第一篇：公文寫作與處理名詞解釋

1、命令是體現(xiàn)國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)意志的下行公文。它具有權(quán)威性、指揮性、強(qiáng)制性和特點(diǎn)。

2、議案是有議案提出權(quán)的機(jī)構(gòu)或人民代表，向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會，提請審議的建議性公文。主要特點(diǎn)是⑴ 行文關(guān)系及辦理程序的法定性。⑵ 行文內(nèi)容的單一性和可行性。寫作應(yīng)注意什么問題：⑴ 提出的問題重要且已具備解決的條件。⑵ 要注意提出的權(quán)限和時(shí)限。⑶ 要注意行文格式和辦理程序。

3、決定是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。主要特點(diǎn)是：⑴ 內(nèi)容重要。決定一般都不是由個(gè)人作出的，而是由領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)或權(quán)力機(jī)構(gòu)，針對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)，集體研究討論后作出的安排和部署，因而其內(nèi)容重要。⑵ 政策性強(qiáng)。決定涉及的問題重大，它公布后，對下級機(jī)關(guān)和人民群眾的活動(dòng)有指導(dǎo)、導(dǎo)向作用，因而政策性極強(qiáng)。⑶ 有約束力。決定對有關(guān)人員具有約束力，它的執(zhí)行是帶強(qiáng)制性的。

決定的類型有：⑴ 指揮型 ⑵ 個(gè)案型 ⑶ 知照型

指揮型的決定的寫作一般由決定理由、決定事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分組成。寫作時(shí)要注意做到?jīng)Q定理由充分，決定事項(xiàng)清楚，執(zhí)行要求明確。

個(gè)案型的決定的寫作一般由個(gè)案事實(shí)分析（決定理由）、決定事項(xiàng)，期望要求三部分組成。針對個(gè)案做決定，主要目的是擴(kuò)大影響，讓群眾學(xué)習(xí)榜樣，警惕錯(cuò)誤，所以事實(shí)分析要清楚，期望要求要具體。

4、決議是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主持召開的會議通過的對重要事項(xiàng)進(jìn)行決策部署的指導(dǎo)性公文。

特點(diǎn)有：⑴ 表達(dá)群體意志 ⑵ 有權(quán)威性和約束力；類型有決策部署型 和結(jié)果公布型。

5、決定和決議有什么共同點(diǎn)和不同點(diǎn)？答：決定和決議都是下行的指揮性公文，在內(nèi)容方面接近，側(cè)重于對重要事項(xiàng)的決策，在文字表述方面，風(fēng)格也一致，都要求準(zhǔn)確、簡潔。

決定和決議的不同在于：⑴ 形成的程序不完全一樣。⑵ 內(nèi)容的范圍不盡相同。⑶ 發(fā)布形式略有不同。

6、指示是上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作的公文。特點(diǎn)：⑴ 針對性 ⑵ 原則性。類型：

1、涉及全局問題。帶普遍性的指示；涉及局部問題，帶特殊性的指示。指示的正文一般由指示根據(jù)、指示事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分組成。

7、意見是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)發(fā)表的對工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。類型有 直接指導(dǎo)型和批轉(zhuǎn)執(zhí)行型。

8、公告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件。

9、通告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告性文件。

公告與通告有什么共同點(diǎn)和不同點(diǎn)：公告、通告是性質(zhì)相近而有一定差別的文種，它們在三個(gè)方面有大同小異的特點(diǎn)：⑴ 公布的公開性：公告和通告的內(nèi)容都是公開的，公布的目的是要讓大家知道或遵守。差別在于發(fā)布的范圍不盡相同，一般而言，公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小。⑵ 事項(xiàng)的重要性：公告和通告是代表政府或一定的機(jī)構(gòu)發(fā)布的，其內(nèi)容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公告、通告的形式發(fā)布。一般公告公布的都是比較重大的事情，而通告公布的，雖次于公告，但在其適用范圍內(nèi)，也是重要的事情。

⑶ 操作的嚴(yán)肅性：公告一般由國家各級政權(quán)機(jī)構(gòu)發(fā)布，涉及地方法規(guī)的，必須由省級以上人民代表大會批準(zhǔn)，一般機(jī)關(guān)團(tuán)體，不能隨意發(fā)布公告。發(fā)布通告的機(jī)構(gòu)也要注意自己的權(quán)限范圍，不能超越權(quán)限辦事。不代表法定機(jī)構(gòu)的團(tuán)體或個(gè)人，不能隨意發(fā)布通告。

寫作公告與通告要注意：⑴ 符合權(quán)限，一事一告。公告、通告寫作前一定要明確是否有必要使用這一文種，發(fā)布該文種是否在自己的權(quán)力范圍之內(nèi)。⑵ 內(nèi)容明確，語氣莊重。公告、通告是公開宣布較重要的事情，要有關(guān)人員知道或遵守，所以內(nèi)容一定要十分明確，以免執(zhí)法時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)。⑶ 注意格式。公告、通告的標(biāo)題有四種形式：發(fā)文單位加事由加文種，發(fā)文單位加文種，事由加文種，只有文種名稱。公報(bào)是公開發(fā)布重要決定或重大事項(xiàng)的告知性文件。公報(bào)的特點(diǎn)和公告接近，都具有內(nèi)容的公開性和重要性，發(fā)布機(jī)關(guān)的權(quán)威性。兩者的區(qū)別：從發(fā)布機(jī)關(guān)來說，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)多用公報(bào)，政府機(jī)關(guān)多用公告。從內(nèi)容來說，宣布單獨(dú)事件多用公告，發(fā)布會議情況、談判情況、統(tǒng)計(jì)情況等多用公報(bào)。宣布要有關(guān)人員遵守的法定事項(xiàng)，用公告而不用公報(bào)。

常用的公報(bào)有會議公報(bào)、統(tǒng)計(jì)公報(bào)、外交公報(bào)三種類型。會議公報(bào)：一般用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。統(tǒng)計(jì)公報(bào)：發(fā)布國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。外交公報(bào)：涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上國家的政府、政黨、團(tuán)體等在會談或交往后發(fā)表的文件，主要公布會談各方的觀點(diǎn)及取得的共識。發(fā)布統(tǒng)計(jì)公報(bào)要注意什么問題？統(tǒng)計(jì)公報(bào)必須由國家各級統(tǒng)計(jì)部門或國家指定的機(jī)構(gòu)發(fā)布，任何機(jī)構(gòu)不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。統(tǒng)計(jì)公報(bào)以發(fā)布各種數(shù)據(jù)為主，其內(nèi)容一定要科學(xué)、準(zhǔn)確。涉及國家機(jī)密的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，不得在公報(bào)中公布。統(tǒng)計(jì)公報(bào)一般分項(xiàng)分點(diǎn)或結(jié)合表格形式發(fā)布。

11、通知是向特定受文對象告知或傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對象知道或執(zhí)行的文件。類型有：：⑴ 發(fā)布性通知 ⑵ 批轉(zhuǎn)性通知 ⑶ 轉(zhuǎn)發(fā)性通知 ⑷ 指示性通知 ⑸ 任免性通知 ⑹ 事務(wù)性通知；通知的主要用途：1.上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)通知應(yīng)該知道或者辦理的一般事項(xiàng)用通知；2.發(fā)布某些行政法規(guī)或?qū)ο录墮C(jī)關(guān)工作有所指示，按照內(nèi)容不適宜用命令或指示發(fā)布的，用通知發(fā)布；3.國務(wù)院和各部、各委員會以及地方各級人民委員會的秘書工作部門，轉(zhuǎn)達(dá)它的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的會議通過的文件和領(lǐng)導(dǎo)上的指示用通知；4.平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間互相通知需要知道的事項(xiàng)用通知。通報(bào)是在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤，傳達(dá)事項(xiàng)的告知性文件。通報(bào)的特點(diǎn)有⑴ 周知性：即在發(fā)文范圍內(nèi)讓所有人都知道所通報(bào)的情況。⑵ 指導(dǎo)性：同胞的目的不僅僅是要讓群眾知道發(fā)生了什么事情，更重要的是要群眾認(rèn)清事情的性質(zhì)，提高思想認(rèn)識。通報(bào)的類型：表彰先進(jìn)型 批評錯(cuò)誤型 傳達(dá)事項(xiàng)型。

表彰先進(jìn)的通報(bào)正文：一般按介紹先進(jìn)事跡、宣布表彰決定、分析先進(jìn)思想、指明如何向先進(jìn)學(xué)習(xí)這樣四個(gè)步驟寫。批評錯(cuò)誤的通報(bào)正文，應(yīng)把批評根據(jù)、錯(cuò)誤事實(shí)、處分決定、錯(cuò)誤性質(zhì)、善后辦法五個(gè)方面寫清楚。13 報(bào)告是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。特點(diǎn)有：⑴ 重陳述。報(bào)告的主要任務(wù)是如實(shí)向上級陳述工作情況，事實(shí)和意見的陳述應(yīng)當(dāng)是報(bào)告的主要內(nèi)容。⑵ 有主見。匯報(bào)工作不能只擺事實(shí)而沒有匯報(bào)者的觀點(diǎn)，匯報(bào)者在報(bào)告中，應(yīng)當(dāng)對所報(bào)告的事實(shí)，提出自己的看法。報(bào)告寫作要注意： 答：⑴ 陳述事實(shí)要清楚扼要。以匯報(bào)工作情況為主的報(bào)告，應(yīng)突出重點(diǎn)，把主要事實(shí)講清楚。⑵ 表達(dá)觀點(diǎn)要精煉清晰。報(bào)告中需要表達(dá)報(bào)告者觀點(diǎn)的地方也不少，匯報(bào)工作需要有自我評價(jià)，對今后工作提意見或建議，更是以闡述觀點(diǎn)為主。⑶ 語言要簡潔樸實(shí)。報(bào)告是向上級匯報(bào)工作，因而一定要實(shí)事求是，不可夸大或縮小事實(shí)，不可報(bào)喜不報(bào)憂，不可過分強(qiáng)調(diào)困難。類型有：綜合報(bào)告和專題報(bào)告。14請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請示或批準(zhǔn)的報(bào)情性文件。特點(diǎn)⑴ 超前性：請示必須在辦事之前。⑵ 說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。⑶ 單一性：請示必須堅(jiān)持“一文一事”，不能在一份公文中同時(shí)請示兩件以上的事情。類型有：⑴ 請求批準(zhǔn)型 ⑵ 請求幫助型 ⑶ 請求批轉(zhuǎn)型。請示寫作要注意：⑴ 要遵守行文規(guī)則。⑵ 理由要充分，要求要合理。⑶ 格式要正確，語言要得體。15請示和報(bào)告有何區(qū)別？答：報(bào)告是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請示或批準(zhǔn)的報(bào)請性公文。報(bào)告重陳述并要有主見，請示則具有超前性、說明性和單一性的特點(diǎn)。批復(fù)是答復(fù)下級機(jī)關(guān)請求事項(xiàng)的指示性文件。特點(diǎn)有：⑴ 針對性：針對“請示”這一文種，針對請示的機(jī)關(guān)，針對請示的問題。⑵ 指導(dǎo)性：批復(fù)針對請示表態(tài)或發(fā)表意見，對下級的工作有指導(dǎo)、規(guī)范作用，下級不能違背上級的批復(fù)。批復(fù)可分幾種類型有⑴ 表態(tài)性批復(fù)：主要是答復(fù)請求批準(zhǔn)類的請示，或同意，或不同意。⑵ 指示性批復(fù)：針對下級請示的事項(xiàng)或提出的問題，提出處理意見，帶有指導(dǎo)下級工作的性質(zhì)。請示寫作要注意：⑴ 要先回應(yīng)后批復(fù)。⑵ 態(tài)度要鮮明，措辭要明確。⑶ 要及時(shí)批復(fù)。函是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。特點(diǎn)⑴ 形式靈活，適應(yīng)性強(qiáng)。⑵ 務(wù)實(shí)性強(qiáng)。函可分 商洽函、問復(fù)函、請準(zhǔn)函、知照函。函的寫作要注意：⑴ 一事一函，直陳其事。⑵ 語言要平實(shí)、親切、自然。會議紀(jì)要是記載會議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文件。特點(diǎn)：⑴ 紀(jì)要性 ⑵ 約束性 ⑶ 知照性。會議紀(jì)要的類型有：⑴ 決議性會議紀(jì)要 ⑵ 協(xié)議性會議紀(jì)要 ⑶ 研討性會議紀(jì)要。會議紀(jì)要的正文寫作：一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三個(gè)部分。⑴ 會議概況介紹開會時(shí)間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等。⑵ 會議內(nèi)容是正文的主要部分，介紹會議討論和決定的主要事項(xiàng)。⑶ 結(jié)束語是真?zhèn)€正文部分的小結(jié)，往往對與會者、下級機(jī)關(guān)、有關(guān)群眾提出一些希望和要求。條例是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動(dòng)、行為等的規(guī)范性公文。類型可分為：⑴ 黨的中央機(jī)關(guān)制定的條例 ⑵ 國家行政機(jī)關(guān)制定的條例 ⑶ 地方權(quán)力機(jī)關(guān)制定的條例。規(guī)定是各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。類型有⑴ 黨內(nèi)規(guī)定 ⑵ 法規(guī)性規(guī)定 ⑶ 一般性規(guī)定 20 條例和規(guī)定的寫作要注意什么？

答：條例和規(guī)定都是規(guī)范性文種，關(guān)于規(guī)范性文件的寫作，可綜合以下四點(diǎn)：

⑴ 草擬條例和規(guī)定要遵循下列原則：堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，為改革、開放、搞活和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)；符合憲法和法律，符合黨和國家的路線、方針、政策；從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是；貫徹民主集中制，充分發(fā)揚(yáng)民主。

⑵ 起草條例和規(guī)定，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進(jìn)行清理。

⑶ 條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。

⑷ 語言要準(zhǔn)確、嚴(yán)密。規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動(dòng)、行為等的規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及各類組織機(jī)構(gòu)。它主要包括的文種有：條例、規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等等文種。章類文書的特點(diǎn)：具有內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強(qiáng)制性和制定的程序性三大特點(diǎn)。

22、辦法是對某一項(xiàng)行政工作作比較具體的規(guī)定，或者是對法律、條例、規(guī)定等在執(zhí)行過程中某些方面具體做法的補(bǔ)充規(guī)定。辦法規(guī)定的內(nèi)容應(yīng)具體、周全、便于操作。

23、實(shí)施細(xì)則就是實(shí)施法律、法規(guī)的細(xì)小規(guī)則，它多半是主管部門針對實(shí)施法律、法規(guī)時(shí)已經(jīng)或者可能出現(xiàn)的種種問題而制定的規(guī)則，目的是加強(qiáng)法律、法規(guī)的順利實(shí)施。實(shí)施細(xì)則寫作時(shí)要注意：實(shí)施細(xì)則就是實(shí)施法律、法規(guī)的細(xì)小規(guī)則。

⑴ 實(shí)施細(xì)則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”，但其第一條必須說明是哪個(gè)法律或法規(guī)的實(shí)施細(xì)則。⑵ 法律法規(guī)必須概括，實(shí)施細(xì)則必須具體，便于操作。實(shí)施細(xì)則的內(nèi)容，必須和法律、法規(guī)的有關(guān)條款相對應(yīng)。

24、章程是一定的組織機(jī)構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書。章程可分為組織章程和辦事章程兩大類。

25、守則是特定范圍內(nèi)的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則。寫作時(shí)要注意：守則因?yàn)樾枰嘘P(guān)人員都遵守，涉及的人比較多，因此必須簡短、精煉、易記。其寫法多半是把內(nèi)容概括為幾條，甚至是朗朗上口的若干短句或詞組，以便群眾容易掌握。簡潔易記是守則的最大特點(diǎn)。

26、計(jì)劃類文書是機(jī)關(guān)團(tuán)體為達(dá)到某一目標(biāo)或完成某一任務(wù)，對目標(biāo)達(dá)到、任務(wù)完成前特定時(shí)段工作的設(shè)計(jì)和安排。包括規(guī)劃、綱要、計(jì)劃、安排等文種。

27、總結(jié)是機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之 后，對已做工作進(jìn)行概括及評估的文書。

28調(diào)查報(bào)告是針對現(xiàn)實(shí)中發(fā)生的較重要的問題，作專門調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫成的書面報(bào)告。作用：是提供真實(shí)的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚(yáng)先進(jìn)、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務(wù)。

第二篇：公文寫作與處理名詞解釋

甲骨文書：在三千多年前的商代后期，出現(xiàn)了一種體式較為完整的甲骨文書。它是書刻在甲骨上的商代后期五室占卜活動(dòng)的記錄文字，即“甲骨卜辭”。

尚書：自商周戰(zhàn)國期間長期匯集而成的<書>，漢初稱之為<尚書>，即上古之書。這是我國最早的一部政治文件匯編本。

公務(wù)文書：是指國家機(jī)關(guān)及其他社會組織在工作活動(dòng)中形成和處理的收來文件、發(fā)出文件以及機(jī)關(guān)內(nèi)部所使用的文件材料。

公文法定的作者：是指依據(jù)憲法和其他有關(guān)法律、章程、決定成立的并能以自己的名義使法定的職能權(quán)利和擔(dān)負(fù)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)、組織或代表機(jī)關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。

行文單位：指能在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位。

對外文件：簡稱發(fā)文。是指本機(jī)關(guān)(或部門)擬制的向外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達(dá)本機(jī)關(guān)的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對機(jī)關(guān)的文件。

收來文件：簡稱收文。是指由外機(jī)關(guān)擬制的，作為傳達(dá)其自身機(jī)關(guān)的意圖，發(fā)送到本機(jī)關(guān)(或部門)來的文件。

內(nèi)部文件：就是指制發(fā)和使用都限于機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件。

上行文：是指下級機(jī)關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。

平行文：是指同級機(jī)關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的一種行文。

下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對所屬的下級機(jī)關(guān)的一種行文。

秘密文件：是內(nèi)容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。

普通文件：是相對秘密文件而言的，從這個(gè)角度說，也可稱為非密文件。

公布文件：就是向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。

法規(guī)文件：是指由中央和地方各級權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章文件。

法律文件：是體現(xiàn)統(tǒng)治階級的利益和意志，以國家強(qiáng)制力來保證其實(shí)施的行為規(guī)則，是實(shí)行階級專政的一種工具。

法令文件：是指根據(jù)憲法的有關(guān)規(guī)定所制發(fā)的一種文件，通常是以中華人民共和國主席或國務(wù)院總理的名義發(fā)布的。

行政法規(guī)與規(guī)章文件：行政法規(guī)是國務(wù)院為領(lǐng)導(dǎo)和管理國家各項(xiàng)行政工作，根據(jù)憲法和法律及有關(guān)規(guī)定制定的政治、經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化、外事等各類法規(guī)總稱。這里所說的行政法規(guī)與規(guī)章文件，除國務(wù)院制定的行政法規(guī)外，還包括各種地方性法規(guī)，部門規(guī)章和地方人民政府規(guī)章。

行政文件：主要是指國家機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中所形成和使用的文件。

黨的文件：是指由中國共產(chǎn)黨的機(jī)關(guān)、組織形成和使用的文件，反映黨的領(lǐng)導(dǎo)、黨的工作和黨的建議等活動(dòng)。

指揮性公文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。

規(guī)范性公文：是指由機(jī)關(guān)、組織、社會團(tuán)體制定的，要求其成員在活動(dòng)，工作等方面嚴(yán)格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強(qiáng)和規(guī)范性和強(qiáng)制性，例如條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、章程、規(guī)則等。

報(bào)請性公文：是指下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請示問題時(shí)所使用的陳述性、請求性公文。如報(bào)告、請示等。

知照性公文：是指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報(bào)情況所使用的公文。如公報(bào)、公告、知照性通知、通報(bào)、函等。

記錄性公文：是指各機(jī)關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動(dòng)以備查考的公文。如會議記錄、電話記錄、會議紀(jì)要、大事記、值班日志等。

公文格式代碼：又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標(biāo)記符號，由九位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，標(biāo)識于文件首頁發(fā)文機(jī)關(guān)版頭左上角。

印制順序號：又稱公文份號，是指依據(jù)同一文稿印刷若干份時(shí)每份的順序編號。

秘密等級：簡稱秘級，是指公文秘密程度的等級，分絕密、機(jī)密、秘密三級。

緊急程度：是對公文送達(dá)和辦理的時(shí)間限度。

收文處理標(biāo)記：包括收文機(jī)關(guān)名稱、收文編號、收文時(shí)間、檔號等項(xiàng)目。

發(fā)文機(jī)關(guān)版頭：簡稱“文頭”。文頭是發(fā)文機(jī)關(guān)用來制發(fā)正式文件時(shí)使用的有固定格式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。

發(fā)文字號：是指由發(fā)文機(jī)關(guān)編排的文件代號。

簽發(fā)人姓名：是表示公文生效并對該公文內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)的一個(gè)標(biāo)志。

公文標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題(事由)和文種組成，是對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。

題注：是指對公文標(biāo)題的注釋說明。

正文：是公文的主體部分，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文的核心。

主送機(jī)關(guān)：是指對主要受理公文的機(jī)關(guān)。

無正文說明：是指由于篇幅所限，使公文生效標(biāo)識(即落款、印章與成文日期)與正文不能同在一個(gè)頁上而出現(xiàn)分離狀況時(shí)，為維護(hù)公文的完整性而作的說明。

附件說明：是用以說明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)的。

成文日期：是指文件形成的時(shí)間。

機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署：機(jī)關(guān)印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對文件生效負(fù)責(zé)的憑證;領(lǐng)導(dǎo)人簽署是指發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本的落款處，本人職務(wù)名稱的后面簽字或蓋章，以證實(shí)文件的效用。命令：簡稱令，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。

公布令：也可稱為發(fā)布令或頒布令，它適用于國家公布法律，國家行政機(jī)關(guān)發(fā)布根據(jù)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。

嘉獎(jiǎng)令：是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為獎(jiǎng)勵(lì)有突出貢獻(xiàn)的人員或集體而發(fā)布的命令。

議案：是有議案提出權(quán)的機(jī)構(gòu)或人民代表，向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會，提請審議事項(xiàng)的建議性公文。

決定：是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。

個(gè)案型決定：對某些性質(zhì)重要、影響較大的個(gè)人或事件作出的決定，目的是引起注意或警惕，擴(kuò)大正面影響，縮小消極影響。

決議：是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主持召開的會議通過的對重要事項(xiàng)進(jìn)行決策部署的指導(dǎo)性公文。

指示：上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作的公文。

意見：是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)發(fā)表的對工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。

公告：是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件。

通告：是機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告知性文件。

涉及法定事項(xiàng)的公告、通告：在憲法、法律、法規(guī)賦予的權(quán)力范圍內(nèi)，有關(guān)機(jī)構(gòu)可以發(fā)布公告、通告，規(guī)定一些事項(xiàng)，有關(guān)人員必須遵守。

知照性公告、通告：這類公告、通告發(fā)布的目的，只是讓群眾或者有關(guān)人員知道，并不需要大家去遵守或者執(zhí)行。

公報(bào)：是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。

會議公報(bào)：一般用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。

統(tǒng)計(jì)公報(bào)：用來發(fā)布國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。

外交公報(bào)：涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上國家的政府、政黨、團(tuán)體等在會談或交往后發(fā)表的文件，主要公布會談各方的觀點(diǎn)及取得的共識。

通知：是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。

發(fā)布性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度。

批轉(zhuǎn)性通知：用于上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文(如請示、報(bào)告等)給所屬有關(guān)人員，讓他們周知或執(zhí)行。

轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文給所屬有關(guān)人員，讓他們周知或執(zhí)行。

指示性通知：用于上級機(jī)關(guān)指示下級機(jī)關(guān)如何開展工作。

任免性通知：用于任免和聘用干部。

事務(wù)性通知：用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情。

通報(bào)：是在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)事項(xiàng)的告知性文件。

表彰先進(jìn)型通報(bào)：用于表彰個(gè)體或群體的先進(jìn)人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎(jiǎng)勵(lì)，分析他們的先進(jìn)思想，指出應(yīng)該向他們學(xué)習(xí)什么。

批評錯(cuò)誤型通報(bào)：用于批評犯錯(cuò)誤的個(gè)人或群體，公布他們的錯(cuò)誤事實(shí)，宣布給他們什么處分，分析錯(cuò)誤的性質(zhì)，指明應(yīng)吸取的教訓(xùn)。

傳達(dá)事項(xiàng)型通報(bào)：用于將領(lǐng)導(dǎo)掌握的精神或情況傳達(dá)給下屬，以便下屬在開展工作、處理問題時(shí)能做到心中有數(shù)。

報(bào)告：是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。

綜合報(bào)告：多屬例行報(bào)告，即每隔一定時(shí)間，如一季、半年、一年，下級必須將工作情況全面向上級匯報(bào)一次。

專題報(bào)告：是就某件事或某個(gè)問題專門寫的報(bào)告，多半是不定期的，根據(jù)實(shí)際情況的需要而撰寫。

請示：是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請性公文。

批復(fù)：是答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的指示性公文。

表態(tài)性批復(fù)：主要是答復(fù)請求批準(zhǔn)類的請示，或同意，或不同意。

指示性批復(fù)：針對下級請示的事項(xiàng)或提出的問題，提出處理意見，帶有指導(dǎo)下級工作的性質(zhì)。指示性批復(fù)的作用相當(dāng)于“指示”，下級必須遵照上級批復(fù)的精神執(zhí)行。

函：是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。

商洽函：用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、討論問題，如商量業(yè)務(wù)培訓(xùn)、人員調(diào)動(dòng)、信息交流、物質(zhì)供應(yīng)等等。

問復(fù)函：用于機(jī)關(guān)之間提出詢問和答復(fù)詢問，如疑難詢問、調(diào)查詢問、統(tǒng)計(jì)詢問等等。

請準(zhǔn)函：用于向沒有錄屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)。

知照函：用于把自己管轄范圍的事項(xiàng)告訴有關(guān)的機(jī)構(gòu)。

會議紀(jì)要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文件。

條例：是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動(dòng)、行為等的法規(guī)性公文。

規(guī)定：是各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。

規(guī)章類文書：是規(guī)范工作、活動(dòng)、行為等的法規(guī)、規(guī)章類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及各類組織機(jī)構(gòu)。

辦法：是對某一項(xiàng)行政工作作比較具體的規(guī)定。

實(shí)施細(xì)則：就是實(shí)施法律、法規(guī)的細(xì)小規(guī)則，它多半是主管部門實(shí)施法律、法規(guī)時(shí)已經(jīng)或者可能出現(xiàn)的種種問題而制定的規(guī)則，目的是加強(qiáng)法律、法規(guī)的可操作性，保證法律、法規(guī)的順利實(shí)施。

章程：是一定的組織機(jī)構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書。

守則：是特定范圍內(nèi)的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則。

計(jì)劃類文書：是機(jī)關(guān)團(tuán)體為達(dá)到某一目標(biāo)或完成某一任務(wù)，對目標(biāo)達(dá)到、任務(wù)完成前特定時(shí)段工作的設(shè)計(jì)和安排。

規(guī)劃：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的期限較長，往往是五年、十年、二十年，甚至更長的計(jì)劃類文書。簡報(bào)：就是簡明扼要的書面報(bào)告。

簡報(bào)類文書：是用于匯報(bào)工作、反映問題、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、推動(dòng)工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體。簡報(bào)類文書只是一種統(tǒng)稱，常見的名稱有“簡訊”、“快訊”、“快報(bào)”、“動(dòng)態(tài)”、“信息”、“工作通訊”、“情況通報(bào)”、“情況反映”、“內(nèi)部參考”、“摘報(bào)”等。

會議簡報(bào)：即專門報(bào)道、交流有關(guān)重要會議的內(nèi)容和情況的簡報(bào)。

工作簡報(bào)：就是反映本部門、本系統(tǒng)各方面工作情況的簡報(bào)。

提案：是指提請機(jī)關(guān)或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。

建議：是組織、單位或個(gè)人對某項(xiàng)工作、某項(xiàng)活動(dòng)或某方面的問題提出建設(shè)性的意見、建議時(shí)使用的文書。

公文辦理程序：就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。

收文：是指機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)外單位發(fā)來的文件材料。

收文辦理：是指文書部門收到材料后，在機(jī)關(guān)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。

收文辦理程序：組成收文辦理這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。

簽收：是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。

登記：就是指需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收發(fā)和處理。

分發(fā)：亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收來文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。

傳閱：是指單位或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各位領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門閱知時(shí)，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

輪幅式傳閱：傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪幅式傳閱”。

擬辦：是指對來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。擬辦意見可根據(jù)來文的情況分別由辦公部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)部門承辦人提出。

批辦：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示。

承辦：是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。

催辦：是指根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對那些必須辦理答復(fù)的文件承辦的情況時(shí)行督促和檢查。

查辦：是指文書工作人員協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí)，以及對某些問題進(jìn)行查處，解決的一項(xiàng)承辦性工作。

注辦：是指對公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

發(fā)文：是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)本機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。

發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)行過程。

擬稿：是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。

審核：是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)之前，對公文的內(nèi)容、體式進(jìn)地的全面審核和檢查。

簽發(fā)：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審批。

核發(fā)：是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。

繕?。菏侵笇σ呀?jīng)簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印刷。

校對：是指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和消除書寫、排字上的錯(cuò)誤。

用?。菏侵冈谟『玫奈募霞由w機(jī)關(guān)印章。

發(fā)文登記：與收文登記一樣，主要是為了便于對文件的管理和查找等。

封發(fā)：是指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。

公文立卷：是指機(jī)關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。

案卷：是指有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料組合體。

文書部門立卷制度：指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。

問題特征：是指文件材料的內(nèi)容所反映的問題、事物、事件、人物、工作性質(zhì)等具有的共同特點(diǎn)。

時(shí)間特征：是指文件形成的時(shí)間和文件內(nèi)容所針對的時(shí)間。

名稱特征：又稱文種特征，是指公文文種的名稱。

作者特征：是指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、單位或個(gè)人。

地區(qū)特征：又稱地理特征，指的是文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)，又指文件作者所在的地區(qū)。

通訊者特征：是指文件的收發(fā)或問答雙方。

立卷類目：也稱歸卷類目、案卷類目。

編制立卷類目：是指機(jī)關(guān)文書部門在一年的實(shí)際文件沒有形成以前，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，預(yù)測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷?xiàng)l目。

平時(shí)歸卷：是指機(jī)關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。

調(diào)整卷定：是指在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。

卷內(nèi)文件排列：是指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個(gè)固定的位置。

第三篇：自考“公文寫作與處理”名詞解釋

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自考“公文寫作與處理”名詞解釋

甲骨文書：在三千多年前的商代后期，出現(xiàn)了一種體式較為完整的甲骨文書。它是書刻在甲骨上的商代后期五室占卜活動(dòng)的記錄文字，即“甲骨卜辭”。

尚書：自商周戰(zhàn)國期間長期匯集而成的＜書＞，漢初稱之為＜尚書＞，即上古之書。這是我國最早的一部政治文件匯編本。

公務(wù)文書：是指國家機(jī)關(guān)及其他社會組織在工作活動(dòng)中形成和處理的收來文件、發(fā)出文件以及機(jī)關(guān)內(nèi)部所使用的文件材料。

公文法定的作者：是指依據(jù)憲法和其他有關(guān)法律、章程、決定成立的并能以自己的名義使法定的職能權(quán)利和擔(dān)負(fù)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)、組織或代表機(jī)關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。

行文單位：指能在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位。

對外文件：簡稱發(fā)文。是指本機(jī)關(guān)（或部門）擬制的向外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達(dá)本機(jī)關(guān)的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對機(jī)關(guān)的文件。

收來文件：簡稱收文。是指由外機(jī)關(guān)擬制的，作為傳達(dá)其自身機(jī)關(guān)的意圖，發(fā)送到本機(jī)關(guān)（或部門）來的文件。

內(nèi)部文件：就是指制發(fā)和使用都限于機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件。

上行文：是指下級機(jī)關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。

平行文：是指同級機(jī)關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的一種行文。

下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對所屬的下級機(jī)關(guān)的一種行文。

秘密文件：是內(nèi)容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。

普通文件：是相對秘密文件而言的，從這個(gè)角度說，也可稱為非密文件。

公布文件：就是向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。

法規(guī)文件：是指由中央和地方各級權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章文件。

法律文件：是體現(xiàn)統(tǒng)治階級的利益和意志，以國家強(qiáng)制力來保證其實(shí)施的行為規(guī)則，是實(shí)行階級專政的一種工具。

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法令文件：是指根據(jù)憲法的有關(guān)規(guī)定所制發(fā)的一種文件，通常是以中華人民共和國主席或國務(wù)院總理的名義發(fā)布的。

行政法規(guī)與規(guī)章文件：行政法規(guī)是國務(wù)院為領(lǐng)導(dǎo)和管理國家各項(xiàng)行政工作，根據(jù)憲法和法律及有關(guān)規(guī)定制定的政治、經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化、外事等各類法規(guī)總稱。這里所說的行政法規(guī)與規(guī)章文件，除國務(wù)院制定的行政法規(guī)外，還包括各種地方性法規(guī)，部門規(guī)章和地方人民政府規(guī)章。

行政文件：主要是指國家機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中所形成和使用的文件。

黨的文件：是指由中國共產(chǎn)黨的機(jī)關(guān)、組織形成和使用的文件，反映黨的領(lǐng)導(dǎo)、黨的工作和黨的建議等活動(dòng)。

指揮性公文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。

規(guī)范性公文：是指由機(jī)關(guān)、組織、社會團(tuán)體制定的，要求其成員在活動(dòng)，工作等方面嚴(yán)格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強(qiáng)和規(guī)范性和強(qiáng)制性，例如條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、章程、規(guī)則等。

報(bào)請性公文：是指下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請示問題時(shí)所使用的陳述性、請求性公文。如報(bào)告、請示等。

知照性公文：是指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報(bào)情況所使用的公文。如公報(bào)、公告、知照性通知、通報(bào)、函等。

記錄性公文：是指各機(jī)關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動(dòng)以備查考的公文。如會議記錄、電話記錄、會議紀(jì)要、大事記、值班日志等。

公文格式代碼：又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標(biāo)記符號，由九位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，標(biāo)識于文件首頁發(fā)文機(jī)關(guān)版頭左上角。

印制順序號：又稱公文份號，是指依據(jù)同一文稿印刷若干份時(shí)每份的順序編號。

秘密等級：簡稱秘級，是指公文秘密程度的等級，分絕密、機(jī)密、秘密三級。

緊急程度：是對公文送達(dá)和辦理的時(shí)間限度。

收文處理標(biāo)記：包括收文機(jī)關(guān)名稱、收文編號、收文時(shí)間、檔號等項(xiàng)目。

發(fā)文機(jī)關(guān)版頭：簡稱“文頭”。文頭是發(fā)文機(jī)關(guān)用來制發(fā)正式文件時(shí)使用的有固定格式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。

發(fā)文字號：是指由發(fā)文機(jī)關(guān)編排的文件代號。

簽發(fā)人姓名：是表示公文生效并對該公文內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)的一個(gè)標(biāo)志。

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公文標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。

題注：是指對公文標(biāo)題的注釋說明。

正文：是公文的主體部分，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文的核心。

主送機(jī)關(guān)：是指對主要受理公文的機(jī)關(guān)。

無正文說明：是指由于篇幅所限，使公文生效標(biāo)識（即落款、印章與成文日期）與正文不能同在一個(gè)頁上而出現(xiàn)分離狀況時(shí)，為維護(hù)公文的完整性而作的說明。

附件說明：是用以說明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)的。

成文日期：是指文件形成的時(shí)間。

機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署：機(jī)關(guān)印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對文件生效負(fù)責(zé)的憑證；領(lǐng)導(dǎo)人簽署是指發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本的落款處，本人職務(wù)名稱的后面簽字或蓋章，以證實(shí)文件的效用。

注釋或特殊要求說明：是用以說明公文中在其他區(qū)域不便說明的各種事項(xiàng)。

閱讀（傳達(dá)）范圍：是指根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要所限定的公文發(fā)送的范圍和規(guī)定公文的閱讀對象。

主題詞：是指能夠準(zhǔn)確表達(dá)公文主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。

抄送機(jī)關(guān)：是指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。

印發(fā)說明：又稱印制版記，是指文件制發(fā)（含翻?。┣闆r的說明記載，包括文件制發(fā)單位的名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等。

頁碼：是指公文每一張頁的順序編號。

文稿：是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。

草稿：是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。

定稿：又稱“原稿”、“底稿”、“正稿”。是指草稿經(jīng)過修改、審閱，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會議討論式通過的最后完成的定型文稿。

文本：同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本些法規(guī)文 博導(dǎo)自考遠(yuǎn)程班,助你自考快速通關(guān)!www.tmdps.cn

件又有試行本、暫行本的形式；同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

正本：根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。正本最突出的特點(diǎn)是蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以證實(shí)文件的效力。

副本：又稱抄本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、謄抄的其他稿本稱為副本。

存本：是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印刷本。

修訂本：是指對于已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一個(gè)時(shí)期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進(jìn)行修改補(bǔ)充，這種重新予以修改補(bǔ)充再行發(fā)布的文本，稱為修訂本。從修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。

試行本、暫行本：大多用于一些法規(guī)性文件，在制發(fā)機(jī)關(guān)認(rèn)為文件內(nèi)容還不十分成熟，還必須經(jīng)過一定時(shí)期的實(shí)踐檢驗(yàn)，再行修改時(shí)所使用的文本。

各種文字文本：第一是指我國少數(shù)民族自治地區(qū)，為便于工作，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文往往是同一份文件同時(shí)使用漢字文件和少數(shù)民族文字文本。第二是指在外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。

命令：簡稱令，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。

公布令：也可稱為發(fā)布令或頒布令，它適用于國家公布法律，國家行政機(jī)關(guān)發(fā)布根據(jù)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。

嘉獎(jiǎng)令：是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為獎(jiǎng)勵(lì)有突出貢獻(xiàn)的人員或集體而發(fā)布的命令。

議案：是有議案提出權(quán)的機(jī)構(gòu)或人民代表，向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會，提請審議事項(xiàng)的建議性公文。

決定：是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。

個(gè)案型決定：對某些性質(zhì)重要、影響較大的個(gè)人或事件作出的決定，目的是引起注意或警惕，擴(kuò)大正面影響，縮小消極影響。

決議：是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主持召開的會議通過的對重要事項(xiàng)進(jìn)行決策部署的指導(dǎo)性公文。

指示：上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作的公文。

意見：是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)發(fā)表的對工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。

公告：是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件。

通告：是機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告知性文件。

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涉及法定事項(xiàng)的公告、通告：在憲法、法律、法規(guī)賦予的權(quán)力范圍內(nèi)，有關(guān)機(jī)構(gòu)可以發(fā)布公告、通告，規(guī)定一些事項(xiàng)，有關(guān)人員必須遵守。

知照性公告、通告：這類公告、通告發(fā)布的目的，只是讓群眾或者有關(guān)人員知道，并不需要大家去遵守或者執(zhí)行。

公報(bào)：是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。

會議公報(bào)：一般用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。

統(tǒng)計(jì)公報(bào)：用來發(fā)布國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。

外交公報(bào)：涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上國家的政府、政黨、團(tuán)體等在會談或交往后發(fā)表的文件，主要公布會談各方的觀點(diǎn)及取得的共識。

通知：是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。

發(fā)布性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度。

批轉(zhuǎn)性通知：用于上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文（如請示、報(bào)告等）給所屬有關(guān)人員，讓他們周知或執(zhí)行。

轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文給所屬有關(guān)人員，讓他們周知或執(zhí)行。

指示性通知：用于上級機(jī)關(guān)指示下級機(jī)關(guān)如何開展工作。

任免性通知：用于任免和聘用干部。

事務(wù)性通知：用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情。

通報(bào)：是在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)事項(xiàng)的告知性文件。

表彰先進(jìn)型通報(bào)：用于表彰個(gè)體或群體的先進(jìn)人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎(jiǎng)勵(lì)，分析他們的先進(jìn)思想，指出應(yīng)該向他們學(xué)習(xí)什么。

批評錯(cuò)誤型通報(bào)：用于批評犯錯(cuò)誤的個(gè)人或群體，公布他們的錯(cuò)誤事實(shí)，宣布給他們什么處分，分析錯(cuò)誤的性質(zhì)，指明應(yīng)吸取的教訓(xùn)。

傳達(dá)事項(xiàng)型通報(bào)：用于將領(lǐng)導(dǎo)掌握的精神或情況傳達(dá)給下屬，以便下屬在開展工作、處理問題時(shí)能做到心中有數(shù)。

報(bào)告：是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。

綜合報(bào)告：多屬例行報(bào)告，即每隔一定時(shí)間，如一季、半年、一年，下級必須將工作情 博導(dǎo)自考遠(yuǎn)程班,助你自考快速通關(guān)!www.tmdps.cn

況全面向上級匯報(bào)一次。

專題報(bào)告：是就某件事或某個(gè)問題專門寫的報(bào)告，多半是不定期的，根據(jù)實(shí)際情況的需要而撰寫。

請示：是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請性公文。

批復(fù)：是答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的指示性公文。

表態(tài)性批復(fù)：主要是答復(fù)請求批準(zhǔn)類的請示，或同意，或不同意。

指示性批復(fù)：針對下級請示的事項(xiàng)或提出的問題，提出處理意見，帶有指導(dǎo)下級工作的性質(zhì)。指示性批復(fù)的作用相當(dāng)于“指示”，下級必須遵照上級批復(fù)的精神執(zhí)行。

函：是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。

商洽函：用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、討論問題，如商量業(yè)務(wù)培訓(xùn)、人員調(diào)動(dòng)、信息交流、物質(zhì)供應(yīng)等等。

問復(fù)函：用于機(jī)關(guān)之間提出詢問和答復(fù)詢問，如疑難詢問、調(diào)查詢問、統(tǒng)計(jì)詢問等等。

請準(zhǔn)函：用于向沒有錄屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)。

知照函：用于把自己管轄范圍的事項(xiàng)告訴有關(guān)的機(jī)構(gòu)。

會議紀(jì)要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文件。

條例：是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動(dòng)、行為等的法規(guī)性公文。

規(guī)定：是各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。

規(guī)章類文書：是規(guī)范工作、活動(dòng)、行為等的法規(guī)、規(guī)章類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及各類組織機(jī)構(gòu)。

辦法：是對某一項(xiàng)行政工作作比較具體的規(guī)定。

實(shí)施細(xì)則：就是實(shí)施法律、法規(guī)的細(xì)小規(guī)則，它多半是主管部門實(shí)施法律、法規(guī)時(shí)已經(jīng)或者可能出現(xiàn)的種種問題而制定的規(guī)則，目的是加強(qiáng)法律、法規(guī)的可操作性，保證法律、法規(guī)的順利實(shí)施。

章程：是一定的組織機(jī)構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書。

守則：是特定范圍內(nèi)的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則。

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計(jì)劃類文書：是機(jī)關(guān)團(tuán)體為達(dá)到某一目標(biāo)或完成某一任務(wù)，對目標(biāo)達(dá)到、任務(wù)完成前特定時(shí)段工作的設(shè)計(jì)和安排。

規(guī)劃：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的期限較長，往往是五年、十年、二十年，甚至更長的計(jì)劃類文書。

計(jì)劃：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的期限較規(guī)劃短，以計(jì)劃和一年以內(nèi)的短期計(jì)劃為多的計(jì)劃類文書。

安排：指較短時(shí)間段內(nèi)對工作的具體安排。

總結(jié)：是機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之后，對已做工作進(jìn)行概括及評估的文書。

綜合性總結(jié)：是關(guān)系全局的總結(jié)，內(nèi)容涉及多方面的工作。

專題性總結(jié)：只就一個(gè)方面、一項(xiàng)工作，甚至一個(gè)問題進(jìn)行總結(jié)，內(nèi)容比較單一。

調(diào)查報(bào)告：是針對現(xiàn)實(shí)中發(fā)生的較重要的問題，作專門調(diào)查后利用調(diào)查材料寫成的書面報(bào)告。

新聞性調(diào)查報(bào)告：多半由新聞工作者調(diào)查采訪后寫成，內(nèi)容一般是社會普遍關(guān)注的問題或他們在采訪過程中發(fā)現(xiàn)的問題。

政務(wù)性調(diào)查報(bào)告：一般由政府工作人員調(diào)查后寫成，調(diào)查內(nèi)容、范圍由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決定，目的是為制訂方針政策、法律法規(guī)，解決工作中的種種問題，提供可供決策參考的情況。

個(gè)案性調(diào)查報(bào)告：針對工作中遇到的特殊個(gè)案寫成的調(diào)查報(bào)告，目的是為解決問題提供事實(shí)根據(jù)。調(diào)查人員一般臨時(shí)組織，涉及專業(yè)技術(shù)的還要請專家學(xué)者參加。

