第一篇：公文寫作與處理培訓(整理稿)

一、公文的種類： 1、2012年4月16日，中辦、國辦印發(fā)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），以下簡稱“新《條例》”），自2012年7月1日起執(zhí)行。

（注：該新《條例》行政部已于2014年8月29日發(fā)各公司。）新《條例》總的精神是，黨政公文一體化。新《條例》明確，黨政公文文種為15種。

2、按行文流向，15種公文分為上行文、平行文、下行文。上行文：請示、報告、意見（意見通常不用作上行文）。平行文：函、通知、紀要、議案（議案適用于政府提請人大審議

事項）、意見▲

下行文：命令（令）、決定、公告、通告、通報、批復、決議、公報、意見▲▲、通知▲、紀要▲（通知、紀要常用于下行文）

3、起草公文先三定：認定關系，選定文種，確定內(nèi)容。

4、公文有三個標志：套紅頭，編文號，蓋公章（紀要等除外）。公文以外的其他機關應用文，可統(tǒng)稱為非公文，如報道、總結、調(diào)查報告、計劃、草案、講話等。

通過公文（主要是通知）來批轉、轉發(fā)或者印發(fā)，非公文可以成為公文的組成部分，叫附件。（其中：批轉，用于上轉下；轉發(fā)，用于平轉平，下轉上；印發(fā)，用于印發(fā)非公文或公文中的意見。

5、行文要行公文。

6、公文的發(fā)送形式有兩種：主送，抄送

二、常用公文的具體用途：

1、通知：（1）指令性通知：部署工作、批轉/轉發(fā)/印發(fā)文件

（包括公文和非公文）

（2）告知性通知：傳達事項；任免干部

2、請示：請示上級指示或批準

3、報告：向上級匯報工作；反映情況；答復詢問；報送文件

4、紀要：記載、傳達會議情況和議定事項

5、函：不相隸屬單位間商洽工作、問答問題、請示批準事項、作出答復

6、通報：表揚、批評、交流

7、請示與報告有六個區(qū)別：

（1）行文時間不同，請示是事前；報告可事前、事中、事后；（2）行文范圍不同，請示一文一事；報告可一文一事，也可一

文多事；

（3）行文手法不同，請示說理多；報告敘事多；

（4）行文程序不同，請示盡可能事先經(jīng)過橫向協(xié)調(diào)；報告不必；（5）行文目的不同，請示是請求指示、批準；報告是匯報工作、反映情況、答復詢問；

（6）上級處理方式不同，請示是上級要批復；報告上級不需要

批復（注：領導可能對報告有批示，但不能視作批復）對請示的處理和反映形式有：（1）批復；（2）批轉；（3）通知（上級辦公室發(fā)出的）；（4）抄告（上級辦公室發(fā)出的），“市政府辦公廳發(fā)出的抄告單”可視同批復。

8、紀要與記錄有三個區(qū)別：（1）紀要是公文；記錄不是公文；（2）紀要要加工整理；記錄忠實于原話；（3）紀要要印發(fā)執(zhí)行；記錄只要歸檔備查。

三、公文的格式

1、文頭（紅線以上）：黨委發(fā)文格式取消紅線中間的“★”

2、文中：大標題、主送、正文、落款、成文日期（公章跟日期走）取消“此頁無正文”，正文和落款同處一頁；

公文如有附件，需加附件說明，位于落款之上，正文之下，下

空1行，左空2格；

公文如有附注，位于日期之下，左空2格，用括號

3、文尾：在黑線以下，取消主題詞

四、公文的大標題、結尾語

1、大標題：完整性、簡潔性、準確性

完整性：對上報時，發(fā)文單位+事由+文種（盡可能三要素寫全）簡潔性：能簡則簡，簡在事由 準確性：不能有歧義

2、結尾（常用公文的結尾語）：

（1）通知：以上通知，請認真貫徹執(zhí)行。（指令性通知）

以上通知，請按照執(zhí)行。（指令性通知）以上通知，請組織落實。（指令性通知）特此通知。（告知性通知）

（2）請示：以上請示，請予批復。

以上當否（妥否/行否），請批示。以上請示,請審批。

（3）報告：特此報告。

以上報告，請審閱。

以上報告，如有不當，請指正。

（4）紀要：會議最后要求??

會議號召??

（5）函：特此致函。（不用答復的去函）

專此函告。（不用答復的去函）以上請予支持為盼。（不用答復的去函）此上當否，請予函復。（需要答復的去函）以上請予支持，并盼復。（需要答復的去函）

3（6）批復：特此批復。

五、行文規(guī)則

1、上行文規(guī)則：

請示一文一事；報告中不夾帶請示事項；不得多頭、越級、向領導個人請示（領導交辦的除外）；請示不抄送下級；轉報下級請示，要表明自己的意見（如，擬同意該請示，現(xiàn)予轉報，請予批復）；受雙重領導的單位請示件一主送一抄送。

2、平行文規(guī)則：“兵對兵”、“將對將”

3、下行文規(guī)則：涉及其他部門的職責，對下行文事先要取得一致意見。

六、公文的寫法

1、通知

（1）指令性通知，如部署工作

總說+通知事項+結尾（總說：背景、目的、依據(jù)、過渡語）（2）告知性通知，如任免干部 任免內(nèi)容+結尾

2、請示

起因+事由理由+請示事項+結尾

3、報告（匯報工作）

總說+成績+做法（體會/特點）+不足+下步打算+結尾

4、會議紀要：會議簡況（時間、地點、主持人、議題、出席者）+經(jīng)過+觀點（虛寫）+成果（實寫）+結尾

觀點（虛寫），會議認為?? 成果（實寫），會議決定如下事項?? 紀要中可以省略的是觀點和結尾。

5、通報（批評性通報）：

總說（定性、目的、依據(jù)、過渡語）+經(jīng)過+原因分析

+處理情況（如無，可不寫）+下步要求

第二篇：公文寫作與處理 整理稿

按公文來源劃分：1）對外文件，第一章 公 文 是指本機關擬制的向外單位發(fā)出

一、什么是公文：即公務文書，的文件，是作為傳達本機關的意是國家機關及其他社會組織在行圖發(fā)往需。要與之聯(lián)系的針對機使職權和實施管理過程中形成的關的文件。2）收來文件，指由外具有法定效力和規(guī)范體式的文機關擬制的，作為傳達其自身機書，是進行公務活動的重要工具。關的意圖，發(fā)送到本機關來的文其含義：1）公文形成的主體是國件。3）內(nèi)部文件，指制發(fā)和使用家機關及其他社會組織 2公文形都限于機關內(nèi)部的文件

2、按公文成的條是行使職權和實施管理3的行文關系劃分：1）上行文，指公文是具有法定效力和規(guī)范體式下級機關、下級業(yè)務部門向它所的文書4公文是進行公務活動的屬的上級領導機關和上級業(yè)務部重要工具 門所發(fā)出的公文（報告、請示）2）

二、公文的產(chǎn)生與發(fā)展

1、公文，平行文，指同級機關或者不相隸或稱文書、文件，是一種社會現(xiàn)屬的，沒有領導與指導關系的機象，是人類社會實踐活動的產(chǎn)物。關之間的一種行文（函）3）下公文是隨著階級、國家、文字的行文，指上級領導機關對所屬的產(chǎn)生而產(chǎn)生的，隨著生產(chǎn)與管理下級機關的一種行文（指示、決活動的發(fā)展而不斷發(fā)展的。

2、定、通知、批復）

3、按公文秘密公文的發(fā)展階段：① 恩格斯把文程度和閱讀范圍來劃分： 1）秘字應用文獻記錄，即文書工作的密文件，指內(nèi)容涉及黨和國家的出現(xiàn)當作人類文明的重要標志②秘密，需要控制知密范圍和知密原始社會：結繩記事；商代后期：對象的文件（分為絕密、機密、甲骨文書—是我國迄今發(fā)現(xiàn)的最秘密三種）2）普通文件，指非早的文書檔案；西周：設立了專無密可保，可供任何人閱看的文門管理文書的機構與起草文書的件3）公布文件，是向人民群眾和官吏；《尚書》是我國最早的一部國內(nèi)外公開發(fā)布的文件，如公告、政治文件匯編本；秦漢時期，是通告、公報、法律、法令，中央我國封建社會文書工作的確立時領導同志的講話、報告

4、按公期，秦代出現(xiàn)的“書”、“奏”，是文的制發(fā)機關性質(zhì)劃分：1）法律、我國最早的上行文；漢代及稍后，法規(guī)文件，指由中央和地方各級又出現(xiàn)了章、表、疏、議、啟等權力機關、行政機關所制發(fā)的法上行文，官府之間移書、關、刺、律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章（分咨等平行文，另令、諭、制、教為三種：法律文件、法令文件、等下行文；1912年元月，臨時政行政法規(guī)與規(guī)章文件）2）行政文府規(guī)定公文分為：令、咨、呈、件，指國家機關在日常公務活動示、狀五種。③漢代以前，我國文中所形成和使用的文件，如請示、書的載體材料一般為：金石、青報告、通知、意見等。3）黨的文銅、竹木、謙帛等 直至 東晉末件，指中國共產(chǎn)黨的機關、組織年，太尉恒玄下令公文統(tǒng)一用紙。形成和使用的文件，反映黨的領

三、文書、文件和公文

1、文導、工作和建設等活動。

5、按公書：可以作為所有文件材料總稱，文內(nèi)容性質(zhì)與作用來劃分：1）指既可指公務文書，也可以指私人揮性公文件，指上級領導機關對文書，是一個整體概念。—最早下級機關或群眾發(fā)出的用以領導出現(xiàn)于西漢。

2、文件：—出現(xiàn)于與指導工作的公文，如命令、指清末。廣義上說：文書一樣，既示、決定、意見、批復和政策性可指公務文件，也可指私人文件，通知等。2）規(guī)范性公文，指由機有時也可以指文件材料的總稱。關、組織、社會團體依據(jù)法律、狹義上說：文主要是指機關、組行政法規(guī)和及組織章程制定的，織制成和發(fā)布的具有固定格式和要求其成員在工作活動等方面嚴文件版頭的正式行文。

3、公文：格遵守的行為規(guī)范，如各種條例、是指各機單位為了辦理公務而形規(guī)定、辦法、細則、章程、規(guī)則成的文件材料。—出現(xiàn)于東漢末等3）報請性公文，是下級機關向年和三國時期。

4、在機關中三者上級機關匯報工作、反映情況、都是指國家機關及其他社會組織請示問題所使的陳述性、請求性在工作活動中形成和處理的收來公文，主要是報告、請示4）知照文件、發(fā)出文件以及機關內(nèi)部所性公文，指機關單位發(fā)布的需要使用的文件 材料，即公務文書。周知或遵守，以及各機關單位之第二節(jié) 公文的特點與作用

間聯(lián)系工作，通報情況所使用的一、公文的特點：1）有法定的作公文，如公報、公告、知照性者 2）有法定的權威 3）有特定通知、通報、函等。5）記錄性的效用 4）有規(guī)范的體式 5）有公文，指各機關、組織用以記載規(guī)定睥處理程序

法定作公務活動以備查考的公文，如會者：是指依據(jù)憲法和其他有關法議記錄、電話記錄、會議紀要、律、章程、決定成立的并能以自大事記、值班日志等。

6、按文件己的名義行使法定的職能權利和的緩急程度劃分：1）急件（兩負擔一定的任務、義務的機關、種：特急件、急件）2）平件；組織或代表機關組織的領導人。按文件的使用范圍劃分：1）通用行文單位：能在自己的職權范圍文件 2）專用文件 3）技術文件；內(nèi)制發(fā)文件的機關、部門或單位，按文件的發(fā)送目的劃分：1）主送稱為行文單位。公文的制發(fā)：經(jīng)件、抄送件 2）批轉件、轉發(fā)件；過起草、核稿、簽發(fā)等程序。公按文件的處理要求劃分：1）需辦文的簽收：簽收登記、分辦、批文件（辦件）2）參閱文件（閱辦、承辦、催辦等。件）；

二、公文的作用：在于它是黨和

二、公文的名稱：統(tǒng)稱文種。它國家具體領導和管理政務，機關是根據(jù)發(fā)文機關的權限、發(fā)文機之間相互進行聯(lián)系以及機關內(nèi)部關和收文機關之間的關系以及發(fā)處理工作事務的一種工具。公文文的具體目的和要求而確定的。作用：1）領導與指導作用 2）行公文文種的確定：1）公文機關的為規(guī)范作用 3）傳遞信息作用 4）權限 2）發(fā)文機關和收文機關間公務聯(lián)系作用 5）憑據(jù)記載作用 的關系 3）發(fā)文的具體目的和要第三節(jié) 公文的分類與名稱

求1、1993年11月21日 國務院

一、公文的分類：

1、公文的分類 辦公廳 《國家行政機關公文處理辦法》 12類13種命令（令）、議案、決議、指示、公告、通告、通知、通報、報請、請示、批復、函、會議紀要 2、1996年5月3日中共中央辦公廳正式發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》，規(guī)定黨的機關公文文種有14種：①決議 ②決定 ③指示 ④意見 ⑤通知 ⑥通報 ⑦公報 ⑧報告 ⑨請示 ⑩批復 ⑾條例 ⑿規(guī)定 ⒀函 ⒁會議紀要3、2000年8月24日，國務院發(fā)布了新的《國家行政機關公文處理辦法》現(xiàn)行公文文種13種：1）命令（令）2）決定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通報 7）議案 8）報告 9請示 10）批復 11）意見 12）函 13）會議紀要 第二章公文寫作公文寫作概述

一、公文寫作是代機關立言公文寫作，指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現(xiàn)機關領導意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。考試大自考站，你的自考專家！起草初稿：是指構思基本完成后動筆行文，寫出公文初稿有的具體過程。討論修改：是指對初稿作進一步加工直到形成送審稿的過程。★公文的起草的組織可分為：1）由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文。2）由多人共同討論、構思和準備材料，最后由一人執(zhí)筆（最普遍的基本組織形式）3）由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿全文

二、★公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在兩方面：1）在思想內(nèi)容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強（1）政策性強：就是要求政治上正確，思想觀點正確，準確地宣布、傳達、體現(xiàn)黨和國家的方針、政策的精神。（2）針對性強：就是要求有的放矢，切中要害。（3）科學性：就是反映工作的實際情況和客觀規(guī)律，敢于實事求是，能夠及時地、正確的提出問題、分析問題和解決問題，經(jīng)得起時間的考驗，經(jīng)得起實踐的檢驗。2）在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規(guī)范。結構嚴謹：是指章法問題、布局謀篇的問題。要示：主次分明、條理清楚；重點突出、銜接自然；聯(lián)系緊密、完整劃一。語言精當：是指運用語言要精確、簡明、貼切、恰當。既要符合語法，修辭和邏輯的要求，又要恰如其分地表達內(nèi)容。行文規(guī)范：是指公文的種類、格式等都由國家統(tǒng)一規(guī)定，書寫要清楚，標點要正確文面要整潔。

2、公文效用：是指公文對機關公務活動所起的作用。公文效用所起的作用：領導和指導作用、法規(guī)和準繩作用、溝通和聯(lián)系作用、依據(jù)和憑證作用。

三、機關領導要親自動手撰寫重要公文 領導干部親自動手起草起草重要公文是領導工作中的原則性問題。第二節(jié) 公文寫作的特點和要求

一、★公文寫作特點：1）被動寫作遵命性強 2）對象明確針對性強 3）集思廣益群體性強4）決策之作政策性強 5）急迫之作時限性強 6）講究格式規(guī)范性強

二、★公文寫作基本要求（寫好公文中正文應注意的問題）：1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性 2）要實事求是，在業(yè)務上符合客觀規(guī)律3）在文字表述上準確、鮮明、生動，符合語法與邏輯 4）公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。5）要注意選用書寫的載體與字跡材料體式：公文文體、結構、附加標記和文件格式。程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用圓珠筆和鉛筆；使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水，不使用純藍、紅色墨水。

第三節(jié) 公文寫作步驟與方法

一、公文寫作的步驟：1）明確發(fā)文主旨 ①公文的中心內(nèi)容是什么子②根據(jù)公文內(nèi)容，準備采用什么文種③要明確公文發(fā)送范圍和閱讀對象④明確發(fā)文的具體要求 2）收集有關材料①收集、閱讀和研究有關的文件材料②深入下去，收集有關的實際材料a 收集有關材料要求：真實、典型、適用、時效3）擬出寫作提綱先寫什么、后寫什么、分幾個段落、幾層意思4認真起草正文（導語、主體結束語）5反復檢查修改

二、正文起草步驟：1）把握公文主題，選好用好材料； 2）觀點正確情況確實3）內(nèi)容涉及的有關部門要經(jīng)過會商取得一致意見； 4）文字表述要簡練，交代問題要清楚

三、公文的修改有以下幾方面：1）關于主題的修改：看主題思想是否正確、論述是否集中、挖掘是否深刻。2）關于觀點的修改 ：觀點是否正確，表達有無問題。3）關于材料的修改 ：材料是公文的基礎，有了正確的觀點，還要通過恰當?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。4）關于結構的修改：包括：

1、公文總體結構的修正

2、起承轉合的調(diào)整

3、層次位置的改變

4、詳略的更動

公文結構是為表現(xiàn)公文主旨，表達公文內(nèi)容服務的對公文結構進行修改調(diào)整，其目的在于使公文更加嚴謹、暢達、勻稱和完整。5）關于語言的修改：準確、鮮明、精練、生動

四、★公文寫作人員修養(yǎng)重要性與體現(xiàn)和途徑：1）公文寫作是各級機關工作的重要組成部分，是一項政治性和政策性很強的工作；2）公文是國家黨政機關實施領導與管理的重要工具與手段。體現(xiàn)：1）政治素質(zhì)好：明確的政治方向、堅定的政治立場、敏銳的政治洞察力和政治鑒別力。嚴守紀律，嚴守保密制度；2）有一定政策理論水平公文寫作是執(zhí)行政策、依靠政策、理解政策、表達政策的過程。政治水平的高低直接決定公文寫作的成敗；3）熟悉業(yè)務和機關工作情況；4）有較寬的知識面； 5）有較好的文字功底.途徑：1）與時俱進勇于創(chuàng)新 不斷學習、不斷實踐、不斷提高、不斷創(chuàng)新；2）博覽群書增長知識勤于、勇于、善于向書本學習；3）深入實踐勤學苦練勤學苦練、鍥而不舍、持之以恒。考試大收集整理 第三章 公文的體式與搞本

第一節(jié) 公文的體式

一、公文的體式是指：公文的文體、結構要素及在格式上的安排。公文體式作用：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便。

二、公文的文體

公文的文體：是指公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。公文的文體具有應用文體的一般特點：實用性、嚴肅性、程式性。

1、公文的表達方式：是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標志 主要有：敘述、議論、說明1）敘述，是將人物的經(jīng)歷和事件的發(fā)展變化過程所作的敘說和交代，除計劃性、法規(guī)性文件一般不采用敘事、指令性文件較少采用敘事外其他通知、通報、請示、報告、總結、會議紀要都必須以敘事為基礎。如通知、通報、請示、報告、總結、會議紀要以敘事為基礎。★（公文敘事與一般記敘文的不同：

1、公文的敘事是通過對基本情況或個別事實的敘術來說明一定的問題，達到反映情況、交流思想、闡明觀點的目的。

2、主要是順敘

3、在敘述的同時，可恰當?shù)剡\用倒敘、插敘、分敘等方法）2）說明，是用簡明扼要的文字，把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關系、功用等客觀真實地解說清楚。說明是公文寫作中最常見、最主要的表達方式。（說明的主要方法有：

1、定義說明，指用下定義的方法來說明事物的性質(zhì)和特征。

2、注釋說明，指對事物的性狀、特征、成因等作簡要的注釋。

3、比較說明，指運用同類事物或不同事物跟所要說明的事物作比較。

4、數(shù)字說明，指用確切的數(shù)字來說明事物。

5、舉例說明，指根據(jù)事物在形狀、成因、功用、關系等屬性的差別，劃分成若干類別，分別加以說有的方法。

6、圖表說明

7、引用說明

8、分析說明）3）議論，是義事說明把道理說清楚。（議論的要素：

1、論點，又叫論題或觀點，是議論的核心。

2、論據(jù)，是證明論點真實性的根據(jù)。

3、論證，是運用論據(jù)來證明論點的方法和過程。論點、論據(jù)、論證三者間的關系：論點是統(tǒng)帥，回答“要證明什么”的問題—是議論的核心；論據(jù)是基礎，回答“用什么證明”的問題。分三類：一類是事實論據(jù)；二是理論論據(jù)；三類是政策法規(guī)；而論證是溝通二者間內(nèi)在聯(lián)系的橋梁；回答“如何證明”的問題。）

三、公文的語言特點：1）準確（是公文語言的主要特征和基本要求）2）簡明 ：用最少的文字表達盡可能多的內(nèi)容。3）莊重：指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。4）得體：指公文語言的運用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件的特定需要相適應，在準確表達的基礎上，進一步促使受文對象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應。得體的基本要求： 是發(fā)適應行文的語體風格；是要分清上下級關系，掌握好分寸； 是要多運用公文的專用語。

四、公文中的常見詞語：1）特定用語——它言簡意賅、簡潔明快、典雅莊重，其特定含義是人所公認的。包括：

1、端用語—用于表示行文目的、休養(yǎng)所與原因的。如為、為了、關于、由于、遵照、依照、依據(jù)、茲有、茲因、茲定于、茲將、茲介紹等。

2、引敘用語—在引敘來文（電）時使用，如現(xiàn)接、近接、膠接、欣悉、近悉、敬悉、據(jù)報、據(jù)查、據(jù)了解等。

3、經(jīng)辦用語—表示工作辦理的時間及過程，如業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、復經(jīng)、一經(jīng)、迭經(jīng)、前經(jīng)、茲經(jīng)、經(jīng)過、通過等。

4、稱謂用語—用以表示不同人稱的，如我局、你局、貴局、該局（公司、廠、處）等。

5、期請用語—用來表示請求與期望，如擬請、函請、務請、懇請、希、希望、望、希即等。

6、表態(tài)用語—用來對來文表明態(tài)度，如同意、照辦、可行、擬同意、不同意、不要、不妥、請核查等。

7、綜合用語—對所敘述的情況進行綜合時使用，如，如上所述、綜上所述、上述、總之等。

8、過渡用語，如為此、據(jù)此、因此、現(xiàn)函復如下、現(xiàn)通告如下等。

8、過渡用語—在公文的段落之間使用、承上啟下，起過渡作用。（為此、據(jù)此、因此、現(xiàn)函復如下、現(xiàn)通告如下等）

9、謙敬用語，如恭請、敬請、謹請、惠于、惠贈、惠示、承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝、不勝榮勝、不勝感激等。

10、結尾用語，如此令、此布、此告、為要、為盼、請批示、請批復、特此函告、特此函達、特此通知、特此通告、請遵照辦 理、請認真貫徹執(zhí)行、以上意見如無不妥，請批轉各地區(qū)執(zhí)行等。）2）慣用語，指一定民族語言中長期形成的習慣用語，如“抓辮子”、“吃大鍋飯”。3）縮略語，是較長詞語縮短省略而成，如“一國兩制”、“三個代表”4）成語，一種相沿習用具有書面語言色彩的定型詞組或短語。5）引用語，指在寫作中引用前人的現(xiàn)成語句來論證或說明文章中所要論述的問題①引用名人名言；②引用古書上現(xiàn)成語句③引用黨和國家領導機關重要文件中的語句。

第二節(jié) 公文的構成要素與書面格式

一、公文的構成要素（公文的組成部分）：發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、公文公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞等—是由黨和國家在關部門頒布的規(guī)范性文件所規(guī)定的。公文的書面格式：指公文的各要素在公文文面上所處的位置和書寫樣式。——是公文在形式上區(qū)別于一般文章的重要標志。★公文的眉首部分包括：1）公文份數(shù)序號：將同一文稿印制若干份時每份的順序編號（不是所有都需要）——規(guī)定帶有密級公文要編制份數(shù)序號位置：位于版心左上角成本頂格第一行；一般由六位阿拉伯數(shù)字（不得少于2位）組成。其位置在版心左上角頂格第1行，數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時，前面用“0”（零）補齊2）密等級和保密期限：是指公文秘密程度的一種標志。分為絕密、機密、秘密三級；涉及黨和國家秘密的公文應標明密級。標注方法：在密級與時限中間加“★”。如“秘密★六個月”、“絕密★長期”。位置：位于文件首面公文版頭右上角第一行3號黑體，凡傳遞秘密公文應在文件封皮上加蓋戳記注明。保密時限：一般分一年以內(nèi)，一年用一的以上，長期和期限不作標注，凡不作標注的可按二十年認定。絕密：是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。機密：是重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。秘密：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損失。3）急程度 ：是對公文送達和辦理的時間限度。（包括：特急和急件，電報分為：特提、特急、加急、平急，位置在文件首頁文頭右上角，需要與密極同時使用，緊急程度置于密級之下，上下對齊。時限送達的文件須在文件封筒上注明“務于某日某時送到”或“限某日某時送達”。）4）發(fā)文機關標識（文頭），是發(fā)文機關用來制發(fā)正式文件時使用的的固定版式的發(fā)文機關標識。位置：發(fā)文機關版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞，約占圖文區(qū)的三分之一或五分之二。字體選長宋體。—使用這種套文頭的文件，通常稱之為“紅頭文件”。、黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。5）發(fā)文字號：指由發(fā)文機關編排的文件代號。（由發(fā)文機關代字、年份（加六角括號[ ]）和序號組成）★發(fā)文字號作用：1）統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。編排發(fā)文字號要力求準確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。位置：有版頭的文件，應標注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列；用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標題之上，右側排列：“命令（令）”則在公文標題下面當中，寫“第X號”。簽發(fā)人：在上報的公文中才出現(xiàn)的目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報的公文內(nèi)容負責。一般供上行文使 用。位置應平行排列于公文字號右側，與發(fā)文字號同處在一行 ★公文主體部分包括：1）公文標題，：由發(fā)文機關名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括和提示。位置應于紅色橫線下分1行或多行居中排列（省略情況：

1、省略公文機關名稱

2、省略事由的

3、機關名稱和事由同時省略的）2）主送機關，：指主要受理公文的機關。也就是發(fā)文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。（一般有三種情況：

1、上級機關對下級發(fā)出的公文，下級機關單位負有貫徹執(zhí)行的責任，除批復外，有兩個以上主送機關。

2、下級機關向上級領導機關報發(fā)出的請示報告等上行文，一般只有一個主送機關。

3、直接向社會公眾發(fā)布的公文，主送機關就沒有必要再寫了）位置應在正文之上公文標題左下方，無論一行或多行，應靠左頂格書寫。3）正文：是公文的主體部份，用來表達公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖，是公文的核心。可分為： ①導語（導語寫作有：

1、依據(jù)式，簡要說明發(fā)文的根據(jù)，常用語有根據(jù)、按照、遵照等。

2、目的式，開宗說明發(fā)文的目的，常用語有為、為了等。

3、原因式，簡要說明發(fā)文的原因，常用簡潔語言，以敘述、說明或夾敘夾議的方式開頭）②正文主體，是公文最主要部分，也是寫好公文的關鍵和難點所在。正文主體一般要求：③結束語，正文的結尾1）內(nèi)容要符合黨路線方針政策和有關規(guī)定，符合國家的法律法規(guī)，提出新的政策規(guī)定要注意保持連續(xù)性，提法要同已公布的文件相銜接；2）所反映的情況問題數(shù)據(jù)等必須真實可靠，提出的措施和辦法要切合工作實際，切 實可行；3）內(nèi)容涉及的有關部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)會商，取得一致意見；4）文字表達概念準確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實是求是，合乎語法規(guī)范，正確使用標點符號；5）公文中的數(shù)字年份均不能回行。4）附件，附件說明位于正文的左下方，公文生效標識之上，注明所附文件材料名稱及件數(shù)，——應在正文下一行加以標識形式有：圖表、目錄、名單、簡介及其他有關文件材料。位置應于正文左下方，公文生效標識上。注明附件材料名稱及件5）成文時間，指公文形成的時間是一項重要內(nèi)容，它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。（年、月、日要寫全-用漢字位置應標注在發(fā)文機關署名下方。不論其文字多少，都要注意二者的距離相稱。注意事項：（1）一般情況下，以領導人簽發(fā)日期為準。（2）經(jīng)會議討論通過的公文，以會議通過的日期為準，并加括號寫在公文標題的 正下方。（3）法規(guī)、規(guī)章類文件以批準日期為準。（4）兩個以上機關的聯(lián)合行文，以最后一個簽發(fā)機關的領導人的簽發(fā)日 期為準。（5）一般的日常事務性公文，如涉用具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文日期經(jīng)它們的印發(fā)日期為準。6）公文生效標識，指在正文或附件之后加蓋發(fā)文機關印章或簽署人姓名，是證明公文效力的表現(xiàn)形式。（1）單一發(fā)文機關（落款不署發(fā)文機關名稱，只標成文時間，在成文時間上加蓋機關印章即為公文生效標識）（2）聯(lián)合行文印章（3）關于在公文中不再標識“此頁無正文”的說明—用調(diào)整行距和字距的方法處理7）附注，是對公文的發(fā)放范圍，使用時需注意的事項加以說明。應用圓括號括入，左空2字標識在成文時間下一行。★公文的版記部分：1）主題詞，指能夠準備表達公文主題內(nèi)容便于公文檢索查詢的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。位置：位于注釋或特殊要求說明左下方，文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個主題詞。★主題詞作用：1）可以準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容；2）提高文件檢索查詢速度，有利于提高整個機關的辦事效率（主要表現(xiàn)在：一快，二準，三全）；3）有利于文書檔案管理的規(guī)范化系統(tǒng)化科學化1997年12月，國務院辦公廳秘書局修訂發(fā)布的《國務院公文主題表》共由15類1059個主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分三個層次。第一層是對主題區(qū)域的分類。第二層是類別詞。第三層是類屬詞。注意事項：（1）必須在公文主題詞表中選用主題詞。（2）公文主題詞表中的類別標題不作主題詞。（3）主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。（4）一公文件有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二主題內(nèi)容進行標引。（5）在公文上標注主題詞，要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。⑹“主題詞三字居左頂格用3號黑體字標注在抄送機關上1行，”主題詞“后標冒號；冒號后標主題詞的詞目，詞目之間應有一個安的間距，一般不超過五個主題詞為宜。

2）抄送機關，指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。（抄送機關要掌握的原則：①抄送要限于同文件內(nèi)容有關，需對知道或協(xié)助辦理的機關，既不濫報濫送，也不漏報漏送。②向上級機關的請示、報告，不可同時抄送下級機關。③向下級機關的重要行文，可抄送直接上級級關，翻印或轉發(fā)上級機關的文件，不要再上報上級機關。④一般情況下，下級機關不得越級行文請示、報告，也不得越級抄送文件，因特殊情況必須越級，應抄送被過的上級機關。⑤受雙重領導單位的請示、報告，應根據(jù)文件內(nèi)容確定主送和抄送機關，上級機關向受雙重領導單位的行文，應視文件內(nèi)容抄送受文單位的另一個上級機關。）

位置：位于主題詞下一行，左空1字用3號仿宋標識“抄送”，“抄送”后標冒號，抄送機關用頓號隔開，回行時與上1行的抄送機關對齊，最后一個抄送機關后標句號。

3）印發(fā)機關和印發(fā)說明，是對文件制發(fā)情況的說明記載，包括文件制發(fā)單位名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等，位置應于抄送機關之下，印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字，然后在下方劃一條與版心等長的橫線作底線，底線下面右側標注印制份數(shù)。位置：位于抄送區(qū)域橫線之下，左側行首空一個字標注制發(fā)單位名稱，右側注明印制時間，行尾空一個字。然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長的間隔線作底線，底線下面右側標注印制份數(shù)。印制單位：一般是各級機關的辦公廳（室），使用全稱或規(guī)范化簡稱。印發(fā)時間：是秘書部門起印文件的時間，要完整寫出年月日。印制份數(shù)：是該份文件所印的數(shù)量。注：翻印文件的說明同印刷說明大體相同，但翻印秘密文件時須經(jīng)制發(fā)機關批準或授權，翻印后要向原發(fā)文機關備案，上級機關翻印下屬機關文件可不受此限。版記部分三個項目的含義、標注位置及標注方法，每個項目之間都要用與版心等長的間隔橫線隔開。版記部分—雙稱“文尾”置于公文最后一頁，版記頁面的最后一個要素置于最后一行。

三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）會議紀要格式

第三節(jié) 公文的排版形式與裝訂要求

一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。包括：公文版頭設計，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。1988年9月國家技術監(jiān)督局發(fā)布的《國家機關公文格式》相關規(guī)定：公文排版的有關問題：1）公文用紙尺寸與規(guī)格： 國際A4：長297mm、寬210mm2）公文的書寫形式：一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排。（少數(shù)民族文字除外），正文文字的每行長度與圖文區(qū)寬度相等。多層次結構的標識方法： 第一級用：一、二、三…第二級用：

（一）、（二）、（三）……第三級用：1、2、3、……第四級用：（1）、（2）、（3）

3）字體字號的選用：一般按發(fā)文機關名稱、大標題、小標題、標識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。發(fā)文機關標識使用小標宋，紅色標識；大標題2號宋體，小標題3號宋體；秘密等級，緩急時限、主題詞和各標記字符或其他重點推薦使用3號黑體；一般的公文發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關、正文、附件說明、成文時間、附注、抄送機關、印發(fā)說明使用3號仿宋；簽發(fā)人姓名用3號楷體。4）排版規(guī)格：正文用3號仿宋，每面22行，每行28個字。5）制版要求，版面干凈，字跡清楚，尺寸標準，版心不斜，誤差不差過一毫米。6）印刷要求，雙面印刷、頁碼套正，兩面誤差不超過2毫米。

二、公文的裝訂要求 ：公文一律左側裝訂、不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。第四節(jié) 公文的稿本

一、公文的稿本

1、公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。草稿是指內(nèi)容和和文字表述都還未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。草稿的特點：尚未定型、非 正式、無效力。公文文稿按修改次數(shù) 可分為：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行點可分為：討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿。

