第一篇：項目檔案管理知識

項目檔案管理知識

項目檔案管理知識

重點建設項目檔案管理規(guī)范主要有：檔案工作行業(yè)標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。其中關于文件材料的歸檔范圍與檔案保管期限，各建設單位可依照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》制定。竣工圖的編制需執(zhí)行《編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定》的相關標準。重點建設項目檔案的案卷要求必須符合國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的規(guī)定。有關重點建設項目竣工檔案專項驗收的其他問題可咨詢天津市檔案局企業(yè)處。

什么叫建設項目檔案?

建設項目(工程)檔案是指從建設項目(工程)的提出、立項、審批、勘察設計、施工、生產準備到竣工投產(使用)的全過程中形成的應歸檔保存的文件材料．

基建項目檔案工作“三同步”、“三參加”、“三納入”的主要內容是什么?

“三同步”：下達工程計劃任務與提出科技文件材料歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收檔案同步．“三參加”：檔案人員參加生產、科技會議；參加科研成果鑒定和基建項目竣工驗收；參加重要儀器、設備的開箱工作；“三納入”：將檔案工作納入工程建設計劃；納入生產、技術管理各個環(huán)節(jié)；納入領導和工作人員的崗位責任制。

監(jiān)理檔案應包括哪些內容?

監(jiān)理檔案是隨著監(jiān)理制的建立而形成的。建設監(jiān)理是指對項目建設參與者的行為所進行的監(jiān)控、督導和評價，以及采取相應的管理措施，保證建設行為的合法性、科學性、合理性和經濟性。建設監(jiān)理是以合同為依據，以經濟為紐帶進行工作，雙方沒有隸屬關

系．監(jiān)理的主要任務是：三控制、兩管理、一協(xié)調。即：進度控削、質量控制、投資控制，合同管理、信息管理，組織協(xié)調。監(jiān)理檔案可以分為這樣幾類：綜合管理類、組織協(xié)調類、質量控制類、進度控制類、造價控制類、綜合記錄報告類和驗收總結類。

檔案行政管理部門如何參加項目竣工驗收?

《建設項目(工程)檔案驗收辦法》第九條規(guī)定；國家檔案局和

省級檔案局以及國務院有關部門檔案機構，參加國家重點建設項目和限額以上技術改造項目的竣工驗收，其他建設項目則分別由相關的地方檔案行政管理部門和有關主管機關檔案部門參加其竣工驗收．

什么是檔案的初步驗收?

檔案的初步驗收又稱為檔案預驗收。檔案的初步驗收應與項目的初步驗收同步進行。《建設項目(工程)竣工驗收辦法》的規(guī)定，根據建設項目(工程)的規(guī)模大小和復雜程度，整個建設項目(工程)的驗收可分為初步驗收和竣工驗收兩個階段進行．規(guī)模較大、較復雜的建設項目(工程)，應先進行初驗，然后進行全部建設項目(工程)的竣工驗收。

檔案驗收組織的成員由誰組成?

檔案驗收組織的成員分別由各級檔案行政管理部門、建設項目主管部門的檔案機構和建設單位、生產(使用)單位、設計，施工等單位的檔案人員參加。

檔案的自檢工作應由誰來完成?

建設項目(工程)初步驗收前，建設單位組織施工，設計及使用等有關單位的項目負責人，工程管理，工程技術負責人，進行檔案的自檢工作．并做出檔案自檢報告。

項目竣工驗收自檢報告應包括哪些內容?

項目竣工驗收自檢報告通常有以下基本內容：項目檔案工作的管理體制、檔案工作規(guī)章制度建立情況、檔案資料管理情況、檔案的完整、準確、系統(tǒng)狀況、竣工檔案編制情況、文件材料形成、積累與歸檔情況、存在的主要問題及采取的整改措施等。

在檔案驗收時，驗收委員會是如何抽查項目檔案情況的?

檔案驗收時，驗收委員會著重抽查項目檔案的歸檔情況，必須抽查一定數量及比例的檔案實物。凡項目檔案數量超過2000卷的，抽查10%的檔案；數量超過1000卷但不足2000卷的，抽查15%的檔案；數量在1000卷以下的，抽查30％的檔案。

國家檔案局如何對國家重點建設項目檔案管理登記工作進行組織?

國家檔案局每年轉發(fā)國家計委發(fā)布的國家重點建設項目名單，并統(tǒng)一部署對國家重點建設項目檔案的登記工作。

國家重點建設項目，如何按隸屬關系組織登記?

凡新建、在建、收尾和試生產的國家重點建設項目，按隸屬關系組織登記。屬于國務院行業(yè)主管部門的，由項目主管部門的檔案機構負責填寫“國家重點建設項目檔案管理登記表”，同時抄送項目所在地省級檔案行政管理部門，便于相互配合，監(jiān)督指導；屬于地方的，由項目所在地省級檔案行政管理部門負責組織填寫“國家重點建設項目檔案管理登記表”。

登記工作的要求包括哪些內容?

登記工作的要求包括：第一，項目主管部門檔案機構應與地方檔案行政管理部門互通情況，互相合作；第二，項目主管部門檔案機構和省級檔案行政管理部門對于新建項目，應及時組織和監(jiān)督建設單位做好檔案管理登記，每年填寫表一報送；第三，要認真做好項目檔案的預驗收工作。國務院各行業(yè)主管部門檔案機構應主動與項目建設部門加強聯(lián)系，根據項目計劃工期和進度，及時對登記的項目提出檔案驗收要求，并會同或委托項目所在地省級檔案行政管理部門組織預驗收。隸屬于地方的項目，省級檔案行政管理部門應根據相應的工作要求，及時對登記的項目組織預收。

登記表一應由誰負責填寫?何時報送?

