第一篇：財務檔案管理操作規范

財務檔案管理操作規范

總體要求：

一、財務檔案的內容及分類

二、會計憑證的管理

三、賬冊的打印裝訂及存檔

四、檔案歸檔管理

五、電子檔案的管理

六、檔案室的管理

七、檔案的保密制度

八、檔案的借閱

九、檔案的移交及銷毀

檔案管理應當遵循《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及地產《財務檔案管理辦法》。

為實現財務檔案保管整理工作的規范化，便于檔案的管理和利用，依據集團、總部對規范財務基礎工作的相關規定，制定本操作規范。

一、財務檔案的內容及分類

1、憑證類。主要有原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證；

2、賬簿類。主要有總賬、明細賬、日記賬、各類輔助賬簿、其他會計賬簿。

3、報告類。主要有月度、季度、年度會計報告、財務分析及管理報告、專題報告、其他報告；

4、銀行資料；

5、稅務資料；

6、各類合同；

7、財務人事檔案；

8、公司制度文件；

9、其他類：主要有會計移交清冊、會計檔案保管、銷毀清冊、稅務申報資料、各類證照、銀行對賬單、銀行存款余額調節表、財務檔案借閱登記簿、其他財務檔案、其他日常核算和財務管理過程中形成的檔案材料。

二、憑證的管理：

1、票據粘貼、填制、裝訂規范，詳見財務操作指引。

2、附件標準、內容及粘貼順序參照《報銷付款操作規范》。

三、賬冊的打印裝訂及存檔

1、會計賬簿包括總賬、科目余額表、日記賬、明細賬和其他輔助性賬簿。

2、現金日記賬和銀行存款日記賬不得用銀行對賬單或者其他方法代替。

3、會計賬簿必須在年度終了后2個月內打印裝訂。

4、賬簿打印一律用A4紙打印，按照賬務設置的要求打印數量賬、三欄賬、多欄賬、日記賬，且必須打印到最明細級。應當按實際使用的賬頁順序編定連續頁號，不得缺號或重號

5、明細帳只打印末級科目。往來賬有輔助核算的要打印客商輔助核算帳頁。

6、賬簿原則上按“資產、負債、所有者權益、收入、成本費用”分類裝訂，考慮的裝訂成本和裝訂厚度問題，可適當合并裝訂，每冊內封后附賬簿科目目錄。

7、分檔案類別進行按年度匯總裝訂，用藍色皮紋紙做封皮，左側裝訂，封皮打印上“公司名稱、公司LOGO、報告名稱、報告年度”。

8、會計賬簿由封面、賬頁、封底三部分組成，裝訂應符合美觀、牢固、易于保管的原則。每本厚度適中，以不超過3CM為宜。

四、檔案歸檔管理

1、財務檔案歸檔總體要求

1.1歸檔的會計檔案應具有連續性、系統性、綜合性和完整性，必須真實準

1.2歸檔分類及順序，參照總部的《財務檔案歸檔目錄》，詳見附件。1.3歸檔時，各種會計檔案都必須按規定裝訂成冊，按統一規格，內容詳細填寫封面和端面，并將單位、年月、名稱、卷號等全部寫明，不得隨意省略，填寫時要用鋼筆或簽字筆，不得用圓珠筆，鉛筆或紅筆。

1.4會計檔案的封面及檔案文件盒側封，詳見附件，要求統一標準，嚴格執行。要求按照標準順序進行擺放。

1.5財務人員在接收各類檔案前必須進過嚴格審查，審查各檔案要輸是否填寫完整，相關簽字是否齊全，審查合格后與送達方當面共同簽收。

1.6財務人員在接收到各類會計檔案后，必須在當天進行登記歸檔。

2、各類檔案的歸檔要求舉例

2.1每類檔案要求資料齊全、完整，以打開該檔案資料不用翻閱其他資料為標準，以《納稅申報資料檔案》為例，所需檔案資料說明如下： 1）封皮；

2）目錄（若資料較多）； 3）納稅申報表； 4）各稅種稅款計算清單（若有）； 5）稅票、完稅證（若有）、撥款回單（若有）復印件； 6）付款審批單、納稅ＯＡ審批（若有）復印件。2.2裝訂要求

2.2.1分檔案類別按月或按次整理、按年裝訂。2.2.2按月或按次整理時，每月或每次都要有用A4白紙打印的封皮，封皮打印上公司LOGO。2.2.3分檔案類別進行按年度匯總裝訂，用藍色皮紋紙做封皮，左側裝訂，封皮打印上“公司名稱、公司LOGO、檔案名稱、檔案年度”。

2.2.4此類檔案日常進行整理，歸入檔案盒，會計年度結束后統一進行裝訂。2.2.5圖片

3、各類檔案的存檔方式

根據財務檔案的零散程度以及查閱頻度，可采用不同的存檔方式： 3.1訂本式。零散度高、查閱頻度低的文檔，通常采用訂本式存檔，防止散失。適用類型通常有會計憑證、會計賬簿、銀行對賬單、會計報表等。

