施上，要以最少的投入爭取最好的效果，用最短的時間做更多的事情。在工作運作中，要講效率、科學有序、操作規范、線條清楚。在工作效果上，要多出精品、減少次品、防止廢品、禁止“毒”品。

三、要有一套過硬的功夫

（一）是勤奮好學的功夫。在任何時候都應該有一種緊迫感和饑餓感，對知識永遠保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知欲。要養成一種坐得下來、靜得下心、鉆得進去的學習習慣，在辦公室里，要看一看放在辦公桌上的書翻過沒有；回到家里，想一想書柜里書讀了多少本；在外出的路上，查一查你的旅行包里帶上書沒有，做到終生與書為伴。

（二）是深入實踐的功夫。辦公室主任的工作思路、工作點子、工作實績從哪里來？從根本上說，來源于生活、來源于時代、來源于實踐。離開基層，脫離群眾，領導機關就會成為空中樓閣；離開實際，領導干部就會成為“睜眼瞎”；離開實踐，辦公室工作就會成為無源之水、無本之木。因此，辦公室的所有干部要深入到生產銷售和市場研發的最前沿，腳踏實地的深入到最基層的中去，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過每一個調查對象、線索、數據、情節，做到“打破沙鍋問到底”，“不到黃河不死心”，真正從實踐中獲取新知，收到實效。

（三）是善于領悟的功夫。辦公室的工作是與人打交道的，是部門、機關的窗口和紐帶，如果對來自基層的反映呼聲缺乏領悟，是絕對做不好工作的。當然，好的悟性是一個日積月累的過程，可在與領導和同事的接觸中把握他們的工作習慣、思維方式和活動規律；在接受任務時，充分聽取要求和主張，盡可能地準確理解和把握領導的意圖和基層的反映，做到準確，有原則性；嚴謹，有邏輯性；獨到，有精辟性。

（四）是精于表達的功夫。口頭表達和書面表達能力，是機關干部的基本功。特別是文字水平，是一個工作人員素質的綜合反映，是辦公室工作人員的最基本要求。那種視寫文章的干部不值錢，或害怕寫文章的現象，是不行的。辦公室干部首先要會寫會議材料和領導講話。一篇好材料要經過調研、加工、提煉、歸納、總結、演繹等復雜過程，使文章具有“真、實、準、啟”的特點，讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪。“說”和“寫”同樣重要，辦公室的干部都要加強鍛煉，力求做到精雕細刻、千錘百煉，工作上人人都能“打通關”，個個都是“多面手”。

四、要有一種高尚的人格魅力

我們要求的人格，就是扎扎實實做事、堂堂正正做人的人格，有了這樣一種人格力量，我們就能擋住誘惑、守住節操、戰勝邪惡、超越自我。

（一）是對事業有春天般的熱情。辦公室是一個單位的重要辦事部門，也是一個出成果、出人才的崗位。既然有幸走上這個崗位，就要義無反顧地投入春天般的熱情，愛崗敬業，任勞任怨，執著地追尋它，盡力地干好它。只要我們每一位干部把每一件工作當成一種事業去追求，把領導和群眾交辦的每一件

小事作為一項任務去完成，就會在工作實績中獲得無限的樂趣和豐厚的精神回報，我們的精神境界就會得到升華，人生價值就會得到實現。

（二）是對他人有大海一樣的胸懷。做好辦公室工作離不開方方面面的配合與支持。對人虛懷若谷、寬厚容人，就會走出世俗，接近崇高。這是辦公室干部的美德。俗話說：“有容乃大，無欲則剛”，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人做嫁衣、作鋪墊。要容人直言，不忌恨在心；要助人為樂，不袖手旁觀；要把別人的工作當作自己的工作，以主人翁姿態提建議，當參謀；把別人的困難當作自己的困難，以“甘為人梯”的風格送溫暖、獻愛心。只有這樣，才能贏得更多同志對我們工作的支持與合作，別人和社會就會抬舉你，你工作的環境也才會更加寬松、和諧。

（三）是對名利象湖水那樣平靜。在辦公室工作的干部，要努力做到不為名所累、不為利所縛、不為欲所惑，不同別人計較享受的條件和優勢，要經得住誘惑，守得住清貧，不把以權謀私看作本事，不把追求低級趣味視為瀟灑，在任何情況下，對待名利始終保持一顆平常心。因為把名利看得太重，就會形成一種包袱和壓力，永無滿足，對名利的欲望過多，必然欲壑難填，不能自己，最終失去同志，有損尊嚴，甚至貽誤事業，斷送前程。只有把名利看得淡一些，把事業看得重一些，才能擺脫因個人私欲難以滿足所帶來的苦惱，從中使我們的情操得到陶冶，心靈得到凈化。

