第一篇：巴公所以規范檔案管理為龍頭

巴公所以規范檔案管理為龍頭

推動派出所正規化建設

為加強派出所檔案工作的管理，提高檔案工作科學化、規范化和現代化管理水平，巴公所在所內任務繁重的前提下，堅持以規范檔案管理為龍頭，多措并舉，經過近兩個月的積極籌備和努力工作，截至目前，該所檔案升級的前期準備工作已達到既定目標。

一是強化檔案管理員的業務素質。在上級業務部門指導和協助下，派專人到局先進檔案室參觀學習，同時邀請市、縣檔案主管部門的業務專家上門指導，增強檔案管理員的檔案管理知識和水平，做到分類清楚、組卷合理、整齊規范、裝訂整齊、美觀結實、開發利用效果較好的目標。

二是建立健全檔案管理制度，使檔案管理更加制度化、規范化。該所在縣局下發各類檔案管理實施辦法和各項檔案管理制度的基礎上，結合我所檔案管理工作實際，制定了《文書檔案管理辦法》、《聲像檔案管理辦法》、《實物檔案管理辦法》等共5項制度匯編。

三是強化檔案整理，對各類檔案、資料進行重新拆卷、分類、錄入索引、掃描、裝訂、組卷、上架。在文書檔案的整理過程中，我所對2000年以來產生的5800余份文書檔案中的具有保存價值的材料，進行逐件進行了拆解，重新分類，對文件保存價值進行了多方面分析確認；對于紙張破損的積極采取補救措施，對過去行文用紙、筆不規范的重新復印，在全所下發通知重申用紙用筆的規定和要求，從而保證了歸檔文件的質量。

四是加強檔案資料的編研工作。我所充分利用庫藏檔案，續編了1999年至2010年的《大事記》、《檔案利用實例匯編》、《組織沿革》、《基礎數字匯編》等5種編研材料，全面、真實、客觀地再現了公安工作。

五是加強檔案管理的硬件設施投入。按照檔案晉升標準，我所又購置、更新了照相機、攝像機、復印機、掃描儀待檔案專用設備，同時投資8000元安裝了檔案專用軟件，對庫藏檔案進行逐年度錄入，實行檔案工作微機化管理。

第二篇：檔案管理規范

檔案管理規范

1.目的

為了有效的保護和利用檔案，充分發揮公司歷史資料的作用，規范公司檔案管理，特制定本制度。2.適用范圍

DXC集團有限公司及下屬各控股子公司。3.定義： 4.職責： 4.1.綜合管理部

4.1.1.負責收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的所有文書檔案。4.1.2.負責對檔案的借閱進行審批、登記管理。

4.1.3.負責檔案銷毀申請的提出及審批后的檔案銷毀執行。4.2.集團各職能部門及各子公司

4.2.1.負責收集、整理、立卷、鑒定、保管與本部門/子公司業務有關的所有文書檔案。

4.2.2.負責對與本部門/子公司業務有關的文書檔案銷毀申請的審核。4.2.3.負責在本部門/子公司階段業務結束后將有關重要文書檔案移交集團綜合管理部。5.程序和內容：

5.1.檔案立卷范圍

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程類文件。5.1.3.公司管理規章制度。5.1.4.重要會議記錄、會議紀要。5.1.5.經營計劃、工作總結；

5.1.6.意向書、合同、協議、立項報告及可行性報告。5.1.7.重要的來往信函。

5.1.8.一切與公司業務、技術、項目有關的資料。5.2.檔案立卷要求：

5.2.1.各部門立卷要求 5.2.1.1.凡是各部門在業務活動中所形成的、具有查考利用價值的文字材料及音像資料均屬歸檔范圍，不得由部門或個人分散保存，必須由業務部門整理后，定期交給綜合管理部集中管理保存。5.2.1.2.各項業務一旦結束，其有關該項業務往來的一切材料、函件都應移交綜合管理部正式存檔（所簽合同、協議、意向書、委托書需在簽訂后立即交到綜合管理部存檔），業務部門如有需要，可建立復印件的業務檔案，以便工作。5.2.1.3.業務部門形成的文件應由本部門指定的專人保管。

