第一篇：現代公文寫作與處理：公文要素之公文材料

現代公文寫作與處理：公文要素之公文材料

一、公文材料的概念

公文材料，是指作者用來表現主題的事實和依據，包括事實現象、政策法規、上級文件、上級精神、統計數字等。

二、公文材料的種類

（一）直接材料和間接材料

直接材料又叫作第一手材料，指的是作者在日常生活中直接獲得的生活事件、社會現象、論據、知識和經驗，是從觀察、體驗、感受、實驗與調查研究中得到的。間接材料又叫作第二手材料，指的是作者非親身耳聞目睹的材料，是通過其他渠道，如閱讀文件、查看報刊雜志、聽廣播、看電視等等獲得的。

(二)事實材料和理論材料

事實材料指的是客觀具體的真實材料，例如真實的事件、具體的事物、確鑿的事實、數據等等。理論材料指的是正確反映了客觀事物的本質規律的科學原理，即一切經過實踐證明了的為人們所公認的真理，例如革命領袖的經典言論、自然科學原理、定律以及名言、警句等。

(三)主要材料、次要材料、典型材料

主要材料是指構成文章的主要內容，承擔表達主題的主要任務的全部材料。它對突出文件主題起著主導作用。次要材料是指在構成文件內容時處于次要地位，對表達主題起輔助作用的，然而并不是可有可無材料。次要材料對主題的表達起著渲染、映襯、烘托的作用。典型材料是指能夠深刻地揭示事物的本質，具有廣泛的代表性和強大的說服力的材料，例如典型事件、典型數據、典型經驗等。

（四）現實材料與歷史材料

根據材料的時代背景或時間角度可將材料分為現實材料與歷史材料。現實材料是指與公文作者的寫作行為共有一個時代背景的材料 ；歷史材料是指在以前的歷史時期中發生和存在過的材料。現實材料與歷史材料的區分是動態的和相對的，因為時空條件始終在不斷地變化，目前的現實材料過上一段時間可能就會變成歷史材料；再者，在不同的文種中，現實和歷史的分界也不是整齊劃一的，某些規范性公文中被視為現實材料的東西，在其他類別的公文（比如時效性較強的年度報告、年度計劃等）中，可能就已被視為歷史材料了。

（五）正面材料與反面材料

根據材料的是非角度可將材料分為正面材料與負面材料。正面材料是指與公文作者所倡導的觀點相一致的材料；反面材料是指與公文作者所倡導的觀點相違背的材料。正面材料可以成為解決現實問題的正確原則和主張的重要佐證，反面材料則可以當作不按照這種正確原則和主張去做因而導致失誤的慘痛教訓。正反材料的使用有助于增強公文的感染力和說服力，從而順利實現公文的目標。

三、公文材料的作用

(一)材料是主題形成的依據

(二)材料是表現主題的支柱

(三)材料是結構文章的磚石

(四)材料是寫作技巧發揮作用的前提

四、公文材料的積累

材料主要來源有兩大途徑：

(一)直接攝取材料

調查研究是直接觀察攝取材料的重要途徑，是作者有目的、有計劃地使用科學方法，考察、獲取及分析、整理客觀信息的一種社會活動過程。

(二)間接攝取材料

間接攝取材料，是指圍繞著一定的寫作目的，從有關文件、書本、報刊以及上級指示精神中所得到的有關材料。這些文件、書本、報刊等等，一般都是其作者實踐的產物，大多數還是比較科學和準確的。

五、公文材料的選擇

（一）選擇材料緊扣主題

（二）選擇材料要真實

（三）選擇材料要典型

（四）選擇材料要新穎

（五）根據文體和篇幅選擇材料

六、公文材料的使用

（一）認真核實材料

（二）合理加工材料

可以對材料進行三個方面的加工：.適體剪裁加工.合并提高加工.文字潤色加工

（三）恰當運用材料

第二篇：現代公文寫作與處理：公文要素之公文結構

現代公文寫作與處理：公文要素之公文結構

公文結構的概念和作用

（一）公文結構的概念

公文結構是指公文內容的組合和構造。換句話說，也就是如何按照主題的需要，安排材料、組織成文的方式，比如全文分哪幾個部分，每部分安排哪些內容，怎樣使公文首尾一致，形成一個有機整體，等等。

（二）公文結構的作用.便于閱讀和理解.利于公文寫作

二、公文結構的基本內容

公文結構內容包括開頭和結尾、層次和段落、過渡和照應等，安排結構就是在總體結構思路的指導下，組織安排好這些環節，構成相互緊密聯系的有機整體，組成條理清晰、前后連貫、首尾圓合的篇章形式。