3.2活頁式.零散度高、查閱頻度高的文檔，通常采用活頁式存檔，裝入、取出方便。適用類型通常有合同、公文、公司制度、臺賬等。

3.3盒裝式。零散度低、查詢頻度低的文檔，通常采用盒裝式存檔。適用類型通常有審計報告、驗資報告、會計檔案保管清冊等。

3.4袋裝式。零散度低、查詢頻度高的文檔，通常采用袋裝式存檔，便于翻閱、查找、抽取。適用類型通常有稅務登記證、開戶許可證等證照類型的檔案。存放同類檔案的檔案袋應裝入檔案盒中存檔。

4、經濟合同檔案管理 4.1 經濟業務合同存檔分類業務分類 編號合同類型備注收入 01 物業管理合同

02 多種經營合同

03 廣告位合同

04 租賃合同支出 05 物管部合同

06 工程部合同

07

企劃部合同

08 行政部合同

09 保險合同 資本性支出合同其他 11 其他合同

4.2 合同接收前的審查

1）使用集團規定的文本，是否未經審批改動集團規范文本，不能使用集團規定文本的，是否經過相關審批；

2）審查公司法律顧問出具的書面意見。

3）經辦人按合同審批意見完善合同文本，確保擬簽文本同審批文本內容一致；

4）合同文本（含附件）超過兩頁（含兩頁）的，必須“騎縫”蓋章，確保每頁均有印痕； 5）合同簽章頁必須含有正文內容，不得單獨成頁； 6）當事人主體名稱與印章是否一致； 7）如有授權代理人，則需查驗是否有授權文件； 8）合同內容是否完整； 9）附件是否完整； 10）簽署時間是否填寫等。4.3 合同歸檔

4.3.1 財務部必須以合同原件歸檔；

4.3.2 按4.1合同類別分類歸集、裝訂、保管合同檔案，合同文本超過一個檔案盒時，在檔案的側封上標注“一、二、三”進行分類；

4.3.3合同補充條款或補充文件，必須同主合同一起保管； 4.3.4直接委托審批資料附在合同后面，招投標合同僅把合同審批OA附后，其他招標資料單獨存放。

4.4采購合同的檔案要求

4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件： 1）合同審批OA； 2）符合制度的直接委托審批表（原件）； 3）《詢價函》（三方比價為所有供方反饋的《詢價函》）（原件）； 4）《三方比價會簽表》（2萬元以上直接委托業務）（原件）； 5）價格及合同談判會議紀要（原件）； 6）擬委托單位的營業執照、資質證書（如有）等文件（復印件加蓋單位公章）； 7）外聘律師審核意見。

4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件： 1）不符合制度的直接委托審批表（原件）； 2）市場調研報告（原件）；

3）擬委托單位原始報價單（蓋章）（原件）； 4）價格及合同談判會議紀要（原件）； 5）擬委托單位的營業執照、資質證書（如有）等文件（復印件加蓋單位公章）； 6）外聘律師審核意見。

4.4.3招投標合同的后附要件： 1）后附合同簽訂審批OA； 2）合同談判記要（原件）； 3）合同審批表（原件）； 4）中標單位調整報價（若有）； 5）律師審核意見書（原件）。4.4.4續簽合同后附要件： 1）合同續簽審批OA； 2）履約評估表（原件）；

3）價格及合同談判會議紀要。

4.5招投標采購檔案管理招投標資料分類單獨存檔： 4.5.1年度招標采購計劃

1）審批OA； 2）年度招標（采購）計劃審批表（各公司）（原件）； 3）年度招標（采購）計劃調整表。4.5.2入圍單位及招標文件審批資料

4.5.2.1無合格供方庫入圍單位及招標文件審批流程附件要求： 1）入圍單位及招標文件審批OA；

2）招標小組成員審批表（原件）； 3）單項招標計劃倒排表；

4）入圍單位評定資料，包括：投標單位推薦表，擬入圍單位基本信息評審標準，投標單位基本信息調查表（加蓋投標單位公章），擬入圍單位評審表，現場考察計劃，現場考察評分表，擬入圍單位現場考察評定表，投標承諾函，入圍單位評定會簽表；

5）入圍單位營業執照及資質證明（加蓋對方印鑒的復印件）包括但不限于：有效的營業執照（復印件加蓋單位公章），稅務登記證（復印件加蓋單位公章），組織機構代碼（復印件加蓋單位公章），有效的企業資質等級證書（復印件加蓋單位公章），企業近三年的財務報表（如有）（復印件加蓋單位印章），企業安全生產許可證（如有）（復印件加蓋單位公章），質量、環境及職業健康安全認證證書（如有）（復印件加蓋單位公章），近三年內所承攬的類似項目業績清單，并附主要項目合同復印件； 6）招標文件會簽表（原件）； 7）招標文件。

