第一篇：公文寫作與處理簡答題

《公文寫作與處理》簡答題 第一章

公 文

◆什么是公文：

公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。

◆怎樣理解公文的基本含義：

1.公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。2.公文形成的條件是行使職權和實施管理。3.公文是具有法定效用與規范格式的文件材料。4.公文是辦理公務的重要工具之一。

◆公文產生的必要條件是什么：

具有法定地位的機關或組織在行使職權和實施管理的公務活動中，必然會產生體現自身意志的文件材料，這是公文形成的必要條件。

◆簡述我國古代公文產生與發展的主要線索： 1.上古時期，就創造了“結繩記事”的辦法。

2.商代時期，出現了一種體式較為完整的甲骨文書。

3.西周時期，為加強國家的行政管理，已設有專門管理文書的機構與起草文書的官吏。4.秦漢時期，是我國封建社會文書工作的確立時期。秦代出現的“書”、“奏”，是我國最早的上行公文。到了漢代又出現了“章”、“表 ”、“疏”等上行文；官府之間，平級官員之間的平行文種“移書”的使用也多了起來；下行文則有“令”、“諭”、“教”等。

5.秦漢以后，以至明清，在兩千多年的封建社會里，下行、上行、平行的公文種類不斷演變增多。

6.辛亥革命以后，南京臨時政府對封建王朝的文書工作進行了全面改革，簡化文書種類，劃一公文程式。

◆比較文書、文件、公文三個概念的異同：

1.“文書”可以作為所有文件材料的總稱，既可以指公務文書，也可以指私人文書。還可以指一種職業、一種職務名稱。

2.“文件”從廣義上說同文書一樣，但從狹義上說，主要是指機關、組織制成和發布的具有固定格式和文件版頭的正式行文。

3.“公文”特指各機關單位為辦理公務而形成的文件材料。◆公文的主要特點是什么： 1.公文有法定的作者。2.公文有法定的權威。3.公文有特定的效用。4.公文有規范的格式。5.公文有規定的處理程序。

◆機關公文的作用表現在哪些方面： 1.領導與指導作用。2.行為規范作用。3.傳遞信息作用。4.公務聯系作用。5.憑據記載使用。

◆為什么要給公文分類：

由于公文所反映的社會現象是極其紛繁復雜的，為了保證機關公文處理工作有秩序、高效率的進行，就必須從分析和研究機關公文的性質、特點和作用入手，對機關在日常工作活動中所使用的公文進行科學的分類。

◆常見的公文分類方法有哪些：

1.從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內部文件。2.從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文、下行文。

3.從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。

4.從公文制發機關的性質和公文作用來劃分：法規文件(法律文件、法令文件、行政法規與規章文件)、行政文件、黨的文件。

5.從公文內容的性質和特點來劃分：指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

◆公文的名稱是怎樣確定的：

一份公文的名稱并不是隨意確定的，它是根據發文機關的權限、發文機關和收文機關之間的關系以及發文的具體目的和要求而確定的。

◆我國現行的黨政機關公文常用種類有哪些：

1.<國家行政機關公文處理辦法>規定公文文種為12類13種：(1)命令(令)、(2)議案、(3)決定、(4)指示、(5)公告、通告、(6)通知、(7)通報、(8)報告、(9)請示、(10)批復、(11)函、(12)會議紀要。(1993年11月21日)2.<中國共產黨機關公文處理條例>規定黨的機關公文種類主要有14種：(1)決議、(2)決定、(3)指示、(4)意見、(5)通知、(6)通報、(7)公報、(8)報告、(9)請示、(10)批復、(11)條例、(12)規定、(13)函、(14)會議紀要。(1996年5月3日)

第二章

公文寫作

◆什么是公文寫作：

是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。

◆公文寫作的組織可分哪幾種形式：

1.由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文。2.由多人共同討論、構思和準備材料，最后由一人執筆起草。3.由起草小組共同醞釀，多人分工執筆，一人統稿貫穿成文。

◆公文的質量主要體現在哪些方面：

主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面： 1.在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。2.在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

◆公文寫作有哪些特點： 1.被動寫作，遵命性強。2.對象明確，針對性強。3.集思廣益，群體性強。4.決策之作，政策性強。5.急迫之作，時限性強。6.講究格式，規范性強。

◆簡述公文寫作的基本要求：

1.要保證公文內容在政治上的正確性。2.要實事求是，在業務上符合客觀規律。

3.在文字表述上準確、鮮明、生動，符合語法與邏輯。4.公文起草要符合統一規定的體式與程序。5.要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

◆公文寫作的步驟是什么： 1.明確發文主旨。2.收集有關材料。3.擬出寫作提綱。4.認真起草正文。5.反復檢查修改。

◆公文的修改要抓住哪些主要問題： 1.關于主題的修改。2.關于觀點的修改。3.關于材料的修改。4.關于結構的修改。5.關于語言的修改。

◆簡述公文寫作人員加強素養修養的重要性：

公文寫作是各級機關工作的重要組成部分，是一項政治性和政策性都很強的工作。公文寫作的好壞，不僅直接關系到公文效用的發揮，也是領導機關領導思想和領導藝術的直接反映。

◆簡述公文寫作人員加強素養修養的內容： 1.政治素質好。

2.有一定的政策理論水平。3.熟悉業務和機關工作情況。4.有較寬的知識面。5.有較好的文字功底。

◆簡述公文寫作人員加強素養修養的途徑： 1.完善自我，勇于創新。2.博覽群書，增長知識。3.深入實踐，勤學苦練。

◆什么是公文體式：

是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。

◆為什么公文要有一定的體式：

主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。

◆什么是公文文體：

是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。

◆公文文體在表達方式有哪些特點：

表達方式是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標志。在公文寫作中，兼用敘述、說明和議論三種表達方式，這是公文文體的主要特點。

◆公文文體在語言運用上有哪些特點：

由于公文具有很強的政治性、政策性和現實效用性，所以公文運用語言應當做到： 1.準確。準確是公文語言的主要特征和基本要求。

2.簡明。簡明就是用最少的文字表達盡可能多的內容，做到“文約而事豐”。3.莊重。莊重就是指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。

4.得體。得體就是指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應，在準確表達的基礎上，進一步促進使受文對象產生與行文目的一致的心理效應。

◆什么是公文的構成要素：

一份完整的公文是由一些規定的數據項目構成的，如發文機關版頭、發文字號、公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞等。這些數據項目就是公文的構成要素，或稱公文的組成部分。

◆公文構成要素的指定項目和選擇項目各有哪些：

1.指定項目。是用于在每一份公文的文面上規定必須填寫的數據項目。它由公文管理標記（包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緩急時限和收文處理標記）、發文機關版頭、發文字號、公文標題、正文、生效標識和頁碼等項目組成。

2.選擇項目。是用于供選擇填寫的數據項目，可根據公文文種的需要選擇填寫。它由簽發人、題注、主送機關、無正文說明、附件說明、注釋及特殊要求說明、主題檢索、抄送機關和印發說明等項組成。

◆什么是公文的書面格式：

是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。

◆公文的書面格式在文面上分成哪幾個部分： 在文面上一般可分為文頭、行文和文尾三個部分。

◆公文的文頭、行文和文尾三個部分各有哪些數據項目：

1.文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項。2.行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項。3.文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發說明、頁碼等項。

◆發文字號的作用是什么：

1.統計發文的數量，便于公文的管理。

2.在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。

◆公文標題是怎樣構成的：

由發文機關名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內容準確，簡要的概括和提示。這三個組成部分，一般都要求寫完全，但也有省略的。例如： 1.省略發文機關名稱的。2.省略事由的。

3.機關名稱和事由同時省略的。

◆為什么要正確選定公文的主送機關：

公文的主送機關一定要選準，這是公文發出去以后能否得到及時處理的一個關鍵問題。

◆公文的主送機關一般有哪幾種情況：

1.上級領導機關對下級發出的公文，其所屬的下級機關單位都負有貫徹執行公文的責任。2.下級機關向上級領導機關發出的請示或報告等上行公文，一般都只有一個具體的主送機關，不要多頭主送。

3.直接向社會公眾發布的公文，公文的主送機關就不必填寫。

◆簡述公文正文的結構：

1.導語：依據式、目的式、原因式。2.正文主體。3.結束語。

◆簡述公文正文的寫作要求：

1.內容要符合黨的路線、方針、政策和有關規定，符合國家的法律、法規，提出新的政策規定要注意保持連續性，提法要同已公布的文件相銜接；

2.所反的情況、問題、數據等必須真實可靠，提出的措施和辦法，要切合工作實際，切實可行。

3.內容涉及的有關部門要經過協調會商，取得一致意見。

4.在文字表達上概念準確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實事求是，合乎語法規范，正確使用標點符號。

◆公文標注主題詞的作用是什么： 1.可以準確簡要地概括文件的主要內容。

2.可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度，有利于提高整個機關的辦事效率，尤其是大型數據庫使用主題詞效果更為明顯。

3.有利于文書檔案管理的規范化、系統化、科學化。

◆主題詞的標注應當注意哪些問題： 1.必須在公文主題詞表中選用主題詞。2.公文主題詞表中的類別標題不作主題詞用。

3.一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引。

4.在公文上標注主題詞，要直接反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。5.主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。

◆簡述公文的排版形式：

公文的排版形式，是指公文數據項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。主要包括：公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

◆簡述公文的裝訂要求：

公文一律左側裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠粘的辦法。裝訂時，文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏頁，以保持公文的完整。凡有附件的公文，主件和附件裝訂在一起，并在正文末尾注明各附件的標題；如不能裝訂在一起的，應在附件的首頁上注明文件的文號，與主件同時報送。

◆比較公文的正本、副本與存本的異同：

正本、副本與存本的文字內容是一樣的。正本是根據已經簽發的定稿制發的正式文件，一般蓋有發文機關的印章或領導人的親筆簽署；副本是根據公文正本復制、譽抄的其他稿本，主要供傳閱、參考和備查之用。存本是留在機關的除草稿、定稿以外的印制本，只是作為查考之用。

第四章

公文的行文規范

◆什么是公文的行文規范？它包括哪幾個方面：

按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規范。公文行文規范的內容包括行文關系行文方向與方式以及行文規則三個方面。

◆什么是公文的行文關系：

公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。

◆怎樣劃分機關之間的行文關系：

1.同一系統的機關，既有上級領導機關，又有下級被領導機關，上下級機關之間，構成領導與被領導的關系。

2.上級業務主管部門和下級業務部門之間具有業務上的指導關系。

3.非同一系統的機關之間，無論級別高低，既無領導與被領導關系，又無上下級業務部門的指導關系，它們僅僅是一般性關系，或稱不相隸屬關系。4.同一系統的同級機關之間的關系，屬于平行關系。

◆簡述公文的行文方向與方式：

根據機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文分為上行下行和平行三個方向，并根據機關工作的需要分為以下幾種不同的行文方式：

1.下行文。是指上級領導機關或業務主管部門對所屬下級機關或業務部門的一種行文。1)逐級下行文。就是指采取逐級下達或者只對直屬下級機關下達的一種行文方式。2)多級下行文。就是指黨政領導機關根據工作需要，同時下達幾級機關的一種行文方式。3)直達基層組織和群眾的下行文。是指黨政領導機關直接發到最基層的黨政組織或者直接傳達到人民群眾的一種行文方式。

2.上行文。是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。1)逐級上行文。就是指下級機關直接向所屬上級領導機關的一種行文方式。

2)多級上行文。是指下級機關同時向自己的直屬上級機關和更高級的上級領導機關的一種行文方式。

3)越級上行文。就是指在非常必要的時候，下級機關可以越過自己的直接上級領導機關，向更高一級的領導機關直至中央的一種行文方式。

3.平行文。是指同級機關，或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關部門單位之間的一種行文。

◆為什么說逐級上行文是上行文中最基本、最常用的一種方式：

在正常情況下，下級機關一般都采用這種逐級行文的方式向所屬上級領導機關請示和報告工作，而保證了正常的領導關系和業務工作關系。

◆行文規則的主要內容有哪些： 1.注意隸屬關系，尊重機關職權。2.大力精減文件，嚴格控制發文數量和范圍。3.在一般情況下，黨政機關不得越級行文。

4.牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協商一致或經上級裁決，然后向下行文。5.行文必須正確確定主送機關和抄送機關。6.主送機關與公文名稱要相互呼應。7.關于聯合行文的問題。8.關于”請示”的行文問題。

9.關于各級黨政機關辦公廳（室）的行文問題。

10.在報刊上發布的法規性公文，應視為正式公文依照執行。

◆為什么說在一般情況下黨政機關不得越級行文： 1.以免打擾正常的領導隸屬關系和工作業務聯系。

2.下級機關如果越級向上行文，就可能使直接的上級機關的工作陷于被動，或者造成公文往返傳遞延誤時間。

3.上級機關或業務主管部門如果越級向下行文，就可能造成溝通情況不及時和工作上的脫節。

◆為什么說牽涉到幾個部門的問題要先協商一致或經上級裁決后才向下行文：

在機關工作中有些問題往往牽涉到幾個部門，對某些問題的決定可能影響到某些部門的利益或增加某些部門的工作難度。如果意見未協商一致，就匆忙各自向下發文件，把不同意見捅下去，會使下級單位無所適從。

◆什么是聯合行文：

聯合行文就是同級機關、部門或單位聯合發文。

◆聯合行文要注意哪些問題：

1.聯合行文的各機關或部門必須是同級的。

2.幾個平行機關或部門聯合行文，應將相對應的各機關都列為主送機關。3.聯合行文應當確有必要，且單位不宜過多。

第五章

機關法定公文的寫作（上）（命令、議案、決定、決議、指示、意見）

◆命令（令）的類型： 1.公布令。2.行政令。3.嘉獎令。

◆議案的類型：

1.由職能機構提出的議案。2.由人民代表提出的議案。

◆決定有幾種類型： 1.指揮型。2.個案型。3.知照型。

◆決議可分幾種類型： 1.決策部署型。2.結果公布型。

◆指示的類型：

1.涉及全局問題，帶普遍性的指示。2.涉及局部問題，帶特殊性的指示。

◆意見有幾種類型： 1.直接指導型。2.批轉執行型。

◆命令的主要特點是什么：

1.權威性。一是發布命令的必須是具有鄉以上級別的國家權力機關的執行機關，二是命令的內容重要且具有不可更改性。

2.指揮性。是指命令的內容具有指揮下級機關或有關人員行動的功能。

3.強制性。是指命令的執行具有強迫的因素，下級機關或有關人員必須按照命令的指揮行動。

◆議案的主要特點是什么： 1.行文關系及辦理程序的法定性。2.行文內容的單一性和可行性。

◆決定的主要特點是什么： 1.性質重要。2.政策性強。3.有約束力。

◆決議有什么特點：

1.表達群體意志。2.有權威性和約束力。

◆指示有什么特點： 1.針對性。2.原則性。

◆哪些領導機關有權發布命令：

就行政系統而言，國家最高領導人、國務院及其所屬部委、鄉級以上地方各級人民政府，有權發布命令。

◆哪些機構人員可以提出議案：

可以提出議案的，是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。

◆命令（令）的寫作要求：

1.必須根據憲法法律規定的權限范圍發布命令。2.要注意各類型命令寫作的共同點和不同點。3.語言要準確、凝煉、莊重有力。

◆命令（令）的寫作具體方法：

1.命令的內容單一，一般一文一事，篇幅都比較短。2.命令的結構由標題編號正文簽署四部分組成。

◆公布令、行政令、嘉獎令應當怎樣寫：

1.公布令的正文很短，只要說明公布什么法規，什么機構什么時候通過，什么時候開始施行。2.行政令的正文一般由命令原由命令事項執行要求三部分組成。3.嘉獎令的正文一般由先進事跡嘉獎內容號召三部分組成。

◆議案寫作要注意什么問題：

1.提出的問題重要且已具備解決的條件。2.要注意提出的權限和時限。3.要注意行文格式和辦理程序。◆決定應當怎樣寫：

1.決定的標題，由決定機構決定事由文種三部分構成。2.決定的正文，三種類型的寫法略有不同。

1)指揮型的決定，一般由決定理由決定事項執行要求三部分組成。

2)個案型的決定，一般由個案事實分析（即決定理由）決定事項期望要求三部分組成。3)知照型的決定，只要把需要”廣而告之”的決定事項一一列出。3.決定的文字，要準確、鮮明、簡潔，以便于領會和執行。

◆決定和決議有什么共同點和不同點：

1.共同點：決議和決定都是下行的指揮性公文，在內容方面接近，側重于對重要事項的決策；在文字表述方面，風格也一致，都要求準確、鮮明、簡潔。

2.不同點：形成的程序不完全一樣；內容的范圍也不盡相同；發布形式略有不同。

◆指示的正文應當怎樣寫：

指示的正文一般由指示根據、指示事項、執行要求三部分組成。1.指示根據包括理論根據、政策根據、現實根據等等。

2.指示事項和執行要求是指示的主要部分。在表達時，這兩個內容一般不截然分開，而所根據指示事項的多少，逐項列出，把執行要求分別列入各項中。

◆意見寫作要注意什么：

1.意見的標題，一般也是發文單位加事由加文種，但如經上級機構批轉或轉發，則上級多半用”通知”的形式下達，而將”意見”全文附在后面。

2.意見的正文，一般根據意見的多少，分部門或分條分點闡述，其第一部分或第一點，多半是提出意見的現實根據。

第六章 機關法定公文的寫作（中）（公告、通告、公報、通知、通報）

◆公告與通告有什么共同點和不同點：

1.發布的公開性：內容都是公開的。但公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小。

2.事項的重要性：都是發布重要的事情。公告發布的都是比較重大的事情，而通告次于公告。3.操作的嚴肅性：公告一般由國家各級政權機構發布，而發布通告由代表法定機構的團體或個人發布。

◆公報與公告有何區別：

1.從發布機關來說，黨的領導機關多用公報，政府機關多用公告。

2.從內容來說，宣布單獨事件多用公告，發布會議情況、談判情況、統計情況等多用公報。宣布要有關人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。

◆公告與通告有幾種類型： 1.涉及法定事項的公告、通告。2.知照性公告、通告。

◆公報有幾種類型：

1.會議公報。一般用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。2.統計公報。發布國民經濟和社會發展各方面情況的統計數字。

3.外交公報。涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發表的文件，主要公布會談各方面的觀點及取得的共識。

◆通知有幾種類型： 1.發布性通知。2.批轉性通知。3.轉發性通知。4.指示性通知。5.任免性通知。6.事務性通知。

◆通報可分幾種類型： 1.表彰先進型。2.批評錯誤型。3.傳達事項型。

◆公報有什么特點： 1.內容的公開性和重要性。2.發布機關的權威性。

◆通報有何特點： 1.周知性。2.指導性。

◆寫作公告與通告要注意什么： 1.符合權限，一事一告。2.容明確，語氣莊重。3.注意格式。

◆公報的寫作：

1.會議公報因發布目的的不同而有不同的寫法。

2.統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布，任何機構不得隨意發布全國性、地區性的統計數字。

3.外交公報涉及及對外關系，其發布應遵循法定的審批手續和途徑。其內容涉及各方的觀點和承諾，行文要十分準確和莊重。

◆通知的寫作：

1.發布性通知。只要寫明發布什么規章，請貫徹執行就可以了。

2.批轉、轉發性通知。簡單的只要寫明批轉、轉發什么文件，請貫徹執行就行了。3.指示性通知。大凡指示下級做一件工作，應把工作來由、工作內容、工作要求三個方面講清楚。

4.任免性通知。一般只要寫明什么權力機構任命或免去什么人擔任什么職務就行了。5.事務性通知。只要把需要周知或執行的事寫清楚就行了。

◆通報的寫作：

1.表彰選進的通報，一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何向先進學習這樣四個步驟寫。

2.批評錯誤的通報，應把批評根據、錯誤事實、處分決定、錯誤性質、善后辦法五個方面寫清楚。

3.傳達事項型的通報，一般由兩部分組成：一部分是通報事項的情況或者精神；另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。

七章

機關法定公文的寫作（下）

（報告、請示、批復、函、會議紀要、條例、規定）

◆報告的類型：

1.按照內容涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。2.按照行文的目的的不同，報告可分為呈報性報告和呈轉性報告。

◆請示可分幾種類型： 1.請求批準類。2.請求幫助類。3.請求批轉類。

◆批復可分幾種類型： 1.表態性批復。2.指示性批復。

◆函可分為幾類： 1.商洽函。2.問復函。3.請準函。4.知照函。

◆會議紀要有幾種類型： 1.決議性會議紀要。2.協議性會議紀要。3.研討性會議紀要。

◆條例可分幾種類型： 1.黨的中央機關制定的條例。2.國家行政機關制定的條例。3.地方權力機關制定的條例。

◆規定可分幾種類型： 1.黨內規定。2.法規性規定。3.一般性規定。

◆報告有什么特點： 1.重陳述。2.有主見。

◆請示有什么特點： 1.超前性。2.說明性。3.單一性。

◆批復有什么特點： 1.針對性。2.指導性。

◆函有什么特點： 1.形式靈活，適應性強。2.務實性強。

◆會議紀要有什么特點： 1.紀要性。2.約束性。3.知照性。

◆報告寫作要注意什么問題： 1.陳述事實要清楚扼要。2.表達觀點要精練清晰。3.語言要簡潔樸實。

◆請示寫作要注意什么問題： 1.要遵守行文規則。1)請示應當一文一事。2)請示一般只寫一個主送機關。3)一般不得越級請示。

4)受雙重領導的機關向上級請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。2.理由要充分，要求要合理。3.格式要正確，語言要得體。

◆批復寫作要注意什么： 1.要先回應后批復。2.態度要鮮明，措辭要明確。3.要及時批復。

◆函的寫作要注意什么問題： 1.一事一函，直陳其事。2.語言要平實、親切、自然。

◆會議紀要的正文應當怎樣寫： 一般分為會議概況、會議內容、結束語三個部分。

1.會議概況介紹開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等。2.會議內容介紹會議討論和決定的主要事項。

3.結束語是對與會者、下級機關、有關群眾提出一些希望和要求。

◆條例和規定的寫作應當注意什么： 1.草擬條例和規定要遵循原則。

2.起草條例和規定，應當對現行內容相同的法規進行清理，同時應當注意與其他有關法規和銜接和協調。

3.條例和規定的內容用條文表達，常見的有”章條式”和”條款式”兩種寫法。

第八章

機關其他常用公文的寫作（上）（規章類文書、計劃類文書、總結、調查報告）

◆什么是規章類文書？它主要包括哪些文種：

規章類文書是規范工作、活動、行為等的法規、規章制度度類文書，適用于黨政系統、社會團體、企業事業單位及各類組織機構。

它主要包括條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、公約等。

◆什么是計劃類文書？它主要包括哪些文種：

計劃類文是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。

它主要包括規劃、綱要、計劃、安排等。

◆規章類文書有什么特點： 1.內容的規范性。2.執行的強制性。3.制定的程序性。

◆計劃類文書有什么特點： 1.目標的前瞻性。2.操作的預想性。

◆總結有什么特點：

1.回顧性。總結的內容是回顧已經做過的工作。

2.經驗性。總結的目的不僅僅在回顧已經做過的工作，還在于把感性的認識上升到理性的高度，從具體工作中引出經驗教訓，以便為以后的工作提供借鑒。

◆調查報告有什么特點： 1.針對性強。2.紀實性強。

◆章程的種類： 1.組織章程。2.辦事章程。

◆計劃類文書的類型：

1.規劃類。實現目標的期限較長，往往是五年、十年、二十年，甚至更長。文種名稱常用規劃、發展規劃、遠景規劃、綱要、發展綱要等。

2.計劃類。實現目標的期限較規劃短，以年度計劃和一年以內的短期計劃為多。文種名稱一般都叫計劃，有時前機加上一些限制語。

3.安排類。指較短時間段內對工作的具體安排。一般是在執行計劃的過程中，對某一階段的工作，作更具體的布置。

◆總結的類型： 1.綜合性總結。2.專題性總結。

◆調查報告的類型： 1.新聞性調查報告。2.政務性調查報告。3.個案性調查報告。

◆實施細則的寫作要注意什么：

1.一般是”章條式”或”條款式”，但其第一條必須說明是哪個法律或法規的實施細則。2.必須具體，便于操作。內容必須和法律、法規的有關條款相對應。

◆守則的寫作要注意什么：

1.守則因為需要有關人員遵守，涉及的人比較多，因此必須簡短、精練、易記。

2.寫法多半是把內容概括為幾條，甚至是瑯瑯上口的若干短句或詞組，以便群眾容易掌握。

◆計劃類文書的寫作要注意什么問題： 1.分析情況要認真細致。2.確定目標要實事求是。3.措施步驟要切實可行。4.條目要分明，語言要簡潔。

◆總結的寫作要注意什么問題： 1.回顧工作情況要實事求是。2.總結經驗教訓要著眼未來。3.綱目要清晰，文風要平實。

◆調查報告的寫作要注意什么問題：

1.深入細致、客觀公正的調查是寫好調查報告的前提。2.圍繞問題展示重要的、典型的材料是調查報告的主要任務。3.調查報告的標題有公文式標題和新聞式標題兩種形式。

◆總結的正文的寫法：

1.分層展開式。是一種縱式結構，其內容和排列順序通常是這樣的：總體概況、主要成績及做法、存在問題、經驗教訓、今后努力方向。

2.綱目帶動式。是一種模式結構，采用夾敘夾議的寫法，以議論為綱目，帶動具體材料的陳述，內容的幾個層次之間是并列關系。

◆調查的正文的寫法：

正文一般分為前言、主體、結尾三個部分。

1.前言是陳述調查材料之前的說明，可以介紹調查對象，介紹調查的目的和過程，也可以闡述調查的意義，甚至可以點明調查的結論。

2.主體是調查報告的主要部門，調查所得的材料和結論都放在這部分。

3.結尾是調查報告全文的總結，或再一次強調結論，或提出建議與希望，或提出進一步思考的問題，等等。

◆計劃類文書有什么作用： 1.下情上達。2.上情下達。3.統一自身步調。

◆總結有什么作用： 1.下情上達。2.提高自身。

◆調查報告有什么作用：

主要是提供真實的社會情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務。

◆章程的形式：

1.章條式。適用于政黨、較大的社會團體。2.條款式。適用機構較小、涉及事務不很多的章程。

◆一個完整的計劃，應包括哪些內容：

應包括現狀分析、目標和任務、主要措施、實施步驟、執行要求等。

第九章

機關其他常用公文的寫作（下）（講話類文書、記錄類文書、簡報類文書、建議類文書）

◆什么是講話類文書：

就是人們在各種特定的場合發言時所依據的各類文稿的總稱。

◆什么是記錄類文書：

1.是指如實記錄有關內容而形成的公務文書。

2.一般包括會議記錄、會議紀要、電話記錄、接待記錄和大事記等。

◆什么是簡報類文書：

是用于匯報工作、反映問題、交流經驗、溝通情況、推動工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體。

