第一篇：如何做好接待工作

一、關于接待工作

按照工作的流程講9個問題，即9個如何做。

1、如何迎接客人？

注意五點：

一是確定迎送規格。通常遵循身份相當的原則，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人或由副職出面。其他迎送人員不宜過多。我市通常按照高規格接待來賓，體現了高度重視、對外開放、擴大宣傳的姿態和心情。

二是掌握到達和離開的時間。準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化，應及時通知有關人員。迎接人員應提前到達迎接地點，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應在客人離開之前到達送行地點。

三是適時獻上鮮花。迎接普通來賓，一般不需要獻花。迎接十分重要的來賓，可以獻花。所獻之花要用鮮花，并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻花的時間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導與主賓握手之后將花獻上。可以只獻給主賓，也可向所有來賓分別獻花。

四是不同的客人按不同的方式迎接。對大批客人的迎接，可事先準備特定的標志，讓客人從遠處即可看清；對首次前來，又不認識的客人，應主動打聽，并自我介紹；而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。

五是留下一定時間。客人抵達住處后，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間，然后再安排活動。

2、如何稱呼、介紹和握手？

關于稱呼。國際上,對男子通常稱先生，對女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱夫人，對未婚女子稱小姐；而對不了解婚姻狀況的女子可稱小姐，年紀稍大的可稱女士。對地位高的官方人士，還可直接稱其職務、閣下。

迎接一批客人，如何介紹呢？是先介紹客人，還是先介紹主人？通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者，先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓。在介紹兩個人互相認識時，怎么介紹呢？是先介紹男士，還是先介紹女士？是先介紹年幼者，還是先介紹年長者？是先介紹身份低者，還是先介紹身份高者？是先介紹未婚女士，還是先介紹已婚女士？西方是先卑后尊，我國是先尊后卑,西方與我國正好相反。伴隨介紹客人，就是如何握手的問題？伸手次序：由尊者決定。公務場合職務高、身份高者先伸手，非公務場合，年長者、女姓先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手臟，等等。

3、如何陪車和引導？

客人抵達后，如果需要陪車，賓主雙方如何上車，如何就座呢？

乘坐轎車時，通常有兩種情況：當有專職司機開車時。主人坐在司機后面，主賓坐在主人的右側。上車時，最好請主賓從右側門上車，主人從左側門上車，避免從主賓座位前穿過。遇到主賓先上車，坐到了主人的位置，則不必請主賓挪動位置。如果是主人自己開車，則要請主賓坐到主人的右側，即前排右側的位置，也就是副駕駛的位置。乘坐中大型面包車時，則前座高于后座，右座高于左座；距離前門越近，座次越高。為客人關車門時，要先看清客人是否已經坐好，切忌過急關門，損傷客人。當賓主雙主并排行進時，引領者走在外側，讓來賓走在內側。單行（hang）行(xin)進時，引導者應走在前，來賓走在其后，起到帶路的作用。出入房門時，引領者主動開門、關門。出入無人控制的電梯時，引領者先入后出，操縱電梯。

4、如何會見和會談？

會見座位的安排。通常將客人安排在主人的右側，譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面，其他人員按禮賓次序在主賓一側就座。主方陪見人員在主人一側就座。座位不夠可在后排加座。雙方人員的排序由雙方按照每個人的職務、地位、本次會見的內容等綜合排定。

會談座位的安排。雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人坐背門一側，客人坐面門一側。主談人居中。我國習慣把譯員安排在主談人右側。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面，當會談人員較少時，記錄員也可安排在會談桌上就座。雙方人員的排序也由雙方按照每個人的職務、地位、本次會見的內容等綜合排定。

如會談長桌一端向正門，則以入門的方向為準，右為客方，左為主方。有時在國際飯店看到一些單位在安排這種情況的座位時，將主客雙方的位置擺顛倒了，主人坐到了右側，即坐到了客人的位置，客人坐到了左側，坐到了主人的位置。當然，會標也就錯位置了。（見圖二：會談座位的安排）

如果有合影，如何安排就座呢？

一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主人的右手排第一位來賓，主人的左手排第二位來賓，主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份，也要考慮場地大小，即能否都攝入鏡頭。一般來說，兩端均由主方人員把邊。

