第一篇：公文寫(xiě)作與處理2

全國(guó)2009年1月高等教育自學(xué)考試

公文寫(xiě)作與處理試題

課程代碼：00341

一、單項(xiàng)選擇題（本大題共20小題，每小題1分，共20分）

在每小題列出的四個(gè)備選項(xiàng)中只有一個(gè)是符合題目要求的，請(qǐng)將其代碼填寫(xiě)在題后的括號(hào)內(nèi)。錯(cuò)選、多選或未選均無(wú)分。

1．發(fā)文機(jī)關(guān)同收文機(jī)關(guān)之間的公文往來(lái)關(guān)系稱為（）

A．組織關(guān)系

B．公務(wù)關(guān)系

C．行文關(guān)系

D．法定關(guān)系

2．要使撰寫(xiě)的公文嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整，必須注意修改文稿的（）

A．主題

B．觀點(diǎn)

C．材料

D．結(jié)構(gòu)

3．公文寫(xiě)作的規(guī)范性強(qiáng)，主要體現(xiàn)在公文寫(xiě)作必須做到（）

A．實(shí)事求是

B．講究格式

C．注意政策

D．熟悉業(yè)務(wù)

4．在表達(dá)方式的運(yùn)用上，報(bào)告、請(qǐng)示、通報(bào)等文種側(cè)重于（）

A．說(shuō)明

B．議論

C．?dāng)⑹?/p>

D．夾敘夾議

5．某省軍區(qū)同某縣人民政府之間的關(guān)系是（）

A．領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系

B．不相隸屬關(guān)系

C．平行關(guān)系

D．業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系

6．發(fā)布嘉獎(jiǎng)令的機(jī)關(guān)一般是（）

A．省級(jí)以上機(jī)關(guān)

B．市級(jí)以上機(jī)關(guān)

C．縣級(jí)以上機(jī)關(guān)

D．鄉(xiāng)級(jí)以上機(jī)關(guān)

7．機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)時(shí)使用的告知性文種是（）

A．公告

B．公報(bào)

C．通告

D．通知

8．在現(xiàn)行的機(jī)關(guān)工作中，使用最頻繁的文種是（）

A．公告

B．通告

C．公報(bào)

D．通知

9．民國(guó)時(shí)期，下級(jí)對(duì)上級(jí)使用的陳述性公文文種是（）

A．書(shū)

B．奏

C．表

D．呈

10．機(jī)關(guān)、團(tuán)體為達(dá)到某一目標(biāo)或完成某一任務(wù)之前所制定的時(shí)段工作的設(shè)計(jì)和安排的文書(shū)稱為（）

A．規(guī)章類(lèi)文書(shū)

B．計(jì)劃類(lèi)文書(shū)

C．報(bào)請(qǐng)類(lèi)文書(shū)

D．告知類(lèi)文書(shū)

11．記錄性文書(shū)在語(yǔ)言上的主要特點(diǎn)是（）

A．實(shí)錄性

B．描述性

C．鮮明性

D．生動(dòng)性

12．一般說(shuō)來(lái)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在各種會(huì)議上發(fā)言時(shí)所依據(jù)的文稿稱為（）

A．發(fā)言稿

B．演說(shuō)稿

C．報(bào)告稿

D．講話稿

13．公文辦理完畢后應(yīng)整理歸檔保存，整理歸檔所形成的文書(shū)檔案具有（）

A．信息傳遞作用

B.助手作用

C．紐帶作用

D．查考作用

14．機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)送給領(lǐng)導(dǎo)人批辦的文件一般是（）

A．上級(jí)機(jī)關(guān)重要來(lái)文

B．重要的緊急的公文

C．下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示件

D．本級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的重要文件

15．在對(duì)歸檔的會(huì)議文件進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)排在前面的是（）

A．會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

B．代表發(fā)言

C．工作報(bào)告

D．會(huì)議紀(jì)要

16．文書(shū)一詞，最早見(jiàn)于（）

A．《新書(shū)?過(guò)秦(下)》

B．《論衡?別通》

C．《說(shuō)文解字》

D．《漢書(shū)?刑法志》

17．在我國(guó)古代，將文體劃分為奏議、書(shū)論、銘誄、詩(shī)賦四類(lèi)的是（）

A．賈誼

B．曹丕

C．曹植

D．柳宗元

18．議案的標(biāo)題格式一般為（）

A．提議案人加“提請(qǐng)審議”加議案內(nèi)容加文種

B．提議案人加議案內(nèi)容加“提請(qǐng)審議”加文種

C．“提請(qǐng)審議”加提議案人加議案內(nèi)容加文種

D．提議案人加議案內(nèi)容加文種加“提請(qǐng)審議”

19．采用分層展開(kāi)式寫(xiě)總結(jié)的正文，應(yīng)將重點(diǎn)放在（）

A．總體概況上

B．主要成績(jī)及做法上

C．存在問(wèn)題上

D．經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)上

20．2000年，國(guó)家檔案局發(fā)布文件，對(duì)我國(guó)沿用多年的公文整理(立卷)方法進(jìn)行改革，這份文件的名稱是（）

A．中華人民共和國(guó)檔案法

B．歸檔文件整理規(guī)則

C．文書(shū)檔案保管期限表

D．機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍

二、多項(xiàng)選擇題(本大題共6小題，每小題2分，共12分)

在每小題列出的五個(gè)備選項(xiàng)中至少有兩個(gè)是符合題目要求的，請(qǐng)將其代碼填寫(xiě)在題后的括號(hào)內(nèi)。錯(cuò)選、多選、少選或未選均無(wú)分。

21．通知的適用范圍主要有（）

A．批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文

B．轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文

C．傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理的事項(xiàng)

D．任免人員

E．宣布重要事項(xiàng)

22．大事記的寫(xiě)作特點(diǎn)主要有（）

A．客觀

B．生動(dòng)

C．準(zhǔn)確

D．系統(tǒng)

E．可信

23．機(jī)關(guān)在選擇公文處理工作的組織形式時(shí)，通常要考慮的情況主要有（）

A．機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和范圍

B．機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置層次、數(shù)量

C．機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少

D．機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近

E．機(jī)關(guān)工作人員的數(shù)目和文書(shū)人員的配備情況

24．公文的基本含義包含的內(nèi)容有（）

A．公文形成的主體是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織

B．公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理

C．公文是具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)

D．公文是階級(jí)意志的集中表現(xiàn)

E．公文是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具

25．辛亥革命以后，南京臨時(shí)政府在《內(nèi)務(wù)部頒發(fā)公文程式咨各部文》中，保留了“令”、“示”等文種，廢除的文種有（）

A．諭

B．命

C．詔

D.狀

E．制

26．計(jì)劃類(lèi)文書(shū)包括（）

A．規(guī)劃

B．綱要

C．計(jì)劃

D．意見(jiàn)

E．安排

三、判斷說(shuō)明題(本大題共6小題，每小題3分，共18分)

先判斷命題正誤，然后說(shuō)明正確或錯(cuò)誤的理由。判斷1分，說(shuō)明2分；判斷錯(cuò)誤，全題不得分。

27．通報(bào)的主要功能是傳達(dá)精神、交流情況。

28．工作計(jì)劃在實(shí)施過(guò)程中是可以修改的。

29．決議是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出決策和安排的指導(dǎo)性公文。

30.公文寫(xiě)作是受命之作。

31．小機(jī)關(guān)或基層單位沒(méi)有必要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的公文處理工作機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行公文處理工作。

32．對(duì)偽造、變?cè)靽?guó)家機(jī)關(guān)公文者，應(yīng)給予批評(píng)教育。

四、簡(jiǎn)答題（本大題共5小題，每小題5分，共25分）

33．為什么說(shuō)國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織是公文形成的主體？

34．為什么要對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)？

35．簡(jiǎn)述“說(shuō)明”這一表達(dá)方式在公文寫(xiě)作中的運(yùn)用。

36．什么是機(jī)關(guān)之間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系？試舉兩個(gè)以上的例子來(lái)說(shuō)明。

37．記錄和整理會(huì)議記錄的作用是什么？

五、論述題（本大題共1小題，10分）

38．試述在公文辦理過(guò)程中做好擬辦工作的重要性。

六、綜合應(yīng)用題（本大題共1小題，15分）

39．以下面提供的材料為依據(jù)，以新都小區(qū)物業(yè)部門(mén)的名義，起草一份請(qǐng)紫陽(yáng)房管所下?lián)芫S修基金以便修理電梯的函。

要求：

（1）內(nèi)容先后有序、文理清楚、用語(yǔ)恰當(dāng)、結(jié)構(gòu)明晰；

（2）符合“函”的寫(xiě)作格式（只要求撰制標(biāo)題、受文單位、正文、行文單位）。

[材料]

某市新都小區(qū)一12層樓的電梯壞了三個(gè)月，一直沒(méi)有人維修，受影響的近40戶人家多次找物業(yè)和房管所等單位，但問(wèn)題總是得不到解決。昨日，數(shù)名業(yè)主代表向本報(bào)投訴。

據(jù)一名路姓業(yè)主稱，他們?nèi)胱⌒露夹^(qū)已經(jīng)兩年多了，這期間，該小區(qū)二棟兩個(gè)單元的電梯常出問(wèn)題，電梯公司免費(fèi)修了多次。去年12月份，其中一部電梯干脆動(dòng)不了，而保修期也過(guò)了，再要維修得出12000多元的維修費(fèi)。因一直沒(méi)有人愿意為這筆維修費(fèi)埋單，三個(gè)月來(lái)，近40戶人家每天只得步行上下樓梯，一些住在十幾層上面的老人干脆整天不出門(mén)。

小區(qū)物業(yè)部門(mén)一負(fù)責(zé)人接受記者采訪時(shí)說(shuō)，業(yè)主買(mǎi)房時(shí)，都交了房款約2%的維修基金，這筆錢(qián)在紫陽(yáng)房管所，只要房管所將維修基金下?lián)埽婉R上維修。

紫陽(yáng)房管所李姓負(fù)責(zé)人稱，動(dòng)用維修基金需要經(jīng)過(guò)業(yè)主委員會(huì)同意，但該小區(qū)沒(méi)有成立業(yè)主委員會(huì)。他建議先成立業(yè)主委員會(huì)，同時(shí)將此事報(bào)告上級(jí)部門(mén)，希望能夠人性化解決這個(gè)問(wèn)題。

而據(jù)該市某律師事務(wù)所吳律師講，在解決此事件時(shí)，物業(yè)（售房單位委托的管理單位）和房

管所完全可以通過(guò)協(xié)商將資金劃撥，而不必非要等著成立業(yè)主委員會(huì)，因?yàn)椤蹲≌灿貌课还灿迷O(shè)施設(shè)備維修基金管理辦法》第十一條規(guī)定：“業(yè)主委員會(huì)成立前，維修基金的使用由售房單位或售房單位委托的管理單位提出使用計(jì)劃，經(jīng)當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)行政主管部門(mén)審核后劃撥。”

第二篇：公文寫(xiě)作與處理 整理稿

按公文來(lái)源劃分：1）對(duì)外文件，第一章 公 文 是指本機(jī)關(guān)擬制的向外單位發(fā)出

一、什么是公文：即公務(wù)文書(shū)，的文件，是作為傳達(dá)本機(jī)關(guān)的意是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在行圖發(fā)往需。要與之聯(lián)系的針對(duì)機(jī)使職權(quán)和實(shí)施管理過(guò)程中形成的關(guān)的文件。2）收來(lái)文件，指由外具有法定效力和規(guī)范體式的文機(jī)關(guān)擬制的，作為傳達(dá)其自身機(jī)書(shū)，是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。關(guān)的意圖，發(fā)送到本機(jī)關(guān)來(lái)的文其含義：1）公文形成的主體是國(guó)件。3）內(nèi)部文件，指制發(fā)和使用家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織 2公文形都限于機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件

2、按公文成的條是行使職權(quán)和實(shí)施管理3的行文關(guān)系劃分：1）上行文，指公文是具有法定效力和規(guī)范體式下級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)向它所的文書(shū)4公文是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級(jí)業(yè)務(wù)部重要工具 門(mén)所發(fā)出的公文（報(bào)告、請(qǐng)示）2）

二、公文的產(chǎn)生與發(fā)展

1、公文，平行文，指同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸或稱文書(shū)、文件，是一種社會(huì)現(xiàn)屬的，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)象，是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物。關(guān)之間的一種行文（函）3）下公文是隨著階級(jí)、國(guó)家、文字的行文，指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)所屬的產(chǎn)生而產(chǎn)生的，隨著生產(chǎn)與管理下級(jí)機(jī)關(guān)的一種行文（指示、決活動(dòng)的發(fā)展而不斷發(fā)展的。

2、定、通知、批復(fù)）

3、按公文秘密公文的發(fā)展階段：① 恩格斯把文程度和閱讀范圍來(lái)劃分： 1）秘字應(yīng)用文獻(xiàn)記錄，即文書(shū)工作的密文件，指內(nèi)容涉及黨和國(guó)家的出現(xiàn)當(dāng)作人類(lèi)文明的重要標(biāo)志②秘密，需要控制知密范圍和知密原始社會(huì)：結(jié)繩記事；商代后期：對(duì)象的文件（分為絕密、機(jī)密、甲骨文書(shū)—是我國(guó)迄今發(fā)現(xiàn)的最秘密三種）2）普通文件，指非早的文書(shū)檔案；西周：設(shè)立了專(zhuān)無(wú)密可保，可供任何人閱看的文門(mén)管理文書(shū)的機(jī)構(gòu)與起草文書(shū)的件3）公布文件，是向人民群眾和官吏；《尚書(shū)》是我國(guó)最早的一部國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)布的文件，如公告、政治文件匯編本；秦漢時(shí)期，是通告、公報(bào)、法律、法令，中央我國(guó)封建社會(huì)文書(shū)工作的確立時(shí)領(lǐng)導(dǎo)同志的講話、報(bào)告

4、按公期，秦代出現(xiàn)的“書(shū)”、“奏”，是文的制發(fā)機(jī)關(guān)性質(zhì)劃分：1）法律、我國(guó)最早的上行文；漢代及稍后，法規(guī)文件，指由中央和地方各級(jí)又出現(xiàn)了章、表、疏、議、啟等權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)所制發(fā)的法上行文，官府之間移書(shū)、關(guān)、刺、律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章（分咨等平行文，另令、諭、制、教為三種：法律文件、法令文件、等下行文；1912年元月，臨時(shí)政行政法規(guī)與規(guī)章文件）2）行政文府規(guī)定公文分為：令、咨、呈、件，指國(guó)家機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)示、狀五種。③漢代以前，我國(guó)文中所形成和使用的文件，如請(qǐng)示、書(shū)的載體材料一般為：金石、青報(bào)告、通知、意見(jiàn)等。3）黨的文銅、竹木、謙帛等 直至 東晉末件，指中國(guó)共產(chǎn)黨的機(jī)關(guān)、組織年，太尉恒玄下令公文統(tǒng)一用紙。形成和使用的文件，反映黨的領(lǐng)

三、文書(shū)、文件和公文

1、文導(dǎo)、工作和建設(shè)等活動(dòng)。

5、按公書(shū)：可以作為所有文件材料總稱，文內(nèi)容性質(zhì)與作用來(lái)劃分：1）指既可指公務(wù)文書(shū)，也可以指私人揮性公文件，指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)文書(shū)，是一個(gè)整體概念。—最早下級(jí)機(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)于西漢。

2、文件：—出現(xiàn)于與指導(dǎo)工作的公文，如命令、指清末。廣義上說(shuō)：文書(shū)一樣，既示、決定、意見(jiàn)、批復(fù)和政策性可指公務(wù)文件，也可指私人文件，通知等。2）規(guī)范性公文，指由機(jī)有時(shí)也可以指文件材料的總稱。關(guān)、組織、社會(huì)團(tuán)體依據(jù)法律、狹義上說(shuō)：文主要是指機(jī)關(guān)、組行政法規(guī)和及組織章程制定的，織制成和發(fā)布的具有固定格式和要求其成員在工作活動(dòng)等方面嚴(yán)文件版頭的正式行文。

3、公文：格遵守的行為規(guī)范，如各種條例、是指各機(jī)單位為了辦理公務(wù)而形規(guī)定、辦法、細(xì)則、章程、規(guī)則成的文件材料。—出現(xiàn)于東漢末等3）報(bào)請(qǐng)性公文，是下級(jí)機(jī)關(guān)向年和三國(guó)時(shí)期。

4、在機(jī)關(guān)中三者上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、都是指國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織請(qǐng)示問(wèn)題所使的陳述性、請(qǐng)求性在工作活動(dòng)中形成和處理的收來(lái)公文，主要是報(bào)告、請(qǐng)示4）知照文件、發(fā)出文件以及機(jī)關(guān)內(nèi)部所性公文，指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要使用的文件 材料，即公務(wù)文書(shū)。周知或遵守，以及各機(jī)關(guān)單位之第二節(jié) 公文的特點(diǎn)與作用

間聯(lián)系工作，通報(bào)情況所使用的一、公文的特點(diǎn)：1）有法定的作公文，如公報(bào)、公告、知照性者 2）有法定的權(quán)威 3）有特定通知、通報(bào)、函等。5）記錄性的效用 4）有規(guī)范的體式 5）有公文，指各機(jī)關(guān)、組織用以記載規(guī)定睥處理程序

法定作公務(wù)活動(dòng)以備查考的公文，如會(huì)者：是指依據(jù)憲法和其他有關(guān)法議記錄、電話記錄、會(huì)議紀(jì)要、律、章程、決定成立的并能以自大事記、值班日志等。

6、按文件己的名義行使法定的職能權(quán)利和的緩急程度劃分：1）急件（兩負(fù)擔(dān)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)、種：特急件、急件）2）平件；組織或代表機(jī)關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。按文件的使用范圍劃分：1）通用行文單位：能在自己的職權(quán)范圍文件 2）專(zhuān)用文件 3）技術(shù)文件；內(nèi)制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門(mén)或單位，按文件的發(fā)送目的劃分：1）主送稱為行文單位。公文的制發(fā)：經(jīng)件、抄送件 2）批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；過(guò)起草、核稿、簽發(fā)等程序。公按文件的處理要求劃分：1）需辦文的簽收：簽收登記、分辦、批文件（辦件）2）參閱文件（閱辦、承辦、催辦等。件）；

二、公文的作用：在于它是黨和

二、公文的名稱：統(tǒng)稱文種。它國(guó)家具體領(lǐng)導(dǎo)和管理政務(wù)，機(jī)關(guān)是根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機(jī)之間相互進(jìn)行聯(lián)系以及機(jī)關(guān)內(nèi)部關(guān)和收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)處理工作事務(wù)的一種工具。公文文的具體目的和要求而確定的。作用：1）領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用 2）行公文文種的確定：1）公文機(jī)關(guān)的為規(guī)范作用 3）傳遞信息作用 4）權(quán)限 2）發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)間公務(wù)聯(lián)系作用 5）憑據(jù)記載作用 的關(guān)系 3）發(fā)文的具體目的和要第三節(jié) 公文的分類(lèi)與名稱

求1、1993年11月21日 國(guó)務(wù)院

一、公文的分類(lèi)：

1、公文的分類(lèi) 辦公廳 《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》 12類(lèi)13種命令（令）、議案、決議、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)請(qǐng)、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要 2、1996年5月3日中共中央辦公廳正式發(fā)布了《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，規(guī)定黨的機(jī)關(guān)公文文種有14種：①?zèng)Q議 ②決定 ③指示 ④意見(jiàn) ⑤通知 ⑥通報(bào) ⑦公報(bào) ⑧報(bào)告 ⑨請(qǐng)示 ⑩批復(fù) ⑾條例 ⑿規(guī)定 ⒀函 ⒁會(huì)議紀(jì)要3、2000年8月24日，國(guó)務(wù)院發(fā)布了新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》現(xiàn)行公文文種13種：1）命令（令）2）決定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通報(bào) 7）議案 8）報(bào)告 9請(qǐng)示 10）批復(fù) 11）意見(jiàn) 12）函 13）會(huì)議紀(jì)要 第二章公文寫(xiě)作公文寫(xiě)作概述

一、公文寫(xiě)作是代機(jī)關(guān)立言公文寫(xiě)作，指公文的起草與修改，是撰寫(xiě)者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫(xiě)作活動(dòng)。公文寫(xiě)作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個(gè)過(guò)程。考試大自考站，你的自考專(zhuān)家！起草初稿：是指構(gòu)思基本完成后動(dòng)筆行文，寫(xiě)出公文初稿有的具體過(guò)程。討論修改：是指對(duì)初稿作進(jìn)一步加工直到形成送審稿的過(guò)程。★公文的起草的組織可分為：1）由一人準(zhǔn)備、選取材料并構(gòu)思布局直至擬寫(xiě)成文。2）由多人共同討論、構(gòu)思和準(zhǔn)備材料，最后由一人執(zhí)筆（最普遍的基本組織形式）3）由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿全文

二、★公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在兩方面：1）在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)（1）政策性強(qiáng)：就是要求政治上正確，思想觀點(diǎn)正確，準(zhǔn)確地宣布、傳達(dá)、體現(xiàn)黨和國(guó)家的方針、政策的精神。（2）針對(duì)性強(qiáng)：就是要求有的放矢，切中要害。（3）科學(xué)性：就是反映工作的實(shí)際情況和客觀規(guī)律，敢于實(shí)事求是，能夠及時(shí)地、正確的提出問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題，經(jīng)得起時(shí)間的考驗(yàn)，經(jīng)得起實(shí)踐的檢驗(yàn)。2）在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言精當(dāng)、行文規(guī)范。結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)：是指章法問(wèn)題、布局謀篇的問(wèn)題。要示：主次分明、條理清楚；重點(diǎn)突出、銜接自然；聯(lián)系緊密、完整劃一。語(yǔ)言精當(dāng)：是指運(yùn)用語(yǔ)言要精確、簡(jiǎn)明、貼切、恰當(dāng)。既要符合語(yǔ)法，修辭和邏輯的要求，又要恰如其分地表達(dá)內(nèi)容。行文規(guī)范：是指公文的種類(lèi)、格式等都由國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定，書(shū)寫(xiě)要清楚，標(biāo)點(diǎn)要正確文面要整潔。

2、公文效用：是指公文對(duì)機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)所起的作用。公文效用所起的作用：領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用、法規(guī)和準(zhǔn)繩作用、溝通和聯(lián)系作用、依據(jù)和憑證作用。

三、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要親自動(dòng)手撰寫(xiě)重要公文 領(lǐng)導(dǎo)干部親自動(dòng)手起草起草重要公文是領(lǐng)導(dǎo)工作中的原則性問(wèn)題。第二節(jié) 公文寫(xiě)作的特點(diǎn)和要求

一、★公文寫(xiě)作特點(diǎn)：1）被動(dòng)寫(xiě)作遵命性強(qiáng) 2）對(duì)象明確針對(duì)性強(qiáng) 3）集思廣益群體性強(qiáng)4）決策之作政策性強(qiáng) 5）急迫之作時(shí)限性強(qiáng) 6）講究格式規(guī)范性強(qiáng)

二、★公文寫(xiě)作基本要求（寫(xiě)好公文中正文應(yīng)注意的問(wèn)題）：1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性 2）要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律3）在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)，符合語(yǔ)法與邏輯 4）公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。5）要注意選用書(shū)寫(xiě)的載體與字跡材料體式：公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用圓珠筆和鉛筆；使用墨汁、藍(lán)黑墨水和碳素墨水，不使用純藍(lán)、紅色墨水。

第三節(jié) 公文寫(xiě)作步驟與方法

一、公文寫(xiě)作的步驟：1）明確發(fā)文主旨 ①公文的中心內(nèi)容是什么子②根據(jù)公文內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種③要明確公文發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象④明確發(fā)文的具體要求 2）收集有關(guān)材料①收集、閱讀和研究有關(guān)的文件材料②深入下去，收集有關(guān)的實(shí)際材料a 收集有關(guān)材料要求：真實(shí)、典型、適用、時(shí)效3）擬出寫(xiě)作提綱先寫(xiě)什么、后寫(xiě)什么、分幾個(gè)段落、幾層意思4認(rèn)真起草正文（導(dǎo)語(yǔ)、主體結(jié)束語(yǔ)）5反復(fù)檢查修改

二、正文起草步驟：1）把握公文主題，選好用好材料； 2）觀點(diǎn)正確情況確實(shí)3）內(nèi)容涉及的有關(guān)部門(mén)要經(jīng)過(guò)會(huì)商取得一致意見(jiàn)； 4）文字表述要簡(jiǎn)練，交代問(wèn)題要清楚

三、公文的修改有以下幾方面：1）關(guān)于主題的修改：看主題思想是否正確、論述是否集中、挖掘是否深刻。2）關(guān)于觀點(diǎn)的修改 ：觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無(wú)問(wèn)題。3）關(guān)于材料的修改 ：材料是公文的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過(guò)恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來(lái)。4）關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改：包括：

1、公文總體結(jié)構(gòu)的修正

2、起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整

3、層次位置的改變

4、詳略的更動(dòng)

公文結(jié)構(gòu)是為表現(xiàn)公文主旨，表達(dá)公文內(nèi)容服務(wù)的對(duì)公文結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改調(diào)整，其目的在于使公文更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。5）關(guān)于語(yǔ)言的修改：準(zhǔn)確、鮮明、精練、生動(dòng)

四、★公文寫(xiě)作人員修養(yǎng)重要性與體現(xiàn)和途徑：1）公文寫(xiě)作是各級(jí)機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是一項(xiàng)政治性和政策性很強(qiáng)的工作；2）公文是國(guó)家黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)與管理的重要工具與手段。體現(xiàn)：1）政治素質(zhì)好：明確的政治方向、堅(jiān)定的政治立場(chǎng)、敏銳的政治洞察力和政治鑒別力。嚴(yán)守紀(jì)律，嚴(yán)守保密制度；2）有一定政策理論水平公文寫(xiě)作是執(zhí)行政策、依靠政策、理解政策、表達(dá)政策的過(guò)程。政治水平的高低直接決定公文寫(xiě)作的成敗；3）熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況；4）有較寬的知識(shí)面； 5）有較好的文字功底.途徑：1）與時(shí)俱進(jìn)勇于創(chuàng)新 不斷學(xué)習(xí)、不斷實(shí)踐、不斷提高、不斷創(chuàng)新；2）博覽群書(shū)增長(zhǎng)知識(shí)勤于、勇于、善于向書(shū)本學(xué)習(xí)；3）深入實(shí)踐勤學(xué)苦練勤學(xué)苦練、鍥而不舍、持之以恒。考試大收集整理 第三章 公文的體式與搞本

第一節(jié) 公文的體式

一、公文的體式是指：公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。公文體式作用：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便。

二、公文的文體

公文的文體：是指公文寫(xiě)作中運(yùn)用語(yǔ)言陳述事情、說(shuō)明問(wèn)題所采用的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語(yǔ)體特征。公文的文體具有應(yīng)用文體的一般特點(diǎn)：實(shí)用性、嚴(yán)肅性、程式性。

1、公文的表達(dá)方式：是指在寫(xiě)作中運(yùn)用語(yǔ)言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標(biāo)志 主要有：敘述、議論、說(shuō)明1）敘述，是將人物的經(jīng)歷和事件的發(fā)展變化過(guò)程所作的敘說(shuō)和交代，除計(jì)劃性、法規(guī)性文件一般不采用敘事、指令性文件較少采用敘事外其他通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要都必須以敘事為基礎(chǔ)。如通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要以敘事為基礎(chǔ)。★（公文敘事與一般記敘文的不同：

1、公文的敘事是通過(guò)對(duì)基本情況或個(gè)別事實(shí)的敘術(shù)來(lái)說(shuō)明一定的問(wèn)題，達(dá)到反映情況、交流思想、闡明觀點(diǎn)的目的。

2、主要是順敘

3、在敘述的同時(shí)，可恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用倒敘、插敘、分?jǐn)⒌确椒ǎ?）說(shuō)明，是用簡(jiǎn)明扼要的文字，把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀真實(shí)地解說(shuō)清楚。說(shuō)明是公文寫(xiě)作中最常見(jiàn)、最主要的表達(dá)方式。（說(shuō)明的主要方法有：

1、定義說(shuō)明，指用下定義的方法來(lái)說(shuō)明事物的性質(zhì)和特征。

2、注釋說(shuō)明，指對(duì)事物的性狀、特征、成因等作簡(jiǎn)要的注釋。

3、比較說(shuō)明，指運(yùn)用同類(lèi)事物或不同事物跟所要說(shuō)明的事物作比較。

4、數(shù)字說(shuō)明，指用確切的數(shù)字來(lái)說(shuō)明事物。

5、舉例說(shuō)明，指根據(jù)事物在形狀、成因、功用、關(guān)系等屬性的差別，劃分成若干類(lèi)別，分別加以說(shuō)有的方法。

6、圖表說(shuō)明

7、引用說(shuō)明

8、分析說(shuō)明）3）議論，是義事說(shuō)明把道理說(shuō)清楚。（議論的要素：

1、論點(diǎn)，又叫論題或觀點(diǎn)，是議論的核心。

2、論據(jù)，是證明論點(diǎn)真實(shí)性的根據(jù)。

3、論證，是運(yùn)用論據(jù)來(lái)證明論點(diǎn)的方法和過(guò)程。論點(diǎn)、論據(jù)、論證三者間的關(guān)系：論點(diǎn)是統(tǒng)帥，回答“要證明什么”的問(wèn)題—是議論的核心；論據(jù)是基礎(chǔ)，回答“用什么證明”的問(wèn)題。分三類(lèi)：一類(lèi)是事實(shí)論據(jù)；二是理論論據(jù)；三類(lèi)是政策法規(guī)；而論證是溝通二者間內(nèi)在聯(lián)系的橋梁；回答“如何證明”的問(wèn)題。）

三、公文的語(yǔ)言特點(diǎn)：1）準(zhǔn)確（是公文語(yǔ)言的主要特征和基本要求）2）簡(jiǎn)明 ：用最少的文字表達(dá)盡可能多的內(nèi)容。3）莊重：指公文用語(yǔ)必須講究莊嚴(yán)、鄭重。4）得體：指公文語(yǔ)言的運(yùn)用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對(duì)象、條件的特定需要相適應(yīng)，在準(zhǔn)確表達(dá)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步促使受文對(duì)象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應(yīng)。得體的基本要求： 是發(fā)適應(yīng)行文的語(yǔ)體風(fēng)格；是要分清上下級(jí)關(guān)系，掌握好分寸； 是要多運(yùn)用公文的專(zhuān)用語(yǔ)。

四、公文中的常見(jiàn)詞語(yǔ)：1）特定用語(yǔ)——它言簡(jiǎn)意賅、簡(jiǎn)潔明快、典雅莊重，其特定含義是人所公認(rèn)的。包括：

1、端用語(yǔ)—用于表示行文目的、休養(yǎng)所與原因的。如為、為了、關(guān)于、由于、遵照、依照、依據(jù)、茲有、茲因、茲定于、茲將、茲介紹等。

2、引敘用語(yǔ)—在引敘來(lái)文（電）時(shí)使用，如現(xiàn)接、近接、膠接、欣悉、近悉、敬悉、據(jù)報(bào)、據(jù)查、據(jù)了解等。

3、經(jīng)辦用語(yǔ)—表示工作辦理的時(shí)間及過(guò)程，如業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、復(fù)經(jīng)、一經(jīng)、迭經(jīng)、前經(jīng)、茲經(jīng)、經(jīng)過(guò)、通過(guò)等。

4、稱謂用語(yǔ)—用以表示不同人稱的，如我局、你局、貴局、該局（公司、廠、處）等。

5、期請(qǐng)用語(yǔ)—用來(lái)表示請(qǐng)求與期望，如擬請(qǐng)、函請(qǐng)、務(wù)請(qǐng)、懇請(qǐng)、希、希望、望、希即等。

6、表態(tài)用語(yǔ)—用來(lái)對(duì)來(lái)文表明態(tài)度，如同意、照辦、可行、擬同意、不同意、不要、不妥、請(qǐng)核查等。

7、綜合用語(yǔ)—對(duì)所敘述的情況進(jìn)行綜合時(shí)使用，如，如上所述、綜上所述、上述、總之等。

8、過(guò)渡用語(yǔ)，如為此、據(jù)此、因此、現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等。

8、過(guò)渡用語(yǔ)—在公文的段落之間使用、承上啟下，起過(guò)渡作用。（為此、據(jù)此、因此、現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等）

9、謙敬用語(yǔ)，如恭請(qǐng)、敬請(qǐng)、謹(jǐn)請(qǐng)、惠于、惠贈(zèng)、惠示、承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝、不勝榮勝、不勝感激等。

10、結(jié)尾用語(yǔ)，如此令、此布、此告、為要、為盼、請(qǐng)批示、請(qǐng)批復(fù)、特此函告、特此函達(dá)、特此通知、特此通告、請(qǐng)遵照辦 理、請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行、以上意見(jiàn)如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地區(qū)執(zhí)行等。）2）慣用語(yǔ)，指一定民族語(yǔ)言中長(zhǎng)期形成的習(xí)慣用語(yǔ)，如“抓辮子”、“吃大鍋飯”。3）縮略語(yǔ)，是較長(zhǎng)詞語(yǔ)縮短省略而成，如“一國(guó)兩制”、“三個(gè)代表”4）成語(yǔ)，一種相沿習(xí)用具有書(shū)面語(yǔ)言色彩的定型詞組或短語(yǔ)。5）引用語(yǔ)，指在寫(xiě)作中引用前人的現(xiàn)成語(yǔ)句來(lái)論證或說(shuō)明文章中所要論述的問(wèn)題①引用名人名言；②引用古書(shū)上現(xiàn)成語(yǔ)句③引用黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)重要文件中的語(yǔ)句。

第二節(jié) 公文的構(gòu)成要素與書(shū)面格式

一、公文的構(gòu)成要素（公文的組成部分）：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、公文公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、印章、成文時(shí)間、主題詞等—是由黨和國(guó)家在關(guān)部門(mén)頒布的規(guī)范性文件所規(guī)定的。公文的書(shū)面格式：指公文的各要素在公文文面上所處的位置和書(shū)寫(xiě)樣式。——是公文在形式上區(qū)別于一般文章的重要標(biāo)志。★公文的眉首部分包括：1）公文份數(shù)序號(hào)：將同一文稿印制若干份時(shí)每份的順序編號(hào)（不是所有都需要）——規(guī)定帶有密級(jí)公文要編制份數(shù)序號(hào)位置：位于版心左上角成本頂格第一行；一般由六位阿拉伯?dāng)?shù)字（不得少于2位）組成。其位置在版心左上角頂格第1行，數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時(shí)，前面用“0”（零）補(bǔ)齊2）密等級(jí)和保密期限：是指公文秘密程度的一種標(biāo)志。分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)；涉及黨和國(guó)家秘密的公文應(yīng)標(biāo)明密級(jí)。標(biāo)注方法：在密級(jí)與時(shí)限中間加“★”。如“秘密★六個(gè)月”、“絕密★長(zhǎng)期”。位置：位于文件首面公文版頭右上角第一行3號(hào)黑體，凡傳遞秘密公文應(yīng)在文件封皮上加蓋戳記注明。保密時(shí)限：一般分一年以內(nèi)，一年用一的以上，長(zhǎng)期和期限不作標(biāo)注，凡不作標(biāo)注的可按二十年認(rèn)定。絕密：是最重要的國(guó)家機(jī)密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機(jī)密：是重要的國(guó)家機(jī)密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受?chē)?yán)重的損害。秘密：是一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損失。3）急程度 ：是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間限度。（包括：特急和急件，電報(bào)分為：特提、特急、加急、平急，位置在文件首頁(yè)文頭右上角，需要與密極同時(shí)使用，緊急程度置于密級(jí)之下，上下對(duì)齊。時(shí)限送達(dá)的文件須在文件封筒上注明“務(wù)于某日某時(shí)送到”或“限某日某時(shí)送達(dá)”。）4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（文頭），是發(fā)文機(jī)關(guān)用來(lái)制發(fā)正式文件時(shí)使用的的固定版式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。位置：發(fā)文機(jī)關(guān)版頭大字居中套紅印在文件首頁(yè)上瑞，約占圖文區(qū)的三分之一或五分之二。字體選長(zhǎng)宋體。—使用這種套文頭的文件，通常稱之為“紅頭文件”。、黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。5）發(fā)文字號(hào)：指由發(fā)文機(jī)關(guān)編排的文件代號(hào)。（由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份（加六角括號(hào)[ ]）和序號(hào)組成）★發(fā)文字號(hào)作用：1）統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文時(shí)可作為該份公文的代號(hào)使用。編排發(fā)文字號(hào)要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。位置：有版頭的文件，應(yīng)標(biāo)注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列；用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標(biāo)題之上，右側(cè)排列：“命令（令）”則在公文標(biāo)題下面當(dāng)中，寫(xiě)“第X號(hào)”。簽發(fā)人：在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)的目的是為上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)單位誰(shuí)對(duì)上報(bào)的公文內(nèi)容負(fù)責(zé)。一般供上行文使 用。位置應(yīng)平行排列于公文字號(hào)右側(cè)，與發(fā)文字號(hào)同處在一行 ★公文主體部分包括：1）公文標(biāo)題，：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的概括和提示。位置應(yīng)于紅色橫線下分1行或多行居中排列（省略情況：

1、省略公文機(jī)關(guān)名稱

2、省略事由的

3、機(jī)關(guān)名稱和事由同時(shí)省略的）2）主送機(jī)關(guān)，：指主要受理公文的機(jī)關(guān)。也就是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文予以辦理或答復(fù)的對(duì)方機(jī)關(guān)。（一般有三種情況：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)發(fā)出的公文，下級(jí)機(jī)關(guān)單位負(fù)有貫徹執(zhí)行的責(zé)任，除批復(fù)外，有兩個(gè)以上主送機(jī)關(guān)。

2、下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)發(fā)出的請(qǐng)示報(bào)告等上行文，一般只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)。

3、直接向社會(huì)公眾發(fā)布的公文，主送機(jī)關(guān)就沒(méi)有必要再寫(xiě)了）位置應(yīng)在正文之上公文標(biāo)題左下方，無(wú)論一行或多行，應(yīng)靠左頂格書(shū)寫(xiě)。3）正文：是公文的主體部份，用來(lái)表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文的核心。可分為： ①導(dǎo)語(yǔ)（導(dǎo)語(yǔ)寫(xiě)作有：

1、依據(jù)式，簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)文的根據(jù)，常用語(yǔ)有根據(jù)、按照、遵照等。

2、目的式，開(kāi)宗說(shuō)明發(fā)文的目的，常用語(yǔ)有為、為了等。

3、原因式，簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)文的原因，常用簡(jiǎn)潔語(yǔ)言，以敘述、說(shuō)明或夾敘夾議的方式開(kāi)頭）②正文主體，是公文最主要部分，也是寫(xiě)好公文的關(guān)鍵和難點(diǎn)所在。正文主體一般要求：③結(jié)束語(yǔ)，正文的結(jié)尾1）內(nèi)容要符合黨路線方針政策和有關(guān)規(guī)定，符合國(guó)家的法律法規(guī)，提出新的政策規(guī)定要注意保持連續(xù)性，提法要同已公布的文件相銜接；2）所反映的情況問(wèn)題數(shù)據(jù)等必須真實(shí)可靠，提出的措施和辦法要切合工作實(shí)際，切 實(shí)可行；3）內(nèi)容涉及的有關(guān)部門(mén)要經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)會(huì)商，取得一致意見(jiàn)；4）文字表達(dá)概念準(zhǔn)確，觀點(diǎn)鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡(jiǎn)短，實(shí)是求是，合乎語(yǔ)法規(guī)范，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；5）公文中的數(shù)字年份均不能回行。4）附件，附件說(shuō)明位于正文的左下方，公文生效標(biāo)識(shí)之上，注明所附文件材料名稱及件數(shù)，——應(yīng)在正文下一行加以標(biāo)識(shí)形式有：圖表、目錄、名單、簡(jiǎn)介及其他有關(guān)文件材料。位置應(yīng)于正文左下方，公文生效標(biāo)識(shí)上。注明附件材料名稱及件5）成文時(shí)間，指公文形成的時(shí)間是一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。（年、月、日要寫(xiě)全-用漢字位置應(yīng)標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方。不論其文字多少，都要注意二者的距離相稱。注意事項(xiàng)：（1）一般情況下，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（2）經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的公文，以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)，并加括號(hào)寫(xiě)在公文標(biāo)題的 正下方。（3）法規(guī)、規(guī)章類(lèi)文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。（4）兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文，以最后一個(gè)簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日 期為準(zhǔn)。（5）一般的日常事務(wù)性公文，如涉用具體事項(xiàng)的通知、通告、簡(jiǎn)報(bào)、函等的成文日期經(jīng)它們的印發(fā)日期為準(zhǔn)。6）公文生效標(biāo)識(shí)，指在正文或附件之后加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名，是證明公文效力的表現(xiàn)形式。（1）單一發(fā)文機(jī)關(guān)（落款不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)成文時(shí)間，在成文時(shí)間上加蓋機(jī)關(guān)印章即為公文生效標(biāo)識(shí)）（2）聯(lián)合行文印章（3）關(guān)于在公文中不再標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的說(shuō)明—用調(diào)整行距和字距的方法處理7）附注，是對(duì)公文的發(fā)放范圍，使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明。應(yīng)用圓括號(hào)括入，左空2字標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。★公文的版記部分：1）主題詞，指能夠準(zhǔn)備表達(dá)公文主題內(nèi)容便于公文檢索查詢的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。位置：位于注釋或特殊要求說(shuō)明左下方，文尾橫線上端頂格書(shū)寫(xiě)。最多不超過(guò)五個(gè)主題詞。★主題詞作用：1）可以準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容；2）提高文件檢索查詢速度，有利于提高整個(gè)機(jī)關(guān)的辦事效率（主要表現(xiàn)在：一快，二準(zhǔn)，三全）；3）有利于文書(shū)檔案管理的規(guī)范化系統(tǒng)化科學(xué)化1997年12月，國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局修訂發(fā)布的《國(guó)務(wù)院公文主題表》共由15類(lèi)1059個(gè)主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類(lèi)751個(gè)主題詞，附表有2類(lèi)298個(gè)主題詞。詞表分三個(gè)層次。第一層是對(duì)主題區(qū)域的分類(lèi)。第二層是類(lèi)別詞。第三層是類(lèi)屬詞。注意事項(xiàng)：（1）必須在公文主題詞表中選用主題詞。（2）公文主題詞表中的類(lèi)別標(biāo)題不作主題詞。（3）主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞。（4）一公文件有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。（5）在公文上標(biāo)注主題詞，要直反映出該份公文所說(shuō)明的問(wèn)題或論述的事物。⑹“主題詞三字居左頂格用3號(hào)黑體字標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)上1行，”主題詞“后標(biāo)冒號(hào)；冒號(hào)后標(biāo)主題詞的詞目，詞目之間應(yīng)有一個(gè)安的間距，一般不超過(guò)五個(gè)主題詞為宜。

2）抄送機(jī)關(guān)，指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。（抄送機(jī)關(guān)要掌握的原則：①抄送要限于同文件內(nèi)容有關(guān)，需對(duì)知道或協(xié)助辦理的機(jī)關(guān)，既不濫報(bào)濫送，也不漏報(bào)漏送。②向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告，不可同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。③向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，可抄送直接上級(jí)級(jí)關(guān)，翻印或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，不要再上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。④一般情況下，下級(jí)機(jī)關(guān)不得越級(jí)行文請(qǐng)示、報(bào)告，也不得越級(jí)抄送文件，因特殊情況必須越級(jí)，應(yīng)抄送被過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。⑤受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位的請(qǐng)示、報(bào)告，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容確定主送和抄送機(jī)關(guān)，上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位的行文，應(yīng)視文件內(nèi)容抄送受文單位的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。）

位置：位于主題詞下一行，左空1字用3號(hào)仿宋標(biāo)識(shí)“抄送”，“抄送”后標(biāo)冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)用頓號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與上1行的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。

3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)說(shuō)明，是對(duì)文件制發(fā)情況的說(shuō)明記載，包括文件制發(fā)單位名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等，位置應(yīng)于抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，然后在下方劃一條與版心等長(zhǎng)的橫線作底線，底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。位置：位于抄送區(qū)域橫線之下，左側(cè)行首空一個(gè)字標(biāo)注制發(fā)單位名稱，右側(cè)注明印制時(shí)間，行尾空一個(gè)字。然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長(zhǎng)的間隔線作底線，底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。印制單位：一般是各級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室），使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。印發(fā)時(shí)間：是秘書(shū)部門(mén)起印文件的時(shí)間，要完整寫(xiě)出年月日。印制份數(shù)：是該份文件所印的數(shù)量。注：翻印文件的說(shuō)明同印刷說(shuō)明大體相同，但翻印秘密文件時(shí)須經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)，翻印后要向原發(fā)文機(jī)關(guān)備案，上級(jí)機(jī)關(guān)翻印下屬機(jī)關(guān)文件可不受此限。版記部分三個(gè)項(xiàng)目的含義、標(biāo)注位置及標(biāo)注方法，每個(gè)項(xiàng)目之間都要用與版心等長(zhǎng)的間隔橫線隔開(kāi)。版記部分—雙稱“文尾”置于公文最后一頁(yè)，版記頁(yè)面的最后一個(gè)要素置于最后一行。

三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）會(huì)議紀(jì)要格式

第三節(jié) 公文的排版形式與裝訂要求

一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文數(shù)據(jù)項(xiàng)目在文件版面上的標(biāo)印格式，是指公文的外觀形式。包括：公文版頭設(shè)計(jì)，版面安排，字體字號(hào)、字行字距、天地頁(yè)邊、用紙規(guī)格等。1988年9月國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定：公文排版的有關(guān)問(wèn)題：1）公文用紙尺寸與規(guī)格： 國(guó)際A4：長(zhǎng)297mm、寬210mm2）公文的書(shū)寫(xiě)形式：一律采用從上至下、自左向右橫寫(xiě)橫排。（少數(shù)民族文字除外），正文文字的每行長(zhǎng)度與圖文區(qū)寬度相等。多層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)識(shí)方法： 第一級(jí)用：一、二、三…第二級(jí)用：

（一）、（二）、（三）……第三級(jí)用：1、2、3、……第四級(jí)用：（1）、（2）、（3）

3）字體字號(hào)的選用：一般按發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、大標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識(shí)字符、正文作注釋說(shuō)明等順序依次從大到小地選用。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)使用小標(biāo)宋，紅色標(biāo)識(shí)；大標(biāo)題2號(hào)宋體，小標(biāo)題3號(hào)宋體；秘密等級(jí)，緩急時(shí)限、主題詞和各標(biāo)記字符或其他重點(diǎn)推薦使用3號(hào)黑體；一般的公文發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文時(shí)間、附注、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說(shuō)明使用3號(hào)仿宋；簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體。4）排版規(guī)格：正文用3號(hào)仿宋，每面22行，每行28個(gè)字。5）制版要求，版面干凈，字跡清楚，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不差過(guò)一毫米。6）印刷要求，雙面印刷、頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)2毫米。

二、公文的裝訂要求 ：公文一律左側(cè)裝訂、不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。第四節(jié) 公文的稿本

一、公文的稿本

1、公文的文稿是指公文在起草過(guò)程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。草稿是指內(nèi)容和和文字表述都還未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。草稿的特點(diǎn)：尚未定型、非 正式、無(wú)效力。公文文稿按修改次數(shù) 可分為：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行點(diǎn)可分為：討論稿、征求意見(jiàn)稿、修改稿、送審稿。

