第一篇：江西省建設工程咨詢有限公司檔案管理制度

江西省建設工程咨詢有限公司

業務檔案管理制度

一、檔案管理員必須恪盡職守，確保檔案資料的安全、完整、保密有序。

二、本公司的執業報告及其隨附的工作底稿為永久性檔案資料，應長期保存。

三、由檔案管理員負責，對已歸檔的檔案定期檢查、清理、防止鼠耗、蟲蛀、潮濕、霉變。

四、不能隨意復印、復制歸檔后的執業檔案資料。本單位員工借閱檔案資料必須辦理相關借閱手續，并做到及時歸還。與執業無關的其他人員不得查閱執業檔案資料。

五、因工作需要復印有關檔案，由經辦人書面申請并注明復印內容份數、使用單位、復印原因等，報公司技術總負責人批準后，由檔案人員登記并辦理。

六、屬公、檢、法單位的辦案人員，因案件取證需要，必須持單位介紹信方可查閱執業檔案或復印相關資料。

七、工作計劃、總結、各類記錄等存檔資料每年度應造冊整理歸檔。

八、檔案管理員辦理移交手續，必須編制檔案資料移交明細表，技術總負責人監交。

江西省建設工程咨詢有限公司

2010年2月12日

第二篇：建設工程檔案管理制度

建設工程檔案管理制度

為規范公司工程檔案管理工作，根據國家、地方工程檔案管理有關規定，結合我司的特

點，制定本制度。

一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求

（一）工程檔案的歸檔范圍

對于工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀，具有保存價值的各種

載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）

（二）歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應為原件。

2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4、工程文件尺寸統一采用A4規格歸檔。

二、工程檔案的管理機構

各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中

工程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統計

（一）工程檔案的收集

文件形成后，文件形成責任人（經手人）必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到

文件后，當天登記入盒。

（二）工程檔案的整理

按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。

（三）工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文

件五部分。

2、工程準備階段文件按建設程序組卷。

3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專業組卷。

6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

（四）工程檔案的編目

1、每卷單獨編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙

面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

2、卷內目錄：“序號”以一份文件為單位，“責任者”填文件的直接形成單位和個人，有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原

有的文號或圖號;“文件題名”填寫文件標題的名稱?！叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌?。

未按要求編目的，每項扣罰部門資料員5元。

（五）工程檔案的裝訂

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案

卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。

（六）工程檔案的歸檔

1、單位工程竣工驗收完成后30日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未

按時歸檔的扣罰部門資料員5元。

（七）工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成后60日內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案

