第一篇：公司行政文員檔案管理的工作流程和規(guī)范

公司行政文員檔案管理的工作流程和規(guī)范

（一）立卷歸檔

1、文書檔案

檔案員將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將文書檔案整理完畢——整理裝訂文書檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。

2、會計(jì)檔案

財(cái)務(wù)部按照規(guī)定整理會計(jì)檔案——將整理完畢的會計(jì)檔案移交公司檔案室——雙方填寫檔案移交登記表——檔案入庫——由會計(jì)將會計(jì)檔案分類上架并管理會計(jì)檔案柜的鑰匙。

3、儀器檔案

各部門購進(jìn)萬元以上的設(shè)備，由相關(guān)科室將設(shè)備的資料交公司檔案室---雙方填寫檔案移交登記表——檔案入庫。

（二）借閱

1、本單位人員借閱檔案

由本人提出書面申請——辦公室主任審核——總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)——檔案員負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案員填寫歸還日期。

2、外單位人員查閱檔案

查閱人到公司檔案室持單位介紹信申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)——檔案員負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——檔案室填寫歸還日期。

3、查閱會議記錄

查閱人到檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案員負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——必須在檔案室查閱，不得外借，不準(zhǔn)復(fù)印。

4、查閱各類檔案（行政類、會計(jì)類、工程類等）

相關(guān)科室人員書面申請查閱(不能超越批準(zhǔn)查閱的范圍)——辦公室主任審核——總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)——檔案員負(fù)責(zé)查找——借閱人填寫借閱檔案登記薄——檔案室填寫歸還日期。

（三）鑒定銷毀

檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)——檔案鑒定小組（由公司領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——總裁簽字批準(zhǔn)——檔案員到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案員辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。

第二篇：檔案管理工作規(guī)范

檔案管理工作規(guī)范

一、工作事項(xiàng)

1、檔案材料收集、鑒別、分類、歸檔、立卷整理工作。

2、檔案查閱工作。

3、檔案轉(zhuǎn)遞工作。

4、檔案安全、保護(hù)、保密工作。

5、檔案整理工作。

6、檔案材料清理、清退工作。

二、工作權(quán)限

1、保管好檔案，為有關(guān)部門提供檔案資料信息。

2、負(fù)責(zé)辦理檔案的查閱和轉(zhuǎn)遞。

3、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按有關(guān)規(guī)定要求承辦外借檔案。

4、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按有關(guān)規(guī)定要求承辦檔案材料銷毀。

三、工作標(biāo)準(zhǔn)

1、堅(jiān)持原則、嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

2、采取多種形式，全面、及時地做好材料的收集工作，認(rèn)真、細(xì)致地做好鑒別、歸檔、整理工作。

3、遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)格查閱、利用手續(xù)，為前來查閱的同志提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4、根據(jù)檔案保管、保護(hù)的規(guī)定，做好檔案的“六防”措施，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

四、工作程序

（一）干部人事檔案整理工作程序

1、對收集的材料進(jìn)行鑒別、編號、歸檔。

2、檔案的整理

①材料分類；②編“類頁號”；③抄寫檔案目錄；④填寫工資變動表；⑤對不符和規(guī)定的材料進(jìn)行技術(shù)加工；⑥裝訂；⑦校對；⑧驗(yàn)收；⑨編寫索引號；⑩放入檔案櫥。