◆什么是建議類文書：

是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。

◆講話類文書的種類： 1.講話稿。2.開幕詞、閉幕詞。3.歡迎詞、歡送詞、答謝詞。

◆記錄類文有哪些主要種類： 1.會議記錄。2.電話記錄。3.接待記錄。4.大事記。

◆常見的簡報類文書有哪些名稱：

1.會議簡報。即專門報道、交流有關重要會議的內容和情況的簡報。2.工作簡報。就是反映本部門、本系統各方面工作情況的簡報。

◆建議類文書有哪些主要種類：

1.提案。是指請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。

2.建議。是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建設性的意見、建議時使用的文書。

◆講話類文書的特點是什么： 1.口頭性。2.直接性。3.針對性。4.情感性。

◆記錄類文書的特點： 1.內容的紀實性。2.材料的直接性。3.語言的實錄性。

◆簡報類文書的主要特點是什么： 1.簡。就是簡報在文字上要簡明扼要。2.快。就是說編發簡報要迅速及時。3.新。就是說立意要新、內容更新。

◆建議類文書的主要特點是什么： 1.建議性。2.說理性。3.委婉性。

◆簡述講話類文書的寫作要求： 1.主題要鮮明、集中。2.材料要真實、新穎。3.布局要清楚、緊湊。4.語言要明白、生動。

◆簡報類文書的寫作要求： 1.內容要真實、確切。2.篇幅要短小。3.針對性、指導性要強。

◆提案的寫作要求： 1.熟悉同提案有關的情況。

2.注意區別提案同一般文章的行文格式。

◆建議的寫作要求： 1.把握分寸要適度。2.所列內容要具體。3.表述語言要精煉。

◆簡報類文書的主要作用是什么：

主要為機關內部向上級機關反映情況和向下級、平行單位溝通情況時經常使用的一種不可或缺的重要信息工作。

◆提案的寫作格式： 1.標題。2.案由。3.提案人。4.理由。5.辦法。6.日期。

◆建議的寫作格式： 1.標題。2.稱謂。3.正文。4.落款。

第十章

公文處理工作

◆簡述公文處理工作的概念：

就是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦事、管理以及立卷歸檔所進行的一系列銜接的工作有序的工作。

◆如何理解公文處理工作的概念： 1.從發文階段來說。2.從收文階段來說。3.從公文的管理來說。4.從公文的立卷歸檔階段來說。

◆公文處理工作的特點是什么： 1.政治性。

1)指機關的公文的處理直接關系到黨和國家的方針政策、法令法規的貫徹執行。2)集中表現在它是整個國家機器正常運轉的重要保證。3)表現在提高機關工作效率的重要環節上。2.時限性。

1)凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地處理，不能延誤。2)有的公文的處理要講究及時。

3)公文處理的各個環節都要注意時間上的銜接。3.機要性。4.規范性。

◆公文處理工作對機關工作所起的作用表現在哪些方面： 1.助手作用。2.紐帶作用。3.查考作用。

◆簡述機關公文處理工作的基本任務：

基本任務是科學地組織機關的文書工作，及時準確地處理機關的往來公文，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文，正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現代化建議服務。

◆簡述機關公文處理工作的主要內容： 1.文件的收發、登記和分送。2.文件的擬辦、批辦、承辦和催辦。

3.文件的撰寫、校核、簽發、繕印、校對和用印。4.會議、匯報、電話的記錄和整理。5.文件材料的平時歸卷、提供借閱與保管。6.文件材料的系統整理、編目和歸檔工作。7.處理群眾來信。

8.為機關領導準備有關資料并完成機關領導人交辦的其他文書工作的任務。

◆公文處理工作的組織包括哪些方面： 1.組織機構。2.組織領導。3.組織形式。

◆機關公文處理工作的基本原則是什么：

基本原則為：公文處理必須準確、及時、安全、保密，加強集中統一管理，堅持實事求是，按照行文機關要求和公文處理規定進行的原則。

◆公文處理工作的具體要求有哪些？分別說明這些要求的重要性： 1.準確周密，確保質量。2.及時迅速，注重時效。3.保守機密，安全可靠。4.集中統一，加強管理。5.事實求是，遵規守紀。6.精減文件，提高效率。第十一章 公文辦理程序

（收文：簽收、拆封、登記、分發、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、注辦）（發文：擬稿、審核、簽發、核發、繕印、校對、用印、登記、分發）

◆什么是公文辦理程序：

就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。

◆收文辦理有哪些程序： 1.簽收、拆封和登記。2.分發與傳閱。3.擬辦、批辦與承辦。4.催辦、查辦與注辦。

◆發文辦理各有哪些程序： 1.擬稿、審核與簽發。2.核發、繕印與校對。3.用印、登記與分發。

◆簽收公文要注意哪些問題： 1.查清信封或封筒的收文機關名稱。

2.查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致。3.查清文件封口是否破損。

4.查清文件的登記件數與實有件數是否相符。

◆公文的傳閱應當注意哪些問題：

1.傳閱的順序，一般應先給機關的主要領導、主管負責人和主管業務部門閱讀，然后送其他有關需要閱知的對象。

2.傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的廣告稱為”輪輻式”傳閱。3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發現有領導批示時，要按批示意見進行處理。

4.每份傳閱文件，都應由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。

◆承辦公文要注意哪些問題：

1.對有領導具體批示意見的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按照領導的意圖辦理復文。

2.對沒有領導簽署批辦意見的公文，應根據有關的文件精神、有關規定或按以前的慣例，酌情辦理。

3.對領導批辦要求本部門牽頭其他部門或單位聯合辦理的公文，本部門要先擬出復文草稿請有關部門或單位會商，并由本部門和有關部門負責人簽名后，再報請機關領導審批。4.來文內容涉及到以前的收文或其他有關材料時，承辦人員要查找或調閱有關文件材料作為承辦復文的參考。

◆催辦工作應當注意哪幾點： 1.要明確催辦范圍。2.要將催辦落實。

3.要建立和加強公文催辦工作的組織機構。

◆簽發公文應當注意哪些問題？ 1.機關領導在簽發公文時，必須確認是自己職權范圍內的有關公文才有權簽發，不可越級簽發公文。

2.以機關內某個部門名義的發文，可由部門負責人簽發。

3.簽發人在簽發文件時，必須對文件的內容和文字作嚴格的審閱修改，對其所簽發的公文內容和文字的正確性應負完全責任。

4.文件經簽發人審批同意發出時，簽發人應在送簽的發文稿紙的簽發欄內明確寫上”發”、”印發”、”急發”等字樣，并簽暑全名，注明年月日。

5.幾個機關或部門的聯合發文，一般應由主辦該公文的單位負責，送請有關聯署機關或部門的領導人會簽。

◆公文在用印要注意哪些問題：

1.必須以機關領導人或部門負責人簽發的公文原稿為依據，經核對無誤后始得用印。2.要端正、清晰，不得模糊歪倒。

3.兩個以上的機關或部門的聯合下發的公文，各機關部門都要加蓋印章。4.公文用印要與制發公文的機關、部門或單位相一致。5.公文用印要核實份數，超過份數的不能蓋印。

◆公文在封發環節要注意哪些問題：

1.文件分裝之前，先要看發文稿紙注明的發送單位、密級、有無附件等，然后按發送份數進行分類。

2.收文機關的郵政編碼地址、名稱要在發送文件的信封上寫準確。3.發文如系密件、急件、親啟件、凡文稿上沒有注明的，須分別注明。4.文件裝封后，應及時發送。

5.會議發放的文件，凡允許與會人員帶回的，也要履行簽字手續。

◆為什么以說擬辦是收文處理的一個重要環節：

因為它是秘書部門實現”四個轉變”，在辦文辦事中出謀獻策，變被動服務為主動服務，發揮參謀助手作用的具體體現。

◆為什么說承辦是公文處理工作的一個重要環節：

問題如何解決，公文辦理是否及時，就在承辦這個關鍵性環節上，它直接關系到發文的質量和機關公文處理工作的效率。

◆機關收關的主要來源有哪些： 1.機要交通送來的機要件。2.郵局送來的掛號函件和電報。3.外機關和部門直接送來的文件材料。

◆收文登記的范圍有哪些： 1.上級機關文件。2.下級機關文件。

3.重要的帶有密級的刊物、資料。4.其他機關商洽問題和需要答復的文件。5.上級機關如開會議印發的會議文件材料。

◆收文登記的作用是什么：

1.便于管理和保護文件，防止積壓和丟失。2.便于檢查和檢索文件。3.便于的統計和催辦工作。4.作為核對與交接文件的憑據。

◆收文登記有哪幾種形式？各有哪些優點：

1.簿冊式登記。容易保存，適宜按時間順序進行登記。2.聯單式登記。可以減少重復登記的某些項目，簡化登記手續。

3.卡片式登記。能適應使用和管理文件的需要，在卡片盒里靈活地進行分類排列。

◆怎樣做好公文的擬辦工作：

1.擬辦之前，要認真研究公文的內容和發文機關的要求。

2.要清楚地掌握有關政策和規定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規定。3.要熟悉業務。要及時了解和掌握本機關及機關各部門的職責范圍及業務變化情況。4.擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。5.擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要。

◆簡述公文批辦的作用：

在于使機關或部門的領導人及時閱讀重要的收文，掌握上級指示精神、工作發展情況和其他有關信息。

◆簡述公文批辦的主要內容：

1.提出處理該份文件所述問題的原則和方法。

2.提出并指明負責承辦該文件的單位或者承辦人，規定承辦的時限。

3.凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執行。4.各項批辦意見，均應鄭重地填寫在《公文處理單》的”批辦意見”欄目內，并簽署批辦人姓名和批辦日期。

◆注辦一般包括哪些內容：

1.一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明閱畢的日期。2.需要辦理復文的文件，辦完后要注明”已復文”，并注上復文的日期和文號。

3.用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接話人、主要內容等，并由承辦人簽字。4.不需復文的文件要注明”已辦”、”已閱”、”已摘記”等字樣。

◆催辦工作有幾種情況： 1.對內催辦。2.對外催辦。

◆試比較公文催辦與查辦工作的區別：

1.查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查；而催辦則是文書部門的一項例行性工作。

2.查辦的問題要進行查辦立項，查辦的實質是督促檢查，限期落實，是領導機關同官僚主義作風作斗爭的一種手段；而催辦一般只是限于了解是否已經辦理。

◆為什么要履行注辦手續： 便于公文的整理和日后的查考。

◆公文審核的重點是什么：

是否需要行文，公文內容、文字表述、文種使用、格式等是否符合使用規定。

◆簡述公文審核中”六查”的主要內容： 1.查是否需行文，以什么名義行文。

2.查文稿內容與法律、法規和政策以及上級的有關規定是致，與平行機關和本部門已有的規定是否矛盾。

3.查要求和措施是否明確具體，切實可行。

4.查涉及其他部門或地區職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽。

5.查文字表述是否準確、簡練、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規范。6.查公文格式是否符合規定。

◆為什么說簽發是公文形成的關鍵性環節：

簽發公文是機關領導人行使職權的一個重要表現，是一件極其嚴肅的事情。

◆簡述核發公文的內容與要求：

1.文稿是否按規定程序報請有關領導人審批。2.文稿中的人名、地名、時間、數字等是否符合規定。3.編排發文字號。

4.對需要標明密級、緊急程度的公文進行標注。5.確定分送單位和印制份數。

◆繕印有哪些要求：

1.要忠于原稿，不允許隨意改動原稿的文字、標點等。2.要做到文字準確無誤，設計美觀大方。3.要盡量避免末而無正文的現象。

4.要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印刷的公文。5.要建立登記制度。

◆校對公文各有哪些要求： 1.必須以原稿為準。2.原則上應當實行雙人對制。

3.發現的錯字、漏字等，須以醒目的色筆和統一的校對符號標明。4.校對完畢后，應對文件的格式、文頭文尾等作全面復查。

第十二章

公文立卷工作

◆怎樣理解公文立卷和案卷的概念：

1.公文立卷，是將已經辦理完畢的文件組合成案卷。2.公文立卷，是將有一定查考利用價值的文件組合成案卷。

3.公文立卷，是按文件在形成過程中的內在聯系和一定的規律組合成案卷。4.通過公文立卷所組成的案卷是文檔檔案的基本保管單位和統計單位。

◆公文立卷的意義是什么：

1.能夠保持文件之間的歷史聯系，便地文件的查找利用。2.可以維護文件的完整與安全，也便于文件的保管。3.為檔案工作奠定了基礎。

◆為什么說公文立卷是機關文書工作與檔案工作的”結合部”： 因為它既是公文處理工作的最后一道程序，又是檔案工作的起點。

◆公文立卷的組織工作包括哪些方面： 1.建立和健全文書部門立卷制度。2.正確選擇公文立卷范圍。3.確定公文立卷范圍。

◆簡述”文書部門立卷制度”的優越性：

1.可以充分發揮文書部門熟悉本職業務和文書處理過程的長處，便于提高案卷質量和立卷工作的效率。

2.可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件材料的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。

3.文書部門可以暫時保存當年的文件材料，有關承辦人員查閱文件就比較方便。

4.按年底集中歸檔，并且確保案卷質量，從而促進機關檔案室工作，提高檔案管理水平，更好地機關工作服務。

◆什么是公文立卷的范圍：

就是確定機關工作活動中形成并處理完畢的文件材料哪些應該立卷，哪些不應該立卷。

◆掌握公文立卷范圍要抓住哪兩個主要條件？為什么： 1.應該立卷的文件材料的范圍。2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。

◆簡述公文立卷的原則：

保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值，便于保管和利用。

◆簡述公文立卷的要求：

1.必須保持文件之間的歷史聯系。2.應當區分文件材料的保存價值。3.應當使立成的案卷便于保管和利用。

◆什么是公文立卷的基本方法： 1.根據文件的特征組卷。2.六個特征在組卷時的靈活運用。

3.適當照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限。

◆什么是公文立卷的”六個特征”？ 1.問題特征。2.時間特征。3.文種特征。4.作者特征。5.地區特征。6.通訊者特征。

◆公文立卷要做好哪些方面的準備工作： 1.預編立卷類目。2.平時歸卷工作。

◆平時歸檔主要有哪些方便的工作： 1.注意做好文件材料的收集工作。

2.對已經歸檔的文件材料，要進行定期檢查和調整。

3.事先預編的立卷類目，不可能完全適合實際形式的文件，在平時歸卷的過程中要注意調整修改。

4.對于已經閉幕的會議，已經辦結的專案等，不可能再有聯系密切的文件產生，可以確定組卷的，也可以進行平時立卷。

5.由于各種原因一時不便歸檔的文件，可單獨設立一個卷夾，注明”待歸文件”，用來暫存這些文件，待有了明確的辦法以后，再進行處理。

第十三章

案卷整理與歸檔

◆什么是案卷組合？為什么說它是公文立卷工作中的一個重要環節：

簡稱組卷，是指機關文書部門或業務部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。

◆卷內文件排列與編號應該注意哪些問題： 1.卷內文件排列。具體排列的方法有以下幾種： 1)按時間先后排列。2)按作者-時間排列。3)按問題-時間排列。4)按地區-時間排列。5)按通訊者-時間排列。

6)按姓氏筆畫或拼音字母的順序排列。2.卷內文件的編號。要注意以下幾點： 1)凡是裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁文件材料的正面右上角，背面的左上角填寫頁號。2)卷內文件編號的范圍只限于卷內有文字頁面的文件材料。3)編號應當先用鉛筆，以區別于原有文件上的號碼。

◆為什么說擬寫案卷標題是文書檔案人員的一項基本功：

因為案卷標題是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案檢索工具的主要依據。

◆案卷標題的結構是怎樣的：

通常由文件作者、問題、名稱三個部分組成，中間用”關于”、”的”來連接。

◆擬寫案卷標題應當注意哪些問題： 1.要注意政治上的正確性。

2.要注意文字表述簡練通順，概括準確。

3.要注意案卷標題的基本結構要力求完整，合乎語法，標點正確。

◆為什么要對案卷進行編目：

案卷編目 是進行手工檢索的基本條件，也是實現檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。

◆案卷編目的主要內容是什么： 1.填寫卷內文件目錄。2.填寫卷內備考表。3.填寫案卷封皮。

◆簡述案卷裝訂的必要性：：

案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。

◆簡述案卷裝訂的具體要求： 整齊、牢固、不影響閱讀。

◆怎樣對案卷進行排列與編號： 1.案卷的排列。

1)將一個組織單位的案卷先按保管期限分開。2)案卷排列可以在條款排列的基礎上適當地進行調整。

3)上級機關、本機關、下級機關所組成的案卷，又可以按照其重要程度、問題、名稱來進行排列。4)一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。

2.案卷的編號。具體編法是將本機關一年所形成的案卷，依次按永久、長期、短期、短期和副卷編制統一的案卷順序號。

◆為什么要編制案卷目錄：

案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據和憑證。

◆編制案卷目錄的方法：

1.由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號、編制正式的案卷目錄。

2.由機關檔案室通盤組織，指導各部門的公文立卷人員統一分類、編排卷號、直接編制案卷目錄。

◆編制案卷目錄應當注意的問題是什么：

1.案卷目錄與案卷封皮的項目內容要一致，如發現有不準確的地方要隨時改正。2.將歸檔時的案卷順序中的永久、長期、短期三種保管期限案卷及副卷分別填寫。

◆簡述文件檢索工具的作用：

用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。

◆簡述文件檢索工具的編制方法：

1.文號索引。又叫文件作者目錄，它是以文號編排為主的。

2.文件分類目錄。又叫文電綜合分類目錄，它以一個全宗機構一年立成所有案卷的卷內文件目錄為對象。

◆什么是”歸檔”：

公文立卷部門立好的案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為”歸檔”。

◆歸檔制度包括哪些主要內容： 1.歸檔范圍。2.歸檔時間。3.歸檔要求。

第二篇：公文寫作與處理復習簡答題

1.簡述公文成文時間的確定方法？

答：公文的成文時間有以下幾種情況：

（1）在一般情況下，以領導人簽發時間為準。即機關領導人在定稿上的簽發時間，或在“公文擬制單”上批示簽名的具體時間。

（2）經會議討論通過的公文，以會議通過的時間為準，并加括號寫在公文標題的正下方。（3）規范性公文以批準時間為準。規范性公文的發布時間與實施時間不一致時，應同時注明施行時間。

（4）兩個以上機關的聯合發文，以最后一個簽發機關的領導人的簽發時間為準。

（5）一般的日常事務性公文，如涉及具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文時間以它們的印發時間為準。

2.46.議案的含義、主要特點級及議案寫作應注意的問題？

答：議案：是有議案提出權的機構或人民代表，向同級人民代表大會或常務委員會，提請審議事項的建議性公文。

議案的主要特點有兩個：1.行文關系及辦理程序的法定性。2.行文內容的單一性和可行性。議案的寫作要注意這樣三點：

（1）提出的問題重要且已具備解決的條件。（2）要注意提出的權限和時限（3）要注意行文格式和辦理程序

3.根據發布機關不同，簡述我國“條例”文種的分類？

答：根據制定、發布條例的機關的不同，條例可分為三類：（1）黨的中央機關制定的條例（2）國家行政機關制定的條例（3）地方權力機關制定的條例 4.簡述公文簽收的含義及作用？

答：公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文薄上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。5.簡述公文歸檔質量的基本要求？

答：歸檔的文件在質量上應符合以下要求：（1）應歸檔的文件材料齊全、完整

（2）文件和電報按其內容的聯系，合并整理、直卷。

（3）歸檔的文件材料，應保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，便于保管和利用 6.試論公文的行為規范作用

答公文具有行為規范作用，這是公文本身所具有的強烈政治性與法定的權威性等特點賦予的。這種行為規范作用又稱之為法規約束作用。國家的各種法規和規章都是以文件的形式制定和發布的。這些規范性公文一經發布，便成為全社會的行為規范，無論社會組織或個人都應答依照執行，不可違反。它對于維護正常的社會秩序、安定社會生活，保障人民的合法權益有著極其重要的作用。必須指出的是，規范性公文的行為規范與社會道德規范不同，違反社會公德將受到輿論的譴責，而公文的行為規范作用是帶有強制性的。國家以強制手段保證它的權威，誰違反了法律、法規或規章，就要受到法律制裁和行政處分或經濟處罰。7.簡述普通文件的含義及注意問題？ 答：（1）普通文件是相對秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。（2）普通文件也并非無密可保，可供任何人閱看。

（3）普通文件只限于本機關或本組織內部，不對外公布，即不在社會上公布，不向國外傳播。

8.簡述決議和決定的異同？

答：

一、決議和決定都是下行的指揮性公文，在內容方面接近，側重于對重要事項的決策；在文字表述方面，風格也一致，都要求準確、鮮明、簡潔。

二、決議和決定的不同在于：

1、形成的程序不完全一樣。決議必須由會議通過，而決定可以有會議作出，也可以由領導機構在職權范圍內作出。

2、內容的范圍不盡相同、決議多半對全局性問題作出決策，決定既可解決全局性問題，也有不少用以解決具體事項。

3、發布形式略有不同。決議以會議名稱發布，決定也可以會議名稱發布，但多半以機關名稱發布。

9.簡述報告的主要特點？

答：報告的主要特點：1.重陳述，報告的主要任務是如實向上級陳述工作情況，事實和意見的陳述應當是報告的主要內容。2.有主見，匯報者在報告中，應當對所報告的事實，提出自已的看法，匯報者的看法在報告中不占主要地位，但卻是不可缺少的，它有助于上級了解下級和考慮問題。簡述報告在行政工作中的作用？ 答：（1）報告的主要作用是上下溝通

（2）從領導者來說，計時了解下屬各部門的工作情況，有助于控制全局，客服薄弱環節，更好地發揮領導作用

（3）從下級機關來說，定期向領導匯報工作情況，是避免工作出現差錯和問題的重要保證。10.簡述公文登記的具體范圍？

答：公文登記的具體范圍有以下幾個方面：

（1）上級機關文件。包括指導性、參閱性和需辦理的文件。（2）下級機關文件。包括請示性、報告性文件（3）重要的帶有密級的刊物、資料

（4）其他機關商洽問題和需要答復的文件材料（5）上級機關召開會議印發的會議文件材料

11.簡述我國公文整理（立卷）范圍指導性文件的名稱？

答：公文整理（立卷）范圍的確定，應以國家檔案局頒布的文件的基本思想為指導（1）《關于機關檔案保管期限的規定》（2）《文書檔案保管期限表》（3）《機關文件材料規檔和不歸檔的范圍》 12聯系實際，試論公文的語言特點？

答：公文運用語言應當做到準確、簡明、莊重、得體

（1）準確。準確是公文語言的主要特征和基本要求。公文的內容必須用準確的語言來表達。每個詞，每句話都必須有明確的含義。即用詞要準確無誤，造句要合乎語法和邏輯。還要善于辨析詞義，區別詞的感情色彩，根據特定的語言環境，選用最恰當的詞語。

（2）簡明。簡明就是用最少的文字表達盡可能多的內容，做到“文約而事豐”。把公文寫得簡短明了，精練準確，這是公文的現實效用性決定的，也是公文寫作的基本要求。

（3）莊重。莊重就是指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。這是由公文的嚴肅性、法定權威性和行政約束力決定的。公文是處理公文的重要工具。使用莊重的語言，是公文制發機關應有的嚴正立場和嚴肅持重的態度在公文中的體現。

（4）得體。得體就是指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應，在準確表達的基礎上，進一步促使受對象產生于行文目的一致的心理效應。

13.簡述公文的作用？

答：公文的作用主要表現在以下幾個方面（1）領導與指導作用（2）行為規范作用（3）傳遞信息作用（4）公務聯系作用（5）憑據記載作用

14.簡述發文字號的作用及其標識形式？

答：發文字號是指由發文機關編排的文件代號。它的作用一是用于統計本機關發文的數量，便于公文管理；二是在查找和引用公文時可作為該文的代號使用。其標語形式是“發文機關代字+年份+序號”，其中年份應加六角括號“○” 15.簡述議案與提案的區別？ 答：議案曾經被稱為“提案”。1983年第五屆全國人民代表大會第五次會議以后，把提交給人民代表大會或人民代表大會常務委員會審議的文件稱為“議案”，“提案”這一名稱現只用于各級政協會議和企事業單位的職工代表大會。16.機關控制發文應當采取哪些有效措施？

答：各級各類機關必須認真地精減文件，做到可發不可發的文件堅決不發；凡是在本機關職權范圍內的工作就應果斷處理不要事事請示；凡是可用電話或面談洽辦的事，不要再發文件。只有這樣，才能有效地克服官僚主義和文牘主義，提高機關工作效率。

17.為什么小機關或基層單位應選擇集中形式來進行公文整理（立卷）工作？

答：由于它們的內部機關比較簡單，工作人員不多，辦公地點比較集中，形成的文件數量也不多，可以采用集中整理的形式。18.試述確定行文系的基本原則？ 答：《國家行政機關公文處理辦法》和《中國共產黨機關公文處理條例》對行文關系的確定，都作了如下表述，即“根據各自的隸屬關系和職權范圍確定”。《辦法》和《條例》的這一規定，確立了黨政機關行文關系的基本原則。國家行政機關的隸屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》規定的。《憲法》中的有關條款明確了國家各級行政職權和職權范圍是由《中國共產黨章程》規定的。《黨章》中的有關條款明確了黨的各級機關的職權和上下級之間的權利義務關系，同時也確立了各級組織上級之間的行文關系。19.公文的修改應從哪些方面入手？ 答：公文的修改應從以下幾方面著手：(1)關于主題的修改(2)關于觀點的修改(3)關于材料的修改(4)關于結構的修改(5)關于語言的修改

20.簡述聯合行文的注意事項？

答：聯合行文必須注意《格式》中規定的“文件首頁必須顯示正文》這一明確要求，如果聯合行文的機關過多，就可能出現把正文擠出首頁的情況，而公文首頁如果沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什么，這是極為不嚴肅的事情，因此，公文首頁必須顯示正文。發文機關過多只能擠發文機關，不能擠正文，可講發文機關字號、行距縮小，還要考慮留出發文字號、主送機關公文標題的位置，直至保證公文首頁顯示正文為止。21.請示與報告有什么區別？ 答：

一、報告是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告的主要特點有二:1.重陳述。

2、有主見。

二、請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。請示的特點主要有三：1.超前性。2.說明性。3.單一性。22.簡述記錄類文書的特點？ 答：（1）內容的紀實性。（2）材料的直接性。（3）語言的實錄性。

23.查辦立項的內容應包括哪些要素？ 答：立項內容包括以下五個要素：（1）確定查辦的是由（2）明確辦理要求

（3）指明承辦單位或承辦人（4）規定完成時限

（5）提出辦結后的反饋要求

24.為什么說國家機關及其他社會組織是公文形成的主體？ 答：這些機關或組織都是依據憲法和有關法律、章程、決定建立起來的，是具有法定地位的，只有這種法定的地位才能賦予這些機關與組織在自已的職權范圍內制定和處理公文的權利。25.為什么要對歸檔文件進行分類？

答：對歸檔文件進行科學、合理的分類，能夠揭示出文件之間的有機聯系。使檔案成為一個有序化的整體，而且便于排列、編目等后續工作的順利開展。26.簡述“說明”這一表達方式在公文寫作中的運用？

答：說明在公文的表達方式中占很大比重，起著什分重要的作用，是公文寫作中最常用、最主要的表達方式。不僅法規性文件、商品說明書主要采用說明的方式，其它如命令、批復、指示、通知等大都直接陳述領導機關的意圖，要求與措施，多以說明為主；公告、通告旨在公布要求與措施，也以說明為主；報告、請示中的條款行文也離不開說明。此外，說明還常與敘述、議論等方法結合起來使用，如為敘述所涉及到的人和事作必要的說明介紹，為議論作必要的解釋闡述，或作為論據的主要表達方式等。

27.什么是機關之間的領導與被領導關系？試舉兩個以上的例子來說明？

答：同一系統的機關，既有上級領導機關，又有下級領導機關，上下級機關之間，構成領導與被領導關系。例如：黨中央與各省、各自治區、直轄市黨委；各省、各治區、直轄市黨委與所屬的各地、市、州、區、縣黨委；國務院與各省、自治區、直轄市人民政府；各省、自治區、直轄市人民政府與所屬的各市、州、區（縣）人民政府等等。28.記錄和整理會議記錄的作用是什么？

