第一篇：怎樣做好檔案的收集和歸檔

怎樣做好檔案的收集和歸檔

來源：中國菏澤網(wǎng)-菏澤日報

2011年07月17日20:31

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趙顯瑞

檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。因此，必須重視并做好這

項工作，這是管好用好檔案的第一步。

一、檔案收集要堅持“寧多勿漏”原則。檔案是來源于各項活動的原始記錄，它真實再現(xiàn)了各項活動的過程和結(jié)果。檔案的價值是由檔案本身的屬性和社會對檔案的需求兩個方面決定的，其外在表現(xiàn)就是它的有用性，對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，對各項工作活動，起著重要的依據(jù)和參考作用。在檔案材料收集過程中，我們始終圍繞一個“用”字，按照文書歸檔范圍，凡是認(rèn)為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來。

二、提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案材料的歸集。不少同志把開會帶回來的文件材料據(jù)為己有，占為己用，是圖以后自己使用起來方便。針對這種情況，我們便改善服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平，以優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)贏得他們，使他們自覺自愿地把自己擁有的文件材料拿出來交給檔案室。一是對來查檔案的人熱情接待，有時他們只提供查閱內(nèi)容，具體文號、年份、作者不清楚，我們不怕麻煩，就從最近年份開始，一年一年挨個查，直至查全查清楚為止。如市勞保處為企業(yè)離休干部適當(dāng)增加待遇以使他們與機(jī)關(guān)事業(yè)單位的同類人員待遇持平，準(zhǔn)備向市委老干部局提出實施意見，需要查閱1985年以來的有關(guān)增資文件。我們按照查閱單找到后，每份文件各復(fù)印一份給他們，為他們提供了政策依據(jù)。二是提供多種形式的服務(wù)，如我們開展“電話查檔”，查檔人不必到檔案室來，只要在電話中說明要查的文件材料，我們查清以后“電話答復(fù)”。因此，他們都主動把文件材料送到檔案室，用

他們自己的話說，放在檔案室比放在自己手中查找方便、及時。

三、健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我們通過健全和完善檔案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是嚴(yán)格崗位管理。二是實行文件呈閱登記制度，就是文件材料送往何部門、何人，都有簽收，文件收回時注銷。同時，為縮短文件材料的傳閱過程，檔案室要及時催還。（作者單位：市人力資源和社

會保障局）

第二篇：怎樣做好檔案管理工作

怎樣做好檔案管理工作

檔案指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作是指檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，開發(fā)提供檔案信息，為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作。

作為一位檔案工作者怎樣才能把檔案這一系列的業(yè)務(wù)工作管理好呢？根據(jù)自己的實踐經(jīng)驗認(rèn)為應(yīng)該從下面幾個方面抓起。

一|、領(lǐng)導(dǎo)重視，建立健全各項檔案管理制度

檔案工作在平日的工作中不是每個單位的重點(diǎn)性工作，卻是一個長期的基礎(chǔ)性工作。只有基礎(chǔ)工作做牢固了，整個單位的工作才能扎實。要想把基礎(chǔ)工作做好，需要單位領(lǐng)導(dǎo)必須從源頭上重視。在年初就要把檔案工作列入工作的議事日程上來；同時把檔案工作列入工作的計劃和總結(jié)中；成立專人負(fù)責(zé)的檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)小組及銷毀鑒定檔案領(lǐng)導(dǎo)小組。

二、建立健全各項檔案管理制度

制度在工作中起著制約和規(guī)范的作用，沒有全面的制度對于檔案管理工作就會存在著不完善的一面，同時也滯后著檔案工作的前進(jìn)。檔案的業(yè)務(wù)工作的各項方面、庫房管理、檔案工作者等都需要制定不同內(nèi)容的管理制度去規(guī)范，只有檔案工作各方面的制度建立健全了，檔案工作才能順利開展，同時也能得到良好的工作成績。

三、加大檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入

檔案的保管工作做得好不好與經(jīng)費(fèi)的投入成正比，檔案經(jīng)費(fèi)的投入可能和所產(chǎn)生的效益不能成正比，檔案所產(chǎn)生的效益是個長期的過程，也是個具有歷史意義的過程。只有足夠經(jīng)費(fèi)作保證才能讓檔案有個更好的存放環(huán)境和保管環(huán)境，要想達(dá)到現(xiàn)代化的管理，就要給檔案配備現(xiàn)代化的管理庫房和管理工具，這些基礎(chǔ)設(shè)施的配備都需要足夠的經(jīng)費(fèi)作保證。