2、定稿又稱“原稿、底稿、正稿”是指草稿經(jīng)過修改、審閱、，并由領導人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿，是機關制發(fā)文件的惟一可靠的標準稿本。定稿與草稿的顯著區(qū)別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標記，經(jīng)會議批準通過的定稿有會議批準通過的情況的記載。

二、公文的文本同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試本、暫行本的形式；同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。公文文本按不同用途可分為：1）正本：根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。（特點：蓋有發(fā)文機關印章或領導人親筆簽署，以證實文件的效力）2）副本：凡是根據(jù)公文正本復制、譽抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。（作用：代替正本供傳閱、參考和備查使用）3）存本：公文的存本，是指發(fā)文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本。（特點：根據(jù)正本印制甚至同時印制出來，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標記。存本與副本的區(qū)別：存本是不外發(fā)的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機關以備查考之用，副本有正本一樣的效用。4）修訂本：是對已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實行一段時期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當前的情況需要進行修改補充的的文本，從修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。5）試行本、暫時本：文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標在公文標題中的文種的后面或前面。大多用于一些法律、法規(guī)類文件，在制發(fā)機關認為文件內(nèi)容還不十分成熟，還必須經(jīng)過一定時期實踐檢驗，再行修訂時所使用的。6）各種文字文本：包括二層意思：一是少數(shù)民族地區(qū)，發(fā)文往往是同一份文件使用漢字文本和少數(shù)民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本兩種文本具有同等效力。

第四章 公文的行文規(guī)范公文的行文規(guī)范的意義：為了充分發(fā)揮這些公文的現(xiàn)實效用，機關文書部門必須按照黨和國家有關文書工作的文件規(guī)定或準則來規(guī)范其行文，以保證機關行文和對公文辦理的有條不紊地進行，從而維護機關工作的正常秩序，提高機關的辦事效率。公文的行文規(guī)范：按照一定的規(guī)定或準則來維護機關之間的行文秩序。

第一節(jié) 公文的行文關系公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括：行文關系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。考試大自考站，你的自考專家！公文的行文關系：是指發(fā)文機關與收文機關之間的公文往來關系。行文關系是根據(jù)機關的組織系統(tǒng)、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。

一、確定行文關系原則：1）國家行政機關的隸屬關系和職權范圍 ；2）黨的各級機關的隸屬關系和職權范圍

二、機關之間行文關系的劃分黨政機關的行文關系從隸屬關系和職權范圍可分為：

1、同一系統(tǒng)的機關，既有上級領導機關，又有下級被領導機關，上下級機關之間，構成領導與被領導的關系。—使用“上行文”“下行文”

2、上級業(yè)務主管部門和下級業(yè)務部門之間具有業(yè)務上的指導關系。—使用“上行文”“下行文”

3、非同一系統(tǒng)的機關之間，無論級別高低、既無領導與被領導關系，又無上下級業(yè)務部門的指導關系，它們僅僅是一般性關系，或稱不相隸屬關系。—使用“平行文”4 同一系統(tǒng)的同級機關之間的關系屬于平行關系。—使用“平行文”

第二節(jié) 公文的行文方向與方式★行文方式根據(jù)機關工作的需要分為：1）下行文：是指上級領導機關或業(yè)務主管部門對報屬下級機關或業(yè)務部門的一種行文。（根據(jù)發(fā)文不同上的和要求分為：

1、逐級下行文 ：是指采取逐級下達或者只對直屬下級機關下達的一種行文方式。

2、多級下行文：是指黨政領導機關根據(jù)工作需要，同時下達幾級機關的一種行文方式。

3、直達基層組織和群眾的下行文：是指黨政領導機關直接發(fā)到最基層的黨政組織或者直接傳達到人民群眾的一種行文方式。）2）上行文：是指下級機關或業(yè)務部門向所屬上級領導機關或業(yè)務主管部門的一種行文。（根據(jù)發(fā)文機關的實際工作需要分為：

1、逐級上行文：是指下級機關直接向所屬上級領導機關的一種行文方式。是上行文最基本最常用的一種方式

2、多級上行文：是指下級機關同時向自己的直屬上級機關或更高級的上級領導機關的一種行文方式。

3、越級上行文：是指在非常必要的時候，下級機關可以越過自己的直接上級領導機關，各更高一級的領導機關直至中央的一種行文方式。）3）平行文：是指同級機關、或不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關、部門、單位之間的一種行文。

第三節(jié) 公文的行文規(guī)則行文規(guī)則：是指機關行文必須遵守的具體規(guī)定或準則。★公文行文規(guī)則：1）注意隸屬關系尊重機關職權； 2）大力精減文件嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍； 3）一般情況黨政機關不得越級行文4）牽涉幾個部門的問題，部門間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決，然后向下行文；5）行文必須正確確定主送機關和抄送機關 6）主送機關與公文文種要相互呼應 7）關于聯(lián)合行文的問題； 8）關于請示的行文問題9）關于各級黨政機關辦公廳室的行文問題；10）經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，應視為正式公文依照執(zhí)行。考試大收集整理

第五章 機關法定公文的寫作（上）

一、命令（令）概述

1、命令：簡稱令，是領導機關頒發(fā)的具有強制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。

2、適用范圍：適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤消下級機關不適當?shù)臎Q定。（《辦法》）

3、哪些領導機關有權發(fā)布命令？（1）中華人民共和國主席；（2）國務院；（3）國務院所屬各部、各委員會；（4）縣級以上各級人民政府；（5）鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)的人民政府。

二、★命令的特點：1）權威性（1）主體：鄉(xiāng)以上級別的國家權力機關的執(zhí)行機關。⑵ 內(nèi)容：具有不可更改性。2）指揮性 3）強制性

三、最常用的命令類型：1）公布令：也可稱發(fā)布令或頒布令，適用于國家公布法律，國家行政機關發(fā)布根據(jù)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。2）行政令 ：是國家行政機關為實行重大強制性行政措施而發(fā)布的命令。3）嘉獎令：是領導機關為獎勵有突出貢獻的人員或集體而發(fā)布的命令。還有任免令、動員令、戒嚴令、通輯令、特赦令

四、★命令（令）的寫作 要求：1）必須根據(jù)憲法法律規(guī)定的權限范圍發(fā)布命令；2）要注意各類型命令的共同點不不同點；3）語言要準確、凝煉、莊重、有力。

命令的內(nèi)容：單一、一文一事，篇幅較短。命令的結構由標題、編號、正文、簽署四部分組成。標題一般可以：

1、發(fā)文機關加事由+文種

2、發(fā)文機關（領導人職務）+文種 編號方法：一種是單獨編號（央政府和國家首腦）；另一種不是單獨編號（地方政府）Q各類命令（令）的寫法：① 公布令寫法：要說明公布什么法規(guī)，什么機關什么時候通過，什么時間開始施行。必須把法規(guī)全文放在命令之后同時公布。② 行政令寫法：正文一般由命令原由、命令事項、執(zhí)行要求三部分組成。③嘉獎令寫法：正文一般由先進事跡、嘉獎內(nèi)容、號召三部分組成。★行政令正文的寫法：1）由命令原由、命令事項、執(zhí)行要求組成2）命令原由放在正文開頭，用一兩句話說明發(fā)布此命令的必要和重要性3）命令事項是行政令的主要部分，應把要做什么不能做什么交待清楚，常用分條列舉，使行文清晰。4）執(zhí)行要求放在正文最后，說明執(zhí)行命令過程中的特殊要求，有時還說明獎懲措施。可單獨成段也可作為命令事項的最后一項例出。★嘉獎令正文的寫法：1）由先進事跡、嘉獎內(nèi)容、號召組成2）先進事跡放在正文最前面，扼要清楚地說明受嘉獎人的功績3）嘉獎內(nèi)容說明給予受嘉獎人怎樣的獎勵4）號召表達發(fā)布命令者對于有關人員的期望，向受嘉獎人學習什么。

第二節(jié) 議 案

1、議案：是有議案提出權的機構或人民代表，向同級人民代表大會或其常務委員會，提請審議事項的建議性公文

2、適用范圍：是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。

二、議案的特點：1）行文關系及辦理程序的法定性 2）行文內(nèi)容的單一性和可行性①議案內(nèi)容必須單一，一個議案提請審議一個事項。②提交會議審議的事項，必須是成熟的，可以實施的。

三、議案的類型： 1）由職能機構提出的議案（職能機構：主要指國家權力機構的辦事或執(zhí)行機構。如全國人大主席團、全國人大常委會、全國人大各專門委員會、國務院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院）2）由人民代表提出的議案

四、議案寫作注意事項：1）提出的問題重要且已具備解決的條件 2）要注意提出的權限和時限 3）要注意行文格式和辦理程序標題：由提議案人、議案內(nèi)容、文種三部分組成；正文：要說明提出議案的理由及具體內(nèi)容。議案的簽署：提案人可以是機關，也可以是機關首腦。議案的辦理運作程序和一般公文有所不同，所以議案沒有發(fā)文號。議案審議表格：一般包括編號、案由、提議案人、議案內(nèi)容、審議結果等部分。

第三節(jié) 決定 決議

一、決定

1、決定：是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。適用：對于重要事項或者重大行動作出決策和安排。

2、決定的特點：1）內(nèi)容重要 2）政策性強 3）有約束力

3、決定的類型：1）指揮型：對重要事項和重大行動作出決策或部署，其特點是影響大，指揮和導向作用明顯。2）個案型 ：對某些性質(zhì)重要、影響較大的個人或事件作出決定，目的是引起注意或警惕，擴大正面影響，縮小消極影響。3）知照型：有些事情比較重要，需要讓大家知道，用決定的形式公布只是“廣而告之”的意思，并不需要大家都去實施★決定的寫作方法：1）決定的標題，由決定機構、事由、文種構成，在標題下面用括號標出決定日期，有的還標明由什么會議通過 2）決定的正文，三種類型的決定寫法不同：①指揮性，由決定理由、決定事項、執(zhí)行要求組成，事項清楚、執(zhí)行要求明確，具體行文，理由要簡明扼要，事項和執(zhí)行要求，可分開或一起寫，視情況定。②個案性，由決定理由（個案事實分析）、決定事項、期望要求組成，事實分析要清楚，期望要求要具體。③知照性，正文寫作較簡單，把需要“廣而告之”的決定事項例出就行，決定根據(jù)或理由，可不說，有的需說明一下。3）決定的文字要準確、鮮明、簡潔以便領會執(zhí)行。

二、決議：是經(jīng)領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指揮性公文。

1、★決議的特點：1）表達群體意志 2）權威性和約束力。適用：用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。

2、★決議的類型：1）決策部署型，是重要問題經(jīng)過會議充分研究討論后作出的決議，內(nèi)容多半是分析問題的性質(zhì)，提出解決問題的辦法，部署今后的行動。2）結果公布型，是重要會議往往通過一系列決議，有些決議需要公布于眾，這些決議有的簡單，只要說明會議通過了什么，有的詳細，還要說明會議對事項的看法等。

3、★決定和決議的異同：共同點：1）都是下行的指揮性公文，在內(nèi)容方面接近，側重于對重要事項的決策；2）在文字表達方面都要求準確、鮮明、簡潔。不同點：1）形成的程序不完全一樣（決議必須由會議通過，而決定可以由會議作出，也可以由領導機構在職權范圍內(nèi)作出。）2）內(nèi)容的范圍不盡相同（決議多半針對全局性問題作出決策；決定既可解決全局性問題，也用以解決具體問題。）3）發(fā)布形式略有不同（決議以會議名稱發(fā)布；決定也可以會議名稱發(fā)布，但多半以機關名稱發(fā)布。）

第四節(jié) 指示 意見

一、指示：是上級機關對下級機關指工作的公文。★指示的特點：1）針對性 2）原則性 ★指示的類型：按照指示內(nèi)容涉及的范圍，可分：1）涉及全局問題，帶普遍性的指示 2）涉及局部問題，帶有特殊性的指示★指示的寫作：1）指示標題由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成。（如工作特別緊急，則可用“緊急指示”）2）指示 正文一般由指示根據(jù)、指示事項、執(zhí)行要求三部分組成。根據(jù)包括理論根據(jù)、政策根據(jù)、現(xiàn)實根據(jù)等文字要精練扼要，突出主要根據(jù)。指示事項和執(zhí)行要求要寫得具體明白，使下級能正確領會、執(zhí)行。總得說要以政策把握方向，內(nèi)容要明確扼要，條理要清晰

二、意見 ：是黨政機關對重要事項發(fā)表的對工作有指導性質(zhì)的文件

1、意見的類型：意見都是對重要事項發(fā)表見解，但由于發(fā)表見解機構的地們不同，因而意見的類型也有二種。1）直接指導性 2）批轉執(zhí)行型

2、意見的寫作： 注意內(nèi)的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表達條理要清晰。1）意見標題：一般也是發(fā)文單位加事由加文種。但如經(jīng)上級機構批轉或轉發(fā)，則上級多半用“通知”的形式下達，而將“意見”全文附在后面。2）意見正文：一般根據(jù)意見的多少，分部分或分條分點闡述，其第一部分或第一點，多半是提出意見的現(xiàn)實依據(jù)。后面部分則是對工作的具體要求及實施的細則、步驟、方法等。意見的內(nèi)容，要原則而不空洞，具體而不瑣細，要讓下級知道怎么做，但又不致束縛下級的創(chuàng)造性。

第六章 機關法定公文的寫作（中）第五節(jié) 公告 通告 公報

一、公告 通告

1、公告、通告概述公告，是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告，是機關、團體在一定范圍內(nèi)公布事項的告知性文件。

2、★公告通告的特點和差異：1）發(fā)布的公開性，內(nèi)容都是公開的，發(fā)布的目的是要讓大家知道或遵守。差異在發(fā)布的范圍不相同，公告涉及范圍廣通常通過新聞媒體向全世界發(fā)布，通告的范圍小，可通過新聞媒體發(fā)布，也可只在一定范圍內(nèi)張貼公布 2）事項的重要性，公告和通告是代表政府或一定的機構發(fā)布的，其內(nèi)容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式發(fā)布。一般公告公布的，都是比較重大的事情；通告公布的，則次于公告。考試大自考站，你的自考專家！3）操作的嚴肅性，公告由國家各級政權機構發(fā)布，涉及地方法規(guī)的，必須由省級以上人民代表大會準備，一般機關團體不得隨意發(fā)布公告。公告和通告均內(nèi)容重要而涉及面廣，因而操作時必須嚴肅，要嚴格按章辦事。

3、公告和通告的類型，按其內(nèi)容的性質(zhì)，都可以分為： 1）涉及法定事項的公告、通告—有關人員必須遵守2）知照性公告、通告—“廣而告之”不需要遵守或執(zhí)行

4、公告、通告的寫作： 1）符合權限，一事一告；2）內(nèi)容明確，語氣莊重；3）注意格式：① 公告、通告標題的四種形式：發(fā)文單位加事由加文種、發(fā)文單位加文種、事由加文種、只有文種名稱②正文：只要把公布事情扼要寫出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果標題部分已顯示，則最后可以不再另署。

二、公報：

是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件

1、公報的特點：1）具有內(nèi)容的公開性和重要性 2）發(fā)布機關的權威性

2、公報和公告的區(qū)別：1）從發(fā)布機關來說，黨的領導機關多用公報，政府機關多用公告；2）從內(nèi)容來主，宣布單獨事件多用公告，發(fā)布會議情況、談判情況、統(tǒng)計情況等多用公報。宣布要有關人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。

3、★公報的類型：1）會議公報，用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定；2）統(tǒng)計公報，發(fā)布國民經(jīng)濟和社會發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計數(shù)字；3）外交公報，涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發(fā)表的文件，主要公布會談各方面的觀點及取得的共識

4、★公報的寫作：不同類型的公報，寫作時要注意的側重點有所不同：1）會議公報因發(fā)布目的不同而有不同的寫法，如目的是公布會議結果，只要簡明扼要說明最后結果就行了；如目的是傳達會議精神，就要根據(jù)會議內(nèi)容，作詳細的分析闡述。2）統(tǒng)計公報必須由國家各級統(tǒng)計部門或國家指定的機構發(fā)布，任何機構不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性統(tǒng)計數(shù)字。統(tǒng)計公報以發(fā)布各種數(shù)據(jù)為主，其內(nèi)容一定要科學、準確。3）外交公報涉及對外關系，其發(fā)布應遵循法定的審批手續(xù)和途徑。其內(nèi)容涉及各方的觀點和承諾，行文要十分準確和莊重。

通知

一、通知：是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。

1、通知是一促使用面積廣，以下行文為主也可以是平行的公文種。通知是機關使用最頻繁的公文文種。

2、通知的用途：1）上級機關對下級機關通知應該知道或辦理的一般事項；2）發(fā)布某些行政法規(guī)或?qū)ο录墮C關工作指示，不適宜于命令或指示發(fā)布；3）國務院和各部各委員會及地方各級委員會的秘書工作部門轉達它的領導機關的會議通過的文件和領導上的指示；4）平行機關和不相隸屬的機關之間互相通知需要知道的事項

二、★通知的類型： 1）發(fā)布性通知，用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度；2）批轉性通知，用于上級機關轉轉下級機關的公文（如請示、報告等）給所屬有關人員，讓他們周知或執(zhí)行；3）轉發(fā)性通知，用于轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文給所屬有關人員，讓他們周知或執(zhí)行；4）指示性通知，用于上級機關指示下級機關如何開展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事務性通知，用于處理日常工作中帶事務性的事情，常把有關信息或要求用通知的形式傳達給有關機構或群眾。

三、★通知的寫作：1）標題，多采用發(fā)文單位+事由+文種、事由+文種兩種形式。簡單的事務性通知，標題也可只寫“通知”二字。2）正文，不同類型寫法不同：①發(fā)布性通知只要寫明發(fā)布什么規(guī)章，請貫徹執(zhí)行就可。②批轉性、轉發(fā)性通知，簡單的只要寫明批轉、轉發(fā)什么文件，請貫徹執(zhí)行就行，多數(shù)情況下發(fā)文單位要對原文件發(fā)表一下意見，最好另起一段，內(nèi)容是對原文件的評價、對貫徹執(zhí)行提出的要求和希望。③請示性通知：寫法相對比較復雜。大凡指示下級做一件工作，應把工作來由、工作內(nèi)容、工作要求三方面講清楚。指示性通知正文框架：先用一段或幾段說明為什么要做這件工作，相當于引言；工作內(nèi)容和工作要求一般結合起來寫，內(nèi)容多的要分條列出；最后一段或一條相當于小結，對受文單位提出總的要求和希望。④任免性通知，一般只要寫明什么權力機關任合或免去什么人擔任什么職務就行。⑤事務性通知，只要把需要周知或執(zhí)行的事寫清楚就行。事務性工作較瑣細，寫作時要十分仔細。3）其他事項：

1、一般在正文前左上角寫受文機關，在正文后右下角寫發(fā)文機關和發(fā)文日期。

2、少數(shù)通報情況的通知，或受文面極廣的通知，可不寫受文單位名稱。

3、緊急通知一般要在標題標明事由和“緊急通”字樣，并在正文中說明發(fā)出的原因。

通報

一、通報：是在一定范圍內(nèi)表彰先進、批評錯誤，傳達事項的告知性文件。表彰先進、批評錯誤是通報的主要功能也是特有功能。

二、通報的特點：1）周知性 ：在發(fā)文范圍內(nèi)所有人都知道。2）指導性：通報對讀者的思想、行為有指導、導向作用。

三、★通報的類型：1）表彰先進型：用于表彰個體或集體 的先進人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎勵，分析他們的先進思想，指出應該向他們學習什么。2）批評錯誤型：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實，宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質(zhì)，指明應該吸取的教訓。3）傳達事項型：用于將領導掌握的精神或情況傳達給下屬，以便在開展工作、處理問題時能做到心中有數(shù)。

四、通報的寫作（通報的格式與通知差不多）

1、標題：“發(fā)文機關加事由加文種”或“事由加文種”。

2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角

3、受文者名稱：放在正文之前的左上角。

4、正文：不同類型有不同寫法。（1）表彰先進型：一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何向先進學習四個步驟。2）批評錯誤型：應把批評根據(jù)、錯誤事實、處分決定、錯誤性質(zhì)、善后辦法五個方面寫清楚。（3）傳達事項型：一般由兩部分組成，一部分是通報事項的情況或者精神，包括對事項的分析，如它的性質(zhì)、重要性等等；另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或者

報告

一、報告，是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告主要作用是上下溝通。

二、★報告的特點：1）重陳述 2）有主見

三、★報告的類型：

1、按內(nèi)容涉及的范圍可分為：1）綜合報告：多屬例行報告；2）專題報告：就某件事或某個問題專門定的報告，多半是不定期的，根據(jù)實際情況的需而撰寫。

2、按行文的目的不同可分為：1）呈報性報告：行文目的單純，就是將有關情況報告上級，讓上級知道。（一般匯報工作、反映情況、答復詢問的報告多屬此類）2）呈轉性報告：行文目的不僅僅是匯報，它還要求上級機關在同意報告的情況下，將報告批轉或轉發(fā)給有關單位執(zhí)行。

四、★報告寫作要求：1）陳述事實要清楚扼要 2）表達觀點要精練清晰 3）語言要簡潔樸實請示，是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文

五、報告的格式（較簡單）

1、標題多由“事由加文種”形式。

2、正文之前寫受文單位；正文之后署發(fā)文單位和日期。

請示

一、請示的概述 請示：是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。

二、★請示的特點： ①超前性：請示必須是在辦事之前。②說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。③單一性：必須“一文一事”。

三、請示的類型：1）請求批準類 2）請求幫助類 3）請求批轉類

四、★請示寫作要求：—請示內(nèi)容單一，目的較單純

1、★要遵守行文規(guī)則：1）請示應當一文一事；2）請示一般寫一個主送機關，如需要同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關；3）一般不得越級請示，因特殊情況應抄送被越過的上級機關；4）受雙重領導的機關應寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。

2、理由要充分、要求要合理。

3、格式要正確，語言要得體。①標題：一般用“事由加文種”形式。（不能只寫“請示”二字）② 正文：多半按請示理由、請示事項、結束語的順序?qū)憽＃ㄕ埵纠碛蓱猿啥温洧?正文之前寫受文單位，正文之后署發(fā)文單位和日期。（語言要得體）

批復

一、批復：是答復下級機關請示事項的指示性公文。

二、★批復的特點：1）針對性 ：針對“請示”這一文種，針對請示的機關，針對請示的問題。2）指導性：批復針對請示表態(tài)或發(fā)表意見，對下級的工作有指導、規(guī)范作用，下級不能違背上級的批復。

三、★批復的類型：針對請示的內(nèi)容主要是請求批準和請示幫助兩個方面，批復可分為兩類： 1）表態(tài)性批復，主要是答復請求批準類的請示，或同意，或不同意。同意的不必說理由，不同意的一般略說理由。2）指示性批復，針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導下級工作的性質(zhì)。

四、★批復寫作要求：1）要先回應后批復 2）態(tài)度要鮮明，措辭要明確 3）要及時批復

函

一、函：是機關之間辦理日常公務的交往性公文。一般用于平行機關和不相隸屬的機關，但有時也可用于上下級之間的交往。

二、★函的特點：1）形式靈活，適應性強 ； 2）務實性強。

三、★函的類型：

1、商洽函：用于機關之間商洽工作、討論問題。—用于平行機關和不相隸屬的機關。

2、問復函：用于機關之間提出詢問和答復詢問。—用于平行機關和不相隸屬的機關，也可用于上下級之間的交往。

3、請準函：用于向沒有隸屬關系的有關主管部門請求批準。—用于平行機關和不相隸屬的機關。

4、知照函：用于把自己管轄范圍的事項告訴有關的機構。—用于平行機關和不相隸屬的機關，也可用于上下級之間的交往。

四、★函的寫作要求—格式與寫法，與一般書信基本相同：1）一事一函，直陳其事；2）語言要平實、親切、自然。

五、函的格式： 函的正文，一般由緣由、事故、結語（表達發(fā)函者的愿望）三部分組成。會議紀要

一、會議紀要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件。會議紀要要出現(xiàn)于民國末年。

二、★會議紀要的特點：

1、紀要性：把會議的主要精神和議定事項，經(jīng)歸納整理。表述出來，而不涉及會議的一般過程，議而未決的事項。

2、約束性：反映統(tǒng)一精神和議定事項的會議紀要，對與會者和有關人員，具有約束力。

3、知照型：公開發(fā)表或內(nèi)部交流的會議紀要，可以讓群眾或有關人員了解會議情況。

三、會議紀要的類型：1）決議性會議紀要；2）協(xié)議性會議紀要；3）研討性會議紀要。根據(jù)會議的性質(zhì)和擬寫會議紀要的目的，可分三大類：

1、決議性會議紀要：多半是有一定權力的機構召開的研究工作的會議，紀要記載會議的主要精神和決議事項，可以作為傳達和部署工作的依據(jù)，對今后工作的指導意義。—是最為常見的紀要。

2、協(xié)議性會議紀要：由代表不同方面的不同機構聯(lián)合召開的商討共同關心問題的會議，紀要主要記載各方取得的一致辭意見，對各方今后的工作有約束力。這種會議紀要具有協(xié)議書、意見書性質(zhì)。

3、研討性會議紀要：研討問題或交流情況、經(jīng)驗的會議，各抒已見，不需要統(tǒng)一意見，不需要作決議，經(jīng)要只要把各方的主要觀點、意見或情況記下就可以。

四、會議紀要的寫作：

1、會議紀要一般是在會議結束后起草的，經(jīng)主管領導人簽字同意才算定稿。

2、會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”，但中間可以省去“會議”二字。

3、會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結束語三個部分。

4、會議紀要由會議主持機關撰寫，可以在最后署機關名稱和撰寫日期。也可只在正文中寫出主持機關，不另外署名。第3點的★會議紀要的正文寫法：1）正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結束語三部分；2）會議概況介結開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等，其詳略視實際需要決定，應盡可能簡要，一般放在正文開頭，有時可移至正文最后； 3）會議內(nèi)容是主要部分，介結會議討論和決定的主要事項，要寫得觀點鮮明、主題突出、內(nèi)容充實、不可出現(xiàn)漏缺，常見有綜合歸納和分項例舉兩種寫法；4）結束語是小結，往往對與會者、下級機關、有關群眾提出一些希望和要求。

條列 規(guī)定

一、條例，是由黨政領導機關制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作活動、行為等的法規(guī)性公文。條例的類型：1）黨的中央機關制定的條例 ：知用于規(guī)范全黨的工作、活動和黨員行為。2）國家行政機關制定的條例 ：適用于規(guī)范全國性的某一方面的工作。3）地方權力機關制定的條例：適用于規(guī)范地方某一方面的工作。

二、規(guī)定，是各級黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。規(guī)定的類型：1）黨內(nèi)規(guī)定 ：由黨的中央機關制定，適用于對黨內(nèi)某一方面的工作作出的規(guī)定。2）法規(guī)性規(guī)定：由有條件制

定法規(guī)的機構制定，適用于對某一方面的行政工作或某個地方的某項工作作出的規(guī)定。3）一般性規(guī)定：機關團體對某些工作作出的具體規(guī)定，不屬法規(guī)性質(zhì)，但在一定范圍內(nèi)的規(guī)范作用。

三、條例和規(guī)定的寫作：條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種

1、★草擬條例和規(guī)定的原則：1）堅持四項基本原則，為改革開放，搞活社會主義現(xiàn)代建設服務 2）符合憲法和法律，符合黨和國家的路線方針政策 3）從實際出發(fā)，實事求是 4）貫徹民主集中制，充分發(fā)揚民主

2、起草條例和規(guī)定，應當對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進行清理，如果現(xiàn)行的法規(guī)將被起草的法規(guī)所代替，必須在草案中寫明予以予廢止。

3、條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。章條式“適用于內(nèi)容比較復雜的：”條款式“適用于內(nèi)容比較簡單的。

4、語言要準確、嚴密。

機關其他常用文書的寫作

第一節(jié) 規(guī)章類文書

一、規(guī)章類文書：是規(guī)范工作、活動、行為等的規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位及各類組織機構

1、規(guī)章類文書包括：條例、規(guī)定、辦法、實施細則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等文種。

2、★規(guī)章文書的特點：1）具有內(nèi)容的規(guī)范性；2）執(zhí)行的強制性；3）制定的程序性：①內(nèi)容的規(guī)范性：是指規(guī)章類文書是為了規(guī)范特定范圍、特定方面的工作、活動、行為而制定的，它是辦事的準則、活動的依據(jù)、行為的規(guī)范。②執(zhí)行的強制性：是指規(guī)章制度一經(jīng)確定并公布實施，有關人員就必須遵守、不能有特殊例外者，不能任意解釋或變通.③制定的程序性：是指規(guī)章類文書從草擬、確定到公布實施，應按一定的程序進行。考試大自考站，你的自考專家！

二、規(guī)章類文書的寫作四種類型

1、辦法：對某一項行政工作作出比較具體的規(guī)定。—辦法和條例、規(guī)定一樣，同屬行政法規(guī)。（屬行政法規(guī)）辦法的內(nèi)容應：具體、周全、便于操作。多條款形式。

2、實施細則：是實施法律、法規(guī)的細小規(guī)則，它多半是主管總門針對實施法律、法規(guī)時已經(jīng)或者可能出現(xiàn)的種種問題而制定的規(guī)則。目的：是加強法律、法規(guī)的可操作性，保證法律、法規(guī)的順利實施。寫法：一般也是“章條式”或“條款式”，但每一條必須說明是哪個法律或法規(guī)的實施細則。實施細則與法律、法規(guī)的聯(lián)系和區(qū)別： ①區(qū)別為：法律、法規(guī)必須概括；實施細則必須具體，便于操作。②聯(lián)系為：實施細則的內(nèi)容必須和法律、法規(guī)的有關條款相對應

3、章程：是一定組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書。章程的種類：① 組織章程：系統(tǒng)闡明一個組織的性質(zhì)、宗旨、任務、成員、機構、活動方式、經(jīng)費來源等② 辦事章程：是為了辦理某項工作而制定的規(guī)章制度。章程的形式：“章條式”—政黨、較大的社會團體的章程多采用； “條款式”—機構較小、涉及事務不很多的章程采用。4守則：是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則。寫作要求：簡短、精練、易記。

第二節(jié) 計劃類文書

一、計劃類文書，是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。計劃類文書包括規(guī)劃、綱要、計劃、安排等文種★計劃類文書的作用：1）下情上達 ：下級機關通過上報工作計劃，可以得到上級機關的指導和幫助，減少完成計劃過程中的困難。有些工作超出本身權限的，更需要上級機關批準后才能實施。2）上情下達：上級機關把自己的工作計劃告訴下級機關，可以起宏觀調(diào)控的作用，使下級機關能根據(jù)全局的計劃，安排好自己那部分工作。3）統(tǒng)一自身步調(diào)：機關單位通過對本單位工作計劃的討論和制定，可以使全體成員思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，共同為完成計劃貢獻自己的力量。

二、★計劃類文書的特點：1）目標的前瞻性：任何工作計劃都有一個需要完成的預期目標，這目標不是任意確定的，它必須服從更長遠的奮斗目標。2）操作的預想性：工作計劃必須有實現(xiàn)目標的步驟和措施，這些步驟和措施，是根據(jù)主觀和客觀條件，借鑒自己和別人以往的工作經(jīng)驗，設計出來的，它應當具有可操作性，同時又具有尚未經(jīng)實踐檢驗的預想性質(zhì)。

三、★計劃類文書的類型：根據(jù)完成期限、內(nèi)容側重、具體作用的不同，分三大類

1、規(guī)劃類：實現(xiàn)目標的期限較長，往往是五年以上。內(nèi)容側重在工作的指導方針、努力方向，工作的實施步驟和重要措施等。作用主要是針對全局工作作略性、方向性的規(guī)定，以指導局部的、短期的各項工作。文種名稱常用：規(guī)劃、發(fā)展規(guī)劃、遠景規(guī)劃、綱要、發(fā)展綱要等。

2、計劃類：實現(xiàn)目標的期限較規(guī)劃短，以計劃和一年以內(nèi)的短期計劃為多。計劃類文種一般都叫“計劃”

3、安排類：指較短時間段內(nèi)對工作的具體安排。它的內(nèi)容具體、細致、執(zhí)行和檢查均極方便。計劃類文書的格式以“條款式”和“表格式”最為多見，以也條款式和表格式結合使用的四、★計劃類文書寫作要求：1）分析情況要認真細致一定要吃透三方面情況： ①大環(huán)境的形勢及要求，包括全國、本地區(qū)、本系統(tǒng)的發(fā)展形勢及對本單位提出的要求； ② 主觀條件，指本身人力、物力、財力情況及可挖掘潛力； ③客觀條件，指上級和其他部門可能給予的的幫助。2）確定目標要實事求是 3）措施步驟要切實可行 4）條目要分明，語言要簡潔① 標題 ：由機關名稱、適用時間、內(nèi)容類別、文種名稱四部分組成。②正文格式：多用“條款式”或“表格式”。

五、完整的計劃包括：1）現(xiàn)狀分析；2）目標和任務；3）主要措施；4）實施步驟；5）執(zhí)行要求計劃正文的格式以“條款式”或“表格式“最為多見，也有條款式和表格式結合使用的，條款式分條分點，眉目清晰；表格式一般用于說明任務分配，時間安排等內(nèi)容，其好處是一目了然。計劃的文字盡量簡潔，但表達要明確。第三節(jié) 總結

一、總結，是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。總結與計劃關系：總結和計劃是相對應的：計劃是工作之前擬定，用以指導工作；總結是工作之后進行，用以檢查計劃完成情況，認識計劃執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓，目的是提高執(zhí)行者的水平，以利今后的工作。總結的作用：下情上達和提高自身。

二、總結的特點：1）回顧性：總結的內(nèi)容是回顧已經(jīng)做過的工作。2）經(jīng)驗性：從工作中引出經(jīng)驗教訓，為以后的工作提拱借鑒。

三、總結的類型：從內(nèi)容的涵蓋來分，可分兩種：1）綜合性總結 ：是關系全局的總結，內(nèi)容涉及多方面的工作。2）專題性總結：只就一個方面、一項工作，甚至一個問題進行總結，內(nèi)容比較單一。