4.5.2.2有合格供方庫入圍單位及招標文件審批流程附件要求： 1）入圍單位及招標文件審批OA； 2）招標小組成員審批表（原件）； 3）邀請投標的合格品牌庫名錄； 4）邀請單位投標承諾函（原件）； 5）招標文件會簽表（原件）； 6）招標文件。4.5.3定標審批資料要求： 1）定標審批OA； 2）定標審批表（原件）； 3）評標報告（原件）包括：（包括封皮、回標登記表、開標記錄表、符合性與完整性評審表、技術標評分表、技術標評分匯總表、商務評分表、評分匯總表、定標會簽表等原件）； 4）各單位投標文件（包括技術標和商務標）（原件）； 5）對招標過程的特別說明（會議簽到表、會議紀要等）。

五、電子檔案的管理

1、財務部須購置專用移動硬盤，用于電子財務檔案的備份管理。

2、財務電子檔案須每季度集中進行電子檔案的存檔。

3、電子檔案目錄的建立參照附件：《財務檔案歸檔目錄》

4、電子文檔收集需要編制電子版的《電子文件登記表》，該表與電子文件同時保存。重要書面文檔需要進行掃描存檔。

5、電子文檔歸檔前，檔案管理員對電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定檢驗，驗收合格后存入相關檔案目錄。

6、歸檔載體的保管。歸檔載體應由兼職檔案管理人負責保管，防止丟失；存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；環境溫度選定范圍：17-20℃；相對濕度選定范圍：35%-45%。

7、電子文檔的利用。歸檔電子文件的封存載體不應外接；未經相關批準不得擅自復制電子文件。

六、檔案室的管理

1、檔案室要求 1.1財務部爭取設立部門獨立的檔案室。1.2檔案室必須安裝防盜門、防盜窗。窗戶不易過大，保持通風。1.3檔案室配備消防噴淋、煙感、滅火器等消防設備、設施。1.4不得使用木質檔案櫥柜。1.5環境溫度選定范圍：14-20℃；相對濕度選定范圍：50%-60%。

2、檔案管理員的崗位職責

2.1財務部指定一名財務人員作為兼職檔案管理員，出納不得兼任檔案管理員。2.2按照本指引要求建立財務檔案。

2.3要求兼職檔案管理員，了解一定的檔案專業知識。負責對財務部形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督和指導。

2.4集中統一管理本部門各種門類載體的檔案，積極提供利用，為各項工作服務。2.5按規定向公司檔案室移交應相關檔案。2.6辦理領導交辦的其他檔案業務工作。

3、檔案室安全規范

3.1財務負責人為財務檔案室安全管理第一責任人。

3.2檔案庫房要保持干燥清潔，做到防雨、防潮、防蟲、防塵、防曬、防鼠、防霉變，應配備降溫、去濕、溫濕度測試等設備。及時清理雜物，保持室內整潔衛生。

3.3嚴謹存放和使用私人物品、易燃、易爆等危險品和化學品，嚴謹任何火種帶入室內，嚴謹使用酒精爐、燃油爐、煤氣爐、氣化爐等明火器具，不準使用蠟燭照明。室內消防器材、報警設備常年完好，性能良好有效。

3.4除財務裝訂機和室內空調外，嚴謹在檔案時內使用其他任何電氣設備，裝訂機使用完畢必須拔除電源。

3.5檔案室是機密部位，非工作人員未經批準，不得隨便進入室內。檔案室門、箱柜門應堅固防盜及時上鎖，鑰匙應制定專人負責保管，工作人員隨手關窗鎖門。非檔案管理人員不得擅自進入檔案室。

3.6各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、償還制度，機密資料、人事檔案嚴防丟失，嚴防泄密事件的發生。

3.7檔案工作人員每月應對所保存的檔案進行一次檢查，并做好檢查記錄，發現問題應及時匯報并采取相應的措施。

3.8下班前或工作結束時，做全面安全檢查，切斷電源、關好門窗、消除一切隱患。假期、節日要特別加強看護、確保安全。

七、檔案的保密制度

1、檔案管理人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司各項保密制度。

2、凡未經公布的統計數字，未作結論的事項，應作內部管理，不得擅自擴散。

3、凡作秘密和內部管理的檔案，應嚴格履行查閱審批手續，嚴禁擅自拍照和復制，利用者應嚴格遵守保密規定，不得泄露公司秘密。

4、不得泄露所管理檔案內容，不將檔案借給無關人員，不準無關人員進入檔案室。

5、定期檢查不安全因素，發現問題及時補救，保證保密檔案的絕對安全。

6、凡涉及不宜公開的檔案資料和數據，應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍，需要查閱者，須經公司相關領導批準。

7、嚴格檔案借閱審批手續，因工作需要，須復印、摘抄相關保密檔案時，必須經相關領導批準。

八、檔案的借閱

1、公司內部借閱會計檔案，需填寫《檔案借閱審批表》，經部門負責人簽批后報財務負責人審批，審批通過后方可進行借閱；

2、公司外部人員借閱會計檔案需持正式介紹信等有效證明，填寫《檔案借閱審批表》，經公司業務經辦部門負責人、公司總經理及財務負責人批準同意后，方可借閱；

3、借閱人員不得將會計檔案攜帶外出，特殊情況需帶出室外或需要復制的須經本單位財務負責人同意并限期歸還；檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續借閱，必須辦理續借手續；