答：會議記錄一般要求把會議上所作的報告、講話、傳達的指示、討論的情況和形成決議等內容記錄下來，以此作為會議情況全面、客觀的原始記錄。記錄和整理會議記錄，不僅可以作為原始材料長期存查，更重要的是為使會議議決事項能在會后得到很好的貫徹執行并為日后檢查執行情況提供依據。此外，會議記錄還是制作會議紀要、會議簡報等公務文書的重要依據。

29.試述在公文辦理過程中做好擬辦工作的重要性？

答：擬辦工作是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。其重要性：是秘書部門當好領導助手，在辦文事中出謀獻策，變被動服務為主動服務，實現“四個轉變”發揮參謀助手作用的重要體現，是提高辦事效率和工作質量的有效措施。30.簡述公文的基本含義？從哪些方面來理解公文的基本含義？ 答：（1）公文，即公務文書，是國家機關及其它社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法律效率與規范體式的文書。是進行公務活動的重要工具。

（2）公文的這一基本含義，可以從以下幾個方面來理解：公文形成的主體是國家機關及其他社會組織；公文形成的條件是行使職權和實施管理。公文是具有法定效力和規范體式的文書；公文是進行公務活動的重要工具。31.簡述公文的特點和作用？ 答：（1）公文的特點：公文有法定的作者，公文有法定的權威，公文有特定的效用，公文有規范的體式，公文有規定的處理程序。（2）公文的作用：領導與指導作用，行為規范作用，傳遞信息作用，公務聯系作用，憑據記載作用。

32.如何確定和使用公文的文種（或確定公文名稱的依據和正確使用公文名稱的重要性）？ 答：（1）公文的文種也就是每一份公文的名稱。（2）一份公文的文種并不是隨意確定的，它是根據發文機關的權限、發文機關和收文機關之間的關系以及發文的具體目的和要求而確定的。（3）現行機關的行文，必須從實際需要出發，根據本機關的職權范圍，所處的地位與發文的目的。正確地使用公文文種，不能濫用。否則就會妨礙收文機關對文件意圖的準確理解，影響公文及時處理。33.公文寫作的特點？

答：被動寫作遵命性強；對象明確針對性強；集思廣益群體性強；決策之作政策性強；急迫之作時限性強；講究格式規范性強。34.公文寫作基本要求？

答：要保證公文內容在政治上的正確性；要實事求是，在業務上符合客觀規律；在文字表述上準確、鮮明、生動、符合語法與邏輯；公文起草要符合統一規定的體式與程序；要注意選用書寫的載體和字跡材料。35.公文寫作的一般步驟？

答：明確發文主旨；收集有關材料；擬出寫作提綱；認真起草公文 36.公文正文的起草應當注意哪些問題？

答：把握公文主題，選好用好材料；觀點正確情況確實；內容涉及的有關部門要經過會商取得一致意見；文字表達要簡練，交代問題要清楚；反復檢查修改 37.公文的修改應從哪些方面入手？

答：關于主題的修改；關于觀點的修改；關于材料的修改；關于結構的修改，包括公文總體結構的修正、起承轉合的調走，層次位置的改變，詳略的變動；關于語言的修改，準確、鮮明、精煉、主動。

38.公文寫作人員應具有哪些修養和加強修養的途徑？ 答：（1）公文寫作人員應具有的修養是：政治素質好；有一定政策理論水平；熟悉業務和機關工作情況；有較寬的知識面；有較好的文字功底；

（2）加強修養的途徑有：與時俱進勇于創新；博覽群書增長知識；深入實踐勤學苦練。39.公文為什么要求具有規范體式？

答：公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。40.論述公文的表達方式及其應用？ 答：（1）公文的表達方式：在文寫作中，兼用敘述、說明和議論三種表達方式，而以說明為主。（2）應用：就具體文種而言，報告、請示、通報等側重于敘述；法律、法規文件以及公告、通告等主要是說明；調查報告、會計紀要以及綜合性的工作總結等通常是夾敘夾議；在公文中運用議論為主要表達方式的則有講話搞等。41.聯系實際，試論公文的語言環境？ 答：公文的語言特點是準確、簡明、莊重和得體。

準確，公文的內容必須用準確的語言來表達，每個詞，每句話都必須有明確的含義。簡明，簡明就是用最少的文字表達盡可能多的內容，把公文寫的簡單明了，精煉準確。莊重，公文用語必須講究莊嚴、尊重，這是由公文的嚴肅性法定權威性和行政約束力決定的 得體，在公文語言的運用上怎樣做到得體？一是要適應行文的主體風格，二是要分清上下級關系，掌握好分寸。三是要恰當運用公文的專業用語。

42.選定公文的主選機關一般有哪幾種情況？ 答：（1）上級領導機關對下級發出的公文（2）下級機關向上級領導機關發出的請示或報告等上行公文，（3）直接想社會公眾發布的公文

43.公文為什么要標注主題詞？(或公文標注主題詞的作用？

答：公文標注主題詞，可以準確簡要地概況文件的主要內容；公文標注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢查、查閱的速度，有利于提高整個機關的辦事效率。；公文標注主題詞，有利于文書檔案管理的規范化，系統化，科學化。44.簡述公文的分類？

答：從公文的來源劃分，可劃分為：對外文件、收來文件、內部的文件。從公文的行文關系上來劃分，可劃分為：上行文、平行文、下行文。

從公文的秘密程度上來劃分，可劃分為：秘密文件、普通文件、公布文件。

從公文的制發機關的性質上來劃分，可劃分為法律、法規文件、行政文件和黨的文件。從公文的內容與性質上來劃分，可將公文劃分為指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

45.命令的權威性主要體現在哪些方面？ 答：命令的權威性主要體現在三個方面：一是發布命令的必須是具有鄉級以上級別的國家權力機關的執行機關，不具備這一級別，或不是執行機關，都無權發布命令。二是命令的內容重要且具有不可更改性。46.簡述決定的含義、特點？

答：含義：決定是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。特點：內容重要，政策性強、有約束力。47.意見有哪幾種類型？

答：意見的類型有兩種：1.直接指導型。這是領導機關直接對重要問題發表意見，用以指導下級的工作。其性質相當于指示。2.批轉執行型。這類意見，是由職能部門提出，經領導機同意，批轉或轉發個下級機關執行。48.簡述公告、通告的含義及適用范圍？

答：含義：公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告是機關團體在一定范圍內公布事項的告知性文件。適用范圍：公告適用于向國內外宣布重要事項或法定事項，通告適用于一定范圍內公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項。49.公報和公告的區別？

從發布機關來說，黨的領導機關多用公報，政府機關多用公告。從內容來說，宣布單獨事件多用公告，發布會議情況，談判情況、統計情況等多用公報。宣布有關人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。

50.簡述通知在行政機關的適用范圍和通知的類型？

答：通知在行政機關的適用范圍：1.通知用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文。2.傳達要求下級機關辦理和需要有個單位周知或者共同執行的事項。3.任免人員

通知的類型：發布性通知、批轉性通知、轉發性通知、指示性通知、任免性通知、事務性通知。

51.簡述呈報性報告和呈轉性報告的區別？

答：呈報性報告，行文目的單純，就是將有關情況報告上級，讓上級知道。（一般匯報工作，反映情況、答復詢問的報告多屬此類）

轉呈性報告，行文目的不僅僅是匯報，它還要求上級機關在同意報告的情況下，將報告批轉或轉發給有關單位執行。

52.報告寫作有哪些具體要求？

答：陳述事實要清楚扼要，用簡明扼要的語言把事情的總體面貌反映出來。表達觀點要精練清晰，報告中凡涉及觀點的地方，一定要精練清晰，即文字要少，意見要很明確。語言要簡潔樸實。

53.請示寫作要遵守行文規則有哪些？

答：1.請示應當一文一事，請示必須堅持一文一事，不能在一份公文中同時請示兩件以上的事情。這主要是為了便于上級處理，避免產生混淆與延誤，從而可以提高辦事效率。如果一個文件請示了兩件事，領導把兩件事批給兩個部門去辦理，那文件周轉就要耗時耗力，十分不便。2.請示一般寫一個主送機關，如需要同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。3.一般不得越級請示，因特殊情況應抄送被越過的上級機關。4.受雙重領導的機關應寫明主送機關和抄送機關。由主送機關負責答復。54.簡述批復的寫作要求？

答：1.要先回應后批復，批復正文的開頭，一定要表示來文已經收到，回應之后才是批復。2.態度要鮮明，措辭要明確，如果不同意下級的請示，一般要說明原因，指示的內容如果比較多，最好分點列出，以便下級容易把握。3.要及時批復，要本著急件急辦的原則，及時處理各類請示。

55.函的類型有哪些？

答：1.商洽函，用于機關之間商洽工作、討論問題。2.問復函，用于機關之間提出詢問和答復詢問。3.請準函，用于向沒有隸屬關系的有關主管部門請求批準。4.知照函，用于把自已管轄范圍的事項告訴有關的機構。56.會議紀要的特點有哪些？ 答：紀要性、約束性、知照性。57.計劃類文書的特點和類型？

答：特點：目標的前瞻性，操作的預想性。類型：規劃類，實現目標的期限較長，往往是五年以上，文種名稱常用規劃、發展規劃、遠景規劃、綱要、發展綱要等。計劃類：實現目標的期限教規劃短，以計劃和一年以內的短期計劃為多，文種一般都叫計劃。安排類:指較短時段內對工作的具體安排。58.總結的寫作要求有哪些？

答：回顧工作情況要實事求是。總結經驗教訓要著眼于未來。綱目要清晰，文風要平實。59.調查報告的作用、特點、類型和寫作要求？

答：作用：主要是提供真實的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務。特點：針對性強、紀實性強。類型：新聞性調查報告，政務性調查報告和個案性調查報告。寫作要求：深入細致、客觀公平的調查是寫好調查報告的前提。圍繞問題展示重要的典型的材料是調查報告的主要任務。調查報告的標題有公文式標題和新聞式標題。

60.講話類文書的寫作要求有哪些？ 答：1.主題要鮮明、集中。2.材料要真實、新穎3.布局要清晰、緊湊4.語言要明白、生動。61.簡報類文書的作用、類型、特點和寫作要求？

答：作用：簡報類文書是用于匯報工作、反映問題、交流經驗、溝通情況、推動工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體，成為機關內部向上級機關反映情況和向下級、平行單位溝通情況時常用的一種不可或缺的重要信息工具。類型：按內容分為會議簡報和工作簡報。特點：簡、快、新。寫作要求：內容要真實、確切。篇幅要短小。針對性、指導性要強。62.試述機關公文處理工作、特點 和公文處理工作的作用？

答：公文處理工作：從廣義上說，公文處理工作就是運用科學的原理，程序和方法對機關公文的擬制、辦理、管理以及整理歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。公文處理的工作特點：政治性、時限性、機要性、規范性。公文處理工作的作用：助手作用，紐帶作用和查考作用。63.公文處理工作的基本任務是什么？

答：科學的組織機關的文書工作，及時準確的處理機關的往來公文。有條理的、安全的運轉公文，完整的保管公文，正確的發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現代化建設服務。

64.公文處理工作的原則與具體要求是什么？

答：公文處理工作的原則：公文處理必須準確，及時、安全、保密，加強統一集中管理，堅持實事求是，按照行文機關要求和公文處理規定進行的原則。公文處理工作的要求：必須準確周密，確保質量。必須及時、迅速。注重時效。必須做到安全可靠確保機密。必須加強集中統一管理，必須堅持實事求是，遵規守紀，按行文機關要求和公文處理規定進行。精簡文件，深入實際，反對官僚主義和文牘主義。65.發文辦理程序有哪些？

答：1.擬稿、審核與簽發。2.核發，繕印、校對。核發的內容和要求是什么？

答：文稿審核手續是否完備，公文格式是否符合規定、編排發文字號。對需要表明密級、緊急程度的公文進行標注。確定分送單位和印制份數。用印登記于封發。

第三篇：00341公文寫作與處理簡答題

1.公文的特點

法定的作者，法定的權威，特定的效用，規定的處理程序，規范的體式 2.公文的作用

領導與指導作用，信息傳遞作用，公務聯系作用，憑據記載作用，行為規范作用 3.如果確定公文的文種

發文機關和收文機關的關系，行文的目的和要求，公文機關的權限 4.公文寫作的基本要求

1)保證公文在政治上的正確性

2)實事求是，在業務上要符合客觀規律 3)起草要符合一定的行文規范 4)文字表達要生動形象準確

5)注意選用書寫的載體與字跡材料 5.公文寫作的基本步驟

1)明確發文主旨 2)收集相關材料 3)擬定大綱 4)起草文書 5)反復修改

6.公文寫作人員修養的體現和途徑

體現：

1)政治素質好，有明確的政治方向，堅定的政治立場

2)有一定的政策理論水平。政治理論水平的高低決定了公文的成敗 3)熟悉業務和機關工作 4)有較寬的知識面 5)有良好的文字功底 途徑：

1)與時俱進勇于創新 2)博覽群書拓寬知識面 3)勤學苦練深入實踐

7.公文敘事與一般記敘文的不同

1)公文的敘事一般是通過對基本情況進來敘述以達到反映情況，交流思想的目的 2)一般使用順敘

3)在順敘過程中，也可使用倒敘，插敘等方法 8.說明的主要方法

舉例說明，數字說明，定義說明，圖表說明，比較說明，引用說明 9.機關之間行文關系的劃分

同一系統內，上下級之間具有指導和被指導關系的單位，使用上行文和下行文 非同一系統，上下級之間具有業務指導關系的單位，使用上行文和下行文 同一系統內，級別相同的單位，使用平行文 非同一系統，不相隸屬的單位，使用平行文 10.下行文

上級領導機關或業務主管部門向所屬下級機關務部門的一種行文，分為逐級下行文，多級下行文，直達基層組織或群眾的行文 11.命令的特點 指揮性，權威性，強制性 12.什么是議案及其特點

具有議案提出權的單位或人民代表，向同級人民代表大會或常務委員會提請審議事項的文種

特點：行文關系和辦理程序的法定性 行文內容的單一性和可行性 13.決定的適用范圍

黨的決定適用于對重大的事項或活動作出決策和安排

國家行政機關的決定適用于對重大事項或活動作出安排，獎懲人員，人事任命，撤銷事項等

14.決定和決議的異同

同：都是下行的指揮文件

異：形成程序不同。決議必須通過會議討論后制定，決定可以由機關內部制定

內容范圍不同。決議側重于解決全局性的問題，決定既可解決全局性問題，也可解決具體問題。

發布形式不同。決議一般是由會議名稱加文種，決定一般是由發文機關加文種 15.公報和公告的區別

從發文機關而言，黨的政府機關多用公報，政府機關多用公告

從發文內容而言，宣布單獨事件多用公告，發布會議情況、統計數據多用公報 16.通知的標題擬寫

發文機關+事由+文種，事由+文種，發文機關+文種，文種 17.報告的類型

根據內容劃分：綜合報告，專題報告

根據行文目的劃分：呈報性報告，呈轉性報告 18.報告的寫作要求

陳述事實要清楚 表達觀點要精確 語言要樸實簡潔 19.請示的類型

請求批準，請求幫助，請求轉發 20.批復的寫作要求

先回應后批復 態度要明確 批復要及時 21.函的類型

商洽函，請準函，問復函，知照函 22.會議紀要的寫作

會議紀要一般在會議結束后起草，經主管領導人簽字后才算定稿 會議紀要的標題常用形式有：會議名稱+文種

會議紀要的正文包括：會議概況，會議內容，結束語三個部份 會議紀要由會議主持機關撰寫，可在最后署名機關和日期，也可在正文中寫明主持機關，不再另外署名

23.條例和規定的寫作

原則：堅持四項基本原則，為搞活社會主義現代化建設服務 貫徹民主集中制

符合憲法和法律，符合黨和國家的政策 實事求是，從實際出發

起草條例和規定，要對現行的條例和法規進行清理 語言要準確，嚴密

常用寫法有章條式和條款式 24.計劃類文書的作用

上情下達：上級部門通過將工作計劃傳達給下級部門，可達到宏觀調控的作用

下情上達：下級部門通過將工作計劃上報給上級部門，可得到上級機關的幫助和指導 步調一致：單位通過對本單位的工作計劃進行討論和制定，可使全員統一思想和步調 25.計劃類文書的類型

規劃類：實現目標期限較長，一般在五年以上，內容側重在工作的指導方針，實施步驟等方面。

安排類：短時間內對工作的具體安排，內容具體，細致

計劃類：實現期限較規劃短，以計劃和一年內的短期計劃為多 26.什么是守則

特定范圍內全體成員必須遵守的行為細則，寫作要求是簡短，精練，易記 27.計劃類文書的寫作要求

分析情況一定要細致，要吃透大環境的形勢與要求，主觀條件，客觀條件三大方面 實施步驟要具有可行性 確定目標實事求是 條目分明，語言簡潔 28.總結的寫作要求

回顧情況要實事求是 總結教訓要著眼未來 文風平實，條目清晰 29.調查報告的作用

提供真實的社會情況，為制定政策，貫徹政策，解決工作中的問題服務 30.接待記錄的寫作要求

記錄清楚來訪者姓名，反映的問題，接待人姓名，時間，辦理結果 31.公文處理工作的基本任務

公文的收發，登記和分送 公文的擬辦，批辦，注辦 公文的撰寫、簽收，用印 公文的整理歸檔工作

會議、電話記錄的收集整理 公文的借閱傳遞工作 處理群眾來信

為領導準備資料并完成領導交代的其他文書工作 32.公文處理工作要求

必須準確，周密，確保質量 必須及時，注重時效 必須加強文件集中管理 堅持實事求是 精簡文件，深入實際 33.公文處理工作的原則

必須準確、及時，安全，保密；加強集中管理，堅持實事求是；根據行文機關要求和公文處理工作程序來進行

34.簽收的四查清

檢查信封上的收文機關是否是本機關，以防錯投錯收 檢查信封上的號碼和遞送人在登記簽收薄上是否一致

檢查信封是否完整，如果有封口有拆封的情況，要及時查清情況 檢查登記件數和實有件數是否一致 35.擬辦的主要內容

提出處理該文件的原則和要求

指定負責承辦的單位或人員，及辦理時限

如果有兩個承辦單位或人員，應指明主辦單位或主辦人 須在批辦意見欄上，寫明具體批辦意見，并署名和日期 36.什么是催辦

指那些必須辦理答復的文件，在規定的辦理期限內，及時跟進并監督辦理情況 37.核發的內容和要求

文稿是否報請有關領導審批，手續是否齊全，審批人是否署名及日期 文稿中人名，地名及文字表述是否準確，標點，文種是否符合規定 編排發文字號

對需要標記秘密等級的進行標注 確定分送單位和印制份數 38.用印的注意事項

須以機關領導或部門主管簽字的公文原稿為準，經審核后用印 蓋章須清晰，端正

聯合下發的行文，須有相關單位印章 用印要與制發公文的機關、單位相一致

核實用印份數，超過份數范圍的，不予以加蓋印章 39.文書立卷的范圍

在公務活動中，本機關形成的已經辦理完畢，具有查考價值的文件，如上級發來的文件，機關內部形成的公文，同級機關或不想隸屬的機關文件材料 40.歸檔文件整理的基本原則

遵循文件形成的規律，保持文件之間的有機聯系 便于保管及利用

區分文件的不同保存價值 41.歸檔文件整理的質量要求

歸檔文件應齊全完整，針對字跡模糊或已破損的文件應進行修補和復制 整理文件所使用的紙張，書寫材料應符合檔案保護的要求 42.以“件”為單位的整理辦法要做好哪幾方面的工作

更新觀念，增強改革意識 提高人員素質 加強硬件建設

注意新舊整理方法的銜接

第四篇：公文寫作簡答題

公文寫作簡答題及參考答案

2013-5-10 16:37:07

簡答題

1、記錄類文書主要記錄哪些方面的內容﹖

2、公文寫作的基本要求

3、簡述公文的寫作程序

4、什么是聯合行文？聯合行文要注意哪些問題？

5、公文語言的主要特點是什么?

6、簡述公文寫作的程序。

7、按行文方向對公文進行分類的意義是什么?

8、區別主送與抄送機關的依據是什么?

9、發文處理的主要程序是什么?

10、用印的注意事項有哪些?

11、聯合行文該如何蓋章？

12、國家行政機關公文版面要求？

簡 答 題 答 案

1、記錄類文書主要記錄哪些方面的內容﹖

答：

（1）會議記錄：如實記載有關會議基本情況和主要內容。

（2）電話記錄：記載有關通話的內容。

（3）接待記錄：記錄群眾來訪時的接待內容。

4）大事記錄：按年、月、日的順序記載本部門工作中的重大公務活動或重大事件。

2、公文寫作的基本要求

答：

（1）在符合黨和國家的路線方針政策，符合法律法規及有關規定基礎上確立主題。

（2）實事求是、講求實效。

（3）文種恰當、主題明確、結構完整、格式規范。

（4）用語莊重嚴謹、簡明通順、平實得體。

3、簡述公文的寫作程序

答：公文寫作的程序一般分為：準備、撰擬、審核修改三個階段。

4、什么是聯合行文？聯合行文要注意哪些問題？

答：聯合行文就是同級機關、部門或單位可以聯合發文的形式。聯合行文要注意的內容是：（1）行文的各機關部門必須是同級的（2）聯合行文對于共同貫徹執行有關方針、政策或興辦某些事業，是非常有利的（3）幾個平行機關或部門聯合行文，應將相對應的各機關都列為主送機關（4）聯合行文應當確有必要，且單位不宜過多。

5公文語言的主要特點是什么?

答：

公文語言的主要特點是：莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規范。

莊重--指語言端莊，格調鄭重嚴肅。

準確--指語言真實確切，無虛假錯漏，褒貶得當，語意明確，符合實際。

樸實--指語言平直自然，是非清楚，明白流暢，通俗易懂。

精練--指語言簡明扼要，精當不繁，服從行文目的及表現主題的需要，當詳則詳，當略則略。

嚴謹--指語言含義確切，文句嚴謹，細致周密，分寸得當，忌模糊含混、語意多歧。

規范--指語句不僅合乎語法及邏輯原則，而且要合乎公務活動的特殊規范性要求。

6簡述公文寫作的程序。

答：

（一）公文寫作前的準備

1、明確行文目的和要求。

2、確立公文主題。

3、選定公文文種。

4、占有材料。

5、確定具體表達方式。

（二）撰擬文稿

1、安排好結構，一是確定總體的構成；二是確定正文的具體構成，解決好各組成部分的編排次序，安排各層次、段落間的銜接與轉換，處理好開頭和結尾。

2、擬出寫作提綱。

3、正式撰擬文稿。

（三）審核修改

文稿的審核修正要認真嚴肅反復進行，要按規定的程序進行。

7、行文方向對公文進行分類的意a義是什么?

答：

按行文方向分為上行、平行、下行3類。

如此分類，當我們需要行文時，只要根據行文單位之間的隸屬關系（上、下隸屬或不相隸屬），就能準確的從該公文分類中找到正確的文種了。

8、區別主送與抄送機關的依據是什么?

答：

主送機關是要對所受公文負責實際辦理、答復的，抄送機關只需對公文內容了解。主送機關表明公文效力所及的空間范圍和機構、人員范圍；抄送機關的作用是溝通情況，以便取得了解、支持、配合。

9發文處理的主要程序是什么?

答：

發文辦理的一般程序為：復核、登記、印制、核發。這一程序具有很強的確定性與不可逆性。

10、用印的注意事項有哪些?

