第一篇：現(xiàn)代公文的寫作與處理：公文概述

現(xiàn)代公文的寫作與處理：公文概述

作者：陳華平王太鈞 孫杰

公文的涵義與特點

一、公文的涵義

公文是“公務文書”的簡稱。

從廣義上講，公文是指黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位為處理公務而形成的文字材料。廣義的公文涵蓋了全部通用公文和專用公文。

從狹義上講，公文是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

現(xiàn)在，在行政機關，習慣上將公文和文書、文件這三個名詞通用。實際上，公文和文書、文件是三個既密切聯(lián)系又相互區(qū)別的概念。文書與公文、文件是包含與被包含的關系，在被包含關系中，公文與文件可以是并列、交叉、重合關系；公文與文件又是包含與被包含關系；因此，文件是公文的一部分，而公文又是文書的一部分。

二、公文的特點

主要有：

（一）公務性

公文的首要特點就是公務性。

（二）規(guī)范性

公文的規(guī)范性是指公文具有規(guī)范的體式，即規(guī)范的體裁和格式。公文規(guī)范的體裁和格式是其區(qū)別于其他文章的顯著標志。

（三）法定性

公文的法定性是指公文作者的法定性。公文使用的主體是單位，也就是說，只有依法成立并能以自己的名義行使權力和承擔責任的組織或其法定代表人，才能充當公文的作者。

（四）程序性

公文的程序性是指公文必須履行規(guī)范的程序方為合法有效。從公文的撰擬、形成到發(fā)布，必須依次經(jīng)過相應的程序，否則它就不能生效。

（五）政治性

公文的政治性是由國家政權的性質(zhì)、政黨以及國家機關的階級性質(zhì)及路線方針決定的。

（六）權威性

公文的權威性來自公文制發(fā)機關的權威性和合法地位。

（七）時效性

公文的時效性是指公文在特定的時間區(qū)限內(nèi)具有效力和過了特定的時間區(qū)限后及被新的公文取代后即失去效力。

公文的作用

歸納起來，公文的作用有：規(guī)范和約束作用、領導和指導作用、溝通和合作作用、宣傳和教育作用、依據(jù)和憑證作用、檔案和史料作用等六個方面。

公文的分類

從對公文的制發(fā)和處理具有實際利用價值出發(fā)，通常對公文按其效力、使用范圍、性質(zhì)作用、行文方向、收發(fā)方式、機密程度、時限要求和載體等方面進行分類。

一、按公文的效力分

按公文的效力分，可分規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文兩種。這種劃分可適用于所有的公文。

所謂規(guī)范性公文，是指具有法定效力和規(guī)范體式的文書。這類公文在形成的頒發(fā)程序、執(zhí)行落實上比較規(guī)范，約束力強，下級機關必須貫徹執(zhí)行。

所謂非規(guī)范性公文，是指制發(fā)程序、行文格式無嚴格規(guī)定，約束力相對較小的文書。

二、按公文的使用范圍分

按公文的使用范圍分，可分通用公文和專用公文。

所謂通用公文，是指在黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位普遍使用的文書。它又可分為通用規(guī)范性公文和通用非規(guī)范性公文兩類。通用規(guī)范性公文是指一切黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位在公務活動中經(jīng)常使用的，在形成制發(fā)程序、執(zhí)行落實上比較規(guī)范，約束力較強的文書。通用非規(guī)范性公文是指一切黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位在日常事務活動中形成和經(jīng)常使用的，其制發(fā)程序、行文格式無嚴格規(guī)定，約束力較小，實用性和事務性很強的文書。

所謂專用公文，是指在一定業(yè)務范圍內(nèi)，按照特定需要而專門使用的公文，包括法規(guī)公文、司法公文、外交公文、軍事公文、經(jīng)濟公文、公關公文等。

三、按公文的性質(zhì)作用分

按公文的性質(zhì)作用分，可分法規(guī)性公文、指揮性公文、知照性公文、報請性公文、記錄性公文。

所謂法規(guī)性公文，是指國家權力機關、國家行政機關依據(jù)《憲法》規(guī)定的權限，制定的法律、法令、行政法規(guī)和規(guī)章，具有明顯的強制性。法規(guī)性公文一般包括命令（令）、章程、條例、規(guī)定、辦法、細則等。

所謂指揮性公文，是指向所屬機關傳達、貫徹黨和國家領導機關的方針政策，體現(xiàn)領導意圖，實施工作指揮的公文。指揮性公文一般包括命令（令）、決定、決議、批示、批復、意見等。

所謂知照性公文，是指向受文機關通報情況，知照事項，要求遵守或辦理的公文。知照性公文一般包括公告、通告、通知、通報、公報、函、簡報等。

所謂報請性公文，是指下級機關向上級機關報告工作，反映情況，提出建議，請示問題的公文。一般包括報告、請示等。

所謂記錄性公文，是指用于記載、歸納會議議定事項的公文。一般包括會議紀要、會議記錄等。

四、按公文的行文方向分

按公文的行文方向分，可分為上行文、下行文、平行文。

所謂上行文，是指下級機關向具有隸屬關系的上級機關報送的公文。如請示、報告等。

所謂下行文，是指上級機關向所屬下級機關發(fā)送的或向公眾公布的公文。如命令（令）、決定、決議、批示、公報、公告、通知、通告、通報、批復、會議紀要、簡報等。

所謂平行文，是指同級機關或不相隸屬機關之間為協(xié)商或通知有關事項而制發(fā)的公文。如函、通知、議案等。

還有一類公文，它既可以用于上行文，又可以用于下行文，還可以用于平行文。如意見、會議紀要等。這類公文又可稱為“通行文”或“泛行文”。

五、按公文的收發(fā)方式分

按公文的收發(fā)方式分，可分為收文、發(fā)文。

所謂收文，是指本機關收到的其他機關（包括上級、下級和平級機關）送達的公文。

所謂發(fā)文，是指本機關發(fā)往外機關（包括上級、下級和平級機關）的公文。

六、按公文的機密程度分

按公文的機密程度分，可分秘密公文、普通公文。

所謂秘密公文，通稱密件，指內(nèi)容涉及黨和國家機密的公文。它只能在限定的時間、范圍內(nèi)傳達和閱辦，以確保機密的安全。密件又按涉密程度分為絕密、機密、秘密三個密級。

所謂普通公文，通稱平件，按閱讀范圍又分為內(nèi)部文件和公布文件。內(nèi)部文件指文件內(nèi)容雖不涉及機密，但也不對外公開發(fā)布，只在機關內(nèi)部運轉的文件。公布文件是指向人民群眾或國內(nèi)外公布周知的公文，如公告、通告、法規(guī)類的公文，以及某些重要的方針政策性文件。

七、按公文辦理的時限要求分

按公文辦理的時限要求分，可分常規(guī)公文、緊急公文。

所謂常規(guī)公文，是指按正常的速度、程序制發(fā)和處理的公文，通稱平件。

所謂緊急公文，是指內(nèi)容涉及到重要問題，需要從快制發(fā)和處理的文書。緊急公文根據(jù)緊急程度可分為“特急”、“急件”，其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