5.2.1.4.業務部門文件保管人員有責任將本部門形成的文件收集齊全，并對文件材料進行初步分類整理、打出文件目錄。目錄中應包括文件名稱、摘要、形成時間、頁數、份數、備注（注明是原件或復印件）。5.2.1.5.財務部獨立管理會計檔案---憑證、賬薄、財務報表類、借款、貸款合同（注：財務部只留一份原件，其余原件交綜合管理部保管；如原件只一份，財務部留復印件。）

5.2.2.綜合管理部立卷要求： 5.2.2.1.立卷的文件材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和立卷要求特征及文件內容進行立卷。5.2.2.2.5.2.2.3.5.2.2.4.在一個卷內要按問題或文件形成的時間，系統排列。擬訂案卷標題要簡明、準確。

整理好的案卷要確定案卷的保管期限。文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。專門檔案另有保管期限和銷毀規定的按有關規定執行。

5.2.2.4.1.永久保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.1.1.5.2.2.4.1.2.5.2.2.4.1.3.5.2.2.4.1.4.公司制定的規章制度類文件材料。

公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。公司職能活動中形成的重要業務文件材料。

公司關于重要問題的請示與上級主管部門的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等。

5.2.2.4.1.5.5.2.2.4.1.6.文件材料。5.2.2.4.1.7.5.2.2.4.1.8.文件材料。公司機構演變、人事任免等文件材料。

公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性上級主管部門制發的屬于公司經營業務的重要文件材料。下屬機構關于重要業務問題的來函、請示與公司的復函、批復等5.2.2.4.2.定期保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.2.1.5.2.2.4.2.2.5.2.2.4.2.3.5.2.2.4.2.4.5.2.2.4.2.5.公司職能活動中形成的一般性業務文件材料。

公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

公司一般性事務管理文件材料。

公司關于一般性問題的請示與上級主管部門的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等。5.2.2.4.2.6.5.2.2.4.2.7.5.2.2.4.2.8.上級主管部門制發的屬于公司經營業務的一般性文件材料。

上級主管部門制發的非公司經營業務但要貫徹執行的文件材料。下屬機構關于一般性業務問題的來函、請示與公司的復函、批復等文件材料。5.2.2.4.2.9.下屬機構報送的或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

5.2.2.5.5.2.2.6.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表。

全部案卷組成后，要對案卷統一排列編寫文檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。5.2.2.7.原則上每年年終做一次歸檔立卷工作，將當年所形成的公司所有文件按上述要求進行統一整理。5.3.檔案存檔程序

5.3.1.集團各部門/項目公司及其他子公司各部門對于需要在集團進行歸檔的資料進行整理，提交集團綜合管理部，并提出存期建議。

5.3.2.集團綜合管理部收集歸檔資料，審核歸檔資料及手續的完備性。5.3.3.集團綜合管理部根據資料的性質、存檔單位建議的存期，對資料進行分類立卷、存檔，做好存檔登記（附表1）。5.4.檔案借閱

5.4.1.需要借閱檔案的部門或個人需首先提出借閱/復印需求，填寫《檔案借閱/復印審批單》（附表2），經部門負責人同意后報總公司綜合管理部。5.4.2.總公司綜合管理部匯總各單位的檔案借閱/復印需求，報綜合管理部負責人審批。

5.4.3.審批通過后，綜合管理部要對借閱/復印的檔案進行登記（附表3），并要求借閱人簽字。

5.4.4.借閱檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，未經批準不得復印。

5.4.5.對于需要復印的資料，由集團綜合管理部負責將資料復印并下發給借閱人/承辦人。

5.4.6.如不需復印，借閱人可在檔案室查閱資料。

5.4.7.對于需要歸還的檔案資料，綜合管理部要登記明確的歸還日期，借閱人需要在期限內歸還資料，綜合管理部負責在檔案到期前催還。5.4.8.檔案資料歸還后，集團綜合管理部登記銷帳。5.5.檔案銷毀

