第一篇：辦公室實務基本內(nèi)容

第一章 辦公室實務概述

【教學要求】通過本章教學，使學生對辦公室的基本職能、業(yè)務范圍和主要工作內(nèi)容有比較全面的了解和認識，能夠比較熟悉一般辦公室常用設備的基本性能，并能夠較為熟練地進行運用和操作，正確管理辦公室及接待室。

一、一般了解： 1．辦公室的含義。2．辦公室事務管理特征：服務性、分散性、專業(yè)性、主動性、繁雜性。3．我國文秘工作、國際文秘人員工作、我國外資企業(yè)與合資企業(yè)辦公室實務內(nèi)容。4．辦公室環(huán)境的布置和管理

二、基本掌握: 1． 辦公室的職能：政務（或業(yè)務）服務和事務管理。2． 辦公室實務，就是指辦公室的工作事務和操作實務。辦公室工作人員以文員和文秘人員為主，所以辦公室實務通常又被稱為文秘工作或文秘人員工作。3． 主要辦公器械的使用。4． 辦公用品的準備。5． 辦公室和接待室的管理【教學建議】 1． 組織學生對我國文秘及國際文秘人員的工作實務進行對比討論； 2． 模擬開展辦公室環(huán)境的整治； 3． 模擬開展常用辦公設備的操作演練；

第二章 文員實務知識與能力

1．文員工作指導思想 2．“優(yōu)先順序”處理工作 3．文員管理時間的方法 4．文員的工作方法：請示方法與報告方法；計劃方法和總結方法；受意方法；傳達方法；進言方法；變通方法和擋駕方法；分工方法與合作方法；

第二章 文員實務教學要求

【教學要求】通過本章教學，使學生了解文員工作的基本程序，特別注意掌握“優(yōu)先順序”處理工作的原則，能夠較好地運用和管理時間，能夠較好地了解和運用各種工作方法。

一、一般了解： 1．計劃的步驟、實施的步驟、檢查的步驟； 2．傳達方法； 3．進言方法； 4．變通方法和擋駕方法

二、基本掌握: 1．文員管理時間的方法； 2．受意方法； 3．分工方法與合作方法

三、重點掌握： 1．“優(yōu)先順序”處理工作 2．請示方法與報告方法； 3．計劃方法和總結方法；【教學建議】 1． 指導學生合理計劃和安排工作時間； 2．對各種工作方法進行分類對比，如請示與報告、計劃與總結、受意傳達與進言、變通與擋駕等。

第三章 電話、電子通訊知識與能力

1．電話的類型 2．打電話的方法、接聽電話的方法 3．因特網(wǎng)服務 4．電視會議 5．交互式電話會議 6．衛(wèi)星通信

第三章 電話、電子通訊教學要求

【教學要求】通過本章的教學，使學生了解電子通訊設備的簡單原理和使用常識，能夠比較熟悉相對比較先進的電信設施的用途用法，正確有效地使用常用電信設備，提高工作效率。

一、一般了解：電視會議交互式電話會議衛(wèi)星通信

二、基本掌握: 打電話的方法、接聽電話的方法【教學建議】 1． 有重點地組織學生對常用電信設備的使用與實驗； 2． 模擬正確接打電話的步驟方法。

第四章 郵件收發(fā)知識與能力

1．郵件的收取 2．郵件的分揀 3．郵件的拆封 4．郵件的處理 5．上司不在時郵件的處理 6．郵件的寄發(fā)

第四章 郵件收發(fā)教學要求

【教學要求】通過本章的教學，使學生掌握郵件收發(fā)的工作程序和特殊情況下的處理辦法。

一、一般了解： 1．郵件的收取 2．郵件的分揀 3．郵件的寄發(fā)

二、基本掌握: 1．郵件的拆封 2．郵件的處理 3．上司不在時郵件的處理【教學建議】組織學生對各種信函的收發(fā)進行模擬訓練，設置一些特殊、突發(fā)事件，讓學生實際演練應變方案。

第五章 接待實務知識與能力

1．接待的基本禮節(jié) 2．接待平時來訪者、計劃中來賓的實務

第五章 接待實務教學要求

【教學要求】通過本章教學，使學生熟悉文員接待的基本業(yè)務，正確掌握接待禮儀，對包括迎送、傳達、引見、介紹、接待等一系列接待事宜，有清楚的了解，正確掌握內(nèi)賓、外賓的接待程序。

一、一般了解： 1．行為舉止方面的禮貌 2．儀表方面的禮貌

二、基本掌握: 1． 接待平時來訪者的實務：初見來訪者、傳達有關人員、向有關人員引見 2． 接待計劃中來賓：內(nèi)賓接待、外賓接待【教學建議】組織學生模擬各種接待禮節(jié)，多項次、不同角度、不同身份分組演示接待禮儀。

第六章 信訪實務知識與能力

1．來信受理程序 2．來訪接待程序

第六章 信訪實務教學要求

教學要求】通過本章教學，使學生了解做好接待來訪工作的重要性，能夠在認真做好接待來訪工作中，密切黨群關系、干群關系，熟悉來信的受理與處理，來訪的接待與處理，來電的接聽與處理

一、基本掌握： 1．承辦來信注意事項 2．來電的接收與處理

二、重點掌握： 接待來訪注意事項【教學建議】模擬仿真場景，實際演練來電、來訪、來信的應對措施。

第七章 會議及會談實務知識與能力

1．會議的目的 2．會議的分類 3．會議實務

第七章 會議及會談實務教學要求

【教學要求】通過本章教學，使學生了解并熟悉各種會議的目的，能夠根據(jù)不同情況，區(qū)分各類會議的不同要求，能夠制定會議計劃，做好會議準備，完成會議實務工作一、一般了解： 1．會議用語 2．會議出席者的位置 3． 會議用品的準備 4． 分析會議成本

