第一篇：淺談房產檔案數字化的應用與實踐[精選]

淺談房產檔案數字化的應用與實踐

一、房地產檔案數字化建設的必要性

近幾年,常熟房地產開發建設領域發展迅速, 而隨著

計算機的發展和普及，房地產行業也逐步進入信息化管理，這對房屋產權產籍的管理的要求也越來越高,房產檔案館的主要職能是將接收入館的各種房屋產權產籍資料進行接收、掃描、整理入庫、保證產權產籍檔案信息完整。因此房產檔案館已成為信息采集、存儲、管理、傳輸的一個中心。而房地產檔案數字化的建設也是勢在必行。

二、房地產檔案數字化的優勢

1、提高了辦事的效率

首先，檔案數字化就是將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，進行信息化系統管理，這樣就使得檔案的使用更加方便與安全。

并且使各類檔案資料能及時歸檔，在掃描上傳后能盡快進行查閱和操作。使得我們可以提供更詳細更完整的數據信息，為網上審批提供很大的便利。數字化檔案管理使查詢資料變得簡單，真正讓辦公人員提供了便利。

2、提高了經濟效益

過去一直使用紙制檔案，致使管理成本比較大。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為電子圖像檔案，不僅節約了費用，節省了占地空間，而且

查閱起來極為方便迅速，從而避免了紙張和人員的浪費。

三、房地產檔案數字化的具體組成部分

(一)檔案掃描儀器的要求

（1）檔案數字化一般采用掃描方式為主進行。這要求掃描儀每一頁的掃描分辨率在200DPI以上，并支持雙面掃描功能，可同時輸出彩色、灰度、黑白三種圖像，自動進紙并檢測重張。按國家檔案局要求檔案掃描精度不能低200DPI，為保證存儲和使用，掃描圖像使用通用格式，黑白二值檔案使用TIFF圖像格式、彩色檔案使用JPEG圖像格式。檔案圖像數字化后成品不能有黑邊、畸變、出現陰影，字跡不能有變形、模糊現象。

（2）當影像文件的清晰度不佳時，應根據實際情況調整掃描分辨率及其他相關參數。

（3）掃描影像的優化處理：根據掃描資料的實際情況選擇合理的影像處理參數、對比度及亮度參數，同時對掃描后形成的影像文件進行調整頁邊距、旋轉、糾斜、修補（已完成的數字化檔案文件不能修補）等影像優化工作，保證

處理后的影像清晰端正而且有效信息完全與檔案資料完全一致。

(二)檔案掃描的具體操作流程

房產檔案掃描項目的每部分工作包括了許多項詳細的工作內容，只有在完成前一項工作后才能進行下一步工作。下面就結合我檔案室日常的房屋檔案掃描舉例說明：

1、檔案分類整理

首先按要求把同一房產檔案中的掃描件和非掃描件區分開。文件區分的普通原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。由于對于不同類別的檔案的規定和要求都不同，所以在建檔時各種收件就不同，主要表現在收件標準不統一、各類表格名稱不同、檔案組卷排序不統一、檔案紙張的厚、薄、大、小、顏色不同，特別是檔案袋中的收件在掃描處理中難度較大。必須要求工作人員熟練準確的區分開來。

2、拆除裝訂物

在不影響檔案掃描工作的進行，應先拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害并且保證紙張的完整性。對于破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

3、保證實體檔案的原始性

對易破、易損、易脆的紙質檔案必須進行裱貼，才能使掃描中不損壞檔案紙質，申請表、協議書、合同書等多頁組成的檔案整頁掃描后會造成頁號排序混亂所以在掃描前都應該拆成單頁掃描，使檔案掃描后能與電子檔案保持統一，也能使檔案掃描后裝檔案袋時有一個完整的統一性。通過實物檔案的人工掃描整理歸檔工作，才能使檔案掃描過程與目錄管理實現對應連接的關系。

4、整理順序

在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述順序對檔案進行適當整理后放入掃描儀掃描：

⑴

⑵

⑶ 目錄 房屋所有權證 房屋平面圖（包括權屬附圖，分戶平面圖，草圖，規劃圖）

⑷

⑸ 各類申請表 身份證明（當事人有效身份證件；單位營業執照、事業單位法人登記證書或者組織機構代碼證、法定代表人身份證明；委托辦理的，另需提交有效的授權委托書及代理人身份證件）