（一）公文的開頭與結尾

一篇公文中，開頭與結尾，一個居前，一個殿后，地位都相當重要。.開頭

開頭是公文正文部分的起點和入筆處，又稱導語，用以喚起讀者注意，引導閱讀。最常見的公文開頭，大致有以下幾種：

① 起因式開頭。一開始先講問題的緣起，即為什么要寫這篇公文，一般使用“由于……”、“鑒于……”或“隨著……”等開頭。

② 目的式開頭。開宗明義，第一句就說明本文目的，一般使用“為了……”、“為……”。

③ 根據式開頭。一開始先說明制作公文的依據，多用“根據”、“遵照”、“按照”等開頭，即根據某公文要求，遵照上級某指示精神，按照某會議的決定等。

④ 時間式開頭。一開始先點明某事、某情況的時間。有的是一開始直接寫年、月、日，有的是用“近日來”、“近來”、“最近”等比較模糊的時間開頭，有的則用“……之后”句式開頭。

⑤ 引文式開頭。一開始先引用公文或領導指示中的一段話作為引子或點明主題。

⑥ 事情式開頭。即一開頭就把事件、情況簡明扼要地介紹清楚。.結尾

公文的結尾，又稱結語，用以維護公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準確而有效地處理公文奠定基礎，同時，也防止在正文之后被添加偽造。

公文中的結尾也是多種多樣的，常用的有如下幾種：

① 總結式結尾。在結尾部分對全文作出總結，概括與深化主題，幫助讀者進一步理解全文。

② 希望號召式結尾。在結尾部分提出希望，發出號召，鼓舞斗志。

③ 強調式結尾。對主題意義再次強調以引起重視。

④ 專用式結尾。如“以上請示是否妥當，請批復”、“當否，請指示”等。

（二）公文的層次與段落

段落是形式范疇的概念，即自然段，其行文標志是“另起一行，空兩格”；層次是內容范疇的概念，即意義段，沒有明顯的行文標志。.層次

所謂層次，又叫意義段，結構段，是公文在表達主題過程中形成的相對完整的思想內容單位，也是結構的基本單位。

層次的劃分是有其客觀依據的，有時按照事物發展的時間來安排層次，有時根據事物的空間來安排層次，有時按照事物的功能和特征的主次來安排層次，有時按照公文的邏輯聯系來安排層次。

公文往往采用總分、并列、遞進、因果和連貫等方式。

① 總分式。總分式也叫主從式，是指構成公文的全部層次中，先從總體上概括內容，然后再具體分述；或先提出總的觀點、主張，然后再具體說明。這種方式在簡報、調查報告、總結、計劃、通報、報告中多以先概述后分述的形式出現。有命令、決定、通知、通告等公文中多是先交代觀點，而后具體陳述主張和辦法。

② 并列式。這種安排層次的方式是從橫向邏輯聯系入手，把材料按其性質歸類，組成層次，分別從不同方面對問題加以說明，各個層次表現為平等并列關系，以其內在聯系構成有序的完整篇章。公文多用分條列項的方式表述既有聯系又各不相同的內容，形成并列式層次。條例、規定、辦法、細則、計劃等多為這種層次。

③ 遞進式。這是按照內容的逐層推進，層層加深而安排層次的一種方式，層次之間為一層深似一層的遞進關系。在公文中命令、決定、決議、請示、報告、調查報告等有時采用這種方式。

④ 因果式。這是以分析事物形成和發展的原因、結果為線索安排層次的一種方式，層次間為因果關系。其中有的先說因、后說果，有的則先交代結果，后分析原因。

⑤ 連貫式。這是按照事物發展的自然順序安排層次的一種方式，其中有的以時間的先后為序排列，有的以事件發展的前后進程排列，有的以空間的前后轉換排列，有的以認識的過程排列。公文中采用這種方式的以時序的推進為多。如簡報、報告、會議紀要等常用這種方式。.段落

段落是構成一篇公文的基本單位，人們習慣上稱之為自然段。

段落的劃分要注意四點：一是單一性，即一個段落只能表達一個中心內容，不能把幾個不同的內容拼湊、糅合在一起；二是完整性，即一個中心內容必須在一個段落里說清楚，而不能分散在幾個段落里講；三是連貫性，就是說前后段的內容要有承繼關系，不能彼此脫節或用不相干的文字段落從中間打斷；四是勻稱性，即段落的長短劃分要適度，不能長的太長、短的太短，避免給人以不太協調的直觀印象。