館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員5元。

（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號？）

工程代號由集團公司統一規定，檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。

案卷號

如：第1卷1.1.1-1

專業號

如：基建類1為1.1.1

工程代號 如金碧花園首期為1.1

樓盤代號 如金碧花園代號為1

（九）工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風，保

證工程檔案不被腐蝕。

（十）工程檔案的統計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統計，及時催促借閱到

期文件的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）

1、永久：是指工程檔案需永久保存。

2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

3、短期：是指工程檔案保存20年以下。

同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。

五、工程檔案密級

密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。

工程準備階段文件為機密級，監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。

六、工程檔案的借閱及銷毀

按照集團公司檔案管理制度執行。

本制度由部門經理負責考核部門資料員，工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。

七、本制度自發布之日起執行

附錄A

建設工程文件歸檔范圍和保管期限表

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號

歸

檔

文

件

建設 施工 設計 監理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

工 程 準 備 階 段 文 件

一

立項文件 項目建議書

∨ 項目建議書審批意見及前期工作通知書

∨ 可行性研究報告及附件

∨ 可行性研究報告審批意見

∨ 關于立項有關的會議紀要、領導講話

∨ 專家建議文件

∨ 調查資料及項目評估研究材料

∨

二

建設用地、征地、拆遷文件 選址申請及選址規劃意見通知書

∨

用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉建設用地

永久

批準書 拆遷安置意見、協議、方案等

永久 永久 永久 永久 永久 永久 長期 永久

∨

長期

∨ 建設用地規劃許可證及其附件

永久

∨ 劃撥建設用地文件

永久

∨ 國有土地使用證

永久

∨

三

勘察、測繪、設計文件 工程地質勘察報告

∨ 水文地質勘察報告、自然條件、地震調查

久

∨ 建設用地釘樁通知單（書）

∨ 地形測量和撥地測量成果報告

∨ 申報的規劃設計條件和規劃設計條件通知書

長期

∨ 初步設計圖紙和說明 技術設計圖紙和說明 審定設計方案通知書及審查意見

∨ 有關行政主管部門（人防、環保、∨林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻

防治、衛生等）批準文件或取得的有關協議

施工圖及其說明

設計計算書

永久

永久

永久

永

永久

永久

永久

永久

長期

長期

長期

長期

長期

長期

消防、交通、園 永久

長期

長期

長期

長期

政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見

永久

長期

∨

四

招投標文件

勘察設計招投標文件

長期

勘察設計承包合同

長期

長期

∨

施工招投標文件

施工承包合同

∨

工程監理招標文件

監理委托合同

∨

五

開工審批文件

建設項目列入計劃的申報文件

∨

建設項目列入計劃的批文件或計劃項目

永久

表

規劃審批申報表及報送的文件和圖紙

建設工程規劃許可證及其附件

∨

建設工程開工審查表

建設工程施工許可證

∨

投資許可證、審計證明、繳納綠化建設費等證明

∨

工程質量監督手續

∨

長期

長期 長期

長期

長期

永久

∨

永久

永久

永久

永久

長期

長期

六

財務文件

工程投資估算材料

短期

工程設計概算材料

短期

施工圖預算材料

短期

施工預算

短期

七

建設、施工、監理機構及負責人

工程項目管理機構（項目經理部）及負責人名單

長期

∨

工程項目監理機構（項目監理部）及負責人名單

長期

長期

∨

工程項目施工管理機構（施工項目經理部）及負責 長期 長期

∨保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號

歸

檔

文

件

建設 施工 設計 監理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

人名單

監

理

文

件

監理規劃

①

監理規劃

長期

短期

∨

②

監理實施細則

長期

短期

∨

③

監理部總控制計劃等

長期

短期

監理月報中的有關質量問題

長期

長期

∨

監理會議紀要中的有關質量問題

長期

長期

∨

進度控制

①

工程開工／復工審批表

長期

長期

∨

②

工程開工／復工暫停令

長期

長期

∨

質量控制

①

不合格項目通知

∨

②

質量事故報告及處理意見

期

造價控制

①

預付款報審與支付

②

月付款報審與支付

③

設計變更、洽商費用報審與簽認

④

工程竣工決算審核意見書

∨

分包資質

①

分包單位資質材料

②

供貨單位資質材料

③

試驗等單位資質材料

監理通知

①

有關進度控制的監理通知

期

②

有關質量控制的監理通知

長期

長期

短期

短期

長期

長期

長期

長期

長期

長期

長期

長長期

長

長

期

③

有關造價控制的監理通知

長期

長期

合同與其他事項管理

①

工程延期報告及審批

永久

長期

∨

②

費用索賠報告及審批

③

合同爭議、違約報告及處理意見

長期

∨

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號

歸

檔

文

件

案館

④

合同變更材料

∨

監理工作總結

①

專題總結

②

月報總結

③

工程竣工總結

∨

④

質量評價意見報告

∨

施

工

一

建筑安裝工程

(一)土建（建筑與結構）工程

施工技術準備文件

長期

長期

永久

建設 施工 設計 監理 城建檔

單位 單位 單位 單位

長期

長期

長期

短期

長期

短期

長期

長期

長期

長期

文

件

①

施工組織設計

長期

②

技術交底

長期 長期

③

圖紙會審記錄

長期 長期 長期

∨

施工現場準備

①

控制網設置資料

∨

②

工程定位測量資料

∨

③

基槽開挖線測量資料

∨

④

施工安全措施

⑤

施工環保措施

地基處理記錄

①

地基釬控記錄和釬探平面布點圖

∨

②

驗槽記錄和地基處理記錄

∨

③

樁基施工記錄

∨

④

試樁記錄

∨

工程圖紙變更記錄

①

設計會議會審記錄

∨

②

設計變更記錄

∨

長期 長期

長期 長期

長期 長期

短期 短期

短期 短期

永久 長期

永久 長期

永久 長期

長期 長期

永久 長期 長期

永久 長期 長期

③

工程洽商記錄

永久 長期 長期

∨

施工材料預制構件質量證明文件及復試驗報告

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、①

長期

∨

防腐材料、輕集料試驗匯總表

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號

歸

檔

文

件

建設 施工 設計 監理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、②

長期

∨

防腐材料、輕集料、鋁合金門窗材料出廠證明文件

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、③

長期

∨

防腐材料、輕集料、焊條、瀝青復試試驗報告

④

預制構件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗記錄

長期

∨

施工試驗記錄

①

土壤（素土、灰土）干密度試驗報告

長期

∨

②

土壤（素土、灰土）擊實試驗報告

長期

∨

③

砂漿配合比通知單

長期

④

砂漿（試塊）抗壓強度試驗報告

長期

∨

混凝土配合比通知單及外加劑出廠質量證明文件

⑤

長期

∨

及復檢報告

⑥

砼攪拌質量記錄

長期

∨

⑦

混凝土（試塊）抗壓強度試驗報告

長期

∨

⑧

混凝土抗滲試驗報告

長期

∨

⑨

商品混凝土出廠合格證、復試報告

∨

⑩

鋼筋接頭（焊接∨

⑾

防水工程試水檢查記錄

⑿

樓地在、屋面坡度檢查記錄

土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗滲試驗

⒀

長期

報告匯總表

隱蔽工程檢查記錄

①

基礎和主體結構鋼筋工程

∨

②

鋼結構工程

∨

③

防水工程

∨

④

高程控制

∨

施工記錄

①

工程定痊測量檢查記錄

∨

②

預檢工程檢查記錄）試

短期

長期

驗報告

∨

長期 長期

長期 長期

長期 長期

長期 長期

永久 長期

③

冬施混凝土攪拌測溫記錄

短期

④

冬施混凝土養護測溫記錄

短期

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號

歸

檔

文

件

建設 施工 設計 監理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

⑤

煙道、垃圾道檢查記錄

⑥

沉降觀測記錄

∨

⑦

結構吊裝記錄

⑧

現場施工預應力記錄

∨

⑨

工程竣工測量

∨

⑩

新型建筑材料

∨

施工新技術

∨

○

工程質量事故處理記錄

∨

工程質量檢驗記錄

①

檢驗批質量驗收記錄

期

②

分項工程質量驗收記錄

長期

③

基礎、主體工程驗收記錄

長期

∨

短期

長期

長期 長期

長期

長期 長期 長期 長期 長期 長期 長期

永久

長 長期 長期

永久 長期

④

幕墻工程驗收記錄

永久 長期

長期

∨

⑤

分部（子分部）工程質量驗收記錄

永久 長期

長期

∨

電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣、(二)