2、定稿又稱“原稿、底稿、正稿”是指草稿經(jīng)過(guò)修改、審閱、，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過(guò)的最后完成的定型文稿，是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿本。定稿與草稿的顯著區(qū)別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標(biāo)記，經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)通過(guò)的定稿有會(huì)議批準(zhǔn)通過(guò)的情況的記載。

二、公文的文本同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試本、暫行本的形式；同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。公文文本按不同用途可分為：1）正本：根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。（特點(diǎn)：蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署，以證實(shí)文件的效力）2）副本：凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽(yù)抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。（作用：代替正本供傳閱、參考和備查使用）3）存本：公文的存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。（特點(diǎn)：根據(jù)正本印制甚至同時(shí)印制出來(lái)，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標(biāo)記。存本與副本的區(qū)別：存本是不外發(fā)的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機(jī)關(guān)以備查考之用，副本有正本一樣的效用。4）修訂本：是對(duì)已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一段時(shí)期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進(jìn)行修改補(bǔ)充的的文本，從修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。5）試行本、暫時(shí)本：文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時(shí)、試行草案等字樣標(biāo)在公文標(biāo)題中的文種的后面或前面。大多用于一些法律、法規(guī)類(lèi)文件，在制發(fā)機(jī)關(guān)認(rèn)為文件內(nèi)容還不十分成熟，還必須經(jīng)過(guò)一定時(shí)期實(shí)踐檢驗(yàn)，再行修訂時(shí)所使用的。6）各種文字文本：包括二層意思：一是少數(shù)民族地區(qū)，發(fā)文往往是同一份文件使用漢字文本和少數(shù)民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本兩種文本具有同等效力。

第四章 公文的行文規(guī)范公文的行文規(guī)范的意義：為了充分發(fā)揮這些公文的現(xiàn)實(shí)效用，機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)必須按照黨和國(guó)家有關(guān)文書(shū)工作的文件規(guī)定或準(zhǔn)則來(lái)規(guī)范其行文，以保證機(jī)關(guān)行文和對(duì)公文辦理的有條不紊地進(jìn)行，從而維護(hù)機(jī)關(guān)工作的正常秩序，提高機(jī)關(guān)的辦事效率。公文的行文規(guī)范：按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來(lái)維護(hù)機(jī)關(guān)之間的行文秩序。

第一節(jié) 公文的行文關(guān)系公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括：行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個(gè)方面。考試大自考站，你的自考專(zhuān)家！公文的行文關(guān)系：是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來(lái)關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的文件授受關(guān)系。

一、確定行文關(guān)系原則：1）國(guó)家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍 ；2）黨的各級(jí)機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍

二、機(jī)關(guān)之間行文關(guān)系的劃分黨政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系從隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍可分為：

1、同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，既有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，又有下級(jí)被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，上下級(jí)機(jī)關(guān)之間，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。—使用“上行文”“下行文”

2、上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)和下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)之間具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系。—使用“上行文”“下行文”

3、非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無(wú)論級(jí)別高低、既無(wú)領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又無(wú)上下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的指導(dǎo)關(guān)系，它們僅僅是一般性關(guān)系，或稱不相隸屬關(guān)系。—使用“平行文”4 同一系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系屬于平行關(guān)系。—使用“平行文”

第二節(jié) 公文的行文方向與方式★行文方式根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要分為：1）下行文：是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)對(duì)報(bào)屬下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門(mén)的一種行文。（根據(jù)發(fā)文不同上的和要求分為：

1、逐級(jí)下行文 ：是指采取逐級(jí)下達(dá)或者只對(duì)直屬下級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的一種行文方式。

2、多級(jí)下行文：是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，同時(shí)下達(dá)幾級(jí)機(jī)關(guān)的一種行文方式。

3、直達(dá)基層組織和群眾的下行文：是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)直接發(fā)到最基層的黨政組織或者直接傳達(dá)到人民群眾的一種行文方式。）2）上行文：是指下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門(mén)向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)的一種行文。（根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要分為：

1、逐級(jí)上行文：是指下級(jí)機(jī)關(guān)直接向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一種行文方式。是上行文最基本最常用的一種方式

2、多級(jí)上行文：是指下級(jí)機(jī)關(guān)同時(shí)向自己的直屬上級(jí)機(jī)關(guān)或更高級(jí)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一種行文方式。

3、越級(jí)上行文：是指在非常必要的時(shí)候，下級(jí)機(jī)關(guān)可以越過(guò)自己的直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，各更高一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)直至中央的一種行文方式。）3）平行文：是指同級(jí)機(jī)關(guān)、或不相隸屬的，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、部門(mén)、單位之間的一種行文。

第三節(jié) 公文的行文規(guī)則行文規(guī)則：是指機(jī)關(guān)行文必須遵守的具體規(guī)定或準(zhǔn)則。★公文行文規(guī)則：1）注意隸屬關(guān)系尊重機(jī)關(guān)職權(quán)； 2）大力精減文件嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍； 3）一般情況黨政機(jī)關(guān)不得越級(jí)行文4）牽涉幾個(gè)部門(mén)的問(wèn)題，部門(mén)間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級(jí)裁決，然后向下行文；5）行文必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān) 6）主送機(jī)關(guān)與公文文種要相互呼應(yīng) 7）關(guān)于聯(lián)合行文的問(wèn)題； 8）關(guān)于請(qǐng)示的行文問(wèn)題9）關(guān)于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳室的行文問(wèn)題；10）經(jīng)批準(zhǔn)公開(kāi)發(fā)布的公文，應(yīng)視為正式公文依照?qǐng)?zhí)行。考試大收集整理

第五章 機(jī)關(guān)法定公文的寫(xiě)作（上）

一、命令（令）概述

1、命令：簡(jiǎn)稱令，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。

2、適用范圍：適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。（《辦法》）

3、哪些領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)有權(quán)發(fā)布命令？（1）中華人民共和國(guó)主席；（2）國(guó)務(wù)院；（3）國(guó)務(wù)院所屬各部、各委員會(huì)；（4）縣級(jí)以上各級(jí)人民政府；（5）鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)的人民政府。

二、★命令的特點(diǎn)：1）權(quán)威性（1）主體：鄉(xiāng)以上級(jí)別的國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)的執(zhí)行機(jī)關(guān)。⑵ 內(nèi)容：具有不可更改性。2）指揮性 3）強(qiáng)制性

三、最常用的命令類(lèi)型：1）公布令：也可稱發(fā)布令或頒布令，適用于國(guó)家公布法律，國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)布根據(jù)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。2）行政令 ：是國(guó)家行政機(jī)關(guān)為實(shí)行重大強(qiáng)制性行政措施而發(fā)布的命令。3）嘉獎(jiǎng)令：是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為獎(jiǎng)勵(lì)有突出貢獻(xiàn)的人員或集體而發(fā)布的命令。還有任免令、動(dòng)員令、戒嚴(yán)令、通輯令、特赦令

四、★命令（令）的寫(xiě)作 要求：1）必須根據(jù)憲法法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令；2）要注意各類(lèi)型命令的共同點(diǎn)不不同點(diǎn)；3）語(yǔ)言要準(zhǔn)確、凝煉、莊重、有力。

命令的內(nèi)容：?jiǎn)我弧⒁晃囊皇拢^短。命令的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、編號(hào)、正文、簽署四部分組成。標(biāo)題一般可以：

1、發(fā)文機(jī)關(guān)加事由+文種

2、發(fā)文機(jī)關(guān)（領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)）+文種 編號(hào)方法：一種是單獨(dú)編號(hào)（央政府和國(guó)家首腦）；另一種不是單獨(dú)編號(hào)（地方政府）Q各類(lèi)命令（令）的寫(xiě)法：① 公布令寫(xiě)法：要說(shuō)明公布什么法規(guī)，什么機(jī)關(guān)什么時(shí)候通過(guò)，什么時(shí)間開(kāi)始施行。必須把法規(guī)全文放在命令之后同時(shí)公布。② 行政令寫(xiě)法：正文一般由命令原由、命令事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分組成。③嘉獎(jiǎng)令寫(xiě)法：正文一般由先進(jìn)事跡、嘉獎(jiǎng)內(nèi)容、號(hào)召三部分組成。★行政令正文的寫(xiě)法：1）由命令原由、命令事項(xiàng)、執(zhí)行要求組成2）命令原由放在正文開(kāi)頭，用一兩句話說(shuō)明發(fā)布此命令的必要和重要性3）命令事項(xiàng)是行政令的主要部分，應(yīng)把要做什么不能做什么交待清楚，常用分條列舉，使行文清晰。4）執(zhí)行要求放在正文最后，說(shuō)明執(zhí)行命令過(guò)程中的特殊要求，有時(shí)還說(shuō)明獎(jiǎng)懲措施。可單獨(dú)成段也可作為命令事項(xiàng)的最后一項(xiàng)例出。★嘉獎(jiǎng)令正文的寫(xiě)法：1）由先進(jìn)事跡、嘉獎(jiǎng)內(nèi)容、號(hào)召組成2）先進(jìn)事跡放在正文最前面，扼要清楚地說(shuō)明受嘉獎(jiǎng)人的功績(jī)3）嘉獎(jiǎng)內(nèi)容說(shuō)明給予受嘉獎(jiǎng)人怎樣的獎(jiǎng)勵(lì)4）號(hào)召表達(dá)發(fā)布命令者對(duì)于有關(guān)人員的期望，向受嘉獎(jiǎng)人學(xué)習(xí)什么。

第二節(jié) 議 案

1、議案：是有議案提出權(quán)的機(jī)構(gòu)或人民代表，向同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)，提請(qǐng)審議事項(xiàng)的建議性公文

2、適用范圍：是國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)的有關(guān)機(jī)構(gòu)及人員以及人民代表。

二、議案的特點(diǎn)：1）行文關(guān)系及辦理程序的法定性 2）行文內(nèi)容的單一性和可行性①議案內(nèi)容必須單一，一個(gè)議案提請(qǐng)審議一個(gè)事項(xiàng)。②提交會(huì)議審議的事項(xiàng)，必須是成熟的，可以實(shí)施的。

三、議案的類(lèi)型： 1）由職能機(jī)構(gòu)提出的議案（職能機(jī)構(gòu)：主要指國(guó)家權(quán)力機(jī)構(gòu)的辦事或執(zhí)行機(jī)構(gòu)。如全國(guó)人大主席團(tuán)、全國(guó)人大常委會(huì)、全國(guó)人大各專(zhuān)門(mén)委員會(huì)、國(guó)務(wù)院、中央軍事委員會(huì)、最高人民法院、最高人民檢察院）2）由人民代表提出的議案

四、議案寫(xiě)作注意事項(xiàng)：1）提出的問(wèn)題重要且已具備解決的條件 2）要注意提出的權(quán)限和時(shí)限 3）要注意行文格式和辦理程序標(biāo)題：由提議案人、議案內(nèi)容、文種三部分組成；正文：要說(shuō)明提出議案的理由及具體內(nèi)容。議案的簽署：提案人可以是機(jī)關(guān)，也可以是機(jī)關(guān)首腦。議案的辦理運(yùn)作程序和一般公文有所不同，所以議案沒(méi)有發(fā)文號(hào)。議案審議表格：一般包括編號(hào)、案由、提議案人、議案內(nèi)容、審議結(jié)果等部分。

第三節(jié) 決定 決議

一、決定

1、決定：是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。適用：對(duì)于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出決策和安排。

2、決定的特點(diǎn)：1）內(nèi)容重要 2）政策性強(qiáng) 3）有約束力

3、決定的類(lèi)型：1）指揮型：對(duì)重要事項(xiàng)和重大行動(dòng)作出決策或部署，其特點(diǎn)是影響大，指揮和導(dǎo)向作用明顯。2）個(gè)案型 ：對(duì)某些性質(zhì)重要、影響較大的個(gè)人或事件作出決定，目的是引起注意或警惕，擴(kuò)大正面影響，縮小消極影響。3）知照型：有些事情比較重要，需要讓大家知道，用決定的形式公布只是“廣而告之”的意思，并不需要大家都去實(shí)施★決定的寫(xiě)作方法：1）決定的標(biāo)題，由決定機(jī)構(gòu)、事由、文種構(gòu)成，在標(biāo)題下面用括號(hào)標(biāo)出決定日期，有的還標(biāo)明由什么會(huì)議通過(guò) 2）決定的正文，三種類(lèi)型的決定寫(xiě)法不同：①指揮性，由決定理由、決定事項(xiàng)、執(zhí)行要求組成，事項(xiàng)清楚、執(zhí)行要求明確，具體行文，理由要簡(jiǎn)明扼要，事項(xiàng)和執(zhí)行要求，可分開(kāi)或一起寫(xiě)，視情況定。②個(gè)案性，由決定理由（個(gè)案事實(shí)分析）、決定事項(xiàng)、期望要求組成，事實(shí)分析要清楚，期望要求要具體。③知照性，正文寫(xiě)作較簡(jiǎn)單，把需要“廣而告之”的決定事項(xiàng)例出就行，決定根據(jù)或理由，可不說(shuō)，有的需說(shuō)明一下。3）決定的文字要準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)潔以便領(lǐng)會(huì)執(zhí)行。

二、決議：是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主持召開(kāi)的會(huì)議通過(guò)的對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行決策部署的指揮性公文。

1、★決議的特點(diǎn)：1）表達(dá)群體意志 2）權(quán)威性和約束力。適用：用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。

2、★決議的類(lèi)型：1）決策部署型，是重要問(wèn)題經(jīng)過(guò)會(huì)議充分研究討論后作出的決議，內(nèi)容多半是分析問(wèn)題的性質(zhì)，提出解決問(wèn)題的辦法，部署今后的行動(dòng)。2）結(jié)果公布型，是重要會(huì)議往往通過(guò)一系列決議，有些決議需要公布于眾，這些決議有的簡(jiǎn)單，只要說(shuō)明會(huì)議通過(guò)了什么，有的詳細(xì)，還要說(shuō)明會(huì)議對(duì)事項(xiàng)的看法等。

3、★決定和決議的異同：共同點(diǎn)：1）都是下行的指揮性公文，在內(nèi)容方面接近，側(cè)重于對(duì)重要事項(xiàng)的決策；2）在文字表達(dá)方面都要求準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)潔。不同點(diǎn)：1）形成的程序不完全一樣（決議必須由會(huì)議通過(guò)，而決定可以由會(huì)議作出，也可以由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)在職權(quán)范圍內(nèi)作出。）2）內(nèi)容的范圍不盡相同（決議多半針對(duì)全局性問(wèn)題作出決策；決定既可解決全局性問(wèn)題，也用以解決具體問(wèn)題。）3）發(fā)布形式略有不同（決議以會(huì)議名稱發(fā)布；決定也可以會(huì)議名稱發(fā)布，但多半以機(jī)關(guān)名稱發(fā)布。）

第四節(jié) 指示 意見(jiàn)

一、指示：是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)指工作的公文。★指示的特點(diǎn)：1）針對(duì)性 2）原則性 ★指示的類(lèi)型：按照指示內(nèi)容涉及的范圍，可分：1）涉及全局問(wèn)題，帶普遍性的指示 2）涉及局部問(wèn)題，帶有特殊性的指示★指示的寫(xiě)作：1）指示標(biāo)題由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成。（如工作特別緊急，則可用“緊急指示”）2）指示 正文一般由指示根據(jù)、指示事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分組成。根據(jù)包括理論根據(jù)、政策根據(jù)、現(xiàn)實(shí)根據(jù)等文字要精練扼要，突出主要根據(jù)。指示事項(xiàng)和執(zhí)行要求要寫(xiě)得具體明白，使下級(jí)能正確領(lǐng)會(huì)、執(zhí)行。總得說(shuō)要以政策把握方向，內(nèi)容要明確扼要，條理要清晰

二、意見(jiàn) ：是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)發(fā)表的對(duì)工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件

1、意見(jiàn)的類(lèi)型：意見(jiàn)都是對(duì)重要事項(xiàng)發(fā)表見(jiàn)解，但由于發(fā)表見(jiàn)解機(jī)構(gòu)的地們不同，因而意見(jiàn)的類(lèi)型也有二種。1）直接指導(dǎo)性 2）批轉(zhuǎn)執(zhí)行型

2、意見(jiàn)的寫(xiě)作： 注意內(nèi)的政策性、原則性，對(duì)下級(jí)的要求要明確具體，表達(dá)條理要清晰。1）意見(jiàn)標(biāo)題：一般也是發(fā)文單位加事由加文種。但如經(jīng)上級(jí)機(jī)構(gòu)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，則上級(jí)多半用“通知”的形式下達(dá)，而將“意見(jiàn)”全文附在后面。2）意見(jiàn)正文：一般根據(jù)意見(jiàn)的多少，分部分或分條分點(diǎn)闡述，其第一部分或第一點(diǎn)，多半是提出意見(jiàn)的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。后面部分則是對(duì)工作的具體要求及實(shí)施的細(xì)則、步驟、方法等。意見(jiàn)的內(nèi)容，要原則而不空洞，具體而不瑣細(xì)，要讓下級(jí)知道怎么做，但又不致束縛下級(jí)的創(chuàng)造性。

第六章 機(jī)關(guān)法定公文的寫(xiě)作（中）第五節(jié) 公告 通告 公報(bào)

一、公告 通告

1、公告、通告概述公告，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件。通告，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告知性文件。

2、★公告通告的特點(diǎn)和差異：1）發(fā)布的公開(kāi)性，內(nèi)容都是公開(kāi)的，發(fā)布的目的是要讓大家知道或遵守。差異在發(fā)布的范圍不相同，公告涉及范圍廣通常通過(guò)新聞媒體向全世界發(fā)布，通告的范圍小，可通過(guò)新聞媒體發(fā)布，也可只在一定范圍內(nèi)張貼公布 2）事項(xiàng)的重要性，公告和通告是代表政府或一定的機(jī)構(gòu)發(fā)布的，其內(nèi)容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式發(fā)布。一般公告公布的，都是比較重大的事情；通告公布的，則次于公告。考試大自考站，你的自考專(zhuān)家！3）操作的嚴(yán)肅性，公告由國(guó)家各級(jí)政權(quán)機(jī)構(gòu)發(fā)布，涉及地方法規(guī)的，必須由省級(jí)以上人民代表大會(huì)準(zhǔn)備，一般機(jī)關(guān)團(tuán)體不得隨意發(fā)布公告。公告和通告均內(nèi)容重要而涉及面廣，因而操作時(shí)必須嚴(yán)肅，要嚴(yán)格按章辦事。

3、公告和通告的類(lèi)型，按其內(nèi)容的性質(zhì)，都可以分為： 1）涉及法定事項(xiàng)的公告、通告—有關(guān)人員必須遵守2）知照性公告、通告—“廣而告之”不需要遵守或執(zhí)行

4、公告、通告的寫(xiě)作： 1）符合權(quán)限，一事一告；2）內(nèi)容明確，語(yǔ)氣莊重；3）注意格式：① 公告、通告標(biāo)題的四種形式：發(fā)文單位加事由加文種、發(fā)文單位加文種、事由加文種、只有文種名稱②正文：只要把公布事情扼要寫(xiě)出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果標(biāo)題部分已顯示，則最后可以不再另署。

二、公報(bào)：

是公開(kāi)發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件

1、公報(bào)的特點(diǎn)：1）具有內(nèi)容的公開(kāi)性和重要性 2）發(fā)布機(jī)關(guān)的權(quán)威性

2、公報(bào)和公告的區(qū)別：1）從發(fā)布機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)多用公報(bào)，政府機(jī)關(guān)多用公告；2）從內(nèi)容來(lái)主，宣布單獨(dú)事件多用公告，發(fā)布會(huì)議情況、談判情況、統(tǒng)計(jì)情況等多用公報(bào)。宣布要有關(guān)人員遵守的法定事項(xiàng)，用公告而不用公報(bào)。

3、★公報(bào)的類(lèi)型：1）會(huì)議公報(bào)，用以公布黨的重要會(huì)議召開(kāi)的情況及會(huì)議所作的決定；2）統(tǒng)計(jì)公報(bào)，發(fā)布國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)字；3）外交公報(bào)，涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上國(guó)家的政府、政黨、團(tuán)體等在會(huì)談或交往后發(fā)表的文件，主要公布會(huì)談各方面的觀點(diǎn)及取得的共識(shí)

4、★公報(bào)的寫(xiě)作：不同類(lèi)型的公報(bào)，寫(xiě)作時(shí)要注意的側(cè)重點(diǎn)有所不同：1）會(huì)議公報(bào)因發(fā)布目的不同而有不同的寫(xiě)法，如目的是公布會(huì)議結(jié)果，只要簡(jiǎn)明扼要說(shuō)明最后結(jié)果就行了；如目的是傳達(dá)會(huì)議精神，就要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，作詳細(xì)的分析闡述。2）統(tǒng)計(jì)公報(bào)必須由國(guó)家各級(jí)統(tǒng)計(jì)部門(mén)或國(guó)家指定的機(jī)構(gòu)發(fā)布，任何機(jī)構(gòu)不得隨意發(fā)布全國(guó)性、地區(qū)性統(tǒng)計(jì)數(shù)字。統(tǒng)計(jì)公報(bào)以發(fā)布各種數(shù)據(jù)為主，其內(nèi)容一定要科學(xué)、準(zhǔn)確。3）外交公報(bào)涉及對(duì)外關(guān)系，其發(fā)布應(yīng)遵循法定的審批手續(xù)和途徑。其內(nèi)容涉及各方的觀點(diǎn)和承諾，行文要十分準(zhǔn)確和莊重。

通知

一、通知：是向特定受文對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對(duì)象知道或執(zhí)行的公文。

1、通知是一促使用面積廣，以下行文為主也可以是平行的公文種。通知是機(jī)關(guān)使用最頻繁的公文文種。

2、通知的用途：1）上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)通知應(yīng)該知道或辦理的一般事項(xiàng)；2）發(fā)布某些行政法規(guī)或?qū)ο录?jí)機(jī)關(guān)工作指示，不適宜于命令或指示發(fā)布；3）國(guó)務(wù)院和各部各委員會(huì)及地方各級(jí)委員會(huì)的秘書(shū)工作部門(mén)轉(zhuǎn)達(dá)它的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的會(huì)議通過(guò)的文件和領(lǐng)導(dǎo)上的指示；4）平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間互相通知需要知道的事項(xiàng)

二、★通知的類(lèi)型： 1）發(fā)布性通知，用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度；2）批轉(zhuǎn)性通知，用于上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文（如請(qǐng)示、報(bào)告等）給所屬有關(guān)人員，讓他們周知或執(zhí)行；3）轉(zhuǎn)發(fā)性通知，用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文給所屬有關(guān)人員，讓他們周知或執(zhí)行；4）指示性通知，用于上級(jí)機(jī)關(guān)指示下級(jí)機(jī)關(guān)如何開(kāi)展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事務(wù)性通知，用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情，常把有關(guān)信息或要求用通知的形式傳達(dá)給有關(guān)機(jī)構(gòu)或群眾。

三、★通知的寫(xiě)作：1）標(biāo)題，多采用發(fā)文單位+事由+文種、事由+文種兩種形式。簡(jiǎn)單的事務(wù)性通知，標(biāo)題也可只寫(xiě)“通知”二字。2）正文，不同類(lèi)型寫(xiě)法不同：①發(fā)布性通知只要寫(xiě)明發(fā)布什么規(guī)章，請(qǐng)貫徹執(zhí)行就可。②批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，簡(jiǎn)單的只要寫(xiě)明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)什么文件，請(qǐng)貫徹執(zhí)行就行，多數(shù)情況下發(fā)文單位要對(duì)原文件發(fā)表一下意見(jiàn)，最好另起一段，內(nèi)容是對(duì)原文件的評(píng)價(jià)、對(duì)貫徹執(zhí)行提出的要求和希望。③請(qǐng)示性通知：寫(xiě)法相對(duì)比較復(fù)雜。大凡指示下級(jí)做一件工作，應(yīng)把工作來(lái)由、工作內(nèi)容、工作要求三方面講清楚。指示性通知正文框架：先用一段或幾段說(shuō)明為什么要做這件工作，相當(dāng)于引言；工作內(nèi)容和工作要求一般結(jié)合起來(lái)寫(xiě)，內(nèi)容多的要分條列出；最后一段或一條相當(dāng)于小結(jié)，對(duì)受文單位提出總的要求和希望。④任免性通知，一般只要寫(xiě)明什么權(quán)力機(jī)關(guān)任合或免去什么人擔(dān)任什么職務(wù)就行。⑤事務(wù)性通知，只要把需要周知或執(zhí)行的事寫(xiě)清楚就行。事務(wù)性工作較瑣細(xì)，寫(xiě)作時(shí)要十分仔細(xì)。3）其他事項(xiàng)：

1、一般在正文前左上角寫(xiě)受文機(jī)關(guān)，在正文后右下角寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期。

2、少數(shù)通報(bào)情況的通知，或受文面極廣的通知，可不寫(xiě)受文單位名稱。

3、緊急通知一般要在標(biāo)題標(biāo)明事由和“緊急通”字樣，并在正文中說(shuō)明發(fā)出的原因。

通報(bào)

一、通報(bào)：是在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)事項(xiàng)的告知性文件。表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤是通報(bào)的主要功能也是特有功能。

二、通報(bào)的特點(diǎn)：1）周知性 ：在發(fā)文范圍內(nèi)所有人都知道。2）指導(dǎo)性：通報(bào)對(duì)讀者的思想、行為有指導(dǎo)、導(dǎo)向作用。

三、★通報(bào)的類(lèi)型：1）表彰先進(jìn)型：用于表彰個(gè)體或集體 的先進(jìn)人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎(jiǎng)勵(lì)，分析他們的先進(jìn)思想，指出應(yīng)該向他們學(xué)習(xí)什么。2）批評(píng)錯(cuò)誤型：用于批評(píng)犯錯(cuò)誤的個(gè)人或群體，公布他們的錯(cuò)誤事實(shí)，宣布給他們什么處分，分析錯(cuò)誤的性質(zhì)，指明應(yīng)該吸取的教訓(xùn)。3）傳達(dá)事項(xiàng)型：用于將領(lǐng)導(dǎo)掌握的精神或情況傳達(dá)給下屬，以便在開(kāi)展工作、處理問(wèn)題時(shí)能做到心中有數(shù)。

四、通報(bào)的寫(xiě)作（通報(bào)的格式與通知差不多）

1、標(biāo)題：“發(fā)文機(jī)關(guān)加事由加文種”或“事由加文種”。

2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角

3、受文者名稱：放在正文之前的左上角。

4、正文：不同類(lèi)型有不同寫(xiě)法。（1）表彰先進(jìn)型：一般按介紹先進(jìn)事跡、宣布表彰決定、分析先進(jìn)思想、指明如何向先進(jìn)學(xué)習(xí)四個(gè)步驟。2）批評(píng)錯(cuò)誤型：應(yīng)把批評(píng)根據(jù)、錯(cuò)誤事實(shí)、處分決定、錯(cuò)誤性質(zhì)、善后辦法五個(gè)方面寫(xiě)清楚。（3）傳達(dá)事項(xiàng)型：一般由兩部分組成，一部分是通報(bào)事項(xiàng)的情況或者精神，包括對(duì)事項(xiàng)的分析，如它的性質(zhì)、重要性等等；另一部分是對(duì)下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或者

報(bào)告

一、報(bào)告，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。報(bào)告主要作用是上下溝通。

二、★報(bào)告的特點(diǎn)：1）重陳述 2）有主見(jiàn)

三、★報(bào)告的類(lèi)型：

1、按內(nèi)容涉及的范圍可分為：1）綜合報(bào)告：多屬例行報(bào)告；2）專(zhuān)題報(bào)告：就某件事或某個(gè)問(wèn)題專(zhuān)門(mén)定的報(bào)告，多半是不定期的，根據(jù)實(shí)際情況的需而撰寫(xiě)。

2、按行文的目的不同可分為：1）呈報(bào)性報(bào)告：行文目的單純，就是將有關(guān)情況報(bào)告上級(jí)，讓上級(jí)知道。（一般匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)的報(bào)告多屬此類(lèi)）2）呈轉(zhuǎn)性報(bào)告：行文目的不僅僅是匯報(bào)，它還要求上級(jí)機(jī)關(guān)在同意報(bào)告的情況下，將報(bào)告批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位執(zhí)行。

四、★報(bào)告寫(xiě)作要求：1）陳述事實(shí)要清楚扼要 2）表達(dá)觀點(diǎn)要精練清晰 3）語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔樸實(shí)請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請(qǐng)性公文

五、報(bào)告的格式（較簡(jiǎn)單）

1、標(biāo)題多由“事由加文種”形式。

2、正文之前寫(xiě)受文單位；正文之后署發(fā)文單位和日期。

請(qǐng)示

一、請(qǐng)示的概述 請(qǐng)示：是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請(qǐng)性公文。

二、★請(qǐng)示的特點(diǎn)： ①超前性：請(qǐng)示必須是在辦事之前。②說(shuō)明性：請(qǐng)示的目的在向上級(jí)說(shuō)明情況，請(qǐng)求幫助。③單一性：必須“一文一事”。

三、請(qǐng)示的類(lèi)型：1）請(qǐng)求批準(zhǔn)類(lèi) 2）請(qǐng)求幫助類(lèi) 3）請(qǐng)求批轉(zhuǎn)類(lèi)

四、★請(qǐng)示寫(xiě)作要求：—請(qǐng)示內(nèi)容單一，目的較單純

1、★要遵守行文規(guī)則：1）請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事；2）請(qǐng)示一般寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)；3）一般不得越級(jí)請(qǐng)示，因特殊情況應(yīng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)；4）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。

2、理由要充分、要求要合理。

3、格式要正確，語(yǔ)言要得體。①標(biāo)題：一般用“事由加文種”形式。（不能只寫(xiě)“請(qǐng)示”二字）② 正文：多半按請(qǐng)示理由、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)束語(yǔ)的順序?qū)憽＃ㄕ?qǐng)示理由應(yīng)自成段落③ 正文之前寫(xiě)受文單位，正文之后署發(fā)文單位和日期。（語(yǔ)言要得體）

批復(fù)

一、批復(fù)：是答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的指示性公文。

二、★批復(fù)的特點(diǎn)：1）針對(duì)性 ：針對(duì)“請(qǐng)示”這一文種，針對(duì)請(qǐng)示的機(jī)關(guān)，針對(duì)請(qǐng)示的問(wèn)題。2）指導(dǎo)性：批復(fù)針對(duì)請(qǐng)示表態(tài)或發(fā)表意見(jiàn)，對(duì)下級(jí)的工作有指導(dǎo)、規(guī)范作用，下級(jí)不能違背上級(jí)的批復(fù)。

三、★批復(fù)的類(lèi)型：針對(duì)請(qǐng)示的內(nèi)容主要是請(qǐng)求批準(zhǔn)和請(qǐng)示幫助兩個(gè)方面，批復(fù)可分為兩類(lèi)： 1）表態(tài)性批復(fù)，主要是答復(fù)請(qǐng)求批準(zhǔn)類(lèi)的請(qǐng)示，或同意，或不同意。同意的不必說(shuō)理由，不同意的一般略說(shuō)理由。2）指示性批復(fù)，針對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的事項(xiàng)或提出的問(wèn)題，提出處理意見(jiàn)，帶有指導(dǎo)下級(jí)工作的性質(zhì)。

四、★批復(fù)寫(xiě)作要求：1）要先回應(yīng)后批復(fù) 2）態(tài)度要鮮明，措辭要明確 3）要及時(shí)批復(fù)

函

一、函：是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。一般用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)，但有時(shí)也可用于上下級(jí)之間的交往。

二、★函的特點(diǎn)：1）形式靈活，適應(yīng)性強(qiáng) ； 2）務(wù)實(shí)性強(qiáng)。

三、★函的類(lèi)型：

1、商洽函：用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、討論問(wèn)題。—用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)。

2、問(wèn)復(fù)函：用于機(jī)關(guān)之間提出詢問(wèn)和答復(fù)詢問(wèn)。—用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)，也可用于上下級(jí)之間的交往。

3、請(qǐng)準(zhǔn)函：用于向沒(méi)有隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)。—用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)。

4、知照函：用于把自己管轄范圍的事項(xiàng)告訴有關(guān)的機(jī)構(gòu)。—用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)，也可用于上下級(jí)之間的交往。

四、★函的寫(xiě)作要求—格式與寫(xiě)法，與一般書(shū)信基本相同：1）一事一函，直陳其事；2）語(yǔ)言要平實(shí)、親切、自然。

五、函的格式： 函的正文，一般由緣由、事故、結(jié)語(yǔ)（表達(dá)發(fā)函者的愿望）三部分組成。會(huì)議紀(jì)要

一、會(huì)議紀(jì)要：是記載會(huì)議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文件。會(huì)議紀(jì)要要出現(xiàn)于民國(guó)末年。

二、★會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)：

1、紀(jì)要性：把會(huì)議的主要精神和議定事項(xiàng)，經(jīng)歸納整理。表述出來(lái)，而不涉及會(huì)議的一般過(guò)程，議而未決的事項(xiàng)。

2、約束性：反映統(tǒng)一精神和議定事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要，對(duì)與會(huì)者和有關(guān)人員，具有約束力。

3、知照型：公開(kāi)發(fā)表或內(nèi)部交流的會(huì)議紀(jì)要，可以讓群眾或有關(guān)人員了解會(huì)議情況。

三、會(huì)議紀(jì)要的類(lèi)型：1）決議性會(huì)議紀(jì)要；2）協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要；3）研討性會(huì)議紀(jì)要。根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和擬寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的目的，可分三大類(lèi)：

1、決議性會(huì)議紀(jì)要：多半是有一定權(quán)力的機(jī)構(gòu)召開(kāi)的研究工作的會(huì)議，紀(jì)要記載會(huì)議的主要精神和決議事項(xiàng)，可以作為傳達(dá)和部署工作的依據(jù)，對(duì)今后工作的指導(dǎo)意義。—是最為常見(jiàn)的紀(jì)要。

2、協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要：由代表不同方面的不同機(jī)構(gòu)聯(lián)合召開(kāi)的商討共同關(guān)心問(wèn)題的會(huì)議，紀(jì)要主要記載各方取得的一致辭意見(jiàn)，對(duì)各方今后的工作有約束力。這種會(huì)議紀(jì)要具有協(xié)議書(shū)、意見(jiàn)書(shū)性質(zhì)。

3、研討性會(huì)議紀(jì)要：研討問(wèn)題或交流情況、經(jīng)驗(yàn)的會(huì)議，各抒已見(jiàn)，不需要統(tǒng)一意見(jiàn)，不需要作決議，經(jīng)要只要把各方的主要觀點(diǎn)、意見(jiàn)或情況記下就可以。

四、會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作：

1、會(huì)議紀(jì)要一般是在會(huì)議結(jié)束后起草的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿。

2、會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是“會(huì)議名稱加文種”，但中間可以省去“會(huì)議”二字。

3、會(huì)議紀(jì)要的正文一般分為會(huì)議概況、會(huì)議內(nèi)容、結(jié)束語(yǔ)三個(gè)部分。

4、會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持機(jī)關(guān)撰寫(xiě)，可以在最后署機(jī)關(guān)名稱和撰寫(xiě)日期。也可只在正文中寫(xiě)出主持機(jī)關(guān)，不另外署名。第3點(diǎn)的★會(huì)議紀(jì)要的正文寫(xiě)法：1）正文一般分為會(huì)議概況、會(huì)議內(nèi)容、結(jié)束語(yǔ)三部分；2）會(huì)議概況介結(jié)開(kāi)會(huì)時(shí)間、會(huì)議名稱、會(huì)議議題、出席者、主持者、會(huì)議過(guò)程等，其詳略視實(shí)際需要決定，應(yīng)盡可能簡(jiǎn)要，一般放在正文開(kāi)頭，有時(shí)可移至正文最后； 3）會(huì)議內(nèi)容是主要部分，介結(jié)會(huì)議討論和決定的主要事項(xiàng)，要寫(xiě)得觀點(diǎn)鮮明、主題突出、內(nèi)容充實(shí)、不可出現(xiàn)漏缺，常見(jiàn)有綜合歸納和分項(xiàng)例舉兩種寫(xiě)法；4）結(jié)束語(yǔ)是小結(jié)，往往對(duì)與會(huì)者、下級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)群眾提出一些希望和要求。

條列 規(guī)定

一、條例，是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作活動(dòng)、行為等的法規(guī)性公文。條例的類(lèi)型：1）黨的中央機(jī)關(guān)制定的條例 ：知用于規(guī)范全黨的工作、活動(dòng)和黨員行為。2）國(guó)家行政機(jī)關(guān)制定的條例 ：適用于規(guī)范全國(guó)性的某一方面的工作。3）地方權(quán)力機(jī)關(guān)制定的條例：適用于規(guī)范地方某一方面的工作。

二、規(guī)定，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。規(guī)定的類(lèi)型：1）黨內(nèi)規(guī)定 ：由黨的中央機(jī)關(guān)制定，適用于對(duì)黨內(nèi)某一方面的工作作出的規(guī)定。2）法規(guī)性規(guī)定：由有條件制

定法規(guī)的機(jī)構(gòu)制定，適用于對(duì)某一方面的行政工作或某個(gè)地方的某項(xiàng)工作作出的規(guī)定。3）一般性規(guī)定：機(jī)關(guān)團(tuán)體對(duì)某些工作作出的具體規(guī)定，不屬法規(guī)性質(zhì)，但在一定范圍內(nèi)的規(guī)范作用。

三、條例和規(guī)定的寫(xiě)作：條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見(jiàn)的有“章條式”和“條款式”兩種

1、★草擬條例和規(guī)定的原則：1）堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，為改革開(kāi)放，搞活社會(huì)主義現(xiàn)代建設(shè)服務(wù) 2）符合憲法和法律，符合黨和國(guó)家的路線方針政策 3）從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是 4）貫徹民主集中制，充分發(fā)揚(yáng)民主

2、起草條例和規(guī)定，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進(jìn)行清理，如果現(xiàn)行的法規(guī)將被起草的法規(guī)所代替，必須在草案中寫(xiě)明予以予廢止。

3、條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見(jiàn)的有“章條式”和“條款式”兩種寫(xiě)法。章條式“適用于內(nèi)容比較復(fù)雜的：”條款式“適用于內(nèi)容比較簡(jiǎn)單的。

4、語(yǔ)言要準(zhǔn)確、嚴(yán)密。

機(jī)關(guān)其他常用文書(shū)的寫(xiě)作

第一節(jié) 規(guī)章類(lèi)文書(shū)

一、規(guī)章類(lèi)文書(shū)：是規(guī)范工作、活動(dòng)、行為等的規(guī)章制度類(lèi)文書(shū)，適用于黨政系統(tǒng)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及各類(lèi)組織機(jī)構(gòu)

1、規(guī)章類(lèi)文書(shū)包括：條例、規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等文種。

2、★規(guī)章文書(shū)的特點(diǎn)：1）具有內(nèi)容的規(guī)范性；2）執(zhí)行的強(qiáng)制性；3）制定的程序性：①內(nèi)容的規(guī)范性：是指規(guī)章類(lèi)文書(shū)是為了規(guī)范特定范圍、特定方面的工作、活動(dòng)、行為而制定的，它是辦事的準(zhǔn)則、活動(dòng)的依據(jù)、行為的規(guī)范。②執(zhí)行的強(qiáng)制性：是指規(guī)章制度一經(jīng)確定并公布實(shí)施，有關(guān)人員就必須遵守、不能有特殊例外者，不能任意解釋或變通.③制定的程序性：是指規(guī)章類(lèi)文書(shū)從草擬、確定到公布實(shí)施，應(yīng)按一定的程序進(jìn)行。考試大自考站，你的自考專(zhuān)家！

二、規(guī)章類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作四種類(lèi)型

1、辦法：對(duì)某一項(xiàng)行政工作作出比較具體的規(guī)定。—辦法和條例、規(guī)定一樣，同屬行政法規(guī)。（屬行政法規(guī)）辦法的內(nèi)容應(yīng)：具體、周全、便于操作。多條款形式。

2、實(shí)施細(xì)則：是實(shí)施法律、法規(guī)的細(xì)小規(guī)則，它多半是主管總門(mén)針對(duì)實(shí)施法律、法規(guī)時(shí)已經(jīng)或者可能出現(xiàn)的種種問(wèn)題而制定的規(guī)則。目的：是加強(qiáng)法律、法規(guī)的可操作性，保證法律、法規(guī)的順利實(shí)施。寫(xiě)法：一般也是“章條式”或“條款式”，但每一條必須說(shuō)明是哪個(gè)法律或法規(guī)的實(shí)施細(xì)則。實(shí)施細(xì)則與法律、法規(guī)的聯(lián)系和區(qū)別： ①區(qū)別為：法律、法規(guī)必須概括；實(shí)施細(xì)則必須具體，便于操作。②聯(lián)系為：實(shí)施細(xì)則的內(nèi)容必須和法律、法規(guī)的有關(guān)條款相對(duì)應(yīng)

3、章程：是一定組織機(jī)構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類(lèi)文書(shū)。章程的種類(lèi)：① 組織章程：系統(tǒng)闡明一個(gè)組織的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、成員、機(jī)構(gòu)、活動(dòng)方式、經(jīng)費(fèi)來(lái)源等② 辦事章程：是為了辦理某項(xiàng)工作而制定的規(guī)章制度。章程的形式：“章條式”—政黨、較大的社會(huì)團(tuán)體的章程多采用； “條款式”—機(jī)構(gòu)較小、涉及事務(wù)不很多的章程采用。4守則：是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則。寫(xiě)作要求：簡(jiǎn)短、精練、易記。

第二節(jié) 計(jì)劃類(lèi)文書(shū)

一、計(jì)劃類(lèi)文書(shū)，是機(jī)關(guān)團(tuán)體為達(dá)到某一目標(biāo)或完成某一任務(wù)，對(duì)目標(biāo)達(dá)到、任務(wù)完成前特定時(shí)段工作的設(shè)計(jì)和安排。計(jì)劃類(lèi)文書(shū)包括規(guī)劃、綱要、計(jì)劃、安排等文種★計(jì)劃類(lèi)文書(shū)的作用：1）下情上達(dá) ：下級(jí)機(jī)關(guān)通過(guò)上報(bào)工作計(jì)劃，可以得到上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)和幫助，減少完成計(jì)劃過(guò)程中的困難。有些工作超出本身權(quán)限的，更需要上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后才能實(shí)施。2）上情下達(dá)：上級(jí)機(jī)關(guān)把自己的工作計(jì)劃告訴下級(jí)機(jī)關(guān)，可以起宏觀調(diào)控的作用，使下級(jí)機(jī)關(guān)能根據(jù)全局的計(jì)劃，安排好自己那部分工作。3）統(tǒng)一自身步調(diào)：機(jī)關(guān)單位通過(guò)對(duì)本單位工作計(jì)劃的討論和制定，可以使全體成員思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，共同為完成計(jì)劃貢獻(xiàn)自己的力量。

二、★計(jì)劃類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)：1）目標(biāo)的前瞻性：任何工作計(jì)劃都有一個(gè)需要完成的預(yù)期目標(biāo)，這目標(biāo)不是任意確定的，它必須服從更長(zhǎng)遠(yuǎn)的奮斗目標(biāo)。2）操作的預(yù)想性：工作計(jì)劃必須有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的步驟和措施，這些步驟和措施，是根據(jù)主觀和客觀條件，借鑒自己和別人以往的工作經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)出來(lái)的，它應(yīng)當(dāng)具有可操作性，同時(shí)又具有尚未經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)的預(yù)想性質(zhì)。

三、★計(jì)劃類(lèi)文書(shū)的類(lèi)型：根據(jù)完成期限、內(nèi)容側(cè)重、具體作用的不同，分三大類(lèi)

1、規(guī)劃類(lèi)：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的期限較長(zhǎng)，往往是五年以上。內(nèi)容側(cè)重在工作的指導(dǎo)方針、努力方向，工作的實(shí)施步驟和重要措施等。作用主要是針對(duì)全局工作作略性、方向性的規(guī)定，以指導(dǎo)局部的、短期的各項(xiàng)工作。文種名稱常用：規(guī)劃、發(fā)展規(guī)劃、遠(yuǎn)景規(guī)劃、綱要、發(fā)展綱要等。

2、計(jì)劃類(lèi)：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的期限較規(guī)劃短，以計(jì)劃和一年以內(nèi)的短期計(jì)劃為多。計(jì)劃類(lèi)文種一般都叫“計(jì)劃”

3、安排類(lèi)：指較短時(shí)間段內(nèi)對(duì)工作的具體安排。它的內(nèi)容具體、細(xì)致、執(zhí)行和檢查均極方便。計(jì)劃類(lèi)文書(shū)的格式以“條款式”和“表格式”最為多見(jiàn)，以也條款式和表格式結(jié)合使用的四、★計(jì)劃類(lèi)文書(shū)寫(xiě)作要求：1）分析情況要認(rèn)真細(xì)致一定要吃透三方面情況： ①大環(huán)境的形勢(shì)及要求，包括全國(guó)、本地區(qū)、本系統(tǒng)的發(fā)展形勢(shì)及對(duì)本單位提出的要求； ② 主觀條件，指本身人力、物力、財(cái)力情況及可挖掘潛力； ③客觀條件，指上級(jí)和其他部門(mén)可能給予的的幫助。2）確定目標(biāo)要實(shí)事求是 3）措施步驟要切實(shí)可行 4）條目要分明，語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔① 標(biāo)題 ：由機(jī)關(guān)名稱、適用時(shí)間、內(nèi)容類(lèi)別、文種名稱四部分組成。②正文格式：多用“條款式”或“表格式”。

五、完整的計(jì)劃包括：1）現(xiàn)狀分析；2）目標(biāo)和任務(wù)；3）主要措施；4）實(shí)施步驟；5）執(zhí)行要求計(jì)劃正文的格式以“條款式”或“表格式“最為多見(jiàn)，也有條款式和表格式結(jié)合使用的，條款式分條分點(diǎn)，眉目清晰；表格式一般用于說(shuō)明任務(wù)分配，時(shí)間安排等內(nèi)容，其好處是一目了然。計(jì)劃的文字盡量簡(jiǎn)潔，但表達(dá)要明確。第三節(jié) 總結(jié)

一、總結(jié)，是機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之后，對(duì)已做工作進(jìn)行概括及評(píng)估的文書(shū)。總結(jié)與計(jì)劃關(guān)系：總結(jié)和計(jì)劃是相對(duì)應(yīng)的：計(jì)劃是工作之前擬定，用以指導(dǎo)工作；總結(jié)是工作之后進(jìn)行，用以檢查計(jì)劃完成情況，認(rèn)識(shí)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，目的是提高執(zhí)行者的水平，以利今后的工作。總結(jié)的作用：下情上達(dá)和提高自身。

二、總結(jié)的特點(diǎn)：1）回顧性：總結(jié)的內(nèi)容是回顧已經(jīng)做過(guò)的工作。2）經(jīng)驗(yàn)性：從工作中引出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為以后的工作提拱借鑒。

三、總結(jié)的類(lèi)型：從內(nèi)容的涵蓋來(lái)分，可分兩種：1）綜合性總結(jié) ：是關(guān)系全局的總結(jié)，內(nèi)容涉及多方面的工作。2）專(zhuān)題性總結(jié)：只就一個(gè)方面、一項(xiàng)工作，甚至一個(gè)問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，內(nèi)容比較單一。

四、★總結(jié)的寫(xiě)作要求：1）回顧工作情況要實(shí)事求是 2）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要著眼未來(lái) 3）綱目要清晰，文風(fēng)要平實(shí)標(biāo)題：常見(jiàn)有單行標(biāo)題和雙行標(biāo)題兩類(lèi)。正文：兩種寫(xiě)法 1）“分層展開(kāi)式”：是一種縱式結(jié)構(gòu)，其內(nèi)容和排列順序通常是這樣的：總體概括、主要成績(jī)及做法、存在問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、今后努力方向五層內(nèi)容。2）“綱目帶動(dòng)式”：是一種橫式結(jié)構(gòu)，采用夾敘夾議的寫(xiě)法，以議論為綱目，帶動(dòng)具體材料的陳述，內(nèi)容的幾個(gè)層次之間是并列關(guān)系。