如果是上級領導來宿視察，安排合影時，則要將所有合影人員排出次序，每排再按開會時主席臺上的就座次序排列。為了突出主要領導，保證主要領導居中，通常排單數就座，1號人員即身份最高者居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推。如今年5月2--3日胡錦濤總書記來宿視察時的合影，就是按照上述座次排列的。總書記居中，王剛在總書記的左手，李源潮書記在總書記的右手，梁保華在王剛的左

手，王魯寧在李源潮的右手······

5、如何宴請？

主要有三個環節：排好菜單、定好形式、排定座次。

排好菜單。要體現民族特色、地方風味、節令時尚、飯店拿手和客人喜愛的菜肴，少上昂貴菜肴，不上禁忌菜。如我們宿遷招待來賓，主要是上本地特色菜肴，我們簡稱叫做“土特家常菜，魚蝦水產品”。如粉皮、千張、地皮菜、大白菜豆腐，龍蝦、螃蟹、銀魚、鯽魚、瓦塊魚等。關于飲食禁忌，如回民不吃豬肉，猶太后裔不吃豬肉、兔子及禽類等，印尼、馬來西亞人也不吃豬肉（信奉伊斯蘭教），阿拉伯人不吃豬、馬、騾、驢肉，有的還不吃兔肉。了解了這些習俗，安排時就要特別注意，千萬不能上這些動物的肉。伊斯蘭教還禁酒，但也有例外，就是伊拉克人可以喝酒。

定好就餐形式。

宴請總是通過一定的宴請形式來完成的。宴請形式有宴會、招待會、茶會（又稱茶話會，是聯絡老朋友、結交新朋友的具有對外聯絡和進行招待性質的社交性集會，重點不在“茶”，而在“話”）、工作餐。這里著重介紹一下宴會中的正式宴會和招待會中的冷餐（即自助餐）。這是目前我市接待來賓最常用的兩種宴請形式。

正式宴會是僅次于國宴的一種宴會，可安排席間樂，賓主均按身份排位就座，用地產白酒和其他飲料。我市接待重要客商、舉辦大的活動大都舉行正式宴會。正式宴會的現場，應布置得嚴肅莊重大方，不要用紅綠燈、霓虹燈裝飾，可以少量點綴鮮花。正式宴會通常要掛“歡迎宴會”大字橫幅，有時還配以標語。國際飯店一樓大宴會廳常備的標語是“生態宿遷、綠色家園，誠信宿遷、投資樂園”，標語的內容可以根據宴會的主題來擬定。

排定座次。正式宴會桌次的排列：主桌位置，圓廳居中為上，橫排以右為上，縱排以遠為上，有講臺時臨臺為上。2、3、4······等其它桌的位置，以離主桌位置遠近而定，近高遠低，右高左低。桌數較多時，要擺桌次牌。

正式宴會座位的排列：通常安排每桌10人，來賓的位置以離主人座位的遠近而定。我國習慣按各人本身職務排列，以便于談話。當只有一位主人時，1號來賓坐在主人右手的一側，2號來賓坐主人左手的一側，3、4、5、6、7、8、9號等來賓依次分別坐在兩側。當有兩位主人時，即有第一主人和第二主人時，1號來賓坐在第一主人右手的一側，2號來賓坐在第一主人左手的一側，3號來賓坐在第二主人右手的一側，4號來賓坐在第二主人左手的一側，5、6號來賓分別坐在1、2號來賓的兩側，7、8號來賓分別坐在3、4號來賓的兩側，其他來賓依此排座。“好范文”版權所有

冷餐會（又叫自助餐），常用于宴請人數眾多的賓客。往往設主賓席座位，其余各席不固定座位，食品與飲料均事先放置桌上，招待會開始后，自動取食進餐。這種進餐形式越來越受到歡迎，賓主雙方感到輕松自由，便于交流。

二、關于會務工作

按照工作的流程也講9個問題，即9個如何做。

1、如何制發會議通知？

這個問題我只提醒一點，通知發出后，一定要確認參會人員有沒有接到通知，參不參加會議。對那些兼任多個職務的特殊人員，一定要核實到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。如在部門兼職的副秘書長，紀委副書記，是核

