第一篇：山東省村級檔案管理辦法

山東省村級檔案管理辦法

2004-2-2

4山東省村級檔案管理辦法（試行）

第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范村級檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案資源，促進(jìn)農(nóng)村各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《山東省檔案條例》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于山東省行政區(qū)域內(nèi)村級檔案管理工作。

第三條 本辦法所稱村級檔案，是指設(shè)立村民委員會的村在其政 治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、教育等活動(dòng)中直接形成的，對國家、集體和 社會具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第四條 省檔案行政管理部門對全省村級檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。市、縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門對本行政區(qū)域內(nèi)的村級檔案工作，實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）專（兼）職檔案人員對本行政區(qū)域內(nèi)的村級檔案工作，實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條 村民委員會應(yīng)加強(qiáng)對本村檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將其列入工作計(jì)劃。村民委員會應(yīng)明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)管理本村各類檔案，并對村辦企事業(yè)單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第六條 村級檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、安全和有效利用。不具備統(tǒng)一保管條件的，其檔案可由鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）代管。村辦企事業(yè)單位的檔案可以自行單獨(dú)保管,也可由村民委員會統(tǒng)一保

管。

第七條 村級檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備高中以上

文化程度，并經(jīng)過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)。

第八條 村民委員會應(yīng)當(dāng)建立檔案收集、保管、利用、鑒定、統(tǒng)

計(jì)、保密、重大活動(dòng)檔案登記等工作制度。

第九條 村民委員會應(yīng)當(dāng)建立文件材料歸檔制度。凡是反映本村

工作活動(dòng)，具有查考價(jià)值的各類及各種載體的文件材料，均應(yīng)歸檔，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。

第十條 文件材料歸檔范圍：

（一）村黨支部（黨委、總支）及群

團(tuán)組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議記錄及在選舉、換屆、人員任免、獎(jiǎng)懲等活動(dòng)中形成的文件材料；

（二）村民委員會及其他組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議記錄及在選舉、換屆、人員任免、獎(jiǎng)懲等活動(dòng)中形成的文件材料；

（三）村經(jīng)濟(jì)發(fā)展、基本建設(shè)規(guī)劃及實(shí)施中形成的文件材料；

（四）村各個(gè)歷史時(shí)期形成的土地房產(chǎn)證存根、林權(quán)證存根、宅基地使用權(quán)證書和登記表、各類承包登記薄及合同書等材料；

（五）村計(jì)劃生育、人民調(diào)解、治安保衛(wèi)、文教衛(wèi)生、救災(zāi)撫恤及公益勞動(dòng)等活動(dòng)中形成的文件材料；

（六）村農(nóng)業(yè)、林業(yè)、畜牧業(yè)、水產(chǎn)養(yǎng)殖業(yè)等生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的文件材料；

（七）村辦企業(yè)、事業(yè)單位形成的重要文件材料；

（八）村招商引資、出國考察、友好往來、經(jīng)貿(mào)洽談等活動(dòng)中形成的文件材料；

（九）村財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會計(jì)帳簿、報(bào)表、憑證等材料；

（十）本村的各項(xiàng)民主管理制度及村規(guī)民約；

（十一）本村區(qū)劃、村名、街名、歷史沿革、村

史等材料；

（十二）其他具有保存價(jià)值的文件材料。

第十一條 文件材料歸檔時(shí)間：

（一）文書材料于次年三月底前歸

檔；

（二）會計(jì)材料由會計(jì)人員在會計(jì)年度終了后保管一年，于次年三月底前歸檔。

（三）基本建設(shè)文件材料在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔；

（四）照片由拍攝者在拍攝、洗印完畢后一個(gè)月內(nèi)連同底片、說明一并歸檔；

（五）其他門類和載體的文件材料，按檔案行政管理部門有關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔。

第十二條 村級檔案分為文書檔案、科技檔案（包括產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案、基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案）、生產(chǎn)經(jīng)營檔案、會計(jì)檔案、村民檔案及聲像檔案、實(shí)物檔案等。各類檔案按下列規(guī)定進(jìn)行分類整理：

