第一篇：公文寫作與處理名詞解釋

甲骨文書：在三千多年前的商代后期，出現了一種體式較為完整的甲骨文書。它是書刻在甲骨上的商代后期五室占卜活動的記錄文字，即“甲骨卜辭”。

尚書：自商周戰國期間長期匯集而成的<書>，漢初稱之為<尚書>，即上古之書。這是我國最早的一部政治文件匯編本。

公務文書：是指國家機關及其他社會組織在工作活動中形成和處理的收來文件、發出文件以及機關內部所使用的文件材料。

公文法定的作者：是指依據憲法和其他有關法律、章程、決定成立的并能以自己的名義使法定的職能權利和擔負一定的任務、義務的機關、組織或代表機關組織的領導人。

行文單位：指能在自己的職權范圍內制發文件的機關、部門或單位。

對外文件：簡稱發文。是指本機關(或部門)擬制的向外單位發出的文件，它是作為傳達本機關的意圖發往需要與之聯系的針對機關的文件。

收來文件：簡稱收文。是指由外機關擬制的，作為傳達其自身機關的意圖，發送到本機關(或部門)來的文件。

內部文件：就是指制發和使用都限于機關內部的文件。

上行文：是指下級機關、下級業務部門向它所屬的上級領導機關和上級業務主管部門所發送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。

平行文：是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的一種行文。

下行文：是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。

秘密文件：是內容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。

普通文件：是相對秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。

公布文件：就是向人民群眾和國內外公開發布的文件。

法規文件：是指由中央和地方各級權力機關、行政機關所制發的法律、法令和行政法規與規章文件。

法律文件：是體現統治階級的利益和意志，以國家強制力來保證其實施的行為規則，是實行階級專政的一種工具。

法令文件：是指根據憲法的有關規定所制發的一種文件，通常是以中華人民共和國主席或國務院總理的名義發布的。

行政法規與規章文件：行政法規是國務院為領導和管理國家各項行政工作，根據憲法和法律及有關規定制定的政治、經濟、教育、科技、文化、外事等各類法規總稱。這里所說的行政法規與規章文件，除國務院制定的行政法規外，還包括各種地方性法規，部門規章和地方人民政府規章。

行政文件：主要是指國家機關在日常公務活動中所形成和使用的文件。

黨的文件：是指由中國共產黨的機關、組織形成和使用的文件，反映黨的領導、黨的工作和黨的建議等活動。

指揮性公文：是指上級領導機關對下級機關或群眾發出的用以領導和指導工作的公文。

規范性公文：是指由機關、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規范，它是一種兼有政策性和法規性的公文，有較強和規范性和強制性，例如條例、規定、辦法、細則、章程、規則等。

報請性公文：是指下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。如報告、請示等。

知照性公文：是指機關單位發布的需要周知或遵守，以及各機關單位之間聯系工作，通報情況所使用的公文。如公報、公告、知照性通知、通報、函等。

記錄性公文：是指各機關、組織用以記載公務活動以備查考的公文。如會議記錄、電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志等。

公文格式代碼：又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標記符號，由九位阿拉伯數字組成，標識于文件首頁發文機關版頭左上角。

印制順序號：又稱公文份號，是指依據同一文稿印刷若干份時每份的順序編號。

秘密等級：簡稱秘級，是指公文秘密程度的等級，分絕密、機密、秘密三級。

緊急程度：是對公文送達和辦理的時間限度。

收文處理標記：包括收文機關名稱、收文編號、收文時間、檔號等項目。

發文機關版頭：簡稱“文頭”。文頭是發文機關用來制發正式文件時使用的有固定格式的發文機關標識。

發文字號：是指由發文機關編排的文件代號。

簽發人姓名：是表示公文生效并對該公文內容鄭重負責的一個標志。

公文標題：由發文機關名稱、公文主題(事由)和文種組成，是對公文主要內容準確、簡要的概括和提示。

題注：是指對公文標題的注釋說明。

正文：是公文的主體部分，用來表達公文的具體內容，體現發文機關的意圖，是公文的核心。

主送機關：是指對主要受理公文的機關。

無正文說明：是指由于篇幅所限，使公文生效標識(即落款、印章與成文日期)與正文不能同在一個頁上而出現分離狀況時，為維護公文的完整性而作的說明。

附件說明：是用以說明附屬在公文正件之后的有關文件材料的名稱及件數的。

成文日期：是指文件形成的時間。

機關印章與領導人簽署：機關印章是公文制發機關對文件生效負責的憑證;領導人簽署是指發文機關領導人在公文正本的落款處，本人職務名稱的后面簽字或蓋章，以證實文件的效用。命令：簡稱令，是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。

公布令：也可稱為發布令或頒布令，它適用于國家公布法律，國家行政機關發布根據法律制定的行政法規和規章。

嘉獎令：是領導機關為獎勵有突出貢獻的人員或集體而發布的命令。

議案：是有議案提出權的機構或人民代表，向同級人民代表大會或其常務委員會，提請審議事項的建議性公文。

決定：是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。

個案型決定：對某些性質重要、影響較大的個人或事件作出的決定，目的是引起注意或警惕，擴大正面影響，縮小消極影響。

決議：是經領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。

指示：上級機關對下級機關指導工作的公文。

意見：是黨政機關對重要事項發表的對工作有指導性質的文件。

公告：是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。

通告：是機關、團體在一定范圍內公布事項的告知性文件。

涉及法定事項的公告、通告：在憲法、法律、法規賦予的權力范圍內，有關機構可以發布公告、通告，規定一些事項，有關人員必須遵守。

知照性公告、通告：這類公告、通告發布的目的，只是讓群眾或者有關人員知道，并不需要大家去遵守或者執行。

公報：是公開發布重要決定或重大事件的告知性文件。

會議公報：一般用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。

統計公報：用來發布國民經濟和社會發展各方面情況的統計數字。

外交公報：涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發表的文件，主要公布會談各方的觀點及取得的共識。

通知：是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執行的公文。

發布性通知：用于發布行政規章制度及黨內規章制度。

批轉性通知：用于上級機關批轉下級機關的公文(如請示、報告等)給所屬有關人員，讓他們周知或執行。

轉發性通知：用于轉發上級機關和不相隸屬機關的公文給所屬有關人員，讓他們周知或執行。

指示性通知：用于上級機關指示下級機關如何開展工作。

任免性通知：用于任免和聘用干部。

事務性通知：用于處理日常工作中帶事務性的事情。

通報：是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤、傳達事項的告知性文件。

表彰先進型通報：用于表彰個體或群體的先進人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎勵，分析他們的先進思想，指出應該向他們學習什么。

批評錯誤型通報：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實，宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質，指明應吸取的教訓。

傳達事項型通報：用于將領導掌握的精神或情況傳達給下屬，以便下屬在開展工作、處理問題時能做到心中有數。

報告：是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。

綜合報告：多屬例行報告，即每隔一定時間，如一季、半年、一年，下級必須將工作情況全面向上級匯報一次。

專題報告：是就某件事或某個問題專門寫的報告，多半是不定期的，根據實際情況的需要而撰寫。

請示：是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。

批復：是答復下級機關請示事項的指示性公文。

表態性批復：主要是答復請求批準類的請示，或同意，或不同意。

指示性批復：針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導下級工作的性質。指示性批復的作用相當于“指示”，下級必須遵照上級批復的精神執行。

函：是機關之間辦理日常公務的交往性公文。

商洽函：用于機關之間商洽工作、討論問題，如商量業務培訓、人員調動、信息交流、物質供應等等。

問復函：用于機關之間提出詢問和答復詢問，如疑難詢問、調查詢問、統計詢問等等。

請準函：用于向沒有錄屬關系的有關主管部門請求批準。

知照函：用于把自己管轄范圍的事項告訴有關的機構。

會議紀要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件。

條例：是由黨政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作、活動、行為等的法規性公文。

規定：是各級黨政機關、社會團體、企事業單位規范某方面工作的規章性公文。

規章類文書：是規范工作、活動、行為等的法規、規章類文書，適用于黨政系統、社會團體、企業事業單位及各類組織機構。

辦法：是對某一項行政工作作比較具體的規定。

實施細則：就是實施法律、法規的細小規則，它多半是主管部門實施法律、法規時已經或者可能出現的種種問題而制定的規則，目的是加強法律、法規的可操作性，保證法律、法規的順利實施。

章程：是一定的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類文書。

守則：是特定范圍內的全體成員必須遵守的行為準則。

計劃類文書：是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。

規劃：實現目標的期限較長，往往是五年、十年、二十年，甚至更長的計劃類文書。簡報：就是簡明扼要的書面報告。

簡報類文書：是用于匯報工作、反映問題、交流經驗、溝通情況、推動工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體。簡報類文書只是一種統稱，常見的名稱有“簡訊”、“快訊”、“快報”、“動態”、“信息”、“工作通訊”、“情況通報”、“情況反映”、“內部參考”、“摘報”等。

會議簡報：即專門報道、交流有關重要會議的內容和情況的簡報。

工作簡報：就是反映本部門、本系統各方面工作情況的簡報。

提案：是指提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。

建議：是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建設性的意見、建議時使用的文書。

公文辦理程序：就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。

收文：是指機關文書部門收進外單位發來的文件材料。

收文辦理：是指文書部門收到材料后，在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。

收文辦理程序：組成收文辦理這一過程的一系列相互銜接的環節稱之為收文辦理程序。

簽收：是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。

登記：就是指需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收發和處理。

分發：亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

傳閱：是指單位或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各位領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

輪幅式傳閱：傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪幅式傳閱”。

擬辦：是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。擬辦意見可根據來文的情況分別由辦公部門負責人或業務部門承辦人提出。

批辦：是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

承辦：是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。

催辦：是指根據承辦時限的要求，及時地對那些必須辦理答復的文件承辦的情況時行督促和檢查。

查辦：是指文書工作人員協助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。

注辦：是指對公文承辦的情況和結果，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

發文：是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發出文件材料，包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。

發文辦理：就是指文件從擬稿到印制發出的整個運行過程。

擬稿：是公文承辦人員根據領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。

審核：是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發之前，對公文的內容、體式進地的全面審核和檢查。

簽發：是指機關領導人對文稿的最后審批。

核發：是指在公文正式印發之前，對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。

繕印：是指對已經簽發的公文定稿進行印刷。

校對：是指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經領導簽發的原稿核對校正，以修改和消除書寫、排字上的錯誤。

用印：是指在印好的文件上加蓋機關印章。

發文登記：與收文登記一樣，主要是為了便于對文件的管理和查找等。

封發：是指對準備發出的文件進行分裝和發送。

公文立卷：是指機關文書部門將已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。

案卷：是指有關某一問題或某項工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料組合體。

文書部門立卷制度：指由機關的承辦和處理公文的部門負責進行立卷的制度。

問題特征：是指文件材料的內容所反映的問題、事物、事件、人物、工作性質等具有的共同特點。

時間特征：是指文件形成的時間和文件內容所針對的時間。

名稱特征：又稱文種特征，是指公文文種的名稱。

作者特征：是指制發文件的機關、單位或個人。

地區特征：又稱地理特征，指的是文件內容所涉及的地區，又指文件作者所在的地區。

通訊者特征：是指文件的收發或問答雙方。

立卷類目：也稱歸卷類目、案卷類目。

編制立卷類目：是指機關文書部門在一年的實際文件沒有形成以前，根據本機關工作活動的規律，預測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷條目。

平時歸卷：是指機關的公文立卷人員根據已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內。

調整卷定：是指在平時歸卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當的調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。

卷內文件排列：是指將每個案卷內的文件按照一定的規律和順序進行系統化排列，保持文件之間的有機聯系和條理性，使每一份文件在案卷內都有一個固定的位置。

第二篇：公文寫作與處理名詞解釋

1、命令是體現國家領導機關意志的下行公文。它具有權威性、指揮性、強制性和特點。

2、議案是有議案提出權的機構或人民代表，向同級人民代表大會或其常務委員會，提請審議的建議性公文。主要特點是⑴ 行文關系及辦理程序的法定性。⑵ 行文內容的單一性和可行性。寫作應注意什么問題：⑴ 提出的問題重要且已具備解決的條件。⑵ 要注意提出的權限和時限。⑶ 要注意行文格式和辦理程序。

3、決定是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。主要特點是：⑴ 內容重要。決定一般都不是由個人作出的，而是由領導集團或權力機構，針對重要事項或者重大行動，集體研究討論后作出的安排和部署，因而其內容重要。⑵ 政策性強。決定涉及的問題重大，它公布后，對下級機關和人民群眾的活動有指導、導向作用，因而政策性極強。⑶ 有約束力。決定對有關人員具有約束力，它的執行是帶強制性的。

決定的類型有：⑴ 指揮型 ⑵ 個案型 ⑶ 知照型

指揮型的決定的寫作一般由決定理由、決定事項、執行要求三部分組成。寫作時要注意做到決定理由充分，決定事項清楚，執行要求明確。

個案型的決定的寫作一般由個案事實分析（決定理由）、決定事項，期望要求三部分組成。針對個案做決定，主要目的是擴大影響，讓群眾學習榜樣，警惕錯誤，所以事實分析要清楚，期望要求要具體。

4、決議是經領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。

特點有：⑴ 表達群體意志 ⑵ 有權威性和約束力；類型有決策部署型 和結果公布型。

5、決定和決議有什么共同點和不同點？答：決定和決議都是下行的指揮性公文，在內容方面接近，側重于對重要事項的決策，在文字表述方面，風格也一致，都要求準確、簡潔。

決定和決議的不同在于：⑴ 形成的程序不完全一樣。⑵ 內容的范圍不盡相同。⑶ 發布形式略有不同。

6、指示是上級機關對下級機關指導工作的公文。特點：⑴ 針對性 ⑵ 原則性。類型：

1、涉及全局問題。帶普遍性的指示；涉及局部問題，帶特殊性的指示。指示的正文一般由指示根據、指示事項、執行要求三部分組成。

7、意見是黨政機關對重要事項發表的對工作有指導性質的文件。類型有 直接指導型和批轉執行型。

8、公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。

9、通告是機關、團體在一定范圍內公布事項的告性文件。

公告與通告有什么共同點和不同點：公告、通告是性質相近而有一定差別的文種，它們在三個方面有大同小異的特點：⑴ 公布的公開性：公告和通告的內容都是公開的，公布的目的是要讓大家知道或遵守。差別在于發布的范圍不盡相同，一般而言，公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小。⑵ 事項的重要性：公告和通告是代表政府或一定的機構發布的，其內容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公告、通告的形式發布。一般公告公布的都是比較重大的事情，而通告公布的，雖次于公告，但在其適用范圍內，也是重要的事情。

⑶ 操作的嚴肅性：公告一般由國家各級政權機構發布，涉及地方法規的，必須由省級以上人民代表大會批準，一般機關團體，不能隨意發布公告。發布通告的機構也要注意自己的權限范圍，不能超越權限辦事。不代表法定機構的團體或個人，不能隨意發布通告。

寫作公告與通告要注意：⑴ 符合權限，一事一告。公告、通告寫作前一定要明確是否有必要使用這一文種，發布該文種是否在自己的權力范圍之內。⑵ 內容明確，語氣莊重。公告、通告是公開宣布較重要的事情，要有關人員知道或遵守，所以內容一定要十分明確，以免執法時出現差錯。⑶ 注意格式。公告、通告的標題有四種形式：發文單位加事由加文種，發文單位加文種，事由加文種，只有文種名稱。公報是公開發布重要決定或重大事項的告知性文件。公報的特點和公告接近，都具有內容的公開性和重要性，發布機關的權威性。兩者的區別：從發布機關來說，黨的領導機關多用公報，政府機關多用公告。從內容來說，宣布單獨事件多用公告，發布會議情況、談判情況、統計情況等多用公報。宣布要有關人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。

常用的公報有會議公報、統計公報、外交公報三種類型。會議公報：一般用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。統計公報：發布國民經濟和社會發展各方面情況的統計數字。外交公報：涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發表的文件，主要公布會談各方的觀點及取得的共識。發布統計公報要注意什么問題？統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布，任何機構不得隨意發布全國性、地區性的統計數字。統計公報以發布各種數據為主，其內容一定要科學、準確。涉及國家機密的統計數字，不得在公報中公布。統計公報一般分項分點或結合表格形式發布。

11、通知是向特定受文對象告知或傳達有關事項或文件，讓對象知道或執行的文件。類型有：：⑴ 發布性通知 ⑵ 批轉性通知 ⑶ 轉發性通知 ⑷ 指示性通知 ⑸ 任免性通知 ⑹ 事務性通知；通知的主要用途：1.上級機關對下級機關通知應該知道或者辦理的一般事項用通知；2.發布某些行政法規或對下級機關工作有所指示，按照內容不適宜用命令或指示發布的，用通知發布；3.國務院和各部、各委員會以及地方各級人民委員會的秘書工作部門，轉達它的領導機關的會議通過的文件和領導上的指示用通知；4.平行機關和不相隸屬的機關之間互相通知需要知道的事項用通知。通報是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤，傳達事項的告知性文件。通報的特點有⑴ 周知性：即在發文范圍內讓所有人都知道所通報的情況。⑵ 指導性：同胞的目的不僅僅是要讓群眾知道發生了什么事情，更重要的是要群眾認清事情的性質，提高思想認識。通報的類型：表彰先進型 批評錯誤型 傳達事項型。

表彰先進的通報正文：一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何向先進學習這樣四個步驟寫。批評錯誤的通報正文，應把批評根據、錯誤事實、處分決定、錯誤性質、善后辦法五個方面寫清楚。13 報告是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。特點有：⑴ 重陳述。報告的主要任務是如實向上級陳述工作情況，事實和意見的陳述應當是報告的主要內容。⑵ 有主見。匯報工作不能只擺事實而沒有匯報者的觀點，匯報者在報告中，應當對所報告的事實，提出自己的看法。報告寫作要注意： 答：⑴ 陳述事實要清楚扼要。以匯報工作情況為主的報告，應突出重點，把主要事實講清楚。⑵ 表達觀點要精煉清晰。報告中需要表達報告者觀點的地方也不少，匯報工作需要有自我評價，對今后工作提意見或建議，更是以闡述觀點為主。⑶ 語言要簡潔樸實。報告是向上級匯報工作，因而一定要實事求是，不可夸大或縮小事實，不可報喜不報憂，不可過分強調困難。類型有：綜合報告和專題報告。14請示是下級機關向上級機關請示或批準的報情性文件。特點⑴ 超前性：請示必須在辦事之前。⑵ 說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。⑶ 單一性：請示必須堅持“一文一事”，不能在一份公文中同時請示兩件以上的事情。類型有：⑴ 請求批準型 ⑵ 請求幫助型 ⑶ 請求批轉型。請示寫作要注意：⑴ 要遵守行文規則。⑵ 理由要充分，要求要合理。⑶ 格式要正確，語言要得體。15請示和報告有何區別？答：報告是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。請示是下級機關向上級機關請示或批準的報請性公文。報告重陳述并要有主見，請示則具有超前性、說明性和單一性的特點。批復是答復下級機關請求事項的指示性文件。特點有：⑴ 針對性：針對“請示”這一文種，針對請示的機關，針對請示的問題。⑵ 指導性：批復針對請示表態或發表意見，對下級的工作有指導、規范作用，下級不能違背上級的批復。批復可分幾種類型有⑴ 表態性批復：主要是答復請求批準類的請示，或同意，或不同意。⑵ 指示性批復：針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導下級工作的性質。請示寫作要注意：⑴ 要先回應后批復。⑵ 態度要鮮明，措辭要明確。⑶ 要及時批復。函是機關之間辦理日常公務的交往性公文。特點⑴ 形式靈活，適應性強。⑵ 務實性強。函可分 商洽函、問復函、請準函、知照函。函的寫作要注意：⑴ 一事一函，直陳其事。⑵ 語言要平實、親切、自然。會議紀要是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件。特點：⑴ 紀要性 ⑵ 約束性 ⑶ 知照性。會議紀要的類型有：⑴ 決議性會議紀要 ⑵ 協議性會議紀要 ⑶ 研討性會議紀要。會議紀要的正文寫作：一般分為會議概況、會議內容、結束語三個部分。⑴ 會議概況介紹開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等。⑵ 會議內容是正文的主要部分，介紹會議討論和決定的主要事項。⑶ 結束語是真個正文部分的小結，往往對與會者、下級機關、有關群眾提出一些希望和要求。條例是由黨政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作、活動、行為等的規范性公文。類型可分為：⑴ 黨的中央機關制定的條例 ⑵ 國家行政機關制定的條例 ⑶ 地方權力機關制定的條例。規定是各級黨政機關、社會團體、企事業單位規范某方面工作的規章性公文。類型有⑴ 黨內規定 ⑵ 法規性規定 ⑶ 一般性規定 20 條例和規定的寫作要注意什么？

答：條例和規定都是規范性文種，關于規范性文件的寫作，可綜合以下四點：

⑴ 草擬條例和規定要遵循下列原則：堅持四項基本原則，為改革、開放、搞活和社會主義現代化建設服務；符合憲法和法律，符合黨和國家的路線、方針、政策；從實際出發，實事求是；貫徹民主集中制，充分發揚民主。

⑵ 起草條例和規定，應當對現行內容相同的法規進行清理。

⑶ 條例和規定的內容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。

⑷ 語言要準確、嚴密。規章類文書是規范工作、活動、行為等的規章制度類文書，適用于黨政系統、社會團體、企業事業單位及各類組織機構。它主要包括的文種有：條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、公約等等文種。章類文書的特點：具有內容的規范性、執行的強制性和制定的程序性三大特點。

22、辦法是對某一項行政工作作比較具體的規定，或者是對法律、條例、規定等在執行過程中某些方面具體做法的補充規定。辦法規定的內容應具體、周全、便于操作。

23、實施細則就是實施法律、法規的細小規則，它多半是主管部門針對實施法律、法規時已經或者可能出現的種種問題而制定的規則，目的是加強法律、法規的順利實施。實施細則寫作時要注意：實施細則就是實施法律、法規的細小規則。

⑴ 實施細則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”，但其第一條必須說明是哪個法律或法規的實施細則。⑵ 法律法規必須概括，實施細則必須具體，便于操作。實施細則的內容，必須和法律、法規的有關條款相對應。

24、章程是一定的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類文書。章程可分為組織章程和辦事章程兩大類。

25、守則是特定范圍內的全體成員必須遵守的行為準則。寫作時要注意：守則因為需要有關人員都遵守，涉及的人比較多，因此必須簡短、精煉、易記。其寫法多半是把內容概括為幾條，甚至是朗朗上口的若干短句或詞組，以便群眾容易掌握。簡潔易記是守則的最大特點。

26、計劃類文書是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。包括規劃、綱要、計劃、安排等文種。

27、總結是機關團體在實施計劃或完成任務之 后，對已做工作進行概括及評估的文書。

28調查報告是針對現實中發生的較重要的問題，作專門調查后，利用調查材料寫成的書面報告。作用：是提供真實的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務。

第三篇：自考“公文寫作與處理”名詞解釋

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自考“公文寫作與處理”名詞解釋

甲骨文書：在三千多年前的商代后期，出現了一種體式較為完整的甲骨文書。它是書刻在甲骨上的商代后期五室占卜活動的記錄文字，即“甲骨卜辭”。

尚書：自商周戰國期間長期匯集而成的＜書＞，漢初稱之為＜尚書＞，即上古之書。這是我國最早的一部政治文件匯編本。

公務文書：是指國家機關及其他社會組織在工作活動中形成和處理的收來文件、發出文件以及機關內部所使用的文件材料。

公文法定的作者：是指依據憲法和其他有關法律、章程、決定成立的并能以自己的名義使法定的職能權利和擔負一定的任務、義務的機關、組織或代表機關組織的領導人。

行文單位：指能在自己的職權范圍內制發文件的機關、部門或單位。

對外文件：簡稱發文。是指本機關（或部門）擬制的向外單位發出的文件，它是作為傳達本機關的意圖發往需要與之聯系的針對機關的文件。

收來文件：簡稱收文。是指由外機關擬制的，作為傳達其自身機關的意圖，發送到本機關（或部門）來的文件。

內部文件：就是指制發和使用都限于機關內部的文件。

上行文：是指下級機關、下級業務部門向它所屬的上級領導機關和上級業務主管部門所發送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。

平行文：是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的一種行文。

下行文：是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。

秘密文件：是內容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。

普通文件：是相對秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。

公布文件：就是向人民群眾和國內外公開發布的文件。

法規文件：是指由中央和地方各級權力機關、行政機關所制發的法律、法令和行政法規與規章文件。

法律文件：是體現統治階級的利益和意志，以國家強制力來保證其實施的行為規則，是實行階級專政的一種工具。

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法令文件：是指根據憲法的有關規定所制發的一種文件，通常是以中華人民共和國主席或國務院總理的名義發布的。

行政法規與規章文件：行政法規是國務院為領導和管理國家各項行政工作，根據憲法和法律及有關規定制定的政治、經濟、教育、科技、文化、外事等各類法規總稱。這里所說的行政法規與規章文件，除國務院制定的行政法規外，還包括各種地方性法規，部門規章和地方人民政府規章。

行政文件：主要是指國家機關在日常公務活動中所形成和使用的文件。

黨的文件：是指由中國共產黨的機關、組織形成和使用的文件，反映黨的領導、黨的工作和黨的建議等活動。

指揮性公文：是指上級領導機關對下級機關或群眾發出的用以領導和指導工作的公文。

規范性公文：是指由機關、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規范，它是一種兼有政策性和法規性的公文，有較強和規范性和強制性，例如條例、規定、辦法、細則、章程、規則等。

報請性公文：是指下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。如報告、請示等。

知照性公文：是指機關單位發布的需要周知或遵守，以及各機關單位之間聯系工作，通報情況所使用的公文。如公報、公告、知照性通知、通報、函等。

記錄性公文：是指各機關、組織用以記載公務活動以備查考的公文。如會議記錄、電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志等。

公文格式代碼：又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標記符號，由九位阿拉伯數字組成，標識于文件首頁發文機關版頭左上角。

印制順序號：又稱公文份號，是指依據同一文稿印刷若干份時每份的順序編號。

秘密等級：簡稱秘級，是指公文秘密程度的等級，分絕密、機密、秘密三級。

緊急程度：是對公文送達和辦理的時間限度。

收文處理標記：包括收文機關名稱、收文編號、收文時間、檔號等項目。

發文機關版頭：簡稱“文頭”。文頭是發文機關用來制發正式文件時使用的有固定格式的發文機關標識。

發文字號：是指由發文機關編排的文件代號。

簽發人姓名：是表示公文生效并對該公文內容鄭重負責的一個標志。

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公文標題：由發文機關名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內容準確、簡要的概括和提示。

題注：是指對公文標題的注釋說明。

正文：是公文的主體部分，用來表達公文的具體內容，體現發文機關的意圖，是公文的核心。

主送機關：是指對主要受理公文的機關。

無正文說明：是指由于篇幅所限，使公文生效標識（即落款、印章與成文日期）與正文不能同在一個頁上而出現分離狀況時，為維護公文的完整性而作的說明。

附件說明：是用以說明附屬在公文正件之后的有關文件材料的名稱及件數的。

成文日期：是指文件形成的時間。

機關印章與領導人簽署：機關印章是公文制發機關對文件生效負責的憑證；領導人簽署是指發文機關領導人在公文正本的落款處，本人職務名稱的后面簽字或蓋章，以證實文件的效用。

注釋或特殊要求說明：是用以說明公文中在其他區域不便說明的各種事項。

閱讀（傳達）范圍：是指根據公文內容和工作需要所限定的公文發送的范圍和規定公文的閱讀對象。

主題詞：是指能夠準確表達公文主題內容的規范化名詞或名詞性詞組。

抄送機關：是指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的有關機關。

印發說明：又稱印制版記，是指文件制發（含翻印）情況的說明記載，包括文件制發單位的名稱、印發日期和印制份數等。

頁碼：是指公文每一張頁的順序編號。

文稿：是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。

草稿：是指內容和文字表述都還未成熟的原始稿件。

定稿：又稱“原稿”、“底稿”、“正稿”。是指草稿經過修改、審閱，并由領導人簽發或者會議討論式通過的最后完成的定型文稿。

文本：同一份文件，根據它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本些法規文 博導自考遠程班,助你自考快速通關!www.tmdps.cn

件又有試行本、暫行本的形式；同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

正本：根據已經簽發的定稿制發的正式文件，稱為“正本”。正本最突出的特點是蓋有發文機關的印章或領導人的親筆簽署，以證實文件的效力。

副本：又稱抄本。凡是根據公文正本復制、謄抄的其他稿本稱為副本。

存本：是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印刷本。

修訂本：是指對于已經發布生效的文件，在實行一個時期以后，文件中的某些內容已不適合當前的情況需要進行修改補充，這種重新予以修改補充再行發布的文本，稱為修訂本。從修訂本發布之日起，原文本即行失效。

試行本、暫行本：大多用于一些法規性文件，在制發機關認為文件內容還不十分成熟，還必須經過一定時期的實踐檢驗，再行修改時所使用的文本。

各種文字文本：第一是指我國少數民族自治地區，為便于工作，黨政領導機關發文往往是同一份文件同時使用漢字文件和少數民族文字文本。第二是指在外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。

命令：簡稱令，是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。

公布令：也可稱為發布令或頒布令，它適用于國家公布法律，國家行政機關發布根據法律制定的行政法規和規章。

嘉獎令：是領導機關為獎勵有突出貢獻的人員或集體而發布的命令。

議案：是有議案提出權的機構或人民代表，向同級人民代表大會或其常務委員會，提請審議事項的建議性公文。

決定：是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。

個案型決定：對某些性質重要、影響較大的個人或事件作出的決定，目的是引起注意或警惕，擴大正面影響，縮小消極影響。

決議：是經領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。

指示：上級機關對下級機關指導工作的公文。

意見：是黨政機關對重要事項發表的對工作有指導性質的文件。

公告：是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。

通告：是機關、團體在一定范圍內公布事項的告知性文件。

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涉及法定事項的公告、通告：在憲法、法律、法規賦予的權力范圍內，有關機構可以發布公告、通告，規定一些事項，有關人員必須遵守。

知照性公告、通告：這類公告、通告發布的目的，只是讓群眾或者有關人員知道，并不需要大家去遵守或者執行。

公報：是公開發布重要決定或重大事件的告知性文件。

會議公報：一般用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。

統計公報：用來發布國民經濟和社會發展各方面情況的統計數字。

外交公報：涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發表的文件，主要公布會談各方的觀點及取得的共識。

通知：是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執行的公文。

發布性通知：用于發布行政規章制度及黨內規章制度。

批轉性通知：用于上級機關批轉下級機關的公文（如請示、報告等）給所屬有關人員，讓他們周知或執行。

轉發性通知：用于轉發上級機關和不相隸屬機關的公文給所屬有關人員，讓他們周知或執行。

指示性通知：用于上級機關指示下級機關如何開展工作。

任免性通知：用于任免和聘用干部。

事務性通知：用于處理日常工作中帶事務性的事情。

通報：是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤、傳達事項的告知性文件。

表彰先進型通報：用于表彰個體或群體的先進人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎勵，分析他們的先進思想，指出應該向他們學習什么。

批評錯誤型通報：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實，宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質，指明應吸取的教訓。

傳達事項型通報：用于將領導掌握的精神或情況傳達給下屬，以便下屬在開展工作、處理問題時能做到心中有數。

報告：是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。

綜合報告：多屬例行報告，即每隔一定時間，如一季、半年、一年，下級必須將工作情 博導自考遠程班,助你自考快速通關!www.tmdps.cn

況全面向上級匯報一次。

專題報告：是就某件事或某個問題專門寫的報告，多半是不定期的，根據實際情況的需要而撰寫。

請示：是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。

批復：是答復下級機關請示事項的指示性公文。

表態性批復：主要是答復請求批準類的請示，或同意，或不同意。

指示性批復：針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導下級工作的性質。指示性批復的作用相當于“指示”，下級必須遵照上級批復的精神執行。

函：是機關之間辦理日常公務的交往性公文。

商洽函：用于機關之間商洽工作、討論問題，如商量業務培訓、人員調動、信息交流、物質供應等等。

問復函：用于機關之間提出詢問和答復詢問，如疑難詢問、調查詢問、統計詢問等等。

請準函：用于向沒有錄屬關系的有關主管部門請求批準。

知照函：用于把自己管轄范圍的事項告訴有關的機構。

會議紀要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件。

條例：是由黨政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作、活動、行為等的法規性公文。

規定：是各級黨政機關、社會團體、企事業單位規范某方面工作的規章性公文。

規章類文書：是規范工作、活動、行為等的法規、規章類文書，適用于黨政系統、社會團體、企業事業單位及各類組織機構。

辦法：是對某一項行政工作作比較具體的規定。

實施細則：就是實施法律、法規的細小規則，它多半是主管部門實施法律、法規時已經或者可能出現的種種問題而制定的規則，目的是加強法律、法規的可操作性，保證法律、法規的順利實施。

章程：是一定的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類文書。

守則：是特定范圍內的全體成員必須遵守的行為準則。

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計劃類文書：是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。

規劃：實現目標的期限較長，往往是五年、十年、二十年，甚至更長的計劃類文書。

計劃：實現目標的期限較規劃短，以計劃和一年以內的短期計劃為多的計劃類文書。

安排：指較短時間段內對工作的具體安排。

總結：是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。

綜合性總結：是關系全局的總結，內容涉及多方面的工作。

專題性總結：只就一個方面、一項工作，甚至一個問題進行總結，內容比較單一。

調查報告：是針對現實中發生的較重要的問題，作專門調查后利用調查材料寫成的書面報告。

新聞性調查報告：多半由新聞工作者調查采訪后寫成，內容一般是社會普遍關注的問題或他們在采訪過程中發現的問題。

政務性調查報告：一般由政府工作人員調查后寫成，調查內容、范圍由領導機關決定，目的是為制訂方針政策、法律法規，解決工作中的種種問題，提供可供決策參考的情況。

個案性調查報告：針對工作中遇到的特殊個案寫成的調查報告，目的是為解決問題提供事實根據。調查人員一般臨時組織，涉及專業技術的還要請專家學者參加。

講話類文書：就是人們在各種特定的場合發言時所依據的各類文稿的總稱。從廣義上說，它不僅包括領導同志在各種會議和群眾集體上發表講話時的文稿，也包括只代表個人意見的、以群眾身份所作的各類講話的文稿，它是在公眾場合經常使用的文書。

講話稿：通常是指各級領導在各種會言上宣讀的文稿。

幕詞：是在大會開始時，由主要領導人向大會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題和議程、向與會代表提出希望的書面文稿。

閉幕詞：是在大會結束時由主要領導人向大會宣傳的概括大會主要精神、總結大會成果、指出會后努力方面的文稿。

歡迎詞：是對客人的到來表示熱烈的歡迎的五種講話類文書。

歡送詞：是送別客人時表達良好祝愿的一種講話類文書。

答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時，向主人表示感謝的一種講話類文書。

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會議記錄：是如實記載有關會議基本情況和主要內容的文書。

電話記錄：是在用電話處理公務時，記載有關通話內容的文書。

接待記錄：是指在接待群眾來訪時，記載有關接待內容的文書。

大事記：是將本機關本部門工作的重大公務活動或重大事件按年、月、日的先后進行如實記載的一種記錄性文書。

簡報：就是簡明扼要的書面報告。

簡報類文書：是用于匯報工作、反映問題、交流經驗、溝通情況、推動工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體。簡報類文書只是一種統稱，常見的名稱有“簡訊”、“快訊”、“快報”、“動態”、“信息”、“工作通訊”、“情況通報”、“情況反映”、“內部參考”、“摘報”等。