⑹ 交驗的權屬證件文書（房屋權屬證書、國有土地使用權證；商品房買賣合同；商品房銷售發票；商品房結算清單；契稅稅票及其它完稅證明）

⑺ 交驗的其他證件文書；（有關竣工驗收證明材料和其他必要材料;）

⑻ 其他材料（收件收據）

以便在掃描后編碼時方便整理，簡化掃描時間，確保檔案數字化質量。

4、掃描后各類文件的編碼分類

為了規范檔案中的各項目錄和內容。將所有掃描好的圖像的文件名重新按照類別進行代碼命名，包括確定檔案目錄進入檔案數據庫中便于查找：目錄編碼代號為 “0000” 一房屋所有權證編碼代號為“C”一房屋平面圖編碼代號為 “T”一各類申請表編碼代號為“S”一當事人身份證件編碼代號為“R”一交驗的權屬證件文書編碼代號為“Z”一交驗的其他證件文書編碼代號為“Y”一其他材料編碼代號為“0002”。

5、將數據提交入虛擬數據庫

6、導入虛擬數據庫之后可以對照上下卷的檔案材料做對應的校對和質量檢查，檢查無誤后導入終端電子數據庫。

7、完成掃描導入后將檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個過程中，各環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

第二篇：淺談房產檔案數字化的應用與實踐

淺談房產檔案信息數字化的應用

一、房地產檔案信息數字化建設的重要性

近幾年,常熟房地產開發建設領域發展迅速，房產檔案館的主要職能是將接收入館的各種房屋產權產籍資料和其他檔案材料進行接收、掃描、整理入庫。保證產權產籍檔案信息的完整。因此房產檔案館已成為信息采集、存儲、管理、傳輸的一個中心。而隨著計算機的發展和普及，房地產行業也逐步進入信息化管理，這對房屋產權產籍的管理的要求也越來越高,而建立加強房產檔案數字化建設也是必然的發展趨勢

二、房產檔案信息數字化的主要內容

檔案信息數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它可以把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，可以結合網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

房產檔案信息數字化是房產檔案數字信息建設的最基礎的工作，就是將傳統栽體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、互聯網進行計算機檢索。這項建設可以為房產檔案信息服務開創一個新的環境，為提高管理水平、提高效

率，增強檔案業務部門的服務水平提供一個很好的數字平臺，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

三、房地產檔案信息數字化的具體組成部分(一)檔案掃描儀器的要求

（1）檔案信息數字化一般采用掃描方式為主進行。以我們現在使用的佳能掃描儀CR-2510C為例，要求掃描儀每一頁的掃描分辨率在200DPI以上，并支持雙面掃描功能，可同時輸出彩色、灰度、黑白三種圖像，自動進紙并檢測重張。按國家檔案局要求檔案掃描精度不能低200DPI，為保證存儲和使用，掃描圖像使用通用格式，黑白二值檔案使用TIFF圖像格式、彩色檔案使用JPEG圖像格式。檔案圖像數字化后成品不能有黑邊、畸變、出現陰影，字跡不能有變形、模糊現象。

（2）當影像文件的清晰度不佳時，應根據實際情況調整掃描分辨率及其他相關參數。

（3）掃描影像的優化處理：根據掃描資料的實際情況選擇合理的影像處理參數、對比度及亮度參數，同時對掃描后形成的影像文件進行調整頁邊距、旋轉、糾斜、修補（已完成的數字化檔案文件不能修補）等影像優化工作，保證處理后的影像清晰端正而且有效信息完全與檔案資料完全一致。

(二)檔案掃描的具體操作流程

房產檔案掃描項目的每部分工作包括了許多項詳細的工作內容，只有在完成前一項工作后才能進行下一步工作。下面就結合我檔案室日常的房屋檔案掃描舉例說明：

1、檔案分類整理

首先按要求把同一房產檔案中的掃描件和非掃描件區分開。文件區分的普通原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。由于對于不同類別的檔案的規定和要求都不同，所以在建檔時各種收件就不同，主要表現在收件標準不統一、各類表格名稱不同、檔案組卷排序不統一、檔案紙張的厚、薄、大、小、顏色不同，特別是檔案袋中的收件在掃描處理中難度較大。必須要求工作人員熟練準確的區分開來。