（一）文書檔案按年度——問題分類整理；

（二）科學(xué)研究檔案按課題整理，基本建設(shè)檔案按工程項(xiàng)目整理，產(chǎn)品、設(shè)備儀器檔案按型號整理；

（三）生產(chǎn)經(jīng)營檔案按類別——年度整理；

（四）會計(jì)檔案先按憑證、報(bào)表、帳簿等形式，再按保管期限，最后按年度分類整理；

（五）村民檔案以戶為單位，一人一表或一冊，一戶一袋或一盒整理；

（六）聲像檔案按載體形式分別整理；

（七）其他各種專門檔案按有關(guān)規(guī)定整理。

第十三條 村級各類檔案保管期限的劃分，按照檔案行政管理部

門制訂的檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。

第十四條 村級檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)專室或?qū)９癖９埽e極采取防火、防

盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施，并定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。

第十五條 村民委員會應(yīng)當(dāng)建立檔案借閱利用制度。借閱利用檔

案應(yīng)當(dāng)遵循借閱利用手續(xù)。利用者不得涂改、污損檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得抄錄、復(fù)制檔案。

第十六條 工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中屬于保密和控制使用的新工藝、新材料、名優(yōu)特產(chǎn)品生產(chǎn)配方等檔案，應(yīng)當(dāng)按照國家保密法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

第十七條 村民委員會應(yīng)當(dāng)對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等

情況進(jìn)行登記，并按要求編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

第十八條 村民委員會應(yīng)當(dāng)按照檔案行政管理部門關(guān)于檔案保管

期限的規(guī)定，制定檔案鑒定、銷毀制度，成立由村委會分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人和檔案人員組成的檔案鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行檔案鑒定工作。

第十九條 根據(jù)農(nóng)村各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，積極采用先進(jìn)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第二十條 有下列事跡之一的，由縣以上人民政府、檔案行政管

理部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府、村民委員會給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

（一）對檔案的管理、提供利用做出顯著成績的；

（二）將重要或珍貴的檔案資料捐贈(zèng)給國家或集體的；

（三）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。

第二十一條 違反本辦法，有下列行為之一的，由責(zé)任人所在單

位根據(jù)情節(jié)輕重給予適當(dāng)處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

（一）涂改、偽造檔案的；

（二）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；

（三）倒

賣檔案牟利或者將檔案出售、贈(zèng)送給外國人的；

（四）未按規(guī)定建立檔案工作的；

（五）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取保護(hù)措施，造成檔案損失的；

（六）檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第二十二條 本辦法由山東省檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條 各市可根據(jù)本辦法的規(guī)定，結(jié)合實(shí)際制定補(bǔ)充辦法

或細(xì)則，并報(bào)省檔案局備案。

第二十四條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

第二篇：山東省建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理辦法

山東省建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理辦法

第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)我省建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理，促進(jìn)監(jiān)督檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高監(jiān)督工作水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《房屋建筑及市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理規(guī)定》及有關(guān)法律、法規(guī)，制定本辦法。

第二條在山東省行政區(qū)域內(nèi)實(shí)施工程質(zhì)量監(jiān)督，建立工程質(zhì)量監(jiān)督檔案，應(yīng)遵守本辦法。

第三條山東省建筑工程管理局負(fù)責(zé)全省建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理工作。山東省建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督總站（以下簡稱省質(zhì)監(jiān)總站）負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理工作的具體實(shí)施。

縣級以上地方人民政府建設(shè)主管部門所屬的工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)（以下簡稱監(jiān)督機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理工作。

第四條建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案（以下簡稱監(jiān)督檔案）是指監(jiān)督機(jī)構(gòu)在實(shí)施建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督過程中形成的，以反映監(jiān)督活動(dòng)為主要目的、有保存價(jià)值的各種工作記錄、報(bào)告、影音資料及其它文件的總稱。是建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作的記載，應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、具有可追溯性。

第五條監(jiān)督注冊

（一）建設(shè)單位負(fù)責(zé)填寫《工程質(zhì)量監(jiān)督注冊申請表》，并提交以下資料：

1、工程規(guī)劃許可證；

2、施工中標(biāo)通知書、施工合同及施工單位資質(zhì)證書、項(xiàng)目經(jīng)理資格證書；

3、監(jiān)理中標(biāo)通知書、監(jiān)理合同及監(jiān)理單位資質(zhì)證書、項(xiàng)目總監(jiān)資格證書；

4、施工圖設(shè)計(jì)文件及審查報(bào)告、合格書；

5、工程地質(zhì)勘察報(bào)告；

6、其他規(guī)定需要的文件資料等。

（二）監(jiān)督機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)審核申報(bào)材料并填寫《工程質(zhì)量監(jiān)督注冊登記表》。