四、★總結的寫作要求：1）回顧工作情況要實事求是 2）總結經(jīng)驗教訓要著眼未來 3）綱目要清晰，文風要平實標題：常見有單行標題和雙行標題兩類。正文：兩種寫法 1）“分層展開式”：是一種縱式結構，其內(nèi)容和排列順序通常是這樣的：總體概括、主要成績及做法、存在問題、經(jīng)驗教訓、今后努力方向五層內(nèi)容。2）“綱目帶動式”：是一種橫式結構，采用夾敘夾議的寫法，以議論為綱目，帶動具體材料的陳述，內(nèi)容的幾個層次之間是并列關系。

第四節(jié) 調(diào)查報告

一、調(diào)查報告，是針對現(xiàn)實中發(fā)生的較重要的問題，作專門調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫成的書面報告。★調(diào)查報告作用：主要是提供真實的社會情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務

二、★調(diào)查報告的特點：1）針對性強：即調(diào)查報告寫作的目的很明確，都是針對一定的現(xiàn)實問題定的。2）紀實性強：調(diào)查報告的主要任務是提供與要解決的問題有關的事實，是真實的、確鑿的材料。★什么情況需寫調(diào)查報告：1）社會普遍關注或需要引起社會關注的問題的調(diào)查，寫成后供傳媒發(fā)表 2）為領導重要決策服務的有關情況和信息的調(diào)查，寫成后供領導參考 3）為解決較復雜問題服務的專題調(diào)查，寫成后供有關人員參考

三、調(diào)查報告的類型：根據(jù)調(diào)查報告的性質(zhì)和作用分：1）新聞性調(diào)查報告 2）政務性調(diào)查報告 3）個案性調(diào)查報告

四、調(diào)查報告寫作要求：1）深入細致、客觀公平的調(diào)查是寫好調(diào)查報告的前提；2）圍繞問題展示重要的、典型的材料是調(diào)查報告的主要任務；3）調(diào)查報告的標題有公文式標題和新聞式標題調(diào)查報告的格式

① 標題：有公文式標題和新聞式標題兩種形式。a.公文式標題：“對象加內(nèi)容加文種”、“對象加文種”、“內(nèi)容加文種”三種形式。b.新聞標題：有單行和雙行兩種。單行的形式有：直陳式、提問式、結論式等。雙行的一般是正標題點明主題或提出問 題，副標題說明調(diào)查對象、內(nèi)容等。標題中如果沒有“調(diào)查報告”或“調(diào)查”字樣，發(fā)表時一般應注明“調(diào)查報告”或“新聞調(diào)查”。② 正文：一般分前言、主體、結尾三個部分.前言：陳述調(diào)查材料之前的說明，可以介紹調(diào)查對象，介紹調(diào)查的目的和過程，也可闡述調(diào)查的意義，甚至可以點明調(diào)查的結論。主體：調(diào)查報告的主要部分，調(diào)查所得的材料和結論都放在這部分。結尾：調(diào)查報告全文的總結，或再一次強調(diào)結論，或提出建議與希望，或提出進一步思考的問題等。考試大收集整理

第五節(jié) 講話類文書

一、講話類文書：是人們在各種特定的場合發(fā)言時所依據(jù)的各類文稿的總稱——是在公眾場合經(jīng)常使用的文書

二、講話類文書的類型： 根據(jù)講話的場合及主旨的不同，可分為三類：1）講話稿 ：是指各級領導在各種會議上宣讀的文稿。2）開幕詞：是在大會開始時，由主要領導人向大會會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題、向與會代表提出希望的書面文稿。—具有指導性、方向性和基調(diào)性的作用。閉幕詞：是在大會結束時由主要領導人向大大會會宣讀的概括大會主人精神、總結大會成果、指出會后努力方向的文稿。—具有總結性、激勵性和評估性的作用。3）歡迎詞：是對客人的到來表示熱烈的歡迎的一種講話類文書。歡送詞：是是客人時表達良好祝愿的一種講話類文書。答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時，向主人表示感謝的一種講話類文書。

三、★講話類文書的特點：1）口頭性 2）直接性 3）針對性

四、講話類文書的寫作 ：都由開頭、主體、結尾三部分組成。

五、講話類文書的寫作

1、寫作格式①講話稿：沒有固定的寫作格式，往往依講話的內(nèi)容、場合和目的而定。開頭：可彩開門見山的單 直入式，也可以采用設置懸念的提問式，或說明講話目的和原因的交代式。主體：主要是闡明形勢、任務、方法對策等內(nèi)容。結尾：一般總結全文，自然收束，并提出希望。展望未來，使人回味無窮。②開幕詞：開頭：宣告會議開幕，常用稱呼開頭，接著說明會議的組織組織情況。主體：一般先總結以信成敗得失，然后說明大會議題（大會任務）；指出解決這些議題（任務）的有利條件，進行可行性分析，使大家認識到在本次會議上解決這些問題時機是成熟的，條件已經(jīng)具備；還可交代大會議程（主要活動安排情況）。結尾：要有鼓動性、號召性和預祝性，提出要求和希望，意在為大會的順利進行創(chuàng)造良好的氣氛。閉幕詞 ：開頭：概括總結大會的主要成效。主體：包括兩方面內(nèi)容。一是分門別類總結大會情況。二是提出貫徹執(zhí)行的意見。結尾：一般提出號召或希望，也可以鼓舞人心的口號作為結尾。③ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞：開頭：首先要交代歡迎、歡送或是答謝的對象（應用尊稱），然后用熱情洋溢的語言向客人表示歡迎、歡送或是對主人的盛情表示謝意。寫作時應充分流露致詞者的友好心情。主體：這部分內(nèi)容寫作比較靈活自由，無固定的寫作格式。整個主體部分的寫作要充分表示出友好的態(tài)度。結尾：應對主體部分的內(nèi)容做出總結，同時對有關問題，特別是涉及雙方共同關以便向本單位領導匯報。（3）接心的有關事項發(fā)出號召，提出期受上級指示或通知時，要分條記望。寫作時應使用一些具有激勵明指示或通知事項，對時間限制、性、鼓舞性的語言，從而起到振工作安排和要求等要記清楚、準奮人必、激勵向上的作用。最后確。（4）重要的發(fā)話內(nèi)容，要求再寫一些表示祝愿的話語。

2、對方復述，讓對方確認無誤才行。★講話類文書的寫作要求：1）主向別人傳達重要事項時，也應要題要鮮明、集中、切勿顧左右而求受話人復述受內(nèi)容。（5）一定言他，東拉西扯；2）材料要真實、要記下來電話人或受話人的姓新穎；3）布局要清晰、緊湊、講名、職務、以保證內(nèi)容的可靠、究步步推進，環(huán)環(huán)相扣； 4）語保密，并有據(jù)可查。

（三）接等記言要明白、生活，表達要簡單、錄的寫作要求：

1、接待記錄的格明了、生動活潑。

式應包括來訪者的姓名及有關情第六節(jié) 記錄類文書

況、反映的問題及要求、接待人

一、記錄類文書，是指如實記錄姓名、時間以及辦理結果等項。

2、有關內(nèi)容而形成的公務文書。接待記錄的寫作要求基本同于會記錄類文書的類型包括：①會議記議記錄和電話記錄。

錄：是指如實記載有關會議基本

（四）大事記的寫作格式及寫作情況和主要內(nèi)容的文書。還是制要求

1、大事記的寫作一般包括： 作會議經(jīng)要、會議簡報等公務文（1）標題：一般由機關名稱及內(nèi)書的重要依據(jù)。②電話記錄：是在容加“大事記”構成。（2）開頭：用用電話處理公務時，記載有關通于說明編寫目的、意義、體例及話內(nèi)容的文書。③接待記錄：是指時限等。（3）正文：由時間和記在接待群眾來訪時，記載有關接事兩部分構成。按年月日排序。待內(nèi)容的文書。（4）結尾：用于說明材料的真實④大事記：是將本機關本部門工作性和使用、處理等事項。

2、★大的重大公務活動或重大事件按事記的寫作要求：1）要記述“大”年、月、日的先后順序進行如實事。大事不漏，小事不記。2）要記載的一種記錄性文書。具有客客觀真實； 3）要言簡意賅。觀、準確、系統(tǒng)、可信的特點。第七節(jié) 簡報類文書一、二、★記錄類文書特點：1）內(nèi)容簡報：是簡明扼要的書面報告。紀實性 2）材料的直接性 3）語簡報類文書：是用于匯報工作、言的實錄性

三、記錄類文書的寫反映問題、交流經(jīng)驗、溝通情況、作

（一）會議記錄的寫作格式及推動工作展開的一種簡短的、摘寫作要求：

1、會議記錄一般包括要性的信息載體。一般在內(nèi)部運以下部分：1）會議組織情況：應轉，是使用最普遍、最廣泛也是寫明會議名稱、屆數(shù)、起止時間、最常見的應用文書之一。常見的地點、出席、列席、缺席人數(shù)和名稱有：“簡訊”“快訊”“快報”“動姓名以及缺席原因，主持人和記態(tài)”“信息”“工作通訊”“情況通錄人的姓名，會議主要議題等。2）報”“情況反映”“內(nèi)部參考”“摘報”會議議題和議程 3）會議的進程等。

二、簡報類文書的類型：1）和內(nèi)容4）必要的手續(xù)：每次記錄會議簡報：即專門報道、交流有完畢后、散會前把記錄當眾宣讀，關重要會議的內(nèi)容和情況的簡發(fā)現(xiàn)成就或遺漏應立即更正或補報。2）工作簡報：就是反映本部充，然后由會議主持人和記錄人門、本系統(tǒng)各方面工作情況的簡在記錄后邊簽字，并注明本次記報。

三、簡報類文書特點：1）簡，錄的總頁數(shù)。

2、會議記錄一般要即簡報在文字上要簡明扼要 2）做到：1）記錄人必須集中精力，快，即編發(fā)簡報要迅速及時 3）把應該記錄的內(nèi)容迅速記錄下新，即立意要新、內(nèi)容要新

四、來。2）要求記得正確、清楚、完簡報類文書寫作：

1、簡報類文書整，重點內(nèi)容要求準確、詳細。3）的寫作格式： 一般由報頭、主題、對特別重要的會議內(nèi)容，為保證報尾三部分組成。① 報頭：簡報記錄的準確，可根據(jù)現(xiàn)場錄音整的一個突出特點就是有獨特的報理或核對記錄稿，可幾人同時記頭。②主體：主體一般由按語、錄，完畢后核對，整理出一份準標題和正文組成。按語：用來說確、完整的記錄。4）會議記錄明編發(fā)簡報的原因或目的，以引一般用漢字書寫，字體要規(guī)范、起讀者的重視。標題：擬定標題清楚，不要用速記符號或其他非要盡可能做到準確、簡練、新穎、規(guī)范文字、文體，以保證其作為有吸引力。③報尾：正文寫完之后，原始依據(jù)的有效性。

（二）電話記用一條黑線將主體部份與報尾部錄的寫作格式及定價寫作要求： 隔開，在黑線下寫簡報的報、送、一般有發(fā)出電話記錄和接收電話發(fā)單位及簡報的份數(shù)。

2、簡報類紀錄表格填寫。①★電話記錄要注文書寫作要求：1）內(nèi)容要真實、意的情況（接受電話一般應包括確切；2）篇幅要短小；3）針對的內(nèi)容）：1）接受時間。2）來性、指導性要強

電單位和來電會話人、注明其姓第八節(jié) 建議類文書

一、建議類名、職務等身份情況。3）來電話文書概述

1、★建議類文書，是以內(nèi)容。4）處理結果，即將電話記書面形式提出建議、意見的一類錄交有關人員處理的情況，此項公務文書。

2、建議類分文書的分內(nèi)容在受話完畢后才能填寫。5）類：提案、建議三種。①提案：是接電話人姓名，必要時寫明職務。指提請機關或一定組織的會議討②發(fā)出電話記錄一般應該包括：發(fā)論、處理的意見或建議的文書。電時間；發(fā)往機關；發(fā)電話人（姓一般在各級政協(xié)會議和職工代表名、職務）；接電話人（姓名、職大會中使用。②建議：是組織、單務）；發(fā)電話事由。③作電話記錄位或個人對某項工作、某項活動要注意以下（1）接受匯報或了解或某方面的問題提出建設性的意情況時，要記明事件情況，必要見、建議時使用的文書。

二、★建時還要詢問有關情節(jié)和細節(jié)，每議類文書的特點：①建議性②說理個要素、情況都城要細致準確，性：文字表達上力求實實在在，整體情況要完整。（2）電話請示明確具體富于說理性③委婉性：語時，要記清領導機關或領導人作氣要委婉和切中要害

三、建議類的指示或答復，并記明發(fā)話人（傳文書的寫作

1、提案的寫作格式達人或領導本人）的姓名、職務，與寫作要求 ① 提案的寫作一般包括：（1）標 題 寫明XXX單

位XXX會議第X號提案。（2）案 由 此部份簡明扼要地寫明提案的內(nèi)容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。（4）理 由 理由要說明提出建議或意見的原因。（5）辦 法 寫明解決問題的辦法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所寫的時間。②★提案的寫作要求：1）熟悉同提案有關的情況 2）注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。為醒目起見，分別把“案由”、“提案人”、“理由”、“辦法”突出來頂格寫在每部分的開頭。

2、建議的寫作格式及寫作要求①建議的寫作格式：由標題、稱謂、正文和落款組成。（1）標題：有三種寫法：一是直接寫“建議”或“建議書”；二是在其之前加上建議或倡議的主要內(nèi)容，有時還加上建議單位名稱；三是采用文章標題寫法2）稱謂：即被建議單位的名稱或被建議的個人的姓名。（3）正文：一般由前言、主體和結語組成。前言寫建議的背景、原因、目的等；主體寫建議的具體事項。結語寫希望、要求等（4）落款：寫建議者個人、集體或單位名稱，并注明年月日。②建議的寫作要求：1）把握分寸要適度 2）所列內(nèi)容要具體3）表述語言要精練 第十章 公文處理工作第一節(jié) 公文處理工作概述

一、什么是公文處理工作 ：常見有廣義和狹義二種解釋。

1、廣義上說，公文處理工作就是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。廣義可以從以下幾個方面來理解： ①從發(fā)文階段來說：從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關與領導簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。②從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。③從公文的管理來說，機關秘書部門應當切實做好公文的管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。④從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關的機關工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理立卷，進行歸檔保存，必須經(jīng)歷一系列的處理環(huán)節(jié)。

2、狹義方面來說：主要是指機關內(nèi)文書工作人員所承擔的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。考試大自考站，你的自考專家！我們所說的公文處理工作，是指廣義的概念及其理解。

二、★公文處理工作的特點：1）政治性，指機關的公文的處理直接關系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行，還表現(xiàn)在提高機關工作效率的重要環(huán)節(jié)上，還集中體現(xiàn)在它是整個國噥機器正常運轉的重要保證；2）★時限性（主要表現(xiàn)在：

1、凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理，不能延誤。

2、有的公文的處理要講究適時。

3、公文處理的各個環(huán)節(jié)都要注意時間上的銜接。）3）機要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程序的機密性，以及文書工作崗位的重要性；4）規(guī)范性：是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范。★公文處理工作的作用：公文處理工作對機關工作人員所起的作用主要表現(xiàn)在：

1、助手作用。在機關內(nèi)部，公文處理工作是機關領導人和業(yè)務工作者不可或缺的助手。

2、紐帶作用。任何一個機關，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。

3、查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。公文處理工作的作有用與公文的作用的區(qū)別：（1）公文的領導指導作用，行為規(guī)范作用、信息傳遞作用、公務聯(lián)系作用和憑據(jù)記載等作用是通過公文這個載體中的內(nèi)容來實現(xiàn)的。（2）公文處理工作的作用，主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機關工作所發(fā)揮的作用。

第二節(jié) 公文處理工作的任務與組織

一、★公文處理工作的基本任務科學地組織機關的文書工作，及時準確在處理機關的往來公文，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。★公文處理工作的基本任務的主要內(nèi)容包括以下幾個方面：：1）文件的收發(fā)、登記和分送；2）文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；3）文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印；4）會議、匯報、電話的記錄和整理； 5）文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作；6）歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；7）處理群眾來信；8）為機關領導準備有關資料并完成機關領導人交辦的其他文書工作的任務。

二、公文處理工作的組織：組織機構、組織領導和組織形式三個方面。

1、公文處理工作的組織機構：①對于一些較大的機關來說。可考慮設立專門的機構，歸機關的辦公廳（室）領導。這些主要擔負公文公文處理工作的機構，通常被稱為文書文書處理部門，而相對地將機關內(nèi)期貨業(yè)務職能機構稱之為承辦單位或辦文部門。公文處理工作的主要部分由機關的辦公廳（室）負責，其下邊可以設立文書處（室）、信訪處（室）、機要室、打字室、印刷廠、收發(fā)室、通訊科等公文處理機構。通常稱為文書處理部門 ②對于一些較小的機關，或者基層單位來說。一般只在辦公室設一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。③對于一些企業(yè)單位來說。大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設文書科或秘書科等公文處理工作機構；小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設專、兼職的文書工作人員就行了。

2、公文處理工作的組織領導①從全國來說，由中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統(tǒng)的文書工作。②從一個機關來說，它的公文處理工作由本機關的秘書長或辦公室主任負責領導。★它的主要職責有：1）對本機關公文處理工作的任務和公文處理的組織工作，提出全面的工作計劃和實施方案。2）總結本機關及其所屬單位公文處理工作的經(jīng)驗，推廣先進典型，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，并提出改進的意見和辦法。3）設計文書規(guī)格，促進機關公文處理工作的規(guī)范化、標準化，組織印制機關公文規(guī)范化、標準化所需要的公文表格、公文版頭、公文稿紙、公文處理簽等，并組織購置公文處理工作所需要的設備。4）指導、幫助機關各部門專職、兼職文書工作人員的業(yè)務工作。5）制定機關公文處理工作規(guī)范的有關規(guī)章制度，并對執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。③從上下級機關的關系來說，上級領導機關的辦公廳（室）負有負責對其所屬的機關、單位的文書處理工作進行業(yè)務指導。④從機關主要 業(yè)務職能部門來說，機關的業(yè)務職能部門可責成一名秘書分工負責本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責：1）負責本部門、本單位同機關辦公廳（室）、檔案室的聯(lián)系，在本部門、本單位傳達、貫徹有關公文處理的工作事項。2）在本部門、本單位負責人的領導下，全面負責本部門、本單位公文處理工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質(zhì)量、效率和效益，進行檢查、總結，學習先進經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。3）拾遺補缺，負責做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應當補做的工作。⑤對機關檔案部門來說。機關檔案部門所開展的業(yè)務工作和公文處理工作具有密切的關系，它對機關的公文處理工作也負有一定的指導責任。其主要職責：1）協(xié)助機關辦公廳（室）在公文整理歸檔等業(yè)務方面，對機關各部門的文書工作人員進行幫助和指導。2）機關辦公廳（室）以及其他公文處理工作部門共同制定本機關的公文處理工作以及歸檔文件整理工作等方面的規(guī)章制度。3）從有利于開展檔案工作的角度，對本機關的公文處理工作提出合理的建議。

3、公文處理工作的組織形式：是指一個機關如何和安排公文處理的各個環(huán)節(jié)。也就是說一個機關到底采取什么樣的合理工作形式，對機關內(nèi)公文處理工作作出科學的、有效的組織安排，這是關系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。★公文處理工作組織形式的類型：1）集中形式：它是指在一個機關內(nèi)，除了文件的承辦外，公文處理的各個環(huán)節(jié)都集中在機關的中心機構，亦即辦公室來進行。由辦公室直接同機關領導和各業(yè)務部門聯(lián)系，而各業(yè)務部門一般就不再設立公文處理機構或者專職、兼職的文書工作人員；2）分工形式：它是指將一個機關的公文處理工作分別由機關的辦公廳（室）以及各業(yè)務機構的公文處理部門或?qū)Ｂ殹⒓媛毼臅ぷ魅藛T分工負責進行。（A按文件內(nèi)容和職責分工B按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工）②公文處理工作組織形式的選擇：應根據(jù)各機關的實際情況而定，以能及時、準確地處理公文，提高機關工作效率和方便工作為原則。公文處理工作組織形式的選擇要結合考慮以下情況：A機關的工作性質(zhì)、任務和職權范圍。B機關內(nèi)部組織機構設置的層次、數(shù)量。C機關收發(fā)文件數(shù)量的多少。D機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。E機關工作人員的數(shù)目和機關文書工作人員的配備等等。小機關適用：集中形式。中等機關：視情況而定（集中、分工）。大機關采用：分工處理的形式 號碼是否一致；3）查清文件封口

第三節(jié) 公文處理工作的原則與是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)要求

一、★公文處理工作原則：現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆情必須準確、及時、安全、保密，況，應及時追查原因。4）查清文加強集中統(tǒng)一管理，堅持實是求件登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符 是，按照行文機關要求和公文處

2、拆封—文書人員的職責（寫明理規(guī)定進行原則 由本機關或部門收啟的封件進行

二、★公文處理工作要求：1）必拆封）對于寫明某某領“親收”、“親須準確、周密，確保質(zhì)量 2）必啟”的封件，則由領導人本人拆封須及時、迅速，注重時效 3）必或由其委托的人代拆。密件則應須做到安全可靠確保機密 4）必交機要文書或機要室拆封。

3、登須加強集中統(tǒng)一管理 5）必須堅記：就是將需要登記的文件在收持實是求是，遵規(guī)守紀，按行文文登記簿上編號和記載文件的來機關要求和公文處理規(guī)定進行 源、去向，經(jīng)保正文件的收受和6）精簡文件，深入實際、反對官處理。公文登記是收文辦理的重僚主義和文牘主義。考試大收集要程序，也是公文處理工作的基整理 礎。★公文登記作用：1）便于管第十一章 公文辦理程序 第一理和保護文件，防止積壓和丟失；節(jié) 公文辦理程序概述

一、什么2）便于檢查和檢索文件；3）便是公文辦理程序公文辦理，有它于文件的統(tǒng)計和催辦工作 4）作科學的運轉程序，主要有收文辦為核對與交接文件的憑據(jù) 公文理和發(fā)文辦理。公文辦理程序就登記的具體范圍：1）上級機關文是指公文在機關內(nèi)部從形成到運件，包括指導性、參閱性和需要轉處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)辦理的文件；2）下級機關文件，節(jié)。公文辦理程序，在《辦法》包括請示、報告性文件；3）重要和《條例》中都有明確的規(guī)定。的帶有密級的刊物、資料；4）其這些具體規(guī)定將在本章第二、三他機關商洽問題和需要答復的文節(jié)詳述。任何一個機關組織，件；5）上級機關召開會議印發(fā)的在擬制對外發(fā)文，對內(nèi)文件或處會議材料。公文登記的原則上理收來文件時，都應當按照規(guī)定方便文件的運轉和管理。公文的環(huán)節(jié)辦理。這些環(huán)節(jié)前后銜接、中不登記的文件（公文登記的手環(huán)環(huán)相扣、排列有序，從整體上續(xù)要盡量做到簡便有效，減少不構成了機關公文運轉處理的科學必要的工作量）：1）各種公開的流程。和內(nèi)部不保密的出版物；2）一般

二、公文辦理程序示意圖現(xiàn)將《辦性的公開信和不應拆的私人信法》和《條例》所規(guī)定的公文辦件；3）已被綜合性文件包括的文理程序的主要環(huán)節(jié)之間的銜接，件材料；4）行政事務性的通知、作如下圖示： 便函、介紹信用和請請柬等；5）上圖所示，只是在一般情況下機領導“親收”、“親啟”件這類信件應關收發(fā)公文所經(jīng)過的辦理程序，由收件人本人或其委托人收閱并不是說機關的收文和發(fā)文都必后，認為須交機關存查或處理的，須經(jīng)過以上所有的程序。由于各再行登記，并交有關部門處理。類機關的規(guī)模、工作性質(zhì)不同，二、審核分發(fā)和傳閱

1、審核：機公文的種類、數(shù)量不同，關文書部門收到下級機關上報的各種公文的辦理要求和方法也有需要辦理的公文，應當進行審核。所不同。因此，不同機關、不同審核的重點：是否應由本機關辦公文的辦理程序也是不盡相同理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是的。在公文辦理的過程中，我們否符合國家法律、法規(guī)及其他有一方面應當盡可能地完善它們的關規(guī)定；涉及其他部門或 地區(qū)職程序環(huán)節(jié)，不要人為地顛倒順序權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過協(xié)商、或隨意增刪環(huán)節(jié)，以免影響公文會簽；使用公文文種、公文格式處理的質(zhì)量另一方面又不要搞絕是否規(guī)范等。

2、分發(fā)：亦稱分辦，對化，一刀切，要允許從實際情是指文書人員在文件拆封登記以況出發(fā)對不同類型的機關所形成后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦的不同性質(zhì)和內(nèi)容的公文有著不理要求，及時、準確地將收來文同的辦理程序。件分送給有關領導、有關部門和第二節(jié) 收文辦理程序收文，承辦人員閱辦。分發(fā)的原則和具

指機關文書部門收進外單位發(fā)來體要求是：①對那些方針政策性的文件材料。收文辦理，指文的，關系本機關工作全局的指揮書部門收到文件材料后，在機關性文件，或重大問題的請示、報內(nèi)部及時運轉直到閱辦完畢的全告之類的文件，以及文書人員還過程。組成這一過程的一系列相不能判定應由哪個部門承辦的文互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程件，均應先送辦公部門負責人或序。★收文辦理程序主要有：簽收、機關領導，再根據(jù)批辦意見分發(fā)拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、辦理；②對對那些屬于機關日常事批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。務性的已有明確分工的文件，或

一、簽收、拆封和登記

1、簽收：早的批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行是指收到文件材料后，收件人在公文，按主管業(yè)務的分工范圍直對方的公文投遞單或送文簿上簽接分送哪個部門閱辦； ③對來文字，以明確交接雙方的責任，保機關答復本機關詢問的文件，（批證公文運轉的安全可靠。是收文復、復函）要按本機關原發(fā)文的辦理的第一個環(huán)節(jié)，機關的收文承辦部門或主管人分送，既原來主要有三個來源：1）機關交通送是哪個部門請示、詢問或要求下來的的機要件；2）郵局送來的掛級報送的，復文就分送哪個部門號函件和電報；3）外機關和部門閱辦；④在文件份數(shù)少，閱辦閱知直接送來的文件材料★簽收不論部門（或領導）多的情況下，應是從何種渠道送來的文件材料，按先辦理、后閱知。先主辦、后都要對照公文投遞清單或送文登協(xié)辦，先正職、后副職的次序分記簿認真清點，做到四查清：1）送；⑤公文的分發(fā)要建立登記交換查清信封或封筒上的收文機關名制度，無論是分發(fā)給本機關領導稱，是否確屬本機關的收文，以人或各業(yè)務部門的文件，還是轉防錯投、錯收；2）查清信封號碼發(fā)給外機關的文件，都要履行簽與遞送人在簽收登記簿上所登的收手續(xù)；對那些要求退回歸檔的文件，要在文件上標明“閱后請退回歸檔”字樣，以便及進收回，防止文件散失。

3、傳閱：是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關各們領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。傳閱現(xiàn)已成為機關領導處理事務，互通信息的一種有效的方式。屬于傳閱件之列的主要包括：①上級機關的指導性文件或重要會議文件；②需要幾位領導共同批辦的文件，包括上級機關和有關部門的專項業(yè)務文憑，下級機關的請示，以及本機關制發(fā)的需要會簽的文件等；③機關領導在文件上有重要批示，需其他領導同志和部門閱知閱辦的文件。傳閱文件應當注意的事項：1）傳閱的順序，一般應先送給機關的主要領導、負責人和業(yè)部門閱讀，再送其他有關需要閱知的對象。2）傳閱文件應以文書人員為中心進行傳達室遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳 閱”；3）在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件時行檢查，如有領導批示，要按批示意見進行處理 4）每份傳閱文件，都應由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。

三、擬辦、批辦與承辦

1、擬辦：是指對來文的處理提出初步的意見，供領導人批辦時參考。

擬辦是收文處理中的一個重要環(huán)節(jié)，是秘書部門實現(xiàn)“四個轉變”，在辦文辦事中出謀獻策，變被動服務為主動服務，發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。如何做好擬辦工作：① 擬辦之前，要認真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機關的要求，弄清來文的背景，查明問題的癥結所在，便有針對性的提出切實可行的擬辦意見。②要清楚地掌握有關政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規(guī)定。③要熟悉業(yè)務。④擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。⑤擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要。要簽署擬辦人姓名和日期

2、批辦：是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。公文批辦的作用：在于使機關或部門的領導人及時閱讀重要的收文，掌握上級指示精神、工作發(fā)展情況和其他有關信息；并便于加強對公文處理工作的領導，向承辦人及時交代意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，責任不清，形成觀望等待而拖延時間等。批辦的主要內(nèi)容包括：①提出處理該份文件所述問題的原則和方法。②提出并指明負責承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時限。③凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。④各項批辦意見，均應鄭重地填寫在《公文處理清單》的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名日期。

3、承辦：是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。承辦這一環(huán)節(jié)，是收文的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始，是公文處理中的一個關鍵性的環(huán)節(jié)，它直接關系到發(fā)文的質(zhì)量和機關公文處理工作的效率。公文承辦有兩方面的意思： ①從業(yè)務部門來說，承辦是指對具體工作問題的執(zhí)行和處理，如上級的有關政策、規(guī)定，要組織學習和貫徹落實；平級機關來函商辦的業(yè)務問題，要進行調(diào)查和辦理。②從公文處理工作來說，主要是批指根據(jù)擬辦和批辦的意見辦理復文（指那些必須回復的來文）。承辦部門或承辦人員在辦理來文過程中要注意幾點： ①對有領導具體批示的意見的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按照領導的意圖辦理復文，不得延誤推諉②對沒有領導簽署批辦的意見的公文，即一般性文件，應根據(jù)有關的文件精神、按照規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。③對領導批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復文稿請有關部門或單位會商，并由本部門和有關部門負責人簽名后，再報請機關領導審批。④來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關材料時，承辦人要查找或調(diào)閱有關文件材料作為承辦復文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。復文需經(jīng)領導人審定的，將有關團料一并附上，以保證領導全面掌握情況，作出正確地判斷和決策。

四、催辦、查辦與注辦

1、催辦：是指那些必須辦理答復的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運轉，提高機關辦事效率的重要措施。催辦工作一般有兩種情況： ①對內(nèi)催辦主要內(nèi)容是：上級機關發(fā)來本機關的文件，特別是要及時回復的文件的催辦；平行 或不相隸屬的機關單位向本機關聯(lián)系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機關的請示性文件的催辦；本機關下發(fā)所屬單位需要回復文件的催辦。②對外催辦：主要是指本機關上行或平行需要對方回復的文件的催辦。催辦工作應當注意做到的幾點：① 要明確催辦范圍。②要明確催辦落實。③要建立和加強公文催辦工作的組織機構。催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。催辦的形式其主要方法：應根據(jù)不同的懷脫胎換骨，采用口頭催辦、電話催辦和書面催辦等形式：①在機關內(nèi)部，盡可能由催辦人員上門當面催詢，了解有關公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領導或各部門有關人員的機會進行口頭催辦。②對外機關，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進行催詢，或用發(fā)便函、催辦單等方式進行催辦。③如果為了便于掌握情況，由負責內(nèi)收發(fā)的文書工作人員兼管公文催辦工作時，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時間，在辦理答復以后，立限即填上復文號，然后經(jīng)常檢查登記簿來掌握文件催辦的進展情況。公文催辦存在的問題：①一些單位對公文催辦工作還不夠重視，缺乏健全的制度和相應的措施。②對需要盡快辦理的公文，拖長辦文時間，給工作造成不必在的損失和影響。③有些辦理完畢的文件，承辦單位領導或經(jīng)辦人沒有將辦理的主要情況或結果記在《文件處理單》上，給以后查考文件帶來很大的困難。

2、查辦：是指文書工作人員協(xié)組機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內(nèi)部都設有專門機構，其任務是督促檢查并協(xié)助辦理下列問題： ①黨政領導機關各項方針政策、決議的貫徹落實情況；②各種會議的決辦事項；③文件、電報的擬辦、擬復事項；④對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領導批示；⑤領導批示或交辦的事項。查辦與催辦的異同：①相同：都是對公文的承辦情況進行督促檢查或催詢。② 區(qū)別：（1）查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查，查辦的事項要經(jīng)領導批示或授權后才能進行；而催辦則是文書部門的一項例行性工作，凡應催辦的公文。文書部門應按承辦時限的要求主動進行催辦。（2）查辦的問題要進行查辦立項，結果要寫出匯報材料及時反饋，實質(zhì)是督促檢查，限期落實，是領導機關同官僚主義作風作斗爭的一種手段，查辦的重點在于查證落實；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結果是不大過問的。查辦工作一般按以下程序進行：

①閱讀有關材料，搞清查辦的問題。②查辦立項。—立項既是查辦工作的開始，也是必須經(jīng)過的法定程序。立項內(nèi)空包括五要素：（1）確定查辦的事由；（2）明確辦理要求；（3）指明承辦單位或承辦人；（4）規(guī)定完成時限；（5）提出辦結后的反饋要求。③查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。④查辦的結果與反饋。結果的幾種情況：（1）肯定的。即反映問題屬實，按規(guī)定作了處理；（2）否定的。即反映問題失實，向批示人、當事人說明了情況；（3）部分肯定，部分否定。（4）事件的范圍有所擴大，即由一個問題涉及一片，或一個人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。⑤ 立卷歸檔。

3、注辦：是指對公文承辦結束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦便于公文的整理和日后查考。注辦一般包括以下內(nèi)容： ①一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明閱畢的日期。②需要辦理復文的文件，辦理后要注明“已復文”，并注上復日的日期和文號。③用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接電話有、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。④不需復文的文件要注明“已閱”“已辦”、“已摘記”等字樣。

第三節(jié) 發(fā)文辦理程序發(fā)文：是指機關文書部門根據(jù)機關的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機關制發(fā)、轉發(fā)、翻印、復印的文件材料等。發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個運轉過程。發(fā)文辦理程序：1）擬稿、審核與簽發(fā) 2）核發(fā)、繕印與校對 3）用印、登記與分發(fā)發(fā)文辦理的作用：是機關秘書工作的重要組成部門，是機關領導具體貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策的重要方式。它對及時有效地實施領導、指導工作，處理問題起到重要的作用。