八、按公文的載體分

按公文的載體分，可分紙質(zhì)公文、電子公文。

所謂紙質(zhì)公文，是指外在形式以各種紙張、紙板為載體的文書，是沿用時間最長、使用最普遍的文書。

所謂電子公文，是指在計算機系統(tǒng)中形式、處理、傳輸和存儲的電子文書。

第二篇：現(xiàn)代公文寫作與處理：公文處理

文 章來源

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現(xiàn)代公文寫作與處理：公文處理

公文的處理

一、公文處理的概念

公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

二、公文處理的作用

公文處理具有十分重要的作用。

（一）是各級黨政機關實現(xiàn)管理職能的前提和基本方式。

（二）是國家檔案事業(yè)的基礎。

（三）是機關聯(lián)系的紐帶。

三、公文處理的任務

行政公文處理的主要任務有：擬制、傳遞、辦理、管理。

（一）行政公文的擬制

行政公文的擬制，是任何行政機關、社會團體和企事業(yè)單位處理公務的必須工作。

擬制行政公文，首先，擬制者要認真學習和深刻領會黨和國家的方針政策。其次，擬制者要熟悉本地區(qū)、本部門的客觀實際情況，將黨和國家的方針政策與本地區(qū)、本部門的實際結合起來。再次，擬制者要熟練地掌握公文寫作的基本知識。

（二）行政公文的傳遞

行政公文的傳遞，是行政公文處理中的一個重要環(huán)節(jié)。因為任何公文只有通過傳遞這一環(huán)節(jié)，才能送達受文機關，發(fā)揮公文的效用。

傳遞公文的要求，一要準確，二要快速，三要保密。

傳遞公文的方法，一般采用外郵、內(nèi)傳和電傳三種。

（三）行政公文的辦理

公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（四）行政公文的管理

1.分發(fā)與閱讀。

分發(fā)的公文，要經(jīng)過嚴格的登記手續(xù)，一般只發(fā)組織，不發(fā)個人。要注意時限與密級。時限性強的公文，要及時分送；密級高的公文，要控制發(fā)送機關，并編號備查。

公文的閱讀有一定的范圍。要按有關規(guī)定辦事。不得自行擴大閱讀和傳達范圍。對傳閱的公文要隨時了解公文去向，加強催閱、清退制度。

2.翻印與復制。

行政機關的文件，未經(jīng)制發(fā)機關的批準或授權，不得自行翻印與復制。經(jīng)批準翻印或復制時，要注明翻印或復制機關的名稱、翻印或復制的時間及份數(shù)，并向原發(fā)文機關備案。秘密文件的復制，須按規(guī)定履行批準手續(xù)，并建立嚴格的登記管理制度。復制的文件要有復制機關的標記，并按原本文件樣子和要求管理。

3.利用與保管。

加強公文的管理，其根本目的是為了利用，充分發(fā)揮公文的效用。而公文的利用，又對公文保管工作提出了更高的要求。文秘人員要對本機關現(xiàn)有公文、存檔公文、余存和準備銷毀的公文，分門別類地妥加保管，不斷健全保管制度。機關撤、并，干部和文秘人員調(diào)動時，有關公文都應按規(guī)定保管和移交。

4.清退和銷毀。

行政機關文秘部門，都應定期對收進和發(fā)出的公文列出清單進行清理和清退，并將清理和清退情況向上級機關報告。應清退的文件，要按規(guī)定和有關手續(xù)清退，不得自行處理。凡是不需要立卷和超過保管期限的文件，要定期銷毀，不得散失。銷毀秘密文件，必須履行登記手續(xù)，報經(jīng)主管領導人批準，并由二人以上監(jiān)銷。

四、公文處理的原則

（一）執(zhí)行政策

（二）實事求是

（三）集中統(tǒng)一

（四）優(yōu)質(zhì)精簡

五、公文處理的管理機構

《辦法》第七條規(guī)定：“各級行政機關的辦公廳(室)是公文處理的管理機構，主管本機關公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。”

公文的發(fā)問辦理程序（略）

公文的收文辦理程序

收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

一、簽收

簽收是公文發(fā)送方與接收方的交接手續(xù)。公文發(fā)送一般以信件形式套封送達。送出文件時，應在公文送達簿上填寫以下項目：發(fā)文單位、送達日期(月、日，急件需具體到時、分)、收件人(單位)、收文號、件數(shù)、密級等。收件人應在公文送達簿上簽收。

二、登記

收文登記是公文進入收文處置過程的重要環(huán)節(jié)。收到的公文經(jīng)過拆封、清點、分類后，應立即登記在《收文登記簿》上(用微機處理的公文也不例外)。登記的內(nèi)容包括：收文日期(月、日，急件需具體到時分)、來文字號、收文號(即順序號)、來文單位、來文標題、份數(shù)、密級、緊急程度、處置過程及結果等。還要在登記完畢文件首頁的固定位置(一般在右上方)蓋上本機關的收文章。收文章內(nèi)容有：機關名稱、收文號和收文年、月、日三項。一份文件在《收文登記簿》上和收文章上的收文順序號、日期要一致，以方便日后查找。來文字號的登記，可以全登(包括機關代字、年份和序號)，也可以只登序號。收文號為本機關收文登記的順序號，不應有漏號或重號。收文號須同時登記在文件加蓋的收文章之內(nèi)。

來文登記注意的事項：一是隨到隨登，應于收文當日進行登記。二是要準確無誤，特別要防止隨意簡化或省略，特別是使用計算機管理公文，這一點尤為重要。三是幾個部門聯(lián)合發(fā)的公文，可只登記主要部門和聯(lián)合發(fā)文的機關數(shù)。四是對沒有標題的來文，可根據(jù)公文內(nèi)容自擬標題，不應只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對標題太長的，可做摘要式登記或使用主題詞。機密以上密級的公文，應注明密級，保密期可不注。

登記以上內(nèi)容，應做到及時、準確，用語簡明扼要。

三、審核

審核的重點有以下幾點：一是先審核來文是否應由本機關辦理，對不應由本機關辦理的公文要選出，待下一步做退辦件處理。二是審核來文是否符合行文規(guī)則，如發(fā)現(xiàn)有越級請示、一文多事、報告中夾帶請示內(nèi)容的，視為違背規(guī)則之處，要予指出。三是審核來文是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定，這項工作是審核中的重點和難點，應十分謹慎。四是涉及其他部門和地區(qū)的事項是否經(jīng)過了協(xié)商和會簽。五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。審核重點一般是“請示”、“意見”文種方面；格式上注意“簽發(fā)人”、“附注”等是否標注齊全。

四、公文摘編

摘編是對重要公文在辦理前做的加工處理，目的是為節(jié)省辦理公文的時間提供便利條件。

文摘是公文內(nèi)容的摘要，它對篇幅較長、內(nèi)容較復雜的公文，做了簡單而精確的再表達。文摘應該準確地反映出原文的精神，不遺漏重要內(nèi)容，不能做補充解釋或評論，力求簡要而明確，要使讀者不需看原文就能知道公文的重點內(nèi)容與概貌。