第四節(jié) 調(diào)查報(bào)告

一、調(diào)查報(bào)告，是針對(duì)現(xiàn)實(shí)中發(fā)生的較重要的問(wèn)題，作專(zhuān)門(mén)調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫(xiě)成的書(shū)面報(bào)告。★調(diào)查報(bào)告作用：主要是提供真實(shí)的社會(huì)情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚(yáng)先進(jìn)、揭露陰暗、解決工作中的疑難問(wèn)題服務(wù)

二、★調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：1）針對(duì)性強(qiáng)：即調(diào)查報(bào)告寫(xiě)作的目的很明確，都是針對(duì)一定的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題定的。2）紀(jì)實(shí)性強(qiáng)：調(diào)查報(bào)告的主要任務(wù)是提供與要解決的問(wèn)題有關(guān)的事實(shí)，是真實(shí)的、確鑿的材料。★什么情況需寫(xiě)調(diào)查報(bào)告：1）社會(huì)普遍關(guān)注或需要引起社會(huì)關(guān)注的問(wèn)題的調(diào)查，寫(xiě)成后供傳媒發(fā)表 2）為領(lǐng)導(dǎo)重要決策服務(wù)的有關(guān)情況和信息的調(diào)查，寫(xiě)成后供領(lǐng)導(dǎo)參考 3）為解決較復(fù)雜問(wèn)題服務(wù)的專(zhuān)題調(diào)查，寫(xiě)成后供有關(guān)人員參考

三、調(diào)查報(bào)告的類(lèi)型：根據(jù)調(diào)查報(bào)告的性質(zhì)和作用分：1）新聞性調(diào)查報(bào)告 2）政務(wù)性調(diào)查報(bào)告 3）個(gè)案性調(diào)查報(bào)告

四、調(diào)查報(bào)告寫(xiě)作要求：1）深入細(xì)致、客觀公平的調(diào)查是寫(xiě)好調(diào)查報(bào)告的前提；2）圍繞問(wèn)題展示重要的、典型的材料是調(diào)查報(bào)告的主要任務(wù)；3）調(diào)查報(bào)告的標(biāo)題有公文式標(biāo)題和新聞式標(biāo)題調(diào)查報(bào)告的格式

① 標(biāo)題：有公文式標(biāo)題和新聞式標(biāo)題兩種形式。a.公文式標(biāo)題：“對(duì)象加內(nèi)容加文種”、“對(duì)象加文種”、“內(nèi)容加文種”三種形式。b.新聞標(biāo)題：有單行和雙行兩種。單行的形式有：直陳式、提問(wèn)式、結(jié)論式等。雙行的一般是正標(biāo)題點(diǎn)明主題或提出問(wèn) 題，副標(biāo)題說(shuō)明調(diào)查對(duì)象、內(nèi)容等。標(biāo)題中如果沒(méi)有“調(diào)查報(bào)告”或“調(diào)查”字樣，發(fā)表時(shí)一般應(yīng)注明“調(diào)查報(bào)告”或“新聞?wù){(diào)查”。② 正文：一般分前言、主體、結(jié)尾三個(gè)部分.前言：陳述調(diào)查材料之前的說(shuō)明，可以介紹調(diào)查對(duì)象，介紹調(diào)查的目的和過(guò)程，也可闡述調(diào)查的意義，甚至可以點(diǎn)明調(diào)查的結(jié)論。主體：調(diào)查報(bào)告的主要部分，調(diào)查所得的材料和結(jié)論都放在這部分。結(jié)尾：調(diào)查報(bào)告全文的總結(jié)，或再一次強(qiáng)調(diào)結(jié)論，或提出建議與希望，或提出進(jìn)一步思考的問(wèn)題等。考試大收集整理

第五節(jié) 講話類(lèi)文書(shū)

一、講話類(lèi)文書(shū)：是人們?cè)诟鞣N特定的場(chǎng)合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類(lèi)文稿的總稱——是在公眾場(chǎng)合經(jīng)常使用的文書(shū)

二、講話類(lèi)文書(shū)的類(lèi)型： 根據(jù)講話的場(chǎng)合及主旨的不同，可分為三類(lèi)：1）講話稿 ：是指各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在各種會(huì)議上宣讀的文稿。2）開(kāi)幕詞：是在大會(huì)開(kāi)始時(shí)，由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)會(huì)宣讀的闡明會(huì)議宗旨、說(shuō)明會(huì)議議題、向與會(huì)代表提出希望的書(shū)面文稿。—具有指導(dǎo)性、方向性和基調(diào)性的作用。閉幕詞：是在大會(huì)結(jié)束時(shí)由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大大會(huì)會(huì)宣讀的概括大會(huì)主人精神、總結(jié)大會(huì)成果、指出會(huì)后努力方向的文稿。—具有總結(jié)性、激勵(lì)性和評(píng)估性的作用。3）歡迎詞：是對(duì)客人的到來(lái)表示熱烈的歡迎的一種講話類(lèi)文書(shū)。歡送詞：是是客人時(shí)表達(dá)良好祝愿的一種講話類(lèi)文書(shū)。答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時(shí)，向主人表示感謝的一種講話類(lèi)文書(shū)。

三、★講話類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)：1）口頭性 2）直接性 3）針對(duì)性

四、講話類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作 ：都由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾三部分組成。

五、講話類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作

1、寫(xiě)作格式①講話稿：沒(méi)有固定的寫(xiě)作格式，往往依講話的內(nèi)容、場(chǎng)合和目的而定。開(kāi)頭：可彩開(kāi)門(mén)見(jiàn)山的單 直入式，也可以采用設(shè)置懸念的提問(wèn)式，或說(shuō)明講話目的和原因的交代式。主體：主要是闡明形勢(shì)、任務(wù)、方法對(duì)策等內(nèi)容。結(jié)尾：一般總結(jié)全文，自然收束，并提出希望。展望未來(lái)，使人回味無(wú)窮。②開(kāi)幕詞：開(kāi)頭：宣告會(huì)議開(kāi)幕，常用稱呼開(kāi)頭，接著說(shuō)明會(huì)議的組織組織情況。主體：一般先總結(jié)以信成敗得失，然后說(shuō)明大會(huì)議題（大會(huì)任務(wù)）；指出解決這些議題（任務(wù)）的有利條件，進(jìn)行可行性分析，使大家認(rèn)識(shí)到在本次會(huì)議上解決這些問(wèn)題時(shí)機(jī)是成熟的，條件已經(jīng)具備；還可交代大會(huì)議程（主要活動(dòng)安排情況）。結(jié)尾：要有鼓動(dòng)性、號(hào)召性和預(yù)祝性，提出要求和希望，意在為大會(huì)的順利進(jìn)行創(chuàng)造良好的氣氛。閉幕詞 ：開(kāi)頭：概括總結(jié)大會(huì)的主要成效。主體：包括兩方面內(nèi)容。一是分門(mén)別類(lèi)總結(jié)大會(huì)情況。二是提出貫徹執(zhí)行的意見(jiàn)。結(jié)尾：一般提出號(hào)召或希望，也可以鼓舞人心的口號(hào)作為結(jié)尾。③ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞：開(kāi)頭：首先要交代歡迎、歡送或是答謝的對(duì)象（應(yīng)用尊稱），然后用熱情洋溢的語(yǔ)言向客人表示歡迎、歡送或是對(duì)主人的盛情表示謝意。寫(xiě)作時(shí)應(yīng)充分流露致詞者的友好心情。主體：這部分內(nèi)容寫(xiě)作比較靈活自由，無(wú)固定的寫(xiě)作格式。整個(gè)主體部分的寫(xiě)作要充分表示出友好的態(tài)度。結(jié)尾：應(yīng)對(duì)主體部分的內(nèi)容做出總結(jié)，同時(shí)對(duì)有關(guān)問(wèn)題，特別是涉及雙方共同關(guān)以便向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（3）接心的有關(guān)事項(xiàng)發(fā)出號(hào)召，提出期受上級(jí)指示或通知時(shí)，要分條記望。寫(xiě)作時(shí)應(yīng)使用一些具有激勵(lì)明指示或通知事項(xiàng)，對(duì)時(shí)間限制、性、鼓舞性的語(yǔ)言，從而起到振工作安排和要求等要記清楚、準(zhǔn)奮人必、激勵(lì)向上的作用。最后確。（4）重要的發(fā)話內(nèi)容，要求再寫(xiě)一些表示祝愿的話語(yǔ)。

2、對(duì)方復(fù)述，讓對(duì)方確認(rèn)無(wú)誤才行。★講話類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作要求：1）主向別人傳達(dá)重要事項(xiàng)時(shí)，也應(yīng)要題要鮮明、集中、切勿顧左右而求受話人復(fù)述受內(nèi)容。（5）一定言他，東拉西扯；2）材料要真實(shí)、要記下來(lái)電話人或受話人的姓新穎；3）布局要清晰、緊湊、講名、職務(wù)、以保證內(nèi)容的可靠、究步步推進(jìn)，環(huán)環(huán)相扣； 4）語(yǔ)保密，并有據(jù)可查。

（三）接等記言要明白、生活，表達(dá)要簡(jiǎn)單、錄的寫(xiě)作要求：

1、接待記錄的格明了、生動(dòng)活潑。

式應(yīng)包括來(lái)訪者的姓名及有關(guān)情第六節(jié) 記錄類(lèi)文書(shū)

況、反映的問(wèn)題及要求、接待人

一、記錄類(lèi)文書(shū)，是指如實(shí)記錄姓名、時(shí)間以及辦理結(jié)果等項(xiàng)。

2、有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書(shū)。接待記錄的寫(xiě)作要求基本同于會(huì)記錄類(lèi)文書(shū)的類(lèi)型包括：①會(huì)議記議記錄和電話記錄。

錄：是指如實(shí)記載有關(guān)會(huì)議基本

（四）大事記的寫(xiě)作格式及寫(xiě)作情況和主要內(nèi)容的文書(shū)。還是制要求

1、大事記的寫(xiě)作一般包括： 作會(huì)議經(jīng)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等公務(wù)文（1）標(biāo)題：一般由機(jī)關(guān)名稱及內(nèi)書(shū)的重要依據(jù)。②電話記錄：是在容加“大事記”構(gòu)成。（2）開(kāi)頭：用用電話處理公務(wù)時(shí)，記載有關(guān)通于說(shuō)明編寫(xiě)目的、意義、體例及話內(nèi)容的文書(shū)。③接待記錄：是指時(shí)限等。（3）正文：由時(shí)間和記在接待群眾來(lái)訪時(shí)，記載有關(guān)接事兩部分構(gòu)成。按年月日排序。待內(nèi)容的文書(shū)。（4）結(jié)尾：用于說(shuō)明材料的真實(shí)④大事記：是將本機(jī)關(guān)本部門(mén)工作性和使用、處理等事項(xiàng)。

2、★大的重大公務(wù)活動(dòng)或重大事件按事記的寫(xiě)作要求：1）要記述“大”年、月、日的先后順序進(jìn)行如實(shí)事。大事不漏，小事不記。2）要記載的一種記錄性文書(shū)。具有客客觀真實(shí)； 3）要言簡(jiǎn)意賅。觀、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、可信的特點(diǎn)。第七節(jié) 簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)一、二、★記錄類(lèi)文書(shū)特點(diǎn)：1）內(nèi)容簡(jiǎn)報(bào)：是簡(jiǎn)明扼要的書(shū)面報(bào)告。紀(jì)實(shí)性 2）材料的直接性 3）語(yǔ)簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)：是用于匯報(bào)工作、言的實(shí)錄性

三、記錄類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)反映問(wèn)題、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、作

（一）會(huì)議記錄的寫(xiě)作格式及推動(dòng)工作展開(kāi)的一種簡(jiǎn)短的、摘寫(xiě)作要求：

1、會(huì)議記錄一般包括要性的信息載體。一般在內(nèi)部運(yùn)以下部分：1）會(huì)議組織情況：應(yīng)轉(zhuǎn)，是使用最普遍、最廣泛也是寫(xiě)明會(huì)議名稱、屆數(shù)、起止時(shí)間、最常見(jiàn)的應(yīng)用文書(shū)之一。常見(jiàn)的地點(diǎn)、出席、列席、缺席人數(shù)和名稱有：“簡(jiǎn)訊”“快訊”“快報(bào)”“動(dòng)姓名以及缺席原因，主持人和記態(tài)”“信息”“工作通訊”“情況通錄人的姓名，會(huì)議主要議題等。2）報(bào)”“情況反映”“內(nèi)部參考”“摘報(bào)”會(huì)議議題和議程 3）會(huì)議的進(jìn)程等。

二、簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)的類(lèi)型：1）和內(nèi)容4）必要的手續(xù)：每次記錄會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)：即專(zhuān)門(mén)報(bào)道、交流有完畢后、散會(huì)前把記錄當(dāng)眾宣讀，關(guān)重要會(huì)議的內(nèi)容和情況的簡(jiǎn)發(fā)現(xiàn)成就或遺漏應(yīng)立即更正或補(bǔ)報(bào)。2）工作簡(jiǎn)報(bào)：就是反映本部充，然后由會(huì)議主持人和記錄人門(mén)、本系統(tǒng)各方面工作情況的簡(jiǎn)在記錄后邊簽字，并注明本次記報(bào)。

三、簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)特點(diǎn)：1）簡(jiǎn)，錄的總頁(yè)數(shù)。

2、會(huì)議記錄一般要即簡(jiǎn)報(bào)在文字上要簡(jiǎn)明扼要 2）做到：1）記錄人必須集中精力，快，即編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)要迅速及時(shí) 3）把應(yīng)該記錄的內(nèi)容迅速記錄下新，即立意要新、內(nèi)容要新

四、來(lái)。2）要求記得正確、清楚、完簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)寫(xiě)作：

1、簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)整，重點(diǎn)內(nèi)容要求準(zhǔn)確、詳細(xì)。3）的寫(xiě)作格式： 一般由報(bào)頭、主題、對(duì)特別重要的會(huì)議內(nèi)容，為保證報(bào)尾三部分組成。① 報(bào)頭：簡(jiǎn)報(bào)記錄的準(zhǔn)確，可根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)錄音整的一個(gè)突出特點(diǎn)就是有獨(dú)特的報(bào)理或核對(duì)記錄稿，可幾人同時(shí)記頭。②主體：主體一般由按語(yǔ)、錄，完畢后核對(duì)，整理出一份準(zhǔn)標(biāo)題和正文組成。按語(yǔ)：用來(lái)說(shuō)確、完整的記錄。4）會(huì)議記錄明編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)的原因或目的，以引一般用漢字書(shū)寫(xiě)，字體要規(guī)范、起讀者的重視。標(biāo)題：擬定標(biāo)題清楚，不要用速記符號(hào)或其他非要盡可能做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、新穎、規(guī)范文字、文體，以保證其作為有吸引力。③報(bào)尾：正文寫(xiě)完之后，原始依據(jù)的有效性。

（二）電話記用一條黑線將主體部份與報(bào)尾部錄的寫(xiě)作格式及定價(jià)寫(xiě)作要求： 隔開(kāi)，在黑線下寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào)的報(bào)、送、一般有發(fā)出電話記錄和接收電話發(fā)單位及簡(jiǎn)報(bào)的份數(shù)。

2、簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)紀(jì)錄表格填寫(xiě)。①★電話記錄要注文書(shū)寫(xiě)作要求：1）內(nèi)容要真實(shí)、意的情況（接受電話一般應(yīng)包括確切；2）篇幅要短小；3）針對(duì)的內(nèi)容）：1）接受時(shí)間。2）來(lái)性、指導(dǎo)性要強(qiáng)

電單位和來(lái)電會(huì)話人、注明其姓第八節(jié) 建議類(lèi)文書(shū)

一、建議類(lèi)名、職務(wù)等身份情況。3）來(lái)電話文書(shū)概述

1、★建議類(lèi)文書(shū)，是以內(nèi)容。4）處理結(jié)果，即將電話記書(shū)面形式提出建議、意見(jiàn)的一類(lèi)錄交有關(guān)人員處理的情況，此項(xiàng)公務(wù)文書(shū)。

2、建議類(lèi)分文書(shū)的分內(nèi)容在受話完畢后才能填寫(xiě)。5）類(lèi)：提案、建議三種。①提案：是接電話人姓名，必要時(shí)寫(xiě)明職務(wù)。指提請(qǐng)機(jī)關(guān)或一定組織的會(huì)議討②發(fā)出電話記錄一般應(yīng)該包括：發(fā)論、處理的意見(jiàn)或建議的文書(shū)。電時(shí)間；發(fā)往機(jī)關(guān)；發(fā)電話人（姓一般在各級(jí)政協(xié)會(huì)議和職工代表名、職務(wù)）；接電話人（姓名、職大會(huì)中使用。②建議：是組織、單務(wù)）；發(fā)電話事由。③作電話記錄位或個(gè)人對(duì)某項(xiàng)工作、某項(xiàng)活動(dòng)要注意以下（1）接受匯報(bào)或了解或某方面的問(wèn)題提出建設(shè)性的意情況時(shí)，要記明事件情況，必要見(jiàn)、建議時(shí)使用的文書(shū)。

二、★建時(shí)還要詢問(wèn)有關(guān)情節(jié)和細(xì)節(jié)，每議類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)：①建議性②說(shuō)理個(gè)要素、情況都城要細(xì)致準(zhǔn)確，性：文字表達(dá)上力求實(shí)實(shí)在在，整體情況要完整。（2）電話請(qǐng)示明確具體富于說(shuō)理性③委婉性：語(yǔ)時(shí)，要記清領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人作氣要委婉和切中要害

三、建議類(lèi)的指示或答復(fù)，并記明發(fā)話人（傳文書(shū)的寫(xiě)作

1、提案的寫(xiě)作格式達(dá)人或領(lǐng)導(dǎo)本人）的姓名、職務(wù)，與寫(xiě)作要求 ① 提案的寫(xiě)作一般包括：（1）標(biāo) 題 寫(xiě)明XXX單

位XXX會(huì)議第X號(hào)提案。（2）案 由 此部份簡(jiǎn)明扼要地寫(xiě)明提案的內(nèi)容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。（4）理 由 理由要說(shuō)明提出建議或意見(jiàn)的原因。（5）辦 法 寫(xiě)明解決問(wèn)題的辦法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所寫(xiě)的時(shí)間。②★提案的寫(xiě)作要求：1）熟悉同提案有關(guān)的情況 2）注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。為醒目起見(jiàn)，分別把“案由”、“提案人”、“理由”、“辦法”突出來(lái)頂格寫(xiě)在每部分的開(kāi)頭。

2、建議的寫(xiě)作格式及寫(xiě)作要求①建議的寫(xiě)作格式：由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。（1）標(biāo)題：有三種寫(xiě)法：一是直接寫(xiě)“建議”或“建議書(shū)”；二是在其之前加上建議或倡議的主要內(nèi)容，有時(shí)還加上建議單位名稱；三是采用文章標(biāo)題寫(xiě)法2）稱謂：即被建議單位的名稱或被建議的個(gè)人的姓名。（3）正文：一般由前言、主體和結(jié)語(yǔ)組成。前言寫(xiě)建議的背景、原因、目的等；主體寫(xiě)建議的具體事項(xiàng)。結(jié)語(yǔ)寫(xiě)希望、要求等（4）落款：寫(xiě)建議者個(gè)人、集體或單位名稱，并注明年月日。②建議的寫(xiě)作要求：1）把握分寸要適度 2）所列內(nèi)容要具體3）表述語(yǔ)言要精練 第十章 公文處理工作第一節(jié) 公文處理工作概述

一、什么是公文處理工作 ：常見(jiàn)有廣義和狹義二種解釋。

1、廣義上說(shuō)，公文處理工作就是運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法對(duì)機(jī)關(guān)公文的擬制、辦理、管理以級(jí)立卷歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。廣義可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解： ①?gòu)陌l(fā)文階段來(lái)說(shuō)：從思想觀點(diǎn)的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。②從收文階段來(lái)說(shuō)，從來(lái)文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。③從公文的管理來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好公文的管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。④從公文的立卷歸檔階段來(lái)說(shuō)，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對(duì)今后的機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)工作活動(dòng)仍然具有一定查考利用價(jià)值的文件，進(jìn)一步整理立卷，進(jìn)行歸檔保存，必須經(jīng)歷一系列的處理環(huán)節(jié)。

2、狹義方面來(lái)說(shuō)：主要是指機(jī)關(guān)內(nèi)文書(shū)工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。考試大自考站，你的自考專(zhuān)家！我們所說(shuō)的公文處理工作，是指廣義的概念及其理解。

二、★公文處理工作的特點(diǎn)：1）政治性，指機(jī)關(guān)的公文的處理直接關(guān)系到黨和國(guó)家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行，還表現(xiàn)在提高機(jī)關(guān)工作效率的重要環(huán)節(jié)上，還集中體現(xiàn)在它是整個(gè)國(guó)噥機(jī)器正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證；2）★時(shí)限性（主要表現(xiàn)在：

1、凡進(jìn)入文書(shū)部門(mén)的公文一般都要及時(shí)迅速地進(jìn)行處理，不能延誤。

2、有的公文的處理要講究適時(shí)。

3、公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要注意時(shí)間上的銜接。）3）機(jī)要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程序的機(jī)密性，以及文書(shū)工作崗位的重要性；4）規(guī)范性：是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過(guò)程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范。★公文處理工作的作用：公文處理工作對(duì)機(jī)關(guān)工作人員所起的作用主要表現(xiàn)在：

1、助手作用。在機(jī)關(guān)內(nèi)部，公文處理工作是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。

2、紐帶作用。任何一個(gè)機(jī)關(guān)，都不能孤立地存在，都有上下左右的機(jī)關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。

3、查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長(zhǎng)期或永久保存，以備日后查考之用。公文處理工作的作有用與公文的作用的區(qū)別：（1）公文的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用，行為規(guī)范作用、信息傳遞作用、公務(wù)聯(lián)系作用和憑據(jù)記載等作用是通過(guò)公文這個(gè)載體中的內(nèi)容來(lái)實(shí)現(xiàn)的。（2）公文處理工作的作用，主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對(duì)機(jī)關(guān)工作所發(fā)揮的作用。

第二節(jié) 公文處理工作的任務(wù)與組織

一、★公文處理工作的基本任務(wù)科學(xué)地組織機(jī)關(guān)的文書(shū)工作，及時(shí)準(zhǔn)確在處理機(jī)關(guān)的往來(lái)公文，有條理地、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。★公文處理工作的基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：：1）文件的收發(fā)、登記和分送；2）文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；3）文件的撰寫(xiě)、校核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)和用印；4）會(huì)議、匯報(bào)、電話的記錄和整理； 5）文件材料的平時(shí)整理、提供借閱利用等工作；6）歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；7）處理群眾來(lái)信；8）為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書(shū)工作的任務(wù)。

二、公文處理工作的組織：組織機(jī)構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個(gè)方面。

1、公文處理工作的組織機(jī)構(gòu)：①對(duì)于一些較大的機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)。可考慮設(shè)立專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)，歸機(jī)關(guān)的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。這些主要擔(dān)負(fù)公文公文處理工作的機(jī)構(gòu)，通常被稱為文書(shū)文書(shū)處理部門(mén)，而相對(duì)地將機(jī)關(guān)內(nèi)期貨業(yè)務(wù)職能機(jī)構(gòu)稱之為承辦單位或辦文部門(mén)。公文處理工作的主要部分由機(jī)關(guān)的辦公廳（室）負(fù)責(zé)，其下邊可以設(shè)立文書(shū)處（室）、信訪處（室）、機(jī)要室、打字室、印刷廠、收發(fā)室、通訊科等公文處理機(jī)構(gòu)。通常稱為文書(shū)處理部門(mén) ②對(duì)于一些較小的機(jī)關(guān)，或者基層單位來(lái)說(shuō)。一般只在辦公室設(shè)一兩個(gè)專(zhuān)職或者兼職的文書(shū)工作人員也就夠了。③對(duì)于一些企業(yè)單位來(lái)說(shuō)。大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設(shè)文書(shū)科或秘書(shū)科等公文處理工作機(jī)構(gòu)；小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專(zhuān)、兼職的文書(shū)工作人員就行了。

2、公文處理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)①?gòu)娜珖?guó)來(lái)說(shuō)，由中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書(shū)工作。②從一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，它的公文處理工作由本機(jī)關(guān)的秘書(shū)長(zhǎng)或辦公室主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。★它的主要職責(zé)有：1）對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的任務(wù)和公文處理的組織工作，提出全面的工作計(jì)劃和實(shí)施方案。2）總結(jié)本機(jī)關(guān)及其所屬單位公文處理工作的經(jīng)驗(yàn)，推廣先進(jìn)典型，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正，并提出改進(jìn)的意見(jiàn)和辦法。3）設(shè)計(jì)文書(shū)規(guī)格，促進(jìn)機(jī)關(guān)公文處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，組織印制機(jī)關(guān)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化所需要的公文表格、公文版頭、公文稿紙、公文處理簽等，并組織購(gòu)置公文處理工作所需要的設(shè)備。4）指導(dǎo)、幫助機(jī)關(guān)各部門(mén)專(zhuān)職、兼職文書(shū)工作人員的業(yè)務(wù)工作。5）制定機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范的有關(guān)規(guī)章制度，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。③從上下級(jí)機(jī)關(guān)的關(guān)系來(lái)說(shuō)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）負(fù)有負(fù)責(zé)對(duì)其所屬的機(jī)關(guān)、單位的文書(shū)處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。④從機(jī)關(guān)主要 業(yè)務(wù)職能部門(mén)來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門(mén)可責(zé)成一名秘書(shū)分工負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位的公文處理工作。其主要職責(zé)：1）負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位同機(jī)關(guān)辦公廳（室）、檔案室的聯(lián)系，在本部門(mén)、本單位傳達(dá)、貫徹有關(guān)公文處理的工作事項(xiàng)。2）在本部門(mén)、本單位負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位公文處理工作組織，對(duì)本部門(mén)、本單位的公文處理工作的質(zhì)量、效率和效益，進(jìn)行檢查、總結(jié)，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。3）拾遺補(bǔ)缺，負(fù)責(zé)做好本部門(mén)、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應(yīng)當(dāng)補(bǔ)做的工作。⑤對(duì)機(jī)關(guān)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)。機(jī)關(guān)檔案部門(mén)所開(kāi)展的業(yè)務(wù)工作和公文處理工作具有密切的關(guān)系，它對(duì)機(jī)關(guān)的公文處理工作也負(fù)有一定的指導(dǎo)責(zé)任。其主要職責(zé)：1）協(xié)助機(jī)關(guān)辦公廳（室）在公文整理歸檔等業(yè)務(wù)方面，對(duì)機(jī)關(guān)各部門(mén)的文書(shū)工作人員進(jìn)行幫助和指導(dǎo)。2）機(jī)關(guān)辦公廳（室）以及其他公文處理工作部門(mén)共同制定本機(jī)關(guān)的公文處理工作以及歸檔文件整理工作等方面的規(guī)章制度。3）從有利于開(kāi)展檔案工作的角度，對(duì)本機(jī)關(guān)的公文處理工作提出合理的建議。

3、公文處理工作的組織形式：是指一個(gè)機(jī)關(guān)如何和安排公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)。也就是說(shuō)一個(gè)機(jī)關(guān)到底采取什么樣的合理工作形式，對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)公文處理工作作出科學(xué)的、有效的組織安排，這是關(guān)系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。★公文處理工作組織形式的類(lèi)型：1）集中形式：它是指在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)，除了文件的承辦外，公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都集中在機(jī)關(guān)的中心機(jī)構(gòu)，亦即辦公室來(lái)進(jìn)行。由辦公室直接同機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)系，而各業(yè)務(wù)部門(mén)一般就不再設(shè)立公文處理機(jī)構(gòu)或者專(zhuān)職、兼職的文書(shū)工作人員；2）分工形式：它是指將一個(gè)機(jī)關(guān)的公文處理工作分別由機(jī)關(guān)的辦公廳（室）以及各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的公文處理部門(mén)或?qū)Ｂ殹⒓媛毼臅?shū)工作人員分工負(fù)責(zé)進(jìn)行。（A按文件內(nèi)容和職責(zé)分工B按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工）②公文處理工作組織形式的選擇：應(yīng)根據(jù)各機(jī)關(guān)的實(shí)際情況而定，以能及時(shí)、準(zhǔn)確地處理公文，提高機(jī)關(guān)工作效率和方便工作為原則。公文處理工作組織形式的選擇要結(jié)合考慮以下情況：A機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。B機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。C機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。D機(jī)關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。E機(jī)關(guān)工作人員的數(shù)目和機(jī)關(guān)文書(shū)工作人員的配備等等。小機(jī)關(guān)適用：集中形式。中等機(jī)關(guān)：視情況而定（集中、分工）。大機(jī)關(guān)采用：分工處理的形式 號(hào)碼是否一致；3）查清文件封口

第三節(jié) 公文處理工作的原則與是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)要求

一、★公文處理工作原則：現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆情必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，況，應(yīng)及時(shí)追查原因。4）查清文加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，堅(jiān)持實(shí)是求件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符 是，按照行文機(jī)關(guān)要求和公文處

2、拆封—文書(shū)人員的職責(zé)（寫(xiě)明理規(guī)定進(jìn)行原則 由本機(jī)關(guān)或部門(mén)收啟的封件進(jìn)行

二、★公文處理工作要求：1）必拆封）對(duì)于寫(xiě)明某某領(lǐng)“親收”、“親須準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量 2）必啟”的封件，則由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封須及時(shí)、迅速，注重時(shí)效 3）必或由其委托的人代拆。密件則應(yīng)須做到安全可靠確保機(jī)密 4）必交機(jī)要文書(shū)或機(jī)要室拆封。

3、登須加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理 5）必須堅(jiān)記：就是將需要登記的文件在收持實(shí)是求是，遵規(guī)守紀(jì)，按行文文登記簿上編號(hào)和記載文件的來(lái)機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行 源、去向，經(jīng)保正文件的收受和6）精簡(jiǎn)文件，深入實(shí)際、反對(duì)官處理。公文登記是收文辦理的重僚主義和文牘主義。考試大收集要程序，也是公文處理工作的基整理 礎(chǔ)。★公文登記作用：1）便于管第十一章 公文辦理程序 第一理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失；節(jié) 公文辦理程序概述

一、什么2）便于檢查和檢索文件；3）便是公文辦理程序公文辦理，有它于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作 4）作科學(xué)的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，主要有收文辦為核對(duì)與交接文件的憑據(jù) 公文理和發(fā)文辦理。公文辦理程序就登記的具體范圍：1）上級(jí)機(jī)關(guān)文是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)件，包括指導(dǎo)性、參閱性和需要轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過(guò)的一系列環(huán)辦理的文件；2）下級(jí)機(jī)關(guān)文件，節(jié)。公文辦理程序，在《辦法》包括請(qǐng)示、報(bào)告性文件；3）重要和《條例》中都有明確的規(guī)定。的帶有密級(jí)的刊物、資料；4）其這些具體規(guī)定將在本章第二、三他機(jī)關(guān)商洽問(wèn)題和需要答復(fù)的文節(jié)詳述。任何一個(gè)機(jī)關(guān)組織，件；5）上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議印發(fā)的在擬制對(duì)外發(fā)文，對(duì)內(nèi)文件或處會(huì)議材料。公文登記的原則上理收來(lái)文件時(shí)，都應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定方便文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和管理。公文的環(huán)節(jié)辦理。這些環(huán)節(jié)前后銜接、中不登記的文件（公文登記的手環(huán)環(huán)相扣、排列有序，從整體上續(xù)要盡量做到簡(jiǎn)便有效，減少不構(gòu)成了機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理的科學(xué)必要的工作量）：1）各種公開(kāi)的流程。和內(nèi)部不保密的出版物；2）一般

二、公文辦理程序示意圖現(xiàn)將《辦性的公開(kāi)信和不應(yīng)拆的私人信法》和《條例》所規(guī)定的公文辦件；3）已被綜合性文件包括的文理程序的主要環(huán)節(jié)之間的銜接，件材料；4）行政事務(wù)性的通知、作如下圖示： 便函、介紹信用和請(qǐng)請(qǐng)柬等；5）上圖所示，只是在一般情況下機(jī)領(lǐng)導(dǎo)“親收”、“親啟”件這類(lèi)信件應(yīng)關(guān)收發(fā)公文所經(jīng)過(guò)的辦理程序，由收件人本人或其委托人收閱并不是說(shuō)機(jī)關(guān)的收文和發(fā)文都必后，認(rèn)為須交機(jī)關(guān)存查或處理的，須經(jīng)過(guò)以上所有的程序。由于各再行登記，并交有關(guān)部門(mén)處理。類(lèi)機(jī)關(guān)的規(guī)模、工作性質(zhì)不同，二、審核分發(fā)和傳閱

1、審核：機(jī)公文的種類(lèi)、數(shù)量不同，關(guān)文書(shū)部門(mén)收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的各種公文的辦理要求和方法也有需要辦理的公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。所不同。因此，不同機(jī)關(guān)、不同審核的重點(diǎn)：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦公文的辦理程序也是不盡相同理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是的。在公文辦理的過(guò)程中，我們否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有一方面應(yīng)當(dāng)盡可能地完善它們的關(guān)規(guī)定；涉及其他部門(mén)或 地區(qū)職程序環(huán)節(jié)，不要人為地顛倒順序權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)協(xié)商、或隨意增刪環(huán)節(jié)，以免影響公文會(huì)簽；使用公文文種、公文格式處理的質(zhì)量另一方面又不要搞絕是否規(guī)范等。

2、分發(fā)：亦稱分辦，對(duì)化，一刀切，要允許從實(shí)際情是指文書(shū)人員在文件拆封登記以況出發(fā)對(duì)不同類(lèi)型的機(jī)關(guān)所形成后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦的不同性質(zhì)和內(nèi)容的公文有著不理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收來(lái)文同的辦理程序。件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)和第二節(jié) 收文辦理程序收文，承辦人員閱辦。分發(fā)的原則和具

指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)收進(jìn)外單位發(fā)來(lái)體要求是：①對(duì)那些方針政策性的文件材料。收文辦理，指文的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮書(shū)部門(mén)收到文件材料后，在機(jī)關(guān)性文件，或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全告之類(lèi)的文件，以及文書(shū)人員還過(guò)程。組成這一過(guò)程的一系列相不能判定應(yīng)由哪個(gè)部門(mén)承辦的文互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或序。★收文辦理程序主要有：簽收、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)批辦意見(jiàn)分發(fā)拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、辦理；②對(duì)對(duì)那些屬于機(jī)關(guān)日常事批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。務(wù)性的已有明確分工的文件，或

一、簽收、拆封和登記

1、簽收：早的批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行是指收到文件材料后，收件人在公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽接分送哪個(gè)部門(mén)閱辦； ③對(duì)來(lái)文字，以明確交接雙方的責(zé)任，保機(jī)關(guān)答復(fù)本機(jī)關(guān)詢問(wèn)的文件，（批證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。是收文復(fù)、復(fù)函）要按本機(jī)關(guān)原發(fā)文的辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，機(jī)關(guān)的收文承辦部門(mén)或主管人分送，既原來(lái)主要有三個(gè)來(lái)源：1）機(jī)關(guān)交通送是哪個(gè)部門(mén)請(qǐng)示、詢問(wèn)或要求下來(lái)的的機(jī)要件；2）郵局送來(lái)的掛級(jí)報(bào)送的，復(fù)文就分送哪個(gè)部門(mén)號(hào)函件和電報(bào)；3）外機(jī)關(guān)和部門(mén)閱辦；④在文件份數(shù)少，閱辦閱知直接送來(lái)的文件材料★簽收不論部門(mén)（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)是從何種渠道送來(lái)的文件材料，按先辦理、后閱知。先主辦、后都要對(duì)照公文投遞清單或送文登協(xié)辦，先正職、后副職的次序分記簿認(rèn)真清點(diǎn)，做到四查清：1）送；⑤公文的分發(fā)要建立登記交換查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名制度，無(wú)論是分發(fā)給本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以人或各業(yè)務(wù)部門(mén)的文件，還是轉(zhuǎn)防錯(cuò)投、錯(cuò)收；2）查清信封號(hào)碼發(fā)給外機(jī)關(guān)的文件，都要履行簽與遞送人在簽收登記簿上所登的收手續(xù)；對(duì)那些要求退回歸檔的文件，要在文件上標(biāo)明“閱后請(qǐng)退回歸檔”字樣，以便及進(jìn)收回，防止文件散失。

3、傳閱：是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各們領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門(mén)閱知時(shí)，由文書(shū)人員組織在他們中間傳遞和閱讀。傳閱現(xiàn)已成為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)，互通信息的一種有效的方式。屬于傳閱件之列的主要包括：①上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件或重要會(huì)議文件；②需要幾位領(lǐng)導(dǎo)共同批辦的文件，包括上級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)部門(mén)的專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)文憑，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，以及本機(jī)關(guān)制發(fā)的需要會(huì)簽的文件等；③機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文件上有重要批示，需其他領(lǐng)導(dǎo)同志和部門(mén)閱知閱辦的文件。傳閱文件應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)：1）傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人和業(yè)部門(mén)閱讀，再送其他有關(guān)需要閱知的對(duì)象。2）傳閱文件應(yīng)以文書(shū)人員為中心進(jìn)行傳達(dá)室遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳 閱”；3）在傳閱過(guò)程中或傳閱完畢后，文書(shū)人員要及時(shí)對(duì)文件時(shí)行檢查，如有領(lǐng)導(dǎo)批示，要按批示意見(jiàn)進(jìn)行處理 4）每份傳閱文件，都應(yīng)由文書(shū)部門(mén)在文件首頁(yè)附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。

三、擬辦、批辦與承辦

1、擬辦：是指對(duì)來(lái)文的處理提出初步的意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。

擬辦是收文處理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是秘書(shū)部門(mén)實(shí)現(xiàn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”，在辦文辦事中出謀獻(xiàn)策，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。如何做好擬辦工作：① 擬辦之前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，弄清來(lái)文的背景，查明問(wèn)題的癥結(jié)所在，便有針對(duì)性的提出切實(shí)可行的擬辦意見(jiàn)。②要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使擬辦意見(jiàn)既符合實(shí)際情況，又符合政策規(guī)定。③要熟悉業(yè)務(wù)。④擬辦意見(jiàn)要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。⑤擬辦意見(jiàn)不是具體的承辦計(jì)劃或方案，文字要簡(jiǎn)明扼要。要簽署擬辦人姓名和日期

2、批辦：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。公文批辦的作用：在于使機(jī)關(guān)或部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)閱讀重要的收文，掌握上級(jí)指示精神、工作發(fā)展情況和其他有關(guān)信息；并便于加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，向承辦人及時(shí)交代意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書(shū)處理上走彎路，或由于分工不明，責(zé)任不清，形成觀望等待而拖延時(shí)間等。批辦的主要內(nèi)容包括：①提出處理該份文件所述問(wèn)題的原則和方法。②提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時(shí)限。③凡是需要兩個(gè)單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。④各項(xiàng)批辦意見(jiàn)，均應(yīng)鄭重地填寫(xiě)在《公文處理清單》的“批辦意見(jiàn)”欄目?jī)?nèi)，并簽署批辦人姓名日期。

3、承辦：是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門(mén)或人員按照來(lái)文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。承辦這一環(huán)節(jié)，是收文的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開(kāi)始，是公文處理中的一個(gè)關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)公文處理工作的效率。公文承辦有兩方面的意思： ①?gòu)臉I(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō)，承辦是指對(duì)具體工作問(wèn)題的執(zhí)行和處理，如上級(jí)的有關(guān)政策、規(guī)定，要組織學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí)；平級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)函商辦的業(yè)務(wù)問(wèn)題，要進(jìn)行調(diào)查和辦理。②從公文處理工作來(lái)說(shuō)，主要是批指根據(jù)擬辦和批辦的意見(jiàn)辦理復(fù)文（指那些必須回復(fù)的來(lái)文）。承辦部門(mén)或承辦人員在辦理來(lái)文過(guò)程中要注意幾點(diǎn)： ①對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)具體批示的意見(jiàn)的公文，一定要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖辦理復(fù)文，不得延誤推諉②對(duì)沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦的意見(jiàn)的公文，即一般性文件，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、按照規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。③對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批辦要求本部門(mén)牽頭與其他部門(mén)或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門(mén)要先擬出復(fù)文稿請(qǐng)有關(guān)部門(mén)或單位會(huì)商，并由本部門(mén)和有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名后，再報(bào)請(qǐng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。④來(lái)文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時(shí)，承辦人要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復(fù)文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯(cuò)。復(fù)文需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審定的，將有關(guān)團(tuán)料一并附上，以保證領(lǐng)導(dǎo)全面掌握情況，作出正確地判斷和決策。

四、催辦、查辦與注辦

1、催辦：是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，提高機(jī)關(guān)辦事效率的重要措施。催辦工作一般有兩種情況： ①對(duì)內(nèi)催辦主要內(nèi)容是：上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)本機(jī)關(guān)的文件，特別是要及時(shí)回復(fù)的文件的催辦；平行 或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位向本機(jī)關(guān)聯(lián)系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件的催辦；本機(jī)關(guān)下發(fā)所屬單位需要回復(fù)文件的催辦。②對(duì)外催辦：主要是指本機(jī)關(guān)上行或平行需要對(duì)方回復(fù)的文件的催辦。催辦工作應(yīng)當(dāng)注意做到的幾點(diǎn)：① 要明確催辦范圍。②要明確催辦落實(shí)。③要建立和加強(qiáng)公文催辦工作的組織機(jī)構(gòu)。催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書(shū)面催辦等。催辦的形式其主要方法：應(yīng)根據(jù)不同的懷脫胎換骨，采用口頭催辦、電話催辦和書(shū)面催辦等形式：①在機(jī)關(guān)內(nèi)部，盡可能由催辦人員上門(mén)當(dāng)面催詢，了解有關(guān)公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)有關(guān)人員的機(jī)會(huì)進(jìn)行口頭催辦。②對(duì)外機(jī)關(guān)，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進(jìn)行催詢，或用發(fā)便函、催辦單等方式進(jìn)行催辦。③如果為了便于掌握情況，由負(fù)責(zé)內(nèi)收發(fā)的文書(shū)工作人員兼管公文催辦工作時(shí)，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時(shí)間，在辦理答復(fù)以后，立限即填上復(fù)文號(hào)，然后經(jīng)常檢查登記簿來(lái)掌握文件催辦的進(jìn)展情況。公文催辦存在的問(wèn)題：①一些單位對(duì)公文催辦工作還不夠重視，缺乏健全的制度和相應(yīng)的措施。②對(duì)需要盡快辦理的公文，拖長(zhǎng)辦文時(shí)間，給工作造成不必在的損失和影響。③有些辦理完畢的文件，承辦單位領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦人沒(méi)有將辦理的主要情況或結(jié)果記在《文件處理單》上，給以后查考文件帶來(lái)很大的困難。

2、查辦：是指文書(shū)工作人員協(xié)組機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí)，以及對(duì)某些問(wèn)題進(jìn)行查處，解決的一項(xiàng)承辦性工作。一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內(nèi)部都設(shè)有專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，其任務(wù)是督促檢查并協(xié)助辦理下列問(wèn)題： ①黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)各項(xiàng)方針政策、決議的貫徹落實(shí)情況；②各種會(huì)議的決辦事項(xiàng)；③文件、電報(bào)的擬辦、擬復(fù)事項(xiàng)；④對(duì)需要解決的重大問(wèn)題提出查辦意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示；⑤領(lǐng)導(dǎo)批示或交辦的事項(xiàng)。查辦與催辦的異同：①相同：都是對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查或催詢。② 區(qū)別：（1）查辦主要是對(duì)大政方針的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查，查辦的事項(xiàng)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)后才能進(jìn)行；而催辦則是文書(shū)部門(mén)的一項(xiàng)例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文。文書(shū)部門(mén)應(yīng)按承辦時(shí)限的要求主動(dòng)進(jìn)行催辦。（2）查辦的問(wèn)題要進(jìn)行查辦立項(xiàng)，結(jié)果要寫(xiě)出匯報(bào)材料及時(shí)反饋，實(shí)質(zhì)是督促檢查，限期落實(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同官僚主義作風(fēng)作斗爭(zhēng)的一種手段，查辦的重點(diǎn)在于查證落實(shí)；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對(duì)如何辦理及辦理結(jié)果是不大過(guò)問(wèn)的。查辦工作一般按以下程序進(jìn)行：

①閱讀有關(guān)材料，搞清查辦的問(wèn)題。②查辦立項(xiàng)。—立項(xiàng)既是查辦工作的開(kāi)始，也是必須經(jīng)過(guò)的法定程序。立項(xiàng)內(nèi)空包括五要素：（1）確定查辦的事由；（2）明確辦理要求；（3）指明承辦單位或承辦人；（4）規(guī)定完成時(shí)限；（5）提出辦結(jié)后的反饋要求。③查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉(zhuǎn)出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。④查辦的結(jié)果與反饋。結(jié)果的幾種情況：（1）肯定的。即反映問(wèn)題屬實(shí)，按規(guī)定作了處理；（2）否定的。即反映問(wèn)題失實(shí)，向批示人、當(dāng)事人說(shuō)明了情況；（3）部分肯定，部分否定。（4）事件的范圍有所擴(kuò)大，即由一個(gè)問(wèn)題涉及一片，或一個(gè)人的問(wèn)題牽涉到同類(lèi)事、同類(lèi)人的問(wèn)題。⑤ 立卷歸檔。

3、注辦：是指對(duì)公文承辦結(jié)束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡(jiǎn)要說(shuō)明。注辦便于公文的整理和日后查考。注辦一般包括以下內(nèi)容： ①一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書(shū)人員應(yīng)注明閱畢的日期。②需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)日的日期和文號(hào)。③用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接電話有、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。④不需復(fù)文的文件要注明“已閱”“已辦”、“已摘記”等字樣。

第三節(jié) 發(fā)文辦理程序發(fā)文：是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)根據(jù)機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程。發(fā)文辦理程序：1）擬稿、審核與簽發(fā) 2）核發(fā)、繕印與校對(duì) 3）用印、登記與分發(fā)發(fā)文辦理的作用：是機(jī)關(guān)秘書(shū)工作的重要組成部門(mén)，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策的重要方式。它對(duì)及時(shí)有效地實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)工作，處理問(wèn)題起到重要的作用。

一、擬稿、審核與簽發(fā)

1、擬稿：公文擬稿是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交擬或批辦的意見(jiàn)草擬文稿的過(guò)程。擬稿的注意事項(xiàng)：1）要符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法律及有關(guān)規(guī)定。2）要情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精練，字詞規(guī)范，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅簡(jiǎn)短；3）文稿人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，日期應(yīng)具體；4）如要引用某份公文，就先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；5）涉及計(jì)量單位時(shí)，必須用國(guó)家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位；6）在使用簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，并加以注明；7）公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部門(mén)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使?jié)h字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

】

2、審核：是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對(duì)公文的內(nèi)容、體式進(jìn)行的全面審核和檢查。審核的重點(diǎn)：1）是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理 ；2）是否符合行文規(guī)則；3）內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；4）涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)協(xié)商、會(huì)簽；5）使用公文文種、公文格式是否規(guī)范。公文審核六查內(nèi)容：1）查是否需要行文，以什么名義行文；2）查文稿內(nèi)容與法律法規(guī)和政策及上級(jí)的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門(mén)已有的規(guī)定是否矛盾；3）查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行；4）查涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽；5）查文字表述是否準(zhǔn)確簡(jiǎn)練條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范；6）查公文格式是否符合規(guī)定。