講話類文書：就是人們在各種特定的場合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類文稿的總稱。從廣義上說，它不僅包括領(lǐng)導(dǎo)同志在各種會議和群眾集體上發(fā)表講話時(shí)的文稿，也包括只代表個(gè)人意見的、以群眾身份所作的各類講話的文稿，它是在公眾場合經(jīng)常使用的文書。

講話稿：通常是指各級領(lǐng)導(dǎo)在各種會言上宣讀的文稿。

幕詞：是在大會開始時(shí)，由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題和議程、向與會代表提出希望的書面文稿。

閉幕詞：是在大會結(jié)束時(shí)由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會宣傳的概括大會主要精神、總結(jié)大會成果、指出會后努力方面的文稿。

歡迎詞：是對客人的到來表示熱烈的歡迎的五種講話類文書。

歡送詞：是送別客人時(shí)表達(dá)良好祝愿的一種講話類文書。

答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時(shí)，向主人表示感謝的一種講話類文書。

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會議記錄：是如實(shí)記載有關(guān)會議基本情況和主要內(nèi)容的文書。

電話記錄：是在用電話處理公務(wù)時(shí)，記載有關(guān)通話內(nèi)容的文書。

接待記錄：是指在接待群眾來訪時(shí)，記載有關(guān)接待內(nèi)容的文書。

大事記：是將本機(jī)關(guān)本部門工作的重大公務(wù)活動(dòng)或重大事件按年、月、日的先后進(jìn)行如實(shí)記載的一種記錄性文書。

簡報(bào)：就是簡明扼要的書面報(bào)告。

簡報(bào)類文書：是用于匯報(bào)工作、反映問題、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、推動(dòng)工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體。簡報(bào)類文書只是一種統(tǒng)稱，常見的名稱有“簡訊”、“快訊”、“快報(bào)”、“動(dòng)態(tài)”、“信息”、“工作通訊”、“情況通報(bào)”、“情況反映”、“內(nèi)部參考”、“摘報(bào)”等。

會議簡報(bào)：即專門報(bào)道、交流有關(guān)重要會議的內(nèi)容和情況的簡報(bào)。

工作簡報(bào)：就是反映本部門、本系統(tǒng)各方面工作情況的簡報(bào)。

提案：是指提請機(jī)關(guān)或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。

建議：是組織、單位或個(gè)人對某項(xiàng)工作、某項(xiàng)活動(dòng)或某方面的問題提出建設(shè)性的意見、建議時(shí)使用的文書。

公文辦理程序：就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。

收文：是指機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)外單位發(fā)來的文件材料。

收文辦理：是指文書部門收到材料后，在機(jī)關(guān)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。

收文辦理程序：組成收文辦理這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。

簽收：是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。

登記：就是指需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收發(fā)和處理。

分發(fā)：亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收來文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。

傳閱：是指單位或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各位領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門閱知時(shí)，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

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輪幅式傳閱：傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪幅式傳閱”。

擬辦：是指對來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。擬辦意見可根據(jù)來文的情況分別由辦公部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)部門承辦人提出。

批辦：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示。

承辦：是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。

催辦：是指根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對那些必須辦理答復(fù)的文件承辦的情況時(shí)行督促和檢查。

查辦：是指文書工作人員協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí)，以及對某些問題進(jìn)行查處，解決的一項(xiàng)承辦性工作。

注辦：是指對公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

發(fā)文：是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)本機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。

發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)行過程。

擬稿：是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。

審核：是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)之前，對公文的內(nèi)容、體式進(jìn)地的全面審核和檢查。

簽發(fā)：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審批。

核發(fā)：是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。

繕?。菏侵笇σ呀?jīng)簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印刷。

校對：是指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和消除書寫、排字上的錯(cuò)誤。

用?。菏侵冈谟『玫奈募霞由w機(jī)關(guān)印章。

發(fā)文登記：與收文登記一樣，主要是為了便于對文件的管理和查找等。

封發(fā)：是指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。

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公文立卷：是指機(jī)關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。

案卷：是指有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料組合體。

文書部門立卷制度：指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。

問題特征：是指文件材料的內(nèi)容所反映的問題、事物、事件、人物、工作性質(zhì)等具有的共同特點(diǎn)。

時(shí)間特征：是指文件形成的時(shí)間和文件內(nèi)容所針對的時(shí)間。

名稱特征：又稱文種特征，是指公文文種的名稱。

作者特征：是指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、單位或個(gè)人。

地區(qū)特征：又稱地理特征，指的是文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)，又指文件作者所在的地區(qū)。

通訊者特征：是指文件的收發(fā)或問答雙方。

立卷類目：也稱歸卷類目、案卷類目。

編制立卷類目：是指機(jī)關(guān)文書部門在一年的實(shí)際文件沒有形成以前，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，預(yù)測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷?xiàng)l目。

平時(shí)歸卷：是指機(jī)關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。

調(diào)整卷定：是指在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。

卷內(nèi)文件排列：是指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個(gè)固定的位置。

案卷標(biāo)題：也稱案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。

案卷編目：是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。

卷內(nèi)文件目錄：是案卷的組成部分。

卷內(nèi)備考表：是用以注明卷內(nèi)文件材料需要說明的情況的表格，以備案卷移交檔案部門管理人員和查檔人員對此卷有一概括了解。

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案卷封皮：是指用以保護(hù)卷內(nèi)文件、標(biāo)注案卷內(nèi)容的卷皮，用牢固厚實(shí)的牛皮紙統(tǒng)一制作，使用毛筆正楷字填寫，起醒目作用，并便于長期保存。

全宗號：是檔案館指定給立檔單位的編號，在一個(gè)檔案館內(nèi)全宗號不能重復(fù)。

目錄號：是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在一個(gè)全宗內(nèi)案卷目錄號不能重復(fù)。

案卷號：是目錄內(nèi)案卷的順序編號，在一個(gè)案卷目錄內(nèi)案卷號不能重復(fù)。

案卷目錄：是對經(jīng)過分類排列和編號的案卷進(jìn)行登記所形成的。

第四篇：公文寫作與處理 整理稿

按公文來源劃分：1）對外文件，第一章 公 文 是指本機(jī)關(guān)擬制的向外單位發(fā)出

一、什么是公文：即公務(wù)文書，的文件，是作為傳達(dá)本機(jī)關(guān)的意是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織在行圖發(fā)往需。要與之聯(lián)系的針對機(jī)使職權(quán)和實(shí)施管理過程中形成的關(guān)的文件。2）收來文件，指由外具有法定效力和規(guī)范體式的文機(jī)關(guān)擬制的，作為傳達(dá)其自身機(jī)書，是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。關(guān)的意圖，發(fā)送到本機(jī)關(guān)來的文其含義：1）公文形成的主體是國件。3）內(nèi)部文件，指制發(fā)和使用家機(jī)關(guān)及其他社會組織 2公文形都限于機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件

2、按公文成的條是行使職權(quán)和實(shí)施管理3的行文關(guān)系劃分：1）上行文，指公文是具有法定效力和規(guī)范體式下級機(jī)關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所的文書4公文是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級業(yè)務(wù)部重要工具 門所發(fā)出的公文（報(bào)告、請示）2）

二、公文的產(chǎn)生與發(fā)展

1、公文，平行文，指同級機(jī)關(guān)或者不相隸或稱文書、文件，是一種社會現(xiàn)屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)象，是人類社會實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物。關(guān)之間的一種行文（函）3）下公文是隨著階級、國家、文字的行文，指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對所屬的產(chǎn)生而產(chǎn)生的，隨著生產(chǎn)與管理下級機(jī)關(guān)的一種行文（指示、決活動(dòng)的發(fā)展而不斷發(fā)展的。

2、定、通知、批復(fù)）

3、按公文秘密公文的發(fā)展階段：① 恩格斯把文程度和閱讀范圍來劃分： 1）秘字應(yīng)用文獻(xiàn)記錄，即文書工作的密文件，指內(nèi)容涉及黨和國家的出現(xiàn)當(dāng)作人類文明的重要標(biāo)志②秘密，需要控制知密范圍和知密原始社會：結(jié)繩記事；商代后期：對象的文件（分為絕密、機(jī)密、甲骨文書—是我國迄今發(fā)現(xiàn)的最秘密三種）2）普通文件，指非早的文書檔案；西周：設(shè)立了專無密可保，可供任何人閱看的文門管理文書的機(jī)構(gòu)與起草文書的件3）公布文件，是向人民群眾和官吏；《尚書》是我國最早的一部國內(nèi)外公開發(fā)布的文件，如公告、政治文件匯編本；秦漢時(shí)期，是通告、公報(bào)、法律、法令，中央我國封建社會文書工作的確立時(shí)領(lǐng)導(dǎo)同志的講話、報(bào)告

4、按公期，秦代出現(xiàn)的“書”、“奏”，是文的制發(fā)機(jī)關(guān)性質(zhì)劃分：1）法律、我國最早的上行文；漢代及稍后，法規(guī)文件，指由中央和地方各級又出現(xiàn)了章、表、疏、議、啟等權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)所制發(fā)的法上行文，官府之間移書、關(guān)、刺、律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章（分咨等平行文，另令、諭、制、教為三種：法律文件、法令文件、等下行文；1912年元月，臨時(shí)政行政法規(guī)與規(guī)章文件）2）行政文府規(guī)定公文分為：令、咨、呈、件，指國家機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)示、狀五種。③漢代以前，我國文中所形成和使用的文件，如請示、書的載體材料一般為：金石、青報(bào)告、通知、意見等。3）黨的文銅、竹木、謙帛等 直至 東晉末件，指中國共產(chǎn)黨的機(jī)關(guān)、組織年，太尉恒玄下令公文統(tǒng)一用紙。形成和使用的文件，反映黨的領(lǐng)

三、文書、文件和公文

1、文導(dǎo)、工作和建設(shè)等活動(dòng)。

5、按公書：可以作為所有文件材料總稱，文內(nèi)容性質(zhì)與作用來劃分：1）指既可指公務(wù)文書，也可以指私人揮性公文件，指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對文書，是一個(gè)整體概念?！钤缦录墮C(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)于西漢。

2、文件：—出現(xiàn)于與指導(dǎo)工作的公文，如命令、指清末。廣義上說：文書一樣，既示、決定、意見、批復(fù)和政策性可指公務(wù)文件，也可指私人文件，通知等。2）規(guī)范性公文，指由機(jī)有時(shí)也可以指文件材料的總稱。關(guān)、組織、社會團(tuán)體依據(jù)法律、狹義上說：文主要是指機(jī)關(guān)、組行政法規(guī)和及組織章程制定的，織制成和發(fā)布的具有固定格式和要求其成員在工作活動(dòng)等方面嚴(yán)文件版頭的正式行文。

3、公文：格遵守的行為規(guī)范，如各種條例、是指各機(jī)單位為了辦理公務(wù)而形規(guī)定、辦法、細(xì)則、章程、規(guī)則成的文件材料。—出現(xiàn)于東漢末等3）報(bào)請性公文，是下級機(jī)關(guān)向年和三國時(shí)期。

4、在機(jī)關(guān)中三者上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、都是指國家機(jī)關(guān)及其他社會組織請示問題所使的陳述性、請求性在工作活動(dòng)中形成和處理的收來公文，主要是報(bào)告、請示4）知照文件、發(fā)出文件以及機(jī)關(guān)內(nèi)部所性公文，指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要使用的文件 材料，即公務(wù)文書。周知或遵守，以及各機(jī)關(guān)單位之第二節(jié) 公文的特點(diǎn)與作用

間聯(lián)系工作，通報(bào)情況所使用的一、公文的特點(diǎn)：1）有法定的作公文，如公報(bào)、公告、知照性者 2）有法定的權(quán)威 3）有特定通知、通報(bào)、函等。5）記錄性的效用 4）有規(guī)范的體式 5）有公文，指各機(jī)關(guān)、組織用以記載規(guī)定睥處理程序

法定作公務(wù)活動(dòng)以備查考的公文，如會者：是指依據(jù)憲法和其他有關(guān)法議記錄、電話記錄、會議紀(jì)要、律、章程、決定成立的并能以自大事記、值班日志等。

6、按文件己的名義行使法定的職能權(quán)利和的緩急程度劃分：1）急件（兩負(fù)擔(dān)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)、種：特急件、急件）2）平件；組織或代表機(jī)關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。按文件的使用范圍劃分：1）通用行文單位：能在自己的職權(quán)范圍文件 2）專用文件 3）技術(shù)文件；內(nèi)制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位，按文件的發(fā)送目的劃分：1）主送稱為行文單位。公文的制發(fā)：經(jīng)件、抄送件 2）批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；過起草、核稿、簽發(fā)等程序。公按文件的處理要求劃分：1）需辦文的簽收：簽收登記、分辦、批文件（辦件）2）參閱文件（閱辦、承辦、催辦等。件）；

二、公文的作用：在于它是黨和

二、公文的名稱：統(tǒng)稱文種。它國家具體領(lǐng)導(dǎo)和管理政務(wù)，機(jī)關(guān)是根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機(jī)之間相互進(jìn)行聯(lián)系以及機(jī)關(guān)內(nèi)部關(guān)和收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)處理工作事務(wù)的一種工具。公文文的具體目的和要求而確定的。作用：1）領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用 2）行公文文種的確定：1）公文機(jī)關(guān)的為規(guī)范作用 3）傳遞信息作用 4）權(quán)限 2）發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)間公務(wù)聯(lián)系作用 5）憑據(jù)記載作用 的關(guān)系 3）發(fā)文的具體目的和要第三節(jié) 公文的分類與名稱

求1、1993年11月21日 國務(wù)院

一、公文的分類：

1、公文的分類 辦公廳 《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》 12類13種命令（令）、議案、決議、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)請、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要 2、1996年5月3日中共中央辦公廳正式發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，規(guī)定黨的機(jī)關(guān)公文文種有14種：①決議 ②決定 ③指示 ④意見 ⑤通知 ⑥通報(bào) ⑦公報(bào) ⑧報(bào)告 ⑨請示 ⑩批復(fù) ⑾條例 ⑿規(guī)定 ⒀函 ⒁會議紀(jì)要3、2000年8月24日，國務(wù)院發(fā)布了新的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》現(xiàn)行公文文種13種：1）命令（令）2）決定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通報(bào) 7）議案 8）報(bào)告 9請示 10）批復(fù) 11）意見 12）函 13）會議紀(jì)要 第二章公文寫作公文寫作概述

一、公文寫作是代機(jī)關(guān)立言公文寫作，指公文的起草與修改，是撰寫者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動(dòng)。公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個(gè)過程?？荚嚧笞钥颊荆愕淖钥紝＜遥∑鸩莩醺澹菏侵笜?gòu)思基本完成后動(dòng)筆行文，寫出公文初稿有的具體過程。討論修改：是指對初稿作進(jìn)一步加工直到形成送審稿的過程。★公文的起草的組織可分為：1）由一人準(zhǔn)備、選取材料并構(gòu)思布局直至擬寫成文。2）由多人共同討論、構(gòu)思和準(zhǔn)備材料，最后由一人執(zhí)筆（最普遍的基本組織形式）3）由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿全文

二、★公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在兩方面：1）在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)（1）政策性強(qiáng)：就是要求政治上正確，思想觀點(diǎn)正確，準(zhǔn)確地宣布、傳達(dá)、體現(xiàn)黨和國家的方針、政策的精神。（2）針對性強(qiáng)：就是要求有的放矢，切中要害。（3）科學(xué)性：就是反映工作的實(shí)際情況和客觀規(guī)律，敢于實(shí)事求是，能夠及時(shí)地、正確的提出問題、分析問題和解決問題，經(jīng)得起時(shí)間的考驗(yàn)，經(jīng)得起實(shí)踐的檢驗(yàn)。2）在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)：是指章法問題、布局謀篇的問題。要示：主次分明、條理清楚；重點(diǎn)突出、銜接自然；聯(lián)系緊密、完整劃一。語言精當(dāng)：是指運(yùn)用語言要精確、簡明、貼切、恰當(dāng)。既要符合語法，修辭和邏輯的要求，又要恰如其分地表達(dá)內(nèi)容。行文規(guī)范：是指公文的種類、格式等都由國家統(tǒng)一規(guī)定，書寫要清楚，標(biāo)點(diǎn)要正確文面要整潔。

2、公文效用：是指公文對機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)所起的作用。公文效用所起的作用：領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用、法規(guī)和準(zhǔn)繩作用、溝通和聯(lián)系作用、依據(jù)和憑證作用。

三、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要親自動(dòng)手撰寫重要公文 領(lǐng)導(dǎo)干部親自動(dòng)手起草起草重要公文是領(lǐng)導(dǎo)工作中的原則性問題。第二節(jié) 公文寫作的特點(diǎn)和要求

一、★公文寫作特點(diǎn)：1）被動(dòng)寫作遵命性強(qiáng) 2）對象明確針對性強(qiáng) 3）集思廣益群體性強(qiáng)4）決策之作政策性強(qiáng) 5）急迫之作時(shí)限性強(qiáng) 6）講究格式規(guī)范性強(qiáng)

二、★公文寫作基本要求（寫好公文中正文應(yīng)注意的問題）：1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性 2）要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律3）在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)，符合語法與邏輯 4）公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。5）要注意選用書寫的載體與字跡材料體式：公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用圓珠筆和鉛筆；使用墨汁、藍(lán)黑墨水和碳素墨水，不使用純藍(lán)、紅色墨水。

第三節(jié) 公文寫作步驟與方法

一、公文寫作的步驟：1）明確發(fā)文主旨 ①公文的中心內(nèi)容是什么子②根據(jù)公文內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種③要明確公文發(fā)送范圍和閱讀對象④明確發(fā)文的具體要求 2）收集有關(guān)材料①收集、閱讀和研究有關(guān)的文件材料②深入下去，收集有關(guān)的實(shí)際材料a 收集有關(guān)材料要求：真實(shí)、典型、適用、時(shí)效3）擬出寫作提綱先寫什么、后寫什么、分幾個(gè)段落、幾層意思4認(rèn)真起草正文（導(dǎo)語、主體結(jié)束語）5反復(fù)檢查修改

二、正文起草步驟：1）把握公文主題，選好用好材料； 2）觀點(diǎn)正確情況確實(shí)3）內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過會商取得一致意見； 4）文字表述要簡練，交代問題要清楚

三、公文的修改有以下幾方面：1）關(guān)于主題的修改：看主題思想是否正確、論述是否集中、挖掘是否深刻。2）關(guān)于觀點(diǎn)的修改 ：觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。3）關(guān)于材料的修改 ：材料是公文的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。4）關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改：包括：

1、公文總體結(jié)構(gòu)的修正

2、起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整

3、層次位置的改變

4、詳略的更動(dòng)

公文結(jié)構(gòu)是為表現(xiàn)公文主旨，表達(dá)公文內(nèi)容服務(wù)的對公文結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改調(diào)整，其目的在于使公文更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。5）關(guān)于語言的修改：準(zhǔn)確、鮮明、精練、生動(dòng)

四、★公文寫作人員修養(yǎng)重要性與體現(xiàn)和途徑：1）公文寫作是各級機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是一項(xiàng)政治性和政策性很強(qiáng)的工作；2）公文是國家黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)與管理的重要工具與手段。體現(xiàn)：1）政治素質(zhì)好：明確的政治方向、堅(jiān)定的政治立場、敏銳的政治洞察力和政治鑒別力。嚴(yán)守紀(jì)律，嚴(yán)守保密制度；2）有一定政策理論水平公文寫作是執(zhí)行政策、依靠政策、理解政策、表達(dá)政策的過程。政治水平的高低直接決定公文寫作的成??；3）熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況；4）有較寬的知識面； 5）有較好的文字功底.途徑：1）與時(shí)俱進(jìn)勇于創(chuàng)新 不斷學(xué)習(xí)、不斷實(shí)踐、不斷提高、不斷創(chuàng)新；2）博覽群書增長知識勤于、勇于、善于向書本學(xué)習(xí)；3）深入實(shí)踐勤學(xué)苦練勤學(xué)苦練、鍥而不舍、持之以恒?？荚嚧笫占?第三章 公文的體式與搞本

第一節(jié) 公文的體式

一、公文的體式是指：公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。公文體式作用：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便。

二、公文的文體

公文的文體：是指公文寫作中運(yùn)用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語體特征。公文的文體具有應(yīng)用文體的一般特點(diǎn)：實(shí)用性、嚴(yán)肅性、程式性。

1、公文的表達(dá)方式：是指在寫作中運(yùn)用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標(biāo)志 主要有：敘述、議論、說明1）敘述，是將人物的經(jīng)歷和事件的發(fā)展變化過程所作的敘說和交代，除計(jì)劃性、法規(guī)性文件一般不采用敘事、指令性文件較少采用敘事外其他通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、總結(jié)、會議紀(jì)要都必須以敘事為基礎(chǔ)。如通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、總結(jié)、會議紀(jì)要以敘事為基礎(chǔ)?！铮ü臄⑹屡c一般記敘文的不同：

1、公文的敘事是通過對基本情況或個(gè)別事實(shí)的敘術(shù)來說明一定的問題，達(dá)到反映情況、交流思想、闡明觀點(diǎn)的目的。

2、主要是順敘

3、在敘述的同時(shí)，可恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用倒敘、插敘、分?jǐn)⒌确椒ǎ?）說明，是用簡明扼要的文字，把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀真實(shí)地解說清楚。說明是公文寫作中最常見、最主要的表達(dá)方式。（說明的主要方法有：

1、定義說明，指用下定義的方法來說明事物的性質(zhì)和特征。

2、注釋說明，指對事物的性狀、特征、成因等作簡要的注釋。

3、比較說明，指運(yùn)用同類事物或不同事物跟所要說明的事物作比較。

4、數(shù)字說明，指用確切的數(shù)字來說明事物。

5、舉例說明，指根據(jù)事物在形狀、成因、功用、關(guān)系等屬性的差別，劃分成若干類別，分別加以說有的方法。

6、圖表說明

7、引用說明

8、分析說明）3）議論，是義事說明把道理說清楚。（議論的要素：

1、論點(diǎn)，又叫論題或觀點(diǎn)，是議論的核心。

2、論據(jù)，是證明論點(diǎn)真實(shí)性的根據(jù)。

3、論證，是運(yùn)用論據(jù)來證明論點(diǎn)的方法和過程。論點(diǎn)、論據(jù)、論證三者間的關(guān)系：論點(diǎn)是統(tǒng)帥，回答“要證明什么”的問題—是議論的核心；論據(jù)是基礎(chǔ)，回答“用什么證明”的問題。分三類：一類是事實(shí)論據(jù)；二是理論論據(jù)；三類是政策法規(guī)；而論證是溝通二者間內(nèi)在聯(lián)系的橋梁；回答“如何證明”的問題。）

三、公文的語言特點(diǎn)：1）準(zhǔn)確（是公文語言的主要特征和基本要求）2）簡明 ：用最少的文字表達(dá)盡可能多的內(nèi)容。3）莊重：指公文用語必須講究莊嚴(yán)、鄭重。4）得體：指公文語言的運(yùn)用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件的特定需要相適應(yīng)，在準(zhǔn)確表達(dá)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步促使受文對象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應(yīng)。得體的基本要求： 是發(fā)適應(yīng)行文的語體風(fēng)格；是要分清上下級關(guān)系，掌握好分寸； 是要多運(yùn)用公文的專用語。

四、公文中的常見詞語：1）特定用語——它言簡意賅、簡潔明快、典雅莊重，其特定含義是人所公認(rèn)的。包括：

1、端用語—用于表示行文目的、休養(yǎng)所與原因的。如為、為了、關(guān)于、由于、遵照、依照、依據(jù)、茲有、茲因、茲定于、茲將、茲介紹等。

2、引敘用語—在引敘來文（電）時(shí)使用，如現(xiàn)接、近接、膠接、欣悉、近悉、敬悉、據(jù)報(bào)、據(jù)查、據(jù)了解等。

3、經(jīng)辦用語—表示工作辦理的時(shí)間及過程，如業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、復(fù)經(jīng)、一經(jīng)、迭經(jīng)、前經(jīng)、茲經(jīng)、經(jīng)過、通過等。

4、稱謂用語—用以表示不同人稱的，如我局、你局、貴局、該局（公司、廠、處）等。

5、期請用語—用來表示請求與期望，如擬請、函請、務(wù)請、懇請、希、希望、望、希即等。

6、表態(tài)用語—用來對來文表明態(tài)度，如同意、照辦、可行、擬同意、不同意、不要、不妥、請核查等。

7、綜合用語—對所敘述的情況進(jìn)行綜合時(shí)使用，如，如上所述、綜上所述、上述、總之等。

8、過渡用語，如為此、據(jù)此、因此、現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等。

8、過渡用語—在公文的段落之間使用、承上啟下，起過渡作用。（為此、據(jù)此、因此、現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等）

9、謙敬用語，如恭請、敬請、謹(jǐn)請、惠于、惠贈、惠示、承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝、不勝榮勝、不勝感激等。

10、結(jié)尾用語，如此令、此布、此告、為要、為盼、請批示、請批復(fù)、特此函告、特此函達(dá)、特此通知、特此通告、請遵照辦 理、請認(rèn)真貫徹執(zhí)行、以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)執(zhí)行等。）2）慣用語，指一定民族語言中長期形成的習(xí)慣用語，如“抓辮子”、“吃大鍋飯”。3）縮略語，是較長詞語縮短省略而成，如“一國兩制”、“三個(gè)代表”4）成語，一種相沿習(xí)用具有書面語言色彩的定型詞組或短語。5）引用語，指在寫作中引用前人的現(xiàn)成語句來論證或說明文章中所要論述的問題①引用名人名言；②引用古書上現(xiàn)成語句③引用黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)重要文件中的語句。

第二節(jié) 公文的構(gòu)成要素與書面格式

一、公文的構(gòu)成要素（公文的組成部分）：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、公文公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、印章、成文時(shí)間、主題詞等—是由黨和國家在關(guān)部門頒布的規(guī)范性文件所規(guī)定的。公文的書面格式：指公文的各要素在公文文面上所處的位置和書寫樣式?！枪脑谛问缴蠀^(qū)別于一般文章的重要標(biāo)志。★公文的眉首部分包括：1）公文份數(shù)序號：將同一文稿印制若干份時(shí)每份的順序編號（不是所有都需要）——規(guī)定帶有密級公文要編制份數(shù)序號位置：位于版心左上角成本頂格第一行；一般由六位阿拉伯?dāng)?shù)字（不得少于2位）組成。其位置在版心左上角頂格第1行，數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時(shí)，前面用“0”（零）補(bǔ)齊2）密等級和保密期限：是指公文秘密程度的一種標(biāo)志。分為絕密、機(jī)密、秘密三級；涉及黨和國家秘密的公文應(yīng)標(biāo)明密級。標(biāo)注方法：在密級與時(shí)限中間加“★”。如“秘密★六個(gè)月”、“絕密★長期”。位置：位于文件首面公文版頭右上角第一行3號黑體，凡傳遞秘密公文應(yīng)在文件封皮上加蓋戳記注明。保密時(shí)限：一般分一年以內(nèi)，一年用一的以上，長期和期限不作標(biāo)注，凡不作標(biāo)注的可按二十年認(rèn)定。絕密：是最重要的國家機(jī)密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機(jī)密：是重要的國家機(jī)密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。秘密：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損失。3）急程度 ：是對公文送達(dá)和辦理的時(shí)間限度。（包括：特急和急件，電報(bào)分為：特提、特急、加急、平急，位置在文件首頁文頭右上角，需要與密極同時(shí)使用，緊急程度置于密級之下，上下對齊。時(shí)限送達(dá)的文件須在文件封筒上注明“務(wù)于某日某時(shí)送到”或“限某日某時(shí)送達(dá)”。）4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（文頭），是發(fā)文機(jī)關(guān)用來制發(fā)正式文件時(shí)使用的的固定版式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。位置：發(fā)文機(jī)關(guān)版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞，約占圖文區(qū)的三分之一或五分之二。字體選長宋體。—使用這種套文頭的文件，通常稱之為“紅頭文件”。、黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。5）發(fā)文字號：指由發(fā)文機(jī)關(guān)編排的文件代號。（由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份（加六角括號[ ]）和序號組成）★發(fā)文字號作用：1）統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文時(shí)可作為該份公文的代號使用。編排發(fā)文字號要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。位置：有版頭的文件，應(yīng)標(biāo)注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列；用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標(biāo)題之上，右側(cè)排列：“命令（令）”則在公文標(biāo)題下面當(dāng)中，寫“第X號”。簽發(fā)人：在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)的目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報(bào)的公文內(nèi)容負(fù)責(zé)。一般供上行文使 用。位置應(yīng)平行排列于公文字號右側(cè)，與發(fā)文字號同處在一行 ★公文主體部分包括：1）公文標(biāo)題，：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。位置應(yīng)于紅色橫線下分1行或多行居中排列（省略情況：

1、省略公文機(jī)關(guān)名稱

2、省略事由的

3、機(jī)關(guān)名稱和事由同時(shí)省略的）2）主送機(jī)關(guān)，：指主要受理公文的機(jī)關(guān)。也就是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機(jī)關(guān)。（一般有三種情況：

1、上級機(jī)關(guān)對下級發(fā)出的公文，下級機(jī)關(guān)單位負(fù)有貫徹執(zhí)行的責(zé)任，除批復(fù)外，有兩個(gè)以上主送機(jī)關(guān)。

2、下級機(jī)關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)發(fā)出的請示報(bào)告等上行文，一般只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)。

3、直接向社會公眾發(fā)布的公文，主送機(jī)關(guān)就沒有必要再寫了）位置應(yīng)在正文之上公文標(biāo)題左下方，無論一行或多行，應(yīng)靠左頂格書寫。3）正文：是公文的主體部份，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文的核心?？煞譃椋?①導(dǎo)語（導(dǎo)語寫作有：

1、依據(jù)式，簡要說明發(fā)文的根據(jù)，常用語有根據(jù)、按照、遵照等。

2、目的式，開宗說明發(fā)文的目的，常用語有為、為了等。

3、原因式，簡要說明發(fā)文的原因，常用簡潔語言，以敘述、說明或夾敘夾議的方式開頭）②正文主體，是公文最主要部分，也是寫好公文的關(guān)鍵和難點(diǎn)所在。正文主體一般要求：③結(jié)束語，正文的結(jié)尾1）內(nèi)容要符合黨路線方針政策和有關(guān)規(guī)定，符合國家的法律法規(guī)，提出新的政策規(guī)定要注意保持連續(xù)性，提法要同已公布的文件相銜接；2）所反映的情況問題數(shù)據(jù)等必須真實(shí)可靠，提出的措施和辦法要切合工作實(shí)際，切 實(shí)可行；3）內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)會商，取得一致意見；4）文字表達(dá)概念準(zhǔn)確，觀點(diǎn)鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實(shí)是求是，合乎語法規(guī)范，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號；5）公文中的數(shù)字年份均不能回行。4）附件，附件說明位于正文的左下方，公文生效標(biāo)識之上，注明所附文件材料名稱及件數(shù)，——應(yīng)在正文下一行加以標(biāo)識形式有：圖表、目錄、名單、簡介及其他有關(guān)文件材料。位置應(yīng)于正文左下方，公文生效標(biāo)識上。注明附件材料名稱及件5）成文時(shí)間，指公文形成的時(shí)間是一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。（年、月、日要寫全-用漢字位置應(yīng)標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方。不論其文字多少，都要注意二者的距離相稱。注意事項(xiàng)：（1）一般情況下，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（2）經(jīng)會議討論通過的公文，以會議通過的日期為準(zhǔn)，并加括號寫在公文標(biāo)題的 正下方。（3）法規(guī)、規(guī)章類文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。（4）兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文，以最后一個(gè)簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日 期為準(zhǔn)。（5）一般的日常事務(wù)性公文，如涉用具體事項(xiàng)的通知、通告、簡報(bào)、函等的成文日期經(jīng)它們的印發(fā)日期為準(zhǔn)。6）公文生效標(biāo)識，指在正文或附件之后加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名，是證明公文效力的表現(xiàn)形式。（1）單一發(fā)文機(jī)關(guān)（落款不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)成文時(shí)間，在成文時(shí)間上加蓋機(jī)關(guān)印章即為公文生效標(biāo)識）（2）聯(lián)合行文印章（3）關(guān)于在公文中不再標(biāo)識“此頁無正文”的說明—用調(diào)整行距和字距的方法處理7）附注，是對公文的發(fā)放范圍，使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說明。應(yīng)用圓括號括入，左空2字標(biāo)識在成文時(shí)間下一行。★公文的版記部分：1）主題詞，指能夠準(zhǔn)備表達(dá)公文主題內(nèi)容便于公文檢索查詢的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。位置：位于注釋或特殊要求說明左下方，文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個(gè)主題詞。★主題詞作用：1）可以準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容；2）提高文件檢索查詢速度，有利于提高整個(gè)機(jī)關(guān)的辦事效率（主要表現(xiàn)在：一快，二準(zhǔn)，三全）；3）有利于文書檔案管理的規(guī)范化系統(tǒng)化科學(xué)化1997年12月，國務(wù)院辦公廳秘書局修訂發(fā)布的《國務(wù)院公文主題表》共由15類1059個(gè)主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個(gè)主題詞，附表有2類298個(gè)主題詞。詞表分三個(gè)層次。第一層是對主題區(qū)域的分類。第二層是類別詞。第三層是類屬詞。注意事項(xiàng)：（1）必須在公文主題詞表中選用主題詞。（2）公文主題詞表中的類別標(biāo)題不作主題詞。（3）主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。（4）一公文件有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對第二主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。（5）在公文上標(biāo)注主題詞，要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。⑹“主題詞三字居左頂格用3號黑體字標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)上1行，”主題詞“后標(biāo)冒號；冒號后標(biāo)主題詞的詞目，詞目之間應(yīng)有一個(gè)安的間距，一般不超過五個(gè)主題詞為宜。

2）抄送機(jī)關(guān)，指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。（抄送機(jī)關(guān)要掌握的原則：①抄送要限于同文件內(nèi)容有關(guān)，需對知道或協(xié)助辦理的機(jī)關(guān)，既不濫報(bào)濫送，也不漏報(bào)漏送。②向上級機(jī)關(guān)的請示、報(bào)告，不可同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)。③向下級機(jī)關(guān)的重要行文，可抄送直接上級級關(guān)，翻印或轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的文件，不要再上報(bào)上級機(jī)關(guān)。④一般情況下，下級機(jī)關(guān)不得越級行文請示、報(bào)告，也不得越級抄送文件，因特殊情況必須越級，應(yīng)抄送被過的上級機(jī)關(guān)。⑤受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位的請示、報(bào)告，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容確定主送和抄送機(jī)關(guān)，上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位的行文，應(yīng)視文件內(nèi)容抄送受文單位的另一個(gè)上級機(jī)關(guān)。）

位置：位于主題詞下一行，左空1字用3號仿宋標(biāo)識“抄送”，“抄送”后標(biāo)冒號，抄送機(jī)關(guān)用頓號隔開，回行時(shí)與上1行的抄送機(jī)關(guān)對齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。

3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)說明，是對文件制發(fā)情況的說明記載，包括文件制發(fā)單位名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等，位置應(yīng)于抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，然后在下方劃一條與版心等長的橫線作底線，底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。位置：位于抄送區(qū)域橫線之下，左側(cè)行首空一個(gè)字標(biāo)注制發(fā)單位名稱，右側(cè)注明印制時(shí)間，行尾空一個(gè)字。然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長的間隔線作底線，底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。印制單位：一般是各級機(jī)關(guān)的辦公廳（室），使用全稱或規(guī)范化簡稱。印發(fā)時(shí)間：是秘書部門起印文件的時(shí)間，要完整寫出年月日。印制份數(shù)：是該份文件所印的數(shù)量。注：翻印文件的說明同印刷說明大體相同，但翻印秘密文件時(shí)須經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)，翻印后要向原發(fā)文機(jī)關(guān)備案，上級機(jī)關(guān)翻印下屬機(jī)關(guān)文件可不受此限。版記部分三個(gè)項(xiàng)目的含義、標(biāo)注位置及標(biāo)注方法，每個(gè)項(xiàng)目之間都要用與版心等長的間隔橫線隔開。版記部分—雙稱“文尾”置于公文最后一頁，版記頁面的最后一個(gè)要素置于最后一行。

三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）會議紀(jì)要格式

第三節(jié) 公文的排版形式與裝訂要求

一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文數(shù)據(jù)項(xiàng)目在文件版面上的標(biāo)印格式，是指公文的外觀形式。包括：公文版頭設(shè)計(jì)，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。1988年9月國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家機(jī)關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定：公文排版的有關(guān)問題：1）公文用紙尺寸與規(guī)格： 國際A4：長297mm、寬210mm2）公文的書寫形式：一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排。（少數(shù)民族文字除外），正文文字的每行長度與圖文區(qū)寬度相等。多層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)識方法： 第一級用：一、二、三…第二級用：

（一）、（二）、（三）……第三級用：1、2、3、……第四級用：（1）、（2）、（3）

3）字體字號的選用：一般按發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、大標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識使用小標(biāo)宋，紅色標(biāo)識；大標(biāo)題2號宋體，小標(biāo)題3號宋體；秘密等級，緩急時(shí)限、主題詞和各標(biāo)記字符或其他重點(diǎn)推薦使用3號黑體；一般的公文發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文時(shí)間、附注、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說明使用3號仿宋；簽發(fā)人姓名用3號楷體。4）排版規(guī)格：正文用3號仿宋，每面22行，每行28個(gè)字。5）制版要求，版面干凈，字跡清楚，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不差過一毫米。6）印刷要求，雙面印刷、頁碼套正，兩面誤差不超過2毫米。

二、公文的裝訂要求 ：公文一律左側(cè)裝訂、不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。第四節(jié) 公文的稿本

一、公文的稿本

1、公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。草稿是指內(nèi)容和和文字表述都還未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。草稿的特點(diǎn)：尚未定型、非 正式、無效力。公文文稿按修改次數(shù) 可分為：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行點(diǎn)可分為：討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿。

2、定稿又稱“原稿、底稿、正稿”是指草稿經(jīng)過修改、審閱、，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿，是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿本。定稿與草稿的顯著區(qū)別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標(biāo)記，經(jīng)會議批準(zhǔn)通過的定稿有會議批準(zhǔn)通過的情況的記載。

二、公文的文本同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試本、暫行本的形式；同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。公文文本按不同用途可分為：1）正本：根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。（特點(diǎn)：蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署，以證實(shí)文件的效力）2）副本：凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽(yù)抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。（作用：代替正本供傳閱、參考和備查使用）3）存本：公文的存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。（特點(diǎn)：根據(jù)正本印制甚至同時(shí)印制出來，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標(biāo)記。存本與副本的區(qū)別：存本是不外發(fā)的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機(jī)關(guān)以備查考之用，副本有正本一樣的效用。4）修訂本：是對已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一段時(shí)期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進(jìn)行修改補(bǔ)充的的文本，從修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。5）試行本、暫時(shí)本：文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時(shí)、試行草案等字樣標(biāo)在公文標(biāo)題中的文種的后面或前面。大多用于一些法律、法規(guī)類文件，在制發(fā)機(jī)關(guān)認(rèn)為文件內(nèi)容還不十分成熟，還必須經(jīng)過一定時(shí)期實(shí)踐檢驗(yàn)，再行修訂時(shí)所使用的。6）各種文字文本：包括二層意思：一是少數(shù)民族地區(qū)，發(fā)文往往是同一份文件使用漢字文本和少數(shù)民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本兩種文本具有同等效力。

第四章 公文的行文規(guī)范公文的行文規(guī)范的意義：為了充分發(fā)揮這些公文的現(xiàn)實(shí)效用，機(jī)關(guān)文書部門必須按照黨和國家有關(guān)文書工作的文件規(guī)定或準(zhǔn)則來規(guī)范其行文，以保證機(jī)關(guān)行文和對公文辦理的有條不紊地進(jìn)行，從而維護(hù)機(jī)關(guān)工作的正常秩序，提高機(jī)關(guān)的辦事效率。公文的行文規(guī)范：按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來維護(hù)機(jī)關(guān)之間的行文秩序。

第一節(jié) 公文的行文關(guān)系公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括：行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個(gè)方面?？荚嚧笞钥颊?，你的自考專家！公文的行文關(guān)系：是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的文件授受關(guān)系。

一、確定行文關(guān)系原則：1）國家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍 ；2）黨的各級機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍

二、機(jī)關(guān)之間行文關(guān)系的劃分黨政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系從隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍可分為：

1、同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，既有上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，又有下級被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，上下級機(jī)關(guān)之間，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系?！褂谩吧闲形摹薄跋滦形摹?/p>

2、上級業(yè)務(wù)主管部門和下級業(yè)務(wù)部門之間具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系。—使用“上行文”“下行文”

3、非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無論級別高低、既無領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又無上下級業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)關(guān)系，它們僅僅是一般性關(guān)系，或稱不相隸屬關(guān)系?！褂谩捌叫形摹? 同一系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)之間的關(guān)系屬于平行關(guān)系?！褂谩捌叫形摹?/p>

第二節(jié) 公文的行文方向與方式★行文方式根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要分為：1）下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對報(bào)屬下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門的一種行文。（根據(jù)發(fā)文不同上的和要求分為：

1、逐級下行文 ：是指采取逐級下達(dá)或者只對直屬下級機(jī)關(guān)下達(dá)的一種行文方式。

2、多級下行文：是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，同時(shí)下達(dá)幾級機(jī)關(guān)的一種行文方式。

3、直達(dá)基層組織和群眾的下行文：是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)直接發(fā)到最基層的黨政組織或者直接傳達(dá)到人民群眾的一種行文方式。）2）上行文：是指下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的一種行文。（根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要分為：

1、逐級上行文：是指下級機(jī)關(guān)直接向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一種行文方式。是上行文最基本最常用的一種方式

2、多級上行文：是指下級機(jī)關(guān)同時(shí)向自己的直屬上級機(jī)關(guān)或更高級的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一種行文方式。

3、越級上行文：是指在非常必要的時(shí)候，下級機(jī)關(guān)可以越過自己的直接上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，各更高一級的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)直至中央的一種行文方式。）3）平行文：是指同級機(jī)關(guān)、或不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、部門、單位之間的一種行文。

第三節(jié) 公文的行文規(guī)則行文規(guī)則：是指機(jī)關(guān)行文必須遵守的具體規(guī)定或準(zhǔn)則。★公文行文規(guī)則：1）注意隸屬關(guān)系尊重機(jī)關(guān)職權(quán)； 2）大力精減文件嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍； 3）一般情況黨政機(jī)關(guān)不得越級行文4）牽涉幾個(gè)部門的問題，部門間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決，然后向下行文；5）行文必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān) 6）主送機(jī)關(guān)與公文文種要相互呼應(yīng) 7）關(guān)于聯(lián)合行文的問題； 8）關(guān)于請示的行文問題9）關(guān)于各級黨政機(jī)關(guān)辦公廳室的行文問題；10）經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行?？荚嚧笫占?/p>

第五章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作（上）

一、命令（令）概述

1、命令：簡稱令，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。

2、適用范圍：適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤消下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。（《辦法》）

3、哪些領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)有權(quán)發(fā)布命令？（1）中華人民共和國主席；（2）國務(wù)院；（3）國務(wù)院所屬各部、各委員會；（4）縣級以上各級人民政府；（5）鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)的人民政府。

二、★命令的特點(diǎn)：1）權(quán)威性（1）主體：鄉(xiāng)以上級別的國家權(quán)力機(jī)關(guān)的執(zhí)行機(jī)關(guān)。⑵ 內(nèi)容：具有不可更改性。2）指揮性 3）強(qiáng)制性

三、最常用的命令類型：1）公布令：也可稱發(fā)布令或頒布令，適用于國家公布法律，國家行政機(jī)關(guān)發(fā)布根據(jù)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。2）行政令 ：是國家行政機(jī)關(guān)為實(shí)行重大強(qiáng)制性行政措施而發(fā)布的命令。3）嘉獎(jiǎng)令：是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為獎(jiǎng)勵(lì)有突出貢獻(xiàn)的人員或集體而發(fā)布的命令。還有任免令、動(dòng)員令、戒嚴(yán)令、通輯令、特赦令

四、★命令（令）的寫作 要求：1）必須根據(jù)憲法法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令；2）要注意各類型命令的共同點(diǎn)不不同點(diǎn)；3）語言要準(zhǔn)確、凝煉、莊重、有力。

命令的內(nèi)容：單一、一文一事，篇幅較短。命令的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、編號、正文、簽署四部分組成。標(biāo)題一般可以：