會議簡報：即專門報道、交流有關重要會議的內容和情況的簡報。

工作簡報：就是反映本部門、本系統各方面工作情況的簡報。

提案：是指提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。

建議：是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建設性的意見、建議時使用的文書。

公文辦理程序：就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。

收文：是指機關文書部門收進外單位發來的文件材料。

收文辦理：是指文書部門收到材料后，在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。

收文辦理程序：組成收文辦理這一過程的一系列相互銜接的環節稱之為收文辦理程序。

簽收：是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。

登記：就是指需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收發和處理。

分發：亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

傳閱：是指單位或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各位領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

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輪幅式傳閱：傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪幅式傳閱”。

擬辦：是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。擬辦意見可根據來文的情況分別由辦公部門負責人或業務部門承辦人提出。

批辦：是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

承辦：是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。

催辦：是指根據承辦時限的要求，及時地對那些必須辦理答復的文件承辦的情況時行督促和檢查。

查辦：是指文書工作人員協助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。

注辦：是指對公文承辦的情況和結果，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

發文：是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發出文件材料，包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。

發文辦理：就是指文件從擬稿到印制發出的整個運行過程。

擬稿：是公文承辦人員根據領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。

審核：是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發之前，對公文的內容、體式進地的全面審核和檢查。

簽發：是指機關領導人對文稿的最后審批。

核發：是指在公文正式印發之前，對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。

繕印：是指對已經簽發的公文定稿進行印刷。

校對：是指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經領導簽發的原稿核對校正，以修改和消除書寫、排字上的錯誤。

用印：是指在印好的文件上加蓋機關印章。

發文登記：與收文登記一樣，主要是為了便于對文件的管理和查找等。

封發：是指對準備發出的文件進行分裝和發送。

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公文立卷：是指機關文書部門將已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。

案卷：是指有關某一問題或某項工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料組合體。

文書部門立卷制度：指由機關的承辦和處理公文的部門負責進行立卷的制度。

問題特征：是指文件材料的內容所反映的問題、事物、事件、人物、工作性質等具有的共同特點。

時間特征：是指文件形成的時間和文件內容所針對的時間。

名稱特征：又稱文種特征，是指公文文種的名稱。

作者特征：是指制發文件的機關、單位或個人。

地區特征：又稱地理特征，指的是文件內容所涉及的地區，又指文件作者所在的地區。

通訊者特征：是指文件的收發或問答雙方。

立卷類目：也稱歸卷類目、案卷類目。

編制立卷類目：是指機關文書部門在一年的實際文件沒有形成以前，根據本機關工作活動的規律，預測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷條目。

平時歸卷：是指機關的公文立卷人員根據已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內。

調整卷定：是指在平時歸卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當的調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。

卷內文件排列：是指將每個案卷內的文件按照一定的規律和順序進行系統化排列，保持文件之間的有機聯系和條理性，使每一份文件在案卷內都有一個固定的位置。

案卷標題：也稱案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內全部文件內容的總概括。

案卷編目：是指在卷內文件排列編號的基礎上，填寫卷內文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。

卷內文件目錄：是案卷的組成部分。

卷內備考表：是用以注明卷內文件材料需要說明的情況的表格，以備案卷移交檔案部門管理人員和查檔人員對此卷有一概括了解。

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案卷封皮：是指用以保護卷內文件、標注案卷內容的卷皮，用牢固厚實的牛皮紙統一制作，使用毛筆正楷字填寫，起醒目作用，并便于長期保存。

全宗號：是檔案館指定給立檔單位的編號，在一個檔案館內全宗號不能重復。

目錄號：是全宗內案卷所屬目錄的編號，在一個全宗內案卷目錄號不能重復。

案卷號：是目錄內案卷的順序編號，在一個案卷目錄內案卷號不能重復。

案卷目錄：是對經過分類排列和編號的案卷進行登記所形成的。

第四篇：公文寫作與處理 整理稿

按公文來源劃分：1）對外文件，第一章 公 文 是指本機關擬制的向外單位發出

一、什么是公文：即公務文書，的文件，是作為傳達本機關的意是國家機關及其他社會組織在行圖發往需。要與之聯系的針對機使職權和實施管理過程中形成的關的文件。2）收來文件，指由外具有法定效力和規范體式的文機關擬制的，作為傳達其自身機書，是進行公務活動的重要工具。關的意圖，發送到本機關來的文其含義：1）公文形成的主體是國件。3）內部文件，指制發和使用家機關及其他社會組織 2公文形都限于機關內部的文件

2、按公文成的條是行使職權和實施管理3的行文關系劃分：1）上行文，指公文是具有法定效力和規范體式下級機關、下級業務部門向它所的文書4公文是進行公務活動的屬的上級領導機關和上級業務部重要工具 門所發出的公文（報告、請示）2）

二、公文的產生與發展

1、公文，平行文，指同級機關或者不相隸或稱文書、文件，是一種社會現屬的，沒有領導與指導關系的機象，是人類社會實踐活動的產物。關之間的一種行文（函）3）下公文是隨著階級、國家、文字的行文，指上級領導機關對所屬的產生而產生的，隨著生產與管理下級機關的一種行文（指示、決活動的發展而不斷發展的。

2、定、通知、批復）

3、按公文秘密公文的發展階段：① 恩格斯把文程度和閱讀范圍來劃分： 1）秘字應用文獻記錄，即文書工作的密文件，指內容涉及黨和國家的出現當作人類文明的重要標志②秘密，需要控制知密范圍和知密原始社會：結繩記事；商代后期：對象的文件（分為絕密、機密、甲骨文書—是我國迄今發現的最秘密三種）2）普通文件，指非早的文書檔案；西周：設立了專無密可保，可供任何人閱看的文門管理文書的機構與起草文書的件3）公布文件，是向人民群眾和官吏；《尚書》是我國最早的一部國內外公開發布的文件，如公告、政治文件匯編本；秦漢時期，是通告、公報、法律、法令，中央我國封建社會文書工作的確立時領導同志的講話、報告

4、按公期，秦代出現的“書”、“奏”，是文的制發機關性質劃分：1）法律、我國最早的上行文；漢代及稍后，法規文件，指由中央和地方各級又出現了章、表、疏、議、啟等權力機關、行政機關所制發的法上行文，官府之間移書、關、刺、律、法令和行政法規與規章（分咨等平行文，另令、諭、制、教為三種：法律文件、法令文件、等下行文；1912年元月，臨時政行政法規與規章文件）2）行政文府規定公文分為：令、咨、呈、件，指國家機關在日常公務活動示、狀五種。③漢代以前，我國文中所形成和使用的文件，如請示、書的載體材料一般為：金石、青報告、通知、意見等。3）黨的文銅、竹木、謙帛等 直至 東晉末件，指中國共產黨的機關、組織年，太尉恒玄下令公文統一用紙。形成和使用的文件，反映黨的領

三、文書、文件和公文

1、文導、工作和建設等活動。

5、按公書：可以作為所有文件材料總稱，文內容性質與作用來劃分：1）指既可指公務文書，也可以指私人揮性公文件，指上級領導機關對文書，是一個整體概念。—最早下級機關或群眾發出的用以領導出現于西漢。

2、文件：—出現于與指導工作的公文，如命令、指清末。廣義上說：文書一樣，既示、決定、意見、批復和政策性可指公務文件，也可指私人文件，通知等。2）規范性公文，指由機有時也可以指文件材料的總稱。關、組織、社會團體依據法律、狹義上說：文主要是指機關、組行政法規和及組織章程制定的，織制成和發布的具有固定格式和要求其成員在工作活動等方面嚴文件版頭的正式行文。

3、公文：格遵守的行為規范，如各種條例、是指各機單位為了辦理公務而形規定、辦法、細則、章程、規則成的文件材料。—出現于東漢末等3）報請性公文，是下級機關向年和三國時期。

4、在機關中三者上級機關匯報工作、反映情況、都是指國家機關及其他社會組織請示問題所使的陳述性、請求性在工作活動中形成和處理的收來公文，主要是報告、請示4）知照文件、發出文件以及機關內部所性公文，指機關單位發布的需要使用的文件 材料，即公務文書。周知或遵守，以及各機關單位之第二節 公文的特點與作用

間聯系工作，通報情況所使用的一、公文的特點：1）有法定的作公文，如公報、公告、知照性者 2）有法定的權威 3）有特定通知、通報、函等。5）記錄性的效用 4）有規范的體式 5）有公文，指各機關、組織用以記載規定睥處理程序

法定作公務活動以備查考的公文，如會者：是指依據憲法和其他有關法議記錄、電話記錄、會議紀要、律、章程、決定成立的并能以自大事記、值班日志等。

6、按文件己的名義行使法定的職能權利和的緩急程度劃分：1）急件（兩負擔一定的任務、義務的機關、種：特急件、急件）2）平件；組織或代表機關組織的領導人。按文件的使用范圍劃分：1）通用行文單位：能在自己的職權范圍文件 2）專用文件 3）技術文件；內制發文件的機關、部門或單位，按文件的發送目的劃分：1）主送稱為行文單位。公文的制發：經件、抄送件 2）批轉件、轉發件；過起草、核稿、簽發等程序。公按文件的處理要求劃分：1）需辦文的簽收：簽收登記、分辦、批文件（辦件）2）參閱文件（閱辦、承辦、催辦等。件）；

二、公文的作用：在于它是黨和

二、公文的名稱：統稱文種。它國家具體領導和管理政務，機關是根據發文機關的權限、發文機之間相互進行聯系以及機關內部關和收文機關之間的關系以及發處理工作事務的一種工具。公文文的具體目的和要求而確定的。作用：1）領導與指導作用 2）行公文文種的確定：1）公文機關的為規范作用 3）傳遞信息作用 4）權限 2）發文機關和收文機關間公務聯系作用 5）憑據記載作用 的關系 3）發文的具體目的和要第三節 公文的分類與名稱

求1、1993年11月21日 國務院

一、公文的分類：

1、公文的分類 辦公廳 《國家行政機關公文處理辦法》 12類13種命令（令）、議案、決議、指示、公告、通告、通知、通報、報請、請示、批復、函、會議紀要 2、1996年5月3日中共中央辦公廳正式發布了《中國共產黨機關公文處理條例》，規定黨的機關公文文種有14種：①決議 ②決定 ③指示 ④意見 ⑤通知 ⑥通報 ⑦公報 ⑧報告 ⑨請示 ⑩批復 ⑾條例 ⑿規定 ⒀函 ⒁會議紀要3、2000年8月24日，國務院發布了新的《國家行政機關公文處理辦法》現行公文文種13種：1）命令（令）2）決定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通報 7）議案 8）報告 9請示 10）批復 11）意見 12）函 13）會議紀要 第二章公文寫作公文寫作概述

一、公文寫作是代機關立言公文寫作，指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。考試大自考站，你的自考專家！起草初稿：是指構思基本完成后動筆行文，寫出公文初稿有的具體過程。討論修改：是指對初稿作進一步加工直到形成送審稿的過程。★公文的起草的組織可分為：1）由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文。2）由多人共同討論、構思和準備材料，最后由一人執筆（最普遍的基本組織形式）3）由起草小組共同醞釀，多人分工執筆，一人統稿貫穿全文

二、★公文質量主要體現在兩方面：1）在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強（1）政策性強：就是要求政治上正確，思想觀點正確，準確地宣布、傳達、體現黨和國家的方針、政策的精神。（2）針對性強：就是要求有的放矢，切中要害。（3）科學性：就是反映工作的實際情況和客觀規律，敢于實事求是，能夠及時地、正確的提出問題、分析問題和解決問題，經得起時間的考驗，經得起實踐的檢驗。2）在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。結構嚴謹：是指章法問題、布局謀篇的問題。要示：主次分明、條理清楚；重點突出、銜接自然；聯系緊密、完整劃一。語言精當：是指運用語言要精確、簡明、貼切、恰當。既要符合語法，修辭和邏輯的要求，又要恰如其分地表達內容。行文規范：是指公文的種類、格式等都由國家統一規定，書寫要清楚，標點要正確文面要整潔。

2、公文效用：是指公文對機關公務活動所起的作用。公文效用所起的作用：領導和指導作用、法規和準繩作用、溝通和聯系作用、依據和憑證作用。

三、機關領導要親自動手撰寫重要公文 領導干部親自動手起草起草重要公文是領導工作中的原則性問題。第二節 公文寫作的特點和要求

一、★公文寫作特點：1）被動寫作遵命性強 2）對象明確針對性強 3）集思廣益群體性強4）決策之作政策性強 5）急迫之作時限性強 6）講究格式規范性強

二、★公文寫作基本要求（寫好公文中正文應注意的問題）：1）要保證公文內容在政治上的正確性 2）要實事求是，在業務上符合客觀規律3）在文字表述上準確、鮮明、生動，符合語法與邏輯 4）公文起草要符合統一規定的體式與程序。5）要注意選用書寫的載體與字跡材料體式：公文文體、結構、附加標記和文件格式。程序：交擬、起草、審核、簽發、印制、發出盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用圓珠筆和鉛筆；使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水，不使用純藍、紅色墨水。

第三節 公文寫作步驟與方法

一、公文寫作的步驟：1）明確發文主旨 ①公文的中心內容是什么子②根據公文內容，準備采用什么文種③要明確公文發送范圍和閱讀對象④明確發文的具體要求 2）收集有關材料①收集、閱讀和研究有關的文件材料②深入下去，收集有關的實際材料a 收集有關材料要求：真實、典型、適用、時效3）擬出寫作提綱先寫什么、后寫什么、分幾個段落、幾層意思4認真起草正文（導語、主體結束語）5反復檢查修改

二、正文起草步驟：1）把握公文主題，選好用好材料； 2）觀點正確情況確實3）內容涉及的有關部門要經過會商取得一致意見； 4）文字表述要簡練，交代問題要清楚

三、公文的修改有以下幾方面：1）關于主題的修改：看主題思想是否正確、論述是否集中、挖掘是否深刻。2）關于觀點的修改 ：觀點是否正確，表達有無問題。3）關于材料的修改 ：材料是公文的基礎，有了正確的觀點，還要通過恰當的材料表現出來。4）關于結構的修改：包括：

1、公文總體結構的修正

2、起承轉合的調整

3、層次位置的改變

4、詳略的更動

公文結構是為表現公文主旨，表達公文內容服務的對公文結構進行修改調整，其目的在于使公文更加嚴謹、暢達、勻稱和完整。5）關于語言的修改：準確、鮮明、精練、生動

四、★公文寫作人員修養重要性與體現和途徑：1）公文寫作是各級機關工作的重要組成部分，是一項政治性和政策性很強的工作；2）公文是國家黨政機關實施領導與管理的重要工具與手段。體現：1）政治素質好：明確的政治方向、堅定的政治立場、敏銳的政治洞察力和政治鑒別力。嚴守紀律，嚴守保密制度；2）有一定政策理論水平公文寫作是執行政策、依靠政策、理解政策、表達政策的過程。政治水平的高低直接決定公文寫作的成敗；3）熟悉業務和機關工作情況；4）有較寬的知識面； 5）有較好的文字功底.途徑：1）與時俱進勇于創新 不斷學習、不斷實踐、不斷提高、不斷創新；2）博覽群書增長知識勤于、勇于、善于向書本學習；3）深入實踐勤學苦練勤學苦練、鍥而不舍、持之以恒。考試大收集整理 第三章 公文的體式與搞本

第一節 公文的體式

一、公文的體式是指：公文的文體、結構要素及在格式上的安排。公文體式作用：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便。

二、公文的文體

公文的文體：是指公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。公文的文體具有應用文體的一般特點：實用性、嚴肅性、程式性。

1、公文的表達方式：是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標志 主要有：敘述、議論、說明1）敘述，是將人物的經歷和事件的發展變化過程所作的敘說和交代，除計劃性、法規性文件一般不采用敘事、指令性文件較少采用敘事外其他通知、通報、請示、報告、總結、會議紀要都必須以敘事為基礎。如通知、通報、請示、報告、總結、會議紀要以敘事為基礎。★（公文敘事與一般記敘文的不同：

1、公文的敘事是通過對基本情況或個別事實的敘術來說明一定的問題，達到反映情況、交流思想、闡明觀點的目的。

2、主要是順敘

3、在敘述的同時，可恰當地運用倒敘、插敘、分敘等方法）2）說明，是用簡明扼要的文字，把事物的形狀、性質、特征、成因、關系、功用等客觀真實地解說清楚。說明是公文寫作中最常見、最主要的表達方式。（說明的主要方法有：

1、定義說明，指用下定義的方法來說明事物的性質和特征。

2、注釋說明，指對事物的性狀、特征、成因等作簡要的注釋。

3、比較說明，指運用同類事物或不同事物跟所要說明的事物作比較。

4、數字說明，指用確切的數字來說明事物。

5、舉例說明，指根據事物在形狀、成因、功用、關系等屬性的差別，劃分成若干類別，分別加以說有的方法。

6、圖表說明

7、引用說明

8、分析說明）3）議論，是義事說明把道理說清楚。（議論的要素：

1、論點，又叫論題或觀點，是議論的核心。

2、論據，是證明論點真實性的根據。

3、論證，是運用論據來證明論點的方法和過程。論點、論據、論證三者間的關系：論點是統帥，回答“要證明什么”的問題—是議論的核心；論據是基礎，回答“用什么證明”的問題。分三類：一類是事實論據；二是理論論據；三類是政策法規；而論證是溝通二者間內在聯系的橋梁；回答“如何證明”的問題。）

三、公文的語言特點：1）準確（是公文語言的主要特征和基本要求）2）簡明 ：用最少的文字表達盡可能多的內容。3）莊重：指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。4）得體：指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應，在準確表達的基礎上，進一步促使受文對象產生與行文目的一致的心理效應。得體的基本要求： 是發適應行文的語體風格；是要分清上下級關系，掌握好分寸； 是要多運用公文的專用語。

四、公文中的常見詞語：1）特定用語——它言簡意賅、簡潔明快、典雅莊重，其特定含義是人所公認的。包括：

1、端用語—用于表示行文目的、休養所與原因的。如為、為了、關于、由于、遵照、依照、依據、茲有、茲因、茲定于、茲將、茲介紹等。

2、引敘用語—在引敘來文（電）時使用，如現接、近接、膠接、欣悉、近悉、敬悉、據報、據查、據了解等。

3、經辦用語—表示工作辦理的時間及過程，如業經、已經、復經、一經、迭經、前經、茲經、經過、通過等。

4、稱謂用語—用以表示不同人稱的，如我局、你局、貴局、該局（公司、廠、處）等。

5、期請用語—用來表示請求與期望，如擬請、函請、務請、懇請、希、希望、望、希即等。

6、表態用語—用來對來文表明態度，如同意、照辦、可行、擬同意、不同意、不要、不妥、請核查等。

7、綜合用語—對所敘述的情況進行綜合時使用，如，如上所述、綜上所述、上述、總之等。

8、過渡用語，如為此、據此、因此、現函復如下、現通告如下等。

8、過渡用語—在公文的段落之間使用、承上啟下，起過渡作用。（為此、據此、因此、現函復如下、現通告如下等）

9、謙敬用語，如恭請、敬請、謹請、惠于、惠贈、惠示、承蒙協助、承蒙惠允、不勝、不勝榮勝、不勝感激等。

10、結尾用語，如此令、此布、此告、為要、為盼、請批示、請批復、特此函告、特此函達、特此通知、特此通告、請遵照辦 理、請認真貫徹執行、以上意見如無不妥，請批轉各地區執行等。）2）慣用語，指一定民族語言中長期形成的習慣用語，如“抓辮子”、“吃大鍋飯”。3）縮略語，是較長詞語縮短省略而成，如“一國兩制”、“三個代表”4）成語，一種相沿習用具有書面語言色彩的定型詞組或短語。5）引用語，指在寫作中引用前人的現成語句來論證或說明文章中所要論述的問題①引用名人名言；②引用古書上現成語句③引用黨和國家領導機關重要文件中的語句。

第二節 公文的構成要素與書面格式

一、公文的構成要素（公文的組成部分）：發文機關標識、發文字號、公文公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞等—是由黨和國家在關部門頒布的規范性文件所規定的。公文的書面格式：指公文的各要素在公文文面上所處的位置和書寫樣式。——是公文在形式上區別于一般文章的重要標志。★公文的眉首部分包括：1）公文份數序號：將同一文稿印制若干份時每份的順序編號（不是所有都需要）——規定帶有密級公文要編制份數序號位置：位于版心左上角成本頂格第一行；一般由六位阿拉伯數字（不得少于2位）組成。其位置在版心左上角頂格第1行，數字不足規定數時，前面用“0”（零）補齊2）密等級和保密期限：是指公文秘密程度的一種標志。分為絕密、機密、秘密三級；涉及黨和國家秘密的公文應標明密級。標注方法：在密級與時限中間加“★”。如“秘密★六個月”、“絕密★長期”。位置：位于文件首面公文版頭右上角第一行3號黑體，凡傳遞秘密公文應在文件封皮上加蓋戳記注明。保密時限：一般分一年以內，一年用一的以上，長期和期限不作標注，凡不作標注的可按二十年認定。絕密：是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。機密：是重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。秘密：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損失。3）急程度 ：是對公文送達和辦理的時間限度。（包括：特急和急件，電報分為：特提、特急、加急、平急，位置在文件首頁文頭右上角，需要與密極同時使用，緊急程度置于密級之下，上下對齊。時限送達的文件須在文件封筒上注明“務于某日某時送到”或“限某日某時送達”。）4）發文機關標識（文頭），是發文機關用來制發正式文件時使用的的固定版式的發文機關標識。位置：發文機關版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞，約占圖文區的三分之一或五分之二。字體選長宋體。—使用這種套文頭的文件，通常稱之為“紅頭文件”。、黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。5）發文字號：指由發文機關編排的文件代號。（由發文機關代字、年份（加六角括號[ ]）和序號組成）★發文字號作用：1）統計發文的數量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。編排發文字號要力求準確、穩固、系統。位置：有版頭的文件，應標注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列；用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標題之上，右側排列：“命令（令）”則在公文標題下面當中，寫“第X號”。簽發人：在上報的公文中才出現的目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報的公文內容負責。一般供上行文使 用。位置應平行排列于公文字號右側，與發文字號同處在一行 ★公文主體部分包括：1）公文標題，：由發文機關名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內容準確、簡要的概括和提示。位置應于紅色橫線下分1行或多行居中排列（省略情況：

1、省略公文機關名稱

2、省略事由的

3、機關名稱和事由同時省略的）2）主送機關，：指主要受理公文的機關。也就是發文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。（一般有三種情況：

1、上級機關對下級發出的公文，下級機關單位負有貫徹執行的責任，除批復外，有兩個以上主送機關。

2、下級機關向上級領導機關報發出的請示報告等上行文，一般只有一個主送機關。

3、直接向社會公眾發布的公文，主送機關就沒有必要再寫了）位置應在正文之上公文標題左下方，無論一行或多行，應靠左頂格書寫。3）正文：是公文的主體部份，用來表達公文的具體內容，體現發文機關的意圖，是公文的核心。可分為： ①導語（導語寫作有：

1、依據式，簡要說明發文的根據，常用語有根據、按照、遵照等。

2、目的式，開宗說明發文的目的，常用語有為、為了等。

3、原因式，簡要說明發文的原因，常用簡潔語言，以敘述、說明或夾敘夾議的方式開頭）②正文主體，是公文最主要部分，也是寫好公文的關鍵和難點所在。正文主體一般要求：③結束語，正文的結尾1）內容要符合黨路線方針政策和有關規定，符合國家的法律法規，提出新的政策規定要注意保持連續性，提法要同已公布的文件相銜接；2）所反映的情況問題數據等必須真實可靠，提出的措施和辦法要切合工作實際，切 實可行；3）內容涉及的有關部門要經過協調會商，取得一致意見；4）文字表達概念準確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實是求是，合乎語法規范，正確使用標點符號；5）公文中的數字年份均不能回行。4）附件，附件說明位于正文的左下方，公文生效標識之上，注明所附文件材料名稱及件數，——應在正文下一行加以標識形式有：圖表、目錄、名單、簡介及其他有關文件材料。位置應于正文左下方，公文生效標識上。注明附件材料名稱及件5）成文時間，指公文形成的時間是一項重要內容，它是文件生效及日后查考的重要依據之一。（年、月、日要寫全-用漢字位置應標注在發文機關署名下方。不論其文字多少，都要注意二者的距離相稱。注意事項：（1）一般情況下，以領導人簽發日期為準。（2）經會議討論通過的公文，以會議通過的日期為準，并加括號寫在公文標題的 正下方。（3）法規、規章類文件以批準日期為準。（4）兩個以上機關的聯合行文，以最后一個簽發機關的領導人的簽發日 期為準。（5）一般的日常事務性公文，如涉用具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文日期經它們的印發日期為準。6）公文生效標識，指在正文或附件之后加蓋發文機關印章或簽署人姓名，是證明公文效力的表現形式。（1）單一發文機關（落款不署發文機關名稱，只標成文時間，在成文時間上加蓋機關印章即為公文生效標識）（2）聯合行文印章（3）關于在公文中不再標識“此頁無正文”的說明—用調整行距和字距的方法處理7）附注，是對公文的發放范圍，使用時需注意的事項加以說明。應用圓括號括入，左空2字標識在成文時間下一行。★公文的版記部分：1）主題詞，指能夠準備表達公文主題內容便于公文檢索查詢的規范化名詞或名詞性詞組。位置：位于注釋或特殊要求說明左下方，文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個主題詞。★主題詞作用：1）可以準確簡要地概括文件的主要內容；2）提高文件檢索查詢速度，有利于提高整個機關的辦事效率（主要表現在：一快，二準，三全）；3）有利于文書檔案管理的規范化系統化科學化1997年12月，國務院辦公廳秘書局修訂發布的《國務院公文主題表》共由15類1059個主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分三個層次。第一層是對主題區域的分類。第二層是類別詞。第三層是類屬詞。注意事項：（1）必須在公文主題詞表中選用主題詞。（2）公文主題詞表中的類別標題不作主題詞。（3）主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。（4）一公文件有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二主題內容進行標引。（5）在公文上標注主題詞，要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。⑹“主題詞三字居左頂格用3號黑體字標注在抄送機關上1行，”主題詞“后標冒號；冒號后標主題詞的詞目，詞目之間應有一個安的間距，一般不超過五個主題詞為宜。

2）抄送機關，指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。（抄送機關要掌握的原則：①抄送要限于同文件內容有關，需對知道或協助辦理的機關，既不濫報濫送，也不漏報漏送。②向上級機關的請示、報告，不可同時抄送下級機關。③向下級機關的重要行文，可抄送直接上級級關，翻印或轉發上級機關的文件，不要再上報上級機關。④一般情況下，下級機關不得越級行文請示、報告，也不得越級抄送文件，因特殊情況必須越級，應抄送被過的上級機關。⑤受雙重領導單位的請示、報告，應根據文件內容確定主送和抄送機關，上級機關向受雙重領導單位的行文，應視文件內容抄送受文單位的另一個上級機關。）

位置：位于主題詞下一行，左空1字用3號仿宋標識“抄送”，“抄送”后標冒號，抄送機關用頓號隔開，回行時與上1行的抄送機關對齊，最后一個抄送機關后標句號。

3）印發機關和印發說明，是對文件制發情況的說明記載，包括文件制發單位名稱、印發日期和印制份數等，位置應于抄送機關之下，印發機關左空1字，印發時間右空1字，然后在下方劃一條與版心等長的橫線作底線，底線下面右側標注印制份數。位置：位于抄送區域橫線之下，左側行首空一個字標注制發單位名稱，右側注明印制時間，行尾空一個字。然后在下方劃一條與圖文區等長的間隔線作底線，底線下面右側標注印制份數。印制單位：一般是各級機關的辦公廳（室），使用全稱或規范化簡稱。印發時間：是秘書部門起印文件的時間，要完整寫出年月日。印制份數：是該份文件所印的數量。注：翻印文件的說明同印刷說明大體相同，但翻印秘密文件時須經制發機關批準或授權，翻印后要向原發文機關備案，上級機關翻印下屬機關文件可不受此限。版記部分三個項目的含義、標注位置及標注方法，每個項目之間都要用與版心等長的間隔橫線隔開。版記部分—雙稱“文尾”置于公文最后一頁，版記頁面的最后一個要素置于最后一行。

三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）會議紀要格式

第三節 公文的排版形式與裝訂要求

一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文數據項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。包括：公文版頭設計，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。1988年9月國家技術監督局發布的《國家機關公文格式》相關規定：公文排版的有關問題：1）公文用紙尺寸與規格： 國際A4：長297mm、寬210mm2）公文的書寫形式：一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排。（少數民族文字除外），正文文字的每行長度與圖文區寬度相等。多層次結構的標識方法： 第一級用：一、二、三…第二級用：

（一）、（二）、（三）……第三級用：1、2、3、……第四級用：（1）、（2）、（3）

3）字體字號的選用：一般按發文機關名稱、大標題、小標題、標識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。發文機關標識使用小標宋，紅色標識；大標題2號宋體，小標題3號宋體；秘密等級，緩急時限、主題詞和各標記字符或其他重點推薦使用3號黑體；一般的公文發文字號、簽發人、主送機關、正文、附件說明、成文時間、附注、抄送機關、印發說明使用3號仿宋；簽發人姓名用3號楷體。4）排版規格：正文用3號仿宋，每面22行，每行28個字。5）制版要求，版面干凈，字跡清楚，尺寸標準，版心不斜，誤差不差過一毫米。6）印刷要求，雙面印刷、頁碼套正，兩面誤差不超過2毫米。

二、公文的裝訂要求 ：公文一律左側裝訂、不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。第四節 公文的稿本

一、公文的稿本

1、公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。草稿是指內容和和文字表述都還未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。草稿的特點：尚未定型、非 正式、無效力。公文文稿按修改次數 可分為：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行點可分為：討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿。

2、定稿又稱“原稿、底稿、正稿”是指草稿經過修改、審閱、，并由領導人簽發或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿，是機關制發文件的惟一可靠的標準稿本。定稿與草稿的顯著區別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發人的簽發標記，經會議批準通過的定稿有會議批準通過的情況的記載。

二、公文的文本同一份文件，根據它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本；一些法規性文件又有試本、暫行本的形式；同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。公文文本按不同用途可分為：1）正本：根據已簽發的定稿制發的正式文件，稱為“正本”。（特點：蓋有發文機關印章或領導人親筆簽署，以證實文件的效力）2）副本：凡是根據公文正本復制、譽抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。（作用：代替正本供傳閱、參考和備查使用）3）存本：公文的存本，是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本。（特點：根據正本印制甚至同時印制出來，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標記。存本與副本的區別：存本是不外發的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機關以備查考之用，副本有正本一樣的效用。4）修訂本：是對已經發布生效的文件，在實行一段時期以后，文件中的某些內容已不適合當前的情況需要進行修改補充的的文本，從修訂本發布之日起，原文本即行失效。5）試行本、暫時本：文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標在公文標題中的文種的后面或前面。大多用于一些法律、法規類文件，在制發機關認為文件內容還不十分成熟，還必須經過一定時期實踐檢驗，再行修訂時所使用的。6）各種文字文本：包括二層意思：一是少數民族地區，發文往往是同一份文件使用漢字文本和少數民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本兩種文本具有同等效力。

第四章 公文的行文規范公文的行文規范的意義：為了充分發揮這些公文的現實效用，機關文書部門必須按照黨和國家有關文書工作的文件規定或準則來規范其行文，以保證機關行文和對公文辦理的有條不紊地進行，從而維護機關工作的正常秩序，提高機關的辦事效率。公文的行文規范：按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序。

第一節 公文的行文關系公文行文規范的內容包括：行文關系、行文方向與方式以及行文規則三個方面。考試大自考站，你的自考專家！公文的行文關系：是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。行文關系是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。

一、確定行文關系原則：1）國家行政機關的隸屬關系和職權范圍 ；2）黨的各級機關的隸屬關系和職權范圍

二、機關之間行文關系的劃分黨政機關的行文關系從隸屬關系和職權范圍可分為：

1、同一系統的機關，既有上級領導機關，又有下級被領導機關，上下級機關之間，構成領導與被領導的關系。—使用“上行文”“下行文”

2、上級業務主管部門和下級業務部門之間具有業務上的指導關系。—使用“上行文”“下行文”

3、非同一系統的機關之間，無論級別高低、既無領導與被領導關系，又無上下級業務部門的指導關系，它們僅僅是一般性關系，或稱不相隸屬關系。—使用“平行文”4 同一系統的同級機關之間的關系屬于平行關系。—使用“平行文”

第二節 公文的行文方向與方式★行文方式根據機關工作的需要分為：1）下行文：是指上級領導機關或業務主管部門對報屬下級機關或業務部門的一種行文。（根據發文不同上的和要求分為：

1、逐級下行文 ：是指采取逐級下達或者只對直屬下級機關下達的一種行文方式。

2、多級下行文：是指黨政領導機關根據工作需要，同時下達幾級機關的一種行文方式。

3、直達基層組織和群眾的下行文：是指黨政領導機關直接發到最基層的黨政組織或者直接傳達到人民群眾的一種行文方式。）2）上行文：是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。（根據發文機關的實際工作需要分為：

1、逐級上行文：是指下級機關直接向所屬上級領導機關的一種行文方式。是上行文最基本最常用的一種方式

2、多級上行文：是指下級機關同時向自己的直屬上級機關或更高級的上級領導機關的一種行文方式。

3、越級上行文：是指在非常必要的時候，下級機關可以越過自己的直接上級領導機關，各更高一級的領導機關直至中央的一種行文方式。）3）平行文：是指同級機關、或不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關、部門、單位之間的一種行文。

第三節 公文的行文規則行文規則：是指機關行文必須遵守的具體規定或準則。★公文行文規則：1）注意隸屬關系尊重機關職權； 2）大力精減文件嚴格控制發文數量和范圍； 3）一般情況黨政機關不得越級行文4）牽涉幾個部門的問題，部門間要先協商一致或經上級裁決，然后向下行文；5）行文必須正確確定主送機關和抄送機關 6）主送機關與公文文種要相互呼應 7）關于聯合行文的問題； 8）關于請示的行文問題9）關于各級黨政機關辦公廳室的行文問題；10）經批準公開發布的公文，應視為正式公文依照執行。考試大收集整理

第五章 機關法定公文的寫作（上）

一、命令（令）概述

1、命令：簡稱令，是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。

2、適用范圍：適用于依照有關法律規定發布行政法規和規章；宣布重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤消下級機關不適當的決定。（《辦法》）

3、哪些領導機關有權發布命令？（1）中華人民共和國主席；（2）國務院；（3）國務院所屬各部、各委員會；（4）縣級以上各級人民政府；（5）鄉、民族鄉、鎮的人民政府。

二、★命令的特點：1）權威性（1）主體：鄉以上級別的國家權力機關的執行機關。⑵ 內容：具有不可更改性。2）指揮性 3）強制性

三、最常用的命令類型：1）公布令：也可稱發布令或頒布令，適用于國家公布法律，國家行政機關發布根據法律制定的行政法規和規章。2）行政令 ：是國家行政機關為實行重大強制性行政措施而發布的命令。3）嘉獎令：是領導機關為獎勵有突出貢獻的人員或集體而發布的命令。還有任免令、動員令、戒嚴令、通輯令、特赦令