建筑智能化、電梯工程

一般施工記錄

①

施工組織設計

②

技術交底

圖紙變更記錄

①

圖紙會審

∨

②

設計變更

∨

③

工程洽商

∨

設備、產品質量檢查、安裝記錄

①

設備、產品質量合格證、質量保證書

∨

②

設備裝箱單、商檢證明和說明書、開箱報告

③

設備安裝記錄

∨

④

設備試運行記錄

∨

⑤

設備明細表

∨

預檢記錄

長期 長期

短期

短期

永久 長期

永久 長期

永久 長期

長期

長期

長期 長期

長期

長期

隱蔽工程檢查記錄

長期 長期

∨

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號

歸

檔

文

件

建設 施工 設計 監理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

施工試驗記錄

電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視末

①

長期

端等測試記錄

樓宇自控、監視、安裝、視聽、電話等系統調試記

②

長期

錄

③

變配電設備安裝、檢查、通電、滿負荷測試記錄

∨

給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣等管道強

④

度、嚴密性、灌水、通水、吹洗、漏風、試壓、通∨

球、閥門等試驗記錄

電氣照明、動力、給排水、消防、采暖、通風、空

⑤

長期

調、燃氣等系統調試、試運行記錄

電梯接要電阻、絕緣電阻測試記錄；空載、半載、⑥

滿載、超載試運行記錄、平衡運速、噪聲調整試驗∨

報告

質量事故處理記錄

永久 長期

工程質量檢驗記錄

∨

∨

長期

長期

∨

長期

①

檢驗批質量驗收記錄

長期 長期

長期

②

檢驗批質量驗收記錄

長期 長期

長期

③

分部（子分部）工程質量驗收記錄

永久 長期

長期

∨

(三)室外工程

室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、長期

電力、照明、電視、消防等）施工文件

室外建筑環境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）

長期

施工文件

竣

工

圖

一

建筑安裝工程竣工圖

(一)綜合竣工圖

綜合圖

總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、①

∨

道路、綠化等）

②

豎向布置圖

∨

③

室外給水、排水、熱力、燃氣等管網綜合圖

∨

④

電氣（包括電力、電訊、電視系統等）綜合圖

∨

⑤

設計總說明書

∨

∨

∨

∨

永久 長期

永久 長期

永久 長期

永久 長期

永久 長期

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號

歸

檔

文

件

建設 施工 設計 監理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

室外專業圖

①

室外給水

∨

②

室外雨水

∨

③

室外污水

∨

④

室外熱力

∨

⑤

室外燃氣

∨

⑥

室外電訊

∨

⑦

室外電力

∨

⑧

室外電視

∨

⑨

室外建筑小品

∨

⑩

室外消防

∨

室外照明

∨

○

室外水景

永久 長期 永久 長期 永久 長期 永久 長期 永久 長期 永久 長期 永久 長期 永久 長期 永久 長期 永久 長期 永久 長期 永久 長期

∨

○

室外道路

永久 長期

∨

○

室外綠化

永久 長期

∨

○

(二)專業竣工圖

建筑竣工圖

∨

結構竣工圖

∨

裝修裝飾工程竣工圖

∨

電氣工種智能化工程竣工圖

∨

給排水工程消防工程竣工圖

∨

采暖通風空調工程竣工圖

∨

燃氣工程竣工圖

∨

竣工驗收文件

建設工程竣工驗收報告

∨

工程施工質量驗收申請表

∨

工程質量評估報告

∨

永久 長期

永久 長期

永久 長期

永久 長期

永久 長期

永久 長期

永久 長期

永久 長期

永久 長期

永久

勘察文件質量檢查報告

永久

∨

設計文件質量檢查報告

永久

∨

單位（子單位）工程質量驗收記錄

永久 長期

∨

市政基礎設施的有關質量檢測和功能性試驗資料

永久 長期

∨

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號

歸

檔

文

件

建設 施工 設計 監理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

建設工程施工質量驗收意見書

永久

∨

建設工程規劃驗收合格證

永久

∨

建筑工程消防驗收意見書

永久

∨

環保驗收文件

永久

∨

建設工程竣工驗收檔案認可書

永久

∨

建設工程質量保修書

永久

∨

商品住宅《住宅質量保證書》和《住宅使用說明書》 永久

∨

房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案

永久

∨

表

燃氣工程驗收文件

永久

∨

電梯安裝分部工程質量驗收證書及工程質量監督

永久

∨

機構出具的電梯驗收準用證

結算表

永久

∨

聲像、縮微、電子檔案（照片、錄音、錄像、光盤、永久

磁盤等）

包括：建設前原貌;建設過程中的樁基樣本、重要

結構、隱蔽工程、施工現場及新工藝、新材料的應

用，與工程有關的重要活動、會議;工程建設后的內部結構、外部各立面、全貌以及周邊的關系等

注：“∨”表示應向城建檔案館移交

∨

施工圖管理及設計變更管理制度

1．工程部各專業施工圖數量不得少于3套，其中有1套用于工程部存檔，1套用于項目部存檔，1套用

于現場監理日常工作需要。

2．存檔的圖紙應落實保管責任人，用于現場監理日常工作的圖紙應裝訂成冊，方便查閱。

3．工程部收到施工圖/設計變更通知單后，應在24小時內在施工圖收發臺帳/設計變更通知單上登記，施工單位收到施工圖/設計變更通知單后，應在臺帳上簽字確認，并記錄接收時間，時間單位精確到