4、應設立《財務檔案借閱登記簿》，登記借閱檔案名稱、借閱時間、歸還時間、備注等內容，借閱人應在登記簿簽字。

5、查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打鉤、做記號、折角等，嚴禁涂改和拆、撕檔案。

九、檔案的移交及銷毀

1、財務檔案的移交 1.1會計檔案歸檔應填寫《檔案移交清冊》，一式兩份，雙方各留一份，以便備查。

1.2超過兩年的會計檔案，財務部每年統一移交到行政部公司檔案室，移交時須填寫好《檔案移交清冊》，雙方應就移交檔案進行核對，并在移交目錄上簽字確認。

1.3部門員工調（離）職時，應交檔案手續整理好后填寫《財務工作交接單（含交接清冊）》進行移交。

2、財務檔案的銷毀 2.1財務檔案一般保管期限為15年，期滿后可根據具體情況辦理銷毀手續。

2.2檔案銷毀首先須經過鑒定，確認已無查證和保存價值之后，列出清單，登記造冊，由存檔部門提出申請和分管領導審批同意后，同意銷毀。

2.3對批準可銷毀的檔案，要填寫好《檔案銷毀清冊》再銷毀。2.4 銷毀工作應由鑒定小組監銷，并在《檔案銷毀清冊》簽字。

2.5檔案銷毀后，要及時在相應的查詢工具中予以注銷，并保存好銷毀記錄。附表2-4 財務檔案歸檔目錄

編號

檔案名稱存檔內容存檔方式

（一）工商稅務資 料

1、工商年檢資料；

2、驗資報告（原件）；

3、稅務登記證；

4、稅務登記及變更文件；

5、發票領購薄；

6、稅收優惠批復文件；

7、審計報告 盒裝

（二）稅務申報資料

1、地稅稅務申報資料；

2、國稅稅務申報資料；月度盒裝年末裝訂成冊

（三）銀行相關資料

1、開戶許可證；

2、申請開立、變更賬戶資料；

3、銀行印鑒卡、貸款卡；

4、現金/轉賬支票領用登記薄；

5、支票領購登記薄（指對銀行）；

6、銀行余額調節表、對帳單

7、現金盤點表

盒裝/保險柜

（四）制度法規文 件

1、集團財務部下發相關制度及通知

2、萬達商管財務部下發相關制度及通知

3、上報集團相關申請的批復文件 月度盒裝年末裝訂成冊

（五）預算考核文 件

1、月度預算執行分析資料

2、資金類報表

3、租金類報表

4、籌備期專項資金使用情況資料

5、上級考核報告及整改報告 月度盒裝 年末裝訂成冊

（六）財務人員檔案

1、財務人員入職、轉正、晉級、調

薪等審批手續；

2、財務人員考核資料

3、財務人員交接資料月度盒裝年末裝訂成冊

（七）核算附件檔案

1、每月工資報表；

2、月度工資發放表；

3、人員調薪相關文件

4、業務招待費申請單月度盒裝年末裝訂成冊

（八）日常經營合同

1、各業主物業管理合同

2、廣告合同；

3、停車場管理合同；

4、工程合同（包括已交易公司資本 性支出類合同）；

5、保潔外包合同

6、多種經營合同 按合同類別/具 體情況歸檔

7、保險合同

8、租賃合同

9、其他類

（九）臺賬檔案

1、停車場收費臺帳；

2、物業管理費臺帳；

3、多種經營收費臺帳。

4、納稅統計臺帳

5、租金臺帳

6、固定資產臺帳

7、專項資金使用臺帳（開辦費、招商費、慶典費、宣傳推廣費等）

8、其他類 月度盒裝年末裝訂成冊

（十）公司會計報告

1、月度會計報表；

2、季度會計報表、附注及審計明細表；

3、年度會計決算報表

4、清產核資報告

5、審計報告 月度盒裝年末裝訂成冊

（十一）公司會計賬 薄

1、現金、銀行日記賬；

2、科目余額表；

3、總分類賬、明細分類賬；

4、其他與會計憑證、會計賬薄相關的檔案資料 月度盒裝年末裝訂成冊

（十二）培訓資料文

件

1、萬達商管培訓資料；

2、各地方公司培訓資料；月度盒裝年末裝訂成冊

（十三）其他類資料

1、其他財務應存檔的資料月度盒裝年末裝訂成冊

（十四）內部管理文

檔

1、管理建議書（內部稽核報告）

2、停車場稽查報告

3、資金安全專項稽查報告

4、資產盤點報告及盤點表

5、多種經營巡場報告及巡場表

6、收據發票稽核報告

7、庫存材料盤點表 月度盒裝年末裝訂成冊

附表2-5 財務檔案保管期限 序號檔案名稱保管期限 備注 一會計憑證類

原始憑證 15年記賬憑證 15年匯總憑證 15年二會計賬簿類

總賬 15年明細賬 15年 日記賬 15年現金和銀行存款日記賬保管25年 固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年 5 輔助賬簿 15年