實清楚，是不是本人參加。

2、如何選定會場？

主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經濟實惠來選定。

3、如何確定會標、回頭標和宣傳標語？

會標可以根據會議通知來確定。回頭標和宣傳標語，要緊扣會議主題，富有號召性、鼓動性。

4、如何排列席卡？

主席臺的排列。當主席臺人數較多時，可設立1排以上的主席臺，領導分排就座。市級領導排序總體上按照市委、市人大、市政府、市政協排列（其中市人大、市政協主要領導排在市委副書記后面）。以面向臺下來看，當主席臺人數為單數時，1號人員居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推。當主席臺人數為雙數時，1號人員在中心點偏右的位置，2號人員在中心點偏左的位置，即1號、2號人員之間的中心點即為主席臺的中心點，3號人員在1號人員右手位置，4號人員在2號人員左手位置，以此類推。

有發言的要準備“發言席”席卡，會前擺放到位。發言前5分鐘，要請發言人員到達主席臺后面靠近發言臺的一側，準備發言，發言后回到自己的座位上。

5、如何保證話筒和音響良好？

選擇好的話筒。反復查看檢修，確保穩定運行。會議開始前10分鐘還要最后檢查一次話筒，確保使用良好。

6、如何發獎？

將領獎人員安排靠前相對集中就座，便于組織領獎。

對禮儀小姐進行彩排。

禮儀小姐從主席臺一側手捧獎品依次上臺，前后兩人距離相等，走到第一排主席臺前，先自然轉向臺下，展示獎品，然后，轉向主席臺，將獎品交給發獎領導，自然轉身，從另一側離開主席臺。

對領獎人員進行彩排。

確定每批領獎人數。按照主席臺上第一排所坐發獎領導的人數，確定每批上臺領獎的人數，要注意領獎人數一般不要超過發獎領導人數，盡量避免一位領導同時頒發1個以上獎項，減少失誤的可能。

將發獎人姓名與領獎人姓名一一對應排列打印，發到每一位領獎人員手中，讓其記住自己走到哪位領導面前領獎。

正式上臺領獎前，由禮儀小姐引導領獎人員走上主席臺，走到對應的發獎領導面前后，所有領獎人先轉向臺下，約停頓5秒鐘，然后向后轉向主席臺，面帶微笑從對應的領導手中領獎，領獎后，再次向后轉向臺下，約停頓8秒鐘，展示獎品，讓攝影攝像記者攝影攝像。最后，從另一側回到座位上。

7、如何簽訂責任狀？

將簽狀人員安排靠前相對集中就座，便于組織簽狀。

準備責任狀、簽狀桌椅、“簽狀席”卡、簽字筆。安排抬簽狀桌的人員，并要統一服裝。禮儀小姐要訓練有素。參加簽狀人員要事先通知，座近要安排座位，留出上下通道，方便行走。簽獎時樂曲配套，音量適中。

事前要多次彩排，直到心中有數，有十二分把握。

8、如何做好會議的后勤保障（主要是車輛、秩序、電力）？

調配會議所需車輛，特別是接送參加會議的市領導的車輛，要座位充足，車內整潔，并準備1臺備用車輛。要有工作人員現場服務。

安排公安人員維持會場內外秩序，保證車輛停放有序，環境安靜。開會之前要檢查會場內外，開會時也要關注會場內外，以便及時處置突發情況。

準備電力保障車，并有專業人員跟蹤服務，確保停電之后立即供電。

9、如何做好節儉工作？

遵循必要、簡單、方便的原則。

一是會場大小適中、設施設備夠用，不要過份追求高檔豪華。會場距離較近，方便多數人來往。

二是場內布置都有必要性，以烘托氣氛，不能太復雜、太花哨。

三是會議材料要盡量減少。

四是食宿要就低不就高。就餐可按每人每餐20元左右的標準安排工作餐（早餐一般不超過10元）。住宿可安排普通標準間。

五是車輛以自接為主，以借為主，盡量不租用。“好范文”版權所有

《如何做好接待工作》

第二篇：如何做好接待工作

接待工作：

一、認真細致地做好接待前準備

首先，溝通情況，了解意圖。

在接到上級部門或對方的通知或電話后，應立即向有關領導匯報，并主動與對方取得聯系，了解清楚上級或對方來訪的人數、身份、民族、性別、日程安排等，還應掌握上級領導來檢查指導哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、車輛，確定參觀或會務 類型及地點等各項工作。