二、基本掌握: 1．議程表制作和執(zhí)行方法 2．會議通知的寫法和傳達方法 3．會議記錄 4．召開各種會議方法

三、重點掌握： 1．會議的計劃與準備 2．會議資料的準備 3．會議后的實務【教學建議】 1． 模擬運作各種會議準備工作； 2． 對比不同會議的不同形式和開法； 3． 研討會議實效問題。

第八章 日程安排知識與能力

1．日程安排的意義 2．日程安排計劃表的種類和管理

第八章 日程安排教學要求

【教學要求】通過本章教學，使學生了解日程安排的重要意義，能夠合理地制定年預定、月預定、周預定、日預定表，能夠?qū)θ粘贪才胚M行有效管理。

一、一般了解： 1．日程安排計劃的變更和調(diào)整

二、基本掌握: 1．日程安排計劃表的種類 2．日程安排計劃表的制作和填寫 3．日程安排計劃管理【教學建議】 1． 模擬制作日程安排計劃表。2． 模擬演示日程變更和調(diào)整的應對措施。

第九章 差旅事宜知識與能力

文秘人員在差旅過程中的主要任務

第九章 差旅事宜教學要求

【教學要求】通過本章教學，使學生了解商務旅行、公務外出時文員的主要工作任務，能夠?qū)Πń煌üぞ叩倪x擇、出差諸項事宜的準備、境內(nèi)外旅行各種手續(xù)的辦理以及出差結束后的各項工作情況有清晰的了解。一般了解： 1．準備工作 2．履行過程安排 3．旅行結束后的有關工作【教學建議】 1．模擬進行出差前的工作準備及善后工作； 2．模擬演示境外旅游簽證等手續(xù)辦理。

第十章 照料上司身邊瑣事知識與能力

照料上司相關事宜

第十章 照料上司身邊瑣事教學要求

【教學要求】

一、一般了解： 1． 照料身邊瑣事的準備 2． 各種照料身邊事務的工作 3． 照料身邊瑣事的做法【教學建議】通過本章教學，使學生了解照料上司身邊瑣事的意義，重視并能夠妥善處理相關事宜。

第十一章 交際與禮儀知識與能力

1． 日常舉止規(guī)范 2．交際業(yè)務

第十一章 交際與禮儀教學要求

【教學要求】通過本章教學，使學生了解交際的禮儀與規(guī)范，對日常舉止、交際應酬、社交行為等有正確的理解和認識，有符合行為規(guī)范的舉措。

一、一般了解： 1．交際業(yè)務應注意的問題

二、基本掌握: 1．喜慶實務和宴會禮儀 2．喪事實務和吊唁禮儀【教學建議】 1．模擬各種場景，練習日常舉止規(guī)范； 2．喜慶喪事實務運作注意事項講解。

第十二章 辦公室用語知識與能力

1． 口頭語 2． 敬語 3． 報告 4． 說明 5． 說服 6． 拒絕 7． 聽話

第十二章 辦公室用語教學要求

【教學要求】通過本章教學，使學生了解書面語言與口頭語言的不同區(qū)別，正確使用敬語，能夠在適當?shù)膱龊嫌煤媒哟Z；掌握說話要領，注意說明、報告、委托、拒絕、說服等方法的應用；掌握聽話要領，注意指示與忠告的接受方法應用。

一、一般了解： 1． 口頭語言的特征 2． 敬語的種類 3． 說話的要領

二、基本掌握: 1．敬語的用法 2．接待用語 3．說明的方法

三、重點掌握： 1．報告的方法 2．說服的方法 3．拒絕的方法 4．聽話的方法【教學建議】注意加強說話的各種方法的具體應用與練習。

第十三章 印信、值班工作知識與能力

印章、印信管理工作

第十三章 印信、值班工作教學要求

【教學要求】通過本章教學，使學生了解各種印章的使用規(guī)定，了解介紹信的使用與保管，清楚值班的制度要求。

一、一般了解： 1．印章的種類 2．印章的刻制 3．印章的保管 4．公章的停用與銷毀 5．值班工作的組織形式

二、基本掌握: 1．印章的使用 2．介紹信的使用 3．值班工作的任務 4．值班工作的制度與要求【教學建議】模擬進行印章、介紹信使用操作訓練。

第十四章 文書與檔案實務知識與能力

1．公務文書的種類與特點 2．文書處理的內(nèi)容與方法

第十四章 文書與檔案實務教學要求

【教學要求】通過本章教學，使學生了解公務文書處理和公文流轉的基本程序，掌握檔案收集工作制度，能夠根據(jù)立卷的不同標準立卷、編制類目并歸檔。有效利用和開發(fā)檔案資源。

一、基本掌握： 1．公文性文書的種類 2．文書的保密管理 3．檔案收集的對象和制度 4．立卷類目的編制 5．案卷的編目與裝訂

二、重點掌握: 1．公文的格式 2．收文處理 3．發(fā)文處理 4．立卷歸檔要求 5．文書立卷標準 6．立卷類目的編制 7．年終組卷 8．案卷歸檔 9．檔案的保管和利用【教學建議】 1． 模擬運作公文流轉過程； 2． 模擬實施文書立卷、編目、組卷、歸檔； 3． 組織文書檔案資料的利用與開發(fā)的學習討論。

第二篇：辦公室實務復習題

辦公室實務(設計題和案例題考試前會上傳現(xiàn)在整理中)以上題為電大平臺上考試題

整理的一、單選題

A1、按照美國人類學家愛德華·霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45cm—120cm應該是（A）A、個人區(qū) B1、辦公室，顧名思議，是辦公的場所。下列諸項中（A）應不屬于辦公室范疇。A、醫(yī)療室