登記表一應由行業(yè)主管部門或項目所在地省級檔案行政管理部門組織項目建設單位填寫登記表一。此表于項目開工后6個月內報國家檔案局經科司。

登記表一主要有哪些內容?

登記表一稱為“項目及項目檔案和資料情況動態(tài)表”，主要內容包括：項目名稱、建設單位及項目法人、地址、上級主管部門、批準概算總投資、計劃工期、主要單位工程名稱、現(xiàn)已完成的單位單項工程、主要設計單位、主要施工單位、主要設備安裝單位、主要監(jiān)理單位、檔案資料管理部門名稱、聯(lián)系地址、電話、項目建檔時間、專職檔案人員數量、庫房面積／檔案工作其它用房面積、設施設備、現(xiàn)有檔案和資料數量、圖紙張數、對項目檔案日常監(jiān)督、指導的上級單位、填表單位。

對于未進行竣工驗收的國家重點建設項目，是否應每年填寫登記表一?

對于未進行竣工驗收的國家重點建設項目，應每年填寫登記表一，以便及時了解項目及項目檔案工作的進展和變化情況。

登記表二主要有哪些內容

登記表二稱為“項目檔案預驗收表”，工要內容包括：項目名稱、項目檔案總數、圖紙張數、檔案移交單位、庫房面積／檔案工作其它用房面積、項目預驗收日期、預驗收組織單位、預驗收組成員及單位、預驗收結論。

登記表三主要有哪些內容?

登記表三稱為“項目檔案正式驗收情況表”，主要內容包括：項目名稱、項目檔案總數、圖紙張數，檔案移交單位、項目竣工投產日期、項目正式驗收日期，檔案正式驗收組織單位、驗收組成員及單位、驗收結論

登記表三應由誰負責填寫？何時報送?

登記表三應由檔案驗收組織單位負責填寫，此表于項目正式竣工驗收后一個月內報國家檔案局經科司．

在登記表

二、表三中，檔案移交單位指什么?

檔案移交單位是指項目的設計單位、施工單位、監(jiān)理單位

在登記表

二、表三中，預驗收結論、驗收結論包括哪些內容?預驗收結論、驗收結論的主要內容包括對下列情況的評價；項目檔案工作管理體制；檔案管理制度；項目檔案資料概況、項目文件、資料的形成、積累、整理與歸檔工作情況；竣工圖的編制情況及質量；存在問題及整改措施．

《登記辦法》對工程檔案保證金是如何規(guī)定的?

《登記辦法》第五條規(guī)定：為確保國家重點建設項目的正常秩序，任何部門和單位不得向國家重點建設項目和省級重點建設項目收取任何名目的工程檔案保證金和任何形式的檔案管理登記費

用．違反上述規(guī)定的屬亂收費行為，由各級價格檢查機構依法查處．

什么是市重點建設項目？

市重點建設項目，是指經市人民政府批準的，對本行政區(qū)域國民經濟和社會發(fā)展有重大影響的下列建設項目：(一)基礎設施、基

礎產業(yè)和支柱產業(yè)中的重要項目；(二)文化、教育、衛(wèi)生、體育等社會事業(yè)的重大項目；(三)產業(yè)技術進步和結構調整的重大項目；

(四)重大生態(tài)建設、環(huán)境保護項目；(五)區(qū)域經濟發(fā)展的重大項目。

什么是重點建設項目檔案？

重點建設項目檔案是指在重點建設項目建設全過程中形成的與建設項目各項活動有關的，對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

何謂市重點建設項目竣工檔案專項驗收？

市重點建設項目竣工檔案專項驗收是天津市檔案局依法在項目竣工驗收前，對項目檔案進行的專項檢查、驗收。

為什么在重點建設項目竣工驗收時，必須實施竣工檔案專項驗收？

重點建設項目是國家投資的，對國民經濟和社會發(fā)展有重大影響的建設項目，具有舉足輕重的地位。重點建設項目檔案是對立項、設計、施工到監(jiān)理整體建設活動的原始記錄，是評價工程質量的信用依據，也是今后工程運行、改造、維護的不可替代的權威憑證。從國家檔案局、國家計委、建設部到地方政府，都非常重視重點建設項目的檔案專項驗收工作。重點建設項目中涉及的消防、環(huán)保、人防、檔案、水土保持等專項驗收，由法律、法規(guī)規(guī)定的有關行政主管部門依法組織進行。重點建設項目竣工驗收應當有消防、環(huán)保、人防、檔案、水土保持等行政主管部門簽署的專項驗收合格文件.天津市重點建設項目竣工檔案專項驗收由誰組織實施？天津市檔案局負責組織市重點建設項目和國家檔案局委托項目竣工檔案專項驗收工作，或根據建設項目具體情況，委托市級行業(yè)行政主管部門組織竣工檔案專項驗收工作。檔案驗收組織的成員分別由市檔案局、主管部門的檔案機構和建設單位、生產(使用)單位、設計、施工等單位的檔案人員參加。

竣工檔案專項驗收的程序是怎么樣的？

建設單位自查－向市檔案局申報－檔案專項驗收－評議－竣工驗收。

竣工檔案驗收不合格會有什么后果？

凡檔案驗收不合格的建設項目，由市檔案局建議工程竣工驗收

組織單位不予組織驗收。

竣工檔案專項驗收申請報告應包括哪些內容？

應包括項目檔案資料概況，項目檔案工作管理體制，項目檔案的形成、積累、整理與歸檔工作情況，竣工圖的編制情況及質量，項目檔案的接收、整理、管理工作情況，檔案在施工、試生產中的作用。