四、提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)力度

從事檔案工作者大多都是非專業(yè)者，要想讓一個非專業(yè)者干好檔案工作，首先做好培訓(xùn)工作，只有讓檔案工作者懂了檔案管理業(yè)務(wù)知識才能更好的投入工作中去。提高檔案工作者業(yè)務(wù)水平是個緩慢的過程，需要投入大量的時間去培養(yǎng)一個優(yōu)秀的檔案工作者，檔案工作者在不斷的學(xué)習(xí)不斷地實踐工作中才能提高自己的業(yè)務(wù)水平。在長時間的培養(yǎng)過程中，提高的不只是業(yè)務(wù)水平、同時提高了檔案工作者的職業(yè)道德水平和檔案工作者的思想境界。檔案工作者的思想境界不同于別的工作者，檔案工作者的思想境界是耐得住寂寞和枯燥，默默無聞，兢兢業(yè)業(yè)的奉獻(xiàn)精神，只有具備了這種思想境界和良好的職業(yè)道德水平再加上自己扎實的業(yè)務(wù)水平，才能把一個單位的檔案工作干的更加出色，同時為本行業(yè)的基礎(chǔ)工作提供了堅強(qiáng)的后盾。

五、利用現(xiàn)代化的管理措施提高檔案工作的管理水平

時代在發(fā)展，檔案工作也在順時代潮流發(fā)展著。以前的手工操作已經(jīng)跟不上電子信息時代的發(fā)展，檔案也實行了電子化的管理。檔案的電子化的管理是在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，

第三篇：怎樣做好國土資源檔案工作

X X 縣國土資源局 管理人員培訓(xùn)材料

怎樣做好國土資源檔案工作

XX縣檔案局 楊建偉

全面建設(shè)小康社會，開創(chuàng)中國特色社會主義的偉大事業(yè)，對各個行業(yè)提出了更高的要求，對于國土資源管理者來說，服務(wù)全社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)，是我們的長遠(yuǎn)目標(biāo)。這就要求我們進(jìn)一步解放思想，抓住機(jī)遇，開拓進(jìn)取，強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，提高管理水平，增強(qiáng)服務(wù)功能，為我縣的經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出新的貢獻(xiàn)，特別是現(xiàn)階段在土地資源的利用過程中，土地管理檔案作為土地利用情況的歷史記載，成為合理規(guī)劃、利用土地的重要記錄，解決土地利用矛盾的主要依據(jù)，管好、用好土地檔案，不僅僅是檔案管理工作的內(nèi)容，也是新形式下經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，關(guān)乎到土地管理工作的長期、穩(wěn)定發(fā)展，關(guān)乎到當(dāng)?shù)厥袌鼋?jīng)濟(jì)的繁榮和發(fā)展。下面我就國土資源檔案工作講三個方面的問題。

一、正確認(rèn)識國土資源檔案工作的重要性

沒有一個好的認(rèn)識，就不可能做好檔案管理工作。檔案是歷史的真實記錄，它不僅具有歷史憑證的價值，更具有神圣不可侵犯的法律效力，《檔案法》的頒布，把檔案管理工作上升到了法律層面，可見其意義的重要，管理不好，可能會涉及到 觸犯國家法律。國土資源部門在行使土地資源管理職能過程中，形成了大量的十分珍貴的檔案資料，這些原始檔案資料是社會的寶貴財富。國土資源檔案是國家諸多檔案的重要組成部分，詳細(xì)記錄了土地和礦產(chǎn)資源利用的情況，反映著資源性質(zhì)、類別以及權(quán)屬來源和變化過程，是我們進(jìn)行權(quán)屬管理、開發(fā)利用、行政執(zhí)法等國土資源核心業(yè)務(wù)工作的重要依據(jù)，一但形成，具有基礎(chǔ)性、永久性和法律性特征。隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，國土資源檔案管理的地位越來越突出，作用越來越重要，涉及的利益面也越來越廣，在掌握國土資源動態(tài)和國土資源優(yōu)化配置等方面起著不可替代的作用，一般包括如下幾個方面：一是調(diào)處土地權(quán)屬糾紛和查處違法占地的重要依據(jù)；二是土地利用總體規(guī)劃編制和修編的重要依據(jù)；三是土地發(fā)證、變更登記必備的資料；四是城市建設(shè)和拆迂安置工作重要依據(jù)；五是編寫國土資源史志所需材料的主要來源；六是為領(lǐng)導(dǎo)決策和史志、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、城建、水利、交通、電力、工業(yè)等部門開展有關(guān)工作提供重要參考資料。