小時。

4．被替代作廢的施工圖，應做出明顯標識，并不得和新圖存放在同一處，已發給施工單位的應在發放

新圖的同時收回。

5．工程部收到設計變更后，專業工程師應在72小時內，將變更內容在項目部存檔原圖上標注，并將其

中一份變更單交資料員存檔。

6．施工單位以工作聯系單的形式提出的工程變更。變更內容在不影響結構安全和使用功能，且不會導

致造價變化的情況下，工程部可以以經工程部經理審批的工作聯系單回復單回復施工單位，并抄送

預結算部和總工室；變更內容可能影響結構安全和使用功能，或者會導致造價增減，工程部應與總

工室聯系，由總工室決定是否變更，變更內容以設計變更的形式下發。嚴禁任何部門和個人在施工

單位的工作聯系單上直接簽字回復。

工作計劃時間標準體系

一、工程建設方面：

開工方面：（1）完成部分股權轉讓后即進行總規的非正式批復工作；（2）取得總規的非正式批復后

即組織詳勘進場鉆探；（3）詳勘開鉆后15天內出柱狀圖；（4）出柱狀圖后3天內制定完成基礎方案（建

議各公司的基礎方案可優先選用壓樁的形式）并通過集團設計院審批（其中集團設計院的審批時間為1

天）；（5）通過設計院審批后7天內完成基礎施工圖設計；（6）基礎施工圖設計完成后即可樁基動工。

主體工期方面：1層地下室的，土方工程2個月，樁基工程2個月，主體開工至±0.00工期2個月；

地上部分，首層、頂層10天/層，標準層5.5天/層；封頂后至竣工的時間，32層的工期6個月，17層的4.5個月，11層的4個月；竣工后三個月毛坯交樓，毛坯后2～3個月豪裝交樓；春節期間可有20

天的停工期。單棟別墅：地下室45天，地上15天/層，封頂后3個月毛坯竣工；整片區域別墅可在單

棟的工期上加2個月的流水期。對兩層地下室的工期，以及對酒店、六大中心、商業廣場等未作具體規

定。

二、合同下發方面：公司無明文規定。綜合計劃部曾調研制定過，未發文；工程口與原招標中心亦

曾開會討論過，分別如下：

（1）工程口與原招標中心開會討論成果：

A 基礎工程相關的合同要求：樁基礎、大型土石方、基坑支護工程合同：開工前15天提供；樁基檢測合同（靜壓樁）：開工前提供；樁基檢測合同（沖、鉆孔樁）：開工后15天提供。

B 主體工程的相關合同要求：人防設備工程合同：土方開挖完成前提供；消防合同：地下室底板完成前提供（需在合同下發前2個半月提供設計圖紙）；電梯工程合同：±0.000結構完成前提供；煤氣工程合同：±0.000結構完成前提供；智能化、電信、電視工程合同：結構封頂前提供；首層大堂及標準層電梯前室裝修工程合同：竣工前4個月提供；戶內豪華裝修工程合同：竣工前3個月提供。

C 配套工程的相關合同要求：發電機安裝工程合同：結構封頂前1個月提供；永久供電工程合同：竣工前4個月提供；（園林、室外排水等）配套工程合同：竣工前3個月提供；變頻供水工程合同：竣工前3個月提供；永久供水工程合同：竣工前2個月提供；室內環境檢測合同：竣工前1個月提供；外墻清洗工程合同：交樓前1個月提供。

第三篇：建設工程檔案管理制度

工程檔案管理制度

一、總則

一、為了加強TQ－04標段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發揮檔案在經營管理、施工生產中的作用，根據《江蘇省高速公路建設項目檔案管理規范》以及有關各類檔案管理的規定、規范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設項目檔案的完整性、準確性、系統性，達到“建一流交通工程，創一流工程檔案”的目標。

二、檔案工作是企業管理、施工生產管理、技術管理的重要組成部分，各分部應根據分管業務內容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項工作做為考核本分部工作的一部分。

三、檔案管理體系與職責

經理負責檔案的全面工作，工程技術檔案，由項目總工主管。項目經理部誠懇接收通啟高速公路建設總指揮部的指導和檢查。

（一）主管經理

1、組織經理部、分部技術部門，貫徹執行本制度的各項規定，并負責監督檢查。

2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。

3、布置和檢查各項工作的同時要布置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。

（二）檔案管理室

1、檔案管理室由工程部負責，貫徹執行本制度統一管理檔案。

2、負責檢查和協助各分部及有關資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。

3、對各分部檔案管理的質量好壞，給予獎勵和處罰。

4、參加建設項目竣工及重要設備開箱的文件材料驗收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。

5、工程技術檔案由項目總工負責，由工程部主任根據《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規定要求進行收集組卷，移交通啟高速公路建設項目檔案室，并辦理移交手續。

（三）各分部

1、各分部接收檔案管理室的業務指導和檢查，在工作中接收主管領導和檔案管理室負責人的領導。

2、檔案管理員對接收的檔案進行分類，編號，登記，統計和日常必要的整理。

四、經理部、分部應加強對檔案工作的領導，由分部經理領導分管分部此項工作。并應將檔案工作納入工程計劃管理之中，納入施工管理及考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責，納入經濟責任制，建設項目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質量評定會，參加設備開箱、參加各單項驗收和工程項目總驗收。

二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交

一、高速公路建設項目文件材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，文件材質優良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪制。歸檔文件材料應為原始件。

二、做好施工記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種表格匯總簽證施工組織設計、圖紙會審記錄，施工日志，變更設計報告，設計變更通知單，開工報告，施工技術總結等，按規定在工程竣工驗收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負責人審核簽字。

三、在職責范圍內做好與高速公路建設項目有關的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設項目文件材料歸檔范圍內及保管期限表》的要求將具有查考利用價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。

四、高速公路建設項目形成的全部文件在歸檔前必須進行系統整理。其分類組卷做到科學合理，充分保持卷內文件有機聯系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設項目檔案、案卷質量標準》的要求，分類編號方法依據《江蘇省高速公路建設項目檔案分類編號表》執行。