三財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告 1 月、季度財務報告 3年包括文字分析 2 年度財務報告永久包括文字分析四其他類

會計移交清冊 15年會計檔案保管清冊永久會計檔案銷毀清冊永久銀行余額調節表 5年銀行對賬單 5年計算機備份軟盤及磁帶 25年 計算機運行日志 5年

第二篇：財務操作規范及公司要求

財務操作要求

1、報銷：必須提供發票及報銷單上的報銷人（既經辦人）的所屬部門經理、廠長、財務經理、方可報銷；出納報銷后，請一定要在報銷單上注明是現金付訖還是銀行付訖的章。并當天計入現金流水或銀行流水日記賬。

2、員工暫支款項：要填寫暫支說明、若為采購暫支要提供采購清單，且清單要有部門經理、廠長、財務經理簽字方可暫支。暫支單要原單入賬不得用復印件。

3、歸還暫支；要提供購貨發票、出入庫單據（要有經辦人簽字方可）；出納登記采購物資清單并與倉庫核實。

4、工廠報銷；話費廠長200元/月、經理100/月、主任及業務采購等其他對外崗位50/月。特殊崗位要廠長書面申請方可。

車輛要有出發地及目的地相應的公里數（每次出車必有相應記錄）車輛違章罰款一律由司機自行承擔。每月10日前整理好上月出車明細提交財務。

私車公用要有申請日期及時間、出車事由、行車里程、申請人、駕駛員、審批人簽字（1.6排量0.6/km、1.6-2.0排量0.8/km、2.0以上1.0/km）以上包含所有費用且所發生的違章等其他一切費用由駕駛員自行承擔。

租房補貼;原則上不提倡但確實需要按級別分廠長500/月、經理300/月、主管200/月。其他人員費用自理。

差旅費（外籍人員）廠長1000-1500/年、經理600-1200/年、主管400-800/年。主管及以下人員需工齡滿一年且憑來回火車票報銷。

外出餐費及住宿費廠長住宿150-200、餐費50-100

經理住宿100-150、餐費30-80

主管住宿80-120、餐費30-50

招待費；鄉鎮50/人、縣市級80/人（較高及特殊100-120/人）

單次招待費用超過1500要公司備案批準。且憑票報銷涉及煙酒禮品等要批發購買。

本規定涉及費用按月度、季、年。由當事人按規定，憑票向所有工廠申請報支，工廠財務及廠長審核。2000以下生產部門經理審核安排。2000以上由王總審核。

工廠財務經理、行政經理產生的報支費用及補貼均需總公司生產部經理審批。涉及到崗位調整、待遇變更、申請審核時要付請況說明。

5、每周五下午3點前向公司提交現金及銀行流水日記賬。

6、每月20號前提供當月開票明細臺賬給公司財務。（財務報表、生產報表、工資單）

7、若有款已付單供應商或其他單位或個人沒有及時開票的要催開。若2個月未果的以郵件形式征詢并提交公司財務。

8、備用金提取額度（根據需采購或款項用途向總公司財務申請后撥付）款項用途要注明且要有相關部門經理、廠長、財務經理簽字有效。

9、外發單或水洗要有發票及相應款號，購線也需要備注款號。

10、所收到的發票抵扣聯要建立臺賬并把發票拍照備份給公司。（每月提交應付賬款科目余額表與公司核對。）

11、網銀支付供應商貨款要當日把明細提交公司以回單入賬。

12、每月水電費及其他固定費用（社保）要提前申請以免產生滯納金。

13、面輔料，機器配件（機物料）、低值易耗品等都需要登記臺賬出入庫明細表每月第二次采購前提交庫存明細及采購明細。

14、發放工資在批量代付網銀操作進行。

15、銷售發票入賬（后附工廠業務和公司業務雙方簽字對賬明細單、轉開清單、開票明細、面輔料領用及消耗及費用明細。）

16、月末整理實際完工產品入庫情況和已完工產品出貨未開票情況明細。并合算每款產值及制造成本。

17、宿舍出每間水電費補貼外超出部分（工廠會補貼其中一部分）由住宿人自行承擔。

18、成本管理：月末按每款實際發生的成本費用制作成本分析表（數據真實有效且貼合實際），按每款工價（既*/件）合算實際人工費用最終結算毛利。

19、成本核算；按款號結轉成本，直接材料按實際收到的面輔料發票結轉（以免產生剩余庫存）。直接人工按實際用工工資（既制造費用），月末制造費用按每款實際消耗的工時（按比例進行分配）