重點建設項目檔案應如何進行管理？

重點建設項目檔案管理規(guī)范主要有：檔案工作行業(yè)標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。其中關于文件材料的歸檔范圍與檔案保管期限，各建設單位可依照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》制定。竣工圖的編制需執(zhí)行《編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定》的相關標準。重點建設項目檔案的案卷要求必須符合國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的規(guī)定。

有關重點建設項目竣工檔案專項驗收的其他問題可咨詢天津市檔案局企業(yè)檔案管理處，電話：23678934

第二篇：項目檔案管理知識

項目檔案管理知識

重點建設項目檔案管理規(guī)范主要有：檔案工作行業(yè)標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。其中關于文件材料的歸檔范圍與檔案保管期限，各建設單位可依照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》制定。竣工圖的編制需執(zhí)行《編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定》的相關標準。重點建設項目檔案的案卷要求必須符合國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的規(guī)定。有關重點建設項目竣工檔案專項驗收的其他問題可咨詢天津市檔案局企業(yè)處。

什么叫建設項目檔案?

建設項目(工程)檔案是指從建設項目(工程)的提出、立項、審批、勘察設計、施工、生產準備到竣工投產(使用)的全過程中形成的應歸檔保存的文件材料．

基建項目檔案工作“三同步”、“三參加”、“三納入”的主要內容是什么?

“三同步”：下達工程計劃任務與提出科技文件材料歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收檔案同步．“三參加”：檔案人員參加生產、科技會議；參加科研成果鑒定和基建項目竣工驗收；參加重要儀器、設備的開箱工作；“三納入”：將檔案工作納入工程建設計劃；納入生產、技術管理各個環(huán)節(jié)；納入領導和工作人員的崗位責任制。

監(jiān)理檔案應包括哪些內容?

監(jiān)理檔案是隨著監(jiān)理制的建立而形成的。建設監(jiān)理是指對項目建設參與者的行為所進行的監(jiān)控、督導和評價，以及采取相應的管理措施，保證建設行為的合法性、科學性、合理性和經濟性。建設監(jiān)理是以合同為依據，以經濟為紐帶進行工作，雙方沒有隸屬關系．監(jiān)理的主要任務是：三控制、兩管理、一協(xié)調。即：進度控削、質量控制、投資控制，合同管理、信息管理，組織協(xié)調。監(jiān)理檔案可以分為這樣幾類：綜合管理類、組織協(xié)調類、質量控制類、進度控制類、造價控制類、綜合記錄報告類和驗收總結類。

檔案行政管理部門如何參加項目竣工驗收?

《建設項目(工程)檔案驗收辦法》第九條規(guī)定；國家檔案局和省級檔案局以及國務院有關部門檔案機構，參加國家重點建設項目和限額以上技術改造項目的竣工驗收，其他建設項目則分別由相關的地方檔案行政管理部門和有關主管機關檔案部門參加其竣工驗收．

什么是檔案的初步驗收?

檔案的初步驗收又稱為檔案預驗收。檔案的初步驗收應與項目的初步驗收同步進行。《建設項目(工程)竣工驗收辦法》的規(guī)定，根據建設項目(工程)的規(guī)模大小和復雜程度，整個建設項目(工程)的驗收可分為初步驗收和竣工驗收兩個階段進行．規(guī)模較大、較復雜的建設項目(工程)，應先進行初驗，然后進行全部建設項目(工程)的竣工驗收。

檔案驗收組織的成員由誰組成?

檔案驗收組織的成員分別由各級檔案行政管理部門、建設項目主管部門的檔案機構和建設單位、生產(使用)單位、設計，施工等單位的檔案人員參加。

檔案的自檢工作應由誰來完成?

建設項目(工程)初步驗收前，建設單位組織施工，設計及使用等有關單位的項目負責人，工程管理，工程技術負責人，進行檔案的自檢工作．并做出檔案自檢報告。

項目竣工驗收自檢報告應包括哪些內容?

項目竣工驗收自檢報告通常有以下基本內容：項目檔案工作的管理體制、檔案工作規(guī)章制度建立情況、檔案資料管理情況、檔案的完整、準確、系統(tǒng)狀況、竣工檔案編制情況、文件材料形成、積累與歸檔情況、存在的主要問題及采取的整改措施等。

在檔案驗收時，驗收委員會是如何抽查項目檔案情況的?

檔案驗收時，驗收委員會著重抽查項目檔案的歸檔情況，必須抽查一定數量及比例的檔案實物。凡項目檔案數量超過2000卷的，抽查10%的檔案；數量超過1000卷但不足 2000卷的，抽查15%的檔案；數量在1000卷以下的，抽查30％的檔案。

國家檔案局如何對國家重點建設項目檔案管理登記工作進行組織?

國家檔案局每年轉發(fā)國家計委發(fā)布的國家重點建設項目名單，并統(tǒng)一部署對國家重點建設項目檔案的登記工作。

國家重點建設項目，如何按隸屬關系組織登記?

凡新建、在建、收尾和試生產的國家重點建設項目，按隸屬關系組織登記。屬于國務院行業(yè)主管部門的，由項目主管部門的檔案機構負責填寫“國家重點建設項目檔案管理登記表”，同時抄送項目所在地省級檔案行政管理部門，便于相互配合，監(jiān)督指導；屬于地方的，由項目所在地省級檔案行政管理部門負責組織填寫“國家重點建設項目檔案管理登記表”。

登記工作的要求包括哪些內容?