（四）是對自己像旁觀者一樣清醒。能不能知己所長、知己所短，是衡量辦公室干部是否成熟的重要標志。知己所長，是要保持一種樂觀向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不斷反省自我，揚長避短，取長補短。取得成績時，既感到自慰，又肯定大家的作用；受到批評時，既要有自責的勇氣，又要及時改正缺點。在這一點上，不妨學一學古人：唐太宗以人為鏡，“民能載舟亦能覆舟”善于納諫，成為一代明君。在現實生活中，知“長”易而知“短”難，學他人之長易，改自己之短難。要做到知已所短，就要跳出自我，以高標準的要求、以他人的視角、以歷史的觀點，嚴格甚至苛刻的透視自己，發現不足，戰勝自我。

具備以上條件，如果你想做不穩辦公室主任的位置都難。當然，或許有的時候你也會牢騷滿腹，但你要適時調整好自己的心態，不要把情緒帶到工作中去，那你所承受的一切都是暫時的，一個聰明的老板終究會了解你所做的一切；當讓，假如－－－－那么我就要問了，一個不值得你留戀的工作環境或者說不值得你為之賣命的老板，你還挑著個剃頭挑子干嘛！摔了吧

第五篇：怎樣當好辦公室主任

怎樣當好辦公室主任

由于工作關系，本人曾在辦公室工作過較長時間，各種酸甜苦辣都嘗過，在此談點體會及看法，但愿起到拋磚引玉之功效。

辦公室是一個單位的綜合系統，承擔著全單位的承上啟下、連接左右、服務全局的重任。辦公室的職責主要是：參與政務、管理事務、搞好服務。辦公室是保證一個單位工作正常運轉和日常運轉的日常辦事機構，是協助領導及其他科室處理政務、管理事務、搞好服務的綜合職能部門，是聯系群眾以及社會各界的重要窗口，是全局的參謀部和內務部，處于四面八方的中樞地位，辦公室工作能否正常、高效、關系到領導決策和工作部署是否落實，政令是否暢通，關系到搞好服務的質量，關系到全單位的形象和威信，因此，辦公室主任必須具有以下素質和能力：

1、技術能力，必備的專業知識。有效把專業知識適用到工作實踐中。

2、人文能力，也就是處理人事關系的能力。在工作實踐中，善于理解和體諒他人，善于領會他人意圖，并善于以對方能夠接受的方式把自己的意見傳達給別人，動員群眾為實現組織目標努力工作。

3、觀念能力，就是以抽象思維和從全局出發問題的能力。即進行分析、綜合、推理、概括的能力和用整體的觀點、發展變化的觀點看問題的能力。

4、掌握時間的能力。要精心為領導安排時間、日程、使時間的浪費減少到最低限度，這也是提高工作效率的關鍵之所在。

5、要把握兩種領導藝術的能力：一是處理人的藝術。領導工作的好壞，關鍵在于人的積極性和作用能不能得到充分發揮，要知人善任，用人不疑，放手下面，敢于承擔責任，提高領導藝術，充分調動員工的積極性和創造性，實現人盡其才，才盡其用。二是處理事的藝術。處理事是領導的本職，包括統籌全局，掌握工作重點，擬定實施方案，安排工作程序，制定操作規程，建立責任制度等方面的藝術。把工作分為三類：正業－－必辦；急事---馬上辦；普通件---按正常程序辦。講究處理事的藝術，有主有次，有條不紊，忙而不亂地進行工作，這是提高工作效率，實現有效領導的必要條件。

6、在具備應有素質條件的基礎上，還有認真履行好制定組織目標，提供服務決策、確定方針政策、選拔培養人才、激勵工作人員積極性的職責、行使好決策、指揮、獎懲等權力。

當好辦公室主任，還應掌握以下工作方法：

一、要吃透“兩情”、當好參謀。注意把握領導的思想脈博，力求吃透上情，摸清下情，把上情和下情結合起來，認真分析問題，提出解決問題的辦法和對策，及時供領導參考。

二、要拾遺補缺，善提建議。工作中，辦公室主任不僅要注意在思路和研究問題上與領導思維同步，而且要在充分發揮主觀能力性和自己的知識專業長處，善于發現牽動全局或某方面工作的關鍵和薄弱環節，經過深入細致的調查研究，向領導提出有理有據的分析建議，以引起領導的重視。