1、發(fā)文機(jī)關(guān)加事由+文種

2、發(fā)文機(jī)關(guān)（領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)）+文種 編號方法：一種是單獨(dú)編號（央政府和國家首腦）；另一種不是單獨(dú)編號（地方政府）Q各類命令（令）的寫法：① 公布令寫法：要說明公布什么法規(guī)，什么機(jī)關(guān)什么時(shí)候通過，什么時(shí)間開始施行。必須把法規(guī)全文放在命令之后同時(shí)公布。② 行政令寫法：正文一般由命令原由、命令事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分組成。③嘉獎(jiǎng)令寫法：正文一般由先進(jìn)事跡、嘉獎(jiǎng)內(nèi)容、號召三部分組成?！镄姓钫牡膶懛ǎ?）由命令原由、命令事項(xiàng)、執(zhí)行要求組成2）命令原由放在正文開頭，用一兩句話說明發(fā)布此命令的必要和重要性3）命令事項(xiàng)是行政令的主要部分，應(yīng)把要做什么不能做什么交待清楚，常用分條列舉，使行文清晰。4）執(zhí)行要求放在正文最后，說明執(zhí)行命令過程中的特殊要求，有時(shí)還說明獎(jiǎng)懲措施。可單獨(dú)成段也可作為命令事項(xiàng)的最后一項(xiàng)例出?！锛为?jiǎng)令正文的寫法：1）由先進(jìn)事跡、嘉獎(jiǎng)內(nèi)容、號召組成2）先進(jìn)事跡放在正文最前面，扼要清楚地說明受嘉獎(jiǎng)人的功績3）嘉獎(jiǎng)內(nèi)容說明給予受嘉獎(jiǎng)人怎樣的獎(jiǎng)勵(lì)4）號召表達(dá)發(fā)布命令者對于有關(guān)人員的期望，向受嘉獎(jiǎng)人學(xué)習(xí)什么。

第二節(jié) 議 案

1、議案：是有議案提出權(quán)的機(jī)構(gòu)或人民代表，向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會，提請審議事項(xiàng)的建議性公文

2、適用范圍：是國家權(quán)力機(jī)關(guān)的有關(guān)機(jī)構(gòu)及人員以及人民代表。

二、議案的特點(diǎn)：1）行文關(guān)系及辦理程序的法定性 2）行文內(nèi)容的單一性和可行性①議案內(nèi)容必須單一，一個(gè)議案提請審議一個(gè)事項(xiàng)。②提交會議審議的事項(xiàng)，必須是成熟的，可以實(shí)施的。

三、議案的類型： 1）由職能機(jī)構(gòu)提出的議案（職能機(jī)構(gòu)：主要指國家權(quán)力機(jī)構(gòu)的辦事或執(zhí)行機(jī)構(gòu)。如全國人大主席團(tuán)、全國人大常委會、全國人大各專門委員會、國務(wù)院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院）2）由人民代表提出的議案

四、議案寫作注意事項(xiàng)：1）提出的問題重要且已具備解決的條件 2）要注意提出的權(quán)限和時(shí)限 3）要注意行文格式和辦理程序標(biāo)題：由提議案人、議案內(nèi)容、文種三部分組成；正文：要說明提出議案的理由及具體內(nèi)容。議案的簽署：提案人可以是機(jī)關(guān)，也可以是機(jī)關(guān)首腦。議案的辦理運(yùn)作程序和一般公文有所不同，所以議案沒有發(fā)文號。議案審議表格：一般包括編號、案由、提議案人、議案內(nèi)容、審議結(jié)果等部分。

第三節(jié) 決定 決議

一、決定

1、決定：是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。適用：對于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出決策和安排。

2、決定的特點(diǎn)：1）內(nèi)容重要 2）政策性強(qiáng) 3）有約束力

3、決定的類型：1）指揮型：對重要事項(xiàng)和重大行動(dòng)作出決策或部署，其特點(diǎn)是影響大，指揮和導(dǎo)向作用明顯。2）個(gè)案型 ：對某些性質(zhì)重要、影響較大的個(gè)人或事件作出決定，目的是引起注意或警惕，擴(kuò)大正面影響，縮小消極影響。3）知照型：有些事情比較重要，需要讓大家知道，用決定的形式公布只是“廣而告之”的意思，并不需要大家都去實(shí)施★決定的寫作方法：1）決定的標(biāo)題，由決定機(jī)構(gòu)、事由、文種構(gòu)成，在標(biāo)題下面用括號標(biāo)出決定日期，有的還標(biāo)明由什么會議通過 2）決定的正文，三種類型的決定寫法不同：①指揮性，由決定理由、決定事項(xiàng)、執(zhí)行要求組成，事項(xiàng)清楚、執(zhí)行要求明確，具體行文，理由要簡明扼要，事項(xiàng)和執(zhí)行要求，可分開或一起寫，視情況定。②個(gè)案性，由決定理由（個(gè)案事實(shí)分析）、決定事項(xiàng)、期望要求組成，事實(shí)分析要清楚，期望要求要具體。③知照性，正文寫作較簡單，把需要“廣而告之”的決定事項(xiàng)例出就行，決定根據(jù)或理由，可不說，有的需說明一下。3）決定的文字要準(zhǔn)確、鮮明、簡潔以便領(lǐng)會執(zhí)行。

二、決議：是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主持召開的會議通過的對重要事項(xiàng)進(jìn)行決策部署的指揮性公文。

1、★決議的特點(diǎn)：1）表達(dá)群體意志 2）權(quán)威性和約束力。適用：用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項(xiàng)。

2、★決議的類型：1）決策部署型，是重要問題經(jīng)過會議充分研究討論后作出的決議，內(nèi)容多半是分析問題的性質(zhì)，提出解決問題的辦法，部署今后的行動(dòng)。2）結(jié)果公布型，是重要會議往往通過一系列決議，有些決議需要公布于眾，這些決議有的簡單，只要說明會議通過了什么，有的詳細(xì)，還要說明會議對事項(xiàng)的看法等。

3、★決定和決議的異同：共同點(diǎn)：1）都是下行的指揮性公文，在內(nèi)容方面接近，側(cè)重于對重要事項(xiàng)的決策；2）在文字表達(dá)方面都要求準(zhǔn)確、鮮明、簡潔。不同點(diǎn)：1）形成的程序不完全一樣（決議必須由會議通過，而決定可以由會議作出，也可以由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)在職權(quán)范圍內(nèi)作出。）2）內(nèi)容的范圍不盡相同（決議多半針對全局性問題作出決策；決定既可解決全局性問題，也用以解決具體問題。）3）發(fā)布形式略有不同（決議以會議名稱發(fā)布；決定也可以會議名稱發(fā)布，但多半以機(jī)關(guān)名稱發(fā)布。）

第四節(jié) 指示 意見

一、指示：是上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)指工作的公文。★指示的特點(diǎn)：1）針對性 2）原則性 ★指示的類型：按照指示內(nèi)容涉及的范圍，可分：1）涉及全局問題，帶普遍性的指示 2）涉及局部問題，帶有特殊性的指示★指示的寫作：1）指示標(biāo)題由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成。（如工作特別緊急，則可用“緊急指示”）2）指示 正文一般由指示根據(jù)、指示事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分組成。根據(jù)包括理論根據(jù)、政策根據(jù)、現(xiàn)實(shí)根據(jù)等文字要精練扼要，突出主要根據(jù)。指示事項(xiàng)和執(zhí)行要求要寫得具體明白，使下級能正確領(lǐng)會、執(zhí)行?？偟谜f要以政策把握方向，內(nèi)容要明確扼要，條理要清晰

二、意見 ：是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)發(fā)表的對工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件

1、意見的類型：意見都是對重要事項(xiàng)發(fā)表見解，但由于發(fā)表見解機(jī)構(gòu)的地們不同，因而意見的類型也有二種。1）直接指導(dǎo)性 2）批轉(zhuǎn)執(zhí)行型

2、意見的寫作： 注意內(nèi)的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表達(dá)條理要清晰。1）意見標(biāo)題：一般也是發(fā)文單位加事由加文種。但如經(jīng)上級機(jī)構(gòu)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，則上級多半用“通知”的形式下達(dá)，而將“意見”全文附在后面。2）意見正文：一般根據(jù)意見的多少，分部分或分條分點(diǎn)闡述，其第一部分或第一點(diǎn)，多半是提出意見的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。后面部分則是對工作的具體要求及實(shí)施的細(xì)則、步驟、方法等。意見的內(nèi)容，要原則而不空洞，具體而不瑣細(xì)，要讓下級知道怎么做，但又不致束縛下級的創(chuàng)造性。

第六章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作（中）第五節(jié) 公告 通告 公報(bào)

一、公告 通告

1、公告、通告概述公告，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件。通告，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告知性文件。

2、★公告通告的特點(diǎn)和差異：1）發(fā)布的公開性，內(nèi)容都是公開的，發(fā)布的目的是要讓大家知道或遵守。差異在發(fā)布的范圍不相同，公告涉及范圍廣通常通過新聞媒體向全世界發(fā)布，通告的范圍小，可通過新聞媒體發(fā)布，也可只在一定范圍內(nèi)張貼公布 2）事項(xiàng)的重要性，公告和通告是代表政府或一定的機(jī)構(gòu)發(fā)布的，其內(nèi)容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式發(fā)布。一般公告公布的，都是比較重大的事情；通告公布的，則次于公告?？荚嚧笞钥颊?，你的自考專家！3）操作的嚴(yán)肅性，公告由國家各級政權(quán)機(jī)構(gòu)發(fā)布，涉及地方法規(guī)的，必須由省級以上人民代表大會準(zhǔn)備，一般機(jī)關(guān)團(tuán)體不得隨意發(fā)布公告。公告和通告均內(nèi)容重要而涉及面廣，因而操作時(shí)必須嚴(yán)肅，要嚴(yán)格按章辦事。

3、公告和通告的類型，按其內(nèi)容的性質(zhì)，都可以分為： 1）涉及法定事項(xiàng)的公告、通告—有關(guān)人員必須遵守2）知照性公告、通告—“廣而告之”不需要遵守或執(zhí)行

4、公告、通告的寫作： 1）符合權(quán)限，一事一告；2）內(nèi)容明確，語氣莊重；3）注意格式：① 公告、通告標(biāo)題的四種形式：發(fā)文單位加事由加文種、發(fā)文單位加文種、事由加文種、只有文種名稱②正文：只要把公布事情扼要寫出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果標(biāo)題部分已顯示，則最后可以不再另署。

二、公報(bào)：

是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件

1、公報(bào)的特點(diǎn)：1）具有內(nèi)容的公開性和重要性 2）發(fā)布機(jī)關(guān)的權(quán)威性

2、公報(bào)和公告的區(qū)別：1）從發(fā)布機(jī)關(guān)來說，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)多用公報(bào)，政府機(jī)關(guān)多用公告；2）從內(nèi)容來主，宣布單獨(dú)事件多用公告，發(fā)布會議情況、談判情況、統(tǒng)計(jì)情況等多用公報(bào)。宣布要有關(guān)人員遵守的法定事項(xiàng)，用公告而不用公報(bào)。

3、★公報(bào)的類型：1）會議公報(bào)，用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定；2）統(tǒng)計(jì)公報(bào)，發(fā)布國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)字；3）外交公報(bào)，涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上國家的政府、政黨、團(tuán)體等在會談或交往后發(fā)表的文件，主要公布會談各方面的觀點(diǎn)及取得的共識

4、★公報(bào)的寫作：不同類型的公報(bào)，寫作時(shí)要注意的側(cè)重點(diǎn)有所不同：1）會議公報(bào)因發(fā)布目的不同而有不同的寫法，如目的是公布會議結(jié)果，只要簡明扼要說明最后結(jié)果就行了；如目的是傳達(dá)會議精神，就要根據(jù)會議內(nèi)容，作詳細(xì)的分析闡述。2）統(tǒng)計(jì)公報(bào)必須由國家各級統(tǒng)計(jì)部門或國家指定的機(jī)構(gòu)發(fā)布，任何機(jī)構(gòu)不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性統(tǒng)計(jì)數(shù)字。統(tǒng)計(jì)公報(bào)以發(fā)布各種數(shù)據(jù)為主，其內(nèi)容一定要科學(xué)、準(zhǔn)確。3）外交公報(bào)涉及對外關(guān)系，其發(fā)布應(yīng)遵循法定的審批手續(xù)和途徑。其內(nèi)容涉及各方的觀點(diǎn)和承諾，行文要十分準(zhǔn)確和莊重。

通知

一、通知：是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。

1、通知是一促使用面積廣，以下行文為主也可以是平行的公文種。通知是機(jī)關(guān)使用最頻繁的公文文種。

2、通知的用途：1）上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)通知應(yīng)該知道或辦理的一般事項(xiàng)；2）發(fā)布某些行政法規(guī)或?qū)ο录墮C(jī)關(guān)工作指示，不適宜于命令或指示發(fā)布；3）國務(wù)院和各部各委員會及地方各級委員會的秘書工作部門轉(zhuǎn)達(dá)它的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的會議通過的文件和領(lǐng)導(dǎo)上的指示；4）平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間互相通知需要知道的事項(xiàng)

二、★通知的類型： 1）發(fā)布性通知，用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度；2）批轉(zhuǎn)性通知，用于上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文（如請示、報(bào)告等）給所屬有關(guān)人員，讓他們周知或執(zhí)行；3）轉(zhuǎn)發(fā)性通知，用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文給所屬有關(guān)人員，讓他們周知或執(zhí)行；4）指示性通知，用于上級機(jī)關(guān)指示下級機(jī)關(guān)如何開展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事務(wù)性通知，用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情，常把有關(guān)信息或要求用通知的形式傳達(dá)給有關(guān)機(jī)構(gòu)或群眾。

三、★通知的寫作：1）標(biāo)題，多采用發(fā)文單位+事由+文種、事由+文種兩種形式。簡單的事務(wù)性通知，標(biāo)題也可只寫“通知”二字。2）正文，不同類型寫法不同：①發(fā)布性通知只要寫明發(fā)布什么規(guī)章，請貫徹執(zhí)行就可。②批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，簡單的只要寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)什么文件，請貫徹執(zhí)行就行，多數(shù)情況下發(fā)文單位要對原文件發(fā)表一下意見，最好另起一段，內(nèi)容是對原文件的評價(jià)、對貫徹執(zhí)行提出的要求和希望。③請示性通知：寫法相對比較復(fù)雜。大凡指示下級做一件工作，應(yīng)把工作來由、工作內(nèi)容、工作要求三方面講清楚。指示性通知正文框架：先用一段或幾段說明為什么要做這件工作，相當(dāng)于引言；工作內(nèi)容和工作要求一般結(jié)合起來寫，內(nèi)容多的要分條列出；最后一段或一條相當(dāng)于小結(jié)，對受文單位提出總的要求和希望。④任免性通知，一般只要寫明什么權(quán)力機(jī)關(guān)任合或免去什么人擔(dān)任什么職務(wù)就行。⑤事務(wù)性通知，只要把需要周知或執(zhí)行的事寫清楚就行。事務(wù)性工作較瑣細(xì)，寫作時(shí)要十分仔細(xì)。3）其他事項(xiàng)：

1、一般在正文前左上角寫受文機(jī)關(guān)，在正文后右下角寫發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期。

2、少數(shù)通報(bào)情況的通知，或受文面極廣的通知，可不寫受文單位名稱。

3、緊急通知一般要在標(biāo)題標(biāo)明事由和“緊急通”字樣，并在正文中說明發(fā)出的原因。

通報(bào)

一、通報(bào)：是在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤，傳達(dá)事項(xiàng)的告知性文件。表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤是通報(bào)的主要功能也是特有功能。

二、通報(bào)的特點(diǎn)：1）周知性 ：在發(fā)文范圍內(nèi)所有人都知道。2）指導(dǎo)性：通報(bào)對讀者的思想、行為有指導(dǎo)、導(dǎo)向作用。

三、★通報(bào)的類型：1）表彰先進(jìn)型：用于表彰個(gè)體或集體 的先進(jìn)人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎(jiǎng)勵(lì)，分析他們的先進(jìn)思想，指出應(yīng)該向他們學(xué)習(xí)什么。2）批評錯(cuò)誤型：用于批評犯錯(cuò)誤的個(gè)人或群體，公布他們的錯(cuò)誤事實(shí)，宣布給他們什么處分，分析錯(cuò)誤的性質(zhì)，指明應(yīng)該吸取的教訓(xùn)。3）傳達(dá)事項(xiàng)型：用于將領(lǐng)導(dǎo)掌握的精神或情況傳達(dá)給下屬，以便在開展工作、處理問題時(shí)能做到心中有數(shù)。

四、通報(bào)的寫作（通報(bào)的格式與通知差不多）

1、標(biāo)題：“發(fā)文機(jī)關(guān)加事由加文種”或“事由加文種”。

2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角

3、受文者名稱：放在正文之前的左上角。

4、正文：不同類型有不同寫法。（1）表彰先進(jìn)型：一般按介紹先進(jìn)事跡、宣布表彰決定、分析先進(jìn)思想、指明如何向先進(jìn)學(xué)習(xí)四個(gè)步驟。2）批評錯(cuò)誤型：應(yīng)把批評根據(jù)、錯(cuò)誤事實(shí)、處分決定、錯(cuò)誤性質(zhì)、善后辦法五個(gè)方面寫清楚。（3）傳達(dá)事項(xiàng)型：一般由兩部分組成，一部分是通報(bào)事項(xiàng)的情況或者精神，包括對事項(xiàng)的分析，如它的性質(zhì)、重要性等等；另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或者

報(bào)告

一、報(bào)告，是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。報(bào)告主要作用是上下溝通。

二、★報(bào)告的特點(diǎn)：1）重陳述 2）有主見

三、★報(bào)告的類型：

1、按內(nèi)容涉及的范圍可分為：1）綜合報(bào)告：多屬例行報(bào)告；2）專題報(bào)告：就某件事或某個(gè)問題專門定的報(bào)告，多半是不定期的，根據(jù)實(shí)際情況的需而撰寫。

2、按行文的目的不同可分為：1）呈報(bào)性報(bào)告：行文目的單純，就是將有關(guān)情況報(bào)告上級，讓上級知道。（一般匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問的報(bào)告多屬此類）2）呈轉(zhuǎn)性報(bào)告：行文目的不僅僅是匯報(bào)，它還要求上級機(jī)關(guān)在同意報(bào)告的情況下，將報(bào)告批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位執(zhí)行。

四、★報(bào)告寫作要求：1）陳述事實(shí)要清楚扼要 2）表達(dá)觀點(diǎn)要精練清晰 3）語言要簡潔樸實(shí)請示，是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請性公文

五、報(bào)告的格式（較簡單）

1、標(biāo)題多由“事由加文種”形式。

2、正文之前寫受文單位；正文之后署發(fā)文單位和日期。

請示

一、請示的概述 請示：是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請性公文。

二、★請示的特點(diǎn)： ①超前性：請示必須是在辦事之前。②說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。③單一性：必須“一文一事”。

三、請示的類型：1）請求批準(zhǔn)類 2）請求幫助類 3）請求批轉(zhuǎn)類

四、★請示寫作要求：—請示內(nèi)容單一，目的較單純

1、★要遵守行文規(guī)則：1）請示應(yīng)當(dāng)一文一事；2）請示一般寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)；3）一般不得越級請示，因特殊情況應(yīng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)；4）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)應(yīng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。

2、理由要充分、要求要合理。

3、格式要正確，語言要得體。①標(biāo)題：一般用“事由加文種”形式。（不能只寫“請示”二字）② 正文：多半按請示理由、請示事項(xiàng)、結(jié)束語的順序?qū)?。（請示理由?yīng)自成段落③ 正文之前寫受文單位，正文之后署發(fā)文單位和日期。（語言要得體）

批復(fù)

一、批復(fù)：是答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的指示性公文。

二、★批復(fù)的特點(diǎn)：1）針對性 ：針對“請示”這一文種，針對請示的機(jī)關(guān)，針對請示的問題。2）指導(dǎo)性：批復(fù)針對請示表態(tài)或發(fā)表意見，對下級的工作有指導(dǎo)、規(guī)范作用，下級不能違背上級的批復(fù)。

三、★批復(fù)的類型：針對請示的內(nèi)容主要是請求批準(zhǔn)和請示幫助兩個(gè)方面，批復(fù)可分為兩類： 1）表態(tài)性批復(fù)，主要是答復(fù)請求批準(zhǔn)類的請示，或同意，或不同意。同意的不必說理由，不同意的一般略說理由。2）指示性批復(fù)，針對下級請示的事項(xiàng)或提出的問題，提出處理意見，帶有指導(dǎo)下級工作的性質(zhì)。

四、★批復(fù)寫作要求：1）要先回應(yīng)后批復(fù) 2）態(tài)度要鮮明，措辭要明確 3）要及時(shí)批復(fù)

函

一、函：是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。一般用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)，但有時(shí)也可用于上下級之間的交往。

二、★函的特點(diǎn)：1）形式靈活，適應(yīng)性強(qiáng) ； 2）務(wù)實(shí)性強(qiáng)。

三、★函的類型：

1、商洽函：用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、討論問題。—用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)。

2、問復(fù)函：用于機(jī)關(guān)之間提出詢問和答復(fù)詢問。—用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)，也可用于上下級之間的交往。

3、請準(zhǔn)函：用于向沒有隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)?！糜谄叫袡C(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)。

4、知照函：用于把自己管轄范圍的事項(xiàng)告訴有關(guān)的機(jī)構(gòu)。—用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)，也可用于上下級之間的交往。

四、★函的寫作要求—格式與寫法，與一般書信基本相同：1）一事一函，直陳其事；2）語言要平實(shí)、親切、自然。

五、函的格式： 函的正文，一般由緣由、事故、結(jié)語（表達(dá)發(fā)函者的愿望）三部分組成。會議紀(jì)要

一、會議紀(jì)要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文件。會議紀(jì)要要出現(xiàn)于民國末年。

二、★會議紀(jì)要的特點(diǎn)：

1、紀(jì)要性：把會議的主要精神和議定事項(xiàng)，經(jīng)歸納整理。表述出來，而不涉及會議的一般過程，議而未決的事項(xiàng)。

2、約束性：反映統(tǒng)一精神和議定事項(xiàng)的會議紀(jì)要，對與會者和有關(guān)人員，具有約束力。

3、知照型：公開發(fā)表或內(nèi)部交流的會議紀(jì)要，可以讓群眾或有關(guān)人員了解會議情況。

三、會議紀(jì)要的類型：1）決議性會議紀(jì)要；2）協(xié)議性會議紀(jì)要；3）研討性會議紀(jì)要。根據(jù)會議的性質(zhì)和擬寫會議紀(jì)要的目的，可分三大類：

1、決議性會議紀(jì)要：多半是有一定權(quán)力的機(jī)構(gòu)召開的研究工作的會議，紀(jì)要記載會議的主要精神和決議事項(xiàng)，可以作為傳達(dá)和部署工作的依據(jù)，對今后工作的指導(dǎo)意義。—是最為常見的紀(jì)要。

2、協(xié)議性會議紀(jì)要：由代表不同方面的不同機(jī)構(gòu)聯(lián)合召開的商討共同關(guān)心問題的會議，紀(jì)要主要記載各方取得的一致辭意見，對各方今后的工作有約束力。這種會議紀(jì)要具有協(xié)議書、意見書性質(zhì)。

3、研討性會議紀(jì)要：研討問題或交流情況、經(jīng)驗(yàn)的會議，各抒已見，不需要統(tǒng)一意見，不需要作決議，經(jīng)要只要把各方的主要觀點(diǎn)、意見或情況記下就可以。

四、會議紀(jì)要的寫作：

1、會議紀(jì)要一般是在會議結(jié)束后起草的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿。

2、會議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是“會議名稱加文種”，但中間可以省去“會議”二字。

3、會議紀(jì)要的正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三個(gè)部分。

4、會議紀(jì)要由會議主持機(jī)關(guān)撰寫，可以在最后署機(jī)關(guān)名稱和撰寫日期。也可只在正文中寫出主持機(jī)關(guān)，不另外署名。第3點(diǎn)的★會議紀(jì)要的正文寫法：1）正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三部分；2）會議概況介結(jié)開會時(shí)間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等，其詳略視實(shí)際需要決定，應(yīng)盡可能簡要，一般放在正文開頭，有時(shí)可移至正文最后； 3）會議內(nèi)容是主要部分，介結(jié)會議討論和決定的主要事項(xiàng)，要寫得觀點(diǎn)鮮明、主題突出、內(nèi)容充實(shí)、不可出現(xiàn)漏缺，常見有綜合歸納和分項(xiàng)例舉兩種寫法；4）結(jié)束語是小結(jié)，往往對與會者、下級機(jī)關(guān)、有關(guān)群眾提出一些希望和要求。

條列 規(guī)定

一、條例，是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作活動(dòng)、行為等的法規(guī)性公文。條例的類型：1）黨的中央機(jī)關(guān)制定的條例 ：知用于規(guī)范全黨的工作、活動(dòng)和黨員行為。2）國家行政機(jī)關(guān)制定的條例 ：適用于規(guī)范全國性的某一方面的工作。3）地方權(quán)力機(jī)關(guān)制定的條例：適用于規(guī)范地方某一方面的工作。

二、規(guī)定，是各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。規(guī)定的類型：1）黨內(nèi)規(guī)定 ：由黨的中央機(jī)關(guān)制定，適用于對黨內(nèi)某一方面的工作作出的規(guī)定。2）法規(guī)性規(guī)定：由有條件制

定法規(guī)的機(jī)構(gòu)制定，適用于對某一方面的行政工作或某個(gè)地方的某項(xiàng)工作作出的規(guī)定。3）一般性規(guī)定：機(jī)關(guān)團(tuán)體對某些工作作出的具體規(guī)定，不屬法規(guī)性質(zhì)，但在一定范圍內(nèi)的規(guī)范作用。

三、條例和規(guī)定的寫作：條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見的有“章條式”和“條款式”兩種

1、★草擬條例和規(guī)定的原則：1）堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，為改革開放，搞活社會主義現(xiàn)代建設(shè)服務(wù) 2）符合憲法和法律，符合黨和國家的路線方針政策 3）從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是 4）貫徹民主集中制，充分發(fā)揚(yáng)民主

2、起草條例和規(guī)定，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進(jìn)行清理，如果現(xiàn)行的法規(guī)將被起草的法規(guī)所代替，必須在草案中寫明予以予廢止。

3、條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。章條式“適用于內(nèi)容比較復(fù)雜的：”條款式“適用于內(nèi)容比較簡單的。

4、語言要準(zhǔn)確、嚴(yán)密。

機(jī)關(guān)其他常用文書的寫作

第一節(jié) 規(guī)章類文書

一、規(guī)章類文書：是規(guī)范工作、活動(dòng)、行為等的規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及各類組織機(jī)構(gòu)

1、規(guī)章類文書包括：條例、規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等文種。

2、★規(guī)章文書的特點(diǎn)：1）具有內(nèi)容的規(guī)范性；2）執(zhí)行的強(qiáng)制性；3）制定的程序性：①內(nèi)容的規(guī)范性：是指規(guī)章類文書是為了規(guī)范特定范圍、特定方面的工作、活動(dòng)、行為而制定的，它是辦事的準(zhǔn)則、活動(dòng)的依據(jù)、行為的規(guī)范。②執(zhí)行的強(qiáng)制性：是指規(guī)章制度一經(jīng)確定并公布實(shí)施，有關(guān)人員就必須遵守、不能有特殊例外者，不能任意解釋或變通.③制定的程序性：是指規(guī)章類文書從草擬、確定到公布實(shí)施，應(yīng)按一定的程序進(jìn)行?？荚嚧笞钥颊?，你的自考專家！

二、規(guī)章類文書的寫作四種類型

1、辦法：對某一項(xiàng)行政工作作出比較具體的規(guī)定?！k法和條例、規(guī)定一樣，同屬行政法規(guī)。（屬行政法規(guī)）辦法的內(nèi)容應(yīng)：具體、周全、便于操作。多條款形式。

2、實(shí)施細(xì)則：是實(shí)施法律、法規(guī)的細(xì)小規(guī)則，它多半是主管總門針對實(shí)施法律、法規(guī)時(shí)已經(jīng)或者可能出現(xiàn)的種種問題而制定的規(guī)則。目的：是加強(qiáng)法律、法規(guī)的可操作性，保證法律、法規(guī)的順利實(shí)施。寫法：一般也是“章條式”或“條款式”，但每一條必須說明是哪個(gè)法律或法規(guī)的實(shí)施細(xì)則。實(shí)施細(xì)則與法律、法規(guī)的聯(lián)系和區(qū)別： ①區(qū)別為：法律、法規(guī)必須概括；實(shí)施細(xì)則必須具體，便于操作。②聯(lián)系為：實(shí)施細(xì)則的內(nèi)容必須和法律、法規(guī)的有關(guān)條款相對應(yīng)

3、章程：是一定組織機(jī)構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書。章程的種類：① 組織章程：系統(tǒng)闡明一個(gè)組織的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、成員、機(jī)構(gòu)、活動(dòng)方式、經(jīng)費(fèi)來源等② 辦事章程：是為了辦理某項(xiàng)工作而制定的規(guī)章制度。章程的形式：“章條式”—政黨、較大的社會團(tuán)體的章程多采用； “條款式”—機(jī)構(gòu)較小、涉及事務(wù)不很多的章程采用。4守則：是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則。寫作要求：簡短、精練、易記。

第二節(jié) 計(jì)劃類文書

一、計(jì)劃類文書，是機(jī)關(guān)團(tuán)體為達(dá)到某一目標(biāo)或完成某一任務(wù)，對目標(biāo)達(dá)到、任務(wù)完成前特定時(shí)段工作的設(shè)計(jì)和安排。計(jì)劃類文書包括規(guī)劃、綱要、計(jì)劃、安排等文種★計(jì)劃類文書的作用：1）下情上達(dá) ：下級機(jī)關(guān)通過上報(bào)工作計(jì)劃，可以得到上級機(jī)關(guān)的指導(dǎo)和幫助，減少完成計(jì)劃過程中的困難。有些工作超出本身權(quán)限的，更需要上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后才能實(shí)施。2）上情下達(dá)：上級機(jī)關(guān)把自己的工作計(jì)劃告訴下級機(jī)關(guān)，可以起宏觀調(diào)控的作用，使下級機(jī)關(guān)能根據(jù)全局的計(jì)劃，安排好自己那部分工作。3）統(tǒng)一自身步調(diào)：機(jī)關(guān)單位通過對本單位工作計(jì)劃的討論和制定，可以使全體成員思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，共同為完成計(jì)劃貢獻(xiàn)自己的力量。

二、★計(jì)劃類文書的特點(diǎn)：1）目標(biāo)的前瞻性：任何工作計(jì)劃都有一個(gè)需要完成的預(yù)期目標(biāo)，這目標(biāo)不是任意確定的，它必須服從更長遠(yuǎn)的奮斗目標(biāo)。2）操作的預(yù)想性：工作計(jì)劃必須有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的步驟和措施，這些步驟和措施，是根據(jù)主觀和客觀條件，借鑒自己和別人以往的工作經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)出來的，它應(yīng)當(dāng)具有可操作性，同時(shí)又具有尚未經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)的預(yù)想性質(zhì)。

三、★計(jì)劃類文書的類型：根據(jù)完成期限、內(nèi)容側(cè)重、具體作用的不同，分三大類

1、規(guī)劃類：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的期限較長，往往是五年以上。內(nèi)容側(cè)重在工作的指導(dǎo)方針、努力方向，工作的實(shí)施步驟和重要措施等。作用主要是針對全局工作作略性、方向性的規(guī)定，以指導(dǎo)局部的、短期的各項(xiàng)工作。文種名稱常用：規(guī)劃、發(fā)展規(guī)劃、遠(yuǎn)景規(guī)劃、綱要、發(fā)展綱要等。

2、計(jì)劃類：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的期限較規(guī)劃短，以計(jì)劃和一年以內(nèi)的短期計(jì)劃為多。計(jì)劃類文種一般都叫“計(jì)劃”

3、安排類：指較短時(shí)間段內(nèi)對工作的具體安排。它的內(nèi)容具體、細(xì)致、執(zhí)行和檢查均極方便。計(jì)劃類文書的格式以“條款式”和“表格式”最為多見，以也條款式和表格式結(jié)合使用的四、★計(jì)劃類文書寫作要求：1）分析情況要認(rèn)真細(xì)致一定要吃透三方面情況： ①大環(huán)境的形勢及要求，包括全國、本地區(qū)、本系統(tǒng)的發(fā)展形勢及對本單位提出的要求； ② 主觀條件，指本身人力、物力、財(cái)力情況及可挖掘潛力； ③客觀條件，指上級和其他部門可能給予的的幫助。2）確定目標(biāo)要實(shí)事求是 3）措施步驟要切實(shí)可行 4）條目要分明，語言要簡潔① 標(biāo)題 ：由機(jī)關(guān)名稱、適用時(shí)間、內(nèi)容類別、文種名稱四部分組成。②正文格式：多用“條款式”或“表格式”。

五、完整的計(jì)劃包括：1）現(xiàn)狀分析；2）目標(biāo)和任務(wù)；3）主要措施；4）實(shí)施步驟；5）執(zhí)行要求計(jì)劃正文的格式以“條款式”或“表格式“最為多見，也有條款式和表格式結(jié)合使用的，條款式分條分點(diǎn)，眉目清晰；表格式一般用于說明任務(wù)分配，時(shí)間安排等內(nèi)容，其好處是一目了然。計(jì)劃的文字盡量簡潔，但表達(dá)要明確。第三節(jié) 總結(jié)

一、總結(jié)，是機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之后，對已做工作進(jìn)行概括及評估的文書?？偨Y(jié)與計(jì)劃關(guān)系：總結(jié)和計(jì)劃是相對應(yīng)的：計(jì)劃是工作之前擬定，用以指導(dǎo)工作；總結(jié)是工作之后進(jìn)行，用以檢查計(jì)劃完成情況，認(rèn)識計(jì)劃執(zhí)行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，目的是提高執(zhí)行者的水平，以利今后的工作?？偨Y(jié)的作用：下情上達(dá)和提高自身。

二、總結(jié)的特點(diǎn)：1）回顧性：總結(jié)的內(nèi)容是回顧已經(jīng)做過的工作。2）經(jīng)驗(yàn)性：從工作中引出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為以后的工作提拱借鑒。

三、總結(jié)的類型：從內(nèi)容的涵蓋來分，可分兩種：1）綜合性總結(jié) ：是關(guān)系全局的總結(jié)，內(nèi)容涉及多方面的工作。2）專題性總結(jié)：只就一個(gè)方面、一項(xiàng)工作，甚至一個(gè)問題進(jìn)行總結(jié)，內(nèi)容比較單一。

四、★總結(jié)的寫作要求：1）回顧工作情況要實(shí)事求是 2）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要著眼未來 3）綱目要清晰，文風(fēng)要平實(shí)標(biāo)題：常見有單行標(biāo)題和雙行標(biāo)題兩類。正文：兩種寫法 1）“分層展開式”：是一種縱式結(jié)構(gòu)，其內(nèi)容和排列順序通常是這樣的：總體概括、主要成績及做法、存在問題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、今后努力方向五層內(nèi)容。2）“綱目帶動(dòng)式”：是一種橫式結(jié)構(gòu)，采用夾敘夾議的寫法，以議論為綱目，帶動(dòng)具體材料的陳述，內(nèi)容的幾個(gè)層次之間是并列關(guān)系。

第四節(jié) 調(diào)查報(bào)告

一、調(diào)查報(bào)告，是針對現(xiàn)實(shí)中發(fā)生的較重要的問題，作專門調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫成的書面報(bào)告?！镎{(diào)查報(bào)告作用：主要是提供真實(shí)的社會情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚(yáng)先進(jìn)、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務(wù)

二、★調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：1）針對性強(qiáng)：即調(diào)查報(bào)告寫作的目的很明確，都是針對一定的現(xiàn)實(shí)問題定的。2）紀(jì)實(shí)性強(qiáng)：調(diào)查報(bào)告的主要任務(wù)是提供與要解決的問題有關(guān)的事實(shí)，是真實(shí)的、確鑿的材料?！锸裁辞闆r需寫調(diào)查報(bào)告：1）社會普遍關(guān)注或需要引起社會關(guān)注的問題的調(diào)查，寫成后供傳媒發(fā)表 2）為領(lǐng)導(dǎo)重要決策服務(wù)的有關(guān)情況和信息的調(diào)查，寫成后供領(lǐng)導(dǎo)參考 3）為解決較復(fù)雜問題服務(wù)的專題調(diào)查，寫成后供有關(guān)人員參考

三、調(diào)查報(bào)告的類型：根據(jù)調(diào)查報(bào)告的性質(zhì)和作用分：1）新聞性調(diào)查報(bào)告 2）政務(wù)性調(diào)查報(bào)告 3）個(gè)案性調(diào)查報(bào)告

四、調(diào)查報(bào)告寫作要求：1）深入細(xì)致、客觀公平的調(diào)查是寫好調(diào)查報(bào)告的前提；2）圍繞問題展示重要的、典型的材料是調(diào)查報(bào)告的主要任務(wù)；3）調(diào)查報(bào)告的標(biāo)題有公文式標(biāo)題和新聞式標(biāo)題調(diào)查報(bào)告的格式

① 標(biāo)題：有公文式標(biāo)題和新聞式標(biāo)題兩種形式。a.公文式標(biāo)題：“對象加內(nèi)容加文種”、“對象加文種”、“內(nèi)容加文種”三種形式。b.新聞標(biāo)題：有單行和雙行兩種。單行的形式有：直陳式、提問式、結(jié)論式等。雙行的一般是正標(biāo)題點(diǎn)明主題或提出問 題，副標(biāo)題說明調(diào)查對象、內(nèi)容等。標(biāo)題中如果沒有“調(diào)查報(bào)告”或“調(diào)查”字樣，發(fā)表時(shí)一般應(yīng)注明“調(diào)查報(bào)告”或“新聞?wù){(diào)查”。② 正文：一般分前言、主體、結(jié)尾三個(gè)部分.前言：陳述調(diào)查材料之前的說明，可以介紹調(diào)查對象，介紹調(diào)查的目的和過程，也可闡述調(diào)查的意義，甚至可以點(diǎn)明調(diào)查的結(jié)論。主體：調(diào)查報(bào)告的主要部分，調(diào)查所得的材料和結(jié)論都放在這部分。結(jié)尾：調(diào)查報(bào)告全文的總結(jié)，或再一次強(qiáng)調(diào)結(jié)論，或提出建議與希望，或提出進(jìn)一步思考的問題等?？荚嚧笫占?/p>

第五節(jié) 講話類文書

一、講話類文書：是人們在各種特定的場合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類文稿的總稱——是在公眾場合經(jīng)常使用的文書

二、講話類文書的類型： 根據(jù)講話的場合及主旨的不同，可分為三類：1）講話稿 ：是指各級領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上宣讀的文稿。2）開幕詞：是在大會開始時(shí)，由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題、向與會代表提出希望的書面文稿。—具有指導(dǎo)性、方向性和基調(diào)性的作用。閉幕詞：是在大會結(jié)束時(shí)由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大大會會宣讀的概括大會主人精神、總結(jié)大會成果、指出會后努力方向的文稿?！哂锌偨Y(jié)性、激勵(lì)性和評估性的作用。3）歡迎詞：是對客人的到來表示熱烈的歡迎的一種講話類文書。歡送詞：是是客人時(shí)表達(dá)良好祝愿的一種講話類文書。答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時(shí)，向主人表示感謝的一種講話類文書。

三、★講話類文書的特點(diǎn)：1）口頭性 2）直接性 3）針對性

四、講話類文書的寫作 ：都由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。

五、講話類文書的寫作

1、寫作格式①講話稿：沒有固定的寫作格式，往往依講話的內(nèi)容、場合和目的而定。開頭：可彩開門見山的單 直入式，也可以采用設(shè)置懸念的提問式，或說明講話目的和原因的交代式。主體：主要是闡明形勢、任務(wù)、方法對策等內(nèi)容。結(jié)尾：一般總結(jié)全文，自然收束，并提出希望。展望未來，使人回味無窮。②開幕詞：開頭：宣告會議開幕，常用稱呼開頭，接著說明會議的組織組織情況。主體：一般先總結(jié)以信成敗得失，然后說明大會議題（大會任務(wù)）；指出解決這些議題（任務(wù)）的有利條件，進(jìn)行可行性分析，使大家認(rèn)識到在本次會議上解決這些問題時(shí)機(jī)是成熟的，條件已經(jīng)具備；還可交代大會議程（主要活動(dòng)安排情況）。結(jié)尾：要有鼓動(dòng)性、號召性和預(yù)祝性，提出要求和希望，意在為大會的順利進(jìn)行創(chuàng)造良好的氣氛。閉幕詞 ：開頭：概括總結(jié)大會的主要成效。主體：包括兩方面內(nèi)容。一是分門別類總結(jié)大會情況。二是提出貫徹執(zhí)行的意見。結(jié)尾：一般提出號召或希望，也可以鼓舞人心的口號作為結(jié)尾。③ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞：開頭：首先要交代歡迎、歡送或是答謝的對象（應(yīng)用尊稱），然后用熱情洋溢的語言向客人表示歡迎、歡送或是對主人的盛情表示謝意。寫作時(shí)應(yīng)充分流露致詞者的友好心情。主體：這部分內(nèi)容寫作比較靈活自由，無固定的寫作格式。整個(gè)主體部分的寫作要充分表示出友好的態(tài)度。結(jié)尾：應(yīng)對主體部分的內(nèi)容做出總結(jié)，同時(shí)對有關(guān)問題，特別是涉及雙方共同關(guān)以便向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（3）接心的有關(guān)事項(xiàng)發(fā)出號召，提出期受上級指示或通知時(shí)，要分條記望。寫作時(shí)應(yīng)使用一些具有激勵(lì)明指示或通知事項(xiàng)，對時(shí)間限制、性、鼓舞性的語言，從而起到振工作安排和要求等要記清楚、準(zhǔn)奮人必、激勵(lì)向上的作用。最后確。（4）重要的發(fā)話內(nèi)容，要求再寫一些表示祝愿的話語。

2、對方復(fù)述，讓對方確認(rèn)無誤才行?！镏v話類文書的寫作要求：1）主向別人傳達(dá)重要事項(xiàng)時(shí)，也應(yīng)要題要鮮明、集中、切勿顧左右而求受話人復(fù)述受內(nèi)容。（5）一定言他，東拉西扯；2）材料要真實(shí)、要記下來電話人或受話人的姓新穎；3）布局要清晰、緊湊、講名、職務(wù)、以保證內(nèi)容的可靠、究步步推進(jìn)，環(huán)環(huán)相扣； 4）語保密，并有據(jù)可查。

（三）接等記言要明白、生活，表達(dá)要簡單、錄的寫作要求：

1、接待記錄的格明了、生動(dòng)活潑。

式應(yīng)包括來訪者的姓名及有關(guān)情第六節(jié) 記錄類文書

況、反映的問題及要求、接待人

一、記錄類文書，是指如實(shí)記錄姓名、時(shí)間以及辦理結(jié)果等項(xiàng)。

2、有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。接待記錄的寫作要求基本同于會記錄類文書的類型包括：①會議記議記錄和電話記錄。

錄：是指如實(shí)記載有關(guān)會議基本

（四）大事記的寫作格式及寫作情況和主要內(nèi)容的文書。還是制要求

1、大事記的寫作一般包括： 作會議經(jīng)要、會議簡報(bào)等公務(wù)文（1）標(biāo)題：一般由機(jī)關(guān)名稱及內(nèi)書的重要依據(jù)。②電話記錄：是在容加“大事記”構(gòu)成。（2）開頭：用用電話處理公務(wù)時(shí)，記載有關(guān)通于說明編寫目的、意義、體例及話內(nèi)容的文書。③接待記錄：是指時(shí)限等。（3）正文：由時(shí)間和記在接待群眾來訪時(shí)，記載有關(guān)接事兩部分構(gòu)成。按年月日排序。待內(nèi)容的文書。（4）結(jié)尾：用于說明材料的真實(shí)④大事記：是將本機(jī)關(guān)本部門工作性和使用、處理等事項(xiàng)。

2、★大的重大公務(wù)活動(dòng)或重大事件按事記的寫作要求：1）要記述“大”年、月、日的先后順序進(jìn)行如實(shí)事。大事不漏，小事不記。2）要記載的一種記錄性文書。具有客客觀真實(shí)； 3）要言簡意賅。觀、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、可信的特點(diǎn)。第七節(jié) 簡報(bào)類文書一、二、★記錄類文書特點(diǎn)：1）內(nèi)容簡報(bào)：是簡明扼要的書面報(bào)告。紀(jì)實(shí)性 2）材料的直接性 3）語簡報(bào)類文書：是用于匯報(bào)工作、言的實(shí)錄性

三、記錄類文書的寫反映問題、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、作

（一）會議記錄的寫作格式及推動(dòng)工作展開的一種簡短的、摘寫作要求：

1、會議記錄一般包括要性的信息載體。一般在內(nèi)部運(yùn)以下部分：1）會議組織情況：應(yīng)轉(zhuǎn)，是使用最普遍、最廣泛也是寫明會議名稱、屆數(shù)、起止時(shí)間、最常見的應(yīng)用文書之一。常見的地點(diǎn)、出席、列席、缺席人數(shù)和名稱有：“簡訊”“快訊”“快報(bào)”“動(dòng)姓名以及缺席原因，主持人和記態(tài)”“信息”“工作通訊”“情況通錄人的姓名，會議主要議題等。2）報(bào)”“情況反映”“內(nèi)部參考”“摘報(bào)”會議議題和議程 3）會議的進(jìn)程等。