目前沒(méi)有切實(shí)把好關(guān)的主要有幾個(gè)問(wèn)題：（1）涉及幾個(gè)部門(mén)的問(wèn)題，主辦單位事先末征詢有關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，就直接向上行文，甚至徑直多頭分送機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人。（2）本來(lái)由幾個(gè)部門(mén)經(jīng)過(guò)協(xié)商就可解決的問(wèn)題，有的部門(mén)卻不主動(dòng)與有關(guān)單位聯(lián)系，商量如何解決，而是各自從本部門(mén)的角度考慮，分別向上級(jí)機(jī)關(guān)行文要求給予批準(zhǔn)；有些理應(yīng)由主管部門(mén)處理的問(wèn)題，有關(guān)單位配合不夠，意見(jiàn)為一，經(jīng)致造成互相扯皮，最后將矛盾上交。（3）有些下行文件，涉及其他部門(mén)或地區(qū)的問(wèn)題末協(xié)商一致就向下發(fā)出了，結(jié)果使下級(jí)單位在工作中實(shí)際上難以執(zhí)行，也給發(fā)文機(jī)關(guān)造成了工作上的被動(dòng)。公文格式的審核主要包括：（1）查文種的使用是否恰當(dāng)（2）查公文標(biāo)題是否能正確體現(xiàn)文件內(nèi)容（3）查公文格式安排是否得當(dāng)

3、簽發(fā)：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審批。需要注意的幾個(gè)問(wèn)題：①機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時(shí)，必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級(jí)簽發(fā)公文。②以機(jī)關(guān)內(nèi)某個(gè)部門(mén)名義的發(fā)文，可由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。③簽發(fā)人在簽發(fā)文件時(shí)，必須對(duì)文件的內(nèi)容和文字作嚴(yán)格的審 閱修改對(duì)其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表達(dá)的正確性應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。④文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)在送簽的 發(fā)文稿 紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫(xiě)上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。⑤幾個(gè)相關(guān)或部門(mén)的聯(lián)合發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé)，送請(qǐng)有關(guān)聯(lián)署機(jī)關(guān)或部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。

二、核發(fā)、繕印與校對(duì)

1、核發(fā)：是指在公文正式印發(fā)之前，對(duì)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號(hào)、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。

核發(fā)的內(nèi)容和要求：1）文稿是否報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，手續(xù)是否完備，意見(jiàn)是否明確，審批人是否簽署全名及時(shí)間等；2）文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)（傳達(dá)）范圍、主題詞是否準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種，、格式是否符合規(guī)定；3）編排發(fā)文字號(hào)；4）對(duì)需要標(biāo)明密級(jí)、緊急程序的公文進(jìn)行標(biāo)注；5）確定分送單位和印制份數(shù)。

2、繕印：是指對(duì)已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。繕印的注意事項(xiàng)：1）要忠于原稿，不允許隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、符號(hào)、文面格式以及掉換層次、段落，如須改動(dòng)須經(jīng)秘書(shū)或辦公部門(mén)同意才行。2）要做到文字準(zhǔn)確，設(shè)計(jì)美觀，頁(yè)面整潔，字體大小得當(dāng)，標(biāo)題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。3）不要出現(xiàn)末頁(yè)無(wú)正文現(xiàn)象。正式的公文，還須在最后一頁(yè)的底部標(biāo)明印制單位和印發(fā)日期、份數(shù)，以此為封底。4）要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。保密公文要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)或送指定的印制廠印制。5）要建立登記制度。，3、校對(duì)：指將公文的謄寫(xiě)稿、打印稿清樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿核對(duì)校正，以修改和消耗除書(shū)寫(xiě)、排字上的錯(cuò)誤。—校對(duì)要確保文字準(zhǔn)確、格式規(guī)范、杜絕差錯(cuò)。公文校對(duì)的兩種方法：① 由印制單位先校對(duì)一次或者兩次，然后再次由承辦人校對(duì)一次；② 另一種方法是完全由承辦人員負(fù)責(zé)校對(duì)。校對(duì)的注意事項(xiàng)：1）必須以原稿為準(zhǔn)。2）校對(duì)的方法原則上應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙人對(duì)制。一般公文應(yīng)做到“一校一讀”，重要公文應(yīng)堅(jiān)持“兩校一讀”。3）校對(duì)發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)、漏字須以醒目色筆和紡一符號(hào)標(biāo)明。在付印校樣上改的字或符號(hào)必須牽出版芯，不要在原 錯(cuò)字上加字或減字。4）校對(duì)完畢后應(yīng)對(duì)文件格式、文頭文尾等處的附加標(biāo)記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復(fù)查，查對(duì)無(wú)誤后，在校樣上簽字，然后付印。

三、用印、登記與封發(fā)

1、用印：是指在印好的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。用印的注意事項(xiàng)：1）須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）聯(lián)合下發(fā)的公文，各機(jī)關(guān)部門(mén)都要加蓋印章。4）用印一定要與制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門(mén)或單位相一致。5）要核實(shí)份數(shù)，超過(guò)份數(shù)不能蓋印。

2、發(fā)文登記：一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記。發(fā)文登記的作用：便于對(duì)文件進(jìn)行管理和查找。

發(fā)文登記采用的形式為簿冊(cè)式登記，又分為：1）內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿 2）內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的送文登記簿 3）外收發(fā)的發(fā)文登記簿

3、封發(fā)：是指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。★封發(fā)文件應(yīng)注意幾點(diǎn)：①文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級(jí)、有無(wú)附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進(jìn)行分裝。②收文機(jī)關(guān)的郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫(xiě)準(zhǔn)確。字跡要清楚、工整。機(jī)關(guān)的名稱要寫(xiě)全稱或者通用的簡(jiǎn)稱。③發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒(méi)有注明的，須分別注明，并在封套加蓋密件戳、急件戳、寫(xiě)明親啟。④文件裝封后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質(zhì)分別采用郵遞、機(jī)要交通傳遞和專(zhuān)人傳遞。“三密”文件應(yīng)由機(jī)要通信部門(mén)或指定專(zhuān)人傳遞。郵寄重要文件應(yīng)有回執(zhí)單，通訊員送遞的，應(yīng)有收件人簽收。⑤會(huì)議發(fā)放的文件，凡允許與會(huì)人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，燕應(yīng)向與會(huì)人員所在單位發(fā)出“會(huì)議文件目錄”或者“會(huì)議文件通知單”，以加強(qiáng)對(duì)會(huì)議文件的管理。考試大收集整理

第十二章 公文立卷工作第一節(jié) 歸檔文件整理工作概述

一、什么是歸檔文件整理工作《辦法》第三十八條規(guī)定：“公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。”這一規(guī)定同以前的《辦法》相比，是將立卷二字加上了括號(hào)，這就是說(shuō)，對(duì)我國(guó)沿用多年的公文整理方法“立卷”將進(jìn)行改革。2000年12月6日，國(guó)家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000）（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》）《規(guī)則》指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。”《規(guī)則》還規(guī)定了歸檔文件整理的原則要求和方法步驟，它的適用范圍是各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。《規(guī)則》是國(guó)家檔案局頒布實(shí)施的新時(shí)期檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化文件，是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的一項(xiàng)重要改革，同時(shí)，也對(duì)文書(shū)處理部門(mén)和承辦部門(mén)的公文整理（立卷）和歸檔工作提出了新的要求。各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織的文書(shū)處理部門(mén)和承辦部門(mén)都應(yīng)當(dāng)在《規(guī)則》的指導(dǎo)下，按照新的文件整理方法，對(duì)其在職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料進(jìn)行整理（立卷）和歸檔。考試大自考站，你的自考專(zhuān)家！從上世紀(jì)五十年代開(kāi)始，我國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)、社會(huì)組織的文書(shū)部門(mén)整理與保存文件的重要方法是“立卷”。它是將已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。將“案卷”作為文書(shū)檔案的基本保管單位，這已經(jīng)形成了我國(guó)傳統(tǒng)的文書(shū)檔案的整理方法。而《規(guī)則》則以“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”為宗旨，對(duì)傳統(tǒng)的立卷方法進(jìn)行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件級(jí)”整理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過(guò)程，大幅度簡(jiǎn)化了整理工作中的手工操作，為歸檔文件整理手段的創(chuàng)新創(chuàng)造了良好的條件。

二、歸檔文件整理工作的意義機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔的文件按照《規(guī)則》提出的“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”的原則，進(jìn)行整理，這對(duì)于機(jī)關(guān)公文處理工作和檔案工作都具有重要意義，主要有以下幾個(gè)方面：

1.歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于文件的查找利用。在機(jī)關(guān)的日常工作中，文件總是一份一份地形成的。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，每一份文件既是獨(dú)立的，有它特定的使命和作用，這是文件的個(gè)性方面；同時(shí)，我們也要看到，在進(jìn)行同一項(xiàng)工作，或者處理同一個(gè)問(wèn)題的過(guò)程中所形成的許多份文件，它們之間必然具有一定的內(nèi)在聯(lián)系，這就是文件的共性方面。比如，建設(shè)一項(xiàng)工程、處理一次事故或召開(kāi)一次會(huì)議，都要形成一系列的有密切聯(lián)系的文件材料。將這些文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂，分類(lèi)、排列（按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列）編號(hào)、編目與裝盒，使之有序化。也就是將具有查考利用價(jià)值的全部文件材料按照它們之間的相互聯(lián)系齊全、完整地加以整理和保存，這樣才便于對(duì)文件的查找利用。文件材料如果不經(jīng)過(guò)整理，那必然是一種雜亂無(wú)章、亂堆亂放，無(wú)規(guī)律可循的無(wú)序狀態(tài)，查找起來(lái)就非常困難。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了請(qǐng)示，又不見(jiàn)批復(fù)；找到了問(wèn)函，又不見(jiàn)復(fù)函；找到了一份會(huì)議文件，會(huì)議的其他重要文件不知在哪里，等等。這樣，就得多花一些研究考證的工夫，有時(shí)甚至考證不清。其結(jié)果就必然會(huì)影響工作的順利進(jìn)行，更談不上提高機(jī)關(guān)工作效率了。

2.歸檔文件整理可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。《規(guī)則》規(guī)定歸檔文件整理以“件”為單位，這同傳統(tǒng)的立卷方法將文件材料按其形成規(guī)律和保存價(jià)值組成“案卷”相比，其整理過(guò)程是大為簡(jiǎn)化了。但是以“件”為單位，并不是說(shuō)任其零散堆放的自然狀態(tài)，而是以“件”為單位進(jìn)行整理，其整理原則和質(zhì)量要求同過(guò)去立卷一樣，是非常嚴(yán)格的。如在質(zhì)量方面要求歸檔文件齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的應(yīng)予復(fù)制。以“件”為單位進(jìn)行裝訂，規(guī)定正本與定稿為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件，這就保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，然后進(jìn)行分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使每一份文件材料都有一個(gè)固定的位置，防止了文件材料的散失。同時(shí)，以“件”為單位查閱利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理是維護(hù)文件的完整與安全和保管文件的重要措施。

3.歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)文書(shū)處理部門(mén)將已經(jīng)辦理完畢的文件進(jìn)行整理（立卷）才能最后完成公文處理工作，整理好的文件向機(jī)關(guān)檔案室移交以后，文件就從發(fā)揮現(xiàn)行效用轉(zhuǎn)入到備作查考作用。也就是說(shuō)，從現(xiàn)行的公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理階段轉(zhuǎn)入到檔案管理階段。

文件的整理（立卷），是機(jī)關(guān)的公文處理工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)，它既是公文處理工作的最后一道程序，又是檔案工作的起點(diǎn)。所以人們把它稱之為文書(shū)工作與檔案工作的“結(jié)合部”。

文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案。通過(guò)對(duì)文件進(jìn)行整理（立卷），機(jī)關(guān)各部門(mén)每年都要形成相當(dāng)數(shù)量的歸檔文件，這些歸檔文件就是機(jī)關(guān)檔案室檔案的來(lái)源，其中那些屬于永久保存的歸檔文件，經(jīng)過(guò)若干年為本機(jī)關(guān)查考利用后，還需要向有關(guān)檔案館移交，為社會(huì)提供利用。

由此可見(jiàn)，歸檔文件整理（立卷）的質(zhì)量如何，對(duì)檔案工作具有極大的影響，或者說(shuō)，直接影響到檔案室、檔案館的工作質(zhì)量，如歸檔的文件是否齊全完整，按“件”裝訂和分類(lèi)，排列等是否符合要求，保管期限的劃分是否恰當(dāng)。所以說(shuō)，文書(shū)處理部門(mén)做好歸檔文件的整理（立卷）工作，就是為檔案工作打下了良好的基礎(chǔ)。

第二節(jié) 歸檔文件整理（立卷）工作的組織

歸檔文件整理（立卷）工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性、技術(shù)性較強(qiáng)同時(shí)又比較細(xì)致的工作，盡管《規(guī)則》取消了“案卷”的概念，簡(jiǎn)化了復(fù)雜的立卷過(guò)程，也不需要擬寫(xiě)案卷標(biāo)題和編制案卷目錄了，但由于機(jī)關(guān)的歸檔文件整理（立卷）工作涉及到機(jī)關(guān)的各個(gè)部門(mén)，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)則》的要求，很好地進(jìn)行組織。歸檔文件整理工作的組織主要有建立和健全文書(shū)部門(mén)整理（立卷）制度，正確選擇立卷環(huán)節(jié)和明確公文整理（立卷）的范圍等方面。分述于下：

一、建立和健全文書(shū)部門(mén)整理（立卷）制度文書(shū)部門(mén)立卷制度，是指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。具體地說(shuō)，是指由機(jī)關(guān)的文書(shū)部門(mén)或者業(yè)務(wù)部門(mén)的專(zhuān)職或兼職的文書(shū)工作人員負(fù)責(zé)進(jìn)行文件材料的整理（立卷）工作。

實(shí)行文書(shū)部門(mén)立卷制度，是與機(jī)關(guān)檔案室整理（立卷）相對(duì)而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是機(jī)關(guān)公文處理工作與檔案工作的結(jié)合部，這項(xiàng)工作介于公文處理工作與檔案工作之間，到底由誰(shuí)來(lái)做更為合理呢？實(shí)踐證明，由機(jī)關(guān)的文書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)整理（立卷），是公文處理工作與檔案工作實(shí)行科學(xué)分工、相互協(xié)作的重要標(biāo)志，也是一項(xiàng)切實(shí)可行、行之有效的合理制度。

1.文書(shū)部門(mén)立卷制度的確立與推行。新中國(guó)成立以來(lái)，確立和推行文書(shū)部門(mén)立卷制度，是經(jīng)歷了一段曲折發(fā)展過(guò)程的。

建國(guó)初期，這項(xiàng)工作在大多數(shù)機(jī)關(guān)，還是由承辦人將單份文件隨辦完隨歸檔，然后由檔案室負(fù)責(zé)立卷。由于檔案工作人員不熟悉機(jī)關(guān)各個(gè)部門(mén)、單位的業(yè)務(wù)，以及收文處理過(guò)程的具體情況，很難掌握文件之間的來(lái)龍去脈與相互之間的聯(lián)系。因此，立卷的質(zhì)量很難保證。同時(shí)，由于整個(gè)機(jī)關(guān)各個(gè)部門(mén)、單位的文件，都集中在檔案室立卷，文件數(shù)量很多，而檔案室人手有限，往往造成積壓，加上往來(lái)借閱頻繁，使機(jī)關(guān)公文處理部門(mén)和檔案室都感到工作很不方便。

從1953年開(kāi)始，中央機(jī)關(guān)逐步開(kāi)始試行由文書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)立卷的制度。1954年12月，中共中央辦公廳召開(kāi)了黨的第一次全國(guó)檔案工作會(huì)議，討論通過(guò)了《中國(guó)共產(chǎn)黨中央和省（市）級(jí)機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作和檔案工作暫行條例》。《暫行條例》第十七條規(guī)定：“機(jī)關(guān)內(nèi)各單位辦理（或領(lǐng)導(dǎo)人親辦）完畢的文書(shū)材料，均應(yīng)匯交本單位文書(shū)處理工作部門(mén)或文書(shū)處理工作人員立卷保存。”這就明確指出了公文立卷工作是機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)的一項(xiàng)任務(wù)。黨中央于1955年1月17日批準(zhǔn)了這一《暫行條例》，劉少奇同志在主持討論時(shí)說(shuō)，這是第一次改革，今后還要繼續(xù)改革。中央批示，這個(gè)條例原則上也適用于軍隊(duì)和政府機(jī)關(guān)。從此，由文書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)立卷就從制度上確定下來(lái)。1955年開(kāi)始，在黨的機(jī)關(guān)和政府系統(tǒng)的中央一級(jí)機(jī)關(guān)試行。但就當(dāng)時(shí)全國(guó)大多數(shù)機(jī)關(guān)來(lái)看，仍然是采取單份文件“隨辦隨歸”。或者是辦完之后堆積起來(lái)到一定時(shí)間將成堆的文件移送檔案室清理立卷。于是造成許多機(jī)關(guān)積存了大量的零散文件，使檔案室的工作陷于被動(dòng)。這種狀況，與我國(guó)50年代大規(guī)模經(jīng)濟(jì)建設(shè)開(kāi)始以后，各項(xiàng)工作對(duì)檔案工作的要求不相適應(yīng)。有鑒于此，1956年4月16日國(guó)務(wù)院作出《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》，《決定》指出，應(yīng)“全面推行文書(shū)處理部門(mén)立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度。”

1957年，《檔案工作》雜志曾專(zhuān)門(mén)就立卷問(wèn)題組織過(guò)討論。經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，大多數(shù)同志都認(rèn)為文書(shū)部門(mén)立卷是科學(xué)的。國(guó)家檔案局對(duì)這次討論作了總結(jié)。隨著文書(shū)部門(mén)立卷制度的全面推行，通過(guò)實(shí)際工作的體會(huì)，認(rèn)識(shí)基本得到統(tǒng)一，逐步形成了一個(gè)統(tǒng)一的、固定的工作制度。從此，這項(xiàng)制度在黨的機(jī)關(guān)和政府機(jī)關(guān)全面實(shí)行，促進(jìn)了文書(shū)工作與檔案工作的密切協(xié)作與健康發(fā)展。

但是，這樣一項(xiàng)好的工作制度，以及由于實(shí)行這一制度而出現(xiàn)的文書(shū)工作和檔案工作的正常秩序，被林彪、“四人幫”制造的十年**所破壞。許多機(jī)關(guān)比較普遍地重新形成大量的積存零散文件，甚至已經(jīng)整理立卷的檔案也遭到了嚴(yán)重破壞，使許多檔案文件損壞散失，給檔案工作造成了一場(chǎng)空前的災(zāi)難。

粉碎“四人幫”以后，各地大力進(jìn)行整頓、恢復(fù)與健全文書(shū)部門(mén)立卷制度。在1979年8月召開(kāi)的全國(guó)檔案工作會(huì)議上以及同年12月召開(kāi)的中央機(jī)關(guān)文書(shū)立卷歸檔工作和檔案室工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)上，中央辦公廳主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和國(guó)家檔案局的負(fù)責(zé)同志，在講話中都強(qiáng)調(diào)要堅(jiān)決把文書(shū)部門(mén)立卷歸檔制度盡快恢復(fù)和健全起來(lái)，要求尚未恢復(fù)這一制度的單位，在1980年盡可能恢復(fù)起來(lái)。1981年2月27日國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》規(guī)定：“公文辦理完畢后，承辦人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文立卷的要求把公文原稿和有關(guān)材料整理好，送交文書(shū)部門(mén)或者主管人員清理立卷。”1993年11月11日國(guó)務(wù)院辦公廳修訂發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》又明確規(guī)定：“公文辦完后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一起立卷。”同時(shí)指出：“案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門(mén)移交，個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。”2000年8月24日國(guó)務(wù)院發(fā)布的《辦法》又重申了這一規(guī)定，指出：“公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔”。

以上，從文書(shū)部門(mén)立卷制度的形成和發(fā)展過(guò)程，以及黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，都說(shuō)明公文立卷歸檔工作是文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)的任務(wù)，它對(duì)滿足機(jī)關(guān)工作查考的需要，對(duì)改善檔案工作的條件，提高檔案工作的水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)都具有重要的作用，也符合公文處理工作和檔案工作的客觀規(guī)律。因此，我們要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)部門(mén)立卷意義的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作中，堅(jiān)持、鞏固并不斷完善文書(shū)部門(mén)立卷的工作制度。

2.實(shí)行文書(shū)部門(mén)整理（立卷）制度的優(yōu)越性。

實(shí)踐證明，文書(shū)部門(mén)整理（立卷）制度的優(yōu)越性主要表現(xiàn)在以下方面：

（1）由文書(shū)部門(mén)整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書(shū)部門(mén)熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書(shū)處理過(guò)程的長(zhǎng)處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。

（2）由文書(shū)部門(mén)整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國(guó)家的秘密。

（3）由文書(shū)部門(mén)整理（立卷），文書(shū)部門(mén)就可以暫時(shí)保存當(dāng)年的文件材料，有關(guān)承辦人員平時(shí)查閱文件就比較方便，也便于平時(shí)文件的收集與整理。

（4）由文書(shū)部門(mén)整理（立卷），按集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。

二、公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇，亦即選擇立卷地點(diǎn)，是指機(jī)關(guān)的公文整理（立卷）工作究竟放在機(jī)關(guān)的哪一層，或者機(jī)關(guān)的哪些機(jī)構(gòu)、單位，由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)整理（立卷）的問(wèn)題。

實(shí)行文書(shū)部門(mén)整理（立卷），并不是說(shuō)機(jī)關(guān)內(nèi)每一個(gè)承辦文書(shū)的部門(mén)、單位或者承辦人都必須參與整理（立卷）的工作。機(jī)關(guān)大小不同，機(jī)關(guān)內(nèi)部文書(shū)部門(mén)的設(shè)置也不一樣。如何正確選擇立卷環(huán)節(jié)，必須認(rèn)真進(jìn)行調(diào)查研究，根據(jù)各機(jī)關(guān)的不同情況來(lái)確定，總的原則是把整理（立卷）的環(huán)節(jié)設(shè)在最能掌握文件形成和處理情況的地方，以便于平時(shí)文件的整理，提高整理工作質(zhì)量和機(jī)關(guān)工作效率。

1.選擇機(jī)關(guān)公文整理（立卷）環(huán)節(jié)應(yīng)考慮的相關(guān)因素是：

（1）被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書(shū)部門(mén)要直接經(jīng)手文件的處理。比如，文件的收發(fā)、分辦、催辦、承辦等。這樣才能保證對(duì)公文形成過(guò)程的了解，才能掌握文件之間的歷史聯(lián)系，整理（立卷）的質(zhì)量才有保證。

（2）對(duì)整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。公文數(shù)量過(guò)大，勢(shì)必影響對(duì)公文形成情況的了解，就可以考慮向下把立卷環(huán)節(jié)分開(kāi)，由下一級(jí)文書(shū)部門(mén)去分頭立卷。文件數(shù)量過(guò)少，這就要考慮向上集中。

（3）確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時(shí)，還要考慮機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的分布情況。機(jī)關(guān)各部門(mén)集中辦公的，立卷的環(huán)節(jié)可以適當(dāng)集中。辦公地點(diǎn)分散的，立卷的環(huán)節(jié)也要適當(dāng)分散。

（4）還要考慮文書(shū)工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉程度等因素。

2.各類(lèi)機(jī)關(guān)單位對(duì)公文立卷環(huán)節(jié)的選擇一般應(yīng)與機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作的組織形式相適應(yīng)。可采集中式、分散式或集中與分散相結(jié)合的形式。

（1）對(duì)一些比較小的機(jī)關(guān)或基層單位來(lái)說(shuō)，由于它們內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)比較簡(jiǎn)單，工作人員也不多，而且辦公地點(diǎn)也比較集中，每年形成的文件數(shù)量也不多。在這種情況下，可以考慮采用集中式，即由機(jī)關(guān)的辦公室或者秘書(shū)室來(lái)負(fù)責(zé)集中進(jìn)行整理（立卷）的工作。

（2）對(duì)一些中等機(jī)關(guān)或者大機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，他們一般都有兩層以上的組織機(jī)構(gòu)，可以根據(jù)機(jī)關(guān)駐地的遠(yuǎn)近、業(yè)務(wù)分工、文件數(shù)量和文書(shū)工作組織等方面的情況，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具體地說(shuō)，如果駐地比較分散，文件數(shù)量又比較多，而且業(yè)務(wù)分工又比較明確，就可以考慮各自確定立卷環(huán)節(jié)；如果機(jī)關(guān)中有一部分機(jī)構(gòu)駐地比較集中，文件數(shù)量也不算很多，就可以考慮集中在秘書(shū)部門(mén)進(jìn)行整理（立卷）。

（3）對(duì)財(cái)會(huì)、人事、信訪、保衛(wèi)等業(yè)務(wù)性質(zhì)具有特殊性的組織機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，就可以考慮由他們自己來(lái)單獨(dú)進(jìn)行整理（立卷），以方便這些單位工作的進(jìn)行。

（4）要恰當(dāng)?shù)剡x擇和確定立卷人員。在一個(gè)組織機(jī)構(gòu)里，具體負(fù)責(zé)整理（立卷）的人員，最好是考慮選擇擔(dān)任內(nèi)收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦等工作的文書(shū)工作人員為好。因?yàn)檫@些人員熟悉公文的來(lái)龍去脈，了解文件之間的歷史聯(lián)系，掌握公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)處理過(guò)程。由他們負(fù)責(zé)管理（立卷），就可以充分發(fā)揮這些長(zhǎng)處，提高歸檔文件整理的效率與質(zhì)量。

三、明確公文整理（立卷）的范圍明確公文整理（立卷）的范圍，就是要弄清楚機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成并處理完畢的文件材料，哪些應(yīng)該整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有這樣，才能保證在公文整理（立卷）工作中將那些具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，齊全完整地保存下來(lái)，便于以后的查找利用。

公文整理（立卷）范圍的確定，應(yīng)以國(guó)家檔案局頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書(shū)檔案保管期限表》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等文件的基本思想為指導(dǎo)，即按照辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)和方法，從本機(jī)關(guān)形成檔案的實(shí)際情況出發(fā)，實(shí)事求是地研究解決歸檔文件材料的質(zhì)量問(wèn)題，并減少檔案中龐雜臃腫的現(xiàn)象，科學(xué)地進(jìn)行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，以維護(hù)黨和國(guó)家歷史的真實(shí)面貌，便于本機(jī)關(guān)和國(guó)家各項(xiàng)工作的利用。

1.應(yīng)該整理（立卷）的文件材料的范圍。

文書(shū)立卷的范圍，也就是文件材料歸檔的范圍。是指凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊(cè)、聲像材料等文件材料，都必須進(jìn)行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。

掌握公文整理（立卷）的范圍要抓住反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和具有查考利用價(jià)值這兩個(gè)主要條件。按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定，應(yīng)該整理歸檔的文件材料的范圍，一般說(shuō)來(lái)，可以歸納為以下方面：

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：

①上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；

②上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)并要執(zhí)行的文件材料，如決議、決定、指示、命令、重要通知、通報(bào)、條例、規(guī)定等；

③上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、題詞、照片以及有保存價(jià)值的聲像材料等；

④上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件以及本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印制本；

（2）本機(jī)關(guān)的文件材料；

①本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議（包括代表會(huì)議、工作會(huì)議、專(zhuān)業(yè)會(huì)議）的文件材料，如參加會(huì)議的名單、會(huì)議通知、報(bào)告、決議，領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、錄音帶、照片等；

②本機(jī)關(guān)對(duì)外發(fā)出的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿及重要文件的修改稿；

③本機(jī)關(guān)重要的往來(lái)公文，如請(qǐng)示與批復(fù)，來(lái)函與復(fù)函等；

④本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部職能部門(mén)活動(dòng)形成的重要文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告以及本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片）等；

⑤本機(jī)關(guān)處理群眾來(lái)信來(lái)訪的原件，記錄及處理結(jié)果等；

⑥本機(jī)關(guān)及下屬機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱、啟用印信等文件材料以及本機(jī)關(guān)歷史沿革、大事記和反映本機(jī)關(guān)重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音帶、錄像帶等；

⑦本機(jī)關(guān)干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、職工獎(jiǎng)懲、紀(jì)律檢查、治安保衛(wèi)以及職工勞動(dòng)工資、福利等方面的文件材料；

⑧本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證以及與有關(guān)機(jī)關(guān)簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；

⑨本機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的文件材料；

⑩本機(jī)關(guān)外事活動(dòng)和外事往來(lái)方面的文件材料。

（3）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料①同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的規(guī)范性文件，如條例，規(guī)定、通知等；

②有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的文件。

（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料①下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算等文件材料；

②下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案文件以及重要的科技文件材料等。

此外，機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的電報(bào)，應(yīng)根據(jù)其保存價(jià)值與文件統(tǒng)一立卷，實(shí)行“文電合一”制度。

2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。

（1）重份文件；

（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；

（3）一些事務(wù)性的、臨時(shí)性的沒(méi)有查考利用價(jià)值的文件材料；

（4）與本機(jī)關(guān)、本部門(mén)主管業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件及非隸屬機(jī)關(guān)送來(lái)的參考性文件；

（5）無(wú)特殊保存價(jià)值的信封；

（6）本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料。

各機(jī)關(guān)單位應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的精神，結(jié)合本機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況來(lái)制定本機(jī)關(guān)、本單位、本系統(tǒng)文件材料歸檔和不歸檔的具體范圍。

3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一級(jí)的文件由哪個(gè)機(jī)關(guān)或部門(mén)整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門(mén)之間在整理（立卷）時(shí)發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。

一般說(shuō)來(lái)，那些應(yīng)該整理（立卷）的文件材料，應(yīng)以本機(jī)關(guān)、本部門(mén)為主。因此，整理（立卷）有個(gè)分工，歸檔范圍有個(gè)界線。原則上以什么名義發(fā)的文件就放在哪里整理（立卷），是哪個(gè)部門(mén)承辦或主辦的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：

（1）上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的來(lái)文。綜合性、全面性的，由機(jī)關(guān)辦公秘書(shū)部門(mén)整理歸檔。如中共中央文件，由省、自治區(qū)、直轄市、地（市、州）、縣（市）委秘書(shū)部門(mén)整理歸檔；國(guó)務(wù)院文件，由省、自治區(qū)、直轄市、地區(qū)行署（市）、自治州、縣（市）、人民政府秘書(shū)部門(mén)整理歸檔；專(zhuān)業(yè)性、業(yè)務(wù)性的由業(yè)務(wù)部門(mén)整理歸檔；上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的來(lái)文，由業(yè)務(wù)對(duì)口部門(mén)整理歸檔。

（2）本機(jī)關(guān)的文件。由機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)起草或承辦的，由機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)整理歸檔；有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)起草或承辦的，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)整理歸檔；兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，正本和定稿由主辦機(jī)關(guān)整理歸檔，其他機(jī)關(guān)只保存印制件。其他機(jī)關(guān)針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件，可視同本機(jī)關(guān)文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示等。

（3）下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文。哪個(gè)部門(mén)辦理的，由哪個(gè)部門(mén)整理歸檔。

（4）會(huì)議文件。以機(jī)關(guān)名義召開(kāi)的會(huì)議所形成的文件材料，由機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)整理歸檔；由業(yè)務(wù)主管部門(mén)召開(kāi)的專(zhuān)業(yè)性會(huì)議所形成的文件材料，應(yīng)由召開(kāi)會(huì)議的業(yè)務(wù)主管部門(mén)整理歸檔。

此外，本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的職務(wù)時(shí)所形成的文件，應(yīng)按其不同身份和業(yè)務(wù)內(nèi)容分別在有關(guān)機(jī)關(guān)整理歸檔；本機(jī)關(guān)各職能部門(mén)互發(fā)的文件，由形成文件的部門(mén)整理歸檔；同級(jí)機(jī)關(guān)之間互發(fā)的文件，凡經(jīng)本機(jī)關(guān)制發(fā)、辦理的，應(yīng)由本機(jī)關(guān)整理歸檔，有關(guān)政策性規(guī)定，雖未經(jīng)本機(jī)關(guān)承辦，如本機(jī)關(guān)需要日后查找利用，也可存留一份；本機(jī)關(guān)臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時(shí)機(jī)構(gòu)整理歸檔，臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)將全部檔案移交機(jī)關(guān)檔案室，或經(jīng)協(xié)商直接移交檔案館保存。

第三節(jié) 歸檔文件整理的原則與要求

一、歸檔文件整理的幾個(gè)基本概念《規(guī)則》對(duì)歸檔文件整理的基本概念（歸檔文件、歸檔文件管理、件）作出如下定義。

1.歸檔文件歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

這一含義可從以下方面來(lái)理解：

（1）指出了歸檔文件的來(lái)源和范圍。歸檔文件是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的。立檔單位是檔案專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，它是指構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。也就是說(shuō)，這些機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人在其職能活動(dòng)中，除了本機(jī)關(guān)形成的文件材料外，上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與其職能活動(dòng)有關(guān)的文件材料，都屬于歸檔文件。

（2）應(yīng)予歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。這里說(shuō)的“辦理完畢”并不是說(shuō)文件內(nèi)所說(shuō)的事情已經(jīng)辦理完畢，而是指在公文處理程序上已經(jīng)辦理完畢。機(jī)關(guān)公文處理部門(mén)在確定各類(lèi)不同文件的整理（立卷）時(shí)間上，應(yīng)掌握以下幾點(diǎn)：

①領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，是從普遍意義上闡述問(wèn)題的。因此，不要求某一方面的機(jī)關(guān)馬上回答。如規(guī)范性文件以及重要的決議、決定，還有如計(jì)劃、長(zhǎng)期規(guī)劃等。從發(fā)文機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，在這些文件發(fā)出之后就可以將定稿和存本及時(shí)整理（立卷）；從收文機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，則須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門(mén)閱知，向下傳達(dá)或采取了措施之后，才算告一段落，然后再將來(lái)文整理（立卷）。

②不必辦復(fù)的收文，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的任免令、通知、通報(bào)等，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知以及有關(guān)部門(mén)傳閱，也就算辦理完畢了，即可將來(lái)文整理（立卷）。

③問(wèn)復(fù)性公文，一來(lái)一往公文，如請(qǐng)示與批復(fù)，問(wèn)函與復(fù)函，在復(fù)文機(jī)關(guān)發(fā)出或?qū)Ψ綑C(jī)關(guān)收到后，就可以各自整理（立卷）。

④重大問(wèn)題，可能要處理較長(zhǎng)一段時(shí)間才能結(jié)束，但大問(wèn)題是由許多小問(wèn)題構(gòu)成的，只要其中某項(xiàng)具體問(wèn)題已經(jīng)解決，有關(guān)這項(xiàng)具體問(wèn)題的文件，在公文辦理程序上就算辦理完畢了，因此，也可以整理（立卷），不必等整個(gè)工作結(jié)束再整理（立卷）。

總之，正在辦理的，仍然處于公文運(yùn)轉(zhuǎn)辦理過(guò)程中的文件，還不能馬上整理（立卷），只有等到它們辦理完畢，也就是完成了公文辦理程序的文件，才能夠整理（立卷）。

（3）應(yīng)予歸檔的文件，必須是能作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這里就明確了三點(diǎn)：一是能作為文書(shū)檔案保存的必需是有保存價(jià)值或者說(shuō)是有查考利用價(jià)值的文件；二是只適用于文書(shū)檔案，至于科技、會(huì)計(jì)、聲像及其他專(zhuān)門(mén)檔案則按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。因?yàn)椤兑?guī)則》的頒布實(shí)施，實(shí)質(zhì)上是對(duì)文書(shū)檔案整理方法的改革，核心是簡(jiǎn)化文書(shū)立卷程序，所以它只適用于實(shí)體整理的文書(shū)檔案；三是只適用于各種紙質(zhì)文件材料。非紙質(zhì)載體材料的文件（如電子文件等）無(wú)法按《規(guī)則》規(guī)定的要求和方法進(jìn)行整理。

2.歸檔文件整理歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒使之有序化的過(guò)程。

這一含義可以從以下兩個(gè)方面來(lái)理解：

（1）歸檔文件的整理單位是“件”。以“件”為單位進(jìn)行文件整理，是文書(shū)工作和檔案工作的一項(xiàng)重大改革，是對(duì)傳統(tǒng)文件整理（立卷）工作的否定。比之于傳統(tǒng)的立卷方法，新的立卷方法不需要考慮文件材料的“六個(gè)特征”，不必進(jìn)行組卷、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。編制案卷目錄及案卷裝訂等項(xiàng)工作，也無(wú)須顧及案卷的厚薄，節(jié)省了諸如對(duì)歸檔文件的具體內(nèi)容進(jìn)行綜合、分析的技術(shù)勞動(dòng)，適應(yīng)了計(jì)算機(jī)管理的需要。由于“案卷”概念的消失，簡(jiǎn)化了歸檔文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合經(jīng)濟(jì)、高效的原則。

（2）將歸檔文件的整理分六個(gè)步驟來(lái)進(jìn)行。這六個(gè)步驟比起傳統(tǒng)的文書(shū)立卷的工作步驟是大為簡(jiǎn)化了，具體如何進(jìn)行將在本章第四節(jié)的整理方法中詳細(xì)介紹。

3.件：“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為—件。

以上對(duì)“件”的概念進(jìn)行界定，說(shuō)得明白具體，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作為歸擋文件整理的基本單位，是從檢索的實(shí)際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實(shí)際進(jìn)行文件整理時(shí)，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進(jìn)行后續(xù)程序的工作。

二、歸檔文件的整理的基本原則歸檔文件的整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

《規(guī)則》對(duì)歸檔文件整理原則的這一表述，同1984年《檔案工作》雜志發(fā)表的《關(guān)于立卷問(wèn)題討論的綜述》中指出的公文立卷的原則“保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用”是一致的。也就是說(shuō)，歸檔文件整理的這一重要原則，是我國(guó)文書(shū)檔案工作者經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的工作實(shí)踐探索總結(jié)出來(lái)的，是比較準(zhǔn)確、完整、科學(xué)的。它是我國(guó)公文立卷以及現(xiàn)在提的歸檔文件整理工作所必須遵循的基本原則。這一原則的基本點(diǎn)是：

1.遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件在形成過(guò)程中總有其自身的規(guī)律，每一個(gè)機(jī)關(guān)，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，記述和反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部活動(dòng)和全部歷史。同時(shí)任何一個(gè)機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)都不可能是孤立地進(jìn)行的，必須同自己的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)發(fā)生上下左右、四面八方、多種多樣、錯(cuò)綜復(fù)雜的聯(lián)系。在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)之間，各項(xiàng)工作之間，以及每項(xiàng)工作各個(gè)發(fā)展階段之間，也都有著密切的聯(lián)系。機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的客觀規(guī)律，決定了文件材料的形成規(guī)律，文件材料是反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的歷史記錄。機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的相互聯(lián)系，也賦予了這些文件材料之間的密切聯(lián)系。這種聯(lián)系是客觀地、歷史地、自然地形成的，是必然的歷史聯(lián)系。

例如：進(jìn)行某項(xiàng)工作，一般要有工作計(jì)劃、工作計(jì)劃決定下來(lái)之后還要上報(bào)、下達(dá)，在了解工作進(jìn)展情況過(guò)程中遇到的問(wèn)題需要研究解決，或向上級(jí)請(qǐng)示，或提出解決意見(jiàn)，直到工作的最后完成。這些工作的進(jìn)行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作計(jì)劃、報(bào)告、通知、請(qǐng)示、批復(fù)、工作總結(jié)等；召開(kāi)一次會(huì)議，要有會(huì)議通知、日程安排、名單、報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要或決議等；它們?nèi)鐚?shí)地記述和反映了開(kāi)展一項(xiàng)工作，召開(kāi)—次會(huì)議的全過(guò)程，在進(jìn)行文件整理時(shí)，不能將它們打亂。必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照《規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定將文件按“件”進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意其排列順序的科學(xué)性（如正本與定稿，正本在前，定稿在后；來(lái)文與復(fù)文，復(fù)文在前、來(lái)文在后）。在進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，將歸檔文件按不同、不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）分開(kāi)。在進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)根據(jù)“事由原則”結(jié)合時(shí)間、重要程度進(jìn)行，即將同一事由形成的文件排列在一起。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件則集中排列，使文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

為了更好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，進(jìn)行歸檔文件整理的人員要熟悉本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、職能、組織機(jī)構(gòu)、文件來(lái)源以及處理情況。在整理時(shí)，要認(rèn)真分析文件之間的內(nèi)在的、有機(jī)的聯(lián)系，只有這樣，才能使歸檔的文件正確地反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的基本面貌，反映各項(xiàng)方針、政策在本機(jī)關(guān)的貫徹執(zhí)行情況和各項(xiàng)工作的發(fā)展過(guò)程，才能使歸檔文件成為本機(jī)關(guān)本系統(tǒng)的歷史記錄。

2.區(qū)分文件的不同保存價(jià)值。

文件的保存價(jià)值是由文件本身固有的內(nèi)在的各種因素決定的，文件內(nèi)容的重要程度不同，所起的作用不同，保存價(jià)值也就不同。

一般說(shuō)來(lái)，凡是反映社會(huì)歷史發(fā)展和記錄機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)、反映機(jī)關(guān)基本歷史面貌的重要文件，例如，本機(jī)關(guān)發(fā)出的指導(dǎo)性文件，會(huì)議通過(guò)的決議性文件，重要的請(qǐng)示或報(bào)告文件，上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)方針政策性和重要問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告等，所起的作用和保存價(jià)值就必然要大一些；而機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的一般性文件，通知、便函、機(jī)關(guān)之間一般往來(lái)公文等，所起的作用和保存價(jià)值相對(duì)而言要小一些，有的根本就沒(méi)有保存的價(jià)值。此外，文件制發(fā)機(jī)關(guān)（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活動(dòng)和表達(dá)的思想、意圖的文件保存價(jià)值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成過(guò)程和不同作用，標(biāo)志著不同的可靠程度，其保存價(jià)值往往也不同。以上這些不同保存價(jià)值的文件材料在整理（立卷）時(shí)必須嚴(yán)格加以區(qū)分。

區(qū)分文件的保存價(jià)值，應(yīng)依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔的范圍》和《文書(shū)檔案保管期限表》等有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，將不同保存價(jià)值的文件材料區(qū)別整理，可以合理使用人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，對(duì)不同保存價(jià)值的文件進(jìn)行整理后按其保存價(jià)值相對(duì)集中，使其玉石分明，也為日后檔案館的整理工作打下了基礎(chǔ)。

3.便于保管和利用。

便于保管和利用，是歸檔文件整理的根本目的，也是衡量歸檔文件整理質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。歸檔的文件是否便于保管和利用，不僅關(guān)系到機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，而且關(guān)系到機(jī)關(guān)檔案室、各級(jí)檔案館工作有無(wú)可靠的基礎(chǔ)和保證。《規(guī)則》推行文件級(jí)管理，正是從便于保管和利用這一原則出發(fā)的。過(guò)去，在手工模式下實(shí)現(xiàn)檔案管理和查找作用，“立卷”也是一種很好的方式，它按照一定的邏輯關(guān)系，將歸檔文件組合成一個(gè)個(gè)案卷，并通過(guò)層層目錄來(lái)提供檢索途徑，從而限定了檢索范圍，增強(qiáng)了手工檢索的效率。但立卷過(guò)程比較復(fù)雜，組合案卷和擬定案卷標(biāo)題等環(huán)節(jié)立卷人員很難掌握。而《規(guī)則》以“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”為宗旨，取消“案卷”，推行文件級(jí)管理，大幅度簡(jiǎn)化了整理中的手工操作，同時(shí)也為檔案的保管和利用提供了有利條件。歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行整理、分類(lèi)、排列和編目，在計(jì)算機(jī)的參與和操縱下，加快了檢索速度，方便了利用者，大大提高了檔案利用率，利用的深度、廣度、查全、查準(zhǔn)以及利用效果也將得到極大提高。

三、歸檔文件整理的質(zhì)量要求歸檔文件整理的質(zhì)量要求是：

1.歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。

（1）歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，這是歸檔文件的基本要求。如果歸檔的文件有復(fù)文沒(méi)有來(lái)文，有正本沒(méi)有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，這就使歸檔文件的質(zhì)量得不到保證，也給今后檔案的查找利用帶來(lái)困難。因此，凡是本機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢，應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料都應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)則》的要求收集完整，進(jìn)行整理歸檔。這就要求，承擔(dān)歸檔文件整理工作的部門(mén)和人員，在平時(shí)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握文件的收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)情況，做好文件的平時(shí)積累工作，及時(shí)收集、嚴(yán)格登記、嚴(yán)格檢查、隨辦隨歸、妥善管理。在第二年上半年進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮其熟悉文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的來(lái)龍去脈的長(zhǎng)處，將應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整地收集起來(lái)進(jìn)行整理歸檔。

（2）對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)，以延長(zhǎng)文件的壽命。主要是針對(duì)一些有孔洞，殘缺或折疊處已被磨損的文件，應(yīng)按照檔案保護(hù)的要求加以修補(bǔ)和托裱。

（3）復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。比如傳真件，字跡耐久性差，有些用純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆等字跡材料制成的文件材料極易褪變，須復(fù)制后才能歸檔。目前一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制，復(fù)印時(shí)，墨粉濃度不宜過(guò)大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復(fù)印2.整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

（1）書(shū)寫(xiě)材料，指的是筆和墨水的使用，即應(yīng)使用鋼筆、毛筆、碳素墨水、藍(lán)黑墨水及墨汁，不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍(lán)、紅色墨水等質(zhì)量低劣的墨水。

（2）紙張，是指應(yīng)選用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型60—80克的膠版印刷紙或復(fù)印紙。檔案盒和歸檔文件封套應(yīng)使用無(wú)酸紙制作。

（3）裝訂材料，是指以“件”為單位裝訂時(shí)使用的裝訂材料，如細(xì)線、鋼夾、塑料夾等，應(yīng)選用優(yōu)質(zhì)材料制成，以防斷線、年久生銹及斷裂等情況發(fā)生。

第四節(jié) 歸檔文件整理方法與歸檔

一、歸檔文件整理方法的改革歸檔文件整理以“件”為單位進(jìn)行，這是《規(guī)則》提出新的公文整理（立卷）方法，是我國(guó)文書(shū)檔案工作的一項(xiàng)重大改革，也是對(duì)傳統(tǒng)的文書(shū)檔案整理方法的否定，以“件”為單位的整理方法同傳統(tǒng)的整理方法“立卷”比較，主要有以下不同：

1.取消案卷，實(shí)現(xiàn)文件級(jí)管理，免除了繁鎖、復(fù)雜的組卷過(guò)程；

2.界定“件”的概念，從檢索的實(shí)際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件”；

3.分類(lèi)方法固定為、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），并允許各單位視具體情況組合及簡(jiǎn)化分類(lèi)層次；

4.裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可；

5.文件排列方法強(qiáng)調(diào)按事由（即問(wèn)題）排列，時(shí)間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用；

6.歸檔章的位置不限于首頁(yè)右角上，首頁(yè)上端任何空白處均可；同時(shí)對(duì)歸檔章的項(xiàng)目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目；

7.取消案卷卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；

8.無(wú)需編頁(yè)號(hào)，目錄改設(shè)“頁(yè)數(shù)”項(xiàng)；

9.歸檔文件直接裝盒保管；

10.無(wú)需撰寫(xiě)案卷名和填寫(xiě)案卷封面，只需填寫(xiě)盒脊；

11.檔案盒的項(xiàng)目設(shè)置有了較大變化。封面只設(shè)“全宗名稱”項(xiàng)，取消了“類(lèi)目名稱、案卷題名、起止時(shí)間、保管期限、件頁(yè)數(shù)量，全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、歸檔號(hào)”等項(xiàng)目；盒脊取消了“目錄號(hào)、案卷號(hào)”項(xiàng)，保留“全宗號(hào)、”項(xiàng)目，增設(shè)“保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)”。