5.5.1.對于多余的檔案資料以及超出保管期限的檔案資料，總公司綜合管理部定期進行整理，并提出銷毀申請（附表4：《文件資料銷毀請示》）。

5.5.2.銷毀申請經資料存檔提交部門進行審核，對是否銷毀或延長保管期限提出建議，并提交分管副總裁審核，總裁審批。

5.5.3.對審批未通過的檔案，由總公司綜合管理部延長保管期限，并辦理相關手續。

5.5.4.審批通過的檔案，總公司綜合管理部造具清冊，由檔案交存部門負責人和總公司綜合管理部負責人現場監督，對檔案進行銷毀。

5.5.5.檔案銷毀后，由見證人在《檔案銷毀證明書》（附表5）上簽字確認。6.支持性文件：無 7.相關記錄： 7.1.7.2.《檔案保管登記臺帳》 《檔案借閱/復印審批單》

7.3.《檔案借閱/復印登記臺賬》

7.4.《文件資料銷毀請示》 7.5《檔案銷毀證明書》

檔案管理流程總部各部門/項目公司及其他子公司各部門A提交歸檔文件資料及存期建議總部綜合管理部B收集各種歸檔資料并審核資料完備性總部分管副總C總裁D根據保管期限、類別分類立卷、歸檔存檔存檔提出借閱需求經部門負責人審批匯總借閱/復印資料需求N綜合管理部經理審批Y結束借閱/復印登記Y是否需要復印NY是否需要歸還復印資料發放給承辦人N查閱人在檔案室查閱資料檔案借閱借閱人使用后歸還資料歸還登記結束多余存檔資料超出保管期檔案資料提出銷毀或延期保管建議檔案資料整理并提出銷毀申請匯總形成銷毀文件資料清單N延長檔案保管期并辦理相關手續造具清冊提出銷毀報告N審核Y審批YN審批檔案銷毀結束銷毀檔案Y

第三篇：供應商檔案管理規范

供應商檔案管理規范

1、目的

為促進采購信息管理的規范性和ERP信息管理的安全性，制定本規范。

2、范圍

本規定適用于供應商信息及ERP相關采購業務執行過程的供應商信息管理，是ERP系統中采購業務相關的所有職能部門執行規范之標準。

3、職責

3.1 采購部是供應商信息的歸口管理部門，負責公司所有供應商信息的整理、規范、ERP信息處理。

3.2 各職能部門，需要使用ERP相應采購功能的都需按此規定執行供應商信息管理的相應流程

3.3 公司ERP系統管理員負責相應權限的調整和控制。

4、程序

4.1 采購員需在樣品檢驗合格以后，向供應商檔案管理員提交《供應商檔案表》，由管理員審核后錄入ERP系統中，以供采購業務執行過程的使用，完成供應商信息的新增工作。

4.2 《供應商檔案表》填寫規范：

a.表中分類和供應商編碼由管理員填寫

b.表中供應商簡稱對應ERP系統中信息需填寫全稱，產品名稱、規格需按實際送樣產品進行填寫詳細內容，由相應采購員填寫

c.需填寫聯系人、公司地址、聯系方式，由采購員填寫

d.表中賬戶類型、賬戶名稱、賬號（銀行）、開戶行，必須填寫準確，由采購員填寫。

e.表中付款方式、是否含稅、發展日期、業務員需由采購員與供方確認后填寫，如有修正需及時與管理員溝通修改相應信息。

4.3 供應商信息管理員需在新增供應商信息時確認系統內有無重復，供應商檔案表中內容填寫是否完整，必要時要求提供供應商相應證明文件，確認無誤后方可錄入ERP系統。管理員需在12小時工作時間內完成信息錄入工作。

4.4 供應商信息修改。如因業務需要，需修改供應商相關信息，需由業務員提出申請并填寫《供應商檔案表》填寫相應修改的內容，由部門主管或經理簽字后，交由管理員進行ERP系統內變更。

4.5 供應商信息刪除。如因業務需要，需修改供應商相關信息，需由業務員提出申請并填寫《供應商檔案表》填寫刪除原因和供應商編碼，由部門主管或經理簽字后，交由管理員進行ERP系統內刪除。