2、拆除裝訂物

在不影響檔案掃描工作的進行，應先拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害并且保證紙張的完整性。對于破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

3、保證實體檔案的原始性

對易破、易損、易脆的紙質檔案必須進行裱貼，才能使掃描中不損壞檔案紙質，申請表、協議書、合同書等多頁組成的

檔案整頁掃描后會造成頁號排序混亂所以在掃描前都應該拆成單頁掃描，使檔案掃描后能與電子檔案保持統一，也能使檔案掃描后裝檔案袋時有一個完整的統一性。通過實物檔案的人工掃描整理歸檔工作，才能使檔案掃描過程與目錄管理實現對應連接的關系。

4、整理順序

在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述順序對檔案進行適當整理后放入掃描儀掃描：

⑴ 目錄 ⑵ 房屋所有權證

⑶ 房屋平面圖（包括權屬附圖，分戶平面圖，規劃圖）⑷ 各類申請表

⑸ 身份證明（當事人有效身份證件；單位營業執照、事業單位法人登記證書或組織機構代碼證、法定代表人身份證明；委托辦理的，另需提交有效的授權委托書及代理人身份證件）

⑹ 交驗的權屬證件文書（房屋權屬證書、國有土地使用權證；商品房買賣合同；商品房銷售發票；商品房結算清單；契稅稅票及其它完稅證明）

⑺ 交驗的其他證件文書；（有關竣工驗收證明材料和其他必要材料）

⑻ 其他材料（收件收據）

以上操作使得掃描編碼時方便整理，簡化掃描時間，確保檔案信息數字化質量。

4、掃描后各類文件的編碼分類

為了規范檔案中的各項目錄和內容。將所有掃描好的圖像的文件名重新按照類別進行代碼命名，包括確定檔案目錄進入檔案數據庫中便于查找：目錄編碼代號為 “0000” 一房屋所有權證編碼代號為“C”一房屋平面圖編碼代號為 “T”一各類申請表編碼代號為“S”一當事人身份證件編碼代號為“R”一交驗的權屬證件文書編碼代號為“Z”一交驗的其他證件文書編碼代號為“Y”一其他材料編碼代號為“0002”。

5、將數據提交入虛擬數據庫

6、導入虛擬數據庫之后可以對照上下卷的檔案材料做對應的校對和質量檢查，檢查無誤后導入終端電子數據庫。

7、完成掃描導入后將檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個過程中，各環節和工作人員相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的、審核工作。

二、實行房地產檔案信息數字化的意義

1、使檢索查詢更為便捷

傳統的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，要找出所需的檔案來，然后根據電子數據庫的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，在掃描上傳后能盡快進行查閱和操作。使得我們可以提供更詳細更完整的數據信息，為網上審批提供很大的便利。

提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。數字化檔案管理使查詢資料變得簡單，真正讓辦公人員提供了便利。

2、簡化了檔案管理的程序，提高工作效率

實行檔案管理的信息化后，簡化了檔案日常操作的步驟，工作人員可以更好的從事檔案的歸檔工作極大提高了工作效率。這樣就使得檔案的使用更加方便與安全。

第三篇：房產登記檔案的數字化加工

房產登記檔案的數字化加工

隨著城市建設和房地產業的持續強勁發展，房產登記檔案的數量急劇增加，房產登記檔案的利用率大幅提高。由于利用率的不斷提高，使得傳統紙質房屋登記檔案的種種局限性逐漸凸顯，必然對房產登記檔案的數字化、信息化以及管理部門的計算機系統和網絡環境提出更高的要求。房產登記檔案數字化加工是新形式下房產登記檔案管理信息化、網絡化、動態化的基礎和核心。如何更好地實現房產登記檔案的數字化加工處理，使房產登記檔案管理規范、科學、標準、高效，加強內外管理，提升綜合服務水平，最大限度地降低人力成本和資源消耗，是擺在我們面前的一個重要課題。