二、簡報(bào)類文書的類型：1）和內(nèi)容4）必要的手續(xù)：每次記錄會議簡報(bào)：即專門報(bào)道、交流有完畢后、散會前把記錄當(dāng)眾宣讀，關(guān)重要會議的內(nèi)容和情況的簡發(fā)現(xiàn)成就或遺漏應(yīng)立即更正或補(bǔ)報(bào)。2）工作簡報(bào)：就是反映本部充，然后由會議主持人和記錄人門、本系統(tǒng)各方面工作情況的簡在記錄后邊簽字，并注明本次記報(bào)。

三、簡報(bào)類文書特點(diǎn)：1）簡，錄的總頁數(shù)。

2、會議記錄一般要即簡報(bào)在文字上要簡明扼要 2）做到：1）記錄人必須集中精力，快，即編發(fā)簡報(bào)要迅速及時(shí) 3）把應(yīng)該記錄的內(nèi)容迅速記錄下新，即立意要新、內(nèi)容要新

四、來。2）要求記得正確、清楚、完簡報(bào)類文書寫作：

1、簡報(bào)類文書整，重點(diǎn)內(nèi)容要求準(zhǔn)確、詳細(xì)。3）的寫作格式： 一般由報(bào)頭、主題、對特別重要的會議內(nèi)容，為保證報(bào)尾三部分組成。① 報(bào)頭：簡報(bào)記錄的準(zhǔn)確，可根據(jù)現(xiàn)場錄音整的一個(gè)突出特點(diǎn)就是有獨(dú)特的報(bào)理或核對記錄稿，可幾人同時(shí)記頭。②主體：主體一般由按語、錄，完畢后核對，整理出一份準(zhǔn)標(biāo)題和正文組成。按語：用來說確、完整的記錄。4）會議記錄明編發(fā)簡報(bào)的原因或目的，以引一般用漢字書寫，字體要規(guī)范、起讀者的重視。標(biāo)題：擬定標(biāo)題清楚，不要用速記符號或其他非要盡可能做到準(zhǔn)確、簡練、新穎、規(guī)范文字、文體，以保證其作為有吸引力。③報(bào)尾：正文寫完之后，原始依據(jù)的有效性。

（二）電話記用一條黑線將主體部份與報(bào)尾部錄的寫作格式及定價(jià)寫作要求： 隔開，在黑線下寫簡報(bào)的報(bào)、送、一般有發(fā)出電話記錄和接收電話發(fā)單位及簡報(bào)的份數(shù)。

2、簡報(bào)類紀(jì)錄表格填寫。①★電話記錄要注文書寫作要求：1）內(nèi)容要真實(shí)、意的情況（接受電話一般應(yīng)包括確切；2）篇幅要短??；3）針對的內(nèi)容）：1）接受時(shí)間。2）來性、指導(dǎo)性要強(qiáng)

電單位和來電會話人、注明其姓第八節(jié) 建議類文書

一、建議類名、職務(wù)等身份情況。3）來電話文書概述

1、★建議類文書，是以內(nèi)容。4）處理結(jié)果，即將電話記書面形式提出建議、意見的一類錄交有關(guān)人員處理的情況，此項(xiàng)公務(wù)文書。

2、建議類分文書的分內(nèi)容在受話完畢后才能填寫。5）類：提案、建議三種。①提案：是接電話人姓名，必要時(shí)寫明職務(wù)。指提請機(jī)關(guān)或一定組織的會議討②發(fā)出電話記錄一般應(yīng)該包括：發(fā)論、處理的意見或建議的文書。電時(shí)間；發(fā)往機(jī)關(guān)；發(fā)電話人（姓一般在各級政協(xié)會議和職工代表名、職務(wù)）；接電話人（姓名、職大會中使用。②建議：是組織、單務(wù)）；發(fā)電話事由。③作電話記錄位或個(gè)人對某項(xiàng)工作、某項(xiàng)活動(dòng)要注意以下（1）接受匯報(bào)或了解或某方面的問題提出建設(shè)性的意情況時(shí)，要記明事件情況，必要見、建議時(shí)使用的文書。

二、★建時(shí)還要詢問有關(guān)情節(jié)和細(xì)節(jié)，每議類文書的特點(diǎn)：①建議性②說理個(gè)要素、情況都城要細(xì)致準(zhǔn)確，性：文字表達(dá)上力求實(shí)實(shí)在在，整體情況要完整。（2）電話請示明確具體富于說理性③委婉性：語時(shí)，要記清領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人作氣要委婉和切中要害

三、建議類的指示或答復(fù)，并記明發(fā)話人（傳文書的寫作

1、提案的寫作格式達(dá)人或領(lǐng)導(dǎo)本人）的姓名、職務(wù)，與寫作要求 ① 提案的寫作一般包括：（1）標(biāo) 題 寫明XXX單

位XXX會議第X號提案。（2）案 由 此部份簡明扼要地寫明提案的內(nèi)容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。（4）理 由 理由要說明提出建議或意見的原因。（5）辦 法 寫明解決問題的辦法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所寫的時(shí)間。②★提案的寫作要求：1）熟悉同提案有關(guān)的情況 2）注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。為醒目起見，分別把“案由”、“提案人”、“理由”、“辦法”突出來頂格寫在每部分的開頭。

2、建議的寫作格式及寫作要求①建議的寫作格式：由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。（1）標(biāo)題：有三種寫法：一是直接寫“建議”或“建議書”；二是在其之前加上建議或倡議的主要內(nèi)容，有時(shí)還加上建議單位名稱；三是采用文章標(biāo)題寫法2）稱謂：即被建議單位的名稱或被建議的個(gè)人的姓名。（3）正文：一般由前言、主體和結(jié)語組成。前言寫建議的背景、原因、目的等；主體寫建議的具體事項(xiàng)。結(jié)語寫希望、要求等（4）落款：寫建議者個(gè)人、集體或單位名稱，并注明年月日。②建議的寫作要求：1）把握分寸要適度 2）所列內(nèi)容要具體3）表述語言要精練 第十章 公文處理工作第一節(jié) 公文處理工作概述

一、什么是公文處理工作 ：常見有廣義和狹義二種解釋。

1、廣義上說，公文處理工作就是運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法對機(jī)關(guān)公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。廣義可以從以下幾個(gè)方面來理解： ①從發(fā)文階段來說：從思想觀點(diǎn)的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。②從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。③從公文的管理來說，機(jī)關(guān)秘書部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好公文的管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。④從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)工作活動(dòng)仍然具有一定查考利用價(jià)值的文件，進(jìn)一步整理立卷，進(jìn)行歸檔保存，必須經(jīng)歷一系列的處理環(huán)節(jié)。

2、狹義方面來說：主要是指機(jī)關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作?？荚嚧笞钥颊荆愕淖钥紝＜?！我們所說的公文處理工作，是指廣義的概念及其理解。

二、★公文處理工作的特點(diǎn)：1）政治性，指機(jī)關(guān)的公文的處理直接關(guān)系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行，還表現(xiàn)在提高機(jī)關(guān)工作效率的重要環(huán)節(jié)上，還集中體現(xiàn)在它是整個(gè)國噥機(jī)器正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證；2）★時(shí)限性（主要表現(xiàn)在：

1、凡進(jìn)入文書部門的公文一般都要及時(shí)迅速地進(jìn)行處理，不能延誤。

2、有的公文的處理要講究適時(shí)。

3、公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要注意時(shí)間上的銜接。）3）機(jī)要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程序的機(jī)密性，以及文書工作崗位的重要性；4）規(guī)范性：是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范?！锕奶幚砉ぷ鞯淖饔茫汗奶幚砉ぷ鲗C(jī)關(guān)工作人員所起的作用主要表現(xiàn)在：

1、助手作用。在機(jī)關(guān)內(nèi)部，公文處理工作是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。

2、紐帶作用。任何一個(gè)機(jī)關(guān)，都不能孤立地存在，都有上下左右的機(jī)關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。

3、查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。公文處理工作的作有用與公文的作用的區(qū)別：（1）公文的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用，行為規(guī)范作用、信息傳遞作用、公務(wù)聯(lián)系作用和憑據(jù)記載等作用是通過公文這個(gè)載體中的內(nèi)容來實(shí)現(xiàn)的。（2）公文處理工作的作用，主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機(jī)關(guān)工作所發(fā)揮的作用。

第二節(jié) 公文處理工作的任務(wù)與組織

一、★公文處理工作的基本任務(wù)科學(xué)地組織機(jī)關(guān)的文書工作，及時(shí)準(zhǔn)確在處理機(jī)關(guān)的往來公文，有條理地、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。★公文處理工作的基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：：1）文件的收發(fā)、登記和分送；2）文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；3）文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用??；4）會議、匯報(bào)、電話的記錄和整理； 5）文件材料的平時(shí)整理、提供借閱利用等工作；6）歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；7）處理群眾來信；8）為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。

二、公文處理工作的組織：組織機(jī)構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個(gè)方面。

1、公文處理工作的組織機(jī)構(gòu)：①對于一些較大的機(jī)關(guān)來說。可考慮設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)，歸機(jī)關(guān)的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。這些主要擔(dān)負(fù)公文公文處理工作的機(jī)構(gòu)，通常被稱為文書文書處理部門，而相對地將機(jī)關(guān)內(nèi)期貨業(yè)務(wù)職能機(jī)構(gòu)稱之為承辦單位或辦文部門。公文處理工作的主要部分由機(jī)關(guān)的辦公廳（室）負(fù)責(zé)，其下邊可以設(shè)立文書處（室）、信訪處（室）、機(jī)要室、打字室、印刷廠、收發(fā)室、通訊科等公文處理機(jī)構(gòu)。通常稱為文書處理部門 ②對于一些較小的機(jī)關(guān)，或者基層單位來說。一般只在辦公室設(shè)一兩個(gè)專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。③對于一些企業(yè)單位來說。大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設(shè)文書科或秘書科等公文處理工作機(jī)構(gòu)；小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專、兼職的文書工作人員就行了。

2、公文處理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)①從全國來說，由中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。②從一個(gè)機(jī)關(guān)來說，它的公文處理工作由本機(jī)關(guān)的秘書長或辦公室主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)?！锼闹饕氊?zé)有：1）對本機(jī)關(guān)公文處理工作的任務(wù)和公文處理的組織工作，提出全面的工作計(jì)劃和實(shí)施方案。2）總結(jié)本機(jī)關(guān)及其所屬單位公文處理工作的經(jīng)驗(yàn)，推廣先進(jìn)典型，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正，并提出改進(jìn)的意見和辦法。3）設(shè)計(jì)文書規(guī)格，促進(jìn)機(jī)關(guān)公文處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，組織印制機(jī)關(guān)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化所需要的公文表格、公文版頭、公文稿紙、公文處理簽等，并組織購置公文處理工作所需要的設(shè)備。4）指導(dǎo)、幫助機(jī)關(guān)各部門專職、兼職文書工作人員的業(yè)務(wù)工作。5）制定機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范的有關(guān)規(guī)章制度，并對執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。③從上下級機(jī)關(guān)的關(guān)系來說，上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）負(fù)有負(fù)責(zé)對其所屬的機(jī)關(guān)、單位的文書處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。④從機(jī)關(guān)主要 業(yè)務(wù)職能部門來說，機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門可責(zé)成一名秘書分工負(fù)責(zé)本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責(zé)：1）負(fù)責(zé)本部門、本單位同機(jī)關(guān)辦公廳（室）、檔案室的聯(lián)系，在本部門、本單位傳達(dá)、貫徹有關(guān)公文處理的工作事項(xiàng)。2）在本部門、本單位負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)本部門、本單位公文處理工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質(zhì)量、效率和效益，進(jìn)行檢查、總結(jié)，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正。3）拾遺補(bǔ)缺，負(fù)責(zé)做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應(yīng)當(dāng)補(bǔ)做的工作。⑤對機(jī)關(guān)檔案部門來說。機(jī)關(guān)檔案部門所開展的業(yè)務(wù)工作和公文處理工作具有密切的關(guān)系，它對機(jī)關(guān)的公文處理工作也負(fù)有一定的指導(dǎo)責(zé)任。其主要職責(zé)：1）協(xié)助機(jī)關(guān)辦公廳（室）在公文整理歸檔等業(yè)務(wù)方面，對機(jī)關(guān)各部門的文書工作人員進(jìn)行幫助和指導(dǎo)。2）機(jī)關(guān)辦公廳（室）以及其他公文處理工作部門共同制定本機(jī)關(guān)的公文處理工作以及歸檔文件整理工作等方面的規(guī)章制度。3）從有利于開展檔案工作的角度，對本機(jī)關(guān)的公文處理工作提出合理的建議。

3、公文處理工作的組織形式：是指一個(gè)機(jī)關(guān)如何和安排公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)。也就是說一個(gè)機(jī)關(guān)到底采取什么樣的合理工作形式，對機(jī)關(guān)內(nèi)公文處理工作作出科學(xué)的、有效的組織安排，這是關(guān)系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證?！锕奶幚砉ぷ鹘M織形式的類型：1）集中形式：它是指在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)，除了文件的承辦外，公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都集中在機(jī)關(guān)的中心機(jī)構(gòu)，亦即辦公室來進(jìn)行。由辦公室直接同機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，而各業(yè)務(wù)部門一般就不再設(shè)立公文處理機(jī)構(gòu)或者專職、兼職的文書工作人員；2）分工形式：它是指將一個(gè)機(jī)關(guān)的公文處理工作分別由機(jī)關(guān)的辦公廳（室）以及各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的公文處理部門或?qū)Ｂ?、兼職文書工作人員分工負(fù)責(zé)進(jìn)行。（A按文件內(nèi)容和職責(zé)分工B按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工）②公文處理工作組織形式的選擇：應(yīng)根據(jù)各機(jī)關(guān)的實(shí)際情況而定，以能及時(shí)、準(zhǔn)確地處理公文，提高機(jī)關(guān)工作效率和方便工作為原則。公文處理工作組織形式的選擇要結(jié)合考慮以下情況：A機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。B機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。C機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。D機(jī)關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。E機(jī)關(guān)工作人員的數(shù)目和機(jī)關(guān)文書工作人員的配備等等。小機(jī)關(guān)適用：集中形式。中等機(jī)關(guān)：視情況而定（集中、分工）。大機(jī)關(guān)采用：分工處理的形式 號碼是否一致；3）查清文件封口

第三節(jié) 公文處理工作的原則與是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)要求

一、★公文處理工作原則：現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆情必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，況，應(yīng)及時(shí)追查原因。4）查清文加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，堅(jiān)持實(shí)是求件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符 是，按照行文機(jī)關(guān)要求和公文處

2、拆封—文書人員的職責(zé)（寫明理規(guī)定進(jìn)行原則 由本機(jī)關(guān)或部門收啟的封件進(jìn)行

二、★公文處理工作要求：1）必拆封）對于寫明某某領(lǐng)“親收”、“親須準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量 2）必啟”的封件，則由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封須及時(shí)、迅速，注重時(shí)效 3）必或由其委托的人代拆。密件則應(yīng)須做到安全可靠確保機(jī)密 4）必交機(jī)要文書或機(jī)要室拆封。

3、登須加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理 5）必須堅(jiān)記：就是將需要登記的文件在收持實(shí)是求是，遵規(guī)守紀(jì)，按行文文登記簿上編號和記載文件的來機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行 源、去向，經(jīng)保正文件的收受和6）精簡文件，深入實(shí)際、反對官處理。公文登記是收文辦理的重僚主義和文牘主義?？荚嚧笫占绦?，也是公文處理工作的基整理 礎(chǔ)?！锕牡怯涀饔茫?）便于管第十一章 公文辦理程序 第一理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失；節(jié) 公文辦理程序概述

一、什么2）便于檢查和檢索文件；3）便是公文辦理程序公文辦理，有它于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作 4）作科學(xué)的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，主要有收文辦為核對與交接文件的憑據(jù) 公文理和發(fā)文辦理。公文辦理程序就登記的具體范圍：1）上級機(jī)關(guān)文是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)件，包括指導(dǎo)性、參閱性和需要轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)辦理的文件；2）下級機(jī)關(guān)文件，節(jié)。公文辦理程序，在《辦法》包括請示、報(bào)告性文件；3）重要和《條例》中都有明確的規(guī)定。的帶有密級的刊物、資料；4）其這些具體規(guī)定將在本章第二、三他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文節(jié)詳述。任何一個(gè)機(jī)關(guān)組織，件；5）上級機(jī)關(guān)召開會議印發(fā)的在擬制對外發(fā)文，對內(nèi)文件或處會議材料。公文登記的原則上理收來文件時(shí)，都應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定方便文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和管理。公文的環(huán)節(jié)辦理。這些環(huán)節(jié)前后銜接、中不登記的文件（公文登記的手環(huán)環(huán)相扣、排列有序，從整體上續(xù)要盡量做到簡便有效，減少不構(gòu)成了機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理的科學(xué)必要的工作量）：1）各種公開的流程。和內(nèi)部不保密的出版物；2）一般

二、公文辦理程序示意圖現(xiàn)將《辦性的公開信和不應(yīng)拆的私人信法》和《條例》所規(guī)定的公文辦件；3）已被綜合性文件包括的文理程序的主要環(huán)節(jié)之間的銜接，件材料；4）行政事務(wù)性的通知、作如下圖示： 便函、介紹信用和請請柬等；5）上圖所示，只是在一般情況下機(jī)領(lǐng)導(dǎo)“親收”、“親啟”件這類信件應(yīng)關(guān)收發(fā)公文所經(jīng)過的辦理程序，由收件人本人或其委托人收閱并不是說機(jī)關(guān)的收文和發(fā)文都必后，認(rèn)為須交機(jī)關(guān)存查或處理的，須經(jīng)過以上所有的程序。由于各再行登記，并交有關(guān)部門處理。類機(jī)關(guān)的規(guī)模、工作性質(zhì)不同，二、審核分發(fā)和傳閱

1、審核：機(jī)公文的種類、數(shù)量不同，關(guān)文書部門收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的各種公文的辦理要求和方法也有需要辦理的公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。所不同。因此，不同機(jī)關(guān)、不同審核的重點(diǎn)：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦公文的辦理程序也是不盡相同理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是的。在公文辦理的過程中，我們否符合國家法律、法規(guī)及其他有一方面應(yīng)當(dāng)盡可能地完善它們的關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或 地區(qū)職程序環(huán)節(jié)，不要人為地顛倒順序權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)商、或隨意增刪環(huán)節(jié)，以免影響公文會簽；使用公文文種、公文格式處理的質(zhì)量另一方面又不要搞絕是否規(guī)范等。

2、分發(fā)：亦稱分辦，對化，一刀切，要允許從實(shí)際情是指文書人員在文件拆封登記以況出發(fā)對不同類型的機(jī)關(guān)所形成后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦的不同性質(zhì)和內(nèi)容的公文有著不理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收來文同的辦理程序。件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和第二節(jié) 收文辦理程序收文，承辦人員閱辦。分發(fā)的原則和具

指機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)外單位發(fā)來體要求是：①對那些方針政策性的文件材料。收文辦理，指文的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮書部門收到文件材料后，在機(jī)關(guān)性文件，或重大問題的請示、報(bào)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全告之類的文件，以及文書人員還過程。組成這一過程的一系列相不能判定應(yīng)由哪個(gè)部門承辦的文互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或序?！锸瘴霓k理程序主要有：簽收、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)批辦意見分發(fā)拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、辦理；②對對那些屬于機(jī)關(guān)日常事批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。務(wù)性的已有明確分工的文件，或

一、簽收、拆封和登記

1、簽收：早的批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行是指收到文件材料后，收件人在公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直對方的公文投遞單或送文簿上簽接分送哪個(gè)部門閱辦； ③對來文字，以明確交接雙方的責(zé)任，保機(jī)關(guān)答復(fù)本機(jī)關(guān)詢問的文件，（批證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。是收文復(fù)、復(fù)函）要按本機(jī)關(guān)原發(fā)文的辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，機(jī)關(guān)的收文承辦部門或主管人分送，既原來主要有三個(gè)來源：1）機(jī)關(guān)交通送是哪個(gè)部門請示、詢問或要求下來的的機(jī)要件；2）郵局送來的掛級報(bào)送的，復(fù)文就分送哪個(gè)部門號函件和電報(bào)；3）外機(jī)關(guān)和部門閱辦；④在文件份數(shù)少，閱辦閱知直接送來的文件材料★簽收不論部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)是從何種渠道送來的文件材料，按先辦理、后閱知。先主辦、后都要對照公文投遞清單或送文登協(xié)辦，先正職、后副職的次序分記簿認(rèn)真清點(diǎn)，做到四查清：1）送；⑤公文的分發(fā)要建立登記交換查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名制度，無論是分發(fā)給本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以人或各業(yè)務(wù)部門的文件，還是轉(zhuǎn)防錯(cuò)投、錯(cuò)收；2）查清信封號碼發(fā)給外機(jī)關(guān)的文件，都要履行簽與遞送人在簽收登記簿上所登的收手續(xù)；對那些要求退回歸檔的文件，要在文件上標(biāo)明“閱后請退回歸檔”字樣，以便及進(jìn)收回，防止文件散失。

3、傳閱：是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各們領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門閱知時(shí)，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。傳閱現(xiàn)已成為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)，互通信息的一種有效的方式。屬于傳閱件之列的主要包括：①上級機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件或重要會議文件；②需要幾位領(lǐng)導(dǎo)共同批辦的文件，包括上級機(jī)關(guān)和有關(guān)部門的專項(xiàng)業(yè)務(wù)文憑，下級機(jī)關(guān)的請示，以及本機(jī)關(guān)制發(fā)的需要會簽的文件等；③機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文件上有重要批示，需其他領(lǐng)導(dǎo)同志和部門閱知閱辦的文件。傳閱文件應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)：1）傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人和業(yè)部門閱讀，再送其他有關(guān)需要閱知的對象。2）傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳達(dá)室遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳 閱”；3）在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對文件時(shí)行檢查，如有領(lǐng)導(dǎo)批示，要按批示意見進(jìn)行處理 4）每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。

三、擬辦、批辦與承辦

1、擬辦：是指對來文的處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。

擬辦是收文處理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是秘書部門實(shí)現(xiàn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”，在辦文辦事中出謀獻(xiàn)策，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。如何做好擬辦工作：① 擬辦之前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，弄清來文的背景，查明問題的癥結(jié)所在，便有針對性的提出切實(shí)可行的擬辦意見。②要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實(shí)際情況，又符合政策規(guī)定。③要熟悉業(yè)務(wù)。④擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。⑤擬辦意見不是具體的承辦計(jì)劃或方案，文字要簡明扼要。要簽署擬辦人姓名和日期

2、批辦：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示。公文批辦的作用：在于使機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)閱讀重要的收文，掌握上級指示精神、工作發(fā)展情況和其他有關(guān)信息；并便于加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，向承辦人及時(shí)交代意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，責(zé)任不清，形成觀望等待而拖延時(shí)間等。批辦的主要內(nèi)容包括：①提出處理該份文件所述問題的原則和方法。②提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時(shí)限。③凡是需要兩個(gè)單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。④各項(xiàng)批辦意見，均應(yīng)鄭重地填寫在《公文處理清單》的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名日期。

3、承辦：是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。承辦這一環(huán)節(jié)，是收文的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始，是公文處理中的一個(gè)關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)公文處理工作的效率。公文承辦有兩方面的意思： ①從業(yè)務(wù)部門來說，承辦是指對具體工作問題的執(zhí)行和處理，如上級的有關(guān)政策、規(guī)定，要組織學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí)；平級機(jī)關(guān)來函商辦的業(yè)務(wù)問題，要進(jìn)行調(diào)查和辦理。②從公文處理工作來說，主要是批指根據(jù)擬辦和批辦的意見辦理復(fù)文（指那些必須回復(fù)的來文）。承辦部門或承辦人員在辦理來文過程中要注意幾點(diǎn)： ①對有領(lǐng)導(dǎo)具體批示的意見的公文，一定要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖辦理復(fù)文，不得延誤推諉②對沒有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦的意見的公文，即一般性文件，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、按照規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。③對領(lǐng)導(dǎo)批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復(fù)文稿請有關(guān)部門或單位會商，并由本部門和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽名后，再報(bào)請機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。④來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時(shí)，承辦人要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復(fù)文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯(cuò)。復(fù)文需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審定的，將有關(guān)團(tuán)料一并附上，以保證領(lǐng)導(dǎo)全面掌握情況，作出正確地判斷和決策。

四、催辦、查辦與注辦

1、催辦：是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，提高機(jī)關(guān)辦事效率的重要措施。催辦工作一般有兩種情況： ①對內(nèi)催辦主要內(nèi)容是：上級機(jī)關(guān)發(fā)來本機(jī)關(guān)的文件，特別是要及時(shí)回復(fù)的文件的催辦；平行 或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位向本機(jī)關(guān)聯(lián)系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機(jī)關(guān)的請示性文件的催辦；本機(jī)關(guān)下發(fā)所屬單位需要回復(fù)文件的催辦。②對外催辦：主要是指本機(jī)關(guān)上行或平行需要對方回復(fù)的文件的催辦。催辦工作應(yīng)當(dāng)注意做到的幾點(diǎn)：① 要明確催辦范圍。②要明確催辦落實(shí)。③要建立和加強(qiáng)公文催辦工作的組織機(jī)構(gòu)。催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。催辦的形式其主要方法：應(yīng)根據(jù)不同的懷脫胎換骨，采用口頭催辦、電話催辦和書面催辦等形式：①在機(jī)關(guān)內(nèi)部，盡可能由催辦人員上門當(dāng)面催詢，了解有關(guān)公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)人員的機(jī)會進(jìn)行口頭催辦。②對外機(jī)關(guān)，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進(jìn)行催詢，或用發(fā)便函、催辦單等方式進(jìn)行催辦。③如果為了便于掌握情況，由負(fù)責(zé)內(nèi)收發(fā)的文書工作人員兼管公文催辦工作時(shí)，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時(shí)間，在辦理答復(fù)以后，立限即填上復(fù)文號，然后經(jīng)常檢查登記簿來掌握文件催辦的進(jìn)展情況。公文催辦存在的問題：①一些單位對公文催辦工作還不夠重視，缺乏健全的制度和相應(yīng)的措施。②對需要盡快辦理的公文，拖長辦文時(shí)間，給工作造成不必在的損失和影響。③有些辦理完畢的文件，承辦單位領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦人沒有將辦理的主要情況或結(jié)果記在《文件處理單》上，給以后查考文件帶來很大的困難。

2、查辦：是指文書工作人員協(xié)組機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí)，以及對某些問題進(jìn)行查處，解決的一項(xiàng)承辦性工作。一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內(nèi)部都設(shè)有專門機(jī)構(gòu)，其任務(wù)是督促檢查并協(xié)助辦理下列問題： ①黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)各項(xiàng)方針政策、決議的貫徹落實(shí)情況；②各種會議的決辦事項(xiàng)；③文件、電報(bào)的擬辦、擬復(fù)事項(xiàng)；④對需要解決的重大問題提出查辦意見，報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)批示；⑤領(lǐng)導(dǎo)批示或交辦的事項(xiàng)。查辦與催辦的異同：①相同：都是對公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查或催詢。② 區(qū)別：（1）查辦主要是對大政方針的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查，查辦的事項(xiàng)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)后才能進(jìn)行；而催辦則是文書部門的一項(xiàng)例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文。文書部門應(yīng)按承辦時(shí)限的要求主動(dòng)進(jìn)行催辦。（2）查辦的問題要進(jìn)行查辦立項(xiàng)，結(jié)果要寫出匯報(bào)材料及時(shí)反饋，實(shí)質(zhì)是督促檢查，限期落實(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同官僚主義作風(fēng)作斗爭的一種手段，查辦的重點(diǎn)在于查證落實(shí)；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結(jié)果是不大過問的。查辦工作一般按以下程序進(jìn)行：

①閱讀有關(guān)材料，搞清查辦的問題。②查辦立項(xiàng)?！㈨?xiàng)既是查辦工作的開始，也是必須經(jīng)過的法定程序。立項(xiàng)內(nèi)空包括五要素：（1）確定查辦的事由；（2）明確辦理要求；（3）指明承辦單位或承辦人；（4）規(guī)定完成時(shí)限；（5）提出辦結(jié)后的反饋要求。③查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉(zhuǎn)出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。④查辦的結(jié)果與反饋。結(jié)果的幾種情況：（1）肯定的。即反映問題屬實(shí)，按規(guī)定作了處理；（2）否定的。即反映問題失實(shí)，向批示人、當(dāng)事人說明了情況；（3）部分肯定，部分否定。（4）事件的范圍有所擴(kuò)大，即由一個(gè)問題涉及一片，或一個(gè)人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。⑤ 立卷歸檔。

3、注辦：是指對公文承辦結(jié)束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦便于公文的整理和日后查考。注辦一般包括以下內(nèi)容： ①一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。②需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)日的日期和文號。③用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接電話有、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。④不需復(fù)文的文件要注明“已閱”“已辦”、“已摘記”等字樣。

第三節(jié) 發(fā)文辦理程序發(fā)文：是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程。發(fā)文辦理程序：1）擬稿、審核與簽發(fā) 2）核發(fā)、繕印與校對 3）用印、登記與分發(fā)發(fā)文辦理的作用：是機(jī)關(guān)秘書工作的重要組成部門，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策的重要方式。它對及時(shí)有效地實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)工作，處理問題起到重要的作用。

一、擬稿、審核與簽發(fā)

1、擬稿：公文擬稿是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。擬稿的注意事項(xiàng)：1）要符合黨和國家的方針、政策、法律、法律及有關(guān)規(guī)定。2）要情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精練，字詞規(guī)范，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅簡短；3）文稿人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，日期應(yīng)具體；4）如要引用某份公文，就先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號；5）涉及計(jì)量單位時(shí)，必須用國家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位；6）在使用簡稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，并加以注明；7）公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部門結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使?jié)h字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

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2、審核：是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容、體式進(jìn)行的全面審核和檢查。審核的重點(diǎn)：1）是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理 ；2）是否符合行文規(guī)則；3）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；4）涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)商、會簽；5）使用公文文種、公文格式是否規(guī)范。公文審核六查內(nèi)容：1）查是否需要行文，以什么名義行文；2）查文稿內(nèi)容與法律法規(guī)和政策及上級的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾；3）查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行；4）查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；5）查文字表述是否準(zhǔn)確簡練條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；6）查公文格式是否符合規(guī)定。

目前沒有切實(shí)把好關(guān)的主要有幾個(gè)問題：（1）涉及幾個(gè)部門的問題，主辦單位事先末征詢有關(guān)部門意見，就直接向上行文，甚至徑直多頭分送機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人。（2）本來由幾個(gè)部門經(jīng)過協(xié)商就可解決的問題，有的部門卻不主動(dòng)與有關(guān)單位聯(lián)系，商量如何解決，而是各自從本部門的角度考慮，分別向上級機(jī)關(guān)行文要求給予批準(zhǔn)；有些理應(yīng)由主管部門處理的問題，有關(guān)單位配合不夠，意見為一，經(jīng)致造成互相扯皮，最后將矛盾上交。（3）有些下行文件，涉及其他部門或地區(qū)的問題末協(xié)商一致就向下發(fā)出了，結(jié)果使下級單位在工作中實(shí)際上難以執(zhí)行，也給發(fā)文機(jī)關(guān)造成了工作上的被動(dòng)。公文格式的審核主要包括：（1）查文種的使用是否恰當(dāng)（2）查公文標(biāo)題是否能正確體現(xiàn)文件內(nèi)容（3）查公文格式安排是否得當(dāng)

3、簽發(fā)：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審批。需要注意的幾個(gè)問題：①機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時(shí)，必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級簽發(fā)公文。②以機(jī)關(guān)內(nèi)某個(gè)部門名義的發(fā)文，可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。③簽發(fā)人在簽發(fā)文件時(shí)，必須對文件的內(nèi)容和文字作嚴(yán)格的審 閱修改對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表達(dá)的正確性應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。④文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)在送簽的 發(fā)文稿 紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。⑤幾個(gè)相關(guān)或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé)，送請有關(guān)聯(lián)署機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人會簽。

二、核發(fā)、繕印與校對

1、核發(fā)：是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。

核發(fā)的內(nèi)容和要求：1）文稿是否報(bào)請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，手續(xù)是否完備，意見是否明確，審批人是否簽署全名及時(shí)間等；2）文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)（傳達(dá)）范圍、主題詞是否準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種，、格式是否符合規(guī)定；3）編排發(fā)文字號；4）對需要標(biāo)明密級、緊急程序的公文進(jìn)行標(biāo)注；5）確定分送單位和印制份數(shù)。

2、繕印：是指對已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。繕印的注意事項(xiàng)：1）要忠于原稿，不允許隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、符號、文面格式以及掉換層次、段落，如須改動(dòng)須經(jīng)秘書或辦公部門同意才行。2）要做到文字準(zhǔn)確，設(shè)計(jì)美觀，頁面整潔，字體大小得當(dāng)，標(biāo)題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。3）不要出現(xiàn)末頁無正文現(xiàn)象。正式的公文，還須在最后一頁的底部標(biāo)明印制單位和印發(fā)日期、份數(shù)，以此為封底。4）要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。保密公文要有專人負(fù)責(zé)或送指定的印制廠印制。5）要建立登記制度。，3、校對：指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和消耗除書寫、排字上的錯(cuò)誤?！σ_保文字準(zhǔn)確、格式規(guī)范、杜絕差錯(cuò)。公文校對的兩種方法：① 由印制單位先校對一次或者兩次，然后再次由承辦人校對一次；② 另一種方法是完全由承辦人員負(fù)責(zé)校對。校對的注意事項(xiàng)：1）必須以原稿為準(zhǔn)。2）校對的方法原則上應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙人對制。一般公文應(yīng)做到“一校一讀”，重要公文應(yīng)堅(jiān)持“兩校一讀”。3）校對發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)、漏字須以醒目色筆和紡一符號標(biāo)明。在付印校樣上改的字或符號必須牽出版芯，不要在原 錯(cuò)字上加字或減字。4）校對完畢后應(yīng)對文件格式、文頭文尾等處的附加標(biāo)記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復(fù)查，查對無誤后，在校樣上簽字，然后付印。

三、用印、登記與封發(fā)

1、用印：是指在印好的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。用印的注意事項(xiàng)：1）須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）聯(lián)合下發(fā)的公文，各機(jī)關(guān)部門都要加蓋印章。4）用印一定要與制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門或單位相一致。5）要核實(shí)份數(shù)，超過份數(shù)不能蓋印。

2、發(fā)文登記：一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記。發(fā)文登記的作用：便于對文件進(jìn)行管理和查找。

發(fā)文登記采用的形式為簿冊式登記，又分為：1）內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿 2）內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的送文登記簿 3）外收發(fā)的發(fā)文登記簿

3、封發(fā)：是指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送?！锓獍l(fā)文件應(yīng)注意幾點(diǎn)：①文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進(jìn)行分裝。②收文機(jī)關(guān)的郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準(zhǔn)確。字跡要清楚、工整。機(jī)關(guān)的名稱要寫全稱或者通用的簡稱。③發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒有注明的，須分別注明，并在封套加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。④文件裝封后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質(zhì)分別采用郵遞、機(jī)要交通傳遞和專人傳遞?！叭堋蔽募?yīng)由機(jī)要通信部門或指定專人傳遞。郵寄重要文件應(yīng)有回執(zhí)單，通訊員送遞的，應(yīng)有收件人簽收。⑤會議發(fā)放的文件，凡允許與會人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，燕應(yīng)向與會人員所在單位發(fā)出“會議文件目錄”或者“會議文件通知單”，以加強(qiáng)對會議文件的管理。考試大收集整理

第十二章 公文立卷工作第一節(jié) 歸檔文件整理工作概述

一、什么是歸檔文件整理工作《辦法》第三十八條規(guī)定：“公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔?！边@一規(guī)定同以前的《辦法》相比，是將立卷二字加上了括號，這就是說，對我國沿用多年的公文整理方法“立卷”將進(jìn)行改革。2000年12月6日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000）（以下簡稱《規(guī)則》）《規(guī)則》指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程?！薄兑?guī)則》還規(guī)定了歸檔文件整理的原則要求和方法步驟，它的適用范圍是各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會組織?！兑?guī)則》是國家檔案局頒布實(shí)施的新時(shí)期檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化文件，是對傳統(tǒng)檔案工作的一項(xiàng)重要改革，同時(shí)，也對文書處理部門和承辦部門的公文整理（立卷）和歸檔工作提出了新的要求。各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會組織的文書處理部門和承辦部門都應(yīng)當(dāng)在《規(guī)則》的指導(dǎo)下，按照新的文件整理方法，對其在職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料進(jìn)行整理（立卷）和歸檔?？荚嚧笞钥颊?，你的自考專家！從上世紀(jì)五十年代開始，我國各級機(jī)關(guān)、社會組織的文書部門整理與保存文件的重要方法是“立卷”。它是將已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。將“案卷”作為文書檔案的基本保管單位，這已經(jīng)形成了我國傳統(tǒng)的文書檔案的整理方法。而《規(guī)則》則以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對傳統(tǒng)的立卷方法進(jìn)行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件級”整理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程，大幅度簡化了整理工作中的手工操作，為歸檔文件整理手段的創(chuàng)新創(chuàng)造了良好的條件。

二、歸檔文件整理工作的意義機(jī)關(guān)對應(yīng)歸檔的文件按照《規(guī)則》提出的“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”的原則，進(jìn)行整理，這對于機(jī)關(guān)公文處理工作和檔案工作都具有重要意義，主要有以下幾個(gè)方面：

1.歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于文件的查找利用。在機(jī)關(guān)的日常工作中，文件總是一份一份地形成的。應(yīng)當(dāng)說，每一份文件既是獨(dú)立的，有它特定的使命和作用，這是文件的個(gè)性方面；同時(shí)，我們也要看到，在進(jìn)行同一項(xiàng)工作，或者處理同一個(gè)問題的過程中所形成的許多份文件，它們之間必然具有一定的內(nèi)在聯(lián)系，這就是文件的共性方面。比如，建設(shè)一項(xiàng)工程、處理一次事故或召開一次會議，都要形成一系列的有密切聯(lián)系的文件材料。將這些文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂，分類、排列（按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列）編號、編目與裝盒，使之有序化。也就是將具有查考利用價(jià)值的全部文件材料按照它們之間的相互聯(lián)系齊全、完整地加以整理和保存，這樣才便于對文件的查找利用。文件材料如果不經(jīng)過整理，那必然是一種雜亂無章、亂堆亂放，無規(guī)律可循的無序狀態(tài)，查找起來就非常困難。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了請示，又不見批復(fù)；找到了問函，又不見復(fù)函；找到了一份會議文件，會議的其他重要文件不知在哪里，等等。這樣，就得多花一些研究考證的工夫，有時(shí)甚至考證不清。其結(jié)果就必然會影響工作的順利進(jìn)行，更談不上提高機(jī)關(guān)工作效率了。

2.歸檔文件整理可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。《規(guī)則》規(guī)定歸檔文件整理以“件”為單位，這同傳統(tǒng)的立卷方法將文件材料按其形成規(guī)律和保存價(jià)值組成“案卷”相比，其整理過程是大為簡化了。但是以“件”為單位，并不是說任其零散堆放的自然狀態(tài)，而是以“件”為單位進(jìn)行整理，其整理原則和質(zhì)量要求同過去立卷一樣，是非常嚴(yán)格的。如在質(zhì)量方面要求歸檔文件齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的應(yīng)予復(fù)制。以“件”為單位進(jìn)行裝訂，規(guī)定正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件，這就保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，然后進(jìn)行分類、排列、編號、編目、裝盒，使每一份文件材料都有一個(gè)固定的位置，防止了文件材料的散失。同時(shí)，以“件”為單位查閱利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，對歸檔文件進(jìn)行整理是維護(hù)文件的完整與安全和保管文件的重要措施。

3.歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)文書處理部門將已經(jīng)辦理完畢的文件進(jìn)行整理（立卷）才能最后完成公文處理工作，整理好的文件向機(jī)關(guān)檔案室移交以后，文件就從發(fā)揮現(xiàn)行效用轉(zhuǎn)入到備作查考作用。也就是說，從現(xiàn)行的公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理階段轉(zhuǎn)入到檔案管理階段。

文件的整理（立卷），是機(jī)關(guān)的公文處理工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)，它既是公文處理工作的最后一道程序，又是檔案工作的起點(diǎn)。所以人們把它稱之為文書工作與檔案工作的“結(jié)合部”。

文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案。通過對文件進(jìn)行整理（立卷），機(jī)關(guān)各部門每年都要形成相當(dāng)數(shù)量的歸檔文件，這些歸檔文件就是機(jī)關(guān)檔案室檔案的來源，其中那些屬于永久保存的歸檔文件，經(jīng)過若干年為本機(jī)關(guān)查考利用后，還需要向有關(guān)檔案館移交，為社會提供利用。

由此可見，歸檔文件整理（立卷）的質(zhì)量如何，對檔案工作具有極大的影響，或者說，直接影響到檔案室、檔案館的工作質(zhì)量，如歸檔的文件是否齊全完整，按“件”裝訂和分類，排列等是否符合要求，保管期限的劃分是否恰當(dāng)。所以說，文書處理部門做好歸檔文件的整理（立卷）工作，就是為檔案工作打下了良好的基礎(chǔ)。

第二節(jié) 歸檔文件整理（立卷）工作的組織

歸檔文件整理（立卷）工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性、技術(shù)性較強(qiáng)同時(shí)又比較細(xì)致的工作，盡管《規(guī)則》取消了“案卷”的概念，簡化了復(fù)雜的立卷過程，也不需要擬寫案卷標(biāo)題和編制案卷目錄了，但由于機(jī)關(guān)的歸檔文件整理（立卷）工作涉及到機(jī)關(guān)的各個(gè)部門，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)則》的要求，很好地進(jìn)行組織。歸檔文件整理工作的組織主要有建立和健全文書部門整理（立卷）制度，正確選擇立卷環(huán)節(jié)和明確公文整理（立卷）的范圍等方面。分述于下：

一、建立和健全文書部門整理（立卷）制度文書部門立卷制度，是指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。具體地說，是指由機(jī)關(guān)的文書部門或者業(yè)務(wù)部門的專職或兼職的文書工作人員負(fù)責(zé)進(jìn)行文件材料的整理（立卷）工作。

實(shí)行文書部門立卷制度，是與機(jī)關(guān)檔案室整理（立卷）相對而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是機(jī)關(guān)公文處理工作與檔案工作的結(jié)合部，這項(xiàng)工作介于公文處理工作與檔案工作之間，到底由誰來做更為合理呢？實(shí)踐證明，由機(jī)關(guān)的文書部門負(fù)責(zé)整理（立卷），是公文處理工作與檔案工作實(shí)行科學(xué)分工、相互協(xié)作的重要標(biāo)志，也是一項(xiàng)切實(shí)可行、行之有效的合理制度。

1.文書部門立卷制度的確立與推行。新中國成立以來，確立和推行文書部門立卷制度，是經(jīng)歷了一段曲折發(fā)展過程的。

建國初期，這項(xiàng)工作在大多數(shù)機(jī)關(guān)，還是由承辦人將單份文件隨辦完隨歸檔，然后由檔案室負(fù)責(zé)立卷。由于檔案工作人員不熟悉機(jī)關(guān)各個(gè)部門、單位的業(yè)務(wù)，以及收文處理過程的具體情況，很難掌握文件之間的來龍去脈與相互之間的聯(lián)系。因此，立卷的質(zhì)量很難保證。同時(shí)，由于整個(gè)機(jī)關(guān)各個(gè)部門、單位的文件，都集中在檔案室立卷，文件數(shù)量很多，而檔案室人手有限，往往造成積壓，加上往來借閱頻繁，使機(jī)關(guān)公文處理部門和檔案室都感到工作很不方便。

從1953年開始，中央機(jī)關(guān)逐步開始試行由文書部門負(fù)責(zé)立卷的制度。1954年12月，中共中央辦公廳召開了黨的第一次全國檔案工作會議，討論通過了《中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘墮C(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》?！稌盒袟l例》第十七條規(guī)定：“機(jī)關(guān)內(nèi)各單位辦理（或領(lǐng)導(dǎo)人親辦）完畢的文書材料，均應(yīng)匯交本單位文書處理工作部門或文書處理工作人員立卷保存?！边@就明確指出了公文立卷工作是機(jī)關(guān)文書部門的一項(xiàng)任務(wù)。黨中央于1955年1月17日批準(zhǔn)了這一《暫行條例》，劉少奇同志在主持討論時(shí)說，這是第一次改革，今后還要繼續(xù)改革。中央批示，這個(gè)條例原則上也適用于軍隊(duì)和政府機(jī)關(guān)。從此，由文書部門負(fù)責(zé)立卷就從制度上確定下來。1955年開始，在黨的機(jī)關(guān)和政府系統(tǒng)的中央一級機(jī)關(guān)試行。但就當(dāng)時(shí)全國大多數(shù)機(jī)關(guān)來看，仍然是采取單份文件“隨辦隨歸”。或者是辦完之后堆積起來到一定時(shí)間將成堆的文件移送檔案室清理立卷。于是造成許多機(jī)關(guān)積存了大量的零散文件，使檔案室的工作陷于被動(dòng)。這種狀況，與我國50年代大規(guī)模經(jīng)濟(jì)建設(shè)開始以后，各項(xiàng)工作對檔案工作的要求不相適應(yīng)。有鑒于此，1956年4月16日國務(wù)院作出《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》，《決定》指出，應(yīng)“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度。”