同時，信息技術(shù)的快速發(fā)展以及在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，對國土資源檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)越來越規(guī)范，要求也越來越高，管理形式和方法也發(fā)生了很大變化。因此，高標(biāo)準(zhǔn)地做好檔案管理工作，充分發(fā)揮著檔案管理工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用，對國土資源管理有著十分重要的意義。各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，要充分認(rèn)識到做好檔案工作的重要性和必要性，切實增強(qiáng)責(zé)任 意識；要充分認(rèn)識到維護(hù)好、管理好、利用好國土資源檔案資料，是國土資源部門和每個工作人員義不容辭的責(zé)任。作為國土資源局機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)：一是對機(jī)關(guān)各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。二是集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項工作服務(wù)。三是在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下，對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。四是按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。五是辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。

二、結(jié)合實際，確定國土資源檔案的歸檔范圍

國土資源檔案是指國土資源管理部門在國土資源管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、圖紙、聲像、實物等各種載體的原始記錄。國土部門在國土資源管理活動中產(chǎn)生了大量文件資料，尤其是地籍管理工作中進(jìn)行的土地利用現(xiàn)狀調(diào)查、城鎮(zhèn)地籍調(diào)查以及登記發(fā)證等，面廣量大，涉及到千家萬戶。這些文件材料經(jīng)過立卷歸檔，形成了上萬盒（卷）的檔案，而其形式又是多種多樣的，包括文字、圖、表、航片、衛(wèi)片、照片、錄音、錄像、磁盤等。數(shù)量大、形式多是國土資源檔案的一大特點(diǎn)。怎樣根據(jù)國土資源工作中文件材料的形成特點(diǎn)開展檔案工作呢？這就需要明確它的歸檔范圍。國土資源檔案收集歸檔范圍通常包括以下幾個方面內(nèi)容：

（一）文書檔案歸檔范圍 本機(jī)關(guān)黨組、行政辦公活動中形成的會計記錄、工作報告、計劃、總結(jié)；召開各類會議、開展各項活動形成的文件材料；本機(jī)關(guān)制發(fā)的法規(guī)政策性及業(yè)務(wù)性（包括：土地規(guī)劃、耕地保護(hù)、土地利用、地籍地政管理、礦產(chǎn)資源管理、財務(wù)管理等）文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于機(jī)構(gòu)、人事等憑證性文件材料；上級、同級和下級關(guān)于業(yè)務(wù)活動中的批復(fù)、來文、來函、請示等文件材料。為了便于文件材料的收集歸檔，綜合檔案部門應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)各股室職能和文件材料形成規(guī)律，制定具體的《文書檔案分類方案與保管期限表》。

（二）科技檔案的歸檔范圍：

基建檔案（重大項目檔案）：包括基建項目的依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料以及工程設(shè)計、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收過程中所形成的文件及圖紙等材料。

設(shè)備檔案：包括依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修以及隨機(jī)圖樣等材料。

（三）專門檔案的歸檔范圍：

1、會計檔案

會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他會計憑證；

會計賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、固定資產(chǎn)臺賬（卡片）及其他會計賬簿； 會計報告類：包括月度、季度、財務(wù)報告，會計報表、附表、附注及文字說明，以及其他財務(wù)報告；

其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)材料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