四、★命令（令）的寫作 要求：1）必須根據憲法法律規定的權限范圍發布命令；2）要注意各類型命令的共同點不不同點；3）語言要準確、凝煉、莊重、有力。

命令的內容：單一、一文一事，篇幅較短。命令的結構由標題、編號、正文、簽署四部分組成。標題一般可以：

1、發文機關加事由+文種

2、發文機關（領導人職務）+文種 編號方法：一種是單獨編號（央政府和國家首腦）；另一種不是單獨編號（地方政府）Q各類命令（令）的寫法：① 公布令寫法：要說明公布什么法規，什么機關什么時候通過，什么時間開始施行。必須把法規全文放在命令之后同時公布。② 行政令寫法：正文一般由命令原由、命令事項、執行要求三部分組成。③嘉獎令寫法：正文一般由先進事跡、嘉獎內容、號召三部分組成。★行政令正文的寫法：1）由命令原由、命令事項、執行要求組成2）命令原由放在正文開頭，用一兩句話說明發布此命令的必要和重要性3）命令事項是行政令的主要部分，應把要做什么不能做什么交待清楚，常用分條列舉，使行文清晰。4）執行要求放在正文最后，說明執行命令過程中的特殊要求，有時還說明獎懲措施。可單獨成段也可作為命令事項的最后一項例出。★嘉獎令正文的寫法：1）由先進事跡、嘉獎內容、號召組成2）先進事跡放在正文最前面，扼要清楚地說明受嘉獎人的功績3）嘉獎內容說明給予受嘉獎人怎樣的獎勵4）號召表達發布命令者對于有關人員的期望，向受嘉獎人學習什么。

第二節 議 案

1、議案：是有議案提出權的機構或人民代表，向同級人民代表大會或其常務委員會，提請審議事項的建議性公文

2、適用范圍：是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。

二、議案的特點：1）行文關系及辦理程序的法定性 2）行文內容的單一性和可行性①議案內容必須單一，一個議案提請審議一個事項。②提交會議審議的事項，必須是成熟的，可以實施的。

三、議案的類型： 1）由職能機構提出的議案（職能機構：主要指國家權力機構的辦事或執行機構。如全國人大主席團、全國人大常委會、全國人大各專門委員會、國務院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院）2）由人民代表提出的議案

四、議案寫作注意事項：1）提出的問題重要且已具備解決的條件 2）要注意提出的權限和時限 3）要注意行文格式和辦理程序標題：由提議案人、議案內容、文種三部分組成；正文：要說明提出議案的理由及具體內容。議案的簽署：提案人可以是機關，也可以是機關首腦。議案的辦理運作程序和一般公文有所不同，所以議案沒有發文號。議案審議表格：一般包括編號、案由、提議案人、議案內容、審議結果等部分。

第三節 決定 決議

一、決定

1、決定：是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。適用：對于重要事項或者重大行動作出決策和安排。

2、決定的特點：1）內容重要 2）政策性強 3）有約束力

3、決定的類型：1）指揮型：對重要事項和重大行動作出決策或部署，其特點是影響大，指揮和導向作用明顯。2）個案型 ：對某些性質重要、影響較大的個人或事件作出決定，目的是引起注意或警惕，擴大正面影響，縮小消極影響。3）知照型：有些事情比較重要，需要讓大家知道，用決定的形式公布只是“廣而告之”的意思，并不需要大家都去實施★決定的寫作方法：1）決定的標題，由決定機構、事由、文種構成，在標題下面用括號標出決定日期，有的還標明由什么會議通過 2）決定的正文，三種類型的決定寫法不同：①指揮性，由決定理由、決定事項、執行要求組成，事項清楚、執行要求明確，具體行文，理由要簡明扼要，事項和執行要求，可分開或一起寫，視情況定。②個案性，由決定理由（個案事實分析）、決定事項、期望要求組成，事實分析要清楚，期望要求要具體。③知照性，正文寫作較簡單，把需要“廣而告之”的決定事項例出就行，決定根據或理由，可不說，有的需說明一下。3）決定的文字要準確、鮮明、簡潔以便領會執行。

二、決議：是經領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指揮性公文。

1、★決議的特點：1）表達群體意志 2）權威性和約束力。適用：用于經會議討論通過的重要決策事項。

2、★決議的類型：1）決策部署型，是重要問題經過會議充分研究討論后作出的決議，內容多半是分析問題的性質，提出解決問題的辦法，部署今后的行動。2）結果公布型，是重要會議往往通過一系列決議，有些決議需要公布于眾，這些決議有的簡單，只要說明會議通過了什么，有的詳細，還要說明會議對事項的看法等。

3、★決定和決議的異同：共同點：1）都是下行的指揮性公文，在內容方面接近，側重于對重要事項的決策；2）在文字表達方面都要求準確、鮮明、簡潔。不同點：1）形成的程序不完全一樣（決議必須由會議通過，而決定可以由會議作出，也可以由領導機構在職權范圍內作出。）2）內容的范圍不盡相同（決議多半針對全局性問題作出決策；決定既可解決全局性問題，也用以解決具體問題。）3）發布形式略有不同（決議以會議名稱發布；決定也可以會議名稱發布，但多半以機關名稱發布。）

第四節 指示 意見

一、指示：是上級機關對下級機關指工作的公文。★指示的特點：1）針對性 2）原則性 ★指示的類型：按照指示內容涉及的范圍，可分：1）涉及全局問題，帶普遍性的指示 2）涉及局部問題，帶有特殊性的指示★指示的寫作：1）指示標題由發文單位、事由、文種三部分組成。（如工作特別緊急，則可用“緊急指示”）2）指示 正文一般由指示根據、指示事項、執行要求三部分組成。根據包括理論根據、政策根據、現實根據等文字要精練扼要，突出主要根據。指示事項和執行要求要寫得具體明白，使下級能正確領會、執行。總得說要以政策把握方向，內容要明確扼要，條理要清晰

二、意見 ：是黨政機關對重要事項發表的對工作有指導性質的文件

1、意見的類型：意見都是對重要事項發表見解，但由于發表見解機構的地們不同，因而意見的類型也有二種。1）直接指導性 2）批轉執行型

2、意見的寫作： 注意內的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表達條理要清晰。1）意見標題：一般也是發文單位加事由加文種。但如經上級機構批轉或轉發，則上級多半用“通知”的形式下達，而將“意見”全文附在后面。2）意見正文：一般根據意見的多少，分部分或分條分點闡述，其第一部分或第一點，多半是提出意見的現實依據。后面部分則是對工作的具體要求及實施的細則、步驟、方法等。意見的內容，要原則而不空洞，具體而不瑣細，要讓下級知道怎么做，但又不致束縛下級的創造性。

第六章 機關法定公文的寫作（中）第五節 公告 通告 公報

一、公告 通告

1、公告、通告概述公告，是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告，是機關、團體在一定范圍內公布事項的告知性文件。

2、★公告通告的特點和差異：1）發布的公開性，內容都是公開的，發布的目的是要讓大家知道或遵守。差異在發布的范圍不相同，公告涉及范圍廣通常通過新聞媒體向全世界發布，通告的范圍小，可通過新聞媒體發布，也可只在一定范圍內張貼公布 2）事項的重要性，公告和通告是代表政府或一定的機構發布的，其內容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式發布。一般公告公布的，都是比較重大的事情；通告公布的，則次于公告。考試大自考站，你的自考專家！3）操作的嚴肅性，公告由國家各級政權機構發布，涉及地方法規的，必須由省級以上人民代表大會準備，一般機關團體不得隨意發布公告。公告和通告均內容重要而涉及面廣，因而操作時必須嚴肅，要嚴格按章辦事。

3、公告和通告的類型，按其內容的性質，都可以分為： 1）涉及法定事項的公告、通告—有關人員必須遵守2）知照性公告、通告—“廣而告之”不需要遵守或執行

4、公告、通告的寫作： 1）符合權限，一事一告；2）內容明確，語氣莊重；3）注意格式：① 公告、通告標題的四種形式：發文單位加事由加文種、發文單位加文種、事由加文種、只有文種名稱②正文：只要把公布事情扼要寫出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果標題部分已顯示，則最后可以不再另署。

二、公報：

是公開發布重要決定或重大事件的告知性文件

1、公報的特點：1）具有內容的公開性和重要性 2）發布機關的權威性

2、公報和公告的區別：1）從發布機關來說，黨的領導機關多用公報，政府機關多用公告；2）從內容來主，宣布單獨事件多用公告，發布會議情況、談判情況、統計情況等多用公報。宣布要有關人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。

3、★公報的類型：1）會議公報，用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定；2）統計公報，發布國民經濟和社會發展各方面情況的統計數字；3）外交公報，涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發表的文件，主要公布會談各方面的觀點及取得的共識

4、★公報的寫作：不同類型的公報，寫作時要注意的側重點有所不同：1）會議公報因發布目的不同而有不同的寫法，如目的是公布會議結果，只要簡明扼要說明最后結果就行了；如目的是傳達會議精神，就要根據會議內容，作詳細的分析闡述。2）統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布，任何機構不得隨意發布全國性、地區性統計數字。統計公報以發布各種數據為主，其內容一定要科學、準確。3）外交公報涉及對外關系，其發布應遵循法定的審批手續和途徑。其內容涉及各方的觀點和承諾，行文要十分準確和莊重。

通知

一、通知：是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執行的公文。

1、通知是一促使用面積廣，以下行文為主也可以是平行的公文種。通知是機關使用最頻繁的公文文種。

2、通知的用途：1）上級機關對下級機關通知應該知道或辦理的一般事項；2）發布某些行政法規或對下級機關工作指示，不適宜于命令或指示發布；3）國務院和各部各委員會及地方各級委員會的秘書工作部門轉達它的領導機關的會議通過的文件和領導上的指示；4）平行機關和不相隸屬的機關之間互相通知需要知道的事項

二、★通知的類型： 1）發布性通知，用于發布行政規章制度及黨內規章制度；2）批轉性通知，用于上級機關轉轉下級機關的公文（如請示、報告等）給所屬有關人員，讓他們周知或執行；3）轉發性通知，用于轉發上級機關和不相隸屬機關的公文給所屬有關人員，讓他們周知或執行；4）指示性通知，用于上級機關指示下級機關如何開展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事務性通知，用于處理日常工作中帶事務性的事情，常把有關信息或要求用通知的形式傳達給有關機構或群眾。

三、★通知的寫作：1）標題，多采用發文單位+事由+文種、事由+文種兩種形式。簡單的事務性通知，標題也可只寫“通知”二字。2）正文，不同類型寫法不同：①發布性通知只要寫明發布什么規章，請貫徹執行就可。②批轉性、轉發性通知，簡單的只要寫明批轉、轉發什么文件，請貫徹執行就行，多數情況下發文單位要對原文件發表一下意見，最好另起一段，內容是對原文件的評價、對貫徹執行提出的要求和希望。③請示性通知：寫法相對比較復雜。大凡指示下級做一件工作，應把工作來由、工作內容、工作要求三方面講清楚。指示性通知正文框架：先用一段或幾段說明為什么要做這件工作，相當于引言；工作內容和工作要求一般結合起來寫，內容多的要分條列出；最后一段或一條相當于小結，對受文單位提出總的要求和希望。④任免性通知，一般只要寫明什么權力機關任合或免去什么人擔任什么職務就行。⑤事務性通知，只要把需要周知或執行的事寫清楚就行。事務性工作較瑣細，寫作時要十分仔細。3）其他事項：

1、一般在正文前左上角寫受文機關，在正文后右下角寫發文機關和發文日期。

2、少數通報情況的通知，或受文面極廣的通知，可不寫受文單位名稱。

3、緊急通知一般要在標題標明事由和“緊急通”字樣，并在正文中說明發出的原因。

通報

一、通報：是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤，傳達事項的告知性文件。表彰先進、批評錯誤是通報的主要功能也是特有功能。

二、通報的特點：1）周知性 ：在發文范圍內所有人都知道。2）指導性：通報對讀者的思想、行為有指導、導向作用。

三、★通報的類型：1）表彰先進型：用于表彰個體或集體 的先進人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎勵，分析他們的先進思想，指出應該向他們學習什么。2）批評錯誤型：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實，宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質，指明應該吸取的教訓。3）傳達事項型：用于將領導掌握的精神或情況傳達給下屬，以便在開展工作、處理問題時能做到心中有數。

四、通報的寫作（通報的格式與通知差不多）

1、標題：“發文機關加事由加文種”或“事由加文種”。

2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角

3、受文者名稱：放在正文之前的左上角。

4、正文：不同類型有不同寫法。（1）表彰先進型：一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何向先進學習四個步驟。2）批評錯誤型：應把批評根據、錯誤事實、處分決定、錯誤性質、善后辦法五個方面寫清楚。（3）傳達事項型：一般由兩部分組成，一部分是通報事項的情況或者精神，包括對事項的分析，如它的性質、重要性等等；另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或者

報告

一、報告，是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告主要作用是上下溝通。

二、★報告的特點：1）重陳述 2）有主見

三、★報告的類型：

1、按內容涉及的范圍可分為：1）綜合報告：多屬例行報告；2）專題報告：就某件事或某個問題專門定的報告，多半是不定期的，根據實際情況的需而撰寫。

2、按行文的目的不同可分為：1）呈報性報告：行文目的單純，就是將有關情況報告上級，讓上級知道。（一般匯報工作、反映情況、答復詢問的報告多屬此類）2）呈轉性報告：行文目的不僅僅是匯報，它還要求上級機關在同意報告的情況下，將報告批轉或轉發給有關單位執行。

四、★報告寫作要求：1）陳述事實要清楚扼要 2）表達觀點要精練清晰 3）語言要簡潔樸實請示，是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文

五、報告的格式（較簡單）

1、標題多由“事由加文種”形式。

2、正文之前寫受文單位；正文之后署發文單位和日期。

請示

一、請示的概述 請示：是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。

二、★請示的特點： ①超前性：請示必須是在辦事之前。②說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。③單一性：必須“一文一事”。

三、請示的類型：1）請求批準類 2）請求幫助類 3）請求批轉類

四、★請示寫作要求：—請示內容單一，目的較單純

1、★要遵守行文規則：1）請示應當一文一事；2）請示一般寫一個主送機關，如需要同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關；3）一般不得越級請示，因特殊情況應抄送被越過的上級機關；4）受雙重領導的機關應寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。

2、理由要充分、要求要合理。

3、格式要正確，語言要得體。①標題：一般用“事由加文種”形式。（不能只寫“請示”二字）② 正文：多半按請示理由、請示事項、結束語的順序寫。（請示理由應自成段落③ 正文之前寫受文單位，正文之后署發文單位和日期。（語言要得體）

批復

一、批復：是答復下級機關請示事項的指示性公文。

二、★批復的特點：1）針對性 ：針對“請示”這一文種，針對請示的機關，針對請示的問題。2）指導性：批復針對請示表態或發表意見，對下級的工作有指導、規范作用，下級不能違背上級的批復。

三、★批復的類型：針對請示的內容主要是請求批準和請示幫助兩個方面，批復可分為兩類： 1）表態性批復，主要是答復請求批準類的請示，或同意，或不同意。同意的不必說理由，不同意的一般略說理由。2）指示性批復，針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導下級工作的性質。

四、★批復寫作要求：1）要先回應后批復 2）態度要鮮明，措辭要明確 3）要及時批復

函

一、函：是機關之間辦理日常公務的交往性公文。一般用于平行機關和不相隸屬的機關，但有時也可用于上下級之間的交往。

二、★函的特點：1）形式靈活，適應性強 ； 2）務實性強。

三、★函的類型：

1、商洽函：用于機關之間商洽工作、討論問題。—用于平行機關和不相隸屬的機關。

2、問復函：用于機關之間提出詢問和答復詢問。—用于平行機關和不相隸屬的機關，也可用于上下級之間的交往。

3、請準函：用于向沒有隸屬關系的有關主管部門請求批準。—用于平行機關和不相隸屬的機關。

4、知照函：用于把自己管轄范圍的事項告訴有關的機構。—用于平行機關和不相隸屬的機關，也可用于上下級之間的交往。

四、★函的寫作要求—格式與寫法，與一般書信基本相同：1）一事一函，直陳其事；2）語言要平實、親切、自然。

五、函的格式： 函的正文，一般由緣由、事故、結語（表達發函者的愿望）三部分組成。會議紀要

一、會議紀要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件。會議紀要要出現于民國末年。

二、★會議紀要的特點：

1、紀要性：把會議的主要精神和議定事項，經歸納整理。表述出來，而不涉及會議的一般過程，議而未決的事項。

2、約束性：反映統一精神和議定事項的會議紀要，對與會者和有關人員，具有約束力。

3、知照型：公開發表或內部交流的會議紀要，可以讓群眾或有關人員了解會議情況。

三、會議紀要的類型：1）決議性會議紀要；2）協議性會議紀要；3）研討性會議紀要。根據會議的性質和擬寫會議紀要的目的，可分三大類：

1、決議性會議紀要：多半是有一定權力的機構召開的研究工作的會議，紀要記載會議的主要精神和決議事項，可以作為傳達和部署工作的依據，對今后工作的指導意義。—是最為常見的紀要。

2、協議性會議紀要：由代表不同方面的不同機構聯合召開的商討共同關心問題的會議，紀要主要記載各方取得的一致辭意見，對各方今后的工作有約束力。這種會議紀要具有協議書、意見書性質。

3、研討性會議紀要：研討問題或交流情況、經驗的會議，各抒已見，不需要統一意見，不需要作決議，經要只要把各方的主要觀點、意見或情況記下就可以。

四、會議紀要的寫作：

1、會議紀要一般是在會議結束后起草的，經主管領導人簽字同意才算定稿。

2、會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”，但中間可以省去“會議”二字。

3、會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三個部分。

4、會議紀要由會議主持機關撰寫，可以在最后署機關名稱和撰寫日期。也可只在正文中寫出主持機關，不另外署名。第3點的★會議紀要的正文寫法：1）正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三部分；2）會議概況介結開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等，其詳略視實際需要決定，應盡可能簡要，一般放在正文開頭，有時可移至正文最后； 3）會議內容是主要部分，介結會議討論和決定的主要事項，要寫得觀點鮮明、主題突出、內容充實、不可出現漏缺，常見有綜合歸納和分項例舉兩種寫法；4）結束語是小結，往往對與會者、下級機關、有關群眾提出一些希望和要求。

條列 規定

一、條例，是由黨政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作活動、行為等的法規性公文。條例的類型：1）黨的中央機關制定的條例 ：知用于規范全黨的工作、活動和黨員行為。2）國家行政機關制定的條例 ：適用于規范全國性的某一方面的工作。3）地方權力機關制定的條例：適用于規范地方某一方面的工作。

二、規定，是各級黨政機關、社會團體、企事業單位規范某方面工作的規章性公文。規定的類型：1）黨內規定 ：由黨的中央機關制定，適用于對黨內某一方面的工作作出的規定。2）法規性規定：由有條件制

定法規的機構制定，適用于對某一方面的行政工作或某個地方的某項工作作出的規定。3）一般性規定：機關團體對某些工作作出的具體規定，不屬法規性質，但在一定范圍內的規范作用。

三、條例和規定的寫作：條例和規定的內容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種

1、★草擬條例和規定的原則：1）堅持四項基本原則，為改革開放，搞活社會主義現代建設服務 2）符合憲法和法律，符合黨和國家的路線方針政策 3）從實際出發，實事求是 4）貫徹民主集中制，充分發揚民主

2、起草條例和規定，應當對現行內容相同的法規進行清理，如果現行的法規將被起草的法規所代替，必須在草案中寫明予以予廢止。

3、條例和規定的內容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。章條式“適用于內容比較復雜的：”條款式“適用于內容比較簡單的。

4、語言要準確、嚴密。

機關其他常用文書的寫作

第一節 規章類文書

一、規章類文書：是規范工作、活動、行為等的規章制度類文書，適用于黨政系統、社會團體、企業事業單位及各類組織機構

1、規章類文書包括：條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、公約等文種。

2、★規章文書的特點：1）具有內容的規范性；2）執行的強制性；3）制定的程序性：①內容的規范性：是指規章類文書是為了規范特定范圍、特定方面的工作、活動、行為而制定的，它是辦事的準則、活動的依據、行為的規范。②執行的強制性：是指規章制度一經確定并公布實施，有關人員就必須遵守、不能有特殊例外者，不能任意解釋或變通.③制定的程序性：是指規章類文書從草擬、確定到公布實施，應按一定的程序進行。考試大自考站，你的自考專家！

二、規章類文書的寫作四種類型

1、辦法：對某一項行政工作作出比較具體的規定。—辦法和條例、規定一樣，同屬行政法規。（屬行政法規）辦法的內容應：具體、周全、便于操作。多條款形式。

2、實施細則：是實施法律、法規的細小規則，它多半是主管總門針對實施法律、法規時已經或者可能出現的種種問題而制定的規則。目的：是加強法律、法規的可操作性，保證法律、法規的順利實施。寫法：一般也是“章條式”或“條款式”，但每一條必須說明是哪個法律或法規的實施細則。實施細則與法律、法規的聯系和區別： ①區別為：法律、法規必須概括；實施細則必須具體，便于操作。②聯系為：實施細則的內容必須和法律、法規的有關條款相對應

3、章程：是一定組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類文書。章程的種類：① 組織章程：系統闡明一個組織的性質、宗旨、任務、成員、機構、活動方式、經費來源等② 辦事章程：是為了辦理某項工作而制定的規章制度。章程的形式：“章條式”—政黨、較大的社會團體的章程多采用； “條款式”—機構較小、涉及事務不很多的章程采用。4守則：是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則。寫作要求：簡短、精練、易記。

第二節 計劃類文書

一、計劃類文書，是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。計劃類文書包括規劃、綱要、計劃、安排等文種★計劃類文書的作用：1）下情上達 ：下級機關通過上報工作計劃，可以得到上級機關的指導和幫助，減少完成計劃過程中的困難。有些工作超出本身權限的，更需要上級機關批準后才能實施。2）上情下達：上級機關把自己的工作計劃告訴下級機關，可以起宏觀調控的作用，使下級機關能根據全局的計劃，安排好自己那部分工作。3）統一自身步調：機關單位通過對本單位工作計劃的討論和制定，可以使全體成員思想統一、步調一致，共同為完成計劃貢獻自己的力量。

二、★計劃類文書的特點：1）目標的前瞻性：任何工作計劃都有一個需要完成的預期目標，這目標不是任意確定的，它必須服從更長遠的奮斗目標。2）操作的預想性：工作計劃必須有實現目標的步驟和措施，這些步驟和措施，是根據主觀和客觀條件，借鑒自己和別人以往的工作經驗，設計出來的，它應當具有可操作性，同時又具有尚未經實踐檢驗的預想性質。

三、★計劃類文書的類型：根據完成期限、內容側重、具體作用的不同，分三大類

1、規劃類：實現目標的期限較長，往往是五年以上。內容側重在工作的指導方針、努力方向，工作的實施步驟和重要措施等。作用主要是針對全局工作作略性、方向性的規定，以指導局部的、短期的各項工作。文種名稱常用：規劃、發展規劃、遠景規劃、綱要、發展綱要等。

2、計劃類：實現目標的期限較規劃短，以計劃和一年以內的短期計劃為多。計劃類文種一般都叫“計劃”

3、安排類：指較短時間段內對工作的具體安排。它的內容具體、細致、執行和檢查均極方便。計劃類文書的格式以“條款式”和“表格式”最為多見，以也條款式和表格式結合使用的四、★計劃類文書寫作要求：1）分析情況要認真細致一定要吃透三方面情況： ①大環境的形勢及要求，包括全國、本地區、本系統的發展形勢及對本單位提出的要求； ② 主觀條件，指本身人力、物力、財力情況及可挖掘潛力； ③客觀條件，指上級和其他部門可能給予的的幫助。2）確定目標要實事求是 3）措施步驟要切實可行 4）條目要分明，語言要簡潔① 標題 ：由機關名稱、適用時間、內容類別、文種名稱四部分組成。②正文格式：多用“條款式”或“表格式”。

五、完整的計劃包括：1）現狀分析；2）目標和任務；3）主要措施；4）實施步驟；5）執行要求計劃正文的格式以“條款式”或“表格式“最為多見，也有條款式和表格式結合使用的，條款式分條分點，眉目清晰；表格式一般用于說明任務分配，時間安排等內容，其好處是一目了然。計劃的文字盡量簡潔，但表達要明確。第三節 總結

一、總結，是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。總結與計劃關系：總結和計劃是相對應的：計劃是工作之前擬定，用以指導工作；總結是工作之后進行，用以檢查計劃完成情況，認識計劃執行過程中的經驗教訓，目的是提高執行者的水平，以利今后的工作。總結的作用：下情上達和提高自身。

二、總結的特點：1）回顧性：總結的內容是回顧已經做過的工作。2）經驗性：從工作中引出經驗教訓，為以后的工作提拱借鑒。

三、總結的類型：從內容的涵蓋來分，可分兩種：1）綜合性總結 ：是關系全局的總結，內容涉及多方面的工作。2）專題性總結：只就一個方面、一項工作，甚至一個問題進行總結，內容比較單一。

四、★總結的寫作要求：1）回顧工作情況要實事求是 2）總結經驗教訓要著眼未來 3）綱目要清晰，文風要平實標題：常見有單行標題和雙行標題兩類。正文：兩種寫法 1）“分層展開式”：是一種縱式結構，其內容和排列順序通常是這樣的：總體概括、主要成績及做法、存在問題、經驗教訓、今后努力方向五層內容。2）“綱目帶動式”：是一種橫式結構，采用夾敘夾議的寫法，以議論為綱目，帶動具體材料的陳述，內容的幾個層次之間是并列關系。

第四節 調查報告

一、調查報告，是針對現實中發生的較重要的問題，作專門調查后，利用調查材料寫成的書面報告。★調查報告作用：主要是提供真實的社會情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務

二、★調查報告的特點：1）針對性強：即調查報告寫作的目的很明確，都是針對一定的現實問題定的。2）紀實性強：調查報告的主要任務是提供與要解決的問題有關的事實，是真實的、確鑿的材料。★什么情況需寫調查報告：1）社會普遍關注或需要引起社會關注的問題的調查，寫成后供傳媒發表 2）為領導重要決策服務的有關情況和信息的調查，寫成后供領導參考 3）為解決較復雜問題服務的專題調查，寫成后供有關人員參考

三、調查報告的類型：根據調查報告的性質和作用分：1）新聞性調查報告 2）政務性調查報告 3）個案性調查報告

四、調查報告寫作要求：1）深入細致、客觀公平的調查是寫好調查報告的前提；2）圍繞問題展示重要的、典型的材料是調查報告的主要任務；3）調查報告的標題有公文式標題和新聞式標題調查報告的格式

① 標題：有公文式標題和新聞式標題兩種形式。a.公文式標題：“對象加內容加文種”、“對象加文種”、“內容加文種”三種形式。b.新聞標題：有單行和雙行兩種。單行的形式有：直陳式、提問式、結論式等。雙行的一般是正標題點明主題或提出問 題，副標題說明調查對象、內容等。標題中如果沒有“調查報告”或“調查”字樣，發表時一般應注明“調查報告”或“新聞調查”。② 正文：一般分前言、主體、結尾三個部分.前言：陳述調查材料之前的說明，可以介紹調查對象，介紹調查的目的和過程，也可闡述調查的意義，甚至可以點明調查的結論。主體：調查報告的主要部分，調查所得的材料和結論都放在這部分。結尾：調查報告全文的總結，或再一次強調結論，或提出建議與希望，或提出進一步思考的問題等。考試大收集整理

第五節 講話類文書

一、講話類文書：是人們在各種特定的場合發言時所依據的各類文稿的總稱——是在公眾場合經常使用的文書

二、講話類文書的類型： 根據講話的場合及主旨的不同，可分為三類：1）講話稿 ：是指各級領導在各種會議上宣讀的文稿。2）開幕詞：是在大會開始時，由主要領導人向大會會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題、向與會代表提出希望的書面文稿。—具有指導性、方向性和基調性的作用。閉幕詞：是在大會結束時由主要領導人向大大會會宣讀的概括大會主人精神、總結大會成果、指出會后努力方向的文稿。—具有總結性、激勵性和評估性的作用。3）歡迎詞：是對客人的到來表示熱烈的歡迎的一種講話類文書。歡送詞：是是客人時表達良好祝愿的一種講話類文書。答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時，向主人表示感謝的一種講話類文書。

三、★講話類文書的特點：1）口頭性 2）直接性 3）針對性

四、講話類文書的寫作 ：都由開頭、主體、結尾三部分組成。

五、講話類文書的寫作

1、寫作格式①講話稿：沒有固定的寫作格式，往往依講話的內容、場合和目的而定。開頭：可彩開門見山的單 直入式，也可以采用設置懸念的提問式，或說明講話目的和原因的交代式。主體：主要是闡明形勢、任務、方法對策等內容。結尾：一般總結全文，自然收束，并提出希望。展望未來，使人回味無窮。②開幕詞：開頭：宣告會議開幕，常用稱呼開頭，接著說明會議的組織組織情況。主體：一般先總結以信成敗得失，然后說明大會議題（大會任務）；指出解決這些議題（任務）的有利條件，進行可行性分析，使大家認識到在本次會議上解決這些問題時機是成熟的，條件已經具備；還可交代大會議程（主要活動安排情況）。結尾：要有鼓動性、號召性和預祝性，提出要求和希望，意在為大會的順利進行創造良好的氣氛。閉幕詞 ：開頭：概括總結大會的主要成效。主體：包括兩方面內容。一是分門別類總結大會情況。二是提出貫徹執行的意見。結尾：一般提出號召或希望，也可以鼓舞人心的口號作為結尾。③ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞：開頭：首先要交代歡迎、歡送或是答謝的對象（應用尊稱），然后用熱情洋溢的語言向客人表示歡迎、歡送或是對主人的盛情表示謝意。寫作時應充分流露致詞者的友好心情。主體：這部分內容寫作比較靈活自由，無固定的寫作格式。整個主體部分的寫作要充分表示出友好的態度。結尾：應對主體部分的內容做出總結，同時對有關問題，特別是涉及雙方共同關以便向本單位領導匯報。（3）接心的有關事項發出號召，提出期受上級指示或通知時，要分條記望。寫作時應使用一些具有激勵明指示或通知事項，對時間限制、性、鼓舞性的語言，從而起到振工作安排和要求等要記清楚、準奮人必、激勵向上的作用。最后確。（4）重要的發話內容，要求再寫一些表示祝愿的話語。

2、對方復述，讓對方確認無誤才行。★講話類文書的寫作要求：1）主向別人傳達重要事項時，也應要題要鮮明、集中、切勿顧左右而求受話人復述受內容。（5）一定言他，東拉西扯；2）材料要真實、要記下來電話人或受話人的姓新穎；3）布局要清晰、緊湊、講名、職務、以保證內容的可靠、究步步推進，環環相扣； 4）語保密，并有據可查。

（三）接等記言要明白、生活，表達要簡單、錄的寫作要求：

1、接待記錄的格明了、生動活潑。

式應包括來訪者的姓名及有關情第六節 記錄類文書

況、反映的問題及要求、接待人

一、記錄類文書，是指如實記錄姓名、時間以及辦理結果等項。

2、有關內容而形成的公務文書。接待記錄的寫作要求基本同于會記錄類文書的類型包括：①會議記議記錄和電話記錄。

錄：是指如實記載有關會議基本

（四）大事記的寫作格式及寫作情況和主要內容的文書。還是制要求

1、大事記的寫作一般包括： 作會議經要、會議簡報等公務文（1）標題：一般由機關名稱及內書的重要依據。②電話記錄：是在容加“大事記”構成。（2）開頭：用用電話處理公務時，記載有關通于說明編寫目的、意義、體例及話內容的文書。③接待記錄：是指時限等。（3）正文：由時間和記在接待群眾來訪時，記載有關接事兩部分構成。按年月日排序。待內容的文書。（4）結尾：用于說明材料的真實④大事記：是將本機關本部門工作性和使用、處理等事項。

2、★大的重大公務活動或重大事件按事記的寫作要求：1）要記述“大”年、月、日的先后順序進行如實事。大事不漏，小事不記。2）要記載的一種記錄性文書。具有客客觀真實； 3）要言簡意賅。觀、準確、系統、可信的特點。第七節 簡報類文書一、二、★記錄類文書特點：1）內容簡報：是簡明扼要的書面報告。紀實性 2）材料的直接性 3）語簡報類文書：是用于匯報工作、言的實錄性

三、記錄類文書的寫反映問題、交流經驗、溝通情況、作

（一）會議記錄的寫作格式及推動工作展開的一種簡短的、摘寫作要求：

1、會議記錄一般包括要性的信息載體。一般在內部運以下部分：1）會議組織情況：應轉，是使用最普遍、最廣泛也是寫明會議名稱、屆數、起止時間、最常見的應用文書之一。常見的地點、出席、列席、缺席人數和名稱有：“簡訊”“快訊”“快報”“動姓名以及缺席原因，主持人和記態”“信息”“工作通訊”“情況通錄人的姓名，會議主要議題等。2）報”“情況反映”“內部參考”“摘報”會議議題和議程 3）會議的進程等。

二、簡報類文書的類型：1）和內容4）必要的手續：每次記錄會議簡報：即專門報道、交流有完畢后、散會前把記錄當眾宣讀，關重要會議的內容和情況的簡發現成就或遺漏應立即更正或補報。2）工作簡報：就是反映本部充，然后由會議主持人和記錄人門、本系統各方面工作情況的簡在記錄后邊簽字，并注明本次記報。

三、簡報類文書特點：1）簡，錄的總頁數。

2、會議記錄一般要即簡報在文字上要簡明扼要 2）做到：1）記錄人必須集中精力，快，即編發簡報要迅速及時 3）把應該記錄的內容迅速記錄下新，即立意要新、內容要新

四、來。2）要求記得正確、清楚、完簡報類文書寫作：

1、簡報類文書整，重點內容要求準確、詳細。3）的寫作格式： 一般由報頭、主題、對特別重要的會議內容，為保證報尾三部分組成。① 報頭：簡報記錄的準確，可根據現場錄音整的一個突出特點就是有獨特的報理或核對記錄稿，可幾人同時記頭。②主體：主體一般由按語、錄，完畢后核對，整理出一份準標題和正文組成。按語：用來說確、完整的記錄。4）會議記錄明編發簡報的原因或目的，以引一般用漢字書寫，字體要規范、起讀者的重視。標題：擬定標題清楚，不要用速記符號或其他非要盡可能做到準確、簡練、新穎、規范文字、文體，以保證其作為有吸引力。③報尾：正文寫完之后，原始依據的有效性。

（二）電話記用一條黑線將主體部份與報尾部錄的寫作格式及定價寫作要求： 隔開，在黑線下寫簡報的報、送、一般有發出電話記錄和接收電話發單位及簡報的份數。

2、簡報類紀錄表格填寫。①★電話記錄要注文書寫作要求：1）內容要真實、意的情況（接受電話一般應包括確切；2）篇幅要短小；3）針對的內容）：1）接受時間。2）來性、指導性要強

電單位和來電會話人、注明其姓第八節 建議類文書

一、建議類名、職務等身份情況。3）來電話文書概述

1、★建議類文書，是以內容。4）處理結果，即將電話記書面形式提出建議、意見的一類錄交有關人員處理的情況，此項公務文書。

2、建議類分文書的分內容在受話完畢后才能填寫。5）類：提案、建議三種。①提案：是接電話人姓名，必要時寫明職務。指提請機關或一定組織的會議討②發出電話記錄一般應該包括：發論、處理的意見或建議的文書。電時間；發往機關；發電話人（姓一般在各級政協會議和職工代表名、職務）；接電話人（姓名、職大會中使用。②建議：是組織、單務）；發電話事由。③作電話記錄位或個人對某項工作、某項活動要注意以下（1）接受匯報或了解或某方面的問題提出建設性的意情況時，要記明事件情況，必要見、建議時使用的文書。