五、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質量必須符合下列十條標準。

1、歸檔文件、齊全完整；

2、分類清楚，保持聯系；

3、題名確定，容易查找；

4、卷內排列，系統條理；

5、保管期限準確；

6、密級劃分恰當；

7、藍圖折疊，符合要求；

8、卷皮書寫，正楷整法；

9、案卷裝訂，整齊美觀；

10、聲像資料，清楚清晰。

六、在高速公路建設項目完成后三個月內將項目檔案文件向建設單位移交、歸檔。

七、向管理單位移交時應辦理檔案移交手續，明確檔案移交的內容，案卷數，圖紙份數，并有完備的清點、簽字等交接手續。

八、負責對全部工程歸檔文件的匯總整理，并根據江蘇省高速公路檔案分類編號體系完成案卷的編目工作。

附：

1、工程檔案管理流程圖

2、工程檔案管理組織機構圖

第四篇：建設工程檔案管理制度

HYZZ

建設工程檔案管理制度

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建設工程檔案管理制度

1、工程檔案的歸檔范圍及要求 1.1、工程檔案的歸檔范圍

對于工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。1.2、歸檔文件的要求

歸檔的工程文件應為原件。

工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

工程文件尺寸統一采用A4規格歸檔。

2、工程檔案的管理職責

2.1、中國華冶裝備制造基地項目部工程管理部為建設項目檔案管理的歸口部門，負責對現場各分包單位的檔案管理工作進行指導、檢查；

2.2、中國華冶裝備制造基地項目部各管理部門負責本部門歸口管理的資料歸檔，項目部各部門負責人是本部門檔案工作的領導，對本部門工程文件歸檔的完整、準確負有領導責任。

2.3、各分包單位負責按要求向工程管理部提交歸檔資料。

3、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、保管、統計 3.1、工程檔案的收集

文件形成后，文件形成責任人（經手人）必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。3.2、工程檔案的整理

按照單位工程、分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。3.3、工程檔案的立卷

工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

工程準備階段文件按建設程序組卷。

監理文件按單位工程、分部工程組卷。

施工文件按單位工程、分部工程組卷。

日期

審核

批準HYZZ

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竣工圖按專業組卷。

竣工驗收文件按單位工程組卷。3.4、工程檔案的編目

每卷單獨編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

卷內目錄：“序號”以一份文件為單位，“責任者”填文件的直接形成單位和個人，有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號;“文件題名”填寫文件標題的名稱。“日期”填寫文件形成的日期。3.5、工程檔案的歸檔與移交

單位工程竣工驗收完成后30日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作。

工程竣工驗收完成后60日內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室。3.6、工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。3.8、工程檔案的統計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統計，及時催促借閱到期文件的歸還。

4、檔案的保密

4.1、不得隨意拆換檔案卷宗文件或對檔案文件進行剪切涂改，不得在檔案文件上寫字、劃線、做記號等。

4.2、借閱檔案的，應填寫借閱申請，經檔案主管領導簽字同意后才可借閱。4.3、嚴禁任何人利用職務之便將所掌握的業務秘密向外傳播，嚴禁任何人將內部文件向外傳播。

日期

審核

批準HYZZ

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工程準備階段文件

1、立項文件

項目建議書

項目建議書審批意見及前期工作通知書

可行性研究報告及附件

可行性研究報告審批意見

關于立項有關的會議紀要、領導講話

專家建議文件

調查資料及項目評估研究材料

2、建設用地、征地、拆遷文件

選址申請及選址規劃意見通知書

拆遷安置意見、協議、方案等

建設用地規劃許可證及其附件

劃撥建設用地文件

國有土地使用證 用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉建設用地批準書

3、勘察、測繪、設計文件

工程地質勘察報告

水文地質勘察報告、自然條件、地震調查

建設用地釘樁通知單（書）

地形測量和撥地測量成果報告

申報的規劃設計條件和規劃設計條件通知書

初步設計圖紙和說明

技術設計圖紙和說明

審定設計方案通知書及審查意見

有關行政主管部門（人防、環保、消防、市政）批準文件或取得的有關協議

施工圖及其說明

設計計算書

日期

審核

批準3 HYZZ

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政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見