從以上改革的具體內(nèi)容可以看出。新的歸檔文件整理方法，同傳統(tǒng)的“立卷”比較，簡(jiǎn)化了文書(shū)檔案整理的環(huán)節(jié)，減輕了文件歸檔人員及檔案整理的工作量，同時(shí)又提高了檔案行政管理部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培養(yǎng)的工作效率，是一項(xiàng)應(yīng)予積極推行的好方法。

二、歸檔文件整理方法的推行推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)當(dāng)做好以下幾個(gè)方面的工作：

1.更新觀念，增強(qiáng)改革意識(shí)。

2.提高人員素質(zhì)。

3.加強(qiáng)硬件建設(shè)，即加大對(duì)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。

4.注意新舊整理方法的銜接。以“件”為單位對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，要做好與原有的立卷方法的銜接，要注意以下兩點(diǎn)：

（1）《規(guī)則》是國(guó)家檔案局于2000年12月6日發(fā)布，從2001年1月1日正式實(shí)施的。由于《規(guī)則》屬于行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)，只能調(diào)整、規(guī)范2001年以后的文件整理行為，對(duì)2001年以前的文件整理行為不具有約束力。因此，對(duì)2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及規(guī)則符合當(dāng)時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，有規(guī)可循，有目可查，就應(yīng)保持原有的整理體系，不必拆卷重新整理。如果對(duì)已經(jīng)整理好的案卷輕易地推倒重來(lái)，既不利于檔案保護(hù)，又浪費(fèi)了人力、物力資源，違背了經(jīng)濟(jì)、高效的管理原則。這種做法，在實(shí)際工作中是應(yīng)當(dāng)盡力避免的。

（2）歸檔文件的整理方法由卷改為件，不只是整理形式上的變化，它需要一系列的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度、措施與之相配合，如文件材料歸檔制度的修訂與更新、計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施的配備，全宗內(nèi)分類(lèi)方案的調(diào)整以及編號(hào)方法的變革等。各機(jī)關(guān)單位在實(shí)施新的整理方法時(shí)應(yīng)事先做好以上工作。此外，還要注意加強(qiáng)與當(dāng)?shù)貦n案主管部門(mén)以及檔案館的聯(lián)系，爭(zhēng)取多給予業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。少走彎路，并隨時(shí)研究工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，使各項(xiàng)制度與措施逐步完善起來(lái)。

三、歸檔文件整理的工作步驟按照《規(guī)則》的規(guī)定，歸檔文件整理分為裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒六個(gè)步驟進(jìn)行。分述如下：

1.裝訂。裝訂是歸檔文件整理的第一步驟，通過(guò)這一環(huán)節(jié)可以從實(shí)體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來(lái)。以“件”為單位進(jìn)行裝訂時(shí)應(yīng)做好以下工作：

（1）首先應(yīng)對(duì)“件”內(nèi)文件進(jìn)行排列。“件”內(nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報(bào)請(qǐng)性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

（2）對(duì)用紙規(guī)格大于A4型的報(bào)表、圖樣等文字材料，按照A4型紙的尺寸加以折疊。但應(yīng)注意盡量減少折疊層次，折痕應(yīng)處于文件、圖表字跡之外，取齊右邊和下沿。應(yīng)折疊的文件頁(yè)數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

（3）裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行必要的修整。其主要工作內(nèi)容包括：對(duì)破損文件進(jìn)行修復(fù)；對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；去掉原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物。

（4）裝訂前，應(yīng)將“件”內(nèi)的各項(xiàng)按一定方式對(duì)齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。不要隨意裁切文件，盡量保持文件的原貌。

（5）裝訂用品必須符合檔案保護(hù)要求。裝訂的方式視文件頁(yè)數(shù)多少及保存期限長(zhǎng)短可采用以下幾種方式：

①對(duì)頁(yè)數(shù)較多的文件可用細(xì)線裝訂；

②使用變形材料如鋼夾、塑料夾等，使用這種裝訂方法簡(jiǎn)單，但對(duì)材料必須有較高要求。鋼夾必須采用優(yōu)質(zhì)不銹鋼制品，而且必須同時(shí)考慮所在地區(qū)氣候條件以及庫(kù)房保管條件，謹(jǐn)慎使用；塑料制品則必須有足夠的強(qiáng)度，以免年久斷裂。

③對(duì)頁(yè)數(shù)不多的單份文件可使用縫紉機(jī)扎邊進(jìn)行裝訂，但針腳不能過(guò)密。

④對(duì)那些永久或長(zhǎng)期保存的歸檔文件，可使用無(wú)酸紙封套。即使用60—80克的無(wú)酸紙制成的右上側(cè)開(kāi)口的封套，將歸檔文件以“件”為單位夾裝其中。封套上可以印制歸檔章，以方便整理和檢索。無(wú)酸紙，是指PH值呈中性的紙，由化學(xué)處理的木紙漿制成的紙通常為中性，可以在良好條件下長(zhǎng)時(shí)間保存。因此，使用這種無(wú)酸紙制成的文件封套可以起到保護(hù)檔案的作用。

2.分類(lèi)歸檔文件的分類(lèi)，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類(lèi)，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有體系的過(guò)程，分類(lèi)是歸檔文件整理的重要環(huán)節(jié)，歸檔文件經(jīng)過(guò)科學(xué)合理的分類(lèi)，不但能夠揭示出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使檔案成為一個(gè)有序化的整體，而且便于排列上架，編目等后續(xù)工作的順利開(kāi)展。

《規(guī)則》指出，歸檔文件可以采用——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限或保管期限—一——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類(lèi)。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。

歸檔文件的分類(lèi)，可按以下的方法及步驟進(jìn)行：

（1）按分類(lèi)。分類(lèi)法就是根據(jù)形成和處理文件的對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。它是目前運(yùn)用得最廣泛的一種分類(lèi)方法。在具體操作時(shí)，應(yīng)注意處理好以下幾種情況：

①一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，如成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時(shí)，一般說(shuō)來(lái)應(yīng)以文件簽發(fā)日期（或成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬。計(jì)劃、規(guī)則、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同的文件，應(yīng)統(tǒng)一按簽發(fā)日期（或成文日期）判定文件所屬。

②跨的會(huì)議和案件等形成的文件材料，分類(lèi)時(shí)，會(huì)議文件材料歸入閉幕年，案件等文件材料歸入結(jié)案年。

幾份文件作為一“件”時(shí)，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期為準(zhǔn)，如跨的請(qǐng)示與批復(fù)，按批復(fù)在前。請(qǐng)示在后的裝訂順序，以批復(fù)的所在為準(zhǔn)。

③沒(méi)有標(biāo)明落款日期的文件材料，應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容及特征進(jìn)行考證，以推斷文件材料的形成日期并據(jù)以劃分。

④專(zhuān)門(mén)中形成的文件材料，應(yīng)按照專(zhuān)門(mén)進(jìn)行分類(lèi)。

（2）按保管期限分類(lèi)。保管期限分類(lèi)法就是根據(jù)對(duì)歸檔文件規(guī)定的不同保管期限進(jìn)行分類(lèi)，即將同—的歸檔文件按永久（50年以上）、長(zhǎng)期（15—50年）、短期（15年以下）三種保管期限分類(lèi)，這種分類(lèi)方法能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開(kāi)來(lái)，使檔案部門(mén)能夠有針對(duì)性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)，為庫(kù)房排架管理，檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。

對(duì)歸檔文件按保管期限分類(lèi)，應(yīng)按照國(guó)家檔案局頒發(fā)的《文書(shū)檔案保管期表》的規(guī)定執(zhí)行。

（3）按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法是指將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。這種分類(lèi)法的實(shí)質(zhì)就是根據(jù)本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)或文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題來(lái)設(shè)置類(lèi)別。又可分為機(jī)構(gòu)分類(lèi)法和問(wèn)題分類(lèi)法兩種。

①機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。機(jī)構(gòu)分類(lèi)法是按文件形成和處理的承辦單位進(jìn)行分類(lèi)。原則上是一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類(lèi)，機(jī)構(gòu)名稱就是類(lèi)名。各類(lèi)的次序可按照立檔單位機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來(lái)排列。一般是將領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合性機(jī)構(gòu)排在前，再依次排列各業(yè)務(wù)部門(mén)。

歸檔文件采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)能夠體現(xiàn)出全宗內(nèi)文件在來(lái)源方面的客觀聯(lián)系，從而反映出立檔單位的歷史面貌；同時(shí)由于每個(gè)機(jī)構(gòu)都有其特定的職能與任務(wù)，按機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類(lèi)可在一定程度上集中反映某一方面的工作內(nèi)容，便于檔案的查找和利用。

采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法時(shí)不能同時(shí)采用問(wèn)題分類(lèi)法。

②問(wèn)題分類(lèi)法。問(wèn)題分類(lèi)法是按文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題將歸檔文件分類(lèi)。按問(wèn)題分類(lèi)要求各類(lèi)特點(diǎn)明確，不能互相包容。問(wèn)題分類(lèi)法的類(lèi)別與類(lèi)名，原則上設(shè)置為“黨群工 作”、“行政工作”、“業(yè)務(wù)工作”等類(lèi)。

歸檔文件采用問(wèn)題分類(lèi)法，可以避免或減少同類(lèi)問(wèn)題文件分散的現(xiàn)象，便于按專(zhuān)題查找和利用檔案。但問(wèn)題分類(lèi)法在實(shí)際操作時(shí)，受人為因素的影響較大，不便劃分。因此，一般基層單位較少采用。

采用問(wèn)題分類(lèi)法時(shí)，不能同時(shí)采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。

（4）幾種分類(lèi)方法的結(jié)合運(yùn)用。在實(shí)際工作中，當(dāng)歸檔文件較多時(shí)，分類(lèi)工作需要分層進(jìn)行。單純采用一種分類(lèi)方法的情況是比較少見(jiàn)的，一般是將幾種方法結(jié)合起來(lái)使用。《規(guī)則》提供的、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三種分類(lèi)方法，不同類(lèi)型、不同層次的單位可按實(shí)際需要組合成多種復(fù)式分類(lèi)法。采用復(fù)式分類(lèi)法時(shí)，其中的、保管期限是必選項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）一般為選擇項(xiàng)。具體地說(shuō)，那些內(nèi)部機(jī)構(gòu)較多，職能分工明確、形成文件數(shù)量較多的單位可采用“——組織機(jī)構(gòu)——保管期限”或“機(jī)構(gòu)————保管期限”三重分類(lèi)法；那些內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單，歸檔文件數(shù)量較少的單位則采用“——保管期限”二重分類(lèi)法就可以了。分類(lèi)方案是進(jìn)行歸檔文件分類(lèi)的依據(jù)，分類(lèi)方案確定之后，同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。

3.排列。歸檔文件的排列，是指在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程。《規(guī)則》指出：“歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。這里說(shuō)的“最低一級(jí)類(lèi)目”是指分類(lèi)時(shí)所確定的類(lèi)目體系中設(shè)在最低層次的一級(jí)類(lèi)目。例如按照“——機(jī)構(gòu)——保管期限”分類(lèi)的，“保管期限”就是最低一級(jí)類(lèi)目。這里說(shuō)的“事由”是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程。一項(xiàng)工程、—次活動(dòng)、一次會(huì)議，均可分別視為一個(gè)事由。一份請(qǐng)示，當(dāng)針對(duì)該請(qǐng)示的批復(fù)收到后，即可視為事由辦理完畢。對(duì)歸檔文件按事由進(jìn)行排列，遵循了文件形成的客觀規(guī)律，能夠保持文件之般打印3份，1份隨文件裝盒、1間的有機(jī)聯(lián)系，使歸檔文件進(jìn)一份移交、1份備考）

步系統(tǒng)化，充分體現(xiàn)了文件的價(jià)

編制歸檔文件目錄的內(nèi)容：①值，便于檢索和利用。歸檔文件目錄封面的內(nèi)容應(yīng)包

歸檔文件按事由結(jié)合時(shí)間，括：全宗名稱、、保管期限、重要程度排列的具體方法有： 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)（全宗號(hào)應(yīng)用

（1）對(duì)同一事由的歸檔文件，全稱或是規(guī)范性簡(jiǎn)稱）②歸檔文件即一個(gè)作者，一個(gè)問(wèn)題的文件，整理說(shuō)明的內(nèi)容應(yīng)包括：本可按文件形成時(shí)間的先后排列或歸檔單位概況，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)以及黨、者按文件的重要程度排列。政主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況，本

（2）對(duì)不同事由的歸檔文件，文書(shū)檔案整理歸檔情況等；③歸檔可采用以下方法排列： 文件目錄的內(nèi)容包括：件號(hào)、責(zé)

①按不同事由形成時(shí)間的先任者、文號(hào)、題名日期、頁(yè)數(shù)、后排列，所謂事由的形成時(shí)間，備注。

即事由的辦結(jié)時(shí)間，這種方法只

編制歸檔文件目錄的填寫(xiě)要要求將不同事由的文件，按其辦求：① 件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)；②結(jié)時(shí)間的先后順序排列就可以責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，了，而不考慮其他因素。這種方就是發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；③文號(hào)：法比較容易掌握，一般適用于“隨發(fā)文字號(hào)；④題目：文件標(biāo)題；⑤辦隨歸”的機(jī)關(guān)。日期：文件的形成時(shí)間；⑥頁(yè)數(shù)：

②按事由的重要程度排列。將以件為單位填寫(xiě)總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)主要職能或重要活動(dòng)形成的文件計(jì)和核對(duì)；⑦備注：用于填寫(xiě)歸檔材料排在前面，其他工作形成的文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，包文件材料排在后面，或?qū)⒕C合性括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)工作的文件排在前面，具體業(yè)務(wù)毀等。

工作的文件排在后面。會(huì)議文件

6、裝盒—指將歸檔文件按室可將會(huì)議通知、開(kāi)幕詞、閉幕詞，編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)工作報(bào)告、代表提案，大會(huì)決定檔案盒封面、盒脊及備考表等工等重要文件排在前面，其他文件作內(nèi)容。排在后面。綜合性文件可將計(jì)劃、①檔案盒封面：全宗號(hào)、、總結(jié)、規(guī)章、領(lǐng)導(dǎo)講話等排在前保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、盒面，其他材料排在后面。號(hào)（3）對(duì)具有保存價(jià)值，但因故沒(méi)

②盒脊：全宗號(hào)、、保管有及時(shí)歸檔的零散文件，其排列期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、盒號(hào) 方法是：可將零散文件排列在相

③備考表：盒內(nèi)文件情況說(shuō)應(yīng)類(lèi)別歸檔文件的最后或與相關(guān)明、整理人、檢查人、日期（隨的某件歸檔文件裝成一件，然后文件裝盒）

在歸檔文件目錄備注欄或備考表

裝盒要求：應(yīng)按分類(lèi)方法，中加以說(shuō)明。不過(guò)這種情況在實(shí)將不同類(lèi)別的歸檔文件按件號(hào)順際整理工作中應(yīng)當(dāng)盡力避免。序分別裝入檔案盒中。不同形成4.編號(hào)。歸檔文件的編號(hào)，是、不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)指將歸檔文件在全宗中的位置符（問(wèn)題）形成的歸檔文件不應(yīng)放號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并以歸檔章的形式入同一個(gè)檔案盒中。

在歸檔文件上注明。其目的是記

四、公文歸檔機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)錄和反映分類(lèi)排列這些系統(tǒng)化工或業(yè)務(wù)部門(mén)將歸檔文件整理裝盒作的成果。通過(guò)編號(hào)，使歸檔文后，逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中件在全宗中的位置固定下來(lái)，為保管，稱為“歸檔”。文件材料整理后續(xù)的編目工作以及日常管理和歸檔，能保證本機(jī)關(guān)檔案齊全完查找利用工作提供便利。《規(guī)則》整，便于查找利用，又可為黨和指出：“歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和國(guó)家積累檔案財(cái)富。排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)

1、公文歸檔制度

上端的空白位置加蓋歸檔章并填

①歸檔范圍—機(jī)關(guān)工作活動(dòng)寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章應(yīng)設(shè)置全宗中形成的具有保存價(jià)值的文件材號(hào)、、保管期限、件號(hào)等必料，經(jīng)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)整理、備項(xiàng)，并可以設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）立卷后，應(yīng)定期向檔案部門(mén)歸檔。等選擇項(xiàng)”。②歸檔時(shí)限—文件材料整理好后

（1）歸檔章的式樣如下： 歸檔時(shí)限在第二年的上半年。

×××歸 檔

③★文件歸檔要求：（1）應(yīng)歸章 檔的文件材料齊全、完整；（2）全宗號(hào)

年

度

機(jī)文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合構(gòu)

（問(wèn)題）保管期限

并整理、立卷；（3）歸檔的文件件號(hào) 材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)

室系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和編

館編 利用。

（2）歸檔章：全宗號(hào)、、2、歸檔文件的交接手續(xù)完成保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（承辦機(jī)后，機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)就完成了上一關(guān)）、問(wèn)題 年的文書(shū)工作，歸檔文件被機(jī)關(guān)

（3）★簡(jiǎn)述加蓋歸檔章的具檔案部門(mén)接收后凡進(jìn)入了檔案管體要求：1）歸檔章應(yīng)加蓋在歸檔理階段。

文件首頁(yè)上端的空白位置，加蓋

件內(nèi)文件排列方法：1）正本歸檔章不應(yīng)壓蓋文件字跡，不應(yīng)在前，定稿在后；2）正文在前，與批示文字或收文章等重疊。2）附件在后；3）原件在前，復(fù)制件填寫(xiě)歸檔章項(xiàng)目應(yīng)使用用碳素墨在后；4）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文水等符合檔案保護(hù)要求的字跡材在后；5）回復(fù)性文件在前，報(bào)請(qǐng)料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純性文件在后；6）結(jié)論性材料在前，藍(lán)墨水等不耐久的書(shū)寫(xiě)材料進(jìn)行依據(jù)性材料在后；7）不同文字文填寫(xiě)，有條件的單位，還可將本件無(wú)特殊規(guī)定的，漢文本在前，單位的全宗號(hào)、保管期限刻在歸少數(shù)民族文本在后，中文在前外檔章上。文在后。

5、編目—指編制歸檔文件目 錄，是歸檔文件整理工作的重要

內(nèi)容之一。

（一個(gè)裝訂成一本，目錄一

第三篇：公文寫(xiě)作與處理

公文寫(xiě)作與處理 公文寫(xiě)作與處理練習(xí)題1

一、單項(xiàng)選擇題

1.制發(fā)公文的目的和要求，一般是由（）確定的。

A.撰寫(xiě)者本人或團(tuán)體

B.機(jī)關(guān)黨政負(fù)責(zé)人

C.行文對(duì)象及行文內(nèi)容

D.作者的上級(jí)機(jī)關(guān)

2.公文對(duì)結(jié)構(gòu)的要求是（）。

A.完整

B.生動(dòng)

C.突出

D.簡(jiǎn)明

3.以強(qiáng)制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章同于（）。

A.規(guī)范性文件

B.領(lǐng)指導(dǎo)性文件

C.呈請(qǐng)性文件

D.證明性文件

4.內(nèi)容重要并緊急需要打破常規(guī)優(yōu)先傳遞處理的文件，叫作（）。

A.平件

B.加急件

C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志的稿本稱作（）。

A.草稿

B.定稿

C.正本

D.副本

6.為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間應(yīng)基本采取（）。

A.逐級(jí)行文

B.多級(jí)行文

C.越級(jí)行文

D.直接行文

7.下面公文寫(xiě)作中，語(yǔ)句符合規(guī)范的是（）。

A.該卷煙廠全體職工同心協(xié)力，奮發(fā)自強(qiáng)，在上半年不到三個(gè)月時(shí)間里，就創(chuàng)造出產(chǎn)值比去年同期增長(zhǎng) 200%的奇跡

B.我們一定要采取措施，盡可能節(jié)省不必要的開(kāi)支和浪費(fèi)

C.目前有關(guān)部門(mén)已對(duì)議報(bào)作出停刊整頓并令其主要負(fù)責(zé)人深刻檢查等等紀(jì)律處分的處理

D.一艘在巴拿馬注冊(cè)的名為“協(xié)友”的貨輪9月9日1時(shí)30分在斯里蘭卡東部亭可馬里突然遭到泰米爾“猛虎”組織襲擊而失事，五名船員失蹤

8.“由于我們沒(méi)有建立健全安全保衛(wèi)制度，結(jié)果給流氓、慣偷、壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機(jī)”這句公文用語(yǔ)顯然是不規(guī)范的，其不正確的原因是（）。

A.含義不明確不清晰，讓人產(chǎn)生歧義

B.句子成分搭配不當(dāng)

C.語(yǔ)序安排欠妥當(dāng)

D.不合乎事理

9.下面幾種說(shuō)法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語(yǔ)序時(shí)，當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動(dòng)作、行為構(gòu)成的活動(dòng)過(guò)程時(shí)，一般應(yīng)按時(shí)間發(fā)展順序排列

B.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄進(jìn)機(jī)關(guān)，由抄送機(jī)關(guān)答復(fù)

C.有些公文的主題，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人授意而直接表達(dá)，有些公文的主題，則需在調(diào)查研究的過(guò)程中，隨著對(duì)客觀實(shí)際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確

D.公文中的疑問(wèn)語(yǔ)氣一般較少使用語(yǔ)氣“啊”“呢”“吧”等，“嗎”也展可能不用或少用

10.調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)是（）。

A.具有明確的針對(duì)性

B.具有法定的權(quán)威性和執(zhí)行性 C.作者廣泛

D.根據(jù)調(diào)查研究成果寫(xiě)成的用于揭示事物真象與規(guī)律的報(bào)告

11.關(guān)于答復(fù)詢問(wèn)的報(bào)告，敘述錯(cuò)誤的是（）。

A.用語(yǔ)簡(jiǎn)明，得體，分寸適宜

B.可夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)

C.是下級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)的文種

D.內(nèi)容準(zhǔn)確真實(shí)，實(shí)事求是地向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作認(rèn)真負(fù)責(zé)的報(bào)告

12.函靈活簡(jiǎn)便，可廣泛應(yīng)用于公務(wù)聯(lián)系的各個(gè)領(lǐng)域，以下事項(xiàng)不適宜使用函件這一形式的有（）。A.北京市人民政府就X X發(fā)電廠建設(shè)問(wèn)題向國(guó)家計(jì)委申請(qǐng)

B.上海市浦東新區(qū)人民政府就浦東新區(qū)的道路規(guī)劃問(wèn)題向上海市交通廳詢問(wèn)

C.上海市公安廳就打擊車(chē)匪路霸問(wèn)題向華東六省的公安廳提出建議

D.國(guó)務(wù)院、中央軍委就軍隊(duì)營(yíng)區(qū)外義務(wù)植樹(shù)進(jìn)行指示

13.以下有關(guān)公文的說(shuō)法錯(cuò)誤的有（）。

A.公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞

B.通用公文，文稱行政公文，指各類(lèi)機(jī)關(guān)普遍使用的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、函等

C.通知的作者廣泛，不受機(jī)關(guān)性質(zhì)與級(jí)別層次的限制

D.函為不相隸屬機(jī)關(guān)間相互往來(lái)的正式公文，對(duì)受文者的行為沒(méi)有強(qiáng)制性影響

14.會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議文件的一種，以下關(guān)于會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題說(shuō)法正確的是（）。

A.標(biāo)題需寫(xiě)明會(huì)議名稱與文種

B.標(biāo)題須寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種

C.標(biāo)題需寫(xiě)明會(huì)議名稱、事由、文種

D.可以采用一般文章標(biāo)題的形式在標(biāo)題中簡(jiǎn)要明確地揭示中心思想

15.立卷的文件是已經(jīng)辦理完畢的；立卷的作用主要是為了（）。

A.反映本機(jī)關(guān)的活動(dòng)

B.便于檢索和管理

C.便于映證機(jī)關(guān)工作的歷史

D.便于研究有關(guān)問(wèn)題

16.公文立卷的具體方法很多，但其本質(zhì)都是（）。

A.一案一卷，一會(huì)一卷

B.同人同事立一卷

C.統(tǒng)計(jì)表、報(bào)表合卷

D.把握文件的特

17.編目是對(duì)組合之后的文件加以系統(tǒng)排列并編列出（）。

A.卷內(nèi)文件次號(hào)

B.卷內(nèi)文件目錄

C.編制立卷目

D.立卷計(jì)劃和案卷目錄

二、多項(xiàng)選擇題

1.公文提綱的內(nèi)容包括（）。

A.公文標(biāo)題

B.公文開(kāi)頭

C.表述層次及論點(diǎn)、論據(jù)、字?jǐn)?shù)安排

D.結(jié)尾

2.下面說(shuō)法錯(cuò)誤的有（）。

A.蓋印應(yīng)端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期。

B.一件聯(lián)合發(fā)文，可有數(shù)個(gè)發(fā)文號(hào)

C.聯(lián)合行文的成文日期以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

D.公文中的附注一般標(biāo)注于主題詞下方。

E.題注一般用圓括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方。

3.具備法定效力的公文稿本有（）。

A.副本

B.草稿

C.定稿

D.試行本

E.暫行本

4.選定公文種類(lèi)主要的原則方法是（）。

A.考慮行文的具體需要

B.考慮本單位的權(quán)限

C.考慮公文撰擬者的寫(xiě)作水平 D.考慮行文走向

5.國(guó)家對(duì)公文的格式有具體的要求其特點(diǎn)有（）。

A.結(jié)構(gòu)完整（來(lái)源：公選考試網(wǎng)）

B.規(guī)范性

C.相對(duì)確定性

D.靈活性

6.規(guī)定公文的統(tǒng)一規(guī)范格式，其目的在于（）

A.維護(hù)公文的嚴(yán)肅性

B.維護(hù)公文的有效性

C.維護(hù)公文的權(quán)威性

D.維護(hù)公文的準(zhǔn)確性

7.主送機(jī)關(guān)有以下幾種（）。

A.上級(jí)機(jī)關(guān)

B.下級(jí)機(jī)關(guān)

C.平行機(jī)關(guān)

D.不相隸屬機(jī)關(guān)

8.通報(bào)有以下特點(diǎn)（）。

A.具有較強(qiáng)的時(shí)效性

B.讓事實(shí)和數(shù)據(jù)說(shuō)話，而不過(guò)多地闡發(fā)和論證道理

C.具有教育性質(zhì)，主要起宣傳教育、溝通情況和交流經(jīng)驗(yàn)的作用

D.內(nèi)容單純，行文簡(jiǎn)便

9.通報(bào)按其內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為（）。

A.表彰性通報(bào)

B.批評(píng)性通報(bào)

C.指示性通報(bào)

D.情況通報(bào)

10.通報(bào)的總體結(jié)構(gòu)包括（）。

A.標(biāo)題

B.主送機(jī)關(guān)

C.正文

D.通報(bào)的日期

11.通報(bào)與通知的區(qū)別是（）。A.通報(bào)用來(lái)傳達(dá)重要精神或情況

B.通報(bào)的事例典型，情況重要，具有較大影響

C.通報(bào)的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執(zhí)行 D.通知有主送機(jī)關(guān)通報(bào)沒(méi)有主送機(jī)關(guān)

12.批復(fù)具有以下特點(diǎn)（）。

A.權(quán)威性

B.針對(duì)性

C.被動(dòng)性

D.公開(kāi)性

13.下列有關(guān)說(shuō)法，能用來(lái)說(shuō)明批復(fù)有明確針對(duì)性的是（）。

A.批復(fù)只印發(fā)給申報(bào)請(qǐng)示的單位及有關(guān)單位

B.批復(fù)的內(nèi)容只答復(fù)請(qǐng)示的具體事項(xiàng)

C.批復(fù)的內(nèi)容應(yīng)予認(rèn)真遵守與執(zhí)行

D.批復(fù)的開(kāi)頭和結(jié)尾要與請(qǐng)示的標(biāo)題與發(fā)文字號(hào)相互照應(yīng)

14.批復(fù)在制發(fā)前需進(jìn)行認(rèn)真的調(diào)查，調(diào)查的內(nèi)容包括（）

A.查閱有關(guān)的規(guī)定和指示

B.調(diào)閱前案處理的材料

C.與內(nèi)容涉及到的有關(guān)部門(mén)協(xié)商

D.調(diào)查研究請(qǐng)示的理由、事項(xiàng)與具體要求

15.下列各具體事項(xiàng)可以使用請(qǐng)示這一文種的有（）。

A.請(qǐng)求協(xié)調(diào)與幫助解決本機(jī)關(guān)無(wú)法解決的困難與問(wèn)題

B.請(qǐng)求審核批準(zhǔn)或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)、規(guī)章或決定、報(bào)告等。

C.請(qǐng)求協(xié)調(diào)與解決本機(jī)關(guān)無(wú)法解決的困難和問(wèn)題

D.根據(jù)規(guī)定必須履行審批程序的事項(xiàng)

16.請(qǐng)示的主送對(duì)象可以是（）

A.有商洽必要的平行機(jī)關(guān)

B.需請(qǐng)求其批準(zhǔn)的不相隸屬機(jī)關(guān)

C.直屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)

D.上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)

17.下列有關(guān)說(shuō)法正確的是（）。

A.各機(jī)關(guān)對(duì)于自己無(wú)權(quán)決定或難以處理的問(wèn)題均應(yīng)制發(fā)請(qǐng)示公文

B.請(qǐng)示這類(lèi)公文要求上級(jí)回復(fù)，故應(yīng)與工作報(bào)告相區(qū)別

C.某機(jī)關(guān)對(duì)于后勤的安排，因幾位領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)不一致，此時(shí)應(yīng)該制發(fā)請(qǐng)示

D.請(qǐng)示不能使用議論的表達(dá)方式

18.分辦的主要依據(jù)是文件的性質(zhì)、重要程度、（）等。

A.涉密程度

B.緩急時(shí)限要求

C.內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍

D.黨和政府的方針政策

19.簽收文件的工作由（）完成。

A.專(zhuān)職外收發(fā)人員

B.兼職外收發(fā)人員

C．通訊人員

D.各機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人

三、不定項(xiàng)選擇題

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本

B.試行本

C.暫行本

D.修訂本

2.用于對(duì)某一項(xiàng)行政工作作比較具體規(guī)定的規(guī)范性文件，稱作（）。

A.條例

B.規(guī)定

C.辦法

D.決定

3.用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，稱為（）。來(lái)源：公選考試網(wǎng)

A.命令

B.指示

C.批復(fù)

D.通知

4.公文中的詞語(yǔ)應(yīng)（）。

A.含義確切

B.韻味無(wú)窮

C.可圈可點(diǎn)

D.包彩豐富

5.下面說(shuō)法正確的有（）。

A.黨政機(jī)關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)布文件

B.行政機(jī)關(guān)可直接向黨的組織發(fā)布指令性文件

C.行政機(jī)關(guān)可直接向黨的組織匯報(bào)工作

D.黨政機(jī)關(guān)盡可能地增加聯(lián)合發(fā)文

6.公文詞語(yǔ)要求（）。

A.選擇最貼切，最能表情達(dá)意的B.盡量使用同音調(diào)

C.使用口語(yǔ)詞、歇后語(yǔ)，諺語(yǔ)

D.為反復(fù)強(qiáng)調(diào)、突出重點(diǎn)，大量用同意詞

E.使文章新穎，可用方言詞匯

7.維護(hù)公文的簡(jiǎn)明性易出的問(wèn)題是（）。

A.贅言泛濫，大量重復(fù)

B.語(yǔ)言含混、語(yǔ)義多歧

C.歸類(lèi)不準(zhǔn)、文不對(duì)題

D.主題不明、離題萬(wàn)里

E.內(nèi)容不全，掛一漏萬(wàn)

8.維護(hù)文件的高度嚴(yán)密性是指（）。

A.公文的保密性

B.公文語(yǔ)言結(jié)構(gòu)的嚴(yán)密

C.公文行文程序的嚴(yán)密

D.施行辦法的嚴(yán)密

9.承辦公文工作的依據(jù)主要是（）。

A.有關(guān)法律、法規(guī)、制度

B.一部分群眾的要求

C.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做出的批示

D.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)傳授的意圖 參考答案

一、單項(xiàng)選擇題

1.C 2.A 3.A 4.D 5.C 6.A 7.A 8.D 9.B 10.D 11.B 12.D 13.D 14.A 15.B 16.D 17.B

二、多項(xiàng)選擇題

1.ABC 2.ABD 3.ACDE 4.ABD 5.ABC 6.ACD 7.ABC 8.ABC 9.ABD 10.AC 11.BC 12.ABC 13.AB 14.ACD 15.ABD 16.CD 17.ABD 18.ABC 19.ABC

三、不定項(xiàng)選擇題

1.ABCD 2.C 3.B 4.A 6.A 7.AE 8.B 9.ACD 公開(kāi)選拔考試《公文寫(xiě)作與處理》練習(xí)題2

一、單項(xiàng)選擇題（本大題共30小題，每小題1分，共30分）

在每小題列出的四個(gè)選項(xiàng)中只有一個(gè)選項(xiàng)是符合題目要求的，請(qǐng)將正確選項(xiàng)前的字母填在題后的括號(hào)內(nèi)。

1.向同級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)使用的文種是____.A.請(qǐng)示

B.報(bào)告

C.議案

D.公函

2.簽署是指____.A.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在定稿上親筆簽名

B.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本上親筆簽名

C.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)收文的辦理簽注批示意見(jiàn)

D.文件的承辦人在文件處理單上親筆簽名

3.主送機(jī)關(guān)指____.A.收文機(jī)關(guān)

B.辦理或答復(fù)收文的機(jī)關(guān)

C.需要了解收文內(nèi)容的機(jī)關(guān)

D.必須送達(dá)的機(jī)關(guān)

4.擬辦，指____.A.擬稿

B.對(duì)發(fā)文審核把關(guān)

C.對(duì)來(lái)文辦理做出批示

D.對(duì)來(lái)文辦理提出建議性意見(jiàn)

5.用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況的是______.A.卷末備考表

B.文件分類(lèi)表

C.卷內(nèi)文件目錄

D.案卷目錄

6.撰寫(xiě)請(qǐng)示，要求_____.A.主送一個(gè)主管的上級(jí)機(jī)關(guān)

B.主送上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人

C.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)主送兩個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)

D.主送主管的與有關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)

7.撰寫(xiě)批復(fù)，開(kāi)頭應(yīng)寫(xiě)明_____.A.上級(jí)機(jī)關(guān)的指示

B.國(guó)家的有關(guān)法規(guī)

C.下級(jí)機(jī)關(guān)的工作情況

D.所針對(duì)的請(qǐng)示的日期與標(biāo)題

8.一般文件的成文日期，指_____.A.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期

B.文件用印日期

C.文件發(fā)出日期

D.領(lǐng)導(dǎo)人簽署文件正本日期

9.聯(lián)合行文的作者，應(yīng)為_(kāi)_____.A.具有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)

B.同級(jí)或級(jí)別相近的機(jī)關(guān)

C.同一組織系統(tǒng)中的上下級(jí)機(jī)關(guān)

D.具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)

10.轉(zhuǎn)發(fā)與批轉(zhuǎn)公文時(shí)用______.A.通報(bào)

B.通知

C.公函

D.批復(fù)

11.發(fā)文字號(hào)是指 A.文件代號(hào)

B.機(jī)關(guān)代字

C.發(fā)文

D.發(fā)文順序號(hào)

12.注辦是指_____.A.對(duì)來(lái)文進(jìn)行分送

B.對(duì)來(lái)文辦理提出初步方案或建議

C.對(duì)來(lái)文閱讀、執(zhí)行與辦復(fù)

D.對(duì)來(lái)文辦畢簽注承辦經(jīng)過(guò)和結(jié)果

13.______文件，不能用簽發(fā)形式生效。

A.指導(dǎo)類(lèi)

B.會(huì)議類(lèi)

C.報(bào)請(qǐng)類(lèi)

D.知照類(lèi)

14.清退指將辦完清理出的文書(shū)交給_______.A.發(fā)文機(jī)關(guān)或指定的專(zhuān)門(mén)部門(mén)

B.檔案部門(mén)

C.文件銷(xiāo)毀部門(mén)

D.秘書(shū)部門(mén)

15.簽署是指_____.A.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文定稿上親筆簽名

B.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本上親筆簽名

C.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在收文的辦理簽注上批示意見(jiàn)

D.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人文件處理單上簽親筆簽名

16.以機(jī)關(guān)名義對(duì)外簽發(fā)公文，必須遵循_____.A.集體會(huì)商的原則

B.先核后簽的原則

C.正職簽發(fā)的原則

D.規(guī)范簽發(fā)的原則

17.蓋印章時(shí)，應(yīng)做到_____.A.上壓正文，下不壓成文日期

B.既壓正文，又壓成文日期

C.上不壓正文，下壓成文日期

D.上不壓正文，下不壓成文日期

18.注發(fā)是指_____.A.在定稿上注明辦理情況

B.在定稿上批注繕印要求

C.在定稿上批注發(fā)文要求

D.在定稿上落款處簽署

19.最有效的催辦方式是_____.A.電話催辦

B.文字催辦

C.登門(mén)催辦

D.會(huì)議催辦

20.立卷是指_____.A.將辦理完畢文件進(jìn)行整理

B.將辦理完畢文件組成案卷

C.將辦理完畢文件組成組合體

D.將辦理完畢文件進(jìn)行編目

21.國(guó)家主席依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)用_____.A.令

B.決定

C.通知

D.公告

22.國(guó)家主席依照有關(guān)法律宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施應(yīng)當(dāng)用_____.A.令

B.決定

C.通知

D.公告

23.國(guó)家主席依照有關(guān)法律嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員應(yīng)當(dāng)用_____.A.令

B.決定

C.通知

D.公告

24.根據(jù)《辦法》，“議案”的作者指_____.A.各級(jí)人民政府

B.各級(jí)人民代會(huì)大會(huì)代表

C.群眾

D.國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人

25.下列哪個(gè)事由，根據(jù)《辦法》，不可以使用“決定” _____.A.關(guān)于嚴(yán)懲嚴(yán)重破壞社會(huì)治安的犯罪分子的工作安排

B.關(guān)于大興安嶺森林特大火災(zāi)事故的處理

C.關(guān)于授予×××全國(guó)勞動(dòng)模范的稱號(hào)的嘉獎(jiǎng)

D.關(guān)于在太平洋×地區(qū)試驗(yàn)運(yùn)載火箭使過(guò)往船只周知

26.“公告”根據(jù)《辦法》適用于_____.A.向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)

B.公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)

C.對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排

D.宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施

27.“通告”根據(jù)《辦法》適用于_____.A.向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)

B.公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)

C.對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排

D.宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施

28.傳達(dá)有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，使用_____.A.公告

B.通告

C.通知

D.通報(bào)

29.轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，使用_____.A.決定

B.通告

C.通知

D.通報(bào)

30.傳達(dá)重要精神或者情況，使用_____.A.決定

B.通告

C.通知

D.通報(bào)

二、多項(xiàng)選擇題（本大題共10小題，每小題2分，共20分）

在每小題列出的五個(gè)選項(xiàng)中有二至五個(gè)選項(xiàng)是符合題目要求的，請(qǐng)將正確選項(xiàng)前的字母填在題后的括號(hào)內(nèi)。多選、少選、錯(cuò)選均無(wú)分。

31.向不相隸屬的機(jī)關(guān)發(fā)文請(qǐng)求事項(xiàng)，不能用___________.A.請(qǐng)示

B.報(bào)告

C.公函

D.通知

E.通報(bào)

32.收文的辦理包括的環(huán)節(jié)有___________.A.擬辦

B.批辦

C.承辦

D.注辦

E.催辦

33.不需要立卷的范圍是___________.A.重份文件

B.無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件

C.未經(jīng)審閱簽發(fā)的不生效文件和一般修改稿

D.與本單位工作無(wú)關(guān)的參考文件

E.無(wú)保存價(jià)值的人民來(lái)信和無(wú)特殊保存價(jià)值的信封

34.“有關(guān)××機(jī)床廠第七屆職代會(huì)的通知、報(bào)告和決議”不是按照____特征組卷的。A.作者

B.問(wèn)題

C.時(shí)間

D.文種

E.通訊者

35.《××省衛(wèi)生系統(tǒng)1999年工作總結(jié)》_____.A.文件式標(biāo)題

B.文章式標(biāo)題

C.雙標(biāo)題

D.單標(biāo)題

36.總結(jié)的文章式標(biāo)題，可以是_____.A.概括主要內(nèi)容

B.概括基本觀點(diǎn)

C.時(shí)限和內(nèi)容

D.單位名稱

37.述職報(bào)告的結(jié)尾的內(nèi)容一般包括_____.A.自我批評(píng)

B.努力方向

C.表示決心

D.總結(jié)工作

38.常用的調(diào)查報(bào)告有_____.A.經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告

B.情況調(diào)查報(bào)告

C.問(wèn)題調(diào)查報(bào)告

D.專(zhuān)題調(diào)查報(bào)告

39.不適用于按文件名稱立卷的有_____.A.司法文件

B.人事文件

C.教學(xué)文件

D.統(tǒng)計(jì)文件

E.會(huì)計(jì)文件

40.不能作為批復(fù)結(jié)束語(yǔ)的是_____.A.上述批復(fù)如無(wú)不妥，請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行

B.上述批復(fù)如有不妥，請(qǐng)予回函。

C.特此批復(fù)。

D.此致敬禮。

E.此復(fù)在執(zhí)行中若有新問(wèn)題，必須立即上報(bào)。

答案 D 2 B 3 B 4 D 5 A 6 A 7 D 8 A 9 B 10 B A 12 D 13 B 14 A 15 B 16 B 17 C 18 B 19 C 20 B 21 A 22 A 23 A 24 A 25 D 26 A 27 B 28 C 29 C 30 D

ABDE 32 ABCDE 33 ABCDE 34 CDE 35 AD 36 AB 37 ABC 38 ABC 39 ABC 40 ABD 機(jī)關(guān)法定公文的擬寫(xiě)：命令的類(lèi)型

命令（令）有多種類(lèi)型，根據(jù)它的使用范圍和作用，可分為公布令、行政令、任免令、嘉獎(jiǎng)令，懲戒令以及動(dòng)員令、戒嚴(yán)令、特赦令等。

1、公布令。公布令也稱作發(fā)布令、頒布令。它是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和有關(guān)部門(mén)用來(lái)公布法律、發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章的命令。它一經(jīng)發(fā)布，就要求全體公民、有關(guān)單位和人員無(wú)條件地遵照?qǐng)?zhí)行，具有極強(qiáng)的規(guī)定性和支配力，不容違抗和抵制。這類(lèi)命令之后，隨著就附上法律、法規(guī)和規(guī)章的全文，即“令出法隨”，公布令也就成了這些法規(guī)文件的運(yùn)行載體，是一種載體性公文。

例如：

中華人民共和國(guó)主席令

第七十三號(hào)

《中華人民共和國(guó)老年人權(quán)益保障法》已由中華人民共和國(guó)第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十一次會(huì)議于1996年8月29日通過(guò)，現(xiàn)予公布，自1996年10月1日起施行。

中華人民共和國(guó)主席 江澤民

1996年8月29日

2、行政令。行政令是國(guó)務(wù)院及其各部門(mén)、縣以上地方各級(jí)人民政府宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施時(shí)發(fā)布的命令。

3、嘉獎(jiǎng)令。嘉獎(jiǎng)令是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人為嘉獎(jiǎng)有關(guān)人員或有功集體而發(fā)布的命令。嘉獎(jiǎng)令正文一般由嘉獎(jiǎng)原因、嘉獎(jiǎng)內(nèi)容和嘉獎(jiǎng)希望構(gòu)成，具有極強(qiáng)的號(hào)召力。

由于命令（令）是極具莊重性的公文名稱，懲戒令一般很少使用。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)人員的懲戒往往使用通報(bào)或決定等文種行文。

以上所述是命令（令）的主要種類(lèi)，此外，還有動(dòng)員令、戒嚴(yán)令、特赦令等。

機(jī)關(guān)法定公文的擬寫(xiě)：命令的特點(diǎn)

由于命令（令）是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)依照有關(guān)法律發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施等重要事項(xiàng)時(shí)使用的公文，它直接體現(xiàn)了國(guó)家或某級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意志，集中反映了國(guó)家或某級(jí)行政機(jī)關(guān)在某個(gè)方面政策要求。在發(fā)令機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍內(nèi)，命令起著對(duì)有關(guān)工作實(shí)行強(qiáng)制干預(yù)和約束、強(qiáng)行統(tǒng)一思想和行動(dòng)的作用。它具有以下三個(gè)特點(diǎn)：

1、強(qiáng)制性。命令（令）一經(jīng)發(fā)布，有關(guān)的下級(jí)機(jī)關(guān)或人員必須無(wú)條件地執(zhí)行和服從，不能討價(jià)還價(jià)。玩忽職守，延誤或干擾命令的執(zhí)行，都會(huì)受到嚴(yán)肅的處理；有意違抗，拒不執(zhí)行，必將受到嚴(yán)厲的懲罰。

2、權(quán)威性。命令（令）作為指揮性下行公文，具有行政公文的權(quán)威性和約束力。雖不是法律、法規(guī)本身，但它可以確定法律、法規(guī)的生效日期、施行范圍等。這都具有法律的效力和法規(guī)的約束作用。

3、嚴(yán)肅性。命令（令）的強(qiáng)制性、權(quán)威性和不可逆轉(zhuǎn)性要求制發(fā)命令的機(jī)關(guān)必須極其慎重。人們常說(shuō)“軍令如山倒”，令出就不可收回了。在使用這一公文時(shí)，必須嚴(yán)肅對(duì)待，既不能隨意發(fā)布，更不能朝令夕改。行文要求使用指揮性語(yǔ)言、態(tài)度嚴(yán)肅、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確，語(yǔ)氣堅(jiān)決肯定，不允許任意更改和變通

機(jī)關(guān)法定公文的擬寫(xiě)：命令的寫(xiě)作

命令（令）這一文種，一般內(nèi)容單一，一事一文，篇幅較短，有的僅一兩句話，有的篇段合一，一貫到底。不論何種類(lèi)型的命令（令），總的要求是行文簡(jiǎn)短扼要，文風(fēng)莊重嚴(yán)肅，語(yǔ)氣堅(jiān)決有力。

命令（令）的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文、領(lǐng)導(dǎo)人簽署和日期組成。不同類(lèi)型的命令（令）的寫(xiě)作又有各自的具體要求，分述于下：

1、公布令

公布令的標(biāo)題一般由兩個(gè)部分構(gòu)成，即由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)名稱加文種組成，如《中華人民共和國(guó)主席》、《中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令》。標(biāo)題下面是令的編號(hào)，如第一號(hào)、第二號(hào)。公布令的編號(hào)與一般公文按編順序號(hào)的方法不同，它是發(fā)令機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在任職期間行使職權(quán)時(shí)編的流水號(hào)，順序延至任職期滿為止，下任另行編號(hào)。

公布令的正文很短，一般只有一兩句話，說(shuō)明公布的法規(guī)名稱，通過(guò)、批準(zhǔn)的機(jī)關(guān)或會(huì)議名稱，通過(guò)、批準(zhǔn)的時(shí)間以及生效的日期。隨后是發(fā)令機(jī)關(guān)全稱、領(lǐng)導(dǎo)人簽署和日期。公布令同它所公布的法規(guī)或規(guī)章一起組成一分完整的公文。