其次，超前考慮，周密安排。

主要包括所需材料的準備、會務地點的確定、餐飲的安排、結束送行的禮節及其他有關注意事項等。

接待工作考慮成熟之后，及時向主管領導匯報，征求領導意見，并按照領導要求進一步完善接待工作。

接下來，就進入了具體實施階段：

一是迅速召集辦公室有關人員對接待工作進行詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務。

二是對開會時所需材料的撰寫、打印進行督促辦理，必須在會前整理出來，同時對開會時所需的水果、茶水等接待物品進行準備，發現不足，及時采購，以防會議期間不夠用。

三是通知餐飲部門做好桌次的安排、飯菜的準備工作。各項細節都必須考慮到、安排到，確保萬無一失。

如有時召開會議按通知要求有這么多人參加，準備了這么多的會場和桌椅，結果有些單位多派一些人參加，臨時找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會人員不能按時就座。有時出席會議領導有變化，本來了解到一位領導出差未回，座牌就沒有放，結果在臨開會的幾分鐘這位領導突然來了，弄得措手不及。不管怎么說這都是由于工作考慮不細造成的。所以說辦會要經得起檢驗，辦事要經得起核查。計劃要周詳，行動要謹慎。接待人員必須使自己養成細心再細心的工作習慣。

二、熱情周到地做好接待中服務

首先是迎接上級領導或兄弟單位。

出發時間前，與其隨行負責人員取得聯系，以便得知領導何時出發，以防領導有什么重要事務推遲出發時間而作為接待單位不知道。

如果通過聯系確定領導已出發，作為接待負責人就要及時通知領導，讓領導做好下樓接待準備。迎接領導時還要注意自身行走的位置、問候握手時的動作、介紹領導的順序及會議座次的安排等。

其二，要注意會務過程中服務的細節，服務人員在倒水時，定點定時，每隔15分鐘或半個小時到會議室倒水一次，作為接待負責人在會務期間，如發現那位領導水已喝完，要及時通知服務人員來倒水。

其三，餐飲要提前征求意見，及早安排。作為接待負責人要與來查、來訪領導的隨身人員及早進行溝通，了解他們一行中有無少數民族或其他注意事項，在安排餐飲時，更得心應手，更容易使到來人員感覺考慮的周到、服務的到位。最后，注意送行時的禮節。各項活動、議程結束后，應安排好送行，提前通知司機到餐廳門口，等候領導。在領導上車前，握手送行，上車后，揮手告別，祝

來查、來訪人員一路順風。還要注意必須等來查、來訪人員乘坐的車輛啟動后再離開。

三、及時全面地做好接待后總結

整個接待活動結束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結，看看哪些方面是領導最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續發揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結不斷提高接待質量和效率，使今后的接待工作責任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。一個單位能不能給來訪領導留下良好的印象，除了這個單位的硬件設施之外，接待人員的素質也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使來訪領導有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員要注意平時的學習積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本單位的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

第三篇：淺談如何做好接待工作

淺談如何做好接待工作

會務接待工作是各級機關的一項常規性工作，代表著一個地方一個部門的窗口形象，對于推動工作、加強交流有著十分重要的作用。隨著我區農業農村經濟的發展，我辦的接待量和調研任務不斷增加，工作量也日益加重，接待工作的高效優質也就顯得尤為重要，所以我辦應努力創新和完善會務接待工作的標準化流程，充分發揮辦公室的組織協調作用，樹立我辦良好形象，使接待工作不斷規范。就我辦實際情況，我個人認為應做好以下幾個方面：

一、明確接待工作的主要任務和原則

（一）我辦主要的接待任務

1、上級部門領導的各種檢查、考察、督查、調研等活動；

2、上級部門、兄弟單位、各業務聯系的部門、人員的來訪；

3、辦理各種大小型會議的會務工作；

4、協調農口各單位之間關系，做好接待的各種銜接工作。

（二）接待工作的原則

堅持嚴密有序的原則；堅持規范標準的原則。

二、確立標準化流程，確保會務接待工作有章可循

會務接待工作是圍繞會議、考察、調研等工作開展的一系列協調性和事務性的服務工作，包括會務接待安排、相關協調、會前準備、現場服務和決定事項的落實等。接待的具體工作紛繁復雜、面面俱到，任何一個方面、一個環節有所忽視或考慮不周，都可能造成混亂，甚至有可能導致會務接待工作無法進行。因此，科學確立標準化流程，能全面規范地搞好各項準備工作，有序推進會議和接待活動，有效避免和減少會務接待工作中的失誤。