一、擬稿、審核與簽發(fā)

1、擬稿：公文擬稿是公文承辦人員根據(jù)領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。擬稿的注意事項：1）要符合黨和國家的方針、政策、法律、法律及有關規(guī)定。2）要情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精練，字詞規(guī)范，書寫工整，標點準確，篇幅簡短；3）文稿人名、地名、數(shù)字、引文要準確，日期應具體；4）如要引用某份公文，就先引標題，后引發(fā)文字號；5）涉及計量單位時，必須用國家法定的標準計量單位；6）在使用簡稱時，應先用全稱，并加以注明；7）公文中的數(shù)字，除成文時間、部門結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使?jié)h字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

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2、審核：是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容、體式進行的全面審核和檢查。審核的重點：1）是否應由本機關辦理 ；2）是否符合行文規(guī)則；3）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及其他有關規(guī)定；4）涉及其他部門或地區(qū)職權范圍的事項是否經(jīng)過協(xié)商、會簽；5）使用公文文種、公文格式是否規(guī)范。公文審核六查內(nèi)容：1）查是否需要行文，以什么名義行文；2）查文稿內(nèi)容與法律法規(guī)和政策及上級的有關規(guī)定是否一致，與平行機關和本部門已有的規(guī)定是否矛盾；3）查要求和措施是否明確具體，切實可行；4）查涉及其他部門或地區(qū)職權范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；5）查文字表述是否準確簡練條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；6）查公文格式是否符合規(guī)定。

目前沒有切實把好關的主要有幾個問題：（1）涉及幾個部門的問題，主辦單位事先末征詢有關部門意見，就直接向上行文，甚至徑直多頭分送機關主要負責人。（2）本來由幾個部門經(jīng)過協(xié)商就可解決的問題，有的部門卻不主動與有關單位聯(lián)系，商量如何解決，而是各自從本部門的角度考慮，分別向上級機關行文要求給予批準；有些理應由主管部門處理的問題，有關單位配合不夠，意見為一，經(jīng)致造成互相扯皮，最后將矛盾上交。（3）有些下行文件，涉及其他部門或地區(qū)的問題末協(xié)商一致就向下發(fā)出了，結果使下級單位在工作中實際上難以執(zhí)行，也給發(fā)文機關造成了工作上的被動。公文格式的審核主要包括：（1）查文種的使用是否恰當（2）查公文標題是否能正確體現(xiàn)文件內(nèi)容（3）查公文格式安排是否得當

3、簽發(fā)：是指機關領導人對文稿的最后審批。需要注意的幾個問題：①機關領導在簽發(fā)公文時，必須確認是自己職權范圍內(nèi)的有關公文才有權簽發(fā)，不可越級簽發(fā)公文。②以機關內(nèi)某個部門名義的發(fā)文，可由部門負責人簽發(fā)。③簽發(fā)人在簽發(fā)文件時，必須對文件的內(nèi)容和文字作嚴格的審 閱修改對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表達的正確性應負完全責任。④文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時，簽發(fā)人應在送簽的 發(fā)文稿 紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。⑤幾個相關或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應由主辦該公文的單位負責，送請有關聯(lián)署機關或部門的領導人會簽。

二、核發(fā)、繕印與校對

1、核發(fā)：是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領導人簽發(fā)的文稿進行復核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項工作。

核發(fā)的內(nèi)容和要求：1）文稿是否報請有關領導人審批，手續(xù)是否完備，意見是否明確，審批人是否簽署全名及時間等；2）文稿中的人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)（傳達）范圍、主題詞是否準確，標點、計量單位、數(shù)字的用法及文種，、格式是否符合規(guī)定；3）編排發(fā)文字號；4）對需要標明密級、緊急程序的公文進行標注；5）確定分送單位和印制份數(shù)。

2、繕印：是指對已簽發(fā)的公文定稿進行印制。繕印的注意事項：1）要忠于原稿，不允許隨意改動原稿的文字、標點、符號、文面格式以及掉換層次、段落，如須改動須經(jīng)秘書或辦公部門同意才行。2）要做到文字準確，設計美觀，頁面整潔，字體大小得當，標題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。3）不要出現(xiàn)末頁無正文現(xiàn)象。正式的公文，還須在最后一頁的底部標明印制單位和印發(fā)日期、份數(shù)，以此為封底。4）要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。保密公文要有專人負責或送指定的印制廠印制。5）要建立登記制度。，3、校對：指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領導簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和消耗除書寫、排字上的錯誤。—校對要確保文字準確、格式規(guī)范、杜絕差錯。公文校對的兩種方法：① 由印制單位先校對一次或者兩次，然后再次由承辦人校對一次；② 另一種方法是完全由承辦人員負責校對。校對的注意事項：1）必須以原稿為準。2）校對的方法原則上應當實行雙人對制。一般公文應做到“一校一讀”，重要公文應堅持“兩校一讀”。3）校對發(fā)現(xiàn)的錯、漏字須以醒目色筆和紡一符號標明。在付印校樣上改的字或符號必須牽出版芯，不要在原 錯字上加字或減字。4）校對完畢后應對文件格式、文頭文尾等處的附加標記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復查，查對無誤后，在校樣上簽字，然后付印。

三、用印、登記與封發(fā)

1、用印：是指在印好的文件上加蓋機關印章。用印的注意事項：1）須以機關領導人或部門負責人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）聯(lián)合下發(fā)的公文，各機關部門都要加蓋印章。4）用印一定要與制發(fā)公文的機關、部門或單位相一致。5）要核實份數(shù)，超過份數(shù)不能蓋印。

2、發(fā)文登記：一切發(fā)出的文件，均應進行登記。發(fā)文登記的作用：便于對文件進行管理和查找。

發(fā)文登記采用的形式為簿冊式登記，又分為：1）內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿 2）內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的送文登記簿 3）外收發(fā)的發(fā)文登記簿

3、封發(fā)：是指對準備發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送。★封發(fā)文件應注意幾點：①文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進行分裝。②收文機關的郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準確。字跡要清楚、工整。機關的名稱要寫全稱或者通用的簡稱。③發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒有注明的，須分別注明，并在封套加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。④文件裝封后，應及時發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質(zhì)分別采用郵遞、機要交通傳遞和專人傳遞。“三密”文件應由機要通信部門或指定專人傳遞。郵寄重要文件應有回執(zhí)單，通訊員送遞的，應有收件人簽收。⑤會議發(fā)放的文件，凡允許與會人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，燕應向與會人員所在單位發(fā)出“會議文件目錄”或者“會議文件通知單”，以加強對會議文件的管理。考試大收集整理

第十二章 公文立卷工作第一節(jié) 歸檔文件整理工作概述

一、什么是歸檔文件整理工作《辦法》第三十八條規(guī)定：“公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。”這一規(guī)定同以前的《辦法》相比，是將立卷二字加上了括號，這就是說，對我國沿用多年的公文整理方法“立卷”將進行改革。2000年12月6日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國行業(yè)標準DA/T22-2000）（以下簡稱《規(guī)則》）《規(guī)則》指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。”《規(guī)則》還規(guī)定了歸檔文件整理的原則要求和方法步驟，它的適用范圍是各級機關、團體和其他社會組織。《規(guī)則》是國家檔案局頒布實施的新時期檔案工作標準化文件，是對傳統(tǒng)檔案工作的一項重要改革，同時，也對文書處理部門和承辦部門的公文整理（立卷）和歸檔工作提出了新的要求。各級機關、團體和其他社會組織的文書處理部門和承辦部門都應當在《規(guī)則》的指導下，按照新的文件整理方法，對其在職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料進行整理（立卷）和歸檔。考試大自考站，你的自考專家！從上世紀五十年代開始，我國各級機關、社會組織的文書部門整理與保存文件的重要方法是“立卷”。它是將已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。將“案卷”作為文書檔案的基本保管單位，這已經(jīng)形成了我國傳統(tǒng)的文書檔案的整理方法。而《規(guī)則》則以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對傳統(tǒng)的立卷方法進行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件級”整理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程，大幅度簡化了整理工作中的手工操作，為歸檔文件整理手段的創(chuàng)新創(chuàng)造了良好的條件。

二、歸檔文件整理工作的意義機關對應歸檔的文件按照《規(guī)則》提出的“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”的原則，進行整理，這對于機關公文處理工作和檔案工作都具有重要意義，主要有以下幾個方面：

1.歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機聯(lián)系，便于文件的查找利用。在機關的日常工作中，文件總是一份一份地形成的。應當說，每一份文件既是獨立的，有它特定的使命和作用，這是文件的個性方面；同時，我們也要看到，在進行同一項工作，或者處理同一個問題的過程中所形成的許多份文件，它們之間必然具有一定的內(nèi)在聯(lián)系，這就是文件的共性方面。比如，建設一項工程、處理一次事故或召開一次會議，都要形成一系列的有密切聯(lián)系的文件材料。將這些文件以“件”為單位進行裝訂，分類、排列（按事由結合時間、重要程度等排列）編號、編目與裝盒，使之有序化。也就是將具有查考利用價值的全部文件材料按照它們之間的相互聯(lián)系齊全、完整地加以整理和保存，這樣才便于對文件的查找利用。文件材料如果不經(jīng)過整理，那必然是一種雜亂無章、亂堆亂放，無規(guī)律可循的無序狀態(tài)，查找起來就非常困難。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了請示，又不見批復；找到了問函，又不見復函；找到了一份會議文件，會議的其他重要文件不知在哪里，等等。這樣，就得多花一些研究考證的工夫，有時甚至考證不清。其結果就必然會影響工作的順利進行，更談不上提高機關工作效率了。

2.歸檔文件整理可以維護文件的完整與安全，也便于文件的保管。《規(guī)則》規(guī)定歸檔文件整理以“件”為單位，這同傳統(tǒng)的立卷方法將文件材料按其形成規(guī)律和保存價值組成“案卷”相比，其整理過程是大為簡化了。但是以“件”為單位，并不是說任其零散堆放的自然狀態(tài)，而是以“件”為單位進行整理，其整理原則和質(zhì)量要求同過去立卷一樣，是非常嚴格的。如在質(zhì)量方面要求歸檔文件齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的應予復制。以“件”為單位進行裝訂，規(guī)定正本與定稿為一件，來文與復文可為一件，這就保持了文件之間的有機聯(lián)系，然后進行分類、排列、編號、編目、裝盒，使每一份文件材料都有一個固定的位置，防止了文件材料的散失。同時，以“件”為單位查閱利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，對歸檔文件進行整理是維護文件的完整與安全和保管文件的重要措施。

3.歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎。機關文書處理部門將已經(jīng)辦理完畢的文件進行整理（立卷）才能最后完成公文處理工作，整理好的文件向機關檔案室移交以后，文件就從發(fā)揮現(xiàn)行效用轉入到備作查考作用。也就是說，從現(xiàn)行的公文運轉處理階段轉入到檔案管理階段。

文件的整理（立卷），是機關的公文處理工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)，它既是公文處理工作的最后一道程序，又是檔案工作的起點。所以人們把它稱之為文書工作與檔案工作的“結合部”。

文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案。通過對文件進行整理（立卷），機關各部門每年都要形成相當數(shù)量的歸檔文件，這些歸檔文件就是機關檔案室檔案的來源，其中那些屬于永久保存的歸檔文件，經(jīng)過若干年為本機關查考利用后，還需要向有關檔案館移交，為社會提供利用。

由此可見，歸檔文件整理（立卷）的質(zhì)量如何，對檔案工作具有極大的影響，或者說，直接影響到檔案室、檔案館的工作質(zhì)量，如歸檔的文件是否齊全完整，按“件”裝訂和分類，排列等是否符合要求，保管期限的劃分是否恰當。所以說，文書處理部門做好歸檔文件的整理（立卷）工作，就是為檔案工作打下了良好的基礎。

第二節(jié) 歸檔文件整理（立卷）工作的組織

歸檔文件整理（立卷）工作是一項業(yè)務性、技術性較強同時又比較細致的工作，盡管《規(guī)則》取消了“案卷”的概念，簡化了復雜的立卷過程，也不需要擬寫案卷標題和編制案卷目錄了，但由于機關的歸檔文件整理（立卷）工作涉及到機關的各個部門，為了做好這項工作，應當按照《規(guī)則》的要求，很好地進行組織。歸檔文件整理工作的組織主要有建立和健全文書部門整理（立卷）制度，正確選擇立卷環(huán)節(jié)和明確公文整理（立卷）的范圍等方面。分述于下：

一、建立和健全文書部門整理（立卷）制度文書部門立卷制度，是指由機關的承辦和處理公文的部門負責進行立卷的制度。具體地說，是指由機關的文書部門或者業(yè)務部門的專職或兼職的文書工作人員負責進行文件材料的整理（立卷）工作。

實行文書部門立卷制度，是與機關檔案室整理（立卷）相對而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是機關公文處理工作與檔案工作的結合部，這項工作介于公文處理工作與檔案工作之間，到底由誰來做更為合理呢？實踐證明，由機關的文書部門負責整理（立卷），是公文處理工作與檔案工作實行科學分工、相互協(xié)作的重要標志，也是一項切實可行、行之有效的合理制度。

1.文書部門立卷制度的確立與推行。新中國成立以來，確立和推行文書部門立卷制度，是經(jīng)歷了一段曲折發(fā)展過程的。

建國初期，這項工作在大多數(shù)機關，還是由承辦人將單份文件隨辦完隨歸檔，然后由檔案室負責立卷。由于檔案工作人員不熟悉機關各個部門、單位的業(yè)務，以及收文處理過程的具體情況，很難掌握文件之間的來龍去脈與相互之間的聯(lián)系。因此，立卷的質(zhì)量很難保證。同時，由于整個機關各個部門、單位的文件，都集中在檔案室立卷，文件數(shù)量很多，而檔案室人手有限，往往造成積壓，加上往來借閱頻繁，使機關公文處理部門和檔案室都感到工作很不方便。

從1953年開始，中央機關逐步開始試行由文書部門負責立卷的制度。1954年12月，中共中央辦公廳召開了黨的第一次全國檔案工作會議，討論通過了《中國共產(chǎn)黨中央和省（市）級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》。《暫行條例》第十七條規(guī)定：“機關內(nèi)各單位辦理（或領導人親辦）完畢的文書材料，均應匯交本單位文書處理工作部門或文書處理工作人員立卷保存。”這就明確指出了公文立卷工作是機關文書部門的一項任務。黨中央于1955年1月17日批準了這一《暫行條例》，劉少奇同志在主持討論時說，這是第一次改革，今后還要繼續(xù)改革。中央批示，這個條例原則上也適用于軍隊和政府機關。從此，由文書部門負責立卷就從制度上確定下來。1955年開始，在黨的機關和政府系統(tǒng)的中央一級機關試行。但就當時全國大多數(shù)機關來看，仍然是采取單份文件“隨辦隨歸”。或者是辦完之后堆積起來到一定時間將成堆的文件移送檔案室清理立卷。于是造成許多機關積存了大量的零散文件，使檔案室的工作陷于被動。這種狀況，與我國50年代大規(guī)模經(jīng)濟建設開始以后，各項工作對檔案工作的要求不相適應。有鑒于此，1956年4月16日國務院作出《關于加強國家檔案工作的決定》，《決定》指出，應“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度。”

1957年，《檔案工作》雜志曾專門就立卷問題組織過討論。經(jīng)過實踐檢驗，大多數(shù)同志都認為文書部門立卷是科學的。國家檔案局對這次討論作了總結。隨著文書部門立卷制度的全面推行，通過實際工作的體會，認識基本得到統(tǒng)一，逐步形成了一個統(tǒng)一的、固定的工作制度。從此，這項制度在黨的機關和政府機關全面實行，促進了文書工作與檔案工作的密切協(xié)作與健康發(fā)展。

但是，這樣一項好的工作制度，以及由于實行這一制度而出現(xiàn)的文書工作和檔案工作的正常秩序，被林彪、“四人幫”制造的十年**所破壞。許多機關比較普遍地重新形成大量的積存零散文件，甚至已經(jīng)整理立卷的檔案也遭到了嚴重破壞，使許多檔案文件損壞散失，給檔案工作造成了一場空前的災難。

粉碎“四人幫”以后，各地大力進行整頓、恢復與健全文書部門立卷制度。在1979年8月召開的全國檔案工作會議上以及同年12月召開的中央機關文書立卷歸檔工作和檔案室工作經(jīng)驗交流會上，中央辦公廳主管檔案工作的負責人和國家檔案局的負責同志，在講話中都強調(diào)要堅決把文書部門立卷歸檔制度盡快恢復和健全起來，要求尚未恢復這一制度的單位，在1980年盡可能恢復起來。1981年2月27日國務院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》規(guī)定：“公文辦理完畢后，承辦人員應當根據(jù)公文立卷的要求把公文原稿和有關材料整理好，送交文書部門或者主管人員清理立卷。”1993年11月11日國務院辦公廳修訂發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》又明確規(guī)定：“公文辦完后，應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。”同時指出：“案卷應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交，個人不得保存應歸檔的公文。”2000年8月24日國務院發(fā)布的《辦法》又重申了這一規(guī)定，指出：“公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔”。

以上，從文書部門立卷制度的形成和發(fā)展過程，以及黨和國家的有關規(guī)定，都說明公文立卷歸檔工作是文書部門或業(yè)務部門的任務，它對滿足機關工作查考的需要，對改善檔案工作的條件，提高檔案工作的水平，更好地為機關工作服務都具有重要的作用，也符合公文處理工作和檔案工作的客觀規(guī)律。因此，我們要加強對文書部門立卷意義的認識，在實際工作中，堅持、鞏固并不斷完善文書部門立卷的工作制度。

2.實行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性。

實踐證明，文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性主要表現(xiàn)在以下方面：

（1）由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。

（2）由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。

（3）由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料，有關承辦人員平時查閱文件就比較方便，也便于平時文件的收集與整理。

（4）由文書部門整理（立卷），按集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進機關檔案工作，提高機關檔案管理水平，更好地為機關工作服務。

二、公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇，亦即選擇立卷地點，是指機關的公文整理（立卷）工作究竟放在機關的哪一層，或者機關的哪些機構、單位，由誰來負責整理（立卷）的問題。

實行文書部門整理（立卷），并不是說機關內(nèi)每一個承辦文書的部門、單位或者承辦人都必須參與整理（立卷）的工作。機關大小不同，機關內(nèi)部文書部門的設置也不一樣。如何正確選擇立卷環(huán)節(jié)，必須認真進行調(diào)查研究，根據(jù)各機關的不同情況來確定，總的原則是把整理（立卷）的環(huán)節(jié)設在最能掌握文件形成和處理情況的地方，以便于平時文件的整理，提高整理工作質(zhì)量和機關工作效率。

1.選擇機關公文整理（立卷）環(huán)節(jié)應考慮的相關因素是：

（1）被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。比如，文件的收發(fā)、分辦、催辦、承辦等。這樣才能保證對公文形成過程的了解，才能掌握文件之間的歷史聯(lián)系，整理（立卷）的質(zhì)量才有保證。

（2）對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。公文數(shù)量過大，勢必影響對公文形成情況的了解，就可以考慮向下把立卷環(huán)節(jié)分開，由下一級文書部門去分頭立卷。文件數(shù)量過少，這就要考慮向上集中。

（3）確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時，還要考慮機關辦公地點的分布情況。機關各部門集中辦公的，立卷的環(huán)節(jié)可以適當集中。辦公地點分散的，立卷的環(huán)節(jié)也要適當分散。

（4）還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對業(yè)務的熟悉程度等因素。

2.各類機關單位對公文立卷環(huán)節(jié)的選擇一般應與機關文書處理工作的組織形式相適應。可采集中式、分散式或集中與分散相結合的形式。

（1）對一些比較小的機關或基層單位來說，由于它們內(nèi)部的組織機構比較簡單，工作人員也不多，而且辦公地點也比較集中，每年形成的文件數(shù)量也不多。在這種情況下，可以考慮采用集中式，即由機關的辦公室或者秘書室來負責集中進行整理（立卷）的工作。

（2）對一些中等機關或者大機關來說，他們一般都有兩層以上的組織機構，可以根據(jù)機關駐地的遠近、業(yè)務分工、文件數(shù)量和文書工作組織等方面的情況，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具體地說，如果駐地比較分散，文件數(shù)量又比較多，而且業(yè)務分工又比較明確，就可以考慮各自確定立卷環(huán)節(jié)；如果機關中有一部分機構駐地比較集中，文件數(shù)量也不算很多，就可以考慮集中在秘書部門進行整理（立卷）。

（3）對財會、人事、信訪、保衛(wèi)等業(yè)務性質(zhì)具有特殊性的組織機構來說，就可以考慮由他們自己來單獨進行整理（立卷），以方便這些單位工作的進行。

（4）要恰當?shù)剡x擇和確定立卷人員。在一個組織機構里，具體負責整理（立卷）的人員，最好是考慮選擇擔任內(nèi)收發(fā)、運轉、催辦等工作的文書工作人員為好。因為這些人員熟悉公文的來龍去脈，了解文件之間的歷史聯(lián)系，掌握公文在機關內(nèi)部的運轉處理過程。由他們負責管理（立卷），就可以充分發(fā)揮這些長處，提高歸檔文件整理的效率與質(zhì)量。

三、明確公文整理（立卷）的范圍明確公文整理（立卷）的范圍，就是要弄清楚機關工作活動中形成并處理完畢的文件材料，哪些應該整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有這樣，才能保證在公文整理（立卷）工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后的查找利用。

公文整理（立卷）范圍的確定，應以國家檔案局頒發(fā)的《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等文件的基本思想為指導，即按照辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點和方法，從本機關形成檔案的實際情況出發(fā)，實事求是地研究解決歸檔文件材料的質(zhì)量問題，并減少檔案中龐雜臃腫的現(xiàn)象，科學地進行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，以維護黨和國家歷史的真實面貌，便于本機關和國家各項工作的利用。

1.應該整理（立卷）的文件材料的范圍。

文書立卷的范圍，也就是文件材料歸檔的范圍。是指凡是本機關工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價值的收發(fā)文件、電報、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄、本機關編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。

掌握公文整理（立卷）的范圍要抓住反映本機關工作活動和具有查考利用價值這兩個主要條件。按照《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定，應該整理歸檔的文件材料的范圍，一般說來，可以歸納為以下方面：

（1）上級機關的文件材料：

①上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；

②上級機關發(fā)來的與本機關主管業(yè)務有關并要執(zhí)行的文件材料，如決議、決定、指示、命令、重要通知、通報、條例、規(guī)定等；

③上級機關領導視察、檢查本地區(qū)、本機關工作時的重要指示、題詞、照片以及有保存價值的聲像材料等；

④上級機關轉發(fā)本機關的文件以及本機關代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印制本；

（2）本機關的文件材料；

①本機關召開重要會議（包括代表會議、工作會議、專業(yè)會議）的文件材料，如參加會議的名單、會議通知、報告、決議，領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要、錄音帶、照片等；

②本機關對外發(fā)出的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿及重要文件的修改稿；

③本機關重要的往來公文，如請示與批復，來函與復函等；

④本機關及其內(nèi)部職能部門活動形成的重要文件材料，如工作計劃、總結、報告、財務報表、會計憑證、審計報告以及本機關匯總的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析資料（包括計算機盤片）等；

⑤本機關處理群眾來信來訪的原件，記錄及處理結果等；

⑥本機關及下屬機關成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件材料以及本機關歷史沿革、大事記和反映本機關重要活動的剪報、照片、錄音帶、錄像帶等；

⑦本機關干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、職工獎懲、紀律檢查、治安保衛(wèi)以及職工勞動工資、福利等方面的文件材料；

⑧本機關財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證以及與有關機關簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；

⑨本機關黨、團、工會和內(nèi)部組織機構在工作活動中形成的文件材料；

⑩本機關外事活動和外事往來方面的文件材料。

（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料①同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需要執(zhí)行的規(guī)范性文件，如條例，規(guī)定、通知等；

②有關業(yè)務機關對本機關工作檢查形成的文件。

（4）下級機關的文件材料①下級機關報送的重要的工作計劃、報告、總結、典型材料、統(tǒng)計報表、財務預算等文件材料；

②下級機關報送的法規(guī)性備案文件以及重要的科技文件材料等。

此外，機關工作活動中形成的電報，應根據(jù)其保存價值與文件統(tǒng)一立卷，實行“文電合一”制度。

2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。

（1）重份文件；

（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；

（3）一些事務性的、臨時性的沒有查考利用價值的文件材料；

（4）與本機關、本部門主管業(yè)務無關的文件及非隸屬機關送來的參考性文件；

（5）無特殊保存價值的信封；

（6）本機關負責人兼任外機關職務形成的文件材料。

各機關單位應根據(jù)《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的精神，結合本機關單位的實際情況來制定本機關、本單位、本系統(tǒng)文件材料歸檔和不歸檔的具體范圍。

3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一級的文件由哪個機關或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機關或部門之間在整理（立卷）時發(fā)生不必要的重復或遺漏。

一般說來，那些應該整理（立卷）的文件材料，應以本機關、本部門為主。因此，整理（立卷）有個分工，歸檔范圍有個界線。原則上以什么名義發(fā)的文件就放在哪里整理（立卷），是哪個部門承辦或主辦的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：

（1）上級黨政領導機關的來文。綜合性、全面性的，由機關辦公秘書部門整理歸檔。如中共中央文件，由省、自治區(qū)、直轄市、地（市、州）、縣（市）委秘書部門整理歸檔；國務院文件，由省、自治區(qū)、直轄市、地區(qū)行署（市）、自治州、縣（市）、人民政府秘書部門整理歸檔；專業(yè)性、業(yè)務性的由業(yè)務部門整理歸檔；上級業(yè)務主管部門的來文，由業(yè)務對口部門整理歸檔。

（2）本機關的文件。由機關秘書部門起草或承辦的，由機關秘書部門整理歸檔；有關業(yè)務部門起草或承辦的，由有關業(yè)務部門整理歸檔；兩個以上機關聯(lián)合發(fā)文，正本和定稿由主辦機關整理歸檔，其他機關只保存印制件。其他機關針對本機關的文件，可視同本機關文件，如上級機關的批復、下級機關的請示等。

（3）下級機關的來文。哪個部門辦理的，由哪個部門整理歸檔。

（4）會議文件。以機關名義召開的會議所形成的文件材料，由機關秘書部門整理歸檔；由業(yè)務主管部門召開的專業(yè)性會議所形成的文件材料，應由召開會議的業(yè)務主管部門整理歸檔。

此外，本機關領導人兼任兩個以上機關的職務時所形成的文件，應按其不同身份和業(yè)務內(nèi)容分別在有關機關整理歸檔；本機關各職能部門互發(fā)的文件，由形成文件的部門整理歸檔；同級機關之間互發(fā)的文件，凡經(jīng)本機關制發(fā)、辦理的，應由本機關整理歸檔，有關政策性規(guī)定，雖未經(jīng)本機關承辦，如本機關需要日后查找利用，也可存留一份；本機關臨時機構形成的文件，由臨時機構整理歸檔，臨時機構撤銷時，應將全部檔案移交機關檔案室，或經(jīng)協(xié)商直接移交檔案館保存。

第三節(jié) 歸檔文件整理的原則與要求

一、歸檔文件整理的幾個基本概念《規(guī)則》對歸檔文件整理的基本概念（歸檔文件、歸檔文件管理、件）作出如下定義。

1.歸檔文件歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

這一含義可從以下方面來理解：

（1）指出了歸檔文件的來源和范圍。歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的。立檔單位是檔案專業(yè)術語，它是指構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。也就是說，這些機構、組織或個人在其職能活動中，除了本機關形成的文件材料外，上級機關、下級機關、同級機關和不相隸屬機關發(fā)來的與其職能活動有關的文件材料，都屬于歸檔文件。

（2）應予歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。這里說的“辦理完畢”并不是說文件內(nèi)所說的事情已經(jīng)辦理完畢，而是指在公文處理程序上已經(jīng)辦理完畢。機關公文處理部門在確定各類不同文件的整理（立卷）時間上，應掌握以下幾點：

①領導指導性文件，是從普遍意義上闡述問題的。因此，不要求某一方面的機關馬上回答。如規(guī)范性文件以及重要的決議、決定，還有如計劃、長期規(guī)劃等。從發(fā)文機關來說，在這些文件發(fā)出之后就可以將定稿和存本及時整理（立卷）；從收文機關來說，則須經(jīng)有關領導人或部門閱知，向下傳達或采取了措施之后，才算告一段落，然后再將來文整理（立卷）。

②不必辦復的收文，如上級領導機關發(fā)來的任免令、通知、通報等，經(jīng)機關領導人閱知以及有關部門傳閱，也就算辦理完畢了，即可將來文整理（立卷）。

③問復性公文，一來一往公文，如請示與批復，問函與復函，在復文機關發(fā)出或?qū)Ψ綑C關收到后，就可以各自整理（立卷）。

④重大問題，可能要處理較長一段時間才能結束，但大問題是由許多小問題構成的，只要其中某項具體問題已經(jīng)解決，有關這項具體問題的文件，在公文辦理程序上就算辦理完畢了，因此，也可以整理（立卷），不必等整個工作結束再整理（立卷）。

總之，正在辦理的，仍然處于公文運轉辦理過程中的文件，還不能馬上整理（立卷），只有等到它們辦理完畢，也就是完成了公文辦理程序的文件，才能夠整理（立卷）。

（3）應予歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這里就明確了三點：一是能作為文書檔案保存的必需是有保存價值或者說是有查考利用價值的文件；二是只適用于文書檔案，至于科技、會計、聲像及其他專門檔案則按國家有關規(guī)定執(zhí)行。因為《規(guī)則》的頒布實施，實質(zhì)上是對文書檔案整理方法的改革，核心是簡化文書立卷程序，所以它只適用于實體整理的文書檔案；三是只適用于各種紙質(zhì)文件材料。非紙質(zhì)載體材料的文件（如電子文件等）無法按《規(guī)則》規(guī)定的要求和方法進行整理。

2.歸檔文件整理歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒使之有序化的過程。

這一含義可以從以下兩個方面來理解：

（1）歸檔文件的整理單位是“件”。以“件”為單位進行文件整理，是文書工作和檔案工作的一項重大改革，是對傳統(tǒng)文件整理（立卷）工作的否定。比之于傳統(tǒng)的立卷方法，新的立卷方法不需要考慮文件材料的“六個特征”，不必進行組卷、擬寫案卷標題。編制案卷目錄及案卷裝訂等項工作，也無須顧及案卷的厚薄，節(jié)省了諸如對歸檔文件的具體內(nèi)容進行綜合、分析的技術勞動，適應了計算機管理的需要。由于“案卷”概念的消失，簡化了歸檔文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合經(jīng)濟、高效的原則。

（2）將歸檔文件的整理分六個步驟來進行。這六個步驟比起傳統(tǒng)的文書立卷的工作步驟是大為簡化了，具體如何進行將在本章第四節(jié)的整理方法中詳細介紹。

3.件：“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為—件。

以上對“件”的概念進行界定，說得明白具體，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作為歸擋文件整理的基本單位，是從檢索的實際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實際進行文件整理時，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進行后續(xù)程序的工作。

二、歸檔文件的整理的基本原則歸檔文件的整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

《規(guī)則》對歸檔文件整理原則的這一表述，同1984年《檔案工作》雜志發(fā)表的《關于立卷問題討論的綜述》中指出的公文立卷的原則“保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用”是一致的。也就是說，歸檔文件整理的這一重要原則，是我國文書檔案工作者經(jīng)過長期的工作實踐探索總結出來的，是比較準確、完整、科學的。它是我國公文立卷以及現(xiàn)在提的歸檔文件整理工作所必須遵循的基本原則。這一原則的基本點是：

1.遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。文件在形成過程中總有其自身的規(guī)律，每一個機關，在工作活動中形成的文件材料，記述和反映了這個機關的全部活動和全部歷史。同時任何一個機關的工作活動都不可能是孤立地進行的，必須同自己的領導機關、下級機關以及其他有關機關發(fā)生上下左右、四面八方、多種多樣、錯綜復雜的聯(lián)系。在一個機關內(nèi)部的各個部門之間，各項工作之間，以及每項工作各個發(fā)展階段之間，也都有著密切的聯(lián)系。機關工作活動的客觀規(guī)律，決定了文件材料的形成規(guī)律，文件材料是反映機關工作活動的歷史記錄。機關工作活動的相互聯(lián)系，也賦予了這些文件材料之間的密切聯(lián)系。這種聯(lián)系是客觀地、歷史地、自然地形成的，是必然的歷史聯(lián)系。

例如：進行某項工作，一般要有工作計劃、工作計劃決定下來之后還要上報、下達，在了解工作進展情況過程中遇到的問題需要研究解決，或向上級請示，或提出解決意見，直到工作的最后完成。這些工作的進行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作計劃、報告、通知、請示、批復、工作總結等；召開一次會議，要有會議通知、日程安排、名單、報告、總結、會議簡報、會議記錄、會議紀要或決議等；它們?nèi)鐚嵉赜浭龊头从沉碎_展一項工作，召開—次會議的全過程，在進行文件整理時，不能將它們打亂。必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照《規(guī)則》的有關規(guī)定將文件按“件”進行裝訂。裝訂時應注意其排列順序的科學性（如正本與定稿，正本在前，定稿在后；來文與復文，復文在前、來文在后）。在進行分類時，應遵循文件的形成規(guī)律，將歸檔文件按不同、不同保管期限、不同機構（或問題）分開。在進行排列時，應根據(jù)“事由原則”結合時間、重要程度進行，即將同一事由形成的文件排列在一起。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件則集中排列，使文件材料之間的有機聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

為了更好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，進行歸檔文件整理的人員要熟悉本機關的工作性質(zhì)、職能、組織機構、文件來源以及處理情況。在整理時，要認真分析文件之間的內(nèi)在的、有機的聯(lián)系，只有這樣，才能使歸檔的文件正確地反映機關工作活動的基本面貌，反映各項方針、政策在本機關的貫徹執(zhí)行情況和各項工作的發(fā)展過程，才能使歸檔文件成為本機關本系統(tǒng)的歷史記錄。

