第一篇：XXXXXXX有限公司檔案管理制度

XXXXXXX有限公司 檔案管理制度（初稿）

一、合同管理總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理，具體存方地點及人員由人事部安排。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理（或總經理指派的部門）審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交法務部備案。會議文件由總經辦收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照 有關規定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫借閱申請，報總經理和法務部批準后，方可借閱。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

七、本制度自2011年1月1日起開始執行。各部門應根據此制度制定具體細則，報法務部備案。

第二篇：房地產開發有限公司檔案管理制度

房地產開發有限公司檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強檔案管理、收集和整理工作，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案在公司發展中的作用，結合我公司實際情況，特制定本制度。

第二條 本制度所稱檔案指我公司在工程建設、質量管控、銷售招商、設備器械、人事、財務及培訓、會議等工作活動中形成的對公司有保存價值的圖表、文字、聲像資料等不同形式的歷史記錄。

第三條 我公司各類檔案是公司發展過程中各項活動的真實記錄和反映，是全體員工的智慧結晶，全公司各部門和員工都有保護的義務。第四條 為了維護檔案的完整與安全，充分發揮其作用，由公司綜合辦公室對各部門產生的檔案資料進行統一收集和集中管理，其它任何部門和個人不得以任何理由分散保管或據為己有。

第二章 公司檔案管理機構及職責

第五條 綜合辦負責公司的檔案統一管理工作，對公司各種檔案進行收集、整理、登記、編碼、立卷、歸檔管理。

第六條 公司各部門、個人根據制度規定定期或不定期將需歸檔文件交綜合辦統一立卷歸檔，任何部門和個人不得自行留存。第七條 檔案管理人員的職責

1、負責公司文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

2、堅持平時整理。根據公司不同類別文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

3、歸檔案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

4、在保管好歸檔案卷的同時，要注意文件材料的安全和保密。

5、按要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具，要求能夠實現快速、準確地查詢所需檔案。

第三章 歸檔范圍

第八條 公司資料歸檔范圍是指公司在各項工作中形成的具有保存價值的，或者相關政府部門下發的與本公司關系密切的各類文件材料(包括公文、信函、紀要、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影音資料等)。

1、公司內部各項會議記錄、會議紀要、決議。

2、會同關系單位召開的工作會議、專業會議的會議記錄、會議紀要。

3、公司發出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件。

4、各項規章制度。

5、向主管部門請示的文件以及上級批復的各類文件。

6、各種綜合的或專題的可行性研究、考察等報告。

7、工程建設底圖、藍圖及文字材料。

8、經批復的工程設計圖紙及文字材料。

9、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。

10、宣傳或反映本公司重要活動以及在外學習、考察時的影音資料。

11、本公司獲得的獎狀、獎證、獎章、牌匾等獎品，包括上級領導或關系單位、個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、各項財產權利證明、憑證，各種證明存根，各項許可證。

13、本公司編輯、出版的刊物。

14、本公司招聘、試用、轉正、晉升、加薪等各類人事資料。

15、有關單位與本公司簽訂的合同、合約、協議。

16、代理公司、招商部門制作的銷售（招商）合同、營銷計劃、宣傳廣告及銷售客戶資料。

第四章 歸檔要求

第九條 凡公司發出的文件，由綜合辦負責收集，交由資料員歸檔。第十條 當一項工作已完成時，經辦人需將進行該項工作形成的全部文件材料系統整理后，主動送交資料員歸檔。

1、無論是內部文件還是外來文件資料，事情完畢后，三日內原稿統一交由資料員歸檔，任何部門及個人不得自行留存。

2、項目證件辦理完畢后需兩日內歸檔，綜合辦負責督辦。

3、工程圖紙、工程標書等項目文件材料應在取得后及時分階段、單項歸檔。

4、員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后一周內歸

檔。

5、會計文件材料應在會計后由財務部門自行整理歸檔。

6、變更、修改、補充的文件材料、內部機構變動和員工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料應在離開前全部及時歸檔。第十一條當一項資料由經辦人交檔案專管員歸檔時，應在檔案交接表上登記并雙方簽名，并由綜合辦經理簽字確認。