5、相關文件

《采購過程控制程序》 《供應商管理規定》

6、相關記錄

《供應商檔案表》

第四篇：會計檔案管理規范

第十三章 會計檔案管理規范

第八十七條 會計檔案的內容：

一、會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記帳憑證、科目日結單、同城票據交換(提出、提入票據匯總)清單、特殊會計處理的各類通知單等。

二、會計帳簿：包括總帳、各種明細帳(分戶帳)、現金收付日記簿和各種登記簿。

三、財務報告：包括會計報表、財務情況說明書、主管部門對財務報告的批復及社會審計的審計報告。

四、其他會計資料：包括會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、開戶申請書、經濟合同、財產清查匯總資料、涉外文件、實行會計電算化的軟件數據資料、程序資料及存儲于磁性介質上的會計數據、程序文件等，均應視同會計檔案一并管理。

五、市商行以各行部為單位建立會計檔案，妥善保管。非獨立核算機構的會計檔案，應由管轄行統一歸檔。

第八十八條 會計檔案立卷

一、會計憑證：

1、業務量大的單位按日裝訂，業務量小的單位夠一冊及時裝訂。每冊按年統一編流水號，卷號與會計憑證冊數編號應一致。

2、每冊憑證背處應注明行、部名稱、所屬、月、日、每冊流水號、保管期限，并及時登記“會計憑證保管登記簿”。

3、會計憑證一經裝訂不得隨意拆封，必須拆封時應經領導批準，并在重新裝訂進做書面記錄。

二、會計帳簿：、1、總帳：按月裝訂。

2、活頁明細帳、登記簿可根據數量按月、季、年裝訂，中間結轉帳頁應妥善保管。其中實收資本、盈余公積、資本公積明細帳因需永久保管應單獨裝訂。

3、各種帳簿的裝訂順序按科目、帳號排列，裝訂成冊的帳頁每冊要按頁加編順序號，每冊帳簿前應加填帳頁目錄。

三、會計報表：

1、日計表按月裝訂，其他報表按年裝訂，年終決算報表單獨裝訂。

2、報表裝訂順序為：財務情況說明書、資產負債表及其附表、損益表及其附表、財務狀況變動表其他附表。

匯總單位報表，每一報表裝訂順序為本單位匯總表，所屬匯總單位報表。

3、裝訂成冊的會計報表應按頁編流水號。

四、其他會計資料均應分別單獨裝訂成冊，編制卷號。

五、裝訂成冊的憑證、帳簿、報表等會計檔案均應在繩結處用紙條加封，由裝訂人員和會計主管人員在加封處蓋章，然后加具封皮，封面按要求填寫齊全并及時登記“會計檔案保管登記簿”。

第八十九條 會計檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類，具體規定如下：

一、永久保管會計檔案：

1、財務會計報告；

2、資本金、股金及股權明細；

3、掛失登記和補發的憑單收據；

4、會計檔案保管登記簿及會計檔案銷毀清冊。

5、機構變動交接清冊；

6、存、貸款開銷戶記錄；

7、有權機關查詢、凍結及扣劃書；

8、帳銷案存記錄

9、銀行認為應永久保管的其他會計資料；

二、保管期限十五年的會計檔案：

1、會計憑證及其附件；

2、總帳、明細分類帳、卡，各種登記簿。

3、會計人員及會計檔案移交清冊；

4、中期財務會計報告；

5、重要單證和重要印章的領發、保管和繳銷記錄；

6、銀行認為應保管15年的其他會計資料；

三、保管期限五年的會計檔案：

1、下級行上報的財務會計報告；

2、聯行往來核算資料；

3、密押表使用、保管記錄；

4、對帳回單；

5、已處置固定資產卡片

6、銀行認為應保管5年的其他會計資料；

四、保管期限三年的會計檔案：

1、日報表；

2、計算機應用系統運行日志；

3、流水帳；

4、不定期報表；

5、銀行認為應保管3年的其他會計資料； 第九十條 歸檔保管：

一、各行部會計部門應指定專人負責會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等工作。

二、當年的會計檔案在終了后，由各行部會計部門填制“會計檔案卷內目錄表”、“卷內備考表”各一份隨會計檔案一同上交檔案室。填寫“會計檔案案卷目錄”、“會計檔案移交清冊”各一式兩份，向檔案室辦理移交手續。點交后雙方簽字，各持一份。移交后接收人、監交人應在檔案保管登記簿中簽章。