2、地籍檔案

土地登記申請書；土地權(quán)屬來源證明材料；地籍調(diào)查表；宗地圖；面積計算表；土地登記審批表等。

3、案件檔案

案件調(diào)查、依據(jù)性材料和案件結(jié)論、決定、判決性文件材料

（四）聲像檔案的歸檔范圍：

1、本單位主要黨政領(lǐng)導(dǎo)任職時的照片，全體干部職工照片；

2、記錄本單位主要職能活動、重要成果的照片和錄音、錄像；

3、記錄上級領(lǐng)導(dǎo)和著名人物視察本單位的照片和錄音、錄像；

4、本單位組織或本單位領(lǐng)導(dǎo)參加的重要外事活動和重大公務(wù)活動的照片和錄音、錄像；

5、記錄本單位重要會議、重大活動、重大事件和各類先進(jìn)獎牌等情況的照片和錄音、錄像；

6、其他具有保存價值的照片和錄音、錄像。

（五）實物檔案的歸檔范圍：

1、榮譽(yù)類：單位和單位負(fù)責(zé)人獲得的錦旗、牌匾、獎狀、獎杯、證書等；

2、公務(wù)活動禮品類：公務(wù)活動中接收的有紀(jì)念意義的工藝品、字畫以及其他具有特色的物品等；

3、物證類：反映和佐證本單位、本行業(yè)重大活動、重大事件、重大案件的有紀(jì)念和憑證作用的物品等。

（六）電子文件的歸檔范圍：

1、文書檔案的數(shù)字化全文；

2、會計電算化材料及會計檔案管理軟件；

3、照片檔案的電子版及數(shù)碼相機(jī)拍攝的數(shù)字照片；

4、其他音頻、視頻形成的電子文件；

5、業(yè)務(wù)檔案中形成的電子文件。如地籍檔案電子文件 機(jī)關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件同時收集其元數(shù)據(jù)和背景信息。

（七）資料的收集范圍：

1、本單位的重要文件匯編；

2、本系統(tǒng)上級或下級編印的出版物；

3、與本單位主要業(yè)務(wù)有關(guān)和業(yè)務(wù)報刊和出版物；

4、政府公報等政府公開信息；

5、新聞媒體關(guān)于本單位有關(guān)情況的報道材料；

6、本單位干部職工的論著、論文及其他作品。

（八）其他載體檔案：航拍片、測繪底圖

凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（三）同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

三、制定措施，加強(qiáng)國土資源檔案的科學(xué)管理

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及國土資源部門職能的增加和服務(wù)的完善，國土資源檔案資料的種類和數(shù)量越來越多，對國土資源檔案管理提出了更高的要求。科學(xué)地、規(guī)范地管理國土資源檔案，是新形勢下檔案管理工作的發(fā)展方向。

1、加強(qiáng)收集，規(guī)范整理

國土資源檔案的收集是國土檔案信息資源建設(shè)的一項重要工作，國土資源檔案的有效收集是做好其管理工作與使用工作 的基礎(chǔ)，收集工作的到位不到位，做得怎么樣，直接影響到國土資源檔案管理的質(zhì)量，尤其涉及檔案信息的真實性、準(zhǔn)確性與全面性，進(jìn)面影響到國土資源檔案信息的有效利用。因此，要做好收集工作，首先要根據(jù)國土系統(tǒng)工作實際，制定科學(xué)的分類方案和歸檔范圍，按照分類方案和歸檔范圍進(jìn)行收集歸檔。分類方案：文書檔案（包括：黨組紀(jì)檢監(jiān)察、行政事務(wù)、計劃財務(wù)、地籍地政、土地規(guī)劃、土地利用、耕地保護(hù)、土地監(jiān)察、地質(zhì)礦產(chǎn)）、科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案、重大項目檔案）、專門業(yè)務(wù)檔案（包括:會計檔案、地籍檔案、案件檔案、礦產(chǎn)檔案……）、照片檔案、音像電子文件檔案（光盤、磁盤、U盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)載體）、實物檔案、圖書資料；收集原則：

1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；

2、機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行或配合落實的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；