第十二條 正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文應放在一起歸檔。

歸檔的文件材料原則上應是原稿或原件，一般不用復制件。第十三條 歸檔的影像音資料應附文字說明。

第十四條 同類的歸檔文件材料必須經過整理，原則上按文件的先后形成時間排列。

第五章 檔案的借閱與復印

第十五條 經有權審批人批準后，可辦理檔案調閱手續。檔案調閱遵循授權有限的原則：

1、總經理有權審批調閱公司所有檔案。

2、分管副總經理、總經理助理有權審批調閱分管工作的相關檔案。

3、部門經理有權審批調閱本部門相關檔案。

第十六條 調閱檔案人如需外借檔案，需在借閱登記表上簽字、注明歸還時間，并經有權簽字人審批后方可借出。到期后，由綜合辦負責催還。

第十七條 調閱者不得發生涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換等損壞檔案行為。

第十八條 確因工作需要復印、翻印檔案內容的，必須經過批準后方可實施。

第十九條 原則上不允許外單位調閱檔案。如確因工作需要調閱的，調閱人必須持有本單位介紹信，并報經總經理批準后方可查閱或復制。

第六章 檔案的保密管理

第二十條 資料員和公司工作人員均應遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。

第二十一條 凡是調閱檔案，必須經資料員提供，任何人不得直接查找。

第二十二條 借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱程序辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案時資料員要認真檢查核對，發現問題及時追查。

第七章 檔案的整理、保管和統計

第二十三條 檔案必須分門別類進行系統整理，嚴格按照其自然形成規律和內部的有機聯系進行裝訂及登記，按照檔案類別的編號及排列順序，建立檔案管理臺帳。

第二十四條 檔案必須用科學的方法保管和保護，需建立電子文檔及

備份，最大限度地延長檔案的保存和使用壽命。

第二十五條 檔案資料需單獨存放保管，要防盜、防潮、防蟲、防高溫、防日光直射，室內嚴禁吸煙，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。

第二十六條 每年要進行一次全面、徹底的清查整理工作，做到帳、物相符，對破損、字跡褪色和載體變質的檔案及時修補和復制。第二十七條 認真做好檔案統計工作。對檔案的收進、借閱、整理、保管等情況要嚴格登記，所有統計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠。

第八章 檔案的鑒定和銷毀

第二十八條 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定檔案保管期限的原則是：凡是反映本公司主要職能活動的，對本公司有長遠利用價值的檔案，應為永久保存；凡是反映本公司一般工作活動，在較長期內對本公司工作查考有利用價值的各種資料，為長期保存；凡是在較短時間內，對本公司有查考利用價值的資料，為短期保存。第二十九條 對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，經綜合辦經理確認簽字后，報總經理簽字審批方可執行。

第三十條 檔案銷毀的具體工作由綜合辦執行。銷毀檔案時，需有兩人以上鑒銷；銷毀完畢后，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明“某日已銷毀”并簽名。

第三篇：XXXXXXX有限公司地理信息檔案管理制度

XXXXXXX有限公司 地理信息檔案管理制度

為了加強地理信息檔案的管理工作，有效地保護和利用好地理信息檔案，特制訂本制度。

第一條 本規定所稱的地理信息檔案是指過去和現在的各部門從事互聯網地圖服務相關活動中形成的對網站有保存價值的各種地理信息的歷史記錄。第二條 本制度中所稱網站指XXXXXXX有限公司。

第三條 地理信息的范圍包括：

（一）測量控制點數據；

（二）地貌數據，包括等高線和高程點等；

（三）水系數據，包括各等級的河流、湖泊、水庫等；

（四）交通數據，包括高速公路、國道、省道、縣鄉級公路、鐵路、橋梁等；

（五）境界與政區數據，包括國界、省界、地區界、縣界等各級行政區域界線及政區；

（六）居民點及設施數據；

（七）地名數據；

（八）管線數據；

（九）植被與土質數據；

（十）地籍測量數據；

（十一）數字正射影像數據；

（十二）建筑物模型數據；

（十三）POI信息數據；

（十四）地圖各分類圖層數據；

（十五）自行開發和購買的相關軟件。第四條 地理信息檔案工作由網站安全保密領導小組統一領導，檔案管理辦公室

和各相關部門兼職檔案員負責。第五條 地理信息檔案由檔案管理辦公室統一管理，網站各部門均有保護地理信息檔案的義務。第六條

地理信息的形成和獲得部門負責地理信息檔案的積累、保管和整理工作，檔案管理員要進行指導和監督。第七條 檔案管理辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用通過國家檔案局鑒定的電子檔案管理系統，逐步實現檔案管理網絡化、科學化。第八條 地理信息檔案管理的基本任務