2.區(qū)分文件的不同保存價值。

文件的保存價值是由文件本身固有的內(nèi)在的各種因素決定的，文件內(nèi)容的重要程度不同，所起的作用不同，保存價值也就不同。

一般說來，凡是反映社會歷史發(fā)展和記錄機關主要職能活動、反映機關基本歷史面貌的重要文件，例如，本機關發(fā)出的指導性文件，會議通過的決議性文件，重要的請示或報告文件，上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，下級機關報送的有關方針政策性和重要問題的請示、報告等，所起的作用和保存價值就必然要大一些；而機關工作活動中所形成的一般性文件，通知、便函、機關之間一般往來公文等，所起的作用和保存價值相對而言要小一些，有的根本就沒有保存的價值。此外，文件制發(fā)機關（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活動和表達的思想、意圖的文件保存價值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成過程和不同作用，標志著不同的可靠程度，其保存價值往往也不同。以上這些不同保存價值的文件材料在整理（立卷）時必須嚴格加以區(qū)分。

區(qū)分文件的保存價值，應依照《機關檔案歸檔與不歸檔的范圍》和《文書檔案保管期限表》等有關規(guī)定進行。

在進行歸檔文件整理時，將不同保存價值的文件材料區(qū)別整理，可以合理使用人力、物力、財力和時間，對不同保存價值的文件進行整理后按其保存價值相對集中，使其玉石分明，也為日后檔案館的整理工作打下了基礎。

3.便于保管和利用。

便于保管和利用，是歸檔文件整理的根本目的，也是衡量歸檔文件整理質(zhì)量的重要標準。歸檔的文件是否便于保管和利用，不僅關系到機關各項工作的開展，而且關系到機關檔案室、各級檔案館工作有無可靠的基礎和保證。《規(guī)則》推行文件級管理，正是從便于保管和利用這一原則出發(fā)的。過去，在手工模式下實現(xiàn)檔案管理和查找作用，“立卷”也是一種很好的方式，它按照一定的邏輯關系，將歸檔文件組合成一個個案卷，并通過層層目錄來提供檢索途徑，從而限定了檢索范圍，增強了手工檢索的效率。但立卷過程比較復雜，組合案卷和擬定案卷標題等環(huán)節(jié)立卷人員很難掌握。而《規(guī)則》以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，取消“案卷”，推行文件級管理，大幅度簡化了整理中的手工操作，同時也為檔案的保管和利用提供了有利條件。歸檔文件以“件”為單位進行整理、分類、排列和編目，在計算機的參與和操縱下，加快了檢索速度，方便了利用者，大大提高了檔案利用率，利用的深度、廣度、查全、查準以及利用效果也將得到極大提高。

三、歸檔文件整理的質(zhì)量要求歸檔文件整理的質(zhì)量要求是：

1.歸檔的文件應當齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。

（1）歸檔的文件應當齊全完整，這是歸檔文件的基本要求。如果歸檔的文件有復文沒有來文，有正本沒有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，這就使歸檔文件的質(zhì)量得不到保證，也給今后檔案的查找利用帶來困難。因此，凡是本機關在職能活動中形成的，辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料都應當按照《規(guī)則》的要求收集完整，進行整理歸檔。這就要求，承擔歸檔文件整理工作的部門和人員，在平時應當隨時掌握文件的收發(fā)運轉情況，做好文件的平時積累工作，及時收集、嚴格登記、嚴格檢查、隨辦隨歸、妥善管理。在第二年上半年進行歸檔文件整理時，應充分發(fā)揮其熟悉文件形成、運轉的來龍去脈的長處，將應歸檔的文件材料齊全完整地收集起來進行整理歸檔。

（2）對破損的文件進行修復，以延長文件的壽命。主要是針對一些有孔洞，殘缺或折疊處已被磨損的文件，應按照檔案保護的要求加以修補和托裱。

（3）復制字跡模糊或易褪變的文件。比如傳真件，字跡耐久性差，有些用純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆等字跡材料制成的文件材料極易褪變，須復制后才能歸檔。目前一般采用復印的方式進行復制，復印時，墨粉濃度不宜過大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復印2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

（1）書寫材料，指的是筆和墨水的使用，即應使用鋼筆、毛筆、碳素墨水、藍黑墨水及墨汁，不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍、紅色墨水等質(zhì)量低劣的墨水。

（2）紙張，是指應選用國際標準A4型60—80克的膠版印刷紙或復印紙。檔案盒和歸檔文件封套應使用無酸紙制作。

（3）裝訂材料，是指以“件”為單位裝訂時使用的裝訂材料，如細線、鋼夾、塑料夾等，應選用優(yōu)質(zhì)材料制成，以防斷線、年久生銹及斷裂等情況發(fā)生。

第四節(jié) 歸檔文件整理方法與歸檔

一、歸檔文件整理方法的改革歸檔文件整理以“件”為單位進行，這是《規(guī)則》提出新的公文整理（立卷）方法，是我國文書檔案工作的一項重大改革，也是對傳統(tǒng)的文書檔案整理方法的否定，以“件”為單位的整理方法同傳統(tǒng)的整理方法“立卷”比較，主要有以下不同：

1.取消案卷，實現(xiàn)文件級管理，免除了繁鎖、復雜的組卷過程；

2.界定“件”的概念，從檢索的實際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復文可為一件”；

3.分類方法固定為、保管期限、機構（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次；

4.裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可；

5.文件排列方法強調(diào)按事由（即問題）排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用；

6.歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目；

7.取消案卷卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；

8.無需編頁號，目錄改設“頁數(shù)”項；

9.歸檔文件直接裝盒保管；

10.無需撰寫案卷名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊；

11.檔案盒的項目設置有了較大變化。封面只設“全宗名稱”項，取消了“類目名稱、案卷題名、起止時間、保管期限、件頁數(shù)量，全宗號、目錄號、案卷號、歸檔號”等項目；盒脊取消了“目錄號、案卷號”項，保留“全宗號、”項目，增設“保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號”。

從以上改革的具體內(nèi)容可以看出。新的歸檔文件整理方法，同傳統(tǒng)的“立卷”比較，簡化了文書檔案整理的環(huán)節(jié)，減輕了文件歸檔人員及檔案整理的工作量，同時又提高了檔案行政管理部門進行業(yè)務指導和培養(yǎng)的工作效率，是一項應予積極推行的好方法。

二、歸檔文件整理方法的推行推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應當做好以下幾個方面的工作：

1.更新觀念，增強改革意識。

2.提高人員素質(zhì)。

3.加強硬件建設，即加大對現(xiàn)代化基礎設施的投入。

4.注意新舊整理方法的銜接。以“件”為單位對歸檔文件進行整理，要做好與原有的立卷方法的銜接，要注意以下兩點：

（1）《規(guī)則》是國家檔案局于2000年12月6日發(fā)布，從2001年1月1日正式實施的。由于《規(guī)則》屬于行業(yè)推薦標準，只能調(diào)整、規(guī)范2001年以后的文件整理行為，對2001年以前的文件整理行為不具有約束力。因此，對2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及規(guī)則符合當時的標準，有規(guī)可循，有目可查，就應保持原有的整理體系，不必拆卷重新整理。如果對已經(jīng)整理好的案卷輕易地推倒重來，既不利于檔案保護，又浪費了人力、物力資源，違背了經(jīng)濟、高效的管理原則。這種做法，在實際工作中是應當盡力避免的。

（2）歸檔文件的整理方法由卷改為件，不只是整理形式上的變化，它需要一系列的業(yè)務標準、規(guī)范、制度、措施與之相配合，如文件材料歸檔制度的修訂與更新、計算機軟硬件設施的配備，全宗內(nèi)分類方案的調(diào)整以及編號方法的變革等。各機關單位在實施新的整理方法時應事先做好以上工作。此外，還要注意加強與當?shù)貦n案主管部門以及檔案館的聯(lián)系，爭取多給予業(yè)務上的指導。少走彎路，并隨時研究工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，使各項制度與措施逐步完善起來。

三、歸檔文件整理的工作步驟按照《規(guī)則》的規(guī)定，歸檔文件整理分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進行。分述如下：

1.裝訂。裝訂是歸檔文件整理的第一步驟，通過這一環(huán)節(jié)可以從實體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來。以“件”為單位進行裝訂時應做好以下工作：

（1）首先應對“件”內(nèi)文件進行排列。“件”內(nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；回復性文件在前，報請性文件在后；結論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

（2）對用紙規(guī)格大于A4型的報表、圖樣等文字材料，按照A4型紙的尺寸加以折疊。但應注意盡量減少折疊層次，折痕應處于文件、圖表字跡之外，取齊右邊和下沿。應折疊的文件頁數(shù)較多時，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

（3）裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行必要的修整。其主要工作內(nèi)容包括：對破損文件進行修復；對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；去掉原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物。

（4）裝訂前，應將“件”內(nèi)的各項按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。不要隨意裁切文件，盡量保持文件的原貌。

（5）裝訂用品必須符合檔案保護要求。裝訂的方式視文件頁數(shù)多少及保存期限長短可采用以下幾種方式：

①對頁數(shù)較多的文件可用細線裝訂；

②使用變形材料如鋼夾、塑料夾等，使用這種裝訂方法簡單，但對材料必須有較高要求。鋼夾必須采用優(yōu)質(zhì)不銹鋼制品，而且必須同時考慮所在地區(qū)氣候條件以及庫房保管條件，謹慎使用；塑料制品則必須有足夠的強度，以免年久斷裂。

③對頁數(shù)不多的單份文件可使用縫紉機扎邊進行裝訂，但針腳不能過密。

④對那些永久或長期保存的歸檔文件，可使用無酸紙封套。即使用60—80克的無酸紙制成的右上側開口的封套，將歸檔文件以“件”為單位夾裝其中。封套上可以印制歸檔章，以方便整理和檢索。無酸紙，是指PH值呈中性的紙，由化學處理的木紙漿制成的紙通常為中性，可以在良好條件下長時間保存。因此，使用這種無酸紙制成的文件封套可以起到保護檔案的作用。

2.分類歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程，分類是歸檔文件整理的重要環(huán)節(jié)，歸檔文件經(jīng)過科學合理的分類，不但能夠揭示出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使檔案成為一個有序化的整體，而且便于排列上架，編目等后續(xù)工作的順利開展。

《規(guī)則》指出，歸檔文件可以采用——機構（問題）——保管期限或保管期限—一——機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。

歸檔文件的分類，可按以下的方法及步驟進行：

（1）按分類。分類法就是根據(jù)形成和處理文件的對歸檔文件進行分類。它是目前運用得最廣泛的一種分類方法。在具體操作時，應注意處理好以下幾種情況：

①一份文件往往有多個時間特征，如成文日期、簽發(fā)日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時，一般說來應以文件簽發(fā)日期（或成文日期）為準，據(jù)以判定文件所屬。計劃、規(guī)則、總結、預算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同的文件，應統(tǒng)一按簽發(fā)日期（或成文日期）判定文件所屬。

②跨的會議和案件等形成的文件材料，分類時，會議文件材料歸入閉幕年，案件等文件材料歸入結案年。

幾份文件作為一“件”時，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期為準，如跨的請示與批復，按批復在前。請示在后的裝訂順序，以批復的所在為準。

③沒有標明落款日期的文件材料，應對文件內(nèi)容及特征進行考證，以推斷文件材料的形成日期并據(jù)以劃分。

④專門中形成的文件材料，應按照專門進行分類。

（2）按保管期限分類。保管期限分類法就是根據(jù)對歸檔文件規(guī)定的不同保管期限進行分類，即將同—的歸檔文件按永久（50年以上）、長期（15—50年）、短期（15年以下）三種保管期限分類，這種分類方法能夠?qū)⒉煌瑑r值的歸檔文件從實體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施，同時，為庫房排架管理，檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。

對歸檔文件按保管期限分類，應按照國家檔案局頒發(fā)的《文書檔案保管期表》的規(guī)定執(zhí)行。

（3）按機構（問題）分類。機構（問題）分類法是指將文件按其形成或承辦機構（問題）進行分類。這種分類法的實質(zhì)就是根據(jù)本單位內(nèi)部機構的職能性質(zhì)或文件內(nèi)容所說明的問題來設置類別。又可分為機構分類法和問題分類法兩種。

①機構分類法。機構分類法是按文件形成和處理的承辦單位進行分類。原則上是一個機構設置一個類，機構名稱就是類名。各類的次序可按照立檔單位機構序列表的規(guī)定或習慣上的順序來排列。一般是將領導機構、綜合性機構排在前，再依次排列各業(yè)務部門。

歸檔文件采用機構分類法進行分類能夠體現(xiàn)出全宗內(nèi)文件在來源方面的客觀聯(lián)系，從而反映出立檔單位的歷史面貌；同時由于每個機構都有其特定的職能與任務，按機構將歸檔文件分類可在一定程度上集中反映某一方面的工作內(nèi)容，便于檔案的查找和利用。

采用機構分類法時不能同時采用問題分類法。

②問題分類法。問題分類法是按文件內(nèi)容所說明的問題將歸檔文件分類。按問題分類要求各類特點明確，不能互相包容。問題分類法的類別與類名，原則上設置為“黨群工 作”、“行政工作”、“業(yè)務工作”等類。

歸檔文件采用問題分類法，可以避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用檔案。但問題分類法在實際操作時，受人為因素的影響較大，不便劃分。因此，一般基層單位較少采用。

采用問題分類法時，不能同時采用機構分類法。

（4）幾種分類方法的結合運用。在實際工作中，當歸檔文件較多時，分類工作需要分層進行。單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，一般是將幾種方法結合起來使用。《規(guī)則》提供的、保管期限、機構（問題）三種分類方法，不同類型、不同層次的單位可按實際需要組合成多種復式分類法。采用復式分類法時，其中的、保管期限是必選項，機構（問題）一般為選擇項。具體地說，那些內(nèi)部機構較多，職能分工明確、形成文件數(shù)量較多的單位可采用“——組織機構——保管期限”或“機構————保管期限”三重分類法；那些內(nèi)部機構設置簡單，歸檔文件數(shù)量較少的單位則采用“——保管期限”二重分類法就可以了。分類方案是進行歸檔文件分類的依據(jù)，分類方案確定之后，同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。

3.排列。歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。《規(guī)則》指出：“歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結合時間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列”。這里說的“最低一級類目”是指分類時所確定的類目體系中設在最低層次的一級類目。例如按照“——機構——保管期限”分類的，“保管期限”就是最低一級類目。這里說的“事由”是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項工程、—次活動、一次會議，均可分別視為一個事由。一份請示，當針對該請示的批復收到后，即可視為事由辦理完畢。對歸檔文件按事由進行排列，遵循了文件形成的客觀規(guī)律，能夠保持文件之般打印3份，1份隨文件裝盒、1間的有機聯(lián)系，使歸檔文件進一份移交、1份備考）

步系統(tǒng)化，充分體現(xiàn)了文件的價

編制歸檔文件目錄的內(nèi)容：①值，便于檢索和利用。歸檔文件目錄封面的內(nèi)容應包

歸檔文件按事由結合時間，括：全宗名稱、、保管期限、重要程度排列的具體方法有： 機構（問題）等項（全宗號應用

（1）對同一事由的歸檔文件，全稱或是規(guī)范性簡稱）②歸檔文件即一個作者，一個問題的文件，整理說明的內(nèi)容應包括：本可按文件形成時間的先后排列或歸檔單位概況，內(nèi)設機構以及黨、者按文件的重要程度排列。政主要領導人變化情況，本

（2）對不同事由的歸檔文件，文書檔案整理歸檔情況等；③歸檔可采用以下方法排列： 文件目錄的內(nèi)容包括：件號、責

①按不同事由形成時間的先任者、文號、題名日期、頁數(shù)、后排列，所謂事由的形成時間，備注。

即事由的辦結時間，這種方法只

編制歸檔文件目錄的填寫要要求將不同事由的文件，按其辦求：① 件號：填寫室編件號；②結時間的先后順序排列就可以責任者：制發(fā)文件的組織或個人，了，而不考慮其他因素。這種方就是發(fā)文機關或署名者；③文號：法比較容易掌握，一般適用于“隨發(fā)文字號；④題目：文件標題；⑤辦隨歸”的機關。日期：文件的形成時間；⑥頁數(shù)：

②按事由的重要程度排列。將以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)主要職能或重要活動形成的文件計和核對；⑦備注：用于填寫歸檔材料排在前面，其他工作形成的文件需要補充和說明的情況，包文件材料排在后面，或?qū)⒕C合性括缺損、修改、補充、移出、銷工作的文件排在前面，具體業(yè)務毀等。

工作的文件排在后面。會議文件

6、裝盒—指將歸檔文件按室可將會議通知、開幕詞、閉幕詞，編件號順序裝入檔案盒，并填寫工作報告、代表提案，大會決定檔案盒封面、盒脊及備考表等工等重要文件排在前面，其他文件作內(nèi)容。排在后面。綜合性文件可將計劃、①檔案盒封面：全宗號、、總結、規(guī)章、領導講話等排在前保管期限、機構、起止件號、盒面，其他材料排在后面。號（3）對具有保存價值，但因故沒

②盒脊：全宗號、、保管有及時歸檔的零散文件，其排列期限、機構、起止件號、盒號 方法是：可將零散文件排列在相

③備考表：盒內(nèi)文件情況說應類別歸檔文件的最后或與相關明、整理人、檢查人、日期（隨的某件歸檔文件裝成一件，然后文件裝盒）

在歸檔文件目錄備注欄或備考表

裝盒要求：應按分類方法，中加以說明。不過這種情況在實將不同類別的歸檔文件按件號順際整理工作中應當盡力避免。序分別裝入檔案盒中。不同形成4.編號。歸檔文件的編號，是、不同保管期限、不同機構指將歸檔文件在全宗中的位置符（問題）形成的歸檔文件不應放號進行標識，并以歸檔章的形式入同一個檔案盒中。

在歸檔文件上注明。其目的是記

四、公文歸檔機關文書部門錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工或業(yè)務部門將歸檔文件整理裝盒作的成果。通過編號，使歸檔文后，逐年移交給機關檔案室集中件在全宗中的位置固定下來，為保管，稱為“歸檔”。文件材料整理后續(xù)的編目工作以及日常管理和歸檔，能保證本機關檔案齊全完查找利用工作提供便利。《規(guī)則》整，便于查找利用，又可為黨和指出：“歸檔文件應依分類方案和國家積累檔案財富。排列順序逐件編號，在文件首頁

1、公文歸檔制度

上端的空白位置加蓋歸檔章并填

①歸檔范圍—機關工作活動寫相關內(nèi)容。歸檔章應設置全宗中形成的具有保存價值的文件材號、、保管期限、件號等必料，經(jīng)文書部門或業(yè)務部門整理、備項，并可以設置機構（問題）立卷后，應定期向檔案部門歸檔。等選擇項”。②歸檔時限—文件材料整理好后

（1）歸檔章的式樣如下： 歸檔時限在第二年的上半年。

×××歸 檔

③★文件歸檔要求：（1）應歸章 檔的文件材料齊全、完整；（2）全宗號

年

度

機文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合構

（問題）保管期限

并整理、立卷；（3）歸檔的文件件號 材料，應保持它們之間的歷史聯(lián)

室系，區(qū)分保存價值，便于保管和編

館編 利用。

（2）歸檔章：全宗號、、2、歸檔文件的交接手續(xù)完成保管期限、件號、機構（承辦機后，機關文書部門就完成了上一關）、問題 年的文書工作，歸檔文件被機關

（3）★簡述加蓋歸檔章的具檔案部門接收后凡進入了檔案管體要求：1）歸檔章應加蓋在歸檔理階段。

文件首頁上端的空白位置，加蓋

件內(nèi)文件排列方法：1）正本歸檔章不應壓蓋文件字跡，不應在前，定稿在后；2）正文在前，與批示文字或收文章等重疊。2）附件在后；3）原件在前，復制件填寫歸檔章項目應使用用碳素墨在后；4）轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文水等符合檔案保護要求的字跡材在后；5）回復性文件在前，報請料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純性文件在后；6）結論性材料在前，藍墨水等不耐久的書寫材料進行依據(jù)性材料在后；7）不同文字文填寫，有條件的單位，還可將本件無特殊規(guī)定的，漢文本在前，單位的全宗號、保管期限刻在歸少數(shù)民族文本在后，中文在前外檔章上。文在后。

5、編目—指編制歸檔文件目 錄，是歸檔文件整理工作的重要

內(nèi)容之一。

（一個裝訂成一本，目錄一

第三篇：公文寫作培訓稿

公文寫作培訓講稿

寫公文難，要具體講怎么寫公文更難，若認為通過培訓以后就能寫好公文，我想基本上是不可能的。我在局機關寫了10年公文，要總結經(jīng)驗，頭腦里幾乎還是空的。我個人的體會是，要寫好公文，除了多了解、多熟悉工作和多寫以外，沒有別的辦法。在此，也只能和大家作粗淺的交流。

一、公文的概念和分類

（一）概念

公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規(guī)、政令和信息、情況的表現(xiàn)與運載形式，是機關或單位實施管理的基本手段和重要工具，發(fā)揮著上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。公文貫穿機關或單位管理工作的始終。我們要向上級報告情況，需要寫成文件；向基層單位安排什么工作，提工作要求，需要寫成公文印發(fā)下去，備查、備用，便于基層照章執(zhí)行；要告知社會公眾一個什么決定，也要印制成公文。因此，公文寫作與我們每一個機關事業(yè)單位工作人員息息相關，可以說，具備較強的公文寫作能力，是每一個機關事業(yè)單位工作人員的基本素質(zhì)要求。當前，各部門都十分缺乏優(yōu)秀的文秘工作人員，當然也包括學校。近年來，我所見到的咱們學校上報的各類公文性文字材料，幾乎沒有規(guī)范的。對此，局領導不是批評就是批示，但至今難以規(guī)范。因此，舉辦這次培訓，我覺得很有必要，也很及時，這對于全系統(tǒng)重視公文寫作、加強公文寫作、規(guī)范公文寫 作，必將具有更加積極的作用。

（二）分類

1、按照制文機關的種類劃分：黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業(yè)單位公文、社會團體公文。

2、按照行文方向劃分：上行文（向上級單位行文）、平行文（向平級單位行文）、下行文（向下級單位行文）。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內(nèi)容、措辭等。

3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、秘密公文、內(nèi)部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時，必須要按照該公文的秘密等級來處理，涉及秘密問題的，不能泄密。

4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。

5、按照使用范圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等全是通用公文；司法類的公文、經(jīng)濟類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。

6、按照規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強弱劃分：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。

規(guī)范性公文常用的有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

非規(guī)范性公文：除規(guī)范性公文以外的公文。常用的非規(guī)范性通用公文有調(diào)查報告、工作計劃類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等等。

（三）機關公文要素

機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成。

（四）公文處理

公文處理包括擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

二、公文寫作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的寫作、制發(fā)、處理必須按照固有的規(guī)定、特定的體例格式來進行。

（一）確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應該發(fā)揮什么作用，是在什么背景下寫這個文件材料。（或者要思考：為什么要寫這個文件；寫這個文件要達到什么目的，是安排工作、通報情況，還是解決困難問題；文件是寫給哪個部門，是上行、平行還是下行）。要根據(jù)寫作的背景、目的、受文對象確定采取哪個文種。一般說來：

1.對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當?shù)臎Q定事項，選擇《決定》文種。比如：加強黨的建設，是件大事，中央2004年出臺了《關于加強黨的執(zhí)政能力建設的決定》；每年初的教育工作會上，縣教體局都要出臺一個《關于表彰獎勵**教育工作先進單位的決定》，這就是個獎懲決定。

2.向社會公眾或者廣大行政管理相對人宣布重要事項或決 定，適用公告。比如，教師招考等涉及從業(yè)人員利益的，供電公司、自來水公司停水停電需要公布社會周知的事項，就要事先以各種方式發(fā)出公告，告知社會各界，這就適宜采用公告或通告文種。

3.將上級的文件批轉給下級執(zhí)行，或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時，一般印發(fā)《通知》。

4.向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問時，選用報告類文種，如工作報告、情況匯報等等。（其中，政府工作報告是一個有特指內(nèi)容的文種，政府工作報告是政府向同級人大或人大常委會報告工作情況）。

5.向上級機關反映并請求幫助解決困難和問題，選用《請示》。6.答復下級機關的請求事項，用《批復》。

7.對某項重要工作或者某個重要問題提出見解和處理辦法，一般選用《意見》。

8.不相隸屬的機關之間，也就是說不存在直接的行政管理關系的機關之間，比如縣財政、審計等政府部門，商洽問題、詢問或答復問題，一般用《函》。

9.明確通過會議形式?jīng)Q定的事項、記錄會議精神，選用《會議紀要》。

10.《命令》文種，主要適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章（如主席令、國務院令），宣布施行重大強制性行政措施（如通緝令）。一般這些法規(guī)、規(guī)章的制定，要省級以上的國家機關才能制定和通過，因此在市、縣兩級一般不涉及到《命令》文種。

以上講的是一般原則，具體采用哪類文種，要根據(jù)具體情況 來確定。

（二）規(guī)范寫作

公文寫作要努力做到“六個規(guī)范”：

1.公文主題規(guī)范。主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標準，就是集中單

一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什么，反對什么，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產(chǎn)生歧義。

2.使用材料規(guī)范。公文材料的選用標準必須是真實典型，新鮮有力。所謂真實，就是實實在在存在的、反映當前事物本質(zhì)規(guī)律的真實。我們分析問題時，所列舉的現(xiàn)象，不是假的、人為編造的，也不是偶然現(xiàn)象和個別現(xiàn)象。所謂典型，就是既是個性特征，又是共性特征。新鮮有力，就是我們所列舉的、分析的問題、提出的辦法，必須是符合當前實際的，必須是有說服力的。你不能在說今年的工作時，還拿去年、前年的數(shù)據(jù)和一成不變的措施辦法，因為事物總是在發(fā)展變化，尤其在這個信息飛速發(fā)展和人的民主法制意識普遍快速增強的這么一個時代下，如果總是一成不變、不思進取，不思考、不調(diào)研，寫公文也好、安排工作也好，就做不到“有的放矢”。公文的選材標準與文學作品不同，公文強調(diào)真實，強調(diào)掌握最基礎最真實的材料，屏棄想象（合理的推測可以），而想象則是文學作品的核心和靈魂。

3.文章格式規(guī)范。公文普遍的結構格式是：公文標題—主送機關—正文—結尾—成文時間。為了便于大家理解，我把公文格式方面的內(nèi)容分為寫作格式和印制格式兩個方面來說。

寫作格式包括標題、正文、結尾三個部分。（1）標題：公文標題的寫法一般是發(fā)文機關+事由+文種。目前，本著簡化的原則，一般不再重復寫發(fā)文機關。

例如：學校要向教體局寫一個請求幫助解決校舍維修經(jīng)費的請示，標題就是“關于請求幫助解決校舍維修經(jīng)費的請示”；教體局要向縣政府報告一個事件的調(diào)查情況，則標題就要寫成“關于**事件的調(diào)查報告”。

（2）主送機關的寫法。注意四點：一是文件一般發(fā)給機關或單位，因而只寫受文機關的名稱，不寫領導個人名字（領導特別要求的除外）；二是一般只能寫一個主送機關，例如：縣委、縣政府，其他需要送達的受文機關采取抄送方式（調(diào)查報告因為是知閱性公文，受文單位不特別確定，除了要求有主送機關的，可以不寫主送機關）；三是要用統(tǒng)稱或者規(guī)范的簡稱，不能隨意寫，如縣政府、縣人民政府都，縣教體局、縣教育體育局是規(guī)范的簡稱，但不能寫成縣府、縣局；四是注意行文關系，文件只能逐級行文，一般不能越級行文（如要上報市政府、市教育局的文件，一般只能縣政府、縣教體局轉報），某些經(jīng)費請示屬特殊情況。

（3）正文的寫法：正文是主送機關以下、結束語之前的部分。正文是一篇公文用筆最多、最重要的部分。一般是在主送機關之后，先寫一段或幾句導語，說明寫這篇公文的原因、根據(jù)或者目的，導入正文。正文要做到邏輯層次清楚有序，說理簡潔準確并力求深刻，用語符合規(guī)范。

（4）結尾：正文寫完后，一般要寫幾句號召的話（一般針對下行文），或者表決心、態(tài)度的話（上行文）。《請示》要說“妥否，請批示；《意見》要說“以上意見若無不妥，請批轉執(zhí)行；《通知》 和《報告》可以不要結尾，說完就落款結束；講話稿類的一般有鼓勁、號召的話語；匯報材料一般有表示感謝和今后打算、態(tài)度的。

（5）行文層次序數(shù)的寫法及排版：一個正式的文件材料，除總標題外一般有四個層次，總標題用二號小標宋體。第一個層次，是大標題，一般用三號黑體，寫成一、二、三；第二個層次是小標題，用

（一）、（二）、（三）來表示，三號楷體；第三個層次用阿拉百數(shù)字表示，即1.2.3.，可以三號仿宋加粗以醒目；第四個層次用（1）、（2）、（3）表示。

印制格式包括用紙、字體、附件、蓋章、抄送機關等。公文用紙采用A4型紙；

標題一般用2號小標宋體，正文用3號仿宋體；

發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“??”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用2號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排；同時應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

上報的公文涉及具體事項需要確定聯(lián)系人的，還要確定聯(lián)系人。聯(lián)系人姓名和聯(lián)系方式臵于正文結束后下一行，空2格。附件 ：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如：“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。

抄送：公文如有抄送，左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關標句號。一般不抄送給領導個人。

關于印制格式（排版格式），建議學習“黨政機關公文格式”（有BT字樣，2012年7月1日后實施的）

4.文字表述規(guī)范。公文的用語用字要求簡明、準確、樸實、得體、通俗、易懂，體現(xiàn)字面意義而非聯(lián)想意義，講求陳述性、寫實性，而非描繪性、虛擬性。一般以概述為主，據(jù)事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學作品，需要大肆鋪展、渲染，大量的想象，細致的描寫，這些，恰恰是寫公文所忌諱的。與文學作品比較，公文之所以讓人覺得死板、千篇一律，這個跟公文的性質(zhì)有關系，但是公文同樣可以寫得很好，好的法規(guī)性、政策性公文，充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現(xiàn)的反應，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的講話稿可以寫得飽含感情，深刻、精彩。

5.標點符號使用規(guī)范。該用逗號用逗號，該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。要注意：轉發(fā)上級或下級文件時，標題一般不用標點符號（有書名號的，取消書名號）；此外，標題中不要過多出現(xiàn)“通知”兩個字，比如省、市層層轉發(fā)國務院一個文件的 通知，到縣級，可直接說轉發(fā)國務院***文件的通知。

6.數(shù)字和計量單位使用規(guī)范。一般使用阿拉伯數(shù)字。前后要統(tǒng)一，不能一時用大寫，一時用小寫。成文日期的正確寫法：不分黨機關口還是政府行政機關口，現(xiàn)在一律用用阿拉伯數(shù)字，這是中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局和中國國家標準化管理委員會2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日后實施的“黨政機關公文格式”要求（2012年7月1日前，黨的機關的公文落款用阿拉伯數(shù)字；政府行政機關公文落款用漢字數(shù)碼；黨政聯(lián)合行文從黨的機關規(guī)定用阿拉伯數(shù)字；企事業(yè)單位黨組織行文從黨內(nèi)規(guī)定；企事業(yè)單位行政參照政府行政機關用漢字數(shù)碼）。

三、幾種常用公文的寫作

（一）常用規(guī)范性公文

1.請示：如果某個單位在推行工作中遇到了自己不能解決的困難和問題，比如資金、政策等，需要上級幫助解決，就得寫成請示。寫請示要注意幾個問題：一是只能一事一請，不能在一個請示里夾帶多個請示事項，要資金就只寫要資金的請示，需要某個政策性決定的，就寫成單一的請示。二是一請一報，一個請示只能報一個主送機關，不能多頭報送。三是一般不越級請示，但特殊情況除外（如經(jīng)費請示），在實踐中本著解決問題的原則，不僵化、不教條。四是要簡短精煉，簡潔明了地講明原因、困難，對請求事項要明確，要多少錢，要什么政策，至于人家怎么批是人家的事，還要講明你要的錢主要是什么用途。

2.報告：報告是典型的上行公文，是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見和建議、答復上級的詢問等。報告的特點是 閱知性，不是批復、答復性，看的人可以簽署意見，也可以不簽署意見或表態(tài)。所以，在選擇這個文種的時候，要選擇那些只需要上級知道的工作或事件，或者就某項工作提意見建議，但不一定需要批復。學校公文多屬這類文種。

（1）分類：

一是工作報告，是按照上級機關要求做的報告，如政府工作報告；

二是情況報告，即在工作中遇到了問題，或者覺得應該讓上級知道某個重要事項的當前情況（貫徹落實會議精神的報告）；

三是回復性報告，回答上級問詢、落實上級臨時交辦的某項工作（關于審議意見整改情況的報告）；

四是備案報告（規(guī)范性文件備案）。（2）寫法：

一是導語。說明依據(jù)什么寫這個報告，或者為什么要寫這個報告（依據(jù)什么機關的什么通知精神，或者根據(jù)某位領導的批示精神，我們做了什么，怎么做的）。

二是主體。結構一般是：第一，基本情況；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的問題；第五，今后工作的建議。這是常規(guī)格式，具體中有變化。如縣人大視察義務教育法的實施情況，就可以先寫主要做法及成效，再寫問題，最后寫建議，三個部分完成。如學校要向教體局上報某一項工作管理方面的情況報告，就要有基本情況、主要措施、存在問題、今后打算。回復報告的寫法比較直接，上級問什么問題，我們就答什么問題，一條一條的答（如反饋意見整改報告，管理不到位我們是怎么整改 的，程序不規(guī)范我們是怎么整改的）。

三是結尾。回復報告寫“專此報告，請閱”；工作報告寫“以上報告當否，請閱示”；備案報告寫“請予審查”。切忌報告中夾帶請示事項。

3.意見：分為上行意見、平行意見、下行意見三種，上行意見一般上級要作出處理或者答復，平行意見則一般提供給對方參考，對方可以不執(zhí)行，下行意見則具有指示性，下級應該遵照執(zhí)行。意見的寫法也不是固定不變的，但一般應該包括幾個方面的內(nèi)容（以印發(fā)關于開展某項工作的意見為例）：指導思想和原則、目標和意義、方法和步驟、工作要求等。