二、★建時還要詢問有關情節和細節，每議類文書的特點：①建議性②說理個要素、情況都城要細致準確，性：文字表達上力求實實在在，整體情況要完整。（2）電話請示明確具體富于說理性③委婉性：語時，要記清領導機關或領導人作氣要委婉和切中要害

三、建議類的指示或答復，并記明發話人（傳文書的寫作

1、提案的寫作格式達人或領導本人）的姓名、職務，與寫作要求 ① 提案的寫作一般包括：（1）標 題 寫明XXX單

位XXX會議第X號提案。（2）案 由 此部份簡明扼要地寫明提案的內容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。（4）理 由 理由要說明提出建議或意見的原因。（5）辦 法 寫明解決問題的辦法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所寫的時間。②★提案的寫作要求：1）熟悉同提案有關的情況 2）注意區別提案同一般文章的行文格式。為醒目起見，分別把“案由”、“提案人”、“理由”、“辦法”突出來頂格寫在每部分的開頭。

2、建議的寫作格式及寫作要求①建議的寫作格式：由標題、稱謂、正文和落款組成。（1）標題：有三種寫法：一是直接寫“建議”或“建議書”；二是在其之前加上建議或倡議的主要內容，有時還加上建議單位名稱；三是采用文章標題寫法2）稱謂：即被建議單位的名稱或被建議的個人的姓名。（3）正文：一般由前言、主體和結語組成。前言寫建議的背景、原因、目的等；主體寫建議的具體事項。結語寫希望、要求等（4）落款：寫建議者個人、集體或單位名稱，并注明年月日。②建議的寫作要求：1）把握分寸要適度 2）所列內容要具體3）表述語言要精練 第十章 公文處理工作第一節 公文處理工作概述

一、什么是公文處理工作 ：常見有廣義和狹義二種解釋。

1、廣義上說，公文處理工作就是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。廣義可以從以下幾個方面來理解： ①從發文階段來說：從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關與領導簽發定稿以至印制發出所必須經歷的一系列處理環節。②從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復等，也必須經歷一系列處理環節。③從公文的管理來說，機關秘書部門應當切實做好公文的管理工作，既要充分發揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環節。④從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關的機關工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理立卷，進行歸檔保存，必須經歷一系列的處理環節。

2、狹義方面來說：主要是指機關內文書工作人員所承擔的公文的收發、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。考試大自考站，你的自考專家！我們所說的公文處理工作，是指廣義的概念及其理解。

二、★公文處理工作的特點：1）政治性，指機關的公文的處理直接關系到黨和國家的方針政策、法令法規的貫徹執行，還表現在提高機關工作效率的重要環節上，還集中體現在它是整個國噥機器正常運轉的重要保證；2）★時限性（主要表現在：

1、凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理，不能延誤。

2、有的公文的處理要講究適時。

3、公文處理的各個環節都要注意時間上的銜接。）3）機要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內容具有不同程序的機密性，以及文書工作崗位的重要性；4）規范性：是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統一的規范。★公文處理工作的作用：公文處理工作對機關工作人員所起的作用主要表現在：

1、助手作用。在機關內部，公文處理工作是機關領導人和業務工作者不可或缺的助手。

2、紐帶作用。任何一個機關，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關與之發生各種各樣的聯系。

3、查考作用。其中一部分按規定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。公文處理工作的作有用與公文的作用的區別：（1）公文的領導指導作用，行為規范作用、信息傳遞作用、公務聯系作用和憑據記載等作用是通過公文這個載體中的內容來實現的。（2）公文處理工作的作用，主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環節對機關工作所發揮的作用。

第二節 公文處理工作的任務與組織

一、★公文處理工作的基本任務科學地組織機關的文書工作，及時準確在處理機關的往來公文，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文，正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現代化建設服務。★公文處理工作的基本任務的主要內容包括以下幾個方面：：1）文件的收發、登記和分送；2）文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；3）文件的撰寫、校核、簽發、繕印、校對和用印；4）會議、匯報、電話的記錄和整理； 5）文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作；6）歸檔文件材料的系統整理、編目和歸檔工作；7）處理群眾來信；8）為機關領導準備有關資料并完成機關領導人交辦的其他文書工作的任務。

二、公文處理工作的組織：組織機構、組織領導和組織形式三個方面。

1、公文處理工作的組織機構：①對于一些較大的機關來說。可考慮設立專門的機構，歸機關的辦公廳（室）領導。這些主要擔負公文公文處理工作的機構，通常被稱為文書文書處理部門，而相對地將機關內期貨業務職能機構稱之為承辦單位或辦文部門。公文處理工作的主要部分由機關的辦公廳（室）負責，其下邊可以設立文書處（室）、信訪處（室）、機要室、打字室、印刷廠、收發室、通訊科等公文處理機構。通常稱為文書處理部門 ②對于一些較小的機關，或者基層單位來說。一般只在辦公室設一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。③對于一些企業單位來說。大中型企業都在辦公室內設文書科或秘書科等公文處理工作機構；小型企業則只在辦公室內設專、兼職的文書工作人員就行了。

2、公文處理工作的組織領導①從全國來說，由中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作。②從一個機關來說，它的公文處理工作由本機關的秘書長或辦公室主任負責領導。★它的主要職責有：1）對本機關公文處理工作的任務和公文處理的組織工作，提出全面的工作計劃和實施方案。2）總結本機關及其所屬單位公文處理工作的經驗，推廣先進典型，發現問題，及時糾正，并提出改進的意見和辦法。3）設計文書規格，促進機關公文處理工作的規范化、標準化，組織印制機關公文規范化、標準化所需要的公文表格、公文版頭、公文稿紙、公文處理簽等，并組織購置公文處理工作所需要的設備。4）指導、幫助機關各部門專職、兼職文書工作人員的業務工作。5）制定機關公文處理工作規范的有關規章制度，并對執行情況進行檢查、監督和協調。③從上下級機關的關系來說，上級領導機關的辦公廳（室）負有負責對其所屬的機關、單位的文書處理工作進行業務指導。④從機關主要 業務職能部門來說，機關的業務職能部門可責成一名秘書分工負責本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責：1）負責本部門、本單位同機關辦公廳（室）、檔案室的聯系，在本部門、本單位傳達、貫徹有關公文處理的工作事項。2）在本部門、本單位負責人的領導下，全面負責本部門、本單位公文處理工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質量、效率和效益，進行檢查、總結，學習先進經驗，發現問題，及時糾正。3）拾遺補缺，負責做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應當補做的工作。⑤對機關檔案部門來說。機關檔案部門所開展的業務工作和公文處理工作具有密切的關系，它對機關的公文處理工作也負有一定的指導責任。其主要職責：1）協助機關辦公廳（室）在公文整理歸檔等業務方面，對機關各部門的文書工作人員進行幫助和指導。2）機關辦公廳（室）以及其他公文處理工作部門共同制定本機關的公文處理工作以及歸檔文件整理工作等方面的規章制度。3）從有利于開展檔案工作的角度，對本機關的公文處理工作提出合理的建議。

3、公文處理工作的組織形式：是指一個機關如何和安排公文處理的各個環節。也就是說一個機關到底采取什么樣的合理工作形式，對機關內公文處理工作作出科學的、有效的組織安排，這是關系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。★公文處理工作組織形式的類型：1）集中形式：它是指在一個機關內，除了文件的承辦外，公文處理的各個環節都集中在機關的中心機構，亦即辦公室來進行。由辦公室直接同機關領導和各業務部門聯系，而各業務部門一般就不再設立公文處理機構或者專職、兼職的文書工作人員；2）分工形式：它是指將一個機關的公文處理工作分別由機關的辦公廳（室）以及各業務機構的公文處理部門或專職、兼職文書工作人員分工負責進行。（A按文件內容和職責分工B按公文處理的不同環節分工）②公文處理工作組織形式的選擇：應根據各機關的實際情況而定，以能及時、準確地處理公文，提高機關工作效率和方便工作為原則。公文處理工作組織形式的選擇要結合考慮以下情況：A機關的工作性質、任務和職權范圍。B機關內部組織機構設置的層次、數量。C機關收發文件數量的多少。D機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。E機關工作人員的數目和機關文書工作人員的配備等等。小機關適用：集中形式。中等機關：視情況而定（集中、分工）。大機關采用：分工處理的形式 號碼是否一致；3）查清文件封口

第三節 公文處理工作的原則與是否破損，包裝是否牢固，如發要求

一、★公文處理工作原則：現有散包、破封、密封條被拆情必須準確、及時、安全、保密，況，應及時追查原因。4）查清文加強集中統一管理，堅持實是求件登記件數與實有件數是否相符 是，按照行文機關要求和公文處

2、拆封—文書人員的職責（寫明理規定進行原則 由本機關或部門收啟的封件進行

二、★公文處理工作要求：1）必拆封）對于寫明某某領“親收”、“親須準確、周密，確保質量 2）必啟”的封件，則由領導人本人拆封須及時、迅速，注重時效 3）必或由其委托的人代拆。密件則應須做到安全可靠確保機密 4）必交機要文書或機要室拆封。

3、登須加強集中統一管理 5）必須堅記：就是將需要登記的文件在收持實是求是，遵規守紀，按行文文登記簿上編號和記載文件的來機關要求和公文處理規定進行 源、去向，經保正文件的收受和6）精簡文件，深入實際、反對官處理。公文登記是收文辦理的重僚主義和文牘主義。考試大收集要程序，也是公文處理工作的基整理 礎。★公文登記作用：1）便于管第十一章 公文辦理程序 第一理和保護文件，防止積壓和丟失；節 公文辦理程序概述

一、什么2）便于檢查和檢索文件；3）便是公文辦理程序公文辦理，有它于文件的統計和催辦工作 4）作科學的運轉程序，主要有收文辦為核對與交接文件的憑據 公文理和發文辦理。公文辦理程序就登記的具體范圍：1）上級機關文是指公文在機關內部從形成到運件，包括指導性、參閱性和需要轉處理所必須經過的一系列環辦理的文件；2）下級機關文件，節。公文辦理程序，在《辦法》包括請示、報告性文件；3）重要和《條例》中都有明確的規定。的帶有密級的刊物、資料；4）其這些具體規定將在本章第二、三他機關商洽問題和需要答復的文節詳述。任何一個機關組織，件；5）上級機關召開會議印發的在擬制對外發文，對內文件或處會議材料。公文登記的原則上理收來文件時，都應當按照規定方便文件的運轉和管理。公文的環節辦理。這些環節前后銜接、中不登記的文件（公文登記的手環環相扣、排列有序，從整體上續要盡量做到簡便有效，減少不構成了機關公文運轉處理的科學必要的工作量）：1）各種公開的流程。和內部不保密的出版物；2）一般

二、公文辦理程序示意圖現將《辦性的公開信和不應拆的私人信法》和《條例》所規定的公文辦件；3）已被綜合性文件包括的文理程序的主要環節之間的銜接，件材料；4）行政事務性的通知、作如下圖示： 便函、介紹信用和請請柬等；5）上圖所示，只是在一般情況下機領導“親收”、“親啟”件這類信件應關收發公文所經過的辦理程序，由收件人本人或其委托人收閱并不是說機關的收文和發文都必后，認為須交機關存查或處理的，須經過以上所有的程序。由于各再行登記，并交有關部門處理。類機關的規模、工作性質不同，二、審核分發和傳閱

1、審核：機公文的種類、數量不同，關文書部門收到下級機關上報的各種公文的辦理要求和方法也有需要辦理的公文，應當進行審核。所不同。因此，不同機關、不同審核的重點：是否應由本機關辦公文的辦理程序也是不盡相同理；是否符合行文規則；內容是的。在公文辦理的過程中，我們否符合國家法律、法規及其他有一方面應當盡可能地完善它們的關規定；涉及其他部門或 地區職程序環節，不要人為地顛倒順序權范圍內的事項是否經過協商、或隨意增刪環節，以免影響公文會簽；使用公文文種、公文格式處理的質量另一方面又不要搞絕是否規范等。

2、分發：亦稱分辦，對化，一刀切，要允許從實際情是指文書人員在文件拆封登記以況出發對不同類型的機關所形成后，按照文件的內容、性質和辦的不同性質和內容的公文有著不理要求，及時、準確地將收來文同的辦理程序。件分送給有關領導、有關部門和第二節 收文辦理程序收文，承辦人員閱辦。分發的原則和具

指機關文書部門收進外單位發來體要求是：①對那些方針政策性的文件材料。收文辦理，指文的，關系本機關工作全局的指揮書部門收到文件材料后，在機關性文件，或重大問題的請示、報內部及時運轉直到閱辦完畢的全告之類的文件，以及文書人員還過程。組成這一過程的一系列相不能判定應由哪個部門承辦的文互銜接的環節稱之為收文辦理程件，均應先送辦公部門負責人或序。★收文辦理程序主要有：簽收、機關領導，再根據批辦意見分發拆封與登記；分發與傳閱；擬辦、辦理；②對對那些屬于機關日常事批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。務性的已有明確分工的文件，或

一、簽收、拆封和登記

1、簽收：早的批示規定和有規可循的例行是指收到文件材料后，收件人在公文，按主管業務的分工范圍直對方的公文投遞單或送文簿上簽接分送哪個部門閱辦； ③對來文字，以明確交接雙方的責任，保機關答復本機關詢問的文件，（批證公文運轉的安全可靠。是收文復、復函）要按本機關原發文的辦理的第一個環節，機關的收文承辦部門或主管人分送，既原來主要有三個來源：1）機關交通送是哪個部門請示、詢問或要求下來的的機要件；2）郵局送來的掛級報送的，復文就分送哪個部門號函件和電報；3）外機關和部門閱辦；④在文件份數少，閱辦閱知直接送來的文件材料★簽收不論部門（或領導）多的情況下，應是從何種渠道送來的文件材料，按先辦理、后閱知。先主辦、后都要對照公文投遞清單或送文登協辦，先正職、后副職的次序分記簿認真清點，做到四查清：1）送；⑤公文的分發要建立登記交換查清信封或封筒上的收文機關名制度，無論是分發給本機關領導稱，是否確屬本機關的收文，以人或各業務部門的文件，還是轉防錯投、錯收；2）查清信封號碼發給外機關的文件，都要履行簽與遞送人在簽收登記簿上所登的收手續；對那些要求退回歸檔的文件，要在文件上標明“閱后請退回歸檔”字樣，以便及進收回，防止文件散失。

3、傳閱：是指單份或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各們領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。傳閱現已成為機關領導處理事務，互通信息的一種有效的方式。屬于傳閱件之列的主要包括：①上級機關的指導性文件或重要會議文件；②需要幾位領導共同批辦的文件，包括上級機關和有關部門的專項業務文憑，下級機關的請示，以及本機關制發的需要會簽的文件等；③機關領導在文件上有重要批示，需其他領導同志和部門閱知閱辦的文件。傳閱文件應當注意的事項：1）傳閱的順序，一般應先送給機關的主要領導、負責人和業部門閱讀，再送其他有關需要閱知的對象。2）傳閱文件應以文書人員為中心進行傳達室遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳 閱”；3）在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件時行檢查，如有領導批示，要按批示意見進行處理 4）每份傳閱文件，都應由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。

三、擬辦、批辦與承辦

1、擬辦：是指對來文的處理提出初步的意見，供領導人批辦時參考。

擬辦是收文處理中的一個重要環節，是秘書部門實現“四個轉變”，在辦文辦事中出謀獻策，變被動服務為主動服務，發揮參謀助手作用的具體體現。如何做好擬辦工作：① 擬辦之前，要認真研究公文的內容和發文機關的要求，弄清來文的背景，查明問題的癥結所在，便有針對性的提出切實可行的擬辦意見。②要清楚地掌握有關政策和規定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規定。③要熟悉業務。④擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。⑤擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要。要簽署擬辦人姓名和日期

2、批辦：是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。公文批辦的作用：在于使機關或部門的領導人及時閱讀重要的收文，掌握上級指示精神、工作發展情況和其他有關信息；并便于加強對公文處理工作的領導，向承辦人及時交代意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，責任不清，形成觀望等待而拖延時間等。批辦的主要內容包括：①提出處理該份文件所述問題的原則和方法。②提出并指明負責承辦該文件的單位或者承辦人，規定承辦的時限。③凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執行。④各項批辦意見，均應鄭重地填寫在《公文處理清單》的“批辦意見”欄目內，并簽署批辦人姓名日期。

3、承辦：是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。承辦這一環節，是收文的最后一道程序，又是發文程序的開始，是公文處理中的一個關鍵性的環節，它直接關系到發文的質量和機關公文處理工作的效率。公文承辦有兩方面的意思： ①從業務部門來說，承辦是指對具體工作問題的執行和處理，如上級的有關政策、規定，要組織學習和貫徹落實；平級機關來函商辦的業務問題，要進行調查和辦理。②從公文處理工作來說，主要是批指根據擬辦和批辦的意見辦理復文（指那些必須回復的來文）。承辦部門或承辦人員在辦理來文過程中要注意幾點： ①對有領導具體批示的意見的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按照領導的意圖辦理復文，不得延誤推諉②對沒有領導簽署批辦的意見的公文，即一般性文件，應根據有關的文件精神、按照規定或按以前的慣例，酌情辦理。③對領導批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯合辦理的公文，本部門要先擬出復文稿請有關部門或單位會商，并由本部門和有關部門負責人簽名后，再報請機關領導審批。④來文內容涉及到以前的收文或其他有關材料時，承辦人要查找或調閱有關文件材料作為承辦復文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。復文需經領導人審定的，將有關團料一并附上，以保證領導全面掌握情況，作出正確地判斷和決策。

四、催辦、查辦與注辦

1、催辦：是指那些必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運轉，提高機關辦事效率的重要措施。催辦工作一般有兩種情況： ①對內催辦主要內容是：上級機關發來本機關的文件，特別是要及時回復的文件的催辦；平行 或不相隸屬的機關單位向本機關聯系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機關的請示性文件的催辦；本機關下發所屬單位需要回復文件的催辦。②對外催辦：主要是指本機關上行或平行需要對方回復的文件的催辦。催辦工作應當注意做到的幾點：① 要明確催辦范圍。②要明確催辦落實。③要建立和加強公文催辦工作的組織機構。催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。催辦的形式其主要方法：應根據不同的懷脫胎換骨，采用口頭催辦、電話催辦和書面催辦等形式：①在機關內部，盡可能由催辦人員上門當面催詢，了解有關公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領導或各部門有關人員的機會進行口頭催辦。②對外機關，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進行催詢，或用發便函、催辦單等方式進行催辦。③如果為了便于掌握情況，由負責內收發的文書工作人員兼管公文催辦工作時，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時間，在辦理答復以后，立限即填上復文號，然后經常檢查登記簿來掌握文件催辦的進展情況。公文催辦存在的問題：①一些單位對公文催辦工作還不夠重視，缺乏健全的制度和相應的措施。②對需要盡快辦理的公文，拖長辦文時間，給工作造成不必在的損失和影響。③有些辦理完畢的文件，承辦單位領導或經辦人沒有將辦理的主要情況或結果記在《文件處理單》上，給以后查考文件帶來很大的困難。

2、查辦：是指文書工作人員協組機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內部都設有專門機構，其任務是督促檢查并協助辦理下列問題： ①黨政領導機關各項方針政策、決議的貫徹落實情況；②各種會議的決辦事項；③文件、電報的擬辦、擬復事項；④對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領導批示；⑤領導批示或交辦的事項。查辦與催辦的異同：①相同：都是對公文的承辦情況進行督促檢查或催詢。② 區別：（1）查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查，查辦的事項要經領導批示或授權后才能進行；而催辦則是文書部門的一項例行性工作，凡應催辦的公文。文書部門應按承辦時限的要求主動進行催辦。（2）查辦的問題要進行查辦立項，結果要寫出匯報材料及時反饋，實質是督促檢查，限期落實，是領導機關同官僚主義作風作斗爭的一種手段，查辦的重點在于查證落實；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經辦理，對如何辦理及辦理結果是不大過問的。查辦工作一般按以下程序進行：

①閱讀有關材料，搞清查辦的問題。②查辦立項。—立項既是查辦工作的開始，也是必須經過的法定程序。立項內空包括五要素：（1）確定查辦的事由；（2）明確辦理要求；（3）指明承辦單位或承辦人；（4）規定完成時限；（5）提出辦結后的反饋要求。③查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。④查辦的結果與反饋。結果的幾種情況：（1）肯定的。即反映問題屬實，按規定作了處理；（2）否定的。即反映問題失實，向批示人、當事人說明了情況；（3）部分肯定，部分否定。（4）事件的范圍有所擴大，即由一個問題涉及一片，或一個人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。⑤ 立卷歸檔。

3、注辦：是指對公文承辦結束后，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦便于公文的整理和日后查考。注辦一般包括以下內容： ①一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明閱畢的日期。②需要辦理復文的文件，辦理后要注明“已復文”，并注上復日的日期和文號。③用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接電話有、主要內容等，并由承辦人簽字。④不需復文的文件要注明“已閱”“已辦”、“已摘記”等字樣。

第三節 發文辦理程序發文：是指機關文書部門根據機關的工作需要向外發出文件材料，包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。發文辦理：就是指文件從擬稿到印制發出的整個運轉過程。發文辦理程序：1）擬稿、審核與簽發 2）核發、繕印與校對 3）用印、登記與分發發文辦理的作用：是機關秘書工作的重要組成部門，是機關領導具體貫徹執行黨和國家的方針政策的重要方式。它對及時有效地實施領導、指導工作，處理問題起到重要的作用。

一、擬稿、審核與簽發

1、擬稿：公文擬稿是公文承辦人員根據領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。擬稿的注意事項：1）要符合黨和國家的方針、政策、法律、法律及有關規定。2）要情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精練，字詞規范，書寫工整，標點準確，篇幅簡短；3）文稿人名、地名、數字、引文要準確，日期應具體；4）如要引用某份公文，就先引標題，后引發文字號；5）涉及計量單位時，必須用國家法定的標準計量單位；6）在使用簡稱時，應先用全稱，并加以注明；7）公文中的數字，除成文時間、部門結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修色彩語句中作為詞素的數字必須使漢字外，應當使用阿拉伯數字。

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2、審核：是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發以前，對公文的內容、體式進行的全面審核和檢查。審核的重點：1）是否應由本機關辦理 ；2）是否符合行文規則；3）內容是否符合國家法律法規及其他有關規定；4）涉及其他部門或地區職權范圍的事項是否經過協商、會簽；5）使用公文文種、公文格式是否規范。公文審核六查內容：1）查是否需要行文，以什么名義行文；2）查文稿內容與法律法規和政策及上級的有關規定是否一致，與平行機關和本部門已有的規定是否矛盾；3）查要求和措施是否明確具體，切實可行；4）查涉及其他部門或地區職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽；5）查文字表述是否準確簡練條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規范；6）查公文格式是否符合規定。

目前沒有切實把好關的主要有幾個問題：（1）涉及幾個部門的問題，主辦單位事先末征詢有關部門意見，就直接向上行文，甚至徑直多頭分送機關主要負責人。（2）本來由幾個部門經過協商就可解決的問題，有的部門卻不主動與有關單位聯系，商量如何解決，而是各自從本部門的角度考慮，分別向上級機關行文要求給予批準；有些理應由主管部門處理的問題，有關單位配合不夠，意見為一，經致造成互相扯皮，最后將矛盾上交。（3）有些下行文件，涉及其他部門或地區的問題末協商一致就向下發出了，結果使下級單位在工作中實際上難以執行，也給發文機關造成了工作上的被動。公文格式的審核主要包括：（1）查文種的使用是否恰當（2）查公文標題是否能正確體現文件內容（3）查公文格式安排是否得當

3、簽發：是指機關領導人對文稿的最后審批。需要注意的幾個問題：①機關領導在簽發公文時，必須確認是自己職權范圍內的有關公文才有權簽發，不可越級簽發公文。②以機關內某個部門名義的發文，可由部門負責人簽發。③簽發人在簽發文件時，必須對文件的內容和文字作嚴格的審 閱修改對其所簽發的公文內容和文字表達的正確性應負完全責任。④文件經簽發人審批同意發出時，簽發人應在送簽的 發文稿 紙的簽發欄內明確寫上“發”、“印發”、“急發”等字樣，并簽署全名，注明年月日。⑤幾個相關或部門的聯合發文，一般應由主辦該公文的單位負責，送請有關聯署機關或部門的領導人會簽。

二、核發、繕印與校對

1、核發：是指在公文正式印發之前，對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。

核發的內容和要求：1）文稿是否報請有關領導人審批，手續是否完備，意見是否明確，審批人是否簽署全名及時間等；2）文稿中的人名、地名、時間、數字、引文和文字表述、密級、印發（傳達）范圍、主題詞是否準確，標點、計量單位、數字的用法及文種，、格式是否符合規定；3）編排發文字號；4）對需要標明密級、緊急程序的公文進行標注；5）確定分送單位和印制份數。

2、繕印：是指對已簽發的公文定稿進行印制。繕印的注意事項：1）要忠于原稿，不允許隨意改動原稿的文字、標點、符號、文面格式以及掉換層次、段落，如須改動須經秘書或辦公部門同意才行。2）要做到文字準確，設計美觀，頁面整潔，字體大小得當，標題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。3）不要出現末頁無正文現象。正式的公文，還須在最后一頁的底部標明印制單位和印發日期、份數，以此為封底。4）要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。保密公文要有專人負責或送指定的印制廠印制。5）要建立登記制度。，3、校對：指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經領導簽發的原稿核對校正，以修改和消耗除書寫、排字上的錯誤。—校對要確保文字準確、格式規范、杜絕差錯。公文校對的兩種方法：① 由印制單位先校對一次或者兩次，然后再次由承辦人校對一次；② 另一種方法是完全由承辦人員負責校對。校對的注意事項：1）必須以原稿為準。2）校對的方法原則上應當實行雙人對制。一般公文應做到“一校一讀”，重要公文應堅持“兩校一讀”。3）校對發現的錯、漏字須以醒目色筆和紡一符號標明。在付印校樣上改的字或符號必須牽出版芯，不要在原 錯字上加字或減字。4）校對完畢后應對文件格式、文頭文尾等處的附加標記、簽發手續等作全面復查，查對無誤后，在校樣上簽字，然后付印。

三、用印、登記與封發

1、用印：是指在印好的文件上加蓋機關印章。用印的注意事項：1）須以機關領導人或部門負責人簽發的公文原稿為依據，經核對無誤后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）聯合下發的公文，各機關部門都要加蓋印章。4）用印一定要與制發公文的機關、部門或單位相一致。5）要核實份數，超過份數不能蓋印。

2、發文登記：一切發出的文件，均應進行登記。發文登記的作用：便于對文件進行管理和查找。

發文登記采用的形式為簿冊式登記，又分為：1）內收發的發文登記簿 2）內收發對外收發的送文登記簿 3）外收發的發文登記簿

3、封發：是指對準備發出的文件進行分裝和發送。★封發文件應注意幾點：①文件分裝之前，先要看發文稿紙注明的發送單位、密級、有無附件等，然后按發送份數進行分裝。②收文機關的郵政編碼、地址、名稱要在發送文件的信封上寫準確。字跡要清楚、工整。機關的名稱要寫全稱或者通用的簡稱。③發文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒有注明的，須分別注明，并在封套加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。④文件裝封后，應及時發送，發送的方式可按文件的性質分別采用郵遞、機要交通傳遞和專人傳遞。“三密”文件應由機要通信部門或指定專人傳遞。郵寄重要文件應有回執單，通訊員送遞的，應有收件人簽收。⑤會議發放的文件，凡允許與會人員帶回的，也要履行簽字手續，燕應向與會人員所在單位發出“會議文件目錄”或者“會議文件通知單”，以加強對會議文件的管理。考試大收集整理

第十二章 公文立卷工作第一節 歸檔文件整理工作概述

一、什么是歸檔文件整理工作《辦法》第三十八條規定：“公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。”這一規定同以前的《辦法》相比，是將立卷二字加上了括號，這就是說，對我國沿用多年的公文整理方法“立卷”將進行改革。2000年12月6日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》（中華人民共和國行業標準DA/T22-2000）（以下簡稱《規則》）《規則》指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。”《規則》還規定了歸檔文件整理的原則要求和方法步驟，它的適用范圍是各級機關、團體和其他社會組織。《規則》是國家檔案局頒布實施的新時期檔案工作標準化文件，是對傳統檔案工作的一項重要改革，同時，也對文書處理部門和承辦部門的公文整理（立卷）和歸檔工作提出了新的要求。各級機關、團體和其他社會組織的文書處理部門和承辦部門都應當在《規則》的指導下，按照新的文件整理方法，對其在職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料進行整理（立卷）和歸檔。考試大自考站，你的自考專家！從上世紀五十年代開始，我國各級機關、社會組織的文書部門整理與保存文件的重要方法是“立卷”。它是將已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。將“案卷”作為文書檔案的基本保管單位，這已經形成了我國傳統的文書檔案的整理方法。而《規則》則以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對傳統的立卷方法進行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件級”整理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程，大幅度簡化了整理工作中的手工操作，為歸檔文件整理手段的創新創造了良好的條件。

二、歸檔文件整理工作的意義機關對應歸檔的文件按照《規則》提出的“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”的原則，進行整理，這對于機關公文處理工作和檔案工作都具有重要意義，主要有以下幾個方面：

1.歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機聯系，便于文件的查找利用。在機關的日常工作中，文件總是一份一份地形成的。應當說，每一份文件既是獨立的，有它特定的使命和作用，這是文件的個性方面；同時，我們也要看到，在進行同一項工作，或者處理同一個問題的過程中所形成的許多份文件，它們之間必然具有一定的內在聯系，這就是文件的共性方面。比如，建設一項工程、處理一次事故或召開一次會議，都要形成一系列的有密切聯系的文件材料。將這些文件以“件”為單位進行裝訂，分類、排列（按事由結合時間、重要程度等排列）編號、編目與裝盒，使之有序化。也就是將具有查考利用價值的全部文件材料按照它們之間的相互聯系齊全、完整地加以整理和保存，這樣才便于對文件的查找利用。文件材料如果不經過整理，那必然是一種雜亂無章、亂堆亂放，無規律可循的無序狀態，查找起來就非常困難。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了請示，又不見批復；找到了問函，又不見復函；找到了一份會議文件，會議的其他重要文件不知在哪里，等等。這樣，就得多花一些研究考證的工夫，有時甚至考證不清。其結果就必然會影響工作的順利進行，更談不上提高機關工作效率了。

2.歸檔文件整理可以維護文件的完整與安全，也便于文件的保管。《規則》規定歸檔文件整理以“件”為單位，這同傳統的立卷方法將文件材料按其形成規律和保存價值組成“案卷”相比，其整理過程是大為簡化了。但是以“件”為單位，并不是說任其零散堆放的自然狀態，而是以“件”為單位進行整理，其整理原則和質量要求同過去立卷一樣，是非常嚴格的。如在質量方面要求歸檔文件齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的應予復制。以“件”為單位進行裝訂，規定正本與定稿為一件，來文與復文可為一件，這就保持了文件之間的有機聯系，然后進行分類、排列、編號、編目、裝盒，使每一份文件材料都有一個固定的位置，防止了文件材料的散失。同時，以“件”為單位查閱利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，對歸檔文件進行整理是維護文件的完整與安全和保管文件的重要措施。

3.歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎。機關文書處理部門將已經辦理完畢的文件進行整理（立卷）才能最后完成公文處理工作，整理好的文件向機關檔案室移交以后，文件就從發揮現行效用轉入到備作查考作用。也就是說，從現行的公文運轉處理階段轉入到檔案管理階段。

文件的整理（立卷），是機關的公文處理工作與檔案工作的交接環節，它既是公文處理工作的最后一道程序，又是檔案工作的起點。所以人們把它稱之為文書工作與檔案工作的“結合部”。

文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案。通過對文件進行整理（立卷），機關各部門每年都要形成相當數量的歸檔文件，這些歸檔文件就是機關檔案室檔案的來源，其中那些屬于永久保存的歸檔文件，經過若干年為本機關查考利用后，還需要向有關檔案館移交，為社會提供利用。

由此可見，歸檔文件整理（立卷）的質量如何，對檔案工作具有極大的影響，或者說，直接影響到檔案室、檔案館的工作質量，如歸檔的文件是否齊全完整，按“件”裝訂和分類，排列等是否符合要求，保管期限的劃分是否恰當。所以說，文書處理部門做好歸檔文件的整理（立卷）工作，就是為檔案工作打下了良好的基礎。

第二節 歸檔文件整理（立卷）工作的組織

歸檔文件整理（立卷）工作是一項業務性、技術性較強同時又比較細致的工作，盡管《規則》取消了“案卷”的概念，簡化了復雜的立卷過程，也不需要擬寫案卷標題和編制案卷目錄了，但由于機關的歸檔文件整理（立卷）工作涉及到機關的各個部門，為了做好這項工作，應當按照《規則》的要求，很好地進行組織。歸檔文件整理工作的組織主要有建立和健全文書部門整理（立卷）制度，正確選擇立卷環節和明確公文整理（立卷）的范圍等方面。分述于下：

一、建立和健全文書部門整理（立卷）制度文書部門立卷制度，是指由機關的承辦和處理公文的部門負責進行立卷的制度。具體地說，是指由機關的文書部門或者業務部門的專職或兼職的文書工作人員負責進行文件材料的整理（立卷）工作。

實行文書部門立卷制度，是與機關檔案室整理（立卷）相對而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是機關公文處理工作與檔案工作的結合部，這項工作介于公文處理工作與檔案工作之間，到底由誰來做更為合理呢？實踐證明，由機關的文書部門負責整理（立卷），是公文處理工作與檔案工作實行科學分工、相互協作的重要標志，也是一項切實可行、行之有效的合理制度。

1.文書部門立卷制度的確立與推行。新中國成立以來，確立和推行文書部門立卷制度，是經歷了一段曲折發展過程的。

建國初期，這項工作在大多數機關，還是由承辦人將單份文件隨辦完隨歸檔，然后由檔案室負責立卷。由于檔案工作人員不熟悉機關各個部門、單位的業務，以及收文處理過程的具體情況，很難掌握文件之間的來龍去脈與相互之間的聯系。因此，立卷的質量很難保證。同時，由于整個機關各個部門、單位的文件，都集中在檔案室立卷，文件數量很多，而檔案室人手有限，往往造成積壓，加上往來借閱頻繁，使機關公文處理部門和檔案室都感到工作很不方便。

從1953年開始，中央機關逐步開始試行由文書部門負責立卷的制度。1954年12月，中共中央辦公廳召開了黨的第一次全國檔案工作會議，討論通過了《中國共產黨中央和省（市）級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》。《暫行條例》第十七條規定：“機關內各單位辦理（或領導人親辦）完畢的文書材料，均應匯交本單位文書處理工作部門或文書處理工作人員立卷保存。”這就明確指出了公文立卷工作是機關文書部門的一項任務。黨中央于1955年1月17日批準了這一《暫行條例》，劉少奇同志在主持討論時說，這是第一次改革，今后還要繼續改革。中央批示，這個條例原則上也適用于軍隊和政府機關。從此，由文書部門負責立卷就從制度上確定下來。1955年開始，在黨的機關和政府系統的中央一級機關試行。但就當時全國大多數機關來看，仍然是采取單份文件“隨辦隨歸”。或者是辦完之后堆積起來到一定時間將成堆的文件移送檔案室清理立卷。于是造成許多機關積存了大量的零散文件，使檔案室的工作陷于被動。這種狀況，與我國50年代大規模經濟建設開始以后，各項工作對檔案工作的要求不相適應。有鑒于此，1956年4月16日國務院作出《關于加強國家檔案工作的決定》，《決定》指出，應“全面推行文書處理部門立卷，以建立統一的歸檔制度。”