三、由計算機打印輸出的憑證、帳簿、報表等會計檔案其保管期限與手工檔案相同。存儲于磁性介質上的會計資料，按要求雙備份、異地保管。

四、嚴格執行安全保密制度，做到防盜、防火、防潮、防蟲。磁性介質還要防光、防熱、防磁。做到妥善保管、存放有序、查找方便。

五、機構變動或檔案管理人員調動時，應當辦理交接手續。第九十一條 會計檔案的借閱：

一、建立會計檔案的借閱。

二、銀行內部調閱會計檔案，應由會計主管人員批準，司法部門及由中國人民銀行認可的部門因特殊需要查閱會計檔案時，須持有縣以上主管部門的正式公函，注明調閱內容，經行長批準方可調閱。與介紹信內容無關的檔案不予提供。調閱期間，檔案管理人員不得離開現場。

三、調閱人可以抄錄、照相、復印或復制，但不得將會計檔案拆封和借出。銀行會計擋案保管部門應對查閱情況進行記錄，并由查閱人簽字確認。

第九十二條 會計檔案的銷毀：

一、各行部會計檔案保管期滿需要銷毀時，應由檔案室提出銷毀意見，會同會計部門共同鑒定，編制“會計檔案銷毀清冊”，以書面形式報商行會計核算部，經行長批準后方可銷毀。

二、經批準銷毀的會計檔案中，屬于未了結的債權、債務原始憑證或其他未了事項的原始資料，銀行不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案機構保管到未了事項完結為止。

三、銷毀時應由本行會計部門、稽核部門、檔案管理部門共同派人現場監銷，并按會計檔案銷毀清冊逐項核對，嚴防散失或發生舞弊。銷毀后由銷毀人員、監銷人員在銷毀清冊上簽章，銷毀清冊一式兩份，一份各行部留存，一份市商行留存，歸檔保管。

第五篇：人事檔案管理規范

人事檔案管理規范

為進一步加強公司人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實現人事檔案管理的規范化、制度化、科學化，根據相關法規，結合公司實際情況，制定本規范。

一、人事檔案管理職責劃分

管理中心負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作，外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事專員負責。

二、人事檔案歸檔范圍

員工錄用登記表、身份證復印件、畢業證和學歷證復印件、其他相關證書復印件、獎懲通報材料、職務任免情況、勞動合同等。

三、人事檔案建立時間及結束時間

1.建立時間：新員工辦理入職后三天內應建立其個人人事檔案。

2.結束時間：員工離職后一個星期內將該員工人事檔案整理好歸入離職員工檔案。

四、人事檔案編號

1、人事檔案編號采取部門編號（附件一）+員工流水號的方式，員工流水號為三位數，以0開頭按順序給出，如001。

2、部門編號與員工流水號用“—”連接，如 A—001

五、人事檔案的保管

1.人事檔案應存放在專門櫥柜，由專人負責保管。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

2.人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

3.檔案應分類編號后存放，編制《人事檔案檢索目錄》（見附件二），以便查找。

六、人事檔案查閱

1.公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，須填寫《檔案查閱申請單》（見附件三）后方可查閱。

2.查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

七、人事檔案材料的轉遞

對檔案管理機構征集員工個人相關檔案材料應積極配合，做好檔案材料的轉遞工作。

1.對轉遞出去的檔案材料應在檔案記錄表上注銷。

2.填寫《轉遞檔案材料通知單》（附件四）。

3.按發文要求包裝、密封。

檔案材料在轉遞中必須遵循保密原則，不能交由本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案核對無誤后，必須在回執上簽字蓋章，且及時退回。