登記工作的要求包括：第一，項目主管部門檔案機構應與地方檔案行政管理部門互通情況，互相合作；第二，項目主管部門檔案機構和省級檔案行政管理部門對于新建項目，應及時組織和監(jiān)督建設單位做好檔案管理登記，每年填寫表一報送；第三，要認真做好項目檔案的預驗收工作。國務院各行業(yè)主管部門檔案機構應主動與項目建設部門加強聯(lián)系，根據項目計劃工期和進度，及時對登記的項目提出檔案驗收要求，并會同或委托項目所在地省級檔案行政管理部門組織預驗收。隸屬于地方的項目，省級檔案行政管理部門應根據相應的工作要求，及時對登記的項目組織預收。

登記表一應由誰負責填寫?何時報送?

登記表一應由行業(yè)主管部門或項目所在地省級檔案行政管理部門組織項目建設單位填寫登記表一。此表于項目開工后6個月內報國家檔案局經科司。

登記表一主要有哪些內容?

登記表一稱為“項目及項目檔案和資料情況動態(tài)表”，主要內容包括：項目名稱、建設單位及項目法人、地址、上級主管部門、批準概算總投資、計劃工期、主要單位工程名稱、現(xiàn)已完成的單位單項工程、主要設計單位、主要施工單位、主要設備安裝單位、主要監(jiān)理單位、檔案資料管理部門名稱、聯(lián)系地址、電話、項目建檔時間、專職檔案人員數量、庫房面積／檔案工作其它用房面積、設施設備、現(xiàn)有檔案和資料數量、圖紙張數、對項目檔案日常監(jiān)督、指導的上級單位、填表單位。

對于未進行竣工驗收的國家重點建設項目，是否應每年填寫登記表一?

對于未進行竣工驗收的國家重點建設項目，應每年填寫登記表一，以便及時了解項目及項目檔案工作的進展和變化情況。

登記表二主要有哪些內容

登記表二稱為“項目檔案預驗收表”，工要內容包括：項目名稱、項目檔案總數、圖紙張數、檔案移交單位、庫房面積／檔案工作其它用房面積、項目預驗收日期、預驗收組織單位、預驗收組成員及單位、預驗收結論。

登記表三主要有哪些內容?

登記表三稱為“項目檔案正式驗收情況表”，主要內容包括：項目名稱、項目檔案總數、圖紙張數，檔案移交單位、項目竣工投產日期、項目正式驗收日期，檔案正式驗收組織單位、驗收組成員及單位、驗收結論

登記表三應由誰負責填寫？何時報送?

登記表三應由檔案驗收組織單位負責填寫，此表于項目正式竣工驗收后一個月內報國家檔案局經科司．

在登記表

二、表三中，檔案移交單位指什么?

檔案移交單位是指項目的設計單位、施工單位、監(jiān)理單位

在登記表

二、表三中，預驗收結論、驗收結論包括哪些內容?

預驗收結論、驗收結論的主要內容包括對下列情況的評價；項目檔案工作管理體制； 檔案管理制度；項目檔案資料概況、項目文件、資料的形成、積累、整理與歸檔工作情況；竣工圖的編制情況及質量；存在問題及整改措施．

《登記辦法》對工程檔案保證金是如何規(guī)定的?

《登記辦法》第五條規(guī)定：為確保國家重點建設項目的正常秩序，任何部門和單位不得向國家重點建設項目和省級重點建設項目收取任何名目的工程檔案保證金和任何形式的檔案管理登記費用．違反上述規(guī)定的屬亂收費行為，由各級價格檢查機構依法查處．

什么是市重點建設項目？

市重點建設項目，是指經市人民政府批準的，對本行政區(qū)域國民經濟和社會發(fā)展有重大影響的下列建設項目：(一)基礎設施、基礎產業(yè)和支柱產業(yè)中的重要項目；(二)文化、教育、衛(wèi)生、體育等社會事業(yè)的重大項目；(三)產業(yè)技術進步和結構調整的重大項目；(四)重大生態(tài)建設、環(huán)境保護項目；(五)區(qū)域經濟發(fā)展的重大項目。

什么是重點建設項目檔案？

重點建設項目檔案是指在重點建設項目建設全過程中形成的與建設項目各項活動有關的，對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

何謂市重點建設項目竣工檔案專項驗收？

市重點建設項目竣工檔案專項驗收是天津市檔案局依法在項目竣工驗收前，對項目檔案進行的專項檢查、驗收。

為什么在重點建設項目竣工驗收時，必須實施竣工檔案專項驗收？

重點建設項目是國家投資的，對國民經濟和社會發(fā)展有重大影響的建設項目，具有舉足輕重的地位。重點建設項目檔案是對立項、設計、施工到監(jiān)理整體建設活動的原始記錄，是評價工程質量的信用依據，也是今后工程運行、改造、維護的不可替代的權威憑證。從國家檔案局、國家計委、建設部到地方政府，都非常重視重點建設項目的檔案專項驗收工作。重點建設項目中涉及的消防、環(huán)保、人防、檔案、水土保持等專項驗收，由法律、法規(guī)規(guī)定的有關行政主管部門依法組織進行。重點建設項目竣工驗收應當有消防、環(huán)保、人防、檔案、水土保持等行政主管部門簽署的專項驗收合格文件.天津市重點建設項目竣工檔案專項驗收由誰組織實施？