1957年，《檔案工作》雜志曾專門就立卷問題組織過討論。經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，大多數(shù)同志都認(rèn)為文書部門立卷是科學(xué)的。國家檔案局對這次討論作了總結(jié)。隨著文書部門立卷制度的全面推行，通過實(shí)際工作的體會，認(rèn)識基本得到統(tǒng)一，逐步形成了一個(gè)統(tǒng)一的、固定的工作制度。從此，這項(xiàng)制度在黨的機(jī)關(guān)和政府機(jī)關(guān)全面實(shí)行，促進(jìn)了文書工作與檔案工作的密切協(xié)作與健康發(fā)展。

但是，這樣一項(xiàng)好的工作制度，以及由于實(shí)行這一制度而出現(xiàn)的文書工作和檔案工作的正常秩序，被林彪、“四人幫”制造的十年**所破壞。許多機(jī)關(guān)比較普遍地重新形成大量的積存零散文件，甚至已經(jīng)整理立卷的檔案也遭到了嚴(yán)重破壞，使許多檔案文件損壞散失，給檔案工作造成了一場空前的災(zāi)難。

粉碎“四人幫”以后，各地大力進(jìn)行整頓、恢復(fù)與健全文書部門立卷制度。在1979年8月召開的全國檔案工作會議上以及同年12月召開的中央機(jī)關(guān)文書立卷歸檔工作和檔案室工作經(jīng)驗(yàn)交流會上，中央辦公廳主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和國家檔案局的負(fù)責(zé)同志，在講話中都強(qiáng)調(diào)要堅(jiān)決把文書部門立卷歸檔制度盡快恢復(fù)和健全起來，要求尚未恢復(fù)這一制度的單位，在1980年盡可能恢復(fù)起來。1981年2月27日國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》規(guī)定：“公文辦理完畢后，承辦人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文立卷的要求把公文原稿和有關(guān)材料整理好，送交文書部門或者主管人員清理立卷?！?993年11月11日國務(wù)院辦公廳修訂發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》又明確規(guī)定：“公文辦完后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一起立卷?！蓖瑫r(shí)指出：“案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交，個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。”2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《辦法》又重申了這一規(guī)定，指出：“公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔”。

以上，從文書部門立卷制度的形成和發(fā)展過程，以及黨和國家的有關(guān)規(guī)定，都說明公文立卷歸檔工作是文書部門或業(yè)務(wù)部門的任務(wù)，它對滿足機(jī)關(guān)工作查考的需要，對改善檔案工作的條件，提高檔案工作的水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)都具有重要的作用，也符合公文處理工作和檔案工作的客觀規(guī)律。因此，我們要加強(qiáng)對文書部門立卷意義的認(rèn)識，在實(shí)際工作中，堅(jiān)持、鞏固并不斷完善文書部門立卷的工作制度。

2.實(shí)行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性。

實(shí)踐證明，文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性主要表現(xiàn)在以下方面：

（1）由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。

（2）由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。

（3）由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時(shí)保存當(dāng)年的文件材料，有關(guān)承辦人員平時(shí)查閱文件就比較方便，也便于平時(shí)文件的收集與整理。

（4）由文書部門整理（立卷），按集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。

二、公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇，亦即選擇立卷地點(diǎn)，是指機(jī)關(guān)的公文整理（立卷）工作究竟放在機(jī)關(guān)的哪一層，或者機(jī)關(guān)的哪些機(jī)構(gòu)、單位，由誰來負(fù)責(zé)整理（立卷）的問題。

實(shí)行文書部門整理（立卷），并不是說機(jī)關(guān)內(nèi)每一個(gè)承辦文書的部門、單位或者承辦人都必須參與整理（立卷）的工作。機(jī)關(guān)大小不同，機(jī)關(guān)內(nèi)部文書部門的設(shè)置也不一樣。如何正確選擇立卷環(huán)節(jié)，必須認(rèn)真進(jìn)行調(diào)查研究，根據(jù)各機(jī)關(guān)的不同情況來確定，總的原則是把整理（立卷）的環(huán)節(jié)設(shè)在最能掌握文件形成和處理情況的地方，以便于平時(shí)文件的整理，提高整理工作質(zhì)量和機(jī)關(guān)工作效率。

1.選擇機(jī)關(guān)公文整理（立卷）環(huán)節(jié)應(yīng)考慮的相關(guān)因素是：

（1）被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。比如，文件的收發(fā)、分辦、催辦、承辦等。這樣才能保證對公文形成過程的了解，才能掌握文件之間的歷史聯(lián)系，整理（立卷）的質(zhì)量才有保證。

（2）對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。公文數(shù)量過大，勢必影響對公文形成情況的了解，就可以考慮向下把立卷環(huán)節(jié)分開，由下一級文書部門去分頭立卷。文件數(shù)量過少，這就要考慮向上集中。

（3）確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時(shí)，還要考慮機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的分布情況。機(jī)關(guān)各部門集中辦公的，立卷的環(huán)節(jié)可以適當(dāng)集中。辦公地點(diǎn)分散的，立卷的環(huán)節(jié)也要適當(dāng)分散。

（4）還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對業(yè)務(wù)的熟悉程度等因素。

2.各類機(jī)關(guān)單位對公文立卷環(huán)節(jié)的選擇一般應(yīng)與機(jī)關(guān)文書處理工作的組織形式相適應(yīng)?？刹杉惺健⒎稚⑹交蚣信c分散相結(jié)合的形式。

（1）對一些比較小的機(jī)關(guān)或基層單位來說，由于它們內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)比較簡單，工作人員也不多，而且辦公地點(diǎn)也比較集中，每年形成的文件數(shù)量也不多。在這種情況下，可以考慮采用集中式，即由機(jī)關(guān)的辦公室或者秘書室來負(fù)責(zé)集中進(jìn)行整理（立卷）的工作。

（2）對一些中等機(jī)關(guān)或者大機(jī)關(guān)來說，他們一般都有兩層以上的組織機(jī)構(gòu)，可以根據(jù)機(jī)關(guān)駐地的遠(yuǎn)近、業(yè)務(wù)分工、文件數(shù)量和文書工作組織等方面的情況，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具體地說，如果駐地比較分散，文件數(shù)量又比較多，而且業(yè)務(wù)分工又比較明確，就可以考慮各自確定立卷環(huán)節(jié)；如果機(jī)關(guān)中有一部分機(jī)構(gòu)駐地比較集中，文件數(shù)量也不算很多，就可以考慮集中在秘書部門進(jìn)行整理（立卷）。

（3）對財(cái)會、人事、信訪、保衛(wèi)等業(yè)務(wù)性質(zhì)具有特殊性的組織機(jī)構(gòu)來說，就可以考慮由他們自己來單獨(dú)進(jìn)行整理（立卷），以方便這些單位工作的進(jìn)行。

（4）要恰當(dāng)?shù)剡x擇和確定立卷人員。在一個(gè)組織機(jī)構(gòu)里，具體負(fù)責(zé)整理（立卷）的人員，最好是考慮選擇擔(dān)任內(nèi)收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦等工作的文書工作人員為好。因?yàn)檫@些人員熟悉公文的來龍去脈，了解文件之間的歷史聯(lián)系，掌握公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)處理過程。由他們負(fù)責(zé)管理（立卷），就可以充分發(fā)揮這些長處，提高歸檔文件整理的效率與質(zhì)量。

三、明確公文整理（立卷）的范圍明確公文整理（立卷）的范圍，就是要弄清楚機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成并處理完畢的文件材料，哪些應(yīng)該整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有這樣，才能保證在公文整理（立卷）工作中將那些具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后的查找利用。

公文整理（立卷）范圍的確定，應(yīng)以國家檔案局頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等文件的基本思想為指導(dǎo)，即按照辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)和方法，從本機(jī)關(guān)形成檔案的實(shí)際情況出發(fā)，實(shí)事求是地研究解決歸檔文件材料的質(zhì)量問題，并減少檔案中龐雜臃腫的現(xiàn)象，科學(xué)地進(jìn)行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，以維護(hù)黨和國家歷史的真實(shí)面貌，便于本機(jī)關(guān)和國家各項(xiàng)工作的利用。

1.應(yīng)該整理（立卷）的文件材料的范圍。

文書立卷的范圍，也就是文件材料歸檔的范圍。是指凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進(jìn)行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。

掌握公文整理（立卷）的范圍要抓住反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和具有查考利用價(jià)值這兩個(gè)主要條件。按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定，應(yīng)該整理歸檔的文件材料的范圍，一般說來，可以歸納為以下方面：

（1）上級機(jī)關(guān)的文件材料：

①上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；

②上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)并要執(zhí)行的文件材料，如決議、決定、指示、命令、重要通知、通報(bào)、條例、規(guī)定等；

③上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、題詞、照片以及有保存價(jià)值的聲像材料等；

④上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件以及本機(jī)關(guān)代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印制本；

（2）本機(jī)關(guān)的文件材料；

①本機(jī)關(guān)召開重要會議（包括代表會議、工作會議、專業(yè)會議）的文件材料，如參加會議的名單、會議通知、報(bào)告、決議，領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄、會議紀(jì)要、錄音帶、照片等；

②本機(jī)關(guān)對外發(fā)出的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿及重要文件的修改稿；

③本機(jī)關(guān)重要的往來公文，如請示與批復(fù)，來函與復(fù)函等；

④本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部職能部門活動(dòng)形成的重要文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告以及本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤片）等；

⑤本機(jī)關(guān)處理群眾來信來訪的原件，記錄及處理結(jié)果等；

⑥本機(jī)關(guān)及下屬機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件材料以及本機(jī)關(guān)歷史沿革、大事記和反映本機(jī)關(guān)重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音帶、錄像帶等；

⑦本機(jī)關(guān)干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、職工獎(jiǎng)懲、紀(jì)律檢查、治安保衛(wèi)以及職工勞動(dòng)工資、福利等方面的文件材料；

⑧本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證以及與有關(guān)機(jī)關(guān)簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；

⑨本機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的文件材料；

⑩本機(jī)關(guān)外事活動(dòng)和外事往來方面的文件材料。

（3）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料①同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的規(guī)范性文件，如條例，規(guī)定、通知等；

②有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)工作檢查形成的文件。

（4）下級機(jī)關(guān)的文件材料①下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算等文件材料；

②下級機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案文件以及重要的科技文件材料等。

此外，機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的電報(bào)，應(yīng)根據(jù)其保存價(jià)值與文件統(tǒng)一立卷，實(shí)行“文電合一”制度。

2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。

（1）重份文件；

（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；

（3）一些事務(wù)性的、臨時(shí)性的沒有查考利用價(jià)值的文件材料；

（4）與本機(jī)關(guān)、本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬機(jī)關(guān)送來的參考性文件；

（5）無特殊保存價(jià)值的信封；

（6）本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料。

各機(jī)關(guān)單位應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的精神，結(jié)合本機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況來制定本機(jī)關(guān)、本單位、本系統(tǒng)文件材料歸檔和不歸檔的具體范圍。

3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一級的文件由哪個(gè)機(jī)關(guān)或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門之間在整理（立卷）時(shí)發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。

一般說來，那些應(yīng)該整理（立卷）的文件材料，應(yīng)以本機(jī)關(guān)、本部門為主。因此，整理（立卷）有個(gè)分工，歸檔范圍有個(gè)界線。原則上以什么名義發(fā)的文件就放在哪里整理（立卷），是哪個(gè)部門承辦或主辦的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：

（1）上級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的來文。綜合性、全面性的，由機(jī)關(guān)辦公秘書部門整理歸檔。如中共中央文件，由省、自治區(qū)、直轄市、地（市、州）、縣（市）委秘書部門整理歸檔；國務(wù)院文件，由省、自治區(qū)、直轄市、地區(qū)行署（市）、自治州、縣（市）、人民政府秘書部門整理歸檔；專業(yè)性、業(yè)務(wù)性的由業(yè)務(wù)部門整理歸檔；上級業(yè)務(wù)主管部門的來文，由業(yè)務(wù)對口部門整理歸檔。

（2）本機(jī)關(guān)的文件。由機(jī)關(guān)秘書部門起草或承辦的，由機(jī)關(guān)秘書部門整理歸檔；有關(guān)業(yè)務(wù)部門起草或承辦的，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門整理歸檔；兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，正本和定稿由主辦機(jī)關(guān)整理歸檔，其他機(jī)關(guān)只保存印制件。其他機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)的文件，可視同本機(jī)關(guān)文件，如上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、下級機(jī)關(guān)的請示等。

（3）下級機(jī)關(guān)的來文。哪個(gè)部門辦理的，由哪個(gè)部門整理歸檔。

（4）會議文件。以機(jī)關(guān)名義召開的會議所形成的文件材料，由機(jī)關(guān)秘書部門整理歸檔；由業(yè)務(wù)主管部門召開的專業(yè)性會議所形成的文件材料，應(yīng)由召開會議的業(yè)務(wù)主管部門整理歸檔。

此外，本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的職務(wù)時(shí)所形成的文件，應(yīng)按其不同身份和業(yè)務(wù)內(nèi)容分別在有關(guān)機(jī)關(guān)整理歸檔；本機(jī)關(guān)各職能部門互發(fā)的文件，由形成文件的部門整理歸檔；同級機(jī)關(guān)之間互發(fā)的文件，凡經(jīng)本機(jī)關(guān)制發(fā)、辦理的，應(yīng)由本機(jī)關(guān)整理歸檔，有關(guān)政策性規(guī)定，雖未經(jīng)本機(jī)關(guān)承辦，如本機(jī)關(guān)需要日后查找利用，也可存留一份；本機(jī)關(guān)臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時(shí)機(jī)構(gòu)整理歸檔，臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，應(yīng)將全部檔案移交機(jī)關(guān)檔案室，或經(jīng)協(xié)商直接移交檔案館保存。

第三節(jié) 歸檔文件整理的原則與要求

一、歸檔文件整理的幾個(gè)基本概念《規(guī)則》對歸檔文件整理的基本概念（歸檔文件、歸檔文件管理、件）作出如下定義。

1.歸檔文件歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

這一含義可從以下方面來理解：

（1）指出了歸檔文件的來源和范圍。歸檔文件是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的。立檔單位是檔案專業(yè)術(shù)語，它是指構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人。也就是說，這些機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人在其職能活動(dòng)中，除了本機(jī)關(guān)形成的文件材料外，上級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的與其職能活動(dòng)有關(guān)的文件材料，都屬于歸檔文件。

（2）應(yīng)予歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。這里說的“辦理完畢”并不是說文件內(nèi)所說的事情已經(jīng)辦理完畢，而是指在公文處理程序上已經(jīng)辦理完畢。機(jī)關(guān)公文處理部門在確定各類不同文件的整理（立卷）時(shí)間上，應(yīng)掌握以下幾點(diǎn)：

①領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，是從普遍意義上闡述問題的。因此，不要求某一方面的機(jī)關(guān)馬上回答。如規(guī)范性文件以及重要的決議、決定，還有如計(jì)劃、長期規(guī)劃等。從發(fā)文機(jī)關(guān)來說，在這些文件發(fā)出之后就可以將定稿和存本及時(shí)整理（立卷）；從收文機(jī)關(guān)來說，則須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門閱知，向下傳達(dá)或采取了措施之后，才算告一段落，然后再將來文整理（立卷）。

②不必辦復(fù)的收文，如上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)來的任免令、通知、通報(bào)等，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知以及有關(guān)部門傳閱，也就算辦理完畢了，即可將來文整理（立卷）。

③問復(fù)性公文，一來一往公文，如請示與批復(fù)，問函與復(fù)函，在復(fù)文機(jī)關(guān)發(fā)出或?qū)Ψ綑C(jī)關(guān)收到后，就可以各自整理（立卷）。

④重大問題，可能要處理較長一段時(shí)間才能結(jié)束，但大問題是由許多小問題構(gòu)成的，只要其中某項(xiàng)具體問題已經(jīng)解決，有關(guān)這項(xiàng)具體問題的文件，在公文辦理程序上就算辦理完畢了，因此，也可以整理（立卷），不必等整個(gè)工作結(jié)束再整理（立卷）。

總之，正在辦理的，仍然處于公文運(yùn)轉(zhuǎn)辦理過程中的文件，還不能馬上整理（立卷），只有等到它們辦理完畢，也就是完成了公文辦理程序的文件，才能夠整理（立卷）。

（3）應(yīng)予歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這里就明確了三點(diǎn)：一是能作為文書檔案保存的必需是有保存價(jià)值或者說是有查考利用價(jià)值的文件；二是只適用于文書檔案，至于科技、會計(jì)、聲像及其他專門檔案則按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。因?yàn)椤兑?guī)則》的頒布實(shí)施，實(shí)質(zhì)上是對文書檔案整理方法的改革，核心是簡化文書立卷程序，所以它只適用于實(shí)體整理的文書檔案；三是只適用于各種紙質(zhì)文件材料。非紙質(zhì)載體材料的文件（如電子文件等）無法按《規(guī)則》規(guī)定的要求和方法進(jìn)行整理。

2.歸檔文件整理歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒使之有序化的過程。

這一含義可以從以下兩個(gè)方面來理解：

（1）歸檔文件的整理單位是“件”。以“件”為單位進(jìn)行文件整理，是文書工作和檔案工作的一項(xiàng)重大改革，是對傳統(tǒng)文件整理（立卷）工作的否定。比之于傳統(tǒng)的立卷方法，新的立卷方法不需要考慮文件材料的“六個(gè)特征”，不必進(jìn)行組卷、擬寫案卷標(biāo)題。編制案卷目錄及案卷裝訂等項(xiàng)工作，也無須顧及案卷的厚薄，節(jié)省了諸如對歸檔文件的具體內(nèi)容進(jìn)行綜合、分析的技術(shù)勞動(dòng)，適應(yīng)了計(jì)算機(jī)管理的需要。由于“案卷”概念的消失，簡化了歸檔文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合經(jīng)濟(jì)、高效的原則。

（2）將歸檔文件的整理分六個(gè)步驟來進(jìn)行。這六個(gè)步驟比起傳統(tǒng)的文書立卷的工作步驟是大為簡化了，具體如何進(jìn)行將在本章第四節(jié)的整理方法中詳細(xì)介紹。

3.件：“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為—件。

以上對“件”的概念進(jìn)行界定，說得明白具體，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作為歸擋文件整理的基本單位，是從檢索的實(shí)際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實(shí)際進(jìn)行文件整理時(shí)，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進(jìn)行后續(xù)程序的工作。

二、歸檔文件的整理的基本原則歸檔文件的整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

《規(guī)則》對歸檔文件整理原則的這一表述，同1984年《檔案工作》雜志發(fā)表的《關(guān)于立卷問題討論的綜述》中指出的公文立卷的原則“保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用”是一致的。也就是說，歸檔文件整理的這一重要原則，是我國文書檔案工作者經(jīng)過長期的工作實(shí)踐探索總結(jié)出來的，是比較準(zhǔn)確、完整、科學(xué)的。它是我國公文立卷以及現(xiàn)在提的歸檔文件整理工作所必須遵循的基本原則。這一原則的基本點(diǎn)是：

1.遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件在形成過程中總有其自身的規(guī)律，每一個(gè)機(jī)關(guān)，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，記述和反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部活動(dòng)和全部歷史。同時(shí)任何一個(gè)機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)都不可能是孤立地進(jìn)行的，必須同自己的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)發(fā)生上下左右、四面八方、多種多樣、錯(cuò)綜復(fù)雜的聯(lián)系。在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部的各個(gè)部門之間，各項(xiàng)工作之間，以及每項(xiàng)工作各個(gè)發(fā)展階段之間，也都有著密切的聯(lián)系。機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的客觀規(guī)律，決定了文件材料的形成規(guī)律，文件材料是反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的歷史記錄。機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的相互聯(lián)系，也賦予了這些文件材料之間的密切聯(lián)系。這種聯(lián)系是客觀地、歷史地、自然地形成的，是必然的歷史聯(lián)系。

例如：進(jìn)行某項(xiàng)工作，一般要有工作計(jì)劃、工作計(jì)劃決定下來之后還要上報(bào)、下達(dá)，在了解工作進(jìn)展情況過程中遇到的問題需要研究解決，或向上級請示，或提出解決意見，直到工作的最后完成。這些工作的進(jìn)行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作計(jì)劃、報(bào)告、通知、請示、批復(fù)、工作總結(jié)等；召開一次會議，要有會議通知、日程安排、名單、報(bào)告、總結(jié)、會議簡報(bào)、會議記錄、會議紀(jì)要或決議等；它們?nèi)鐚?shí)地記述和反映了開展一項(xiàng)工作，召開—次會議的全過程，在進(jìn)行文件整理時(shí)，不能將它們打亂。必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照《規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定將文件按“件”進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意其排列順序的科學(xué)性（如正本與定稿，正本在前，定稿在后；來文與復(fù)文，復(fù)文在前、來文在后）。在進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，將歸檔文件按不同、不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)（或問題）分開。在進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)根據(jù)“事由原則”結(jié)合時(shí)間、重要程度進(jìn)行，即將同一事由形成的文件排列在一起。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件則集中排列，使文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

為了更好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，進(jìn)行歸檔文件整理的人員要熟悉本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、職能、組織機(jī)構(gòu)、文件來源以及處理情況。在整理時(shí)，要認(rèn)真分析文件之間的內(nèi)在的、有機(jī)的聯(lián)系，只有這樣，才能使歸檔的文件正確地反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的基本面貌，反映各項(xiàng)方針、政策在本機(jī)關(guān)的貫徹執(zhí)行情況和各項(xiàng)工作的發(fā)展過程，才能使歸檔文件成為本機(jī)關(guān)本系統(tǒng)的歷史記錄。

2.區(qū)分文件的不同保存價(jià)值。

文件的保存價(jià)值是由文件本身固有的內(nèi)在的各種因素決定的，文件內(nèi)容的重要程度不同，所起的作用不同，保存價(jià)值也就不同。

一般說來，凡是反映社會歷史發(fā)展和記錄機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)、反映機(jī)關(guān)基本歷史面貌的重要文件，例如，本機(jī)關(guān)發(fā)出的指導(dǎo)性文件，會議通過的決議性文件，重要的請示或報(bào)告文件，上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，下級機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)方針政策性和重要問題的請示、報(bào)告等，所起的作用和保存價(jià)值就必然要大一些；而機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的一般性文件，通知、便函、機(jī)關(guān)之間一般往來公文等，所起的作用和保存價(jià)值相對而言要小一些，有的根本就沒有保存的價(jià)值。此外，文件制發(fā)機(jī)關(guān)（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活動(dòng)和表達(dá)的思想、意圖的文件保存價(jià)值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成過程和不同作用，標(biāo)志著不同的可靠程度，其保存價(jià)值往往也不同。以上這些不同保存價(jià)值的文件材料在整理（立卷）時(shí)必須嚴(yán)格加以區(qū)分。

區(qū)分文件的保存價(jià)值，應(yīng)依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔的范圍》和《文書檔案保管期限表》等有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，將不同保存價(jià)值的文件材料區(qū)別整理，可以合理使用人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，對不同保存價(jià)值的文件進(jìn)行整理后按其保存價(jià)值相對集中，使其玉石分明，也為日后檔案館的整理工作打下了基礎(chǔ)。

3.便于保管和利用。

便于保管和利用，是歸檔文件整理的根本目的，也是衡量歸檔文件整理質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。歸檔的文件是否便于保管和利用，不僅關(guān)系到機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開展，而且關(guān)系到機(jī)關(guān)檔案室、各級檔案館工作有無可靠的基礎(chǔ)和保證?！兑?guī)則》推行文件級管理，正是從便于保管和利用這一原則出發(fā)的。過去，在手工模式下實(shí)現(xiàn)檔案管理和查找作用，“立卷”也是一種很好的方式，它按照一定的邏輯關(guān)系，將歸檔文件組合成一個(gè)個(gè)案卷，并通過層層目錄來提供檢索途徑，從而限定了檢索范圍，增強(qiáng)了手工檢索的效率。但立卷過程比較復(fù)雜，組合案卷和擬定案卷標(biāo)題等環(huán)節(jié)立卷人員很難掌握。而《規(guī)則》以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，取消“案卷”，推行文件級管理，大幅度簡化了整理中的手工操作，同時(shí)也為檔案的保管和利用提供了有利條件。歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行整理、分類、排列和編目，在計(jì)算機(jī)的參與和操縱下，加快了檢索速度，方便了利用者，大大提高了檔案利用率，利用的深度、廣度、查全、查準(zhǔn)以及利用效果也將得到極大提高。

三、歸檔文件整理的質(zhì)量要求歸檔文件整理的質(zhì)量要求是：

1.歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。

（1）歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，這是歸檔文件的基本要求。如果歸檔的文件有復(fù)文沒有來文，有正本沒有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，這就使歸檔文件的質(zhì)量得不到保證，也給今后檔案的查找利用帶來困難。因此，凡是本機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料都應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)則》的要求收集完整，進(jìn)行整理歸檔。這就要求，承擔(dān)歸檔文件整理工作的部門和人員，在平時(shí)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握文件的收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)情況，做好文件的平時(shí)積累工作，及時(shí)收集、嚴(yán)格登記、嚴(yán)格檢查、隨辦隨歸、妥善管理。在第二年上半年進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮其熟悉文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的來龍去脈的長處，將應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整地收集起來進(jìn)行整理歸檔。

（2）對破損的文件進(jìn)行修復(fù)，以延長文件的壽命。主要是針對一些有孔洞，殘缺或折疊處已被磨損的文件，應(yīng)按照檔案保護(hù)的要求加以修補(bǔ)和托裱。

（3）復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。比如傳真件，字跡耐久性差，有些用純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆等字跡材料制成的文件材料極易褪變，須復(fù)制后才能歸檔。目前一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制，復(fù)印時(shí)，墨粉濃度不宜過大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復(fù)印2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

（1）書寫材料，指的是筆和墨水的使用，即應(yīng)使用鋼筆、毛筆、碳素墨水、藍(lán)黑墨水及墨汁，不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍(lán)、紅色墨水等質(zhì)量低劣的墨水。

（2）紙張，是指應(yīng)選用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型60—80克的膠版印刷紙或復(fù)印紙。檔案盒和歸檔文件封套應(yīng)使用無酸紙制作。

（3）裝訂材料，是指以“件”為單位裝訂時(shí)使用的裝訂材料，如細(xì)線、鋼夾、塑料夾等，應(yīng)選用優(yōu)質(zhì)材料制成，以防斷線、年久生銹及斷裂等情況發(fā)生。

第四節(jié) 歸檔文件整理方法與歸檔

一、歸檔文件整理方法的改革歸檔文件整理以“件”為單位進(jìn)行，這是《規(guī)則》提出新的公文整理（立卷）方法，是我國文書檔案工作的一項(xiàng)重大改革，也是對傳統(tǒng)的文書檔案整理方法的否定，以“件”為單位的整理方法同傳統(tǒng)的整理方法“立卷”比較，主要有以下不同：

1.取消案卷，實(shí)現(xiàn)文件級管理，免除了繁鎖、復(fù)雜的組卷過程；

2.界定“件”的概念，從檢索的實(shí)際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件”；

3.分類方法固定為、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次；

4.裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可；

5.文件排列方法強(qiáng)調(diào)按事由（即問題）排列，時(shí)間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用；

6.歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時(shí)對歸檔章的項(xiàng)目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目；

7.取消案卷卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；

8.無需編頁號，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項(xiàng)；

9.歸檔文件直接裝盒保管；

10.無需撰寫案卷名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊；

11.檔案盒的項(xiàng)目設(shè)置有了較大變化。封面只設(shè)“全宗名稱”項(xiàng)，取消了“類目名稱、案卷題名、起止時(shí)間、保管期限、件頁數(shù)量，全宗號、目錄號、案卷號、歸檔號”等項(xiàng)目；盒脊取消了“目錄號、案卷號”項(xiàng)，保留“全宗號、”項(xiàng)目，增設(shè)“保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號”。

從以上改革的具體內(nèi)容可以看出。新的歸檔文件整理方法，同傳統(tǒng)的“立卷”比較，簡化了文書檔案整理的環(huán)節(jié)，減輕了文件歸檔人員及檔案整理的工作量，同時(shí)又提高了檔案行政管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培養(yǎng)的工作效率，是一項(xiàng)應(yīng)予積極推行的好方法。

二、歸檔文件整理方法的推行推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)當(dāng)做好以下幾個(gè)方面的工作：

1.更新觀念，增強(qiáng)改革意識。

2.提高人員素質(zhì)。

3.加強(qiáng)硬件建設(shè)，即加大對現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。

4.注意新舊整理方法的銜接。以“件”為單位對歸檔文件進(jìn)行整理，要做好與原有的立卷方法的銜接，要注意以下兩點(diǎn)：

（1）《規(guī)則》是國家檔案局于2000年12月6日發(fā)布，從2001年1月1日正式實(shí)施的。由于《規(guī)則》屬于行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)，只能調(diào)整、規(guī)范2001年以后的文件整理行為，對2001年以前的文件整理行為不具有約束力。因此，對2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及規(guī)則符合當(dāng)時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，有規(guī)可循，有目可查，就應(yīng)保持原有的整理體系，不必拆卷重新整理。如果對已經(jīng)整理好的案卷輕易地推倒重來，既不利于檔案保護(hù)，又浪費(fèi)了人力、物力資源，違背了經(jīng)濟(jì)、高效的管理原則。這種做法，在實(shí)際工作中是應(yīng)當(dāng)盡力避免的。

（2）歸檔文件的整理方法由卷改為件，不只是整理形式上的變化，它需要一系列的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度、措施與之相配合，如文件材料歸檔制度的修訂與更新、計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施的配備，全宗內(nèi)分類方案的調(diào)整以及編號方法的變革等。各機(jī)關(guān)單位在實(shí)施新的整理方法時(shí)應(yīng)事先做好以上工作。此外，還要注意加強(qiáng)與當(dāng)?shù)貦n案主管部門以及檔案館的聯(lián)系，爭取多給予業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。少走彎路，并隨時(shí)研究工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，使各項(xiàng)制度與措施逐步完善起來。

三、歸檔文件整理的工作步驟按照《規(guī)則》的規(guī)定，歸檔文件整理分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個(gè)步驟進(jìn)行。分述如下：

1.裝訂。裝訂是歸檔文件整理的第一步驟，通過這一環(huán)節(jié)可以從實(shí)體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來。以“件”為單位進(jìn)行裝訂時(shí)應(yīng)做好以下工作：

（1）首先應(yīng)對“件”內(nèi)文件進(jìn)行排列?！凹眱?nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報(bào)請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

（2）對用紙規(guī)格大于A4型的報(bào)表、圖樣等文字材料，按照A4型紙的尺寸加以折疊。但應(yīng)注意盡量減少折疊層次，折痕應(yīng)處于文件、圖表字跡之外，取齊右邊和下沿。應(yīng)折疊的文件頁數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

（3）裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行必要的修整。其主要工作內(nèi)容包括：對破損文件進(jìn)行修復(fù)；對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；去掉原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物。

（4）裝訂前，應(yīng)將“件”內(nèi)的各項(xiàng)按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。不要隨意裁切文件，盡量保持文件的原貌。

（5）裝訂用品必須符合檔案保護(hù)要求。裝訂的方式視文件頁數(shù)多少及保存期限長短可采用以下幾種方式：

①對頁數(shù)較多的文件可用細(xì)線裝訂；

②使用變形材料如鋼夾、塑料夾等，使用這種裝訂方法簡單，但對材料必須有較高要求。鋼夾必須采用優(yōu)質(zhì)不銹鋼制品，而且必須同時(shí)考慮所在地區(qū)氣候條件以及庫房保管條件，謹(jǐn)慎使用；塑料制品則必須有足夠的強(qiáng)度，以免年久斷裂。

③對頁數(shù)不多的單份文件可使用縫紉機(jī)扎邊進(jìn)行裝訂，但針腳不能過密。

④對那些永久或長期保存的歸檔文件，可使用無酸紙封套。即使用60—80克的無酸紙制成的右上側(cè)開口的封套，將歸檔文件以“件”為單位夾裝其中。封套上可以印制歸檔章，以方便整理和檢索。無酸紙，是指PH值呈中性的紙，由化學(xué)處理的木紙漿制成的紙通常為中性，可以在良好條件下長時(shí)間保存。因此，使用這種無酸紙制成的文件封套可以起到保護(hù)檔案的作用。

2.分類歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程，分類是歸檔文件整理的重要環(huán)節(jié)，歸檔文件經(jīng)過科學(xué)合理的分類，不但能夠揭示出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使檔案成為一個(gè)有序化的整體，而且便于排列上架，編目等后續(xù)工作的順利開展。

《規(guī)則》指出，歸檔文件可以采用——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限或保管期限—一——機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

歸檔文件的分類，可按以下的方法及步驟進(jìn)行：

（1）按分類。分類法就是根據(jù)形成和處理文件的對歸檔文件進(jìn)行分類。它是目前運(yùn)用得最廣泛的一種分類方法。在具體操作時(shí)，應(yīng)注意處理好以下幾種情況：

①一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，如成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時(shí)，一般說來應(yīng)以文件簽發(fā)日期（或成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬。計(jì)劃、規(guī)則、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同的文件，應(yīng)統(tǒng)一按簽發(fā)日期（或成文日期）判定文件所屬。

②跨的會議和案件等形成的文件材料，分類時(shí)，會議文件材料歸入閉幕年，案件等文件材料歸入結(jié)案年。

幾份文件作為一“件”時(shí)，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期為準(zhǔn)，如跨的請示與批復(fù)，按批復(fù)在前。請示在后的裝訂順序，以批復(fù)的所在為準(zhǔn)。

③沒有標(biāo)明落款日期的文件材料，應(yīng)對文件內(nèi)容及特征進(jìn)行考證，以推斷文件材料的形成日期并據(jù)以劃分。

④專門中形成的文件材料，應(yīng)按照專門進(jìn)行分類。

（2）按保管期限分類。保管期限分類法就是根據(jù)對歸檔文件規(guī)定的不同保管期限進(jìn)行分類，即將同—的歸檔文件按永久（50年以上）、長期（15—50年）、短期（15年以下）三種保管期限分類，這種分類方法能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)，為庫房排架管理，檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。

對歸檔文件按保管期限分類，應(yīng)按照國家檔案局頒發(fā)的《文書檔案保管期表》的規(guī)定執(zhí)行。

（3）按機(jī)構(gòu)（問題）分類。機(jī)構(gòu)（問題）分類法是指將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。這種分類法的實(shí)質(zhì)就是根據(jù)本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)或文件內(nèi)容所說明的問題來設(shè)置類別。又可分為機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法兩種。

①機(jī)構(gòu)分類法。機(jī)構(gòu)分類法是按文件形成和處理的承辦單位進(jìn)行分類。原則上是一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照立檔單位機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。一般是將領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合性機(jī)構(gòu)排在前，再依次排列各業(yè)務(wù)部門。

歸檔文件采用機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行分類能夠體現(xiàn)出全宗內(nèi)文件在來源方面的客觀聯(lián)系，從而反映出立檔單位的歷史面貌；同時(shí)由于每個(gè)機(jī)構(gòu)都有其特定的職能與任務(wù)，按機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類可在一定程度上集中反映某一方面的工作內(nèi)容，便于檔案的查找和利用。

采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)不能同時(shí)采用問題分類法。

②問題分類法。問題分類法是按文件內(nèi)容所說明的問題將歸檔文件分類。按問題分類要求各類特點(diǎn)明確，不能互相包容。問題分類法的類別與類名，原則上設(shè)置為“黨群工 作”、“行政工作”、“業(yè)務(wù)工作”等類。

歸檔文件采用問題分類法，可以避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用檔案。但問題分類法在實(shí)際操作時(shí)，受人為因素的影響較大，不便劃分。因此，一般基層單位較少采用。

采用問題分類法時(shí)，不能同時(shí)采用機(jī)構(gòu)分類法。

（4）幾種分類方法的結(jié)合運(yùn)用。在實(shí)際工作中，當(dāng)歸檔文件較多時(shí)，分類工作需要分層進(jìn)行。單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，一般是將幾種方法結(jié)合起來使用?！兑?guī)則》提供的、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）三種分類方法，不同類型、不同層次的單位可按實(shí)際需要組合成多種復(fù)式分類法。采用復(fù)式分類法時(shí)，其中的、保管期限是必選項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）一般為選擇項(xiàng)。具體地說，那些內(nèi)部機(jī)構(gòu)較多，職能分工明確、形成文件數(shù)量較多的單位可采用“——組織機(jī)構(gòu)——保管期限”或“機(jī)構(gòu)————保管期限”三重分類法；那些內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單，歸檔文件數(shù)量較少的單位則采用“——保管期限”二重分類法就可以了。分類方案是進(jìn)行歸檔文件分類的依據(jù)，分類方案確定之后，同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

3.排列。歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。《規(guī)則》指出：“歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。這里說的“最低一級類目”是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在最低層次的一級類目。例如按照“——機(jī)構(gòu)——保管期限”分類的，“保管期限”就是最低一級類目。這里說的“事由”是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項(xiàng)工程、—次活動(dòng)、一次會議，均可分別視為一個(gè)事由。一份請示，當(dāng)針對該請示的批復(fù)收到后，即可視為事由辦理完畢。對歸檔文件按事由進(jìn)行排列，遵循了文件形成的客觀規(guī)律，能夠保持文件之般打印3份，1份隨文件裝盒、1間的有機(jī)聯(lián)系，使歸檔文件進(jìn)一份移交、1份備考）

步系統(tǒng)化，充分體現(xiàn)了文件的價(jià)

編制歸檔文件目錄的內(nèi)容：①值，便于檢索和利用。歸檔文件目錄封面的內(nèi)容應(yīng)包

歸檔文件按事由結(jié)合時(shí)間，括：全宗名稱、、保管期限、重要程度排列的具體方法有： 機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)（全宗號應(yīng)用

（1）對同一事由的歸檔文件，全稱或是規(guī)范性簡稱）②歸檔文件即一個(gè)作者，一個(gè)問題的文件，整理說明的內(nèi)容應(yīng)包括：本可按文件形成時(shí)間的先后排列或歸檔單位概況，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)以及黨、者按文件的重要程度排列。政主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況，本

（2）對不同事由的歸檔文件，文書檔案整理歸檔情況等；③歸檔可采用以下方法排列： 文件目錄的內(nèi)容包括：件號、責(zé)

①按不同事由形成時(shí)間的先任者、文號、題名日期、頁數(shù)、后排列，所謂事由的形成時(shí)間，備注。

即事由的辦結(jié)時(shí)間，這種方法只

編制歸檔文件目錄的填寫要要求將不同事由的文件，按其辦求：① 件號：填寫室編件號；②結(jié)時(shí)間的先后順序排列就可以責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，了，而不考慮其他因素。這種方就是發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；③文號：法比較容易掌握，一般適用于“隨發(fā)文字號；④題目：文件標(biāo)題；⑤辦隨歸”的機(jī)關(guān)。日期：文件的形成時(shí)間；⑥頁數(shù)：

②按事由的重要程度排列。將以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)主要職能或重要活動(dòng)形成的文件計(jì)和核對；⑦備注：用于填寫歸檔材料排在前面，其他工作形成的文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包文件材料排在后面，或?qū)⒕C合性括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷工作的文件排在前面，具體業(yè)務(wù)毀等。

工作的文件排在后面。會議文件

6、裝盒—指將歸檔文件按室可將會議通知、開幕詞、閉幕詞，編件號順序裝入檔案盒，并填寫工作報(bào)告、代表提案，大會決定檔案盒封面、盒脊及備考表等工等重要文件排在前面，其他文件作內(nèi)容。排在后面。綜合性文件可將計(jì)劃、①檔案盒封面：全宗號、、總結(jié)、規(guī)章、領(lǐng)導(dǎo)講話等排在前保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號、盒面，其他材料排在后面。號（3）對具有保存價(jià)值，但因故沒

②盒脊：全宗號、、保管有及時(shí)歸檔的零散文件，其排列期限、機(jī)構(gòu)、起止件號、盒號 方法是：可將零散文件排列在相

③備考表：盒內(nèi)文件情況說應(yīng)類別歸檔文件的最后或與相關(guān)明、整理人、檢查人、日期（隨的某件歸檔文件裝成一件，然后文件裝盒）

在歸檔文件目錄備注欄或備考表

裝盒要求：應(yīng)按分類方法，中加以說明。不過這種情況在實(shí)將不同類別的歸檔文件按件號順際整理工作中應(yīng)當(dāng)盡力避免。序分別裝入檔案盒中。不同形成4.編號。歸檔文件的編號，是、不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)指將歸檔文件在全宗中的位置符（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放號進(jìn)行標(biāo)識，并以歸檔章的形式入同一個(gè)檔案盒中。

在歸檔文件上注明。其目的是記

四、公文歸檔機(jī)關(guān)文書部門錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工或業(yè)務(wù)部門將歸檔文件整理裝盒作的成果。通過編號，使歸檔文后，逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中件在全宗中的位置固定下來，為保管，稱為“歸檔”。文件材料整理后續(xù)的編目工作以及日常管理和歸檔，能保證本機(jī)關(guān)檔案齊全完查找利用工作提供便利?！兑?guī)則》整，便于查找利用，又可為黨和指出：“歸檔文件應(yīng)依分類方案和國家積累檔案財(cái)富。排列順序逐件編號，在文件首頁

1、公文歸檔制度

上端的空白位置加蓋歸檔章并填

①歸檔范圍—機(jī)關(guān)工作活動(dòng)寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章應(yīng)設(shè)置全宗中形成的具有保存價(jià)值的文件材號、、保管期限、件號等必料，經(jīng)文書部門或業(yè)務(wù)部門整理、備項(xiàng)，并可以設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）立卷后，應(yīng)定期向檔案部門歸檔。等選擇項(xiàng)”。②歸檔時(shí)限—文件材料整理好后

（1）歸檔章的式樣如下： 歸檔時(shí)限在第二年的上半年。

×××歸 檔

③★文件歸檔要求：（1）應(yīng)歸章 檔的文件材料齊全、完整；（2）全宗號

年

度

機(jī)文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合構(gòu)

（問題）保管期限

并整理、立卷；（3）歸檔的文件件號 材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)

室系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和編

館編 利用。

（2）歸檔章：全宗號、、2、歸檔文件的交接手續(xù)完成保管期限、件號、機(jī)構(gòu)（承辦機(jī)后，機(jī)關(guān)文書部門就完成了上一關(guān)）、問題 年的文書工作，歸檔文件被機(jī)關(guān)

（3）★簡述加蓋歸檔章的具檔案部門接收后凡進(jìn)入了檔案管體要求：1）歸檔章應(yīng)加蓋在歸檔理階段。

文件首頁上端的空白位置，加蓋

件內(nèi)文件排列方法：1）正本歸檔章不應(yīng)壓蓋文件字跡，不應(yīng)在前，定稿在后；2）正文在前，與批示文字或收文章等重疊。2）附件在后；3）原件在前，復(fù)制件填寫歸檔章項(xiàng)目應(yīng)使用用碳素墨在后；4）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文水等符合檔案保護(hù)要求的字跡材在后；5）回復(fù)性文件在前，報(bào)請料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純性文件在后；6）結(jié)論性材料在前，藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行依據(jù)性材料在后；7）不同文字文填寫，有條件的單位，還可將本件無特殊規(guī)定的，漢文本在前，單位的全宗號、保管期限刻在歸少數(shù)民族文本在后，中文在前外檔章上。文在后。

5、編目—指編制歸檔文件目 錄，是歸檔文件整理工作的重要

內(nèi)容之一。

（一個(gè)裝訂成一本，目錄一

第五篇：公文寫作與處理

公文寫作與處理 公文寫作與處理練習(xí)題1

一、單項(xiàng)選擇題

1.制發(fā)公文的目的和要求，一般是由（）確定的。

A.撰寫者本人或團(tuán)體

B.機(jī)關(guān)黨政負(fù)責(zé)人

C.行文對象及行文內(nèi)容

D.作者的上級機(jī)關(guān)

2.公文對結(jié)構(gòu)的要求是（）。

A.完整

B.生動(dòng)