答：

公文用印時，必須以機關領導人或部門負責人簽發的公文。二，公文用印要端正，清晰，不得模糊歪倒。蓋印的位置要正確。三，兩個以上的機關或部門的聯合下發的公文，各機關部門都要加蓋印章。四，公文用印一定要與制發公文的機關，部門成單位相一致。五，公文用印要核實份數，超過份數的不能蓋印，要防止將印章錯蓋在漏印的空白上面。

11、聯合行文該如何蓋章？

答：

聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發機關匿名，最后一個印章端正，居中下壓發文機關署名和成文日期、印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應為上距正文一行之內。

12、國家行政機關公文版面要求？

答：

公文標題2號小標宋體字，正文用3號仿宋體字，結構層次第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三、四層用仿宋字，A4紙型雙面印刷，每面22行，每行28個字。

作用：上情下達，下情上達，相互借鑒。

第五篇：公文寫作與處理 整理稿

按公文來源劃分：1）對外文件，第一章 公 文 是指本機關擬制的向外單位發出

一、什么是公文：即公務文書，的文件，是作為傳達本機關的意是國家機關及其他社會組織在行圖發往需。要與之聯系的針對機使職權和實施管理過程中形成的關的文件。2）收來文件，指由外具有法定效力和規范體式的文機關擬制的，作為傳達其自身機書，是進行公務活動的重要工具。關的意圖，發送到本機關來的文其含義：1）公文形成的主體是國件。3）內部文件，指制發和使用家機關及其他社會組織 2公文形都限于機關內部的文件

2、按公文成的條是行使職權和實施管理3的行文關系劃分：1）上行文，指公文是具有法定效力和規范體式下級機關、下級業務部門向它所的文書4公文是進行公務活動的屬的上級領導機關和上級業務部重要工具 門所發出的公文（報告、請示）2）

二、公文的產生與發展

1、公文，平行文，指同級機關或者不相隸或稱文書、文件，是一種社會現屬的，沒有領導與指導關系的機象，是人類社會實踐活動的產物。關之間的一種行文（函）3）下公文是隨著階級、國家、文字的行文，指上級領導機關對所屬的產生而產生的，隨著生產與管理下級機關的一種行文（指示、決活動的發展而不斷發展的。

2、定、通知、批復）

3、按公文秘密公文的發展階段：① 恩格斯把文程度和閱讀范圍來劃分： 1）秘字應用文獻記錄，即文書工作的密文件，指內容涉及黨和國家的出現當作人類文明的重要標志②秘密，需要控制知密范圍和知密原始社會：結繩記事；商代后期：對象的文件（分為絕密、機密、甲骨文書—是我國迄今發現的最秘密三種）2）普通文件，指非早的文書檔案；西周：設立了專無密可保，可供任何人閱看的文門管理文書的機構與起草文書的件3）公布文件，是向人民群眾和官吏；《尚書》是我國最早的一部國內外公開發布的文件，如公告、政治文件匯編本；秦漢時期，是通告、公報、法律、法令，中央我國封建社會文書工作的確立時領導同志的講話、報告

4、按公期，秦代出現的“書”、“奏”，是文的制發機關性質劃分：1）法律、我國最早的上行文；漢代及稍后，法規文件，指由中央和地方各級又出現了章、表、疏、議、啟等權力機關、行政機關所制發的法上行文，官府之間移書、關、刺、律、法令和行政法規與規章（分咨等平行文，另令、諭、制、教為三種：法律文件、法令文件、等下行文；1912年元月，臨時政行政法規與規章文件）2）行政文府規定公文分為：令、咨、呈、件，指國家機關在日常公務活動示、狀五種。③漢代以前，我國文中所形成和使用的文件，如請示、書的載體材料一般為：金石、青報告、通知、意見等。3）黨的文銅、竹木、謙帛等 直至 東晉末件，指中國共產黨的機關、組織年，太尉恒玄下令公文統一用紙。形成和使用的文件，反映黨的領

三、文書、文件和公文

1、文導、工作和建設等活動。

5、按公書：可以作為所有文件材料總稱，文內容性質與作用來劃分：1）指既可指公務文書，也可以指私人揮性公文件，指上級領導機關對文書，是一個整體概念。—最早下級機關或群眾發出的用以領導出現于西漢。

2、文件：—出現于與指導工作的公文，如命令、指清末。廣義上說：文書一樣，既示、決定、意見、批復和政策性可指公務文件，也可指私人文件，通知等。2）規范性公文，指由機有時也可以指文件材料的總稱。關、組織、社會團體依據法律、狹義上說：文主要是指機關、組行政法規和及組織章程制定的，織制成和發布的具有固定格式和要求其成員在工作活動等方面嚴文件版頭的正式行文。

3、公文：格遵守的行為規范，如各種條例、是指各機單位為了辦理公務而形規定、辦法、細則、章程、規則成的文件材料。—出現于東漢末等3）報請性公文，是下級機關向年和三國時期。

4、在機關中三者上級機關匯報工作、反映情況、都是指國家機關及其他社會組織請示問題所使的陳述性、請求性在工作活動中形成和處理的收來公文，主要是報告、請示4）知照文件、發出文件以及機關內部所性公文，指機關單位發布的需要使用的文件 材料，即公務文書。周知或遵守，以及各機關單位之第二節 公文的特點與作用

間聯系工作，通報情況所使用的一、公文的特點：1）有法定的作公文，如公報、公告、知照性者 2）有法定的權威 3）有特定通知、通報、函等。5）記錄性的效用 4）有規范的體式 5）有公文，指各機關、組織用以記載規定睥處理程序

法定作公務活動以備查考的公文，如會者：是指依據憲法和其他有關法議記錄、電話記錄、會議紀要、律、章程、決定成立的并能以自大事記、值班日志等。

6、按文件己的名義行使法定的職能權利和的緩急程度劃分：1）急件（兩負擔一定的任務、義務的機關、種：特急件、急件）2）平件；組織或代表機關組織的領導人。按文件的使用范圍劃分：1）通用行文單位：能在自己的職權范圍文件 2）專用文件 3）技術文件；內制發文件的機關、部門或單位，按文件的發送目的劃分：1）主送稱為行文單位。公文的制發：經件、抄送件 2）批轉件、轉發件；過起草、核稿、簽發等程序。公按文件的處理要求劃分：1）需辦文的簽收：簽收登記、分辦、批文件（辦件）2）參閱文件（閱辦、承辦、催辦等。件）；

二、公文的作用：在于它是黨和

二、公文的名稱：統稱文種。它國家具體領導和管理政務，機關是根據發文機關的權限、發文機之間相互進行聯系以及機關內部關和收文機關之間的關系以及發處理工作事務的一種工具。公文文的具體目的和要求而確定的。作用：1）領導與指導作用 2）行公文文種的確定：1）公文機關的為規范作用 3）傳遞信息作用 4）權限 2）發文機關和收文機關間公務聯系作用 5）憑據記載作用 的關系 3）發文的具體目的和要第三節 公文的分類與名稱

求1、1993年11月21日 國務院

一、公文的分類：

1、公文的分類 辦公廳 《國家行政機關公文處理辦法》 12類13種命令（令）、議案、決議、指示、公告、通告、通知、通報、報請、請示、批復、函、會議紀要 2、1996年5月3日中共中央辦公廳正式發布了《中國共產黨機關公文處理條例》，規定黨的機關公文文種有14種：①決議 ②決定 ③指示 ④意見 ⑤通知 ⑥通報 ⑦公報 ⑧報告 ⑨請示 ⑩批復 ⑾條例 ⑿規定 ⒀函 ⒁會議紀要3、2000年8月24日，國務院發布了新的《國家行政機關公文處理辦法》現行公文文種13種：1）命令（令）2）決定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通報 7）議案 8）報告 9請示 10）批復 11）意見 12）函 13）會議紀要 第二章公文寫作公文寫作概述

一、公文寫作是代機關立言公文寫作，指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。考試大自考站，你的自考專家！起草初稿：是指構思基本完成后動筆行文，寫出公文初稿有的具體過程。討論修改：是指對初稿作進一步加工直到形成送審稿的過程。★公文的起草的組織可分為：1）由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文。2）由多人共同討論、構思和準備材料，最后由一人執筆（最普遍的基本組織形式）3）由起草小組共同醞釀，多人分工執筆，一人統稿貫穿全文

二、★公文質量主要體現在兩方面：1）在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強（1）政策性強：就是要求政治上正確，思想觀點正確，準確地宣布、傳達、體現黨和國家的方針、政策的精神。（2）針對性強：就是要求有的放矢，切中要害。（3）科學性：就是反映工作的實際情況和客觀規律，敢于實事求是，能夠及時地、正確的提出問題、分析問題和解決問題，經得起時間的考驗，經得起實踐的檢驗。2）在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。結構嚴謹：是指章法問題、布局謀篇的問題。要示：主次分明、條理清楚；重點突出、銜接自然；聯系緊密、完整劃一。語言精當：是指運用語言要精確、簡明、貼切、恰當。既要符合語法，修辭和邏輯的要求，又要恰如其分地表達內容。行文規范：是指公文的種類、格式等都由國家統一規定，書寫要清楚，標點要正確文面要整潔。

2、公文效用：是指公文對機關公務活動所起的作用。公文效用所起的作用：領導和指導作用、法規和準繩作用、溝通和聯系作用、依據和憑證作用。

三、機關領導要親自動手撰寫重要公文 領導干部親自動手起草起草重要公文是領導工作中的原則性問題。第二節 公文寫作的特點和要求

一、★公文寫作特點：1）被動寫作遵命性強 2）對象明確針對性強 3）集思廣益群體性強4）決策之作政策性強 5）急迫之作時限性強 6）講究格式規范性強

二、★公文寫作基本要求（寫好公文中正文應注意的問題）：1）要保證公文內容在政治上的正確性 2）要實事求是，在業務上符合客觀規律3）在文字表述上準確、鮮明、生動，符合語法與邏輯 4）公文起草要符合統一規定的體式與程序。5）要注意選用書寫的載體與字跡材料體式：公文文體、結構、附加標記和文件格式。程序：交擬、起草、審核、簽發、印制、發出盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用圓珠筆和鉛筆；使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水，不使用純藍、紅色墨水。

第三節 公文寫作步驟與方法

一、公文寫作的步驟：1）明確發文主旨 ①公文的中心內容是什么子②根據公文內容，準備采用什么文種③要明確公文發送范圍和閱讀對象④明確發文的具體要求 2）收集有關材料①收集、閱讀和研究有關的文件材料②深入下去，收集有關的實際材料a 收集有關材料要求：真實、典型、適用、時效3）擬出寫作提綱先寫什么、后寫什么、分幾個段落、幾層意思4認真起草正文（導語、主體結束語）5反復檢查修改

二、正文起草步驟：1）把握公文主題，選好用好材料； 2）觀點正確情況確實3）內容涉及的有關部門要經過會商取得一致意見； 4）文字表述要簡練，交代問題要清楚

三、公文的修改有以下幾方面：1）關于主題的修改：看主題思想是否正確、論述是否集中、挖掘是否深刻。2）關于觀點的修改 ：觀點是否正確，表達有無問題。3）關于材料的修改 ：材料是公文的基礎，有了正確的觀點，還要通過恰當的材料表現出來。4）關于結構的修改：包括：

1、公文總體結構的修正

2、起承轉合的調整

3、層次位置的改變

4、詳略的更動

公文結構是為表現公文主旨，表達公文內容服務的對公文結構進行修改調整，其目的在于使公文更加嚴謹、暢達、勻稱和完整。5）關于語言的修改：準確、鮮明、精練、生動

四、★公文寫作人員修養重要性與體現和途徑：1）公文寫作是各級機關工作的重要組成部分，是一項政治性和政策性很強的工作；2）公文是國家黨政機關實施領導與管理的重要工具與手段。體現：1）政治素質好：明確的政治方向、堅定的政治立場、敏銳的政治洞察力和政治鑒別力。嚴守紀律，嚴守保密制度；2）有一定政策理論水平公文寫作是執行政策、依靠政策、理解政策、表達政策的過程。政治水平的高低直接決定公文寫作的成敗；3）熟悉業務和機關工作情況；4）有較寬的知識面； 5）有較好的文字功底.途徑：1）與時俱進勇于創新 不斷學習、不斷實踐、不斷提高、不斷創新；2）博覽群書增長知識勤于、勇于、善于向書本學習；3）深入實踐勤學苦練勤學苦練、鍥而不舍、持之以恒。考試大收集整理 第三章 公文的體式與搞本

第一節 公文的體式

一、公文的體式是指：公文的文體、結構要素及在格式上的安排。公文體式作用：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便。

二、公文的文體

公文的文體：是指公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。公文的文體具有應用文體的一般特點：實用性、嚴肅性、程式性。

1、公文的表達方式：是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標志 主要有：敘述、議論、說明1）敘述，是將人物的經歷和事件的發展變化過程所作的敘說和交代，除計劃性、法規性文件一般不采用敘事、指令性文件較少采用敘事外其他通知、通報、請示、報告、總結、會議紀要都必須以敘事為基礎。如通知、通報、請示、報告、總結、會議紀要以敘事為基礎。★（公文敘事與一般記敘文的不同：

1、公文的敘事是通過對基本情況或個別事實的敘術來說明一定的問題，達到反映情況、交流思想、闡明觀點的目的。

2、主要是順敘

3、在敘述的同時，可恰當地運用倒敘、插敘、分敘等方法）2）說明，是用簡明扼要的文字，把事物的形狀、性質、特征、成因、關系、功用等客觀真實地解說清楚。說明是公文寫作中最常見、最主要的表達方式。（說明的主要方法有：

1、定義說明，指用下定義的方法來說明事物的性質和特征。

2、注釋說明，指對事物的性狀、特征、成因等作簡要的注釋。

3、比較說明，指運用同類事物或不同事物跟所要說明的事物作比較。

4、數字說明，指用確切的數字來說明事物。

5、舉例說明，指根據事物在形狀、成因、功用、關系等屬性的差別，劃分成若干類別，分別加以說有的方法。

6、圖表說明

7、引用說明

8、分析說明）3）議論，是義事說明把道理說清楚。（議論的要素：

1、論點，又叫論題或觀點，是議論的核心。

2、論據，是證明論點真實性的根據。

3、論證，是運用論據來證明論點的方法和過程。論點、論據、論證三者間的關系：論點是統帥，回答“要證明什么”的問題—是議論的核心；論據是基礎，回答“用什么證明”的問題。分三類：一類是事實論據；二是理論論據；三類是政策法規；而論證是溝通二者間內在聯系的橋梁；回答“如何證明”的問題。）

三、公文的語言特點：1）準確（是公文語言的主要特征和基本要求）2）簡明 ：用最少的文字表達盡可能多的內容。3）莊重：指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。4）得體：指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應，在準確表達的基礎上，進一步促使受文對象產生與行文目的一致的心理效應。得體的基本要求： 是發適應行文的語體風格；是要分清上下級關系，掌握好分寸； 是要多運用公文的專用語。

四、公文中的常見詞語：1）特定用語——它言簡意賅、簡潔明快、典雅莊重，其特定含義是人所公認的。包括：

1、端用語—用于表示行文目的、休養所與原因的。如為、為了、關于、由于、遵照、依照、依據、茲有、茲因、茲定于、茲將、茲介紹等。

2、引敘用語—在引敘來文（電）時使用，如現接、近接、膠接、欣悉、近悉、敬悉、據報、據查、據了解等。

3、經辦用語—表示工作辦理的時間及過程，如業經、已經、復經、一經、迭經、前經、茲經、經過、通過等。

4、稱謂用語—用以表示不同人稱的，如我局、你局、貴局、該局（公司、廠、處）等。

5、期請用語—用來表示請求與期望，如擬請、函請、務請、懇請、希、希望、望、希即等。

6、表態用語—用來對來文表明態度，如同意、照辦、可行、擬同意、不同意、不要、不妥、請核查等。

7、綜合用語—對所敘述的情況進行綜合時使用，如，如上所述、綜上所述、上述、總之等。

8、過渡用語，如為此、據此、因此、現函復如下、現通告如下等。

8、過渡用語—在公文的段落之間使用、承上啟下，起過渡作用。（為此、據此、因此、現函復如下、現通告如下等）

9、謙敬用語，如恭請、敬請、謹請、惠于、惠贈、惠示、承蒙協助、承蒙惠允、不勝、不勝榮勝、不勝感激等。

10、結尾用語，如此令、此布、此告、為要、為盼、請批示、請批復、特此函告、特此函達、特此通知、特此通告、請遵照辦 理、請認真貫徹執行、以上意見如無不妥，請批轉各地區執行等。）2）慣用語，指一定民族語言中長期形成的習慣用語，如“抓辮子”、“吃大鍋飯”。3）縮略語，是較長詞語縮短省略而成，如“一國兩制”、“三個代表”4）成語，一種相沿習用具有書面語言色彩的定型詞組或短語。5）引用語，指在寫作中引用前人的現成語句來論證或說明文章中所要論述的問題①引用名人名言；②引用古書上現成語句③引用黨和國家領導機關重要文件中的語句。

第二節 公文的構成要素與書面格式

一、公文的構成要素（公文的組成部分）：發文機關標識、發文字號、公文公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞等—是由黨和國家在關部門頒布的規范性文件所規定的。公文的書面格式：指公文的各要素在公文文面上所處的位置和書寫樣式。——是公文在形式上區別于一般文章的重要標志。★公文的眉首部分包括：1）公文份數序號：將同一文稿印制若干份時每份的順序編號（不是所有都需要）——規定帶有密級公文要編制份數序號位置：位于版心左上角成本頂格第一行；一般由六位阿拉伯數字（不得少于2位）組成。其位置在版心左上角頂格第1行，數字不足規定數時，前面用“0”（零）補齊2）密等級和保密期限：是指公文秘密程度的一種標志。分為絕密、機密、秘密三級；涉及黨和國家秘密的公文應標明密級。標注方法：在密級與時限中間加“★”。如“秘密★六個月”、“絕密★長期”。位置：位于文件首面公文版頭右上角第一行3號黑體，凡傳遞秘密公文應在文件封皮上加蓋戳記注明。保密時限：一般分一年以內，一年用一的以上，長期和期限不作標注，凡不作標注的可按二十年認定。絕密：是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。機密：是重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。秘密：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損失。3）急程度 ：是對公文送達和辦理的時間限度。（包括：特急和急件，電報分為：特提、特急、加急、平急，位置在文件首頁文頭右上角，需要與密極同時使用，緊急程度置于密級之下，上下對齊。時限送達的文件須在文件封筒上注明“務于某日某時送到”或“限某日某時送達”。）4）發文機關標識（文頭），是發文機關用來制發正式文件時使用的的固定版式的發文機關標識。位置：發文機關版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞，約占圖文區的三分之一或五分之二。字體選長宋體。—使用這種套文頭的文件，通常稱之為“紅頭文件”。、黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。5）發文字號：指由發文機關編排的文件代號。（由發文機關代字、年份（加六角括號[ ]）和序號組成）★發文字號作用：1）統計發文的數量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。編排發文字號要力求準確、穩固、系統。位置：有版頭的文件，應標注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列；用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標題之上，右側排列：“命令（令）”則在公文標題下面當中，寫“第X號”。簽發人：在上報的公文中才出現的目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報的公文內容負責。一般供上行文使 用。位置應平行排列于公文字號右側，與發文字號同處在一行 ★公文主體部分包括：1）公文標題，：由發文機關名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內容準確、簡要的概括和提示。位置應于紅色橫線下分1行或多行居中排列（省略情況：

1、省略公文機關名稱

2、省略事由的

3、機關名稱和事由同時省略的）2）主送機關，：指主要受理公文的機關。也就是發文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。（一般有三種情況：

1、上級機關對下級發出的公文，下級機關單位負有貫徹執行的責任，除批復外，有兩個以上主送機關。

2、下級機關向上級領導機關報發出的請示報告等上行文，一般只有一個主送機關。

3、直接向社會公眾發布的公文，主送機關就沒有必要再寫了）位置應在正文之上公文標題左下方，無論一行或多行，應靠左頂格書寫。3）正文：是公文的主體部份，用來表達公文的具體內容，體現發文機關的意圖，是公文的核心。可分為： ①導語（導語寫作有：

1、依據式，簡要說明發文的根據，常用語有根據、按照、遵照等。

2、目的式，開宗說明發文的目的，常用語有為、為了等。

3、原因式，簡要說明發文的原因，常用簡潔語言，以敘述、說明或夾敘夾議的方式開頭）②正文主體，是公文最主要部分，也是寫好公文的關鍵和難點所在。正文主體一般要求：③結束語，正文的結尾1）內容要符合黨路線方針政策和有關規定，符合國家的法律法規，提出新的政策規定要注意保持連續性，提法要同已公布的文件相銜接；2）所反映的情況問題數據等必須真實可靠，提出的措施和辦法要切合工作實際，切 實可行；3）內容涉及的有關部門要經過協調會商，取得一致意見；4）文字表達概念準確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實是求是，合乎語法規范，正確使用標點符號；5）公文中的數字年份均不能回行。4）附件，附件說明位于正文的左下方，公文生效標識之上，注明所附文件材料名稱及件數，——應在正文下一行加以標識形式有：圖表、目錄、名單、簡介及其他有關文件材料。位置應于正文左下方，公文生效標識上。注明附件材料名稱及件5）成文時間，指公文形成的時間是一項重要內容，它是文件生效及日后查考的重要依據之一。（年、月、日要寫全-用漢字位置應標注在發文機關署名下方。不論其文字多少，都要注意二者的距離相稱。注意事項：（1）一般情況下，以領導人簽發日期為準。（2）經會議討論通過的公文，以會議通過的日期為準，并加括號寫在公文標題的 正下方。（3）法規、規章類文件以批準日期為準。（4）兩個以上機關的聯合行文，以最后一個簽發機關的領導人的簽發日 期為準。（5）一般的日常事務性公文，如涉用具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文日期經它們的印發日期為準。6）公文生效標識，指在正文或附件之后加蓋發文機關印章或簽署人姓名，是證明公文效力的表現形式。（1）單一發文機關（落款不署發文機關名稱，只標成文時間，在成文時間上加蓋機關印章即為公文生效標識）（2）聯合行文印章（3）關于在公文中不再標識“此頁無正文”的說明—用調整行距和字距的方法處理7）附注，是對公文的發放范圍，使用時需注意的事項加以說明。應用圓括號括入，左空2字標識在成文時間下一行。★公文的版記部分：1）主題詞，指能夠準備表達公文主題內容便于公文檢索查詢的規范化名詞或名詞性詞組。位置：位于注釋或特殊要求說明左下方，文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個主題詞。★主題詞作用：1）可以準確簡要地概括文件的主要內容；2）提高文件檢索查詢速度，有利于提高整個機關的辦事效率（主要表現在：一快，二準，三全）；3）有利于文書檔案管理的規范化系統化科學化1997年12月，國務院辦公廳秘書局修訂發布的《國務院公文主題表》共由15類1059個主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分三個層次。第一層是對主題區域的分類。第二層是類別詞。第三層是類屬詞。注意事項：（1）必須在公文主題詞表中選用主題詞。（2）公文主題詞表中的類別標題不作主題詞。（3）主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。（4）一公文件有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二主題內容進行標引。（5）在公文上標注主題詞，要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。⑹“主題詞三字居左頂格用3號黑體字標注在抄送機關上1行，”主題詞“后標冒號；冒號后標主題詞的詞目，詞目之間應有一個安的間距，一般不超過五個主題詞為宜。

2）抄送機關，指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。（抄送機關要掌握的原則：①抄送要限于同文件內容有關，需對知道或協助辦理的機關，既不濫報濫送，也不漏報漏送。②向上級機關的請示、報告，不可同時抄送下級機關。③向下級機關的重要行文，可抄送直接上級級關，翻印或轉發上級機關的文件，不要再上報上級機關。④一般情況下，下級機關不得越級行文請示、報告，也不得越級抄送文件，因特殊情況必須越級，應抄送被過的上級機關。⑤受雙重領導單位的請示、報告，應根據文件內容確定主送和抄送機關，上級機關向受雙重領導單位的行文，應視文件內容抄送受文單位的另一個上級機關。）

位置：位于主題詞下一行，左空1字用3號仿宋標識“抄送”，“抄送”后標冒號，抄送機關用頓號隔開，回行時與上1行的抄送機關對齊，最后一個抄送機關后標句號。

3）印發機關和印發說明，是對文件制發情況的說明記載，包括文件制發單位名稱、印發日期和印制份數等，位置應于抄送機關之下，印發機關左空1字，印發時間右空1字，然后在下方劃一條與版心等長的橫線作底線，底線下面右側標注印制份數。位置：位于抄送區域橫線之下，左側行首空一個字標注制發單位名稱，右側注明印制時間，行尾空一個字。然后在下方劃一條與圖文區等長的間隔線作底線，底線下面右側標注印制份數。印制單位：一般是各級機關的辦公廳（室），使用全稱或規范化簡稱。印發時間：是秘書部門起印文件的時間，要完整寫出年月日。印制份數：是該份文件所印的數量。注：翻印文件的說明同印刷說明大體相同，但翻印秘密文件時須經制發機關批準或授權，翻印后要向原發文機關備案，上級機關翻印下屬機關文件可不受此限。版記部分三個項目的含義、標注位置及標注方法，每個項目之間都要用與版心等長的間隔橫線隔開。版記部分—雙稱“文尾”置于公文最后一頁，版記頁面的最后一個要素置于最后一行。

三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）會議紀要格式

第三節 公文的排版形式與裝訂要求

一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文數據項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。包括：公文版頭設計，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。1988年9月國家技術監督局發布的《國家機關公文格式》相關規定：公文排版的有關問題：1）公文用紙尺寸與規格： 國際A4：長297mm、寬210mm2）公文的書寫形式：一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排。（少數民族文字除外），正文文字的每行長度與圖文區寬度相等。多層次結構的標識方法： 第一級用：一、二、三…第二級用：

（一）、（二）、（三）……第三級用：1、2、3、……第四級用：（1）、（2）、（3）

3）字體字號的選用：一般按發文機關名稱、大標題、小標題、標識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。發文機關標識使用小標宋，紅色標識；大標題2號宋體，小標題3號宋體；秘密等級，緩急時限、主題詞和各標記字符或其他重點推薦使用3號黑體；一般的公文發文字號、簽發人、主送機關、正文、附件說明、成文時間、附注、抄送機關、印發說明使用3號仿宋；簽發人姓名用3號楷體。4）排版規格：正文用3號仿宋，每面22行，每行28個字。5）制版要求，版面干凈，字跡清楚，尺寸標準，版心不斜，誤差不差過一毫米。6）印刷要求，雙面印刷、頁碼套正，兩面誤差不超過2毫米。

二、公文的裝訂要求 ：公文一律左側裝訂、不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。第四節 公文的稿本

一、公文的稿本

1、公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。草稿是指內容和和文字表述都還未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。草稿的特點：尚未定型、非 正式、無效力。公文文稿按修改次數 可分為：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行點可分為：討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿。

2、定稿又稱“原稿、底稿、正稿”是指草稿經過修改、審閱、，并由領導人簽發或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿，是機關制發文件的惟一可靠的標準稿本。定稿與草稿的顯著區別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發人的簽發標記，經會議批準通過的定稿有會議批準通過的情況的記載。

二、公文的文本同一份文件，根據它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本；一些法規性文件又有試本、暫行本的形式；同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。公文文本按不同用途可分為：1）正本：根據已簽發的定稿制發的正式文件，稱為“正本”。（特點：蓋有發文機關印章或領導人親筆簽署，以證實文件的效力）2）副本：凡是根據公文正本復制、譽抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。（作用：代替正本供傳閱、參考和備查使用）3）存本：公文的存本，是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本。（特點：根據正本印制甚至同時印制出來，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標記。存本與副本的區別：存本是不外發的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機關以備查考之用，副本有正本一樣的效用。4）修訂本：是對已經發布生效的文件，在實行一段時期以后，文件中的某些內容已不適合當前的情況需要進行修改補充的的文本，從修訂本發布之日起，原文本即行失效。5）試行本、暫時本：文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標在公文標題中的文種的后面或前面。大多用于一些法律、法規類文件，在制發機關認為文件內容還不十分成熟，還必須經過一定時期實踐檢驗，再行修訂時所使用的。6）各種文字文本：包括二層意思：一是少數民族地區，發文往往是同一份文件使用漢字文本和少數民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本兩種文本具有同等效力。

第四章 公文的行文規范公文的行文規范的意義：為了充分發揮這些公文的現實效用，機關文書部門必須按照黨和國家有關文書工作的文件規定或準則來規范其行文，以保證機關行文和對公文辦理的有條不紊地進行，從而維護機關工作的正常秩序，提高機關的辦事效率。公文的行文規范：按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序。

第一節 公文的行文關系公文行文規范的內容包括：行文關系、行文方向與方式以及行文規則三個方面。考試大自考站，你的自考專家！公文的行文關系：是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。行文關系是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。

一、確定行文關系原則：1）國家行政機關的隸屬關系和職權范圍 ；2）黨的各級機關的隸屬關系和職權范圍

二、機關之間行文關系的劃分黨政機關的行文關系從隸屬關系和職權范圍可分為：

1、同一系統的機關，既有上級領導機關，又有下級被領導機關，上下級機關之間，構成領導與被領導的關系。—使用“上行文”“下行文”

2、上級業務主管部門和下級業務部門之間具有業務上的指導關系。—使用“上行文”“下行文”

3、非同一系統的機關之間，無論級別高低、既無領導與被領導關系，又無上下級業務部門的指導關系，它們僅僅是一般性關系，或稱不相隸屬關系。—使用“平行文”4 同一系統的同級機關之間的關系屬于平行關系。—使用“平行文”

第二節 公文的行文方向與方式★行文方式根據機關工作的需要分為：1）下行文：是指上級領導機關或業務主管部門對報屬下級機關或業務部門的一種行文。（根據發文不同上的和要求分為：

1、逐級下行文 ：是指采取逐級下達或者只對直屬下級機關下達的一種行文方式。

2、多級下行文：是指黨政領導機關根據工作需要，同時下達幾級機關的一種行文方式。

3、直達基層組織和群眾的下行文：是指黨政領導機關直接發到最基層的黨政組織或者直接傳達到人民群眾的一種行文方式。）2）上行文：是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。（根據發文機關的實際工作需要分為：

1、逐級上行文：是指下級機關直接向所屬上級領導機關的一種行文方式。是上行文最基本最常用的一種方式

2、多級上行文：是指下級機關同時向自己的直屬上級機關或更高級的上級領導機關的一種行文方式。

3、越級上行文：是指在非常必要的時候，下級機關可以越過自己的直接上級領導機關，各更高一級的領導機關直至中央的一種行文方式。）3）平行文：是指同級機關、或不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關、部門、單位之間的一種行文。

第三節 公文的行文規則行文規則：是指機關行文必須遵守的具體規定或準則。★公文行文規則：1）注意隸屬關系尊重機關職權； 2）大力精減文件嚴格控制發文數量和范圍； 3）一般情況黨政機關不得越級行文4）牽涉幾個部門的問題，部門間要先協商一致或經上級裁決，然后向下行文；5）行文必須正確確定主送機關和抄送機關 6）主送機關與公文文種要相互呼應 7）關于聯合行文的問題； 8）關于請示的行文問題9）關于各級黨政機關辦公廳室的行文問題；10）經批準公開發布的公文，應視為正式公文依照執行。考試大收集整理

