第一篇：保密管理工作在檔案利用中的重要性探討

保密管理工作在檔案利用中的重要性探討 來源：無憂指紋膜 http://51zwm.net

摘要：機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。關鍵詞：檔案；保密；利用

周所眾知，隨著我國經濟的發展，檔案工作越來越受到重視，檔案工作是一項機密性、嚴謹性的科學管理工作，檔案人員必須提高警惕，嚴守黨和國家、單位的機密，這是最基本的職業操守。檔案人員必須在工作中樹立良好的保密意識和養成良好的保密習慣，這就必須遵循道德規范和應具有的道德品質，遵守應遵守的職業規則，不該說的絕對不說，不該看的絕對不看，不得透露的絕對不透露，不準記錄的絕對不記錄，正確處理好開放利用與保密的關系，堅決杜絕失密、泄密等現象的發生。下面就檔案利用過程中的保密工作淺談幾點看法：

一、檔案庫房管理是檔案保密的重點

從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建。但從目前調查了解的情況看，有相當多的單位不具備這樣的條件，往往為了取閱方便將檔案庫房設在辦公樓內，距離自己辦公室較近的房間。應該注意到的是，不是任何一間房間都可以用作檔案庫房的。這是因為：一是從檔案保密的角度來看，不宜將檔案庫房設在機關辦公樓的最底層或最高層，防止受潮；并且檔案庫房還必須做到“八防”，即防火、防盜、防塵、防高溫、防光、防蟲鼠、防潮、防水等設施。二是檔案庫房應盡量與辦

公室分開，檔案室與閱覽室分開。防止人多雜多，發生泄密事件。三是檔案庫房內嚴禁吸煙，嚴禁堆放易燃、易爆物品，出入檔案庫房要隨手關門，下班前要認真檢查，關好門窗，切斷電源。四是檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案完整安全的基本保障。

二、檔案的管理和保密

檔案是黨和國家、單位的核心秘密，它關系到黨和國家、單位的安全，關系到國家、單位的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗，關系到社會主義現代化建設的進程。因此，為確保國家、單位核心秘密的安全，必須管理好檔案。

1.檔案應分絕密檔案和非絕密檔案，應分別保管。要設專門保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2.提高檔案管理人員的素質。作為絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且還要進一步防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。隨著我國對外開放的不斷深入和現代科技手段的不斷進步，竊密與反竊密的斗爭會更加尖銳，由于檔案管理人員經常接觸黨和國家的大量秘密，而這些秘密將隨著檔案管理人員的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守黨和國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

3.加強檔案的日常管理。檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理：一是必須經指定領導人審批；二是檔案管理人員認真履行登記、簽字等手續，任何人無權擅自調閱；三

是檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

三、正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。

機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

四、做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

1.做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利

弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

2.做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”“、機密”“、秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

3.做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：（1）提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。（2）建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。（3）編制檢索工具。（4）準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。

用創新的精神指導新時期的檔案工作，要有新思路、新方法，研究在檔案開放利用和安全保密工作中出現的新問題、新特點、新要求。加強監管、完善監督機制，加大執法力度。凡發現有違反檔案、保密等法律法規的要堅決依法處理，從而達到檔案利用和保密互為保障的辯證統一，并使檔案在利用中延續生命，煥發活力，促進檔案工作更好更快地開展。

第二篇：淺談檔案管理工作的重要性

淺談檔案管理工作的重要性

摘 要：企業檔案管理工作是企業管理工作中的重要部分之一，它記錄著企業的發展歷程，也是企業文化內涵的一種承載。隨著我國改革開放的不斷深入，企業檔案工作也越發受重視。雖然如此，可在實際的檔案管理工作中還是存在著許多的問題與不足，這些問題給企業的發展帶來許多的不利影響，因此就需要對企業檔案工作進行深入的研究，針對出現的各種問題進行有針對性解決，在實際工作中用創新的理念去改善檔案管理工作，使其能夠更加成熟完善，為企業的發展做出貢獻。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 重要性 策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）03（b）-0166-02

檔案管理工作不但記錄著企業的發展，同時也是一個職工的工作經歷的記錄，無論是單位還是個人檔案都是很重要的。一般來說，檔案管理工作算是企業人力資源管理的工作范疇，它詳細記錄著一個職工從初到單位到最后從工作崗位上退下來的所有歷程，也是人的人生狀態的真實寫照，在這個過程中我們可以了解到其在企業發展中都發揮著怎樣的作用。而對于企業來說，檔案管理工作不僅能記錄職工的發展情況，同時也是對企業的發展進行真實的記錄，它保存下了企業每個階段的發展狀態，也為企業的未來發展提供著參考資料，在企業的人事管理上也是很有益處的。既然如此，我們就更應該對檔案管理工作進行詳細的研究，了解其重要性，也為管理層提供更多的幫助。檔案管理作用