1． 收集、整理、保管和統計網站的全部地理信息檔案。2． 對所保管的地理信息檔案做好分類、編目、編號、編制檢索工具等 工作，處理好保密與利用的關系，按規定履行調用和復制的手續，積極有效的為網站互聯網地圖服務提供方便。

3． 在相關部門的領導下，定期做好地理信息檔案保存價值的鑒定工作。此項工作由地理信息檔案人員、相關專業人員和安全保密領導小組共同進行，對失去保存價值的檔案，要履行一定的手續予以刪除或銷毀。第九條 地理信息檔案管理員職責

1． 努力學習貫徹《檔案法》，在工作中始終遵循“以法治檔”的原則； 2． 熱愛本職工作，努力學習檔案管理專業知識，充分認識地理信息檔 案工作重要性，不斷提高地理信息檔案工作質量，主動積極地為網站發展服務；

3． 熟悉網站地理信息檔案的歸檔范圍，積極做好地理信息檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用工作；

4． 關心、檢查、督促各相關部門兼職檔案人員的工作，并在業務上給予指導，以提高網站地理信息檔案的質量；

5． 嚴格履行地理信息檔案的調用和復制手續；

6． 對涉密的檔案應嚴格按照保密制度的相關條款執行； 7． 保持檔案室的整潔，認真執行地理信息檔案管理制度； 8． 維護好地理信息檔案的完整與安全。第十條 檔案員應定期把符合歸檔條件的地理信息文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。第十一條 地理信息檔案的移交與保管

地理信息文件歸檔后按相關規定移交至檔案保管部門，作為地理信息檔案保管。1．檢驗：（1）是否符合歸檔條件

（2）有無病毒

（3）審核檔案的有效性和完整性

（4）核實登記表和說明資料是否齊全

將檢驗結果填入地理信息檔案入庫登記表。有錯的應退回形成或獲得部門，重新制作。

2．移交手續驗收合格后，檔案保管部門在地理信息檔案入庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交地理信息形成或獲得部門，一份自存。3．保管：（1）歸檔載體應作防護處理。

（2）環境溫度選定范圍：14℃—24℃；相對濕度選定范圍：45%—60%。

（3）存放應注意遠離磁場，并與有害氣體隔離。

（4）磁性數據檔案，每兩年轉存一次，原檔案應同時保留不少于兩年。

（5）定期對地理信息檔案進行機讀檢驗，并將結果填入檔案管理登記表。如發現問題，應及時報告并確認是否采取恢復措施。第十二條 調用和復制 1． 2． 3． 4． 5． 6． 地理信息檔案的封存載體不得外借。

需要調用和復制得部門需要填寫地理信息檔案提取單，并有安全保密領導小組辦公室簽章。提取時使用拷貝件。

使用時應嚴格遵守保密制度的相關規定。

使用部門對地理信息檔案的使用應在權限規定范圍內。

使用具有保密要求的地理信息檔案上網時必須符合國家和部門的有關保密規定，要有穩妥的保密措施。

第十三條 刪除和銷毀：須報安全保密領導小組批準，辦理好審批手續后，方可實施。非保密地理信息檔案可進行邏輯刪除；屬于保密范圍的地理信息檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網絡上徹底清除。第十四條 刪除和銷毀過程中應至少有兩名安全保密領導小組成員監督。第十五條 有下列行為之一，據情節輕重，給予相應處罰并報網站相關管理部門。1.故意損壞數據或擅自銷毀地理信息檔案； 2.擅自向外界提供、泄露網站地理信息檔案； 3.私自修改檔案；

4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理員；

5.未按手續就提供、復制或越級查看者(檔案管理者同罰)。

第十六條 本制度監督責任部門為安全保密領導小組辦公室，第一責任人為各部門指定的檔案員;第二責任人為檔案員所在部門的部門負責人。第十七條 本制度適用于網站與互聯網地圖服務相關的各部門。