（三）公文的過渡與照應.過渡

過渡是指公文層次、段落之間的銜接與轉換，在公文中起著橋梁和紐帶的作用，使全文渾然一體，邏輯性強。

公文寫作時，在下面幾種情況下一般需要過渡。一是思想內容轉換時。二是表達方式轉換時。三是結構形式轉換時。

常用的過渡方法主要有三種。一是詞語過渡。常用的表示關聯和轉折的詞語主要有：不過、既然、因為、所以、雖然、但是、那么、然而、首先、其次、以上、以下、總而言之、綜上所述，等等。二是句子過渡。在段落或層次之間，有時也用一個句子將上下文銜接起來，這樣的句子就叫做過渡句。過渡句可以設在前一段的末尾，也可以放在后面一段的段首，應根據具體情況，靈活掌握。三是段落過渡。凡是兩層或兩段文字之間意思相隔較遠，或表達方式、結構形式變換幅度較大時，可用段落來進行過渡。這種在層次和段落之間起承前啟后作用的段落，叫做過渡段。.照應

照應是公文內容上的前后照顧呼應。

公文中常用的照應方法主有：一是首尾照應，讓公文的開頭與結尾遙相呼應，使開頭說的話在結尾處得到深入的補充和強調。二是前后照應，讓公文的前后內容之間互相照顧，彼此呼應，使公文的結構緊湊、主題鮮明、邏輯性強。三是題文照應，使正文與標題相照應，起到展開主題、深化主題的作用。

三、公文結構的基本要求

公文結構的安排，應當服從于和服務于公文主題表達的需要，要以正確地反映事物的內在規律和外部聯系為原則，并充分注意公文法規對不同種類公文的結構安排的具體規定。在此基礎上，力爭達到自然、完整、嚴謹、連貫、勻稱等要求。

第三篇：現代公文寫作與處理：公文要素之公文語言

現代公文寫作與處理：公文要素之公文語言

一、公文語言的特點

（一）準確性

要使公文語言做到準確無誤，要注意以下幾點：.概念準確，避免歧義。.措詞得體，防止誤用。.把握分寸，褒貶適當。.前后照應，杜絕矛盾。.細心檢查，排除錯漏。

（二）簡潔性

要做到公文語言的簡潔，主要有以下幾點：.開門見山，直陳其事，不要兜圈子，玩文字游戲，說空話、套話。.使用規范化公文用語。.使用規范化簡稱。.多用陳述句、祈使句，少用描寫句、疑問句或感嘆句。.慎用多義詞，避免使用容易產生歧義的詞語。

（三）莊重性

具體說來要注意幾下幾點：.注重客觀性。.使用書面語。.使用專用語。

（四）規范性

要注意以下幾個方面：.要使用規范的文字，不寫錯別字，不用不規范的簡化字。.要使用規范的詞語，尤其是具有特定含義的專用詞語。不生造詞語。不用半文半白、生捏硬拼的詞語。.要正確使用標點符號。.要按國家標準使用漢字數字和阿拉伯數字。

二、公文語言的詞匯

(一)稱謂語

稱與對方有關的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文則宜用敬辭“貴”，如“貴部”、“貴局”、“貴市”、“貴會”、“貴社”、“貴公司”、“貴單位”等。

稱與自己有關的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本會”等。

公文中間接稱呼有關的人或單位常用“該”，如“該同志”、“該人”、“該地區”、“該單位”等。

(二)起首語

對下級機關或人民團體來文有所批復時，起首常用“關于《……的報告》收悉”、“關于……的電文已悉”等。

《通知》常用“為了……”開頭。

(三)承啟語

在公文的緣由表述完畢后，常用“為此，特作如下通知”、“特此命令你們”等領起下文。

(四)結尾語

是各類公文正式結尾時表收束、強調、祈請等的用語，可用“以上各項，望各地遵照執行”、“請結合本地區、本部門實際情況，認真貫徹執行”、“是否有當，請予批復”、“當否，請批示”、“請予審批”、“以上報告如無不妥，請批轉各地、各有關部門執行”。

三、公文用詞的特殊性

所謂公文用詞的特殊性，是指公文有一套較常用的專用詞語，這些詞語用起來能體現公文的嚴肅性和準確性。

開頭用語有：“按照”、“為了”、“根據”、“鑒于”、“依照”、“據查”、“關于”、“報告悉”、“電悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“據”、“……報稱”、“……電稱”、“制定”、“特派”、“任命”、“茲聘”、“派”、“驚悉”、“閱悉”、“謹悉”等。