1957年，《檔案工作》雜志曾專門就立卷問題組織過討論。經過實踐檢驗，大多數同志都認為文書部門立卷是科學的。國家檔案局對這次討論作了總結。隨著文書部門立卷制度的全面推行，通過實際工作的體會，認識基本得到統一，逐步形成了一個統一的、固定的工作制度。從此，這項制度在黨的機關和政府機關全面實行，促進了文書工作與檔案工作的密切協作與健康發展。

但是，這樣一項好的工作制度，以及由于實行這一制度而出現的文書工作和檔案工作的正常秩序，被林彪、“四人幫”制造的十年**所破壞。許多機關比較普遍地重新形成大量的積存零散文件，甚至已經整理立卷的檔案也遭到了嚴重破壞，使許多檔案文件損壞散失，給檔案工作造成了一場空前的災難。

粉碎“四人幫”以后，各地大力進行整頓、恢復與健全文書部門立卷制度。在1979年8月召開的全國檔案工作會議上以及同年12月召開的中央機關文書立卷歸檔工作和檔案室工作經驗交流會上，中央辦公廳主管檔案工作的負責人和國家檔案局的負責同志，在講話中都強調要堅決把文書部門立卷歸檔制度盡快恢復和健全起來，要求尚未恢復這一制度的單位，在1980年盡可能恢復起來。1981年2月27日國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》規定：“公文辦理完畢后，承辦人員應當根據公文立卷的要求把公文原稿和有關材料整理好，送交文書部門或者主管人員清理立卷。”1993年11月11日國務院辦公廳修訂發布的《國家行政機關公文處理辦法》又明確規定：“公文辦完后，應根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。”同時指出：“案卷應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交，個人不得保存應歸檔的公文。”2000年8月24日國務院發布的《辦法》又重申了這一規定，指出：“公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔”。

以上，從文書部門立卷制度的形成和發展過程，以及黨和國家的有關規定，都說明公文立卷歸檔工作是文書部門或業務部門的任務，它對滿足機關工作查考的需要，對改善檔案工作的條件，提高檔案工作的水平，更好地為機關工作服務都具有重要的作用，也符合公文處理工作和檔案工作的客觀規律。因此，我們要加強對文書部門立卷意義的認識，在實際工作中，堅持、鞏固并不斷完善文書部門立卷的工作制度。

2.實行文書部門整理（立卷）制度的優越性。

實踐證明，文書部門整理（立卷）制度的優越性主要表現在以下方面：

（1）由文書部門整理（立卷），可以充分發揮文書部門熟悉本職業務和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質量和整理（立卷）工作的效率。

（2）由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。

（3）由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料，有關承辦人員平時查閱文件就比較方便，也便于平時文件的收集與整理。

（4）由文書部門整理（立卷），按集中歸檔，并且確保文件歸檔的質量，可以促進機關檔案工作，提高機關檔案管理水平，更好地為機關工作服務。

二、公文整理（立卷）環節的選擇公文整理（立卷）環節的選擇，亦即選擇立卷地點，是指機關的公文整理（立卷）工作究竟放在機關的哪一層，或者機關的哪些機構、單位，由誰來負責整理（立卷）的問題。

實行文書部門整理（立卷），并不是說機關內每一個承辦文書的部門、單位或者承辦人都必須參與整理（立卷）的工作。機關大小不同，機關內部文書部門的設置也不一樣。如何正確選擇立卷環節，必須認真進行調查研究，根據各機關的不同情況來確定，總的原則是把整理（立卷）的環節設在最能掌握文件形成和處理情況的地方，以便于平時文件的整理，提高整理工作質量和機關工作效率。

1.選擇機關公文整理（立卷）環節應考慮的相關因素是：

（1）被確定為整理（立卷）環節的文書部門要直接經手文件的處理。比如，文件的收發、分辦、催辦、承辦等。這樣才能保證對公文形成過程的了解，才能掌握文件之間的歷史聯系，整理（立卷）的質量才有保證。

（2）對整理（立卷）環節所經手處理文件的數量有一定的要求。公文數量過大，勢必影響對公文形成情況的了解，就可以考慮向下把立卷環節分開，由下一級文書部門去分頭立卷。文件數量過少，這就要考慮向上集中。

（3）確定整理（立卷）環節時，還要考慮機關辦公地點的分布情況。機關各部門集中辦公的，立卷的環節可以適當集中。辦公地點分散的，立卷的環節也要適當分散。

（4）還要考慮文書工作人員的數量和配備情況以及他們對業務的熟悉程度等因素。

2.各類機關單位對公文立卷環節的選擇一般應與機關文書處理工作的組織形式相適應。可采集中式、分散式或集中與分散相結合的形式。

（1）對一些比較小的機關或基層單位來說，由于它們內部的組織機構比較簡單，工作人員也不多，而且辦公地點也比較集中，每年形成的文件數量也不多。在這種情況下，可以考慮采用集中式，即由機關的辦公室或者秘書室來負責集中進行整理（立卷）的工作。

（2）對一些中等機關或者大機關來說，他們一般都有兩層以上的組織機構，可以根據機關駐地的遠近、業務分工、文件數量和文書工作組織等方面的情況，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具體地說，如果駐地比較分散，文件數量又比較多，而且業務分工又比較明確，就可以考慮各自確定立卷環節；如果機關中有一部分機構駐地比較集中，文件數量也不算很多，就可以考慮集中在秘書部門進行整理（立卷）。

（3）對財會、人事、信訪、保衛等業務性質具有特殊性的組織機構來說，就可以考慮由他們自己來單獨進行整理（立卷），以方便這些單位工作的進行。

（4）要恰當地選擇和確定立卷人員。在一個組織機構里，具體負責整理（立卷）的人員，最好是考慮選擇擔任內收發、運轉、催辦等工作的文書工作人員為好。因為這些人員熟悉公文的來龍去脈，了解文件之間的歷史聯系，掌握公文在機關內部的運轉處理過程。由他們負責管理（立卷），就可以充分發揮這些長處，提高歸檔文件整理的效率與質量。

三、明確公文整理（立卷）的范圍明確公文整理（立卷）的范圍，就是要弄清楚機關工作活動中形成并處理完畢的文件材料，哪些應該整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有這樣，才能保證在公文整理（立卷）工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后的查找利用。

公文整理（立卷）范圍的確定，應以國家檔案局頒發的《關于機關檔案保管期限的規定》、《文書檔案保管期限表》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等文件的基本思想為指導，即按照辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點和方法，從本機關形成檔案的實際情況出發，實事求是地研究解決歸檔文件材料的質量問題，并減少檔案中龐雜臃腫的現象，科學地進行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，以維護黨和國家歷史的真實面貌，便于本機關和國家各項工作的利用。

1.應該整理（立卷）的文件材料的范圍。

文書立卷的范圍，也就是文件材料歸檔的范圍。是指凡是本機關工作活動中所形成的已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的收發文件、電報、會議文件、內部文件、電話記錄、會議記錄、本機關編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內。

掌握公文整理（立卷）的范圍要抓住反映本機關工作活動和具有查考利用價值這兩個主要條件。按照《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規定，應該整理歸檔的文件材料的范圍，一般說來，可以歸納為以下方面：

（1）上級機關的文件材料：

①上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料；

②上級機關發來的與本機關主管業務有關并要執行的文件材料，如決議、決定、指示、命令、重要通知、通報、條例、規定等；

③上級機關領導視察、檢查本地區、本機關工作時的重要指示、題詞、照片以及有保存價值的聲像材料等；

④上級機關轉發本機關的文件以及本機關代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印制本；

（2）本機關的文件材料；

①本機關召開重要會議（包括代表會議、工作會議、專業會議）的文件材料，如參加會議的名單、會議通知、報告、決議，領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要、錄音帶、照片等；

②本機關對外發出的各種正式文件的簽發稿、印制稿及重要文件的修改稿；

③本機關重要的往來公文，如請示與批復，來函與復函等；

④本機關及其內部職能部門活動形成的重要文件材料，如工作計劃、總結、報告、財務報表、會計憑證、審計報告以及本機關匯總的統計報表、統計分析資料（包括計算機盤片）等；

⑤本機關處理群眾來信來訪的原件，記錄及處理結果等；

⑥本機關及下屬機關成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件材料以及本機關歷史沿革、大事記和反映本機關重要活動的剪報、照片、錄音帶、錄像帶等；

⑦本機關干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、職工獎懲、紀律檢查、治安保衛以及職工勞動工資、福利等方面的文件材料；

⑧本機關財產、物資、檔案等的交接憑證以及與有關機關簽訂的合同、協議書等文件材料；

⑨本機關黨、團、工會和內部組織機構在工作活動中形成的文件材料；

⑩本機關外事活動和外事往來方面的文件材料。

（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料①同級機關和非隸屬機關頒發的非本機關主管業務但需要執行的規范性文件，如條例，規定、通知等；

②有關業務機關對本機關工作檢查形成的文件。

（4）下級機關的文件材料①下級機關報送的重要的工作計劃、報告、總結、典型材料、統計報表、財務預算等文件材料；

②下級機關報送的法規性備案文件以及重要的科技文件材料等。

此外，機關工作活動中形成的電報，應根據其保存價值與文件統一立卷，實行“文電合一”制度。

2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。

（1）重份文件；

（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；

（3）一些事務性的、臨時性的沒有查考利用價值的文件材料；

（4）與本機關、本部門主管業務無關的文件及非隸屬機關送來的參考性文件；

（5）無特殊保存價值的信封；

（6）本機關負責人兼任外機關職務形成的文件材料。

各機關單位應根據《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的精神，結合本機關單位的實際情況來制定本機關、本單位、本系統文件材料歸檔和不歸檔的具體范圍。

3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一級的文件由哪個機關或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機關或部門之間在整理（立卷）時發生不必要的重復或遺漏。

一般說來，那些應該整理（立卷）的文件材料，應以本機關、本部門為主。因此，整理（立卷）有個分工，歸檔范圍有個界線。原則上以什么名義發的文件就放在哪里整理（立卷），是哪個部門承辦或主辦的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：

（1）上級黨政領導機關的來文。綜合性、全面性的，由機關辦公秘書部門整理歸檔。如中共中央文件，由省、自治區、直轄市、地（市、州）、縣（市）委秘書部門整理歸檔；國務院文件，由省、自治區、直轄市、地區行署（市）、自治州、縣（市）、人民政府秘書部門整理歸檔；專業性、業務性的由業務部門整理歸檔；上級業務主管部門的來文，由業務對口部門整理歸檔。

（2）本機關的文件。由機關秘書部門起草或承辦的，由機關秘書部門整理歸檔；有關業務部門起草或承辦的，由有關業務部門整理歸檔；兩個以上機關聯合發文，正本和定稿由主辦機關整理歸檔，其他機關只保存印制件。其他機關針對本機關的文件，可視同本機關文件，如上級機關的批復、下級機關的請示等。

（3）下級機關的來文。哪個部門辦理的，由哪個部門整理歸檔。

（4）會議文件。以機關名義召開的會議所形成的文件材料，由機關秘書部門整理歸檔；由業務主管部門召開的專業性會議所形成的文件材料，應由召開會議的業務主管部門整理歸檔。

此外，本機關領導人兼任兩個以上機關的職務時所形成的文件，應按其不同身份和業務內容分別在有關機關整理歸檔；本機關各職能部門互發的文件，由形成文件的部門整理歸檔；同級機關之間互發的文件，凡經本機關制發、辦理的，應由本機關整理歸檔，有關政策性規定，雖未經本機關承辦，如本機關需要日后查找利用，也可存留一份；本機關臨時機構形成的文件，由臨時機構整理歸檔，臨時機構撤銷時，應將全部檔案移交機關檔案室，或經協商直接移交檔案館保存。

第三節 歸檔文件整理的原則與要求

一、歸檔文件整理的幾個基本概念《規則》對歸檔文件整理的基本概念（歸檔文件、歸檔文件管理、件）作出如下定義。

1.歸檔文件歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

這一含義可從以下方面來理解：

（1）指出了歸檔文件的來源和范圍。歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的。立檔單位是檔案專業術語，它是指構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。也就是說，這些機構、組織或個人在其職能活動中，除了本機關形成的文件材料外，上級機關、下級機關、同級機關和不相隸屬機關發來的與其職能活動有關的文件材料，都屬于歸檔文件。

（2）應予歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。這里說的“辦理完畢”并不是說文件內所說的事情已經辦理完畢，而是指在公文處理程序上已經辦理完畢。機關公文處理部門在確定各類不同文件的整理（立卷）時間上，應掌握以下幾點：

①領導指導性文件，是從普遍意義上闡述問題的。因此，不要求某一方面的機關馬上回答。如規范性文件以及重要的決議、決定，還有如計劃、長期規劃等。從發文機關來說，在這些文件發出之后就可以將定稿和存本及時整理（立卷）；從收文機關來說，則須經有關領導人或部門閱知，向下傳達或采取了措施之后，才算告一段落，然后再將來文整理（立卷）。

②不必辦復的收文，如上級領導機關發來的任免令、通知、通報等，經機關領導人閱知以及有關部門傳閱，也就算辦理完畢了，即可將來文整理（立卷）。

③問復性公文，一來一往公文，如請示與批復，問函與復函，在復文機關發出或對方機關收到后，就可以各自整理（立卷）。

④重大問題，可能要處理較長一段時間才能結束，但大問題是由許多小問題構成的，只要其中某項具體問題已經解決，有關這項具體問題的文件，在公文辦理程序上就算辦理完畢了，因此，也可以整理（立卷），不必等整個工作結束再整理（立卷）。

總之，正在辦理的，仍然處于公文運轉辦理過程中的文件，還不能馬上整理（立卷），只有等到它們辦理完畢，也就是完成了公文辦理程序的文件，才能夠整理（立卷）。

（3）應予歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。這里就明確了三點：一是能作為文書檔案保存的必需是有保存價值或者說是有查考利用價值的文件；二是只適用于文書檔案，至于科技、會計、聲像及其他專門檔案則按國家有關規定執行。因為《規則》的頒布實施，實質上是對文書檔案整理方法的改革，核心是簡化文書立卷程序，所以它只適用于實體整理的文書檔案；三是只適用于各種紙質文件材料。非紙質載體材料的文件（如電子文件等）無法按《規則》規定的要求和方法進行整理。

2.歸檔文件整理歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒使之有序化的過程。

這一含義可以從以下兩個方面來理解：

（1）歸檔文件的整理單位是“件”。以“件”為單位進行文件整理，是文書工作和檔案工作的一項重大改革，是對傳統文件整理（立卷）工作的否定。比之于傳統的立卷方法，新的立卷方法不需要考慮文件材料的“六個特征”，不必進行組卷、擬寫案卷標題。編制案卷目錄及案卷裝訂等項工作，也無須顧及案卷的厚薄，節省了諸如對歸檔文件的具體內容進行綜合、分析的技術勞動，適應了計算機管理的需要。由于“案卷”概念的消失，簡化了歸檔文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合經濟、高效的原則。

（2）將歸檔文件的整理分六個步驟來進行。這六個步驟比起傳統的文書立卷的工作步驟是大為簡化了，具體如何進行將在本章第四節的整理方法中詳細介紹。

3.件：“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為—件。

以上對“件”的概念進行界定，說得明白具體，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作為歸擋文件整理的基本單位，是從檢索的實際需要及減輕立卷工作量出發的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實際進行文件整理時，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進行后續程序的工作。

二、歸檔文件的整理的基本原則歸檔文件的整理的基本原則是：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

《規則》對歸檔文件整理原則的這一表述，同1984年《檔案工作》雜志發表的《關于立卷問題討論的綜述》中指出的公文立卷的原則“保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值，便于保管和利用”是一致的。也就是說，歸檔文件整理的這一重要原則，是我國文書檔案工作者經過長期的工作實踐探索總結出來的，是比較準確、完整、科學的。它是我國公文立卷以及現在提的歸檔文件整理工作所必須遵循的基本原則。這一原則的基本點是：

1.遵循文件形成的規律，保持文件之間的有機聯系。文件在形成過程中總有其自身的規律，每一個機關，在工作活動中形成的文件材料，記述和反映了這個機關的全部活動和全部歷史。同時任何一個機關的工作活動都不可能是孤立地進行的，必須同自己的領導機關、下級機關以及其他有關機關發生上下左右、四面八方、多種多樣、錯綜復雜的聯系。在一個機關內部的各個部門之間，各項工作之間，以及每項工作各個發展階段之間，也都有著密切的聯系。機關工作活動的客觀規律，決定了文件材料的形成規律，文件材料是反映機關工作活動的歷史記錄。機關工作活動的相互聯系，也賦予了這些文件材料之間的密切聯系。這種聯系是客觀地、歷史地、自然地形成的，是必然的歷史聯系。

例如：進行某項工作，一般要有工作計劃、工作計劃決定下來之后還要上報、下達，在了解工作進展情況過程中遇到的問題需要研究解決，或向上級請示，或提出解決意見，直到工作的最后完成。這些工作的進行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作計劃、報告、通知、請示、批復、工作總結等；召開一次會議，要有會議通知、日程安排、名單、報告、總結、會議簡報、會議記錄、會議紀要或決議等；它們如實地記述和反映了開展一項工作，召開—次會議的全過程，在進行文件整理時，不能將它們打亂。必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按照《規則》的有關規定將文件按“件”進行裝訂。裝訂時應注意其排列順序的科學性（如正本與定稿，正本在前，定稿在后；來文與復文，復文在前、來文在后）。在進行分類時，應遵循文件的形成規律，將歸檔文件按不同、不同保管期限、不同機構（或問題）分開。在進行排列時，應根據“事由原則”結合時間、重要程度進行，即將同一事由形成的文件排列在一起。會議文件、統計報表等成套性文件則集中排列，使文件材料之間的有機聯系得以充分體現。

為了更好地保持文件之間的歷史聯系，進行歸檔文件整理的人員要熟悉本機關的工作性質、職能、組織機構、文件來源以及處理情況。在整理時，要認真分析文件之間的內在的、有機的聯系，只有這樣，才能使歸檔的文件正確地反映機關工作活動的基本面貌，反映各項方針、政策在本機關的貫徹執行情況和各項工作的發展過程，才能使歸檔文件成為本機關本系統的歷史記錄。

2.區分文件的不同保存價值。

文件的保存價值是由文件本身固有的內在的各種因素決定的，文件內容的重要程度不同，所起的作用不同，保存價值也就不同。

一般說來，凡是反映社會歷史發展和記錄機關主要職能活動、反映機關基本歷史面貌的重要文件，例如，本機關發出的指導性文件，會議通過的決議性文件，重要的請示或報告文件，上級機關頒發的屬于本機關主管業務并需要貫徹執行的重要文件，下級機關報送的有關方針政策性和重要問題的請示、報告等，所起的作用和保存價值就必然要大一些；而機關工作活動中所形成的一般性文件，通知、便函、機關之間一般往來公文等，所起的作用和保存價值相對而言要小一些，有的根本就沒有保存的價值。此外，文件制發機關（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活動和表達的思想、意圖的文件保存價值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成過程和不同作用，標志著不同的可靠程度，其保存價值往往也不同。以上這些不同保存價值的文件材料在整理（立卷）時必須嚴格加以區分。

區分文件的保存價值，應依照《機關檔案歸檔與不歸檔的范圍》和《文書檔案保管期限表》等有關規定進行。

在進行歸檔文件整理時，將不同保存價值的文件材料區別整理，可以合理使用人力、物力、財力和時間，對不同保存價值的文件進行整理后按其保存價值相對集中，使其玉石分明，也為日后檔案館的整理工作打下了基礎。

3.便于保管和利用。

便于保管和利用，是歸檔文件整理的根本目的，也是衡量歸檔文件整理質量的重要標準。歸檔的文件是否便于保管和利用，不僅關系到機關各項工作的開展，而且關系到機關檔案室、各級檔案館工作有無可靠的基礎和保證。《規則》推行文件級管理，正是從便于保管和利用這一原則出發的。過去，在手工模式下實現檔案管理和查找作用，“立卷”也是一種很好的方式，它按照一定的邏輯關系，將歸檔文件組合成一個個案卷，并通過層層目錄來提供檢索途徑，從而限定了檢索范圍，增強了手工檢索的效率。但立卷過程比較復雜，組合案卷和擬定案卷標題等環節立卷人員很難掌握。而《規則》以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，取消“案卷”，推行文件級管理，大幅度簡化了整理中的手工操作，同時也為檔案的保管和利用提供了有利條件。歸檔文件以“件”為單位進行整理、分類、排列和編目，在計算機的參與和操縱下，加快了檢索速度，方便了利用者，大大提高了檔案利用率，利用的深度、廣度、查全、查準以及利用效果也將得到極大提高。

三、歸檔文件整理的質量要求歸檔文件整理的質量要求是：

1.歸檔的文件應當齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。

（1）歸檔的文件應當齊全完整，這是歸檔文件的基本要求。如果歸檔的文件有復文沒有來文，有正本沒有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，這就使歸檔文件的質量得不到保證，也給今后檔案的查找利用帶來困難。因此，凡是本機關在職能活動中形成的，辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料都應當按照《規則》的要求收集完整，進行整理歸檔。這就要求，承擔歸檔文件整理工作的部門和人員，在平時應當隨時掌握文件的收發運轉情況，做好文件的平時積累工作，及時收集、嚴格登記、嚴格檢查、隨辦隨歸、妥善管理。在第二年上半年進行歸檔文件整理時，應充分發揮其熟悉文件形成、運轉的來龍去脈的長處，將應歸檔的文件材料齊全完整地收集起來進行整理歸檔。

（2）對破損的文件進行修復，以延長文件的壽命。主要是針對一些有孔洞，殘缺或折疊處已被磨損的文件，應按照檔案保護的要求加以修補和托裱。

（3）復制字跡模糊或易褪變的文件。比如傳真件，字跡耐久性差，有些用純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆等字跡材料制成的文件材料極易褪變，須復制后才能歸檔。目前一般采用復印的方式進行復制，復印時，墨粉濃度不宜過大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復印2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

（1）書寫材料，指的是筆和墨水的使用，即應使用鋼筆、毛筆、碳素墨水、藍黑墨水及墨汁，不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍、紅色墨水等質量低劣的墨水。

（2）紙張，是指應選用國際標準A4型60—80克的膠版印刷紙或復印紙。檔案盒和歸檔文件封套應使用無酸紙制作。

（3）裝訂材料，是指以“件”為單位裝訂時使用的裝訂材料，如細線、鋼夾、塑料夾等，應選用優質材料制成，以防斷線、年久生銹及斷裂等情況發生。

第四節 歸檔文件整理方法與歸檔

一、歸檔文件整理方法的改革歸檔文件整理以“件”為單位進行，這是《規則》提出新的公文整理（立卷）方法，是我國文書檔案工作的一項重大改革，也是對傳統的文書檔案整理方法的否定，以“件”為單位的整理方法同傳統的整理方法“立卷”比較，主要有以下不同：

1.取消案卷，實現文件級管理，免除了繁鎖、復雜的組卷過程；

2.界定“件”的概念，從檢索的實際需要及減輕工作量出發，規定“正本與定稿為一件，來文與復文可為一件”；

3.分類方法固定為、保管期限、機構（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次；

4.裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統一規定，只要符合檔案保護要求即可；

5.文件排列方法強調按事由（即問題）排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據實際情況選用；

6.歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調整，只保留檢索必備項目；

7.取消案卷卷內文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；

8.無需編頁號，目錄改設“頁數”項；

9.歸檔文件直接裝盒保管；

10.無需撰寫案卷名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊；

11.檔案盒的項目設置有了較大變化。封面只設“全宗名稱”項，取消了“類目名稱、案卷題名、起止時間、保管期限、件頁數量，全宗號、目錄號、案卷號、歸檔號”等項目；盒脊取消了“目錄號、案卷號”項，保留“全宗號、”項目，增設“保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號”。

從以上改革的具體內容可以看出。新的歸檔文件整理方法，同傳統的“立卷”比較，簡化了文書檔案整理的環節，減輕了文件歸檔人員及檔案整理的工作量，同時又提高了檔案行政管理部門進行業務指導和培養的工作效率，是一項應予積極推行的好方法。

二、歸檔文件整理方法的推行推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應當做好以下幾個方面的工作：

1.更新觀念，增強改革意識。

2.提高人員素質。

3.加強硬件建設，即加大對現代化基礎設施的投入。

4.注意新舊整理方法的銜接。以“件”為單位對歸檔文件進行整理，要做好與原有的立卷方法的銜接，要注意以下兩點：

（1）《規則》是國家檔案局于2000年12月6日發布，從2001年1月1日正式實施的。由于《規則》屬于行業推薦標準，只能調整、規范2001年以后的文件整理行為，對2001年以前的文件整理行為不具有約束力。因此，對2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及規則符合當時的標準，有規可循，有目可查，就應保持原有的整理體系，不必拆卷重新整理。如果對已經整理好的案卷輕易地推倒重來，既不利于檔案保護，又浪費了人力、物力資源，違背了經濟、高效的管理原則。這種做法，在實際工作中是應當盡力避免的。

（2）歸檔文件的整理方法由卷改為件，不只是整理形式上的變化，它需要一系列的業務標準、規范、制度、措施與之相配合，如文件材料歸檔制度的修訂與更新、計算機軟硬件設施的配備，全宗內分類方案的調整以及編號方法的變革等。各機關單位在實施新的整理方法時應事先做好以上工作。此外，還要注意加強與當地檔案主管部門以及檔案館的聯系，爭取多給予業務上的指導。少走彎路，并隨時研究工作中出現的新情況、新問題，使各項制度與措施逐步完善起來。

三、歸檔文件整理的工作步驟按照《規則》的規定，歸檔文件整理分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進行。分述如下：

1.裝訂。裝訂是歸檔文件整理的第一步驟，通過這一環節可以從實體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來。以“件”為單位進行裝訂時應做好以下工作：

（1）首先應對“件”內文件進行排列。“件”內文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；回復性文件在前，報請性文件在后；結論性材料在前，依據性材料在后；不同文字的文件，無特殊規定的，漢文本在前、少數民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

（2）對用紙規格大于A4型的報表、圖樣等文字材料，按照A4型紙的尺寸加以折疊。但應注意盡量減少折疊層次，折痕應處于文件、圖表字跡之外，取齊右邊和下沿。應折疊的文件頁數較多時，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

（3）裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行必要的修整。其主要工作內容包括：對破損文件進行修復；對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；去掉原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物。

（4）裝訂前，應將“件”內的各項按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。不要隨意裁切文件，盡量保持文件的原貌。

（5）裝訂用品必須符合檔案保護要求。裝訂的方式視文件頁數多少及保存期限長短可采用以下幾種方式：

①對頁數較多的文件可用細線裝訂；

②使用變形材料如鋼夾、塑料夾等，使用這種裝訂方法簡單，但對材料必須有較高要求。鋼夾必須采用優質不銹鋼制品，而且必須同時考慮所在地區氣候條件以及庫房保管條件，謹慎使用；塑料制品則必須有足夠的強度，以免年久斷裂。

③對頁數不多的單份文件可使用縫紉機扎邊進行裝訂，但針腳不能過密。

④對那些永久或長期保存的歸檔文件，可使用無酸紙封套。即使用60—80克的無酸紙制成的右上側開口的封套，將歸檔文件以“件”為單位夾裝其中。封套上可以印制歸檔章，以方便整理和檢索。無酸紙，是指PH值呈中性的紙，由化學處理的木紙漿制成的紙通常為中性，可以在良好條件下長時間保存。因此，使用這種無酸紙制成的文件封套可以起到保護檔案的作用。

2.分類歸檔文件的分類，是指全宗內歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程，分類是歸檔文件整理的重要環節，歸檔文件經過科學合理的分類，不但能夠揭示出文件之間的內在聯系，使檔案成為一個有序化的整體，而且便于排列上架，編目等后續工作的順利開展。

《規則》指出，歸檔文件可以采用——機構（問題）——保管期限或保管期限—一——機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

歸檔文件的分類，可按以下的方法及步驟進行：

（1）按分類。分類法就是根據形成和處理文件的對歸檔文件進行分類。它是目前運用得最廣泛的一種分類方法。在具體操作時，應注意處理好以下幾種情況：

①一份文件往往有多個時間特征，如成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發文和收文日期等等。分時，一般說來應以文件簽發日期（或成文日期）為準，據以判定文件所屬。計劃、規則、總結、預算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同的文件，應統一按簽發日期（或成文日期）判定文件所屬。

②跨的會議和案件等形成的文件材料，分類時，會議文件材料歸入閉幕年，案件等文件材料歸入結案年。

幾份文件作為一“件”時，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期為準，如跨的請示與批復，按批復在前。請示在后的裝訂順序，以批復的所在為準。

③沒有標明落款日期的文件材料，應對文件內容及特征進行考證，以推斷文件材料的形成日期并據以劃分。

④專門中形成的文件材料，應按照專門進行分類。

（2）按保管期限分類。保管期限分類法就是根據對歸檔文件規定的不同保管期限進行分類，即將同—的歸檔文件按永久（50年以上）、長期（15—50年）、短期（15年以下）三種保管期限分類，這種分類方法能夠將不同價值的歸檔文件從實體上區分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施，同時，為庫房排架管理，檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。

對歸檔文件按保管期限分類，應按照國家檔案局頒發的《文書檔案保管期表》的規定執行。

（3）按機構（問題）分類。機構（問題）分類法是指將文件按其形成或承辦機構（問題）進行分類。這種分類法的實質就是根據本單位內部機構的職能性質或文件內容所說明的問題來設置類別。又可分為機構分類法和問題分類法兩種。

①機構分類法。機構分類法是按文件形成和處理的承辦單位進行分類。原則上是一個機構設置一個類，機構名稱就是類名。各類的次序可按照立檔單位機構序列表的規定或習慣上的順序來排列。一般是將領導機構、綜合性機構排在前，再依次排列各業務部門。

歸檔文件采用機構分類法進行分類能夠體現出全宗內文件在來源方面的客觀聯系，從而反映出立檔單位的歷史面貌；同時由于每個機構都有其特定的職能與任務，按機構將歸檔文件分類可在一定程度上集中反映某一方面的工作內容，便于檔案的查找和利用。

采用機構分類法時不能同時采用問題分類法。

②問題分類法。問題分類法是按文件內容所說明的問題將歸檔文件分類。按問題分類要求各類特點明確，不能互相包容。問題分類法的類別與類名，原則上設置為“黨群工 作”、“行政工作”、“業務工作”等類。

歸檔文件采用問題分類法，可以避免或減少同類問題文件分散的現象，便于按專題查找和利用檔案。但問題分類法在實際操作時，受人為因素的影響較大，不便劃分。因此，一般基層單位較少采用。

采用問題分類法時，不能同時采用機構分類法。

（4）幾種分類方法的結合運用。在實際工作中，當歸檔文件較多時，分類工作需要分層進行。單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，一般是將幾種方法結合起來使用。《規則》提供的、保管期限、機構（問題）三種分類方法，不同類型、不同層次的單位可按實際需要組合成多種復式分類法。采用復式分類法時，其中的、保管期限是必選項，機構（問題）一般為選擇項。具體地說，那些內部機構較多，職能分工明確、形成文件數量較多的單位可采用“——組織機構——保管期限”或“機構————保管期限”三重分類法；那些內部機構設置簡單，歸檔文件數量較少的單位則采用“——保管期限”二重分類法就可以了。分類方案是進行歸檔文件分類的依據，分類方案確定之后，同一全宗應保持分類方案的穩定。

3.排列。歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。《規則》指出：“歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列，會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列”。這里說的“最低一級類目”是指分類時所確定的類目體系中設在最低層次的一級類目。例如按照“——機構——保管期限”分類的，“保管期限”就是最低一級類目。這里說的“事由”是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項工程、—次活動、一次會議，均可分別視為一個事由。一份請示，當針對該請示的批復收到后，即可視為事由辦理完畢。對歸檔文件按事由進行排列，遵循了文件形成的客觀規律，能夠保持文件之般打印3份，1份隨文件裝盒、1間的有機聯系，使歸檔文件進一份移交、1份備考）

步系統化，充分體現了文件的價

編制歸檔文件目錄的內容：①值，便于檢索和利用。歸檔文件目錄封面的內容應包

歸檔文件按事由結合時間，括：全宗名稱、、保管期限、重要程度排列的具體方法有： 機構（問題）等項（全宗號應用

（1）對同一事由的歸檔文件，全稱或是規范性簡稱）②歸檔文件即一個作者，一個問題的文件，整理說明的內容應包括：本可按文件形成時間的先后排列或歸檔單位概況，內設機構以及黨、者按文件的重要程度排列。政主要領導人變化情況，本

（2）對不同事由的歸檔文件，文書檔案整理歸檔情況等；③歸檔可采用以下方法排列： 文件目錄的內容包括：件號、責

①按不同事由形成時間的先任者、文號、題名日期、頁數、后排列，所謂事由的形成時間，備注。

即事由的辦結時間，這種方法只

編制歸檔文件目錄的填寫要要求將不同事由的文件，按其辦求：① 件號：填寫室編件號；②結時間的先后順序排列就可以責任者：制發文件的組織或個人，了，而不考慮其他因素。這種方就是發文機關或署名者；③文號：法比較容易掌握，一般適用于“隨發文字號；④題目：文件標題；⑤辦隨歸”的機關。日期：文件的形成時間；⑥頁數：

②按事由的重要程度排列。將以件為單位填寫總頁數，用于統主要職能或重要活動形成的文件計和核對；⑦備注：用于填寫歸檔材料排在前面，其他工作形成的文件需要補充和說明的情況，包文件材料排在后面，或將綜合性括缺損、修改、補充、移出、銷工作的文件排在前面，具體業務毀等。

工作的文件排在后面。會議文件

6、裝盒—指將歸檔文件按室可將會議通知、開幕詞、閉幕詞，編件號順序裝入檔案盒，并填寫工作報告、代表提案，大會決定檔案盒封面、盒脊及備考表等工等重要文件排在前面，其他文件作內容。排在后面。綜合性文件可將計劃、①檔案盒封面：全宗號、、總結、規章、領導講話等排在前保管期限、機構、起止件號、盒面，其他材料排在后面。號（3）對具有保存價值，但因故沒

②盒脊：全宗號、、保管有及時歸檔的零散文件，其排列期限、機構、起止件號、盒號 方法是：可將零散文件排列在相

③備考表：盒內文件情況說應類別歸檔文件的最后或與相關明、整理人、檢查人、日期（隨的某件歸檔文件裝成一件，然后文件裝盒）

在歸檔文件目錄備注欄或備考表

裝盒要求：應按分類方法，中加以說明。不過這種情況在實將不同類別的歸檔文件按件號順際整理工作中應當盡力避免。序分別裝入檔案盒中。不同形成4.編號。歸檔文件的編號，是、不同保管期限、不同機構指將歸檔文件在全宗中的位置符（問題）形成的歸檔文件不應放號進行標識，并以歸檔章的形式入同一個檔案盒中。