第十八條 本制度由網站安全保密領導小組兼審，檔案管理辦公室制定補充實施。

第四篇：××××乳業有限公司檔案工作管理制度

××××乳業有限公司檔案工作管理制度

第一章 總 則

第一條 為了保證公司在各項工作中形成的各種門類和載體，檔案的齊全、完整，以利正確反映公司工作的真實歷史面貌，根據《中華人民共和國檔案法》和《企業檔案管理暫行規定》及有關政策，制定本辦法。

第二條 公司檔案是公司在各項活動中形成全部檔案的總和，包括：文書檔案，會計檔案。

第三條 公司檔案集中保管，不得分散保存。

第四條 公司檔案管理在主管領導的直接領導下，負責收集、整理、監督管理本公司的檔案工作。

包括：①依據檔案工作的法律、法規和方針、政策、制定本公司檔案工作的各項規章制度；

②對文件材料的收集、整理、立卷，對歸檔工作進行監督、協助和指導；③負責編輯檔案參考資料，編制各種檢索工具，積極開發利用檔案信息資源，為公司各項工作服務；

④負責公司檔案工作的監督檢查，業務指導。

第五條 要求檔案工作人員必須忠于職守、遵守紀律，并具備一定的檔案專業技術水平和科學文化知識。

第二章 文件材料立卷歸檔工作的要求

一、歸檔范圍

第六條 凡是反映本公司主要職能活動和歷史面貌，具有查考利用價值的各種門類和載體的文件、聲像、記錄、磁盤等均屬歸檔范圍，具體歸檔范圍如下：

１、上級公司文件

（１）上級公司召開的需要本公司貫徹執行的會議的主要文件材料；

（２）上級公司頒發的屬本公司主管業務需要執行的文件；針對本公司的文件以及非本公司主管業務，但需要貫徹的法規性文件；

（３）上級公司領導視察、檢查本公司工作時的重要指示、講話、題詞、聲像材料。

２、本公司形成的文件材料

（１）以公司名義召開的工作會、專業會、現場會、經驗交流會、理論研討會、表彰會等各種會議的全套文件、聲像、照片等材料；

（２）以本公司名義制發的各種文件；

（３）本公司的工作計劃、總結、報告、調研材料、會議記錄、介紹信存根、登記表、審批表等內部工作材料；

（４）本公司制訂的工作條例、章程、制度、細則等；

（５）本公司匯總的各種報表和統計分析資料；

（６）本公司在工作中獲得的獎狀、錦旗、獎品、榮譽證等材料。

二、歸檔時間和要求

第七條 按照國家檔案法的規定，凡需歸檔的文件材料由文書處理部門或文件形成部門負責收集，整理、立卷、歸檔，檔案人員進行業務指導。

第八條 文書檔案于次年六月底；會計檔案整理后由財務會計部門保留一年后編造清冊移交檔案室；基建檔案（技改）在工程竣工驗收后及時歸檔。

第九條 外出開會、考察、調研帶回與本公司職能有關材料，在返回辦完后交文書處理人員按規定范圍立卷、歸檔。

第十條 歸檔的文件材料必須收集齊全（報告與批復、正文與附件、底稿與打印件、文電合一、聲像材料與說明文字一并歸檔）。如有丟失，必須采取補救措施，確實無法補救者，由經辦人出具證明，負責人會同有關領導簽字留檔案室備查。

第十一條 歸檔文件必須符合國家公文格式標準，做到紙質優良，字跡工整，毛筆或鋼筆書寫，嚴禁用鉛筆、復寫紙、圓珠筆書寫，以利檔案長期保存。第十二條 歸檔案卷必須編制移交清冊一式二份，一份留移交部門使用，一份隨檔案移交，交接雙方根據目錄清點核對，并履行簽字手續，以示負責。

第三章 檔案的整理

第十三條 本公司在工作中形成的各種門類和載體的檔案歸一個全宗。第十四條 本公司檔案分類方法是：文書檔案按：──組織機構分類，會計檔案按──類別（名稱）──保管期限分類法。