結尾用語有：“望”、“請”、“特此函告”、“為盼”、“是否可行”、“當否”、“請批示”、“祈請批復”、“盼回復”、“望遵照執行”、“特此通知”、“請批轉……執行”、“特此布告”、“此復”、”此致”、謹呈”、“謹報告”、“特此電陳”、“此令”、“此批”、“此布”、“此令”、“為荷”等。

過渡用語有：“為此”、“為此……特……”、“對比……”、“為……”、“結合……”等。

稱謂用語有：“貴省”、“貴局”、“該地區”、“我市”、“我縣”、“本鎮”等。

表時間的模糊詞語有：“最近”、“近期”、“適當時候”、“現在”、“將來”、“曾經”、“同時”、“有時”、“一直”等。、，表范圍的模糊詞語有：“有關”、“各部門”、“鄉(縣、市、省)內外”、“國內外”、“左右”、“上下”等。

表條件的模糊詞語有：“在可能的情況下”、“在……情況下”、“在……基礎上”、“符合一定條件”、“在特殊情況下”等。

表數量的模糊詞語有：“許多”、“多數”、“廣大”、“某些”、“有此”，“一些”、“個別”、“部分”等。

表程度的模糊詞語有：“很”、“一般”、“更加”、“進一步”、“基本上”、“顯著”、“一定……”、“較”等。

表頻率的模糊詞語有：“經常”、“不斷”、“有時”、“反復”、“再三”、“多次”、“偶爾”等。

四、公文寫作常用詞語

在長期的公文寫作實踐中，由于行文關系和處理程序的需要，公文逐漸形成了一套常用的專用詞語。

五、公文語言的表達方式

在公文寫作中，常用的表達方式主要有三種，即敘述、議論和說明。

（一）敘述

敘述是一種敘說、介紹人物經歷和事物發展過程的表述方式。敘述常用兩種人稱（也就是立足點的問題），一種是主觀的第一人稱，另一種是客觀的第三人稱；但具體到一篇公文中，通常只用一個人稱，主觀或客觀，不能主客觀混用。敘述按時間順序可以分為順敘、倒敘、插敘、補敘和分敘，常用的敘述方式只有順序、倒序和插敘。

1.順敘

所謂順敘，就是按照事情發展的順序來敘述，從發生、高潮到結局一脈相承；層次段落和事物發展過程基本一致。

2.倒敘

所謂倒敘，就是把事件的結局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面敘述，然后再從事件的開頭順敘下來的表達方式。

3.插敘

所謂插敘，就是在原來的敘述進程中，暫時中斷一下，插入另一段敘述，插敘完后再接著原先敘述的線索繼續進行下去。

4.補敘和分敘

所謂補敘，就是整個事件進程敘述完了之后，再補充交代一下個別地方的表達方式。所謂分敘，就是對同一時間內發生在不同地方或單位的事件，先敘述一件再敘述另一件的表達方式。這兩種方式在公文中都用得不多。

敘述的基本要求：一是語言要概括。二是交代要明白。三是詳略要得當。

（二）議論

議論是闡明事理、發表見解、表明觀點的一種表達方式，它的主要目的是以理服人。議論的特點是運用概念、判斷、推理的思維手段來議事論理，在許多情況下，它與敘述常被結合起來使用，此即所謂的夾敘夾議。

1.議論的三要素

議論有三個要素：論點、論據和論證。一般而言，這三個要素都是不可缺少的。

論點就是公文作者的觀點、主張和看法，是論據所要證明的對象。論點回答的“是什么”的問題，因此，論點必須明確、鮮明、深刻和具有針對性。論點有中心論點和分論點之分。

論據是議論中所使用的材料，用來證明論點的理由和依據。論據回答的是“為什么”的問題，因此，論據必須可靠、充實和典型。論據分為事實論據和理論論據。

論證是用論據來證實論點正確的過程。論證要回答的是“怎么樣”的問題，因此，論證要求以理服人、有的放矢，有嚴密的邏輯性，做到無可辯駁。

論點、論據和論證是公文“議論”中不可分割的三個因素，它們分別回答了“是什么”、“為什么”和“怎么樣”的問題。它們之間的關系是：論點是主題和統帥，論據是支柱和基礎，論證是方法，也是論點和論據之間的邏輯聯系。

2.議論的方法

公文中議論的方法也就是論證的方法，論證主要是指立論。一般說來，公文中常用的議論方法有例證法、引證法、比照法和因果推論法。

例證法就是以事實為論據，通過列舉事實來證明論點的一種方法。

引證法就是以觀念材料為論據，通過引用經典論著、科學定理、格言成語等來證明論點的一種方法。

比照法就是把相同或相反屬性的事物和一個事物的不同側面列舉出來，經過對照或比較得出自己觀點的議論方法。

因果推論法就是由原因推導結果，或反過來由結果推導原因的論證方法。

議論常與敘述緊密結合在一起，表現為“夾敘夾議”的方式。夾敘夾議就是一邊擺事實，一邊講道理。運用這種方式要請注意兩個問題，其一，敘述要真實、典型，議論要中肯、精辟；其二，事實與道理要和諧一致，防止出現事大理小或事小理大的錯位現象。