天津市檔案局負責組織市重點建設項目和國家檔案局委托項目竣工檔案專項驗收工作，或根據建設項目具體情況，委托市級行業(yè)行政主管部門組織竣工檔案專項驗收工作。檔案驗收組織的成員分別由市檔案局、主管部門的檔案機構和建設單位、生產(使用)單位、設計、施工等單位的檔案人員參加。

竣工檔案專項驗收的程序是怎么樣的？

建設單位自查－向市檔案局申報－檔案專項驗收－評議－竣工驗收。

竣工檔案驗收不合格會有什么后果？

凡檔案驗收不合格的建設項目，由市檔案局建議工程竣工驗收組織單位不予組織驗收。

竣工檔案專項驗收申請報告應包括哪些內容？

應包括項目檔案資料概況，項目檔案工作管理體制，項目檔案的形成、積累、整理與歸檔工作情況，竣工圖的編制情況及質量，項目檔案的接收、整理、管理工作情況，檔案在施工、試生產中的作用。

重點建設項目檔案應如何進行管理？

重點建設項目檔案管理規(guī)范主要有：檔案工作行業(yè)標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。其中關于文件材料的歸檔范圍與檔案保管期限，各建設單位可依照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》制定。竣工圖的編制需執(zhí)行《編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定》的相關標準。重點建設項目檔案的案卷要求必須符合國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的規(guī)定。

第三篇：檔案管理知識培訓講義

檔案管理基礎知識

一、檔案

（一）涵義

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1、檔案的來源：過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人;檔案又來源于形成者自身的實踐活動

2、檔案的形成條件：是由文件材料有條件轉化來的

3、檔案的形式是多樣的

4、檔案是原始的歷史記錄

（二）、檔案的種類

1、按歷史時期分：中華人民共和國成立前、中華人民共和國成立后

2、按檔案的內容、性質分：

文書檔案：反映黨務、行政管理活動的紙質文件材料 科技檔案：企事業(yè)單位和國家機關、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料

專門檔案：指各種專門業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件材料

3、按檔案載體形式分： 甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、聲像檔案、電子檔案

4、按檔案所用文字分：

漢語言文字檔案、滿文檔案、藏文檔案、蒙文檔案、外文檔案

二、檔案工作

（一）內容

管理檔案和檔案事業(yè)的活動： 狹義：管理檔案

檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研 廣義：管理檔案事業(yè)

檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案專業(yè)教育工作、檔案科學技術研究工作、檔案宣傳出版工作、檔案外事工作等。

三、機關檔案工作

（一）涵義：機關檔案工作就是管理機關檔案和機關檔案事業(yè)的工作。

（二）機構的設臵和人員的配備

1、機關要設臵綜合檔案室

機關檔案管理機構就是對本單位不同門類、不同載體的全部檔案實行集中統(tǒng)一管理的機構，即我們平常所講的機關綜合檔案室。

2、檔案人員的配備

（三）、機關檔案工作各項規(guī)章制度的內容

1、歸檔制度：包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

2、檔案利用制度：包括檔案利用的范圍、方式、要求、批準手續(xù)

3、檔案人員崗位責任制：包括檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。檔案人員崗位責任制要對崗不對人，即檔案人員在這個崗位上做到什么，人員多少不同，職責分工不同。

4、檔案保管制度：包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。

5、檔案保密制度：包括檔案保密措施和對檔案人員的保密要求。

6、檔案管理辦法：包括檔案工作的體制、機構、人員配臵及檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、移交等內容。可以制定成一個各種門類及載體檔案的管理辦法，也可以各種門類及載體檔案的管理辦法分別制定。

（四）、檔案保管的基本物質條件 兩個方面：

一是有適宜保存檔案的庫房；庫房的選擇：

1、承重負荷要符合要求，地面、墻壁要堅固、平整、光滑

2、庫房的門窗要小、少，密封要好。

3、庫房應遠離火源。庫房中的電器、照明導線應采用芯導線，并用鐵管保護暗敷。庫房不要靠近鍋爐房。

4、不能選擇在水房旁，也不能選在無地下室或防潮結構不好的底層，更不能選在地下室。隨著照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等特殊載體檔案數量的增加，有條件的機關檔案室還應設立 專門存放的庫房。無專門庫房也可在庫房內設臵防磁柜，把磁性聲像檔案放入其中減少外界磁場對它的影響。

5、庫內照明使用白熾燈，不用日光燈。

6、要做好庫房清潔衛(wèi)生工作。

7、放臵防蟲、鼠藥劑

8、要配備測量溫濕度的儀表，自動記錄更好，人工記錄的要按時登記。

二是檔案保管所必須的設施設備：

檔案裝具（五節(jié)柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去濕、空氣調節(jié)和空氣處理設備、吸塵器、防火裝臵（含防火報警器和滅火裝臵）、檔案庫房門窗上要安裝防盜門和防護欄、計算機、錄音機、掃描儀、光盤、刻錄機、復印機、打印機等設施設備。

庫房中的檔案柜、架應排列一致，如有大小樣式不一的柜架，應分開排列，盡量做到整齊、美觀、一致。裝具的排放，既要充分利用空間，又不能太擁擠，主要通道寬度不應少于1米；裝具與裝具之間的間距為80厘米左右；有窗的庫房，裝具應與窗垂直排放，以便通風和防止陽光直射；柜架不應緊靠墻壁，柜架與墻之間的距離在10厘米以上，以防潮濕。