4、招投標文件

勘察設計招投標文件 勘察設計承包合同

施工招投標文件 施工承包合同 工程監理招標文件 監理委托合同

5、開工審批文件

建設項目列入計劃的申報文件 建設項目列入計劃的批文件或計劃項目表 規劃審批申報表及報送的文件和圖紙

建設工程規劃許可證及其附件 建設工程開工審查表

建設工程施工許可證

投資許可證、審計證明、繳納綠化建設費等證明 工程質量監督手續

6、財務文件

工程投資估算材料 工程設計概算材料

施工圖預算材料 施工預算

7、建設、施工、監理機構及負責人

工程項目管理機構（項目經理部）及負責人名單

工程項目監理機構（項目監理部）及負責人名單

工程項目施工管理機構（施工項目經理部）

審核

批準

日期HYZZ

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監理文件

1、監理規劃

監理規劃 監理實施細則

監理部總控制計劃等 監理月報中的有關質量問題

監理會議紀要中的有關質量問題

2、進度控制

工程開工／復工審批表 工程開工／復工暫停令

3、質量控制

不合格項目通知 質量事故報告及處理意見

4、造價控制

預付款報審與支付 月付款報審與支付

設計變更、洽商費用報審與簽認工程竣工決算審核意見書

5、分包資質

分包單位資質材料 供貨單位資質材料 試驗等單位資質材料

6、監理通知

有關進度控制的監理通知 有關質量控制的監理通知

有關造價控制的監理通知

審核

批準

日期 HYZZ

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7、合同與其他事項管理

工程延期報告及審批 費用索賠報告及審批 合同爭議、違約報告及處理意見 合同變更材料

8、監理工作總結

專題總結 月報總結

工程竣工總結 質量評價意見報告

施工文件

1、建筑安裝工程

1.1、土建（建筑與結構）工程 1.1.1、施工技術準備文件

施工組織設計 技術交底 圖紙會審記錄 1.1.2、施工現場準備

控制網設置資料 工程定位測量資料

基槽開挖線測量資料 施工安全措施

施工環保措施 1.1.3、地基處理記錄

地基釬控記錄和釬探平面布點圖 驗槽記錄和地基處理記錄

審核

批準

日期HYZZ

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樁基施工記錄 試樁記錄 1.1.4、工程圖紙變更記錄

設計會議會審記錄 設計變更記錄

工程洽商記錄 1.1.5、施工材料預制構件質量證明文件及復試驗報告

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料、鋁合金門窗材料出廠證明文件

預制構件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗記錄 1.1.6、施工試驗記錄

土壤（素土、灰土）干密度試驗報告 土壤（素土、灰土）擊實試驗報告 砂漿配合比通知單 砂漿（試塊）抗壓強度試驗報告

混凝土配合比通知單及外加劑出廠質量證明文件及復檢報告 砼攪拌質量記錄 混凝土（試塊）抗壓強度試驗報告 混凝土抗滲試驗報告 商品混凝土出廠合格證、復試報告

鋼筋接頭（焊接）試驗報告 防水工程試水檢查記錄 樓地在、屋面坡度檢查記錄

土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗滲試驗報告匯總表 1.1.7、隱蔽工程檢查記錄

基礎和主體結構鋼筋工程 鋼結構工程 防水工程 高程控制 1.1.8、施工記錄

日期

審核

批準7 HYZZ

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工程定位測量檢查記錄 預檢工程檢查記錄 沉降觀測記錄

結構吊裝記錄 工程竣工測量 新型建筑材料 施工新技術

1.1.9、工程質量事故處理記錄 1.1.10、工程質量檢驗記錄

檢驗批質量驗收記錄

分項工程質量驗收記錄 基礎、主體工程驗收記錄 幕墻工程驗收記錄 分部（子分部）工程質量驗收記錄

2、電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣、建筑智能化、電梯工程

2.1、一般施工記錄

施工組織設計 技術交底 2.2、圖紙變更記錄

圖紙會審 設計變更

工程洽商 2.3、設備、產品質量檢查、安裝記錄 設備、產品質量合格證、質量保證書

設備裝箱單、商檢證明和說明書、開箱報告

設備安裝記錄

設備試運行記錄

設備明細表

日期

審核

批準8 HYZZ

建設工程檔案管理制度

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2.4、預檢記錄 2.5、隱蔽工程檢查記錄 2.6、施工試驗記錄

電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視末端等測試記錄

樓宇自控、監視、安裝、視聽、電話等系統調試記錄

變配電設備安裝、檢查、通電、滿負荷測試記錄

給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣等管道強度、嚴密性、灌水、通水、吹洗、漏風、試壓、通球、閥門等試驗記錄

電氣照明、動力、給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣等系統調試、試運行記錄

電梯接要電阻、絕緣電阻測試記錄；空載、半載、滿載、超載試運行記錄、平衡運速、噪聲調整試驗報告

2.7、質量事故處理記錄 2.8、工程質量檢驗記錄

檢驗批質量驗收記錄

檢驗批質量驗收記錄

分部（子分部）工程質量驗收記錄

3、室外工程

3.1、室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件

3.2、室外建筑環境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）施工文件。

竣工圖

1、建筑安裝工程竣工圖

1.1、綜合竣工圖 1.1.1、綜合圖

總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）

日期

審核

批準9 HYZZ

建設工程檔案管理制度

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豎向布置圖

室外給水、排水、熱力、燃氣等管網綜合圖 電氣（包括電力、電訊、電視系統等）綜合圖 設計總說明書 1.1.2、室外專業圖

室外給水 室外雨水 室外污水

室外熱力

室外燃氣

室外電訊

室外電力

室外電視

室外建筑小品 室外消防 室外照明 室外水景 室外道路 室外綠化 1.2、專業竣工圖

建筑竣工圖 結構竣工圖 裝修裝飾工程竣工圖 電氣工種智能化工程竣工圖

給排水工程消防工程竣工圖 采暖通風空調工程竣工圖 燃氣工程竣工圖竣工驗收文件

2、建設工程竣工驗收報告

工程施工質量驗收申請表

審核

批準

日期

HYZZ

建設工程檔案管理制度

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工程質量評估報告 勘察文件質量檢查報告 設計文件質量檢查報告

單位（子單位）工程質量驗收記錄

市政基礎設施的有關質量檢測和功能性試驗資料 建設工程施工質量驗收意見書 建設工程規劃驗收合格證

建筑工程消防驗收意見書

環保驗收文件 建設工程竣工驗收檔案認可書

建設工程質量保修書 商品住宅《住宅質量保證書》和《住宅使用說明書》 房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案表 燃氣工程驗收文件

電梯安裝分部工程質量驗收證書及工程質量監督機構出具的電梯驗收準用證 結算表

3、聲像、縮微、電子檔案（照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等）

包括：建設前原貌;建設過程中的樁基樣本、重要結構、隱蔽工程、施工現場及新工藝、新材料的應用，與工程有關的重要活動、會議;工程建設后的內部結構、外部各立面、全貌以及周邊的關系等