2、辦公室布置要注意（D）D、各種溝通、保密

3、辦公室，顧各思議，是辦公的場所。下列諸項中（B）應不屬于辦公室范疇。B、實驗室

4、辦公室人員在社交活動中應選擇下列哪項合適的話題。（A）A、有共同利益的話題

C1、傳真機最好用來傳送以下（A）A、一般的圖紙

D1、電話是現(xiàn)代社會中不可或缺的通訊工具，文秘人員在打業(yè)務電話時不應該（D）D、在工作時間同久未打電話來的朋友閑聊

2、電子文件歸檔要做到真實完整，達到檔案的功能價值。歸檔的電子文件應該按“件”進行管理，下列項目中，以“件”為單位。（A）A、多份電子文件

3、對新情況，新問題，無章可循時，上司又沒有時確的指示，文員可參照有關政策，作出合乎情理的處理，這是采用的（C）C、變通

J1、接受忠告的反應應該是（D）D、切勿感情用事

Q1、請示是文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示，或無權處理時，向上司請求批準。下面請示中（C）是不當?shù)摹、越級請示

S1、上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應（A）A、通知上司家人把衣服送達

2、上司決定參加某個會議時，文員不應該（D）D、只在便箋上寫好會議名稱

W1、文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的（B）B、較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方

2、為了能保證質(zhì)量，有效地工作，文員應有一定的工作指導思想，應圍繞著（A）這樣一個滾動過程。A、計劃—實施—檢查

3、為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應該改進（A）A、工作人員工作盡可能專門化、單一化

4、文員進行會議時計劃和準備時，不應該做的是（C）C、會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定

5、文員工作過程中，以下合作方法哪一項是不適宜的。（B）B、應該有自己的個性，盡可能表現(xiàn)的與眾不同

6、文員在收取郵件時，不正確的做法是（D）D、為提高辦事效率，應帶著郵件去辦理其他事情

7、文員在為上司篩選電話時，以下做法不正確的是（B）B、了解單位每個人的工作和職務，提醒正要接聽和轉接電話的人，說明情況及轉接理由

8、文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種（A）A、初次寫信，或有過激言行的 X1、下列接受名片時唯一正確的做法是（A）A、接受名片時要用雙手

Y1、以下關于說話的要領中，哪一項不適宜（B）B、由過程先說

2、以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。（C）C、圓桌型

3、以下關于辦公室職能的說法，哪一種是正確的（C）C、辦公室管理具有集中性和整體性

4、郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪項因素（D）D、愛好

5、以下餐巾的使用方法正確的是（B）B、用來擦嘴唇

Z1、在使用復印機的過程中，以下哪些內(nèi)容是不恰當?shù)模ˋ）A、接通電源可立即復印操作

2、在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)模–）C、作會議記錄時離開會議室接聽電話

3、在會務專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習慣用（D）D、“臺安”“鈞安”

4、值班人員不該做以下哪類事情（A）A、簽發(fā)文件

二、判斷題

B1、辦公室工作人員對工作認真負責的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。（錯）

2、辦公室桌、椅，特別是客人的椅子應放在直對光源的地方。（錯）

3、辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（對）

D1、大辦公室一般隔成3—4平方米的個人工作室，隔板高約1.5米。（對）

2、當上司要求文員協(xié)助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事關系來協(xié)助他解決私人事務。（對）

3、檔案是指使用過的，文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢，具有保存價值的文書。（錯）

4、電子文件歸檔的做法是，將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡環(huán)境下進行一次操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。（對）

5、代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出度人數(shù)。（對）G1、感謝信、祝賀信或吊唁信最好不用傳真機發(fā)送。（對）

J1、假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知廢棄，以免干擾其他事情。（錯）

2、介紹信的正本和存根必須一致，同時可以出具空白的介紹信。（錯）

K1、口頭語言視時間、場合、對角的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（對）

L1、兩個電話同時響時，文員要同時對兩個電話講話。（錯）

2、列入保密范圍的公文，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（對）

M1、沒有兩位辦公室文員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對人員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（對）

N1、女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二后，后背離椅背有一個拳頭大小距離。（對）

Q1、請示與報告可以合并使用，如“關于XXXX問題的請示報告”。（錯）

R1、如果需要與來訪者確定會面時間，應先爭求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（錯）

2、如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。（對）

3、如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（對）

4、如果文員要找的人是一位比上司地位譏的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（對）

S1、受意是領導接納文員的意見和建議。（錯）

2、上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。（錯）

W1、文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（對）

2、文員對支票管理要謹慎，支標簿與印章應該一同鎖入抽屜。（錯）

3、文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（對）

4、文秘人員對上司支標往來管理要謹慎小心、支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（錯）

5、文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。（錯）

6、文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（錯）

X1、小辦公室的配置，打字、復印間應離上司辦公室稍遠一些。（對）

Y1、英、美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（錯）

Z1、在西方，無論什么時候也不應該在街上去吻女性的手表示敬意。（對）

三、簡答題

1、簡要說明會議紀要有什么作用？有哪兩種形式？ 答：會議紀要的作用：會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、指導工作的作用，可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。會議紀要有兩種形式分別為：1）議決性會議紀要。2）周知性會議紀要。

2、簡要說明文秘人員隨上司旅行結束后，要做好哪些工作。

答：文秘人員在旅行結束后，要做好以下工作：1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。3）盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完成的工作。4）對在出差時結識的有關人士、單位等的情況做好記錄，以便將來有用。5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

3、文員處于社交場合時，引出的話題哪些是屬于合適的？哪些是不合適的？ 答：合適的話題有以下內(nèi)容：1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題。2）一般人喜聞樂見的話題。3）顯示地方或民族色彩的話題。4）比較高雅的話題。5）積極、健康的生活體驗的話題。6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題有以下內(nèi)容：1）應當忌諱的話題。2）令人不快的話題。