第五章 機關法定公文的寫作（上）

一、命令（令）概述

1、命令：簡稱令，是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。

2、適用范圍：適用于依照有關法律規定發布行政法規和規章；宣布重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤消下級機關不適當的決定。（《辦法》）

3、哪些領導機關有權發布命令？（1）中華人民共和國主席；（2）國務院；（3）國務院所屬各部、各委員會；（4）縣級以上各級人民政府；（5）鄉、民族鄉、鎮的人民政府。

二、★命令的特點：1）權威性（1）主體：鄉以上級別的國家權力機關的執行機關。⑵ 內容：具有不可更改性。2）指揮性 3）強制性

三、最常用的命令類型：1）公布令：也可稱發布令或頒布令，適用于國家公布法律，國家行政機關發布根據法律制定的行政法規和規章。2）行政令 ：是國家行政機關為實行重大強制性行政措施而發布的命令。3）嘉獎令：是領導機關為獎勵有突出貢獻的人員或集體而發布的命令。還有任免令、動員令、戒嚴令、通輯令、特赦令

四、★命令（令）的寫作 要求：1）必須根據憲法法律規定的權限范圍發布命令；2）要注意各類型命令的共同點不不同點；3）語言要準確、凝煉、莊重、有力。

命令的內容：單一、一文一事，篇幅較短。命令的結構由標題、編號、正文、簽署四部分組成。標題一般可以：

1、發文機關加事由+文種

2、發文機關（領導人職務）+文種 編號方法：一種是單獨編號（央政府和國家首腦）；另一種不是單獨編號（地方政府）Q各類命令（令）的寫法：① 公布令寫法：要說明公布什么法規，什么機關什么時候通過，什么時間開始施行。必須把法規全文放在命令之后同時公布。② 行政令寫法：正文一般由命令原由、命令事項、執行要求三部分組成。③嘉獎令寫法：正文一般由先進事跡、嘉獎內容、號召三部分組成。★行政令正文的寫法：1）由命令原由、命令事項、執行要求組成2）命令原由放在正文開頭，用一兩句話說明發布此命令的必要和重要性3）命令事項是行政令的主要部分，應把要做什么不能做什么交待清楚，常用分條列舉，使行文清晰。4）執行要求放在正文最后，說明執行命令過程中的特殊要求，有時還說明獎懲措施。可單獨成段也可作為命令事項的最后一項例出。★嘉獎令正文的寫法：1）由先進事跡、嘉獎內容、號召組成2）先進事跡放在正文最前面，扼要清楚地說明受嘉獎人的功績3）嘉獎內容說明給予受嘉獎人怎樣的獎勵4）號召表達發布命令者對于有關人員的期望，向受嘉獎人學習什么。

第二節 議 案

1、議案：是有議案提出權的機構或人民代表，向同級人民代表大會或其常務委員會，提請審議事項的建議性公文

2、適用范圍：是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。

二、議案的特點：1）行文關系及辦理程序的法定性 2）行文內容的單一性和可行性①議案內容必須單一，一個議案提請審議一個事項。②提交會議審議的事項，必須是成熟的，可以實施的。

三、議案的類型： 1）由職能機構提出的議案（職能機構：主要指國家權力機構的辦事或執行機構。如全國人大主席團、全國人大常委會、全國人大各專門委員會、國務院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院）2）由人民代表提出的議案

四、議案寫作注意事項：1）提出的問題重要且已具備解決的條件 2）要注意提出的權限和時限 3）要注意行文格式和辦理程序標題：由提議案人、議案內容、文種三部分組成；正文：要說明提出議案的理由及具體內容。議案的簽署：提案人可以是機關，也可以是機關首腦。議案的辦理運作程序和一般公文有所不同，所以議案沒有發文號。議案審議表格：一般包括編號、案由、提議案人、議案內容、審議結果等部分。

第三節 決定 決議

一、決定

1、決定：是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。適用：對于重要事項或者重大行動作出決策和安排。

2、決定的特點：1）內容重要 2）政策性強 3）有約束力

3、決定的類型：1）指揮型：對重要事項和重大行動作出決策或部署，其特點是影響大，指揮和導向作用明顯。2）個案型 ：對某些性質重要、影響較大的個人或事件作出決定，目的是引起注意或警惕，擴大正面影響，縮小消極影響。3）知照型：有些事情比較重要，需要讓大家知道，用決定的形式公布只是“廣而告之”的意思，并不需要大家都去實施★決定的寫作方法：1）決定的標題，由決定機構、事由、文種構成，在標題下面用括號標出決定日期，有的還標明由什么會議通過 2）決定的正文，三種類型的決定寫法不同：①指揮性，由決定理由、決定事項、執行要求組成，事項清楚、執行要求明確，具體行文，理由要簡明扼要，事項和執行要求，可分開或一起寫，視情況定。②個案性，由決定理由（個案事實分析）、決定事項、期望要求組成，事實分析要清楚，期望要求要具體。③知照性，正文寫作較簡單，把需要“廣而告之”的決定事項例出就行，決定根據或理由，可不說，有的需說明一下。3）決定的文字要準確、鮮明、簡潔以便領會執行。

二、決議：是經領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指揮性公文。

1、★決議的特點：1）表達群體意志 2）權威性和約束力。適用：用于經會議討論通過的重要決策事項。

2、★決議的類型：1）決策部署型，是重要問題經過會議充分研究討論后作出的決議，內容多半是分析問題的性質，提出解決問題的辦法，部署今后的行動。2）結果公布型，是重要會議往往通過一系列決議，有些決議需要公布于眾，這些決議有的簡單，只要說明會議通過了什么，有的詳細，還要說明會議對事項的看法等。

3、★決定和決議的異同：共同點：1）都是下行的指揮性公文，在內容方面接近，側重于對重要事項的決策；2）在文字表達方面都要求準確、鮮明、簡潔。不同點：1）形成的程序不完全一樣（決議必須由會議通過，而決定可以由會議作出，也可以由領導機構在職權范圍內作出。）2）內容的范圍不盡相同（決議多半針對全局性問題作出決策；決定既可解決全局性問題，也用以解決具體問題。）3）發布形式略有不同（決議以會議名稱發布；決定也可以會議名稱發布，但多半以機關名稱發布。）

第四節 指示 意見

一、指示：是上級機關對下級機關指工作的公文。★指示的特點：1）針對性 2）原則性 ★指示的類型：按照指示內容涉及的范圍，可分：1）涉及全局問題，帶普遍性的指示 2）涉及局部問題，帶有特殊性的指示★指示的寫作：1）指示標題由發文單位、事由、文種三部分組成。（如工作特別緊急，則可用“緊急指示”）2）指示 正文一般由指示根據、指示事項、執行要求三部分組成。根據包括理論根據、政策根據、現實根據等文字要精練扼要，突出主要根據。指示事項和執行要求要寫得具體明白，使下級能正確領會、執行。總得說要以政策把握方向，內容要明確扼要，條理要清晰

二、意見 ：是黨政機關對重要事項發表的對工作有指導性質的文件

1、意見的類型：意見都是對重要事項發表見解，但由于發表見解機構的地們不同，因而意見的類型也有二種。1）直接指導性 2）批轉執行型

2、意見的寫作： 注意內的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表達條理要清晰。1）意見標題：一般也是發文單位加事由加文種。但如經上級機構批轉或轉發，則上級多半用“通知”的形式下達，而將“意見”全文附在后面。2）意見正文：一般根據意見的多少，分部分或分條分點闡述，其第一部分或第一點，多半是提出意見的現實依據。后面部分則是對工作的具體要求及實施的細則、步驟、方法等。意見的內容，要原則而不空洞，具體而不瑣細，要讓下級知道怎么做，但又不致束縛下級的創造性。

第六章 機關法定公文的寫作（中）第五節 公告 通告 公報

一、公告 通告

1、公告、通告概述公告，是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告，是機關、團體在一定范圍內公布事項的告知性文件。

2、★公告通告的特點和差異：1）發布的公開性，內容都是公開的，發布的目的是要讓大家知道或遵守。差異在發布的范圍不相同，公告涉及范圍廣通常通過新聞媒體向全世界發布，通告的范圍小，可通過新聞媒體發布，也可只在一定范圍內張貼公布 2）事項的重要性，公告和通告是代表政府或一定的機構發布的，其內容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式發布。一般公告公布的，都是比較重大的事情；通告公布的，則次于公告。考試大自考站，你的自考專家！3）操作的嚴肅性，公告由國家各級政權機構發布，涉及地方法規的，必須由省級以上人民代表大會準備，一般機關團體不得隨意發布公告。公告和通告均內容重要而涉及面廣，因而操作時必須嚴肅，要嚴格按章辦事。

3、公告和通告的類型，按其內容的性質，都可以分為： 1）涉及法定事項的公告、通告—有關人員必須遵守2）知照性公告、通告—“廣而告之”不需要遵守或執行

4、公告、通告的寫作： 1）符合權限，一事一告；2）內容明確，語氣莊重；3）注意格式：① 公告、通告標題的四種形式：發文單位加事由加文種、發文單位加文種、事由加文種、只有文種名稱②正文：只要把公布事情扼要寫出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果標題部分已顯示，則最后可以不再另署。

二、公報：

是公開發布重要決定或重大事件的告知性文件

1、公報的特點：1）具有內容的公開性和重要性 2）發布機關的權威性

2、公報和公告的區別：1）從發布機關來說，黨的領導機關多用公報，政府機關多用公告；2）從內容來主，宣布單獨事件多用公告，發布會議情況、談判情況、統計情況等多用公報。宣布要有關人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。

3、★公報的類型：1）會議公報，用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定；2）統計公報，發布國民經濟和社會發展各方面情況的統計數字；3）外交公報，涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發表的文件，主要公布會談各方面的觀點及取得的共識

4、★公報的寫作：不同類型的公報，寫作時要注意的側重點有所不同：1）會議公報因發布目的不同而有不同的寫法，如目的是公布會議結果，只要簡明扼要說明最后結果就行了；如目的是傳達會議精神，就要根據會議內容，作詳細的分析闡述。2）統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布，任何機構不得隨意發布全國性、地區性統計數字。統計公報以發布各種數據為主，其內容一定要科學、準確。3）外交公報涉及對外關系，其發布應遵循法定的審批手續和途徑。其內容涉及各方的觀點和承諾，行文要十分準確和莊重。

通知

一、通知：是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執行的公文。

1、通知是一促使用面積廣，以下行文為主也可以是平行的公文種。通知是機關使用最頻繁的公文文種。

2、通知的用途：1）上級機關對下級機關通知應該知道或辦理的一般事項；2）發布某些行政法規或對下級機關工作指示，不適宜于命令或指示發布；3）國務院和各部各委員會及地方各級委員會的秘書工作部門轉達它的領導機關的會議通過的文件和領導上的指示；4）平行機關和不相隸屬的機關之間互相通知需要知道的事項

二、★通知的類型： 1）發布性通知，用于發布行政規章制度及黨內規章制度；2）批轉性通知，用于上級機關轉轉下級機關的公文（如請示、報告等）給所屬有關人員，讓他們周知或執行；3）轉發性通知，用于轉發上級機關和不相隸屬機關的公文給所屬有關人員，讓他們周知或執行；4）指示性通知，用于上級機關指示下級機關如何開展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事務性通知，用于處理日常工作中帶事務性的事情，常把有關信息或要求用通知的形式傳達給有關機構或群眾。

三、★通知的寫作：1）標題，多采用發文單位+事由+文種、事由+文種兩種形式。簡單的事務性通知，標題也可只寫“通知”二字。2）正文，不同類型寫法不同：①發布性通知只要寫明發布什么規章，請貫徹執行就可。②批轉性、轉發性通知，簡單的只要寫明批轉、轉發什么文件，請貫徹執行就行，多數情況下發文單位要對原文件發表一下意見，最好另起一段，內容是對原文件的評價、對貫徹執行提出的要求和希望。③請示性通知：寫法相對比較復雜。大凡指示下級做一件工作，應把工作來由、工作內容、工作要求三方面講清楚。指示性通知正文框架：先用一段或幾段說明為什么要做這件工作，相當于引言；工作內容和工作要求一般結合起來寫，內容多的要分條列出；最后一段或一條相當于小結，對受文單位提出總的要求和希望。④任免性通知，一般只要寫明什么權力機關任合或免去什么人擔任什么職務就行。⑤事務性通知，只要把需要周知或執行的事寫清楚就行。事務性工作較瑣細，寫作時要十分仔細。3）其他事項：

1、一般在正文前左上角寫受文機關，在正文后右下角寫發文機關和發文日期。

2、少數通報情況的通知，或受文面極廣的通知，可不寫受文單位名稱。

3、緊急通知一般要在標題標明事由和“緊急通”字樣，并在正文中說明發出的原因。

通報

一、通報：是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤，傳達事項的告知性文件。表彰先進、批評錯誤是通報的主要功能也是特有功能。

二、通報的特點：1）周知性 ：在發文范圍內所有人都知道。2）指導性：通報對讀者的思想、行為有指導、導向作用。

三、★通報的類型：1）表彰先進型：用于表彰個體或集體 的先進人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎勵，分析他們的先進思想，指出應該向他們學習什么。2）批評錯誤型：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實，宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質，指明應該吸取的教訓。3）傳達事項型：用于將領導掌握的精神或情況傳達給下屬，以便在開展工作、處理問題時能做到心中有數。

四、通報的寫作（通報的格式與通知差不多）

1、標題：“發文機關加事由加文種”或“事由加文種”。

2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角

3、受文者名稱：放在正文之前的左上角。

4、正文：不同類型有不同寫法。（1）表彰先進型：一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何向先進學習四個步驟。2）批評錯誤型：應把批評根據、錯誤事實、處分決定、錯誤性質、善后辦法五個方面寫清楚。（3）傳達事項型：一般由兩部分組成，一部分是通報事項的情況或者精神，包括對事項的分析，如它的性質、重要性等等；另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或者

報告

一、報告，是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告主要作用是上下溝通。

二、★報告的特點：1）重陳述 2）有主見

三、★報告的類型：

1、按內容涉及的范圍可分為：1）綜合報告：多屬例行報告；2）專題報告：就某件事或某個問題專門定的報告，多半是不定期的，根據實際情況的需而撰寫。

2、按行文的目的不同可分為：1）呈報性報告：行文目的單純，就是將有關情況報告上級，讓上級知道。（一般匯報工作、反映情況、答復詢問的報告多屬此類）2）呈轉性報告：行文目的不僅僅是匯報，它還要求上級機關在同意報告的情況下，將報告批轉或轉發給有關單位執行。

四、★報告寫作要求：1）陳述事實要清楚扼要 2）表達觀點要精練清晰 3）語言要簡潔樸實請示，是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文

五、報告的格式（較簡單）

1、標題多由“事由加文種”形式。

2、正文之前寫受文單位；正文之后署發文單位和日期。

請示

一、請示的概述 請示：是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。

二、★請示的特點： ①超前性：請示必須是在辦事之前。②說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。③單一性：必須“一文一事”。

三、請示的類型：1）請求批準類 2）請求幫助類 3）請求批轉類

四、★請示寫作要求：—請示內容單一，目的較單純

1、★要遵守行文規則：1）請示應當一文一事；2）請示一般寫一個主送機關，如需要同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關；3）一般不得越級請示，因特殊情況應抄送被越過的上級機關；4）受雙重領導的機關應寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。

2、理由要充分、要求要合理。

3、格式要正確，語言要得體。①標題：一般用“事由加文種”形式。（不能只寫“請示”二字）② 正文：多半按請示理由、請示事項、結束語的順序寫。（請示理由應自成段落③ 正文之前寫受文單位，正文之后署發文單位和日期。（語言要得體）

批復

一、批復：是答復下級機關請示事項的指示性公文。

二、★批復的特點：1）針對性 ：針對“請示”這一文種，針對請示的機關，針對請示的問題。2）指導性：批復針對請示表態或發表意見，對下級的工作有指導、規范作用，下級不能違背上級的批復。

三、★批復的類型：針對請示的內容主要是請求批準和請示幫助兩個方面，批復可分為兩類： 1）表態性批復，主要是答復請求批準類的請示，或同意，或不同意。同意的不必說理由，不同意的一般略說理由。2）指示性批復，針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導下級工作的性質。

四、★批復寫作要求：1）要先回應后批復 2）態度要鮮明，措辭要明確 3）要及時批復

函

一、函：是機關之間辦理日常公務的交往性公文。一般用于平行機關和不相隸屬的機關，但有時也可用于上下級之間的交往。

二、★函的特點：1）形式靈活，適應性強 ； 2）務實性強。

三、★函的類型：

1、商洽函：用于機關之間商洽工作、討論問題。—用于平行機關和不相隸屬的機關。

2、問復函：用于機關之間提出詢問和答復詢問。—用于平行機關和不相隸屬的機關，也可用于上下級之間的交往。

3、請準函：用于向沒有隸屬關系的有關主管部門請求批準。—用于平行機關和不相隸屬的機關。

4、知照函：用于把自己管轄范圍的事項告訴有關的機構。—用于平行機關和不相隸屬的機關，也可用于上下級之間的交往。

四、★函的寫作要求—格式與寫法，與一般書信基本相同：1）一事一函，直陳其事；2）語言要平實、親切、自然。

五、函的格式： 函的正文，一般由緣由、事故、結語（表達發函者的愿望）三部分組成。會議紀要

一、會議紀要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件。會議紀要要出現于民國末年。

二、★會議紀要的特點：

1、紀要性：把會議的主要精神和議定事項，經歸納整理。表述出來，而不涉及會議的一般過程，議而未決的事項。

2、約束性：反映統一精神和議定事項的會議紀要，對與會者和有關人員，具有約束力。

3、知照型：公開發表或內部交流的會議紀要，可以讓群眾或有關人員了解會議情況。

三、會議紀要的類型：1）決議性會議紀要；2）協議性會議紀要；3）研討性會議紀要。根據會議的性質和擬寫會議紀要的目的，可分三大類：

1、決議性會議紀要：多半是有一定權力的機構召開的研究工作的會議，紀要記載會議的主要精神和決議事項，可以作為傳達和部署工作的依據，對今后工作的指導意義。—是最為常見的紀要。

2、協議性會議紀要：由代表不同方面的不同機構聯合召開的商討共同關心問題的會議，紀要主要記載各方取得的一致辭意見，對各方今后的工作有約束力。這種會議紀要具有協議書、意見書性質。

3、研討性會議紀要：研討問題或交流情況、經驗的會議，各抒已見，不需要統一意見，不需要作決議，經要只要把各方的主要觀點、意見或情況記下就可以。

四、會議紀要的寫作：

1、會議紀要一般是在會議結束后起草的，經主管領導人簽字同意才算定稿。

2、會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”，但中間可以省去“會議”二字。

3、會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三個部分。

4、會議紀要由會議主持機關撰寫，可以在最后署機關名稱和撰寫日期。也可只在正文中寫出主持機關，不另外署名。第3點的★會議紀要的正文寫法：1）正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三部分；2）會議概況介結開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等，其詳略視實際需要決定，應盡可能簡要，一般放在正文開頭，有時可移至正文最后； 3）會議內容是主要部分，介結會議討論和決定的主要事項，要寫得觀點鮮明、主題突出、內容充實、不可出現漏缺，常見有綜合歸納和分項例舉兩種寫法；4）結束語是小結，往往對與會者、下級機關、有關群眾提出一些希望和要求。

條列 規定

一、條例，是由黨政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作活動、行為等的法規性公文。條例的類型：1）黨的中央機關制定的條例 ：知用于規范全黨的工作、活動和黨員行為。2）國家行政機關制定的條例 ：適用于規范全國性的某一方面的工作。3）地方權力機關制定的條例：適用于規范地方某一方面的工作。

二、規定，是各級黨政機關、社會團體、企事業單位規范某方面工作的規章性公文。規定的類型：1）黨內規定 ：由黨的中央機關制定，適用于對黨內某一方面的工作作出的規定。2）法規性規定：由有條件制

定法規的機構制定，適用于對某一方面的行政工作或某個地方的某項工作作出的規定。3）一般性規定：機關團體對某些工作作出的具體規定，不屬法規性質，但在一定范圍內的規范作用。

三、條例和規定的寫作：條例和規定的內容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種

1、★草擬條例和規定的原則：1）堅持四項基本原則，為改革開放，搞活社會主義現代建設服務 2）符合憲法和法律，符合黨和國家的路線方針政策 3）從實際出發，實事求是 4）貫徹民主集中制，充分發揚民主

2、起草條例和規定，應當對現行內容相同的法規進行清理，如果現行的法規將被起草的法規所代替，必須在草案中寫明予以予廢止。

3、條例和規定的內容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。章條式“適用于內容比較復雜的：”條款式“適用于內容比較簡單的。

4、語言要準確、嚴密。

機關其他常用文書的寫作

第一節 規章類文書

一、規章類文書：是規范工作、活動、行為等的規章制度類文書，適用于黨政系統、社會團體、企業事業單位及各類組織機構

1、規章類文書包括：條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、公約等文種。

2、★規章文書的特點：1）具有內容的規范性；2）執行的強制性；3）制定的程序性：①內容的規范性：是指規章類文書是為了規范特定范圍、特定方面的工作、活動、行為而制定的，它是辦事的準則、活動的依據、行為的規范。②執行的強制性：是指規章制度一經確定并公布實施，有關人員就必須遵守、不能有特殊例外者，不能任意解釋或變通.③制定的程序性：是指規章類文書從草擬、確定到公布實施，應按一定的程序進行。考試大自考站，你的自考專家！

二、規章類文書的寫作四種類型

1、辦法：對某一項行政工作作出比較具體的規定。—辦法和條例、規定一樣，同屬行政法規。（屬行政法規）辦法的內容應：具體、周全、便于操作。多條款形式。

2、實施細則：是實施法律、法規的細小規則，它多半是主管總門針對實施法律、法規時已經或者可能出現的種種問題而制定的規則。目的：是加強法律、法規的可操作性，保證法律、法規的順利實施。寫法：一般也是“章條式”或“條款式”，但每一條必須說明是哪個法律或法規的實施細則。實施細則與法律、法規的聯系和區別： ①區別為：法律、法規必須概括；實施細則必須具體，便于操作。②聯系為：實施細則的內容必須和法律、法規的有關條款相對應

3、章程：是一定組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類文書。章程的種類：① 組織章程：系統闡明一個組織的性質、宗旨、任務、成員、機構、活動方式、經費來源等② 辦事章程：是為了辦理某項工作而制定的規章制度。章程的形式：“章條式”—政黨、較大的社會團體的章程多采用； “條款式”—機構較小、涉及事務不很多的章程采用。4守則：是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則。寫作要求：簡短、精練、易記。

第二節 計劃類文書

一、計劃類文書，是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。計劃類文書包括規劃、綱要、計劃、安排等文種★計劃類文書的作用：1）下情上達 ：下級機關通過上報工作計劃，可以得到上級機關的指導和幫助，減少完成計劃過程中的困難。有些工作超出本身權限的，更需要上級機關批準后才能實施。2）上情下達：上級機關把自己的工作計劃告訴下級機關，可以起宏觀調控的作用，使下級機關能根據全局的計劃，安排好自己那部分工作。3）統一自身步調：機關單位通過對本單位工作計劃的討論和制定，可以使全體成員思想統一、步調一致，共同為完成計劃貢獻自己的力量。

二、★計劃類文書的特點：1）目標的前瞻性：任何工作計劃都有一個需要完成的預期目標，這目標不是任意確定的，它必須服從更長遠的奮斗目標。2）操作的預想性：工作計劃必須有實現目標的步驟和措施，這些步驟和措施，是根據主觀和客觀條件，借鑒自己和別人以往的工作經驗，設計出來的，它應當具有可操作性，同時又具有尚未經實踐檢驗的預想性質。

三、★計劃類文書的類型：根據完成期限、內容側重、具體作用的不同，分三大類

1、規劃類：實現目標的期限較長，往往是五年以上。內容側重在工作的指導方針、努力方向，工作的實施步驟和重要措施等。作用主要是針對全局工作作略性、方向性的規定，以指導局部的、短期的各項工作。文種名稱常用：規劃、發展規劃、遠景規劃、綱要、發展綱要等。

2、計劃類：實現目標的期限較規劃短，以計劃和一年以內的短期計劃為多。計劃類文種一般都叫“計劃”

3、安排類：指較短時間段內對工作的具體安排。它的內容具體、細致、執行和檢查均極方便。計劃類文書的格式以“條款式”和“表格式”最為多見，以也條款式和表格式結合使用的四、★計劃類文書寫作要求：1）分析情況要認真細致一定要吃透三方面情況： ①大環境的形勢及要求，包括全國、本地區、本系統的發展形勢及對本單位提出的要求； ② 主觀條件，指本身人力、物力、財力情況及可挖掘潛力； ③客觀條件，指上級和其他部門可能給予的的幫助。2）確定目標要實事求是 3）措施步驟要切實可行 4）條目要分明，語言要簡潔① 標題 ：由機關名稱、適用時間、內容類別、文種名稱四部分組成。②正文格式：多用“條款式”或“表格式”。

五、完整的計劃包括：1）現狀分析；2）目標和任務；3）主要措施；4）實施步驟；5）執行要求計劃正文的格式以“條款式”或“表格式“最為多見，也有條款式和表格式結合使用的，條款式分條分點，眉目清晰；表格式一般用于說明任務分配，時間安排等內容，其好處是一目了然。計劃的文字盡量簡潔，但表達要明確。第三節 總結

一、總結，是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。總結與計劃關系：總結和計劃是相對應的：計劃是工作之前擬定，用以指導工作；總結是工作之后進行，用以檢查計劃完成情況，認識計劃執行過程中的經驗教訓，目的是提高執行者的水平，以利今后的工作。總結的作用：下情上達和提高自身。

二、總結的特點：1）回顧性：總結的內容是回顧已經做過的工作。2）經驗性：從工作中引出經驗教訓，為以后的工作提拱借鑒。

三、總結的類型：從內容的涵蓋來分，可分兩種：1）綜合性總結 ：是關系全局的總結，內容涉及多方面的工作。2）專題性總結：只就一個方面、一項工作，甚至一個問題進行總結，內容比較單一。

四、★總結的寫作要求：1）回顧工作情況要實事求是 2）總結經驗教訓要著眼未來 3）綱目要清晰，文風要平實標題：常見有單行標題和雙行標題兩類。正文：兩種寫法 1）“分層展開式”：是一種縱式結構，其內容和排列順序通常是這樣的：總體概括、主要成績及做法、存在問題、經驗教訓、今后努力方向五層內容。2）“綱目帶動式”：是一種橫式結構，采用夾敘夾議的寫法，以議論為綱目，帶動具體材料的陳述，內容的幾個層次之間是并列關系。

第四節 調查報告

一、調查報告，是針對現實中發生的較重要的問題，作專門調查后，利用調查材料寫成的書面報告。★調查報告作用：主要是提供真實的社會情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務

二、★調查報告的特點：1）針對性強：即調查報告寫作的目的很明確，都是針對一定的現實問題定的。2）紀實性強：調查報告的主要任務是提供與要解決的問題有關的事實，是真實的、確鑿的材料。★什么情況需寫調查報告：1）社會普遍關注或需要引起社會關注的問題的調查，寫成后供傳媒發表 2）為領導重要決策服務的有關情況和信息的調查，寫成后供領導參考 3）為解決較復雜問題服務的專題調查，寫成后供有關人員參考

三、調查報告的類型：根據調查報告的性質和作用分：1）新聞性調查報告 2）政務性調查報告 3）個案性調查報告

四、調查報告寫作要求：1）深入細致、客觀公平的調查是寫好調查報告的前提；2）圍繞問題展示重要的、典型的材料是調查報告的主要任務；3）調查報告的標題有公文式標題和新聞式標題調查報告的格式