三、是善解矛盾，當好助手。正確處理好上與下級與領導和被領導的關系。辦公室主任在與領導相處的過程中，要逐漸熟悉領導的脾氣習慣，比較準確地把握領導喜怒哀樂的變化。這樣，在領導與不同對象交往時做到心中有數。

四、要反省悟道，總結提高。要不斷反思自己做過的事，反思領導做過的事和說過的話，不斷總結提高，促進工作開展，主動維護領導班子的團結。

五、要自重自律，莫狐假虎威。要注重維護領導的形象和辦公室的整體形象。辦公室主任因為與領導接近，非常引人注目，日常中有大套近乎的，有當面奉承的，也有妒嫉誹謗的。工作中不要打著領導的牌子為自己辦事，也不應求領導為自己辦私事。

六、要勤字當頭、苦練內功。辦公室主任工作面廣、量大、任務繁重。因此，必須努力學習、苦練內功、做到“勤”字開頭。即腦勤、嘴勤、腿勤、勤于思考。不求全才、應是通才、要眼光敏捷，要有客觀的觀點、全面的觀點、深入的觀點、具體的觀點、不能抽象，要有靈活的觀點、要有比較的觀點、忌自以為事，要有不怕反復的觀點、切忌急于求成，要有辨證的觀點、切記形而上學的觀點、切忌一塵不變、要有群眾觀點、切忌主觀臆斷。

七、是擺正關系，加強品德修養。辦公室主任的思想品德修養非常重要，而修養又是具體的。要擺正四個關系：一是為領導服務與任命服務的關系；二是工作與學習的關系；三是隨領導活動與參加辦公室活動的關系；四是個人與組織和他人的關系。把這些關系處理好了，工作就能得心應手，駕駛全盤工作就能輕車熟路，保障全局工作運轉就能正常自如。

要當好辦公室主任和勝任這個職位，還須從以下幾個方面去努力：

一、牢固樹立服務觀念，工作上要高標準要求，高質量服務，高效率工作。為確保全局工作正常，高效運轉，辦公室主任要為群眾，為基層盡實心、辦實事、謀實利，要始終做到自重、自省、自警、自勵，過好名位關、權力關，人情關、色情關、以自己的人格力量，帶領全室人員，使干部勤奮，讓領導、群眾滿意，放心。

二、要保持清正廉潔，做到耐得住艱苦；扎實辦事，頂得住歪理；抗得住誘惑；管得住小節；受得了委屈。

三、要注重加強隊伍建設，認真踐行“三個代表”重要思想。辦公室主任要帶頭認真學習鄧小平建設有中國特色社會主義理論，帶頭講政治、講學習、講正氣。同時要加強思想建設，加強制度建設，加強業務和作風建設。

四、要注重理順各種關系，加強上下、左右協調，一要理順思想，二要理順組織，三要理順規章制度。

五、提高工作層次，善于利用現代管理手段，改進管理方法，強化服務意識，積極推進工商改革，加強機關建設，創造良好工作、生活環境，在新的歷史條件下，在市場經濟環境中，力求辦公室人員做到政治上更強，業務上更精，工作上更實，紀律上更嚴。辦公室主任及其人員均應做到：坐下來能寫，站起來能講，走出去能干。

六、清正廉潔，勇于奉獻，要有心于本職，熱心于本職，用心于本職，做到愛業敬崗、無私奉獻；勤奮好學，精通業務；認真負責，一絲不荀；積極進取，開拓創新；廉潔奉公，潔身端行；謹言慎行，防微杜漸；清清白白做人，踏踏實實工作；奉公守己，不以權謀私；要為領導增光補臺，不要抹黑添亂；要自覺接受監督，不要自恃特殊。

有人講：想搞辦公室工作的人不是人，搞好辦公室工作的人不是人，因為，辦公室工作龐雜，象公共汽車，叫上就上，叫停就停，因此，只要樹立正確的世界觀、人生觀，辦公室工作就一定能搞好，辦公室主任就一定能當好，辦公室工作就一定能大有作為。