3）過于敏感的話題。4）自己不甚熟悉的話題。5）夸耀自己的話題。6）庸俗的、色情的話題。7）不宜談論的保密的話題。

4、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)兩種。具體做法：電子提示系統(tǒng)做法：根據(jù)文秘人員下達的指令，電腦會顯示出日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項。文秘人員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息，修改后的日程表、計劃表和提示符號將出現(xiàn)在電腦屏幕上。人工提示系統(tǒng)的做法：1）設置基本辦公日程表。2）固定活動日期一覽表。3）使用提示性備忘錄。4）準備約會表。5）準備特殊提示卡。6）準備交往提示文件。

5、簡要說明提高會議效率的一些基本做法。

答：1）遵循法律法規(guī)。2）合理確定會議目標。3）確定必要的與會者。4）減少會議數(shù)量。5）縮小會議規(guī)模。

6）簡化會議程序。7）縮短會議時間。8）控制會議經(jīng)費。9）分析會議成本。

6、文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細制定計劃，簡要說明制定計劃時，應該注意的幾個要點。

答：1）充分了解即將開始的工作內(nèi)容。2）思考以什么方法進行效率會更佳。3）上司分派兩項以上工作時，必須為工作排定優(yōu)先順序。4）一般性闡述。

第三篇：辦公室 實務答案

1.辦公室布置要注意（D．各種溝通、保密）。2.文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方）。

3.以下關于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些）。4.傳真機的使用哪一項是不對的？（B．隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送）。

5.在使用復印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當?shù)模浚ˋ．接通電源可立即復印操作）。6.以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（A．錄音時需將監(jiān)聽開關至于“ON”位置）。

7.以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的？（D．應設置電腦的桌面屏幕保護功能）。

8.以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？（B．制造）。

9.以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（B．讓員工們隨意領取辦公用品）。

10.以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（B．文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力）。

11.文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？（D．可以按照文員自己的習慣進行工作）。

12.文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（C．每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力）。13.以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（D．把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做）。

14.以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（C．標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名）。

15.文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當?shù)模浚ˋ．最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要）。16.文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（A．傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見）。

17.文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（B．應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己）。

18.以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（C．應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系）。

19.以下哪個接打電話的行為是不正確的？（A．受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊）。

20.文員在接打電話時，正確的做法是（B．在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來）。

21.以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話）。22.以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？（C．按私人公務標準分揀）。23.文員在拆郵件時，不正確的做法是（A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開）。24.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（D．愛好）。

25.文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應該是（C．姓名、部門、地址、國名）

26.傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（D．感謝信）。

27.以下關于握手的禮節(jié)，不正確的是（C．雙方有很多人時，可以交叉握手）。

28.文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應（C．處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉辦、交辦或自辦）。判斷題

1.文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（對）2.如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（對）

3.如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（錯）

4.文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔"，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（錯）

5.要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（錯）

6.如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（對）7.宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（錯）

8.如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。（對）9.假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（對）10.為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（錯）11.文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。（對）

12.凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。（錯）

1．社交場合很講究次序禮儀，一般（B．以右為尊）

2．辦公室人員在社交活動中應如何選擇話

題，哪些是屬于合適的話題?（A．有共同利益的話題）

3．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（D．愛好）4．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致）5．以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的?（C．按私人公務標準分揀）

6．傳真機最好用來傳送以下哪種郵件?（A．一般的圖紙）

7．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責（B．制造）

8．文員在處理信訪工作時，由收信人(單位)復信的情況是以下哪一種（A．初次寫信，或有過激言行的）

9．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。（C．圓桌型）

10．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用（A.按通訊者特征立卷）

二、判斷題(正確打“√”，錯誤打“×”。每小題1分，共10分)

1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。(對)

2．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。(對)3．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。(錯)

4．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達。(錯)5．在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。(錯)

6．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。(對)

7．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。(錯)

8．按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。(錯)

9．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。(錯)

10．介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。(對)

三、簡答題（每小題10分，共20分）

1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運用受意方法？

答：1)受意是文員接受和領會上司意圖。(2)一種是直接受意。(3)另一種是間接受意。(4)文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。(5)但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設問誤認為上司的指示。(6)要做到:備好記錄本，記錄下指示要點。(7)注意傾聽,用心判斷指示的用意。

(8)必要時可以提問,直至明了意圖為止，但不要打斷談話。(9)如有不同意見,可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。

(10)接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

2．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。

答：(1)版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。2)密級、緊急程度。(3)簽發(fā)人姓名。(4)公文標題。(5)主送機關。

(6)正文附件。(7)發(fā)文機關、成文日期、機關印章。(8)注釋、閱讀(發(fā)送)范圍。(9)主題詞。(10)抄送單位、印發(fā)說明。

四、設計題(每小題10分，共20分)

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)電話機，還給她新文件架、各種筆、墨水、復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌放置在適當?shù)奈恢谩Ｐ±顟撛趺醋?

答 ：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄;電腦放在右邊;新件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條;各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi);參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里;公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi);墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，怎樣設計這個接待方案?

答 ：(1)接受任務(2)了解來賓(3)制訂計劃

(4)預訂食宿(5)迎接來賓(6)商議日程(7)安排會談(8)陪同參觀(9)送別客人10)接待小結

案例分析題

1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯?