（三）全省監(jiān)督檔案注冊號按以下格式統(tǒng)一編制：

XX(設(shè)區(qū)市代碼)-XX(縣市區(qū)代碼)-20XX(年份)-XXXX(順序號)

設(shè)區(qū)市代碼見附件一，設(shè)區(qū)市所屬縣市區(qū)代碼由設(shè)區(qū)市監(jiān)督機(jī)構(gòu)自行確定，報(bào)省質(zhì)監(jiān)總站備案。

（四）監(jiān)督機(jī)構(gòu)按規(guī)定核發(fā)《山東省建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督登記證書》。

第六條監(jiān)督工作計(jì)劃（方案）

監(jiān)督工作計(jì)劃（方案）由項(xiàng)目監(jiān)督工程師負(fù)責(zé)制定，經(jīng)監(jiān)督機(jī)構(gòu)的分管負(fù)責(zé)人審批，結(jié)構(gòu)復(fù)雜、大型或重點(diǎn)工程等項(xiàng)目應(yīng)經(jīng)監(jiān)督機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。

第七條監(jiān)督交底

監(jiān)督交底由項(xiàng)目監(jiān)督工程師負(fù)責(zé)制定及保存，并在開工前向工程建設(shè)參建各方責(zé)任主體進(jìn)行交底。

第八條監(jiān)督抽查（巡查）及監(jiān)督抽測記錄

監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)按規(guī)定抽查建設(shè)工程項(xiàng)目執(zhí)行法律法規(guī)和工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的情況；抽查工程質(zhì)量責(zé)任主體和質(zhì)量檢測等單位的工程質(zhì)量行為；抽查涉及工程主體結(jié)構(gòu)安全和主要使用功能的主要建筑材料、建筑構(gòu)配件的質(zhì)量和工程實(shí)體質(zhì)量，并填寫相關(guān)記錄。

（一）監(jiān)督抽查（巡查）記錄。

（二）現(xiàn)場監(jiān)督抽測記錄。

（三）質(zhì)量問題調(diào)查筆錄。

（四）《建設(shè)工程不良質(zhì)量行為記錄》。

（五）《建設(shè)工程質(zhì)量整改（隱患）通知書》、《建設(shè)工程質(zhì)量局部暫停施工通知書》、《質(zhì)量監(jiān)督執(zhí)法行政處罰建議書》、《建設(shè)工程質(zhì)量復(fù)工通知書》。

（六）質(zhì)量整改報(bào)告及相關(guān)文件資料。

(七)其他規(guī)定需要的文件資料等。

第九條竣工驗(yàn)收監(jiān)督

監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)對工程竣工驗(yàn)收進(jìn)行監(jiān)督并填寫相關(guān)記錄：

（一）竣工驗(yàn)收監(jiān)督記錄。

（二）竣工驗(yàn)收監(jiān)督《重新申請竣工備案（組織竣工驗(yàn)收）通知書》。

（三）竣工驗(yàn)收質(zhì)量整改回執(zhí)及相關(guān)文件資料等。

（四）其他附件。

1、各方責(zé)任主體的質(zhì)量報(bào)告；

（1）建設(shè)單位《竣工驗(yàn)收人員名單和驗(yàn)收方案》；

（2）施工單位《工程竣工報(bào)告》；

（3）監(jiān)理單位《工程質(zhì)量評估報(bào)告》；

（4）勘察單位《質(zhì)量檢查合格文件》；

（5）設(shè)計(jì)單位《質(zhì)量檢查合格文件》

2、《工程竣工驗(yàn)收報(bào)告》（原件）；

3、工程質(zhì)量事故（問題）處理有關(guān)文件資料。

（五）工程建設(shè)永久性標(biāo)牌照片。

（六）與監(jiān)督工作相關(guān)的圖片、影音、文字等重要文件資料。

第十條工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告

工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告由項(xiàng)目監(jiān)督工程師負(fù)責(zé)編寫，經(jīng)監(jiān)督機(jī)構(gòu)分管負(fù)責(zé)人審查，報(bào)監(jiān)督機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