日期

審核

批準11

第五篇：建設工程檔案管理制度

建設工程檔案管理制度

一、管理責任部門及相關人員職責............................2

二、檔案分類及歸檔范圍、要求..............................3

三、檔案移交、整理、編號..................................8

四、檔案的利用............................................9

五、檔案的保管...........................................10

六、檔案的銷毀...........................................12

七、檔案保密制度.........................................12

一、管理責任部門及相關人員職責

（一）、人事行政部人事行政專員統一集中管理檔案并直接向人事行政部經理負責。

（二）、總經理負責審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。

（三）、人事行政部經理負責審核《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》、《檔案借閱審批表》、《檔案查閱審批單》、《檔案復制審批單》，以及對檔案意外損毀事件進行調查并提出報告。

（五）、其他部門經理負責審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復制審批單》、《檔案查閱審批單》和明確相關人員負責收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負責。

（六）、人事行政專員負責：

1、制度的推進與執行；各部門檔案管理體系的建立、優化與督察；

2、督促檔案資料的移交；

3、檔案的收集、接收、鑒定、分類、裝訂、編號、編目、保管、銷毀、編研等；

4、檔案的提供利用、登記；

5、檔案室設備、設施的保管維護；

6、負責檔案管理軟件系統的使用推廣、原始數據錄入、維護。

（七）、各部門資料員/兼職資料員

1、制度在部門的執行；

2、按公司要求建立本部門的資料管理系統并運作；

3、負責收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內的文件，正規保管及利用，按期移交檔案室；

4、推進本部門對檔案管理軟件系統的利用；

（八）、檔案管理工作作為人事行政專員、部門資料員、部門兼職資料員每 月工作計劃評價的考核內容之一。

二、檔案分類及歸檔范圍、要求

1、文書檔案 1.1歸檔范圍： 1.1.1、集團資料

（1）各類營業證照（營業執照、組織機構代碼證、開發資質證書、稅務登記證、投資協議、國土成交確認函、國土合同等（2）公司章程

（3）集團公司或股東方發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等各類正式行文 1.1.2、紅頭文件

公司下發和上報的各類正式行文 1.1.3、外來文件

各政府機關部門、協會、學會下發給公司的與工程項目無關的其他行政性質的通知、邀請等文件 1.1.4、會議資料

（1）會議紀要利用明源流程存檔（2）專題會會議講義 1.1.5、法律文件

（1）合同、協議審核；（2）訴訟材料 1.1.6、物資采購合同 1.1.7、車輛資料 公司擁有所有權或使用權的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料 1.2歸檔要求：

1.2.1、集團證照資料：由人事行政專員關注各類營業證照更新時間，在證照更新后1周內提出檔案復制申請，取得復印件存入檔案室，并統一加蓋“僅限 用”字樣。

1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件于每月第一周移交；外來文件、車輛資料由行政專員處理完成后3日內直接移交。

1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協議原件于簽訂后3日內移交檔案室。

1.2.4、銷售支持部門資料：銷售過程中產生蓋有銷售公司公章的承諾函或證明、銷售政策文件由銷控專員于產生后3日內移交檔案室；客戶資料、銷售合同由銷支助理在分戶產權證辦理完成后1個月內以樓棟為單位移交檔案室。

2、人事檔案

2.1、歸檔范圍

2.1.1勞動合同、聘用協議；

2.1.2一般員工調動、任免、離職、降職文件； 2.1.3職稱評定材料； 2.1.4面試表；

2.1.5勞務合同糾紛及處理材料； 2.1.6員工培訓計劃、總結、方案 2.2、歸檔要求

2.2.1員工個人檔案由人事專員保存于部門檔案柜； 2.2.2績效管理資料由人事專員于每年2月份移交檔案室； 2.2.3薪酬資料由人事行政部負責人保管。

3、科技檔案

3.1、歸檔范圍（附件：詳細列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察設計、施工、工程監理的招投標文件、合同（協議）。3.1.2預算、結算文件： 3.1.3項目核準（立項）階段 3.1.4方案審查階段 3.1.5初設審查階段 3.1.6施工許可證階段 3.1.7預售階段

3.1.8竣工驗收備案登記階段 3.1.9產權證辦理階段

3.2、歸檔要求

3.2.1政府有關部門或行業管理部門的批復、批示性文件，由報建人員取得后3日內移交檔案室；銷支取得派出所出具的門牌號文件后3日內移交人事行政專員。

3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成之日起七日內移交人事行政專員。

3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應在二次深化圖及其他工程部相關圖紙上加蓋“圖紙確認”章、在技術洽談單、變更備忘錄后附圖（變更圖紙）上加蓋“變更確認”章。

3.2.4招投標文件、合同類檔案傳簽完成后，由經辦人移交人事行政專員，人事行政專員存入檔案室一份，在另一份資料上加蓋“財務部存檔”字樣后移交財務部。

4、會計檔案

4.1、歸檔范圍

4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證； 4.1.2、會計賬簿類：

（1）總賬；（2）現金日記賬，（3）銀行存款賬、銀行明細賬；（4）輔助賬簿； 4.1.3財務報告類：

（1）決算報表（經會計師事務所審計后）；（2）月度、季度財務報表；（3）不定期重要一次性報表；（4）審計報告；（5）驗資報告；（6）資產評估報告。4.1.4其他類：

（1）會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；（2）銀行存款余額調節表、銀行對賬單； 4.2、歸檔要求

4.2.1會計憑證、賬簿由財務部負責人指定人員保存于部門檔案柜，財務部相關人員應于次月前5個工作日內完成當月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。；