答：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)(2)該記錄的沒有記錄（對方的姓名、公

司、電話號碼）(3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)(4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)(5)不懂得保護自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門(7)不等對方說完，就“啪”掛上電話2．文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理的意見后認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對?錯在哪里?面對這種情況小曹應該怎么辦? 答：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示(2)在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地(3)兩位領導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦(4)如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這時文員執(zhí)行主要決策人的意見。(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)

第四篇：辦公室實務考試資料

一，選擇題

1.在辦公室的布置方面，（離入口最遠）的位置是上座。

2.的文員工作以及辦公室環(huán)境等方面，下面選項中哪種行為不合適宜？（較大的物品放在稍高天眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方）

3.文員必須管理好自已的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（每天把工作安排得超出工作時間，給自已壓力）

4．為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應該改進？（工作人員工作盡可能專門化，單一化）

5．以下哪些接打電話的行為是下正確的？（受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊）6．在公務專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習慣用（臺安，鈞安）

7．按照美國人類學家愛德華，霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45CM～120CM，應該是（個人區(qū)）8．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（與發(fā)言者用詞不一致辭但意思完全一致）9．上司決定參加基某個會議時，文員不應該（只在便簽上寫好會議名稱）

10．在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有（說話的技巧），了解要求約會者的心理。11．文員打印寄往歐美國家的信封，收件人內(nèi)容的打印順序應該是（姓名部門地址國名）12．有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務（發(fā)表意見識）

13.郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（應提高辦事效率，把取郵件與其他事一下起辦）

14．以下哪些接打電話的行為是不正確的（受到通話對方極大的責難，應針織回擊）

15．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的（如果上司出差可以在他回來的當天安排約會）

16．以下關于名片的使用方式，哪些是錯誤的（名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的）17．文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等）18．值班人員還應該做發(fā)以下哪類事情（簽發(fā)文件）19．接受忠告的反應應該是（切勿感情用事）20．以下哪些不是辦公室事務管理的特征（決策性）

21．在使用復印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當?shù)模ń油娫纯闪⒓磸陀〔僮鳎?/p>

22．以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中。哪項是不適宜的（標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名）23．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的（可以按照文員自已的習慣進行工作）24．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的（傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自已的意見）25．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪項是不適宜的（打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二三下可掛電話）

26．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中哪一項是不適宜的（未用完一道菜時，應將刀叉平行排放在盤子上右側，叉尖向上，刀刃向內(nèi)）

27．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的（不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明）

28．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（有無休息室）29．以下關于說話要領中，哪項不適宜（由過程先說）

30．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（騎邊章）31．社交場合很講究次序禮儀，一般（以右為尊）

32．辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題（有共同利益的話題）33．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（愛好）34．以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的（按私人公務標準分揀）35．傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（一般的圖紙）36．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責（制造）

37．文員在處理信訪工作時，由收信人單位復信的情況是以下哪一種（初次寫信，或有過激言行的）38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議（圓桌型）

39．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷.如問函與復函等用(按通訊者特征立卷)40.辦公室布置要注意:(各種溝通,保密)41.傳真機的使用哪一項是不對的(隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送)42.在會議開始前和進行過程中,文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?作會議記錄時離開會議室接聽電話)43．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的（讓員工隨意領取辦公用品）44．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的（文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力）45．文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，以下行為中哪項是不恰當?shù)模ㄗ詈玫絻r格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要）

46．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的（應該有自已的個性，盡可能使別人服從自已）

47．以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的（審查功能）

48．以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的（吃西餐時用左手把湯盤靠近自已一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去）

49．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免（日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄）

二．判斷題

1．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光（×）

2．辦公室工作人員對工作認真負責的主要表現(xiàn)就是樣樣事必躬親（×）3．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（√）4．文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（×）

5．文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做（×）6．日常交往中的上下級角色關系不應淡化（×）

7．如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來（×）

8．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個拳頭大小距離（√）

9．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自已的看法，如果上司不加采用，應說服上司（×）

10．列入保密范圍的公文，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密（√）

11．文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（√）

12．如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門（√）13．文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人（×）

14．假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情（×）

15．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)（√）16．文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜（×）

17．交際應酬要講究時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意還會破壞彼此關系（√）18．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣（√）

19．文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務，私事方面的協(xié)助，財物管理及其他活動（√）20．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位（×）

21．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理（√）

22．檔案是指使用過的，文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢，具有保存價值的文書（√）

23．辦公室人員值班工作的制度的交接制度，請示報告制度和安全，保密制度，但沒有崗位責任制度。（×）24．合適的話題可以有雙方都感興趣的，有共同利益的話題，比較高雅的話題和夸耀自已的話題（×）25．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自已能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定（√）

26．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（×）27．無論何種禮服都應考慮宴會的地點，時間，形式。請?zhí)现付ù蚝陬I結，便表示穿無尾正式禮服。（√）28．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（√）29．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（√）

30．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但象核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（√）

31．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（×）

32．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達（×）33．在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響（×）

34．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀（√）

35．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握（×）

36．按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話（×）37．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入（×）

38．介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員，若同時到職就先介紹年紀較輕的人（√）39．文員作介紹，若年齡地位都相同，應從較親近的人開始介紹（√）

40．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（√）

41．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自已決定優(yōu)先順序（×）42．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為歸檔，有歸檔范圍和要求，但沒有期限（×）

43．如果要拒絕別人，最好是依照自已和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾（√）

44．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒（×）45．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。（√）

46．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情（√）

47．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可（×）

三．簡答題

1.會議紀要的概念，會議紀要有什么作用，形式是怎樣的？

會議紀要是用來記載，傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎上概括，提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。

會議紀要具有溝通情況，交流經(jīng)驗，統(tǒng)一認識，指導工作的作用。可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共一同遵守，執(zhí)行。

有兩種形式：（1）議決性會議紀要。是與會者經(jīng)過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守，執(zhí)行時寫下的文字依據(jù)。（2）周知性會議紀要。用于傳達會議情況，傳播信息，交流經(jīng)驗而作的紀實性文件。2．什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應怎樣做？

對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地，委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉告。（2）來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。（3）會議，活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕。3．單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？

單位印章主要有單位印章，套印章，鋼印，領導人簽名章，其他印章。

印章的刻制有兩種情況：一種是由上級主管機關刻制頒發(fā)；另一種由本單位法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后，由專門刻制廠刻制。

公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應專人專用；加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名；將蓋用文件名稱，編號，日期，簽發(fā)人，領用人，蓋章人等項詳細登記；加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正，完整，不歪斜，更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文，信函等都必須加蓋單位公章方能有效。