4、其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料。做到各類檔案資料應(yīng)收盡收，齊全完整。收集時間要求：次年三月份完成對上形成文件材料的收集，由檔案室進(jìn)行集中整理，六月底前完成歸檔任務(wù)；專門業(yè)務(wù)檔案由業(yè)務(wù)部門根據(jù)材料形成的規(guī)律采取平時立卷和集中整理歸檔。進(jìn)行規(guī)范整理。整理方法：文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行，以 件為單位進(jìn)行分年、分類、分保管期限（永久、30年、10年），實行計算機(jī)輔助組卷，裝訂、編目、入盒，建立紙質(zhì)目錄和電子目錄數(shù)據(jù)。基建檔案和重大建設(shè)項目檔案的整理按照《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》進(jìn)行。以卷為單位，通過分卷、編號、填寫內(nèi)目、備考表、裝訂、寫案卷題名，入盒，編寫卷脊和封面，編制案卷目錄等，形成檔案歸檔；保管期限劃分一般為永久。會計檔案的整理，按照財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》和四川省財政廳、四川省檔案局《關(guān)于重新印發(fā)會計檔案表格樣式的通知》進(jìn)行整理立卷。將會計憑證、帳簿、報表分開裝訂、編目、入盒保存。保管期限劃分為永久和定期。地籍檔案的整理按照地籍資料形成的規(guī)律，以宗地或戶為單位進(jìn)行整理編目，方便管理和利用。礦產(chǎn)資源檔案，以生產(chǎn)企業(yè)為單位，建立礦產(chǎn)資源管理檔案。照片檔案整理，按照《照片檔案管理規(guī)范》進(jìn)行整理歸檔。將照片檔案入專門的照片檔案盒，編號、填寫反映照片的內(nèi)容、攝影時間和攝影者等項。電子文件和磁性載體檔案的整理，按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》和《四川省電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》進(jìn)行整理歸檔。實物檔案的整理，根據(jù)收集實物的實際情況，進(jìn)行簡單整理，從1起編一個通號，建立目錄進(jìn)行管理。其它檔案的整理，根據(jù)實際情況而定，比如航拍片，將所有的航拍片進(jìn)行統(tǒng)一編檔號，建立目錄，方便查找利用就行。總之，在整 理過程中，一定要按國家出臺的相關(guān)檔案整理規(guī)范進(jìn)行，避免想當(dāng)然，以我方便為主進(jìn)行。整理檔案用的材料，比如檔案盒、卷皮、目錄等都應(yīng)當(dāng)用印制符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的。在建檔中需要這些標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品，可與縣檔案局聯(lián)系。

2、集中保管，確保安全

一個機(jī)關(guān)在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗。一個全宗的檔案按照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求，實行集中統(tǒng)一管理。國土資源局各股室形成的檔案，全部集中到國土資源局綜合檔案室進(jìn)行管理。鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）土管部門形成的各類文件資料，應(yīng)移交鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）綜合檔案室集中整理歸檔。《四川省《中華人民共和國檔案法》實施辦法》第十一條規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織及其工作人員在公務(wù)活動中形成的材料，按國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的，由文秘或其他業(yè)務(wù)部門整理立卷，按時向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交，集中管理，不得拒絕歸檔。在工作中形成的文件資料，以圖自己方便，不及時拿出來整理歸檔，極易造成丟失和損壞。因此，必須及時收集，集中保管。按照規(guī)定，會計檔案可在會計股保存一年后移交綜合檔案室，地籍檔案、由于量大，檔案利用與其業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，隨時可能變更，可設(shè)置專門檔案室進(jìn)行管理。總之，集中保管的目的就是確保各類文件材料齊全完整，節(jié)約管理成本，安全妥善保存。

3、加強(qiáng)管理，有效利用 國土系統(tǒng)的各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案工作納入工作的議事日程，確定人員負(fù)責(zé)檔案工作，按照《四川省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》，開展機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理工作。應(yīng)根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫房和柜架；改善防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施；配置溫濕計、復(fù)印機(jī)、照像機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備和電子計算機(jī)等。繪制案卷存放的示意圖；建立全宗卷，以積累存儲本機(jī)關(guān)案卷的立卷說明，分類方案，鑒定報告，交接憑證，銷毀清冊，檢查記錄，全宗介紹等材料。應(yīng)定期對檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取積極有效措施，保護(hù)檔案的安全。按規(guī)定填寫檔案收進(jìn)和移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關(guān)部門。按照相關(guān)要求做好檔案的鑒定銷毀工作，對檔案室保管滿十年的檔案及時移交縣檔案館。機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。

檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，主動了解機(jī)關(guān)各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。要采用現(xiàn)代信息技術(shù)，開發(fā)檔案信息資源，通過計算機(jī)輔助管理檔案，建立國土資源檔案目錄和全文信息數(shù)據(jù)庫，充分利用計算機(jī)快速準(zhǔn)確的查詢功能，提高檔案利用的查全率和查準(zhǔn)率；開展檔案史料的編研工作，積極配合有關(guān)部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集和專題文件匯集等，充分發(fā)揮 國土資源檔案的作用。同時，要加強(qiáng)利用中的管理，凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)，并填寫《檔案借閱登記簿》和《檔案利用效果登記表》。