一、辦公室主任扮演的十種角色

1、智多星角色

2、耳目嘴角色

3、胳膊腿角色

4、代首腦角 色

5、聯絡員角色

6、監察員角色

7、外交官角色

8、紅管家角色

9、萬金油角色

10、老黃牛角色

二、辦公室主任應具備的幾種素質

1、講政治、善思考：一是政治上、思想上同黨中央保持一致，對人民、對職工負責，保持辦公室的政治方向。二是圍繞黨委、經營班子的中心工作部置辦公室工作三是講黨性，按照黨性的原則辦事，切忌只憑個人恩怨、個人興趣。四是無私奉獻，清正廉潔。要帶頭維護領導的權威，對領導的指示和決策帶頭執行，對領導交辦的事不折不扣地落實，對領導的批評虛心接受，有則改之，無則加勉，對領導工作決策失誤在適當時機正面提出，不能不分場合，發表些有損領導意圖言論，更不能明頂暗抗，做一些不尊重領導的事情。

2、講嚴細，求高效：膽大包天，心細如發，守口如瓶，有“一葉落而知天下秋”的敏感。善于從行為變化發現隱伏其中的大問題，小中見大。

3、講技能，多面手：適應領導同志的多種需求，做到“三熟兩強”：上情熟，下情熟，政策熟；辦事能力強，文字水平綜合能力強。拿起筆能寫，開口能講，有事能辦

4、講奉獻，肯吃苦：甘于吃苦，甘于寂寞，甘于清貧；學會克制自己，既任勞又任怨；受到批評時，著重檢查自身，不能有委屈感；一切從工作出發，一切從大局出發；做到“不可能左右天氣，但可以改變心情。”

5、講紀律，守規矩：自重、自醒、自警、自勵；切忌影響機關形象和領導聲譽。要加強個人品德修養，潔身自好，慎獨慎微。不仁之人不交，不義之才不取，不禮之言不說，不規之事不做。做一個品德高尚、遵紀守法、清正廉潔的人。心細如發，守口如瓶是辦公室主任的職業品質；粗枝大葉，口無遮攔的人是不能當辦公室主任的。保守機密。要有強烈的保密意識，領導嗜好、性格、特點不能對不相關人提起。泄密原因：腦子缺少保密這根弦，言談中不注意；喜歡吹牛，好炫耀；推不開人情。要過好人情關，朋友關。做到不該看的不看、不該聽的不聽、不該問的不問、不該傳的不傳。

6、講團結，顧大局：內講團結，顧全大局；外講協作，維護整體；注意幾個方面：（1）以忠誠之心維護領導班子團結：把握四點：處理好主與次的關系；處理好趨與避的關系，對領導班子成員關系謹慎從事，既不失職又不失敗；處理好遠與近的關系，不可突破紅線，不搞人事依附，多匯報，多溝通；處理好傳與瞞的關系，有利于團結的活傳，可能不利于團結的活瞞。（2）以熱情之心增進與其他科室領導的團結，當好科室之間的紐帶。把握三點：滿腔熱情的搞好人際關系協調；積極主動的搞好科室之間溝通；熱情周到地搞好機關后勤服務。（3）以真誠之心促進與下屬之間團結：把握三點：學會關心下屬，對優點鼓勵，對缺點進行善意的批評；學會理解下屬，設身處地為下屬著想，分析原由，冷靜處置；學會尊重下屬，愛人者，人恒愛之，敬人者，人恒敬之。

三、辦公室主任應樹立的意識

1、服務意識 服務是辦公室主任的天職。為領導服務，為各部門服務，為下級和各基層服務，當好助手。

2、全局意識 站在全局高度去考慮、研究、處理問題。有領導的眼光。（二人定律，領導把80%精力放在工作的要務上。）一要吃透上情，掌握下情；二要愛學習，勤思考，有真知灼見；三要熟知特定環境、人物、事件的構成要素和一定時期的工作重心；四要有良好的心理素質和適應能力，審時度勢，恰到好處。

3、參謀意識

4、換位意識 站在理事長位置上思考問題。換位不是越位，參謀不是參與，助手不是阻手。

5、協調意識 及時匯報，不等，不拖，不靠、更不推諉。協調不是指令也不是決策，而是協商，是以平等態度商量需要解決的問題。

6、應變意識 從容應對。常繃一根弦，隨時準備應付突發事件。沉著應付、忙而不亂。有冷靜的作風，鎮定自若，忙中求快，快而不亂。有應變的措施。

7、效率意識

四、辦公室主任應有的修養

1、豁達大度 有容人的雅量和風度。對上受寵不驚，受辱不怒；對下有平和寬厚的胸懷，一視同仁，與人為善。對下屬的缺點和失誤，不以點蓋面，耐心幫助。表里如一，言行一致。