第十五條 本公司檔案編目方法是：文書檔案按永久、長期、短期三種保管期限，各編一個大流水號（即案卷號），各編一套案卷目錄；會計檔案按分類編目。

第十六條 案卷的排列，以全宗為單位，按不同類別、載體和保管期限，分別入柜排列存放。

第四章 檔案的管理與利用

第十七條 加強科學管理、延長檔案壽命，來確保檔案的安全。

1、保證文件材料在制發、運行、承辦中完整無損，做好歸檔前文件材料的保護工作。

2、定期對存入的檔案進行檢查并作好記截，發現破損，字跡褪變等問題及

時進行技術處理。

3、利用檔案要注意珍惜和愛護檔案原件，嚴禁涂改、撕毀、污染檔案。第十八條 熟悉檔案內容，掌握利用規律，編制必要實用的檢索工具和參考資料，圍繞公司工作對檔案利用的需要，及時、準確、主動提供檔案為公司各項工作服務。

第十九條 查閱、借閱檔案手續

１、本公司人員查閱檔案、資料，須進行檔案利用登記，若借閱，須履行借閱手續。

２、外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信，登記后方可查閱，檔案原件不外借。

３、查閱公司經理辦公會議等案卷和其它重要檔案，須經公司領導同意后方可查閱。

４、抄錄、復印檔案材料，須經主管領導簽字同意。

５、查閱、借閱檔案者，要愛護檔案文件、資料，嚴禁在檔案文件上劃線、圈點、作標記，不得涂改、偽造、撕毀、裁剪等損壞檔案原件，若有違犯，按《檔案法》處理。

第五章 檔案的保密

第二十條 檔案工作人員要認真學習貫徹《保密法》和有關政策規定，堅持原則，忠于職守，嚴格保守黨和國家的機密。

１、檔案的移交、接收、銷毀必須嚴格履行審批、登記手續。

２、查閱、借閱、復印檔案材料，必須按規定辦理手續，不得擅自抄錄、公布檔案材料，防止失密，泄密。

３、檔案人員調動時，必須認真清理檔案資料，辦理交接簽字手續。

第六章 檔案的鑒定、銷毀

第二十一條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案，按國家有關規定，結合本司的實際需要，提出存毀意見，報請主管領導 審批，對銷毀文件必須登記造冊，由二人在指定地點鑒銷。并在銷毀清冊上簽字，銷毀后的案卷，應案卷目錄注明“銷毀”。

第二十二條 會計檔案的銷毀，由檔案人員會同財會人員對保管到期的會計檔案進行鑒定，決定存毀，銷毀后在銷毀清冊上簽字蓋章，并將銷毀情況報告主管領導。

第二十三條 本制度從印發之日起執行。

第五篇：吉發食品有限公司檔案管理制度

吉發食品有限公司檔案管理制度

第一章 總則

1、為規范公司各類檔案的管理，更好的為生產工作服務，特制定本制度。

2、本制度根據《檔案法》及有關條例制定，本制度僅適用于本公司內部檔案的管理，本公司相關崗位工作人員必須遵照執行。

第二章 檔案歸檔制度

3、本公司檔案管理工作由行政部負責主管，各部門分管的原則；公司行政部負責文書、人事、工程、設備類檔案的管理；各部門負責所屬業務范圍內檔案的管理。

檔案工作人員崗位職責：

（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

（4）做好檔案防火、防潮、防盜、防光、防高溫，防塵，防鼠，防蟲的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

4、文件材料的歸檔要求：

（1）公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

（2）公司各部門負責本部門范圍內歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

（3）歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

（4）歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

（5）歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

（6）歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

（7）歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

（8）歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

（9）非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

（10）外文材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

（11）為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水

13、非檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨時關鎖。

14、全體員工對重要檔案、文件、資料均須嚴格執行公司保密規定，不失密。否則應追究責任。

15、凡查閱重要檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

16、查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

17、檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

18、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

第五章、檔案庫房管理制度

19、、檔案入庫檢查：

（1）檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

（2）入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。

（3）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

20、、檔案庫房管理：

（1）檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

（2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

（3）庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克斯。

（4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

（5）庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

（6）庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

（7）庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

（8）檔案庫房要做到八防。

（9）對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

（10）每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

（11）檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

第六章、檔案鑒定、銷毀制度

21、根據《檔案法》及《廣東省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

22、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

23、從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

作文件等資料。

第八章、人事檔案管理制度

33、為更有效的對員工人事檔案進行妥善保管，有效保守機密；同時為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本辦法。

34、本制度適用于全體員工之個人檔案，包括：員工入職檔案；員工培訓檔案；員工個人檔案；績效管理檔案；員工離崗檔案

35、由行政部專人負責保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證檔案資料齊全完整，并做好檔案的安全、保密、保護工作。管理人員定期進行核查。