2、行政令

行政令的標(biāo)題同一般的公文標(biāo)題一樣，由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)行新版人民幣的命令》。行政令的正文一般包括命令原由、命令事項(xiàng)和執(zhí)行要求三個(gè)部分。

行政令的原由要準(zhǔn)確簡(jiǎn)煉。原由是發(fā)布命令的依據(jù)，其任務(wù)在于充分說(shuō)明發(fā)布命令的理由，使受令者確信命令的合理性、必要性和重要性，但又不能作過(guò)多的鋪陳，一般只用一段簡(jiǎn)短的話概括出來(lái)就行了。如上例《國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)行新版人民幣的命令》用一句話說(shuō)明發(fā)行新版人民幣的原由：“為了適應(yīng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)

展的需要，進(jìn)一步健全我國(guó)貨幣制度，方便流通使用和交易核算，現(xiàn)決定……”一是“適應(yīng)”，二是“健全”，三是“方便”語(yǔ)句簡(jiǎn)潔、理由充分、表述準(zhǔn)確，使人一看就覺(jué)得新版人民幣的發(fā)行事關(guān)重大，確有必要，這就為下達(dá)命令事項(xiàng)做了充分的鋪墊。

命令事項(xiàng)是行政令的主體部分。必須具體、明確地寫(xiě)清楚本命令所要采取的措施，使受令者明白無(wú)誤地知道應(yīng)該怎幺做，不應(yīng)該怎樣做。有的分條列項(xiàng)提出具體要求，如上例命令，一共有五條，其中1、2、3、4條指明了新版人民幣的發(fā)行機(jī)構(gòu)、面額、比值、流通要求及發(fā)行時(shí)間，非常具體、明確，一目了然。

執(zhí)行要求是行政令正文的結(jié)尾部分。內(nèi)容一般是對(duì)受令者提出要求或囑咐，或明確指明獎(jiǎng)懲措施。這一部分應(yīng)與前兩個(gè)部分緊密聯(lián)系，一氣貫通，引起受令者的高度重視，以利于命令的執(zhí)行。

總之，命令（令）的寫(xiě)作要求做到：內(nèi)容實(shí)在，中心突出；結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，篇幅簡(jiǎn)短：簡(jiǎn)約明了，文字精當(dāng)；語(yǔ)氣堅(jiān)定，風(fēng)格莊重

機(jī)關(guān)法定公文的擬寫(xiě)：命令概述

命令（令），是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的重要的指揮性公文。

《辦法》規(guī)定：“命令（令）適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。”

“命令”這一文種是從我國(guó)古代的“命”和“令”發(fā)展而來(lái)的。夏、商、周三代就有“命”這一公文名稱，主要用來(lái)賜官授胤，又兼作“誥”、“誓”用。《尚書(shū)·商書(shū)·說(shuō)命》：“王言惟作命。”“令”的出現(xiàn)稍后，有命始有令，有奉命而行之意。《尚書(shū)·商書(shū)·說(shuō)命》有“發(fā)號(hào)施令，罔有不臧”之說(shuō)；戰(zhàn)國(guó)時(shí)，秦孝公曾經(jīng)兩次頒布《變法令》，說(shuō)明“令”已經(jīng)作為正式公文文種使用了。秦始皇統(tǒng)一六國(guó)以后，改“命”為“制”，“令”為“詔”。此后，歷代封建統(tǒng)治者用“制”、“詔”、“策”、“敕”、“諭”、“旨”等文種來(lái)制發(fā)國(guó)家最高機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布皇帝的旨意。南京臨時(shí)政府時(shí)期，內(nèi)務(wù)部頒行新的《公文程序》，廢除“制”、“詔”等舊文種，規(guī)定凡中央或地方機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文一律用“令”。1931年瑞金中央工農(nóng)心政府發(fā)布的《蘇維埃地方政府暫行組織條例》中，就有了“命令”這一文種。中華人民共和國(guó)成立之后，仍沿用“命令”和“令”。1951年9月，中央人民政府政務(wù)院在《公文處理暫行辦法》中，將“命令”列為正式文種。1957年10月，國(guó)務(wù)院秘書(shū)廳在《關(guān)于對(duì)公文名稱和體式樣問(wèn)題的幾點(diǎn)意見(jiàn)（稿）》中，又把命令和令分為兩個(gè)文種。

命令和令分為兩個(gè)文種，在使用上很難區(qū)分。實(shí)際上，“命令”是古代公文“命和”“令”的合稱。許慎《說(shuō)文》：“命，使也。”劉勰《文心雕龍》：“令者，使也。”說(shuō)明命和令的作用實(shí)際上是一樣的，屬于一個(gè)文種。命令是命和令的合稱，令則是命令的簡(jiǎn)稱。

誰(shuí)有權(quán)發(fā)布命令（令）呢？根據(jù)我國(guó)《憲法》的有關(guān)規(guī)定，中華人民共和國(guó)主席、國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院各部和各委員會(huì)，縣級(jí)以上的地方各級(jí)人民政府有權(quán)發(fā)布命令。

《憲法》第八十條規(guī)定：“中華人民共和國(guó)主席根據(jù)全國(guó)人民代表大會(huì)的決定和全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)的決定，公布法律，任免國(guó)務(wù)院總理、副總理、國(guó)務(wù)委員、各部部長(zhǎng)、各委員會(huì)主任、審計(jì)長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)，授予國(guó)家的勛章和榮譽(yù)稱號(hào)，發(fā)布特赦令，發(fā)布戒嚴(yán)令，宣布戰(zhàn)爭(zhēng)狀態(tài)，發(fā)布動(dòng)員令。”

《憲法》第八十九條規(guī)定：“國(guó)務(wù)院行使下列職權(quán)：

（一）根據(jù)憲法和法律，規(guī)定行政措施，制定行政法規(guī)，發(fā)布決定和命令。”

《憲法》第九十條規(guī)定：國(guó)務(wù)院“各部、各委員會(huì)根據(jù)法律和國(guó)務(wù)院的行政法規(guī)、決定、命令，在本部門(mén)的權(quán)限內(nèi)，發(fā)布命令、指示和規(guī)章。”

《憲法》第一百零七條規(guī)定：“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府依照法律規(guī)定和權(quán)限，管理本行政區(qū)域內(nèi)的經(jīng)濟(jì)、教育、科學(xué)、文化、衛(wèi)生、體育事業(yè)、城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)和財(cái)政、民政、公安、民族事務(wù)、司法行政、監(jiān)察、計(jì)劃生育等行政工作，發(fā)布決定和命令，任免、培訓(xùn)、考核和獎(jiǎng)懲行政工作人員。”

黨的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一般不單獨(dú)使用“命令（令）這一文種

公文寫(xiě)作與公文處理：公文擬寫(xiě)者的修養(yǎng)

公文是一種應(yīng)用文件，是國(guó)家管理政務(wù)，機(jī)關(guān)處理工作的一個(gè)重要工具，它的政策性、思想性和業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)。擬寫(xiě)公文是一種綜合能力的體現(xiàn)。一份好的公文，沒(méi)有一定的政治理論水平、廣博的科學(xué)知識(shí)、豐富的實(shí)際材料和熟練的表達(dá)技巧等方面的必要修養(yǎng)，是寫(xiě)不出來(lái)的。為了保證公文的質(zhì)量，使公文更好地發(fā)揮作用，擬寫(xiě)公文的文書(shū)、秘書(shū)工作人員必須具有以下幾個(gè)方面的修養(yǎng)。

一、具有一定的政治理論水平

在各類(lèi)應(yīng)用文體中，唯有公文是受政治思想影響最大的一種文體。作為一種施政治事的工具。這種影響不可避免地表現(xiàn)在公文上。公文擬寫(xiě)要表達(dá)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)以及人民的意志，體現(xiàn)他們的要求，維護(hù)他們的利益，要堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則。公文擬寫(xiě)者要有正確的政治觀點(diǎn)和立場(chǎng)，就必須具有一定的政治理論知識(shí)，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握馬列主義、毛澤東思想的基本理論、基本原則和科學(xué)方位法，并運(yùn)用這些基本理論和觀點(diǎn)去分析解決實(shí)際問(wèn)題，正如中共中央《關(guān)于建國(guó)以來(lái)若干歷史問(wèn)題的決議》中指出： “毛澤東思想是馬克思列寧主義在中國(guó)的運(yùn)用和發(fā)展，是被實(shí)踐證明了的關(guān)于中國(guó)革命的正確理論原則和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是中國(guó)共產(chǎn)黨集體智慧的結(jié)晶”，“我們必須繼續(xù)堅(jiān)持毛澤東思想，認(rèn)真學(xué)習(xí)和運(yùn)用它的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法來(lái)研究實(shí)踐中出現(xiàn)的新問(wèn)題。毛澤東思想為馬克思列寧主義的理論寶庫(kù)增添了許多新的內(nèi)容，我們應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)毛澤東同志的科學(xué)著作同學(xué)習(xí)馬克思、恩格斯、列寧、斯大林的著作結(jié)合起來(lái)”。要學(xué)習(xí)辯證唯物主義和歷史唯物主義、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)等基本理論，自力更生、艱苦奮斗的方針，把這些作為分析研究和解決工作的實(shí)際問(wèn)題的銳利武器。每個(gè)公文擬寫(xiě)者要保證提高文件的政治思想性，必須提高自己的政治理論修養(yǎng)，認(rèn)真解決世界觀、政治覺(jué)悟和思想方法問(wèn)題。

二、要熟悉和掌握政策法令

各個(gè)機(jī)關(guān)所進(jìn)行的工作都同實(shí)行一定的政策相聯(lián)。不是實(shí)行正確的方針政策，就是實(shí)行某種錯(cuò)誤的方針政策；不是自覺(jué)地就是盲目地實(shí)行某種政策。黨和國(guó)家制定的方針政策法令，是指導(dǎo)各項(xiàng)政策法令方面又獨(dú)具表現(xiàn)能力。實(shí)際工作中制發(fā)的公文，往往是對(duì)黨和國(guó)家政策法僅的具體執(zhí)行，而且需要密切與本部門(mén)、本地區(qū)或本系統(tǒng)的實(shí)際情況相結(jié)合。這就需要公文擬寫(xiě)者必須熟悉和掌握這些政策法令，真正領(lǐng)會(huì)其重要性、必要性和精神實(shí)質(zhì)。只有提高了政策水平。然后才能談到結(jié)合本地區(qū)、本系統(tǒng)或本部門(mén)的實(shí)際情況，分析研究貫徹執(zhí)行的具體辦法。當(dāng)前，我們國(guó)家正在沿著社會(huì)主義方向進(jìn)行改革，發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，全面開(kāi)創(chuàng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新局面。黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái)，黨和國(guó)家在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面的工作中除恢復(fù)了許多正確的方針政策以外，同時(shí)還總結(jié)了秘書(shū)工作人員就一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)與提高政策水平，熟悉有關(guān)的政策法令，這才能積極正確地貫徹有關(guān)精神，避免擬寫(xiě)出的文件與有關(guān)政策法令相抵觸和脫節(jié)。

三、要熟悉本機(jī)關(guān)、本部門(mén)的業(yè)務(wù)和有關(guān)情況

各類(lèi)機(jī)關(guān)和各個(gè)工作部門(mén)，都有自己的職責(zé)范圍，都有自己的專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)。不熟悉這些業(yè)務(wù)，就不可能擬寫(xiě)出指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的高質(zhì)量的文件來(lái)。業(yè)務(wù)上不通，要下筆擬寫(xiě)文件，必然會(huì)出現(xiàn)反映工作情況抓不住要害和重點(diǎn)，指導(dǎo)工作缺乏針對(duì)性，解決問(wèn)題抓不住癥結(jié)和關(guān)鍵的現(xiàn)象，難免不產(chǎn)生主觀主義、瞎指揮等弊病，造成工作上的被動(dòng)和失誤。因此擬寫(xiě)指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的文件，需要在熟悉和鉆研本職業(yè)務(wù)上，踏踏實(shí)實(shí)下功夫。

熟悉工作情況和機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)主要包括以下幾個(gè)方面：首先，要弄清本機(jī)關(guān)、本部門(mén)的工作職責(zé)、業(yè)務(wù)范圍、工作的基本規(guī)律和當(dāng)前的中心任務(wù)是什么，本機(jī)關(guān)經(jīng)常與哪些機(jī)關(guān)和部門(mén)有工作聯(lián)系，都各有什么關(guān)系。第二，對(duì)于下屬單位的工作情況，要經(jīng)常了解，發(fā)現(xiàn)與培養(yǎng)典型，研究與總結(jié)新鮮經(jīng)驗(yàn)，分析存在的問(wèn)題，做到心中有數(shù)。第三，學(xué)習(xí)有關(guān)本專(zhuān)業(yè)的科學(xué)知識(shí)和機(jī)關(guān)工作知識(shí)。

此外，如果新調(diào)任本部門(mén)的文秘人員，還應(yīng)該熟悉本機(jī)關(guān)、本部門(mén)工作的歷史。了解本機(jī)關(guān)、本部門(mén)過(guò)去的主要工作活動(dòng)情況，組織機(jī)構(gòu)的變動(dòng)情況，對(duì)重大問(wèn)題的處理情況以及形成的重要文件等。只有熟悉上述各方面的情況，熟悉與掌握本職務(wù)，成為內(nèi)行，才能準(zhǔn)確而有效地處理工作問(wèn)題，在擬寫(xiě)文件時(shí)做到得心應(yīng)手。

四、要有廣博的知識(shí)

我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制改革在不斷加快、深化，政治體制改革在逐步展開(kāi)、深入，形勢(shì)在迅速發(fā)展，新知識(shí)、新事物層出不窮，知識(shí)也在不斷更新。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，從事公文擬寫(xiě)工作的人員，不僅要有較好的政治理論修養(yǎng)和較高的政策水平，懂得各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí)，而且要博學(xué)多聞，通曉各方面的科學(xué)文化知識(shí)。要學(xué)習(xí)一些控制論、系統(tǒng)論、信息論等現(xiàn)代科學(xué)文化知識(shí)；要懂得經(jīng)濟(jì)、文藝、歷史、數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)乃至天文、地理等各種文化知識(shí)；更應(yīng)當(dāng)懂得法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)與領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)等等。學(xué)習(xí)這些知識(shí)，可以增強(qiáng)眼力，開(kāi)闊視野，豐富頭腦，不斷地提高自己對(duì)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)水平，從而增強(qiáng)思維的靈敏性和分析問(wèn)題的能力，這對(duì)寫(xiě)好公文大有裨益。知識(shí)浩如煙海，學(xué)習(xí)應(yīng)循序漸進(jìn)，鍥而不舍，還要有所側(cè)重，努力做到學(xué)用結(jié)合，學(xué)以致用。

五、要懂得一些語(yǔ)法、邏輯、修辭知識(shí)

一些單位的公文中所以存在著不合乎語(yǔ)法、邏輯、修辭要求的詞句，很重要的一個(gè)原因，就是有些公文擬寫(xiě)人員不大懂得語(yǔ)法、邏輯、修辭知識(shí)。正如有的同志所講，說(shuō)話比較容易，一旦要寫(xiě)到紙上，總是表達(dá)不那么明白，有時(shí)因?yàn)橐痪湓捑鸵M(fèi)許多思索，動(dòng)不少腦筋。正因?yàn)檫@樣，往往一篇內(nèi)容很好的公文由于表達(dá)得特別別扭而大為遜色。因此，公文擬寫(xiě)人中很有必要下苦功夫?qū)W習(xí)語(yǔ)法、邏輯、修辭等方面的基礎(chǔ)知識(shí)，從理論上武裝自己，當(dāng)然，不一定要精通，但至少要懂得一些起碼的常識(shí)，這是每一個(gè)公文擬寫(xiě)者必須具備的一種技能。

學(xué)習(xí)語(yǔ)法、邏輯、修辭知識(shí)要堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際。一是要和學(xué)習(xí)群眾的生動(dòng)活潑語(yǔ)言相結(jié)合。在工作和生活中，要經(jīng)常注意積累、整理、加工群眾的語(yǔ)言，去其雜質(zhì)，取其精華，恰當(dāng)運(yùn)用。二是要和學(xué)習(xí)范文相結(jié)合。學(xué)習(xí)范文就是從別的單位文件和個(gè)人的文章中吸取營(yíng)養(yǎng)。平時(shí)要注意選擇不同類(lèi)型的范文，利用工作之余或?qū)ｉT(mén)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)時(shí)間，對(duì)范文的組詞造句、文字技七等進(jìn)行解剖、分析并參與討論，看人家的公文在文風(fēng)上有什么特點(diǎn)，在文字上有哪些特色等等，集其所長(zhǎng)，為我所用。實(shí)踐證明，經(jīng)常解剖、學(xué)習(xí)范文很有收益。三是和診治公文語(yǔ)病相結(jié)合。凡是平時(shí)自己修改或領(lǐng)導(dǎo)同志修改過(guò)的公文稿，不要隨意亂扔或毀掉，應(yīng)該對(duì)文稿存在的語(yǔ)病進(jìn)行認(rèn)真的研究，找出癥結(jié)所在，從中摸索規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，避免再出現(xiàn)類(lèi)似的問(wèn)題。在日常工作中，如果發(fā)現(xiàn)收文當(dāng)中出現(xiàn)語(yǔ)病，也不要輕易放過(guò)，應(yīng)該分析研究，從中得到借鑒，接受教訓(xùn)。采用上述方法糾正語(yǔ)病，針對(duì)性強(qiáng)，烙印深刻，提高顯著，比空洞地講道理要好，對(duì)提高公文擬寫(xiě)水平能起到事半功倍的效果。

六、要多寫(xiě)多練，刻苦實(shí)踐

擬寫(xiě)公文是一項(xiàng)綜合性的鍛煉，它是公文擬寫(xiě)人員思想政治、理論、政策水平，業(yè)務(wù)能力，知識(shí)面以及文字表達(dá)能力的全面反映。然而，僅做到這幾點(diǎn)，并不一定就能寫(xiě)出高質(zhì)量的公文。要全面的提高公文擬寫(xiě)水平，關(guān)鍵在于要多寫(xiě)多練，要經(jīng)過(guò)一番刻苦磨練的過(guò)程，學(xué)到的理論、政策，掌握的工作素材，通曉的各種知識(shí)，懂得的語(yǔ)法、邏輯、修辭方法，都應(yīng)當(dāng)在不斷的寫(xiě)作種消化、融匯、吸收、生發(fā)，真正做到執(zhí)筆而不怠。這樣堅(jiān)持下去，勤能補(bǔ)拙，熟能生巧，必將取得好的效果。因此，公文擬寫(xiě)人員應(yīng)該下苦功夫奮力實(shí)踐，不斷探索成功之路。

公文寫(xiě)作與公文處理：公文擬寫(xiě)工作的重要性

公文擬寫(xiě)是指文件的起草（或叫擬稿）工作。它是機(jī)關(guān)發(fā)文處理的第一個(gè)工作環(huán)節(jié)。在機(jī)關(guān)的全部文書(shū)處理工作中占有很重要的地位。一個(gè)機(jī)關(guān)在依法行使職權(quán)的工作活動(dòng)中經(jīng)常要使用文件這一工具同上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)或其他有關(guān)的機(jī)關(guān)單位發(fā)生聯(lián)系。無(wú)論是主動(dòng)對(duì)外發(fā)文，還是答復(fù)其他機(jī)關(guān)來(lái)文，或者對(duì)內(nèi)行文，都必須進(jìn)行文件起草工作。這種文件起草工作實(shí)際上包括文件起草初稿，然后經(jīng)討論修改形成送審稿的整個(gè)過(guò)程。文件起草工作的好壞，對(duì)于保證文件的質(zhì)量和發(fā)揮文件的效用都有很大的關(guān)系。因此，文件的擬寫(xiě)工作，比較收發(fā)、登記、打印、催辦等文書(shū)處理環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，往往需要經(jīng)過(guò)周密審慎的思考和花費(fèi)較多的精力與時(shí)間。尤其是一些重要的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的擬寫(xiě)，無(wú)疑是一種艱苦細(xì)致的創(chuàng)造性的腦力勞動(dòng)。

機(jī)關(guān)在處理日常工作中要想準(zhǔn)確得當(dāng)?shù)匕l(fā)揮文件的辦事效用，就必須講究文件質(zhì)量。文件效用同文件的質(zhì)量有著密不可分的聯(lián)系，這里所說(shuō)的文件質(zhì)量，主要是指文件的思想內(nèi)容和文字表達(dá)兩個(gè)方面。一份高質(zhì)量的文件，應(yīng)當(dāng)是在內(nèi)容上能夠認(rèn)真體現(xiàn)黨和國(guó)家的方針政策，如實(shí)地反映出工作情況和業(yè)務(wù)活動(dòng)，有針對(duì)性地及時(shí)地提出問(wèn)題，恰當(dāng)?shù)赝咨频亟鉀Q問(wèn)題；在文字表達(dá)上還要簡(jiǎn)明通順，確切得體，說(shuō)理透徹，敘事清楚，使收文機(jī)關(guān)便于閱讀、理解和處理，它才能發(fā)揮出推進(jìn)機(jī)關(guān)工作的積極作用，真正成為辦事的有效工具。特別是那些決策機(jī)關(guān)所發(fā)布的決策性文件，影響面廣，關(guān)系重大，所產(chǎn)生的政治影響和社會(huì)效果比較深遠(yuǎn)，最能體現(xiàn)制發(fā)者的政策水平、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、業(yè)務(wù)能力和工作作風(fēng)，更應(yīng)當(dāng)注重?cái)M寫(xiě)文件的質(zhì)量。因此，文件的擬寫(xiě)工作是一項(xiàng)思想性、政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的非常嚴(yán)肅的工作，是保證文件質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。每個(gè)機(jī)關(guān)都應(yīng)該十分重視文件的擬寫(xiě)工作，注意保證文件的質(zhì)量，并要求秘書(shū)工作、公文處理工作以及業(yè)務(wù)工作的人員都能十分熟練地掌握擬文要領(lǐng)和寫(xiě)作方法，不斷地提高寫(xiě)作能力和工作效率，以高度的政治責(zé)任感和極端嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度做好公文的擬寫(xiě)工作。

公務(wù)文書(shū)是機(jī)關(guān)用來(lái)陳述情況、表達(dá)意圖、聯(lián)系工作、處理公務(wù)的文字依據(jù)。它的內(nèi)容不僅反映著文件制發(fā)機(jī)關(guān)的意愿和工作狀況，而且還體現(xiàn)著這個(gè)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的思想水平和工作經(jīng)驗(yàn)，特別是對(duì)于一些重要的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件來(lái)說(shuō)，文件的質(zhì)量更能體現(xiàn)出文件制發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的政策水平、業(yè)務(wù)能力、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)以及工作效率和作用。因此，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不僅把文件的擬寫(xiě)工作看成是機(jī)關(guān)公文處理的一項(xiàng)日常工作，而且把它當(dāng)作機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的一個(gè)重要組成部分。在機(jī)關(guān)工作中，屬于日常事務(wù)性的往來(lái)文件、處理具體業(yè)務(wù)的文件，通常是在機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、部門(mén)負(fù)責(zé)人的授予權(quán)授意之下，按照分工由秘書(shū)、文書(shū)和業(yè)務(wù)工作人員執(zhí)筆起草，然后由機(jī)關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、簽發(fā)。而對(duì)于重要的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的擬寫(xiě)，例如有關(guān)方針政策的制定，法規(guī)條例的擬定重要的指示、講話和工作情況報(bào)告，全面性的工作計(jì)劃和總結(jié)，以及重大問(wèn)題的處理意見(jiàn)等，應(yīng)當(dāng)由機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或秘書(shū)部門(mén)、有關(guān)部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人親自動(dòng)手起草，或者親自組織有經(jīng)驗(yàn)的人員起草，而不應(yīng)當(dāng)依賴秘書(shū)和負(fù)責(zé)人員。黨中央的一份指示曾指出：目前也有一些領(lǐng)導(dǎo)干部，工作不用腦筋，成天忙于批條子，應(yīng)付門(mén)面，他們不僅在準(zhǔn)備自己領(lǐng)導(dǎo)范圍內(nèi)的重要文件時(shí)不動(dòng)手，而且連自己的講話、報(bào)告、以至日常工作的指示也不動(dòng)腦，不動(dòng)手，不提出基本的思想內(nèi)容，一切由秘書(shū)或者別人代勞。他們這樣做，實(shí)際上是放棄了自己的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，嚴(yán)重地?fù)p害了黨的領(lǐng)導(dǎo)作用和領(lǐng)導(dǎo)威信。并且指出：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部親自動(dòng)手起草重要文件，這不是技術(shù)性問(wèn)題，而是領(lǐng)導(dǎo)工作中的原則性問(wèn)題。黨中央1981年又曾經(jīng)在一份指示中強(qiáng)調(diào)指出：領(lǐng)導(dǎo)干部必須親自動(dòng)手準(zhǔn)備自己的重要講話、報(bào)告、親自指導(dǎo)、主持自己領(lǐng)導(dǎo)范圍內(nèi)的重要文件的起草，否則他對(duì)自己所領(lǐng)導(dǎo)的主要工作就不能擔(dān)負(fù)政治責(zé)任。領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手起草文件，不僅有利于提高領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)化、專(zhuān)業(yè)化水平，而且有利于提高工作效率，更好地發(fā)揮機(jī)關(guān)的作用。

我們黨和國(guó)的領(lǐng)導(dǎo)人歷來(lái)極為重視文件的擬寫(xiě)工作。毛澤東、周恩來(lái)、劉少奇同志等許多老一輩無(wú)產(chǎn)階級(jí)革命家，在領(lǐng)導(dǎo)中國(guó)革命的艱苦卓絕的斗爭(zhēng)中，經(jīng)常親自起草或親筆自發(fā)重要文件。在毛澤東同志的光輝

著作中，有許多是毛澤東同志作為中央的主席親筆為黨中央、中央軍委等起草的文件和電文，其中還有許多是經(jīng)過(guò)不少老同聲東擊西調(diào)查研究集體討論，最后由毛澤東同志集中概括成文的。毛澤東同志曾經(jīng)把自己比作“黨的文書(shū)”。周恩來(lái)同志也為黨中央起草過(guò)許多重要文件。建國(guó)以后，百?gòu)U待興，周總理雖然日理萬(wàn)機(jī)，但對(duì)于他所經(jīng)手的文件，總是逐字逐句一絲不茍地反復(fù)斟酌修改。其他老一輩革命家在起草文件時(shí)，也總是以高度的負(fù)責(zé)精神和極端嚴(yán)肅認(rèn)真態(tài)度去進(jìn)行寫(xiě)作，為我們樹(shù)立了光輝的典范。

文件是機(jī)關(guān)辦事的工具，又是文書(shū)工作者的工作對(duì)象。文秘工作者必須充分認(rèn)識(shí)文件擬寫(xiě)的重要意義，勤學(xué)苦練，提高思想、政策和寫(xiě)作水平，切實(shí)保證文件質(zhì)量，使文件更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

公文寫(xiě)作與公文處理：公文擬寫(xiě)的步驟與方法

公文擬寫(xiě)的步驟與方法大體同一般文章的寫(xiě)作相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用及其寫(xiě)作要求上不同，擬寫(xiě)時(shí)也有一些需要特別注意的問(wèn)題。公文的擬寫(xiě)通常按以下步驟進(jìn)行。

一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)機(jī)關(guān)工作的實(shí)際需要來(lái)擬寫(xiě)的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即公文的主題和發(fā)文的目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些問(wèn)題，主要成績(jī)及存在問(wèn)題，下一步的打算；再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決什么問(wèn)題等。

2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫(xiě)專(zhuān)題報(bào)告還是寫(xiě)情況簡(jiǎn)報(bào)；針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復(fù)函，還是寫(xiě)一個(gè)帶有規(guī)定性質(zhì)的通知等。

3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)，還是向下級(jí)所屬單位介紹和推廣工作經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)干部、有關(guān)部門(mén)工作人員閱讀，還是向全體干部或人民群眾進(jìn)行傳達(dá)等。

4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方機(jī)關(guān)了解，還是要求對(duì)方機(jī)關(guān)答復(fù)，是要求各收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是供對(duì)方參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見(jiàn)等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達(dá)到什么目的，只有首先對(duì)這些問(wèn)題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草文件。

二、收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確以后，就可以圍繞這個(gè)主題收集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究，當(dāng)然，這也要根據(jù)具體情況，并不是擬寫(xiě)每份文件都要專(zhuān)門(mén)進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫(xiě)一個(gè)簡(jiǎn)短的命令、通知，寫(xiě)一封內(nèi)容比較簡(jiǎn)單的公函，呈報(bào)一項(xiàng)請(qǐng)示等，一般來(lái)說(shuō)不需要專(zhuān)門(mén)做收集材料和調(diào)查研究的工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但是對(duì)于問(wèn)題比較復(fù)雜，或雖有領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)問(wèn)題處理的原則意見(jiàn)，但還沒(méi)有形成具體有觀點(diǎn)和材料，還要進(jìn)行具體分析和歸納；或擬寫(xiě)篇幅較長(zhǎng)的文件，擬定工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)，起草規(guī)章、條例，擬寫(xiě)工作指示和領(lǐng)導(dǎo)人講話等，往往都需要收集有關(guān)材料和進(jìn)行一些調(diào)查研究工作，因?yàn)楦拍畹男纬蛇^(guò)程，判斷的形成過(guò)程，推理的過(guò)程，就是調(diào)查和研究的過(guò)程，就是思維的過(guò)程。

人腦是能夠反映客觀世界的，但是要反映得正確很不容易。要經(jīng)過(guò)反復(fù)的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀實(shí)際。寫(xiě)出的文件要符合實(shí)際，也必須經(jīng)過(guò)這樣一個(gè)過(guò)程。

怎樣為擬寫(xiě)文件收集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中收集活材料。例如，要草擬本部門(mén)的工作計(jì)劃，首先需要查閱黨和國(guó)家有關(guān)的方針政策和指示精神，上級(jí)機(jī)關(guān)布置的任務(wù)，本部門(mén)去年的工作計(jì)劃和工作總結(jié)，以及參考兄弟單位的有關(guān)工作計(jì)劃等。還要認(rèn)真研究本部門(mén)今年面臨的形勢(shì)，今年的中心任務(wù)，上級(jí)要求；本部門(mén)當(dāng)前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什么潛力；研究針對(duì)實(shí)際情況應(yīng)當(dāng)提出哪些具體指標(biāo)，需要采取什么保證措施等。再如，擬寫(xiě)一個(gè)全面的工作總結(jié)，需要查閱原訂的工作計(jì)劃，上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的主要的領(lǐng)導(dǎo)性文件，這一時(shí)期本機(jī)關(guān)制發(fā)的主要文件、下屬機(jī)關(guān)報(bào)送的主要文件，有關(guān)的重要會(huì)議文件，本機(jī)關(guān)的大事記等；請(qǐng)本機(jī)關(guān)各個(gè)部門(mén)的同志開(kāi)個(gè)座談會(huì)，了解各部門(mén)的工作情況和工作體會(huì)，召集有關(guān)人員醞釀?dòng)懻摽偨Y(jié)提綱等。在全面調(diào)查和收集了有關(guān)材料的基礎(chǔ)上，分析研究主要進(jìn)行哪幾項(xiàng)工作，取得的主要成績(jī)及其原因，工作中的主要經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。總之，收集材料和調(diào)查研究，是一個(gè)充分醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材，了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)上的飛躍，從感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)。

三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。提綱是所要擬寫(xiě)文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對(duì)全篇做到通盤(pán)安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。篇幅不長(zhǎng)的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫(xiě)什么問(wèn)題、依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，主要分作幾層意思等。篇幅較長(zhǎng)的比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱又當(dāng)別論了。

擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過(guò)程，文件的基本觀點(diǎn)、可以召集一定的會(huì)議進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱益臻完善。由兩人以上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同研究寫(xiě)作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

四、落筆起草，擬寫(xiě)正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照提綱所列順序，開(kāi)宗明義，緊扣主題，擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中要注意兩點(diǎn)。

1、要觀點(diǎn)鮮明、用材得當(dāng)。也就是說(shuō)要用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，使材料為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀點(diǎn)一致。

行文當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可，或詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云，無(wú)所適從，或者容易產(chǎn)生誤解，造成歧義，便會(huì)貽誤工作和造成不應(yīng)有的損失。

有些文件，只講觀點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì)使人感到抽象空洞，缺乏根據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使人弄不清楚要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖，特別是工作報(bào)告和情況匯報(bào)、經(jīng)濟(jì)情況介紹等一類(lèi)的文件，需要既有觀點(diǎn)，又有材料。觀點(diǎn)和材料的關(guān)系，如同骨頭和肉的關(guān)系一樣，有骨有肉才顯得豐滿、生動(dòng)、有力。例如，闡明某項(xiàng)方針、政策的指示和意見(jiàn)、往往要指出工作中的主要成績(jī)、18

存在的問(wèn)題、值得注意的傾向，指明怎樣去做會(huì)有什么好處，指明不應(yīng)當(dāng)怎樣做，做了容易產(chǎn)生什么后果，會(huì)有什么不利等。總之，要向?qū)Ψ綍砸岳Γ怪羁汤斫庾约旱囊鈭D的可行性和必要性，就有必要恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用一些具體材料來(lái)說(shuō)明一定的道理。再如，寫(xiě)一份工作簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、通報(bào)或經(jīng)驗(yàn)介紹，都要選用一定的典型事例和典型人物的材料，以達(dá)到交流情況，具體反映問(wèn)題，或有生動(dòng)的事實(shí)表彰、宣傳或教育、警戒的目的。這樣寫(xiě)的文件，有理有據(jù)，才能使人感到生動(dòng)真實(shí)，樂(lè)于信服。

我們?cè)谡{(diào)查研究中收集到的材料是多種多樣的，使用材料時(shí)必須經(jīng)過(guò)選擇與剪裁，使材料能夠說(shuō)明觀點(diǎn)，并具有典型性。也就是說(shuō)要下一番去粗取精、去偽存真的功夫。選材要恰當(dāng)，要為表達(dá)發(fā)文的意圖服務(wù)。運(yùn)用材料緊密?chē)@觀點(diǎn)，這就是我們所說(shuō)的用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料。材料用得不當(dāng)，不說(shuō)明問(wèn)題，就會(huì)出現(xiàn)材料與主題脫節(jié)的現(xiàn)象。這樣的文件，會(huì)顯得結(jié)構(gòu)松散而雜亂，是缺乏說(shuō)明力的。因此，不能說(shuō)明問(wèn)題的材料，寧可不用，不可濫用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

擬寫(xiě)文件要保持嚴(yán)肅性，要求用材料說(shuō)明觀點(diǎn)，用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，是說(shuō)觀點(diǎn)必要有實(shí)際材料加以說(shuō)明，運(yùn)用材料必須緊密結(jié)合觀點(diǎn)；絕不是說(shuō)可以事先主觀地劃出一個(gè)思想框框，然后去拼湊材料，沒(méi)有材料就去編造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本質(zhì)的虛假的東西作為表達(dá)某種觀點(diǎn)和意圖“依據(jù)”。這樣來(lái)寫(xiě)文件，是違背實(shí)事求是的根本原則，是決不容許的，必須嚴(yán)加禁止。

還需要說(shuō)明的是，擬寫(xiě)文件要有觀點(diǎn)和材料，也并不是說(shuō)任何文件都必須具有這兩個(gè)方面。例如，一封介紹信、一個(gè)具體問(wèn)題通知、一個(gè)簡(jiǎn)要的批復(fù)、一項(xiàng)法規(guī)、法令等，一般都不需要引用什么材料來(lái)闡明觀點(diǎn)，而主要是說(shuō)明具體意見(jiàn)、要求和規(guī)定，交代有關(guān)事項(xiàng)和做法等。

2、要文句簡(jiǎn)練、交代清楚。擬寫(xiě)文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代問(wèn)題清楚明了。如果為了說(shuō)清楚問(wèn)題，就寫(xiě)得啰嗦冗長(zhǎng)，是不可取的；而為了簡(jiǎn)便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫(xiě)法，應(yīng)該是宜簡(jiǎn)則簡(jiǎn)，宜詳則詳，詳略得當(dāng)。敘述的文字力求簡(jiǎn)練；需交代的重點(diǎn)，如文中涉及的人名、地名、機(jī)關(guān)名稱、或者使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱，簡(jiǎn)稱必須是人所共知的，并且要注意不與其它機(jī)關(guān)發(fā)生重復(fù)和不至于誤解，不得隨意亂用簡(jiǎn)稱。如將“××省委組織部、宣傳部”簡(jiǎn)作“×省組宣”《會(huì)使人看不用代稱“滬”、“渝”。縣以下不為人們熟知的地名，前面應(yīng)冠上所屬的省名、地區(qū)名、縣名等。某些事物的全稱很長(zhǎng)，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個(gè)文明”、“實(shí)現(xiàn)四化等。不得隨意創(chuàng)造使人難以理解的叫法。

文中引用的有關(guān)論述，應(yīng)注明出處。引用其它文件時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明它的發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、發(fā)文號(hào)或文件的全標(biāo)題；引用的語(yǔ)句，應(yīng)加引號(hào)標(biāo)明。文中提及的人名，如果不為對(duì)方所熟悉，在第一次出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明他的職務(wù)、身份和全名，以下可以簡(jiǎn)稱。文中遇有特別生僻的詞語(yǔ)，應(yīng)加以注釋。總之，不能認(rèn)為自己清楚的事，對(duì)方也必然會(huì)了解。要從對(duì)方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。

一般來(lái)說(shuō)，擬寫(xiě)文件不僅要注意文具通順、遵守文法規(guī)則、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，還要注意是否交代清楚了什么機(jī)關(guān)、什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、什么問(wèn)題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見(jiàn)、對(duì)對(duì)方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚，除了簡(jiǎn)短的文件外，一般均應(yīng)開(kāi)宗明義，首先交代全文的目的或結(jié)論，作為導(dǎo)語(yǔ)，然后再分幾層意思說(shuō)明，在全篇的結(jié)尾部分，還可以對(duì)全篇的要旨作一個(gè)適當(dāng)?shù)母爬ǎ⒈砻鲗?duì)收文機(jī)關(guān)的要求。例如要求這份文件在什么時(shí)間、什么范圍傳達(dá)，什么時(shí)間開(kāi)始執(zhí)行，請(qǐng)示答復(fù)或僅是上報(bào)備案等。

五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

初稿寫(xiě)出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫(xiě)文章，須要下功夫。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復(fù)修改的。寫(xiě)文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能成熟。擬寫(xiě)文件時(shí)，自己起草以后，一定要反復(fù)閱讀幾遍，仔細(xì)地逐字逐句斟酌修改，連標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不要放過(guò)。

1、關(guān)于主題的修改。看主題思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會(huì)有所依據(jù)。

2、關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無(wú)問(wèn)題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當(dāng)，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都要進(jìn)行修改。

3、關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過(guò)恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來(lái)，如果文件只有觀點(diǎn)而無(wú)材料，或者有了材料而不能說(shuō)明觀點(diǎn)，或者材料過(guò)多而湮沒(méi)了觀點(diǎn)，就要對(duì)材料進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷摹?/p>

4、關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整，層次位置的改變，以及詳略的更動(dòng)等等。目的在于使文件更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。

5、關(guān)于語(yǔ)言的修改。主要是修改不通順的字句，不規(guī)范的字以及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，以達(dá)到語(yǔ)言準(zhǔn)確、鮮明、精煉、生動(dòng)的要求。

修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。通過(guò)修改，不僅可以提高文件質(zhì)量，為審核、簽發(fā)打好基礎(chǔ)，也可從中提高寫(xiě)作能力。

公文擬寫(xiě)的步驟與方法大體同一般文章的寫(xiě)作相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用及其寫(xiě)作要求上不同，擬寫(xiě)時(shí)也有一些需要特別注意的問(wèn)題。

公文的擬寫(xiě)通常按以下步驟進(jìn)行。

一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)機(jī)關(guān)工作的實(shí)際需要來(lái)擬寫(xiě)的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即公文的主題和發(fā)文的目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些問(wèn)題，主要成績(jī)及存在問(wèn)題，下一步的打算；再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決什么問(wèn)題等。

2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫(xiě)專(zhuān)題報(bào)告還是寫(xiě)情況簡(jiǎn)報(bào)；針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復(fù)函，還是寫(xiě)一個(gè)帶有規(guī)定性質(zhì)的通知等。

3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)，還是向下級(jí)所屬單位介紹和推廣工作經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)干部、有關(guān)部門(mén)工作人員閱讀，還是向全體干部或人民群眾進(jìn)行傳達(dá)等。

4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方機(jī)關(guān)了解，還是要求對(duì)方機(jī)關(guān)答復(fù)，是要求各收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是供對(duì)方參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見(jiàn)等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達(dá)到什么目的，只有首先對(duì)這些問(wèn)題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草文件。

二、收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確以后，就可以圍繞這個(gè)主題收集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究，當(dāng)然，這也要根據(jù)具體情況，并不是擬寫(xiě)每份文件都要專(zhuān)門(mén)進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫(xiě)一個(gè)簡(jiǎn)短的命令、通知，寫(xiě)一封內(nèi)容比較簡(jiǎn)單的公函，呈報(bào)一項(xiàng)請(qǐng)示等，一般來(lái)說(shuō)不需要專(zhuān)門(mén)做收集材料和調(diào)查研究的工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但是對(duì)于問(wèn)題比較復(fù)雜，或雖有領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)問(wèn)題處理的原則意見(jiàn)，但還沒(méi)有形成具體有觀點(diǎn)和材料，還要進(jìn)行具體分析和歸納；或擬寫(xiě)篇幅較長(zhǎng)的文件，擬定工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)，起草規(guī)章、條例，擬寫(xiě)工作指示和領(lǐng)導(dǎo)人講話等，往往都需要收集有關(guān)材料和進(jìn)行一些調(diào)查研究工作，因?yàn)楦拍畹男纬蛇^(guò)程，判斷的形成過(guò)程，推理的過(guò)程，就是調(diào)查和研究的過(guò)程，就是思維的過(guò)程。人腦是能夠反映客觀世界的，但是要反映得正確很不容易。要經(jīng)過(guò)反復(fù)的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀實(shí)際。寫(xiě)出的文件要符合實(shí)際，也必須經(jīng)過(guò)這樣一個(gè)過(guò)程。

怎樣為擬寫(xiě)文件收集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中收集活材料。例如，要草擬本部門(mén)的工作計(jì)劃，首先需要查閱黨和國(guó)家有關(guān)的方針政策和指示精神，上級(jí)機(jī)關(guān)布置的任務(wù)，本部門(mén)去年的工作計(jì)劃和工作總結(jié)，以及參考兄弟單位的有關(guān)工作計(jì)劃等。還要認(rèn)真研究本部門(mén)今年面臨的形勢(shì)，今年的中心任務(wù)，上級(jí)要求；本部門(mén)當(dāng)前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什么潛力；研究針對(duì)實(shí)際情況應(yīng)當(dāng)提出哪些具體指標(biāo)，需要采取什么保證措施等。再如，擬寫(xiě)一個(gè)全面的工作總結(jié)，需要查閱原訂的工作計(jì)劃，上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的主要的領(lǐng)導(dǎo)性文件，這一時(shí)期本機(jī)關(guān)制發(fā)的主要文件、下屬機(jī)關(guān)報(bào)送的主要文件，有關(guān)的重要會(huì)議文件，本機(jī)關(guān)的大事記等；請(qǐng)本機(jī)關(guān)各個(gè)部門(mén)的同志開(kāi)個(gè)座談會(huì)，了解各部門(mén)的工作情況和工作體會(huì)，召集有關(guān)人員醞釀?dòng)懻摽偨Y(jié)提綱等。在全面調(diào)查和收集了有關(guān)材料的基礎(chǔ)上，分析研究主要進(jìn)行哪幾項(xiàng)工作，取得的主要成績(jī)及其原因，工作中的主要經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。總之，收集材料和調(diào)查研究，是一個(gè)充分醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材，了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)上的飛躍，從感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)。

三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。提綱是所要擬寫(xiě)文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對(duì)全篇做到通盤(pán)安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。篇幅不長(zhǎng)的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫(xiě)什么問(wèn)題、依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，主要分作幾層意思等。篇幅較長(zhǎng)的比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱又當(dāng)別論了。

擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過(guò)程，文件的基本觀點(diǎn)、可以召集一定的會(huì)議進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱益臻完善。由兩人以上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同研究寫(xiě)作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

四、落筆起草，擬寫(xiě)正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照提綱所列順序，開(kāi)宗明義，緊扣主題，擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中要注意兩點(diǎn)。

1、要觀點(diǎn)鮮明、用材得當(dāng)。也就是說(shuō)要用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，使材料為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀點(diǎn)一致。

行文當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可，或詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云，無(wú)所適從，或者容易產(chǎn)生誤解，造成歧義，便會(huì)貽誤工作和造成不應(yīng)有的損失。

有些文件，只講觀點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì)使人感到抽象空洞，缺乏根據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使人弄不清楚要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖，特別是工作報(bào)告和情況匯報(bào)、經(jīng)濟(jì)情況介紹等一類(lèi)的文件，需要既有觀點(diǎn)，又有材料。觀點(diǎn)和材料的關(guān)系，如同骨頭和肉的關(guān)系一樣，有骨有肉才顯得豐滿、生動(dòng)、有力。例如，闡明某項(xiàng)方針、政策的指示和意見(jiàn)、往往要指出工作中的主要成績(jī)、存在的問(wèn)題、值得注意的傾向，指明怎樣去做會(huì)有什么好處，指明不應(yīng)當(dāng)怎樣做，做了容易產(chǎn)生什么后果，會(huì)有什么不利等。總之，要向?qū)Ψ綍砸岳Γ怪羁汤斫庾约旱囊鈭D的可行性和必要性，就有必要恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用一些具體材料來(lái)說(shuō)明一定的道理。再如，寫(xiě)一份工作簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、通報(bào)或經(jīng)驗(yàn)介紹，都要選用一定的典型事例和典型人物的材料，以達(dá)到交流情況，具體反映問(wèn)題，或有生動(dòng)的事實(shí)表彰、宣傳或教育、警戒的目的。這樣寫(xiě)的文件，有理有據(jù)，才能使人感到生動(dòng)真實(shí)，樂(lè)于信服。

我們?cè)谡{(diào)查研究中收集到的材料是多種多樣的，使用材料時(shí)必須經(jīng)過(guò)選擇與剪裁，使材料能夠說(shuō)明觀點(diǎn)，并具有典型性。也就是說(shuō)要下一番去粗取精、去偽存真的功夫。選材要恰當(dāng)，要為表達(dá)發(fā)文的意圖服務(wù)。運(yùn)用材料緊密?chē)@觀點(diǎn)，這就是我們所說(shuō)的用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料。材料用得不當(dāng)，不說(shuō)明問(wèn)題，就會(huì)出現(xiàn)材料與主題脫節(jié)的現(xiàn)象。這樣的文件，會(huì)顯得結(jié)構(gòu)松散而雜亂，是缺乏說(shuō)明力的。因此，不能說(shuō)明問(wèn)題的材料，寧可不用，不可濫用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

擬寫(xiě)文件要保持嚴(yán)肅性，要求用材料說(shuō)明觀點(diǎn)，用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，是說(shuō)觀點(diǎn)必要有實(shí)際材料加以說(shuō)明，運(yùn)用材料必須緊密結(jié)合觀點(diǎn)；絕不是說(shuō)可以事先主觀地劃出一個(gè)思想框框，然后去拼湊材料，沒(méi)有材料就去編造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本質(zhì)的虛假的東西作為表達(dá)某種觀點(diǎn)和意圖“依據(jù)”。這樣來(lái)寫(xiě)文件，是違背實(shí)事求是的根本原則，是決不容許的，必須嚴(yán)加禁止。