C.突出

D.簡明

3.以強(qiáng)制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章同于（）。

A.規(guī)范性文件

B.領(lǐng)指導(dǎo)性文件

C.呈請性文件

D.證明性文件

4.內(nèi)容重要并緊急需要打破常規(guī)優(yōu)先傳遞處理的文件，叫作（）。

A.平件

B.加急件

C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志的稿本稱作（）。

A.草稿

B.定稿

C.正本

D.副本

6.為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間應(yīng)基本采?。ǎ?。

A.逐級行文

B.多級行文

C.越級行文

D.直接行文

7.下面公文寫作中，語句符合規(guī)范的是（）。

A.該卷煙廠全體職工同心協(xié)力，奮發(fā)自強(qiáng)，在上半年不到三個(gè)月時(shí)間里，就創(chuàng)造出產(chǎn)值比去年同期增長 200%的奇跡

B.我們一定要采取措施，盡可能節(jié)省不必要的開支和浪費(fèi)

C.目前有關(guān)部門已對議報(bào)作出?？D并令其主要負(fù)責(zé)人深刻檢查等等紀(jì)律處分的處理

D.一艘在巴拿馬注冊的名為“協(xié)友”的貨輪9月9日1時(shí)30分在斯里蘭卡東部亭可馬里突然遭到泰米爾“猛虎”組織襲擊而失事，五名船員失蹤

8.“由于我們沒有建立健全安全保衛(wèi)制度，結(jié)果給流氓、慣偷、壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機(jī)”這句公文用語顯然是不規(guī)范的，其不正確的原因是（）。

A.含義不明確不清晰，讓人產(chǎn)生歧義

B.句子成分搭配不當(dāng)

C.語序安排欠妥當(dāng)

D.不合乎事理

9.下面幾種說法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語序時(shí)，當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動(dòng)作、行為構(gòu)成的活動(dòng)過程時(shí)，一般應(yīng)按時(shí)間發(fā)展順序排列

B.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請示，應(yīng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄進(jìn)機(jī)關(guān)，由抄送機(jī)關(guān)答復(fù)

C.有些公文的主題，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人授意而直接表達(dá)，有些公文的主題，則需在調(diào)查研究的過程中，隨著對客觀實(shí)際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確

D.公文中的疑問語氣一般較少使用語氣“啊”“呢”“吧”等，“嗎”也展可能不用或少用

10.調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)是（）。

A.具有明確的針對性

B.具有法定的權(quán)威性和執(zhí)行性 C.作者廣泛

D.根據(jù)調(diào)查研究成果寫成的用于揭示事物真象與規(guī)律的報(bào)告

11.關(guān)于答復(fù)詢問的報(bào)告，敘述錯(cuò)誤的是（）。

A.用語簡明，得體，分寸適宜

B.可夾帶請示事項(xiàng)

C.是下級機(jī)關(guān)答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問的文種

D.內(nèi)容準(zhǔn)確真實(shí)，實(shí)事求是地向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作認(rèn)真負(fù)責(zé)的報(bào)告

12.函靈活簡便，可廣泛應(yīng)用于公務(wù)聯(lián)系的各個(gè)領(lǐng)域，以下事項(xiàng)不適宜使用函件這一形式的有（）。A.北京市人民政府就X X發(fā)電廠建設(shè)問題向國家計(jì)委申請

B.上海市浦東新區(qū)人民政府就浦東新區(qū)的道路規(guī)劃問題向上海市交通廳詢問

C.上海市公安廳就打擊車匪路霸問題向華東六省的公安廳提出建議

D.國務(wù)院、中央軍委就軍隊(duì)營區(qū)外義務(wù)植樹進(jìn)行指示

13.以下有關(guān)公文的說法錯(cuò)誤的有（）。

A.公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞

B.通用公文，文稱行政公文，指各類機(jī)關(guān)普遍使用的文件，如請示、報(bào)告、函等

C.通知的作者廣泛，不受機(jī)關(guān)性質(zhì)與級別層次的限制

D.函為不相隸屬機(jī)關(guān)間相互往來的正式公文，對受文者的行為沒有強(qiáng)制性影響

14.會議紀(jì)要是會議文件的一種，以下關(guān)于會議紀(jì)要的標(biāo)題說法正確的是（）。

A.標(biāo)題需寫明會議名稱與文種

B.標(biāo)題須寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種

C.標(biāo)題需寫明會議名稱、事由、文種

D.可以采用一般文章標(biāo)題的形式在標(biāo)題中簡要明確地揭示中心思想

15.立卷的文件是已經(jīng)辦理完畢的；立卷的作用主要是為了（）。

A.反映本機(jī)關(guān)的活動(dòng)

B.便于檢索和管理

C.便于映證機(jī)關(guān)工作的歷史

D.便于研究有關(guān)問題

16.公文立卷的具體方法很多，但其本質(zhì)都是（）。

A.一案一卷，一會一卷

B.同人同事立一卷

C.統(tǒng)計(jì)表、報(bào)表合卷

D.把握文件的特

17.編目是對組合之后的文件加以系統(tǒng)排列并編列出（）。

A.卷內(nèi)文件次號

B.卷內(nèi)文件目錄

C.編制立卷目

D.立卷計(jì)劃和案卷目錄

二、多項(xiàng)選擇題

1.公文提綱的內(nèi)容包括（）。

A.公文標(biāo)題

B.公文開頭

C.表述層次及論點(diǎn)、論據(jù)、字?jǐn)?shù)安排

D.結(jié)尾

2.下面說法錯(cuò)誤的有（）。

A.蓋印應(yīng)端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期。

B.一件聯(lián)合發(fā)文，可有數(shù)個(gè)發(fā)文號

C.聯(lián)合行文的成文日期以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

D.公文中的附注一般標(biāo)注于主題詞下方。

E.題注一般用圓括號標(biāo)注于標(biāo)題下方。

3.具備法定效力的公文稿本有（）。

A.副本

B.草稿

C.定稿

D.試行本

E.暫行本

4.選定公文種類主要的原則方法是（）。

A.考慮行文的具體需要

B.考慮本單位的權(quán)限

C.考慮公文撰擬者的寫作水平 D.考慮行文走向

5.國家對公文的格式有具體的要求其特點(diǎn)有（）。

A.結(jié)構(gòu)完整（來源：公選考試網(wǎng)）

B.規(guī)范性

C.相對確定性

D.靈活性

6.規(guī)定公文的統(tǒng)一規(guī)范格式，其目的在于（）

A.維護(hù)公文的嚴(yán)肅性

B.維護(hù)公文的有效性

C.維護(hù)公文的權(quán)威性

D.維護(hù)公文的準(zhǔn)確性

7.主送機(jī)關(guān)有以下幾種（）。

A.上級機(jī)關(guān)

B.下級機(jī)關(guān)

C.平行機(jī)關(guān)

D.不相隸屬機(jī)關(guān)

8.通報(bào)有以下特點(diǎn)（）。

A.具有較強(qiáng)的時(shí)效性

B.讓事實(shí)和數(shù)據(jù)說話，而不過多地闡發(fā)和論證道理

C.具有教育性質(zhì)，主要起宣傳教育、溝通情況和交流經(jīng)驗(yàn)的作用

D.內(nèi)容單純，行文簡便

9.通報(bào)按其內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為（）。

A.表彰性通報(bào)

B.批評性通報(bào)

C.指示性通報(bào)

D.情況通報(bào)

10.通報(bào)的總體結(jié)構(gòu)包括（）。

A.標(biāo)題

B.主送機(jī)關(guān)

C.正文

D.通報(bào)的日期

11.通報(bào)與通知的區(qū)別是（）。A.通報(bào)用來傳達(dá)重要精神或情況

B.通報(bào)的事例典型，情況重要，具有較大影響

C.通報(bào)的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執(zhí)行 D.通知有主送機(jī)關(guān)通報(bào)沒有主送機(jī)關(guān)

12.批復(fù)具有以下特點(diǎn)（）。

A.權(quán)威性

B.針對性

C.被動(dòng)性

D.公開性

13.下列有關(guān)說法，能用來說明批復(fù)有明確針對性的是（）。

A.批復(fù)只印發(fā)給申報(bào)請示的單位及有關(guān)單位

B.批復(fù)的內(nèi)容只答復(fù)請示的具體事項(xiàng)

C.批復(fù)的內(nèi)容應(yīng)予認(rèn)真遵守與執(zhí)行

D.批復(fù)的開頭和結(jié)尾要與請示的標(biāo)題與發(fā)文字號相互照應(yīng)

14.批復(fù)在制發(fā)前需進(jìn)行認(rèn)真的調(diào)查，調(diào)查的內(nèi)容包括（）

A.查閱有關(guān)的規(guī)定和指示

B.調(diào)閱前案處理的材料

C.與內(nèi)容涉及到的有關(guān)部門協(xié)商

D.調(diào)查研究請示的理由、事項(xiàng)與具體要求

15.下列各具體事項(xiàng)可以使用請示這一文種的有（）。

A.請求協(xié)調(diào)與幫助解決本機(jī)關(guān)無法解決的困難與問題

B.請求審核批準(zhǔn)或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)、規(guī)章或決定、報(bào)告等。

C.請求協(xié)調(diào)與解決本機(jī)關(guān)無法解決的困難和問題

D.根據(jù)規(guī)定必須履行審批程序的事項(xiàng)

16.請示的主送對象可以是（）

A.有商洽必要的平行機(jī)關(guān)

B.需請求其批準(zhǔn)的不相隸屬機(jī)關(guān)

C.直屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)

D.上級業(yè)務(wù)主管部門

17.下列有關(guān)說法正確的是（）。

A.各機(jī)關(guān)對于自己無權(quán)決定或難以處理的問題均應(yīng)制發(fā)請示公文

B.請示這類公文要求上級回復(fù)，故應(yīng)與工作報(bào)告相區(qū)別

C.某機(jī)關(guān)對于后勤的安排，因幾位領(lǐng)導(dǎo)意見不一致，此時(shí)應(yīng)該制發(fā)請示

D.請示不能使用議論的表達(dá)方式

18.分辦的主要依據(jù)是文件的性質(zhì)、重要程度、（）等。

A.涉密程度

B.緩急時(shí)限要求

C.內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍

D.黨和政府的方針政策

19.簽收文件的工作由（）完成。

A.專職外收發(fā)人員

B.兼職外收發(fā)人員

C．通訊人員

D.各機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人

三、不定項(xiàng)選擇題

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本

B.試行本

C.暫行本

D.修訂本

2.用于對某一項(xiàng)行政工作作比較具體規(guī)定的規(guī)范性文件，稱作（）。

A.條例

B.規(guī)定

C.辦法

D.決定

3.用于對下級機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，稱為（）。來源：公選考試網(wǎng)

A.命令

B.指示

C.批復(fù)

D.通知

4.公文中的詞語應(yīng)（）。

A.含義確切

B.韻味無窮

C.可圈可點(diǎn)

D.包彩豐富

5.下面說法正確的有（）。

A.黨政機(jī)關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)布文件

B.行政機(jī)關(guān)可直接向黨的組織發(fā)布指令性文件

C.行政機(jī)關(guān)可直接向黨的組織匯報(bào)工作

D.黨政機(jī)關(guān)盡可能地增加聯(lián)合發(fā)文

6.公文詞語要求（）。

A.選擇最貼切，最能表情達(dá)意的B.盡量使用同音調(diào)

C.使用口語詞、歇后語，諺語

D.為反復(fù)強(qiáng)調(diào)、突出重點(diǎn)，大量用同意詞

E.使文章新穎，可用方言詞匯

7.維護(hù)公文的簡明性易出的問題是（）。

A.贅言泛濫，大量重復(fù)

B.語言含混、語義多歧

C.歸類不準(zhǔn)、文不對題

D.主題不明、離題萬里

E.內(nèi)容不全，掛一漏萬

8.維護(hù)文件的高度嚴(yán)密性是指（）。

A.公文的保密性

B.公文語言結(jié)構(gòu)的嚴(yán)密

C.公文行文程序的嚴(yán)密

D.施行辦法的嚴(yán)密

9.承辦公文工作的依據(jù)主要是（）。

A.有關(guān)法律、法規(guī)、制度

B.一部分群眾的要求

C.上級領(lǐng)導(dǎo)做出的批示

D.上級領(lǐng)導(dǎo)傳授的意圖 參考答案

一、單項(xiàng)選擇題

1.C 2.A 3.A 4.D 5.C 6.A 7.A 8.D 9.B 10.D 11.B 12.D 13.D 14.A 15.B 16.D 17.B

二、多項(xiàng)選擇題

1.ABC 2.ABD 3.ACDE 4.ABD 5.ABC 6.ACD 7.ABC 8.ABC 9.ABD 10.AC 11.BC 12.ABC 13.AB 14.ACD 15.ABD 16.CD 17.ABD 18.ABC 19.ABC

三、不定項(xiàng)選擇題

1.ABCD 2.C 3.B 4.A 6.A 7.AE 8.B 9.ACD 公開選拔考試《公文寫作與處理》練習(xí)題2

一、單項(xiàng)選擇題（本大題共30小題，每小題1分，共30分）

在每小題列出的四個(gè)選項(xiàng)中只有一個(gè)選項(xiàng)是符合題目要求的，請將正確選項(xiàng)前的字母填在題后的括號內(nèi)。

1.向同級業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)使用的文種是____.A.請示

B.報(bào)告

C.議案

D.公函

2.簽署是指____.A.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在定稿上親筆簽名

B.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本上親筆簽名

C.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對收文的辦理簽注批示意見

D.文件的承辦人在文件處理單上親筆簽名

3.主送機(jī)關(guān)指____.A.收文機(jī)關(guān)

B.辦理或答復(fù)收文的機(jī)關(guān)

C.需要了解收文內(nèi)容的機(jī)關(guān)

D.必須送達(dá)的機(jī)關(guān)

4.擬辦，指____.A.擬稿

B.對發(fā)文審核把關(guān)

C.對來文辦理做出批示

D.對來文辦理提出建議性意見

5.用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況的是______.A.卷末備考表

B.文件分類表

C.卷內(nèi)文件目錄

D.案卷目錄

6.撰寫請示，要求_____.A.主送一個(gè)主管的上級機(jī)關(guān)

B.主送上級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人

C.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)主送兩個(gè)上級機(jī)關(guān)

D.主送主管的與有關(guān)的上級機(jī)關(guān)

7.撰寫批復(fù)，開頭應(yīng)寫明_____.A.上級機(jī)關(guān)的指示

B.國家的有關(guān)法規(guī)

C.下級機(jī)關(guān)的工作情況

D.所針對的請示的日期與標(biāo)題

8.一般文件的成文日期，指_____.A.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期

B.文件用印日期

C.文件發(fā)出日期

D.領(lǐng)導(dǎo)人簽署文件正本日期

9.聯(lián)合行文的作者，應(yīng)為______.A.具有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)

B.同級或級別相近的機(jī)關(guān)

C.同一組織系統(tǒng)中的上下級機(jī)關(guān)

D.具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)

10.轉(zhuǎn)發(fā)與批轉(zhuǎn)公文時(shí)用______.A.通報(bào)

B.通知

C.公函

D.批復(fù)

11.發(fā)文字號是指 A.文件代號

B.機(jī)關(guān)代字

C.發(fā)文

D.發(fā)文順序號

12.注辦是指_____.A.對來文進(jìn)行分送

B.對來文辦理提出初步方案或建議

C.對來文閱讀、執(zhí)行與辦復(fù)

D.對來文辦畢簽注承辦經(jīng)過和結(jié)果

13.______文件，不能用簽發(fā)形式生效。

A.指導(dǎo)類

B.會議類

C.報(bào)請類

D.知照類

14.清退指將辦完清理出的文書交給_______.A.發(fā)文機(jī)關(guān)或指定的專門部門

B.檔案部門

C.文件銷毀部門

D.秘書部門

15.簽署是指_____.A.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文定稿上親筆簽名

B.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本上親筆簽名

C.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在收文的辦理簽注上批示意見

D.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人文件處理單上簽親筆簽名

16.以機(jī)關(guān)名義對外簽發(fā)公文，必須遵循_____.A.集體會商的原則

B.先核后簽的原則

C.正職簽發(fā)的原則

D.規(guī)范簽發(fā)的原則

17.蓋印章時(shí)，應(yīng)做到_____.A.上壓正文，下不壓成文日期

B.既壓正文，又壓成文日期

C.上不壓正文，下壓成文日期

D.上不壓正文，下不壓成文日期

18.注發(fā)是指_____.A.在定稿上注明辦理情況

B.在定稿上批注繕印要求

C.在定稿上批注發(fā)文要求

D.在定稿上落款處簽署

19.最有效的催辦方式是_____.A.電話催辦

B.文字催辦

C.登門催辦

D.會議催辦

20.立卷是指_____.A.將辦理完畢文件進(jìn)行整理

B.將辦理完畢文件組成案卷

C.將辦理完畢文件組成組合體

D.將辦理完畢文件進(jìn)行編目

21.國家主席依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)用_____.A.令

B.決定

C.通知

D.公告

22.國家主席依照有關(guān)法律宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施應(yīng)當(dāng)用_____.A.令

B.決定

C.通知

D.公告

23.國家主席依照有關(guān)法律嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員應(yīng)當(dāng)用_____.A.令

B.決定

C.通知

D.公告

24.根據(jù)《辦法》，“議案”的作者指_____.A.各級人民政府

B.各級人民代會大會代表

C.群眾

D.國家領(lǐng)導(dǎo)人

25.下列哪個(gè)事由，根據(jù)《辦法》，不可以使用“決定” _____.A.關(guān)于嚴(yán)懲嚴(yán)重破壞社會治安的犯罪分子的工作安排

B.關(guān)于大興安嶺森林特大火災(zāi)事故的處理

C.關(guān)于授予×××全國勞動(dòng)模范的稱號的嘉獎(jiǎng)

D.關(guān)于在太平洋×地區(qū)試驗(yàn)運(yùn)載火箭使過往船只周知

26.“公告”根據(jù)《辦法》適用于_____.A.向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)

B.公布社會有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)

C.對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排

D.宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施

27.“通告”根據(jù)《辦法》適用于_____.A.向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)

B.公布社會有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)

C.對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排

D.宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施

28.傳達(dá)有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，使用_____.A.公告

B.通告

C.通知

D.通報(bào)

29.轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，使用_____.A.決定

B.通告

C.通知

D.通報(bào)

30.傳達(dá)重要精神或者情況，使用_____.A.決定

B.通告

C.通知

D.通報(bào)

二、多項(xiàng)選擇題（本大題共10小題，每小題2分，共20分）

在每小題列出的五個(gè)選項(xiàng)中有二至五個(gè)選項(xiàng)是符合題目要求的，請將正確選項(xiàng)前的字母填在題后的括號內(nèi)。多選、少選、錯(cuò)選均無分。

31.向不相隸屬的機(jī)關(guān)發(fā)文請求事項(xiàng)，不能用___________.A.請示

B.報(bào)告

C.公函

D.通知

E.通報(bào)

32.收文的辦理包括的環(huán)節(jié)有___________.A.擬辦

B.批辦

C.承辦

D.注辦

E.催辦

33.不需要立卷的范圍是___________.A.重份文件

B.無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件

C.未經(jīng)審閱簽發(fā)的不生效文件和一般修改稿

D.與本單位工作無關(guān)的參考文件

E.無保存價(jià)值的人民來信和無特殊保存價(jià)值的信封

34.“有關(guān)××機(jī)床廠第七屆職代會的通知、報(bào)告和決議”不是按照____特征組卷的。A.作者

B.問題

C.時(shí)間

D.文種

E.通訊者

35.《××省衛(wèi)生系統(tǒng)1999年工作總結(jié)》_____.A.文件式標(biāo)題

B.文章式標(biāo)題

C.雙標(biāo)題

D.單標(biāo)題

36.總結(jié)的文章式標(biāo)題，可以是_____.A.概括主要內(nèi)容

B.概括基本觀點(diǎn)

C.時(shí)限和內(nèi)容

D.單位名稱

37.述職報(bào)告的結(jié)尾的內(nèi)容一般包括_____.A.自我批評

B.努力方向

C.表示決心

D.總結(jié)工作

38.常用的調(diào)查報(bào)告有_____.A.經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告

B.情況調(diào)查報(bào)告

C.問題調(diào)查報(bào)告

D.專題調(diào)查報(bào)告

39.不適用于按文件名稱立卷的有_____.A.司法文件

B.人事文件

C.教學(xué)文件

D.統(tǒng)計(jì)文件

E.會計(jì)文件

40.不能作為批復(fù)結(jié)束語的是_____.A.上述批復(fù)如無不妥，請參照執(zhí)行

B.上述批復(fù)如有不妥，請予回函。

C.特此批復(fù)。

D.此致敬禮。

E.此復(fù)在執(zhí)行中若有新問題，必須立即上報(bào)。

答案 D 2 B 3 B 4 D 5 A 6 A 7 D 8 A 9 B 10 B A 12 D 13 B 14 A 15 B 16 B 17 C 18 B 19 C 20 B 21 A 22 A 23 A 24 A 25 D 26 A 27 B 28 C 29 C 30 D

ABDE 32 ABCDE 33 ABCDE 34 CDE 35 AD 36 AB 37 ABC 38 ABC 39 ABC 40 ABD 機(jī)關(guān)法定公文的擬寫：命令的類型

命令（令）有多種類型，根據(jù)它的使用范圍和作用，可分為公布令、行政令、任免令、嘉獎(jiǎng)令，懲戒令以及動(dòng)員令、戒嚴(yán)令、特赦令等。

1、公布令。公布令也稱作發(fā)布令、頒布令。它是國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和有關(guān)部門用來公布法律、發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章的命令。它一經(jīng)發(fā)布，就要求全體公民、有關(guān)單位和人員無條件地遵照執(zhí)行，具有極強(qiáng)的規(guī)定性和支配力，不容違抗和抵制。這類命令之后，隨著就附上法律、法規(guī)和規(guī)章的全文，即“令出法隨”，公布令也就成了這些法規(guī)文件的運(yùn)行載體，是一種載體性公文。

例如：

中華人民共和國主席令

第七十三號

《中華人民共和國老年人權(quán)益保障法》已由中華人民共和國第八屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十一次會議于1996年8月29日通過，現(xiàn)予公布，自1996年10月1日起施行。

中華人民共和國主席 江澤民

1996年8月29日

2、行政令。行政令是國務(wù)院及其各部門、縣以上地方各級人民政府宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施時(shí)發(fā)布的命令。

3、嘉獎(jiǎng)令。嘉獎(jiǎng)令是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人為嘉獎(jiǎng)有關(guān)人員或有功集體而發(fā)布的命令。嘉獎(jiǎng)令正文一般由嘉獎(jiǎng)原因、嘉獎(jiǎng)內(nèi)容和嘉獎(jiǎng)希望構(gòu)成，具有極強(qiáng)的號召力。

由于命令（令）是極具莊重性的公文名稱，懲戒令一般很少使用。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對有關(guān)人員的懲戒往往使用通報(bào)或決定等文種行文。

以上所述是命令（令）的主要種類，此外，還有動(dòng)員令、戒嚴(yán)令、特赦令等。

機(jī)關(guān)法定公文的擬寫：命令的特點(diǎn)

由于命令（令）是國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)依照有關(guān)法律發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施等重要事項(xiàng)時(shí)使用的公文，它直接體現(xiàn)了國家或某級行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意志，集中反映了國家或某級行政機(jī)關(guān)在某個(gè)方面政策要求。在發(fā)令機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍內(nèi)，命令起著對有關(guān)工作實(shí)行強(qiáng)制干預(yù)和約束、強(qiáng)行統(tǒng)一思想和行動(dòng)的作用。它具有以下三個(gè)特點(diǎn)：

1、強(qiáng)制性。命令（令）一經(jīng)發(fā)布，有關(guān)的下級機(jī)關(guān)或人員必須無條件地執(zhí)行和服從，不能討價(jià)還價(jià)。玩忽職守，延誤或干擾命令的執(zhí)行，都會受到嚴(yán)肅的處理；有意違抗，拒不執(zhí)行，必將受到嚴(yán)厲的懲罰。

2、權(quán)威性。命令（令）作為指揮性下行公文，具有行政公文的權(quán)威性和約束力。雖不是法律、法規(guī)本身，但它可以確定法律、法規(guī)的生效日期、施行范圍等。這都具有法律的效力和法規(guī)的約束作用。

3、嚴(yán)肅性。命令（令）的強(qiáng)制性、權(quán)威性和不可逆轉(zhuǎn)性要求制發(fā)命令的機(jī)關(guān)必須極其慎重。人們常說“軍令如山倒”，令出就不可收回了。在使用這一公文時(shí)，必須嚴(yán)肅對待，既不能隨意發(fā)布，更不能朝令夕改。行文要求使用指揮性語言、態(tài)度嚴(yán)肅、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字簡潔準(zhǔn)確，語氣堅(jiān)決肯定，不允許任意更改和變通

機(jī)關(guān)法定公文的擬寫：命令的寫作

命令（令）這一文種，一般內(nèi)容單一，一事一文，篇幅較短，有的僅一兩句話，有的篇段合一，一貫到底。不論何種類型的命令（令），總的要求是行文簡短扼要，文風(fēng)莊重嚴(yán)肅，語氣堅(jiān)決有力。

命令（令）的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文、領(lǐng)導(dǎo)人簽署和日期組成。不同類型的命令（令）的寫作又有各自的具體要求，分述于下：

1、公布令

公布令的標(biāo)題一般由兩個(gè)部分構(gòu)成，即由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)名稱加文種組成，如《中華人民共和國主席》、《中華人民共和國國務(wù)院令》。標(biāo)題下面是令的編號，如第一號、第二號。公布令的編號與一般公文按編順序號的方法不同，它是發(fā)令機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在任職期間行使職權(quán)時(shí)編的流水號，順序延至任職期滿為止，下任另行編號。

公布令的正文很短，一般只有一兩句話，說明公布的法規(guī)名稱，通過、批準(zhǔn)的機(jī)關(guān)或會議名稱，通過、批準(zhǔn)的時(shí)間以及生效的日期。隨后是發(fā)令機(jī)關(guān)全稱、領(lǐng)導(dǎo)人簽署和日期。公布令同它所公布的法規(guī)或規(guī)章一起組成一分完整的公文。

2、行政令

行政令的標(biāo)題同一般的公文標(biāo)題一樣，由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)行新版人民幣的命令》。行政令的正文一般包括命令原由、命令事項(xiàng)和執(zhí)行要求三個(gè)部分。

行政令的原由要準(zhǔn)確簡煉。原由是發(fā)布命令的依據(jù)，其任務(wù)在于充分說明發(fā)布命令的理由，使受令者確信命令的合理性、必要性和重要性，但又不能作過多的鋪陳，一般只用一段簡短的話概括出來就行了。如上例《國務(wù)院關(guān)于發(fā)行新版人民幣的命令》用一句話說明發(fā)行新版人民幣的原由：“為了適應(yīng)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)

展的需要，進(jìn)一步健全我國貨幣制度，方便流通使用和交易核算，現(xiàn)決定……”一是“適應(yīng)”，二是“健全”，三是“方便”語句簡潔、理由充分、表述準(zhǔn)確，使人一看就覺得新版人民幣的發(fā)行事關(guān)重大，確有必要，這就為下達(dá)命令事項(xiàng)做了充分的鋪墊。

命令事項(xiàng)是行政令的主體部分。必須具體、明確地寫清楚本命令所要采取的措施，使受令者明白無誤地知道應(yīng)該怎幺做，不應(yīng)該怎樣做。有的分條列項(xiàng)提出具體要求，如上例命令，一共有五條，其中1、2、3、4條指明了新版人民幣的發(fā)行機(jī)構(gòu)、面額、比值、流通要求及發(fā)行時(shí)間，非常具體、明確，一目了然。

執(zhí)行要求是行政令正文的結(jié)尾部分。內(nèi)容一般是對受令者提出要求或囑咐，或明確指明獎(jiǎng)懲措施。這一部分應(yīng)與前兩個(gè)部分緊密聯(lián)系，一氣貫通，引起受令者的高度重視，以利于命令的執(zhí)行。

總之，命令（令）的寫作要求做到：內(nèi)容實(shí)在，中心突出；結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，篇幅簡短：簡約明了，文字精當(dāng)；語氣堅(jiān)定，風(fēng)格莊重

機(jī)關(guān)法定公文的擬寫：命令概述

命令（令），是國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的重要的指揮性公文。

《辦法》規(guī)定：“命令（令）適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定?！?/p>

“命令”這一文種是從我國古代的“命”和“令”發(fā)展而來的。夏、商、周三代就有“命”這一公文名稱，主要用來賜官授胤，又兼作“誥”、“誓”用。《尚書·商書·說命》：“王言惟作命?！薄傲睢钡某霈F(xiàn)稍后，有命始有令，有奉命而行之意?！渡袝ど虝ふf命》有“發(fā)號施令，罔有不臧”之說；戰(zhàn)國時(shí)，秦孝公曾經(jīng)兩次頒布《變法令》，說明“令”已經(jīng)作為正式公文文種使用了。秦始皇統(tǒng)一六國以后，改“命”為“制”，“令”為“詔”。此后，歷代封建統(tǒng)治者用“制”、“詔”、“策”、“敕”、“諭”、“旨”等文種來制發(fā)國家最高機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布皇帝的旨意。南京臨時(shí)政府時(shí)期，內(nèi)務(wù)部頒行新的《公文程序》，廢除“制”、“詔”等舊文種，規(guī)定凡中央或地方機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)行文一律用“令”。1931年瑞金中央工農(nóng)心政府發(fā)布的《蘇維埃地方政府暫行組織條例》中，就有了“命令”這一文種。中華人民共和國成立之后，仍沿用“命令”和“令”。1951年9月，中央人民政府政務(wù)院在《公文處理暫行辦法》中，將“命令”列為正式文種。1957年10月，國務(wù)院秘書廳在《關(guān)于對公文名稱和體式樣問題的幾點(diǎn)意見（稿）》中，又把命令和令分為兩個(gè)文種。

命令和令分為兩個(gè)文種，在使用上很難區(qū)分。實(shí)際上，“命令”是古代公文“命和”“令”的合稱。許慎《說文》：“命，使也?！眲③摹段男牡颀垺罚骸傲钫?，使也?！闭f明命和令的作用實(shí)際上是一樣的，屬于一個(gè)文種。命令是命和令的合稱，令則是命令的簡稱。

誰有權(quán)發(fā)布命令（令）呢？根據(jù)我國《憲法》的有關(guān)規(guī)定，中華人民共和國主席、國務(wù)院、國務(wù)院各部和各委員會，縣級以上的地方各級人民政府有權(quán)發(fā)布命令。

《憲法》第八十條規(guī)定：“中華人民共和國主席根據(jù)全國人民代表大會的決定和全國人民代表大會常務(wù)委員會的決定，公布法律，任免國務(wù)院總理、副總理、國務(wù)委員、各部部長、各委員會主任、審計(jì)長、秘書長，授予國家的勛章和榮譽(yù)稱號，發(fā)布特赦令，發(fā)布戒嚴(yán)令，宣布戰(zhàn)爭狀態(tài)，發(fā)布動(dòng)員令?！?/p>

《憲法》第八十九條規(guī)定：“國務(wù)院行使下列職權(quán)：

（一）根據(jù)憲法和法律，規(guī)定行政措施，制定行政法規(guī)，發(fā)布決定和命令?！?/p>

《憲法》第九十條規(guī)定：國務(wù)院“各部、各委員會根據(jù)法律和國務(wù)院的行政法規(guī)、決定、命令，在本部門的權(quán)限內(nèi)，發(fā)布命令、指示和規(guī)章。”

《憲法》第一百零七條規(guī)定：“縣級以上地方各級人民政府依照法律規(guī)定和權(quán)限，管理本行政區(qū)域內(nèi)的經(jīng)濟(jì)、教育、科學(xué)、文化、衛(wèi)生、體育事業(yè)、城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)和財(cái)政、民政、公安、民族事務(wù)、司法行政、監(jiān)察、計(jì)劃生育等行政工作，發(fā)布決定和命令，任免、培訓(xùn)、考核和獎(jiǎng)懲行政工作人員。”

黨的各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一般不單獨(dú)使用“命令（令）這一文種

公文寫作與公文處理：公文擬寫者的修養(yǎng)

公文是一種應(yīng)用文件，是國家管理政務(wù)，機(jī)關(guān)處理工作的一個(gè)重要工具，它的政策性、思想性和業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)。擬寫公文是一種綜合能力的體現(xiàn)。一份好的公文，沒有一定的政治理論水平、廣博的科學(xué)知識、豐富的實(shí)際材料和熟練的表達(dá)技巧等方面的必要修養(yǎng)，是寫不出來的。為了保證公文的質(zhì)量，使公文更好地發(fā)揮作用，擬寫公文的文書、秘書工作人員必須具有以下幾個(gè)方面的修養(yǎng)。

一、具有一定的政治理論水平

在各類應(yīng)用文體中，唯有公文是受政治思想影響最大的一種文體。作為一種施政治事的工具。這種影響不可避免地表現(xiàn)在公文上。公文擬寫要表達(dá)黨和國家機(jī)關(guān)以及人民的意志，體現(xiàn)他們的要求，維護(hù)他們的利益，要堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則。公文擬寫者要有正確的政治觀點(diǎn)和立場，就必須具有一定的政治理論知識，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握馬列主義、毛澤東思想的基本理論、基本原則和科學(xué)方位法，并運(yùn)用這些基本理論和觀點(diǎn)去分析解決實(shí)際問題，正如中共中央《關(guān)于建國以來若干歷史問題的決議》中指出： “毛澤東思想是馬克思列寧主義在中國的運(yùn)用和發(fā)展，是被實(shí)踐證明了的關(guān)于中國革命的正確理論原則和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是中國共產(chǎn)黨集體智慧的結(jié)晶”，“我們必須繼續(xù)堅(jiān)持毛澤東思想，認(rèn)真學(xué)習(xí)和運(yùn)用它的立場、觀點(diǎn)和方法來研究實(shí)踐中出現(xiàn)的新問題。毛澤東思想為馬克思列寧主義的理論寶庫增添了許多新的內(nèi)容，我們應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)毛澤東同志的科學(xué)著作同學(xué)習(xí)馬克思、恩格斯、列寧、斯大林的著作結(jié)合起來”。要學(xué)習(xí)辯證唯物主義和歷史唯物主義、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)等基本理論，自力更生、艱苦奮斗的方針，把這些作為分析研究和解決工作的實(shí)際問題的銳利武器。每個(gè)公文擬寫者要保證提高文件的政治思想性，必須提高自己的政治理論修養(yǎng)，認(rèn)真解決世界觀、政治覺悟和思想方法問題。

二、要熟悉和掌握政策法令

各個(gè)機(jī)關(guān)所進(jìn)行的工作都同實(shí)行一定的政策相聯(lián)。不是實(shí)行正確的方針政策，就是實(shí)行某種錯(cuò)誤的方針政策；不是自覺地就是盲目地實(shí)行某種政策。黨和國家制定的方針政策法令，是指導(dǎo)各項(xiàng)政策法令方面又獨(dú)具表現(xiàn)能力。實(shí)際工作中制發(fā)的公文，往往是對黨和國家政策法僅的具體執(zhí)行，而且需要密切與本部門、本地區(qū)或本系統(tǒng)的實(shí)際情況相結(jié)合。這就需要公文擬寫者必須熟悉和掌握這些政策法令，真正領(lǐng)會其重要性、必要性和精神實(shí)質(zhì)。只有提高了政策水平。然后才能談到結(jié)合本地區(qū)、本系統(tǒng)或本部門的實(shí)際情況，分析研究貫徹執(zhí)行的具體辦法。當(dāng)前，我們國家正在沿著社會主義方向進(jìn)行改革，發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)，全面開創(chuàng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的新局面。黨的十一屆三中全會以來，黨和國家在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面的工作中除恢復(fù)了許多正確的方針政策以外，同時(shí)還總結(jié)了秘書工作人員就一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)與提高政策水平，熟悉有關(guān)的政策法令，這才能積極正確地貫徹有關(guān)精神，避免擬寫出的文件與有關(guān)政策法令相抵觸和脫節(jié)。

三、要熟悉本機(jī)關(guān)、本部門的業(yè)務(wù)和有關(guān)情況

各類機(jī)關(guān)和各個(gè)工作部門，都有自己的職責(zé)范圍，都有自己的專門業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)。不熟悉這些業(yè)務(wù)，就不可能擬寫出指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的高質(zhì)量的文件來。業(yè)務(wù)上不通，要下筆擬寫文件，必然會出現(xiàn)反映工作情況抓不住要害和重點(diǎn)，指導(dǎo)工作缺乏針對性，解決問題抓不住癥結(jié)和關(guān)鍵的現(xiàn)象，難免不產(chǎn)生主觀主義、瞎指揮等弊病，造成工作上的被動(dòng)和失誤。因此擬寫指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的文件，需要在熟悉和鉆研本職業(yè)務(wù)上，踏踏實(shí)實(shí)下功夫。

熟悉工作情況和機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)主要包括以下幾個(gè)方面：首先，要弄清本機(jī)關(guān)、本部門的工作職責(zé)、業(yè)務(wù)范圍、工作的基本規(guī)律和當(dāng)前的中心任務(wù)是什么，本機(jī)關(guān)經(jīng)常與哪些機(jī)關(guān)和部門有工作聯(lián)系，都各有什么關(guān)系。第二，對于下屬單位的工作情況，要經(jīng)常了解，發(fā)現(xiàn)與培養(yǎng)典型，研究與總結(jié)新鮮經(jīng)驗(yàn)，分析存在的問題，做到心中有數(shù)。第三，學(xué)習(xí)有關(guān)本專業(yè)的科學(xué)知識和機(jī)關(guān)工作知識。

此外，如果新調(diào)任本部門的文秘人員，還應(yīng)該熟悉本機(jī)關(guān)、本部門工作的歷史。了解本機(jī)關(guān)、本部門過去的主要工作活動(dòng)情況，組織機(jī)構(gòu)的變動(dòng)情況，對重大問題的處理情況以及形成的重要文件等。只有熟悉上述各方面的情況，熟悉與掌握本職務(wù)，成為內(nèi)行，才能準(zhǔn)確而有效地處理工作問題，在擬寫文件時(shí)做到得心應(yīng)手。

四、要有廣博的知識

我國的經(jīng)濟(jì)體制改革在不斷加快、深化，政治體制改革在逐步展開、深入，形勢在迅速發(fā)展，新知識、新事物層出不窮，知識也在不斷更新。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，從事公文擬寫工作的人員，不僅要有較好的政治理論修養(yǎng)和較高的政策水平，懂得各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識，而且要博學(xué)多聞，通曉各方面的科學(xué)文化知識。要學(xué)習(xí)一些控制論、系統(tǒng)論、信息論等現(xiàn)代科學(xué)文化知識；要懂得經(jīng)濟(jì)、文藝、歷史、數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)乃至天文、地理等各種文化知識；更應(yīng)當(dāng)懂得法學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)與領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)等等。學(xué)習(xí)這些知識，可以增強(qiáng)眼力，開闊視野，豐富頭腦，不斷地提高自己對問題的認(rèn)識水平，從而增強(qiáng)思維的靈敏性和分析問題的能力，這對寫好公文大有裨益。知識浩如煙海，學(xué)習(xí)應(yīng)循序漸進(jìn)，鍥而不舍，還要有所側(cè)重，努力做到學(xué)用結(jié)合，學(xué)以致用。

五、要懂得一些語法、邏輯、修辭知識

一些單位的公文中所以存在著不合乎語法、邏輯、修辭要求的詞句，很重要的一個(gè)原因，就是有些公文擬寫人員不大懂得語法、邏輯、修辭知識。正如有的同志所講，說話比較容易，一旦要寫到紙上，總是表達(dá)不那么明白，有時(shí)因?yàn)橐痪湓捑鸵M(fèi)許多思索，動(dòng)不少腦筋。正因?yàn)檫@樣，往往一篇內(nèi)容很好的公文由于表達(dá)得特別別扭而大為遜色。因此，公文擬寫人中很有必要下苦功夫?qū)W習(xí)語法、邏輯、修辭等方面的基礎(chǔ)知識，從理論上武裝自己，當(dāng)然，不一定要精通，但至少要懂得一些起碼的常識，這是每一個(gè)公文擬寫者必須具備的一種技能。

學(xué)習(xí)語法、邏輯、修辭知識要堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際。一是要和學(xué)習(xí)群眾的生動(dòng)活潑語言相結(jié)合。在工作和生活中，要經(jīng)常注意積累、整理、加工群眾的語言，去其雜質(zhì)，取其精華，恰當(dāng)運(yùn)用。二是要和學(xué)習(xí)范文相結(jié)合。學(xué)習(xí)范文就是從別的單位文件和個(gè)人的文章中吸取營養(yǎng)。平時(shí)要注意選擇不同類型的范文，利用工作之余或?qū)ｉT的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)時(shí)間，對范文的組詞造句、文字技七等進(jìn)行解剖、分析并參與討論，看人家的公文在文風(fēng)上有什么特點(diǎn)，在文字上有哪些特色等等，集其所長，為我所用。實(shí)踐證明，經(jīng)常解剖、學(xué)習(xí)范文很有收益。三是和診治公文語病相結(jié)合。凡是平時(shí)自己修改或領(lǐng)導(dǎo)同志修改過的公文稿，不要隨意亂扔或毀掉，應(yīng)該對文稿存在的語病進(jìn)行認(rèn)真的研究，找出癥結(jié)所在，從中摸索規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，避免再出現(xiàn)類似的問題。在日常工作中，如果發(fā)現(xiàn)收文當(dāng)中出現(xiàn)語病，也不要輕易放過，應(yīng)該分析研究，從中得到借鑒，接受教訓(xùn)。采用上述方法糾正語病，針對性強(qiáng)，烙印深刻，提高顯著，比空洞地講道理要好，對提高公文擬寫水平能起到事半功倍的效果。

六、要多寫多練，刻苦實(shí)踐

擬寫公文是一項(xiàng)綜合性的鍛煉，它是公文擬寫人員思想政治、理論、政策水平，業(yè)務(wù)能力，知識面以及文字表達(dá)能力的全面反映。然而，僅做到這幾點(diǎn)，并不一定就能寫出高質(zhì)量的公文。要全面的提高公文擬寫水平，關(guān)鍵在于要多寫多練，要經(jīng)過一番刻苦磨練的過程，學(xué)到的理論、政策，掌握的工作素材，通曉的各種知識，懂得的語法、邏輯、修辭方法，都應(yīng)當(dāng)在不斷的寫作種消化、融匯、吸收、生發(fā)，真正做到執(zhí)筆而不怠。這樣堅(jiān)持下去，勤能補(bǔ)拙，熟能生巧，必將取得好的效果。因此，公文擬寫人員應(yīng)該下苦功夫奮力實(shí)踐，不斷探索成功之路。

公文寫作與公文處理：公文擬寫工作的重要性

公文擬寫是指文件的起草（或叫擬稿）工作。它是機(jī)關(guān)發(fā)文處理的第一個(gè)工作環(huán)節(jié)。在機(jī)關(guān)的全部文書處理工作中占有很重要的地位。一個(gè)機(jī)關(guān)在依法行使職權(quán)的工作活動(dòng)中經(jīng)常要使用文件這一工具同上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)或其他有關(guān)的機(jī)關(guān)單位發(fā)生聯(lián)系。無論是主動(dòng)對外發(fā)文，還是答復(fù)其他機(jī)關(guān)來文，或者對內(nèi)行文，都必須進(jìn)行文件起草工作。這種文件起草工作實(shí)際上包括文件起草初稿，然后經(jīng)討論修改形成送審稿的整個(gè)過程。文件起草工作的好壞，對于保證文件的質(zhì)量和發(fā)揮文件的效用都有很大的關(guān)系。因此，文件的擬寫工作，比較收發(fā)、登記、打印、催辦等文書處理環(huán)節(jié)來說，往往需要經(jīng)過周密審慎的思考和花費(fèi)較多的精力與時(shí)間。尤其是一些重要的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的擬寫，無疑是一種艱苦細(xì)致的創(chuàng)造性的腦力勞動(dòng)。

機(jī)關(guān)在處理日常工作中要想準(zhǔn)確得當(dāng)?shù)匕l(fā)揮文件的辦事效用，就必須講究文件質(zhì)量。文件效用同文件的質(zhì)量有著密不可分的聯(lián)系，這里所說的文件質(zhì)量，主要是指文件的思想內(nèi)容和文字表達(dá)兩個(gè)方面。一份高質(zhì)量的文件，應(yīng)當(dāng)是在內(nèi)容上能夠認(rèn)真體現(xiàn)黨和國家的方針政策，如實(shí)地反映出工作情況和業(yè)務(wù)活動(dòng)，有針對性地及時(shí)地提出問題，恰當(dāng)?shù)赝咨频亟鉀Q問題；在文字表達(dá)上還要簡明通順，確切得體，說理透徹，敘事清楚，使收文機(jī)關(guān)便于閱讀、理解和處理，它才能發(fā)揮出推進(jìn)機(jī)關(guān)工作的積極作用，真正成為辦事的有效工具。特別是那些決策機(jī)關(guān)所發(fā)布的決策性文件，影響面廣，關(guān)系重大，所產(chǎn)生的政治影響和社會效果比較深遠(yuǎn)，最能體現(xiàn)制發(fā)者的政策水平、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、業(yè)務(wù)能力和工作作風(fēng)，更應(yīng)當(dāng)注重?cái)M寫文件的質(zhì)量。因此，文件的擬寫工作是一項(xiàng)思想性、政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的非常嚴(yán)肅的工作，是保證文件質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。每個(gè)機(jī)關(guān)都應(yīng)該十分重視文件的擬寫工作，注意保證文件的質(zhì)量，并要求秘書工作、公文處理工作以及業(yè)務(wù)工作的人員都能十分熟練地掌握擬文要領(lǐng)和寫作方法，不斷地提高寫作能力和工作效率，以高度的政治責(zé)任感和極端嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度做好公文的擬寫工作。