檔案既是歷史的記錄者同時也是未來的指引者，相關人員通過對檔案的查閱可以對企業未來的發展做出科學的規劃，因此檔案管理工作是具有重要意義的。

1.1 行政管理作用

檔案管理也是行政管理工作的一部分，它為企業的各項規章制度的制定提供了管理的參考依據，況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據。

1.2 項目運營作用

檔案詳細真實地記錄著企業的各種業務往來，它是有憑證和參考作用的。這種業務記錄為企業的管理提供了各種管理數據，各種項目上的檔案整理會給整個企業的運營提供了促進的作用，也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。

1.3 企業文化作用

檔案是與企業文化息息相關的，它是企業文化的重要組成部分，它見證著企業的發展歷程，為企業的發展做好記錄；同時它也是企業精神文化與價值觀的一種體現，記錄著企業的各種文化氛圍，一張張真實的照片，一段段真實的影像，都是企業真實的回憶，也是企業員工的珍貴經歷，它凝聚著企業的向心力，因此它在企業文化中有著無可取代的作用。

1.4 法律咨詢作用

檔案的真實性決定了它是證據提供的有力數據，它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業務活動，是最真實的反映者，它能保護企業與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責任更加明確，減少不必要的糾紛。

1.5 培訓作用

檔案其實也是一種教育資源，它在企業對員工進行培訓時可以用作教材與參考資料，只因它是真實的記錄和反映，它對比其他的資料來說更加具有說服力，也更能讓人信服，尤其是其中記錄的真實案例。檔案管理工作中存在的相關問題

2.1 檔案管理人員缺乏責任心

檔案管理工作人員缺乏責任心重要體現在兩個方面：其一，是不重視檔案管理工作，在實際工作中，只關注檔案的保存工作，忽視了對檔案的分類、管理以及整理工作，使得檔案的管理十分混亂，無章可循，在這種情況下，一旦管理層或相關人員需要查閱答案時，不能及時找出相關檔案，降低了檔案查閱的效率。其二，管理層對檔案管理工作的忽視，使得檔案管理工作崗位上人員，缺乏專業的檔案管理知識，無法開展良好的檔案管理工作。

2.2 乏檔案管理工作規范

檔案管理工作人員在檔案管理工作中，沒有依照相關的規范與標準進行，忽視檔案管理中立卷與歸檔工作的規范性，使得歸檔與格式無法統一，最終出現分類不準確、不恰當的標題草擬等情況。

2.3 檔案收集的問題

檔案管理中需要保證檔案內容的全面性，這就需要所有部門上交相關的檔案信息，而有的部門為了方便自身使用檔案，就少上交檔案，使得部分的檔案信息無法進行全面的收集。比如，有的工作人員要出國考察，其檔案資料以及成果只能被相關工作人員了解，而檔案中卻沒有涉及，使得檔案信息出現缺失。

2.4 檔案的編研與鑒定問題

目前，管理層與相關工作人員忽視檔案管理工作的現象是十分常見的，一些檔案資料也會出現嚴重的管理問題，這就是因為對檔案信息資料缺乏編研工作。而且，一些管理層與工作人員為了節省精力，就忽視對歸檔檔案材料進行鑒定，或者是材料鑒定工作較為龐雜或簡單化。還有一些檔案管理人員過于小心，留下較多沒有用的材料，使得管理強度增加，也占用了大量的空間。加強檔案管理工作的措施

3.1 加強檔案管理工作人員的培訓

首先，檔案管理的領導層，要重視檔案管理工作，在人力、物力上支持檔案管理工作，自上而下地讓檔案管理工作人員重視檔案管理工作?？梢越M織檔案管理工作人員學習《檔案法》，使得其檔案管理能力不斷提升。其次，可以制定一些獎懲制度，鼓勵檔案管理人員對工作的積極性，也能有效避免檔案管理人員懶散、懈怠的工作狀態，進而促使檔案工作的質量與效率得到提高。

3.2 做好檔案收集工作

檔案管理需要做好檔案收集工作，這樣才能保證檔案內容的全面性與廣泛性。管理層可以做好檔案管理的收集工作，提高檔案管理者的收集意識，以及檔案所有者的提交檔案的意識，保證檔案管理人員能及時進行檔案的歸檔與分類工作。