① 標題：有公文式標題和新聞式標題兩種形式。a.公文式標題：“對象加內容加文種”、“對象加文種”、“內容加文種”三種形式。b.新聞標題：有單行和雙行兩種。單行的形式有：直陳式、提問式、結論式等。雙行的一般是正標題點明主題或提出問 題，副標題說明調查對象、內容等。標題中如果沒有“調查報告”或“調查”字樣，發表時一般應注明“調查報告”或“新聞調查”。② 正文：一般分前言、主體、結尾三個部分.前言：陳述調查材料之前的說明，可以介紹調查對象，介紹調查的目的和過程，也可闡述調查的意義，甚至可以點明調查的結論。主體：調查報告的主要部分，調查所得的材料和結論都放在這部分。結尾：調查報告全文的總結，或再一次強調結論，或提出建議與希望，或提出進一步思考的問題等。考試大收集整理

第五節 講話類文書

一、講話類文書：是人們在各種特定的場合發言時所依據的各類文稿的總稱——是在公眾場合經常使用的文書

二、講話類文書的類型： 根據講話的場合及主旨的不同，可分為三類：1）講話稿 ：是指各級領導在各種會議上宣讀的文稿。2）開幕詞：是在大會開始時，由主要領導人向大會會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題、向與會代表提出希望的書面文稿。—具有指導性、方向性和基調性的作用。閉幕詞：是在大會結束時由主要領導人向大大會會宣讀的概括大會主人精神、總結大會成果、指出會后努力方向的文稿。—具有總結性、激勵性和評估性的作用。3）歡迎詞：是對客人的到來表示熱烈的歡迎的一種講話類文書。歡送詞：是是客人時表達良好祝愿的一種講話類文書。答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時，向主人表示感謝的一種講話類文書。

三、★講話類文書的特點：1）口頭性 2）直接性 3）針對性

四、講話類文書的寫作 ：都由開頭、主體、結尾三部分組成。

五、講話類文書的寫作

1、寫作格式①講話稿：沒有固定的寫作格式，往往依講話的內容、場合和目的而定。開頭：可彩開門見山的單 直入式，也可以采用設置懸念的提問式，或說明講話目的和原因的交代式。主體：主要是闡明形勢、任務、方法對策等內容。結尾：一般總結全文，自然收束，并提出希望。展望未來，使人回味無窮。②開幕詞：開頭：宣告會議開幕，常用稱呼開頭，接著說明會議的組織組織情況。主體：一般先總結以信成敗得失，然后說明大會議題（大會任務）；指出解決這些議題（任務）的有利條件，進行可行性分析，使大家認識到在本次會議上解決這些問題時機是成熟的，條件已經具備；還可交代大會議程（主要活動安排情況）。結尾：要有鼓動性、號召性和預祝性，提出要求和希望，意在為大會的順利進行創造良好的氣氛。閉幕詞 ：開頭：概括總結大會的主要成效。主體：包括兩方面內容。一是分門別類總結大會情況。二是提出貫徹執行的意見。結尾：一般提出號召或希望，也可以鼓舞人心的口號作為結尾。③ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞：開頭：首先要交代歡迎、歡送或是答謝的對象（應用尊稱），然后用熱情洋溢的語言向客人表示歡迎、歡送或是對主人的盛情表示謝意。寫作時應充分流露致詞者的友好心情。主體：這部分內容寫作比較靈活自由，無固定的寫作格式。整個主體部分的寫作要充分表示出友好的態度。結尾：應對主體部分的內容做出總結，同時對有關問題，特別是涉及雙方共同關以便向本單位領導匯報。（3）接心的有關事項發出號召，提出期受上級指示或通知時，要分條記望。寫作時應使用一些具有激勵明指示或通知事項，對時間限制、性、鼓舞性的語言，從而起到振工作安排和要求等要記清楚、準奮人必、激勵向上的作用。最后確。（4）重要的發話內容，要求再寫一些表示祝愿的話語。

2、對方復述，讓對方確認無誤才行。★講話類文書的寫作要求：1）主向別人傳達重要事項時，也應要題要鮮明、集中、切勿顧左右而求受話人復述受內容。（5）一定言他，東拉西扯；2）材料要真實、要記下來電話人或受話人的姓新穎；3）布局要清晰、緊湊、講名、職務、以保證內容的可靠、究步步推進，環環相扣； 4）語保密，并有據可查。

（三）接等記言要明白、生活，表達要簡單、錄的寫作要求：

1、接待記錄的格明了、生動活潑。

式應包括來訪者的姓名及有關情第六節 記錄類文書

況、反映的問題及要求、接待人

一、記錄類文書，是指如實記錄姓名、時間以及辦理結果等項。

2、有關內容而形成的公務文書。接待記錄的寫作要求基本同于會記錄類文書的類型包括：①會議記議記錄和電話記錄。

錄：是指如實記載有關會議基本

（四）大事記的寫作格式及寫作情況和主要內容的文書。還是制要求

1、大事記的寫作一般包括： 作會議經要、會議簡報等公務文（1）標題：一般由機關名稱及內書的重要依據。②電話記錄：是在容加“大事記”構成。（2）開頭：用用電話處理公務時，記載有關通于說明編寫目的、意義、體例及話內容的文書。③接待記錄：是指時限等。（3）正文：由時間和記在接待群眾來訪時，記載有關接事兩部分構成。按年月日排序。待內容的文書。（4）結尾：用于說明材料的真實④大事記：是將本機關本部門工作性和使用、處理等事項。

2、★大的重大公務活動或重大事件按事記的寫作要求：1）要記述“大”年、月、日的先后順序進行如實事。大事不漏，小事不記。2）要記載的一種記錄性文書。具有客客觀真實； 3）要言簡意賅。觀、準確、系統、可信的特點。第七節 簡報類文書一、二、★記錄類文書特點：1）內容簡報：是簡明扼要的書面報告。紀實性 2）材料的直接性 3）語簡報類文書：是用于匯報工作、言的實錄性

三、記錄類文書的寫反映問題、交流經驗、溝通情況、作

（一）會議記錄的寫作格式及推動工作展開的一種簡短的、摘寫作要求：

1、會議記錄一般包括要性的信息載體。一般在內部運以下部分：1）會議組織情況：應轉，是使用最普遍、最廣泛也是寫明會議名稱、屆數、起止時間、最常見的應用文書之一。常見的地點、出席、列席、缺席人數和名稱有：“簡訊”“快訊”“快報”“動姓名以及缺席原因，主持人和記態”“信息”“工作通訊”“情況通錄人的姓名，會議主要議題等。2）報”“情況反映”“內部參考”“摘報”會議議題和議程 3）會議的進程等。

二、簡報類文書的類型：1）和內容4）必要的手續：每次記錄會議簡報：即專門報道、交流有完畢后、散會前把記錄當眾宣讀，關重要會議的內容和情況的簡發現成就或遺漏應立即更正或補報。2）工作簡報：就是反映本部充，然后由會議主持人和記錄人門、本系統各方面工作情況的簡在記錄后邊簽字，并注明本次記報。

三、簡報類文書特點：1）簡，錄的總頁數。

2、會議記錄一般要即簡報在文字上要簡明扼要 2）做到：1）記錄人必須集中精力，快，即編發簡報要迅速及時 3）把應該記錄的內容迅速記錄下新，即立意要新、內容要新

四、來。2）要求記得正確、清楚、完簡報類文書寫作：

1、簡報類文書整，重點內容要求準確、詳細。3）的寫作格式： 一般由報頭、主題、對特別重要的會議內容，為保證報尾三部分組成。① 報頭：簡報記錄的準確，可根據現場錄音整的一個突出特點就是有獨特的報理或核對記錄稿，可幾人同時記頭。②主體：主體一般由按語、錄，完畢后核對，整理出一份準標題和正文組成。按語：用來說確、完整的記錄。4）會議記錄明編發簡報的原因或目的，以引一般用漢字書寫，字體要規范、起讀者的重視。標題：擬定標題清楚，不要用速記符號或其他非要盡可能做到準確、簡練、新穎、規范文字、文體，以保證其作為有吸引力。③報尾：正文寫完之后，原始依據的有效性。

（二）電話記用一條黑線將主體部份與報尾部錄的寫作格式及定價寫作要求： 隔開，在黑線下寫簡報的報、送、一般有發出電話記錄和接收電話發單位及簡報的份數。

2、簡報類紀錄表格填寫。①★電話記錄要注文書寫作要求：1）內容要真實、意的情況（接受電話一般應包括確切；2）篇幅要短小；3）針對的內容）：1）接受時間。2）來性、指導性要強

電單位和來電會話人、注明其姓第八節 建議類文書

一、建議類名、職務等身份情況。3）來電話文書概述

1、★建議類文書，是以內容。4）處理結果，即將電話記書面形式提出建議、意見的一類錄交有關人員處理的情況，此項公務文書。

2、建議類分文書的分內容在受話完畢后才能填寫。5）類：提案、建議三種。①提案：是接電話人姓名，必要時寫明職務。指提請機關或一定組織的會議討②發出電話記錄一般應該包括：發論、處理的意見或建議的文書。電時間；發往機關；發電話人（姓一般在各級政協會議和職工代表名、職務）；接電話人（姓名、職大會中使用。②建議：是組織、單務）；發電話事由。③作電話記錄位或個人對某項工作、某項活動要注意以下（1）接受匯報或了解或某方面的問題提出建設性的意情況時，要記明事件情況，必要見、建議時使用的文書。

二、★建時還要詢問有關情節和細節，每議類文書的特點：①建議性②說理個要素、情況都城要細致準確，性：文字表達上力求實實在在，整體情況要完整。（2）電話請示明確具體富于說理性③委婉性：語時，要記清領導機關或領導人作氣要委婉和切中要害

三、建議類的指示或答復，并記明發話人（傳文書的寫作

1、提案的寫作格式達人或領導本人）的姓名、職務，與寫作要求 ① 提案的寫作一般包括：（1）標 題 寫明XXX單

位XXX會議第X號提案。（2）案 由 此部份簡明扼要地寫明提案的內容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。（4）理 由 理由要說明提出建議或意見的原因。（5）辦 法 寫明解決問題的辦法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所寫的時間。②★提案的寫作要求：1）熟悉同提案有關的情況 2）注意區別提案同一般文章的行文格式。為醒目起見，分別把“案由”、“提案人”、“理由”、“辦法”突出來頂格寫在每部分的開頭。

2、建議的寫作格式及寫作要求①建議的寫作格式：由標題、稱謂、正文和落款組成。（1）標題：有三種寫法：一是直接寫“建議”或“建議書”；二是在其之前加上建議或倡議的主要內容，有時還加上建議單位名稱；三是采用文章標題寫法2）稱謂：即被建議單位的名稱或被建議的個人的姓名。（3）正文：一般由前言、主體和結語組成。前言寫建議的背景、原因、目的等；主體寫建議的具體事項。結語寫希望、要求等（4）落款：寫建議者個人、集體或單位名稱，并注明年月日。②建議的寫作要求：1）把握分寸要適度 2）所列內容要具體3）表述語言要精練 第十章 公文處理工作第一節 公文處理工作概述

一、什么是公文處理工作 ：常見有廣義和狹義二種解釋。

1、廣義上說，公文處理工作就是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。廣義可以從以下幾個方面來理解： ①從發文階段來說：從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關與領導簽發定稿以至印制發出所必須經歷的一系列處理環節。②從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復等，也必須經歷一系列處理環節。③從公文的管理來說，機關秘書部門應當切實做好公文的管理工作，既要充分發揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環節。④從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關的機關工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理立卷，進行歸檔保存，必須經歷一系列的處理環節。

2、狹義方面來說：主要是指機關內文書工作人員所承擔的公文的收發、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。考試大自考站，你的自考專家！我們所說的公文處理工作，是指廣義的概念及其理解。

二、★公文處理工作的特點：1）政治性，指機關的公文的處理直接關系到黨和國家的方針政策、法令法規的貫徹執行，還表現在提高機關工作效率的重要環節上，還集中體現在它是整個國噥機器正常運轉的重要保證；2）★時限性（主要表現在：

1、凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理，不能延誤。

2、有的公文的處理要講究適時。

3、公文處理的各個環節都要注意時間上的銜接。）3）機要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內容具有不同程序的機密性，以及文書工作崗位的重要性；4）規范性：是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統一的規范。★公文處理工作的作用：公文處理工作對機關工作人員所起的作用主要表現在：

1、助手作用。在機關內部，公文處理工作是機關領導人和業務工作者不可或缺的助手。

2、紐帶作用。任何一個機關，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關與之發生各種各樣的聯系。

3、查考作用。其中一部分按規定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。公文處理工作的作有用與公文的作用的區別：（1）公文的領導指導作用，行為規范作用、信息傳遞作用、公務聯系作用和憑據記載等作用是通過公文這個載體中的內容來實現的。（2）公文處理工作的作用，主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環節對機關工作所發揮的作用。

第二節 公文處理工作的任務與組織

一、★公文處理工作的基本任務科學地組織機關的文書工作，及時準確在處理機關的往來公文，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文，正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現代化建設服務。★公文處理工作的基本任務的主要內容包括以下幾個方面：：1）文件的收發、登記和分送；2）文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；3）文件的撰寫、校核、簽發、繕印、校對和用印；4）會議、匯報、電話的記錄和整理； 5）文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作；6）歸檔文件材料的系統整理、編目和歸檔工作；7）處理群眾來信；8）為機關領導準備有關資料并完成機關領導人交辦的其他文書工作的任務。

二、公文處理工作的組織：組織機構、組織領導和組織形式三個方面。

1、公文處理工作的組織機構：①對于一些較大的機關來說。可考慮設立專門的機構，歸機關的辦公廳（室）領導。這些主要擔負公文公文處理工作的機構，通常被稱為文書文書處理部門，而相對地將機關內期貨業務職能機構稱之為承辦單位或辦文部門。公文處理工作的主要部分由機關的辦公廳（室）負責，其下邊可以設立文書處（室）、信訪處（室）、機要室、打字室、印刷廠、收發室、通訊科等公文處理機構。通常稱為文書處理部門 ②對于一些較小的機關，或者基層單位來說。一般只在辦公室設一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。③對于一些企業單位來說。大中型企業都在辦公室內設文書科或秘書科等公文處理工作機構；小型企業則只在辦公室內設專、兼職的文書工作人員就行了。

2、公文處理工作的組織領導①從全國來說，由中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作。②從一個機關來說，它的公文處理工作由本機關的秘書長或辦公室主任負責領導。★它的主要職責有：1）對本機關公文處理工作的任務和公文處理的組織工作，提出全面的工作計劃和實施方案。2）總結本機關及其所屬單位公文處理工作的經驗，推廣先進典型，發現問題，及時糾正，并提出改進的意見和辦法。3）設計文書規格，促進機關公文處理工作的規范化、標準化，組織印制機關公文規范化、標準化所需要的公文表格、公文版頭、公文稿紙、公文處理簽等，并組織購置公文處理工作所需要的設備。4）指導、幫助機關各部門專職、兼職文書工作人員的業務工作。5）制定機關公文處理工作規范的有關規章制度，并對執行情況進行檢查、監督和協調。③從上下級機關的關系來說，上級領導機關的辦公廳（室）負有負責對其所屬的機關、單位的文書處理工作進行業務指導。④從機關主要 業務職能部門來說，機關的業務職能部門可責成一名秘書分工負責本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責：1）負責本部門、本單位同機關辦公廳（室）、檔案室的聯系，在本部門、本單位傳達、貫徹有關公文處理的工作事項。2）在本部門、本單位負責人的領導下，全面負責本部門、本單位公文處理工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質量、效率和效益，進行檢查、總結，學習先進經驗，發現問題，及時糾正。3）拾遺補缺，負責做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應當補做的工作。⑤對機關檔案部門來說。機關檔案部門所開展的業務工作和公文處理工作具有密切的關系，它對機關的公文處理工作也負有一定的指導責任。其主要職責：1）協助機關辦公廳（室）在公文整理歸檔等業務方面，對機關各部門的文書工作人員進行幫助和指導。2）機關辦公廳（室）以及其他公文處理工作部門共同制定本機關的公文處理工作以及歸檔文件整理工作等方面的規章制度。3）從有利于開展檔案工作的角度，對本機關的公文處理工作提出合理的建議。

3、公文處理工作的組織形式：是指一個機關如何和安排公文處理的各個環節。也就是說一個機關到底采取什么樣的合理工作形式，對機關內公文處理工作作出科學的、有效的組織安排，這是關系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。★公文處理工作組織形式的類型：1）集中形式：它是指在一個機關內，除了文件的承辦外，公文處理的各個環節都集中在機關的中心機構，亦即辦公室來進行。由辦公室直接同機關領導和各業務部門聯系，而各業務部門一般就不再設立公文處理機構或者專職、兼職的文書工作人員；2）分工形式：它是指將一個機關的公文處理工作分別由機關的辦公廳（室）以及各業務機構的公文處理部門或專職、兼職文書工作人員分工負責進行。（A按文件內容和職責分工B按公文處理的不同環節分工）②公文處理工作組織形式的選擇：應根據各機關的實際情況而定，以能及時、準確地處理公文，提高機關工作效率和方便工作為原則。公文處理工作組織形式的選擇要結合考慮以下情況：A機關的工作性質、任務和職權范圍。B機關內部組織機構設置的層次、數量。C機關收發文件數量的多少。D機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。E機關工作人員的數目和機關文書工作人員的配備等等。小機關適用：集中形式。中等機關：視情況而定（集中、分工）。大機關采用：分工處理的形式 號碼是否一致；3）查清文件封口

第三節 公文處理工作的原則與是否破損，包裝是否牢固，如發要求

一、★公文處理工作原則：現有散包、破封、密封條被拆情必須準確、及時、安全、保密，況，應及時追查原因。4）查清文加強集中統一管理，堅持實是求件登記件數與實有件數是否相符 是，按照行文機關要求和公文處

2、拆封—文書人員的職責（寫明理規定進行原則 由本機關或部門收啟的封件進行

二、★公文處理工作要求：1）必拆封）對于寫明某某領“親收”、“親須準確、周密，確保質量 2）必啟”的封件，則由領導人本人拆封須及時、迅速，注重時效 3）必或由其委托的人代拆。密件則應須做到安全可靠確保機密 4）必交機要文書或機要室拆封。

3、登須加強集中統一管理 5）必須堅記：就是將需要登記的文件在收持實是求是，遵規守紀，按行文文登記簿上編號和記載文件的來機關要求和公文處理規定進行 源、去向，經保正文件的收受和6）精簡文件，深入實際、反對官處理。公文登記是收文辦理的重僚主義和文牘主義。考試大收集要程序，也是公文處理工作的基整理 礎。★公文登記作用：1）便于管第十一章 公文辦理程序 第一理和保護文件，防止積壓和丟失；節 公文辦理程序概述

一、什么2）便于檢查和檢索文件；3）便是公文辦理程序公文辦理，有它于文件的統計和催辦工作 4）作科學的運轉程序，主要有收文辦為核對與交接文件的憑據 公文理和發文辦理。公文辦理程序就登記的具體范圍：1）上級機關文是指公文在機關內部從形成到運件，包括指導性、參閱性和需要轉處理所必須經過的一系列環辦理的文件；2）下級機關文件，節。公文辦理程序，在《辦法》包括請示、報告性文件；3）重要和《條例》中都有明確的規定。的帶有密級的刊物、資料；4）其這些具體規定將在本章第二、三他機關商洽問題和需要答復的文節詳述。任何一個機關組織，件；5）上級機關召開會議印發的在擬制對外發文，對內文件或處會議材料。公文登記的原則上理收來文件時，都應當按照規定方便文件的運轉和管理。公文的環節辦理。這些環節前后銜接、中不登記的文件（公文登記的手環環相扣、排列有序，從整體上續要盡量做到簡便有效，減少不構成了機關公文運轉處理的科學必要的工作量）：1）各種公開的流程。和內部不保密的出版物；2）一般

二、公文辦理程序示意圖現將《辦性的公開信和不應拆的私人信法》和《條例》所規定的公文辦件；3）已被綜合性文件包括的文理程序的主要環節之間的銜接，件材料；4）行政事務性的通知、作如下圖示： 便函、介紹信用和請請柬等；5）上圖所示，只是在一般情況下機領導“親收”、“親啟”件這類信件應關收發公文所經過的辦理程序，由收件人本人或其委托人收閱并不是說機關的收文和發文都必后，認為須交機關存查或處理的，須經過以上所有的程序。由于各再行登記，并交有關部門處理。類機關的規模、工作性質不同，二、審核分發和傳閱

1、審核：機公文的種類、數量不同，關文書部門收到下級機關上報的各種公文的辦理要求和方法也有需要辦理的公文，應當進行審核。所不同。因此，不同機關、不同審核的重點：是否應由本機關辦公文的辦理程序也是不盡相同理；是否符合行文規則；內容是的。在公文辦理的過程中，我們否符合國家法律、法規及其他有一方面應當盡可能地完善它們的關規定；涉及其他部門或 地區職程序環節，不要人為地顛倒順序權范圍內的事項是否經過協商、或隨意增刪環節，以免影響公文會簽；使用公文文種、公文格式處理的質量另一方面又不要搞絕是否規范等。

2、分發：亦稱分辦，對化，一刀切，要允許從實際情是指文書人員在文件拆封登記以況出發對不同類型的機關所形成后，按照文件的內容、性質和辦的不同性質和內容的公文有著不理要求，及時、準確地將收來文同的辦理程序。件分送給有關領導、有關部門和第二節 收文辦理程序收文，承辦人員閱辦。分發的原則和具

指機關文書部門收進外單位發來體要求是：①對那些方針政策性的文件材料。收文辦理，指文的，關系本機關工作全局的指揮書部門收到文件材料后，在機關性文件，或重大問題的請示、報內部及時運轉直到閱辦完畢的全告之類的文件，以及文書人員還過程。組成這一過程的一系列相不能判定應由哪個部門承辦的文互銜接的環節稱之為收文辦理程件，均應先送辦公部門負責人或序。★收文辦理程序主要有：簽收、機關領導，再根據批辦意見分發拆封與登記；分發與傳閱；擬辦、辦理；②對對那些屬于機關日常事批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。務性的已有明確分工的文件，或

一、簽收、拆封和登記

1、簽收：早的批示規定和有規可循的例行是指收到文件材料后，收件人在公文，按主管業務的分工范圍直對方的公文投遞單或送文簿上簽接分送哪個部門閱辦； ③對來文字，以明確交接雙方的責任，保機關答復本機關詢問的文件，（批證公文運轉的安全可靠。是收文復、復函）要按本機關原發文的辦理的第一個環節，機關的收文承辦部門或主管人分送，既原來主要有三個來源：1）機關交通送是哪個部門請示、詢問或要求下來的的機要件；2）郵局送來的掛級報送的，復文就分送哪個部門號函件和電報；3）外機關和部門閱辦；④在文件份數少，閱辦閱知直接送來的文件材料★簽收不論部門（或領導）多的情況下，應是從何種渠道送來的文件材料，按先辦理、后閱知。先主辦、后都要對照公文投遞清單或送文登協辦，先正職、后副職的次序分記簿認真清點，做到四查清：1）送；⑤公文的分發要建立登記交換查清信封或封筒上的收文機關名制度，無論是分發給本機關領導稱，是否確屬本機關的收文，以人或各業務部門的文件，還是轉防錯投、錯收；2）查清信封號碼發給外機關的文件，都要履行簽與遞送人在簽收登記簿上所登的收手續；對那些要求退回歸檔的文件，要在文件上標明“閱后請退回歸檔”字樣，以便及進收回，防止文件散失。

3、傳閱：是指單份或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各們領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。傳閱現已成為機關領導處理事務，互通信息的一種有效的方式。屬于傳閱件之列的主要包括：①上級機關的指導性文件或重要會議文件；②需要幾位領導共同批辦的文件，包括上級機關和有關部門的專項業務文憑，下級機關的請示，以及本機關制發的需要會簽的文件等；③機關領導在文件上有重要批示，需其他領導同志和部門閱知閱辦的文件。傳閱文件應當注意的事項：1）傳閱的順序，一般應先送給機關的主要領導、負責人和業部門閱讀，再送其他有關需要閱知的對象。2）傳閱文件應以文書人員為中心進行傳達室遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳 閱”；3）在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件時行檢查，如有領導批示，要按批示意見進行處理 4）每份傳閱文件，都應由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。

三、擬辦、批辦與承辦

1、擬辦：是指對來文的處理提出初步的意見，供領導人批辦時參考。

擬辦是收文處理中的一個重要環節，是秘書部門實現“四個轉變”，在辦文辦事中出謀獻策，變被動服務為主動服務，發揮參謀助手作用的具體體現。如何做好擬辦工作：① 擬辦之前，要認真研究公文的內容和發文機關的要求，弄清來文的背景，查明問題的癥結所在，便有針對性的提出切實可行的擬辦意見。②要清楚地掌握有關政策和規定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規定。③要熟悉業務。④擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。⑤擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要。要簽署擬辦人姓名和日期

2、批辦：是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。公文批辦的作用：在于使機關或部門的領導人及時閱讀重要的收文，掌握上級指示精神、工作發展情況和其他有關信息；并便于加強對公文處理工作的領導，向承辦人及時交代意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，責任不清，形成觀望等待而拖延時間等。批辦的主要內容包括：①提出處理該份文件所述問題的原則和方法。②提出并指明負責承辦該文件的單位或者承辦人，規定承辦的時限。③凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執行。④各項批辦意見，均應鄭重地填寫在《公文處理清單》的“批辦意見”欄目內，并簽署批辦人姓名日期。

3、承辦：是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。承辦這一環節，是收文的最后一道程序，又是發文程序的開始，是公文處理中的一個關鍵性的環節，它直接關系到發文的質量和機關公文處理工作的效率。公文承辦有兩方面的意思： ①從業務部門來說，承辦是指對具體工作問題的執行和處理，如上級的有關政策、規定，要組織學習和貫徹落實；平級機關來函商辦的業務問題，要進行調查和辦理。②從公文處理工作來說，主要是批指根據擬辦和批辦的意見辦理復文（指那些必須回復的來文）。承辦部門或承辦人員在辦理來文過程中要注意幾點： ①對有領導具體批示的意見的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按照領導的意圖辦理復文，不得延誤推諉②對沒有領導簽署批辦的意見的公文，即一般性文件，應根據有關的文件精神、按照規定或按以前的慣例，酌情辦理。③對領導批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯合辦理的公文，本部門要先擬出復文稿請有關部門或單位會商，并由本部門和有關部門負責人簽名后，再報請機關領導審批。④來文內容涉及到以前的收文或其他有關材料時，承辦人要查找或調閱有關文件材料作為承辦復文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。復文需經領導人審定的，將有關團料一并附上，以保證領導全面掌握情況，作出正確地判斷和決策。