4．國務院所規(guī)定的行政公文共有13類14種：命令，決定，公告，通知，通告，通報，議案，報告，請示，批復，意見，函，會議紀要。

5．來信受訪的范圍包括：國家機關，主管部門或新聞單位轉來的信件；職工，群眾直接給機關，單位領導的信件。

程序和基本要求是：及時拆封，認真閱讀，逐項登記，認真處理，及時復信。6．口頭報告的基本方法是：不要失去報告的適當時機；不要弄錯報告對象及順序。

要求：報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告，有時因上司太忙不妨預先約好時間；要直接向指示工作的上司報告；報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過；由于上司都很忙所以一定要簡明扼要流暢；如報告過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?/p>

7．受意是文員接受和領會上司意圖。受意有直接受意和間接受意兩種。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式，態(tài)度。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。8．公文的完全格式包括：版頭，發(fā)文字號，印刷順序號，密級，緊急程度，簽發(fā)人姓名，公文標題，正文，附件，發(fā)文機關，成文日期，機關印章，注釋，閱讀發(fā)送范圍，主題詞，抄送單位，印發(fā)說明。9．進言是指文員主動對上司提出意見，建議，批評或規(guī)勸。進言的意義和作用：參謀作用，補缺作用，增進關系作用。進言的方法和要求：適事，適時，適地，適度。

10．文書的立卷特征是指文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷。

可以按照以下幾種特征立卷：按問題特征立卷，按作者特征立卷，按文種特征立卷，按時間特征立卷，按地區(qū)特征立卷，按通訊者特征立卷。

四．設計題

1．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么怎樣做？（1）在贈禮前必須搞清贈禮目的（2）要清楚贈禮對象身份，愛好，文化背景，性格習慣等（3）在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動的安排以引起上司的注意，時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境（4）除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可（5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（6）贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并請商店用精美包裝紙重新包裝一下（7）如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片，賀卡。（8）文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意作提的建議或者提出一些其他的意見，以及標明價格范圍（9）為了避免所送禮物的重復，文秘人員應為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。2．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？

（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)憑證，送上司審閱，簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。（2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報，如是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案（3）盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作（4）對在出差時結識的有關人士，單位等的情況做好記錄，以便將來有用（5）對在旅行過程中給予幫忙和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

3．小李是剛到公司的文員，公司在辦公室內(nèi)有各種文件柜??小李應該怎么做？

電腦放在辦公桌右邊，電話機放在辦公桌左邊，新的文件架放在左邊或右邊根據(jù)情況而定方便就行，各種筆膠水放在文具盒里，剪刀放進抽屜里，參考書需要翻譯的資料放文件架上，公司印章印盒放到帶鎖的抽屜里，墨水放進文具盒里，復印紙2刀1刀入在儲物架上1刀入在文件架上。

4．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌技術入股??假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？（1）首先致電上海企業(yè)，詢問10人的職務，年齡，性別（2）詢問來訪乘什么交通工具來，以便于接送（3）詢問來訪者在食宿上有何要求（4）準備一輛12-15座的商務車（5）根據(jù)對方的文化，小李要組成一個10人的接待小組，并通知到每個人。（6）準備好會議室，做好布置工作，買點茶葉水果等。（7）根據(jù)對方要求預訂客房，并親自去實地察看（8）伙食準備（9）陪同參觀（10）送別客人（11）接待小結 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場?辦公室人員應如何準備和開好為次座談會？

（1）邀請結象必須對新產(chǎn)品和科技含量和市場竟爭力有較多的了解，有豐富的知識，獨立的見解敢于發(fā)表意見（2）座談人數(shù)7到8人至多20到30人，不能過多（3）文員要跟組織人密切配合，坐在不注目的地方進行記錄（4）不嚴格規(guī)定時間（5）準備必要的飲料，茶點。6．科達公司召開中層干部?請計算會議成本

2×3｛（G平均工資+S平均另外收入）×T時間｝n+后勤開支

7．某公司為了推銷自已的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準備工作?如果你是辦公室人員，領導責成你承辦這個座談會，你該如何做？

（1）座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者，能獨立思考，有主見又敢于發(fā)表意見者（2）座談會以小型為主，人數(shù)以七八人為宜（3）座談會上文秘人員應與主持人密切配合（4）主持人負責引導，組織，可不做記錄（5）詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做（6）座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短（7）會場應準備些飲料，茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松

8．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館?辦公室主任讓小付擬一個會議通知，他應該考慮哪些問題？

（1）會議的名稱（2）出席會議者的姓名或組織部門的名稱（3）日期時間（開始到結束的預定時刻（4）地點（具體在幾樓幾號會議室）（5）議題（或者議事日程）（6）主辦者的聯(lián)絡處，電話號碼等（7）開會所在地，建筑物名稱，幾樓，電話號碼（必要時可附上地圖）（8）注意事項，是否備有餐點，有否停車場，或當天應備的資料等

9．某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結束了?辦公室人員在會后應該做些什么工作？（1）要替搭車回去的人安排車子（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領冒領（3）有留話時切記務必傳達（4）檢查會場有無物品遺漏（5）要為參加會議的人送行（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸字紙簍有無易燃的東西，如有則必須加以熄滅（7）桌椅早先若有移動，必須還原，清洗煙灰缸，茶具等并收拾妥當，倒去垃圾（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回（9）關緊門窗并上鎖（10）通知會場和管理單位，會議已經(jīng)結束

五．案例分析題

1．小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？

不正確。（1）河南分公司郵件轉交銷售科的，應制作簽收單要求小李簽名，并注明時間（2）把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人已收到告訴對方何時可能得到答復（2）12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經(jīng)理郵差回來的當天安排活動（4）在回信上簽上自已的職稱某某人的文秘員，發(fā)出前復印一份，留待上司過目（5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系（6）沒有訂購的東西不能簽收（7）在移交郵包等物品時，要先打印一份清單，注明收到日期請接收人員在上面簽字，并保存好

