第一篇：安莊鎮教育辦公室2012.06關于進一步加強學校基建檔案管理的通知

安莊鎮教育辦公室

關于進一步加強學校校舍檔案管理的通知

全鎮各中、小學校：

學校校舍檔案包括確權檔，基建檔、管理檔；校舍檔案是維護學校權益，查勘維修房屋，合理使用校舍，反映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理，統一全鎮校舍檔案工作制度，更好地為教育教學服務；為進一步提高校舍檔案管理人員的專業技術知識、規范工作程序，增強校舍檔案管理的實踐能力，使校舍檔案的收集、整理和歸檔及時、規范，經教育辦公室研究決定，制定本通知，請遵照執行。

對于校舍檔案管理總體要求是：

1、檔案資料齊全，完整、準確、真實。

2、資料分類合理、組卷、裝訂、書寫、繪圖等規范工整。

3、專室、專柜存放、排列整齊，“八防”（防火、防盜、防蟲、防鼠、防霉、防塵、防光、防高溫）措施完善，手續嚴格，管理規范。

一、關于確權檔

學校確權檔的整理要依據《山東省中小學校舍設施管理文件匯編》第41頁所列舉的8項內容分別整理，應以某一棟樓房為基本單位，分別整理本樓的相關申請、報告、證書、審批、規劃文書等資料；一項一卷。

確權類檔案資料的保管期限為永久。

二、關于基建檔

基建檔案的特點是以工程項目為中心形成的科技文件材料，具有成套性，包括文字材料、圖紙、圖表、計算材料等。

（一）歸檔范圍

每一個單項基建工程基本上都可以分成五個階段（前期準備階段、設計階段、施工階段（工程監理）、竣工驗收階段和使用維護階段）形成的文件。具體說應包含以下內容：

1、可行性研究文件；

2、規劃、環保、消防、衛生等方面的文件；

3、地質勘察文件；

4、設計任務書、設計合同、初步設計、技術設計、施工圖設計、設計計算書 1

等設計文件；

5、施工任務書、工程承包合同和協議書、招標投標文件、開工文件、開工通知書、開工報告、質監委托書、質監通知書等；

6、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀錄等；

7、設計變更、工程更改、材料代用的洽商審核文件；

8、永久性水準點的坐標位置、建筑物施工定位測量及其沉陷、位移、變形觀測記錄；

9、原材料、構建及設置的出廠證明、質量鑒定材料、建筑材料試驗報告；

10、隱蔽工程驗收記錄；

11、工程事故處理報告；

12、設備和管線調試、調壓、試運行記錄；

13、工程質量檢查評定文件；

14、竣工驗收文件；

15、竣工圖；

16、工程預、決算書；

17、查勘鑒定文件；

18、維修文件；

19、其他文件；

（二）歸檔要求

以某一棟樓為一個整檔單元，有幾棟樓整理幾套檔案。

1、基建檔案的整理裝訂要符合“五統一”的要求，要與示范市創建檔案組整理案卷的原則標準一致。

2、歸檔的基建項目材料要完整、準確系統、字跡清楚、圖面整潔。

3、卷內文件材料的排列

（1）卷內文件的排列

一般按文件材料的重要程度和時間先后排列：批復在前、報告請示在后；正文在前、底稿在后。

（2）圖樣材料的排列

有圖紙目錄的，按圖紙的原目錄、圖號排列；沒有圖紙目錄的，先排總平面布置圖，后排局部圖，即圖紙類別序號排列（即地質圖、初步設計圖、建筑施工圖、水工圖、電氣圖、氣管圖、更改圖）。卷內排完一個專業項目，再排另一個專業項目。

（3）文字和圖樣交錯材料的排列

一般情況文字在前，圖紙排后。如果文字材料只是對圖樣材料的補充或一般說明，圖紙應排在前面，文字材料在后面。

（4）圖紙的折疊。對大于A4的圖紙，以藍圖標題欄的正視位為基準，以手風琴式的折疊方式，先豎后橫，將藍圖紙折成A4圖紙的規格。折疊后，標題欄必須被

疊在最上層并暴露出來。

（三）工作要求

1、正確認識基建檔案的重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，各單位主要負責人要高度重視，認真學習通知精神，加強指導并做好協調配合，各校基建檔案管理人員要以高度的責任感認真學習，積極主動的開展資料的搜集整理工作，要與各級領導達成共識，齊抓共管，促使本單位基建檔案管理大上水平。