4.通知：通知的應用范圍很廣泛。傳達指示、部署工作、實施管理措施、處理公共事務、任免干部等等，都需要印發(fā)通知。通知以紅頭文件和白頭文件印發(fā)都行。屬下行文，要下級機關（或受文對象）明確做什么、怎么做（這與請示、報告不同，比意見要細），要具有操作性。例如寫一個會議通知，開會時間、地點、參加人員、有些什么要求等等，要一、二、三逐一說清楚，讓看的人一看就明白。通知可以不寫結束語。

5.工作計劃類：是對未來一定時期內(nèi)的某項工作或全面工作進行安排部署的文件，明確下一步做什么、怎么做。工作計劃要有操作性（缺乏操作性是當前學校上報工作計劃的通病）。計劃、規(guī)劃、方案、要點，都屬于計劃類公文范疇。計劃類公文必須具備目標、措施、步驟三要素。計劃類公文有兩種格式：一是文字表述式，一是圖表式（圖表式越來越多，清晰、明了、包含的信息量大），政府重點工作任務分解、擬辦實事分解、經(jīng)濟發(fā)展主要 指標分解、議提案辦理責任分解等都是圖表式。當前學校上報的計劃類文件普遍缺乏針對性和操作性。

6.工作總結類：

（1）分類：綜合性總結（單位工作總結）、專題性總結（專項工作總結）、個人總結（學習、思想、工作）

（2）寫作關鍵和重點：其特點是實踐性、經(jīng)驗性、自述性、理論性（不僅陳述工作情況，更要揭示理性認識，不僅回答“是什么”，更要回答“為什么”、“怎么做”的問題。一般包括本（半年）基本工作情況、所做的主要工作、工作進度、取得哪些成績經(jīng)驗、存在的不足和教訓、下步工作計劃（個人總結寫努力方向）。個人總結要抓住主要問題，把握寫的側重點，突出收獲最大、成績最突出或者感受體會最深的東西，不是記流水帳。當前各學校上報的工作總結類材料，缺乏亮點的提煉和總結，都是按部就班寫來，看不出與別的學校相比有什么亮點、與去年相比有哪些做得更好，方法措施上有哪些重大變化。

（二）常用非規(guī)范性公文

常用非規(guī)范性公文有講話稿、調(diào)查報告、匯報材料、禮儀講話、簡報信息等，下面分別作簡單介紹。

1.講話稿:主要有工作報告（政府工作報告）、會議講話（報告）、匯報材料、傳達提綱、述職報告等。

①標題的寫法：工作報告和會議講話的標題可以使用標題式（主標題、副標題構成，主標題是報告內(nèi)容的精煉、概括，副標題寫報告人、報告時間，比如《改進作風強化落實努力開創(chuàng)教育工作新局面》是主標題，副標題是“副縣長許紅霞在2013全 縣教育工作會議上的講話”；還有一種常用的標題，就是講話人＋會議名稱+文種構成，如《許縣長在全縣教育工作會議上的講話》，簡潔明了。

②主體內(nèi)容和基本要求：上年（上一階段）工作回顧、存在問題和困難、下年工作任務措施。要分析形勢，統(tǒng)一思想，安排工作。總體要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務明確。寫的好的講話，還需要生動、富于感情。工作報告比較正規(guī)，用語莊重，一般不用口語化語言，一般不舉例子，但工作做的怎么樣，要用詳實的數(shù)據(jù)說話，一般不允許脫稿臨場發(fā)揮。會議講話就相反，用語要力求生動，可以較多的使用口語化語言，體現(xiàn)個人風格，可以臨場脫稿發(fā)揮。

③要具備的基本條件：一是全面、深入了解工作情況，包括困難問題、經(jīng)驗教訓，才能做到落筆真實、全面、客觀；二是要了解有關政策，特別是新機遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，擬訂措施才能夠有針對性，體現(xiàn)時代性；三是高度要站夠，（高度不夠是多數(shù)人起草報告最突出的毛病），你如果是代縣長擬講話稿，就要站在縣長的角度思考問題，該講什么，該怎樣講，都有講究；你若是代書記擬講話稿，就要站在書記的角度思想如何講、怎樣講，二者是有差別的。

④講話稿的用語和感情問題：有人認為公文都是平鋪直敘，沒有感情的。其實不然，好的公文可以寫得既樸實，又有文采，體現(xiàn)講話人的心聲；既有操作性，又能帶來聽覺和感官上的享受.過去我們認為公文中不適宜引經(jīng)據(jù)典、富有文采，這是片面的看法。公文的寫作特別是講話稿的寫作，要視講話人的風格而定，有的領導喜歡引經(jīng)據(jù)典，我們就要考慮和體現(xiàn)他的風格。如果不具備豐厚的古典文學修養(yǎng)怎么辦，現(xiàn)在網(wǎng)絡可以幫忙，可以針對性的查閱、學習、選擇、借鑒，但不可以全篇下載或套用。

2.匯報材料和傳達提綱：都要簡明扼要，條理清晰，實事求是。

匯報材料事實準確、重點突出、要有事例和數(shù)據(jù)，事例要有說服力。一般根據(jù)工作情況來安排框架，但上級有明確要求內(nèi)容的，一般按上級要求逐一匯報。

傳達提綱的寫作要點：一是不能原原本本的照搬領導講話或討論發(fā)言，要抽取、綜合主要的、有代表性的體現(xiàn)會議精神的東西；二是要有側重，要將本地本單位急待落實的方面作為傳達重點；三是貫徹落實措施也要緊密結合本地本單位實際。

3.禮儀講話：歡迎詞（致辭）、開幕詞、閉幕詞、答謝詞、祝酒詞、悼詞、紀念性講話等。其特點：一是簡短精煉；二是富有感情，歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢，悼詞要沉痛沉重；三是力求文采斐然。講起來流暢悅耳，聽起來文采飛揚。一般要避免小標題。歡迎詞除在開篇表示歡迎外，要簡要介紹本地的風土人情、經(jīng)濟社會概貌（但是忌寫得呆板），要展望今后的合作與情誼，最后要有祝愿的話。

（三）信息寫作

1.定義：是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位為了向上級機關、平行機關、不相隸屬機關、單位或個人送閱、通報有關情況、信息形成的材料。

2.定位：信息工作是各級黨委、政府辦公室履行“參與政務，管理事務，綜合服務”職能的重要手段，是各級政府及其部門辦公室工作的重要組成部分。信息是各級政府及其部門之間溝通情況、交流經(jīng)驗、反映下情、輔助決策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是對行政公文作用的必要補充；它不是輔助決策的唯一渠道，但是輔助決策的重要手段。這個定位是從上到下都比較統(tǒng)一和認可的。在我們過去的信息工作中，存在對信息工作定位及其理解的片面性，即僅僅把信息工作作為反映工作進展動態(tài)的資料，而沒有從溝通情況、交流經(jīng)驗、反映下情、輔助決策這個全面的定位上來宏觀理解和把握信息工作。在學校上報的信息中，多數(shù)是新聞報道式的會議信息、活動信息，即什么時間開了個什么會，хх領導講了話，或者хх領導去檢查什么工作，而沒有從更高、更深刻的角度去總結、提煉可供借鑒和推廣的工作經(jīng)驗，去思考、調(diào)研某項政策執(zhí)行或者工作推進中存在的問題、困難及意見建議。

3.發(fā)展趨勢：隨著政府職能從全能向有限、從管理型向服務型、從封閉型向開放型轉變速度的不斷加快，以及經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和信息時代的到來，信息工作顯得越來越重要，面臨的形勢也在不斷發(fā)生變化。主要體現(xiàn)為兩個方面：

一是各級領導越來越重視信息工作。信息工作具有傳遞快速便捷、反映內(nèi)容全面廣泛深刻的特點，越來越受到各級領導的重視。縣委、縣政府成立有信息工作機構，對各部門上報信息實行按季度通報并考核。市教育局每年都下發(fā)文件并召開全市教育信息宣傳工作會議，對縣區(qū)信息工作情況實行定期通報和年終考核獎勵。縣局也制定有宣傳報道獎勵辦法，鼓勵干部職工積極投稿。二是管理工作越來越需要信息工作。首先，是各項政策措施、工作部署的貫徹落實，及其存在的困難、問題的收集反饋離不開信息工作。其次，管理部門各項決策也從過去單純的憑經(jīng)驗、拍腦子轉化為科學、民主決策，對信息的需求量大、依賴程度高。第三，在具體工作中，各種新的情況、新的問題層出不窮，領導需要及時、準確、全面地獲取各方面的信息，以便預測走勢，調(diào)整策略，指導決策。

4.分類：

第一大類是動態(tài)類。動態(tài)類信息主要指反映重要工作進展情況、重大決策部署貫徹落實情況、重要經(jīng)濟社會動態(tài)和社情民意等方面的簡要信息。它的特點是一事一報，及時準確，文字精煉（一般不超過500字）。動態(tài)類信息又可細分為八個小類：一是上級做出的重要決策部署、召開的重要會議在本單位的貫徹落實情況；二是對上級出臺實施的重大決策執(zhí)行效果的情況反饋；三是上級領導關注的重點工作情況；四是反映本單位當前發(fā)展中一些較為突出的熱點、難點問題；五是各單位承擔的一些重點工作的進展情況；六是本單位最新災情及救災工作情況；七是反映本單位工作中存在的突出困難；八是其他重大的社會動態(tài)和重要的社情民意。

第二大類是綜合類。綜合類信息主要是就涉及某方面工作或某個問題的相關情況，進行匯總、分析所形成的信息，一般應有情況、有分析、有建議，主要目的是匯報工作、反映問題、建言獻策。這類信息的特點是要素齊全（時間、地點、問題、經(jīng)驗、建議等），數(shù)據(jù)準確；主題鮮明，層次清晰；論據(jù)充分，不空發(fā)議 論；平鋪直敘，文字簡煉（一般不超過2500字）。綜合類信息主要分為五個小類：一是報告類。主要匯總報告重點工作的階段性進展情況，反映工作中出現(xiàn)的需要上級領導了解的重要情況。二是反饋類。主要反映上級決策部署、上級領導同志重要指示的貫徹落實情況。三是問題建議類。主要反映工作中遇到的各種需要上級領導幫助或協(xié)調(diào)解決的突出困難和問題，以及就某些重大問題向上級領導建言獻策等。四是經(jīng)驗成效類。主要是對一些具有普遍性的重點、難點、熱點問題，本單位有哪些獨到的、值得上級領導同志了解或其他地區(qū)和部門借鑒的好做法。五是調(diào)研類。主要是圍繞中心工作，組織開展一些考察、調(diào)研、研究活動形成的對上級有參考價值的材料。

5.當前信息上報中存在的突出問題： 主要存在五個方面的問題：

一是認識有差距，發(fā)展不平衡。主要是指對信息工作的定位認識不到位，這是各學校帶有共性的問題，也是當前信息工作存在的主要問題。最突出的現(xiàn)象是，由于大家還沒有充分認識到信息工作反映下情、輔助決策的重要作用，把上報信息簡單等同于新聞報道，信息內(nèi)容單

一、單薄，參考價值不大。

二是針對性和時效性不強。一些學校沒有把信息工作的著眼點放在全縣全局和重點工作的高度，進行提煉和綜合，雖然報送的數(shù)量多，但上報信息與局機關需求不對徑，參考價值不大；收集信息的渠道不暢，情況掌握不及時，上報遲緩，導致一些重要信息時效性喪失。尤為突出的是，報喜的多，報憂的少（也就是說成效類信息過多，問題類的少，問題類即調(diào)研、綜合類信息恰 恰是上級關心的，采用率會高）。

三是綜合調(diào)研類信息嚴重缺乏。可以說這是各行業(yè)各單位信息和日常工作的“軟肋”。因平常耽于事務，沒有足夠的時間主動深入基層或工作一線調(diào)研，沒有形成深入調(diào)查研究的工作作風，“見子打子”，理性思考少。上報的一些調(diào)研信息也缺乏深度，缺乏全局性的意見建議，輔助決策的參考價值不大。

四是重大突發(fā)信息報送遲緩，報送程序不規(guī)范。這個現(xiàn)象比較普遍，在突發(fā)公共事件和社會熱點、難點方面尤為突出。還有不按程序規(guī)范上報的現(xiàn)象也比較突出。表現(xiàn)為：學校只按照行業(yè)管理規(guī)定向縣教育部門上報，而沒有堅持先向鎮(zhèn)政府辦報告、統(tǒng)一口徑后再對口上報。這樣不僅造成信息上報口徑不統(tǒng)一，還給工作造成了被動。

五是寫作質(zhì)量有待提高。我總結為四個缺乏：①缺乏數(shù)據(jù)和素材支撐，上報的工作措施空洞乏味，上報的工作進展情況缺乏數(shù)據(jù)支撐。②缺乏經(jīng)驗性提煉，不注重挖掘和提煉工作中的亮點，總結不夠深刻全面，精煉程度有待提高。③缺乏深入調(diào)研的精神和心得，對調(diào)研信息促進重大項目的落實、重大政策的調(diào)整等信息輔助決策的作用認識不足。④缺乏對全局性重點工作、社會熱點問題、領導關注事件的把握。

6.怎樣提高信息寫作的質(zhì)量和做好信息上報工作：一是注意以點帶面，選好上報信息的角度。選擇有新意、有價值、有效用的信息上報，角度抓得新，抓得巧，很快就能進入領導的決策視野，反之不然；所反映的問題和提出的建議能夠給人以啟示，動態(tài)類信息要快速上報，“以快帶新”；問題類信息要注意事物發(fā)展 的新動向、新變化；經(jīng)驗建議類要注重現(xiàn)實性，要緊緊圍繞工作中心，體現(xiàn)單位工作特色，力求有推廣價值。二是要突出時效性，加快信息上報速度。收集要快，編寫要快，上報要快，有預見性的東西要超前介入。三是切中領導需求，增強信息上報工作的“貼近度”，要加強調(diào)研，在綜合類信息報送上取得突破，努力實現(xiàn)信息工作的四個轉向（單純的動態(tài)類轉為動態(tài)和綜合類并重、動態(tài)信息向調(diào)研信息、反映情況向建言獻策、報喜向喜憂兼報、喜憂并重）。過去有一個保守的觀念，認為報憂就得憂，現(xiàn)在要轉變?yōu)閳髴n解憂，促進問題解決，衡量的尺度是：由于客觀因素或者上級政策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題均可上報，只要不是本地本單位主觀工作上出現(xiàn)的問題均可上報。在平常的執(zhí)行工作中出現(xiàn)了問題，需要上級調(diào)整政策，我們一般采用專門的匯報方式，其實信息也是一種重要的匯報方式，不能忽略。四是結合實際，加強寫作和上報中的薄弱環(huán)節(jié)。五是加強制度和隊伍建設，要有人分管，要定期不定期的召集研究，確定報送重點和撰寫人員，要建立激勵機制。

7.信息與新聞的異同：

共同點：黨政信息和新聞都是對客觀事物的反映，都具有客觀性、真實性、新鮮性、時效性，都能影響人們的認識和行動，在一定意義上講都具有指導性。信息追求信息價值，新聞追求新聞價值，有的時候兩者是相通的。比如國家最新做出的一些需要全社會周知的重大的決定，政務信息和新聞就是兩條重要的傳播渠道。通過新聞渠道可以讓更廣泛的群眾知情，而這些指導性的意見通過政務信息渠道傳達貫徹到基層，可以在最短的時間內(nèi)讓 基層領會其精神實質(zhì)并組織實施。

廣義的信息是對客觀事物的表述（包括發(fā)生的和未發(fā)生的），而新聞是對已經(jīng)發(fā)生的事情的表述，從廣義上講，信息包含了新聞。二者有四個共同點：一是都是對客觀事物的反映和表述；二是都是受眾預先未知的事情；三是都講求新鮮、真實、準確；四是都有可傳遞性。

區(qū)別點：一是信息的包含量比新聞大。新聞只是新近所發(fā)生的，為受眾所關注的具有新聞價值的那部分事實的報道，信息則是反映事物存在方式或運動狀態(tài)的普遍形式。這是最大的區(qū)別。信息稿件有超前性（趨勢性的苗頭問題，預測事物未來的發(fā)展方向和態(tài)勢），新聞是對已經(jīng)發(fā)生事情的報道，注重影響、導向，信息則側重于告知，反映事物的存在和運動狀態(tài)。二是信息的時效性要求不及新聞要求強。三是公開性上不同，新聞向社會公開，信息則分類上報、公開，專屬性信息（如涉及國家安全）不能公開。四是信息提供的服務效果比新聞要直接。

寫作上的有5個方面的不同：

選材上：信息側重于全局性、綜合性、典型性、指導性，新聞側重于知識性、趣味性、可讀性。

標題上：信息為單標題，直白直觀；新聞標題有多行標題（眉題、正題、副題）、兩行標題（主標題、副標題）、單行標題三種形式，活潑，吸引眼球。（舉例：縣委宣傳部舉辦“中國夢，麟游夢，我的夢”演講比賽：你想一顯身手嗎？擂臺上見分曉（引題）、我縣舉辦“中國夢，麟游夢，我的夢”演講比賽（主題）、**獲獎比賽一等獎（副題）。結構上：信息主體直言表述，開門見山，直接由主體構成，較少用導語，字數(shù)100-300字左右，一段成篇；新聞稿由導語、背景、主體、結尾構成，包括何時、何地、何事、何因、何果五要素。

形式上：信息有相對固定的規(guī)范（動態(tài)類），一般采用“一是…二是…三是…”的直接敘述方式，一就是一，二就是二，實事求是，忌諱隨意粉飾，一般不允許估計基礎上的模糊表達；新聞則活潑，無固定格式。

寫作風格上：信息的語言平實、直敘、準確精煉、樸實莊重，事實準確，分析中肯，建議合理，忌用修辭手法。新聞力求可讀性，可以采取多種文體，運用各種修辭手法（插敘、倒敘、比喻、夸張、諷喻、借代、映襯），講究的是懸念感和新鮮感，給受眾沖擊力，激起閱讀興趣，擴大社會影響力。

四、公文處理中幾個需要注意的問題

（一）聯(lián)合行文的問題

1、行政機關聯(lián)合行文，主辦機關排列在前，原則上文頭、文號都用主辦機關的，落款時幾家單位都要落款并蓋印。如，教體局、公安局要聯(lián)合下發(fā)一個聘請中小學法制副校長輔導員方面的文件，這項工作教體局是牽頭單位，文件頭和發(fā)文字號都用教體局的。

2、行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。

3、聯(lián)合行文一般用主辦單位的文頭和文號，一般不用幾家單位作文頭、字號為聯(lián)發(fā)字號的格式。

4、會簽，由主辦單位首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽，一般不用復印件會簽。

（二）部門和內(nèi)設機構行文問題

政府各部門（包括議事協(xié)調(diào)機構），除以函的形式商洽工作、答復詢問外，一般不得向下級政府正式行文，如確需行文，有兩種處理方式：一是經(jīng)縣委、政府領導同意，由“兩辦”發(fā)文（如印發(fā)實施方案）；二是部門自行行文，可以用《通知》等文種，但必須在正文前冠上“經(jīng)縣政府同意”這句話；三是有關議事工作機構（各種領導組、工作委員會）要向鎮(zhèn)或部門行文，一般不能以辦公室名義印發(fā)，如：要印發(fā)食品安全方面的文件，應以食安委的文頭印發(fā)；要印發(fā)衛(wèi)生防疫方面的文件，應以愛國衛(wèi)生運動委員會的文頭印發(fā)，不要以愛衛(wèi)辦的文頭印發(fā)；四是部門內(nèi)設機構不得向本部門機關以外的其他機關行文，要與相應部門商洽工作，必須以函的形式，要安排內(nèi)設某機構的專項工作，須以主管部門文件行文。

（三）數(shù)字和數(shù)值范圍規(guī)范表述的問題

1.百分數(shù)與分數(shù)應用阿拉伯數(shù)字表述。如20%不應寫為漢字表述的“百分之二十”，3/4不應寫為“四分之三”。

2.數(shù)值范圍表述：數(shù)值范圍就是百分之幾到百分之幾的數(shù)值比較，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%--8%”，不能寫成“3—8%”，不能省略3后的百分號；用分數(shù)和整數(shù)表述數(shù)字范圍時，也同理不能省略第一個數(shù)字后的單位，5萬-10萬人不能寫成5-10萬人。

3.表述時間時段，一般不要表述為去年、今年、明年等，應 表述出具體的年份，如2013年、2014年。

（四）規(guī)范用字用詞的問題

在公文寫作中，有許多字、詞長期被混用，造成不統(tǒng)一、不規(guī)范的問題，要加強甄別和規(guī)范。如截止（到現(xiàn)在告一段落）和截至（事情還在繼續(xù)發(fā)展）的使用；在表述“其它”、“通訊”時，應為“其他”、“通信”；1949年10月以來的時段，不能用“建國以來”，應為“新中國成立以來”；制定與制訂的準確使用，制訂突出擬訂、草擬、創(chuàng)制，對象多為方案、計劃等，注重的是過程，制定突出確定下來、正式實施，多指路線、方針、政策、法令、規(guī)章等，注重的是結果；做出與作出，前為口語，強調(diào)具體的事，后者多為書面語；急待和亟待，前者指時間上的緊迫性，后者表示意義上的緊迫性，表明問題已經(jīng)嚴重到了極點。

規(guī)范表述是一個長期學習積累的過程，要在工作中時時留心、總結。

（五）重要緊急公文的處理

１.如何界定重要公文：凡上級機關（黨中央、國務院、省委、省政府、市委、市政府、縣委、縣政府及其部門）來文中標注“特級”、“急件”字樣和涉及重大事項的公文，各級領導的批示件，本單位上報的重大突發(fā)性事件的請示件，都界定為重要公文，根據(jù)緊急程度，規(guī)定辦結時間辦理。

２.分類：按緊急程度分為特急件、急件和普通件三類，特急件要在24小時內(nèi)辦理完畢（如特提電報），急件在３日內(nèi)辦結，普通件在其要求的時間內(nèi)辦結。

五、提高文字綜合能力的體會 文字綜合能力，是人的文字功底、思維能力、工作閱歷等各方面的一種綜合反映，不是單純寫材料。要提高文字綜合能力，從我個人工作體會來講，必須做到“勤學、善思、多練”三個方面。

第一、勤學。要寫好材料，不學習是不可能的。一是要養(yǎng)成習慣學，堅持看書、看新聞、看文件。二是要突出重點學，學習黨的路線方針政策，提高思想理論水平；熟悉掌握縣局、學校中心工作，多了解進展情況；學習業(yè)務知識，做業(yè)務上的行家里手；學習寫作基礎知識，掌握謀篇部局、起承轉合、語法修辭等技巧，把文字功底打厚實。三是要加強積累學，平時注意積累資料，掌握大量情況，只有情況熟悉寫作時才能得心應手。看范文，寫公文有三個層次，第一個層次就是照貓畫虎，也就是現(xiàn)在人常用說的“天下文章一般抄”。其實也是寫材料最初必須經(jīng)歷的一個過程。尤其是現(xiàn)代公文，它有固定的模式，有一定的模仿可循性。比如單位的總結。一般人就是套用往年的模式，變換一下數(shù)字，這是最簡單的。第二個層次就是把事說清，比如為什么要發(fā)這個文件，發(fā)這個文件要起到什么作用，達到什么效果。如果是寫領導講話，就是為什么要開這個會，如何推進這項工作，如何保障這項工作順利推進。第三個層次就是創(chuàng)作，比如一些領導的即席講話，不但把事說清，還能打動人，或者起草公文的人完全站在了領導角度，來思考、來創(chuàng)作。

第二、善思。一是要處處留心。人常說，“處處留心皆學問”嘛。二是要經(jīng)常反思。寫文章與人說話是一樣的，人常說，“話有三說，巧說為妙。”為什么人家說話這么鬼大，同樣的事，人家說 的咋這么巧妙，同樣是寫文章，咱寫的領導改的面目全非，最后只留了幾個字，人家寫的怎么改了一兩個字。對這些，我們就要思考，為什么人家要這樣說、這樣寫、這樣改。三是要用心思考。認真干事不出錯，用心干事出精品。只要你認真，最起碼不會出現(xiàn)大的錯誤；只要你用心，把自己的聰明才智發(fā)揮出來，一般都會出精品、出成績、出經(jīng)驗。

第三、多寫。文章是寫出來的，說的再好，想的再好，不寫不動手，什么都是空的。一是多寫多練。寫材料沒有捷徑，唯一的辦法就是多寫多練，筆耕不輟。起草一篇文稿，就是一次鍛煉，就是一次提高。材料要寫好，必須要有一定的量，沒有量的概念，根本談不上質(zhì)的提高。二是反復修改。好文章是改出來的，即使能一揮而就的，必然也是建立在有感而發(fā)、認真思考之上的，也是在打好腹稿的基礎上發(fā)揮的。我們寫公文也一樣，必須反復思考、反復修改，文章改一次就會有一次提高，多改就會多提高。三是善于總結。一個水平較高的人，必定是一個善于總結的人。文章的好壞，有時就在于幾句總結提煉的話，也就是我們常說的經(jīng)典名句，這幾句話要說在點子上，抓住關鍵、抓住要害，一語中的。人看了你的文章，聽了你寫的材料，能記住幾句話，這個材料就是成功的。

第四篇：公文寫作與處理

公文寫作與處理

公文常識

1、寫作基礎知識

主題是文章的統(tǒng)帥和綱領，是文章的核心；主題源于材料，主題不能先行，必須從實際出發(fā)，從材料中引出主題。實用文體主題的表現(xiàn)表式主要有：①直接闡述；②單一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用標題。

文章結構安排的環(huán)節(jié)主要包括：選擇角度；設置線索；安排層次；劃分段落；設計開頭與結尾；處理過渡和照應等。文章的結構應達到嚴謹（嚴密精細，無懈可擊）、自然（順理成章，開闔自如）、完整（勻稱飽滿，首尾圓合）、統(tǒng)一（和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾）

文章常用的表達方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法；②喻證法；③類比法；④對比法；⑤反駁法；⑥歸謬法。

語言運用的基本要求：合體、得體，準確、順達，簡潔、明快，生動、有力。

2、公文的特點和種類

公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄，其區(qū)別于圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發(fā)；②具有法定的現(xiàn)實執(zhí)行效用；③具有規(guī)范的體式；④履行法定的程序。

根據(jù)不同的標準，公文可從不同角度進行如下分類：

（1）根據(jù)形成和作用的公務活動領域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。

（2）根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，公文可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機密、絕密六類

（3）根據(jù)行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。

（4）根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，公文可分為規(guī)范性、領導指導性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。

（5）根據(jù)處理時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。

（6）根據(jù)來源，在一個機關內(nèi)部可將公文分為收文、發(fā)文兩類。

3、政府系統(tǒng)的通用公文文種

（1）規(guī)范性文件

條例。用于對某一方面的行政工作作全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”。

規(guī)定。用于對某一方面的行政工作作部分的規(guī)定。

辦法。用于對某一項行政工作作比較具體的規(guī)定。

（2）領導指導性文件

命令（令）。用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布旅行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。

決定。用于對重要事項或重大行動作出安排。

指示。用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。

批復。用于答復下級機關的請示事項。

通知。用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。

通報。用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（3）公布性文件

公告。用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。

通告。用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

（4）陳述呈請性文件

議案。用于各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。

請示。用于向上級機關請求指示、批準。

報告。用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。

調(diào)查報告。用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。

（5）商洽性文件

函。用于不相隸屬機關之間商洽工答、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。

（6）會議文件

會議紀要。用于記載和傳達會議情況和議定事項。

4、黨政機關的通用公文文體

（1）規(guī)范性文件

條例。用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。

規(guī)定。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。

（2）領導指導性文件

決議。用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。

決定。用于對重要事項作出決策和安排。

指示。用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求。

意見。對于重要問題提出見解和處理辦法。

通知。用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發(fā)布要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行或者周知的事項。

通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

批復。用于答復下級機關的請示。

（3）公布性文件

公報。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。

（4）陳述呈請情文件

報告。用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。

請示。用于向上級機關請求指示、批準。

（5）商洽性工作

函。用于機關之間的商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。

（6）會議文件

會議紀要。用于記載會議主要精神和議定事項。

5、公文文體與結構常識

應用文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應用性、全面真實性、結構格式的規(guī)范性。

公文屬于特殊應用文，其區(qū)別于一般應用文的特殊性特征表現(xiàn)為：被強制性規(guī)定采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。

公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

公文的其他組成部分有文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、注釋、印發(fā)說明等。

印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標志。

6、公文格式排版規(guī)定

保密等級：“絕密”“機密”“秘密”標注后，加“★”，必要時加期限（如機密★5年），3號或4號黑體。

緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。

發(fā)文字號：位于文頭下方，居中；如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。

簽發(fā)人：發(fā)文字號右側，空一格，字號字體同發(fā)文字號。

標題：標題由作事、事由、文種組成（可省），字數(shù)一般不超過50字；除出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標題外，不用書名號；具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經(jīng)會議討論通過或批準的，應加題注，即用圓括號居中

附件：附件應標明標題、件數(shù)、份數(shù)。在正文以下日期以上，排出附件號。

注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。

7、公文的稿本

（1）草稿。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標記。

（2）定稿。具備正式公文效用，是制作公文正本的標準依據(jù)。有法定的生效標志（簽發(fā)等）。

（3）正本。正本是格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實性、權威性、有效性的標。

（4）試行本。在試驗期間具有正式公文的法定效力。

（5）暫行本。在規(guī)定的暫行時間內(nèi)具有正式公文的法定效用。

（6）副本。正本復份（與正本同時印刷）在外形上與正本沒有區(qū)別，具有相同的法律效用；作為復印件的公文副本（如抄本、復印件）不具備公文的法定效用，需加注“副本”字樣標記。

（7）修訂本。可以標題結尾處標作：“（修訂本）”，也可在標題下做題注，在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂”。

8、公文寫作的基本要求

合“法”、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。

9、行文規(guī)則

可以采用越級行文方式的情況：一是由于情況特殊緊急，如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失；二是經(jīng)多次請示直接上級機關而問題長期未予解決；三是有上級機關交辦并指定直接越級上報的具體事項；四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復或聯(lián)系不涉及被越過的機關職權范圍的具體事項；五是需要檢舉、控告直接上級機關等。

行政機關不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文，一般也不得以行政機關名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準。

10、公文寫作的語言運用

公文語言的特點：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規(guī)范。

公文中需用歷史年號時，要先標出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年（民國元年）。

數(shù)量表示時，表示增加時用倍數(shù)或分數(shù)，表示減少時只能用分數(shù)。

11、各種文種的撰寫

（1）規(guī)范性公文。規(guī)范性公文一般包括文件標題、發(fā)布或通過或批準的日期、章題、正文；規(guī)范性公文的標題由事由（問題）、文種兩部分構成；正文中開始部分的制定目的是規(guī)范性公文的核心內(nèi)容與指導性“綱領”。（2）決定。標題由發(fā)文機關、事由、文種組成。

（3）決議。其性質(zhì)、功用與決定沒有大的差別，特點在于必須經(jīng)過會議討論通過或批準。

（4）通知。標題由發(fā)文機關、事由、文種組成。

（5）通報。標題由發(fā)文機關、表彰或批評的對象與事實性質(zhì)（情況）以及文種（通報）。

（6）批復。標題寫明發(fā)文機關、事由、文種，必要時也可在標題中標明“同意”“批準”與否的態(tài)度。

（7）通告。標題由發(fā)文機關、事由、文種構成，有時可省略事由或只標注文種。

（8）請示。標題由發(fā)文機關名稱、事由與文種構成。

（9）函。依格式正規(guī)、鄭重的程度，函有公函、便函之分；依行文主動與否，函又可分為發(fā)函、復函。格式正規(guī)、鄭得、涉及相對重要問題的是公函；相對靈活（略去標題、發(fā)文字號等）并涉及一般具體事項的是便函。

12、公文處理的基本原則

（1）法制原則。指處理方法手段、程序手續(xù)、行為準則與方法規(guī)化、制度化。（2）實事求是原則；（3）全面技師原則；（4）時效原則；（5）集中統(tǒng)一原則；（6）黨政分工原則；（7）保密原則；（8）簡化原則

13、收文處理的一般過程

（1）公文的收受與分流

簽收。指履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯(lián)單式

外收文登記。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做簡要記載。

啟封。外收文登記完成后，統(tǒng)一交由內(nèi)收發(fā)人員，統(tǒng)一啟封或徑送有關領導親啟。

內(nèi)收文登記。由內(nèi)收發(fā)人員對收文情況做詳細記載。

分辦。有關人員將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。

摘編。文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、匯集有關數(shù)據(jù)資料。

（2）辦理收文

擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員提出處置意見，供有關領導審核定奪。

批辦。機關領導者或部門負責人提出處置意見。

承辦。有關工作人員按意見具體處置公文所針對的事務和問題。

注辦。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

（3）組織傳閱與催辦查辦

組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。

催辦。由公文處理管理機構或承辦人對公文承辦過程實施的催促檢查。

查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況進行的核查協(xié)辦工作。

（4）處置辦畢公文

包括：閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。

14、發(fā)文處理程序與方法

（1）文稿形成

擬稿。撰擬公文文稿。

會商。當公文內(nèi)容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍，需征得其同意和協(xié)助。

核稿。文稿在送交有關領導簽發(fā)或會議通過前，由專人進行全面核查。

簽發(fā)。指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿。按簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會簽等數(shù)種。

（2）公文的制作

注發(fā)。定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動，以使簽發(fā)意見進一步具體化、技術化。

繕印。制作供對外發(fā)出的公文。

用印或簽署。在印畢的公文上蓋發(fā)文機關公章，或請有關領導簽名。

（3）公文的對外傳遞

分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝公文。

發(fā)出。將分裝完畢的公文以適當?shù)姆绞桨l(fā)給受文者。

（4）處置辦畢公文

包括：閱卷歸檔、暫存、銷毀。

15、公文銷毀的方式和范圍

銷毀的主要方式有：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶）。以各種方式銷毀公文均應履行如下程序手續(xù)：由文書部門組織對公文進行鑒定；確認應銷毀后逐文逐件核定造冊；呈請本機關或上級機關有關領導審定批準；獲準后再行銷毀。任何個人均不得私自銷毀公文。