檔案管理是一項長期、細(xì)致、基礎(chǔ)性質(zhì)的工作，國土資源檔案是當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)利用土地情況的歷史記錄，在土地的宏觀規(guī)劃和微觀利用方面具有不可替代的重要作用，經(jīng)濟(jì)發(fā)展越先進(jìn)，土地的利用價值便越大，如何合理、高效地管好、用好土地檔案，不僅是檔案工作者的重要責(zé)任，也是管理決策者的重要依據(jù)，以經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)為重點(diǎn)，開闊工作思路，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強(qiáng)化服務(wù)功能，使廣大檔案干部從中學(xué)到了知識，開拓了思路，進(jìn)一步增強(qiáng)了工作的熱情。另外，也要加強(qiáng)對檔案價值和社會效益、經(jīng)濟(jì)效益的研究力度，深入挖掘檔案資源潛藏的經(jīng)濟(jì)價值，不斷地改善服務(wù)手段和條件，提高服務(wù)質(zhì)量，為促進(jìn)國土資源事業(yè)的更進(jìn)一步發(fā)展優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第四篇：檔案歸檔目錄

（一）偵查階段刑事卷

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托協(xié)議；

4、授權(quán)委托書；

5、收費(fèi)憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、為犯罪嫌疑人提供法律咨詢筆錄；

7、取保候?qū)徤暾垥?/p>

8、申訴、控告書；

9、辦案小結(jié)；

10、河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（二）審查起訴階段刑事卷

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托協(xié)議；

4、授權(quán)委托書；

5、收費(fèi)憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、移送起訴意見書；

7、閱卷筆錄或復(fù)制的卷宗材料、律師調(diào)查收集的證據(jù)；

8、律師會見犯罪嫌疑人筆錄；

9、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：調(diào)查取證申請書、提請收集、調(diào)取證據(jù)申請書、取保候?qū)徤暾垥⒒乇苌暾垥⒒乇軓?fù)議申請書、重新勘驗申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

10、承辦律師提出的辯護(hù)意見；

11、集體討論記錄；

12、辯護(hù)意見書；

13、起訴書或不起訴決定書；

14、辦案小結(jié)；

15、河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（三）審判階段刑事卷

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托協(xié)議；

4、授權(quán)委托書；

5、收費(fèi)憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、起訴書、刑事自訴狀、刑事附帶民事訴狀、刑事上訴狀或刑事申訴狀；

7、閱卷筆錄或復(fù)制的卷宗材料；

8、律師會見被告人、委托人筆錄；

9、證據(jù)目錄（包括但不限于證據(jù)名稱、證據(jù)來源、證據(jù)內(nèi)容、證明對象等。）

10、辯護(hù)律師收集或向法庭出示的相關(guān)證據(jù)材料（包括但不限于下列材料：物證、書證、證人證言、被害人陳述、犯罪嫌疑人或被告人供述和辯解、勘驗筆錄、視聽資料、鑒定結(jié)論等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

11、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：調(diào)查取證申請書、提請收集、調(diào)取證據(jù)申請書、通知證人出庭申請書、取保候?qū)徤暾垥⒊鐾ネㄖ獣⒀悠趯徖砩暾垥⒒乇苌暾垥⒒乇軓?fù)議申請書、重新勘驗申請書、撤訴申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

12、承辦人提出的辯護(hù)或代理意見；

13、集體討論記錄；

14、出庭通知書；

15、庭審筆錄；

16、辯護(hù)詞或代理詞；

17、裁定書、判決書；

18、辦案小結(jié)；

19、河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（四）民事代理卷

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托代理合同（或協(xié)議）；

4、授權(quán)委托書；

5、收費(fèi)憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、民事訴狀、民事上訴狀或答辯狀、反訴狀等其他應(yīng)附卷的文書；