公務(wù)文書是機(jī)關(guān)用來陳述情況、表達(dá)意圖、聯(lián)系工作、處理公務(wù)的文字依據(jù)。它的內(nèi)容不僅反映著文件制發(fā)機(jī)關(guān)的意愿和工作狀況，而且還體現(xiàn)著這個(gè)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的思想水平和工作經(jīng)驗(yàn)，特別是對于一些重要的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件來說，文件的質(zhì)量更能體現(xiàn)出文件制發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的政策水平、業(yè)務(wù)能力、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)以及工作效率和作用。因此，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不僅把文件的擬寫工作看成是機(jī)關(guān)公文處理的一項(xiàng)日常工作，而且把它當(dāng)作機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的一個(gè)重要組成部分。在機(jī)關(guān)工作中，屬于日常事務(wù)性的往來文件、處理具體業(yè)務(wù)的文件，通常是在機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、部門負(fù)責(zé)人的授予權(quán)授意之下，按照分工由秘書、文書和業(yè)務(wù)工作人員執(zhí)筆起草，然后由機(jī)關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人審核、簽發(fā)。而對于重要的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的擬寫，例如有關(guān)方針政策的制定，法規(guī)條例的擬定重要的指示、講話和工作情況報(bào)告，全面性的工作計(jì)劃和總結(jié)，以及重大問題的處理意見等，應(yīng)當(dāng)由機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或秘書部門、有關(guān)部門的主要負(fù)責(zé)人親自動(dòng)手起草，或者親自組織有經(jīng)驗(yàn)的人員起草，而不應(yīng)當(dāng)依賴秘書和負(fù)責(zé)人員。黨中央的一份指示曾指出：目前也有一些領(lǐng)導(dǎo)干部，工作不用腦筋，成天忙于批條子，應(yīng)付門面，他們不僅在準(zhǔn)備自己領(lǐng)導(dǎo)范圍內(nèi)的重要文件時(shí)不動(dòng)手，而且連自己的講話、報(bào)告、以至日常工作的指示也不動(dòng)腦，不動(dòng)手，不提出基本的思想內(nèi)容，一切由秘書或者別人代勞。他們這樣做，實(shí)際上是放棄了自己的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，嚴(yán)重地?fù)p害了黨的領(lǐng)導(dǎo)作用和領(lǐng)導(dǎo)威信。并且指出：各級領(lǐng)導(dǎo)干部親自動(dòng)手起草重要文件，這不是技術(shù)性問題，而是領(lǐng)導(dǎo)工作中的原則性問題。黨中央1981年又曾經(jīng)在一份指示中強(qiáng)調(diào)指出：領(lǐng)導(dǎo)干部必須親自動(dòng)手準(zhǔn)備自己的重要講話、報(bào)告、親自指導(dǎo)、主持自己領(lǐng)導(dǎo)范圍內(nèi)的重要文件的起草，否則他對自己所領(lǐng)導(dǎo)的主要工作就不能擔(dān)負(fù)政治責(zé)任。領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手起草文件，不僅有利于提高領(lǐng)導(dǎo)的知識化、專業(yè)化水平，而且有利于提高工作效率，更好地發(fā)揮機(jī)關(guān)的作用。

我們黨和國的領(lǐng)導(dǎo)人歷來極為重視文件的擬寫工作。毛澤東、周恩來、劉少奇同志等許多老一輩無產(chǎn)階級革命家，在領(lǐng)導(dǎo)中國革命的艱苦卓絕的斗爭中，經(jīng)常親自起草或親筆自發(fā)重要文件。在毛澤東同志的光輝

著作中，有許多是毛澤東同志作為中央的主席親筆為黨中央、中央軍委等起草的文件和電文，其中還有許多是經(jīng)過不少老同聲東擊西調(diào)查研究集體討論，最后由毛澤東同志集中概括成文的。毛澤東同志曾經(jīng)把自己比作“黨的文書”。周恩來同志也為黨中央起草過許多重要文件。建國以后，百廢待興，周總理雖然日理萬機(jī)，但對于他所經(jīng)手的文件，總是逐字逐句一絲不茍地反復(fù)斟酌修改。其他老一輩革命家在起草文件時(shí)，也總是以高度的負(fù)責(zé)精神和極端嚴(yán)肅認(rèn)真態(tài)度去進(jìn)行寫作，為我們樹立了光輝的典范。

文件是機(jī)關(guān)辦事的工具，又是文書工作者的工作對象。文秘工作者必須充分認(rèn)識文件擬寫的重要意義，勤學(xué)苦練，提高思想、政策和寫作水平，切實(shí)保證文件質(zhì)量，使文件更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

公文寫作與公文處理：公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用及其寫作要求上不同，擬寫時(shí)也有一些需要特別注意的問題。公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行。

一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)機(jī)關(guān)工作的實(shí)際需要來擬寫的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即公文的主題和發(fā)文的目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些問題，主要成績及存在問題，下一步的打算；再如請求事項(xiàng)，擬請上級機(jī)關(guān)答復(fù)或解決什么問題等。

2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫專題報(bào)告還是寫情況簡報(bào)；針對下級機(jī)關(guān)來文所反映的問題，是寫一個(gè)指示或復(fù)函，還是寫一個(gè)帶有規(guī)定性質(zhì)的通知等。

3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，是向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)，還是向下級所屬單位介紹和推廣工作經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)干部、有關(guān)部門工作人員閱讀，還是向全體干部或人民群眾進(jìn)行傳達(dá)等。

4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方機(jī)關(guān)了解，還是要求對方機(jī)關(guān)答復(fù)，是要求各收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是供對方參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有首先對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草文件。

二、收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確以后，就可以圍繞這個(gè)主題收集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究，當(dāng)然，這也要根據(jù)具體情況，并不是擬寫每份文件都要專門進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫一個(gè)簡短的命令、通知，寫一封內(nèi)容比較簡單的公函，呈報(bào)一項(xiàng)請示等，一般來說不需要專門做收集材料和調(diào)查研究的工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但是對于問題比較復(fù)雜，或雖有領(lǐng)導(dǎo)人對問題處理的原則意見，但還沒有形成具體有觀點(diǎn)和材料，還要進(jìn)行具體分析和歸納；或擬寫篇幅較長的文件，擬定工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)，起草規(guī)章、條例，擬寫工作指示和領(lǐng)導(dǎo)人講話等，往往都需要收集有關(guān)材料和進(jìn)行一些調(diào)查研究工作，因?yàn)楦拍畹男纬蛇^程，判斷的形成過程，推理的過程，就是調(diào)查和研究的過程，就是思維的過程。

人腦是能夠反映客觀世界的，但是要反映得正確很不容易。要經(jīng)過反復(fù)的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀實(shí)際。寫出的文件要符合實(shí)際，也必須經(jīng)過這樣一個(gè)過程。

怎樣為擬寫文件收集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中收集活材料。例如，要草擬本部門的工作計(jì)劃，首先需要查閱黨和國家有關(guān)的方針政策和指示精神，上級機(jī)關(guān)布置的任務(wù)，本部門去年的工作計(jì)劃和工作總結(jié)，以及參考兄弟單位的有關(guān)工作計(jì)劃等。還要認(rèn)真研究本部門今年面臨的形勢，今年的中心任務(wù)，上級要求；本部門當(dāng)前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什么潛力；研究針對實(shí)際情況應(yīng)當(dāng)提出哪些具體指標(biāo)，需要采取什么保證措施等。再如，擬寫一個(gè)全面的工作總結(jié)，需要查閱原訂的工作計(jì)劃，上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的主要的領(lǐng)導(dǎo)性文件，這一時(shí)期本機(jī)關(guān)制發(fā)的主要文件、下屬機(jī)關(guān)報(bào)送的主要文件，有關(guān)的重要會議文件，本機(jī)關(guān)的大事記等；請本機(jī)關(guān)各個(gè)部門的同志開個(gè)座談會，了解各部門的工作情況和工作體會，召集有關(guān)人員醞釀?dòng)懻摽偨Y(jié)提綱等。在全面調(diào)查和收集了有關(guān)材料的基礎(chǔ)上，分析研究主要進(jìn)行哪幾項(xiàng)工作，取得的主要成績及其原因，工作中的主要經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等?？傊占牧虾驼{(diào)查研究，是一個(gè)充分醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材，了解問題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識上的飛躍，從感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識。

三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫作提綱。提綱是所要擬寫文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動(dòng)筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題、依次再寫什么問題，主要分作幾層意思等。篇幅較長的比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一部分又分作幾個(gè)問題，各個(gè)大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱又當(dāng)別論了。

擬寫提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點(diǎn)、可以召集一定的會議進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱益臻完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

四、落筆起草，擬寫正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照提綱所列順序，開宗明義，緊扣主題，擬寫正文。寫作中要注意兩點(diǎn)。

1、要觀點(diǎn)鮮明、用材得當(dāng)。也就是說要用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，使材料為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說明問題，做到材料與觀點(diǎn)一致。

行文當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語不能含糊不清，模棱兩可，或詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云，無所適從，或者容易產(chǎn)生誤解，造成歧義，便會貽誤工作和造成不應(yīng)有的損失。

有些文件，只講觀點(diǎn)沒有實(shí)際材料，就會使人感到抽象空洞，缺乏根據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點(diǎn)，則會使人弄不清楚要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是工作報(bào)告和情況匯報(bào)、經(jīng)濟(jì)情況介紹等一類的文件，需要既有觀點(diǎn)，又有材料。觀點(diǎn)和材料的關(guān)系，如同骨頭和肉的關(guān)系一樣，有骨有肉才顯得豐滿、生動(dòng)、有力。例如，闡明某項(xiàng)方針、政策的指示和意見、往往要指出工作中的主要成績、18

存在的問題、值得注意的傾向，指明怎樣去做會有什么好處，指明不應(yīng)當(dāng)怎樣做，做了容易產(chǎn)生什么后果，會有什么不利等?？傊?，要向?qū)Ψ綍砸岳?，使之深刻理解自己的意圖的可行性和必要性，就有必要恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用一些具體材料來說明一定的道理。再如，寫一份工作簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、通報(bào)或經(jīng)驗(yàn)介紹，都要選用一定的典型事例和典型人物的材料，以達(dá)到交流情況，具體反映問題，或有生動(dòng)的事實(shí)表彰、宣傳或教育、警戒的目的。這樣寫的文件，有理有據(jù)，才能使人感到生動(dòng)真實(shí)，樂于信服。

我們在調(diào)查研究中收集到的材料是多種多樣的，使用材料時(shí)必須經(jīng)過選擇與剪裁，使材料能夠說明觀點(diǎn)，并具有典型性。也就是說要下一番去粗取精、去偽存真的功夫。選材要恰當(dāng)，要為表達(dá)發(fā)文的意圖服務(wù)。運(yùn)用材料緊密圍繞觀點(diǎn)，這就是我們所說的用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料。材料用得不當(dāng)，不說明問題，就會出現(xiàn)材料與主題脫節(jié)的現(xiàn)象。這樣的文件，會顯得結(jié)構(gòu)松散而雜亂，是缺乏說明力的。因此，不能說明問題的材料，寧可不用，不可濫用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

擬寫文件要保持嚴(yán)肅性，要求用材料說明觀點(diǎn)，用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，是說觀點(diǎn)必要有實(shí)際材料加以說明，運(yùn)用材料必須緊密結(jié)合觀點(diǎn)；絕不是說可以事先主觀地劃出一個(gè)思想框框，然后去拼湊材料，沒有材料就去編造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本質(zhì)的虛假的東西作為表達(dá)某種觀點(diǎn)和意圖“依據(jù)”。這樣來寫文件，是違背實(shí)事求是的根本原則，是決不容許的，必須嚴(yán)加禁止。

還需要說明的是，擬寫文件要有觀點(diǎn)和材料，也并不是說任何文件都必須具有這兩個(gè)方面。例如，一封介紹信、一個(gè)具體問題通知、一個(gè)簡要的批復(fù)、一項(xiàng)法規(guī)、法令等，一般都不需要引用什么材料來闡明觀點(diǎn)，而主要是說明具體意見、要求和規(guī)定，交代有關(guān)事項(xiàng)和做法等。

2、要文句簡練、交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代問題清楚明了。如果為了說清楚問題，就寫得啰嗦冗長，是不可取的；而為了簡便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫法，應(yīng)該是宜簡則簡，宜詳則詳，詳略得當(dāng)。敘述的文字力求簡練；需交代的重點(diǎn)，如文中涉及的人名、地名、機(jī)關(guān)名稱、或者使用規(guī)范化簡稱，簡稱必須是人所共知的，并且要注意不與其它機(jī)關(guān)發(fā)生重復(fù)和不至于誤解，不得隨意亂用簡稱。如將“××省委組織部、宣傳部”簡作“×省組宣”《會使人看不用代稱“滬”、“渝”。縣以下不為人們熟知的地名，前面應(yīng)冠上所屬的省名、地區(qū)名、縣名等。某些事物的全稱很長，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個(gè)文明”、“實(shí)現(xiàn)四化等。不得隨意創(chuàng)造使人難以理解的叫法。

文中引用的有關(guān)論述，應(yīng)注明出處。引用其它文件時(shí)，應(yīng)寫明它的發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、發(fā)文號或文件的全標(biāo)題；引用的語句，應(yīng)加引號標(biāo)明。文中提及的人名，如果不為對方所熟悉，在第一次出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫明他的職務(wù)、身份和全名，以下可以簡稱。文中遇有特別生僻的詞語，應(yīng)加以注釋。總之，不能認(rèn)為自己清楚的事，對方也必然會了解。要從對方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。

一般來說，擬寫文件不僅要注意文具通順、遵守文法規(guī)則、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，還要注意是否交代清楚了什么機(jī)關(guān)、什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、什么問題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見、對對方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚，除了簡短的文件外，一般均應(yīng)開宗明義，首先交代全文的目的或結(jié)論，作為導(dǎo)語，然后再分幾層意思說明，在全篇的結(jié)尾部分，還可以對全篇的要旨作一個(gè)適當(dāng)?shù)母爬?，并表明對收文機(jī)關(guān)的要求。例如要求這份文件在什么時(shí)間、什么范圍傳達(dá)，什么時(shí)間開始執(zhí)行，請示答復(fù)或僅是上報(bào)備案等。

五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，須要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的。寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能成熟。擬寫文件時(shí)，自己起草以后，一定要反復(fù)閱讀幾遍，仔細(xì)地逐字逐句斟酌修改，連標(biāo)點(diǎn)符號也不要放過。

1、關(guān)于主題的修改?？粗黝}思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據(jù)。

2、關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當(dāng)，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都要進(jìn)行修改。

3、關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來，如果文件只有觀點(diǎn)而無材料，或者有了材料而不能說明觀點(diǎn)，或者材料過多而湮沒了觀點(diǎn)，就要對材料進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷摹?/p>

4、關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整，層次位置的改變，以及詳略的更動(dòng)等等。目的在于使文件更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。

5、關(guān)于語言的修改。主要是修改不通順的字句，不規(guī)范的字以及標(biāo)點(diǎn)符號，以達(dá)到語言準(zhǔn)確、鮮明、精煉、生動(dòng)的要求。

修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。通過修改，不僅可以提高文件質(zhì)量，為審核、簽發(fā)打好基礎(chǔ)，也可從中提高寫作能力。

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用及其寫作要求上不同，擬寫時(shí)也有一些需要特別注意的問題。

公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行。

一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)機(jī)關(guān)工作的實(shí)際需要來擬寫的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即公文的主題和發(fā)文的目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些問題，主要成績及存在問題，下一步的打算；再如請求事項(xiàng)，擬請上級機(jī)關(guān)答復(fù)或解決什么問題等。

2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫專題報(bào)告還是寫情況簡報(bào)；針對下級機(jī)關(guān)來文所反映的問題，是寫一個(gè)指示或復(fù)函，還是寫一個(gè)帶有規(guī)定性質(zhì)的通知等。

3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，是向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)，還是向下級所屬單位介紹和推廣工作經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)干部、有關(guān)部門工作人員閱讀，還是向全體干部或人民群眾進(jìn)行傳達(dá)等。

4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方機(jī)關(guān)了解，還是要求對方機(jī)關(guān)答復(fù)，是要求各收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是供對方參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有首先對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草文件。

二、收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確以后，就可以圍繞這個(gè)主題收集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究，當(dāng)然，這也要根據(jù)具體情況，并不是擬寫每份文件都要專門進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫一個(gè)簡短的命令、通知，寫一封內(nèi)容比較簡單的公函，呈報(bào)一項(xiàng)請示等，一般來說不需要專門做收集材料和調(diào)查研究的工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但是對于問題比較復(fù)雜，或雖有領(lǐng)導(dǎo)人對問題處理的原則意見，但還沒有形成具體有觀點(diǎn)和材料，還要進(jìn)行具體分析和歸納；或擬寫篇幅較長的文件，擬定工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)，起草規(guī)章、條例，擬寫工作指示和領(lǐng)導(dǎo)人講話等，往往都需要收集有關(guān)材料和進(jìn)行一些調(diào)查研究工作，因?yàn)楦拍畹男纬蛇^程，判斷的形成過程，推理的過程，就是調(diào)查和研究的過程，就是思維的過程。人腦是能夠反映客觀世界的，但是要反映得正確很不容易。要經(jīng)過反復(fù)的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀實(shí)際。寫出的文件要符合實(shí)際，也必須經(jīng)過這樣一個(gè)過程。

怎樣為擬寫文件收集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中收集活材料。例如，要草擬本部門的工作計(jì)劃，首先需要查閱黨和國家有關(guān)的方針政策和指示精神，上級機(jī)關(guān)布置的任務(wù)，本部門去年的工作計(jì)劃和工作總結(jié)，以及參考兄弟單位的有關(guān)工作計(jì)劃等。還要認(rèn)真研究本部門今年面臨的形勢，今年的中心任務(wù)，上級要求；本部門當(dāng)前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什么潛力；研究針對實(shí)際情況應(yīng)當(dāng)提出哪些具體指標(biāo)，需要采取什么保證措施等。再如，擬寫一個(gè)全面的工作總結(jié)，需要查閱原訂的工作計(jì)劃，上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的主要的領(lǐng)導(dǎo)性文件，這一時(shí)期本機(jī)關(guān)制發(fā)的主要文件、下屬機(jī)關(guān)報(bào)送的主要文件，有關(guān)的重要會議文件，本機(jī)關(guān)的大事記等；請本機(jī)關(guān)各個(gè)部門的同志開個(gè)座談會，了解各部門的工作情況和工作體會，召集有關(guān)人員醞釀?dòng)懻摽偨Y(jié)提綱等。在全面調(diào)查和收集了有關(guān)材料的基礎(chǔ)上，分析研究主要進(jìn)行哪幾項(xiàng)工作，取得的主要成績及其原因，工作中的主要經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。總之，收集材料和調(diào)查研究，是一個(gè)充分醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材，了解問題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識上的飛躍，從感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識。

三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫作提綱。提綱是所要擬寫文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動(dòng)筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題、依次再寫什么問題，主要分作幾層意思等。篇幅較長的比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一部分又分作幾個(gè)問題，各個(gè)大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱又當(dāng)別論了。

擬寫提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點(diǎn)、可以召集一定的會議進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱益臻完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

四、落筆起草，擬寫正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照提綱所列順序，開宗明義，緊扣主題，擬寫正文。寫作中要注意兩點(diǎn)。

1、要觀點(diǎn)鮮明、用材得當(dāng)。也就是說要用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，使材料為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說明問題，做到材料與觀點(diǎn)一致。

行文當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語不能含糊不清，模棱兩可，或詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云，無所適從，或者容易產(chǎn)生誤解，造成歧義，便會貽誤工作和造成不應(yīng)有的損失。

有些文件，只講觀點(diǎn)沒有實(shí)際材料，就會使人感到抽象空洞，缺乏根據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點(diǎn)，則會使人弄不清楚要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是工作報(bào)告和情況匯報(bào)、經(jīng)濟(jì)情況介紹等一類的文件，需要既有觀點(diǎn)，又有材料。觀點(diǎn)和材料的關(guān)系，如同骨頭和肉的關(guān)系一樣，有骨有肉才顯得豐滿、生動(dòng)、有力。例如，闡明某項(xiàng)方針、政策的指示和意見、往往要指出工作中的主要成績、存在的問題、值得注意的傾向，指明怎樣去做會有什么好處，指明不應(yīng)當(dāng)怎樣做，做了容易產(chǎn)生什么后果，會有什么不利等。總之，要向?qū)Ψ綍砸岳Γ怪羁汤斫庾约旱囊鈭D的可行性和必要性，就有必要恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用一些具體材料來說明一定的道理。再如，寫一份工作簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、通報(bào)或經(jīng)驗(yàn)介紹，都要選用一定的典型事例和典型人物的材料，以達(dá)到交流情況，具體反映問題，或有生動(dòng)的事實(shí)表彰、宣傳或教育、警戒的目的。這樣寫的文件，有理有據(jù)，才能使人感到生動(dòng)真實(shí)，樂于信服。

我們在調(diào)查研究中收集到的材料是多種多樣的，使用材料時(shí)必須經(jīng)過選擇與剪裁，使材料能夠說明觀點(diǎn)，并具有典型性。也就是說要下一番去粗取精、去偽存真的功夫。選材要恰當(dāng)，要為表達(dá)發(fā)文的意圖服務(wù)。運(yùn)用材料緊密圍繞觀點(diǎn)，這就是我們所說的用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料。材料用得不當(dāng)，不說明問題，就會出現(xiàn)材料與主題脫節(jié)的現(xiàn)象。這樣的文件，會顯得結(jié)構(gòu)松散而雜亂，是缺乏說明力的。因此，不能說明問題的材料，寧可不用，不可濫用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

擬寫文件要保持嚴(yán)肅性，要求用材料說明觀點(diǎn)，用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，是說觀點(diǎn)必要有實(shí)際材料加以說明，運(yùn)用材料必須緊密結(jié)合觀點(diǎn)；絕不是說可以事先主觀地劃出一個(gè)思想框框，然后去拼湊材料，沒有材料就去編造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本質(zhì)的虛假的東西作為表達(dá)某種觀點(diǎn)和意圖“依據(jù)”。這樣來寫文件，是違背實(shí)事求是的根本原則，是決不容許的，必須嚴(yán)加禁止。

還需要說明的是，擬寫文件要有觀點(diǎn)和材料，也并不是說任何文件都必須具有這兩個(gè)方面。例如，一封介紹信、一個(gè)具體問題通知、一個(gè)簡要的批復(fù)、一項(xiàng)法規(guī)、法令等，一般都不需要引用什么材料來闡明觀點(diǎn)，而主要是說明具體意見、要求和規(guī)定，交代有關(guān)事項(xiàng)和做法等。

2、要文句簡練、交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代問題清楚明了。如果為了說清楚問題，就寫得啰嗦冗長，是不可取的；而為了簡便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫法，應(yīng)該是宜簡則簡，宜詳則詳，詳略得當(dāng)。敘述的文字力求簡練；需交代的重點(diǎn)，如文中涉及的人名、地名、機(jī)關(guān)名稱、或者使用規(guī)范化簡稱，簡稱必須是人所共知的，并且要注意不與其它機(jī)關(guān)發(fā)生重復(fù)和不至于誤解，不得隨意亂用簡稱。如將“××省委組織部、宣傳部”簡作“×省組宣”《會使人看不用代稱“滬”、“渝”?？h以下不為人們熟知的地名，前面應(yīng)冠上所屬的省名、地區(qū)名、縣名等。某些事物的全稱很長，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個(gè)文明”、“實(shí)現(xiàn)四化等。不得隨意創(chuàng)造使人難以理解的叫法。

文中引用的有關(guān)論述，應(yīng)注明出處。引用其它文件時(shí)，應(yīng)寫明它的發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、發(fā)文號或文件的全標(biāo)題；引用的語句，應(yīng)加引號標(biāo)明。文中提及的人名，如果不為對方所熟悉，在第一次出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫明他的職務(wù)、身份和全名，以下可以簡稱。文中遇有特別生僻的詞語，應(yīng)加以注釋。總之，不能認(rèn)為自己清楚的事，對方也必然會了解。要從對方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。

一般來說，擬寫文件不僅要注意文具通順、遵守文法規(guī)則、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，還要注意是否交代清楚了什么機(jī)關(guān)、什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、什么問題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見、對對方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚，除了簡短的文件外，一般均應(yīng)開宗明義，首先交代全文的目的或結(jié)論，作為導(dǎo)語，然后再分幾層意思說明，在全篇的結(jié)尾部分，還可以對全篇的要旨作一個(gè)適當(dāng)?shù)母爬?，并表明對收文機(jī)關(guān)的要求。例如要求這份文件在什么時(shí)間、什么范圍傳達(dá)，什么時(shí)間開始執(zhí)行，請示答復(fù)或僅是上報(bào)備案等。

五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，須要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的。寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能成熟。擬寫文件時(shí)，自己起草以后，一定要反復(fù)閱讀幾遍，仔細(xì)地逐字逐句斟酌修改，連標(biāo)點(diǎn)符號也不要放過。

1、關(guān)于主題的修改?？粗黝}思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據(jù)。

2、關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當(dāng)，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都要進(jìn)行修改。

3、關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來，如果文件只有觀點(diǎn)而無材料，或者有了材料而不能說明觀點(diǎn)，或者材料過多而湮沒了觀點(diǎn)，就要對材料進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷摹?/p>

4、關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整，層次位置的改變，以及詳略的更動(dòng)等等。目的在于使文件更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。

5、關(guān)于語言的修改。主要是修改不通順的字句，不規(guī)范的字以及標(biāo)點(diǎn)符號，以達(dá)到語言準(zhǔn)確、鮮明、精煉、生動(dòng)的要求。

修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。通過修改，不僅可以提高文件質(zhì)量，為審核、簽發(fā)打好基礎(chǔ)，也可從中提高寫作能力。

公文屬于一種應(yīng)用文，在寫作上同一般文章有某些相似之處，例如要求文理通順、便于閱讀理解等。但由于它的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用不同于一般文章，所以公文擬定又具有自己的一些特殊要求。根據(jù)起來，主要有以下幾點(diǎn)基本要求：

一、觀點(diǎn)正確

公文是傳達(dá)、貫徹黨和國家的路線、方針、政策、法律、法規(guī)的工具，是黨的基本路線和國家政策、法律的體現(xiàn)，是宣傳群眾、組織群眾的根據(jù)和武器，公文的上述職能就決定了公文的觀點(diǎn)必須正確無誤。所謂觀點(diǎn)必須正確無誤，就是說公文的指導(dǎo)思想和內(nèi)容必須符合黨的基本路線和國家的政策、法律，必須在思想政治上同黨中央保持一致。要按照馬克思主義的辯證唯物主義和歷史唯物主義的立場、觀點(diǎn)和方法，根據(jù)黨中央提出的建議有中國特色的社會主義的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)，站在全局的高度去觀察形勢，分析問題，解決問題。無論是制發(fā)有關(guān)全局性的公文，還是局部性工作的公文，都不能與黨和國家的指示精神相抵觸、相違背。這一點(diǎn)是至關(guān)重要的。凡是與黨和國家的政策、法律相抵觸、相違背的公文，上級機(jī)關(guān)有權(quán)撤銷，宣布無效。

應(yīng)當(dāng)指出的是，有的黨政機(jī)關(guān)直屬業(yè)務(wù)部門在制發(fā)公文時(shí)，一味地強(qiáng)調(diào)本部門、本戰(zhàn)線工作如何重要，在制發(fā)規(guī)定、下達(dá)通知、制定措施上過分地維護(hù)本部門、本戰(zhàn)線的利益，而忽視戰(zhàn)線、其他部門的必要利益，結(jié)果造成了部門或戰(zhàn)線之間的互相矛盾、互相扯皮，給下級執(zhí)行部門帶來了困難。因此，擬寫公文最重要的一條，就是要有全局觀念、觀點(diǎn)要正確，不能各行其是，各自為政。

二、實(shí)事求是

實(shí)事求是，是毛澤東同志一貫倡導(dǎo)的，是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，是黨的思想路線的核心。黨政機(jī)關(guān)及其所屬業(yè)務(wù)部門的公文是否體現(xiàn)了實(shí)事求是的精神，不公是衡量一篇公文的內(nèi)容好球的重要標(biāo)志之一，同時(shí)也反映出一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、一個(gè)業(yè)務(wù)部門的思想、政策水平和工作作風(fēng)。

實(shí)事求是，就是要唯書、不唯上，要唯實(shí)。對上請示工作，報(bào)告情況，要實(shí)實(shí)在在，一是一，二是二，不說假話、大話、空話、有喜報(bào)喜、有憂報(bào)憂，不搞實(shí)用主義，不投領(lǐng)導(dǎo)所好，不看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事。對下發(fā)指示，作決定，要遵循各項(xiàng)工作的客觀發(fā)展規(guī)律，從實(shí)際情況出發(fā)，有的放矢，使發(fā)出的公文真正切實(shí)可行。從日常接觸到的公文來看，不堅(jiān)持實(shí)事求是的情況時(shí)有所見。比如，聽說上級要扶持貧困戶，落實(shí)優(yōu)惠政策，于是在報(bào)告中過分地強(qiáng)調(diào)困難；聽說上級要總結(jié)典型經(jīng)驗(yàn)，又專揀好的說；總結(jié)工作時(shí)，講成績不惜筆墨，講問題寥寥數(shù)語，幾筆帶過；如果工作中發(fā)生了問題，上級要求查處時(shí)，報(bào)告情況又輕描淡寫、含含糊糊、羞羞答答、甚至說假話，打馬虎眼，對下級發(fā)指示不從實(shí)際出發(fā)，講大話、放空炮等等。這些問題的出現(xiàn)，不僅使公文推動(dòng)了嚴(yán)肅性和權(quán)威性，推動(dòng)了下級機(jī)關(guān)和廣大干部群眾對公文的信任感，造成有令不行，有禁不止，公文成為空文，而且也降低了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的威信，給工作帶來損失。黨的十一屆三中全會以來，黨中央的報(bào)告、決議、決定、指示、會議公報(bào)等，所以受到廣大人民群眾的歡迎，得到順利貫徹執(zhí)行，最根本的原因就是這些文件充分體現(xiàn)了實(shí)事求是的精神。從某種意義上說，實(shí)事求是是公文的生命。

三、準(zhǔn)確及時(shí)

既然公文是為解決具體問題而寫的，這就要求在實(shí)事求是的基礎(chǔ)上準(zhǔn)確的反映和表達(dá)客觀實(shí)際情況。從擬寫的構(gòu)思到動(dòng)筆，都要做到周密思考，行文樸實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)，尤其應(yīng)當(dāng)鮮明，態(tài)度要明朗，觀點(diǎn)要明確，不能含糊其詞，模棱兩可；行文前后要一致，不能自機(jī)矛盾等。此外，引文、數(shù)字、人名、地名、機(jī)關(guān)名、事物名、標(biāo)點(diǎn)符號等，均須仔細(xì)核對準(zhǔn)確，避免出差錯(cuò)和有所出入。從公文的通篇結(jié)構(gòu)上，也要求前后一致層次合理，才能確保其所反映的事實(shí)完整準(zhǔn)確。

公文在準(zhǔn)確反映實(shí)際情況的同時(shí)，能否做到及時(shí)是事關(guān)工作效率，有時(shí)甚至是關(guān)系到工作成敗的大問題。公文擬寫必須注意及時(shí)、適時(shí)，決不允許遲緩?fù)涎?，貽誤工作。對于緊急公文，需爭分奪秒地完成擬寫任務(wù)，該做出指示的要及時(shí)下達(dá)，該向上級請示的要及時(shí)請示。不僅如此，對日常反映情況、指導(dǎo)工作的文件，也須寫得適時(shí)，掌握關(guān)鍵時(shí)機(jī)。如果或通知，拖到夏初才擬稿發(fā)出，第一季度的工作便失去了計(jì)劃指導(dǎo)。再如，一項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，在事過許久才能著手進(jìn)行，便不能及時(shí)推廣經(jīng)驗(yàn)和吸取教訓(xùn)。公文的時(shí)間性是一個(gè)不容忽視的問題，這也是擬文時(shí)必須達(dá)到的基本要求。

四、簡明生動(dòng)

公文是一種辦事的工具，它不需要像文學(xué)作品那樣作細(xì)膩的描寫，也不需要像學(xué)術(shù)論著那樣長篇長論，而是要求寫得簡潔明了，便于閱讀，辦事便捷。公文篇幅長短不是衡量好壞的標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)鍵要看質(zhì)量如何。為此，公文的擬寫，須注意文字簡練，條理清晰，敘事說理簡明扼要，篇幅力求緊縮，不要寫得冗長累贅，眉目不清，浪費(fèi)閱讀的時(shí)間。毛澤東同志在《反對黨八股》一文中曾談過：大家“工作忙，文章太長了，有 24

誰來看呢？”他在《關(guān)于建立報(bào)告制度》一文中曾提出過具體要求，規(guī)定寫“綜合報(bào)告內(nèi)容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在”。擬文要達(dá)到這些要求，就要開門見山，直截了當(dāng)，簡短快捷，語言精練，不要穿靴戴帽，空話套話連篇，也不要海闊天空，漫無邊際，或下筆千言，離題萬里。

當(dāng)然，說公文應(yīng)簡明扼要，直書不曲，并非完全排隊(duì)必要的語言色彩。也就是說，為了提高公文的表現(xiàn)力和說服力，也要充分考慮公文的生動(dòng)性問題。生動(dòng)性就是在抽象的論述中適當(dāng)?shù)夭捎靡恍┚唧w形象的東西，使文章增添色彩，讀者看了覺得醒目提神，印象深刻。公文要具有生動(dòng)性，不僅要求字、句合乎文法，而且要有一定的修辭技巧。一般來說，公文的語言著重?cái)⑹抡f理，而不是描景抒情；公文的章法結(jié)構(gòu)貴在直敘，一般不用倒敘、插敘和懸念等手法。但是，公文要講究修辭技巧還是完全必要的。有些妙語佳句準(zhǔn)確地用到公文里，都具有畫龍點(diǎn)睛之功效，使公文的詞句更加生動(dòng)活潑，引人入勝，從而更能突出公文的主題思想，增強(qiáng)公文的效果，如“大鍋飯”、“摸著石頭過河”等詞句，生動(dòng)形象，寫在公文中耐人尋味。再比如，群眾形容黨的十一屆三中全會以前農(nóng)村的困難景象是“干部沒少挨累，群眾憋氣受罪，廚房缺柴少米，炕上還是破被”。這些話通俗、真實(shí)、生動(dòng)、言簡意賅，發(fā)人深省。用得恰到好處時(shí)，會給公文內(nèi)容增添色彩，別有一番味道。

五、體式規(guī)范

公文的體式包括公文的文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。擬寫公文必須符合規(guī)定的體式，不能標(biāo)新立異各行其是。無論上行、平行、下行文或面向群眾發(fā)布的文件，都要根據(jù)文種的要求和規(guī)定的格式擬寫。公文擬寫符合統(tǒng)一規(guī)定的體式，是保證公文的完整性、正確性和有效性所必需的。因?yàn)橹挥畜w式規(guī)范統(tǒng)一，結(jié)構(gòu)完整，標(biāo)記明確的公文，才能保證其效用的發(fā)揮和運(yùn)行效率的提高。同時(shí)也方便其立卷處理以備存查。今后機(jī)關(guān)要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化又是以文件處理的標(biāo)準(zhǔn)化為條件的，符合公文格式的文件是文件處理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。因此，必須要求文書工作人員根據(jù)不同的文種，按照公文格式的要求，寫全文件結(jié)構(gòu)的各個(gè)組成部分。

六、注意書寫材料的運(yùn)用

公文的書寫材料包括公文的載體材料和公文的字跡材料兩部分。擬寫公文應(yīng)該使用統(tǒng)一的印有固定格式的用紙，不要隨便拿起什么紙就寫。因?yàn)榧垙埓笮〔灰缓蜁鴮懙母袷轿寤ò碎T，不便于審核修改和日后歸檔保存。每個(gè)機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)為文書人員準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)的文件稿紙。紙型按國家的統(tǒng)一規(guī)定，用單頁十六開紙（190×265毫米），在左側(cè)留出裝訂線，橫寫橫排。首頁應(yīng)包括：主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、擬稿部門和擬稿人、簽發(fā)人、會簽機(jī)關(guān)或部門、發(fā)文號、印制份數(shù)、附件、發(fā)出日期等項(xiàng)，以便于逐項(xiàng)填齊。正文的行距間隔宜適當(dāng)放寬，留出修改的余地。用紙的格式和項(xiàng)目，可根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際需要設(shè)計(jì)和印制。

書寫時(shí)，字體必須工整清晰，不得潦草；要注意使用標(biāo)準(zhǔn)字體，不得亂造簡體字。修改處應(yīng)勾劃清楚，如改動(dòng)太多，稿面太亂，須重新謄抄，以便于審核印制、校對工作。

公文所選用的紙張質(zhì)量如何，對文件字跡的質(zhì)量具有直接的關(guān)系，它不僅直接影響公文的閱讀利用，而且還決定了文件乃至檔案的壽命長短。由于文件不僅具有傳達(dá)意圖，處理公務(wù)的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性作用，而且還具有提供給今后工作查考利用的存史性作用。也就是說，機(jī)關(guān)工作中所形成的絕大多數(shù)文件，當(dāng)它們的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用一旦完成或者消失以后，都需要進(jìn)行歸檔保存，甚至其中許多重要文件還必須長期保存或者永久保存。這樣，我們在擬寫公文時(shí)，就應(yīng)當(dāng)首先考慮到選用什么樣的紙張作為載體材料，才便于公文長期保存或永久保存。

公文字跡材料的選用，包括黨和墨水的選用。應(yīng)該盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用鉛筆和圓珠筆。

墨和墨汁的主要成份是碳素，寫成的字跡耐水、耐熱，不易褪色，適于長久保存。墨水中的藍(lán)墨水其主要成分是鞣酸亞鐵和沒食子酸亞鐵，氧化后變成不溶性的黑色的高價(jià)鐵，可使墨水字跡變黑，持久不褪色，易于保存。

純藍(lán)墨水和紅墨水屬于有機(jī)染料墨水，字跡鮮艷但不耐久，所以書寫文件應(yīng)當(dāng)使用墨汁、藍(lán)黑墨水和碳素墨水，不能使用純藍(lán)、紅色墨水和其他質(zhì)量低劣的墨水。抄寫文件底稿和打印文件都不要使用復(fù)寫紙。所有這些，文書、秘書和檔案工作人員都必須注意，而公文的擬定人員尤其要注意這些問題。

行政文書

行政文書：行政處罰文書的使用分類

行政處罰文書的使用分類

統(tǒng)一規(guī)范行政處罰文書是依法行政的要求，是行政執(zhí)法規(guī)范化要求最基本的要素，體現(xiàn)著行政執(zhí)法隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和行政執(zhí)法隊(duì)伍的執(zhí)法水平。目前各級工商行政管理機(jī)關(guān)適用的行政處罰文書，是國家工商行政管理總局統(tǒng)一制定的。《工商行政管理機(jī)關(guān)行政處罰程序規(guī)定》第八十九條“行政處罰文書，由國家工商行政管理總局統(tǒng)一制定?！薄秶夜ど绦姓芾砭株P(guān)于施行<工商行政管理機(jī)關(guān)行政處罰文書（試行）>的通知》（工商法字【1998】第144號）于1998年7月15日發(fā)布，該通知發(fā)布了統(tǒng)一制定的行政執(zhí)法文書，共60種。自1999年1月1日起全國工商行政管理系統(tǒng)全部使用了統(tǒng)一文書。行政處罰文書的格式按照標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，從而既體現(xiàn)法律法規(guī)的基本要求，又滿足了工商行政管理執(zhí)法實(shí)踐的需要。從近十年執(zhí)法實(shí)踐使用統(tǒng)一規(guī)范的行政執(zhí)法文書來看，行政執(zhí)法文書從一定程度上促進(jìn)了行政執(zhí)法隊(duì)伍素質(zhì)和執(zhí)法水平的提高，縮小了不同地區(qū)執(zhí)法人員在執(zhí)法理念和執(zhí)法水平上的差距，使行政處罰、行政復(fù)議各個(gè)環(huán)節(jié)的行政行為有了規(guī)范的法律文書作為載體，對于規(guī)范執(zhí)法，減少執(zhí)法的隨意性，提高行政執(zhí)法水平起到了積極作用。行政處罰文書是一種執(zhí)法類的法律文書，它的操作與適用貫穿在我們執(zhí)法辦案的全過程，執(zhí)法實(shí)踐中將其分類，一般應(yīng)包括立案類、調(diào)查取證類、告知類、決定類、執(zhí)行類、結(jié)案類、其他類共七類文書。

具體內(nèi)容有：

（1）立案類文書主要包括案件舉報(bào)登記表、立案審批表；

（2）調(diào)查取證類文書主要包括現(xiàn)場檢查筆錄、詢問通知書、詢問筆錄、陳述筆錄、先行登記保存通知書、抽樣取證通知書、委托鑒定書、委托調(diào)查函、采取（解除）強(qiáng)制措施審批表、封存（查封、扣押）物品通知書、封存（查封、扣押）物品清單、案件調(diào)查終結(jié)審批表；

（3）告知類文書包括行政處罰事先告知書、聽證告知書、聽證通知書、聽證筆錄；

（4）決定類文書包括行政處罰決定審批表、當(dāng)場處罰決定書、行政處罰決定書、沒收物品清單；

（5）執(zhí)行類文書包括罰款催繳通知書、延期（分期）繳納罰款審批表、延期（分期）繳納罰款批準(zhǔn)書、強(qiáng)制執(zhí)行申請書、強(qiáng)制執(zhí)行通知書、強(qiáng)制執(zhí)行決定書；

（6）結(jié)案類文書包括結(jié)案審批表、案件移送審批表、案件移送函；

（7）其他文書主要有責(zé)令改正通知書、行政建議書、送達(dá)回證。

公開選拔考試文書寫作：會議紀(jì)要

會議紀(jì)要

【概念解說】

會議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)的公文。會議紀(jì)要不同于會議記錄。會議紀(jì)要對企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體都適用。

會議紀(jì)要與會議記錄是兩個(gè)不同的概念，二者的區(qū)別十分明顯。從應(yīng)用寫作和文字處理的角度來探析，二者截然不同。會議紀(jì)要是一種法定的公務(wù)文書，其撰寫與制作屬于應(yīng)用寫作和公文處理的范疇，必須遵循應(yīng)用寫作的一般規(guī)律，嚴(yán)格按照公文制發(fā)處理程序辦事。而會議記錄則只是辦公部門的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，屬于管理服務(wù)的范疇，它只需忠實(shí)地記載會議實(shí)況，保證記錄的原始性、完整性和準(zhǔn)確性，其記錄活動(dòng)同嚴(yán)格意義上的公文寫作完全是兩碼事。二者在載體樣式、稱謂用語、適用對象、分類方法、內(nèi)容重點(diǎn)以及處理方式等諸多方面都有明顯區(qū)別。

【分類】

(1)工作會議紀(jì)要。它側(cè)重于記錄貫徹有關(guān)工作方針、政策，及其相應(yīng)要解決的問題。如，《全國民族貿(mào)易和民族用品生產(chǎn)工作會議紀(jì)要》，《全省基本建設(shè)工作會議紀(jì)要》。(2)代表會議紀(jì)要。它側(cè)重于記錄會議議程和通過的決議，以及今后工作的建議。如《××省第一次盲人聾啞人代表會議紀(jì)要》。(3)座談會紀(jì)要。它內(nèi)容比較單

一、集中，側(cè)重于工作的、思想的、理論的、學(xué)習(xí)的某一個(gè)問題或某一方面問題。如，《十省區(qū)、十個(gè)路局整頓治安座談會紀(jì)要》。(4)聯(lián)席會議紀(jì)要。它系指不同單位、團(tuán)體，為了解決彼此有關(guān)的問題而聯(lián)合舉行會議，在此種會議上形成的紀(jì)要。它側(cè)重于記錄兩邊達(dá)成的共同協(xié)議。(5)辦公會議紀(jì)要。對本單位或本系統(tǒng)有關(guān)工作問題的討論、商定、研究、決議的文字記錄，以備查考。(6)匯報(bào)會議紀(jì)要。這種會議側(cè)重于匯報(bào)前一段工作情況，研究下一步工作，經(jīng)常是為召開工作會議進(jìn)行的準(zhǔn)備會議。(7)技術(shù)鑒定會紀(jì)要。(8)科研學(xué)術(shù)會議紀(jì)要，包括年會紀(jì)要。