提要是公文的內(nèi)容提要，對公文內(nèi)容有簡要介紹和評價，作用是向讀者概要提示公文內(nèi)容。編寫提要時對內(nèi)容做出的分析和評價，要言之有據(jù)，客觀而準確，篇幅簡短。

綜述是針對某一問題，對一段時間內(nèi)收到的有關公文進行全面系統(tǒng)的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需要評論和提建議，只是客觀地綜合敘述各份公文中涉及的情況和問題即可。

數(shù)據(jù)資料匯集是根據(jù)一定的需要和題目，對分散在多份公文中的有關基礎數(shù)據(jù)資料加以匯編集合而成的系統(tǒng)材料。它的內(nèi)容可以是針對某一地區(qū)、系統(tǒng)、機關單位的全面情況，也可以是集中反映一個方面或一個具體問題。其形式有文章式的、報表式的等多種。

文摘、提要可以附在公文上供有關人員閱處，還可刊登在《公文信》、《來文摘報》、《今日來文摘要》等刊物上。綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一般是單獨成文，也可刊登在《信息快報》、《大事紀要》等刊物上。

五、擬辦

擬辦是公文的處理人員在對公文認真閱讀和分析之后，提出自己的見解和建設性意見，供領導人審核決策。

（一）摘寫“內(nèi)容提要”。對篇幅長、內(nèi)容較復雜的公文，要用準確、簡練的文字表達出來，為領導閱文提供便利。做好此點，首先要細讀全文，然后把核心內(nèi)容提煉出來加以“壓縮”，做到“言簡意賅”。

（二）提出具體的處理意見，也稱辦文預案。這是秘書人員在辦文中根據(jù)文件內(nèi)容和要求，預先為領導提出的辦理意見或設想的方案，并附上有關的背景材料，供領導人審批時選擇、參考，如果所提的方案有兩個或兩個以上時，應將傾向性意見放在最前面。如果對公文中的問題處理認為有把握時，可以草擬出復文文稿一并供領導審核等。

（三）傳閱。傳閱是公文擬辦的一部分。在多種傳閱活動中若想取得好的效果，應做到以下幾點：一是科學合理地安排傳閱路線。二是適當分流。一份公文的閱讀者有既閱又辦的，也有只閱不需要辦的。三是創(chuàng)新傳閱方式。如開辟閱文室；設置內(nèi)部閱文欄窗；利用有關會議集中傳達文件；四是要有一套嚴格而又簡便的傳閱登記管理制度，既使閱文者便于閱讀，又能嚴格管理。

六、批辦

批辦就是將公文批交承辦部門辦理。

對上級來文需要遵照辦理和長期執(zhí)行的，要明確主辦部門，轉請辦理。批辦意見要明確，不能只閱不批。請承辦部門如何辦理，是研究提出意見還是遵照執(zhí)行，或是綜合協(xié)調(diào)；是正常辦還是限時急辦，都應該有明確的意見，不能模棱兩可。涉及兩個以上部門共同承辦的，要確定主辦部門，這是為了明確承辦中的責任。

應該注意的是，在公文送批時，文秘人員要嚴格按照程序辦理，那就是先將公文送分管領導閱批，然后才能送主要領導者閱批。如果把送批程序弄顛倒了，會帶來很多麻煩，甚至影響到工作。

七、承辦

公文批辦后到達承辦部門，即進入了承辦過程。承辦部門收到交辦的公文后應及時處理，不得延誤或推諉。緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的，要及時說明情況。對不屬本單位或不宜本單位辦理的，要及時退回交辦部門并說明理由。

八、催辦

催辦的方式有以下幾種：一是電話催辦。也是最為常用的一種方式，用電話詢問公文辦理的情況方便快捷，可以反復使用多次，有利于隨時掌握新情況、新進展。二是發(fā)催辦函(單、件)，此時需要對方按要求填寫催辦內(nèi)容，這樣便于催辦方掌握日后有可查的資料。三是會議催辦，召開專門會議催促和了解承辦方的辦理進度及有關情況。對牽涉到諸多部門的事項，適宜采用會議催辦的方式。四是上門催辦，針對十分緊迫的重要事項，有關人員到承辦事項所在地現(xiàn)場催辦，這種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時不宜過多使用上門催辦方式。

九、查辦

查辦是公文處理的管理機關或其他專門組織對一些重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作。查辦與催辦都帶有監(jiān)督性質(zhì)，但又有明顯區(qū)別：催辦是對承辦公文過程的監(jiān)督控制，重點在于使公文“按時”完畢；查辦不僅監(jiān)控公文的承辦過程，重點要管公文產(chǎn)生實效的全部過程，按時、按質(zhì)、按量地將有關事務辦畢。催辦是以一份公文展開活動；查辦則是以一類事情展開活動。在若干份公文都反映同一類事情的情況下，查辦往往針對這類情況展開活動。

十、注辦

由公文的承辦人在承辦公文的過程中，將承辦活動中的情況記錄在《文件處理單》上，其主要內(nèi)容有：是否辦復，復文號和日期，召開會議的名稱和與會人員，決議和結果，電話聯(lián)系時受話人姓名和通話內(nèi)容，現(xiàn)場辦公的人員、解決問題的方法和結果，主要閱卷人、簽注日期等。

辦畢公文的處置

一、清退

清退即經(jīng)過清理將有關辦畢的收文按期退歸原發(fā)文機關或由其指定的有關單位。需要清退的公文包括：絕密公文、有重大錯漏的公文，被明令撤消的公文，僅供征求意見或審閱的公文，一些未經(jīng)領導本人審閱的講話稿，其他發(fā)文機關指定需要清退的公文。清退公文的辦法，或按規(guī)定成批定期進行，或隨時清退。但不論以何種方式清退，都應該辦理一定的手續(xù)。對要清退的公文，任何人不允許私自摘錄或復制。

二、銷毀

銷毀即對沒有保存價值和可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。需要銷毀的公文主要包括：所有沒有留存價值的公文，沒有留存必要的重份公文，不立即銷毀有可能造成失密或樣子損壞的公文，一般性的沒有保存價值的草稿，印制公文中形成的校樣、印版等。銷毀的方式有：焚毀、變成紙漿、粉碎、清洗消磁等。但對要銷毀的文件必須按照規(guī)定履行有關手續(xù)，個人不得私自銷毀文件。

三、暫存

以不屬于上述范圍的公文暫時予以妥善保存。

四、立卷與歸檔

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第三篇：現(xiàn)代公文寫作與處理：調(diào)查報告

現(xiàn)代公文寫作與處理：調(diào)查報告

現(xiàn)代寫作與處理：調(diào)查報告

調(diào)查報告概述

一、調(diào)查報告的含義

調(diào)查報告是根據(jù)某種特定的需要，有計劃地對典型事物、社會問題或工作情況等，進行認真調(diào)查研究后形成的書面報告形式的。

二、調(diào)查報告的特點

（一）針對性

調(diào)查報告是為了解決工作中急需解決的某些問題而寫作的，因此，應及時反映情況，揭露存在的問題，提出迫切需要解決的問題，回答人們最關心的問題，做到有的放矢。