四、催辦、查辦與注辦

1、催辦：是指那些必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運轉，提高機關辦事效率的重要措施。催辦工作一般有兩種情況： ①對內催辦主要內容是：上級機關發來本機關的文件，特別是要及時回復的文件的催辦；平行 或不相隸屬的機關單位向本機關聯系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機關的請示性文件的催辦；本機關下發所屬單位需要回復文件的催辦。②對外催辦：主要是指本機關上行或平行需要對方回復的文件的催辦。催辦工作應當注意做到的幾點：① 要明確催辦范圍。②要明確催辦落實。③要建立和加強公文催辦工作的組織機構。催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。催辦的形式其主要方法：應根據不同的懷脫胎換骨，采用口頭催辦、電話催辦和書面催辦等形式：①在機關內部，盡可能由催辦人員上門當面催詢，了解有關公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領導或各部門有關人員的機會進行口頭催辦。②對外機關，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進行催詢，或用發便函、催辦單等方式進行催辦。③如果為了便于掌握情況，由負責內收發的文書工作人員兼管公文催辦工作時，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時間，在辦理答復以后，立限即填上復文號，然后經常檢查登記簿來掌握文件催辦的進展情況。公文催辦存在的問題：①一些單位對公文催辦工作還不夠重視，缺乏健全的制度和相應的措施。②對需要盡快辦理的公文，拖長辦文時間，給工作造成不必在的損失和影響。③有些辦理完畢的文件，承辦單位領導或經辦人沒有將辦理的主要情況或結果記在《文件處理單》上，給以后查考文件帶來很大的困難。

2、查辦：是指文書工作人員協組機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內部都設有專門機構，其任務是督促檢查并協助辦理下列問題： ①黨政領導機關各項方針政策、決議的貫徹落實情況；②各種會議的決辦事項；③文件、電報的擬辦、擬復事項；④對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領導批示；⑤領導批示或交辦的事項。查辦與催辦的異同：①相同：都是對公文的承辦情況進行督促檢查或催詢。② 區別：（1）查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查，查辦的事項要經領導批示或授權后才能進行；而催辦則是文書部門的一項例行性工作，凡應催辦的公文。文書部門應按承辦時限的要求主動進行催辦。（2）查辦的問題要進行查辦立項，結果要寫出匯報材料及時反饋，實質是督促檢查，限期落實，是領導機關同官僚主義作風作斗爭的一種手段，查辦的重點在于查證落實；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經辦理，對如何辦理及辦理結果是不大過問的。查辦工作一般按以下程序進行：

①閱讀有關材料，搞清查辦的問題。②查辦立項。—立項既是查辦工作的開始，也是必須經過的法定程序。立項內空包括五要素：（1）確定查辦的事由；（2）明確辦理要求；（3）指明承辦單位或承辦人；（4）規定完成時限；（5）提出辦結后的反饋要求。③查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。④查辦的結果與反饋。結果的幾種情況：（1）肯定的。即反映問題屬實，按規定作了處理；（2）否定的。即反映問題失實，向批示人、當事人說明了情況；（3）部分肯定，部分否定。（4）事件的范圍有所擴大，即由一個問題涉及一片，或一個人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。⑤ 立卷歸檔。

3、注辦：是指對公文承辦結束后，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦便于公文的整理和日后查考。注辦一般包括以下內容： ①一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明閱畢的日期。②需要辦理復文的文件，辦理后要注明“已復文”，并注上復日的日期和文號。③用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接電話有、主要內容等，并由承辦人簽字。④不需復文的文件要注明“已閱”“已辦”、“已摘記”等字樣。

第三節 發文辦理程序發文：是指機關文書部門根據機關的工作需要向外發出文件材料，包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。發文辦理：就是指文件從擬稿到印制發出的整個運轉過程。發文辦理程序：1）擬稿、審核與簽發 2）核發、繕印與校對 3）用印、登記與分發發文辦理的作用：是機關秘書工作的重要組成部門，是機關領導具體貫徹執行黨和國家的方針政策的重要方式。它對及時有效地實施領導、指導工作，處理問題起到重要的作用。

一、擬稿、審核與簽發

1、擬稿：公文擬稿是公文承辦人員根據領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。擬稿的注意事項：1）要符合黨和國家的方針、政策、法律、法律及有關規定。2）要情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精練，字詞規范，書寫工整，標點準確，篇幅簡短；3）文稿人名、地名、數字、引文要準確，日期應具體；4）如要引用某份公文，就先引標題，后引發文字號；5）涉及計量單位時，必須用國家法定的標準計量單位；6）在使用簡稱時，應先用全稱，并加以注明；7）公文中的數字，除成文時間、部門結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修色彩語句中作為詞素的數字必須使漢字外，應當使用阿拉伯數字。

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2、審核：是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發以前，對公文的內容、體式進行的全面審核和檢查。審核的重點：1）是否應由本機關辦理 ；2）是否符合行文規則；3）內容是否符合國家法律法規及其他有關規定；4）涉及其他部門或地區職權范圍的事項是否經過協商、會簽；5）使用公文文種、公文格式是否規范。公文審核六查內容：1）查是否需要行文，以什么名義行文；2）查文稿內容與法律法規和政策及上級的有關規定是否一致，與平行機關和本部門已有的規定是否矛盾；3）查要求和措施是否明確具體，切實可行；4）查涉及其他部門或地區職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽；5）查文字表述是否準確簡練條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規范；6）查公文格式是否符合規定。

目前沒有切實把好關的主要有幾個問題：（1）涉及幾個部門的問題，主辦單位事先末征詢有關部門意見，就直接向上行文，甚至徑直多頭分送機關主要負責人。（2）本來由幾個部門經過協商就可解決的問題，有的部門卻不主動與有關單位聯系，商量如何解決，而是各自從本部門的角度考慮，分別向上級機關行文要求給予批準；有些理應由主管部門處理的問題，有關單位配合不夠，意見為一，經致造成互相扯皮，最后將矛盾上交。（3）有些下行文件，涉及其他部門或地區的問題末協商一致就向下發出了，結果使下級單位在工作中實際上難以執行，也給發文機關造成了工作上的被動。公文格式的審核主要包括：（1）查文種的使用是否恰當（2）查公文標題是否能正確體現文件內容（3）查公文格式安排是否得當

3、簽發：是指機關領導人對文稿的最后審批。需要注意的幾個問題：①機關領導在簽發公文時，必須確認是自己職權范圍內的有關公文才有權簽發，不可越級簽發公文。②以機關內某個部門名義的發文，可由部門負責人簽發。③簽發人在簽發文件時，必須對文件的內容和文字作嚴格的審 閱修改對其所簽發的公文內容和文字表達的正確性應負完全責任。④文件經簽發人審批同意發出時，簽發人應在送簽的 發文稿 紙的簽發欄內明確寫上“發”、“印發”、“急發”等字樣，并簽署全名，注明年月日。⑤幾個相關或部門的聯合發文，一般應由主辦該公文的單位負責，送請有關聯署機關或部門的領導人會簽。

二、核發、繕印與校對

1、核發：是指在公文正式印發之前，對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。

核發的內容和要求：1）文稿是否報請有關領導人審批，手續是否完備，意見是否明確，審批人是否簽署全名及時間等；2）文稿中的人名、地名、時間、數字、引文和文字表述、密級、印發（傳達）范圍、主題詞是否準確，標點、計量單位、數字的用法及文種，、格式是否符合規定；3）編排發文字號；4）對需要標明密級、緊急程序的公文進行標注；5）確定分送單位和印制份數。

2、繕印：是指對已簽發的公文定稿進行印制。繕印的注意事項：1）要忠于原稿，不允許隨意改動原稿的文字、標點、符號、文面格式以及掉換層次、段落，如須改動須經秘書或辦公部門同意才行。2）要做到文字準確，設計美觀，頁面整潔，字體大小得當，標題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。3）不要出現末頁無正文現象。正式的公文，還須在最后一頁的底部標明印制單位和印發日期、份數，以此為封底。4）要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。保密公文要有專人負責或送指定的印制廠印制。5）要建立登記制度。，3、校對：指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經領導簽發的原稿核對校正，以修改和消耗除書寫、排字上的錯誤。—校對要確保文字準確、格式規范、杜絕差錯。公文校對的兩種方法：① 由印制單位先校對一次或者兩次，然后再次由承辦人校對一次；② 另一種方法是完全由承辦人員負責校對。校對的注意事項：1）必須以原稿為準。2）校對的方法原則上應當實行雙人對制。一般公文應做到“一校一讀”，重要公文應堅持“兩校一讀”。3）校對發現的錯、漏字須以醒目色筆和紡一符號標明。在付印校樣上改的字或符號必須牽出版芯，不要在原 錯字上加字或減字。4）校對完畢后應對文件格式、文頭文尾等處的附加標記、簽發手續等作全面復查，查對無誤后，在校樣上簽字，然后付印。

三、用印、登記與封發

1、用印：是指在印好的文件上加蓋機關印章。用印的注意事項：1）須以機關領導人或部門負責人簽發的公文原稿為依據，經核對無誤后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）聯合下發的公文，各機關部門都要加蓋印章。4）用印一定要與制發公文的機關、部門或單位相一致。5）要核實份數，超過份數不能蓋印。

2、發文登記：一切發出的文件，均應進行登記。發文登記的作用：便于對文件進行管理和查找。

發文登記采用的形式為簿冊式登記，又分為：1）內收發的發文登記簿 2）內收發對外收發的送文登記簿 3）外收發的發文登記簿

3、封發：是指對準備發出的文件進行分裝和發送。★封發文件應注意幾點：①文件分裝之前，先要看發文稿紙注明的發送單位、密級、有無附件等，然后按發送份數進行分裝。②收文機關的郵政編碼、地址、名稱要在發送文件的信封上寫準確。字跡要清楚、工整。機關的名稱要寫全稱或者通用的簡稱。③發文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒有注明的，須分別注明，并在封套加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。④文件裝封后，應及時發送，發送的方式可按文件的性質分別采用郵遞、機要交通傳遞和專人傳遞。“三密”文件應由機要通信部門或指定專人傳遞。郵寄重要文件應有回執單，通訊員送遞的，應有收件人簽收。⑤會議發放的文件，凡允許與會人員帶回的，也要履行簽字手續，燕應向與會人員所在單位發出“會議文件目錄”或者“會議文件通知單”，以加強對會議文件的管理。考試大收集整理

第十二章 公文立卷工作第一節 歸檔文件整理工作概述

一、什么是歸檔文件整理工作《辦法》第三十八條規定：“公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。”這一規定同以前的《辦法》相比，是將立卷二字加上了括號，這就是說，對我國沿用多年的公文整理方法“立卷”將進行改革。2000年12月6日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》（中華人民共和國行業標準DA/T22-2000）（以下簡稱《規則》）《規則》指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。”《規則》還規定了歸檔文件整理的原則要求和方法步驟，它的適用范圍是各級機關、團體和其他社會組織。《規則》是國家檔案局頒布實施的新時期檔案工作標準化文件，是對傳統檔案工作的一項重要改革，同時，也對文書處理部門和承辦部門的公文整理（立卷）和歸檔工作提出了新的要求。各級機關、團體和其他社會組織的文書處理部門和承辦部門都應當在《規則》的指導下，按照新的文件整理方法，對其在職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料進行整理（立卷）和歸檔。考試大自考站，你的自考專家！從上世紀五十年代開始，我國各級機關、社會組織的文書部門整理與保存文件的重要方法是“立卷”。它是將已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。將“案卷”作為文書檔案的基本保管單位，這已經形成了我國傳統的文書檔案的整理方法。而《規則》則以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對傳統的立卷方法進行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件級”整理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程，大幅度簡化了整理工作中的手工操作，為歸檔文件整理手段的創新創造了良好的條件。

二、歸檔文件整理工作的意義機關對應歸檔的文件按照《規則》提出的“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”的原則，進行整理，這對于機關公文處理工作和檔案工作都具有重要意義，主要有以下幾個方面：

1.歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機聯系，便于文件的查找利用。在機關的日常工作中，文件總是一份一份地形成的。應當說，每一份文件既是獨立的，有它特定的使命和作用，這是文件的個性方面；同時，我們也要看到，在進行同一項工作，或者處理同一個問題的過程中所形成的許多份文件，它們之間必然具有一定的內在聯系，這就是文件的共性方面。比如，建設一項工程、處理一次事故或召開一次會議，都要形成一系列的有密切聯系的文件材料。將這些文件以“件”為單位進行裝訂，分類、排列（按事由結合時間、重要程度等排列）編號、編目與裝盒，使之有序化。也就是將具有查考利用價值的全部文件材料按照它們之間的相互聯系齊全、完整地加以整理和保存，這樣才便于對文件的查找利用。文件材料如果不經過整理，那必然是一種雜亂無章、亂堆亂放，無規律可循的無序狀態，查找起來就非常困難。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了請示，又不見批復；找到了問函，又不見復函；找到了一份會議文件，會議的其他重要文件不知在哪里，等等。這樣，就得多花一些研究考證的工夫，有時甚至考證不清。其結果就必然會影響工作的順利進行，更談不上提高機關工作效率了。

2.歸檔文件整理可以維護文件的完整與安全，也便于文件的保管。《規則》規定歸檔文件整理以“件”為單位，這同傳統的立卷方法將文件材料按其形成規律和保存價值組成“案卷”相比，其整理過程是大為簡化了。但是以“件”為單位，并不是說任其零散堆放的自然狀態，而是以“件”為單位進行整理，其整理原則和質量要求同過去立卷一樣，是非常嚴格的。如在質量方面要求歸檔文件齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的應予復制。以“件”為單位進行裝訂，規定正本與定稿為一件，來文與復文可為一件，這就保持了文件之間的有機聯系，然后進行分類、排列、編號、編目、裝盒，使每一份文件材料都有一個固定的位置，防止了文件材料的散失。同時，以“件”為單位查閱利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，對歸檔文件進行整理是維護文件的完整與安全和保管文件的重要措施。

3.歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎。機關文書處理部門將已經辦理完畢的文件進行整理（立卷）才能最后完成公文處理工作，整理好的文件向機關檔案室移交以后，文件就從發揮現行效用轉入到備作查考作用。也就是說，從現行的公文運轉處理階段轉入到檔案管理階段。

文件的整理（立卷），是機關的公文處理工作與檔案工作的交接環節，它既是公文處理工作的最后一道程序，又是檔案工作的起點。所以人們把它稱之為文書工作與檔案工作的“結合部”。

文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案。通過對文件進行整理（立卷），機關各部門每年都要形成相當數量的歸檔文件，這些歸檔文件就是機關檔案室檔案的來源，其中那些屬于永久保存的歸檔文件，經過若干年為本機關查考利用后，還需要向有關檔案館移交，為社會提供利用。

由此可見，歸檔文件整理（立卷）的質量如何，對檔案工作具有極大的影響，或者說，直接影響到檔案室、檔案館的工作質量，如歸檔的文件是否齊全完整，按“件”裝訂和分類，排列等是否符合要求，保管期限的劃分是否恰當。所以說，文書處理部門做好歸檔文件的整理（立卷）工作，就是為檔案工作打下了良好的基礎。

第二節 歸檔文件整理（立卷）工作的組織

歸檔文件整理（立卷）工作是一項業務性、技術性較強同時又比較細致的工作，盡管《規則》取消了“案卷”的概念，簡化了復雜的立卷過程，也不需要擬寫案卷標題和編制案卷目錄了，但由于機關的歸檔文件整理（立卷）工作涉及到機關的各個部門，為了做好這項工作，應當按照《規則》的要求，很好地進行組織。歸檔文件整理工作的組織主要有建立和健全文書部門整理（立卷）制度，正確選擇立卷環節和明確公文整理（立卷）的范圍等方面。分述于下：

一、建立和健全文書部門整理（立卷）制度文書部門立卷制度，是指由機關的承辦和處理公文的部門負責進行立卷的制度。具體地說，是指由機關的文書部門或者業務部門的專職或兼職的文書工作人員負責進行文件材料的整理（立卷）工作。

實行文書部門立卷制度，是與機關檔案室整理（立卷）相對而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是機關公文處理工作與檔案工作的結合部，這項工作介于公文處理工作與檔案工作之間，到底由誰來做更為合理呢？實踐證明，由機關的文書部門負責整理（立卷），是公文處理工作與檔案工作實行科學分工、相互協作的重要標志，也是一項切實可行、行之有效的合理制度。

1.文書部門立卷制度的確立與推行。新中國成立以來，確立和推行文書部門立卷制度，是經歷了一段曲折發展過程的。

建國初期，這項工作在大多數機關，還是由承辦人將單份文件隨辦完隨歸檔，然后由檔案室負責立卷。由于檔案工作人員不熟悉機關各個部門、單位的業務，以及收文處理過程的具體情況，很難掌握文件之間的來龍去脈與相互之間的聯系。因此，立卷的質量很難保證。同時，由于整個機關各個部門、單位的文件，都集中在檔案室立卷，文件數量很多，而檔案室人手有限，往往造成積壓，加上往來借閱頻繁，使機關公文處理部門和檔案室都感到工作很不方便。

從1953年開始，中央機關逐步開始試行由文書部門負責立卷的制度。1954年12月，中共中央辦公廳召開了黨的第一次全國檔案工作會議，討論通過了《中國共產黨中央和省（市）級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》。《暫行條例》第十七條規定：“機關內各單位辦理（或領導人親辦）完畢的文書材料，均應匯交本單位文書處理工作部門或文書處理工作人員立卷保存。”這就明確指出了公文立卷工作是機關文書部門的一項任務。黨中央于1955年1月17日批準了這一《暫行條例》，劉少奇同志在主持討論時說，這是第一次改革，今后還要繼續改革。中央批示，這個條例原則上也適用于軍隊和政府機關。從此，由文書部門負責立卷就從制度上確定下來。1955年開始，在黨的機關和政府系統的中央一級機關試行。但就當時全國大多數機關來看，仍然是采取單份文件“隨辦隨歸”。或者是辦完之后堆積起來到一定時間將成堆的文件移送檔案室清理立卷。于是造成許多機關積存了大量的零散文件，使檔案室的工作陷于被動。這種狀況，與我國50年代大規模經濟建設開始以后，各項工作對檔案工作的要求不相適應。有鑒于此，1956年4月16日國務院作出《關于加強國家檔案工作的決定》，《決定》指出，應“全面推行文書處理部門立卷，以建立統一的歸檔制度。”

1957年，《檔案工作》雜志曾專門就立卷問題組織過討論。經過實踐檢驗，大多數同志都認為文書部門立卷是科學的。國家檔案局對這次討論作了總結。隨著文書部門立卷制度的全面推行，通過實際工作的體會，認識基本得到統一，逐步形成了一個統一的、固定的工作制度。從此，這項制度在黨的機關和政府機關全面實行，促進了文書工作與檔案工作的密切協作與健康發展。

但是，這樣一項好的工作制度，以及由于實行這一制度而出現的文書工作和檔案工作的正常秩序，被林彪、“四人幫”制造的十年**所破壞。許多機關比較普遍地重新形成大量的積存零散文件，甚至已經整理立卷的檔案也遭到了嚴重破壞，使許多檔案文件損壞散失，給檔案工作造成了一場空前的災難。

粉碎“四人幫”以后，各地大力進行整頓、恢復與健全文書部門立卷制度。在1979年8月召開的全國檔案工作會議上以及同年12月召開的中央機關文書立卷歸檔工作和檔案室工作經驗交流會上，中央辦公廳主管檔案工作的負責人和國家檔案局的負責同志，在講話中都強調要堅決把文書部門立卷歸檔制度盡快恢復和健全起來，要求尚未恢復這一制度的單位，在1980年盡可能恢復起來。1981年2月27日國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》規定：“公文辦理完畢后，承辦人員應當根據公文立卷的要求把公文原稿和有關材料整理好，送交文書部門或者主管人員清理立卷。”1993年11月11日國務院辦公廳修訂發布的《國家行政機關公文處理辦法》又明確規定：“公文辦完后，應根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。”同時指出：“案卷應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交，個人不得保存應歸檔的公文。”2000年8月24日國務院發布的《辦法》又重申了這一規定，指出：“公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔”。

以上，從文書部門立卷制度的形成和發展過程，以及黨和國家的有關規定，都說明公文立卷歸檔工作是文書部門或業務部門的任務，它對滿足機關工作查考的需要，對改善檔案工作的條件，提高檔案工作的水平，更好地為機關工作服務都具有重要的作用，也符合公文處理工作和檔案工作的客觀規律。因此，我們要加強對文書部門立卷意義的認識，在實際工作中，堅持、鞏固并不斷完善文書部門立卷的工作制度。

2.實行文書部門整理（立卷）制度的優越性。

實踐證明，文書部門整理（立卷）制度的優越性主要表現在以下方面：

（1）由文書部門整理（立卷），可以充分發揮文書部門熟悉本職業務和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質量和整理（立卷）工作的效率。

（2）由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。

（3）由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料，有關承辦人員平時查閱文件就比較方便，也便于平時文件的收集與整理。

（4）由文書部門整理（立卷），按集中歸檔，并且確保文件歸檔的質量，可以促進機關檔案工作，提高機關檔案管理水平，更好地為機關工作服務。

二、公文整理（立卷）環節的選擇公文整理（立卷）環節的選擇，亦即選擇立卷地點，是指機關的公文整理（立卷）工作究竟放在機關的哪一層，或者機關的哪些機構、單位，由誰來負責整理（立卷）的問題。

實行文書部門整理（立卷），并不是說機關內每一個承辦文書的部門、單位或者承辦人都必須參與整理（立卷）的工作。機關大小不同，機關內部文書部門的設置也不一樣。如何正確選擇立卷環節，必須認真進行調查研究，根據各機關的不同情況來確定，總的原則是把整理（立卷）的環節設在最能掌握文件形成和處理情況的地方，以便于平時文件的整理，提高整理工作質量和機關工作效率。

1.選擇機關公文整理（立卷）環節應考慮的相關因素是：

（1）被確定為整理（立卷）環節的文書部門要直接經手文件的處理。比如，文件的收發、分辦、催辦、承辦等。這樣才能保證對公文形成過程的了解，才能掌握文件之間的歷史聯系，整理（立卷）的質量才有保證。

（2）對整理（立卷）環節所經手處理文件的數量有一定的要求。公文數量過大，勢必影響對公文形成情況的了解，就可以考慮向下把立卷環節分開，由下一級文書部門去分頭立卷。文件數量過少，這就要考慮向上集中。

（3）確定整理（立卷）環節時，還要考慮機關辦公地點的分布情況。機關各部門集中辦公的，立卷的環節可以適當集中。辦公地點分散的，立卷的環節也要適當分散。

（4）還要考慮文書工作人員的數量和配備情況以及他們對業務的熟悉程度等因素。

2.各類機關單位對公文立卷環節的選擇一般應與機關文書處理工作的組織形式相適應。可采集中式、分散式或集中與分散相結合的形式。

（1）對一些比較小的機關或基層單位來說，由于它們內部的組織機構比較簡單，工作人員也不多，而且辦公地點也比較集中，每年形成的文件數量也不多。在這種情況下，可以考慮采用集中式，即由機關的辦公室或者秘書室來負責集中進行整理（立卷）的工作。

（2）對一些中等機關或者大機關來說，他們一般都有兩層以上的組織機構，可以根據機關駐地的遠近、業務分工、文件數量和文書工作組織等方面的情況，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具體地說，如果駐地比較分散，文件數量又比較多，而且業務分工又比較明確，就可以考慮各自確定立卷環節；如果機關中有一部分機構駐地比較集中，文件數量也不算很多，就可以考慮集中在秘書部門進行整理（立卷）。

（3）對財會、人事、信訪、保衛等業務性質具有特殊性的組織機構來說，就可以考慮由他們自己來單獨進行整理（立卷），以方便這些單位工作的進行。

（4）要恰當地選擇和確定立卷人員。在一個組織機構里，具體負責整理（立卷）的人員，最好是考慮選擇擔任內收發、運轉、催辦等工作的文書工作人員為好。因為這些人員熟悉公文的來龍去脈，了解文件之間的歷史聯系，掌握公文在機關內部的運轉處理過程。由他們負責管理（立卷），就可以充分發揮這些長處，提高歸檔文件整理的效率與質量。

三、明確公文整理（立卷）的范圍明確公文整理（立卷）的范圍，就是要弄清楚機關工作活動中形成并處理完畢的文件材料，哪些應該整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有這樣，才能保證在公文整理（立卷）工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后的查找利用。

公文整理（立卷）范圍的確定，應以國家檔案局頒發的《關于機關檔案保管期限的規定》、《文書檔案保管期限表》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等文件的基本思想為指導，即按照辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點和方法，從本機關形成檔案的實際情況出發，實事求是地研究解決歸檔文件材料的質量問題，并減少檔案中龐雜臃腫的現象，科學地進行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，以維護黨和國家歷史的真實面貌，便于本機關和國家各項工作的利用。

1.應該整理（立卷）的文件材料的范圍。

文書立卷的范圍，也就是文件材料歸檔的范圍。是指凡是本機關工作活動中所形成的已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的收發文件、電報、會議文件、內部文件、電話記錄、會議記錄、本機關編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內。

掌握公文整理（立卷）的范圍要抓住反映本機關工作活動和具有查考利用價值這兩個主要條件。按照《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規定，應該整理歸檔的文件材料的范圍，一般說來，可以歸納為以下方面：

（1）上級機關的文件材料：

①上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料；

②上級機關發來的與本機關主管業務有關并要執行的文件材料，如決議、決定、指示、命令、重要通知、通報、條例、規定等；

③上級機關領導視察、檢查本地區、本機關工作時的重要指示、題詞、照片以及有保存價值的聲像材料等；

④上級機關轉發本機關的文件以及本機關代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印制本；

（2）本機關的文件材料；

①本機關召開重要會議（包括代表會議、工作會議、專業會議）的文件材料，如參加會議的名單、會議通知、報告、決議，領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要、錄音帶、照片等；

②本機關對外發出的各種正式文件的簽發稿、印制稿及重要文件的修改稿；

③本機關重要的往來公文，如請示與批復，來函與復函等；

④本機關及其內部職能部門活動形成的重要文件材料，如工作計劃、總結、報告、財務報表、會計憑證、審計報告以及本機關匯總的統計報表、統計分析資料（包括計算機盤片）等；

⑤本機關處理群眾來信來訪的原件，記錄及處理結果等；

⑥本機關及下屬機關成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件材料以及本機關歷史沿革、大事記和反映本機關重要活動的剪報、照片、錄音帶、錄像帶等；

⑦本機關干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、職工獎懲、紀律檢查、治安保衛以及職工勞動工資、福利等方面的文件材料；

⑧本機關財產、物資、檔案等的交接憑證以及與有關機關簽訂的合同、協議書等文件材料；

⑨本機關黨、團、工會和內部組織機構在工作活動中形成的文件材料；

⑩本機關外事活動和外事往來方面的文件材料。

（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料①同級機關和非隸屬機關頒發的非本機關主管業務但需要執行的規范性文件，如條例，規定、通知等；

②有關業務機關對本機關工作檢查形成的文件。

（4）下級機關的文件材料①下級機關報送的重要的工作計劃、報告、總結、典型材料、統計報表、財務預算等文件材料；

②下級機關報送的法規性備案文件以及重要的科技文件材料等。

此外，機關工作活動中形成的電報，應根據其保存價值與文件統一立卷，實行“文電合一”制度。

2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。

（1）重份文件；

（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；

（3）一些事務性的、臨時性的沒有查考利用價值的文件材料；

（4）與本機關、本部門主管業務無關的文件及非隸屬機關送來的參考性文件；

（5）無特殊保存價值的信封；

（6）本機關負責人兼任外機關職務形成的文件材料。

各機關單位應根據《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的精神，結合本機關單位的實際情況來制定本機關、本單位、本系統文件材料歸檔和不歸檔的具體范圍。

3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一級的文件由哪個機關或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機關或部門之間在整理（立卷）時發生不必要的重復或遺漏。

一般說來，那些應該整理（立卷）的文件材料，應以本機關、本部門為主。因此，整理（立卷）有個分工，歸檔范圍有個界線。原則上以什么名義發的文件就放在哪里整理（立卷），是哪個部門承辦或主辦的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：