監(jiān)督報(bào)告應(yīng)至少包括下列內(nèi)容：工程概況、參建各方責(zé)任主體的質(zhì)量行為抽查情況、執(zhí)行工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的情況、工程建設(shè)過程中質(zhì)量監(jiān)督實(shí)體抽查情況、主要材料設(shè)備抽檢情況、發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題與整改情況、實(shí)施行政處罰的情況及工程是否符合備案條件的情況。

第十一條各級監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和完善監(jiān)督檔案的立卷、歸檔管理制度，應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案的歸檔及保管工作。確保監(jiān)督檔案的及時(shí)收集整理、科學(xué)建檔、安全保管及合理利用。

項(xiàng)目監(jiān)督負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)所監(jiān)督項(xiàng)目監(jiān)督檔案的建立、整理、立卷、移交工作。第十二條監(jiān)督檔案應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收完畢并簽發(fā)監(jiān)督報(bào)告后15個(gè)工作日內(nèi)歸檔。

第十三條監(jiān)督檔案應(yīng)按單位工程立卷，按本辦法第五條至第十條規(guī)定順序裝訂整齊，按統(tǒng)一格式裝訂封皮和目錄。所有文字、表格、圖片粘貼等應(yīng)使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4號紙。

第十四條監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案室，配備檔案柜。檔案室應(yīng)具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防水、防潮、防蟲、防有害生物和防污染等安全措施。設(shè)區(qū)市級監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案室面積不小于20平方米，縣（市）級監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案室面積不小于10平方米。

第十五條工程質(zhì)量監(jiān)督檔案保管期限符合以下規(guī)定

（一）國家及山東省重大工程、重點(diǎn)工程、特殊工程和標(biāo)志性工程、特大工程長期保存。

（二）大型工程保存十年。

（三）一般中小型工程保存五年。

第十六條監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)推行質(zhì)量監(jiān)督工作計(jì)算機(jī)管理，并將監(jiān)督檔案管理納入工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。有關(guān)重要書面文件應(yīng)同時(shí)轉(zhuǎn)化為電子文件保存，電子檔案應(yīng)定期備份。

第十七條監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)追究行政責(zé)任。

第十八條監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)將監(jiān)督檔案管理制度的實(shí)施情況作為各級監(jiān)督機(jī)構(gòu)和人員考核認(rèn)定管理的考核內(nèi)容。

第十九條有關(guān)行業(yè)工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檔案管理參照本辦法執(zhí)行。第二十條本辦法由山東省建筑工程管理局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條本辦法自頒布之日起施行。

第三篇：山東省社區(qū)矯正人員檔案管理辦法

山東省社區(qū)矯正人員檔案管理辦法

第一章

總

則

第一條

為加強(qiáng)和規(guī)范社區(qū)矯正人員檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《社區(qū)矯正實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條

社區(qū)矯正人員檔案是指司法行政機(jī)關(guān)對社區(qū)矯正人員進(jìn)行監(jiān)督管理、教育幫扶工作過程中所依據(jù)和形成的具有查考和憑證作用的文字、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種載體和形式的歷史記錄。

第三條

司法行政機(jī)關(guān)對社區(qū)矯正人員檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，并接受同級地方檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。縣（市、區(qū)）司法局和司法所具體負(fù)責(zé)社區(qū)矯正人員檔案管理工作。

第四條

縣（市、區(qū)）司法局應(yīng)當(dāng)配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)社區(qū)矯正人員檔案的收集、整理、歸檔和移交工作。

第二章

檔案內(nèi)容

第五條

縣（市、區(qū)）司法局應(yīng)當(dāng)建立和保存社區(qū)矯正人員的執(zhí)行檔案；司法所應(yīng)當(dāng)建立和保存社區(qū)矯正人員的工作檔案，同時(shí)留存社區(qū)矯正執(zhí)行檔案副本。執(zhí)行檔案副本和工作檔案分別裝訂，并同盒存放。

第六條 執(zhí)行檔案歸檔材料范圍 1.社區(qū)矯正人員基本信息表 2.擬適用社區(qū)矯正調(diào)查評估意見書

3.刑事判決書、裁定書、決定書、執(zhí)行通知書、罪犯執(zhí)行告知書、接受社區(qū)矯正保證書及假釋證明書、保外就醫(yī)審批材料、出監(jiān)鑒定材料等