一、房產登記檔案數字化加工的重要性

開展房產登記檔案數字化加工工作的目的是，通過對房產登記檔案數字化加工，建立與紙質檔案一致、同步更新的電子復本，構成海量存貯的房產登記電子檔案數據庫，同時建立歷史檔案房屋電子登記簿，實現計算機輔助房產登記檔案生成、數字化存貯、動態更新和一體化管理，建立規范化、網絡化的房產登記檔案處理流程和管理體系。在現階段，這項工作的重要性正日益凸顯出來。

一是減輕檔案庫房的壓力。通過對房產登記紙質檔案的數字化加工，形成與現實同步的電子復本，建立統一管理的房產登記檔案數據庫，可以大量減少檔案、資料的副卷和復本數量，有效節約庫房空間。二是提高房產登記檔案管理、利用效率。對房屋登記檔案進行數字化加工，可打破傳統的提供利用及查閱方式，有助于方便、快捷地在系統中取得數字化信息；提供查檔等服務的部門可通過計算機網絡開展工作，進而提高服務質量和工作效率；實現檔案數據共享，最大化提高經濟效益和社會效益。三是保護房產登記檔案原件。房產登記檔案經過數字化加工形成電子檔案后，除非特殊需要，提供查檔利用時一般不再調閱檔案原件，利用者通過網絡訪問即可取得檔案數據庫的資源，不僅減少了檔案原件的借調頻率，還避免了復印機等光電設備對檔案原件的損害。四是確保房產登記檔案的安全。通過數字化加工及加工成果的備份，可有效防止水、火及人為擅自改動檔案內容和檔案損毀等損失。數字化加工成果備份副本異地存放，使檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞，從而確保房產登記檔案的安全。

二、房產登記檔案數字化加工的環境建設

一是加強組織機構建設。成立專職機構，配備專人負責房產登記檔案數字化加工工作；完善突發情況應急響應預案；強化數字化工作會議總結制度，制定數字化工作的中長期規劃、時間表和具體方案；健全完善登記機構內部關于數字化加工工作的規章制度、技術規范和日常工作流程；強化數字化建設過程中檔案資料管理的規范化、制度化；定期和軟件公司溝通交流，使軟件更加適應業務需求。

二是開展人員培訓。通過培訓，提升數字化工作人員的規范、安全和保密意識；加速房地產信息技術的推廣應用，改變傳統工作觀念；組織數字化業務知識和技能的培訓；引進專門人才，及時調整人員結構，提高服務水平和工作效率；組織業務骨干外出考察學習。

三是加大硬件投入。結合實際需求和財力狀況，采購必要的網絡設備、服務器和辦公設備；根據《電子信息系統機房建設規范》建設計算機檔案數字化管理系統標準機房，在配供電、防塵、防潮、防雷、隔音、消防安全、綜合布線、溫濕度指標等各項硬件條件上要符合要求；對計算機系統進行調整升級，逐步從局域網(LAN)向廣域網(WAN)轉變。需要注意的是，在設備采購上應以實用為原則，結合所使用的信息管理系統、日常檔案量、當地房地產業市場發展情況等因素預留一定的擴展空間，不必追求過高配置，盲目采購高精尖端設備。

三、房產登記檔案數字化加工的內容

一是加工流程。房產登記檔案數字化加工前必須對紙質檔案進行手工整理裝訂，在此基礎上進行數字化，并將數字化加工成果下載到可脫機保存的載體上進行備份。房產登記檔案數字化加工的流程是連續且相輔相成的，主要包含卷宗整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據驗收、數據備份與異地保存等步驟。

二是注意事項。應注意按電子登記簿的編制要求制訂合理規范的信息分類編碼標準，遵循“最小基本信息”的原則錄入信息。進行檔案掃描時，應充分考慮房產登記檔案的利用率、檔案保存期限等因素，對于需永久保存的房產登記檔案應逐頁逐卷進行全部掃描，對于宜定期保存且格式性文件較多的抵押權檔案、預告登記、預抵押登記等檔案則有選擇地掃描。同時應根據設備性能和電子檔案利用的實際使用情況，合理設置掃描精度，以適用的圖像清晰度為宜，以實現數字化加工成果存儲載體資源的有效利用。