所有裝具應統(tǒng)一編號。在一間庫房內，檔案裝具的編號順序是：自門口起，從左向右，回行時從右至左編順序號，一套檔案箱的上下也要編號，其方法是從上而下逐個編號。

四、文件材料的歸檔

（一）涵義

文件材料的歸檔，就是將具有保存價值的文件材料移交檔案 機構保存。

（二）文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表（見文件）

（三）歸檔的要求

1、歸檔份數

各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的可以適當增加歸檔份數，如基建檔案，為滿足日常需要，向有關單位、專業(yè)檔案館報送的需要，歸檔可適當多幾份。新型文件材料的歸檔份數按有關規(guī)定執(zhí)行，如磁性載體文件歸檔一式兩份，電子文件歸檔一式三份。

2、歸檔的質量要求

（1）歸檔的文件材料的種類、份數以及每份文件的頁數必須齊全、完整、保證內容的準確性、完整性、原始性、真實性，能正確反映本單位各項活動的基本面貌和歷史過程。

（2）歸檔文件材料要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，經過系統(tǒng)分類，整理編目，以件或立成案卷均可，質量要符合規(guī)范要求。

（3）、歸檔的文件材料應符合形成過程中的質量要求，以利長久保存。

A、公文格式必須符合規(guī)定格式

B、發(fā)文卡的格式要符合《發(fā)文稿紙格式》（GB802—89）中的規(guī)定。

C、公文用紙主要技術指標 D、字跡材料要耐久

3、歸檔的時間 機關文書在形成的第二年六月底前歸檔，科技檔案在任務完成或告一段落后歸檔。會計檔案在會計終了后暫由會計部門保管一年，期滿后歸檔，照片檔案沖洗加工后及時歸檔或隨其他載體檔案一起歸檔，磁性載體文件待項目結束后轉換成標準格式及時歸檔。

4、歸檔（接收）手續(xù) 歸檔手續(xù)包括：

第一，編制歸檔文件材料案卷目錄或移交清單，一式兩份，移交時按目錄或移交清單點交清楚，交接雙方簽字后各留一份，以便查考。

第二，歸檔材料中若遇有關問題需要說明時，可附說明材料，以備日后查閱。

在檔案工作與文書處理工作由一人兼管的單位，雖不存在辦理歸檔手續(xù)的問題，但在檔案工作人員調動工作時，需參照上述辦法辦理交接手續(xù)。

歸檔文件的整理

根據國家檔案局2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》，山西省檔案局在2002年3月印發(fā)了《山西省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細則》，歸檔文件的整理是文書檔案整理的又一方法，其實質是以件為單位整理檔案，是對機關文書立卷的重大改革。

一、基本概念(一)歸檔文件

歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。這里的歸檔文件有特 指，并不是所有的文件。首先是指辦理完畢，即完成了其文書處理程序或是一組具有邏輯聯(lián)系的文件完成了其邏輯關系之后。其次它是指紙質文書材料，暫不涉及科技檔案、會計等專門檔案及聲像、電子等特殊體載體材料的整理。

(二)歸檔文件的整理

歸檔文件的整理指對歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編制目錄、裝盒，使之有序化的過程。

（三）件

件是歸檔文件的整理單位。一般指一份文件，即每份文件的正本與定稿、正件與附件、原件與復印件、轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，統(tǒng)計報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。

二、歸檔文件整理的質量要求

（一）歸檔文件的整理要符合其整理原則

歸檔文件的整理原則是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。這一原則與立卷的原則是一致的，操作時體現(xiàn)在分類時將同一、機構形成的文件保管期限相同的相對集中，不能取消分類，排列時按事由排列，保管期限長的還要重點整理。

（二）、歸檔文件應齊全完整

第一、按照《歸檔范圍》應歸檔的文件全部歸檔，不能少一份一件一頁。

第二、對破損的文件予以修整，字跡模糊或易褪變的文件附有復制件或作耐久處理后與原件保存在一起。第三、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等符合檔案長久保管的要 求。

三、歸檔文件的整理方法

（一）裝訂

1、歸檔文件裝訂以件為單位，因此首先要按照前述中件的概念來確立整理單位——件。需要注意的是閱文卡要與正文作一件，復制件與原件作一件。

2、文件修整

（1）修裱。對破損的永久、長期保存的文件要使用粘合劑和特定的紙張（宣紙）進行修補、托裱。

（2）復制。對于字跡褪變、模糊不清的文件要采用復印或字跡固定液等方法進行加固。

（3）去除金屬物。文件制作時普遍使用的裝訂用品，如訂書釘、曲別針、大頭針等，其材質以鐵、鋁等化學性質活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。因此，文件整理時需去除這些易銹蝕的金屬物，已裝訂成冊的刊物、書籍可保持原冊封。

（4）超大紙張折疊。公文用紙幅面規(guī)格包括A4型和16開型兩種。實際工作中，某些特殊形式的文件，如報表等紙張幅面大于上述兩種規(guī)格，整理時可統(tǒng)一折成A4幅面大小，折疊時注意盡量減少折疊的次數，折痕處盡量位于文件、圖表字跡之外。

3、件內排序

件內排序，即：正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；中文本在前，外文本在后；閱文卡在前，文件在后。

4、編制頁號

歸檔文件按件逐頁編制頁號，以固定件內材料的順序和位臵。頁號用阿拉伯數字在有文字正面的右下角，背面的左下角標注；已有頁碼的報表、圖冊可不再重新編制頁碼。

5、裝訂

歸檔文件修整、排序、編制頁號完畢后，要采用三孔一線、縫紉、不銹鋼夾等符合檔案保護要求的裝訂材料、方法在左側重新加以裝訂，裝訂時可加封面。已經成冊的報表、圖冊保持原冊封。