20、每季度進行固定資產、剩余物資、原材料輔料、現金盤點。

21、設立應付福利費二級科目食堂費用、員工醫藥費、員工實際福利節假日禮品、宿舍房租、水電費、招工費等。

22、應收賬款；制作應收賬款明細表。

23、差旅費與招待費要分開貼發票不能合并報銷。、24、工廠車輛按號牌登記每輛車油費、過路費、保養費、保險費等所發生費用。

25、每季度進行庫存盤點、且將盤點數據匯總上報公司生產部（抄送公司財務部報備）。

第三篇：檔案管理規范

檔案管理規范

1.目的

為了有效的保護和利用檔案，充分發揮公司歷史資料的作用，規范公司檔案管理，特制定本制度。2.適用范圍

DXC集團有限公司及下屬各控股子公司。3.定義： 4.職責： 4.1.綜合管理部

4.1.1.負責收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的所有文書檔案。4.1.2.負責對檔案的借閱進行審批、登記管理。

4.1.3.負責檔案銷毀申請的提出及審批后的檔案銷毀執行。4.2.集團各職能部門及各子公司

4.2.1.負責收集、整理、立卷、鑒定、保管與本部門/子公司業務有關的所有文書檔案。

4.2.2.負責對與本部門/子公司業務有關的文書檔案銷毀申請的審核。4.2.3.負責在本部門/子公司階段業務結束后將有關重要文書檔案移交集團綜合管理部。5.程序和內容：

5.1.檔案立卷范圍

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程類文件。5.1.3.公司管理規章制度。5.1.4.重要會議記錄、會議紀要。5.1.5.經營計劃、工作總結；

5.1.6.意向書、合同、協議、立項報告及可行性報告。5.1.7.重要的來往信函。

5.1.8.一切與公司業務、技術、項目有關的資料。5.2.檔案立卷要求：

5.2.1.各部門立卷要求 5.2.1.1.凡是各部門在業務活動中所形成的、具有查考利用價值的文字材料及音像資料均屬歸檔范圍，不得由部門或個人分散保存，必須由業務部門整理后，定期交給綜合管理部集中管理保存。5.2.1.2.各項業務一旦結束，其有關該項業務往來的一切材料、函件都應移交綜合管理部正式存檔（所簽合同、協議、意向書、委托書需在簽訂后立即交到綜合管理部存檔），業務部門如有需要，可建立復印件的業務檔案，以便工作。5.2.1.3.業務部門形成的文件應由本部門指定的專人保管。

5.2.1.4.業務部門文件保管人員有責任將本部門形成的文件收集齊全，并對文件材料進行初步分類整理、打出文件目錄。目錄中應包括文件名稱、摘要、形成時間、頁數、份數、備注（注明是原件或復印件）。5.2.1.5.財務部獨立管理會計檔案---憑證、賬薄、財務報表類、借款、貸款合同（注：財務部只留一份原件，其余原件交綜合管理部保管；如原件只一份，財務部留復印件。）

5.2.2.綜合管理部立卷要求： 5.2.2.1.立卷的文件材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和立卷要求特征及文件內容進行立卷。5.2.2.2.5.2.2.3.5.2.2.4.在一個卷內要按問題或文件形成的時間，系統排列。擬訂案卷標題要簡明、準確。

整理好的案卷要確定案卷的保管期限。文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。專門檔案另有保管期限和銷毀規定的按有關規定執行。

5.2.2.4.1.永久保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.1.1.5.2.2.4.1.2.5.2.2.4.1.3.5.2.2.4.1.4.公司制定的規章制度類文件材料。

公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。公司職能活動中形成的重要業務文件材料。

公司關于重要問題的請示與上級主管部門的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等。

5.2.2.4.1.5.5.2.2.4.1.6.文件材料。5.2.2.4.1.7.5.2.2.4.1.8.文件材料。公司機構演變、人事任免等文件材料。

公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性上級主管部門制發的屬于公司經營業務的重要文件材料。下屬機構關于重要業務問題的來函、請示與公司的復函、批復等5.2.2.4.2.定期保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.2.1.5.2.2.4.2.2.5.2.2.4.2.3.5.2.2.4.2.4.5.2.2.4.2.5.公司職能活動中形成的一般性業務文件材料。

公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

公司一般性事務管理文件材料。

公司關于一般性問題的請示與上級主管部門的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等。5.2.2.4.2.6.5.2.2.4.2.7.5.2.2.4.2.8.上級主管部門制發的屬于公司經營業務的一般性文件材料。

上級主管部門制發的非公司經營業務但要貫徹執行的文件材料。下屬機構關于一般性業務問題的來函、請示與公司的復函、批復等文件材料。5.2.2.4.2.9.下屬機構報送的或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

5.2.2.5.5.2.2.6.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表。

全部案卷組成后，要對案卷統一排列編寫文檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。5.2.2.7.原則上每年年終做一次歸檔立卷工作，將當年所形成的公司所有文件按上述要求進行統一整理。5.3.檔案存檔程序

5.3.1.集團各部門/項目公司及其他子公司各部門對于需要在集團進行歸檔的資料進行整理，提交集團綜合管理部，并提出存期建議。

5.3.2.集團綜合管理部收集歸檔資料，審核歸檔資料及手續的完備性。5.3.3.集團綜合管理部根據資料的性質、存檔單位建議的存期，對資料進行分類立卷、存檔，做好存檔登記（附表1）。5.4.檔案借閱