4.社區(qū)矯正人員報(bào)到談話記錄 5.社區(qū)矯正人員告知書

6.社區(qū)矯正人員報(bào)到情況通知單

7.社區(qū)矯正人員進(jìn)入特定區(qū)域(場所)、外出（居住地變更)審批表

8.社區(qū)矯正人員警告審批表、違反社區(qū)矯正規(guī)定警告決定書

9.提請治安管理處罰、撤銷緩刑、撤銷假釋、收監(jiān)執(zhí)行、減刑審核表及建議書

10.解除社區(qū)矯正證明書 11.解除社區(qū)矯正通知書

12.社區(qū)矯正人員死亡通知書、死亡證明等有關(guān)材料 13.暫予監(jiān)外執(zhí)行的社區(qū)矯正人員病情復(fù)查審批表 14.社區(qū)矯正人員矯正期間再犯罪的，新罪判決書等文書材料

15.其他應(yīng)當(dāng)歸檔的相關(guān)材料 第七條 工作檔案歸檔材料范圍 1.社區(qū)矯正人員基本信息表 2.社區(qū)矯正宣告書 3.社區(qū)矯正責(zé)任書

4.社區(qū)矯正人員矯正個(gè)案書

5.社區(qū)矯正人員報(bào)告活動(dòng)情況登記表

6.暫予監(jiān)外執(zhí)行的社區(qū)矯正人員病情復(fù)查登記表 7.司法所定期走訪、檢查核查記錄表 8.社區(qū)矯正人員參加教育學(xué)習(xí)情況登記表 9.社區(qū)矯正人員參加社區(qū)服務(wù)情況登記表 10.社區(qū)矯正人員思想?yún)R報(bào)材料 11.社區(qū)矯正人員教育談話記錄 12.社區(qū)矯正人員心理矯治記錄 13.社區(qū)矯正人員幫困扶助記錄 14.社區(qū)矯正人員考核獎(jiǎng)懲材料 15.社區(qū)矯正人員人身危險(xiǎn)評估表 16.社區(qū)矯正人員階段矯正效果評估表 17.社區(qū)矯正人員總體矯正質(zhì)量評估表 18.社區(qū)矯正期滿鑒定表 19.解除社區(qū)矯正宣告書 20.其他應(yīng)當(dāng)歸檔的相關(guān)材料

第三章 檔案整理

第八條

社區(qū)矯正人員檔案的整理應(yīng)當(dāng)本著方便管理和利用的原則。應(yīng)歸檔的材料任何組織和個(gè)人不得據(jù)為己有。

第九條

歸檔的材料必須字跡清晰、工整，一律使用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫或打印機(jī)黑色打印，不得使用圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫紙書寫。同一份材料的內(nèi)容書寫用色應(yīng)當(dāng)一致，不得出現(xiàn)混用現(xiàn)象。

第十條

社區(qū)矯正人員檔案材料應(yīng)當(dāng)完整規(guī)范，社區(qū)矯正人員姓名、年齡、文化程度、籍貫、住址、罪名、矯正類別、矯正期限等基本信息及主要犯罪事實(shí)，應(yīng)當(dāng)以決定機(jī)關(guān)的法律文書為準(zhǔn)，人員基本信息不得簡寫，數(shù)字應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一使用漢字小寫或阿拉伯?dāng)?shù)字。歸檔材料中引用的法律法規(guī)，必須使用全稱，并準(zhǔn)確無誤。社區(qū)矯正工作人員或社區(qū)矯正人員在文書材料上的簽字一律使用姓名的全稱，不得代簽、略寫，所有簽名均在姓名下方注明時(shí)間（年月日），姓名應(yīng)當(dāng)簽在材料的右下角或適當(dāng)位臵，不得越出裝訂線。凡需加蓋單位公章或需社區(qū)矯正人員按捺手印的，應(yīng)當(dāng)使用紅色印泥。

第十一條

社區(qū)矯正人員檔案以個(gè)人為單位進(jìn)行整理。社區(qū)矯正人員檔案材料按照一人一卷、一人一盒的原則進(jìn)行整理、保存。其卷內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)按照本辦法第六條、第七條所列順序排列、編號、編目。