【主要內(nèi)容與結(jié)構(gòu)形式】

一、標(biāo)題會議紀(jì)要的標(biāo)題，有兩種格式：一是，會議名稱加紀(jì)要，也就是在“紀(jì)要”兩個(gè)字前寫上會議名稱。如，全國財(cái)貿(mào)工會工作會議紀(jì)要；又如，吉林省工商行政管理局長會議紀(jì)要。會議名稱可以寫簡稱，也可以用開會地點(diǎn)做為會議名稱。如，京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會紀(jì)要，又如，鄭州會議紀(jì)要。二是，把會議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來，類似文件標(biāo)題式的。如，關(guān)于加強(qiáng)紀(jì)檢工作座談會紀(jì)要；又如，關(guān)于落實(shí)省委領(lǐng)導(dǎo)同志批示保護(hù)省級文物七級浮屠塔問題的會議紀(jì)要。

二、開頭部分

簡要介紹會議概況，其中包括：

(1)會議召開的形勢和背景；

(2)會議的指導(dǎo)思想和目的要求；

(3)會議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員、主持者；

(4)會議的主要議題或解決什么問題；

(5)對會議的評價(jià)。

三、文號、制文時(shí)間

文號寫在標(biāo)題的正下方，由年份、序號組成，用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)出，并用“【】”括入，如：【2004】67號。辦公會議紀(jì)要對文號一般不做必須的要求，但是在辦公例會中一般要有文號，如“第XX期”、“第XX次”，寫在標(biāo)題的正下方。

會議紀(jì)要的時(shí)間可以寫在標(biāo)題的下方，也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面，要用漢字寫明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。

四、正文部分

它是紀(jì)要的主體部分，是對會議的主要內(nèi)容、主要精神、主要原則以及基本結(jié)論和今后任務(wù)等進(jìn)行具體的綜合和闡述。

怎樣才能寫好正文部分？也就是說，要掌握點(diǎn)什么要領(lǐng)與方法，是否可以這樣：

(1)要從會議的客觀實(shí)際出發(fā)，從會議的具體內(nèi)容出發(fā)，抓中心，抓要點(diǎn)。抓中心就是抓住會議中心思想、中心問題、中心工作；所謂要點(diǎn)，就是會議主要內(nèi)容。要對此進(jìn)行條理化的紀(jì)要。

(2)會議紀(jì)要是以整個(gè)會議的名義表述的，因此，必須概括會議的共同決定，反映會議的全貌。凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論述并寫明分歧之所在。

(3)要掌握并運(yùn)用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對會議進(jìn)行概括與總結(jié)。它是貫穿在紀(jì)要始終 27 的一條紅線。

(4)為了敘述方便，眉目清楚，常用“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“與會人員一致表示”等詞語，做為段落的開頭語。也有用在段中的，仍起強(qiáng)調(diào)的作用。

(5)屬于介紹性文字，筆者可以靈活自由敘述，但屬于引用性文字，必須忠實(shí)于發(fā)言原意，不能篡改，也不可強(qiáng)加于人。

(6)小型會議，側(cè)重于綜合會議發(fā)言和討論情況，并要列出決議的事項(xiàng)。大型會議內(nèi)容較多，正文可以分幾部分來寫。常見的有三種：一是概括敘述式；二是分列標(biāo)題式；三是發(fā)言記錄式。

五、結(jié)尾部分

一般寫法是提出號召和希望。但要根據(jù)會議的內(nèi)容和紀(jì)要的要求，有的是以會議名義向本地區(qū)或本系統(tǒng)發(fā)出號召，要求廣大干部認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議精神，奪取新的勝利；有的是突出強(qiáng)調(diào)貫徹落實(shí)會議精神的關(guān)鍵問題，指出核心問題；有的是對會議做出簡要評價(jià)，結(jié)合提出希望要求。

【格式內(nèi)容】

1、標(biāo)題。由”會議名稱+會議紀(jì)要"構(gòu)成。

2、導(dǎo)言。介紹會議召開的基本情況，如時(shí)間、地點(diǎn)，參加

人，討論的問題。

3、會議的成果及議定的事項(xiàng)。應(yīng)逐項(xiàng)列出。

4、希望。

【會議紀(jì)要-寫作注意問題】 要突出中心。

注意吸收正確意見。

要條理化、理論化。

要忠于會議的實(shí)際內(nèi)容。要認(rèn)真做好會議記錄，詳盡地占有材料；并且要認(rèn)真研究會議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減。會議紀(jì)要是與會者共同意志的體現(xiàn)，落款應(yīng)是全體與會單位，故不寫落款，不加蓋公章，與會者帶回去執(zhí)行就行了

公開選拔考試文書寫作：公示

公示

公示，不同于“告示”和“公告”這兩種文體。然而現(xiàn)在有不少人往往把它當(dāng)作“告示”或“公告”，甚至認(rèn)為“公示”就是兩者的“合二為一”。顯然，這是不正確的?，F(xiàn)代應(yīng)用寫作學(xué)界普遍認(rèn)為，公示已逐漸成為一種新文種。

眾所周知，“告示”作為一種應(yīng)用文的文體，其產(chǎn)生的歷史較早，始于我國古代的明朝。官以事告知于下，稱為“示”。所謂“告示”，也就是官府把一件或幾件重大的事情，以文書的形式，公開告知于屬下和民眾也，要他們了解與執(zhí)行。例如人們常見的“安民告示”之類即是；而“公告”這一應(yīng)用文文體，其產(chǎn)生的歷史比較晚，始于新中國成立之后，是黨和國家最高權(quán)力機(jī)構(gòu)(如黨中央、全國人大常務(wù)委員會、國務(wù)院等)專門用來向國內(nèi)外宣布重大事情或決定時(shí)所采用的一種公文形式。它與告示有相似的性質(zhì)，如公開性和周知性，但又有不同的地方，特別是它具有權(quán)威性，不是一般權(quán)力機(jī)構(gòu)所能使用的，只有被授權(quán)的新華通訊社才能發(fā)布?！肮妗钡膬?nèi)容雖系重大，但只是為了讓人們知道和了解是怎么回事，并不要求公眾像“告示”那樣去遵照執(zhí)行。然而，自我國實(shí)行改革開放以來，“公告”的使用范圍卻發(fā)生了很大變化，使用非常廣泛，各級政府機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位發(fā)布的公告越來越多，例如《××市國稅局關(guān)于調(diào)整征管機(jī)構(gòu)的公告》、《××××大學(xué)校慶100周年公告》等等，尤其在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，各種各樣的“公告”隨處可見?！肮妗笔褂玫倪@一蛻變，雖然其中有欠規(guī)范之處，但其本身說明了文體是隨著時(shí)代的變革而變革的，今天我們見到的“公告”就是“公開告之”的意思了，其權(quán)威性已明顯削弱。

公示的內(nèi)涵與性質(zhì)顯然不同于告示和公告。所謂公示，它就是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等事先預(yù)告群眾周知，用以征詢意見、改善工作的一種應(yīng)用文文體。公示具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

(一)公開性

所謂公開性，就是指它所寫作的內(nèi)容、承載的信息，都是要向一定范圍內(nèi)或特定范圍內(nèi)的人員公開出來的，是要讓大家知道和了解的，具有較強(qiáng)透明度，不存在任何秘密和暗箱操作。

(二)周知性

所謂周知性，就是指它寫作的目的，是為了讓關(guān)注它內(nèi)容與信息的人們都了解是怎么回事，從而參與其事。

(三)科學(xué)性

所謂科學(xué)性，就是指公示的時(shí)間要科學(xué)合理，不但要反映公示的過程，更要反映出公示的結(jié)果，反映出群眾的意愿。公示是事先的公示，不是事后的公示。公示的內(nèi)容是初步的決定而非最終的決定。如果是最終的決定就必須在“公示”前言中加以說明。

(四)民主性

所謂民主性，就是指公示的過程與結(jié)果，都是公開、公平、公正的，都是有群眾參與和監(jiān)督，并為他們所認(rèn)可的。

公示作為一種新興的文體，有著自己較為固定的格式。一個(gè)完整的公示應(yīng)由標(biāo)題、正文和落款三個(gè)部分組成。有時(shí)，也可有附錄或附表、附圖。

公示的寫法及范文

公示的基本書寫格式及內(nèi)容通常如下：

(一)標(biāo)題：“公示”或“關(guān)于×××的公示”

(二)正文

1.進(jìn)行公示的原因；

2.事物的基本情況。黨員發(fā)展公示一般要包括有關(guān)人員的姓名、性別、出生年月、工作單位、職務(wù)、入黨時(shí)間等；

3.公示的起始及截止日期（以工作日計(jì)），意見反饋單位地址及聯(lián)系方式；

4.發(fā)布公示的單位名稱（加蓋公章）及發(fā)布時(shí)間。

格式范文：

公 示

經(jīng)本人申請，黨組織長期培養(yǎng)考察，近期確定×××等3名同學(xué)為擬發(fā)展對象，根據(jù)中央及我院黨委發(fā)展黨員公示制的規(guī)定，現(xiàn)公示如下:

姓名 性別 出生年月 系別班級 職務(wù) 入黨時(shí)間

××× 男 1985．6 ××系03級××××1班 班長 2007．9．1

××× 女 1985．7 ××系03級××××2班 團(tuán)支書 2008．10．1

××× 女 1985．8 ××系03級××××1班 2008．11．1

公示期自即日始5個(gè)工作日，即12月6日—12月10日，凡對發(fā)展上述同志入黨有意見者，請及時(shí)以書面或口頭形式向××系黨總支反映，也可直接向黨委組織部反映。

接待時(shí)間：每天8:00—12:00，14:00—16:30

聯(lián)系電話：××系黨總支：×××××××× 黨委組織部：××××××××

××系黨總支

××年××月××日

紀(jì)念改革開放30周年演講稿

尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、親愛的同事們：

大家好！我演講的題目是：春風(fēng)化雨沐華夏，改革開放乘東風(fēng)！

30年前的今天，我們結(jié)束了“四人幫”**，掙脫了階級斗爭為綱思維，卻仍然迷茫于“兩個(gè)凡是”的陰影中；30年前的今天，我們生活在單色調(diào)的社會中，中山裝、平頭、大寨、公社是中國的代名詞，幅員遼闊、資源豐富卻缺衣少食，物資匱乏是我華夏泱泱大國的心痛；30年前的今天，我們身羸體弱，飽受西方諸國歧視，政治、經(jīng)濟(jì)、文化受制于人。

30年后的今天，我們百花齊放、萬家爭鳴，從奧斯卡名導(dǎo)明星到諾貝爾獎(jiǎng)壇的教授，從紅級網(wǎng)絡(luò)的大眾打虎群體到稱雄國際大專辯論賽的莘莘學(xué)子，無不飛揚(yáng)著解放思想的紅旗；30年后的今天，多元化、明色彩、快節(jié)奏的國際都市文化已逐步取代了小農(nóng)意識為主體的舊主題，皮爾·卡丹、奔馳寶馬在中國已變得絲毫不顯稀奇，貨物琳瑯滿目的巨型超市星羅棋布，30年后的今天，中國的承諾擔(dān)當(dāng)了亞太地區(qū)金融的定海神針，深滬交易所的蝴蝶扇動(dòng)翅膀能帶來紐約華爾街的厄爾尼諾，中南海成了第三世界利益的代言人，2008北京奧運(yùn)牽動(dòng)了整個(gè)地球村。有事實(shí)為鑒，有歷史可證。

是什么在30年前給我們?nèi)绱舜蟮膭?dòng)力？是改革開放；是什么在這短短30年使我們發(fā)生滄海桑田般變化？是改革開放；又是什么讓我們在30年后的今天能夠安居樂業(yè)、實(shí)現(xiàn)小康？還是改革開放。改革開放激發(fā)了各行各業(yè)的活力，使中國的生產(chǎn)力不斷得到發(fā)展。一個(gè)個(gè)新興城市拔地而起，一項(xiàng)項(xiàng)重大科技成果得到制造和開發(fā)，一個(gè)個(gè)大型工程得到竣工，一個(gè)個(gè)超大型企業(yè)正在迅速成長。中國長得高了，長得壯了.改革開放是三十年來中國社會進(jìn)步發(fā)展的根本動(dòng)力！

我，是一個(gè)80后的青年，可以說，伴隨改革開放的時(shí)間并沒有30年，真切感受到改革開放的時(shí)間甚至更短，但是，今天站在這里，我想用我的童年、少年和青年三個(gè)階段來表白我同改革開放一起走過的日子。童年時(shí)，很少有品種多樣的蔬菜和肉食，包餃子是家里最開心的時(shí)刻；玩具是父母手工做的，穿著的衣服更是顏色單一，樣式簡單；少年時(shí)，可口可樂、健力寶和各種新奇的圖書逐漸出現(xiàn)于我們的視野，但是可望而不可及。以前的連環(huán)畫已經(jīng)被錄像VCD和裝幀精美的漫畫小說所取代，五分錢一根的冰棍消失了，各種味道的雪糕占據(jù)了少年青澀的眼球，14寸的黑白電視已經(jīng)換成了29寸的大彩電，里面播放的已經(jīng)不僅僅是新聞聯(lián)播和動(dòng)物世界了；青年時(shí)代的我，盡管對街邊數(shù)不清的零食不再感興趣，卻發(fā)現(xiàn)路上的汽車甚至比自行車還要多，超市的蔬菜比肉類更受歡迎，大背投和等離子早已不再稀奇，電腦和網(wǎng)絡(luò)悄然地構(gòu)架起了我生活的點(diǎn)、線、面。

30年前，我們縣城城區(qū)面積只有5平方公里左右，7條主要道路區(qū)區(qū)9千多米，看看30年后我們的縣城吧！光是建成區(qū)面積就擴(kuò)大到14.3平方公里，新增綠化面積13公頃，綠化覆蓋率31.2%，大樓林立，街道寬廣，基礎(chǔ)設(shè)施日臻完善，人民群眾安居樂業(yè)。朋友們，飲水不忘掘井人，居安當(dāng)思?xì)w來源。歷史告訴我們，是一九七八年的十一屆三中全會引來了改革春風(fēng)，開啟了改革開放的歷史新時(shí)期，使中國駛進(jìn)了一個(gè)高速前行的快車道。從那時(shí)起，中國共產(chǎn)黨人和中國人民以一往無前的進(jìn)取精神和波瀾壯闊的創(chuàng)新實(shí)踐，譜寫了中華民族自強(qiáng)不息、頑強(qiáng)奮進(jìn)的壯麗史詩，中國共產(chǎn)黨的面貌、社會主義中國的面貌、中國人民的面貌，發(fā)生了歷史性變化?！鞍棕埡谪垼茏サ嚼鲜缶褪呛秘垺?，讓華夏兒女迎來了思想的解放?！安糠秩讼雀黄饋怼弊尳?jīng)濟(jì)大膽地插上翅膀騰飛，中華民族昂首闊步挺向世界民族之林。

2008年5月12日，8級大地震，汶川天崩地裂，四川地動(dòng)山搖。頃刻間，數(shù)萬生靈遭涂炭，美麗城鄉(xiāng)變廢墟?，槵槙?，嘎然而止，吟吟笑語，瞬間逝去。江河嗚咽，天地同哀。

大災(zāi)大難，見證黨的執(zhí)政宗旨；關(guān)鍵時(shí)刻，考驗(yàn)我們的勇氣毅力。災(zāi)情就是命令，時(shí)間就是生命。黨和國家快速反應(yīng)，成立堅(jiān)強(qiáng)指揮部。鏗鏘救災(zāi)令，舉國齊動(dòng)員。千軍萬馬，拯救萬千群眾。有一線希望，30

盡百倍努力！地震毀壞家園，毀不掉廣大人民群眾的信心和勇氣；塌方阻隔交通，隔不斷黨和人民血肉相連。黨和人民筑就的鋼鐵長城，遏制了災(zāi)情的蔓延；億萬顆心匯成的暖流，催生汶川的春色。

最難忘，胡總書記第一時(shí)間作指示，關(guān)鍵時(shí)刻抵災(zāi)區(qū)，冒險(xiǎn)跋涉查災(zāi)情，余震之中鼓勇氣，深情親吻小夢文，彰顯“以人為本”親民觀；最銘記，溫總理一線來指揮，數(shù)夜無眠，幾度哽咽，多少話，多少淚，使震顫的大地燃起希望----廢墟下哪怕還有一個(gè)人，我們都要搶救到底！

滄海橫流，方顯英雄本色?！耙环接须y，八方支援”迅速救援，全力以赴，打破了某些國家認(rèn)為中國人民自改革開放以來已變成一盤散沙的錯(cuò)誤認(rèn)識；國家調(diào)撥物資，社會捐款捐物，見證了改革開放以來我國綜合國力的提升和雄厚。地震無情，人間有愛；舉國救援，熱潮奔涌?！案兄x黨，感謝人民，感謝軍隊(duì)”是災(zāi)區(qū)群眾自發(fā)的呼聲。

地震是一種突發(fā)性自然災(zāi)害，是我們共同的家園地球內(nèi)部活動(dòng)造成的。目前，我們的科技還達(dá)不到科學(xué)準(zhǔn)確的預(yù)報(bào)。可是地震后，造成人員傷亡、財(cái)產(chǎn)損失的主要原因都是房屋建筑、工程設(shè)施、設(shè)備得倒塌引起的。大家看一看，汶川、北川的一片片廢墟，是不是考問著我們建設(shè)系統(tǒng)工作人員的良知，引發(fā)我們建設(shè)系統(tǒng)工作人員對房屋建筑的深層次思考?？梢栽O(shè)想，在每次地震后，如果房屋建筑、工程設(shè)施、設(shè)備不倒塌，那么人們對待地震這一自然災(zāi)害，完全可以像對待“刮風(fēng)下雨”一樣泰然處之，可以減少多少人員傷亡，財(cái)產(chǎn)損失??！作為建設(shè)事業(yè)設(shè)計(jì)監(jiān)督部門的一名工作人員，我既感到責(zé)任重大，又感到壓力重大，我們負(fù)責(zé)的建筑工程抗震設(shè)防審查是多么的重要?。∥覀円訌?qiáng)宣傳，提高全社會對抗震設(shè)防審查得認(rèn)識；我們要建章立制，全面推行抗震設(shè)防審查制度；我們要全力以赴做好抗震規(guī)劃的編制實(shí)施工作，提高城市的綜合抗震能力?？拐鸸ぷ魅沃囟肋h(yuǎn)，讓我們以改革開放的勇氣，用改革開放的精神，共同抓緊努力工作吧！

各位領(lǐng)導(dǎo)、同志們，改革開放30年來的實(shí)踐已充分證明，中華民族大踏步趕上了時(shí)代前進(jìn)潮流，社會主義中國巍然屹立在世界東方，我們昂首闊步走在了時(shí)代前列。我們完全有理由相信，在改革開放中不斷變得更加自信和成熟的中國人民，必定能突破當(dāng)前社會發(fā)展中的復(fù)雜矛盾，使中國的現(xiàn)代化建設(shè)取得更大成果。讓我們緊密團(tuán)結(jié)在黨中央周圍，毫不動(dòng)搖地堅(jiān)持改革開放，把改革開放偉大事業(yè)推向前進(jìn)，實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。

謝謝大家！

經(jīng)濟(jì)文書

經(jīng)濟(jì)文書：怎樣簽發(fā)與辦理現(xiàn)金支票

現(xiàn)金支票有兩種，一種是支票上印有“現(xiàn)金”字樣的現(xiàn)金支票，它只能用于支取現(xiàn)金;一種是未印有“現(xiàn)金”或“轉(zhuǎn)賬”字樣的普通支票，它可以用于支取現(xiàn)金，也可以用于轉(zhuǎn)賬。各單位使用現(xiàn)金支票或普通支票（以下均稱現(xiàn)金支票）時(shí)，必須按《現(xiàn)金管理暫行條例》中的現(xiàn)金使用范圍及有關(guān)要求辦理。

（1）簽發(fā)現(xiàn)金支票必須寫明收款單位名稱或收款人姓名，并只準(zhǔn)收款方或簽發(fā)單位持票向銀行提取現(xiàn)金或辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算，不得將現(xiàn)金支票流通。

（2）簽發(fā)現(xiàn)金支票首先必須查驗(yàn)銀行存款是否有足夠的余額，簽發(fā)的支票金額必須在銀行存款賬戶余額以內(nèi)，不準(zhǔn)超出銀行存款賬戶余額簽發(fā)空頭支票。對持有空頭支票，持票人有權(quán)要求出票人賠償支票金額的2％的賠償金。

（3）簽發(fā)現(xiàn)金支票不得低于銀行規(guī)定的金額起點(diǎn)，起點(diǎn)以下的用庫存現(xiàn)金支付。支票金額起點(diǎn)為100元，但結(jié)清賬戶時(shí)，可不受期起點(diǎn)限制。

（4）要嚴(yán)格執(zhí)行支票有效期限的規(guī)定。支票付款的有效期為10天（中國人民銀行另有規(guī)定的除外）。有效期限從簽發(fā)支票的次日算起，到期日如遇例假日順延。過期支票作廢，銀行不予受理。簽發(fā)支票必須填寫當(dāng)日日期，不得簽發(fā)遠(yuǎn)期支票。

（5）支票的持票人應(yīng)當(dāng)自出票日起10日內(nèi)提示付款。超過提示付款期限的，付款人可以不予付款。

（6）在填寫現(xiàn)金支票時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定認(rèn)真填寫支票中的有關(guān)欄目?，F(xiàn)金支票需要填寫的內(nèi)容有收款人和開戶銀行名稱、支票號碼、簽發(fā)日期、簽發(fā)人賬號、大小寫金額、用途等項(xiàng)目，填寫時(shí)必須要素齊全、內(nèi)容真實(shí)、數(shù)字正確、字跡清晰，不潦草，不錯(cuò)漏，做到標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，防止涂改。簽發(fā)支票應(yīng)使用墨法或碳素墨水填寫，未按規(guī)定填寫，被涂改冒領(lǐng)的，由簽發(fā)人負(fù)責(zé)。支票大小寫金額和收款人不得更改。其他內(nèi)容如有更改，必須由簽發(fā)人加蓋預(yù)留銀行印鑒之一證明

經(jīng)濟(jì)文書：支票結(jié)算有哪些基本規(guī)定

（1）支票的使用范圍。按照規(guī)定，凡是在銀行開立賬戶的企業(yè)、事業(yè)單位和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、學(xué)校、個(gè)體經(jīng)濟(jì)戶以及單位的附屬食堂、幼兒園等，其在同一城市或票據(jù)交換地區(qū)的商品交易、勞務(wù)供應(yīng)、債務(wù)清償和其他款項(xiàng)結(jié)算等均可使用支票。

（2）除定額支票外，支票一律記名。經(jīng)中國人民銀行總行批準(zhǔn)的地區(qū)的轉(zhuǎn)賬支票還允許背書轉(zhuǎn)讓，背書轉(zhuǎn)讓必須連續(xù)。

（3）支票金額起點(diǎn)為100元。

（4）支票的付款有效期為10天（中國人民銀行另有規(guī)定的除外），從簽發(fā)的次日算起，遇例假順延。過期支票作廢，銀行不予受理。

（5）簽發(fā)支票要用墨汁或炭素墨水（或使用支票打印機(jī)）認(rèn)真填寫;支票大小寫金額和收款人三處不得涂改，其他內(nèi)容如有改動(dòng)須由簽發(fā)人加蓋預(yù)留銀行印鑒之一證明。

簽發(fā)缺印鑒或錯(cuò)賬號的支票及簽發(fā)的支票印鑒不符、賬號戶名不符、密碼號不符的，銀行處5％但不低于1000元罰款。

（6）簽發(fā)現(xiàn)金支票須符?，F(xiàn)金管理規(guī)定。收款單位憑現(xiàn)金支票收取現(xiàn)金，須在支票背面加蓋單位公章即背書，同時(shí)，收款單位到簽發(fā)單位開戶銀行支取現(xiàn)金，應(yīng)按銀行規(guī)定交驗(yàn)有關(guān)證件。

（7）付款單位必須在其銀行存款余額內(nèi)簽發(fā)支票，不得簽發(fā)空頭支票。空頭支票是指簽發(fā)的支票金額超過銀行存款余額。簽發(fā)空頭支票要受到銀行的處罰。對于簽發(fā)空頭支票，銀行要處支票金額5％但不低于1000元的罰金。如果屢次發(fā)生，銀行將根據(jù)情節(jié)給予警告或通報(bào)批評，甚至停止其簽發(fā)支票。

（8）不準(zhǔn)簽發(fā)遠(yuǎn)期支票。遠(yuǎn)期支票是指簽發(fā)當(dāng)日以后日期的支票。因?yàn)楹灠l(fā)遠(yuǎn)期支票容易造成空頭支票，所以銀行禁止簽發(fā)遠(yuǎn)期支票。

（9）不準(zhǔn)出租、出借支票。

（10）已簽發(fā)的現(xiàn)金支票遺失，可以向銀行申請掛失;掛失前已經(jīng)支付的，銀行不予受理。已簽發(fā)的轉(zhuǎn)賬支票遺失，銀行不受理掛失，但可以請收款單位協(xié)助防范

經(jīng)濟(jì)文書：企業(yè)租賃經(jīng)營合同公證書

（）××字第××號

茲證明出租方××××的法定代表人（或法定代表人的代理人）×××與承租方代表×××（承租經(jīng)營者）〔或承租方×××〕于××××年×月×日在××（簽約地點(diǎn)或本公證處），在我的面前，簽訂了前面的《××××企業(yè)租賃經(jīng)營合同》。

經(jīng)查，上述雙方當(dāng)事人的簽約行為符合《中華人民共和國民法通則》第五十五條的規(guī)定；合同上雙方當(dāng)事人的簽字、印章屬實(shí)；合同內(nèi)容符合《全民所有制小型工業(yè)企業(yè)租賃經(jīng)營暫行條例》和《××××》（相應(yīng)的法規(guī)、規(guī)章）的規(guī)定。

中華人民共和國××省××市（縣）公證處

公證員

（簽名）

××××年×月×日

注：１．此格式適用于《全民所有制小型工業(yè)企業(yè)租賃經(jīng)營暫行條例》規(guī)定的企業(yè)租賃合同；

２．有擔(dān)保人的，擔(dān)保人應(yīng)在證詞中列明；

３．如合同并非在公證員面前簽訂，證詞中“在我的面前”一句不寫；

４．其它類型的企業(yè)租賃經(jīng)營合同公證參照此格式出具。

頒布單位：國家工商管理局

頒布日期：１９８６

經(jīng)濟(jì)文書：供貨合同

甲方：

乙方：

一、根據(jù)中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法和甲、乙雙方友好協(xié)商，由乙方向甲方提供會議設(shè)備的產(chǎn)品名稱、商標(biāo)、型號、數(shù)量、金額及數(shù)量詳見供貨清單（清單需雙方加蓋公章為準(zhǔn)）。

二、保修及服務(wù)

乙方在按貨物生產(chǎn)廠家承諾的質(zhì)保標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行外，在三年之內(nèi)如果乙方所提供的會議設(shè)備出現(xiàn)了問題，由甲方電話通知乙方，乙方必須在接到電話后的24小時(shí)之內(nèi)對會議設(shè)備進(jìn)行維修（人為損壞的設(shè)備由甲方付材料費(fèi)）。

三、運(yùn)輸方式及費(fèi)用負(fù)擔(dān)：

汽車運(yùn)輸，運(yùn)費(fèi)均由乙方承擔(dān)。

四、交貨時(shí)間：自合同簽訂之日起 日內(nèi)交貨，即年月日前供貨。

五、交貨地點(diǎn)、方式：由乙方運(yùn)至甲方所在地，并乙方負(fù)責(zé)安裝調(diào)試完后，在年 月 日至年 月 日之內(nèi)由甲方驗(yàn)收完后交貨。

六、付款方式及期限：

合同簽訂三日之內(nèi)，甲方需向乙方預(yù)付合同總額的40%，即￥()，貨到并驗(yàn)收合格后 日內(nèi)，甲方需向乙方支付合同總額的30%，即￥()，全部設(shè)備安裝調(diào)試完畢，驗(yàn)收合格后支付25%，即￥()，留下合同總額的5%，即￥()，作為售后服務(wù)保證金。

七、若無不可抗力因素，甲方付款逾期，應(yīng)每天按逾期款總額的萬分之五（按日計(jì)）或法律許可的最大利率向乙方支付滯納金；若無不抗力因素，乙方供貨逾期，在甲方后期檢查中乙方因人為因素沒有按甲方規(guī)定供貨或所供貨物有質(zhì)量問題，也應(yīng)每天按逾期款總額的萬分之五（按日計(jì)）或法律許可的最大利率向甲方支付滯納金和賠償甲方一切損失。

八、解決合同糾紛的方式：

本協(xié)議未盡事宜，由甲乙雙方協(xié)議解決，協(xié)議不成，雙方同意在甲方所在地仲裁機(jī)構(gòu)仲裁，或向甲方所在地的人民法院起訴。

九、合同經(jīng)甲、乙雙方簽字簽章后即開始生效。

十、本合同一式二份，甲、乙雙方各執(zhí)一份。

甲方（蓋章）： 乙方（蓋章）：

法人代表：法人代表簽字：

委托代表人：

年 月 日年 月 日

經(jīng)濟(jì)文書：門面租賃合同

甲方：xx 乙方：xx 為更好提高單位房屋的使用率，現(xiàn)根據(jù)國家有關(guān)法律規(guī)定，經(jīng)甲、乙雙方充分協(xié)商，一致同意簽訂租賃合同，合同條款如下：

一、甲方將座落于縣城xx中路汽車站運(yùn)達(dá)商場靠車站東大門一間面積為82.5平方米的臨街門面租賃給乙方，作xx使用。

二、租期從二OO 四年元月一日起至二OO五年十二月三十一日止（即：兩年）。

三、年租金x萬元整，乙方于每年元月份一次性向甲方交清當(dāng)年的租金，但甲方必須提供稅務(wù)發(fā)票。

四、房屋租賃合同生效后，乙方應(yīng)向甲方交付xxx元押金（不計(jì)利息），合同期滿押金退回。

五、乙方必須依約交付租金，如有拖欠，按拖欠額每日收取0.5%的違約金。

六、承租期內(nèi)乙方在不改變和影響房屋整體結(jié)構(gòu)的前提下，可進(jìn)行裝修裝飾；期滿不續(xù)租，其裝修材料由乙方自行處理，若拆除，其費(fèi)用由乙方自理并恢復(fù)原貌。

七、合同期內(nèi)，甲方應(yīng)提供水、電供應(yīng)。水、電費(fèi)按月按表由甲方計(jì)收。同時(shí)乙方應(yīng)自覺遵守甲方的水、電管理規(guī)定，如有違反，按甲方的水電管理辦理。因甲方責(zé)任停水、停電，致使乙方損失，甲方按全年租金總額0.5%支付違約金，并賠償乙方實(shí)際損失。如乙方需增容，其手續(xù)和費(fèi)用由乙方負(fù)責(zé)。

八、租賃期間，甲方應(yīng)負(fù)責(zé)房屋主體結(jié)構(gòu)的正常維修，如委托乙方代行維修，費(fèi)用由甲方負(fù)擔(dān)。若甲方拖延維修或不作委托維修造成房屋毀損，造成乙方損失的由甲方賠償。其室內(nèi)的各種設(shè)施（包括門窗）維修費(fèi)用均由乙方負(fù)責(zé)。

九、租賃期間房屋如因不可抗拒的自然災(zāi)害導(dǎo)致毀損，本合同則自然終止。

十、租賃期間，乙方未經(jīng)甲方同意，不得將房屋租給第三方，或改變用途，租期屆滿或解除合同時(shí)，乙方需按時(shí)歸還房屋給甲方，如需續(xù)租，須提前3個(gè)月與甲方協(xié)商。

十一、租賃期間，甲乙雙方均不得借故解除合同，如甲方因改建、擴(kuò)建要收回房屋，必須提前3個(gè)月書面通知乙方，并取得乙方同意，如乙方需退還也必須提前3個(gè)月書面通知甲方，并取得甲方同意，如甲方違約，除退還押金外另賠償違約金xxx元，并賠償不足部分損失；如乙方違約不得要求返回押金，并賠償不足部分損失。

十二、合同期滿，乙方如需續(xù)租，在同等條件下，甲方應(yīng)優(yōu)先乙方。

十三、本合同未盡事宜，可經(jīng)雙方協(xié)商作出補(bǔ)充規(guī)定，補(bǔ)充規(guī)定與合同具有同等效力。

十四、本合同在履行中發(fā)生糾紛，應(yīng)通過雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成，可訴請人民法院處理。

十五、本合同一式肆份，甲方兩份，乙方兩份，合同自簽訂日起生效。

甲方法人代表簽字： 蓋章

乙方法人代表簽字： 蓋章

年 月 日

經(jīng)濟(jì)文書：房屋租賃協(xié)議書

甲方： 乙方：

一、資產(chǎn)：甲方擁有飯店一座，座落在興華商城院內(nèi)，房間數(shù)為上下兩層共壹拾捌間，建筑面積為453.6平方米，其中趙志明上下捌間、尚林林上下陸間、高昌上下肆間。屋內(nèi)設(shè)施（見附表）。

二、租金租期：經(jīng)甲乙雙方協(xié)商于二00 年 月 日至 年 月 日租給乙方使用，租期為 年，每年租金為 萬元，租金為預(yù)付上交，協(xié)議簽字后預(yù)付每年全年租金。在租用期間甲方對乙方租金款五年不變。

三、房屋設(shè)施使用保護(hù)要求

乙方在租用期間，甲方要求乙方做到：（1）房屋建筑主體不得隨意拆建和改建；（2）對房屋門窗內(nèi)裝修格局要保護(hù)好，正常使用及時(shí)維修完善；（3）對附表內(nèi)設(shè)施要正常使用、保管，損壞后及時(shí)維修和更換，但不能丟失，丟失的由乙方按樣賠償。

四、租用責(zé)任：乙方在租用期間對甲方的所有財(cái)產(chǎn)負(fù)全部責(zé)任，第一是保護(hù)，第二是不能發(fā)生火災(zāi)，如出現(xiàn)一切損失乙方負(fù)全部責(zé)任，價(jià)格雙方協(xié)商，請法律仲裁部門鑒定。甲方對自己的財(cái)產(chǎn)有權(quán)隨時(shí)檢查，并對乙方提出要求，但甲方不干預(yù)乙方的經(jīng)營權(quán)，乙方對飯店的用途繼續(xù)經(jīng)營飯店，改變用途時(shí)提前和甲方協(xié)商。同意后方可進(jìn)行。第三，乙方租用期間對經(jīng)營所發(fā)生的一切費(fèi)用自負(fù)，如：工商管理費(fèi)、稅費(fèi)、衛(wèi)生、防疫、水、暖、電等等。第四，取暖甲方負(fù)責(zé)提供天然氣開口，開口費(fèi)由甲方負(fù)責(zé)，其他乙方自己負(fù)責(zé)。第五，乙方在租用期間屬自己增值的物品，由自己保管使用，到期后自己帶走。

五、上述條約雙方共同遵守，互相尊重，互相支持，簽字之日起生效。本協(xié)議具有法律保護(hù)權(quán)。一式兩份，雙方各一份。

甲方： 乙方：

公正機(jī)關(guān)

年 月 日

房屋租賃合同(個(gè)人版)出租方：（以下簡稱甲方）承租方：（以下簡稱乙方）

根據(jù)《中華人民共和國合同法》及有關(guān)規(guī)定，甲方將所屬的房屋租賃給乙方使用，為明確出租方與承租方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂如下協(xié)議：

第一條：房屋座落位置、面積、間數(shù) 第二條：租賃期限

租賃時(shí)間從 年 月 日至 年 月 日止，租賃期限為 年。第三條：租金和租金的交納方式

乙方向甲方繳納月租金為 元，交納方式為現(xiàn)金支付，按月交納，即每月 日前乙方須一次性向甲方交清當(dāng)月租金。

第四條：甲方義務(wù)

1、甲方應(yīng)當(dāng)按照合同雙方約定的時(shí)間將房屋交付給乙方使用，如逾期交付,則視為違約。

2、甲方應(yīng)當(dāng)保證對該出租房屋擁有所有權(quán)。

3、甲方不得干涉乙方的正當(dāng)合法經(jīng)營活動(dòng)。第五條：乙方義務(wù)

1、甲方將現(xiàn)有庫存商品 元折價(jià)為35萬元轉(zhuǎn)讓給乙方，乙方必須一次性

繳納35萬元后，才可以簽訂本合同，否則本合同不生效。（如甲方實(shí)有庫存商品有所變化，則乙方按比例增減應(yīng)繳貨款）

2、乙方應(yīng)當(dāng)按照本合同約定的期限和方式向甲方繳交租金，如逾期繳交，則視為 違約。

3、乙方必須合理使用承租房屋，不得擅自改變房屋用途；租賃期間由乙方負(fù)責(zé)承擔(dān)房屋的維修義務(wù)，并承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用。

4、租賃期間，未經(jīng)甲方同意，乙方不得將所承租的房屋轉(zhuǎn)租他人，否則，則視為違約。第六條：違約責(zé)任

甲、乙雙方均應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照本合同的約定履行各自義務(wù)，如有違約行為，則應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ街Ц哆`約金 元，對方還有權(quán)終止本合同。

第七條：其它約定

1、租賃期間，經(jīng)甲方書面同意，乙方可以對承租房屋進(jìn)行裝修和添加設(shè)備，但不得改變房屋的主體結(jié)構(gòu)和損壞房屋墻體及原有的裝潢設(shè)施。租賃期滿或合同提前終止后，乙方在不損壞房屋結(jié)構(gòu)及墻體設(shè)施的情況下，對能夠搬走的設(shè)備，應(yīng)當(dāng)及時(shí)搬走，如逾期超過三天不搬，則視為乙方放棄該設(shè)備的所有權(quán)，該設(shè)備的所有權(quán)轉(zhuǎn)由甲方無償取得，乙方進(jìn)行裝修的不能拆下搬走的部分，則直接由甲方無償取得。

2、乙方在簽訂本合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)向甲方交納履約保證金 元。如乙方能夠完全履行合同義務(wù)，租賃期滿后，甲方應(yīng)當(dāng)將履約保證金退還乙方；如果乙方在租賃期間有違約行為，甲方則不予退還履約保證金。

3、租賃期間，乙方不能以任何理由要求甲方減免房租，甲方也不予受理。第八條：爭議的解決方式

甲、乙雙方因履行本合同發(fā)生糾紛，先應(yīng)當(dāng)通過協(xié)商的方式解決，如協(xié)商不成，任何一方均可向法院提訴訟。

第九條：本合同一式兩份，甲方執(zhí)一 份、乙方執(zhí) 一份，本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方：（簽字）乙方：（簽字）簽訂日期：

經(jīng)濟(jì)文書：購房協(xié)議書

甲方： 乙方： 身份證號碼： 身份證號碼：

關(guān)于乙方向甲方購房事宜，雙方經(jīng)協(xié)商，達(dá)成協(xié)議如下：

一、甲方將其擁有獨(dú)立產(chǎn)權(quán)的位于______________區(qū)__________________的房屋（房屋所有權(quán)證編號：________________________，建筑面積___________平方米）以人民幣_____仟_____佰______拾____萬______仟_____佰_____拾______元整（￥________________）出售給乙方。乙方愿意以上述價(jià)格向甲方認(rèn)購該房。

二、甲方承諾：

1、向乙方提供符合要求的房屋資料以備查核。

2、保證對出售的房屋擁有獨(dú)立產(chǎn)權(quán).3、保證該出售房屋未予出租。因出租所產(chǎn)生的任何問題由甲方承擔(dān)并負(fù)責(zé)解決。

4、自簽訂本協(xié)議起，保證將該房屋按約定價(jià)格售給乙方，期間不得反悔或?qū)⒎课莩鍪劢o第三人。

5、按照前述業(yè)務(wù)的需要，及時(shí)簽訂各項(xiàng)合同文件和辦理各種手續(xù)。

三、乙方承諾：

1、保證按原約定價(jià)格向甲方購買前述房屋，并及時(shí)支付甲方之售房款。

2、不得改變房屋結(jié)構(gòu),不得擅自進(jìn)行破壞性裝修.36

3、按照前述業(yè)務(wù)需要，及時(shí)簽訂各項(xiàng)合同文件和辦理各種手續(xù)，并承擔(dān)各項(xiàng)費(fèi)用。

四、違約責(zé)任

1、如果甲方違約，拒絕將房屋出售給乙方，應(yīng)向乙方賠償因此受到的損失。

2、如果乙方違約，沒有向甲方購買房屋，應(yīng)向甲方賠償因此受到的損失。

五、本協(xié)議的定立、履行、接觸、變更和爭議的解決適用中華人民共和國法律。

六、本協(xié)議自雙方簽字或蓋章之日起生效。

七、本協(xié)議壹式兩份，雙方各執(zhí)壹份。

特別約定: 經(jīng)濟(jì)文書：意向書樣本

意向書：意向書是雙方當(dāng)事人通過初步洽商，就各自的意愿達(dá)成一致認(rèn)識而簽定的書面文件，是雙方進(jìn)行實(shí)質(zhì)性談判的依據(jù)，是簽訂協(xié)議（合同）的前奏。

格式：

1、開始寫雙方單位名稱，代表人姓名、身份、洽商時(shí)間、地點(diǎn)及洽談的主要事項(xiàng)。

2、主體：寫雙方的意圖冀達(dá)到一致認(rèn)識的條款。

3、各方代表簽名、時(shí)間。

范例： 意向書

**廠（甲方）

****公司（乙方）

雙方于*年*月*日在*地，對建立合資企業(yè)事宜進(jìn)行了初步協(xié)商，達(dá)成意向如下：

一、甲、乙兩方愿以合資或合作的形式建立合資企業(yè)，暫定名為**有限公司。建設(shè)期為*年，即從*年－*年全部建成。雙方意向書簽訂后，即向各方有關(guān)上級申請批準(zhǔn)，批準(zhǔn)的時(shí)限為*個(gè)月，即*年*月*日－*年*月*日完成。然后由***廠辦理合資企業(yè)開業(yè)申 請。

二、總投資*萬（人民幣），折*萬（美元）。**部分投資*萬（折*萬）；**部分投資*萬（折*萬）。

甲方投資*萬（以工廠現(xiàn)有廠房、水電設(shè)施現(xiàn)有設(shè)備等折款投入）；

乙方投資*萬（以折美元投入，購買設(shè)備）。

三、利潤分配：各方按投資比例或協(xié)商比例分配。

四、合資企業(yè)生產(chǎn)能力：……

五、合資企業(yè)自營出口或委托有關(guān)進(jìn)出口公司代理出口，價(jià)格由合資企業(yè)定。

六、合資年限為*年，即*年*月－*年*月。

七、合資企業(yè)其他事宜按《中外合資法》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

八、雙方將在各方上級批準(zhǔn)后，再行具體協(xié)商有關(guān)合資事宜。

本意向書一式兩份。作為備忘錄，各執(zhí)一份備查。

**廠（甲方）

****公司（乙方）

代表：

代表：

*年*月*日

法律文書

法律文書

（一）：民事起訴狀

民事起訴狀

說明：本格式適合公民提起民事訴訟用，格式相比法人和其他組織所使用的經(jīng)濟(jì)

類起訴狀簡單，通常用于提出婚姻家庭、繼承、合同糾紛等的訴訟。

格式：

原告：（姓名、性別、出生年月日、民族、籍貫、職業(yè)或工作單位和職務(wù)、住址

等基本情況）

被告：（姓名、性別等情況，出生年月日不詳者可寫其年齡）

訴訟請求：

事實(shí)和理由

證據(jù)和證據(jù)來源，證人姓名和住址

此致

人民法院

附：本訴狀副本份。

起訴人：

年 月 日

法律文書

（二）：民事答辯狀

民事答辯狀

說明：

本答辯狀供法人或其他組織對民事起訴提出答辯用，用鋼筆、毛筆書寫或印刷，并加該單位公章。對個(gè)人使用的答辯狀只需要寫名答辯人身份等自然情況即可。

格式：

答辯人名稱： 地址：

法定代表人（或代表人）姓名： 職務(wù)：

電話：

企業(yè)性質(zhì)： 工商登記核準(zhǔn)號：

經(jīng)營范圍和方式：

開戶銀行： 帳號：

答辯人因一案（或：答辯人因╳╳╳對一案所提起上訴），提出答辯如下：

…………

此致

人民法院

附：本答辯狀副本份。

答辯人：

年 月 日