（二）用事實揭示事物的本質(zhì)和規(guī)律

調(diào)查報告不論是研究新事物、總結新經(jīng)驗，還是揭示問題的真相，都必須反映事物的本質(zhì)特征和客觀規(guī)律。

、原因、結論層層遞進的方式安排結構。一般綜合分析性質(zhì)的調(diào)查報告多采用這種形式。

3.縱橫式結構。這種結構形式兼有縱式和橫式兩種特點，互相穿插配合，組織安排材料。采用這種方式，一般是在敘述和議論發(fā)展過程時用縱式結構，而寫收獲、認識和經(jīng)驗教訓時采用橫式結構。

4.對比式結構。這種方法是用兩種不同事物的對比，來提示問題的本質(zhì)。這種對比的方法可以更深刻地讓讀者辨別某種現(xiàn)象的問題所在，也便于突出顯示調(diào)查報告的中心旨意。

（三）結尾

結尾是調(diào)查報告分析問題、得出結論、解決問題的必然結果。不同的調(diào)查報告，結尾的格式各不相同。一般來說，有以下幾種：

.總結式。對調(diào)查報告做歸納說明，總結主要觀點，深化主題，以提高人們的認識。

2.展望式。對事物發(fā)展做出展望，提出努力的方向，啟發(fā)人們進一步去探索。

3.補充式。補充交代正文中沒有涉及到而又值得重視的情況或問題。

4.問題式。寫出尚存在的問題或不足，說明有待今后研究解決。

三、落款

落款應署上調(diào)查者（單位、調(diào)查組織或個人）和調(diào)查報告完成的日期（年、月、日）。

調(diào)查報告的寫作

調(diào)查報告的寫作包括標題、正文和落款的寫作。

一、標題和落款的寫作

（一）標題的寫作

標題的寫作比較靈活，采用何種格式應根據(jù)調(diào)查報告的主題來定。有的調(diào)查報告為節(jié)省標題文字，還可以不用“關于??的”這個介詞結構。

（二）落款的寫作

調(diào)查報告落款的寫作內(nèi)外有別。

內(nèi)部使用的調(diào)查報告正文之后，應署上調(diào)查者（單位、調(diào)查組織或個人）的名稱或名字，并寫上完成調(diào)查報告的日期。

公開發(fā)表的調(diào)查報告可以用上述落款的方式，但大多把調(diào)查者署在標題之下，正文之后也不寫完成日期。

二、正文的寫作

正文的寫作包括前言、主體和結尾的寫作。

（一）前言的寫作

前言是調(diào)查報告的開頭，用來簡要敘述為什么對這個問題進行調(diào)查；調(diào)查的時間、地點、對象、范圍、經(jīng)過以及采用什么方法；調(diào)查對象的基本情況、歷史背景；以及調(diào)查后的結論等。這些方面的側重點由調(diào)查者根據(jù)調(diào)查的目的來確定，不必面面俱到。開頭的方法很多，采用什么方法開頭要根據(jù)主題來定，沒有固定的格式。

（二）主體的寫作

主體是調(diào)查報告的主干和核心。這部分主要寫明事實真相、收獲、經(jīng)驗和教訓，即介紹調(diào)查的主要內(nèi)容是什么，為什么是這樣的，分析問題所在及主要原因，提出處理意見或結論、辦法等。內(nèi)容較長的，可分列幾部分或加上小標題，以求眉目清晰，讓人便于閱讀。主體部分包括了大量的材料，因此，要精心安排調(diào)查報告的層次，安排好結構，有步驟、有次序地表現(xiàn)主題。

（三）結尾的寫作

調(diào)查報告結尾的寫法形式多樣，采用何種方式結尾應根據(jù)調(diào)查報告的內(nèi)容來確定。不論哪種方式結尾，都應簡潔、凝練，不能拖泥帶水。有些調(diào)查報告的前言和主體部分把話都說完了，就不必另加結尾了。

三、寫作的基本要求

一般地講，要想寫出一份有價值的調(diào)查報告，應該注意以下幾點要求：

.深入實際，詳盡地占有材料

2.實事求是，如實反映情況

3.認真分析，科學概括

4.夾敘夾議、敘議結合

第四篇：現(xiàn)代公文寫作與處理：講話稿

現(xiàn)代公文寫作與處理：講話稿

一、講話稿的概念

講話稿也稱“發(fā)言稿”，是講話人在各種會議、集會、儀式上發(fā)表講話而準備的發(fā)言文稿。它能幫助講話人準確表達意思，避免講話的隨意性。

二、話稿的特點

（一）貼近性

擬制講話稿一定要先弄清講話的場合、對象，做到有的放矢，抓住受眾最關心的問題，予以切合實際的解答。說真話，說實話，切忌空話、套話、大話、假話、過頭話，切忌打官腔。講話稿一般使用第一人稱，這樣便于闡述自己的觀點，使聽眾感到貼近和親切，容易使聽眾與講話者產(chǎn)生共鳴，情不自禁地與講話者站在一起，信服講話的內(nèi)容，接受講話的觀點。

(二)鼓動性

講話的目的一般是宣傳和發(fā)表個人的觀點，或是借個人名義發(fā)表國家、集體的意見，因此常采用富有鼓動性的語言去煽情，讓聽眾信服真理和正義就在講話者一邊，甘心情愿地聽從他的安排和調(diào)動。批駁錯誤時，要有理有據(jù)、論證嚴密，讓人無懈可擊、口服心服。

(三)通俗性

為了最大限度地適應受眾的聽覺需要，講話稿要盡可能少采用書面語，而要突出口語色彩。講到激動時，可適當輔以某些動作，但不宜過多。成功的講話，無不是靠精彩的語言(口語)打動聽眾的。適當?shù)剡\用—點典故、成語、俗語，可以增強語言效果。

(四)政論性

講話稿是機關領導班子或領導針對具體的某個問題所作的發(fā)言的藍本，它的內(nèi)容或闡述黨和國家的路線方針政策，或申明領導核心的主張、決策，或分析形勢以統(tǒng)一認識，或總結成績闡述經(jīng)驗教訓以鼓舞士氣，都有較強的政治色彩。

三、講話稿的分類

講話稿的應用范圍非常廣泛，種類非常豐富，從事務性公文的角度可以將講話稿分為兩類。一類是致辭類講話稿。包括開幕詞、閉幕詞、歡迎詞、答謝詞、悼詞等。另一類是報告類講話稿。包括大會報告、講話、發(fā)言、工作匯報等。盡管每一類講話稿應用的場合不同，形式也多種多樣，但總體說來都具有講話稿的一般特點和格式。

講話稿的格式

講話稿的格式包括標題、稱謂和正文三部分。

一、標題

講話稿的標題一般包括講話人的姓名、職務、事由、機關名稱和文種等要素。不同要素組合構成不同的標題形式。常見的標題形式有三種：

（一）公文式標題

公文式標題，即“機關名稱 + 事由 + 文種”，如《某某市 2005 工作報告》，有時還可以省略機關名稱，如《政府工作報告》。

（二）會議名稱 + 事由 + 文種，有的還在題前加上報告人的姓名。如《中國人民政治協(xié)商會議某某市第十屆常務委員會工作報告》。

（三）新聞式雙標題，正題突出報告內(nèi)容，副題說明會議名稱、文種，有的還寫明報告人和時間。如《中國的和平發(fā)展與東亞的機遇——溫家寶總理在東亞峰會領袖對話會議上的演講》（2005 年 12 月 12 日，馬來西亞吉隆坡）。