第十二條

檔案卷內(nèi)頁碼應(yīng)當(dāng)用鉛筆編寫在文字材料右上角（背面編在左上角）；卷內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一采用70克A4型紙張。

第十三條

歸檔材料應(yīng)當(dāng)與卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表裝訂成卷。檔案裝訂時(shí)做到右齊、下齊，在案卷左側(cè)采用三孔一線裝訂方式，按規(guī)定用線裝訂，不得使用訂書針、曲別針等金屬物品。對新材料應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔，至少每年裝訂一次。

第十四條

社區(qū)矯正人員檔案編號（檔號）采用八位數(shù)字組合，前四位數(shù)是社區(qū)矯正人員報(bào)到的，后四位數(shù)是內(nèi)社區(qū)矯正人員到縣（市、區(qū)）司法局報(bào)到的序列號。

每名社區(qū)矯正人員執(zhí)行檔案的檔號和工作檔案的檔號應(yīng)當(dāng)一致。社區(qū)矯正人員到縣（市、區(qū)）司法局報(bào)到時(shí)，由縣（市、區(qū)）司法局為其編制檔號。

第十五條

社區(qū)矯正人員檔案盒封面、盒脊、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表由省司法廳、省檔案局統(tǒng)一設(shè)計(jì)。

第十六條

縣（市、區(qū)）司法局應(yīng)當(dāng)依托社區(qū)矯正信息管理系統(tǒng)建立社區(qū)矯正人員電子檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)保存并一并歸檔，歸檔要求參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）。

第四章

檔案管理

第十七條

縣（市、區(qū)）司法局應(yīng)當(dāng)建立收集、整理、歸檔、保密、借閱、移交、銷毀等一系列完整的檔案管理制度。

第十八條

縣（市、區(qū)）司法局和司法所應(yīng)當(dāng)按規(guī)定配備檔案裝具，以及達(dá)到檔案管理要求的庫房，具備檔案基本保管條件。

第十九條

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄漏檔案內(nèi)容，不得丟失、抽取、篡改、銷毀有關(guān)材料，對損壞的檔案要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救，確保檔案真實(shí)安全。

第二十條

檔案管理人員因工作調(diào)動(dòng)或其他原因不再從事此項(xiàng)工作的，應(yīng)當(dāng)做好檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。

社區(qū)矯正人員如因居住地變更等因素變更執(zhí)行機(jī)關(guān)的，檔案應(yīng)當(dāng)隨社區(qū)矯正人員移交新居住地縣（市、區(qū)）司法局。

第二十一條

社區(qū)矯正人員檔案不得外借。有關(guān)單位或者個(gè)人需要查閱檔案或摘抄、復(fù)印材料的，應(yīng)當(dāng)持單位介紹信和本人有效證件，經(jīng)縣（市、區(qū)）司法局分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)印的檔案材料需加蓋縣（市、區(qū)）司法局檔案保管部門的印章方為有效。

第二十二條 縣（市、區(qū)）司法局應(yīng)當(dāng)對解除矯正的未成年社區(qū)矯正人員的紙質(zhì)檔案、電子檔案予以封存。第二十三條

司法所應(yīng)當(dāng)在社區(qū)矯正人員解除或者終止社區(qū)矯正之日起一個(gè)月以內(nèi)，將整理完畢的工作檔案及執(zhí)行檔案副本移送縣（市、區(qū)）司法局。

第二十四條

社區(qū)矯正人員檔案保管期限為100年，保管期限從解除或者終止社區(qū)矯正當(dāng)年算起。

第二十五條

縣（市、區(qū)）司法局應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際工作情況，按照有關(guān)鑒定銷毀的規(guī)定，銷毀執(zhí)行檔案副本。

第二十六條

縣（市、區(qū)）司法局應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定向同級國家綜合館移交社區(qū)矯正人員檔案。

第五章

附

則

第二十七條

本辦法由省司法廳負(fù)責(zé)解釋。第二十八條

本辦法自頒布之日起施行。

第四篇：檔案管理辦法

會簽日期：2016-8-12

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東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；

（2）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)檔案提供使用服務(wù)；

（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實(shí)物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。

第四條 歸檔時(shí)間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時(shí)累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。

（二）項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財(cái)務(wù)類及人事類檔案由財(cái)務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)記錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。