（二）分類

歸檔文件數量較少的單位可按——保管期限進行分類。

1、按分類

按分類，就是將文件根據形成和處理的分類。正確地判定文件的日期并歸入相應，是決定分類的關鍵。一般文件以簽發(fā)日期（落款日期）為準，包括計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表、法規(guī)性文件等。跨形成的文件統(tǒng)一歸入辦結，如會議、案件，請示、批復。幾份文件作一件時，以裝訂時排在前面的日期為準。

2、按保管期限分類

按保管期限分類就是將文件按其劃定的不同保管期限進行分類。保管期限目前仍為永久、長期、短期三種，如果國家修訂為永久、定期（可定30年、15年等）則分為永久、定期兩類。

（三）排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，按事由 結合時間順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表、關于同一事由的來文與復文等成套性文件應集中排列。

“事由”可指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。通過強調事由、界定事由，使密切相關、參照性強的文件從實體上相對集中，可以進一步體現(xiàn)出最低一級類目內歸檔文件之間的有機聯(lián)系，方便檢索利用。

“最低一級類目”指分類時所確定的類目體系中設在最低一級的類目，例如按照“——保管期限”分類，“保管期限”即為最低一級類目。

具體排列方法，在同一事由內的歸檔文件，按文件時間順序排；不同事由的歸檔文件排列，即事由排列，也可按事由的時間順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表集中排列。如有機構分類，機構按習慣順序排。保管期限按永久、長期、短期排。

（四）編制檔號

歸檔文件編制檔號是指將歸檔文件在全宗中的位臵標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章由全宗號、類目號、件號、頁數、保管期限等項目組成。

1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號

2、類目號：分類方案中類目的標識符號

3、件號：按——保管期限分類的，文件在同一同一期限內依事由結合時間順序編號。整理歸檔文件只編室編件號。

4、頁數：指每一件歸檔文件的頁數。

5、保管期限：根據國家規(guī)定劃定的文件的保管期限。歸檔章可直接印制在封面上，沒有封面的加蓋在歸檔文件的首頁上端。

（五）編制目錄

1、歸檔文件目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目

①件號：填寫室編件號。

②責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。

③文號：文件的發(fā)文字號，要照實登錄。

④題名：文件標題，沒有標題或者標題含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內容，應根據文件內容重新擬寫或補充標題，外加“[ ]”號。

⑤日期：文件的形成日期（落款日期），以8位阿拉伯數字標注年月日，如2002年3月15日標注為20020315。

⑥頁數：每一件歸檔文件的頁數。⑦備注：注釋文件需說明的情況。

2、歸檔文件目錄應裝訂成冊（目錄本）并編封面。歸檔文件目錄與分類方案可以一致也可以不一致，可以按末級類目編制，也可按上一級類目編制。

如按照——保管期限分類的目錄編制可以有兩種方法：一是可以每個裝訂一本目錄，二是每個按永久、長期、短期裝訂三本目錄。

（六）將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒脊及備考表。

1、檔案盒

檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設臵20mm,30mm、40 mm等幾種規(guī)格。

檔案盒脊設全宗號、類目號、室編件號、館編件號等項目。件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“—”號連接，不按組織機構分類的單位，組織機構項空臵不填。

2、裝盒方法

注：以下所述方法不適用于事業(yè)單位登記管理機關業(yè)務檔案，專指業(yè)務檔案以外的其它文書檔案的裝盒方法；事業(yè)單位登記管理機關業(yè)務檔案仍按一單位一盒的方法裝盒。

（1）嚴格按件號順序裝盒。

（2）不同的歸檔文件不應放入同一檔案盒。（3）不同保管期限的文件不應放入同一檔案盒。（4）分類中設臵機構層次的，不同機構的不應放入同一檔案盒。

（5）同一事由的文件不一定必須裝入同一檔案盒。

3、備考表

備考表臵于盒內文件之后，項目包括：盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

（1）盒內情況說明：填寫盒內文件的檔案及文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

（2）整理人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。（3）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。（4）日期：歸檔文件整理完畢的日期。

第四篇：2014年檔案管理知識更新

1． 如何理解檔案信息公開？

答：檔案信息是社會組織或個人在以往的社會實踐中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。檔案信息是信息的屬概念，是可以脫離檔案文件實體而存在的檔案信息積累，是具有保存和利用價值的檔案信息資源總和。在我國，“檔案信息公開”一詞是從“公開歷史檔案”逐步演變而來的。受20世紀80年代初改革開放大潮的影響，中共中央國務院做出了“公開歷史檔案”的決定；80年代末期，“公開歷史檔案”又進一步轉變成全面的“檔案信息公開”。檔案信息公開是指將各級國家檔案館保存的可以公開的保密期滿的檔案解除封閉，向社會公開，供社會利用的過程。”對此，應該從以下四個方面來理解：（1）檔案信息公開的實施主體是各級國家檔案館。（2）可以公開的封閉期滿的檔案是檔案信息公開的具體對象。（3）檔案信息公開的最終目標是便于社會利用，為社會主義建設服務，滿足公眾的利用需求。（4）檔案信息公開需遵照相關的法律法規(guī)進行。