5.4.1.需要借閱檔案的部門或個人需首先提出借閱/復印需求，填寫《檔案借閱/復印審批單》（附表2），經部門負責人同意后報總公司綜合管理部。5.4.2.總公司綜合管理部匯總各單位的檔案借閱/復印需求，報綜合管理部負責人審批。

5.4.3.審批通過后，綜合管理部要對借閱/復印的檔案進行登記（附表3），并要求借閱人簽字。

5.4.4.借閱檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，未經批準不得復印。

5.4.5.對于需要復印的資料，由集團綜合管理部負責將資料復印并下發給借閱人/承辦人。

5.4.6.如不需復印，借閱人可在檔案室查閱資料。

5.4.7.對于需要歸還的檔案資料，綜合管理部要登記明確的歸還日期，借閱人需要在期限內歸還資料，綜合管理部負責在檔案到期前催還。5.4.8.檔案資料歸還后，集團綜合管理部登記銷帳。5.5.檔案銷毀

5.5.1.對于多余的檔案資料以及超出保管期限的檔案資料，總公司綜合管理部定期進行整理，并提出銷毀申請（附表4：《文件資料銷毀請示》）。

5.5.2.銷毀申請經資料存檔提交部門進行審核，對是否銷毀或延長保管期限提出建議，并提交分管副總裁審核，總裁審批。

5.5.3.對審批未通過的檔案，由總公司綜合管理部延長保管期限，并辦理相關手續。

5.5.4.審批通過的檔案，總公司綜合管理部造具清冊，由檔案交存部門負責人和總公司綜合管理部負責人現場監督，對檔案進行銷毀。

5.5.5.檔案銷毀后，由見證人在《檔案銷毀證明書》（附表5）上簽字確認。6.支持性文件：無 7.相關記錄： 7.1.7.2.《檔案保管登記臺帳》 《檔案借閱/復印審批單》

7.3.《檔案借閱/復印登記臺賬》

7.4.《文件資料銷毀請示》 7.5《檔案銷毀證明書》

檔案管理流程總部各部門/項目公司及其他子公司各部門A提交歸檔文件資料及存期建議總部綜合管理部B收集各種歸檔資料并審核資料完備性總部分管副總C總裁D根據保管期限、類別分類立卷、歸檔存檔存檔提出借閱需求經部門負責人審批匯總借閱/復印資料需求N綜合管理部經理審批Y結束借閱/復印登記Y是否需要復印NY是否需要歸還復印資料發放給承辦人N查閱人在檔案室查閱資料檔案借閱借閱人使用后歸還資料歸還登記結束多余存檔資料超出保管期檔案資料提出銷毀或延期保管建議檔案資料整理并提出銷毀申請匯總形成銷毀文件資料清單N延長檔案保管期并辦理相關手續造具清冊提出銷毀報告N審核Y審批YN審批檔案銷毀結束銷毀檔案Y