第十一條 對公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個(gè)等級。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機(jī)密文件；四級為普通文件

（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

（二）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。

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（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。

（四）本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于機(jī)密文件，其等級劃分為三級。

（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。

第十四條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機(jī)密堅(jiān)決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對交接清單。

第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對摘抄內(nèi)容。

第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

第十九條 公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。

第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機(jī)密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫《檔

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案借閱申請表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借。

第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無誤，及時(shí)入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時(shí)報(bào)告。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

第三十二條 要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。

第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

第三十五條 認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

第三十七條 每年定期對室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過檔案價(jià)值鑒定，無保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

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第三十九條 銷毀時(shí)必須填寫《檔案銷毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

第四十條 嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。

公司檔案分類試行規(guī)則

1、圖紙

1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3、實(shí)物

3.01獎(jiǎng)牌（杯、匾等）3.02證書（資質(zhì)等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗(yàn)報(bào)告

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第五篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強(qiáng)xx公司及所屬公司檔案的管理，進(jìn)一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團(tuán)本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團(tuán)所屬公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。

第四條

集團(tuán)本部辦公室配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)集團(tuán)本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條

集團(tuán)所屬公司要配備相應(yīng)的專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實(shí)施工作。

第六條

集團(tuán)本部及所屬公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級保存。集團(tuán)本部屬于公司存檔的檔案由集團(tuán)專職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經(jīng)辦部室或個(gè)人分散保存，任何個(gè)人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團(tuán)本部及所屬公司自籌建以來各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實(shí)物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團(tuán)及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團(tuán)及所屬公司和派出機(jī)構(gòu)上報(bào)的文件材料；

（三）集團(tuán)及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團(tuán)及所屬公司參與的合作項(xiàng)目按要求提交的文件材料；

（五）集團(tuán)及所屬公司外購設(shè)備所帶來的文件材料；

（六）集團(tuán)及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第九條

集團(tuán)本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標(biāo)明的保管期限由責(zé)任部門負(fù)責(zé)保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷毀。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計(jì)劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負(fù)責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第十一條 歸檔時(shí)間

（一）集團(tuán)本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；

（2）部門形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項(xiàng)目結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)歸檔；

（3）上級批復(fù)、股權(quán)類、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)及等重要文件隨時(shí)歸檔；

（4）黨群類文件應(yīng)于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時(shí)歸檔。

（二）會計(jì)檔案應(yīng)由本單位財(cái)務(wù)部門按照《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項(xiàng)目檔案或市政檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的可按工程進(jìn)度分階段歸檔。

（四）集團(tuán)本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實(shí)體檔案的歸檔與數(shù)字化工作，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報(bào)集團(tuán)備份。集團(tuán)辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進(jìn)行檢查，并通報(bào)結(jié)果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件、每個(gè)事由的文件其內(nèi)容完整無缺，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經(jīng)辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時(shí)保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動(dòng)結(jié)束后隨時(shí)歸檔，但必須附文字說明，其內(nèi)容包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，易于長久保存。

（六）電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時(shí)歸檔。

（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體同時(shí)歸檔，即電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時(shí)，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動(dòng)硬盤）上進(jìn)行脫機(jī)載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門或個(gè)人應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團(tuán)本部文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進(jìn)行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。

第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時(shí)要符合消防及溫、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。

第六章

檔案的借閱、開發(fā)和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團(tuán)本部人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門文件時(shí)，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時(shí)需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。

文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個(gè)月內(nèi)，可借閱文件原件。超過三個(gè)月時(shí)，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。

以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見并報(bào)總經(jīng)理和董事長批準(zhǔn)后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時(shí)，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時(shí)間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監(jiān)事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負(fù)責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護(hù)檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任。

（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權(quán)限檢索、查詢，無權(quán)限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫借閱申請，通過審核批準(zhǔn)后查閱。

第十八條 檔案的開發(fā)和利用

系統(tǒng)各公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作，對檔案進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制工程項(xiàng)目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成，對鑒定結(jié)果寫出書面報(bào)告。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管，并在案卷備考表中注明。對應(yīng)銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準(zhǔn)后方可到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。

（三）對保管期滿但沒有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財(cái)務(wù)檔案，要適當(dāng)延長保管期限，待了結(jié)后再銷毀。銷毀會計(jì)檔案須經(jīng)區(qū)財(cái)政局批準(zhǔn)并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊要永久保存。