（三）說明

所謂說明，就是用簡練的語言對事物的狀態、性質、特征、成因、關系、結構等進行解釋的表達方式。它常用來解說事物和闡明事理，是公文寫作中最核心的表達方式，常與敘述和議論結合在一起使用。

說明的方法非常多，常用的包括定義說明、舉例說明、比較說明、分類說明、數字說明、引證說明、解釋說明。

1.定義說明

所謂定義說明，就是用簡明扼要的語言揭示事物的本質屬性，從而給人以一個明確的概念。

2.舉例說明

所謂舉例說明，就是通過列舉事例來揭示諸種事物的共同特征。

3.比較說明

所謂比較說明，就是通過對不同事物的相互比較來揭示諸種事物的內在聯系與區別。

4.分類說明

所謂分類說明，就是把被說明的事物，按照一個統一的標準劃分為若干類別，然后逐類加以說明。

5.數字說明

所謂數字說明，就是運用數字和數據，從數量上對事物的情況和特征加以說明。

6.引證說明

所謂引證說明，就是運用權威性的材料來說明事物。

7.解釋說明

所謂解釋說明，就是對事物或事理的某一方面加以解說，也稱詮釋說明。

第四篇：現代公文的寫作與處理：公文要素之公文主題

文章

來源 蓮山課

件 w w w.5 Y K

j.Co M 2 現代公文的寫作與處理：公文要素之公文主題

公文主題

公文主題，亦稱之為公文主旨，是公文的首要和核心的要素。它是公文的靈魂，在文章中起到統率作用，它決定和制約材料的取舍、結構的安排、語言的組織和表達方式的選擇，因此，正確確立主題并使之符合規范要求是寫好公文的關鍵。

一、公文主題的概念

公文主題是公文中貫穿的基本觀點、主張或意圖，是公文內容的核心部分，是公文的“靈魂”和“統帥”，是寫好公文的關鍵。它是公文作者——公文制發機關在傳達政策、發布命令、周知事項、匯報工作、總結經驗或反映情況時，通過全文所表達出來的基本意圖或主要目的。

二、公文主題的特點

1、公文主題反映的對象是公務活動

2、公文主題的表達方式比較直接

3、公文主題有直接的社會價值

4、一份公文只有一個主題

三、公文主題的作用

公文主題的地位和作用非常重要。是一篇公文的靈魂。構成公文的材料、結構和語言等因素，都受主題制約、指揮，為主題服務。主題的這種地位決定了它在整個一篇公文中發揮著至關重要、不可替代的作用。

(一)決定著公文材料的選擇

(二)左右著公文結構的安排

(三)限定著公文語言的色彩

(四)控制著公文的表達方式

四、公文主題的確立

公文必須要有主題。公文寫作人員在領受了公文寫作任務后，首先考慮的就是主題。影響主題確立的因素很多，但主要有四個方面：

(一)黨的路線方針政策和國家的法律法規

(二)有關文件精神

(三)工作實踐

(四)領導意圖

五、公文主題的要求

公文和其他文章一樣，不但要有主題，而且要求主題必須正確、集中、鮮明和新穎。

(一)主題正確

公文主題首先要符合國家的法律法規，符合黨和政府的方針、政策，有利于黨和人民的事業，經得起實踐的檢驗；其次要符合客觀實際情況，符合事物本質和社會發展規律，能夠經得起歷史的檢驗。

(二)主題集中

就是一篇公文中不僅只能有一個中心，而且還要求這個中心不能零亂和分散，不能在一篇公文中表達太多的意思而面面俱到，不能塞進與主題無關的材料而節外生枝，不能有兩個或多個中心。

（三）主題鮮明

主題鮮明就是說一篇公文的基本精神或觀點，要清楚明白，擁護什么，反對什么，要解決什么問題達到什么目的等，都必須一清二楚。

(四)主題新穎

主題新穎就是說一篇公文的主題要在正確的基礎上有所創新，有自己獨到的見解。新穎的主題表現為：針對在實踐中發現的新問題、新情況、新特點，提出新方法、新途徑、新對策；在貫徹黨和國家的方針、政策時，結合具體工作從不同角度加以闡述，使之有賞心悅目之感。