公文寫作

第一類 正式公文

一、計劃類公文

包括：規(guī)劃、設想、計劃、要點、方案、安排等。必須有目標；內(nèi)容（做法）；保障措施。

1、工作計劃

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關、團體、企事業(yè)單位的各級機構，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規(guī)劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內(nèi)容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

2、規(guī)劃

規(guī)劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內(nèi)容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經(jīng)濟和社會發(fā)展十年規(guī)劃》，《××省工業(yè)結構調(diào)整規(guī)劃》等。規(guī)劃是為了對全局或長遠工作作出統(tǒng)籌部署，以便明確方向，激發(fā)干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規(guī)劃帶有方向性、戰(zhàn)略性、指導性，因而其內(nèi)容往往要更具有嚴肅性、科學性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調(diào)查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎上，根據(jù)黨、國家和具體單位的發(fā)展方針確定發(fā)展遠景和總體目標，然后充分吸收有關意見，以科學的態(tài)度，反復經(jīng)過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標和措施。

規(guī)劃的具體寫法：標題是“四要素”寫法：單位名稱＋時間期限＋內(nèi)容范圍＋“規(guī)劃”二字。如《××省“八五”期間經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃》。規(guī)劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內(nèi)容：（１）前言，即有關的背景材料，也就是制定規(guī)劃的起因和緣由。這是制定規(guī)劃的依據(jù)，因此不能簡單地羅列事實，而應把諸多有關情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規(guī)劃目標言之有據(jù)，有可靠性。（２）指導方針和目標要求。這是規(guī)劃的綱領和原則，是在前言的基礎上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務和政策、措施。這是規(guī)劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結構：對于全面規(guī)劃或任務項目較多的規(guī)劃，因其各項任務比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務為主線的“并列式結構”（措施都在各自的任務之后分別提出）；對于專題規(guī)劃或任務較單一的規(guī)劃，因其任務項目較少而其項目之間的聯(lián)系又較大，一般采用任務、措施分說的“分列式結構”。（４）結尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

3、設想

設想是計劃中最粗略的一種：在內(nèi)容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時間長遠些的稱“設想”；范圍較廣泛的稱為“構想”；時間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設想是為制定某些規(guī)劃、計劃作出準備的，是一些初步想法。設想在嚴肅性、科學性和可行性方面的要求相對差一些，因為它是為正式的規(guī)劃或計劃作準備，不是給各級領導看的，就是交群眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務或目標時，往往還有一些簡短的論述語句。設想與規(guī)劃一樣，在內(nèi)容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。

設想的具體寫法：設想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴格，其格式也不大一樣：如果是給領導看的，報給上級，就要嚴肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報告的形式轉發(fā)或上報，就要落款并寫明具體行文時間。設想的標題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關于機構改革的初步設想》。設想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標、要求的條項并列式寫法，適用于時間較長遠的“設想”或工作計劃的最初構思或打算。第二種是也按規(guī)劃、計劃、方案或安排的格式結構，只是內(nèi)容粗略一些的想法，適用于預備性計劃，即只是征求意見的“構想”、“思路”或“打算”。

4、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現(xiàn)在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內(nèi)容和寫法要比規(guī)劃具體、深入，要比設想正規(guī)、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內(nèi)容范圍，只在單位內(nèi)要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規(guī)劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內(nèi)容：（１）開頭，或闡述依據(jù)，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內(nèi)容，闡述“做什么”（目標、任務）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內(nèi)容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結構”（任務、措施分說）。（３）結尾，或突出重點，或強調(diào)有關事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結尾。

5、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經(jīng)過整理，把主要內(nèi)容摘出來的計劃。一般以文件下發(fā)的計劃都采用“要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發(fā)，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標題和正文兩部分內(nèi)容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標題下標明發(fā)文機關名稱和制發(fā)具體時間。要點的標題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標明被省略的發(fā)文機關名稱。正文寫法，由于要點的內(nèi)容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結構方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

6、方案

方案是計劃中內(nèi)容最為復雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內(nèi)容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發(fā)，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內(nèi)容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發(fā)文機關、計劃內(nèi)容和文種三部分組成，如《北華大學五年發(fā)展規(guī)劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發(fā)文機關，但這個發(fā)文機關必須在領頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現(xiàn)出來，如《治理采掘工業(yè)危機，實現(xiàn)良性循環(huán)方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規(guī)寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規(guī)性單項工作；二是變項寫法，即根據(jù)實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關鍵步驟，關鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內(nèi)容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

7、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內(nèi)容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。安排的具體寫法：安排的內(nèi)容由于是涉及范圍較小或單位內(nèi)部的工作，所以一般有兩種發(fā)文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發(fā)。“安排”的格式是“標題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內(nèi)部的工作安排，也可直接下發(fā)文件，格式就由“標題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發(fā)，或者以“關于.....安排的通知”名義下發(fā)。安排的標題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結尾”三部分組成；也有的省略“結尾”，“主體”結束，正文即隨之結束。“開頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據(jù)，或概述簡明扼要。“主體”是正文的核心，一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內(nèi)容。在結構上可按這四方面內(nèi)容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總任務，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據(jù)工作性質(zhì)及具體內(nèi)容來定。但不管怎樣結構，其任務都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規(guī)劃、設想、計劃、要點的根本不同。但二者在內(nèi)容范圍上也有個大小之分：方案的內(nèi)容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內(nèi)容范圍則適合于單位內(nèi)部或涉及面較小的工作，如《××市關于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統(tǒng)關于開展增收節(jié)支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關把單位內(nèi)部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

二、函

一般格式主要包括：標題、主送單位、正文、落款與時間。

標題：函的標題是全要素標題，即包括發(fā)文單位、事由及文種。其中事由應是對正文主要內(nèi)容的標準而精煉的概括。

正文：函的正文是文件的主要部分。強調(diào)就事論事，應直陳其事。第一部分是敘述事項，第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽、請求、詢問或告知的事項，然后提出希望、請求或要求。最后明確提出“以上意見可否，請函復”，“敬請函復”，“特此函告”等。“事項”部分基本是敘述和說明的寫法，是什么就寫什么，應簡單扼要，又要交待清楚。“要求”部分可多可少，如果事項很簡單，而且沒有過多要求就同事項寫在一起，一氣呵成；如果事項復雜些，或要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內(nèi)容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。復函正文的一般結構是：先引述來函，可引來函的文件名稱、發(fā)文字號、主要內(nèi)容。如“貴廠×字×號文悉”這樣的格式，也可以直接寫“電悉”“函悉”，然后寫答復的主要事項，所答復的內(nèi)容要圍繞來函，要準確表達本機關的意見，態(tài)度要鮮明。復函的結尾一般可寫上“此復”“特此函復”等話語。在復函中要針對來函中提出的問題予以答復：同意或不同意，同意將怎么辦；不同意是什么原因或應該怎么辦，不應該怎么辦等。文中用語應言簡意賅。

落款與日期：函的正文寫完之后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。

三、情況、問題報告

報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

在下列三種情況下使用報告：一種是匯報工作，屬于匯報性的；一種是反映情況，提出意見或建議的，屬于反映性的；一種是答復上級機關的詢問，屬于回復性的。

報告的標題：機關名稱+報告事由+文種。主送機關：頂格寫。開頭：回復性的—— 根據(jù)××指示或要求，我們怎么處理的，結果如何，現(xiàn)將××報告如下。反映性的—— 簡述基本情況（最近一段時間）、提出寫作目的。匯報性的—— 先簡述基本情況，說明取得了一定的進展，現(xiàn)將有關情況報告如下。

報告的內(nèi)容主體：一般為四部分：1．基本情況。不論是匯報工作、還是反映情況，答復上級的詢問，均應實事求是地將具體情況交代清楚，以便上級了解下情，并以此作為依據(jù)，妥善地予以處理和指導。2．存在問題（或具體意見）。呈報性報告寫存在問題，以便于上級了解工作進展的情況，同時為報告的下一部分內(nèi)容（提出要求）打下基礎；呈轉性報告也要根據(jù)基本情況提出具體處理意見或解決辦法，以供上級機關參考。3．具體要求或措施。即對今后工作的設想，提出要求或準備采取的措施。4．結語。報告的結語，要根據(jù)報告的性質(zhì)和內(nèi)容而定，不能千篇一律。報告的結語一般用“特此報告”、“以上報告，如無不妥，請批轉有關部門貫徹執(zhí)行”、“以上報告，請審閱”等字樣。但也有的報告結尾不寫這些用語。

回復性的—— 處理好的、效果會令上級領導滿意的，就主要寫處理的經(jīng)過，在其中流露出對這項工作的重視、對待工作的態(tài)度、工作熱情和責任感以及工作能力；如果是沒有處理好的，效果上級不滿意的，則除了寫處理情況、表示重視和認真對待以外，又要寫意見，即分情況、問題及問題分析兩部分，讓上級了解全面情況和問題的復雜。反映性的—— 如果是發(fā)展變化快的，急于上報的，就以寫情況為主。如一些惡性事件，要報告起因、經(jīng)過、事態(tài)現(xiàn)狀；有一些比較復雜的情況，則歸納為幾個方面，分項細說現(xiàn)象和實質(zhì)。如果是發(fā)展變化緩慢的，需要寫情況、原因、意見或建議。匯報性的—— 先寫工作成績、工作體會，然后寫存在的問題、今后的工作思路和安排。

四、“三通”

1、通告

社會管理部門使用的一個文種；需要人們周知或應當遵守的。有知照性的，如水電提價、火車提價；有辦理性的，如更換駕駛執(zhí)照、更換身份證、辦理入托；有行止性的，即允許干什么和不許干什么，如關于收繳槍支的通告、關于禁止燃放煙花爆竹的通告。一般先寫依據(jù)或者目的，用“為了??”、“根據(jù)??”的形式；然后分條列款寫內(nèi)容、要求、處置；最后落款。

2、通報

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳遞重要精神或者情況。通報也為知照類公文，其主要作用在于學習他人經(jīng)驗，推動工作；吸取他人教訓，防止類似問題的發(fā)生；了解有關情況，促進各方面工作的順利開展。通報的寫作要有代表性、針對性，使人們從中受到啟發(fā)和教益。

事故通報是批評性通報的一種，其正文主要包括：事故的概況（時間、地點、過程、結果等）；對事故性質(zhì)、原因以及后果的分析說明；提出防止類似事故的原則性要求、措施及各方面應記取的主要教訓。有時還包括對事故責任者的處理決定。上述內(nèi)容可以直接敘述說明，也可以轉發(fā)有關事故報告等公文的形式間接轉述有關情況（以這些報告等為附件）。

表彰性通報。用于表彰好人好事和介紹先進典型經(jīng)驗，其正文主要有三方面內(nèi)容：先進事跡（人物、時間、地點、過程、結果）或經(jīng)驗（單位及所處的客觀條件、主要作法、規(guī)律性的認識等）；評價分析（性質(zhì)、意義、經(jīng)驗所在及適用的條件情況，經(jīng)驗中的不足及其原因等）；決定事項（給有關單位或個人何種稱號或其他精神的、經(jīng)濟的獎勵），以及提出一些學習先進事跡、借鑒吸收典型經(jīng)驗方面的要求或號召等。

批評錯誤典型的通報。用以批評壞人壞事以及有關單位或個人的錯誤，其正文主要有這樣一些內(nèi)容：主要的錯誤事實（單位、人物、時間、地點、主要過程、結果等）；分析評價（錯誤性質(zhì)及原因、嚴重后果）；對有關當事人的處理意見，以及要求各方面從中記取的教訓。有時還提出請檢查上報有無類似問題、匯總有關反映等方面的要求。

情況通報。用以報道、傳達重要情況和有關精神，其正文有兩種組成方式，其中一種只對有關事實作客觀敘述；另一種除此外還對情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

3、通知

通知的用途：批轉下級機關公文，轉發(fā)上級機關公文和不相隸屬機關公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項。通知是機關最常見、最常用的文種。按內(nèi)容和性質(zhì)分為4類：

告諭性通知—— 只告知，不要求辦理，如人事任免、機構設置撤消或合并、更改名稱。寫法：題目，發(fā)文機關+事由+文種；受文單位；正文，為了、根據(jù)、特；成文時間。

布置性通知—— 正文，原由、特通知如下；具體事項。會議通知、征訂通知屬于這種類型，要求語言準確、明白。

指示性通知—— 正文，以發(fā)文原由為目的，即提出問題，分析問題；通知事項，即解決問題。注意語氣：請務必、必須、一定、嚴格、決不允許。

批示性通知—— 正文非常簡單：現(xiàn)將××印發(fā)、轉發(fā)給你們，請××。

五、請示 向上級機關請求指示、批準，分三種情況：求示性的、求準性的、求助性的。整個結構分標題、主送機關、正文（請示理由、事項即要求）、結語。接語用妥否、可否、是否妥當，請批復、請批示、請批準、請復，后有署名、時間、蓋章等。

關鍵在于寫請示的理由。一是要講必要性—— 必要、重要、緊迫，講關鍵性、實質(zhì)性的理由。二是要講有政策，政策允許，去說服上級。三是要講有條件，不難辦，這一點最重要。需要辦的事、應該辦的事太多了，客觀條件具備才行。如果沒有條件，全靠上級資金支持、政策扶持，上級是不會同意的。還要注意，要一事一請示，有請示必有批復，一請示一批復。

第二類 事務文書

一、簡報

也叫簡訊、動態(tài)、情況反映、工作交流、內(nèi)部參考、快報。簡單情況的報告，用以指導下級工作，向上級反映情況，溝通平級信息。它與新聞報道不一樣，屬于機關、單位的內(nèi)部文件，有的還有一定的密級。特點是快、簡、新。類型有工作簡報（即經(jīng)驗簡報）、動態(tài)簡報（即情況簡報）、會議簡報。結構、格式由報頭、標題、按語、正文、報尾幾部分組成。

經(jīng)驗簡報介紹工作經(jīng)驗用以推廣，有通報表揚的性質(zhì)，體現(xiàn)了領導機關的意圖。選取與工作中心有關系的先進典型，帶動全局工作的全面開展，起到示范推動作用。有兩種寫法：一種是認識到位，措施有力，制度保證，領導帶頭；另一種是基本情況和取得的成效，具體做法，保障措施（基本經(jīng)驗）。

情況簡報的內(nèi)容，是抓住工作中出現(xiàn)的典型的、帶傾向性的、苗頭性的或者引起社會強烈反響的問題，向上級反映，以引起重視，及早采取對策措施。一般按照敘述事情、點明性質(zhì)或者強調(diào)引起重視兩大部分寫。

二、調(diào)查報告

調(diào)查報告是對某一事件、某一人物、某一問題，通過深入細致的調(diào)查研究之后所寫出的真實地反映情況的書面報告。調(diào)查報告的運用范圍十分廣泛，凡制定正確的方針政策，解決各種實際問題，弄清事情真相，交流典型經(jīng)驗，吸取教訓，推動工作等都離不開調(diào)查報告。

調(diào)查報告的特點：針對性。調(diào)查報告的針對性體現(xiàn)在撰寫目的上，撰寫調(diào)查報告，一是為了給決策者提供決策的依據(jù)，二是發(fā)現(xiàn)典型，總結經(jīng)驗，指導工作，三是為領導機關了解情況，處理實際問題。因此，從實際出發(fā)，有針對性地調(diào)查研究，總結經(jīng)驗，回答人們最關心的問題，提出現(xiàn)實生活中迫切需要解決的問題是調(diào)查報告的關鍵所在。調(diào)查報告的針對性越強，社會作用越大。真實性。調(diào)查報告的主旨是調(diào)查研究后所揭示的客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律。因此，寫調(diào)查報告必須是自己親自調(diào)查了解到的情況，絕不能道聽途說、東拼西湊一些虛偽的材料。在調(diào)查報告中，不僅主要人物和事實要真實，就是事件的時間、地點、過程及各種細節(jié)，也要絕對真實，不能有半點浮夸和歪曲。敘議結合。調(diào)查報告的表達采用敘議結合的方式，簡明扼要、條理清楚地敘述事實。調(diào)查報告不追求事件的曲折波瀾，只求敘說清楚。調(diào)查報告還要對調(diào)查材料中得出的結論進行適當?shù)姆治觥⒆h論，但只是畫龍點睛式的，點到即止，不作展開，不反復論證，有時甚至觀點于事實之中，用事實說話。

調(diào)查報告的正文由前言、主體和結尾三部分組成。

前言。前言是調(diào)查報告的開頭部分，通常是簡要地敘述為什么對這個問題（工作、事件、人物等）進行調(diào)查；調(diào)查的時間、地點、對象、范圍、經(jīng)過以及采用什么方法；調(diào)查對象的基本情況、歷史背景；以及調(diào)查后的結論等。這些方面的側重點由調(diào)查人根據(jù)調(diào)查目的來確定，不必面面俱到。前言部分常見的寫法有：說明式、概述式、提問式、結論式等，寫作時不論采用何種方法，都要簡明扼要，具有吸引力，便于引出下文。

主體。主體是調(diào)查報告的核心部分。是前言的引申展開，是結論的根據(jù)所在。主體的內(nèi)容一般包括三個方面：一是調(diào)查到的事實情況，包括事情產(chǎn)生的前因后果、發(fā)展經(jīng)過、具體做法等；二是研究、分析事實材料所揭示的事物本質(zhì)及其特點、規(guī)律；三是提出具體建議或應采取的一些具體措施。主體部分內(nèi)容豐富，結構安排力求條理清晰、簡潔明快。調(diào)查報告主體部分的結構框架有:一是根據(jù)邏輯關系安排結構如：縱式結構、橫式結構、縱橫式結構。這三種結構，以縱橫式結構常為人們采用。二是按照內(nèi)容安排結構如：“情況——成果——問題——建議”式結構，多用于反映基本情況的調(diào)查報告；“成果——具體做法——經(jīng)驗”式結構,多用于介紹經(jīng)驗的調(diào)查報告；“問題——原因——意見或建議”式結構，多用于揭露問題的調(diào)查報告；“事件過程——事件性質(zhì)結論——處理意見”式結構，多用于揭示案件是非的調(diào)查報告。

結尾。調(diào)查報告可以有結尾部分也可以不寫結尾部分。

一般而言，結尾也叫結論。有四種情況需要寫結尾：一是主體報告情況，介紹經(jīng)驗，需要結論；二是主體中沒有提到的問題、希望、要求、建議等，需在結尾中提及；三是附帶說明有關情況，如調(diào)查過程中遇到的一些情況，主體中沒有提及，需在末尾加以說明；四是有附帶材料需要加以說明的，如一些典型材料、專題報告、統(tǒng)計圖表等。無論采用哪種形式，都必須簡潔有力，切忌拖泥帶水，畫蛇添足。

三、總結

正文包括以下四個部分：

基本情況。這是總結的開頭部分。這部分的寫法，常見的有以下幾種：一是概述總結工作的全貌、背景；一是說明總結的指導思想和成果；或是將主要的成績、經(jīng)驗、問題扼要地提出來，先給人以總的印象，作為下文的鋪墊。

成績和問題。成績要說夠，問題要寫透。

經(jīng)驗和教訓。經(jīng)驗體會是總結的核心，是從實踐中概括出來的具有規(guī)律性和指導性的東西。能否概括出具有規(guī)律性和指導性的東西，是衡量一篇總結好壞的關鍵。

今后的設想和打算。

署名和日期。全文之后要寫上單位全稱及完整的年、月、日。

四、講話稿

講話是指干部面對群眾、下級進行的有條理的系統(tǒng)的傳達信息、交流思想的過程。領導的職責，如貫徹落實黨的方針政策和上級指示精神、形成與實施決策、傳達政策和決定的要求、宣傳教育發(fā)動，大都是通過講話這種方便、快捷、經(jīng)濟的形式來完成的。講話是一種方便、快捷、經(jīng)濟的管理手段。

領導講話有廣義和狹義之分。狹義的講話是與做報告、演講、發(fā)言并列的一種以傳達、交辦、宣傳教育、通報情況、表彰先進和禮儀性等內(nèi)容的口語交際形式；廣義的概念，包括做報告（如會議報告、形勢報告、總結報告）、座談（匯報、對話、采訪、記者招待會）、發(fā)言（如隨機講話、演講）、講座等一系列管理語言行為，它是與一般的談話相對而言的。

講話稿要有權威性。講話歷來是政治家和各級領導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。其權威性表現(xiàn)在組織法定權和個人影響權兩個方面。要有針對性。領導講話目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出的指導性意見。因此，領導講話具有一定的針對性，要體現(xiàn)群體目標，講一些政策性、決策性、預見性、指導性的內(nèi)容。要有群眾性。在講話中要講一些關于工作的目的、方法、工作標準、社會實踐的東西，都離不開群眾觀點，都是為了群眾利益。應該善于將群眾的社會實踐經(jīng)驗總結出來，指導工作更深入全面地開展。只有和人民群眾的偉大實踐和創(chuàng)造力結合起來，才能實現(xiàn)講話的權威性和有效性。要有政治性。講話稿一般都是在各種會議上使用的，是指導工作的依據(jù)，也是會議文件的重要組成部分。不論是以組織名義，還是以個人名字，事實上是代表一級組織的聲音，具有政治性、政策性強的特點。講話稿中對問題的分析、主張的闡述，都應有確切的理論和政策依據(jù)。講話稿中的觀點、事例、概念和文字語言上的錯誤，都會造成種種不良后果，有損領導人的形象和威信，甚至會給工作帶來損失。要口語化。講話稿靠聲音傳遞，講話者將自己的見解、主張，以及聲音為媒介進行表達。要充分利用有聲語言的長處，用聲調(diào)的高低、語氣的變化、節(jié)奏的起伏，賦予講話以強烈的感情色彩。講話的類型及其寫法主要有：

（1）就職、述職一類的講話稿。主要寫就職感想、任職目標、施政打算、希望和要求四個方面。就職感想，主要內(nèi)容有：表達謝意、自我剖析、介紹背景、宣布就職等；任職目標，在撰寫就職講話稿中也具有非常重要地位。就職講話一定要向部屬和群眾宣布自己任期內(nèi)要達到的目標，借以鼓舞群眾，鞭策自己；施政打算，也要有明確的思路，具體的方案（不能太具體，具體難以兌現(xiàn)）；希望和要求，主要包括三個方面內(nèi)容：一是希望群眾對自己進行監(jiān)督；二是希望和要求群眾與自己合作，共同奮斗；三是對自己提出更高的要求。述職講話，看接受述職的對象，緊扣職務去寫自己的政治水平、人才使用、班子建設、組織協(xié)調(diào)能力：一是何時任職、任職背景、崗位職責以及自己盡職盡責的總體評價；二是寫盡職的情況，包括任職以來政治學習、業(yè)務工作、建章立制、人員素質(zhì)提高及人才培養(yǎng)等主要工作，主要體會（包括工作臺布和從政思想、工作方法、工作熱情、輕重主次擺得正、抓得準），不足之處；三是表態(tài)，正確對待評議，做好整改，爭取更大的成績。

（2）禮儀講話稿，包括各種謝辭、祝辭、歡迎、歡送辭以及悼詞等。一是以情為主，合乎氣氛；二是短小簡潔；三是合乎禮節(jié)，如稱謂上，按照“各位女士、各位先生，各位領導，各位來賓，同志們”的順序依次說出。

（3）動員講話稿。通過部署動員明確目標，統(tǒng)一認識；通過部署動員以消除顧慮，輕裝上陣；通過部署動員以啟發(fā)自覺，協(xié)調(diào)行動，奮勇拼搏。

（4）表彰講話稿，這是在表彰先進、宣傳典型的會議上使用的一種講話稿。它對于推動工作的健康發(fā)展具有不可忽視的作用。這類講話，篇幅不應過長，主要內(nèi)容應包括以下方面，一是說明表彰的依據(jù)，上級的精神和本系統(tǒng)的實際，表彰的目的和表彰的對象；二是說明表彰對象的事跡、經(jīng)驗或特點；三是對表彰的單位和個人提出希望和要求，同時對群眾發(fā)出號召，講明向先進學什么，怎樣學。

（5）貫徹執(zhí)行性的，主要寫認識、意義、安排、落實措施、具體辦法。

（6）傳達交流性的，主要是傳遞交流信息和思想；要做到聯(lián)系實際，既“不走樣”，又不是“傳聲筒”，而是將“普通話”與“方言”結合起來。

（7）說服教育性的，要立足現(xiàn)實，動之以情，把 “情”作為做好職工思想政治工作的起點，協(xié)調(diào)人際關系的動力，語言要富有人情味，感染力，要以情感人，以情動人；然后曉之以理，給人以啟迪和深思。如果對待邪惡勢力，就要以浩然正氣壓倒邪氣。

講話文稿通常是四個部分：標題、開頭、正文和結尾。標題。講話稿的標題有三種形式：一是會議名稱加文種作標題；二是講話人、會議名稱加文種作標題；三是講話主旨作標題。它是用概括講話稿中心論點的一個短語做主標題。主標題下通常有副標題，副標題標明講話場合。

開頭，講話稿開頭沒有固定不變的模式，要根據(jù)講話的內(nèi)容、環(huán)境和對象等集體情況來定。常見的開頭方法有六種：開宗明義，提示主題。一開頭就闡明講話的主題，直接點明講話的中心思想。說明緣由，強調(diào)意義。以闡述召開這次會議的原因、背景和重要性開頭。分析實際，提出問題。對當前面臨的形勢和工作中的實際問題進行概括的分析，進而提出會議要解決的問題。做出評價，說明目的。一些紀念性、群眾性的會議，領導同志講話時，對所紀念的重要人物和重要事件，做出評價，然后交代講話的目的。致以祝賀，表示慰問。一般紀念性的會議講話、節(jié)日的祝詞及各種代表大會的祝賀講話等，開頭一般是致以祝賀或慰問的。抒發(fā)感情，渲染氣氛。針對不同的講話內(nèi)容，有的抒發(fā)對聽眾的贊美之情，有的抒發(fā)參加會議的激動之情，進而起到渲染氣氛，拉近與聽眾的距離的效果。用在慶賀、禮儀性質(zhì)的會議講話中。

正文。大型講話稿中最常見的形式是并列式。即正文的各個層次之間為橫式結構，各部分間是并列關系，例如總結講話、部署工作的講話等；一般的講話稿用遞進式，即各個層次之間表現(xiàn)為層層深入的關系，或者以時間發(fā)展為序，或者以事物發(fā)展或工作進展為序，或者按照提出問題、分析問題、解決問題的順序安排講話內(nèi)容。部署性講話一般按照意義、做法、要求三部分結構文章，總結型講話按照成績、經(jīng)驗、問題和打算三部分撰寫。當然，除精短的講話稿以外，一篇講話稿的層次安排，很少單純采用哪能一種方式，而是多種方式結合使用，這點在撰寫講話稿時應該注意的。第三類 實用文體

一、摘要

摘要又稱概要、內(nèi)容提要。包含所給材料的基本內(nèi)容。

將所給材料按照內(nèi)容分出幾個部分，然后概括出幾個部分的大衣，最后用“材料首先”、“其次”、此外等關聯(lián)詞語連接成一段文字即可。

二、消息

消息即狹義的新聞，它是對新近發(fā)生的有社會意義并引起公眾興趣的事實的簡短報道。因此，真實性、時效性及文字少、篇幅小成為消息的基本特征。

1、消息種類

動態(tài)消息：也稱動態(tài)新聞，這種消息迅速、及時地報道國內(nèi)國際的重大事件，報道社會 主義建設中的新人新事、新氣象、新成就、新經(jīng)驗。動態(tài)消息中有不少是簡訊(短訊、簡明 新聞)，內(nèi)容更加單一，文字更加精簡，常常一事一訊，幾行文字。

綜合消息：也稱綜合新聞，指的是綜合反映帶有全局性情況、動向、成就和問題的消息 報道。

典型消息：也稱典型新聞，這是對某一部門或某一單位的典型經(jīng)驗或成功做法的集中報 道，用以帶動全局，指導一般。(四)述評消息：也稱新聞述評，它除具有動態(tài)消息的一般特征外，還往往在敘述新聞事實的 同時，由作者直接發(fā)出一些必要的議論，簡明地表示作者的觀點。記者述評、時事述評就是 其中的兩種。

以上四類消息，以動態(tài)消息較易寫作，可以經(jīng)常練習寫一些，從實踐中提高新聞寫作能力。

2、消息寫作

寫作消息要設想并回答讀者問的問題，這些問題就構成了新聞五要素，即：When(何時)、Where(何地)、Who(何人)、What(何事)、Why(何故)。有的新聞學上補充了一個要素：HOW(如 何)。在五個W和一個H中，最主要的是What(何事)、Who(何人)。寫作時要認真寫好這幾 個方 面的內(nèi)容。

當我們弄清了“我要說些什么”，接下來就是“怎么說這些內(nèi)容”，顯然這涉及到了如何安 排消息的結構。只要我們用心分析一下報刊發(fā)表的消息，就會發(fā)現(xiàn)，消息的結構比較固定、簡單，大多數(shù)消息的結構都是“倒金字塔”式的，即：最重要的材料放在開頭，次要材料放 在后面。消息的結構具體表現(xiàn)為：標題、導語、主體、結尾，并在文中穿插背景材料。

標題是消息的眼睛，擬寫得好，可以吸引讀者；擬寫得差，一篇好消息也會被埋沒。可見標 題有著向讀者推薦的作用。如：《兩位市長直接關懷 大港“油郎”喜結良緣》（新華社1990 年1月6日電訊稿）、《地球三分鐘 凈增五百人》（新華社1996年7月13日電訊稿）、《杭城新事見新風 拎書拜年書壓歲》（1991年2月19日《解放日報》）。

消息的標題必須簡明、準確地概括消息內(nèi)容，幫助讀者理解報道的事實。消息標題有主題(正題)、引題(眉題)、副題(次題)三種。

主題：概括與說明主要事實和思想內(nèi)容。

引題：揭示消息的思想意義或交待背景，說明原因，烘托氣氛。

副題：提示報道的事實結果，或作內(nèi)容提要。

導語是指一篇消息的第一自然段或第一句話。它是用簡明生動的文字，寫出消息中最主要、最新鮮的事實，鮮明地提示消息的主題思想。

導語的要求，一是要抓住事情的核心，二是要能吸引讀者看下去。要做到第一條，必須具備 訓練有素的分析能力；要做到第二條，則要有寫作技巧。

導語寫作中的思維過程，通常是以作者的自問自答開始的：①什么事情是已經(jīng)發(fā)生的事件中最重要的？ ②什么人參加進去了？——誰干的或誰講的？ ③是用直接性導語，還是用延緩性導語？④有沒有什么吸引人的詞匯或生動形象的短語要寫進導語中？⑤主題是什么？什么樣的動詞能最有效地吸引讀者？以上五個問題中，第三個問題涉及到導語的類型。那末，導語有哪些類型呢？

一類是直接性導語：直接寫出事實的核心的導語。多是陳述性的像速記一樣地反映事實。

另一類是延緩性導語：多用于“軟”消息。即所報道的不是正在發(fā)展中的、變化中的或突發(fā) 性的事件。它通常用來設置一種現(xiàn)場或創(chuàng)造某種氣氛。多是解釋性、說明性的。

導語的形式主要有：

敘述式。用摘錄或綜合的方法，把消息中最新鮮、最主要的事實簡明扼要地寫出來。

描寫式。對消息的主要事實或某一有意義的側面作簡潔樸素而又有特色的描寫，以釀成 氣氛。

提問式。先揭露矛盾，鮮明地、尖銳地提出問題，再作簡要的回答，引起讀者的關注和 思考。

結論式。把結論寫在開頭，提示報道某一事物的意義或目的或總結。

號召式。提出號召，給讀者指出方向和奮斗目標。

另外還有摘要式、評論式、綜合式、解釋式等等。

主體是消息的主干部分。它緊接導語之后，對導語作具體全面的闡述，具體展開事實或進一步 突出中心，從而寫出導語所概括的內(nèi)容，表現(xiàn)全篇消息的主題思想。應按“時間順序”或“ 邏輯順序”寫作，但仍然要先寫主要的，再寫次要的。

新聞背景，指事件的歷史背景、周圍環(huán)境及與其它方面的聯(lián)系等。寫新聞有時要交代背景，目的在于幫助讀者深刻理解新聞的內(nèi)容和價值，起到襯托、深化主題的作 用，也就是回答五個“Ｗ”中的Why（為什么）。

西方新聞學認為背景就是對新聞事件作出的解釋。美國新聞學家賴斯特說得很清楚：“我看 不出新聞背景與解釋有什么區(qū)別。”“解釋，在我看來，就是新聞報道的深入化。就是把單 一的新聞事件放到一系列的事件中去寫”，“就是提供新聞的背景知識，從而使讀者能夠?qū)?新聞事件作出客觀的判斷。”

但是“解釋”不是議論，解釋本身就是事實，也就是說用事實去解釋。所以新聞背景又稱之 為“事實背景”。

背景有哪些作用？第一個作用，是說明新聞事件的起因。第二個作用，顯示或幫助讀者理解新聞事件的重要性。第三個作用，突出新聞稿件的新聞價值。第四個作用，表明記者的觀點。記者是不準在新聞中發(fā)表議論的，但是，誰也無法禁止記者通過自己來寫的新聞表達自己的立場和看法。純客觀的報道是不存在的。

背景的類型有幾種？常見的有三種：對比性的，說明性的，注釋性的。有的新聞學則將 背景分為四種：人物背景、地理背景、歷史背景和事物背景。

新聞的結尾有小結式、啟發(fā)式、號召式、分析式、展望式??等等。這些結尾寫作與一般記 敘文結尾的寫作并無大的不同。

三、倡議書

由個人或集體發(fā)出，作用是倡導某項活動，書寫格式和一般書信大致相同，由標題、稱呼、正文、結尾、落款五部分組成。

標題。標題一般直接寫“倡議書”三個字，也可以由倡議內(nèi)容和文種名共同組成，如《關于ⅹⅹ的倡議書》。

稱呼。寫稱呼是為了明確倡議的對象，一般要依據(jù)倡議的對象而選用適當?shù)姆Q呼，如，“親愛的同學們”“廣大的青少年朋友們”等。也可不用稱呼，而在正文中指出。