2、落實責任、規范工作程序，確保基建檔案的搜集、整理和歸檔及時、規范。在實踐中逐步提高基建檔案管理人員的工作實踐能力。

三、關于管理檔

1、表三中建筑、綠化用地及運動場地面積要與電腦明細帳中記帳數量一致，依年度檔、帳要相符相對。表三中建筑、綠化、運動場有面積變更的電腦明細帳要做相應的帳務處理，且年度月份一致。同時房屋使用情況、結構情況中的建筑面積數量與電腦明細帳記帳數量相等。同時表三中總工程造價金額要與表四中按幢號登記的各幢房屋的建筑、占地面積、總工程造價之和相等。(表三中建筑占地=表四中的各幢占地面積之和)

2、表五內容要填全項目，平面圖規矩平直，大小適度，右上方有指向標，右下方有標高(即室內坪、自然坪)，表四中有幾幢，表五相應畫幾幢平面圖。

3、表六按年度查勘鑒定，自1997年7月開始，逐年逐一登記打分。

4、表七房屋修繕分幢記錄，只登記房屋被修繕的年度及基本情況，不依年度依次填寫。已被拆除的，備注欄內注明原因及拆除時間。

5、表八中房屋土地有變更的，表三與明細帳中要有相應的數字變更與帳務增減，且數量一致。反之亦然。

6、表九(1)、表九(2)中房屋按用途分別核定各室的使用面積，各室使用面積之和要與表四中各幢使用面積之和相等而略少于建筑面積，按年度逐一記錄。

7、表十欄目中的數量與金額與明細帳相符相對。

8、原則上每校都應構畫出校園總平面圖、總體規劃圖與地下管線圖。

安莊鎮教育辦公室

2012年6月26日

第二篇：安莊鎮教育辦公室2009年暑假固定資產整理通知

安莊鎮教育辦公室

關于做好2009年暑期固定資產年

度整理工作的通知

暑假來臨,根據上級部門安排,要求立即開展學校固定資產的清查、賬務處理和自查工作。經教辦研究決定,要求全鎮中小學校要立即行動,務于7月10日前完成以下工作任務：

一、對本單位現有資產全部清查一遍,做到排查徹底、不留死角。對于一年來固定資產的增加、減少、報損、報廢、盤盈、盤虧等變化情況，做好微機校產管理系統的帳務調整工作，過程務求細致、精準，完成后輸制固定資產清查報表。

二、微機匯總后，打印固定資產總表，總表數據要與清查報表合計數一致。

三、經核實，你單位截止2008年12月31日上報固定資產總值為 元，各單位要在此數據基礎上，做好09年1月1日以來的資產變更及憑證整理工作，本變化情況的憑證整理要嚴格根據清查情況，整理相關憑證，或增或減的資產數額，要與軟件變更的數據相符相對。記賬憑證整理后裝訂為兩部分,一為增加,一為減少。記賬憑證“摘要”欄按“類”填，最后匯總。后附增加或減損憑單，增加憑單“品名”欄、減損憑單“財產名稱”欄，按“項”填入每項的項稱及變更數，最后附所增減的物品詳單、相關說明或購臵發票復印件。撰寫報 廢、報損說明，要注明原因，校長及總務負責人等5人以上簽字，減損憑單底部“意見”欄，填充完整，以上所有憑證都要加蓋學校公章。

四、軟件帳務變更與憑證整理結束后，要寫出自查報告，報告內容要體現出資產變更的主要數據，并注明自查后目前單位的資產總值。

五、各單位務必做到本變更數據與所整理的憑證數據相符相對；管理軟件總數據與清查報表及資產總表的匯總數據相同。（上年年末數與本變更數據相抵消后，即為目前單位固定資產總值。）

六、以上工作完成后，各單位務于7月10日前將單位清查報表、固定資產總表、自查報告、增加減損憑單上交教育辦公室，并將軟件變更后的資產數據重新上報教辦，郵箱：azzhangwei@126.com,以便全鎮匯總，上報市教育局。同時，各單位將以上材料自存一份，按要求裝訂，及時歸檔，以備上級檢查。

七、各單位要高度重視固定資產管理軟件的正常運行，專室存放、專人負責，確保軟件安全，正常使用。

八、管理檔需變更的相應表冊，要根據變化情況，據實填寫至2009。

另外，學校固定資產確權檔、基建檔及卡片的管理使用要求，以下發的上級通知要求為準。

安莊鎮教育辦公室

2009年6月28日

第三篇：安莊鎮教育辦公室2011暑假固定資產清查通知

安莊鎮教育辦公室

關于做好2011年暑假學校固定資產清查的

通知

各中小學

按照市教育局6月30日全市固定資產暑假清查專題會議的部署，要求在全面清查學校固定資產的基礎上，重點做好資產的盤贏盤虧的核實工作，為做好這項工作，更好的保護利用好固定資產，防止資產流失，經教育辦公室研究決定，作如下安排，請遵照執行。1、2、3、各校要成立至少5人以上的清查小組。全面清查學校現有資產，打印清查表。