第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理

第二十一條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息化的管理工作，所屬公司應(yīng)按照集團(tuán)檔案信息化的統(tǒng)一安排，逐步實(shí)現(xiàn)各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術(shù)支持與安全運(yùn)行維護(hù)。

第二十三條 集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)具體實(shí)施的各項(xiàng)工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)劃分集團(tuán)本部人員的使用權(quán)限并進(jìn)行授權(quán);

（二）在集團(tuán)信息技術(shù)部的配合下，負(fù)責(zé)系統(tǒng)所屬公司用戶組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理；

（三）負(fù)責(zé)定期收集各功能模塊的使用意見及改進(jìn)需求，及時(shí)反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級工作；

（四）負(fù)責(zé)督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實(shí)施，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報(bào)備份工作。

第二十四條 所屬公司應(yīng)指定專門部門（或?qū)Ｈ耍┴?fù)責(zé)本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)按照集團(tuán)的統(tǒng)一安排與部署，組織實(shí)施與推進(jìn)本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運(yùn)行工作；

（二）負(fù)責(zé)本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲以及數(shù)據(jù)備份，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作；

（三）負(fù)責(zé)對本公司電子檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督與檢查。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時(shí)要履行借閱手續(xù)，填寫《文件資料借閱申請單》。

（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時(shí)需履行以下審批手續(xù)：

1.集團(tuán)本部人員借閱時(shí)，由借閱人、借閱部門經(jīng)理及借閱部門主管經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)存檔部門經(jīng)理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。

2.外單位借閱時(shí)，須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《文件資料借閱申請單》，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。

（二）對于企業(yè)章程、股東會、董事會、黨委會、公司級各種會議紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及公司各種戰(zhàn)略研究報(bào)告、各種投資決策、各種經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質(zhì)文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質(zhì)文件。如果需要開發(fā)利用或會議使用，只能使用文件復(fù)印件，文件全文不對外借閱或發(fā)放（會議文件可向主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放，會議結(jié)束要收回；研討會只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復(fù)印件）。

第十章 被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)

檔案的管理

第二十八條 管理職責(zé)

（一）集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)對被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)應(yīng)指定專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實(shí)施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級公司負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。

（二）合并企業(yè)，即一個(gè)公司并入另一個(gè)公司或幾個(gè)公司合并重組為一個(gè)新公司的，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍

應(yīng)歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼本、稅務(wù)登記證等憑證類文件；

（二）企業(yè)章程、股東會、董事會、經(jīng)理辦公會紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等決策性文件；

（三）實(shí)施方案、主管部門意見、請示、報(bào)告及上級審批文件、資產(chǎn)評估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、合同、協(xié)議等資產(chǎn)類文件；

（四）職工安置方案、安置協(xié)議、公證書、花名冊等材料；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據(jù)文件、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件；

（七）其它具有保存價(jià)值的文件材料。

第三十一條 歸檔時(shí)間、內(nèi)容與要求

（一）歸檔時(shí)間

清算、轉(zhuǎn)讓、撤銷程序全部完成后，應(yīng)歸檔的文件要在三個(gè)月內(nèi)完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業(yè)文件材料的收集整理應(yīng)與企業(yè)合并的實(shí)施進(jìn)程同步進(jìn)行，并在企業(yè)完成合并的一個(gè)月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內(nèi)容

1.集團(tuán)所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應(yīng)按第三十條規(guī)定全部上交；

2.集團(tuán)所屬參股企業(yè)被清算或集團(tuán)參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時(shí)，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會或董事會文件；

3.集團(tuán)所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團(tuán)的，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應(yīng)將股東會、董事會、經(jīng)理辦公會紀(jì)要、投資決策、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、歷史變更及重要的財(cái)務(wù)文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業(yè)。

（三）歸檔要求

1.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應(yīng)依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行；

2.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的上一級公司檔案部門接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進(jìn)行移交；

3.向系統(tǒng)外移交檔案時(shí)，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準(zhǔn)后方可對外移交，并辦理移交手續(xù)。

第三十二條 集團(tuán)及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調(diào)閱。如特殊情況需調(diào)閱時(shí)，必須填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見后，報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理同意，方可調(diào)閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。