（一）明確流程。

接待工作有兩個方面：一是會務工作流程；二是接待工作流程。會議工作流程包括：領導安排——擬定會議方案——會前準備——會中服務——會后總結。其中會前服務包括五大項工作：簽發通知、協調籌備、后勤保障、會場布置、邀請記者。會中服務包括四大項工作：會議簽到、內外聯系、茶水服務、會議記錄。會后服務包括六大項工作：清理會場、材料收集、會議小結、會議紀要、會議議決事項督辦、會議的新聞報道（由記者完成）。

接待工作包括八大流程：領導安排——方案制訂——迎接來賓——組織調研（督查、檢查等）——情況匯報——就餐（住宿）安排——歡送來賓——資料歸檔。

（二）明確要求。

標準化流程應對每一項工作有十分明確具體的要求。會議標準化流程里，如會前服務中的通知下發環節，具體要求包括時間、地點、與會人員、座次安排和記者等是否明確到位。籌備協調環節包括相關部門任務安排和提示領導入場等要求。會場布置包括座位安排、音響空調、會標制作、會場衛生、花卉擺放等要求。

接待標準化流程里，方案制訂中應明確七個要求：包括確定調研（督查、檢查等）的準確時間、來賓名單和注意事項；確定我區（辦）陪同人員；確定行程及線路；確定調研（督查、檢查等）點，準備相關材料（簡介）；安排車輛、記者、就餐（住宿）等相關事項；接待方案報送領導審定；下發通知。

三、嚴格實施標準化流程，確保接待工作有條不紊

為確保會務接待流程嚴格實施到位，使會務接待工作有條不紊，應著重做好三個方面的工作：

一是按流程環節分解任務，確保責任到人。上級有明確指示或領導有明確要求后，應立即按照標準化流程進入會務和接待活動的相關準備工作。根據會議和接待活動的規模大小確定具體負責的領導和工作人員，把標準化流程中的各項任務具體分解到每一個人，把責任落實到每一個人，不留空檔。

二是按流程要求完成任務，確保落實到位。任務分工明確以后，責任人按照標準化流程各項任務的要求嚴格實施。具體操作中，對照標準化流程圖，一條一條抓落實，一項一項抓到位。接待流程的落實到位，能確保會議和接待活動有條不紊的進行。

三是按流程標準統籌兼顧，確保協調到位。由于接待工作環節較多，要求精細，各責任人和相關部門可能出現工作上的脫節，因此，在按流程實施的過程中，必須加強協調，統籌兼顧，要有一名領導督查各項流程和細節是否到位，及時組織相關人員相互合作、查漏補缺，對沒有到位的流程事項緊急處理，靈活安排。同時要與

接待的相關部門保持密切聯系，及時發現和協調解決在準備、進行過程中的各種問題和矛盾。

四、不斷創新接待流程，確保接待工作高效優質

由于會務接待工作靈活多樣，會務接待工作中有很多意想不到的情況發生，所以接待流程的實施也需要不斷完善和改進，確保會務和接待工作高效優質。在具體工作中還需做好三個方面的工作：

一是及時總結。在完成會務接待工作后，分管領導要組織相關工作人員及時做好資料歸檔工作。認真總結成績，查找問題，特別是對領導的指示精神要認真思考，反復領悟，不斷提高服務水平。

二是認真完善。在會務接待工作中，要針對不夠精細、不夠完美的環節及時進行改善，對具體要求及時進行補充，確保同樣的問題不重復發生，失誤一次比一次少，力求零失誤。

三是不斷創新。為進一步提高會務接待工作效率，在資料歸檔的基礎上，要建立健全會務接待工作基礎資料庫，包括會議（接待）方案、匯報材料、調研點簡介等比較完善的數據信息，這樣才能有效提高工作效率。

會務接待水平的高低、組織協調的好壞能夠集中反映一個地方或部門的整體形象，可以說，接待工作就像一扇窗戶，能展示接待人員的素質和能力，也可直接反映出外界對我區（辦）的直觀印象。我區是一個農業大區，我辦又是農口部門的牽頭單位，所以我辦的接待工作也是我區農業工作對外宣傳的一個重要平臺，其成效直接影響到外界對我區農業發展的印象，所以我們的工作要圍繞大局，在各種接待任務中，努力搭建平臺，為我區的農業發展創造一個良好的軟環境。