在歸檔文件上注明。其目的是記

四、公文歸檔機關文書部門錄和反映分類排列這些系統化工或業務部門將歸檔文件整理裝盒作的成果。通過編號，使歸檔文后，逐年移交給機關檔案室集中件在全宗中的位置固定下來，為保管，稱為“歸檔”。文件材料整理后續的編目工作以及日常管理和歸檔，能保證本機關檔案齊全完查找利用工作提供便利。《規則》整，便于查找利用，又可為黨和指出：“歸檔文件應依分類方案和國家積累檔案財富。排列順序逐件編號，在文件首頁

1、公文歸檔制度

上端的空白位置加蓋歸檔章并填

①歸檔范圍—機關工作活動寫相關內容。歸檔章應設置全宗中形成的具有保存價值的文件材號、、保管期限、件號等必料，經文書部門或業務部門整理、備項，并可以設置機構（問題）立卷后，應定期向檔案部門歸檔。等選擇項”。②歸檔時限—文件材料整理好后

（1）歸檔章的式樣如下： 歸檔時限在第二年的上半年。

×××歸 檔

③★文件歸檔要求：（1）應歸章 檔的文件材料齊全、完整；（2）全宗號

年

度

機文件和電報按其內容的聯系，合構

（問題）保管期限

并整理、立卷；（3）歸檔的文件件號 材料，應保持它們之間的歷史聯

室系，區分保存價值，便于保管和編

館編 利用。

（2）歸檔章：全宗號、、2、歸檔文件的交接手續完成保管期限、件號、機構（承辦機后，機關文書部門就完成了上一關）、問題 年的文書工作，歸檔文件被機關

（3）★簡述加蓋歸檔章的具檔案部門接收后凡進入了檔案管體要求：1）歸檔章應加蓋在歸檔理階段。

文件首頁上端的空白位置，加蓋

件內文件排列方法：1）正本歸檔章不應壓蓋文件字跡，不應在前，定稿在后；2）正文在前，與批示文字或收文章等重疊。2）附件在后；3）原件在前，復制件填寫歸檔章項目應使用用碳素墨在后；4）轉發文在前，被轉發文水等符合檔案保護要求的字跡材在后；5）回復性文件在前，報請料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純性文件在后；6）結論性材料在前，藍墨水等不耐久的書寫材料進行依據性材料在后；7）不同文字文填寫，有條件的單位，還可將本件無特殊規定的，漢文本在前，單位的全宗號、保管期限刻在歸少數民族文本在后，中文在前外檔章上。文在后。

5、編目—指編制歸檔文件目 錄，是歸檔文件整理工作的重要

內容之一。

（一個裝訂成一本，目錄一

第五篇：公文寫作與處理

公文寫作與處理 公文寫作與處理練習題1

一、單項選擇題

1.制發公文的目的和要求，一般是由（）確定的。

A.撰寫者本人或團體

B.機關黨政負責人

C.行文對象及行文內容

D.作者的上級機關

2.公文對結構的要求是（）。

A.完整

B.生動

C.突出

D.簡明

3.以強制力推行的用以規定各種行為規范的法規、規章同于（）。

A.規范性文件

B.領指導性文件

C.呈請性文件

D.證明性文件

4.內容重要并緊急需要打破常規優先傳遞處理的文件，叫作（）。

A.平件

B.加急件

C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規范并具備各種生效標志的稿本稱作（）。

A.草稿

B.定稿

C.正本

D.副本

6.為了維護正常的領導關系，具有隸屬關系或業務指導關系的機關之間應基本采取（）。

A.逐級行文

B.多級行文

C.越級行文

D.直接行文

7.下面公文寫作中，語句符合規范的是（）。

A.該卷煙廠全體職工同心協力，奮發自強，在上半年不到三個月時間里，就創造出產值比去年同期增長 200%的奇跡

B.我們一定要采取措施，盡可能節省不必要的開支和浪費

C.目前有關部門已對議報作出停刊整頓并令其主要負責人深刻檢查等等紀律處分的處理

D.一艘在巴拿馬注冊的名為“協友”的貨輪9月9日1時30分在斯里蘭卡東部亭可馬里突然遭到泰米爾“猛虎”組織襲擊而失事，五名船員失蹤

8.“由于我們沒有建立健全安全保衛制度，結果給流氓、慣偷、壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機”這句公文用語顯然是不規范的，其不正確的原因是（）。

A.含義不明確不清晰，讓人產生歧義

B.句子成分搭配不當

C.語序安排欠妥當

D.不合乎事理

9.下面幾種說法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語序時，當一組概念表現由若干連續的動作、行為構成的活動過程時，一般應按時間發展順序排列

B.受雙重領導的機關向上級機關請示，應寫明主送機關和抄進機關，由抄送機關答復

C.有些公文的主題，可以根據領導人授意而直接表達，有些公文的主題，則需在調查研究的過程中，隨著對客觀實際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確

D.公文中的疑問語氣一般較少使用語氣“啊”“呢”“吧”等，“嗎”也展可能不用或少用

10.調查報告的特點是（）。

A.具有明確的針對性

B.具有法定的權威性和執行性 C.作者廣泛

D.根據調查研究成果寫成的用于揭示事物真象與規律的報告

11.關于答復詢問的報告，敘述錯誤的是（）。

A.用語簡明，得體，分寸適宜

B.可夾帶請示事項

C.是下級機關答復上級機關詢問的文種

D.內容準確真實，實事求是地向領導機關作認真負責的報告

12.函靈活簡便，可廣泛應用于公務聯系的各個領域，以下事項不適宜使用函件這一形式的有（）。A.北京市人民政府就X X發電廠建設問題向國家計委申請

B.上海市浦東新區人民政府就浦東新區的道路規劃問題向上海市交通廳詢問

C.上海市公安廳就打擊車匪路霸問題向華東六省的公安廳提出建議

D.國務院、中央軍委就軍隊營區外義務植樹進行指示

13.以下有關公文的說法錯誤的有（）。

A.公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞

B.通用公文，文稱行政公文，指各類機關普遍使用的文件，如請示、報告、函等

C.通知的作者廣泛，不受機關性質與級別層次的限制

D.函為不相隸屬機關間相互往來的正式公文，對受文者的行為沒有強制性影響

14.會議紀要是會議文件的一種，以下關于會議紀要的標題說法正確的是（）。

A.標題需寫明會議名稱與文種

B.標題須寫明發文機關名稱、事由與文種

C.標題需寫明會議名稱、事由、文種

D.可以采用一般文章標題的形式在標題中簡要明確地揭示中心思想

15.立卷的文件是已經辦理完畢的；立卷的作用主要是為了（）。

A.反映本機關的活動

B.便于檢索和管理

C.便于映證機關工作的歷史

D.便于研究有關問題

16.公文立卷的具體方法很多，但其本質都是（）。

A.一案一卷，一會一卷

B.同人同事立一卷

C.統計表、報表合卷

D.把握文件的特

17.編目是對組合之后的文件加以系統排列并編列出（）。

A.卷內文件次號

B.卷內文件目錄

C.編制立卷目

D.立卷計劃和案卷目錄

二、多項選擇題

1.公文提綱的內容包括（）。

A.公文標題

B.公文開頭

C.表述層次及論點、論據、字數安排

D.結尾

2.下面說法錯誤的有（）。

A.蓋印應端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期。

B.一件聯合發文，可有數個發文號

C.聯合行文的成文日期以最后簽發機關的簽發日期為準。

D.公文中的附注一般標注于主題詞下方。

E.題注一般用圓括號標注于標題下方。

3.具備法定效力的公文稿本有（）。

A.副本

B.草稿

C.定稿

D.試行本

E.暫行本

4.選定公文種類主要的原則方法是（）。

A.考慮行文的具體需要

B.考慮本單位的權限

C.考慮公文撰擬者的寫作水平 D.考慮行文走向

5.國家對公文的格式有具體的要求其特點有（）。

A.結構完整（來源：公選考試網）

B.規范性

C.相對確定性

D.靈活性

6.規定公文的統一規范格式，其目的在于（）

A.維護公文的嚴肅性

B.維護公文的有效性

C.維護公文的權威性

D.維護公文的準確性

7.主送機關有以下幾種（）。

A.上級機關

B.下級機關

C.平行機關

D.不相隸屬機關

8.通報有以下特點（）。

A.具有較強的時效性

B.讓事實和數據說話，而不過多地闡發和論證道理

C.具有教育性質，主要起宣傳教育、溝通情況和交流經驗的作用

D.內容單純，行文簡便

9.通報按其內容性質劃分，可分為（）。

A.表彰性通報

B.批評性通報

C.指示性通報

D.情況通報

10.通報的總體結構包括（）。

A.標題

B.主送機關

C.正文

D.通報的日期

11.通報與通知的區別是（）。A.通報用來傳達重要精神或情況

B.通報的事例典型，情況重要，具有較大影響

C.通報的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執行 D.通知有主送機關通報沒有主送機關

12.批復具有以下特點（）。

A.權威性

B.針對性

C.被動性

D.公開性

13.下列有關說法，能用來說明批復有明確針對性的是（）。

A.批復只印發給申報請示的單位及有關單位

B.批復的內容只答復請示的具體事項

C.批復的內容應予認真遵守與執行

D.批復的開頭和結尾要與請示的標題與發文字號相互照應

14.批復在制發前需進行認真的調查，調查的內容包括（）

A.查閱有關的規定和指示

B.調閱前案處理的材料

C.與內容涉及到的有關部門協商

D.調查研究請示的理由、事項與具體要求

15.下列各具體事項可以使用請示這一文種的有（）。

A.請求協調與幫助解決本機關無法解決的困難與問題

B.請求審核批準或批轉本機關制定的法規、規章或決定、報告等。

C.請求協調與解決本機關無法解決的困難和問題

D.根據規定必須履行審批程序的事項

16.請示的主送對象可以是（）

A.有商洽必要的平行機關

B.需請求其批準的不相隸屬機關

C.直屬的上級領導機關

D.上級業務主管部門

17.下列有關說法正確的是（）。

A.各機關對于自己無權決定或難以處理的問題均應制發請示公文

B.請示這類公文要求上級回復，故應與工作報告相區別

C.某機關對于后勤的安排，因幾位領導意見不一致，此時應該制發請示

D.請示不能使用議論的表達方式

18.分辦的主要依據是文件的性質、重要程度、（）等。

A.涉密程度

B.緩急時限要求

C.內容所涉及的職責范圍

D.黨和政府的方針政策

19.簽收文件的工作由（）完成。

A.專職外收發人員

B.兼職外收發人員

C．通訊人員

D.各機關的領導、負責人

三、不定項選擇題

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本

B.試行本

C.暫行本

D.修訂本

2.用于對某一項行政工作作比較具體規定的規范性文件，稱作（）。

A.條例

B.規定

C.辦法

D.決定

3.用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則的領導指導性文件，稱為（）。來源：公選考試網

A.命令

B.指示

C.批復

D.通知

4.公文中的詞語應（）。

A.含義確切

B.韻味無窮

C.可圈可點

D.包彩豐富

5.下面說法正確的有（）。

A.黨政機關應在各自的系統內部發布文件

B.行政機關可直接向黨的組織發布指令性文件

C.行政機關可直接向黨的組織匯報工作

D.黨政機關盡可能地增加聯合發文

6.公文詞語要求（）。

A.選擇最貼切，最能表情達意的B.盡量使用同音調

C.使用口語詞、歇后語，諺語

D.為反復強調、突出重點，大量用同意詞

E.使文章新穎，可用方言詞匯

7.維護公文的簡明性易出的問題是（）。

A.贅言泛濫，大量重復

B.語言含混、語義多歧

C.歸類不準、文不對題

D.主題不明、離題萬里

E.內容不全，掛一漏萬

8.維護文件的高度嚴密性是指（）。

A.公文的保密性

B.公文語言結構的嚴密

C.公文行文程序的嚴密

D.施行辦法的嚴密

9.承辦公文工作的依據主要是（）。

A.有關法律、法規、制度

B.一部分群眾的要求

C.上級領導做出的批示

D.上級領導傳授的意圖 參考答案

一、單項選擇題

1.C 2.A 3.A 4.D 5.C 6.A 7.A 8.D 9.B 10.D 11.B 12.D 13.D 14.A 15.B 16.D 17.B

二、多項選擇題

1.ABC 2.ABD 3.ACDE 4.ABD 5.ABC 6.ACD 7.ABC 8.ABC 9.ABD 10.AC 11.BC 12.ABC 13.AB 14.ACD 15.ABD 16.CD 17.ABD 18.ABC 19.ABC

三、不定項選擇題

1.ABCD 2.C 3.B 4.A 6.A 7.AE 8.B 9.ACD 公開選拔考試《公文寫作與處理》練習題2

一、單項選擇題（本大題共30小題，每小題1分，共30分）

在每小題列出的四個選項中只有一個選項是符合題目要求的，請將正確選項前的字母填在題后的括號內。

1.向同級業務主管部門請求批準時，應使用的文種是____.A.請示

B.報告

C.議案

D.公函

2.簽署是指____.A.機關領導人在定稿上親筆簽名

B.機關領導人在公文正本上親筆簽名

C.機關領導人對收文的辦理簽注批示意見

D.文件的承辦人在文件處理單上親筆簽名

3.主送機關指____.A.收文機關

B.辦理或答復收文的機關

C.需要了解收文內容的機關

D.必須送達的機關

4.擬辦，指____.A.擬稿

B.對發文審核把關

C.對來文辦理做出批示

D.對來文辦理提出建議性意見

5.用于注明卷內文件與立卷狀況的是______.A.卷末備考表

B.文件分類表

C.卷內文件目錄

D.案卷目錄

6.撰寫請示，要求_____.A.主送一個主管的上級機關

B.主送上級機關的領導人

C.受雙重領導的機關主送兩個上級機關

D.主送主管的與有關的上級機關

7.撰寫批復，開頭應寫明_____.A.上級機關的指示

B.國家的有關法規

C.下級機關的工作情況

D.所針對的請示的日期與標題

8.一般文件的成文日期，指_____.A.領導人簽發的日期

B.文件用印日期

C.文件發出日期

D.領導人簽署文件正本日期

9.聯合行文的作者，應為______.A.具有隸屬關系的機關

B.同級或級別相近的機關

C.同一組織系統中的上下級機關

D.具有業務指導關系的機關

10.轉發與批轉公文時用______.A.通報

B.通知

C.公函

D.批復

11.發文字號是指 A.文件代號

B.機關代字

C.發文

D.發文順序號

12.注辦是指_____.A.對來文進行分送

B.對來文辦理提出初步方案或建議

C.對來文閱讀、執行與辦復

D.對來文辦畢簽注承辦經過和結果

13.______文件，不能用簽發形式生效。

A.指導類

B.會議類

C.報請類

D.知照類

14.清退指將辦完清理出的文書交給_______.A.發文機關或指定的專門部門

B.檔案部門

C.文件銷毀部門

D.秘書部門

15.簽署是指_____.A.機關領導人在公文定稿上親筆簽名

B.機關領導人在公文正本上親筆簽名

C.機關領導人在收文的辦理簽注上批示意見

D.機關領導人文件處理單上簽親筆簽名

16.以機關名義對外簽發公文，必須遵循_____.A.集體會商的原則

B.先核后簽的原則

C.正職簽發的原則

D.規范簽發的原則

17.蓋印章時，應做到_____.A.上壓正文，下不壓成文日期

B.既壓正文，又壓成文日期

C.上不壓正文，下壓成文日期

D.上不壓正文，下不壓成文日期

18.注發是指_____.A.在定稿上注明辦理情況

B.在定稿上批注繕印要求

C.在定稿上批注發文要求

D.在定稿上落款處簽署

19.最有效的催辦方式是_____.A.電話催辦

B.文字催辦

C.登門催辦

D.會議催辦

20.立卷是指_____.A.將辦理完畢文件進行整理

B.將辦理完畢文件組成案卷

C.將辦理完畢文件組成組合體

D.將辦理完畢文件進行編目

21.國家主席依照有關法律公布行政法規和規章，應當用_____.A.令

B.決定

C.通知

D.公告

22.國家主席依照有關法律宣布施行重大強制性行政措施應當用_____.A.令

B.決定

C.通知

D.公告

23.國家主席依照有關法律嘉獎有關單位及人員應當用_____.A.令

B.決定

C.通知

D.公告

24.根據《辦法》，“議案”的作者指_____.A.各級人民政府

B.各級人民代會大會代表

C.群眾

D.國家領導人

25.下列哪個事由，根據《辦法》，不可以使用“決定” _____.A.關于嚴懲嚴重破壞社會治安的犯罪分子的工作安排

B.關于大興安嶺森林特大火災事故的處理

C.關于授予×××全國勞動模范的稱號的嘉獎

D.關于在太平洋×地區試驗運載火箭使過往船只周知

26.“公告”根據《辦法》適用于_____.A.向國內外宣布重要事項或者法定事項

B.公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項

C.對重要事項或者重大行動做出安排

D.宣布施行重大強制性行政措施

27.“通告”根據《辦法》適用于_____.A.向國內外宣布重要事項或者法定事項

B.公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項

C.對重要事項或者重大行動做出安排

D.宣布施行重大強制性行政措施

28.傳達有關單位周知或者執行的事項，使用_____.A.公告

B.通告

C.通知

D.通報

29.轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，使用_____.A.決定

B.通告

C.通知

D.通報

30.傳達重要精神或者情況，使用_____.A.決定

B.通告

C.通知

D.通報

二、多項選擇題（本大題共10小題，每小題2分，共20分）

在每小題列出的五個選項中有二至五個選項是符合題目要求的，請將正確選項前的字母填在題后的括號內。多選、少選、錯選均無分。

31.向不相隸屬的機關發文請求事項，不能用___________.A.請示

B.報告

C.公函

D.通知

E.通報

32.收文的辦理包括的環節有___________.A.擬辦

B.批辦

C.承辦

D.注辦

E.催辦

33.不需要立卷的范圍是___________.A.重份文件

B.無查考利用價值的事務性、臨時性文件

C.未經審閱簽發的不生效文件和一般修改稿

D.與本單位工作無關的參考文件

E.無保存價值的人民來信和無特殊保存價值的信封

34.“有關××機床廠第七屆職代會的通知、報告和決議”不是按照____特征組卷的。A.作者

B.問題

C.時間

D.文種

E.通訊者

35.《××省衛生系統1999年工作總結》_____.A.文件式標題

B.文章式標題

C.雙標題

D.單標題

36.總結的文章式標題，可以是_____.A.概括主要內容

B.概括基本觀點

C.時限和內容

D.單位名稱

37.述職報告的結尾的內容一般包括_____.A.自我批評

B.努力方向

C.表示決心

D.總結工作

38.常用的調查報告有_____.A.經驗調查報告

B.情況調查報告

C.問題調查報告

D.專題調查報告

39.不適用于按文件名稱立卷的有_____.A.司法文件

B.人事文件

C.教學文件

D.統計文件

E.會計文件

40.不能作為批復結束語的是_____.A.上述批復如無不妥，請參照執行

B.上述批復如有不妥，請予回函。

C.特此批復。

D.此致敬禮。

E.此復在執行中若有新問題，必須立即上報。

答案 D 2 B 3 B 4 D 5 A 6 A 7 D 8 A 9 B 10 B A 12 D 13 B 14 A 15 B 16 B 17 C 18 B 19 C 20 B 21 A 22 A 23 A 24 A 25 D 26 A 27 B 28 C 29 C 30 D

ABDE 32 ABCDE 33 ABCDE 34 CDE 35 AD 36 AB 37 ABC 38 ABC 39 ABC 40 ABD 機關法定公文的擬寫：命令的類型

命令（令）有多種類型，根據它的使用范圍和作用，可分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令，懲戒令以及動員令、戒嚴令、特赦令等。

1、公布令。公布令也稱作發布令、頒布令。它是國家領導機關和有關部門用來公布法律、發布行政法規和規章的命令。它一經發布，就要求全體公民、有關單位和人員無條件地遵照執行，具有極強的規定性和支配力，不容違抗和抵制。這類命令之后，隨著就附上法律、法規和規章的全文，即“令出法隨”，公布令也就成了這些法規文件的運行載體，是一種載體性公文。

例如：

中華人民共和國主席令

第七十三號

《中華人民共和國老年人權益保障法》已由中華人民共和國第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十一次會議于1996年8月29日通過，現予公布，自1996年10月1日起施行。

中華人民共和國主席 江澤民

1996年8月29日

2、行政令。行政令是國務院及其各部門、縣以上地方各級人民政府宣布施行重大強制性行政措施時發布的命令。

3、嘉獎令。嘉獎令是領導機關或領導人為嘉獎有關人員或有功集體而發布的命令。嘉獎令正文一般由嘉獎原因、嘉獎內容和嘉獎希望構成，具有極強的號召力。

由于命令（令）是極具莊重性的公文名稱，懲戒令一般很少使用。領導機關對有關人員的懲戒往往使用通報或決定等文種行文。

以上所述是命令（令）的主要種類，此外，還有動員令、戒嚴令、特赦令等。

機關法定公文的擬寫：命令的特點

由于命令（令）是國家領導機關依照有關法律發布行政法規和規章、宣布施行重大強制性行政措施等重要事項時使用的公文，它直接體現了國家或某級行政領導機關的意志，集中反映了國家或某級行政機關在某個方面政策要求。在發令機關的職權范圍內，命令起著對有關工作實行強制干預和約束、強行統一思想和行動的作用。它具有以下三個特點：

1、強制性。命令（令）一經發布，有關的下級機關或人員必須無條件地執行和服從，不能討價還價。玩忽職守，延誤或干擾命令的執行，都會受到嚴肅的處理；有意違抗，拒不執行，必將受到嚴厲的懲罰。

2、權威性。命令（令）作為指揮性下行公文，具有行政公文的權威性和約束力。雖不是法律、法規本身，但它可以確定法律、法規的生效日期、施行范圍等。這都具有法律的效力和法規的約束作用。

3、嚴肅性。命令（令）的強制性、權威性和不可逆轉性要求制發命令的機關必須極其慎重。人們常說“軍令如山倒”，令出就不可收回了。在使用這一公文時，必須嚴肅對待，既不能隨意發布，更不能朝令夕改。行文要求使用指揮性語言、態度嚴肅、結構嚴謹、文字簡潔準確，語氣堅決肯定，不允許任意更改和變通

機關法定公文的擬寫：命令的寫作

命令（令）這一文種，一般內容單一，一事一文，篇幅較短，有的僅一兩句話，有的篇段合一，一貫到底。不論何種類型的命令（令），總的要求是行文簡短扼要，文風莊重嚴肅，語氣堅決有力。

命令（令）的結構一般由標題、正文、領導人簽署和日期組成。不同類型的命令（令）的寫作又有各自的具體要求，分述于下：

1、公布令

公布令的標題一般由兩個部分構成，即由發文機關名稱或領導人的職務名稱加文種組成，如《中華人民共和國主席》、《中華人民共和國國務院令》。標題下面是令的編號，如第一號、第二號。公布令的編號與一般公文按編順序號的方法不同，它是發令機關領導人在任職期間行使職權時編的流水號，順序延至任職期滿為止，下任另行編號。

公布令的正文很短，一般只有一兩句話，說明公布的法規名稱，通過、批準的機關或會議名稱，通過、批準的時間以及生效的日期。隨后是發令機關全稱、領導人簽署和日期。公布令同它所公布的法規或規章一起組成一分完整的公文。

2、行政令

行政令的標題同一般的公文標題一樣，由發文機關、事由和文種組成，如《國務院關于發行新版人民幣的命令》。行政令的正文一般包括命令原由、命令事項和執行要求三個部分。

行政令的原由要準確簡煉。原由是發布命令的依據，其任務在于充分說明發布命令的理由，使受令者確信命令的合理性、必要性和重要性，但又不能作過多的鋪陳，一般只用一段簡短的話概括出來就行了。如上例《國務院關于發行新版人民幣的命令》用一句話說明發行新版人民幣的原由：“為了適應國民經濟發

展的需要，進一步健全我國貨幣制度，方便流通使用和交易核算，現決定……”一是“適應”，二是“健全”，三是“方便”語句簡潔、理由充分、表述準確，使人一看就覺得新版人民幣的發行事關重大，確有必要，這就為下達命令事項做了充分的鋪墊。

命令事項是行政令的主體部分。必須具體、明確地寫清楚本命令所要采取的措施，使受令者明白無誤地知道應該怎幺做，不應該怎樣做。有的分條列項提出具體要求，如上例命令，一共有五條，其中1、2、3、4條指明了新版人民幣的發行機構、面額、比值、流通要求及發行時間，非常具體、明確，一目了然。

執行要求是行政令正文的結尾部分。內容一般是對受令者提出要求或囑咐，或明確指明獎懲措施。這一部分應與前兩個部分緊密聯系，一氣貫通，引起受令者的高度重視，以利于命令的執行。

總之，命令（令）的寫作要求做到：內容實在，中心突出；結構嚴謹，篇幅簡短：簡約明了，文字精當；語氣堅定，風格莊重

機關法定公文的擬寫：命令概述

命令（令），是國家領導機關頒發的具有強制執行性質的重要的指揮性公文。

《辦法》規定：“命令（令）適用于依照有關法律規定發布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。”

“命令”這一文種是從我國古代的“命”和“令”發展而來的。夏、商、周三代就有“命”這一公文名稱，主要用來賜官授胤，又兼作“誥”、“誓”用。《尚書·商書·說命》：“王言惟作命。”“令”的出現稍后，有命始有令，有奉命而行之意。《尚書·商書·說命》有“發號施令，罔有不臧”之說；戰國時，秦孝公曾經兩次頒布《變法令》，說明“令”已經作為正式公文文種使用了。秦始皇統一六國以后，改“命”為“制”，“令”為“詔”。此后，歷代封建統治者用“制”、“詔”、“策”、“敕”、“諭”、“旨”等文種來制發國家最高機關的公文，發布皇帝的旨意。南京臨時政府時期，內務部頒行新的《公文程序》，廢除“制”、“詔”等舊文種，規定凡中央或地方機關向下級機關行文一律用“令”。1931年瑞金中央工農心政府發布的《蘇維埃地方政府暫行組織條例》中，就有了“命令”這一文種。中華人民共和國成立之后，仍沿用“命令”和“令”。1951年9月，中央人民政府政務院在《公文處理暫行辦法》中，將“命令”列為正式文種。1957年10月，國務院秘書廳在《關于對公文名稱和體式樣問題的幾點意見（稿）》中，又把命令和令分為兩個文種。

命令和令分為兩個文種，在使用上很難區分。實際上，“命令”是古代公文“命和”“令”的合稱。許慎《說文》：“命，使也。”劉勰《文心雕龍》：“令者，使也。”說明命和令的作用實際上是一樣的，屬于一個文種。命令是命和令的合稱，令則是命令的簡稱。

誰有權發布命令（令）呢？根據我國《憲法》的有關規定，中華人民共和國主席、國務院、國務院各部和各委員會，縣級以上的地方各級人民政府有權發布命令。

《憲法》第八十條規定：“中華人民共和國主席根據全國人民代表大會的決定和全國人民代表大會常務委員會的決定，公布法律，任免國務院總理、副總理、國務委員、各部部長、各委員會主任、審計長、秘書長，授予國家的勛章和榮譽稱號，發布特赦令，發布戒嚴令，宣布戰爭狀態，發布動員令。”

《憲法》第八十九條規定：“國務院行使下列職權：

（一）根據憲法和法律，規定行政措施，制定行政法規，發布決定和命令。”

《憲法》第九十條規定：國務院“各部、各委員會根據法律和國務院的行政法規、決定、命令，在本部門的權限內，發布命令、指示和規章。”

《憲法》第一百零七條規定：“縣級以上地方各級人民政府依照法律規定和權限，管理本行政區域內的經濟、教育、科學、文化、衛生、體育事業、城鄉建設事業和財政、民政、公安、民族事務、司法行政、監察、計劃生育等行政工作，發布決定和命令，任免、培訓、考核和獎懲行政工作人員。”

黨的各級領導機關一般不單獨使用“命令（令）這一文種

公文寫作與公文處理：公文擬寫者的修養

公文是一種應用文件，是國家管理政務，機關處理工作的一個重要工具，它的政策性、思想性和業務性都很強。擬寫公文是一種綜合能力的體現。一份好的公文，沒有一定的政治理論水平、廣博的科學知識、豐富的實際材料和熟練的表達技巧等方面的必要修養，是寫不出來的。為了保證公文的質量，使公文更好地發揮作用，擬寫公文的文書、秘書工作人員必須具有以下幾個方面的修養。

一、具有一定的政治理論水平

在各類應用文體中，唯有公文是受政治思想影響最大的一種文體。作為一種施政治事的工具。這種影響不可避免地表現在公文上。公文擬寫要表達黨和國家機關以及人民的意志，體現他們的要求，維護他們的利益，要堅持四項基本原則。公文擬寫者要有正確的政治觀點和立場，就必須具有一定的政治理論知識，必須認真學習和掌握馬列主義、毛澤東思想的基本理論、基本原則和科學方位法，并運用這些基本理論和觀點去分析解決實際問題，正如中共中央《關于建國以來若干歷史問題的決議》中指出： “毛澤東思想是馬克思列寧主義在中國的運用和發展，是被實踐證明了的關于中國革命的正確理論原則和經驗總結，是中國共產黨集體智慧的結晶”，“我們必須繼續堅持毛澤東思想，認真學習和運用它的立場、觀點和方法來研究實踐中出現的新問題。毛澤東思想為馬克思列寧主義的理論寶庫增添了許多新的內容，我們應當把學習毛澤東同志的科學著作同學習馬克思、恩格斯、列寧、斯大林的著作結合起來”。要學習辯證唯物主義和歷史唯物主義、政治經濟學等基本理論，自力更生、艱苦奮斗的方針，把這些作為分析研究和解決工作的實際問題的銳利武器。每個公文擬寫者要保證提高文件的政治思想性，必須提高自己的政治理論修養，認真解決世界觀、政治覺悟和思想方法問題。

二、要熟悉和掌握政策法令

各個機關所進行的工作都同實行一定的政策相聯。不是實行正確的方針政策，就是實行某種錯誤的方針政策；不是自覺地就是盲目地實行某種政策。黨和國家制定的方針政策法令，是指導各項政策法令方面又獨具表現能力。實際工作中制發的公文，往往是對黨和國家政策法僅的具體執行，而且需要密切與本部門、本地區或本系統的實際情況相結合。這就需要公文擬寫者必須熟悉和掌握這些政策法令，真正領會其重要性、必要性和精神實質。只有提高了政策水平。然后才能談到結合本地區、本系統或本部門的實際情況，分析研究貫徹執行的具體辦法。當前，我們國家正在沿著社會主義方向進行改革，發展社會主義市場經濟，全面開創社會主義現代化建設的新局面。黨的十一屆三中全會以來，黨和國家在政治、經濟、文化等各方面的工作中除恢復了許多正確的方針政策以外，同時還總結了秘書工作人員就一定要認真學習與提高政策水平，熟悉有關的政策法令，這才能積極正確地貫徹有關精神，避免擬寫出的文件與有關政策法令相抵觸和脫節。

三、要熟悉本機關、本部門的業務和有關情況

各類機關和各個工作部門，都有自己的職責范圍，都有自己的專門業務和業務特點。不熟悉這些業務，就不可能擬寫出指導業務工作的高質量的文件來。業務上不通，要下筆擬寫文件，必然會出現反映工作情況抓不住要害和重點，指導工作缺乏針對性，解決問題抓不住癥結和關鍵的現象，難免不產生主觀主義、瞎指揮等弊病，造成工作上的被動和失誤。因此擬寫指導業務工作的文件，需要在熟悉和鉆研本職業務上，踏踏實實下功夫。

熟悉工作情況和機關業務主要包括以下幾個方面：首先，要弄清本機關、本部門的工作職責、業務范圍、工作的基本規律和當前的中心任務是什么，本機關經常與哪些機關和部門有工作聯系，都各有什么關系。第二，對于下屬單位的工作情況，要經常了解，發現與培養典型，研究與總結新鮮經驗，分析存在的問題，做到心中有數。第三，學習有關本專業的科學知識和機關工作知識。

此外，如果新調任本部門的文秘人員，還應該熟悉本機關、本部門工作的歷史。了解本機關、本部門過去的主要工作活動情況，組織機構的變動情況，對重大問題的處理情況以及形成的重要文件等。只有熟悉上述各方面的情況，熟悉與掌握本職務，成為內行，才能準確而有效地處理工作問題，在擬寫文件時做到得心應手。

四、要有廣博的知識

我國的經濟體制改革在不斷加快、深化，政治體制改革在逐步展開、深入，形勢在迅速發展，新知識、新事物層出不窮，知識也在不斷更新。在社會主義市場經濟條件下，從事公文擬寫工作的人員，不僅要有較好的政治理論修養和較高的政策水平，懂得各項業務知識，而且要博學多聞，通曉各方面的科學文化知識。要學習一些控制論、系統論、信息論等現代科學文化知識；要懂得經濟、文藝、歷史、數學、物理、化學乃至天文、地理等各種文化知識；更應當懂得法學、社會學、心理學、管理學與領導科學等等。學習這些知識，可以增強眼力，開闊視野，豐富頭腦，不斷地提高自己對問題的認識水平，從而增強思維的靈敏性和分析問題的能力，這對寫好公文大有裨益。知識浩如煙海，學習應循序漸進，鍥而不舍，還要有所側重，努力做到學用結合，學以致用。

五、要懂得一些語法、邏輯、修辭知識

一些單位的公文中所以存在著不合乎語法、邏輯、修辭要求的詞句，很重要的一個原因，就是有些公文擬寫人員不大懂得語法、邏輯、修辭知識。正如有的同志所講，說話比較容易，一旦要寫到紙上，總是表達不那么明白，有時因為一句話就要費許多思索，動不少腦筋。正因為這樣，往往一篇內容很好的公文由于表達得特別別扭而大為遜色。因此，公文擬寫人中很有必要下苦功夫學習語法、邏輯、修辭等方面的基礎知識，從理論上武裝自己，當然，不一定要精通，但至少要懂得一些起碼的常識，這是每一個公文擬寫者必須具備的一種技能。

學習語法、邏輯、修辭知識要堅持理論聯系實際。一是要和學習群眾的生動活潑語言相結合。在工作和生活中，要經常注意積累、整理、加工群眾的語言，去其雜質，取其精華，恰當運用。二是要和學習范文相結合。學習范文就是從別的單位文件和個人的文章中吸取營養。平時要注意選擇不同類型的范文，利用工作之余或專門的業務學習時間，對范文的組詞造句、文字技七等進行解剖、分析并參與討論，看人家的公文在文風上有什么特點，在文字上有哪些特色等等，集其所長，為我所用。實踐證明，經常解剖、學習范文很有收益。三是和診治公文語病相結合。凡是平時自己修改或領導同志修改過的公文稿，不要隨意亂扔或毀掉，應該對文稿存在的語病進行認真的研究，找出癥結所在，從中摸索規律，總結經驗，避免再出現類似的問題。在日常工作中，如果發現收文當中出現語病，也不要輕易放過，應該分析研究，從中得到借鑒，接受教訓。采用上述方法糾正語病，針對性強，烙印深刻，提高顯著，比空洞地講道理要好，對提高公文擬寫水平能起到事半功倍的效果。