3.3 做好檔案價值鑒定工作

檔案價值的鑒定工作主要指在龐雜的檔案資料中選擇一些有保存價值的內容，進而實施分類與歸檔工作，這就需要檔案管理人員具備扎實的專業知識，才能辨別出檔案的各種檔案資料的價值，能分析出檔案的歷史價值與全面性價值，最終決定對資料進行存檔。

3.4 利用現代化技術手段

近年來，計算機網絡技術的快速發展，檔案管理工作中也可以加入網絡技術，使得檔案管理工作能更加全面、更高效地進行。不可否認的是，信息技術已經成為人們生活中不可或缺的一部分，因此，要在檔案管理中利用現代化技術手段，結合計算機技術的管理，使檔案管理工作效率得到較大的提升。而且在?n案管理工作中，結合網絡技術能最大化呈現出檔案管理的社會價值。結語

隨著時代的進步，檔案管理工作不僅僅只是作為信息的記錄載體，而是應該加強對其的應用。管理層及相關工作人員要想提高經濟效益，提升單位的市場競爭力，就必須通過檔案管理進行資源的整合和戰略的規劃。文章通過闡述檔案管理的重要性及存在問題，提出檔案管理有效措施，供參考借鑒。

參考文獻

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第三篇：論“保密”在檔案工作中的重要性

論如何在在檔案工作中“保密”

檔案保密工作是一項政治性、全局性和戰略性的工作。由其是在2010年10月1日起實施《保密法》以來，檔案部門與檔案工作人員需依照新《保密法》的規定重新審視檔案工作中的保密工作。檔案保密工作面臨新形勢、新情況，保密工作如何更好的為檔案服務，在保守國家秘密與信息資源的合理利用中尋找契合點，成為檔案保密工作中的重中之重。

一、檔案保管過程中的保密工作 

（一）檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點。

檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。做到庫房與辦公室、閱覽室分開。檔案庫房應制定嚴格的庫房管理制度，指定專人負責管理，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（二）絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗，關系到四化建設的進程。因此絕密檔案應與非絕密檔案分別 保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

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（三）涉密檔案人員的管理與職責

提高涉密檔案管理人員的素質，檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。涉密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。涉密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。確保檔案的安全，為檔案保密工作提供物質基礎。

（四）檔案涉密情況的變化

檔案在保管過程中，其密級是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的?；咀兓巧堋⒔得?、解密。其中升密是極少數的，也是暫時的；大多數多為降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化，原來的密級文件指導作用與現在工作不相適應，已失去了指導作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級自然消除了；三是保密時限的變化，已存檔案涉密文件，只標有密級而沒有保密時限，多數都是超期服役，因此應依據檔案涉密內容的變化掌握劃密標準，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。

二、檔案利用過程中的保密工作

（一）正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。隨著經濟體制改革與對外開放帶來的國際環境改變、社會結構變遷、價值觀念沖擊與信息普及等無一不對國家的保密工作帶來嚴峻的挑戰;同時,政務信息公開、保障公民知情權的呼聲也日益高漲。但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用的現象。因此檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

（三）進一步做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

１、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一 項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

２、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過去，許多檔案館，對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循保密法的有關規定，即：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位 或者其上級機關應當及時解密?！保煛吨腥A人民共和國保守國家秘密法》第１６條。這也就是說，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。

３、做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：一是提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。二是建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。三是編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。四是準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。綜上所述，檔案工作的保密必能更加充分發揮作用，為我國檔案事業的發展寫下濃重的一筆!

第四篇：婚姻登記檔案利用保密協議

婚姻登記檔案利用保密協議

甲方： 縣民政局 乙方： 縣計劃生育局

乙方因計生統計信息工作上的需要，利用甲方婚姻登記檔案。因婚姻登記檔案是婚姻登記機關辦理公民婚姻登記的原始憑證和歷史記錄，事關婚姻登記機關的依法行政管理能力和婚姻當事人個人隱私，為確?；橐龅怯洐n案的安全，根據《中華人民共和國檔案法》、《婚姻登記檔案管理辦法》和檔案管理制度的規定，甲、乙雙方就涉及婚姻登記檔案利用和保密的有關事項簽訂如下協議：

一、本協議所稱的保密資料是指甲方向乙方提供的《婚姻登記基本信息表》。

二、甲方根據乙方提出的公函內容中所列的需利用具體內容制定《婚姻登記基本信息表》，并于每月月初向乙方提供上個月的《婚姻登記基本信息表》。

二、乙方收到保密資料后，必須由主管領導確定本單位知悉該保密資料信息人員的范圍（以下簡稱相關人員），并確定管理負責人。任何人不得擅自擴大該信息的知悉范圍。

三、乙方相關人員閱讀和使用保密資料，應當在符合保密要求的辦公場所進行；確需在辦公場所以外閱讀和使用保密資料的，應當經乙方主管領導批準，并遵守有關保密規定。

第五篇：關于建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作

關于建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作

【摘要】隨著我國經濟的飛速發展，工程建設規模也在不斷擴大，建筑工程檔案也隨之日益顯現出其在基本建設中的地位和作用。文章通過分析加強建筑工程檔案管理的重要性，提出了如何開展建筑工程檔案管理工作。