附：接待工作流程圖

接待工作流程圖

接待后，總結歸檔，及時收集資料，整理歸納，建立資料電子檔案

接待中，隨時上下聯系做好銜接協調工作，確保接待工作順利進行

待領導審定后，通知相關人員和有關單位做好接待準備工作（參觀點、會場等）

根據批示，送主要領導審簽，需要多個領導審簽時，需逐級審簽

根據領導安排，擬定方案（時間、地點、行程安排等）送領導審閱

確認來賓的基本情況（人數、職位、性別等）及活動計劃，及時匯報

確認來賓的基本情況（人數、職位、性別等）及活動計劃，及時匯報

接到電話、明傳電報、書面通知等后，認真閱讀并及時向領導匯報

第四篇：如何做好接待工作

如何做好接待工作

接待工作是的一項重要工作。隨著社會經濟的快速發展，各企業之間信息、技術、資金的交流日益頻繁，并由此及彼帶來大量的人員流動，上級領導的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學習及業務洽談的人次也與日俱增，這就使用權得接待工作越發重要。那么在新形勢下，怎樣才能做好接待工作呢？筆者以為，應重視以下幾個方面：

1、更新觀念、傳播文化

在新形勢下，要充分認識到接待工作是企業看似被動、實則主動的一種廣義的公關行為，是企業聯系內外的紐帶和橋梁。通過接待工作，企業可以展示實力，樹立形象，可以積累豐富的關系資源，可以吸引投資、擴大合作，從而推動經濟的快速發展。因此，必須反接待工作看作企業經濟工作的一個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。

做好接待工作不僅是企業長遠發展的需要，也是從更高層次上展示企業形象的需要。我們對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責任意識，作為一項政治任務來完成；要樹立“每一個人都代表企業形象，每一個人的一言一行都是企業文化的折射”的思想意識，保證高質量地完成每一次接待任務。有些客人可能一生只到某企業造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細膩，企業良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給客人留下終生的印象。

2、精心策劃，突出特色

要做好每一項接待工作，首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動才有可能成為成功的公關活動，否則就可能淪為低層次的迎來送往的應酬活動，甚至可能損害企業的形象。每一項接待活動，都要以實現來賓的目的和企業的公關期望為原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則，詳細安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細節，并體現一定的創意與創新。

每個企業都有自己的企業文化，作為展示企業形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風格。因此，要通過公關接待活動的每一個環節著力體現企業的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯企業與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業的個性，感受到企業文化的特色。

3、優化流程、規范運作

接待方案制定以后，就要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個環節有序銜接、首尾相連，必要時可以制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進行全面清點，以確保工作進程的有序性、穩定性和連續性。同時，對接待工作中的每一道程序都要事先進行規范，這樣才能確保整個接待工作有序進行。比如，在作接待工作總結時，接待記錄的填寫、總結會的召開、書面總結材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規范操作。此外，要注意收集和掌握接待工作的相

關知識，不斷提高自身素養并注意實現資源共享。

4、關注細節、注重實效

細節決定成敗。接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據接待工作的需要對接待方案予以調整；具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細節都要細致地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼審、一個動作、不經意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應變措施。這就要求接待人員加強靈活應變能力、臨場發揮能力的訓練，提高處理突發事件、意外發揮能力的訓練，提高處理突發事件、意外情況我水平，以便將各類有操作企業形象有細節問題解決在萌芽狀態，確保接待工作實現“零失誤”。

通過接待工作，企業不僅可以展示企業作風和企業文化，也可以對外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會給上級領導和來賓留下深刻的印象，而且無形中會為企業帶來商機，帶來社會效益和經濟效益。因此，要充分利用接待工作的每一個細節展示企業的全新風采和企業獨具魅力的特色文化，提升企業的知名度和影響力。同時，還要對接待交果進行科學的評估與監測，及時做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優化接待流程，力求接待活動效益的最大化。

5、不斷創新、追求桌越

在新形勢下，只有結合企業自身的實際，自覺創新公關工作思路，豐富公關工作內容，才能推動接待工作不斷創新。比如制訂方案時可以考慮運用統一的模板，匯報材料可以得用多媒體技術來制作，而不僅僅限于傳統的紙質材料等等。這樣的接待工作才具有時代特征和企業特色。同時，企業秘書要積極探索能夠更好地反映企業精神與企業亮點、體現企業文化的接待方式和方法，與時俱進、開拓創新，使接待工作在企業發展中發揮更大的作用。

第五篇：淺談如何做好辦公室接待工作

淺談如何做好辦公室接待工作

作者：王毅

班級：物業管理班 學號：11076126 摘要

企業的發展壯大，業務往來的增加就使得接待工作越來越重要，甚至接待工作的好壞，直接關系到客戶對企業的良好印象、業務的成敗。文章從接待工作的意義，如何做好接待工作，以及對接待工作的認識三個方面對企業辦公室如何做好接待工作作了論述和建議。