三是信息檢測與維護。以維護數字化成果和數據庫信息的完整性為主要目標，保持紙質檔案與數字化加工成果、數據庫信息的一致性。同時要清查數據庫中的重復或無效信息，保障系統信息的唯一性、有效性和準確性。

第四篇：數字化城市管理技術與實踐應用

數字化城市管理技術與實踐應用

摘要：文章通過總結東城區網絡化城市管理信息平臺等項目的實施經驗，基于中國建設部的數字化城市管理行業的標準化要求，提煉了適合中國國情的數字化城市管理建設思想，兼顧不同城市（地區）個性化要求。

關鍵詞：數字化，城市管理，應用系統，管理流程

Abstract: the intension of digital city and the significance of the construction of digital city briefly introduced in the paper.Based on the analysis of the status of digital cities in PRC, the overall framework, especially the technological framework of digital city, the architecture and the produce-consume model of information, the principles of the strategy of the construction of digital city and the key contents of the construction of digital city is presented and discussed in the paper.Keywords: digital city, general framework, construction strategy

前言

城市作為人類的聚集形式，是人類文明發展的重要成果，城市化是伴隨工業化發生的社會變遷過程。進入21世紀，伴隨著信息化帶來的全球一體化進程。城市化作為承載人類現代化生活的最重要的社會文明方式，其發展水平已經成為一個國家，一個地區綜合競爭的集中體現，其管理水平也日益成為決定一個國家，一個地區綜合競爭力的關鍵因素。

在現今全球一體化的背景下，城市管理，因其日益凸現的重要性，受到世界各國政府的強烈關注。城市管理創新成果層出不窮。伴隨著近三十年的改革開放，我國經濟取得了突飛猛進的發展，城市建設日新月異，城市功能日益完善，機構分工不斷細化。相對于我們的城市硬件的現代化進程和人民群眾對城市市容的整潔，綠化，美化，衛生，有序等要求，我們管理明顯滯后，呈現以下特點：1）管理信息獲取滯后；2）城市管理個專業部門之間職責不清，職能交叉；3）管理方式上過多的依賴突擊和運動式管理。長效管理機制亟待進一步建立；4）管理粗放，效率低下；5）缺乏管理的監督評估機制；6）缺乏統一調度。部門聯動機制不健全等。以上問題的存在已經嚴重影響到市民的生活質量，城市的投資環境與和諧社會的構建。針對這些問題，北京市東城區政府經過精心組織，充分研究，率先創建了適合我國國情的數字化城市管理新模式。即采用萬米單元網格管理法和城市部件、事件管理法相結合的方式，應用、整合多想數字城市技術。創新信息實時采集傳輸的手段，創建城市管理監督中心和指揮兩個軸心的管理體制，再造城市管理流程，從而實現精確、敏捷、高效、全時段、全方位覆蓋的城市管理新模式。通過數字城市建設，運用信息技術，促進政府的職能轉變和管理創新。數字城市的建設貫穿城市規劃、城市建設、城市管理和服務的全過程。通過體制創新。提高政府的管理能力和服務水平，實現高效能服務。從發展的角度，創建城市管理新模式，按照以人為本的思想來規劃城市、管理城市、實現城市管理的新突破。為城市的改革發展穩定創造良好的條件。研究表明，項目的實施，使得城市管理深度、管理廣度、管理精度、管理效率都得到明顯的提高，同時取得良好的社會效益和示范效益。

1.數字化城市管理的發展歷程

2.數字化城市管理的基本內涵

3.數字化城市管理系統管理流程

4.東城區項目運行效果

5.數字化城市管理系統構成數字化城市管理應用系統通常由9大系統構成5.1 無線數據采集子系統

系統的信息采集終端，主要用于現實監督員在自己的管理單元網格內巡查過程中向監督中心上報城市管理問題的信息。該系統依托移動設備，采用中國移動的GPRS數據傳輸技術，通過城市部件和事件分類編碼系統、地理編碼系統、完成城市管理問題問本、圖像、聲音、和位置信息實時傳遞。

5.2 呼叫中心受理子系統

該平臺專門為城市管理監督中心服務，使用人員一般為監督中心接線員。通過信息傳遞服務將“無線數據采集系統”報告的問題信息傳遞到接線員的工作平臺，接線員通過系統對各類問題消息接收，處理和反饋。完成信息收集、處理和立案操作，為“協同工作子系統”提供城市管理問題的采集和立案操作，保證問題信息能及時準確的受理并傳遞到指揮中心。