（二）文書檔案整理工作程序

1、材料收集、鑒別、分類。

2、文書檔案材料整理

①編寫頁號；②抄寫卷內(nèi)目錄；③技術(shù)加工；④裝訂；⑤驗(yàn)收；⑥編寫目錄號、歸檔號；⑦裝入檔案盒；⑧放入檔案櫥。

（三）檔案查、借閱程序

1、查閱人須持單位介紹信或檔案查閱審批表。

2、經(jīng)檔案管理人員審查并符合規(guī)定，辦理閱檔登記。

3、按名單提取檔案。

4、查閱人在閱檔室進(jìn)行查閱。如果需抄寫檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意。

5、因特殊情況需借閱檔案的，由借檔單位寫出申請，經(jīng)分管局長同意后，辦理有關(guān)借閱手續(xù)。

6、查、借閱完后，檔案管理人員對所查、借閱的檔案進(jìn)行審查，確認(rèn)無誤后，放回原處。

（四）干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作程序

1、轉(zhuǎn)入檔案。①因工作調(diào)動轉(zhuǎn)入的檔案，由干部科提供檔案，并辦理交接手續(xù)；②新參加工作的大中專畢業(yè)生檔案，轉(zhuǎn)正定級后，由人才市場檔案管理人員轉(zhuǎn)交局檔案室，辦理交接手續(xù)。③填寫轉(zhuǎn)入檔案登記表；④對轉(zhuǎn)入的人事檔案，按規(guī)定整理后，編寫索引號，放入檔案櫥。

2、轉(zhuǎn)出檔案。①因工作調(diào)動需轉(zhuǎn)出的干部人事檔案，由干部科提供名單，并在檔案室辦理提檔手續(xù)；② 提拔副局（科）級以上職務(wù)人員的檔案，按市委組織部提供名單提取檔案，填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，連同檔案一并交組織部；③檔案管理人員在索引上用紅筆注明檔案轉(zhuǎn)出時間、轉(zhuǎn)往單位；④填寫轉(zhuǎn)出檔案登記表；⑤檔案回執(zhí)收到后，貼在存根上，長期保存。

（五）文書檔案轉(zhuǎn)遞工作程序

根據(jù)檔案局的統(tǒng)一安排，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理入館事宜。①按要求對入館檔案進(jìn)行審查、整理；②打印卷內(nèi)目錄、全宗目錄；③入館文書檔案驗(yàn)收；④檔案移交；⑤辦理交接手續(xù)。

第三篇：檔案管理工作規(guī)范

檔案管理工作規(guī)范

檔案管理制度

一、為規(guī)范國欣總會營銷中心檔案管理，增強(qiáng)檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍，計(jì)劃、人事檔案、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、檔案管理由各部門辦公室人員管理負(fù)責(zé)。

四、相關(guān)檔案管理人的職責(zé)：保證部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.在檔案資料歸檔期，由檔案負(fù)責(zé)人分別向各負(fù)責(zé)人收集應(yīng)該歸檔的原始資料及相關(guān)合同。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

2、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理人負(fù)責(zé)及時歸檔、整理。

六、資料的分類與歸檔

1.檔案資料的分類依據(jù)資料的相關(guān)類型執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔應(yīng)及時準(zhǔn)確，確保無損壞丟失

3．檔案管理者必須做到：①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.非經(jīng)允許不得隨意銷毀。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員及相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)后銷毀。

第四篇：檔案管理工作流程

合作市社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案

建檔工作流程

合作市人力資源與社會保障局為加強(qiáng)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，確保社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案建檔工作大致分為以下9個步驟：

第一步：確定文件材料的收集范圍和劃分保管期限

1、收集范圍：社保機(jī)構(gòu)檔案收集范圍主要是在社保機(jī)構(gòu)辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)過程中，直接形成的具有保存價(jià)值的文件、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等各種形式和載體的原始記錄。

2、劃分保管期限：社保業(yè)務(wù)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期又分為10年、30年、50年、100年4類。

第二步：分類與組卷

1、分類：將歸檔文件按其險(xiǎn)種結(jié)合管理方式分為九大類，即社會保險(xiǎn)管理類（GL）、社會保險(xiǎn)費(fèi)征繳類(ZJ)、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類（YL）、失業(yè)保險(xiǎn)待遇類(SB)、醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類(YB)、工傷保險(xiǎn)待遇類(GS)、生育保險(xiǎn)待遇類(SY)、社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類(TJ)、社會保險(xiǎn)稽核監(jiān)管(JH)。

2、組卷與排列：各種社保材料的組卷與排列，具體按照《甘肅省社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔整理規(guī)則》辦理。

第三步：裝訂及折疊

1、社保業(yè)務(wù)文件材料按“卷”裝訂。按辦理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)流程中形成的文件材料依次排列裝訂。