還需要說(shuō)明的是，擬寫(xiě)文件要有觀點(diǎn)和材料，也并不是說(shuō)任何文件都必須具有這兩個(gè)方面。例如，一封介紹信、一個(gè)具體問(wèn)題通知、一個(gè)簡(jiǎn)要的批復(fù)、一項(xiàng)法規(guī)、法令等，一般都不需要引用什么材料來(lái)闡明觀點(diǎn)，而主要是說(shuō)明具體意見(jiàn)、要求和規(guī)定，交代有關(guān)事項(xiàng)和做法等。

2、要文句簡(jiǎn)練、交代清楚。擬寫(xiě)文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代問(wèn)題清楚明了。如果為了說(shuō)清楚問(wèn)題，就寫(xiě)得啰嗦冗長(zhǎng)，是不可取的；而為了簡(jiǎn)便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫(xiě)法，應(yīng)該是宜簡(jiǎn)則簡(jiǎn)，宜詳則詳，詳略得當(dāng)。敘述的文字力求簡(jiǎn)練；需交代的重點(diǎn)，如文中涉及的人名、地名、機(jī)關(guān)名稱、或者使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱，簡(jiǎn)稱必須是人所共知的，并且要注意不與其它機(jī)關(guān)發(fā)生重復(fù)和不至于誤解，不得隨意亂用簡(jiǎn)稱。如將“××省委組織部、宣傳部”簡(jiǎn)作“×省組宣”《會(huì)使人看不用代稱“滬”、“渝”。縣以下不為人們熟知的地名，前面應(yīng)冠上所屬的省名、地區(qū)名、縣名等。某些事物的全稱很長(zhǎng)，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個(gè)文明”、“實(shí)現(xiàn)四化等。不得隨意創(chuàng)造使人難以理解的叫法。

文中引用的有關(guān)論述，應(yīng)注明出處。引用其它文件時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明它的發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、發(fā)文號(hào)或文件的全標(biāo)題；引用的語(yǔ)句，應(yīng)加引號(hào)標(biāo)明。文中提及的人名，如果不為對(duì)方所熟悉，在第一次出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明他的職務(wù)、身份和全名，以下可以簡(jiǎn)稱。文中遇有特別生僻的詞語(yǔ)，應(yīng)加以注釋。總之，不能認(rèn)為自己清楚的事，對(duì)方也必然會(huì)了解。要從對(duì)方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。

一般來(lái)說(shuō)，擬寫(xiě)文件不僅要注意文具通順、遵守文法規(guī)則、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，還要注意是否交代清楚了什么機(jī)關(guān)、什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、什么問(wèn)題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見(jiàn)、對(duì)對(duì)方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚，除了簡(jiǎn)短的文件外，一般均應(yīng)開(kāi)宗明義，首先交代全文的目的或結(jié)論，作為導(dǎo)語(yǔ)，然后再分幾層意思說(shuō)明，在全篇的結(jié)尾部分，還可以對(duì)全篇的要旨作一個(gè)適當(dāng)?shù)母爬ǎ⒈砻鲗?duì)收文機(jī)關(guān)的要求。例如要求這份文件在什么時(shí)間、什么范圍傳達(dá)，什么時(shí)間開(kāi)始執(zhí)行，請(qǐng)示答復(fù)或僅是上報(bào)備案等。

五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

初稿寫(xiě)出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫(xiě)文章，須要下功夫。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復(fù)修改的。寫(xiě)文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能成熟。擬寫(xiě)文件時(shí)，自己起草以后，一定要反復(fù)閱讀幾遍，仔細(xì)地逐字逐句斟酌修改，連標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不要放過(guò)。

1、關(guān)于主題的修改。看主題思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會(huì)有所依據(jù)。

2、關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無(wú)問(wèn)題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當(dāng)，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都要進(jìn)行修改。

3、關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過(guò)恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來(lái)，如果文件只有觀點(diǎn)而無(wú)材料，或者有了材料而不能說(shuō)明觀點(diǎn)，或者材料過(guò)多而湮沒(méi)了觀點(diǎn)，就要對(duì)材料進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷摹?/p>

4、關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整，層次位置的改變，以及詳略的更動(dòng)等等。目的在于使文件更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。

5、關(guān)于語(yǔ)言的修改。主要是修改不通順的字句，不規(guī)范的字以及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，以達(dá)到語(yǔ)言準(zhǔn)確、鮮明、精煉、生動(dòng)的要求。

修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。通過(guò)修改，不僅可以提高文件質(zhì)量，為審核、簽發(fā)打好基礎(chǔ)，也可從中提高寫(xiě)作能力。

公文屬于一種應(yīng)用文，在寫(xiě)作上同一般文章有某些相似之處，例如要求文理通順、便于閱讀理解等。但由于它的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用不同于一般文章，所以公文擬定又具有自己的一些特殊要求。根據(jù)起來(lái)，主要有以下幾點(diǎn)基本要求：

一、觀點(diǎn)正確

公文是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法規(guī)的工具，是黨的基本路線和國(guó)家政策、法律的體現(xiàn)，是宣傳群眾、組織群眾的根據(jù)和武器，公文的上述職能就決定了公文的觀點(diǎn)必須正確無(wú)誤。所謂觀點(diǎn)必須正確無(wú)誤，就是說(shuō)公文的指導(dǎo)思想和內(nèi)容必須符合黨的基本路線和國(guó)家的政策、法律，必須在思想政治上同黨中央保持一致。要按照馬克思主義的辯證唯物主義和歷史唯物主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法，根據(jù)黨中央提出的建議有中國(guó)特色的社會(huì)主義的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)，站在全局的高度去觀察形勢(shì)，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題。無(wú)論是制發(fā)有關(guān)全局性的公文，還是局部性工作的公文，都不能與黨和國(guó)家的指示精神相抵觸、相違背。這一點(diǎn)是至關(guān)重要的。凡是與黨和國(guó)家的政策、法律相抵觸、相違背的公文，上級(jí)機(jī)關(guān)有權(quán)撤銷(xiāo)，宣布無(wú)效。

應(yīng)當(dāng)指出的是，有的黨政機(jī)關(guān)直屬業(yè)務(wù)部門(mén)在制發(fā)公文時(shí)，一味地強(qiáng)調(diào)本部門(mén)、本戰(zhàn)線工作如何重要，在制發(fā)規(guī)定、下達(dá)通知、制定措施上過(guò)分地維護(hù)本部門(mén)、本戰(zhàn)線的利益，而忽視戰(zhàn)線、其他部門(mén)的必要利益，結(jié)果造成了部門(mén)或戰(zhàn)線之間的互相矛盾、互相扯皮，給下級(jí)執(zhí)行部門(mén)帶來(lái)了困難。因此，擬寫(xiě)公文最重要的一條，就是要有全局觀念、觀點(diǎn)要正確，不能各行其是，各自為政。

二、實(shí)事求是

實(shí)事求是，是毛澤東同志一貫倡導(dǎo)的，是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，是黨的思想路線的核心。黨政機(jī)關(guān)及其所屬業(yè)務(wù)部門(mén)的公文是否體現(xiàn)了實(shí)事求是的精神，不公是衡量一篇公文的內(nèi)容好球的重要標(biāo)志之一，同時(shí)也反映出一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的思想、政策水平和工作作風(fēng)。

實(shí)事求是，就是要唯書(shū)、不唯上，要唯實(shí)。對(duì)上請(qǐng)示工作，報(bào)告情況，要實(shí)實(shí)在在，一是一，二是二，不說(shuō)假話、大話、空話、有喜報(bào)喜、有憂報(bào)憂，不搞實(shí)用主義，不投領(lǐng)導(dǎo)所好，不看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事。對(duì)下發(fā)指示，作決定，要遵循各項(xiàng)工作的客觀發(fā)展規(guī)律，從實(shí)際情況出發(fā)，有的放矢，使發(fā)出的公文真正切實(shí)可行。從日常接觸到的公文來(lái)看，不堅(jiān)持實(shí)事求是的情況時(shí)有所見(jiàn)。比如，聽(tīng)說(shuō)上級(jí)要扶持貧困戶，落實(shí)優(yōu)惠政策，于是在報(bào)告中過(guò)分地強(qiáng)調(diào)困難；聽(tīng)說(shuō)上級(jí)要總結(jié)典型經(jīng)驗(yàn)，又專(zhuān)揀好的說(shuō)；總結(jié)工作時(shí)，講成績(jī)不惜筆墨，講問(wèn)題寥寥數(shù)語(yǔ)，幾筆帶過(guò)；如果工作中發(fā)生了問(wèn)題，上級(jí)要求查處時(shí)，報(bào)告情況又輕描淡寫(xiě)、含含糊糊、羞羞答答、甚至說(shuō)假話，打馬虎眼，對(duì)下級(jí)發(fā)指示不從實(shí)際出發(fā)，講大話、放空炮等等。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，不僅使公文推動(dòng)了嚴(yán)肅性和權(quán)威性，推動(dòng)了下級(jí)機(jī)關(guān)和廣大干部群眾對(duì)公文的信任感，造成有令不行，有禁不止，公文成為空文，而且也降低了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的威信，給工作帶來(lái)?yè)p失。黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái)，黨中央的報(bào)告、決議、決定、指示、會(huì)議公報(bào)等，所以受到廣大人民群眾的歡迎，得到順利貫徹執(zhí)行，最根本的原因就是這些文件充分體現(xiàn)了實(shí)事求是的精神。從某種意義上說(shuō)，實(shí)事求是是公文的生命。

三、準(zhǔn)確及時(shí)

既然公文是為解決具體問(wèn)題而寫(xiě)的，這就要求在實(shí)事求是的基礎(chǔ)上準(zhǔn)確的反映和表達(dá)客觀實(shí)際情況。從擬寫(xiě)的構(gòu)思到動(dòng)筆，都要做到周密思考，行文樸實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)，尤其應(yīng)當(dāng)鮮明，態(tài)度要明朗，觀點(diǎn)要明確，不能含糊其詞，模棱兩可；行文前后要一致，不能自機(jī)矛盾等。此外，引文、數(shù)字、人名、地名、機(jī)關(guān)名、事物名、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，均須仔細(xì)核對(duì)準(zhǔn)確，避免出差錯(cuò)和有所出入。從公文的通篇結(jié)構(gòu)上，也要求前后一致層次合理，才能確保其所反映的事實(shí)完整準(zhǔn)確。

公文在準(zhǔn)確反映實(shí)際情況的同時(shí)，能否做到及時(shí)是事關(guān)工作效率，有時(shí)甚至是關(guān)系到工作成敗的大問(wèn)題。公文擬寫(xiě)必須注意及時(shí)、適時(shí)，決不允許遲緩?fù)涎樱O誤工作。對(duì)于緊急公文，需爭(zhēng)分奪秒地完成擬寫(xiě)任務(wù)，該做出指示的要及時(shí)下達(dá)，該向上級(jí)請(qǐng)示的要及時(shí)請(qǐng)示。不僅如此，對(duì)日常反映情況、指導(dǎo)工作的文件，也須寫(xiě)得適時(shí)，掌握關(guān)鍵時(shí)機(jī)。如果或通知，拖到夏初才擬稿發(fā)出，第一季度的工作便失去了計(jì)劃指導(dǎo)。再如，一項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，在事過(guò)許久才能著手進(jìn)行，便不能及時(shí)推廣經(jīng)驗(yàn)和吸取教訓(xùn)。公文的時(shí)間性是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，這也是擬文時(shí)必須達(dá)到的基本要求。

四、簡(jiǎn)明生動(dòng)

公文是一種辦事的工具，它不需要像文學(xué)作品那樣作細(xì)膩的描寫(xiě)，也不需要像學(xué)術(shù)論著那樣長(zhǎng)篇長(zhǎng)論，而是要求寫(xiě)得簡(jiǎn)潔明了，便于閱讀，辦事便捷。公文篇幅長(zhǎng)短不是衡量好壞的標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)鍵要看質(zhì)量如何。為此，公文的擬寫(xiě)，須注意文字簡(jiǎn)練，條理清晰，敘事說(shuō)理簡(jiǎn)明扼要，篇幅力求緊縮，不要寫(xiě)得冗長(zhǎng)累贅，眉目不清，浪費(fèi)閱讀的時(shí)間。毛澤東同志在《反對(duì)黨八股》一文中曾談過(guò)：大家“工作忙，文章太長(zhǎng)了，有 24

誰(shuí)來(lái)看呢？”他在《關(guān)于建立報(bào)告制度》一文中曾提出過(guò)具體要求，規(guī)定寫(xiě)“綜合報(bào)告內(nèi)容要扼要，文字要簡(jiǎn)練，要指出問(wèn)題或爭(zhēng)論之所在”。擬文要達(dá)到這些要求，就要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直截了當(dāng)，簡(jiǎn)短快捷，語(yǔ)言精練，不要穿靴戴帽，空話套話連篇，也不要海闊天空，漫無(wú)邊際，或下筆千言，離題萬(wàn)里。

當(dāng)然，說(shuō)公文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，直書(shū)不曲，并非完全排隊(duì)必要的語(yǔ)言色彩。也就是說(shuō)，為了提高公文的表現(xiàn)力和說(shuō)服力，也要充分考慮公文的生動(dòng)性問(wèn)題。生動(dòng)性就是在抽象的論述中適當(dāng)?shù)夭捎靡恍┚唧w形象的東西，使文章增添色彩，讀者看了覺(jué)得醒目提神，印象深刻。公文要具有生動(dòng)性，不僅要求字、句合乎文法，而且要有一定的修辭技巧。一般來(lái)說(shuō)，公文的語(yǔ)言著重?cái)⑹抡f(shuō)理，而不是描景抒情；公文的章法結(jié)構(gòu)貴在直敘，一般不用倒敘、插敘和懸念等手法。但是，公文要講究修辭技巧還是完全必要的。有些妙語(yǔ)佳句準(zhǔn)確地用到公文里，都具有畫(huà)龍點(diǎn)睛之功效，使公文的詞句更加生動(dòng)活潑，引人入勝，從而更能突出公文的主題思想，增強(qiáng)公文的效果，如“大鍋飯”、“摸著石頭過(guò)河”等詞句，生動(dòng)形象，寫(xiě)在公文中耐人尋味。再比如，群眾形容黨的十一屆三中全會(huì)以前農(nóng)村的困難景象是“干部沒(méi)少挨累，群眾憋氣受罪，廚房缺柴少米，炕上還是破被”。這些話通俗、真實(shí)、生動(dòng)、言簡(jiǎn)意賅，發(fā)人深省。用得恰到好處時(shí)，會(huì)給公文內(nèi)容增添色彩，別有一番味道。

五、體式規(guī)范

公文的體式包括公文的文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。擬寫(xiě)公文必須符合規(guī)定的體式，不能標(biāo)新立異各行其是。無(wú)論上行、平行、下行文或面向群眾發(fā)布的文件，都要根據(jù)文種的要求和規(guī)定的格式擬寫(xiě)。公文擬寫(xiě)符合統(tǒng)一規(guī)定的體式，是保證公文的完整性、正確性和有效性所必需的。因?yàn)橹挥畜w式規(guī)范統(tǒng)一，結(jié)構(gòu)完整，標(biāo)記明確的公文，才能保證其效用的發(fā)揮和運(yùn)行效率的提高。同時(shí)也方便其立卷處理以備存查。今后機(jī)關(guān)要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化又是以文件處理的標(biāo)準(zhǔn)化為條件的，符合公文格式的文件是文件處理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。因此，必須要求文書(shū)工作人員根據(jù)不同的文種，按照公文格式的要求，寫(xiě)全文件結(jié)構(gòu)的各個(gè)組成部分。

六、注意書(shū)寫(xiě)材料的運(yùn)用

公文的書(shū)寫(xiě)材料包括公文的載體材料和公文的字跡材料兩部分。擬寫(xiě)公文應(yīng)該使用統(tǒng)一的印有固定格式的用紙，不要隨便拿起什么紙就寫(xiě)。因?yàn)榧垙埓笮〔灰缓蜁?shū)寫(xiě)的格式五花八門(mén)，不便于審核修改和日后歸檔保存。每個(gè)機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)為文書(shū)人員準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)的文件稿紙。紙型按國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)定，用單頁(yè)十六開(kāi)紙（190×265毫米），在左側(cè)留出裝訂線，橫寫(xiě)橫排。首頁(yè)應(yīng)包括：主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、擬稿部門(mén)和擬稿人、簽發(fā)人、會(huì)簽機(jī)關(guān)或部門(mén)、發(fā)文號(hào)、印制份數(shù)、附件、發(fā)出日期等項(xiàng)，以便于逐項(xiàng)填齊。正文的行距間隔宜適當(dāng)放寬，留出修改的余地。用紙的格式和項(xiàng)目，可根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際需要設(shè)計(jì)和印制。

書(shū)寫(xiě)時(shí)，字體必須工整清晰，不得潦草；要注意使用標(biāo)準(zhǔn)字體，不得亂造簡(jiǎn)體字。修改處應(yīng)勾劃清楚，如改動(dòng)太多，稿面太亂，須重新謄抄，以便于審核印制、校對(duì)工作。

公文所選用的紙張質(zhì)量如何，對(duì)文件字跡的質(zhì)量具有直接的關(guān)系，它不僅直接影響公文的閱讀利用，而且還決定了文件乃至檔案的壽命長(zhǎng)短。由于文件不僅具有傳達(dá)意圖，處理公務(wù)的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性作用，而且還具有提供給今后工作查考利用的存史性作用。也就是說(shuō)，機(jī)關(guān)工作中所形成的絕大多數(shù)文件，當(dāng)它們的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用一旦完成或者消失以后，都需要進(jìn)行歸檔保存，甚至其中許多重要文件還必須長(zhǎng)期保存或者永久保存。這樣，我們?cè)跀M寫(xiě)公文時(shí)，就應(yīng)當(dāng)首先考慮到選用什么樣的紙張作為載體材料，才便于公文長(zhǎng)期保存或永久保存。

公文字跡材料的選用，包括黨和墨水的選用。應(yīng)該盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用鉛筆和圓珠筆。

墨和墨汁的主要成份是碳素，寫(xiě)成的字跡耐水、耐熱，不易褪色，適于長(zhǎng)久保存。墨水中的藍(lán)墨水其主要成分是鞣酸亞鐵和沒(méi)食子酸亞鐵，氧化后變成不溶性的黑色的高價(jià)鐵，可使墨水字跡變黑，持久不褪色，易于保存。

純藍(lán)墨水和紅墨水屬于有機(jī)染料墨水，字跡鮮艷但不耐久，所以書(shū)寫(xiě)文件應(yīng)當(dāng)使用墨汁、藍(lán)黑墨水和碳素墨水，不能使用純藍(lán)、紅色墨水和其他質(zhì)量低劣的墨水。抄寫(xiě)文件底稿和打印文件都不要使用復(fù)寫(xiě)紙。所有這些，文書(shū)、秘書(shū)和檔案工作人員都必須注意，而公文的擬定人員尤其要注意這些問(wèn)題。

行政文書(shū)

行政文書(shū)：行政處罰文書(shū)的使用分類(lèi)

行政處罰文書(shū)的使用分類(lèi)

統(tǒng)一規(guī)范行政處罰文書(shū)是依法行政的要求，是行政執(zhí)法規(guī)范化要求最基本的要素，體現(xiàn)著行政執(zhí)法隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和行政執(zhí)法隊(duì)伍的執(zhí)法水平。目前各級(jí)工商行政管理機(jī)關(guān)適用的行政處罰文書(shū)，是國(guó)家工商行政管理總局統(tǒng)一制定的。《工商行政管理機(jī)關(guān)行政處罰程序規(guī)定》第八十九條“行政處罰文書(shū)，由國(guó)家工商行政管理總局統(tǒng)一制定。”《國(guó)家工商行政管理局關(guān)于施行<工商行政管理機(jī)關(guān)行政處罰文書(shū)（試行）>的通知》（工商法字【1998】第144號(hào)）于1998年7月15日發(fā)布，該通知發(fā)布了統(tǒng)一制定的行政執(zhí)法文書(shū)，共60種。自1999年1月1日起全國(guó)工商行政管理系統(tǒng)全部使用了統(tǒng)一文書(shū)。行政處罰文書(shū)的格式按照標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，從而既體現(xiàn)法律法規(guī)的基本要求，又滿足了工商行政管理執(zhí)法實(shí)踐的需要。從近十年執(zhí)法實(shí)踐使用統(tǒng)一規(guī)范的行政執(zhí)法文書(shū)來(lái)看，行政執(zhí)法文書(shū)從一定程度上促進(jìn)了行政執(zhí)法隊(duì)伍素質(zhì)和執(zhí)法水平的提高，縮小了不同地區(qū)執(zhí)法人員在執(zhí)法理念和執(zhí)法水平上的差距，使行政處罰、行政復(fù)議各個(gè)環(huán)節(jié)的行政行為有了規(guī)范的法律文書(shū)作為載體，對(duì)于規(guī)范執(zhí)法，減少執(zhí)法的隨意性，提高行政執(zhí)法水平起到了積極作用。行政處罰文書(shū)是一種執(zhí)法類(lèi)的法律文書(shū)，它的操作與適用貫穿在我們執(zhí)法辦案的全過(guò)程，執(zhí)法實(shí)踐中將其分類(lèi)，一般應(yīng)包括立案類(lèi)、調(diào)查取證類(lèi)、告知類(lèi)、決定類(lèi)、執(zhí)行類(lèi)、結(jié)案類(lèi)、其他類(lèi)共七類(lèi)文書(shū)。

具體內(nèi)容有：

（1）立案類(lèi)文書(shū)主要包括案件舉報(bào)登記表、立案審批表；

（2）調(diào)查取證類(lèi)文書(shū)主要包括現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、詢問(wèn)通知書(shū)、詢問(wèn)筆錄、陳述筆錄、先行登記保存通知書(shū)、抽樣取證通知書(shū)、委托鑒定書(shū)、委托調(diào)查函、采取（解除）強(qiáng)制措施審批表、封存（查封、扣押）物品通知書(shū)、封存（查封、扣押）物品清單、案件調(diào)查終結(jié)審批表；

（3）告知類(lèi)文書(shū)包括行政處罰事先告知書(shū)、聽(tīng)證告知書(shū)、聽(tīng)證通知書(shū)、聽(tīng)證筆錄；

（4）決定類(lèi)文書(shū)包括行政處罰決定審批表、當(dāng)場(chǎng)處罰決定書(shū)、行政處罰決定書(shū)、沒(méi)收物品清單；

（5）執(zhí)行類(lèi)文書(shū)包括罰款催繳通知書(shū)、延期（分期）繳納罰款審批表、延期（分期）繳納罰款批準(zhǔn)書(shū)、強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)、強(qiáng)制執(zhí)行通知書(shū)、強(qiáng)制執(zhí)行決定書(shū)；

（6）結(jié)案類(lèi)文書(shū)包括結(jié)案審批表、案件移送審批表、案件移送函；

（7）其他文書(shū)主要有責(zé)令改正通知書(shū)、行政建議書(shū)、送達(dá)回證。

公開(kāi)選拔考試文書(shū)寫(xiě)作：會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要

【概念解說(shuō)】

會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄。會(huì)議紀(jì)要對(duì)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體都適用。

會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄是兩個(gè)不同的概念，二者的區(qū)別十分明顯。從應(yīng)用寫(xiě)作和文字處理的角度來(lái)探析，二者截然不同。會(huì)議紀(jì)要是一種法定的公務(wù)文書(shū)，其撰寫(xiě)與制作屬于應(yīng)用寫(xiě)作和公文處理的范疇，必須遵循應(yīng)用寫(xiě)作的一般規(guī)律，嚴(yán)格按照公文制發(fā)處理程序辦事。而會(huì)議記錄則只是辦公部門(mén)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，屬于管理服務(wù)的范疇，它只需忠實(shí)地記載會(huì)議實(shí)況，保證記錄的原始性、完整性和準(zhǔn)確性，其記錄活動(dòng)同嚴(yán)格意義上的公文寫(xiě)作完全是兩碼事。二者在載體樣式、稱謂用語(yǔ)、適用對(duì)象、分類(lèi)方法、內(nèi)容重點(diǎn)以及處理方式等諸多方面都有明顯區(qū)別。

【分類(lèi)】

(1)工作會(huì)議紀(jì)要。它側(cè)重于記錄貫徹有關(guān)工作方針、政策，及其相應(yīng)要解決的問(wèn)題。如，《全國(guó)民族貿(mào)易和民族用品生產(chǎn)工作會(huì)議紀(jì)要》，《全省基本建設(shè)工作會(huì)議紀(jì)要》。(2)代表會(huì)議紀(jì)要。它側(cè)重于記錄會(huì)議議程和通過(guò)的決議，以及今后工作的建議。如《××省第一次盲人聾啞人代表會(huì)議紀(jì)要》。(3)座談會(huì)紀(jì)要。它內(nèi)容比較單

一、集中，側(cè)重于工作的、思想的、理論的、學(xué)習(xí)的某一個(gè)問(wèn)題或某一方面問(wèn)題。如，《十省區(qū)、十個(gè)路局整頓治安座談會(huì)紀(jì)要》。(4)聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要。它系指不同單位、團(tuán)體，為了解決彼此有關(guān)的問(wèn)題而聯(lián)合舉行會(huì)議，在此種會(huì)議上形成的紀(jì)要。它側(cè)重于記錄兩邊達(dá)成的共同協(xié)議。(5)辦公會(huì)議紀(jì)要。對(duì)本單位或本系統(tǒng)有關(guān)工作問(wèn)題的討論、商定、研究、決議的文字記錄，以備查考。(6)匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要。這種會(huì)議側(cè)重于匯報(bào)前一段工作情況，研究下一步工作，經(jīng)常是為召開(kāi)工作會(huì)議進(jìn)行的準(zhǔn)備會(huì)議。(7)技術(shù)鑒定會(huì)紀(jì)要。(8)科研學(xué)術(shù)會(huì)議紀(jì)要，包括年會(huì)紀(jì)要。

【主要內(nèi)容與結(jié)構(gòu)形式】

一、標(biāo)題會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題，有兩種格式：一是，會(huì)議名稱加紀(jì)要，也就是在“紀(jì)要”兩個(gè)字前寫(xiě)上會(huì)議名稱。如，全國(guó)財(cái)貿(mào)工會(huì)工作會(huì)議紀(jì)要；又如，吉林省工商行政管理局長(zhǎng)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議名稱可以寫(xiě)簡(jiǎn)稱，也可以用開(kāi)會(huì)地點(diǎn)做為會(huì)議名稱。如，京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會(huì)紀(jì)要，又如，鄭州會(huì)議紀(jì)要。二是，把會(huì)議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來(lái)，類(lèi)似文件標(biāo)題式的。如，關(guān)于加強(qiáng)紀(jì)檢工作座談會(huì)紀(jì)要；又如，關(guān)于落實(shí)省委領(lǐng)導(dǎo)同志批示保護(hù)省級(jí)文物七級(jí)浮屠塔問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要。

二、開(kāi)頭部分

簡(jiǎn)要介紹會(huì)議概況，其中包括：

(1)會(huì)議召開(kāi)的形勢(shì)和背景；

(2)會(huì)議的指導(dǎo)思想和目的要求；

(3)會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、主持者；

(4)會(huì)議的主要議題或解決什么問(wèn)題；

(5)對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)。

三、文號(hào)、制文時(shí)間

文號(hào)寫(xiě)在標(biāo)題的正下方，由年份、序號(hào)組成，用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)出，并用“【】”括入，如：【2004】67號(hào)。辦公會(huì)議紀(jì)要對(duì)文號(hào)一般不做必須的要求，但是在辦公例會(huì)中一般要有文號(hào)，如“第XX期”、“第XX次”，寫(xiě)在標(biāo)題的正下方。

會(huì)議紀(jì)要的時(shí)間可以寫(xiě)在標(biāo)題的下方，也可以寫(xiě)在正文的右下方、主辦單位的下面，要用漢字寫(xiě)明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。

四、正文部分

它是紀(jì)要的主體部分，是對(duì)會(huì)議的主要內(nèi)容、主要精神、主要原則以及基本結(jié)論和今后任務(wù)等進(jìn)行具體的綜合和闡述。

怎樣才能寫(xiě)好正文部分？也就是說(shuō)，要掌握點(diǎn)什么要領(lǐng)與方法，是否可以這樣：

(1)要從會(huì)議的客觀實(shí)際出發(fā)，從會(huì)議的具體內(nèi)容出發(fā)，抓中心，抓要點(diǎn)。抓中心就是抓住會(huì)議中心思想、中心問(wèn)題、中心工作；所謂要點(diǎn)，就是會(huì)議主要內(nèi)容。要對(duì)此進(jìn)行條理化的紀(jì)要。

(2)會(huì)議紀(jì)要是以整個(gè)會(huì)議的名義表述的，因此，必須概括會(huì)議的共同決定，反映會(huì)議的全貌。凡沒(méi)有形成一致意見(jiàn)的問(wèn)題，則需要分別論述并寫(xiě)明分歧之所在。

(3)要掌握并運(yùn)用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對(duì)會(huì)議進(jìn)行概括與總結(jié)。它是貫穿在紀(jì)要始終 27 的一條紅線。

(4)為了敘述方便，眉目清楚，常用“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“與會(huì)人員一致表示”等詞語(yǔ)，做為段落的開(kāi)頭語(yǔ)。也有用在段中的，仍起強(qiáng)調(diào)的作用。

(5)屬于介紹性文字，筆者可以靈活自由敘述，但屬于引用性文字，必須忠實(shí)于發(fā)言原意，不能篡改，也不可強(qiáng)加于人。

(6)小型會(huì)議，側(cè)重于綜合會(huì)議發(fā)言和討論情況，并要列出決議的事項(xiàng)。大型會(huì)議內(nèi)容較多，正文可以分幾部分來(lái)寫(xiě)。常見(jiàn)的有三種：一是概括敘述式；二是分列標(biāo)題式；三是發(fā)言記錄式。

五、結(jié)尾部分

一般寫(xiě)法是提出號(hào)召和希望。但要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和紀(jì)要的要求，有的是以會(huì)議名義向本地區(qū)或本系統(tǒng)發(fā)出號(hào)召，要求廣大干部認(rèn)真貫徹執(zhí)行會(huì)議精神，奪取新的勝利；有的是突出強(qiáng)調(diào)貫徹落實(shí)會(huì)議精神的關(guān)鍵問(wèn)題，指出核心問(wèn)題；有的是對(duì)會(huì)議做出簡(jiǎn)要評(píng)價(jià)，結(jié)合提出希望要求。

【格式內(nèi)容】

1、標(biāo)題。由”會(huì)議名稱+會(huì)議紀(jì)要"構(gòu)成。

2、導(dǎo)言。介紹會(huì)議召開(kāi)的基本情況，如時(shí)間、地點(diǎn)，參加

人，討論的問(wèn)題。

3、會(huì)議的成果及議定的事項(xiàng)。應(yīng)逐項(xiàng)列出。

4、希望。

【會(huì)議紀(jì)要-寫(xiě)作注意問(wèn)題】 要突出中心。

注意吸收正確意見(jiàn)。

要條理化、理論化。

要忠于會(huì)議的實(shí)際內(nèi)容。要認(rèn)真做好會(huì)議記錄，詳盡地占有材料；并且要認(rèn)真研究會(huì)議的精神，以便對(duì)材料正確取舍，合理刪減。會(huì)議紀(jì)要是與會(huì)者共同意志的體現(xiàn)，落款應(yīng)是全體與會(huì)單位，故不寫(xiě)落款，不加蓋公章，與會(huì)者帶回去執(zhí)行就行了

公開(kāi)選拔考試文書(shū)寫(xiě)作：公示

公示

公示，不同于“告示”和“公告”這兩種文體。然而現(xiàn)在有不少人往往把它當(dāng)作“告示”或“公告”，甚至認(rèn)為“公示”就是兩者的“合二為一”。顯然，這是不正確的。現(xiàn)代應(yīng)用寫(xiě)作學(xué)界普遍認(rèn)為，公示已逐漸成為一種新文種。

眾所周知，“告示”作為一種應(yīng)用文的文體，其產(chǎn)生的歷史較早，始于我國(guó)古代的明朝。官以事告知于下，稱為“示”。所謂“告示”，也就是官府把一件或幾件重大的事情，以文書(shū)的形式，公開(kāi)告知于屬下和民眾也，要他們了解與執(zhí)行。例如人們常見(jiàn)的“安民告示”之類(lèi)即是；而“公告”這一應(yīng)用文文體，其產(chǎn)生的歷史比較晚，始于新中國(guó)成立之后，是黨和國(guó)家最高權(quán)力機(jī)構(gòu)(如黨中央、全國(guó)人大常務(wù)委員會(huì)、國(guó)務(wù)院等)專(zhuān)門(mén)用來(lái)向國(guó)內(nèi)外宣布重大事情或決定時(shí)所采用的一種公文形式。它與告示有相似的性質(zhì)，如公開(kāi)性和周知性，但又有不同的地方，特別是它具有權(quán)威性，不是一般權(quán)力機(jī)構(gòu)所能使用的，只有被授權(quán)的新華通訊社才能發(fā)布。“公告”的內(nèi)容雖系重大，但只是為了讓人們知道和了解是怎么回事，并不要求公眾像“告示”那樣去遵照?qǐng)?zhí)行。然而，自我國(guó)實(shí)行改革開(kāi)放以來(lái)，“公告”的使用范圍卻發(fā)生了很大變化，使用非常廣泛，各級(jí)政府機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位發(fā)布的公告越來(lái)越多，例如《××市國(guó)稅局關(guān)于調(diào)整征管機(jī)構(gòu)的公告》、《××××大學(xué)校慶100周年公告》等等，尤其在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，各種各樣的“公告”隨處可見(jiàn)。“公告”使用的這一蛻變，雖然其中有欠規(guī)范之處，但其本身說(shuō)明了文體是隨著時(shí)代的變革而變革的，今天我們見(jiàn)到的“公告”就是“公開(kāi)告之”的意思了，其權(quán)威性已明顯削弱。

公示的內(nèi)涵與性質(zhì)顯然不同于告示和公告。所謂公示，它就是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等事先預(yù)告群眾周知，用以征詢意見(jiàn)、改善工作的一種應(yīng)用文文體。公示具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

(一)公開(kāi)性

所謂公開(kāi)性，就是指它所寫(xiě)作的內(nèi)容、承載的信息，都是要向一定范圍內(nèi)或特定范圍內(nèi)的人員公開(kāi)出來(lái)的，是要讓大家知道和了解的，具有較強(qiáng)透明度，不存在任何秘密和暗箱操作。

(二)周知性

所謂周知性，就是指它寫(xiě)作的目的，是為了讓關(guān)注它內(nèi)容與信息的人們都了解是怎么回事，從而參與其事。

(三)科學(xué)性

所謂科學(xué)性，就是指公示的時(shí)間要科學(xué)合理，不但要反映公示的過(guò)程，更要反映出公示的結(jié)果，反映出群眾的意愿。公示是事先的公示，不是事后的公示。公示的內(nèi)容是初步的決定而非最終的決定。如果是最終的決定就必須在“公示”前言中加以說(shuō)明。

(四)民主性

所謂民主性，就是指公示的過(guò)程與結(jié)果，都是公開(kāi)、公平、公正的，都是有群眾參與和監(jiān)督，并為他們所認(rèn)可的。

公示作為一種新興的文體，有著自己較為固定的格式。一個(gè)完整的公示應(yīng)由標(biāo)題、正文和落款三個(gè)部分組成。有時(shí)，也可有附錄或附表、附圖。

公示的寫(xiě)法及范文

公示的基本書(shū)寫(xiě)格式及內(nèi)容通常如下：

(一)標(biāo)題：“公示”或“關(guān)于×××的公示”

(二)正文

1.進(jìn)行公示的原因；

2.事物的基本情況。黨員發(fā)展公示一般要包括有關(guān)人員的姓名、性別、出生年月、工作單位、職務(wù)、入黨時(shí)間等；

3.公示的起始及截止日期（以工作日計(jì)），意見(jiàn)反饋單位地址及聯(lián)系方式；

4.發(fā)布公示的單位名稱（加蓋公章）及發(fā)布時(shí)間。

格式范文：

公 示

經(jīng)本人申請(qǐng)，黨組織長(zhǎng)期培養(yǎng)考察，近期確定×××等3名同學(xué)為擬發(fā)展對(duì)象，根據(jù)中央及我院黨委發(fā)展黨員公示制的規(guī)定，現(xiàn)公示如下:

姓名 性別 出生年月 系別班級(jí) 職務(wù) 入黨時(shí)間

××× 男 1985．6 ××系03級(jí)××××1班 班長(zhǎng) 2007．9．1

××× 女 1985．7 ××系03級(jí)××××2班 團(tuán)支書(shū) 2008．10．1

××× 女 1985．8 ××系03級(jí)××××1班 2008．11．1

公示期自即日始5個(gè)工作日，即12月6日—12月10日，凡對(duì)發(fā)展上述同志入黨有意見(jiàn)者，請(qǐng)及時(shí)以書(shū)面或口頭形式向××系黨總支反映，也可直接向黨委組織部反映。

接待時(shí)間：每天8:00—12:00，14:00—16:30

聯(lián)系電話：××系黨總支：×××××××× 黨委組織部：××××××××

××系黨總支

××年××月××日

紀(jì)念改革開(kāi)放30周年演講稿

尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、親愛(ài)的同事們：

大家好！我演講的題目是：春風(fēng)化雨沐華夏，改革開(kāi)放乘東風(fēng)！

30年前的今天，我們結(jié)束了“四人幫”**，掙脫了階級(jí)斗爭(zhēng)為綱思維，卻仍然迷茫于“兩個(gè)凡是”的陰影中；30年前的今天，我們生活在單色調(diào)的社會(huì)中，中山裝、平頭、大寨、公社是中國(guó)的代名詞，幅員遼闊、資源豐富卻缺衣少食，物資匱乏是我華夏泱泱大國(guó)的心痛；30年前的今天，我們身羸體弱，飽受西方諸國(guó)歧視，政治、經(jīng)濟(jì)、文化受制于人。

30年后的今天，我們百花齊放、萬(wàn)家爭(zhēng)鳴，從奧斯卡名導(dǎo)明星到諾貝爾獎(jiǎng)壇的教授，從紅級(jí)網(wǎng)絡(luò)的大眾打虎群體到稱雄國(guó)際大專(zhuān)辯論賽的莘莘學(xué)子，無(wú)不飛揚(yáng)著解放思想的紅旗；30年后的今天，多元化、明色彩、快節(jié)奏的國(guó)際都市文化已逐步取代了小農(nóng)意識(shí)為主體的舊主題，皮爾·卡丹、奔馳寶馬在中國(guó)已變得絲毫不顯稀奇，貨物琳瑯滿目的巨型超市星羅棋布，30年后的今天，中國(guó)的承諾擔(dān)當(dāng)了亞太地區(qū)金融的定海神針，深滬交易所的蝴蝶扇動(dòng)翅膀能帶來(lái)紐約華爾街的厄爾尼諾，中南海成了第三世界利益的代言人，2008北京奧運(yùn)牽動(dòng)了整個(gè)地球村。有事實(shí)為鑒，有歷史可證。

是什么在30年前給我們?nèi)绱舜蟮膭?dòng)力？是改革開(kāi)放；是什么在這短短30年使我們發(fā)生滄海桑田般變化？是改革開(kāi)放；又是什么讓我們?cè)?0年后的今天能夠安居樂(lè)業(yè)、實(shí)現(xiàn)小康？還是改革開(kāi)放。改革開(kāi)放激發(fā)了各行各業(yè)的活力，使中國(guó)的生產(chǎn)力不斷得到發(fā)展。一個(gè)個(gè)新興城市拔地而起，一項(xiàng)項(xiàng)重大科技成果得到制造和開(kāi)發(fā)，一個(gè)個(gè)大型工程得到竣工，一個(gè)個(gè)超大型企業(yè)正在迅速成長(zhǎng)。中國(guó)長(zhǎng)得高了，長(zhǎng)得壯了.改革開(kāi)放是三十年來(lái)中國(guó)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的根本動(dòng)力！

我，是一個(gè)80后的青年，可以說(shuō)，伴隨改革開(kāi)放的時(shí)間并沒(méi)有30年，真切感受到改革開(kāi)放的時(shí)間甚至更短，但是，今天站在這里，我想用我的童年、少年和青年三個(gè)階段來(lái)表白我同改革開(kāi)放一起走過(guò)的日子。童年時(shí)，很少有品種多樣的蔬菜和肉食，包餃子是家里最開(kāi)心的時(shí)刻；玩具是父母手工做的，穿著的衣服更是顏色單一，樣式簡(jiǎn)單；少年時(shí)，可口可樂(lè)、健力寶和各種新奇的圖書(shū)逐漸出現(xiàn)于我們的視野，但是可望而不可及。以前的連環(huán)畫(huà)已經(jīng)被錄像VCD和裝幀精美的漫畫(huà)小說(shuō)所取代，五分錢(qián)一根的冰棍消失了，各種味道的雪糕占據(jù)了少年青澀的眼球，14寸的黑白電視已經(jīng)換成了29寸的大彩電，里面播放的已經(jīng)不僅僅是新聞聯(lián)播和動(dòng)物世界了；青年時(shí)代的我，盡管對(duì)街邊數(shù)不清的零食不再感興趣，卻發(fā)現(xiàn)路上的汽車(chē)甚至比自行車(chē)還要多，超市的蔬菜比肉類(lèi)更受歡迎，大背投和等離子早已不再稀奇，電腦和網(wǎng)絡(luò)悄然地構(gòu)架起了我生活的點(diǎn)、線、面。

30年前，我們縣城城區(qū)面積只有5平方公里左右，7條主要道路區(qū)區(qū)9千多米，看看30年后我們的縣城吧！光是建成區(qū)面積就擴(kuò)大到14.3平方公里，新增綠化面積13公頃，綠化覆蓋率31.2%，大樓林立，街道寬廣，基礎(chǔ)設(shè)施日臻完善，人民群眾安居樂(lè)業(yè)。朋友們，飲水不忘掘井人，居安當(dāng)思?xì)w來(lái)源。歷史告訴我們，是一九七八年的十一屆三中全會(huì)引來(lái)了改革春風(fēng)，開(kāi)啟了改革開(kāi)放的歷史新時(shí)期，使中國(guó)駛進(jìn)了一個(gè)高速前行的快車(chē)道。從那時(shí)起，中國(guó)共產(chǎn)黨人和中國(guó)人民以一往無(wú)前的進(jìn)取精神和波瀾壯闊的創(chuàng)新實(shí)踐，譜寫(xiě)了中華民族自強(qiáng)不息、頑強(qiáng)奮進(jìn)的壯麗史詩(shī)，中國(guó)共產(chǎn)黨的面貌、社會(huì)主義中國(guó)的面貌、中國(guó)人民的面貌，發(fā)生了歷史性變化。“白貓黑貓，能抓到老鼠就是好貓”，讓華夏兒女迎來(lái)了思想的解放。“部分人先富起來(lái)”讓經(jīng)濟(jì)大膽地插上翅膀騰飛，中華民族昂首闊步挺向世界民族之林。

2008年5月12日，8級(jí)大地震，汶川天崩地裂，四川地動(dòng)山搖。頃刻間，數(shù)萬(wàn)生靈遭涂炭，美麗城鄉(xiāng)變廢墟。瑯瑯書(shū)聲，嘎然而止，吟吟笑語(yǔ)，瞬間逝去。江河嗚咽，天地同哀。

大災(zāi)大難，見(jiàn)證黨的執(zhí)政宗旨；關(guān)鍵時(shí)刻，考驗(yàn)我們的勇氣毅力。災(zāi)情就是命令，時(shí)間就是生命。黨和國(guó)家快速反應(yīng)，成立堅(jiān)強(qiáng)指揮部。鏗鏘救災(zāi)令，舉國(guó)齊動(dòng)員。千軍萬(wàn)馬，拯救萬(wàn)千群眾。有一線希望，30

盡百倍努力！地震毀壞家園，毀不掉廣大人民群眾的信心和勇氣；塌方阻隔交通，隔不斷黨和人民血肉相連。黨和人民筑就的鋼鐵長(zhǎng)城，遏制了災(zāi)情的蔓延；億萬(wàn)顆心匯成的暖流，催生汶川的春色。

最難忘，胡總書(shū)記第一時(shí)間作指示，關(guān)鍵時(shí)刻抵災(zāi)區(qū)，冒險(xiǎn)跋涉查災(zāi)情，余震之中鼓勇氣，深情親吻小夢(mèng)文，彰顯“以人為本”親民觀；最銘記，溫總理一線來(lái)指揮，數(shù)夜無(wú)眠，幾度哽咽，多少話，多少淚，使震顫的大地燃起希望----廢墟下哪怕還有一個(gè)人，我們都要搶救到底！

滄海橫流，方顯英雄本色。“一方有難，八方支援”迅速救援，全力以赴，打破了某些國(guó)家認(rèn)為中國(guó)人民自改革開(kāi)放以來(lái)已變成一盤(pán)散沙的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)；國(guó)家調(diào)撥物資，社會(huì)捐款捐物，見(jiàn)證了改革開(kāi)放以來(lái)我國(guó)綜合國(guó)力的提升和雄厚。地震無(wú)情，人間有愛(ài)；舉國(guó)救援，熱潮奔涌。“感謝黨，感謝人民，感謝軍隊(duì)”是災(zāi)區(qū)群眾自發(fā)的呼聲。

地震是一種突發(fā)性自然災(zāi)害，是我們共同的家園地球內(nèi)部活動(dòng)造成的。目前，我們的科技還達(dá)不到科學(xué)準(zhǔn)確的預(yù)報(bào)。可是地震后，造成人員傷亡、財(cái)產(chǎn)損失的主要原因都是房屋建筑、工程設(shè)施、設(shè)備得倒塌引起的。大家看一看，汶川、北川的一片片廢墟，是不是考問(wèn)著我們建設(shè)系統(tǒng)工作人員的良知，引發(fā)我們建設(shè)系統(tǒng)工作人員對(duì)房屋建筑的深層次思考。可以設(shè)想，在每次地震后，如果房屋建筑、工程設(shè)施、設(shè)備不倒塌，那么人們對(duì)待地震這一自然災(zāi)害，完全可以像對(duì)待“刮風(fēng)下雨”一樣泰然處之，可以減少多少人員傷亡，財(cái)產(chǎn)損失啊！作為建設(shè)事業(yè)設(shè)計(jì)監(jiān)督部門(mén)的一名工作人員，我既感到責(zé)任重大，又感到壓力重大，我們負(fù)責(zé)的建筑工程抗震設(shè)防審查是多么的重要啊！我們要加強(qiáng)宣傳，提高全社會(huì)對(duì)抗震設(shè)防審查得認(rèn)識(shí)；我們要建章立制，全面推行抗震設(shè)防審查制度；我們要全力以赴做好抗震規(guī)劃的編制實(shí)施工作，提高城市的綜合抗震能力。抗震工作任重而道遠(yuǎn)，讓我們以改革開(kāi)放的勇氣，用改革開(kāi)放的精神，共同抓緊努力工作吧！

各位領(lǐng)導(dǎo)、同志們，改革開(kāi)放30年來(lái)的實(shí)踐已充分證明，中華民族大踏步趕上了時(shí)代前進(jìn)潮流，社會(huì)主義中國(guó)巍然屹立在世界東方，我們昂首闊步走在了時(shí)代前列。我們完全有理由相信，在改革開(kāi)放中不斷變得更加自信和成熟的中國(guó)人民，必定能突破當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中的復(fù)雜矛盾，使中國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)取得更大成果。讓我們緊密團(tuán)結(jié)在黨中央周?chē)敛粍?dòng)搖地堅(jiān)持改革開(kāi)放，把改革開(kāi)放偉大事業(yè)推向前進(jìn)，實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。