正文。這是倡議書的主體，可以分成兩部分。第一部分要寫明在什么情況下，為了什么目的，發(fā)出什么倡議，倡議有哪些作用、意義。倡議書的發(fā)出旨在引起廣泛響應，只有交待清楚舉行次倡議的目的，人么才會理解、信服并自覺地行動。第二部分寫明倡議的體內(nèi)容和要求做到的具體事項，如應開展怎樣的活動、做哪些事情、具體要求是什么、價值和意義是什么等都必須一一寫明。此外，倡議的具體內(nèi)容最好分成條塊寫出，這樣清晰明確、一目了然。

結尾。結尾要表示倡議者的決心和希望或者某種建議。倡議書一般不在結尾寫表示敬意或祝愿的話。

落款。在右下方署名發(fā)出倡議的集體或倡議者的姓名，另起一行署上發(fā)出倡議的時間。此外，還有注意事項：（1）內(nèi)容應當符合時代精神，切實可行，與國家的路線方針政策相一致；（2）交代清楚背景、目的，有充分的理由；（3）措辭貼切，情感真摯，富有鼓動性；（4）篇幅不宜過長。

四、動員報告

是對學習、教育、整頓活動的安排和布置。

動員報告應包括：第一，活動的開展的依據(jù)（根據(jù)上級安排、根據(jù)什么通知精神等）、目的、意義；第二，活動組織者、參加者；第三，組織及安排。1）動員時間及內(nèi)容2）集體學習時間及內(nèi)容3）自學時間及內(nèi)容4）討論時間及內(nèi)容5）對照檢查時間及內(nèi)容6）整改措施制定時間及內(nèi)容7）活動總結時間及內(nèi)容；第四，確保活動落實的措施。1）統(tǒng)一思想，提高認識。2）領導帶頭，組織落實。3）處理好工學矛盾，確保時間、人員、內(nèi)容三落實。4）學習態(tài)度及表現(xiàn)的獎懲辦法；第五，發(fā)出號召，提出要求。

五、建議書

結構：a 存在問題； b 說明產(chǎn)生的原因；c 危害性；d 解決問題的建議。

寫法——書寫格式要正確：

a 根據(jù)建議書的內(nèi)容先寫上標題；

b 開頭頂格寫清楚，建議書是寫給誰的；

c 正文另起一行，開頭空兩格，寫反映存在的問題，說明產(chǎn)生的原因，造成的影響或危害，具體建議標明序號分條寫出；

d 另起一行寫上建議人的姓名和寫建議書的日期。

六、述評

1、述評的特點

評述結合，以評為主述評集新聞報道和評論的職能于一身，既及時報道新聞事實，反映現(xiàn)實生活的發(fā)展變化，又揭示新聞事實的本質(zhì)和意義，指明事物的發(fā)展趨勢。新聞報道貴在客觀，主要是報道事實，讓讀者從客觀事實中得出結論；述評則是敘事說理兼而有之，使讀者不但可以得到必要的信息，還可以了解作者對這些新聞事實所具有的意義的探討。新聞評論既要擺事實又要講道理，都要針對現(xiàn)實生活中的新聞事件和重要問題發(fā)表議論，但新聞評論一般不對新聞事實作詳細的介紹。它有時配合新聞報道，根據(jù)報道中提供的新聞事實立論，有時在評論中用典型的新聞事實作為由頭或論據(jù)，引發(fā)議論。述評作為一種具有獨特個性的新聞評論體裁，一般都要對新聞事實進行比較全面的，有時是多方面的介紹，包括典型的具體事實、概括的情況以及必要的背景材料等，在敘述事實的同時進行議論。當然，這種比較只是為了更具體地說明述評這種評論體裁的特點，為了便于掌握和運用這種體裁，不能把它劃定為一個一成不變的框框。這些體裁都是為了恰當?shù)乇磉_一定的內(nèi)容，它們之間不可能也不應當有什么不可逾越的界限。

評述結合并不意味著評和述在篇幅或比重上相等，它主要表現(xiàn)在兼有新聞報道和新聞評論的特點，具備兩者的功能，同時它又是以評為主的。評述結合、以評為本，這就是說，述評的目的在于評，述是為評服務的；述是評的基礎，評是述的目的。因此，就一篇評論來說，評多于述，或述多于評都是常見的現(xiàn)象，有時在敘述新聞事實的同時，已經(jīng)包含了作者的傾向和分析，只要再加以畫龍點睛的議論，就足以說明問題了。

述中有評，評中有述述評以事實為依據(jù)，這些事實來自實際生活，反映實際生活。述評的評，或者說它所講的道理，就是在對這些事實進行分析的過程中加以闡明的。述和評的有機結合，體現(xiàn)了由個別到一般、由具體到抽象、由感性到理性的認識規(guī)律，易于被人們所理解。述評的評，并不是就事論事，而是為了弄清客觀事物的本質(zhì)和它所包含的帶有普遍性的新經(jīng)驗、新問題。許多述評采取夾敘夾議的論述方式，述中有評，評中有述，可以從理論和實踐的結合上，把握事物之間的共同規(guī)律并提出問題和解決問題。

由述而評，以評馭述述評擺事實和講道理兼而有之。它所講的道理，是作者通過大量新聞事實進行分析而得出的結論。這也正是述評區(qū)別于某些推理性評論的主要之點。因此，述評更注重材料和觀點的統(tǒng)一。述評中對新聞事實的敘述，有時多一些，有時少一些，但都服務于觀點，或者說受觀點的統(tǒng)率。述評的作者要接觸大量的事實和各種背景材料，這樣才能經(jīng)過分析研究，得出正確的結論。但是，在述評中不可能也沒有必要把所有的事實和材料都羅列出來。運用哪些新聞事實，哪些情況概括地敘述，哪些情況用具體的典型事實加以說明，都要服從于評，服從于作者闡明觀點的需要。

2、述評的類型

述評的應用范圍十分廣泛，其選題可以涉及社會生活的方方面面，反映人民群眾普遍關心的問題。目前我國報紙、通訊社、廣播、電視的述評，按它們的內(nèi)容和所反映的社會生活的性質(zhì)，大致可分為以下幾種類型：

工作述評工作述評，顧名思義是針對實際工作中的經(jīng)驗或問題進行評述。在我國社會主義現(xiàn)代化建設的進程中，各個領域各行各業(yè)的新情況、新經(jīng)驗、新問題層出不窮。人們不僅需要及時得到各種必須的信息，而且在他們對各種新聞事實進行思考的同時，也需要了解新聞媒介或記者的看法和主張，以便作出自己的判斷，辨明是非和方向。對于社會生活中的一些“熱點”或“難點”的問題，更是如此。

形勢述評形勢述評是對國內(nèi)外形勢，包括政治、經(jīng)濟、文化以及其他領域形勢的述評。它的內(nèi)容所及，可以是全局的形勢，也可以是某個特定地區(qū)或某一條戰(zhàn)線在一個時期、一定階段的形勢。這類述評的特點是著眼于形勢的變化和轉折，著眼于群眾普遍關心或需要引起群眾注意的問題和動向，概括全貌，指明發(fā)展趨勢，幫助讀者開闊眼界，提高認識。

事件述評這類述評是根據(jù)記者直接調(diào)查和掌握的材料，對國內(nèi)外發(fā)生的重要事件或某些影響較大的突發(fā)事件進行評述，它的特點主要是從具體的事件，聯(lián)系到它產(chǎn)生的原因和背景，探索其性質(zhì)和意義，或通過對材料的分析，澄清事實，說明真相。

七、演講稿

演講稿也叫演說辭，它是在較為隆重的儀式上和某些公眾場所發(fā)表的講話文稿。演講稿是人們在工作和社會生活中經(jīng)常使用的一種文體。它可以用來交流思想、感情，表達主張、見解，也可以用來介紹自己的學習、工作情況和經(jīng)驗，等等。演講稿具有宣傳、鼓動、教育和欣賞等作用，它可以把演講者的觀點、主張與思想感情傳達給聽眾，使他們信服并在思想感情上產(chǎn)生共鳴。

演講的基本要求是，第一，了解對象，有的放矢。演講是講給人聽的，因此，演講首先要了解聽眾對象：了解他們的思想狀況、文化程度、職業(yè)狀況如何；了解他們所關心和迫切需要解決的問題是什么，等等。否則，不看對象，演講稿寫得再花功夫，說得再天花亂墜，聽眾也會感到索然無味，無動于衷，也就達不到宣傳、鼓動、教育和欣賞的目的。第二，觀點鮮明，感情真摯。演講要觀點鮮明，顯示著演講者對一種理性認識的肯定，顯示著演講者對客觀事物見解的透辟程度，能給人以可信性和可靠感。演講稿觀點不鮮明，就缺乏說服力，就失去了演講的作用。演講要有真摯的感情，才能打動人、感染人，有鼓動性。因此，它要求在表達上注意感情色彩，把說理和抒情結合起來。既有冷靜的分析，又有熱情的鼓動；既有所怒，又有所喜；既有所憎，又有所愛。當然這種深厚動人的感情不應是“擠”出來的，而要發(fā)自肺腑，就像泉水噴涌而出。第三，行文變化，富有波瀾。構成演講的要素很多，有內(nèi)容，有安排，也有聽眾的心理特征和認識事物的規(guī)律。

標題多為主題句。稱謂符合申論作答給定的身份，如“各位同學”、“同志們”。開場白，或通過概括所給材料開門見山，或提出問題，或采用設問式。

主體要環(huán)環(huán)相扣，層層深入，用過渡句，或用“首先”、“其次”、“然后”等語詞來區(qū)別層次。要對表達的對象熟悉了解，認識必須對頭。要做到概念明確，判斷恰當，用詞貼切，句子組織結構合理。用普普通通的語言，明晰、通暢地表達演講的思想內(nèi)容，而不刻意在形式上追求詞藻的華麗。

結束語，或強調(diào)主題、或抒發(fā)感情、或展望未來、或表示態(tài)度、或表示感謝。

模擬訓練

一、單項選擇題

１．公文區(qū)別于其他文章的主要之點是 

Ａ．公文形成的主體是國家機關及其他社會組織

Ｂ．公文形成的條件是行使職權和實施管理

Ｃ．公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件

Ｄ．公文是辦理公務的重要工具之一

２．《關于××廠進口ＳＤ６型自動車床的請示》，作者是 

Ａ．××廠 Ｂ．××廠的負責人

Ｃ．起草文件的劉秘書

Ｄ．簽發(fā)文件的董廠長

３．不相隸屬的機關之間聯(lián)系工作，應當用 

Ａ．通報 Ｂ．通知 Ｃ．函 Ｄ．意見

４．下列撰寫公文常見的缺點，屬于“語句表述不完整”的問題是 

Ａ．濫用省略 Ｂ．篇幅冗長

Ｃ．交代不明 Ｄ．眉目不清

５．下列“請示”的結束語中得體的是 

Ａ．以上事項，請盡快批準

Ｂ．以上所請，如有不同意，請來函商量

Ｃ．所請事關重大，不可延誤，務必于本月１０日前答復

Ｄ．以上所請，妥否﹖請批復

６．幾個機關聯(lián)合發(fā)文，只能標明 

Ａ．主辦機關的發(fā)文字號 Ｂ．所有機關的發(fā)文字號

Ｃ．至少兩個機關的發(fā)文字號

Ｄ．根據(jù)情況臨時規(guī)定的發(fā)文字號

７．一般應標識簽發(fā)負責人姓名的文件是 

Ａ．上行文 Ｂ．平行文

Ｃ．下行文 Ｄ．越級行文

８．主送機關是 

Ａ．有隸屬關系的上級機關

Ｂ．受理公文的機關 Ｃ．收文機關

Ｄ．需要了解公文內(nèi)容的機關

９．下列文種必須以領導人簽發(fā)日期為成文日期的是 

Ａ．會議報告 Ｂ．條例

Ｃ．工作總結 Ｄ．請示

１０．特殊情況越級向上行文，應抄送給  

Ａ．直屬上級機關 Ｂ．直屬下級機關

Ｃ．系統(tǒng)內(nèi)的所有同級機關

Ｄ．有業(yè)務聯(lián)系的機關

１１．“請示”可以直接交給領導者個人的是 

Ａ．領導人直接交辦的事項

Ｂ．與領導人直接相關的事項

Ｃ．重要文件 Ｄ．機密文件

１２．下列哪個事由，根據(jù)《辦法》，不可以使用“決定” 

Ａ．嚴懲嚴重破壞社會治安的犯罪分子的工作安排

Ｂ．大興安嶺森林特大火災事故的處理

Ｃ．授予×××全國勞動模范的稱號的嘉獎

Ｄ．在太平洋×地區(qū)試驗運載火箭，使過往船只周知

１３．答復上級機關的詢問，使用 

Ａ．通報 Ｂ．請示 Ｃ．報告 Ｄ．通知

１４．根據(jù)事由：“××公司發(fā)行重點鋼鐵企業(yè)債券”，應使用的文種是 

Ａ．通報 Ｂ．通知

Ｃ．通告 Ｄ．決定

１５．《××廣播局關于向××縣土地局申請劃撥建設電視轉播臺用地的請示》，該標題主要的錯誤是

Ａ．違反報告不得夾帶請示的規(guī)定

Ｂ．違反應協(xié)商同意后再發(fā)文的規(guī)定

Ｃ．錯誤使用文種，應使用函

Ｄ．錯誤使用文種，應使用報告

１６．負責公文處理工作的是本機關的 

Ａ．檔案室 Ｂ．業(yè)務處

Ｃ．收發(fā)室 Ｄ．辦公廳室

１７．公文辦理主要分為 

Ａ．收文和發(fā)文 Ｂ．擬辦與承辦

Ｃ．登記與分發(fā) Ｄ．整理與保管

１８．文件的拆封是文書人員的職責。至于密件，則應交  Ａ．領導人本人或由其委托的人代拆

Ｂ．機要文書或機要室拆封

Ｃ．辦公廳室主任拆封

Ｄ．文書人員拆封

１９．辦公部門或業(yè)務部門負責人根據(jù)來文情況提出初步處理意見，就是公文的 

Ａ．擬辦 Ｂ．承辦 Ｃ．批辦 Ｄ．催辦

２０．一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明（）

Ａ．已復文 Ｂ．閱畢的日期

Ｃ．已閱文 Ｄ．承辦的結果

２１．機關公文文稿經(jīng)簽發(fā)后，即為 

Ａ．公文的定稿 Ｂ．公文的草稿

Ｃ．公文的會簽 Ｄ．公文的核發(fā)

２２．文件封裝發(fā)出后，文書人員對辦復的發(fā)文，要履行 

Ａ．登記手續(xù) Ｂ．注辦手續(xù)

Ｃ．歸檔手續(xù) Ｄ．簽字手續(xù)

２３．凡是需要立卷的文件是 

Ａ．辦理完畢的文件 Ｂ．已經(jīng)使用的文件

Ｃ．已經(jīng)辦復的文件

Ｄ．領導認為重要的文件

２４．將平時辦理完畢的文件材料，按照立卷目錄中的要求存放起來，叫做 

Ａ．立卷 Ｂ．定卷

Ｃ．歸卷 Ｄ．組卷

２５．一般說來，應該立卷歸檔的文件材料，應以 

Ａ．上級機關、上級部門為主

Ｂ．本機關、本部門為主

Ｃ．上級機關和本機關為主

Ｄ．本機關和下級機關為主

２６．將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組合在一起的方法，叫 

Ａ．地方特征立卷 Ｂ．文件特征立卷

Ｃ．通訊特征立卷 Ｄ．地區(qū)特征立卷

２７．所謂長期保存的案卷，是指保管期為 

Ａ．２５年以上的文件材料

Ｂ．３５年以上的文件材料

Ｃ．１６—５０年左右的文件材料

Ｄ．３６—７０年左右的文件材料

２８．綜合概括歸類文件材料的類屬名稱的叫做 

Ａ．類名 Ｂ．類目 Ｃ．卷名 Ｄ．條款

２９．根據(jù)文件在形成中的歷史聯(lián)系并區(qū)別不同保管價值進行系統(tǒng)整理和排列的是 

Ａ．歸卷 Ｂ．案卷

Ｃ．立卷 Ｄ．定卷

３０．卷內(nèi)文件名稱是反映文件的性質(zhì)和價值的，一般寫在案卷標題的 

Ａ．開頭 Ｂ．末尾 Ｃ．中間 Ｄ．上方

二、多項選擇題

３１．公文寫作不同于其他文種的寫作，其主要特點是 

Ａ．被動寫作，遵命性強

Ｂ．對象明確，針對性強

Ｃ．決策之作，政策性強

Ｄ．文字簡約，說明性強

Ｅ．講究格式，規(guī)范性強

３２．公文進入擬稿階段的步驟是 

Ａ．明確發(fā)文主旨

Ｂ．收集有關材料

Ｃ．深入調(diào)查研究

Ｄ．擬出寫作提綱

Ｅ．認真起草正文

３３．“決定”的主要類型有 

Ａ．指揮型 Ｂ．懲誡型

Ｃ．個案型 Ｄ．知照型 Ｅ．權威型

３４．“命令”的特點是 

Ａ．權威性 Ｂ．知照性

Ｃ．指揮性 Ｄ．強制性

Ｅ．嚴肅性

３５．寫作“報告”應注意的問題是 

Ａ．陳述事實要清楚扼要

Ｂ．表達觀點要精練清晰

Ｃ．語言要簡潔樸實

Ｄ．引文不能斷章取義

Ｅ．注解不能道聽途說

３６．書文辦理程序有 

Ａ．簽收、拆封與登記 Ｂ．擬辦、批辦與承辦

Ｃ．分發(fā)與傳閱 Ｄ．校對與印制

Ｅ．催辦、查辦與注辦

３７．公文處理的特點是 

Ａ．政治性 Ｂ．時限性 Ｃ．科學性

Ｄ．機要性 Ｅ．規(guī)范性

３８．收文登記可分為 

Ａ．簿冊式登記 Ｂ．聯(lián)單式登記

Ｃ．表格式登記 Ｄ．卡片式登記

Ｅ．宗卷式登記

３９．按問題特征立卷的文件材料主要有 

Ａ．反映同一事物的文件材料

Ｂ．反映同一人物事件的文件材料

Ｃ．反映同一問題的文件材料

Ｄ．反映同一地區(qū)情況的文件材料 Ｅ．反映同一工作性質(zhì)的文件材料

４０．案卷歸檔的主要內(nèi)容有 

Ａ．歸檔范圍 Ｂ．歸檔時限

Ｃ．歸檔原則 Ｄ．歸檔要求

Ｅ．歸檔方法

參考答案

一、單項選擇題

１．Ｃ ２．Ａ ３．Ｃ ４．Ａ ５．Ｄ ６．Ａ ７．Ａ ８．Ｂ ９．Ｄ

１０．Ａ １１．Ａ １２．Ｄ １３．Ｃ １４．Ｃ １５．Ｃ １６．Ｄ １７．Ａ １８．Ｂ １９．Ａ ２０．Ｂ ２１．Ａ ２２．Ｂ ２３．Ａ ２４．Ｃ ２５．Ｂ ２６．Ｄ ２７．Ｃ ２８．Ａ ２９．Ｃ ３０．Ｂ

二、多項選擇題

３１．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ３２．Ａ Ｂ Ｄ Ｅ ３３．Ａ Ｂ Ｃ Ｄ ３４．Ａ Ｃ Ｄ ３５．Ａ Ｃ Ｄ ３６．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ３７．Ａ Ｂ Ｄ Ｅ ３８．Ａ Ｂ Ｄ ３９．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ４０．Ａ Ｂ Ｄ

第五篇：公文寫作與處理

第八章公文的寫作與處理

8.1.1公文的含義：①是公務文書、公務文件的簡稱，是文件的一個主要門類②是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式，經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面文字材料③《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》第二條規(guī)定：“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨 的路線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具④《國家行政機關公文處理辦法》第二條規(guī)定：“行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具”

8.1.2.公文的類別

①可分為正式公文和非正式公文

②根據(jù)具體公務活動領域的不同，可分為通用公文和專用公文

③根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密程度，可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機密、絕密等六類

④根據(jù)制發(fā)公文的機關的行文方向，可分為上行文、下行文、平行文和通行文

⑤根據(jù)處理時限，可分為平件、急件、特急件

⑥根據(jù)公文的性質(zhì)，可分為規(guī)范性公文、指令性公文、指導性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、報請性公文和記錄性公文等八類

⑦根據(jù)文件的來源，可分為收文和發(fā)文

8.1.3.常用公文種類

(1)黨的機關公文種類：主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要等14種

(2)行政機關公文種類：主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種

(3)我國行政系統(tǒng)的常用公文規(guī)范性文件

①條例：用于對某一方面的行政工作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”

②規(guī)定：用于對某一項行政工作比較具體的規(guī)定

③決定：用于對重要事項或者重大行動作出安排

領導指導性文件

①命令(令)：用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定

②指示：用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則

③批復：用于答復下級機關的請示事項

④通知：用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文； 發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部

⑤通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況

公布性文件

①公告：用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項

②通告：用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項

陳述呈請性文件

①議案：用于各級人民政府按法律程序向同級人代會或其常務委員會提請審議事項 ②請示：用于向上級機關請求指示、批準

③報告：用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問 ④調(diào)查報告：用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律

商洽性文件：函，用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等

會議文件：會議紀要。用于記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構、政黨的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公布

8.1.4公文的格式

8.1.4.1公文格式的表現(xiàn)形式

A 公文紙采用國內(nèi)通用的16開型，推薦采用國際標準A4型

B 公文紙分為可用以書寫、印刷文字、圖形等符號的圖文區(qū)和不允許出現(xiàn)任何符號的白邊區(qū)兩個區(qū)域。上白邊(天頭)和左白邊(訂口)應分別寬于下白邊(地腳)和右白邊(翻口)

C 所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排(少數(shù)民族可按其習慣書寫，排版)。正文的行長應與圖文區(qū)寬度相等(即通欄排)

D 左側裝訂

E 在公文撰寫和印制過程中，各個組成部分的標注編排均需遵循一定的規(guī)范性要求

8.1.4.2公文文種選擇的原則和方法

A 根據(jù)發(fā)文機關與主要受文者間的工作關系選擇文種：就是要求明確雙方間本來的工作關系，選取為這種關系所允許的文種

B 根據(jù)作者的權限選擇文種：就是要明確作者的職責、權力范圍，選擇與之相符合的文種

C 根據(jù)行文目的、要求和表現(xiàn)主題的需要選擇文種

8.1.5公文的結構

①黨的機關公文一般由17個部分組成。《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》第八條規(guī)定：“黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成” ②國家行政機關公文一般由18個部分組成。《國家行政機關公文處理辦法》第十條規(guī)定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成”

③黨政機關通用公文的結構一般分為三個部分

A 公文版頭部分：包括版頭(發(fā)文機關標識)、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人等六項

B 公文本體部分：包括標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章等七項

C 公文文尾部分：包括印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記等四項

8.1.6公文寫作的基本要求

(1)符合黨和國家的路線方針政策和法律法規(guī)(2)符合上級機關的有關指示(3)同現(xiàn)行有關公文銜接4)完整準確地體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖(5)全面準確地反映客觀實際情況(6)提出的政策、措施切實可行(7)表述準確嚴密(8)文字精確簡練(9)文種使用恰當(10)公文結構和格式規(guī)范

8.1.7行文規(guī)則

(1)概念：指國家制定的控制行為及行文方向、行文方式的有關規(guī)定2)基本內(nèi)容①根據(jù)機關之間的工作關系準確行文

②選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文③正確選擇主送機關與抄送機關④堅持“黨政分開”的原則⑤聯(lián)合行文時，作者應是“同級機關”

⑥行文前必須對有關問題協(xié)商一致⑦嚴格控制公文數(shù)量，簡化行文手續(xù)

8.2公文處理

8.2.1公文處理的概念及基本任務

(1)概念：主要是指公文的擬制、辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作

(2)基本任務：是及時、準確、有效地擬制、辦理、處置、管理公文，為公務活動提供適用的信息

(3)具體任務

A 創(chuàng)制公文：包括擬稿、會商、審核、簽發(fā)、繕印、核對直至用印或簽署，形成正式公文

B 傳遞公文

C 辦理公文：包括分辦、批辦、擬辦、承辦、傳閱等環(huán)節(jié)

D 處置辦畢公文：包括立卷歸檔、清退、銷毀、暫存

E 管理公文：包括公文的收發(fā)、傳遞、登記、清理分類、用印、簽注，建立檢索體系，提供查閱；對公文運轉過程的組織與監(jiān)控，以及公文機密與安全的維護等

8.2.2公文處理責任

(1)機關領導的公文處理責任①親自參與對重要公文的撰擬工作②審定簽發(fā)以本機關名義制發(fā)的重要公文并承擔其法律或行政后果

③閱處重要來文并指示處置原則與方法④直接承辦最重要的來文⑤審定公文處理方面的計劃、規(guī)章和標準，確定對公文處理系統(tǒng)的重大改造方案，指導解決機關內(nèi)公文處理活動中帶有根本性的隨機事件等(2)綜合辦公部門負責人的公文處理責任①親自動手撰擬一部分重要的綜合性公文②審定簽發(fā)以本部門名義制發(fā)的公文并承擔其相應的法律或行政后果④經(jīng)機關領導明確授權代為審定簽發(fā)機關名義制發(fā)的公文⑤閱處或經(jīng)機關領導明確授權代為閱處部分來文并指示處置原則與方法⑥直接擬辦和承辦重要的來文⑦制定機關公文處理方面的計劃及實施方案，組織制定公文處理方面的規(guī)章 制度和標準并督促檢查實施情況，組織規(guī)劃公文處理流程，建立公文處理質(zhì)量與效率保障體系，協(xié)調(diào)機關內(nèi)外的行文關系，指導解決機關內(nèi)公文處理中的一般隨機事件，指導下級機關的公文處理工作

(3)業(yè)務部門負責人的公文處理責任

①親自撰擬一部分比較重要的公文②審定簽發(fā)以本部門名義制發(fā)的公文并承擔相應的法律和行政的后果③審核由本部門承辦、以機關名義發(fā)出的公文④閱處由本部門直接辦理的來文并確定具體處置方案⑤直接擬辦和承辦重要來文⑥協(xié)調(diào)與其他部門間的行文關系⑦督導本部門的公文處理工作，解決部門內(nèi)部公文處理活動中的矛盾和問題

(4)公文處理工作機構負責人的公文處理責任

①草擬由領導交辦的公文②審核文件③擬辦、承辦部分來文④組織公文處理工作人員集中完成一部分公文處理工作作業(yè)⑤具體協(xié)調(diào)解決機關內(nèi)部、外部的一般性具體矛盾關系⑥具體組織控制部門公文的流程⑦從多種渠道了解公文處理工作具體情況，直接指導解決或提請領導解決有關具體問題

(5)公文處理人員的公文處理責任①分類集中承擔一部分公文處理工作作業(yè)，特別是其中具有管理性質(zhì)的作業(yè)②組織公文的具體運轉過程

③輔助設計制訂公文處理工作制度、標準和規(guī)程等

(6)一般業(yè)務人員的公文處理工作責任：按質(zhì)量要求和規(guī)定的時限閱讀處理文件，提出擬辦意見，具體承接辦理文件，解決其中所涉及的問題，起草和修改公文，參與審核一部分公文等

8.2.3公文辦理程序

(1)收文處理程序

①公文的收受與交流：簽收；外收文登記；啟封；內(nèi)收文登記、摘編；分辦②辦具理體收包文括

A 擬辦：由部門負責人或有關工作人員經(jīng)過對公文的認真閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關領導者審核定奪

B 批辦：機關領導者或部門負責人對公文(包括擬辦意見)進行認真閱讀分析之后，提出處置意見

C 承辦：有關工作人員按批辦意見承接處置公文所針對的事務和問題

D 注辦：由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查

③組織催傳辦閱查辦

A 組織傳閱：指獨份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多個部門或多位工作人員閱處時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動

B 催辦：由公文處理管理機構根據(jù)承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查

C 查辦：由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作

④處置辦畢公文：包括立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等

(2)發(fā)文處理程序

①文稿的形成A 擬稿：即撰擬公文文稿

B 會商：指當公文內(nèi)容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍，需征得其同意或配合時所進行的協(xié)商活動

C 核稿：指擬就的文稿在送交有關領導簽發(fā)或會議討論通過之前，由部門負責人或經(jīng)驗豐富、水平較高的秘書人員對文稿所做的全面核查工作

D 簽發(fā)

a 正簽：指簽發(fā)人在自身法定職權范圍內(nèi)簽發(fā)公文

b 代簽：指根據(jù)授權代他人簽發(fā)公文

c 核簽：又稱加簽，指上級領導人簽發(fā)下級機關或部門的重要公文

d 會簽：指兩個或兩個以上機關聯(lián)合行文時，由各機關的領導人共同簽發(fā)公文

②公文制作

A 注發(fā)：指在定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動

B 繕印：從譽錄抄寫、印刷等方式制作供應出的公文

C 用印或簽署：在印畢的公文上加蓋發(fā)文機關的印章，或請有關領導者在公文正本上簽注姓名

③公文的對外傳遞：包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)

④處置辦畢公文：包括立卷、歸檔、暫存、銷毀等

8.2.4公文擬辦、請辦、批辦、承辦、審核與簽發(fā)的方法要點

(1)擬辦

①概念

A 是一項輔助決策活動

B 是辦文人員發(fā)揮參謀助手作用的重要途徑

C 是由有關人員對文件進行閱讀分析，提出處理意見的建議，提供可供選擇的方案，供領導審核定奪的活動

②方法要點

A 弄清文件的意圖、問題的性質(zhì)與實際情況

B 意見要簡明、準確、具體、得體

C 如所提方案有兩個或兩個以上，應將傾向性意見排在前

D 在“公文處理單”中工整、清晰地填寫好意見，簽注姓名、日期

E 對領導采納自己的方案有一定把握時，也可直接草擬復文文稿供審核定奪

(2)請辦

①注批件

A 概念：即直接注“請某某同志批示”的文件

B 方法要點

a 對于請示的問題比較重大，不需要辦文部門協(xié)調(diào)、補充說明的，要注請領導同志批示 b 對于注請領導批示的請辦件，應同時分送有關領導和主管部門閱看，以便相互通氣，加快辦理速度

c 對于一些特殊件，如確需直接注請領導批示，可先同領導同志的秘書聯(lián)系協(xié)調(diào)，然后再注請辦理

②注辦件

A 概念：就是注“請某某部門研辦”的文件

B 方法要點

a 注意“研辦”與“研究提出意見”的區(qū)別

b 請某某部門商某某部門研辦的件，兩個承辦部門，以前者為主，由前者牽頭承辦 c 注辦件的分送范圍要得當

③函辦件

A 概念：就是用函的形式通知有關部門研究提出辦理意見的文件

B 方法要點

a 請示件中的內(nèi)容涉及幾個部門，需要各方面征求意見，又不便于請某一個部門承辦的，辦公廳(室)可分別發(fā)函

b 辦公廳(室)領導同志有批示的文件，而該批示不便于和承辦部門見面，就用發(fā)函的形式，并可以把“此件是領導同志交辦的”這樣的消息向承辦部門傳遞過去

c 一些特急件，需要限定承辦部門在一定期限內(nèi)辦完，用函的形式可以說清楚

(3)批辦

①概念：是指有關負責人認真閱讀分析文件后，提出處理意見

②方法要點

A 不越權批辦

B 嚴格控制批辦范圍

C 批辦意見明確、具體、切實可行

D 采取措施保證批辦意見執(zhí)行

E 如待辦問題自己無權或無法處置，可將批辦改為擬辦

F 填“公文處理單”

(4)承辦

①概念

A 是指具體承接處置文件內(nèi)容所針對的事務與問題的活動

B 是公文處理的中心環(huán)節(jié)

C 它既是收文辦理最后的實質(zhì)性程序，又往往是發(fā)文辦理程序的開始

②方式：召集會議、面談討論、電話溝通、實地調(diào)查指導、現(xiàn)場協(xié)調(diào)布置、制發(fā)公文等 ③形式：領導同志承辦、秘書人員承辦、職能部門承辦

④方法要點

A 要熟悉與公文內(nèi)容有關的法律法規(guī)和黨的方針政策以及上級機關有關公文，了解與公文內(nèi)容有關的業(yè)務，高度明確領導者的意圖

B 要深入實際，加強調(diào)查研究，實事求是地提出解決問題的具體辦法和措施

C 要加強協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方關系，積極而主動地征詢有關方面的意見，取得理解、支持與配合D 要分清主次，區(qū)別緩急，科學安排承辦的次序

(5)審核

①概念：是在公文簽發(fā)之前所進行的校正、修改、加工和核對的工作

②方法要點

A 把好報批關：報批程序是否符合規(guī)定

B 把好發(fā)文關：是否確需行文

C 把好內(nèi)容關：內(nèi)容是否合法，是否真實準確、明確具體、界線清楚、前 后一致、切實可行、詳略得當

D 把好協(xié)調(diào)關：涉及有關部門職權范圍的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得 一致意見

E 把好文字關：結構是否合理，字句是否妥帖，語言是否精練，標點符號是否正確，人名、地名、數(shù)字、計量單位、時間、引文是否準確規(guī)范

F 把好格式關：格式要素是否齊全，密級標注是否恰當，標題是否完整，主送機關是否規(guī)范，落款是否準確，印發(fā)傳達范圍是否明確

G 把好文種關：文種選用是否符合規(guī)定

(6)簽發(fā)①概念：是指發(fā)文機關領導人對文稿進行最后審定、簽署印發(fā)②方法要點

A 涉及全局性的重要文件由本機關主要領導同志簽發(fā)

B 涉及某一方面問題的文件，由主管領導同志簽發(fā)

C 涉及某一方面且政策性強、問題重大、涉及面廣，由主管領導同志審核后，送主要領導同志簽發(fā)

D 一般事務性文件(函)，可視情況送秘書長、辦公廳(室)領導同志簽發(fā)

E 不得越權簽發(fā)公文

F 必須“先核后簽”G 聯(lián)合行文時，必須做好會簽工作