在全面清查的基礎上，重點排查核實資產盤贏盤虧情況，打印《固定資產盤贏盤虧審核表》，并加蓋公章、個人章。

4、對于盤虧資產需寫出資產報損申請報告，后附物品詳單，申請報告格式見《安莊鎮**學校關于資產報損的申請報告》。

5、全面清查和重點盤贏盤虧工作完成后，固定資產管理員要正確規范的整理好增加減損憑單，同時，調整固定資產軟件數據，數量金額要相符相對。

6、以上工作結束后，各單位要寫出自查報告，報告內容要體現暑期清查變化相關數據，并注明當前調整后固定資產總值，后附清查小組名單。

7、各單位務必于10月20日上午將本單位自查報告、清查報表《固定資產盤贏盤虧審核表》、《**學校關于資產報損的申請報告》，增加減損憑證一并上報教育辦公室1份，學校自存1份，調整后的數據上報郵箱azjyxq@163.com.8、固定資產其他方面管理工作要求按教辦下發的通知要求執行。

注：你單位截至2011年4月30日，固定資產總值為———元。

安莊鎮教育辦公室

2011年9月20日

第四篇：安莊鎮教育辦公室關于中小學固定資產整理的相關要求

安莊鎮教育辦公室

關于中小學固定資產整理的相關要求

一、健全制度，加強領導

1、各校成立固定資產管理領導小組、工作小組，要裝框上墻，同時歸檔。

2、所有涉及固定資產管理方面的制度、文檔資料一律裝訂成冊，歸檔。

二、管理檔

1、表三中建筑、綠化用地及運動場地面積要與明細帳中記帳數量一致，依檔、帳要相符相對。表三中建筑、綠化、運動場有面積變更的明細帳要做相應的帳務處理，且月份一致。同時房屋使用情況、結構情況中的建筑面積數量與明細帳記帳數量相等。表三中土地合計與房屋總建筑面積與明細帳匯總帳頁一致，同時連同表三中總工程造價金額一起與表四中按幢號登記的各幢房屋的建筑、占地面積、總工程造價之和相等。(表三中建筑占地=表四中的各幢占地面積之和)

2、表五內容要填全項目，平面圖規矩平直，大小適度，右上方有指向標，右下方有標高(即室內坪、自然坪)，表四中有幾幢，表五相應畫幾幢平面圖。

3、表六按查勘鑒定，自1997年7月開始，逐年逐一登記打分。

4、表七房屋修繕分幢記錄，只登記房屋被修繕的及基本情況，不依依次填寫。

5、表八中房屋土地有變更的，表三與明細帳中要有相應的數字變更與帳務增減，且數量一致。反之亦然。

6、表九(1)、表九(2)中房屋按用途分別核定各室的使用面積，各室使用面積之和要與表四中各幢使用面積之和相等而略少于建筑面積，按逐一記錄。

7、表十欄目中的數量與金額與明細帳相符相對。

8、原則上每校都應構畫出校園總平面圖、總體規劃圖與地下管線圖。

三、固定資產明細帳

1、各校統一加訂經管人員一覽表，且有關項目填全蓋章。

2、必須按同規格同型號的固定資產物品設置明細帳頁，一種或一樣一頁，且明細帳頁欄目填全。

3、以“項”為單位對明細帳頁進行金額匯總，各“項”匯總相加為各大類的匯總，最后十大類統一匯總。十大類匯總帳頁金額為“S”開相加，帳頁最后余額為本單位固定資產的總價值。

4、明細帳中的土地、房屋的數量、金額與管理檔表三中的相對的欄目需切實認真核對無誤，做到相符相對。

四、固定資產分布帳

1、對三、八、大類中的固定資產設分布帳頁，必須具備數量比較多、分布比較廣，且借用頻繁的設帳標準。其中貴重稀有物品也要設立分布帳頁。

2、分布帳頁項目填全，要有相應的調換、變更等運行情況的帳面處理。

五、固定資產卡片

1、固定資產卡片是一種借條，因此，只有常借常還的資產才設卡片，一般只有第三、八大類固定資產中數量多、分布廣、借用頻繁的物品設置卡片，二、九大類中如符合上述條件也要設立卡片。

2、一物一卡，正面填全項目，反面有借用人簽字。課桌凳由學生簽字，班主任不能代替。

3、以辦公室、教室為單位將卡片匯總，填制匯總變化一覽表，且專櫥存放。

4、要切實做好固定資產的編號、捶號工作，要做到隨機抽查，帳、卡、物相符相對。

六、固定資產增減變更的帳務處理

1、增加固定資產要整理相關的原始購置憑證復印件，無憑證復印件要有相關文字資料說明或物品表冊清單，說明增加的原因及價值，且相關人員要簽字蓋章，手續齊備。固定資產的報廢報損的憑證整理方法相同。