關鍵詞：企業，辦公室，接待工作，意義，程序，思考，措施

一、做好接待工作的意義

接待工作是各級機關的一項常規性工作。接待工作水平高低能夠集中反映一個地方一個部門的整體形象，能夠展示出接待人員的素質和能力。同時對于推動工作開展也具有十分重要的作用。隨著社會經濟的快速發展，各企業之間信息、技術、資金的交流日益頻繁，并由此帶來大量的人員流動，上級領導的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學習及業務洽談的人次也與日俱增，這就使得接待工作越發重要。那么在新形勢下。作為一名辦公室工作人員，對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責任意識，要把其作為一項政治任務來完成。要樹立“每一個人都代表企業形象，每一個人的一言一行都是企業文化的折射”的思想意識，保證高質高量地完成每一項接待任務。

二、如何做好企業接待工作

（一）做好接待的準備工作

1.是接待手冊的編制

首先應了解來賓的人數、姓名、性別、年齡、民族、職務，確定接待規格，并根據所對應的職務確定陪同接待的領導。然后編制接待手冊，應包括住宿、就餐、陪同人員、車輛、日程安排等，并經領導審核后發放到每位來賓手中，讓客人了解大體的行程安排，做到心中有數。

2.是物質準備工作

貴賓室、榮譽展室、會議室等要提前打掃干凈，桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。桌上可放一些介紹企業情況的資料。另外，茶具、茶葉要準備齊全。各種辦公用品（筆記本、筆等）要提前準備好，以備不時之需。

3.業務知識和能力的準備

要對企業的發展歷史、精品工程的特點、規格，各部門設置及領導分工情況做大致的了解。同時，要有較完備的企業概況和市容市貌概況資料，如當地賓館、名勝古跡、游覽路線等，保證客人所想、所需，使其滿載而歸。

（二）形成良好的接待程序

在企業的各類接待工作中，通過不斷的摸索和實踐，我們逐步形成了迎接、陪同、送行的全過程接待服務思路。首先，由相關領導到高速路口或飛機場迎接客人，與客人進行初步的結識，并簡單介紹企業公司的大體情況。到達企業公司后，由來賓方最高領導所對應的企業領導進行接待，致歡迎詞，陪同參觀企業榮譽展室，安排歡迎宴會，陪同參觀企業施工現場等，確保來賓來訪期間的生活充實、愉快，最后由接站時的領導負責將客人送至高速路口或飛機場，充分展現企業的良好形象。

（三）注重細節，全過程負責。

企業辦公室樹立了“接待無小事，細節定成敗”的接待理念，在每一次接待中，高度重視每一個細節，了解每一位來賓的日常生活習慣，做周密的安排。面對接待工作復雜、繁瑣的各項事務，“想來賓所想，備來賓所需”，不斷提高隨機應變的能力，周密細致地安排好每一項接待內容，并對接待全過程負責。同時，我們還注重對接待之后的思考，尋找問題和不足，以便在以后的接待工作中加以改進。

三、做好接待工作應重視的問題

（一）更新觀念、傳播文化

在新形勢下．辦公室入員應及時更新觀念。充分認識到接待工作是企業看似被動、實則主動的一種廣義的公關行為，是企業聯系內外的紐帶和橋梁。通過接待工作，企業可以展示實力，樹立形象，可以積累豐富的關系資源，可以吸引投資、擴大合作，從而推動經濟的快速發展。因此．必須把接待工作看作是企業經濟工作的—個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。

做好接待工作不僅是企業長遠發展的需要，也是從更高層次上展示企業形象的需要。辦公室人員對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責任意識，作為一項政治任務來完成；要樹立“每一個人都代表企業形象，每—個人的一言一行都是企業文化的折射”的思想意識，保證高質量地完成每一次接待任務。有些客人可能一生只到某企業造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細膩，企業良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給客人留下終生的印象。

（二）精心策劃，突出特色

要做好每一項接待工作，首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動才有可能成為成功的公關活動，否則就可能淪為低層次的迎來送往的應酬活動，甚至可能損害企業的形象。每一項接待活動，都要以實現來賓的目的和企業的公關期望為原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則，詳細安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細節，并體現一定的創意與創新。