2、夾緊尾巴

低調做人。任何情況都不能忘乎所以，飛揚跋扈，不能趾高氣揚。謹慎是一種美德。說話辦事不張揚，不張狂，不說過頭話，不意氣用事。在律已方面高標準，嚴要求，不做越軌出格的事。

3、不卑不亢 有平衡穩定的心態和處世觀。對上不要卑，對下不要亢。秉公直言，虛懷若谷。

4、處事公道 不能感情用事，不能以親屬遠近作為辦事的標準，更不能搞小團伙。在講原則的前提下廣交朋友，真誠待人。

5、寵辱不驚 有則改之，無則加勉。以平常心態坦然處之，冷靜分析，合理接受。切忌忘乎所以。

6、大智若愚 進退有序，深謀遠慮。在后臺當好助手，搞好服務，而不是沖到前臺，顯示聰明才智。要選擇適當的方式傳遞給領導，供其參考。大智是對工作水平的要求，若愚是對特定角色的約束。

修養注意幾個問題：

1、有勢不仗勢，得勢不欺人：講究人品。平等待人，平易待人。

2、自重不輕高，奉命不奉承：韜光養晦，切忌顯山露水。充滿自信，切忌自命清高。領導是旗幟，辦公室主任是旗桿，要行得正，站得穩。注重小節，養成嚴謹的生活態度。

3、抓大不忌小，主動不盲動：一是要突出重點，找準四兩撥千斤的支點；二是要細致周全；三是要沉著冷靜。

4、補臺不拆臺，競爭不嫉賢：搞好三個不等式：（1）協作大于分工。相互補臺，好戲連臺，相互拆臺，共同跨臺。（2）原則大于交情。（3）理解大于諒解。理解是知道對方的難處，諒解是知道對方的錯誤，高風亮節不計較。要指導助手搞好工作，鼓勵競爭，勇薦人才。

五、學會給領導補臺

一是要考慮辦公室的職能；二是要考慮辦公室助手的位置。

補臺幾種形式：（1）補領導獨自做不好的事情；（2）補領導獨自做不了的事情；（3）補領導不宜親自做的事情；（4）補領導不愿親自做的事情。

六、善于領會領導意圖

意圖是希望達到某種目的的內心打算。了解意圖的方法：（1）復述法；（2）請教法；（3）例證法；（4）反饋法。起草領導的講話時：

1、留心收集領導人的各種意見。全局的結論，零碎的看法，新鮮的觀念。

2、注意深化領導者的意圖。跟蹤思維，使意圖豐富、完整、深化。

3、要善于挖掘整理領導的意圖。（1）修飾領導意圖；（2）突出領導意圖；（3）連貫領導意圖；（4）升華領導意圖；（5）促成領導意圖。

七、辦公室主任與領導相處忌諱什么？

1、忽略平級關系與下級關系；

2、只與直接上級搞好關系；

3、在上級面前發牢騷；只有落后的領導，沒有落后的群眾。

4、只見局部而不考慮整體；

5、工作消極被動；

6、有了功勞自夸；

7、做不到的事也答應領導；

8、輕易越級報告或越位；對上不越權，對下不專權，左右不侵權。越位有幾種：（1）決策越位；（2）角色越位；（3）程序越位；（4）工作越位；（5）表態越位；（6）場合越位；（7）語氣越位。

9、蔑視上級；

10、只服從自己認為是正確的上級。不能和上級領導有親有疏，一切從工作出發，減少猜疑。簡單地說怎樣當好主任：

1.擺正自己的位置，你不是領導 2.你就是20個人的秘書

3.所有人的吃喝拉撒睡你都要管

4.文件管理，一定要細致，分類，作到查閱迅速，保存得當，使同事在需要是你隨時搞定； 5.物品管理，要有檔案，有記錄，勤檢查，勤檢修 6.耗材管理，耗材存量充足，及時補充，注意更新

7.人員管理，詳細記錄每個人的愛好，細節，比如誰忌諱什么，偏好什么，還有就是詳細的通訊方式等等個人信息

8.其他，掌握好外部信息，如鐵路，飛機，酒店，禮儀，蛋糕，鮮花，快遞等 9.微笑、有求必應、忙而不亂、事無巨細

10.記住你就是管家，是服務員，如果有一天你病休了，大家都感到工作比較麻煩，都主動要去看望你，你就成功了