4.2.2財務報告類、其他類會計檔案由財務部負責人指定人員于資料產生后3日內移交檔案室。

5、實物檔案

5.1、歸檔范圍： 5.1.1、照片、音像類

（1）反映公司工程建設、經營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。

（2）黨和國家領導人及著名人物參加與集團公司有關的重大公務活動。

（3）公司組織或參與的重大外事活動。（4）記錄公司重大事件。

（5）與其他檔案有密切聯系(如表彰、總結大會)。（6）其他具有保存價值。5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等

5.1.3、上級領導、知名人士、有關單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀念品、其它有保存價值的實物

5.2、歸檔要求：

5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放；數碼影像統一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負責移交人事行政專員。

三、檔案移交、整理、編號

1、移交

1.1、人事行政專員留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認簽字。

1.2、各責任人按期移交檔案時在人事專員處相應類別的《檔案歸檔登記表》中登記，并確認簽字。

1.3、各部門培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在相關費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續，雙方簽字認可后財務部才給予核報。

2、整理 人事行政專員：鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內目錄→錄入軟件系統→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜

3、編號

全宗號——保管期限—件號

四、檔案的利用

1、查閱

1.1、查閱的授權范圍

（1）總經理、人事行政部負責人有權查閱全部范圍檔案。（2）部門經理有權查閱本部門產生的所有檔案。（3）普通員工有權查閱本部門職責范圍內的檔案。（4）跨部門檔案查閱需由主管領導批準。

（5）由總經理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權，均無權查閱該檔案。1.2、檔案查閱程序要求

（1）權限內的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質查閱。（2）權限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領查閱者在檔案室查閱相關資料，閱后即時歸還。

2、借閱

2.1、借閱程序要求

（1）員工憑經審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料；

（2）人事行政專員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案借閱登記表》上簽字，備查。2.2、檔案的歸還（1）借出的檔案原件，人事行政專員應定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認。

（2）檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應無故扣押檔案。2.3、其他規定

會計檔案原則上不借出。

3、檔案復制

申請復制檔案者完成審批流程后，由人事行政專員調取檔案原件進行復制提供給查閱者，且在檔案復印件上加蓋“本復印件僅限于 用”字樣的印章。

所有屬歸檔范圍的資料移交檔案室或移交部門資料員后均不得由當事人自行復印，必須按程序辦理。

五、檔案的保管

1、檔案的保管期限

人事行政專員根據文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。

保管期限明細參見附件。

2、專項檔案的保管規定

2.1、公司各部門檔案（含會計檔案）：應指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進行檢查。

2.3、電子版檔案的傳遞和保存

（1）原則上除電子設備檔案和財務憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。（2）人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質檔案的順序一一對應，并整和在檔案管理軟件系統上便于調用。

（3）每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

3、檔案的正式裝盒、造冊、錄入軟件系統

3.1、裝訂要求：參照重慶市檔案管理裝訂的統一標準進行。

3.2、裝盒、調整軟件系統時間：人事行政專員于每年三月進行上年檔案的正式裝盒造冊及系統調整工作。

4、檔案的存放

檔案建目后應存放在專用檔案盒內，盒脊和面上應清晰、牢固標明類別、檔號、日期。每一檔案盒內應有卷內目錄（分目錄）及備考表。

裝盒檔案應存放在專用的檔案柜內，按照、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

5、檔案室環境

檔案室內應放置滅火器（干粉或1211），人事行政專員要了解其性能并能熟練使用。檔案柜架應經常放置防蟲藥（衛生球、樟腦精、香葉醇），以防檔案損壞。

人事行政專員負責對檔案室的環境衛生和防火、防潮、防蟲等情況進行檢查，使環境符合檔案保管的要求。

6、檔案意外損毀的處理

檔案丟失或發生意外損毀時，人事行政專員應立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報人事行政部經理審核，總經理審批。

檔案丟失、或損毀無法進行修補、復原，人事行政專員或借用人應請有關部門協助設法重新補制。在進行補救工作的同時，人事行政部經理應組織對事件發生的原因進行調查，追究有關人員的責任。

六、檔案的銷毀

1、目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。

2、程序及要求

2.1、人事行政專員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交人事行政部經理及行政財務總監審核，經總經理審批同意后予以銷毀。

2.2、正式銷毀前人事行政專員應再次進行核對；銷毀時應有人事行政專員和監銷人同時在場；銷毀后人事行政專員在銷毀登記表上簽字確認。2.3、檔案銷毀情況應錄入檔案管理軟件系統。

3、會計檔案的銷毀

3.1、會計檔案的銷毀應由檔案室會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。3.2、總經理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.3、銷毀會計檔案時，應當由檔案室和財務部共同派人員監銷。3.4、監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告財務負責人。

3.5、保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

七、檔案保密制度

1、嚴禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴禁在公共場所談論秘 密事項，嚴禁在私人通信、通話中泄露秘密內容；

2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀；

3、嚴禁打聽和記錄與自己工作無關的秘密，嚴禁向他人傳播自己知曉的秘密內容；

4、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便，將公司的客戶和業務自行經辦或處理；

5、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便將所掌握的業務秘密轉交給其它單位從事與本司業務相關的工作；

6、嚴禁與工作無關的人進入總經理辦公室、檔案室、財務部資料室、工程部資料室等辦公重地；

7、公司領導或與公司利益密切相關的人員出差的任務、去向，知情者不得向他人泄露；

8、對模范執行本規定者，公司給予表彰獎勵；對失密、泄露者，視其情節、后果輕重公司將給予行政、經濟處罰；對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關對其依法處理。本辦法自頒布之日起執行。