謝謝大家！

經(jīng)濟(jì)文書(shū)

經(jīng)濟(jì)文書(shū)：怎樣簽發(fā)與辦理現(xiàn)金支票

現(xiàn)金支票有兩種，一種是支票上印有“現(xiàn)金”字樣的現(xiàn)金支票，它只能用于支取現(xiàn)金;一種是未印有“現(xiàn)金”或“轉(zhuǎn)賬”字樣的普通支票，它可以用于支取現(xiàn)金，也可以用于轉(zhuǎn)賬。各單位使用現(xiàn)金支票或普通支票（以下均稱現(xiàn)金支票）時(shí)，必須按《現(xiàn)金管理暫行條例》中的現(xiàn)金使用范圍及有關(guān)要求辦理。

（1）簽發(fā)現(xiàn)金支票必須寫(xiě)明收款單位名稱或收款人姓名，并只準(zhǔn)收款方或簽發(fā)單位持票向銀行提取現(xiàn)金或辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算，不得將現(xiàn)金支票流通。

（2）簽發(fā)現(xiàn)金支票首先必須查驗(yàn)銀行存款是否有足夠的余額，簽發(fā)的支票金額必須在銀行存款賬戶余額以內(nèi)，不準(zhǔn)超出銀行存款賬戶余額簽發(fā)空頭支票。對(duì)持有空頭支票，持票人有權(quán)要求出票人賠償支票金額的2％的賠償金。

（3）簽發(fā)現(xiàn)金支票不得低于銀行規(guī)定的金額起點(diǎn)，起點(diǎn)以下的用庫(kù)存現(xiàn)金支付。支票金額起點(diǎn)為100元，但結(jié)清賬戶時(shí)，可不受期起點(diǎn)限制。

（4）要嚴(yán)格執(zhí)行支票有效期限的規(guī)定。支票付款的有效期為10天（中國(guó)人民銀行另有規(guī)定的除外）。有效期限從簽發(fā)支票的次日算起，到期日如遇例假日順延。過(guò)期支票作廢，銀行不予受理。簽發(fā)支票必須填寫(xiě)當(dāng)日日期，不得簽發(fā)遠(yuǎn)期支票。

（5）支票的持票人應(yīng)當(dāng)自出票日起10日內(nèi)提示付款。超過(guò)提示付款期限的，付款人可以不予付款。

（6）在填寫(xiě)現(xiàn)金支票時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定認(rèn)真填寫(xiě)支票中的有關(guān)欄目。現(xiàn)金支票需要填寫(xiě)的內(nèi)容有收款人和開(kāi)戶銀行名稱、支票號(hào)碼、簽發(fā)日期、簽發(fā)人賬號(hào)、大小寫(xiě)金額、用途等項(xiàng)目，填寫(xiě)時(shí)必須要素齊全、內(nèi)容真實(shí)、數(shù)字正確、字跡清晰，不潦草，不錯(cuò)漏，做到標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，防止涂改。簽發(fā)支票應(yīng)使用墨法或碳素墨水填寫(xiě)，未按規(guī)定填寫(xiě)，被涂改冒領(lǐng)的，由簽發(fā)人負(fù)責(zé)。支票大小寫(xiě)金額和收款人不得更改。其他內(nèi)容如有更改，必須由簽發(fā)人加蓋預(yù)留銀行印鑒之一證明

經(jīng)濟(jì)文書(shū)：支票結(jié)算有哪些基本規(guī)定

（1）支票的使用范圍。按照規(guī)定，凡是在銀行開(kāi)立賬戶的企業(yè)、事業(yè)單位和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、學(xué)校、個(gè)體經(jīng)濟(jì)戶以及單位的附屬食堂、幼兒園等，其在同一城市或票據(jù)交換地區(qū)的商品交易、勞務(wù)供應(yīng)、債務(wù)清償和其他款項(xiàng)結(jié)算等均可使用支票。

（2）除定額支票外，支票一律記名。經(jīng)中國(guó)人民銀行總行批準(zhǔn)的地區(qū)的轉(zhuǎn)賬支票還允許背書(shū)轉(zhuǎn)讓?zhuān)硶?shū)轉(zhuǎn)讓必須連續(xù)。

（3）支票金額起點(diǎn)為100元。

（4）支票的付款有效期為10天（中國(guó)人民銀行另有規(guī)定的除外），從簽發(fā)的次日算起，遇例假順延。過(guò)期支票作廢，銀行不予受理。

（5）簽發(fā)支票要用墨汁或炭素墨水（或使用支票打印機(jī)）認(rèn)真填寫(xiě);支票大小寫(xiě)金額和收款人三處不得涂改，其他內(nèi)容如有改動(dòng)須由簽發(fā)人加蓋預(yù)留銀行印鑒之一證明。

簽發(fā)缺印鑒或錯(cuò)賬號(hào)的支票及簽發(fā)的支票印鑒不符、賬號(hào)戶名不符、密碼號(hào)不符的，銀行處5％但不低于1000元罰款。

（6）簽發(fā)現(xiàn)金支票須符保現(xiàn)金管理規(guī)定。收款單位憑現(xiàn)金支票收取現(xiàn)金，須在支票背面加蓋單位公章即背書(shū)，同時(shí)，收款單位到簽發(fā)單位開(kāi)戶銀行支取現(xiàn)金，應(yīng)按銀行規(guī)定交驗(yàn)有關(guān)證件。

（7）付款單位必須在其銀行存款余額內(nèi)簽發(fā)支票，不得簽發(fā)空頭支票。空頭支票是指簽發(fā)的支票金額超過(guò)銀行存款余額。簽發(fā)空頭支票要受到銀行的處罰。對(duì)于簽發(fā)空頭支票，銀行要處支票金額5％但不低于1000元的罰金。如果屢次發(fā)生，銀行將根據(jù)情節(jié)給予警告或通報(bào)批評(píng)，甚至停止其簽發(fā)支票。

（8）不準(zhǔn)簽發(fā)遠(yuǎn)期支票。遠(yuǎn)期支票是指簽發(fā)當(dāng)日以后日期的支票。因?yàn)楹灠l(fā)遠(yuǎn)期支票容易造成空頭支票，所以銀行禁止簽發(fā)遠(yuǎn)期支票。

（9）不準(zhǔn)出租、出借支票。

（10）已簽發(fā)的現(xiàn)金支票遺失，可以向銀行申請(qǐng)掛失;掛失前已經(jīng)支付的，銀行不予受理。已簽發(fā)的轉(zhuǎn)賬支票遺失，銀行不受理掛失，但可以請(qǐng)收款單位協(xié)助防范

經(jīng)濟(jì)文書(shū)：企業(yè)租賃經(jīng)營(yíng)合同公證書(shū)

（）××字第××號(hào)

茲證明出租方××××的法定代表人（或法定代表人的代理人）×××與承租方代表×××（承租經(jīng)營(yíng)者）〔或承租方×××〕于××××年×月×日在××（簽約地點(diǎn)或本公證處），在我的面前，簽訂了前面的《××××企業(yè)租賃經(jīng)營(yíng)合同》。

經(jīng)查，上述雙方當(dāng)事人的簽約行為符合《中華人民共和國(guó)民法通則》第五十五條的規(guī)定；合同上雙方當(dāng)事人的簽字、印章屬實(shí)；合同內(nèi)容符合《全民所有制小型工業(yè)企業(yè)租賃經(jīng)營(yíng)暫行條例》和《××××》（相應(yīng)的法規(guī)、規(guī)章）的規(guī)定。

中華人民共和國(guó)××省××市（縣）公證處

公證員

（簽名）

××××年×月×日

注：１．此格式適用于《全民所有制小型工業(yè)企業(yè)租賃經(jīng)營(yíng)暫行條例》規(guī)定的企業(yè)租賃合同；

２．有擔(dān)保人的，擔(dān)保人應(yīng)在證詞中列明；

３．如合同并非在公證員面前簽訂，證詞中“在我的面前”一句不寫(xiě)；

４．其它類(lèi)型的企業(yè)租賃經(jīng)營(yíng)合同公證參照此格式出具。

頒布單位：國(guó)家工商管理局

頒布日期：１９８６

經(jīng)濟(jì)文書(shū)：供貨合同

甲方：

乙方：

一、根據(jù)中華人民共和國(guó)經(jīng)濟(jì)合同法和甲、乙雙方友好協(xié)商，由乙方向甲方提供會(huì)議設(shè)備的產(chǎn)品名稱、商標(biāo)、型號(hào)、數(shù)量、金額及數(shù)量詳見(jiàn)供貨清單（清單需雙方加蓋公章為準(zhǔn)）。

二、保修及服務(wù)

乙方在按貨物生產(chǎn)廠家承諾的質(zhì)保標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行外，在三年之內(nèi)如果乙方所提供的會(huì)議設(shè)備出現(xiàn)了問(wèn)題，由甲方電話通知乙方，乙方必須在接到電話后的24小時(shí)之內(nèi)對(duì)會(huì)議設(shè)備進(jìn)行維修（人為損壞的設(shè)備由甲方付材料費(fèi)）。

三、運(yùn)輸方式及費(fèi)用負(fù)擔(dān)：

汽車(chē)運(yùn)輸，運(yùn)費(fèi)均由乙方承擔(dān)。

四、交貨時(shí)間：自合同簽訂之日起 日內(nèi)交貨，即年月日前供貨。

五、交貨地點(diǎn)、方式：由乙方運(yùn)至甲方所在地，并乙方負(fù)責(zé)安裝調(diào)試完后，在年 月 日至年 月 日之內(nèi)由甲方驗(yàn)收完后交貨。

六、付款方式及期限：

合同簽訂三日之內(nèi)，甲方需向乙方預(yù)付合同總額的40%，即￥()，貨到并驗(yàn)收合格后 日內(nèi)，甲方需向乙方支付合同總額的30%，即￥()，全部設(shè)備安裝調(diào)試完畢，驗(yàn)收合格后支付25%，即￥()，留下合同總額的5%，即￥()，作為售后服務(wù)保證金。

七、若無(wú)不可抗力因素，甲方付款逾期，應(yīng)每天按逾期款總額的萬(wàn)分之五（按日計(jì)）或法律許可的最大利率向乙方支付滯納金；若無(wú)不抗力因素，乙方供貨逾期，在甲方后期檢查中乙方因人為因素沒(méi)有按甲方規(guī)定供貨或所供貨物有質(zhì)量問(wèn)題，也應(yīng)每天按逾期款總額的萬(wàn)分之五（按日計(jì)）或法律許可的最大利率向甲方支付滯納金和賠償甲方一切損失。

八、解決合同糾紛的方式：

本協(xié)議未盡事宜，由甲乙雙方協(xié)議解決，協(xié)議不成，雙方同意在甲方所在地仲裁機(jī)構(gòu)仲裁，或向甲方所在地的人民法院起訴。

九、合同經(jīng)甲、乙雙方簽字簽章后即開(kāi)始生效。

十、本合同一式二份，甲、乙雙方各執(zhí)一份。

甲方（蓋章）： 乙方（蓋章）：

法人代表：法人代表簽字：

委托代表人：

年 月 日年 月 日

經(jīng)濟(jì)文書(shū)：門(mén)面租賃合同

甲方：xx 乙方：xx 為更好提高單位房屋的使用率，現(xiàn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定，經(jīng)甲、乙雙方充分協(xié)商，一致同意簽訂租賃合同，合同條款如下：

一、甲方將座落于縣城xx中路汽車(chē)站運(yùn)達(dá)商場(chǎng)靠車(chē)站東大門(mén)一間面積為82.5平方米的臨街門(mén)面租賃給乙方，作xx使用。

二、租期從二OO 四年元月一日起至二OO五年十二月三十一日止（即：兩年）。

三、年租金x萬(wàn)元整，乙方于每年元月份一次性向甲方交清當(dāng)年的租金，但甲方必須提供稅務(wù)發(fā)票。

四、房屋租賃合同生效后，乙方應(yīng)向甲方交付xxx元押金（不計(jì)利息），合同期滿押金退回。

五、乙方必須依約交付租金，如有拖欠，按拖欠額每日收取0.5%的違約金。

六、承租期內(nèi)乙方在不改變和影響房屋整體結(jié)構(gòu)的前提下，可進(jìn)行裝修裝飾；期滿不續(xù)租，其裝修材料由乙方自行處理，若拆除，其費(fèi)用由乙方自理并恢復(fù)原貌。

七、合同期內(nèi)，甲方應(yīng)提供水、電供應(yīng)。水、電費(fèi)按月按表由甲方計(jì)收。同時(shí)乙方應(yīng)自覺(jué)遵守甲方的水、電管理規(guī)定，如有違反，按甲方的水電管理辦理。因甲方責(zé)任停水、停電，致使乙方損失，甲方按全年租金總額0.5%支付違約金，并賠償乙方實(shí)際損失。如乙方需增容，其手續(xù)和費(fèi)用由乙方負(fù)責(zé)。

八、租賃期間，甲方應(yīng)負(fù)責(zé)房屋主體結(jié)構(gòu)的正常維修，如委托乙方代行維修，費(fèi)用由甲方負(fù)擔(dān)。若甲方拖延維修或不作委托維修造成房屋毀損，造成乙方損失的由甲方賠償。其室內(nèi)的各種設(shè)施（包括門(mén)窗）維修費(fèi)用均由乙方負(fù)責(zé)。

九、租賃期間房屋如因不可抗拒的自然災(zāi)害導(dǎo)致毀損，本合同則自然終止。

十、租賃期間，乙方未經(jīng)甲方同意，不得將房屋租給第三方，或改變用途，租期屆滿或解除合同時(shí)，乙方需按時(shí)歸還房屋給甲方，如需續(xù)租，須提前3個(gè)月與甲方協(xié)商。

十一、租賃期間，甲乙雙方均不得借故解除合同，如甲方因改建、擴(kuò)建要收回房屋，必須提前3個(gè)月書(shū)面通知乙方，并取得乙方同意，如乙方需退還也必須提前3個(gè)月書(shū)面通知甲方，并取得甲方同意，如甲方違約，除退還押金外另賠償違約金xxx元，并賠償不足部分損失；如乙方違約不得要求返回押金，并賠償不足部分損失。

十二、合同期滿，乙方如需續(xù)租，在同等條件下，甲方應(yīng)優(yōu)先乙方。

十三、本合同未盡事宜，可經(jīng)雙方協(xié)商作出補(bǔ)充規(guī)定，補(bǔ)充規(guī)定與合同具有同等效力。

十四、本合同在履行中發(fā)生糾紛，應(yīng)通過(guò)雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成，可訴請(qǐng)人民法院處理。

十五、本合同一式肆份，甲方兩份，乙方兩份，合同自簽訂日起生效。

甲方法人代表簽字： 蓋章

乙方法人代表簽字： 蓋章

年 月 日

經(jīng)濟(jì)文書(shū)：房屋租賃協(xié)議書(shū)

甲方： 乙方：

一、資產(chǎn)：甲方擁有飯店一座，座落在興華商城院內(nèi)，房間數(shù)為上下兩層共壹拾捌間，建筑面積為453.6平方米，其中趙志明上下捌間、尚林林上下陸間、高昌上下肆間。屋內(nèi)設(shè)施（見(jiàn)附表）。

二、租金租期：經(jīng)甲乙雙方協(xié)商于二00 年 月 日至 年 月 日租給乙方使用，租期為 年，每年租金為 萬(wàn)元，租金為預(yù)付上交，協(xié)議簽字后預(yù)付每年全年租金。在租用期間甲方對(duì)乙方租金款五年不變。

三、房屋設(shè)施使用保護(hù)要求

乙方在租用期間，甲方要求乙方做到：（1）房屋建筑主體不得隨意拆建和改建；（2）對(duì)房屋門(mén)窗內(nèi)裝修格局要保護(hù)好，正常使用及時(shí)維修完善；（3）對(duì)附表內(nèi)設(shè)施要正常使用、保管，損壞后及時(shí)維修和更換，但不能丟失，丟失的由乙方按樣賠償。

四、租用責(zé)任：乙方在租用期間對(duì)甲方的所有財(cái)產(chǎn)負(fù)全部責(zé)任，第一是保護(hù)，第二是不能發(fā)生火災(zāi)，如出現(xiàn)一切損失乙方負(fù)全部責(zé)任，價(jià)格雙方協(xié)商，請(qǐng)法律仲裁部門(mén)鑒定。甲方對(duì)自己的財(cái)產(chǎn)有權(quán)隨時(shí)檢查，并對(duì)乙方提出要求，但甲方不干預(yù)乙方的經(jīng)營(yíng)權(quán)，乙方對(duì)飯店的用途繼續(xù)經(jīng)營(yíng)飯店，改變用途時(shí)提前和甲方協(xié)商。同意后方可進(jìn)行。第三，乙方租用期間對(duì)經(jīng)營(yíng)所發(fā)生的一切費(fèi)用自負(fù)，如：工商管理費(fèi)、稅費(fèi)、衛(wèi)生、防疫、水、暖、電等等。第四，取暖甲方負(fù)責(zé)提供天然氣開(kāi)口，開(kāi)口費(fèi)由甲方負(fù)責(zé)，其他乙方自己負(fù)責(zé)。第五，乙方在租用期間屬自己增值的物品，由自己保管使用，到期后自己帶走。

五、上述條約雙方共同遵守，互相尊重，互相支持，簽字之日起生效。本協(xié)議具有法律保護(hù)權(quán)。一式兩份，雙方各一份。

甲方： 乙方：

公正機(jī)關(guān)

年 月 日

房屋租賃合同(個(gè)人版)出租方：（以下簡(jiǎn)稱甲方）承租方：（以下簡(jiǎn)稱乙方）

根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及有關(guān)規(guī)定，甲方將所屬的房屋租賃給乙方使用，為明確出租方與承租方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂如下協(xié)議：

第一條：房屋座落位置、面積、間數(shù) 第二條：租賃期限

租賃時(shí)間從 年 月 日至 年 月 日止，租賃期限為 年。第三條：租金和租金的交納方式

乙方向甲方繳納月租金為 元，交納方式為現(xiàn)金支付，按月交納，即每月 日前乙方須一次性向甲方交清當(dāng)月租金。

第四條：甲方義務(wù)

1、甲方應(yīng)當(dāng)按照合同雙方約定的時(shí)間將房屋交付給乙方使用，如逾期交付,則視為違約。

2、甲方應(yīng)當(dāng)保證對(duì)該出租房屋擁有所有權(quán)。

3、甲方不得干涉乙方的正當(dāng)合法經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。第五條：乙方義務(wù)

1、甲方將現(xiàn)有庫(kù)存商品 元折價(jià)為35萬(wàn)元轉(zhuǎn)讓給乙方，乙方必須一次性

繳納35萬(wàn)元后，才可以簽訂本合同，否則本合同不生效。（如甲方實(shí)有庫(kù)存商品有所變化，則乙方按比例增減應(yīng)繳貨款）

2、乙方應(yīng)當(dāng)按照本合同約定的期限和方式向甲方繳交租金，如逾期繳交，則視為 違約。

3、乙方必須合理使用承租房屋，不得擅自改變房屋用途；租賃期間由乙方負(fù)責(zé)承擔(dān)房屋的維修義務(wù)，并承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用。

4、租賃期間，未經(jīng)甲方同意，乙方不得將所承租的房屋轉(zhuǎn)租他人，否則，則視為違約。第六條：違約責(zé)任

甲、乙雙方均應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照本合同的約定履行各自義務(wù)，如有違約行為，則應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ街Ц哆`約金 元，對(duì)方還有權(quán)終止本合同。

第七條：其它約定

1、租賃期間，經(jīng)甲方書(shū)面同意，乙方可以對(duì)承租房屋進(jìn)行裝修和添加設(shè)備，但不得改變房屋的主體結(jié)構(gòu)和損壞房屋墻體及原有的裝潢設(shè)施。租賃期滿或合同提前終止后，乙方在不損壞房屋結(jié)構(gòu)及墻體設(shè)施的情況下，對(duì)能夠搬走的設(shè)備，應(yīng)當(dāng)及時(shí)搬走，如逾期超過(guò)三天不搬，則視為乙方放棄該設(shè)備的所有權(quán)，該設(shè)備的所有權(quán)轉(zhuǎn)由甲方無(wú)償取得，乙方進(jìn)行裝修的不能拆下搬走的部分，則直接由甲方無(wú)償取得。

2、乙方在簽訂本合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)向甲方交納履約保證金 元。如乙方能夠完全履行合同義務(wù)，租賃期滿后，甲方應(yīng)當(dāng)將履約保證金退還乙方；如果乙方在租賃期間有違約行為，甲方則不予退還履約保證金。

3、租賃期間，乙方不能以任何理由要求甲方減免房租，甲方也不予受理。第八條：爭(zhēng)議的解決方式

甲、乙雙方因履行本合同發(fā)生糾紛，先應(yīng)當(dāng)通過(guò)協(xié)商的方式解決，如協(xié)商不成，任何一方均可向法院提訴訟。

第九條：本合同一式兩份，甲方執(zhí)一 份、乙方執(zhí) 一份，本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方：（簽字）乙方：（簽字）簽訂日期：

經(jīng)濟(jì)文書(shū)：購(gòu)房協(xié)議書(shū)

甲方： 乙方： 身份證號(hào)碼： 身份證號(hào)碼：

關(guān)于乙方向甲方購(gòu)房事宜，雙方經(jīng)協(xié)商，達(dá)成協(xié)議如下：

一、甲方將其擁有獨(dú)立產(chǎn)權(quán)的位于______________區(qū)__________________的房屋（房屋所有權(quán)證編號(hào)：________________________，建筑面積___________平方米）以人民幣_(tái)____仟_____佰______拾____萬(wàn)______仟_____佰_____拾______元整（￥________________）出售給乙方。乙方愿意以上述價(jià)格向甲方認(rèn)購(gòu)該房。

二、甲方承諾：

1、向乙方提供符合要求的房屋資料以備查核。

2、保證對(duì)出售的房屋擁有獨(dú)立產(chǎn)權(quán).3、保證該出售房屋未予出租。因出租所產(chǎn)生的任何問(wèn)題由甲方承擔(dān)并負(fù)責(zé)解決。

4、自簽訂本協(xié)議起，保證將該房屋按約定價(jià)格售給乙方，期間不得反悔或?qū)⒎课莩鍪劢o第三人。

5、按照前述業(yè)務(wù)的需要，及時(shí)簽訂各項(xiàng)合同文件和辦理各種手續(xù)。

三、乙方承諾：

1、保證按原約定價(jià)格向甲方購(gòu)買(mǎi)前述房屋，并及時(shí)支付甲方之售房款。

2、不得改變房屋結(jié)構(gòu),不得擅自進(jìn)行破壞性裝修.36

3、按照前述業(yè)務(wù)需要，及時(shí)簽訂各項(xiàng)合同文件和辦理各種手續(xù)，并承擔(dān)各項(xiàng)費(fèi)用。

四、違約責(zé)任

1、如果甲方違約，拒絕將房屋出售給乙方，應(yīng)向乙方賠償因此受到的損失。

2、如果乙方違約，沒(méi)有向甲方購(gòu)買(mǎi)房屋，應(yīng)向甲方賠償因此受到的損失。

五、本協(xié)議的定立、履行、接觸、變更和爭(zhēng)議的解決適用中華人民共和國(guó)法律。

六、本協(xié)議自雙方簽字或蓋章之日起生效。

七、本協(xié)議壹式兩份，雙方各執(zhí)壹份。

特別約定: 經(jīng)濟(jì)文書(shū)：意向書(shū)樣本

意向書(shū)：意向書(shū)是雙方當(dāng)事人通過(guò)初步洽商，就各自的意愿達(dá)成一致認(rèn)識(shí)而簽定的書(shū)面文件，是雙方進(jìn)行實(shí)質(zhì)性談判的依據(jù)，是簽訂協(xié)議（合同）的前奏。

格式：

1、開(kāi)始寫(xiě)雙方單位名稱，代表人姓名、身份、洽商時(shí)間、地點(diǎn)及洽談的主要事項(xiàng)。

2、主體：寫(xiě)雙方的意圖冀達(dá)到一致認(rèn)識(shí)的條款。

3、各方代表簽名、時(shí)間。

范例： 意向書(shū)

**廠（甲方）

****公司（乙方）

雙方于*年*月*日在*地，對(duì)建立合資企業(yè)事宜進(jìn)行了初步協(xié)商，達(dá)成意向如下：

一、甲、乙兩方愿以合資或合作的形式建立合資企業(yè)，暫定名為**有限公司。建設(shè)期為*年，即從*年－*年全部建成。雙方意向書(shū)簽訂后，即向各方有關(guān)上級(jí)申請(qǐng)批準(zhǔn)，批準(zhǔn)的時(shí)限為*個(gè)月，即*年*月*日－*年*月*日完成。然后由***廠辦理合資企業(yè)開(kāi)業(yè)申 請(qǐng)。

二、總投資*萬(wàn)（人民幣），折*萬(wàn)（美元）。**部分投資*萬(wàn)（折*萬(wàn)）；**部分投資*萬(wàn)（折*萬(wàn)）。

甲方投資*萬(wàn)（以工廠現(xiàn)有廠房、水電設(shè)施現(xiàn)有設(shè)備等折款投入）；

乙方投資*萬(wàn)（以折美元投入，購(gòu)買(mǎi)設(shè)備）。

三、利潤(rùn)分配：各方按投資比例或協(xié)商比例分配。

四、合資企業(yè)生產(chǎn)能力：……

五、合資企業(yè)自營(yíng)出口或委托有關(guān)進(jìn)出口公司代理出口，價(jià)格由合資企業(yè)定。

六、合資年限為*年，即*年*月－*年*月。

七、合資企業(yè)其他事宜按《中外合資法》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

八、雙方將在各方上級(jí)批準(zhǔn)后，再行具體協(xié)商有關(guān)合資事宜。

本意向書(shū)一式兩份。作為備忘錄，各執(zhí)一份備查。

**廠（甲方）

****公司（乙方）

代表：

代表：

*年*月*日

法律文書(shū)

法律文書(shū)

（一）：民事起訴狀

民事起訴狀

說(shuō)明：本格式適合公民提起民事訴訟用，格式相比法人和其他組織所使用的經(jīng)濟(jì)

類(lèi)起訴狀簡(jiǎn)單，通常用于提出婚姻家庭、繼承、合同糾紛等的訴訟。

格式：

原告：（姓名、性別、出生年月日、民族、籍貫、職業(yè)或工作單位和職務(wù)、住址

等基本情況）

被告：（姓名、性別等情況，出生年月日不詳者可寫(xiě)其年齡）

訴訟請(qǐng)求：

事實(shí)和理由

證據(jù)和證據(jù)來(lái)源，證人姓名和住址

此致

人民法院

附：本訴狀副本份。

起訴人：

年 月 日

法律文書(shū)

（二）：民事答辯狀

民事答辯狀

說(shuō)明：

本答辯狀供法人或其他組織對(duì)民事起訴提出答辯用，用鋼筆、毛筆書(shū)寫(xiě)或印刷，并加該單位公章。對(duì)個(gè)人使用的答辯狀只需要寫(xiě)名答辯人身份等自然情況即可。

格式：

答辯人名稱： 地址：

法定代表人（或代表人）姓名： 職務(wù)：

電話：

企業(yè)性質(zhì)： 工商登記核準(zhǔn)號(hào)：

經(jīng)營(yíng)范圍和方式：

開(kāi)戶銀行： 帳號(hào)：

答辯人因一案（或：答辯人因╳╳╳對(duì)一案所提起上訴），提出答辯如下：

…………

此致

人民法院

附：本答辯狀副本份。

答辯人：

年 月 日

第四篇：公文寫(xiě)作與處理

公文寫(xiě)作與處理

一、公文基本知識(shí)

1.公文的含義：是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在公務(wù)活動(dòng)中所使用的具有法定效力和規(guī)范體式的應(yīng)用文書(shū)。

（1）規(guī)定了公文的使用范圍（2）規(guī)定了公文的性質(zhì)和目的（3）具有特定的格式

2.公文的特點(diǎn)：突出政治性、恪守法定性、保持權(quán)威性、注重保密性、講究規(guī)范性、圍繞事務(wù)性

二、黨政機(jī)關(guān)公文規(guī)范

1.黨政共同使用：決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、意見(jiàn)

2.公文的分類(lèi)（1）按使用的范圍劃分：通用公文、專(zhuān)用公文

（2）按公文發(fā)送的方向劃分：上行文、下行文、平行文

（3）按機(jī)密程度劃分：密件（絕密、機(jī)密、秘密）和普件

（4）按公文辦理的時(shí)限劃分：特級(jí)、急件（電報(bào)分為：特提、特急、加急、平急）

3.公文行文方式和原則：逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文、聯(lián)合行文、直接行文

三、常用公文寫(xiě)作

1.公文寫(xiě)作的程序

撰擬文稿（1）要安排好結(jié)構(gòu)（2）擬出寫(xiě)作提綱（3）正式撰擬文稿

四、公文處理

1.收文處理（1）公文的收受與分流：簽收、外收文登記、啟封、內(nèi)收文登記、分辦、摘編

（2）辦理收文：擬辦、批辦、承辦、注辦

（3）組織傳閱與催辦查辦

（4）處置辦畢公文：立卷歸檔、清退、暫存、銷(xiāo)毀

2.發(fā)文處理（1）文稿的形成：擬稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)

（2）公文的制作：注發(fā)、繕印、用印或簽署

（3）公文的對(duì)外傳遞：分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)

（4）辦畢公文：立卷、歸檔、暫存、銷(xiāo)毀

第五篇：公文寫(xiě)作與處理

第八章公文的寫(xiě)作與處理

8.1.1公文的含義：①是公務(wù)文書(shū)、公務(wù)文件的簡(jiǎn)稱，是文件的一個(gè)主要門(mén)類(lèi)②是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式，經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成和使用的書(shū)面文字材料③《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第二條規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨 的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況的工具④《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二條規(guī)定：“行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具”

8.1.2.公文的類(lèi)別

①可分為正式公文和非正式公文

②根據(jù)具體公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域的不同，可分為通用公文和專(zhuān)用公文

③根據(jù)內(nèi)容涉及國(guó)家秘密程度，可分為對(duì)外公開(kāi)、限國(guó)內(nèi)公開(kāi)、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密等六類(lèi)

④根據(jù)制發(fā)公文的機(jī)關(guān)的行文方向，可分為上行文、下行文、平行文和通行文

⑤根據(jù)處理時(shí)限，可分為平件、急件、特急件

⑥根據(jù)公文的性質(zhì)，可分為規(guī)范性公文、指令性公文、指導(dǎo)性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、報(bào)請(qǐng)性公文和記錄性公文等八類(lèi)

⑦根據(jù)文件的來(lái)源，可分為收文和發(fā)文

8.1.3.常用公文種類(lèi)

(1)黨的機(jī)關(guān)公文種類(lèi)：主要有決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等14種

(2)行政機(jī)關(guān)公文種類(lèi)：主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等13種

(3)我國(guó)行政系統(tǒng)的常用公文規(guī)范性文件

①條例：用于對(duì)某一方面的行政工作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國(guó)務(wù)院各部門(mén)和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”

②規(guī)定：用于對(duì)某一項(xiàng)行政工作比較具體的規(guī)定

③決定：用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排

領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件

①命令(令)：用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定

②指示：用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則

③批復(fù)：用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)

④通知：用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文； 發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部

⑤通報(bào)：用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況

公布性文件

①公告：用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)

②通告：用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)

陳述呈請(qǐng)性文件

①議案：用于各級(jí)人民政府按法律程序向同級(jí)人代會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng) ②請(qǐng)示：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)

③報(bào)告：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn) ④調(diào)查報(bào)告：用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律

商洽性文件：函，用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等

會(huì)議文件：會(huì)議紀(jì)要。用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。國(guó)家機(jī)構(gòu)、政黨的重要會(huì)議紀(jì)要，在需要對(duì)外公開(kāi)報(bào)道時(shí)，以“會(huì)議公報(bào)”公布

8.1.4公文的格式

8.1.4.1公文格式的表現(xiàn)形式

A 公文紙采用國(guó)內(nèi)通用的16開(kāi)型，推薦采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型

B 公文紙分為可用以書(shū)寫(xiě)、印刷文字、圖形等符號(hào)的圖文區(qū)和不允許出現(xiàn)任何符號(hào)的白邊區(qū)兩個(gè)區(qū)域。上白邊(天頭)和左白邊(訂口)應(yīng)分別寬于下白邊(地腳)和右白邊(翻口)

C 所有文字符號(hào)從上至下，自左而右依次橫寫(xiě)橫排(少數(shù)民族可按其習(xí)慣書(shū)寫(xiě)，排版)。正文的行長(zhǎng)應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等(即通欄排)

D 左側(cè)裝訂

E 在公文撰寫(xiě)和印制過(guò)程中，各個(gè)組成部分的標(biāo)注編排均需遵循一定的規(guī)范性要求

8.1.4.2公文文種選擇的原則和方法

A 根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)與主要受文者間的工作關(guān)系選擇文種：就是要求明確雙方間本來(lái)的工作關(guān)系，選取為這種關(guān)系所允許的文種

B 根據(jù)作者的權(quán)限選擇文種：就是要明確作者的職責(zé)、權(quán)力范圍，選擇與之相符合的文種

C 根據(jù)行文目的、要求和表現(xiàn)主題的需要選擇文種

8.1.5公文的結(jié)構(gòu)

①黨的機(jī)關(guān)公文一般由17個(gè)部分組成。《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第八條規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成” ②國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文一般由18個(gè)部分組成。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十條規(guī)定：“公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成”

③黨政機(jī)關(guān)通用公文的結(jié)構(gòu)一般分為三個(gè)部分

A 公文版頭部分：包括版頭(發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí))、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等六項(xiàng)

B 公文本體部分：包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等七項(xiàng)

C 公文文尾部分：包括印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等四項(xiàng)

8.1.6公文寫(xiě)作的基本要求

(1)符合黨和國(guó)家的路線方針政策和法律法規(guī)(2)符合上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示(3)同現(xiàn)行有關(guān)公文銜接4)完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖(5)全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況(6)提出的政策、措施切實(shí)可行(7)表述準(zhǔn)確嚴(yán)密(8)文字精確簡(jiǎn)練(9)文種使用恰當(dāng)(10)公文結(jié)構(gòu)和格式規(guī)范

8.1.7行文規(guī)則

(1)概念：指國(guó)家制定的控制行為及行文方向、行文方式的有關(guān)規(guī)定2)基本內(nèi)容①根據(jù)機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系準(zhǔn)確行文

②選擇適宜的行文方式，一般不得越級(jí)行文③正確選擇主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)④堅(jiān)持“黨政分開(kāi)”的原則⑤聯(lián)合行文時(shí)，作者應(yīng)是“同級(jí)機(jī)關(guān)”

⑥行文前必須對(duì)有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致⑦嚴(yán)格控制公文數(shù)量，簡(jiǎn)化行文手續(xù)

8.2公文處理

8.2.1公文處理的概念及基本任務(wù)

(1)概念：主要是指公文的擬制、辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作

(2)基本任務(wù)：是及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地?cái)M制、辦理、處置、管理公文，為公務(wù)活動(dòng)提供適用的信息

(3)具體任務(wù)

A 創(chuàng)制公文：包括擬稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)、繕印、核對(duì)直至用印或簽署，形成正式公文

B 傳遞公文

C 辦理公文：包括分辦、批辦、擬辦、承辦、傳閱等環(huán)節(jié)

D 處置辦畢公文：包括立卷歸檔、清退、銷(xiāo)毀、暫存

E 管理公文：包括公文的收發(fā)、傳遞、登記、清理分類(lèi)、用印、簽注，建立檢索體系，提供查閱；對(duì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程的組織與監(jiān)控，以及公文機(jī)密與安全的維護(hù)等

8.2.2公文處理責(zé)任

(1)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的公文處理責(zé)任①親自參與對(duì)重要公文的撰擬工作②審定簽發(fā)以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的重要公文并承擔(dān)其法律或行政后果

③閱處重要來(lái)文并指示處置原則與方法④直接承辦最重要的來(lái)文⑤審定公文處理方面的計(jì)劃、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，確定對(duì)公文處理系統(tǒng)的重大改造方案，指導(dǎo)解決機(jī)關(guān)內(nèi)公文處理活動(dòng)中帶有根本性的隨機(jī)事件等(2)綜合辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人的公文處理責(zé)任①親自動(dòng)手撰擬一部分重要的綜合性公文②審定簽發(fā)以本部門(mén)名義制發(fā)的公文并承擔(dān)其相應(yīng)的法律或行政后果④經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)明確授權(quán)代為審定簽發(fā)機(jī)關(guān)名義制發(fā)的公文⑤閱處或經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)明確授權(quán)代為閱處部分來(lái)文并指示處置原則與方法⑥直接擬辦和承辦重要的來(lái)文⑦制定機(jī)關(guān)公文處理方面的計(jì)劃及實(shí)施方案，組織制定公文處理方面的規(guī)章 制度和標(biāo)準(zhǔn)并督促檢查實(shí)施情況，組織規(guī)劃公文處理流程，建立公文處理質(zhì)量與效率保障體系，協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)內(nèi)外的行文關(guān)系，指導(dǎo)解決機(jī)關(guān)內(nèi)公文處理中的一般隨機(jī)事件，指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作

(3)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人的公文處理責(zé)任

①親自撰擬一部分比較重要的公文②審定簽發(fā)以本部門(mén)名義制發(fā)的公文并承擔(dān)相應(yīng)的法律和行政的后果③審核由本部門(mén)承辦、以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的公文④閱處由本部門(mén)直接辦理的來(lái)文并確定具體處置方案⑤直接擬辦和承辦重要來(lái)文⑥協(xié)調(diào)與其他部門(mén)間的行文關(guān)系⑦督導(dǎo)本部門(mén)的公文處理工作，解決部門(mén)內(nèi)部公文處理活動(dòng)中的矛盾和問(wèn)題

(4)公文處理工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的公文處理責(zé)任

①草擬由領(lǐng)導(dǎo)交辦的公文②審核文件③擬辦、承辦部分來(lái)文④組織公文處理工作人員集中完成一部分公文處理工作作業(yè)⑤具體協(xié)調(diào)解決機(jī)關(guān)內(nèi)部、外部的一般性具體矛盾關(guān)系⑥具體組織控制部門(mén)公文的流程⑦從多種渠道了解公文處理工作具體情況，直接指導(dǎo)解決或提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)解決有關(guān)具體問(wèn)題

(5)公文處理人員的公文處理責(zé)任①分類(lèi)集中承擔(dān)一部分公文處理工作作業(yè)，特別是其中具有管理性質(zhì)的作業(yè)②組織公文的具體運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程

③輔助設(shè)計(jì)制訂公文處理工作制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程等

(6)一般業(yè)務(wù)人員的公文處理工作責(zé)任：按質(zhì)量要求和規(guī)定的時(shí)限閱讀處理文件，提出擬辦意見(jiàn)，具體承接辦理文件，解決其中所涉及的問(wèn)題，起草和修改公文，參與審核一部分公文等

8.2.3公文辦理程序

(1)收文處理程序

①公文的收受與交流：簽收；外收文登記；啟封；內(nèi)收文登記、摘編；分辦②辦具理體收包文括

A 擬辦：由部門(mén)負(fù)責(zé)人或有關(guān)工作人員經(jīng)過(guò)對(duì)公文的認(rèn)真閱讀分析，提出建議性的處置意見(jiàn)，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪

B 批辦：機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)公文(包括擬辦意見(jiàn))進(jìn)行認(rèn)真閱讀分析之后，提出處置意見(jiàn)

C 承辦：有關(guān)工作人員按批辦意見(jiàn)承接處置公文所針對(duì)的事務(wù)和問(wèn)題

D 注辦：由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查

③組織催傳辦閱查辦

A 組織傳閱：指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多個(gè)部門(mén)或多位工作人員閱處時(shí)，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動(dòng)

B 催辦：由公文處理管理機(jī)構(gòu)根據(jù)承辦時(shí)限和其他有關(guān)要求對(duì)公文承辦過(guò)程實(shí)施的催促檢查

C 查辦：由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專(zhuān)門(mén)組織對(duì)重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作

④處置辦畢公文：包括立卷歸檔、清退、暫存、銷(xiāo)毀等

(2)發(fā)文處理程序

①文稿的形成A 擬稿：即撰擬公文文稿

B 會(huì)商：指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)或部門(mén)的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動(dòng)

C 核稿：指擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議討論通過(guò)之前，由部門(mén)負(fù)責(zé)人或經(jīng)驗(yàn)豐富、水平較高的秘書(shū)人員對(duì)文稿所做的全面核查工作

D 簽發(fā)

a 正簽：指簽發(fā)人在自身法定職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文

b 代簽：指根據(jù)授權(quán)代他人簽發(fā)公文

c 核簽：又稱加簽，指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)或部門(mén)的重要公文

d 會(huì)簽：指兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，由各機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人共同簽發(fā)公文

②公文制作

A 注發(fā)：指在定稿形成后，批注繕寫(xiě)印發(fā)要求的活動(dòng)

B 繕印：從譽(yù)錄抄寫(xiě)、印刷等方式制作供應(yīng)出的公文

C 用印或簽署：在印畢的公文上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章，或請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者在公文正本上簽注姓名

③公文的對(duì)外傳遞：包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)

④處置辦畢公文：包括立卷、歸檔、暫存、銷(xiāo)毀等

8.2.4公文擬辦、請(qǐng)辦、批辦、承辦、審核與簽發(fā)的方法要點(diǎn)

(1)擬辦

①概念

A 是一項(xiàng)輔助決策活動(dòng)

B 是辦文人員發(fā)揮參謀助手作用的重要途徑

C 是由有關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行閱讀分析，提出處理意見(jiàn)的建議，提供可供選擇的方案，供領(lǐng)導(dǎo)審核定奪的活動(dòng)

②方法要點(diǎn)

A 弄清文件的意圖、問(wèn)題的性質(zhì)與實(shí)際情況

B 意見(jiàn)要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、具體、得體

C 如所提方案有兩個(gè)或兩個(gè)以上，應(yīng)將傾向性意見(jiàn)排在前

D 在“公文處理單”中工整、清晰地填寫(xiě)好意見(jiàn)，簽注姓名、日期

E 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)采納自己的方案有一定把握時(shí)，也可直接草擬復(fù)文文稿供審核定奪

(2)請(qǐng)辦

①注批件

A 概念：即直接注“請(qǐng)某某同志批示”的文件

B 方法要點(diǎn)

a 對(duì)于請(qǐng)示的問(wèn)題比較重大，不需要辦文部門(mén)協(xié)調(diào)、補(bǔ)充說(shuō)明的，要注請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同志批示 b 對(duì)于注請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示的請(qǐng)辦件，應(yīng)同時(shí)分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和主管部門(mén)閱看，以便相互通氣，加快辦理速度

c 對(duì)于一些特殊件，如確需直接注請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示，可先同領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書(shū)聯(lián)系協(xié)調(diào)，然后再注請(qǐng)辦理

②注辦件

A 概念：就是注“請(qǐng)某某部門(mén)研辦”的文件

B 方法要點(diǎn)

a 注意“研辦”與“研究提出意見(jiàn)”的區(qū)別

b 請(qǐng)某某部門(mén)商某某部門(mén)研辦的件，兩個(gè)承辦部門(mén)，以前者為主，由前者牽頭承辦 c 注辦件的分送范圍要得當(dāng)

③函辦件

A 概念：就是用函的形式通知有關(guān)部門(mén)研究提出辦理意見(jiàn)的文件

B 方法要點(diǎn)

a 請(qǐng)示件中的內(nèi)容涉及幾個(gè)部門(mén)，需要各方面征求意見(jiàn)，又不便于請(qǐng)某一個(gè)部門(mén)承辦的，辦公廳(室)可分別發(fā)函

b 辦公廳(室)領(lǐng)導(dǎo)同志有批示的文件，而該批示不便于和承辦部門(mén)見(jiàn)面，就用發(fā)函的形式，并可以把“此件是領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的”這樣的消息向承辦部門(mén)傳遞過(guò)去

c 一些特急件，需要限定承辦部門(mén)在一定期限內(nèi)辦完，用函的形式可以說(shuō)清楚

(3)批辦

①概念：是指有關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)真閱讀分析文件后，提出處理意見(jiàn)

②方法要點(diǎn)

A 不越權(quán)批辦

B 嚴(yán)格控制批辦范圍

C 批辦意見(jiàn)明確、具體、切實(shí)可行

D 采取措施保證批辦意見(jiàn)執(zhí)行

E 如待辦問(wèn)題自己無(wú)權(quán)或無(wú)法處置，可將批辦改為擬辦

F 填“公文處理單”

(4)承辦

①概念

A 是指具體承接處置文件內(nèi)容所針對(duì)的事務(wù)與問(wèn)題的活動(dòng)

B 是公文處理的中心環(huán)節(jié)

C 它既是收文辦理最后的實(shí)質(zhì)性程序，又往往是發(fā)文辦理程序的開(kāi)始

②方式：召集會(huì)議、面談?dòng)懻摗㈦娫挏贤ā?shí)地調(diào)查指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)布置、制發(fā)公文等 ③形式：領(lǐng)導(dǎo)同志承辦、秘書(shū)人員承辦、職能部門(mén)承辦

④方法要點(diǎn)

A 要熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的法律法規(guī)和黨的方針政策以及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)公文，了解與公文內(nèi)容有關(guān)的業(yè)務(wù)，高度明確領(lǐng)導(dǎo)者的意圖

B 要深入實(shí)際，加強(qiáng)調(diào)查研究，實(shí)事求是地提出解決問(wèn)題的具體辦法和措施

C 要加強(qiáng)協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方關(guān)系，積極而主動(dòng)地征詢有關(guān)方面的意見(jiàn)，取得理解、支持與配合D 要分清主次，區(qū)別緩急，科學(xué)安排承辦的次序

(5)審核

①概念：是在公文簽發(fā)之前所進(jìn)行的校正、修改、加工和核對(duì)的工作

②方法要點(diǎn)

A 把好報(bào)批關(guān)：報(bào)批程序是否符合規(guī)定

B 把好發(fā)文關(guān)：是否確需行文

C 把好內(nèi)容關(guān)：內(nèi)容是否合法，是否真實(shí)準(zhǔn)確、明確具體、界線清楚、前 后一致、切實(shí)可行、詳略得當(dāng)

D 把好協(xié)調(diào)關(guān)：涉及有關(guān)部門(mén)職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)并取得 一致意見(jiàn)

E 把好文字關(guān)：結(jié)構(gòu)是否合理，字句是否妥帖，語(yǔ)言是否精練，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確，人名、地名、數(shù)字、計(jì)量單位、時(shí)間、引文是否準(zhǔn)確規(guī)范

F 把好格式關(guān)：格式要素是否齊全，密級(jí)標(biāo)注是否恰當(dāng)，標(biāo)題是否完整，主送機(jī)關(guān)是否規(guī)范，落款是否準(zhǔn)確，印發(fā)傳達(dá)范圍是否明確

G 把好文種關(guān)：文種選用是否符合規(guī)定

(6)簽發(fā)①概念：是指發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿進(jìn)行最后審定、簽署印發(fā)②方法要點(diǎn)

A 涉及全局性的重要文件由本機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)

B 涉及某一方面問(wèn)題的文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)

C 涉及某一方面且政策性強(qiáng)、問(wèn)題重大、涉及面廣，由主管領(lǐng)導(dǎo)同志審核后，送主要領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)

D 一般事務(wù)性文件(函)，可視情況送秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳(室)領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)

E 不得越權(quán)簽發(fā)公文

F 必須“先核后簽”G 聯(lián)合行文時(shí)，必須做好會(huì)簽工作