六、要多寫多練，刻苦實踐

擬寫公文是一項綜合性的鍛煉，它是公文擬寫人員思想政治、理論、政策水平，業務能力，知識面以及文字表達能力的全面反映。然而，僅做到這幾點，并不一定就能寫出高質量的公文。要全面的提高公文擬寫水平，關鍵在于要多寫多練，要經過一番刻苦磨練的過程，學到的理論、政策，掌握的工作素材，通曉的各種知識，懂得的語法、邏輯、修辭方法，都應當在不斷的寫作種消化、融匯、吸收、生發，真正做到執筆而不怠。這樣堅持下去，勤能補拙，熟能生巧，必將取得好的效果。因此，公文擬寫人員應該下苦功夫奮力實踐，不斷探索成功之路。

公文寫作與公文處理：公文擬寫工作的重要性

公文擬寫是指文件的起草（或叫擬稿）工作。它是機關發文處理的第一個工作環節。在機關的全部文書處理工作中占有很重要的地位。一個機關在依法行使職權的工作活動中經常要使用文件這一工具同上級領導機關、下級機關或其他有關的機關單位發生聯系。無論是主動對外發文，還是答復其他機關來文，或者對內行文，都必須進行文件起草工作。這種文件起草工作實際上包括文件起草初稿，然后經討論修改形成送審稿的整個過程。文件起草工作的好壞，對于保證文件的質量和發揮文件的效用都有很大的關系。因此，文件的擬寫工作，比較收發、登記、打印、催辦等文書處理環節來說，往往需要經過周密審慎的思考和花費較多的精力與時間。尤其是一些重要的領導指導性文件的擬寫，無疑是一種艱苦細致的創造性的腦力勞動。

機關在處理日常工作中要想準確得當地發揮文件的辦事效用，就必須講究文件質量。文件效用同文件的質量有著密不可分的聯系，這里所說的文件質量，主要是指文件的思想內容和文字表達兩個方面。一份高質量的文件，應當是在內容上能夠認真體現黨和國家的方針政策，如實地反映出工作情況和業務活動，有針對性地及時地提出問題，恰當地妥善地解決問題；在文字表達上還要簡明通順，確切得體，說理透徹，敘事清楚，使收文機關便于閱讀、理解和處理，它才能發揮出推進機關工作的積極作用，真正成為辦事的有效工具。特別是那些決策機關所發布的決策性文件，影響面廣，關系重大，所產生的政治影響和社會效果比較深遠，最能體現制發者的政策水平、領導藝術、業務能力和工作作風，更應當注重擬寫文件的質量。因此，文件的擬寫工作是一項思想性、政策性、業務性很強的非常嚴肅的工作，是保證文件質量的重要基礎。每個機關都應該十分重視文件的擬寫工作，注意保證文件的質量，并要求秘書工作、公文處理工作以及業務工作的人員都能十分熟練地掌握擬文要領和寫作方法，不斷地提高寫作能力和工作效率，以高度的政治責任感和極端嚴肅認真的態度做好公文的擬寫工作。

公務文書是機關用來陳述情況、表達意圖、聯系工作、處理公務的文字依據。它的內容不僅反映著文件制發機關的意愿和工作狀況，而且還體現著這個機關領導的思想水平和工作經驗，特別是對于一些重要的領導指導性文件來說，文件的質量更能體現出文件制發機關領導的政策水平、業務能力、領導藝術以及工作效率和作用。因此，機關領導不僅把文件的擬寫工作看成是機關公文處理的一項日常工作，而且把它當作機關領導工作的一個重要組成部分。在機關工作中，屬于日常事務性的往來文件、處理具體業務的文件，通常是在機關領導人、部門負責人的授予權授意之下，按照分工由秘書、文書和業務工作人員執筆起草，然后由機關的主管領導人或部門負責人審核、簽發。而對于重要的領導指導性文件的擬寫，例如有關方針政策的制定，法規條例的擬定重要的指示、講話和工作情況報告，全面性的工作計劃和總結，以及重大問題的處理意見等，應當由機關的領導人或秘書部門、有關部門的主要負責人親自動手起草，或者親自組織有經驗的人員起草，而不應當依賴秘書和負責人員。黨中央的一份指示曾指出：目前也有一些領導干部，工作不用腦筋，成天忙于批條子，應付門面，他們不僅在準備自己領導范圍內的重要文件時不動手，而且連自己的講話、報告、以至日常工作的指示也不動腦，不動手，不提出基本的思想內容，一切由秘書或者別人代勞。他們這樣做，實際上是放棄了自己的領導責任，嚴重地損害了黨的領導作用和領導威信。并且指出：各級領導干部親自動手起草重要文件，這不是技術性問題，而是領導工作中的原則性問題。黨中央1981年又曾經在一份指示中強調指出：領導干部必須親自動手準備自己的重要講話、報告、親自指導、主持自己領導范圍內的重要文件的起草，否則他對自己所領導的主要工作就不能擔負政治責任。領導親自動手起草文件，不僅有利于提高領導的知識化、專業化水平，而且有利于提高工作效率，更好地發揮機關的作用。

我們黨和國的領導人歷來極為重視文件的擬寫工作。毛澤東、周恩來、劉少奇同志等許多老一輩無產階級革命家，在領導中國革命的艱苦卓絕的斗爭中，經常親自起草或親筆自發重要文件。在毛澤東同志的光輝

著作中，有許多是毛澤東同志作為中央的主席親筆為黨中央、中央軍委等起草的文件和電文，其中還有許多是經過不少老同聲東擊西調查研究集體討論，最后由毛澤東同志集中概括成文的。毛澤東同志曾經把自己比作“黨的文書”。周恩來同志也為黨中央起草過許多重要文件。建國以后，百廢待興，周總理雖然日理萬機，但對于他所經手的文件，總是逐字逐句一絲不茍地反復斟酌修改。其他老一輩革命家在起草文件時，也總是以高度的負責精神和極端嚴肅認真態度去進行寫作，為我們樹立了光輝的典范。

文件是機關辦事的工具，又是文書工作者的工作對象。文秘工作者必須充分認識文件擬寫的重要意義，勤學苦練，提高思想、政策和寫作水平，切實保證文件質量，使文件更好地為社會主義現代化建設服務。

公文寫作與公文處理：公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作相似，但是由于公文在性質、作用及其寫作要求上不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。公文的擬寫通常按以下步驟進行。

一、明確發文主旨

任何一份公文都是根據機關工作的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即公文的主題和發文的目的，包括以下幾項內容：

1、文件的中心內容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些問題，主要成績及存在問題，下一步的打算；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決什么問題等。

2、根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級機關來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是寫一個帶有規定性質的通知等。

3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，是向上級領導機關匯報，還是向下級所屬單位介紹和推廣工作經驗；是給領導干部、有關部門工作人員閱讀，還是向全體干部或人民群眾進行傳達等。

4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方機關了解，還是要求對方機關答復，是要求各收文機關貫徹執行，還是供對方參照執行、研究參考、征求意見等。

總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有首先對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草文件。

二、收集有關材料，進行調查研究

發文的目的和主題明確以后，就可以圍繞這個主題收集材料和進行一定的調查研究，當然，這也要根據具體情況，并不是擬寫每份文件都要專門進行這一步工作。例如，擬寫一個簡短的命令、通知，寫一封內容比較簡單的公函，呈報一項請示等，一般來說不需要專門做收集材料和調查研究的工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但是對于問題比較復雜，或雖有領導人對問題處理的原則意見，但還沒有形成具體有觀點和材料，還要進行具體分析和歸納；或擬寫篇幅較長的文件，擬定工作計劃、進行工作總結，起草規章、條例，擬寫工作指示和領導人講話等，往往都需要收集有關材料和進行一些調查研究工作，因為概念的形成過程，判斷的形成過程，推理的過程，就是調查和研究的過程，就是思維的過程。

人腦是能夠反映客觀世界的，但是要反映得正確很不容易。要經過反復的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀實際。寫出的文件要符合實際，也必須經過這樣一個過程。

怎樣為擬寫文件收集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中收集活材料。例如，要草擬本部門的工作計劃，首先需要查閱黨和國家有關的方針政策和指示精神，上級機關布置的任務，本部門去年的工作計劃和工作總結，以及參考兄弟單位的有關工作計劃等。還要認真研究本部門今年面臨的形勢，今年的中心任務，上級要求；本部門當前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什么潛力；研究針對實際情況應當提出哪些具體指標，需要采取什么保證措施等。再如，擬寫一個全面的工作總結，需要查閱原訂的工作計劃，上級機關頒發的主要的領導性文件，這一時期本機關制發的主要文件、下屬機關報送的主要文件，有關的重要會議文件，本機關的大事記等；請本機關各個部門的同志開個座談會，了解各部門的工作情況和工作體會，召集有關人員醞釀討論總結提綱等。在全面調查和收集了有關材料的基礎上，分析研究主要進行哪幾項工作，取得的主要成績及其原因，工作中的主要經驗教訓等。總之，收集材料和調查研究，是一個充分醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材，了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識上的飛躍，從感性認識上升到理性認識。

三、擬出提綱，安排結構

在收集材料調查研究的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題、依次再寫什么問題，主要分作幾層意思等。篇幅較長的比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱又當別論了。

擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點、可以召集一定的會議進行集體討論研究和修改，使提綱益臻完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。

四、落筆起草，擬寫正文

結構安排好后，要按照提綱所列順序，開宗明義，緊扣主題，擬寫正文。寫作中要注意兩點。

1、要觀點鮮明、用材得當。也就是說要用觀點統帥材料，使材料為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點一致。

行文當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可，或詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云，無所適從，或者容易產生誤解，造成歧義，便會貽誤工作和造成不應有的損失。

有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞，缺乏根據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清楚要說明什么問題，不了解發文的意圖，特別是工作報告和情況匯報、經濟情況介紹等一類的文件，需要既有觀點，又有材料。觀點和材料的關系，如同骨頭和肉的關系一樣，有骨有肉才顯得豐滿、生動、有力。例如，闡明某項方針、政策的指示和意見、往往要指出工作中的主要成績、18

存在的問題、值得注意的傾向，指明怎樣去做會有什么好處，指明不應當怎樣做，做了容易產生什么后果，會有什么不利等。總之，要向對方曉以利害，使之深刻理解自己的意圖的可行性和必要性，就有必要恰當地運用一些具體材料來說明一定的道理。再如，寫一份工作簡報、調查報告、通報或經驗介紹，都要選用一定的典型事例和典型人物的材料，以達到交流情況，具體反映問題，或有生動的事實表彰、宣傳或教育、警戒的目的。這樣寫的文件，有理有據，才能使人感到生動真實，樂于信服。

我們在調查研究中收集到的材料是多種多樣的，使用材料時必須經過選擇與剪裁，使材料能夠說明觀點，并具有典型性。也就是說要下一番去粗取精、去偽存真的功夫。選材要恰當，要為表達發文的意圖服務。運用材料緊密圍繞觀點，這就是我們所說的用觀點統帥材料。材料用得不當，不說明問題，就會出現材料與主題脫節的現象。這樣的文件，會顯得結構松散而雜亂，是缺乏說明力的。因此，不能說明問題的材料，寧可不用，不可濫用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

擬寫文件要保持嚴肅性，要求用材料說明觀點，用觀點統帥材料，是說觀點必要有實際材料加以說明，運用材料必須緊密結合觀點；絕不是說可以事先主觀地劃出一個思想框框，然后去拼湊材料，沒有材料就去編造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本質的虛假的東西作為表達某種觀點和意圖“依據”。這樣來寫文件，是違背實事求是的根本原則，是決不容許的，必須嚴加禁止。

還需要說明的是，擬寫文件要有觀點和材料，也并不是說任何文件都必須具有這兩個方面。例如，一封介紹信、一個具體問題通知、一個簡要的批復、一項法規、法令等，一般都不需要引用什么材料來闡明觀點，而主要是說明具體意見、要求和規定，交代有關事項和做法等。

2、要文句簡練、交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代問題清楚明了。如果為了說清楚問題，就寫得啰嗦冗長，是不可取的；而為了簡便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫法，應該是宜簡則簡，宜詳則詳，詳略得當。敘述的文字力求簡練；需交代的重點，如文中涉及的人名、地名、機關名稱、或者使用規范化簡稱，簡稱必須是人所共知的，并且要注意不與其它機關發生重復和不至于誤解，不得隨意亂用簡稱。如將“××省委組織部、宣傳部”簡作“×省組宣”《會使人看不用代稱“滬”、“渝”。縣以下不為人們熟知的地名，前面應冠上所屬的省名、地區名、縣名等。某些事物的全稱很長，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個文明”、“實現四化等。不得隨意創造使人難以理解的叫法。

文中引用的有關論述，應注明出處。引用其它文件時，應寫明它的發文機關、發文日期、發文號或文件的全標題；引用的語句，應加引號標明。文中提及的人名，如果不為對方所熟悉，在第一次出現時，應當寫明他的職務、身份和全名，以下可以簡稱。文中遇有特別生僻的詞語，應加以注釋。總之，不能認為自己清楚的事，對方也必然會了解。要從對方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。

一般來說，擬寫文件不僅要注意文具通順、遵守文法規則、正確使用標點符號，還要注意是否交代清楚了什么機關、什么時間、什么地點、什么問題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見、對對方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚，除了簡短的文件外，一般均應開宗明義，首先交代全文的目的或結論，作為導語，然后再分幾層意思說明，在全篇的結尾部分，還可以對全篇的要旨作一個適當的概括，并表明對收文機關的要求。例如要求這份文件在什么時間、什么范圍傳達，什么時間開始執行，請示答復或僅是上報備案等。

五、反復檢查，認真修改

初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，須要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的。寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能成熟。擬寫文件時，自己起草以后，一定要反復閱讀幾遍，仔細地逐字逐句斟酌修改，連標點符號也不要放過。

1、關于主題的修改。看主題思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據。

2、關于觀點的修改。修改公文要考慮觀點是否正確，表達有無問題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都要進行修改。

3、關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過恰當的材料表現出來，如果文件只有觀點而無材料，或者有了材料而不能說明觀點，或者材料過多而湮沒了觀點，就要對材料進行適當的修改。

4、關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，起承轉合的調整，層次位置的改變，以及詳略的更動等等。目的在于使文件更加嚴謹、暢達、勻稱和完整。

5、關于語言的修改。主要是修改不通順的字句，不規范的字以及標點符號，以達到語言準確、鮮明、精煉、生動的要求。

修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。通過修改，不僅可以提高文件質量，為審核、簽發打好基礎，也可從中提高寫作能力。

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作相似，但是由于公文在性質、作用及其寫作要求上不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。

公文的擬寫通常按以下步驟進行。

一、明確發文主旨

任何一份公文都是根據機關工作的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即公文的主題和發文的目的，包括以下幾項內容：

1、文件的中心內容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些問題，主要成績及存在問題，下一步的打算；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決什么問題等。

2、根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級機關來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是寫一個帶有規定性質的通知等。

3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，是向上級領導機關匯報，還是向下級所屬單位介紹和推廣工作經驗；是給領導干部、有關部門工作人員閱讀，還是向全體干部或人民群眾進行傳達等。

4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方機關了解，還是要求對方機關答復，是要求各收文機關貫徹執行，還是供對方參照執行、研究參考、征求意見等。

總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有首先對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草文件。

二、收集有關材料，進行調查研究

發文的目的和主題明確以后，就可以圍繞這個主題收集材料和進行一定的調查研究，當然，這也要根據具體情況，并不是擬寫每份文件都要專門進行這一步工作。例如，擬寫一個簡短的命令、通知，寫一封內容比較簡單的公函，呈報一項請示等，一般來說不需要專門做收集材料和調查研究的工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但是對于問題比較復雜，或雖有領導人對問題處理的原則意見，但還沒有形成具體有觀點和材料，還要進行具體分析和歸納；或擬寫篇幅較長的文件，擬定工作計劃、進行工作總結，起草規章、條例，擬寫工作指示和領導人講話等，往往都需要收集有關材料和進行一些調查研究工作，因為概念的形成過程，判斷的形成過程，推理的過程，就是調查和研究的過程，就是思維的過程。人腦是能夠反映客觀世界的，但是要反映得正確很不容易。要經過反復的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀實際。寫出的文件要符合實際，也必須經過這樣一個過程。

怎樣為擬寫文件收集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中收集活材料。例如，要草擬本部門的工作計劃，首先需要查閱黨和國家有關的方針政策和指示精神，上級機關布置的任務，本部門去年的工作計劃和工作總結，以及參考兄弟單位的有關工作計劃等。還要認真研究本部門今年面臨的形勢，今年的中心任務，上級要求；本部門當前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什么潛力；研究針對實際情況應當提出哪些具體指標，需要采取什么保證措施等。再如，擬寫一個全面的工作總結，需要查閱原訂的工作計劃，上級機關頒發的主要的領導性文件，這一時期本機關制發的主要文件、下屬機關報送的主要文件，有關的重要會議文件，本機關的大事記等；請本機關各個部門的同志開個座談會，了解各部門的工作情況和工作體會，召集有關人員醞釀討論總結提綱等。在全面調查和收集了有關材料的基礎上，分析研究主要進行哪幾項工作，取得的主要成績及其原因，工作中的主要經驗教訓等。總之，收集材料和調查研究，是一個充分醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材，了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識上的飛躍，從感性認識上升到理性認識。

三、擬出提綱，安排結構

在收集材料調查研究的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題、依次再寫什么問題，主要分作幾層意思等。篇幅較長的比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱又當別論了。

擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點、可以召集一定的會議進行集體討論研究和修改，使提綱益臻完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。

四、落筆起草，擬寫正文

結構安排好后，要按照提綱所列順序，開宗明義，緊扣主題，擬寫正文。寫作中要注意兩點。

1、要觀點鮮明、用材得當。也就是說要用觀點統帥材料，使材料為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點一致。

行文當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可，或詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云，無所適從，或者容易產生誤解，造成歧義，便會貽誤工作和造成不應有的損失。

有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞，缺乏根據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清楚要說明什么問題，不了解發文的意圖，特別是工作報告和情況匯報、經濟情況介紹等一類的文件，需要既有觀點，又有材料。觀點和材料的關系，如同骨頭和肉的關系一樣，有骨有肉才顯得豐滿、生動、有力。例如，闡明某項方針、政策的指示和意見、往往要指出工作中的主要成績、存在的問題、值得注意的傾向，指明怎樣去做會有什么好處，指明不應當怎樣做，做了容易產生什么后果，會有什么不利等。總之，要向對方曉以利害，使之深刻理解自己的意圖的可行性和必要性，就有必要恰當地運用一些具體材料來說明一定的道理。再如，寫一份工作簡報、調查報告、通報或經驗介紹，都要選用一定的典型事例和典型人物的材料，以達到交流情況，具體反映問題，或有生動的事實表彰、宣傳或教育、警戒的目的。這樣寫的文件，有理有據，才能使人感到生動真實，樂于信服。

我們在調查研究中收集到的材料是多種多樣的，使用材料時必須經過選擇與剪裁，使材料能夠說明觀點，并具有典型性。也就是說要下一番去粗取精、去偽存真的功夫。選材要恰當，要為表達發文的意圖服務。運用材料緊密圍繞觀點，這就是我們所說的用觀點統帥材料。材料用得不當，不說明問題，就會出現材料與主題脫節的現象。這樣的文件，會顯得結構松散而雜亂，是缺乏說明力的。因此，不能說明問題的材料，寧可不用，不可濫用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

擬寫文件要保持嚴肅性，要求用材料說明觀點，用觀點統帥材料，是說觀點必要有實際材料加以說明，運用材料必須緊密結合觀點；絕不是說可以事先主觀地劃出一個思想框框，然后去拼湊材料，沒有材料就去編造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本質的虛假的東西作為表達某種觀點和意圖“依據”。這樣來寫文件，是違背實事求是的根本原則，是決不容許的，必須嚴加禁止。

還需要說明的是，擬寫文件要有觀點和材料，也并不是說任何文件都必須具有這兩個方面。例如，一封介紹信、一個具體問題通知、一個簡要的批復、一項法規、法令等，一般都不需要引用什么材料來闡明觀點，而主要是說明具體意見、要求和規定，交代有關事項和做法等。

2、要文句簡練、交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代問題清楚明了。如果為了說清楚問題，就寫得啰嗦冗長，是不可取的；而為了簡便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫法，應該是宜簡則簡，宜詳則詳，詳略得當。敘述的文字力求簡練；需交代的重點，如文中涉及的人名、地名、機關名稱、或者使用規范化簡稱，簡稱必須是人所共知的，并且要注意不與其它機關發生重復和不至于誤解，不得隨意亂用簡稱。如將“××省委組織部、宣傳部”簡作“×省組宣”《會使人看不用代稱“滬”、“渝”。縣以下不為人們熟知的地名，前面應冠上所屬的省名、地區名、縣名等。某些事物的全稱很長，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個文明”、“實現四化等。不得隨意創造使人難以理解的叫法。

文中引用的有關論述，應注明出處。引用其它文件時，應寫明它的發文機關、發文日期、發文號或文件的全標題；引用的語句，應加引號標明。文中提及的人名，如果不為對方所熟悉，在第一次出現時，應當寫明他的職務、身份和全名，以下可以簡稱。文中遇有特別生僻的詞語，應加以注釋。總之，不能認為自己清楚的事，對方也必然會了解。要從對方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。

一般來說，擬寫文件不僅要注意文具通順、遵守文法規則、正確使用標點符號，還要注意是否交代清楚了什么機關、什么時間、什么地點、什么問題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見、對對方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚，除了簡短的文件外，一般均應開宗明義，首先交代全文的目的或結論，作為導語，然后再分幾層意思說明，在全篇的結尾部分，還可以對全篇的要旨作一個適當的概括，并表明對收文機關的要求。例如要求這份文件在什么時間、什么范圍傳達，什么時間開始執行，請示答復或僅是上報備案等。

五、反復檢查，認真修改

初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，須要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的。寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能成熟。擬寫文件時，自己起草以后，一定要反復閱讀幾遍，仔細地逐字逐句斟酌修改，連標點符號也不要放過。

1、關于主題的修改。看主題思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據。

2、關于觀點的修改。修改公文要考慮觀點是否正確，表達有無問題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都要進行修改。

3、關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過恰當的材料表現出來，如果文件只有觀點而無材料，或者有了材料而不能說明觀點，或者材料過多而湮沒了觀點，就要對材料進行適當的修改。

4、關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，起承轉合的調整，層次位置的改變，以及詳略的更動等等。目的在于使文件更加嚴謹、暢達、勻稱和完整。

5、關于語言的修改。主要是修改不通順的字句，不規范的字以及標點符號，以達到語言準確、鮮明、精煉、生動的要求。

修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。通過修改，不僅可以提高文件質量，為審核、簽發打好基礎，也可從中提高寫作能力。

公文屬于一種應用文，在寫作上同一般文章有某些相似之處，例如要求文理通順、便于閱讀理解等。但由于它的性質、特點和作用不同于一般文章，所以公文擬定又具有自己的一些特殊要求。根據起來，主要有以下幾點基本要求：

一、觀點正確

公文是傳達、貫徹黨和國家的路線、方針、政策、法律、法規的工具，是黨的基本路線和國家政策、法律的體現，是宣傳群眾、組織群眾的根據和武器，公文的上述職能就決定了公文的觀點必須正確無誤。所謂觀點必須正確無誤，就是說公文的指導思想和內容必須符合黨的基本路線和國家的政策、法律，必須在思想政治上同黨中央保持一致。要按照馬克思主義的辯證唯物主義和歷史唯物主義的立場、觀點和方法，根據黨中央提出的建議有中國特色的社會主義的總任務、總目標，站在全局的高度去觀察形勢，分析問題，解決問題。無論是制發有關全局性的公文，還是局部性工作的公文，都不能與黨和國家的指示精神相抵觸、相違背。這一點是至關重要的。凡是與黨和國家的政策、法律相抵觸、相違背的公文，上級機關有權撤銷，宣布無效。

應當指出的是，有的黨政機關直屬業務部門在制發公文時，一味地強調本部門、本戰線工作如何重要，在制發規定、下達通知、制定措施上過分地維護本部門、本戰線的利益，而忽視戰線、其他部門的必要利益，結果造成了部門或戰線之間的互相矛盾、互相扯皮，給下級執行部門帶來了困難。因此，擬寫公文最重要的一條，就是要有全局觀念、觀點要正確，不能各行其是，各自為政。

二、實事求是

實事求是，是毛澤東同志一貫倡導的，是我們黨的優良傳統，是黨的思想路線的核心。黨政機關及其所屬業務部門的公文是否體現了實事求是的精神，不公是衡量一篇公文的內容好球的重要標志之一，同時也反映出一個領導機關、一個業務部門的思想、政策水平和工作作風。

實事求是，就是要唯書、不唯上，要唯實。對上請示工作，報告情況，要實實在在，一是一，二是二，不說假話、大話、空話、有喜報喜、有憂報憂，不搞實用主義，不投領導所好，不看領導眼色行事。對下發指示，作決定，要遵循各項工作的客觀發展規律，從實際情況出發，有的放矢，使發出的公文真正切實可行。從日常接觸到的公文來看，不堅持實事求是的情況時有所見。比如，聽說上級要扶持貧困戶，落實優惠政策，于是在報告中過分地強調困難；聽說上級要總結典型經驗，又專揀好的說；總結工作時，講成績不惜筆墨，講問題寥寥數語，幾筆帶過；如果工作中發生了問題，上級要求查處時，報告情況又輕描淡寫、含含糊糊、羞羞答答、甚至說假話，打馬虎眼，對下級發指示不從實際出發，講大話、放空炮等等。這些問題的出現，不僅使公文推動了嚴肅性和權威性，推動了下級機關和廣大干部群眾對公文的信任感，造成有令不行，有禁不止，公文成為空文，而且也降低了領導機關的威信，給工作帶來損失。黨的十一屆三中全會以來，黨中央的報告、決議、決定、指示、會議公報等，所以受到廣大人民群眾的歡迎，得到順利貫徹執行，最根本的原因就是這些文件充分體現了實事求是的精神。從某種意義上說，實事求是是公文的生命。

三、準確及時

既然公文是為解決具體問題而寫的，這就要求在實事求是的基礎上準確的反映和表達客觀實際情況。從擬寫的構思到動筆，都要做到周密思考，行文樸實嚴謹，尤其應當鮮明，態度要明朗，觀點要明確，不能含糊其詞，模棱兩可；行文前后要一致，不能自機矛盾等。此外，引文、數字、人名、地名、機關名、事物名、標點符號等，均須仔細核對準確，避免出差錯和有所出入。從公文的通篇結構上，也要求前后一致層次合理，才能確保其所反映的事實完整準確。

公文在準確反映實際情況的同時，能否做到及時是事關工作效率，有時甚至是關系到工作成敗的大問題。公文擬寫必須注意及時、適時，決不允許遲緩拖延，貽誤工作。對于緊急公文，需爭分奪秒地完成擬寫任務，該做出指示的要及時下達，該向上級請示的要及時請示。不僅如此，對日常反映情況、指導工作的文件，也須寫得適時，掌握關鍵時機。如果或通知，拖到夏初才擬稿發出，第一季度的工作便失去了計劃指導。再如，一項工作的經驗總結，在事過許久才能著手進行，便不能及時推廣經驗和吸取教訓。公文的時間性是一個不容忽視的問題，這也是擬文時必須達到的基本要求。

四、簡明生動

公文是一種辦事的工具，它不需要像文學作品那樣作細膩的描寫，也不需要像學術論著那樣長篇長論，而是要求寫得簡潔明了，便于閱讀，辦事便捷。公文篇幅長短不是衡量好壞的標準，關鍵要看質量如何。為此，公文的擬寫，須注意文字簡練，條理清晰，敘事說理簡明扼要，篇幅力求緊縮，不要寫得冗長累贅，眉目不清，浪費閱讀的時間。毛澤東同志在《反對黨八股》一文中曾談過：大家“工作忙，文章太長了，有 24

誰來看呢？”他在《關于建立報告制度》一文中曾提出過具體要求，規定寫“綜合報告內容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在”。擬文要達到這些要求，就要開門見山，直截了當，簡短快捷，語言精練，不要穿靴戴帽，空話套話連篇，也不要海闊天空，漫無邊際，或下筆千言，離題萬里。

當然，說公文應簡明扼要，直書不曲，并非完全排隊必要的語言色彩。也就是說，為了提高公文的表現力和說服力，也要充分考慮公文的生動性問題。生動性就是在抽象的論述中適當地采用一些具體形象的東西，使文章增添色彩，讀者看了覺得醒目提神，印象深刻。公文要具有生動性，不僅要求字、句合乎文法，而且要有一定的修辭技巧。一般來說，公文的語言著重敘事說理，而不是描景抒情；公文的章法結構貴在直敘，一般不用倒敘、插敘和懸念等手法。但是，公文要講究修辭技巧還是完全必要的。有些妙語佳句準確地用到公文里，都具有畫龍點睛之功效，使公文的詞句更加生動活潑，引人入勝，從而更能突出公文的主題思想，增強公文的效果，如“大鍋飯”、“摸著石頭過河”等詞句，生動形象，寫在公文中耐人尋味。再比如，群眾形容黨的十一屆三中全會以前農村的困難景象是“干部沒少挨累，群眾憋氣受罪，廚房缺柴少米，炕上還是破被”。這些話通俗、真實、生動、言簡意賅，發人深省。用得恰到好處時，會給公文內容增添色彩，別有一番味道。

五、體式規范

公文的體式包括公文的文體、結構、附加標記和文件格式。擬寫公文必須符合規定的體式，不能標新立異各行其是。無論上行、平行、下行文或面向群眾發布的文件，都要根據文種的要求和規定的格式擬寫。公文擬寫符合統一規定的體式，是保證公文的完整性、正確性和有效性所必需的。因為只有體式規范統一，結構完整，標記明確的公文，才能保證其效用的發揮和運行效率的提高。同時也方便其立卷處理以備存查。今后機關要實現辦公自動化，而辦公自動化又是以文件處理的標準化為條件的，符合公文格式的文件是文件處理標準化的基礎。因此，必須要求文書工作人員根據不同的文種，按照公文格式的要求，寫全文件結構的各個組成部分。

六、注意書寫材料的運用

公文的書寫材料包括公文的載體材料和公文的字跡材料兩部分。擬寫公文應該使用統一的印有固定格式的用紙，不要隨便拿起什么紙就寫。因為紙張大小不一和書寫的格式五花八門，不便于審核修改和日后歸檔保存。每個機關都應當為文書人員準備標準的文件稿紙。紙型按國家的統一規定，用單頁十六開紙（190×265毫米），在左側留出裝訂線，橫寫橫排。首頁應包括：主送機關、抄送機關、擬稿部門和擬稿人、簽發人、會簽機關或部門、發文號、印制份數、附件、發出日期等項，以便于逐項填齊。正文的行距間隔宜適當放寬，留出修改的余地。用紙的格式和項目，可根據本機關的實際需要設計和印制。

書寫時，字體必須工整清晰，不得潦草；要注意使用標準字體，不得亂造簡體字。修改處應勾劃清楚，如改動太多，稿面太亂，須重新謄抄，以便于審核印制、校對工作。

公文所選用的紙張質量如何，對文件字跡的質量具有直接的關系，它不僅直接影響公文的閱讀利用，而且還決定了文件乃至檔案的壽命長短。由于文件不僅具有傳達意圖，處理公務的現實執行性作用，而且還具有提供給今后工作查考利用的存史性作用。也就是說，機關工作中所形成的絕大多數文件，當它們的現實執行效用一旦完成或者消失以后，都需要進行歸檔保存，甚至其中許多重要文件還必須長期保存或者永久保存。這樣，我們在擬寫公文時，就應當首先考慮到選用什么樣的紙張作為載體材料，才便于公文長期保存或永久保存。

公文字跡材料的選用，包括黨和墨水的選用。應該盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用鉛筆和圓珠筆。

墨和墨汁的主要成份是碳素，寫成的字跡耐水、耐熱，不易褪色，適于長久保存。墨水中的藍墨水其主要成分是鞣酸亞鐵和沒食子酸亞鐵，氧化后變成不溶性的黑色的高價鐵，可使墨水字跡變黑，持久不褪色，易于保存。

純藍墨水和紅墨水屬于有機染料墨水，字跡鮮艷但不耐久，所以書寫文件應當使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水，不能使用純藍、紅色墨水和其他質量低劣的墨水。抄寫文件底稿和打印文件都不要使用復寫紙。所有這些，文書、秘書和檔案工作人員都必須注意，而公文的擬定人員尤其要注意這些問題。

行政文書

行政文書：行政處罰文書的使用分類

行政處罰文書的使用分類

統一規范行政處罰文書是依法行政的要求，是行政執法規范化要求最基本的要素，體現著行政執法隊伍的綜合素質和行政執法隊伍的執法水平。目前各級工商行政管理機關適用的行政處罰文書，是國家工商行政管理總局統一制定的。《工商行政管理機關行政處罰程序規定》第八十九條“行政處罰文書，由國家工商行政管理總局統一制定。”《國家工商行政管理局關于施行<工商行政管理機關行政處罰文書（試行）>的通知》（工商法字【1998】第144號）于1998年7月15日發布，該通知發布了統一制定的行政執法文書，共60種。自1999年1月1日起全國工商行政管理系統全部使用了統一文書。行政處罰文書的格式按照標準化設計，從而既體現法律法規的基本要求，又滿足了工商行政管理執法實踐的需要。從近十年執法實踐使用統一規范的行政執法文書來看，行政執法文書從一定程度上促進了行政執法隊伍素質和執法水平的提高，縮小了不同地區執法人員在執法理念和執法水平上的差距，使行政處罰、行政復議各個環節的行政行為有了規范的法律文書作為載體，對于規范執法，減少執法的隨意性，提高行政執法水平起到了積極作用。行政處罰文書是一種執法類的法律文書，它的操作與適用貫穿在我們執法辦案的全過程，執法實踐中將其分類，一般應包括立案類、調查取證類、告知類、決定類、執行類、結案類、其他類共七類文書。

具體內容有：

（1）立案類文書主要包括案件舉報登記表、立案審批表；

（2）調查取證類文書主要包括現場檢查筆錄、詢問通知書、詢問筆錄、陳述筆錄、先行登記保存通知書、抽樣取證通知書、委托鑒定書、委托調查函、采取（解除）強制措施審批表、封存（查封、扣押）物品通知書、封存（查封、扣押）物品清單、案件調查終結審批表；

（3）告知類文書包括行政處罰事先告知書、聽證告知書、聽證通知書、聽證筆錄；

（4）決定類文書包括行政處罰決定審批表、當場處罰決定書、行政處罰決定書、沒收物品清單；

（5）執行類文書包括罰款催繳通知書、延期（分期）繳納罰款審批表、延期（分期）繳納罰款批準書、強制執行申請書、強制執行通知書、強制執行決定書；

（6）結案類文書包括結案審批表、案件移送審批表、案件移送函；

（7）其他文書主要有責令改正通知書、行政建議書、送達回證。

公開選拔考試文書寫作：會議紀要

會議紀要

【概念解說】

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。會議紀要不同于會議記錄。會議紀要對企事業單位、機關團體都適用。

會議紀要與會議記錄是兩個不同的概念，二者的區別十分明顯。從應用寫作和文字處理的角度來探析，二者截然不同。會議紀要是一種法定的公務文書，其撰寫與制作屬于應用寫作和公文處理的范疇，必須遵循應用寫作的一般規律，嚴格按照公文制發處理程序辦事。而會議記錄則只是辦公部門的一項業務工作，屬于管理服務的范疇，它只需忠實地記載會議實況，保證記錄的原始性、完整性和準確性，其記錄活動同嚴格意義上的公文寫作完全是兩碼事。二者在載體樣式、稱謂用語、適用對象、分類方法、內容重點以及處理方式等諸多方面都有明顯區別。