六、公文主題的表現方法

公文主題的表現方法主要有三種：一是擺事實，二是講道理，三是直截了當地發指令、提要求、做規定等。無論哪種公文，表現主題都有一個共同的要求，這就是“直述不隱”，即把觀點、主張、要求、目的、結論等明白、直接地說出來，而不能曲折隱晦、閃爍其辭，令人捉摸不定。這使它不同于文學作品的主題表現的特點。

公文主題在形式上有時用一個主旨句把一份公文的主題準確地概括出來。主旨句的表現方法，大體說來有以下幾種：一是題目明旨。即在文件的題目中概括說明文件主題。二是開宗明旨。即開篇便把文件的主題直接、扼要、明確而醒目地揭示出來。三是片言居要。即主旨句放在文件內容說明的重大轉折之處，進行因果分析的關鍵之地，或篇中或篇末，有時起承上啟下的過渡作用，有時起顯志總結的作用。四是一線貫穿。有些文件所含的材料很多，沒有一個明顯的全文主旨，而是以小主旨句的形式分散于文章各部分，分散于對材料的分析綜合之中，這些小主旨句的匯總升華便是全文的主題。這一方法多用于黨政領導集體的定期工作報告和其他各種內容豐富而重要的公文中。

七、公文主題與標題的關系

標題是公文的名稱，也稱作“題目”，是對公文在整體上高度概括的表現。它與公文主題的關系主要有以下幾種：

(一)文件標題直接揭示了公文的主題

(二)文件的標題揭示了公文主題的一部分內容

(三)文件的標題僅提出了主題所要回答的問題

(四)文件的標題不涉及文件的主題

文章

來源 蓮山課

件 w w w.5 Y K

j.Co M 2

第五篇：現代公文寫作與處理：公文處理

文 章來源

蓮山 課件 w w

w.5 Y k J.COm 9

現代公文寫作與處理：公文處理

公文的處理

一、公文處理的概念

公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內的一系列銜接有序的工作。

二、公文處理的作用

公文處理具有十分重要的作用。

（一）是各級黨政機關實現管理職能的前提和基本方式。

（二）是國家檔案事業的基礎。

（三）是機關聯系的紐帶。

三、公文處理的任務

行政公文處理的主要任務有：擬制、傳遞、辦理、管理。

（一）行政公文的擬制

行政公文的擬制，是任何行政機關、社會團體和企事業單位處理公務的必須工作。

擬制行政公文，首先，擬制者要認真學習和深刻領會黨和國家的方針政策。其次，擬制者要熟悉本地區、本部門的客觀實際情況，將黨和國家的方針政策與本地區、本部門的實際結合起來。再次，擬制者要熟練地掌握公文寫作的基本知識。

（二）行政公文的傳遞

行政公文的傳遞，是行政公文處理中的一個重要環節。因為任何公文只有通過傳遞這一環節，才能送達受文機關，發揮公文的效用。

傳遞公文的要求，一要準確，二要快速，三要保密。

傳遞公文的方法，一般采用外郵、內傳和電傳三種。

（三）行政公文的辦理

公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（四）行政公文的管理

1.分發與閱讀。

分發的公文，要經過嚴格的登記手續，一般只發組織，不發個人。要注意時限與密級。時限性強的公文，要及時分送；密級高的公文，要控制發送機關，并編號備查。

公文的閱讀有一定的范圍。要按有關規定辦事。不得自行擴大閱讀和傳達范圍。對傳閱的公文要隨時了解公文去向，加強催閱、清退制度。

2.翻印與復制。

行政機關的文件，未經制發機關的批準或授權，不得自行翻印與復制。經批準翻印或復制時，要注明翻印或復制機關的名稱、翻印或復制的時間及份數，并向原發文機關備案。秘密文件的復制，須按規定履行批準手續，并建立嚴格的登記管理制度。復制的文件要有復制機關的標記，并按原本文件樣子和要求管理。

3.利用與保管。

加強公文的管理，其根本目的是為了利用，充分發揮公文的效用。而公文的利用，又對公文保管工作提出了更高的要求。文秘人員要對本機關現有公文、存檔公文、余存和準備銷毀的公文，分門別類地妥加保管，不斷健全保管制度。機關撤、并，干部和文秘人員調動時，有關公文都應按規定保管和移交。

4.清退和銷毀。

行政機關文秘部門，都應定期對收進和發出的公文列出清單進行清理和清退，并將清理和清退情況向上級機關報告。應清退的文件，要按規定和有關手續清退，不得自行處理。凡是不需要立卷和超過保管期限的文件，要定期銷毀，不得散失。銷毀秘密文件，必須履行登記手續，報經主管領導人批準，并由二人以上監銷。