2、去除鐵質(zhì)訂書釘，不符合要求的紙張進(jìn)行裱糊，不符合要求字跡進(jìn)行復(fù)制，以文件左邊線和下邊線為基準(zhǔn)，在距左邊線1.5厘米、距上下邊線4.5厘米處等分3孔，用棉線裝訂，在背面打結(jié)，要求結(jié)實(shí)、平整、美觀。

第四步：編文件頁碼

給每“卷”歸檔文件材料編完整的頁碼。有文字和圖表的頁面算一頁，頁碼編在右上角（背面有文字的編在左上角）。

第五步：編制檔號

檔號是有次序地固定檔案的位置，便于檔案的保管、檢索、統(tǒng)計(jì)和利用。

檔號編制的要求和方法：

編檔號要根據(jù)全宗內(nèi)社保業(yè)務(wù)檔案分類有關(guān)的代字、代號確定檔號的結(jié)構(gòu)，其檔號結(jié)構(gòu)如下：

社保業(yè)務(wù)檔案檔號：全宗號－類別－－期限－案卷號

第六步：編制檢索工具

社保業(yè)務(wù)檔案的著錄，使用計(jì)算機(jī)文件檔案管理系統(tǒng)“案卷級檔案管理”模塊著錄以下內(nèi)容：

案卷題名、編制單位、案卷時間、頁管期限、目錄號、案卷號、全宗號、檔號。

第七步：標(biāo)注案卷皮

1、案卷皮封面的填寫：檔號：全宗號—類別——保管期限—案卷號。

2、案卷題名：既案卷標(biāo)題

3、歸卷單位：填寫立檔單位全稱或規(guī)范簡稱。

4、起止日期：填寫本卷檔案文件形成的最早日期和最后日期。

5、“保管期限”填寫本卷檔案所劃定的保管期限。

第八步：填寫備考表

備考表：本卷情況說明（如文件缺損、修改、補(bǔ)充、復(fù)制、移出、銷毀等情況），立卷人、立卷時間、檢查人、檢查人時間。

第九步：裝盒（同一、同一類別、同一保管期限若干個卷可裝入一盒中）

1、社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案盒正面在案卷題名粘貼處粘貼案卷題名。

2、盒脊填寫：、保管期限、類別、案卷號（大流水號）、盒號（大流水號）。

2013年3月9日

第五篇：檔案管理工作流程

人事檔案管理工作流程

人事檔案是公司機(jī)密文件之一，妥善保管好人事檔案能為公司高層提供準(zhǔn)確的人力資源基礎(chǔ)信息，同時又充分體現(xiàn)公司尊重人才、重視人才的核心思想，為確保檔案管理工作嚴(yán)格、有序地進(jìn)行，特制定本程序。公司人事檔案的資料收集、增加、調(diào)閱及消毀均按本程序執(zhí)行。

一 制作個人檔案

個人檔案由兩個封套組成，外套是一個A4的掛快撈，內(nèi)夾是米黃色硬紙夾，內(nèi)夾中由各色分頁紙分成六大類，每位新員工入職時所填寫履歷表，及其身份證、計(jì)生證、學(xué)歷證書的復(fù)印件各一份，連同新員工入職通知書以附表<<存檔標(biāo)準(zhǔn)>>的順序依次整理，裝訂成檔案。填寫<<檔案整理記錄表>>并對已收齊的資料對應(yīng)欄中打“√”。

二 個人檔案的存放

所有個人檔案應(yīng)有序地存放在檔案室的檔案柜中，檔案柜的號碼與特定部門相對應(yīng)，個人檔案則按工號順序存放在相應(yīng)部門柜號的檔案柜中。存放時先登記好<<檔案索引卡>>，然后將檔案夾按工號順序由小至大，由內(nèi)至外有序地放入相應(yīng)的檔案柜中。