二、稱謂

講話是面對聽眾的，所以要根據(jù)對象選擇用何種稱謂，如“各位代表”、“同志們”、“朋友們”等。如有外國人士參加，要稱“女士們”、“先生們”；如有重要來賓到會時，也可加上專指性稱呼，以示禮貌、尊重。用稱謂要注意周密得體，不能遺漏一部分與會考，以免引起這些人的不快。

三、正文

正文包括開頭、主體和結尾三部分。

（一）開頭

開頭也稱“導語”，是指講話稿的導入部分。開頭要先把重點提出來，以引起聽眾的興趣，把握好開頭就會容易地把聽眾的注意力吸引過來，這是講話成功的關鍵。因此，要根據(jù)不同的講話場合、講話地點、講話對象以及講話者自己的身份來設計，可以因時、因地、因人而異，總的原則是能立刻吸引聽眾的注意。

（二）主體

主體部分是講話稿的核心內(nèi)容，要緊接開頭的話題從各方面加以闡述和論證，做到突出重點，分清層次。結構上要有張有弛，有起有伏，不能平鋪直敘，像流水賬一樣，否則聽眾會產(chǎn)生厭惡感，達不到預期的效果。

（三）結尾

結尾是講話稿最精彩部分的展現(xiàn)，有一個妙趣橫生、令人難忘的講話結尾，就會使聽眾或歡欣鼓舞、或心服口服地對講話人產(chǎn)生信賴感，留下深刻的印象并按他說的去做。有的講話稿可以用“謝謝大家”等平實的詞語結尾，表示對聽眾的尊重。

講話稿的寫法

一、正文開頭與結尾的寫作

（一）開頭的寫作

開頭的方式多種多樣。有的開篇入題，又叫開門見山，開篇點題；有的介紹內(nèi)容，又叫論題；有的闡明意義，借題發(fā)揮，說明依據(jù)，表示感情等開頭語。總的來說，開頭語要平直、概括、簡短。

（二）結尾的寫作

結尾不是對開頭和正文的重復，而是對整個講話的總結。結尾的方式同樣是多種多樣的，常見的寫法有概括式、希望式、憧憬式、哲理式、抒情式和宣布式。

概括式，即概括要點，強調(diào)或揭示主題，對全文進行回顧和總結。

希望式，即向聽眾提出一些希望和要求。

憧憬式，即展望未來，指出美好前景，鼓舞斗志。

哲理式，即飽含哲理，發(fā)人深思。

抒情式，即表示感情、祝愿，求得情感上的共鳴。

宣布式，即宣布會議的某個決定、某一事項的開始或結束。

二、正文主體的寫作

主體部分應根據(jù)講話內(nèi)容的不同而選擇不同的寫法。一般說來，主體結構有以下幾種方式：

（一）并列式

并列式，即各層次平起平坐，不存在誰主誰次、誰輕誰重的問題，各層次都是直接對主題負責。

（二）遞進式

遞進式，即各層次之間存在相互作用的邏輯關系，循序漸進式的鋪展開來，這是比較常用的寫作形式。

（三）交互式

交互式，交互式是并列式和遞進式的補助排列形式，當遇到各層次內(nèi)容有所交叉或重復的時，應把各層次并列部分的共性問題都抽出來，集中成為另外的層次，而這一層次只是并列層次的遞進，是為前面幾個層次服務的。

（四）總分式

總分式，總分式有二類形式，一類是先集中說，提出綱領性、覆蓋性的層次，然后再分開來說，提出具體方法、步驟。另一類是主體部分并列起來說，然后再圍繞主體部分分開來說，一般這一類文體多數(shù)用于對過去工作進行總結評價，對今后工作進行布置。

（五）附帶式

附帶式，把主要問題和附帶問題結合起來講，先講主要內(nèi)容，然后講補充部分。

（六）敘議結合方式

敘議結合方式，即在傳達客觀事實時，同時發(fā)表講話者的感受和認識，將客觀的材料與主觀的體驗結合起來，夾敘夾議。

三、寫作要求

寫講話稿除了要做到觀點正確、中心突出、結構合理、邏輯嚴密、語言規(guī)范等基本的寫作要求外，還要把握好以下幾個問題：

（一）要準確領會領導意圖

準確領會領導意圖就是了解上級機關的精神，掌握全局的工作重心，把講話稿寫成領導人認識的豐富和觀點的完善。

（二）要體現(xiàn)領導個人特色

要體現(xiàn)領導者個人的特色，就是要考慮領導人的具體身份和平時講話的特點，寫成領導人想講、愿講的講話稿。

（三）要弄清不同種類的講話在語言等方面的差異

講話的種類不同，語氣、內(nèi)容結構等方面也就各不相同。起草之前一定要有清楚的認識。如，報告類講話稿一般要求內(nèi)容客觀、全面，格式比較固定，語氣平緩、嚴肅；致詞類講話稿則要求語氣熱烈、感情充溢，格式活潑，內(nèi)容恰切主題。

（四）要善于搞好前后銜接

要善于搞好前后銜接就是要求講話稿的內(nèi)容（精神）要與上級精神、全局工作、以往工作、其他領導的工作相兼顧，辯證地分析闡述問題，不能肯定一切，也不能否定一切。

（五）重要的講話稿要由領導人親自動手或主持起草

《中共中央關于各級領導干部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》文件中指出：“領導干部必須親自動手準備自己的重要講話、報告，親自指導、主持自已領導范圍的重要文件的起草，否則他對自已所領導的主要工作就不能擔負政治責任。”

第五篇：公文處理概述(DOC)

公文處理概述

[2008-4-16 9:25:47]

公文，簡而言之，就是處理公務的文書。公文處理工作作為秘書部門各項業(yè)務工作中最基礎性的工作之一，做好這項工作，對于保持辦公室工作的正常運轉，搞好“三服務”，具有十分重要的意義。

一、公文種類、作用、特點及基層常用公文概述

（一）公文種類

公文的種類，可分為法定公文和常用應用公文兩大類。法定公文，即國家和黨內(nèi)有明文規(guī)定的規(guī)范性公文。1996年中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》規(guī)定黨的機關的14種常用公文為：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。2000年8月國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定的國家行政機關13種主要公文為：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。常用應用公文，是指除法定公文之外的其他經(jīng)常使用的公文。

（二）公文的作用

明法作用、傳令作用、宣傳導向作用、聯(lián)系和知照作用、依據(jù)和憑證作用、記載歷史的作用

（三）公文的特點

鮮明的政治性、法定的權威性、嚴格的制作程序、明確的時限要求、特定的格式、特定的作者、特定的閱知者。

（四）基層辦公室常用公文文種及其特點

1、通知。用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免干部。其特點是：適用范圍廣；運轉速度快；使用頻率高。