5.3 協同工作子系統

它是基于Browser/Server 體系構架，采用工作流，WebGIS技術，通過瀏覽器完成城市管理各項目業務的具體辦理和信息查詢。協同工作子系統提供給監督中心、指揮中心、各個專業部門以及各個領導使用，系統提供了基于工作流的面向GIS的協同管理、功罪處理、監察督辦等方面的共享查詢工具?？梢愿鶕煌瑱嘞蘧?/p>

輯和查詢基礎地理信息，地理編碼信息，城市管理部件（事件）信息，監督信息

等，實現協同辦公，信息同步，信息交換，各級領導，監督中心，指揮中心可以

方便查閱問題處理過程結果，可以隨時了解各個專業部門的工作情況。并對審批

流程進行檢查、監督、催辦。系統將任務派遣、任務處理、任務反饋、任務核查、任務結案歸檔等環節關聯起來，實現監督中心、指揮中心、各專業管理部門和區

政府之間的資源共享、協同工作和系統督辦。

5.4 城市部件在線更新子系統

該子系統依照部件編碼規范，提供管理工具用于在部件編碼規則發生變化時的快

速更新：提供專業的權限控制模式以滿足權限專業部門能通過IE瀏覽器來對部件

數據進行簡單的更新和維護。

5.5 大屏幕監督指揮子系統

為監督中心和指揮中心服務，該系統通過大屏幕能夠直接顯示城市管理相關地圖

信息、案卷信息和相關詳細信息等全局情況，實現對城市管理全局情況的總體把

握。

5.6 城市管理綜合評價系統

為績效量化考核和綜合評價服務，系統按照工作過程，責任主體，工作績效。規

范標準等系統內置的評價模式，對數據庫群中區域，部門和崗位等信息進行綜合分析，計算評估，生成以圖形表現為主的評價結果。

5.7 地理編碼子系統

為無線數據采集子系統，協同工作子系統，大屏幕監督指揮子系統等提供地理編

碼服務，實現地址描述、地理查詢、地址匹配等功能。

5.8 構建與維護子系統

負責整個系統的配置、維護和管理工作。該系統采用工具化思想組織機構

5.9 基礎數據資源管理子系統

6．展望

第五篇：開展檔案數字化建設的實踐與思考

摘要：隨著 社會 信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和 經濟 活動的戰略資源。信息技術的高速 發展 和推廣 應用 使信息產業成為國民經濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產業之一，與此同時信息技術的發展與廣泛應用使檔案數字化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機，信息技術的日新月異也給檔案工作帶來了新的 研究 課題——這就是檔案數字化建設。檔案工作的數字化建設也是順應潮流、適應 時代 發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。面對這種挑戰我們檔案工作者應積極應對，我們要不斷 學習科學 知識，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在 中國 檔案管理 現代 化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，傳統檔案館數字化建設的 問題 引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經開始對此投資建設。我們認為，傳統檔案館的數字之路并非一蹴而就，論文發表而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的 分析 研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃和解決好檔案館的數字化之路，為今后的數字化檔案館進而是數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。

首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性

1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

2、形勢發展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子 檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些 農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細 內容 恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數字化建設的 內容

1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和 應用 軟件多亂，這些都嚴重 影響 了系統整體水平的提高。筆者認為對這一 問題 取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從 計算 機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過 網絡 加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3、有重點地抓好數據庫建設

目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行 科學 的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，論文發表統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫 發展 等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

三、檔案數字化建設的步驟

1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和 社會 提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展潰故頸鏡亓礁鑫拿鶻ㄉ璧某曬喚⑼舷中形募樵鬧行奶峁┤牟檠鴆絞迪終窆煊欣詰鋇厥?經濟 建設和社會發展的良好環境。

3、加強 電子 文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

參考 資料

1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《 中國 檔案報》2000年第547期

2、楊公之主編《檔案信息化建設導論》，中國檔案出版社2001年版

3、王榮國、李東來《數字圖書館的概念形態及 研究 范圍》《圖書館學報》2001，5