2、增加減少固定資產依據原始憑證復印件或材料物品清單填制增加或減損憑單封面，按“項”匯總，在“品名”欄內一“項”一欄末欄合計為某一類資產增加或減損的價值，然后填制記帳憑證，按類填入摘要欄，末欄合計為本學期學校增加或減損固定資產總值。

3、固定資產記帳憑證增加或減損憑單及憑證復印件或清單按類、項、物件逐級明細，合訂后記帳。

4、記帳憑證一式二份，教育辦公室、單位各一份。

七、固定資產的清查

1、每年利用寒暑假對本單位資產全面清查，填制固定資產清查登記表，上年結存數與帳面一致，各類有變化的要與增加減損憑單中核算的數量金額一致。

2、固定資產清查登記表的填寫，沒變化的按類統計，有變化的具體到項，三、八大類中應列到“目”級科目。

八、確權檔、基建檔

1、建有樓房的學校，確權檔、基建檔的整理要依據《山東省中小學校舍設施管理文件匯編》第41頁、第42頁所列舉的27項內容分別整理，應以某一棟樓房為基本單位，分別整理本樓的相關申請、報告、證書、審批、規劃文書等資料。一項一卷。

2、建樓圖紙折疊要規范齊整。

安莊鎮教育辦公室 2012年6月

第五篇：安莊鎮教育辦公室關于做好2012年暑假固定資產整理工作的通知

安莊鎮教育辦公室

關于做好2012年暑假固定資產

整理工作的通知

暑假來臨,按照市教育局全市固定資產暑假清查專題會議的部署，要求立即開展學校固定資產的清查、賬務處理和自查工作。經教辦研究決定,要求全鎮中、小學校要立即行動,務于7月10日前完成以下工作任務：

一、對本單位現有資產全部清查一遍,做到排查徹底、不留死角。對于半年來固定資產的增加、減少、報損、報廢、盤盈、盤虧等變化情況，做好微機校產管理系統的帳務調整工作，過程務求細致、精準，完成后輸制固定資產清查報表。

二、微機匯總后，打印固定資產總表，總表數據要與清查報表合計數一致。

三、經核實，你單位截止2011年12月31日上報固定資產總值為 元，各單位要在此數據基礎上，做好2012年1月1日以來的資產變更及憑證整理工作，本變化情況的憑證整理要嚴格根據清查情況，整理相關憑證，或增或減的資產數額，要與軟件變更的數據相符相對。記賬憑證整理后裝訂為兩部分,一部分為增加,一部分為減少。記賬憑證“摘要”欄按

“類”填，最后匯總。后附增加或減損憑單，增加憑單“品名”欄、減損憑單“財產名稱”欄，按“項”填入每項的項稱及變更數，最后附所增、減的物品詳單、相關說明或購臵發票復印件。撰寫報廢、報損說明，要注明原因，校長及總務負責人等5人以上簽字，減損憑單底部“意見”欄，填充完整，以上所有憑證都要加蓋學校公章。

四、軟件帳務變更與憑證整理結束后，要寫出自查報告，報告要體現出以下內容：

（1）領導重視，分工明確，體現領導小組和工作小組（至少由5人組成）；

（2）健全的管理制度和責任制度；（3）校舍維護；（4）校園環境維護；（5）學校設備維護；（6）嚴格借用賠償制度；（7）檔案管理規范科學。

（8）資產變更的主要數據，并注明自查后目前單位的資產總值。

五、各單位務必做到本變更數據與所整理的憑證數據相符相對；管理軟件總數據與清查報表及資產總表的匯總數據相同，（上年年末數與本變更數據相抵消后，即為目前單位固定資產總值）。

六、以上工作完成后，各中、小學務必于7月10日

前將以下五項內容：

1、單位清查報表；

2、固定資產總表；

3、自查報告；

4、固定資產變化匯總表（表樣詳見本單位郵箱，只填寫相關數據，沒有填0，合計數自動生成）；

5、增加、減損憑單；上交教育辦公室；同時將軟件變更后的資產數據和固定資產變化匯總表數據一并上報郵箱，以便全鎮匯總，上報市教育局。同時，各單位將以上材料自存一份，按要求裝訂，及時歸檔，以備上級檢查。

七、各單位要高度重視固定資產管理軟件的正常運行，專室存放、專人負責，確保軟件安全，正常使用。

八、管理檔需變更的相應表冊，要根據變化情況，據實填寫至2012。

九、學校固定資產確權檔、基建檔、管理檔及卡片的管理使用要求，以下發的上級通知要求為準，有基建任務的單位要做好相關文件等材料的搜集工作。

十、本次統計要做到（三個“準”）即依據標準、數據準確、準時上交。

安莊鎮教育辦公室

2012年6月26日