第四篇：財務支出審核審批操作規范

財務支出審核審批操作規范

財務支出審核審批操作規范

為了加強本公司財務管理和內部控制，保證財務支出審核審批管理健康、有序的運行，根據國家有關法律、法規和本公司的有關規章制度，制定本規范。

一、財務支出審核、審批崗位分工

1、總經理：行使審批人職能，公司的一切財務支出事項必須經總經理審批后出納人員方可付款。

2、會計主管：行使審核人職能，掌管本公司的財務專用章，根據本公司的規章制度規定，審核生產

經營各環節上報的財務支出事項，經審核無誤后上報總經理審批。

3、助理會計：行使復核人職責，根據本崗位的職責分工，復核本崗位對應環節上報的財務支出事項，經復核無誤后上報主辦會計審核。

4、出納：行使付款人職能，根據簽字手續齊全付款憑證，具體承辦本公司的財務支出事項。

5、業

務部門負責人：行使復核人的職責，根據本崗位的職責分工，復核本崗位對應環節上報的財務支出事項，經復核無誤后上報財務部門審（復）核。

5、業務經辦人：行使經辦人的職責，對于每筆財務支出事務根據本公司財務制度規定的要求取得付

款憑證并簽字確認。

二、財務支出審批權限

1、總經理根據董事會的授權，負責統一管理本公司財務支出的審批事務，總經理外出時，根據工作

需要可以書面或臨時口頭授權指定人員代行審批事務。

2、公司對于對外投資、房屋建筑及機器設備購置、單筆付款金額在10萬元以上等重要的財務支付

業務，實行董事會集體決策和審批。

3、為提高工作效率，本公司分別指定兩名總經理分工負責供應、銷售業務線的財務支出審批事務。

為加強財務控制，兩名分工負責審批事務的總經理本人經手的財務支出報銷事項應實行交叉審批的方式。

4、員工（包括股東）個人因私借款原則上不得辦理，對確有必要并經本公司董事會決議同意的員工

（包括股東）因私借款，按董事會決議辦理。

三、審批及操作規程

1、審批流程

業務經辦人——部門負責人（復核）——會計（復核）——會計主管（審核）——審批人（批準）——出納（付款）

2、操作規程

（1）外購材料物資應根據供貨商出具的發票、收到貨物的入庫單、現款采購的加附《請購單》，賒銷

采購的加附《掛賬結算單》，經有關部門復核、審核，報總經理核準后出納方能付款。具體執行本公司公布的《物資流轉管理制度》相關規定。

（2）預付、暫付性質的付款項目應根據合同或批準文件（指董事會決議），由經辦部門填寫請款單，注明合同文件字號，經有關部門復核、審核，報總經理核準后出納方能付款。

（3）一般性質的費用應根據發票、收據，經有關部門復核、審核，報總經理核準后出納方能付款。

（4）稅款、行政規費的支出可由經辦部門簽字后，直接報經總經理批準付款。

（5）總經理直接支付報銷的費用經交叉審批后直接報銷。

（6）工程承包款、機器設備購置等大額付款項目應根據合同或批準文件（指董事會決議），附發票、工程完工進度確認書，經有關部門審核（必要時經董事會決議委托社會中介機構審計），報總經理核準后出納方能付款。

財務支出審核審批操作規范

（7）出差人員借款，必須首先填好“預借差旅費申請單”，詳細列明出差事由、目的地、出差路線、擬搭乘交通工具、預計出差時間、借款金額等內容，經有關部門審核、總經理批準后方予借支。出差人員回公司應按規定期限報銷旅差費，報銷后借款余額應及時歸還公司；其他借款經辦人員在借款業務完成后在規定期限內必須辦理報銷結算手續。具體執行本公司公布的《差旅費報銷制度》相關規定。

（8）出納支付（包括因公借用）每一筆款項，不論金額大小均需總經理批準簽字。總經理或其授權

人員外出應由出納設法通知，同意后可先付款后補簽。

（9）所有支出憑證由出納嚴格審核其內容與金額是否與實際相符，票據是否合法、合規，收款單位的印章是否合法有效、領款人的簽字是否相符，審核、審批手續是否完備，如有疑問必須先查詢并得到確認后方能支付。

（10）涉及銀行轉賬、銀行承兌匯票背書轉讓支出事務，會計主管在銀行付款憑證上加蓋財務專用

章時必須認真審核，并履行最后付款經辦人的職責。

四、違規處罰

審批人、審核人、付款經辦人未按照本規范辦理財務支出付款事務的，在分清責任的前提下，承擔經濟損失的賠償責任，情節嚴重的予以除名處理。

第五篇：供應商檔案管理規范

供應商檔案管理規范

1、目的

為促進采購信息管理的規范性和ERP信息管理的安全性，制定本規范。

2、范圍

本規定適用于供應商信息及ERP相關采購業務執行過程的供應商信息管理，是ERP系統中采購業務相關的所有職能部門執行規范之標準。

3、職責

3.1 采購部是供應商信息的歸口管理部門，負責公司所有供應商信息的整理、規范、ERP信息處理。

3.2 各職能部門，需要使用ERP相應采購功能的都需按此規定執行供應商信息管理的相應流程

3.3 公司ERP系統管理員負責相應權限的調整和控制。

4、程序

4.1 采購員需在樣品檢驗合格以后，向供應商檔案管理員提交《供應商檔案表》，由管理員審核后錄入ERP系統中，以供采購業務執行過程的使用，完成供應商信息的新增工作。

4.2 《供應商檔案表》填寫規范：

a.表中分類和供應商編碼由管理員填寫

b.表中供應商簡稱對應ERP系統中信息需填寫全稱，產品名稱、規格需按實際送樣產品進行填寫詳細內容，由相應采購員填寫

c.需填寫聯系人、公司地址、聯系方式，由采購員填寫

d.表中賬戶類型、賬戶名稱、賬號（銀行）、開戶行，必須填寫準確，由采購員填寫。

e.表中付款方式、是否含稅、發展日期、業務員需由采購員與供方確認后填寫，如有修正需及時與管理員溝通修改相應信息。

4.3 供應商信息管理員需在新增供應商信息時確認系統內有無重復，供應商檔案表中內容填寫是否完整，必要時要求提供供應商相應證明文件，確認無誤后方可錄入ERP系統。管理員需在12小時工作時間內完成信息錄入工作。

4.4 供應商信息修改。如因業務需要，需修改供應商相關信息，需由業務員提出申請并填寫《供應商檔案表》填寫相應修改的內容，由部門主管或經理簽字后，交由管理員進行ERP系統內變更。

4.5 供應商信息刪除。如因業務需要，需修改供應商相關信息，需由業務員提出申請并填寫《供應商檔案表》填寫刪除原因和供應商編碼，由部門主管或經理簽字后，交由管理員進行ERP系統內刪除。

5、相關文件

《采購過程控制程序》 《供應商管理規定》

6、相關記錄

《供應商檔案表》