三 資料變更

檔案管理員在員工發(fā)生考核評估、部門內(nèi)崗位異動、薪資調(diào)整等事項(xiàng)時，要及時將考核表異動單等的存根聯(lián)放入檔案中，并同時在封面的<<人事異動跟蹤卡>>上反映；員工受到各種表彰或處罰時，檔案管理員在接到相應(yīng)的書面材料時及時歸檔，并在封面上填寫<<獎懲記錄匯總卡>>；遇員工發(fā)生個人資料變更時，也需同時填寫<<個人資料變更跟蹤卡>>。

四 保證員工人事檔案材料齊全

如員工初次提供資料不完全，檔案管理員也應(yīng)按制作檔案程序及時入檔，但需定時（每周一次）按檔案整理記錄表中所缺項(xiàng)目向員工追索，登記并匯報(bào)最新情況。

五 人事檔案的轉(zhuǎn)移

員工發(fā)生部門之間的工作調(diào)動時，檔案管理員將調(diào)動單歸檔后把該員工的檔案由原部門調(diào)放至新部門所屬檔案柜中，并填寫新部門的檔案索引卡，舊部門索引卡中注明重新放置后的位置。

六 員工離職檔案處理

員工離職后，檔案管理員將離職執(zhí)行單并其個人簽字的收據(jù)一并放入其檔案，由原檔案柜抽出放置到相應(yīng)的離職檔案柜中，同時及時填寫索引卡，注明檔案放置地方及原因。七 確保人事檔案完整性、正確性

檔案管理員不定時隨機(jī)抽選十份左右檔案交由組內(nèi)同事檢查，以便發(fā)現(xiàn)錯誤及時改正。

八 借調(diào)檔案規(guī)程

檔案管理員要有高度的責(zé)任心，對檔案管理做到耐心、細(xì)致、正確，遇有其他同事借調(diào)檔案時，參閱CHIP－PAD－2002－0003號內(nèi)部通告，其制定了人事檔案管理的權(quán)限，如超出調(diào)閱權(quán)限則不以外借，如在權(quán)限之中，在借調(diào)檔案時填寫檔案借閱登記表，并由借調(diào)人簽字。每周日除集團(tuán)主席外，任何人不得借調(diào)檔案。

九 做好檔案統(tǒng)計(jì)情況

檔案管理員要清楚地知道人事檔案的數(shù)量，統(tǒng)計(jì)人事檔案材料的收集補(bǔ)充情況。

檔案索引卡放在指定位置，統(tǒng)一管理，組內(nèi)各人員都有義務(wù)小心保管。

附：本程序所涉及的幾個表格解釋 人事檔案由兩個封套組成，外套是一個A4的掛快撈，內(nèi)夾是黃色硬紙夾，檔案內(nèi)由各色分頁紙分成六大類，人事資料須按分類的規(guī)定裝訂入內(nèi)夾中。檔案整理記錄表：

表中明確了制作整理檔案所需的材料，其中履歷表、身份證復(fù)印件、計(jì)生證復(fù)印件、健康證、評估表、轉(zhuǎn)正通知、合同、培訓(xùn)跟蹤表是制作整理檔案的必須材料，對于履歷表、身份證、計(jì)生證要嚴(yán)格審核其真實(shí)性。存檔標(biāo)準(zhǔn)制訂

規(guī)定了檔案的制作順序，公司的人事檔案分為五大欄，制作檔案的材料相應(yīng)按順序放入相關(guān)欄目內(nèi)，在有相同類型的資料時，以離現(xiàn)時時間最近的放最上面，并且在該標(biāo)準(zhǔn)制訂中強(qiáng)調(diào)了檔案內(nèi)所必要的檔案材料。人事異動跟蹤卡個人資料變更跟蹤卡獎懲記錄匯總卡

其三卡是粘貼于檔案黃頁封面內(nèi)的跟蹤卡，它正確及時地反映員工在職時間所發(fā)生的任何調(diào)薪異動獎懲事項(xiàng)，從員工入職起，員工的各種人事異動都在提供檔案材料時相應(yīng)在其三表中正確填寫，做到表內(nèi)所反映的信息和檔案內(nèi)材料相一致。

未盡事宜，請各同事提出改進(jìn)建議，我們會做得更好。