四、公文處理的原則

（一）執行政策

（二）實事求是

（三）集中統一

（四）優質精簡

五、公文處理的管理機構

《辦法》第七條規定：“各級行政機關的辦公廳(室)是公文處理的管理機構，主管本機關公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。”

公文的發問辦理程序（略）

公文的收文辦理程序

收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

一、簽收

簽收是公文發送方與接收方的交接手續。公文發送一般以信件形式套封送達。送出文件時，應在公文送達簿上填寫以下項目：發文單位、送達日期(月、日，急件需具體到時、分)、收件人(單位)、收文號、件數、密級等。收件人應在公文送達簿上簽收。

二、登記

收文登記是公文進入收文處置過程的重要環節。收到的公文經過拆封、清點、分類后，應立即登記在《收文登記簿》上(用微機處理的公文也不例外)。登記的內容包括：收文日期(月、日，急件需具體到時分)、來文字號、收文號(即順序號)、來文單位、來文標題、份數、密級、緊急程度、處置過程及結果等。還要在登記完畢文件首頁的固定位置(一般在右上方)蓋上本機關的收文章。收文章內容有：機關名稱、收文號和收文年、月、日三項。一份文件在《收文登記簿》上和收文章上的收文順序號、日期要一致，以方便日后查找。來文字號的登記，可以全登(包括機關代字、年份和序號)，也可以只登序號。收文號為本機關收文登記的順序號，不應有漏號或重號。收文號須同時登記在文件加蓋的收文章之內。

來文登記注意的事項：一是隨到隨登，應于收文當日進行登記。二是要準確無誤，特別要防止隨意簡化或省略，特別是使用計算機管理公文，這一點尤為重要。三是幾個部門聯合發的公文，可只登記主要部門和聯合發文的機關數。四是對沒有標題的來文，可根據公文內容自擬標題，不應只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對標題太長的，可做摘要式登記或使用主題詞。機密以上密級的公文，應注明密級，保密期可不注。

登記以上內容，應做到及時、準確，用語簡明扼要。

三、審核

審核的重點有以下幾點：一是先審核來文是否應由本機關辦理，對不應由本機關辦理的公文要選出，待下一步做退辦件處理。二是審核來文是否符合行文規則，如發現有越級請示、一文多事、報告中夾帶請示內容的，視為違背規則之處，要予指出。三是審核來文是否符合國家法律、法規及其他有關規定，這項工作是審核中的重點和難點，應十分謹慎。四是涉及其他部門和地區的事項是否經過了協商和會簽。五是文種使用、公文格式是否規范。審核重點一般是“請示”、“意見”文種方面；格式上注意“簽發人”、“附注”等是否標注齊全。

四、公文摘編

摘編是對重要公文在辦理前做的加工處理，目的是為節省辦理公文的時間提供便利條件。

文摘是公文內容的摘要，它對篇幅較長、內容較復雜的公文，做了簡單而精確的再表達。文摘應該準確地反映出原文的精神，不遺漏重要內容，不能做補充解釋或評論，力求簡要而明確，要使讀者不需看原文就能知道公文的重點內容與概貌。

提要是公文的內容提要，對公文內容有簡要介紹和評價，作用是向讀者概要提示公文內容。編寫提要時對內容做出的分析和評價，要言之有據，客觀而準確，篇幅簡短。

綜述是針對某一問題，對一段時間內收到的有關公文進行全面系統的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需要評論和提建議，只是客觀地綜合敘述各份公文中涉及的情況和問題即可。

數據資料匯集是根據一定的需要和題目，對分散在多份公文中的有關基礎數據資料加以匯編集合而成的系統材料。它的內容可以是針對某一地區、系統、機關單位的全面情況，也可以是集中反映一個方面或一個具體問題。其形式有文章式的、報表式的等多種。

文摘、提要可以附在公文上供有關人員閱處，還可刊登在《公文信》、《來文摘報》、《今日來文摘要》等刊物上。綜述、數據資料匯集一般是單獨成文，也可刊登在《信息快報》、《大事紀要》等刊物上。

五、擬辦

擬辦是公文的處理人員在對公文認真閱讀和分析之后，提出自己的見解和建設性意見，供領導人審核決策。

（一）摘寫“內容提要”。對篇幅長、內容較復雜的公文，要用準確、簡練的文字表達出來，為領導閱文提供便利。做好此點，首先要細讀全文，然后把核心內容提煉出來加以“壓縮”，做到“言簡意賅”。