（1）上級黨政領導機關的來文。綜合性、全面性的，由機關辦公秘書部門整理歸檔。如中共中央文件，由省、自治區、直轄市、地（市、州）、縣（市）委秘書部門整理歸檔；國務院文件，由省、自治區、直轄市、地區行署（市）、自治州、縣（市）、人民政府秘書部門整理歸檔；專業性、業務性的由業務部門整理歸檔；上級業務主管部門的來文，由業務對口部門整理歸檔。

（2）本機關的文件。由機關秘書部門起草或承辦的，由機關秘書部門整理歸檔；有關業務部門起草或承辦的，由有關業務部門整理歸檔；兩個以上機關聯合發文，正本和定稿由主辦機關整理歸檔，其他機關只保存印制件。其他機關針對本機關的文件，可視同本機關文件，如上級機關的批復、下級機關的請示等。

（3）下級機關的來文。哪個部門辦理的，由哪個部門整理歸檔。

（4）會議文件。以機關名義召開的會議所形成的文件材料，由機關秘書部門整理歸檔；由業務主管部門召開的專業性會議所形成的文件材料，應由召開會議的業務主管部門整理歸檔。

此外，本機關領導人兼任兩個以上機關的職務時所形成的文件，應按其不同身份和業務內容分別在有關機關整理歸檔；本機關各職能部門互發的文件，由形成文件的部門整理歸檔；同級機關之間互發的文件，凡經本機關制發、辦理的，應由本機關整理歸檔，有關政策性規定，雖未經本機關承辦，如本機關需要日后查找利用，也可存留一份；本機關臨時機構形成的文件，由臨時機構整理歸檔，臨時機構撤銷時，應將全部檔案移交機關檔案室，或經協商直接移交檔案館保存。

第三節 歸檔文件整理的原則與要求

一、歸檔文件整理的幾個基本概念《規則》對歸檔文件整理的基本概念（歸檔文件、歸檔文件管理、件）作出如下定義。

1.歸檔文件歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

這一含義可從以下方面來理解：

（1）指出了歸檔文件的來源和范圍。歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的。立檔單位是檔案專業術語，它是指構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。也就是說，這些機構、組織或個人在其職能活動中，除了本機關形成的文件材料外，上級機關、下級機關、同級機關和不相隸屬機關發來的與其職能活動有關的文件材料，都屬于歸檔文件。

（2）應予歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。這里說的“辦理完畢”并不是說文件內所說的事情已經辦理完畢，而是指在公文處理程序上已經辦理完畢。機關公文處理部門在確定各類不同文件的整理（立卷）時間上，應掌握以下幾點：

①領導指導性文件，是從普遍意義上闡述問題的。因此，不要求某一方面的機關馬上回答。如規范性文件以及重要的決議、決定，還有如計劃、長期規劃等。從發文機關來說，在這些文件發出之后就可以將定稿和存本及時整理（立卷）；從收文機關來說，則須經有關領導人或部門閱知，向下傳達或采取了措施之后，才算告一段落，然后再將來文整理（立卷）。

②不必辦復的收文，如上級領導機關發來的任免令、通知、通報等，經機關領導人閱知以及有關部門傳閱，也就算辦理完畢了，即可將來文整理（立卷）。

③問復性公文，一來一往公文，如請示與批復，問函與復函，在復文機關發出或對方機關收到后，就可以各自整理（立卷）。

④重大問題，可能要處理較長一段時間才能結束，但大問題是由許多小問題構成的，只要其中某項具體問題已經解決，有關這項具體問題的文件，在公文辦理程序上就算辦理完畢了，因此，也可以整理（立卷），不必等整個工作結束再整理（立卷）。

總之，正在辦理的，仍然處于公文運轉辦理過程中的文件，還不能馬上整理（立卷），只有等到它們辦理完畢，也就是完成了公文辦理程序的文件，才能夠整理（立卷）。

（3）應予歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。這里就明確了三點：一是能作為文書檔案保存的必需是有保存價值或者說是有查考利用價值的文件；二是只適用于文書檔案，至于科技、會計、聲像及其他專門檔案則按國家有關規定執行。因為《規則》的頒布實施，實質上是對文書檔案整理方法的改革，核心是簡化文書立卷程序，所以它只適用于實體整理的文書檔案；三是只適用于各種紙質文件材料。非紙質載體材料的文件（如電子文件等）無法按《規則》規定的要求和方法進行整理。

2.歸檔文件整理歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒使之有序化的過程。

這一含義可以從以下兩個方面來理解：

（1）歸檔文件的整理單位是“件”。以“件”為單位進行文件整理，是文書工作和檔案工作的一項重大改革，是對傳統文件整理（立卷）工作的否定。比之于傳統的立卷方法，新的立卷方法不需要考慮文件材料的“六個特征”，不必進行組卷、擬寫案卷標題。編制案卷目錄及案卷裝訂等項工作，也無須顧及案卷的厚薄，節省了諸如對歸檔文件的具體內容進行綜合、分析的技術勞動，適應了計算機管理的需要。由于“案卷”概念的消失，簡化了歸檔文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合經濟、高效的原則。

（2）將歸檔文件的整理分六個步驟來進行。這六個步驟比起傳統的文書立卷的工作步驟是大為簡化了，具體如何進行將在本章第四節的整理方法中詳細介紹。

3.件：“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為—件。

以上對“件”的概念進行界定，說得明白具體，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作為歸擋文件整理的基本單位，是從檢索的實際需要及減輕立卷工作量出發的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實際進行文件整理時，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進行后續程序的工作。

二、歸檔文件的整理的基本原則歸檔文件的整理的基本原則是：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

《規則》對歸檔文件整理原則的這一表述，同1984年《檔案工作》雜志發表的《關于立卷問題討論的綜述》中指出的公文立卷的原則“保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值，便于保管和利用”是一致的。也就是說，歸檔文件整理的這一重要原則，是我國文書檔案工作者經過長期的工作實踐探索總結出來的，是比較準確、完整、科學的。它是我國公文立卷以及現在提的歸檔文件整理工作所必須遵循的基本原則。這一原則的基本點是：

1.遵循文件形成的規律，保持文件之間的有機聯系。文件在形成過程中總有其自身的規律，每一個機關，在工作活動中形成的文件材料，記述和反映了這個機關的全部活動和全部歷史。同時任何一個機關的工作活動都不可能是孤立地進行的，必須同自己的領導機關、下級機關以及其他有關機關發生上下左右、四面八方、多種多樣、錯綜復雜的聯系。在一個機關內部的各個部門之間，各項工作之間，以及每項工作各個發展階段之間，也都有著密切的聯系。機關工作活動的客觀規律，決定了文件材料的形成規律，文件材料是反映機關工作活動的歷史記錄。機關工作活動的相互聯系，也賦予了這些文件材料之間的密切聯系。這種聯系是客觀地、歷史地、自然地形成的，是必然的歷史聯系。

例如：進行某項工作，一般要有工作計劃、工作計劃決定下來之后還要上報、下達，在了解工作進展情況過程中遇到的問題需要研究解決，或向上級請示，或提出解決意見，直到工作的最后完成。這些工作的進行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作計劃、報告、通知、請示、批復、工作總結等；召開一次會議，要有會議通知、日程安排、名單、報告、總結、會議簡報、會議記錄、會議紀要或決議等；它們如實地記述和反映了開展一項工作，召開—次會議的全過程，在進行文件整理時，不能將它們打亂。必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按照《規則》的有關規定將文件按“件”進行裝訂。裝訂時應注意其排列順序的科學性（如正本與定稿，正本在前，定稿在后；來文與復文，復文在前、來文在后）。在進行分類時，應遵循文件的形成規律，將歸檔文件按不同、不同保管期限、不同機構（或問題）分開。在進行排列時，應根據“事由原則”結合時間、重要程度進行，即將同一事由形成的文件排列在一起。會議文件、統計報表等成套性文件則集中排列，使文件材料之間的有機聯系得以充分體現。

為了更好地保持文件之間的歷史聯系，進行歸檔文件整理的人員要熟悉本機關的工作性質、職能、組織機構、文件來源以及處理情況。在整理時，要認真分析文件之間的內在的、有機的聯系，只有這樣，才能使歸檔的文件正確地反映機關工作活動的基本面貌，反映各項方針、政策在本機關的貫徹執行情況和各項工作的發展過程，才能使歸檔文件成為本機關本系統的歷史記錄。

2.區分文件的不同保存價值。

文件的保存價值是由文件本身固有的內在的各種因素決定的，文件內容的重要程度不同，所起的作用不同，保存價值也就不同。

一般說來，凡是反映社會歷史發展和記錄機關主要職能活動、反映機關基本歷史面貌的重要文件，例如，本機關發出的指導性文件，會議通過的決議性文件，重要的請示或報告文件，上級機關頒發的屬于本機關主管業務并需要貫徹執行的重要文件，下級機關報送的有關方針政策性和重要問題的請示、報告等，所起的作用和保存價值就必然要大一些；而機關工作活動中所形成的一般性文件，通知、便函、機關之間一般往來公文等，所起的作用和保存價值相對而言要小一些，有的根本就沒有保存的價值。此外，文件制發機關（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活動和表達的思想、意圖的文件保存價值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成過程和不同作用，標志著不同的可靠程度，其保存價值往往也不同。以上這些不同保存價值的文件材料在整理（立卷）時必須嚴格加以區分。

區分文件的保存價值，應依照《機關檔案歸檔與不歸檔的范圍》和《文書檔案保管期限表》等有關規定進行。

在進行歸檔文件整理時，將不同保存價值的文件材料區別整理，可以合理使用人力、物力、財力和時間，對不同保存價值的文件進行整理后按其保存價值相對集中，使其玉石分明，也為日后檔案館的整理工作打下了基礎。

3.便于保管和利用。

便于保管和利用，是歸檔文件整理的根本目的，也是衡量歸檔文件整理質量的重要標準。歸檔的文件是否便于保管和利用，不僅關系到機關各項工作的開展，而且關系到機關檔案室、各級檔案館工作有無可靠的基礎和保證。《規則》推行文件級管理，正是從便于保管和利用這一原則出發的。過去，在手工模式下實現檔案管理和查找作用，“立卷”也是一種很好的方式，它按照一定的邏輯關系，將歸檔文件組合成一個個案卷，并通過層層目錄來提供檢索途徑，從而限定了檢索范圍，增強了手工檢索的效率。但立卷過程比較復雜，組合案卷和擬定案卷標題等環節立卷人員很難掌握。而《規則》以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，取消“案卷”，推行文件級管理，大幅度簡化了整理中的手工操作，同時也為檔案的保管和利用提供了有利條件。歸檔文件以“件”為單位進行整理、分類、排列和編目，在計算機的參與和操縱下，加快了檢索速度，方便了利用者，大大提高了檔案利用率，利用的深度、廣度、查全、查準以及利用效果也將得到極大提高。

三、歸檔文件整理的質量要求歸檔文件整理的質量要求是：

1.歸檔的文件應當齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。

（1）歸檔的文件應當齊全完整，這是歸檔文件的基本要求。如果歸檔的文件有復文沒有來文，有正本沒有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，這就使歸檔文件的質量得不到保證，也給今后檔案的查找利用帶來困難。因此，凡是本機關在職能活動中形成的，辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料都應當按照《規則》的要求收集完整，進行整理歸檔。這就要求，承擔歸檔文件整理工作的部門和人員，在平時應當隨時掌握文件的收發運轉情況，做好文件的平時積累工作，及時收集、嚴格登記、嚴格檢查、隨辦隨歸、妥善管理。在第二年上半年進行歸檔文件整理時，應充分發揮其熟悉文件形成、運轉的來龍去脈的長處，將應歸檔的文件材料齊全完整地收集起來進行整理歸檔。

（2）對破損的文件進行修復，以延長文件的壽命。主要是針對一些有孔洞，殘缺或折疊處已被磨損的文件，應按照檔案保護的要求加以修補和托裱。

（3）復制字跡模糊或易褪變的文件。比如傳真件，字跡耐久性差，有些用純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆等字跡材料制成的文件材料極易褪變，須復制后才能歸檔。目前一般采用復印的方式進行復制，復印時，墨粉濃度不宜過大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復印2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

（1）書寫材料，指的是筆和墨水的使用，即應使用鋼筆、毛筆、碳素墨水、藍黑墨水及墨汁，不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍、紅色墨水等質量低劣的墨水。

（2）紙張，是指應選用國際標準A4型60—80克的膠版印刷紙或復印紙。檔案盒和歸檔文件封套應使用無酸紙制作。

（3）裝訂材料，是指以“件”為單位裝訂時使用的裝訂材料，如細線、鋼夾、塑料夾等，應選用優質材料制成，以防斷線、年久生銹及斷裂等情況發生。

第四節 歸檔文件整理方法與歸檔

一、歸檔文件整理方法的改革歸檔文件整理以“件”為單位進行，這是《規則》提出新的公文整理（立卷）方法，是我國文書檔案工作的一項重大改革，也是對傳統的文書檔案整理方法的否定，以“件”為單位的整理方法同傳統的整理方法“立卷”比較，主要有以下不同：

1.取消案卷，實現文件級管理，免除了繁鎖、復雜的組卷過程；

2.界定“件”的概念，從檢索的實際需要及減輕工作量出發，規定“正本與定稿為一件，來文與復文可為一件”；

3.分類方法固定為、保管期限、機構（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次；

4.裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統一規定，只要符合檔案保護要求即可；

5.文件排列方法強調按事由（即問題）排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據實際情況選用；

6.歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調整，只保留檢索必備項目；

7.取消案卷卷內文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；

8.無需編頁號，目錄改設“頁數”項；

9.歸檔文件直接裝盒保管；

10.無需撰寫案卷名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊；

11.檔案盒的項目設置有了較大變化。封面只設“全宗名稱”項，取消了“類目名稱、案卷題名、起止時間、保管期限、件頁數量，全宗號、目錄號、案卷號、歸檔號”等項目；盒脊取消了“目錄號、案卷號”項，保留“全宗號、”項目，增設“保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號”。

從以上改革的具體內容可以看出。新的歸檔文件整理方法，同傳統的“立卷”比較，簡化了文書檔案整理的環節，減輕了文件歸檔人員及檔案整理的工作量，同時又提高了檔案行政管理部門進行業務指導和培養的工作效率，是一項應予積極推行的好方法。

二、歸檔文件整理方法的推行推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應當做好以下幾個方面的工作：

1.更新觀念，增強改革意識。

2.提高人員素質。

3.加強硬件建設，即加大對現代化基礎設施的投入。

4.注意新舊整理方法的銜接。以“件”為單位對歸檔文件進行整理，要做好與原有的立卷方法的銜接，要注意以下兩點：

（1）《規則》是國家檔案局于2000年12月6日發布，從2001年1月1日正式實施的。由于《規則》屬于行業推薦標準，只能調整、規范2001年以后的文件整理行為，對2001年以前的文件整理行為不具有約束力。因此，對2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及規則符合當時的標準，有規可循，有目可查，就應保持原有的整理體系，不必拆卷重新整理。如果對已經整理好的案卷輕易地推倒重來，既不利于檔案保護，又浪費了人力、物力資源，違背了經濟、高效的管理原則。這種做法，在實際工作中是應當盡力避免的。

（2）歸檔文件的整理方法由卷改為件，不只是整理形式上的變化，它需要一系列的業務標準、規范、制度、措施與之相配合，如文件材料歸檔制度的修訂與更新、計算機軟硬件設施的配備，全宗內分類方案的調整以及編號方法的變革等。各機關單位在實施新的整理方法時應事先做好以上工作。此外，還要注意加強與當地檔案主管部門以及檔案館的聯系，爭取多給予業務上的指導。少走彎路，并隨時研究工作中出現的新情況、新問題，使各項制度與措施逐步完善起來。

三、歸檔文件整理的工作步驟按照《規則》的規定，歸檔文件整理分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進行。分述如下：

1.裝訂。裝訂是歸檔文件整理的第一步驟，通過這一環節可以從實體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來。以“件”為單位進行裝訂時應做好以下工作：

（1）首先應對“件”內文件進行排列。“件”內文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；回復性文件在前，報請性文件在后；結論性材料在前，依據性材料在后；不同文字的文件，無特殊規定的，漢文本在前、少數民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

（2）對用紙規格大于A4型的報表、圖樣等文字材料，按照A4型紙的尺寸加以折疊。但應注意盡量減少折疊層次，折痕應處于文件、圖表字跡之外，取齊右邊和下沿。應折疊的文件頁數較多時，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

（3）裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行必要的修整。其主要工作內容包括：對破損文件進行修復；對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；去掉原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物。

（4）裝訂前，應將“件”內的各項按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。不要隨意裁切文件，盡量保持文件的原貌。

（5）裝訂用品必須符合檔案保護要求。裝訂的方式視文件頁數多少及保存期限長短可采用以下幾種方式：

①對頁數較多的文件可用細線裝訂；

②使用變形材料如鋼夾、塑料夾等，使用這種裝訂方法簡單，但對材料必須有較高要求。鋼夾必須采用優質不銹鋼制品，而且必須同時考慮所在地區氣候條件以及庫房保管條件，謹慎使用；塑料制品則必須有足夠的強度，以免年久斷裂。

③對頁數不多的單份文件可使用縫紉機扎邊進行裝訂，但針腳不能過密。

④對那些永久或長期保存的歸檔文件，可使用無酸紙封套。即使用60—80克的無酸紙制成的右上側開口的封套，將歸檔文件以“件”為單位夾裝其中。封套上可以印制歸檔章，以方便整理和檢索。無酸紙，是指PH值呈中性的紙，由化學處理的木紙漿制成的紙通常為中性，可以在良好條件下長時間保存。因此，使用這種無酸紙制成的文件封套可以起到保護檔案的作用。

2.分類歸檔文件的分類，是指全宗內歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程，分類是歸檔文件整理的重要環節，歸檔文件經過科學合理的分類，不但能夠揭示出文件之間的內在聯系，使檔案成為一個有序化的整體，而且便于排列上架，編目等后續工作的順利開展。

《規則》指出，歸檔文件可以采用——機構（問題）——保管期限或保管期限—一——機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

歸檔文件的分類，可按以下的方法及步驟進行：

（1）按分類。分類法就是根據形成和處理文件的對歸檔文件進行分類。它是目前運用得最廣泛的一種分類方法。在具體操作時，應注意處理好以下幾種情況：

①一份文件往往有多個時間特征，如成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發文和收文日期等等。分時，一般說來應以文件簽發日期（或成文日期）為準，據以判定文件所屬。計劃、規則、總結、預算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同的文件，應統一按簽發日期（或成文日期）判定文件所屬。

②跨的會議和案件等形成的文件材料，分類時，會議文件材料歸入閉幕年，案件等文件材料歸入結案年。

幾份文件作為一“件”時，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期為準，如跨的請示與批復，按批復在前。請示在后的裝訂順序，以批復的所在為準。

③沒有標明落款日期的文件材料，應對文件內容及特征進行考證，以推斷文件材料的形成日期并據以劃分。

④專門中形成的文件材料，應按照專門進行分類。

（2）按保管期限分類。保管期限分類法就是根據對歸檔文件規定的不同保管期限進行分類，即將同—的歸檔文件按永久（50年以上）、長期（15—50年）、短期（15年以下）三種保管期限分類，這種分類方法能夠將不同價值的歸檔文件從實體上區分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施，同時，為庫房排架管理，檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。

對歸檔文件按保管期限分類，應按照國家檔案局頒發的《文書檔案保管期表》的規定執行。

（3）按機構（問題）分類。機構（問題）分類法是指將文件按其形成或承辦機構（問題）進行分類。這種分類法的實質就是根據本單位內部機構的職能性質或文件內容所說明的問題來設置類別。又可分為機構分類法和問題分類法兩種。

①機構分類法。機構分類法是按文件形成和處理的承辦單位進行分類。原則上是一個機構設置一個類，機構名稱就是類名。各類的次序可按照立檔單位機構序列表的規定或習慣上的順序來排列。一般是將領導機構、綜合性機構排在前，再依次排列各業務部門。

歸檔文件采用機構分類法進行分類能夠體現出全宗內文件在來源方面的客觀聯系，從而反映出立檔單位的歷史面貌；同時由于每個機構都有其特定的職能與任務，按機構將歸檔文件分類可在一定程度上集中反映某一方面的工作內容，便于檔案的查找和利用。

采用機構分類法時不能同時采用問題分類法。

②問題分類法。問題分類法是按文件內容所說明的問題將歸檔文件分類。按問題分類要求各類特點明確，不能互相包容。問題分類法的類別與類名，原則上設置為“黨群工 作”、“行政工作”、“業務工作”等類。

歸檔文件采用問題分類法，可以避免或減少同類問題文件分散的現象，便于按專題查找和利用檔案。但問題分類法在實際操作時，受人為因素的影響較大，不便劃分。因此，一般基層單位較少采用。

采用問題分類法時，不能同時采用機構分類法。

（4）幾種分類方法的結合運用。在實際工作中，當歸檔文件較多時，分類工作需要分層進行。單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，一般是將幾種方法結合起來使用。《規則》提供的、保管期限、機構（問題）三種分類方法，不同類型、不同層次的單位可按實際需要組合成多種復式分類法。采用復式分類法時，其中的、保管期限是必選項，機構（問題）一般為選擇項。具體地說，那些內部機構較多，職能分工明確、形成文件數量較多的單位可采用“——組織機構——保管期限”或“機構————保管期限”三重分類法；那些內部機構設置簡單，歸檔文件數量較少的單位則采用“——保管期限”二重分類法就可以了。分類方案是進行歸檔文件分類的依據，分類方案確定之后，同一全宗應保持分類方案的穩定。

3.排列。歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。《規則》指出：“歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列，會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列”。這里說的“最低一級類目”是指分類時所確定的類目體系中設在最低層次的一級類目。例如按照“——機構——保管期限”分類的，“保管期限”就是最低一級類目。這里說的“事由”是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項工程、—次活動、一次會議，均可分別視為一個事由。一份請示，當針對該請示的批復收到后，即可視為事由辦理完畢。對歸檔文件按事由進行排列，遵循了文件形成的客觀規律，能夠保持文件之般打印3份，1份隨文件裝盒、1間的有機聯系，使歸檔文件進一份移交、1份備考）

步系統化，充分體現了文件的價

編制歸檔文件目錄的內容：①值，便于檢索和利用。歸檔文件目錄封面的內容應包

歸檔文件按事由結合時間，括：全宗名稱、、保管期限、重要程度排列的具體方法有： 機構（問題）等項（全宗號應用

（1）對同一事由的歸檔文件，全稱或是規范性簡稱）②歸檔文件即一個作者，一個問題的文件，整理說明的內容應包括：本可按文件形成時間的先后排列或歸檔單位概況，內設機構以及黨、者按文件的重要程度排列。政主要領導人變化情況，本

（2）對不同事由的歸檔文件，文書檔案整理歸檔情況等；③歸檔可采用以下方法排列： 文件目錄的內容包括：件號、責

①按不同事由形成時間的先任者、文號、題名日期、頁數、后排列，所謂事由的形成時間，備注。

即事由的辦結時間，這種方法只

編制歸檔文件目錄的填寫要要求將不同事由的文件，按其辦求：① 件號：填寫室編件號；②結時間的先后順序排列就可以責任者：制發文件的組織或個人，了，而不考慮其他因素。這種方就是發文機關或署名者；③文號：法比較容易掌握，一般適用于“隨發文字號；④題目：文件標題；⑤辦隨歸”的機關。日期：文件的形成時間；⑥頁數：

②按事由的重要程度排列。將以件為單位填寫總頁數，用于統主要職能或重要活動形成的文件計和核對；⑦備注：用于填寫歸檔材料排在前面，其他工作形成的文件需要補充和說明的情況，包文件材料排在后面，或將綜合性括缺損、修改、補充、移出、銷工作的文件排在前面，具體業務毀等。

工作的文件排在后面。會議文件

6、裝盒—指將歸檔文件按室可將會議通知、開幕詞、閉幕詞，編件號順序裝入檔案盒，并填寫工作報告、代表提案，大會決定檔案盒封面、盒脊及備考表等工等重要文件排在前面，其他文件作內容。排在后面。綜合性文件可將計劃、①檔案盒封面：全宗號、、總結、規章、領導講話等排在前保管期限、機構、起止件號、盒面，其他材料排在后面。號（3）對具有保存價值，但因故沒

②盒脊：全宗號、、保管有及時歸檔的零散文件，其排列期限、機構、起止件號、盒號 方法是：可將零散文件排列在相

③備考表：盒內文件情況說應類別歸檔文件的最后或與相關明、整理人、檢查人、日期（隨的某件歸檔文件裝成一件，然后文件裝盒）

在歸檔文件目錄備注欄或備考表

裝盒要求：應按分類方法，中加以說明。不過這種情況在實將不同類別的歸檔文件按件號順際整理工作中應當盡力避免。序分別裝入檔案盒中。不同形成4.編號。歸檔文件的編號，是、不同保管期限、不同機構指將歸檔文件在全宗中的位置符（問題）形成的歸檔文件不應放號進行標識，并以歸檔章的形式入同一個檔案盒中。

在歸檔文件上注明。其目的是記

四、公文歸檔機關文書部門錄和反映分類排列這些系統化工或業務部門將歸檔文件整理裝盒作的成果。通過編號，使歸檔文后，逐年移交給機關檔案室集中件在全宗中的位置固定下來，為保管，稱為“歸檔”。文件材料整理后續的編目工作以及日常管理和歸檔，能保證本機關檔案齊全完查找利用工作提供便利。《規則》整，便于查找利用，又可為黨和指出：“歸檔文件應依分類方案和國家積累檔案財富。排列順序逐件編號，在文件首頁

1、公文歸檔制度

上端的空白位置加蓋歸檔章并填

①歸檔范圍—機關工作活動寫相關內容。歸檔章應設置全宗中形成的具有保存價值的文件材號、、保管期限、件號等必料，經文書部門或業務部門整理、備項，并可以設置機構（問題）立卷后，應定期向檔案部門歸檔。等選擇項”。②歸檔時限—文件材料整理好后

（1）歸檔章的式樣如下： 歸檔時限在第二年的上半年。

×××歸 檔

③★文件歸檔要求：（1）應歸章 檔的文件材料齊全、完整；（2）全宗號

年

度

機文件和電報按其內容的聯系，合構

（問題）保管期限

并整理、立卷；（3）歸檔的文件件號 材料，應保持它們之間的歷史聯

室系，區分保存價值，便于保管和編

館編 利用。

（2）歸檔章：全宗號、、2、歸檔文件的交接手續完成保管期限、件號、機構（承辦機后，機關文書部門就完成了上一關）、問題 年的文書工作，歸檔文件被機關

（3）★簡述加蓋歸檔章的具檔案部門接收后凡進入了檔案管體要求：1）歸檔章應加蓋在歸檔理階段。

文件首頁上端的空白位置，加蓋

件內文件排列方法：1）正本歸檔章不應壓蓋文件字跡，不應在前，定稿在后；2）正文在前，與批示文字或收文章等重疊。2）附件在后；3）原件在前，復制件填寫歸檔章項目應使用用碳素墨在后；4）轉發文在前，被轉發文水等符合檔案保護要求的字跡材在后；5）回復性文件在前，報請料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純性文件在后；6）結論性材料在前，藍墨水等不耐久的書寫材料進行依據性材料在后；7）不同文字文填寫，有條件的單位，還可將本件無特殊規定的，漢文本在前，單位的全宗號、保管期限刻在歸少數民族文本在后，中文在前外檔章上。文在后。

5、編目—指編制歸檔文件目 錄，是歸檔文件整理工作的重要

內容之一。

（一個裝訂成一本，目錄一