每個企業都有自己的企業文化，作為展示企業形象的“窗口”，接待工作同樣需要有自己的特色和風格。因此，要通過公關接待活動的每一個環節著力體現企業的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯企業與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業的個性，感受到企業文化的特色。

（三）優化流程、規范運作

接待方案制定以后，就要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個環節有序銜接、首尾相連，必要時可以制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進行全面清點，以確保工作進程的有序性、穩定性和連續性。同時，對接待工作中的每一道程序都要事先進行規范，這樣才能確保整個接待工作有序進行。比如，在作接待工作總結時，接待記錄的填寫、總結會的召開、書面總結材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規范操作。此外，接待人員要注意收集和掌握接待工作的相關知識，不斷提高自身索養并注意實現資源共享。

（四）關注細節、注重實效

細節決定成敗。接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據接待工作的需要對接待方案予以調整；具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細節都要細致地思索一遍。以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要”眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經意的一句話，都要留意和體會。以便及時采取應變措施。這就要求接待人員加強靈活應變能力、臨場發揮能力的訓練，提高處理突發事件、意外發揮能力的訓練，提高處理意外情況處理水平，以便將各類有損于企業形象的細節問題解決在萌芽狀態，確保接待工作實現“零失誤”。通過接待工作，企業不僅可以展示企業作風和企業文化，也可以對外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會給上級領導和來賓留下深刻的印象，而且無形中會為企業帶來商機，帶來社會效茲和經濟效益。因此，接待人員要充分利用接待工作的每—個細節展示企業的全新風采和企業獨具魅力的特色文化，利用每一次接待機會來增強企業的凝聚力和向心力，提升企業的知名度和影響力。同時。接待人員還要對接待效果進行科學的評估與監測，及時做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優化接待漉程。力求接待活動效益的最大化。

（五）及時全面、做好總結

整個接待活動結束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結。看看哪些方面是客人最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續發揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結不斷提高接待質量和效率，使今后的接待工作責任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及時將照片寄給客人。一個地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這個地方的典型工作、城市建設和景點之外，接待人員的素質也是—個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使客人有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員還要注意平時的學習積累，了解掌握各方面的知識，特男日是對本地本部門的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

（六）不斷創新、追求卓越

在新形勢下，接待人員只有結合企業自身的實際．自覺創新公關工作思路，豐富公關工作內容，才能推動接待工作不斷創新。比如制訂方案時可以考慮運用統一的模板。匯報材料可以使用多媒體技術來制作，而不僅僅局限于傳統的紙質材料等等。這樣的接待工作才具有時代特征和企業特色。同時，接待人員要積極探索能夠更好地反映企業精神與企業亮點、體現企業文化的接待方式和方法，與時俱進、開拓創新，使接待工作在企業發展中發揮更大的作用。

四、對接待工作的幾點思考

（一）提高對接待工作的再認識

有些企業把接待工作單純視為一般的后勤工作，認為接待工作就是平時的“迎來送往”，安排好食、住、行，就夠了，其實不然。新形勢下，接待工作的內涵更加豐富，外延也不斷拓展，服務對象、工作范圍、接待隊伍不斷壯大，已不再是單純的食、住、行問題，它已發展成為涵蓋政治、經濟、文化等諸多領域，拓展到社會各個階層，需要許多相關部門共同參與來完成的一項工作。因此，需要我們對接待工作的內涵進行再認識，要從全局的角度思考問題，力求成為重要接待的策劃者、組織者、保障者、服務者，確保各類接待工作的順利開展。

（二）提高對接待工作重要性的再認識

接待工作是一項綜合性很強，面廣量大的工作，它是宣傳企業，展示企業形象的對外窗口，是企業長遠發展，加強對外合作交流的紐帶。因此，新時期，我們要提高對接待工作重要性的再認識，要從自身素質抓起，不斷優化和完善整體接待服務功能，創造性的開展工作，讓接待出效益；要通過認真組織，精心安排，努力提高接待質量，充分發揮在對外交往聯絡中的窗口、橋梁、紐帶作用。

（三）展望未來，認真細致的做好接待工作

展望未來，做好接待工作任重道遠，需要我們不斷的更新和完善，進一步的提高接待準備、接待程序水平，加強自身的修養，無論是從接待前的準備、接待中的服務還是接待后的總結，都應認真細致的做好每個環節，力爭更好的彰顯企業形象，展現企業實力，提高企業知名度，促進企業又好又快發展。參考文獻

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