2、報告。用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。其特點：匯報性；陳述性；概括性。

3、請示。用于向上級機關請求指示、批準。其特點是：請求性；一事一文；政策性強；實事求是；用陳述性、祈使性語言；文字精練。

4、函。用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。其特點：平等性；靈活性。

二、關于公文格式

公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。

（一）公文的文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標識規(guī)則，包括版面安排、字體型號、各要素的標識排序等。目前，各類機關的通用公文的格式大體相同。黨政機關通用公文的文面格式由版頭、份號、密級、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)報序號、公文標題、主送機關、正文、附件名稱（附件說明）、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機關、印制版記21個要素組成。這21個要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個要素）、主體部分（中間9個要素）、版記（文尾）部分（最后3個要素）。

眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個頁面的1/3左右。黨的機關用特定版頭制發(fā)的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實體五角星隔開；行政機關的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開，中間沒有五角星；用電報傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報為紅色）隔開。用A4型公文紙，國家標準規(guī)定上報公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。

版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發(fā)機關、印發(fā)時間和印發(fā)份數(shù)3項內(nèi)容（行政機關的公文只有前兩項內(nèi)容）。

1．版頭

版頭，又叫發(fā)文機關標識，即人們通常所稱的“紅頭”。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領導機關的權威，起到增加公文莊重色彩和嚴肅性，識別發(fā)文機關、公文級別、重要程度，以引起受文者注意的作用。不同的機關，不能共用版頭，但規(guī)格樣式是相同的，只是表示的發(fā)文機關不同。

黨的機關公文版頭的主要形式有兩種：一種由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，例如，“中共益陽市資陽區(qū)委文件”；一種由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標注文種組成，例如，“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會（通知）”。版頭字居中排印在公文首面上部，一般用長牟體字或長宋體字套紅印制，每個字的長度在15—22毫米之間，寬度根據(jù)字數(shù)多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應美觀、莊重、大方。版頭一經(jīng)確定，必須長期固定使用，一般情況下不作變動，更不得隨意變動。

黨的機關使用公文版頭應注意4個問題：一是以黨委或以黨委辦公室名義制發(fā)的公文，分別應與版頭一致，即黨委的文件使用黨委文件的版頭，黨委辦公室的文件使用黨委辦公室文件的版頭，兩者不能混淆；二是發(fā)文字號特別是發(fā)文機關代字與對應的版頭應一致，如“益資發(fā)”用“中共益陽市資陽區(qū)委文件”的版頭，“益資委”、“益資委干”用“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會（××）”版頭；三是版頭圓括號中標注的文種應與標題中的文種和最后一個主題詞一致，即三者同一；四是黨委、黨委辦公室與其他任何一個同級機關聯(lián)合行文，均只用黨委或黨委辦公室的公文版頭。這是由黨的機關的領導地位決定的。

發(fā)文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準；規(guī)范化簡稱應由該機關的上級機關規(guī)定，由本機關自定的，一定要明示其他機關，不能只是自己使用而別人不認同。

2．份號

份號，即份數(shù)序號，是同一件公文印制份數(shù)的順序號。在黨的機關，用特定版頭印發(fā)的秘密公文均應標注份號，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應標注份號。份號從NO.000001號開始，用6位阿拉伯數(shù)字標注于公文首頁左上角。

秘密公文印制份號的目的是：便于對秘密公文進行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件發(fā)生。

3—4．密級與保密期限

密級，即公文的秘密等級。公文中的密級分為絕密、機密、秘密3個等級。秘密可劃分為國家秘密和商業(yè)秘密，其中，國家秘密劃分為絕密、機密、秘密3個等級，商業(yè)秘密劃分為“商業(yè)機密”、“商業(yè)秘密”2個等級。有秘密事項的公文應確定密級。用特定版頭印發(fā)的公文，密級用3號黑體字標注。黨的機關的公文，密級標注在份號下方，兩字之間空1字；行政機關的公文，密級標注在公文首頁右上角。如需同時標注秘密等級與保密期限，黨政機關的公文，都用3號黑體字頂格標注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機密★3年”。

5．緊急程度（等級）

緊急程度（等級），是對公文送達和辦理的時間要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發(fā)布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印制的黨的機關的緊急公文，分別標明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機關的緊急公文，分別標明“特急”、“急件”，用3號黑體字標注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級，則標注在第1行。

確定公文的緊急程度（等級）應實是求是，防止隨意性。

6．發(fā)文字號

發(fā)文字號是公文的代號，由發(fā)文機關代字、發(fā)文和發(fā)文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭制發(fā)的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識別公文、發(fā)文機關、發(fā)文和便于登記、管理、使用的作用。其中，發(fā)文機關代字由發(fā)文機關所在行政區(qū)（管轄地）地方代字、發(fā)文機關代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發(fā)文機關代字或公文類別代字，但發(fā)文機關所在行政區(qū)地方代字不能省略。例如，“益資發(fā)”，用“益資”做發(fā)文機關所在行政區(qū)代字，省略了發(fā)文機關代字“委”，“發(fā)”是文件類別字；“益資委”中的“委”是發(fā)文機關代字，即“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會”，省略了文件類別代字。發(fā)文機關代字不能與同級機關的機關代字相同，例如，同級統(tǒng)戰(zhàn)部與統(tǒng)計局，不能都用“統(tǒng)”字做機關代字，應分別用“統(tǒng)戰(zhàn)”、“統(tǒng)計”做機關代字。發(fā)文和發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字書寫，發(fā)文號標注在六角括號內(nèi)。發(fā)文應標全稱，不能簡稱，例如，“〔2005〕”不能簡寫為“〔05〕”。發(fā)文順序號分從1號起，按公文的簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。

使用發(fā)文字號，應注意3個問題：一是發(fā)文字號一經(jīng)確定，應長期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標注主辦機關的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號，黨的機關的用4號仿宋體、行政機關的用3號仿宋體字標注于版頭（發(fā)文機關標識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標注；上行文的標注于左側，與右側的“簽發(fā)人”對稱，左右邊各空1字排印。

7．簽發(fā)人

上報公文（主要指請示、報告）應標注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成，標注于公文發(fā)文機關標識（版頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機關的公文用4號仿宋體字標注。某些重要的公文有會簽人的，還應在簽發(fā)人右側用4號仿宋體字標注會簽人及其姓名。

上報公文標注簽發(fā)人的目的，是為了加強單位領導人對公文所負的責任，使之認真把好公文關。

標注公文簽發(fā)人應注意2個問題：一是聯(lián)合行文，有多個簽發(fā)人，一般是主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色橫隔線；會簽人的標注方法同簽發(fā)人。二是簽發(fā)人是指機關簽發(fā)公文的領導人中最高職務者。

8．標題

標題，一般由發(fā)文機關名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標題用2號小標宋體字，副標題用3號楷體字，居中排印。回行時應做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文的標題應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，做到規(guī)范、簡潔、無歧義。

在處理公文標題時應注意3個問題：一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機關名稱排序，一般情況下，主辦機關的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復合性公文）中，應簡化標題。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。

9．主送機關

主送機關，即主要受理公文的機關，應當用全稱，或規(guī)范化簡稱，或同類型機關統(tǒng)稱；在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。國家標準規(guī)定：“如主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機關之上，標識方法同抄送。”