2．請將下列文件分別組成三至四個案卷，并擬制案卷標題

1．4．5．成一卷 標題：市教委關于，東方學院關于招生工作的通知，請示，批復 2．6．7．8成一卷 標題：東方學院關于招生工作系主任調(diào)整開學工作的會議紀要決定通知）3。12成一卷 標題：東方學院招生工作計劃，工作總結

9．10．11成一卷 標題：東方學院各系關于開學準備工作加強學生思想工作提高教學質(zhì)量的報告 3．陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？（1）沒有及時請示，擅自地回絕客戶（2）打電話無記錄，事后沒有及時向上司匯報（3）無詢問來電者的單位，姓名，電話號碼（4）該問的沒問，沒有約請面談（5）接電話很死板，不熱情不禮貌 4．請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？

（1）小曹犯了多頭請示的錯誤，請示要單一，要對口，小曹只要向?qū)O經(jīng)理請示就可以了

（2）在工作中不應過分親近或疏遠領導，以落到尷尬的境地（3）兩位領導都作了指示，如果張通情達理，小曹向他說明只能按職權分工分事，求得諒解后按孫的意思辦（4）如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導自我檢討，再建議兩位商議一個方法尊照執(zhí)行（5）如果予盾不能統(tǒng)一，應向總經(jīng)理請示，按總經(jīng)理的意見辦，請他對孫或張作解釋，這時文員執(zhí)行主要決策人的意見

5．你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應該怎么做才對。

（1）不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”辦公室人員不能替上司做主（2）接待不訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽（3）對提出建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司（4）應熱情不能對來訪者冷嘲熱諷（5）對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策（6）應盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110 6．小沈和小陳的穿著打扮，言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的？

（1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求（2）小陳的穿著打扮干擾談判，影響工作，破壞工作場所安靜（3）小沈的穿著突出自已影響了古經(jīng)理的形象（4）小陳用手拿茶葉不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利（5）小沈應對領導的作風，性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足，古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商（6）小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜不反駁，應理解上司的難處，找適當?shù)臋C會用適當?shù)姆绞秸f明情況，交流思想或感情

7．從這個案例，可以為我們文秘人員的信訪工提供哪些有益的啟示？

（1）信訪工作也不完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應注意到社會上的反饋（2）有些事涉及本單位的利益或信譽，應及時向領導匯報，采取主動出擊的方法（3）文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術性的問題，但是文秘人員應具有細心，敏感的工作方式和作風，能從其他角度幫助領導解決問題

8．為什么A公司慶祝活動未取得預期效果？如果你是A公司的文秘人員，你應如何組織這次活動？如發(fā)現(xiàn)已預訂包房被他人所用，應怎樣處理？

（1）A公司負責預訂的文秘人員沒有對預訂的時間地點進行確認，準備工作不充分導致活動沒有取得預期效果（2）應把這次活動的細節(jié)詳細列出，每個項目由專人負責（3）由專人負責預訂，初步確定以后上司匯報，再向娛樂總匯負責此事的人確定，活動前一天或前兩天，再和對方確認一下時間，日期，地點（4）案例中領導和嘉賓應由公司派車接送（5）在活動開始前半天，文秘人員應提前到場布置會場，落實有關細節(jié)，如有問題，可提前發(fā)現(xiàn)和解決（6）如發(fā)現(xiàn)已預訂包房被他人所用，不應爭執(zhí)過長時間（7）應立即聯(lián)系附近其他飯店，賓館，先安排領導和嘉賓前往（8）可在活動項目上增加一些內(nèi)容予以補救（9）有必要的話，可向娛樂總匯進行索賠

9.假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應如何處理？假如放映機在十點十分還未送到，你還應做些什么？（1）請租憑公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請示該如何辦？（3）馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程（4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機（6）召開大型會議，各種準備工作，包括音響，電子類裝置應至少提前一天安排（7）租借會議廳應全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設施，包括噪音問題，停車場等（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應實地查看（9）重要設備應考慮備用 10．你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應怎么做才是正確的？

（1）主人和客人之間，應主人先伸手（2）在替客人拿行李前應征求同意“我替你拿可以嗎”

（3）哪些行李可以放入行李箱中出要征得同意（4）司機開車，汽車的位置禮儀是“右為上，左為下，后為上，前為下（5）客人應坐后排，小李應坐副駕駛座（6）客人公司的一些內(nèi)部情況，個人收入，福利和家庭情況等是不合適的話題（7）應與客人談一些合適的話題，如天氣風土人情新聞等

第五篇：電大辦公室實務(設計

（設計題）

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜儲物架、書報架，辦公室主任給她配置

了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩Ｐ±顟撛趺醋?

答：電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機,右手做記錄;電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層,復印紙放在下面幾層。

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人

工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ 答：(1)接受任務；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；<4)預訂食宿；<5)迎接來賓；<6)商議日程；<7)安排會談；<8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結。

3．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準

備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？

答：(1)會議的名稱(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱(3)日期,時間(開始到結束的預定時刻)。(4)地點:(具體在幾樓幾號會議室)。（5)議題(或者議事日程)(6)主辦者的聯(lián)絡處,電話號碼等(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖)。(8)注意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當天應備的資料等。

5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？

答：(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者,能獨立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；<3)座談會上,文秘人員應與主持人密切配合；<4)主持人負責引導,組織,可不做記錄；(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；<6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定,可長可短；(7)會場應準備些飲料,茶點,邊吃邊談,可使氣氛輕松。