36、檔案管理內容（1）員工入職檔案：（1）個人簡歷；（2）體檢報告；（3）試用期員工考核表;(4)各類合同及協議；（5）離職證明；（6）員工培訓統計表等（2）員工培訓檔案：（1）培訓通知；（2）考評結果；（3）派出培訓審批表；（4）證書原件

（3）員工個人檔案

A、員工人事檔案包括員工履歷類、鑒定考核類、學歷和評聘專業技術職務材料、黨團類材料、獎勵材料、處分材料、錄用任免、崗位異動等材料等。

B、日常使用的檔案資料：學歷學位、資格證書復印件材料、員工聘任、獎勵的文件及復印件。

（4）績效管理檔案：將員工績效考核相關的檔案資料按月歸整。

（5）員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，退休、死亡等情形。

37、人事檔案管理相關規定

1、基礎管理

（1）分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

（2）員工入職前，行政部應對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

（3）人事檔案按入司時間（或部門）分類存檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時做好在職員工人事檔案目錄和離職員工人事檔案目錄，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進行編號。人事檔案原則上為永久保存。（4）當在職員工的基本檔案資料有變動時（如學歷變動，身份證號碼變動、個人技術職稱變動，婚姻狀況變動等），應及時將相關資料復印交行政部歸案，原件當場查驗。

（5）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上二年后方可銷毀（高管及核心技術人員保留至該員工離崗5年止）。

（6）行政部檔案管理人員根據氣候的不同變化，經常注意檔案的“八防”工作。

2、檔案的查、借閱

（1）各部門因工作需要查、借閱屬本部門人員的檔案，須填寫申請，并經行政部主管批準后方可辦理。

（2）任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經行政部主管批準后方可辦理。

書、技術文件、設備制造圖、備件圖冊、設備檔案袋、設備改裝圖紙及設備維修、使用記錄等。

45、設備檔案資料由行政部所屬資料室負責統一集中管理，保管設備檔案資料。

46、新設備進公司，開箱應當通知設備管理員及有關人員收集隨機帶來的圖紙資料，如果是進口設備需提請主管生產（設備）的領導組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖，在新設備安裝前必須復制，以指導安裝施工，原圖交由設備管理員妥善保管。

47、隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由行政部組織審核、校對，發現圖紙與實物不符，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設備管理員應將有關圖紙復 制后供生產車間維修使用，原圖未經批準一律不外借或者帶出資料室。

48、圖紙入資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件圖的圖號順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細記明實有張數，圖面必須符合國家制圖標準，有名稱、圖號，有設計、校對、審核人簽字。

49、底圖的保管。

（1）所有底圖按設備類別清點、編號等。

（2）底圖的修改應當由有關負責人員簽名（蓋章）批準，注明個性日期。（3）底圖作廢、銷毀，應當由設備管理員提出，經有關部門負責人批準后方可銷毀。

50、動力傳導設備技術檔案資料的保管。

（1）動力傳導設備技術檔案資料是指蒸汽、自來水管系、高低壓電力電纜、電話電纜等的平面附設布置圖。

（2）動力傳導設備檔案資料由有關部門組織有關技術人員按照各種電纜、管道的實際附設走向進行測繪，底圖交公司資料室作密級資料保管。

（3）檔案資料必須保持與實物或者實際情況相符，根據公司管線布置變動的情況，檔案資料必須作相應的變動，修改后歸檔。

51、檢驗（檢測）、檢修、驗收記錄等資料由設備管理人員作分類整理后集中統一管理、核對，并在圖紙索引中加以注明。

52、設備經改裝或者改造后，圖紙應當及時修改。

53、圖紙的修改應當表示在底圖上，并在修改索引上注明。

54、嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協等用。

55、設備檔案資料的借閱必須按有關規定辦理借閱手續。

第十章、財務檔案管理制度

56、財務檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納稅申報表及稅務相關資料、各種票據領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經濟合同、項目成本資料、資產評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據、已使用完的各種票據存根、各項內部審計報告等。

57、財務檔案管理人員職責：負責全部財務檔案的整理、編號、調閱、借閱、復印、查詢等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。

58、每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務完成納稅申報后，由會計人員協同