普發(fā)性公文，主送機關名稱用統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。在黨政機關常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復、議案、函6種公文標注主送機關；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規(guī)定、細則、會議紀要、工作要點12種公文不標注主送機關；通報可標注可不標注主送機關，即一般情況下不標注主送機關，但表彰先進、批評錯誤、通報人大和政協(xié)選舉結果，可標注主送機關。

10．正文

正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于主送機關下方；不標注主送機關的公文，正文位于成文日期下方。縣級及基層黨的機關不標注主送機關的公文，正文在標題之下空1行排印。數(shù)字、年份不能回行。

正文中的結構層次序數(shù)應準確掌握和使用，即：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。常見的錯誤有：①第一層次用“

（一）”；第三層次的“1.”寫成了“

1、”，把小圓點寫成了頓號。②第一層次用“

一、”，第二次用“（1）”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“

一、”，第二級可用“1.”，但不能用“（1）”。為簡化層次，正文中盡量不用多層次結構。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印；有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第三級小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體字排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的，第一文種的正文用3號楷體字排印，第二文種的正文用3號仿宋體字排印。

法規(guī)性公文的編、章、節(jié)的序號及標題居中排印，占兩行；非法規(guī)性公文的小標題的第一行與正文的每一個自然段的第一行左邊空兩個字排印，行距相同。獨立成段的小標題，末尾無標點符號；小標題之后接著排印正文的，末尾用句號。

11—12．附件及附件名稱

附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、注釋、補充、證實、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主體裝訂在一起。

公文如有附件，應在正文之后、發(fā)文機關署名之前排印附件名稱。黨的機關的公文附件不空行、行政機關的公文附件空1行，左側空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字或“附”字，后面標全角冒號附件名稱。附件的序號（用阿拉伯數(shù)字）和名稱前后的標識應一致。

附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的，不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規(guī)格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。

如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應填報的統(tǒng)計表等，應在附件的左上角第1行頂格標注公文的發(fā)文字號，并在其后標注附件（或帶順序號）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應標注在主件最后一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應標注在附件最后一頁的下端。

13．發(fā)文機關署名

發(fā)文機關署名，應當用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文之后的右下方。

黨的機關的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標注主送機關和不需加蓋發(fā)文機關印章的公文，正文之后不再署名。在縣級和基層黨的機關，公文印數(shù)較少，所發(fā)公文都要加蓋發(fā)文機關印章；對于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標注主送機關，只把印發(fā)傳達范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政機關的公文，單一機關和兩個機關的聯(lián)合行文不署名，3個以上機關聯(lián)合行文，應署名。署名時，將發(fā)文機關名稱排在成文日期和正文之間，主辦機關排在前面，每行最多排3個發(fā)文機關名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標準。

14．成文日期

成文日期，一般以領導人最后簽發(fā)的日期為準；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。

黨的機關的公文成文日期用阿拉伯數(shù)字標注。有主送機關的文種，成文日期標注于發(fā)文機關署名右下方，低兩個字用3號仿宋體字排印；對于決定、決議、規(guī)定等不標注主送機關的公文，成文日期加括號用3號楷體字標注于標題之下居中位置。縣級及基層黨的機關發(fā)文，對于決定、決議、規(guī)定等不標注主送機關的公文，成文日期標注在發(fā)文機關署名右下方。

行政機關的公文成文日期用漢字標注，“零”寫“O”。單一機關行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿宋體字排印。聯(lián)合行文，將成文日期拉開，左右各空7個字排印；成文日期與正文的距離，從實際出發(fā)確定，以方便蓋章為準。

公文經(jīng)領導人簽發(fā)后因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報領導確定。

15．印章

縣市區(qū)黨的機關和基層黨組織的公文，均應加蓋發(fā)文機關印章。聯(lián)合上報的公文，聯(lián)署機關都應當加蓋印章。

在行政機關，公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，均應加蓋發(fā)文機關的印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。

使用機關印章加蓋公文時，要認真、細致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。黨的機關的公文印章在發(fā)文機關署名的成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。行政機關的單一機關行文，印章距正文2—4mm，居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3個印章，主辦機關在前，印章蓋在發(fā)文機關署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標注成文日期。當公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不采取標識“此頁無正文”的方法解決。

縣市區(qū)黨的機關和基層黨組織制發(fā)的公文，對于不標注主送機關的文種，先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。

16．印發(fā)傳達范圍（附注）

公文的印發(fā)傳達范圍（附注），用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。

在黨的機關的公文中，這一要素叫印發(fā)傳達范圍。它一般用于普發(fā)性公文。對于有主送機關的公文，對印發(fā)傳達范圍另有要求的，在印發(fā)傳達范圍處加以說明；對于沒有主送機關的公文，起到標注主送機關的作用，并可對印發(fā)傳達范圍提出要求。

在《國家行政機關公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機關的公文的印發(fā)傳達范圍，并可說明其他需要說明的事項。“請示”公文，在此處注明聯(lián)系人姓名和電話號碼。

印發(fā)傳達范圍的幾種形式應相對固定，做到規(guī)范化，以便準確及時地確定公文的印發(fā)份數(shù)。

17．主題詞

黨的機關的公文，公文主題詞按主題詞法標注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標注，位于公文末頁下端抄送機關或印制版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，后標注全角冒號；主題詞用3號書宋體字；一篇公文最多不超過10個主題詞。行政機關的公文，公文主題詞用分類標引法標注；“主題詞”用3號黑體字居左頂格標注，后標全角冒號；主題詞用3號小標宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。

每個詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與一行主題詞的第一個字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線。

18．抄送機關

抄送機關，指除主送機關以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

用特定版頭（報頭）印制的公文，抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前標明“抄送”二字并加冒號。抄送機關名稱排列，按機關的大小和排列習慣依次進行排列，回行時與冒號后的抄送機關名稱對齊。黨的機關的公文，“抄送”2字頂格，用5號黑體字，后標全角冒號；抄送機關名稱用5號宋體字，中間可用頓號、逗號、分號；末尾不用標點符號。行政機關的公文，“抄送”2字與抄送機關名稱，都用3號仿宋體字，左空1字排印；抄送機關名稱之間用頓號隔開，末尾用句號；如主送機關移至主題詞之下，標注方法同抄送機關。

19．印制版記

印制版記是印制公文的標記，由公文印發(fā)機關名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機關名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機關的公文，兩條橫線之間的左右側各空半個4號字，分別標注公文印發(fā)機關名稱和印發(fā)日期，底線下邊右側離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號宋體字標注印制份數(shù)，即“（共印××份）”。

行政機關的公文，只有印發(fā)機關和印發(fā)時間，印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。

印發(fā)時間都用阿拉伯數(shù)字，均以付印日期為準，年份不能簡寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印發(fā)”2字。

用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天。

翻印上級機關的公文，應把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)日期改為翻印日期，用圓括號標注共印××份。

（二）公文用紙格式

黨的機關的公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）。目前，我國黨的機關普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準A4型公文紙。如果使用國際標準A4型公文紙，應與本機關的上級機關的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應和配套問題，不能隨意改變或單獨改變公文用紙格式。公文用紙格式一經(jīng)確定，必須長期固定使用。