檔案管理加強建筑工程檔案管理的重要性工程檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄．是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力。通過對它的管理、編研、開發和利用．必將轉化為直接的生產力，推動城市建設發展，為社會創造更多的財富。

隨著經濟建設和城市快速發展，建筑工程越來越多，對加快城市建設、改善人民生活、促進經濟發展有著十分重要的意義。在工程建設過程中會形成各種各樣的文檔材料、有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維護檢修記錄等。這些文檔材料全面反映了建筑工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，認真做好工程檔案管理工作是非常重要的。（1）加強對檔案工作的集中統一管理、是建筑工程檔案齊全、完整、規范的重要保證：（2）工程檔案是積累城市建設經驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產物；（3）工程檔案是進行城市規劃工作的基礎；（4）工程檔案是城市建設和管理的重要依據；（5）工程檔案是城市一切建筑物、構筑物維修、改擴建的依據，是提高城市建設經濟效益的最佳途徑；（6）工程檔案是城市防災、挽災、減災和戰爭破壞后恢復重建的重要依據。

另外，建設工程檔案對防范自然災害的破壞及破壞后的恢復建設都有著不可替代的作用，更是預防自然災害、減少損失的重要手段之一：建筑工程檔案是工程建沒過程中的真實記錄，客觀記錄和反映工程各個環節的內在聯系和本質規律，對工程后期檢測、維修、改建、擴建、拆除和其他工程建設具有指導利用、借鑒參考及工程科學技術研究等有著重要的作用：（1）建筑工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯系，工程的使用管理始終離不開檔案的支持；（2）建筑工程檔案不僅對本身工程有指導利用作用，而且對其他同類工程設計建設有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復多次利用，是工程檔案活力和價值的體現；（3）促進了建筑工程科學技術的研究發展。

加強建筑工程檔案的管理工作．1深入現場，做好對建筑工程檔案的服務工作建筑工程建設項目是城市經濟發展和社會進步的重要基礎設施，也是發揮城市多功能作用的關鍵，它關系到國計民生，又體現著城市的現代化水平。因此它是城市規劃、建設、管理的重要依據。所以，要在主動做好對建筑工程業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠的工程，不但深入現場進行業務指導，而且還與建設單位就工程的有關特殊事項進行現場勘查，了解工程的實際情況．在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現場指導、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務工作，創出了重點工程服務的新路子，得到建設單位的好評。

重視工程檔案管理工作，提高檔案管理水平建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤服務于工程，特別是在項目建設初期．遵循項目建設和檔案形成的規律，工程檔案管理人員應盡早加入工程，對項目檔案工作進行統籌規劃，盡早收集。有些建筑公司，對工程建設中的檔案管理不太重視，到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。而且，一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內業資料分散于工程技術科、試驗室、合同管理等部門，工程后期人員繼續撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續不完備，需要施工單位或監理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間。鑒于上述原因，應在工程建設中加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質，對各專職或兼職檔案管理人員進行大量培訓．理解建筑工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。

現代化的城市建設離不開現代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質的管理人員，這就要求對內，工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精．并取得相應的管理資質、持證上崗；對外定期舉辦工程檔案工作的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。實踐證明，集中業務培訓是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣，能大大提高建設單位和施工技術人員的業務素質和對工程檔案的管理能力，對我市工程檔案的標準化、規范化起到了積極的促進作用。同時，按照我們檔案整理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化作了詳細的講解。使大家對檔案內容提前了解，在工作中有的放矢，注意積累資料。這種培訓將檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有一個切實的保障。

有效利用計算機資源．建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（單位）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號：對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成的編號。

工程竣工驗收備案工作是工程建設項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設行政主管部門日后管理工程的重要依據，而且工程備案和工程檔案管理的性質和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結合起來．委托各級城建檔案管理機構管理．對深化建設工程管理體制．規范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長期有效的監督機制是十分必要的。

結語綜上所述．建筑工程檔案管理工作在工程建設中發揮著重要的作用，也是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一，因此．認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。但是做好此項工作遠非幾個人就能完成．而是要靠各責任主體及相關人員的共同重視。我們應制定一些具體的措施，嚴格落實 關的法律規章制度，確保建筑工程檔案管理步人良性循環的軌道。