【分類】

(1)工作會議紀要。它側重于記錄貫徹有關工作方針、政策，及其相應要解決的問題。如，《全國民族貿易和民族用品生產工作會議紀要》，《全省基本建設工作會議紀要》。(2)代表會議紀要。它側重于記錄會議議程和通過的決議，以及今后工作的建議。如《××省第一次盲人聾啞人代表會議紀要》。(3)座談會紀要。它內容比較單

一、集中，側重于工作的、思想的、理論的、學習的某一個問題或某一方面問題。如，《十省區、十個路局整頓治安座談會紀要》。(4)聯席會議紀要。它系指不同單位、團體，為了解決彼此有關的問題而聯合舉行會議，在此種會議上形成的紀要。它側重于記錄兩邊達成的共同協議。(5)辦公會議紀要。對本單位或本系統有關工作問題的討論、商定、研究、決議的文字記錄，以備查考。(6)匯報會議紀要。這種會議側重于匯報前一段工作情況，研究下一步工作，經常是為召開工作會議進行的準備會議。(7)技術鑒定會紀要。(8)科研學術會議紀要，包括年會紀要。

【主要內容與結構形式】

一、標題會議紀要的標題，有兩種格式：一是，會議名稱加紀要，也就是在“紀要”兩個字前寫上會議名稱。如，全國財貿工會工作會議紀要；又如，吉林省工商行政管理局長會議紀要。會議名稱可以寫簡稱，也可以用開會地點做為會議名稱。如，京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會紀要，又如，鄭州會議紀要。二是，把會議的主要內容在標題里揭示出來，類似文件標題式的。如，關于加強紀檢工作座談會紀要；又如，關于落實省委領導同志批示保護省級文物七級浮屠塔問題的會議紀要。

二、開頭部分

簡要介紹會議概況，其中包括：

(1)會議召開的形勢和背景；

(2)會議的指導思想和目的要求；

(3)會議的名稱、時間、地點、與會人員、主持者；

(4)會議的主要議題或解決什么問題；

(5)對會議的評價。

三、文號、制文時間

文號寫在標題的正下方，由年份、序號組成，用阿拉伯數字全稱標出，并用“【】”括入，如：【2004】67號。辦公會議紀要對文號一般不做必須的要求，但是在辦公例會中一般要有文號，如“第XX期”、“第XX次”，寫在標題的正下方。

會議紀要的時間可以寫在標題的下方，也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面，要用漢字寫明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。

四、正文部分

它是紀要的主體部分，是對會議的主要內容、主要精神、主要原則以及基本結論和今后任務等進行具體的綜合和闡述。

怎樣才能寫好正文部分？也就是說，要掌握點什么要領與方法，是否可以這樣：

(1)要從會議的客觀實際出發，從會議的具體內容出發，抓中心，抓要點。抓中心就是抓住會議中心思想、中心問題、中心工作；所謂要點，就是會議主要內容。要對此進行條理化的紀要。

(2)會議紀要是以整個會議的名義表述的，因此，必須概括會議的共同決定，反映會議的全貌。凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論述并寫明分歧之所在。

(3)要掌握并運用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對會議進行概括與總結。它是貫穿在紀要始終 27 的一條紅線。

(4)為了敘述方便，眉目清楚，常用“會議認為”、“會議指出”、“會議強調”、“與會人員一致表示”等詞語，做為段落的開頭語。也有用在段中的，仍起強調的作用。

(5)屬于介紹性文字，筆者可以靈活自由敘述，但屬于引用性文字，必須忠實于發言原意，不能篡改，也不可強加于人。

(6)小型會議，側重于綜合會議發言和討論情況，并要列出決議的事項。大型會議內容較多，正文可以分幾部分來寫。常見的有三種：一是概括敘述式；二是分列標題式；三是發言記錄式。

五、結尾部分

一般寫法是提出號召和希望。但要根據會議的內容和紀要的要求，有的是以會議名義向本地區或本系統發出號召，要求廣大干部認真貫徹執行會議精神，奪取新的勝利；有的是突出強調貫徹落實會議精神的關鍵問題，指出核心問題；有的是對會議做出簡要評價，結合提出希望要求。

【格式內容】

1、標題。由”會議名稱+會議紀要"構成。

2、導言。介紹會議召開的基本情況，如時間、地點，參加

人，討論的問題。

3、會議的成果及議定的事項。應逐項列出。

4、希望。

【會議紀要-寫作注意問題】 要突出中心。

注意吸收正確意見。

要條理化、理論化。

要忠于會議的實際內容。要認真做好會議記錄，詳盡地占有材料；并且要認真研究會議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減。會議紀要是與會者共同意志的體現，落款應是全體與會單位，故不寫落款，不加蓋公章，與會者帶回去執行就行了

公開選拔考試文書寫作：公示

公示

公示，不同于“告示”和“公告”這兩種文體。然而現在有不少人往往把它當作“告示”或“公告”，甚至認為“公示”就是兩者的“合二為一”。顯然，這是不正確的。現代應用寫作學界普遍認為，公示已逐漸成為一種新文種。

眾所周知，“告示”作為一種應用文的文體，其產生的歷史較早，始于我國古代的明朝。官以事告知于下，稱為“示”。所謂“告示”，也就是官府把一件或幾件重大的事情，以文書的形式，公開告知于屬下和民眾也，要他們了解與執行。例如人們常見的“安民告示”之類即是；而“公告”這一應用文文體，其產生的歷史比較晚，始于新中國成立之后，是黨和國家最高權力機構(如黨中央、全國人大常務委員會、國務院等)專門用來向國內外宣布重大事情或決定時所采用的一種公文形式。它與告示有相似的性質，如公開性和周知性，但又有不同的地方，特別是它具有權威性，不是一般權力機構所能使用的，只有被授權的新華通訊社才能發布。“公告”的內容雖系重大，但只是為了讓人們知道和了解是怎么回事，并不要求公眾像“告示”那樣去遵照執行。然而，自我國實行改革開放以來，“公告”的使用范圍卻發生了很大變化，使用非常廣泛，各級政府機構和企事業單位發布的公告越來越多，例如《××市國稅局關于調整征管機構的公告》、《××××大學校慶100周年公告》等等，尤其在經濟領域，各種各樣的“公告”隨處可見。“公告”使用的這一蛻變，雖然其中有欠規范之處，但其本身說明了文體是隨著時代的變革而變革的，今天我們見到的“公告”就是“公開告之”的意思了，其權威性已明顯削弱。

公示的內涵與性質顯然不同于告示和公告。所謂公示，它就是黨政機關、企事業單位、社會團體等事先預告群眾周知，用以征詢意見、改善工作的一種應用文文體。公示具有以下幾個特點：

(一)公開性

所謂公開性，就是指它所寫作的內容、承載的信息，都是要向一定范圍內或特定范圍內的人員公開出來的，是要讓大家知道和了解的，具有較強透明度，不存在任何秘密和暗箱操作。

(二)周知性

所謂周知性，就是指它寫作的目的，是為了讓關注它內容與信息的人們都了解是怎么回事，從而參與其事。

(三)科學性

所謂科學性，就是指公示的時間要科學合理，不但要反映公示的過程，更要反映出公示的結果，反映出群眾的意愿。公示是事先的公示，不是事后的公示。公示的內容是初步的決定而非最終的決定。如果是最終的決定就必須在“公示”前言中加以說明。

(四)民主性

所謂民主性，就是指公示的過程與結果，都是公開、公平、公正的，都是有群眾參與和監督，并為他們所認可的。

公示作為一種新興的文體，有著自己較為固定的格式。一個完整的公示應由標題、正文和落款三個部分組成。有時，也可有附錄或附表、附圖。

公示的寫法及范文

公示的基本書寫格式及內容通常如下：

(一)標題：“公示”或“關于×××的公示”

(二)正文

1.進行公示的原因；

2.事物的基本情況。黨員發展公示一般要包括有關人員的姓名、性別、出生年月、工作單位、職務、入黨時間等；

3.公示的起始及截止日期（以工作日計），意見反饋單位地址及聯系方式；

4.發布公示的單位名稱（加蓋公章）及發布時間。

格式范文：

公 示

經本人申請，黨組織長期培養考察，近期確定×××等3名同學為擬發展對象，根據中央及我院黨委發展黨員公示制的規定，現公示如下:

姓名 性別 出生年月 系別班級 職務 入黨時間

××× 男 1985．6 ××系03級××××1班 班長 2007．9．1

××× 女 1985．7 ××系03級××××2班 團支書 2008．10．1

××× 女 1985．8 ××系03級××××1班 2008．11．1

公示期自即日始5個工作日，即12月6日—12月10日，凡對發展上述同志入黨有意見者，請及時以書面或口頭形式向××系黨總支反映，也可直接向黨委組織部反映。

接待時間：每天8:00—12:00，14:00—16:30

聯系電話：××系黨總支：×××××××× 黨委組織部：××××××××

××系黨總支

××年××月××日

紀念改革開放30周年演講稿

尊敬的各位領導、親愛的同事們：

大家好！我演講的題目是：春風化雨沐華夏，改革開放乘東風！

30年前的今天，我們結束了“四人幫”**，掙脫了階級斗爭為綱思維，卻仍然迷茫于“兩個凡是”的陰影中；30年前的今天，我們生活在單色調的社會中，中山裝、平頭、大寨、公社是中國的代名詞，幅員遼闊、資源豐富卻缺衣少食，物資匱乏是我華夏泱泱大國的心痛；30年前的今天，我們身羸體弱，飽受西方諸國歧視，政治、經濟、文化受制于人。

30年后的今天，我們百花齊放、萬家爭鳴，從奧斯卡名導明星到諾貝爾獎壇的教授，從紅級網絡的大眾打虎群體到稱雄國際大專辯論賽的莘莘學子，無不飛揚著解放思想的紅旗；30年后的今天，多元化、明色彩、快節奏的國際都市文化已逐步取代了小農意識為主體的舊主題，皮爾·卡丹、奔馳寶馬在中國已變得絲毫不顯稀奇，貨物琳瑯滿目的巨型超市星羅棋布，30年后的今天，中國的承諾擔當了亞太地區金融的定海神針，深滬交易所的蝴蝶扇動翅膀能帶來紐約華爾街的厄爾尼諾，中南海成了第三世界利益的代言人，2008北京奧運牽動了整個地球村。有事實為鑒，有歷史可證。

是什么在30年前給我們如此大的動力？是改革開放；是什么在這短短30年使我們發生滄海桑田般變化？是改革開放；又是什么讓我們在30年后的今天能夠安居樂業、實現小康？還是改革開放。改革開放激發了各行各業的活力，使中國的生產力不斷得到發展。一個個新興城市拔地而起，一項項重大科技成果得到制造和開發，一個個大型工程得到竣工，一個個超大型企業正在迅速成長。中國長得高了，長得壯了.改革開放是三十年來中國社會進步發展的根本動力！

我，是一個80后的青年，可以說，伴隨改革開放的時間并沒有30年，真切感受到改革開放的時間甚至更短，但是，今天站在這里，我想用我的童年、少年和青年三個階段來表白我同改革開放一起走過的日子。童年時，很少有品種多樣的蔬菜和肉食，包餃子是家里最開心的時刻；玩具是父母手工做的，穿著的衣服更是顏色單一，樣式簡單；少年時，可口可樂、健力寶和各種新奇的圖書逐漸出現于我們的視野，但是可望而不可及。以前的連環畫已經被錄像VCD和裝幀精美的漫畫小說所取代，五分錢一根的冰棍消失了，各種味道的雪糕占據了少年青澀的眼球，14寸的黑白電視已經換成了29寸的大彩電，里面播放的已經不僅僅是新聞聯播和動物世界了；青年時代的我，盡管對街邊數不清的零食不再感興趣，卻發現路上的汽車甚至比自行車還要多，超市的蔬菜比肉類更受歡迎，大背投和等離子早已不再稀奇，電腦和網絡悄然地構架起了我生活的點、線、面。

30年前，我們縣城城區面積只有5平方公里左右，7條主要道路區區9千多米，看看30年后我們的縣城吧！光是建成區面積就擴大到14.3平方公里，新增綠化面積13公頃，綠化覆蓋率31.2%，大樓林立，街道寬廣，基礎設施日臻完善，人民群眾安居樂業。朋友們，飲水不忘掘井人，居安當思歸來源。歷史告訴我們，是一九七八年的十一屆三中全會引來了改革春風，開啟了改革開放的歷史新時期，使中國駛進了一個高速前行的快車道。從那時起，中國共產黨人和中國人民以一往無前的進取精神和波瀾壯闊的創新實踐，譜寫了中華民族自強不息、頑強奮進的壯麗史詩，中國共產黨的面貌、社會主義中國的面貌、中國人民的面貌，發生了歷史性變化。“白貓黑貓，能抓到老鼠就是好貓”，讓華夏兒女迎來了思想的解放。“部分人先富起來”讓經濟大膽地插上翅膀騰飛，中華民族昂首闊步挺向世界民族之林。

2008年5月12日，8級大地震，汶川天崩地裂，四川地動山搖。頃刻間，數萬生靈遭涂炭，美麗城鄉變廢墟。瑯瑯書聲，嘎然而止，吟吟笑語，瞬間逝去。江河嗚咽，天地同哀。

大災大難，見證黨的執政宗旨；關鍵時刻，考驗我們的勇氣毅力。災情就是命令，時間就是生命。黨和國家快速反應，成立堅強指揮部。鏗鏘救災令，舉國齊動員。千軍萬馬，拯救萬千群眾。有一線希望，30

盡百倍努力！地震毀壞家園，毀不掉廣大人民群眾的信心和勇氣；塌方阻隔交通，隔不斷黨和人民血肉相連。黨和人民筑就的鋼鐵長城，遏制了災情的蔓延；億萬顆心匯成的暖流，催生汶川的春色。

最難忘，胡總書記第一時間作指示，關鍵時刻抵災區，冒險跋涉查災情，余震之中鼓勇氣，深情親吻小夢文，彰顯“以人為本”親民觀；最銘記，溫總理一線來指揮，數夜無眠，幾度哽咽，多少話，多少淚，使震顫的大地燃起希望----廢墟下哪怕還有一個人，我們都要搶救到底！

滄海橫流，方顯英雄本色。“一方有難，八方支援”迅速救援，全力以赴，打破了某些國家認為中國人民自改革開放以來已變成一盤散沙的錯誤認識；國家調撥物資，社會捐款捐物，見證了改革開放以來我國綜合國力的提升和雄厚。地震無情，人間有愛；舉國救援，熱潮奔涌。“感謝黨，感謝人民，感謝軍隊”是災區群眾自發的呼聲。

地震是一種突發性自然災害，是我們共同的家園地球內部活動造成的。目前，我們的科技還達不到科學準確的預報。可是地震后，造成人員傷亡、財產損失的主要原因都是房屋建筑、工程設施、設備得倒塌引起的。大家看一看，汶川、北川的一片片廢墟，是不是考問著我們建設系統工作人員的良知，引發我們建設系統工作人員對房屋建筑的深層次思考。可以設想，在每次地震后，如果房屋建筑、工程設施、設備不倒塌，那么人們對待地震這一自然災害，完全可以像對待“刮風下雨”一樣泰然處之，可以減少多少人員傷亡，財產損失啊！作為建設事業設計監督部門的一名工作人員，我既感到責任重大，又感到壓力重大，我們負責的建筑工程抗震設防審查是多么的重要啊！我們要加強宣傳，提高全社會對抗震設防審查得認識；我們要建章立制，全面推行抗震設防審查制度；我們要全力以赴做好抗震規劃的編制實施工作，提高城市的綜合抗震能力。抗震工作任重而道遠，讓我們以改革開放的勇氣，用改革開放的精神，共同抓緊努力工作吧！

各位領導、同志們，改革開放30年來的實踐已充分證明，中華民族大踏步趕上了時代前進潮流，社會主義中國巍然屹立在世界東方，我們昂首闊步走在了時代前列。我們完全有理由相信，在改革開放中不斷變得更加自信和成熟的中國人民，必定能突破當前社會發展中的復雜矛盾，使中國的現代化建設取得更大成果。讓我們緊密團結在黨中央周圍，毫不動搖地堅持改革開放，把改革開放偉大事業推向前進，實現中華民族的偉大復興。

謝謝大家！

經濟文書

經濟文書：怎樣簽發與辦理現金支票

現金支票有兩種，一種是支票上印有“現金”字樣的現金支票，它只能用于支取現金;一種是未印有“現金”或“轉賬”字樣的普通支票，它可以用于支取現金，也可以用于轉賬。各單位使用現金支票或普通支票（以下均稱現金支票）時，必須按《現金管理暫行條例》中的現金使用范圍及有關要求辦理。

（1）簽發現金支票必須寫明收款單位名稱或收款人姓名，并只準收款方或簽發單位持票向銀行提取現金或辦理轉賬結算，不得將現金支票流通。

（2）簽發現金支票首先必須查驗銀行存款是否有足夠的余額，簽發的支票金額必須在銀行存款賬戶余額以內，不準超出銀行存款賬戶余額簽發空頭支票。對持有空頭支票，持票人有權要求出票人賠償支票金額的2％的賠償金。

（3）簽發現金支票不得低于銀行規定的金額起點，起點以下的用庫存現金支付。支票金額起點為100元，但結清賬戶時，可不受期起點限制。

（4）要嚴格執行支票有效期限的規定。支票付款的有效期為10天（中國人民銀行另有規定的除外）。有效期限從簽發支票的次日算起，到期日如遇例假日順延。過期支票作廢，銀行不予受理。簽發支票必須填寫當日日期，不得簽發遠期支票。

（5）支票的持票人應當自出票日起10日內提示付款。超過提示付款期限的，付款人可以不予付款。

（6）在填寫現金支票時，應按有關規定認真填寫支票中的有關欄目。現金支票需要填寫的內容有收款人和開戶銀行名稱、支票號碼、簽發日期、簽發人賬號、大小寫金額、用途等項目，填寫時必須要素齊全、內容真實、數字正確、字跡清晰，不潦草，不錯漏，做到標準、規范，防止涂改。簽發支票應使用墨法或碳素墨水填寫，未按規定填寫，被涂改冒領的，由簽發人負責。支票大小寫金額和收款人不得更改。其他內容如有更改，必須由簽發人加蓋預留銀行印鑒之一證明

經濟文書：支票結算有哪些基本規定

（1）支票的使用范圍。按照規定，凡是在銀行開立賬戶的企業、事業單位和機關、團體、部隊、學校、個體經濟戶以及單位的附屬食堂、幼兒園等，其在同一城市或票據交換地區的商品交易、勞務供應、債務清償和其他款項結算等均可使用支票。

（2）除定額支票外，支票一律記名。經中國人民銀行總行批準的地區的轉賬支票還允許背書轉讓，背書轉讓必須連續。

（3）支票金額起點為100元。

（4）支票的付款有效期為10天（中國人民銀行另有規定的除外），從簽發的次日算起，遇例假順延。過期支票作廢，銀行不予受理。

（5）簽發支票要用墨汁或炭素墨水（或使用支票打印機）認真填寫;支票大小寫金額和收款人三處不得涂改，其他內容如有改動須由簽發人加蓋預留銀行印鑒之一證明。

簽發缺印鑒或錯賬號的支票及簽發的支票印鑒不符、賬號戶名不符、密碼號不符的，銀行處5％但不低于1000元罰款。

（6）簽發現金支票須符保現金管理規定。收款單位憑現金支票收取現金，須在支票背面加蓋單位公章即背書，同時，收款單位到簽發單位開戶銀行支取現金，應按銀行規定交驗有關證件。

（7）付款單位必須在其銀行存款余額內簽發支票，不得簽發空頭支票。空頭支票是指簽發的支票金額超過銀行存款余額。簽發空頭支票要受到銀行的處罰。對于簽發空頭支票，銀行要處支票金額5％但不低于1000元的罰金。如果屢次發生，銀行將根據情節給予警告或通報批評，甚至停止其簽發支票。

（8）不準簽發遠期支票。遠期支票是指簽發當日以后日期的支票。因為簽發遠期支票容易造成空頭支票，所以銀行禁止簽發遠期支票。

（9）不準出租、出借支票。

（10）已簽發的現金支票遺失，可以向銀行申請掛失;掛失前已經支付的，銀行不予受理。已簽發的轉賬支票遺失，銀行不受理掛失，但可以請收款單位協助防范

經濟文書：企業租賃經營合同公證書

（）××字第××號

茲證明出租方××××的法定代表人（或法定代表人的代理人）×××與承租方代表×××（承租經營者）〔或承租方×××〕于××××年×月×日在××（簽約地點或本公證處），在我的面前，簽訂了前面的《××××企業租賃經營合同》。

經查，上述雙方當事人的簽約行為符合《中華人民共和國民法通則》第五十五條的規定；合同上雙方當事人的簽字、印章屬實；合同內容符合《全民所有制小型工業企業租賃經營暫行條例》和《××××》（相應的法規、規章）的規定。

中華人民共和國××省××市（縣）公證處

公證員

（簽名）

××××年×月×日

注：１．此格式適用于《全民所有制小型工業企業租賃經營暫行條例》規定的企業租賃合同；

２．有擔保人的，擔保人應在證詞中列明；

３．如合同并非在公證員面前簽訂，證詞中“在我的面前”一句不寫；

４．其它類型的企業租賃經營合同公證參照此格式出具。

頒布單位：國家工商管理局

頒布日期：１９８６

經濟文書：供貨合同

甲方：

乙方：

一、根據中華人民共和國經濟合同法和甲、乙雙方友好協商，由乙方向甲方提供會議設備的產品名稱、商標、型號、數量、金額及數量詳見供貨清單（清單需雙方加蓋公章為準）。

二、保修及服務

乙方在按貨物生產廠家承諾的質保標準執行外，在三年之內如果乙方所提供的會議設備出現了問題，由甲方電話通知乙方，乙方必須在接到電話后的24小時之內對會議設備進行維修（人為損壞的設備由甲方付材料費）。

三、運輸方式及費用負擔：

汽車運輸，運費均由乙方承擔。

四、交貨時間：自合同簽訂之日起 日內交貨，即年月日前供貨。

五、交貨地點、方式：由乙方運至甲方所在地，并乙方負責安裝調試完后，在年 月 日至年 月 日之內由甲方驗收完后交貨。

六、付款方式及期限：

合同簽訂三日之內，甲方需向乙方預付合同總額的40%，即￥()，貨到并驗收合格后 日內，甲方需向乙方支付合同總額的30%，即￥()，全部設備安裝調試完畢，驗收合格后支付25%，即￥()，留下合同總額的5%，即￥()，作為售后服務保證金。

七、若無不可抗力因素，甲方付款逾期，應每天按逾期款總額的萬分之五（按日計）或法律許可的最大利率向乙方支付滯納金；若無不抗力因素，乙方供貨逾期，在甲方后期檢查中乙方因人為因素沒有按甲方規定供貨或所供貨物有質量問題，也應每天按逾期款總額的萬分之五（按日計）或法律許可的最大利率向甲方支付滯納金和賠償甲方一切損失。

八、解決合同糾紛的方式：

本協議未盡事宜，由甲乙雙方協議解決，協議不成，雙方同意在甲方所在地仲裁機構仲裁，或向甲方所在地的人民法院起訴。

九、合同經甲、乙雙方簽字簽章后即開始生效。

十、本合同一式二份，甲、乙雙方各執一份。

甲方（蓋章）： 乙方（蓋章）：

法人代表：法人代表簽字：

委托代表人：

年 月 日年 月 日

經濟文書：門面租賃合同

甲方：xx 乙方：xx 為更好提高單位房屋的使用率，現根據國家有關法律規定，經甲、乙雙方充分協商，一致同意簽訂租賃合同，合同條款如下：

一、甲方將座落于縣城xx中路汽車站運達商場靠車站東大門一間面積為82.5平方米的臨街門面租賃給乙方，作xx使用。

二、租期從二OO 四年元月一日起至二OO五年十二月三十一日止（即：兩年）。

三、年租金x萬元整，乙方于每年元月份一次性向甲方交清當年的租金，但甲方必須提供稅務發票。

四、房屋租賃合同生效后，乙方應向甲方交付xxx元押金（不計利息），合同期滿押金退回。

五、乙方必須依約交付租金，如有拖欠，按拖欠額每日收取0.5%的違約金。

六、承租期內乙方在不改變和影響房屋整體結構的前提下，可進行裝修裝飾；期滿不續租，其裝修材料由乙方自行處理，若拆除，其費用由乙方自理并恢復原貌。

七、合同期內，甲方應提供水、電供應。水、電費按月按表由甲方計收。同時乙方應自覺遵守甲方的水、電管理規定，如有違反，按甲方的水電管理辦理。因甲方責任停水、停電，致使乙方損失，甲方按全年租金總額0.5%支付違約金，并賠償乙方實際損失。如乙方需增容，其手續和費用由乙方負責。

八、租賃期間，甲方應負責房屋主體結構的正常維修，如委托乙方代行維修，費用由甲方負擔。若甲方拖延維修或不作委托維修造成房屋毀損，造成乙方損失的由甲方賠償。其室內的各種設施（包括門窗）維修費用均由乙方負責。

九、租賃期間房屋如因不可抗拒的自然災害導致毀損，本合同則自然終止。

十、租賃期間，乙方未經甲方同意，不得將房屋租給第三方，或改變用途，租期屆滿或解除合同時，乙方需按時歸還房屋給甲方，如需續租，須提前3個月與甲方協商。

十一、租賃期間，甲乙雙方均不得借故解除合同，如甲方因改建、擴建要收回房屋，必須提前3個月書面通知乙方，并取得乙方同意，如乙方需退還也必須提前3個月書面通知甲方，并取得甲方同意，如甲方違約，除退還押金外另賠償違約金xxx元，并賠償不足部分損失；如乙方違約不得要求返回押金，并賠償不足部分損失。

十二、合同期滿，乙方如需續租，在同等條件下，甲方應優先乙方。

十三、本合同未盡事宜，可經雙方協商作出補充規定，補充規定與合同具有同等效力。

十四、本合同在履行中發生糾紛，應通過雙方協商解決；協商不成，可訴請人民法院處理。

十五、本合同一式肆份，甲方兩份，乙方兩份，合同自簽訂日起生效。

甲方法人代表簽字： 蓋章

乙方法人代表簽字： 蓋章

年 月 日

經濟文書：房屋租賃協議書

甲方： 乙方：

一、資產：甲方擁有飯店一座，座落在興華商城院內，房間數為上下兩層共壹拾捌間，建筑面積為453.6平方米，其中趙志明上下捌間、尚林林上下陸間、高昌上下肆間。屋內設施（見附表）。

二、租金租期：經甲乙雙方協商于二00 年 月 日至 年 月 日租給乙方使用，租期為 年，每年租金為 萬元，租金為預付上交，協議簽字后預付每年全年租金。在租用期間甲方對乙方租金款五年不變。

三、房屋設施使用保護要求

乙方在租用期間，甲方要求乙方做到：（1）房屋建筑主體不得隨意拆建和改建；（2）對房屋門窗內裝修格局要保護好，正常使用及時維修完善；（3）對附表內設施要正常使用、保管，損壞后及時維修和更換，但不能丟失，丟失的由乙方按樣賠償。

四、租用責任：乙方在租用期間對甲方的所有財產負全部責任，第一是保護，第二是不能發生火災，如出現一切損失乙方負全部責任，價格雙方協商，請法律仲裁部門鑒定。甲方對自己的財產有權隨時檢查，并對乙方提出要求，但甲方不干預乙方的經營權，乙方對飯店的用途繼續經營飯店，改變用途時提前和甲方協商。同意后方可進行。第三，乙方租用期間對經營所發生的一切費用自負，如：工商管理費、稅費、衛生、防疫、水、暖、電等等。第四，取暖甲方負責提供天然氣開口，開口費由甲方負責，其他乙方自己負責。第五，乙方在租用期間屬自己增值的物品，由自己保管使用，到期后自己帶走。

五、上述條約雙方共同遵守，互相尊重，互相支持，簽字之日起生效。本協議具有法律保護權。一式兩份，雙方各一份。

甲方： 乙方：

公正機關

年 月 日

房屋租賃合同(個人版)出租方：（以下簡稱甲方）承租方：（以下簡稱乙方）

根據《中華人民共和國合同法》及有關規定，甲方將所屬的房屋租賃給乙方使用，為明確出租方與承租方的權利義務關系，經雙方協商一致，簽訂如下協議：

第一條：房屋座落位置、面積、間數 第二條：租賃期限

租賃時間從 年 月 日至 年 月 日止，租賃期限為 年。第三條：租金和租金的交納方式

乙方向甲方繳納月租金為 元，交納方式為現金支付，按月交納，即每月 日前乙方須一次性向甲方交清當月租金。

第四條：甲方義務

1、甲方應當按照合同雙方約定的時間將房屋交付給乙方使用，如逾期交付,則視為違約。

2、甲方應當保證對該出租房屋擁有所有權。

3、甲方不得干涉乙方的正當合法經營活動。第五條：乙方義務

1、甲方將現有庫存商品 元折價為35萬元轉讓給乙方，乙方必須一次性

繳納35萬元后，才可以簽訂本合同，否則本合同不生效。（如甲方實有庫存商品有所變化，則乙方按比例增減應繳貨款）

2、乙方應當按照本合同約定的期限和方式向甲方繳交租金，如逾期繳交，則視為 違約。

3、乙方必須合理使用承租房屋，不得擅自改變房屋用途；租賃期間由乙方負責承擔房屋的維修義務，并承擔相關費用。

4、租賃期間，未經甲方同意，乙方不得將所承租的房屋轉租他人，否則，則視為違約。第六條：違約責任

甲、乙雙方均應當嚴格按照本合同的約定履行各自義務，如有違約行為，則應當向對方支付違約金 元，對方還有權終止本合同。

第七條：其它約定

1、租賃期間，經甲方書面同意，乙方可以對承租房屋進行裝修和添加設備，但不得改變房屋的主體結構和損壞房屋墻體及原有的裝潢設施。租賃期滿或合同提前終止后，乙方在不損壞房屋結構及墻體設施的情況下，對能夠搬走的設備，應當及時搬走，如逾期超過三天不搬，則視為乙方放棄該設備的所有權，該設備的所有權轉由甲方無償取得，乙方進行裝修的不能拆下搬走的部分，則直接由甲方無償取得。

2、乙方在簽訂本合同時，應當向甲方交納履約保證金 元。如乙方能夠完全履行合同義務，租賃期滿后，甲方應當將履約保證金退還乙方；如果乙方在租賃期間有違約行為，甲方則不予退還履約保證金。

3、租賃期間，乙方不能以任何理由要求甲方減免房租，甲方也不予受理。第八條：爭議的解決方式

甲、乙雙方因履行本合同發生糾紛，先應當通過協商的方式解決，如協商不成，任何一方均可向法院提訴訟。

第九條：本合同一式兩份，甲方執一 份、乙方執 一份，本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方：（簽字）乙方：（簽字）簽訂日期：

經濟文書：購房協議書

甲方： 乙方： 身份證號碼： 身份證號碼：

關于乙方向甲方購房事宜，雙方經協商，達成協議如下：

一、甲方將其擁有獨立產權的位于______________區__________________的房屋（房屋所有權證編號：________________________，建筑面積___________平方米）以人民幣_____仟_____佰______拾____萬______仟_____佰_____拾______元整（￥________________）出售給乙方。乙方愿意以上述價格向甲方認購該房。

二、甲方承諾：

1、向乙方提供符合要求的房屋資料以備查核。

2、保證對出售的房屋擁有獨立產權.3、保證該出售房屋未予出租。因出租所產生的任何問題由甲方承擔并負責解決。

4、自簽訂本協議起，保證將該房屋按約定價格售給乙方，期間不得反悔或將房屋出售給第三人。

5、按照前述業務的需要，及時簽訂各項合同文件和辦理各種手續。

三、乙方承諾：

1、保證按原約定價格向甲方購買前述房屋，并及時支付甲方之售房款。

2、不得改變房屋結構,不得擅自進行破壞性裝修.36

3、按照前述業務需要，及時簽訂各項合同文件和辦理各種手續，并承擔各項費用。

四、違約責任

1、如果甲方違約，拒絕將房屋出售給乙方，應向乙方賠償因此受到的損失。

2、如果乙方違約，沒有向甲方購買房屋，應向甲方賠償因此受到的損失。

五、本協議的定立、履行、接觸、變更和爭議的解決適用中華人民共和國法律。

六、本協議自雙方簽字或蓋章之日起生效。

七、本協議壹式兩份，雙方各執壹份。

特別約定: 經濟文書：意向書樣本

意向書：意向書是雙方當事人通過初步洽商，就各自的意愿達成一致認識而簽定的書面文件，是雙方進行實質性談判的依據，是簽訂協議（合同）的前奏。

格式：

1、開始寫雙方單位名稱，代表人姓名、身份、洽商時間、地點及洽談的主要事項。

2、主體：寫雙方的意圖冀達到一致認識的條款。

3、各方代表簽名、時間。

范例： 意向書

**廠（甲方）

****公司（乙方）

雙方于*年*月*日在*地，對建立合資企業事宜進行了初步協商，達成意向如下：

一、甲、乙兩方愿以合資或合作的形式建立合資企業，暫定名為**有限公司。建設期為*年，即從*年－*年全部建成。雙方意向書簽訂后，即向各方有關上級申請批準，批準的時限為*個月，即*年*月*日－*年*月*日完成。然后由***廠辦理合資企業開業申 請。

二、總投資*萬（人民幣），折*萬（美元）。**部分投資*萬（折*萬）；**部分投資*萬（折*萬）。

甲方投資*萬（以工廠現有廠房、水電設施現有設備等折款投入）；

乙方投資*萬（以折美元投入，購買設備）。

三、利潤分配：各方按投資比例或協商比例分配。

四、合資企業生產能力：……

五、合資企業自營出口或委托有關進出口公司代理出口，價格由合資企業定。

六、合資年限為*年，即*年*月－*年*月。

七、合資企業其他事宜按《中外合資法》有關規定執行。

八、雙方將在各方上級批準后，再行具體協商有關合資事宜。

本意向書一式兩份。作為備忘錄，各執一份備查。

**廠（甲方）

****公司（乙方）

代表：

代表：

*年*月*日

法律文書

法律文書

（一）：民事起訴狀

民事起訴狀

說明：本格式適合公民提起民事訴訟用，格式相比法人和其他組織所使用的經濟

類起訴狀簡單，通常用于提出婚姻家庭、繼承、合同糾紛等的訴訟。

格式：

原告：（姓名、性別、出生年月日、民族、籍貫、職業或工作單位和職務、住址

等基本情況）

被告：（姓名、性別等情況，出生年月日不詳者可寫其年齡）

訴訟請求：

事實和理由

證據和證據來源，證人姓名和住址

此致

人民法院

附：本訴狀副本份。

起訴人：

年 月 日

法律文書

（二）：民事答辯狀

民事答辯狀

說明：

本答辯狀供法人或其他組織對民事起訴提出答辯用，用鋼筆、毛筆書寫或印刷，并加該單位公章。對個人使用的答辯狀只需要寫名答辯人身份等自然情況即可。

格式：

答辯人名稱： 地址：

法定代表人（或代表人）姓名： 職務：

電話：

企業性質： 工商登記核準號：

經營范圍和方式：

開戶銀行： 帳號：

答辯人因一案（或：答辯人因╳╳╳對一案所提起上訴），提出答辯如下：

…………

此致

人民法院

附：本答辯狀副本份。

答辯人：

年 月 日