《國家公正機關公文處理辦法》規(guī)定，從2001年1月1日起，國家行政機關的公文用紙，一般采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

（三）公文排印、裝訂格式

《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》明確規(guī)定：“公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習慣排印。”用漢字排印公文，除版頭用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。

《國家行政機關公文處理辦法》明確規(guī)定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習慣書寫、排版）。”行政機關的公文除發(fā)文機關標識、標題、主題詞目用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數(shù)序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿宋體字。

用16開型公文紙排印公文，黨的機關的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個字。行政機關的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。

用國際標準A4公文紙排印公文，正文用3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。

特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，調(diào)整行距、字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。

公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色普所標BL100%，紅色油墨應達到色普Y80%，M80%。印刷品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)字標注，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。空白頁和空白頁以后的頁不標注頁碼。

公文裝訂與公文排印應一致，并考慮人們的閱讀習慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側裝訂，不掉頁。

三、公文的行文規(guī)則

（一）行文關系

公文的行文關系，主要有以下6種：領導與被領導的關系、指導與被指導的關系、綜合管理與被管理的關系、屬地管理中統(tǒng)一管理與被統(tǒng)一管理的關系、監(jiān)督與被監(jiān)督的關系、平行機關之間的協(xié)作關系和業(yè)務上管理與被管理的關系。

（二）行文方式

黨政機關的行文方式分為下行文、上行文和平行文3種方式。

1、下行文。是指上級機關給所屬的下級機關行文，上級機關的職能部門給下級機關的相關部門行文。根據(jù)行文的目的、任務和傳達貫徹的要求，下行文又分為一級下行文、逐級下行文、多級下行文和直貫到底下行文。

2、上行文。是指下級機關向有隸屬關系的直接的上級機關行文和下級機關的部門向上級機關相關的部門行文。給不相隸屬的上級機關或不相關的上級機關的部門行文，不叫上行文。根據(jù)隸屬關系和上行文的目的、任務、要求，上行文又分為一級上行文、逐級上行文、多級上行文和越級上行文。

3、平行文。是同級機關和不相隸屬的機關之間的行文。有些機關雖然是上級領導機關或下級機關，但與行文的機關沒有隸屬關系和指導關系，與這樣的上級機關或下級機關行文，也是平行文。

（三）行文規(guī)則

1、行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精。

2、根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定行文關系。

（1）向下級機關的重要行文，應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。

（2）黨委各部門在各自職權范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關部門行文。

（3）部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

（4）同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文。

（5）屬于部門職權范圍內(nèi)的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經(jīng)政府同意。

（6）部門內(nèi)設機構除辦公室外不得對外正式行文。

（7）在國家行政機關的公文中不得對黨組織作指示、交任務。

3、必須按隸屬關系和有關規(guī)定請示問題和報告工作

（1）向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。不得在非請示中夾帶請示事項。“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關；需要同時抄送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

（2）不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。

（3）請示事項涉及其他部門業(yè)務范圍時，應當經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報；經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。

（4）除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公室按規(guī)定程序處理，不應當直接送領導者個人。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”和“報告”。

（5）黨委各部門應當向本級黨委請示問題。未經(jīng)本級黨委同意或授權，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。

（6）對不符合行文規(guī)則的上報公文，上級機關的秘書部門可退回下級呈報機關。

四、公文的簽發(fā)、閱讀和管理

（一）公文的簽批權限及簽批程序

各單位制發(fā)公文，必須附上發(fā)文處理單并由辦公室負責人提出簽批意見后報單位領導人簽批，公文一經(jīng)簽發(fā)，即產(chǎn)生法定效力，任何人都不能更改公文的內(nèi)容。如果發(fā)現(xiàn)公文內(nèi)容中有差錯，必須報原簽發(fā)的領導人同意或復簽。公文簽批的權限如下：

1、各單位向上級機關行文、下發(fā)重要公文和向不相隸屬機關的重要行文，一般由主要領導人或主要領導人委托主持工作的副職簽發(fā)；處理日常工作的公文，由分管該項工作的領導人或其委托的領導人簽發(fā)。

2、黨委辦、政府辦及各單位辦公室根據(jù)單位或單位領導人授權發(fā)布的公文，重要的公文分別由本單位主要領導人或分管該項工作的領導人簽發(fā)，一般性的公文由分管該項工作的副職或辦公室主任簽發(fā)。

3、各機關、單位聯(lián)合行文，必須經(jīng)各聯(lián)署機關的領導人會簽，最后由主辦機關領導人簽發(fā)。

發(fā)文辦理中的公文簽批工作，按領導職務大小和排名先后順序，先由職務較低的排名在最后面的領導人簽批，然后逐一往前簽批。在一般情況下，要堅持按公文正常的簽批程序簽批，不得越權越位。緊急公文，經(jīng)主持工作的領導人同意，在不違背有關原則、不影響工作的前提下，可以特事特辦、急事急辦、靈活處理。

（二）收文處理及文件閱讀工作

收到上級下發(fā)給本單位的公文后，要認真做好登記、擬辦、傳閱、收集、歸檔等工作。

1、登記。收文單位要配置專門的收文登記本，對收到的文件分門別類及時、準確、完整地進行登記。登記的項目是收文日期、來文單位、文件字號、文件標題、密級、收文份數(shù)等。

2、擬辦。收文單位要印制專門的收文處理單，收到文件后，由單位辦公室負責人就文件的傳達、閱讀、分發(fā)、貫徹落實等問題逐件提出擬辦建議或預案，并認真填寫在文件處理單上，然后送領導及有關人員閱讀。

3、傳閱。傳閱文件應使用閱文夾和文件傳閱單。傳閱單上要寫明閱文對象的姓名、文件的字號和份數(shù)。只供閱讀的文件，一般先送主要領導、主管領導，再送其他領導。對需要辦理的文件，則先送主管領導，再送主要領導和其他領導。特殊情況下，也可按實際需要調(diào)整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對象之間不橫傳。收回閱文夾時，要檢查閱文對象是否簽字，清點送閱的文件是否齊全。對領導閱文時所作的批示，要及時報告辦公室分管領導和相關部門領導或交辦。

4、收集和歸檔。對已處理完畢的文件，要及時回收，妥善保管。對需要歸檔的文件，要按照檔案部門的要求進行整理、編制目錄，按時歸檔。

（三）文件管理

1、文件的保管。各單位要設置專門的文件存放裝置，配備必要的安全保密設施，確保各類文件安全。

2、文件的復制。因工作需要翻印或復制上級機關發(fā)給的密級文件，須經(jīng)文件制發(fā)機關同意。經(jīng)批準同意翻印或復制的文件，翻印件和復制件上要標明翻印、復制機關的名稱。

3、文件的借閱。有關人員因工作需要借閱文件，文件管理人員應根據(jù)文件的閱讀傳達范圍，請示主管領導，經(jīng)批準后方可借閱。借閱文件要履行簽字手續(xù)，并登記借閱時間、文件字號、密級、份數(shù)，同時確定歸還時間。

4、文件的匯編。匯編上級機關的秘密以上文件需要向上級機關寫出書面請示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機關批復授權后方可匯編。