（二）提出具體的處理意見，也稱辦文預案。這是秘書人員在辦文中根據文件內容和要求，預先為領導提出的辦理意見或設想的方案，并附上有關的背景材料，供領導人審批時選擇、參考，如果所提的方案有兩個或兩個以上時，應將傾向性意見放在最前面。如果對公文中的問題處理認為有把握時，可以草擬出復文文稿一并供領導審核等。

（三）傳閱。傳閱是公文擬辦的一部分。在多種傳閱活動中若想取得好的效果，應做到以下幾點：一是科學合理地安排傳閱路線。二是適當分流。一份公文的閱讀者有既閱又辦的，也有只閱不需要辦的。三是創新傳閱方式。如開辟閱文室；設置內部閱文欄窗；利用有關會議集中傳達文件；四是要有一套嚴格而又簡便的傳閱登記管理制度，既使閱文者便于閱讀，又能嚴格管理。

六、批辦

批辦就是將公文批交承辦部門辦理。

對上級來文需要遵照辦理和長期執行的，要明確主辦部門，轉請辦理。批辦意見要明確，不能只閱不批。請承辦部門如何辦理，是研究提出意見還是遵照執行，或是綜合協調；是正常辦還是限時急辦，都應該有明確的意見，不能模棱兩可。涉及兩個以上部門共同承辦的，要確定主辦部門，這是為了明確承辦中的責任。

應該注意的是，在公文送批時，文秘人員要嚴格按照程序辦理，那就是先將公文送分管領導閱批，然后才能送主要領導者閱批。如果把送批程序弄顛倒了，會帶來很多麻煩，甚至影響到工作。

七、承辦

公文批辦后到達承辦部門，即進入了承辦過程。承辦部門收到交辦的公文后應及時處理，不得延誤或推諉。緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的，要及時說明情況。對不屬本單位或不宜本單位辦理的，要及時退回交辦部門并說明理由。

八、催辦

催辦的方式有以下幾種：一是電話催辦。也是最為常用的一種方式，用電話詢問公文辦理的情況方便快捷，可以反復使用多次，有利于隨時掌握新情況、新進展。二是發催辦函(單、件)，此時需要對方按要求填寫催辦內容，這樣便于催辦方掌握日后有可查的資料。三是會議催辦，召開專門會議催促和了解承辦方的辦理進度及有關情況。對牽涉到諸多部門的事項，適宜采用會議催辦的方式。四是上門催辦，針對十分緊迫的重要事項，有關人員到承辦事項所在地現場催辦，這種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時不宜過多使用上門催辦方式。

九、查辦

查辦是公文處理的管理機關或其他專門組織對一些重要公文實際執行情況所進行的核查協辦工作。查辦與催辦都帶有監督性質，但又有明顯區別：催辦是對承辦公文過程的監督控制，重點在于使公文“按時”完畢；查辦不僅監控公文的承辦過程，重點要管公文產生實效的全部過程，按時、按質、按量地將有關事務辦畢。催辦是以一份公文展開活動；查辦則是以一類事情展開活動。在若干份公文都反映同一類事情的情況下，查辦往往針對這類情況展開活動。

十、注辦

由公文的承辦人在承辦公文的過程中，將承辦活動中的情況記錄在《文件處理單》上，其主要內容有：是否辦復，復文號和日期，召開會議的名稱和與會人員，決議和結果，電話聯系時受話人姓名和通話內容，現場辦公的人員、解決問題的方法和結果，主要閱卷人、簽注日期等。

辦畢公文的處置

一、清退

清退即經過清理將有關辦畢的收文按期退歸原發文機關或由其指定的有關單位。需要清退的公文包括：絕密公文、有重大錯漏的公文，被明令撤消的公文，僅供征求意見或審閱的公文，一些未經領導本人審閱的講話稿，其他發文機關指定需要清退的公文。清退公文的辦法，或按規定成批定期進行，或隨時清退。但不論以何種方式清退，都應該辦理一定的手續。對要清退的公文，任何人不允許私自摘錄或復制。

二、銷毀

銷毀即對沒有保存價值和可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。需要銷毀的公文主要包括：所有沒有留存價值的公文，沒有留存必要的重份公文，不立即銷毀有可能造成失密或樣子損壞的公文，一般性的沒有保存價值的草稿，印制公文中形成的校樣、印版等。銷毀的方式有：焚毀、變成紙漿、粉碎、清洗消磁等。但對要銷毀的文件必須按照規定履行有關手續，個人不得私自銷毀文件。

三、暫存

以不屬于上述范圍的公文暫時予以妥善保存。

四、立卷與歸檔

蓮山 課件 w w

w.5 Y k J.COm 9