7、閱卷筆錄；

8、律師會見當(dāng)事人談話筆錄；

9、證據(jù)目錄（包括但不限于證據(jù)名稱、證據(jù)來源、證據(jù)內(nèi)容、證明對象等。）

10、律師收集或向法庭出示的相關(guān)證據(jù)材料（包括但不限于所列材料：物證、書證、證人證言、勘驗筆錄、視聽資料、鑒定結(jié)論等。注：按案件訴訟程序及時間順序，或證據(jù)目錄所示順序排列）

11、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：管轄權(quán)異議申請書、回避申請書、回避復(fù)議申請書、財產(chǎn)保全申請書、證據(jù)保全申請書、先予執(zhí)行申請書、先予執(zhí)行擔(dān)保書、出庭通知書、延期審理申請書、回避申請書、重新勘驗申請書、撤訴申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

12、承辦律師代理意見；

13、集體討論記錄；

14、出庭通知書；

15、庭審筆錄；

16、代理詞；

17、判決書、裁定書、調(diào)解書；

18、辦案小結(jié)；

19、河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（五）法律顧問卷

1、聘請法律顧問合同（協(xié)議）；

2、聘方基本情況介紹材料；

3、收費(fèi)憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

4、辦理各類法律事務(wù)的記錄和相關(guān)材料（包括但不限于下列法律事務(wù)：①接受咨詢；②提供法律建議或法律意見；③參與重大商務(wù)談判；④起草、審查、修改合同和規(guī)章制度；⑤代辦登記注冊；⑥法制宣傳、教育、培訓(xùn)；⑦提供有關(guān)法律信息等）所出具的法律意見書、律師函、記錄和有關(guān)材料。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

5、協(xié)議存續(xù)、中止、終止的情況；

6、工作小結(jié)；

7、河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

(六)其他非訴訟法律事務(wù)

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托代理合同（或協(xié)議）；

4、授權(quán)委托書；

5、收費(fèi)憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、與委托人談話筆錄；

7、委托人提供的證據(jù)材料；

8、調(diào)查材料；

9、律師出具的法律意見，或草擬的法律文書、辦理具體法律事務(wù)活動的記錄等；

10、工作小結(jié)；

11、河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

第五篇：檔案歸檔制度[模版]

公司檔案歸檔制度

為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。第一條 歸檔時間：

1、辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔。

2、按年形成的文件，第二年上半年歸檔。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、凡是有機(jī)密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

5、工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收后，三個月內(nèi)歸檔。

6、公司、各個部門決定性的會議文件材料隨時歸檔。

7、各個公司離職、調(diào)崗、薪酬變動、人事任命、處罰、獎勵等隨時歸檔。

8、屬于人事方面的資料，各部門資料齊全后移交檔案室；屬于品種審定、項目申報、工程建設(shè)方面的，可根據(jù)進(jìn)度移交。屬于銷售、生產(chǎn)方面的資料，本結(jié)束后移交檔案室。第二條 歸檔范圍

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、企業(yè)行政文書檔案。包括法規(guī)性文件；各種合同及協(xié)議書；會議文件；工作計劃、規(guī)劃和工作總結(jié)；有關(guān)干部的任免、獎勵和處分、調(diào)配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。

3、企業(yè)管理檔案。包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。

4、企業(yè)技術(shù)檔案。包括技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案等。

5、企業(yè)會計檔案。包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等，審計室存檔。

6、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務(wù)報告、貿(mào)易單據(jù)等。凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。（上面要注明地址、姓名、傳真號等對方的信息。）

7、企業(yè)聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。第三條 歸檔要求

1、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

2、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，無原件者應(yīng)進(jìn)行文字說明，以備查；原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，檔案室保存復(fù)印件。

3、應(yīng)歸檔的文件材料要收集齊全、完整、分類清楚。

5、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

6、公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，由各部門負(fù)責(zé)，方可辦理調(diào)動、離職手續(xù)。各部門及時把有關(guān)資料移交檔案室留檔。

7、公司簽訂的合同及其與之有關(guān)的附件，結(jié)束后裝訂成冊移交檔案室，由檔案室保存原件。各部門可根據(jù)需要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，留復(fù)印件。如有原件沒移交檔案室的追究當(dāng)事人的責(zé)任。

對于在歸檔范圍內(nèi)沒有及時歸檔或沒歸檔的，視情節(jié)嚴(yán)重給予經(jīng)濟(jì)處罰。

注:各部門在歸檔過程中若有異議，可與檔案管理員協(xié)商。