6．某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結束了。公司的大型會議室有很各種會議用

品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？

答：(1)要替搭車回去的人安排車子材。(2)在接待處暫時代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領,冒領。(3)有留話時,切記務必傳達。(4)檢查會場有無物品遺漏。(5)要為參加會議的人員送行。(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅。(7)桌,椅早先若有移動,必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當,倒去垃圾。(8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回。(9)關緊門窗并上鎖。

7．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。

答：(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支。(2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)。(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)。(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時。(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)。(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)。(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？

答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財務部門報銷,或者結算預支的出差費用。(2)回到公司上班后,應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報.如果是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告,送上司過目或批準,然后存檔備案。(3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作。(4)把在出差時結識的有關人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用。(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員,分別去函或去電表示感謝。

9．文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？履行

哪些職責？

答：(1)準備旅行計劃和旅館信息.旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點,是乘飛機還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達的日期及時間,座位情況,旅館情況.。(2)制定約會計劃.約會計劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國外旅行,寫明城市名和國家名),日期和時間,與上司約會者的姓名,公司和地址,電話號碼。(3)為商務洽談收集資料。(4)決定旅行用品.把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單。(5)考慮行李問題.通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息.為每件:行李準備識別標簽。(6)安排差旅費。(7)建立旅行——旅館信息資料庫.隨時與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實自己的資料庫。(8)辦理旅行保險,如意外傷害保險等。

10．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？

答：(1)客人的選擇.確定名單,再請上司核定。(2)確定時間.如果是涉外宴請,宴請時間應該按照國際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對方的重大節(jié)假日。(3)會場的選擇.要考慮宴會的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預算費用等,考慮宴會的形式與氣氛等。

11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣

做？

答：(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的,如是為周年慶典,生日,結婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等。(2)還要清楚贈禮對象身份,愛好,文化背景,性格習慣等。(3)在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意.時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。(4)還應熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對方選

擇適當?shù)亩Y物即可。(5)要看對方的實際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對方。(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價,并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮,應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片,賀卡。(8)文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標明價格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復,文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.12．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和

人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ 答：接受任務了解來賓；制定計劃；預定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請；正式會談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈禮品；歡送來賓；接待小結

13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳

應如何辦？要考慮哪些因素？

答：

1、了解清楚德方總經(jīng)理的愛好,文化背景,性格習慣等

2、征求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物

3、比較合適的生日禮物是有中國特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品

4、贈送的禮物應去掉包裝上的標價,并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下

5、附上賀卡寫上中國公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理

14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？

答：小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準交他人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準,并審核簽名；并要將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領用人,蓋章人等項詳細登記；加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整。

15、文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？

答：（1）文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應先把要講的內(nèi)容作一個完整結構的構思，簡略記下發(fā)言的要點。（2）會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。（3）對發(fā)言內(nèi)容加以引導，提醒時間有限。（4）在會上可分配工作任務，認真傾聽其他人的意見，不要當眾批評某個人。最后作總結，統(tǒng)一認識。（5）要求與會者記筆記，自己做好筆記并把會議紀要的打印件放進文件夾，以作查證。

辦公室管理簡答題

1、文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么？ 答：進言:是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進關系作用。進言的方法和要求：⑴適事⑵適時⑶適地⑷適度

2．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答：(1)受理的范圍是:國

家機關,主管部門或新聞單位轉來的信件;職工,群眾直接給機關,單位領導的信件.(2)及時拆封.拆封時,不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方.對急信,要信,或有過激言語的來信,要處理及時,報告上司,還要以有效方式通告有關單位緊急處理.拆開后在裝訂時,信紙在前,信封在后,要一并裝訂.(3)認真閱讀.把握信中的主要內(nèi)容,也可用顏色筆為領導標明信中的重

點,或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗''或”可與前信印證“等.提供領導復信所需要的資料.(4)逐項登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫信時間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結果和立卷存檔號等詳細記載,便于統(tǒng)計,查找和催辦.(5)認真處理.處理信伺:應該按照”分級負責,歸口辦理"的原則,進行轉辦,交辦或自辦.(6)及時復信.復信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對組織的信任.復信可采取收信人(單位)復信,或承辦人(單位)復信兩種方式進行.3．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ 答：

(1)要獲得上司的許可(2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等)、所需要的時間等等(4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表』：。還應準備約會所需要的文件資料(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(7)公司有重大活動的那一天不宜安排約會(8)地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

4．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設置日程表,報警系統(tǒng),一周計劃以及其他提示事項,（3）文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.人工提示系統(tǒng)的做法:設置基本辦公日程表，固定活動日期一覽表,使用提示性備忘錄(,準備約會表,準備特殊提示卡,準備交往提示文件。

5．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答：（1）不要時區(qū)報告的適當時機，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中報告；如果上司太忙，或報告時間長，要預先約好時間。（2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復雜的報告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。

6．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？答：讓對方接受自己的看法而沒有勉強的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。

7．單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ 答：(1)單位印章,套印章，鋼印,領導人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機關刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部門批準,公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應專人專用；加蓋公章,是哪一級的公章,須經(jīng)哪一級的負責人批準,并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領用人,蓋章人等項詳細登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。

8．按照2000年《國務院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答：(1)命令(令)；(2)決定；(3)公告;通告；(4)通知、通報；(5)議案；(6)報告；(7)請示；(8)批復 :意見；(9)函；(1 0)會議紀要。

9．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。答：(1)版頭,發(fā)文字號,印刷順序號；(2)密級,緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；<4)公文標題；<5)主送機關；<6)正文,附件；(7)發(fā)文機關,成文日期,機關印章；<8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；<9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說明。

10．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。答：(1)擬稿.(2)核稿.是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實(3)簽發(fā).指機關領導人對文稿的最后審定,簽字發(fā)出(4)編號.已經(jīng)簽發(fā)的文件,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(5)繕印.對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清,復印或排版印制.(6)校對,指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機關印章.(8)登記(9)分發(fā).指對準備發(fā)出的文件:進行分裝和發(fā)送.