2．檔案信息公開法律范圍及制度建設存在哪些缺陷？

答：從法律規(guī)范看，其一，我國已出臺的“辦法”及相關“指南”僅限于國家檔案局的檔案行政管理活動，并不完全適用于其他各級各類檔案管理機構及服務機構；其二，《國家檔案局政府信息公開工作管理辦法》所稱政府信息，是指國家檔案局在履行檔案行政管理職責過程中制作或者獲取的，以一定形式記錄、保存的信息，并不涉及其他行政機構、社會團體乃至于個人信息；其三，信息公開指南僅僅可用于指導公民或團體合法獲取國家檔案局的政府信息，缺乏適用于整個檔案行業(yè)的信息公開指南模式。從檔案信息開放制度設計看，檔案開放制度在設立原則、開放時間、開放適用范圍(主體和客體)上與政府信息公開精神不相協(xié)調，檔案開放制度更多地從檔案館開展工作的角度而非公民權利保護角度進行內容設計。適應網絡時代開放服務與共享的意識、理念及相應的制度規(guī)范尚有待變革與重新構建。

3．簡述參考咨詢服務模式。

答：參考咨詢服務最早源于圖書館，是針對讀者的需要，幫助和指導讀者查找和獲取各種形式信息的過程。參考咨詢工作實質是為讀者或信息用戶解決文獻或信息查詢與獲取過程中遇到的各種問題，其目標是向讀者或信息用戶提供或推薦相關文獻或文獻線索，幫助他們掌握各種文獻查詢工具的利用途徑、方法與技巧，進而滿足其自身的信息需求。

(1)基于電子郵件的參考咨詢。在檔案機構主頁設置電子郵件地址的鏈接或一個表單，咨詢問題就可嵌入參考咨詢部的工作流程中。(2)基于實時交互的參考咨詢。實時咨詢服務利用基本的軟件實現(xiàn)用戶與檔案館員之間進行文本或視頻信息的迅捷交流。(3)基于網絡化協(xié)作的參考咨詢。協(xié)作參考咨詢是將兩個或更多的檔案館聯(lián)合起來，共同提供網絡參考咨詢，各方共擔責任，優(yōu)勢互補，具有連鎖經營的效果，可提高服務質量，體現(xiàn)檔案館長期以來追求合作共享的思想。(4)基于多種模式的參考咨詢服務。網絡呼叫中心充分利用現(xiàn)有通信手段和計算機技術的全新現(xiàn)代化服務方式.由于不同的參考咨詢模式各有短長，應用于不同技術和非技術環(huán)境以及用戶的不同偏好，需建立將各種咨詢模式融為一體的咨詢服務模式，即復合型參考咨詢模式。(5)自動化解決方案

4．論述檔案信息公開程序化的作用體現(xiàn)。

答：程序化大體包括程序的科學性、程序的公開性和程序的合法性等方面的內容。在強調檔案信息公開民主化的同時也應重視檔案信息公開程序化問題。（1）程序化的內涵及對檔案信息公開的重要性

程序化作為體制、結構、系統(tǒng)中的一種，一旦確立，就要求具備法律效應，對檔案信息公開具有重要作用。

①能夠促進檔案信息公開的民主化和理性化。程序的科學性要求程序的設置必須符合科學性，人們按此辦理能夠以較少的投入獲得較大的收益。檔案信息公開的程序化有助于公眾參與到檔案信息公開的過程中.促進檔案信息公開的民主化和理性化。

②能夠保障公民檔案信息權利的實現(xiàn)。程序的公開性是對公民權利的一種維護和尊重。換句話說，檔案信息權利行使之保障，說到底必須以承認和保障公民應當享有的程序性權利為基礎或前提。

③具有整合功能，可增加檔案信息公開的可接受性。程序的合法性使其具有整合功能。另一方面，程序可以吸納社會的不滿，人們對特定立法可能不滿，但是由于遵守了嚴格的特定程序，通過人們的參與使得人們對法律的服從變得順理成章，能夠最大限度地增加檔案信息公開的可接受性。

第五篇：檔案管理知識測試題(參考答案)

三亞銘潤旅游投資開發(fā)有限公司

檔案管理知識測試題

一、單項選擇題（共10題，每題3分，共30分）：

1.A

2.A

3.C 4.B

5.A

6.D

7.A

8.C

9.D

10.A

二、判斷題（共10題，每題3分，共30分）：

1.對

2.對

3.對

4.對

5.對

6.對

7.錯

8.錯

9.對

10.對

三、簡答題（共2題，每題10分，共20分）：

1.答：歸檔范圍包括兩方面：（1）公司對內的文書資料，包括規(guī)章制度，公司或各部門的發(fā)文，公司各類會議形成的會議紀要、文件、重要講話稿及會議決定，工作計劃、總結，重要工作成果如工程設計圖紙等。（2）公司涉外的文書資料，包括與外部單位的信件、協(xié)議、合同等，公司參與的重要活動的文件、重要講話稿及音像資料，出差學習考察獲得的資料等。

2.答：準確表達案卷內容；文字簡明扼要；標題結構完整。

四、案例分析（共2題，每題10分，共20分）：

1.答：人事任命決定、領導講話稿、電視臺攝制影像資料。

2.答：（1）正確：將人事任命決定進行了存檔；將人事任命存放進了相應公司文件類檔案中。（2）錯誤：①不應只將人事任命決定存檔。應當把人事任命決定、領導講話稿、電視臺攝制影像資料都存檔。②不應將人事任命決定直接存檔。應該進行存檔登記、編號再歸檔。③不應讓辦公室主任直接借閱和復印。應該做好借閱和復印登記工作。